manual procedimientos contraloría interna

Manual de Procedimientos

Dirección de Contraloría Interna

2012

[Manual de Procedimientos]


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Unidad Administrativa: Dirección de Contraloría Interna

Fecha de Formulación: Agosto 2010 Vigencia: 01 enero–31 de diciembre 2012

Autorizó Dr. Emilio Valerio Gómez Director de Prospectiva y Vinculación Operativa

RevisóM.A. Carlos A. Rodríguez Garza Planeación y Programación Ced. Prof.: 1842875



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PROCEDIMIENTOS



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Contenido DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA ..................................................................................................... 7

1). Realización de Auditorías ................................................................................................................. 8

2). Unidad de Enlace de la Contraloría Interna .................................................................................... 10

DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO ...................................................................... 13

1). Seguimiento de Auditoria y Revisiones. .......................................................................................... 13

2). Procedimiento de Entrega-Recepción. ............................................................................................ 16

DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN A LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS ..................................... 19

1). Atención y Seguimiento a Quejas Sobreseídas ................................................................................ 19

2). Atención y Seguimiento a Quejas con Responsabilidad Administrativa ........................................... 21

3.) Atención y Seguimiento a Quejas sin Responsabilidad Administrativa ............................................. 24



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CONTRALORÍA INTERNA



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DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA

PROCEDIMIENTOS

1). REALIZACIÓN DE AUDITORIAS 2). UNIDAD DE ENLACE DE LA CONTRALORÍA INTERNA



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DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA

POLÍTICAS GENERALES.

No se pedirán copias de documentos que no sean para certificar la opinión del auditor.

Los papeles de trabajo deberán quedar archivados en un expediente que se denomina “Expediente continuo de auditoría” (ECA), vigilando que se archive exclusivamente lo esencial para soportar el informe presentado, así como también los papeles de trabajo generados en los seguimientos y en las auditorías posteriores.

Los informes deberán presentarse en hojas tamaño carta con texto vertical, el tipo de letra a usarse es time new roman y el tamaño de la misma debe de ser 12 ó 10 en el cuerpo del informe dependiendo de la extensión del mismo, los títulos y subtítulos podrían variar de tamaño.

Los informes deben ser claros, precisos y concisos, sin usar un lenguaje exclusivamente técnico de manera que la transmisión de ideas pueda ser asimilada fácilmente.

Queda a criterio de la Dirección de la Contraloría Interna que documentos anexos se deberán utilizar en el informe para el realce del mismo.

Las recomendaciones de modificación y/o mejoras acordadas son indispensables en la conclusión del informe; éstas deberán considerar objetivamente los requerimientos del área en cuestión, además se deberán contemplar los efectos, repercusiones y los beneficios de las mismas en la medida que mientras más claras y específicas sean, mas fácil será su implementación.

1.12. El personal del departamento puede participar en los trabajos de implementación de las recomendaciones, asesorando al personal si es requerido, más debe quedar establecido que la responsabilidad del cumplimiento de las mismas es de las autoridades del área auditada.



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POLÍTICAS

A continuación se presentan los lineamientos a ser observados en el siguiente procedimiento:

1). Realización de Auditorías

1. La práctica de la Auditoria se llevara a cabo mediante mandato escrito que se denomina ORDEN DE AUDITORIA, la cual deberá estar debidamente fundada en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, en el reglamento Interior del Instituto de Seguridad Social del Estado de Tabasco, y la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Tabasco.

2. La orden de Auditoria se entregara a quien va dirigida, obteniendo de puño y letra de este, el acuse de recibido en una copia de la misma.

3. Se solicita información a los responsables del área y se planea el alcance y probable duración de la Auditoria o Revisión.

4. Se elabora Programa de Trabajo y se presenta a la Dirección de Contraloría para su aprobación.

5.-Ya aprobado el Programa de Trabajo, se compila la información y documentación que se requiera para el análisis respectivo.

6. Se aplican las Normas y Técnicas de Auditoria generalmente aceptadas.

7. Con la Cedulas de Auditoria obtenidas y las técnicas de Auditoria aplicadas se realiza el informe de Auditoría.

8. La Dirección de Contraloría recibe el informe, lo revisa y en su caso lo aprueba.

9. Se presenta a los Funcionarios responsables del Área Auditada el informe de Auditoría, con las recomendaciones y observaciones detectadas.

10. Se elabora minuta de los acuerdos tomados, modificaciones y correcciones.

11. Se presenta informe y minuta a la Dirección General para su conocimiento.

12. Se espera que transcurra el tiempo establecido en la minuta para el cumplimiento de las recomendaciones acordadas para la realización de su seguimiento.



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DIAGRAMA DE RECORRIDO

AUDITORIAS Y REVISIONES

No. De Actividad DESCRIPCIÓN

INTERVIENEN Contraloría

Interna Departamento de Auditoria

Área Auditada

1

Elabora oficio al Director responsable del área a auditar con copia al Jefe del Depto. o responsable del área, y copia al Jefe del Depto. de Auditoria

2 Recibe oficio y se traslada al área para iniciar la revisión

3 Se presenta con los responsables del área y solicita para la planeación del programa.

4 Elabora programa de trabajo y lo presenta a la Dirección para su aprobación

5 Revisa programa lo revisa y autoriza y regresa al Depto. de Auditoria para su cumplimiento

6 Aplica técnicas de Auditoria conducentes, y recopila información necesaria

7 Analiza la información y procede a elaborar el informe de Auditoría

8 Reciben el informe, lo revisan y lo aprueban.

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Presentan a los funcionarios responsables del área auditada el informe con las recomendaciones correspondientes.

10 Elabora Minuta de los acuerdos tomados modificaciones y correcciones.

11 Presenta al Director General la minuta y el informe con copia a la Dirección Auditada.

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Espera que transcurra el tiempo establecido en la minuta para el cumplimiento de las recomendaciones y/o observaciones para la realización del seguimiento

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POLÍTICAS

A continuación se presentan los lineamientos a ser observados en el siguiente procedimiento:

2). Unidad de Enlace de la Contraloría Interna



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DIAGRAMA DE RECORRIDO

UNIDAD DE ENLACE DE LA CONTRALORÍA INTERNA

No. De Actividad DESCRIPCIÓN

INTERVIENENContraloría

Interna Departamento de Auditoria

Área Auditada

1

Recibe solicitud de información con competencia de la Contraloría Interna

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Si se cuenta con la información en la Dirección, se contesta de manera inmediata al Titular de la Unidad de Acc. y Transp. de la Información.

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Si para informar a la Unidad se tienen que consultar otras áreas, se solicita la información por escrito a la Unidad Administrativa correspondiente.

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Se recibe o recaba la información y se contesta a la Unidad de Acceso y Transp. de la Inf.

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DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

PROCEDIMIENTOS

1). SEGUIMIENTO DE AUDITORIA Y REVISIONES 2). PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN



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DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

POLÍTICAS

A continuación se presentan los siguientes procedimientos:

1). Seguimiento de Auditoria y Revisiones.

1.1. Este procedimiento da inicio cuando se recibe en el departamento, oficio donde fueron recepcionadas las observaciones determinadas al área auditada o revisada. 1.2 Verifica fecha estipulada en que el área auditada o revisada debe presentar las solventaciones. 1.3 Efectúa visitas al área correspondiente, para seguimiento en la implementación de las

recomendaciones. 1.4 Una vez que son implementadas, y que se recepciona las solventaciones, se revisan que estén

descritas en el formato F2 y que estas sean suficientes y competentes. 1.5 Si son suficientes y competentes las solventaciones se procede enviar la información a la Autoridad

correspondiente, y a archivar copia de la documentación, para cualquier aclaración posterior. 1.6 Si no son suficientes, ni competentes las solventaciones, se procede a citar a las personas

responsables para hacer las aclaraciones pertinentes. 1.7 Se da por finalizado el recorrido.



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SEGUIMIENTO DE AUDITORIAS Y REVISIONES

(Diagrama de Recorrido)

N° de Act.

Descripción

Intervienen

Departamento de Control y Seguimiento

Área Auditada o Revisada

1 Se recibe oficio donde se presentaron las observaciones, y fueron recepcionadas por el área auditada o revisada.

2 Verifica fecha estipulada, en la que el área auditada o revisada deba entregar las solventaciones.

3 Efectúa visitas al área correspondiente para seguimiento en la implementación de las recomendaciones.

4 Una vez que son implementadas y al ser recepcionadas las solventaciones, se verifica que estén en el formato F2.

5 Se revisan las solventaciones y si son suficientes y competentes se procede a enviar la información a la Autoridad correspondiente y a archivar la documentación para cualquier aclaración posterior.

6 Si no fueron las solventaciones suficientes ni competentes, se cita a los responsables para las respectivas aclaraciones.

7 Se da por finalizado el recorrido.

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POLÍTICAS

A continuación se presentan los siguientes procedimientos:

2). Procedimiento de Entrega-Recepción.

2.1 Los responsables de las Unidades Administrativas del Instituto desde el nivel de Jefe de Departamento hasta al nivel de Dirección General, en el despacho de los asuntos de su competencia están obligados a mantener integrada y actualizada la información que conformará la Entrega-Recepción, en sus diferentes formatos, tomando en consideración las fechas de corte trimestrales: 1. 31 de marzo

2. 30 de junio

3. 30 de septiembre

4. 31 de diciembre

En las entregas recepción se elaborarán tres ejemplares, firmados por quien entrega; quien recibe; y los demás que intervienen en el acto. La distribución del acta administrativa de Entrega- Recepción, será la siguiente:

1. Servidor público entrante.

2. Servidor público saliente.

3. SECOTAB

2.2 Para realizar la entrega-recepción se requerirá de: Comunicación a la Contraloría Interna de los cambios, que se vayan a realizar, siendo el personal del Departamento de Control y Seguimiento, el encargado de participar en dichos actos, y en la revisión de la integración y actualización de los formatos. Debiendo cumplir en el caso de entrega-recepción, con los siguientes requisitos: -Nombramiento de la persona que ingresa. -Carta de no Adeudo de la persona que entrega. -Renuncia de la persona que entrega. -Revisión de cada formulario que ampara la entrega. -Acta de Entrega-Recepción.



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ENTREGA-RECEPCIÓN


N° de Act. Descripción

Intervienen

Depto. de Control y Seguimiento

Unidad Administrativa que

entrega y/o recepciona.

1 Recibe instrucciones del Contralor Interno, para participar en el proceso de entrega-recepción de la Unidad que se entrega.

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Se traslada a la Unidad para hacer la revisión de los anexos que se entregarán.

Elabora y entrega la documentación que integra para que la revise personal del Depto. de Control y Seguimientos

Revisa que no haya hecho falta algún formulario o documentación

Elaboración del Acta correspondiente

Firma del Anta

Entrega de un juego a cada uno de los participantes.

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Se concluye con el recorrido

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DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN A LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS

PROCEDIMIENTOS

ATENCIÓN Y SEGUIMIENTO A QUEJAS Y DENUNCIAS

1). QUEJA SOBRESEÍDA

2). QUEJA CON RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA

3). QUEJA SIN RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA



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DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN A LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS

POLÍTICAS

A continuación se presenta el procedimiento de:

1). Atención y Seguimiento a Quejas Sobreseídas

1.- Recibe la queja o denuncia. 2.- Se anota en el libro de Gobierno y se da número de expediente. 3.- Se emite Acuerdo de Inicio y se gira citatorio al quejoso, para ratificar o ampliar la queja. 4.- Se notifica con citatorio, constituyéndose en el domicilio que haya señalado el quejoso. 5.- Comparece en el día y la hora señalada, con su debida identificación, para ratificar la queja y ofrecer pruebas si existen. 6.- Si no la ratifica, se emite acuerdo de archivo, en el cual se da por concluido el asunto.



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ATENCIÓN Y SEGUIMIENTO A

QUEJA SOBRESEÍDA


Descripción

Intervienen

Departamento de Atención a la prestación de

servicios

Quejoso

Recibe la queja o denuncia.

Se anota en el libro de Gobierno y se da número de expediente.

Emite Acuerdo de Inicio, gira citatorio al quejoso, para ratificar o ampliar la queja.

Se notifica con citatorio, constituyéndose en el domicilio que haya señalado el quejoso.

Comparece en el día y la hora señalada, con su respectiva identificación, para ratificar la queja y ofrecer pruebas si existen.

Si no la ratifica, se emite acuerdo de archivo, en el cual se da por concluido el asunto.

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POLÍTICAS A continuación se presenta el procedimiento de:

2). Atención y Seguimiento a Quejas con Responsabilidad Administrativa 1.- Recibe la queja o denuncia. 2.- Se anota en el libro de Gobierno y se da número de expediente. 3.- Emite Acuerdo de Inicio y gira citatorio al quejoso, para ratificar o ampliar la queja. 4.- Se notifica con citatorio, constituyéndose en el domicilio que haya señalado el quejoso 5.- Comparece en el día y la hora señalada, con su respectiva identificación, para ratificar la queja y ofrecer pruebas si existen. 6.- Si la ratifica, se emite acuerdo de diligencia de investigación administrativa. 7.- En caso de ser queja sobre servicios médicos, se emite acuerdo de solicitud de expediente clínico, informes, resúmenes a Centro de Especialidades Médicas o servicios municipales debidamente foliados y sellados 8.- Se envían oficios de solicitud de información a las áreas respectivas 9.- Emite citatorios y notifica en el domicilio o centro de trabajo a las personas involucradas 10.- Comparecen los presuntos involucrados, el día y hora señalados, ofrecen pruebas si las tuvieran 11.- Si existen pruebas se desahogan, testimoniales 12.- Se integran las pruebas, se cierra la instrucción, se analiza y se resuelve. 13.- Se emite acuerdo de responsabilidad y se notifica a los responsables y al quejoso en sus domicilios y a la Contraloría del Estado al causar ejecutoria. 14.- Se anota, en el libro de control y se da por concluida



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ATENCIÓN Y SEGUIMIENTO A QUEJAS

CON RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA


N° de Act.

Descripción

Intervienen


servicios

Dirección de Prest.

Méd.

UMF y CM

Quejoso y/o Involucrados

1

Recibe la queja o denuncia.

2 Se anota en el libro de Gobierno y se da número de. Expediente.

3 Emite Acuerdo de Inicio y gira citatorio al quejoso, para ratificar o ampliar la queja

4 Se notifica con citatorio, constituyéndose en el domicilio que haya señalado el quejoso

5 Comparece en el día y la hora señalada, para ratificar la queja y ofrecer pruebas si existen

6 Si la ratifica, se emite acuerdo de diligencia de investigación administrativa

7 En caso de ser queja sobre servicios médicos, se emite acuerdo de solicitud de expediente clínico, informes, resúmenes a Centro de Especialidades Médicas o servicios municipales debidamente foliados y sellados

8 Se envían Oficios de solicitud de información a las áreas respectivas

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CON RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA


N° de Act.

Descripción

Intervienen


servicios

Dirección de Prest.

Méd.

UMF y CM


9 Emite citatorios y notifica en el domicilio o centro de trabajo a las personas involucradas.

10 Comparecen los presuntos involucrados, el día y hora señalados, ofrecen pruebas si las tuvieran.

11 Si existen pruebas se desahogan, testimoniales.

12 Se integran las pruebas, se cierra la instrucción, se analiza y se resuelve.

13 Se emite acuerdo de responsabilidad y se notifica a los responsables y al quejoso en sus domicilios y a la Contraloría del Estado al causar ejecutoria.

14 Se anota, en el libro de control y se da por concluida.

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POLÍTICAS A continuación se presenta el procedimiento de:

3.) Atención y Seguimiento a Quejas sin Responsabilidad Administrativa

1.- Recibe la queja o denuncia. 2.- Se anota en el libro de Gobierno y se da número de expediente 3.- Emite Acuerdo de Inicio y gira citatorio al quejoso, para ratificar o ampliar la queja 4.- Se notifica con citatorio, constituyéndose en el domicilio que haya señalado el quejoso 5.- Comparece en el día y la hora señalada, para ratificar la queja y ofrecer pruebas si existen 6.- Si la ratifica, se emite acuerdo de diligencia de investigación administrativa 7.- En caso de ser queja sobre servicios médicos, se emite acuerdo de solicitud de expediente clínico, informes, resúmenes a Centro de Especialidades Médicas o servicios médicos municipales debidamente foliados y sellados 8.- Se envían Oficios de solicitud de información a las áreas respectivas 9.- Emite citatorios y notifica en el domicilio o centro de trabajo a las personas involucradas 10.- Comparecen los presuntos involucrados, el día y hora señalados, con su respectiva identificación, ofrecen pruebas si las tuvieran 11.- Si existen pruebas se desahogan, testimoniales 12.- Se integran las pruebas, se cierra la instrucción, se analiza y se resuelve. 13.- Se emite acuerdo de no responsabilidad y se notifica a los responsables y al quejoso en sus domicilios. 14.- Se anota, en el libro de control y se da por concluida.



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SIN RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA


N° de Act.

Descripción

Intervienen


servicios

Prest. Méd., C.M.,

U.M.F.


1 Recibe la queja o denuncia.

2

Se anota en el libro de Gobierno y se da número de expediente

3 Emite Acuerdo de Inicio y gira citatorio al quejoso, para ratificar o ampliar la queja

4 Se notifica con citatorio, constituyéndose en el domicilio que haya señalado el quejoso

5 Comparece en el día y la hora señalada, para ratificar la queja y ofrecer pruebas si existen

6 Si la ratifica, se emite acuerdo de diligencia de investigación administrativa

7 En caso de ser queja sobre servicios médicos, se emite acuerdo de solicitud de expediente clínico, informes, resúmenes a Centro de Especialidades Médicas o servicios médicos municipales y U.F. debidamente foliados y sellados

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SIN RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA


N° de Act.

Descripción

Intervienen


servicios

Prest. Méd., C.M.,

U.M.F.


8 Se envían Oficios de solicitud de información a las áreas respectivas.

9 Emite citatorios y notifica en el domicilio o centro de trabajo a las personas involucradas.

10 Comparecen los presuntos involucrados, el día y hora señalados, ofrecen pruebas si las tuvieran.

11 Si existen pruebas se desahogan, testimóniales.

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Se integran las pruebas, se cierra la instrucción, se analiza y se resuelve.

13 Se emite acuerdo de no responsabilidad y se notifica a los responsables y al quejoso en sus domicilios.

14 Se anota, en el libro de control y se da por concluida.

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manual procedimientos contraloría interna

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