manual de usuario tabla de contenido · requeridos: email, nombre de vendedor, apellidos del...
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Manual de Usuario
Tabla de contenido Manejo de Sesión ................................................................................................................................ 3
Inicio de Sesión ................................................................................................................................ 3
Registro de nuevo usuario .............................................................................................................. 4
Recuperación de contraseña ........................................................................................................... 6
Administración de Perfil ...................................................................................................................... 6
Edición de Perfil ............................................................................................................................... 6
Cambio de contraseña .................................................................................................................... 8
Alta y cambios de empresas .............................................................................................................. 10
Creación de empresas nuevas ....................................................................................................... 10
Edición de una empresa existente ................................................................................................ 13
Usuarios ............................................................................................................................................. 15
Editar Usuarios .............................................................................................................................. 16
Vendedores ....................................................................................................................................... 17
Clientes .............................................................................................................................................. 18
Altas y Cambios ............................................................................................................................. 18
SPANCOP ....................................................................................................................................... 21
Reportes ........................................................................................................................................ 21
Reporte de Forecast ...................................................................................................................... 23
Reporte de Ventas y Stock ........................................................................................................... 24
Pedidos .............................................................................................................................................. 25
Carrito............................................................................................................................................ 25
Agregar un producto al carrito .................................................................................................. 25
Realización de pedidos ................................................................................................................. 30
Consultar el Historial de Pedidos .................................................................................................. 32
Búsqueda de productos ................................................................................................................ 35
Facturas ............................................................................................................................................. 38
Autorizar Facturas ......................................................................................................................... 40
Forecast ............................................................................................................................................. 42
Seleccionar Productos ................................................................................................................... 42
Especificar Litraje .......................................................................................................................... 43
Ventas y Stock ............................................................................................................................... 46
Capacitación ...................................................................................................................................... 48
Creación Módulos ......................................................................................................................... 48
Revisión Módulos .......................................................................................................................... 49
Incentivos .......................................................................................................................................... 52
Histórico ........................................................................................................................................ 52
Autorización Manual ..................................................................................................................... 54
Reporte de Incentivos .................................................................................................................. 56
Manejo de Sesión Usuarios con acceso a estas secciones:
1. Administrador del sistema
2. Administrador de filial
3. Usuario de filial
4. Vendedor
5. Capacitador
Inicio de Sesión Para iniciar sesión en el sistema se debe seleccionar del menú principal Perfil → Iniciar Sesión:
Posteriormente, ingresar nombre de usuario y contraseña y hacer clic en iniciar:
Tras un inicio de sesión exitoso, se mostrará un mensaje de bienvenida además de nuevos
elementos en el menú principal:
Registro de nuevo usuario Para registrar un usuario, será necesario hacer clic en el botón Registrarse que se despliega en la
página de inicio de sesión:
Será necesario llenar todos los campos marcados con asterisco (*). El Token de empresa es provisto
por el Administrador del Sistema quien lo encontrará en la sección de Empresas.
Si todos los campos fueron introducidos y el Token de Empresa fue válido, se deberá mostrar un
mensaje de éxito:
Posterior al registro se deberá iniciar sesión con el nombre de usuario y contraseña recién creados.
Recuperación de contraseña Si el usuario ha perdido o no recuerda la contraseña, ésta puede ser recuperada. El sistema enviará
una contraseña temporal por correo electrónico que podrá ser utilizada para acceder. Para
recuperarla, se tiene que hacer clic en el botón de Recuperar Contraseña de la página de inicio de
sesión. Se deberá introducir el correo con el que se registró el usuario y presionar “Enviar”:
Administración de Perfil Usuarios con acceso a estas secciones:
1. Administrador del sistema
2. Administrador de filial
3. Usuario de filial
4. Vendedor
5. Capacitador
Edición de Perfil Un usuario puede editar su correo electrónico, su nombre y su apellido. Para hacerlo, se debe hacer
clic en Perfil → Ver Perfil en el menú principal:
Después de cambiar los valores de los campos, es necesario guardar los cambios presionando el
botón de “Editar”:
Si alguno de los valores es inválido, se mostrará un mensaje de error:
Si el cambio fue exitoso se mostrará un mensaje de éxito:
Cambio de contraseña Para cambiar la contraseña es necesario hacer clic en Perfil → Cambiar Contraseña en el menú
principal:
El sistema solicitará ingresar la contraseña anterior, y la contraseña nueva dos veces a modo de
confirmación. Para guardar los cambios, se debe hacer clic en el botón de “Actualizar”:
Si las contraseñas nuevas no son iguales o el usuario proporcionó mal su contraseña anterior, se
mostrará un mensaje de error:
Si el cambio fue exitoso, se mostrará el mensaje de éxito:
Alta y cambios de empresas Usuarios con acceso a esta sección:
1. Administrador del sistema
Creación de empresas nuevas Para acceder a la sección de Empresas, es necesario dar clic en el menú Administración → Empresas
→ Alta, Cambios y Objetivos:
Se desplegará una página con la opción de elegir una empresa ya existente para ver sus datos y/o
editarlos, y otra para agregar nuevas empresas. Para agregar una empresa es necesario hacer clic
en el botón “Agregar empresa”:
A continuación se desplegará una página donde se deberán introducir los datos de la nueva
empresa. Se divide en dos secciones:
1. Datos generales de la empresa
2. Objetivos mensuales de compra para cada mes
Los campos obligatorios para cada sección se encuentran marcados con un asterisco (*). La nueva
empresa no podrá ser creada hasta que todos los campos requeridos sean llenados con datos
válidos.
Una vez llenados los campos se deberá hacer clic en el botón “Crear”:
En caso de que se intente crear la empresa con datos inválidos o incompletos, se desplegará un
mensaje de error indicando los campos faltantes o inválidos:
Si la creación fue exitosa, se mostrará un mensaje indicándolo de dicha manera. Se recargará la
página con los datos de la nueva empresa:
Edición de una empresa existente Para editar los datos de una empresa existente, se deberá seleccionar una de las empresas dentro
de la lista que se despliega en Alta, cambios y objetivos:
Al seleccionar la empresa, el sistema automáticamente cargará los datos y los desplegará en la
pantalla. Todos los campos son editables:
Los únicos campos que aparecen desactivados están dentro de objetivos mensuales. Esto es debido
a que los objetivos mensuales pueden ajustarse únicamente con 45 días de anticipación. Es decir,
los meses que se encuentren desactivados serán porque suceden dentro de los siguientes 45 días.
Por ejemplo, si hoy es 1 de febrero, únicamente se desactivarán febrero y marzo. En cambio, si hoy
es 20 de febrero, se desactivarán febrero, marzo y abril.
Para guardar los cambios es necesario hacer clic en el botón de “Guardar”:
Usuarios Usuario con acceso a esta sección:
1. Administrador del sistema
Para acceder a la sección de Usuarios, es necesario dar clic en el menú Administración → Usuarios:
En esta pantalla se pueden ver todos los usuarios existentes en el sistema y sus siguientes atributos:
nombre, email, nombre de usuario, empresa o filial a la que pertenecen y su rol dentro del sistema.
Los atributos en las columnas son de sólo lectura. El usuario puede editar los valores al hacer click
en el ícono de un lápiz en la parte izquierda de cada fila en la tabla.
En esta pantalla también se pueden activar y desactivar usuarios. Los usuarios desactivados ya no
podrán hacer inicio de sesión en el sistema. No hay manera de borrar usuarios de manera definitiva.
Para desactivar un usuario, se hace clic en el botón de una equis color rojo. Al realizar esta acción,
el usuario se indica como desactivado con un color gris en todos sus atributos. El administrador no
puede cambiar el rol del usuario estando en este estado.
Para reactivar un usuario desactivado, se puede hacer clic en el botón de una paloma color verde.
Después de hacerlo debe aparecer un mensaje de éxito y los datos del usuario vuelven a su color
original el negro.
Editar Usuarios Al hacer clic en el botón de un lápiz, el usuario es redireccionado a una pantalla para editar todos
los atributos de los usuarios: nombre de usuario, empresa a la que pertenece, email, nombre,
apellidos y rol. Los usuarios desactivados no son editables.
Todos los campos son requeridos y se muestra un error si alguno es vacío y la forma se envía. Otras
condiciones de error aparecen si el email o el nombre de usuario son cambiados por alguno que ya
está siendo utilizado por otro usuario. Estos campos deben ser únicos en el sistema.
Los errores aparecen de la siguiente manera:
Vendedores Usuario con acceso a esta sección:
1. Administrador de filial
2. Usuario de filial
Esta página muestra una lista de los vendedores registrados para la empresa del usuario. Si no existe
ningún vendedor registrado se muestra el mensaje: “No existen usuarios asociados a su búsqueda
o filtro”. Para acceder a esta página se hace clic en Administración → Vendedores:
Si ya existen vendedores para esta filial, se puede seleccionar hacer clic en el ícono de lápiz y
automáticamente se redirecciona la pantalla a la edición de dicho vendedor. Todos los campos son
requeridos: email, nombre de vendedor, apellidos del vendedor. El nombre de usuario ni la empresa
son editables. Para salvar cambios en estos datos, haga clic en el botón de “Guardar”, un mensaje
exitoso aparecerá si la acción fue realizada correctamente.
La creación de un nuevo vendedor para la filial se puede hacer con el botón “Crear nuevo”. De
manera similar a la pantalla anteriormente mencionada, todos los datos son requeridos: nombre de
usuario, contraseña, email, nombre y apellidos del vendedor. Si todos los datos llenados con
correctos, el siguiente mensaje de éxito aparece:
En caso de que haya un error con los datos (campos no requeridos están vacíos o llenos de
solamente espacios), un mensaje de error aparece en pantalla:
Clientes
Altas y Cambios Usuarios con acceso a esta sección:
1. Administrador del Sistema
2. Administrador de Filial
3. Usuario de filial
4. Vendedor
Para acceder a esta página se hace clic en Administración → Clientes → Altas y Cambios:
Los clientes son las empresas o personas físicas a las que las filiales les venden productos. Si existen
Clientes dados de alta para la filial del usuario, entonces éstas aparecen en el dropdown de la
pantalla de Clientes. Al seleccionar alguna opción, la pantalla de edición de dichos Clientes aparece:
Para editar un cliente, se deben de poblar los campos marcados con un asterisco (*). La fecha de
registro no puede cambiarse. El valor de Consumo Mensual Estimado debe ser también un valor
numérico. Debajo de los campos básicos del cliente, se encuentra una sección llamada SPANCOP
que muestra el avance del cierre del contrato del cliente con Merdiz. El proceso, como su nombre
indica tiene siete diferentes etapas (Sospechoso, Prospecto, Análisis, Negociación, Cierre, Orden y
Pago). Cada una de las etapas tiene una fecha de desarrollo y otra de ejecución.
1. El usuario no puede llenar una fecha de Ejecución sin haber llenado una de desarrollo dentro de
la misma etapa.
2. Así mismo, no puede completar una etapa de Cierre antes de una etapa de Análisis; todo tiene
que ir en riguroso orden.
3. Las fechas también tienen que ir progresivamente a medida que las etapas avanzan.
No es hasta que el Cliente ha completado la etapa de Pago, que ahora sí puede el vendedor agregar
facturas.
En caso de que el usuario no haya completado las fechas del SPANCOP correctamente, un error
aparecerá en la pantalla y las celdas de las fechas incorrectas contendrán un borde rojo. El usuario
deberá seguir las instrucciones en el error para poder arreglar los valores inválidos.
De lo contrario, si todo es correcto se muestra un mensaje de éxito al guardar los datos. Una vez
que las etapas del SPANCOP hayan sido completadas y el formulario Guardado, las fechas de esa
etapa no son editables ya. Para agregar un nuevo cliente, se tiene que regresar a la pantalla anterior
y hacer clic en “Agregar cliente”. Todos los campos son requeridos y la fecha de registro se generará
automáticamente con la fecha actual en el momento en que el usuario haga clic en el botón “Crear”
y no haya errores.
SPANCOP Usuarios con acceso a esta sección:
1. Administrador del Sistema
2. Administrador de Filial
3. Usuario de filial
4. Vendedor
Esta sección muestra los datos de los clientes y el SPANCOP en una vista de sólo lectura. Se puede
acceder al hacer clic en Administración → Clientes → SPANCOP. Si el usuario quiere cambiar ciertos
valores o ver la vista editable, debe hacer clic en el botón de “Editar datos”
Reportes Usuarios con acceso a esta sección:
1. Administrador del Sistema
Para poder descargar diversos reportes del sistema, se accede a esta página a través de:
Administración → Reportes.
Los siguientes reportes pueden ser descargados desde esta página:
1. Forecast. Archivo de Excel que enlista el nombre de todos los productos disponibles, su SKU,
Presentación y Pallet. Las siguientes columnas están destinadas a mostrar el número de litros que
se espera pedir de cada uno de estos productos de acuerdo al Forecast. La cantidad de litros se
despliega por semanas por los siguientes 4 meses.
2. Ventas y Stock (ShellIn ShellOut). Archivo de Excel que enlista el nombre de todos los productos
disponibles, su SKU, Presentación y Pallet. En las columnas siguientes se despliegan las unidades y
litros vendidos y en stock.
Se muestra una tabla con todas las filiales y la última fila tiene el condensado de los valores de todas
las filiales. Para descargar los reportes, se debe de hacer click en el ícono de Excel de una equis (X)
y automáticamente comenzará la descarga del archivo. Para poder descargar reportes de meses
anteriores o incluso futuros, el usuario puede cambiar los valores del dropdown de fecha en la parte
superior de la pantalla.
Si al descargar algún reporte se ve un mensaje en rojo en la primera celda, significa que el reporte
fue generado pero que ningún dato de productos de la empresa se encontró en el sistema. Para los
reportes de Forecast o Ventas, esto significa que el reporte correspondiente no ha sido creado o
enviado por la filial escogida.
Reporte de Forecast El archivo descargado contiene la siguiente información en el siguiente formato:
1. Hoja “Forecast DIMSA Litros” contiene el valor de los productos en litros. El valor muestra todos
sus números decimales (no se redondea ni trunca).
2. Hoja “Forecast DIMSA Unidades” contiene el valor de los productos en unidades. Debido a que
el valor en la página se especifica por mes y el detalle en el reporte se muestra por semanas, el valor
es redondeado en sus unidades por semana.
3. Todos los productos se listan en el reporte. Tanto productos con forecast vacío como aquéllos
con algún valor aparecen en el reporte. Los registros se ordenan de forma ascendente de acuerdo
al valor de su Descripción o Nombre.
4. La fila final muestra la suma de todos los productos por semana.
Reporte de Ventas y Stock El archivo contiene la siguiente información:
1. Todos los productos se listan en el reporte aún si no fueron agregados directamente en el reporte
de Ventas por el Administrador de Filial. Los registros se ordenan de forma ascendente de acuerdo
al valor de su Descripción o Nombre.
2. Las columnas de Litros es poblada de acuerdo a lo capturado por las empresas. Las columnas de
Unidades son calculadas tomando en cuenta el número de litros por paquete.
3. La fila final muestra la suma de los litros vendidos y en stock así como su valor correspondiente
en unidades.
Pedidos
Carrito Usuarios con acceso a esta sección:
1. Usuario de filial
Agregar un producto al carrito Para agregar un elemento al carrito se tiene que abrir el Portafolio de Productos. Esta sección se
puede acceder de dos maneras:
1. Productos → Portafolio de Productos:
2. Pedidos → Agregar Pedido:
Para agregar el producto, se tiene que hacer clic en el símbolo de + que se encuentra a la derecha
de cada producto. Tras hacer clic, aparecerá un campo de texto para poner las unidades que se
desean agregar al carrito:
El usuario debe ahora introducir la cantidad y hacer clic en “Agregar”. Si se introduce un valor
diferente a un número, o existe un problema al agregar el producto, se desplegará un mensaje de
error:
Si el producto se agrega exitosamente, se mostrará un mensaje de éxito:
Se pueden agregar tantos productos al carrito como se requieran para realizar un pedido.
Ver y editar el carrito
Para ver los elementos que ya han sido agregados al carrito, se debe hacer clic en Pedidos → Ver
Carrito
Se desplegará una tabla con todos los productos que hay en el carrito. Si no hay elementos en el
carrito se desplegará el mensaje “No hay elementos en el carrito”. A continuación se muestra un
carrito con productos:
Para cambiar la cantidad de un producto, se deberá introducir la cantidad en el recuadro del
producto y luego dar clic en el botón de las dos flechas encontradas para actualizar.
Si el campo se actualiza con valores diferentes a números positivos mayores a cero, se desplegará
un error:
Si la actualización fue exitosa se desplegará un mensaje de éxito y se recargará la página con los
nuevos datos:
Para eliminar un producto del carrito, se debe hacer clic en el botón del signo de menos al final del
renglón del producto. Si la eliminación fue exitosa, se desplegará un mensaje de éxito y la página se
recargará ya sin el producto eliminado:
Realización de pedidos
Usuarios que tienen acceso a esta sección:
1. Usuario de filial
Para realizar el pedido, es necesario tener elementos agregados en el carrito.
Para que el pedido pueda ser realizado exitosamente debe cumplir con las siguientes
características:
1. El número de pallets no puede ser mayor a 24.
2. Dentro de los 24 pallets (máximo) de un pedido, únicamente 1 pallet puede armarse con
diferentes productos.
3. El pallet mixto del que se habla en el punto anterior no puede tener productos con diferente
presentación.
4. El pallet mixto no puede tener más de 3 productos diferentes. Es decir, únicamente puede llevar
2 ó 3 productos diferentes.
5. El forecast del mes corriente debe estar creado y autorizado para poder realizar pedidos.
En caso de que un pedido exceda el número de pallets permitido, el sistema mostrará el total de
pallets en color rojo, indicando que no cumple con los requisitos:
Al hacer clic en “Realizar Pedido” y si el pedido cumple todas las condiciones, se mostrará un
mensaje de éxito y se redireccionará a la página de Historial de Pedidos. Del mismo modo, se enviará
un correo al contacto de Merdiz para comenzar a procesar el pedido. El mensaje de éxito luce así:
Consultar el Historial de Pedidos Usuarios que tienen acceso a esta sección:
1. Administrador del sistema
2. Administrador de filial
3. Usuario de filial
Los pedidos pueden ser consultados por estatus y por fecha. Mientras que el campo de Status es
obligatorio, los de fecha (Desde y Hasta) son opcionales y no es necesario llenarlos para que el
sistema despliegue los resultados.
El Administrador del Sistema podrá ver todos los pedidos que cumplen con los valores del filtro. El
Administrador de filial verá aquellos pedidos correspondientes a su empresa. El usuario de filial
solamente verá los pedidos realizados por él/ella.
Se debe seleccionar el Status que se desea consultar haciendo clic en una de las opciones de la lista
que se despliega:
En caso de querer especificar un periodo para consultar los periodos, se pueden especificar las
fechas. Al hacer clic en algún campo, aparecerá un calendario para elegir las fechas deseadas:
Al hacer clic en “Mostrar”, se desplegará una lista con los periodos que cumplan las condiciones de
estatus y rango de fechas:
Si se desean ver los detalles del pedido, se debe hacer clic en el Folio y los detalles se desplegarán a
la derecha del listado:
El detalle de los pedidos puede ser descargado a un archivo de Excel (.xls). Para hacerlo, se debe
hacer clic en el botón “Excel” y la descarga iniciará automáticamente. El archivo luce de la siguiente
manera:
Búsqueda de productos Usuarios que tienen acceso a esta sección:
1. Administrador del sistema
2. Administrador de filial
3. Usuario de filial
4. Vendedor
5. Capacitador
El motor de búsqueda de productos funciona para el Portafolio de Productos y para la sección de
Agregar Productos de Forecast. Se pueden realizar búsquedas por nombre y/o código global del
producto. Para especificar por qué método se desea realizar la búsqueda, se debe seleccionar una
de las 3 opciones que se encuentran a la derecha del campo de búsqueda:
Al escribir el nombre o SKU dentro del campo de texto, la tabla de resultados se irá actualizando
automáticamente con los resultados de la búsqueda:
También se puede navegar el portafolio dependiendo la clase o el grado. Para realizar una
navegación en lugar de una búsqueda, será necesario presionar el botón de “Navegar”:
Al hacer clic, se desplegará un recuadro que contiene un árbol de productos con las categorías de
Clase y Grado:
Para ver más opciones debajo de cada categoría, es necesario hacer clic en el pequeño triángulo a
la izquierda:
Es posible que debajo de una categoría existan subcategorías en las cuáles se podrá seguir
expandiendo el árbol:
Para ver los productos de cierta Clase o Grado, se debe hacer clic en éste. A la derecha del recuadro
se desplegará una tabla con los resultados:
La tabla muestra la misma información que la búsqueda normal, así como la opción de agregar el
producto al carrito.
Facturas Agregar Facturas Usuarios que tienen acceso a esta sección: 1. Vendedor Para entrar a esta sección
se tiene que hacer clic en Administración → Facturas → Agregar Facturas:
Para que un vendedor pueda agregar facturas para un cliente, éste debe de cumplir con la condición
de que tenga su SPANCOP terminado. Si el vendedor no tiene ningún Cliente con esta condición de
muestra el siguiente mensaje “No hay clientes con SPANCOP terminado”.
Si existe al menos algún cliente que cumpla esta condición, entonces un dropdown para
seleccionarlo aparece en pantalla. Al vendedor solamente le aparecerán sus propios clientes, no
aquéllos que son clientes de la empresa filial con la que trabaja.
Al hacer clic en algún cliente, se redirecciona inmediatamente a una pantalla para ingresar los datos
de la factura. Los campos marcados con asterisco (*) son requeridos. Así mismo, para que la factura
sea válida, el total de litros debe ser mayor a cero (0). El usuario no puede ingresar una factura con
el mismo número de folio y fecha.
Después de agregar todos los datos necesarios, haga clic en “Guardar” para enviar el formulario con
la información de la factura. Un mensaje de éxito aparecerá después de ello. Para el vendedor no
hay una pantalla para ver todas las facturas enviadas, solamente el Administrador de filial tiene
acceso a tal visibilidad.
Autorizar Facturas Usuarios que tienen acceso a esta sección:
1. Administrador de filial
Esta página se accede al hacer clic en Administración → Facturas → Autorizar Facturas:
Si la filial no tiene ningún vendedor registrado, se aparece el siguiente mensaje "La empresa no tiene
ningún vendedor registrado”.
Si la filial tiene vendedores registrados se muestra un listado de éstos. Si los vendedores no tienen
facturas por autorizar o no han subido facturas, el siguiente mensaje aparece debajo del nombre
del vendedor: “No existen facturas por autorizar para este vendedor”.
Si por el contrario, un vendedor ha subido una o varias facturas y el administrador no ha tomado
acción en ella entonces se muestra una tabla con dichas facturas. Todos los datos son de sólo lectura
excepto la columna de “Estatus”. Así mismo, se muestra un vínculo para descargar el PDF de la
factura si éste está disponible.
El administrador de filial puede Autorizar, Rechazar o no tomar ninguna acción en cada una de las
facturas. Después de hacer los cambios pertinentes, éstos se salvarán al hacer clic en el botón de
“Enviar”. Un mensaje de éxito debe aparecer en pantalla.
Una vez que la forma se ha enviado, ya no es posible ver las facturas Autorizadas o Rechazadas.
Forecast
Seleccionar Productos Usuarios que tienen acceso a esta sección:
1. Administrador de filial El Forecast es una actividad que tiene que hacer el administrador de
filial cada mes. Si el Forecast no está autorizado, no se podrán realizar pedidos y los
incentivos se perderán. El Forecast funciona de manera similar al Carrito de los Pedidos.
Primero se tienen que agregar productos y luego se tiene que especificar el litraje
proyectado para el mes que se hace el forecast y los siguientes 3.
Para entrar a la sección de Seleccionar Productos se tiene que hacer clic en Pedidos → Forecast →
Seleccionar Productos:
Se desplegará una página igual a la de Portafolio de Producto, donde es posible buscar un elemento
en particular y agregarlo al Forecast del mes. Para agregarlo, se debe hacer clic en el botón + que se
encuentra al final de cada renglón. Al hacerlo, el ícono cambiará por una paloma verde confirmando
que el producto fue agregado exitosamente:
Especificar Litraje Una vez finalizada la selección de productos Será necesario especificar cuántos litros se esperan
pedir durante ese mes. Para acceder a esta sección se puede hacer clic en el botón “Especificar
Litraje” o en el menú Pedidos → Forecast → Especificar Litraje:
El sistema desplegará una lista con los productos agregados, así como campos para el mes del que
se hace el Forecast y los 3 meses siguientes:
Las últimas tres filas de la tabla despliegan, en litros, el Total, el objetivo fijado por Merdiz y la
diferencia que hay entre estos dos. Si la diferencia es negativa, el color es rojo; si es positiva, el color
es verde.
En los campos de los meses de cada producto se deben especificar el número de Pallets que se
estiman. Al ser actualizados, el total y la diferencia se ajustan automáticamente. El sistema calcula
los litros y actualiza la tabla acorde.
Antes de que se envíe el Forecast, puede ser guardado y editado posteriormente. Para guardar, es
necesario hacer clic en el botón “Guardar”.
Si el Forecast está listo para ser enviado, se deberá hacer clic en “Enviar”. Después de esta acción
el Forecast no podrá ser editado. Para que los incentivos puedan ser otorgados, al menos el Forecast
del mes tiene que ser igual o mayor al Objetivo impuesto por Merdiz. Si el Forecast de algún mes no
cumpliera con el Objetivo, el sistema advertirá al usuario que los incentivos se perderán:
En caso de aceptar perder los incentivos, el status del Forecast se actualizará a “Autorizado sin
incentivos”:
En caso de que el total sea igual o mayor al objetivo, el estatus será “Aprobado”:
Ventas y Stock Seleccionar Productos
Usuarios que tienen acceso a esta sección:
1. Administrador de filial
El administrador de filial tiene que mandar mensualmente una captura de todos los litros que se
han vendido y que se encuentran en stock. Esta actividad, se hace en esta pantalla.
Para entrar a la sección de Seleccionar Productos se tiene que hacer clic en Pedidos → Ventas y
Stock → Seleccionar Productos:
El usuario ahora puede agregar los productos para reportar aquéllos que se vendieron o que se
tienen en inventario. Por default, el sistema utiliza automáticamente los mismos productos
enviados en el reporte del mes anterior para que no se tenga que hacer esta selección cada mes.
Sin embargo, el usuario puede escoger agregar productos adicionales desde esta pantalla. La
interfaz es idéntica a la usada para Forecast.
Especificar Litraje
Una vez finalizada la selección de productos Será necesario especificar cuántos litros se vendieron
y están en inventario. Para acceder a esta sección se puede hacer clic en el botón “Especificar Litraje”
o en el menú Pedidos → Ventas y Stock → Especificar Litraje.
El sistema desplegará una lista con los productos agregados.
El usuario sólo puede capturar los valores en litros y automáticamente la página calculará los totales
y su correspondiente valor en unidades. El usuario solamente puede escribir valores numéricos y
mayores o igual a cero, cualquier otro valor resultará en un error al tratar de Guardar o Enviar:
Para guardar los cambios, el usuario debe hacer clic en el botón de “Guardar”. Para enviar el reporte
y finalizarlo, el usuario debe hacer click en el botón de “Enviar”. Una vez enviado, el reporte no
puede ser modificado. El siguiente mensaje aparece una vez que el reporte sea enviado:
Los campos ahora se vuelven de sólo lectura y no son editables.
Capacitación
Creación Módulos Usuarios que tienen acceso a esta sección:
1. Capacitador
La creación de módulos de capacitación es una actividad que únicamente puede realizar el
capacitador ya que él es quien decide cuántos y cuáles serán los cursos a impartir en el periodo, a
los vendedores de las filiales. Para acceder a esta sección haga clic en el menú Administración →
Capacitación → Creación Módulos.
Al dar clic en esta sección, se desplegará un formulario como el que se muestra a continuación. Una
vez capturada la información correspondiente, es necesario guardar los cambios presionando el
botón de “Crear”: Será necesario llenar todos los campos marcados con asterisco (*).
Si alguno de los valores es inválido, se mostrará un mensaje de error:
Si la información capturada es correcta, se mostrará un mensaje de éxito:
Revisión Módulos Usuarios que tienen acceso a esta sección:
1. Capacitador
2. Vendedores
Uno de los requisitos para que los vendedores perciban incentivos mensuales es la capacitación.
Por tanto, el capacitador es el único responsable de asignar cada uno de los módulos creados a los
vendedores según se requiera. En este sentido, una vez que los vendedores tomen los cursos,
recibirán una evaluación y con esto se validará que el vendedor acreditó el curso y cumplió con el
programa de capacitación solicitado. Para acceder a esta sección haga clic en el menú
Administración → Capacitación → Revisión Módulos.
A continuación la página desplegará una pantalla en la que se encuentran paginados todos los
vendedores registrados agrupados por empresa. Para poder comenzar con la asignación de cursos
por vendedor será necesario dar clic en el símbolo de + en el vendedor seleccionado como a
continuación se muestra.
Para facilitar la búsqueda de los vendedores se incluye un combo box con las filiales y un campo de
texto en que basta escribir algunos caracteres y la página regresará los resultados que coincidan
con el texto ingresado y la filial seleccionada. Por default, se encuentra seleccionada la opción
“Todas las Afiliadas”, de modo que se muestran los vendedores de todas las empresas.
Una vez que el vendedor haya sido seleccionado, se mostrará su nombre y la empresa a la que
pertenece, los cursos que ya le fueron asignados con su respectiva evaluación (según corresponda),
así como un combo box en el que el capacitador podrá seleccionar los cursos existentes y
asignárselos.
Al seleccionar el curso por agregar y dar clic en el símbolo de +, la página responderá con un mensaje
de éxito (como a continuación se muestra) si y sólo si, el curso no haya sido agregado previamente
al vendedor.
Para validar que el curso fue agregado correctamente basta con mirar la tabla y asegurarse que ya
se encuentra en la lista.
Si el capacitador intentar asignar en duplicado un curso al vendedor, la página mostrará el siguiente
mensaje de error.
Para que el capacitador pueda realizar la evaluación de los módulos, tendrá que dar clic en el
símbolo de +. Con esto, se activará un campo de texto en el que se capturará la evaluación para
después confirmar presionando el botón de la palomita verde tal y como se muestra a continuación.
Si la actualización fue exitosa, aparecerá un mensaje de éxito:
Los vendedores cuando accesan a esta sección, únicamente pueden visualizar sus módulos
asignados con su respectiva evaluación. Es decir, no tienen acceso a información de otros
vendedores, tampoco pueden asignar módulos ni realizar evaluaciones.
Incentivos
Histórico Usuarios con acceso a esta sección:
1. Administrador del sistema
El primer día de cada mes, el sistema genera en automático un "Cierre de Mes" en el que se validan:
1. El porcentaje de cumplimiento de los litros de los pedidos cuyo estatus sea confirmado, contra
los litros pronosticados.
2. El porcentaje de aprobación de módulos asignados para la capacitación de vendedores de la
empresa. Los incentivos requieren que los cursos se hayan tomado y aprobado con calificación
mínima de 6.
Este “Cierre de mes” se rige por las siguientes reglas:
1. Si el porcentaje es < 85% no será posible autorizar los incentivos del mes que terminó, por lo que
no habrá pago de comisiones hasta que la afiliada cubra con su cuota en el mes o meses siguientes.
2. Si en un mes, la afiliada no cumple con la cuota mínima, las comisiones no se pierden sino que se
recorren al siguiente mes. DIMSA solicita poder autorizar los incentivos aunque el porcentaje de
cumplimiento sea menor al 85%.
3. El sistema aprobará en automático los incentivos por cumplimiento de forecast que sean mayores
o iguales al 85%. La sección de históricos de incentivos se accede haciendo clic en el menú
Administración → Incentivos → Ver histórico:
Se desplegará una pantalla donde se podrá seleccionar la filial, el mes o el año que se deseen
consultar los incentivos. Existe la opción de elegir todas las filiales, todos los meses y todos los años,
en cuyo caso se desplegará toda la información histórica de todas las filiales.
Para consultar la información es necesario hacer clic en “Consultar”. Se desplegará el porcentaje de
cumplimiento de Forecast y Capacitación de los datos seleccionados:
Si en el sistema no existen aún módulos de capacitación creados, el porcentaje automáticamente
tiene un valor de 100%.
Si el usuario ve el siguiente mensaje de error: “No existen filiales registradas”, entonces no se han
registrado empresas filiales para ver sus incentivos.
Si el usuario ve el error: “Por el momento no existe información de incentivos”, eso significa que
aún no ha habido un evento de “cierre de mes”.
Si ya ha pasado al menos un mes desde que se hayan registrado Forecasts y aún se ve este error,
se puede activar manualmente el script al ir al siguiente URL en un navegador: /cronincentivos.php.
Autorización Manual Usuarios con acceso a esta sección:
1. Administrador del sistema
El sistema autoriza en automático los incentivos que cumplieron con las condiciones descritas en
la sección anterior.
En caso de que el administrador decida autorizar manualmente un incentivo que no fue autorizado
por el sistema, deberá ingresar a Autorización Manual del menú de Incentivos. Se desplegará una
página para seleccionar la filial y el año donde se encuentre el mes que se quiera autorizar. Se
pueden seleccionar todas las filiales y todos los años.
Para desplegar la información se deberá hacer clic en consultar. Se desplegará una tabla con los
meses del año seleccionado cuyo incentivo de la filial no haya sido automáticamente autorizado:
Para autorizar un mes en particular, se deberá hacer clic en el botón de la palomita verde al final
de la fila. Si la autorización tuvo éxito, se desplegará el mensaje “Autorizado” en vez de la paloma:
Reporte de Incentivos Usuarios con acceso a esta sección:
1. Administrador del sistema
2. Administrador de filial
3. Vendedor
Esta página muestra los incentivos ganados por cada vendedor. Para acceder a la sección, haga clic
en el menú Administración → Incentivos → Reporte de Incentivos. Los distintos tipos de usuario
pueden ver solamente un segmento específico de vendedores:
1. Administrador del sistema. Puede escoger cualquier vendedor de las afiliadas registradas en el
sistema.
2. Administrador de filial. Puede ver los incentivos solamente de su filial.
3. Vendedor. Solamente puede ver los incentivos generados en el periodo correspondiente.
El reporte de incentivos cuenta con dos secciones a desplegar por cada vendedor:
1. Comisión por Prospectación. Se valida si el cliente es nuevo (de acuerdo a su RFC y fecha de
registro); si esta condición se cumple la comisión es de $1,000 MXN. Por cada 3 clientes nuevos en
el mismo periodo, $1,000 MXN adicionales.
2. Comisión por Mantenimiento de Cuenta. Al siguiente mes que un cliente sea registrado cada
litro vendido genera comisión de 30 centavos. Únicamente se mostrarán los clientes cuya fecha de
registro esté dentro de los 365 días siguientes, después de este periodo el vendedor ya no podrá
obtener comisión por la venta a ese cliente. La fecha considerada para este punto es la fecha de
registro del cliente en la página. En el reporte en cuestión aparecen únicamente las facturas de
clientes que hayan sido autorizadas por el Administrador de Filial y que se encuentren en status
"Pendiente de Pago" (también desplegado como “Por Autorizar”).
3. Únicamente se pagarán comisiones de las facturas de clientes con litraje >= a 600 litros.
A continuación se muestra un ejemplo de comisiones que contienen Facturas aún en “Pendiente de
Pago”. Esta vista es la del Administrador del sistema, quien no puede aprobar las comisiones.
Si las facturas son correctamente autorizadas, la misma tabla ahora puede verse por el
“Administrador de Filial” como se muestra a continuación:
Si las facturas de clientes tienen un estatus de “Autorizada”, el “Administrador de Filial” puede
proceder a aprobar el Pago de los inventivos.
Al habilitar el checkbox, el campo de Comisión se actualiza con el resultado de multiplicar el litraje
por 0.30 y también se ajusta el monto total de la comisión con el valor calculado. Cuando el checkbox
se deshabilite, la Comisión cambia de vuelta a $0.00, el Estado cambia a "Pendiente de Pago" y se
resta del monto total de la comisión el valor del litraje por 0.30.
Una vez que el usuario haya aprobado un pago, entonces el checkbox no aparece ya junto a las
comisiones ya pagadas.