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Guide méthodologique

EDI Fournisseurs : pré-requis logistiques et

techniques

Version octobre 2011

Guide méthodologique – Mettre en place de l’EDI avec ses fournisseurs Octobre 2011 ©GALIA – 96, avenue du Général Leclerc, 92100 Boulogne-Billancourt Page 1 sur 17

TABLE DES MATIÈRES

1. INTRODUCTION…………………………………………………………………………………………………………………………………….2

2. VALUATION DU BESOIN……………………..………………….…………………………………………………………………………….2

2.1 La valeur ajoutée à faire de l’EDI

2.2 Précautions

2.3 Que transmettre et à quelle fréquence ?

2.4 Evaluer le potentiel « fournisseurs » à déployer

2.5 Avez-vous des compétences SI ?

2.6 Mono ou multi sources ?

3. ERP………………………………………….……………………………………………………….………….……………………………………….6

4. PROCESSUS…………………………………………………………………………………….…………………………………………………….7

4.1 Protocole logistique

4.2 PIC - Plan Industriel et Commercial (ou SIOP)

4.3 PDP - Programme Directeur de Production (ou MPS)

4.4 CBN - Calcul des Besoins Nets (ou MRP)

5. EDI.……………………………………….….…………………………………………………………………………………………………………10

5.1 Standards à utiliser

5.2 Moyens

5.3 Contrat d’interchange

6. DIVERS……………….…………………….…….………………………………………………………………………………………………….12

7. RESSOURCES…………………………….……………….……………………………………………………………………………………….12

7.1 Votre entreprise

7.2 Fournisseur

8. DEMARRAGE DE LA DEMARCHE……………………………….……………………………………………………………………….13

ANNEXES…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….14


1. INTRODUCTION

Les Echanges de Données Informatisés (EDI) sont maintenant bien déployés entre constructeurs et équipementiers de rang 1. L’EDI permet d’accélérer et de fiabiliser les flux d’informations, tout en réduisant le nombre de ressaisies d’informations. Un certain nombre d’actions ont été entreprises depuis quelques années afin d’étendre cette bonne pratique au reste de la filière automobile. Les gains pour l’ensemble de la filière sont importants, en termes de rapidité de transmission de données, de qualité d’informations, de visibilité. Cependant, la mise en place de la démarche avec les fournisseurs nécessitent quelques pré requis pas seulement techniques. Les données pouvant transiter par EDI sont nombreuses. L’organisation des Nations Unies norme les messages et leur structure. Les organismes comme ODETTE ou GALIA ont choisi d’utiliser cette normalisation EDIFACT édictée par les Nations Unies. Odette et Galia ont sélectionné un certain nombre de données pouvant être utilisées dans l’industrie automobile française et européenne. Entrer dans une démarche EDI avec ses fournisseurs doit être un choix analysé et réfléchi. C’est un projet qui concerne toute l’entreprise et qui ne se résume pas à certains choix purement techniques. Ce guide méthodologique a pour objet de vous aider à orienter votre réflexion et vos choix si vous décidez de mettre en place cette démarche. Si à la suite de la lecture de ce document, vous décidez de vous lancer dans la démarche, GALIA propose des formations à l’EDI et aux standards utilisés dans la filière automobile.

2. EVALUATION DU BESOIN

Avant de se lancer dans une démarche EDI avec ses fournisseurs, il faut évaluer un certain nombre de critères internes ou externes à votre entreprise. 2.1 La valeur ajoutée à faire de l’EDI Faire de l’EDI juste pour faire de l’EDI (et satisfaire ainsi un critère MMOG/LE) n’est pas justifié. Un certain nombre de gains et de coûts pour le client mais aussi pour le fournisseur sont à prendre en compte. Quatre grands messages classiques sont à évaluer :

- l’expression des prévisions, au travers du message prévisionnel, - l’expression des ordres de livraison, au travers du message ferme, - l’avis d’expédition, - la facture.

Mais bien d’autres messages sont disponibles dans la norme EDIFACT si vous avez d’autres besoins. D’autres messages ont pu également être normés par GALIA ou ODETTE tels que les messages de commande ORDERS ou de stocks INVRPT. Afin d’optimiser les gains, GALIA recommande l’utilisation de la boucle complète : Messages fermes et prévisionnels envoyés par votre entreprise à ses fournisseurs

Gains : - Les gains sont évidents à chiffrer en termes de saisies de données par le fournisseur (nombre de

messages par période, nombre de références, nombre de données à saisir). - Les gains plus difficilement chiffrables, mais ils sont réels, en qualité de saisie. - Gains en archivage et en suivi de données (rapidité à retrouver les données). - Gains en rapidité dans la transmission de données entre client et fournisseurs. - Economie de papier, de volumes archivés.


Messages avis d’expédition et factures envoyés par les fournisseurs à votre entreprise Gains : - Les gains sont également évidents en termes de saisies de données récupérées des avis d’expédition

et des factures. Si l’avis d’expédition est utilisé comme il se doit, les saisies en réception doivent être pratiquement éliminées. Cependant, cela exige une qualité d’avis d’expédition à 100% et donc que cette qualité soit prise en compte dans vos indicateurs. (voir Odette LKPI_V1R1)

- Les coûts de ressaisie d’un bordereau de livraison sont importants. Les informations de numéro de bordereau, date d’arrivée, référence article, quantité livrée, colisage (UC et/ou UM), numéro de lot (si disponible) doivent être saisies en réception.

- En utilisant l’avis d’expédition, ces saisies peuvent à terme être éliminées. Il faut cependant être certain de la qualité des messages reçus.

- Le client est averti de la livraison dès le départ des pièces du fournisseur s’il respecte l’exigence d’envoi du message au départ de l’expédition.

- La traçabilité est assurée de façon plus fluide entre fournisseurs et le client. - Le message d’avis d’expédition permet d’utiliser les numéros d’étiquette du fournisseur.

Gains pour l’entreprise Coûts pour l’entreprise

Poste Gains Poste Coûts

Envoi des commandes (mail, fax)

Achat matériel ou Coût prestataire

Qualité des données (voir historique des erreurs de commandes)

Coût de maintenance

Archivage des commandes

Interface ERP

Automatisation des réceptions (DESADV)

Coût d’exploitation (JH)

Intégration des factures (saisies/contrôles)

Archivage des factures (par la DMF)

Gains pour le fournisseur Coûts pour le fournisseur

Poste Gains Poste Coûts

Saisie et intégration automatique des commandes

Achat matériel ou Coût prestataire

Qualité des données (voir historique des erreurs de commandes)

Coût de maintenance

Archivage des commandes

Interface ERP

Archivage des factures (par la DMF)

Coût d’exploitation (JH)

Paiement des factures (cash)


2.2 Précautions L’EDI nécessite des investissements en systèmes (réseaux, traducteur), en ressources (Maintenance EDI,

suivi des indicateurs de qualité des messages, déploiement, projet…) L’EDI nécessite un déploiement parfois fastidieux auprès des fournisseurs qui n’en voient pas toujours

l’intérêt ou les gains qu’ils peuvent en tirer. Cela nécessite donc que cela soit un projet d’entreprise soutenu par les Achats.

2.3 Que transmettre et à quelle fréquence ? Que transmettre Les messages GALIA/ODETTE définissent un cadre relativement large. Vous avez donc le choix des

données que vous voulez ou pouvez transmettre à vos fournisseurs. Cependant un certain nombre de données sont obligatoires. D’autres sont facultatives. Ces

données dépendent du type de message. Les données obligatoires et facultatives sont décrites en annexes du document.

La fréquence Pour les messages fermes, cela dépend de votre mode d’ordonnancement et de lancement en

production suivant une stratégie flux poussé ou flux tiré. En flux tiré, les appels seront souvent journaliers (message de type Kanban) avec une période ferme définie entre les 2 parties (de 1 à 3 jours en moyenne). En flux poussé, la fréquence sera basé le calcul des besoins de votre ERP. Une fréquence hebdomadaire semble le meilleur compromis, après avoir reçu la majorité des besoins de vos clients.

Pour les messages prévisionnels, GALIA préconise la fréquence hebdomadaire comme la plus adaptée à la filière automobile. Elle permet une bonne réactivité de l’information tout en limitant la fluctuation excessive et inutile d’une revue journalière.

Pour les avis d’expéditions, la fréquence sera dictée par les expéditions que vous demanderez à vos fournisseurs et définie dans le protocole logistique.

Pour les factures, aucune fréquence n’est préconisée. GALIA conseille d’envoyer les messages factures au fil de l’eau en fonction du processus de facturation. Une facture concernera un et un seul bordereau de livraison afin de faciliter le traitement des litiges.

2.4 Evaluer le potentiel « fournisseurs » à déployer Tous les fournisseurs ne sont pas forcément à déployer en EDI ! Le référentiel logistique MMOG/LE préconise de déployer l’EDI avec les fournisseurs stratégiques de l’entreprise. Pareto (20/80) Une règle de Pareto est à réaliser sur le chiffre d’affaire, sur le nombre de références, sur le nombre

de lignes de BL à réceptionner, ou tout autre critère qui vous semble judicieux, pour déterminer quels fournisseurs seront privilégiés dans le déploiement de l’EDI. Cette règle identifiera les 3 classes A, B, C de fournisseurs. Les efforts de l’entreprise (direction générale, logistique, achats, informatique) devront porter sur les fournisseurs de la classe A en priorité.

Opportunités Certains de vos fournisseurs travaillent peut être déjà en EDI avec certains de leurs clients. Si vous

entamez donc une démarche EDI avec vos fournisseurs, il est donc intéressant d’identifier ces opportunités. Par l’intermédiaire de votre service Achats, renseignez-vous sur les capacités des fournisseurs à répondre à votre demande : type d’EDI utilisé, messages déjà utilisés, prestataire EDI, fréquences…

Un questionnaire à envoyer à vos fournisseurs est disponible chez GALIA.


2.5 Avez-vous des compétences SI ? En fonction du choix que vous ferez d’externalisez ou pas votre EDI, vous devrez avoir ou non des compétences en EDI (technique, réseaux, protocoles, fonctionnelle). Les compétences en ERP peuvent être aussi externalisées. Des compétences en standards automobiles (messages EDI fonctionnels, documents, étiquettes) sont nécessaires en interne. Il nous semble nécessaire pour discuter avec des prestataires externes de bien connaitre le contenu et la fonction des standards automobiles en vigueur dans la filière. Par exemple, connaitre le contenu fonctionnel d’un message ferme afin de pouvoir : Définir le besoin : que vais-je envoyer comme informations à mes fournisseurs, à quelle fréquence, vais-

je utiliser un numéro d’ordre ou non… ? Définir, pour l’ERP, les données à émettre ou à recevoir. 2.6 Mono ou multi sources ? Ce paramètre est également à prendre en compte dans les critères de choix de déploiement des fournisseurs.

3. ERP Le premier pré requis avant de faire de l’EDI est d’avoir un système d’information permettant d’émettre des données correspondant à des besoins fermes et prévisionnels ! Ce système d’information est en général un ERP (Enterprise Resources Planning). De base, un ERP possède un calcul des besoins nets, connu sous le nom de MRP ou CBN en français, qui, à partir de la demande brute (demande client et/ou prévisions), des stocks, des décalages d’approvisionnement, des gammes et des nomenclatures va calculer un besoin net, des prévisions de consommations pour chaque référence, des ordres de fabrications… En sortie de ce calcul des besoins, votre ERP doit donc pouvoir générer des besoins fermes (si mode flux poussé) et prévisionnels. Cette « sortie » se fait souvent sous forme de fichiers dits propriétaires ou fichiers dits « plats ». Pour recevoir des avis d’expéditions et des factures, votre système d’information doit également accepter d’intégrer des données provenant d’un traducteur EDI sous forme d’un fichier dont vous aurez déterminé le format (soit spécifique de type fichier plat, soit standard comme les Idocs SAP). Les données provenant du calcul des besoins nets (CBN) sont issues idéalement d’un Programme Directeur de Production (PDP). Les mailles utilisées à ces 2 niveaux doivent être cohérentes. (voir point 3 ci-dessous de ce guide) Pour les besoins fermes, GALIA ne préconise pas de maille. La bonne pratique est d’exprimer en jours

afin d’éviter les incompréhensions sur la date de livraison et/ou d’expédition du besoin, mais dans certains cas, la semaine peut être suffisante. Un besoin ferme ne doit jamais être modifié par le client !


Plan Stratégique ou d’Affaires

(Horizon 3 /5 ans, par an)

Programme Directeur de Production

(PDP*) (Horizon 12 /26 semaines)

Calcul des besoins (CBN*) (Horizon = PDP ou PIC)

Plan Industr. & Commercial (PIC*)

(Horizon 12 /24 mois par mois)

Plan commercial Plan de production

EDI fournisseurs

Prévisions LT

Prévisions

CT/MT

Planning

Capacité

Le besoin ferme que vous allez émettre vers vos fournisseurs doit être si possible cohérent avec le besoin ferme émis par votre client. Si le besoin ferme émis par votre client est d’une journée ou d’une semaine, le besoin ferme émis vers vos fournisseurs ne devra pas être excessif (ex : 8 semaines). Si c’est le cas, vous risquez de perturbez vos fournisseurs et de devoir modifier le ferme déjà envoyé pour satisfaire vos clients. Il faut donc essayer de garder une cohérence entre besoins clients / besoins fournisseurs. L’utilisation des notions d’engagements de fabrication, d’approvisionnements prévus dans les messages peut permettre d’assurer cette cohérence entre besoins clients reçus et besoins fournisseurs émis. Ces notions sont cependant peu utilisées car difficiles à mettre en œuvre avec les fournisseurs. Elles limitent la flexibilité demandée par le client. Dans l’automobile, compte-tenu du mode répétitif des livraisons sur un même produit, la commande réalisée est dit « ouverte », ce qui permet de garder une cohérence entre besoins clients et besoins émis vers vos fournisseurs. Elle nécessite d’envoyer des prévisions à vos fournisseurs sur un horizon suffisant pour couvrir les analyses capacitaires et permettre à vos fournisseurs le temps de s’approvisionner.

Pour les besoins prévisionnels, GALIA préconise d’utiliser une maille hebdomadaire sur un horizon de 26 semaines calendaires (cet horizon peut être supérieur si les besoins de certains fournisseurs le nécessitent). Cela veut donc dire que les prévisions reçues de vos clients doivent être complétées par votre propre analyse au cours du processus PDP - Programme Directeur de Production. Les détails relatifs aux prévisions sont décrits dans la recommandation GALIA [PRE1_V1R0 sur le site de GALIA]. Vous y trouverez les informations sur la définition d’une période, les bonnes pratiques de l’annule et remplace, etc… Il faudra également faire attention à la cohérence entre ferme et prévisionnel : la date du premier prévisionnel doit être consécutive, sans décalage, à la date du ferme émis.

4. PROCESSUS

Un certain nombre de processus sont à analyser ou à mettre en place avant de faire de l’EDI avec ses fournisseurs. Schéma :


Note : en langage international, PIC = SIOP (Sales, Inventory & Operation Plan), PDP = MPS (Master Production Plan), CBN = MRP (Material Requirements Plan)

4.1 Protocole logistique Il est nécessaire d’avoir un protocole logistique décrivant les fonctionnements de votre entreprise avec vos fournisseurs. Un standard mondial de protocole [PRO1_V1R0] est disponible en français sur le site de GALIA (www.galia.com). L’équivalent anglais est disponible sur le site d’ODETTE (www.odette.org) Le protocole logistique décrira exactement toutes vos spécifications par rapport à vos fournisseurs (mode d’appel, fréquences, contacts, paramétrage, transport, etc.). Il servira de référence en cas de litiges. Un certain nombre de règles, comme les règles d’engagement peuvent y être décrites. Les règles d’engagement peuvent s’appliquer au ferme et/ou au prévisionnel. Des règles d’engagement peuvent ainsi être exprimées dans les messages EDI. Un exemple en est la règle de flexibilité du groupe PSA qui donne des maxi journaliers, hebdomadaires et périodiques. Ces règles ne sont pas un pré-requis pour faire de l’EDI. Intégrer les besoins EDI dans le protocole logistique : messages et standards utilisés, description des

données ou référence au standard, liens des données entres les messages et documents si besoin… Intégrer les problèmes de calages, avances/retards en fonction des choix qui auront été faits. Si des

calages sont nécessaires, il est indispensable d’écrire les règles et ce que vous attendez de vos fournisseurs sur le sujet.

Intégrer les règles de transmission, d’annule et remplace (se référer à la recommandation GALIA pour le prévisionnel)

Intégrer les intervenants à contacter autour de l’EDI. Intégrer les règles d’engagement/désengagement si elles existent. Intégrer les règles de flexibilité du prévisionnel si elles existent. Intégrer les règles de stocks de sécurité. 4.2 PIC - Plan Industriel et Commercial (ou SIOP) Vos clients, constructeurs automobiles ou équipementiers, vous envoient entre quelques jours et 6 mois de prévisions, par EDI ou tout autre moyen, à la référence. Certains n’envoient pas de prévisions. Le principal intérêt d’envoyer des prévisions à ses fournisseurs est de fournir de l’information et de la visibilité afin que ceux-ci puissent aussi planifier leur production, leurs capacités, leurs approvisionnements. Cela permet aussi de raccourcir les délais d’appel du besoin ferme et de passer ainsi en commande ouverte pour les achats récurrents. GALIA préconise d’envoyer 6 mois de prévisions découpées en semaines afin de limiter au maximum les effets de calendriers. Pour envoyer 6 mois de prévisions, en ne recevant pas forcément 6 mois de ses clients, et en tenant compte des décalages que vous allez y appliquer, il faudra compléter les prévisions clients avec les vôtres. Le processus PIC participe à la construction de prévisions « fiables » et surtout partagées par tous les départements de l’entreprise. Il contribue à ce que toute l’entreprise ait la même vision de son activité et que toutes les contraintes soient prises en compte. C’est un processus réunissant les départements Commerce, Logistique, Production, Ressources humaines, Finances, Achats, Approvisionnements… Le pilote du processus doit cependant être de haut niveau hiérarchique afin de pouvoir arbitrer les choix qui y seront fait. C’est en général un processus piloté par la direction générale dans les sociétés de taille moyenne.

http://www.galia.com/

http://www.odette.org/


Chacun y apporte les éléments pertinents dont il dispose, les confronte à ceux de ses collègues et tous partagent une vision des potentialités de la période à venir. Le PIC permet de vérifier la faisabilité et l’adéquation entre ressources de production, les moyens financiers, les objectifs commerciaux et la demande client connue. Le processus doit être en cohérence avec le Plan Stratégique ou Plan d’Affaires (Business Plan) de l’entreprise dont il doit reprendre les données. Son horizon est en général de 12 mois à 18-24 mois en fonction du délai nécessaire à tout nouvel investissement. La maille utilisée sera plutôt le mois. Le raisonnement porte sur des grandes masses, des familles de produits que vous déterminerez en fonction de votre expérience et des données que vous avez en votre possession. Le processus est en général mensuel et découpé en 4 étapes : Etape 1 : Récolte des données provenant des réunions clients (RIF / IFR par exemple), des données

récupérées par les commerciaux. Etape 2 : Le Commerce compile les données et établit un plan prévisionnel MT pour les produits actifs

ou à venir. Les données sont établies par grande famille ou sous famille. Etape 3 : Basé sur le plan commercial, la production et les approvisionnements réalisent le plan de

production et peuvent réviser le plan commercial. Etape 4 : Réunion de préparation à la réunion PIC : révision des données par l’ensemble des fonctions

concernées et citées plus haut. Réunion PIC : Exécutée mensuellement et incluant le top management, elle valide les décisions prises à

l’étape 4. Le processus PIC ne révise évidemment pas les premiers mois de son horizon qui sont de l’ordre de la gestion des opérations issus du processus PDP. 4.3 PDP - Programme Directeur de Production (ou MPS)

Le processus PDP va ensuite programmer les références à produire et à quelle date sur un horizon plus court, glissant. La maille utilisée dans l’automobile sera en général la semaine. Il faut donc noter que les données du PIC seront à ce stade éclatées en références « livrables ». Ce programme de production servira de « contrat » entre le commerce et la production. Il représente l’engagement de la production. L’horizon du PDP sera au moins égal au plus long délai cumulé pour produire une référence. Si votre délai d’approvisionnement le plus long sur un composant est de 16 semaines et que vous produisez ensuite votre produit fini en 1 semaine, l’horizon minimum du PDP sera de 17 semaines. Ce processus permettra de définir l’organisation et la disponibilité des ressources industrielles, humaines et des approvisionnements. Une analyse capacitaire des données du PDP doit être effectuée. Si l’analyse capacitaire montre des impossibilités de fabriquer, les données du PDP doivent être modifiées et réconciliées. C’est à ce stade que vous pourrez effectuer un « lissage » de la production. Ce sont les données finales qui serviront ensuite, à travers un calcul des besoins, à envoyer des données à vos fournisseurs en EDI. 4.4 CBN - Calcul des Besoins Nets (ou MRP)

Le calcul des besoins nets ou CBN un ensemble de techniques, au cœur de l’ERP, permettant d’utiliser les données de nomenclatures, de stocks, de décalages, de planification (PDP) afin de calculer des besoins en composants et sous-ensembles, aussi bien internes qu’externes.


La fréquence du calcul des besoins est très variable. Certains constructeurs l’effectuent tous les jours et vous en recevez les résultats par des ordres fermes et prévisionnels tous les jours par EDI. GALIA conseille cependant de réaliser un calcul des besoins toutes les semaines. Aucun moment n’est idéal car tous les clients n’envoient pas leurs besoins au même moment. Cependant, il est nécessaire que vos clients principaux (loi des 20/80) aient envoyés leurs besoins fermes et prévisionnels avant de faire tourner le calcul des besoins. Les données de sortie du calcul des besoins sont :

- Le plan prévisionnel - Les ordres de fabrication à lancer (si mode flux poussé) - Les ordres d’achats à lancer (si mode flux poussé)

Les besoins fermes et prévisionnels devront être extraits dans un ou plusieurs fichiers, standards ou spécifiques, vers un traducteur EDI.

5. EDI Au niveau de l’EDI, on va se poser deux questions :

- Les standards à utiliser - Le matériel

5.1 Standards à utiliser

Les organismes GALIA et Odette ont créé des standards EDI dédiés à l’automobile. Il n’est donc nul besoin de recréer un standard propre à votre entreprise. Les standards GALIA/ODETTE sont tirés de la norme EDIFACT élaborée par les Nations Unies.


Ces standards sont un sous-ensemble, une vue des normes EDIFACT. Ils sont suffisamment « larges » pour couvrir l’ensemble de vos besoins. Les messages GALIA/ODETTE couvrent les besoins européens. Vous les trouverez sur le site de GALIA (www.galia.com) ou ODETTE (www.odette.org) Si vous n’y trouvez pas les fonctionnalités que vous désirez déployer, des messages dits globaux (mondiaux) sont disponibles sur le site d’ODETTE (www.odette.org) La meilleure stratégie est d’utiliser des types de message déjà utilisés avec vos clients. Cela vous évitera des développements supplémentaires dans le traducteur. Standards GALIA/ODETTE

Recommandé par GALIA pour les messages fermes et prévisionnels - DELJIT D98B + DELFOR D96A (recommandé)

GALIA recommande d’utiliser un message pour une fonction. Un message ne doit pas couvrir plusieurs types de besoins. GALIA recommande donc d’utiliser 2 messages distincts pour les messages fermes (DELJIT) et prévisionnels (DELFOR).

- DELFOR D96A mixte Si ce n’est pas possible de distinguer les besoins fermes et prévisionnels, il est toujours possible d’utiliser un message dit mixte recouvrant les deux besoins.

Recommandé par GALIA pour les messages avis d’expédition et facture - DESADV D96A (avis d’expédition)

Ce message standard peut être soit en version complète, soit en version réduite. La version complète détaille tous le colisage qui sera réalisé par le fournisseur. Cela l’oblige à avoir un processus d’expédition solide permettant de détailler la palettisation. Cette version est à privilégier car elle assure une meilleure traçabilité. Vous pourrez intégrer directement dans votre ERP les données de traçabilité. Elle est cependant plus difficile à mettre en œuvre pour vos fournisseurs. La version réduite ne détaille que les références et quantités. Aucune notion de conditionnement n’y figure. L’avis d’expédition ne servira dans ce cas qu’à vous avertir de l’expédition chez le fournisseur.

- INVOIC D96A (facture) Ce standard existe chez GALIA. L’intérêt de déployer le message facture avec vos fournisseurs est de pouvoir intégrer des factures automatiquement dans vos systèmes comptables sans resaisies. Le fait de passer en EDI facture ne supprime pas la facture papier qui reste le document faisant foi vis-à-vis des autorités fiscales. Il faut donc distinguer l’EDI facture de la dématérialisation fiscale des factures. Déployer l’EDI facture aide au passage à la dématérialisation des factures.

L’utilisation d’un numéro d’ordre, dans les besoins fermes, affecté à un couple minimum

« quantité/date » est à conseiller afin d’éviter les problèmes de calage (recommandé). Elle améliore le suivi des approvisionnements et livraisons. Ce numéro d’ordre est utilisable uniquement dans les messages fermes (DELJIT).

Possibilité d’utiliser des messages mixtes avec données de calage ou non, les données de calage étant difficiles à interpréter par le client et le fournisseur. Dans le cas d’utilisation de données de calage, il faudra détailler les méthodes et paramètres de calage dans le protocole logistique. Les données de calage possibles sont décrites dans le standard DELFOR D96A mixte GALIA/ODETTE.

5.2 Moyens

Moyens de communication

Si vous faites de l’EDI avec vos clients (par exemple par ENX), GALIA recommande d’utiliser le même réseau. Cela optimise les coûts d’utilisation du réseau et de maintenance. Vous avez cependant la possibilité de passer par un RVA (réseau à valeur ajoutée).





Traducteur EDI

- Interne Si vous avez déjà un traducteur interne, le fait de faire de l’EDI fournisseurs optimisera les coûts que vous avez déjà.

Hébergé Pour des raisons financières ou de connaissances, vous ne désirez pas gérer en interne votre EDI, vous pouvez opter pour une solution EDI hébergée. Vous trouverez une liste de prestataire EDI membres de GALIA, susceptibles de vous aider sur le site de GALIA (www.galia.com)

5.3 Contrat d’interchange Il s’agit d’un contrat régissant les échanges de données entre deux partenaires. On y trouvera les modalités suivantes : le type de message utilisé, la fréquence, le réseau entre les partenaires, les identifiants, les procédures de backup… Ce contrat est à établir avec chacun de vos fournisseurs déployés. Il n’est cependant pas obligatoire mais il précise de façon claire les modalités et évite tout malentendu entre partenaires. Vous trouverez un format standard de contrat sur le site de GALIA (www.galia.com). Si vous ne désirez pas faire de contrat d’interchange, vous pouvez intégrer ces éléments au protocole logistique.

6. DIVERS

Les problèmes que vous pourrez rencontrer avec votre ERP et votre EDI (même si vous êtes en hébergé) doivent être prévus dans un plan de sécurisation dans lequel vous prévoirez les marches dégradées permettant à tous les partenaires d’assurer le service au client. Ce plan de sécurisation devra être formalisé, diffusé et connu de tous les partenaires, internes ou externes.

Il nous semble intéressant, pour déployer une démarche EDI avec ses fournisseurs, d’avoir un service Achats structuré, au courant de la démarche et proactif sur cette démarche. Les conditions logistiques et EDI doivent être intégrées dans les conditions d’achats afin d’assurer un déploiement plus efficace.

Il nous semble nécessaire, pour les achats récurrents, d’utiliser les principes de la commande ouverte : avoir du ferme et du prévisionnel sur du long terme.

7. RESSOURCES 7.1 Votre entreprise

Achats :

- Accompagnement indispensable : c’est une des clés de la réussite du projet. - Connaissance des grands principes de l’EDI afin de pouvoir « vendre » la solution à leurs fournisseurs.

La distinction entre EDI et WebEDI doit être comprise. Informatique :

- Connaissances approfondies de l’EDI si EDI interne, des standards en vigueur dans l’automobile - Connaissances ERP - Pilotage du projet avec la logistique

Logistique : - Pilotage du projet avec l’informatique - Principes PIC / PDP / CBN - Paramétrage client / fournisseur




7.2 Fournisseur

Commercial :

- Accompagnement indispensable. Il s’agit de la personne en contact avec l’acheteur. Il est donc indispensable qu’il comprenne la démarche, les gains que son entreprise peut en retirer.

Informatique : - Connaissances approfondie de l’EDI si EDI interne, des standards en vigueur dans l’automobile - Connaissances ERP - Pilotage du projet avec la logistique

Logistique : - Pilotage du projet avec l’informatique

8. DEMARRAGE DE LA DEMARCHE

Lors du démarrage de la démarche : Déployer une première phase avec un ou plusieurs fournisseurs pilotes, stratégiques et ayant les

moyens suffisants. Faire participer le logisticien et l’informaticien du fournisseur dans la démarche EDI. Prévoir :

- une phase de validation des fournisseurs (recommandé) ou - un fonctionnement double EDI/fax pendant une période donnée afin de vérifier le bon

fonctionnement de l’EDI.

Si vous êtes multi-sites et que certains fournisseurs sont communs, prévoir un partage des données entre les sites.

Proposer aux fournisseurs une solution alternative WebEDI (ou équivalente) à l’EDI afin de faciliter le déploiement en solution de transition vers l’EDI (flux faibles). Gain en termes de papiers Gain en termes de facture et de délai de paiement.


ANNEXES

Remarques

DELINS

Numéro du document Numéro unique d'un Delins attribué par l'émetteur du message

Date du document

Date de début de validité (optionnelle, mais conseillée) Début de l'horizon de validité couvert par cette DELINS.

Date de fin de validité (optionnelle, mais conseillée) Fin de l'horizon de validité couvert par cette DELINS.

ACHETEUR

Numéro d'identification de l'acheteur Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI

au niveau du traducteur EDI

VENDEUR

Numéro dìdentification du vendeur Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI


Numéro de compte interne du vendeur Numéro de compte interne attribué au vendeur par un

partenaire commercial.

DESTINATAIRE

Numéro dìdentification du destinataire Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI


ARTICLE PROGRAMME

Numéro de l'article programmé référence article de l'acheteur

Description de l'article programmé (optionnel) Description de l'article en clair

Numéro de commande ouverte

(M = 'Mensuellement ; W = 'hebdomadaire' ; Y = 'Quotidien' ).

Cet attribut ne peut être transmis que si làttribut "Statut du

Programme" de lèntité "Détail du Programme" est aussi

transmis.

Code dàction de mise à jour de lìnstruction Uniquement annule et remplace, code 3

DETAILS DU PROGRAMME

Date/heure de livraison au plus tôt

Date/heure de livraison au plus tard

Quantité à livrer

(1 = 'Ferme' ; 4 = 'Planning/prévision' ).

Cet attribut ne peut être transmis que si làttribut "Fréquence

de Livraison" de lèntité "Article Programmé" est aussi transmis.

Fréquence de programme

(donnée optionnelle, mais conseillée)

Indicateur de statut du programme

(donnée optionnelle, mais conseillée)

Programme de livraison (prévisionnel)


Remarques

CALDEL

Numéro du document Numéro unique d'un CALDEL attribué par l'émetteur du

document

Date du document

Date d'enlèvement au plus tôt (optionnel) Date d'enlèvement au plus tôt au lieu demandé par le

destinataire

Date d'enlèvement au plus tard (optionnel) Date d'enlèvement au plus tard au lieu demandé par le

destinataire

Date de livraison au plus tôt à destination (optionnel) Date de livraison au plus tôt à la destination demandée par le

destinataire

Date de livraison au plus tard à destination (optionnel) Date de livraison au plus tard à destination demandée par le

destinataire

ACHETEUR

Numéro d'identification de l'acheteur Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI


DESTINATAIRE

Numéro d'identification du destinataire Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI


EXPEDITEUR

Numéro d'identification de l'expéditeur Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI


VENDEUR

Numéro d'identification du vendeur Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI




SEQUENCE DE PRODUCTION

Statut de l'information Constante par défaut : code 39

INSTRUCTIONS DE CONDITIONNEMENT

Quantité d'articles dans un emballage Nombre d'articles contenus dans chaque UC individuelle qui

compose le groupe

Nombre d'UC identiques (optionnel) Nombre d'UC identiques qui composent un groupe d'UC.

TYPE D'UM/d'UC

Identification du type d'UM/UC Numéro unique identifiant une UM ou un type de UC (code

emballage)

Niveau de conditionnement Code indiquant le niveau de conditionnement interne ou

externe (pour distinguer une UM ou une UC).

ARTICLE PROGRAMME

Numéro de l'article programmé Référence article de l'acheteur

Description de l'article programmé (optionnel) Description de l'article en clair

Numéro de commande ouverte

POINT DE DESTINATION (Optionnel)

Identification du point de destination En code

POINT DE DECHARGEMENT (Optionnel mais conseillée)

Identification du point de déchargement En code

DETAILS DU PROGRAMME

Quantité à livrer

Date de livraison exigée (optionnel)

Date d'enlèvement au plus tôt (optionnel) Date d'enlèvement au plus tôt au lieu demandé par le

destinataire

Date d'enlèvement au plus tard (optionnel) Date d'enlèvement au plus tard au lieu demandé par le

destinataire

Date de livraison au plus tôt à la destination demandée par le

destinataire

Date de livraison au plus tard à destination demandée par le

destinataire

Date de livraison au plus tôt à destination (optionnel)

Date de livraison au plus tard à destination (optionnel)

Appel de livraison (ferme)


Remarques

AVIEXP

Numéro du document Numéro unique d'un AVIEXP attribué par l'émetteur du

document (doit être identique au numéro de BL)

Date du document C'est la date/heure d'expédition car le message doit être créé au

moment de l'expédition.

EXPEDITION

Poids brut (Optionnel, mais conseillé)

Poids brut total (masse) de toutes les marchandises concernant

une expédition

Date d'expédition (Optionnel) Date de préparation de l'expédition

Date/heure d'arrivée estimée (Optionnel, mais conseillé) Date estimée pour l'arrivée de l'expédition à sa destination. Doit

être identique à la date du bordereau de livraison

Numéro de référence du transport (Optionnel) Identification unique du transport dans lequel l'expédition

présente est incluse.

LIGNE ARTICLE

Numéro de ligne Numéro séquentiel généré par l'expéditeur pour identifier une

ligne article dans un message.

Quantité expédiée Quantité expédiée

ARTICLE EXPEDIE

Numéro d'article de l'acheteur Référence article de l'acheteur

Pays d'origine de l'article expédié (optionnel, mais conseillé)En code

Niveau de configuration de l'article expédié UC mono-référence uniquement, code = 0

ARTICLE PROGRAMME

Numéro de commande

GROUPE D'UNITES DE CONDITIONNEMENT

Nombre d'UC identiques

Quantité d'articles dans une UC

TYPE d'UM / d'UC

Identification du type d'UM/UC Numéro unique identifiant une UM ou un type d'UC

UNITE DE MANUTENTION INDIVIDUELLE

Numéro d'étiquette de transport Numéro unique, imprimé sur une étiquette de transport,

identifiant l'UM à laquelle elle est attachée.

UC INDIVIDUELLE

Numéro d'étiquette d'UC

Numéro de carte KANBAN (Optionnel)

LOT DE PRODUCTION (Optionnel)

Numéro de lot

DESTINATAIRE

Numéro d'identification du destinataire Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI


POINT DE DECHARGEMENT (Optionnel, mais conseillé)


EXPEDITEUR

Numéro d'identification de l'expéditeur Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI


EQUIPEMENT (Optionnel, mais conseillé)

Type d'équipement Code qui indique le type d'équipement. Exemple : conteneur,

remorque, etc

Identification de l'équipement Identification unique de l'équipement. Ex : numéro de

conteneur, numéro de la remorque, etc...

VENDEUR

Numéro d'identification du vendeur Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI




Avis d'expédition


Remarques

INVOIC

Numéro du document N° de la facture

Date du document Date de la facture

Montant total TTC de la facture Total des montants des lignes de facture + total des suppléments de

facture + total des montants de droits/taxes/charges - montant de la

remise sur paiement

Montant taxable Montant total soumis à taxe pour tous les articles ou frais relatifs à un

couple catégorie de taxe/taux de taxe.

Montant total de droit/taxe/charge du message

Monnaie de facturation

ACHETEUR

Numéro d'identification de l'acheteur Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI au

niveau du traducteur EDI

Nom de l'acheteur Nom ou raison sociale

Adresse de l'acheteur Adresse du siège social

Numéro de TVA intracommunautaire de l'acheteur

FACTURé

Numéro d'identification du facturé Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI au


Nom du facturé Nom ou raison sociale

Adresse du facturé

BENEFICIAIRE Entité à utiliser si le bénéficiaire du paiement est différent du

vendeur (ex : Société d'affacturage).

Numéro d'identification du bénéficiaire Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI au


Nom du bénéficiaire Nom ou raison sociale

Adresse du bénéficiaire

VENDEUR

Numéro d'identification du vendeur Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI au


Nom du vendeur Nom ou raison sociale

Adresse du vendeur

Numéro de compte interne du vendeur Numéro de compte interne attribué au vendeur par un partenaire

commercial.

Numéro de TVA intracommunautaire du vendeur

Adresse juridique du vendeur Adresse du siège social du vendeur

TEXTE LIBRE (Informations juridiques) Nom ou raison social du vendeur ;

Type de société. Exemple : SA, SARL, …

Montant du capital social et monnaie dans laquelle il est exprimé.

Numéro de RCS et ville où siège le tribunal de commerce.

Libellé du régime de TVA. Ex : TVA acquittée sur les débits.

Condition d'escompte en cas de paiement anticipé.

ARTICLE FACTURE

Numéro de ligne de l'article facturé N° en séquence généré par l'émetteur

Numéro de l'article facturé Code article du client

Montant de la ligne article Montant hors taxe de la ligne article

Description de l'article Libellé en clair

PRIX ARTICLE

Prix de l'article

Base du prix unitaire de l'article Nombre d'unités pour lequel le prix unitaire est exprimé. Ex : 100 si

le prix unitaire est exprimé pour 100 pièces.

DESTINATAIRE

Numéro d'identification du destinataire Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI au

niveau du traducteur EDI. Numéro communiqué dans la DELINS

Nom du destinataire

Adresse du destinataire

POINT DE DECHARGEMENT (Optionnel)


Quantité facturée

JURIDIQUE ET FISCAL

Catégorie de droit/taxe/charge En code. Information sur la taxe liée à la ligne article.

Type de droit/taxe/charge En code, Ex. TVA

Taux de droit/taxe/charge Taux de TVA

Montant de la taxe

REFERENCE AUX MESSAGES

Type de document référencé BL, commande …

Numéro de document référencé N° de BL, N° de Commande

Date du document référencé Obligatoire pour le BL

JURIDIQUE ET FISCAL (Pour la TVA)

Catégorie de droit/taxe/charge En code

Type de droit/taxe/charge En code

Taux de droit/taxe/charge Taux deTVA à appliquer aux montants soumis à TVA

Montant de la taxe

Montant taxable

INSTRUCTIONS DE PAIEMENT

Type des conditions de paiement En code

Date d'échéance du paiement

ARTICLE EXPEDIE (Quantité facturée de l'article

expédié)

TEXTE LIBRE (Informations légales

sur la nature de la TVA et sur

l'escompte)

Facture

mettre en place de l’edi avec ses fournisseurs - mé · pdf filecommande orders ou...

Documents