manual do património

Manual de procedimentos da função património

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA FUNÇÃO PATRIMÓNIO


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Histórico do documento

Versão Data Descrição Autor Aprovação

0.1 21-08-2014

Versão preliminar

do manual de

procedimentos do

processo de

aquisição de bens e

serviços

0.2 26-05-2015 Versão Final

UCT e DAG Deliberação do

Conselho

Diretivo de --/--/-


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Relação de Siglas e Abreviaturas

ACSS, I.P. – Administração Central do Sistema de Saúde, I.P.

ALD – Aluguer Longa Duração

AV – Avaliação (Reavaliação Livre)

AVU – Acréscimo de vida útil, sem variação de valor

CIBE – Cadastro e Inventário dos Bens do Estado

CIIDE - Cadastro e Inventários dos Imóveis e Direitos do Estado

CIME – Cadastro e Inventários dos Bens Móveis do Estado

CIVE - Cadastro e Inventários dos Veículos do Estado

DAG – Departamento de Administração Geral

DE – Desvalorização Excecional

DFI – Departamento de Gestão Financeira

DRS – Departamento Gestão da Rede de Serviços e Recursos em Saúde

GAI – Gabinete de Auditoria Interna

GR – Grande Reparação ou beneficiação que originou acréscimo de valor

NAM – Núcleo de Aprovisionamento e Manutenção

POCP – Plano Oficial de Contabilidade Pública

RV – Reavaliação por Portaria

S/N – Serial Number

UCT – Unidade de Contabilidade e Tesouraria

VE – Valorização Excecional


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1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................................................. 6

2. ENQUADRAMENTO LEGAL ......................................................................................................................... 6

3. REGULAMENTOS DE APLICAÇÃO DO MANUAL ........................................................................................... 7

4. A FUNÇÃO PATRIMÓNIO ............................................................................................................................ 7

5. RESPONSABILIDADES SOBRE O PATRIMÓNIO ............................................................................................. 8

6. ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA GESTÃO DO PATRIMONIO ................................................................... 9

6.1. Natureza e Objetivos do Serviço ......................................................................................................... 9

6.2. Plano anual de investimentos ........................................................................................................... 10

7. REALIZAÇÃO DE ENCOMENDAS ................................................................................................................ 10

7.1. Gestão da Encomenda ...................................................................................................................... 10

8. RECEPÇÃO E VALIDAÇÃO DE FORNECIMENTOS ........................................................................................ 11

8.1. Receção dos Bens Adquiridos ........................................................................................................... 11

8.2. Validação do Fornecimento .............................................................................................................. 11

8.3. Identificação Física dos Bens ............................................................................................................. 12

8.3.1 Normas de Identificação Física dos Bens ...................................................................................... 13

8.3.2 Normas de Recolha e Registo de Informação ............................................................................... 13

8.4. Destino das Guias de Remessa .......................................................................................................... 15

9. REQUISIÇÃO DE REPARAÇÕES E MANUTENÇÕES ...................................................................................... 15

9.1. Requisição de uma Reparação ou Manutenção Preventiva ............................................................... 15

9.2. Encomenda de uma Intervenção Externa .......................................................................................... 15

10. VALORIZAÇÃO CONTABILISTICA E AVALIAÇÃO DO IMOBILIZADO .......................................................... 16

10.1. Critérios de Valorimetria ............................................................................................................... 16

10.2. Acréscimo de Vida Útil .................................................................................................................. 18

10.3. Grande Reparação, ampliação ou Beneficiação ............................................................................. 18

10.4. Valorização Excecional .................................................................................................................. 19

10.5. Desvalorização Excecional ............................................................................................................ 19

10.6. Avaliações .................................................................................................................................... 20

10.7. Reavaliações ................................................................................................................................. 21

10.8. Plano de Depreciação dos Ativos Fixos (Amortização) ................................................................... 22

10.9. Manutenções Preventivas ............................................................................................................. 22


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10.10. Reparações ................................................................................................................................... 22

10.11. Seguros ........................................................................................................................................ 23

11. ALTERAÇÕES PATRIMONIAIS ................................................................................................................ 23

12. CONTROLO PERIÓDICO DE INVENTÂRIO ............................................................................................... 24

12.1. Controlo Periódico de Inventário .................................................................................................. 24

12.2. Realização de uma Auditoria de Inventário ................................................................................... 25

12.3. Periodicidade das Auditorias Físicas de Inventário ........................................................................ 25

12.4. Resultados da Auditoria de Inventário .......................................................................................... 25

13. ETIQUETAGEM E INVENTARIAÇÃO DE EQUIPAMENTOS ........................................................................ 26

13.1. Bens a Inventariar ......................................................................................................................... 26

13.2. Registo de Inventário .................................................................................................................... 26

13.2.1 Procedimento se impossível afixar etiqueta de inventário.......................................................... 27

13.2.2 Elementos de Informação a Recolher no Registo de Inventário .................................................. 27

13.2.3 Estado de Operacionalidade do Equipamento ............................................................................ 31

13.2.4 Normas de Etiquetagem ............................................................................................................ 31

13.2.5 Normas Genéricas de Afixação de Etiquetas de Inventário ......................................................... 32

14. TRANSFERÊNCIAS ENTRE LOCAL FISICO E CENTRO DE CUSTO ............................................................... 34

14.1. Nota Prévia ................................................................................................................................... 34

14.2. Comunicação da Necessidade de Transferência de Bens ............................................................... 34

14.3. Autorização de uma Transferência ................................................................................................ 35

14.4. Procedimento no Caso de Aprovação da Transferência ................................................................. 35

14.5. Empréstimo Temporário de Equipamentos ................................................................................... 35

15. ABATES ................................................................................................................................................ 36

15.1. Abate ............................................................................................................................................ 36

15.2. Tipos de Abate .............................................................................................................................. 36

15.3. O Processo de Abate ..................................................................................................................... 37

15.4. Competências para Aprovar um Abate .......................................................................................... 38

16. Desrespeito do Manual ........................................................................................................................ 39

17. Revisão do Manual ............................................................................................................................... 39

18. Entrada em vigor do Manual ................................................................................................................ 39


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19. FLUXOGRAMAS .................................................................................................................................... 40

20. Anexos (formulários) ............................................................................................................................ 46


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1. INTRODUÇÃO

O património de uma empresa, entidade ou instituição constitui um dos seus elementos mais

importantes, uma vez que dele depende o desenvolvimento da sua atividade. O património é formado

por um conjunto heterogéneo de bens (designados por ativos fixos), normalmente valorizados numa

unidade monetária.

Organizar, controlar e gerir o património apresenta-se assim como uma das principais tarefas no

âmbito do controlo interno de qualquer organismo, quer este seja privado ou público.

Numa instituição com a dimensão da Administração Central do Sistema de Saúde, IP, a organização do

património pressupõe a existência de regras e procedimentos sistematizados, para que os processos

de inventariação e aferição de variações patrimoniais se orientem por critérios uniformes e coerentes.

O manual de procedimentos da função património apresenta-se, deste modo, como um instrumento

de trabalho fundamental para a identificação, registo, controlo e gestão do imobilizado.

Pretende-se, com este manual, orientar os intervenientes nos processos de identificação dos bens

constitutivos do ativo fixo (imobilizado), fornecendo-lhes os instrumentos necessários para uma

correta aproximação à problemática que lhe é inerente, um assunto complexo, mas interessante, face

aos indiscutíveis benefícios que decorrem duma correta gestão financeira e operacional dos recursos

disponíveis, em cada momento, para o exercício da atividade.

2. ENQUADRAMENTO LEGAL

• Decreto-Lei n.º 477/80, de 15 de outubro - Cadastro e Inventário dos Bens do Estado (CIBE), define o

que se entende por inventário dos bens do Estado e lança as bases para a inventariação sistemática

dos bens que se encontram na sua posse e, sob a sua alçada, no que diz respeito à gestão de

exploração e manutenção;

• Decreto-Lei n.º 307/94, de 21 de dezembro – Estabelece o regime de aquisição, gestão e alienação

dos bens móveis do domínio privado do Estado;

• Decreto-Lei n.º 232/97, de 3 de setembro – Plano Oficial de Contabilidade Pública;

• Portaria n.º 671/2000, de 17 de abril –Integra as instruções que regulam o Cadastro e Inventário dos


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Bens do Estado (CIBE) e respetivo classificador geral, bem como os anexos a esta portaria, da qual

fazem parte integrante;

• Portaria n.º 898/2000, de 28 de setembro – Plano Oficial de Contabilidade do Ministério da Saúde.

3. REGULAMENTOS DE APLICAÇÃO DO MANUAL

O presente manual é efetuado no imperativo respeito dos procedimentos, regras e princípios

contabilísticos e orçamentais.

O controlo físico do imobilizado faz-se através da sua inventariação, a qual deve merecer maior

atenção quando se abordam os problemas de controlo interno nesta área.

De facto, se bem que seja indispensável efetuar a inventariação física dos bens de imobilizado quando

não existe um sistema de atualização permanente e adequado, a mesma é altamente recomendável

mesmo quando tal sistema está implementado, sobretudo com o objetivo de se confirmar que a

realidade física está de acordo com a realidade contabilística.

Sabendo-se da relevância que o imobilizado tem, quer na determinação dos resultados do exercício

quer na análise da sua posição financeira, não é de mais salientar os cuidados a respeitar quando se

trata de proceder à sua inventariação física. A inventariação pode ser anual ou cíclica, ou seja, pode

ocorrer uma vez por ano ou pode ser realizada ao longo dos vários meses do ano.

A importância de se implementar um sistema de controlo permanente do imobilizado permitirá

dispor, em qualquer momento, da informação de apoio à tomada de decisão, à identificação e

caracterização física dos ativos bem como no que se refere à sua contabilização e gestão.

4. A FUNÇÃO PATRIMÓNIO

A função património é, numa organização, o garante do controlo interno dos ativos na ótica do seu

máximo e melhor aproveitamento, sua alocação físico-departamental e gestão de exploração

(histórico de eventos relacionados com o bem, nomeadamente, avarias, reparações, manutenções

preventivas, garantias e seguros).

Numa instituição com a dinâmica e dimensão da ACSS, IP, a organização, controlo e supervisão do


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património, apresenta-se como imprescindível tanto para efeitos de relato financeiro como para

efeitos de gestão operacional.

5. RESPONSABILIDADES SOBRE O PATRIMÓNIO

Os Dirigentes Intermédios (Diretores dos Departamentos e coordenadores de Unidades) são

responsáveis pelos bens em exploração nas suas unidades orgânicas, pelo que, devem zelar pela sua

permanência, boa utilização e conservação.

Em caso de transferência não autorizada, furto, roubo ou outros incidentes dos quais resulte a

indisponibilidade dos bens, será sua a responsabilidade de informar o Departamento de Administração

Geral (DAG) dessa ocorrência e proceder ao apuramento dos factos.

Depois da comunicação do respetivo departamento do facto ocorrido ao DAG, deve ser comunicado

superiormente ao Conselho Diretivo o facto para apuramento de responsabilidades, à Unidade de

Contabilidade e Tesouraria (UCT), para reflexo nas demonstrações financeiras da ACSS, IP, bem como

ao Gabinete de Auditoria Interna (GAI) de forma a que este possa averiguar os procedimentos de

controlo interno instituídos que possam ter falhado.

Para tal, os Dirigentes intermédios poderão solicitar ao DAG o apoio necessário à justificação daquelas

ocorrências, nomeadamente o acesso aos comprovativos de receção de material.

Note-se que, determinados acontecimentos obrigam a procedimentos específicos, cuja condução

compete ao DAG, entre os quais se destacam:

Participação às autoridades para se lavrar auto de ocorrência;

Participação à companhia de seguros, para desafetação do bem da respetiva apólice, se for esse

o caso.


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6. ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA GESTÃO DO PATRIMONIO

6.1. Natureza e Objetivos do Serviço

Nos termos da Portaria n.º 155/2012, de 22 de maio, compete ao Departamento de Administração Geral

(DAG) gerir o património imobiliário e mobiliário da ACSS, IP, e ao Departamento de Gestão Financeira (DFI)

assegurar a contabilidade da ACSS, I.P., nestes termos são os departamentos com as competências para

manter o inventário atualizado.

Para o cumprimento das suas atribuições na área de gestão do imobilizado, devem ser asseguradas as

tarefas a seguir descritas, sem prejuízo de outras afins que se mostrem necessárias pelos serviços de

suporte:

DAG/NAM

Estudar e propor a nomenclatura de materiais;

Efetuar o plano anual de investimento;

Organizar o arquivo dos procedimentos patrimoniais e instruções em vigor;

Efetuar a gestão de encomenda;

Definir a classificação dos bens de acordo com a finalidade/destino dos mesmos;

Acompanhar administrativamente a receção de bens de inventário;

Efetuar a etiquetagem dos bens;

Realizar controlos por amostragem para validação de inventário.

DFI/UCT

Propor a inutilização de bens com proposta própria do DAG/NAM quando aplicável;

Registar no software de gestão de imobilizado o movimento de bens de inventário;

Dar indicadores periódicos sobre a situação e evolução do inventário;

Supervisionar a utilização informática do software de gestão do imobilizado;


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Encerrar informaticamente cada mês;

Conferir os registos de imobilizado com valores contabilísticos;

Corrigir erros detetados e propor procedimentos retificativos para a não repetição da situação que

originou o erro;

Comunicar superiormente anomalias significativas detetadas.

6.2. Plano anual de investimentos

Os Dirigentes Intermédios (Diretores dos Departamentos e coordenadores de Unidades) da ACSS, IP,

deverão remeter à Direção do DAG, a expressão de necessidades relativas à

aquisição/manutenção/reparação de bens de investimento duradoiros necessários para o ano económico

subsequente, até ao termo do mês de junho do ano antecedente.

A Direção do DAG, até ao termo do mês de julho do ano antecedente, agrega as necessidades dos diversos

Departamentos da ACSS, I.P., e submete a aprovação do Conselho Diretivo da ACSS, I.P., o Plano anual de

investimento para o ano subsequente.

A Direção do DAG, remete ao DFI, até ao fim do mês de agosto, o Plano anual de investimento para o ano

subsequente, aprovado pelo Conselho Diretivo da ACSS, I.P., para ser incluído na proposta de orçamento

da ACSS, IP.

7. REALIZAÇÃO DE ENCOMENDAS

7.1. Gestão da Encomenda

De acordo com a sua tipologia, as aquisições são instruídas pelo DAG/NAM devendo todas as

requisições internas (expressões de necessidades) para aquisição de bens de imobilizado ser-lhe

dirigidas. O procedimento de aquisição inicia-se depois de averiguada a efetiva necessidade de

compra, considerando, entre outros, os bens disponíveis, a relevância do investimento, e ,após,

autorização da expressão de necessidades pelo Conselho Diretivo da ACSS, IP, os termos para a

condução do procedimento aquisitivo encontram-se descritos no manual de procedimentos do

processo de aquisição de bens e serviços.


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O NAM é responsável por:

Elaboração do contrato, se aplicável;

Elaboração da Nota de Encomenda, onde conste o prazo de entrega/execução;

Negociação com o fornecedor sobre as condições de entrega dos materiais;

Gestão da encomenda de acordo com o número de fornecimentos;

Controlo quantitativo da receção dos materiais, no caso de bens de investimento, bens de entrada

direta, obras e serviços.

A gestão de encomendas aos fornecedores decorre desde o envio da nota de encomenda à

conferência da fatura, de acordo com os seguintes passos:

Envio da nota de encomenda para os destinatários;

Confirmação da receção da nota de encomenda;

Anulação eventual da nota de encomenda;

Vigilância do prazo de entrega relativamente a bens de investimento e serviços;

Esclarecimento de eventuais divergências detetadas pela Unidade de Contabilidade (UCT) entre a

fatura e a nota de encomenda.

8. RECEPÇÃO E VALIDAÇÃO DE FORNECIMENTOS

8.1. Receção dos Bens Adquiridos

A receção de bens requisitados e/ou adquiridos externamente é da competência do NAM.

8.2. Validação do Fornecimento

A validação do fornecimento consiste em comparar o descritivo da guia de remessa, com o material

rececionado e com a adjudicação emitida (nota de encomenda), aferindo desde logo o aparente bom

estado do equipamento fornecido e as respetivas quantidades.

Pretende-se, com esta conferência, verificar-se:


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O fornecimento corresponde integral, ou parcialmente, à encomenda;

O material entregue é, ou não, aquele que se descreve na guia de remessa;

A validação culmina com a assinatura legível da guia de remessa por quem tenha conferido a

entrega de material e aceite o fornecimento.

8.3. Identificação Física dos Bens

Os bens móveis devem, preferencialmente, ser identificados e cadastrados imediatamente após a sua

aquisição e antes da entrega ao utilizador final. Trata-se de garantir que nenhum bem entra em

exploração sem que tenha sido devidamente cadastrado e de facilitar uma inequívoca

correspondência físico-contabilística, imprescindível ao processo de contabilização e validação para

efeitos de pagamento ao fornecedor.

O colaborador do NAM deverá rigorosamente preencher todos os campos previstos no documento de

receção/ficha de imobilizado.

O processo de recolha e registo de informação, cumprirá a seguinte ordem de intervenção:

Colar a etiqueta no bem;

Proceder de imediato ao registo das informações desse bem no documento de receção/ficha de

imobilizado.

NOTA: Não se deverá colar etiquetas nos bens rececionados para, só depois, os registar; este erro, comum,

leva facilmente a que se esqueça o registo de algumas peças. Uma etiqueta colada deve significar que o bem

foi já inventariado.

Quando não seja possível colar etiqueta no bem, por este ter dimensões reduzidas, porque a sua

superfície não permite colagem ou por se tratar de peça não etiquetável, deverá proceder-se

imediatamente ao registo das informações que lhe correspondem no documento de receção/ficha de

imobilizado anexando-lhe, se possível, uma fotografia.

Os Serviços Descentralizados, como i.e. o Centro de Conferência de Faturas devem etiquetar os bens

no ato da receção (solicitar antecipadamente ao NAM as etiquetas necessárias), preencher

rigorosamente o documento de receção/ficha de imobilizado e remeter à UCT essa informação bem

como a cópia da fatura/guia de remessa. A UCT é responsável pelo registo dessa informação no

sistema informático.


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8.3.1 Normas de Identificação Física dos Bens

A identificação física dos bens deve respeitar as seguintes normas genéricas:

Os bens devem ser registados, preferencialmente peça a peça, ainda que exista uma ligação física

entre eles (i.e.: uma secretária com um bloco de gavetas acoplado, é um posto de trabalho com

dois bens devendo, portanto, etiquetar-se ambas as peças individualmente).

Deve adotar-se um mesmo local de fixação da etiqueta para todos os bens, se necessário por tipo

de bem, garantindo, na medida do possível, o acesso para posterior verificação de inventário

(leitura do número e código de barras), apenas dos colaboradores do NAM.

A etiqueta de inventário a adotar deve oferecer uma boa resistência às diferenças de temperatura

atmosférica, boa aderência e a respetiva impressão deve ser por transferência térmica – única

tecnologia que garante que a impressão se mantém inalterável ao longo dos anos (pode obter-se

absoluta resistência à água, álcool, éter, materiais de limpeza diversos, ação do sol, altas e baixas

temperaturas, etc.).

O «layout» da etiqueta deve contemplar a identificação da ACSS, IP, um número de inventário

legível à vista desarmada e um código de barras no qual se incluam apenas informações que não

sejam suscetíveis de se tornar obsoletas (i.e.: marca, modelo, nº de série); deverá ter-se em conta

que, incluir numa etiqueta de inventário uma informação que se desatualiza facilmente (por ex.:

nome do utilizador, designação da sala em que o bem se encontre, etc.), obrigará à reimpressão

dessa etiqueta quando de eventuais futuras alterações.

8.3.2 Normas de Recolha e Registo de Informação

Devem ser recolhidas as informações que permitam uma caracterização correta dos bens e o registo

completo dos dados financeiros necessários para efeitos de gestão, através de reconciliação físico

contabilística e/ou avaliação.

A descrição mínima a garantir deve respeitar o seguinte exemplo:

Tipo: Impressora

Marca: Hewllet Packard


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Modelo: Deskjet 660

Nº de Série: NPW001-ON90451-WW330

Tipo

Designação da “família” do bem ou do Grupo Homogéneo a que pertence.

NOTA: existirá sempre um tipo para cada bem e a nomenclatura a adotar será a estabelecida no classificador

CIBE.

Marca

Designação do fabricante do equipamento ou marca comercial adotada pelo mesmo.

NOTA: Quando não existir marca deve colocar-se a designação S/ MARCA

Modelo

Deverá ser dada preferência ao modelo comercial do equipamento, sempre que este exista. O modelo

comercial é, normalmente, apresentado na parte frontal do equipamento. Pelo contrário, o modelo

numérico (model number ou model type) do fabricante, que deve ser recolhido nos casos em que não

exista modelo comercial, encontra-se normalmente atrás, por baixo ou dentro do equipamento. O

modelo numérico é, normalmente, precedido da abreviatura «M/N»

NOTA: Quando surgirem dúvidas em relação ao modelo, este deverá ser verificado, se possível, por

comparação com outros bens semelhantes que se encontrem nas imediações. Na ausência do modelo colocar

ND (não disponível).

Nº de Série

O número de série, quando existe, é normalmente precedido da abreviatura «S/N» (Serial Number) e

codificado com código de barras atribuído pelo fabricante.

Determinados bens não têm número de série, como é por exemplo o caso das peças de mobiliário. O

número de série encontra-se, normalmente, atrás, por baixo ou dentro do equipamento.

NOTA: Quando surgirem dúvidas em relação ao número de série, este deverá ser verificado por comparação

com outros bens semelhantes que se encontrem nas imediações; por cada tipo, marca e modelo há uma


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tipologia semelhante para o número de série (mesma quantidade de dígitos, sempre começado por

determinado conjunto de caracteres, etc.). Prescinde-se da recolha do número de série quando não exista,

quando a respetiva etiqueta tenha sido destruída ou quando não seja possível ler corretamente o número

(máquinas com superfície muito suja ou desgastada, acesso impossibilitado, etc.).

Devem ser recolhidas as informações que permitam conhecer, com exatidão, a localização física e/ou

departamental dos bens, nomeadamente:

Local: Lisboa

Sub-Local: Edifício ou Morada

Departamento: Unidade Orgânica

Centro Custo: Código ou Designação

8.4. Destino das Guias de Remessa

A guia de remessa, quando exista, deve ser assinada (assinatura legível) por quem rececione o

material, imediatamente após validação da encomenda e conferência do material rececionado.

O original da guia de remessa deve ser anexado à fatura e enviado à UCT e o duplicado será devolvido

ao fornecedor, ficando uma cópia no processo aquisitivo

9. REQUISIÇÃO DE REPARAÇÕES E MANUTENÇÕES

9.1. Requisição de uma Reparação ou Manutenção Preventiva

A necessidade de intervenção técnica (manutenção preventiva ou reparação) carece de um pedido de

assistência, submetido ao DAG/NAM, que assegura e coordena o processo.

Os Departamentos deverão comunicar as necessidades de intervenção técnica, sempre que detetem

disfunção ou avaria nos bens que utilizam, devendo fazer uma breve descrição da anomalia através do

mail [email protected] .

9.2. Encomenda de uma Intervenção Externa

O NAM encarregar-se-á de confirmar se existe uma garantia ou contrato de assistência em vigor, ao


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abrigo do qual se possa proceder à intervenção requisitada. Se tal se verificar acionará a garantia ou

contrato, segundo a natureza e especialidade das coberturas, e agendará as respetivas intervenções.

Caso não se verifique, tomará as diligências necessárias no sentido de garantir uma reparação interna

ou, quando tal não seja exequível, iniciará consulta ao mercado para obtenção de orçamentos

alternativos para intervenção técnica. A encomenda de uma intervenção técnica é em tudo idêntica às

restantes encomendas, reguladas no manual de procedimentos do processo de aquisição de bens e

serviços.

10. VALORIZAÇÃO CONTABILISTICA E AVALIAÇÃO DO IMOBILIZADO

É responsabilidade da UCT proceder à valorização dos bens que forem sendo adquiridos e,

anualmente, reajustar os respetivos valores patrimoniais líquidos considerando a desvalorização dos

bens, por via das reintegrações a que houver lugar ou por depreciação extraordinária, bem como as

reavaliações a que eventualmente houver lugar, pela aplicação dos coeficientes de desvalorização

monetária definidos (reavaliações por portaria).

10.1. Critérios de Valorimetria

Os bens serão inicialmente valorizados pelo custo de aquisição ou produção, mencionado nos

respetivos documentos contabilísticos que suportam as aquisições (faturas).

Assim, o custo de aquisição dos elementos do ativo imobilizado deve incluir:

Transporte, seguros de transporte, impostos, comissões, despesas de frete e/ou de

desalfandegamento, custos com escrituras, bem como de instalação, configuração, etc.;

Matéria-prima, mão-de-obra (própria ou de terceiros) e seus encargos, bem como outros custos

diretos e indiretos relacionados com a construção, quando se trate de bens produzidos pela própria

entidade.

Os custos de distribuição, de administração geral e financeiros não são incorporáveis no custo de

produção.

Notas:

a) Encargos financeiros decorrentes de empréstimos e financiamentos para a aquisição de bens do


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ativo imobilizado não devem ser incluídos no custo dos bens adquiridos, mas lançados como

despesas financeiras, ou ativo diferido (se em fase de construção «imobilizado em curso»);

b) Nas compras a prazo, devem ser expurgados do valor de aquisição os juros nominais do custo de

aquisição (quando existam juros) de acordo com o período de financiamento o que significa que

os juros não são componentes do investimento, pelo que não amortizam (serão entendidos como

custo); todos os impostos pagos na compra dos bens devem integrar o custo, exceto quando se

trate de impostos sobre crédito fiscal;

c) O princípio da valorização pelo custo de aquisição pode, em determinadas situações, não ser o

mais adequado; há situações em que a avaliação de bens pelo justo valor de mercado é desejável,

tais como em caso de:

° Transformação, incorporação, fusão e cisão;

° Elaboração de demonstrações financeiras (valores correntes para fins de gestão e de

crédito);

A valorização far-se-á, preferencialmente, logo que seja recebida a respetiva fatura ou, se por

conveniência de serviço se tornar mais adequado, deverá ocorrer mensalmente; isto é, todos os

bens adquiridos num determinado mês estarão valorizados, o mais tardar, até ao oitavo dia do

mês seguinte.

O processo de valorização inicial consiste, preferencialmente, em reconciliar os registos de

inventário com os documentos contabilísticos que suportam essas aquisições.

Assim sendo, deverá cruzar-se a informação contabilística com a que conste do registo no

software de património, identificando-se a correspondência inequívoca entre ambas as

informações e, finalmente, associar-se a cada registo informatizado os elementos de especial

relevância das respetivas faturas (n.º de fatura, fornecedor, data de fatura, valor de aquisição

s/IVA, taxa de IVA e valor de aquisição c/IVA).

No que se refere a aquisições patrimoniais não documentadas, como o são, em alguns casos as

doações, poderá proceder-se à avaliação pelos valores correntes de mercado «estado de uso» ou

«valor de substituição a novo» -ou através da aplicação de outro critério que melhor se ajuste à

natureza dos bens.

Note-se que, em função do fim a que se destina a valorização, poderão não ser aceites


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fiscalmente os valores resultantes de uma avaliação.

10.2. Acréscimo de Vida Útil

Ocorre um acréscimo de vida útil quando a depreciação à qual o bem se encontra sujeito não

corresponde à realidade de utilização desse bem.

Apesar do mesmo ter chegado ao limite da vida útil e de ter valor zero, por força da aplicação das

taxas de amortização do classificador geral, ainda contribui de forma ativa e normal para o

funcionamento do organismo. Neste caso, deverá realizar-se um acréscimo de vida útil ao bem, visto

que se prevê que esse bem dure mais anos do que os que inicialmente estavam previstos.

O acréscimo de vida útil não implica necessariamente uma alteração de valor, mas neste caso apenas

traduz uma alteração de espaço temporal.

10.3. Grande Reparação, ampliação ou Beneficiação

As grandes reparações e beneficiações operadas num bem que já se encontre inventariado devem ser

registadas no programa de património.

As grandes reparações e beneficiações podem implicar, ou não, acréscimo da vida útil do bem em

causa.

É muito frequente confundir a simples conservação ou manutenção de um bem com uma grande

beneficiação ou reparação, quando estes conceitos são distintos.

Assim, em caso de dúvida, deve considerar-se que existe uma Grande Reparação, ampliação ou

Beneficiação nos seguintes casos:

Se a reparação efetuada implica um aumento da vida útil do bem;

Se a reparação efetuada implica um aumento da operacionalidade, da eficiência e da qualidade do

bem;

Se o valor total da reparação exceder 30% do valor patrimonial líquido do bem móvel, tendo em

atenção o critério de materialidade;

No caso dos automóveis, se o valor total da reparação exceder 30% do seu valor patrimonial

líquido;


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No caso dos imóveis, uma grande reparação ou beneficiação estrutural implica sempre uma grande

remodelação no edifício; o cálculo da nova vida útil do imóvel (vida útil espectável após

beneficiação) dependerá, então, dos materiais de construção utilizados; uma pintura ou

revestimento não são beneficiações, mas sim manutenções.

O valor de um bem, após grande reparação ou beneficiação, será o que resulta da seguinte expressão:

Valor atual = [(valor líquido antes da beneficiação)+(valor da beneficiação)]

Esta alteração deve ocorrer após emissão da fatura referente à grande reparação ou beneficiação,

devendo ser sempre comunicada à UCT, através do envio da identificação dos números de inventário

dos bens e seus valores atuais.

10.4. Valorização Excecional

A valorização excecional de qualquer bem explica-se por razões de mercado, que levam a um aumento

extraordinário do valor do bem. Apesar destes casos serem mais raros do que os de desvalorização

excecional, poderão ocorrer e afetar os bens registados no património da instituição.

10.5. Desvalorização Excecional

A desvalorização excecional poderá resultar de uma das seguintes situações:

Obsolescência Técnica ou Funcional -ocorre quando, por razões de desenvolvimento tecnológico,

um determinado bem se torne desatualizado (obsoleto) ou inadequado à sua função específica,

deixando de satisfazer o propósito para o qual foi adquirido (i.e.: equipamento informático);

Deterioração -ocorre quando, pelas condições de exposição ao meio externo, de manutenção ou

outras que a ACSS, IP, não controla, um bem apresente uma depreciação superior à prevista no

classificador geral (i.e.: uma máquina instalada no exterior de um edifício, um aparelho sujeito a

agentes naturais agressivos);

Utilização Intensiva -ocorre quando o bem tenha que operar intensivamente para o cumprimento

de uma função imperativa, devido a um projeto que implique uma mais frequente utilização do

bem (i.e.: uma fotocopiadora afeta a um centro de fotocópias que opere ininterruptamente).

Em qualquer um destes casos haverá lugar a uma correção do valor registado no património da ACSS,

IP, assim como se justificará um ajuste da sua vida útil remanescente face ao comprovado acréscimo


20

de desgaste do bem.

10.6. Avaliações

As avaliações são efetuadas quando:

Apesar de totalmente amortizado, o bem ainda se encontra em condições de produzir benefícios

para a entidade contabilística;

Se desconhece o seu custo histórico.

Os bens cujo valor não seja materialmente relevante, devido à aplicação do critério de materialidade,

ficam dispensados de qualquer tipo de avaliação.

No caso de bens móveis, a avaliação deverá basear-se nos preços correntes do mercado, ao seu valor

atual, entendendo-se por valor atual de um bem o seu custo de aquisição em estado novo, aplicando a

depreciação ocorrida até à data da avaliação.

A avaliação dos veículos existentes no património da ACSS, IP deve basear-se, tal como acontece para

os bens móveis, nos preços correntes de mercado ao seu valor atual e implica uma estimativa de nova

vida útil, devido às amortizações a que os veículos possam estar sujeitos.

Pode-se dispensar a avaliação quando se aplicam tabelas da especialidade organizadas e publicadas

por entidades que possam vir a ser recomendadas pela Direção-Geral do Tesouro e Finanças ou outra

entidade com competências para o efeito.

A avaliação de imóveis deverá ser solicitada quando se trate de:

Edifícios e outras construções (com mais de 5 anos) dos quais a entidade seja titular;

Terrenos (com mais de 10 anos) dos quais a entidade seja titular.

A avaliação, quando houver lugar, deverá ser feita com base nos preços correntes de mercado e os

valores deverão ser identificados de forma autónoma: do terreno, das edificações e de outras, de

acordo com o seu valor atual.

O valor atual das edificações corresponde ao montante que seria necessário despender para construir

o imóvel em estado de novo com materiais equivalentes, deduzindo as amortizações que porventura

poderiam ter tido lugar. Quando se avaliam imóveis deve ser produzido um relatório que fundamente

a opinião de valor, os pressupostos e os métodos de cálculo adotados. Este deve conter uma previsão


21

da nova vida útil para o imóvel, face à avaliação efetuada. Aos imóveis que se destinam a ser

demolidos não se atribui nenhum valor, avaliando-se somente o terreno onde o mesmo está

implantado ou utilizando-se outro tipo de valor.

Quando não existam meios de determinação do custo histórico dos bens (ausência de faturas, bens

incorporados por doação ou por transferência não documentada, incorporados por fusão de

instituições, adquiridos por usucapião ou outras razões), deve proceder-se à estimativa de um valor de

partida com base nos métodos de avaliação internacionalmente aceites.

MÉTODOS DE CÁLCULO NA AVALIAÇÃO

A determinação das opiniões de valor sobre ativos avaliados desenvolve-se, na sua expressão mais

simples, pela aplicação das seguintes fórmulas:

Valor substituição a novo = [(cotação média de mercado em estado novo)]

Valor mercado em usado = [(cotação média de mercado em estado de uso)]

Valor reconstrução = [(matéria prima)+(mão-obra)+(transporte)+(licenças e taxas)] = [(valor de

mercado em usado)]

Justo valor em estado de uso ou = [(valor substituição a novo)+(taxa desvalorização aplicável)]

Os cálculos subjacentes à ponderação de indicadores de mercado são certamente mais complexos,

pelo que não se torna exequível apresentá-los neste documento, mas a derradeira aferição de valor

pode resumir-se -de forma simplificada -como atrás se indica.

10.7. Reavaliações

A Reavaliação aparece como um meio para minimizar os efeitos da inflação nos ativos registados como

património da ACSS, IP. As Reavaliações têm como objetivo, deste modo, corrigir o valor atribuído ao

património, assim como refletir o mais fielmente possível o efeito que a desvalorização da moeda tem

sobre o valor contabilístico dos bens patrimoniais constantes em inventário.

As Reavaliações dos bens do ativo imobilizado corpóreo - o que compreende todo o tipo de bens

abordados neste manual - serão calculadas com base em diplomas legais (reavaliações por portaria),

que definirão o coeficiente monetário a aplicar ao valor de aquisição ou ao valor da última avaliação


22

do bem, consoante o ano da sua aquisição ou da última avaliação.

Apenas poderão ser reavaliados os bens que:

Se encontram em efetiva utilização na data de reavaliação;

Tenham ainda valor residual, após aplicada a depreciação prevista no classificador geral.

10.8. Plano de Depreciação dos Ativos Fixos (Amortização)

A ACSS, IP adotará um plano de amortizações anual, em quotas constantes, pelo que a depreciação

dos ativos se calculará com periodicidade anual.

A aplicação de taxas inferiores às máximas permitidas gerará perda de amortizações (taxas perdidas) e

a assunção de taxas superiores às máximas estabelecidas não é fiscalmente aceite senão com prévia

submissão e justificação (motivos que justifiquem uma amortização acelerada).

Bens totalmente amortizados, que apresentem boas capacidades de utilização e que ainda contribuam

para o normal desenvolvimento da atividade a que estão afetos, poderão ser avaliados em estado de

uso (reavaliações livres) -para efeitos de controlo de gestão e aferição de valor patrimonial intrínseco -

fixando-se-lhes um valor residual para a expectável vida útil remanescente que se lhe tenha atribuído.

10.9. Manutenções Preventivas

Os contratos de assistência técnica (manutenção) associados a determinados bens que fazem parte do

património da ACSS, IP deverão ser registados no software de património pela UCT com menção

expressa aos bens que abrangem e respetivas coberturas de assistência.

Normalmente os contratos de assistência técnica são celebrados «a posteriori». O DAG/NAM deverá

informar a UCT acerca dos compromissos de pagamento, acompanhado de cópia dos contratos

existentes e visando as faturas correspondentes às intervenções ao abrigo de contrato, para que esses

elementos fiquem corretamente registados e associados ao histórico de manutenções (ficha do bem).

Dever-se-á ter em especial atenção os casos particulares de viaturas e os equipamentos em que a

exploração do bem e o direito de utilização existem ao abrigo de ALD’s.

10.10. Reparações

O mesmo se aplica a todas as operações de Reparação ou de Manutenção ocorridas nos bens


23

inventariados, quer estas sejam periódicas ou pontuais, como:

Avarias com reparação extra contrato;

Substituição de peças;

Manutenção avulsa.

Todas as intervenções técnicas/reparações a que um bem tenha estado sujeito durante a sua vida útil

ficarão, deste modo, registadas na sua ficha individual, o que facilita a utilização dessa informação

como apoio à decisão e como instrumento de gestão.

10.11. Seguros

Os bens de imobilizado devem, em função da sua materialidade, estar devidamente segurados,

sobretudo aqueles bens cuja titularidade se garanta através de registo de propriedade nas entidades

oficiais competentes. Sempre que ocorra variação patrimonial relevante, para mais ou para menos,

deverá ajustar-se o valor do imobilizado na(s) correspondente(s) apólice(s) de seguros, devendo a UCT

informar o DAG/NAM.

Sempre que existir seguro para bens cuja indisponibilidade funcional tenha sido originada por

roubo/furto, este deverá ser acionado o mais rapidamente possível. Para tal deverá remeter-se à

seguradora uma cópia do respetivo auto de ocorrência. No que se refere a bens com proposta de

abate autorizada, seja por que motivo, caso se encontrem cobertos por uma apólice de seguro, o

seguro deverá ser imediatamente cancelado/anulado. A responsabilidade pela participação à(s)

companhia(s) de seguros para a desafetação do bem da respetiva apólice é do DAG/NAM.

11. ALTERAÇÕES PATRIMONIAIS

Todos os bens suscetíveis de alteração do valor, sujeitos ou não às regras de amortização, devem

constar do inventário pelo seu valor atualizado.

Quando ocorram grandes reparações, beneficiações, valorizações ou desvalorizações excecionais, por

razões inerentes ao próprio bem (alteração, para melhor ou para pior, das suas condições técnico-

funcionais), por obsolescência ou por variação do seu valor de mercado, estas deverão ser

evidenciadas no mapa geral e nas fichas de inventário através das seguintes designações:


24

GR -Grande reparação ou beneficiação que originou acréscimo de valor

VE ou DE -Valorização excecional ou desvalorização excecional

RV -Reavaliação por Portaria

AV -Avaliação (Reavaliação Livre)

AVU -Acréscimo de vida útil, sem variação de valor

Pretende-se, com estas indicações, viabilizar a extração de mapas que distingam os bens em cada uma

das circunstâncias atrás descritas promovendo uma mais célere análise das diversas situações de

variação patrimonial.

12. CONTROLO PERIÓDICO DE INVENTÂRIO

Constitui obrigação legal a manutenção do controlo periódico do inventário. Com tal objetivo

estabelecem-se os seguintes procedimentos:

1. Nenhum pedido de reparação de equipamentos poderá ser encaminhado para o DAG/NAM, sem

indicação do respetivo número de inventário.

2. Nenhum equipamento poderá ser colocado em utilização pelos serviços sem prévia etiquetagem, a

executar pelo DAG/NAM, quer se trate de aquisição, doação ou qualquer outra forma de afetação a

título permanente ou duradouro.

3. Compete aos Diretores de Departamento zelar no sentido de que todos os equipamentos se

mantenham etiquetados; em caso de deterioração acidental da etiqueta, compete-lhe solicitar, ao

DAG/NAM, a emissão e aposição de nova etiqueta.

12.1. Controlo Periódico de Inventário

Trata-se de uma ação de verificação, aleatória e por amostragem, desenvolvida Departamento a

Departamento, com o objetivo de confirmar a permanência dos bens que constituem o imobilizado.

Constitui obrigação legal o retrato transparente das imobilizações da entidade e a correspondente

tradução contabilística dos ativos disponíveis que suportam a sua atividade. Assim sendo, importa

implementar rotinas de controlo interno que viabilizem o cumprimento deste imperativo legal e que,

por outro lado, garantam a não obsolescência da informação que resultou do levantamento inicial de

cadastro dos ativos patrimoniais da ACSS, IP.


25

12.2. Realização de uma Auditoria de Inventário

A auditoria de inventário é desenvolvida conjuntamente pelo DAG/NAM e pela UCT e processa-se por

confronto entre as existências físicas, em cada departamento, e as respetivas folhas de carga

(extraídas do software de património).

12.3. Periodicidade das Auditorias Físicas de Inventário

As auditorias de inventário terão uma periodicidade semestral, muito embora possam decidir-se

controlos pontuais fora dessa cadência.

Deverão existir três níveis de conferência, em cada exercício em curso, de modo a garantir a

permanente atualização do cadastro dos ativos da ACSS, IP:

1º Nível de Auditoria - conferência promovida pelo DAG/NAM, UCT em articulação com a Gabinete de

Auditoria Interna (GAI), com periodicidade semestral, abrangendo uma amostra de 5% dos ativos

registados no software de gestão de património; esta ação deve ser realizada por escolha aleatória no

que se refere à seleção dos departamentos a auditar.

2º Nível de Auditoria - conferência anual, promovida pelo DAG/NAM, UCT em articulação com a

Gabinete de Auditoria Interna (GAI), abrangendo 10% dos ativos que constituem o imobilizado; esta

ação pode incidir nos Departamentos / Áreas mais críticas (aqueles em que se tenham anteriormente

detetado maiores discrepâncias ou nos quais existam bens com maior tendência de mobilidade).

Esta conferência de 2º Nível tem por objetivos:

Credibilizar o «reporting» de cadastro, detetar eventuais falhas internas na inventariação de novas

aquisições (ocorridas em cada exercício),

Corrigir imparidades no ativo imobilizado

12.4. Resultados da Auditoria de Inventário

A elaboração do relatório de Auditoria de Inventário será da competência do GAI, e este terá como

objetivo o registo das discrepâncias injustificadas, sendo posteriormente remetido ao Diretor de cada

Departamento/Gabinete para que este fundamente ou justifique a ausência de equipamentos.


26

13. ETIQUETAGEM E INVENTARIAÇÃO DE EQUIPAMENTOS

13.1. Bens a Inventariar

Os bens duradouros serão obrigatoriamente levados a imobilizado e, consequentemente, submetidos

a registo de inventário no software de imobilizado.

À UCT cumpre estabelecer uma norma de capitalização, baseada em critérios uniformes.

A incorporação de bens no imobilizado da ACSS, IP será determinada pela verificação de pelo menos

um dos seguintes critérios: «durabilidade esperada superior a um ano» ou «valor de aquisição igual ou

superior a 100,00 EUR». Isto é, para que um bem seja considerado de investimento (imobilizado)

deverá verificar-se uma das seguintes condições.

13.2. Registo de Inventário

O registo de inventário consiste em duas etapas:

REGISTO INTERCALAR DE INVENTÁRIO

Consiste no preenchimento do documento de receção/ficha de imobilizado pelo DAG/NAM

NOTA: no caso concreto de instalações geograficamente dispersas, deverá o DAG/NAM fornecer ao

Diretor/Responsável do mesmo as etiquetas. Deve preencher devidamente a ficha de aquisição de imobilizado

e enviar a mesma acompanhada da respetiva fatura/guia de remessa para o DAG/NAM de forma a que este a

remeta para a UCT.

REGISTO DEFINITIVO NO SOFTWARE DE IMOBILIZADO

É processado diretamente no software de gestão de imobilizado, pela UCT, com base nas informações

apostas nas guias de remessa já validadas, nos documentos de receção e nas faturas correspondentes

(remetidas pelo DAG/NAM).

O registo de entrada de um bem em imobilizado deverá manter uma associação entre o número de

inventário físico afixado nos bens e a fatura que fundamenta a sua aquisição.

Os bens de imobilizado serão referenciados no software de gestão de imobilizado através do número

de inventário que lhe foi fisicamente colado (etiqueta de inventário).

Este número será a chave única de pesquisa, tanto para efeitos de controlo patrimonial como para


27

efeitos de gestão de exploração (manutenções, avarias, contratos, garantias, seguros).

Se, por inoportunidade ou por indisponibilidade do funcionário responsável pelo registo de

imobilizado no software de gestão, não for possível registar de imediato a entrada de novos bens no

software de gestão de imobilizado, deverá cumprir-se esta norma tão rapidamente quanto possível e,

preferencialmente, até ao fim do mês em que se verificou o início de utilização do bem.

No caso específico de imóveis, veículos automóveis e reboques, deverá ainda proceder-se ao respetivo

registo de propriedade, sob pena da inexistência do mesmo impedir uma futura alienação.

13.2.1 Procedimento se impossível afixar etiqueta de inventário

Quando não for possível colocar uma etiqueta no bem, será preenchido um documento de

receção/ficha de imobilizado no qual constarão os elementos que possibilitem a sua correta e

inequívoca identificação, respetiva etiqueta e, quando possível ou necessário, uma fotografia do bem.

13.2.2 Elementos de Informação a Recolher no Registo de Inventário

Dependendo da tipologia dos bens, será mais ou menos extenso o conjunto de informações de

caracterização para efeitos de inventário, devendo abranger uma descrição tipológica e técnico-

funcional suficiente para que se garanta o efetivo conhecimento das características intrínsecas dos

bens adquiridos, da sua natureza ou classe de utilização a que se destinam e da sua alocação orgânica.

Deverá ser possível conhecer, inequivocamente, a natureza e especialidade dos bens incorporados no

imobilizado, o serviço ou serviços que deles farão uso (centros de custo utilizadores), o centro de custo

que suportou o investimento, a função técnica a que estarão adstritos e as características técnicas

básicas que os distinguem dos demais equipamentos, de modo a facilitar uma correta gestão dos

recursos disponíveis e promover a sua máxima e melhor utilização.

A informação mínima a recolher quando da inventariação inicial das aquisições, deverá ser a que se

indica no seguinte quadro resumo:


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Grupo Homogéneo

Tipo de Bem Características

a Recolher

Mobiliário

Armários Bancos Cadeiras Cofres

Divisórias amovíveis

Estantes Ficheiros Mesas Secretárias

Sofás Cesto de papéis (metal)

Outro mobiliário

Material/Tipo de

Revestimento, Cor, Dimensões

Máquinas de: escrever, calcular,

fotocopiar

Fotocopiadora, Máq de Calcular,

de escrever

Marca, Modelo, Número de

Série Digital, c/sorter,

c/alimentador, c/tabuleiro,

Elétrica

Outros artigos de conforto /

decoração

Quadros, Cinzeiro de Pé Tapetes,

Floreiras

Motivo Principal, Cor,

Material, Dimensões

Televisores Televisão


Série, Dimensão (Ex:51 cm, 72

cm, 82 cm)

Máquinas não especificadas

Máquina café, Balança

Frigorífico, Aspirador

Destruidor papel, outros


Série

Computadores

Computadores, Impressoras, Monitores, Modems,

Multiplexores, Scanners, Terminais,

Plotters, Outros


Série, Outras Características

Aplicáveis (RAM, Disco C:,

Processador, Velocidade,

Tipo de Impressão, Formato, Versão,

Teclado, Rato...)

Centrais Telefónicas Privativas

Centrais telefónicas,

Telefones, Fax


Série


29

Ferramentas e Utensílios

Escadotes Utensílios, Máquinas

Ferramentas

Nº de Degraus, Material Marca,

Modelo

Aparelhos de Ventilação

Ventoinhas, Exaustores

Termoventiladores


Série

Aparelhagem e Máq.

Electrónicas

Equip. Áudio Equip. Vídeo

Equip. Vigilância Equip. Segurança

Outros


Série

Preenchimento do campo descrição, para os bens mais comuns

Tipo de bem

Descrição Exemplo

Cadeiras Revestimento

+ Cor Tecido encarnado c/braços c/rodas

Secretárias

Material + Cor +

Dimensões (CxPxA)

Fórmica Castanho 140x70x75

Extintores Peso + Tipo 6 kg ABC

Armários

Material + Cor + Nº Portas +

Dimensões (CxPxA)

Metal Preto 2 Portas 160x40x80

Estantes

Material + Cor + Nº

Prateleiras + Dimensões

(CxPxA)

PVC Cinzento 4 Prateleiras

150x100x200

Mesa

Material + Cor +

Dimensões (CxPxA)

PVC Cinzento 100x45x110

Blocos de gavetas

Material + Cor + Nº

Gavetas + Rodas +

Dimensões (CxPxA )

PVC Cinzento 3 Gavetas C/Rodas

45x65x60


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Bengaleiros

Material + Cor +

Dimensões (Altura)

Metal Preto 200

Cestos de papéis

Material + Cor +

Formato Metal Preto Quadrado

Características de PC’s

Tipo de Processador

Velocidade do Processador

RAM

Disco C: (ou mais)

ZIP DRIVE 486SX; 486DX; 486DX2; 486DX4; Pentium; Pentium PRO; Pentium MMX; Pentium IV; Core Duo, etc

233 Mhz; 300 Mhz; 1.4 Ghz; 3.2 Ghz, etc

32MB; 64MB; 128MB; 256MB; 512MB; etc. 64GB; 120GB (Arredondar para o múltiplo de 5 mais próximo)

100MB; 200MB; 250MB; etc.

Características de Monitores

Tamanho 12”; 14”; 15”; 17”; 19”; 21”; etc

Características de Impressora e Plotters

Formato: A4; A3

Tipo impressão:

Laser; Jacto de Tinta; Matricial; Térmica

Características de Drives de CD ou DVD (Externos)

Velocidade e Tipo 8x; 10x; 24x; 48x; RW, R, etc.


31

13.2.3 Estado de Operacionalidade do Equipamento

BOM Bens instalados e em boas condições de operacionalidade

RAZOÁVEL Bens em exploração que manifestem avarias suscetíveis de reparação

MAU Inutilizado

Bens que não estejam em uso, se considerem obsoletos, tenham avarias de difícil reparação ou que

tenham as suas funcionalidades naturais manifestamente afetadas

Bens que manifestem avarias irreparáveis, ou modificação irreversível das suas funcionalidades

13.2.4 Normas de Etiquetagem

Tendo em conta a permanente necessidade de referenciação do número de inventário, pelo utilizador

final, para múltiplos fins que se prendem com a gestão operacional, manutenção e/ou reparação, as

normas de etiquetagem neste universo patrimonial obedecerão a regras específicas que garantam um

fácil acesso e leitura do número de inventário.

Assim:

Cada bem será identificado por etiqueta com número de identificação único, que permitirá

distingui-lo dos restantes;

A superfície onde a etiqueta for colada deve encontrar-se limpa;

As etiquetas devem ser colocadas distantes de eventuais fontes de calor e, de preferência, numa

superfície superior direita;

Bens do mesmo tipo terão etiqueta colocada sempre no mesmo local;

As etiquetas devem ser coladas numa superfície protegida, mas acessível para posteriores leituras.

Considerando as tipologias de bens mais comuns, passamos a resumir algumas sugestões para a

aplicação das etiquetas de inventário:

° Cadeiras: A etiqueta estará, preferencialmente, por baixo do assento e, estando nela sentado,

na face direita do assento; em casos particulares estará por baixo, mas estando nela sentado,

localizar-se-á nas costas


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° Mesas: A etiqueta estará num dos cantos sob o tampo, quase sempre o que se apresenta mais

além e à direita ao olhar para a mesa no ângulo mais imediato de aproximação; estando na

posição de trabalho, a etiqueta situa-se no lado direito do tampo por debaixo do mesmo

° Armários: A etiqueta estará na face lateral direita, preferencialmente em cima

° Máquinas: Será colocada, sempre que possível, junto à etiqueta do fabricante

° Monitores: Junto à etiqueta do fabricante na parte posterior

° Computadores: Junto ao número de série na parte posterior

13.2.5 Normas Genéricas de Afixação de Etiquetas de Inventário

Equipamento Tipo Zona de Identificação da Peça Ilustrações

Equipamento Informático

CABLAGEM DE REDE

À volta o cabo, com braçadeira, o mais perto possível do encaixe na CPU

CD-ROM EXTERNO Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie do fabricante

CD-ROM INTERNO No interior, no prato de posicionamento do CD, com etiqueta pequena

COLUNAS SOM Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie do fabricante

CPU Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie do fabricante

HUB Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie do fabricante

IMPRESSORA

Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie do fabricante

MODEM


MONITOR


RATO

Face inferior quando possível; Face lateral esquerda (com etiquetas pequenas)

SCANNER


TECLADO Face inferior


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ENCADERNADORA


Equipamento de Burótica

FAX Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie do fabricante

FOTOCOPIADORA Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie do fabricante

MÁQ. CALCULAR


AMPLIFICADOR, TV, VÍDEO

Face posterior, junto ao n.ºsérie do fabricante; Face lateral direita à frente

LEITOR CD AUDIO


Equipamento Audiovisual

LEITOR GRAVADOR AUDIO


MÁQ. DE FILMAR Face inferior, junto à etiqueta fabricante; ou junto ao n.ºsérie (tampa painel comandos)

MÁQ. FOTOGRÁFICA

Face inferior; outra zona junto ao n.ºsérie do fabricante

TELA DE PROJECÇÃO

Face inferior da base de extensão da tela; Face posterior da tela (etiqueta de tecido)

RETROPROJECTOR Face posterior; outra zona junto ao n.ºsérie do fabricante

Não deve reproduzir-se nem permitir-se o acesso a terceiros sem autorização prévia

Equipamento Tipo Zona de Identificação da Peça Ilustrações

Artigos Decoração e

Conforto

CANDEEIRO DE PÉ Sob a base; Abraçando o pé, o mais abaixo possível

CANDEEIRO DE MESA

Sob a base; Abraçando o suporte junto ao casquilho

QUADRO Face posterior, à direita e o mais abaixo possível

TAPEÇARIA Face posterior (com etiqueta de tecido)

FLOREIRA

Face interior, junto ao bordo de remate superior; Sob a base

MESA Sob o tampo, num dos cantos do mesmo

SECRETÁRIA

Face lateral direita, à frente; Sob o tampo, junto a um dos cantos do mesmo

CADEIRA

Sob o tampo, à frente, ao alcance da mão direita de quem está sentado nela; Sob o tampo, atrás, no alinhamento das costas

SOFÁ

Face lateral direita, à frente; Num dos pés do sofá, à direita de quem está sentado nele


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Mobiliário ARMÁRIO Face lateral direita, à frente; Face posterior, à direita em cima ou a meia altura

ESTANTE AMOVÍVEL

No painel de fundo, à direita e o mais acima possível; Face posterior, à direita em cima ou a meia altura

QUADRO DIDÁTICO

Sob o suporte do apagador, à direita; Face posterior, à direita e o mais abaixo possível

BIOMBO

Numa das ilhargas, o mais abaixo possível; No pé duma das ilhargas entre folhas

BENGALEIRO

Sob a base; Na face posterior, à direita e o mais abaixo possível; Abraçando o pé, o mais abaixo possível

AQUECEDOR / VENTOÍNHA

Face lateral direita, à frente; Junto ao n.ºsérie do fabricante / Sob a base ou no pé

Outros AR CONDICIONADO

Face lateral direita, à frente; Outra zona junto ao n.ºsérie do fabricante

Equipamentos DESUMIDIFICADOR

Face lateral direita, à frente; Face posterior, à direita; Junto ao n.ºsérie do fabricante

Balanças Face lateral direita, à frente; Outra zona junto ao n.ºsérie do fabricante

Caixa Registadora Face lateral direita, à frente; Face anterior, à direita; Junto ao n.ºsérie do fabricante

14. TRANSFERÊNCIAS ENTRE LOCAL FISICO E CENTRO DE CUSTO

14.1. Nota Prévia

A atualização permanente do inventário é uma obrigação legal do Conselho Diretivo. Nos termos

legais, os Diretores dos Departamentos são responsáveis pelos bens colocados à disposição das

Unidades Orgânicas que superintendem.

Na eventualidade de um equipamento ser afeto a mais que uma Unidade Orgânica, os respetivos

Diretores são solidariamente responsáveis, pela sua localização e utilização adequada, devendo os

custos de amortização ser proporcionalmente imputados, consoante o grau de utilização; a proporção

de imputação é proposta pela UCT e aprovada pelo Conselho Diretivo.

14.2. Comunicação da Necessidade de Transferência de Bens

Comunica-se ao DAG/NAM através do preenchimento do Modelo de Transferência - Documento de

Transferência.


35

14.3. Autorização de uma Transferência

A autorização de uma transferência é do Diretor do DAG. No caso de não existir acordo sobre a

transferência entre os serviços, a autorização da transferência é do Conselho Diretivo.

14.4. Procedimento no Caso de Aprovação da Transferência

Após a receção da transferência autorizada pelo Diretor do DAG, e caso seja necessário, é este serviço

que providencia o transporte dos equipamentos.

No caso dos serviços descentralizados, é o DAG que providencia o transporte dos equipamentos

cedidos para o mesmo. O serviço destino, ao rececionar os equipamentos, confirma a receção.

Quando a cedência for temporária (com data prevista de retorno dos bens ao serviço origem), os bens

continuarão a amortizar no centro de custo origem. Quando a cedência for definitiva, passarão a

amortizar no centro de custo destino.

NOTA: Os Departamentos que procedam a cedências de equipamento não autorizadas, ainda que temporárias,

continuarão a responder pela permanência desses bens no seu serviço e pelo seu estado de conservação. Após

a utilização temporária, a devolução ao Departamento a que está formalmente atribuído o equipamento, deve

ser objeto de registo escrito através do preenchimento da Ficha de Transferência Física de Imobilizado. O

preenchimento da Ficha de Transferência Física de Imobilizado é sempre da responsabilidade de quem solicita

o empréstimo. Compete a cada Diretor de Departamento estabelecer o modo de arquivo deste tipo de

documentação.

14.5. Empréstimo Temporário de Equipamentos

Não carece de formalismo específico, desde que mediante acordo do Diretor que solicita o

empréstimo e do Diretor que cede o equipamento, designadamente quando o empréstimo é por

tempo curto e determinado.

Em qualquer caso, sempre que entender conveniente, o Diretor que cede o equipamento, poderá

exigir comprovativo escrito do empréstimo.

Quando o empréstimo for determinado superiormente, por motivo de conveniência de serviço, o

empréstimo fica sujeito a documento escrito de formato livre, mas donde conste:


36

Marca e Modelo;

Número de Inventário do equipamento;

Departamentos intervenientes e respetiva identificação do Centro de Custo;

Duração previsional do empréstimo.

NOTA: Após a utilização temporária, a devolução ao Departamento serviço a que está formalmente atribuído

o equipamento deve ser objeto de registo escrito, caso a cedência tenha sido efetuada mediante suporte

escrito. A preparação de suportes escritos é da responsabilidade de quem solicita o empréstimo. Compete a

cada Diretor estabelecer o modo de arquivo deste tipo de documentação.

15. ABATES

15.1. Abate

Trata-se de retirar bens ao imobilizado, por motivos que devem fundamentar-se, originando variações

patrimoniais que dependem do motivo do abate (destruição, roubo ou furto, alienação, doação ou

outro).

15.2. Tipos de Abate

Os abates podem ter origem em vários factos, a saber:

Alienação a título oneroso ou a título gratuito (doação);

Furto ou Roubo;

Destruição ou Demolição;

Transferência, Troca ou Permuta (entre departamentos);

Devolução ou Reversão (na extinção ou resolução de um contrato de concessão ou de

arrendamento);

Sinistro.


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15.3. O Processo de Abate

Comissão de abate

A Comissão de Abate é constituída pelos Diretores do DAG, DFI e DRS, ou em quem estes deleguem, e

reúne sempre que o NAM comunique a existência de documentos “Proposta de Reparação/Abate”.

Compete à Comissão de Abate:

Analisar os documentos de Proposta de Reparação/Abate;

Validar a informação constante no documento de Proposta de Reparação/Abate, com o bem físico;

Solicitar pareceres técnicos para a tomada de decisão;

Elaborar propostas de abate “Auto de Abate”;

Remeter os Autos de Abate para o DAG/NAM.

Procedimentos

As situações em que um Diretor pode sugerir que se proceda ao abate de equipamento são as

seguintes:

Bens que já não cumpram eficazmente as suas funcionalidades básicas;

Bens que tenham manifestamente afetadas as suas características intrínsecas;

Bens que tenham desaparecido (furto ou roubo);

Bens que patenteiem um elevado grau de obsolescência técnica;

Bens que se destinem a ser alienados (a título oneroso ou a título gratuito);

Bens que tenham sido destruídos (parcial ou totalmente) por qualquer tipo de sinistro;

Bens que se destinem a ser devolvidos, por inoperacionalidade ou disfunção.

O processo de abate tem início com uma proposta de abate, formalizada no envio do documento

Proposta de Reparação/Abate pelo serviço utilizador do bem, dirigido ao DAG/NAM com a

identificação do(s) motivo(s) de abate(s) do(s) bens.


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O Departamento/Gabinete, pode ainda, considerar que o bem não lhe é útil para exploração direta

(inútil ou dispensável para as necessidades do serviço), mas tal não significa que o bem não seja útil

num outro serviço, pelo que esta situação não deve gerar uma sugestão de abate, mas sim uma

sugestão de transferência.

O NAM é responsável por informar a Comissão de Abate da existência dos documentos referidos no

ponto anterior.

As propostas resultantes das reuniões da Comissão de Abate, são submetidas a aprovação do Conselho

Diretivo da ACSS, I.P.

O NAM informa o DFI, das propostas da Comissão de Abate aprovadas pelo Conselho Diretivo da ACSS,

IP, para se proceder ao seu registo na aplicação informática.

15.4. Competências para Aprovar um Abate

A aprovação dos abates e a definição dos momentos em que devem ocorrer compete ao Conselho

Diretivo. Após a autorização do Auto de Abate, este deverá ser remetido ao DFI/UCT, pelo NAM, para

processamento da informação no software de gestão de imobilizado. A UCT deverá proceder à

regularização contabilística do bem e informar o respetivo Departamento/Gabinete do seu abate.

Compete ao DAG/NAM proceder ao desmantelamento e/ou destruição do equipamento. Este deve

ainda analisar a possibilidade do reaproveitamento de componentes para utilização em avarias de

bens semelhantes.

Consoante o destino dos bens a abater, será emitido o respetivo auto de movimento e que poderá ser

um dos seguintes:

Auto de Destruição - documento que comprova a destruição de bens abatidos, devendo ser

assinado por duas testemunhas;

Auto de Cessão - documento que titula a doação de um bem a uma terceira entidade ou a cedência

gratuita a outro centro de custo; a cedência de bens poderá ser por tempo indeterminado, por

tempo determinado ou definitiva (funcionando neste último caso como uma doação);

Auto de Alienação - documento que formaliza a venda (alienação a título oneroso), devendo optar-

se preferencialmente pela venda em hasta pública (leilão) ou por concurso público; a alienação

também poderá ocorrer por retoma quando, na aquisição de um novo bem, se der em troca um


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bem usado; a retoma só é permitida quando o bem a adquirir for semelhante ao bem que se dá de

retoma;

Auto de Doação - documento que formaliza a alienação a título gratuito, devendo nele constar a

identificação da entidade a quem se doaram os bens, o valor que aqueles bens apresentam na

contabilidade do donatário à data da doação e a identificação de duas testemunhas.

16. Desrespeito do Manual

O não cumprimento dos procedimentos previstos no presente manual serão comunicados ao Conselho

Diretivo que determinará as consequências de acordo com as suas competências.

17. Revisão do Manual

O presente manual deverá ser revisto sempre que exista necessidades legais ou formais.

18. Entrada em vigor do Manual

O presente manual entra em vigor no dia subsequente à sua aprovação pelo Conselho Diretivo da

ACSS, I.P.

Deverá ser divulgado internamente e publicado na intranet da ACSS, I.P.


40

19. FLUXOGRAMAS

19.1. Circuito para a aquisição de Bens

A normativa para efeitos de requisição interna de equipamentos difere em função da natureza das aquisições e

da competência específica das áreas funcionais requisitantes, devendo obedecer ao que a seguir

esquematicamente se apresenta:


41

19.2.Circuito de transferências Físicas

A normativa para efeitos de transferência físico-departamental de bens do imobilizado, é a que

seguidamente se apresenta.


42

19.3.Circuito de Avarias e Reparações

A normativa para efeitos de comunicação de avarias e pedido de reparações é a seguinte:


43

19.4.Circuito de Doações

A normativa para efeitos de comunicação de doações é a seguinte:


44

19.5.Circuito de Abate

A normativa para efeitos de sugestão e aprovação de abates ao imobilizado é a que seguidamente se

resume:


45

19.6. Circuito de Alienação

A normativa para efeitos de sugestão e aprovação de alienação do imobilizado é a que seguidamente

se resume:


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20. Anexos (formulários)


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48


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Nº de inventário Tipo de bem

Designação do bem Marca do bem

Modelo do bem Nº de série

Quantidade Localização

Local/Sublocal Departamento

Centro custo Data recepção

Fornecedor Nº Factura

Valor sem IVA unitário Valor do IVA unitário

Outros custos Vida útil

Tipo de aquisição Data garantia

Outros dados pelo Serviço de Instalações e Equipamentos, Informática ou pelo Util izador

(1): O bem foi testado e encontra-se operacional

Data: Data: Data:

Documento de Receção

DOCUMENTO DE RECEÇÃONúmero:________________

Identificação do Bem

Características funcionais e técnicas do bem Ensaios (1)

Serviço ReceptorServiço Instalações

Equipamentos/InformáticaNAM


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52

manual do património

Documents