CONTADORIA-GERAL DO ESTADO

OUTUBRO - 2010

MANUAL DO GESTOR MANUAL DE CONTABILIDADE - MÓDULO III

BENS PATRIMONIAIS Superintendência de Normas Técnicas

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APRESENTAÇÃO

Ao lançar o MANUAL DE CONTABILIDADE – BENS PATRIMONIAIS MÓDULO III, a Superintendência de Normas Técnicas da Contadoria Geral do Estado da Secretaria de Estado de Fazenda do Governo do Estado do Rio de Janeiro tem como objetivo oferecer aos Gestores Públicos, bem como aos profissionais de Contabilidade Pública; Auditoria; Diretores de Departamentos Gerais de Administração Financeira, - DGAF´s e Agentes Responsáveis pelo Patrimônio Público e todos aqueles que lidam na área de Contabilidade Pública, Controle, Administração Financeira e Auditoria, um suporte documental, atualizado, com textos da legislação federal, estadual e municipal, com vistas que os atos a serem praticados pelos Gestores Públicos, no desempenho de suas atribuições, sejam realizados em consonância com a legislação vigente, como não poderia deixar de ser, com o propósito maior de que a eficácia, a legitimidade, a autenticidade documental e a correção contábil sejam alcançadas.

O seu conteúdo busca a consolidação de normas gerais de direito financeiro e

controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados dos Municípios e do Distrito Federal, conforme determina a Lei Federal n. º 4.320, de 17.03.64; as diretrizes constantes no Código de Administração Financeira e Contabilidade Pública do Estado do Rio de Janeiro, aprovado pela Lei Estadual n.º 287, de 04.12.79, e seus Decretos regulamentadores; Resoluções; Portarias; Deliberações do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro, TCE-RJ;

Além do documental supracitado foram inseridos textos de legislação Estadual

e Federal, é um facilitador ao usuário que por meio de Links, que irão direcionar para as páginas inerentes as legislações ou da matéria sobre o assunto que servirá para leitura ou pesquisa, na tomada de decisão.

Este MANUAL DE CONTABILIDADE – BENS PATRIMONAIS - MODULO III,

não esgota o assunto, pois o mesmo é dinâmico por sua natureza. Servirá como repositório ordenado e sistemático da legislação a ser aplicada

nos atos praticados pelos Gestores Públicos. Será sempre atualizado quando novos dispositivos legais forem publicados. A Coordenação de Normas Técnicas está a disposição de todos para receber

sugestões, críticas, como também, para elucidar dúvidas sobre qualquer capítulo do - MANUAL DE CONTABILIDADE – BENS PATRIMONIAIS - MODULO III Para tanto poderá ser utilizado o e-mail sunot@sef.rj.gov.br

O presente MANUAL DE CONTABILIDADE – BENS PATRIMONIAIS - MODULO III, já está disponibilizado na Internet na página da Secretaria de Estado de Fazenda do Estado do Rio de Janeiro no sitio da Contadoria Geral do Estado.

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GOVERNADOR DO ESTADO SERGIO CABRAL

VICE - GOVERNADOR DO ESTADO LUIZ FERNANDO DE SOUZA

SECRETARIA DE ESTADO DE FAZENDA

SECRETÁRIO

RENATO AUGUSTO ZAGALLO VILLELA DOS SANTOS

CONTADORA GERAL DO ESTADO

FRANCISCO PEREIRA IGLESIAS

SUPERINTENDENTE DE NORMAS TÉCNICAS – EM EXERCÍCIO

LUIZ ANTONIO DA CRUZ PINHEIRO

Equipe da Superintendência de Normas Técnicas:

THIAGO JUSTINO DE SOUSA JORGE PINTO DE CARVALHO JÚNIOR

MARCELO JANDUSSI WALTHER DE ALMEIDA FABIO BOGOSSIAN

HUGO FREIRE LOPES MOREIRA BRUNO CAMPOS PEREIRA

DANIELE RANGEL PINHEIRO CARVALHO KELLY CRISTINA DE MATOS PAULA

DAVID DE BRITO DANTAS MARCIO ALEXANDRE BARBOSA SUELLEN MOREIRA GONZALEZ RAFAELA OLIVEIRA DA SILVA

TÂNIA MARIA DA SILVA DAIQUE ALEXANDRE NONATO DE SOUZA

IAN DIAS VELOSO DE ALMEIDA MERIELE DOS SANTOS CONCEIÇÃO

MARCELO DE MEDEIROS SILVA

SILVANA DE JESUS FERREIRA

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SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO ......................................................................................................................... 2

15. CONTROLE DOS BENS PATRIMONIAIS ............................................................................. 5

15.1 - DISPOSIÇÕES INTRODUTÓRIAS ................................................................................ 5

15.2 - CONTABILIZAÇÃO DOS BENS EM USO ...................................................................... 6

15.3 - DO CONTROLE DOS BENS EM USO ........................................................................... 8

15.4 - DOS BENS EM TRANSIÇÃO DE BAIXA ....................................................................... 9

15.5 - DA BAIXA ...................................................................................................................... 12

15.6 - DOS INVENTARIOS ANUAIS .......................................................................................... 12

16. CONTROLE DOS BENS EM ALMOXARIFADO ................................................................. 14

16.1 - INTRODUÇÃO .............................................................................................................. 14

16.3 - DO REGISTRO DAS MOVIMENTAÇÕES ..................................................................... 16

16.4 - DO CONTROLE CONTABIL .......................................................................................... 16

16.5 - DOS BENS EM ESTOQUE EM TRANSIÇÃO DE BAIXA ................................................. 20

16.6 - DOS RESPONSAVEIS PELA GUARDA E CONTROLE DOS BENS EM

ALMOXARIFADOS .................................................................................................................. 20

16.7- DAS TOMADAS DE CONTAS DOS RESPONSÁVEIS POR ALMOXARIFADOS ....... 21

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Portaria n.º 25/IGF de 12 de junho de 1978

MANUAL DE CONTABILIDADE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Nota 1 - Ficou mantida a numeração original do Manual de Contabilidade, para melhor compreensão e facilitar o embasamento legal. 15. CONTROLE DOS BENS PATRIMONIAIS Volta ao “Sumário" 15.1 DISPOSIÇÕES INTRODUTÓRIAS 15.1.1 Para efeito deste item, entende-se por Bens Patrimoniais os BENS DO ESTADO (bens moveis, imóveis e de natureza industrial) incorporados ao ATIVO PERMANENTE, nas contas integrantes do Plano de Contas Único para os órgãos da Administração Direta. 15.1.2 - 0 levantamento geral do patrimônio do Estado terá por base o inventário analítico em cada Unidade Administrativa, com escrituração sintética nas Inspetorias Setoriais de Finanças, ex-CONSECs, atuais Assessorias de Contabilidade Analítica, ou órgãos de contabilidade equivalentes. 15.1.2.1 Os bens serão inventariados pelos respectivos valores históricos ou de aquisição, quando conhecidos, ou pelos valores constantes de inventários já existentes, com indicação da data de aquisição. Base Legal: Lei Estadual 287/79 (artigos 162 aos 164 e 171 e os respectivos parágrafos e Incisos) Decreto Estadual nº 41.880 de 25/05/2009

Art. 2º - Os Órgãos da Administração Direta e Entidades da Administração Indireta terão em seus quadros uma Assessoria de Planejamento e Gestão, uma Assessoria de Controle Interno e uma Assessoria de Contabilidade Analítica, todas vinculadas diretamente ao Secretário ou ao Titular da Entidade, para exercerem as atribuições de planejamento, registro e acompanhamento da execução orçamentária e financeira, de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos neste Decreto, inclusive as relacionadas à gestão institucional, patrimonial e de recursos humanos.

15.1.3 - Para fins de atualização física e monetária e de controle, serão inventariados: a) anualmente, todos os bens móveis e imóveis sob a responsabilidade da unidade administrativa em 31 de dezembro; b) por inicio e término da gestão, isto é, quando da substituição dos respectivos responsáveis, os bens móveis. 15.1.3.1 Nos inventários, nenhum bem poderá figurar sem valor.

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15.1.3.2 Não devem ser inventariados os bens cuja vida provável seja inferior a 2 (dois) anos. 15.1.4 Para os objetivos de inventariação, contabilização e controle, os bens

patrimoniais classificam-se em:

a) Bens em Uso; b) Bens em Transição de Baixa

15.2 CONTABILIZAÇÃO DOS BENS EM USO Volta ao “Sumário" 15.2.1 0 registro e controle contábil das mutações patrimoniais, resultantes da realização das Despesas de Capital, serão efetuados através da conta 3.3.07 - BENS A INCORPORAR, quando visem ao acompanhamento patrimonial dos projetos ou atividades em andamento, observando-se contudo, para Material Permanente, no que couber, os procedimentos de contabilização da conta 3.3.06 - ALMOXARIFADOS.(i)

i. De: Conta: 3.3.06 – ALMOXARIFADOS – Para: Conta: 113180000 ALMOXARIFADOS INTERNOS E 113190000 - ALMOXARIFADOS EXTERNOS.

15.2.1.1 (Revogado pelo Decreto n.º 22.939, de 30 de janeiro de 1997) 15.2.1.2 As Inspetorias Setoriais de Finanças, ex-CONSECs, atuais Assessorias de Contabilidade Analítica ou órgãos de contabilidade equivalentes, quando do lançamento a débito da conta BENS A INCORPORAR, farão disto comunicação ao respectivo órgão gestor, na forma do Modelo IGF/58, Anexo XLVI, a ser emitido em 2 (duas) vias, com a seguinte destinação: a) 1ª via - órgão gestor do projeto ou atividade; b) 2ª via - órgão emitente - arquivo provisório, até o recebimento da Ficha que o subitem seguinte menciona. 15.2.1.3 - Quando da entrega efetiva dos bens para uso, o órgão responsável pela execução do projeto ou atividade comunicará tal fato, por escrito, a Inspetoria Setorial de Finanças, ex-CONSEC, atual Assessorias de Contabilidade Analítica, ou órgão de contabilidade equivalente a que pertença a Unidade Orçamentária gestora dos recursos, através da Ficha de Incorporação / Desincorporação Contábil - FIDC, Modelo IGF/59, Anexo XLVII, que só poderá envolver valores objeto da comunicação prevista no subitem 15.2.1.2. 15.2.1.3.1 A Ficha de Incorporação/Desincorporação Contábil, a ser preenchida pelo Gestor do projeto ou atividade que realize despesas de capital, tem as seguintes finalidades: a) informar a Inspetoria Setorial de Finanças, ex-CONSEC, atual Assessorias de Contabilidade Analítica, ou órgão de contabilidade equivalente, à entrega dos bens para uso pelos órgãos e o valor total da despesa de capital a eles atinentes. b) servir de comprovante para as Fichas de Lançamento - FL's(i) relativas aos lançamentos a crédito da conta 3.3.07 - BENS A INCORPORAR (ii), em seus desdobramentos, para incorporação contábil dos bens ao Ativo Permanente ou sua baixa do Patrimônio, quando se tratar de bens de uso comum do povo, nos termos do art. 803 do Regulamento do Código de Contabilidade Publica da União.(iii)

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Observações:

ii. (FL's ) alterada para (NL´s) Notas de Lançamentos, para registro no SIAFEM/RJ ; iii. De: Conta: 3.3.07 – BENS A INCORPORAR – Para: Conta: 141420000 BENS A INCORPORAR; iv. Regulamento do Código de Contabilidade Pública da União – revogado pelo Decreto de 25 de abril de

1991.

15.2.1.3.2 A FIDC será emitida em 4 (quatro) vias, com a seguinte destinação: a) a 1ª via, remetida a Inspetoria Setorial de Finanças, ex-CONSEC, atual Assessorias de Contabilidade Analítica, ou órgão equivalente, será anexada a Ficha de Lançamento, como comprovante; b) a 2ª via, que acompanhará a primeira, constituirá, no órgão setorial, arquivo subsidiário ao Razão Analítico; c) a 3ª via será enviada a Inspetoria Geral de Finanças, atual Contadoria Geral do Estado, para confronto com os balancetes setoriais; d) a 4ª via destina-se ao Setor de Controle Patrimonial da Secretaria ou órgão onde está localizado o bem. 15.2.1.4 Em se tratando de obras ou aquisição de bens imóveis, simultaneamente à Ficha de Incorporação/Desincorporação Contábil - FIDC, será emitida pelo Gestor do Projeto responsável pela construção ou aquisição de imóveis também a Ficha de Bens Imóveis - FBI, Modelo IGF/60, Anexo XLVIII. 15.2.1.4.1 Pela Ficha de Bens Imóveis - FBI, o Gestor informará ao órgão de contabilidade analítica o termino da obra ou a aquisição do imóvel e a conseqüente entrega do bem para uso. 15.2.1.4.2 A Ficha de Bens Imóveis - FBI será emitida em 3 (três) vias, que, após remetidas ao órgão de contabilidade analítica e por ele recebidas, terão o seguinte fluxo: a) as duas primeiras vias serão encaminhadas ao Departamento do Patrimônio Imobiliário, permanecendo a 1ª via em poder deste órgão; b) a 2ª via, depois da aposição do "ciente" do Departamento do Patrimônio Imobiliário, retornará ao órgão setorial para fins de contabilidade; c) a 3ª via será devolvida ao órgão emitente (Unidade responsável pela construção de imóveis). 15.2.2 A incorporação dos Bens Patrimoniais à conta Bens do Estado ocorrerá: a) na data do seu fornecimento pelo órgão supridor (Almoxarifado), observado o disposto no subitem 16.2.6; b) na data de sua distribuição pelo órgão gestor, com base na FIDC - Ficha de Incorporação/Desincorporação contábil. 15.2.3 A parcela dos bens imóveis somente será levada para a conta Bens do Estado após comunicação da aquisição ou conclusão da obra feita ao Departamento do Patrimônio Imobiliário através da Ficha de Bens Imóveis, referida no subitem 15.2.1.4. 15.2.4 Na hipótese em que os Bens Patrimoniais sejam adquiridos por intermédio de dotação orçamentária de uma Secretaria ou órgão e devam ser entregues, de imediato, a outra Secretaria ou órgão (Ex.: Compra de Veículos) a Inspetoria Setorial do órgão, atual Assessorias de Contabilidade Analítica, que realiza a despesa deverá:

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a) proceder aos lançamentos de aquisição nos sistemas orçamentário, financeiro e patrimonial, resultantes da execução orçamentária; b) registrar no sistema patrimonial a baixa do bem, procedendo, por oficio, as comunicações necessárias a contabilização, no órgão de destino, da entrada do bem transferido (variação ativa independente da execução orçamentária) . 15.3 DO CONTROLE DOS BENS EM USO Volta ao “Sumário" 15.3.1 – Os bens móveis serão administrados pelas unidades administrativas que os tenham adquirido ou em cuja posse se acharem. Os bens móveis, qualquer que seja sua natureza ou valor, serão confiados à guarda e conservação de agentes responsáveis. A entrega será efetuada por meio de termo, conferido e achado certo pelo responsável. (Redação dada pela Lei Estadual 287/79 em seus artigos 164 e 165 caput e parágrafo único) 15.3.1.1 Para controle dos Bens Patrimoniais, as Unidades Administrativas, em articulação com as Inspetorias Setoriais, atuais Assessorias de Contabilidade Analítica, ou órgãos de contabilidade equivalentes, adotarão os seguintes procedimentos: a) atribuir um número de registro para cada bem incorporado, visando a sua identificação, segundo estabelece o subitem 15.3.1.2; b) emitir as Fichas Individuais de Bens Patrimoniais - FBP, conforme Modelo IGF/61, Anexo XLIX; c) registrar na FBP as transferências de bens, recolhimento para armazenagem, reparação, baixas, etc.; d) efetuar verificações periódicas dos bens sob a responsabilidade dos encarregados dos setores de localização; e) elaborar relações de inventário de Bens Patrimoniais como comprovantes para o Balanço Geral do Exercício, a ser levantado pela Inspetoria Setorial de Finanças, atual Assessorias de Contabilidade Analítica, ou órgão de contabilidade equivalente. 15.3.1.2 Todo bem incorporado receberá uma característica de identificação, compreendendo a sigla do órgão por ele responsável seguida do número de registro. 15.3.1.2.1 O procedimento acima recomendado poderá envolver desde a simples aposição à tinta a óleo até a plaqueta de metal, ou outro meio hábil, segundo a natureza física do bem. 15.3.1.2.2 A numeração será consecutiva e privativa de cada órgão, vedado que um bem possa tomar o número de outro baixado por qualquer motivo. 15.3.1.2.3 Se o bem for transferido para outra Unidade Administrativa do mesmo órgão, que não mantenha numeração única, a marcação do novo número de registro será providenciada pelo setor de localização onde o bem for recebido. 15.3.1.2.4 Se a transferência for para outra Secretaria ou órgão, após a atribuição de um novo número de registro, serão adotados os seguintes procedimentos:

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a) na Contabilidade do órgão remetente, será efetuado o lançamento de baixa patrimonial e o conseqüente reflexo nas Variações Patrimoniais - Passivas - Independentes da Execução Orçamentária; b) na contabilidade do órgão recebedor, será efetuado o lançamento de acréscimo patrimonial e o reflexo nas Variações Patrimoniais - Ativas - também Independentes da Execução Orçamentária. 15.3.1.3 A unidade administrativa recebedora emitirá a nova Ficha Individual de Bem Patrimonial ou providenciará a sua inclusão em listagem, conforme o caso. 15.3.2 A Inspetoria Setorial de Finanças, ex-CONSEC, atual Assessorias de Contabilidade Analítica, ou órgão de contabilidade equivalente, elaborará, com base no inventário anual, uma relação dos "SETORES DE LOCALIZAÇÃO" de Bens Patrimoniais e dos respectivos responsáveis, de acordo com as peculiaridades e a estrutura de cada órgão, para inclusão na Relação de Responsáveis por Dinheiros, Valores e Bens Públicos, sujeitos a Tomada de Contas. 15.3.3 Em decorrência do que dispõe o art. 165 da Lei Estadual 287/79, é da responsabilidade dos servidores especialmente designados pelo titular da Unidade Administrativa o controle da movimentação física dos Bens Patrimoniais, enquanto os mesmos estiverem com carga ao respectivo setor de localização. Essa responsabilidade compreende os seguintes e principais itens: a) certificar o recebimento dos Bens Patrimoniais destinados ao setor; b) providenciar a distribuição dos documentos próprios, previstos nestas instruções e na legislação em vigor; c) manter atualizado o fichário dos bens sob sua guarda; d) providenciar para que todos os bens localizados no setor estejam devidamente identificados, conforme subitem 15.3.1.2. e) providenciar a transferência, o recolhimento e a baixa dos bens localizados no setor, de acordo com as presentes normas ou instruções que venham a ser baixadas a respeito pelo órgão de contabilidade. Base Legal: Lei Estadual 287/79 (artigos 165, parágrafo único e 171) Deliberação do TCE nº 198 de 23 de janeiro de 1996. (Artigos 11 aos 14, e os respectivos parágrafos, incisos e alíneas) 15.4 - DOS BENS EM TRANSIÇÃO DE BAIXA Volta ao “Sumário" 15.4.1 Como bens em transição de baixa definem-se aqueles que tenham incidido em desuso, obsolescência ou imprestabilidade ou outras circunstâncias que tornem os bens inservíveis ao serviço publico, sendo, por isso, considerados disponíveis nos termos da legislação em vigor. 15.4.2 A colocação em disponibilidade de bens móveis do Estado envolve a pratica das atividades inerentes a constatação, baixa, controle e destinação dos bens sem utilidade ou aplicação na Unidade Orçamentária sob cuja administração se acharem. 15.4.2.1 Tais atividades podem ser assim sistematizadas:

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a) declaração de disponibilidade; b) constatação de disponibilidade; c) redistribuição do material disponível em condições de utilização; d) baixa de vida útil e reavaliação; e) alienação do material baixado e considerado imprestável ao Serviço Publico; f) baixa definitiva. 15.4.3 O material considerado disponível deve ser classificado em: a) material em desuso; b) material obsoleto; c) material imprestável; 15.4.3.1 Material em desuso, em se tratando de bens móveis em serviço, é todo aquele que não tenha mais utilidade para o órgão gestor, devendo por isso ser remanejado, na forma da legislação pertinente. 15.4.3.2 Material obsoleto é o que, embora em condições de uso, não satisfaz mais as exigências técnicas do órgão a que pertence, sendo passível, portanto, do mesmo tratamento previsto no subitem anterior. 15.4.3.3 Material imprestável e aquele sem condições de uso, dadas as alterações em suas características físicas, cuja reparação ou recuperação sejam consideradas tecnicamente impraticáveis e/ou antieconômicas, devendo por isso ser alienado, na forma prevista em legislação própria. 15.4.3.3.1 O material imprestável deverá ser classificado, ainda, nos termos do parágrafo único do art. 4.0 do Decreto n.º 153, de 09-06-75, em: a) individualizado; b) sucata; c) inútil. 15.4.3.3.2 O material em desuso ou obsoleto para o qual não ocorrerem repartições interessadas será considerado como imprestável ao serviço publico, devendo receber o tratamento do subitem 15.4.3.3. 15.4.4 A declaração de disponibilidade e da iniciativa do órgão responsável pela guarda e conservação do bem e será formalizada através de processo regular, devidamente justificado, dirigido ao titular da unidade orçamentária. 15.4.5 A constatação da disponibilidade será feita por Comissão de Vistoria designada pelo titular da Unidade Orçamentária e composta de 3 (três) servidores, um dos quais do órgão local do Sistema de Administração de Material. 15.4.5.1 Para o fim supramencionado, a Comissão lavrará Termo de Vistoria (para bens móveis, Modelo IGF/62, Anexo L), emitido em 2 (duas) vias, destinando-se a 1ª (primeira) ao processo e a 2ª (segunda) a Contabilidade. 15.4.5.2 No Termo acima referido, a Comissão classificará os bens como em desuso ou obsoletos, bem como esclarecerá, sucintamente, as atividades desempenhadas. 15.4.5.3 O Termo de Vistoria, aprovado pelo titular da Unidade orçamentária, servirá de documento básico para:

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a) transferência do material a outros órgãos do Estado que por ele se interessem, observando-se, então, quando cabível, o disposto no subitem 15.3.1.2.4; b) doação à pessoa jurídica de direito publico ou privado, cujo fim principal consista em atividade de relevante valor social. 15.4.5.3.1 Quando da doação, o Termo de Vistoria servirá ao lançamento a que alude o subitem 15.4.8, sendo complementado, posteriormente, quando da entrega dos bens, pelo Termo de Baixa Definitiva, de que trata o subitem 15.5.1. 15.4.6 Se, após a lavratura do Termo de Vistoria e a adoção das providências nele recomendadas, não tiverem os bens, por razões válidas, qualquer das destinações previstas no subitem 15.4.5.3, a Comissão lavrará Termo de Baixa de Vida Útil, Modelo IGF/63, Anexo LI, para classificação do bem como imprestável ao Serviço Publico e sua reavaliação, se for o caso, para fins de alienação. 15.4.6.1 O Termo de Baixa de Vida Útil será lavrado em 2 (duas) vias, sendo a 1ª juntada ao processo e a 2ª remetida a Contabilidade. 15.4.6.2 O Termo de Baixa de Vida Útil, aprovado pelo titular da Unidade Orçamentária, constituirá documento básico de: a) comprovação para registros contábeis previstos no subitem 15.4.8, sendo complementado, posteriormente, quando da alienação dos bens, pelo Termo de Baixa Definitiva, de que trata o subitem 15.5.1; b) justificativa para abertura de licitação e conseqüente alienação, c) justificativa para reposição ou substituição do material, se for o caso. 15.4.7 O bem em transição de baixa deve permanecer sob a guarda e responsabilidade do órgão gestor, ate sua baixa definitiva. 15.4.7.1 A baixa definitiva ocorrerá numa das hipóteses previstas no subitem 15.5.1, com a necessária lavratura do Termo ali mencionado. 15.4.8 Os bens em transição de baixa serão: a) baixados nas classificações primitivas, pelos respectivos valores de incorporação; b) reincorporados na conta 1.4.2.1.2.98.00, assim interpretada: 1.4.0.0.0.00.00 - ATIVO PERMANENTE 1.4.2.0.0.00.00 - IMOBILIZADO 1.4.2.1.0.00.00 - BENS 1.4.2.1.2.00.00 - BENS MOVEIS 1.4.2.1.2.98.00 - BENS OBSOLETOS OU IMPRESTÁVEIS (Redação dada pelo art. 1º da PORTARIA N°13 CGE DE 22 DE JULHO DE 1998) Consultar a Ementa : Plano de Contas SIAFEM/RJ 15.4.8.1 No caso de reavaliação, o valor desta será o utilizado no lançamento de reincorporação.

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15.5 DA BAIXA Volta ao “Sumário" 15.5.1 Os Bens Patrimoniais incorporados ao Ativo Permanente serão definitivamente baixados a vista do Termo de Baixa Definitiva (para bens móveis, Modelo IGF/64, Anexo L-II, emitido em 2 (duas) vias, e observado, quando couber, o disposto no subitem 15.4, sempre que ocorrer uma das seguintes hipóteses: a) alienação onerosa; b) doação à pessoa jurídica de direito publico ou privado cujo fim principal consista em atividade de relevante valor social; c) extravio ou destruição; d) incineração. 15.5.1.1 - A alienação onerosa, salvo na hipótese de permuta, far-se-á através de licitação, aplicáveis, no que couber, as normas previstas neste Código para as compras, obras e serviços, especialmente no que se refere aos limites e dispensa de licitação. (Redação dada pela Lei Estadual 287/79 em seu § 1º do artigo 169) 15.5.1.2 A doação de bens móveis do Estado dependerá de lei específica de iniciativa exclusiva do Governador. Mediante decisão do Governador ou de autoridade a que seja delegada tal competência, é permitida a alienação, sob qualquer forma, de bens móveis do Estado. (Redação dada pela Lei Estadual 287/79 em seus artigos 168 e 169) 15.5.1.3 Os bens móveis do Estado, que se tenham tornado obsoletos, imprestáveis, de recuperação antieconômica, ou inservíveis ao serviço público poderão mediante autorização do Governador ou da autoridade administrativa competente, ser doados, com ou sem encargos, à pessoa jurídica de direito público ou privado, cujo fim principal consista em atividade de relevante valor social. (Redação dada pela Lei Estadual 287/79 em seu § 2º do artigo 169) 15.5.1.4 O extravio e a destruição do material serão verificados em inquérito regular para a apuração de responsabilidades e para a sua identificação, a fim de que possa ser lavrado o Termo de Baixa Definitiva (art. 11 do Decreto n.º 153, de 09-06-75). 15.5.1.5 O perecimento em virtude de razões naturais bem como o extravio e a destruição por sinistro ou calamidade publica serão comprovados também através do termo aludido no subitem anterior (Parágrafo único do art. 11 do Decreto n.0 153/75). 15.6 DOS INVENTARIOS ANUAIS Volta ao “Sumário" 15.6.1 A fim de manter atualizados os registros dos Bens Patrimoniais, bem como a responsabilidade dos respectivos setores de localização, será procedido inventário através de verificações físicas pelo menos uma vez por ano. 15.6.2 As diferenças apuradas através dos inventários darão origem a elaboração de "Listas de Diferenças de Inventários de Bens Patrimoniais", por Setor de Localização.

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15.6.3 Para comprovação do Balanço Geral do Exercício serão efetuados Arrolamentos das Existências no ultimo dia do exercício, conforme Modelo IGF/65, Anexo LIll, com base nas Fichas Individuais, em ordem de conta de Razão, na data de 31 de dezembro. 15.6.3.1 O arrolamento a que se refere o subitem acima será emitido em 2 (duas) vias, sendo a 1ª para a ISF, ex-CONSEC, atual Assessorias de Contabilidade Analítica, ou órgão equivalente e a segunda para arquivo da Unidade Administrativa. 15.6.4 A entrega será efetuada por meio de termo, conferido e achado certo pelo responsável. (Redação dada pela Lei Estadual 287/79 em seu parágrafo único do artigo 165) 15.6.4.1 O confronto acima referido será formalizado em Termos: a) de Conferencia Anual, para os fins do parágrafo único do art. 165, da Lei Estadual 287/79, Modelo IGF/66, Anexo LIV, emitido em 2 (duas) vias, com a seguinte destinação: (Redação dada pela Lei Estadual 287/79 em seu parágrafo único do artigo 165) - 1ª via, para remessa a Inspetoria Setorial de Finanças, ex-CONSEC, atual Assessorias de Contabilidade Analítica, ou órgão de contabilidade equivalente; - 2ª via, para o arquivo da Unidade Administrativa; b) de Transferência de Responsabilidade, no caso de término de gestão dos responsáveis referidos no subitem 1.3.3, Modelo IGF/67, Anexo LV, emitido em 4 (quatro) vias com o seguinte destino: - 1ª via, para remessa a ISF, ex-CONSEC, atual Assessorias de Contabilidade Analítica, ou órgão equivalente; - 2ª via, para o servidor que esta sendo substituído; - 3ª via, para o servidor substituto; - 4ª via, para arquivo da Unidade Administrativa. 15.6.4.2 Os Termos referidos no subitem anterior serão encaminhados a Inspetoria Setorial de Finanças, ex-CONSEC, atual Assessorias de Contabilidade Analítica, ou órgão equivalente: a) até 31 de janeiro, o de Conferencia Anual; b) dentro de 10 (dez) dias da ocorrência, o de Transferência de Responsabilidade. 15.6.4.3 Juntamente com o Balancete do mês de dezembro, os órgãos setoriais remeterão a Inspetoria Geral de Finanças, atual Contadoria Geral do Estado, o Balanço Anual da Movimentação dos bens móveis e imóveis, Modelo IGF/68, Anexo LVI, relativo ao exercício anterior. Legislação: Deliberação do TCE nº 198 de 23 de janeiro de 1996. (Artigos 11 aos 14, e os respectivos parágrafos, incisos e alíneas)

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16. CONTROLE DOS BENS EM ALMOXARIFADO Volta ao “Sumário" 16.1 INTRODUÇÃO 1.6.1.1 Para fins de contabilidade e levantamento do Balanço Anual do Estado do Rio de Janeiro, a existência e movimentação dos itens de material permanente e de consumo serão registradas e controladas mediante a observância ao disposto nas presentes normas. 1.6.1.2 O controle físico e financeiro das quantidades compete aos Almoxarifados dos materiais acima referidos, e a contabilização incumbe as Inspetorias Setoriais de Finanças, ex-CONSECs e atuais Assessorias de Contabilidade Analítica, ou órgãos equivalentes, bem como, pela centralização, a Inspetoria Geral de Finanças, atual Contadoria Geral do Estado. 1.6.1.3 Na classificação dos materiais, os Almoxarifados observarão as normas estabelecidas pelo órgão Central do Sistema de Material, distinguindo, para efeito contábil, o material permanente e o de consumo. 1.6.2 DA DOCUMENTAÇÃO DE ENTRADA E SAIDA Volta ao “Sumário" 16.2.1 A movimentação dos materiais envolve incorporações ou entradas e baixas ou saídas. 16.2.2 São incorporações os acréscimos decorrentes de: I - aquisições; II - transferências de outras unidades administrativas; III - doações. 16.2.3 São baixas os decréscimos relativos a: I - consumo; II - transferências a outras unidades; III - extravio, destruição ou perecimento em virtude de razões naturais ou estranhas ao controle ou à vontade dos responsáveis; IV - incidência em obsolescência ou imprestabilidade e desuso; V - doações; VI - alienações. 1.6.2.4 Para o registro cronológico das entradas e saídas, os Almoxarifados utilizarão os seguintes documentos: I - nos casos de incorporação: 1) nas aquisições, via autêntica da Nota de Empenho, correspondentes vias autenticas das Notas Fiscais e Atestados de Recebimento de Material, Modelo IGF/43, Anexo XXXII; 2) nas transferências de outras unidades, via autêntica do documento de transferência emitido pela unidade que cede os materiais; 3) nas doações, via autêntica do documento de doação. II - nos casos de baixa: 1) por uso e consumo, via autêntica da Nota de Solicitação de Material, emitida pela unidade ou servidor autorizado requisitante;

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2) por transferência ou doação, via autentica do documento que efetivar a transferência ou doação, emitida pela unidade que administra o Almoxarifado; 3) por desuso, obsolescência, imprestabilidade, extravio, destruição ou perecimento em virtude de razoes naturais ou estranhas ao controle ou à vontade do responsável, via autentica de termo, Modelo IGF/69, Anexo LVII, a ser emitido nas seguintes modalidades: a) Termo de Vistoria - quando para efeito de transferência do material a outros órgãos, ou doação nos termos do item 2 do § 1.0 do art. 7.0 do Decreto n.0 153, de 09/06/75; b) Termo de Baixa de Vida Útil - por incidência do material em imprestabilidade e sua reavaliação, se for o caso, para fins de alienação, obedecido o disposto no subitem 16.5, relativamente aos Bens em Estoque em transição de Baixa, aplicando-se, com igual propósito, também ao material em desuso ou obsoleto; c) Termo de Baixa Definitiva - nos casos de extravio, destruição ou perecimento em virtude de razões naturais e, ainda, quando da alienação onerosa, da doação e da incineração (Decreto n.0 153, de 09.06.75, art. 8.0, § 1º). 16.2.4.1 O Termo de Baixa Definitiva complementa, pois, oportunamente, nos casos de alienação onerosa, o de Baixa de Vida útil e, nos casos de doação, o Termo de Vistoria. 16.2.5 O Atestado de Recebimento de Material será obrigatoriamente emitido no ato do recebimento do material, em 5 (cinco) vias, com o fluxo estabelecido no subitem 1.8.4.5. 16.2.6 Com relação à Nota de Solicitação de Material, observar-se-á o seguinte: a) será emitida em 3 (três) vias pelo requisitante, que nela informará, com vistas, inclusive, ao que determina o subitem 1.2.1, a) destinação do material; b) As 3 (três) vias, após sua remessa ao Almoxarifado, tendo a seguinte destinação: a 1.a via ficara no Almoxarifado, a 2.a será encaminhada a Superintendência de Material e a 3.a acompanhará o material; c) Quando do recebimento das 3 (três) vias da Nota de solicitação de Material, o Almoxarifado ou setor de guarda providenciará sua numeração, em ordem crescente, por exercício, aposta no angulo superior direito e seguida de barra e do código indicativo do Almoxarifado, assim entendido o Código da Unidade Orçamentária do Quadro de Detalhamento de Despesa; d) O Almoxarifado ou setor de guarda fará também constar da Nota de Solicitação de Material o valor, em cruzeiros, do atendimento, separando, se for o caso, o total correspondente ao Material Permanente e o relativo a Material de Consumo. 16.2.7 O Termo de Vistoria/Baixa de Vida útil/Baixa Definitiva será emitido em 3 (três) vias, no mínimo, ficando a 1.a anexada ao processo a que se referir, a 2.a será remetida a Superintendência de Material e a 3.a destina-se ao Almoxarifado. Base Legal: Lei Estadual 287/79 (artigos 170 e alíneas e 171)

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16.3 DO REGISTRO DAS MOVIMENTAÇÕES Volta ao “Sumário" 16.3.1 Para escrituração analítica (física e financeira) da existência e movimentação dos materiais objeto deste item, as unidades que tenham sob sua responsabilidade a guarda dos bens referidos manterão registro nas FlCHAS DE MOVIMENTO DE MATERIAL, modelo estabelecido em norma do órgão central do Sistema de Administração de Material, que consignarão, por espécie ou natureza do material, as respectivas existências e movimentações, bem como o seu valor. 16.3.2 As fichas acima mencionadas serão visadas pelo responsável pelo órgão a que esteja subordinado o Almoxarifado. 16.3.3 A escrituração das fichas de que trata este artigo será: I - diária e em ordem cronológica das entradas e saídas, não devendo sofrer atraso nem conter emendas, rasuras ou ressalvas; II - ininterrupta, encerrando-se, porém, ao término de cada exercício financeiro e reabrindo-se no inicio do exercício seguinte, para permitir o conhecimento das movimentações de cada período anual. 16.3.4 Na hipótese de descontos obtidos por pagamentos antecipados das faturas e que não se conheçam quando do empenho da despesa, serão adotados os seguintes procedimentos: a) Contabilizar o desconto como Receita, não revertendo à dotação em que foi efetuado o empenho; b) Registrar nas Fichas de Movimentação de Material o valor constante do empenho e que será, também, igual ao do Atestado de Recebimento de Material. 16.3.5 As bonificações em mercadorias serão contabilizadas como superveniências, observando-se, portanto, o seguinte: a) Não haverá, quando do registro nas Fichas, alteração do valor unitário da aquisição; b) Será emitido Atestado de Recebimento de Material complementar, somente pelo valor da bonificação, e do qual constará a palavra BONIFICAÇÃO, aposta no campo reservado ao Programa de Trabalho. 16.4 - DO CONTROLE CONTABIL Volta ao “Sumário" 16.4.1 O controle contábil exercido sobre os Almoxarifados é constituído dos seguintes elementos: I - Demonstrativo Mensal das Operações; II - Atestado de Recebimento de Material; III - Termos e informações relativos às Inspeções realizadas; IV - Inventariações levantadas anualmente pelos Almoxarifados; e V -Tomadas de Contas. 16.4.2 As Inspetorias Setoriais de Finanças, ex-CONSECs e atuais Assessorias de Contabilidade Analítica ou órgãos equivalentes procurarão inspecionar, pelo menos uma vez por ano, os Almoxarifados das Unidades sob sua jurisdição. 16.4.3 A contabilização da entrada dos materiais em Almoxarifados obedecerá as seguintes normas:

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16.4.3.1 O Almoxarifado, conforme está previsto no subitem 16.4.4.2, remeterá a Inspetoria Setorial de Finanças, ex-CONSEC e atual Assessorias de Contabilidade Analítica ou órgão de Contabilidade equivalente - DAF - as três primeiras vias do Atestado de Recebimento de Material. 16.4.3.2 - A Divisão de Administração Financeira da ISF, ex-CONSEC e atual Assessorias de Contabilidade Analítica,encaminhará a 2ª via do Atestado à IGF, atual CGE, Contadoria Geral do Estado, no Envelope-Remessa de Documentação da Execução Orçamentária de que trata o subitem 17.2.3 deste Manual e anotará na 3ª via a data do referido envelope, remetendo-a, em seguida, a Divisão de Contabilidade, que procederá da seguinte forma: a) quando se tratar de material permanente - fará os lançamentos nos Sistemas Orçamentário, Financeiro e Patrimonial, com o reflexo nas Variações Ativas - Resultantes da Execução Orçamentária; b) quando se tratar de material de consumo - fará os lançamentos nos Sistemas Orçamentário e Financeiro, tendo em vista o contido no subitem seguinte. 16.4.3.3 - Considerando que a aquisição de material de consumo é despesa de custeio e, portanto, só devem ser computadas no patrimônio as superveniências ou insubsistências ocorridas,o andamento no Sistema Patrimonial somente será realizado a vista do Demonstrativo Mensal das Operações e pelo ajustamento no saldo de Almoxarifados, sendo as variações ativas ou passivas, neste caso, independentes da execução orçamentária. 16.4.4 No ultimo dia de cada mês, será levantado pelo responsável pela guarda dos materiais o Demonstrativo Mensal das Operações, Modelo IGF/70, Anexo LVIII, a ser remetido a Inspetoria Setorial de Finanças, ex-CONSEC e atual Assessorias de Contabilidade Analítica, ou órgão equivalente de contabilidade, até o 3.0 (terceiro) dia útil do mês subsequente, juntamente com o documento Complementar ao Demonstrativo Mensal das Operações, conforme anexos da Portaria CGE n.º 15, de 31 de janeiro de 2000 (Redação dada pela Portaria CGE n.º 15, de 31 de janeiro de 2000) 16.4.4.1 O Demonstrativo Mensal das Operações será elaborado em 2 (duas) vias, no mínimo, ficando a 2ª arquivada no Almoxarifado e sendo a 1.a remetida a Inspetoria Setorial de Finanças, ex-CONSEC e atual Assessorias de Contabilidade Analítica, ou órgão equivalente, juntamente com as 4.as vias dos Atestados. 16.4.4.2 Quando o Demonstrativo Mensal das Operações for referente a Material Permanente, o órgão emissor remeterá, também, relação anexa dos bens fornecidos aos diversos setores, discriminando os que se destinam a imediata entrega para uso e os que serão objeto de incorporação provisória a um projeto ou atividade em andamento, constando, neste ultimo caso, os subtotais relativos a cada Projeto ou Atividade. 16.4.4.2.1 A relação detalhará, ainda, os subtotais de acordo com a classificação dos Bens do Estado, do Plano de Contas Único. 16.4.4.3 De posse da documentação aludida, as Inspetorias Setoriais, ex-CONSECs atuais Assessorias de Contabilidade Analíticas, ou órgãos equivalentes verificarão a exatidão aritmética de seus valores, a declaração firmada no verso do Demonstrativo Mensal das Operações pelo responsável pela guarda dos materiais e o visto do titular da Unidade Orçamentária ou orgao.

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16.4.4.4 Quando da baixa por alienação, por venda, de material, acompanhará também o Demonstrativo Mensal das Operações expediente (processo) que informe o numero do DARJ, valor, data do recolhimento e o valor do material alienado constante dos registros patrimoniais, devendo tal processo ser remetido Inspetoria Setorial de Finanças, ex-CONSEC e atual Assessorias de Contabilidade Analítica, da Secretaria de Estado de origem, para fins de apropriação da receita respectiva. 16.4.5 Na hipótese de o recebimento do material e conseqüente atestação ser efetivada, em razão de delegação, diretamente pelo próprio órgão requisitante, serão por ele regular e simultaneamente emitidos o Atestado de Recebimento de Material e a Nota de Solicitação de Material, a serem remetidos ao Almoxarifado, ainda que não tendo o material por este transitado fisicamente. 16.4.6 - Nos casos de compras efetuadas diretamente por Unidades Orçamentárias cujo material de consumo ou permanente não transite por Almoxarifado, será emitido pelo setor responsável pelo recebimento apenas o Atestado de Recebimento de Material, indicando-se, em se tratando de Material Permanente, os totais por projeto ou atividade, e subtotalizando-se, ainda, de acordo com a classificação dos Bens Moveis, do Plano de Contas Único. 16.4.6.1 - Após a atestação, o processo de despesa, juntamente com as 4 (quatro) primeiras vias do Atestado, será remetido a ISF, ex-CONSEC e atual Assessoria de Contabilidade Analítica para fins de liquidação da despesa, devendo a ISF, ex-CONSEC e atual Assessoria de Contabilidade Analítica, com relação à 2ª e 3ª vias, adotar as providências do subitem 1.8.4.3.2, e destinando-se a 4ª via a substituir, na Divisão de Contabilidade, o Demonstrativo Mensal das Operações. 16.4.7 - No ultimo dia útil do exercício financeiro, dois funcionários especialmente designados, através de ato próprio, pelo titular da Unidade Orçamentária, levantarão, para o encerramento do exercício, o inventario geral das existências físicas do respectivo Almoxarifado. 16.4.7.1 - O levantamento será acompanhado pelo responsável pelo Almoxarifado. 16.4.7.2 - Para fins da indicação a que se refere o presente subitem, a ISF, ex-CONSEC e atual Assessorias de Contabilidade Analítica, orientará o titular da Unidade Orçamentária no sentido de que o funcionário não seja cônjuge nem parente até segundo grau do titular do Almoxarifado, nem esteja a este, de forma imediata, funcionalmente subordinado. 16.4.7.3 - O inventário será elaborado em 4 (quatro) vias, na conformidade do Modelo IGF/71, Anexo LIX, destinando-se a 1.a, 2.a e 3.a vias a Inspetoria Setorial de Finanças, ex-CONSEC e atual Assessorias de Contabilidade Analítica ou órgão equivalente e a 4.a ao Almoxarifado, devendo conter, no mínimo, os seguintes elementos: I - código do material; II - especificação; III - unidade de medida; IV - saldo do ano anterior; V - movimento do exercício: entradas e saídas; VI - quantidade inventariada; VII - valores: unitário e total;

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VIII - ao final, local e data, assinatura e identificação (nome, cargo e matricula) dos responsáveis pelo levantamento, e visto do titular da Unidade Orçamentária. 16.4.7.4 - A remessa ao órgão setorial de administração financeira e contabilidade ocorrerá no prazo a ser por ele fixado. 16.4.7.5 - A Inspetoria Setorial de Finanças, ex-CONSEC e atual Assessorias de Contabilidade Analítica ou órgão equivalente, após as anotações necessárias, arquivara a 3.a via do inventario a que se refere o subitem anterior e anexara a 1ª ao processo de Tomada de Contas do responsável. 16.4.8 Para efeito de contabilização, os bens existentes em Almoxarifados serão classificados segundo os desdobramentos constantes do Plano de Contas Único do Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios - SIAFEM/RJ, a que se refere o artigo 2º, do Decreto Estadual n.º 22.939, de 30 de janeiro de 1997, aprovado pela PORTARIA N°13 CGE DE 22 DE JULHO DE 1998 a saber:

1.1.3.0.0.00.00 - BENS E VALORES EM CIRCULACAO 113180000 ALMOXARIFADO INTERNO 113180100 ................... = MATERIAL DE CONSUMO 113180400 ................... * ICMS A RECUPERAR 113190000 ALMOXARIFADOS EXTERNOS 113190100 MATERIAL DE CONSUMO 113190101 ................... = SEC. EST. SAUDE-DEPTO.DE INSUMOS BASICOS-DIB A 1131901XX .....................................................................................................................=

16.4.8.1 (Revogado pela PORTARIA N°13 CGE DE 22 DE JULHO DE 1998). 16.4.8.2 - A classificação contábil estabelecida neste subitem será complementada pelos Almoxarifados mediante a adoção do Sistema de classificação de Material e Equipamentos (SCME), implantado pelo Decreto n.0 178, de 24 de junho de 1975. 16.4.8.3 (Revogado pela PORTARIA N°13 CGE DE 22 DE JULHO DE 1998). 16.4.9 A inventariação mencionada no subitem 1.8.4.7 e o Demonstrativo Mensal das Operações, previsto no subitem 1.8.4.4, obedecerão, quanto aos valores apropriados, ao seguinte critério: I - para os materiais permanentes, o preço de aquisição; II - para os materiais de consumo, o preço-médio ponderado. 16.4.9.1 - O preço médio será apurado após cada lançamento de entrada na Fiche de Movimento de Material, através da aplicação da seguinte formula: Pm = V,+ V2 , onde Q,+ Q2 Pm - é o preço médio; V, - é o valor monetário das existências antes do lançamento da entrada; V2 - é o valor monetário da aquisição ou entrada ocorrida; Q, - é a quantidade física existente antes do lançamento da entrada; Q2 - é a quantidade física adquirida ou incorporada.

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16.4.9.2 - O preço médio apurado conforme subitem anterior, além de ser empregado para as baixas verificadas, servirá para a elaboração dos inventários de encerramento do exercício. 16.5. - DOS BENS EM ESTOQUE EM TRANSIÇÃO DE BAIXA Volta ao “Sumário" 16.5.1 Aplicam-se aos bens em estoque em transição de baixa, no que couberem, as normas contidas no subitem 15.4, para bens móveis, ressaltando-se, apenas, para os primeiros, a criação dos modelos mencionados no subitem 16.2.4. 16.6.-DOS RESPONSAVEIS PELA GUARDA E CONTROLE DOS BENS EM ALMOXARIFADOS Volta ao “Sumário" 16.6.1 Sem prejuízo da responsabilidade que cabe a cada servidor pelo seu bom uso e emprego, os materiais estocados ficarão confiados à guarda e controle de servidores especial mente designados para tal fim. 16.6.1.1 A designação e a substituição dos responsáveis serão comunicadas, pelo órgão a que se subordine o Almoxarifado, a Inspetoria Setorial de Finanças, ex-CONSEC e atual Assessorias de Contabilidade Analítica ou órgão equivalente, dentro de 10 (dez) dias da ocorrência. 16.6.1.2 A responsabilidade dos servidores mencionados no subitem anterior começa com a entrega dos materiais, através da inventariação inicial ou na forma do que estabelece o subitem seguinte . 16.6.2 No caso de substituição de servidor responsável, haverá inventário físico e emissão do Demonstrativo (Anexo LVIII) das operações realizadas até a data de seu levantamento, incluindo as operações efetuadas a partir do término do período objeto do Demonstrativo anterior, confrontando-se com a escrituração contábil os valores constantes daqueles documentos. 16.6.2.1 - O confronto acima será formalizado em Termo de Transferência de Responsabilidade, Modelo IGF/72, Anexo LX, emitido em 5 (cinco) vias, das quais: I - a 1ª será entregue A Inspetoria Setorial de Finanças, ex-CONSEC e atual Assessorias de Contabilidade Analítica, dentro de 10 (dez) dias subseqüentes ao evento; II - a 2ª ficará arquivada no Almoxarifado; III - a 3ª pertencera ao servidor que é substituído; III - a 4ª caberá ao servidor substituto. 16.6.3 Para os efeitos do que dispõe o parágrafo único do art. 179 da Lei Estadual 287/79, os registros e a documentação comprobatória da existência e movimentação dos materiais em Almoxarifado serão arquivados nos órgãos responsáveis, a disposição das autoridades incumbidas do acompanhamento administrativo e fiscalização financeira, bem assim dos agentes que exerçam o controle externo de competência do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro.

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16.7 DAS TOMADAS DE CONTAS DOS RESPONSÁVEIS POR ALMOXARIFADOS Volta ao “Sumário"

16.7.1 De acordo com o disposto no art. 22 do Decreto n.º 3.148 , de 28 de abril de 1980, com redação dada pelo Decreto n.º 27.894 de 08/03/2001 as Inspetorias Setoriais de Finanças, ex-CONSECs e atuais Assessorias de Contabilidade Analítica ou órgãos de contabilidade equivalentes promoverão, dentro de 90 (noventa) dias do encerramento do exercício, a Tomada de Contas dos responsáveis por Almoxarifados. (Redação dada pelo Decreto n.º3.148/80 em seu artigo 22) 16.7.2 - A Tomada de Contas do Responsável por Almoxarifado terá o prazo de 30 (trinta) dias a contar do recebimento da comunicação ou conhecimento do fato, em casos de quando ocorrerá da extinção do respectivo órgão ou unidade administrativa, substituição ou falecimento do almoxarife e, na hipótese de desfalques, desvios ou quaisquer outras irregularidades de que resulte prejuízo para a Fazenda Estadual. (Redação dada pelo Decreto n.º 3.148/80 em seu artigo 22) 16.7.3 A tomada de contas terá por base: I - o Inventário da respectiva dependência, conforme previsto no subitem 16.4.7; II - os Demonstrativos Mensais das Operações; III - todos os documentos referidos no subitem 16.2.4; IV - os Termos das inspeções efetuadas na forma do subitem 16.4.2; e V - as normas reguladoras da matéria. 16.7.4 Formalizado o processo de Tomada de Contas, o Inspetor Setorial, ex-Contador Seccional, e atual Assessorias de Contabilidade Analítica, em caso de irregularidade, proporá ao titular da Secretaria ou Órgão as medidas cabíveis, após o que, certificadas a ocorrência e as providencias tomadas, o processo será encaminhado a Auditoria Geral do Estado. 16.7.4.1 - As irregularidades verificadas serão objeto de lançamento contábil, levando-se a débito do responsável pelo Almoxarifado os prejuízos delas decorrentes para a Fazenda Estadual. 16.7.4.2 As irregularidades que não importem em prejuízo para a Fazenda Estadual deverão ser sanadas no prazo de 10 (dez) dias contados da ciência de sua fixação pelo titular da Secretaria ou Órgão. Deliberação do TCE nº 198 de 23 de janeiro de 1996. (Artigos 16 aos 19, e os respectivos parágrafos, incisos e alíneas) Nota 2 – de acordo com a legislação em vigor a IGF - Inspetoria Geral Finanças foi substituída pela Contadoria Geral do Estado. Nota 3 – de acordo com a legislação em vigor as ISF - Inspetorias Seccionais de Finanças, ex-CONSECs, passaram a chamar-se Assessorias de Contabilidade Analítica Base Legal: Decreto 41.880 de 25 de Maio de 2009 Portaria CGE nº 136 de 07 de julho de 2009

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GLOSSÁRIO AGENTES PÚBLICOS – São aquelas pessoas físicas que se incumbem, em caráter temporário ou permanente, do desempenho de alguma função pública. TCE/RJ Tribunal de Contas do Estado Rio de Janeiro,Glossário,edição novembro 2003.Rio de Janeiro:Coordenação de Comunicação Social,Imprensa e Editoração.18p. BENS DE USO ESPECIAL – Denominados também de bens do patrimônio administrativo ou bens patrimoniais indispensáveis, são os destinados à execução dos serviços públicos, com o os edifícios ou terrenos utilizados pelas repartições ou estabelecimentos públicos, bem como os móveis e materiais indispensáveis ao seu funcionamento. Esses bens apresentam as seguintes características:são contabilizados;são inventariados e avaliados; são inalienáveis quando empregados no serviço público, nos demais casos são alienáveis,mas sempre nos casos e na forma que a lei estabelecer;estão incluídos no patrimônio da instituição. TCE/RJ Tribunal de Contas do Estado Rio de Janeiro,Glossário,edição novembro 2003.Rio de Janeiro:Coordenação de Comunicação Social,Imprensa e Editoração.38p. INVENTÁRIO – 1 É o processo especial em que se relacionam e descrevem os herdeiros e bens do morto, mencionando-se encargos, avaliação e liquidação da herança. 2 – É a relação (lista,rol,arrolamento) de todos os elementos do ativo e passivos componentes do patrimônio com a indicação do valor desses elementos,permitindo conhecer a composição qualitativa do patrimônio em determinado instante,bem como fornecer informações para que se estabeleça a sua expressão quantitativa. TCE/RJ Tribunal de Contas do Estado Rio de Janeiro,Glossário,edição novembro 2003.Rio de Janeiro:Coordenação de Comunicação Social,Imprensa e Editoração.146p. TOMADA DE CONTAS – Ação desempenhada pelo órgão competente para apurar a responsabilidade de pessoa física, órgão ou entidade que deixar de prestar contas e das que derem causa a perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte, ou possa resultar dano ao erário, devidamente quantificado. Compreende os atos e fatos de gestão orçamentária(recursos gráficos),financeira(recursos de caixa) e patrimonial(uso e guarda de bens e valores públicos) sob a responsabilidade de um ou mais agentes responsáveis,num determinado exercício ou período de gestão,com determinação de atividades ativas(desvios) e passivas (omissões). TCE/RJ Tribunal de Contas do Estado Rio de Janeiro,Glossário,edição novembro 2003.Rio de Janeiro:Coordenação de Comunicação Social,Imprensa e Editoração.60/61p.