Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Access es un programa informático en entornos de empresa, que permite la creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento.

Cómo utilizar Microsoft AccessCreado por Zaira, Rosy Guerra, WikiVerificador

6 partes:Crear una nueva base de datos Agregar datos a la base de datos Establecer relaciones de

tablas Crear consultas Crear y usar formularios Crear un informe

Microsoft Access es un programa de creación de bases de datos que le permite a

cualquiera mantener y editar una base de datos. Este programa es adecuado para

cualquier trabajo desde proyectos pequeños hasta grandes empresas, además es

muy visual. Esto lo hace ideal para ingresar datos, ya que no necesitas trabajar

con tablas ni con hojas de cálculo. Lee los pasos a continuación para aprovechar

al máximo este programa.

Parte 1 de 6: Crear una nueva base de datos

1.

1Haz clic en la pestaña Archivo y selecciona “Nuevo”. La base de datos es lo

que contendrá toda tus datos en sus múltiples formas. Puedes optar por crear una

base de datos en blanco, un sitio web en blanco o elegir de entre una variedad de

plantillas.

Una base de datos en blanco es una base de datos de Microsoft Access estándar

y es apropiada para uso local. Al crearla también se generará una tabla.

Las bases de datos web están diseñadas para ser compatibles con las

herramientas de publicación web de Microsoft Access. Al crearla también se

generará una tabla.

Las plantillas son bases de datos prediseñadas hechas para un amplio rango de

usos. Elige una si no quieres pasar mucho tiempo creando la estructura de una

base de datos desde cero.

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2.

2Ponle un nombre a tu base de datos. Cuando hayas seleccionado el tipo de una

base de datos, dale un nombre que indique su propósito. Esto será especialmente

útil si vas a trabajar con múltiples bases de datos diferentes. Escribe el nombre

que le darás en la casilla “Nombre de archivo”. Selecciona “Crear” para generar el

nuevo archivo de base de datos.

Parte 2 de 6: Agregar datos a la base de datos

1.

1Determina la mejor estructura para tu información. Si vas a crear una base de

datos en blanco, querrás pensar en la mejor manera para organizar tus datos y

para darle la estructura apropiada. En Microsoft Access existen varias formas en

las que puedes dar formato e interactuar con tus datos:

Tablas. Esta es la principal forma en la que se almacena tus datos. Las tablas son

similares a las hojas de cálculo de Excel, ya que los datos se organizan en filas y

columnas. Debido a esto, la información a importar desde Excel o algún otro

programa que utilice hojas de cálculo es un proceso relativamente sencillo.

Formularios. Los formularios son la forma en la que la información se añade a tu

base de datos. Si bien puedes ingresarla directamente en las tablas, los

formularios te permiten ingresar datos más rápido y de manera más visual.

Informes. Resumen y muestran la información en tu base de datos. Los informes

analizan la información y responden a preguntas específicas como por ejemplo

cuánto fue la ganancia hecha o dónde se encuentran los clientes. Por lo general,

los informes están diseñados para ser impresos.

Consultas. Esta es la forma en la que puedes recuperar y filtrar tus datos. Puedes

usar las consultas para mostrar entradas específicas desde múltiples tablas.

También puedes usarlas para crear y actualizar datos.

2.

2Crea tu primera tabla. Si vas a empezar con una base de datos en blanco, lo

harás automáticamente con una tabla en blanco. Puedes comenzar ingresando los

datos en esta tabla, ya sea a mano o copiando y pegándolos de otra fuente.

Cada dato debe estar ubicado en su propia columna (campo) mientras que cada

registro debe estar en una fila separada. Por ejemplo, cada fila representaría a un

cliente mientras que cada campo a un dato distinto acerca de ese cliente (nombre,

apellidos, dirección de correo electrónico, número de teléfono, etc.).

Puedes cambiarle el nombre a las etiquetas de las columnas para que te sea más

fácil identificar los campos. Haz doble clic en el encabezado de columna para

cambiarle el nombre.

3.

3Importa datos de otra fuente. Si quieres importar desde un archivo o ubicación,

puedes configurar a Microsoft Access para extraer la información y añadirla a tu

base de datos. Esto es útil cuando quieres extraer información de un servidor web

u otro recurso compartido.

Haz clic en la pestaña “Datos externos”.

Selecciona el tipo de archivo que vas a importar. En la sección “Importar y

vincular” verás unas cuantas opciones para tipos de datos. Puedes hacer clic en el

botón “Más” para ver más opciones. ODBC significa Open DataBase Connectivity

e incluye bases de datos tales como SQL.

Dirígete a la ubicación de los datos. Si se encuentran en un servidor, necesitarás

proporcionar su dirección.

En la siguiente ventana elige “Especifique cómo y dónde desea almacenar los

datos en la base de datos actual”. Haz clic en “Aceptar” y sigue los pasos para

importar tus datos

4.

4Añade otra tabla. Querrás guardar tus diferentes registros en distintas bases de

datos. Esto te ayudará a mantener tus bases de datos funcionando sin problemas.

Por ejemplo, podrías tener una tabla con la información de un cliente y otra con la

información de pedido. Querrás vincular la información del cliente con la del

pedido.

En la sección “Crear” de la pestaña “Inicio” haz clic en el botón “Tabla” y aparecerá

una tabla nueva en tu base de datos. Puedes ingresar información en la misma

forma como lo hiciste en la primera.

Parte 3 de 6: Establecer relaciones de tablas

1.

1Aprende cómo funcionan las claves. Cada tabla tendrá una clave principal que

es única para cada entrada. Por defecto, Microsoft Access crea una columna

denominada Id que aumenta en número cada vez que ingresas una entrada. Esta

columna se establece como la clave principal. Asimismo, las tablas también

pueden tener claves externas, que son campos vinculados con otra tabla en la

base de datos. Estos campos vinculados contendrían los mismos datos.

Por ejemplo, en tu tabla Pedidos podrías tener un campo Id Cliente para rastrear

lo que el cliente ordenó con el producto. Puedes crear una relación para ese

campo con el campo Id en tu tabla Cliente.

Usar estas relaciones sirve para hacer que tus datos se mantengan consistentes,

eficientes y legibles.

2.

2Haz clic en la pestaña “Herramientas de base de datos”. Luego haz clic en el

botón “Relaciones” dentro de la sección del mismo nombre. Esto abrirá una nueva

ventana con la vista general de todas las tablas en la base de datos. Cada campo

estará catalogado debajo de su nombre de tabla.

Tendrás que haber creado el campo para la clave externa antes de crear la

relación. Por ejemplo, si quieres usar el Id Cliente en la tabla Pedidos, crea un

campo en dicha tabla llamado “Cliente” y déjalo en blanco. Asegúrate de que

tenga el mismo formato que el campo al que lo estás vinculando (los mismos

números en este caso).

3.

3Arrastra el campo que quieres usar como clave externa. Suéltalo en el campo

que creaste para la clave externa. Haz clic en “Crear” en la ventana que aparece

para establecer la relación para los campos. Aparecerá una línea entre ambas

tablas que conectan los campos.

Marca la casilla “Exigir integridad referencial” al momento de crear la relación. Esto

significa que si todos los datos cambian en un campo, el otro se actualizará

automáticamente. Esto servirá para mantener tus datos precisos.

Parte 4 de 6: Crear consultas

1.

1Aprende la función de las consultas. Las consultas son acciones que te

permiten visualizar, añadir y editar rápidamente la información en tu base de

datos. Existe una amplia variedad de tipos de consulta que van desde búsquedas

simples hasta la creación de nuevas tablas basadas en datos existentes. Las

consultas son herramientas esenciales para la creación de informes.[1]

Las consultas se dividen en dos tipos principales: consultas de selección y de

acción. Las consultas de selección extraen datos de tablas y pueden realizar

cálculos. Por otro lado, las de acción pueden añadir, editar y eliminar datos de las

tablas.

2.

2Utiliza el “Asistente para consultas” para crear una consulta básica de

selección. Si quieres crear una consulta de selección básica, utiliza el “Asistente

para consultas” que te indicará los pasos a seguir. Puedes acceder al asistente

desde la pestaña “Crear”. Esto te permitirá visualizar los campos específicos de

una tabla.

Crear una consulta de selección con criterios

1.

1Abre la herramienta de diseño de consultas. Puedes emplear los criterios para

restringir tu consulta de selección y sólo mostrar la información necesaria. Para

comenzar, haz clic en la pestaña “Crear” y selecciona “Diseño de consulta”.

2.

2Selecciona tu tabla. Se abrirá un cuadro llamado “Mostrar tabla”. Haz doble clic

en la tabla en la que quieras ejecutar la consulta y luego en Cerrar.

3.

3Añade los campos que quieres recuperar. Haz doble clic en cada campo

ubicado en la tabla que quieres añadir a la consulta. Los campos se añadirán en el

cuadro “Diseño”.

4.

4Añade tus criterios. Puedes usar diferentes tipos de criterios tales como texto o

funciones. Por ejemplo, si quisieras mostrar únicamente precios mayores a $ 50

de tu campo “Precios”, ingresa >=50 en los criterios. Si quisieras mostrar

únicamente a los clientes del Reino Unido, escribe UK en el campo Criterios.

Puedes usar múltiples criterios por consulta.

5.

5Haz clic en “Ejecutar” para ver tus resultados. El botón “Ejecutar” se encuentra

en la pestaña Diseño. Los resultados de tu consulta se mostrarán en la ventana.

Presiona Ctrl + S para guardar la consulta.

Crear una consulta de selección con parámetros

1. 1

Abre la herramienta Diseño de consulta. Una consulta de parámetros te

permitirá especificar lo que quieres recuperar cada vez que se ejecute dicha

consulta. Por ejemplo, si tienes una base de datos con clientes de varias ciudades,

puedes ejecutar una consulta de parámetros para preguntar para qué ciudad

quieres mostrar los resultados.

2. 2

Crea una consulta de selección y especifica la(s) tabla(s). Añade los campos

que quieras recuperar en la consulta haciéndoles doble clic en la vista general de

la tabla.

3. 3

Añade un parámetro a la sección Criterios. Los parámetros se indican entre “[]”.

El texto dentro de los corchetes se mostrará en el indicador que aparece cuando

se ejecuta la consulta. Por ejemplo, en el caso del indicador de ciudad, haz clic en

la celda Criterios correspondiente al campo ciudad y escribe [¿Qué ciudad?].

Puedes finalizar los parámetros con “?” o “:”, pero no con “!” ni “.”

4. 4

Haz una consulta con múltiples parámetros. Puedes usar múltiples parámetros

para crear un rango personalizado para los resultados de tu consulta. Por ejemplo,

si se trata del campo de fechas, puedes devolver un rango de ellas

escribiendo Entre [fecha de inicio:] y [fecha de conclusión:]. Obtendrás

dos indicadores cuando ejecutes la consulta.[2]

Crear una consulta de creación de tabla

1. 1

Haz clic en la pestaña Crear y selecciona el botón “Diseño de

consulta”.Puedes usar consultas para extraer datos específicos de tablas

existentes y con ellos, crear una tabla nueva. Esto es especialmente útil si quieres

compartir partes específicas de tu base de datos o crear formularios específicos

para los subconjuntos de tu base de datos. Primero tendrás que crear una

consulta de selección regular.

2. 2

Selecciona la(s) tabla(s) de las que quieres extraer información. Haz doble clic

en las tablas de las que quieras extraer información. Puedes hacerlo de múltiples

tablas si es necesario.

3. 3

Selecciona los campos de los que quieres recuperar datos. Usando la vista

general de la tabla, haz doble clic en los campos que quieras añadir. Estos se

añadirán a tu cuadro de consulta.

4. 4

Establece tus criterios. Si quieres detallar datos específicos de un campo, utiliza

la sección de criterios para ajustar el filtro. Lee la sección “Crear una consulta de

selección con criterios” mencionada anteriormente para obtener más detalles.

5. 5

Pon a prueba tu consulta para asegurarte de que devuelva los resultados

deseados. Antes de crear tu tabla, ejecuta la consulta para asegurarte de que

extraiga todos los datos correctos. Ajusta tus criterios y campos hasta que

obtengas todos los datos deseados.

6. 6

Guarda la consulta. Presiona Ctrl + S para guardar la consulta y usarla en el

futuro. Aparecerá en tu panel de navegación al lado izquierdo de tu pantalla. Haz

clic en la consulta para seleccionarla nuevamente y luego en la pestaña Diseño.

7. 7

Haz clic en el botón “Crear tabla” en la sección “Tipo de consulta”.Aparecerá

una ventana solicitándote el nombre para tu nueva tabla. Ingrésalo y haz clic en

Aceptar.

8. 8

Haz clic en el botón “Ejecutar”. Se creará tu nueva tabla con la consulta que

estableciste. Tu tabla aparecerá en tu panel de navegación ubicado a la izquierda.

Crear una consulta de datos anexados

1. 1

Abre una consulta creada anteriormente. Puedes usar consulta de datos

anexados para añadir datos de una tabla a otra ya existente. Esto es útil si

necesitas añadir más datos a una tabla que creaste con una consulta de creación

de tabla.

2. 2

Haz clic en el botón Anexar en la pestaña Diseño. Esto abrirá el cuadro de

diálogo llamado “Anexar”. Selecciona la tabla que quieres adjuntar.

3. 3

Modifica los criterios de tu consulta para que coincidan con lo que quieres

añadir. Por ejemplo, si creaste una tabla con los criterios “2010” para el campo

Año, cámbiala al año que quieras agregar, como por ejemplo “2011”.

4. 4

Establece la ubicación en la que quieres anexar los datos. Asegúrate de

establecer los campos correctos para cada columna que estés adjuntando. Por

ejemplo, cuando uses los cambios anteriormente mencionados, los datos deben

anexarse al campo Año en la fila “Anexar a”.

5. 5

Ejecuta la consulta. Haz clic en el botón “Ejecutar” de la pestaña Diseño. La

consulta se realizará y los datos se añadirán a la tabla. Puedes abrir esta última

para verificar si la información se agregó correctamente.

Parte 5 de 6: Crear y usar formularios

1.

1Selecciona la tabla para la que quieras crear un formulario. Los formularios te

permiten ver fácilmente los datos de cada campo, además de cambiar

rápidamente entre registros o crear unos nuevos. Los formularios son esenciales

para períodos prolongados de ingreso de datos, ya que a la mayoría de personas

les parece mucho más fáciles de trabajar que con las tablas.

2.

2Haz clic en el botón “Formulario” de la pestaña Crear. Al hacerlo se creará un

formulario basado en los campos existentes en la tabla. Microsoft Access realiza

un buen trabajo al crear automáticamente campos con el tamaño correcto, pero

puedes modificarlos y mover cualquier elemento que desees.

Si no quieres mostrar un campo específico en el formulario, puedes hacer clic

derecho en él y seleccionar Eliminar.

Si tus tablas están relacionadas, aparecerá una hoja de datos debajo de cada

registro mostrando todos los datos conectados de manera que te sea mucho más

fácil editarlos. Por ejemplo, cada representante de ventas en tu base de datos

puede tener una base de datos del cliente adjunta a su registro.

3.

3Dirígete a tu nuevo formulario. Las flechas de dirección en la parte inferior se

desplazarán entre registros. A medida que cambias de campos, estos comenzarán

a llenarse con datos de registro. Puedes usar los botones en los bordes para

moverte al primero o al último registro.

4.

4Haz clic en el botón Hoja de datos para usar la tabla. Este se encuentra en la

esquina superior izquierda y te permitirá comenzar a modificar los valores de tu

tabla usando el formulario.

5.

5Realiza cambios a los registros existentes. Puedes editar el texto en cualquier

campo de cada registro para modificar los datos en la tabla. Los cambios

aparecerán automáticamente en ésta, al igual que en las tablas conectadas.

6.

6Agrega nuevos registros. Para crear un nuevo registro al final de la lista haz clic

en “Agregar registro” cerca de los botones de navegación. Ahora puedes usar los

campos para ingresar datos en el registro en blanco de la tabla. Este es un

método mucho más sencillo para añadir información nueva.

7.

7Guarda el formulario cuando hayas terminado. Asegúrate de guardarlo

presionando Ctrl + S para que puedas volver a acceder a él fácilmente en otra

ocasión. Aparecerá en tu panel de navegación en la parte izquierda de tu pantalla.[3]

Parte 6 de 6: Crear un informe

1.

1Selecciona tu tabla o consulta. Los informes te permiten mostrar rápidamente

los resúmenes de tus datos. A menudo se usan para informes de ingresos y de

envíos, además es posible adaptarlos a casi cualquier uso. Los informes extraen

datos tanto de las tablas como de las consultas que hayas creado.

2.

2Haz clic en la pestaña Crear. Selecciona el tipo de informe que quieres crear.

Hay diferentes formas de crear uno. Microsoft Access te permite crear un informe

automáticamente o también uno personalizado.

Informe. Esto creará un informe automático con todos los datos de tu fuente. No

se agrupará nada, pero en el caso de algunas bases de datos, quizás esto sea

suficiente para mostrar lo que necesitas.

Informe en blanco. Esto creará un informe vacío en el que puedes ingresar tus

datos según creas conveniente. Podrás elegir cualquier campo disponible para

crear un informe personalizado.

Asistente para informes. Este asistente te guiará a través del proceso de creación

de un informe, permitiéndote elegir y agrupar tus datos para luego darles un

formato acorde.

3.

3Establece un origen para un informe en blanco. Si has elegido crear un informe

en blanco, tendrás que seleccionar un origen para él. En primer lugar, haz clic en

la pestaña “Organizar” y luego selecciona “Hoja de propiedades”. También puedes

hacerlo presionando Alt + Enter.

Haz clic en la flecha hacia abajo que está al lado del campo “Origen del registro”.

Aparecerá una lista de tablas y consultas disponibles. Selecciona una y será

asignada al informe.

4.

4

Añade campos a tu informe. Cuando tengas un origen, puedes comenzar a

añadir campos de este a tu reporte. Haz clic en la pestaña “Formato” y luego en

“Agregar campos existentes”. La lista de campos aparecerá en el panel de la

derecha.

Haz clic y arrastra los campos que desees añadir en el panel Diseño. El registro

aparecerá en el informe. Conforme agregues campos adicionales, se irán

alineando automáticamente con los ya existentes.

Puedes cambiar el tamaño de los campos haciendo clic en los bordes y

arrastrando el mouse.

Elimina campos del informe haciendo clic en el encabezado y presionando la tecla

Supr.

5.

5Agrega grupos a tu informe. Los grupos te permiten analizar rápidamente la

información en un informe, ya que con ellos puedes organizar la información

relacionada. Por ejemplo, quizás quieras agrupar las ventas por región o por

vendedor. Los grupos te permiten hacer esto.

Haz clic en la pestaña Diseño y luego en el botón “Agrupar y ordenar”.

Haz clic derecho en cualquier parte del campo que desees añadir a un grupo.

Selecciona “Agrupar” en el menú.

Se creará un encabezado para el grupo. Puedes ajustar este encabezado a lo que

desees utilizar para etiquetar el grupo.

6.

6Guarda y comparte tu informe. Cuando tu informe esté listo, puedes guardarlo y

compartirlo o imprimirlo como cualquier documento. Úsalo para compartir el

desempeño de tu empresa con tus inversionistas, la información de contacto con

tus empleados y mucho más