MEDIA KOMUNIKASI

Kelompok 5:

Ngurah Pradif Nahusha Pratama 1406305032

I Wayan Pradita Kamajaya 1406305036

Hendy Anggara 1406305089

I Putu Wahyu Saskara 1406305156

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Udayana

2015

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Ida Sang Hyang Widhi Wasa, karena berkat

rahmat dan hidayah-Nya proses penyusunan makalah mengenai Media Komunikasi dapat

terselesaikan dengan baik. Paper ini disusun guna memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi

Bisnis.

Penulis menyadari bahwa kelancaran dalam penyusunan paper ini tidak lain berkat

tuntunan Ida Sang Hyang Widhi Wasa, bantuan, dorongan, dan bimbingan dosen, dan rekan-

rekan sehingga kendala-kendala yang penulis hadapi teratasi. Untuk itu pada kesempatan ini

penulis menghaturkan terima kasih dan rasa hormat kepada semua pihak yang telah

membantu dalam penyusunan makalah ini.

Penulis menyadari bahwa paper ini masih jauh dari kesempurnaan baik dari

penyusunan maupun materi. Untuk itu kami mengharapkan kritik dan saran dari pembaca.

Atas kritik dan saran yang diberikan, kami mengucapkan terima kasih. Dan kami berharap

semoga paper ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca.

Jimbaran, 6 Oktober 2015

Penulis

i

DAFTAR ISI

Halaman Sampul

Kata Pengantar................................................................................................................i

Daftar Isi.........................................................................................................................ii

Bab I Pendahuluan..........................................................................................................1

1.1 Latar Belakang..........................................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah.....................................................................................................2

1.3 Tujuan ......................................................................................................................2

Bab II Pembahasan.........................................................................................................3

2.1 Fungsi Surat, Penggolongan dan Bentuknya............................................................3

2.2 Karakteristik Email dan Memo yang Sukses............................................................12

2.3 Menggunakan Email dengan Aman dan Efektif.......................................................14

2.4 Merencanakan dan Menulis Email dan Memo.........................................................15

Bab III Penutup...............................................................................................................19

3.1 Kesimpulan...............................................................................................................19

Daftar Pustaka.................................................................................................................20

ii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam kehidupan sehari-hari, setiap orang tidak dapat dilepaskan dari

dunia komunikasi, mulai dari bangun tidur hingga akan tidur kembali. Sebelum

berangkat kerja atau sekolah, berbagai kegiatan komunikasi mereka lakukan,

seperti mendengarkan radio atau musik, menonton acara televisi, membaca koran,

tabloid, atau majalah, atau bercengkrama dengan anggota keluarga.

Kegiatan komunikasi yang dilakukan dapat menggunakan berbagai media

informasi yang ada, baik media komunikasi nonelektronik/konvensional maupun

media komunikasi elektronik. Media komunikasi elektronik antara lain adalah

penggunaan bahasa lisan, bahasa isyarat/tubuh, dan aneka media komunikasi yang

menggunakan kertas. Sedangkan media elektronik antara lain adalah media audio-

visual (televisi), interkom, internet, telepon biasa, videoconference, dan telepon

seluler.

Dalam dunia bisnis yang berskala kecil, menengah maupun besar, orang-

orang yang berkecimpung di dalamnya tidak dapat terlepas dari kegiatan

komunikasi. Oleh karena itu, bagi mereka komunikasi merupakan faktor yang

sangat penting demi pencapaian tujuan suatu organisasi. Mereka dapat

menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik yang konvensional,

maupun yang elektronik sebagai sarana penyampaian pesan-pesan bisnis.

Seorang pimpinan suatu organisasi atau bisnis dapat memberikan perintah

kerja atau tugas kepada bawahannya secara lisan maupun tertulis . Pembuatan

pesan-pesan bisnis tersebut merupakan kegiatan rutin yang dilakukan dalam dunia

bisnis .

Dalam Komunikasi Bisnis dibahas mengenai pentingnya komunikasi di

dalam dunia bisnis, meliputi komunikasi verbal dan nonverbal, proses

1

komunikasi, sebab-sebab timbulnya kesalahpahaman dalam komunikasi serta

cara-cara memperbaiki atau meningkatkan komunikasi.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang yang telah dipaparkan, dapat

dirumuskan beberapa rumusan masalah sebagai berikut:

1. Apakah fungsi dari surat, serta bagaimana penggolongan dan bentuk

surat?

2. Bagaimanakah karakteristik email dan memo yang sukses?

3. Bagaimanakah menggunakan email dengan aman dan efektif?

4. Bagaimanakah merencanakan dan menulis email dan memo?

1.3 Tujuan

Adapun tujuan dari penyusunan makalah ini adalah untuk:

1. Memahami fungsi dari surat, serta penggolongan dan bentuk surat,

2. Mengetahui karakteristik email dan memo yang sukses,

3. Mengetahui cara menggunakan email dengan aman dan efektif, serta

4. Mengetahui cara merencanakan dan menulis email dan memo.

2

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Fungsi Surat, Penggolongan dan Bentuknya

Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha

dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai:

1. Alat bukti tertulis: adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti

apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat

yang mengadakan hubungan korespondensi.

2. Alat pengingat: berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah

lama.

3. Bukti historis: berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas

suatu organisasi pada masa-masa lalu.

4. Duta organisasi: surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan

kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.

5. Pedoman: surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

Dalam bukunya Manajemen Sekretaris, Drs. Saiman, M.Si

mengklasifikasikan jenis-jenis surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi

sebagai berikut :

1. Menurut wujud surat

kartu pos

warkat pos

surat bersampul

nota

telegram

surat pengantar

2. Menurut tujuan surat :

surat pemberitahuan

surat perintah

surat permintaan/permohonan

surat panggilan/teguran

surat peringatan

surat keputusan

surat perjanjian

3

surat laporan

surat pesanan

surat penawaran

3. Menurut sifat isi dan asal surat :

surat dinas

surat niaga

surat pribadi (bersifat kekeluargaan dan resmi)

4. Menurut jumlah penerima surat :

surat biasa

surat edaran

surat pengumuman

5. Menurut keamanan isi surat :

surat sangat rahasia

surat segera

surat biasa

6. Menurut prosedur pengurus surat :

surat masuk

surat keluar

7. Menurut jangkauan surat :

surat intern

surat ekstern

Selanjutnya Drs. E. Martono, dalam bukunya Dasar-Dasar Kesekretariatan

dan Kearsipan, menyebutkan bahwa surat dapat digolongkan menjadi beberapa

jenis menurut kategori tertentu, yaitu:

1. Siapa yang mengirim

a. surat pribadi/prive, sering disebut surat keluarga yang bersifat

kekeluargaan.

b. Surat dinas pemerintahan, surat ini dikirim untuk lingkungan pemerintah.

c. Surat dinas swasta, surat ini dikirim oleh instansi di luar instansi

pemerintah, seperti; oleh perusahaan swasta, kantor swasta, yayasan, dll.

2. aktivitas yang dikandung dalam surat, dan

3. wujud surat.

4

Bentuk Surat:

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.

Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat, yaitu:

1. Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.Format surat :

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :1. Kop Surat2. Tanggal dibuatnya surat3. Nomor Surat4. Lampiran

5

5. Hal6. Surat yang di tujukan7. Salam Pembukaan8a. Pendahuluan isi surat8b. Penjelasan isi surat8c. Penutup isi surat9. Salam Penutup10. Nama jabatan11. Tanda Tangan12. Nama yang mendatangani13. Tembusan14. Halaman lampiran surat/Inisial

2. Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.Format surat :

6

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :1. Kop Surat2. Tanggal dibuatnya surat3. Nomor Surat4. Lampiran5. Hal6. Surat yang di tujukan7. Salam Pembukaan8a. Pendahuluan isi surat8b. Penjelasan isi surat8c. Penutup isi surat9. Salam Penutup10. Nama jabatan11. Tanda Tangan12. Nama yang mendatangani

7

13. Tembusan14. Halaman lampiran surat/Inisial

3. Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.Format surat :

Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :1. Kop Surat2. Tanggal dibuatnya surat3. Nomor Surat4. Lampiran5. Hal6. Surat yang di tujukan7. Salam Pembukaan8a. Pendahuluan isi surat8b. Penjelasan isi surat8c. Penutup isi surat9. Salam Penutup

8

10. Nama jabatan11. Tanda Tangan12. Nama yang mendatangani13. Tembusan14. Halaman lampiran surat/Inisial

4. Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.Format surat :

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :1. Kop Surat2. Tanggal dibuatnya surat3. Nomor Surat4. Lampiran/Hal5. Hal/Lampiran

9

7. Salam Pembukaan8a. Pendahuluan isi surat8b. Penjelasan isi surat8c. Penutup isi surat9. Salam Penutup10. Nama jabatan11. Tanda Tangan12. Nama yang mendatangani13. Tembusan14. Halaman lampiran surat/Inisial

5. Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.Format surat :

10

Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :1. Kop Surat2. Tanggal dibuatnya surat3. Nomor Surat4. Lampiran/Hal5. Hal/Lampiran6. Surat yang di tujukan7. Salam Pembukaan8a. Pendahuluan isi surat8b. Penjelasan isi surat8c. Penutup isi surat9. Salam Penutup10. Nama jabatan11. Tanda Tangan12. Nama yang mendatangani

11

13. Tembusan14. Halaman lampiran surat/Inisial

2.2 Karakteristik Email dan Memo yang Sukses

Karena pesan e-mail dan memo merupakan bentuk komunikasi standar

dalam kebanyakan organisasi, mereka mungkin akan menjadi media komunikasi

bisnis yang paling umum. Pesan yang sangat diperlukan ini digunakan untuk

memberi informasi pada karyawan, meminta data, memberi respons,

mengimformasi keputusan, dan memberi arahan. Pesan e-mail dan memo yang

baik umumnya mempunyai karakteristik tertentu.

To (Kepada), From (Dari), Date (Tanggal), Subject (Judul Subjek).

E-mail dan memo mengandung judul kata penunjuk. Judul ini membantu pembaca

segera mengidentifikasi tanggal, asal, maksud, dan tujuan sebuah pesan. Tolong

dicatat bahwa pesan e-mail yang dikirim keluar tidak perlu disertai waktu kirim

karena hal itu diselipkan secara otomatis oleh komputer Anda. Posisi waktu

datang pada pesan e-mail yang masuk bervariasi tergantung pada program Anda.

Posisi waktu kirim dalam memo kertas juga fleksibel.

Satu Topik

Pesan e-mail dan memo yang baik umumnya hanya membahas satu topik.

Membatasi topik membantu penerima bertindak terhadap subjek dan

mengarsipnya dengan tepat. Seorang penulis memo yang, misalnya, menjelaskan

sebuah masalah printer komputer dan juga meminta izin untuk menghadiri sebuah

konferensi mempunyai risiko kegagalan 50 persen. Pembaca mungkin merespons

masalah printer tetapi melupakan tentang permintaan izin konferensi.

Bersifat Percakapan

Nada pesan e-mail dan memo diharapkan bersifat percakapan karena pihak –

pihak yang berkomunikasi biasanya sudah saling kenal. Hal ini berarti kadang –

kadang dalam bahasa Inggris menggunakan singkatan (I’am, you’ll), kata sehari –

hari, dan kata ganti orang pertama (saya/kami). Meskipun demikian, nadanya juga

12

harus tetap profesional. E-mail begitu cepat dan begitu mudah digunakan

sehingga ada saja penulis yang tergoda ke dalam suatu sikap “kurang profesional

yang mengherankan”. Meskipun hangat dan bersahabat, pesan e-mail seharusnya

tidak emosional. Jangan pernah menyertakan kata – kata yang tidak seharusnya

diucapkan di hadapan seseorang.

Keringkasan

Sebagai bentuk fungsional komunikasi, e-mail dan memo hanya mengandung apa

yang perlu untuk menyampaikan makna dan bersikap sopan. Sering kali, e-mail

dan memo hanya membutuhkan sedikit penjelasan latar belakang dan perhatian

pada usaha memberi kesan baik kepada pihak luar dibandingkan surat. Anda

terutama harus waspada untuk menghilangkan kata – kata yang terlalu panjang

lebar. Hindari pengisi pembukaan (ada,adalah), kalimat pengantar yang panjang

(saya menulis memo ini untuk memberitahukan kepada Anda bahwa), dan frase

yang berlebihan (karena fakta bahwa).

Penyorotan Grafis

Untuk menonjolkan ide – ide yang penting dan meningkatkan keterbacaan,

penulis e-mail dan memo menggunakan teknik penyorotan grafis secara bebas. Isi

memo cetakan ditingkatkan dengan daftar nomor atau bullet, heading, tabel, dan

teknik lain. Beberapa program e-mail mungkin tidak mentransmisikan cetak

miring, cetak tebal, atau dua set kolom. Namun, Anda dapat meningkatkan

keterbacaan dengan paragraf yang baik, poin bullet atau tanda bintang (asterisk),

dan heading sisi, terutama untuk pesan yang lebih panjang. Pembaca enggan

menelisik layar komputer untuk melihat tulisan yang penuh. Meskipun perusahaan

di Amerika Utara telah jatuh cinta dengan e-mail, para penggunanya kurang

toleran pada penulis yang tidak mengikuti kaidah menulis. Mereka tidak akan

menoleransi tulisan yang tidak menarik, tidak terpahami, dan “sampah data yang

tak dapat dicerna”.

13

Proses Penulisan

“Salah satu ciri revolusi informasi yang paling mengagumkan,“ kata wakil

direktur sebuah perusahaan teknologi, adalah bahwa “momentum telah berbalik

pada kata tertulis.” Pebisnis menulis lebih banyak pesan daripada sebelumnya,

dan banyak dari tulisan itu adalah e-mail dan memo. Agar efektif, pesan internal

yang baik memerlukan persiapan yang teliti. Meskipun hal itu sering terlihat rutin,

e-mail dan memo mungkin menjangkau lebih jauh dari yang Anda perkirakan.

Pertimbangkan peneliti pasar di Vancouver, yang baru bekerja dan ingin

menyenangkan atasannya, yang meminta laporan kemajuan proyeknya. Tanpa

pikir panjang, ia segera mengirim sebuah ringkasan singkat mengenai

pekerjaannya dalam sebuah e-mail kepada atasannya. Kemudian dalam minggu

itu juga seorang wakil direktur meminta atasannya itu melaporkan kemajuan

proyek tersebut, dan atasannya pun meneruskan memo dari peneliti pasar yang

tergesa – gesa itu. Kesan buruk yang muncul pun sulit diatasi oleh karyawan baru

itu.

Penulisan yang teliti memerlukan waktu--terutama pada awalnya. Namun,

dengan mengikuti rencana yang sistematis dan melatih keterampilan Anda, Anda

bisa mempercepat usaha Anda dan meningkatkan hasilnya. Selain itu, ingatlah

bahwa usaha yang Anda lakukan untuk meningkatkan keahlian komunikasi Anda

akan membawa hasil yang besar. Sering kali, kemampuan berbicara dan menulis

Anda menentuka seberapa besar pengaruh Anda dalam organisasi.

2.3 Menggunakan Email dengan Aman dan Efektif

Penggunaan pemula e-mail disarankan untuk “mengabaikan pertimbangan

gaya dan tata bahasa.” Mereka berpikir bahwa “kata yang terbang” demikian

julukan pesan e-mail, memerlukan sedikit pengeditan dan pengoreksian.

Koresponden menggunakan emoticon (seperti wajah gembira di samping) untuk

mengekspresikan emosi mereka. Dan banyak e-mail saat ini masih terkesan dibuat

seadanya dan kotor. Tetapi seiring dengan kematangan saluran komunikasi ini,

pesan pun menjadi semakin pantas dan profesional.

14

Saat ini, pesan e-mail rata-rata bisa tetap berada dalam sistem komputer

perusahaan sampai lima tahun. Dan dalam sejumlah situasi satu-satunya kesan

seseorang tentang penulis e-mail adalah dari pesan yang dikirimkan.

Komunikator bisnis yang bijaksana yang menggunakan e-mail menyadari

bahaya ini. Mereka tahu bahwa pesan mereka dapat tersebar (dengan sengaja atau

tidak) ke mana – mana. Sebuah catatan yang dikonsep dengan tergesa – gesa

mungkin berakhir di kotak suratatasan atau diteruskan ke kotak surat musuh.

Yang membuat segalanya lebih buruk, komputer—seperti juga gajah dan kekasih

yang ditolak—tidak pernah melupakan. Bahkan pesan yang sudah dihapus bisa

tetap berada dalam disk drive. “Hal itu seakan – akan orang memegang otak

mereka ketika mereka menulis e-mail,” kata seorang pakar. Mereka berpikir

bahwa e-mail “merupakan pengganti percakapan telepon, itulah bahayanya.” E-

mail mengandung sejumlah bahaya, baik bagi karyawan maupun atasan,

sebagimana dibahas dalam kotak Bimbingan Karier.

2.4 Merencanakan dan Menulis Email dan Memo

Namun, di samping berbahaya dan keterbatasannya, e-mail semakin menjadi saluran pilihan untuk mengirim banyak pesan bisnis.  Karena e-mail telah menjadi saluran komunikasi utama, adalah penting meluangkan waktu untuk mengelola pikiran – pikiran Anda, menyusunnya dengan teliti, memerhatikan ketepatan tata bahasa dan tanda baca.

Mulai menulis. Petunjuk berikut ini akan membantu melakukan permulaaan yang baik dalam menggunakan e-mail secara aman dan efektif.

Menyusun secara offline. Daripada menulis pesan dengan terburu – buru, gunakan program pengolah kata untuk menulis secara offline. Kemudian masukkan pesan ke jaringan e-mail. Hal ini untuk menghindari “merusak diri” (kehilangan semua tulisan karena kekeliruan atau menekan tombol yang salah) ketika bekerja online.

Tulis alamat dengan benar. Alamat e-mail kadang kala rumit, sering tidak logis, dan selalu tanpa ampun. Kurang satu karakter atau salah menggunakan huruf I untuk angka 1, maka pesan akan tidak terkirim. Solusi: Gunakan buku alamat elektronik untuk orang – orang yang sering kirimi. Dan periksa ulang

15

setiap alamat yang ketik secara manual. Pastikan juga bahwa tidak menjawab kepada sekelompok penerima ketika bermaksud hanya menjawab satu orang.

Hindari baris subjek yang menyesatkan. Dengan membanjirnya spam (e-mail sampah) yang memenuhi kotak masuk (inbox), pastikan baris subjek relevan dan membantu. Kata generik seperti hai dan persetujuan yang bagus bisa membuat pesan dihapus sebelum dibuka.

Isi, Nada dan Ketepatan. Meskipun e-mail tampaknya sesederhana telepon, sebenarnya tidak. Sebab e-mail menghasilkan catatan permanen, pikirkan kembali apa yang katakan dan cara mengatakannya.

Buat ringkas. Jangan membebani pembaca dengan informasi yang tidak perlu. Ingat bahwa ukuran monitor kecil dan ketikan sering sulit untuk dibaca. Susun ide – ide dengan ringkas.

Jangan kirim apapun yang tidak ingin Anda publikasikan. Karena e-mail kelihatan seperti percakapan telepon atau orang ke orang, penulis kadang – kadang mengirim pesan yang sensitif, rahasia dan bersifat menghasut atau berpotensi memalukan. Berhati – hatilah! E-mail menghasilkan catatan permanen yang sering tidak hilang bahkan dihapus. Dan setiap pesan merupakan komunikasi yang bisa mengakibatkan perkara hukum terhadap tau pemilik perusahaan. Jangan menulis apapun yang tidak ingin atasan, keluarga, atau seorang hakim baca.

Jangan menggunakan e-mail untuk menghindari kontak. E-mail tidak tepat digunakan untuk mengumumkan berita buruk atau menetapkan argumen. Sebagai contoh, tidak tepat memecat seseorang melalui e-mail. Hal itu juga bukan saluran yang bagus untuk mengatasi konflik dengan penyelia, bawahan atau lainnya. Bila ada kemungkinan menyakitkan perasaan, gunakan telepon atau kunjungi orang tersebut.

Jangan pernah merespon ketika Anda sedang marah. Selalu ambil beberapa saat untuk menenangkan emosi sebelum menulis respon pada pesan yang mengecewakaan. Sering muncul engan alternatif yang berbeda dan alternatif yang lebih baiik setelah berpikir mengenai apa yang katakan. Jika mungkin, atasi perbedaan dalam diri setiap orang.

Memerhatikan ketepatan. Orang masih tetap dinilai berdasarkan tulisannya, entah ditulis secara elektronik atau dengan kertas. Pesan e-mail yang tidak rapi (kurang tanda petik, ejaan yang salah, tulisan yang tidak didasari) membuat para pembaca bekerja terlalu keras. Mereka marah bukan hanya pada informasi tetapi juga penulisnya.

Tahan humor dan komentar yang menjilat. Tanpa isyarat nonverbal yang disampaikan oleh wajah dan suara, humor tetap dengan mudah dipahami.

16

Etika. Meskipun e-mail merupakan saluran komunikasi baru, ada sejumlah aturan kesopanan berinteraksi secara online yang perlu diperhatikan.

Batasi kecenderungan untuk mengirim dokumen ke semua pihak. Kirim kopi dokumen hanya kepada orang yang benar – benar perlu melihat sebuah pesan. Tidak perlu mendokumentasi setiap keputusan dan tindakan bisnis secara elektronik.

Jangan pernah mengirim “spam”. Empat puluh tiga persen pemakai internet mengatakan bahwa hal yang paling mengesalkan mereka dalam penggunaan e-mail adalah spam (pesan e-mail yang tidak diminta).

Pertimbangkan menggunakan label pengidentifikasi. Jika diperlukan tambahkan salah satu dari label berikut ini pada baris subjek: ACTION (Tindakan yang diperlukan, mohon respons), FYI (For Your Information, tidak perlu respons), RE (Ini adalah balasan untuk pesan lain), URGENT (Tolong jawab segera). Beberapa program e-mail memungkinkan Anda mengetahui pesan yang mendesak.

Gunakan huruf kapital hanya untuk penekanan atau untuk judul. Hindari menulis seluruh pesan dalam huruf kapital, yang seperti BERTERIAK.

Beritahu kalau ada lampiran. Jika mengirim sebuah lampiran yang panjang, beritahu penerima, mungkin perlu bertanya format apa yang tepat.

Jangan meneruskan pesan tanpa izin. Cari persetujuan sebelum meneruskan sebuah pesan.

Membalas E-mail. Tips berikut ini dapat menghemat waktu dan mengurangi frustasi ketika membalas pesan.

Baca dulu semua pesan dalam kotak masuk sebelum menjawabnya satu persatu. Karena pesan berikutnya sering mempengaruhi cara merespons, baca dulu semuanya (terutama semua pesan dari orang yang sama).

Jangan secara otomatis membalas pesan pengirim. Ketika membalas, cut and paste (potong dan tempel) bagian yang relevan. Hindari menyusahkan penerima dengan mengembalikan seluruh “berkas” (urutan pesan) tentang suatu topik. Banyak pengguna yang mahir dapat mengatur pilihan program mereka sehingga hanya respons mereka saja yang terkirim.

17

Revisi baris subjek jika topik berganti. Ketika membalas atau meneruskan pertukaran e-mail, revisilah baris subjek jika topik berganti.

Penggunaan Pribadi. Ingat bahwa komputer kantor dimaksudkan untuk komunikasi yang berkaitan dengan pekerjaan.

Jangan gunakan komputer perusahaan untuk masalah pribadi. Kecuali kalau perusahaan secara khusus mengizinkan, jangan pernah menggunakan komputer perusahaan untuk pesan pribadi, belanja pribadi, atau hiburan.

Anggap bahwa semua e-mail diawasi. Pemilik perusahaan berhak secara legal mengawasi e-mail, dan banyak yang melakukannya.

Pengunaan E-mail yang Cerdas Lainnya. Tergantung pada pesan dan audiensi, tips berikut ini mendorong komunikasi elektronik yang efektif.

Gunakan desain untuk meningkatkan keterbacaan pesan panjang. Jika Sebuah pesan memerlukan beberapa layar, bantu pembaca dengan heading, daftar bullet, heading pinggir dan mungkin ringkasan pendahuluan yang menjelaskan isi. Meskipun teknik ini memperpanjang sebuah pesan, mereka mempersingkat waktu membaca.

Pertimbangkan perbedaan budaya. Ketika menggunakan sarana yang tanpa batas ini, bahasa harus terutama jelas dan akurat. Ingat bahwa kiasan yang klise (menaikkan taruhan, memainkan biola kedua), istilah – istilah olahraga (melakukan home run, bermain sportif) dan ucapan populer (keren, nyalakan) dapat membingungkan di negara lain.

Periksa kembali sebelum menekan tombol send (kirim). Apakah sudah memasukkan semuanya? Hindari keperluan mengirim pesan yang kedua, yang membuat terlihat ceroboh. Gunakan pemeriksa ejaan dan baca kembali untuk menilai kelancarannya sebelum mengirim.

18

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat berarti kertas sebagai data

auketerangan sesuatu yang ditulis. Jadi surat adalah alat komunikasi tertulis yang

disampaikan dari satupihak kepada pihak lain baik atas nama pribadi maupun atas

nama organisasi atau perusahaan. Dan surat tediri dari bebebrapa jenis yaitu,

surat menurut pemakaiannya, surat menurut wujudnya, surat menurut sasaran

yang hendak dicapai, surat menuru isi dan maksudnya, surat menurut sifatnya dan

surat menurut urgensi penyelesaiaanya.

Pesan e-mail dan memo merupakan bentuk komunikasi standar dalam

organisasi, mereka menjadi media komunikasi bisnis yang paling umum. Pada

umumnya pesan e-mail dan memo yang baik mempunyai karakteristik tertentu,

seperti: berisi to (kepada), from (dari), date (tanggal), subject (judul subjek),

memilik satu topik, bersifat percakapan, keringkasan, penyorotan grafis, dan

proses penulisan yang benar.

Pengguna e-mail pemula disarankan untuk “mengabaikan pertimbangan

gaya dan tata bahasa.” Mereka berpikir bahwa “kata yang terbang” demikian

julukan pesan e-mail, memerlukan sedikit pengeditan dan pengoreksian. Langkah

untuk merencanakan dan menulis email dan memo dimulai dengan mulai menulis,

kemudian menyusun secara offline, setelah itu tulis alamat email dengan benar.

Pada saat menulis email dan memo ada beberapa hal mendasar yang harus

diperhatikan, seperti: hindari baris subjek yang menyesatkan, buat ringkasan,

jangan mengirim apapun yang tidak ingin anda publikasikan, jangan pernah

merespon ketika sedang marah, perhatikan ketepatan pesan, batasi kecenderungan

untuk mengirim dokumen kesemua pihak, hindari mengirim spam, serta

pertimbangkan penggunaan label pengidentifikasi.

19

DAFTAR PUSTAKA

Bovee, L. Courtland dan John V. Thill, 2003. Komunikasi Bisnis, Buku Kedua.

Edisi Bahasa Indonesia, Edisi Keenam. Jakarta: PT. Indeks Kelompok

Gramedia.

Haryani, Sri. 2001. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan

AMP YKPN.

Cangara, Hafied. 2002, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta: PT. Raja Grafindo

Persada.

Wiryanto. 2004. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: PT. Gramedia Widiasarana

Indonesia.

20