metodologia para gestão de mudanças organizacionais - change management
DESCRIPTION
Todo o projeto altera a forma como as pessoas se relacionam com a empresa, com os processos e com seus pares. Compreender as razões pelas quais as pessoas demoram mais ou menos a assimilar plenamente as mudanças traz grandes desafios aos gestores. Nossa abordagem permite que gestores de projetos e pessoas entendam o change management ou gestão de mudanças como uma competência a ser assimilada pelas equipes, trazendo gerenciamento e visibilidade sobre aspectos até então intangíveis para gerentes e PMOsTRANSCRIPT
Gestão de mudanças organizacionais
Existem muitos conceitos populares sobre a mudança
Dizem por ai que
Mudança é sempre necessária Evoluir é sempre necessário
As pessoas têm medo do novo O que causa medo é o desconhecido
A cultura da empresa é esta A cultura se constroi a cada dia
Treinamento é a última etapa A capacitação acontece ao longo do projeto
...
Mito da caverna de Platão
O medo do desconhecido é intrínseco ao ser humano
Page 3
O que é conhecido, nos conforta
Enquanto o desconhecido nos causa medo e receio.
Entendemos que o nível de
resistência às mudanças é
inversamente proporcional ao
nível de alinhamento
entre empresa e pessoas.
?
Empresas de maneira geral são organizadas em processos
Quando os processos não estão adequados, recebem interveções na forma de projetos
Projetos são intervenções com fim previsto, mas... Alteram a forma como as pessoas trabalham;
Alteram o fluxo e o domínio da informação;
Alteram a estrutura presumida de poder;
Alteram tempos e controles;
Aumentam ou diminuem a exposição de pessoas;
Criam desconforto.
Diante do desconforto, temos duas opções
“Na natureza vence sempre o melhor
adaptado”
Migrar
Adaptar
O medo do desconhecido nos faz ficar no presenteA resistência à mudança possui seis causas possíveis
Causas raiz
Desconhecimento
Má compreensão
Baixa percepção de valor
Baixa prioridade
Autopreservação
Razão (A mudança não deveria mesmo ocorrer)
GMO - Gestão de Mudanças Organizacionais
Propósito:Reduzir o tempo de adaptação da empresa às mudanças impostas pelos novos projetos.
A GMO abrange os diversos níveis do projeto
• Comitê executivo
• GMO e PMO
• Gerentes de projeto
• Líderes funcionais e técnicos
• Usuários chave
• Usuários finais diretos e indiretos
Garantir a transformação do negócio
Dar visibilidade do progresso e antecipar desvios
Executar o conjunto de atividades conforme o
planejado (custo, escopo e prazo)
Liderar suas áreas de responsabilidade como
intermediários entre empresa e projeto
Fornecer conhecimento da empresa para a equipe de
projeto, validando e capacitando os usuários finais
Comitê Executivo
PMO
GP
Lideres funcionais e
técnicos
Usuários chave
Responsabilidade
A mudança será tanto melhor aceita quanto maior o engajamento
Assimilar e manter de maneira efetiva as novas competências
inseridas à partir do projetoUsuários finais
Visibilidade e conforto quanto aos compromissos assumidos
Manutenção das regras de compliance e indicadores
confiáveis
Patrocínio e manutenção do nível de compromisso de todos
Efetividade na transformação do processo pelo sistema
Sentir-se apto
Expectativa
Sentir-se reconhecido e parte do processo
Informação atual e confiável
Manutenção dos rituais de gestão e dados atualizados
Processos inteligentes que combinem o tempo escasso
com a antecipação de problemas
Ferramental eficiente para gestão
Capacitação para o exercício das novas funções
Fator crítico para engajamento
Informação e capacitação
Identificação da estratégia de mudança
Assessment da prontidão
Planejamento da comunicação
Mapeamento dos stakeholders
Identificação dos stakeholders críticos
Mapeamento dos impactos organizacionais
Definição do plano de ação
Reportagem e divulgação
Plano de treinamentos
Monitoria de evidencias e comportamentos
Definição do plano de mitigação
Pesquisa de abrangência
Gere
nci
am
en
to e
vis
ibili
dad
e
Avaliação Key Users
Nossa metodologia foi desenvolvida para
suportar a implantação de ERPs
focando nas necessiades dos
diversos agentes do projeto
A metodologia na prática
Nossa ferramentas têm como finalidade uniformizar conhecimentos e ofercer suporte à gestão de mudanças através do aumento da visibilidade
Ações coordenadas e visão integrada
s( Ações Realizadas / Total de Impactos )
Incompletas Completas Em aberto Encerradas1 0 0 10 0 0 01 0 0 0
Prontidão: 64,96%
Compliance: 77,22%
Riscos: 16,00%
Prontidão do Catálogo de treinamentos
% de turmas planejadas
% do público-alvo capacitado
% de treinamentos realizados
Média das turmas
Média dos instrutores
0,00%100,00%
0,00%
STATUS GERAL 58,50%
GUIA DE AULA
BANCO DE QUESTÕES
DATA
Duração em meses
13
Período a ser analisado:
200,00%
45%
ANDAMENTO DAS AÇÕES DE MITIGAÇÃO
dez-12
24-Jul-13
mar-12
Mês/Ano Início
TREINAMENTO
57,35%
71,18%
APRESENTAÇÃO
APOSTILA
MATURIDADE DO PROJETO
PRONTIDÃO NÍVEL DE EXPOSIÇÂO A RISCOS
COMUNICAÇÃO
STATUS DOS IMPACTOS
MATERIAL DIDÁTICO
Planejamento Execução
HISTÓRICO DE PRONTIDÃO
50,00%
7,00
5,00
3
TOTAL
Como você acompanha o projeto?
ALTOMÉDIOBAIXO
201
Projeto
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%C
om
pli
an
ceProntidão
Burocracia Balanceado
Caos Never-ending
URGÊNCIA
PREPARAÇÃO
VISÃO
ORIENTAÇÃO
COMUNICAÇÃO
DELEGAÇÃO
SUSTENTAÇÃO
CONSOLIDAÇÃO
SEGMENTAÇÃO
0% 20% 40% 60% 80% 100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
mar-12 mai-12 jul-12 set-12 nov-12
Desenho Construção TestePiloto Go-Live
0%
10%
20%
30%
40%50%60%
70%
80%
90%
96%
0
1
2
3
Total de impactos Impactos AtivosSem ações Sem solucionadoresSem prazos
0%
10%
20%
30%
40%50%
60%
70%
80%
90%
100%
0,00%0,00%0,00%
37,50%
62,50%
Canal 1Canal 2Canal 3Canal 4Canal 5
Compliance de gestão
Compliance de gestão
Mapeamento de impactos
Mapeamento de impactos
Mitigação de impactos
Mitigação de impactos
Nível de exposição a riscos
Nível de exposição a riscos
Prontidão para mudança
Prontidão para mudança
Feedback da comunicaçãoFeedback da comunicação
Materiais didáticos
Materiais didáticos
Estatísticas de Treinamentos
Estatísticas de Treinamentos
s( Ações Realizadas / Total de Impactos )
Incompletas Completas Em aberto Encerradas1 0 0 10 0 0 01 0 0 0
Prontidão: 64,96%
Compliance: 77,22%
Riscos: 16,00%
Prontidão do Catálogo de treinamentos
% de turmas planejadas
% do público-alvo capacitado
% de treinamentos realizados
Média das turmas
Média dos instrutores
0,00%100,00%
0,00%
STATUS GERAL 58,50%
GUIA DE AULA
BANCO DE QUESTÕES
DATA
Duração em meses13
Período a ser analisado:
200,00%
45%
ANDAMENTO DAS AÇÕES DE MITIGAÇÃO
dez-12
24-Jul-13
mar-12Mês/Ano Início
TREINAMENTO
57,35%
71,18%
APRESENTAÇÃO
APOSTILA
MATURIDADE DO PROJETO
PRONTIDÃO NÍVEL DE EXPOSIÇÂO A RISCOS
COMUNICAÇÃO
STATUS DOS IMPACTOS
MATERIAL DIDÁTICO
Planejamento Execução
HISTÓRICO DE PRONTIDÃO
50,00%
7,00
5,00
3
TOTAL
Como você acompanha o projeto?
ALTOMÉDIOBAIXO
201
Projeto
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
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0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
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Prontidão
Burocracia Balanceado
Caos Never-ending
URGÊNCIA
PREPARAÇÃO
VISÃO
ORIENTAÇÃO
COMUNICAÇÃO
DELEGAÇÃO
SUSTENTAÇÃO
CONSOLIDAÇÃO
SEGMENTAÇÃO
0% 20% 40% 60% 80% 100%
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mar-12 mai-12 jul-12 set-12 nov-12
Desenho Construção TestePiloto Go-Live
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Total de impactos Impactos AtivosSem ações Sem solucionadoresSem prazos
0%
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100%
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37,50%
62,50%
Canal 1Canal 2Canal 3Canal 4Canal 5
WBS com ações de GMO padronizadas
• Processo de gestão– As ações de GMO ocorrem de maneira estruturada e sequencial ao longo das fases do projeto;– O conjunto de work packages que compõem o wbs, possibilita a rápida configuração do projeto em
função do resultados da etapa de definição da estratégia de mudança de cada projeto;– Uma vez configurado o catálogo as ações podem permear o master plan.
Avaliação da prontidão para mudança
• O que é?– Um modelo de avaliação e maturidade com 96 perguntas
distribuídas em nove áreas de prontidão.
• Para o que serve?• Dar visibilidade sobre
a capacidade de assimilação das mudanças pelas diferentes áreas da empresa.
• Por que é bom?• Sinaliza para equipe de
gestão de projeto a curva de evolução da prontidão das diversas áreas da empresa, considerando as metas por fase de projeto;
• Caso exista um desvio este pode ser mitigado de maneira proativa.
• Como funciona?• Apurações quinzenais efetuadas pelos líderes de frente com o
suporte do profissional de gestão de mudanças;• O resultado apurado é apresentado nas reuniões de status;• As ações de mitigação são incorporadas ao master plan.
Avaliação e plano de desenvolvimento de key-users
• O que é– Modelo de avaliação de potencial baseado em evidências
de comportamento.
• Para o que serve• Facilitar a escolha dos profissionais que atuarão como key-
users;• Identificar necessidades de formação e melhoria de
alinhamento antes do início do projeto;• Uniformizar o conceito de usuário chave possibilitando a
construção de uma equipe mais coesa.
• Como funciona• Avaliação efetuada em dois momentos, sendo a primeira
pelo gestor que está encaminhando o key-user e a segunda pelo consultor de gestão de mudança.
• Os gaps identificados (gráficos) serão gerenciados ao longo do projeto com uma reavaliação a cada fase.
Gestão de contatos e equipes
• O que é?– Um painel integrado com as informações de contato e
gerenciamento de todos os participantes do projeto.
• Para o que serve?• Gerenciar o contato
em grandes volumes como a distribuição da comunicação, convocação para eventos e treinamentos e estatísticas do projeto.
• Por que é bom?• Mantém a visibilidade do
universo de pessoas que participam do projeto e que serão atingidas de maneira direta ou indireta pelas mudanças;
• Permite rápido acesso as informações por qualquer membro do projeto.
• Como funciona?• Uma matriz principal contém todas as informações de contato
dos stakeholders;• A matriz é disponibilizada em um ambiente compartilhado de
forma que os líderes funcionais possam acessar/manter seu conteúdo.
• Um painel estatístico é gerado automaticamente e apresentado nas reuniões de status.
Mapeamento dos Impactos organizacionais
• O que é?– Uma matriz padronizada para registro de impactos e ações de
mitigação.
• Para o que serve?• Complementar a
análise de riscos do projeto sinalizando antecipadamente os impactos da implantação.
• Por que é bom?• Antecipa diversos
problemas decorrentes da implantação e das mudanças de processo que de maneira geral deverão ser solucionados pela empresa cliente e não aparecem no escopo dos trabalhos.
• Como funciona?• A matriz principal de impactos é disponibilizada em um ambiente
de rede onde os líderes de frente registram os impactos percebidos onde são automaticamente classificados e priorizados pela ferramenta;
• Cada impacto recebe um solucionador e um plano de mitigação;• Semanalmente os progressos são medidos e reportados.
Gestão de stakeholders críticos
• O que é?– Um modelo analítico de observação e registro de evidências de
comportamento.
• Para o que serve?• Dar visibilidade a
existência ou não dos comportamentos esperados dos formadores de opinião da empresa cliente em cada fase do projeto.
• Por que é bom?• Através de comparativos
com a curva padrão de comportamento para implementações de ERP pode-se evidenciar de maneira pragmática as resistências que a consultoria enfrenta durante o projeto, permitindo discutir e corrigir estes comportamentos.
• Como funciona?• A avaliação é feita em bases quinzenais pelos líderes do projeto;• Os dados tabulados são discutidos na reunião de SC;• As ações de mitigação devem ser comandadas pelos
patrocinadores do projeto devido a importância dos avaliados.
Simulador de treinamentos
• O que é?– Um simulador que utiliza os
dados da matriz de contatos e equipes para planejar turmas de treinamento.
• Para o que serve?• Auxiliar no
planejamento da logística de treinamentos de usuário final
• Por que é bom?• Estando integrado com o
catálogo de treinamentos e com a matriz de contatos, mantém atualizadas as posições em qualquer alteração efetuada.
• Como funciona?• Associada a matriz de contatos e ao catálogo de treinamentos, sinaliza a necessidade de turmas;• Dispõe em calendário a formação da grade de treinamentos;• Sinaliza localidades e quantidades para planejamento de logística;• Acelerar a formação das listas de participantes por curso.
Tracking de atividades
• O que é?– Modelo de acompanhamento de atividades alternativo ao MS
project .
• Para o que serve?• Dar visibilidade e
capacidade de gestão para ações de prontidão, mitigação de impactos e demais itens que não podem ser agregados ao master plan.
• Por que é bom?• Permite o gerenciamento
e a visibilidade das ações paralelas do projeto sem a necessidade de constantes alterações do master plan.
• Como funciona?• Para cada tema (prontidão, impactos e stakeholders críticos) é
gerada uma matriz de atividades com os devidos controles e cálculos de progresso (SPI, Curva S).
Plano de comunicação
• O que é?– Grade com todas as intervenções junto aos públicos alvo
considerando informação, reportagem e direcionamento.
• Para o que serve?• Manter a empresa
informada do andamento dos trabalhos, assim como prepara-la para seus compromissos (ex. testes e treinamentos)
• Ocupar o espaço vazio durante a fase de construção e evitar boatos
• Por que é bom?• Orienta todas as
atividades desde os primeiros dias do projeto poupando tempo em discussões futuras.
• Acelera o processo com modelos de comunicado e pesquisa de abrangência padronizadas.
• Como funciona?• No início dos trabalhos: Define-se um plano macro de
comunicação com a grade de intervenções junto aos públicos específicos nos canais existentes.
• Ao longo do projeto: Gerenciamento da execução dos eventos e realização da pesquisa de abrangência.
Comitê Executivo
PMO
GP
Lideres funcionais e
técnicos
Usuários chave
Para cada fator crítico uma solução específica
Usuários finais
Informação atual e confiável
Manutenção dos rituais de gestão e dados atualizados
Processos inteligentes que combinem o tempo escasso
com a antecipação de problemas
Ferramental eficiente para gestão
Capacitação para o exercício das novas funções
Fator crítico para engajamento
Informação e capacitação
• Gestão de stakeholders críticos• Steering Commitee
• Reporte periódico• Mapeamento de resistências
• Rituais semanais de gestão• Mapeamento de impactos• Stakeholders críticos
• Avaliação da prontidão• Resolução de impactos• Integração de equipes
• Avaliação periódicaComplementação de
competências
Processos
• Comunicação• Treinamento
• KPIs• Apresentação executiva
• Dashborad• Tracking report
• Kit completo
• Análise de prontidão• Mapa de impactos
• Mapa de treinamentos• Mapa de impactos• Multiplicação
Ferramentas
• Peças de comunicação• Pesquisa de abrangência• Treinamentos
Plano de trabalho
A gestão de mudanças será tão melhor executada, quanto esta mesma mudança NÃO for percebida pelos públicos impactados, devendo ser assimilada de forma natural e controlada por todos os grupos sem margens para as causas clássicas das resistências;
Iniciaremos os trabalhos com um amplo entendimento dos processos que serão implementados, os impactos conhecidos e os públicos afetados de forma a estabelecer o que denominamos estratégias de mudança;
Este conjunto de ações buscará identificar, antecipar e neutralizar os pontos de resistências que certamente surgirão ao longo do projeto;
As estratégias combinadas com o sistema de monitoramento e as atividades de comunicação, engajamento e capacitação formam o núcleo principal de nosso plano de trabalho.
Abordagem
COMUNICAÇÃO
TREINAMENTO
STAKEHOLDERS
IMPACTOS
RISCOS
Definir mensagem principal e traduzir para cada público a cada tempo
Capturar a visão de futuro e torna-la conhecida
Desmistificar as mudanças e convidar à experimentação
Tornar o desconhecido conhecido.Criar o sentido de participação
Capturar a visão de futuro e torna-la conhecida
Tornar conhecidas as fontes de conhecimento geradas
Capacitação de multiplicadores e alinhamento para otimizar aprendizado
Orientação para geração de conteúdo didático
Orientação para familiarização e aproximação dos usuários
Capacitação segundo princípios da andragogia
Orientação para contextualização dos treinamentos
Aferição do aprendizado e reforço posterior
Mapear o conjunto de envolvidos.Avaliar comportamento dos críticos
Monitorar e suportar o sentido de propriedade e engajamento
Identificar limitantes e eliminar GAPs
Aferir periodicamente o nível de envolvimento e resistência
Monitorar o nível de conhecimento e entendimento sobre o projeto
Desenvolver sentido de propriedade dos ativos de conhecimento
Assimilar o BBP e avaliar mitigação da empresa para o projeto
Mapeamento em bases semanais dos impactos e da mitigação
Sinalizar conflitos e necessidades de infraestrutura no escopo da GMO
Foco no engajamento dos solucionadores
Acompanhamento dos trabalhos de perfil e segurança da informação
Foco na sustentação do conhecimento no longo prazo
Monitoramento dos riscos de imagem e descontinuidade
Mapeamento em bases semanais dos riscos e da mitigação
Acompanhamento dos trabalhos de TI no escopo de GMO
Ações de conscientização, capacitação e eventualmente, intervenção
Acompanhamento dos trabalhos de perfil e segurança da informação
Foco na continuidade do negócio e desenvolvimento futuro.
ESTRATÉGIA PROCESSOS TECNOLOGIA PESSOAS INFORMAÇÃO CONHECIMENTO
A combinação dos artefatos metodológicos proporciona um conjunto completo de atividades que permiam as frentes de mudança.
Implantando o processo
EstratégiaEstratégia ArtefatosArtefatos WSWS Operação conjunta
Operação conjunta HandoverHandover
O primeiro passo é a definição da estratégia de mudanças junto à gestão do projeto
Nosso processo está baseado na tansferência total de conhecimento
Para que todos “falem a mesma língua” é realizado um WS de GMO com toda a equipe de projeto
O ultimo mês de atuação de nossa equipe é
reservado à finalização do handover e completa entrega do método a
nosso cliente.
Em seguida, os artefatos metodológicos (ferramentas) são ajustados ao padrão visual da empresa assim como efetuaremos ajustes de conteúdo
Ao longo do projeto, O processo de gerenciamento é executado junto com a equipe de projetos conforme o modelo da página 13
Abordagem de solução
Frentes de trabalho:
Além das frentes propostas pelo Projeto, sugerimos atuar em frentes complementares que sabidamente causam impactos e por vezes comprometem a percepção de valor da empresa para com o projeto:
Recursos Humanos Coordenar com as áreas responsáveis itens como férias, licenças, descrições de
cargo futuras, banco de horas e demais assuntos que possam tomar características negativas.
Tecnologia Infraestrutura para testes, homologação e treinamentos para garantir não
somente a disponibilidade de recursos como a qualidade em termos de tempo de resposta e estabilidade dos ambientes;
Riscos de imagem Atuar fortemente junto ao desenvolvedor/configurador do ERP para que atrasos
e erros não comprometam a percepção dos stakeholders; Ownership
Manter durante todo o projeto o senso de propriedade sobre as informações do blueprint, evitando que na homologação apareçam surpresas, desacreditando o projeto e alimentando as resistências até então veladas.
Plano de trabalho
A gestão de mudanças será exercida como um meta processo ao longo das fases de execução do projeto, consolidando a metodologia junto aos participantes da equipe ao mesmo tempo em que institui um modelo de operação que poderá ser utilizado futuramente pela empresa.
MONITORAMENTO
CONTEÚDOS
VISIBILIDADE
LOGÍSTICA
TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO
Transferencia total de know how
Contato
Edson Carli
(11) 3828 0611 ramal 804
(11) 98639 2456
Em todos os cenários a customização da metodologia e a capacitação dos profissionais está inclusa.