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Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 0

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MINISTERIO DE TRABAJO SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR

COMITÉ OPERATIVO GEL

PLAN DE ACCIÓN - ESTRATEGIA GOBIERNO EN LÍNEA 2011-2014

BOGOTA, abril de 2012 Version 2.0


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Título: Plan de acción para la implementación de la Estrategia de Gobierno en

línea en la Superintendencia del Subsidio Familiar

Fecha dd/mm/aaaa: 28/10/2011

Sumario: Definición de acciones en el corto y mediano plazo para implementar la

Estrategia de Gobierno en línea en la Superintendencia del Subsidio Familiar

Palabras Claves: Gobierno en línea, Plan de Acción

Formato: DOC

Fecha de emisión

dd/mm/aaaa: 04/02/2008

Fecha de modificación

dd/mm/aaaa:

07/02/2010

04/10/2011

28/10/2011

Dependencia: Superintendencia del Subsidio Familiar

Código: Versión 3.1

Autor (es): Comité Operativo Gobierno en línea

Revisó: Comité Directivo Gobierno en línea

Aprobó: Comité Directivo Gobierno en línea

Ubicación: El archivo magnético asociado al documento está localizado en el servidor de

archivos Carpeta institucional Plan de Acción GEL v2011.doc

HISTORIA

VERSIÓN FECHA CAMBIOS INTRODUCIDOS

1.0 28/10/2011 Creación del documento

2.0 25-04-2012 Actualización del documento


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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION................................................................................................................................................. 5

CONTEXTO ......................................................................................................................................................... 6

1 MARCO ESTRATÉGICO.................................................................................................................... 8

2 MARCO DE ACCIÓN ....................................................................................................................... 11

2.1 Proyectos y Actividades ....................................................................................................................... 12

3. DIAGNOSTICO ............................................................................................................................................. 12

4. ESQUEMA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO ............................................................................................. 13

5. FICHA DEL PROYECTO .............................................................................................................................. 13

6. RECURSOS PRESUPUESTADOS .............................................................................................................. 17


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INTRODUCCIÓN

Dada la dinámica propia de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, que permite el desarrollo e implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea, lo que garantiza ofrecer información, trámites y servicios de manera eficiente, transparente y participativa a toda la sociedad, surge el Programa Agenda de Conectividad, como líder de la Estrategia, el cual busca que Colombia se encuentre alineada con: las tendencias y estándares internacionales, la normatividad vigente, las necesidades de las entidades que se relacionan con la modernización estatal y la política de racionalización de trámites y sobre todo que responda efectivamente a las expectativas de los ciudadanos, los empresarios y los servidores públicos. Por lo anterior el presente documento contiene el Plan de Acción de Gobierno en línea, el cual garantiza el cumplimiento de los criterios del manual 3.0 en la Superintendencia del Subsidio Familiar. Este documento contiene los siguientes aspectos:

Marco estratégico, en el que se identifican la misión, visión, objetivos y políticas institucionales de la Superintendencia del Subsidio Familiar y su relación con los objetivos de la Estrategia de Gobierno en línea.

Diagnóstico de la entidad, con respecto al cumplimiento de la Estrategia Gobierno en línea.

Marco de acción, que comprende la identificación de los proyectos tendientes a garantizar la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea y el cumplimiento de los objetivos misionales de la Entidad.

Ficha del proyecto, en donde se identifican los objetivos, las actividades, los beneficios e impacto, las metas, los recursos señalando las líneas presupuestales que respaldan dichos recursos, los responsables y los plazos de ejecución.

Matriz del Proyecto, que permite identificar los ejes de acción, Política o Línea estratégica Institucional, Proyectos Identificados, Metas, Indicadores de Resultado.


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CONTEXTO

La Estrategia de Gobierno en línea, en la cual concentra sus esfuerzos el Programa Gobierno en línea,

contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo y que presta

mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad, mediante el aprovechamiento de las TIC. Lo

anterior, con el fin de impulsar la competitividad y el mejoramiento de la calidad de vida para la

prosperidad de todos los colombianos.

En el marco de la Estrategia de Gobierno en línea, el Programa en coordinación con las entidades

públicas, ha realizado la medición del Gobierno en línea que tiene como propósito determinar el estado

de avance de su implementación en las entidades que conforman la administración pública, y a partir del

cual se deben formular planes de acción que faciliten el logro de los objetivos de la Estrategia.

La evaluación de la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea 2.0, elaborada con corte a

2011/09/15, arrojó que la Superintendencia del Subsidio Familiar tiene un índice de Gobierno en línea de

96%, que representa un avance alto de acuerdo con la metodología de medición establecida por el

Programa de Gobierno en línea. El detalle de dicho avance se presenta a continuación:

En este orden de ideas, el presente documento, estructurado y consolidado por la Superintendencia del

Subsidio Familiar y el Programa Gobierno en línea, contiene todas las iniciativas definidas por la

Superintendencia del Subsidio Familiar.

MARCO ESTRATÉGICO

MISIÓN


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La Superintendencia del Subsidio Familiar, garantiza mediante sus funciones de inspección, vigilancia y control, el eficaz funcionamiento de las Cajas de Compensación Familiar, acorde con la Ley y normas vigentes, la ampliación de su cobertura y la calidad de los servicios que prestan, en especial a la población de medianos y bajos ingresos, en aplicación de los principios de universalidad y solidaridad. VISIÓN La Superintendencia del Subsidio Familiar, en 10 años tendrá un posicionamiento en tecnología y atención al usuario, logrando un alto impacto social a través de sus funciones de inspección, vigilancia y control a las entidades encargadas de recaudar los aportes y pagar las asignaciones del subsidio familiar. OBJETIVOS SECTORIALES 1. Desarrollar mecanismos de promoción social y accesibilidad con equidad a los beneficios del Sistema

de la Protección Social con el fin de mejorar las condiciones de vida de las poblaciones vulnerables. 2. Promover la formalización empresarial y laboral. 3. Fomentar la creación de empleo y mejorar las condiciones de empleabilidad. 4. Fortalecer el Sistema Integral de Seguridad Social, mediante la promoción y aumento de cobertura de

afiliación en materia de salud, y bienestar, pensiones, riesgos profesionales y el reconocimiento y/o pago de prestaciones económicas.

5. Fortalecer las instituciones del sector de la protección social y la rendición de cuentas en ejercicio del Buen Gobierno, en búsqueda de la modernización, eficiencia y eficacia.

6. Fortalecer el sistema de Prevención, Inspección, Vigilancia y Control del Sector de Protección Social. OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Identificar los impactos de los Fondos de Ley y Servicios Sociales en la población afiliada para reorientar los lineamientos institucionales acordes con la actualidad.

Diseñar e Implementar el Sistema Integrado de Gestión de Calidad de la Entidad.

Optimizar el desempeño físico y financiero de la Superintendencia del Subsidio Familiar, mediante el monitoreo y seguimiento de la gestión para el mejoramiento de las funciones y competencias de la Entidad.

Implementar el Sistema Integral de difusión de la SSF, con el fin de posicionarla a nivel nacional y proyectarla a nivel internacional.

Racionalizar trámites, formalidades y procedimientos engorrosos e innecesarios, para informar, orientar y atender oportunamente las quejas, reclamos y consultas de los clientes, entidades vigiladas, comunidad y en general de las partes interesadas.

Supervisar mediante el análisis de riesgos, el Sistema del Subsidio Familiar, para identificar las entidades vigiladas con debilidades en su gestión que puedan representar una amenaza para su viabilidad social y financiera, y la adopción de medidas que posibiliten su permanencia en el sistema.

Desarrollar el marco integral de inspección, vigilancia y control, para fortalecer la gestión de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Establecer directrices que generen un mayor impacto y efectividad de los programas sociales de las CCF y si es del caso, de redefinición de las competencias de la SSF.

Fortalecer y modernizar la estructura de la Entidad (Capital Humano), que permita el mejor accionar de las diferentes áreas para responder de manera efectiva, eficiente y eficaz a las obligaciones de la Entidad.

MATRIZ ESTRATÉGICA


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Objetivos del

Gobierno en línea

Objetivos Estratégicos Institucionales

Obj. Estratégico 1:

Identificar los impactos de los Fondos de Ley y Servicios Sociales en la población afiliada para reorientar los lineamientos institucionales acordes con la actualidad.

Obj. Estratégico 2:

Optimizar el desempeño físico y financiero de la Superintendencia del Subsidio Familiar, mediante el monitoreo y seguimiento de la gestión para el mejoramiento de las funciones y competencias de la Entidad.

Obj. Estratégico 3

Implementar el Sistema Integral de difusión de la SSF, con el fin de posicionarla a nivel nacional y proyectarla a nivel internacional.

Obj. Estratégico 4

Racionalizar trámites, formalidades y procedimientos engorrosos e innecesarios, para informar, orientar y atender oportunamente las quejas, reclamos y consultas de los clientes, entidades vigiladas, comunidad y en general de las partes interesadas.

Obj. Estratégico 5

Supervisar mediante el análisis de riesgos, el Sistema del Subsidio Familiar, para identificar las entidades vigiladas con debilidades en su gestión que puedan representar una amenaza para su viabilidad social y financiera, y la adopción de medidas que posibiliten su permanencia en el sistema.

Obj. Estratégico

Desarrollar el marco integral de inspección, vigilancia y control, para fortalecer la gestión de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Eficiencia y

colaboración

X

Transparencia X

Participación

ciudadana

X

Competitividad y

calidad de vida

X X X

OBJETIVOS

A LOS QUE

APUNTA

NOMBRE DEL

PROYECTO

METAS METAS DEL PROYECTO % INDICAD

ORES

RESPONSABLE

S

2011 2012 2013 2014 año 1 Año 2 Año 3 Año 4

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“MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR PARA EFECTUAR LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL HACIA LOS ENTES VIGILADOS A NIVEL NACIONAL”

Diagnóstico

de ajuste al

Plan de

acción

Nivel Inicial

–

Cumplimient

o 2012

Nivel Básico –

Cumplimiento

2013

Nivel

avanzado –

Cumplimient

o 2014

100%

100%

100%

100%

No. de criterios implementados / Total de criterios del nivel

LIDER Y

COMITÉ

DIRECTIVO GEL

METAS 2012

Para darle cumplimiento a los requerimientos del nivel I y II, de los que

precisamente se hace referencia en las observaciones que hemos recibido después de la revisión realizada por usted, la Superintendencia del Subsidio

Familiar está en ejecución un proceso contractual que apunta a darle


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cumplimiento a los requerimientos de estos niveles, que se relacionan a continuación:

I Fase:

Instalación, configuración y personalización de la nueva versión 7.0 de los

siguientes productos de software: IBM Webshpere Portal Server Enable, Aplication Server Network Deployment, DB2 Universal Database, Tivoli Directory server y HTTP plug-in en la infraestructura de la Superintendencia del Subsidio

Familiar sobre la cual está instalado el Portal Corporativo.

Fecha de entrega: 30 de marzo de 2012

II Fase: En esta fase se deben cumplir con los siguientes requerimientos mínimos:

Criterio de Accesibilidad, el portal corporativo debe cumplir con el nivel de conformidad A, de acuerdo con lo establecido en la Norma NTC 5854. Para mejorar la indexación en los motores de búsqueda y mejorar el nivel de

accesibilidad de los contenidos, este no solo debe tener títulos claros, sino

semánticamente correctos. Para representar los diferentes niveles de título, en HTML

se deben usar las etiquetas h1, h2, h3, h4, h5 y h6. Con base en lo anterior, los títulos

de segundo nivel o subtítulos, deben ser escritos usando la etiqueta adecuada (<h2>)

y debajo de un título de primer nivel <h1>.

Se debe estructurar en forma de lista aquellos párrafos de prosa que tengan

agrupación de elementos, lo cual permite un texto más fácil de escanear visualmente

y también por usuarios de lectores de pantalla, generando en la misma vía una mejora

en la accesibilidad del sitio web.

Existen tres tipos de listas de elementos que pueden marcarse estructuralmente en el

lenguaje HTML:

Listas ordenadas: es el conjunto de elementos que llevan un orden secuencial específico, que al alterarlo cambiará el sentido de la información. Por ejemplo, el listado de pasos que deben realizarse para solicitar un subsidio de vivienda. En este caso, será aconsejable etiquetar como una lista ordenada, con la etiqueta <ol>.

Listas sin orden específico: existen listas de elementos que no guardan un orden secuencial entre sí, que se podrían alterar sin cambiar su significado; tal es el caso de la lista de documentos que deben llevarse para el trámite de solicitud de subsidio de vivienda. Para este tipo de casos, lo aconsejable será utilizar la lista sin orden específico a través de la etiqueta <ul>.

Listas de definiciones: es el tipo de lista que menos se utiliza en la web. Se trata de listas que requieren de un término y una definición. Un claro ejemplo es el glosario de términos. Para marcar este tipo de listas, se debe recurrir a la etiqueta <dl>.


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El usuario lee las páginas Web, escaneando la página, saltando palabras y oraciones.

Esta forma de lectura exige que el texto esté formateado de tal manera que se

resalten las palabras e ideas clave, dejando en un plano inferior toda aquella

información complementaria, que será leída por el usuario, una vez identifique a

través del escaneo que efectivamente esta página responde a su necesidad

informativa.

Por tanto, para enfatizar se deben utilizar palabras y frases a través de las etiquetas

<em> (énfasis) y <strong> (énfasis fuerte). Sin embargo, la mejor forma de estructurar

el contenido será precisamente el uso de las etiquetas adecuadas de HTML. Por

ejemplo, los encabezados <h1>, las listas desordenadas <ul>, los párrafos <p>, las

citas en bloque <blockquote>, las tablas <table>, entre otros. Es función del diseñador

de interfaz ajustar el diseño de cada etiqueta en función del estilo gráfico del sitio web

y potenciarlo para lograr un diseño con armonía que facilite el escaneo inicial del

usuario.

Los contenidos del Portal Corporativo deben ser optimizados para ser encontrados en

motores de búsqueda. Para esto, se deben consultar las principales frases empleadas

por los usuarios para buscar los contenidos e incluirlas de forma armónica en el Portal

Corporativo. Por consiguiente, se puede utilizar todo tipo de información relacionada

con la forma como buscan los usuarios, ya sean estadísticas de Goggle, historial de

búsquedas del sitio o cualquier otra que permita optimizar los títulos y el lenguaje

empleado en el sitio.

Algunos de los métodos para conocer cómo buscan los usuarios son los siguientes:

Google Insights, permite conocer el volumen de búsquedas con una frase determinada. Adicionalmente, muestra otras sugerencias de palabras utilizadas.

Google Webmaster Tools, puede mostrarle las principales frases de búsqueda en las cuales se está imprimiendo su sitio. Puede dirigir algunos contenidos clave empleando la información provista por esta herramienta.

El historial de búsquedas del motor interno del sitio, es también un muy buen punto de partida, le permite identificar las palabras que usan los usuarios para buscar el contenido que necesitan.

Google Analytics, es una herramienta que provee estadísticas de uso de su sitio. Puede verificar y optimizar los contenidos con las principales palabras con las cuales está siendo encontrado.

Para verificar el cumplimiento de este criterio se deberá utilizar como referencia la

herramienta de validación contenida en http://www.tawdis.net. El cumplimiento incluye

también la revisión de los problemas "No verificados" que aparecen en el resultado de

aplicar la herramienta. Se debe utilizar más de una herramienta para validar la

accesibilidad. Para esto se deben tener en cuenta aquellas que son referenciadas en


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el sitio Web de la Web Accesibility Initiative (http://www.w3.org/WAI/) de la W3C, las

cuales se encuentran en la sección denominada “Evaluating Accesibility”.

Criterio de Usabilidad, el portal corporativo debe cumplir con las directrices de usabilidad que se relacionan a continuación y se encuentran en el documento denominado “Lineamientos y metodologías en usabilidad para el Gobierno En Línea”, publicado en la siguiente dirección: www.programa.gobiernoenlinea.gov.co.

1. ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN

1.1. SEO, Posicionamiento en motores de búsqueda La sigla SEO (Search Engine Optimization) se refiere a la optimización que debe

aplicarse al Portal Corporativo para garantizar su aparición en los primeros lugares de

las páginas de resultados y en los motores de búsqueda bajo los siguientes

lineamientos:

Definir una estructura jerárquica de enlaces clara y coherente. Optimizar el contenido para asegurar la aparición de las frases clave. El grupo de

Prensa entregará los títulos individuales de cada página para asegurar que correspondan con lo que buscan los usuarios.

No deben existir enlaces rotos. La estructura del sitio debe tener el mínimo porcentaje de rebote.

1.2. Ubicación del usuario El portal debe estar en capacidad de mostrar a los usuarios en todo momento su

ubicación dentro del sitio, debido a que quienes acceden a una página interna a través

de un motor de búsqueda quieren saber exactamente dónde están. Independiente del

sistema de navegación que se implemente éste debe indicar el lugar que ocupa la

página actual dentro de toda la jerarquía de contenidos del portal.

Los siguientes mecanismos de navegación existentes, como mínimo, que deben ser

implementados en el Portal Corporativo para indicarle al usuario en dónde se

encuentra son:

Navegación global consistente En este mecanismo se debe mostrar la sección principal a la cual pertenece la página

actual. El Portal Corporativo debe diseñarse para que proporcione una estructura de

navegación global que garantice su consistencia, que aparezca de la misma forma y

en la misma ubicación a lo largo de todo el sitio web. De tal manera que le permita al

usuario un mecanismo de navegación siempre presente, fácil de recordar y a la mano.

El propósito de este criterio es que no existan páginas huérfanas, páginas individuales

en las cuales el usuario no pueda establecer claramente a qué sitio pertenece y las

opciones de navegación disponibles.

http://www.programa.gobiernoenlinea.gov.co/


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Navegación de contexto Con este mecanismo se debe mostrar la sub sección o sub secciones a la cuales

pertenece la página actual e indicar al usuario los lugares del sitio a los que se puede

dirigir dentro de su nivel de navegación actual o local.

Ruta de migas A través de este mecanismo, se debe mostrar al usuario el camino que debe recorrer

para llegar desde la página de inicio hasta su ubicación actual. El Portal Corporativo

se debe diseñar de tal forma que le proporcione al usuario una lista de enlaces que se

ubican generalmente en la parte superior de la página y que muestran la ruta que ha

seguido el usuario hasta el lugar dónde se encuentra. Esta lista de enlaces debe

mostrar también la jerarquía de contenidos del sitio y funcionar como un mecanismo

de navegación auxiliar.

Para que la ruta de migas sea coherente se debe garantizar que todas las páginas

correspondan a la jerarquía de contenidos del sitio. También es importante diseñarla

de modo que sea reconocible, sencilla y fácil de usar.

URL limpios Una dirección clara también da una idea al usuario de las secciones a las cuales

pertenece la página donde se encuentra. En todo el Portal Corporativo se deben usar

URL limpios, es decir que no incluya caracteres especiales y que correspondan de

manera adecuada con la jerarquía de contenidos del sitio.

1.3. Tagline La Tagline es una frase que identifica al sitio web. Se debe ubicar debajo del

identificador del sitio y su función principal es responder en una sola frase a las

preguntas del usuario ¿dónde estoy? y ¿para qué me sirve este sitio?

Una Tagline bien escogida puede ayudar a los usuarios a decidir rápidamente si

permanecer o no en el sitio. El grupo de Prensa hará entrega del Tagline.

1.4. Enlaces bien formulados Los enlaces son parte esencial de internet. Representan la conexión entre dos

páginas o contenidos y son el principio básico de navegación.

Por su importancia en la experiencia de usuario, los enlaces deben ser claros,

reconocibles y sin lugar a ambigüedades. Algunas recomendaciones que deben ser

tenidas en cuenta para garantizar buenos enlaces son:

Usar títulos de enlaces significativos que indiquen claramente el contenido al cual conducen.

Emplear un lenguaje sencillo y cercano al usuario en la formulación de enlaces. No usar terminología técnica ni lenguaje especializado.

No usar palabras como: haga clic, el usuario ya sabe que los enlaces son para


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hacer clic en ellos. Utilizar en el enlace las palabras mínimas necesarias para que el usuario

comprenda su propósito. Los enlaces cortos son más fáciles de escanear y leer.

1.5. Memoria a corto plazo Cuando un sitio presenta demasiada información o la presenta con poca consistencia,

puede causar problemas en la memoria del usuario. Tradicionalmente, el navegante

prefiere que haya gran cantidad de información en el sitio web y de ese modo evitar

memorizar para simplemente dedicarse a navegar y encontrar lo que está buscando.

Algunas recomendaciones que se deben tener en cuenta en el diseño del Portal

Corporativo en este sentido son:

Presentar los elementos de navegación de forma consistente, evitando que el usuario tenga que recordarlos y permitiéndole consultarlos siempre que sea necesario.

Hacer que los enlaces cambien de color cuando se visitan, de ese modo el usuario podrá saber en qué páginas ha estado sin recurrir a su memoria.

Diseñar interfaces sencillas que faciliten la recordación y no sobrecarguen la memoria del usuario.

Suministrar recordatorios visibles de aquella información que el usuario siempre debe tener presente. Un ejemplo es la información de si el usuario se encuentra o no logueado en el sitio.

2. DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO

2.1. Ubicación del Logotipo El portal Corporativo debe llevar siempre el logotipo de la Entidad en la parte superior

izquierda, en todas las páginas y vinculado con la página de inicio, en concordancia

con el Manual de Identidad Visual Corporativo de la Superintendencia del Subsidio

Familiar.

2.2. Diseño Ordenado y limpio Es claro que cuando los ciudadanos visitan un sitio web del Estado, necesitan

encontrar una información concreta o realizar un trámite y/o servicio. Toda la

información que se interponga puede considerarse ruido e incluso estorbo.

Por esto, la importancia de establecer con total claridad, en el proceso de planeación

del sitio, aquellas tareas más comunes que un usuario realizará cuando lo visite.

El diseño de la interfaz debe aportar a una clara comprensión de los contenidos. Es

decir, el diseño visual es un aporte a la facilidad y eficiencia de uso. Efectivamente,

diseños desordenados y confusos producen frustración en el usuario al impedirle

encontrar fácilmente la información.

2.3. Interfaces en movimiento


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En el portal Corporativo no deben existir interfaces en movimiento.

2.4. Contenido que parece publicidad Estudios realizados con técnicas como el eyetracking han demostrado que el texto

plano llama más la atención del usuario que los elementos en movimiento.

Diseñar contenidos o elementos importantes de un portal, de forma similar a la

publicidad, es una idea desaconsejada. Emplear banners para llamar la atención en

temas que son institucionales, o propios del sitio, no causarán nada más que

indiferencia del usuario.

Se debe evitar presentar información relevante en movimiento, o en las zonas

periféricas, en las que normalmente se ubica publicidad. La ubicación de elementos

informativos cerca a elementos publicitarios, eventualmente podría causar que sean

ignorados o pasados por alto.

2.5. Contraste de brillo y color Se debe cumplir con la recomendación del Consorcio W3C, a través de sus Pautas de

Accesibilidad para el Contenido Web (WCAG 2.0), en lo referente a la relación de

contraste de 4:5:1 en todos los textos, exceptuando:

Textos grandes, donde la relación varía a 3:1. Textos incidentales, es decir, cuando son decorativos y no transmiten información

alguna. Logotipos.

2.6. Información transmitida a través del color El diseño de las páginas web debe asegurar que cuando se transmita información a

través del color, se provean mecanismos alternativos para que aparezca también sin

color.

2.7. Justificación del texto El Portal Corporativo no debe tener alineación justificada del texto de prosa al margen

derecho.

2.8. Ancho del cuerpo de texto En el Portal Corporativo se debe utilizar un ancho promedio entre 60 y 80 cpl

(caracteres por línea) para el cuerpo de texto.

2.9. Fuentes tipográficas comunes En el diseño web, el manejo tipográfico debe utilizar la fuente universal Arial 12, con el

propósito de que el usuario vea exactamente igual el texto.

2.10. Texto Subrayado El Portal Corporativo no debe tener texto subrayado, a menos que sea un


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hipervínculo.

2.11. Uso adecuado del espacio en blanco Un buen diseño contiene el espacio en blanco suficiente para garantizar la

comprensión y legibilidad. El espacio en blanco no se refiere exclusivamente a los

espacios que no tienen color, sino a aquellos que no presentan ningún tipo de

contenido. Su uso efectivo se refiere a respetar el espaciado entre los grupos de

información y, con esto, ayudar al usuario a entender las relaciones que existen entre

los elementos que componen la interfaz.

2.12. Desplazamiento Horizontal Se debe usar un diseño de página que no genere desplazamiento horizontal. Por esto,

la medida debe ser 960 pixeles de ancho, que encaja perfectamente en la resolución

establecida en esta directriz y no generará barra de desplazamiento horizontal.

2.13. Vínculo a la página de inicio En el diseño del Portal Corporativo se debe habilitar el acceso a la página de inicio

mediante hipervínculo en el logotipo y con un vínculo de texto rotulado como “Inicio”.

2.14. Tareas clave en la página de inicio En el diseño del Portal Corporativo, se deben enfocar claramente todos los elementos

de la página de inicio, priorizando las actividades más críticas que los usuarios

realizarán.

2.15. Contenidos de ejemplo en la página de inicio El diseño en la página de inicio debe tener contenidos internos que ejemplifiquen con

claridad el resto del sitio web.

2.16. Hojas de estilo para diferentes formatos Se deben asignar estilos como mínimo para lectura en pantalla y para impresión en

papel. Se puede hacer vinculando dos hojas de estilo diferentes y marcándoles un

atributo media apropiado.

2.17. Independencia del Navegador Se debe diseñar el sitio web independientemente del navegador. Este debe funcionar

como mínimo para Internet Explorer, Firefox, Opera, Chrome, Safari, entre otros.

2.18. Vínculos Visitados Se deben diferenciar claramente los vínculos visitados de los vínculos sin visitar, lo

cual le permite mostrar al usuario el camino que ha recorrido, disminuyendo la

posibilidad de error y mejora en la navegación. El color estándar empleado para estos

vínculos es el púrpura. Usar este color garantiza mayor comprensión por parte del

usuario.

2.19. Calidad del código


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Se debe verificar que el código HTML y CSS del sitio Web cumple los estándares, que

lo hace un sitio interoperable y accesible.

3. DISEÑO DE INTERACCION

3.1. Campos obligatorios Todos los campos obligatorios en los formularios deben estar etiquetados y deben ser

distinguibles de los opcionales. Se deben proveer mecanismos de validación

dinámicos que eviten que el usuario deje vacío un campo requerido antes de enviar el

formulario. La convención que se debe utilizar para señalar estos campos consiste en

un asterisco de color en la parte superior derecha de la etiqueta del campo. Sin

embargo, proveer mecanismos mucho más visibles nunca está demás, reduce el

tiempo de interpretación y mejora la experiencia del usuario.

3.2. Asociación de etiquetas y campos Para que el usuario tenga una interacción fluida con los formularios diseñados en el

Portal es necesario que conozca los datos que el sistema espera que ingrese en cada

campo. Un adecuado rotulado de los campos de formulario permite una lectura rápida

y un ingreso ágil de la información.

Cuando la asociación entre el campo y su etiqueta no es clara a primera vista se

pueden desencadenar errores por datos ingresados en lugares incorrectos; errores

que pueden afectar en alguna medida la experiencia del usuario y su percepción

general del portal.

Para diseñar etiquetas asociadas claramente con los campos se deben utilizar los

siguientes criterios:

Ubique las etiquetas de los campos en la parte superior: los usuarios realizan generalmente una lectura vertical del formulario.

Reserve un espacio en blanco considerable para separar unos campos de otros. Cuando emplee listas de selección no provea etiquetas, haga que el valor

predeterminado del campo sea la etiqueta.

3.3. Validación dinámica de los datos Se debe proporcionar una validación dinámica en línea que despliegue

inmediatamente un mensaje en caso que el usuario no ingrese datos o los ingrese de

manera incorrecta.

Este principio de retroalimentación permite al usuario conocer el efecto de sus

acciones de manera inmediata, y puede mejorar la percepción general del sitio.

3.4. Error en la página no encontrada Se tiene que diseñar e implementar una página especifica que gestione el error:

“página no encontrada” conocido a veces por su código (404), de manera


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personalizada e inteligente. El propósito es orientar de nuevo al usuario, proveerle

opciones de contenido similares, e incluso generar un mensaje que le minimice el

impacto.

Las páginas de error pueden ser aprovechadas para llevar al usuario a contenidos

que lo orienten, como el mapa del sitio o los artículos de ayuda, siempre teniendo en

cuenta no realizar una redirección automática sino dejando en claro que la página

solicitada no existe.

3.5. Ventanas emergentes El Portal Corporativo no debe desplegar ventanas no solicitadas por el usuario. Las

ventanas emergentes son uno de los errores que intervienen directamente con la

voluntad del usuario y que causan mayor molestia.

3.6. Botón Atrás En el Portal Corporativo el botón atrás nunca debe dejar de funcionar dentro del sitio.

El botón más utilizado en el navegador web es el botón atrás. Constituye la

funcionalidad que permite al usuario deshacer sus acciones.

3.7. Tiempo de carga de las páginas El portal Corporativo debe optimizarse para asegurarse que el tiempo de carga de las

páginas sea mínimo. Un portal rápido es percibido como más fácil de utilizar.

3.8. Ejemplos en los campos de formulario Al diseñar los campos en los formularios estos no deben proporcionar ejemplos que

sean de difícil comprensión. El propósito es que el visitante entienda claramente la

forma de diligenciar un formulario a través de ejemplos, especialmente en aquellos

campos que requieren algún formato especial. Se puede utilizar una corta descripción

del ejemplo bajo la etiqueta del campo, para indicar al usuario cómo diligenciarlo. Se

debe aplicar el estilo gráfico adecuado, para que el ejemplo se entienda como una

información auxiliar y el usuario pueda omitirla con facilidad si no la necesita.

3.9. Páginas de confirmación Se debe crear la retroalimentación en las aplicaciones interactivas. En general, cada

acción que realice el usuario debe mostrar un resultado claro y visible. Las páginas de

confirmación son un caso particular de una acción que realiza el aplicativo para

retroalimentar al usuario. El portal corporativo debe proporcionar mensajes de

confirmación en todas aquellas acciones en las que el usuario espera una respuesta.

3.10. Vínculos rotos Los vínculos rotos son aquellos que no tienen una ruta válida, bien sea porque se

encuentra mal formada o porque la URL de destino dejó de existir. En el Portal

Corporativo no deben existir vínculos rotos.

4. BÚSQUEDA


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4.1. Motor de Búsqueda En todas las páginas se debe habilitar el mecanismo que provea la búsqueda del

contenido Web. En la página inicial debe aparecer en la parte superior derecha. Hace

referencia a la funcionalidad de realizar búsquedas internas de información y

contenidos publicados en el portal, en español e inglés.

Se deben usar herramientas que permitan el refinamiento por palabras clave y

combinaciones. Se recomienda utilizar búsqueda federada (no limitada únicamente al

propio portal). Se debe garantizar que el tamaño sea suficiente para que el usuario

introduzca frases completas.

4.2. Búsquedas con términos familiares y errores de digitación El mecanismo de búsqueda seleccionado, debe tener la capacidad de adaptarse a la

forma como consultan los usuarios, debe permitir el uso de términos familiares e

incluso contemplar los errores de ortografía y digitación más frecuentes.

4.3. Sugerencias de búsqueda El mecanismo de búsqueda seleccionado debe proveer sugerencias de búsqueda,

que son una ayuda efectiva para los usuarios. Aparecen para corregir las consultas

que el usuario escribe mal, pero también para orientar al usuario con resultados

similares a lo que consultó.

4.4. Ubicación en los 10 primeros resultados Es necesario asegurar la presencia del Portal Corporativo en los primeros diez (10)

primeros resultados de búsqueda y para esto se deben titular adecuadamente los

contenidos para que correspondan con la forma en que buscan los usuarios. Si un

sitio web no aparece en la primera página de resultados está perdiendo visitas y,

sobre todo, la oportunidad de ayudar al usuario.

5. ESTANDARES DEL PORTAL CORPORATIVO

5.1. Nombre del dominio de la Entidad Debe tener el siguiente formato: nombre de la entidad.gov.co, es decir ssf.gov.co y

supersubsidio.gov.co

5.2. Identidad Nacional El escudo de la República de Colombia debe ubicarse en la parte superior derecha

con la inscripción "República de Colombia" en la parte inferior del mismo. Este se

debe mantener de manera estática y siempre disponible en cualquier nivel de

navegación. El escudo no debe tener un tamaño inferior a la imagen Institucional.

5.3. Identidad institucional El logotipo de la Entidad debe estar ubicada en la parte superior izquierda a la misma

altura del escudo de la República de Colombia. Éste se debe mantener de manera

estática y siempre disponible en cualquier nivel de navegación. Igualmente, debe


18

enlazar a la página de inicio desde cualquier lugar de navegación. Debe guardar

concordancia con el Manual de uso de Identidad Visual Corporativa de la

Superintendencia.

5.4. Fecha de la última actualización Cuando se realicen cambios en el Portal debe aparecer automáticamente en la página

inicial la fecha de la última actualización. Es igualmente válido que cada sección tenga

su fecha de actualización.

5.5. Mapa del sitio Web Se debe incluir un mapa del sitio Web en la página de inicio que permita acceder

como mínimo a todas las secciones y subsecciones. A este mapa se debe tener

acceso directo desde cualquier página del sitio. Los enlaces desde el mapa del sitio

son válidos.

5.6. Acceso directo a cualquier opción del menú principal del sitio web Se debe tener acceso directo a cualquier opción del menú principal del sitio web

desde cualquier página del mismo.

Parpadeo Para toda la información que se mueva, parpadee o se desplace de forma automática

y que dure más de cinco (5) segundos o se presente en forma paralela con otro

contenido, debe existir el mecanismo para que esta sea detenida u ocultada, a menos

que el movimiento sea parte de una actividad esencial.

Look and Feel El oferente seleccionado debe diseñar, definir e implementar el Look and Feel. El oferente seleccionado debe presentar tres propuestas de diseño gráfico, dinámico y con movimiento. La Superintendencia del Subsidio Familiar seleccionará la que debe ser implementada por el proveedor.

Configuración del Web Content Manager: esta actividad consiste en el levantamiento de información e implantación de flujos de trabajo y plantillas.

6. CRITERIOS ESPECIFICOS NIVEL INICIAL 6.1. COMPONENTE DE INFORMACION

6.1.1 Publicación de información básica Para el cumplimiento de este criterio se debe migrar a la nueva versión el contenido

total del Portal Corporativo en español e inglés. Se entiende por contenido, toda la

información proporcionada a través del sitio, en cualquier formato (textos, audios,

videos, imágenes, PDF, infografías, entre otros).

Se refiere a la población total del contenido del Portal Corporativo en idioma español e

inglés, incluyendo vinculación de documentos, páginas internas y etiquetado de todos


19

los elementos insertos en las páginas.

6.1.2 Información de Audio, Video y Archivos descargables Con el objeto de que la información pueda ser consultada por diversos públicos y de

manera mucho más fácil e interactiva es conveniente que se haga uso de diferentes

formatos.

Para esto, la entidad tiene publicada la información más relevante para sus usuarios

en audio y/o video y otros formatos, considerando que los archivos deben ser de

calidad y al mismo tiempo permitir una fácil visualización en el sitio Web, disponiendo

de los controles para manejar su reproducción.

Los videos deben incluir:

Sub-titulación Una breve descripción de su contenido o la transcripción del mismo Fecha de elaboración Controles de reproducción Cumplir con los estándares de accesibilidad para elementos no textuales definidos

en la norma de accesibilidad NTC 5854

La información anterior será entregada por el grupo de prensa de la Superintendencia.

La capacidad de almacenamiento por archivo debe ser como mínimo 100MB

6.1.3 Definición de información interactiva a proveer La implementación de aplicaciones interactivas tales como mapas, gráficas, sistemas

de georeferenciación u otro tipo de aplicativos, deben cumplir con los estándares de

accesibilidad para elementos no textuales definidos en la norma de accesibilidad NTC

5854.

6.1.4 Otros idiomas En la versión del idioma inglés se debe publicar la información general de la entidad

que está actualmente publicada en el Portal Corporativo y además las políticas,

planes y programas y proyectos institucionales.

6.2. COMPONENTE DE INTERACCION

AUTOMATIZACION DE TRÁMITES Y SERVICIOS:

6.2.1. Servicios de información al Ciudadano Con el objeto de hacer más fácil la búsqueda y el uso de aquellos servicios o canales

de interacción con cualquier entidad, por parte de los ciudadanos, en la parte superior

de la página inicial del sitio web de la entidad, se debe crear una sección denominada

“Servicios de Información al Ciudadano”. Esta sección debe contar con una etiqueta o

texto que explique cada uno de los servicios que se encuentran en la misma y la


20

manera de usarlos, debe contener como mínimo lo siguiente:

Preguntas y respuestas frecuentes, esta información está publicada en el actual Portal Corporativo y debe ser migrada al nuevo Portal Corporativo.

Glosario, esta información está publicada en el actual Portal Corporativo y debe ser migrada al nuevo Portal Corporativo.

Ayudas para navegar en el sitio, debe contener la visualización de textos de ayuda para navegación y funcionalidad disponible en el Portal Corporativo.

Buzón de contáctenos, peticiones, quejas, reclamos y denuncias, se debe ofrecer un botón o enlace de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias mediante un formulario que permita identificar el tipo de solicitud. Se debe diseñar un formulario que le permita al ciudadano registrar en línea, su

petición, queja, reclamo y/o denuncia, asignándole un número único de radicación

que debe ser tomado del aplicativo de Quejas y Reclamos existente en la Entidad

bajo la herramienta de colaboración Lotus Domino, devolviéndoselo al ciudadano

en forma inmediata o a su correo electrónico. Cuando la información se registre en

este formulario, el Portal debe estructurarla a un correo electrónico

[email protected], para que el Aplicativo de Quejas y reclamos le dé

internamente en la Entidad el trámite respectivo. El formulario diseñado, debe

contener una lista de selección donde el ciudadano escoja la Caja de

Compensación Familiar a la cual pertenece, esta lista de selección debe tomarse

de la información existente en la base de datos de Lotus Domino.

Los formularios que se diligencien en línea se deben acompañar de una ayuda,

demo o guía de diligenciamiento de cómo efectuar la solicitud, detalle de las

características, requisitos y plazos de respuesta de cada tipo de solicitud. Esta

información es proporcionada por el Grupo de Atención al Ciudadano. Debe

contar con mecanismos que permitan a los usuarios la verificación de los errores

cometidos en el proceso de diligenciamiento.

Además, cada vez que el usuario interactúe con la entidad a través de una

solicitud, se deben proveer ventanas emergentes o de informe al correo

electrónico o al móvil, que indiquen la recepción de la solicitud respectiva.

Para el diseño o automatización del formulario se deben utilizar los conceptos y

formatos del lenguaje común de intercambio de información.

Además, en este enlace se deben publicar la dirección, los datos de contacto y el

horario de atención de las oficinas o dependencias en donde se pueda realizar la

totalidad del proceso de manera presencial.

Servicios de atención en línea, en este enlace se ofrecen tres (3) servicios de atención en línea: o Consulta a Base de Datos. La entidad habilita el servicio de consulta en línea

a bases de datos que contienen información relevante para el ciudadano, tal

mailto:[email protected]


21

como Información Básica de las Cajas de Compensación Familiar. Para esta consulta se debe desarrollar una interface con el aplicativo del Sistema Automático de Tramites (SAT), desarrollado en la Entidad bajo la herramienta de colaboración Lotus Domino, que permite la visualización de dicha información. Esta vista ya existe en el mencionado aplicativo. Este tipo de consulta facilita el acceso a la información pública ya que no requiere que el ciudadano realice una solicitud para ello, garantizando la protección de la información y los datos personales de los usuarios y la seguridad de la información.

o Certificados y constancias en línea Se deben habilitar los mecanismos electrónicos que permitan obtener totalmente en línea, las certificaciones y constancias que se expidan en la Entidad. Igualmente, se deben definir mecanismos de seguridad y autenticidad que permitan que terceros realicen la verificación de este tipo de consultas, cuando así se requiera, garantizando la protección de la información y los datos personales de los usuarios y la seguridad de la información. Las certificaciones a implementar van dirigidas a los ciudadanos y a los servidores públicos de la entidad, tales como:

o Certificado de Existencia y Representación Legal de las Cajas de Compensación Familiar Para la obtención de este certificado se debe desarrollar lo siguiente:

Un formulario en el Portal, que efectúe la solicitud de información requerida al aplicativo desarrollado en Lotus Domino.

El aplicativo de Lotus Domino entrega la información al Portal para la generación del certificado.

El Portal elabora el certificado en formato PDF y lo entrega en línea al ciudadano, siempre y cuando sea de la vigencia actual.

Si la solicitud del certificado corresponde a vigencias anteriores se debe generar un correo electrónico a la División Legal para que genere el respectivo certificado manualmente y lo envíe al correo electrónico del ciudadano, en un término no mayor a tres (3) días.

o Certificado laboral

Para la obtención de este certificado se debe desarrollar lo siguiente:

Un formulario en el Portal, que efectúe la solicitud de información requerida al aplicativo desarrollado en Oracle.

El aplicativo de Oracle entrega la información al Portal para la generación del certificado.

El Portal elabora el certificado en formato PDF y lo entrega en línea al funcionario.

Si la solicitud del certificado corresponde a un exfuncionario se debe generar un correo electrónico al Grupo de Desarrollo Humano y Bienestar Social para que genere el respectivo certificado manualmente y lo envíe al correo electrónico del exfuncionario, en


22

un término no mayor a tres (3) días.

Cada vez que el usuario interactúe con la entidad, a través de solicitudes en línea,

se deben proveer mensajes electrónicos que indiquen la recepción de las

solicitudes respectivas.

Suscripción a servicios de información. Esta opción le debe permitir al ciudadano suscribirse a secciones de contenido

publicado y que las novedades de publicación le sean notificadas a sus

buzones de correo.

Cada vez que el usuario interactúe con la entidad, a través de solicitudes o

suscripciones en línea, se deben proveer mensajes electrónicos que indiquen

la recepción de las solicitudes respectivas.

Oferta de empleos. Esta información está publicada en el actual Portal Corporativo y debe ser

migrada al nuevo Portal Corporativo.

o Seguimiento a solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y denuncias Este enlace le debe permitir al ciudadano que interpuso una solicitud, petición,

queja, reclamo o denuncia, la visualización del estado de la solicitud y la respuesta

en línea dada por la entidad, bien sea a través de su número de identificación o de

la radicación de la solicitud, petición, queja, reclamo y/o denuncia. La respuesta o

la confirmación de la solicitud, petición, queja, reclamo o denuncia, puede ser

consultada a través del sitio web o enviada mediante mensajes de texto al móvil o

al buzón de correo electrónico cuando el ciudadano así lo considere.

Se debe garantizar la protección de los datos personales de los usuarios,

conforme con las leyes sobre esta materia.

Para esto, el Portal Corporativo se debe integrar con los siguientes aplicativos:

o Aplicativo de Quejas y Reclamos Desarrollado en la Entidad bajo la herramienta de colaboración Lotus Domino,

y que permite visualizar la información solicitada por el ciudadano.

o Aplicativo de Certificados de Existencia y Representación Legal de las Cajas de Compensación Familiar. Desarrollado en la Entidad bajo la herramienta de colaboración Lotus Domino,

y que permite visualizar la información solicitada por el ciudadano.

o Aplicativo de Nómina y Talento Humano. Desarrollado en Oracle, y que permite consultar la información solicitada por el


23

funcionario.

Correo electrónico o buzón. Según lo establecido en la ley se debe crear un enlace que direccione las

notificaciones judiciales al correo electrónico Institucional [email protected].

Cada vez que el usuario interactúe con la entidad a través de solicitudes o

suscripciones en línea, se deben proveer mensajes electrónicos que indiquen su

recepción.

6.2.2. Suscripción a servicios de información al correo electrónico o RSS Este enlace le debe permitir al ciudadano suscribirse a servicios de información tales

como noticias, boletines, publicaciones, eventos, avisos de resultados, entre otros, a

través del correo electrónico o RSS.

Dicha suscripción debe tener en cuenta los siguientes requisitos:

Al momento de realizar la suscripción, se debe proveer un mensaje electrónico que indique su recepción.

La suscripción debe indicar claramente cuál es la información requerida y las condiciones para recibirla.

Debe permitir suspender la suscripción cuando el usuario así lo considere. La entidad debe garantizar la protección de los datos personales de los usuarios,

conforme con las leyes sobre esta materia e informar al ciudadano sobre la manera de hacerlo.

6.2.3. Encuestas de opinión Se debe configurar el mecanismo que permita elaborar encuestas, para ser

personalizadas y publicadas a través del Portal o mediante mecanismos como la

telefonía móvil, con las siguientes características mínimas:

Gestión de encuestas con vigencia para votación Preguntas de selección única y múltiple Manejo ilimitado de preguntas por encuesta Manejo ilimitado y simultáneo de encuestas Visualización de los resultados en línea de la encuesta activa y en forma gráfica Histórico de encuestas y sus resultados.

6.2.4. Mecanismos de participación y Democratización Se deben configurar, personalizar y publicar las funcionalidades de los mecanismos

de participación tales como foros de discusión y blogs.

Dichos espacios deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

Los mecanismos de participación deben ser conservados de manera que se puedan consultar los históricos.

mailto:[email protected]


24

Los mecanismos de participación deben definir y publicar un calendario de actividades, las condiciones para su operación y la programación correspondiente.

Los resultados, decisiones generadas y estadísticas de uso deben ser publicados por la entidad.

Se debe garantizar la protección de los datos personales de los usuarios, conforme con las leyes sobre esta materia.

Foros de discusión

Este mecanismo de participación le debe permitir al ciudadano trabajar en ambiente

colaborativo opiniones, debates o temas de discusión a través de la funcionalidad

básica de foros, con las siguientes características mínimas:

Categorías Temas Publicación de mensajes y respuestas y estadísticas de uso Manejo de grupos de usuarios, administradores, moderadores, usuarios. Deben ser convocados, abiertos, respondidos y cerrados por la entidad.

Blogs

Este mecanismo debe permitir actualizar periódicamente un artículo o publicación, la

cual se recopila cronológicamente, mostrando el más reciente, sobre el cual se

pueden realizar comentarios.

6.2.5. Redes sociales Las redes sociales, son el mecanismo de interacción y participación más directa y

espontánea entre las entidades y sus usuarios o con cualquier tipo de ciudadano.

Se deben configurar, personalizar y publicar las funcionalidades de las herramientas

para redes sociales, como mecanismo de interacción y como medio para la

participación, tales como:

Facebook, se requiere crear el vínculo que conduzca a la página de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Twitter, se requiere crear el vínculo que conduzca a la página de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Biblioteca de documentos, permite el intercambio de documentos, con las características de descargar, cargar y utilizar en un flujo de trabajo de aprobación y las versiones de los documentos estructurados en carpetas y/o categorías.

Wikis, permiten realizar lluvia de ideas sobre un tema, discutirlo o publicar información útil.

Anuncios, permite transmitir anuncios a los miembros de un equipo o colaboradores de la Entidad.

Contactos, permite tener centralizado la información de los colaboradores.


25

Agenda electrónica, permite programar y darle seguimiento a las reuniones, eventos y citas, mediante la creación de una entrada en el calendario.

Se debe garantizar la protección de los datos personales de los usuarios, conforme

con las leyes sobre esta materia.

6.2.6. Soporte en línea Se deben configurar, personalizar y publicar las funcionalidades del chat o salas de

conversación o video chat como mecanismos de soporte y atención en línea al

ciudadano o usuario en línea desde el Portal Corporativo, con las siguientes

características mínimas:

Sincronismo en las conversaciones (en tiempo real). Garantía de anonimato. Ausencia de censura. Gestión de agentes Asignación de consultas de acuerdo con la disponibilidad de agentes conectados Intercambio de mensajes Auditoria de todas las conversaciones Estadísticas de atención por agente Envío de URL a través del chat, cuando el ciudadano requiera descargar

documentos Se debe activar automáticamente la ventana emergente en los horarios previstos

por la Entidad, de tal manera que le permita a los agentes conectados, visualizar y atender al ciudadano.

Se deben definir las condiciones para su operación, las cuales deberán ser plenamente visibles para los usuarios y se debe garantizar su correcto funcionamiento en los periodos establecidos.

Se debe garantizar la protección de los datos personales de los usuarios, conforme con las leyes sobre esta materia.

6.3. COMPONENTE DE TRANSFORMACION

6.3.1. Estadísticas de monitoreo del desempeño y uso del Portal Las cuales deben permitir visualizar reportes de monitoreo del desempeño y uso del

Portal Corporativo a través de tablas y gráficos de barra:

Estadísticas por usuarios registrados Estadísticas por categorías de contenidos Estadísticas por subcategorías Estadísticas por artículos Número de transacciones electrónicas Número de usuarios de los trámites y servicios electrónicos Tiempos para la entidad y para los usuarios en la prestación y acceso a los

trámites y servicios electrónicos


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Calidad y satisfacción de los usuarios en la prestación de trámites y servicios por medios electrónicos. Esta medición hace referencia a encuestas de satisfacción del ciudadano por página, secciones y artículos.

Acceso vía móvil

Debe permitir el acceso al Portal Corporativo vía dispositivos móviles, soportando protocolo

WML para dispositivos móviles WAP, en versión liviana.

Entrenamiento Entrenamiento técnico.

Teórico práctico de ochenta (80) horas como mínimo, en un centro autorizado por el

fabricante, en la administración, utilización y desarrollo de los productos instalados para

los ingenieros de la Oficina de Informática. Para esto el oferente debe entregar el

material y las guías de laboratorio para el desarrollo de la capacitación.

Entrenamiento a usuario final, Teórico práctico de cuarenta horas como mínimo, en la administración y operación para

la administración de contenidos para dos (2) colaboradores de cada una de las

dependencias. Para esto el oferente debe entregar el material y las guías de laboratorio

para el desarrollo de la capacitación.

Entregables II Fase

Resultados obtenidos de la herramienta de validación contenida en http://www.tawdis.net., relacionadas con cumplimiento del criterio Accesibilidad Web, y también el informe obtenido en la revisión de los problemas "No verificados" que aparecen en el resultado de aplicar la herramienta.

Resultados obtenidos al utilizar otra herramienta adicional para validar la accesibilidad de las referenciadas en el sitio Web de la Web Accesibility Initiative (http://www.w3.org/WAI/) de la W3C, las cuales se encuentran en la sección denominada “Evaluating Accesibility”.

Resultados obtenidos de la herramienta oficial de validación de código HTML del W3C, que puede ser accedida en línea a través del vínculo validator.w3.org/ el cual detecta los errores en el código y presenta algunos comentarios para realizar correcciones.

Documento resultante de la utilización de validadores automáticos de vínculos rotos, como el del W3C (validator.w3.org/), para establecer el número de vínculos no disponibles que tiene determinada página. Este procedimiento se debe realizar con todas las páginas internas del Portal Corporativo.

Documento de Análisis, diseño y funcionamiento de los servicios implementados con el WorkFlow.

Manuales técnicos y de usuario final.

Listado de asistencia de los colaboradores entrenados.

Documento de operación

Documento que indique en el código fuente, donde se están utilizando las etiquetas adecuadas para cada tipo de lista: <ol>, <ul> y <dl>.

Fecha de entrega: 30 de julio de 2012

http://www.tawdis.net/


27

III Fase

Personalización, se debe habilitar la característica que permite personalizar las preferencias de navegación de los usuarios en cuanto a presentación y gestión de contenidos.

Integración con Lotus Domino. Se debe crear un enlace que permita el acceso al correo electrónico de la Entidad autenticándose al LDAP de Lotus Domino.

Se debe crear un enlace que permita el acceso a la consulta de los subsidios asignados y postulados para vivienda de Interés social.

Integración con Reporting Services de Microsoft. Se debe crear el enlace en el Portal Corporativo para mostrar los reportes generados por la herramienta Reporting Services.

Pruebas

7. PRUEBAS DE USABILIDAD

7.1. Evaluación heurística Es un método de evaluación que no requiere de la participación de los usuarios y permite

detectar errores evidentes con un bajo costo. Se debe anexar el reporte como resultado de

la evaluación heurística realizada, en el cual se identifican los problemas de usabilidad

críticos con una calificación del impacto en el usuario y la frecuencia con que aparecen los

errores, así como las soluciones o recomendaciones a las funcionalidades agregadas o

rediseñadas.

La evaluación debe ser realizada por un profesional que garantice encontrar el mayor

número de fallas, y que por tanto genere una evaluación confiable del impacto de cada error

encontrado.

7.2. Test de Usuario Se deben realizar pruebas con los usuarios para mejorar la usabilidad del sitio web con

base en los resultados.

El Test de Usuario es la prueba más representativa del Diseño Centrado en el Usuario

(DCU), que consiste, básicamente, en solicitar a un usuario que realice una tarea, o intente

descifrar un sitio web y observar su comportamiento. Los datos recopilados de la

observación de varios usuarios permiten medir en varios aspectos el nivel de usabilidad y la

experiencia que tienen al interactuar con el sitio.

Las pruebas a realizar deben ser de forma iterativa, es decir, aprovechar los resultados de

un test inicial con cinco usuarios para mejorar el diseño y luego volver a probar para

asegurar que no aparezcan los mismos errores. No obstante, será necesario probar con

más usuarios en casos donde existan varios y diversos perfiles de usuario (en estos casos

resulta útil llevar a cabo pruebas con 3-5 usuarios por cada perfil).

Las pruebas de usuario se nutren mucho más, son más efectivas y generan resultados

cercanos a la realidad, en la medida en que se incluyan entre los participantes a usuarios


28

reales, de diversos géneros y orígenes y a personas que no pertenezcan al equipo web.

Estas pruebas deben realizarse constantemente y durante todo el proceso de diseño y

desarrollo.

Ser requiere definir un Plan de pruebas que cobije todo el proceso de diseño y haga uso de

los resultados para mejorar constantemente.

Los resultados del test de usuarios se deben clasificar en cuantitativos y cualitativos:

Son resultados cualitativos las conclusiones que puede hacer el equipo de desarrollo al observar la prueba y que son difíciles de cuantificar.

Los resultados de tipo cuantitativo son aquellos que proporcionan una visión mucho más general del éxito del sitio. En este grupo puede considerarse el porcentaje de usuarios que pudieron realizar una tarea específica, el porcentaje de abandono de una tarea, el tiempo promedio por tarea, entre otras.

Algunos criterios de medida a tener en cuenta y que surgen de la definición de usabilidad

según la ISO 9241-11 son:

La Efectividad.

Este criterio se puede medir de forma cuantitativa teniendo en cuenta:

El porcentaje de usuarios que completan una tarea con éxito. El número de errores que encuentran los usuarios en una tarea.

La Eficiencia.

Un criterio que se puede medir cuantitativamente teniendo en cuenta:

El tiempo promedio que tardan los usuarios en realizar una tarea. El tiempo que tarda el usuario en una determinada página del sitio. El número de páginas que visitaron los usuarios antes de conseguir la tarea. El número de clics que hicieron los usuarios para realizar la tarea. El espacio que recorrió el cursor del ratón durante la realización de la tarea. (Teniendo

en cuenta los usuarios que la realizaron con éxito).

Satisfacción.

Un criterio cualitativo que se debe tomar en cuenta con precaución y que se puede obtener

a partir de encuestas a los usuarios después de realizada la tarea, respecto a su nivel de

satisfacción con el sitio web.

7.3. Diseño y evaluación iterativos


29

Se debe garantizar que en todo el ciclo de vida del proyecto web, se realicen pruebas y

evaluaciones de usabilidad para mejorar el diseño y desarrollo de forma iterativa, estas

pruebas deben también incluir los prototipos a medida que evoluciona el diseño.

Para esto se debe generar un plan de pruebas y evaluaciones, en el que se especifiquen el

tipo de pruebas y fases en las que se realizarán. Las decisiones de cambios críticos o

importantes en el sitio web deben estar argumentadas sólidamente en pruebas realizadas

con usuarios.

Entregables III Fase.

Plan de pruebas

Documento con los reportes de la evaluación heurística realizada, en el cual se identifican los problemas de usabilidad críticos con una calificación del impacto en el usuario y la frecuencia con que aparecen los errores, así como las soluciones o recomendaciones a las funcionalidades agregadas o rediseñadas.

Documento con los resultados de eficiencia, efectividad y satisfacción de las pruebas del test de usuarios realizadas durante todo el proceso de diseño y desarrollo del Portal Corporativo con mínimo cinco (5) usuarios. Fecha de entrega: 30 de agosto de 2012

IMPLEMENTACIÓN DEL LENGUAJE GELXML

Enlace que permite consultar los subsidio asignados y postulados de vivienda de interés social, para lo cual se diseñó un Web service, a través de la cual se accede a

la base de datos de la Superintendencia del Subsidio Familiar, cuya información se actualiza permanentemente con los datos que posee el Ministerio de Vivienda. Este desarrollo se realizó cumpliendo los estándares de intercambio de información entre

entidades GEL.

Fecha de entrega: 30 de agosto de 2012

ESTRATEGIA CERO PAPEL Con base en la directiva presidencial No 04 del 3 de abril de 2012, se está formulando el plan de acción y una vez esté aprobado se remitirá a la Estrategia Gobierno en Línea. INVENTARIO DE INFORMACIÓN Y PUBLICACIÓN DE PRIMEROS DATOS ABIERTOS La Superintendencia del Subsidio Familiar ya cuenta con el inventario de información y publicación de primeros datos abiertos y está a la espera de que la estrategia de Gobierno en Línea envíe el formato para incluir la información. POLITICAS INSTITUCIONALES

1. Todas las actividades deben obedecer a una planeación y estar encaminadas al cumplimiento de la misión.

2. El establecimiento y funcionamiento del Sistema de Control Interno debe enmarcarse en el mejoramiento continuo y en una cultura de calidad en los procesos para la obtención de resultados exitosos.


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3. Tener iniciativa, liderazgo para guiar a los entes vigilados y ser proactivos en el desarrollo de las funciones de inspección, vigilancia y control.

4. Afianzar los conocimientos en las diferentes áreas estratégicas, misionales y de apoyo de la SSF, para el desempeño del trabajo con conocimiento pleno.

5. Los funcionarios para el adecuado cumplimiento de sus funciones, deben tener en su conjunto capacidad técnica y experiencia profesional para realizar, con el más alto nivel de calidad las evaluaciones, seguimientos y asesorías del sistema de control interno.

6. Se debe mantener la integridad moral, lo cual se manifiesta en la práctica de los valores institucionales.

7. La actuación de los funcionarios de Control Interno debe estar representada con la imparcialidad, objetividad y unidad a los principios de integridad e independencia.

8. Se deberá mantener la reserva en la información que se maneje en cumplimiento del trabajo, sin prejuicio de comunicar a los órganos de control, los hallazgos que por su importancia lo amerite.

9. Los resultados deben ser presentados en informes claros, precisos, concisos, completos, oportunos, que permitan visualizar el grado de avance del Sistema de Control Interno, de los procesos desarrollados por cada una de las áreas de la Institución y en donde se establezcan las recomendaciones pertinentes que coadyuven al fortalecimiento y mejoramiento de cada dependencia.

Dentro de estas políticas, se encuentra la Política de Comunicaciones la cual enmarca el Programa de Agenda de Conectividad y contribuye al cumplimiento de los Objetivos Estratégicos de dicho programa: CARÁCTER ESTRATÉGICO DE LA COMUNICACIÓN Como proceso de apoyo, la comunicación es un eje organizacional estratégico para la construcción de identidad institucional, cultura organizacional y para el logro de los objetivos misionales. Criterios

La gestión de la comunicación pública de la Superintendencia del Subsidio Familiar estará enfocada hacia la creación de lenguajes comunes que permitan visualizar y apuntar hacia objetivos comunes y el total conocimiento e interiorización de lo que es y hacia dónde va la empresa.

La comunicación gozará de un espacio institucional propio, para lo cual se proferirán los actos administrativos pertinentes y hará provisión de los recursos necesarios con miras a implementar la política de comunicación.

La comunicación debe contribuir a crear condiciones para la participación responsable de sus colaboradores en la gestión y ejecución de las acciones tendientes al logro de los objetivos misionales.

Los directivos y jefes, en colaboración con el Grupo de Prensa, aplicarán en forma permanente y sistemática estrategias comunicativas pertinentes para el eficiente logro de los objetivos misionales.

Los directivos y jefes en colaboración con el Grupo de Prensa, ejercerán un constante liderazgo en la construcción de identidad institucional y tendrán especial responsabilidad en propiciar un estilo de comunicación que exprese congruentemente el ser institucional enunciado en la plataforma estratégica de la entidad.

Será responsabilidad del Grupo de Prensa coordinar la ejecución de las políticas, programas y acciones de comunicación.

LA COMUNICACIÓN EN LA CONSTRUCCIÓN DE CONFIANZA

La gestión comunicacional estará enfocada a la construcción de confianza hacia la Superintendencia del Subsidio Familiar en todos sus clientes, a través del fortalecimiento, la interlocución y la visibilidad.


31

Criterios

Los estilos de comunicación de los servidores en todos los niveles de la Superintendencia del Subsidio Familiar dependerán del diálogo, la transparencia y visibilizarían de sus actuaciones en la administración de los bienes y la gestión pública.

Los mensajes que emitan las distintas dependencias de la Superintendencia del Subsidio Familiar guardarán coherencia con los postulados del Código de Ética, con los planteamientos de la Plataforma Estratégica y con lo que la Entidad efectivamente hace.

La Superintendencia del Subsidio Familiar siempre se expresará como una Entidad que en todas sus actuaciones construye y defiende lo público a través de su orientación hacia el bien común.

PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN La comunicación de la Superintendencia del Subsidio Familiar con sus clientes internos y externos se realizará de acuerdo con los parámetros que establezca el Plan Estratégico de Comunicación. Criterios

En la Superintendencia del Subsidio Familiar se formulará un Plan Estratégico de Comunicación que establecerá los lineamientos, estrategias y procedimientos comunicacionales de la entidad con sus clientes internos y externos a partir de las políticas de comunicación adoptadas.

La formulación y coordinación del PECO estará a cargo del Grupo de Prensa pero para su ejecución se involucrarán las diferentes áreas o dependencias según sus necesidades y proyectos comunicacionales específicos.

Existirá un Comité de comunicaciones (o el que haga sus veces) encargado de adoptar, vigilar y evaluar el cumplimiento del Plan Estratégico de Comunicación.

I. MARCO DE ACCIÓN

La implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea en la Superintendencia del Subsidio Familiar se desarrolla a través del proyecto “MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR PARA EFECTUAR LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL HACIA LOS ENTES VIGILADOS A NIVEL NACIONAL”, el cual responde al objetivo sectorial: “Fortalecer las instituciones del sector de la protección social y la rendición de cuentas en ejercicio del Buen Gobierno, en búsqueda de la modernización, eficiencia y eficacia administrativa”, el cual se persigue en la entidad a través del objetivo institucional: “Racionalizar trámites, formalidades y procedimientos engorrosos e innecesarios, para informar, orientar y atender oportunamente las quejas, reclamos y consultas de los clientes, entidades vigiladas, comunidad y en general de las partes interesadas”.

El componente del proyecto que contribuye al desarrollo de la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea, es el Portal Corporativo, cuyo objetivo específico es optimizar el diseño, desarrollo y administración de los contenidos y servicios con el propósito de contextualizar y actualizar de manera permanente la información.

2.1 Proyectos y Actividades

PLAN DE ACCIÓN U OPERATIVO


32

ENTIDAD: SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR

REPRESENTANTE

LEGAL: EDUARDO BENITEZ MALDONADO

NOMBRE PLAN DE ACCIÓN: PLAN DE ACCION GEL V2011

VIGENCIA: 2011

PROYECTO ÁREAS/ENTIDADE

S INVOLUCRADAS ACTIVIDADES RECURSOS RESPONSABLES

TIEMPO

PROGRAMADO

INDICADORES

CLAVES DE

RENDIMIENTO

MEJORAMIENTO

DEL SISTEMA DE

INFORMACIÓN DE

LA

SUPERINTENDEN

CIA DEL SUBSIDIO

FAMILIAR PARA

EFECTUAR LA

INSPECCIÓN,

VIGILANCIA Y

CONTROL HACIA

LOS ENTES

VIGILADOS A

NIVEL NACIONAL

TODAS LAS

DEPENDENCIAS DE

LAS ENTIDAD

Subproyectos: 1. OPTIMIZACIÓN DEL

SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL SUBSIDIO FAMILIAR Recursos de

inversión.

Líder GEL y Comité

Directivo GEL 2011-2014

No. de criterios implementados / Total de criterios del nivel

2. FORTALECIMIENTO

DE LA CAPACIDAD INSTALADA

3. PORTAL CORPORATIVO

II. FORTALECIMIENTO DEL SERVICIO DE ATENCION AL CIUDADANO La prestación de servicios, ejecución de trámites, realización de ejercicios de participación y la publicación de información y datos, requieren de un soporte institucional que garantice la integración de procesos para la atención al ciudadano. Por esto, la entidad definió un esquema de atención al ciudadano, a través de los siguientes canales electrónicos: Canal electrónico Dependencia

responsable Medios de atención

Estándares y lineamientos de atención Procedimiento para la actualización de la información

Internet Grupo de Prensa Correo electrónico Circular No. 0011 de 2011 Política editorial y de actualización del Portal Corporativo

Audio respuesta Grupo de Atención e Interacción con el Ciudadano

Telefónico Personalizada Portal Web Postal

Circular No.008 de 2010 Circular No. 003 de 2011 Circular No. 0006 de 2011

Define los protocolos de atención telefónica Define los protocolos de atención personalizada Define los protocolos de atención a través del Portal Web y correo postal de la Superintendencia del Subsidio Familiar

Redes Sociales Grupo de Prensa Internet Resolución No. 0457 de 2009 Política de comunicaciones de la Superintendencia del Subsidio Familiar

PROYECTO METAS RECURSOS INDICADORES RESPONSABLES

Implementación de buzones virtuales ubicados en las sedes de las Cajas de Compensación Familiar para ofrecerle al ciudadano, a

Implementar cinco (5) buzones virtuales en para acercar la Superintendencia del Subsidio familiar al Ciudadano

$150.000.000 No. Total de buzones implementados/ No. Total de buzones proyectados

Secretaria General


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través de un nuevo canal, la posibilidad de presentar peticiones, quejas y reclamos en línea

III. FICHA DEL PROYECTO El proyecto que contiene las acciones encaminadas a la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea, se presenta en la siguiente ficha:

NOMBRE DE LA ENTIDAD: Superintendencia del Subsidio Familiar

1 TIPO DE PROYECTO Intersectorial Sectorial Institucional

2 PLAZO DE EJECUCIÓN Corto plazo Mediano plazo Largo plazo

3 OBJETIVO DE GOBIERNO EN LÍNEA Eficiencia Transparencia y Participación

Mejores Servicios

4 POLÍTICA / LÍNEA ESTRATÉGICA

Fortalecer las instituciones del sector de la protección social y la rendición de cuentas en ejercicio del Buen Gobierno, en búsqueda de la modernización, eficiencia y eficacia administrativa.

5. MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR PARA EFECTUAR LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL HACIA LOS ENTES VIGILADOS A NIVEL NACIONAL

5.1. Objetivo General

Generalizar el acceso a las Tecnologías de Información y las Comunicaciones dentro de los criterios de la Estrategia Gobierno en Línea y la Racionalización de trámites institucionales. 5.2. Alcance Este proyecto se realizará entre el 2011 y el 2014, donde integralmente se optimizará el Sistema de Información por medio del cual se facilitan y automatizan los procesos misionales, de dirección, de apoyo y mejora continua de la Superintendencia, con el fin de realizar una gestión de calidad total interinstitucional e intrainstitucional que permitirá tener una información oportuna, confiable, actualizada y accesible, para generar indicadores que permitan medir y controlar la ejecución tanto de la entidad como de sus vigilados.

Beneficios para:

EMPRESARIOS:

Costo cero de las transacciones

Acceso a un entorno de datos compartido

Agilización y control de los ciclos de contratación.

Ahorros en el proceso de los trámites.

Consulta en línea de los estados financieros de las CCF.

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De igual forma se proporcionará la infraestructura adecuada para soportar el funcionamiento de los sistemas de información y optimizar el rendimiento de la infraestructura, para responder a los crecientes requerimientos de automatización de procesos como: competitividad laboral, nueva gestión pública, desarrollo e impacto social y optimización de recursos. Otros objetivos son: optimizar y administrar contenidos y servicios del portal Corporativo, para contextualizar y actualizar de manera permanente la información. Subproyectos: 1. OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL

SUBSIDIO FAMILIAR Permitirá obtener rápidamente una información oportuna, confiable, veraz, transparente, actualizada y accesible, entre otros, de la situación administrativa y financiera de los Entes Vigilados, permitiendo establecer y determinar las tendencias e indicadores que apoyan la toma de decisiones gerenciales en el contexto del nuevo proceso de gestión pública y de la responsabilidad social empresarial de las Cajas de Compensación Familiar, fortaleciendo la función de inspección, vigilancia y control, con asesoría y asistencia técnica. 2. FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD INSTALADA Permitirá actualizar y fortalecer la infraestructura física y lógica, para ofrecer mejores servicios telemáticos y garantizar la gestión, operatividad e impacto de las acciones de la Entidad, contribuyendo a que se logren las metas de gestión. Actividades:

Actualización de hardware y software

Telecomunicaciones

Desarrollo y consultoría de Software por terceros.

Auditoría externa

Contratación del recurso humano. 3. PORTAL CORPORATIVO Permitirá la optimización, diseño, desarrollo, administración y divulgación de contenidos, para contextualizar y actualizar de manera permanente la información, generar cruces de información para visiones más complejas y compartir información con Entidades Gubernamentales.

Información contextualizada

Conectividad entre los distintos actores del Sistema de Subsidio

CIUDADANOS:

Mecanismos de orientación ciudadana (quejas y reclamos, derechos de petición, preguntas frecuentes).

Mecanismos de participación ciudadana (foros de discusión, chat y blogs).

Oportunidad de Acceso a la información Conocimiento y difusión

Interacción de manera más rápida

Incremento en la confianza

Satisfacción de requerimientos.

ENTIDAD:


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Familiar

Relaciones con el contexto

Servicios que permitan el fortalecimiento institucional

Servicios que incrementen niveles de conectividad entre usuarios.

3.1 Promoción y divulgación de la Estrategia Gobierno en Línea Se programará un seminario de actualización del nuevo manual 3.0 de la Estrategia Gobierno en Línea, dirigido a los colaboradores de la entidad. Se realizará en el último trimestre de cada año. 3.2 Duración El proyecto se realizará entre el 2011 y el 2014. 3.3 Metas 1. OPTIMIZACION DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL

SUBSIDIO FAMILIAR, las metas específicas son:

Simplificación de trámites

Reducción de tiempos

Optimización de las aplicaciones existentes

Manejo integral de la información.

Fácil acceso, confiabilidad, oportunidad y seguridad de la información en los aplicativos de Recurso Humano y Proyectos de Inversión.

2. FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD INSTALADA, las

metas específicas son:

Actualización tecnológica a nivel de hardware y software

Telecomunicaciones

Desarrollo y consultoría de Software por terceros.

Auditoría externa

Contratación del recurso humano.

3. PORTAL CORPORATIVO, las metas específicas son:

Información contextualizada.

Conectividad entre los distintos actores del Sistema de Subsidio Familiar.

Servicios en línea, que permitan el fortalecimiento institucional, tales como certificados de existencia y representación legal e información básica de las Cajas de Compensación Familiar.

Servicios que incrementen los niveles de conectividad entre Entidades Gubernamentales a través de la Plataforma de Interoperabilidad, tales como la consulta de subsidios asignados y postulados para vivienda de interés social con el


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Ministerio de Vivienda.

Cumplimiento de los criterios del nivel de madurez INICIAL.

3.4 Factores críticos de éxito Se identifican tres (3) factores principales que tienen que estar alineados: Talento Humano

Compromiso de la Alta Dirección

Respetar los roles asignados a cada uno de los integrantes del equipo de proyecto.

Que el Comité Operativo GEL tenga la capacidad para la toma de decisiones oportunas y efectivas.

Responsabilidad y compromiso de todos los integrantes del proyecto.

Mantener una comunicación abierta y clara de los avances y riesgos del proyecto.

Incorporar diferentes formas de trabajo asociadas a las mejores prácticas.

Planeación

Determinar el alcance, dimensionarlo correctamente y efectuar seguimiento.

Operación

Contar con todos los elementos de infraestructura.

Capacitación a los colaboradores en la forma de operar el sistema.

Establecer un plan de pruebas y su evaluación. 3.5 Riesgos identificados

Desarrollo de funciones equivocadas

Ausencia de liderazgo del responsable del proyecto

Ausencia de control de tareas y desconocimientos del estado del proyecto

Rotación del equipo de trabajo

Escasa comunicación entre equipos de trabajo

Diseño no satisfactorio del nivel de presentación

Continuos cambios de requerimientos

Aplicaciones con errores

Extralimitación de tiempo

Calidad de los trabajos y productos

Accesos no autorizados

Pérdida de integridad de información

Suplantación de usuarios

Interrupción en la continuidad del servicio

Insuficiencia de personal y plazos irreales

Insuficiencia en realizaciones externas de tareas


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Insuficiencia del rendimiento del sistema al funcionar en tiempo real

Conocimiento y capacidad adecuada del talento humano 3.6 Plan de contingencia para la mitigación de riesgos Selección de la metodología para la implementación del proyecto, con el propósito de mitigar los riesgos y proporcionar una guía mediante las tareas asociadas con la implementación y configuración de la solución.

IV. RECURSOS PRESUPUESTADOS VIGENCIA 2012: $3.300.000.000

Elementos a Desarrollar: Intranet Gubernamental Infraestructura Tecnológica (Red de Alta Velocidad,

Centro de Contacto al Ciudadano) Plataforma de Interoperabilidad (Estándares y

políticas: GEL-XML). Criterios pendientes manual 2.0: Acceso vía móvil y

accesibilidad. El seguimiento a los proyectos se realiza mediante reuniones de seguimiento quincenales, registrando el avance y los compromisos en las actas correspondientes. Anexamos como modelo de acta de seguimiento la última realizada al proyecto en mención.

Elaborado: Clara Inés Martínez B - Martha Mercedes Vásquez - John Gaviria Marín Octubre 2011.

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