matriz de 8 sectores

SEMINARIO – UPANAMATRIZ DE 8 SECTORES

1

Información a obtener con el DiagnósticoEs normal que cuando alguien se inicia en la labor proyectista y de investigador no tenga idea pordonde empezar para lograr los objetivos que se propone, por esa razón en este texto, por considerarque su aplicación posibilita un amplio conocimiento de la institución o comunidad, se adopta la guíapropuesta por Elisa Delgado Moreira en su texto “Elaboración de Proyectos en Centros Infantiles” laque asumió CONMODIFICACIONES DE: Alvarado a. M. “La supervisión educativa, teoría y práctica”Memoria de Seminario de Graduación de Licenciatura en Administración Educativa. San José,Universidad de Costa Rica, 1992. (las porciones que aparecen en cursiva constituyen agregados que elautor de este texto considera pertinentes).

GGuuííaa ppaarraa llaa EEllaabboorraacciióónn ddeell DDiiaaggnnóóssttiiccoo

I SECTOR - COMUNIDAD

ÁREAS INDICADORES

1. Geográfica 1.1 Localización1.2 Tamaño1.3 Clima, hidrografía, suelo, principales accidentes.1.4 Recursos naturales, aspectos ambientales, lo que más se cosecha.1.5 Fauna, flora.

2. Histórica 2.1 Primeros pobladores.2.2 Sucesos históricos importantes.2.3 Personalidades presentes y pasadas.2.4 Lugares de orgullo local.

3. Política 3.1 Gobierno local3.2 Organización administrativa3.3 Organizaciones políticas3.4 Organizaciones civiles apolíticas

4. Social 4.1 Ocupación de los habitantes.4.2 Producción, distribución de productos.4.3 Agencias educacionales: escuelas, colegios, otras.4.4 Agencias sociales de salud y otros.4.5 Vivienda (tipos)4.6 Centros de recreación4.7 Transporte4.8 Comunicaciones4.9 Grupos religiosos4.10 Clubes o asociaciones sociales4.11 Composición étnica.


2

Ejercicio:

De la información obtenida, señale los siguientes aspectos:Principales problemas

del sectorFactores que originan

los problemasSolución que requieren

los problemasAlternativa posible

para la solución

1. Elabore el plan para realizar el diagnóstico de la institución o empresa en que usted trabaja (ver loselementos indicados al inicio de este módulo).

2. Haga un ensayo de la matriz Foda de su grupo de estudio (grado, semestre o asistentes del curso).

3. Forme con otros cuatro compañeros un grupo supuesto multidisciplinario o de miembros de una xcomunidad y hagan la lista de sus necesidades y elaboren como informe conjunto un diagrama deárbol de problemas.

4. Elabore un comentario respecto al uso de las técnicas ensayadas en los numerales anteriores.

5. Con ayuda de su instructor o docente, determine en qué consisten y cuáles son las técnicas deinvestigación participativas y las no participativas.

Para el diagnóstico podemos utilizar…

7 sectores, Foda, lluviade ideas, marco lógico.


2

Ejercicio:





para la solución









2

Ejercicio:





para la solución









3

II SECTOR – DE LA INSTITUCIÓN

ÁREAS INDICADORES

1. Localización geográfica 1.1 Ubicación (dirección)1.2 Vías de acceso

2. Localización administrativa 2.1 Tipo de institución (oficial, privada, otra)2.2 Región, área, distrito

3. Historia de la Institución 3.1 Origen3.2 Fundadores y organizadores3.3 Sucesos o épocas especiales

4. Edificio 4.1 Área construida (aproximadamente)4.2 Área descubierta (aproximadamente)4.3 Estado de conservación4.4 Locales disponibles4.5 Condiciones y usos

5. Ambientes y equipamiento(incluye mobiliario, equipoy materiales)

5.1 Salones específicos (clases, de sesiones…)5.2 Oficinas5.3 Cocina5.4 Comedor5.5 Servicios sanitarios5.6 Biblioteca5.7 Bodega (s)5.8 Gimnasio, salón multiusos5.9 Salón de proyecciones5.10 Talleres.5.11 Canchas5.12 Centro de producciones o reproducciones.5.13 Otros.

De la información recopilada, señale los siguientes aspectos:Principales problemas




para la solución


3


ÁREAS INDICADORES











para la solución


3


ÁREAS INDICADORES











para la solución


4

III SECTOR – DE FINANZAS

ÁREAS INDICADORES

1. Fuentes de financiamiento 1.1 Presupuesto de la nación1.2 Iniciativa privada1.3 Cooperativa1.4 Venta de productos y servicios1.5 Rentas1.6 Donaciones, otros…

2. Costos 2.1 Salarios2.2 Materiales y suministros2.3 Servicios profesionales2.4 Reparaciones y construcciones2.5 Mantenimiento2.6 Servicios generales 8electricidad, teléfono, agua…)

otros…

3. Control de finanzas 3.1 Estado de cuentas3.2 Disponibilidad de fondos3.3 Auditoría interna y externa3.4 Manejo de Libros contables3.5 Otros controles

De la información recopilada, señale los siguientes aspectos:

Principales problemasdel sector

Factores que originanlos problemas

Solución que requierenlos problemas

Alternativa posiblepara la solución


4


ÁREAS INDICADORES



otros…








4


ÁREAS INDICADORES



otros…








5

IV SECTOR – RECURSOS HUMANOS

ÁREAS INDICADORES

1. Personal operativo 1.1 Total de laborantes1.2 Total de laborantes fijos e interinos1.3 Porcentaje de personal que se incorpora o retira anualmente.1.4 Antigüedad del personal1.5 Tipos de laborantes (profesional, técnico….)1.6 Asistencia del personal1.7 Residencia del personal1.8 Horarios, otros….

2. Personaladministrativo

IGUAL QUE EL NUMERAL 12.1 Total de laborantes2.2 Total de laborantes fijos e interinos2.3 Porcentaje de personal que se incorpora o retira anualmente.2.4 Antigüedad del personal2.5 Tipos de laborantes (profesional, técnico….)2.6 Asistencia del personal2.7 Residencia del personal2.8 Horarios, otros….

3. Usuarios 3.1 Cantidad de usuarios3.2 Comportamiento anual de usuarios3.3 Clasificación de usuarios por sexo, edad, procedencia3.4 Situación socioeconómica

4. Personal de servicio IGUAL QUE EL NUMERAL 1







5


ÁREAS INDICADORES












5


ÁREAS INDICADORES












6

V SECTOR – CURRÍCULUM(Para el caso de una institución de servicios educativos)

SECTOR DE OPERACIONES/ACCIONESÁREAS INDICADORES

1. Plan de estudiosServicios

1.1 Nivel que atiende1.2 Áreas que cubre1.3 Programas especiales1.4 Currículum oculto1.5 Tipo de acciones que realiza1.6 Tipo de servicios1.7 Procesos educativos

2. Horario institucional2.1 Tipo de horario: flexible, rígido, variado, uniforme2.2 Maneras de elaborar el horario2.3 Horas de atención para los usuarios2.4 Horas dedicadas a las actividades normales2.5 Horas dedicadas a actividades especiales2.6 Tipo de jornada (matutina, vespertina, nocturna, mixta…)

3. Material didáctico(Materias primas)

3.1 Número de docentes que confeccionan su material3.2 Número de docentes que utilizan textos3.3 Tipos de texto que se utilizan3.4 Frecuencia con que los alumnos participan en la elaboración del

material didáctico3.5 Materias/materiales utilizados3.6 Fuentes de obtención de las materias3.7 Elaboración de productos

4. Métodos y técnicasProcedimientos

4.1 Metodología utilizada por los docentes4.2 Criterios para agrupar a los alumnos4.3 Frecuencia de visitas o excursiones con los alumnos4.4 Tipos de técnicas utilizadas4.5 Planteamiento4.6 Capacitación4.7 Inscripciones o membresía4.8 Ejecución de diversa finalidad4.9 Convocatoria, selección, contratación e inducción de personal (y

otros propios de cada institución)

5. Evaluación5.1 Criterios utilizados para evaluar en general5.2 Tipos de evaluación5.3 Características de los criterios de evaluación5.4 Controles de calidad (eficiencia, eficacia)





para la solución


7

VI SECTOR – ADMINISTRATIVO

ÁREAS INDICADORES

1. Planteamiento1.1 Tipo de planes (corto, mediano, largo plazo)1.2 Elementos de los planes1.3 Forma de implementar los planes1.4 Base de los planes: políticas, estrategias, objetivos, actividades.1.5 Planes de contingencia

2. Organización2.1 Niveles jerárquicos de organización2.2 Organigrama2.3 Funciones cargo/nivel2.4 Existencia o no de manuales de funciones2.5 Régimen de trabajo2.6 Existencia de manuales de procedimientos

3. Coordinación3.1 Existencia o no de informativos internos3.2 Existencia o no de carteleras3.3 Formularios para las comunicaciones escritas3.4 Tipos de comunicación3.5 Periodicidad de reuniones técnicas de personal3.6 Reuniones de reprogramación

4. Control4.1 Normas de control4.2 Registros de asistencia4.3 Evaluación del personal4.4 Inventario de actividades realizadas4.5 Actualización de inventarios físicos de la institución4.6 Elaboración de expedientes administrativos

5. Supervisión5.1 Mecanismos de supervisión5.2 Periodicidad de supervisiones5.3 Personal encargado de la supervisión5.4 Tipo de supervisión5.5 Instrumentos de supervisión







7


ÁREAS INDICADORES












7


ÁREAS INDICADORES












8

VII SECTOR – DE RELACIONES

ÁREAS INDICADORES

1. Institución –usuarios

1.1 Estado/forma de atención a los usuarios1.2 Intercambios deportivos1.3 Actividades sociales (fiestas, ferias…)1.4 Actividades culturales (concursos, exposiciones…)1.5 Actividades académicas (seminarios, conferencias, capacitaciones)

2. Institucióncon otrasinstituciones

2.1 Cooperación2.2 Culturales2.3 Sociales

3. Institucióncon lacomunidad

3.1 Con agencias locales y nacionales (municipales y otros).3.2 Asociaciones locales (clubes y otros)3.3 Proyección3.4 Extensión






VIII SECTOR – FILOSÓFICO, POLÍTICO, LEGAL

ÁREAS INDICADORES

1. Filosofía de lainstitución

1.1 Principios filosóficos de la institución.1.2 Visión1.3 Misión

2. Políticas de laInstitución

2.1 Políticas institucionales2.2 Estrategias2.3 Objetivos (o metas)

3. Aspectos legales 3.1 Personería jurídica3.2 Marco legar que abarca a la institución (leyes generales,

acuerdos, reglamentos, otros.)3.3 Reglamentos internos.







8


ÁREAS INDICADORES













ÁREAS INDICADORES













8


ÁREAS INDICADORES













ÁREAS INDICADORES













9

El paso final de la aplicación de la guía consiste en reunir los cuadros de problemasidentificados en cada sector y luego del análisis crítico debe establecerse una jerarquía entre losmismos, esto posibilitará LA IDENTIFICACIÓN/SELECCIÓN O DEFINICIÓN DEL PROBLEMA O LANECESIDAD QUE TENDRÁ SUS SATISFACTORES POR MEDIO DE UN PROYECTO.

Otra manera de obtener amplia información de una institución es aplicar el método deFACETAS propuesta por Oscar Serafini para la evaluación institucional.

Finalmente es necesario indicar que el propósito fundamental del diagnóstico es responder alas siguientes cuestiones del investigador (proyectista) ¿Qué es la institución? ¿Cómo está lainstitución? ¿Cómo funciona? ¿En dónde está la institución’ ¿A quiénes sirve y cómo? Es en esenciacomo hacer una fotografía (externa) y una radiografía (interna) de la institución o comunidad que seestudia. El conocimiento que se obtenga permitirá plantear otras cuestiones como ¿Qué le hacefalta? ¿En qué falla? ¿Qué necesita?. Las respuestas que se den permitirán identificar y definir lasituación problemática o necesidad que origine la formulación de un proyecto.

¿Qué debe quedar como producto del diagnóstico?

Además de que como consecuencia del proceso de investigación realizado se tiene unpanorama amplio de la institución, su descripción, sus componentes, etc. debe, el proyectista-investigador, luego del análisis de la información recolectada visualizar, lo más ampliamente posible,las carencias o ausencias observadas o detectadas y hacer su respectivo listado.

Por ejemplo:

La institución “X” localizada en la comunidad “Y” muestra los siguiente:

1. La institución no tiene muro perimetral.2. Riesgo de ingreso de personas o animales no deseables en las instalaciones.3. Las ventanas no tienen balcones.

El desarrollo o aplicación de la anterior guía permite obtener una visión amplia, es deciruna descripción muy ilustrativa de la institución pero si no se analiza críticamente lainformación de cada sector, resulta un poco difícil poder concretizar los problemas posibleslatentes o evidentes. La información de cada sector debe ser cuestionada en cuanto a sí eslo que debería ser, sí funciona adecuadamente, es completa y satisfactoria, etc. Ademásdebe tomarse nota de que la anterior es solo una guía, la cual puede ser aplicada total,parcial o modificada, según las características o condiciones de la institución y lospropósitos del proyectista.


10

4. No se cuenta con un guardián.5. Las instalaciones no cuentan con sistema de alarma.6. La parte posterior de las instalaciones están al borde de terreno con marcado proceso de

erosión.7. Basura orgánica y plástica dentro de la propiedad.8. Excretas humanas y de semovientes junto a áreas de trabajo.9. Poca caudal de agua en los servicios sanitarios.10. No se tienen depósitos de agua para garantizar el uso humano.11. Más del 50% de la red de drenajes está expuesta al ambiente.12. Porquerizas sin condiciones sanitarias alrededor de la institución.13. No se atiende adecuadamente a los familiares de usuarios.14. No existen canales adecuados de comunicación intra institucional.15. No se participa con otras instituciones.16. Poca relación con la comunidad.17. No se tiene manejo transparente de los fondos institucionales.18. Dudas en las inversiones y compras.19. No se llevan controles específicos de asistencia del personal.20. Libro de actas desactualizado.21. No se tiene libro de conocimientos.22. Libro de salarios sin registro de personal y de sus salarios.23. No existe un marco filosófico que oriente las actividades institucionales.24. No se cuenta con equipo audiovisual para el desarrollo de actividades.25. Material y recursos de apoyo obsoletos y en mal estado.26. Etc., etc…

Al contar con la lista de ausencias o carencias se procede a agruparlas según se refieran a unmismo ESTADO NEGATIVO (que realmente es el problema), ejemplo:

De la lista anterior, los numerales del 1 al 6 se refieren a INSEGURIDAD, del 7 al 12 aINSALUBRIDAD, del 13 al 16 INCOMUNICACIÓN O MALAS RELACIONES HUMANAS, 17 y 18DESCONFIANZA ECONÓMICA, 19 a 22 ADMINISTRACIÓN DEFICIENTE, 23 INCONSISTENCIAINSTITUCIONAL, 24 y 25 POBREZA DE SOPORTE OPERATIVO.

Esos estados definidos SON LOS PROBLEMAS que tiene la institución y losfactores que los provocan son las carencias y ausencias listadas como resultado deldiagnóstico. Suplir las ausencias o carencias posibilita la definición de soluciones quepueden convertirse en proyectos a ejecutiva.


11

Ver el siguiente cuadro que se basa en lo anterior:

PROBLEMAS FACTORES QUE LOS PRODUCEN SOLUCIONES

1. Inseguridad1. Ausencia de muro perimetral2. Ingreso de personas y animales no

deseados.3. Ausencia de balcones en las

ventanas.4. Ausencia de guardián.5. Ausencia de sistema de alarma.6. Terreno erosionado en parte

posterior.

1. Construir muro perimetral.2. Colocar balcones.3. Contratar guardianes.4. Colocar sistema de alarma.5. Construir muro de contención.

NOTA: La solución resuelve el factor 1 y 2.

2. Insalubridad1. Basura orgánica y plástica dentro

de la propiedad.2. Excretas en áreas de trabajo.3. Poco agua en los servicios

sanitarios.4. No hay depósitos de agua para

consumo humano.5. Drenajes expuestos al ambiente.6. Porquerizas circunvecinas a la

institución.

1. Colocar colectores de basura.2. Construir nuevas baterías de

sanitarios.3. Colocar depósitos de agua en

sanitarios.4. Colocar depósitos de agua para

consumo humano.5. Arreglar drenajes.6. Gestionar traslado de las porquerizas.

3. Malasrelacioneshumanas oIncomunicación

1. No se atiende adecuadamente ausuarios.

2. No hay adecuados canales decomunicación.

3. No se participa con otrasinstituciones.

4. Poca relación con la comunidad.

1. Organizar cursos de relacioneshumanas.

2. Organizar sistema de informacióninterinstitucional.

3. Organizar omisión de participacióninterinstitucional.

4. Diseñar programa de proyección a lacomunidad.

4. Desconfianzaeconómica

1. No se tiene manejo transparentede fondos.

2. Dudas en las inversiones ycompras.

1. Establecer normativos de control deflujo de fondos.

2. Realizar auditoría interna.

5. Administracióndeficiente

1. No se llevan controles deasistencia del personal.

2. Libros de actas desactualizados.3. No se tiene libro de

conocimientos.4. Libro de salarios sin registro de

personal y de sus salarios.

1. Establecer mecanismos de control deasistencia.

2. Actualizar libro de actas.3. Adquirir y habilitar libro de

conocimientos.4. Operar el libro de salarios.

6. Inconsistenciainstitucional

1. No existe marco filosófico queoriente las actividadesinstitucionales.

1. Elaborar Misión, Visión y políticasinstitucionales.


12

7. Pobreza desoporteoperativo.

1. No se cuenta con equipoaudiovisual.

2. Material y recursos obsoletos.

1. Adquirir equipo audiovisual.2. Renovar y actualizar los recursos.

Puede notarse en el ejemplo anterior de análisis de problemas que las solucionespropuestas son diversas, unas más difíciles de lograr y otras menos, unas más extensas y otrasbreves, etc. La realización de todas propicia la ejecución de varios proyectos el cual va a salirdel análisis y priorización que se haga de los problemas, e decir, visualizado el cuadro anterior,es necesario escoger, de acuerdo con criterios precisos y con los involucrados, el problema quese va a enfrentar. Hecho esto entonces se someten a análisis de viabilidad y factibilidad LASOPCIONES de solución propuestas en el cuadro, así si se escogiera el problema número 1,tendría que analizarse las cinco soluciones propuestas para dicho problema. Con estas dosúltimas acciones se finaliza el diagnóstico.

Como parte del proceso de ejercicio profesional supervisado –EPS- el proyectista debepresentar un informe de su diagnóstico con la siguiente estructura:

A. En el caso de que esté involucrada una sola institución o comunidad:1.1 Datos generales de la institución /comunidad:

1.1.1 Nombre de la institución1.1.2 Tipo de la institución (por lo general, productos, procesos, servicios o

por su naturaleza: estatal, autónoma, semiautónoma, ONG, OSC,privada, etc.

1.1.3 UBICACIÓN GEOGRÁFICA.1.1.4 VISIÓN (SI LA TIENE)1.1.5 Misión (si la tiene)1.1.6 Políticas1.1.7 Objetivos1.1.8 Metas1.1.9 Estructura organización1.1.10 Recursos (humanos, materiales, financieros.

1.2 Procedimiento(s) / técnica(s) utilizados para efectuar el diagnóstico.1.3 Lista y análisis de problemas (cuadro con base a carencias)1.4 Análisis de viabilidad y factibilidad1.5 Problema seleccionado1.6 Solución propuesta como viable y factible1.7 Fuentes utilizadas para realizar el diagnóstico1.8 Apéndice. Toda la información obtenida con la aplicación de las técnicas y sus

respectivos instrumentos.1.9 Anexos. (lo que considere necesario.


13

B. Si el caso corresponde a la situación en que existe una institución/comunidadpatrocinante y una beneficiada, entonces el informe debe estructurarse de lasiguiente manera:

1.1 Datos generales de la institución patrocinante.1.1.1 Nombre de la institución.1.1.2 Tipo de institución por lo que genera o por su naturaleza.1.1.3 Ubicación geográfica.1.1.4 Visión (si la tiene)1.1.5 Misión (si la tiene)1.1.6 Políticas1.1.7 Objetivos1.1.8 Metas1.1.9 Estructura organizacional1.1.10 Recursos (humanos, materiales, financieros)

1.2 Procedimientos(s)/técnicas(s) utilizados para hacer el diagnóstico (de todo eldiagnóstico es decir lo aplicado con la institución patrocinante y la patrocinada).

1.3 Lista y análisis de problemas (de aquí debe surgir la conexión hacia lainstitución o comunidad beneficiada con el proyecto)

1.4 Datos de la institución o comunidad beneficiada:1.4.1 Nombre de la institución/comunidad1.4.2 Tipo de institución por lo que genera o su naturaleza.1.4.3 Ubicación geográfica.1.4.4 Visión (si la tiene)1.4.5 Misión (si la tiene)1.4.6 Políticas (si la tiene)1.4.7 Objetivos1.4.8 Metas1.4.9 Estructura organización1.4.10 Recursos (humanos, materiales, financieros)

1.5 Lista y análisis de problemas (con base a las carencias detectadas en lainstitución).

1.6 Análisis de viabilidad y factibilidad1.7 Problema seleccionado.1.8 Solución propuesta como viable y factible.1.9 Fuentes utilizadas.1.10 Apéndice (toda la información obtenida con la aplicación de las técnicas y sus

respectivos instrumentos de investigación)1.11 Anexos. Lo que se considere necesario.

Nota: en ocasiones la institución patrocinante, de antemano, tiene decidido lo que harácon los patrocinados, independientemente del diagnóstico, y sólo esperan del epesista quesea el director o gerente del proyecto. En estos casos, se realiza el diagnóstico y luego en elaspecto de problema seleccionado se hace la anotación de que el proyecto a realizar sehace por petición y decisión de los patrocinadores y se procede a diseñar lo solicitado.

matriz de 8 sectores

Documents