manual español - microsoft excel 2003 avanzado© cepi-base, s l

CURSO

EXCEL 2003 AVANZADO

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Índice de Materias1 FÓRMULAS AVANZADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

1.1 - CÁLCULOS AUTOMÁTICOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.2 - ASISTENTE PARA FUNCIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1.2.1.- Primera Etapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41.2.2.- Segunda Etapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41.2.3.- Utilizando el asistente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

1.3 - HERRAMIENTAS DE FORMULAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81.3.1.- Auditoría de fórmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81.3.2.- Ventana de inspección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

1.4 - MATRICES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111.4.1.- Introducir una fórmula matricial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121.4.2.- Constantes matriciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

1.5 - SUBTOTALES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161.6 - EJERCICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1.6.1.- Pizzas a domicilio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191.6.2.- Subtotales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

2 TRATAMIENTO DE DATOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

2.1 - DENOMINACIÓN DE RANGOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232.1.1.- Crear nombres de rango . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232.1.2.- Modificar nombres de rango . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262.1.3.- Usar nombres de rango . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

2.2 - REGLA DE VALIDACIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302.3 - ORDENAR DATOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322.4 - COMBINACIÓN DE DATOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

2.4.1.- Las plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342.4.2.- Conjuntos de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352.4.3.- Vincular datos de otros libros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362.4.4.- Resumir conjuntos de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

2.5 - EJERCICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392.5.1.- Fábrica de bicicletas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392.5.2.- Pizzas a domicilio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

3 GRÁFICOS AVANZADOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

3.1 - MODIFICACIÓN DE UN GRÁFICO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433.1.1.- Cómo seleccionar un Gráfico para modificarlo . . . . . . . . . . . . . . . . . 433.1.2.- Elementos de un Gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443.1.3.- Mover y dimensionar los Elementos de un Gráfico . . . . . . . . . . . . . . 463.1.4.- Modificar el gráfico desde la hoja de cálculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473.1.5.- Uso del Asistente para Modificar un Gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483.1.6.- Insertar Elementos en un Gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493.1.7.- Modificar los Elementos de un Gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 553.1.8.- Eliminar Elementos de un Gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

3.2 - GRÁFICOS DE 3 DIMENSIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623.2.1.- Elementos de un Gráfico 3-D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623.2.2.- Modificar el Aspecto Tridimensional de un Gráfico 3-D

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633.3 - EJERCICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

3.3.1.- Venta de muebles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

3.3.2.- Pizzas a domicilio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

4 IMÁGENES Y DIBUJOS EN EXCEL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

4.1 - INSERTAR IMÁGENES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 714.1.1.- Insertar imagen del Disco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 714.1.2.- Insertar imagen prediseñadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 774.1.3.- Insertar imagen como encabezado o pié de página . . . . . . . . . . . . . . 78

4.2 - BARRA DE HERRAMIENTAS DIBUJO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 804.3 - TRABAJAR CON DIBUJOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

4.3.1.- Insertar dibujos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 824.3.2.- Modificar el aspecto de los dibujos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

4.4 - ELIMINACIÓN DE IMÁGENES Y DIBUJOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 884.5 - WORDART Y AUTOFORMAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

4.5.1.- Autoformas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 934.6 - DIAGRAMAS Y ORGANIGRAMAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

4.6.1.- Diagramas en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 944.6.2.- Creación de organigramas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

4.7 - MENÚ DIBUJO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1034.7.1.- Agrupación de objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1034.7.2.- Ordenación de objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1054.7.3.- Distribución de objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1064.7.4.- Modificaciones de objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

4.8 - EJERCICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1114.8.1.- Empresa Ladera S.L. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1114.8.2.- Naturaleza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

5 BASES DE DATOS EN EXCEL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

5.1 - EDITAR REGISTROS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1165.1.1.- Añadir registros desde un formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1175.1.2.- Buscar registros desde un formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1185.1.3.- Modificar registros desde un formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1195.1.4.- Eliminar registros desde un formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

5.2 - FILTRO DE REGISTROS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1215.2.1.- Buscar registros mediante el Autofiltro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1215.2.2.- Filtrar mediante criterios avanzados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

5.3 - FUNCIONES PARA BASES DE DATOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1325.4 - MICROSOFT QUERY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

5.4.1.- Creación de una consulta de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1355.5 - EJERCICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

5.5.1.- Electro-Ecel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1395.5.2.- Consulta de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

6 HERRAMIENTAS AVANZADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

6.1 - LAS LISTAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1436.2 - LAS ETIQUETAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1446.3 - TEXTO A VOZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1466.4 - ANÁLISIS DE HIPÓTESIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

6.4.1.- Búsqueda de objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1476.4.2.- Tablas de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1516.4.3.- Resolución de problemas complejos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1546.4.4.- Estadísticas descriptivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

6.5 - ESCENARIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1636.5.1.- Administrador de escenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1646.5.2.- Resumen de los escenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

EXCEL 2003 Índice de Materias V.1

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6.6 - EJERCICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1716.6.1.- Ajustando un precio de venta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1716.6.2.- Ajustar precios con Solver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

7 VISUAL BASIC EN EXCEL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

7.1 - ¿QUÉ ES UNA MACRO? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1737.1.1.- Grabar una Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1747.1.2.- Recuperar libros de trabajo con macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1767.1.3.- Ejecutar una Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1777.1.4.- Métodos abreviados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1787.1.5.- Eliminar una Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1807.1.6.- Crear una Imagen de Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1807.1.7.- Crear Menú de macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

7.2 - FORMULARIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1827.3 - CUADRO DE CONTROLES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1837.4 - DATOS XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1837.5 - EJERCICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

7.5.1.- Automatizar estadísticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

8 TABLAS DINÁMICAS AVANZADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

8.1 - DOMINAR LAS TABLAS DINÁMICAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1928.1.1.- Trabajar con Campos de Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1928.1.2.- Campos de Página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1968.1.3.- Agrupar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

8.2 - DAR FORMATO A UNA TABLA DINÁMICA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1998.2.1.- Formato del campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1998.2.2.- Combinar Rótulos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2008.2.3.- Selección estructurada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

8.3 - GRÁFICOS DINÁMICOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2028.4 - EJERCICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

8.4.1.- Venta de productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2058.4.2.- Gráficos de ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

EXCEL 2003 1 - Fórmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1


1

1FÓRMULAS AVANZADAS

1.1 - CÁLCULOS AUTOMÁTICOS

Una de las tareas que probablemente realizará con más frecuencia es sumar los valoresnuméricos que puedan contener determinadas filas y columnas. Puede crear una nueva fórmulacada vez que necesite sumar una fila o una columna, aunque no es necesario puesto que Excel

ofrece una herramienta para ello. Se trata del botón Autosuma de la barra de herramientas

Estándar. Pero además de la suma automática, Excel da la posibilidad de calcularautomáticamente también el promedio, contar, buscar el máximo y el mínimo.

Puede utilizar el botón Autosuma para localizar y hacer el cálculo correspondiente tantoa las filas o a las columnas del rango más cercano a la celda activa, o también para calcularcualquier rango de celdas que se seleccione.

PARA CALCULAR AUTOMÁTICAMENTE:

MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR

Para calcular automáticamente el rango más cercano deberá hacer clic en la flecha del botón Autosuma ,

seleccionar la opción deseada y luego pulsar <Intro>.Para calcular automáticamente un rango concreto de celdas ,

deberá hacer clic en la flecha en el botón Autosuma , seleccionar la opción de cálculo y el rango de celdas a

calcular, y finalmente pulsar <Intro> para acabar de calcular la fórmula.

Independientemente del método de cálculo que utilice, para delimitar el rango a calculares aconsejable que haya una fila o una columna en blanco o con datos no numéricos rodeando losdatos que desee calcular. Esto es debido a que Excel necesita determinar de alguna manera elrango de datos que ha de calcular cuando se pulse el botón Autosuma.

L Abra el libro Cálculos automáticos.xls que tiene guardado en MisDocumentos.

Como puede observar, se trata de una hoja en la que se resumen las ventas de los artículosque se fabrican en una determinada empresa. En la zona con fondo amarillo se guardan las ventasdiarias de cada uno de los artículos, mientras que en la celdas coloreadas en verde, calcularemosalgunos de los totales asociados a las anteriores ventas.



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L Seleccione el rango de celdas B7:F10, y haga clic en el botón Autosuma ,no en la flecha de la derecha. Observará cómo en el rango B11:F11 aparecencalculadas las ventas totales para cada uno de los días de la semana.

Si lo que deseamos hacer es calcular la media, el máximo o el mínimo lo que debemoshacer es lo siguiente:

L Vuelva a seleccionar el rango de celdas B7:F10, esta vez sí que debe hacer clic enla flecha de Autosuma y seleccione la palabra Promedio. Este noscalculará la media y la pondrá en la casilla vacía situada más abajo.

L Ahora repita la misma operación, pero, escoja en la lista de Autosuma laopción de Máx, para ver cual fue la mayor cantidad de cada día.

Como ha podido comprobar, para hacer la suma automáticamente es suficiente con hacerclic en el icono, y para efectuar cualquier otro cálculo es necesario abrir la lista y seleccionar elque corresponde. Ahora volveremos a practicar la suma:

L Seleccione ahora por ejemplo la celda G7, y haga clic en el botón Autosuma

. En dicha celda habrá aparecido la expresión =SUMA(B7:F7). Pulse<Intro>, la fórmula calculará el número de sillas vendidas durante toda lasemana.

L Seleccione el rango G8:G10, y haga clic en el botón Autosuma . Observarácómo automáticamente se habrán calculado las ventas semanales para cadauno de los artículos.



3

L Cierre el libro de trabajo que acaba de usar, y conteste afirmativamente a lapregunta de si desea guardar el documento.

El punto negativo de las funciones es que debe conocerlas; para facilitar o eliminar estaardua tarea de memorizar los nombres de las funciones y la forma en que deben utilizarse, Excelincorpora una potente herramienta que muestra de una manera clara y concisa las funcionesdisponibles, así como su utilidad y la forma de utilizarse. Hablamos del Asistente para funciones.

1.2 - ASISTENTE PARA FUNCIONES

La puesta en marcha del Asistente para funciones puede hacerse de diversas formas:

PARA PONER EN MARCHA EL ASISTENTE PARA FUNCIONES:

MEDIANTE LOS MENÚS

Seleccionando la opción Función... del menú Insertar.

MEDIANTE EL TECLADO

Pulsando <Mayús>+<F3>

El Asistente para funciones trabaja básicamente en dos etapas. En la primera muestra unaventana con todas las funciones que ofrece el sistema, y en la que el usuario puede escoger la quemás le interese. En la segunda etapa el Asistente permite al usuario introducir los argumentos parala función que se seleccionó, explicándole lo que representa cada uno de los argumentos, cómodeben utilizarse, etc.

Veremos a continuación con más detalle cada una de estas etapas, explicando las diversaspartes de las ventanas que componen el Asistente para funciones. No es necesario que demomento haga nada en su libro de trabajo, aunque si lo desea, puede poner en marcha el Asistente,e ir echando un vistazo a los diferentes cuadros de diálogo que explicaremos a continuación.



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1.2.1.- Primera Etapa

Al poner en marcha la opción Insertar función, aparece el siguiente cuadro de diálogo:

El número de funciones que ofrece Excel es muy elevado, y es por esto que estánclasificadas o agrupadas en diversas categorías o grupos para facilitar la búsqueda. Una vezseleccionada la función que se desea utilizar, y pulsando el botón Aceptar, aparece otro cuadrode diálogo en la parte superior de la hoja, que corresponde a la segunda de las etapas.

1.2.2.- Segunda Etapa

Se trata de un cuadro de diálogo que cambia significativamente de aspecto, dependiendode la función seleccionada en la etapa anterior.

Para cada uno de los argumentos, se tendrá que introducir un valor, una referencia, unnombre, u otra función , dentro del cuadro de edición de argumento correspondiente.

Entre cada argumento y su cuadro de argumento aparece un botón, que al ser pulsado,hace desaparecer el cuadro para poder seleccionar con el ratón un rango de celdas.

Cuando se hayan introducido todos los argumentos requeridos por la función, en elapartado Resultado de la fórmula aparecerá el valor que provisionalmente calcula la función con



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los parámetros o argumentos introducidos hasta el momento. Al pulsar Aceptar se da porfinalizado el proceso.

1.2.3.- Utilizando el asistente

Realizaremos a continuación un pequeño ejercicio, en el que se calculen los serviciosmedios efectuados por una determinada empresa, a lo largo de los diferentes meses de un año.Utilizaremos para ello el Asistente para funciones. Siga los pasos que se le indiquen.

L Abra el libro Asistente.xls que tiene guardado en Mis Documentos.

Como puede observar, los servicios efectuados en cada uno de los meses estánalmacenados en el rango de celdas E3:E14.

L Para calcular el número de servicios medios, seleccione en primer lugar la celdaque desea almacenar dicho cálculo. En este caso, la celda I10.

L Haga clic en Función... del menú Insertar, aparecerá el cuadro de diálogocorrespondiente al primer paso o etapa del Asistente, y que recibe el nombrede Insertar función.

L Seleccione la categoría Estadísticas de la lista de categorías que aparece en lalista de Categoría.

Al seleccionar la categoría Estadísticas, aparecerá en el cuadro Seleccionar una funcióntodas las funciones que Excel incluye dentro de esa categoría.

L Seleccione la función PROMEDIO de la lista de funciones que aparece en elcuadro Seleccionar una función. Es esta la función que utilizaremos paracalcular las ventas medias de nuestra hoja.



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L Cuando tenga seleccionada la función que desea utilizar, haga clic en el botónAceptar. Esto hará que desaparezca el cuadro de diálogo actual, y aparezcaotro correspondiente a la segunda de las etapas del Asistente.

El nuevo cuadro de diálogo está dedicado íntegramente a la función Promedio queseleccionó en la anterior etapa. Permite especificar los argumentos para dicha función, así comoconsultar su funcionalidad a la hora de ser utilizada.

Si por cualquier motivo desea obtener más información de la que ofrece este cuadro dediálogo, puede hacer clic en el vínculo Ayuda sobre esta función y aparecerá en pantalla unanueva ventana con una extensa explicación acerca de la función seleccionada.

L Haga clic en el vínculo Ayuda sobre esta función para observar dicha ventanainformativa. Le aparecerá la ayuda de Office.



7

En la Ayuda de Office aparecen dos secciones, a la derecha aparece una explicación sobrela ayuda que hemos solicitado, donde consultaremos las posibles dudas que podamos tener, y ala izquierda tenemos la posibilidad de realizar una nueva búsqueda.

L Para regresar de nuevo a la hoja de cálculo, simplemente cierre la ventanadonde se muestra la ayuda.

Puede observar que en el cuadro Número aparece un rango, ha seleccionado el rangocompleto de toda la información de la hoja.

L Seleccione la información del recuadro Número1 y elimínela. En él especificaremosel rango de celdas sobre las que la función tiene que actuar.

L Escriba en dicho recuadro el rango de celdas E3:E14, o bien selecciónelo con elratón. Es el rango donde se encuentran los servicios de los diferentes meses,y a partir de los cuales tenemos que calcular el promedio.

Una vez especificado el rango sobre la función que debe de actuar, el cuadro de diálogopresenta a la derecha el valor que provisionalmente calculará para el rango seleccionado.



8

L Cuando crea que la función ya es correcta, haga clic en el botón Aceptar. Lafunción se introducirá en la celda que tenía seleccionada justo antes de poneren marcha el Asistente para funciones, mostrando en ella su resultado.

Observe como en la celda I10 de su hoja de cálculo, ha aparecido calculado el promediode los servicios efectuados mensualmente por Grúas Geno.

L Ocúpese ahora usted mismo de calcular en la celda I16 de este mismo libro,Asistente.xls, la suma total de los servicios efectuados durante todo el año.

L Para ello, deberá usar el Asistente para funciones y dentro de él, seleccionar lafunción Suma que está dentro de la familia de funciones Matemáticas ytrigonométricas. El argumento que necesita la función es el mismo quenecesitó la función Promedio, es decir, el rango E3:E14, correspondiente a losservicios efectuados en cada uno de los meses.

L Cuando lo tenga terminado guarde y cierre el libro Asistente.xls.

1.3 - HERRAMIENTAS DE FORMULAS

Ahora veremos el funcionamiento de dos barras de herramientas destinadas a las fórmulas,Auditoria de fórmulas y Ventana inspección. Estas dos herramientas nos permiten comprobarel correcto funcionamiento de las fórmulas que tenemos en nuestras hojas de cálculo.

1.3.1.- Auditoría de fórmulas

La Auditoria de fórmulas es un seguimiento que podemos realizar a las fórmulas queestamos realizando dentro de nuestra hoja de cálculo. De modo que mediante esta herramientapodremos averiguar desde donde proceden los datos, a que otra fórmula va un dato o inclusomarcar aquellas casillas con un resultado determinado según nos interesa, veamos como funcionaesta herramienta.

L Abra el libro de trabajo Fórmulas.xls que tiene en la carpeta Mis Documentos.Seguidamente active la barra de herramientas Auditoría de formulas.

Elemento Descripción

Comprobación de errores Comprueba de que todas las formulas estén

correctamente.


Elemento Descripción


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Rastrear precedentes Mira en la formula de qué valores proceden sus

cálculos.

Quitar un nivel de precedentes Quita un nivel de procedencia del rastreo de los

valores.

Rastrear dependientes Mira si esta celda forma porte de alguna fórmula.

Quitar un nivel de dependientes Quita la flecha de la dependencia de alguna fórmula.

Quitar todas las flechas Elimina todas las dependencias y rastreos.

Rodear con un círculo datos no válidos Señala mediante un círculo rojo algún valor de fórmula

que no es válido.

Borrar círculos de validación Elimina los círculos rojos que indican valores

incorrectos en las fórmulas.

Mostrar ventana de inspección Muestra la ventana del inspección.

Evaluar fórmula Evalúa la función que tenemos señalada.

L Sitúese en la casilla C13 de la hoja F. Trigonom., seguidamente haga clic en elicono Rastrear precedentes .

Observe como aparece una flecha que va desde la celda C13hasta la celda E8, esto es debido a que la fórmula que hay en lacelda C13 hace referencia a la celda E8.

L Vuelva a hacer clic en Rastrear precedentes .Observe como ahora aparece una nueva líneadesde E8 hasta C4, esto es debido a que lafórmula de la celda E8 hace referencia a la celdaC4.

Ahora si deseamos quitar estas líneas precedentes, simplemente tendremos que utilizar elicono de Quitar un nivel de precedentes .

L Haga clic una vez sobre el icono Quitar un nivel de precedentes , observecomo ahora ha desaparecido la línea que unía las celdas E8 y C4, vuelva apulsar sobre el mismo icono y observe como desaparece también la unión deC13 con E8.

Igual que podemos buscar, tal como acabamos de hacer, de donde proceden los valoresde una fórmula, esta búsqueda también podemos hacerla en sentido contrario, es decir, en quefórmulas aparece la celda que tengo seleccionada.



10

L Sitúese en la celda C4 y haga clic en Rastreardependientes , verá como aparece una flechaque va desde C4 hasta E8, seguidamente vuelvaa pulsar sobre el icono anterior y observe comoesta vez aparecen tres flechas que van desde lacelda E8 hasta las celdas C13, C14 y C15.

Ahora igual que hicimos en el ejemplo anterior deprecedentes, si quisiéramos eliminar alguna de estas dependencias

tendríamos que hacer clic en el icono Quitar un nivel de dependientes . Ahora bien, si lo que

deseamos es eliminar todas las líneas directamente, tendremos que seleccionar Quitar todas lasflechas .

L Ahora eliminaremos todas las flechas directamente, haga clic en el icono Quitartodas las flechas .

A continuación explicaremos como funciona la Ventana de inspección. Todas aquellasopciones que no veamos ahora, serán explicadas más adelante.

1.3.2.- Ventana de inspección

L Haga clic en el icono Ventana de inspección , de la barra de herramientasAuditoría de fórmulas. Verá como aparece la siguiente ventana.

L Ahora haga clic en Agregar inspección... de la ventana Ventana Inspección.

L Seleccione la celda E8, y haga clic en Agregar. La Ventana inspección adoptaráel siguiente aspecto.

Desde esta ventana podremos observar diferentes características sobre la celda que hemosseleccionado y su fórmula. Aquí, como podemos observar nos muestra el libro al que pertenece



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Fórmulas.xls, la hoja en la que nos encontramos (F. Trigonom.), el nombre de la celda, (que eneste caso no tiene), la celda en que nos situamos (E8), el valor de la fórmula (0.27925268) y lafórmula en cuestión (=RADIANES(C4)).

L Agregue usted ahora una nueva inspección, por ejemplo la celda G2 y observecomo debe aparecer el siguiente resultado:

Finalmente si desea quitar algunas de las inspecciones sólo debe seleccionar la que deseay hacer clic sobre el icono de Eliminar inspección. Veamos un ejemplo:

L Seleccione la primera inspección, la de los Radianes, seguidamente, una vez haquedado marcada, haga clic en Eliminar inspección y observe comoautomáticamente esta desaparece.

L Vuelva a repetir los pasos con la otra inspección, de modo que quede vacía.Finalmente cierre la Ventana Inspección.

L Ahora cierre el documento Fórmulas.xls sin guardar los posibles cambiosefectuados.

1.4 - MATRICES

El concepto de matriz que aquí vamos a ver proviene de los lenguajes de programación.Las matrices deben su existencia a la necesidad de trabajar con varios elementos de una formarápida y cómoda. Gracias a las matrices podemos combinar varios cálculos en uno sólointroduciendo únicamente una fórmula matricial, es decir, una fórmula que incluye una o másmatrices entre sus argumentos.

Una matriz no es más que una serie de elementos que forman filas (este tipo de matricesse denominan unidimensionales) o filas y columnas (bidimensionales). La matriz será un rangode celdas contiguo.

La siguiente tabla representa una matriz unidimensional

Mientras la que sigue es una matriz bidimensional



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Fíjese que en la primera tabla se ha numerado cada celda con un único número, mientrasque en la segunda cada celda viene numerada por un par de números. Observe que, por ejemplo,el nombre del elemento 3,4 significa que éste se encuentra en la fila 3 y la columna 4.

Podemos tener un grupo de celdas en forma de matriz y aplicar una determinada fórmulaen ellas de forma que nos ahorramos tiempo y esfuerzo en la escritura de fórmulas. En Excel lasfórmulas que hacen referencia a matrices se encierran entre llaves {}.

1.4.1.- Introducir una fórmula matricial

L Abra el libro de trabajo Matrices.xls de la carpeta Mis Documentos.

Si se sitúa en cualquiera de las celdas del rango C6:F6 podrá observar que se ha realizadouna simple multiplicación para calcular el precio total de las unidades. Además el valor que hayen C8 también se debe a otra sencilla fórmula.

Aunque en este ejemplo las fórmulas son muy simples, se han tenido que introducir variaspara llegar al resultado que hay en la celda C8. En vez de esto se podrían haber combinado todoslos cálculos posibles en uno sólo utilizando una fórmula matricial. Gracias a las fórmulasmatriciales nos evitamos tener que realizar cálculos intermedios.

PARA INTRODUCIR UNA FÓRMULA MATRICIAL:

MEDIANTE EL TECLADO

Para introducir una fórmula matricial lo haremos del mismo modo que una fórmula cualquiera, pero en lugar de finalizar

pulsando <Intro> debemos hacerlo mediante la combinación de teclas <Control>+<Mayús>+<Intro>, y Excel

colocará de forma automática las llaves {}.

Vamos a modificar la hoja para que realice las operaciones con sólo introducir unafórmula.

L Borre las celdas adecuadas para que la Hoja1 quede como sigue:



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L Sitúe el cursor en la celda C8 e introduzca la fórmula =SUMA(C4:F4*C5:F5) sinpulsar <Intro> al finalizar.

L Acepte la fórmula mediante la combinación de teclas <Control>+<Mayús>+<Intro>y compruebe que Excel la muestra entre llaves, dentro de la barra de fórmulas.

Tenga en cuenta que el resultado no será el esperado si usted introduce manualmente lasllaves y únicamente pulsa <Intro> (en ese caso Excel considerará lo introducido como texto). Paraaceptar una fórmula matricial siempre debe emplear la combinación de teclas<Control>+<Mayús>+<Intro>.

También debe tener cuidado al editar celdas pertenecientes a una matriz ya que los cambiosque realicemos afectarán sin duda a las fórmulas que operen con ella, pero recuerde que no debeeliminar, insertar o mover las celdas que la componen. Si quisiéramos modificar la fórmula paraque operara con una matriz distinta, igualmente deberíamos finalizar con la combinación de teclasconocida.

#Matriz como parámetro de una comparación

Ahora que ha visto cómo se introduce una fórmula matricial, vamos a ver un ejemplo másdel empleo de matrices. En el ejemplo anterior hemos utilizado la matriz como parámetro de lafunción SUMA para, mediante la introducción de una única fórmula, obtener un resultadopartiendo de varias operaciones. En el siguiente ejemplo va a ver que una matriz también puedeutilizarse para comparar valores.

L Ahora seguidamente sitúese en la Hoja2 y observe la siguiente imagen:



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L Seleccione el rango F6:G9 y escriba: =SI(C6:D9>=10;"Bien";"Mal").

L Finalice con <Control>+<Mayús>+<Intro> y compruebe que el resultado es el quemuestra la imagen.

1.4.2.- Constantes matriciales

En los ejemplos anteriores ya ha aprendido a introducir fórmulas que utilizaban matrices.Pero lo que realmente hemos hecho es indicar a la fórmula el rango de celdas en el cual seencuentra la matriz que debe utilizar. Es decir, el resultado de la fórmula puede variar sólo con quemodifiquemos alguna de las celdas que forman la matriz, y esto no siempre nos puede interesar.

Pudiera ser que en algunos cálculos necesitáramos una matriz de valores constantes. Aligual que en las fórmulas normales podemos incluir referencias a datos fijos o constantes, en lasfórmulas matriciales también podemos incluir datos constantes. A estos datos se les llamaconstantes matriciales y se debe incluir un separador de columnas (símbolo ;) y un separador defilas (símbolo \).

NOTA: No confundir el símbolo \ con el símbolo /.

Por ejemplo, para incluir una matriz como constante matricial:

30 2531 18

Debemos escribir {30;25\31;18}

Ahora vamos a introducir una fórmula que multiplica los elementos de una matriz por losde otra matriz que es constante.

L Si es necesario, abra el libro Matrices.xls almacenado en Mis Documentos.

L Sitúese en la Hoja3 y escriba lo siguiente.



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L Seleccione el rango D1:E2 y escriba allí =A1:B2*{10;20\30;40}. Acepte la fórmulacon la combinación de teclas <Control>+<Mayús>+<Intro>.

Observe que Excel ha ido multiplicando los valores de la matriz por los númerosintroducidos en la fórmula (C1=A1*10, C2=B1*20, etc.):

Cuando trabajamos con fórmulas matriciales, cada uno de los elementos de la misma debetener idéntico número de filas y columnas, porque de lo contrario, Excel expandiría las fórmulasmatriciales.

Por ejemplo, la expresión ={1;2;3}*{2\3} sería incorrecta ya que la primera matriz tieneuna fila y tres columnas, mientras que la segunda tiene dos filas pero una única columna. ComoExcel exige igual número de filas y de columnas para las dos matrices de dicha expresión, éstaserá transformada en otra que seguramente no es la que deseamos.

Vamos a comprobarlo con un ejemplo.

L En la Hoja3, seleccione el rango D4:F5. Introduzca la fórmula matricial=A4:B4+{2;5;0\3;9;5} y acéptela pulsando <Control>+<Mayús>+<Intro>.

Observe que Excel devuelve un mensaje de error en las celdas F4 y F5, significando queel rango seleccionado es diferente al de la matriz original. Esto se debe a que hemos intentadosumar una matriz de 2x2 con una matriz constante de 3x3.

L Guarde y cierre el libro de trabajo Matrices.xls.



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1.5 - SUBTOTALES

En listas de datos agrupados por un campo, es útil mostrar a veces no sólo el total generalde una columna, sino también los subtotales parciales de cada elemento común.

L Cree un Nuevo libro de trabajo.

L Introduzca una tabla como la siguiente, aplicando los formatos que creaconvenientes:

L Seleccione todo el rango de datos (A1:C8).

L Seleccione en el menú Datos, Subtotales..., le aparecerá el siguiente cuadro:

L Excel nos muestra por defecto una configuración para crear subtotales, cambie enla casilla Para cada cambio en por Equipo y luego pulse Aceptar.

Observe la agrupación que ha hecho Excel, calculando las compras por equipos yobteniendo las sumas parciales de cada uno de ellos.



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En el margen izquierdo de la ventana se muestran unos controles para obtener mayor omenor nivel de resumen en los subtotales. Vamos a ver cómo funcionan.

L Pulse uno a uno los botones y observe el resultado.

L Con el rango de celdas aún seleccionado, vuelva a Subtotales... dentro de Datos.

L Abra la lista de Usar función y elija la función Promedio.

L Desactive la casilla Reemplazar subtotales actuales porque borraría los que yahay escritos. Pulse Aceptar.

Ahora tiene los datos agrupados por totales (función Suma) y promedios. Pruebe losdistintos botones del margen izquierdo para ir viendo mayor o menor nivel de detalle en lossubtotales.

Si quisiera eliminar los subtotales y dejar la tabla como estaba antes podría hacerlopulsando el botón Quitar todos del cuadro de diálogo Subtotales.

L Acceda al menú Datos, opción Subtotales... y pulse en el botón Quitar todos.



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L Cierre el libro y no es necesario que lo guarde.

Si se quisieran crear subtotales por otro campo (por ejemplo el campo País) deberíamosprimero ordenar la lista por ese campo, para que Excel pueda agrupar posteriormente la tabla.



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1.6 - EJERCICIOS

L Con lo visto hasta ahora realice los siguientes ejercicios.

1.6.1.- Pizzas a domicilio

L Cree un nuevo libro de trabajo e introduzca los datos que hay a continuación,asigne también el ancho de columnas necesario:

L En cuanto a los tipos de letra, y enfatizados, si no encuentra algún tipo de letra,escoja otra que se parezca. El rango de B6:G11 se quedará con el tipo de letray enfatizado que tenga por defecto.

L Aplicar los siguientes bordes:



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L Asignar los siguientes colores:

L Para el fondo asígnele el color Amarillo, para la línea de Control de repartos adomicilio, asígnele el color Anaranjado claro, para las casillas deRepartidores:, Productos, y Servicios individuales, poner en color Oro, paralos tipos de pizzas, repartidores y Totales por producto color Verde claro, paralas sumas Turquesa claro y para las pizzas repartidas Azul pálido.

Se trata de una hoja destinada a facilitar el control de los repartos a domicilio que realizauna conocida pizzería. Interesa apuntar en las zonas coloreadas en Azul pálido, los serviciosrealizados por cada uno de los repartidores, así como calcular el número total de platos servidospara cada uno de los tipos de pizza.

L Para calcular dichos resultados, puede optar por introducir fórmulas normales enlas que se sumen determinados rangos de celdas; puede usar el botónAutosuma; o bien puede utilizar directamente la función SUMA.

Sería bueno que intentase realizar el ejercicio usando cada uno de los tres métodosanteriores.

L Guarde el libro con el nombre de Pizza-Jat.xls, cuando considere acabado elejercicio y ciérrelo.



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1.6.2.- Subtotales

L En un nuevo libro de trabajo, cree la siguiente hoja:

L Obtenga los subtotales para cada empresa, acumulando las ventas.

L Elimine dichos subtotales (mediante el botón Quitar todos) y cree unos nuevossubtotales obteniendo el promedio de las ventas por empresa.

L Visualice únicamente el promedio general. Para ello debe pulsar uno de losbotones que hay en el margen izquierdo de la ventana.

L Elimine esos subtotales y cree subtotales por países, obteniendo la suma deventas por países.

L Quite todos los cálculos y déjelo como al principio.

L Cierre el libro, guardelo con el nombre Cuentas.xls.

EXCEL 2003 2 - Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1


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2TRATAMIENTO DE

DATOS

2.1 - DENOMINACIÓN DE RANGOS

Un rango es en general un conjunto de celdas cuyos datos tienen algo en común.

Cuando necesite en una fórmula hacer referencia a un rango podrá introducirlo mediantesus referencias de celda, o bien, tal y como veremos a continuación, podrá darle un nombre alrango y después usar este nombre en la fórmula. La denominación de rangos puede ahorrar muchotiempo y esfuerzo a la hora de construir fórmulas, puesto que un nombre es mucho más fácil derecordar que la primera y última referencia de un rango.

Así pues, un nombre es un identificador creado por la persona que confecciona una hojade cálculo, y que es usado para referirse a una celda, o a un conjunto de celdas. Las fórmulas sonmás legibles y se recuerdan más fácilmente si en ellas se emplean nombres en lugar de referencias.

2.1.1.- Crear nombres de rango

Es fácil darle nombre a un determinado rango de la hoja de cálculo, gracias a los diversosmétodos que para ello podemos utilizar.

La siguiente tabla cita brevemente los métodos que pueden seguirse para crear nombresde rango, y que enseguida veremos.

PARA CREAR NOMBRES DE RANGO:

MEDIANTE LOS MENÚS

Seleccionando el rango a nombrar, y usando después la opción Crear... del submenú Nombre que se encuentra dentro

del menú Insertar.

MEDIANTE LA BARRA FÓRMULAS

Seleccionando el rango a nombrar, y usando después el cuadro Nombres de la barra de fórmulas.

MEDIANTE EL TECLADO

Seleccionando el rango a nombrar, y pulsar la combinación <Control>+<Mayús>+<F3>



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Es posible seleccionar el rango que deseemos nombrar, y después darle nombre en elcuadro Nombres de la barra de fórmulas.

Es muy común que la introducción de información en una hoja de cálculo se realice enforma de tabla, de tal manera que los datos introducidos se identifiquen rápidamente mirando lafila y la columna de la tabla a la que pertenecen. Aprovechando esta característica, Excelincorpora una herramienta para generar nombres automáticamente basándose en las cabeceras defila y de columna que se introducen en la mayoría de estas tablas.

Los nombres de rango pueden incluir cualquier carácter, excepto espacios en blanco,puntos, o comas. Normalmente, un nombre de rango consta de una palabra o varias palabrasseparadas por caracteres de subrayado. Por ejemplo, los nombres Cargas o Ventas_impresorasson nombres de rango correctos. Sin embargo, los nombres Ventas impresoras oVentas.impresoras, no lo son puesto que incluyen alguno de los caracteres que hemos clasificadocomo incorrectos.

En general, se deben utilizar nombres que se puedan recordar y escribir fácilmente, ysobretodo, nombres que tengan algo que ver con el rango de datos que representan.

Realizaremos a continuación un ejercicio, en el que se utilizarán los métodos que acabamosde explicar para darle nombre a diversos rangos de su hoja de cálculo. Siga los pasos que se leindiquen.

L Abra el libro Consultas con Nombres de Rango.xls que tiene guardado enMis Documentos.

El libro que acaba de abrir consta de una zona donde se almacena información, delrango H1:K16, y de otra donde introduciremos fórmulas para calcular determinados resultados,del rango A1:F15.

Antes de introducir estas fórmulas, daremos nombre a algunos rangos de la hoja, de formaque su confección nos resulte más fácil y clara.



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#Creando nombres de rango manualmente...

L Seleccione la celda E12.

L Haga clic en el recuadro Nombres de la barra de fórmulas, escribaen ella la palabra Consultado y pulse <Intro>. Dicha palabraintenta reflejar el dato que contendrá esa celda, es decir, elcódigo del artículo que se desea consultar.

L Seleccione el rango de celdas H2:K16. Para dar nombre a este rango, haga clic enel recuadro Nombres, escriba la palabra Artículos y pulse <Intro>.

L Seleccione el rango I2:K15, y déle el nombre de Datos tal y como lo acaba dehacer para los rangos anteriores.

L Si hace clic en la flecha que aparece junto el recuadro Nombres,podrá observar una lista desplegable con los tres nombres derango que ha creado hasta ahora.

#Creando nombres de rango automáticamente...

Aprovechando que los datos de los artículos están almacenados en forma de tabla dentrode la hoja, crearemos a continuación otros dos nombres de rango de forma automática.

L Seleccione el rango H1:I15. Observe cómo en dicho rango, además de los códigosy los precios de los artículos, también están incluidos en la primera fila lostítulos o las cabeceras de cada una de las columnas.

L Seleccione la opción Crear... del submenú Nombre, que se encuentra dentro delmenú Insertar.

Aparece en pantalla el cuadro de diálogo Crear nombres.

Este cuadro de diálogo permite especificar los nombres de rango que se desean crear.

L Observe que la opción para utilizar las cabeceras de la fila superior como nombresde rango ya está seleccionada, si no es así active la opción Fila superior, ydesactive todas las demás, cuando tenga todo como en el gráfico anterior hagaclic en el botón Aceptar.



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Excel habrá generado automáticamente nombres de rango para las columnas del áreaseleccionada, y los habrá incluido en el recuadro Nombres de la barra de fórmulas.

Una vez definidos los nombres de rango, puede usar el cuadro Nombres de la barra defórmulas para seleccionar alguno de ellos.

L Despliegue la lista, haciendo clic tal y como se muestra en lasiguiente ilustración:

L Por ejemplo, haga clic en el nombre de rango Precio de la lista deNombres.

Observe cómo aparece seleccionado el rango de datos al que hacía referencia dichonombre de rango y en el que se encuentran los precios de los diferentes artículos.

L Seleccione ahora usted mismo algún otro nombre de rango y compruebe que elrango de celdas al que hacía referencia también queda seleccionado.

2.1.2.- Modificar nombres de rango

Es posible modificar un nombre de rango ya creado, o bien cambiar las celdas incluidas enel rango que representaba dicho nombre.

PARA MODIFICAR NOMBRES DE RANGO:

MEDIANTE LOS MENÚS

Opción Definir... del submenú Nombre que se encuentra dentro del menú Insertar.

A continuación, y a modo de ejemplo, crearemos un nuevo nombre de rango, realizaremosdiversas modificaciones sobre ese nombre y finalmente lo eliminaremos para dejar la hoja tal ycomo está en este momento.

Siga los pasos que se le indiquen:



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L Déle el nombre de Curiosidades al rango de celdas B3:F10 y pulse <Intro>.

L Seleccione en el menú Insertar, Nombre, Definir.... Aparece el siguiente cuadro,cuya función es permitir modificar las características de los nombres de rango:

L Desplácese a lo largo de la lista y seleccione el nombre de rango Curiosidades,que usted mismo acaba de crear.

A partir de este nombre de rango, definiremos otro modificando mínimamente el rango deceldas al que hace referencia.

L En el recuadro Se refiere a aparece el rango de celdas que abarca el nombreseleccionado. Reemplace el número 10 por un 15.

Con esto habremos extendido el área que antes incluía ese nombre de rango.

L En el recuadro Nombres en el libro, reemplace el nombre Curiosidades por elnombre ZonaConsulta

NOTA: Pondremos el nombre sin espacio, debido a que éste no los acepta.

L Pulse el botón Agregar para que el nuevo nombre de rango se incluya en la lista.



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L Haga clic en el botón Aceptar, y compruebe que efectivamente ahora el nombreZonaConsulta hace referencia a otro rango.

Por último, veremos cómo eliminar un nombre de rango. Eliminaremos de la lista denombre de rango ZonaConsulta que acaba de crear.

L Desde el menú Insertar, seleccione de nuevo Nombre, Definir....

L Seleccione ahora ZonaConsulta, de la misma forma que lo hizo antes. Despuéshaga clic en el botón Eliminar del cuadro de diálogo, para borrar el nombreseleccionado de la lista.

L Para acabar, haga clic en el botón Cerrar del cuadro de diálogo.

2.1.3.- Usar nombres de rango

Como ya comentamos anteriormente, el principal motivo de usar nombres de rango esevitar en lo posible el trabajo directo con las referencias de celdas que describen el área queengloba un rango. El uso directo de estas referencias hace que resulte mucho más complejo eilegible el proceso de creación de fórmulas, y en consecuencia, hace que se cometan muchos máserrores de los deseados.

En lugar de las referencias de celdas se pueden utilizar los nombres de rango quepreviamente se hayan generado. Por ejemplo, en vez de escribir en una fórmula la referencia delrango H2:H15, puede utilizar el nombre de rango Codigo_artic creado anteriormente.

El uso de estos nombres puede hacer que sus fórmulas sean mucho más fáciles decomprender y corregir, en caso de ser necesario, o simplemente puede ayudar a comprenderexactamente qué es lo que hace y para qué sirve cada una de sus fórmulas.

Confeccionaremos a continuación una serie de fórmulas, de forma que pueda experimentarlo cómodo que resulta utilizar nombres de rango en lugar de referencias directas a celdas.

Siga los pasos que se le indiquen:

L Seleccione la celda D4, para calcular en ella el código más pequeño de losartículos existentes actualmente. Utilizaremos para ello la función MIN y elnombre de rango Codigo_artic creado anteriormente.



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L Introduzca la expresión =MIN(Codigo_artic) en la celda que acaba de seleccionary pulse <Intro>.

Para calcular el código máximo haremos algo muy parecido.

L Seleccione la celda D5 y escriba en ella =MAX(

L Desde el menú Insertar, seleccione la opciónNombre y a continuación Pegar..., le apareceráel siguiente cuadro desde el que podráseleccionar el nombre de rango a utilizar.

L Seleccione el nombre Codigo_artic y el botónAceptar. El nombre de rango ha sido introducidoen la celda.

L Para acabar de introducir la fórmula, escriba ) y pulse <Intro>.

Observe cómo en la celda D5 ha aparecido calculado el número 14, que corresponde alcódigo más grande de los artículos existentes.

Calcularemos ahora algunos datos de interés con respecto a los precios de nuestrosproductos.

L En la celda C8 calcularemos el precio medio de los artículos. Para ello introduzcala expresión =PROMEDIO(Precio) en dicha celda.

L En la celda C9 calcularemos el precio más bajo, con la expresión =MIN(Precio)

L Para consultar el nombre del artículo que tiene este precio mínimo, introduzca enla celda D9 la expresión =BUSCARV(C9;Datos;2)

L Introduzca en C10 la expresión =MAX(Precio). Con ella calcularemos el precio másalto.

L Para consultar el nombre del artículo con el precio más alto, copie la fórmula queintrodujo en D9 a la celda D10.

Por último, introduciremos una serie de fórmulas que permitan calcular los datos de undeterminado artículo a partir de su código.

L Introduzca un código de artículo en la E12, entre los valores 1 y 14.

L Para calcular la descripción del artículo, introduzca en C13 la expresión=BUSCARV(Consultado;Artículos;3)

L Para calcular el tipo del artículo, introduzca en C14 la expresión=BUSCARV(Consultado;Artículos;4)



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L Para calcular el precio unitario del artículo, introduzca en C15 la expresión=BUSCARV(Consultado;Artículos;2)

L Cambie varias veces el código del artículo, para comprobar que siempre localizasus datos correspondientes.

L Guarde y cierre el libro de trabajo.

Como habrá podido comprobar, las fórmulas que acabamos de introducir y las que usamosen el ejemplo anterior son básicamente las mismas. Sin embargo, al utilizar nombres de rango enlugar de referencias directas a celdas, la claridad de dichas fórmulas, ha aumentado en granmedida. Es la ventaja de utilizar nombres de rango.

2.2 - REGLA DE VALIDACIÓN

Un tema importante para que las hojas de Excel sean eficaces es controlar que los datosintroducidos son correctos. Aunque no es posible controlar todos los errores posibles, podemosestablecer una regla de validación, que garantizan que los datos introducidos en una celdacumplen ciertas normas.

Para ver su funcionamiento utilizaremos un ejemplo:

L Abra el documento Validación.xls. Seleccione la celda K4. Escoja la opciónValidación en el menú Datos.

El cuadro de dialogo Validación de datos aparece en la pantalla con las opciones de laficha Configuración.

L En el cuadro Permitir, haga clic en la flecha y en la lista que aparece, seleccioneDecimal.

Los cuadros etiquetados como Mínimo y Máximo aparecen debajo del cuadro Datos.



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L En el cuadro de Datos, haga clic en la flecha y en la lista desplegable que aparece,seleccione menor o igual que. El cuadro Mínimo desaparecerá.

L En el cuadro Máximo, introduzca 2500. Desactive la casilla de verificación Omitirblancos.

L Seleccione ahora la ficha Mensaje entrante.

Las opciones de la ficha Mensaje entrante aparecen en este momento en pantalla.

L En el cuadro Título: introduzca Introducir límite.

L En el cuadro Mensaje de entrada:, teclee Limite el crédito del cliente, omitiendoel símbolo del i.

L Ahora seleccione la ficha de Mensaje de error. En el cuadro Estilo,haga clic en la flecha y en la lista desplegable que aparece,seleccione Advertencia, verá cómo el icono cambia por éste.Haga clic en Aceptar.

Es aconsejable dejar el cuadro Mensaje de error en blanco, por que de esta forma Excelmostrará su mensaje por defecto: Valor no válido. El usuario sólo puede introducir ciertosvalores en esta celda.

L Ahora sitúese en la casilla K4 si no lo está, escriba el valor 2600 y pulse <Intro>.Aparecerá el siguiente mensaje de advertencia:

L Ahora pulse que No. El cuadro de advertencia desaparece y nos permite volver aintroducir la cantidad, indique ahora 2100 y pulse <intro>. Ahora Excel si queacepta la entrada del dato en cuestión.

L Haga clic en Guardar y Cerrar cuando termine con el ejercicio.

2.3 - ORDENAR DATOS

Excel permite ordenar las filas de una lista de acuerdo con los valores de una o variascolumnas. Por ejemplo en el ejercicio Consulta con nombres de Rango.xls, la Lista deArtículos que tenía estaba ordenada según el Código del Artículo, le podría haber interesado



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ordenar por el Precio, o mejor aún por el Tipo de Artículo para hacer un rápido análisis de lostipos de que dispone. También podrá ordenar por más de un dato a la vez; siguiendo con el mismoejemplo, podríamos ordenar la Lista de Artículos, primero por el Tipo de Artículo, y dentro decada Tipo, ordenar por el nombre del Producto.

Para ordenar podrá emplear estas herramientas:

PARA ORDENAR LISTAS DE DATOS:

MEDIANTE LOS MENÚS

Seleccionar el rango y acceder a la opción Ordenar... del menú Datos.

MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR

Botones Orden ascendente y Orden descendente , después de haber seleccionado el rango a ordenar.

Siga los siguientes ejemplos:

L Abra el libro Departamento de mantenimiento.xls. Seleccione el rangoB4:E16 y haga clic en Nombres de la barra de Fórmulas, escriba Empleadosy pulse <Intro>.

L Pulse el botón Orden ascendente . Automáticamente la lista de empleados hasido ordenada ascendentemente por el NOMBRE DEL EMPLEADO (primeracolumna del rango seleccionado).

Ahora la ordenación será en orden descendente, es decir de la Z a la A.

L Haga clic en el botón Orden descendente , tendrá los nombres ordenadosdescendentemente. Finalmente pulse <Control>+<Inicio> para deseleccionarlos datos.



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Empleando los botones de la barra de herramientas Estándar, tan sólo se puede ordenarpor el primer concepto de los que forman la lista, en el ejemplo anterior por el nombre delempleado. Si se quiere ordenar por otro concepto, por ejemplo fecha de nacimiento o por elimporte del sueldo, deberá hacerlo a través de las opciones del menú Datos. Siga estos ejemplos:

L Seleccione el rango Empleados mediante el cuadro Nombres de la barra deFórmulas.

L Seleccione del menú Datos, la opción Ordenar..., aparecerá el siguiente cuadrode diálogo, llamado Ordenar.

Mediante este cuadro de diálogo, se pueden indicar diferentes criterios de ordenación,hasta un máximo de tres, así como indicar si existe una fila con los títulos de las columnas o no.El cuadro anterior muestra la actual selección de ordenación. Sólo hay establecido un criterio deordenación (NOMBRE DEL EMPLEADO), primera columna del rango seleccionado) en ordendescendente, y existe fila de títulos. Seguidamente ordenará por la fecha de nacimiento:

L Pulse la flecha que hay a la derecha del cuadro Ordenar por, aparecerán losposibles conceptos por los que se puede ordenar el rango seleccionado yseleccione FECHA DE NACIMIENTO.

L En las opciones que aparecen a la derecha de Ordenar por, haga clic dentro deDescendente, para que ordene a las personas por edad de menor a mayor.Por último haga clic en el botón Aceptar, para salir del cuadro de diálogoOrdenar.

Observe como los datos se han ordenado de modo descendente según la fecha denacimiento.


2.4 - COMBINACIÓN DE DATOS

Excel le proporciona múltiples herramientas para la gestión y manipulación de lainformación de las distintos ficheros combinandolos en un mismo documento.



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2.4.1.- Las plantillas

Una vez creado y guardado un libro de trabajo, probablemente haya casos en el cualqueramos utilizar hojas similares o idénticas a la anterior. Por ejemplo cuando hacemos un libropara las ventas o gastos mensuales, en principio estas hojas sirven también para meses posteriores.

Una vez se ha escogido el diseño adecuado para el libro u hoja, la guardaremoscomo plantilla, o patrón. En principio debería eliminar cualquier dato existente que pueda haberen un libro para evitar errores en la entrada de datos y eliminar cualquier posible confusión encuanto si el libro es un plantilla.

Veamos ahora un ejemplo para ver como conseguimos hacer una plantilla:

L Haga clic sobre el icono de Abrir en la barra de Herramientas. Abra el ficheroPlantilla.xls.

L A continuación elimine las hojas Hoja2 y Hoja3.

L Ahora haga clic en la opción Guardar como... del menú Archivo. Cuandoaparezca la ventana de Guardar como... seleccione la carpeta MisDocumentos y en Guardar como tipo escoja plantilla y haga clic en el botónGuardar.

L Ahora cierre el documento, tenga cuidado en no cerrar Excel. Ahora seleccione elPanel de tareas en el menú Ver. En la sección Nuevo seleccionar A partir deun libro existente del panel de tareas.

L En el cuadro de diálogo, seleccione el archivo Plantilla.xlt. De esta formaaparecerá un nuevo libro en pantalla denominado Plantilla1.xls.

Como puede comprobar este libro es exactamente igual al que utilizamos para crear laplantilla.

L Ahora guarde el documento como Plantilla Excel.xls en la carpeta MisDocumentos, y cierre el documento.

2.4.2.- Conjuntos de datos

Cuando trabajamos con Excel, es posible que llevemos la información en más de un librode trabajo. Además puede darse el caso en el que necesite ver la información de ambos libros ala vez. Para abrir más de un libro de trabajo puede ir accediendo varias veces a la ventana dediálogo Abrir o también puede abrir diversos libros a la vez desde la misma ventana de diálogoAbrir.

L Para ello vamos a abrir dos libros, Enero.xls y Febrero.xls. Vaya al menú Archivoy haga clic en Abrir. Ahora en el cuadro de dialogo Abrir, seleccione con un clic



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el archivo Enero.xls y a continuación con la tecla <Control> pulsada hagatambién clic en Febrero.xls, por último haga clic en Abrir.

L Ahora seleccione la opción Organizar del menú Ventana. Aparecerá el siguientecuadro:

L Seleccione el botón de opción Cascada y luego haga clic en Aceptar.

Las ventanas de los documentos Enero y Febrero están expuestas en forma de cascada,es decir, una sobre la otra pero sin llegar a taparse del todo.

L Active la ventana de Enero y seleccione Guardar como... en el menú Archivo yguárdelo con el nombre de Primer Trimestre.xls.

L Ahora seleccione el archivo Febrero, haga clic con el botónsecundario en la etiqueta de Febrero y en el menúcontextual seleccione Mover o copiar. De esta formaaparece el cuadro de diálogo del mismo título.

L En la opción Al libro abra la lista y escoja PrimerTrimestre.xls. En la opción Antes de la hoja, seleccionemover al final, y en la parte inferior, donde pregunta simover o copiar seleccionamos la casilla de Crear unacopia. Haga clic en Aceptar.

Ahora en el documento de Primer Trimestre.xls, a continuación de la hoja de Enero

aparece también la hója de Febrero, pero si vemos la hoja de Febrero, vemos que desde la casillaD38 hasta la M38 contienen un error, mostrado por un símbolo de color verde en la esquinasuperior izquierda de cada celda.

La fórmula puede no incluir una referencia correcta. Si una fórmula hace referencia a unrango de celdas y se agregan celdas debajo y a la derecha del mismo, las referencias pueden dejarde ser correctas. La fórmula no siempre actualiza automáticamente su referencia para incluir lasnuevas celdas. Esta regla compara la referencia de una celda con las celdas adyacentes. Si lasceldas adyacentes contienen más números (no son celdas en blanco), entonces se anota elproblema.



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L Ahora seleccione estas casillas, es decir desde la D38 hasta la M38, haga clic enel botón Opciones de error y luego en el menú contextual, seleccione Omitirerror.

L Cierre y guarde todos los documentos.

2.4.3.- Vincular datos de otros libros

Como hemos visto tenemos la posibilidad de mover los datos de una hoja a otra según nosinteresa. Pero además tenemos la opción de en una tercera tabla reflejar los datos de otras tablas.Por ejemplo y viendo los ejercicios anteriores, queremos guardar en un libro a parte la medias detodos los meses, para esto haríamos los pasos siguientes:

L Creamos una hoja nueva haciendo clic en Nuevo de la barra de herramientasEstándar. Ahora en la celda C3 escribimos Total Enero: y el la celda C4ponemos Total Febrero:.

L Ahora nos situamos en la celda D3 y escribimos la siguiente fórmula=[Enero.xls]Enero!O38.

En el caso de que el nombre del libro, tuviera un nombre con espacios en blanco. Estosespacios deberían ser borrados para el funcionamiento de la anterior formula.

Con esto queremos decir, entre corchetes el nombre del documento, a continuación y entrelos símbolos de admiración el nombre de la página, en caso de que sólo haya una páginaquietaríamos la primera admiración y el nombre de la página, y por último ponemos la celdacorrespondiente.

L Ahora haga los mismo pero para el total de febrero, para ello pondremos la fórmula=[Febrero.xls]Febrero!O38 en la celda D4.

L A continuación haremos la media, así que nos situamos en la casilla D6 yescribimos =PROMEDIO(D3:D4). Seguidamente seleccione las celdas D3, D4y D6 y haga clic en el icono Euro .

L Cierre el documento guardandolo como Media de enero y febrero.xls.

2.4.4.- Resumir conjuntos de datos

En ocasiones creamos hojas con datos similares, y para estos casos como hemos visto enapartados anteriores utilizamos las plantillas. También podríamos crear una nueva plantilla dondemostraríamos un resumen de un conjunto de datos, por ejemplo, la suma de ellos, la media , lamoda u otros datos.



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Para combinar estos datos, podemos utilizar los vínculos de datos de otras hojas e irhaciendolo de uno en uno, cuando tenemos pocos datos esta herramienta nos puede ser de granutilidad, pero tener que trabajar de esta forma con cientos de celdas puede ser complicado.

Para ello Excel nos proporciona una herramienta denominada consolidación de datos, deforma que podemos definir rangos de celdas de varias hojas y hacer que Excel resuma los datos.Veamos un ejemplo.

L Cree un libro nuevo a partir de la plantilla Plantilla.xlt, también abra los archivosEnero.xls y Febrero.xls.

L Ahora sitúese en la hoja nueva, seleccione las celdas D6 a O6 y seleccione laopción Consolidar... del menú Datos. Aparecerá la ventana siguiente:

L Ahora mediante el botón seleccione las celdas de D6 a O6 del libro Enero.xlsy pulse Agregar de la ventana Consolidar. Haga exactamente lo mismo paralas celdas del libro Febrero.xls y finalice pulsando Aceptar.

Para obtener la media simplemente ha de cambiar el contenido de la casilla Función a laoperación deseada, en este caso escogemos Promedio.

L Ahora terminaremos de llenar la tabla con la media. Seleccione las celdas de D7a O36. Pulse en Consolidar... del menú Datos. En Función seleccionePromedio, y en Referencia escriba: [Enero.xls]Enero!$D$7:$O$36 y pulseAgregar, ahora escriba: [Febrero.xls]Febrero!$D$7:$O$36 y pulse otra vezAgregar y finalice con Aceptar.

L Una vez realizado esto observe cómo ha calculado la media en el rango que hemosindicado. Ahora guarde el documento con el nombre Consolidar.xls.

L Cierre ahora todos los libros que estén abiertos.

NOTA: Sólo puede definir un resumen de consolidación de datos por libro.



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2.5 - EJERCICIOS


2.5.1.- Fábrica de bicicletas

El ejercicio consiste en acabar de confeccionar una hoja de cálculo, introduciendo fórmulasque calculen diferentes resultados.

L Abra el libro de trabajo Enjoy-Ciclos.xls que tiene guardado en la carpeta MisDocumentos y échele un vistazo para familiarizarse con él.

Como puede observar, se trata de una hoja en la que se resumen las ventas mensuales deuna empresa dedicada a la fabricación de bicicletas.

L Usted deberá rellenar las zonas verdes, usando fórmulas que calculen losresultados esperados.

L Para cada uno de los artículos se deberá calcular el Importe Ingresado y el StockRestante. Además, tendrán que calcularse también los ingresos totales delmes y el Valor total del stock.

L Para deducir las fórmulas a usar puede basarse en las siguientes equivalencias.



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Para cada uno de los artículos:

Importe Ingresado = Unidades Vendidas * Precio Unitario

Stock Restante = Stock Inicial - Unidades Vendidas

(Intente hacerlo como matrices, aunque a continuación lo expliquemos como copia de fórmula)

Para calcular el Ingreso Mensual:

Total Ingresos Mensuales = Será la suma de los ingresos derivados de cada uno de los artículos.

Para calcular Valor del Stock Inicial:

El Valor Total del Stock Inicial = Será la matriz del Precio Unitario por el Stock Inicial.

NOTA: Recuerde que cada vez que utilice un rango de datos para poner la fórmula,deberá utilizar un nombre.

Cuando realice la copia de las fórmulas comprobará que también le copia los bordes, paraque esto no suceda lo puede hacer con la opción Pegado especial... del menú Edición, los pasosa seguir serían:

L Escribir las fórmulas correctas en D11 y E11,seleccionar el rango D11:E11 y pulsar el botónCopiar , seguidamente seleccionar el rangodonde desea copiar las fórmulas, es decir desdeD12 hasta E15, elegir la opción Pegadoespecial... del menú Edición, activar la opciónTodo excepto bordes, del cuadro de diálogoPegado especial, cuando lo tenga activado pulseel botón Aceptar.

L Una vez realizado el ejercicio sobre su libro de trabajo, compárelo con el que semuestra en la siguiente ilustración. Si detecta alguna diferencia en losresultados hallados, revise sus fórmulas e intente ver y corregir el posible error.

L Cuando tenga todas las fórmulas correctas, guarde y cierre el libro detrabajo.



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L Abra el libro de trabajo, Pizza-Jat.xls, que se encuentra en la carpeta MisDocumentos.

L Ordene los datos de forma descendente para saber cual ha sido el producto másvendido, tendrá que ordenar según los Totales por producto.

L Una vez ordenados cierre y guardelo manteniendo su nombre original.

EXCEL XP 3 - Gráficos Avanzados Nivel Avanzado V.1


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3GRÁFICOS AVANZADOS

3.1 - MODIFICACIÓN DE UN GRÁFICO

En muchas ocasiones, una vez creado un gráfico aparece la necesidad de modificarlo, biensea porque no aparecen los títulos como se desea, bien por querer un tipo de letra distinto, etc...

Aspectos que se pueden modificar de un gráfico.

Modificar todo el gráfico Seleccionando el gráfico y usando el asistente.

Modificar los valores de la hoja de cálculo Se modificará automáticamente la apariencia del gráfico.

Menú Gráfico o menú contextual Permite agregar, eliminar o modificar la apariencia de los

componentes del gráfico.

Excel permite modificar todos los aspectos de un gráfico, colores, tamaños de letra,orientación del texto, la posición del título o de la leyenda, etc... Además, Excel crea un vínculoentre el gráfico y los datos correspondientes, de manera que si se modifica algún valor se modificatambién en el gráfico.

3.1.1.- Cómo seleccionar un Gráfico para modificarlo

Antes de realizar cualquier cambio en el diseño o formato del gráfico es necesarioseleccionarlo. Según se trate de un gráfico incrustado o un gráfico en una hoja, se deberá seguirun método u otro.

PARA SELECCIONAR UN GRÁFICO:

GRÁFICOS INCRUSTADOS

Haciendo clic con el ratón en él.

GRÁFICOS EN UNA HOJA

Basta con seleccionar la hoja del gráfico.



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#Un Gráfico Incrustado

Puede seleccionar un gráfico incrustadosituándose en él con el ratón y haciendo clic.

El gráfico estará seleccionado cuando semuestre rodeado con 8 marcadores de tamaño (comoen la figura de la derecha).

Si el gráfico no cabe entero en pantalla (esdemasiado grande), lo podremos situar en una ventanadiferente utilizando la opción Ventana de gráfico delmenú Ver (siempre que el gráfico haya sidoseleccionado). Para volver al modo normal ha de volvera seleccionar la misma opción.

#Un Gráfico en una Hoja

No es necesario seleccionar los gráficos creados en hojas para gráficos, pues se puedenmodificar directamente. Basta con seleccionar la hoja del gráfico.

Si lo desea, para probar lo explicado, use los gráficos creados en el libro Bolsa deBarcelona.xls que debe tener abierto.

3.1.2.- Elementos de un Gráfico

Antes de empezar a explicar cómo se modifica un gráfico se explicarán cuales son suselementos y cuales son sus características. Estas características son distintas según el tipo degráfico.

Los elementos más importantes son: el área de trazado, el título del gráfico, la leyenda,los títulos de los ejes y los ejes (estos últimos no existen en los gráficos de anillos, ni en losgráficos de sectores). En el siguiente gráfico se indican dichos elementos. Si sitúa el cursor en unode los elementos aparecerá un cuadro amarillo con el nombre del elemento señalado.



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Tipo Descripción

Título del gráfico De este elemento se podrá modificar el recuadro, el tipo de letra (tamaño, fuente...), los

colores del texto y del fondo, su contenido, y la alineación del texto dentro del recuadro.

Área de trazado El área de trazado es aquella zona que rodea inmediatamente al gráfico, en los gráficos

de líneas, barras o columnas es la zona que se encuentra dentro de los ejes, para los

gráficos de anillos, sectores o 3D es un rectángulo dentro del cual se dibuja el gráfico. Se

podrá modificar el color y los bordes.

La leyenda La leyenda es el cuadro donde aparecen el nombre de las series. De este elemento se

puede modificar los bordes del cuadro, las fuentes, el color de fondo y el del texto y su

posición respecto al gráfico.

Los ejes En todos los gráficos excepto en los gráficos de anillos y en los gráficos circulares

existen por lo menos 2 ejes, el Eje X y el Eje Y (son ejes principales, pueden existir

también ejes secundarios), y el Eje Z si son gráficos de tipo tridimensional y tienen más

de una serie. En los gráficos de radar el número de ejes dependerá de los datos a analizar.

Los títulos de los ejes Sólo se les puede poner títulos a los ejes de los gráficos que tengan ejes. Estos títulos

suelen ser del tipo: millones, Libros vendidos (miles), etc...

Las series Una serie es un grupo de datos que deben analizarse juntos y que por lo tanto pueden ser

tratados como una unidad. Se pueden representar una o varias series en un mismo

gráfico, excepto en los gráficos circulares y los gráficos de anillos donde sólo se puede

representar una serie. Excel enlaza (crea un vínculo) las series con su representación

gráfica de manera que si se modifican los datos de la hoja se modifica su representación.

En el siguiente ejemplo se mostrará cómo se seleccionan sus distintos elementos.

L Para realizarlo deberá utilizar el libro Bolsa de Barcelona.xls. Y active la barra deherramientas Gráfico si no la tiene ya en pantalla.

L Seleccione un gráfico de los que encontramos en el libro, por ejemplo el que hayen la hoja Gráfico1.

L Vaya seleccionando los elementos del gráfico, pulsando el botón primario del ratónen ellos. Comprobará cómo en la lista Objetos del gráfico en la barra de herramientas Gráfico aparece el nombre que asigna Excel a esaparte del gráfico.

3.1.3.- Mover y dimensionar los Elementos de un Gráfico

Para mover o dimensionar un elemento de un gráfico o un objeto incrustado, esnecesario seleccionarlo previamente.



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PARA MOVER Y DIMENSIONAR UN ELEMENTO:

MOVER

Para mover un elemento, hay que hacer clic en el objeto seleccionado y sin soltar el botón del ratón arrastrarlo hasta la

posición deseada.

DIMENSIONAR

Para modificar el tamaño de un elemento, hay que situar el puntero del ratón en uno de los cuadritos negros que lo

rodean. Si el puntero se transforma en una doble flecha de color negro hay que hacer clic y sin soltar el botón del ratón

colocar el puntero en la posición deseada.

Hasta ahora ha visto cómo se crea un gráfico, cómo se insertan y hasta cómo se modificanlas propiedades de sus elementos. Ahora verá cómo se mueven o se dimensionan algunos de ellos,porque no todos pueden ser redimensionados, como por ejemplo los rótulos y los títulos, tantoel del gráfico, como el de los ejes.

#Modificar el Tamaño

Para poder modificar el tamaño o la posición de un elemento, es necesario seleccionarlopreviamente. Entonces aparecen los marcadores que ya conoce a su alrededor.

Para saber cuales son los elementos a los que se les puede modificar el tamaño, basta conque una vez seleccionados se compruebe si el puntero del ratón cambia al situarse en un cuadritonegro.

L Para comprobar lo explicado, utilice el Gráfico1 y pruebe a cambiar el tamaño detodos los elementos que pueda seleccionar.

#Mover Elementos

Para mover un elemento es necesario seleccionarlo previamente, cuando aparecen loscuadritos negros basta con hacer clic en el elemento y sin soltar el botón del ratón desplazarsehasta la posición que se le quiera asignar.

L Para practicar utilice el mismo gráfico anterior y pruebe a mover todos loselementos que lo forman, finalmente cierre el libro de trabajo sin guardar loscambios realizados.

3.1.4.- Modificar el gráfico desde la hoja de cálculo

Como habrá podido observar, cuando se crea un gráfico incrustado y se selecciona, losdatos que se utilizaron para crear el gráfico aparecen rodeados por unas líneas de colores. Estaslíneas muestran los rangos utilizados para los distintos elementos del gráfico.



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Estas líneas son modificables de manera que podrá alterar el gráfico modificando losrangos utilizados para la creación del gráfico. Pero veámoslo en un ejemplo.

L Vuelva a abrir el libro Bolsa de Barcelona.xls de Mis Documentos.

L En la hoja de datos seleccione el rango B3:D11, seleccione el menú Insertar,Gráfico... para que aparezca el Asistente para gráficos.

L Seleccione uno de Tipo columnas y pulse Siguiente >.

L Asegúrese de que el rango está bien seleccionado y pulse Siguiente >.

L Como Título de gráfico escriba Comparativa IPC, sitúe la Leyenda a la derechadel gráfico y pulse el botón Siguiente >.

L Seleccione Como objeto en y seleccione Finalizar.

El gráfico aparece seleccionado en la hoja de cálculo ocultando una parte de lainformación.

L Desplácelo hasta que quede tal y como muestra la ilustración siguiente. Recuerdeque ha de hacer clic en una zona en blanco del gráfico y manteniendo el botónpulsado ha de desplazar el gráfico a la nueva posición.

Cuando el gráfico permanece seleccionado en la hoja de cálculo aparecen rangos rodeadospor líneas de tres colores diferentes, una verde, una azul y otra violeta. Modificando estos rangosde colores se modifica automáticamente el gráfico. Para ello realice los siguientes pasos.

L Seleccione el gráfico si no lo está ya, para que aparezcan los rangos en colores.

L Sitúe el cursor en la esquina inferior derecha del rango azul, el cursortomará la forma de una flecha negra (ilustración de la derecha).



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L Haga clic con el botón primario y arrástrelo hasta que envuelva la celda D16 (comomuestra la siguiente ilustración). Suelte el botón del ratón y observe como elgráfico se actualiza con el nuevo rango de datos.

Además de modificarse el rango azul, también se ha actualizado el rango violeta. Sihubiéramos desplazado el rango hacia la derecha (en vez de hacia abajo) se hubiera modificadoel rango verde. Como ha podido observar es muy fácil modificar el rango que se utilizó para crearel gráfico.

L Guarde el libro de trabajo, y no lo cierre pues continuará trabajando con él.

3.1.5.- Uso del Asistente para Modificar un Gráfico

Se puede usar el Asistente para gráficos para modificar todos los elementos quecomponen el gráfico, para añadir por ejemplo valores a las series o una serie nueva. Cuando se usael asistente para modificar un gráfico, éste consta de todos los pasos, de manera que se puedenutilizar todas las opciones descritas al crear un gráfico.

Para poder modificar un gráfico con el asistente, en primer lugar hay que seleccionarlo.Si se trata de un gráfico incrustado en la hoja de cálculo, se selecciona haciendo clic con el ratónen él. Si se trata de un gráfico en una hoja para gráficos, bastará con seleccionar la hoja.

Una vez seleccionado el gráfico, ya se puede activar el asistente. Pruebe con estosejemplos:

L Abra el fichero Bolsa de Barcelona.xls (si no lo tiene abierto ya).

L Seleccione el gráfico incrustado de la derecha (haciendo clic en él) y pulse el botónAsistente para gráficos . Aparecerá el paso 1 de 4.

Este cuadro permite modificar el tipo de gráfico que se ha utilizado para la creación delmismo.

L Pulse el botón Siguiente >. Le aparecerá el paso 2 de 4, en el que puedemodificar el rango utilizado para la creación del gráfico.



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L Pulse el botón Siguiente >. Le aparecerá el paso 3 de 4, en el que podrá modificarlos elementos del gráfico.

L Seleccione la ficha Leyenda, desactive la casilla de verificación Mostrar leyendapara indicar que no queremos que aparezca la leyenda en el gráfico.

L Pulse el botón Siguiente >. Le aparecerá el paso 4 de 4, en el que podráseleccionar si quiere el gráfico incrustado o en otra hoja. Dejelo tal y comoaparece y pulse el botón Finalizar.

L Guarde el libro de trabajo, y ciérrelo .

3.1.6.- Insertar Elementos en un Gráfico

Para insertar elementos en un gráfico, previamente será necesario seleccionarlo, si se tratade un gráfico incrustado haciendo clic en él; sino, seleccionando la hoja del gráfico.

PARA INSERTAR ELEMENTOS EN UN GRÁFICO:

MEDIANTE EL MENÚ

Utilizando las opciones del menú Gráfico.

MEDIANTE EL MENÚ CONTEXTUAL

Utilizando las opciones Tipo de gráfico..., Datos de origen..., Opciones de gráfico... y Ubicación... del menúcontextual.

#El Menú Gráfico

El menú Gráfico permite agregar elementos del gráfico queno se hayan puesto o eliminar algunos elementos que existan (seutilizan los mismos cuadros que los utilizados desde el Asistentepara gráficos). Este menú es de tipo dinámico, sólo aparecerácuando se haya seleccionado un gráfico.

Las opciones que aparecen seguidas de puntos suspensivosmuestran un cuadro de diálogo, con el que se puede agregar oeliminar el elemento o los elementos en cuestión.

#El Menú Contextual

El menú contextual, como su mismo nombre indica, es un menúque se adapta al contexto, es decir, que es distinto según la acción que sedesea emprender.



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Su uso es muy sencillo, basta con pulsar el botón secundario del ratón en el objetodeseado. Automáticamente aparece el menú contextual, con todas las opciones del menú quepermitan modificar el objeto seleccionado.

Este menú simplifica notablemente la modificación de los gráficos, pues mediante lapulsación del botón secundario del ratón se obtienen las mismas opciones que se obtienen con losmenús Formato y Gráfico.

Resulta además mucho más cómodo utilizar este menú, pues no es necesario tener quedesplazar el ratón por toda la pantalla, y además aparecen sólo las opciones que se pueden utilizaren referencia al objeto seleccionado.

Verá el uso de este menú utilizándolo en los próximos ejemplos.

Verá que hay una opción que no se puede seleccionar. Corresponde a Vista en 3D.... Estaopción se utilizará con gráficos tridimensionales.

Para comprobar el funcionamiento del resto de las opciones de este menú deberá realizarel siguiente ejemplo. Si no tiene tiempo de terminarlo, guárdelo para poder seguir la próxima vezen el mismo punto donde lo ha dejado.

L Para seguir las próximas explicaciones deberá realizar el siguiente ejemplo. Cierretodos los libros de trabajo que tenga abiertos y abra el libro Frutas deAlmenar.xls que se encuentra almacenado en Mis Documentos. Si no tuviesetiempo de acabarlo en una sola sesión guarde el libro para poder seguir otrodía.

L Primero seleccione el rango A6:E12, con el que generará el gráfico.

L Inserte un gráfico de líneas, sin título, sin títulos en los ejes y con leyenda.Puede incrustar el gráfico en la hoja de cálculo o crearlo en un hoja paragráficos, según lo prefiera.

L Seleccione el gráfico para modificarlo. Recuerde que si se trata de un gráficoincrustado debe de hacer clic en él con el botón primario del ratón, y si se tratade un gráfico en un hoja para gráficos bastará con tener la hoja activa.

#Insertar Títulos

L Ahora seleccione la opción Opciones de gráfico... del menú Gráfico, apareceráel siguiente cuadro de diálogo:



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El cuadro permite insertar o eliminar varios títulos a la vez. Observe que es el mismocuadro que el del paso 3 de 4 del Asistente para gráficos. Ha de escribir el título que quiera enla casilla correspondiente.

L Escriba como título del gráfico VENTA DE FRUTAS 1er SEMESTRE

L Escriba el título del eje X y el título del eje Y, Meses y Toneladas respectivamentey seleccione Aceptar.

#Insertar Líneas de División

L Seleccione ahora la opción Opciones de gráfico... haciendo clic con el botónsecundario sobre el gráfico, y seleccione la ficha Líneas de división. Apareceráen pantalla un cuadro de diálogo parecido al de los títulos.

Se pueden agregar o eliminar líneas de división principales o secundarias para losdistintos ejes, y además se puede realizar cualquier combinación entre ellas. Estas líneas son unelemento más del gráfico, del que se podrá cambiar la escala y el diseño (color, grosor y estilo).

L Active las casillas que quiera y compruebe cómo se insertan las líneascorrespondientes en el gráfico. Deje activadas las Líneas de división



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principales del eje de valores (Y) y el de categorías (X), las Líneas dedivisión secundarias deben estar desactivadas, seleccione Aceptar.

#Insertar Ejes

La ficha Eje de la opción Opciones de gráfico... del menú Gráfico, permite mostrar uocultar los ejes del gráfico. Seleccionando la opción aparece un cuadro parecido a los vistos conanterioridad.

L Regrese al cuadro Opciones de gráfico y seleccione la ficha Eje.

L Active o desactive las casillas y compruebe el efecto que causa en el gráfico.Luego deje el gráfico con los 2 ejes activados (de las opciones del eje X dejeseleccionada la opción Automático) y pulse Aceptar.

#Insertar Rótulos de Datos

La ficha Rótulos de datos del cuadro de diálogo Opciones de gráfico permite incluirdentro del gráfico el valor o el rótulo del eje X, y el valor de la ordenada (Eje Y). Si no seselecciona ninguna serie, los rótulos aparecerán para todas las series del gráfico, en cambio si seutiliza la opción habiendo seleccionado previamente una serie los rótulos de datos sólo seinsertarán para esa serie. Según del tipo de gráfico que se trate se podrán añadir uno u otro tipode rótulos.

L Regrese al cuadro Opciones de gráfico y seleccione la ficha Rótulos de datos.



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L Pruebe a añadir todos los tipos de rótulos que estén permitidos. Luego deje elgráfico sin ningún tipo de rótulos de datos y pulse Aceptar.

L El gráfico deberá tener más o menos el aspecto que se muestra a continuación:

L Guarde el libro de trabajo y no lo cierre, modificará este gráfico en el próximoejemplo.

#Las Líneas de Tendencia

Las líneas de tendencia se usan cuando se representan series estadísticas. Su principalfunción es la de representar curvas estándar (son series lineales). Se pueden insertar líneas detendencia en los gráficos de líneas, áreas, dispersión, columnas y barras. No pueden usarse en losgráficos de 3 dimensiones ni en los de anillos o circulares. Sólo se podrá insertar líneas detendencia en relación a una serie (seleccionando la serie deseada en el mismo cuadro). Parainsertar la líneas de tendencia ha de seleccionar la opción Agregar línea de tendencia... del menúGráfico.



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Las líneas de tendencia se tratan de la misma forma que una serie normal, de manera queaparecen en la leyenda. Mediante la ficha Opciones se puede modificar entre otras cosas el textoque aparecerá en la leyenda. Si desea obtener más información sobre las opciones de este ocualquier otro cuadro no dude en consultar la ayuda de Excel usando el botón de ayuda incluidoen las barras de Título.

Cuando se modifica el formato de una línea de tendencia aparece además el cuadro dediálogo Diseño, que permite modificar el aspecto de la línea de tendencia. Este cuadro es muyparecido al cuadro Diseño que aparece cuando se modifica una serie de un gráfico de líneas.

#Las Barras de Error

Las barras de error aparecen en el gráfico y expresan un margen de error o unaincertidumbre. Se da en muchos campos que se estime que los valores de una serie no son deltodo ciertos. Las barras de error se usarán para representar esa incertidumbre. Sólo se podráninsertar barras de error en relación a una serie, y en los gráficos que lo admitan, es decir, los delíneas, columnas, etc.



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Por ejemplo, se pueden usar para representar los resultados de unas elecciones antes deque se haya realizado el 100% del escrutinio.

L Si no lo tiene en pantalla, abra el libro Frutas de Almenar.xls para modificar elgráfico de líneas que creó en el ejemplo anterior.

L Seleccione la serie de las Manzanas (deberá comprobar con ayuda de la leyendaa qué línea corresponde, si sitúa el cursor en la serie aparecerá un cuadro deayuda con el nombre) con el botón secundario del ratón. En el menú contextualseleccione Formato de serie de datos.... Aparecen las fichas de formato.

L Seleccione la ficha Barras de error Y.

En el caso que nos ocupa (las manzanas) simularemos una incertidumbre del 10% puesfaltan datos de un distribuidor.

L Seleccione las barras Por exceso, luego en Porcentaje escriba 10 y Aceptar.

L Para ver mejor los cambios efectuados, desactive las Líneas de divisiónprincipales que corresponden al Eje de categorías (X) de la ficha Líneas dedivisión de la opción Opciones de gráfico..., que activó con anterioridad.

L Guarde el libro de trabajo.

3.1.7.- Modificar los Elementos de un Gráfico

Para modificar cualquier elemento de un gráfico hay que seleccionar el objeto, y luego:



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PARA MODIFICAR LOS ELEMENTOS DE UN GRÁFICO:

MEDIANTE LOS MENÚS

Utilizar los menús o el ratón para activar las fichas de formato de cada elemento.

MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO

Utilizar los botones de la barra de herramientas Formato para modificar ciertos aspectos de los elementos.

Para modificar o dar formato a un elemento del gráfico se pueden usar los botones de lasbarras de herramientas o se pueden usar las opciones de los menús. Es más completo el uso de losmenús pues las opciones son mucho más concretas y precisas.

#Menú Formato

Este menú permite modificar el formato de cada elemento del gráfico, ya sean las series,el área de trazado, los ejes, etc... Por ejemplo, para el título del gráfico y los títulos de los ejesse puede modificar la fuente, los colores y los bordes.

La opción Área del gráfico seleccionada... permite modificar la parte del gráfico que seencuentra seleccionada en este preciso momento.

Además de la opción del menú Formato también se utilizarán las opciones que se hanutilizado del menú Gráfico, como Tipo de gráfico..., Datos de origen... y Vista en 3D....

Para poder modificar las características de un elemento de un gráfico primero hay queseleccionarlo. Para ello debe pulsar el botón primario con el puntero situado en el elemento.También puede usar el teclado, una vez ya está seleccionado el gráfico, con lacombinación <Control>+<Flecha derecha> o <Control>+<Flecha izquierda>.

#Objeto Seleccionado...

De todas estas opciones cabe destacar la primera, Objeto seleccionado.... Esta es laopción que permite modificar el formato del elemento seleccionado. La modificación del formatose hace mediante un cuadro de diálogo compuesto por fichas.

Según el elemento que esté seleccionado, el nombre de la opción puede ser distinto. Porejemplo, si está seleccionado el título del gráfico, la opción Objeto seleccionado... será Títulodel gráfico seleccionado....



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PARA ACTIVAR LAS FICHAS DE FORMATO:

MEDIANTE LOS MENÚS

Seleccionando el elemento con el ratón y luego usando la opción Elemento seleccionado... del menú Formato.


Seleccionando el elemento y usando el menú contextual.

MEDIANTE EL RATÓN

Haciendo doble clic con el botón primario del ratón en el elemento que se desea modificar.

MEDIANTE EL TECLADO

Seleccionando el elemento y pulsando <Control>+<1>.

Se obtiene el mismo efecto (modificar el formato de un elemento) pulsando las teclas<Control>+<1> o haciendo doble clic con el ratón en el elemento a modificar.

#Tipo de Gráfico...

Esta opción del menú Gráfico permite modificar el tipo de gráfico. También puede usarseesta opción para modificar el tipo de una serie y así generar un gráfico combinado. No se puedencombinar gráficos de sectores o anillos, ni gráficos de 3 dimensiones. Es el mismo cuadro que elpaso 1 de 4 del asistente para gráficos.

El cuadro permite escoger el ámbito de aplicación de las modificaciones del tipo de gráficoque puede ser la serie seleccionada, un grupo de series o todo el gráfico (es la opción que se usapara combinar gráficos). Realice el siguiente ejemplo para probar el funcionamiento de este cuadrode diálogo.



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L Primero creará un gráfico combinado y luego se modificará el formato de algunode sus elementos. Para realizar el ejercicio debe usar el libro Frutas deAlmenar.xls (ábralo si no lo tiene abierto ya).

L En primer lugar deberá crear un gráfico nuevo en una hoja nueva (seleccionar Enuna hoja nueva en el paso 4 de 4). Para generar el gráfico use el rangoA6:E12, deberá ser de columnas y con leyenda.

L Ponga el título que quiera y si lo desea póngale títulos a los ejes. A la hoja delgráfico póngale el siguiente nombre: Gráfico combinado.

El gráfico deberá tener un aspecto parecido al siguiente:

L Seleccione una columna que corresponda a las Manzanas (fíjese en el color quele corresponde en la leyenda), verá como en todas las columnas de la serieaparece un cuadrito negro en el centro.

L Seleccione la opción Tipo de gráfico... del menú Gráfico, aparecerá el cuadro dediálogo visto anteriormente.

L Sin cambiar nada más escoja el tipo de gráfico Líneas y seleccione Aceptar. Veráque en el gráfico aparece, superpuesta a las columnas, una línea. Fíjese quela leyenda se ha adaptado a este cambio y muestra cual es la serie queaparece en forma de línea.

L Vuelva a seleccionar la misma serie y luego la misma opción (Tipo de gráfico...).Fíjese en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo:

La opción Aplicar a la selección permitirá que los cambios quese hagan sólo afecten a la serie seleccionada (está opción es la queaparece por defecto y la que deberá utilizar).



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L Cierre el cuadro de diálogo Tipo de gráfico (pulsando el botón Cancelar) y sigalas instrucciones que se indican a continuación:

L Seleccione la serie que corresponde a las Manzanas, y seleccione la opción Datosde origen... del menú Gráfico. Allí seleccione la ficha Serie, esta ficha permitemodificar el rango del que se toman los datos para representar la serie.

En la casilla Nombre aparece la celda donde se encuentra el nombre de la serie, es el queaparece en la leyenda. En esta casilla se puede escribir texto, en vez de poner una referencia a unacelda.

La casilla Valores contiene la referencia al rango donde se encuentran los datos.

L Modifique la casilla Nombre, eliminando su contenido y escribiendo la palabraAlbaricoques. Seleccione el botón Aceptar, comprobará que en la leyendadonde antes ponía Manzanas ahora pone Albaricoques.

L Es muy posible que la palabra Albaricoques aparezca cortada en dos o nomuestre en su totalidad la información, para remediarlo es necesario modificarel tamaño de la leyenda.

L Seleccione la leyenda (haga clic con el botón primario del ratónen ella), aparecerá seleccionada con los marcadores. Hagaclic en el cuadro del centro del lado izquierdo y sin soltarlodesplace el ratón hacia la izquierda, cuando suelte el botónla leyenda tomará el tamaño nuevo. Repita la operación conel mismo cuadrito o con otros hasta que la leyenda tome la apariencia deseada.

A continuación se utilizará el menú Formato para modificar el formato de las seriesseleccionadas y los demás elementos del gráfico.

L Seleccione cualquiera de las series de tipo columnas y seleccione la opción Seriede datos seleccionada... del menú Formato (recuerde que se obtiene elmismo efecto pulsando las teclas <Control>+<1> o haciendo doble clic con elbotón primario del ratón). Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:



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Este cuadro de diálogo está compuesto por fichas. Algunas de estas fichas son muyparecidas a las que vio en el capítulo correspondiente al formato de las celdas.

L Seleccione la ficha Tramas. Cabe destacar la casilla Invertir si es negativo queinvierte los colores del primer plano y del fondo de una serie de datos cuandoel valor representado es negativo (gráfico de barras, de columnas o circular).

L Salga de este cuadro de diálogo pulsando el botón Cancelar.

L Seleccione una columna, por ejemplo la correspondiente a las fresas y haga dobleclic en ella, aparecerán de nuevo las fichas que ha visto antes. SeleccioneRótulos de datos.

Esta ficha permite insertar rótulos en el gráfico. Un rótulo es texto (pueden ser números)que aparece en el gráfico de forma que hace más fácil la interpretación de los datos que semuestran. Se puede utilizar también la ficha Rótulos de datos de la opción Opciones de gráfico...del menú Gráfico para agregar o eliminar los rótulos. Las opciones que en este momento no sepueden seleccionar corresponden a gráficos de anillos o sectores.

L Active la opción Valor y pulse el botón Aceptar. Aparece en el gráficoel valor que representan las columnas de Fresas.



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L Seleccione ahora una columna que corresponda a las Peras, inserte losrótulos de datos que muestran las categorías (el valor de lasabscisas). Aparece en el gráfico el mes a que corresponde cadagrupo de columnas.

L Guarde el libro de trabajo pero no lo cierre, pues seguiremos trabajando.

3.1.8.- Eliminar Elementos de un Gráfico

Algunos elementos que "sobran" se pueden eliminar utilizando la misma opción del menúque se utiliza para insertarlos. La forma más sencilla de hacerlo y que sirve para todos loselementos, es seleccionando el elemento u objeto que se quiere borrar y pulsar la tecla <Supr>.

PARA ELIMINAR UN ELEMENTO DE UN GRÁFICO:

MEDIANTE LOS MENÚS

Seleccionando el elemento u objeto y utilizando la opción Borrar del menú Edición.


Seleccionando el elemento u objeto y utilizando la opción Borrar del menú contextual.

MEDIANTE EL TECLADO

Seleccionando el elemento u objeto y pulsar la tecla <Supr>.

L Seleccione la hoja Gráfico combinado que creó anteriormente.

L Seleccione el área de trazado y pulse la tecla <Supr>, verá como desaparece elárea.

L Ahora eliminará una serie del gráfico, concretamente la correspondiente a lasCerezas. Seleccione una columna y use la subopción Serie dentro de la opciónBorrar del menú Edición. La serie entera desaparecerá.

L Cierre el libro de trabajo, sin guardar los cambios realizados.

3.2 - GRÁFICOS DE 3 DIMENSIONES

Los gráficos de 3 dimensiones tienen los mismos elementos que los de 2 dimensiones,aunque sin embargo incorporan nuevas propiedades para, por ejemplo, determinar su disposiciónen el espacio.



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Una de las propiedades más importantes es la posición desde la que se ve el gráfico (opunto de vista), es decir, la posibilidad de cambiar la orientación del gráfico y girarlo de maneraque se pueda observar desde abajo, desde arriba, desde atrás, etc...

No se pueden combinar gráficos de 3 dimensiones, es decir y a modo de ejemplo, en unmismo gráfico no podrán representarse simultáneamente un grupo de series de tipo columnas 3-Dcon otro grupo de series de líneas 3-D, ni tampoco se podrán combinar gráficos 2D con 3D.

3.2.1.- Elementos de un Gráfico 3-D

#Planos Laterales - Plano Inferior

Los planos laterales son los paneles que rodean al gráfico, uno de fondo y otro en ellateral izquierdo. Estos paneles le dan en parte al gráfico su apariencia de 3 dimensiones, y enalgunos casos permiten al observar el gráfico, reconocer en que posición se encuentra.

El plano inferior es el plano de debajo del gráfico. Igual que los planos laterales le danparte de su apariencia de 3-D al gráfico.

El formato de todos los planos es el mismo que el del área de trazado. Se puede modificarsu diseño, color y bordes. No existen planos laterales ni plano inferior en los gráficos circulares3-D.

#El Eje 3

Al crear un gráfico de 3 dimensiones aparece un nuevo eje o una nueva dimensión (en 2-D2 ejes, en 3-D 3 ejes). A este nuevo eje le denominaremos Eje 3, aunque en realidad se trata delque hasta ahora conocíamos como Eje Y. Es decir, en 3-D, el Eje X es el de las abscisas, el EjeZ es el de las ordenadas, y el Eje Y es el de las series.

No existe Eje Z en los gráficos circulares 3-D.



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3.2.2.- Modificar el Aspecto Tridimensional de un Gráfico 3-D

PARA MODIFICAR LA PRESENTACIÓN DE LOS GRÁFICOS 3-D:

MEDIANTE LOS MENÚS

Opción Vista en 3D... del menú Gráfico.Ficha Opciones, de la opción Serie de datos seleccionada... del menú

Formato.


Opción Vista en 3D... del menú contextual.Ficha Opciones, de la opción Formato de serie de datos del menú

contextual.

MEDIANTE EL RATÓN

Seleccionando las Esquinas de los planos del gráfico, y arrastrando una de ellas hasta la posición deseada.

#Opciones del Tipo de Gráfico

Las opciones del tipo de gráfico se seleccionan en la ficha Opciones del formato de laserie.

Se pueden activar esas fichas de la siguiente forma.

Una es utilizando la opción Serie de datos seleccionada... del menú Formato o del menúcontextual la opción Formato de serie de datos.... Aparecerá un cuadro de diálogo con fichas,entre las cuales podrá encontrar la denominada ficha Opciones.

#Vista en 3D...

La opción Vista en 3D... controla los ángulos de los ejes en los gráficos de 3 dimensiones.Podríamos imaginar que el gráfico se encuentra dentro de un cubo, y que mediante esta opciónnos es posible modificar la elevación, la perspectiva, y el giro de ese cubo. Se modifica por tanto



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la posición del gráfico respecto al punto desde donde se mira. Cada uno de estos parámetrospueden ser modificados cambiando el valor de la casilla correspondiente o usando los botonescorrespondientes.

! La elevación corresponde a realizar un movimiento vertical con respecto al gráfico, de

manera que se determina la altura desde donde se observa dicho gráfico. Los

valores pueden oscilar entre -90 y 90 grados para los gráficos de columnas 3D y

los de líneas 3D. El valor 0 corresponde a la máxima altura del gráfico y a la vista

desde el centro.

! La perspectiva corresponde a la profundidad del gráfico. No puede modificarse la

perspectiva en los gráficos de barras 3D, ni en los circulares. En el resto de

gráficos sólo se podrá modificar si la casilla Ejes en ángulo recto está

desactivada.

! El giro controla la rotación del gráfico entorno al eje vertical, de manera que el gráfico

gira lateralmente. Los valores que puede adoptar oscilan entre los 0 y 360 grados.

El valor 180 muestra el gráfico desde atrás.

! El alto del gráfico es la relación entre la longitud de la base y la altura del gráfico. Por

defecto esta relación es del 100%. Aumentando este valor se aumentará la altura

del gráfico, convirtiéndose en un gráfico más largo y más estrecho.

Activando la casilla Ejes en ángulo recto, se consigue que el eje de las abscisas y el ejede ordenadas se crucen en ángulo recto. Con esta opción activada no puede modificarsela perspectiva.

En los siguientes ejemplos se pondrá en práctica todo lo explicado:

L Abra el libro Cálculos automáticos.xls de Mis Documentos.

L En la hoja Ventas seleccione el rango A6:F11, y cree un gráfico en una hoja nuevadel tipo columnas 3-D (la única opción de la tercera fila del apartado Subtipode gráfico). Escriba como título VENTAS del 18 al 22 de SEPTIEMBRE. No leponga leyenda, ni tampoco títulos en los ejes. Aproximadamente podrá tenereste aspecto:



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L Seleccione una de las series y seleccione la opción Serie de datos seleccionadadel menú Formato.

L Seleccione la ficha Orden de las series. Seleccione la serie Sillas verdes en elcuadro Orden de las series.

L Pulse el botón Bajar hasta que el nombre de la serie se coloque en la penúltimaposición de la lista. Compruebe que en el gráfico de muestra, la serie aparezcaahora en la parte más posterior. Finalmente, pulse el botón Aceptar.

El gráfico habrá tomado aproximadamente el siguiente aspecto:

El gráfico resulta ahora mucho más claro, aunque aún hay alguna columna que no semuestra en su totalidad. Para remediarlo, veremos a continuación cómo se puede hacer girar elgráfico usando la denominada Vista en 3D.



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L Active la Vista en 3D... (menú Gráfico o menú contextual). Modifique el Giro conel valor 13. Modifique la Elevación con el valor 20. Observe los efectos de loscambios que se van realizando. Finalmente, pulse el botón Aceptar.

L Para practicar con la Vista en 3D, vuelva a modificar la elevación y la perspectiva,observando los resultados obtenidos. Cuando finalice cada una de lasmodificaciones, pulse el botón Predeterminado si es que desea devolver algráfico su apariencia original.

L Elimine este gráfico, a continuación crearemos uno nuevo.

L Cree un gráfico incrustado debajo de los datos de la hoja de cálculo, utilizando lasventas semanales, (no las totales). La hoja deberá adoptar un aspecto similaral mostrado en la siguiente ilustración:

L Seleccione una de las series, seleccione la opción Serie de datos seleccionada...del menú Formato.

L Seleccione la ficha Opciones.

Ahora modificará los valores de profundidad y ancho del intervalo y de profundidaddel gráfico. Mientras vaya modificando los valores se irán mostrando los cambios en el gráficode muestra que aparece en la ficha. Si no puede apreciar los cambios seleccione Aceptar cada vezque introduzca un nuevo valor. Los valores que debe introducir son los siguientes:

L Profundidad del rango: 60; Ancho del rango: 100; Profundidad del gráfico: 360.

L Una vez haya comprobado el efecto de estos nuevos valores, guarde y cierre el libro de trabajo.



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3.3 - EJERCICIOS


3.3.1.- Venta de muebles

L Abra el libro Cálculos automáticos.xls de Mis Documentos, y observe los datosde la hoja Ventas. Deberá generar nuevos gráficos como los siguientes, queayuden a interpretar más fácilmente la información que proporciona dicha hoja.



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L Cuando considere terminado el ejercicio, saque una copia impresa de cada uno de

los gráficos que ha generado, y para acabar, cierre el libro de trabajoguardando los cambios efectuados.


L Abra el libro Pizza-Jat.xls de Mis Documentos, y observe la Hoja1. Al igual queen el ejercicio anterior, genere gráficos similares a los siguientes:



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L Guarde y cierre el libro de trabajo cuando considere acabado el ejercicio.

EXCEL 2003 4 - Imágenes y Dibujos en Excel Nivel Avanzado V.1


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4IMÁGENES Y DIBUJOS

EN EXCEL

En ocasiones puede interesar incluir en una hoja de cálculo imágenes como por ejemplocírculos, cuadros, líneas, flechas, fotos, etc. Esto permite resaltar determinados datos de unahoja, haciéndolos más visibles, o simplemente, enfatizarlos a nuestro gusto.

Estos elementos gráficos en realidad no forman parte de la hoja, sino que se insertan enuna capa transparente colocada sobre la hoja de cálculo original. Es por esto que su disposiciónen la hoja es francamente flexible, no teniendo así que estar ligados a una celda concreta. En estesentido, un elemento gráfico es como un gráfico incrustado.

4.1 - INSERTAR IMÁGENES

Excel permite incluir o mostrar imágenes en sus hojas de cálculo, mejorando asínotablemente la presentación de éstas. Las imágenes son tratadas por Excel como un objeto, detal forma que la modificación del tamaño u otros aspectos se realizará también mediante un cuadrode fichas, semejante a los que ya conoce.

Hay dos tipos de imágenes, las Imágenes prediseñadas que son un tipo de imágenes quevienen con el propio programa o introducir las imágenes desde el disco, que serán imágenes ajenasal programa.

Se pueden utilizar distintos métodos para incorporar imágenes en las hojas de cálculo. Seutilizará uno u otro según de donde provengan.

4.1.1.- Insertar imagen del Disco

Se incorporan imágenes del disco utilizando la opción Imagen... del menú Insertar. Exceles capaz de reconocer un gran número de formatos gráficos, es decir, capaz de trabajar con ungran número de tipos de imágenes.

La subopción Desde archivo... de la opción Imagen del menú Insertar permitiráintroducir las imágenes ajenas al programa, y la subopción Imágenes prediseñadas... de la mismaopción permitirá insertar las imágenes prediseñadas, estas últimas imágenes sólo pueden usarsedesde una hoja de cálculo, puesto que la subopción desaparece del menú cuando se estátrabajando en una hoja de gráficos.

Las imágenes a insertar con la subopción Desde archivo... en la hoja tienen que estaralmacenadas en archivos gráficos, cuyo formato ha de coincidir con alguno de los reconocidos porExcel. En general, Excel trabaja con la mayoría de los formatos gráficos del mercado (PCX, TIF,



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DXF, WMF, BMP, entre otros), por lo que, también en general, podremos incluir cualquier tipode imagen en las hojas de cálculo.

L Abra el libro Empresa Ladera.xls, que se encuentra en Mis Documentos.

L Sitúese en la celda F2 y seleccione la subopción Desde archivo... de la opciónImagen del menú Insertar. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que deberáseleccionar la carpeta Mis Documentos y una vez seleccionado, quedará dela siguiente manera.

Este cuadro es muy similar al utilizado para abrir un libro de trabajo. En este caso, permiteademás ver la imagen del archivo incluso antes de insertarlo en la hoja.

L Seleccione el fichero gráfico Monedas.jpg, y pulse el botón Insertar.

La imagen se insertará en la hoja con su tamaño original, tal y como habrá podidocomprobar.

La imagen incrustada, al igual que los gráficos incrustados, es tratada como un objeto, detal forma, y como ya se ha hecho, nos será posible modificar las propiedades que lo caracterizan.Para hacerlo, basta con seleccionar la imagen haciendo doble clic en ella, o bien seleccionándolay usando después la opción Imagen... del menú Formato.

L Haga doble clic sobre la imagen Monedas que acabamos de insertar.



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Aparecerá un cuadro de diálogo con una serie de fichas que van a permitir modificar tantoel tamaño de la imagen como el aspecto que presente en la hoja de cálculo. Las fichas son lassiguientes.

#Ficha Colores y líneas

Desde esta ficha podrá modificar el aspecto de la imagen.

L Seleccione la ficha Colores y líneas, si no la tiene ya seleccionada.

L Despliegue la lista Color del apartado Relleno y seleccione Sin relleno, tal comoaparece, ya que esta imagen no tiene fondo.

L Despliegue la lista Color del apartado Línea y seleccione el color Azul, éste seráel color de la línea del borde, el resto de listas de este apartado permitenmodificar el tipo de línea del borde.

.

#Ficha Tamaño

Desde esta ficha se puede modificar el tamaño que ha de tener la imagen, el tamaño sepuede indicar en centímetros en el apartado Tamaño y rotación o en porcentaje de escala enel apartado Escala. El botón Restablecer devuelve a la imagen el tamaño original.



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#Ficha Imagen

Permitirá modificar la aparición de la imagen en el cuadro. Es decir, que se podrá indicarque no se quiere ver toda la imagen sino una parte de ella, recortando zonas de la imagen. Elapartado Recortar permitirá indicar cuantos centímetros no se muestran de la imagen por cadauno de sus costados.

El apartado Control de imagen permite modificar las propiedades de los colores de laimagen. Las opciones de Brillo y Contraste son como los botones de una televisión, pero sólopara esa imagen. La lista Color permite seleccionar diferentes combinaciones de colores para laimagen.

Las dos fichas son las mismas que ya vio cuando se vieron las opciones de los gráficos, siselecciona las fichas podrá observar que la ficha Propiedades y Proteger son las mismas que lasque mostraban las propiedades de los gráficos.

L Seleccione ahora la ficha Web.



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#Ficha Web

Esta opción permite que mostrar un texto a la imagen cuando nos situamos con el ratónencima de ella. Pero esta opción, simplemente es válida cuando guardamos el documento comoPágina Web, y es publicada.

Para visualizar el texto en internet, debemos escribir el comentario en la casilla textoalternativo.

L Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro Formato de imagen.

También hay una barra de herramientas desde la cual se puede hacer lo mismo que desdeesta ficha. Es la barra de herramientas Imagen.

Este botón... se utiliza para...

Insertar imagen desde archivo Permite introducir una nueva imagen desde un archivo, realiza lo

mismo que la subopción Desde archivo... de la opción Imagen del

menú Insertar.

Control de color

Permite modificar la presentación de la imagen, es decir si la muestra

tal y como es, si la muestra en blanco y negro, en escala de grises o

como una imagen de bajo contraste.

Más contraste Aumenta el contraste de la imagen.

Menos contraste Disminuye el contraste de la imagen.




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Más brillo Aumenta el brillo de la imagen.

Menos brillo Disminuye el brillo de la imagen.

Recortar Permite recortar la imagen, para solo mostrar una parte de la misma.

Girar 90º a la izquierda Permite voltear la imagen 90º hacia la izquierda.

Estilo de línea Permite modificar el estilo de la línea del borde de la imagen.

Comprimir imágenes Permite reducir el tamaño de la imagen en el disco, mediante la

reducción de calidad de la misma.

Formato de imagen Hace aparecer el cuadro de diálogo Formato de imagen, con la ficha

Imagen seleccionada.

Definir color transparente Permite definir un color como transparente (que no oculta lo que hay

debajo) en algunos tipos de imágenes.

Restablecer imagen Devuelve a la imagen los valores iniciales.

Desde esta barra de herramientas puede realizar las mismas modificaciones que desde elcuadro anterior (Formato de imagen).

L Pruebe los diferentes botones de la barra de herramientas para comprobar cómose modifica la imagen, cuando termine pulse el botón Restablecer imagen para devolver la imagen a los valores originales.

L Finalmente, guarde y cierre el libro de trabajo.

L Abra el libro VideoClub Studio3000.xls, de Mis Documentos.

L Seleccione la hoja Ficha, y seleccione la subopción Desde archivo de la opciónImagen del menú Insertar.

L Haga doble clic en el archivo 52645585H.jpg que contiene la imagen con lafotografía de la carpeta Mis Documentos.

L Coloque la foto en la zona naranja de la sección foto, tal y como se muestra acontinuación.



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L Ahora, guarde el libro de trabajo, pero no lo cierre, pues seguiremostrabajando con él.

4.1.2.- Insertar imagen prediseñadas

Éstas son las opciones que se han de utilizar para insertar una imagen desde un archivo deldisco, a continuación veremos las opciones necesarias para insertar una imagen prediseñada.

L Seleccione en el menú Insertar, Imagen, Imágenes prediseñadas.... Se activaráel panel de tareas Imágenes prediseñadas.

L Ahora haga clic en Buscar en:, se abrirá una lista con laubicación de las imágenes que queremos insertar. Dejeseleccionada solamente Colecciones de Office.

L Seguidamente pulse sobre el símbolo de más (+) que se encuentra en la izquierday ahora seleccione Edificios.

L Haga clic ahora en Los resultados deben ser y dejeactivada solamente la opción de Imagenes.



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L En la casilla Buscar escriba apartamentos y haga clic en el botón Buscar.Seleccione la imagen que aparece. De esta forma la añadimos a la hoja,

La imagen aparece en la hoja de cálculo, la puede tratar como al resto de imágenes y losgráficos. La opción Imagen... del menú Formato muestra el mismo cuadro que para las imágenesque vio anteriormente.

L Haga doble clic sobre la imagen que acabamos de insertar, seleccione la fichaTamaño, en el apartado Escala modifique el valor de la casilla Alto al valor50%, el valor de Ancho se modificará de manera automática. Pulse Aceptar.

L Desplácela a la derecha del titulo VideoClub Studio3000de manera que no oculte la información de la hoja.

L Por último, guarde el libro de trabajo y ciérrelo .

4.1.3.- Insertar imagen como encabezado o pié de página

Como hemos visto en capítulos anteriores, desde el cuadro de diálogo Encabezado,podemos añadir nuestro texto propio, o utilizar los botones para introducir, el número de hoja,la fecha, etc.. Pero Excel también ofrece la posibilidad de incorporar una imagen como podría serun logotipo de una empresa u otras imágenes que nos interesen.

En este ejercicio, creará un encabezado para un informe. Añadiendo una imagen desde unarchivo en el encabezado.

L En la barra de herramientas Estándar, mediante el botón Abrir abra el ficheroInforme web.xls. Aparecerá la siguiente documento:



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L Seleccione Encabezado y pie de página del menú Ver.

L Haga clic en el botón Personalizar Encabezado.... A continuación haga clic encualquier parte de la sección central. Seguidamente pulse el botón de insertarimagen . Seleccione el archivo llamado Web de Mis Documentos.

Ahora en la sección central debería aparecer el siguiente texto: "&[Imagen]"

L Acepte el cuadro de Encabezado.

L Ahora haga clic en el botón Vista preliminar.



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L Por último imprima el documento y ciérrelo guardando los cambios.

4.2 - BARRA DE HERRAMIENTAS DIBUJO

Excel incorpora una herramienta que permite incluir fácilmente elementos gráficos en unahoja de cálculo. Dicha herramienta recibe el nombre de barra de herramientas Dibujo.

Cada uno de los botones que componen la Barra de herramientas Dibujo, realiza unafunción concreta con respecto a los elementos gráficos que se pueden incluir en una hoja decálculo.

Los botones que aparecen en la primera fila de la barra, sirven para incluir en la hoja loselementos gráficos que representan, como por ejemplo líneas, cuadros, círculos, etc.

Los botones de la segunda fila de la barra sirven para establecer determinados formatosy aspectos de las imagenes que se incluyan en la hoja.



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Seleccionar objetos Activar el modo para designar entidades de dibujo.

Línea Dibujar una línea.

Flecha Dibujar una flecha.

Rectángulo Dibujar un rectángulo.

Elipse Dibujar una elipse.

Cuadro de texto Dibujar un cuadro de texto para escribir en su interior.

Insertar WordArt Inserta texto con formas especiales.

Insertar Diagrama u OrganigramaInserta un diagrama u organigrama sobre una organización.

Insertar imagen prediseñada Inserta una imagen ya creado por Excel.

Insertar imagen desde archivo Inserta una imagen a partir de un archivo nuestro.

Color de relleno Cambiar el color de fondo de los objetos seleccionados.

Color de línea Cambiar el color de las líneas de los objetos seleccionados.

Color de fuente Cambiar el color de las letras de los objetos seleccionados.

Estilo de línea Cambiar el estilo de línea de los objetos seleccionados.

Estilo de guión Cambiar el tipo de línea de los objetos seleccionados.

Estilo de flecha Cambiar el estilo de flecha de los objetos seleccionados.

Sombra Dar un efecto de sombra al objeto seleccionado.

3D Dar un efecto 3d al objeto seleccionado.

L Cree una nueva hoja en blanco, haciendo clic en Nuevo, . Ahora pulse el botónDibujo de la barra de herramientas Estándar para abrir la barra deherramientas Dibujo y manténgala en pantalla para poder poner en práctica loque se vaya explicando.



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L Si cuando activó la Barra de herramientas Dibujo ésta quedó en mitad de la hojallévela encima de barra de estado, para ello haga doble clic en su barra de títulopara que quede como a continuación:

4.3 - TRABAJAR CON DIBUJOS

En este apartado aprenderemos a manejar la barra de herramientas Dibujo en su esencia,y además poder practicar un poco con estos dibujos, en cuanto a su tratamiento, modificaciones,etc.

4.3.1.- Insertar dibujos

PARA LA INSERCIÓN DE OBJETOS GRÁFICOS:

MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS DIBUJO

Para insertar nuevos objetos gráficos en la hoja, se ha de hacer clic en el botón que representa dicho elemento gráfico,

y posteriormente seleccionar el área de la hoja donde se desea incluir.

Realizaremos ejemplos en los que se incluirán en su hoja elementos de varios tipos. Sigalos pasos que se le indiquen.

L Escriba los siguientes títulos en la hoja y céntrelos:

Cuando selecciona un botón de dibujo y arrastra el ratón, podrá observar como el tamañoy la forma del objeto va cambiando en función de donde lo tengamos situado. Cuando considereadecuada la forma del objeto gráfico, suelte el botón que mantenía pulsado y observará como elelemento gráfico se habrá plasmado definitivamente en su hoja.

L Haga clic en el botón Línea de la barra de herramientas Dibujo, el punterodebió transformarse adoptando esta forma +, haga clic en el medio de la celda



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B4, arrastre hasta el borde izquierdo de la celda B10 y suelte el botón del ratón,tal y como muestra la siguiente ilustración:

Si al dibujar una línea mantiene pulsada <Mayús>, se dibujará en ángulo recto odiagonales.

L Ahora seleccione el botón Rectángulo y haga clic en el borde izquierdo de lacelda D4, y arrastre hasta el borde derecho de la celda D6, tal y como muestrala siguiente ilustración:

Si al dibujar un rectángulo, mantiene pulsada la tecla <Mayús>, se dibujarán cuadrados.

L Dibuje el cuadrado de la siguiente ilustración:

Si con el botón Rectángulo podemos dibujar cuadrados perfectos, con el botón

Elipse podemos dibujar Círculos, empleando para ello el método de mantener pulsada la tecla<Mayús>.

L Termine estos dibujos:



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L Ahora seleccione el botón Flecha y haga clic en el borde izquierdo de la celdaD4 y arrastre hasta el borde derecho de la celda L10, tal y como muestra lasiguiente ilustración:

Insertaremos ahora un cuadro de texto.

L Seleccione ahora el botón Cuadro de texto de la barra de herramientasDibujo, y haga clic en la mitad de la casilla E11.

L Escriba “Formas, figuras y texto en Excel”. Luego haga clic en el borde que seha creado para seleccionar el objeto.

L Ahora pondremos un borde y el fondo blanco. Para ello seleccione el botón deEstilo de línea , escoja 1pto y a continuación el botón de Color de relleno,y escoja el color blanco.

L Debe aparece algo parecido a esto:

L Guarde el libro con el nombre Dibujos pero no lo cierre, pues seguiremostrabajando con él.



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4.3.2.- Modificar el aspecto de los dibujos

Son tres los aspectos básicos que se pueden cambiar de un elemento gráfico: cambiar suforma y tamaño, cambiar su color y por último añadirle sombreado.

PARA MODIFICAR EL ASPECTO DE LOS ELEM. GRÁFICOS:

MODIFICAR LA FORMA DE ELEMENTOS GRÁFICOS

Seleccionarlo y arrastrar alguna de las marcas que aparecen en sus vértices y extremos.

MODIFICAR LAS LÍNEAS DE LOS BORDES

Seleccionarlo y utilizar las herramientas de modificación de las líneas, Estilos de línea , Estilo de guión y

Estilo de flecha de la Barra de herramientas Dibujo y en ellos seleccionar la opción deseada.

MODIFICAR EL COLOR

Seleccionarlo, a continuación desplegar la paleta Color de relleno o la paleta Color de línea de la barra de

herramientas Dibujo y en ellas seleccionar el color deseado.

SOMBREAR UN OBJETO GRÁFICO

Seleccionarlo, hacer clic en el botón Sombra y seleccionar el tipo de sombra deseada.

EFECTOS TRIDIMENSIONALES

Seleccionarlo, hacer clic en el botón 3D y seleccionar el tipo de efecto deseado.

L Seleccione la línea que tiene dibujada y arrastre primero el extremo superior hastala izquierda de la celda B4, ahora arrastre el extremo inferior hasta la derechade la celda B10. De esta manera habrá cambiado su posición y su tamaño. Suhoja debe tener aproximadamente el siguiente aspecto:

Cambiaremos ahora a modo de ejemplo tanto el color como las líneas del rectángulo.

L Seleccione el rectángulo haciendo clic en él.

L Despliegue ahora la paleta Color de relleno y seleccione el color verde.



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L Asigne los siguientes colores de relleno. Al cuadrado asígnele el color azul. A laelipse, el color turquesa. Al círculo, el color amarillo.

L Asígnele al cuadro de texto el mismo color que al círculo.

Para eliminar el color basta con seleccionar el objeto y aplicar el color Sin relleno queaparece en la primera posición. Eso es lo que haremos con el cuadro de texto:

L Seleccione el cuadro de texto, despliegue la paleta Color de relleno yseleccione Sin relleno, que aparece en la primera fila de la Paleta.

Ahora modificaremos las líneas de estos objetos, para ello utilizaremos Estilo de línea,Estilo de guión y Color de línea.

L Seleccione la elipse, haga clic en el botón Estilo de línea , se desplegará unalista con los estilos de línea disponibles, seleccione el estilo de línea 3pto.

L Seleccione el botón Estilo de guión , aparece una lista mostrandolos tipos de línea que se pueden seleccionar.

L Seleccione el tipo de línea Guión que es la tercera empezando porarriba de la lista.

L Seleccione el botón Color de línea , se despliega la lista con los colores,seleccione el color rojo. El resultado será como el de la siguiente ilustración.

Igual que hemos modificado los tipos de línea, también podemos cambiar el tipo de flechacon el que trabajamos, vamos a ver un ejemplo de esto:

L Primero de todo seleccione la flecha haciendo clic sobre ella.

L A continuación seleccione el botón Estilo de flecha , apareceuna lista mostrando los tipos de línea que se pueden seleccionar.

L Seleccione el tipo de flecha Estilo de flecha 9, es la terceraempezando por abajo de la lista.



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Ahora sombrearemos algunos objetos.

L Seleccione el cuadrado y haga clic en el botón Sombra , sedesplegará una lista con los diferentes tipos de sombra que sepueden seleccionar.

L Seleccione la Sombra estilo 8, es la cuarta columna en la segundafila empezando por arriba.

El objeto gráfico seleccionado mostrará ahora una sombra en su parteinferior, tal y como muestra la siguiente ilustración.

Lo único que falta es utilizar los efectos tridimensionales sobre los objetos,el sistema a utilizar para aplicar estos efectos es el mismo que el utilizado para elresto de modificaciones, es decir, hay que seleccionar el objeto, desplegar la listacorrespondiente y seleccionar una de las posibilidades de la lista.

L Seleccione el Rectángulo, a continuación haga clic en el botón 3D.

L Seleccione el Estilo 3D 11, es el tercero de la tercera fila, el efecto seaplicará sobre la rectángulo.



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L Haga clic en guardar de la barra de herramientas Estándar, no lo cierre puesseguiremos trabajando con él.

4.4 - ELIMINACIÓN DE IMÁGENES Y DIBUJOS

PARA ELIMINAR OBJETOS GRÁFICOS:

MEDIANTE EL RATÓN Y TECLADO

Para eliminar uno de los objetos gráficos que haya colocado en su hoja, simplemente ha de seleccionarlo (haciendo clic

en él), y después pulsar la tecla <Supr>.

Realizaremos un ejemplo. Siga los pasos que se le indiquen.

L Coloque el cursor sobre la línea que dibujó, verá que al situarse sobre ella el

puntero del ratón se transforma adoptando esta forma , entonces haga cliccon el botón primario del ratón y la línea quedará seleccionada. Habránaparecido unos cuadraditos en sus extremos, indicando que está seleccionada.

L Pulse la tecla <Supr> y observe cómo el elemento desaparece de su hoja.

L Cierre el libro de trabajo, pero no guarde los cambios realizados.

4.5 - WORDART Y AUTOFORMAS

A continuación pasará a utilizar dos tipos de objetos gráficos más completos. El primerode ellos es el objeto gráfico WordArt, este objeto gráfico es texto con un formato especial,permite crear texto con unos efectos diferentes a los habituales.

El segundo tipo de creación de objetos son las Autoformas, al principio de este capítulovio los menús que permitían crear estos objetos, más adelante crearemos diferentes objetos de estetipo.

L Haga clic en nuevo para crear un nuevo libro de trabajo.

L Seleccione el botón Insertar WordArt de la barra de herramientas Dibujo, leaparecerá el siguiente cuadro.



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De este cuadro ha de seleccionar la forma que quiera que tenga el texto a introducir acontinuación, realice los siguientes pasos.

L Seleccione el quinto de la tercera fila, en la que el texto está de colorazul, seguidamente haga clic en el botón Aceptar. Le aparecerá elsiguiente cuadro.

L Elimine el texto que hay en el cuadro Texto y escriba lo siguiente: Curso Excel,este será el texto que aparecerá en la hoja de cálculo.

L Como tipo de letra seleccione la fuente Tahoma de tamaño 36. La negrita ycursiva han de estar desactivadas. Seleccione Aceptar.



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L Modifique la imagen utilizando lo explicado hastaahora, de modo que quede de la siguienteforma y posición:

L Ahora guarde el documento bajo el nombre de WordArt.xls, en la carpeta MisDocumentos.

Como ha podido comprobar, al utilizar la herramienta WordArt, se activaautomáticamente una barra de herramientas propia, la barra de herramientas WordArt. Desde ellapodremos modificar el aspecto, el color, la forma, etc.


Insertar WordArt Inserta texto con formas especiales.

Modificar texto Permite modificar el texto de un WordArt ya creado.

Galería de WordArt Permite cambiar el tipo de WordArt que utilizamos.

Formato de WordArt Con esta opción cambiamos el aspecto general del WordArt.

Forma de WordArt Permite variar la forma inicial que trae el WordArt.

Mismo alto de letra de WordArt Hace que todas las letras del WordArt tengan la misma altura.

Texto vertical de WordArt Pone el texto en modo vertical.

Alineación de WordArt Alinea el texto que hemos introducido.

Espacio entre caracteres de WordArtModifica el espacio que hay entre las letras del WordArt.

Ahora probaremos cada una de las opciones para ver como funcionan cada una de ellas:

L Haga clic sobre el elemento WordArt que hemos creado, y seleccione la opciónModificar Texto... . Aparecerá el cuadro para escribir el textoque vimos anteriormente, modifique su contenido por Aprendiendo Excel.



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L Finalmente pulse en Aceptar para que se actualicen los cambios realizados.

Ahora bien si lo que desea es modificar el tipo de WordArt que está utilizando, deberáseguir los siguientes pasos:

L Seleccione de nuevo, si no lo está ya, el elemento WordArt y haga clicen Galería de WordArt . Seleccione la opción que se encuentraen la segunda fila, tercera columna y pulse Aceptar.

Observe como ha variado el aspecto original del elemento WordArt que estamosmodificando:

L Ahora haga clic en Formato de WordArt , aparecerá el cuadro de diálogoFormato de WordArt.



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Este cuadro se compone de cinco fichas, en las cuales las tres últimas, proteger,propiedades y web, ya las conoce de ejemplos anteriores.

Las dos primeras fichas son especiales: Colores y líneas, nos permite cambiar el colororiginal del elemento WordArt que estamos tratando, mientras que la ficha Tamaño, nos permitevariar las dimensiones del objeto en cuestión.

L Cierre el cuadro de diálogo Formato de WordArt haciendo clic enCancelar, seguidamente pulse en Forma de WordArt .Seleccione el elemento de la segunda fila, segunda columna

.

Observe como se ha modificado la forma original del objeto WordArt, de modo que seadapta perfectamente a la nueva forma que hemos seleccionado.

L Pruebe ahora las dos siguientes opciones, Mismo alto de WordArt y Textovertical de WordArt .

Observe los resultados al hacer clic sobre cada una de estas dos opciones, la primera,Mismo alto de WordArt, iguala la altura de todas las letras que componen el objeto, ya seanmayúsculas o minúsculas.

Si hace clic sobre el segundo icono, observe como el texto se escribe desde arriba haciaabajo.

L Después de probarlo, dejelo tal y como estaba en el ejemplo anterior.

La opción de Alineación , permite alinear el texto de modo justificado, alineado a laderecha, izquierda o centrado, igual que un texto normal.

L Ahora veremos la última opción de la barra de herramientas WordArt, Espacioentre caracteres de WordArt .

L Haga clic en este icono y observe el menú que aparece: nos permite escoger el tipode separación que habrá entre los caracteres del objeto WordArt. Escoja Muyseparado, y observe el resultado, el cual debería ser como el siguiente gráfico:



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L Ahora guarde los cambios realizados, pero no cierre el documento.

4.5.1.- Autoformas

Además de todos los botones que existen en la barra de herramientasDibujo, que nos permiten dibujar una serie de formas con aspectos diferentes,como son las flechas, las líneas, las elipses, encontramos otras formas más"libres" denominadas autoformas, estas están agrupadas en unos menús en loscuales dentro de cada una de ellas encontraremos muchas otras formas queestán en común entre ellas.

A continuación aparecen las diferentes paletas de formas que formanparte del menú Autoformas, así cómo una explicación de los tipos de formasque se pueden crear.

! Líneas: Desde esta paleta se pueden obtener formas de líneas

rectas, flechas, curvas, formas libres (compuestas por

líneas) o formas realizadas a mano alzada. Si señala con el

cursor del ratón cada uno de los botones de la paleta le

aparecerá un cuadro mostrando el nombre del tipo de

forma que se puede realizar con ese botón.

! Conectores: Permiten unir con flechas

diferentes formas, es decir son

flechas que se utilizan para unir

diferentes formas que hayan sido

creadas en la hoja de cálculo.

! Formas básicas: Permite dibujar toda

una serie de polígonos o formas

con unas determinadas características.

! Flechas de bloque: Permite dibujar

todas una serie de flechas, cada

una de las opciones muestra un

tipo de flecha diferente.

! Diagramas de flujo: Permite dibujar

una serie de elementos que se

utilizan para la creación de organigramas.

! Cintas y estrellas: Permite dibujar toda

una serie de estrellas de diferentes

p u n t a s y c i n t a s d e

conmemoraciones.



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! Llamadas: Permite dibujar elementos con formas de llamada,

como los bocadillos de los tebeos, se utilizan para poner

texto a la imagen fija.

L Seleccione de la barra de herramientas Dibujo el menúAutoformas, de las opciones que aparecen seleccioneCintas y estrellas.

L Seleccione la autoforma de la tercera columna y tercera fila.

Ha de crear la autoforma en el rango G2:J5 para ello realice el siguiente paso.

L Haga clic y mantenga apretado el botón primario en la parte superior izquierda dela celda G2 y arrástrelo hasta la parte inferior derecha de la celda J5 y suelteel botón del ratón.

L Finalmente guarde y cierre el libro de trabajo WordArt.xls.

4.6 - DIAGRAMAS Y ORGANIGRAMAS

L Si no aparece una hoja nueva en blanco creela.

4.6.1.- Diagramas en Excel

Excel incluye diversos diagramas integrados de tipo piramidal, de ciclo, radial, círculosconcéntricos y de Venn, así como organigramas. Con el uso de los diagramas se facilita la creacióny modificación de gráficos, sin necesidad de crearlos desde el principio.

#Insertar un diagrama de organización

Para insertar un diagrama de organización, usted podrá utilizar diversas formas como sele muestra en la siguiente tabla.

PARA INSERTAR UN DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN:



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MEDIANTE LA BARRA DE MENÚ

Insertar, Diagrama... Accede al cuadro de diálogo Galería de diagramas.


Permite seleccionar el tipo de diagrama a aplicar.

L Haga clic en Diagrama , de la barra de herramientas Dibujo.

En el cuadro Galería de diagramas aparecen diferentes tipos de diagramas, cuando seselecciona un tipo de diagrama en parte inferior del cuadro aparece una breve explicación comoobserva en la imagen siguiente.

L Seleccione cada uno de los diagramas y lea la explicación de la parte inferior delcuadro.

L Cuando acabe, elija Diagrama radial del apartado Seleccione un tipo dediagrama.

L Pulse el botón Aceptar. El diagrama aparece en la hoja de cálculo con el siguienteaspecto.



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L Además por pantalla se muestra la barra de herramientas Diagrama.

A continuación, le explicaremos de qué opciones consta la barra de herramientasDiagrama.

HERRAMIENTA DESCRIPCIÓN

Insertar forma .Añade una forma al diagrama. Para suprimir esta forma tendrá que

seleccionarla y pulsar <supr>.

Mover forma hacia atrás .

Cada vez que pulse este botón, irá seleccionando las formas en sentido

contrario a la agujas del reloj.

Mover forma hacia delante .

Esta opción es la misma que la anterior, con la diferencia de que va

seleccionando formas en sentido de las agujas de reloj

Invertir diagrama .

Cada vez que pulse esta opción volverá a seleccionar la última forma

que seleccionó, y al pulsar de nuevo vuelve a seleccionar la forma

actual

Diseño .Con este botón podrá hacer todo tipo de ajustes a diagrama,

expandirlo, ajustarlo, etc.

Autoformato .

Indica el tipo de formato que puede aplicar sobre la forma, por defecto

ya existen algunos formatos.

Cambiar a En esta opción le aparece una lista de todos los diagramas. Al elegir

una se cambiará el tipo de diagrama.



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L Seleccione tres veces Insertar forma de la barra de herramientaDiagrama, verá cómo se han introducido nuevas formas.

L Haga un clic en cada forma y escriba su texto correspondiente como observa enla imagen siguiente, aplique formato negrita a los nombres.

L Guarde la presentación en la carpeta Mis documentos con el nombre Personal decontacto.xls.

#Modificación de un diagrama de organización

Una vez creado el tipo de diagrama en la diapositiva, vamos a practicar las posiblesmodificaciones para que tenga una imagen mucho más profesional.

L Seleccione una forma (que no sea la central), y mediante los botones Moverforma hacia delante o Mover forma hacia atrás , sitúe las formascomo se muestra en el gráfico.



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L Haga clic en el botón Diseño , le aparecerá unalista como la que se muestra a la derecha de éstepárrafo. En esta lista seleccione la última opciónAutodiseño.

L Acabamos de desactivar el Autodiseño, ahora si selecciona cualquiera de losobjetos, verá como puede modificar su tamaño.

L Seleccione la forma central, haga que se pueda modificar de tamaño y modifiquela altura y anchura de forma que sobresalga en su tamaño del resto de formas,finalmente céntrelo respecto al resto.

A pesar de que hemos mejorado nuestro diagrama, podemos acabar de perfeccionarnuestra presentación con el botón Autoformato. Con esta opción podremos aplicar algunos delos estilos que tiene por defecto y mejorar la presentación del diagrama.

L Seleccione cualquier forma y haga clic en el botón Autoformato . Le apareceráel cuadro Galería de estilos de diagrama.



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L En el apartado Seleccione un estilo de diagrama:, seleccione cada una de lasopciones y observe en la parte derecha cómo se va modificando su contenido.

L Finalmente, elija Color 3D y haga clic en Aceptar. En el documento habrácambiado el formato de las formas.

L Si fuera necesario, modifique los tamaños de las formas para que el documento seasemeje a la siguiente ilustración. (Si no le aparecen los controladores detamaño, recuerde que puede volver a activarlos con la opción Autodiseño).

L Cambie el nombre de la hoja1 por Diagramas.

L Guarde el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos con el mismo nombrepero no lo cierre.



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4.6.2.- Creación de organigramas

Un organigrama muestra esquemáticamente la relación entre las personas de unaorganización, el organigrama puede variar según la categoría de cada trabajador. A continuaciónmostraremos cómo se puede insertar un organigrama y cómo puede modificarlo.

#Insertar un Organigrama de Organización

L Cambie el nombre de la Hoja2 por Organigramas y entre dentro de esta hoja.

L Seleccione la opción Diagrama... del menú Insertar. Aparece el cuadro Galería dediagramas que ya conoce. Seleccione como tipo de diagrama Organigrama.

L Haga clic en el botón Aceptar y observe el resultado.

Aparece la barra de herramientas Organigrama. Su funcionamiento es muy parecido a labarra de herramientas Diagrama.

A continuación, le explicaremos de qué opciones consta la barra de herramientasOrganigrama.


Insertar forma .Añade una forma al organigrama. Para suprimir esta forma tendrá

que seleccionarla y pulsar <supr>.

Diseño .Con este botón podrá hacer todo tipo de ajustes a diagrama,

expandirlo, ajustarlo, etc.

Seleccionar Permite hacer diferentes tipos de selección de las formas.

Autoformato .

Indica el tipo de formato que puede aplicar sobre la forma, por

defecto ya existen algunos formatos.




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Zoom

Esta opción nos permite aumentar o disminuir el tamaño de la

visión en pantalla del organigrama.

L Guarde el documento y no lo cierre pues seguiremos trabajando con él.

#Modificación del Área del Organigrama de Organización

Veamos cómo se modifica el área del organigrama.

L Seleccione el organigrama mediante el ratón.

Aparece un cuadro de selección con unos marcadores, estos marcadores serán los quevamos a utilizar para agrandar el área del organigrama.

L Sitúe el cursor en el marcador inferior central y verá que el cursor adopta la formade doble flecha. Haga clic en él y arrastrelo hasta situarlo 3 celdas más haciaabajo.

Observe cómo el área del organigrama ha sido ampliada.

# Añadir Nuevos Cuadros a los Organigramas

En éste apartado veremos como insertar nuevas formas. Es muy útil a la hora de crear unesquema dentro del organigrama.

L Seleccione la tercera forma de la parte inferior del organigrama. Haga clic en laflecha de la derecha del botón Insertar forma, le aparecerá una lista.

L Elija la opción Subordinado, automáticamente aparece una forma por debajo.

L Vuelva a abrir la lista y seleccione la opción Compañero de trabajo, en éste casoaparece una forma al lado.

L Vuelva a abrir la lista y elija la opción Ayudante, aparece una forma en el ladoderecho bajo la forma seleccionada.

L Haga un clic en cualquier parte fuera del área del organigrama para deseleccionar.

! El organigrama tendrá el siguiente aspecto.



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L Guarde el documento con el mismo nombre en la carpeta Mis documentos.

#Modificar el Diseño del Organigrama

Aparte del modo de inserción de una forma, el organigrama puede modificar su diseño porcompleto. La estructura del organigrama dependerá de la manera en que usted quiera organizarlos datos.

L Seleccione la forma que está situada en la parte superior del organigrama.

L En la barra de herramienta Organigrama, pulse la flechaderecha del botón Diseño.

Aparece una lista desplegable con diferentes opciones, la últimaya la conoce cuando trabajó con diagramas.

L Elija uno por uno los primeros cuatro diseños y observe cómo se va modificandoel organigrama.

L Finalmente escoja la primera opción Estándar, para que el organigrama sea elmismo que antes.

#Insertar Texto en el Organigrama

Para la introducción de texto en los Cuadros de Organigrama, debe primeroseleccionarlos y cuando el puntero de texto esté parpadeando en su interior deberá escribir el textocorrespondiente.

L Haga clic en el centro de la forma situada en la parte superior del organigrama. Laforma quedará seleccionada y el cursor de texto parpadeando en su interior.

L Asegúrese que el tipo de letra es Arial en Negrita y el tamaño de 7,5.

L Escriba UPC TERRASSA y haga un clic en cualquier parte del documento fuera delárea del organigrama para que el texto quede deseleccionado.



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L Introduzca los siguientes textos en el organigrama para que se visualice como enel siguiente gráfico.

L Guarde el libro de trabajo en Mis documentos con el mismo nombre y ciérrelo.

4.7 - MENÚ DIBUJO

Una de las últimas opciones que encontramos en la barra deherramientas Dibujo se refiere al menú Dibujo, a continuación veremoscada una de sus opciones y como funcionan.

4.7.1.- Agrupación de objetos

A veces es interesante que la modificación de propiedades de objetos gráficos no afectena uno sólo, sino que sea posible seleccionar varios, para especificar el nuevo aspecto de todosellos.

La manera de hacer que Excel considere a un grupo de objetos gráficos como si fuesenuno sólo, es agruparlos.

PARA AGRUPAR OBJETOS GRÁFICOS:


Para agrupar varios objetos gráficos en una sola entidad, debe seleccionar los objetos a agrupar, y después hacer clic

en la opción Agrupar, del menú de Dibujo de la barra de herramientas de Dibujo. Para seleccionar varios objetos, se

debe seleccionar el primero de ellos, mantener pulsada la tecla <Mayús> e ir seleccionando el resto.

L Abra el libro de trabajo Dibujos.xls de Mis Documentos. Después seleccionetodos los objetos gráficos de la primera fila a excepción de la línea y la flecha(rectángulo, cuadrado, elipse y círculo). Recuerde que para seleccionarlos debe



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hacer clic en el primero de ellos y con la tecla <Mayús> pulsada, irseleccionando los restantes.

L Cuando todos los elementos que desee agrupar estén seleccionados, haga clic enel menú Dibujo de la barra de herramientas Dibujo, y seleccione Agrupar.

A partir de ahora, los objetos que acaba de agrupar serán considerados como si fuesen unasola entidad, de tal forma que si selecciona uno de ellos quedarán seleccionados todos los demás,o si por ejemplo cambia el color, se lo estará cambiando a todos ellos.

L Haga clic en uno de los objetos gráficos del grupo que acaba de crear para queeste último quede seleccionado.

L Sitúese en la marca que hay en medio de la parte derecha del objeto agrupado,pulse el botón primario del ratón, y arrástrelo hasta la columna anterior, tal ycomo muestra la siguiente ilustración. Observará que no sólo cambia el tamañoy la forma de un objeto, sino que cambia el aspecto de todos los objetos queestán incluidos en ese grupo.

L Con el grupo aún seleccionado, despliegue la paleta Color de relleno ,seleccione el color Rojo. Observe como el color ha sido aplicado a todo elgrupo.

Igual que es posible agrupar objetos de forma que estén incluidos en una única entidad,también es posible desagrupar este tipo de entidades de manera que los objetos incluidos en ellapasen a ser independientes.

PARA DESAGRUPAR OBJETOS GRÁFICOS:


Para desagrupar objetos gráficos, debe seleccionar el grupo donde están incluidos, y después hacer clic en la opción

Desagrupar del menú Dibujo de la barra de herramientas Dibujo.

L Seleccione el grupo de objetos gráficos que creó anteriormente, y desagrúpelohaciendo clic en la opción Desagrupar del menú Dibujo de la barra deherramientas Dibujo.

L Compruebe que realmente los elementos incluidos en lo que era el grupo, sonahora totalmente independientes.



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4.7.2.- Ordenación de objetos

Cuando se incluyen varios objetos gráficos en una hoja, puede ocurrir que dos o más deestos objetos estén situados sobre una misma zona, es decir, que unos se superpongan a otros.Excel permite establecer cual de los elementos superpuestos queremos que se vea en primer planoy cuales en segundo, es decir, cual de ellos ha de mostrarse por encima de los demás.

PARA ORDENAR ELEMENTOS GRÁFICOS:

PONER UN OBJETO GRÁFICO EN PRIMER PLANO

Debe seleccionar el objeto que desea poner delante de los restantes, y hacer clic en la opción Traer al frente del menú

desplegable Ordenar del menú Dibujo de la barra de herramientas Dibujo.

PONER UN OBJETO GRÁFICO EN SEGUNDO PLANO

Debe seleccionar el objeto que desea poner detrás de los demás, y hacer clic en la opción Enviar al fondo del menú

desplegable Ordenar del menú Dibujo de la barra de herramientas Dibujo.

Observe la siguiente ilustración en la que se intenta mostrar la idea de ordenación entreobjetos gráficos.

L Mueva el círculo sobre el rectángulo de manera que el rectángulo quedeparcialmente cubierto por el círculo, para ello seleccione el círculo y cuandoaparezca rodeado de cuadraditos blancos sitúe el ratón en él y cuando elpuntero adopte la forma , haga clic en el círculo y arrástrelo hastadepositarlo sobre el rectángulo. Haga la prueba de Traer al frente y Enviar alfondo, hasta que le quede claro el funcionamiento.

L Por último desplace el círculo a su posición de origen.

L Guarde el libro de trabajo con el mismo nombre y ciérrelo .



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4.7.3.- Distribución de objetos

L Ahora cree un documento nuevo haciendo clic en el icono Nuevo .

#Ajustar

L Vaya al menú Dibujo y seleccione la opción Ajustar/A lacuadricula, ahora seleccione Rectángulo y dibujeuno, observe como se ajusta automáticamente a lasceldas.

L Seguidamente, vuelva a seleccionar la misma opción y dibujedebajo del rectángulo anterior otro rectángulo, observecomo ahora no se ajusta a las celdas.

L Ahora seleccione A la forma de la opción Ajustar del menú Dibujo de la barra deherramientas Dibujo.

L Seguidamente, vuelva a seleccionar Rectángulo , ahoradibuje un rectángulo, ajustándolo al borde izquierdo delsegundo rectángulo y al lado inferior del primer rectángulo.

Observe como esta opción nos ha permitido ajustar el rectángulo tanto a un objeto comoa las celdas. Recuerde que para utilizar esta opción se activa automáticamente la opción A lacuadrícula y que debe estar activada siempre.

#Alinear o distribuir

Esta opción nos permite ordenar los elementos de formaautomática y de modo que quedan bien alineados, centrados, etc,dependiendo el tipo de alineación que escoja.

L Seleccione todos los elementos que ha dibujado con laayuda de <Mayús> y seguidamente pulse una a unatodas los opciones, observe como Excel va ordenando automáticamente losobjetos.

#Empujar

Esta opción nos permite desplazar un elemento que tenemos dibujado, paraello disponemos de cuatro opciones, arriba, abajo, izquierda y derecha. Estedesplazamiento se hace celda a celda.

L Seleccione uno de los objetos y pruebe cada una de las opciones.



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4.7.4.- Modificaciones de objetos

#Giro o volterar

L Seleccione uno de los elementos que tiene dibujado.

A continuación probaremos de realizar rotaciones de los dibujos, para ello utilizaremos elcírculo verde que aparece en la parte superior al seleccionar el objeto .

L A continuación ponga el cursor del ratón encima del circulo verde, el cursor sehabrá transformado a esta imagen, ..

L En ese momento haga clic y desplace el puntero, podrá girar el dibujo a través deese punto. Gírelo unos 45º y suelte el botón del ratón, el dibujo permanecerácon ese giro. Pruebe a girar los otros elementos del dibujo.

A demás de esta posibilidad, encontramos otra en el menú Dibujo de la barra deherramientas Dibujo. Veamos un ejemplo.

L Seleccione de nuevo uno de los objetos creados. Ahora seleccione la opción Girarlibremente de la opción Girar o voltear del menú Dibujo en la barra deherramientas Dibujo.

Observe como en las cuatro esquinas del objeto seleccionado aparece de nuevo el símbolo

, el cual nos permite girar libremente el objeto.

L Posicione el cursor sobre cualquiera de los símbolos verdes y compruebe como elobjeto gira. Deje el objeto con la orientación que más le guste.

L Para finalizar pruebe cualquiera de las otras cuatro opcionesdel menú Girar o voltear.

#Cambiar autoforma

Por último nos encontramos en el menú Dibujo con esta opción, Cambiar autoforma.Esta opción nos permite convertir cualquier objeto de los dibujos que hemos introducido en unade las autoformas que trae este menú. Ahora mediante un ejemplo, veremos como funciona.

L Seleccione cualquiera de los tres objetos que debería tener en pantalla.Seguidamente seleccione cualquiera de las Autoformas que encontrará dentrode la opción Cambiar autoforma del menú Dibujo de la barra de herramientasDibujo.



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L Pruebelo tantas veces como quiera, cuando finalice, cierre el documento singuardar los cambios realizados.



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4.8 - EJERCICIOS


4.8.1.- Empresa Ladera S.L.

L Abra el libro Empresa Ladera.xls de Mis Documentos y añada los siguienteselementos gráficos modificando además lo que a continuación se le detalla:

L Cambie el tamaño y la posición del dibujo de las monedas que hay insertado.

L Guarde y cierre el libro de trabajo cuando considere acabado el ejercicio.

4.8.2.- Naturaleza

L Utilizando un diagrama de tipo Piramidal, intente crear la siguiente pirámide tal ycomo aparece en la siguiente imagen:



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L Cuando finalice, guarde el libro de trabajo con el nombre de Naturaleza.xls y cierreel libro.



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#Ejercicio de Evaluación

Antes de proseguir con el temario del curso, debe realizar un ejercicio de evaluación.

L Abra el icono que aparece a la derecha de éste párrafo, ubicado en la carpeta MisDocumentos, le aparecerán los ejercicios que debe realizar.

Mientras esté realizando el ejercicio de evaluación, podrá consultar el dossier tanto comosea necesario.

Si comprende que todavía no está preparado para realizarlo,podrá anularlo mediante el botón que aparece a la derecha de estepárrafo y repasar los puntos en los que tiene dudas.

Podrá volver a realizarlo cuando esté mejor preparado.

Una vez haya terminado el ejercicio de evaluación, los resultados pasarán a formar partede su expediente académico, no existiendo la opción de volver a repetirlo.

Verá el resultado de manera automática,mediante el botón de la derecha, en el cuál se le indicaránlas preguntas que ha acertado, las que ha fallado y lasaclaraciones a las preguntas propuestas. La finalidad de éste es que repase los puntos en los queha fallado, antes de continuar con el temario del curso.

Recuerde que NO PODRÁ CAMBIAR DE CURSO, si no tiene todos los ejercicios de evaluación realizados.

Ante cualquier duda consulte con el profesor.

L Una vez terminado este ejercicio de evaluación, ya puede continuar con el temariodel curso.

EXCEL 2003 5 - Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1


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5BASES DE DATOS EN

EXCEL

Antes de empezar a emplear bases de datos mediante Excel debemos definir qué es unabase de datos y para qué sirve.

Una base de datos es un conjunto de información relativa a un asunto en concreto, comouna lista de clientes o el mantenimiento de una colección de CD’s. Los datos individuales (de uncliente o de un CD en particular) se colocan en fila y se denomina registro. Cada registro seestructura en columnas o campos, donde almacenaremos los datos referentes a un tipo o categoríade información.

Resumiendo pues, un registro es una fila de una base de datos, un campo es una columna,y un nombre de campo (o rótulo) identifica una determinada columna con un nombre, que seencontrará en la fila superior de la base de datos.

A pesar de todo, debe tener en cuenta que Excel no es un sistema gestor de bases de datos(como lo son Access o dBase, por ejemplo) y su funcionalidad con las bases de datos se basasobretodo en su capacidad como herramienta de análisis.

Así pues, antes de decidirse por las hojas de cálculo como lugar para almacenarpermanentemente los datos, debe conocer sus limitaciones:

Una base de datos de Excel puede contener como máximo 65.536 registros y 256 campos, debido a la propia

limitación de las hojas de cálculo.

La base de datos entera (la hoja de cálculo) estará cargada en la memoria.

Los datos ocuparán por lo general más espacio en disco que los datos almacenados en una base de datos

convencional, ya que la hoja de trabajo además puede contener formatos, gráficos, fórmulas, etc.



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Al diseñar una base de datos con Excel deberemos tener en cuenta las siguientes reglas:

Los nombres de campo o rótulos pueden tener como máximo 255 caracteres, y no se pueden repetir en distintos

campos.

Todas las entradas de un campo deben contener el mismo tipo de datos. Cada campo de un registro puede contener

texto, números, funciones y fórmulas. Excel no distingue mayúsculas de minúsculas.

Un registro no puede ocupar más de una línea o fila.

Las entradas de datos se pueden formatear de igual modo que las celdas de una hoja de cálculo.

Excel nos permite crear y definir bases de datos, la edición de sus datos (añadir, eliminary modificar la información que almacene) y buscar datos concretos o filtrarlos.

5.1 - EDITAR REGISTROS

Ahora vamos a crear paso a paso una base de datos en Excel. Primero va a necesitar una hojaen blanco, ya que una base de datos siempre debe estar contenida en una única hoja de cálculo.

L Cree un nuevo libro de trabajo pulsando el botón Nuevo .

L En la Hoja1 introduzca la siguiente lista, aplicando los formatos que crea oportuno:

L Ponga en negrita los nombres de campo (rango A1:C1).

L Asegúrese de que se encuentra como celda activa alguna de las de la lista que haintroducido. Luego acceda a Formulario...en el menú Datos. Le aparecerá elsiguiente cuadro de diálogo:

Mediante este cuadro de diálogo podremos trabajarcómodamente con la base de datos añadiendo, visualizando,buscando y borrando registros de una forma sencilla.

El cuadro de diálogo se encuentra dividido en dospartes: la parte izquierda muestra los registros de la baseuno a uno, mientras que en la parte derecha se encuentrandiversos botones de acciones. En el centro se encuentra una



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barra de desplazamiento, que nos permitirá desplazarnos por los distintos registros. Por último enla esquina superior derecha se nos informa del número total de registros de la base de datos y elnúmero de registro en el que actualmente estamos situados.

L Pulse varias veces en los botones Buscar siguiente y Buscar anterior paraavanzar y retroceder registro a registro.

L Ahora desplácese por los registros mediante la barra de desplazamiento.

Si se ha desplazado al último registro (6 de 6) y luego ha intentado avanzar con la barrade desplazamiento, habrá visto cómo el formulario queda a la espera de la introducción de unnuevo registro.

5.1.1.- Añadir registros desde un formulario

Hasta ahora, cuando queríamos introducir una serie de datos lo hacíamos directamente enla hoja de cálculo. Si lo que queremos es añadir datos a una base de datos creada con Excel,también podríamos seguir empleando el mismo método, pero puede que nos resulte más cómodohacerlo desde un formulario como el visto.

Para añadir un nuevo registro desde el formulario, podemos hacerlo bien situandonos enun nuevo registro (desplazando la barra de desplazamiento hasta su extremo inferior), o bienpulsando directamente en el botón Nuevo.

Va a añadir un nuevo registro utilizando para ello el formulario de datos.

L Pulse en el botón Nuevo del formulario, añadirá un nuevo registro.

L En el cuadro de texto etiquetado como Producto: escriba Bluetooth. Pulse <Tab>para situarse en el siguiente campo.

L En el campo Cantidad introduzca 11. Vuelva a pulsar <Tab> e introduzca 27,12 enel campo Precio/Unidad..

El registro aún no se ha almacenado en la hoja de cálculo. Además aún no ha guardado ellibro de trabajo, con lo cual podría perder todo lo que ha hecho hasta ahora.

L Mueva el cuadro de diálogo de forma que le permita ver toda la lista de datos queintrodujo al principio del ejercicio. Luego pulse <Intro> para añadir el nuevoregistro.

Compruebe que efectivamente se ha añadido el nuevo registro en la hoja de cálculo.



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L Pulse Cerrar para salir del cuadro de diálogo.

L Guarde el libro de trabajo con el nombre de Artículos de Informática.xls perono lo cierre. Va a seguir trabajando en él.

5.1.2.- Buscar registros desde un formulario

Mediante el empleo del botón Criterios podemos realizar sencillas consultas o búsquedasen nuestra base de datos. Esta opción no permite extraer los registros y sólo los podremosvisualizar, pero a pesar de eso resulta una herramienta muy útil por su sencillo manejo.

Una vez hemos pulsado dicho botón, podemos especificar el criterio de búsquedaintroduciéndolo directamente en el campo a buscar. Asimismo podemos utilizar los caracterescomodín * y ?, y emplear los operadores relacionales (<,=,>,<=,>=).

Vamos a ver unos cuantos ejemplos de búsqueda de registros. Sigue en el libro de trabajoArtículos de informática.xls y se encuentra situado en la hoja de cálculo Hoja1.

L Seleccione como celda activa una de las que se encuentran en el rango A1:C8.

L Acceda al formulario de datos mediante el menú Datos/Formulario....

L Pulse en el botón Criterios para añadir un criterio de búsqueda.

Al hacerlo, el botón Criterios pasa a denominarse Formulario. El botón Formulariosirve para abandonar la especificación de criterios y volver a la edición de registros. En estaprimera búsqueda vamos a buscar los registros cuyo campo Producto empiece por M.

L Introduzca el cursor en el campo Producto: e introduzca M*.

L Pulse varias veces en los botones Buscar siguiente y Buscar anterior para verlos tres registros (1 de 7 y 4 de 7) que cumplen con dicho criterio.

Mediante el empleo de estos dos botones podemos visualizar sólo los registros quecumplan con el criterio especificado. Si se desplaza por los registros mediante la barra de



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desplazamiento, podrá ver que por el contrario no se tiene en cuenta el criterio especificado y sevisualizan todos los registros.

L Posiciónese en el primer registro y vuelva a pulsar en Criterios.

L Pulse <Supr> para borrar el criterio que insertó anteriormente.

L Sitúe el cursor en el campo Cantidad: y escriba >=40.

L Utilice los botones Buscar siguiente y Buscar anterior para ver los tres registros(1 de 7, 3 de 7 y 6 de 7) con su campo Cantidad igual o mayor a 40 unidades.

Por último vamos a realizar una búsqueda con varios criterios. Queremos encontrar losartículos cuyo nombre empiece por M y con precio inferior a 240,40i.

L Sitúese en el primer registro y pulse en Criterios. Pulse en el botón Borrar paraborrar los criterios introducidos antes.

Si ahora quisiera recuperar esos criterios debería emplear el botón Restaurar.

L Escriba M* en el campo Producto: y <240 en el campo Precio/Unidad:.

L Emplee los botones de búsqueda. Sólo encuentra el registro 4 de 7.

L Vuelva a pulsar en el botón Criterios.

El botón Formulario sirve para salir del modo de introducción de criterios y volver almodo de edición del formulario. Cuando lo pulsamos se vuelve a permitir la introducción denuevos registros, su modificación y eliminación.

L Pulse en el botón Formulario. Éste se transforma en el botón Criterios y se vuelveal modo de edición de registros.

L Pulse en el botón Cerrar para salir del formulario.

5.1.3.- Modificar registros desde un formulario

Imagínese que desea modificar un determinado campo o campos de un registro enconcreto. Estando situado en la hoja de cálculo primero debería localizar dicho registro (porejemplo, mediante el menú Edición, Buscar...) para luego realizar la modificación deseada.

Si estaba trabajando ya directamente en la hoja de cálculo esa podría ser una buena formade hacerlo, pero si por el contrario se encontraba en el formulario entonces preferiría realizar lamodificación desde allí.

L Sitúese en la Hoja1 del libro de trabajo Artículos de informática.xls.

L Seleccione como celda activa una cualquiera de las de la tabla y acceda alformulario de datos.



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Vamos a modificar el producto "Modem" para aumentar su cantidad a 21. Aunque ennuestro caso tenemos pocos registros y podríamos buscar dicho producto mediante la barra dedesplazamiento, normalmente será preferible seguir el método visto en el apartado anterior.

L Pulse en el botón Criterios para buscar registros que tengan Modem en el campoProducto:. Introduzca el criterio Modem en dicho campo y luego pulse <Intro>.

Le debería aparecer el registro buscado.

L Haga doble clic en el valor del campo Cantidad: y pulse <Supr> para borrar sucontenido.

L Introduzca 21 en dicho campo.

La modificación se hará efectiva tanto si pulsa <Intro> cómo si se desplaza a otro registromediante la barra de desplazamiento.

L Pulse en cualquiera de los botones de la barra de desplazamiento y observe loque sucede en la hoja de cálculo. Comprobará que la modificación se haproducido.

5.1.4.- Eliminar registros desde un formulario

El procedimiento a seguir para eliminar un determinado registro desde el formulario essimilar al aplicado en la modificación. Primero debemos encontrar el registro a eliminar y una vezen él, pulsamos en el botón Eliminar.

Vamos a eliminar el producto "Monitor". Aún se encuentra en el formulario de datos.

L Desplácese al registro cuyo campo Producto: contenga “Monitor”.

L Pulse en el botón Eliminar. Le surgirá un cuadro de confirmación.

L Acéptelo, el registro eliminado desaparece de la hoja de cálculo y los que leseguían se desplazan una fila hacia arriba.

L Pulse en el botón Cerrar para salir del formulario.

Observe que la eliminación realizada desde formulario no se puede deshacer. La inserciónde nuevos registros y la modificación, aunque se realicen desde formulario, sí se pueden deshacer.



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No así ocurre con la eliminación, que sólo se puede deshacer si la realizamos conEdición/Eliminar.

L Guarde el libro de trabajo y ciérrelo .

5.2 - FILTRO DE REGISTROS

A veces puede resultar útil mostrar sólo los registros de la base de datos que cumplan unosdeterminados criterios. Esto se lleva a cabo filtrando dicha base de datos.

El filtrado de registros oculta provisionalmente las filas que no cumplen el criterioespecificado. Mientras el filtro esté activado, muchos comandos y características de Excel sólofuncionarán con las filas visibles. Esto nos permitirá realizar cálculos sólo con determinadosregistros, poder copiar o mover fácilmente sólo una parte de los registros, etcétera.

Podemos ejecutar, con listas filtradas, entre otras las siguientes tareas:

Tipo Descripción

Imprimir Sólo los registros filtrados.

Cortar, Copiar, Pegar, Borrar y Eliminar... Sólo se aplican a las celdas visibles después del filtrado.

Autosuma (barra de herramientas Estándar) Calculará el total correspondiente a los datos presentados por el

filtro, y no considerará los ocultos.

Ordenar una lista filtrada Sólo se reorganizan las filas visibles. Las ocultas no se

desplazarán de sus posiciones originales.

Existen dos modos de establecer filtros para la búsqueda de registro en una lista con Excel:El autofiltro para realizar filtrados rápidos con criterios sencillos y el filtro avanzado, queemplea criterios más complejos o calculados.

5.2.1.- Buscar registros mediante el Autofiltro

Mediante la opción Autofiltro, del comando Filtro en el menú Datos, podemos filtrarrápidamente los datos que tengamos almacenados en la hoja de cálculo.

A continuación vamos a aplicar distintos filtros mediante el Autofiltro a una hoja de datos.

L Abra el libro Clientes.xls que tiene guardado en Mis Documentos.

L Sitúe cómo celda activa una cualquiera de las pertenecientes a la lista.

Debe indicar a Excel dónde se encuentran los datos que desea filtrar.



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L Seleccione Datos/Filtro y pulse en Autofiltro para que esta opción quedemarcada.

A partir de este momento ya podrá empezar a aplicar los filtros deseados y observar susefectos sobre la hoja de cálculo. Recuerde que si quisiera deshacer dichos filtros deberíadesmarcar Autofiltro.

Vamos a ver un ejemplo muy sencillo de cómo filtrar los datos por un determinado campo.

L Para filtrar los registros por el campo Región, pulse en la flechasituada a la derecha del nombre de dicho campo. De la listacon los diferentes valores que toma el campo Regiónseleccione Oeste.

Ahora sólo son visibles los registros cuyo campo Región es Oeste.Observe que los indicadores de las filas filtradas son azules, y en la barra deestado se indica el número de registros seleccionados por el filtro ("Seencontraron 3 de 12 registros").

Además de aplicar un filtro determinado sobre un campo cualquiera, es posible aplicar másde un filtro sobre los datos. Ahora ya los ha filtrado de forma que sólo los que pertenecen a laregión Oeste son visibles. Ahora vamos a aplicar un nuevo filtro sobre esos datos ya filtrados.

L Pulse en la flecha del nombre de campo Categoría, y seleccione el valorServicios. Sólo serán visibles los clientes con Nº Cliente 3 y 7.

Recuerde que imprimir una hoja de cálculo filtrada sólo imprimirá los datos visibles en ella.

L Seleccione la opción Vista preliminar del menú Archivo para ver cómo seimprimiría la hoja de cálculo filtrada. Luego ciérrela pulsando en Cerrar.

Vamos a comprobar cómo el botón Autosuma sólo nos calcula el total correspondientea los datos visibles por el filtro. Ello se podría aplicar también a otras fórmulas que trabajen conuna fila o columna de datos cualquiera.

L Sitúese en la celda F15 y pulse en Autosuma . Acepte con <Intro>.

El valor que se encuentra en F15 es el de la suma de los dos campos Ventas/mes visibles,es decir 1566,24. Este valor cambiará si cambiamos el filtro.



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L Pulse en la flecha del nombre de campo Región, y seleccione (Todas) paraque el filtro considere todas las regiones (siempre que cumplan con el filtroaplicado en el campo Categoría).

El valor almacenado en F15 se modifica y pasa a ser de 6710,9. Se han considerado losnuevos registros visibles.

También podemos ordenar los datos visibles, sin que ello afecte a los datos no visibles porel filtro. Vamos a ordenar los datos que tiene visibles actualmente, para que luego pueda ver quela ordenación no se aplica en los no visibles.

L Seleccione el rango B2:G14 y acceda a Datos/Ordenar....

L Ordene por el campo Nombre de forma descendente.

Los datos se ordenan por nombre de forma descendente.

L Elimine los filtros accediendo a Datos/Filtro y quitando la marca a Autofiltro.

Como podrá comprobar, la ordenación realizada anteriormente ya no tiene efecto; losdatos del campo Nombre aparecen desordenados debido a que se han añadido datos que nofiguraban cuando se realizó la ordenación.

L Ordene la lista por el número de cliente.

L Sitúese en la celda F15 y pulse <Supr> para eliminar la Autosuma.

#Tipos de Autofiltro

Antes ha observado que al realizar un filtro de un campo en concreto le aparecía una listacon los distintos valores que tomaba ese campo, más tres valores entre paréntesisdenominados (Todas), (Diez mejores...) y (Personalizar...). Además, si en la lista existierancampos vacíos aparecerían también (Vacías) y (No vacías).

El primer tipo de Autofiltro, Todas, hace que todos los valores del campo sean visibles.Se suele emplear para anular un filtro anteriormente aplicado sobre ese campo. Además es el filtropor defecto en todos los campos es decir, si no indicamos lo contrario se mostrarán todos losregistros que contengan cualquier valor en ese campo.

L Sitúese en cualquier celda del rango de datos, vaya a Datos/Filtro y active elAutofiltro.

L Sitúese en E2 y pulse en la flecha de Región y seleccione Sur en la listadesplegable.

L Vuelva a la misma lista y seleccione (Todas).

Ahora vuelven a aparecer todos los registros ya que no existe ningún campo filtrado.



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Cuando seleccionamos el segundo tipo de Autofiltro Diez mejores... y sólo si el campoes de tipo numérico o fecha/hora, nos surgirá un cuadro de diálogo. Este cuadro de diálogopermite cambiar el número de registros filtrados y elegir el número máximo o mínimo de dichosregistros (por ejemplo, los 10 máximos o los 3 mínimos).

L Pulse en la flecha al lado de Región y seleccione (Diez mejores...).

No sucede nada ya que el campo Región no contiene números, ni fechas ni horas.

L Pulse ahora en la flecha al lado de Ventas/mes y seleccione (Diez mejores...).

Le aparecerá el cuadro de diálogo Autofiltro de diez mejores.

La caja de texto central nos permite indicar el número de elementos y con la listadesplegable de la izquierda establecemos si se muestran los n elementos superiores o inferiores.Mediante la lista desplegable de la derecha indicamos si queremos visualizar los n elementosmejores según su valor o según su porcentaje.

Vamos a filtrar el campo Ventas/mes de modo que nos muestre los 5 elementos con mayorvalor.

L Haga clic en la caja de texto central, borre su contenido e introduzca 5.

L Compruebe que en la lista izquierda se muestra el valor superiores y en la derechael valor elementos. Pulse en Aceptar.

Observe que efectivamente le aparecen los 5 registros cuyo valor en el campo Ventas/meses superior, pero no obstante no aparecen ordenados. El filtro no los ordena, sólo los muestra.

L Pulse en la flecha al lado de Ventas/mes y seleccione luego (Diez mejores...).

L En el cuadro de texto central, introduzca el valor 20.

L De la lista de la derecha seleccione por ciento. Termine pulsando Aceptar.



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Como el 20 por ciento de las 12 filas que forman nuestros datos es de 2,4 (se redondeaa 2), se visualizan sólo las 2 filas con un valor superior de Ventas/mes.

L Desactive este filtro seleccionando (Todas) en la lista de Ventas/mes.

Antes de finalizar, vamos a ver el filtro Personalizar.... Los filtros que vimos primero sebasaban en un determinado campo que era igual a un valor concreto. Por añadido, los autofiltrospersonalizados nos van a permitir especificar relaciones distintas de igual a.

La lista desplegable que hay a la izquierda nos permitirá especificar el operador relacional(igual a, no igual a, mayor a, menor a, etcétera). La lista desplegable a la derecha nos permiteespecificar el valor del campo. Las listas desplegables inferiores nos permiten añadir un segundocriterio de comparación opcional y se utilizarán junto a uno de los dos operadores (Y,O).

L Pulse en la flecha al lado de Región y seleccione luego (Personalizar...).

L Deje el cuadro de diálogo como sigue y termine pulsando en Aceptar.

Se muestran todos los registros cuyo campo Región es Este o es Sur.

L Seleccione (Personalizar...) en la lista del campo Nombre.

Vuelve a surgir el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado.

L En la lista desplegable superior izquierda seleccione comienza por.

L Haga clic en la lista superior derecha e introduzca T. Luego pulse Aceptar.



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Sobre el filtro que había realizado antes se ha aplicado este nuevo filtro, que se limita a losclientes cuyo nombre comienza por la letra T. Este último filtro también se hubiera podidorealizar mediante el operador es igual a, insertando entonces en la lista derecha el texto T*.

Empleamos el carácter comodín * para sustituir a cualquier carácter o caracteres en lamisma posición o siguientes. El carácter comodín ? sustituye un único carácter en la posiciónindicada.

Criterio buscaría...

“Talleres López” (campo Nombre) Los registros cuyo nombre sea Talleres López.

“T*” (campo Nombre) Los registros cuyo nombre empiece por T.

“???” (campo Nombre) Los registros cuyo nombre tenga 3 caracteres.

“*ez” (campo Nombre) Los registros cuyo nombre termine en ez.

Para finalizar con el aprendizaje del Autofiltro, vamos a ver los dos tipos de filtros quemencionamos pero que aún no ha visto.

L Elimine los filtros accediendo a Datos/Filtro y quitando la marca a Autofiltro.

L En la columna Nombre, elimine el contenido Talleres López, situándose en él ypulsando <Supr>.

L Vuelva a activar el Autofiltro.

L Pulse en la flecha al lado de Nombre y seleccione luego (Vacías).

Sólo se visualiza el registro que tiene vacío su campo Nombre.

Este tipo de filtrado resulta muy práctico cuando tenemos un gran número de registros yqueremos conocer cuáles se encuentran vacíos (por ejemplo, para rellenarlos).

L Ahora, en la lista del nombre de campo Nombre seleccione (No vacías).

Le aparecen ahora sólo los clientes con nombre. Este tipo de filtro puede resultar útil porejemplo cuándo queremos que sólo se impriman los registros que no tengan campos vacíos.

L Vuelva a desactivar el Autofiltro para que se muestren todos los datos originales.

L Rellene de nuevo la celda borrada con Talleres López.



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5.2.2.- Filtrar mediante criterios avanzados

El filtrado mediante criterios avanzados es en cierto modo muy parecido al filtropersonalizado, sólo que éste no se limita al máximo de dos condiciones que nos ofrecía el segundoy además podremos especificar condiciones creadas como resultado de una fórmula.

L Haga clic en cualquier celda perteneciente a la lista de clientes.

L Haga clic en Datos/Filtro y Filtro avanzado....

Le aparece el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Observeque automáticamente se le selecciona el rango de celdas donde tienealmacenada la lista de datos y dicho rango se muestra ya en elcuadro de diálogo (celda Rango de la lista:).

Con los botones de opción podremos aplicar el filtro sobrela misma lista o bien conservar ésta y hacer que los datos filtradosse muestren en otro lugar. En Rango de la lista: especificamos quédatos se deben considerar en el filtrado, y en Rango de criterios:especificamos las celdas donde se encuentran los criterios. Copiara: sirve para indicar dónde se copian los datos filtrados. Marcandola casilla Sólo registros únicos se omiten en el filtro los registros duplicados.

Cuando vayamos a aplicar un filtro mediante criterios avanzados hay que tener en cuentavarias consideraciones iniciales. Primero de todo hay que conocer en qué parte de la hoja decálculo queremos ubicar la lista de datos, ya que de ello dependerá posteriormente la situación ycapacidad de la lista de criterios (y opcionalmente la ubicación de los datos filtrados, si queremosque éstos se muestren en otro lugar).

También es imprescindible que la lista de datos original disponga de nombres de campo,ya que los criterios que aplicaremos identificarán los campos sólo a través de sus respectivosnombres de campo.

L Cierre el diálogo Filtro avanzado pulsando en Cancelar.

Vamos a duplicar una fila completa de datos.

L Seleccione el rango B14:G14 y pulse en Copiar .

L Sitúese en la celda B15 y pulse en Pegar .

Antes de usar el filtro avanzado vamos a especificar los criterios de filtrado. Debemoscopiar primero la fila donde se encuentran los nombres de campo, para que luego Excel puedaidentificar correctamente los criterios de filtrado que introduzcamos debajo.

L Copie el rango B2:G2 en B20:G20.

Vamos a introducir un criterio que filtre los clientes de la categoría Servicios con unasventas mensuales superiores a 1502,53i.



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L Introduzca Servicios en la celda D21, y en F21 teclee >2000 y <Intro>.

Cuando queremos introducir varias condiciones del tipo condición1 Y condición2 Y ...

condiciónN las debemos tener dispuestas en la misma fila. Si por contra las condiciones son deltipo condición1 O condición2 O ... condiciónN entonces deberemos disponerlas en filas distintas.

L Haga clic en Datos/Filtro y Filtro avanzado....

Vamos a filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

L Con el ratón seleccione el rango de la lista (B2:G15).

L Haga clic a la derecha de Rango de criterios: y seleccione el rango B20:G21.

L Marque la opción de Sólo registros únicos.

L Pulse Aceptar.

Para quitar los filtros avanzados, sólo cuando éstos no se aplican copiándolos a otro lugar,debemos ir al menú Datos, Filtro, y hacer clic en Mostrar todo.

L Quite el filtro aplicado haciendo clic en Datos/Filtro/Mostrar todo.

Vamos a aplicar un nuevo filtro: buscaremos todos los clientes cuyo nombre empiece porT o que empiece por I. Recuerde los caracteres comodín * y ? que ya vio con el Autofiltropersonalizado.

L Borre el contenido de las celdas D21 y F21.

L Introduzca en C21 el criterio T* y en C22 el criterio I*.



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L Acceda al cuadro de diálogo Filtro avanzado y déjelocomo sigue:

L Pulse Aceptar. Observe que se cumplen los criteriosindicados.

Vamos a realizar un nuevo filtrado sobre el filtro ya realizado. Esta vez vamos a hacer quenos muestre sólo registros únicos, y que además el filtro se copie a un lugar distinto para poderver los cambios respecto al filtro anterior (ya que mantenemos los mismos criterios en principioel resultado debería ser el mismo).

L Vuelva al cuadro de diálogo Filtro avanzado y pulse en Copiar a otro lugar.

Se activa la caja de texto Copiar a: para poder especificar dónde mostrar los datosfiltrados.

L Compruebe que el rango de la lista es el B2:G15, y el de criterios el B20:G22.

L Seleccione el rango B28:G34 en Copiar a: y marque la casilla Sólo registrosúnicos. Termine pulsando Aceptar.

L Haga clic en Datos/Filtro/Mostrar todo.

Se muestran la lista original junto a los criterios empleados y el resultado del últimofiltrado.

L Guarde el libro de trabajo y ciérrelo .



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#Condiciones creadas como resultado de una fórmula

Hasta ahora, los criterios que hemos utilizado en este último tipo de filtrado no difierenmucho de los que podíamos emplear mediante el Autofiltro. En realidad, la principal potencia delos filtros avanzados se basa en la posibilidad de diseñar criterios con condiciones creadas comoresultado de una fórmula.

Podemos emplear como criterio un valor calculado como resultado de una fórmula. Lafórmula deberá emplear una referencia relativa para hacer referencia al nombre de campo, o alcampo correspondiente del primer registro. Todas las demás referencias que podamos emplearen la fórmula deben ser referencias absolutas. Además, al ser un criterio lo que especificamos,la fórmula deberá poder evaluarse como VERDADERO o FALSO.

Para especificar un criterio de este tipo lo haremos de forma parecida a como se suelehacer con los filtros avanzados. Copiaremos los nombres de campo a una zona libre de la hojade cálculo y debajo iremos añadiendo los criterios deseados. No obstante, los criterios queemplean fórmulas debemos añadirlos en columnas sin nombre.

Veamos un ejemplo que nos mostrará los datos de los vendedores que superan el promediode ventas de un determinado año.

L Abra el libro Vendedores.xls que tiene almacenado en Mis Documentos.

La hoja de cálculo contiene un listado de vendedores y facturación lograda durante losaños 2004 y 2005. Se han añadido los promedios de cada año para que pueda ver qué vendedoreslo superan.

En ambos años los vendedores que superan el promedio son Alejandro, Laura y Nuria.

L Copie el rango B2:D2 y péguelo en la celda B15.

L Introduzca en C16 el criterio =C3>PROMEDIO($C$3:$C$8) y pulse <Intro>.

El criterio que hemos introducido emplea una referencia relativa a la celda C3 parareferirse no sólo a ésta sino a todas las que pertenezcan al campo 2004. La fórmula empleada filtralos registros cuyo campo 2004 supera el promedio de los valores existentes en el rango C3:C8.

En la celda C16 se le muestra el valor VERDADERO. De hecho este valor no nos interesaen absoluto ya que lo único que nos está diciendo es que el valor que hay en C3 es superior alpromedio. Otras veces incluso se nos puede mostrar el mensaje de error #¿NOMBRE? en estacelda que contiene el criterio, pero se puede ignorar ya que no afecta al modo en que Excel filtrala lista.



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L Vaya a Datos/Filtro/Filtro avanzado....

L Seleccione si es necesario el rango B2:D8 como rango de la lista.

L Seleccione B15:D16 como rango de criterios.

L Pulse Aceptar.

No se visualiza ningún registro, a pesar de que sabemos que existen tres vendedores quecumplen el criterio especificado. Lo que sucede es que hemos añadido el criterio debajo de lacelda C15, una celda no vacía ya que contiene el nombre de campo 2004. Para que el filtrofuncione correctamente debemos introducir dicho criterio en una celda que no se encuentre debajode un nombre de campo, o eliminar éste.

L Mueva el contenido de la celda C16 a la E16.

L Quite el filtro haciendo clic en Datos/Filtro/Mostrar todo.

L Sitúese en una celda cualquiera del rango B2:D8.

L Vaya a Datos/Filtro/Filtro avanzado... para realizar un nuevo filtro.

Aparece correctamente seleccionado el rango de la lista B2:D8.

L Seleccione el rango de criterios B15:E16 y pulse Aceptar.

Ahora sí se muestran los registros correspondientes a los vendedores Alejandro, Laura yNuria. Esto se debe a que cuando el criterio no es una cantidad fija o definida, sino que es uncalculo que debemos hacer esta condición debe ponerse de modo aislada.

L Quite también este filtro.

Podemos utilizar este tipo de criterios de forma aislada o conjuntamente con otroscriterios. Recuerde que disponer todos los criterios en la misma fila significa que todos debencumplirse para que supere el filtro (funcionan como el operador lógico Y) mientras que si seencuentran en filas distintas funcionarán cómo el operador lógico O.

L Introduzca Carlos en la celda B17.

Queremos que se muestre el vendedor Carlos Y los vendedores que superan el promedio.

L Sitúese en una celda cualquiera del rango B2:D8, y luego aplique el filtroavanzado que haga uso de los criterios necesarios.



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Observe como en la ilustración anterior, nos muestra el vendedor Carlos y los vendedoresque superan el promedio.

L Quite el filtro y elimine las celdas B17 y E16, cuando finalice guarde el librode trabajo y ciérrelo .

5.3 - FUNCIONES PARA BASES DE DATOS

Un aspecto muy útil de la relación entre programas de hojas de cálculo y bases de datoses que es posible crear muchas funciones de resumen de datos de bases de datos en programas dehoja de cálculo y viceversa.

Existen funciones disponibles para su uso con las listas de datos de Excel, BDSUMA,BDPROMEDIO, BDCONTAR, BDMAX y BDMIN. Cada función opera del mismo modo quesu versión más sencilla y que ya a utilizado en capítulos anteriores.

Pero a diferencia de las sencillas, con las funciones de bases de datos, puede definircriterios para restringir las celdas que la función considera cuando genera su resultado. Cadafunción de bases de datos sigue este formato. Usaremos como ejemplo el BDSUMA.

=BDSUMA(Base de datos;"Nombre del campo";criterios)

Base de datos es el rango de celdas que comprende la lista de datos, Nombre de campoel nombre del campo, no letra de la columna, y criterios es el rango de celdas que contiene losnombres de campo y criterios a tener en cuenta. Por ejemplo:

=BDSUMA(A10:F687;"Compras";A1:F2)

L Abra el libro de trabajo Funciones en base de datos.xls de la carpeta MisDocumentos. Seguidamente escriba Hora en la celda G1.

La creación de un segunda encabezado Hora le permite incluir más de una restricciónsobre los valore del campo Hora.



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L Seleccione las celdas A1:G1 y haga clic en Copiar de la barra de herramientasEstándar. Ahora seleccione la celda A3 y en la barra de herramientas Estándarhaga clic en Pegar .

L Seleccione la celda A5 y haga clic en Pegar otra vez.

L Ahora añada los siguientes datos, de modo que quede tal y como puede observaren el siguiente gráfico:

L Ahora todo seguido en la celda H8 escriba Total ventas Mié de 1pm a 4pm enFebrero.

L Ahora todo seguido en la celda H9 escriba Horas de Marzo en la semana 2 conventas por encima de 200i.

L Ahora todo seguido en la celda H10 escriba Ventas más altas por hora en Enero.

L Una vez puesto los rótulos, escriba la fórmula =BDSUMA(A11:F1127;”Ventas”;A1:G2) en la celda I8 y pulse <Intro>. Aparecerá 4.463,00 i.

L En la celda I9, escriba la fórmula =BDCONTAR(A11:F1127; ”Horas”;A3:G4). Darácomo resultado 51.

L En la celda I10, escriba la fórmula =BDMAX(A11:F1127; ”Ventas”;A5:G6). Debeaparecer el valor 1.028,00 i.

L Finalmente guarde el libro de trabajo y a continuación cierrelo, pues no seguiremostrabajando en ello.



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5.4 - MICROSOFT QUERY

A veces puede ocurrir que necesitemos datos que originalmente se crearon con otrosprogramas específicos para ese cometido. Podemos tener una base de datos que fue creada conAccess o dBase (por citar dos de los gestores de bases de datos más conocidos) y ahora quererimportar esos datos a Excel para poder trabajar con ellos.

Para esos casos disponemos de una aplicación especial llamada Microsoft Query. Queryes un programa que permite incorporar datos de orígenes externos a otros programas de Office,en especial a Excel.

También es posible que sólo nos interese acceder a un conjunto de datos y no a todos losdatos de la base por completo, por lo que utilizaremos una consulta, que no es más que unconjunto de parámetros especiales donde podemos elegir qué datos queremos visualizar oimportar hacia Excel.

Para acceder a un tipo de datos específico, será necesario haber instalado previamente loscontroladores de base de datos que permiten el acceso a dichos datos. Esto lo podría comprobardesde Windows accediendo a Herramientas Administrativas, icono Orígenes de datos (OBDC).

5.4.1.- Creación de una consulta de datos

Mediante la aplicación Query podemos insertar datos procedentes de una fuente de datosexterna a Excel en nuestra hoja de cálculo. Cuando creamos una consulta de datos medianteQuery, estamos filtrando esa fuente de datos de modo que sólo se copian a nuestra hoja los datosque cumplan unos determinados criterios. Seguidamente vamos a ver qué pasos hay que seguirpara ello.

Para comenzar es necesario definir previamente la consulta que utilizaremos, indicando lafuente de datos y las tablas que queremos importar. Si no tiene nociones de la utilización de losprogramas gestores de bases de datos, no se preocupe puesto que en este ejercicio sólo vamos aextraer datos de una base de datos ya existente.

L Cree un nuevo libro de trabajo pulsando el botón Nuevo de la barra deherramientas Estándar.

Vamos a utilizar la hoja de cálculo actual como destino para los datos externos deseados.

L Acceda al menú Datos, submenú Obtener datos externos y desde allí haga clicen Nueva consulta de base de datos....

Se inicia la aplicación Microsoft Query, apareciendo el cuadro de diálogo Elegir origende datos.



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Vamos a elegir como origen de los datos una base de datos creada con Access.

L De la ficha Bases de datos, escoja el elemento MS Access Database* y pulse enAceptar.

Query le mostrará el mensaje "Conectando al origen dedatos" y el cuadro de diálogo desde donde vamos a indicarle elarchivo que contiene los datos a consultar (en nuestro caso setratará de la base de datos Neptuno.mdb, que forma parte de losarchivos de ejemplo de Access).

L Sitúese si aún no lo está en Mis Documentos, seleccione el archivo Neptuno.mdby pulse en Aceptar.

Ya hemos indicado a Query que emplee como fuente de datos el archivo Neptuno.mdb.Los datos de dicho archivo se encuentran almacenados en estructuras conocidas como tablas; éstaspodríamos equipararlas a hojas de datos creadas con Excel como los que ha visto al principio deeste capítulo.

Ahora Query nos pregunta qué tabla o tablas del archivo a importar queremos incluir enla consulta.



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L En la lista de la izquierda seleccione la tabla Clientes.

L Haga clic en el símbolo al lado del nombre de la tabla seleccionada.

Se mostrarán los campos que forman esa tabla. Para realizar la consulta sóloseleccionaremos algunos de ellos.

L Seleccione el campo IdCliente en la lista de la izquierda y desplácelo a la lista dela derecha haciendo clic en el botón .

L Añada de igual modo los campos Dirección, Ciudad y Teléfono.

L Pulse en el botón Siguiente >.

L Deje el cuadro Filtrar datos como sigue y vuelva a pulsar en Siguiente >.



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L Elija el campo IdCliente como campo para la ordenación ascendente.

L Pulse en Siguiente >.

Ahora podríamos importar directamente los datos filtrados a la hoja de cálculo,seleccionando el botón de opción Devolver datos a Microsoft Excel y pulsando en Finalizar.No obstante vamos a realizarlo de otro modo, para poder ver cómo funciona la ventana de Query.

L Haga clic en Ver datos o modificar consulta en Microsoft Query y luego pulseen Finalizar. Se abrirá una ventana como la siguiente.

Desde esta pantalla de trabajo de Microsoft Query podemos modificar las opciones deconsulta, el modo de ordenación, añadir o eliminar campos para dicha consulta, etc. Observe lastres partes principales de dicha pantalla de trabajo: en la parte superior disponemos de la típicabarra de botones. En la parte central aparecen el nombre y los campos de la tabla elegida, así comola ventana de criterios de selección. Por último, en la parte inferior tenemos los campos filtradosen forma de columna.

Podemos añadir campos a la consulta seleccionándolos de la tabla y arrastrándolos haciauna nueva columna de la parte inferior. En nuestro caso, vemos que sólo hay un cliente quecumpla la condición de ser de la ciudad de Barcelona.

L Borre el criterio Barcelona (a la derecha de Valor: y debajo del campo Ciudad).

El resultado de la consulta que se muestre en la parte inferior aún no ha variado. Debeactualizarse la consulta pulsando en el botón Ejecutar consulta ahora.

L Pulse en el botón Ejecutar consulta ahora de la barra de herramientas.

Como no existe ningún criterio de filtrado, se muestran todos los registros existentes enla tabla Clientes. En concreto se trata de 91 registros o filas, de cuatro campos o columnas cadauno.



138

Vamos por fin a exportar esos datos a nuestra hoja de cálculo.

L Abra el menú Archivo y pulse en la opción Devolver datos a Microsoft OfficeExcel.

Por último, Excel le preguntará dónde quiere insertar los datos. En nuestro caso vamosa introducirlos en la hoja de cálculo existente y a partir de la primera celda de la misma.

L Deje el cuadro de diálogo como en la siguiente imagen y acabe pulsando Aceptar.

La hoja de cálculo actual se rellenará con todos los datos seleccionados por la consulta.Ahora esta hoja de cálculo estará vinculada con la tabla de la base de datos seleccionada, es decir,cualquier modificación sobre ésta se verá reflejada en nuestra hoja de cálculo.

Podemos igualmente tratar los datos como si fueran columnasnormales de Excel, pero con la ventaja que también podemos modificaralgunos parámetros desde la barra de herramientas que aparece (DatosExternos), y que estará disponible siempre que nos encontremos enuna hoja de cálculo que contenga datos externos.

A través de esta barra tendremos siempre la posibilidad de actualizar la consulta (mediante

los botones Actualizar datos y Actualizar todo ), haya o no haya ocurrido algunamodificación en ella. Esto es posible gracias a que el programa almacena en el propio libro detrabajo la definición de la consulta de donde son originarios los datos.

Si en el cuadro Propiedades del rango de datos externo desactivamos la casillaGuardar definición de consulta y guardamos el libro, Excel no podrá volver a actualizar losdatos externos porque éstos serán guardados como un rango estático de datos. Además, siactivamos Actualizar al abrir archivo los datos externos se actualizarán cada vez que abramosel libro.

Recuerde que, para que sea posible la actualización de los datos externos, se necesitaalmacenar la consulta en el mismo libro o tener la consulta guardada y ejecutarla de nuevo.

L Finalice cerrando el libro, guárdelo con el nombre de Query.xls en la carpeta MisDocumentos.



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5.5 - EJERCICIOS


5.5.1.- Electro-Ecel

ELECTRO-ECEL es un comercio destinado a la venta de electrodomésticos que empleael libro de trabajo Datos Artículos.xls para almacenar información sobre los artículos quecomercializa.

L Abra el libro Datos Artículos.xls que se encuentra en la carpeta Mis Documentos.

L Seleccione el rango B6:E13 y acceda al formulario de Excel.

L Desde éste, introduzca los siguientes registros:

L Busque y elimine los artículos cuyas unidades vendidas han sido 1.

L Modifique el nombre del artículo Despertador A2 para que sea Despertador X2.

L Cierre el formulario.

L Mediante el correspondiente Autofiltro, visualice los tres registros con menorcantidad de unidades vendidas.



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L Empleando el Autofiltro personalizado, haga que se muestren los registros cuyoprecio unitario se encuentre entre 50 y 250.

L Desactive el Autofiltro para poder ver todos los registros.

L Copie el rango B6:E6 a un área libre de la hoja de cálculo.

L Introduzca los criterios necesarios que filtren la lista de modo que sólo se visualicenlos registros cuyas existencias y unidades vendidas sean mayores o igualde 5.

L Aplique dicho filtro.

L Quite ese filtro avanzado y borre los criterios anteriores.

L Añada un criterio que emplee una fórmula de modo que se filtren los registroscuyo precio unitario sea mayor que el promedio.

L Quite ese filtro avanzado y aplique uno que nos muestre sólo los registros cuyonombre de artículo empiece por D.

L Cuando finalice guarde el libro ciérrelo .



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5.5.2.- Consulta de pedidos

En este ejercicio deberá crear una hoja de cálculo que contenga datos procedentes de unaconsulta realizada en una base de datos externa.

L Sitúese en una nueva hoja de cálculo en un nuevo libro de trabajo, pulsando en elbotón Nuevo .

L Pulse en Datos/Obtener datos externos y haga clic en Nueva consulta de basede datos....

L Cree un origen de datos del tipo MS Access Database* y seleccione la base dedatos Neptuno.mdb que tiene en Mis Documentos.

L Seleccione la tabla Pedidos, y de ella los campos IdPedido, IdCliente,IdEmpleado , Destinatario , FechaPedido , FechaEntrega yCiudadDestinatario.

L Fíltrela de modo que sólo se incluyan los pedidos que tengan como destinatarioTortuga Restaurante.

L Ordénela por el campo IdPedido.

L Devuelva los datos directamente a Excel, situándolos a partir de la celda B4.

L Cuando haya finalizado guarde el libro con el nombre Pedidos Tortuga.xls yciérrelo.

EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1


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6HERRAMIENTAS

AVANZADAS

6.1 - LAS LISTAS

Una lista de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar laadministración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel.

Si designa un rango como una lista, podrá administrar y analizar los datos de la lista sintener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una filapara totales, e incluso crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de lalista.

Puede tener varias listas en una hoja de cálculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad paraseparar los datos en función de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.

L Abra el fichero Datos Artículos.xls de la carpeta Mis Documentos. Deshagacualquier filtro o autofiltro que encuentre en este documento.

L Seguidamente, seleccione el rango de datos de B6 a E14. Ahora haga clic enCrear lista de la opción Lista del menú Datos.

L Aparecerá una ventana con el rango que nosotros hemos seleccionado,compruebe de que sea correcto y pulse Aceptar.

De esta forma acaba de convertir un rango de datos en una lista, en la cual podrá hacerdiferentes consultas.

L Seguidamente active, si no lo está ya, la barra de herramientas Lista.



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L Si despliega la opción Lista , desde aquí podríamos añadir o eliminar filaso columnas de la lista que estamos utilizando actualmente, veamos algúnejemplo.

L Con el cursor situado dentro de la lista que estamos utilizando, haga clic en Lista, seguidamente pulse en Insertar/Fila. Vera como directamente se añade

un fila en blanco encima de la celda que tenía seleccionada.

L Rellene esta fila con estos datos: Sony Z600, 34, 180 y 11.

Del mismo modo que hemos añadido una fila nueva podríamos haber introducido otracolumna nueva, por ejemplo una sobre las referencias. Seguidamente eliminaremos una de las filas.

L Seleccione la celda B13 y seleccione la opción Lista , seguidamente pulseen Eliminar, Fila. Como podrá comprobar automáticamente desaparece estalínea y por tanto queda eliminada.

Otras de las opciones importantes es la de Ajustar el tamaño de la lista, con esta opciónpodemos mover el contenido de la lista, de modo que podemos dejar fuera de la lista alguno delos rangos. O al contrario podríamos crear nuevos huecos para añadir más datos.

L Seleccione la opción Lista , seguidamente pulse en Ajustar el tamaño dela lista. Aparecerá el siguiente cuadro, donde podremos modificar directamenteel rango que debe formar la lista. Haga clic en Cancelar.

Otras de las opciones que encontramos, como Formulario o Asistente para Gráficos,ya los ha visto en capítulos anteriores y su funcionamiento es exactamente el mismo.

L Cierre el libro de trabajo sin guardar los cambios realizados.

6.2 - LAS ETIQUETAS

A menudo es necesario incorporar alguna nota o algún tipo de aviso en alguna celda deporqué ese dato es de esa forma o simplemente para recordarnos qué significado tiene. Esta es una



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herramienta especialmente útil cuando estamos compartiendo una hoja de trabajo, puesto quepodemos hacer modificaciones a nuestro modo sin saber si el otro usuario lo entenderácorrectamente.

Cuando añadimos un comentario a una celda, aparece una marca en la esquina superiorderecha de la misma, de forma que cuando situamos el ratón en esta marca, aparece un cuadrojunto a la celda, con el nombre del usuario y el contenido.

Ahora vamos a añadir un comentario en una celda:

L Abra el archivo Comentario del primer libro.xls, sitúese en la celda D10, y ahorahaga clic en la opción Comentario en el menú Insertar.

L Ahora escriba el siguiente comentario: “Este fue elprimer libro que utilizamos en Excel.”.

L Una vez haya terminado de escribir, haga clic fuera dela zona amarilla del comentario y estedesaparecerá, ahora aparece el símbolo en la celda correspondiente.

Ahora si queremos ver el contenido de la nota podemosmover el ratón por el símbolo de nota y automáticamente semostrará. Cuando dejemos de estar sobre el símbolo la notadesaparecerá.

L Ahora haga clic con el botón secundario sobre el símbolo para mostrar el menúcontextual de la nota. Nos centraremos sobre las opciones de nota:

Si hacemos clic en la opción Modificar comentario, volverá a aparecer el cuadro amarilloen el que introducimos la nota, para poder hacer las modificaciones correspondientes. Con laopción Eliminar comentario podemos quitar el comentario. Y la última opción, Mostrar u

ocultar comentario, hace que esté visible o invisible el comentario.

Además del menú contextual, también podemos recurrir a una barra de herramientas quenos muestra opciones sobre las etiquetas, la barra de herramientas Revisión

L A continuación active la barra de herramientas Revisión.

Nos centraremos especialmente en los iconos relacionados con las etiquetas:

ICONO DESCRIPCIÓN

Nuevo/Modificar comentario Permite crear un comentario nuevo o bien modificar el existente.

Comentario anterior Nos desplaza hasta el comentario situado anteriormente.


ICONO DESCRIPCIÓN


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Comentario siguiente Nos desplaza hasta el comentario situado a continuación.

Mostrar u ocultar comentarios Visualiza o deja de visualizar el comentario seleccionado.

Mostrar todos los comentarios Visualiza o deja de visualizar todos los comentarios del libro.

Eliminar comentario Elimina el comentario que tengamos seleccionado.

L Ahora sitúese en la celda H10 y haga clic en Nuevo comentario de la barrade herramientas Revisión.

L Y escriba: “Aquí termina el texto del libro de trabajo”.

L Seguidamente sitúese en la celda D10 nuevamente, haga clic en Comentariosiguiente , se habrá situado en el primer comentario. Vuelva a pulsar y se

situará en el último comentario, ahora haga clic en Comentario anterior y volverá al primer comentario.

L Seguidamente haga clic en Mostrar u ocultar comentario .

Si pulsa sucesivas veces verá como el comentario se irá mostrando y ocultadosucesivamente.

L Ahora haga clic en Mostrar todos los comentarios , haga los mismo que enel paso anterior, haga clic sucesivamente y observe como todos loscomentarios de la hoja se muestran y se visualizan sucesivamente.

L Por último, sitúese en la celda H10 y haga clic en Eliminar comentario ,observe como desaparece el símbolo rojo de esta celda.

L Cierre la barra de herramientas Revisión, ahora cierre el documento actual yacepte cuando le pregunte si desea guardar los cambios.

6.3 - TEXTO A VOZ

Excel tiene una herramienta que permite al equipo leer de forma audible los datosinsertados en una hoja de cálculo. Esta opción puede usarla mediante la barra de herramientasTexto a voz para que el equipo lea los datos seleccionados para su verificación.



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Cada celda aparece resaltada mientras se lee el valor correspondiente. Si oye un error,puede detener la lectura para corregir el error en la celda. Si lo prefiere, puede optar por oír elvalor de la celda inmediatamente después de insertar datos en cada celda .

El equipo lee lo que está visible en la hoja de cálculo. Es decir, si la hoja de cálculo seencuentra en la vista de fórmulas, el equipo lee las fórmulas, si los datos de la hoja de cálculo estánocultos, el equipo no lee estos datos.

Puede elegir si el equipo debe leer por filas o por columnas . De formapredeterminada, el equipo lee una fila en sentido horizontal y luego pasa a la fila siguiente. Si eligela opción de lectura por columnas , el equipo lee una columna de arriba a abajo y luego pasaa la siguiente columna.

Una vez que hemos seleccionado el tipo de lectura que va a realizar Excel, tenemos queindicarle que empiece la reproducción , en cualquier momento nosotros podemos detener éstahaciendo clic directamente en la opción de detener .

NOTA: Como ha podido observar, no hemos realizado ningún ejemplo, ya que la opciónTexto a voz está desactivada mientras no tengamos instalado un programa de controlador de voz.

6.4 - ANÁLISIS DE HIPÓTESIS

Hay veces en los que al trabajar con fórmulas, conocemos el resultado que se deseaobtener, pero no las variables que necesita la fórmula para alcanzar dicho resultado. Situacionescomo éstas resultan frecuentes en análisis comerciales o en la elaboración de pronósticosfinancieros.

Este tipo de situaciones requieren de los denominados análisis de hipótesis, es decir,poder saber qué condiciones iniciales previas son las más idóneas par obtener un resultadoadecuado.

6.4.1.- Búsqueda de objetivos

La principal característica de la herramienta de búsqueda de objetivos es que nos permiteajustar el valor de una entrada y comprobar el efecto que produce en las celdas dependientes deella. Ésta es una herramienta de análisis de datos muy útil cuando conocemos el resultado que sedesea obtener de una fórmula, pero no el valor necesario de las variables que intervienen en ésta.

Por ejemplo, una empresa en concreto desearía determinar el precio de venta que debe dara un determinado producto para que se consiga aumentar los beneficios en un 5 %. El resultadou objetivo a alcanzar es dicho aumento de beneficios, y el precio de venta sería la variable de lacual queremos conocer su valor.



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Suponga ahora que desea pedir al banco un préstamo de 10.820 i. y éste le otorga dosaños para devolverlo. Para calcular el pago mensual de dicha devolución, primero debemosidentificar los elementos que intervienen en éste:

El capital implicado en el préstamo (10.820 i en nuestro caso).El interés que nos pida elbanco por dicho préstamo (variará según el banco).El período para devolverlo (será de dos años).

Cuanto menos interés nos pidan y mayor sea el período de devolución, mejor. Estos dosvalores varían según el banco; nuestro objetivo es determinar cual nos ofrece mejores condicionespara obtener el capital deseado. Para ello existe una fórmula en Excel, llamada PAGO, que nosdará la cuota mensual a pagar según un capital, un interés y un período en años.

La función PAGO siempre devuelve el resultado en números negativos, por lo que siqueremos eliminar el signo del resultado convirtiendo éste en positivo debemos emplear la funciónABS (valor absoluto). Ésta última convierte cualquier número en positivo.

L Estando en Excel, abra un nuevo libro de trabajo .

L Edite la hoja de cálculo, con los formatos necesarios, para que le quede de lasiguiente forma:

L Realice los cambios oportunos para que la celda B5 tenga el formato en Euros.

L Introduzca en B5 la fórmula =PAGO(B2/12;B3*12;B1).

El primer parámetro de la función es el interés anual (transformado en meses), el segundoes el número de cuotas o mensualidades a pagar, y el tercero es el capital.

La cuota mensual a pagar ha resultado ser de -472.27 i..

L Modifique la fórmula en B5 para que sea =ABS( PAGO(B2/12;B3*12;B1)).

Las funciones ABS() crean valores absolutos, estos valores siempre tienen un valorpositivo, de modo que convierte los valores negativos en positivos.

L Guarde el libro en Mis Documentos con el nombre Pagos Mensuales.xls perono lo cierre.

Aún no ha utilizado ninguna herramienta para la búsqueda de objetivos, pero con esteejemplo podría ir variando los valores del capital, el interés y los años para comprobar diferentesresultados.



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Ahora imaginemos que sólo disponemos de 400 i. para pagar cada mensualidad. El bancoactual nos ofrece un interés del 4,50 %, así que vamos a ver qué interés tendríamos que conseguirpara llegar a pagar los 400 i que podemos pagar.

Podríamos ir cambiando manualmente la celda que contiene el interés hasta conseguir elresultado requerido, pero en muchos casos esto podría llegar a ser muy lento y pesado de llevara cabo. Para evitar esto tenemos la opción de Buscar objetivos, a través de la cual Excel nosproporcionará el resultado buscado.

Vamos a buscar el interés que más nos conviene, teniendo en cuenta que sólo disponemosde los 400 i. para cada mensualidad. Nos interesa que la cuota mensual tenga ese valor, yqueremos que la herramienta Buscar objetivos nos determine el interés necesario para ello.

L Sitúese en B5.

L Acceda al menú Herramientas, opción Buscar objetivo.... Le aparecerá el cuadrodel mismo nombre.

Tipo Descripción

Definir la celda Se escribe la referencia absoluta o relativa, o nombre de la celda que contenga la fórmula

para la que se desea buscar una solución.

Con el valor Escribimos el valor del objetivo a resolver.

Para cambiar la

celda

Se introduce la referencia de la celda que contiene el valor que se desea buscar para

lograr el objetivo. A esta celda deberá hacer referencia directa o indirectamente la

fórmula especificada en Definir la celda.

L Deje el cuadro Buscar objetivo como sigue.

L Pulse en Aceptar.

Le aparecerá el cuadro de diálogo Estado de la búsqueda de objetivo, informándonosque Excel ha encontrado una solución al problema.



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L Pulse de nuevo en Aceptar.

Excel ha modificado el interés pero éste aparece en negativo. Por tanto, el resultado noha sido el esperado, puesto que el banco no nos tiene que pagar el interés a nosotros sinocobrárnoslo. Esto quiere decir que no es posible devolver el dinero en 2 años pagando esacantidad.

Tendremos que volver a emplear la herramienta de nuevo, pero antes debemos cambiara otra celda, para evitar que se vuelva a emplear el interés. Como no podemos renunciar al capital,ya que necesitamos los 10.820 i, sólo nos queda intentarlo con los años.

Veamos cómo hacerlo. Primero tenemos que restaurar los valores iniciales.

Siempre que se cambien los valores iniciales por otros al aplicar la solución del objetivoy deseemos restaurar los primeros, deberemos emplear la orden Deshacer del menú Edición o elbotón equivalente de la barra de herramientas Estándar.

L Deshaga Buscar objetivo.

L Vuelva a Herramientas/Buscar objetivo....

L Rellene las casillas que aparecen a continuación.

L Haga clic en Aceptar del cuadro Buscar objetivo y Estado de la búsqueda deobjetivo.

Observe que han aparecido decimales pero, por lo menos, ya sabemos que podemoscambiar el número de meses a pagar, si es que no podemos modificar el interés.

L Cambie el formato de la celda B3 para que sólo se muestren dos decimales.

El período actual es de 2,38 años, es decir dos años y cuatro meses.

L Guarde los cambios realizados sobre el libro y ciérrelo .

Es posible que otro banco nos ofrezca un interés más bajo, por lo que en ese casopodremos volver a buscar un nuevo valor para el período.



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#Trabajar con Buscar Objetivos

Para trabajar con la opción de Buscar Objetivos, y en general en todas las herramientaspara análisis de datos que ofrece Excel, hay que tener presente lo siguiente:

! Una variable o celda cambiante deberá tener un valor del que dependa la fórmula para

la que se desea encontrar una solución específica.

! Una celda cambiante no puede contener una fórmula.

! Si no se obtiene el resultado esperado, hay que deshacer la acción.

6.4.2.- Tablas de datos

Aparte de la herramienta Buscar objetivos contamos con otro método para buscar valoresdeseados, llamado tablas de datos o tablas de variables.

Una tabla de datos es un rango de celdas situada en un área en blanco de la hoja decálculo, donde Excel mostrará cómo afecta el cambio de algunos valores de las fórmulas a losresultados de las mismas.

A diferencia de lo que sucede en Buscar objetivos, las tablas de datos nos permitencalcular de una sola vez varias versiones de una determinada búsqueda, lo cual nos permitirá very comparar los distintos resultados para poder tomar la mejor decisión.

Existen dos tipos de tablas:

! Tablas de datos de una variable

Estas tablas se emplean cuando se quiere comprobar cómo afecta un valor determinadoa una o varias fórmulas. Por ejemplo, utilizaríamos una tabla de este tipo cuando deseáramos verde qué modo afectarían distintos tipos de interés al pago mensual de una hipoteca.

! Tablas de datos de dos variables

Suelen utilizarse para comprobar cómo afectan dos valores a una determinada fórmula. Porejemplo, emplearíamos una tabla de dos variables para que nos mostrara cómo afectan los distintostipos de interés y plazos del préstamo al pago de una hipoteca.

#Trabajar con tablas de datos de una variable

L Abra el libro Pagos Mensuales 2.xls de Mis Documentos.

Verá que esta hoja de cálculo se basa en el mismo caso que estudió en el apartado anterior.Se trata de analizar en definitiva qué tipo de interés nos puede resultar más favorable, si pedimosun préstamo de 10.820i y tenemos un plazo fijo de dos años para efectuar su devolución.



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Cuando trabajamos con tablas de una variable necesitamos varios datos. Necesitamos unacelda o variable de entrada para indicar a Excel dónde irá introduciéndose la lista de valores(en este caso, el rango A6:B10) uno a uno en la fórmula o fórmulas cuyos resultados deseamosver.

En este ejemplo, la celda B2 será la variable de entrada que necesitamos. Aunque yatiene un valor, Excel lo irá sustituyendo por los que hay en A6:A10 en la fórmula almacenadaen B5. Siempre que vayamos a crear una tabla de datos de una variable necesitaremos estos treselementos: una variable de entrada, una fila o columna de valores que tomará dicha variable, y unafila o columna de fórmulas que empleen esa variable de entrada (sí, podemos emplear más de unafórmula en tablas de una variable, aunque en este ejemplo nos limitaremos a una única fórmulapara que le sea más sencillo).

L Dé al rango B6:B10 el mismo formato de moneda que tiene B5.

Los valores que va a tomar la fórmula se han organizado en columna, así que deberíanencontrarse inmediatamente debajo y en la columna a la izquierda de la fórmula que los va autilizar. Si por contra los valores se hubieran distribuido en fila, éstos se habrían tenido que situaruna fila por encima y a partir de la primera columna a la derecha de la fórmula que las emplease.

Tenemos los valores en columna, y todos los datos ya se encuentran distribuidoscorrectamente, pero antes de solicitar a Excel que nos genere la tabla tenemos que especificarledónde la queremos.

L Seleccione el rango A5:B10.

L Acceda al menú Datos, opción Tabla....

Le aparece el cuadro Tabla. Como estamos trabajando conuna tabla de una única variable, sólo tenemos que rellenar una delas dos casillas. En este cuadro de diálogo se nos pide la referenciade la variable de entrada, que la introduciremos en Celda deentrada (fila): si los valores se han organizado en fila, o en Celdade entrada (columna): si se han organizado en columna.

Como en nuestro caso los valores se han distribuido en columna, debemos introducir lareferencia absoluta $B$2 en la segunda casilla. Tenga en cuenta además que una vez generada latabla, ésta no se podrá deshacer (si se equivoca deberá borrar las nuevas celdas y crear la tablade nuevo).

L Escriba $B$2 en la casilla Celda de entrada (columna) y pulse Aceptar.

Se rellena la tabla con las distintas cuotas mensuales según el interés. Como era de prever,la menor cuota mensual (nuestro objetivo) se da con el interés más bajo.



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#Trabajar con tablas de datos de dos variables

El resultado del ejemplo anterior ha resultado obvio, dado que sólo se veía implicada unaúnica variable. Aunque a pesar de eso la utilidad de las tablas de una variable no debería versecuestionada (entre otras cosas porque podríamos emplear varias fórmulas distintas, aunque todasemplearan la misma variable) hay casos en los que resultará más interesante poder analizar a la vezdos variables. En cambio, en las tablas de datos con dos variables sólo podremos emplear unaúnica fórmula.

Continuemos con el ejemplo de la tabla de amortización del préstamo. Nuestro objetivoes pagar la menor cuota mensual posible y no podemos reducir el capital, pero sí podemos irvariando los intereses y el plazo de devolución según las distintas opciones que nos ofrezcan.Antes nos hemos limitado a tomar la mejor decisión teniendo en cuenta sólo los intereses, y ahoravamos a tener en cuenta también dicho plazo de devolución.

Vamos a crear la tabla de dos variables en la misma hoja de cálculo, debajo de la tabla deuna variable que creó en el apartado anterior.

L Copie A5 en A17.

L Sitúese en B17, introduzca la siguiente formula: =ABS(PAGO(B2/12;B3*12;B1)).

Vamos a volver a distribuir en columna los intereses a sustituir en la fórmula. Los valoresen columna deben quedar siempre justo debajo de la celda que contiene la fórmula.

L Copie el rango A6:A10 en B18:B22.

La fila de la tabla estará formada por los distintos años o plazos de devolución. Losdistintos valores que tomen las filas deberán empezar siempre en la siguiente columna a la derechade la celda que contiene la fórmula.

L Introduzca un 1 en la celda C17, y un 2 en la D17. Selecciónelas y con el ratón rellene hasta la celda F17.

L Seleccione el rango B17:F22 y acceda a Datos/Tabla....

L Deje el cuadro de diálogo Tabla como sigue y luego pulse en Aceptar.

L Seleccione el rango C18:F22 y déle el formato de celda adecuado para que losdatos de la tabla se vean como en la siguiente imagen:



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Gracias a esta tabla de dos variables podemos analizar de una sola vez varios años y variostipos de interés. Teniendo en cuenta los tipos de interés disponibles y los plazos de devolución quenos ofrezcan los bancos, podremos tomar una decisión acertada después de consultarla.

L Guarde los cambios realizados sobre el libro y ciérrelo .

6.4.3.- Resolución de problemas complejos

En este apartado vamos a utilizar la herramienta Solver. Solver se utiliza para resolverproblemas complejos, creando un modelo de hoja con múltiples celdas cambiantes. Se trata deuna herramienta compleja pero que puede ahorrar dinero y recursos, encontrando formas mejoresy más eficaces de asignar recursos. En definitiva, resuelve los problemas que son demasiadocomplejos para la herramienta Buscar objetivo, y además Solver puede hallar la mejor solución.

Puede haber distintas soluciones óptimas para un mismo problema, dependiendo de lastécnicas matemáticas que Solver emplee para resolverlo. Las opciones que tiene por defecto sonadecuadas para muchos problemas, pero podemos experimentar con ellas hasta que nosproporcione los mejores resultados posibles.

Hallar una solución para según qué problemas puede ser un proceso de prueba y error muylargo si se utilizan los métodos convencionales. En lugar de ello, Solver puede encargarse deencontrar esa solución.

Antes de ver cómo resolver problemas con Solver, debemos definir varios conceptos:

! La celda objetivo es el objetivo específico del problema, la celda cuyo valor deseamos

aumentar, disminuir o determinar.

! Las celdas cambiantes serán las utilizadas por Solver para encontrar el valor deseado

en la celda objetivo.

! Las restricciones son límites que se aplicarán sobre las celdas cambiantes, la celda

objetivo o cualquier otra celda que intervenga en los cálculos.

#El Complemento Solver

En el siguiente ejemplo veremos como una determinada empresa puede aumentar susbeneficios utilizando Solver y sus datos sobre ingresos y gastos. En concreto, queremos encontrarel máximo beneficio posible variando los presupuestos trimestrales en publicidad, sin que elloafecte al total del presupuesto destinado para ésta. Siga los pasos que se le indiquen.



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L Abra el libro Resultados Trimestre.xls almacenado en Mis Documentos.

La hoja de cálculo Resultados por trimestre almacena el balance de ingresos y gastos deuna empresa determinada, que vende artículos a un precio de 0,21 i. la unidad. Las unidadesque se espera se vendan en cada trimestre (rango A3:F3) son el resultado de una compleja fórmulaque depende del factor estacional (en qué períodos se espera vender; rango A2:F2) y elpresupuesto en publicidad (supuestas ventas favorables; rango A6:F6). El resultado que deseamossea el máximo beneficio (rango A9:F9) se calculará como la diferencia entre ingresos y gastos.

Antes de empezar con Solver deberá añadir las fórmulas que faltan. Primero vamos aintroducir una fórmula que emplea una raíz cuadrada. Esto se representa mediante el símbolo "^".

L Introduzca en B3 la fórmula que calcula la cantidad de unidades que se esperavender =21*B2*(B6+3000)^0,5, y cópiela en C3:E3.

NOTA: Esta es una fórmula estadística que se utiliza para hacer un cálculo aproximadode lo que se espera vender en el siguiente periodo de tiempo.

Automáticamente se le calculará el total de las unidades vendidas. En los dos siguientescálculos también le sucederá eso.

L Obtenga los ingresos de cada trimestre, introduciendo en B4 la fórmula =B3*0,21y copiándola en C4:E4.

L Por último, haga lo mismo con los resultados. Introduzca =B4-B8 en B9 y copie laexpresión en C9:E9.

El objetivo es establecer cuál es la mejor distribución del gasto en publicidad a lo largodel año. En todo caso, la empresa establece que el presupuesto en publicidad para este año nodebe sobrepasar los 275 i anuales.

Resumiendo: queremos obtener el máximo beneficio posible (celda F9) variando lospresupuestos trimestrales en publicidad (rango B6:E6), teniendo en cuenta que el presupuestototal para la publicidad no debe exceder los 275 i. al año.



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L Sitúese en la celda objetivo de nuestro análisis, la celda F9.

Para utilizar el complemento Solver, hay que ir al menú Herramientas, opción Solver....

NOTA: En el caso que esta opción no se encuentre en el menú, deberá ir a Herramientas,Complementos..., activar la casilla correspondiente a Solver. Luego finalice pulsando enAceptar.

L Vaya al menú Herramientas y haga clic en Solver....

Le aparece el diálogo Parámetros de Solver, desde donde podemos acceder a cualquierade las opciones de esta herramienta.

En Parámetros de Solver tenemos las siguientes opciones:

! En Celda objetivo escribimos la referencia o nombre de la celda objetivo (debe

contener una fórmula).

! En Valor de la celda objetivo especificamos a Solver que nos busque el valor máximo,

mínimo o un valor determinado para la celda objetivo.



157

! En Cambiando las celdas le indicamos las referencias o nombres de las celdas

cambiantes, las celdas cuyos valores puede ir variando Solver hasta obtener el

resultado buscado. Las referencias múltiples las podemos separar mediante el

símbolo ";". Además, mediante el botón Estimar podemos hacer que Solver

determine automáticamente las celdas cambiantes basándose en la celda objetivo.

! El cuadro Sujetas a las siguientes restricciones contendrá las restricciones que

deseemos fijar sobre las celdas cambiantes. Se pueden agregar a la lista con el

botón Agregar..., modificar con el botón Cambiar... y eliminar con Eliminar.

Además, el botón Opciones... nos permite acceder a diversas opciones de Solver, y elbotón Restablecer todo vacía todos los campos del cuadro de diálogo (además de restablecer lasopciones por defecto).

! Y por último, el botón Resolver, que iniciará la resolución del problema por parte de

Solver.

L Si no le apareciera la referencia objetivo $F$9 en el campo Celda objetivo,introdúzcala. El Valor de la celda objetivo debe encontrarse como Máximo;queremos encontrar el máximo valor posible para la celda objetivo.

Ahora va a seleccionar el rango de celdas cambiantes que en este ejemplo es el quecontiene los presupuestos trimestrales de la publicidad.

L Sitúe el cursor en el campo Cambiando las celdas y pulse el botón de minimizardiálogo .

L Seleccione el rango B6:E6 y pulse en para mostrar el diálogo de nuevo.

A continuación vamos a añadir las restricciones que se deberán cumplir en los cálculos querealice Solver. Recuerde que el presupuesto total en publicidad no excederá los 275 i.

L Pulse en el botón Agregar..., y agregue $F$6 en el campo referencia de la celda.

L Introduzca 275 en Restricción y compruebe que el cuadro queda cómo se muestraen la imagen.

L Pulse en Agregar para añadir la restricción actual y volver a introducir unasegunda restricción.

L Rellene ahora el cuadro Cambiar restricción para que quede como el siguientegráfico.



158

L Introduzca otras tres restricciones iguales a la anterior, para las referencias $C$6,$D$6 y $E$6. Para la última restricción haga clic en Aceptar en vez de agregar.

L Compruebe que el cuadro Parámetros de Solver aparece exactamente con losmismos datos que muestra la imagen siguiente:

L Una vez introducidos todos los datos necesarios, pulse en el botón Resolver.

Solver le mostrará un mensaje como el que se muestra a continuación:

En dicho mensaje Solver le informa que ha hallado una solución al problema, satisfaciendotodas las restricciones y condiciones impuestas. Puede aceptar esta solución o restaurar los valoresoriginales en la hoja de cálculo y volver a aplicar Solver para intentar mejorarla.

Vemos en la hoja de cálculo que Solver ha reducido considerablemente los presupuestosde la publicidad para los trimestres y que los ha reducido en todos hasta los 45i, sin que por elloel total se salga de los 275 i presupuestadas.

Observe asimismo el cuadro Informes en Resultados de Solver. Aquí podemosseleccionar, si lo deseamos, uno o más de los tipos de informe que se presentan. Una vez pulsemosAceptar, los informes que hayamos seleccionado se crearán como nuevas hojas de cálculo ennuestro libro.



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L Haga clic en cada uno de los tipos de informe, de forma que los tres quedenseleccionados y seguido pulse Aceptar.

Además de modificarse los datos de la hoja de cálculo actual, se le habrán generado tresnuevas hojas denominadas Informe de respuestas 1, Informe de sensibilidad 1 e Informe delímites 1.



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L Guarde el libro pero no lo cierre, vamos a seguir con él.

#Configuración de Solver

Ya ha visto cómo emplear Solver para buscar objetivos mediante la introducción dediversos parámetros. Ahora veremos cómo este complemento de Excel puede configurarse paraobtener mejores resultados, y obtenerlos con mayor rapidez.

L Sitúese si es necesario en la hoja Resultados por trimestre.

L Acceda a Herramientas/Solver....

L Pulse en el botón Opciones....

En el cuadro Opciones de Solver disponemos de varias opciones que, entre otrasfunciones, nos permitirán controlar las características avanzadas del proceso de solución. Cadaopción tiene una configuración predeterminada adecuada a la mayoría de los problemas; pararestablecer dichas opciones por defecto hay que pulsar en el botón Restablecer todo del cuadrode diálogo Parámetros de Solver.



161

Éstas son las opciones más importantes:

Tipo Descripción

Tiempo Aquí indicaremos el tiempo máximo en segundos transcurridos para encontrar una

solución. El máximo aceptado es de 32.767 segundos, pero el valor predeterminado de

100 es más que suficiente para la mayoría de casos.

Iteraciones También limita el tiempo dedicado a la obtención de una solución, limitando el número

de cálculos internos o iteraciones. Su máximo también es de 32.767 pero 100 es el

predeterminado para la mayor parte de problemas.

Precisión Será una fracción entre 0 y 1, necesario para saber si el valor de una celda alcanza su

objetivo o cumple un límite superior o inferior. Cuantos más decimales tenga, mayor

será la precisión (por ejemplo, 0,00001 indica mayor precisión que 0,01).

Tolerancia Porcentaje de error aceptable como solución óptima. Sólo se considera cuando el

problema tenga restricciones enteras. Un valor alto tiende a acelerar el proceso de

solución.

Convergencia Si el valor del cambio relativo en la celda objetivo es menor que el número introducido

en el cuadro Convergencia para las últimas cinco iteraciones, Solver se detendrá. La

convergencia se aplica únicamente a los problemas no lineales y debe indicarse

mediante una fracción entre 0 (cero) y 1. Cuantas más posiciones decimales tenga el

número que se escriba, menor será la convergencia; por ejemplo, 0,0001 indica un

cambio relativo menor que 0,01. Cuanto menor sea el valor de convergencia, más

tiempo se tardará en encontrar una solución.

Adoptar modelo lineal Si activa esta opción, se acelera el proceso de cálculo.

Mostrar resultado de

iteraciones

Si se activa esta opción, se interrumpirá el proceso para visualizar los resultados de

cada iteración.

Usar escala automática Se debe activar si la magnitud de los valores de entrada son muy distintos de los

valores de salida.

Como vio en el ejercicio anterior, las opciones por defecto le proporcionaron en pocotiempo una solución óptima. No será por tanto necesario modificar dichas opciones y volver aejecutar Solver.

L Pulse Cancelar en Opciones de Solver.

L Cierre el cuadro Parámetros de Solver, pulsando Cerrar.

L Finalmente, cierre el libro sin guardar los posibles cambios.

6.4.4.- Estadísticas descriptivas

Los empresarios expertos pueden decir mucho sobre los números a simple vista paracomprobar si "parece que están bien", es decir, las cifras de ventas son las supuestas para unahora, un día o un mes determinado, la media aritmética parece que está bien y las ventas han



162

aumentado de un año a otro. No obstante si necesita algo más de asesoramiento, puede usar laherramientas de estadísticas descriptivas.

L Abra el libro de trabajo Estadística descriptiva.xls de la carpeta Mis Documentos.

L Seleccione la opción Análisis de datos del menú Herramientas. Se abre el cuadrode diálogo Análisis de datos.

L Seleccione la opción Estadística descriptiva y todo seguido pulse en Aceptar.Abriremos el cuadro de diálogo Estadística descriptiva.

L En el cuadro Rango de entrada indique las celdas $D$38:$0$38. Seguidamenteseleccione la opción Filas.

L Y en Opciones de salida deje marcada En una hoja nueva:y active la casilla de verificación Resumen de estadísticas.Haga clic en Aceptar.

Se cierra el cuadro de diálogo Estadística descriptiva y aparece ensu libro de trabajo una hoja de cálculo nueva con las estadísticas quedescriben sus datos.

L Cierre el libro, guardando los posibles cambios.



163

6.5 - ESCENARIOS

Un escenario es un grupo de celdas cambiantes o variables que se pueden sustituir deforma automática en una hoja de cálculo, y que se guarda con un nombre. Podemos crear yguardar varios escenarios en una misma hoja de cálculo y luego utilizar cualquiera de ellos yobservar los distintos resultados que producen; también podremos utilizarlos a la vez paracompararlos.

Los escenarios son útiles cuando se trabaja con variables inciertas. Por ejemplo, sideseamos crear un presupuesto pero no estamos seguros de los ingresos y los gastos, podríamosdefinir distintos valores o escenarios para los ingresos y gastos y al cambiar entre escenariosanalizaríamos los distintos resultados.

6.5.1.- Administrador de escenarios

El administrador de escenarios es una herramienta de análisis que nos permite crearescenarios y utilizarlos para comprobar como éstos afectan a los datos de la hoja de cálculo.

Vamos a recuperar el libro que creó durante el capítulo de búsqueda de objetivos, parautilizar sus datos en la creación de varios escenarios, pero primero modificaremos los formatosde las celdas que los contienen.

L Abra el libro Pagos Mensuales.xls almacenado en Mis Documentos.

L Modifique los años para que sean dos años justos.

L Acceda al menú Herramientas, y pulse en la opciónEscenarios....

Le aparece el Administrador de escenarios, indicándole que aún no tiene definido ningúnescenario. Siempre que vaya a añadir un escenario deberá usar el botón Agregar... de esteadministrador.



164

L Pulse en Agregar... para agregar un nuevo escenario. Verá el cuadro de diálogoAgregar escenario, que consta de los siguientes campos:

Tipo Descripción

Nombre del escenario Introduciremos un nombre significativo para el escenario.

Celdas cambiantes Indicaremos las referencias de celda de todas las celdas que contengan los valores que

deseemos cambiar.

Comentarios A diferencia de los dos anteriores es opcional.

Además dispone de las casillas Evitar cambios y Ocultar. Cuando Evitar cambios seencuentra activada y luego protege la hoja de cálculo (Herramientas/Proteger) no se le permitiráeliminar el escenario ni en la hoja ni en el Administrador de escenarios. La casilla Ocultarfunciona de forma análoga, y oculta el escenario dentro del Administrador de escenarios.

Seguidamente va a introducir un escenario cuyo nombre sea Capital: 10.820,00 i paraindicar que el escenario considerará ese valor para el capital. Debemos asimismo indicar el rangode celdas cambiantes B1:B3, que almacenan los datos referentes al capital, el interés y los años.Finalmente, podrá añadir los comentarios que desee.

L Rellene el cuadro Modificar escenario para que le quede como se muestra en lasiguiente imagen (en el campo Comentarios: puede poner su nombre en lugarde Alumno, así como otros comentarios que desee).

L Cuando haya finalizado, pulse Aceptar.



165

Ahora le aparece el cuadro Valores del escenario con los valores que tienen lasceldas B1, B2 y B3 en la hoja de cálculo. Esta ventana le da la oportunidad de modificar estosvalores para el escenario que acaba de crear. El botón Agregar añade el escenario y vuelve alcuadro Modificar escenario para que pueda añadir un nuevo escenario; el botón Aceptarúnicamente añade el escenario.

Más adelante, cuando creemos otros escenarios, tendrá la oportunidad de modificar dichosvalores. Ahora, como el escenario que hemos creado considerará un capital de 10.820,00 i, losvalores que Excel le da por defecto son los que queremos. Tiene que aceptarlos.

L Pulse en Aceptar. Regresará al Administrador de escenarios.

Ahora el Administrador de escenarios muestra el nombre del escenario que acaba decrear.

A pesar de que marcó la casilla Evitar cambios puede ver que tanto el botón Eliminarcomo el botón Modificar... aparecen activos. La protección del escenario sólo se aplicará despuésde proteger la hoja de cálculo.

L Pulse en Cerrar para cerrar el Administrador de escenarios.

L Vaya a Herramientas/Proteger/Proteger hoja... y compruebe que la casillaModificar escenarios se encuentra desactivada.

L No es necesario que introduzca ninguna contraseña. Pulse en Aceptar.

Ahora el escenario ya se encontrará protegido contra posibles modificaciones.

L Sitúe el cursor en una de las celdas del escenario y pulse <Supr>. Se mostrará elsiguiente mensaje:



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L Lea y haga clic en Aceptar del cuadro de mensaje Excel.

L Regrese al Administrador de escenarios. Verá que los botones Eliminar yModificar... están desactivados.

Antes de finalizar vamos a añadir otros dos escenarios.

L Pulse en Agregar....

Vuelve a aparecer el diálogo Agregar escenario. Puede comprobar que el rango de celdascambiantes sigue siendo el B1:B3. No necesitaremos modificarlo pero sí dar un nombre alescenario.

L En la casilla Nombre del escenario: introduzca Capital: 15.000,00 i.

L Introduzca los comentarios que desee.

Fíjese que las casillas de protección se encuentran inhabilitadas. Esto sucede porque la hojade cálculo sigue protegida. Si quisiera activarlas o desactivarlas primero debería desproteger lahoja y luego modificar el escenario.

L Pulse Aceptar.

Aparece el cuadro Valores del escenario, pero los valores que muestra no son los quequeremos para este segundo escenario. Queremos que el capital sea de 15.000 i.

L Introduzca 15000 en la caja de texto a la derecha de $B$1, y luego pulse Aceptar.

Vamos a crear y ocultar el tercer y último escenario. Para ello es necesario que primerodesprotejamos la hoja de cálculo.

L Pulse Cerrar para salir del Administrador de escenarios.

L En el menú Herramientas, pulse en Proteger/Desproteger hoja....

L Pulse en Herramientas/Escenarios... y luego en el botón Agregar... para agregarun último escenario.

En este tercer escenario dejaremos el capital inicial de 10.820,00 i , y modificaremos elinterés para que sea del 5 %.

L En Nombre del escenario: introduzca Capital: 10.820,00 i al 5%.



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L Compruebe que el rango de celdas cambiantes es el B1:B3.

L Marque la casilla Ocultar dentro de Protección para que quede activada.

L Pulse en Aceptar.

L En el diálogo Valores del escenario, modifique el número a la derecha de $B$2para que sea 0,050.

Hemos modificado el interés para que sea del 5 %.

L Haga clic en el botón Aceptar del cuadro Valores del escenario.

Acabamos de crear tres escenarios con distintas celdascambiantes para un mismo modelo de hoja y una mismafórmula.

Recuerde que el primer escenario de la lista loprotegió contra modificaciones, y el tercero además estáoculto. A pesar de ello, ahora todos pueden modificarse y elque ocultó permanece visible. Debería proteger la hoja paraque esas protecciones tuvieran efecto.

L Cierre el Administrador de escenarios yproteja la hoja de cálculo.

L Vuelva al Administrador de escenarios.



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Ahora no podrá realizar modificaciones sobre el escenario Capital:10.820,00 i, nitampoco visualizar y por tanto emplear el escenario oculto Capital: 10.820,00 i al 5%.

Vamos a dejar sin protección todos los escenarios que hemos creado.

L Desproteja la hoja de cálculo, si no lo está.

L Vuelva al Administrador de escenarios y, teniendo seleccionado el escenarioCapital: 10.820,00 i, pulse en Modificar....

L Desmarque la casilla Evitar cambios y pulse Aceptar. En el siguiente cuadrovuelva a pulsar Aceptar.

L Modifique también el escenario Capital: 10.820,00 i al 5% desmarcando las doscasillas de Protección. Luego vaya pulsando Aceptar hasta volver alAdministrador de escenarios.

Para observar los resultados que se producen al mostrar cada uno de los escenarios quehemos creado, tenemos la posibilidad de verlos uno a uno desde el Administrador deescenarios, o crear un cuadro de resumen en una nueva hoja que los muestre todos a la vez.Vamos a observarlos de la primera forma.

L En la lista Escenarios: seleccione el escenario con nombre Capital: 15.000,00 iy pulse en el botón Mostrar.

Observe en la hoja de cálculo (desplazando el cuadro Administrador de escenarios si esnecesario) que los datos han cambiado. Excel sólo ha modificado la celda cambiantecorrespondiente al capital, y por ello también se ha visto afectado el resultado de la fórmula quehay en la celda B5.

L Seleccione ahora el escenario Capital: 10.820,00 i y luego pulse en Mostrar.

Vuelve a tener los valores que inicialmente tenía en la hoja de cálculo.

L Seleccione ahora Capital: 10.820,00 i al 5% y pulse en Mostrar.

Se modifica la celda cambiante correspondiente al interés, y consecuentemente también elresultado de la fórmula en B5.

L Cierre el Administrador de escenarios.

L Guarde los cambios realizados sobre el libro, pero no lo cierre aún.

6.5.2.- Resumen de los escenarios

Ha visto cómo crear escenarios y comprobar uno a uno los resultados que muestra cadauno de ellos. Ahora vamos a ver cómo generar un resumen de todos los escenarios existentes enla hoja, para poder observar y comparar los resultados que producen.



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! Se encuentra en el libro Pagos Mensuales.xls. Los datos que se visualizan en la hoja

corresponden al último escenario que aplicó.

L Vaya al menú Herramientas y haga clic en la opción Escenarios....

Le aparece el Administrador de escenarios. Da igual el escenario que tenga seleccionado,ya que vamos a crear un resumen de todos los escenarios.

L Pulse en Resumen.... Le aparecerá el cuadro Resumen del escenario.

En este cuadro de diálogo podemos indicar si queremos un resumen de todos losescenarios en una nueva hoja, o bien que el informe generado sea una tabla dinámica.

En el campo Celdas resultantes: indicaremos la celda o celdas que contengan fórmulasafectadas por los escenarios.

L En Tipo de informe seleccione Resumen. Compruebe también que en Celdasresultantes: está seleccionada la celda B5. Pulse Aceptar.

Le aparece una nueva hoja de cálculo etiquetada como Resumen de escenario. En ellase muestran las celdas cambiantes y las celdas de resultado, distribuidas en cuatro columnas: unapara los valores actuales y otras tres para cada uno de los escenarios disponibles.

Probablemente la columna de valores actuales y la última columna correspondiente alescenario Capital: 10.820,00 al 5% coincidan. Ello es debido a que antes de generar el resumenhabíamos aplicado dicho escenario. Fíjese también que las columnas correspondientes a losescenarios se marcan en gris, al igual que las referencias a las celdas cambiantes y la de resultado.

Observe que la nueva hoja que ha creado Excel se encuentra en formato de subtotales.Esta hoja puede ser tratada como cualquier otra hoja de subtotales, expandiendo y contrayendoniveles.



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L Expanda y contraiga los niveles pulsando en los botones .

Si lo desea, vuelva a la hoja dónde tiene los escenarios y genere un nuevo informe, peroesta vez en Tipo de informe seleccione Tabla dinámica. Verá que Excel le generará ésta en unanueva hoja de cálculo.

L Cuando finalice, cierre el libro guardando los cambios realizados.



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6.6 - EJERCICIOS


6.6.1.- Ajustando un precio de venta

L En un nuevo libro de trabajo nuevo introduzca la siguiente tabla, utilizando lasfórmulas y formatos de celda adecuados:

L Introduzca en C6 la fórmula =$C$4*$C$5.

L Introduzca la fórmula =$C$4+$C$6 en la celda C7.

L Utilizando la herramienta Buscar objetivo, tendrá que calcular a qué precio sedebe vender el producto para que no suba a más de 240,40 i. el precio finaldel mismo.

L Guarde el libro en Mis Documentos con el nombre Ejercicio de Análisis.xlspero no lo cierre aún. Va a seguir trabajando en él.

6.6.2.- Ajustar precios con Solver

L Estando abierto el libro Ejercicio de Análisis.xls, diseñe en una nueva hoja lasiguiente tabla:



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L Introduzca las fórmulas necesarias en las celdas correspondientes a los totales, alIVA (considere un IVA del 16%), y al precio de venta al público.

L Utilizando la herramienta Solver, ajuste los precios de los productos para rebajarel precio final (celda G8) a 300,00 i, teniendo en cuenta lo siguiente:

! El producto xxxx1 debe tener un precio unitario entre las 9,00 i y las 16,00 i.

! El producto xxxx2 debe tener un precio unitario entre 14,00 i y 23,50 i.

! El producto xxxx3 debe tener un precio unitario entre 19,65 i y 27,83 i.

NOTA: Tenga en cuenta que solver realiza siempre cálculos diferentes, de modo queexiste la posibilidad que sus resultados no sean exactos al gráfico anterior. Simplemente,compruebe que los datos se mueven dentro de las restricciones que hemos indicado.

L Cuando finalice, cierre el libro guardando los cambios.

EXCEL 2003 7 - Visual Basic en Excel Nivel Avanzado V.1


173

7VISUAL BASIC EN

EXCEL

7.1 - ¿QUÉ ES UNA MACRO?

Imagínese que hay una tarea que realiza con mucha frecuencia, por ejemplo, la inserciónde una imagen (como puede ser el logotipo de su empresa), en diversos lugares de su hoja decálculo. Esto le resulta pesado cada vez que tiene que hacerlo, pues esta imagen la tiene en unadeterminada carpeta, y cada vez que debe insertarla debe recorrer la estructura de carpetas hastadar con ella.

Si el anterior proceso se guarda en una macro, tan sólo se realizará una vez, ya que quedagrabado para su posterior uso. En definitiva una macro es la automatización de procesosrepetitivos.

Excel dispone de la barra de herramientas Visual Basic, que facilitará la tarea de registrary ejecutar macros, dicha barra la puede activar a través del menú Ver, opción Barras deherramientas..., y dentro del menú desplegable que aparece activar la barra de herramientasVisual Basic. También puede activarla pulsando el botón secundario del ratón en cualquier barrade herramientas, y activar Visual Basic.

L Cierre cualquier libro que tenga abierto, y cree uno Nuevo .

L Active la barra de herramientas Visual Basic, empleando cualquiera de los dosmétodos explicados.

A continuación se hace una breve descripción de lo que hace cada uno los botones queempleará para la creación de las Macros.


Ejecutar macro Ejecuta una macro creada con anterioridad.

Detener grabación Detiene la ejecución o grabación de una macro, este botón aparece cuando se

está grabando una macro.

Seguridad Establece el nivel de seguridad ante macros que pudiesen contener virus.




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Grabar macro Comienza la grabación de una macro.

Editor de Visual Basic Acceso al Editor de Visual Basic desde el que se puede modificar una macro.

Cuadro de controles

Aparece un cuadro con una serie de controles que se pueden utilizar para crear

una macro.

Modo diseño

Activa el modo diseño de formularios, se utiliza cuando va a realizar un

programa de Visual Basic desde Excel.

7.1.1.- Grabar una Macro

Es importante que se tome un tiempo para el planteamiento de una macro antes decomenzar a grabarla, pues en el proceso de grabación se guardarán todas las acciones que realice,incluso las que sean erróneas, es por ese motivo por el que antes de empezar a grabar, debe tenerun claro planteamiento de cuales son las acciones a realizar, para evitar que la macro almacenedichos errores.

Una macro se graba a través de la Grabadora de macros que se puede activar mediante:

PARA ACTIVAR LA GRABADORA DE MACROS:

MEDIANTE LOS MENÚS

Seleccionando del menú Herramientas, la opción Macro y de las subopciones que aparecen, elegir Grabar nuevamacro..., aparecerá el cuadro de diálogo Grabar nueva macro. En el cuadro de diálogo se le dará un nombre y se

comenzará la grabación, para terminar debe pulsar el botón Detener grabación .

MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS VISUAL BASIC

Pulsando el botón Grabar macro y aparecerá el cuadro de diálogo Grabar nueva macro. Aquí se le dará un

nombre, y se comenzará la grabación, para terminar debe pulsar el botón Detener grabación .

Al comenzar la grabación de una macro, si hace clic en una celda se grabará la direcciónabsoluta de la celda, esto quiere decir que la macro sólo actuará sobre ella. Si lo que quiere es quela macro se pueda aplicar a cualquier celda, deberá situarse en la celda deseada antes de comenzara grabar.

También puede optar por grabar las direcciones relativas de las celdas incluidas en lamacro. Esto lo conseguirá, activando el botón Referencias relativas de la barra de herramientasDetener grabación, esta opción permanecerá activada hasta que no se desactive expresamente.

L Escriba los siguientes datos, y amplíe el ancho de las columnas si es necesario:



175

La primera de las macros consistirá en asignar una fuente, un estilo de fuente, un tamañode fuente y un formato de puntuación, para la celda donde nos encontremos:

L Guarde el libro de trabajo con el nombre de VisualBasic.xls.

L Sitúese en la celda E7 (la que corresponde al primero de los precios de discosvendidos), para que la macro no guarde ninguna dirección de celda, así podráser utilizada la macro en cualquier celda.

L Pulse el botón Grabar macro , aparecerá el cuadro de diálogo Grabar macro:

Tipo Descripción

Nombre de la macro Apartado escribirá el nombre de la macro

Descripción En este apartado se puede dar una descripción de lo que hace la macro.

Método abreviado En este apartado se puede indicar una combinación de teclas a través de la cual se podrá

ejecutar la macro.

Guardar macro en indica dónde queremos guardar la macro que por defecto es Este libro.

L Escriba el siguiente nombre y descripción:



176

L Pulse el botón Aceptar, no haga nada que no se le indique, pues a partir de ahoracualquier acción será registrada en la macro, incluso las erróneas.

L Pulse la combinación <Control>+<1> para acceder al cuadro Formato de celdas.En la ficha Número cambie lo siguiente: Categoría seleccione Moneda.

L Seleccione la ficha Fuente y cambie lo siguiente: Fuente Courier New, Estilo defuente Negrita, en Tamaño de fuente 11.

L Pulse el botón Aceptar para salir del cuadro de diálogo Formato de celdas. Comoya hemos terminado la macro, pulsamos el botón Detener grabación .

L Borre el resto de hojas que están vacías, seleccione la hoja Hoja3, mantengapulsada la tecla <Mayús> y seleccione la hoja Hoja2 (han debido quedarseleccionadas la Hoja2 y la Hoja 3), ya puede soltar la tecla <Mayús>. Ahorasobre cualquier hoja seleccionada pulse el botón secundario del ratón y en elmenú contextual que aparece seleccione Eliminar, y confirme la operación deborrado. Se habrá quedado con tan solo la hoja de datos (Hoja1).


7.1.2.- Recuperar libros de trabajo con macros

Cuando se intenta recuperar un libro de trabajo que contiene macros, aparece un cuadropreguntando si quiere utilizar las macros o no le interesa que se utilicen. Esto es debido a laaparición de los Virus de macros, que son macros que pueden ocasionar problemas en suordenador. Si el libro de trabajo procede de una fuente segura, habilite el uso de las macros, si noconoce la procedencia del libro de trabajo, sería recomendable deshabilitar las macros para evitarposibles problemas.

L Abra el libro VisualBasic.xls que tiene guardado en Mis Documentos. Leaparecerá el siguiente cuadro.



177

L Como la macro ha sido creada por nosotros, sabemos que no nos dará ningúnproblema. Por tanto, no hará falta cambiar el nivel de seguridad, ni pedir ningúncertificado. Pulse Aceptar.

L En la barra de herramientas Visual Basic haga clic en el botón Seguridad... yseleccione Bajo, de esta forma permitiremos ejecutar todas las macros. Acepteel cuadro, para confirmar los cambios y guarde y cierre el libro.

L Vuelva a abrir el libro VisualBasic.xls y verá que ahora no le indica que las macroshan sido deshabilitadas.

7.1.3.- Ejecutar una Macro

Para ejecutar una macro puede emplear los siguientes métodos:

PARA EJECUTAR UNA MACRO:

MEDIANTE LOS MENÚS

Seleccionando en el menú Herramientas, Macro, Macros..., hace aparecer el cuadro de diálogo Macro, seleccionar

de la lista, la macro que se desea ejecutar y pulsar el botón Ejecutar

MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS VISUAL BASIC

Pulsando el botón Ejecutar macro hace aparecer el cuadro de diálogo Macro, seleccionar de la lista la macroque se desea ejecutar y pulsar el botón Ejecutar

MEDIANTE EL TECLADO

La combinación <Alt>+<F8> hace aparecer el cuadro de diálogo Macro, seleccionar de la lista la macro que se desea

ejecutar y pulsar el botón Ejecutar

L Sitúese en la celda E8 y seleccione Herramientas/Macro/Macros... y haráaparecer el siguiente cuadro de diálogo:



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L De la lista de macros que aparecen seleccione la que acaba de crear que lleva pornombre Formato1, y haga clic en el botón Ejecutar.

L Sitúese ahora en la celda E9 y pulse el botón Ejecutar macro de la barra deherramientas Visual Basic, cuando aparezca el cuadro de diálogo Macro,seleccione de la lista Formato1 y haga clic en el botón Ejecutar.

7.1.4.- Métodos abreviados

Para que la macro creada sea más eficaz puede indicar que se ejecute al presionar unadeterminada combinación de teclas, al hacer clic en un elemento de menú, o en un elementográfico. Todos estos métodos están descritos en el siguiente cuadro:

PARA ASIGNAR UNA MACRO:

ASIGNAR A UNA COMBINACIÓN DE TECLAS

En el menú Herramientas, seleccionar la opción Macro, de las subopciones que aparecen seleccionar Macro..., hace

aparecer el cuadro de diálogo Macro, seleccionar de la lista, la macro que se desea asignar, pulsar el botón Opciones...,aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de la macro, activar la casilla Método abreviado, en el cuadro Control+escriba una letra o presione <Mayús>+una letra. Salir de las opciones pulsando Aceptar y del cuadro de diálogo

macro, pulsando el botón Cerrar. También se le puede asignar en el momento de crearla en el cuadro Grabar macro.

ASIGNAR A UN OBJETO GRÁFICO

Seleccionar el objeto gráfico, pulsar el botón secundario del ratón, y en el menú contextual seleccionar Asignarmacro..., aparece el cuadro de diálogo Asignar macro, en el cuadro Nombre de la macro escribir el nombre de la

macro que se quiere asignar o seleccionarla de la lista que hay justo debajo del recuadro, y pulsar Aceptar.

La asignación de método abreviado de teclado reemplaza a las equivalentes de Excel. Porejemplo, si se crea una macro asignada a la combinación de teclas <Control>+<N>, sustituirá ala propia combinación <Control>+<N> que Excel tiene asignado a activar/desactivar negrita.

Para que una macro esté disponible todo el tiempo, almacénela en el Libro de macrospersonal. Este libro siempre está abierto. Se accede a esta opción a través del cuadro dediálogo Grabar macro.



179

Seguidamente creará otra macro que cambiará el color de fondo y el color de textoasignándole la combinación de teclas <Control>+<Mayús>+<C>. Pero esta vez durante lagrabación de la macro, hará clic en una celda, a diferencia de la macro anterior que se situó antesde comenzar a registrar la macro. Así podrá comprobar cómo funcionan las referencias absolutasdentro de las macros.

L Pulse el botón Grabar macro , le aparecerá el cuadro de diálogo Grabarnueva macro. En él escriba el nombre de la macro, CambiaColor.

L En el apartado Metodo abreviado:, sitúese en el recuadro que hay a la derechade CTRL+, borre cualquier carácter que haya dentro de este recuadro y pulsela combinación <Mayús>+<C>. Observe como se ha modificado.

L En el apartado Descripción:, escriba el texto que aparece en la imagen anteriory pulse Aceptar para comenzar.

L Haga clic en la celda D7, pulse el botón paleta portátil Color de relleno yseleccione el color Gris 25%, pulse el botón paleta portátil Color de fuente

y seleccione el color Amarillo.

L La macro está terminada. Pulse el botón Detener grabación .

Va a ejecutar la macro empleando la combinación de teclas.

L Sitúese en D8, y pulse la combinación de teclas <Control>+<Mayús>+<C>,observe que no aplica el formato sobre la celda activa, sino que vuelve a aplicarel formato en la celda D7.

Esto es debido a que al grabar la macro, se grabó también en ella la referencia de la celdasobre la que aplicó el formato, y por eso al ejecutarla, el formato se aplicará siempre sobre lacelda D7.

7.1.5.- Eliminar una Macro

L Seleccione la opción Herramientas/Macro y la opción Macros. Seguidamentemarque CambiaColor y haga clic en el botón Eliminar.



180

L Ahora nos mostrará una ventana de confirmación para la eliminación, contesteafirmativamente.

L Grabe de nuevo una macro que pueda aplicar los colores de relleno y de fuenteanteriores a cualquier celda (recuerde que antes de iniciar la grabación de lamacro deberá situarse en la celda que desee).

L Una vez grabada la macro CambiarColor, aplíquela al rango de celdas D7:D20.

7.1.6.- Crear una Imagen de Macro

Puede crear sus propias imágenes dentro de la hoja y asignarles a éstas una macro.

L Inserte la imagen cdrom.jpg que encontrará en la carpeta Mis Documentos, ydéjela con el mismo tamaño y posición que puede observar en el siguientegráfico:

L Seleccione la imagen que acaba de insertar, haga clic en la imagen con el botónsecundario y seleccione Asignar macro. Inmediatamente aparecerá el cuadrode diálogo Asignar macro.

L Ahora marque la opción Fomato1, y pulse Aceptar.

L Seleccione el rango de datos D7:D20, a continuación sitúe el puntero en la imagenque acaba de crear. Observe que el puntero adopta la forma de una mano,haga clic en dicha imagen.



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Observe como en el rango D7:D20 se aplican los formatos que se definieron en la macrode Formato1.

L Desactive la barra de herramientas Visual Basic. Después Guarde eldocumento, pero no lo cierre, pues seguiremos trabajando con él.

7.1.7.- Crear Menú de macros

Igual que creamos barras de herramientas personalizadas, podemos crear menúspersonalizados para que contengan aquellas macros que hemos creado. Seguidamente haremosun ejemplo con las macros que tenemos.

L Haga clic en Personalizar del menú Herramientas. De esta forma aparecerá elcuadro de diálogo Personalizar.

L Si es necesario, haga clic en la ficha Comandos para mostrar la página de la fichaComandos.

L Ahora seleccione Nuevo Menú de la lista Categorías. Aparece la opción Nuevomenú en la lista de Comandos. Arrastrelo hasta el final de la barra de menús,de modo que quede como la siguiente imagen:

L Haga clic con el botón secundario en el título Nuevo menú y seleccione Nombredel menú contextual.

L Ahora escriba en la casilla de nombres &Mis Macros. Finalmente pulse <Intro>.

El símbolo & hace que en la opción del menú la siguiente letra aparezcasubrayada, en nuestro caso la M, de modo que con las teclas <Alt>+<M>

podremos acceder a este menú directamente.



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L Todo seguido seleccione Macros de la lista Categorías del cuadro de diálogoPersonalizar. De este modo se actualiza el contenido de la lista Comandospara reflejar su elección.

L En la lista Comandos, arrastre el comando Personalizar elemento de menú hastael título Mis Macros.

L Observe como aparece un cuadro debajo del menú que hemoscreado, deposite ahí el comando Personalizar elemento demenú.

L Haga clic con el botón secundario en Personalizar elemento de menú yseleccione Nombre del menú contextual. Escriba Cambia color.

L Seguidamente vuelva ha hacer clic con el botón secundario sobre la opción demenú Cambia color y seleccione del menú contextual Asignar macro.Aparecerá la ventana de macros, seleccione CambiaColor y pulse Aceptar.

De este modo tan sencillo, hemos asignado la macro CambiaColor a la opción de menúCambia Color que acabamos de crear. Seguidamente cree una nueva opción del menú llamadaFormato1 y asignele la macro del mismo nombre.

L Seleccione cualquier celda sin formato y seleccione cada una de las opciones demenú que a creado para comprobar que funcionan correctamente. Finalmenteguarde el libro de trabajo y no lo cierre pues seguiremos trabajando con él.

NOTA: Las herramientas que ahora le explicaremos, formularios y cuadro de controles,se verán sólo su funcionamiento, no se profundizará en cuanto a su programación, dado queentraríamos en el temario de la programación entorno al lenguaje Visual Basic, así que sóloexplicaremos los componentes.

7.2 - FORMULARIOS

L Active la barra de herramientas Formularios.

A continuación le mostramos un gráfico con el contenido de la barra de herramientasFormulario:

Estos controles podemos añadirlos a la hoja de cálculo que estamos utilizando y aplicarleuna macro que hayamos creado con anterioridad. Por ejemplo podemos acoplar la macro deformato1 al control del botón. Veremos un ejemplo a continuación:



183

L Haga clic el icono Botón , seguidamente haga clic en una zona libre de la hojade cálculo, así añadiremos el botón a nuestra hoja. Realice usted el tamaño debotón que crea conveniente.

L Ahora podemos ver el cuadro de diálogo Asignar macro, desde donde indicaremosque macro deseamos utilizar, seleccione Formato1 y pulse Aceptar.

L A continuación cambie el nombre del botón por Formato1. Seguidamenteseleccione una celda que no tenga formato alguno y haga clic en el botón queacabamos de crear, verá como esta celda recoge el formato.

7.3 - CUADRO DE CONTROLES

Este cuadro contiene elementos muy parecidos a la barra de herramientas Formulario,pero a diferencia de la anterior, los cuadros de control no utilizan en general macros, sino quefuncionan mediante una programación VisualBasic interna que llevan.

Ahora simplemente mostraremos la barra de herramientas para que observe como es, perocomo indicamos anteriormente, no trabajaremos con ella, debido a que es necesario elconocimiento de VisualBasic.

Como puede observar, muchos de estos controles son los mismos que los de la barra deherramientas Formularios, pero como hemos indicado anteriormente, trabajaban con un lenguajede programación en vez de las macros.

L Por último Guarde el documento y ciérrelo.

7.4 - DATOS XML

La compatibilidad con XML, incluyendo la posibilidad de guardar archivos comodocumentos XML, se introdujo en la versión XP, pero esta tecnología es uno de los puntoscentrales de Office 2003. Si trabaja en una empresa que intercambia datos con otrasorganizaciones en forma de pedidos de compra, datos sobre artículos, datos financieros ocatálogos de productos, puede usar XML para transferir los datos independientes del programautilizado para crearlos.

L Abra un libro de trabajo nuevo, seguidamente seleccione Origen de datos de laopción Datos/XML de la barra de menú. De esta forma activaremos el panel detareas Origen XML.



184

L Ahora haga clic en Asignaciones XML.... En el cuadro de diálogo AsignacionesXML y haga clic en Agregar, de esta forma activamos el cuadro de diálogoSeleccionar origen XML.

L Seleccione el fichero Productos.xsd.xml y haga clic en Abrir.

Aparece una entrada en el cuadro de diálogo Asignaciones XMLrepresentando a Productos.xsd.xml.

L Haga clic en Aceptar. Aparece el esquema de Productosen el panel de tareas Origen XML.

L Arrastre el elemento IdProducto desde el panel de tareashasta la celda B2. Haga clic en el icono que aparece ala derecha de la celda y después haga clic en Colocarencabezado XML a la izquierda.

En este momento aparece el nombre del elemento IdProducto en la celda A2.

L Ahora arrastre el elemento Nombreproducto desde el panel de tareas hasta lacelda B3. Haga clic en el icono que aparece junto a la celda y seleccione denuevo Colocar encabezado XML a la izquierda.

De esta forma aparece el nombre del elemento Nombreproducto en la celda A3.

L Por último arrastre el elemento Precio en la celda B4 y coloquelo a la izquierda, enla celda A4, tal como hizo en los ejemplos anteriores.



185

L A continuación, seleccione Importar de la opción Datos/XML. De esta formaaccedemos al cuadro de diálogo Importar XML.

L Seleccione el archivo Producto.xml y después en Importar.

Aparecen los datos de Producto.xml en las celdas B2:B4.

L Seguidamente Opciones del panel de tareas Origen XML y seleccione la opciónOcultar bordes de listas inactivas. Seguidamente haga clic en cualquier celdaque no se encuentre en la lista. Observe como han desaparecido los bordesalrededor de la lista.

L Ahora haga clic con el botón secundario sobre Nombreproducto del panel detareas Origen XML y seleccione Quitar elemento.

L Seguidamente haga clic en Asignaciones XML en el panel de tareas Origen XML,se abrirá el cuadro de diálogo Asignaciones XML resaltando la entrada querepresenta Producto.xsd.

L Haga clic en Eliminar y apto seguido en Aceptar para cerrar el cuadro de mensajeresultante.

L Haga clic de nuevo en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo AsignacionesXML.

Observe que Excel elimina la asociación entre Producto.xsd y su libro de trabajo, perolos datos permanecen en su sitio.

L Finalmente guarde y cierre el libro de trabajo con el nombre de Ejemplo XML enla carpeta Mis Documentos.

7.5 - EJERCICIOS




186

7.5.1.- Automatizar estadísticas

L Abra el fichero Mediterraneo.xls de la carpeta Mis Documentos.

L Crear una macro con el nombre de Borrar, que automatice el borrado del mes alque corresponden los datos (celda C3), así como los turistas de cada ciudad(rango de celdas A6:A21), y el rango de las temperaturas (F6:F21), por últimoque deje como celda activa la C3.

L Observe los resultados al ejecutar la macro, debería quedar como el gráficosiguiente:



187

L Por último guarde y cierre el libro de trabajo.

EXCEL 2003 8 - Tablas Dinámicas Avanzadas Nivel Avanzado V.1


188



189

8TABLAS DINÁMICAS

AVANZADAS

Las tablas dinámicas proporcionan un modo de resumir y analizar fácilmente grandesvolúmenes de datos. Se llaman tablas dinámicas porque se puede cambiar su disposiciónreordenando o cambiando de posición los encabezados de fila y columna, rápida y fácilmente.

Las tablas dinámicas se utilizan para resumir, consolidar, analizar, filtrar e informar:

Tipo Descripción

Resumir bases de datos grandes Se pueden utilizar las tablas dinámicas para resumir grandes

cantidades de datos que pueden estar en una hoja de trabajo o

en una base de datos externa.

Preparar datos para su representación gráfica Los gráficos basados en tablas dinámicas cambiarán

automáticamente cuando cambie la tabla dinámica. Muchos

problemas vienen disponiendo los datos de un modo que

permita crear gráficos, las tablas dinámicas son ideales para

este propósito.

Análisis de datos adecuado Se analizarán de forma adecuada las bases de datos mediante

las tablas dinámicas, buscando tendencias, excepciones y

problemas. Se puede organizar rápidamente el modo en que se

resumen y presentan los datos y acceder a un mayor nivel de

detalle cuando se desee.

Crear Informes Es uno de los usos más habituales de Excel, ya que se puede

interactuar en la pantalla o imprimir.



190

Tipo Descripción

Lista o base de datos Podrá crear una tabla dinámica a partir de una lista o base de

datos de Microsoft Excel, de una base de datos externa, de

varias hojas de cálculo de Microsoft Excel o de otra tabla

dinámica.

Botones de campo para reordenar los datos Una tabla dinámica contiene campos, cada uno de los cuales

resume múltiples filas de información de los datos originales.

Arrastrando un botón de campo hasta otra parte de la tabla

dinámica, podrá ver los datos de distintas maneras. Por

ejemplo, podrá ver los nombres de los vendedores en las filas

o en las columnas.

! Tabla dinámica resultante: Para crear una tabla dinámica, utilice el Informe de tablas

y gráficos dinámicos como guía para la búsqueda y organización de los datos que

desee organizar. Para comenzar, haga clic en Informe de tablas y gráficos

dinámicos... del menú Datos.

! Datos Resumidos: La tabla dinámica resume los datos utilizando la función de resumen

que especifique, como SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Podrá incluir

automáticamente subtotales y totales generales, o utilizar sus propias fórmulas

agregando campos y elementos calculados. En este ejemplo, se calcula el total de

los datos de la columna Ventas de la lista original en la tabla dinámica.

Dentro de la tabla dinámica se pueden distinguir los siguientes elementos:



191

Tipo Descripción

Campo de Página Un campo de página es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha

asignado una orientación de página en una tabla dinámica. En el ejemplo, Región

es un campo de página que puede utilizarse para filtrar los datos resumidos por

regiones. Si hace clic en otro elemento de un campo de página, la tabla dinámica

cambiará para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento.

Elemento de un campo dePágina

Cada entrada o valor exclusivos del campo o columna de la lista de origen o de la

tabla será un elemento en la lista de un campo de página. En el ejemplo, el

elemento Este se presenta actualmente en el campo de página Región y la tabla

dinámica muestra únicamente los datos resumidos para dicha región.

Campos de Fila Los campos de fila son campos de una lista o de una tabla de origen a los que se ha

asignado una orientación de fila en la tabla dinámica. En el ejemplo, Producto y

Vendedor son campos de fila. Los campos de fila interiores como Vendedor son los

más próximos al área de datos; los campos de fila exteriores, como Producto, están

situados a la izquierda de los campos de la fila interior.

Campos de Columna Un campo de columna es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha

asignado una orientación de columna en una tabla dinámica. En el ejemplo,

Trimestres es un campo de columnas con dos elementos; Trim.2 y Trim.3. Los

campos de columna interiores son los que tienen sus elementos más próximos al

área de datos; los campos de columna exteriores están encima de los campos de

columna interiores (en el ejemplo se muestra únicamente un campo de columna).

Campo de Datos Un campo de datos es un campo de una lista o de una tabla de origen que contiene

datos. En el ejemplo, Suma de importes de pedidos es un campo de datos que

resume las entradas del campo Importe de pedidos o de la columna en los datos de

origen. Normalmente, un campo de datos resume datos numéricos, como

estadísticas o importes de ventas, pero también puede contener texto. Como valor

predeterminado, los datos de texto se resumen en una tabla dinámica mediante la

función Contar y los datos numéricos mediante la función Suma.

Elementos Los elementos son una subcategoría de un campo de la tabla dinámica. En el

ejemplo, Carne y Marisco son elementos del campo Producto. Los elementos

representan las entradas en el mismo campo o las columnas en los datos de origen

exclusivas. Los elementos aparecen como rótulos de columna o de fila, o aparecen

en las listas desplegables de los campos.

Área de Datos El área de datos es la parte de la tabla dinámica que contiene los datos resumidos.

Las celdas del área de datos muestran los datos resumidos de los elementos de los

campos de fila y de columna. Los valores de cada celda del área de datos

representan un resumen de los datos procedentes de filas o registros de origen. En el

ejemplo, el valor de la celda C6 es un resumen de importes de pedidos de cada

registro en los datos de origen que contiene los elementos Carne, Fuller y Trim.2.

8.1 - DOMINAR LAS TABLAS DINÁMICAS

Hasta ahora sólo ha visto superficialmente las tablas dinámicas (es necesario que tengaclaro lo hasta ahora aprendido), a partir de ahora se profundizará mucho más en esta herramienta.



192

Para acceder a las opciones de una tabla dinámica, puede hacerlo a través de su menúcontextual o a través de la barra de herramientas Tabla dinámica:

8.1.1.- Trabajar con Campos de Datos

Seguidamente verá los temas relacionados con los campos de datos, que son los que sesitúan en la zona de datos de una tabla dinámica.

# Cambiar la Orientación

En el ejemplo de Tabla dinámica sencilla que realizó anteriormente, ya vio lo fácil queresulta hacer esto, por lo que ahora no se volverá a realizar. Sólo mencionaremos para que sirvade recordatorio que se podía hacer directamente, arrastrando los campos en fila a columnas hasta

que el cursor adoptara esta forma , o a la inversa de columnas a filas hasta que el cursor

adoptara esta otra . También podía hacerlo con el paso 3 del Asistente.

#Cambiar el modo en el que se resumen los Datos

Cuando un campo de datos de una tabla dinámica es numérico, el resumen realizado porla tabla dinámica es una suma, si el campo no es numérico, el cálculo automáticamente es unacuenta. Hay otras formas de resumir un campo de Datos y se detallan a continuación:

Función Se utiliza para...

Suma La suma de los valores.

Contar Número de registros (filas).

Promedio Valor medio de los datos subyacentes.

Máx Valor máximo de los datos subyacentes.

Min Valor mínimo de los datos subyacentes.

Producto Producto de los datos subyacentes.

Contar números Número de registros (filas) que contienen números.

Desvest Desviación estándar estimada de poblaciones en la que los datos subyacentes representan

la muestra.

Desvestp Desviación estándar de población en la que los datos subyacentes representan a toda la

población.

Var Varianza de población en la que los datos subyacentes representan la muestra.


Función Se utiliza para...


193

Varp Varianza de población en la que los datos subyacentes representan a toda la población.

L Cierre si es que tiene abierto algún libro de trabajo y abra de la carpeta Misdocumentos el libro Inventario.xls.

En el libro de trabajo hay un inventario de los ordenadores comprados en el último año porla empresa CEMENT S.A. Primero creará una tabla dinámica de este inventario.

L Haga clic en cualquier celda donde se encuentren los datos, y seleccione del menúDatos/Informe de tablas y gráficos dinámicos....

L En el paso 1 de 3 deje seleccionada la opción Lista o base de datos de MicrosoftExcel que aparece por defecto y pulse el botón Siguiente >.

L En el paso 2 de 3, no modifique tampoco nada ya que el rango de origen de losdatos es correcto ($A$1:$H$94), pulse botón Siguiente >.

L En el paso 3 de 3 haga clic en el botón Diseño... deje el cuadro como el que semuestra a continuación:

L Pulse el botón Aceptar.

L En el cuadro actual deje la opción que aparece activada por defecto Hoja decálculo nueva y pulse el botón Finalizar.

Lo que se obtiene es un resumen de los ordenadores que hay en la empresa agrupados portipo y velocidad, quién ha sido el proveedor y qué es lo que han costado.



194

Pero ahora nos interesa saber, no el coste de los ordenadores, sino la cantidad que hay.Como por defecto en un campo numérico aparece la función SUMA, se tendrá que sustituir éstapor la función CONTAR.

L Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier celda de la tabla dinámicacreada, en el menú contextual seleccione Asistente para tablas dinámicas.

L Aparecerá el paso 3 de 3 del Asistente para tablas dinámicas. Haga clic en el botónDiseño... y a continuación, doble clic en el campo Suma de Precio en el áreade DATOS. Aparecerá el cuadro de diálogo Campo de la tabla dinámica:

L En la lista que aparece en el apartado Resumir por, seleccione la función Cuenta,y pulse el botón Aceptar. Acepte también el diseño de la tabla.

L De vuelta al Asistente haga clic en el botón Finalizar.

Obtenemos un resumen con el total de ordenadores de cada tipo, y quién los suministra.

L Elimine la columna Velocidad de la tabla dinámica para ver un resumen peromucho más general (recuerde que para eliminar debe arrastrar el campo fuerade la tabla hasta que el puntero del ratón adopte esta forma ).

#Realizar dos cálculos en un solo Campo de Datos

Suponga que desea calcular la suma de un campo de datos y calcular la media del mismocampo. El mismo campo puede situarse en la zona de datos más de una vez, y después se tratancomo campos distintos, uno se establece como SUMA y el otro como MEDIA.



195

A continuación añadiremos de nuevo el campo Precio al área de DATOS, pero esta vezen lugar de indicar SUMA indicaremos PROMEDIO para saber el precio medio por ordenador.

L Acceda al menú contextual de la tabla dinámica y seleccione la opción Asistentepara tablas dinámicas.

L Pulse el botón Diseño... para que aparezca el cuadro de diseño de la tabladinámica y allí, arrastre al área de DATOS el campo Precio.

Como es un campo numérico automáticamente le ha aplicado la función SUMA,seguidamente se cambiará por la función PROMEDIO.

L Haga doble clic en el campo Suma de Precio y seleccione la función Promediodentro de la lista Resumir por, pulse Aceptar y acepte también el diseño. Devuelta al Asistente pulse Finalizar.

#Cambiar nombre a los campos

Tras crear una tabla dinámica, lo primero que los usuarios desean cambiar son los nombresde los campos (especialmente los de los campos de datos). La mayoría de campos de datos estánrealizando la función SUMA, así el prefijo Suma de incorporado automáticamente al nombre delcampo no es recordado por los usuarios, y empeora el aspecto visual de la presentación, ademásde los problemas de las columnas ridículamente anchas que son resultado de estos largos nombresde campo.

Para cambiar los nombres de campo es tan sencillo como seleccionar la celda e introducirun nuevo nombre. Pero hay un problema, y es que no podremos dar un nombre de un campo queya exista, por ejemplo si incluimos en el área de DATOS un campo que se llama Unidades, enel área de datos aparecerá como Suma de Unidades, no podremos cambiar el campo Suma deUnidades por el de Unidades, puesto que en este caso coincide con el original. Podemos utilizarun pequeño truco que es anteponer un espacio al nombre de campo, o un guión de subrayado,siempre y cuando seamos conscientes de este cambio.

L En la tabla dinámica creada haga clic en la celda que contiene el valor Cuenta dePrecio.

L Escriba Nº Ordenadores y pulse <Intro>.

L Cambie el nombre del campo Promedio de Precio por el de Precio Medio y pulse<Intro>.

8.1.2.- Campos de Página

Un campo de página es un cuadro de lista desplegable situado en la parte superior de latabla dinámica, que permite filtrar los datos que se muestran en la tabla dinámica permitiendoseleccionar páginas individuales. Una tabla dinámica puede no tener campos de página, tener unosólo o muchos.



196

#Mostrar Páginas

Desde el campo de página podrá ver los datos pertenecientes a cualquier página,seleccionando un elemento de la lista desplegable, o bien ver todas las páginas resumidas en unasola cuando está seleccionado (Todas). Pero suponga que desea imprimir cada página individual,el proceso es bastante tedioso, primero seleccionar manualmente la primera de las páginas, luegoimprimirlas y este proceso repetirlo para cada valor del campo página. Existe un método parahacer esto:

Desde el menú contextual de la tabla dinámica, seleccionar la opción Mostrar páginas...,y en el cuadro de diálogo Mostrar páginas que aparece seleccionar la página a la que quiera hacerreferencia y pulsar Aceptar, se añadirán tantas hojas de trabajo como valores tenga en la listadesplegable del campo página, los nombres de estas hojas coincidirán con el de la lista desplegable.Esto mismo también puede hacerlo con la opción Tabla dinámica/Mostrar páginas... de la barrade herramientas Tabla dinámica.

L Marque cualquier celda de la tabla dinámica y seleccione la opción Tabladinámica/ Mostrar páginas... de la barra de herramientas Tabla Dinámica.Aparece el cuadro de diálogo Mostrar páginas.

L Seleccione el valor Micro y pulse Aceptar.

Se han creado dos hojas nuevas con los nombres del valor delcampo de página (PIII y PIV). Las hojas nuevas creadas son una copiaexacta de la tabla dinámica original, sólo que cada una de ellas tiene unvalor diferente para el campo página.

L Seleccione las dos hojas creadas (PIII y PIV) y elimínelas.

#Personalizar la disposición

En el caso de que haya más de un campo de página, éstos se apilan unos sobre otros. Sepuede cambiar esta disposición desde el cuadro de diálogo Opciones de la tabla dinámica al quepuede acceder con la opción Opciones de tabla... del menú contextual de la tabla dinámica o através del Asistente, en el paso 3 de 3 con el botón Opciones....

L Haga clic con el botón secundario en cualquier celda de la tabla dinámica yseleccione Asistente para tablas dinámicas, aparecerá el paso 3 de 3 delAsistente, deje el cuadro Diseño como se muestra a continuación (recuerdeque Nº Ordenadores y Precio medio ya los creó antes en un apartado anterior):

NOTA: Si no tiene activada la barra de herramientas Tabla dinámica, recuerde que puedeactivarla haciendo clic con el botón secundario en la zona de las barras de herramientas y en menúcontextual que aparece escoger Tabla dinámica.



197

L Pulse Aceptar y a continuación el botón Finalizar del asistente para regresar a latabla dinámica.

Con esto hemos añadido varios campos de página a la tabla dinámica.

L Seleccione la opción Opciones de tabla... del menú contextual de la tabladinámica, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En este cuadro hay dos opciones que permiten personalizar esta disposición. Una es laopción Campos por columna, que permite colocar los campos de página en más de una columna,el valor inicial es 0, que quiere decir que todos los campos de página se sitúan en una columna.La segunda opción es Diseño de página que proporciona dos opciones:

! Hacia abajo, luego horizontalmente: el primer campo de página se sitúa en A1, el

segundo en A2 el tercero en C1 el cuarto en C2, etc.

! Horizontalmente, luego hacia abajo: el primer campo de página se sitúa en A1, el

segundo en C1 el tercero en A2 el cuarto en C2, etc.

L En Campos por columna seleccione un 2 y pulse Aceptar.



198

Observe cómo ha cambiado la distribución de los campos de página.

L Regrese a las opciones de la tabla dinámica y en la lista Diseño de páginaseleccione Horizontalmente, luego hacia abajo y pulse Aceptar.

Entienda la nueva disposición.

L Finalice dejándolo como estaba al principio: en Diseño de página seleccione Haciaabajo, luego horizontalmente, en Campos por columna seleccione un 0 ypulse Aceptar.

8.1.3.- Agrupar datos

Puede haber ocasiones en las que una base de datos de origen esté estructurada de talmodo que no se adapte al modo en que se desean presentar los datos en la tabla dinámica. Esteproblema se produce a menudo cuando se utilizan fechas en las bases de datos.

Por ejemplo en la tabla dinámica en la que estamos trabajando queremos saber para cadaProveedor qué cantidad nos ha facturado anualmente.

L Con el Asistente para tablas dinámicas, modifique la tabla actual en lossiguientes aspectos:

L Pulse el botón Aceptar y luego Finalizar, de vuelta al asistente, para que actualicela tabla.

L Si en el campo de página Tipo tiene seleccionado un valor concreto cámbielo yseleccione (Todas).

Como puede comprobar cada fecha de la base de datos de origen ocupa una columnadistinta, y la información ofrecida por las fechas es demasiado detallada para los objetivos que sepretendían. La solución a este problema es agrupar las fechas por años. Siga los pasos que semuestran a continuación:



199

L Sitúese en cualquier valor del campo de columnaFecha, (por ejemplo en el valor 15/03/2004), pulseel botón secundario del ratón y en el menúcontextual seleccione Agrupar y mostrar detalle/Agrupar..., aparece el siguiente cuadro de diálogo:

L En la lista desplegable Por, seleccione sólo Meses ypulse Aceptar.

L Una vez en la hoja donde se encuentra la tabladinámica, haga doble clic en el campo Fecha ycámbiele el nombre por Meses.

Ahora el resumen queda mucho más claro.

Para desagrupar las columnas simplemente debe hacer clic con el botón derecho encualquier celda del encabezado de columna y seleccionar Agrupar y mostrardetalle/Desagrupar....

L Ahora haga clic con el botón secundario sobre cualquier mes y seleccione Agrupary mostrar detalle/Desagrupar....

8.2 - DAR FORMATO A UNA TABLA DINÁMICA

Hasta ahora hemos visto como poder agrupar u ordenar los campos de la tabla dinámica;ahora veremos como podemos modificar la forma del contenido, la forma en la cual utilizaremoseste método es similar al Formato de campo que hemos visto con anterioridad.

8.2.1.- Formato del campo

Las celdas de una tabla dinámica difieren bastante de la celdas normales de una hoja detrabajo, y precisamente en el formato es donde más difieren, a continuación se describirán lastécnicas empleadas para formatear las tablas dinámicas.

L Primero debe modificar la tabla dinámica para que tenga el siguiente aspecto, lacolumna Precio Total es la Suma de Precio, y luego hay que cambiarle elnombre:



200

.

L Seleccione una celda cualquiera o varias del campo de datos Precio Medio, y enel menú contextual de la tabla dinámica seleccione la opción Configuración decampo..., aparece el siguiente cuadro de diálogo:

También podría haber accedido a este cuadro a través del botón Configuración de campo de la barra de herramientas Tabla dinámica, o desde el Asistente con el botón Diseño... del paso3 de 3, haciendo doble clic en el campo de datos, igual que cuando quería cambiar una función.

L Pulse el botón Número..., el cuadro que aparece es el que ya conoce, seleccionede la lista Categoría la opción Moneda y pulse Aceptar dos veces pararegresar a la tabla dinámica.

L Dele el mismo formato al campo Precio Total.

Ahora al manipular la tabla cada campo conservará su formato numérico.

8.2.2.- Combinar Rótulos

Esta sencilla función puede resultar útil para mejorar la visión de una tabla dinámica.

L Cambie arrastrando los campos de la tabla dinámica hasta que la tabla quede coneste aspecto:



201

L Seleccione en el menú contextual de la tabla la opción Opciones de tabla... activela casilla Combinar rótulos y pulse Aceptar.

L Observe cómo los valores del campo Micro se han centrado sobre las trescolumnas inferiores.

8.2.3.- Selección estructurada

Aunque en principio puede parecer que este apartado no tenga que ver mucho con elformato de una tabla dinámica, en realidad no es así, ya que la finalidad de esta opción es facilitary ayudar al usuario en la tarea de dar formato a las tablas dinámicas, como en seguida comprobará.

La selección estructurada puede activarse y desactivarse, las tablas dinámicas se comportande manera diferente según el estado de esta opción. Para activar o desactivar esta opción puedehacerlo a través del menú contextual de la tabla dinámica, seleccionando Seleccionar y despuésHabilitar selección o también desde la barra de herramientas Tablas dinámicas con la opciónTabla dinámica/ Seleccionar/Habilitar selección.

L Para comprobar si la selección está activada o desactivada pruebe a situar el ratónen un título de campo hasta que aparezca una pequeña flecha negra y hacerclic, por ejemplo pruebe con el campo Nº Ordenadores.

L Si apareció la flecha, es que la selección estructurada está activada, en casocontrario seleccione en la barra de herramientas Tabla dinámica la opciónTabla dinámica/Seleccionar/Habilitar selección y vuelva a hacer clic en lamisma opción.



202

L Compruebe usted mismo el resultado de tener esta opción activada. Haga clic,cuando aparezca la flecha negra, en diversos valores de campos que formanla tabla dinámica, por ejemplo en Precio Medio, Precio Total o en PIII.

Hay tres opciones disponibles en la opción Tabla dinámica/Selección, de la barra deherramientas Tabla dinámica cuando Habilitar selección está activada, y son Rótulo, Datos,y Datos y rótulo, el funcionamiento de estos botones lo entenderá con el siguiente ejemplo.

L Haga clic en el valor Mito S.A. del campo Proveedor, y luego active la selecciónhaciendo clic en la línea superior de la celda. Aparecerá la flecha (todas lasfilas ha debido quedar seleccionadas).

L Haga clic en la opción Rótulo de la opción Tabla dinámica/Seleccionar,solamente el rótulo ha debido quedar seleccionado.

L Ahora repita para seleccionar la opción Datos, en este caso sólo los datosquedarán seleccionados.

L Pruebe a hacer clic en la opción Datos y rótulo, quedan seleccionadas de nuevotodas las filas.

L Realice diversas pruebas hasta que entienda bien el funcionamiento de estosbotones.

L Una vez haya terminado estos pasos guarde los cambios.

8.3 - GRÁFICOS DINÁMICOS

Las tablas dinámicas tienen gran importancia cuando se representan datos gráficamente.Esto se debe a que los gráficos son especialmente específicos para las tablas dinámicas. Un gráficocreado a partir de una tabla dinámica cambiará automáticamente cuando cambie la tabla dinámicay viceversa.

Existen dos formas de crear un gráfico dinámico, a través del Asistente para gráficos yde forma manual.

#Creación de un gráfico dinámico usando el Asistente para gráficos

Para crear un gráfico dinámico a través del Asistente para gráficos no se puedeseleccionar el rango de celdas antes de empezar el asistente.

A continuación verá cómo crear este tipo de gráfico.

L Continuamos trabajando con el libro Inventario.xls.



203

L En la hoja donde se encuentra la tabla dinámica haga clic en cualquier celda fuerade ésta, para no seleccionarla.

L Seleccione Asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar.

Aparece el paso 1 de 4 del asistente.

L Asegúrese de tener seleccionado el tipo Columna agrupada y haga clic enSiguiente >.

L En este segundo paso es donde tendrá que seleccionar el rango de celdas. Pararealizar esto, tan sólo tiene que situar el ratón en una celda de la tabla dinámicay pulsar el botón Siguiente >.

L Pulse Siguiente > en el paso 3 de 4.

L En este último paso seleccione En una hoja nueva y pulse Finalizar.

El gráfico ha aparecido en la hoja Gráfico1 con los campos que contiene la tabla dinámica.

Como ya se ha dicho antes, si se actualiza la tabla dinámica, el gráfico dinámico lo haceautomáticamente y viceversa. Observe cómo el gráfico da la opción, al igual que la tabla, de elegirlos datos que deseamos representar, pero hay que tener en cuenta que en la tabla también seefectuarán los cambios.

A continuación verá un ejemplo de modificación de tabla a través del gráfico.

L Teniendo en pantalla el gráfico dinámico, haga clic en la flecha que hay al lado delcampo Tipo.

L Seleccione tan sólo la opción DX. Pulse Aceptar.

L Verá cómo el gráfico ha cambiado.

L Ahora vaya a la hoja que contiene la tabla dinámica y compruebe que ésta sólovisualiza el tipo de ordenador seleccionado anteriormente.

Este es el aspecto que tiene que presentar la tabla dinámica.

L Seguidamente elimine las hojas Gráfico1 y Hoja4.



204

#Creación de un gráfico dinámico para modificarlo manualmente

Para crear un gráfico dinámico sin utilizar el asistente, sólo será necesario tener el punterodel ratón situado en la tabla dinámica.

L A continuación cree de nuevo una tabla dinámica con los datos que verá acontinuación.

L Haga clic en cualquier celda de la tabla para que ésta se active.

L Pulse el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas TablaDinámica. Aparece en una hoja nueva un gráfico dinámico.

L Seleccione en el menú contextual del gráfico Tipo de gráfico... y en el cuadro queaparece escoja el de tipo Líneas/Línea.

L Pulse Aceptar.

Observe cómo la línea que representa el tipo de 0 no aparece en los proveedores quecorresponden. Esto se debe a que éstos poseen un valor 0 en ese periodo.

Ahora va a activar la opción que permite que ese valor 0 se represente.

L Vaya a la hoja donde se encuentra la tabla dinámica.

L En el menú contextual de la tabla seleccione Opciones de tabla...



205

L Sitúese en el cuadro situado a la derecha de la opción Para celdas vacías,mostrar:, una vez ahí, escriba 0 y pulse Aceptar.

L Vaya ahora a la hoja del gráfico que estaba modificando y compruebe cómo lalínea que representa ya aparece en todos los proveedores.

Los gráficos dinámicos se caracterizan por el hecho de actualizarse automáticamente almodificar los datos de la tabla origen. Mientras que las tablas es necesario que se actualicenmanualmente, como vimos en un principio.

A continuación realizará una serie de modificaciones en la tabla dinámica para comprobarla actualización automática de los gráficos.

L Sitúese en la hoja que contiene la tabla dinámica.

L Modifique el campo Tipo, de tal forma que muestre todos los componentes.

L Modifique ahora la tabla para que aparezca de la siguiente forma:

L Vaya ahora a la hoja del gráfico y observe cómo el gráfico ha cambiado suestructura al modificar la tabla dinámica.

L Por último Guarde el libro de trabajo y ciérrelo .

8.4 - EJERCICIOS


8.4.1.- Venta de productos

L Abra el libro Ventas de la región.xls y con los datos de la hoja, genere una tabladinámica como la que se muestra a continuación.



206

L Modifique la disposición de los campos en el asistente para obtener esta otra tabla.

L Guarde el libro de trabajo y no lo cierre.

8.4.2.- Gráficos de ventas

L Genere el gráfico siguiente con los datos obtenidos en la tabla dinámica.

L Modifique la tabla dinámica para que el gráfico adopte el siguiente aspecto.



207




208

#Ejercicio de Evaluación

Antes de proseguir con el temario del curso, debe realizar un ejercicio de evaluación.

L Abra el icono que aparece a la derecha de éste párrafo, ubicado en lacarpeta Mis Documentos, le aparecerán los ejercicios que deberealizar.

Mientras esté realizando el ejercicio de evaluación, podrá consultar el dossier tanto comosea necesario.

Si comprende que todavía no está preparado para realizarlo,podrá anularlo mediante el botón que aparece a la derecha de estepárrafo y repasar los puntos en los que tiene dudas.

Podrá volver a realizarlo cuando esté mejor preparado.

Una vez haya terminado el ejercicio de evaluación, los resultados pasarán a formar partede su expediente académico, no existiendo la opción de volver a repetirlo.

Verá el resultado de manera automática,mediante el botón de la derecha, en el cuál se le indicaránlas preguntas que ha acertado, las que ha fallado y lasaclaraciones a las preguntas propuestas. La finalidad de éste es que repase los puntos en los queha fallado, antes de continuar con el temario del curso.

Recuerde que NO PODRÁ CAMBIAR DE CURSO, si no tiene todos los ejercicios de evaluación realizados.

Ante cualquier duda consulte con el profesor.

L Una vez terminado este ejercicio de evaluación, ya puede continuar con el temariodel curso.

Nombre Curso y Versión Índice Alfabético V.N


Índice AlfabéticoAAgrupar Objetos Gráficos . . . . . . . . . . 103Análisis de datos

Búsqueda de objetivos . . . . . . 147Tablas de datos . . . . . . . . . . . . 151

Asistente de Funciones . . . . . . . . . . . . . . 3Asistente para Gráficos . . . . . . . . . . . . . 48Autofiltro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121AutoSuma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

BBarra de Herramientas Dibujo . . . . . 34, 80Barra de Herramientas Visual Basic . . 173Bases de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Microsoft Query . . . . . . . . . . . 134Registros . . . . . . . . . . . . . . . . 116

BotónAutoSuma . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Crear cuadro de texto . . . . . 81, 90Cuadro de controles . . . . . . . . 174Detener grabación . . . . . . . . . . 173Editor Visual Basic . . . . . . . . . 174Ejecutar macro . . . . . . . . . . . . 173Elipse . . . . . . . . . . . . . . . . . 81, 90Flecha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81Grabar macro . . . . . . . . . . . . . 174Línea . . . . . . . . . . . . . . . . . 81, 90Modo diseño . . . . . . . . . . . . . . 174Orden ascendente . . . . . . . . . . . 32Orden descendente . . . . . . . . . . 32Paleta portátil Diseño . . . . . . . . 81Puntero . . . . . . . . . . . . . . . . 81, 90Rectángulo . . . . . . . . . . . . . 81, 90Sombra inferior . . . . . . . . . . . . . 81

DDenominación de Rangos . . . . . . . . . . . 23Desagrupar Objetos Gráficos . . . . . . . 104Dibujos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

EEliminar

Elementos de un Gráfico . . . . . 61Objetos Gráficos . . . . . . . . . . . 88

Escenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Crear resumen . . . . . . . . . . . . 169

FFiltro de registros . . . . . . . . . . . . . . . 121

GGrabadora de Macros . . . . . . . . . . . . 174Gráficos de 3 Dimensiones . . . . . . . . . 61

Área de Trazado . . . . . . . . . . . 44Barras de Error . . . . . . . . . . . . 54Dimensionar Elementos . . . . . . 46Dinámicos . . . . . . . . . . . . . . . 202Eje 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62Ejes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Elementos . . . . . . . . . . . . . . . . 44Elementos 3-D . . . . . . . . . . . . 62Elevación . . . . . . . . . . . . . . . . 64Fichas de Formato . . . . . . . . . . 57Giro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Incorporar Imágenes . . . . . . . . 71Insertar Ejes . . . . . . . . . . . . . . 52Insertar Elementos . . . . . . . . . 49Insertar Líneas de División . . . 51Insertar Rótulos de Datos . . . . 52Insertar Títulos . . . . . . . . . . . . 51Leyenda . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Líneas de Tendencia . . . . . . . . 53Menú Contextual . . . . . . . . . . 50Menú Formato . . . . . . . . . . . . 56Menú Gráfico . . . . . . . . . . . . . 49Modificar . . . . . . . . . . . . . 43, 48Modificar Aspecto Graf. 3-D . 63Modificar Elementos de un Gráf. 55Mover Elementos . . . . . . . . . . 46Objeto Seleccionado . . . . . . . . 56Perspectiva . . . . . . . . . . . . . . . 64Plano Inferior . . . . . . . . . . . . . 62Planos Laterales . . . . . . . . . . . 62Tipo de Gráfico . . . . . . . . . . . . 57Títulos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Títulos de los Ejes . . . . . . . . . . 44

Gráficos dinámicos . . . . . . . . . . . . . . 202

Nombre Curso y Versión Índice Alfabético V.N


IIncorporar Imágenes . . . . . . . . . . . . . . 71Inserción de Objetos Gráficos . . . . . . . 82Insertar

Organigrama . . . . . . . . . . . . . 100Insertar Elementos en un Gráfico . . . . . 49

LLibro de macros personal . . . . . . . . . . 179

MMacros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Asignar . . . . . . . . . . . . . . . . . 178Ejecutar . . . . . . . . . . . . . . . . . 177Grabadora de Macros . . . . . . . 174Grabar . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

Microsoft Query . . . . . . . . . . . . . . . . 134Modificar Aspecto Gráfico 3-D . . . . . . 63Modificar el color . . . . . . . . . . . . . . . . 85Modificar Elementos de un Gráfico . . . 56Modificar Elementos Gráficos . . . . . . . 85Mover y Dimensionar Elementos Gráficos46

NNombres de Rango

Crear . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Crear Automáticamente . . . . . . 25Crear Manualmente . . . . . . . . . 25Modificar . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Uso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

OObjetos Gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . 82Ordenar Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

PPegado especial . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

QQuery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

RRango . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Filtro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

SSeleccionar Gráficos . . . . . . . . . . . . . . 43Solver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Configuración . . . . . . . . . . . . 160Sombrear un Objeto Gráfico . . . . . . . . 85Subtotales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Suma Automática . . . . . . . . . . . . . . 1, 13Superponer Objetos Gráficos . . . . . . . 105

TTablas de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . 151Tablas dinámicas . . . . . . . . . . . . . . . . 189

Formatear . . . . . . . . . . . . . . . 199Gráficos dinámicos . . . . . . . . . 202

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Documents

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combinacin de datos

aadir registros

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pizzas a domicilio684

eliminacin de imgenes