MEMORANDUM XXXXX

A: TODO EL PERSONAL DE LA UNIDAD DE COMPRAS, DEPARTAMENTO DE ALMACÉN, CONTROL DE PROPIEDAD Y DIETETICA.

DE: LICENCIADA LUZ AMALIA OVERDICK DE FAJARDO

ASUNTO: COORDINACIÓN DE LA RECEPCIÓN, INGRESO EN EL ALMACÉN Y REGISTROEN EL INVENTARIO DE MATERIALES, SUMINISTROS Y BIENES ADQUIRIDOS

FECHA: 14 de JULIO DEL 2,010

Por este medio me permito saludarlos y a la vez informarles que para mejorar el proceso de ingreso al almacén de materiales e insumos, así como el registro de mobiliario y equipo para registrarlo y emitir la Constancia de Ingreso a Almacén e Inventario respectiva (forma H1), y darle continuidad al proceso de pago respectivo, se establece lo siguiente:

a) El Encargado/Asistente/Analista de Compras debe enviar al Encargado/Auxiliar de Almacén copia de la solicitud de pedido y orden de compra, indicando también el día y la hora en que se debe hacer la recepción de los materiales, suministros o bienes adquiridos. En el caso que los bienes pertenezcan al grupo 3 “Propiedad, Planta Equipo e Intangibles” debe notificarle al Encargado de Inventarios (Control de Propiedad), y enviarle copia de la Orden de Compra.

b) El Encargado/Auxiliar de Almacén, procede a verificar que los datos consignados en la factura respectiva correspondan a los del Hospital Nacional de Salud Mental, así como que los materiales, suministros o bienes adquiridos estén conforme a la Orden de Compra en cantidades físicas y Monetarias.

c) Si el Encargado/Auxiliar de Almacén estableciera la existencia de errores, omisiones o tachones en los datos consignados en la factura debe proceder a informar y trasladar la factura al Encargado/Asistente/Analista de compras para que por la vía formal la devuelva al Proveedor para su corrección, Quién debe solicitar que no exceda del tiempo de 48 horas, para su restitución y proceder a la recepción del pedido. SE DEJA ESTE INCISO EN EL QUE SE ESTABLECE QUE LA UNIDAD DE COMPRAS DEBE GESTIONAR LA REPOSICIÓN DE LA FACTURA DERIVADO QUE ES QUIÉN TIENE MAYOR CONTACTO CON LOS PROVEEDORES.

d) Con las correcciones respectivas el encargado/Auxiliar de almacén procede a la recepción de los materiales, suministros o bienes adquiridos y generar la constancia de ingreso respectiva, si los bienes adquiridos pertenece al grupo 3 “Propiedad, Planta Equipo e Intangibles” traslada la factura original al Encargado de inventarios para que le de ingreso al inventario y genere la constancia de Ingreso de bienes en el SICOIN WEB.

e) Se establece un tiempo no mayor de 48 horas para que se genere el proceso de ingreso al almacén e inventarios respectivo.

f) El Encargado/Auxiliar de Almacén y/o Encargado de inventarios según corresponda procede a devolver al Encargado/Asistente/Analista de compras el formulario H1 Constancia de Ingreso al Almacén e Inventario con la factura original correspondiente, para que proceda a la integración del expediente.

g) En el caso de las compras de frutas y verduras, la planilla respectiva debe enviarla el Encargado/Asistente/Analista de compras al encargado/Auxiliar de Almacén, por los menos una hora antes de que este establecido el horario de entrega del pedido, para que en coordinación con el Departamento de Dietética realicen la recepción, y se registre el ingreso al almacén respectivo.

h) Si existiera alguna eventualidad no prevista, es importante que los Jefes respectivos de las unidades o departamentos involucrados procedan a reunirse y establecer la solución adecuada.

Agradeciendo su atención y cumplimiento de lo anterior, atentamente,