manual de usuario audita lo contabilidad electrónica

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MANUAL DE USUARIO AUDITA-LO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 21. ACCESO AL SISTEMA DE CONTABILIDAD ELECTRÓNICA .................................................. 32. INSTALACIÓN DE LA EXTENSIÓN DE AUDITA-LO ............................................................. 43. CONFIGURACIÓN INICIAL DE AUDITA-LO ........................................................................ 64. INICIO DE LABORES EN AUDITA LO ................................................................................. 75. CONEXIÓN Y DESCARGA DE XML DESDE EL PORTAL DE SAT ........................................... 96. PÓLIZAS ........................................................................................................................... 12

6.1 CREACIÓN DE PÓLIZAS SIN XML .............................................................................. 126.2 PÓLIZAS CREADAS A PARTIR DEL XML DE UN CFDI ................................................. 14

6.2.1 PÓLIZAS COBRADAS – PAGADAS ................................................................... 156.2.2 PÓLIZAS POR COBRAR – POR PAGAR ............................................................ 166.2.3 CREAR LA DIOT EN AUDITA LO ...................................................................... 176.2.4 PÓLIZAS MASIVAS .......................................................................................... 18

7. REPORTES ........................................................................................................................ 207.1 BALANZA DE COMPROBACIÓN ................................................................................ 207.2 LIBROS ...................................................................................................................... 22

7.2.1 LIBRO DIARIO .............................................................................................. 227.2.2 LIBRO AUXILIAR ........................................................................................... 227.2.3 LIBRO MAYOR ............................................................................................. 24

7.3 ESTADOS FINANCIEROS ........................................................................................... 247.3.1 ESTADO DE RESULTADOS ............................................................................ 257.3.2 BALANCE GENERAL ..................................................................................... 257.3.3 OPERACIONES CON TERCEROS ................................................................... 26

8. CATALOGOS ..................................................................................................................... 279. ANÁLISIS .......................................................................................................................... 28


MANUAL DE USUARIO AUDITA-LO

INTRODUCCIÓN

En Soluciones Fiscales Factura-lo nos comprometemos a proporcionar servicios de calidad y defácil uso, así como proporcionar sistemas tecnológicos innovadores para facilitar el trabajo diariocontable, por ello en esta ocasión presentamos Audita-LO la más reciente herramienta que facilitala elaboración y control de la contabilidad electrónica, mejorando el desempeño laboral en eldespacho.

Es importante mencionar que Audita-LO funciona en cualquier dispositivo que contenga acceso ainternet debido a que nuestro sistema usa la tecnología Web Service para intercambiar datos enredes de computadoras como Internet y para aprovechar al 100% las funcionalidades de Audita-LOemplearemos el navegador Google Chrome.


1. ACCESO AL SISTEMA DE CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

Para acceder al sistema abrimos el navegador Google Chrome y en la barra de direcciones escribir:audita-lo.com/sistema (Imagen 1).

Imagen 1: Acceso al sistema de contabilidad.

Debe escribir el usuario, normalmente es su RFC y la contraseña que se envía a su cuenta decorreo (Imagen 2).

Imagen 2: Escritura de datos de acceso.


2. INSTALACIÓN DE LA EXTENSIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD.

Dentro del sistema la primera pantalla estará en blanco, lo primero que debe realizar es lainstalación de la extensión de (Imagen 3).

Imagen 3: Pantalla Inicial.

De la esquina superior derecha seleccione el menú Opciones (Imagen 4).

Imagen 4: Menú Opciones.

Elija la opción Extensión y el navegador automáticamente le presentará la pantalla que permiteañadir la Extensión al presionar el botón Añadir a Chrome (Imagen 5).

Imagen 5: Añadir extensión.


















Acepte la confirmación y en algunos segundos tendrá activa la extensión (Imagen 6), al finalizar unmensaje le notificará que se añadió correctamente (Imagen 7), para asegurarse de laimplementación en la esquina superior derecha notará el icono (Imagen 8).

Imagen 6: Confirmar instalación. Imagen 7: Instalación exitosa.

Imagen 8: Icono de extensión.


3. CONFIGURACIÓN INICIAL DE AUDITA-LO

Para comenzar a trabajar debe agregar su cartera de clientes. En el menú opciones (Imagen 9) elijaAgregar RFC’s.


En esta sección establezca el RFC y la Razón Social del cliente (Imagen 10).

Imagen 10: Agregar cliente.

Los cupones se administran desde el menú opciones (Imagen 11).

Imagen 11: Administrador de cupones.


4. INICIO DE LABORES EN AUDITA LO

Después de seleccionar el RFC con el cual trabajar (Imagen 12) el sistema muestra la ventanainicial que muestra los importes de Ingresos, Egresos así como Utilidad/Perdida de acuerdo al mestrabajado (Imagen 13).

Imagen 12: Seleccionar RFC.

Imagen 13: Ventana Inicial.

Es importante establecer un catálogo de cuentas para cada cliente y de acuerdo a su giro. Dentrodel menú Contabilidad, dentro de este menú encontramos que se divide en los diferentes tipos decomprobantes en el cual en cada uno de los comprobantes podemos encontrar que se clasificanpor tipo de divisa, ya sea moneda nacional y/o divisa el sistema Audita LO cuenta con el segmentoCuentas dedicado al catálogo de cuentas (Imagen 14).














Imagen 14: Menú Contabilidad.

Para crear su catálogo de cuentas existen dos formas, la primera es mediante el botón NuevaCuenta que muestra un formulario con los datos necesarios (Imagen 15) creando cuenta porcuenta y la segunda es a través de un layout en Excel, el cual ofrece un catálogo predeterminado,permitiendo agregar o disminuir diferentes cuentas de forma personalizada (Imagen 16), ambasformas en base al Anexo 24.

Imagen 15: Cuenta por cuenta.

Imagen 16: Archivo de apoyo.


Después de modificar el archivo, guarde el documento en formato CSV y desde el sistema AuditaLO adjúntelo a su sesión.

Esta sección le proporciona el botón Descargar XML, que descarga el catálogo de cuentas en talformato, listo para enviarlo al buzón tributario (Imagen 17).

Imagen 17: Catálogo de Cuentas en formato XML

5. CONEXIÓN Y DESCARGA DE XML DESDE EL PORTAL DE SAT

Para obtener los archivos XML de los comprobantes emitidos y recibidos así como los de nómina,es necesario hacer la descarga desde el portal de SAT haciendo uso del navegador Google Chromey la extensión de Audita LO, es necesario acceder en el mismo navegador al portal de SAT.

En una nueva pestaña y en la barra de direcciones escriba www.sat.gob.mx, elija tramites, facturaelectrónica y finalmente Consultar, Cancelar y Recuperar, el portal del contribuyente permite elacceso mediante FIEL o Contraseña.

Una vez dentro es posible elegir que documentos serán capturados, empezando por obtener loscomprobantes emitidos, determinar el período a buscar y posteriormente debe hacer clic enbuscar CFDI (Imagen 18).


Imagen 18: Búsqueda de CFDI’s.

Nota 1: Debe recordar que el portal solo muestra 500 resultados por lo que Audita LOtambién hará la descarga de la misma cantidad, en caso de tener más documentos porperiodo es necesario reducir el rango de búsqueda.

Para hacer la descarga, en la esquina superior derecha localice el icono de Audita LO, un pequeñoordenador, el cual solicitará sus datos de acceso (Imagen 19), escríbalos y continúe.

Imagen 19: Extensión Audita LO.

Nota 2: Por cuestiones de seguridad la extensión de Audita LO no guarda sus datos deacceso.

Una vez escritos la extensión comenzará la captura perfecta de los documentos (Imagen 20) yenvía un mensaje indicando que se han actualizado todos los documentos (Imagen 21), así mismodentro del sistema Audita LO se verá reflejada la información (Imagen 22) y el mismoprocedimiento se realiza toda vez que sea necesaria la descarga de CFDI’s.
















Imagen 21: Captura de CFDI’s. Imagen 22: Descarga exitosa.

Imagen 23: Reporte actualizado.

Nota 3: Aun cuando se haya hecho la descarga de un periodo si nuevamente se realizaAudita LO no duplica los CFDI’s previamente descargados evitando la redundancia deinformación.

El botón Respaldo en la ventana inicial permite hacer la descarga de todos los comprobantesobtenidos desde el portal de SAT en una sola carpeta, seccionando en emitidos y recibidos, porejercicio y por periodo, al final de cada carpeta estarán los archivos XML de los CFDI (Imagen 24).

Imagen 24: Archivos XML.














Al seleccionar el nombre de un periodo Audita LO nos muestra un concentrado de ingresos yegresos el cual podemos obtener en un documento de Excel, incluso podemos obtener el archivoPDF de cada comprobante (Imagen 25).

Imagen 25: Concentrado por período.

6. PÓLIZAS

Las pólizas contables son los documentos tanto físicos como digitales que contienen los registroscontables de una o varias operaciones realizadas por una persona o una empresa. Estas pólizas secatalogan según la naturaleza de la operación que amparan, las pólizas contables más comunesson tres, Póliza de egresos, Póliza de ingresos y pólizas de diario.

Pólizas de egreso: En este tipo de pólizas se registran los movimientos contables referentes a laserogaciones (egresos, pagos.) por parte de la entidad económica.

Pólizas de ingreso: Son las pólizas contables que contienen los registros contables que representanlos ingresos de dinero al ente económico, por medio de estas pólizas contables registraremos todotipo de ingreso y diversas formas de pago.

Pólizas de diario: Este tipo de pólizas contables son utilizadas para registrar las operaciones queafectan la economía de la empresa, pero que no representan un flujo de efectivo para la misma.

6.1 CREACIÓN DE PÓLIZAS SIN XML

El menú Contabilidad tiene el módulo de creación de distintos tipos pólizas, pólizas de diario,pólizas de saldos iníciales, pólizas de cierre, pólizas de ajuste entre otras, sin la necesidad de undocumento y al mismo tiempo le proporciona un apartado para apoyar la póliza usando algúndocumento en formato Excel o PDF si fuera necesario.


Al hacer clic en el botón Nueva Póliza el sistema le apertura el formulario pre llenado que puedemodificar a su requerimiento (Imagen 26), determinar la fecha, tipo de póliza y forma de pago.

Imagen 26: Creación de pólizas.

El sistema es tan flexible que le facilita la búsqueda de cuentas por código o por nombre (Imagen27).

Imagen 27: Búsqueda de cuentas.

En caso de que la suma de cargos sea diferente de la suma de abonos (Imagen 28) el sistema no lepermite generar la póliza hasta que sean equivalentes.

Imagen 28: Validación de cargos y abonos.
















Otra característica del sistema es que automáticamente incrementa filas para añadir más partidasen la póliza (Imagen 29), los renglones en blanco no se mostrarán en el archivo PDF.

Imagen 29: Agregación de filas.

Una vez terminada la captura debe hacer clic en el botón generar, el sistema le notificará que lapóliza ha sido creada satisfactoriamente (Imagen 30) y la podrá consultar en la sección pólizas(Imagen 31) del menú contabilidad.

Imagen 30: Aviso satisfactorio.

Imagen 31: Póliza creada.

6.2 PÓLIZAS CREADAS A PARTIR DEL XML DE UN CFDI

Después de la descarga de CFDI (facturas / comprobantes) del portal de contribuyentes, Audita LOsepara las facturas en dos segmentos, los que usan moneda nacional y los que manejan divisas, encada uno se muestra un reporte detallado, organizados por estado: Vigente o Cancelado yenseguida por fecha (Imagen 32).


Imagen 32: Organización por estado.

Audita LO optimiza la generación de pólizas de ingreso, egreso y nómina. En el menú Contabilidad,debe seleccionar Ingresos, Egresos o Nómina, el sistema ofrece una columna que permitediferenciar entre los comprobantes que fueron pagados – cobrados y los pendientes por cobrar –por pagar.

6.2.1 PÓLIZAS COBRADAS – PAGADAS

En el menú Contabilidad determine crear pólizas de Ingresos, Egresos o Nómina, en la columnaoperaciones seleccione el botón Generar y elija Cobrada (Imagen 33).

Imagen 33: Elección de póliza Cobrada - Pagada.

El sistema automáticamente genera una póliza con la información obtenida del XML, proporcionaun concepto predeterminado, número y tipo de póliza, la fecha de creación del CFDI, así como laforma de pago (Imagen 34), si se tratara de formas de pago diferente a efectivo y No aplica, elsistema habilita los campos necesarios de acuerdo a la forma de pago.

Imagen 34: Póliza pre llenada.


El sistema le permite modificar las cuentas, concepto, él debe y haber de acuerdo a lo querequiera, también es posible agregar cuentas, además de que no permite generar pólizas si lasuma de cargos y abonos no coincide. Después de verificar la póliza, para crearla debe hacer clicen el botón Generar y el sistema mostrará el cintillo de Póliza generada correctamente (Imagen35), y en la lista de Ingresos, Egresos o Nómina el sistema deshabilita el botón Generar en lacolumna Operación y a la derecha crea la columna Pólizas, con la opción Ver que permiteconsultar la póliza generada permitiendo editarla (Imagen 37) si fuese el caso.

Imagen 35: Póliza Generada satisfactoriamente.

6.2.2 PÓLIZAS POR COBRAR – POR PAGAR

Crear una póliza por cobrar – por pagar para el caso de los CFDI pagados – cobrados enparcialidades tiene una forma equivalente a la de creación de pólizas cobradas, la diferencia radicaen que debe seleccionar por cobrar – por pagar (Imagen 36).

Imagen 36: Póliza por cobrar –por pagar.

Audita LO genera una póliza predeterminada en base al archivo XML del CFDI (Imagen 34), todoslos campos son editables y particularmente cuando se trata de una póliza pendiente por cobrar –por pagar aun cuando haya un CFDI del período actual, es posible enviarla a otro periodo de cobro


– pago modificando la fecha según sea el caso. Automáticamente se agregan más filas para colocarotras partidas, no es posible crear una póliza si la suma de cargos y abonos no coinciden, alfinalizar la creación el sistema nos mostrara el cintillo de póliza creada (Imagen 35), en el menúContabilidad, Ingresos, Egresos o Nómina el sistema deshabilita el botón generar y activa la opciónVer para consultar la póliza creada (Imagen 37) permitiendo editarla.

Imagen 37: Consulta y Edición de pólizas.

6.2.3 CREAR LA DIOT EN AUDITA LO

Dentro del menú Contabilidad, Egresos, elija entre Moneda Nacional o Divisas, seleccione de lacolumna Operaciones decida entre las opciones Por Pagar o Pagada (Imagen 38), de la póliza prellenada, en la esquina superior derecha encontramos el botón de agregar a DIOT (Imagen 39).

Imagen 38: Generación de póliza de egreso

Imagen 39: Botón agregar DIOT en póliza de egreso


Una vez dentro de la creación de la póliza de egresos daremos clic en el botón agregar DIOT el cualnos desplegara una ventana como se muestra a continuacion (Imagen 40) con el formato de datosestablecidos por el SAT para el posterior llenado con valores, al finalizar el llenado dará clic en elbotón guardar.

Imagen: 40 Llenado de la DIOT.

6.2.4 PÓLIZAS MASIVAS

En la creación de póliza masiva es el proceso es similar a la forma habitual de creación de pólizas,en el menú contabilidad debe elegir Ingresos – Egresos, identifique las pólizas que se agruparán enuna póliza, la diferencia radica en que la primera columna debe habilitar los pequeños cuadros yen la parte superior determinar si es cobrada – pagada o si está pendiente de pago – cobro(Imagen 41).

Imagen 41: Creación de póliza masiva.


Audita LO genera una póliza pre llenada con base en la información de todos los XML añadidos(Imagen 42), crea un concepto predeterminado, coloca el número y tipo de póliza, fecha y formade pago, todo editable.

Imagen 42: Póliza Masiva.

Si la información de las cuentas así como los importes son correctos, debe presionar el botónGenerar. La póliza se encontrará en el menú contabilidad opción pólizas (Imagen 43).

Imagen 43: Catálogo de Pólizas

Audita LO le proporciona un documento en formato Excel que contiene una tabla de todas pólizasgeneradas (Imagen 44) así como un documento en XML (Imagen 45), para cuando SAT solicita laspólizas en caso de revisión de información, Devolución o Compensación de impuestos.


Imagen 44: Detalle de pólizas en Excel.

Imagen 45: Detalle de pólizas en XML.

7. REPORTES

Con la finalidad de obtener mayor información acerca de las pólizas creadas, resultados deoperaciones para mostrar la situación financiera Audita LO proporciona diferentes modelos deinformación.

7.1 BALANZA DE COMPROBACIÓN

De los diversos reportes que Audita LO proporciona, en el menú Reportes se encuentra la Balanzade Comprobación (Imagen 46), una lista de todos los saldos, deudores y acreedores de todas lascuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas, es útil paralocalizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle ycorregirlos.


Imagen 46: Balanza de Comprobación.

El sistema muestra todas las cuentas con o sin movimientos, para simplificar las cuentas se facilitael botón Todos los movimientos mostrando únicamente las cuentas con movimientos, así tambiénAudita LO genera un archivo en formato Excel (Imagen 47) de esta balanza y el formato XML(Imagen 48) para enviarlo al buzón tributario, tanto para balanza de comprobación normal comopara balanza de comprobación complementaria. Al hacer clic en el botón Descargar XML elsistema le provee la balanza normal, para obtener la balanza complementaria primero deslice a laderecha (Imagen 49) la opción Balanza complementaria y determine la fecha para dicha balanza.

Imagen 47: Balanza en formato Excel. Imagen 48: Balanza en formato XML.

Imagen 49: Activar balanza de Comprobación.


7.2 LIBROS

Audita LO proporciona los libros contables, son registros o documentos que deben llevarobligatoria o voluntariamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética lasoperaciones mercantiles que realizan durante un período de tiempo determinado.

7.2.1 LIBRO DIARIO

Es un libro principal, en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diarioelaborados por la empresa durante el mes con el fin de obtener el movimiento mensual de cadacuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libromayor.

En este libro se encuentra información como (Imagen 50):

La fecha completa del día en el cuál se realizó el comprobante de diario. La descripción del comprobante. La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.

Imagen 50: Libro Diario.

El sistema permite hacer un filtro de pólizas por tipo o por un periodo de fechas.

7.2.2 LIBRO AUXILIAR

Es el libro de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores einformación registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliaresque necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.


En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos másimportantes son (Imagen 51):

Registro de las operaciones cronológicamente. Detalle de la actividad realizada. Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Imagen 51: Libro Auxiliar.

El sistema provee de dos formatos para la descarga local, formato Excel (Imagen 52) y en formatoPDF.

Imagen 52: Formato Excel del libro auxiliar.


7.2.3 LIBRO MAYOR

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual delas cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y sedetalla analíticamente en los libros auxiliares.

En él se obtiene la siguiente información (Imagen 53):

La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa). El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan. El movimiento débito o crédito de cada cuenta. Las operaciones mensuales. Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.

Imagen 53: Libro Mayor.

El sistema permite hacer un filtro de pólizas por tipo o por un periodo de fechas.

7.3 ESTADOS FINANCIEROS

También denominados estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son informesque utilizan las instituciones para dar a conocer la situación económica y financiera y los cambiosque experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útil paradiferentes áreas (Administración, gestores, reguladores y otros tipos de interesados como losaccionistas, acreedores o propietarios).

La mayoría de estos informes constituyen el producto final de la contabilidad y son elaborados deacuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados, normas contables o normas deinformación financiera.


7.3.1 ESTADO DE RESULTADOS

El estado de resultados, estado de rendimiento económico o estado de pérdidas y ganancias,muestra ordenada y detalladamente la forma de cómo se obtuvo el resultado del ejercicio duranteun periodo determinado. Es un documento de obligada creación por parte de las empresas,consiste en desglosar, los gastos e ingresos en distintas categorías y obtener el resultado, antes ydespués de impuestos (Imagen 54).

Imagen 54: Estado de Resultados.

7.3.2 BALANCE GENERAL

En el balance general podemos encontrar el informe financiero de la empresa consultando en unmes determinado, donde también encontramos las cuentas de activos y pasivos dentro delcatálogo de cuentas que se encuentra dentro del apartado del contribuyente (Imagen 55).


Imagen 55: Balance General

7.3.3 OPERACIONES CON TERCEROS

Para obtener el reporte de la DIOT, en el menú Reportes, operaciones con terceros (Imagen 56), sereflejarán los movimientos de los proveedores con DIOT, donde podrá descargar el archivo batch,que es un archivo TXT o bloc de notas (Imagen 57) listo para ser enviado al SAT y un XLS o archivode excel (Imagen 58) para uso y control interno.

Imagen 56: Reporte de Operaciones con Terceros.


Imagen 57: Nomenclatura de DIOT para carga batch.

Imagen 58: Reporte en Excel de la DIOT.

8. CATALOGOS

El menú catálogos proporciona un reporte de las pólizas que están pendientes de pago – cobro,para el caso en que se han creado pólizas y son fechadas para periodos posteriores (Imagen 59,Imagen 60).

Imagen 59: Catálogos por cobrar.


Imagen 60: Catálogos por pagar.

En ambos casos Audítalo le proporciona estos reportes en formato Excel, también tiene la opciónde eliminar un documento que ya fue cobrado – pagado presionando el botón eliminar en lacolumna Operaciones.

9. ANÁLISIS

Un elemento adicional que proporciona Audita LO es el menú análisis que muestra una gráfica debarras y una lista que muestra los 10 productos más vendidos (Imagen 61), los 10 clientesfrecuentes (Imagen 62),y los 10 municipios con mayores índices de venta (Imagen 63).

Imagen 61: Top de Productos.


Imagen 62: Top de Clientes.

Imagen 63: Top de Municipios.

Finalmente el sistema permite trabajar desde ejercicios anteriores, empezando por 2011 que fueel ejercicio en que se formalizó la factura electrónica (Imagen 64).


Imagen 64: Ejercicios y Períodos disponibles.

Para concluir actividades en Audita LO, simplemente en la esquina superior derecha en el menúOpciones localice la opción Salir (Imagen 65).

Imagen 65: Salir.

Dudas y/o comentarios favor de comunicarse al número 01 222 649 16 61.

Puebla, H. Puebla de Zaragoza.

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