materi pelatihan berbasis kompetensibinakonstruksi.pu.go.id/v2/portal2/modul... · materi pelatihan...
TRANSCRIPT
MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI
BIDANG MANAJEMEN AIR MINUM
BUKU INFORMASI
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI
2009
MANAJEMEN MUTU
PAM.MM02.001.01
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 1 dari 48 Buku informasi Versi 2009
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI 1
BAB I KATA PENGANTAR 3
1.1. Konsep dasar pelatihan berbasis kompetensi 3
1.1.1 Pelatihan berbasis kompetensi 3
1.1.2 Kompeten di tempat kerja 3
1.2. Penjelasan materi pelatihan 3
1.2.1. Desain materi pelatihan 3
1.2.2. Isi modul 4
1.2.3. Pelaksanaan materi pelatihan 5
1.3. Pengakuan kompetensi terkini (RCC) 5
1.4. Pengertian-pengertian 6
BAB II STANDAR KOMPETENSI 8
2.1. Peta paket pelatihan 8
2.2. Pengertian unit standar 8
2.2.1 Unit standar kompetensi 8
2.2.2 Daftar unit kompetensi 9
2.2.3 Durasi pelatihan 9
2.2.4 Kesempatan mencapai kompetensi 9
2.3. Unit kompetensi yang dipelajari 10
2.3.1. Judul unit 10
2.3.2. Kode unit 10
2.3.3. Deskripsi unit 10
2.3.4. Elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja 10
2.3.5. Batasan variabel 11
2.3.6. Panduan penilaian 12
2.3.7. Kompetensi kunci 13
BAB III STRATEGI DAN METODE PELATIHAN 14
3.1. Strategi pelatihan 14
3.2. Metode pelatihan 14
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 2 dari 48 Buku informasi Versi 2009
BAB IV MANAJEMEN MUTU 16
4.1 Perencanaan manajemen mutu 16
4.1.1 Kebijakan mutu 16
4.1.2 Pelatihan manajemen mutu 26
4.1.3 Penyusunan dokumen mutu 27
4.1.4 Audit mutu 27
4.1.4.1 Audit internal 28
4.1.4.2 Audit eksternal 29
4.2 Penerapan sistem manajemen mutu 31
4.2.1 Dokumen mutu 31
4.2.2 Sosialisasi dokumen mutu 31
4.2.3 Penerapan dokumen mutu 32
4.3 Pengendalian mutu 32
4.3.1 Persiapan audit mutu internal 33
4.3.2 Pelaksanaan audit mutu internal 35
4.3.3 Rekaman hasil audit 38
4.3.4 Laporan hasil audit 39
4.4 Perbaikan mutu 42
4.4.1 Temuan ketidaksesuaian 42
4.4.2 Tindakan koreksi 43
4.4.3 Peninjauan ulang manajemen mutu 43
BAB V SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN UNTUK PENCAPAIAN
KOMPETENSI 47
5.1 Sumber daya manusia 47
5.2 Sumber-sumber perpustakaan 48
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 3 dari 48 Buku informasi Versi 2009
BAB I
KATA PENGANTAR
1.1. Konsep dasar pelatihan berbasis kompetensi
1.1.1 Pelatihan berbasis kompetensi
Pelatihan merupakan kumpulan dari unsur-unsur yang dinamis, yang saling
berhubungan/berkaitan dalam proses pencapaian tujuan pelatihan. Perumusan tujuan
pelatihan berbasis kompetensi merupakan penjabaran dari rangkaian kegiatan yang
disyaratkan dalam standar kompetensi untuk menjawab tuntutan dari setiap kriteria
unjuk kerja dalam pencapaian kompetensi kerja.
Pelatihan kerja diarahkan untuk membekali, meningkatkan dan mengembangkan
kompetensi kerja, meliputi pengetahuan, ketrampilan, dan sikap yang berkaitan
dengan tugas yang dimiliki peserta. Sehingga setelah pelatihan selesai peserta
memperoleh peningkatan kompetensi yang dibutuhkan dan mampu mengisi
jabatan/profil pekerjaan yang dibutuhkan.
1.1.2 Kompeten di tempat kerja
Kompetensi adalah menyatunya ketiga aspek pengetahuan, ketrampilan dan sikap
kerja atau KSA (knowledge, skill, attitude) yang diterapkan untuk mewujudkan standar
kinerja yang disyaratkan di tempat kerja. Kompetensi adalah potensi seseorang yang
ditampilkan setelah dilatih melalui pelatihan. Adapun ukuran standar kompetensi
tersebut dapat diukur dan dijelaskan oleh Kriteria Unjuk Kerja.
Kompeten di tempat kerja adalah seseorang yang telah dapat memenuhi persyaratan
jabatan/pekerjaan yang ditetapkan oleh pasar/tempat kerja. Tuntutan kualitas tersebut
didasarkan pada perangkat bakuan kompetensi (kriteria unjuk kerja).
1.2. Penjelasan materi pelatihan
1.2.1. Desain materi pelatihan
Materi pelatihan merupakan bagian dari suatu program pelatihan kerja berbasis
kompetensi yang menguraikan dan menjelaskan secara rinci rangkaian pencapaian
kompetensi kerja.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 4 dari 48 Buku informasi Versi 2009
Pada materi pelatihan, aspek-aspek kompetensi dalam indikator unjuk kerja diuraikan
ke dalam bentuk modul pelatihan, agar dapat dipahami, dimengerti dan dikuasai oleh
peserta pelatihan. Modul ini didisain untuk dapat digunakan pada pelatihan
konvensional/klasikal dan pelatihan individual/mandiri.
Yang dimaksud dengan pelatihan klasikal adalah pelatihan yang dilakukan dengan
melibatkan bantuan seorang pelatih atau pembimbing, dengan menggunakan proses
belajar mengajar sebagaimana biasanya. Sedangkan yang dimaksud dengan
pelatihan mandiri adalah pelatihan yang dilaksanakan secara mandiri oleh peserta,
dengan menambah unsur-unsur atau sumber-sumber yang diperlukan dengan
bantuan pelatih.
Selanjutnya dapat dipraktekkan penyelesaian suatu tugas tertentu melalui tahapan-
tahapan latihan yang sistematis.
1.2.2 Isi modul
Modul merupakan uraian terkecil bahan ajar yang dikemas secara utuh dan sistematis
untuk membantu peserta pelatihan menguasai tujuan pelatihan. Modul akan
memandu pelatih/fasilitator menyampaikan bahan belajar dalam proses pelatihan
yang sesuai secara terinci.
Modul ini terdiri dari 3 bagian, yaitu:
a. Buku informasi
Buku Informasi adalah sumber pelatihan, baik untuk pelatih maupun untuk peserta
pelatihan.
b. Buku kerja
Buku kerja ini digunakan oleh peserta pelatihan untuk mencatat setiap pertanyaan
dan kegiatan praktik baik dalam pelatihan klasikal maupun pelatihan
individual/mandiri.
Buku kerja diberikan kepada peserta pelatihan dan berisi :
• Kegiatan-kegiatan yang membantu peserta pelatihan untuk mempelajari dan
memahami informasi.
• Kegiatan pemeriksaan yang digunakan untuk memonitor pencapaian kemampuan
peserta pelatihan.
• Kegiatan penilaian untuk menilai kemampuan peserta pelatihan dalam
melaksanakan praktik kerja.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 5 dari 48 Buku informasi Versi 2009
c. Buku penilaian
Buku penilaian ini digunakan oleh pelatih untuk menilai jawaban dan tanggapan
peserta pelatihan pada buku kerja.
Buku penilaian berisi :
• Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh peserta pelatihan sebagai pernyataan
kemampuan.
• Metode-metode yang disarankan dalam proses penilaian kemampuan peserta
pelatihan.
• Sumber-sumber yang dapat digunakan oleh peserta pelatihan untuk mencapai
kemampuan.
• Semua jawaban/tanggapan pada setiap pertanyaan yang diisikan pada buku kerja.
• Petunjuk bagi pelatih untuk menilai setiap kegiatan praktik.
• Catatan pencapaian kemampuan peserta pelatihan.
1.2.3 Pelaksanaan materi pelatihan
Pada pelatihan klasikal, pelatihan akan:
• Menyediakan buku informasi yang dapat digunakan peserta pelatihan sebagai
sumber pelatihan.
• Menyediakan salinan buku kerja kepada setiap peserta pelatihan.
• Menggunakan buku informasi sebagai sumber utama dalam penyelenggaraan
pelatihan.
• Memastikan setiap peserta pelatihan memberikan jawaban tanggapan dan
menuliskan hasil tugas praktiknya pada buku kerja.
Pada pelatihan individual / mandiri, peserta pelatihan akan :
• Menggunakan buku informasi sebagai sumber utama pelatihan.
• Menyelesaikan setiap kegiatan yang terdapat pada buku kerja.
• Memberikan jawaban pada buku kerja.
• Mengisikan hasil tugas praktik pada buku kerja.
• Memiliki tanggapan-tanggapan dan hasil penilaian oleh pelatihan.
1.3. Pengakuan kompetensi terkini (RCC)
Jika anda telah memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk
elemen unit kompetensi tertentu, anda dapat mengajukan pengakuan kompetensi
terkini (RCC, recognition of current competency). Berarti anda tidak akan
dipersyaratkan untuk belajar kembali.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 6 dari 48 Buku informasi Versi 2009
Anda mungkin sudah memiliki pengetahuan dan keterampilan, karena anda telah:
a. Bekerja dalam suatu pekerjaan yang memerlukan suatu pengetahuan dan
keterampilan yang sama, atau
b. Berpartisipasi dalam pelatihan yang mempelajari kompetensi yang sama, atau
c. Mempunyai pengalaman lainnya yang mengajarkan pengetahuan dan
keterampilan yang sama.
1.4. Pengertian-pengertian
Profesi Profesi adalah suatu bidang pekerjaan yang menuntut sikap, pengetahuan serta
keterampilan/keahlian kerja tertentu yang diperoleh dari proses pendidikan, pelatihan
serta pengalaman kerja, atau penguasaan sekumpulan kompetensi tertentu yang
dituntut oleh suatu pekerjaan/jabatan.
Standarisasi Standarisasi adalah proses merumuskan, menetapkan serta menerapkan suatu
standar tertentu.
Penilaian / uji kompetensi Penilaian atau uji kompetensi adalah proses pengumpulan bukti melalui perencanaan
pelaksanaan dan peninjauan ulang (review) penilaian serta keputusan mengenai
apakah kompetensi sudah tercapai dengan membandingkan bukti-bukti yang
dikumpulkan terhadap standar yang dipersyaratkan (kriteria unjuk kerja).
Pelatihan Pelatihan adalah proses pembelajaran yang dilaksanakan untuk mencapai suatu
kompetensi tertentu dimana materi, metode dan fasilitas pelatihan serta lingkungan
belajar yang ada terfokus kepada pencapaian unjuk kerja pada kompetensi yang
dipelajari.
Kompetensi Kompetensi adalah kemampuan seseorang untuk menunjukkan aspek sikap,
pengetahuan dan keterampilan serta penerapan dari ketiga aspek tersebut di tempat
kerja untuk mencapai unjuk kerja yang ditetapkan.
Standar kompetensi Standar kompetensi adalah standar kemampuan yang diperlukan pada rangkaian
kegiatan yang harus dilakukan oleh pelaku atau pemangku jabatan kerja.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 7 dari 48 Buku informasi Versi 2009
Standar kompetensi dinyatakan dalam format tertentu, yaitu: (i) unit kompetensi dari
jabatan kerja tersebut; (ii) elemen kompetensi dari tiap unit kompetensi, dan (iii)
kriteria unjuk kerja untuk tiap unit kompetensi.
Sertifikasi kompetensi Sertifikasi kompetensi adalah proses penerbitan sertifikat kompetensi melalui proses
penilaian/uji kompetensi.
Sertifikat kompetensi Sertifikat kompetensi adalah pengakuan tertulis yang diberikan oleh Lembaga
Sertifikasi Profesi kepada seseorang yang dinyatakan kompeten, yaitu tenaga kerja
trampil atau ahli yang telah menguasai suatu kompetensi tertentu dan telah
memenuhi persyaratan berdasarkan disiplin keilmuan dan atau keahlian/ketrampilan
tertentu.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 8 dari 48 Buku informasi Versi 2009
BAB II STANDAR KOMPETENSI
2.1. Peta paket pelatihan
Standar kompetensi kerja sektor air minum dikelompokkan ke dalam 3 (tiga) sub
sektor, yaitu perencanaan, pelaksanaan konstruksi, dan pengelolaan. Pada bidang
pengelolaan air minum diantaranya meliputi bidang manajemen.
Terdapat 19 unit kompetensi dalam jabatan manajemen air minum, yang
dikategorikan dalam:
• Kelompok kompetensi umum, terdiri dari 2 unit kompetensi.
• Kelompok kompetensi inti, terdiri dari 15 unit kompetensi.
• Kelompok kompetensi khusus, terdiri dari 2 unit kompetensi.
2.1. Pengertian unit standar
2.2.1 Unit standar kompetensi
Standar kompetensi Merupakan pernyataan apa yang harus dikerjakan di tempat kerja, disusun dengan
pendekatan bidang pekerjaan. Standar kompetensi terbentuk atas sejumlah unit
kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.
Unit kompetensi Merupakan uraian fungsi dan tugas atau pekerjaan yang mendukung tercapainya
standar kompetensi. Setiap unit kompetensi memiliki sejumlah elemen kompetensi.
Elemen kompetensi Merupakan bagian terkecil dari unit kompetensi yang mengidentifikasikan sejumlah
fungsi tugas atau kegiatan yang harus dikerjakan untuk mencapai unit kompetensi
tersebut.
Kriteria unjuk kerja (KUK) Merupakan langkah kerja yang harus dilaksanakan dalam pencapaian elemen
kompetensi. KUK mencerminkan kegiatan yang menggambarkan 3 aspek, yaitu
pengetahuan, ketrampilan, dan sikap kerja. Selain itu KUK juga menunjukkan sejauh
mana persyaratan elemen kompetensi dapat diukur berdasarkan pada tingkat yang
diinginkan.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 9 dari 48 Buku informasi Versi 2009
2.2.2 Daftar unit kompetensi
Terdapat 19 unit kompetensi dalam jabatan manajemen air minum :
A. Kelompok kompetensi umum 1. Menerapkan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja.
2. Melaksanakan manajemen umum.
B Kelompok kompetensi inti 1. Melaksanakan manajemen mutu
2. Melaksanakan manajemen strategik
3. Melaksanakan manajemen sumber daya manusia
4. Melaksanakan manajemen aset/barang
5. Melaksanakan manajemen keuangan dan akuntansi
6. Melaksanakan manajemen informasi
7. Melaksanakan manajemen operasi SPAM
8. Melaksanakan manajemen pemeliharaan SPAM
9. Melakukan komunikasi
10. Melaksanakan konseling
11. Melaksanakan negosiasi bisnis
12. Melakukan manajemen bisnis air minum
13. Melakukan manajemen investasi
14. Melakukan manajemen resiko
15. Melaksanakan kemitraan pemerintah badan usaha
C Kelompok kompetensi khusus 1. Menerapkan prinsip pengadaan barang dan jasa
2. Melakukan hubungan masyarakat
2.2.3 Durasi pelatihan
Waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan pelatihan seluruh 19 unit kompetensi
adalah 111 JPL, dimana 1 JPL (jam pelajaran) adalah 45 menit.
Sedangkan waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan pelatihan unit kompetensi ini
adalah 5 JPL.
2.2.4 Kesempatan mencapai kompetensi
Jika anda belum mencapai kompetensi pada usaha/kesempatan pertama, pelatih
anda akan mengatur rencana pelatihan dengan anda. Rencana ini akan memberikan
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 10 dari 48 Buku informasi Versi 2009
anda kesempatan kembali untuk meningkatkan level kompetensi anda sesuai dengan
level yang diperlukan.
Jumlah maksimum usaha/kesempatan yang disarankan adalah 3 (tiga) kali.
2.3 Unit kompetensi yang dipelajari
2.3.1 Judul unit
Judul unit kompetensi: Melaksanakan manajemen mutu
2.3.2 Kode unit
Kode unit: PAM.MM02.001.01.
2.3.3 Deskripsi unit
Unit ini berhubungan dengan keterampilan, pengetahuan dan sikap kerja yang
dibutuhkan dalam melaksanakan manajemen mutu.
2.3.4 Elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja
Elemen kompetensi yang harus dikuasai dalam unit kompetensi berikut kriteria unjuk
kerja terdapat pada tabel 2.1 di bawah ini.
Tabel 2.1 Elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja pada unit kompetensi
melaksanakan manajemen mutu
ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA
1. Melakukan perencanaan manajemen mutu
1.1. Kebijakan mutu dirumuskan berdasar pada visi dan misi perusahaan oleh pihak manajemen.
1.2. Pelatihan untuk meningkatkan kepedulian seluruh staf dilakukan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
1.3. Penyusunan dokumen mutu dilakukan berdasarkan pada visi, misi, perencanaan bisnis dan perusahaan.
1.4. Internal audit dokumen mutu dilakukan untuk mencapai kesepakatan yang ditetapkan.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 11 dari 48 Buku informasi Versi 2009
ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA
2. Menerapkan sistem manajemen mutu
2.1. Dokumen pelaksanaan manajemen mutu dipersiapkan sesuai dengan standar dokumen mutu yang ditetapkan.
2.2. Sosialisasi penerapan dokumen mutu dilakukan kepada seluruh staf dan pihak yang terkait.
2.3. Dokumen mutu diterapkan oleh seluruh komponen organisasi sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
3. Melakukan pengendalian mutu 3.1. Jadual internal audit ditetapkan dan diinformasikan kepada seluruh staf.
3.2. Internal audit dilaksanakan sesuai dengan jadual dan menggunakan format dan prosedur yang ditetapkan.
3.3. Rekaman hasil audit dibuat dengan menggunakan format dan prosedur yang ditetapkan
3.4. Laporan hasil pengawasan dibuat dengan menggunakan format yang ditetapkan.
4. Melakukan perbaikan mutu 4.1. Hasil temuan ketidak kesesuaian dilaporkan kepada pihak manajemen untuk memperoleh tanggapan
4.2. Perintah pelaksanaan tindakan koreksi disampaikan oleh pihak manajemen kepada penanggungjawab kegiatan.
4.3. Tindakan koreksi dirumuskan dan dilakukan perbaikan berdasarkan pada hasil temuan.
2.3.5 Batasan variabel
1. Konteks variabel :
Unit ini berlaku untuk menerapkan sistem manajemen mutu, melakukan
perencanaan, melakukan pengendalian dan melakukan perbaikan mutu, yang
digunakan untuk melaksanakan manajemen mutu pada pengelolaan air minum.
2. Untuk melakukan manajemen mutu pada pengelolaan air minum, diperlukan
adanya :
2.1 Referensi ISO.9000
2.2 SNI.9000
2.3 Prosedur-prosedur.
2.4 Assessment sheet.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 12 dari 48 Buku informasi Versi 2009
3. Tugas pekerjaan untuk melaksanakan manajemen mutu pada pengelolaan air
minum meliputi :
3.1 Menerapkan manajemen mutu.
3.2 Melakukan perencanaan.
3.3 Melakukan pengendalian mutu.
3.4 Melakukan perbaikan mutu.
4. Peraturan untuk melaksanakan manajemen mutu pada pengelolaan air minum
adalah :
4.1 Keputusan direksi.
4.2 SK MENKES No.907/MENKES/SK/VII/2002 tentang standar kualitas air
minum.
4.3 UU No. 8 Tahun 1999 tentang perlindungan konsumen.
2.3.6. Panduan penilaian
1. Penjelasan prosedur penilaian :
Alat, bahan dan tempat penilaian serta unit kompetensi yang harus dikuasai
sebelumnya yang mungkin diperlukan sebelum menguasai unit kompetensi ini
dengan unit-unit kompetensi yang terkait :
1.1 PAM. MM 01.002.01 : Melaksanakan manajemen umum.
2. Kondisi penilaian :
2.1 Kondisi penilaian merupakan aspek dalam penilaian yang sangat
berpengaruh atas tercapainya kompetensi tersebut yang terkait dengan
penerapan sistem manajemen mutu,perencanaan, pengendalian,
penjaminan dan perbaikan mutu pada pelaksanakan manajemen mutu.
2.2 Penilaian dapat dilakukan dengan cara : lisan, tertulis, demonstrasi/praktek,
dan simulasi di workshop dan atau di tempat kerja.
3. Pengetahuan yang dibutuhkan :
Pengetahuan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai
berikut :
3.1. Manajemen mutu.
3.2. ISO.9000
3.3. SNI 9000
4. Keterampilan yang dibutuhkan :
Keterampilan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai
berikut :
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 13 dari 48 Buku informasi Versi 2009
4.1 Ketrampilan manajerial
4.2 Membuat pengukuran mutu
4.3 Menyusun laporan
5. Aspek kritis :
Aspek kritis yang merupakan kondisi kerja untuk diperhatikan dalam mendukung
unit kompetensi ini, sebagai berikut :
1. Dukungan manajemen puncak.
2. Penegakan prosedur.
3. Toleransi deviasi (penyimpangan)
2.3.7. Kompetensi kunci
Kompetensi kunci dalam mencapai unjuk kerja yang disyaratkan terdapat pada tabel
2.2 di bawah ini.
Tabel 2.2 Kompetensi kunci dalam pencapaian unjuk kerja melaksanakan
manajemen mutu
NO KOMPETENSI KUNCI DALAM UNIT TINGKAT
1. Mengumpulkan, mengorganisasi dan menganalisa informasi 3
2. Mengkomunikasikan ide-ide dan menginformasikan 2
3. Merencanakan dan mengorganisir kegiatan 2
4. Bekerjasama dengan orang lain dan berkelompok 2
5. Menggunakan ide serta tehnik matematika 2
6. Memecahkan masalah 3
7. Menggunakan teknologi 2
.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 14 dari 48 Buku informasi Versi 2009
BAB III
STRATEGI DAN METODE PELATIHAN
3.1 Strategi pelatihan
Persiapan dan perencanaan pelatihan:
• Membaca bahan/materi yang telah diidentifikasi dalam setiap tahap belajar
dengan tujuan mendapatkan tinjauan umum mengenai isi proses belajar anda.
• Membuat catatan terhadap apa yang telah dibaca.
• Memikirkan bagaimana pengetahuan baru yang diperoleh berhubungan dengan
pengetahuan dan pengalaman yang telah dimiliki.
• Merencanakan aplikasi praktik pengetahuan dan keterampilan anda.
Permulaan dari proses pembelajaran:
• Mencoba mengerjakan seluruh pertanyaan dan tugas yang terdapat pada tahap
belajar.
• Merevisi dan meninjau materi belajar agar dapat menggabungkan pengetahuan
anda.
Pengamatan terhadap tugas praktik:
• Mengamati keterampilan praktik yang didemonstrasikan oleh pelatih atau orang
yang telah berpengalaman lainnya.
• Mengajukan pertanyaan kepada pelatih tentang konsep sulit yang anda temukan.
Implementasi dan penilaian:
• Penilai akan mengumpulkan bukti dan membuat pertimbangan mengenai
pengetahuan, pemahaman dan unjuk kerja tugas-tugas anda dan sikap anda
terhadap pekerjaan.
• Penilaian dapat dilaksanakan dengan tujuan sebagai bantuan dan dukungan
belajar.
• Anda akan dinilai untuk menentukan apakah anda telah mencapai kompetensi
sesuai dengan standar yang dijelaskan dalam kriteria unjuk kerja.
3.2 Metode pelatihan
Terdapat tiga prinsip metode belajar yang dapat digunakan. Dalam beberapa kasus,
kombinasi metode belajar mungkin dapat digunakan.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 15 dari 48 Buku informasi Versi 2009
Belajar secara mandiri:
Belajar secara mandiri memperbolehkan anda untuk belajar secara individual, sesuai
dengan kecepatan belajar masing-masing. Meskipun proses belajar dilaksanakan
secara bebas, anda disarankan untuk menemui pelatih setiap saat untuk
mengkonfirmasikan kemajuan dan mengatasi kesulitan belajar.
Belajar berkelompok
Belajar berkelompok memungkinkan peserta untuk datang bersama secara teratur
dan berpartisipasi dalam sesi belajar berkelompok. Walaupun proses belajar memiliki
prinsip sesuai dengan kecepatan belajar masing-masing, namun sesi kelompok tetap
memberikan interaksi antara peserta, pelatih dan pakar/ahli dari tempat kerja.
Belajar terstruktur
Belajar terstruktur meliputi sesi pertemuan kelas secara formal yang dilaksanakan
oleh pelatih atau ahli lainnya. Sesi belajar terstruktur ini umumnya mencakup topik
tertentu.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 16 dari 48 Buku informasi Versi 2009
BAB IV
MANAJEMEN MUTU
4.1 Perencanaan manajemen mutu
4.1.1 Kebijakan mutu
A. Perumusan kebijakan mutu
Manajemen mutu adalah semua aktivitas dari seluruh fungsi manajemen yang
menetapkan kebijakan mutu, tujuan, dan tanggung jawab perusahaan, serta
melaksanakannya dengan cara: perencanaan mutu, pengendalian mutu, pemastian
mutu, dan peningkatan mutu di dalam sistem mutu. Sistem mutu adalah struktur
organisasi, prosedur, proses, dan sumber daya yang diperlukan untuk menerapkan
manajemen mutu. Manajemen mutu dapat diterapkan pada barang dan jasa. Dalam
penerapan manajemen mutu, hal yang ditekankan adalah perbaikan dalam sistem
mutu, bukan hanya sekedar perbaikan mutu barang dan/atau jasa.
Dalam arti yang luas, mutu atau kualitas bersifat subyektif. Batasan yang diberikan
dari ISO 8402 (1986) yaitu, mutu adalah sifat dan karakteristik produk atau jasa yang
membuatnya memenuhi kebutuhan pelanggan atau pemakai (customer). Setiap
perusahaan tentu memiliki tujuan dan sasaran yang dituangkan dalam sistem
manajemen mutu, yang pada dasarnya mengarah pada pemenuhan kebutuhan
pelanggan.
Untuk mencapai tujuan tersebut -yaitu memenuhi kebutuhan dan kepuasan
pelanggan- secara efektif dan ekonomis, berbagai upaya dilakukan oleh perusahaan
antara lain dengan penerapan sistem manajemen mutu yang efektif serta dengan
perbaikan terus-menerus. Diperlukan serangkaian tindakan sepanjang siklus
kegiatan, mulai dari penyusunan program, perencanaan, dan pelaksanaan. Kegiatan
ini dikenal sebagai penjaminan mutu (quality assurance - QA). Kemudian, QA akan
dilanjutkan dengan pengendalian mutu (quality control – QC). Dengan demikian, yang
perlu diperhatikan dalam pengembangan manajemen mutu adalah pengembangan
sistem mutu, yang terdiri dari:
• Perencanaan sistem mutu.
• Pengendalian sistem mutu.
• Perbaikan sistem mutu.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 17 dari 48 Buku informasi Versi 2009
Gambar 4.1. Pola sistem manajemen mutu
Terdapat tiga aspek kunci dari sistem mutu, yaitu: tanggung jawab manajemen,
sumber-sumber daya material dan personel, serta struktur sistem mutu. Kepuasan
pelanggan hanya dapat dicapai apabila terdapat harmonisasi dari interaksi ketiga
aspek kunci di atas, sebagaimana dijelaskan pada gambar 4.1.
Secara umum manajemen bertanggung jawab dalam menetapkan kebijakan mutu.
Keberhasilan implementasi kebijakan mutu tergantung pada komitmen manajemen,
sebagai berikut:
• Tanggung jawab dan komitmen terhadap kebijakan mutu berada pada
manajemen puncak.
• Manajemen harus mengembangkan dan mendokumentasikan kebijakan mutu.
• Manajemen harus menjamin bahwa kebijakan mutu disebarluaskan, mudah
dipahami, diterapkan, dan dipelihara.
• Kebijakan mutu harus relevan terhadap sasaran organisasi dan kebutuhan
pelanggan.
• Kebijakan mutu berkaitan dengan hal-hal: tingkat pelayanan yang diberikan, citra
dan reputasi organisasi jasa, tujuan untuk mutu jasa, pendekatan-pendekatan
yang diadopsi, peranan dari personel organisasi jasa.
Dalam perumusan kebijakan mutu, perlu diperhatikan visi dan misi perusahaan. Visi
dan misi memberikan identitas perusahaan dan pemahaman terhadap arah bisnis
yang ingin dituju. Pernyataan visi dan misi dari suatu perusahaan memainkan
peranan penting dalam strategi pengembangan sistem mutu.
PELANGGAN
PERSYARATAN
K E P U A S A N . P E L A N G G A N
Sistem manajemen mutu peningkatan berkelanjutan
Tangung jawab manajemen
Manajemen sumber daya
Pengukuran, analisis,
perbaikan
Realisasi produk Produk
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 18 dari 48 Buku informasi Versi 2009
Visi merupakan wawasan luas ke masa depan dari manajemen dan merupakan
kondisi ideal yang hendak dicapai oleh perusahaan. Visi memberikan arah
pengembangan perusahaan dan ide aktual kepada manajemen dalam proses
pembuatan keputusan, agar setiap tindakan yang akan dilakukan senantiasa
berlandaskan pada visi perusahaan dan memungkinkan untuk mewujudkannya. Visi
perusahaan memberi kerangka kerja yang menuntun suatu nilai dan kepercayaan
perusahaan., yang selanjutnya diterjemahkan menjadi strategi pengelolaan/
manajemen perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan serta
mengembangkan budaya perusahaan yang mendorong terjadinya peningkatan mutu
yang berkelanjutan untuk memampukan perusahaan dalam mencapai tujuannya.
Untuk menghayati visi, diperlukan tatanan atas nilai dan kepercayaan perusahaan
yang bisa menjadi misi perusahaan. Misi bermanfaat untuk memberikan pedoman
kepada manajemen dalam memusatkan kegiatannya.
Sasaran utama manajemen mutu mencakup: kepuasan pelanggan, perbaikan
berkelanjutan (terus-menerus), pemenuhan persyaratan masyarakat dan lingkungan,
serta efisiensi pemberian jasa. Manajemen harus menerjemahkan sasaran utama ke
dalam tujuan-tujuan mutu dan aktivitas-aktivitas.
Contoh aktivitas-aktivitas penerjemahan sasaran mutu ke dalam tujuan mutu, antara
lain: definisi kebutuhan pelanggan menggunakan ukuran-ukuran mutu yang tepat,
tindakan pencegahan dan pengendalian ketidakpuasan pelanggan, optimalisasi
biaya-biaya yang terkait dengan mutu, penciptaan komitmen bersama, tinjauan ulang
atas persyaratan mutu secara terus-menerus, pencegahan dampak negatif terhadap
masyarakat dan lingkungan
B. Total quality management
Manajemen mutu terpadu (total quality management - TQM) menggambarkan
penekanan mutu yang memacu seluruh perusahaan. TQM menekankan pada
komitmen manajemen untuk memiliki keinginan yang berkesinambungan bagi
perusahaan guna mencapai kesempurnaan di segala aspek yang penting bagi
konsumen. Pada manajemen jasa, TQM berfokus pada mutu, dimana mutu jasa lebih
sulit diukur daripada mutu barang-barang manufaktur:
• Setiap orang dalam perusahaan harus terlibat aktif terhadap kualitas (mutu).
• Merupakan pendekatan manajemen sistematik
• Continuous improvement, meningkatkan kinerja perusahaan secara terus
menerus.
• Untuk memberikan kepuasan kepada semua pihak terkait.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 19 dari 48 Buku informasi Versi 2009
Faktor-faktor yang menentukan mutu jasa, yaitu:
1. Kehandalan (reliability), meliputi konsistensi dari kinerja dan dapat dipercaya. Ini
berarti bahwa perusahaan melakukan pelayanan dengan benar, dan juga berarti
bahwa jasa perusahaan tersebut dijanjikan untuk diberikan.
2. Responsiveness, berkaitan dengan kemauan atau kesiapan dari karyawan untuk
memberikan pelayanan. Termasuk di dalamnya adalah ketepatan waktu jasa.
3. Kecakapan/kompetensi (competence), berarti penguasaan skill dan pengetahuan
yang dibutuhkan karyawan untuk memberikan jasa (pelayanan).
4. Akses, termasuk kedekatan dan kemudahan dihubungi.
5. Kesopan-santunan (courtesy), meliputi kesopanan, rasa hormat, perhatian, dan
keramahtamahan dari karyawan (termasuk resepsionis, operator telepon,
hubungan pelanggan, dan lain-lain).
6. Komunikasi, berarti menjaga menginformasikan kepada konsumen dalam bahasa
yang dimengerti.
7. Kredibilitas, termasuk kepercayaan dan kejujuran.
8. Keamanan, adalah bebas dari bahaya, resiko, dan keraguan.
9. Mengerti akan konsumen, meliputi usaha-usaha untuk mengerti kebutuhan
konsumen.
10. Tangibles, termasuk bukti nyata (fisik) dari jasa.
Membangun lingkungan TQM merupakan hal yang penting, karena keputusan
mengenai mutu mempengaruhi dalam setiap tahap pembentukan dan pengelolaan
operasional perusahaan. Ahli mutu W. Edwards Deming mengembangkan 5 konsep
dari program TQM yang efektif, yaitu:
1. Perbaikan yang terus-menerus.
2. Pemberdayaan karyawan.
3. Pembandingan kinerja (benchmarking).
4. Penyediaan kebutuhan yang cukup pada waktunya (Just-In-Time).
5. Pengetahuan mengenai perangkat TQM.
Prinsip-prinsip dalam membangun TQM:
1. Fokus pada konsumen.
2. Manajemen puncak harus mengembangkan kepemimpinan untuk mutu.
3. Mutu adalah isu strategis.
4. Mutu adalah tanggung jawab seluruh karyawan pada semua tingkatan
perusahaan.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 20 dari 48 Buku informasi Versi 2009
5. Semua fungsi perusahaan harus memfokuskan pada peningkatan mutu secara
terus menerus untuk mencapai tujuan strategis
6. Masalah mutu dipecahkan melalui kerjasama antara karyawan dan manajemen.
7. Peningkatan mutu yang terus menerus (continuous improvement).
8. Latihan dan pendidikan bagi semua karyawan merupakan dasar untuk
meningkatkan mutu yang berkelanjutan.
C. Sistem manajemen mutu
Sistem manajemen mutu juga dapat didefinisikan sebagai:
• Suatu tatanan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran-sasaran mutu yang
direncanakan.
• Suatu tatanan yang menjamin kualitas output dan proses pelayanan/produksi.
Sehingga dapat dikatakan bahwa dalam sistem manajemen mutu, fokus diberikan
pada proses, bukan pada produk. Berdasar pola plan-do-check-action (PDCA), sistem
manajemen mutu adalah:
• Pendekatan proses.
• Fokus pada pelanggan.
• Peningkatan kinerja secara berkesinambungan.
Terdapat delapan prinsip manajemen mutu yang bertujuan untuk perbaikan kinerja
sistem secara berkesinambungan, sebagaimana terdapat pada gambar 4.2. Dengan
delapan pilar ini diharapkan pelaksanaan manajemen mutu benar-benar menjadi
sangat produktif dan efektif untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam mencapai
target-target yang telah ditetapkan, yaitu:
1. Fokus pelanggan (customer focus)
Semua aktivitas perencanaan dan implementasi sistem adalah untuk mencapai
kepuasan pelanggan.
,
2. Kepemimpinan (leadership)
Kepemimpinan dalam perusahaan dibutuhkan untuk menetapkan tujuan dan arah
perusahaan, serta menciptakan interaksi yang sehat antar seluruh karyawan
sehingga tercipta lingkungan kerja yang kondusif untuk mencapai tujuan
perusahaan.
,
3. Keterlibatan karyawan (involvement of people)
Semua elemen dalam perusahaan terlibat dan bertanggungjawab dalam
implementasi sistem manajemen mutu sesuai fungsi kerjanya masing-masing,
mulai dari perencanaan sampai pelaksanaan sistem manajemen mutu.
,
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 21 dari 48 Buku informasi Versi 2009
4. Pendekatan proses (process approach)
Pencapaian hasil dan tujuan perusahaan akan lebih mudah dan efisien bila
menggunakan pendekatan proses.
,
5. Pendekatan sistem untuk pengelolaan (system approach to management),
6.
Pendekatan sistem diperlukan untuk identifikasi dan pengelolaan antar proses
agar lebih efektif dan efisien.
Perbaikan berkelanjutan (continual improvement)
Setiap perusahaan harus merencanakan perbaikan berkelanjutan agar dapat
memperbaiki kinerja dan hasil kerja untuk mencapai kepuasan pelanggan.
,
7. Pendekatan berdasarkan fakta untuk mengambil keputusan (factual approach to
decision making)
Pengambilan keputusan akan lebih efektif apabila menggunakan analisis data dan
informasi sesungguhnya.
,
8. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok (mutually beneficial supplier
relationships),
Gambar 4.2. Delapan prinsip manajemen mutu
Hubungan perusahaan dengan pemasok adalah hubungan yang saling
bergantung dan harus terus dijaga agar saling menguntungkan.
3. Keterlibatan Karyawan
1. Mengutamakan Pelanggan
2. Kepemimpinan
4. Pendekatan Proses 5. Pendekatan Sistem untuk Pengelolaan
7. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta
6. Peningkatan Berkesinambungan
8. Hubungan saling menguntungkan dengan Pemasok
Perencanaan Strategis
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 22 dari 48 Buku informasi Versi 2009
D. Sistem mutu seri ISO 9000
Dalam upaya perbaikan terus-menerus, perusahaan harus mampu mengukur dan
mengontrol mutu produknya. Oleh sebab itu, diperlukan suatu “standar” yang bersifat
lokal, nasional maupun internasional. ISO (International Standard Organisation) 9000
tahun1987 dikenal sebagai standar manajemen mutu (quality management), terkait
dengan produk dan jasa. Seri ISO 9000 merupakan sekumpulan standar yang
mendefinisikan mutu dalam persyaratan minimum dan memungkinkan suatu
perusahaan memenuhi standar mutu internasional.
Tujuan utama ISO 9000 adalah:
1. Perusahaan harus mencapai dan mempertahankan mutu produk atau jasa yang
dihasilkan sehingga secara berkesinambungan dapat memenuhi kebutuhan para
pelanggan.
2. Perusahaan harus memberikan keyakinan kepada pihak manajemen bahwa mutu
yang dimaksudkan telah dicapai dan dapat dipertahankan.
3. Perusahaan harus memberikan keyakinan kepada pihak pelanggan bahwa mutu
yang dimaksudkan telah atau akan dicapai dalam produk atau jasa yang dijual.
Isi pedoman ISO 9000 meliputi lima standar mutu internasional sebagai berikut:
1. ISO 9000 merupakan suatu peta jaringan yang memberikan definisi dasar dan
konsep-konsep serta menjelaskan bagaimana suatu perusahaan memilih dan
menggunakan standar yang lain dalam seri tersebut.
2. ISO 9001 merupakan standar yang paling komprehensif dan digunakan untuk
menjamin mutu pada tahap desain, pengembangan, produksi, instalasi, dan
pelayanan jasa. ISO 9001 biasanya digunakan untuk perusahaan manufaktur
yang mendesain dan membuat produk sendiri.
3. ISO 9002 digunakan untuk memenuhi persyaratan produksi dan instalasi yang
memerlukan jaminan.
4. ISO 9003 merupakan standar yang kurang rinci, karena hanya dibutuhkan untuk
menjamin pemeriksaan dan uji akhir. Biasanya digunakan untuk laboratorium
pengujian, pusat kalibrasi, dan distributor peralatan yang menggunakan
pemeriksaan dan pengujian produk yang dipasok.
Tujuan dari ketiga standar ISO 9001, ISO 9002, dan ISO 9003 adalah untuk
memberikan jaminan mutu dalam hal kontraktual dengan pihak luar. Ketiganya
merupakan standar yang digunakan untuk mencatat sistem mutu pemasok.
Ketiganya bersifat saling melengkapi dan pemilihannya bergantung pada cakupan
dan kompleksitas operasi perusahaan serta skala usahanya.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 23 dari 48 Buku informasi Versi 2009
5. ISO 9004 digunakan untuk kepentingan internal dan bukan untuk situasi
kontraktual. ISO 9004 mencakup elemen pokok yang mempengaruhi sistem
jaminan mutu, termasuk tanggungjawab manajemen, pemasaran, pengadaan,
langkah pengendalian, pemanfaatan sumber daya manusia, faktor keamanan, dan
penggunan metode statistika.
Dewan Standarisasi Nasional (DSN) Indonesia menyamakan seri ISO 9000 menjadi
SNI (Standar Nasional Indonesia):
• ISO 9000 menjadi versi SNI 199000
• ISO 9001 menjadi versi SNI 199001
• ISO 9002 menjadi versi SNI 199002
• ISO 9003 menjadi versi SNI 199003
• ISO 9004 menjadi versi SNI 199004
Sistem mutu ISO 9000 adalah sederhana, tetapi tidak mudah. Sistem mutu ISO 9000
membutuhkan:
• Orang-orang yang terorganisasi, bertanggung jawab, memiliki wewenang,
berkompeten, berdaya (empowered), dan berpengetahuan (knowledgeable).
• Proses yang visible, dapat ditelusuri (traceable), konsisten, dapat diulang
(repeatable), dapat diukur (measurable), dan dapat didokumentasikan
(documentable).
• Manajemen yang terlibat, terfokus, dan responsif.
• Dokumen yang tepat, relevan, sederhana, mudah dipahami (understandable),
konsisten dengan proses.
Beberapa manfaat sertifikat ISO 9000:
1. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan mutu yang
terorganisasi dan sistematik. Sistem dokumentasi dalam ISO 9000 menunjukkan
bahwa kebijakan, prosedur, dan instruksi yang berkaitan dengan mutu telah
direncanakan dengan baik.
2. Meningkatkan mutu dan produktivitas dari produk melalui kerja sama dan
komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta
pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operasi internal menjadi lebih
baik.
3. Meningkatkan kesadaran mutu dalam perusahaan.
4. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh staf perusahaan melalui
prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang terdefinisi secara baik.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 24 dari 48 Buku informasi Versi 2009
5. Terjadi perubahan positif dalam hal kultur mutu dari anggota perusahaan, karena
manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan sertifikasi ISO 9000
yang umumnya hanya berlaku selama tiga tahun.
6. Perusahaan yang telah bersertifikasi ISO 9000 diijinkan untuk mengiklankan pada
media massa bahwa sistem mutu dari perusahaan itu telah diakui secara
internasional.
7. Audit sistem mutu perusahaan dari perusahaan yang telah memperoleh sertifikasi
ISO 9000 dilakukan secara periodik oleh registrar dari lembaga registrasi,
sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit mutu.
8. Perusahaan yang telah memperoleh sertifikasi ISO 9000 secara otomatis terdaftar
pada lembaga registrasi, sehingga apabila pelanggan potensial ingin mencari
pemasok bersertifikasi ISO 9000, akan menghubungi lembaga registrasi.
Dua manfaat penting bagi perusahaan yang telah memperoleh sertifikasi ISO 9000
antara lain:
1. Proses yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai sertifikasi cenderung
meningkatkan mutu dan keseragaman pekerjaan yang secara bersamaan
meningkatkan produktivitas dan selanjutnya meningkatkan daya saing
perusahaan.
2. Diperolehnya akses yang lebih besar untuk memasuki pasar luar negeri
(khususnya negara-negara Eropa yang sejak tahun 1993 telah mensyaratkan agar
produk yang diimpor telah memperoleh sertifikasi ISO 9000);
Proses sertifikasi ISO 9000 meliputi penyusunan program mutu yang memenuhi
persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan yang ditetapkan dalam sertifikasi ISO 9000
meliputi:
1. Tanggung jawab manajemen (management responsibility);
2. Dokumentasi sistem mutu (quality system documentation);
3. Peninjauan ulang kontrak (contract review);
4. Pengendalian desain (design control);
5. Pembelian (purchasing);
6. Pengendalian proses (process control);
7. Inspeksi dan pengujian (inspection and testing);
8. Kalibrasi (calibration);
9. Auditing intern (internal auditing);
10. Penanganan produk yang rusak (handling of rejected product);
11. Tindakan perbaikan (corrective action).
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 25 dari 48 Buku informasi Versi 2009
Langkah-langkah untuk memperoleh sertifikat ISO 9000 adalah :
1. Memperoleh komitmen dari manajemen puncak.
2. Membentuk komite pengarah (steering commitee) atau koordinator ISO.
3. Mempelajari standar-standar dan menilai kebutuhan-kebutuhan ISO 9000.
4. Melakukan pelatihan (training) terhadap semua staf organisasi perusahaan.
5. Memulai tinjauan ulang manajemen (management review).
6. Identifikasi kebijakan mutu, prosedur-prosedur, dan instruksi-instruksi yang
dibutuhkan yang dituangkan dalam dokumen-dokumen tertulis.
7. Implementasi sistem manajemen mutu ISO 9000.
8. Memulai audit sistem mutu perusahaan.
9. Memilih registrar.
10. Registrasi.
E. ISO 9001 : 2008
Sistem ISO 9001:2008 terfokus pada efektivitas proses perbaikan berkelanjutan
(continual improvement), dimana dalam setiap proses senantiasa melakukan:
1. Perencanaan yang matang.
2. Implementasi yang terukur dengan jelas.
3. Evaluasi dan analisis data yang akurat.
4. Tindakan perbaikan yang sesuai.
5. Monitoring pelaksanaannya agar benar-benar bisa menuntaskan masalah yang
terjadi di perusahaan.
Manfaat penerapan ISO 9001:2008 adalah:
1. Meningkatkan kepercayaan pelanggan.
2. Jaminan mutu produk dan proses.
3. Meningkatkan produktivitas perusahaan dan “market gain”.
4. Meningkatkan motivasi, moral, dan kinerja karyawan.
5. Sebagai alat analisa kompetitor perusahaan.
6. Meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan pemasok.
7. Meningkatkan efisiensi biaya dan keamanan produk.
8. Meningkatkan komunikasi internal.
9. Meningkatkan image positif perusahaan.
10. Sistem terdokumentasi dengan baik.
11. Media untuk pelatihan dan pendidikan.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 26 dari 48 Buku informasi Versi 2009
4.1.2 Pelatihan manajemen mutu
Penerapan sistem manajemen mutu yang efektif ditentukan oleh kompetensi kerja
dan pelatihan dari setiap karyawan di perusahaan. Kompetensi kerja harus
diintegrasikan ke dalam rangkaian kegiatan perusahaan mulai dari penerimaan,
seleksi dan penilaian kinerja karyawan, serta pelatihan. Perusahaan harus
memastikan bahwa setiap karyawan adalah kompeten, berdasarkan pendidikan,
pelatihan atau pengalaman yang sesuai, dan harus menyimpan rekaman bukti terkait
dari tiap karyawan tersebut.
Pelatihan merupakan salah satu alat penting dalam menjamin kompetensi kerja yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan mutu. Untuk itu perusahaan harus memiliki
prosedur guna (i) melakukan identifikasi standar kompetensi kerja, serta (ii)
menerapkan standar kompetensi kerja melalui program pelatihan.
Standar kompetensi kerja dapat disusun dengan cara:
1. Menggunakan standar kompetensi kerja yang ada.
2. Memeriksa uraian tugas dan jabatan.
3. Menganalisis tugas kerja.
4. Menganalisis hasil audit mutu.
Setelah penilaian gambaran kompetensi kerja yang dibutuhkan selesai dilaksanakan,
program pelatihan harus dikembangkan sesuai dengan hasil penilaiannya.
Selanjutnya prosedur pendokumentasian kegiatan pelatihan yang telah dilaksanakan
serta evaluasi efektivitas pelatihan harus ditetapkan.
Hal-hal yang perlu dilakukan dalam strategi pelatihan manajemen mutu adalah :
1. Lakukan analisis kebutuhan pelatihan yang mencakup persyaratan mutu.
2. Susun rencana pelatihan bagi semua tingkatan dalam perusahaan-perusahaan.
3. Dalam pelatihan harus dipertimbangkan perbedaan tingkat kemampuan dan
keahliannya.
4. Pelatihan harus dilakukan oleh orang atau badan yang mempunyai kemampuan
dan pengalaman yang memadai serta akreditasi, sesuai peraturan perundangan
yang berlaku.
5. Memiliki fasilitas dan sumber daya yang memadai untuk pelaksanaan pelatihan
yang efektif.
6. Perusahaan mendokumentasikan dan menyimpan catatan seluruh pelatihan.
7. Evaluasi dilakukan pada setiap sesi pelatihan untuk menjamin peningkatan secara
berkelanjutan.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 27 dari 48 Buku informasi Versi 2009
8. Program pelatihan ditinjau ulang secara teratur untuk menjamin agar tetap relevan
dan efektif.
Prosedur pelatihan harus mempertimbangkan perbedaan tingkatan untuk tanggung
jawab, kemampuan, keterampilan bahasa dan pendidikan sebagaimana diuraikan di
bawah ini.
1. Pelatihan bagi manajemen dan supervisor :
a. Anggota manajemen eksekutif dan pengurus menerima pelatihan yang
mencakup penjelasan tentang kewajiban dan prinsip-prinsip dalam
manajemen mutu.
b. Manajer dan supervisor menerima pelatihan yang sesuai dengan peran dan
tanggung jawab mereka.
2. Pelatihan bagi karyawan :
a. Pelatihan diberikan kepada semua karyawan termasuk karyawan baru dan
yang dipindahkan agar mereka dapat melaksanakan tugasnya sesuai
prosedur dan standar yang ditetapkan.
b. Apabila diperlukan diberikan pelatihan penyegaran kepada semua karyawan.
4.1.3 Penyusunan dokumen mutu
Tujuan utama kegiatan penjaminan mutu adalah mengadakan tindakan-tindakan yang
dibutuhkan untuk memberikan kepercayaan kepada semua pihak yang
berkepentingan (pelanggan, pemegang saham, karyawan, masyarakat) bahwa semua
tindakan yang diperlukan untuk mencapai tingkatan mutu produk telah dilaksanakan
sesuai prosedur. Ini semua dapat ditunjukkan dengan catatan dan dokumen yang
berkaitan dengan penjaminan mutu (QA/QC).
Sistem dokumentasi menunjukkan bahwa kebijakan, prosedur, dan instruksi yang
berkaitan dengan mutu telah direncanakan dengan baik.
4.1.4 Audit mutu
Berdasarkan ISO 9000:2005 (3.9.1), pengertian audit adalah proses sistematis,
mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya
secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit terpenuhi. Dengan kata
lain, seorang auditor (orang yang memiliki kompetensi untuk melaksanakan audit)
memeriksa bahwa auditee (perusahaan yang diaudit) melakukan pekerjaannya
berdasarkan standar yang digunakan berupa ISO 9001 maupun standar lain yang
digunakan oleh perusahaan termasuk dokumen sistem manajemen mutu yang
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 28 dari 48 Buku informasi Versi 2009
dimiliki, metode terencana yang meliputi prosedur dan instruksi kerja, serta menguji
keefektifan sistem dengan meninjau keluhan pelanggan, audit, pencapaian sasaran
mutu, dan lain-lain. Bahkan dalam kondisi tertentu, verifikasi produk juga
dimungkinkan.
Audit mutu dapat dilakukan dengan berbagai alasan, antara lain: melihat proses
keseluruhan, memastikan kesesuaian, menilai efektivitas, menilai untuk kepentingan
sertifikasi, dan lain-lain.
Tujuan audit sistem manajemen mutu adalah mengevaluasi efektivitas pelaksanaan
sistem manajemen di lapangan. Hasil evaluasi dapat dijadikan dasar penetapan
tindakan pencegahan dan peningkatan kinerja perusahaan.
4.1.4.1 Audit internal
Audit internal, yaitu audit yang dilakukan oleh auditor yang berasal dari perusahaan
itu sendiri. Auditor mutu internal adalah beberapa orang di dalam perusahaan yang
berasal dari fungsi yang berbeda yang telah dilatih sehingga memahami secara baik
proses auditing dari sistem mutu ISO 9000.
Audit internal dilakukan untuk memastikan bahwa sistem telah dijalankan dengan
benar, telah memenuhi standar yang diacu serta memungkinkan perusahaan untuk
melakukan tindakan perbaikan (improvement) yang akhirnya dapat memberikan
gambaran kepada pihak manajemen tentang apa yang terjadi di perusahaan.
Biasanya, untuk kepentingan perbaikan mutu maka masalah-masalah yang ada di
perusahaan dimunculkan agar dapat dicari solusi atau tindakan perbaikan. Hasil-hasil
dari audit mutu internal harus menunjukkan bahwa sistem mutu yang ada telah
memenuhi kesepakatan mutu yang ditetapkan perusahaan, ataupun elemen-elemen
dalam sistem mutu seri ISO 9000.
Tujuan audit mutu internal :
1. Menguji apakah pelaksanaan pekerjaan di suatu perusahaan telah berjalan
sesuai dengan sistem manajemen mutu yang mengacu pada standar yang
ditetapkan atau seri ISO 9000.
2. Mengetahui ketaatan perusahaan terhadap spesifikasi jasa, spesifikasi
penyerahan, dan spesifikasi pengendalian mutu lainnya yang telah ditetapkan
dalam dokumen mutu.
3. Mengevaluasi efektivitas pelaksanaan sistem manajemen mutu.
4. Hasil evaluasi tersebut dapat dijadikan dasar penetapan tindakan pencegahan,
serta peningkatan kinerja perusahaan.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 29 dari 48 Buku informasi Versi 2009
Adapun beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam audit mutu internal :
1. Dilakukan secara periodik.
2. Direncanakan, dilaksanakan, dan dicatat sesuai dengan prosedur-prosedur
terdokumentasi.
3. Dilakukan oleh personel yang berkompeten dan bebas dari area yang sedang di
audit.
4. Temuan-temuan audit harus didokumentasikan dan diserahkan kepada
manajemen senior.
5. Tindakan korektif yang tepat harus diambil sesuai dengan rekomendasi dari
auditor kualitas.
6. Melakukan evaluasi terhadap hasil-hasil dari tindakan korektif yang dilakukan.
7. Hasil-hasil dari audit kualitas internal merupakan masukan bagi tinjauan ulang
manajemen.
4.1.4.2 Audit eksternal
Jika audit internal dilaksanakan oleh auditor dari perusahaan dengan tujuan untuk
menjamin bahwa sistem telah berjalan dengan benar dan memenuhi standar yang
ditetapkan, maka audit eksternal adalah audit yang dilaksanakan oleh pihak lain
berdasarkan pihak auditor dan perbedaan tujuannya, yaitu:
1. Audit oleh pihak kedua (2nd
Audit pihak kedua dilakukan oleh pihak luar, tetapi yang masih berhubungan
langsung dengan perusahaan. Biasanya audit ini dilakukan oleh pelanggan
kepada pihak supplier atau subkontraktor. Audit dilaksanakan untuk memastikan
bahwa supplier atau subkontraktor telah memenuhi kebutuhan pelanggan dengan
baik, dan dapat membantu supplier melakukan perbaikan serta mempererat
kerjasama antara kedua belah pihak. Sebagai contoh adalah audit yang dilakukan
oleh PDAM kepada pemasok bahan kimia atau kepada penyedia jasa lainnya
(kontraktor perawatan dll).
party audit),
2. Audit oleh pihak ketiga (3rd
Audit pihak ketiga adalah audit yang dilakukan oleh pihak lain yang independen
dalam arti tidak ada kaitan dengan perusahaan. Biasanya perusahaan meminta
pihak ketiga untuk mengaudit demi kepentingan sertifikasi. Selain itu untuk
mendapat penilaian kesesuaian dari pihak independent yang dapat memastikan
bahwa perusahaan telah mempunyai sistem manajemen mutu yang telah
memenuhi standar internasional (umumnya ISO 9001).
party audit),
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 30 dari 48 Buku informasi Versi 2009
Gambar 4.3 Konsep yang berkaitan dengan proses audit berdasarkan ISO 9000:2005
Klien audit (3.9.7) Organisasi atau
orang yang meminta audit
Program audit (3.9.2) Perencanaan audit pada waktu tertentu dengan
program tertentu
Auditee (3.9.8) Organisasi yang sedang diaudit
Lingkup audit (3.9.13)
Jangkauan & batas-batas audit
Audit (3.9.1) Proses yang sistematis,
independen & terdokumentasi untuk
menentukan bukti audit & mengevaluasinya
secara obyektif untuk menetapkan kriteria audit
dapat dipenuhi
Temuan audit (3.9.5) Hasil evaluasi
bukti audit yang dikumpulkan
Tim audit (3.9.10) Satu atau lebih auditor yang melaksanakan
audit
Bukti audit (3.9.4) Rekaman,
pernyataan, fakta atau informasi lain
yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi
Kriteria audit (3.9.3)
Kumpulan kebijakan, prosedur atau
Auditor (3.9.9) Orang yang kompeten
melakukan audit Kesimpulan audit
(3.9.6) Output dari audit yang
dibuat oleh tim audit setelah
mempertimbangkan sasaran audit &
semua temuan audit
Kompetensi audit (3.9.14)
Kemampuan yang ditunjukkan
untuk menerapkan pengetahuan dan
keterampilan
Pakar teknis (3.9.11)
Orang yang memiliki
pengetahuan khusus atau keahlian dari subjek audit
Rencana audit (3.9.12)
Uraian kegiatan dan pengaturan
pelaksanaan audit
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 31 dari 48 Buku informasi Versi 2009
4.2 Penerapan sistem manajemen mutu
4.2.1 Dokumen mutu
Sistem mutu harus terdefinisi dan terdokumentasi dengan baik. Dokumen sistem
mutu yang baik adalah terstruktur menurut bisnis prosesnya, bukan semata disusun
berdasarkan urutan-urutan subklausul ISO 9001. Dokumentasi sistem mutu
mencakup : manual mutu, rencana mutu, prosedur, dan catatan mutu. Semua
dokumentasi harus dapat dibaca, bertanggal, jelas, dapat diidentifikasi dengan
segera, dan mempunyai status otorisasi.
Dokumen pelaksanaan manajemen mutu harus disiapkan sesuai dengan standar
dokumen mutu yang ditetapkan (misal ISO 9000, ISO 9001 dll). Dalam kaitan dengan
ISO 9001:2008, dokumen mutu menjelaskan mengenai dengan delapan prinsip
manajemen mutu yaitu pemenuhan klausul-klausul ISO 9001:2008 sebagai berikut
1. Fokus pelanggan.
2. Kepemimpinan.
3. Keterlibatan karyawan.
4. Pendekatan proses.
5. Pendekatan sistem untuk pengelolaan.
6. Peningkatan berkelanjutan.
7. Pengambilan keputusan berdasarkan fakta.
8. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok.
4.2.2 Sosialisasi dokumen mutu
Sistem manajemen mutu suatu perusahaan akan dapat terus berkembang bila
seluruh komponen dalam perusahaan itu bertanggungjawab penuh pada tugasnya
masing-masing sesuai kapasitas kedudukannya dalam perusahaan. Bila dalam suatu
perusahaan ada salah satu komponen perusahaan yang tidak melaksanakan tugas
yang menjadi tanggungjawabnya, maka penerapan dokumen mutu tidak akan
berjalan dengan baik, sehingga perkembangan perusahaan akan sulit terwujud.
Komunikasi dua arah yang efektif merupakan landasan penting dalam penerapan
sistem manajemen mutu. Penyediaan informasi yang sesuai bagi karyawan dan
semua pihak yang terkait dapat digunakan untuk memotivasi dan mendorong
penerimaan serta pemahaman umum dalam upaya perusahaan untuk meningkatkan
mutu.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 32 dari 48 Buku informasi Versi 2009
Perusahaan harus mempunyai prosedur untuk menjamin bahwa informasi
manajemen mutu terbaru dikomunikasikan ke semua pihak dalam perusahaan.
Ketentuan dalam prosedur tersebut harus dipenuhi untuk mengkomunikasikan hasil,
sistem manajemen, pemantauan, audit dan tinjauan ulang manajemen pada semua
pihak dalam perusahaan yang bertanggung jawab dan memiliki andil dalam kinerja
perusahaan.
Perusahaan harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk partisipasi
karyawan melalui :
• Keterlibatan yang cukup saat penyusunan dokumen mutu.
• Keterlibatan dalam pengembangan dan pengkajian kebijakan-kebijakan dan
tujuan-tujuan sistem mutu.
• Konsultasi jika ada beberapa perubahan yang mempengaruhi mereka..
4.2.3 Penerapan dokumen mutu
Prosedur dan metode harus ditetapkan untuk mengendalikan setiap penerbitan,
distribusi, dan revisi dari dokumen-dokumen mutu.
Perusahaan harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengendalikan
semua dokumen mutu yang disyaratkan, sebagai berikut:
1. Dokumen disetujui oleh personel yang berwenang.
2. Dokumen yang diperlukan dipublikasi dan tersedia di lokasi kerja dimana
informasi dibutuhkan.
3. Dokumen dipahami dan dapat diterima oleh pengguna.
4. Dokumen secara periodik ditinjau, direvisi seperlunya dan disetujui ulang
cakupannya oleh personil yang berwenang.
5. Dokumen yang relevan versi terakhir tersedia di semua lokasi.
6. Dokumen dan data kadarluarsa ditarik dari penggunaannya, atau memastikan
dokumen dan data kadarluarsa itu tidak akan digunakan.
7. Dokumen dan data yang disimpan untuk keperluan sertifikasi dan atau tujuan
pengetahuan/referensi diidentifikasi.
4.3 Pengendalian mutu
Guna melaksanakan pengendalian mutu, perusahaan dapat melakukan audit mutu
internal. Hasil-hasil dari audit mutu internal harus menunjukkan bahwa sistem mutu
yang ada telah memenuhi elemen-elemen dalam sistem mutu perusahaan atau seri
ISO 9000.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 33 dari 48 Buku informasi Versi 2009
Dalam penerapan suatu program audit dilakukan:
1. Pengomunikasian program audit kepada pihak yang relevan.
2. Pengkoordinasian dan penjadwalan audit dan aktivitas lain yang relevan dengan
program audit.
3. Penetapan dan pemeliharaan proses untuk evaluasi auditor dan pengembangan
profesi berkelanjutan.
4. Penjaminan pemilihan tim audit.
5. Penyediaan sumber yang diperlukan bagi tim audit.
6. Penjaminan pelaksanaan audit sesuai dengan program audit.
7. Penjaminan pengendalian rekaman aktivitas audit.
8. Penjaminan kaji ulang dan persetujuan laporan audit, serta penjaminan
distribusinya kepada klien audit dan pihak tertentu lainnya.
9. Penjaminan kelanjutan audit, jika dapat diterapkan.
Pelaksanaan audit internal dibagi dalam beberapa tahapan, mulai persiapan audit
hingga pelaporan audit.
4.3.1 Persiapan audit mutu internal
Program audit dibuat berdasarkan ukuran, sifat, dan kerumitan organisasi atau
perusahaan yang akan diaudit. Program audit juga termasuk semua kegiatan yang
diperlukan untuk merencanakan dan mengelola jenis dan jumlah audit, serta sebagai
sumber acuan agar audit dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien sesuai jangka
waktu yang ditentukan.
Prosedur program audit meliputi:
1. Perencanaan dan penjadwalan audit.
2. Penjaminan kompetensi auditor dan ketua tim audit.
3. Pemilihan tim audit yang sesuai dan penentuan peran dan tanggung jawab
masing-masing.
4. Pelaksanaan audit.
5. Pelaksanaan kelanjutan audit, jika dapat diterapkan.
6. Pemeliharaan rekaman program audit.
7. Pemantauan unjuk kerja dan efektivitas program audit.
8. Pelaporan kepada manajemen puncak tentang pencapaian program audit secara
keseluruhan.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 34 dari 48 Buku informasi Versi 2009
Hal-hal yang dilakukan dalam persiapan audit mutu:
1. Komunikasi,
Komunikasi sebelum audit sangat penting dilakukan untuk membantu penyusunan
perencanaan audit (audit plan). Kunjungan sebelum audit diperlukan agar auditor
lebih memahami ruang lingkup audit dan fasilitas-fasilitas yang ada untuk
mempersiapkan rencana audit yang lebih baik. Agenda kunjungan sebelum audit
harus disusun sedemikian rupa supaya pelaksanaannya efektif.
Kunjungan sebelum audit bisa dijadikan sebagai kesempatan membangun
hubungan lebih baik dengan perusahaan, menjaga kelancaran dan efektivitas
audit, serta memastikan bahwa auditee benar-benar siap untuk diaudit.
2. Audit dokumen (desktop audit),
Merupakan salah satu syarat dalam ISO 19011. Audit dokumen dilaksanakan
sebelum audit lapangan. Audit dokumen bertujuan untuk mendeteksi
ketidaksesuaian potensial, membantu dalam membuat perencanaan audit dan
daftar periksa (checklist), serta dapat menghemat waktu audit.
Dalam mengaudit dokumen, seorang auditor hendaknya melihat berdasarkan
“proses”. Dokumen sistem mutu yang baik adalah terstruktur menurut bisnis
prosesnya, bukan semata disusun berdasarkan urutan-urutan subklausul ISO
9001.
3. Persiapan dan perencanaan audit,
Rencana audit (audit plan) adalah hasil pengamatan, analisa dan perencanaan
yang lebih rinci dari program audit. Walaupun audit plan tidak diwajibkan oleh ISO
9001, tetapi auditor lebih baik mempersiapkan audit plan. Sebab dalam
perencanaan itu akan didefinisikan tugas dan tanggung jawab peserta audit
beserta jadwal kegiatannya, memastikan audit dilakukan pada orang yang tepat
dan saat yang tepat.
4. Kesepakatan audit,
Setelah semua persiapan audit selesai, maka ketua tim audit bertanggungjawab
untuk mengkomunikasikan pada perusahaan tentang rencana waktu pelaksanaan
audit, jadwal rinci kegiatan audit, biaya audit yang harus dilunasi auditee sebelum
pelaksanaan audit dilakukan serta kesepakatan tentang transportasi, akomodasi,
dan konsumsi selama kegiatan audit berlangsung. Waktu pelaksanaan audit harus
disepakati
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 35 dari 48 Buku informasi Versi 2009
Waktu pelaksanaan audit harus disepakati kedua belah pihak. Apabila belum terjadi
kesepakatan, maka audit lapangan belum dapat dilaksanakan. Oleh karena itu perlu
dilakukan komunikasi yang efektif dengan auditee agar tidak terjadi kesalahpahaman.
4.3.2 Pelaksanaan audit mutu internal
Audit mutu internal harus direncanakan, dilaksanakan, dan dicatat sesuai dengan
prosedur-prosedur terdokumentasi oleh personel yang berkompeten dan yang bebas
dari aktivitas-aktivitas spesifik atau area yang sedang diaudit. Audit dilakukan sesuai
dengan waktu dan jadwal yang telah ditentukan.
Lingkup program audit dipengaruhi oleh ukuran dan kerumitan organisasi yang
diaudit, termasuk:
1. Ruang lingkup, sasaran dan durasi pelaksanaan setiap audit.
2. Frekuensi audit.
3. Jumlah, pentingnya, kerumitan, kemiripan, dan lokasi kegiatan yang diaudit.
4. Persyaratan standar, perundangan, peraturan, dan kriteria audit lain.
5. Kebutuhan untuk akreditasi atau sertifikasi.
6. Kesimpulan audit sebelumnya atau hasil kaji ulang audit sebelumnya.
7. Isu apapun tentang bahasa, sosial, dan budaya.
8. Perhatian dari pihak terkait.
9. Perubahan yang signifikan terhadap organisasi atau operasionalnya.
Pertimbangan dalam menetapkan sasaran program audit:
a. Prioritas manajemen.
b. Masalah keuangan.
c. Persyaratan sistem manajemen.
d. Persyaratan berdasarkan perundang-undangan, peraturan dan secara kontrak.
e. Kebutuhan untuk evaluasi pemasok.
f. Persyaratan pelanggan.
g. Kebutuhan pihak lain yang terkait.
h. Resiko organisasi.
Dalam pelaksanaan audit sistem manajemen mutu dan lingkungan, terdapat suatu
standar yang merupakan pedoman bagi auditor (baik auditor pihak pertama, kedua,
maupun ketiga), yaitu ISO 19011 (Guidelines for quality and/or environmental
management system auditing). Sebagian besar isi standar ISO 19011 lebih relevan
diterapkan untuk audit pihak ketiga, tetapi tidak semua klausul dapat langsung
diterapkan.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 36 dari 48 Buku informasi Versi 2009
Standar ini hanya berisi panduan yang berhubungan dengan metode audit,
persyaratan dan kompetensi auditor, yang tidak bersifat mengikat, tetapi fleksibel dan
dapat dikembangkan sesuai dengan kreativitas auditor serta kebutuhan audit dan
kompleksitas perusahaan yang diaudit.
Standar ini terbagi menjadi empat bagian, yaitu:
1. Prinsip audit
Seorang auditor harus memahami lima prinsip audit dan dapat
mengaplikasikannya pada saat melakukan audit, yaitu:
a. Sikap etis.
Adalah dasar dari sikap professional yang wajib dimiliki oleh auditor.
b. Penyajian yang obyektif (fair).
Auditor wajib menyampaikan temuan ketidaksesuaian dengan benar dan teliti.
Apabila terjadi perbedaan pendapat antara auditor dan auditee, hendaknya
dilaporkan.
c. Ketaataan profesional.
Auditor harus menunjukkan kesungguhan dalam penilaian audit dan memberi
perhatian sesuai dengan pentingnya tugas yang mereka lakukan sehingga
dapat menimbulkan kepercayaan.
d. Kemandirian.
Dengan sikap mandiri, auditor bebas dari pengaruh dan tekanan pihak
manapun. Sehingga auditor mampu menghasilkan temuan ketidaksesuaian
secara objektif dan berdasarkan bukti audit..
e. Pendekatan berdasarkan bukti.
Temuan yang berdasarkan bukti dapat ditemukan kembali apabila audit
dilakukan ulang dalam proses audit sistematis.
2. Merencanakan, membuat, dan mengatur program audit
Membuat program audit merupakan tugas dan tanggungjawab badan atau
organisasi yang melakukan audit. Auditor harus diingatkan bahwa program audit
akan dimonitor dan ditinjau kembali sesuai kebutuhan atau dalam interval tertentu.
Auditor harus mampu memberikan masukan untuk pengembangan program audit.
3. Pelaksanaan audit
Membuat rencana, pelaksanaan, dan pelaporan audit.
4. Kompetensi dan evaluasi auditor
Kompetensi auditor sangat berpengaruh pada kompetensi tim audit. Maka dalam
ISO 19011 diberikan contoh kriteria kompetensi auditor dan ketua tim audit.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 37 dari 48 Buku informasi Versi 2009
Tanggung jawab program audit diberikan kepada satu orang atau lebih yang memiliki
pemahaman umum tentang dasar audit, kompetensi auditor, dan penerapan teknik
audit. Penanggung jawab program audit hendaknya memiliki keterampilan
manajemen serta pengetahuan teknis dan bisnis yang relevan dengan aktivitas
perusahaan yang akan diaudit. Tugas penanggung jawab program audit:
1. Menetapkan sasaran dan ruang lingkup program audit.
2. Menetapkan tanggung jawab dan prosedur serta menjamin ketersediaan sumber
daya.
3. Menjamin penerapan program audit.
4. Menjamin bahwa rekaman audit yang sesuai dipelihara.
5. Memantau, mengkaji ulang, dan memperbaiki program audit.
Auditor dapat mengembangkan berbagai cara dan teknik untuk menggali informasi
mengenai penerapan manajemen mutu, sebagai berikut:
1. Audit sistem manajemen mutu.
Pada waktu mengaudit sistem manajemen mutu, auditor harus meninjau kebijakan
mutu dan sasaran mutu perusahaan sehingga auditor dapat memperoleh banyak
informasi. Kreativitas auditor dalam mengembangkan pertanyaan yang berkaitan
dengan penerapan, rencana, dan pencapaian sasaran mutu oleh perusahaan
auditee.
2. Identifikasi proses.
Pada waktu pra-audit atau saat awal pelaksanaan audit, auditor harus
mempelajari manual mutu perusahaan yang diaudit.
3. Mengumpulkan dan memverifikasi informasi.
a. Wawancara.
Untuk mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya dari auditee, auditor
harus menguasai teknik wawancara. Penguasaan teknik wawancara akan
mempermudah komunikasi antara auditor dengan auditee. Teknik wawancara
akan membantu auditor untuk menemukan ketidaksesuaian dan kesesuaian
dengan standar dalam ISO 9001 atau sistem manajemen mutu perusahaan.
b. Dari dokumen dan rekaman.
Tinjauan dokumen dan rekaman dapat memberikan gambaran kepada auditor
apakah penerapan sistem mutu sudah efektif, efisien, dan masih relevan
dengan proses yang berjalan.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 38 dari 48 Buku informasi Versi 2009
c. Klarifikasi
Teknik klarifikasi diperlukan untuk memperoleh kejelasan lebih lanjut tentang
hal-hal atau pernyataan-pernyataan yang kurang jelas bagi auditor.
d. Verifikasi
Verifikasi berhubungan dengan bukti objektif yang berupa dokumen, catatan
mutu atau rekaman yang perlu diterapkan dan telah diatur dalam sistem
manajemen mutu perusahaan.
e. Observasi
Observasi dapat dilakukan dengan melihat output yang dihasilkan hingga
pada awal proses (penelusuran ke belakang).
f. Pengambilan contoh secara acak
Auditor harus mampu memutuskan berapa jumlah contoh yang harus diambil
secara acak agar dapat mewakili kondisi yang ada.
Sumber daya yang mendukung program audit:
1. Sumber daya keuangan; untuk mengembangkan, menerapkan, mengelola dan
meningkatkan kegiatan audit.
2. Teknik audit.
3. Proses untuk mencapai dan memelihara kompetensi auditor dan meningkatkan
unjuk kerja auditor.
4. Ketersediaan auditor dan pakar teknik yang mempunyai kompetensi yang cocok
dengan sasaran program audit tertentu.
5. Lingkup program audit.
6. Waktu perjalanan, akomodasi dan kebutuhan lainnya.
4.3.3 Rekaman hasil audit
Salah satu tujuan dilakukannya audit adalah untuk mengetahui apakah pelaksanaan
pekerjaan di suatu organisasi telah berjalan sesuai dengan sistem manajamen mutu
yang diacu perusahaan. Hasil audit yang telah dilakukan harus direkam dan
didokumentasikan untuk dapat digunakan dalam evaluasi atau acuan tambahan bagi
auditee, serta referensi bagi pelaksanaan audit berikutnya. Temuan-temuan audit
harus didokumentasikan dan diserahkan pada manajemen senior.
Rekaman audit sebaiknya dipelihara untuk menunjukkan penerapan program audit,
meliputi:
1. Rekaman yang terkait dengan masing-masing audit, seperti:
• Rencana audit.
• Laporan audit.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 39 dari 48 Buku informasi Versi 2009
• Laporan ketidaksesuaian.
• Laporan tindakan perbaikan dan pencegahan.
• Laporan kelanjutan audit, jika dapat diterapkan.
2. Kaji ulang hasil program audit.
3. Rekaman yang terkait dengan personel audit:
• Evaluasi terhadap kompetensi dan unjuk kerja auditor.
• Pemilihan audit tim.
• Pemeliharaan dan peningkatan kompetensi.
4.3.4 Laporan hasil audit
Bentuk dan sistematika penulisan laporan audit tidak diatur secara kaku oleh ISO
19011:2002, tetapi untuk persyaratan minimum laporan audit terdapat di dalam ISO
17021:2006 “Confirmity assessment. Requirements for bodies providing audit and
certification of management systems”.
Berikut ini adalah contoh garis besar pokok bahasan di dalam laporan audit yang
diambil dari makalah “Writing Audit Report” dari www.iso.org/tc176/ISO9001
AuditingPracticeGroup (20 Maret 2009):
1. Pendahuluan.
Bagian pendahuluan laporan audit harus mengacu pada ISO 19011:2002.
2. Rangkuman eksekutif.
Berisi rangkuman dari keseluruhan efektivitas pelaksanaan Sistem Manajemen
Mutu, meliputi informasi tentang kekuatan dan kelemahan Sistem Manajemen
Mutu, peningkatan berkelanjutan (continual improvement) dan indicator mutu
lainnya. Apabila terdapat temuan ketidaksesuian yang segera diperbaiki juga
harus dicantumkan dan diberi penjelasan karena bisa tetap menjadi temuan
ketidaksesuaian, kecuali tindakan perbaikan tersebut memuaskan.
Auditor harus mengucapkan terima kasih atas kerja sama dan keterbukaan
auditee dalam proses audit.
3. Komitmen, target, dan sasaran manajemen.
Bagian ini berisi proses organisasi untuk menentukan, menyusun, dan
mengkomunikasikan kebijakan dan sasaran mutu yang harus mencakup
pengawasan, pengukuran, pelaporan serta kaji ulang kebijkan, dan sasaran mutu
tersebut.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 40 dari 48 Buku informasi Versi 2009
4. Tindakan yang diambil dalam menyelesaikan temuan audit sebelumnya.
Pada bagian ini, auditor harus memberi tanggapan tentang tindakan perbaikan
temuan ketidaksesuaian audit sebelumnya yang dilakukan oleh auditee, apakah
sudah dijalankan dengan benar dan konsisten, serta efektif dan efisien bagi
proses yang berjalan di lapangan.
5. Audit internal, kaji ulang manajemen, dan proses peningkatan berkelanjutan.
Berisi tanggapan auditor tentang waktu dan efektivitas pelaksanaan audit internal,
kaji ulang manajemen dan proses peningkatan berkelanjutan yang dilakukan oleh
laboratorium. Selain itu pada bagian ini auditor juga dapat memberi tanggapan
untuk perencanaan peningkatan dan informasi yang berkaitan dengan kepuasan
pelanggan.
6. Perubahan yang signifikan (jika ada).
Bagian ini dapat berisi tipe audit serta perubahan signifikan yang terjadi di
perusahaan, jika ada. Misalnya terjadi pergantian pemilik, pergantian manajemen,
ruang lingkup akreditasi, dan sebagainya.
7. Sistem yang diacu dalam hubungan dengan fungsi, proses, dan area yang diaudit.
Bagian ini berisi acuan-acuan normatif yang digunakan oleh perusahaan dalam
penerapan sistem manajemen mutunya. Tanggapan yang diberikan sebaiknya
lebih difokuskan pada efektivitas penerapan standar, dengan sasaran dan
kebijakan mutu, kompetensi karyawan dan faktor lainnya yang diatur dalam sistem
manajemen mutu perusahaan.
8. Tinjauan lapangan.
Auditor dapat menanggapi hasil pengamatan langsung saat melakukan tinjauan
lapangan pada bagian ini dan harus menggarisbawahi apabila ada hal-hal yang
berpotensi menimbulkan ketidaksesuaian di kemudian hari.
9. Kesesuaian dengan perundangan, peraturan atau persyaratan lainnya, dan
komunikasi.
Bagian ini berisi tanggapan tentang:
• Sistem yang digunakan oleh organisasi dalam memenuhi persyaratan
perundangan atau aturan khusus tentang industri.
• Metodologi evaluasi secara periodic yang diterapkan untuk setiap peraturan.
• Sistem yang digunakan untuk mengkomunikasikan setiap perubahan yang
terjadi.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 41 dari 48 Buku informasi Versi 2009
10. Efektivitas berkelanjutan dari sistem manajemen.
Pada bagian ini auditor dapat menanggapi efektivitas penerapan sistem
manajemen mutu secara keseluruhan, termasuk apakah ruang lingkup sertifikasi
masih relevan, cocok dan dapat diterapkan setelah perubahan-perubahan yang
mungkin terjadi secara internal maupun eksternal sejak dilakukannya audit
terakhir. Namun, untuk audit yang dilakukan pertama kali (initial audit), bagian ini
tidak perlu dicantumkan.
11. Penggunaan tanda sertifikasi.
Pada bagian ini auditor harus melaporkan apakah penggunaan tanda sertifikasi
oleh perusahaan sudah sesuai dengan aturan dan ruang lingkup akreditasinya.
12. Hal-hal penting lainnya yang menjadi perhatian.
Dalam bagian ini, auditor harus merekam hal-hal penting lain yang perlu menjadi
perhatian, misalnya temuan ketidaksesuaian, tanggal ditemukannya
ketidaksesuaian, area audit, dan sebagainya.
13. Pernyataan.
Laporan harus memuat pernyataan bahwa audit dilakukan berdasarkan sampling
dan acak. Jadi, informasi yang diperoleh hanya sebagian kecil dari bukti objektif,
yang mungkin juga terjadi di area lain yang tidak ter-sampling.
Laporan audit merupakan tanggung jawab dari ketua tim auditor. Laporan audit harus
lengkap, teliti, dan mencakup:
1. Tinjauan audit.
2. Lingkup audit.
3. Rekanan audit (jika ada).
4. Nama ketua tim dan anggota tim auditor.
5. Tanggal dan tempat kegiatan audit dilaksanakan.
6. Kriteria audit.
7. Temuan audit.
8. Kesimpulan audit.
Dapat berisi kesesuaian sistem manajemen dengan kriteria audit, penerapan,
pemeliharaan, dan perbaikan yang efektif dari sistem manajemen mutu dan
kemampuan proses kaji ulang manajemen untuk memastikan kesesuaian,
kecukupan, efektivitas, dan perbaikan berkelanjutan dari sistem manajemen.
Agar lebih lengkap, isi laporan audit dapat ditambahkan:
1. Rencana audit.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 42 dari 48 Buku informasi Versi 2009
2. Daftar wakil auditee.
3. Ringkasan proses audit, termasuk hambatan, dan sebagainya.
4. Penegasan bahwa tujuan audit telah diselesaikan dalam lingkup audit sesuai
rencana audit.
5. Bidang apapun yang tidak tercakup, termasuk yang telah ditentukan dalam lingkup
audit.
6. Perbedaan pendapat berupa apapun yang tidak terselesaikan antara auditor dan
auditee.
7. Saran-saran untuk perbaikan, jika ditentukan dalam tujuan audit.
8. Rencana tindak lanjut yang disepakati, jika ada.
9. Pernyataan kerahasiaan dan isinya.
10. Auditee berhak meminta auditor untuk menandatangani pernyataan menjaga
kerahasiaan perusahaan.
4.4 Perbaikan mutu
4.4.1 Temuan ketidaksesuaian
Dalam pengamatan langsung maupun hasil wawancara terhadap auditee, auditor
dapat melihat adanya ketidaksesuaian dan menjadikannya sebagai temuan yang
selanjutnya dituliskan dalam lembar laporan ketidaksesuaian (nonconformities report /
NCR).
Nonconformities adalah sebuah ketidakmampuan dalam memenuhi persyaratan.
Dalam melakukan audit, seorang auditor harus mampu melihat hal-hal positif di
lapangan dan melihat fakta dan bukan mencari kesalahan. Bila ditemukan bukti
objektif terjadinya ketidaksesuaian, auditor harus mampu mendokumentasikan
ketidaksesuaian itu dengan tepat.
Tiga hal yang mendukung ketidaksesuaian dengan tepat, yaitu:
1. Bukti audit yang merupakan temuan auditor.
2. Rekaman persyaratan standar yang dijadikan acuan ditemukannya
ketidaksesuaian.
3. Pernyataan ketidaksesuaian.
Temuan-temuan audit harus didokumentasikan dan diserahkan kepada manajemen
senior. Manajemen yang bertanggung jawab untuk aktivitas yang sedang diaudit
harus menjamin bahwa tindakan korektif yang tepat dan perlu akan diambil
berkenaan dengan temuan-temuan audit.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 43 dari 48 Buku informasi Versi 2009
4.4.2 Tindakan koreksi
Agar dapat menyelesaikan permasalahan dengan tepat, auditor dan auditee harus
memahami definisi koreksi dan tindakan korektif. ISO 9000:2000 mendefinisikan
koreksi dan tindakan korektif sebagai berikut:
• Koreksi (correction) adalah tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang
ditemukan.
• Tindakan korektif (corrective action) adalah tindakan untuk menghilangkan akar
masalah yang menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian.
Auditor bertanggungjawab meninjau ulang tindakan perbaikan dari temuan
ketidaksesuian dan memverifikasi efektivitas tindakan perbaikan yang diambil.
Dalam pelaksanaan tindakan koreksi, implementasi dan efektivitas dari tindakan
korektif yang dihasilkan dari audit terdahulu harus dinilai. Ketua tim audit harus
mengkaji ulang apa yang dilakukan perusahaan untuk menindaklanjuti tindakan
koreksi dan atau analisa penyebab masalah dan hasil yang dicapai melalui tindakan
korektif. Selain itu, ketua tim audit harus memastikan adanya bukti objektif yang dapat
menggambarkan tindakan korektif yang telah diimplementasikan dan berjalan efektif
dalam mencegah terjadinya ketidaksesuaian yang lain.
Apabila semua tindakan perbaikan dinilai sesuai dan memuaskan disertai bukti yang
nyata, maka temuan ketidaksesuaian dapat dinyatakan ditutup.
Dalam melakukan tindakan perbaikan, perusahaan dapat melalui tahapan sebagai
berikut:
• Melakukan koreksi, menganalisa akar masalah, dan melakukan tindakan korektif;
atau,
• Menganalisa akar masalah, melakukan koreksi, dan melakukan tindakan korektif.
4.4.3 Penyelesaian audit
Audit dinyatakan selesai bila semua langkah yang ditentukan dalam rencana audit
sebelumnya telah dilaksanakan, dan laporan audit telah didistribusikan.
Penyampaian tindakan perbaikan biasanya merupakan bagian dari rencana audit.
Rencana tindakan perbaikan harus disampaikan kepada auditor sesuai dengan
waktu yang disepakati kedua belah pihak saat rapat penutupan. Tindakan perbaikan
harus disampaikan kepada auditor sesuai waktu yang ditentukan dalam Rencana
Perbaikan untuk diperiksa dan dikonfirmasi ulang kepada auditee. Setelah semua
tindakan perbaikan dinyatakan memuaskan oleh auditor, kegiatan audit baru dapat
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 44 dari 48 Buku informasi Versi 2009
dikatakan selesai. Temuan yang termasuk observasi akan ditinjau kembali pada audit
selanjutnya.
Tindak lanjut audit tidak dianggap bagian dari audit, tetapi merupakan kebutuhan
perusahaan dalam pelaksanaan tindakan koreksi, tindakan pencegahan dan
perbaikan, serta peningkatan berkelanjutan.
Penerapan program audit sebaiknya dipantau dan pada selang waktu yang tepat
dikaji ulang untuk mengakses apakah sasarannya telah dicapai dan mendapatkan
peluang peningkatan. Hasilnya dilaporkan kepada manajer puncak.
Indikator kinerja dipakai untuk memantau karakteristik seperti:
a. Kemampuan tim audit untuk menerapkan rencana audit.
b. Kesesuaian dengan program dan jadwal audit.
c. Umpan balik dari klien audit, auditee, dan auditor.
Manajemen puncak harus meninjau ulang sistem mutu yang digunakan perusahaan
dalam periode waktu tertentu (biasanya enam bulan atau satu tahun). Susunan tim
biasanya presiden direktur sebagai kepala, direktur pengembangan kualitas sebagai
sekretaris, serta semua direktur lainnya sebagai anggota
Hal-hal utama yang ditinjau ulang biasanya bersumber dari: temuan-temuan dari
analisis performansi jasa, temuan-temuan dari audit mutu internal maupun eksternal,
perubahan-perubahan melalui teknologi baru, konsep-konsep kualitas, strategi pasar,
kondisi sosial atau lingkungan. Hasil tinjauan ulang manajemen harus
didokumentasikan sesuai dengan prosedur pendokumentasian.
Kaji ulang program audit sebaiknya mempertimbangkan:
a. Hasil kecenderungan pemantauan.
b. Kesesuaian dengan prosedur.
c. Penyusunan kebutuhan dan harapan dari pihak terkait.
d. Praktek pengauditan yang baru atau alternatif lain.
e. Konsistensi dalam unjuk kerja tim audit dalam situasi yang mirip.
Hasil kaji ulang program audit dapat mengarah pada tindakan perbaikan,
pencegahan, dan peningkatan program audit.
Setelah manajemen yakin dan percaya bahwa sistem jaminan mutu di perusahaan
telah memenuhi persyaratan standar sistem mutu ISO 9000, maka manajemen perlu
memilih registrar untuk mulai melakukan penilaian oleh auditor eksternal untuk
mendapatkan sertifikat seri ISO 9000. Registrar akan menilai dokumen-dokumen
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 45 dari 48 Buku informasi Versi 2009
seperti: manual mutu, prosedur-prosedur, instruksi-instruksi, dan formulir-formulir
yang berkaitan dengan persyaratan sistem mutu ISO 9000.
Gambar 4.4. Aliran proses untuk pengelolaan suatu program audit
Kewenangan untuk Program Audit (5.1)
Penetapan Program Audit (5.2.5.3)
- tujuan dan cakupan - tanggung jawab - sumber daya - prosedur
Plan
Check
Act
Kompetensi dan evaluasi
auditor (klausul 7)
Kegiatan auditee
(klausul 7)
Do Peningkatan
program audit (5.6)
Penetapan Program Audit (5.2.5.3)
- tujuan dan cakupan - tanggung jawab - sumber daya - prosedur
Pemantauan dan tinjauan program audit
(5.6) - pemantauan dan
tinjauan - identifikasi
kebutuhan untuk tindakan korektif dan pencegahan
- identifikasi kesempatan untuk peningkatan
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 46 dari 48 Buku informasi Versi 2009
Dengan penerapan kebijakan mutu maka perusahaan mampu menilai proses
keseluruhan, mengevaluasi efektivitas sistem dan evaluasi pemenuhan terhadap SOP
atau standar yang diacu, memastikan kesesuaian proses terhadap SOP atau standar
lainnya yang digunakan. Sehingga melalui kebijakan mutu dapat dijamin mutu dari
sistem dan prosedur di perusahaan, dimana dengan sistem dan prosedur yang
terjaga baik akan menjamin tercapainya target-target pada rencana bisnis
perusahaan yang dikembangkan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 47 dari 48 Buku informasi Versi 2009
BAB V
SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI
5.1 Sumber daya manusia
1. Pelatih
Peran pelatih adalah untuk:
• Membantu anda dalam merencanakan proses belajar.
• Membimbing anda dalam melakukan tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam
tahap belaja.
• Membantu anda untuk memahami konsep dan praktik baru dan untuk menjawab
pertanyaan anda mengenai proses belajar anda.
• Membantu anda untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang
anda perlukan untuk belajar anda.
• Mengorganisir kegiatan belajar kelompok jika diperlukan.
• Merencanakan seorang ahli dari tempat kerja untuk membantu jika diperlukan.
2. Penilai
Penilai bertugas melaksanakan program pelatihan terstruktur untuk penilaian di
tempat kerja.
Penilai akan:
• Melaksanakan penilaian apabila anda telah siap dan merencanakan proses
belajar dan penilaian selanjutnya dengan anda.
• Menjelaskan kepada anda mengenai bagian yang perlu untuk diperbaiki dan
mendiskusikan rencana pelatihan selanjutnya dengan anda.
• Mencatat pencapaian / perolehan anda.
3. Teman kerja/sesama peserta pelatihan
Teman kerja anda/sesama peserta pelatihan juga merupakan sumber dukungan dan
bantuan. Anda juga dapat mendiskusikan proses belajar dengan mereka. Pendekatan
ini akan menjadi suatu yang berharga dalam membangun semangat tim dalam
lingkungan belajar/kerja Anda dan dapat meningkatkan pengalaman belajar Anda.
Materi pelatihan berbasis kompetensi Kode modul SEKTOR AIR MINUM BIDANG PENGELOLAAN SUB BIDANG MANAJEMEN PAM.MM02.001.01
Judul modul : Manajemen mutu Halaman : 48 dari 48 Buku informasi Versi 2009
Sumber-sumber perpustakaan
Pengertian sumber-sumber adalah material yang menjadi pendukung proses
pembelajaran ketika peserta pelatihan sedang menggunakan pedoman belajar ini.
Sumber-sumber tersebut dapat meliputi :
1. Buku referensi (text book)/ buku manual servis
2. Lembar kerja
3. Contoh form-form check list.
Ada beberapa sumber yang disebutkan dalam pedoman belajar ini untuk membantu
peserta pelatihan mencapai unjuk kerja yang tercakup pada suatu unit kompetensi.
Prinsip-prinsip dalam pelatihan berbasis kompetensi adalam mendorong pada
fleksibilitas dari penggunaan sumber-sumber yang terbaik dalam suatu unit
kompetensi tertentu, dengan mengijinkan peserta untuk menggunakan sumber-
sumber alternatif lain yang lebih baik, atau jika ternyata sumber-sumber yang
direkomendasi dalam pedoman belajar ini tidak tersedia/tidak ada.
Buku-buku referensi untuk bahan pelatihan yang telah direkomendasi:
• Peraturan Pemerintah no.16 tahun 2005 tentang pengembangan SPAM.
• Keputusan Menteri Dalam Negeri no.47 tahun 1999 tentang pedoman penilaian
kinerja perusahaan air minum daerah (PDAM).
• Peraturan Menteri PU no.18 tahun 2007 tentang penyelenggaraan pengembangan
SPAM.
• Seri ISO 9000.
• Referensi terkait dengan manajemen mutu