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Fecha de Aprobación 02-06-2014

Versión 2.0

Código DE-M-03

Manual WEBIECV Público

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DE-M-03 Manual de uso WebIECV

CODIGO: CO-P-01

VERSION: 1.0

HISTORIAL DE REVISIONES

Versión Nº Fecha de

Aprobación

Descripción del

Cambio

Realizado por Revisado por Aprobado

por

1.0 26/08/2013 Creación del

Documento

Macarena Rubilar

Donoso

Fernando

Arancibia

2.0 02/06/2014 Actualización del

Documento

Macarena Rubilar

Donoso

Rubén

Muñoz

Pablo Ruíz

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VERSION: 1.0

ÍNDICE

1.- INTRODUCCION ................................................................................................................... 4

1.1.- OBJETIVOS ................................................................................................................................ 4 1.2.- ALCANCE ................................................................................................................................. 4 1.3.- AUDIENCIA ............................................................................................................................... 6 1.4.- PRE-REQUISITOS ........................................................................................................................ 6 1.5.- TERMINOLOGÍA ......................................................................................................................... 6

2.- INGRESO AL SISTEMA ........................................................................................................... 9

3.- FUNCIONALIDADES ........................................................................................................... 12

3.1.- USO DEL MENÚ PRINCIPAL. ...................................................................................................... 12 3.2.- GENERAR PROPUESTA DEL LIBRO .............................................................................................. 13 3.3.- LIBRO ACTUALIZADO. .............................................................................................................. 26 3.4.- FIRMA Y ENVÍO AL SII. .............................................................................................................. 27 3.5.- 3.5.- RESPUESTAS DEL SII .......................................................................................................... 33 3.6.- GENERAR LIBRO SIN MOVIMIENTO. .......................................................................................... 35 3.7.- CONSULTA ESTADO LIBROS COMPRA Y VENTA. ........................................................................ 37

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CODIGO: CO-P-01

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1.- INTRODUCCION

1.1.- Objetivos

El siguiente documento tiene el objetivo de detallar paso a paso la forma

de utilizar el aplicativo WebIECV ejemplificando con imágenes obtenidas

del mismo aplicativo.

1.2.- Alcance

El sistema cuenta con las siguientes funcionalidades:

Generación de propuesta de libro electrónico de compras y ventas.

Ingreso de documentos al libro mediante:

- digitación en formulario (Inserción/Edición).

Emisión del libro electrónico y envío a SII

- Consulta de libros y revisión de su estado.

Soporta el registro en IECV de los siguientes tipos de documentos y campos:

Libro de Venta:

Tipo Nombre

30 Factura Afecta

33 Factura electrónica

32 Factura no afecta o exenta

34 Factura no afecta o exenta electrónica

55 Nota de Débito

56 Nota de Débito Electrónica

60 Nota de Crédito

61 Nota de Crédito Electrónica

903 DUS documento único de salida

35 Total de operaciones del mes de Boletas (afectas)

38 Total de operaciones del mes Boletas no afecta o

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exenta.

39 Total de operaciones del mes de Boleta electrónica

41 Total de operaciones del mes de Boletas no afecta

o exenta electrónica.

Incluye tratamiento de documentos con campos especiales:

- IVA Fuera de Plazo

- Venta sin costo

- Indicadores de servicios periódicos

Libro de Compra

Tipo Nombre

30 Factura Afecta

33 Factura electrónica

32 Factura no afecta o exenta

34 Factura no afecta o exenta electrónica

55 Nota de Débito

56 Nota de Débito Electrónica

60 Nota de Crédito

61 Nota de Crédito Electrónica

914 DIN Declaración de Ingresos

Incluye tratamiento de documentos con campos especiales:

- Monto Neto y Monto IVA Activo Fijo

- IVA No Recuperable

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1.3.- Audiencia

Documento dirigido a los usuarios del aplicativo WebIECV, ya sea clientes

nuevos que tiene Acepta como antiguos.

1.4.- Pre-Requisitos

Para utilizar el aplicativo debe contar con:

IE (Internet Explorer 8.0 o superior).

Contar con un perfil de acceso creado en Acepta, y se puede acceder

de dos formas:

- Usuario + Clave: para ello el rut del usuario debe estar perfilado en

Acepta y la clave se generará presionando el botón “solicitar

clave”, la cual llegará el e-mail registrado en Acepta.

- Certificado de firma electrónica: este debe estar instalado en su

equipo. Importante para el uso del certificado es que recuerde la

contraseña ingresada al momento de obtenerlo. El certificado

permite usarlo como autenticación a WebIECV y además cuando

el libro (compra o venta) esté listo para ser enviado al SII, permite

firmarlo.

- Casilla de correo: es importante que tenga registrado una casilla de

correo válida, puesto que es ahí donde se notificará al usuario

cuando su libro esté pendiente de firma, esté aceptado o

rechazado por el SII, etc.

1.5.- Terminología

A continuación se listan las abreviaciones y términos técnicos utilizados:

1. WebIECV: Nombre del aplicativo cuyo nombre implica que la IECV

(información de compra y venta) se hace por un portal web.

2. Propuesta: Propuesta del libro generada por acepta. Incluye sólo los

documentos electrónicos procesados por Acepta.

3. Libro Actualizado: Incluye la propuesta ofrecida por Acepta más los

documentos manuales que se consideren cargar o eliminar en el período.

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Esta opción aparece cuando se ingresa desde la 2da vez al período en

adelante.

4. Documentos afectos: Corresponden a aquellos documentos que tienen

monto neto, por ende se les calcula el IVA.

5. Documentos exentos: Corresponden a aquellos documentos que no

tienen monto neto, sino, tienen un monto exento de IVA.

6. Documentos mixtos: Corresponden a los documentos que tienen valor

en monto neto y monto exento.

7. IVA Fuera de plazo: IVA entregado fuera del plazo exigido

8. IVA no recuperable: un IVA pasa a ser no recuperable por estar fuera de

plazo o por estar destinado a operaciones exentas.

9. IVA activo fijo:

10. Anulado: documento anulado en el aplicativo se muestra con una S al

ser anulado.

11. Venta sin costo: se marca como venta sin costo un documento cuando

Es gratis (indicador sin costo y forma de pago gratis).

12. Monto exento: no se calcula un valor IVA para este monto.

13. Monto neto: a este monto se le calcula la tasa del IVA para obtener el

valor del IVA.

14. Monto IVA: valor calculado en base al 19% sobre el monto neto.

15. Tasa IVA: tasa del 19%.

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16. Fecha emisión: fecha en la que fue emitido un documento.

17. Fecha devengo: fecha en la que vence el documento.

18. Origen: hace referencia a si un documento tiene origen acepta u

origen usuario.

El origen acepta: corresponde a los documentos electrónicos que

provienen desde Acepta.

El origen usuario: corresponde a los documentos de tipo manual que

son insertados desde el aplicativo.

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2.- INGRESO AL SISTEMA

a. Ingrese a www.acepta.com y diríjase a la opción “Autoservicio” ubicado

en la parte superior del sitio:

b. En la columna de Acceso Clientes seleccionar link “Acceso Clientes”

c. Para ingresar a WebIECV lo puede hacer de 2 formas:

Rut y Clave: presionando la viñeta que dice Log In

http://www.acepta.com/

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Certificado: presionando la viñeta que dice Certificado

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d. Seleccionar Rol Consulta

e. Luego de seleccionar el rol, presionar “Aceptar”, seleccionar

empresa en la cual trabajará los Libros y el aplicativo WebIECV.

Nota: En caso de no aparecer WebIECV en el listado de aplicaciones,

comunicarse a nuestros teléfonos ((562) 2496 8100) o completar el

formulario de contacto y enviarlo a la mesa de ayuda.

https://www3.acepta.com/contact/

f. Presionar “Aceptar” y se ingresa a WebIECV

https://www3.acepta.com/contact/

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3.- FUNCIONALIDADES

Se detallan las funcionalidades del aplicativo WebIECV con imágenes que

evidencian lo descrito para un mayor entendimiento.

3.1.- Uso del Menú Principal.

La siguiente imagen muestra la página principal del aplicativo.

1. Menú desplegable que muestra por defecto Libros

Mensuales.

Libros Mensuales: Opción para seleccionar tipo de

libro a trabajar y período.

Consulta Estado Libro: Opción que permite visualizar

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todos los estados de los libros que ha trabajado.

2. Información de Contacto y cierre de sesión.

3. Datos del usuario habilitado para utilizar WebIECV.

4. Selección de tipo libro a trabajar y período de

trabajo.

3.2.- Generar Propuesta del Libro

WebIECV genera propuestas a los usuarios clientes en base a los

documentos electrónicos emitidos (libro venta) y recibidos (libro compra)

operados por Acepta. Para generar uno u otro, solo basta con seleccionar

el tipo deseado desde el menú desplegable.

a. seleccionar tipo libro (compra o venta).

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b. seleccionar período tributario del libro a generar.

c. Al presionar siguiente y si el usuario ha ingresado por primera vez al libro

aparecerá sólo la opción de una propuesta que contiene todos los

documentos que se emitieron (venta) o recibieron (compra) por Acepta.

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CODIGO: CO-P-01

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Nota: Si ha ingresado más de una vez al período se muestra la opción de

Libro actualizado (ya no sería una propuesta)

d. Presionar Aceptar y el sistema informa al usuario que las boletas se

ingresan como totales y se vuelve a presionar aceptar para que muestre

todos los documentos tributarios electrónicos (DTE‟s) para la empresa.

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Se muestran 2 viñetas una corresponde al resumen del libro y la otra al

detalle (cada uno de los DTE‟s que componen el libro).

Resumen del Libro:

- Muestra los tipos de documentos del libro agrupados.

- Muestra los totales de documentos por tipo, montos totales de exento,

neto, IVA y total general.

- Existen 2 acciones permitidas en la viñeta de resumen del libro.

Insertar: Que permite la inserción de los montos totales de boletas.

Eliminar: Que sólo permite eliminar los grupos de boletas.

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Importante: Sólo se ingresan totales de boletas en Libro de Venta

Detalle del Libro:

- Muestra cada uno de los DTE‟s que contiene el libro

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Se puede ingresar en modo visualización a cada DTE del libro que sea

necesario, con la finalidad de revisar los valores que el DTE tiene. En este

modo de visualización además se puede acceder a la traza del

documento (DTE) y al documento en sí.

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Visualizar el DTE

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Traza del DTE.

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- Se pueden insertar documentos de tipo manual.

Se debe completar formulario que tiene validaciones dependiendo

del documento a insertar.

Formulario Documentos de Emitidos (Libro Venta)

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Formulario Documentos de Recibidos (Libro Compra)

- La Eliminación de los documentos ya sean de tipo manual o

electrónicos dependen del tipo de libro en que se está trabajando.

Venta:

.. Documentos Manuales: se eliminan del libro sin problemas.

.. Documentos Electrónicos (DTE‟s): no se eliminan del libro.

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El siguiente mensaje aparece al seleccionar eliminar documentos, y

en una nota se advierte que no serán eliminados los documentos

electrónicos (DTE).

Compra:

.. Documentos Manuales: Se eliminan del Libro sin problemas.

.. Documentos electrónicos insertados manualmente: Se eliminan

del Libro sin problemas.

.. Documentos electrónicos (DTE‟s): No se eliminan del libro, sin

embargo, al presionar eliminar, estos se mueven al período

siguiente, y así sucesivamente hasta que el usuario decida

dejarlo en un período para ser enviado al SII.

El siguiente mensaje aparece al seleccionar eliminar documentos, y

en una nota se advierte que no serán eliminados los documentos

electrónicos (DTE).

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Importante: Es necesario saber que al traspasar el DTE por más de 3

períodos desde la fecha de emisión, pierde el IVA Recuperable

pasando el valor de este campo al campo IVA No Recuperable de

tipo 2 (Facturas de proveedores registradas fuera de plazo)

Se puede buscar de acuerdo a criterios establecidos.

La búsqueda se hace por un tipo de criterio o por más de uno si se

necesita especificar más.

EJ: Si se necesita buscar un DTE o documento manual por folio y fecha de

emisión, se agregan los datos en los filtros correspondientes:

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Dentro de las operaciones que tiene el WebIECV y que lo convierten en

una gran ayuda para generar los Libros Compra y/o Venta es la validación

de documentos duplicados:

(1) Validación Duplicado de documentos mismo período Libros de Compra y

Venta.

El aplicativo WebIECV valida que no existan dos documentos iguales.

a. Documentos electrónicos: hay un proceso que valida que no existan dos

documentos iguales.

b. Documentos manuales: al insertar documentos, el sistema valida que el

documento no exista en el mismo período, y en caso de existir alerta al

usuario con un mensaje indicando el problema.

Imagen: Muestra el mensaje que aparece al ingresar un documento que ya existe

en el período.

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CODIGO: CO-P-01

VERSION: 1.0

(2) Validación Duplicado de documentos otros períodos Libros de Compra y

Venta.

El aplicativo WebIECV valida que no existan dos documentos iguales.

a. Documentos electrónicos: hay un proceso que valida que no existan dos

documentos iguales (que no se repita el rut, tipo y folio) en otros períodos.

b. Documentos manuales: al insertar documentos, el sistema verifica que el

documento no exista en otro período, y en caso de existir alerta al usuario

con un mensaje indicando el problema.

Imagen: Muestra el mensaje que documento ya existe en otro período.

3.3.- Libro Actualizado.

Esta opción se da cuando el libro (compra o venta) ha sido visto por más

de una vez, inclusive si no ha ingresado documentos manuales, y la opción

de propuesta no vuelve a aparecer.

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Las operaciones del libro no cambian, siguen siendo las mismas descritas en

sección de propuesta vistas entre las páginas 16 y 30 de este documento.

OBS: La única diferencia es que los documentos manuales no tienen traza

ni se puede ver el documento.

3.4.- Firma y envío al SII.

La firma y envío del libro (Compra o Venta) al SII parte cuando:

a. El usuario está seguro de toda la información

que Acepta provee en cuanto a los DTE„s y

además está seguro de todos los documentos

manuales que ha insertado. Cuando ocurre eso,

entonces el usuario debe presionar el botón

“Generar Libro” que se encuentra en la viñeta

de resumen del libro trabajado.

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b. Una vez presionado “Generar Libro”, al cabo de

1 o 2 minutos llega un correo a la casilla de

correo registrado en Acepta del usuario

indicando que tiene un libro en estado

“Pendiente de Firma”.

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c. Para firmar el libro el usuario debe volver al

aplicativo WebIECV e ingresar al período a

firmar el libro:

…ya sea por medio de la opción de menú Libros

Mensuales seleccionando el período

correspondiente:

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CODIGO: CO-P-01

VERSION: 1.0

… o por medio de la opción Consulta Estado

Libro.

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d. Presionar firmar: En ambas formas de firmar

aparece la misma información para llevarlo a

cabo.

Seleccionar certificado para firmar

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e. Cuando el libro es firmado, el SII recibe el libro y

envía correo con la aceptación o rechazo del

libro a la casilla del usuario y además se

actualiza el estado en el aplicativo WebIECV.

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CODIGO: CO-P-01

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3.5.- 3.5.- Respuestas del SII

El SII tiene diferentes respuestas al envío de un Libro, dentro de las cuales las

más comunes son:

a. Aceptado por el SII: Estado en donde el SII informa al usuario que su

libro para período MM-AAAA ha sido aceptado. Esta respuesta se

actualiza en WebIECV y se habilita el libro del período en modo

visualización, por ende se puede ingresar al libro a pesar de estar

aceptado en el SII.

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b. Aceptado con Reparos por el SII: Estado en donde el SII informa al

usuario que su libro para período MM-AAAA ha sido aceptado con

reparos, teniendo problemas en algunos cálculos de los documentos

pero que no impiden aprobarlo de todas maneras. Esta respuesta se

actualiza en WebIECV y se habilita el libro del período en modo

visualización, por ende se puede ingresar al libro a pesar de estar

aceptado en el SII.

c. Rechazado por el SII: Estado en donde el SII informa al usuario que el

libro ha sido rechazado. Esta respuesta se actualiza en WebIECV y se

habilita el período para volver a trabajar el libro y, por ende, volver a

enviarlo con los arreglos indicados por el SII.

d. Publicado: Estado que indica que el libro ha sido enviado al SII pero el

SII aún no lo procesa (lo tiene a la cola de los envíos).

OBS: es importante mencionar que si el estado del libro se encuentra

en “Publicado” por más de 12 horas, el aplicativo WebIECV habilita

una funcionalidad de Reenvío del libro al SII, la cual permite (como su

nombre lo indica) reenviar el libro al SII sin trabajarlo, se vuelve a

enviar el mismo libro.

Botón Reenviar: se reenvía el libro al SII

Botón Aceptar: permite ingresar al libro en modo visualización.

Nota: si no quiere utilizar ninguna de las 2 opciones, presionar tecla

“ESC” de su teclado.

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CODIGO: CO-P-01

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3.6.- Generar Libro Sin Movimiento.

La opción de Generar un Libro Sin Movimiento se da cuando la empresa no

ha tenido movimientos durante el mes, sin embargo, debe mandar de

todas formas este libro vacío, sin documentos.

Un libro sin movimiento corresponde al envío del libro sólo con la carátula y

sin documentos.

a. seleccionar tipo de libro (compra o venta)

b. seleccionar período tributario en que el cliente no tiene documentos.

c. presionar siguiente

Mensaje de información al usuario sobre libro sin movimiento.

d. presionar ingresar para generar y enviar el libro sin movimientos al SII.

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e. Presionar generar libro.

e. Presionar aceptar

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Para generar el libro la funcionalidad sigue siendo la misma que se ha

visto en este documento para propuesta y libro actualizado (páginas

31-39)

3.7.- Consulta Estado Libros Compra y Venta.

WebIECV tiene la opción en el menú de "consulta estado libros, el cual

tiene la finalidad de consultar en qué estado se encuentra el libro:

a. Último libro guardado: propuesta de libro generada con o sin

documentos manuales insertados.

b. Con error de validación de esquema: en caso que exista algún

problema en la generación del libro, al seleccionar el link del estado

aparece el error que tiene y además se envía al correo.

c. Publicado: libro generado y enviado al SII.

d. Enviado al SII: libro recibido por el SII.

e. Aceptado por SII: libro aceptado por el SII. Queda en estado de

visualización el período del libro aceptado.

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f. Rechazado por SII: libro rechazado por el SII. El período en que se

rechazó el libro queda habilitado para ingresar y resolver motivo del

rechazo y volver a enviarlo.

Imagen: Vista de Consulta Estado Libro

Para revisar el estado del libro, se debe:

1. seleccionar consultado estado libro

2. seleccionar tipo de libro a consultar (puede ser uno o ambos tipos

compra y/o venta)

3. seleccionar período tributario del libro.

4. presionar consultar.

Imagen: Página de Consulta Estado Libro

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