MATRIZ DOFA COMO METODO DE

DIAGNOSTICO DE LA OFINA DE ALMACÉN Y

SUMINISTROS, EN EL ÁMBITO DE LA

PLANEACION ESTRATEGICA PARA EL APOYO

EN LA TOMA DE DECISIONES

MATRIZ

DOFA Almacén y Suministros

Universidad de Nariño

San Juan de Pasto Noviembre 12 de 2016

GRUPO DE ALMACÉN Y SUMINISTROS John Sánchez - Técnico Arlon Gómez – Asistencial IV Mario Martínez – Asistencial IV Álvaro Erazo – Técnico Jaime Calpa - Ayudante de Bodega Alisse López – Monitora Jhonn Tulcán - Monitor Luis Arturo Rosero Ceballos JEFE DE ALMACÉN Y SUMINISTROS

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 2

2. METODOLOGIAS DEL USO DEL MÉTODO DOFA .......................................................................... 2

3. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Y DELIMITACIÓN DEL MISMO ..................................................... 3

4. PREPARACIÓN DE LA MATRIZ DOFA ........................................................................................... 3

4.1. Factores Internos ................................................................................................................ 3

4.2. Factores Externos ................................................................................................................ 5

4.3. MATRIZ DOFA ...................................................................................................................... 6

5. ELABORACIÓN DE LA MATRIZ DE IMPACTO ................................................................................ 8

6. MATRIZ DE ESTRATEGIAS (ACCIONES) ...................................................................................... 10

6.1. PLAN DE ACCION ............................................................................................................... 10

6.1. INDICADORES Y OTROS CONTROLES ................................................................................. 15

7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................................................... 15

8. BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................ 18

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1. INTRODUCCIÓN

El método DOFA es una herramienta utilizada como método de diagnóstico en el ámbito de la planeación estratégica, es de gran utilidad para la toma de decisiones que nos facilita la ejecución de estrategias para cada uno de los ámbitos que competen a la organización, las siglas DOFA corresponden a Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. En primer lugar se encuentran las variables internas que por ser de este tipo son de fácil manejo y una influencia total por parte de elementos y herramientas dentro de la organización, estos factores constituyen las Fortalezas y Debilidades, que se complementarán posteriormente con aquellas variables que están ajenas a nosotros y que no podemos controlar, estas otras variables constituyen las Oportunidades y Amenazas. El arreglo que se conforma por los factores internos y externos es lo que se conoce como la matriz DOFA y permite enfocarse en factores claves para determinar el mejoramiento de la entidad u organización en cuestión, en este caso a la dependencia de Almacén y Suministros.

2. METODOLOGIAS DEL USO DEL MÉTODO DOFA

Se definió el plan de trabajo con su cronograma y sus responsables para llevar a cabo la implementación de las estrategias.

Para la identificación de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, nos llevó a generar una “lluvia de ideas”, sobre temas representativos en la solución de problemas. Se creó una lista de fortalezas internas claves, debilidades internas, oportunidades y amenazas externas importantes tomadas del anterior procedimiento para posteriormente organizarlas en una matriz. Se arma la matriz preliminar de diagnóstico, se hizo consenso para definir la solución más adecuada, se repartieron tareas para corregir el problema. Posteriormente, se trabajó sobre todos los componentes de la matriz, se planteó una estrategia de trabajo sobre cada uno de los puntos planteados para valorar el efecto de cada uno de los componentes de la matriz para determinar si en verdad todos son relevantes, o si generan un gran impacto sobre el problema o sobre las posibles soluciones.

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3. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Y DELIMITACIÓN DEL MISMO

En este aspecto se analizó varios problemas. Los temas críticos a tratar fueron variados y diversos como: estructuración orgánica de la Dependencia, manejo de usuarios, cambio de tecnología, la implementación de sistemas de control de gestión, reforma del acuerdo 029 en varios de sus artículos, nuevo procedimiento para la agilización del control de inventarios, manejo adecuado y técnico de las notas de ingreso, indicadores de gestión, nuevo procedimiento para el manejo de la bodega de elementos devolutivos, nuevo procedimiento para el manejo de semovientes, nuevo manejo de stock y saldos de kardex, Póliza PYME reporte de bajas a Contabilidad, etc.

4. PREPARACIÓN DE LA MATRIZ DOFA

Los cuatro componentes de la matriz se dividen en los aspectos de índole interno que corresponden a las fortalezas y las debilidades al interior de la dependencia y los aspectos externos, en el que se desenvuelve la dependencia, refriéndose a las oportunidades y las amenazas.

La matriz se presenta en un cuadro de 3 x 3, donde la columna uno corresponde a las oportunidades y amenazas respectivamente. La fila superior e inferior son para las fortalezas y las debilidades respectivamente. En el diligenciamiento de la matriz se identificó aspectos claves como la estructura

organizacional, el presupuesto para la adquisición de elementos de consumo, políticas de la alta administración para Almacén, factor ambiental, logística, manejo de inventarios, relaciones con la Vicerrectoría, recurso humano, Almacenaje, bodega de elementos de consumo, integración del sistema de Almacén al Sistema Financiero, amparo a los bienes.

4.1. Factores Internos

4.1.1. FORTALEZAS:

F1. El compromiso de los funcionarios de la dependencia

F2. Trabajo en equipo

F3. Disponibilidad de funcionarios de Almacén para trasmitir la experiencia laboral al

equipo de monitores.

F4. Rapidez y Amabilidad en el servicio.

F5. Agilidad en la elaboración de notas de ingreso

F6. Conocimiento y experiencia del personal de Almacén

F7. El ambiente de trabajo

F8. Conocimiento de las dependencias de la Universidad

4

F9. Control del derroche de los elementos de consumo entregados a las diferentes

dependencias

F10. Tecnología necesaria para control de bajas, traslados y actualización de inventarios.

F11. Cumplimiento de actividades tanto a largo como a corto plazo.

F11. Elaboración de la página web de Almacén y Suministros.

4.1.2. DEBILIDADES:

D1. Escasa capacitación del recurso humano

D2. Mala ubicación del Almacén para recepción y entrega de mercancía

D3. Insalubridad de la dependencia

D4. Resistencia a cambios en procedimientos del Almacén

D5. Falta de Actualización del acuerdo 029 del 2007 sobre manejo y de inventarios

D6. Falta de optimización en el sistema de inventarios que se maneja en Almacén.

D7. Demanda alta para el control de inventarios teniendo en cuenta la cantidad de

funcionarios encargados de esta labor.

D8. La toma de Inventarios es lenta, por falta de recurso humano y por negligencia de

algunos funcionarios haciendo que a 31 de diciembre no se encuentre la totalidad de

inventarios realizados.

D9. Saldos de inventarios de elementos de consumo desactualizada.

D10. Inoperancia del Comité de Inventarios.

D11. Deterioro de mercancía

D12. Exceso de papel utilizado para poder realizar las notas de ingreso

D13. La no continuación de la realización de procedimientos aprobados por Calidad

D14. Procedimiento no adecuado para la entregas de elementos de consumo

D15. Falta de herramientas de control de la mercancía que entra y sale del Almacén

D16. Carencia de indicadores sobre el consumo de elementos no devolutivos

D17. Mala calidad en algunos elementos de consumo.

D18. Carencia de planeación en adquisición de compras de elementos de consumo

D19. La entrega de algunos elementos de consumo por parte del proveedor se realiza por

partes

D20. El software de Almacén no se integra con el Sistema Financiero y no es el más

adecuado.

D21. Se desconoce los amparos de la póliza PYMES en la oportunidad de respuesta

internos y en campo abierto

D22. Procedimiento inadecuado de bajas a Contabilidad mediante procesos de venta directa

o subasta pública

D23. No existe un procedimiento ni normatividad, en cuanto a quien se le debe entregar los

elementos de consumo, (dependencias con recursos propios, fondos, etc.), ya que

tienen sus propios recursos para atender al artículo 12.1.2.10 del acuerdo 029.

D24. No existe procedimiento reglamentado y aprobado de control administrativo, como

registros estadísticos, para hacerles seguimiento sobre la utilización y consumo por

parte de cada funcionario de elementos de consumo y consumo controlado para darle

cumplimiento al artículo 13.1 del acuerdo 029.

D25. No se hace notificación por parte del rector, vicerrector para la toma física de los

inventarios a los encargados de cada dependencia en forma escrita, sobre la

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metodología, importancia de los inventarios, recorrido, etc. Además, no se solicita la

activa colaboración de los funcionarios de tener los bienes organizados, en el sitio

que le fue asignado inicialmente, de acuerdo al artículo 14.1.1.4 (Notificación y

Circulación)

4.2. Factores Externos

4.2.1. OPORTUNIDADES:

O1. Reubicación del Almacén con la nueva edificación

O2. Mejor control y Almacenamiento

O3. Búsqueda de un nuevo proveedor que garantice la entrega oportuna y en su totalidad

de todos los elementos de consumo que se soliciten.

O4. Diseñar un sistema de control para el control de consumo de elementos no devolutivos

O5. Diagnosticar la situación actual del acuerdo 029 del 2007

O6. Diagnosticar la situación actual sobre la firma y control de inventarios por las

dependencias

O7. Determinar el sistema y método adecuado a las nuevas necesidades de la Universidad

O8. Establecer las normas y políticas para la entrega de elementos de consumo y para el

control de inventarios.

O9. Establecer indicadores sobre el consumo de elementos no devolutivos

O10. Minimización de costos en adquisición de elementos de consumo

O11. Mejora continua en la atención a usuarios

O12. Cambio de método de stocks

O13. Buena imagen institucional

O14. Herramientas tecnológicas que permitan optimizar los procedimientos

O15. Integrarse al sistema financiero, con el nuevo sistema de información

O16. Implementar un nuevo sistema de Inventarios y de kardex de elementos de consumo

O17. Estandarizar por internet el procedimiento de elementos de consumo

O18. Poner en funcionamiento el comité de inventarios según acuerdo 029, con el propósito

de velar, coordinar y planificar la gestión de inventarios.

O19. Iniciar programas de capación de recurso humano.

020. Iniciar con capacitación sobre el amparo de bienes a los funcionarios por parte de la

aseguradora PYME

021. Establecer el procedimiento y tiempos para el reporte contable y su verificación

4.2.2. AMENAZAS

A1. Perdida y deterioro mercancía (humedad)

A2. No existe un sistema de control adecuado en las dependencias sobre el consumo de

papel y otros elementos de consumo.

A3. Escaso medio transporte para desplazamiento de mercancía

A4. Falta de interés por las compras que realizan las dependencias

A5. Falta de importancia por parte de algunos funcionarios dentro de la Universidad con

el control los elementos a su cargo.

6

A6. La no actualización del acuerdo 029 y procedimientos

A7. Falta de seguridad laboral de los funcionarios de contrato

A8. Cambio constante de jefe de dependencia o sección.

A9. Poca o nula comunicación con vicerrectoría Administrativa

A10. El cambio constante de vicerrector administrativo

A11. Inoperancia del comité de inventarios.

A12 El amparo de bienes PYME puede ser oneroso y seguramente se está asegurando

bienes que ya no tienen valor o lo contrario bienes con valor pero no asegurados

4.3. MATRIZ DOFA

Para realizar las intersecciones de cada uno de los cuadrantes definimos 3 puntos claves para la elaboración, el primer ítem que se tomó en cuenta fue el de recurso humano, el segundo se estableció para la parte de inventarios y por ultimo tomamos en cuenta la parte de procedimientos que se manejan.

En el primer cuadrante de la matriz (Fortalezas-Oportunidades), tomamos en cuenta las oportunidades presentes para hacer que las fortalezas tengan continuidad.

En el segundo cuadrante (Debilidades-Oportunidades), se toma en cuenta las Oportunidades presentes para convertir las debilidades en futuras Fortalezas.

En el tercer cuadrante (Fortalezas-Amenazas), tomamos en cuenta las Fortalezas para solventar el impacto que se da por parte de amenazas externas hacia el Almacén.

En el cuarto cuadrante (Debilidades-Amenazas), identificando las amenazas presentes, podemos determinar las causas que llevan al Almacén a tener las debilidades que se había identificado, logrando encontrar una posible estrategia de mejoramiento.

La matriz que resultó de la intersección entre todos los factores identificados fue la siguiente:

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Fortalezas Debilidades

Op

ort

un

ida

des

F1-F2-F3-F4-F5-F6-F7-F8-F9-O1-O11-O13-O19:

(Mejoramiento de Recurso Humano)

Continuar con el compromiso y pertinencia del recurso

humano de Almacén, para optimizar procedimientos y

continuar con la acreditación institucional y su buena

imagen.

F10-F6-F8-F9-O4-O8-O9-O10-O12-O16-O17:

(Optimización en el control de inventarios y elementos

de consumo).

Mejorar el control por parte de Almacén para el

racionamiento en el consumo de elementos no

devolutivos y disponer del saldo de kardex.

F11-O7-O14-O15-O18:

(Perfeccionar los procesos, procedimientos y

tecnología dentro de Almacén).

Optimización de procedimientos que se realizan en el

Almacén con ayuda de herramientas tecnológicas

teniendo en cuenta las políticas del acuerdo 029.

D5-D20-D18-D19-D15-D4-O7-O11-O19-D21:

(Solventar el escaso control de inventarios y elementos de

consumo)

Gracias a los nuevos métodos y la implementación de

sistemas, mejorar la eficiencia y eficacia del recurso humano

con el fin de controlar y prestar un mejor servicio.

D5-D18-D17-D6-D17-O2-O4-O16-O17-O18-D25:

(Mejorar el control y actualización en sistemas de

inventarios)

Con ayuda de herramientas tecnológicas desarrollar un

sistema para el control de inventarios y elementos de

consumo teniendo en cuenta políticas actualizadas del

acuerdo 029.

D13-D20-D13-D15-D16-D18-D19-D20-D16-O1-O3-O5-

O6-O8-O9-O10-O12-O13-O14-O15-D22-D23-D24:

(Optimización de procedimientos que se realizan en

Almacén)

Gracias al establecimiento de nuevas normas y cambios en

los procedimientos de Almacén garantizar la continuación

de un mejor servicio para la universidad.

Am

enaza

s

(Gracias a las fortalezas solventamos el impacto de las

amenazas)

A5-A7-A8-A9-A10-F1-F2-F3-F6-F8:

(Liberar de la incertidumbre laborar al recurso

humano de Almacén)

Con el compromiso, conocimiento y experiencia del

recurso humano solventar el impacto de la

inestabilidad que genera la incertidumbre laboral.

A1-A2-A3-F9-F10:

(Concientización a las demás dependencias sobre la

importancia del control de inventarios y elementos de

consumo)

Minimizar el efecto que recae de las demás

dependencias, sobre el bajo control y actualización

que se realiza en los inventarios y elementos de

consumo de toda la institución.

A4-A6-F10-F11:

(Solventar la ineficiencia del instructivo para el

manejo de bienes, PPyE)

Bajo los cambios que se realicen en las políticas de

Almacén llegar a medir el grado de organización,

calidad de la gestión, eficiencia, eficacia, economía y

celeridad en el desarrollo de actividades, y en el

manejo administrativo de los bienes, propiedad,

planta y equipo de la Universidad

(Teniendo en cuenta las amenazas podemos determinar las causas

de las debilidades)

A5-A7-A8-A9-A10-D5-D18-D15-D4-D21:

(Implementación de programas de capacitación)

Desarrollar programas de capacitación sobre la

importancia del manejo de los bienes, PPyE, bajo la

responsabilidad de los entes públicos.

A1-A2-A3-D20-D13-D20-D18-D15-D17-D19-D6-D16-

D10-D25:

(Eficiencia en el control y manejo de bienes, PPyE)

Implementación de controles de calidad para el manejo

de bienes, PPyE, así como para elementos de consumo,

desde su ingreso pasando por lo que sucede durante el

periodo de permanencia, hasta su salida, procedimientos

que contribuirán a una adecuada administración de

Almacenes e inventarios.

A4-A6-D5-D2-D16-D18-D19-D14-D22-D23-D24:

(Optimización de procedimientos con un nuevo software)

Establecer un software adecuado a las nuevas necesidades

de la universidad, que sea integrado al sistema financiero,

y que brinde herramientas de control, indicadores,

disponibilidad 7/24 para toda la comunidad educativa.

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5. ELABORACIÓN DE LA MATRIZ DE IMPACTO

Luego de la preparación de la matriz DOFA, se procede a preparar la matriz de impacto que corresponde al análisis de vulnerabilidad de la dependencia.

Para la elaboración de la matriz de impacto se analizaron los factores negativos que más afectan los procedimientos manejados en Almacén, para posteriormente describir las partes implicadas dentro del impacto y brindar una posible solución. Cada uno de los ítems, corresponde al análisis de vulnerabilidad de la dependencia, y a las estrategias que se obtuvieron en la intersección de factores que se realizó en la matriz DOFA.

PRINCIPALES IMPACTOS

DESCRIPCION PARTES IMPLICADAS

EJEMPLOS DE MEJORAS

Herramienta deficiente para el manejo administrativo de los bienes, PPyE.

Actualmente se cuenta con un sistema de información, que cumplido con su ciclo de vida, el sistema está divido en 2 plataformas, una en Unix (red interna) que corresponde a notas de ingreso y kardex de elementos no devolutivos, y la otra es una plataforma WEB implementada en postgres para el manejo de inventarios. Las 2 se interrelacionan con la anterior por medio de una interfaz de archivos planos. Estas además se encuentran además aisladas del sistema financiero

Notas de ingreso, kardex, inventarios de bienes, PPyE y elementos no devolutivos, movimientos contables.

- Integración del sistema de almacén al sistema financiero.

Falta de indicadores para la evaluación de procedimientos que se manejan dentro de Almacén

En la dependencia no existen indicadores aprobados de calidad para la evaluación de los procedimientos que se manejan, en las áreas de control y actualización de inventarios, kardex y bodegas.

Inventarios de bienes, PPyE, y elementos no devolutivos, kardex, bodegas.

- Implementación de indicadores.

- Control y racionalización en los elementos de consumo y consumo controlables.

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Deficiencia e inoperancia del comité de inventarios

Inoperancia de un comité de inventarios que tiene el propósito de velar por el correcto manejo de los bienes e inventarios además de coordinar, planificar y apoyar en su gestión al responsable del Almacén.

Integrantes del comité de inventarios.

- Vicerrector Administrativo

- Jefe de Almacén - Jefe de

Contabilidad

- Establecimiento de planes y programas que permitan mantener actualizados los inventarios y control de los elementos de consumo.

Inestabilidad e incertidumbre por parte del recurso humano debido al tipo de contrato que se maneja

Debido al tipo de contrato que se maneja en la Universidad de Nariño con los funcionarios de almacén, el compromiso por parte de los mismos no llega a ser el esperado, por la incertidumbre e inestabilidad laboral.

- Recurso Humano

- Alta administración de la Universidad

- Alta eficiencia y mayo compromiso por parte del personal de Almacén con la Universidad.

Algunos elementos de consumo no son los más adecuados debido a que la relación calidad/costo no es la óptima.

No existe una política comparativa entre cada uno los proveedores para la aumentar la calidad y disminuir costos.

- Almacén - Compras - Servicios

Generales

- Implementación de una política de evaluación que permita determinar la mejor opción de compra, disminuyendo costos sin afectar la calidad.

Falta de compromiso por parte de algunos funcionarios para mantener un control y una apropiación sobre los bienes de la Universidad que tienen a su cargo.

En la Universidad de Nariño no se cuenta con la capacitación, y una clara información sobre la importancia de mantener un control y un compromiso hacia los bienes que cada funcionario tiene a su nombre, debido a que estos bienes perteneces a la Universidad y por ende son bienes del estado.

- Almacén - Alta

Administración de la Universidad

- Comunidad Universitaria

- Proponer jornadas de capacitación para mantener una información clara acerca del tema, en especial hacia los funcionarios de la Universidad.

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6. MATRIZ DE ESTRATEGIAS (ACCIONES)

Luego de hacer la valoración ponderada de los aspectos claves, se continúa con las correspondientes estrategias conducentes a potencializar las fortalezas y las oportunidades, a neutralizar, evitar o minimizar las debilidades y planear detalladamente las contingencias necesarias para enfrentar la materialización de las amenazas.

Las estrategias deben ser acciones lo suficientemente preparadas para que estas sean objetivas, controlables, cuantificables, o susceptibles de hacerle seguimiento con base indicadores de gestión. Deben ser acciones precisas a ejecutar, no se debe caer en actividades genéricas o intangibles que puedan resultar incontrolables o imposibles de cerciorar a cabalidad su gestión.

6.1. PLAN DE ACCION

META PROPUESTA CORTO PLAZO LARGO PLAZO RESPONSABLES TIEMPO (meses)

1. Reducir la resistencia al cambio del recurso humano.

1.1 Iniciar un proceso de capacitación del recurso humano para aumentar sus conocimientos y Habilidades. 1.2 Fomentar el trabajo en equipo para aumentar la participación de los empleados en los Resultados. 1.3 Fomentar una buena comunicación tanto formal Como informalmente.

1.1 Desarrollar un programa de competencias internas que abarquen conocimientos, aptitudes y habilidades que generen personal altamente calificado

- Vicerrectoría Administrativa

- Recursos Humanos de Almacén

3 meses

2. Mejoramiento del ambiente laboral

2.1. Realizar reuniones quincenales, donde la gente pueda aportar ideas para el Mejoramiento.

2.1. Motivación salarial y cambio en el contrato laboral(planta)

- Recursos Humanos de Almacén

3 meses

3. Concientización

a las demás

dependencias sobre

la importancia del

control de

inventarios y

3.1. Dar a conocer los procedimientos y el acuerdo 029, que rige el manejo los bienes, PPyE

3.1. Conocimiento y cumplimiento de la normativa

- Vicerrectoría Administrativa - Jefes dependencias Universidad

6 meses

11

elementos de

consumo de la Universidad mediante página web

4. Establecer el Kardex de elementos devolutivos y consumo en registros auxiliares, que deben contener todas las referencias e historial de los elementos

4.1. Iniciar la identificación del procedimiento. 4.2Actualización del sistema sobre tarjetas de control.

4.1. El kardex debe incluirse en el nuevo software de Almacén

- Comité de inventarios - Encargado de Inventarios

6 meses

5. Manejo de kardex

5.1. Registrando todas las entradas y salidas de productos al sistema financiero en línea

5.1. Registrando todas las entradas y salidas de productos al sistema financiero en línea

- Jefe Almacén - Centro de Informática

3 meses

6. Establecer la tarjeta de control de existencias de elementos físicas en los inventarios (en bodega como en el Almacén) sola no reporta la cantidad de mercancías a pedir, ni el momento en que Se deben hacer. Para saber qué cantidad se debe pedir, se tienen en cuenta los factores de permanente incidencia y los factores circunstanciales

6.1. Iniciar con el levantamiento del procedimiento de cómo se deben realizar los pedidos a Almacén a través de un aplicativo web para identificar factores permanentes y circunstanciales . Existencias mínimas y máximas.

6.1. Implementación de la herramienta tecnológica. 6.2. Exigir a las dependencias presentar un plan de acción sobre consumo de elementos devolutivos y necesidades de elementos devolutivos.

- Encargados de inventarios - Comité de inventarios - Jefes de dependencias Universidad

6 meses

7. Solventar la

ineficiencia del

instructivo para el

manejo de bienes,

PPyE

7.1. Identificar y solicitar la modificación del acuerdo 029, al comité de inventarios, vicerrectoría

7.1. Realizar por parte del CSU, la actualización del acuerdo 029.

- Vicerrectoría Administrativa - Comité de inventarios

6 meses

12

administrativa, consejo de administración.

8. Optimización de Recursos.

8.1. Realizar un presupuesto anual de ingresos y gastos, priorizar los objetivos, aprovechar los descuentos y reciclar 8.2. Realizar un estudio sobre comportamientos del usos del papel y demás elementos de consumo

8.1. Realizar un presupuesto real anual sobre el consumo de elementos no devolutivos para optimizar el consumo.

- Vicerrectoría Administrativa - Recursos Humanos Almacén y Suministros - Secretaria General - Control Interno

6 meses

9. Identificar el procedimiento por medio del cual se revisa y comprueban las existencias en las bodegas del Almacén, por su naturaleza, cantidad, precios unitarios, Presentaciones y totales. faltantes o sobrantes

9.1. Tomar la decisión de implementar el procedimiento sistema de inventario periódico sirve para definir el sistema de inventario permanente para hacer las compras y comprobar las existencias con las que se hallan registradas en el control de inventarios

9.1. Implementar en el nuevo sistema de información el procedimiento de inventario periódico y permanente.

- Vicerrectoría Administrativa - Comité de inventarios - Jefe de Almacén - Centro de Informática - Gestión de Calidad

6 meses

10. Implementar el control con métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y la finalidad de los registros financieros y deben diseñarse de tal manera que brinden la seguridad razonable

10.1. Se debe establecer y ejecutar políticas y procedimientos para ayudar a asegurar que se están aplicando efectivamente por las dependencias los métodos necesarios para manejar el consumo y buen uso de los elementos.

- Vicerrectoría Administrativa - Jefe de Almacén - Control Interno - Gestión de Calidad

8 meses

11. Implementar un sistema de información y comunicación interrelacionado.

11.1. Levantamiento del procesos de e-licitación con los ingenieros del CI

11.1. Desarrollo del nuevo sistema de información para Almacén por parte del CI

- Almacén y Suministros - Centro de Informática

8 meses

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Ayuda al personal de la entidad a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir, administrar controlar sus operaciones

12.1 Medir los resultados continuamente 12.2. Certificado de proveedores impacto que tiene este indicador es de conocer los costos adicionales, en la recepción proveniente de proveedores no certificados y el riesgo de nivel de servicios inadecuados como: perdida de productos por mal estado, Devolución de los productos y tiempo para realizar una nueva compra. 12.3. Calidad de las compras generadas

12.1. Por medio de indicadores de gestión como: clima organizacional, seguridad laboral, consumo

12.1. Establecer como política Institucional el uso de indicadores de gestión 12.2. Permite al conocer y controlar la calidad de los proveedores y el nivel de integración de los mismos. 𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟

=𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠 𝑐𝑒𝑟𝑡𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑥 100

𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠

12.3. Este indicador permite controlar las compras que realizan e identificar problemas de compras innecesarias que perjudiquen a la Institución en su Auto sostenibilidad. Indicador:

𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟

=𝑛ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑥 100

𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑔𝑒𝑛𝑒𝑟𝑎𝑑𝑎𝑠

12.4. Controlar la cantidad de mercancía que lleva mucho tiempo dentro del inventario con el fin de evitar descomposiciones o pérdidas. Este indicador ayuda a tomar decisiones correctivas. Indicador:

- Vicerrectoría Administrativa

- Almacén y Suministros

- Control Interno - Gestión de Calidad

8 meses

14

12.4. Vejez del inventario

𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟

=𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑣𝑒𝑛𝑐𝑖𝑑𝑎𝑠 + 𝑑𝑒𝑠𝑐𝑜𝑚𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑎𝑠

𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜

13. Registros Contables

13.1. Deben realizarse con exactitud y de forma oportuna que se actualice de forma paralela con el sistema financiero.

- Vicerrectoría Administrativa - Contabilidad - Almacén y Suministros

6 meses

14. Implementación de un sistema de control para los elementos consumibles por parte de funcionarios

14.1. Determinar un procedimiento y una serie de elementos para tener en cuenta a la hora de realizar e implementar una nueva herramienta que ayude en el proceso de control

14.1. Llevar un registro y control de los elementos consumibles por parte de los funcionarios en toda la Universidad

- Vicerrectoría Administrativa - Almacén y Suministros - Comité de Inventarios

6 meses

15. Mantener una capacitación continua sobre la importancia de mantener una organización en el

15.1. Proponer jornadas para dar una información amplia de la importancia de mantener un control sobre los bienes de la

15.1. Tener la garantía de que toda la comunidad Universitaria sea consciente de la importancia que tiene el mantener un control y cuidado de los bienes que tienen a su cargo.

- Vicerrectoría Administrativa - Almacén y Suministros - Comunidad Universitaria

6 meses

15

6.1. INDICADORES Y OTROS CONTROLES

La presentación de la matriz de estrategias debe incluir el análisis de las acciones a realizar con sus cronogramas de trabajo y sus correspondientes dependencias o posibles funcionarios líderes de cada etapa.

El compendio final del análisis DOFA incluye:

· La matriz de DOFA de diagnóstico con el detalle descriptivo de todas las amenazas, fortalezas y debilidades en su entorno.

· La matriz de acciones para potencializar fortalezas y controlar o minimizar los riesgos de falla.

· El análisis de vulnerabilidad con sus correspondientes probabilidades de ocurrencia.

· El análisis de riesgo.

· La estructura orgánica de responsabilidades para la ejecución de las actividades a ejecutar con la clasificación de prioridad entre ellas.

· Indicadores de Gestión requeridos para realizar el seguimiento a las diferentes actividades a realizar y su periodicidad.

Este punto 6.1 de indicadores y otros controles se realizará posteriormente, después de ser aprobado este procedimiento de la matriz DOFA por parte de la autoridad competente, en este caso por el señor Vicerrector administrativo.

7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Esperamos que las novedades descritas anteriormente en la ejecución de la matriz DOFA, por solicitud de la Vicerrectoría Administrativa en cabeza del doctor Hugo Ruiz Vicerrector Administrativo, nos lleven a integrar procesos que se anticipen o minimicen las amenazas del medio, el fortalecimiento de las debilidades, el potenciamiento de las fortalezas internas y el real aprovechamiento de las oportunidades.

inventario de cada uno de los funcionarios.

Universidad a cargo de cada uno de los funcionarios.

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Si conocemos nuestras debilidades, oportunidades, amenazas y fortalezas, sabemos de qué somos capaces y de que no, nos permite ser objetivos, sabremos qué es lo que necesitamos mejorar, las soluciones a los problemas y especialmente tener claro hacia donde tenemos que encaminar los recursos y esfuerzos, de tal manera que podamos aprovechar esas oportunidades antes de que desaparezcan o antes de que alguien más las aproveche. Se fracasa cuando no es capaz de identificar ninguna oportunidad, hay empresas o personas que ven oportunidades donde los demás ven dificultades, de modo que si somos capaces de identificar nuestras oportunidades y plasmarla en la matriz DOFA ya hemos hecho buena parte del trabajo, debido a que también podríamos ser capaces de utilizarlas para reforzar puntos débiles y optimizar puntos fuertes. El uso de esta herramienta, también nos conecta con la política Institucional de autorregulación y autoevaluación como una expresión de autonomía y compromiso ligada a la búsqueda permanente de la calidad, con los procesos autoevaluación. Para los funcionarios de la Dependencia ha sido un proceso inicial formativo, por cuya vía se lograrán no sólo aprendizajes sobre los diferentes aspectos de Dependencia, sino especialmente acciones transformadoras de la vida Institucional, derivadas de la autorreflexión tanto individual como colectiva. Como proceso, la evaluación implica también el examen periódico de las políticas, programas y acciones institucionales, que seguramente serán tenidas en cuenta por parte de la Vicerrectoría Administrativa. De acuerdo con la matriz DOFA, la dependencia de Almacén y suministros se debe orientar a:

Aprovechar su recurso humano, que tiene la formación y experiencia para el manejo de los Bienes, PPyE de acuerdo a las políticas y procedimientos que exige el acuerdo 029.

Estandarizar la planta de personal de Almacén y Suministros como

empleados de Carrera con el fin de aumentar la productividad laboral y evitar la incertidumbre del recurso humano en cada periodo de contratación.

Iniciar un proceso de capacitación del recurso humano para aumentar sus

conocimientos y habilidades, en normatividad aplicable, procedimientos del sistema de calidad, nueva normatividad NIF, herramientas ofimáticas, etc, para que se optimice de esa manera los procedimientos que son realizados por el recurso humano.

Actualización y mejoramiento del acuerdo 029 del 2007, para armonizar los

procedimientos administrativos que aplican para el control, clasificación, valoración, codificación, registro y control de los bienes, PPyE. de la Institución, acorde con el crecimiento de la Universidad las normas vigentes.

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Construcción y actualización de los procedimientos de Almacén y Suministros con los gestores del Sistema de Gestión de Calidad, para administrar los Bienes Institucionales con eficiencia, honestidad y resultados.

Aprovechar el conocimiento y experiencia de los funcionarios de Almacén,

Centro de Informática, Contabilidad, Gestión de Calidad, Control Interno y demás dependencia administrativas para establecer un nuevo software que integre a la Dependencia con el Sistema Financiero, agilizando así los procesos que aquí se involucran.

Contar con herramientas de gestión con indicadores que le sirvan a la alta administración en la toma de decisiones para el control y seguimiento a los tiempos de ejecución de los procesos.

Construir Indicadores de inventarios de elementos devolutivos y no

devolutivos con el objeto de racionalizar el consumo y el uso.

Generar mecanismos en los cuales se permita controlar con Eficiencia y Eficacia la respuesta a la realización de los inventarios con dedicación exclusiva en tiempo que considera el acuerdo 029.

Establecer alianza con la oficina de Compras, Servicios Generales y otras

dependencias que realizan compras, para identificar nuevos proveedores para la adquisición de bienes y servicios con el fin de optimizar el proceso de contratación para que productos que adquiera la Institución sean de calidad y a costos razonables.

Definir a través del Comité de Inventarios las acciones a seguir, con el

propósito de velar, coordinar y planificar la gestión de inventarios y Bodega de elementos de consumo y consumo controlable.

Generar una política interna a través de la cual se revise, actualice y genere

puntos de control y monitoreo (actualización) en las Granjas, Servicios Generales, Publicaciones, Laboratorios para que se integren a los procedimientos que establece el Acuerdo 029 del 2007.

Mantener y mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad del Proceso de

Almacén y Suministros.

Mejorar la interface con Contabilidad para la actualización de elementos dados de baja y vendidos o donados.

Actualizar y mejorar el procedimiento de amparo de la póliza PYME, para que sean asegurados los bienes que verdaderamente la norma lo exija, además se capacite al recurso humano de Almacén y Suministros en el manejo de la póliza

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Promover la importancia que tiene el control y organización por parte de todos los funcionarios con los elementos que tienen a su cargo en el inventario general de la Universidad.

Es importante reconocer la importancia del control en la adquisición de elementos consumibles y su control, por parte de los funcionarios con el objetivo de economizar costos en la Universidad y así también cooperar con el medio ambiente.

8. BIBLIOGRAFIA

GUIA BASICA DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO. Departamento Administrativo de la Función Pública. 1999CASALS & ASSOCIATES INC, PriceWaterhouseCoopers, USAID, Documento Mapas de Riesgo, Octubre 2003. Harles W. L. Hill, Administración Estratégica”, McGraw-Hill Interamericana S.A., 3ra. Edición, 1996. Análisis FODA: Definición, características y ejemplos, Telescopio, 2012. El Análisis FODA, (2012), Inf. Pedro López. La matriz FODA: una alternativa para realizar diagnósticos y determinar estrategias de intervención en las organizaciones productivas y sociales. Humberto Ponce ESCA Santo Tomáshttp://www.eumed.net/ce/2006/hpt-FODA.htm Acuerdo 029 (marzo 2007) Del HONORABLE CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO.

San Juan de Pasto, agosto 19 de 2016 LUIS ARTURO ROSERO CEBALLOS Jefe de Almacén y Suministros

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