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Instituto Metropolitano Protransporte de Lima G.T.I

Protransporte – IMPL.

Manual de Usuario

Gerencia de Tecnología de la Información


Protransporte – IMPL. Pág. 1

ÍNDICE

I. Introducción………………………………………………………………………………………………………………………..…….3 II. Objetivo del manual………………………………………………………………………………………………………………....4 III. Accediendo al Sistema………………………………………………………………………………………………..………….…5 IV. Opciones del sistema…………………………………………………..…………………………………………………………...7

4.1 Menú principal. …………………………………………………………………….…………………………………..…8 V. Barra de herramientas. ……………………………………………………..…………………………………………………..…9 VI. Funcionalidades del sistema………………………………………..……………………………………………………….…10

6.1 Nuevo………………………………………………………………………………………………………………………………..10

6.1.1 Documento T .U.P.A………………………….………………………………………………………………..10 6.1.2 Documento externo…………………………………………………………………………………………...14 6.1.3 Documento interno………………………………………………………………………………………..…..16

6.2 Buscar………………….………….………………………………………………………………………………………………..17 6.3 Bandeja de documentos…………………………………………………………………………………………………..19

6.3.1 Documentos emitidos…………………………………………………………………………………………....20 6.3.2 Documentos recibidos……………………………………………………………………………………………..27 6.3.3 Mensajería………………………………………………………………………………………………………………60

6.4 Preferencias………………………………………………………………………………………………………………….…..80 6.5 Reportes……………………………………………………………………………………………………………………………84

6.5.1 Reportes……………………………………………………………………………………………………………….…84 6.5.2 Estadísticas………………………………………………………………………………………………………….…..90

6.6 Ayuda………………………………………………………………………………………………………………….…………….96



I. Introducción El trámite documentario es considerado un proceso muy importante dentro de cualquier institución o entidad, ya que permite organizar y controlarla documentación recibida, producida y transferida. En ese sentido, la importancia de contar con un sistema que permita el manejo automatizado e integrado de los expedientes, radica en que permitirá al MEF optimizar la gestión de los expedientes. El Sistema de Trámite Documentario (STD), permite el ingreso de todos los documentos recepcionados y generados; permitiendo controlar y realizar un seguimiento de los mismos, con el fin de poder determinar si fue atendido en su oportunidad.



II. Objetivo del Manual

Facilitar el control de la ubicación física y lógica de la documentación que llega y fluye dentro de ella y la generación de la misma para identificar la Unidad Orgánica, Responsable y el momento en que dicha carpeta fue procesada.



III. Accediendo al SISTEMA Para acceder al sistema deberá ingresar al navegador de internet y en el recuadro de la dirección electrónica ingresar la siguiente dirección: http://172.20.0.80/tramite

Ingrese los siguientes datos: . Usuario: Digite el nombre del usuario para el acceso al SISTEMA. . Contraseña: Digite la clave o contraseña de acceso de usuario.



Si los datos ingresados no son los correctos el sistema le mostrará un “mensaje de error” como se muestra a continuación:

Nota: La contraseña de acceso al sistema es un dato personal e intransferible, siendo responsabilidad del Usuario su confidencialidad. Se recomienda realizar el cambio de contraseña al primer acceso.

Luego de haber ingresado los datos respectivos haga clic en el botón:



IV. OPCIONES DEL SISTEMA

Datos generales

del Usuario Salir del Sistema

Menú Principal



4.1. Menú Principal El Menú Principal ubicado en la parte izquierda y superior de la ventana principal del Sistema incluye un conjunto de Opciones de las cuales su descripción y funcionalidad se detallan a continuación:

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Nuevo Permite la creación de una nueva Hoja de Ruta de un Expediente, Parte Diario o Documento Interno.

Buscar Permite realizar la búsqueda de una Hoja de Ruta por número y año.

Bandeja de Documentos Comprende las carpetas donde se almacenarán los Documentos recibidos y creados en proceso de atención y finalizados, además el proceso de Mensajería.

Todos los Pendientes Permite mostrar la lista de los pendientes de las diferentes Unidades

Mensajería Permite la creación de una nueva hoja de envió, el despacho y las notificaciones.

Preferencias Permite la personalización de la apariencia de la interfaz del Sistema respecto de los colores de los fondos.

Reportes Permite la creación de reportes de acuerdos a las opciones además de las estadísticas.

Buscar Permite realizar una búsqueda por palabra o palabras.

Ayuda Permite mostrar el manual de Usuario y la directiva.

Salir Permite salir del Sistema.



V. BARRA DE HERRAMIENTAS La Barra de Herramientas contiene los botones de procesos y reportes específicos, estos botones se podrán encontrar en las diferentes ventanas que tiene el Sistema de acuerdo a las funcionalidades que el Usuario trabaje.



VI. FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA

Las funcionalidades del Sistema describen cada una de las opciones que tiene el Sistema de Trámite Documentario. 6.1. NUEVO La opción de Nuevo contiene tres sub opciones para la creación de una Hoja de Ruta: − Documento T.U.P.A. − Documento Externo. − Documento Interno. Estas sub opciones se habilitarán según el perfil del Usuario que ingrese al Sistema. 6.1.1. Documento T.U.P.A. Para crear una Hoja de Ruta de un Documento T.U.P.A. se sigue la siguiente ruta: Nuevo / Documento T.U.P.A., tal como se muestra en la siguiente ventana.



Seleccionando dicha opción el Sistema muestra la plantilla de una Hoja de Ruta que está conformado por cinco secciones: Datos Generales, Datos del Remitente, Tipo de Procedimiento, Movimientos y Lista de Destinatarios, como se muestra a continuación:



Estas secciones contienen los siguientes campos:

Datos Generales

Fecha y hora de recepción Por defecto el Sistema registrará la fecha y hora de recepción de la Hoja de Ruta.

Prioridad Permite seleccionar el titulo para indicar la importancia de un Documento: Normal, Urgente. A su vez estos pueden ser de tipo Confidencial.

Fecha de documentación completa Por defecto el Sistema registrará la Fecha de creación de la Hoja de Ruta.

Documento entrante Permite seleccionar el tipo de Documento que se recibe o crea: Carta, Oficio, Memorándum, Informe, Notificación, Resolución, Solicitud, Fax, entre otros.

Número del Documento Espacio para indicar el Número del Documento físico que se ha elaborado o recibido.

Número de folios Espacio para indicar el Número total de páginas que contiene un expediente o Documento.

Anexos Espacio para indica o hacer referencia a otros Documentos que conforman el expediente o Documento principal.

Buscar asunto pre determinado Selecciona el asunto pre determinado.

Asunto Espacio para indicar el Tema o materia de que trata el Documento.

Datos del Remitente

Seleccione la categoría Permite seleccionar el tipo de categoría de la Entidad.

ID. de la Institución Código que se le asigna por defecto a la entidad.

Razón Social Permite seleccionar la Institución.

RUC Permite ingresar RUC.

Persona Permite ingresar el número de DNI, apellido materno, apellidos paterno, nombres.

Dirección Permite ingresar la dirección.

País Espacios para indicar el Dato de la ubicación física de la Institución.

Departamento

Provincia

Distrito



Tipo De Procedimiento

Procedimiento Permite seleccionar el procedimiento al cual pertenece el trámite.

Unidad Orgánica del Procedimiento Indica a que Unidad Orgánica pertenece el procedimiento, es un dato por defecto.

Tipo de procedimiento Indica por defecto “Documento TUPA”

Tiempo de estadía Indica el tiempo máximo que se tiene para dar atención a un expediente es un dato por defecto.

Fecha de vencimiento Fecha de vencimiento, es un dato por defecto.

Movimientos

Registro del primer flujo del Documento, en este caso el Sistema automáticamente crea un registro con los datos del Usuario que creará la Hoja de Ruta, los datos que se generan son: Unidad de destino, Responsable, Derivación, Fecha Estado, Estado, Instrucción, Adjuntos, Días y Observaciones.

Unidad de destino Nombre de la Unidad Orgánica donde pertenece el Usuario que crea la Hoja de Ruta.

Responsable Nombre del Usuario que crea la Hoja de Ruta.

Derivación Muestra la fecha de las Derivaciones.

Fecha de estado Muestra la Fecha de cuando cambie el Estado de la Hoja de Ruta.

Estado Situación de un Documento por el que tiene que pasar para ser solucionado.

Instrucción La instrucción es el conjunto de acciones u órdenes que se ingresa para la atención de un Documento.

Adjuntos Son los anexos que forman parte de un expediente.

Días Es el total de días que tiene un Documento desde que fue derivado a un Usuario.

Observaciones Comentarios o indicaciones que el Usuario registra.



Lista de Destinatarios

Registro del Flujo El Sistema automáticamente crea un registro con los datos del Usuario que crea la Hoja de Ruta, los datos que se generan son: Unidad de destino, Responsable, Derivación, Fecha Estado, Estado, Instrucción, Adjuntos, Días y Observaciones. El Sistema automáticamente llenará los siguientes campos: - U.O. : Es nombre de la Unidad Orgánica seleccionada - Responsable: Es el Jefe o Responsable de la U.O. - Instrucción: Muestra la instrucción del Documento: Su Atención, Verificar, Revisar, Conocimiento y Fines, Preparar Respuesta, Archivar, entre otros. - Observación: Comentario que el Usuario registra.

6.1.2. Documento Externo Para crear una Hoja de Ruta de un Documento Externo se sigue la siguiente ruta: Nuevo/ Documento Externo, tal como se muestra en la siguiente ventana:



Seleccionando dicha opción el Sistema muestra la plantilla de la Hoja de Ruta de un Documento Externo que está conformado por cuatro secciones Datos Generales, Datos del Remitente, Movimientos y Lista de Destinatarios, como se muestra a continuación.

Estas secciones contienen además de los campos descritos para un Documento TUPA los siguientes:

Datos Generales

Tiempo de estadía Indica el tiempo máximo que se tiene para dar atención a un expediente, es un dato por defecto.

Fecha de vencimiento Fecha de vencimiento es un dato por defecto.



6.1.3. Documento Interno Esta opción permite crear una Hoja de Ruta de un Documento Interno. Para crear una Hoja de Ruta se sigue la siguiente ruta: Nuevo /Documento Interno, tal como se muestra en la siguiente ventana.

Seleccionando dicha opción el Sistema mostrará la Hoja de Ruta que está conformado por tres secciones: Datos Generales, Movimiento y Lista de Destinatarios.



Datos Generales

Clasificación Permite seleccionar la clasificación asignada.

6.2 Buscar La opción Buscar permite realizar la búsqueda de una Hoja de Ruta, cuenta con dos campos uno para el registro del número y otro para el año que fue creado o recibido.

Esta opción está conformada por los siguientes campos:

Filtros

Hoja de Ruta Permite ingresar el número de Hoja de Ruta.

Año Permite seleccionar el año.

En Asunto Filtra la búsqueda por asunto.

En observaciones Filtra la búsqueda por observaciones.

En remitente Filtra la búsqueda por remitente.

En digitales Filtra la búsqueda por archivos digitales.

Cerrar Permite salir del Sistema sin problemas.

Solo número de documentos.

Permite filtrar solo por clase o tipo de documento.

Todas las clases

Seleccionar clase de documento.



BÚSQUEDA DE HOJA DE RUTA a. Ingresar el número de la Hoja de Ruta a buscar. b. Seleccionar el año correspondiente a la Hoja de Ruta.

c. Dar clic en el icono para visualizar el detalle de la búsqueda. Seguidamente el Sistema muestra en la parte inferior de la ventana la búsqueda realizada.



6.3 Bandeja de Documentos La Bandeja de Documentos es el lugar donde se almacenan los expedientes que se han recibido de uno o más Destinatarios. En general, la bandeja de Documentos es la ubicación donde por defecto se reciben y guardan los expedientes. La Bandeja de Documentos está conformada por tres sub bandejas que son: − Documentos Emitidos. − Documentos Recibidos. − Mensajería.



6.3.1 Documentos Emitidos Esta carpeta almacena los Documentos creados por el Usuario en la subcarpeta Enviados. Las sub carpetas que componen esta carpeta son las siguientes: - Enviados - Control de Correlativos i. Enviados: El ingreso a la carpeta de Enviados es siguiendo la ruta: Bandeja de Documentos / Documentos Emitidos / Enviados, tal como se muestra en la siguiente ventana:

1. Muestra con botones las opciones que realiza el Usuario: Derivar en bloque, Atender en bloque, Finalizar en bloque, Grupos

2. El Sistema muestra una lista de Documentos enviados, en este espacio se puede apreciar información de los expedientes: Número de Hoja de Ruta, Fecha de creación, Tipo de Documento inicial, Número de Documento, Remitente y Asunto, las cuales son configuradas por el Usuario en la opción preferenciales.

3. Para visualizar una Hoja de Ruta, dar clic en el enlace con el número del expediente a consultar, mostrándose una ventana con el detalle del Documento.

4. El Sistema muestra una Leyenda de símbolos que podrá encontrar al pie del listado de los Documentos.



ii. Control de Correlativos del área: Esta sub carpeta permite registrar el correlativo del tipo de documento seleccionado. El ingreso a la carpeta de Control de Correlativo es siguiendo la ruta: Bandeja de Documentos / Documentos Emitidos / Control de Correlativos del área, tal como se muestra en la siguiente ventana:



GENERAR CORRELATIVO DEL TIPO DE DOCUMENTO Para generar un correlativo del tipo de documento realizar los siguientes pasos: a. Seleccionar de la lista el tipo de documento.

b. Dar clic en el botón .

c. Ingresar la información que corresponda del tipo de documento seleccionado.

d. Dar clic en el botón



El Sistema muestra un mensaje indicando: Se guardo Correctamente. Para agregar un archivo digital:

e. Dar clic en el botón para seleccionar el archivo correspondiente.

Se mostrará una ventana “Elegir archivos para cargar” donde deberá buscar y elegir el archivo digital.



f. Dar clic sobre el botón .

g. Dar clic en el botón para registrar el documento.



Nota: Para cancelar la transferencia dar clic en el botón “Cancelar” El Sistema mostrará el Documento digital en la ventana de “Información de los Documentos subidos al sistema”, como se muestra en la siguiente imagen:

h. Dar clic en el botón



Nota: Para generar un nuevo correlativo de un Tipo de Documento dar clic en el botón “Nuevo”

i. Dar clic en el botón . El Sistema retornará a la ventana principal mostrando la lista de los tipos de documentos registrados.



6.3.2 Documentos Recibidos Esta carpeta almacena los documentos recibidos por el usuario que están organizados en diferentes carpetas de acuerdo al flujo de los mismos. Las sub carpetas que componen esta carpeta son las siguientes: i. Todos los pendientes ii. Por recibir. iii. Por Atender . iv. Derivados . v. Suspendidos . vi. Atendidos o finalizados .

i. Todos los pendientes Esta sub carpeta almacena todos los documentos que ingresados a la bandeja y que son derivados del Usuario. El ingreso a la carpeta “Todos los pendientes” es siguiendo la ruta: Bandeja de Documentos / Documentos Recibidos / Todos los pendientes, como se muestra en la siguiente ventana:



ii. Por recibir La carpeta “Por recibir” contiene todos los Documentos que han sido ingresados en la bandeja del Usuario y que están en espera por ser recepcionados. Seleccionando dicha opción se mostrará la lista de los Documentos que contiene la carpeta.



PROCEDIMIENTO PARA RECIBIR DOCUMENTO: Para recibir los documentos que han sido derivados a un Usuario, se realizarán los siguientes pasos:

a) Dar clic en el número de la Hoja de Ruta. El Sistema mostrará el detalle de la Hoja de Ruta y automáticamente pasará a la Carpeta “Por atender”.

b) Dar clic en el botón Salir, el Documento pasará a la carpeta “Por atender” hasta recibir la instrucción correspondiente.



iii. Por atender La carpeta “Por atender” contiene los documentos que han sido recepcionados por el Usuario y que están pendientes de atención. El ingreso a la carpeta “Por atender” es siguiendo la ruta: Bandeja de Documentos / Documentos Recibidos / Por atender, como se muestra en la siguiente ventana:

PROCEDIMIENTO PARA ATENDER DOCUMENTO Para dar atención a un Documento que ha sido recepcionado por el Usuario, deberá realizar los siguientes pasos:

a. Dar clic en el número de la Hoja de Ruta.

El Sistema mostrará el detalle de la Hoja de Ruta, con una barra de opciones de acuerdo al Perfil de Usuario que se elija, aquella que se muestra en la parte superior del Documento:



A continuación se detallará las siguientes opciones:



1. Salir: La opción “Salir” permite salir de la ventana donde se encuentra, dando clic en Salir. 2. Derivar: Esta opción permite derivar una Hoja de Ruta.

PROCEDIMIENTO PARA DERIVAR Para derivar una Hoja de Ruta a una Unidad Orgánica siga los siguientes pasos:

a. En la sección “Lista de destinatarios” dar clic sobre el botón .

El Sistema presenta la ventana “Seleccione la Unidad Orgánica”, para su selección correspondiente. b. Seleccionar la Unidad Orgánica.

c. Dar clic en el botón .



Seguidamente el Sistema agrega el registro seleccionado en la ventana “Lista de destinatarios”.

d. Ingresar la instrucción de atención dando clic sobre el icono .

El Sistema presenta la ventana “Selecciones las instrucciones para el movimiento”, el cual permite elegir más de una instrucción de acuerdo a la necesidad del Usuario. e. Seleccionar la instrucción para la U.O.

f. Finalmente dar clic en el botón .



Si la Hoja de Ruta se va derivar a un Responsable de la misma Unidad Orgánica del Usuario que deriva deberá seguir los siguientes pasos:

a. Dar clic sobre el botón .

El sistema presenta la ventana “Seleccione el Usuario”, permitiendo elegir más de una instrucción.



b. Seleccionar a la persona correspondiente.


Se agregará el registro con la Unidad Orgánica seleccionada.

c. Ingresar la instrucción de atención dando clic sobre el icono .

El Sistema presenta la ventana “Selecciones las Instrucciones para el movimiento”, el cual permite elegir a más de una instrucción. e. Seleccionar la instrucción para el especialista.

f. Finalmente dar clic en el botón .



Para adjuntar un documento digital deberá seguir los siguientes pasos:

g. Dar clic sobre el botón .


h. Dar clic sobre el botón .



Nota: El Sistema permite cargar hasta 10 Documentos digitales de 6 megabytes cada uno. Al seleccionar el Documento digital que se va adjuntar, el Sistema activará y mostrará el botón

y la opción . Transferir: Permite enviar el Documento digital a una base de datos donde quedará almacenado. Cancelar: Anula la carga del archivo que se seleccionó.

i. Dar clic en el botón .



El Sistema mostrará el Documento digital en la ventana de “Información de los Documentos descargados”, como se muestra en la siguiente imagen:

j. Finalmente la Hoja de Ruta esta lista para ser derivada y para ello deberá dar clic en el botón

.



3. Atendido: La opción de “Atendido” se utiliza en caso de derivaciones múltiples, esta opción permite a los Usuarios dar por atendido un Documento sin afectar la línea de flujo de la Hoja de Ruta con derivación múltiple. Con esta finalización particular el Documento se mantiene en proceso para los demás Usuarios hasta dar la atención correspondiente. Se tendrán en cuenta los siguientes pasos: a. Dar clic en la Hoja de Ruta por atender.

El Sistema mostrará el detalle de la Hoja de Ruta, con una barra de opciones que se muestra en la parte superior del Documento.



El Sistema mostrará la ventana “Atendido”, para ingresar los datos correspondientes. c. Ingresar la observación.

d. Finalmente dar clic en el botón , para guardar los cambios.



4. Suspensión: Esta opción se utiliza para suspender temporalmente el trámite de un Documento durante un plazo determinado por no contar con la documentación completa. Teniendo en cuenta los siguientes pasos: a. Dar clic en la Hoja de Ruta por atender.



El Sistema mostrará la ventana “Suspender Hoja de Ruta”, para ingresar los datos correspondientes.



c. Seleccionar el Documento de suspensión. d. Ingresar los campos (Número, Máximo número de días en retornar respuesta, y observación).

d. Finalmente dar clic en el botón , para guardar los cambios.

Para levantar la suspensión dar clic en el botón que se visualiza en la parte superior del Documento, seguidamente el sistema mostrará una ventana “Levantar suspensión de Hoja de Ruta” dar clic

al botón a la pregunta “¿Está usted seguro que desea levantar la suspensión de la Hoja de

Ruta?”de lo contrario dar clic en el botón .



5. Finalizar: Para finalizar un Documento deberá seguir los siguientes pasos: a. Dar clic en la Hoja de Ruta, por atender.

El Sistema mostrará el Documento en el cual desea finalizar, para ello dará clic en el botón que se encuentra en la parte superior del Documento.

b. Ingresar el tipo de Documento respuesta, número de Documento, tipo de finalización y una Nota de requerirlo.



Finalmente dar clic en el botón y el Documento cambiará automáticamente su estado como Finalizado. Nota: No podrá finalizar un Documento si no se ha llenado los campos obligatorios de los “Datos de finalización”. En ese caso el Sistema mostrará el siguiente mensaje de error: 6. Otras opciones: Esta opción permitirá al Usuario anexar, acumular, modificar asunto y asignar una Hoja de Rutaque se ha registrado, para ello realizará los siguientes pasos:

a. Dar clic en la Hoja de Ruta por atender.

El Sistema mostrará el detalle de la Hoja de Ruta, con una barra de opciones que se muestran en la parte superior del Documento.




El Sistema presentará las siguientes opciones: 1. Anexar Para anexar un Documento a una Hoja de Ruta, se sigue la siguiente ruta: Otras opciones/ Anexar, tal como se muestra a continuación:



a. Dar clic en el botón .

b. Seleccionar la instrucción para la U.O.

c. Finalmente dar clic en el botón .



c. Seguidamente deberá adjuntar el Documento a anexar.

d. Dar clic sobre el botón .




e. Dar clic sobre el botón .

Nota: El Sistema permite cargar hasta 10 Documentos digitales de 6 megabytes cada uno. Al seleccionar el Documento digital que se va adjuntar, el Sistema activará y mostrará el botón

y la opción . Transferir: Permite enviar el Documento digital a una base de datos donde quedará almacenado. Cancelar: Anula la carga del archivo que se seleccionó.

f. Dar clic en el botón .



El Sistema mostrará el Documento digital en la ventana de “Información de los Documentos descargados”, como se muestra en la siguiente imagen:

g. Finalmente dar clic en la opción .



2. Acumular Esta opción permite acumular la Hoja de Ruta que es parte del mismo trámite y que ha sido ingresada en momentos diferentes, para el cual se tendrá en cuenta los siguientes pasos: a. Dar clic en la Hoja de Ruta. El Sistema mostrará el detalle de la Hoja de Ruta, con una barra de opciones que se muestran en la parte superior del Documento.




NOTA: Para la desacumulación el Usuario deberá de enviar un correo electrónico indicando la Hoja de

Ruta, para realizar la desacumulación del Documento. El Sistema mostrará la ventana “Hoja de Ruta a donde se desea acumular la presente Hoja de Ruta”, donde se ingresará los datos correspondientes. c. Ingresar la Hoja de Ruta y el año, a donde acumular.

c. Finalmente dar clic en el botón , para guardar los cambios.



3. Modificar Asunto Para modificar el asunto de un Documento, tiene que seguir la siguiente ruta: Otras opciones/ Modificar asunto, tal como se muestra a continuación. a. Dar clic en la Hoja de Ruta. El Sistema mostrará el detalle de la Hoja de Ruta, con una barra de opciones que se muestran en la parte superior del Documento.





El sistema mostrará la ventana “Modificar asunto”, para modificar el asunto en la Hoja de Ruta.

d. Dar clic en el botón para guardar los cambios.



4. Asignar o cambiar clasificaciones

Esta opción me permite asignar o cambiar la clasificación de un Documento, tiene que seguir la siguiente ruta: Otras opciones/ Asignar o cambiar clasificaciones, tal como se muestra a continuación.

Seguidamente se muestra la ventana “seleccione la clasificación asignada” tal como se muestra a continuación:

NOTA: La clasificación asignada a un Documento se registra en la opción Documento interno.



iv. Derivados La carpeta “Derivados” contiene todos los Documentos que un Usuario ha derivado ya sea a una Unidad Orgánica o un Responsable dentro de su propia Unidad, estos pueden estar en Proceso, Atendidos o Finalizados. En la parte superior de la ventana se puede apreciar un espacio de búsqueda, esta opción permite ubicar Documentos que fueron derivados en una fecha específica. El ingreso a la carpeta “Derivados” es siguiendo la ruta: Bandeja de Documentos/ Documentos recibidos/ Derivados, como se muestra en la siguiente ventana:



v. Suspendidos: Esta opción muestra todos los Documentos que fueron suspendidos, el ingreso a la carpeta “Suspendidos” es siguiendo la ruta: Bandeja de Documentos /Documentos Recibidos / Suspendidos, como se muestra a continuación:



vi. Atendidos o finalizados Esta opción muestra todos los Documentos que fueron atendidos o pasaron a ser finalizados, el ingreso a la carpeta “Atendidos o finalizados” es siguiendo la ruta: Bandeja de Documentos / Documentos Recibidos / Atendidos o finalizados, como se muestra en la siguiente ventana:



6.3.3 Mensajería En la Carpeta de Mensajería se encuentran las sub carpetas: i. Creación de hoja de envío. ii. Despacho. iii. Por notificar. iv. Notificadas. Como se muestra a continuación:

Nota: Los accesos a la bandeja Mensajería está controlada por los perfiles de Usuario que asigna el Administrador.



i. Creación de hoja de envío La carpeta “Creación de hoja de envío” contiene los Documentos que han sido creados por el Usuario que serán enviados al Courier. Para crear una hoja de envío se tiene dos formas: Registrar De Hoja De Envío Esta opción permite crear una hoja de envío, el Sistema muestra la plantilla que está conformada por tres secciones: Datos Generales, Datos del Destinatario y Datos del Remitente, El ingreso a la carpeta “Creación hoja de envió” es siguiendo la ruta: Bandeja de Documentos / Mensajería /Creación de hojas de envío.



Estas secciones contienen los siguientes campos: Datos Generales

Fecha y hora de creación Muestra la fecha y hora de creación de la hoja de Envío.

Hoja de Ruta de Referencia Permite el registro del número de la Hoja de Ruta de Referencia.

Tipo de Documento Permite seleccionar el tipo de Documento que se enviará: Carta, Acta, Boletín, Invitación, Libro, Memorando Circular, entre otros.

Número del Documento Permite el registro del número del Documento físico que se está enviando.

Número de folios Permite el registro del número total de páginas que contiene un Documento.

Asunto Espacio para indicar el Tema, o asunto del Documento.

Tipo de Despacho Permite seleccionar el tipo de Despacho: Normal, Urgente.

Mensajería Permite seleccionar la clasificación del Documento: Normal, Secreto, Confidencial.

Seleccionar Permite la carga de un archivo digital en formatos permitidos: (PDF y Word)

Datos del Destinatario

Tipo Indica el tipo de Destinatario: Institución, Personal Natural, Persona Jurídica.

Por Institución

Código de Ejecutora Permite ingresar el Código de Ejecutora.

RUC Permite ingresar el número de RUC.

Seleccione la categoría Permite seleccionar el tipo de categoría de Entidad, para agilizar la búsqueda.

ID. de la Institución Muestra el código de la Entidad.

Institución a la que pertenece Permite seleccionar la Institución a la que pertenece.

Atención a Permite indicar el nombre de la persona a quien va dirigido el Documento.

País Departamento Provincia Distrito Dirección

Espacios para indicar los Datos de la ubicación física de la Institución.



Por Persona Natural

ID. de la persona Muestra el código que se le asigna por defecto a la persona.

DNI Permite ingresar el número de Documento de Identidad de la Persona Natural.

Apellido Paterno Permite indicar el Apellido paterno de la Persona Natural.

Apellido Materno Permite indicar el Apellido materno de la Persona Natural.

Nombres Permite indicar los nombres de la Persona Natural.



Por Persona Jurídica

RUC Permite ingresar el número de RUC.

ID. de la Institución Muestra el código que se le asigna por defecto a la entidad.

Institución a la que pertenece Permite seleccionar la Institución a la que pertenece.

Atención a Permite indicar el nombre de la persona a quien va dirigido el Documento.



Datos del Remitente

Nombre Nombre de la persona que remite el Documento.

Dependencia Nombre de la Unidad Orgánica donde pertenece el Usuario que crea la hoja de envío.



REGISTRAR HOJA DE ENVÍO Para registrar una Hoja de envío se siguen los siguientes pasos:

a. Dar clic en el botón , para generar una Hoja de Envío. b. Llenar los campos correspondientes a la sección de Datos Generales. c. Seleccionar el tipo de Destinatario: (Institución, Personal Natural, Persona Jurídica) d. Completarlos campos de la sección Remitente, según el tipo seleccionado.

e. Guardar los datos registrados dando clic en el botón .



Nota: Una vez guardada la Hoja de Envío se procederá a enviarlo al despacho.



REGISTRAR HOJA DE ENVIO MÚLTIPLE Esta opción permite generar una Hoja de Envío independiente para cada Destinatario seleccionado, (de un mismo Documento como por ejemplo: Oficio múltiples o circulares),para generar una Hoja de Envío

Múltiple dar clic en el botón , donde se mostrará la plantilla que está conformado por tres secciones: Datos generales, Datos de Destinatario y Datos del Remitente.

Nota: El Sistema generará la Hoja de Envío, el cual será atendido por el despachador.



REGISTRAR HOJA DE ENVÍO MÚLTIPLE

a. Dar clic en el botón , para generar una Hoja de Envío múltiple. b. Llenar los campos correspondientes a la sección de Datos Generales. c. Seleccionar el tipo de Destinatario: (Institución, Personal Natural, Persona Jurídica) d. Muestra el nombre y Dependencia del Remitente.

e. Dar clic en el botón .

f. Dar clic en el botón .

g. Dar clic en el botón .



El Sistema mostrará la ventana “Seleccione el despachador”, donde deberá seleccionar al despachador que corresponde. Finalmente seleccionar el despachador.

Nota: El Sistema generará la Hoja de Envío, el cual será atendido por el despachador.



ii. Despacho Son aquellos Documentos consolidados y listos para ser enviadas al Courier por el Despachador, el cual registrará algunos datos para su envío. El ingreso a la carpeta “Despacho” es siguiendo la ruta: Bandeja de Documentos / Mensajería / Despacho, como se muestra en la siguiente ventana:



Selección Múltiple Para el envío de selección múltiple deberá seguir los siguientes pasos: a. Seleccionar todas las hojas de envió que van ser enviadas al Courier.

b. Dar clic en el botón . El Sistema mostrará la ventana “Ingrese datos”, donde se ingresarán (Peso de envío, Fecha de recojo y Orden de servicio).

c. Ingresar Peso de envío, Fecha de recojo, Orden de servicio.

d. Dar clic en el botón .

Nota: Un número de servicio puede corresponder a una o muchas hojas de envío.



e. Finalmente dar clic en el botón , para el envío al Courier.

Selección Individual Para el envío de selección individual deberá seguir los siguientes pasos: a. Seleccionar una hoja de envió.



El Sistema mostrará el detalle de la hoja de envío con una barra de opciones que se muestran en la parte superior del Documento. b. Ingresar el Peso de envío, Fecha de recojo, Orden de servicio.

c. Finalmente dar clic en el botón , para el recojo del Courier. Nota: Si una Hoja de envío no corresponde al área del despachador Responsable, éste se podrá derivar

según corresponda, dando clic en el botón .



iii. Por Notificar Esta bandeja permite mostrar las ordenes de servicio que fueron remitidos a courier.El ingreso a la carpeta “Por notificar” es siguiendo la ruta: Bandeja de Documentos / Mensajería/ Por notificar, como se muestra en la siguiente ventana:

Para registrar la entrega del cargo al Courier se realizarán los siguientes pasos:

a. Dar clic en la orden de servicio, la cual fue entregada por el Courier.

El Sistema mostrará el detalle de la hoja de envío con una barra de opciones que se muestra en la parte superior del Documento. b. Ingresar el Número de remito, Fecha de notificación, Fecha de retorno de cargo, y si fuera necesario ingresar el campo de observación.



Devolución de un Envío Esta opción permite registrar un envío el cuál fue devuelto por el Courier, para el cual se tendrá en cuenta los siguientes pasos:

a. Dar clic en una hoja de envió, devuelta por el Courier.

El Sistema mostrará el detalle de la hoja de envío con una barra de opciones que se muestra en la parte superior del Documento.



El sistema mostrará la ventana “Ingrese los datos requisitos de la devolución”, donde se ingresarán los datos correspondientes.

c. Ingresar los campos (DNI del Mensajero, Código del mensajero, Características de la casa de la izquierda, Características de la casa de al frente, Características de la casa de la derecha, Fecha de visita, Fecha de retorno de cargo) .

d. Finalmente dar clic en el botón , permitiendo registrar los datos de la devolución.



iv. Notificadas Esta bandeja contiene la lista de HE, donde se puede consultar los Documentos (entregados, devueltas, y remitidos). El ingreso a la carpeta “Notificadas” es siguiendo la ruta: Bandeja de Documentos / Mensajería / Notificadas. Para las consultas se tiene los siguientes filtros:

a. Dar clic en una hoja de envió, para mostrar el detalle del Documento.



Notificadas

Hoja de envío Permite filtrar por el número de la hoja de envío.

Número de servicio Permite filtrar por el número del Documento de servicio.

Número O.P Permite filtrar por el número de Orden de Pedido.

Tipo de Documento Permite filtrar por el tipo de Documento; Acta, Memorando, Oficio, Invitación, Libro, entre otros.

Número de Documento Permite filtrar por el número del Documento.

Código de Dependencia Permite filtrar por el código de la Dependencia.

Número de remito Permite filtrar por el número del remito del proveedor.

Fecha de Notificación Permite filtrar por la fecha en la que firmo y recibió el envío.

Consignado Permite filtrar por el consignado

Dependencia Permite filtrar por la Dependencia

Departamento o Región Permite filtrar por el Departamento o Región

Provincia Permite filtrar por Provincia

Distrito Permite filtrar por Distrito

Estado Permite filtrar por el estado de la Hoja de Envío: Entregado, Devuelto por Courier, Observado.

Fecha de recojo Permite filtrar por la fecha de recojo.

Fecha de retorno Permite filtrar por fecha en la que retorna el Documento.

Acceso Permite filtrar el tipo de acceso.

Días de atraso en la entrega Permite filtrar por los días de atraso en la entrega del envío.

Días de atraso en la entrega del cargo Permite filtrar por los días de atraso en la entrega del cargo.

Aplicación de penalidad por cargo Indica la penalidad por cargo.

Observación

Permite mostrar la observación.

Total a pagar Permite mostrar el total a pagar.



6.4 Preferencias La opción de “Preferencias” permite modificar el color de la vista de la interfaz y seleccionar los campos que el Usuario requiere visualizar. Esta opción tiene dos sub opciones: Preferencia de vista y Contraseña.

6.4.1 Preferencias de vista Esta opción permite cambiar el color de la interfaz del Sistema, realizando los siguientes pasos: a. Dar clic en la sub opción de colores. El Sistema desplegara una lista para seleccionar el color que prefiere el Usuario. b. Seleccionar el color de su preferencia.



6.4.2 Preferencia de vista Esta opción permite seleccionar los campos que el Usuario requerirá visualizar, para el cual seguirá los siguientes pasos: a. Seleccionar los campos que se mostrará en la vista de los Documentos “enviados”. b. Seleccionar los campos que se mostrará en la vista de los Documentos “recibidos”. c. Seleccionar preferencia en registro de hojas de ruta. d. Seleccionar los campos que se mostrará en preferencia en menú. e. Seleccionar refrescar bandejas de pendientes al salir del formulario. f. Seleccionar preferencia número de registro en listas. g. Seleccionar preferencia búsqueda en hojas de ruta. h. Seleccionar filtro de fecha. i. Seleccionar botón exportar.



6.4.3 Aviso por correo electrónico Esta opción permitirá recibir una alerta que llegará al buzón de correo electrónico del Usuario cada vez que se le derive para su atención correspondiente. Para desactivar la alerta solo deberá quitar el check y el sistema automáticamente desactivará la opción de aviso por correo electrónico.



6.4.4 Contraseña Esta opción permite cambiar la contraseña asignada por el Administrador del Sistema,para ello se sigue la siguiente ruta: Opciones/Preferencias/Contraseña. Para cambiar la contraseña se realizarán los siguientes pasos: a. Ingresar nueva Contraseña. b. Reescribir la Contraseña.




6.5 Reportes Esta opción permite la generación de los reportes y de las estadísticas, cuenta con dos sub opciones que son: − Reportes. − Estadísticas.

6.5.1 Reportes En la opción reportes se ha considerado seis modelos que son los siguientes: Reporte de derivaciones, Reporte por bandeja, Reporte de pendientes, Reportes por Responsable, Reporte por Congresistas y Por Procedimiento TUPA.



Generar Reporte de Derivaciones Para generar el reporte siga los siguientes pasos: a. Ingresar el rango de fecha de creación del Documento. b. Seleccionarla Dependencia. c. Seleccione la Unidad Orgánica.

d. Dar clic en el botón o .



Generar Reporte por Bandeja Para generar el reporte siga los siguientes pasos: a. Seleccionar Bandeja de Documentos a consultar. b. Ingresar el rango de fechas. c. Seleccionar la Dependencia. d. Seleccione la Unidad Orgánica. e. Seleccionar el tipo de Documento.

f. Dar clic en el botón o .



Generar Reporte de Pendientes Para generar el reporte siga los siguientes pasos: a. Seleccionar la Unidad Orgánica.

b. Dar clic en el botón o .



Generar Reportes por Responsable Para generar el reporte siga los siguientes pasos: a. Seleccionar año a consultar. b. Ingresar Remitente. c. Seleccionar Dependencia. d. Seleccionar Responsables. e. Seleccionar Tipo de hoja de ruta.

f. Dar clic en el botón ó .



Por Procedimiento T.U.P.A. Para generar el reporte siga los siguientes pasos: a. Seleccionar procedimiento. b. Ingresar el rango de fecha de creación del Documento.

c. Dar clic en el botón o . 6.5.2 Estadísticas En esta opción se han considerado las siguientes sub opciones: Estático de pendientes, Promedio de tiempo de atención, Entradas y salidas, Por institución, Pendiente por vencer el plazo, Tiempo transcurrido por clase de trámite.



Estático de pendientes Para generar la estadística siga los siguientes pasos: - Seleccione la fecha. - Seleccione la dependencia. - Elija el responsable. - Luego clic en Consultar.



Promedio de tiempo de atención Para generar la estadística siga los siguientes pasos: - Seleccione la dependencia. - Seleccione la fecha. - Luego clic en Consultar.



Entradas y salidas Para generar la estadística siga los siguientes pasos: - Seleccione la dependencia. - Seleccione la fecha. - Luego clic en Consultar.

Por Institución Para generar la estadística siga los siguientes pasos: - Seleccione la dependencia. - Seleccione la razón social del remitente. - Seleccione la fecha. - Luego clic en Consultar. - Puede ingresar una palabra que indique el asunto (opcional).



Pendiente por vencer plazo - Seleccione la dependencia. - Luego clic en Consultar. - Luego Generar Pdf o Genera Xls

Tiempo transcurrido por clase de trámite - Seleccione la fecha inicial i fina - Clic en Consultar. - Luego clic en Generar Pdf o Genera Xls



6.6 Ayuda En esta sección encontrará manuales y videos de ayuda a los cuales puede recurrir ante cualquier duda.

manual de usuario - protransporte...bÚsqueda de hoja de ruta a. ingresar el número de la hoja de...

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