Miguel Ángel AdameSevilla, 20 de Octubre 2010

Contenidos

Cómo un Profesor llega a la Cooperación Internacional y a la Gestión de Proyectos

La Preparación de Proyectos y su impacto en la Gestion La idea previa La elección de los socios Caracteres en la Cooperación Internacional La selección de Proyectos

La Gestión de Proyectos Las diferencias culturales y la gestión de Proyectos Coordinador y Administrador del Proyecto en general El proceso de coordinación La selección de expertos La ejecución “a distancia” de actividades. Colaboración de la Universidad La rendición de cuentas: Informes intermedios e Informe

final

¿Cómo un Profesor llega a la Cooperación Internacional y a la Gestión de Proyectos?

Es el resultado de una suma de casualidades, coincidencias e inquietudes. Nadie nace sabiendo. Saber gestionar cooperación internacional es una destreza que se adquiere con el tiempoLo que hay que preguntarse:¿Te gusta viajar y conocer nuevas culturas? ¿Viajar a sitios exóticos a los que de otra forma no irías?¿Sentirte útil o incrementar tu ego? ¿Ponerte a prueba, a veces al límite?

Desmitificando la cooperación internacional:-Cuestiones logísticas-Muchas horas de dedicación en silencio, y muchos disgustos. No luce.-A las 5 de la mañana hay que mandar un correo urgente al socio porque falta documentación. El socio de improviso te pide de un día para otro un informe muy urgente para su Ministerio sin el cual el proyecto no podrá seguir operando en el país.-Las instrucciones hay que repetirlas muchas veces. No se puede olvidar que los países en vías de desarrollo se llaman así por algo.-Hay que saber sortear –y en cierto modo asumir-- las injusticias internas en los países socios. Hace falta mucha diplomacia-Muchas veces da la impresión de que ir a algunos de estos países es un flash-back

La preparación de ProyectosTodo parte de una Idea… que puede ser el

desarrollo de un programa, un Máster específico o una carrera completa, reorganización de un servicio de la Universidad beneficiaria, o un cambio sistémico en la educación superior de un país.

El tipo de Proyecto elegido influye directamente en la gestión (p.ej.no es lo mismo negociar con universidades que con

Ministerios o empresas-stockholders)

La preparación de ProyectosLa elección de los socios

-Es una de las cuestiones con mayor impacto en la gestión, porque los socios te acompañan durante toda la vida del proyecto-No tener ideas preconcebidas basadas en la nacionalidad. Los estereotipos pueden engañar.-Antes de invitar a socios a un Proyecto, hay que pedir referencias o trabajar con ellos a modo de prueba en otros programas (por ejemplo Erasmus). -En general no es recomendable aceptar propuestas a última hora sin previo conocimiento del candidato a socio.-Durante el proceso de redacción de una propuesta se puede observar la actitud del futuro socio.-Ante un socio conflictivo, es mejor neutralizarlo que eliminarlo.

La preparación de ProyectosPersonajes y caracteres que aparecen en la

Cooperación Internacional (punto de vista del beneficiario) En general hay interés relativo y falta de iniciativa

Unas veces porque es más seguro no llamar la atenciónEn muchos casos por desconocimiento y desconfianzaOtras veces balances internos de poder en la organización (hay

que detectarlos pronto)

Tipos a evitar: El “comisario” El Ancien régime El qué-hay-de-lo-mío (sub-especie: el turista) El no-universitario profesional de los proyectos

Para una gestión eficaz es imprescindible tener UN solo contacto que funcione y canalice flujo de información

La Preparación de Proyectos

La selección de Proyectos -En el proceso de selección de proyectos cada vez se tiene más en cuenta

la descripción de los mecanismos de gestión y el reparto de tareas. -En la solicitud hay que demostrar que todos los socios se encuentran en

situación de igualdad relativa, y que los mecanismos de resolución de conflictos y toma de decisiones son democráticos, así como los medios de comunicación.

Así, se dan 20/100 puntos: The partnership includes all the skills, recognised expertise and competences required to carry out all aspects of the work programme (both technical expertise and experience in project management); There is a suitable distribution of tasks across the partners in consistency with the required expertise and balanced involvement of partners in the activities to be carried out;

Effective measures have been planned to ensure efficient communication and cooperation;

The applicant and partners have sufficient staff, equipment and other resources to handle and manage the project and its budget. Projects in which management and coordination activities are not carried out by the academic partners will be negatively marked.

En la práctica hace falta un coordinador que lleve el peso, y un contacto que responda en cada institución socia y sea respetado en su institución.

Las diferencias culturalesLas diferencias culturales son parte del atractivo de la

cooperación internacional, pero a la vez son la fuente que genera fricciones en la gestión. (vid. Caracteres en la cooperación internacional)

Hace falta tiempo y experiencia para ponerse en lugar del personal de las Universidades beneficiarias, pero es un esfuerzo que hay que hacer.

Es bueno observar los comportamientos en el país beneficiario desde el primer momento (En Roma, como los romanos).

No es recomendable adoptar posiciones de superioridad occidental, pero sí hay que recordar de vez en cuando quién es el responsable último del Proyecto. (Mecanismo de incentivos-equipo).

Hay que preparar a los expertos occidentales que viajan para que tengan conocimiento de lo que se van a encontrar a su llegada.

Coordinación y administración del Proyecto en GeneralLos órganos de gestión de un proyecto medio

son los siguientes:

1) Steering Committee2) Coordinador3) Administrador/es4) Persona de Contacto en cada institución5) Evaluadores externos y benchmarking

La coordinación delProyectoEs obvio que un proyecto no puede funcionar sin coordinación.La coordinación diaria recae sobre el Coordinador, que

es el responsable de impulsar el proyecto y ejecutar el Workplan.

El Coordinador lleva a cabo evaluaciones cuatrimestrales y semestrales, e informa una vez al año al menos al Steering Committee.

El Steering Committee es el responsable de juzgar periódicamente el grado de ejecución del proyecto, y toma las decisiones estratégicas sobre la orientación del mismo.El Administrador es la persona encargada del

presupuesto, así como de la emisión de informes financieros en los casos precisos.

La selección de expertosLa selección del personal adecuado como target, tanto en

Europa como en las instituciones beneficiarias es la diferencia clave entre un proyecto bueno y uno malo.

La cooperación internacional es de doble vía. Tiene un impacto efectivo en el país beneficiario, pero a la vez repercute muy positivamente en el experto y en la institución que lo envía. Mi experiencia es que el impacto es mayor en PAS que en PDI.

Hay muchas prácticas en la materia y no es fácil encontrar una solución perfecta.

Nosotros en US seguimos la selección de nuestros expertos por méritos profesionales.

Y también en general en US respetamos la selección hecha en las instituciones beneficiarias. Para evitar a los caracteres antes expuestos, normalmente lo que hacemos es dar unas pautas de selección (por ejemplo, edad, puesto profesional, etc)

La ejecución “a distancia” de actividadesLa distancia sigue siendo un problema a la hora de la

comunicación entre socios. Hay que aprovechar cada visita física para reunir información sobre todos los extremos que pueden tener relevancia en la ejecución del proyecto (por ejemplo, encontrar institución que imparta idiomas que sirva para un training)

Las infraestructuras de muchos países beneficiarios no dan más de sí, aunque de vez en cuando hay sorpresas. De nada sirve instalar el último equipo de Videoconferencia si todavía funcionan con un modem telefónico de 36k.Ejemplo Videoconferencia Gomel.

Intranet. Condicionada a la existencia de conexiones informáticas mínimas, puede ser un buen mecanismo, pero no es fácil hacer a los participantes asumir la intranet o la página web como propia. En la práctica el sistema de comunicación termina siendo el correo electrónico simple.

Herramientas de gestión. Programas informáticos existen, pero basta con un Office normal.

Colaboración de la Universidad y Rendición de cuentasEs importante contar con el apoyo de la ORI,

especialmente con el grado de complejidad de los proyectos actuales

Quizás haría falta una unidad específica de proyectos, para asistir a los profesores. O –aunque lo veo menos claro-- en su caso una cierta externalización.

Finalmente, la rendición de cuentas consiste en el envío de los informes obligatorios a la Agencia Europea, tanto los intermedios como el final.