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2015
Microsoft Access 2013
¿Cómo gestionar tu economía doméstica?
Pere Manel Verdugo Zamora
Monitor de informática y nuevas tecnología
Móvil. 678061103
Les adjunto mi página web donde tendrán acceso a mi
currículum, así como experiencia profesional:
Web: http://www.peremanelv.com
Correo: [email protected]
Twitter: @pereverdugo
Skype: peremanelv
FaceTime: 605 062 054 (Desde iPhone, iPad o Mac)
Facebook: http://www.facebook.com/PereManelVerdugoZamora
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Presentación En este tutorial vamos a aprender cómo realizar y gestionar una base de datos para el control
de gastos e ingresos de una economía familiar.
En el siguiente enlace podrás acceder a los archivos complementarios que necesitarás para la
realización de este tutorial:
https://drive.google.com/folderview?id=0Bweh-by75-
Dcfmw3TEhSR1o5WEdxQTVEMUxrbnlyRGJCSlM3dk0zZ2lyQkxyRzVMZTdFR1E&usp=sharing
Podrás descargar la base de datos terminada, así si se me escapa algún detalle lo podrás
comprobar sobre el mismo proyecto.
Las siguientes hojas de cálculo:
Control gastos e ingresos
Cuentas
Familia
IVA
Es para tener que evitarte el que tengas que introducir todos los registros y así poderte evitar el
tener que introducir todos los registros.
Si eres novel en la gestión de bases de datos antes de seguir con este tutorial te aconsejaría que
hicieras otro tutorial más sencilla que podrás encontrar en el siguiente enlace:
http://www.peremanelv.com/Pagina_Web_de_Pere_Manel/Tutoriales_files/Microsoflt%20Ac
cess%202013.pdf
En el siguiente enlace podrás ver un video de cómo tiene que quedar el proyecto una vez
terminado:
https://www.youtube.com/watch?v=spFiHl_AeXA&feature=youtu.be
Sin perder más tiempo vamos a iniciar nuestro nuevo proyecto.
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Vamos a crear la base de datos Una vez ejecutado Microsoft Access 2013
Seleccionaremos “Base de datos del escritorio en
blanco”.
Como nombre a la base de datos le pondremos “Control
Gastos e Ingresos”, podréis observar que por defecto
esta se guarda en la carpeta de “Mis documentos”,
como ya nos va bien seleccionaremos el botón de
“Crear”.
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Ya podemos empezar a crear nuestras tablas:
Vamos a crear las siguientes tablas:
Control de gastos e ingresos
Cuentas
Familias
IVA
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Crear las tablas
Por defecto cuando empezamos una base de datos aparece una tabla que vamos cerrar, en
nuestro caso no nos interesa.
De la pestaña “CREAR” seleccionaremos “Diseño de tabla”.
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El campo “Saldo” contiene la siguiente fórmula: [Ingresos] – [Gastos]
Los campos “Ingresos” y “Gastos”:
En el valor predeterminado pondremos “0” cero, de esta manera en este campo si no
introducimos valores por defecto tendrá el número cero si no hacemos esto luego quedaría este
campo como vacío y como hemos creado un campo de llamado “Saldo” que es la diferencia de
Ingresos – Gastos el resultado quedaría en blanco.
Vamos a definir los siguientes campos.
A continuación seleccionaremos la fila “Fecha”.
Seleccionaremos “Clave principal”.
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Observarás que en la fila “Fecha” aparece una llave, esto quiere decir que hemos indexado por
este campo, el pequeño inconveniente es que a la hora de introducir registros los campos claves
no permiten introducir los mismos datos en diferentes registros, para solucionar este problema
tenemos que indexar por Fecha + Id ya que Id es un número que se introduce automáticamente
y es un número que en cada registro nuevo se incrementa +1.
Para ello vamos a realizar los siguientes pasos:
Seleccionaremos “Índices”.
En Nombre del campo por debajo de Fecha seleccionaremos Id.
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Ya podemos cerrar esta ventana.
Podrás observar que aparecen dos llaves ya que lo hemos indexado por Fecha + Id.
Vamos a cerrar la tabla y como nombre de la tabla “Control Gastos e Ingresos”.
En el apartado de “Todos los objetos” podrás observar la tabla que hemos creado.
Ahora vamos a crear la tabla “Familia”, como clave principal “Código Familia”.
Ahora vamos a crear la tabla “Cuenta”, como clave principal “Código Cuenta”.
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Ahora vamos a crear la tabla “IVA”, como0 clave principal “Código IVA”.
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Agregar registros Ahora tenemos que añadir los registros para poder obtener unos resultados, para evitarte el mal
trago de tener que agregar los registros, vamos a importar los registros desde la hoja de cálculo
que puedes descargar desde el enlace que te comenté al principio del tutorial.
De la pestaña “DATOS EXTERNOS” seleccionaremos “Excel”.
Seleccionaremos el botón “Examinar” para buscar la hoja de cálculo.
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Seleccionamos la hoja de cálculo “Control gastos e ingresos” seguido del botón “Abrir”.
Seleccionaremos la opción “Anexar una copia de los registros a la tabla:” y seleccionaremos
“Control gastos e ingresos”, seguido del botón “Aceptar”.
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Seleccionaremos el botón “Siguiente”.
Seleccionaremos el botón “Finalizar”.
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Seleccionaremos el botón “Cerrar”.
Si hacemos doble clic sobre la tabla “Control Gastos e Ingresos” podremos observar que la tabla
ya tiene datos, te he ahorrado que tengas que introducir todos estos registros.
Esto lo tenemos que repetir con el resto de tablas.
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La tabla Cuentas tiene que tener los siguientes registros:
La tabla Familia tiene que tener los siguientes registros:
La tabla IVA tiene que tener los siguientes registros:
En caso de error lo ignoras y sigue.
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Relacionar tablas
En la pestaña “HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS” encontraremos “Relaciones”.
El siguiente paso será agregar todas las tablas.
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Vamos a realizar la siguiente distribución:
La tabla “Control gastos e ingresos” contienen unos campos que tienen la misma información
en distintas tablas, para realizar una relación tenemos que realizar los siguientes pasos:
Nos situamos con el ratón encima del campo “Familia” de la tabla “Control gastos e ingresos” y
manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón nos desplazaremos encima del campo
“Código Familia” de la tabla “Familia” al soltar el ratón observaremos la siguiente ventana:
Activaremos la casilla “Exigir integridad referencial” seguido del botón “Crear”.
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Ya tenemos la primera relación, ahora lo repetiremos con el resto de tablas.
Este tiene que ser el resultado:
En la parte superior derecha observamos una X para cerrar las relaciones.
Observarás el siguiente mensaje:
A lo que contestaremos “Sí”.
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Crear consultas
De la pestaña “CREAR” seleccionaremos “Diseño de consulta”.
Agregaremos las tablas “Control gastos e ingresos”, “Cuentas” y “IVA”, seguido del botón
“Agregar”, seguido del botón “Cerrar”.
Agregaremos los siguientes campos:
Agregaremos dos campos con fórmulas:
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Cerraremos la consulta y la guardaremos esta consulta con el nombre de “Consulta con familia”.
A lo que contestaremos “Sí”.
Seguido del botón “Aceptar”.
Ahora vamos a crear una segunda consulta:
De la pestaña “CREAR” seleccionaremos “Diseño de consulta”.
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Agregaremos las tablas “Control gastos e ingresos”, “Familia” y “IVA”, seguido del botón
“Agregar”, seguido del botón “Cerrar”.
Agregaremos los siguientes campos:
Agregaremos dos campos con fórmulas:
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Cerraremos la consulta y la guardaremos esta consulta con el nombre de “Consulta con familia”.
A lo que contestaremos “Sí”.
Seguido del botón “Aceptar”.
Vamos a relacionar las consultas:
De la pestaña “HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS” seleccionaremos “Relaciones”.
Seleccionaremos “Mostrar tabla”.
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De la pestaña “Consultas” seleccionaremos las dos consultas, seguido del botón “Agregar” y
“Cerrar”.
Cuando realizas la relación podrás observar que la opción “Exigir integridad referencial” no se
puede activar, es porque estamos relacionando una consulta con una tabla.
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Cerramos las relaciones y guardamos los cambios.
A lo que contestaremos que Sí.
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Crear los formularios Para la confección de estos formularios queremos trabajar con ventanas superpuestas en lugar
de pestañas, para ello hemos de cambiar la configuración de la base de datos actual.
Del menú “Archivo” seleccionaremos “Opciones”.
De la opción “Base de datos actual” seleccionaremos la opción “Ventanas superpuestas”,
seguido del botón “Aceptar”.
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Debemos de cerrar la base de datos y volverla abrir para que los cambios se realicen.
Formulario por cuentas
De la pestaña “CREAR” seleccionaremos “Asistente para formularios”.
Seleccionaremos la tabla “Cuentas” y agregaremos los dos campos, a continuación
seleccionaremos la “Consulta con cuenta” y agregaremos todos los campos menos el campo
“Cuenta” tal como se muestra en la siguiente imagen.
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Seguido del botón “Siguiente”.
Seleccionaremos de nuevo el botón “Siguiente”.
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Seleccionaremos de nuevo el botón siguiente.
Como nombre al formulario pondremos “Formulario por Cuentas”, seguido del botón
“Finalizar”.
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Vamos a modo diseño para hacer algunas modificaciones:
Formulario por familias
Ahora repitiendo los pasos anteriores realizaremos el siguiente formulario con su
correspondiente subformulario.
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Crear otra consulta para su correspondiente formulario En este ejemplo queremos hacer un formulario y que alguna información se introduzca
automáticamente.
Al introducir el código de familia tiene que mostrar automáticamente el nombre.
Al introducir el código de cuenta tiene que mostrar automáticamente la cuenta.
Al introducir el código del IVA tiene que mostrar automáticamente su descripción y porcentaje.
Así como el importe con IVA al anotar un ingreso o un gasto.
Lo primero que vamos a realizar es una consulta:
De la pestaña “CREAR” seleccionaremos “Diseño de consulta”.
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Agregamos las cuatro tablas y vamos a seleccionar los siguientes campos:
Formulas
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Cerramos la consulta.
Seleccionamos “Sí”.
Como nombre “Consulta formulario principal”, seguido del botón “Aceptar”.
De la pestaña “CREAR” seleccionaremos “Asistente para formularios”.
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Seleccionaremos la consulta “Consulta formulario principal” seguido del botón “Siguiente”.
Dejaremos seleccionado “En columnas”, seguido del botón “Siguiente”.
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Como nombre del formulario “formulario principal” seguido del botón “Finalizar”.
Vamos a modo diseño para hacer algunas modificaciones.
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Ahora en los campos Familia, Cuenta y Código IVA los vamos a cambiar por un Cuadro
combinado.
En modo de diseño en el apartado “HERRAMIENTAS DE DISEÑO DE FORMULARIO” observarás
tres pestañas, seleccionaremos “DISEÑO”, podrás seleccionar cuadro combinado.
Y dibujaremos un rectángulo en el formulario.
Este cuadro combinado es independiente, con ayuda del asistente este tendrá su funcionalidad.
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Dejaremos activada la opción “Deseo que el cuadro combinado busque los valores en otra tabla
o consulta”, seguido del botón “Siguiente”.
Seleccionaremos la tabla “Familia”, seguido del botón “Siguiente”.
Agregaremos los dos campos, seguido del botón “Siguiente”.
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Ordenaremos por “Código Familia”, seguido del botón “Siguiente”.
Desactivaremos la casilla “Ocultar la columna clave (se recomienda), a continuación
modificaremos los anchos de cada columna, seguido del botón “Siguiente”.
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El valor que queremos guardar “Código Familia” seguido del botón “Siguiente”.
Seleccionaremos la opción “Almacenar el valor en el campo: y seleccionaremos “Familia”,
seguido del botón “Siguiente”.
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Ahora pondremos nombre a la etiqueta “Familia” seguido del botón “Finalizar”.
Eliminar los campos que están seleccionados y en su lugar colocaremos los que hemos creado.
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Cerraremos el formulario y guardaremos los cambios, abriremos el formulario de nuevo para
ver los cambios realizados.
Estos pasos los tendrás que repetir con Cuentas y Código IVA.
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Este será el resultado:
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Agregar botones en los formularios
Entramos al formulario en modo de diseño y en el apartado “HERRAMIENTAS DE DISEÑO DE
FORMULARIO” en la pestaña “DISEÑO” observaremos la herramienta para la confección de
botones.
Una vez seleccionada la herramienta para hacer botones dibujaremos un rectángulo en el
formulario y automáticamente aparecerá un asistente que nos irá guiando hasta la finalización
del botón.
Vamos a realizar los siguientes botones
1.- Ir al primer registro.
2.- Registro anterior.
3.- Ir al registro siguiente.
4.- Ir al último registro.
5.- Agregar un nuevo registro.
6.- Eliminar registro.
Ir al primer registro Una vez dibujado el recuadro del botón en el formulario aparecerá la siguiente ventana:
En el apartado de “Categorías:” seleccionaremos “Navegación de registros” y en el apartado de
“Acciones” seleccionaremos “Ir al primer registro”, seguido del botón “Siguiente”.
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Dejaremos esta ventana con los valores que vienen por defecto, seguido del botón “Siguiente”.
Pondremos nombre este objeto, en nuestro caso “PrimerRegistro” seguido del botón “Finalizar”.
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Ir al registro anterior Ahora vamos a dibujar un segundo botón.
En el apartado de “Categorías” seleccionaremos “Navegación de registros” y en el apartado
“Acciones” seleccionaremos “Ir al registro anterior”, seguido del botón “Siguiente”.
Dejaremos esta ventana con los valores que vienen por defecto, seguido del botón “Siguiente”.
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Como nombre del objeto “RegistroAnterior” seguido del botón “Finalizar”.
Ir al registro siguiente Ahora vamos a dibujar un segundo botón.
Del apartado “Categorías:” seleccionaremos “Navegación de registros” y en el apartado
“Acciones” seleccionaremos “Ir al registro siguiente” seguido del botón “Siguiente”.
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Dejaremos esta ventana con los valores que vienen por defecto, seguido del botón “Siguiente”.
Como nombre al objeto le daremos “RegistroSiguiente” seguido del botón “Finalizar”.
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Ir al último registro Ahora vamos a dibujar un segundo botón.
Del apartado “Categorías:” seleccionaremos “Navegación de registros” y en el apartado
“Acciones:” seleccionaremos “Ir al último registro” seguido del botón “Siguiente”.
Dejaremos esta ventana con los valores que vienen por defecto, seguido del botón “Siguiente”.
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Como nombre al objeto le daremos “UltimoRegistro”, seguido del botón “Finalizar”.
Agregar un nuevo registro Ahora vamos a dibujar un segundo botón.
En el apartado de “Categorías:” seleccionaremos “Operaciones con registros” en el apartado
de “Acciones:” seleccionaremos “Agregar nuevo registro” seguido del botón “Siguiente”.
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En el apartado “Imagen” seleccionaremos “Lápiz (Editar) seguido del botón “Siguiente”.
Como nombre al objeto le daremos “AgregarNuevoRegistro” seguido del botón “Finalizar”.
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Eliminar registro Ahora vamos a dibujar un segundo botón.
Del apartado “Categorías:” seleccionaremos “Operaciones con registros” y del apartado
“Acciones:” seleccionaremos “Eliminar registro” seguido del botón “Siguiente”.
Del apartado “Imagen:” seleccionaremos “Papelera” seguido del botón “Siguiente”.
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Como nombre al objeto le asignaremos “EliminarRegistro” seguido del botón “Finalizar”.
Este será el resultado final
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Cambiar las propiedades a un formulario
Teniendo el formulario en modo de edición desde “HERRAMIENTAS DE DISEÑO DE
FORMULARIO” seleccionaremos la pestaña “DISEÑO” y de este “Hoja de propiedades”.
Vamos a comentar varias propiedades.
Podrás observar que consta de varias pestañas, Formato, Datos, Eventos, Otras y Todas, vamos
a modificar los siguientes parámetros:
Estilo de bordes a Ninguno
Selector de registros a NO
Botones de navegación a NO
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Barras de desplazamiento a Ninguna
Cuadro de control a NO
Botón cerrar NO (Para cerrar esta ventana a partir de ahora con botón derecho del ratón
seleccionaremos “A vista de diseño” y ya podrás cerrar el formulario).
Botones Maximizar y minimizar a Ninguno
Cerramos el formulario, guardamos los cambios, abrimos de nuevo el formulario y este será el
resultado:
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Crear los formularios Cuentas, Familia e IVA Ahora como tú ya tienes los conocimientos necesarios para realizar estos formularios y
diseñarlos, yo te dejaré el resultado final para que tú los hagas lo más parecido.
Yo utilizaré el asistente para formularios y luego haré las modificaciones oportunas.
Formulario Cuentas
Sí queremos eliminar la barra de desplazamiento de un campo lo seleccionamos en modo de
edición y en el panel de propiedades “Barra de desplazamiento” lo seleccionamos a ninguna.
Lo tendrás que hacer en los dos campos.
Formulario Familia
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Formulario IVA
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Crear Formularios de tipo Tabular Vamos a crear tres formularios de tipo tabular para las tablas de Cuentas, Familias e IVA.
Vamos a utilizar el asistente para formularios.
De la pestaña “CREAR” seleccionaremos “Asistente para formularios”.
Seleccionamos la tabla “Cuentas” y agregamos los dos campos, seguido del botón “Siguiente”.
Seleccionamos “Tabular” seguido del botón “Siguiente”.
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Como nombre al formulario “Formulario Cuentas Tabular”, seleccionaremos la opción
“Modificar el diseño del formulario”, seguido del botón “Finalizar”.
Vamos a realizar las oportunas modificaciones que ya hemos practicado en ejercicios anteriores.
En este caso la barra de desplazamiento la hemos dejado en “Vertical” ya que si hay muchos
registros podremos desplazarnos para poderlos ver todos.
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Vamos a repetir los mismos pasos con Formulario Familias Tabular
Vamos a repetir los mismos pasos con Formulario IVA Tabular
Ahora vamos crear dos botones en cada formulario, uno para cambiar a vista columnas que es
otro formulario y un segundo botón para cerrar el formulario.
Nos iremos a modo de edición del formulario Cuentas Tabular
Del apartado “HERRAMIENTAS DE DISEÑO DE FORMULARIO” en la pestaña “DISEÑO”
seleccionaremos la herramienta para hacer botones.
Una vez hemos dibujado el botón seleccionamos el botón cancelar.
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Podrás observar que en la etiqueta del botón pone el nombre del objeto si hacemos clic en el
titulo le podremos cambiar el texto.
Ahora lo seleccionaremos el botón con el botón derecho del ratón y del menú que aparece
seleccionaremos “Generar evento…”.
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Seleccionaremos la opción “Generador de macros” seguido del botón “Aceptar”.
Los pasos que queremos realiza es cerrar el “Formulario Cuentas Tabular” y abrir el “Formulario
Cuentas” y pasamos de una visión tabular a columnas.
Ahora vamos a hacer otro botón para poder cerrar este formulario.
Este proceso lo tenemos que repetir con el “Formulario Familias Tabular”.
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Y por último “Formulario IVA Tabular”.
Ahora en los “Formularios Cuentas”, “Formulario Familia” y “Formularios IVA” agregaremos un
botón con la etiqueta “Vista Tabular” y el botón de cerrar ventana.
Este será el resultado para el “Formulario Cuenta”.
Este será el resultado para el “Formulario Familia”.
Este será el resultado para el “Formulario IVA”
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Ahora desde el “Formulario Principal” Agregaremos tres botones para llamar a los
correspondientes formularios.
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Ejemplo de la Macro del botón “Familia”
Podrás observar que en el apartado “Modo de la ventana” he seleccionado “Diálogo” esto nos
impide acceder a otro formulario si antes no cerramos el formulario que se ha abierto con esta
modalidad.
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Consultas con parámetros Son aquellas consultas que antes de ejecutarse te pregunta por aquellos parámetros por los que
tiene que filtrar la consulta.
En nuestro caso tenemos que hacer 6 consultas en la que nos tiene que preguntar por los
siguientes parámetros:
Consulta por fechas
Esta consulta nos tiene que peguntar una Fecha inicio y una Fecha final para obtener la
información que está comprendida entre dichas fechas.
Consulta por familia
Esta consulta nos tiene que preguntar por el código de algún miembro de la familia para poder
hacer un seguimiento individual de sus ingresos y gastos.
Consulta por cuenta
Esta consulta nos tiene que preguntar pro e código de alguna cuenta para poder hacer un
seguimiento de aquellos movimientos generados en esta cuenta.
Consulta por fechas y familia
Esta consulta nos tiene que preguntar por una fecha inicio y una fecha final, así como un código
de familia, de esta forma se podrá hacer un seguimiento de los gastos e ingresos de algún
miembro de la familia comprendido entre fechas.
Consulta por fechas y cuenta
Esta consulta nos tiene que preguntar por una fecha inicio y una fecha final, así como un código
de cuenta, de esta forma se podrá hacer un seguimiento de una cuenta comprendido entre
fechas.
Consulta por fechas, familia y cuenta
Esta consulta nos tiene que preguntar por una fecha inicio y una fecha final, así como un código
de cuenta y un código de familia, de esta forma se podrá hacer un seguimiento de los
movimientos de una cuenta de un determinado familiar que está comprendido entre fechas.
Lo primero que vamos a realizar es una consulta sin parámetros a la que le llamaremos consulta
general, ésta la iremos duplicando y agregando los parámetros correspondientes de este modo
no tendremos que repetir cada consulta desde 0.
De la pestaña “CREAR” seleccionaremos “Diseño de consultas”.
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Con los correspondientes campos:
Los primeros 9 campos podrás observar que primero aparece el nombre del campo, por
ejemplo “Fecha” y en la parte inferior el nombre de la tabla por ejemplo “Control de gastos e
ingresos”.
Los tres últimos campos son campos de fórmulas para calcular los ingresos con IVA, los gastos
con IVA, y el Saldo que es la diferencia entre los Ingresos con IVA menos los gastos con IVA que
a la hora de hacer los informes nos serán de gran utilidad.
A continuación vamos a cerrar esta consulta y la vamos a guardar con el nombre de consulta
general.
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Una vez seleccionada con el botón derecho del ratón seleccionaremos “Copiar”.
Seleccionamos de nuevo el botón derecho del ratón y seleccionamos “Pegar”.
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Nos aparece una ventana donde nos sugiere el nombre de la nueva consulta, nosotros le vamos
a cambiar el nombre.
En nuestro caso será “Consulta por fechas” seguido del botón “Aceptar”.
Seleccionamos la nueva consulta con el botón derecho del ratón y seleccionamos “Vista Diseño”.
Del apartado “HERRAMIENTAS DE CONSULTA” en la pestaña “DISEÑO” seleccionaremos
“Parámetros”.
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Como esta primera consulta tiene que preguntar por la fecha inicio y fecha final estos son los
parámetros que agregamos. Seguido del botón “Aceptar”.
Cuando empezamos a escribir los parámetros en criterios ya nos muestra una relación de ellos
para no tenerlos que escribir de nuevo.
Para que filtre entre unas determinadas fechas esta es la fórmula.
A continuación cerramos la consulta y guardaremos los cambios.
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Esto lo tenemos que repetir con el resto de consultas.
Seleccionamos la consulta general con el botón derecho del ratón y seleccionamos la opción
“Copiar”.
De nuevo con el botón derecho del ratón seleccionamos “Pegar”
Cambiamos el nombre de la consulta a “Consulta por familias”.
Seguido del botón “Aceptar”.
A continuación la seleccionamos con el botón derecho del ratón y seleccionamos “Vista de
diseño”.
En parámetros ponemos:
Seguido del botón “Aceptar”.
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Cerramos la consulta y guardamos los cambios.
De nuevo seleccionamos la consulta general con el botón derecho del ratón y seleccionamos
“Copiar”.
De nuevo con el botón derecho del ratón seleccionamos “Pegar”.
Cambiamos el nombre de la nueva consulta:
Seguido del botón “Aceptar”.
De nuevo la abrimos “A vista de diseño”.
Agregamos el siguiente parámetro “Código cuenta”
Este será el criterio, cerraremos la consulta y guardaremos los cambios.
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Para hacer la siguiente consulta vamos a duplicar la consulta “Consulta por fechas” y le
pondremos como nombre “Consulta por fechas y familia”.
Seguido del botón “Aceptar.
Ahora la vamos a abrir a “Vista Diseño”.
Agregaremos el parámetro que le falta “Código Familia”, seguido del botón “Aceptar”.
Este será el criterio, cerraremos la consulta y guardaremos los cambios.
.
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Duplicamos de nuevo la “Consulta por Fechas” con el nombre de “Consulta por Fechas y
Cuentas”
Seguido del botón “Aceptar”, cerramos la consulta y guardamos los cambios.
Ahora la vamos a abrir a “Vista Diseño”.
Agregaremos el parámetro que le falta “Código cuenta”, seguido del botón “Aceptar”.
Este será el criterio, cerraremos la consulta y guardaremos los cambios.
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Ahora vamos a duplicar la “Consulta por fechas y familia” y le podremos el nombre de “Consulta
por fechas familias y cuentas”.
Seguido del botón “Aceptar”, cerramos la consulta y guardamos los cambios.
Ahora la vamos a abrir a “Vista Diseño”.
Agregaremos el parámetro que le falta “Código cuenta”, seguido del botón “Aceptar”.
Este será el criterio, cerraremos la consulta y guardaremos los cambios.
Por último vamos a seleccionar la “Consulta General” con el botón derecho del ratón y la vamos
a eliminar.
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A lo que contestaremos que “Sí”
Estas son las consultas que tienes que tener:
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Hacer los correspondientes informes partiendo de las consultas
que hemos creado. Vamos a realizar los informes con ayuda del asistente, esto no quiere decir que quede a nuestro
gusto pero no ahorrará mucho trabajo, después en modo de vista de diseño efectuaremos
nuestros retoque finales.
De la pestaña “CREAR” seleccionaremos “Asistente para informes”.
Para el primer informe que se llamara “Informe por fechas” en el apartado “Tabla/Consulta”
hemos seleccionado “Consulta por fechas” hemos agregado todos los campos menos Familia,
Cuentas, Ingresos y Gastos.
A continuación seleccionaremos el botón “Siguiente”.
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En este caso no vamos a agregar ningún agrupamiento, seleccionaremos el botón “Siguiente”.
Lo queremos ordenar por “Fechas” a continuación seleccionaremos el botón “Siguiente”.
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Lo queremos en modo “Tabular” y una orientación “Horizontal” ya que al tener muchos campos
en modo vertical la información aparecería muy comprimida, a continuación seleccionaremos
el botón “Siguiente”.
Como nombre al informe “Informe por fechas” y seleccionaremos la opción “Modificar el diseño
del informe” seguido del botón “Finalizar”.
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En la cabecera hemos agregado dos etiquetas que hemos vinculado con [Fecha Inicio] y [Fecha
final] de este modo cuando obtengamos el listado observaremos desde que fechas lo hemos
solicitado.
El campo saldo le hemos asignado esta propiedad:
De la ventana propiedades, la pestaña datos, donde pone “Suma continua” hemos seleccionado
“Sobre todo”.
Cerramos el informe y guardamos los cambios.
Ahora vamos a ejecutar el informe, haciendo doble clic sobre él.
Nos pide la fecha inicio a lo que le hemos contestado con la siguiente fecha: 01/01/2015, seguido
del botón “Aceptar”.
Nos pide la fecha final a lo que le hemos contestado con la siguiente fecha: 28/01/2015, seguido
del botón “Aceptar”.
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Como podrás observar la columna saldo muestra en cada fila el saldo actual.
Ahora solo nos queda repetir este proceso con el resto de informes.
Vamos a realizar el informe que llamaremos “Informe por familias”.
De la pestaña “CREAR” seleccionaremos “Asistente para informes”.
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Seleccionamos la consulta “Consulta por familia” agregamos todos los campos, seguido del
botón “Siguiente”.
Agregamos un nivel de agrupamiento que será el campo “Cuenta”, seguido del botón
“Siguiente”.
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Ordenamos por “Fecha” seguido del botón “Siguiente”.
Dejamos los parámetros que tiene podre defecto, seguido del botón “Siguiente”.
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Como nombre al formulario “Formulario por familias” y activaremos la opción “Modificar el
diseño del informe”, seguido del botón “Finalizar”.
Una vez modificada ha de quedar de la siguiente forma:
Cerramos el informe y guardamos los cambios.
Ejecutamos de nueva el informe.
Consultamos por el código Famil1a 001, seguido del botón “Aceptar”.
pág. 82
Este tiene que ser el resultado.
Ahora vamos a realizar el informe llamado “Informe por cuentas”
Utilizando la consulta por cuentas tienes que repetir el proceso que hicimos con anterioridad,
recuerda que tienes que agrupar por Familias y ordenar por fechas.
Vamos a ejecutar el informe
Este será el resultado:
pág. 83
Ahora tenemos que hacer el informe por Fechas y Familia
Para ello tenemos que acceder al asistente para informes y seleccionar la “Consulta por Fechas
y Familia” tiene que estar ordenado por fecha.
Así ha de quedar el diseño y este será el resultado contestado con fecha inicio 01/01/2015 fecha
final 31/01/2015 Código de familia 003
Ahora tenemos que hacer el informe por Fechas y cuentas.
Para ello tenemos que acceder al asistente para informes y seleccionar la “Consulta por Fechas
y Cuentas” tiene que estar ordenado por fecha.
pág. 84
Este tiene que ser el diseño.
Ahora al ejecutar el formulario como fecha inicial 01/01/2015 como fecha final 31/01/2015 y
como código de cuenta 005.
Este será el resultado:
Ahora tenemos que hacer el informe por Fechas Familia y Cuenta
Para ello tenemos que acceder al asistente para informes y seleccionar la “Consulta por Fechas
Familia y cuenta” tiene que estar ordenado por fecha.
pág. 85
Ahora cerramos el formulario y guardamos los cambios.
Ejecutamos de nuevo el formulario y responderemos a las siguientes preguntas:
Fecha Inicio: 01/01/2015 Fecha Final: 31/01/2015 Código Familia: 001 Código Cuenta: 001
Este será el resultado:
pág. 86
Formulario con los 6 botones para los informes Vamos a crear un formulario que llamaremos “Menú formulario informes” que contendrá los 6
botones para poder imprimir todos los informes que hemos creado.
Desde el diseño del formulario seleccionaremos un “Imagen” para poder agregar una imagen en
este caso será una impresora.
Vamos a agregar los 6 botones
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Al dibujar el botón y salir el asistente hemos seleccionado el botón “Cancelar”, hemos hecho clic
en el texto y lo hemos escrito.
Ahora vamos a explicar los pasos para asignarle a cada uno su correspondiente macro.
Botón derecho del ratón sobre el primer botón y del menú que aparece seleccionaremos
“Generar evento…”.
pág. 88
Seleccionaremos “Generador de macros”, seguido del botón “Aceptar”.
Seleccionaremos le nombre del informe, tipo de vista “Informe” y modo de ventana “Diálogo”
hasta que no se cierre esta ventana no tendremos acceso al resto de ventanas de esta base de
datos.
Cerraremos el formulario y guardaremos los cambios.
Seleccionando el botón “Sí”.
Esto lo tendrás que repetir con el resto de botones.
A continuación vamos a cambiar las propiedades del formulario para una mejor presentación.
Esto está comentado en la página 51 de este tutorial.
pág. 89
Este será el resultado:
pág. 90
Crear formularios de navegación
Del menú “CREAR” seleccionaremos “Navegación” y de este “Pestañas horizontales”.
Este constará de 4 pestañas para los siguientes formularios:
Formulario Principal
Formulario por Cuentas
Formulario por Familias
Formulario Menú Informes
Seleccionaremos el primer formulario y lo arrastraremos como indica la flecha.
pág. 91
Esto lo repetiremos con el resto de formularios.
Ahora vamos a cerrar este formulario y lo guardaremos con el nombre que deja por defecto
“Formulario de navegación”.
pág. 92
Seleccionaremos “Sí”.
Seguido del botón “Aceptar”.
Lo abrimos de nuevo en modo de edición.
Vamos a agregar un botón en “Pie de Formulario” para salir de la aplicación, para ello vamos a
utilizar el asistente del botón.
Dibujamos el botón.
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En categorías: seleccionaremos “Aplicación” y en acciones “Salir de la aplicación” seguido del
botón “Siguiente”.
Seleccionaremos “Texto:” Salir de la aplicación”, seguido del botón “Siguiente”.
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Como nombre al botón “SalirAplicación” seguido del botón “Finalizar”.
Ahora cambiamos las propiedades que se comentaron en la página 51 de este tutorial.
Como en la imagen haz que este formulario ocupe lo máximo que puedas.
Cerramos formulario y guardamos los cambios.
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Este será el resultado:
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Crear una macro autoejecutable
El último paso que vamos a realizar es una macro que cuando se ejecute esta base de datos
tiene que abrir el formulario de navegación automáticamente.
De la pestaña “CREAR” seleccionaremos “Macro”.
Seleccionaremos “AbrirFormulario” y como nombre del formulario “Formulario de navegación”
Cerramos la macro.
A lo que contestaremos “Sí”.
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Como nombre de la macro “Autoexec” esta macro se ejecuta automáticamente cuando abrimos
la base de datos.
Nota:
Si mantienes presionada la tecla Mayúsculas del teclado la macro autoexce, no se ejecuta.
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Contenido Presentación .................................................................................................................................. 1
Vamos a crear la base de datos ..................................................................................................... 2
Crear las tablas .............................................................................................................................. 4
Agregar registros ........................................................................................................................... 9
Relacionar tablas ......................................................................................................................... 14
Crear consultas ............................................................................................................................ 17
Crear los formularios ................................................................................................................... 23
Crear otra consulta para su correspondiente formulario ........................................................... 29
Agregar botones en los formularios ............................................................................................ 41
Ir al primer registro ................................................................................................................. 41
Ir al registro anterior ............................................................................................................... 43
Ir al registro siguiente ............................................................................................................. 44
Ir al último registro .................................................................................................................. 46
Agregar un nuevo registro ...................................................................................................... 47
Eliminar registro ...................................................................................................................... 49
Cambiar las propiedades a un formulario ................................................................................... 51
Crear los formularios Cuentas, Familia e IVA .............................................................................. 53
Formulario Cuentas ................................................................................................................. 53
Formulario Familia .................................................................................................................. 53
Formulario IVA ........................................................................................................................ 54
Crear Formularios de tipo Tabular .............................................................................................. 55
Consultas con parámetros .......................................................................................................... 63
Hacer los correspondientes informes partiendo de las consultas que hemos creado. .............. 74
Formulario con los 6 botones para los informes ........................................................................ 86
Crear formularios de navegación ................................................................................................ 90
Crear una macro autoejecutable ................................................................................................ 96