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Contenido Guardar archivos de OpenOffice Calc.............................................................................................1

Abrir Documentos De Excel en OpenOffice Calc ............................................................................3

Trabajando con SAP y OpenOffice Calc ..........................................................................................4

Exportar la información de SAP ..................................................................................................4

Formateo de Documentos..............................................................................................................9

Formatos De Datos Rápidos .......................................................................................................9

Formato De Datos Avanzado ......................................................................................................9

Ordenar Datos de OpenOffice Calc ..............................................................................................10

Orden Rápido ...........................................................................................................................10

Ordenar Datos Por Varios Criterios ..........................................................................................11

Filtrar Rapidos ..............................................................................................................................12

Filtrando Información con más de un criterio ..............................................................................13

Utilizar Filtro .............................................................................................................................13

Trabajando con vínculos ...........................................................................................................14

Ejemplo 1 Filtrar datos por un rango ...........................................................................................14

Guardar archivos de OpenOffice Calc

Uno de los inconvenientes que se pueden presentar cuando se trabaja con archivos Excel es al

momento de guardar cambios realizados, en ocasiones pudiera aparentar no permitir guardar los

cambios, pero es importante leer todos los mensaje arrojados por Open Office para identificar

correctamente el problema.

Para guardar una archivo y asegurarnos que se guardó con el formato correcto, debemos ir a

Archivo (Alt+A)-> Guardar Como (Ctrl+Mayusculas+G).

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Después en la parte donde dice tipo podemos observar “Hoja de cálculo ODF (.ods)” sí guardamos

un archivo como ods solo los usuarios con Open Office instalado podrán abrir documentos de

este tipo. Para poder guardarlo un archivo compatible con Excel, debemos hacer clic en la pestaña

de tipo y buscar la opción de “Microsft Excel 97/2000/xp”, esta opción es compatible con todas

las versiones de office Excel.

Antes de guardar el archivo deberemos asegurarnos que el nombre del archivo se el deseado, en

mi caso “RECARGAS Y USO DE TONER” en el suyo deberán poner el nombre con el que desean

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guardar su archivo y asegurar en la parte de tipo el formato “Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls)”

y guardar la información.

Por defecto (automático) OpenOffice pregunta si deseamos guardar la información con un

formato distinto a ODF. Si no queremos que OpenOffice nos notifique cada vez que guardemos

información con un formato diferente, debemos desmarcar la opción dentro del mensaje en la

parte inferior “ Preguntar cuando no se guarde en formato ODF” y listo el archivo fue guardado

con extensión “.xls” compatible con Excel.

Abrir Documentos De Excel en OpenOffice Calc Cuando deseamos trabajar con OpenOffice Calc con un archivo de Excel, en primer lugar debemos

identificar si tenemos instalado el Excel o vinculado el archivo a OpenOffice Calc. Para identificar si

contamos con alguna instalación de Excel o vinculado el Calc, basta con ver si el icono del archivo

es de Excel u OpenOffice Calc.

Icono OpenOffice Calc Icono Excel

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En caso que el icono vinculado al archivo sea de Excel deberemos dar clic derecho->Abrir Con-

>OpenOffice Clac como se muestra a continuación.

Trabajando con SAP y OpenOffice Calc

Cuando tenemos la necesidad de trabajar con información proveniente de SAP B1, es necesario

tener en cuenta que SAP no cuenta con un método automático para exportar información de

forma directa a OpenOffice Calc, por lo cual deberemos seguir estos pasos para trabajar con la

información de SAP.

Exportar la información de SAP

La forma en la que se estaba trabajando con SAP y Excel es similar a la forma que se va trabajar

con SAP y OpenOffice Cacl, con la diferencia que no se abrirá el archivo en automático. Para

empezar a trabajar con la información proveniente de SAP, debemos seguir una serie de pasos:

1.- Una vez que tenemos la información en pantalla en SAP B1, procederemos a oprimir el boto de

Excel como se hace normalmente. En la ubicación de los botones de Excel y Word.

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2.- Cuando nos aparece el recuadro de guardar como será necesario indicarle como vamos

aguardar la información proveniente de SAP y donde la vamos a guardar. En la siguiente imagen

muestra numerados 3 recuadros los cuales indican lo siguiente:

A) La opción 1 nos permite seleccionar una carpeta dentro de Windows para guardar nuestra

información, en caso que no seleccionemos ninguna ubicación en especial se guardara en

C:\sap\nuestro archivo

B) Por defecto se guardara con el nombre del documento que vamos a exportar, ejemplo si vamos

a exportar una Oferta de ventas, se guardara con ese nombre como en este caso, lo cual no quiere

decir que no le podemos asignar un nuevo nombre.

C) Esta opción no deberá ser cambiada, siempre deberá tener el valor “Plain Txt File (*.txt)” de

lo contrario no podremos en los siguientes pasos abrir la información.

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D) En caso de existir un archivo con el mismo nombre, se nos preguntara si queremos reemplazar

el archivo existente, esta opción no modifica archivos guardados anteriormente con Excel ni

OpenOffice solo archivos de texto.

3.- En el mensaje “¿Exportar símbolos moneda?” deberemos marcar la opción “No”.

5.- Una vez que tenemos generada nuestra información deberemos seguir las siguientes

indicaciones que son muy importantes para presentar la información.

Para abrir nuestra información deberemos ubicar el archivo generado por SAP, tal cual como lo

indicamos en el paso de 2 de Exportar la información de SAP. Una vez que estemos en la

ubicación de nuestro archivo deberemos hacer clic derecho sobre él, buscar la opción de abrir con

y seleccionar OpenOffice Calc.

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Una vez que nuestra información fue cargada a OpenOffice Calc nos aparece una ventana de

importación de datos en la cual deberemos algunas opciones. En la parte de Importar no

cambiaremos información deberá quedar como se muestra en la siguiente imagen.

En “Opciones de separador” deberán estar marcadas las opciones “Separado por” y marcada la

opción de “Tabulador”. Solo estas opciones deberán estar seleccionadas de caso contario la

información no será mostrada correctamente.

La opción de campos no deberá contener ninguna opción seleccionada.

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Al final la configuración antes de aceptar la importación de información deberá lucir como la

siguiente imagen. En caso de cometer algún error se deberá repetir el proceso cerrando

OpenOffice Calc.

Si se completó correctamente los pasos la información importada deberá lucir asi en OpenOffice

Calc.

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Formateo de Documentos En ocasiones cuando queremos mostrar la información de forma más amigable o que nos ayude a

identificar el tipo de dato maneja nos encontramos con la limitante de no saber cómo aplicar

correctamente el número de decimales, signos de pesos, porcentaje, etc.

Formatos De Datos Rápidos

Existen en OpenCalc para convertir un número sin formato a moneda, porcentaje, agregar

decimales o quitar decimales. Para asignar los formatos de manera rápida debemos ubicar los

siguientes iconos.

Con estos iconos podremos asignar formatos de forma rápida, si queremos convertir a moneda

será necesario dar clic en el primer icono de izquierda a derecha, porcentaje el segundo icono de

izquierda a derecha, formato predeterminado tercero de izquierda a derecha, agregar decimales

cuarto de izquierda a derecha y quitar decimales quinto de izquierda a derecha.

Formato De Datos Avanzado

Cuando queremos asignar formatos a las celdas para mostrar información con ciertas

características como números con 4 decimales, signo de pesos o signo de porcentaje debemos

saber cómo acceder a la opción. Vamos a seleccionar la columna a la cual le vamos asignar en

formato y dar clic derecho sobre ella, buscamos la opción Formatear celdas….

Una vez que se muestre el recuadro de las opciones podremos seleccionar el tipo de datos que va

contener nuestra columna o nuestra celda. En este caso en el recuadro de “Categoría” voy a

seleccionar moneda y en la opción de ceros principales 0 y dos decimales.

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Cuando demos clic en aceptar la información deberá tomar el formato que hayamos seleccionado.

Ordenar Datos de OpenOffice Calc

Orden Rápido

Para ordenar datos de forma simple hay que ubicarnos en la columna A1 y buscar la opción de

menú “Datos” después “Ordenar Datos”.

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Se mostrara en pantalla una opción de ordenado, la cual nos preguntara cual columna contiene la

información que tomara como referencia a la hora de ordenar. En mi caso voy ordenar los

artículos por tipo en orden Ascendente.

La información me fue ordenada de forma rápida y sencilla.

Ordenar Datos Por Varios Criterios

Para ordenar datos hay que ubicarnos en la columna A1 y buscar la opción de menú “Datos”

después “Ordenar Datos”. Supongamos que en mi orden de venta yo tengo varios artículos del

mismo tipo, pero con una descripción de artículo diferente y necesito ordenar los artículos por

tipo Ascendente y adicionalmente las descripciones también en orden descendente.

Para esto debemos seleccionar más de una opción de ordenamiento como se muestra en la

siguiente imagen.

Si observamos la imagen yo asigne 2 ordenamientos arrojando el siguiente resultado en mi

OpenOffice Calc

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Si observamos tengo 2 artículos del tipo “1” pero con diferente descripción del artículo. La

descripción del articulo y sus códigos están alterados para ser utilizados de ejemplo.

Filtrar Rapidos

Para empezar a trabajar con filtros debemos tomar en cuenta que OpenOffice Calc no es Excel y

los procesos no van a ser iguales, por lo que debemos tener la mente abierta al momento de

trabajar con Calc.

Para empezar a trabajar con filtros debemos selecciona los títulos o posicionarnos sobre A1, una

vez que ubicamos los títulos debemos ir a la opción de filtros dentro de Calc, que se encuentra en

“Datos->Filtro->Filtro automático” como muestra la siguiente imagen.

Una vez que tenemos nuestros títulos o columnas como filtro, podemos empezar a organizar

nuestra información. Supongamos que necesitamos filtrar información de una orden de venta la

cual tiene diferentes tipos de artículos y diferentes descripciones, lo primero que voy filtrar son

por tipo necesito todos los artículos tipo 4, para ellos voy a ir al título “Tipo” y seleccionar de la

lista el 4 como se muestra en la siguiente imagen.

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Es importante recalcar que OpenOffice Calc no es Excel y que algunas de las opciones no son las

mismas por lo cual deberemos basarnos en este manual para resolver nuestras necesidades.

Filtrando Información con más de un criterio Es importante para resolver nuestras necesidades saber cómo vamos a trabajar nuestra

información. Para entender mejor los filtros se incluirán ejemplos de filtrado, que nos ayuden a

entender o superar de forma rápida complicaciones al momento de trabajar con Calc.

Utilizar Filtro

Para empezar a utilizar los filtros estándar primero debemos saber cómo definir los encabezados,

para ello ve a la página Filtrar Archivos. Una vez que tenemos nuestros encabezados podemos

comenzar filtrar nuestra información, para ellos debemos ir al menú “Datos->Filtro->Filtro

estándar”

Nos aparecerá un recuadro con las siguientes opciones:

1 Nombre del campo.- En esta columna seleccionaremos el nombre por el cual se va filtrar la

información, por ejemplo en la orden de venta seleccionamos Cantidad, en caso de no tener

nuestros filtros bien definidos o seleccionar el total de las columnas mostrara como opción

Columna A, Columna B y así sucesivamente según la cantidad de columnas utilizadas.

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2 Condición.- esta columna es la encargada de las operación lógicas, dentro de la cual podremos

encontrar una variedad de posibilidades como “<>” diferente “comienza con” y una gran variedad

de opciones que nos ayudaran a resolver la mayoría de nuestras dificultades al momento de

querer filtrar información.

3 Valor.- En esta casilla vamos a ingresar el valor de referencia para la condición, nos mostrara la

lista de valores contenidos en la columna seleccionada, adicionalmente nos permite ingresar un

valor para el filtro.

4 Vinculo.- Tal vez la opción más confusa dentro de los filtros, donde vamos a encontrar 2

opciones “Y” y “O” las cuales hacen referencia a como se vinculan los filtros. Para entender mejor

esta opción es necesario ir a trabajando con vínculos.

Trabajando con vínculos

Para trabajar con vínculos o más de un filtro, necesitamos conocer él por qué de estas 2 opciones.

La opción “Y” esta opción nos ayudan a vincular los filtros, que viere decir vincular los filtros, dicho

con otras palabras obliga a cumplir con los dos filtros.

Ejemplo 1 Filtrar datos por un rango Supongamos que en una orden de venta, necesitamos filtrar todos los artículos pedidos entre 8 y

20 piezas para aplicar un descuento especial, como ya habíamos explicado en páginas anteriores

para tomar más de un criterio de filtrado, necesitamos ir al menú “Datos->Filtro->Filtro estándar”.

Aquí lo importante de conocer y aplicar correctamente los vínculos entre los filtros, vamos aplicar

el vínculo “O” y ver la información que nos muestra.

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La información que nos muestra no es correcta en apariencia, pero como indicamos el vínculo “O”

esta información es correcta. Vamos a ver el caso del artículo 12001623 que tiene una cantidad

de 30 este articulo cumple con la condición de ser “>=” mayor o igual a 8, pero no cumple con

ser “<=” menor o igual a 20, como indicamos la opción de vinculo “O” los valores que muestra

solo deben cumplir con 1 de los filtros en este caso la cantidad 30 solo cumple con la primera.

Cuando utilizamos la opción de vinculo “Y” nos mostrara solo la información que cumpla con los

dos criterios.

Podemos observar que el artículo 12001623 no se encuentra en la información mostrada, porque

no cumple la segunda condición, de ser menor o igual a 20.