manual de uso gefornet 3 - eafor.com · coordinadores de entidades gestoras: preinscriben alumnos;...

GEFORNET 3.1

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GEFORNET 3.1 es una aplicación informática (ASP contra SQL) para la gestión de la formación a través de Internet. Esta característica la hace especialmente útil para aquellas organizaciones que distribuyen sus planes de formación entre diferentes entidades externas (lo que en la aplicación se denomina “entidades gestoras”) y/o personas de la propia organización (coordinadores).

En las siguientes páginas se explica el contenido de la plataforma, mediante una recopilación de pantallas que permiten adentrarse en el funcionamiento del sistema.

USUARIOS

Presentación de los diferentes perfiles de acceso a la plataforma, incluyendo sus menús de trabajo.

FLUJO DE TAREAS

Permite obtener una visión de conjunto y una secuencia lógica de las tareas principales que se realizan en la plataforma.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONALIDADES

Utilizando pantallas de la plataforma se describen sus funcionalidades, siguiendo una secuencia de procedimientos que van desde el alta de los usuarios hasta la certificación del plan de formación.

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USUARIOS

GEFORNET 3.1, posibilita la interacción entre las entidades, empresas y personas que intervienen en los programas de formación ocupando cada uno roles diferentes y por lo tanto distintos perfiles de entrada.

COORDINADOR

DE ENTIDAD GESTORA

ALUMNOS

ENTIDAD GESTORA 2ENDIDAD GESTORA 1 ENTIDAD GESTORA n

ADMINISTRADOR DE GEFORMET 3.1

ADMINISTRATIVO

DEL ADMINISTRADOR

COORDINADOR DEL

ADMINISTRADOR

ADMINISTRATIVO

DE ENTIDAD GESTORA

COORDINADOR DEL

ADMINISTRADOR

AUDITOR

En las siguientes pantallas se muestran los Menús de trabajo de cada uno de los usuarios del sistema.

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El Administrador gobierna la plataforma configurando y parametrizando datos; crea usuarios y les asigna perfiles; planifica y crea planes de formación; crea cursos, profesores, etc.; crea convocatorias (acciones de formación) y designa responsables de su ejecución (Entidades Gestoras); utiliza informes y estadísticas para controlar el plan en su conjunto.

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La figura del auditor tiene acceso únicamente a los informes y estadísticas, pero no puede modificar ninguno de los datos incorporados a la plataforma.

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El Coordinador del Administrador es una figura intermedia entre el Administrador y las Entidades Gestoras. Se le puede asignar el control y seguimiento de varias Entidades Gestoras, de forma que puede evaluar y en su caso modificar algunos datos, pero exclusivamente de las Entidades Gestoras que tenga asignadas.

Dispone de informes y estadísticas correspondientes a la parte del plan responsabilidad de las Entidades Gestoras que se les asignen; disponen de todos los medios de comunicación internos; asisten al administrador en todos los aspectos técnicos de la gestión de los planes; controlan fechas de comunicación de la documentación; imprimen y/o descargan los documentos oficiales exigidos por las Administraciones públicas.

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El Administrativo del Administrador puede realizar bastantes tareas por delegación del Administrador. Es una figura pensada para descargar de trabajo al Administrador.

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Entidades gestoras (empresas de formación externas o técnicos de formación internos a los que se les asigna la ejecución de una parte del plan de formación).

Coordinadores de Entidades Gestoras: preinscriben alumnos; cumplimentan las convocatorias (acciones de formación) en los apartados que les corresponden (fechas, profesorado, lugar de impartición, etc.); seleccionan e inscriben alumnos en las convocatorias; realizan el seguimiento y control docente del trabajo de los alumnos mediante los informes de seguimiento; realizan el control de ejecución del plan mediante informes y estadísticas que sólo muestran datos sobre las acciones formativas de su responsabilidad.

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El Administrativo del Coordinador de Entidad Gestora puede realizar bastantes tareas por delegación del Coordinador.

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Alumnos: pueden preinscribirse directamente a través de Internet, seleccionando las acciones formativas que les interesen; introducen datos seguros en sus formularios de preinscripción ya que la plataforma controla la validez de NIF, CIF, Nª Seguridad Social, Nº patronal de la Seguridad Social (todos ellos datos indispensables para la gestión administrativa de la formación continua), entre otros datos que también se verificarán.

También pueden ser preinscritos por los la mayoría de los usuarios del sistema.

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FLUJO DE TAREAS

En la siguiente imagen se muestran las tareas principales que se realizan en el sistema, agrupadas según el orden en que se ejecutan.

TARE

AS P

REVI

AS ALTAS DE ÁREAS

ALTAS DE CURSOS

GEST

IÓN

DE P

LANE

S DE

FOR

MAC

IÓN

ALTAS DE PLANES MODIFICAR / BORRAR PLANES

ALTAS DE CONVOCATORIAS

MODIFICAR / ELIMINAR /

REASIGNAR CONVOCATORIAS

MODIFICAR ÁREAS

MODIFICAR / BORRARENTIDADES

MODIFICAR / BORRAR USUARIOS

MODIFICARALUMNOS / EMPRESAS

MODIFICARCONVENIOS

MODIFICARSECTORES

MODIFICARPROVEEDORES

INSCRIPCIÓNDE ALUMNOS

DAR ABANDONOS Y BAJAS DE ALUMNOS

MODIFICAR ABANDONOS Y

BAJAS DE ALUMNOS

ALUMNOSDISPONIBLES

ALUMNOSPRE INSCRITOS

EN CONVOCATORIAS

SITUACIÓNDE PLANES

SITUACIÓN DE INSCRIPCIONES

EN CONVOCATORIAS

ESTADÍSTICAS EXPLOTACIÓNCOMERCIAL

ALTAS DEUSUARIOS

ALTAS DE ALUMNOS Y EMPRESAS

ALTAS DEENTIDADES GESTORAS

ALTAS DE SECTORES

ALTAS DE PROCEDENCIAS

ALTAS DE CONVENIOS

Anexo 1

DS 15

DS 20

S10

MODIFICAR / BORRARPROCEDENCIAS

COMUNICACIONES PENDIENTES

S20

ALUMNOSPREINSCRITOS

EN CURSOS

S30

S-40: ACCIONES FORMATIVAS

Impresión y/o descarga

MODIFICAR PLANES

VER ESTADO DE CONVOCATORIAS

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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONALIDADES

En las siguientes páginas se realiza una descripción detallada de cada una de las funcionalidades de la plataforma, para ello se muestran las opciones de trabajo (pantallas) en las que se ejecutan las funcionalidades, junto a una descripción de su funcionamiento.

Para realizar la descripción se sigue una secuencia acorde con los procedimientos de trabajo que normalmente se pondrán en práctica para utilizar correctamente el sistema:

� Procedimiento para crear/modificar/eliminar Usuarios de la plataforma

� Procedimiento para crear/modificar Planes de formación

� Procedimiento para crear/modificar/reasignar/eliminar convocatorias (Acciones formativas)

� Procedimiento para inscribir alumnos en convocatorias (Acciones formativas)

� Procedimiento para imprimir/descargar documentos oficiales de inicio de la acción formativa

� Procedimiento para dar y modificar abandonos y bajas de alumnos en convocatorias

� Procedimiento para la certificación de planes de formación

� Utilización de los informes

� Estadísticas

� Explotación comercial de los datos de alumnos y empresas

� Sistema interno de comunicaciones

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PROCEDIMIENTO PARA CREAR/MODIFICAR/ELIMINAR USUARIOS DE LA PLATAFORMA

1. Crear Entidades gestoras (empresas o personas responsables de ejecutar acciones formativas).

2. Crear/modificar/eliminar usuarios (técnicos con perfiles diferentes asignados a entidades gestoras o al administrador).

Son las entidades que se responsabilizan de la impartición de una parte del Plan de formación .

Para cada Entidad gestora se crearán posteriormente los Coordinadores y Administrativos (personas físicas) que sean necesarios, en la opción del menú “Usuarios”.

La opción Borrar Entidades Gestoras permite eliminarla completamente del sistema mientras no haya gestionado ninguna Acción formativa en éste o en años anteriores. De haber gestionado alguna Acción formativa en planes anteriores, al borrarla únicamente dejará de ser elegible cuando se asignen las Convocatorias, pero los datos de las Acciones formativas impartidas en años anteriores se mantendrán en la aplicación.

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PROCEDIMIENTO PARA CREAR/MODIFICAR/ELIMINAR USUARIOS DE LA PLATAFORMA

1. Crear Entidades gestoras (empresas o personas responsables de ejecutar acciones formativas).

2. Crear/modificar/eliminar usuarios (técnicos con perfiles diferentes asignados a entidades gestoras o al administrador).

Se pueden crear los siguientes tipos de usuarios: Coordinador del Administrador, Administrativo del administrador, Coordinador de Entidad gestora, Administrativo de Entidad gestora, Auditor y Profesor.

Para crear un “Nuevo usuario”, se deben dar los siguientes pasos:

Pulsar en la opción de trabajo “Usuarios”.Cumplimentar todos los datos solicitados: nombre, coreo electrónico, etc.Seleccionar el perfil que se asignará a ese usuario, Coordinador de Administrador, etc.Dar permiso para imprimir los documentos oficiales o no, según la responsabilidad que se asigne a ese usuario.

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PROCEDIMIENTO PARA CREAR/MODIFICAR/ELIMINAR PLANES DE FORMACIÓN

Esta opción de trabajo permite crear las áreas de formación (ofimática, idiomas, etc.) en las que se incorporarán los cursos. Se podrán modificar las denominaciones de las áreas de formación en cualquier momento. También se podrán eliminar mientras no contengan cursos.

Para crear posteriormente los cursos es indispensable haber dado de alta las áreas de formación.

1. Crear o modificar áreas de formación: “Altas áreas de formación”; “Modificar/Borrar áreas de formación”.

2. Crear o modificar cursos: “Altas cursos”; “Modificar/Borrar cursos”

3. Crear o modificar Planes de formación: “Altas planes”; “Modificar/Borrar planes”

4. Crear Acciones formativas: “Acciones formativas S-40”

5. Crear y parametrizar la documentación administrativa que debe recogerse: “Documentos y recursos”. (Opción no obligatoria).

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Esta opción permite crear los cursos que se impartirán en el plan. Es obligatorio asignarles un área de formación. Los cursos pueden modificarse o eliminarse mientras no se hayan dado de alta convocatorias. A partir de ese momento no podrán modificarse ni eliminarse, ya que pasan a ser las denominaciones oficiales de las Acciones Formativas. Al crear los cursos se asignan la finalidad, los contenidos, los recursos pedagógicos y una ruta (URL), en la que se puede enlazar una demo del curso. Estos elementos pueden utilizarse posteriormente para enlazarlos a la Web institucional de nuestros clientes.






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Cumplimentar correctamente los datos que se incorporan al formulario de Alta de Planes tiene gran importancia, porque muchos de ellos se utilizan posteriormente para la confección de los DS-15.

Continúa…






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Código del Plan

El campo Código del Plan nos permite asignar un código de cuatro dígitos numéricos a cada plan. Está pensado para que se que puedan localizar más fácilmente las Acciones formativas que se impartan en cada plan, ya que este código pasa a formar parte de los códigos de las convocatorias de la siguiente forma: xxxx código plan; xxx número de la Acción formativa; xxx número de grupo. Ejemplo: 0401001023; en este caso el 04 correspondería al año del plan, el 01 al primer plan gestionado este año, 001 a la acción formativa y 023 al grupo.

Fecha de justificación

Se debe corresponder con el último día en que se pueda presentar la justificación ante la entidad financiadora. A partir de esta fecha el plan deja de ser operativo; es decir, que a partir de esa fecha no de pueden realizar modificaciones en las acciones formativas, ni en los participantes, etc. Únicamente se podrán extraer informes estadísticos

Año del Plan

Año de aprobación del plan.

Expediente

Número oficial asignado por la entidad que financia el plan.

Tipo de Plan

Se pueden seleccionar cuatro tipos de planes: Intersectorial, Sectorial, Autónomos y Economía Social. Si seleccionamos Sectorial, aparecerá un desplegable para elegir el sector que corresponda al plan.

Solicitante

Entidad solicitante

Continúa….






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Documentos utilizados por el plan

En este campo deberemos seleccionar el ámbito (Comunidad Autónoma o Estatal) en la que se desarrolla el plan, de forma que todos los documentos que se utilicen en ese plan se correspondan con los oficiales publicados por la Comunidad Autónoma o por la FTFE: solicitud de participación, S-10, S-20, S-30, DS-15.

Días necesarios para comunicaciones S-10

En este campo debemos incorporar el número de días mínimo que la convocatoria oficial exige para realizar la comunicación de la fecha de inicio de cada Acción formativa. La aplicación impedirá crear convocatorias con una fecha de comunicación que no cumpla con el número de días que se refleje en esta casilla.

Días oficiales, inmediatamente anteriores a la fecha de inicio, en los que no se puede modificar el S-10 sin variar dicha fecha de inicio

Como en el caso anterior, debemos incorporar en este campo el número de días, inmediatamente anteriores a la fecha de inicio, que impone la convocatoria oficial en los que cualquier modificación del S-10 implica cambiar la fecha de inicio. La aplicación impedirá modificar convocatorias sin respetar esta condición.

Responsable del plan de formación

Responsable de la gestión del plan de formación, que posteriormente aparece en cada una de las convocatorias y por lo tanto en los documentos oficiales.

Observaciones

En este campo se puede incorporar un texto con la descripción del plan; este texto aparecerá junto al número de expediente del plan en la ficha del alumno, de forma que éste tenga datos que le permitan escoger el plan que se corresponda con el sector al que pertenece.

Descripción y destinatarios

Estos campos se utilizan para elaborar una página que puede enlazarse desde la Web de nuestros clientes, para que los alumnos puedan ver las características de los planes y la descripción de los cursos que contiene cada plan, antes de preinscribirse.






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Una vez creado el Plan de formación, deberemos dar de alta las acciones formativas pertenecientes a ese plan, para ello pulsaremos sobre la opción “Acciones formativas S-40” del Menú, seleccionaremos el plan y pulsaremos sobre el botón Añadir acción, se desplegará un listado con la relación de los cursos dados de alta y seleccionaremos aquél que necesitamos convertir en Acción formativa. Una vez seleccionada la denominación de la acción, cumplimentaremos las casillas: horas, participantes y presupuesto.

A partir de estos datos podremos crear posteriormente las convocatorias (Grupos) en la opción “Altas convocatorias” o directamente en esta opción pulsando sobre el icono .

También podemos ver el estado de ejecución de cada acción formativa pulsando sobre el icono antes de crear nuevas convocatorias.

Los datos de alumnos y presupuestarios que se incorporan en esta opción posibilitan posteriormente controlar la ejecución de los planes a través de las “Estadísticas”; si no se introducen algunos informes y las estadísticas no funcionan correctamente.

Continúa…






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Desde esta opción podemos realizar la gestión completa de las Acciones formativas que componen cada plan de formación:

Crear convocatorias: pulsando sobre este icono podemos crear nuevas convocatorias; además nos proporciona información sobre la situación de la acción formativa, para poder tomar decisiones sobre la creación de nuevas convocatorias. En las siguientes páginas está descrito el procedimiento para crear las convocatorias, ya que existe también una opción del menú de trabajo para realizar esta tarea.

Modificar la Acción formativa: nos permite modificar la acción, es un recurso para subsanar errores.

Eliminar la Acción formativa: como en el caso anterior podemos eliminarla siempre que no existan convocatorias creadas para esa acción; de ser así, antes de eliminar la acción deberán eliminarse las convocatorias. En otro apartado está explicado el procedimiento para eliminar convocatorias.

Gestionar convocatorias: desde esta opción podemos reasignar una convocatoria a otra entidad gestora; también nos proporciona información para realizar la reasignación de forma segura.






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Mediante esta opción de trabajo el Administrador puede crear y parametrizar todos los documentos cuyo control, recogida y custodia son indispensables para la certificaciones de las Acciones formativas del Plan de formación.

Permite por lo tanto crear tantos documentos como sean necesarios, establecer fechas límite de recogida de los documentos y asignarlos a los planes de formación. Los documentos aparecerán, una vez creados, en cada convocatoria del plan, para que los Coordinadores de la Entidad Gestora puedan marcar si han recogido o no los documentos en las fechas establecidas. Esta información, reflejada por los coordinadores en las convocatorias, alimenta el informe Control de documentos y recursos que dispone el Administrador para llevar el control del cumplimiento de todo lo referido a la recogida de documentos.






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PROCEDIMIENTO PARA CREAR/MODIFICAR/ELIMINAR CONVOCATORIAS

Se puede crear convocatorias desde dos opciones de trabajo: en el Menú principal con la opción “Altas convocatorias” y desde la opción “S-40 Acciones formativas”, en ambas opciones el procedimiento para crearlas es el mismo:

La creación de la convocatoria requiere: asignar los códigos oficiales de la Acción y el grupo, los participantes de la acción formativa, asignar cada grupo a una Entidad Gestora, escoger la modalidad de impartición, la duración del curso y, por último, el plan de formación al que corresponde la Acción formativa, en el caso de que se esté gestionando más de un plan simultáneamente. Una vez incorporados todos estos datos a la convocatoria pulsaremos el botón Enviar para crearla.

Sin embargo, la convocatoria no queda completamente cumplimentada cuando la crea el Administrador. Aún falta que la Entidad gestora, a la que le haya sido asignada, cumplimente los datos que le corresponden, en concreto todos los relativos a la impartición de la acción: fechas, lugar, formador, etc.

El Administrador puede modificar o borrar una convocatoria siempre que el Coordinador de la Entidad Gestora no haya cumplimentado los datos que le corresponden; si ya están cumplimentados por el coordinador, pero la convocatoria no puede ser impartida, el Administrador deberá esperar a que el coordinador elimine los datos de la convocatoria (incluidos los alumnos si ya han sido inscritos) y después eliminarla de la aplicación completamente. Una vez hecho esto podrá asignarla a una nueva Entidad Gestora.

1. Crear o modificar convocatorias: “Altas convocatorias”; “Modificar/Borrar convocatorias”.

2. Al dar de alta la convocatoria ésta se activa en el Menú de trabajo del Coordinador (Entidad gestora) responsable de ejecutarla, quien deberá completar los datos que le son requeridos en la opción “Cumplimentar/Modificar convocatorias”. (Opción exclusiva del coordinador)

3. Eliminar convocatorias.

4. Modificar datos de convocatorias, una vez superada la fecha oficial de modificación del S-10: “Modificar datos de convocatorias”. (Opción exclusiva del administrador).

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Esta opción de trabajo tiene gran importancia, la información que aquí se incorpora afecta a la publicación de las convocatorias y a la inscripción de los alumnos. Además, es la información que el Administrador utilizará para realizar las comunicaciones oficiales en las fechas que el Coordinador establezca.

Preinscripción de alumnos (publicar convocatorias en el formulario de preinscripción de alumnos)

Para que una convocatoria pueda publicarse a través el formulario de preinscripción de los alumnos (ficha publicada en Internet a través de la Web del licenciatario) y, por lo tanto, estos puedan preinscribirse en ella, el Coordinador de la Entidad Gestora a la que le haya sido asignada, debe rellenar los datos obligatorios (señalados con un asterisco); hasta entonces, los alumnos no podrán seleccionar esta acción formativa en su formulario de preinscripción.

Continúa…


2. Al dar de alta la convocatoria ésta se activa en el Menú de trabajo del Coordinador (Entidad gestora) responsable de ejecutarla, quien deberá completar los datos que le son requeridos en la opción “Cumplimentar/Modificar convocatorias”. (Opción exclusiva del coordinador).



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Inscripción de alumnos en convocatorias

Para poder inscribir alumnos en convocatorias, deben estar cumplimentados todos los datos de la convocatoria (obligatorios y no obligatorios); hasta entonces la aplicación impedirá la inscripción.

Cumplimentar las convocatorias (Se puede acceder al listado de todas las convocatorias asignadas a través de la opción del menú: “Situación de inscripciones en convocatorias”).

El Coordinador tiene la responsabilidad de cumplimentar los datos de todas las convocatorias que le hayan sido asignadas por el Administrador del plan. Para ello, deberá seleccionar el Plan de formación al que corresponde la convocatoria, después seleccionar un Área de formación, posteriormente el curso y por último la convocatoria que se precisa cumplimentar. Una vez en el formulario de la convocatoria debe rellenar todos los campos teniendo en cuenta los siguientes criterios.

Fechas de inicio y comunicación: la fecha de comunicación deberá respetar el número de días establecido, entre ésta fecha y la fecha de inicio, por el Administrador del plan. El sistema impedirá la creación de una convocatoria que no respete ese número de días. Igualmente impedirá modificar un S-10 ya comunicado, sin variar la fecha de inicio, durante el periodo inmediatamente anterior a la fecha de inicio establecida por el Administrador al crear el plan de formación.

Fechas de presentación y comunicación del S-20: la aplicación refleja automáticamente en estos dos campos la misma fecha que la de inicio, pero ambas pueden ser modificadas según las necesidades del Coordinador.

Lugar de presentación: si se necesita que aparezca el lugar de realización de la presentación de las acciones en modalidad teleformación y a distancia en la ficha del alumno, debemos rellenar este campo que no es obligatorio (no impide la publicación de la convocatoria en la ficha del alumno no tampoco la inscripción de alumnos en la convocatoria.

Continúa…





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Horarios, días de impartición y centro de impartición: se rellenarán estos campos según lo requiera la Acción formativa, teniendo en cuenta que algunas modalidades formativas pueden requerir horarios diferentes en días diferentes, realizados por centros de impartición diferentes (Tutorías presenciales, Tutorías a distancia...), por lo que habrá que rellenar todos los campos necesarios. También habrá que marcar el centro de formación principal, el que debe aparecer en los formularios oficiales.

Toda esta información pasa a formar parte del S-10, por lo que se debe cumplimentar con cuidado.

Observaciones para el S-10

Este campo de texto está reservado para introducir aquellas aclaraciones que deban aparecer en el campo “Observaciones” del S-10.

Notificación de cancelaciones/modificaciones fuera de plazo.

Este campo de texto está reservado para introducir aquellas observaciones que deban aparecer en el campo “Notificación de cancelaciones/modificaciones fuera de plazo” del S-10.

Documentos

Al pulsar en este botón se abre una nueva pantalla en la que aparece la relación de documentos que deben ser recogidos y custodiados a efectos de certificación y justificación del plan de formación.

En ella se muestran: el nombre del documento, la fecha límite de recogida y un campo en el que el coordinador debe marcar si el documento ha sido recogido o no.

La información que aquí se refleja alimenta un informe, disponible para el Administrador, mediante el que puede controlar el proceso de recogida de la documentación de cada Acción formativa.

Bloqueo de la convocatoria

Una vez superada la fecha oficial en que se pueden realizar modificaciones en la convocatoria, ésta se bloquea automáticamente. Si es necesario realizar alguna modificación, el Coordinador de la Entidad Gestora deberá ponerse en contacto con el Administrador, que tiene habilitada una opción que le permite realizar modificaciones fuera de plazo.





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Eliminar alumnos de convocatorias: Al acceder a esta opción del menú del Coordinador de Entidad Gestora, se muestra un formulario en el que podemos seleccionar la convocatoria en la que necesitamos eliminar a los alumnos ya inscritos en ella. Tras seleccionarla, se nos muestra una nueva pantalla en la que aparece la relación de alumnos inscritos y preinscritos en la convocatoria. De forma que si utilizamos esta opción se eliminan tanto los inscritos como los preinscritos y todos ellos pasan a ser alumnos disponibles: pierden la convocatoria pero mantienen el curso.

Sólo se muestran las convocatorias que tengan alumnos inscritos o preinscritos y que no hayan finalizado. Si se necesita eliminar alumnos de convocatorias ya finalizadas, habrá que darlos de baja previamente, utilizando la opción “Dar bajas y abandonos” que está descrita más adelante, y es una opción exclusiva del Coordinador de la Entidad gestora.

Eliminar alumnos es un paso es previo a eliminar los datos de la convocatoria, que a su vez es previo e indispensable a que el Administrador pueda eliminar completamente la convocatoria de la aplicación.

Esta opción debe utilizarse cuando una convocatoria no pueda impartirse y sea necesario eliminarla o modificarla.

Eliminar datos de convocatorias: Al acceder a esta opción del menú del Coordinador de Entidad Gestora, se muestra un formulario en el que podemos seleccionar la convocatoria en la que necesitamos eliminar los datos ya incorporados en ella (fechas de inicio, centro de formación, profesor, etc.). Solamente se mostrarán convocatorias que no tengan alumnos inscritos o hayan sido eliminados previamente.

Tras seleccionar la convocatoria pulsaremos en el botón “Eliminar datos de la convocatoria” para proceder a eliminarla.

Este paso es previo e imprescindible para que el Administrador pueda eliminar completamente una convocatoria del sistema.

Modificar/Borrar convocatorias: A través de esta opción, exclusiva del Administrador, éste puede modificarla, si aún no ha sido cumplimentada por el coordinador y eliminarla completamente del sistema, si el coordinador de la Entidad gestora previamente ha eliminado todos sus datos y alumnos.





Eliminar convocatorias

• Eliminar alumnos de convocatorias: “Eliminar alumnos de convocatorias”, ( Coordinador).

• Eliminar datos de convocatorias: “Eliminar datos de convocatorias”, (Coordinador).

• Eliminar convocatorias: “Modificar/Borrar convocatorias”, (Administrador).

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Esta opción, exclusiva del Administrador, permite modificar datos de las convocatorias una vez que éstas han quedado bloqueadas para el coordinador, porque se ha superado la fecha oficial hasta la que es posible realizar modificaciones. El Administrador tiene acceso a los datos incorporados por el Coordinador de la Entidad Gestora y puede realizar los cambios que considere oportunos, como responsable del plan.





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PROCEDIMIENTO PARA INSCRIBIR ALUMNOS EN CONVOCATORIAS

Para que un alumno pueda preinscribirse en una convocatoria, además de haber incorporado al sistema el Plan, los Cursos, las Convocatorias, etc., el Administrador debe incorporar otros tres datos más: los sectores de actividad, los convenios y las procedencias.

Todos estos datos pasan a formar parte de los campos que el alumno debe cumplimentar al rellenar su formulario de preinscripción.

Altas sectores de actividad: Mediante esta opción se crean los sectores de actividad que posteriormente aparecen en el formulario de preinscripción del alumno, para que éstos puedan seleccionar el que les corresponda.

Se podrán modificar las denominaciones de los sectores y también borrarlos mientras no hayan sido seleccionados por algún alumno y por lo tanto ya aparezcan en su formulario de preinscripción.

Los sectores de actividad son un elemento importante para los planes de carácter sectorial, ya que al seleccionar los alumnos a inscribir en una Convocatoria deberemos utilizar este criterio para que se nos muestren solamente los alumnos pertenecientes al sector concreto al que pertenece el Plan de formación.

Altas convenios: Mediante esta opción se crean los convenios colectivos que posteriormente aparecen en el formulario de preinscripción del alumno, para que éstos puedan seleccionar el que les corresponda.

Se podrán modificar las denominaciones de los convenios y también borrarlos mientras no hayan sido seleccionados por algún alumno y por lo tanto ya aparezcan en su formulario de preinscripción.

Continúa…

1. Crear sectores de actividad: “Alta sectores”; “Modificar/Borrar sectores”.

2. Crear convenios colectivos: “Alta convenios”; “Modificar/Borrar convenios”. (Opción no obligatoria).

3. Crear procedencias (entidades de las que provienen los alumnos): “Procedencias”.

4. Preinscribir al alumno, cumplimentando o modificando la ficha de preinscripción (datos personales o datos de su empresa) utilizando las siguientes opciones de trabajo: “Altas Alumnos” “Modificar datos alumnos”; “Modificar datos de empresa”; “Gestionar centros de trabajo”. Se pueden importar alumnos desde la aplicación a través de la opción:“Importaciones> “Importación masiva de alumnos”, una vez importados se deberá preinscribir individualmente a los alumnos en los cursos que hayan solicitado, a través de la ficha de preinscripción: “Altas alumnos”.

5. Inscribir alumnos en convocatorias individual o agrupadamente: “Inscripción de alumnos en convocatorias”. (Opción exclusiva del coordinador).

6. Imprimir las solicitudes de participación de los alumnos, individual o por convocatoria: la impresión de las solicitudes de participación se realiza a través de un botón denominado “Ver estado de la convocatoria”, que se encuentra en diferentes opciones de trabajo: “Inscripción de alumnos en convocatorias”; “Situación de inscripciones en convocatorias”; “Situación de planes de formación”.

7. Imprimir documento para el control de asistencia S-30: “Impresión/Descarga de documentos oficiales”.

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Procedencias: La opción Procedencias está pensada para que se puedan seleccionar 1 ò 2 procedencias de los alumnos que se dan de alta en la aplicación. Nos indica la entidad o entidades que han aportado a los alumnos; puede utilizarse para reseñar la pertenencia de los alumnos o de sus empresas a asociaciones o federaciones. Las Procedencia creadas mediante esta opción, aparecen en el formulario de preinscripción del alumno, para que pueda seleccionarse la que se necesite en cada caso.

Es un campo obligatorio en el formulario de preinscripción de los alumnos, por lo tanto deberá darse de alta al menos una procedencia.

1. Crear sectores de actividad: “Alta sectores”; “Modificar/Borrar sectores”.

2. Crear convenios colectivos: “Alta convenios”; “Modificar/Borrar convenios”. (Opción no obligatoria).

3. Crear procedencias (entidades de las que provienen los alumnos): “Procedencias”.





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FORMULARIO DE PREINSCRIPCIÓN DE ALUMNOS

Los Alumnos pueden preinscribirse personalmente a través de Internet (Web del Licenciatario), ser preinscritos por los usuarios del sistema “Altas alumnos” o a través de la opción “Importación masiva de alumnos” que permite importar ficheros .TXT a la plataforma. En todos los casos se cumplimentará un formulario en el que se pueden resaltar los siguiuentes apartados:

Seleccionar preferencias de cursos: el alumno puede seleccionar una o las tres preferencias que aparecen en el formulario, pero la primera es obligatoria. Si se seleccionan las tres, se opta a realizar los tres cursos en éste o en posteriores programas de formación.

Continúa…

1. Crear sectores de actividad.

2. Crear convenios colectivos.

3. Crear procedencias (entidades de las que provienen los alumnos).


5. Inscribir alumnos en convocatorias individual o agrupadamente.

6. Imprimir las solicitudes de participación de los alumnos.

7. Imprimir documento para el control de asistencia S-30.

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FORMULARIO DE PREINSCRIPCIÓN DE ALUMNOS

Localidad en la que le interesa realizar éste u otros cursos: el alumno podrá indicar la localidad en la que prefiere realizar el curso; por defecto aparecerá la que se haya seleccionado en la primera preferencia, pero se puede cambiar para informarnos de otra localidad más cercana a su residencia o lugar de trabajo. Con esa información, en programas posteriores, se podrá ajustar mejor la ubicación de los cursos a las necesidades de los alumnos.

Datos personales: todos los campos de esta sección del formulario son obligatorios, porque los exigen las instituciones que financian los programas de formación. El DNI y el Nº de la Seguridad Social deben ser números válidos, de no serlo no se podrán introducir.

El correo electrónico es igualmente obligatorio, ya que es un medio muy eficaz de contactar con los alumnos.

Datos de la empresa: se puede seleccionar la empresa si ya existe un la base de datos, si no es así deberá cumplimentar el formulario correspondiente pulsando sobre el botón “Añadir nueva empresa”. La mayoría de los campos también son obligatorios, porque así lo exigen las instituciones que financian los programas de formación. Los números del CIF y de la Seguridad Social deben ser válidos para poder introducirse.

Centro de Trabajo: los datos del centro de trabajo aparecen automáticamente, ya que se toman de los datos de la empresa que se habrá creado o seleccionado anteriormente, pero se pueden modificar si éstos no coinciden con los de su centro de trabajo, que son los que deben incorporarse en este campo. Para modificarlos, se pueden seleccionar de la relación que aparece en el formulario si ya existe, o crear un nuevo centro de trabajo pulsando sobre el botón “Añadir nuevo centro”.








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El sistema posibilita la importación masiva de alumnos, a través de la opción de trabajo “Importaciones”. Para realizar la importación se deben seguir las instrucciones que figuran en esa opción de trabajo para crear un archivo de texto .TXT, con los datos y la estructura necesarios para su importación a la aplicación.

Al volcar los datos, se realizan una serie de controles que permiten verificar que el archivo .TXT es correcto; en caso de tener algún defecto nos informará de cual es, para que podamos corregirlo y volver a realizar la importación.

A través de esta opción solamente se vuelcan datos del alumno y de su empresa, por lo tanto, una vez volcados los alumnos se deberá realizar la preinscripción de cada alumno en los cursos solicitados, utilizando la ficha de preinscripción del alumno.








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GESTIONAR CENTROS DE TRABAJO

El sistema tiene diferentes opciones para añadir o modificar empresas y Centros de trabajo, que posibilitan una mejor gestión de estos datos, se muestra arriba la pantalla de la opción “Gestionar Centros de trabajo”, en la que el Administrador puede añadir, modificar o eliminar centros de trabajo.








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Cuando los alumnos cumplimentan el formulario de preinscripción escogen los cursos que están interesados en realizar, pero todavía no están inscritos en las convocatorias. Este

paso lo realiza el Coordinador o administrativo de la Entidad Gestora, responsable de la convocatoria tras comprobar que quedan plazas vacantes, que el alumno continua interesado en realizar el curso y que cumple los requisitos para realizarlo.

El proceso de inscripción se realiza en dos fases: selección de los criterios que deben cumplir los alumnos que se necesitan inscribir en la convocatoria, utilizando el formulario que se muestra en esta pantalla; e inscripción de los alumnos, que se muestra en la siguiente.

Continúa…




4. Preinscribir al alumno.




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Proceso de selección de alumnos

Tras acceder al formulario de “Inscripción de alumnos en convocatorias”, encontramos una serie de campos seleccionables: el primer grupo está destinado a seleccionar la convocatoria en la que necesitamos inscribir a los alumnos y el segundo a seleccionar los criterios que necesitamos que cumplan los alumnos que vamos a inscribir: tipo de empresa, régimen de la seguridad social, sector, sexo, etc.

De tal forma que cuando pulsemos el botón “Enviar”, solamente se nos muestre el listado de alumnos preinscritos en la convocatoria seleccionada, que cumplan con los criterios de selección que hemos marcado en el formulario.

Todos los criterios de selección de los alumnos pueden utilizarse o no según convenga a las características de los alumnos que pueden participar en el plan de formación.

Para poder inscribir alumnos en convocatorias, deben estar cumplimentados todos los datos de la convocatoria; hasta entonces la aplicación impedirá la inscripción. Por lo tanto, al seleccionar la convocatoria en cuestión nos aparecerá un aviso informándonos de que la convocatoria no está completamente cumplimentada.

Continúa…








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Una vez que hemos accedido al listado de alumnos, encontraremos que para cada uno de ellos disponemos de los siguientes datos y acciones:

Alumnos cofinanciados: los alumnos que aparezcan sobre fondo amarillo cumplen los criterios de cofinanciación establecidos en el plan de formación. Aquellos que aparezcan sobre fondo verde no cumplen alguno de los criterios de cofinanciación.

Teléfonos y correo electrónico: aparecen todos los teléfonos del alumno, incluido el de su empresa, y su correo electrónico para poder contactar con él antes de proceder a su inscripción si fuese necesario.

Ficha del alumno: igualmente podemos acceder a la ficha del alumno pulsando sobre su nombre.

Expediente académico: podemos acceder al expediente académico del alumno pulsando sobre el icono correspondiente para ver los cursos que ha realizado o está realizando en este momento y comprobar si es posible o no inscribirle en esta convocatoria.

Continúa…








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Notas del alumno: tenemos acceso a las notas o comentarios que se hayan realizado sobre este alumno.

No interesado: en caso de que el alumno no esté interesado en realizar el curso o no pueda hacerlo en este momento, debemos pulsar sobre este icono para trasladarlo a la opción “Alumnos disponibles”, desde la que podremos rescatarlo para éste o para sucesivos planes de formación.

Inscribir alumnos: mediante este icono inscribiremos al alumno en la convocatoriaseleccionada. Podemos realizar la inscripción de un único alumno o de un grupo de ellos simultáneamente, marcando la caja situada a la izquierda del nombre de cada alumno y posteriormente pulsando sobre el botón “Inscribir”.

Continúa…








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Ver estado de la convocatoria: al pie del listado de alumnos encontraremos un enlace denominado “Ver estado de la convocatoria”, en el que podremos ver todos sus datos incluyendo la relación de alumnos inscritos y preinscritos e imprimir la solicitud de participación de cada uno de ellos.








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Imprimir Solicitudes de participación de los alumnos

En el botón “Ver estado de la convocatoria”, que se encuentra en diferentes opciones de trabajo de la plataforma, podremos imprimir la Solicitud de participación de los alumnos con todos sus datos cumplimentados. Podemos Imprimir un único anexo o todos simultáneamente, marcando el recuadro situado a la izquierda de cada nombre de alumno y pulsando sobre el botón “Imprimir”. También podemos descargar un fichero adecuado para utilizar como formulario para realizar los seguros de los alumnos.








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Imprimir documento para control de asistencia S-30

Los documentos oficiales se imprimen y/o descargan en la opción de trabajo “Impresión de documentos oficiales”.

Tras pulsar en la opción “Impresión de documentos oficiales”, debemos seleccionar un plan, y posteriormente una Entidad Gestora, nos aparecerán las convocatorias de esta Entidad gestora y podremos localizar la que nos interese a través de los números de Acción y Grupo.

Para imprimir el documento de control de asistencia S-30 deberemos pulsar sobre el nombre del documento (S-30) en la casilla correspondiente. Al hacerlo, se abrirá el documento en cuestión con todos sus datos, para que podamos realizar una última comprobación antes de imprimirlo.

Para realizar correctamente la impresión, se deberá configurar previamente la página:

Eliminar el encabezado y el pie que aparecen por defecto.

Seleccionar la orientación (vertical u horizontal) que se ajuste mejor al documento.

Ajustar los márgenes; en algún caso será necesario incluso eliminarlos completamente dado el tamaño del documento a imprimir.








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PROCEDIMIENTO PARA IMPRIMIR/DESCARGAR DOCUMENTOS DE INICIO DE LA ACCIÓN FORMATIVA

Mediante esta opción, el sistema nos informa permanentemente de las comunicaciones que están pendientes de realizar (S-10 y S-20). Es por lo tanto una herramienta de trabajo muy importante para el Administrador, ya que le informa de las fechas límite en las que debe realizar las comunicaciones relativas a cada Acción formativa.

Además, en Comunicaciones pendientes podemos conocer el estado de la cumplimentaciónde cada uno de esos documentos: si el documento está incompleto, su casilla aparecerá cruzada por una línea de color rojo y no podremos proceder a su descarga o impresión, en caso de ser así deberemos contactar con la Entidad Gestora responsable para que termine de cumplimentarlos.

Cuando se supera la fecha de comunicación del S-10 el texto de la casilla “Fecha de comunicación de la convocatoria” aparecerá en rojo.

Cuando se supera la fecha de comunicación del S-20 la convocatoria desaparece del listado de “Comunicaciones pendientes”.

1. Revisar las comunicaciones pendientes de realizar a la FTFE: “Comunicaciones pendientes”

2. Imprimir y descargar ficheros S-10 y S-20 para volcar en aplicación FTFE: “Impresión/Descarga de documentos oficiales”.

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Mediante esta opción del Menú, la aplicación nos facilita la impresión o descarga de documentos oficiales; además, nos informa si los documentos están perfectamente cumplimentados, en cuyo caso podremos proceder a su impresión o descarga; de no ser así, la casilla del documento en cuestión aparecerá cruzada por una línea de color rojo, y no podremos realizar la descarga o impresión.

Tras pulsar en la opción “Impresión de documentos oficiales”, debemos seleccionar un plan, y posteriormente una Entidad Gestora, nos aparecerán las convocatorias de esta Entidad gestora y podremos localizar la que nos interese a través de los números de Acción y Grupo.

Cuando la convocatoria aparece sobre fondo amarillo, significa que se ha superado la fecha de comunicación del S-20, si bien pueden volverse a imprimir o descargar los documentos oficiales por si esto fuese necesario.

Imprimir documentos

Para imprimir un documento oficial deberemos pulsar sobre el nombre del documento (S-10, S-20) en la casilla correspondiente. Al hacerlo, se abrirá el documento en cuestión con todos sus datos, para que podamos realizar una última comprobación antes de imprimirlo.

Para realizar correctamente la impresión, se deberá configurar previamente la página:

Eliminar el encabezado y el pie que aparecen por defecto.

Seleccionar la orientación (vertical u horizontal) que se ajuste mejor al documento.

Ajustar los márgenes; en algún caso será necesario incluso eliminarlos completamente dado el tamaño del documento a imprimir.

Continúa…


2. Imprimir y descargar ficheros S-10 y S-20 para volcar en aplicación FTFE:“Impresión/Descarga de documentos oficiales”.

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Descarga de documentos

La aplicación posibilita generar automáticamente los archivos (Grupos=G y Centros=C para el S-10 y Participantes=P, para el S-20) necesarios para realizar posteriormente el volcado de ficheros en la aplicación de la FTFE.

Para ello deberemos pulsar sobre los campos correspondientes a la descarga de Grupos y Centros, dentro de la casilla del S-10 y sobre el campo Participantes dentro de la casilla del S-20. El funcionamiento en los tres casos es el mismo: al pulsar sobre el campo seleccionado se abre una pantalla que contiene el archivo (en formato .TXT) con todos los datos necesarios de los Grupos, Centros o Participantes. Pulsaremos sobre Archivo, Guardar como y lo guardaremos en nuestro equipo con el nombre que se crea por defecto y que estará compuesto por el número de la Acción y el del Grupo, seguidos de la palabra Grupo, Centro o Participantes según se trate de un archivo u otro.

La aplicación de la FTFE posee una opción denominada Volcado de ficheros, en la que se podrá realizar la carga de los tres archivos, cada uno a través de su opción correspondiente.


2. Imprimir y descargar ficheros S-10 y S-20 para volcar en aplicación FTFE:“Impresión/Descarga de documentos oficiales”.

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PROCEDIMIENTO PARA DAR Y MODIFICAR ABANDONOS Y BAJAS EN CONVOCATORIAS

Al acceder a esta opción del menú, se nos muestra un formulario en el que podemos seleccionar la convocatoria en la que necesitamos dar bajas o abandonos. Tras seleccionarla, se nos muestra una nueva pantalla en la que aparece la relación de alumnos inscritos en la convocatoria, su estado actual (C=Comenzado; A=Abandono; F=Finalizado y B=Baja y a su derecha los botones con los que podemos cambiar el estado del alumno.

Pulsando sobre cualquiera de los botones, se nos muestra una pantalla en la que deberemos confirma el cambio de estado del alumno.

El alumno que causa baja puede ser sustituido, por lo tanto solamente deberá utilizarse está opción antes de presentar el S-20. Los alumnos que causan baja no aparecen en el S-20 ni posteriormente en los documentos de certificación de las acciones.

El alumno que abandona, por causas justificadas o no, ya no puede ser sustituido y por lo tanto aparecerá como abandono en los documentos de certificación de las acciones.

Al pie del listado de alumnos encontraremos un enlace denominado “Ver estado de la convocatoria”, que al pulsarlo nos mostrará la convocatoria con la relación de alumnos inscritos y podremos comprobar el estado de cada uno de ellos y los cambios que hayamos realizado. Este enlace lo encontraremos en otras pantallas de trabajo y en todos los informes, para tener acceso rápido y directo al estado de cada convocatoria.

1. Dar abandonos y bajas de alumnos durante la realización de la acción formativa: “Dar abanodonos y bajas en convocatorias”. (Opción excusiva del coordinador).

2. Modificar abandonos y bajas, tras finalizar la acción formativa: “Modificar abadonos y bajas”.

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PROCEDIMIENTO PARA DAR Y MODIFICAR ABANDONOS Y BAJAS EN CONVOCATORIAS

Al acceder a esta opción del menú, se nos muestra un formulario en el que podemos seleccionar la convocatoria en la que necesitamos modificar las bajas o abandonos (solamente se mostrarán las convocatorias finalizadas). Tras seleccionarla, se nos muestra una nueva pantalla en la que aparece la relación de alumnos inscritos en la convocatoria y a su izquierda dos botones que nos permitirán modificar el estado del alumno.

Pulsando sobre los botones se nos muestra una pantalla en la que deberemos confirma el cambio de estado del alumno.

Esta opción está pensada para modificar el estado de los alumnos antes de proceder a la certificación de las Acciones formativas y rectificar errores.

1. Dar abandonos y bajas de alumnos durante la realización de la acción formativa: “Dar abanodonos y bajas en convocatorias”. (Opción excusiva del coordinador).

2. Modificar abandonos y bajas, tras finalizar la acción formativa: “Modificar abadonos y bajas”.

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PROCEDIMIENTO PARA LA CERTIFICACIÓN DE PLANES DE FORMACIÓN

Esta opción posibilita realizar una revisión de los errores que puedan contener los archivos de “Grupos” y “Participantes” en el DS-15, antes de descargarlos.

Se puede escoger el plan, una entidad gestora y un intervalo de fechas, el que se ajuste al periodo que se va a certificar, la fecha seleccionada nos muestra información de acciones finalizadas hasta el día inmediatamente anterior.

Para realizar la revisión se utilizan más de 50 criterios relativos al número de caracteres que deben contener los diferentes campos que se controlan, caracteres repetidos, etc.

1. Revisión de errores en datos de Grupos y Participantes: “Certificación oficial DS-15”

2. Descargar ficheros para volcar en aplicación FTFE: “Certificación oficial DS-15”

3. Cambiar empresa/centro de trabajo de los alumnos: “Certificación oficial DS-15”

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Esta opción posibilita realizar la descarga de los ficheros de “Grupos” y “Participantes” que se deben volcar en la aplicación oficial de la FTFE. Igualmente permite seleccionar una Entidad Gestora o todo el plan y un intervalo de fechas. La fecha seleccionada nos muestra información de acciones finalizadas hasta el día inmediatamente anterior.




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Esta opción posibilita cambiar la empresa y/o el centro de trabajo de un alumno cuando se ha producido un error, y antes de volcar los datos para el DS-15. El cambio tiene efecto en la convocatoria en la que haya participado el alumno, pero no así en su ficha. Si es necesario cambiar el dato de la empresa en la ficha, habrá que acceder a ella y realizar el cambio. Por lo tanto, para acceder al alumno hay que seleccionar previamente la convocatoria en la que está inscrito y después proceder a realizar los cambios.




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UTILIZACIÓN DE LOS INFORMES

Este informe posibilita extraer información sobre los alumnos preinscritos en los cursos que están activos en el sistema. Es decir, que nos proporciona un mapa global con la cantidad de alumnos que han solicitado realizar cada curso y en cada modalidad formativa.

Al acceder a esta opción del menú de trabajo, en primer lugar encontramos una serie de campos seleccionables que posibilitan elegir el tipo de alumnos que necesitamos que aparezcan en el informe:

Plan: seleccionaremos un plan concreto o todos los planes.

Preferencia: se pueden elegir todas las preferencias de cursos seleccionadas por los alumnos en el formulario de preinscripción, en cuyo caso el número de alumnos que aparecerá en cada curso incluirá todos los alumnos que lo hayan seleccionado en primera, segunda y tercera preferencia. O bien seleccionar una de las preferencias.

Sector: se pueden seleccionar todos o cada uno de los sectores existentes.

Continúa…

1. Para analizar los participantes preinscritos en cursos (sin convocatorias) y realizar la planificación de nuevos planes de formación: “Alumnos preinscritos en cursos” y “Alumnos preinscritos en cursos por preferencia”.

2. Para analizar los participantes preinscritos en las convocatorias de un plan activo.

3. Para analizar cómo se va produciendo la inscripción de los participantes en las convocatorias.

4. Para analizar la ejecución de una acción formativa o plan (finalizados, abandonos).

5. Para analizar el nivel de cumplimiento de un plan (presupuestario, por colectivos y por zonas).

6. Para analizar el cumplimiento de las Entidades gestoras en la recogida de documentación administrativa.

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Régimen de la Seguridad Social: se pueden seleccionar todos o cada uno de ellos.

Comunidad Autónoma: se pueden seleccionar todas o cada una de ellas para afinar laselección del tipo de alumnos necesarios.

Fecha de inscripción: fecha a partir de la cual se mostrarán los resultados del informe.

El resultado que nos muestran los informes de Alumnos preinscritos en cursos por modalidad y preferencia, es un mapa con todas las solicitudes de cursos que se han acumulado en las bases de datos de la plataforma.

Gracias a esta información se puede realizar una planificación muy precisa, basada en las demandas de cursos de los alumnos que se han preinscrito en la plataforma.

1. Para analizar los participantes preinscritos en cursos (sin convocatorias) y realizar la planificación de nuevos planes de formación: “Alumnos preinscritos en cursos” y “Alumnos preinscritos en cursos por preferencia”.






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Los alumnos preinscritos pasan a la condición de alumnos disponibles en dos casos: cuando al realizar el proceso de inscripción el coordinador constata que el alumno no va realizar la convocatoria en la que se había preinscrito y utiliza el botón “Dejar como disponible” y, de forma automática, el día siguiente al del comienzo de la Acción formativa si no ha sido inscrito ella. Por lo tanto, durante el periodo que no existen planes activos, todos los alumnos preinscritos en cursos son alumnos disponibles.

Al acceder a esta opción del menú, se nos muestra un formulario con dos grupos de campos seleccionables para poder escoger los que nos interesen.Continúa…

1. Para analizar los participantes preinscritos en cursos (sin convocatorias).

2. Para analizar los participantes preinscritos en las convocatorias de un plan activo:“Alumnos disponibles”.





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Tras marcar los criterios que nos interesen, accederemos a una pantalla en la que se nos muestran: los criterios de selección utilizados, el curso y la modalidad seleccionados y una relación de provincias o localidades (según hayamos elegido una u otra opción) con el número de alumnos preinscritos en cada una de ellas. Pulsando sobre ese número se nos mostrará una nueva pantalla con la relación de alumnos y algunos datos que nos permitirán ponernos en contacto con ellos, ver su expediente académico, etc.


2. Para analizar los participantes preinscritos en las convocatorias de un plan activo:“Alumnos disponibles”.





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Tras acceder a esta opción de trabajo, podremos seleccionar dos tipos de informes: detallado y por fechas. Ambos nos suministran la misma información pero organizada de forma diferente. El informe por fechas nos da una visión de conjunto y el detallado desagrega mucho más la información. En ambos casos, podemos ordenar la información pulsando sobre los campos situados en la cabecera de los informes.

Una vez seleccionado el tipo de informe accederemos a una pantalla en la que podremos seleccionar el plan de formación sobre el que necesitamos conocer la situación de las inscripciones en las convocatorias creadas.

Al pulsar en enviar accederemos a una relación con las convocatorias del plan elegido, para cada una de las cuales obtendremos la siguiente información:

Continúa…



3. Para analizar cómo se va produciendo la inscripción de los participantes en las convocatorias: “Situación de inscripciones en convocatorias”.




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Convocatoria: pulsando sobre el código de la convocatoria accederemos a la opción “Ver estado de la convocatoria”, en la que podremos ver todos sus datos incluyendo la relación de alumnos inscritos y preinscritos e imprimir la solicitud de participación de cada de ellos.

Curso: denominación de la acción formativa.

Inicio: fecha de inicio de la acción formativa. Si está en blanco nos informa de que el coordinador todavía no ha incorporado este dato a la convocatoria.

Fin: fecha de finalización de la acción formativa.

Total participantes: participantes en la convocatoria determinados por el Administrador al crearla.

Alumnos inscritos: alumnos que ya ha inscrito el coordinador en la convocatoria.

Faltan por inscribirse: alumnos que faltan por inscribir sobre el total de participantes determinados por el Administrador.



3. Para analizar cómo se va produciendo la inscripción de los participantes en las convocatorias: “Situación de inscripciones en convocatorias”.




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Este informe posibilita extraer información sobre el desarrollo de los planes de formación cuando ya se están impartiendo. Tras acceder a esta opción de trabajo, podremos seleccionar tres tipos de informes: detallado por convocatorias, por fechas de convocatorias y por acciones formativas.

Los dos primeros informes nos permiten acceder a la situación del plan por convocatorias; en ambos casos, accederemos a una pantalla en la que podremos seleccionar el plan de formación sobre el que necesitamos conocer su situación. En la cabecera de los informes podemos seleccionar la forma en que se preferimos que se ordene la información.

Al pulsar en enviar accederemos a una relación con las convocatorias del plan elegido, para cada una de las cuales obtendremos la siguiente información:

Continúa…




4. Para analizar la ejecución de una acción formativa o plan (finalizados, abandonos):“Situación de planes de formación”.



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Curso: denominación de la acción formativa.

Inicio: fecha de inicio de la acción formativa. Si está en blanco nos informa de que el coordinador todavía no ha incorporado este dato a la convocatoria.

Fin: fecha de finalización de la acción formativa.

Participantes: participantes en la Acción formativa determinados por el Administrador al crear la convocatoria.

Comenzados: alumnos que han comenzado la Acción formativa.

Vacantes: alumnos que faltan por inscribirse sobre el total de participantes determinados por el Administrador.

Finalizados: alumnos que han finalizado correctamente la Acción formativa sobre el total de comenzados.

Abandonos: alumnos que han abandonado la Acción formativa, sobre el total de comenzados.

Bajas: alumnos que causaron baja antes de comenzar la impartición de la Acción formativa.







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El informe de situación de planes por acciones formativas, nos muestra la situación de ejecución del plan a partir de las acciones formativas; incorpora información sobre los porcentajes de ejecución incluyendo los alumnos en curso.

Pulsando sobre el código de la acción formativa, columna de la izquierda, desplegaremos las convocatorias que se están ejecutando en la acción formativa. Esta nueva ventana (la imagen de abajo) nos proporciona información sobre la ejecución de cada una de las convocatorias, incluyendo la entidad gestora que la está ejecutando.







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GRUPO CONFORSA


Esta opción de trabajo situada en “Estadísticas”, muestra información sobre el nivel de ejecución del plan desde el punto de vista presupuestario.

Ejecución del presupuesto del plan: permite extraer datos sobre el porcentaje de cumplimiento del plan de formación desde el punto de vista presupuestario, en la fecha del día que se realiza la consulta.

Simulación de ejecución del presupuesto del plan: permite extraer la misma información, pero en la fecha que nos interese en cada momento.





5. Para analizar el nivel de cumplimiento de un plan (presupuestario, por colectivos y por zonas): “Estadísticas” > “Ejecución del plan”.


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Ejecución por colectivos y zonas: permite extraer datos sobre el porcentaje de cumplimiento del plan referidos a los colectivos (mujeres, cofinanciados y administración pública) y a las zonas (Objetivo 1,Objetivo 3 y Cantabria).

Simulación ejecución por colectivos y zonas: permite extraer la misma información pero en la fecha que determinemos.

Todas estas estadísticas están programadas de forma que los datos que se muestran hacen referencia a los alumnos finalizados (y abandonos) de convocatorias que hayan finalizado hasta el día anterior a la fecha que se solicita.

Para poder obtener esta información, previamente habrá que cumplimentar los datos de las acciones formativas en un apartado nuevo denominado “Acciones formativas S-40”, dichos datos son: horas, participantes concedidos y presupuesto de la acción. Una vez cargados estos datos ya se puede acceder a las estadísticas.





5. Para analizar el nivel de cumplimiento de un plan (presupuestario, por colectivos y por zonas): “Estadísticas” > “Ejecución del plan”.


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Mediante esta opción de trabajo el Administrador accede a un informe que muestra la situación del cumplimiento de la recogida de los documentos por parte de las Entidades gestoras responsables de cada Acción formativa.

Es decir, que muestra una pantalla en la que aparecen las acciones formativas, los documentos que deben ser recogidos por las Entidades gestoras responsables de dichas acciones, las fechas límite de recogida y, por último, si los documentos han sido recogidos o no y en caso afirmativo en que fecha.

Se puede acceder a cada convocatoria o a todas las convocatorias de una Entidad gestora.






6. Para analizar el cumplimiento de las Entidades gestoras en la recogida de documentación administrativa: “Control de documentos y recursos”.

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ESTADÍSTICAS

En esta opción de trabajo se extraen diversas estadísticas que completan la información relativa a cada plan de formación. Al pulsar en cada una de los ocho tipos de estadística se muestra un informe con las características que se pueden apreciar en la imagen inferior. También podemos transformar la información estadística en gráficos.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LAFORMACIÓN

SISTEMA DE GESTIÓN DE LAFORMACIÓN

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ESTADÍSTICAS

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GRUPO CONFORSA

EXPLOTACIÓN COMERCIAL DE DATOS DE ALUMNOS Y EMPRESAS

Esta opción de trabajo posibilita volcar a un archivo Excel, los datos de los alumnos y de las empresas a los que necesitemos enviar información, de forma que podamos tratar los datos y realizar envíos mediante fax, mail, etc. También generar etiquetas para sobres.

Alumnos

Permite utilizar determinados criterios de selección para conformar la relación de alumnos que necesitemos: alumnos preinscritos, inscritos, sin curso, alumnos finalizados, abandonos, etc.

Empresas

Permite seleccionar las empresas de una Comunidad Autónoma o de una provincia.

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SISTEMA INTERNO DE COMUNICACIONES

Buzón de correo: todos los usuarios disponen de un buzón de correo, en el que pueden recibir y responder los correos recibidos; el administrador y los coordinadores del administrador pueden además, escribir correos y crear listas de correo. El funcionamiento del buzón es similar al de cualquier aplicación de correo electrónico, si bien posee la particularidad de que al enviar el correo se puede elegir entre enviarlo únicamente al buzón interno del usuario, a su buzón personal o a ambos simultáneamente.

Para que el sistema pueda funcionar correctamente, el Administrador deberá previamente introducir en la ficha de cada usuario (“Modificar Usuarios”) el nombre, los apellidos y la dirección de correo electrónico personal.

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Listas de correo

Esta opción permite crear listas de correo para enviar mensajes simultáneos a varios destinatarios.

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Eventos: son mensajes automáticos que el sistema envía cuando se produce uno de los eventos incorporados al sistema. Los eventos pueden editarse, es decir, que se puede modificar el texto del mensaje que recibirán los usuarios correspondientes cuando se produzca el evento. Contiene instrucciones que deben respetarse al realizar la edición.

Para que un evento funcione debe activarse pulsando sobre el botón de color rojo situado a la derecha del nombre del evento: botón en color verde = activado; color rojo = desactivado.

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manual de uso gefornet 3 - eafor.com · coordinadores de entidades gestoras: preinscriben alumnos;...

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