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LA FILOSOFIA DEL CONTROL

El proceso de la construcción, visto desde la perspectiva de la organización y control

administrativo y técnico, identifica plenamente dos áreas: el área administrativa y el área

técnica, estrechamente ligadas, la una depende de la otra. A nivel de la organización

empresarial, las dos áreas se mantienen en la oficina del constructor y en la obra.

El área administrativa se refiere al manejo de la información de los diferentes

procedimientos de compra, contratación, almacenamiento y consumo de materiales, mano

de obra y equipo. El área técnica se refiere a la ejecución física del proceso, a la tecnología,

a los modelos de construcción y al control de calidad.

Las dos áreas, identificadas con claridad, no pueden subsistir la una sin la otra. El área

técnica define qué se compra y cuánto se compra. El área administrativa toma la

determinación de a quién se le compra y por cuanto se hace la compra. La parte técnica

determina el tipo de contrato, las características del contratista y el objeto del contrato; la

parte administrativa elabora el contrato y controla los pagos.

La organización administrativa y técnica de una obra se plantea como dos bandos

independientes pero coordinados. El bando encargado de las compras, los suministros y los

pagos, y el bando encargado de la ejecución. Por una parte, la oficina constructora que

compra, contrata y paga, y por otra parte, el área que ejecuta la obra.

Planteado el asunto de esta manera, el constructor necesita establecer, con absoluta

claridad, la relación y dependencia entre la oficina y la obra en los siguientes puntos claves:

captura de la información en la obra; procesamiento de la información en oficina y en obra;

el control al suministro, al almacenamiento y al consumo; control a los pagos.

Las mecánicas descritas a continuación son el fundamento para manejar con eficiencia las

herramientas que la informática nos facilita. El concepto del control dentro del proceso lo

determina el grado de detalle que el constructor quiera, teniendo en cuenta la tecnología del

proceso contractivo y los objetivos que se proponga.

Es el constructor quien determina los alcances de su organización y cuál es el objetivo de

sus controles; qué información se debe capturar para que sea útil dentro del ordenamiento y

la logística establecida. La pericia para definir los objetivos es de gran importancia; en una

organización no debe ser manejada información que no sea utilizada; tampoco deben ser

planteados procesos que no sean eficientes. Es necesario encontrar el beneficio en cada

proceso antes de ser implantado.

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MECANISMOS DE CONTROL

Nuestra organización, nuestro ejercicio profesional, nuestra obra, tienen problemas de

aprendizaje. Somos prisioneros de nuestra propia forma de pensar; nos es difícil identificar

nuestros malos hábitos y sentimos temor ante un cambio de mentalidad.

Los mecanismos sistemáticos y racionales de seguimiento y control construyen

organizaciones inteligentes con actuaciones naturales y espontáneas, abiertas al

aprendizaje, las cuales forman equipos de trabajo que practican el arte de ver los árboles sin

dejar de ver el bosque.

La idoneidad en los documentos producidos durante el desarrollo teórico del proceso, se

constituye en la piedra angular de las organizaciones para crear sus mecanismos de control

con eficiencia y eficacia, conduciéndolas al funcionamiento armónico y a la operatividad

racional de un sistema organizacional inteligente.

LOS SUMINISTROS

En la lectura sistemática semanal, el mismo día de la semana, del CALENDARIO DE

SUMINISTROS, se fundamenta el funcionamiento adecuado del abastecimiento de

materiales, de mano de obra y de equipos de construcción.

Cuando los insumos faltan, la obra se paraliza, causando traumatismos y sobrecostos. Son

los suministros la base fundamental de la logística organizacional y del desarrollo ordenado

y armónico del proceso de ejecución.

El mecanismo se inicia al identificar en el calendario de suministros las actividades a

realizar en la acción de comprar y/o contratar.

ORDENES DE COMPRA Y/O SOLICITUD DE PEDIDOS

Es un documento diligenciado por la administración de la obra como consecuencia de la

lectura periódica del calendario de suministros que señala los materiales, la mano de obra y

el equipo requeridos en la cantidad necesaria y en el momento oportuno.

La acción de leer cada semana el calendario de suministros implica elaborar un informe

escrito, gráfico, de fácil comprensión, para ser confrontado con el estado de

diligenciamiento, en el cual se encuentra cada una de las órdenes de compra elaboradas. El

resultado de esta acción es un listado de insumos con fechas vencidas y el número de

pedidos atrasados, de actividades no cumplidas conforme lo indica el calendario.

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Esta acción sistemática permitirá a la organización identificar las causas que han generado

el atraso, implantar un correctivo al conflicto creado y visualizar los futuros eventos

próximos a vencerse.

Este mecanismo obliga a la oficina constructora a definir de manera oportuna los planos y

especificaciones, a solicitar cotizaciones y a realizar las compras en el tiempo adecuado.

Así mismo, conduce a la organización administrativa de la obra a calcular las cantidades de

materiales de cada pedido y a diligenciar la correspondiente solicitud con la debida

anticipación.

Uno de los pilares fundamentales para obtener el éxito en el proceso es el acierto en las

compras; de estas depende el control de los costos y la calidad de los materiales a emplear.

Dada la fluctuación constante de los precios en nuestro medio, antes de cada compra se

debe obtener por lo menos tres cotizaciones con las mismas especificaciones técnicas e

idénticas cantidades para que sean realmente comparables.

En forma periódica y sistemática la obra informará a la oficina constructora los saldos

pendientes por llegar. La oficina, al recibir la información de los materiales comprados que

no han llegado a al obra, cuestiona al suministrador por el incumplimiento y consigna en el

mismo informe el resultado de la gestión.

EL ALMACEN DE LA OBRA

Existen otras variables que vale la pena considerar en el proceso de la acción de comprar o

contratar, tales como: el espacio de almacenamiento, la seguridad, las características del

material, los perecederos, los voluminosos, los que requieren espacios cubiertos, los que

pueden ser almacenados a cielo abierto.

Estas condiciones especiales requieren un diseño industrial del entable, patios controlados,

bodegas cubiertas, estanterías para clasificar los materiales, talleres para el procesamiento y

ensamble. Existe una extraña tendencia al deterioro en los almacenes de obra como

consecuencia del desorden y la improvisación en el manejo del almacén.

Entradas a almacén

Todos los materiales que llegan a almacén responden a una orden de compra, numerada en

forma consecutiva y plenamente identificada; por lo tanto, no pueden existir sorpresas para

el almacenista como consecuencia de la llegada de elementos que no hayan sido pedidos.

En caso de producirse la llegada de éstos, por fuera del sistema, no pueden ser

decepcionados.

En el momento de la recepción el almacenista registra en forma detallada los materiales y

los elementos recibidos en el documento, con el carácter de un cheque, denominado entrada

de almacén, numerado en forma consecutiva. El original será entregado al suministrador

para que lo anexe a la factura de venta. Todos los materiales llegan acompañados de una

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remisión del suministrador que el almacenista debe comparar y verificar en cantidades,

especificaciones y calidad.

El almacenista abre en el sistema una hoja de kárdex por cada material recibido, teniendo

en cuenta que a un mismo material con especificaciones distintas se le abren dos hojas

diferentes. Por ejemplo, bloque hueco es el material; la especificación es el número.

Salidas de almacén

Seguimos reinventando el diseño de la organización constructora y hacemos un inventario

de viejos y malos hábitos, de cuando las salidas de almacén se originaban en el criterio del

maestro general de la obra, material por material, bulto por bulto, vale por vale, basadas en

su buena fe y en su experiencia, buena o mala.

Actualmente las organizaciones son formadas por equipos de trabajo interdisciplinarios que

desarrollan procesos y procedimientos que brindan garantía de calidad. Juegan papel muy

importante las calidades humanas de las personas, su criterio, su honestidad y su

compromiso para lograr equipos eficientes capaces de controlar la cantidad de los

materiales, el consumo, los desperdicios y los procesos de ejecución, en busca de la

excelencia.

La seriedad y el ingenio del trabajo previo, desarrollado de manera conjunta con la

estrategia de ejecución, antes de iniciar la obra, produce seguridad en el manejo de la

información clasificada item por item, unidad por unidad, material por material. Facilita la

contabilidad de los insumos para determinar los consumos reales.

La asignación apropiada de los códigos para que sean identificados los capítulos, los ítems

y las unidades de construcción, de acuerdo con el presupuesto, facilita el manejo de

información actualizada, kárdex al día, inventarios confiables y consumos reales.

ESTADISTICA DEL CONSUMO

La estadística del consumo se define como la recopilación de la cantidad de obra realizada,

más los valores de mano de obra y el valor de los materiales realmente consumidos item

por item, capítulo por capítulo y semana tras semana para ser comparada con el

presupuesto.

Se abre un archivo de estadística por cada item del presupuesto en el cual son cargadas las

preformas del consumo y los vales de consumos adicionales estructurando en cada

movimiento el valor acumulado del costo real a partir de los consumos.

La estadística del consumo es la recopilación real de los costos con la metodología y

procedimientos del presupuesto.

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Contratos y subcontratos

Los contratos y subcontratos deben ser manejados con el mismo criterio y metodología

como si fuesen una compra y consumo de materiales. Los objetos contractuales estarán

definidos por unidades de construcción en las cuales las cantidades de obra estarán

plenamente definidas y cuantificadas.

Es esencial la intervención de la organización del constructor en el desarrollo de los

subcontratos de mano de obra. Los contratistas y subcontratistas, en general, no tienen la

dimensión del trabajo en equipo, les interesa más la cantidad que la calidad, trabajan por

generación espontánea, generan desorden, practican muy bien el hábito del desperdicio y no

conocen las normas ISO 9000.

Los términos de los contratos y subcontratos deben estar consignados en el calendario de

suministros para ser controlados dentro de esa mecánica y la elaboración de las actas

parciales estar estrechamente ligada a las planillas de recepción por actividades, dentro de

los procedimientos de garantía de calidad.

Podemos hablar del control del calendario de subcontratos igual que el del calendario de

suministros. Para ejercer su control seguimos el mismo camino: planos y especificaciones

definidos; cotizaciones; suministro de los pliegos de invitación a cotizar a los proponentes,

con las condiciones del contrato, las especificaciones técnicas y los materiales a emplear,

así como las cantidades de obra a realizar, para que las cotizaciones sean realmente

comparables.

El perfeccionamiento del contrato o subcontrato debe cumplir con las condiciones legales

propias del modelo institucional, dentro del marco de la ley.

MECANICA DE CONTROL DE PAGOS

El residente de obra controla y autoriza los siguientes pagos: planilla de jornales del

personal de administración; control de asistencia y de horas extras; descuentos; subsidios;

relación de gastos de caja menor; cuentas parciales de los contratos y subcontratos, por

cantidad de obra ejecutada y recibida a satisfacción reteniéndoles, en garantía, el 10% del

valor.

La organización empresarial controla: la recepción de facturas y cuentas por pagar el día

asignado; las cantidades de materiales facturados con las consignadas en las entradas de

almacén y en las órdenes de compra; los códigos; chequea las operaciones aritméticas. Acto

seguido, el documento a al archivo de cuentas por pagar, numeradas en orden cronológico.

Procedimiento similar sigue con la recepción de cuentas enviadas por la obra. Las cuentas

por concepto de alquiler de equipos tendrán un tratamiento igual al de un subcontrato,

consignando en cada pago el período de tiempo al cual se refiere.

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Los pagos son efectuados dependiendo de la disponibilidad de recursos; el constructor

ordena el giro de los cheques, en orden de prioridades, teniendo presente en primera

instancia aquellos que cubren el pago de la mano de obra.

Se debe hacer una relación semanal de pagos que contenga la siguiente información: fecha,

nombre del beneficiario, valor pagado, concepto, codificación y número del comprobante

de pago, de tal manera que el constructor pueda totalizar los valores de las órdenes de

compra canceladas y las que no han sido facturadas.

BALANCE MENSUAL

Con la información capturada en los procedimientos propuestos y con la aplicación de la

siguiente fórmula se hace un arqueo mensual para comparar la obra realizada con los

recursos invertidos:

Suma de gastos + deudas = valor total de la estadística + valor de los anticipos + valor del inventario en almacén

Suma de gastos: es la suma acumulada de las relaciones semanales de pagos

Deudas: es la suma de los pedidos por pagar, el valor de las prestaciones causadas no

pagadas, el valor de la retención hecha a los subcontratistas de mano de obra.

Nota: los saldos de los subcontratos no se consideran como deuda en el balance, puesto que

éste es la confrontación de la obra ejecutada contra el dinero invertido. Los saldos de los

subcontratos son obra no ejecutada.

CONTROL DE PROGRAMACIÓN

Es pilar fundamental del diseño de organización el control a la programación de obra. Es la

comparación sistemática, semana tras semana, del avance real de las actividades en el

tiempo con lo previsto en la programación.

Es necesario que el avance de la obra sea valorado porcentualmente; después de un

recorrido por la obra y de las mediciones realizadas para las actas parciales, el controlador

del programa consigna en el diagrama de Gantt o de Barras, la cantidad de obra realizada

hasta el momento, así: se traza una línea vertical, con un color asignado a cada período, en

la fecha en la cual está haciendo el control. Con el mismo color se llenan las barras de las

actividades realizadas parcial o totalmente, detectando cuáles son las actividades

adelantadas y cuáles las atrasadas.

El informe de control indica las desviaciones en unidades o porcentualmente, y el número

de períodos atrasados o adelantados.

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CONTROL DEL CALENDARIO DE SUMINISTROS

Es parte integral del control de programación el control al calendario de suministros. De la

misma manera como se controla el Diagrama de Gantt se hará el control del calendario de

suministros, incluidos los contratos y subcontratos.

En un documento escrito se consigna el estado de las actividades que presentan atrasos o

adelantos, es decir, que no están ajustadas a lo previsto, con la siguiente información:

cantidad de obra en unidades o porcentajes de la actividad atrasada; número del período del

programa en el cual se hace el corte; cantidad de períodos de tiempo de atraso o adelanto.

En la segunda parte del documento se registra el control al calendario de subcontratos, de

manera similar a lo anterior.

La lectura sistemática de la programación de obra y de los calendarios de suministros y

contratos se constituirá en la herramienta de control de avance de obra más eficaz y útil.

Permitirá al constructor mantener dominado el tema del rendimiento y velocidad en la

ejecución, de gran utilidad en el momento de las decisiones.