manual de teoria y practica

INDICE

1. INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………………………………. 01-08

2. GLOBAL……………………………………………………………………………………………………………… 09-20

3. SISTEMA…………………………………………………………………………………………………………….. 21-109

4. ALMACEN………………………………………………………………………………………………………….. 110-161

5. FABRICA…………………………………………………………………………………………………………….. 162-176

6. FACTURACIÓN…………………………………………………………………………………………………… 177-295

7. CAJA………………………………………………………………………………………………………………….. 296-310

8. INFORMES…………………………………………………………………………………………………………. 311-325

9. BABEL…………………………………………………………………………………………………………………. 326-329

10. UTIL……………………………………………………………………………………………………………………. 330-379

11. AYUDA……………………………………………………………………………………………………………….. 380

12. COPIA SEGURIDAD……………………………………………………………………………………………… 381-385

PresentaciónEsta ayuda se presenta como un material complementario para la comprensión y aprovechamiento óptimo de la herramienta de trabajo de la organización.

En este caso la aplicación que tenemos entre manos está equipada con una tecnología sofisticada, en lo que se refiere a seguridad, bases de datos, y manejabilidad, adecuándose con los valores que caracterizan a Sage, sencillez, agilidad, integridad, confianza e innovación.

Las características de esta ayuda son:

Se tratarán desde el inicio conceptos básicos de la herramienta, que serán el pilar fundamental a la hora de profundizar en temas más complejos.

Que se pueda mover con seguridad en la aplicación para un control completo de la gestión administrativas y comercial que demandan las empresas en el transcurso del negocio.

La necesidad de llevar un control exhaustivo de toda la información referente a terceros con los que trabaja la empresa.

Hoy por hoy los conocimientos y la aplicación de ellos sobre una herramienta de trabajo es algo fundamental para llevar un control administrativo y comercial.

Su producto, es el estándar de gestión fiscal más vendido del mercado.

Este manual va dirigido a los siguientes perfiles:

Nuevos usuarios.

Usuarios que conocen versiones anteriores del producto de Gestión.

Esta ayuda te servirá para adquirir los suficientes conocimientos como para aplicar en el producto, además de obtener destreza y agilidad en la aplicación.

ObjetivosEl objetivo de la ayuda es asimilar y aprender las funcionalidades que caracterizan a la aplicación para poder llevarlos a la práctica real de la mediana, pequeña y gran empresa en España.

Este manual nos servirá para plasmar la documentación generada por una empresa en el software de Gestión más vendido en España, del modo más sencillo y ágil.

Conocer las funcionalidades, tanto básicas como avanzadas.

Plasmar en la aplicación todos los documentos comerciales generados por una empresa: facturas de compras, ventas, recibos de cobros, pagos, remesas de recibos, control de comisiones, etc.

Elaborar los distintos informes pedidos por otros departamentos de la empresa, para la toma de decisiones en cuanto a ventas, compras, gestión de inventario, previsiones de cobros y pagos… etc.

De un vistazo

Sage España es el referente en desarrollo de soluciones de Gestión empresarial para empresas y administraciones públicas, desde el software y los servicios a la consultoría y la formación.

Te damos algunas cifras de la compañía para que nos conozcas mejor:

En España

1.400 empleados

23 delegaciones por toda España

354.000 clientes

Más de 8.000 llamadas de clientes al día

Más de 100.000 clientes con contrato de servicio

4.700 distribuidores de retail

250 socios de valor añadido

En el mundo

13.400 empleados

Cotiza en el Footsie 100 de Londres desde 1999

Presente en 23 países

Más de 6 millones de clientes

15 centros de I+D

1,7 millones de clientes con contrato de servicio

40.000 consultores independientes

23.000 distribuidores

Licencias

Esta aplicación es la gama de soluciones de gestión contable y financiera más utilizada por la Pequeña y Mediana empresa. Te ofrecemos la información más completa de cada una de las caracteristicas de cada gama de producto, para que elijas la que mejor se ajusta a tu negocio.

Identifica el producto adquirido y pulse sobre él para ver sus características.

FacturaPlus

TPVplus

Comercio

Gestión de Barra

¿Cómo saber si mi software es Legal?

Verifica en el momento de comprar el producto si éste cuenta con la correspondiente licencia de uso, exige una factura o ticket de compra, y comprueba que el software lleva su número de serie. La falta de alguno de estos elementos puede ser un indicio de que el software que has adquirido no es legal. Si necesitas más información no dudes en llamarnos.

Para minimizar los riesgos de falsificación y venta ilegal de software, se recomienda que el mismo sea adquirido directamente a Sage o a través de sus distribuidores autorizados.

Piratería del software

Se considera "piratería de software" todo uso, instalación, copia, distribución o comercialización de software sin autorización de Sage, según lo establecido en el contrato de licencia del mismo. Cualquier persona que practique piratería de software comete un acto ilegal, penado y perseguido según las previsiones de la Ley de Propiedad Intelectual y el Código Penal.

Beneficios del software legal

La piratería afecta a la economía de todo un país. Las ventajas de reducirla no sólo se reflejarían en las cifras macroeconómicas, sino que repercutirían en todo los ámbitos de la sociedad. Si se lograra reducir la tasa de software ilegal, nuestro país tendría una economía más competitiva y además, se generarían mayores inversiones en el área I+D+i.

Reducir el índice de piratería supondría también un incremento en el número de puestos de trabajo, la mayoría de ellos de alta cualificación. En España hay más de 12.000 empresas que viven de esta actividad y que ven amenazada su supervivencia a causa de la vulneración de la propiedad intelectual.

FacturaPlusLa solución de gestión comercial ideal para las PYMES por su completa funcionalidad

Limitaciones funcionales

Las aplicaciones No Registradas y las Versiones Educativas, poseen una serie de limitaciones, detalladas en el cuadro adjunto:

Los productos No Registrados son aquellos que tienen introducido el número de serie, y no han solicitado la contraclave, para terminar de registrar la aplicación.

Recuerda

Existe una empresa de pruebas, no debe ser utilizada como empresa real de trabajo. Podrían producirse desajustes funcionales, debido a la posibilidad de adquirir posteriormente un tipo de licencia que haga incompatible el uso de los datos incluidos inicialmente, con la licencia finalmente contratada. Proceda con precaución.

Entorno de trabajo

Acceso a la aplicación

Finalizado el proceso de instalación y para acceder a la aplicación, haz un click sobre el icono del programa que se encuentra en el Panel de Gestión. Una vez que entres, verás la siguiente ventana:

La primera vez que accedes, solo estará creada la cuenta llamada Supervisor, que no tiene clave. Este usuario tiene todos los permisos de acceso, por lo que podrá acceder a todas las opciones de la aplicación. Para gestionar el resto de usuarios, desde dentro de la aplicación accede a Útil \ Perfiles de usuario, colores, periféricos \ Gestión de Usuarios.

Área de trabajo

Cuando accedes a la aplicación desde el Panel de Gestión, tienes que logarte con tu usuario y contraseña y entrarás en la aplicación. Te vas a encontrar con la siguiente ventana. Pasamos a explicar cada una de las partes de ella.

Recuerda

El contenido de la ayuda está realizada en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén

habilitadas. Para ver las opciones disponibles según licencia o gama adquirida pulsa aquí

La aplicación se divide en varias áreas:

Menú horizontal (superior)

Menú vertical (izquierda)

Escritorio Sage (zona central)

Adaptación a la Ley de Protección de datos

Los programas de Sage, se han adaptado a la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Datos de Carácter Personal.

La presente Ley Orgánica tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar.

Esto concierne a los siguientes apartados de las aplicaciones:

¡ Nivel de seguridad en el acceso a la empresa

¡ Información en las copias de seguridad.

¡ Novedades en la autenticación de usuarios por contraseña.

Nivel de seguridad en el acceso a la empresa

Al adaptar nuestros productos a la Ley, hemos añadido los siguientes datos en las siguientes opciones:

¡ En la opción de Empresas, en la carpeta Datos Generales, hemos añadido un nuevo campo Nivel de seguridad, (por defecto 9).

Datos de empresa. Nivel de seguridad

¡ Y en la opción Útil\Perfiles de Usuario\Gestión de usuarios, en el botón Configurar tenemos otro nuevo dato Nivel de seguridad de acceso a empresas.(por defecto 9)

Configuración de usuarios. Nivel de seguridad

El nivel de seguridad de acceso del usuario debe ser mayor o igual al nivel de acceso de la empresa, si el usuario tiene un nivel inferior al asociado a la empresa, tendrá el acceso denegado para la empresa seleccionada.

Información en las copias de seguridad

En el proceso de copias de seguridad, ampliamos la información correspondiente a los datos que contiene la copia, mostrando los datos correspondientes al usuario que la realiza, fecha y hora de la realización, tipo de acceso. Estos datos se adaptan a la Ley Orgánica del Protección de Datos de Carácter Personal, concretamente en el Real Decreto 994/1999 de 11 de Junio "Reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal".

Información sobre la copia de seguridad.

Novedades en la autenticación de usuarios por contraseña

Importante

Los niveles de acceso para la empresa es de 1 a 9. Por defecto la aplicación facilitará la empresa de pruebas y el usuario supervisor asociado al nivel 9.

Es obligatorio que TODOS los usuarios tengan una contraseña informada que identificará al usuario de forma unívoca. En el acceso a la aplicación y donde se solicite dicha contraseña se mostrará de forma no legible al usuario.

Se puede definir la periodicidad con la que se deben cambiar las contraseñas.

Se ha limitado el acceso a tres intentos fallidos. De tal forma que si se intenta entrar a la aplicación con una contraseña érronea por tercera vez el usuario quedará inhabilitado (estado= baja) de forma automática.

Ver Gestión de usuarios

Importante

Debido al cambio de política de seguridad en la contraseña, todos los usuarios creados en versiones anteriores deberán definir de nuevo una contraseña para acceder a la aplicación. El Supervisor deberá definir además una pregunta y respuesta de control que se le solicitará si olvida la contraseña.

GlobalBajo este título englobamos las opciones de Empresas, Cajas (en el caso de TPV) y Terminar.

Para acceder a estas opciones realice clic con el ratón sobre la palabra. También puede activar el menú manteniendo pulsada la tecla Alt y el carácter que encabeza esta opción del menú, en este caso la G, o si lo prefiere posicione el cursor sobre la opción y pulse Intro.

Con cualquiera de los métodos anteriormente descritos el programa le mostrará una pantalla como la situada bajo estas líneas. En ella encontraremos las siguientes opciones, comentadas a lo largo de este capítulo.

Empresas

Cajas

Terminar Alt-F4

Recuerda

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas. Para

ver las opciones disponibles según licencia o gama adquirida pulsa aquí

Empresas

Esta opción se utilizará para añadir nuevas empresas al programa, variar los datos de la empresa, para liberarla en el caso que fuese necesario, y para la conversión de la empresa seleccionada, cuya moneda de trabajo por defecto sea la peseta, a una nueva empresa cuya moneda de trabajo por defecto sea el euro. Esta nueva opción nos permitirá la captura de ciertos datos (precios, riesgos, etc) en la nueva moneda.

Al seleccionar esta opción, el programa nos muestra una pantalla como la que visualizamos a continuación.

Recuerda, que existe una empresa de pruebas, no debe ser utilizada como empresa real de trabajo. Pueden producirse desajustes funcionales, debido a la posibilidad de adquirir posteriormente un tipo de licencia que haga incompatible el uso de los datos incluidos inicialmente, con la licencia finalmente contratada. Procede con precaución.

Empresas

¿Cómo crear una empresa?

El primer paso que debes efectuar es la creación de una Empresa en TPVPlus/Facturaplus.

Antes de comenzar esta operación comprueba que no existen más usuarios conectados, SOLO tiene que estar activo el usuario que crea la empresa. Si lo que quieres es crear una empresa nueva con datos de otra, recuerda leer y pasar por la pestaña de "Importación", podrás seleccionar una empresa, en la que tengas datos que quieras pasar a la empresa que estas creando.

Al pulsar en el menú Global\Empresas\Añadir. (letra ‘A’ añadirá automáticamente), aparecerán una ventana con las siguientes carpetas:

Recuerda

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones

presentadas no estén habilitadas. Para ver las opciones disponibles según licencia o gama adquirida pulsa aquí

Carpeta datos generales

- Datos generales

En esta opción aparecerán los siguientes campos:

Código

Se incluirá un código numérico de dos posiciones de uso obligatorio y único, es decir, no puede estar repetido en ninguna otra empresa.

Nombre

Campo destinado al nombre de la empresa.

CIF\NIF

En este campo se incluirá el Código o Número de Identificación Fiscal de la empresa.

Si el usuario introduce hasta ocho dígitos en el CIF \ NIF se propondrá al usuario la correspondiente letra del NIF, indicando si el NIF es correcto (completado por ceros a la izquierda si se han introducido menos de ocho dígitos) para dar la posibilidad de cambiarlo si lo desea.

Cód. Edi (EAN)

Es un código alfanumérico de 17 dígitos. Es recomendable rellenar este campo para todos los usuarios que vayan a realizar importaciones y exportaciones Edi.

Administrador

Se incluirá el nombre del Administrador de la empresa.

Domicilio

El domicilio de la empresa.

Población

Se incluirá en este campo la población de la empresa.

Provincia

Se incluirá en este campo la provincia de la empresa.

C. Postal

Se incluirá en este campo el código postal de la empresa.

Teléfono

Se incluirá en este campo el teléfono de la empresa.

Fax

Se incluirá en este campo el fax de la empresa.

E-mail

Se incluirá el e-mail de la empresa.

Representante Legal para menores de 14 años

Se añadirán los datos de quien representa al menor de 14 años, cuando sea propietario de la empresa.

- Nombre

Nombre de la persona que representa al menor de 14 años.

- CIF/NIF

El número de CIF/NIF del representante del menor de 14 años.

Clave

Campo accesible para incluir una clave de acceso a la empresa, se puede incluir una clave de acceso a empresa, este campo es opcional.

IMPORTANTE: Si se añade una clave en la empresa, los usuarios que tengan que acceder a ella deberán conocer tanto su clave de usuario como la clave de empresa, en caso contrario, no podrán entrar en la empresa.

Nivel de seguridad

Introduce el nivel de seguridad correspondiente para la empresa. Debes saber que el usuario que trabaje con esta empresa tendrá un nivel de seguridad asociado mayor o igual al asignado a la empresa, de lo contrario no tendrá acceso a esta empresa.

En la opción de "usuarios" a través de un botón puedes configurar la "Prioridad para cambio de estado en documentos" y asignar el "Nivel de seguridad de acceso a empresas".

El nivel de seguridad es de 1 a 9.

Imagen Logo

Se incluirá la ruta donde se encuentre el fichero del logotipo de la empresa. El fondo del logotipo lo podemos dejar transparente o no, con la opción "fondo transparente".

Desplegando la lupa, podremos seleccionar el fichero de imagen donde este el logotipo de nuestra empresa para que aparezca en los documentos que añadamos por pantalla.

Ajustar tamaño: Con este check podemos configurar el alto y el ancho de la imagen a un máximo predefinido en pantalla.

Fondo transparente: Al marcar este check hace, que si el fondo de la imagen, es blanco, se ponga del mismo color que el fondo de la pantalla.

Este logotipo aparecerá en todos nuestros documentos por pantalla.

Aplicar Punto Verde en Ventas

Si marcas este check puedes configurar tú empresa para que en la ficha del artículo recoja el importe de PV del artículo en cuestión.

Pago Dual en Facturación

Solo visualizarás este campo cuando la moneda de trabajo de la empresa sea el euro. Al seleccionar este campo tendrás visibles ciertos campos de selección, que nos permitirá realizar el cobro o pago de los recibos en euros o pesetas.

Actualizada a la Reforma del IVA 01/09/2012

Este check informa si la empresa está creada o modificada con la actualización de IVA, a partir del 1 de septiembre de 2012 entra en vigor la Reforma de IVA aprobada en el Real Decreto-ley 20/2012, de 13 de julio, de medidas para garantizar la estabilidad presupuestaria y de fomento de la competitividad.

En el caso de querer pasar datos de otra empresa en la que trabajaras "NO ACEPTES HASTA RELLENAR LA FICHA IMPORTACIÓN".

Cuando creas una empresa nueva y se han rellenado los datos de la pestaña de "Datos Generales" si pulsamos aceptar saldrá el aviso de:

"Antes de pulsar Aceptar, debe de rellenar los datos de creación de nueva empresa que se encuentran en la pantalla de Importación.

Seguidamente te llevará a la pantalla de Importación, para poder definir las características de la nueva empresa en el caso de importar datos.

- Registro Mercantil

Los datos que introduzcas en esta ventana serán aquellos que indiquen en que registro se ha inscrito la empresa en su creación, indica los datos correspondientes al Registro Mercantil de su empresa.

NOTASi desmarca el check: "Aplicar Punto Verde en Ventas" aparecerá el siguiente mensaje: Atención: "Actue con precaución". No debe desmarcar este check si se han emitido facturas con punto verde. Si se da esta situación y no quiere usar punto verde, recuerde que debe poner a cero el campo "Precio PV de los artículos".

Carpeta de Registro Mercantil

Estos datos son obligatorios en el caso de que vayamos a utilizar la opción de facturación electrónica.

- Importación

Desde esta ventana, puedes seleccionar una empresa, en la que tengas datos que quieras pasar a la empresa que estas creando.

Una vez en esta carpeta de ‘Importación’ en el Campo ‘Empresa Origen’ debes de poner el Código de la Empresa Actual, es decir, si todo el año 201X estás trabajando con la Empresa ‘02’, pues pon ‘02’. (Si no sabes que código de Empresa estas utilizando sólo debes mirar en la parte superior Izquierda del Monitor, aparece el Código de Empresa y el Nombre de la Empresa.)

Los datos a importar deben de estar TODOS activados.

Aparte de copiar clientes, proveedores, artículos, etc., podremos seleccionar que documentos deseamos pasar de la empresa origen a la nueva.

En el caso de querer tener unidades por envase el campo ‘Capturar unidades por Envase’ debes de activarlo.

Importante: Los documentos que pasen de una empresa a otra tienen que estar pendientes de recibir o de servir, en el caso de que estén parcialmente servidos/recibidos, la aplicación sólo pasará los artículos que estén pendientes de la acción correspondiente.

Ya puedes pinchar en el botón ACEPTAR y se lanza el proceso de creación de la empresa.

Al crear una empresa puede:

- Crear empresa desde 0.

- Crear empresa importando datos de una anterior.

Si rellenamos esta carpeta estaremos creando una empresa arrastrando datos de una anterior.

En este caso se crearán todas las tablas y los ficheros maestros de la empresa origen en la nueva empresa. Además, se podrá indicar el traspaso de otros datos:

n Stock de Productos

n Pedidos Pendientes a Proveedores

n Pedidos Pendientes de Clientes

Si activamos la opción de Stock de Productos se habilitará en Caracteristicas de nueva Empresa el campo Importar el coste del stock

En este caso, si los pedidos fuesen parciales, se generarían pedidos únicamente con las cantidades pendientes y los nuevos pedidos tendrían el estado de Pedido.

n Albaranes a Clientes (No facturados)

n Ordenes de Producción (No cerradas)

n Albaranes Pendientes a proveedores

Características de nueva Empresa

Capturar unidades por envaseSi trabajamos con Unidades por Envase podemos capturarlo, e incluso personalizar los literales de Unidades y de Envases.

Convertir en eurosPermite convertir en euros la nueva empresa que estamos añadiendo o importando. A partir de la fecha 01/01/02 este campo estará seleccionado por defecto al añadir una nueva empresa.

Importar el coste del stockSi aceptas esta opción los registros de stock se irán actualizando en el Acumulado de Entradas de cada

artículo y se crearán registros que representen la importación en el Histórico de Movimientos

Importar acumulados de entrada y salidaAl marcar esta opción actualiza los valores totales de los acumulados de entrada y salida de los artículos con la suma de las cantidades de estos movimientos de entrada y salida generados en el histórico. Los valores de los acumulados de entrada será iguales en la empresa origen de la importación y en la empresa destino.

Está información será útil traspasarla para que el cálculo del coste promedio sea correcto si se llegarán a realizar devoluciones que puedan dejar los acumulados de entrada en negativo en la nueva empresa.

Carpeta importación

Recuerda:

n Puedes crear una empresa Importando datos de otra empresa.

n Crear una empresa desde 0.

- Datos Babel

En esta pestaña, debes indicar el nombre de usuario y contraseña para conectar a la Plataforma SPA. De igual forma, indica el correo electrónico al que queremos que nos envíen los documentos preparados para el envío, y el asunto del correo.

Carpeta de Datos Babel

Al poner los datos que nos piden en esta pantalla, podremos enviar los datos contables o comerciales entre las aplicaciones de Sage.

Puedes traspasar la facturación al programa de Contabilidad sin necesidad de introducir manualmente los datos, es decir, puedes exportar los datos de facturación a Contabilidad aunque las dos aplicaciones estén en ordenadores distintos.

Una vez concluido la creación de la Nueva Empresa, se da la opción de escoger con que Empresa quieres trabajar. Haciendo un Doble Click en la Nueva Empresa, cambiarás automáticamente de Empresa.

En la tabla de empresas se muestra el literal de la columna "DIV" las empresas que estén convertidas se mostrará en dicha columna "EUR", en el caso de que no estén convertidas al euro se mostrará "PTS".

A partir de ese momento, todo lo que hagas repercutirá en la Empresa Seleccionada.

En el caso de que dispongas de varios usuarios y terminales, no te olvides que tienes que cambiar de empresa en el resto de los Usuarios, es decir, ejecuta en el PC-Terminal su aplicación, selecciona Global-Empresas y realiza un Doble Click en la Nueva Empresa.

Una vez configurada la empresa, el siguiente paso es dar de alta las Tablas Generales, que te permitirán posteriormente realizar tu gestión comercial.

¿Cómo convertir una empresa con moneda por defecto en Pesetas a Euros?

Este botón nos permitirá realizar la conversión de una empresa cuya moneda por defecto es la peseta a una empresa cuya moneda por defecto sea el euro. La captura de ciertos datos como los precios, riesgos, etc.. se realizará en una u otra moneda en función de la divisa por defecto de la empresa activa. Al pulsar este botón se avisará mediante un mensaje que el proceso será irreversible y de los cambios que se realizarán.

Se aconseja, antes de realizar la conversión:

n Realizar una copia de seguridad de la empresa.

n Revisar los decimales para el precio y resultado de la divisa euro.

n Siguiendo las directrices del redondeo al euro, se recomienda tener seis decimales para los precios en la divisa euro. (Ley 9/2001 de 4 de Junio de 2001, por la que se modifica la Ley 46 /1998 de 17 de Diciembre sobre Introducción del Euro. BOE 5 de Junio de 2001).

Al realizar la conversión de los importes en la aplicación, se tendrá en cuenta para el redondeo el número de decimales que tenga en la divisa euro. Modifique los decimales para precios y resultados de la divisa Euro, a los decimales más idóneos para su forma de trabajo (Consultar Normativa Vigente).

La aplicación realizará dos procesos de conversión distintos:

n Proceso de cambios automáticos.

n Proceso de cambios optativos.

Proceso de cambios optativos

En el proceso de conversión podrá seleccionar los siguientes parámetros para su conversión:

n Divisa defecto en clientes. Todos los clientes que tengan configurado en su ficha la divisa por defecto para los documentos la peseta, esta se cambiará por la divisa euro.

n Divisa por defecto en proveedores. Todos los proveedores que tengan configurado en su ficha la divisa por defecto para los documentos la peseta, esta se cambiará por la divisa euro

n Precios de compra en artículos por proveedor

En la Carpeta Precio Compra de la opción Artículos:

n Si la divisa del 'Proveedor habitual' es la peseta, y éste no tiene ningún precio por divisa en euro, en la tabla "Alta de precios por proveedor". La divisa habitual se transformará en euros, con su correspondiente importe en euros en el campo coste divisa.

n En caso contrario y siempre que el precio en euros establecido para el proveedor habitual, en la tabla "Alta de precios por proveedor" no tenga propiedades o estas estén en blanco, este precio en euros pasará al campo coste (divisa) así como el euro al campo divisa. El precio existente en pesetas así como la divisa pasará a formar parte de la tabla "Alta de precios por proveedor".

n Los registros de la tabla "Alta en precios por proveedor" si tienen la divisa en pesetas se convertirán al euro siempre que no exista un registro con un proveedor en la moneda euro y en las mismas condiciones, es decir con la misma combinación de propiedades.

n Convertir también divisa zona euro, Todo lo arriba indicado se modificará cuando la divisa sea de la zona euro.

Proceso de cambios automáticos

Siempre que seleccione la empresa y se acepte el proceso de conversión mediante el botón "Convertir" existente en la tabla "Empresas", se producirá de forma automática los siguientes cambios de conversión de Pesetas a Euros en la empresa:

n Márgenes de Rappels, los márgenes de los Rappels, es decir los importes del Límite inferior, y Límite superior, se traducirán a euros.

n Las Formas de pago, que tengan un importe fijo en pesetas, traducirán dicho importe a su contravalor en euros.

n Las tablas de atípicas, se convertirán todos los registros de atípicas cuya divisa sea la peseta, siempre que no exista la misma atípica en la moneda euro y con la misma combinación de propiedades, en este caso no se convertirá la atípica.

n Tabla de Clientes, en los campos: Riesgo máximo alcanzado, y Riesgo máximo autorizado, y Pesetas impagadas, se actualizarán los importes en euros.

En la pestaña Contabilidad, la subcuenta contable del cliente en la divisa Pesetas, pasará a la divisa Euros.

n Artículos, en su Carpeta Precio Compra, los importes de "Coste Promedio" y "Coste Pesetas", este último literal cambiará a "Coste Euros", se convertirán a euros. Carpeta Precio Venta \ PVP, minorista y mayorista. Si tiene un precio en la divisa euro en la tabla de alta de precios por divisa, se sustituirá el precio habitual por este, y el existente como habitual pasará a la tabla precios por divisa con la divisa Peseta. De no existir ningún precio con la divisa euro, simplemente se traducirá los importes de pesetas a euros. Además se convertirán a euros los registros con la moneda peseta siempre que no exista un idéntico registro en la moneda euro y con la misma combinación de propiedades. El precio del Punto Verde se traducirá a euros.

n Kit. El importe de los componentes del Kit, se traducirá a euros, al valor de sus componentes.

n Promociones: En el tipo de promoción "Volumen de Ventas" , los importes de los campos "Total ventas mayor o igual" y "menor o igual" se traducirán a euros. En el tipo de promoción "Cantidad vendida", el campo "Precio a Aplicar", se traducirá a euros.

n En el apartado de Fabrica \Personal \ Tabla de empleados \ Los importes de los costes de personal en pesetas se convertirán a su contravalor en euros.

n En el apartado de Fabrica \ Ordenes de producción, se traducirán los importes de las líneas de las Ordenes de producción, resultados más costes por las Horas trabajadas a euros.

n Plantillas: En las plantillas creadas que no tengan ninguna divisa o su divisa sea la peseta, se traducirán todas las líneas de importes y resultados a euros. A partir de ese momento si la plantilla no tiene divisa se considerará que lleva la divisa euro.

n Liquidaciones: Los importes de las bases y Totales comisionables en las líneas de las liquidaciones se traducirán a euros. A partir de ese momento las liquidaciones de los agentes se realizarán en euros.

n Documentos: Los documentos existentes con anterioridad permanecerán con la divisa de origen. Al añadir cualquier documento, tendrá por defecto para el mismo la divisa del euro. En las ventanas de documentos, donde se muestren las divisas, se mostrará la bandera de la divisa Peseta y no la bandera de la divisa euro, por ser esta con la que trabaja la empresa.

n Recibos: Se podrán compensar recibos del mismo cliente cuya divisa de origen sea el euro y otra divisa de la zona euro.

n Remesas: Se podrán remesar a la vez en euros distintos recibos cuyas divisas de origen sea el euro o divisas de la zona euro.

n Informes. Todos los informes por defecto saldrán en euros. Aquellos informes que se pueden sacar en la actualidad en pesetas y euros, van a poderse sacar en ambas divisas. En el filtro de selección de los mismos, aparecerá un campo de selección "Importes en Pesetas", para poder imprimirlos o visualizarlos igualmente en Pesetas. Todos los literales que hacían referencia a la Peseta, se cambiarán por Euro.

La divisa de los documentos existentes antes de la conversión no se modificarán.

Todos los precios e importes en pesetas que no están asociados a ninguna divisa y que el programa consideraba dados de alta en pesetas, se convertirán mediante el proceso de redondeo a importes en euros.

La divisa por defecto para todos los documentos, será a partir del proceso de conversión, el euro.

¿Cómo lanzar el asistente de cambio IVA?

Al dar al botón "Asistente Reforma Fiscal 2012", el proceso se lanza sobre la empresa sobre la que estemos posicionados, este asistente le ayudará a realizar los cambios oportunos para cumplir con dicha reforma fiscal.

Cajas

Opción visible si tu aplicación es de la familia de TPV. Con ella, podrás dar de alta, modificar o eliminar los terminales de punto de venta de tu negocio

Al entrar al programa te solicitará que selecciones la caja con la que vas a trabajar, puede surgirte la necesidad de realizar el proceso de liberación de la misma en el caso de ser necesario, tras cualquier problema surgido, tal como un corte eléctrico.

¿Cómo crear una caja?

Para crear una caja nueva, se debe pulsar el botón correspondiente a Añadir y el programa abre una ventana de introducción de datos que se divide en cuatro carpetas diferentes:


- Datos Generales

En esta carpeta se introducen los datos generales de la caja, a través de los siguientes campos:

Código de Caja

Campo alfanumérico de tres dígitos identificativo de la caja.

Descripción

Identificación de la caja.

Configuración Capturas

Este campo incluye el código de configuración de captura de tickets asociado a esa caja. Este código debe estar definido previamente en la opción Captura de tickets en el apartado Entorno del Sistemadel menú Útil.

Configuración Capturas Táctil

Este campo incluye el código de configuración de captura de tickets asociado a esa caja, para el terminal Táctil. Este código debe estar definido previamente en la opción Captura de tickets en el apartado Entorno del Sistema del menú Útil.

Tipo de Terminal

En este campo introduciremos el código del modelo de la caja. Deberá estar definido previamente en la opción Tipos de Terminales en el apartado Tablas Generales del menú Sistema.

Moneda

Campo de selección de la divisa que utilizaremos por defecto para la introducción de tickets y cierres de cajas.

Empleado

Código del empleado asignado a la caja.

Almacén

Código del almacén asociado a la caja. Deberá estar definido con anterioridad en la opción Almacenes del menú Sistema.

Almacén retorno

Recuerda

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas

no estén habilitadas. Para ver las opciones disponibles según licencia o gama adquirida pulsa aquí

En este campo se introducirá el código del almacén para el retorno de tickets eliminados, es decir, se introducirá el código del almacén de destino de las unidades correspondientes a los tickets que sean eliminados y podrá comprobar como el stock del artículo ha aumentado. Este campo no será obligatorio rellenarlo, no obstante por defecto estará relleno con el código dado en la carpeta Valores por defecto de la opción Personalización del menú Útil, se podrá modificar si lo crees conveniente. Si este campo no se rellena se perderán las unidades de los tickets eliminados, es decir, el stock de este artículo no se actualizará. Además si el almacén asignado para la eliminación de los tickets no existe para este artículo en la caja activa se creará automáticamente una línea con este almacén y con la cantidad que se elimine en dicho artículo en la carpeta Stock de la opción Artículos.

Forma de Pago

Código de la forma de pago asociada a la caja. Deberá estar definido con anterioridad en la opción Formas de Pago en el apartado Tablas Generales del menú Sistema.

Grupo de Movimientos Remesas

En esta opción se introducirá el Grupo de Movimientos Remesas. Deberá estar previamente definido en la opción Grupos de Movimientos en el apartado Tablas Generales del menú Sistema.

Remanente Pts y Remanente Euro

Cantidad de remanente que permanecerá en la caja, en la moneda peseta y euro respectivamente.

Estos campos estarán activos si previamente rellenas el campo grupo de movimiento remesas. Estará habilitado uno u otro campo en función a la moneda seleccionada. Si trabajas con dualidad de moneda en tickets estarán los dos campos habilitados.

Capturar Códigos de Barras

Se activa para captura artículos por su código de barras. Además, aparecen tres opciones de activación en la parte inferior de la ventana:

Aviso de Stock Insuficiente

Si seleccionas esta opción, el programa mostrará un mensaje cuando el stock de artículos en el almacén asociado a la caja sea insuficiente.

Aviso de Stock Bajo Mínimo

Sólo en el caso de que tengas activo el aviso de stock insuficiente, podremos activar el del stock bajo mínimo, seleccionando esta opción el programa nos mostrará un mensaje cuando el stock este bajo el mínimo que establecemos en la carpeta de Stock de la ficha del Artículo.

Imprimir Tickets al Cobrar

Seleccionando esta opción se activará la impresión de tickets en el momento del cobro.

- Protector Visor

Carpeta protector visor

Activar Visor

Esta opción activa el visor de la caja.

Activar Publicidad en el Visor

Seleccionando esta opción tendrás la posibilidad de incluir publicidad en el visor, ya sea con Texto fijo o con Texto móvil.

Tiempo de Activación

Tiempo de espera para que aparezca la publicidad en el visor.

Texto fijo

Literal publicitario que queremos que aparezca en el visor.

Texto móvil

Literal movible publicitario que queremos que aparezca en el visor.

- Mensajes Visor

Carpeta mensajes visor

En esta carpeta se introducen los mensajes que seleccionemos para que aparezcan en el visor en determinados momentos.

Así, podrás introducir hasta dos líneas de texto para Bienvenida/Fin de Ticket, otras dos referentes al Artículo, y los campos:

n Total: Literal para el total de la venta

n Entrega: Literal para el importe que entrega el cliente

n Literal: para el importe de cambio de la venta.

- Impresión

Carpeta impresión

En esta carpeta se define los formatos de impresión para los tickets, apartados y vales. Los formatos de impresión que aparecen aquí son los formatos relacionados con los tickets que aparecen en el apartado Documentos de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

También seleccionaremos el destino de impresión de los cierres y arqueos. Podrás elegir imprimirlos en la impresora de tickets o en la impresora normal.

Cierre desglosado por cajas

Activaremos esta opción si deseamos obtener un desglosado, por cada caja, en el cierre.

Cuando se haya realizado la configuración de todas las carpetas, pulsamos el botón Aceptar y el nuevo registro se añadirá al listado de cajas.

Salir

Esta opción te permite abandonar el programa.

Toda información introducida se queda almacenada, para mayor seguridad al salir te recordamos lo importante que es realizar copia de seguridad de los datos.

Desde aquí puedes seleccionar hacer una copia de seguridad del trabajo realizado, o bien desactivar esta opción, de esta forma no aparecerá esta ventana cada vez que cierres sesión. Si quieres configurar esta acción, puedes hacerlo desde el menú Ayuda \ Aviso de copias de seguridad.

SistemaPermite la introducción de todos los datos iniciales al programa sin los cuales el trabajo posterior con el mismo sería imposible.

Desde el menú Sistema encontramos las opciones llamadas tablas maestras donde daremos de alta toda la información correspondiente a los almacenes que tenga la empresa, así como los artículos, clientes, proveedores, agentes comerciales, etc.

En estas opciones veremos cómo enlazar los distintos campos que hemos añadido en las tablas generales, y como van a influir en la creación de los distintos documentos que vamos a realizar.

Recuerda

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas. Para ver

las opciones disponibles según licencia o gama adquirida pulsa aquí

Importante

Si desea tener enlace con ContaPlus, antes de introducir cualquier dato en estas opciones, debe asegurarse de haber efectuado dicho enlace, ya que esta introducción variará según exista enlace o no.

Tablas generales

Dentro del menú Sistema / Tablas Generales aparecen una serie de opciones que nos van a ayudar a completar la información de las tablas de artículos, clientes, proveedores y agentes comerciales.

Estos datos, son importantes ya que sin ellos, el trabajo posterior con el mismo sería imposible.

Dispones de las siguiente opciones dentro de la agrupación de Tablas Generales:

Grupos de movimientos

Tipos de terminales

Divisas

Formas de pago

Bancos

Tipos de IVA

Propiedades de artículos

Familias

Grupos de clientes

Departamentos

Tipos de llamadas

Provincias

Zonas

Países

Cuentas remesas

Grupos de venta

Grupo de compra

Rappels

Modelo de código de barras

Campos libres

Recuerda

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas. Para ver las opciones

disponibles según licencia o gama adquirida pulsa aquí

Importante

El enlace con ContaPlus, cambia la manera de introducir datos en las tablas generales, por lo que tenemos que tenerlo en cuenta a la hora de añadir los datos en estas opciones.


Esta opción permite agrupar los movimientos de caja por entradas y salidas.

Al acceder a esta opción aparecerá una ventana que reflejará los grupos de movimientos creados.

Los botones de acción que se encuentran en la parte superior de la ventana, son comunes para todas las ventanas de control, de Tablas generales. Con ellos se podrá Añadir, Modificar, Eliminar, Localizar, Visualizar, Consultar, Imprimir, Favoritos.

Como siempre, se puede considerar salir de la ventana pulsando el botón Salir.

Para introducir nuevos datos en este fichero, se pulsa el botón Añadir y se activa la ventana de introducción de datos.

La pantalla de introducción de datos presenta los siguientes campos:

Altas de grupos de movimientos de caja

Código

Número asociado al grupo de movimientos y que nos servirá para identificarlo.

Descripción

Nombre o descripción del grupo de movimientos.

Tipo Movimiento

Seleccionaremos Entrada si el movimiento es de entrada a la caja y Salida si el movimiento es de salida de caja.

Subcuenta Asociada

Código de la subcuenta de banco o caja que reflejará los movimientos de la caja.

Recuerda



Tipos de terminales

Esta opción nos permite introducir los distintos tipos de terminales que vamos a utilizar.


Altas de tipos de terminales

Código

Campo alfanumérico de dos dígitos identificativo del tipo de terminal.

Descripción

Identificación del tipo de terminal.

Báscula

Modelo de báscula asociada a este tipo de terminal. Deberá estar previamente definido en el apartado Dispositivos de la opción Perfiles de usuario del menú Útil.

Cajón

Modelo de cajón asociado a este tipo de terminal. Deberá estar previamente definido en el apartado Dispositivos de la opción Perfiles de usuario del menú Útil.

Impresora Tickets

Modelo de impresora de tickets para este tipo de terminal. Deberá estar previamente definido en el apartado Dispositivos de la opción Perfiles de usuario del menú Útil.

Visor

Modelo de visor para este tipo de terminal. Deberá estar previamente definido en el apartado Dispositivos de la opción Perfiles de usuario del menú Útil.

Medios Pago, Medios Pago 2

Estos dos campos sólo los seleccionaremos para cobros con tarjeta de crédito, si no seleccionará

Recuerda



sin dispositivo.

Divisas

Con este apartado podrán introducirse las diferentes monedas con las que se podrá trabajar en el programa, tanto para compras como para ventas.

La ventana de introducción de datos contiene los siguientes campos:

Altas de divisas

Código

Campo alfanumérico de tres dígitos para la identificación de la divisa.

Nombre

Identificación de la divisa.

Fecha Actualización

Última fecha de actualización del valor de la divisa.

Zona Euro

Si activamos este campo, señala la divisa como moneda perteneciente a la UME (Unión Monetaria Europea). Si al añadir, selecciona esta opción, se activará el campo Tasa de conversión y el usuario sólo podrán introducir dicha tasa, que será el cambio oficial fijado el 01 de enero de 1999, para las divisas que integran esta zona, que corresponde a la relación con 1 euro.

Recuerda



Si no activa este campo la moneda será considerado como zona no euro y tendrá activado sólo el campo Valor en Euros en la que introducirá el cambio de esa divisa con respecto al euro.

Precios Unitarios

Este campo es configurable en el número de dígitos enteros y decimales del precio unitario.

l N.º dígitos enteros. Hasta 10 posiciones enteras.

l N.º dígitos decimales. Máximo 6 posiciones decimales.

Resultados

En este campo configuraremos el número de dígitos enteros y decimales de los resultados en divisas.

l N.º dígitos enteros. Hasta 12 posiciones enteras.

l N.º dígitos decimales. Máximo 3 posiciones decimales.

Formas de pago

Esta opción nos permitirá tener reflejadas las diferentes formas de pago de los clientes.

Es importante crear todas las formas de pago antes de la introducción de los clientes, ya que será obligatorio cumplimentar este dato en la ficha del cliente y del proveedor.

Todo el control de Tesorería y Vencimientos dentro del programa estará sujeto a los datos que se introduzcan en las formas de pago.

Dependiendo de los datos que se introduzcan, las facturas generarán uno o varios recibos, indicará cuántos vencimientos habrá, en qué fechas vencerán y qué porcentajes sobre el importe total tendrán.

En la ventana de introducción de datos aparecerán los siguientes campos:

Altas de formas de pago

Código

Código alfanumérico de dos dígitos para la forma de pago.

Descripción

Nombre de la forma de pago.

Recuerda

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas. Para ver las opciones disponibles según

licencia o gama adquirida pulsa aquí

Tipo Aplazamiento

Este campo es configurable. El aplazamiento del pago puede ser:

l Importe Fijo: Se imputará una cantidad fija a pagar en diferentes plazos hasta la finalización de la deuda.

l Importe Porcentual: Se imputarán uno o varios porcentajes sobre la cantidad total a pagar en diferentes plazos hasta llegar al 100% de la deuda.

l Pagos a Plazos: Se imputará un importe fraccionado del importe total de la factura, dependiendo del número de plazos introducidos.

Lo utilizaremos cuando necesitemos más de 5 aplazamientos.

Cuando el tipo de aplazamiento es fijo nos pedirá los siguientes campos:

l Importe Aplazado: Es el importe fijo que aparecerá en cada recibo generado.

l Días Aplazamiento: A partir de este campo generaremos la fecha de vencimiento del recibo, teniendo el programa en cuenta automáticamente el/los día/s de pago del cliente y proveedor.

Cuando el tipo de aplazamiento es Porcentual nos pedirá hasta cinco porcentajes de aplazamientojunto con sus respectivos días de aplazamiento, para calcular el vencimiento de los recibos.

Cuando el tipo de aplazamiento es Pagos a plazos, nos pedirá los siguientes campos:

l Número de Plazos: Número de plazos en que se quiere fraccionar el pago (nº de recibos que se generarán).

l Días Aplazamiento: A partir de este campo generaremos la fecha de vencimiento de los recibos.

Dto. P.P.

En este campo se introducirá el descuento por pronto pago asociado a la forma de pago.

Recibos por Defecto

Cuando la forma de pago genere recibo, podremos indicar si queremos que él/los recibos que genere se creen como Cobrado, Emitidos o Cobro en metálico por defecto. En el caso de ser emitidos, podremos marcar la opción Pagado al Vcto., es decir, cuando el recibo supere su fecha de vencimiento se pondrá automáticamente como pagado, se actualizará el Riesgo del Cliente y se generará un movimiento en el fichero de vencimientos que se utilizará para contabilizar el pago del recibo.

Pasar vctos. a ContaPlus

Cuando pasemos un vencimiento a Contaplus, si la forma de Pago que tiene seleccionada es Cobro en metálico, llevará el importe total al Importe metálico del vencimiento.

Meses Completos

Cuando se marque esta opción y los días de aplazamiento sean múltiplos de 30, los aplazamientos se calcularán por meses en lugar de por días.

Generar vencimientos a partir de

Si lo hace a partir de la Fecha de Operación, el vencimiento se generará con la fecha de la operación del vencimiento, y si por el contrario marca la opción Fecha de Expedición, el vencimiento llevará como fecha la del día en el que genera el vencimiento.

Bancos

Con este apartado podrán introducirse las diferentes entidades bancarias con las que se podrá trabajar en el programa.

La ventana de introducción de datos contiene los siguientes campos.

Altas de bancos

Entidad Bancaria

Cuatro dígitos numéricos para la identificación de la entidad bancaria.

Agencia

Cuatro dígitos numéricos para la identificación de la agencia bancaria.

Nombre

Descripción de la entidad bancaria donde se encuentra la cuenta.

Sucursal

Descripción de la sucursal bancaria.

Recuerda



Dirección

Dirección de la entidad bancaria.

Código de Provincia

Campo compuesto por cuatro dígitos. Este campo anteriormente habrá sido definido en el menú de Tablas Generales, en la opción Provincias.

C.P

Código Postal correspondiente.

Población

Ciudad a la que corresponde la dirección.

País

País al que se corresponde el banco.

Teléfono

Número del teléfono del banco.

Fax

Fax del banco o sucursal.

Persona de Contacto

Campo destinado para introducir la persona o personas de contacto que tengamos en el banco.

Observaciones

Campo abierto para introducir cualquier anotación sobre el banco.

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al banco obtenidas desde un escáner, o cualquier tipo de fichero relacionado con el banco.

Importante

No necesita tener ningún tipo de escáner predeterminado, puede utilizar cualquier tipo de dispositivo TWAIN de captura de imagen. (Escáner, Cámara digital ........)

Tipos de IVA

Permite asignar los diferentes tipos de IVA junto con la descripción y el recargo de equivalencia correspondiente.

La ventana de introducción de datos contiene los campos que se explican a continuación.

Introducción de tipos de IVA

Tipo de IVA

Campo alfanumérico de 1 dígito para codificar los diferentes tipos de IVA.

Descripción

Nombre del tipo de IVA.

% IVA

Porcentaje que se asignará a este tipo de IVA.

% Recargo

Porcentaje de recargo que lleva el tipo de IVA.

Asistente para la modificación del % I.V.A.

Para explicarle la funcionalidad del sistente para la Actualización de Cambios en los Porcentajes de Impuestos pulsa aquí.

Recuerda



Importante

Cualquier cambio en los porcentajes de IVA ya utilizados podrá repercutir en una información errónea, tanto en listados como estadísticas. Actúe con precaución.


Las propiedades de los artículos son características propias de los mismos las cuales queremos distinguir bien por tener un precio distinto o por diferenciarlas dentro de nuestro almacén, por ejemplo, si nuestra empresa vende camisetas y estas camisetas tienen distinto precio en función de la talla podemos asignar la propiedad "talla" a estos artículos, además estas camisetas tienen distintos colores y nos interesa saber cuántas camisetas azules de la talla XL tenemos en almacén, podemos asignar una segunda propiedad que sea "color"

Para poder trabajar con esta opción debes de indicarlo en: Útil/Entorno del Sistema/Personalización en la pestaña de "Cálculo"

¿Cómo crear propiedades de artículos?

Pasos:

1º Para poder implementarlo previamente debemos indicar en Útil/Entorno del Sistema/Personalización en la pestaña de Cálculo la necesidad de trabajar con una o dos propiedades.

2º Dar de alta las propiedades.

3º Asignar las propiedades a la Familia

4º Asignar la familia a los artículos, de este modo todos los artículos que pertenezcan a dicha familia heredarán las propiedades de la familia

Por lo tanto los pasos para implementar las propiedades serían los siguientes:

Al dar de alta una propiedad nueva nos encontramos con las siguientes carpetas y campos:

Altas de propiedades de artículos

Esta pantalla está dividida en dos pestañas.

Datos Generales

Recuerda

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas

de las funciones presentadas no estén habilitadas. Para ver las opciones disponibles según licencia o gama adquirida pulsa aquí

En la primera carpeta, datos generales nos encontramos con los siguientes campos:

Código

Campo alfanumérico de 5 posiciones donde se pondrá la referencia de la propiedad.

Descripción

Campo alfanumérico donde se podrá poner el concepto de la característica que estamos añadiendo

Literal

Es un campo alfanumérico de 10 posiciones en el que pondremos la palabra clave que aparecerá posteriormente en los documentos haciendo referencia a esta propiedad.

Una vez que hemos añadido estos tres campos nos encontramos con tres checks, que pasamos a explicar:

Permitir duplicados en el almacén

Al marcar esta opción el programa activa los otros dos checks. Esta opción permite, si la tenemos activa, dar de alta más de una unidad con la característica que estamos definiendo.

Propiedad con tabla asociada

Este check activa la pestaña Tabla, donde podremos añadir las distintas propiedades que hemos propuesto en el ejercicio

Tipo Fecha

En el caso de marcar este check, el campo identificación cogerá el formato dd-mm-aa, pero la pestaña de tabla se desactivará.

El campo propiedad se capturará en formato fecha. Se utilizará para configurar una propiedad tipo Fecha para Trazabilidad, por ejemplo, una fecha de caducidad, o consumo preferente.

Tabla

En esta carpeta se recogerán las diferentes formas de clasificar el artículo de acuerdo a una propiedad dada, por ejemplo, si la propiedad es talla, las clases serán S, M, L, XL, etc.


Código

Es un campo alfanumérico para la identificación de la propiedad que estamos creando.

Descripción

Campo alfanumérico para la identificación de la propiedad por parte del usuario

Nº de Orden

Campo numérico de tres dígitos para establecer el orden en que aparecerán las clases en la ventana de capturas matriciales de líneas de productos.

Código para Códigos de Barras

Campo numérico en el que introduciremos el valor que se insertará en los códigos de barras cuando para identificar las propiedades cuando empleemos el segmento Código de Propiedad para Cód. Barras 1º o Código de Propiedad para Cód. Barras 2º en la opción modelos de Códigos de Barras.

Altas de tablas

Familias

Las familias son agrupaciones de artículos que comparten unas mismas características, esta opción es meramente estadística, sin embargo, es importante tenerla en cuenta para que, posteriormente, nos calculen los costes y los ingresos agrupados por dichas características.

¿Cómo crear familias?

Al dar de alta una familia nos aparecen las siguientes carpetas y campos en cada una de ellas que vamos a explicar a continuación:

Altas de familias

- Datos Generales

Código Familia

Código identificativo de la familia compuesto por cinco dígitos alfanuméricos.

Familia

Descripción de la familia.

Período de Garantía

Campo numérico, en el que introducirá el período de garantía, que tendrá valor para todos los artículos agrupados en dicha familia.

Al indicar o modificar este campo y pulsar el botón Aceptar mostrará el mensaje: "Se ha modificado el período de garantía de la Familia. ¿Desea realizar una actualización de los períodos de garantía de los artículos pertenecientes a esta Familia?Si pulsa SI, se actualizará el campo "Período de garantía" de todos los artículos de la familia con el nuevo valor. Si pulsa NO, no se realizará ningún proceso, sólo quedará constancia en esta opción.

Recuerda

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no

estén habilitadas. Para ver las opciones disponibles según licencia o gama adquirida pulsa aquí

EjemploUna tienda de ropa podrá agrupar sus artículos en familias, como familia de complementos, familia de ropa de caballero, familia ropa de señora, etc.

Código para Código de Barras

Campo numérico, en el que introduciremos el valor que se insertará en el códigos de barras para identificar la familia cuando empleemos el segmento Código de Familia para Cód. Barras en la opción Modelos de Códigos de Barras. No se permitirá emplear el mismo código en distintas familias.

Propiedades

Podrá asociar hasta dos propiedades a los artículos de cada familia. Las propiedades deberán estar previamente definidas en la opción Propiedades de Artículos del apartado Tablas Generales en el menú Sistema.

Captura de Información de Trazabilidad

Los datos de trazabilidad se pueden gestionar a través de los campos propiedades o seleccionado esta opción y capturando los datos de trazabilidad en cada uno de los movimientos de stock. Al activar esta opción se podrán configurar los literales para el Lote y la Fecha.

La opción de capturar información de trazabilidad es de uso obligatorio para empresas de alimentación y de cosmética.

Literal lote: Se añadirá el literal que aparecerá en pantalla para pedirnos el número de lote.

Literal Fecha: Se añadirá el literal que aparecerá en pantalla para pedirnos la fecha de caducidad.

Datos Definibles

Son las características que van a estar asociadas a los artículos de la familia.

Podremos añadir hasta un máximo de diez literales para que posteriormente nos pida dichos datos en la ficha del artículo.

Recuerda: Estos datos, no son de uso obligatorio y en caso de proceder a su uso, la información que nos dé será meramente informativa, no influyendo en ningún caso en el proceso de facturación.

Las familias, en el programa de Facturación, son lo que los grupos de ventas en el programa de contabilidad, ContaPlus.

Para una buena clasificación de los productos, es fundamental contar con una óptima codificación de familias, ya que muchos de los listados y estadísticas, en el programa, aparecerán ordenados por familias.

- Clientes

En la pestaña de clientes podremos personalizar precios o descuentos que queremos dar a un cliente o grupo de clientes especifico, y sólo para los artículos pertenecientes de esta familia.

En la siguiente pantalla aparecen los campos de esta carpeta.

Situación atípica para clientes

Cliente

Se introducirá el código del cliente al que queremos aplicar el precio o el descuento para esta familia de productos.

Divisa

Divisa con la que se facturará a este cliente en todos los productos de esta familia.

Periodo de Validez

Pondremos un rango de fechas, en el cual tendrá validez la situación atípica que definamos.

Precio

El campo precio permite variar entre:

Importante

Este campo puede ser de gran utilidad al usuario, introduciendo de una sola vez el período de garantía para todos los artículos pertenecientes a la familia.

n Fijo: El precio introducido será el aplicado al realizar ventas de artículos de esta familia, al cliente indicado.

n Lineal: Calculará el nuevo precio del artículo (de esta familia) sumando la cantidad que introduzcamos a continuación.

n Porcentual: El % que introduzcamos a continuación y el precio que figura en la ficha del artículo (de esta familia), se utilizará para calcular el precio que se aplicará en las ventas de los productos de esa familia al cliente que tengamos definido.

Dto.

Aparecerán las mismas posibilidades que para el grupo Precio.

Para la introducción de esta información aparecerá la pantalla siguiente:

Alta de situación atípica

- Agentes

Podrán introducirse las Comisiones de los Agentes para todos los artículos de esta familia de productos.

La pantalla que aparecerá contendrá los siguientes campos:

Código del Agente

Código del agente al que deseemos modificar la comisión para cada familia de productos.

Periodo de Validez


Comisión

Permitirá introducir una comisión fija para este agente o una variación lineal o porcentual de la comisión que ese agente tiene asignada por defecto.

Situación atípica para agentes

La pantalla de introducción de datos es como la mostrada a continuación.


- Proveedor

Podremos introducir los precios y los descuentos que aplicaremos en las compras que se realizan a los proveedores.

En la siguiente pantalla aparecen los campos de esta carpeta.

Situación atípica para proveedores

Se introducirá el código del proveedor al que queremos modificar el precio o el descuento para esta familia de productos.

Divisa

Divisa con la que nos facturará ese proveedor en todos los productos de esta familia.

Periodo de Validez


Precio


n Fijo: El precio introducido será el aplicado al realizar compras de artículos de esta familia, al proveedor indicado.


n Porcentual: El % que introduzcamos a continuación y el precio que figura en la ficha del artículo (de esta familia), variará el precio del artículo en ese porcentaje introducido, al realizar las compras a ese proveedor.

Dto.

Aparecerán las mismas posibilidades que para el grupo precio.

Para la introducción de esta información aparecerá la pantalla siguiente:

Grupos de clientes

Este apartado trata de los diferentes grupos en los que se agruparán los clientes.

Desde esta opción definiremos como poder agrupar los clientes, de tal manera que si queremos sacar un mailing con una oferta comercial a un determinado grupo, podemos realizar dicha búsqueda por el grupo, en vez de buscar cliente a cliente afectado por dicha oferta.

¿Para qué sirven los grupos de clientes?

A un nivel básico para poder obtener estadísticas de venta, divididos los clientes en grupos, zonas, áreas de venta, etc.

A un nivel más avanzado son fundamentales para poder trabajar con tablas de tarifas asociadas a distintos clientes o grupos. Esto es lo que se denomina ATIPICAS.

Podemos asociar distintos precios para un artículo según este pertenezca a un grupo o a otro.

- La ventana de introducción de datos aparecerá dividida en dos carpetas:

Recuerda

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que

algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas. Para ver las opciones disponibles según licencia o gama adquirida pulsa aquí

- Datos Generales

Código

Campo alfanumérico de cuatro dígitos para la identificación del grupo de clientes.

Descripción

Identificación del grupo de clientes.

Altas de grupos de clientes

- Atípicas

Artículo

Se introducirá el código del artículo sobre el que queramos aplicar el precio o descuento para este grupo de clientes.

Familia

Descripción de la familia.

Divisa


Periodo de Validez


Precio


Fijo

El precio introducido será el aplicado al realizar ventas de artículos de esta familia, al cliente indicado.

Lineal

Calculará el nuevo precio del artículo (de esta familia) sumando la cantidad que introduzcamos a continuación.

Porcentual

El % que introduzcamos a continuación y el precio que figura en la ficha del artículo (de esta familia), se utilizará para calcular el precio que se aplicará en las ventas de los productos de esa familia al cliente que tengamos definido.

Dto.


Altas de atípicas

Departamentos

En este apartado se tratará de los departamentos a los que pertenece cada uno de los agentes comerciales de la empresa. Esta opción nos va a permitir agrupar las ventas de cada uno de los departamentos comerciales y poder sacar las estadísticas correspondientes a cada uno de ellos

En la pantalla de introducción de datos aparecerán los siguientes campos:

Introducción de departamentos

Código

Código alfanumérico de tres dígitos identificativo del departamento.

Descripción

Descripción de cada uno de los departamentos.

En la tabla de Departamentos aparecerá el nuevo creado. Repita consecutivamente esta operación para introducir tantos departamentos como desee.

Recuerda



Tipos de llamadas

Desde esta opción definiremos las distintas clases de llamadas que podemos tener tanto de los clientes como de los proveedores.

Al acceder a esta opción se mostrará la siguiente pantalla.


Alta de tipos de llamadas

Código

Código alfanumérico de tres dígitos identificativos de las distintas llamadas.

Descripción

Nombre con el cual identifiquemos cada tipo de llamada.

En la ventana de Tipos de Llamadas aparecerá el nuevo creado. Repita sucesivamente esta operación para introducir tantos tipos como desee.

Recuerda



Provincias

En esta opción se incluyen todas las provincias de España, codificadas con los dos primeros dígitos del código postal.

La utilidad de esta pantalla es que podremos sacar las ventas realizadas en una Comunidad en concreto, al igual que podemos visualizar en que Comunidad, tienen más efecto nuestros programas de ventas o de compras, en principio no es necesario manipular esta tabla.

Esto no significa que su utilidad sea únicamente para codificar las diferentes provincias, sino que se podrá utilizar para cualquier otro tipo de clasificación definida por el usuario, permitiendo la anulación y modificación de las ya existentes y la creación de otras nuevas.

La ventana de introducción de datos para provincias contendrá los siguientes campos:

Altas de provincias

Código Provincia

Código alfanumérico identificativo de la provincia compuesto por cuatro dígitos. Ejemplo: Madrid, 0028.

Provincia

Descripción de la provincia.

Código Zona

Código alfanumérico de tres dígitos para la agrupación de las provincias. Por defecto, aparecen agrupadas por Comunidades Autónomas.

Zona

Descripción de la Comunidad Autónoma a la que pertenece la provincia.

Recuerda



Zonas

En esta opción se incluyen todas las Comunidades Autónomas de España, codificadas con tres caracteres identificativos de su nombre.

En esta opción podemos ver el listado completo de todas las Comunidades Autónomas de España, este campo lo asignaremos a cada uno de los agentes involucrados en la dinámica comercial de la empresa.

Esto no significa que su utilidad sea únicamente para codificar las diferentes comunidades autónomas, sino que se podrá utilizar para cualquier otro tipo de clasificación definida por el usuario, permitiendo la anulación y modificación de las ya existentes y la creación de otras nuevas.


Altas de zonas

Código Zona

Campo alfanumérico de tres dígitos para la identificación de la zona o la Comunidad Autónoma.

Zona

Identificación de la zona o de la Comunidad Autónoma.

Recuerda



Importante

La zona va siempre asociada a una o varias provincias, si queremos cambiar la codificación de las zonas para adaptarlas a las zonas comerciales establecidas en la empresa, deberemos también reasignarlas en las provincias, para que nos dé la información correcta.

Países

En esta opción se incluyen una serie de países, codificados con cuatro caracteres identificativos de su nombre.

Podemos ver el listado de una serie de países, con los que podemos tener una mayor relación comercial. Este campo lo asignaremos a cada uno de los agentes involucrados en la dinámica comercial de la empresa.

La utilidad de esta pantalla es que podremos sacar las ventas o compras realizadas a un país en concreto.


Altas de países

Código

Campo alfanumérico de cuatro dígitos para la identificación del país.

Nombre

Identificación del país.

Código ISO

El código ISO del país, según la norma ISO 3166-1 alpha-3

Recuerda



Cuentas remesas

En este apartado trataremos sobre las cuentas de remesas para los recibos.

Recordamos que como paso previo a la creación de las diferentes cuentas de remesas es necesario realizar el enlace con ContaPlus. En el caso de no encontrarse enlazado a dicho programa, al acceder a esta opción, el programa no pasará por el campo Subcuenta, con lo cual al traspasar las remesas a contabilidad no encontrará esas subcuentas y mostrará un mensaje.


Altas de cuentas de remesas

Recuerda



Importante

La cuenta de remesa será obligatoria en la ficha del cliente. De esta forma al realizar pagos de recibos de forma automática (recibos por defecto cobrados o cobrados al vencimiento), se podrá realizar el asiento contable de pago del recibo utilizando la subcuenta del cliente y la subcuenta de la cuenta de remesa asociada al cliente.

Código Cuenta: Campo alfanumérico de dos dígitos para identificar la cuenta de remesas.

Nombre: Descripción de la entidad bancaria donde se encuentra la cuenta.

Dirección: Dirección de la entidad bancaria.

Entidad Bancaria: Cuatro dígitos numéricos para la identificación de la entidad Bancaria.

Agencia: Cuatro dígitos numéricos para la identificación de la agencia bancaria.

Nº Cuenta: Diez dígitos numéricos para la identificación de la cuenta corriente.

Código IBAN: Código IBAN perteneciente al Cliente.

El International Bank Account Number (o IBAN) es una serie de caracteres alfanuméricos que identifican una cuenta determinada en una entidad financiera en cualquier lugar. Es decir, a cada cuenta le corresponde un único IBAN y a través de éste se identifica el país, la entidad, la oficina y la cuenta.

El objetivo del IBAN es facilitar el tratamiento automático de pagos y cobros transfronterizos. El estándar asegura la transmisión correcta de los datos y reduce las posibilidades de intervención manual. Por tanto contribuye a evitar los costes y las demoras asociadas a la transmisión incorrecta o insuficiente de los datos relativos a las cuentas bancarias.

El IBAN consta de un máximo de 34 caracteres alfanuméricos. Los dos primeros son de carácter alfabético e identifican el país. Los dos siguientes son dígitos de control y son el elemento de validación de la totalidad del IBAN. Los restantes son el número de cuenta, que en la mayoría de los casos identifica además la entidad y la oficina.

Subcuenta: Subcuenta contable del banco. Se formará con el número de dígitos del nivel de desglose de la empresa a la que se haya efectuado el enlace con ContaPlus. No estará activo si dicho enlace no existe.

Para generar el fichero de una norma CSB 19 y 58, existen nuevos campos "sufijos" dados en alta en la cta remesa, correspondiente a la norma que se genere a fichero:

Estos sufijos se tienen en cuenta a la hora de la creación de la estructura de los registros de la norma.

Tanto en los registros de información del presentador como del ordenante, si es norma 19, se asigna el valor del campo Sufijo, y si es norma 58 se asigna el valor del campo Sufijo norma 58

Norma 19:

Sufijo norma 19 Presentador

Sufijo norma 19 Ordenante

Se utiliza el valor del sufijo: "Sufijo norma 19 Presentador", dado de alta en la cta remesa en los registros primero y último:

-Registros de Cabecera del presentador: Código de registro 51. Posición (14 a 16).

-Registro total general: Código: 59. Posición (14 a 16).

Se utiliza el valor del sufijo: "Sufijo norma 19 Ordenante", dado de alta en la cta remesa en el resto de registros que no sean primero ni último:

-Registros de Cabecera del ordenante: Código de registro 53. Posición (14 a 16).

-Todos los Registros individuales: Código 56. Posición (14 a 16).

-Registro Total de Ordenante: Código 58. Posición (14 a 16).

Norma 58:

Sufijo norma 58 Presentador

Sufijo norma 58 Ordenante

Se utiliza el valor del sufijo: "Sufijo norma 58 Presentador", dado de alta en la cta remesa en los registros primero y último:

-Registros de Cabecera del presentador: Código de registro 51. Posición (14 a 16).

-Registro total general: Código: 59. Posición (14 a 16).

Utilizar el valor del sufijo: "Sufijo norma 58 Ordenante", dado de alta en la cta remesa en el resto de registros que no sean primero ni último:

-Registros de Cabecera del ordenante: Código de registro 53. Posición (14 a 16).

-Todos los Registros individuales: Código 56. Posición (14 a 16).

-Registro Total de Ordenante: Código 58. Posición (14 a 16).

Importante

En la cuenta de remesas no se indica en ningún campo los dos dígitos de control para el banco. El programa los calcula automáticamente a partir del número de cuenta, entidad bancaria y agencia, y los introduce en el listado de remesas o en el fichero en formato magnético de remesas para la entrega en el banco.

Grupos de venta

La ventana de introducción de datos, recogen las diferentes agrupaciones de venta para la contabilidad.

Altas de grupos de ventas

Recordamos que como paso previo a la creación de los diferentes grupos de venta, es necesario realizar el enlace con ContaPlus en el apartado de Útil\Entorno de Sistema\Personalización\ContaPlus, en el caso de no encontrarse enlazado a dicho programa, al acceder a esta opción, el programa mostrará un mensaje de Atención.

Contiene los siguientes campos:

Código Grupo

Código alfanumérico compuesto por el número de dígitos de desglose de la empresa de ContaPlus con la que se haya enlazado menos 3, que son los dígitos de cuenta. Por ejemplo, si la empresa en ContaPlus tiene 7 dígitos de nivel de desglose, el grupo de ventas estaría formado por 4 (7-3); si tuviera 9 dígitos, el grupo de ventas estaría formado por 6 (9-3).

Grupo de Venta

Identificación del grupo de venta.

Recuerda



Importante

Se recomienda la codificación numérica de los Grupos de Ventas, debido a que en el programa ContaPlus se generarán subcuentas con los dígitos del grupo de venta y si éstos no son numéricos ContaPlus no podrá trabajar con ellos.

Grupo de compra

En este apartado están incluidas las diferentes agrupaciones de compra para la contabilidad.


Altas de grupos de compra

Código Grupo

Código alfanumérico compuesto por el número de dígitos de desglose de la empresa de ContaPlus con la que se haya enlazado menos 3, que son los dígitos de cuenta. Por ejemplo, si la empresa en ContaPlus tiene 7 dígitos de nivel de desglose, el grupo de compra estaría formado por 4 (7-3); si tuviera 9 dígitos, el grupo de compra estaría formado por 6 (9-3).

Grupo

Identificación del grupo de compra.

Recuerda



Importante

Se recomienda, al igual que en grupos de venta, la codificación numérica de los Grupos de Compra, debido a que en el programa ContaPlus se generarán subcuentas con los dígitos del grupo de compra y si éstos no son numéricos ContaPlus no podrá trabajar con ellos.

Rappels

En este apartado se reflejarán los tipos de rappels que se aplicarán al cliente por un volumen de compra.

En la ventana de introducción de datos aparecerán los siguientes campos.

Altas de rappels

Tipo de Rappel

Código alfanumérico de tres posiciones que nos va a servir para definir el tipo de rappel. Este campo puede repetirse varias veces, ya que según los tramos de importes pueden ir en cadena.

Límite Inferior

Importe mínimo de la compra que tiene que realizar el cliente para poder acceder al descuento establecido.

Límite Superior

Importe máximo de la compra que tiene que realizar el cliente para poder acceder al descuento establecido.

% Descuento

Será el tanto por ciento que se calcula si el importe de la compra está entre los límites establecidos

Recuerda



EjemploTipo de rappel O1. A todos los clientes que su volumen de compra este comprendido entre 12.020€. Hasta 18.030€ Les aplicaremos un 4%.

Todos aquellos clientes, que en su carpeta comercial tengan el tipo de rappel 01, se les aplicará dicho descuento.

Modelo de código de barras

Opción que nos permitirá crear una serie de modelos que, posteriormente podremos usar para la Generación de códigos de barras en Sistema\Artículos. Cada uno de los modelos están formados por segmentos que configurarán el código de barras.

Desde esta pantalla podremos añadir, modificar, eliminar, visualizar, localizar e imprimir, los modelos de códigos de barras dados de alta. Cuando modifiquemos un modelo no podremos variar el tipo de código del mismo y tampoco el código de barras si existe al menos un segmento en la pestaña Detalle.

¿Cómo crear modelos de código de barras?

Para crear un nuevo modelo pulsaremos el botón Añadir y aparecerá la siguiente ventana:

Modelos de Códigos

Como podrá observar, está formada por dos carpetas:

- Modelos de Códigos

Código/Descripción

Código y Descripción del modelo que estamos dando de alta.

Tipo de Código de barras

Permite seleccionar que tipo de código de barras se creará entre los disponibles en la aplicación:

- EAN 8; Con una longitud de ocho, siendo el último un dígito de control.

- EAN 13; Con una longitud de trece, siendo el último un dígito de control.

- Code 39; Hasta dieciocho caracteres alfanuméricos, las letras serán siempre

Recuerda

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las

funciones presentadas no estén habilitadas. Para ver las opciones disponibles según licencia o gama adquirida pulsa aquí

Nota Preparación:

- Antes de crear el modelo de código de barras, debe pensar qué segmentos quiere incluir para no generar códigos de barra duplicados.

- En la generación del modelo de Código de Barras podrá incluir segmentos tales como: Referencia, Familia o Propiedades, o directamente un Contador automático.

- Puede generar códigos por propiedades

- Los modelos se usarán para generar códigos de barras a los artículos de una determinada familia, desde Generación Códigos de Barras en Sistema\Artículos, así que puede pensar en crear modelos según las características de cada familia: tamaño y composición de las referencias de los artículos, propiedades, etc.

mayúsculas.

- Code 128; Hasta dieciocho caracteres alfanuméricos.

Automáticamente al rellenar el campo código, se habilitará la segunda carpeta de la opción Detalle:

- Detalle

Opción en la que añadiremos los segmentos que formarán el código de barras.

Detalle

Por cada segmento debemos rellenar los siguientes campos, en función del tipo seleccionado:

Tipo

Permitirá seleccionar el tipo de segmento, la lista variará según el Tipo de Código de barras seleccionado:

Texto libre; Configurará el tamaño del segmento y el Texto. En el caso de un tipo de código de barras EAN, el texto deberán ser números.

Código de Familia; Se incluirá en el código de barras el código de la familia a la que pertenece el artículo, sólo disponible para Code 39 y Code 128.

Código de Familia para Cod. Barras; En el código se incorporará el campo Código para Cod. Barras de la Familia a la que pertenece el artículo. Deberá configurar para cada familia de las que quiera generar códigos de barras un valor para este campo. Podrá identificar hasta 99 familias con códigos diferentes.

Código de Propiedad 1º; Sólo si trabajamos con al menos una propiedad, se insertará en el código de barras el campo Código Propiedad 1 de la familia a la que pertenece el artículo, disponible para Code 39 y Code 128.

Código de Propiedad para Cod. Barras 1º; Sólo si trabajamos con uno a dos propiedades, se incorporará en el código de barras el campo Código para Cod. Barras de la Propiedad 1 de la familia a la que pertenece el artículo. Deberá configurar para cada valor de las tablas de Propiedades un código para identificarlo en la generación de Códigos de Barras. Podrá identificar hasta 999 códigos diferentes para todas sus propiedades.

NotaLos códigos de barras estándar (EAN) suelen tener la siguiente estructura:

- Código EAN del País; por ejemplo España (84).

- Código EAN Empresa; Código que el usuario debe solicitar a AECOC(http://www.aecoc.es).

- Identificación Artículo; Campo que puede estar formado por: un Contador, Propiedades 1/2 y/o Familias. Para poder configurar el código de barras con éstos datos debe tener cumplimentado el campo "Código para Código de barras" en Familias y Propiedades.

- Código de Control

Para la generación de códigos tipo CODE no son obligatorias las referencias País y Empresa, aunque se recomienda igualmente introducirlas en el código.

NotaTodos los códigos tendrán obligatoriamente el segmento contador o el segmento referencia, para asegurar que no se generen códigos de barras duplicados.

Para los códigos EAN 8 y EAN 13 debemos añadir segmentos hasta completar siete y doce dígitos respectivamente, no se permitirá aceptar el Modelo hasta que la suma de los segmentos alcance dicho valor y el último dígito de los códigos de barras corresponderá siempre al dígito de control.

Para el resto de los casos podremos añadir tantos segmentos como sea necesario hasta un máximo de 18 dígitos.

Código de Propiedad 2º; Sólo si trabajamos con dos propiedades, se insertará en el código de barras el campo Código Propiedad 2 de la familia a la que pertenece el artículo, Code 39 y Code 128.

Código de Propiedad para Cod. Barras 2º; Sólo si trabajamos con dos propiedades, se incorporará en el código de barras el campo Código para Cod. Barras de la Propiedad 2 de la familia a la que pertenece el artículo. Deberá configurar para cada valor de las tablas de Propiedades un código para identificarlo en la generación de Códigos de Barras. Podrá identificar hasta 999 códigos diferentes para todas sus propiedades.

Referencia; Se introducirá como parte del código de barras la referencia del artículo. Cómo la Referencia puede ser de hasta 18 caracteres, deberá indicar si quiere tomar valores por en principio o por el fin del código. Debe pensar que si el tipo de código de barras es EAN, la parte que tome de la referencia deberá ser numérica, en caso contrario, no permitirá utilizar esos artículos desde el Asistente.

Contador; Se definirá el tamaño del contador, sólo podrá tener un segmento contador dentro del código. Desde Generación Códigos de Barras, cuando tengamos un segmento de este tipo, se solicitará a partir de qué contador quiere empezar a generar códigos de barras.

Principio/Fin; Define que parte de los dígitos incluiremos en el segmento cuando este sea mayor de la longitud del campo. Estos campos sólo se visualizarán en los siguientes casos:

¡ Código de familia, cuando el número de dígitos sea inferior a cinco.

¡ Tipo Código de Propiedad 1º o Código de Propiedad 2º, en todos los casos.

¡ Tipo Referencia Artículo, en todos los casos.

Núm.Dígitos

Concreta la longitud total de cada segmento, esta longitud varía en función del tipo seleccionado (por defecto se ofrece la longitud máxima de cada segmento) y de los segmentos dados de alta hasta completar el total de dígitos disponibles por cada código de barras. Algunos de los campos tienen una serie de limitaciones que detallamos a continuación:

Código de familia; Nunca puede ser mayor que cinco.

Código de Familias para Cód. Barras; El tamaño es de dos dígitos y no puede ser modificado.

Tipo Código de Propiedad para Cód. Barras 1º o Código de Propiedad para Cód. Barras 2º; El tamaño es de tres y no puede ser modificado.

Texto

Campo que sólo se visualizará cuando en Tipo tengamos seleccionado Texto Libre.

Desde Detalle, también podremos modificar cualquier característica de un segmento sin limitación alguna, visualizar y eliminar. Además podremos cambiar el orden de los

segmentos dentro del código de barras con los botones de Subir y Bajar.

Importante

Recuerde que dependiendo del tipo de código seleccionado podrá incluir dígitos numéricos (EAN8, EAN13) ó Alfanuméricos (CODE39, CODE128).

Campos libres

Mediante esta opción puede personalizar los datos que se capturan en la aplicación, creando nuevos campos para cualquier tipo de información que será necesario guardar, imprimir, localizar, etc. Opción denominada “Campos libres” que se encuentra en el menú Sistema\Tablas generales, muestra una ventana con una parte de cabecera y un detalle con definiciones para cada ámbito.

La ventana dispone de un desplegable para indicar de qué tipo de "Ambito" se quiere configurar los campos libres.

Los valores que contiene son los siguientes:

l Artículos

l Clientes

l Proveedores

l Documentos compra

l Líneas documentos compra

l Documentos venta

l Líneas documentos venta

Se muestra una tabla para añadir la definición de los campos libres. Permite configurar hasta 10 campos libres para cada uno de estos ámbitos.

Dicha tabla dispone de las siguientes columnas:

l Nº Orden, literal, tipo.

¿Cómo añadir campos libres?

En el alta de campos se muestra una ventana con los siguientes datos:

Orden

Campo numérico obligatorio y valores comprendidos entre 1 o 10.

En el caso de repetir orden se avisa de que ya existe este número de orden.

Literal

Recuerda



Campo texto, obligatorio y único, no permite estar duplicado para el mismo tipo de ámbito.

Tipo

Campo enumerado que dispone de los siguientes valores

n Texto

n Número

n Fecha

n Si/No

n Valor por defecto, Texto

Decimales

Los valores posibles que puede tener es de 0 a 8, el valor por defecto es 0.

¿Cómo modificar el detalle de los campos libres?

A la hora de modificar un campo libre tienes que conocer lo siguiente:

El campo "Orden" no es modificable.

El campo "Literal" si permite ser modificado:

n Si se cambia de Número, Fecha o Si/No a Texto, se transformarán todos los valores guardados a tipo Texto.

n Si cambia de Texto a Número, se transformarán sólo aquellos valores guardados que sean números, pero se perderán el resto de valores de los campos guardados que no sea posible transformar.

n Si cambia de:

n Fecha a Número

n Si/No a Número

n Número a Fecha

n Número a Si/No

n Si/No a Fecha

Para todos estos casos se perderán todos los valores de los campos guardados por lo tanto actúe con precaución.

¿Cómo eliminar detalle de los campos libres?

En el caso de querer eliminar un detalle de campo libre, el tipo de valor se perderán todos los valores de los campos guardados, actúe con precaución.

Se borra todos los valores del campo libre eliminado para los registro asociados al ambito correspondiente.

¿Cómo imprimir?

A la hora de querer imprimir se muestra una ventana de filtro, se muestran checks por cada ambito a incluir en el filtro del informe.

n Artículos

n Clientes

n Proveedores

n Documentos compra

n Líneas documentos compra

n Documentos venta

n Líneas documentos venta

Permite filtrar los campos libres por su ambito y se genera un listado con las siguientes columnas agrupados por ambito, las columnas a mostrar son:

n Orden

n Literal

n Tipo

Clientes

En esta opción podremos introducir los clientes y direcciones comerciales se tiene un icono de acceso directo a la ventana de Clientes.

Recordamos que como paso previo a la creación de los diferentes clientes, es necesario realizar el enlace con Contabilidad, en el apartado de Útil\Entorno de sistema\Personalización\ContaPlus, y marcar si se desea la opción de actualización de los datos de los clientes en modificaciones.

Una vez realizado este enlace la creación de un cliente o proveedor implicará la creación de una subcuenta con los mismos datos en ContaPlus cuya numeración corresponderá a la cuenta de clientes o proveedores (430 o 400) más el código del cliente o proveedor de FacturaPlus.

Además es recomendable marcar la opción de actualización de los datos de los clientes en modificaciones, para que los datos de los clientes en ContaPlus concuerden con los de FacturaPlus

En caso contrario de no encontrarse enlazado a ContaPlus, no se crearán las subcuentas contables de los clientes automáticamente, teniéndolas que añadir en ContaPlus manualmente.

En esta pantalla aparece el listado de todos los clientes que hemos ido dando de alta a lo largo del tiempo, con lo cual siempre tendremos una relación completa de todos nuestros clientes a la vista.

¿Cómo crear un cliente?

Podemos encontrar distintas carpetas. Debido a su simplicidad y a su carácter auto explicativo, algunos campos no serán tratados en profundidad.

Al añadir un cliente, aparece la siguiente pantalla con las diferentes pestañas en las que deberemos ir añadiendo los distintos campos necesarios para una correcta gestión comercial respecto al cliente.

Recuerda

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén


Nota

Al situar el cursor sobre un cliente y si tenemos activada la opción de información extendida , mostrará los datos que tenemos introducidos sobre él en la aplicación. Desde esta opción podremos enviarle un correo electrónico si disponemos de esa información.

Importante

Recuerda que si vas a realizar el enlace contable entre tu aplicación de Gestión y ContaPlus, es recomendable hacerlo antes de dar de alta clientes, proveedores o artículos.


- Generales

Código Cliente

Campo numérico de seis dígitos para la identificación del cliente. Permite solamente la introducción de números para la codificación. Esto es debido a que el código se utiliza como enlace de facturación a contabilidad.

Doc. Identidad

Tipo de Documento (por defecto aparecerá NIF) y número de Identificación correspondiente.

Código Edi (EAN)


Si on-line

Desde este botón visualizará una ventana en la que deberá introducir el Login (nombre de usuario/ empresa registrada en el portal) y Password (clave de acceso asignada al usuario/ empresa que solicita la información.) Si desea Contratar en ese momento, deberá pulsar el botón Contratar accediendo a la página de registro del servicio Si on-line.

Seguidamente se mostrará una nueva ventana con información concerniente al servicio que va a utilizar.

Si pulsa sobre el botón Continuar visualizará una ventana indicando que se está realizando el proceso. Finalizado dicho proceso, los datos disponibles de este cliente quedarán actualizados en la ficha del cliente.

Nombre

Campo donde introduciremos la identificación del cliente, nombre y apellidos.

Grupo de Clientes

Código del grupo de clientes al que pertenece el cliente, este campo habrá sido definido con anterioridad en su tabla correspondiente.

Nombre Comercial

Descripción comercial del cliente.

Dirección, Población, Código Provincia, País, Tfno 1, etc...

Todos estos datos los dejaremos reflejados en su ficha, los propios del cliente que estas definiendo.

E-Mail

Dirección de correo electrónico del cliente. Permitiendo si pulsa el botón con forma de arroba mandar un email al cliente desde esta pantalla. En este campo se pueden indicar más de una dirección de correo electrónico, separando las direcciones con un punto y coma, de esta manera los emails podrán dirigirse a más de un destinatario.

En el campo email, si escribes varias direcciones de correo electrónico separadas por punto y coma y espacio, en el momento de enviar la factura electrónica o email aparecerán todas esas direcciones a las cuales enviar el email.

Persona Contacto

Nombre de la persona que estará encargada de ser el contacto con el cliente.

Observaciones

Anotaciones sobre cualquiera de los datos generales a los que nos hemos referido anteriormente.

Representante legal para menores de 14 años

Datos de la persona que representa al menor de 14 años.

- Nombre

Nombre de la persona que representa al menor de 14 años.

- CIF/NIF

El número de CIF/NIF del representante del menor de 14 años.

- Comerciales

Una vez introducido el código del cliente en la carpeta Datos Generales, el programa permitirá el acceso a otras

Importante

Estos datos sólo quedarán grabados al pulsar el botón Aceptar de la ventana Añadir/ modificar clientes.

Importante

Si ha modificado algún dato del cliente, la aplicación le mostrará una ventana preguntándole si desea actualizar esa información en las Facturas - Facturas Rectificativas o Abonos que afecten a ese cliente. Debe indicar un rango de fechas para la actualización.

carpetas, siendo una de ellas Datos Comerciales.

Desde esta pantalla añadiremos todos los campos y condiciones que hemos contratado con el cliente, de esta manera podremos controlar, y definir todas las opciones que posteriormente aparecerán en los documentos que generemos al cliente.

En esta carpeta de datos comerciales aparecerán los siguientes campos, el paso por esta pantalla es obligado, ya que en caso contrario, no nos dejará grabar los datos fiscales, dándonos un mensaje de aviso:

Agente

Campo de tres dígitos alfanuméricos. Será el código del agente asociado por defecto al cliente. Podrá modificarse en la propia factura. Este campo debería haberse definido en la opción Agentes del menú Sistema.

Forma de Pago

Campo de dos dígitos alfanuméricos. Será la forma de pago habitual de este cliente y podrá modificarse en la propia factura. Este campo debería haberse definido en la opción Formas de Pago del menú Tablas Generales.

Días Pago

Primer, segundo y tercer día fijo de pago del cliente.

En caso de poner un día en estos campos debemos tener en cuenta que el programa va a forzar a que el día de vencimiento sea el propuesto.

Por lo tanto, en el caso de tener una forma de pago a 30 días, y la factura la realizamos el día 21 de Octubre y hemos indicado al programa que el primer día de pago sea el día 20, el programa no empezará a contar los días hasta el 20 de Noviembre, siendo entonces la fecha de vencimiento el día 20 de Diciembre.

Descuento Especial

Descuento adicional que podremos aplicar al cliente por distintos conceptos. Es modificable en factura.

Descuento Pronto Pago

Descuento adicional por un pago anticipado. Es modificable en la propia factura.

Tipo Descuento

Campo numérico de 1 dígito. Su valor debe estar comprendido entre 1 y 6. Es imprescindible cumplimentar este campo. Descuento por defecto que tomará entre los 6 diferentes por artículo. Es modificable en la propia factura.

Divisa (defecto)

Moneda con la que se facturará a ese cliente por defecto. Este campo debería haberse definido en la opción Divisasdel menú Tablas Generales.

Riesgo Máximo Autorizado

Cantidad impagada máxima autorizada a un cliente.

Riesgo Alcanzado

Es el riesgo que tiene actualmente el cliente. Este riesgo corresponde a todo lo que dicho cliente tiene pendiente de pago.

Euros Impagados

Es la acumulación de euros impagados de las facturas cuyos recibos se encuentren impagados y su fecha de vencimiento sea superior a la actual.

Número Copias Factura

Número de copias que el programa imprimirá en las facturas de ese cliente.

Serie de Facturas

Campo alfabético de 1 dígito. Su valor podrá ser A o B. Serie por defecto para las facturas a este cliente. Es modificable en la propia factura.

Tipo de Rappel

El código de este campo deberá introducirse previamente en la opción Rappels del menú Tablas Generales.

Cuenta de Remesas

El código de esté campo deberá introducirse previamente en la opción Cuenta de Remesas del menú Tablas Generales. Es imprescindible cumplimentar este campo para que los recibos que generen las facturas de este cliente puedan remesarse.

Régimen IVA

Seleccionaremos uno de los cuatro regímenes establecidos:

General:

Se le aplicará a este cliente los porcentajes de IVA que lleven los artículos en la factura.

UE:

Se le aplicará a este cliente el tipo de IVA de la Unión Europea (Normalmente 0%).

Exento:

Independientemente del porcentaje de IVA que lleven los artículos, la factura estará Exenta de IVA.

Exportaciones u Operaciones asimiladas:

Tipo de IVA aplicable a las ventas fuera de la UE.

Transportista

Código del Transportista asociado al cliente.

Recargo de Equivalencia

Si marcamos esta opción, calculará el/los recargo/s de equivalencia asociado/s a el/los porcentaje/s de IVA de el/los artículo/s en la factura. Sólo estará activa en caso de haber seleccionado IVA General. Si marcamos esta opción tendremos deshabilitado el campo Facturar con IVA incluido.

Facturar con IVA Incluido

Sólo tendremos este campo activado cuando no tengamos activado el campo Recargo de Equivalencia o el de Permite envío factura electrónica ya que estos campos son excluyentes. Si marcamos este campo, en la factura o abono, tendrá en las líneas del documento el IVA incluido.

Permite Envío Factura Electrónica

Si se marca, permitirá el envío de facturas, abonos y facturas rectificativas electrónicas al cliente. Por defecto esta casilla de validación aparecerá desmarcada. Es necesario que se tengan cumplimentados los campos de email y faxpara un correcto envío de los documentos. Las casillas de validación Permite envío factura electrónica y Facturar con

NotaTanto el descuento especial como el descuento pronto pago se calcularán sobre el total de la Base Imponible, no sobre un artículo en concreto.

NotaEn el caso de añadir el campo Riesgo máximo autorizado, el programa nos dará un aviso cuando los campos Riesgo Alcanzado o Euros Impagados superen la cantidad el primer campo.

IVA Incluido no podrán estar marcadas simultáneamente.

Aplicar Precio Mayorista

Al marcar este campo se identificará al cliente como mayorista para relacionarlo, posteriormente, con el campo artículo y su precio a mayoristas.

Inicio Vacaciones

Introduciremos la fecha inicial de las vacaciones del cliente.

Fin Vacaciones

Introduciremos la fecha en que finalizan las vacaciones del cliente.

Estos dos campos son muy importantes, al introducir estas fechas, dependiendo del día de pago de la ficha del cliente se generarán sus recibos sin tener en cuenta su periodo vacacional, dependiendo de si se tiene marcado o no el check en Útil/Entorno del sistema/Personalización/Incl.vacaciones en generación de recibos se tendrá o no en cuenta el periodo vacacional..

Bloqueado

Si marca esta opción el cliente quedará bloqueado y se habilitará un campo donde podrá introducir el motivo del bloqueo. Si definitivamente marca este campo, debe saber que no podrá generar documentos a este cliente, lo único que podremos hacer será consultar lo realizados y dar como cobrados los recibos pendientes..

- Banco

Esta carpeta dispone de mantenimiento propio, es decir, podrá añadir, modificar, eliminar, etc., todas las cuentas bancarias que necesite, además de considerar una de ellas como la predeterminada para todos sus movimientos bancarios.

Para añadir una cuenta bancaria deberá pulsar el botón Añadir.

La carpeta de introducción de datos contiene los siguientes campos:

Banco

Descripción de la entidad bancaria del cliente.

Código Entidad

Número de cuatro dígitos para la identificación de la entidad bancaria.

Agencia

Número de cuatro dígitos para la identificación de la agencia bancaria.

DC

Dígito de Control que se calculará automáticamente a partir de la Entidad, Agencia y la Cuenta.

Cuenta

Número de diez dígitos de la cuenta del cliente.

Predeterminada

Al añadir por primera vez una cuenta bancaria, el campo "Predeterminada", estará marcado. Por defecto esta opción se encontrará marcada si es la primera cuenta bancaria que añade, esta cuenta predeterminada será la receptora por defecto de todos los registros en cartera que generen sus documentos aunque podrá ser modificada. Sólo podrá existir una cuenta predeterminada para este cliente.

Código IBAN

Código IBAN perteneciente al Cliente.

El International Bank Account Number (o IBAN) es una serie de caracteres alfanuméricos que identifican una cuenta determinada en una entidad financiera en cualquier lugar. Es decir, a cada cuenta le corresponde un único IBAN y a través de éste se identifica el país, la entidad, la oficina y la cuenta.

El objetivo del IBAN es facilitar el tratamiento automático de pagos y cobros transfronterizos. El estándar asegura la transmisión correcta de los datos y reduce las posibilidades de intervención manual. Por tanto contribuye a evitar los costes y las demoras asociadas a la transmisión incorrecta o insuficiente de los datos relativos a las cuentas bancarias.

El IBAN consta de un máximo de 34 caracteres alfanuméricos. Los dos primeros son de carácter alfabético e identifican el país. Los dos siguientes son dígitos de control y son el elemento de validación de la totalidad del IBAN. Los restantes son el número de cuenta, que en la mayoría de los casos identifica además la entidad y la oficina.

Dirección, Población, Provincia, C.P, País, Teléfono, Fax

Los distintos datos del banco que dejamos asociados.

Persona de Contacto

Campo destinado para introducir la persona o personas de contacto que tengamos en el banco.

Observaciones

Campo abierto para introducir cualquier anotación sobre el banco, máximo 100 caracteres alfanuméricos, por cada uno de los campos.

- Direcciones

Una vez introducido el código del cliente en la carpeta Datos Generales, el programa permitirá el acceso a otras carpetas, siendo una de ellas Direcciones.

Al crear un cliente, en sus datos generales se introducen unos datos de dirección que corresponden a la dirección fiscal del cliente para las facturas. No obstante, en muchos casos los clientes disponen de otras direcciones, al margen de ésta, para los envíos. Estas son las que se introducirán en esta carpeta y servirán para los albaranes de envío al cliente, aunque la factura siempre irá dirigida a la dirección fiscal del mismo. Dicha dirección fiscal quedará grabada automáticamente en esta carpeta con el número 0.

NotaPara que las facturas electrónicas tengan valor jurídico es necesario enviarlas junto con la firma digital autorizada.

EjemploTenemos un cliente "Técnicas de Gestión S.L." con sede central en Madrid, que a su vez tiene delegaciones en Barcelona y Sevilla. La dirección fiscal será la de Madrid y las direcciones comerciales las de Barcelona y Sevilla.

La pantalla de introducción de datos de nuevas direcciones comerciales contiene los siguientes campos:

Altas de direcciones comerciales

Identificador

Campo numérico de 2 dígitos para la identificación de la dirección comercial. Siempre se creará automáticamente la dirección número 0 con los datos fiscales del cliente que se introducirán previamente en la carpeta de Datos generales.

Código Edi (EAN)


Nombre de Dirección

Descripción de cada una de las direcciones comerciales. La dirección número 0 creada aparece sin nombre, pero se podrá modificar y asignarle el que se desee.

Dirección, Población, Provincia, Código Postal, etc..

Son los distintos datos de la dirección del cliente.

Ruta

Código alfanumérico de dos dígitos, nos permitirá realizar el filtro de selección de clientes dentro de la ruta a la que pertenecen, en el apartado de Sistema\Autoventas\Rutas pestaña de clientes filtro.

- Contabilidad

En esta carpeta encontraremos todos los datos contables del cliente. Únicamente estará activa esta carpeta si tenemos realizado el enlace con ContaPlus.

Subcuenta

En este campo introduciremos la subcuenta contable que se asocia a ContaPlus. Tendrá el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado. Se recomienda dirigirse al apartado Consejos Previos en la opción de Enlace ContaPlus.

Cuenta de Ventas

Código de tres dígitos numéricos correspondiente a la cuenta contable a la que pasará la venta de las facturas de este cliente. Estos tres dígitos más los correspondientes al grupo de ventas de los artículos formarán la subcuenta contable de ventas.

Cuenta de Ventas de Servicios

Código de tres dígitos numéricos correspondiente a la cuenta contable a la que pasará la venta de servicios de las facturas de este cliente. Estos tres dígitos más los correspondientes al grupo de ventas de los artículos formarán la subcuenta contable de ventas de servicios.

Subcuenta de Gastos Suplidos

Esta subcuenta mostrará el código de la subcuenta utilizada para contabilizar los gastos suplidos que aparezcan en las facturas.

Libro Mayor

Podremos establecer un intervalo de fechas para la visualización de los apuntes contables asociados al cliente en este periodo. Situándonos sobre la línea deseada y pulsando el botón Ver Asiento, visualizaremos el asiento contable correspondiente y las empresas que tengamos asociadas en Contaplus.

- Atípicas

Son condiciones de venta especiales y personalizadas para cada cliente. Desde esta pantalla podrán visualizarse las situaciones atípicas que tendrá el cliente que estemos consultando, pudiendo añadir nuevas situaciones atípicas (precios, dtos.) para dicho cliente.

Desde la pantalla de añadir datos se podrán incluir, el precio y/o descuento que se aplicará en las ventas a este cliente en un determinado artículo o en una familia de artículos.

Importante

Posteriores modificaciones de la dirección fiscal del cliente en la carpeta General, suponen la actualización de la misma en la carpeta de direcciones número 0, y viceversa, es decir, que si realizamos alguna modificación en la dirección 0 de esta carpeta, también supone la actualización en la carpeta General del cliente, esta actualización de la dirección 0 será en el momento en el que se pulse la acción aceptar de la pantalla Datos generales. No se actualiza porque nos movamos por las distintas carpetas de la tabla de clientes.

Altas de atípicas

Artículo o Familia

Código del artículo o familia.

Divisa


Periodo de Validez


Precio


n Fijo: El precio introducido será el aplicado al realizar ventas de artículos de esta familia, al cliente indicado.


n Porcentual: El % que introduzcamos a continuación y el precio que figura en la ficha del artículo (de esta familia), se utilizará para calcular el precio que se aplicará en las ventas de los productos de esa familia al cliente que tengamos definido.

Dto.


- Comentarios

En esta carpeta accederemos a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo texto que sea necesario.

- Campos libres

Pestaña que muestra los distintos campos libres definidos para el ámbito de clientes en la opción de Campos libres.

Se muestra el literal de cada campo libre junto a un campo que dispone de las propiedades según el tipo definido para que puedas indicar los valores de cada uno.

El orden en el que se mostrarán dichos campos libres es según orden definido previamente.

¿Cómo puedo sacar un listado o impresión de clientes?

Para acceder a esta opción disponemos del siguiente botón:

Aquí vamos a rellenar las condiciones que queremos que cumplan nuestros clientes para que nos aparezca el listado correspondiente.

condiciones de listado

El programa permite un listado de clientes con dos tipos de ordenación:

- Por código

Se podrá elegir el rango de códigos para la impresión.

- Por nombre

A continuación elegiremos las condiciones de los clientes que queramos imprimir.

Además podemos obtener información de los clientes que tengamos bloqueados y el motivo del bloqueo, la presentación en el informe vendrá dada por dos columnas en las que visualizaremos con un SI, si el cliente está bloqueado y el motivo si lo tuviera y con un NO, si el cliente no está bloqueado.

A través del botón imprimir, además de obtener la información por papel, la aplicación nos da la posibilidad de enlazar mediante Plantillas formato MS Word u OpenOffice Writer la información de todos nuestros clientes.

Para activar este nuevo proceso debemos pinchar sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas, seguidamente en la ventana de Impresión de documentos, disponemos del campo Emitir carta editor de texto.

Al seleccionar este dato, se activará un proceso en el cuál se lanzará a través de MS Word u OpenOffice Writer una carta (predeterminada por la aplicación) con toda la información referente según los datos del filtro. Además si realiza la impresión de varios clientes a la vez, (teniendo marcada este campo), se imprimirá una carta por cada uno de los clientes del filtro.

Toda la información obtenida en la carta es modificable en el momento de la visualización de la misma, pudiendo incluso añadir más información, si lo considera necesario. Si modifica la información deberá guardarla en el fichero correspondiente, para después poder hacer uso de ella. Si no modifica dicha información, está corresponderá con los datos de la ficha del cliente y los datos de la empresa.

¿Cómo puedo hacer etiquetas de clientes?


La configuración de las etiquetas se realizará en el apartado Documentos de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

Con este botón se seleccionan aquellos clientes a los que se desee hacer la etiqueta. Aparecerá una pantalla como la siguiente:

Selección clientes a imprimir

En esta pantalla disponemos de dos botones para el filtrado.

Posicionándose en los diferentes registros existentes en la lista de clientes, que aparecerán en esta pantalla, se pulsará el botón de selección en aquellos que se desee y quedarán marcados con una X de color azul en la columna de la izquierda. Una vez terminada la selección, se pulsará el botón "Salir" y al imprimir las etiquetas saldrán las de los clientes que se hayan seleccionado.

En este botón visualizaremos la siguiente pantalla.

Establecer filtro de selección

En ella aparecerán los campos del cliente para poder filtrar por uno o varios de ellos.

Una vez introducidas las condiciones de búsqueda, pulsaremos el botón filtro y quedarán marcados con una X azul en la columna izquierda todos aquellos registros que cumplan las condiciones marcadas.

Aumentamos el número de etiquetas a imprimir sobre el registro del cliente de una a una.

Disminuimos el número de etiquetas a imprimir sobre el registro del cliente de una a una.

Colocamos un número de etiquetas a imprimir sobre el registro del cliente.

Con este botón cambiamos el número de etiquetas a imprimir a uno, de todos los registros de clientes.

Cambiamos el código de la dirección comercial del cliente que queramos imprimir.

Una vez establecidas las condiciones de impresión de etiquetas de clientes, pulsaríamos el botón de salir y regresaríamos a la pantalla de impresión para finalizar el proceso.

¿Quieres realizar consultas avanzadas de tus clientes, utiliza la gestión del conocimiento?

Desde esta opción (por defecto seleccionado el botón de Gestión) tendremos acceso a una determinada información sobre la situación del cliente seleccionado dentro de la ventana de clientes, desde la ventana de Gestión del Conocimiento podremos acceder a:

Gestión del conocimiento

Los recibos pendientes de cobrar pulsando el botón de Deudas Pendientes

Las mercancías que todavía no hemos enviado en el botón de Pendiente de Servir.

En el botón de Condiciones Particulares, aquellas situaciones particulares que tenemos con un cliente como precios especiales, descuentos y todos aquellos datos que hayamos introducido en las distintas pestañas de atípicas.

Desde % Contribución Ventas podremos tener acceso a un resumen de facturación que nos indicará el porcentaje de ventas de ese cliente respecto a nuestro volumen total de ventas.

Pulsando en Condiciones Comerciales obtendremos información sobre las formas de pago acordadas, riesgo alcanzado y riesgo máximo autorizado. Esta información estará disponible en la pestaña Comercial de la ficha del cliente.

En el botón de Llamadas, podremos ver información de las llamadas mantenidas con ese cliente.

El botón de ContaPlus estará activo si hemos efectuado el enlace con el programa de Contabilidad, y nos mostrará al pulsarlo un mayor de la subcuenta contable de ese cliente que vendrá delimitado por las fechas que indiquemos al programa, si pulsamos doble clic de ratón sobre el mayor, nos mostrará el asiento del mismo.

¿Cómo puedes importar/exportar información a ContaPlus?

Opción de Importación/ Exportación

Estos botones solo estarán visibles si tiene enlace a Contabilidad, es decir, si ha asignado una ruta en la carpeta ContaPlus en la opción Personalización del menú Útil y asociado al menos una empresa. Si no tiene enlace al programa de contabilidad no podrá visualizar este botón.

Al pulsar sobre este botón se realizará un proceso de generación de información, en las carpetas Importación/ Exportación, de subcuentas que se podrán importar de la aplicación de ContaPlus, que no existan en la aplicación de Gestión, y viceversa.

Importación/ Exportación de CLIENTES con ContaPlus

En esta ventana encontrará los siguientes datos: Empresa

Seleccionará la empresa para la importación o exportación de ficheros, dichas empresas son las que están asociadas al programa de ContaPlus para la importación/ exportación de ficheros, por defecto el programa mostrará seleccionada la primera de ellas, si decide desde esta ventana seleccionar otra empresa el programa realizará una nueva generación de información de registros de clientes y subcuentas a exportar. (Si solo ha enlazado con una empresa, el programa solo le mostrará la empresa enlazada marcada por defecto.) Seguidamente visualizará dos carpetas: Importación y Exportación.

- Importación

Los registros que se muestran en esta pantalla son las subcuentas de clientes existentes en la empresa de enlace del programa de ContaPlus, cuya cuenta corresponda con la cuenta configurada para clientes en Personalización del menú Útil en el campo Definición de cuentas.

Es decir, si en Personalización define como cuenta para clientes la cuenta 430, las subcuentas a importar serán todas aquellas subcuentas cuya cuenta sea 430, que no existan en la aplicación de Gestión.

El código por defecto que se asigna para importar dicho cliente está formado por los últimos 6 dígitos de la subcuenta (exceptuando la cuenta) de ContaPlus, completados a ceros en la parte de la izquierda del campo.

Se mostrarán registros identificados con una marca que significa que se podrán seleccionar e importar, en cambio si no lo permite dichos registros no se podrán importar debido a que el código dado por defecto para el cliente existe en la aplicación. Podrá modificar dicho código para poder realizar la importación del registro correspondiente de la subcuenta de ContaPlus.

- Exportación

Observará una tabla dónde se mostrarán los registros de subcuentas de clientes existentes en el programa Gestión que no existen en el programa de ContaPlus. Las subcuentas que se presentan en esta opción estarán formadas por el mismo número de dígitos que las subcuentas de la empresa enlazada a contabilidad. Obtendrá también las subcuentas de moneda extranjera si previamente las tiene definidas en la opción correspondiente de Divisas en el programa de ContaPlus.

La tabla de esta carpeta estará formada por las siguientes columnas: E: Representará la columna selección del registro que va a exportar. Código Subcuenta: visualizará la subcuenta del cliente existente en el programa de Gestión que no existan en el programa de ContaPlus en la empresa asociada para la exportación con el mismo desglose. Código Cliente: código del cliente al que corresponde la subcuenta.

Desde esta carpeta podrá: Seleccionar filtro (desde/ hasta subcuenta), seleccionar de forma masiva, seleccionar solo un registro, aceptar, cancelar y obtener la ayuda correspondiente a la opción. Al aceptar el proceso, automáticamente el programa exportará como registros las subcuentas de la empresa seleccionada, completando todos los campos comunes de facturación más los datos bancarios de clientes de la empresa asociada en ContaPlus. No obstante si realiza alguna modificación en la ficha de estos clientes y tiene marcada la opción "Act. datos clientes en modificaciones" automáticamente el programa actualizará los datos de dicho cliente en el programa ContaPlus.

Importación / Exportación de CLIENTES con ContaPlus

¿Qué otras opciones puedes realizar desde clientes?

En la barra de botones de la tabla de clientes podemos encontrar las siguientes opciones:

Nos permitirá buscar los registros según las condiciones que introduzcamos en la pantalla de búsqueda.

Ejecutando esta opción creará un duplicado de los datos del cliente que tengamos seleccionado.

Al introducir el nuevo código nos preguntará si desea importar las Tablas asociadas, si se acepta hará un duplicado exacto del cliente seleccionado, en caso contrario, las tablas que no copiará serán, la carpeta de Direcciones, Atípicas, y Comentarios.

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al cliente obtenidas desde un escáner o fichero.

Gráficos de clientes

Visualizaremos gráficamente la facturación anual del año en curso y año anterior, teniendo una comparativa muy intuitiva de los dos años. Incluso, podríamos variar el tipo de gráfico con los botones incluidos en la carpeta para este fin.

Este botón estará visible si previamente hemos marcado el campo Gráficos en ficha de clientes de la carpeta Modo de Trabajodel apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

Se accederá a una pantalla donde aparecerán distintas carpetas con todos los documentos históricos de ese cliente.

Podemos añadir, modificar, eliminar, localizar, visualizar e imprimir cualquier documento con los botones de función.

También podremos fijar un valor por defecto de copias a imprimir en cada uno de los documentos, siempre tomará estas en la impresión al no ser que en la pantalla de impresión se indiquen otras, distintas a una.

Mediante esta nueva opción, podremos actualizar todas las vacaciones de los clientes hasta una fecha dada, para el próximo año.

Para obtener información en esta opción es necesario que exista información del NIF/ CIF en la base de datos de Si on-line.

Ejecutado el botón Evaluación de riesgo visualizará una ventana en la que deberá introducir el login (nombre de usuario/ empresa registrado) y password (clave de acceso asignada al usuario/ empresa que solicita la información.)

Registro

Si desea Contratar se en ese momento, deberá pulsar el botón Contratar accediendo a la página de registro del servicio Si on-line.

Importante



Consumo

A través de este botón se accederá al portal desde el que obtendrá información de la evaluación de riesgo del cliente.

En la siguiente ventana se mostrará la información disponible referente a la evaluación del riesgo para el NIF/ CIF del cliente sobre el que está situado. Esta información se actualizará en la ficha del cliente, ésta la visualizará a través de una columna en la tabla de clientes, marcada de la siguiente forma:

n Círculo Rojo: Empresas que presentan, según datos oficiales presentes en las bases de datos de solvencia e incidencias de Grupo Informa, un elevado riesgo Comercial. Es muy recomendable examinar el informe completo de evaluación de riesgo de esta empresa.

n Círculo Amarillo: Empresas que presentan un riesgo comercial que puede representar una calificación de solvencia entre 4 y 15 sobre 20. Recomendable examinar el informe de evaluación de riesgo de esta empresa.

n Círculo Verde: Empresas que presentan un riesgo comercial muy bajo y que, por tanto, atienden a sus compromisos de pago sin ninguna dificultad financiera. Representan una calificación de solvencia superior a 16 sobre 20.

Evaluación de riesgo

Asimismo, a través del botón Acceso a informes podrá ampliar información sobre el cliente accediendo a la compra de los informes disponibles del mismo.

Al ejecutar el botón Buscador de informes visualizará una ventana donde indicará el criterio de búsqueda de acceso a los informes.

Buscador de informes

Podrá realizar un filtro de búsqueda por NIF/ CIF (por defecto este campo relleno con el CIF/NIF en el que está situado), también tiene la opción de filtrar por Otros indicando la provincia y razón social.

A continuación visualizará una ventana en la que deberá introducir el login (nombre de usuario/ empresa registrado) y password(clave de acceso asignada al usuario/ empresa que solicita la información.)

Registro

Si desea Registrarse en ese momento, deberá pulsar el botón Registrar accediendo a la página de registro del servicio Si on-line.

Al pulsar sobre el botón Aceptar se accede a la información disponible de la empresa en el servicio Si on-line. Esta información se refiere a los informes que podrá adquirir.

Agentes

En esta opción se podrá introducir a los agentes o empleados con sus correspondientes comisiones. Disponemos de un botón de acceso rápido en la barra de herramientas:

¿Cómo crear un agente?

Podemos encontrar distintas carpetas. Debido a su simplicidad y a su carácter autoexplicativo, algunos campos no serán tratados en profundidad.

Al añadir un agente, aparece la siguiente pantalla con las diferentes pestañas en las que deberemos ir añadiendo los distintos campos necesarios para una correcta gestión comercial respecto al agente.


- Datos Generales

Código de Agente

Campo alfanumérico de tres dígitos para la identificación del agente.

Apellidos

Apellidos del agente.

Nombre

Nombre del agente.

DNI/CIF

Número del Documento Nacional de Identidad o Código de Identificación Fiscal. Al introducir el DNI, y darle al enter, nos calculará automáticamente la letra para el NIF, podemos aceptar o no el cambio del mismo.

Dirección

Domicilio del agente.

Población

Ciudad donde está situado el domicilio.

Código Provincia

Código de la provincia a la que pertenece. Este deberá introducirse previamente en la opción Provincias del menú Tablas Generales.

País

Campo compuesto de cuatro dígitos que corresponden a la nacionalidad del agente.

Código Postal

Código Postal de la provincia.

Recuerda



Teléfono

Teléfono de contacto.

Fax

Número de fax.

Comisión sobre Dto. 1-6

Se dispone de 6 posibles tipos de comisiones en la ficha del agente. Estas estarán relacionadas con los 6 posibles tipos de descuento del artículo por medio del número (Número de comisión-:>Número de descuento). En el caso de hacer una factura de varios artículos y en ellos elegir diferentes números (tipos) de descuento, el programa calculará una media ponderada de los porcentajes de comisión sobre los números (tipos) de comisión que correspondan.

También podemos establecer una comisión para clientes de contado.

Código Departamento

Campo en el que se incluirá el código del departamento al que pertenece el agente. Deberá estar previamente definido en la opción Departamentos del menú Tablas Generales.

IRPF

Porcentaje de retención de la empresa al agente.

- Atípicas

Esta segunda carpeta de agentes recogerá las situaciones atípicas para aplicar las comisiones que tendrán nuestros agentes por las ventas de determinados artículos o de todos los artículos de una familia.

Carpeta atípicas

Aparecerá una lista con todas las situaciones atípicas para el agente (sí las tuviera) con los siguientes campos:

Código

Código del artículo o de la familia.

Producto/Familia

Descripción del producto o familia.

VC

Variación de comisión que se representará por un símbolo que podrá ser:

Espacio en Blanco

Indica que la comisión es fija.

'+'

Indica que la variación de la comisión será lineal con respecto a la asignada por defecto el agente.

'%'

Indica que la variación de la comisión será porcentual con respecto a la que tenga asignada por defecto el agente.

- Comentario

En esta carpeta accederemos a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario.

Importante

En la pantalla anterior se definía las distintas comisiones que tendrán los agentes al aplicar cada uno de los 6 tipos de descuento de forma general para todos los artículos. Con esta siguiente pantalla, se podrán introducir modificaciones de la comisión para determinados artículos o familia de productos, con lo cual las posibilidades de asignar comisiones a los agentes serán infinitas.

No tiene limitación en cuanto al número de caracteres.

¿Qué otras opciones puedes realizar desde agentes?

En la barra de botones de la tabla de agentes podemos encontrar entre otras las siguientes opciones:

Utiliza la opción Consulta para realizar filtros de los registros de las tablas. Indica en Condiciones el: Campo, Criterio y Valor del filtro.

Es posible enlazar con más de una condición utilizando el Y / O. Al pulsar sobre el botón Buscar se muestra el resultado del filtro y pulsando con un doble click de ratón sobre una de las filas se navega automáticamente al registro.

Podremos acceder a esta carpeta si previamente hemos marcado el campo Gráficos en ficha de agentes de la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

Gráficos de agentes


La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al agente obtenidas desde un escáner.

Se accederá a una pantalla donde aparecerán distintas carpetas con todos los documentos históricos de ese agente.

Podemos añadir, modificar, eliminar, localizar, visualizar e imprimir cualquier documento con los botones de función.

Desde esta nueva opción podemos acceder a los datos de nuestros agentes comerciales:

En el botón de Liquidaciones obtendremos datos sobre las liquidaciones efectuadas de las distintas facturas.

En el botón de Condiciones Particulares detallarán todas las atípicas del agente, descuentos y precios especiales.

En % Contribución Ventas obtendremos una comparativa entre las ventas de este agente y el total de la facturación.

En Comisiones obtendremos el porcentaje de las comisiones que ha cobrado.

En el botón de Llamadas, podremos ver información de las llamadas en las que ha intervenido el agente seleccionado.

Si se dispone de enlace con el programa de ContaPlus, estará habilitado el icono de ContaPlus, donde al pulsarlo dispondremos de información de saldos de mayor del Agente en una fecha dada.

Importante


Proveedores

En esta opción podremos introducir los diferentes proveedores de los almacenes. Se dispone de un icono de acceso rápido desde la barra de herramientas:

¿Cómo crear un proveedor?

Podemos encontrar distintas carpetas. Debido a su simplicidad y a su carácter autoexplicativo, algunos campos no serán tratados en profundidad.

Al añadir un proveedor, aparecen las siguientes pestañas en las que deberemos ir añadiendo los distintos campos necesarios para una correcta gestión comercial respecto al cliente.


- Generales

En la pestaña General, completaremos el código del proveedor, este campo es de relleno obligatorio, es numérico de 6 posiciones, y si hemos realizado el enlace con ContaPlus, servirá para construir la subcuenta del proveedor, que será la terminación de la cuenta 400.

El campo Doc. Identidad, nos servirá para seleccionar el documento identificativo presentado por el proveedor, podemos seleccionarlo entre una serie de los posibles documentos.

El documento identificativo es obligatorio para dar validez al documento de compra que se entregue.

A continuación vemos que la pantalla que nos aparece, está dividida en dos partes, en la primera se

Recuerda



Nota

Al situar el cursor sobre un proveedor y si tenemos activada la opción de información extendida , mostrará los datos que tenemos introducidos sobre él en la aplicación. Desde esta opción podremos enviarle un correo electrónico si disponemos de esa información.

Importante


incorporarán todos los datos fiscales del proveedor, los cuales aparecerán de manera automática en todos los documentos relacionados con el proveedor

Los datos del representante legal se rellenarán cuando el cliente sea menor de edad.

Este dato es obligatorio para una correcta presentación de los libros de IVA trimestrales.

En la segunda parte, se añadirán todos los datos comerciales que hayan negociado con el proveedor, de esta manera cualquier persona de la empresa que entre en la ficha del proveedor podrá ver dichas condiciones comerciales.

Además de tener una función consultiva, la aplicación seleccionará estos datos en el documento que nos esté realizando el proveedor, para que el programa realice las operaciones oportunas

En estos campos, entre otros, añadiremos el descuento y la forma de pago que nos del proveedor por defecto, en caso de que lo hubiera.

El descuento se calculará para todos los artículos asociados a dicho proveedor.

En Días de Pago, nos permitirá dar hasta tres días de pago específicos que puede tener el proveedor.

Las fechas de Inicio y Fin de vacaciones, nos servirán para tener una referencia de si cierra el proveedor un mes concreto, estas fecha influirán en los pagos que tengamos que realizar a los proveedores, de tal manera que si tenemos que realizar un pago en el período en que el proveedor cierra por vacaciones, el programa prorrogará el pago al primer día pasado dicho período vacacional, dependiendo si se tiene marcado o no el check en Útil/Entorno del sistema/Personalización/Incl.vacaciones en generación de recibos se tendrá o no en cuenta el periodo vacacional..

Estos dos campos son muy importantes para la generación de recibos en estas fechas, ya que dependiendo del día de pago de la ficha del proveedor se generarán sus recibos sin tener en cuenta su periodo vacacional.

Número del Documento Nacional de Identidad o Número de Identificación Fiscal. Al introducir el DNI, y darle al enter, nos calculará automáticamente la letra para el NIF, podemos aceptar o no el cambio del mismo.

Si on-line desde este botón visualizará una ventana en la que deberá introducir el Login (nombre de usuario/ empresa registrada en el portal) y Password (clave de acceso asignada al usuario/ empresa que solicita la información.) Si desea Registrarse en ese momento, deberá pulsar el botón Contratar accediendo a la página de registro del servicio Si on-line.


Si pulsa sobre el botón Continuar visualizará una ventana indicando que se está realizando el proceso. Finalizado dicho proceso, los datos disponibles de este proveedor quedarán actualizados en la ficha del mismo.

Forma de Pago campo de dos dígitos alfanuméricos. Será la forma de pago habitual con este proveedor. Este campo debería haberse definido en la opción Formas de Pago del menú Tablas Generales.

- Banco

En la pestaña de bancos añadiremos la cuenta bancaria del proveedor que estamos dando de alta, para de esta manera poder pagarles a través de banco los distintos recibos que le emitamos.

Los campos que aparecen en esta pantalla corresponderían a todos los datos que tengamos del banco del tercero, estos son:

Banco: Añadiremos el nombre de la entidad bancaria del tercero, también este banco ha podido ser dado de alta con anterioridad en la opción de Bancos de las Tablas Generales.

Código Entidad: Añadiremos los cuatro dígitos identificativos de la entidad bancaria. Este campo puede rellenarse de manera automática si dado de alta la entidad bancaria con anterioridad.

Agencia: Pondremos los cuatro dígitos que identifican a la agencia bancaria. Este campo puede rellenarse de manera automática si dado de alta la entidad bancaria con anterioridad.

DC: El dígito de Control que se calculará automáticamente a partir de la Entidad, Agencia y la Cuenta.

Cuenta: Pondremos los diez dígitos de la cuenta bancaria del cliente.

Dirección: Podremos añadir la calle y número de la entidad bancaria. Este campo puede rellenarse de manera automática si dado de alta la entidad bancaria con anterioridad.

Población: Localidad donde se ubica el banco del cliente. Este campo puede rellenarse de manera automática si dado de alta la entidad bancaria con anterioridad.

Importante

Estos datos sólo quedarán grabados al pulsar el botón Aceptar de la ventana Añadir/ modificar proveedores.

Importante

Si ha modificado algún dato del proveedor, la aplicación le mostrará una ventana preguntándole si desea actualizar esa información en las Facturas - Facturas Rectificativas o Abonos que afecten a ese cliente. Debe indicar un rango de fechas para la actualización.

Provincia: Este código numérico de cuatro dígitos de la provincia a la que pertenece el banco. Este campo deberá estar dado de alta con anterioridad en la opción Tablas Generales/Provincias.

País: Seleccionaremos el campo compuesto de cuatro dígitos que corresponden a la nacionalidad del banco. Este campo deberá estar dado de alta con anterioridad en la opción Tablas Generales / Países.

Todos los datos de esta pantalla, aparecerán de manera automática en el caso de que hayamos introducido con anterioridad en la opción de Bancos desde tabla generales.

Carpeta datos banco

- Facturas

Desde la pestaña de Facturas añadiremos los datos que se hayan pactado con el proveedor, y que aparecerán de manera automática, o bien se irán rellenando con los distintos documentos que se vayan realizando de dicho proveedor.

Los datos que existen en esta opción el programa los tendrá en cuenta a la hora de añadir la factura y calculará en su caso cada uno de los porcentajes que se vayan añadiendo.

Desde este punto se podrán rellenando una serie de datos, que pasamos a describir a continuación.

Serie de facturas: Podemos seleccionar dos series únicamente, este campo es independiente de la numeración de facturas, las series, A o la B.

IVA Portes: Pondremos el IVA de los portes que nos cobra el proveedor, en caso de que los portes no vayan con IVA incluido.

Dto. PP: Pondremos el % de descuento por pronto pago que nos realizará el proveedor

IRPF Serie A/B: Pondremos el % de IRPF que tenemos que retener al proveedor en caso de que fuese autónomo.

El check "Aplicar normativa IRPF agrario" lo marcaremos si el proveedor pertenece al régimen de Agricultura, Pesca y Ganadería.

Debemos tener en cuenta que en el caso de marcar este check el programa calculará el IRPF sobre el total de la factura, no sobre la Base Imponible.

Para poder marcar esta opción nuestra empresa debe pertenecer al régimen de Agricultura, pesca y ganadería.

Base para el cálculo de recargo financiero: Lo podremos marcar en caso de que el proveedor nos financie la compra del material.

Régimen de IVA: Marcaremos el correspondiente al proveedor, por defecto, viene marcado el régimen General.

Podemos seleccionar uno de los cuatro regímenes de IVA establecidos:

- General: Si el proveedor aplica los porcentajes de IVA que lleven los artículos en la factura.

- UE: Si aplica el tipo de IVA de la Unión Europea (Normalmente 0%).

- Exento: Independientemente del porcentaje de IVA que lleven los artículos, la factura estará Exenta de IVA.

- Importaciones u Operaciones asimiladas: Si se trata de un proveedor exterior.

Carpeta facturas

- Contabilidad

En este campo introduciremos la subcuenta contable que se asocia al programa de Contabilidad. Estará activo si previamente se ha efectuado el enlace con ContaPlus. Tendrá el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado. Se recomienda dirigirse al apartado Consejos Previos en la opción de Enlace ContaPlus.

Carpeta contabilidad

Esta pestaña sólo estará activa si desde Personalización / ContaPlus hemos realizado el enlace con la empresa que tengamos creado en el programa de ContaPlus.

En esta ventana lo único que podemos modificar o añadir, la subcuenta del proveedor, el resto de los campos son informativos y su modificación corresponde al programa de ContaPlus.

Desde el botón Ver Asiento, podremos visualizar el asiento contable de la operación en la que estemos situados.

Esta pestaña puede visualizarse de una manera distinta, según hayamos realizado el enlace, bien a través del programa de ContaPlus directamente o bien sí lo hemos realizado a través de la aplicación Babel, aparecerá otra pantalla.

- Situaciones Atípicas

En la pestaña de atípicas podremos personalizar precios o descuentos de un proveedor, en los artículos o en la familia de artículos que vayamos especificando, de esta manera el programa cogerá los precios o descuentos que hayamos definido en esta pantalla, haciendo caso omiso del precio o los descuentos que hayamos puesto por defecto en el artículo, ya visto anteriormente.

La pantalla muestra una lista con los artículos o familias que se encuentran en una situación especial para el proveedor en cuestión. Para el resto, el precio que se aplicará en las compras será el precio de coste que aparece en la ficha del artículo y el descuento por defecto que aparece en la primera pantalla de la ficha del proveedor.

Carpeta situaciones atípicas

En la lista aparecerán los siguientes campos:

Código

Referencia del producto o código de la familia.

Artículo/Familia

Descripción del artículo o familia.

VP

Variación de precio que se representará por un símbolo que podrá ser:

Espacio en Blanco

Indica que el precio de coste va a ser fijo para ese artículo o todos los artículos de la familia.

'+'

Indica una variación lineal del precio de coste que tenga asignado por defecto el artículo. La variación aparecerá en el campo "precio".

'%'

Indica una variación porcentual sobre el precio de coste que el o los artículos tienen asignada por defecto. El tanto por ciento de variación aparecerá en el campo "precio".

VD

Variación de descuento. Este campo es idéntico al campo VP para los precios.

Dto.

Contendrá el nuevo descuento que se aplicará en las compras del producto o la variación que se aplicará sobre el descuento por defecto que aparece en la ficha del proveedor.

- Comentarios

En esta pantalla se podrá añadir un texto libre, donde podremos poner comentarios o recordatorios asociados al proveedor.

Estos comentarios los podremos visualizar posteriormente desde las ventanas de los distintos documentos que vayamos creando con la documentación que nos envíe el proveedor, de esta manera podemos tener cualquier aclaración en el momento de necesitarla sin necesidad de cambiar de ventana de trabajo.


- Campos libres

Pestaña que muestra los distintos campos libres definidos para el ámbito de proveedores en la opción de Campos libres.



¿Qué otras opciones puedes realizar desde proveedores?

En la barra de botones de la tabla de proveedores podemos encontrar las siguientes opciones:



Podremos acceder a esta carpeta si previamente hemos marcado el campo Gráficos en ficha de proveedores de la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

Carpeta gráficos


Aquí vamos a rellenar las condiciones que queremos que cumplan nuestros proveedores para que nos aparezca el listado correspondiente.

Condiciones de listado

El programa permite un listado de proveedores con dos tipos de ordenación:

n Por Código


n Por Nombre

A continuación elegiremos las condiciones de los proveedores que queramos imprimir.

A través del botón imprimir, además de obtener la información por papel, la aplicación nos da la posibilidad de enlazar mediante Plantillas formato MS Word u OpenOffice Writer la información de todos nuestros proveedores.


Al seleccionar este dato, se activará un proceso en el cuál se lanzará a través de MS Word u OpenOffice Writer dependiendo de lo que se tenga configurado una carta (predeterminada por la aplicación) con toda la información referente según los datos del filtro. Además si realiza la impresión de varios proveedores a la vez, (teniendo marcada este campo), se imprimirá una carta por cada uno de los proveedores del filtro.

Toda la información obtenida en la carta es modificable en el momento de la visualización de la misma, pudiendo incluso añadir más información, si lo considera necesario. Si modifica la información deberá guardarla en el fichero correspondiente, para después poder hacer uso de ella. Si no modifica dicha información, está corresponderá con los datos de la ficha del proveedor y los datos de la empresa.

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al proveedor obtenidas desde un escáner.

Importante

No necesita tener ningún tipo de escáner predeterminado, puede utilizar cualquier tipo de dispositivo TWAINde captura de imagen. (Escáner, Cámara digital ........)

Se accederá a una pantalla donde aparecerán distintas carpetas con todos los documentos históricos de ese proveedor.

Podemos añadir, modificar, eliminar, localizar, visualizar e imprimir cualquier documento con los botones de función. También podemos ver los importes en euros.

La configuración de las etiquetas se realizará en el apartado Documentos de la opción Entorno del Sistema del menú Útil .

Filtro

Con este botón se seleccionan aquellos proveedores a los que se desee hacer la etiqueta. Aparecerá una pantalla como la siguiente:

Selección proveedores a imprimir


Posicionándose en los diferentes registros existentes en la lista de proveedores, que aparecerán en esta pantalla, se pulsará el botón de selección en aquellos que se desee y quedarán marcados con una X de color azul en la columna de la izquierda. Una vez terminada la selección, se pulsará el botón "Salir" y al imprimir las etiquetas saldrán las de los proveedores que se hayan seleccionado.



En ella aparecerán los campos del proveedor para poder filtrar por uno o varios de ellos.


Aumentamos el número de etiquetas a imprimir sobre el registro del proveedor de una a una.

Disminuimos el número de etiquetas a imprimir sobre el registro del proveedor de una a una.

Colocamos un número de etiquetas a imprimir sobre el registro del proveedor.

Con este botón cambiamos el número de etiquetas a imprimir a uno, de todos los registros de proveedores.

Una vez establecidas las condiciones de impresión de etiquetas de proveedores, pulsaríamos el botón de salir y regresaríamos a la pantalla de impresión para finalizar el proceso.

Opción de Gestión Conocimiento

Desde esta nueva opción y pulsando el botón de Gestión Conocimiento tendremos acceso a información sobre la situación en la que nos encontramos respecto a un determinado proveedor, desde la ventana de Gestión del conocimiento podremos acceder a:

Los recibos pendientes de pagar pulsando el botón de Deudas Pendientes.

Las mercancías que todavía no hemos recibido en el botón de Pendiente de Recibir.

En el botón de Condiciones Particulares aquellas situaciones particulares que tenemos con un proveedor como precios especiales descuentos y todos aquellos datos que hayamos introducido en las distintas pestañas de atípicas.

Desde % Contribución Compras podremos tener acceso a un resumen de facturación que nos indicará el porcentaje de compras que tenemos con ese proveedor respecto a nuestro volumen total de compras.

En el botón de Llamadas, podremos ver un resumen de todas las llamadas mantenidas con ese proveedor.

El botón de ContaPlus estará activo si hemos efectuado el enlace con el programa de Contabilidad, y nos mostrará al pulsarlo un mayor que vendrá delimitada por las fechas que indiquemos al programa.

Estos botones solo estarán visibles si tiene enlace a Contabilidad, es decir, si ha asignado una ruta en la carpeta ContaPlusen la opción Personalización del menú Útil y asociado al menos una empresa. Si no tiene enlace al programa de contabilidad no podrá visualizar este botón. Al pulsar sobre este botón se realizará un proceso de generación de información, en las carpetas Importación/ Exportación, de subcuentas que se podrán importar de la aplicación de ContaPlus, que no existan en la aplicación de Gestión, y viceversa.

Importación/ Exportación de PROVEEDORES con ContaPlus

En esta ventana encontrará los siguientes datos:

EmpresaSeleccionará la empresa para la importación o exportación de ficheros, dichas empresas son las que están asociadas al programa de ContaPlus para la importación/ exportación de ficheros, por defecto el programa mostrará seleccionada la primera de ellas, si decide desde esta ventana seleccionar otra empresa el programa realizará una nueva generación de información de registros de proveedores y subcuentas a exportar. (Si solo ha enlazado con una empresa, el programa solo le mostrará la empresa enlazada marcada por defecto.) Seguidamente visualizará dos carpetas: Importación y Exportación.

Importación

Los registros que se muestran en esta pantalla son las subcuentas de proveedores existentes en la empresa de enlace del programa de ContaPlus, cuya cuenta corresponda con la cuenta configurada para proveedores en Personalización del menú Útil en el campo Definición de cuentas.

Es decir, si en Personalización define como cuenta para proveedores la cuenta 400, las subcuentas a importar serán todas aquellas subcuentas cuya cuenta sea 400, que no existan en la aplicación de Gestión.

El código por defecto que se asigna para importar dicho proveedor está formado por los últimos 6 dígitos de la subcuenta (exceptuando la cuenta) de ContaPlus, completados a ceros en la parte de la izquierda del campo.

Se mostrarán registros con una marca, esto significa que se podrán seleccionar e importar, dependiendo de lo que le indique dicho estado estos registros no se podrán importar debido a que el código dado por defecto para el proveedor existe en la aplicación. Podrá modificar dicho código para poder realizar la importación del registro correspondiente de la subcuenta de ContaPlus.

Los datos correspondientes a la columna Código de proveedor, representará un código propuesto para la importación. Este estará formado por los últimos 6 dígitos de la subcuenta (exceptuando la cuenta), de ContaPlus, completados a ceros en la parte de la izquierda del campo.

Desde esta carpeta podrá: Seleccionar (Filtrar), Seleccionar Todos, Seleccionar, Modificar, Aceptar, Cancelar y obtener Ayuda. Una vez aceptado el proceso, automáticamente el programa importará todos los registros de la carpeta de importación seleccionados para tal efecto, con los datos de las subcuentas, más los datos por defecto para la importación y exportación de proveedores existentes en la carpeta Plantilla existente en la opción Personalización del menú Útil. La importación de las subcuentas en moneda extranjera las importará sí, dicha divisa existe previamente en la tabla divisas del programa de Gestión, con el mismo código que el existente en la tabla Divisas del programa ContaPlus, para poder formar parte del filtro o bien estar relacionada con alguna divisa del programa de ContaPlus, en caso contrario el programa no importará dichas subcuentas. No obstante si realiza alguna modificación en la ficha de estos proveedores y tiene marcada la opción "Act. datos proveedores en modificaciones" automáticamente el programa actualizará los datos de dicho proveedor en el programa ContaPlus.

Exportación

Observará una tabla dónde se mostrarán los registros de subcuentas de proveedores existentes en el programa de Gestión que no existen en el programa de ContaPlus. Las subcuentas que se presentan en esta opción estarán formadas por el mismo número de dígitos que las subcuentas de la empresa enlazada a contabilidad. Obtendrá también las subcuentas de moneda extranjera si previamente las tiene definidas en la opción correspondiente de Divisas en el programa de ContaPlus.

La tabla de esta carpeta estará formada por las siguientes columnas: E: Representará la columna selección del registro que va a exportar. Código Subcuenta: visualizará la subcuenta del proveedor existente en el programa de Gestión que no existan en el

programa de ContaPlus en la empresa asociada para la exportación con el mismo desglose. Código Proveedor: código del proveedor al que corresponde la subcuenta.

Desde esta carpeta podrá: Seleccionar filtro (desde/ hasta subcuenta), seleccionar de forma masiva, seleccionar solo un registro, aceptar, cancelar y obtener la ayuda correspondiente a la opción. Al aceptar el proceso, automáticamente el programa exportará como registros las subcuentas de la empresa seleccionada, completando todos los campos comunes de facturación más los datos bancarios de proveedores de la empresa asociada en ContaPlus. No obstante si realiza alguna modificación en la ficha de estos proveedores y tiene marcada la opción "Act. datos proveedores en modificaciones" automáticamente el programa actualizará los datos de dicho proveedor en el programa ContaPlus.

Importación / Exportación de PROVEEDORES con ContaPlus

Para obtener información en esta opción es necesario que exista información del NIF/ CIF en la base de datos de Si on-line.

Ejecutado el botón Evaluación de riesgo visualizará una ventana en la que deberá introducir el login (nombre de usuario/ empresa registrado) y password (clave de acceso asignada al usuario/ empresa que solicita la información.)

Registro

Si desea Registrarse en ese momento, deberá pulsar el botón Contratar accediendo a la página de registro del servicio Si on-line.


Ventana de consumo

A través de este botón se accederá al portal desde el que obtendrá información de la evaluación de riesgo del proveedor.

En la siguiente ventana se mostrará la información disponible referente a la evaluación del riesgo para el NIF/ CIF del cliente sobre el que está situado. Esta información se actualizará en la ficha del cliente, ésta la visualizará a través de una columna en la tabla de clientes, marcada de la siguiente forma:

n Círculo Rojo: Empresas que presentan, según datos oficiales presentes en las bases de datos de solvencia e incidencias de Grupo Informa, un elevado riesgo Comercial. Es muy recomendable examinar el informe completo de evaluación de riesgo de esta empresa.

n Círculo Amarillo:

Empresas que presentan un riesgo comercial que puede representar una calificación de solvencia entre 4 y 15 sobre 20. Recomendable examinar el informe de evaluación de riesgo de esta empresa.

n Círculo Verde: Empresas que presentan un riesgo comercial muy bajo y que, por tanto, atienden a sus compromisos de pago sin ninguna dificultad financiera. Representan una calificación de solvencia superior a 16 sobre 20.

Evaluación de riesgo

Asimismo, a través del botón Acceso a informes podrá ampliar información sobre el proveedor accediendo a la compra de los informes disponibles del mismo.


Al ejecutar el botón Buscador de informes visualizará una ventana donde indicará el criterio de búsqueda de acceso a los informes.


Podrá realizar un filtro de búsqueda por NIF/ CIF (por defecto este campo relleno con el CIF/NIF en el que está situado), también tiene la opción de filtrar por Otros indicando la provincia y razón social.

A continuación visualizará una ventana en la que deberá introducir el login (nombre de usuario/ empresa registrado) y password (clave de acceso asignada al usuario/ empresa que solicita la información.)

Registro

Si desea Registrarse en ese momento, deberá pulsar el botón Contratar accediendo a la página de registro del servicio Si on-line.

Al pulsar sobre el botón Aceptar se accede a la información disponible de la empresa en el servicio Si on-line. Esta información se refiere a los informes que podrá adquirir.

Transportistas

En este apartado, se introducirán los Transportistas con los que trabajará la empresa.

Damos de alta las empresas de transporte que la empresa utilizará para realizar la entrega de la mercancía encargada por cada uno de los clientes de la empresa.

En esta opción, cuando pulsamos el botón de Añadir nos piden el domicilio social de la compañía y un código, que, como siempre es el único campo obligatorio a la hora de rellenar la ficha, siendo este un campo alfanumérico de 3 caracteres.

¿Cómo crear un transportista?


Alta de transportistas

Estos datos nos van a servir para poder asociar cada albarán de envío con el transportista que va a realizar la entrega y para realizar las etiquetas de envío para cada paquete.

Al añadir un transportista es necesario definir el campo código alfanumérico de tres caracteres identificativo del transportista. El resto de campos son los habituales en la ficha de cualquier tercero.

DNI/NIF

Documento Nacional de Identidad o Número de Identificación Fiscal del Transportista. Al introducir el DNI, y darle al enter, nos calculará automáticamente la letra para el NIF, podemos aceptar o no el cambio del mismo.

¿Qué otras opciones puedes realizar desde transportista?

Recuerda

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas. Para ver las opciones disponibles según licencia o gama

adquirida pulsa aquí

Para acceder a estas opciones disponemos de los siguientes botones:



La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al transportista obtenidas desde un escáner.

Importante


Almacenes

Dispone de un botón de acceso directo en la barra de herramientas. En esta opción se podrán introducir los diferentes almacenes que se posean.

Podremos controlar el stock físico que tenemos en cada uno de los almacenes creados, pudiendo posteriormente, presentar informes de las entradas y salidas realizadas en cada uno de los almacenes.

Realizaremos las gestiones sobre los almacenes creados desde el menú Almacén (Movimientos entre almacenes, regularización de almacenes e histórico de almacenes).

¿Cómo crear un almacén?

Al acceder a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla.

Altas de almacenes

En la ventana de introducción de datos aparecerán los siguientes campos mostrados en la imagen:

Código Almacén

Campo alfanumérico de tres dígitos identificativo del almacén y obligatorio. El resto de campos por su simplicidad no los explicaremos.

Recuerda



El stock de los artículos se incrementará automáticamente en la creación de albaranes de proveedores y disminuirá en la creación de albaranes de clientes (o en su defecto en la factura de clientes).

EjemploImaginemos que tenemos tres sucursales y cada una de ellas tiene un almacén, debemos dar un código que identificará a cada uno de ellos. De esta forma podremos tener un control de entradas, salidas, movimientos, etc, de artículos por almacenes.

Artículos

En esta opción se podrán introducir las referencias de los artículos y las materias primas del almacén. Se dispone de un botón de acceso directo en la barra de herramientas del programa:

¿Cómo crear un artículo?

Esta opción está formada por distintas carpetas, que a continuación detallamos:

Carpeta de datos generales

- Datos Generales

Referencia

Campo de 18 caracteres para la identificación del artículo.

Descripción

Campo alfanumérico de 100 caracteres para el nombre del artículo. Junto a este campo aparece un botón que da acceso a una ventana de comentarios. En esta ventana se podrá escribir todo el texto que sea necesario. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres

Familia

Código de la familia a la que pertenece el artículo. Debe estar previamente creada, en el caso de que no esté creada puede crearla desde dicho campo.

Código de Barras

Campo en donde incluiremos el código de barras del artículo. Se activarán los cuatro tipos de códigos de barras de los que disponemos, para seleccionar en el formato en que deseemos que se represente:

n EAN 8

n EAN 13

Recuerda



Importante


n Code 39

n Code 128

Junto a este campo aparecen dos botones el primero nos permite acceder a la ventana Códigos de Barras. Podremos introducir códigos de barras diferentes para el artículo según las distintas propiedades asignadas a la familia a la que pertenece. El segundo, generar, nos permitirá realizar el cálculo automático del dígito 8 o 13, en caso de tratarse del código EAN 8 o EAN 13 respectivamente, para el resto de casos permanecerá deshabilitado.

Artículo Anticipo

Marcando esta casilla, podremos usar la referencia de este artículo para incluir en los pedidos y albaranes de nuestros clientes las cantidades que nos den como anticipos. Si marcamos está opción sólo sería necesario rellenar en la carpeta del grupo de ventas el tipo de I.V.A y las subcuentas contables correspondientes.

Control de Stock

Si activamos esta opción el programa efectuará el control del stock del producto.

Artículo Tipo Kit

Se refiere a artículos que engloban un conjunto de productos. Si seleccionamos esta opción, se activará la carpeta Kit, donde se recogerán los artículos componentes del kit, y el stock aproximado del mismo.

Utilizar Unid./Envase

Se marcará esta opción si se desea introducir envases para el artículo, siempre que tengamos marcado el check de Capturar unidades por envase, en la carpeta Cálculo de la opción Personalización\Entorno del Sistema\Útil.

F. Envasado

Campo informativo sobre el formato de envasado del artículo.

Precios por Propiedades

Si la familia a la que pertenece el artículo tiene propiedades asociadas, podremos marcar las opciones de precios por cada propiedad. Si seleccionamos esta opción, al rellenar las tablas Proveedores (Carpeta Precios Compra) y Precios Divisa (Carpeta Precios Venta) podrá introducir precios diferentes a aplicar para rangos diferentes de las propiedades.

Imagen

Para incluir cualquier foto o dibujo del artículo, debe pulsar la linterna azul con lo que se abrirá una ventana que le permitirá seleccionar la foto del artículo.

Recomendamos que el formato de la fotografía para la publicación de los artículos a través de internet sea JPG o GIF. Estos formatos gráficos ocupan muy poco espacio y dan una calidad muy alta.

Si tan sólo se desea la visualización de la fotografía del artículo en la pestaña de datos generales del artículo, ha de ir en formato BMP.

Es posible que cuando seleccionemos la fotografía del artículo, el programa de gestión le muestre el logo de SP y un texto "Formato no visible en la aplicación". Esto no quiere decir que la fotografía no sea válida y que no se vaya a ver en Internet, únicamente el programa le indica que no puede mostrar la imagen en pantalla, aunque sí puede ser publicada en Internet.

Período de Garantía

Por defecto el período de garantía asignado a la familia del artículo. Si modifica este valor, solo se modificará en este artículo no en el resto de artículos que forman la familia.

Alta desde Sist. Simplificado

Campo que estará activos para los artículos que cumplan las condiciones del filtro de Cambio Estado Altas Sist.Simplificado, se marcará automáticamente mostrando la fecha de alta correspondiente.

- Precios de Compra

Segunda carpeta para el alta de artículos.

Nota Al generar códigos de barras a través de la opción Generación de códigos de barras, éstos se guardarán de la siguiente forma:

- Si generamos códigos de barras sin propiedades, el código se guardará directamente en el campo cód. barras.

- Si generamos códigos de barras por propiedades los podremos visualizar desde el botón situado a la derecha de este campo.

Carpeta de precios de compra

Proveedor

Código del proveedor que habitualmente proporciona el artículo.

Divisa

Código de la divisa de compra del artículo. Esta deberá introducirse previamente en la opción Divisas del menú Tablas Generales, en el caso de que no esté puede crearla desde aquí.

Referencia Proveedor

Código identificativo del artículo para el proveedor.

Reposición

Periodo de reposición del artículo.

Coste (Divisas)

Precio de coste del artículo en su correspondiente divisa. Aparecerá por defecto al realizar un albarán de proveedor, aunque es modificable al hacer el mismo.

Se podrá indicar la actualización automática del coste (divisas), mediante los albaranes de proveedores, en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

Coste (Euros)

Multiplicación del precio de coste en divisas por el valor en euros de esa divisa. Si la divisa es el euro, el valor será el mismo que el precio de coste en divisas al multiplicar por 1.

Coste Promedio

Precio de coste promedio de los artículos calculado por todas las entradas de albaranes de proveedores y teniendo en cuenta el coste promedio inicial en la creación del artículo.

Se podrán seleccionar tres métodos diferentes para el cálculo del coste promedio: Media aritmética de todas las entradas, Sumatorio de últimas entradas hasta completar stock o media aritmética según existencias actuales. Para poder cambiar el método de cálculo accederemos al menú Útil, opción Entorno del Sistema, apartado Personalización en la carpeta Cálculo.

En la ficha del artículo aparecerá el botón Recalcular el cual obtendrá el Coste Promedio para ese artículo por el método elegido, añadirá las líneas necesarias para el ajuste en el Histórico de Movimientos y será obligatorio seleccionarlo antes de producir cualquier cambio en campo Coste Promedio.

Grupo de Compra

Código del grupo de compra al que pertenece el artículo.

Recordamos que sólo será accesible este campo en el caso de haber efectuado anteriormente el enlace con ContaPlus. Para mayor información al respecto, dirigirse al apartado Consejos Previos en la opción Enlace ContaPlus.

Subcuenta Compra

Código de la subcuenta de compra para el artículo, subcuenta contable en la cual contabilizará todas las compras que se realicen de dicho artículo, en caso de estar este apartado en blanco, la subcuenta de compra la formará con el grupo de compra.

Subcuenta abono

Indicaremos en que subcuenta contable irán anotados los abonos realizados sobre este artículo.

Proveedores

Podemos añadir diferentes precios para las distintas propiedades y divisas. En la pantalla de introducción de datos añadiremos el proveedor y la divisa, así como la referencia del proveedor, el precio en la divisa seleccionada y el plazo de reposición. Si en la carpeta Datos Generales hemos seleccionado los campos de Precios por Propiedad, podremos introducir el intervalo de las propiedades al que se aplicará el precio.

- Precios de Venta

Tercera carpeta para el alta de artículos.

Carpeta de precios de venta

Tipo de IVA

Código del tipo de IVA de venta del artículo. Este deberá introducirse previamente en la opción Tipos de IVA del menú Tablas Generales.

Grupo Venta

Código del grupo de venta al que pertenece el artículo.

Recordamos que sólo será accesible este campo en el caso de haber efectuado anteriormente el enlace con ContaPlus. Para mayor información al respecto, dirigirse al apartado Consejos Previos en la opción de Enlace ContaPlus.

Subcuenta Venta

Código de la subcuenta de venta para el artículo, subcuenta contable en la cual contabilizará todas las ventas que se realicen de dicho artículo, en caso de estar este apartado en blanco, la subcuenta de venta la formará con el grupo de venta.

Subcuenta Abono

Indicaremos en que subcuenta contable irán anotados los abonos realizados sobre este artículo.

PVP

Precio de Venta al Público. Aparecerá por defecto al facturar el artículo, aunque es modificable en la propia factura. Cabe la posibilidad de introducir un % de beneficio de modo que el programa calculará automáticamente este precio, con y sin IVA incluido.

Precio Mayorista

Precio para clientes que tengan seleccionado el campo mayorista en su descripción.

Aparecerá por defecto al facturar el artículo, aunque es modificable en la propia factura. Cabe la posibilidad de introducir un % de beneficio de modo que el programa calculará automáticamente este precio, con y sin IVA incluido.

Precio PV

Precio punto verde. Es un precio unitario fijo al que no se le atribuyen ningún tipo de descuento. Introduciremos el precio que repercutirá en el importe total factura. A este precio no le afectarán ningún tipo de descuento.

Importante

Los precios de coste por proveedor se darán de alta automáticamente al añadir albaranes y facturas de proveedores siempre que tengamos seleccionado la actualización automática de precios de coste (Útil/Entorno del Sistema/Personalización, carpeta Modo de Trabajo); no exista un precio anterior con esa divisa y el precio sea distinto al precio del proveedor habitual. Si estamos trabajando con precio por propiedades, el artículo siempre se dará de alta sin ellas y si queremos dar un precio de coste por propiedades, deberemos de dar de alta manualmente los precios por propiedades, antes de introducir los documentos, para que los precios se actualicen por sus propiedades.

Importante

Todos los artículos están sujetos a un porcentaje de IVA determinado. Ningún artículo deberá ir al 0%. Será el campo Régimen de IVA del cliente el que hará que una factura lleve IVA o no, independientemente de los porcentajes de IVA de los artículos.

Recalcular

Al pulsar este botón se actualizará automáticamente el precio del artículo, esto será necesario si se cambia el campo Coste (divisas) en la carpeta de Precio de Compra o si se cambia el porcentaje de beneficio.

Descuentos

Introducirá 6 tipos de porcentajes diferentes para el descuento de los artículos. En la ficha del cliente se selecciona por defecto uno de ellos, de manera que al hacer la factura a dicho cliente y de este artículo, se posicionará automáticamente sobre el descuento seleccionado, aunque permite el cambio a cualquier otro de los ya existentes o incluso a uno nuevo, que se podrá introducir en ese momento.

Recordamos que estos 6 tipos de descuento están íntimamente ligados con los 6 tipos de comisión del agente.

Precios Divisa

Podemos añadir diferentes precios para las distintas propiedades y divisas. En la pantalla de introducción de datos añadiremos la divisa, así como los precios de venta al público y para mayoristas, con y sin IVA. Si en la carpeta Datos Generales hemos seleccionado los campos de Precios por Propiedad, podremos introducir el intervalo de las propiedades al que se aplicará el precio.

Altas de precios por divisas

- Stocks

Cuarta carpeta para el alta de artículos.

Stock en almacén


Código Almacén

Código del almacén para la entrada del stock.

Unidades

Campo en el que se reflejará la cantidad de stock. En este campo tenemos la opción de introducir decimales. La suma de los stocks que se introduzcan en este campo aparecerá en el campo Stock físico del artículo, aunque sean de diferentes almacenes.

Envases

Visualizaremos este campo si tenemos activado el check Utilizar sistema unid/envases en la carpeta datos generales, e introduciremos una cantidad.

Trazabilidad

Desde la gestión del Stock se podrán indicar los Datos de Trazabilidad del movimiento de stock

Altas de stocks

Stock Mínimo

Número mínimo de unidades de stock que desea mantenerse en almacén.

Stock Máximo

Número máximo de unidades de stock que desea mantenerse en almacén.

Stock Físico

Unidades del artículo que se tienen en el almacén.

Pendiente Servir

Este campo irá tomando valores según se vayan introduciendo pedidos a clientes. No es accesible desde esta pantalla de introducción y mostrará las unidades que queden pendientes de servir a los clientes.

Pendiente Recibir

Este campo irá tomando valores según se vayan introduciendo pedidos de proveedores. No es accesible desde esta pantalla de introducción y mostrará las unidades que queden pendientes de recibir de los proveedores.

Acumulado de Entradas

Este campo irá tomando valores según se vayan introduciendo albaranes y facturas de proveedores, y disminuirá cuando se eliminen los mismos. No es accesible desde esta pantalla de introducción y mostrará las unidades que se hayan recibido de los proveedores.

Se actualizará el Acumulado de Entradas si se produce un cambio en el Coste Promedio, ya sea directamente o en su cálculo.

Acumulado de Salidas

Este campo irá tomando valores según se vayan introduciendo albaranes y facturas de clientes y disminuirá cuando se realice un abono o una eliminación del albarán o factura. No es accesible desde esta pantalla de introducción y mostrará las unidades que se hayan vendido a los clientes.

Las tres carpetas siguientes de la ficha del artículo se refieren a la situación atípica del artículo en cuestión y pueden ser:

- Clientes

Donde aparecerán todos los clientes que se encuentran en una situación especial referente al precio de venta o el descuento que se aplicará por ese artículo.

A esta lista podrán añadirse nuevos clientes para los que se desee que el Precio de Venta o el Descuento sea diferente del que se aplicará por defecto y que coincide con el que aparece en la pantalla Precios de la ficha del artículo.

Carpeta clientes

- Agentes

En esta pantalla aparecerán los agentes que por las ventas de este artículo tendrán un porcentaje de comisión diferente del que tienen asignado por defecto.

Desde esta pantalla se podrán añadir nuevos agentes, para los que se desee que la comisión sea diferente de la que

se aplicaron por defecto y que coinciden con los que aparecen en la Carpeta Precios de la ficha del artículo.

Carpeta agentes

- Proveedores

Esta pantalla es idéntica a la de Clientes pero se utilizará para aplicar Precios de Coste y Descuentos en las compras a los proveedores del artículo en cuestión.

Carpeta proveedores

- Campos Definibles

La descripción de estos campos deberá introducirse previamente en la opción Familias del menú Tablas Generales. La familia se dará de alta en el artículo en la pestaña de Datos Generales.

- Comentarios

En esta carpeta accederemos a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario.


- Kit

Sólo se podrá acceder a esta carpeta si se ha seleccionado la opción Artículo tipo kit en la carpeta Datos Generales.

Nos informa sobre los componentes del artículo y el stock aproximado del kit en nuestros almacenes.

- Campos libres

Pestaña que muestra los distintos campos libres definidos para el ámbito de artículos en la opción de Campos libres.



¿Cómo puedo sacar un listado o impresión de artículos?

Condiciones de listado

Añadiremos el rango de familias que deseamos para el listado.

Ordenado por

El programa permite seleccionar entre dos tipos de ordenación:

n Por referencia

n Por descripción

IVA Incluido en PVP

Si marcamos este campo visualizará un listado con el IVA incluido.

Sólo artículos desde Sistema simplificado

Si marcamos esta opción se imprimirán sólo aquellos artículos añadidos desde el Sistema simplificado de entradas en Almacén, para el rango de fecha indicado

¿Cómo puedo hacer etiquetas de artículos?



En ella se encuentra un botón fundamental y específico de esta opción, Filtro.

Con este botón se seleccionan aquellos artículos a los que se desee hacer la etiqueta. Aparecerá una pantalla como la siguiente:

Selección artículos a imprimir


Posicionándose en los diferentes registros existentes en la lista de artículos, que aparecerán en esta pantalla, se pulsará el botón de selección en aquellos que se desee y quedarán marcados en la columna de la izquierda. Una vez terminada la selección, se pulsará el botón "Salir" y al imprimir las etiquetas saldrán las de los artículos que se hayan seleccionado.



En ella aparecerán los campos del artículo para poder filtrar por uno o varios de ellos.

Una vez introducidas las condiciones de búsqueda, pulsaremos el botón filtro y quedarán marcados en la columna izquierda todos aquellos registros que cumplan las condiciones marcadas.

Aumentamos el número de etiquetas a imprimir sobre el registro del artículo de una a una.

Disminuimos el número de etiquetas a imprimir sobre el registro del artículo de una a una.

Colocamos un número de etiquetas a imprimir sobre el registro del artículo.

Con este botón cambiamos el número de etiquetas a imprimir a uno, de todos los registros de artículos.

Permite seleccionar el número de etiquetas a imprimir en función del stock o las compras.

Si seleccionamos Stock, tendremos que rellenar el campo Almacén y podremos seleccionar la cantidad de las etiquetas por Stock de Envases. Si elegimos Compras, habrá que establecer el intervalo de albaranes correspondiente y podremos seleccionar la cantidad de etiquetas por Compras de Envases, si trabajamos en el control del almacén con la captura de unidades y envases en el apartado de Útil\Entorno de Sistema\Personalización\Cálculo, y en el artículo en la pestaña de datos generales activa la opción de utilizar sistema de unidades\envases para el artículo.

Indicaremos los Datos de Trazabilidad para la impresión de etiquetas de cada artículo. Esta información será accesible cuando tengamos configuración en la Familia del artículo Capturar información de trazabilidad. Si la trazabilidad se ha configurado utilizando propiedades, serán los campos propiedades los que llevarán la información de trazabilidad correspondiente, para seleccionar el número de etiquetas por cada información de trazabilidad (propiedades) podremos utilizar el botón Valor, para indicar el número de etiquetas para cada combinación o el de Stock, para imprimir una etiqueta por cada unidad en stock.

Seleccionaremos las divisas en que deseamos se impriman las etiquetas.

Selección de divisas

Una vez establecidas las condiciones de impresión de etiquetas de artículos, pulsaríamos el botón de salir y regresaríamos a la pantalla de impresión para finalizar el proceso.

¿Cómo puedo variar de una forma sencilla precios y descuentos de varios artículos?

Esta opción tiene asociado un botón específico. Con él se obtendrá directamente la pantalla de esta opción.

Variaciones de precios de artículos

La pantalla se divide en tres partes:

- Variación precios/descuentos

Precios/Descuentos a Variar

Se indicará qué precios/descuentos se desea modificar, PVP, Precio mayorista, Precio coste divisas, Precio o descuento fijo en atípicas clientes y proveedores.

Con esta opción del programa se podrán variar los precios de forma general para un grupo de artículos o artículo que se seleccionarán con las condiciones del filtro. También podremos variar los precios de artículos con propiedades, en este caso es necesario introducir la familia con propiedades, para que nos active el filtro de dichas propiedades.

Se han añadido dos opciones más dentro de la opción de "Variación de precios" para que se puedan actualizar el P.V.P. IVA incluido y el Precio mayorista IVA incluido. También se actualizarán las tarifas correspondientes sin IVA quitando el % de IVA.

- Filtro

Nos permitirá seleccionar a qué artículos se quiere modificar su precio. Los artículos que cumplan alguna de las condiciones marcadas serán seleccionados:

- Artículo Inicial

- Artículo Final

- Código de Familia

- Tipo de IVA

- Grupo de Venta

- Proveedor

- Divisa

- Tipo de Variación

La modificación de los precios podrá realizarse de tres formas:

- Porcentual

Porcentaje: Porcentaje de variación.

Redondear: Permite redondear o no el resultado.

Nº Entero: Si se ha marcado redondear pedirá el número entero para el redondeo. Con esta opción el precio obtenido se redondeará al múltiplo del número entero más próximo.

- Lineal

Cantidad: Cantidad que se quiere aumentar o disminuir el precio.



- Fija

Cantidad: Nuevo precio para los artículos seleccionados.

Importante

En ningún caso se podrá variar mediante esta opción, las atípicas que se indiquen en los artículos con familias.



¿Qué otras opciones puedes realizar desde artículos?

Además en la barra de botones de la tabla de artículos, tenemos las siguientes opciones:



Nos permitirá la búsqueda del artículo según los campos definibles asociados a la familia a la que pertenece.

Si nos situamos sobre un artículo y pulsamos este botón, el programa nos generará una ficha de artículo idéntica en la que sólo tendremos que añadir la nueva referencia y el código de barras. Al introducir la referencia y pulsar Intro, aparecerá una ventana con el siguiente mensaje: ¿Desea importar las Tablas Asociadas? Si respondemos afirmativamente, en la ficha del nuevo artículo se grabarán las tablas Proveedores (Carpeta Precios Compras) y Precios Divisa (Carpeta Precios Venta) del artículo origen.

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos a los artículos obtenidas desde un escáner.

Opción con la que podremos Generar Códigos de Barras automáticamente.

Opción desde la que podrá marcar o desmarcar artículos de forma masiva para cambiarlos de estado y que aparezcan como "Altas desde Sistema Simplificado".

Al pulsar este botón el programa mostrará una pantalla de filtro desde la que podremos filtrar por Artículos y/o Fechas.

En los artículos que cumplan las condiciones del filtro se marcará automáticamente el campo Alta desde Sist.Simplificado, con la fecha de alta correspondiente en su carpeta de Datos Generales.

Importante


Importante

Podrá cambiar el estado de las altas de todos los artículos excepto los marcados como Anticipos y los tipo Kit.

Promociones

En esta opción podremos introducir las promociones que vayamos a realizar en cualquier periodo de tiempo y que aplicaremos a las ventas de nuestros artículos.

En Promociones, daremos de alta todas los descuentos y ofertas que la empresa genere en época de rebajas.

En esta opción, cuando pulsamos el botón de Añadir nos pide una serie de datos con los que el programa nos calculará dicho descuentos o nos ofrecerá la promoción establecida dentro de la factura al cliente que añadamos en dicho periodo.

¿Cómo crear una promoción?


Altas de promociones

Introducción de datos

Como podemos ver es una ventana que está dividida en varios apartados que vamos a ir viendo a continuación:

Descripción: Pondremos la definición de la promoción que vamos a realizar.

Fecha inicial y Final: La fechas que nos pide en esta pantalla no son obligatorias, serán las fechas en que perdure la promoción que estamos llevando a cabo, una vez pasada la fecha final el programa no volverá a realizar dicha promoción.

- Tipo de promoción

Existen 4 tipos de promociones que vamos a explicar a continuación:

1- Volumen de venta: En este tipo de promoción el programa regalará una cantidad prefijada del artículo que hayamos seleccionado en la opción de ámbito, siempre y cuando el cliente compre entre las cantidades mínimas y máximas que hayamos establecido en las condiciones

El programa nos pedirá información sobre:

Total Ventas: Rango de importe totales de venta entre los cuales se practicará la promoción.

Cantidad a Regalar: Unidades a regalar por el total de la venta.

2- Dto. sobre producto: El programa calculará el descuento establecido en el artículo, la familia o en todos los artículos dados de alta

3- X*Y: El programa realizará una promoción de todos los artículos, una familia o un artículo solamente, con las condiciones que le demos entre la cantidad vendida por la

Recuerda



cantidad que cobremos.

4- Cantidad vendida: El programa, en este caso, regalará una cantidad o calculará un descuento cuando la compra por parte del cliente lleguen a la cantidad establecida

- Ámbito de la promoción

En el apartado del ámbito seleccionaremos si queremos realiza la promoción sobre un artículo, una familia de artículos o todos los artículos, estas condiciones se irán activando dependiendo del tipo de promoción que seleccionemos

Las condiciones irán cambiando dependiendo del tipo de promoción que seleccionemos.

Recuerda, puede realizarse por producto, familia de productos o en todos los artículos. Según el ámbito seleccionado.


Si el tipo de Promoción es XxY no estará activo el campo Pedir confirmación al usuario. El programa nos pedirá que introduzcamos los valores de X e Y para esa promoción, en el campo Cantidad Vendida*Cobrada.


Si el tipo de promoción es Cantidad Vendida, el programa nos pedirá información sobre:

Cantidad Vendida: Número mínimo de unidades vendidas del artículo para la aplicación de la promoción.

Precio a Aplicar: En este campo se introducirá el precio a aplicar en esta promoción. Si se rellena, el campo % Dto. permanecerá desactivado.

%Descuento: Porcentaje de descuento para esta promoción.

- Pedir Confirmación al Usuario

Este campo podrá activarse en todas las promociones salvo en las de tipo X*Y.

Si lo marcamos el programa pedirá la confirmación para realizar la promoción al cliente o no

hacérsela.

Control de llamadas

En el menú Sistema / Control de llamadas, podremos llevar un control exhaustivo de las llamadas recibidas y emitidas a lo largo de una jornada comercial.

¿Cómo crear un registro de control de llamadas?

Cuando pulsamos el botón de Añadir nos pide una serie de datos, que vamos a explicar a continuación.

Desde esta nueva opción llevaremos un control, de todos las clases de llamadas, previamente definidas en el modulo de Tablas Generales.

Alta de llamada

En la primera opción que nos encontramos seleccionaremos el cliente o el proveedor que realiza la llamada.

Fecha: Será la fecha de la llamada, el programa coge por defecto la fecha del ordenador.

Hora inicio: Se pondrá la hora en que se ha iniciado la llamada, cogiendo la hora del ordenador, aunque se puede modificar.

Hora Fin: Se pondrá la hora en que se termina la llamada.

Agente: Colocaremos el código del agente comercial que atiende la llamada.

Recuerda



Tipo llamada: Seleccionaremos el modelo de llamada de que se trata.

Cliente/Proveedor: Pondremos el código del cliente o proveedor que llama a la empresa. Este dato lo podremos seleccionar desde la opción de clientes o proveedores, que tenemos en la parte superior de la pantalla que nos aparece

El programa pedirá un cliente o un proveedor según seleccionemos cliente o Proveedor en la primera opción.

Persona de Contacto: Se añadirá la persona con la que se habla de la empresa cliente, este dato si lo hemos puesto en la ficha del proveedor o del cliente, el programa lo pondrá de manera automática.

Observaciones: Añadiremos el motivo de la llamada.

¿Qué otras opciones puedes realizar desde el control de llamadas?

En la barra de herramientas disponemos entre otros de los siguientes botones:



Nos permitirá la búsqueda de la llamada según los campos definibles asociados.

Desde esta opción entraremos a una ventana de filtro para la impresión, desde hasta, cliente, proveedor o ambos, fecha de inicio y fin, desde que tipo a que tipo.

Terminales

Esta nueva opción del programa nos permitirá la importación y exportación de una serie de datos, existentes en el programa a los dispositivos Terminales de mano, para poder realizar los distintos pedidos, pagos, cobros con los mismos.

Desde estas opciones podemos llevar el control de las rutas que tienen que hacer nuestros comerciales en sus viajes, a que clientes tienen que visitar en la ruta y los artículos que pueden ofrecerles. De esta manera cuando regresan del viaje, puede, con su terminal de mano importar los pedidos realizados por los clientes al programa.

Se desplegará un menú que comprende:

l Terminales

l Preventas

l Inventario

¿Cómo crear un terminal?

Terminales

Desde la opción de terminales daremos de alta los distintos terminales y los programas que ejecutaremos a la hora de exportar e importar datos al programa, desde el terminal de mano.

Con este nuevo módulo, tendremos la posibilidad añadir las descripciones de los diferentes terminales de mano y tipos, dentro de los mismos, con los cuales se pretenda trabajar.

Terminales


Alta de terminales

Los campos son los siguientes:

Código: Código alfanumérico de dos dígitos identificativo, para el terminal.

Nombre: Descripción del terminal que utilicemos.

Programa Exportación: Introducirá la ruta donde exportará los ficheros, si se rellena este dato, automáticamente se dará por defecto en la opción preventas cuando se exporten datos. Contiene búsqueda incremental.

Programa Importación: Introducirá la ruta donde importará los ficheros, si se rellena este dato, automáticamente se dará por defecto en la opción preventas cuando se importen datos. Contiene búsqueda incremental.

Tipo: Tipo del terminal al cual pertenece.

¿Cómo crear distintas rutas de distribución (preventas)?

Preventas

Podremos dar de alta distintas rutas de distribución incorporando en las mismas, clientes para la visita, artículos.

Desde la opción de preventas definiremos la ruta que queremos crear, así como los clientes que estén en la ruta y los artículos que podrá ofrecer el agente comercial.

En la pestaña de pedidos podremos añadir los pedidos que podemos exportar.

En esta ventana vemos, que además de los botones de añadir, modificar, eliminar, etc. aparecen dos nuevos botones que pasamos a explicar a continuación

Recuerda



Tabla de rutas

En dicha ventana disponemos de cuatro carpetas, al acceder a esta opción aparecerá la siguiente pantalla:

Carpeta de datos generales

- General

En esta primera pantalla nos piden tres campos:

Código de Ruta: Código alfanumérico de dos posiciones.

Descripción: Añadiremos la definición de la ruta que estamos dando de alta.

Código de terminal: Seleccionaremos desde la opción localizar el terminal que hemos dado de alta en el punto anterior.

- Clientes

Una vez introducidos los datos en la carpeta General, tendremos acceso a una segunda carpeta de Clientes

En esta ventana podremos introducir todos los clientes que vamos a visitar en dicha ruta. Además de introducir el código del cliente y su dirección introducirá el orden de visita, por defecto el programa mostrará el siguiente al anterior, si modifica el número asignado deberá tener en cuenta que no esté previamente asignado, en este caso saltará un mensaje de atención, ya existe este orden, desea reordenar al aceptar.

Al acceder a esta carpeta visualizaremos una pantalla como la que mostramos:

Carpeta de clientes

En esta ventana podremos introducir todos los clientes que vamos a visitar en dicha ruta. Además de introducir el código del cliente y su dirección introducirá el orden de visita, por defecto el programa mostrará el siguiente al anterior, si modifica el número asignado deberá tener en cuenta que no esté previamente asignado, en este caso saltará un mensaje de atención, obligándole a introducir un número de orden no existente.

Desde el botón de Reordenar podremos asignar números correlativos a aquellos registros que su número de orden de visita no sea el siguiente al anterior, al igual que reordenar el listado de clientes.

De este modo, una vez añadidos los clientes para la ruta, podremos visualizarlos en la tabla de esta carpeta, con su código, nombre y orden de visita asignado.

Desde el botón Filtro nos permitirá seleccionar un intervalo de clientes que cumplan las condiciones que introduzcamos en la ventana para realizar el filtro.

De este modo, una vez añadidos los clientes para la ruta, podremos visualizarlos en la tabla de esta carpeta, con su código, nombre y orden de visita asignado.

- Artículo

Tercera carpeta para el Alta de Rutas.

Carpeta de artículos

Desde esta ventana al igual que la ventana de cliente, tendremos opción de introducir todos aquellos artículos con los cuales vamos a trabajar en la ruta.

Para ellos disponemos de:

Icono de Añadir: Mediante el mismo podremos añadir uno a uno los Artículos para la ruta.

Icono de Eliminar: Podremos eliminar Artículos que no entren en la ruta.

Localizar: Permitirá localizar un artículo mediante su referencia y su descripción.

Filtro: Esta opción nos permitirá seleccionar un intervalo de artículos que cumplan las condiciones que introduzcamos en la ventana para realizar el filtro.

Una vez añadidos los artículos para la ruta, podremos visualizarlos en la ventana inferior, con su código y nombre.

- Pedidos

Desde esta carpeta al igual que en las anteriores ventanas, tendremos opción de introducir todos aquellos pedidos que vaya a exportar.

Carpeta de pedidos

Para ello disponemos de:

Botón Añadir: Mediante el mismo podremos añadir uno a uno los Pedidos para la exportación.

Botón Eliminar: Podremos eliminar pedidos que no entren en la exportación.

Localizar: Permitirá localizar un pedido mediante su número.

Filtro: Esta opción nos permitirá seleccionar un intervalo de pedidos que cumplan las condiciones que introduzcamos en la ventana para realizar el filtro. Una vez añadidos los pedidos para la exportación, podremos visualizarlos en la tabla de esta carpeta, con el número de pedido, la fecha, código del cliente, la nacionalidad y el importe del pedido.

¿Cómo realizar el mantenimiento de exportación para inventariar (inventario)?

Inventario

Desde esta ventana se realizará el mantenimiento de exportación para inventariar, esta opción mostrará los registros según su estado, dichos estados serán:

n "No Pendiente" (Blanco): la columna se mostrará en blanco. Un registro de almacén tendrá el estado en "No Pendiente" (Blanco), cuando no se haya exportado para realizar el inventario o hayan sido regularizadas todas las familias existentes en la carpeta "Familias", es decir el estado de dichas familias es "No Pendiente" (Blanco). Si un almacén tiene estado en "No Pendiente" (Blanco) se podrá exportar de nuevo, pero solo formarán parte de dicho filtro las familias cuyo estado sea "No Pendiente" (Blanco).

n Pendiente: este estado se reflejará señalado en la columna con el literal "Pend.", un almacén tendrá estado pendiente siempre que haya sido exportado su stock para el recuento y aún no haya sido regularizado. Todas las familias que lo componen tienen el estado "Pend.". En el alta de documentos (cuando se añade), saltará un mensaje advirtiendo que dicho almacén se está inventariando (si previamente está marcado la opción "Aviso de inventario de stock" en la carpeta M. Trabajo de la opción Personalización, el apartado Entorno del sistema del menú Útil

Esta ventana está formada por las siguientes carpetas:

Importante

No se recomienda realizar ningún movimiento de stock (compras/ ventas) mientras se realiza el proceso de inventario, dato que puede dar información incorrecta en su stock.

Importante

No podrá exportar al terminal un almacén si todas las familias de dicho almacén están en estado "Pendiente". Cuando el estado del inventario es "Pendiente" de una Familia, para sus artículos pertenecientes a esa familia, los avisos se realizarán en:

- Alta de líneas desde documentos de venta en Albaranes y Facturas (no en generaciones o agrupaciones de documentos) (no en documentos de compra ni en documentos de venta que no realicen salidas de stock, presupuestos, pedidos o abonos.)

- Alta de líneas de tpv (no en el terminal táctil.)

- Regularizaciones de almacén (no en movimientos de almacén.)

- General

Altas de inventarios

Esta carpeta la componen los siguientes campos:

Código inventario: Campo alfanumérico de 2 dígitos para su identificación. Una vez introducido el código se activará la carpeta Familias.

Código del Terminal: Contiene búsqueda incremental, este campo no es obligatorio, si dicho campo no se rellena al pulsar el botón Aceptar, pasará a la tabla principal de terminales, columna Tipo Terminal con el literal "Terminal no definido".

Código Almacén: Contiene búsqueda incremental. Código del almacén para su inventario.

- Familias

¿Qué otras opciones puedes realizar desde terminales?

En la barra de herramientas de la ventana dispone entre otros de los siguientes botones:



Nos permitirá buscar los registros según las condiciones que introduzca en la pantalla de búsqueda.

Al pulsar este botón se mostrará una ventana con dos opciones: Pendiente, "No Pendiente" (Blanco), por defecto estará marcada el estado contrario en el que se encuentre el registro seleccionado.

Nos permitirá exportar la información introducida en esta ventana de ruta a unos ficheros con extensión TXT, cuya ruta por defecto donde se guardarán estará dentro del directorio donde tenga instalado el programa y dentro del mismo en el subdirectorio INTER.

Al pulsar sobre este botón visualizará una ventana compuesta por los siguientes campos:

Desde/ Hasta Inventario/Preventas: En ellos introducirá el código de ruta que pretende exportar.

Directorio: Estará relleno con una ruta donde se dejará el fichero de exportación generado del stock del almacén y las familias seleccionadas, es decir por defecto estará relleno con la ruta de un directorio localizado en el directorio donde esté instalado la aplicación, este dato es obligatorio rellenar. Por defecto la primera vez que entre estará vacío, posteriormente estará relleno con la última ruta dada de alta.

Ruta programa terminal: Este es un campo que permitirá introducir la ruta por empresas al ejecutable del programa de comunicación del terminal de mano, de tal forma que si previamente está definido, una vez

Esta carpeta solo estará habilitada si previamente ha rellenado el campo código de Inventario en la carpeta General. Esta ventana estará formada por una tabla donde se mostrarán los registros de familias que entran a formar parte del inventario de dicho almacén.

Altas de inventarios

Podrá asignar familias al almacén del inventario desde el botón Añadir y desde el botón Filtrar.

n Botón añadir: Al pulsar este botón aparecerá una tabla con todas las familias definidas en su tabla, situándose sobre una de ellas y haciendo doble clic sobre la misma seleccionará la familia para el inventario, o bien pulsando el botón seleccionar, con este botón seleccionará las familias una a una.

n Botón Filtro: Con este botón seleccionará de forma masiva las familias que desee relacionar con el almacén para realizar el inventario, al pulsar sobre este botón visualizará una ventana con los campos Código Final, Código Inicial. Ambos campos contienen búsqueda incremental, desde la que accederá a la tabla de familias. Estos campos estarán rellenos por defecto por el primer y último código de familias definidas en su tabla. Al realizar el proceso solo se añadirán las familias que estén relacionadas a través de los artículos con dicho almacén y que no estén dadas de alta en otro código de inventario con el mismo almacén.

Para confirmar el registro debe pulsar el botón Aceptar, (guardará todos los datos de la ventana, visualizando el registro en la ventana principal de Tablas de inventarios), en caso contrario pulsará el botón Cancelar, (no guardará ningún dato de los establecidos en la ventana.)

generados los ficheros de exportación, nos permitirá realizar un enlace directo al ejecutable de intercambio de información entre nuestra aplicación y los distintos terminales. Por defecto la primera vez que acceda al programa este campo estará vacío, posteriormente estará relleno con la última ruta dada de alta.

Una vez aceptado el proceso el registro quedará con estado "Pendiente".

Exportar ficheros

Nos permitirá importar la información existente en el subdirectorio INTER, una vez exportada por el terminal, para actualizar la información existente en el programa. Al pulsar sobre este botón visualizará una ventana formada por:

Desde/ Hasta Inventario/Preventas: En ellos introducirá el código de ruta que pretende exportar.

Directorio: Es un campo donde introducirá la ruta de localización del fichero para su importación, se dará por defecto una ruta desde donde se importará el fichero del inventario de stock. Es aconsejable que dicho directorio esté localizado donde esté instalada la aplicación, este es un campo obligatorio que debe rellenar.

Ruta programa terminal: Este es un campo que permitirá introducir la ruta por empresas al ejecutable del programa de comunicación del terminal de mano, de tal forma que si previamente está definido, una vez generados los ficheros de importación, nos permitirá realizar un enlace directo al ejecutable de intercambio de información entre nuestra aplicación y los distintos terminales. Por defecto la primera vez que acceda al programa este campo estará vacio, posteriormente estará relleno con la última ruta dada de alta.

Al confirmar el proceso, automáticamente el programa le irá solicitando confirmación del proceso con unos mensajes de atención. Si en uno de ellos le indica que no encuentra el fichero .txt, deberá confirmar la información y en ese caso localizar el fichero para renombrarlo como ha solicitado la aplicación. Si el proceso ha sido efectuado correctamente, a continuación visualizará la ventana de Regularización de almacenes. Esta tabla contendrá los artículos asociados a la familia y en el almacén solicitado, además nos permitirá comparar el stock actual de la aplicación en el momento de la importación con el existente en el momento de la exportación, estos datos los podrá comprobar en las columnas Cantidad/ Cantidad Ant.y Envases/ Envases Ant.. Esta tabla está formada por los botones:

Aceptar

Si pulsa dicho botón se realizará la importación de ficheros. Aceptado el proceso, cambiará el estado del registro seleccionado, quedando en "No Pendiente" (Blanco) el estado, con esto, el programa le da opción a poder exportar el registro todas las veces que sean necesarias.

Cancelar

Si pulsa dicho botón no se realizará la importación de ficheros.

Pedidos a proveedores

En esta opción se recogen los pedidos que se realicen a los proveedores. Estos documentos no dan entrada de stocks en el almacén. Su utilidad es exclusivamente mostrar información de las cantidades pendientes de recibir. Si no se quiere llevar este tipo de control, no es necesario efectuar los pedidos; se podrán realizar directamente los albaranes. Se dispone de un botón de acceso directo a esta opción:

Al acceder a esta opción visualizaremos una pantalla como la mostrada a continuación.

Recuerda que dispones de funcionalidad para ordenar los pedidos que se muestran en pantalla por los distintos tipos de ordenación.

- Nº de Pedido

- Proveedor

Pedidos a Proveedores

¿Cómo crear un pedido de proveedor?

Como podemos ver en la pantalla de entrada de datos del pedido este está dividido en varias partes:

En la parte de arriba donde aparecerán los datos del proveedor y en la parte central donde aparecerán los datos de los artículos que vamos a pedir.

Cuando acabemos de añadir todos los datos del pedido, para que quede grabado deberemos pulsar el botón de Actualizar.

Recuerda



Introducción de pedidos a proveedores

La ventana de introducción de datos para dar de alta un Pedido contiene:

- Cabecera Pedidos

En esta parte del pedido vemos que por defecto aparece la divisa y el almacén que dimos de alta tanto en el proveedor como en la personalización.

El número de pedido aparece desactivado ya que, como vimos en la opción de Personalización-Contadores, el programa pondrá automáticamente el que tenga dicha opción. La aplicación la añadirá de manera automática cuando grabemos el pedido.

Estado: En este campo se reflejará el estado del pedido. Dispone de varios estados para tener siempre información de la situación en la que se encuentra cada pedido. Este campo permanecerá inactivo, ya que el programa le irá asignando valores automáticamente. Un pedido puede tener los siguientes estados:

-Pedido: Efectuado el pedido, no se ha realizado el albarán del mismo.

-Recibido Parcialmente: Efectuado el pedido, se ha realizado uno o varios albaranes sin completar la totalidad de los artículos.

-Recibido: Efectuado el pedido, se ha realizado uno o varios albaranes completando la totalidad de los artículos.

Esta ventana es similar para el resto de documentos.

La fecha del pedido lo coge automáticamente de la fecha que tenga el sistema aunque podemos cambiarla.

Proveedor: Al poner el código del proveedor, nos pondrá de manera automática la forma de pago asociada al proveedor.

Divisa: En la opción de divisa pondrá por defecto Euro, pero cuando seleccionemos el proveedor, si este tiene una divisa distinta la cambiará por la que tiene asociada.

En el caso de que se ponga una divisa distinta al Euro, el programa nos añadirá en la derecha el valor que tiene dicha divisa respecto al Euro, es importante poner el cambio del día en que se realiza el pedido para que el programa calcule correctamente el valor en Euros de la transacción.

Almacén: pondrá por defecto el código de almacén donde se va a realizar la entrada de la mercancía cuando nos llegue, aunque podremos cambiarlo para que dicha entrada se realice en otro de los almacenes que tengamos definidos.

Su pedido: En el campo su pedido pondremos el número de pedido interno que puede darnos el proveedor.

El resto de los campos se rellenarán según las necesitemos, ya que son informativos y no afectan para nada a la introducción del pedido.

Expedición: En este campo añadiremos la forma en que se va a enviar la mercancía.

F. entrada: Pondremos la fecha prevista de la entrega de la mercancía por parte del proveedor.

Condiciones: Se añadirán condiciones de entrega, por ejemplo, portes pagados o debidos.

Observaciones: Campo libre para poder añadir cualquier otra aclaración que se necesite.

Comentario Proveedores: Para tener activado este botón es necesario que en la ficha del proveedor, en la carpeta comentario, tengamos introducido un comentario. De esta forma el usuario sabe que este proveedor está dotado de comentario, y además accede a su consulta.

En este botón llamado comentarios, en él nos aparece una ventana en la que podremos escribir un texto libre, con cualquier aclaración que se necesario poner, por ejemplo, horario de entrega.

Estos comentarios pueden configurarse para que salgan impresos en unos documentos y en otro no, como veremos en el capítulo correspondiente a la configuración de documentos por impresora.

Campos libres: Botón en la cabecera que nos muestra una nueva opción "Campos libres" cuando exista definición para el ambito correspondiente. Se carga los campos libres de la tabla para el ambito correspondiente junto a un campo según el tipo, para que se pueda indicar los valores de cada campo, los valores se guardan según su orden, para saber más como realizar la configuración de "Campos Libres" pulsa aquí.

- Cuerpo del pedido

Introducción de artículos en pedidos

Para la introducción de los diferentes artículos, se debe pulsar el botón Añadir y aparecerán los siguientes campos:

En la parte central del pedido nos aparecerán en pantalla el código del producto, y el resto de datos de los artículos que vayamos introduciendo.

Producto: Código del artículo que se vaya a introducir en el pedido. Deberá estar definido anteriormente en la opción Artículos del menú Sistema. Una vez introducido aparecerá la descripción del mismo en el campo que se encuentra debajo. Esta descripción estará inactiva a no ser que en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil se haya marcado el campo "Modificar descripción en Documentos", lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción. Para rellenar este campo, disponemos de dos tipos diferentes de búsqueda incremental.

Localizar: Botón de búsqueda incremental por artículos: Podremos seleccionar un artículo de entre todos los definidos en la opción Artículos del menú Sistema.

Botón de Búsqueda Incremental por Artículos/Proveedor

Sólo podremos seleccionar uno de los artículos para los que el proveedor asociado al pedido sea el que aparece como habitual en la ficha del artículo.

Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo. Si hemos seleccionado "Captura matricial en pedidos de proveedores" en la carpeta Documentos del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, en vez de estos campos aparecerá una pantalla con cuatro carpetas correspondientes a las unidades, precio, descuento y descuento lineal asociados al artículo con cada propiedad. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera, podemos hacer un pedido de varios artículos de un mismo producto con distintas propiedades, y que cada artículo tenga una cantidad, precio y descuentos diferente según sus propiedades.

Captura matricial de artículos en pedidos

Si se pulsa Intro sobre el campo Producto y no se ha introducido ninguna referencia (referencia en blanco) aparecerá una pantalla como la siguiente.


Ahora se podrá introducir un artículo sin codificar con una descripción tan larga como se desee. Para salir de este campo se hará pulsando la tecla de tabulador o haciendo clic con el ratón en otro campo, ya que pulsando Intro cambiaríamos de línea dentro del mismo campo. En el campo IVA se cargará el porcentaje que tenga el producto asignado, aunque podrá modificarlo.

Altas de artículo sin codificar, puede usarse:

- Para servicios

- Conceptos

- Comentarios, si no se indican precios ni IVA

Al no estar relacionado con un artículo no mueve stock, pero sí afecta al total del documento y se tiene en cuenta para los listados.

Unidades/Envases: Número de unidades/envases solicitadas de cada artículo.

Precio Divisa: Precio por unidad del artículo en la divisa introducida con anterioridad. Aparecerá por defecto el precio de compra de la ficha del artículo o en el caso de existir una situación atípica para ese proveedor y ese artículo aparecería el precio atípico, aunque permitirá modificarlo en ese mismo momento.

Cantidad Entrada: Número de unidades de cada artículo. Este campo estará inactivo y se irá actualizando según vayamos realizando los albaranes de este pedido.

% Dto: Porcentaje de descuento que está acordado con el proveedor. Mostrará por defecto el descuento que aparece en la ficha del proveedor o si existe alguna situación atípica para éste y el artículo que estamos introduciendo, mostrará ese descuento atípico, aunque permitirá modificarlo en ese momento.

Descuento Lineal: Cuantía que se descontará del importe de la compra del artículo correspondiente

Importe: Este campo contendrá la multiplicación del precio divisa introducido por las unidades introducidas en cantidad pedida. Se actualizará automáticamente y no estará activo para el usuario.

Así se irán introduciendo tantas líneas como artículos se quieran pedir y para finalizar el pedido se deberá pulsar el botón Actualizar.

Se dispone también de un botón denominado Comentario, con el cual se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicho pedido, de manera que en la impresión del mismo, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.

Trazabilidad: Desde la línea del documento se podrán indicar los Datos de Trazabilidad del artículo

Campos libres: Botón en la ventana de líneas que nos muestra una nueva opción "Campos libres" cuando exista definición para el ambito correspondiente. Se carga los campos libres de la tabla para el ambito correspondiente junto a un campo según el tipo, para que se pueda indicar los valores de cada campo, los valores se guardan según su orden, para saber más como realizar la configuración de "Campos Libres" pulsa aquí.

Refer/C. Barras: Si pulsa este botón podrá capturar los artículos por el código de barras asignado a dicho artículo. Para tener esta opción marcada por defecto deberá previamente tener activado el campo Captura por código de barras en documentos en la carpeta Modo de Trabajo de la opción Personalización del apartado Entorno del sistemadel menú Útil.

El campo Total, irá calculándose de manera automática, con los precios de coste de cada uno de los artículos introducidos en el documento, estos totales se muestran sin impuestos, ya que son documentos no valorados.

Datos Adicionales, el cual explicamos a continuación.


En el campo Su pedido pondremos el número de pedido interno que puede darnos el proveedor.


Todos los datos que nos aparecen en esta pantalla, se refieren a datos que nos da el proveedor y son informativos a excepción del campo portes, que nos sumará dicho importe al total del albarán.

¿Cómo puedo generar albarán/factura de un pedido de proveedor?

Una vez creado (Actualizar) el Pedido la aplicación guardará la información sobre los artículos que existan en él como pendientes de recibir, cuando se reciba el pedido nos situaremos sobre el pedido y pulsaremos el botón Albarán, este proceso generará un albarán por el contenido del pedido y dando entrada en almacén a las unidades contenidas en él

Al pulsar en el botón Albarán nos aparece la siguiente ventana, la cual nos permite generar el albarán o el albarán y la factura, en el campo Fecha documentos indicaremos la fecha del albarán/factura.

Generación de albarán de pedido

Por tanto los pedidos pueden tener tres tipos de estados:

Pendiente: El pedido está a la espera de ser recibido.

Parcialmente Recibido: Cuando parte del pedido ha llegado y otra parte está pendiente de recibirse, este caso hay que realizarlo desde albaranes.

Recibido: Cuando el pedido se ha recibido completamente.

¿Cómo imprimir documentos?

Para imprimir nos situaremos sobre el documento y usaremos el botón Imprimir elegiremos el formato de impresión deseado y pulsaremos Aceptar

Esta opción dispone de más utilidades y es idéntica en el resto de documentos:

Podemos imprimir varios documentos a la vez

Visualización previa: Permite ver el documento antes de imprimirlo.

Envío por email: Abre un email con el documento adjunto y preparado para enviarlo a la dirección de correo electrónico de la ficha del cliente/proveedor.

A la hora de imprimir tienes un formato de impresión por defecto, pero también tienes la posibilidad de definir los parámetros necesarios para una configuración de salida por impresora personalizada de los diferentes documentos.

Puedes adecuar dicha configuración para cumplimentar documentos ya impresos o bien adaptarlo para hojas en blanco, añadiendo todos los literales necesarios para obtener un documento completo. También podrán realizarse diferentes configuraciones para un mismo documento por lo que se obtendrán todas aquellas configuraciones que se deseen.

Para información más detallada de la opción de imprimir, pulsa aquí.

¿Cómo generar automáticamente pedidos de proveedores por las faltas de stock disponible?

Desde la opción Almacén/Pedidos, existe una opción, que nos va a permitir realizar pedidos a los proveedores, sin necesidad de estar comprobando las faltas de stock de cada uno de los artículos, para el cálculo automático de necesidades de stock según las unidades de stock disponible, para generar automáticamente pedidos de proveedores del mejor proveedor para cada artículo por criterio de proveedor habitual, precio y período de reposición.

Los campos que aparecen en esta pantalla son los siguientes:

Las condiciones que nos ofrece esta pantalla son las siguientes:

Desde / Hasta Proveedor: Pondremos los proveedores inicial y final a los cuales queremos realizar los pedidos que vamos a realizar.

Desde / Hasta Artículo: Añadiremos los artículos correlativos de los cuales queremos realizar los pedidos.

Almacén destino: Seleccionaremos el código del almacén donde haremos la entrada del stock.

Proveedor

En la opción de proveedor, podemos seleccionar dicho proveedor entre tres opciones:

Habitual: Será el proveedor que nos sirve habitualmente el producto.

Mejor Precio: Seleccionaremos el proveedor que nos lo sirva más barato.

Mejor fecha de reposición: Marcaremos el proveedor que tenga el menor número de días para servirnos la mercancía.

Podremos igualar el stock según las seis condiciones que aparecen a continuación y que vamos a explicar a continuación:

Stock según Disponible:

Menor que cero: Lo cual creará pedidos como mínimo hasta cero.

Menor igual que cero: Generará pedidos como mínimo a uno.

Menor que stock mínimo: En este caso generará pedidos hasta completar el stock mínimo.

Igualar Stock a:

Stock según disponible: Nos pedirá Stock hasta iguala al stock disponible

Stock Mínimo: Nos pedirá stock hasta completar el stock Mínimo

Stock Máximo: Nos pedirá stock hasta completar el stock Máximo

Stock disponible = Stock real + stock pendiente de recibir (pedidos de proveedores) - Stock pendiente de servir (pedidos de clientes)

¿Cómo realizar búsquedas de pedidos?

En las ventanas de documentos es muy útil el uso de la opción de búsqueda, debido al volumen de información, esta opción es muy rápida porque nos permite buscar por, número de pedido, proveedor o nombre del proveedor

Recuerda que para realizar búsquedas especificas dispones de la opción de en la que puedes realizar una o varias búsqueda condicionada.



Albaranes de proveedores

En esta opción se recogen los albaranes que se realicen a los proveedores. Estos documentos son los que darán entrada de stocks en el almacén. Se podrán efectuar albaranes sobre un pedido ya realizado o efectuar el albarán directamente sin pasar por un pedido previo. Se dispone de un botón de acceso directo a esta opción en la barra de herramientas:


Albaranes de Proveedores

¿Cómo crear un albarán de proveedor?

En el menú Almacén / Albaranes se recogen los albaranes que nos envíen los proveedores junto con la mercancía pedida.

Al confirmar el alta del albarán es cuando se añadirá en el almacén el stock que hayamos recibido de los proveedores.

Al abrir esta opción aparecerá una pantalla con las siguientes opciones:

Totales: Pulsando este botón, se conseguirá que la columna Total desaparezca, pulsándolo de nuevo volverá a aparecer, esta opción nos va a ser muy útil si no deseamos que se visualicen los importes de los documentos.

Pulsando el botón de Cambio de Estado, podremos indicar al programa si el albarán se ha facturado o no, debemos tener en cuenta que este botón no altera ni influye en el documento de facturas, es decir, si el albarán está marcado como no facturado y marcamos esta opción el albarán aparecerá como facturado, pero no creará la factura, y viceversa, en el caso de estar creada la factura y marcar este botón el programa pondrá el albarán como no facturado, pero no borrará la factura.

- Cabecera Albaranes

En esta parte del albarán vemos que por defecto aparece la divisa y el almacén que dimos de alta tanto en el proveedor como en la personalización.

El número de albarán aparece desactivado ya que, como vimos en la opción de Personalización-Contadores, el programa pondrá automáticamente el que tenga dicha opción. La aplicación la añadirá de manera automática cuando grabemos dicho albarán.

En el caso de que no queramos realizar un albarán directo, sino que el albarán venga precedido de un documento de pedido previo, deberemos indicar en el campo pedido, que aparece debajo de la fecha el número de pedido que hemos recibido.

La fecha del albarán lo recoge automáticamente de la fecha que tenga el sistema aunque podemos cambiarla.

Al poner el Código del proveedor, nos pondrá de manera automática la forma de pago asociada al proveedor.

En la opción de Divisa pondrá por defecto Euro, pero cuando seleccionemos el proveedor, si este tiene una divisa distinta la cambiará por la que tiene asociada.

En el caso de que se ponga una divisa distinta al Euro, el programa nos añadirá en la derecha el valor que tiene dicha divisa respecto al Euro, es importante poner el cambio del día en que se realiza el pedido para que el programa calcule correctamente el valor en Euros de la transacción.

Almacén: pondrá por defecto el código de almacén donde se va a realizar la entrada de la mercancía cuando nos llegue, aunque podremos cambiarlo para que dicha entrada se realice en otro de los almacenes que tengamos definidos.

Otros botones que aparecen en esta pantalla son los siguientes:

Serie: A partir del cual podemos cambiar la numeración del albarán, poniendo la numeración en la serie A o en la B.

Datos Adicionales, el cual explicamos a continuación.

Recuerda




En el campo Su pedido pondremos el número de pedido interno que puede darnos el proveedor.


Todos los datos que nos aparecen en esta pantalla, se refieren a datos que nos da el proveedor y son informativos a excepción del campo portes, que nos sumará dicho importe al total del albarán.





- Cuerpo del Albarán


Introducción de artículos en albaranes

En la parte central del pedido, nos aparecerán en pantalla el código del producto, y el resto de datos de los artículos que vayamos introduciendo.

En este caso al realizar el albarán desde un pedido que hemos realizado previamente, nos aparecerán todos los artículos de este pedido.

El botón Añadir en este caso esta desactivado, ya que el programa no nos permite introducir más artículos de los que vengan en el pedido, aunque si podemos modificarlos y cambiar bien la cantidad recibida o el precio que nos haya dado el proveedor.

Producto: Pondremos o buscaremos el código del producto que hemos recibido del proveedor.

Descripción: Se pondrá de manera automática al seleccionar el código del artículo.

Cantidad: Pondremos las unidades que queremos hemos recibido del proveedor.

Precio divisa: Se pondrá de manera automática el precio de coste unitario asociado al artículo, aunque podemos cambiarlo de manera automática.

% Dto.: se pondrá el tanto por ciento de descuento que nos puede hacer el proveedor, aunque el programa pondrá de manera automática el descuento asociado al proveedor.

Dto. Lineal: Importe que descontaremos del importe a deber al proveedor. Este campo nos servirá para ajustar el precio dado por el proveedor.



El campo Total, irá calculándose de manera automática, con los precios de coste de cada uno de los artículos introducidos en el documento.

¿Cómo realizar albaranes agrupados de pedidos a proveedores?

Desde el botón agrupar podemos, si nos es necesario, bien por circunstancias de la producción, o por cualquier otro motivo,

recibir en el mismo albarán dos o más pedidos que hayamos realizado en un determinado período de tiempo.

Esta opción se la ha llamado Agrupar, y al pulsarla, aparece una ventana donde daremos las condiciones para que nos coja todos los pedidos que estén pendientes de recibir en un período de tiempo determinado de tiempo.

Albaranes agrupados de pedidos a proveedor

Desde/ Hasta Proveedor: Seleccionaremos el proveedor o los proveedores de los cuales hemos recibido la mercancía.

Fecha inicial/ Fecha final: Seleccionaremos las fechas de los pedidos que hemos recibido

Fecha Albarán: La coge por defecto del ordenador, será la fecha que asignará al albarán que recibamos:

Fecha último pedido en fecha albarán: Si marcamos este check, asignará la fecha del último pedido de cada proveedor al albarán que recibamos.

Generar un albarán por cada pedido: Si marcamos este check el programa generará tantos albaranes como pedidos hayamos seleccionado

Agrupar por forma de pago: A partir de este check el programa generará albaranes según la forma de pago que hayamos contratado por cada uno de los pedidos.

Orden de presentación: Realizará la agrupación ordenada por número de pedido o por las fechas de los pedidos.

Una vez seleccionadas las condiciones de búsqueda nos aparecerá otra ventana a partir de la cual podremos manualmente, seleccionar los pedidos que haya encontrado el programa.

Para ello deberemos ir posicionándonos en cada uno de los pedidos y hacer bien un doble clic sobre el pedido para quitarle el aspa azul que aparece a su izquierda o bien pulsar el botón de seleccionar que encontramos en la parte de debajo de la pantalla.

Cuando pulsemos el botón de actualizar el programa generar un albarán incluyendo todos los pedidos realizados a un proveedor en el período que hayamos seleccionado.

¿Cómo generar un albarán de parte de un pedido?

Para generar un albarán de parte de un pedido accederemos al menú de Albaranes y pulsaremos el botón Añadir, y en el campo nºde pedido buscamos el pedido.

Seleccionamos el pedido que hemos recibido parcialmente con doble clic y a el contenido del mismo aparecerá en el albarán, el siguiente paso será modificar aquello que ha entrado para dejar en el albarán la cantidad de artículos que nos ha llegado

Como vemos en la imagen el pedido era de 240 unidades, hemos modificado y cambiado las unidades entradas por 120 unidades el resto quedarán pendientes en el pedido.

¿Cómo generar facturas desde albaranes?

Una vez creado el Albarán, nos situaremos sobre él y pulsamos el botón Factura

El cual nos pedirá la fecha de la factura y pulsaremos Aceptar

De esta manera se genera la factura y el albarán quedará en el estado Facturado.

Los estados en los que se puede encontrar un albarán son dos:

- No Facturado

- Facturado









¿Cómo realizar búsquedas de albaranes?

En las ventanas de documentos es muy útil el uso de la opción de búsqueda, debido al volumen de información, esta opción es muy rápida porque nos permite buscar por, número de pedido, proveedor o nombre del proveedor


¿Cómo realizar la gestión documental?

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al albarán obtenidas desde un escáner.

Importante


Importante

Si el albarán que se realice proviene de un pedido previo, el apartado de introducción de artículos en el albarán no estará activo, y sólo permitirá la modificación de los artículos del pedido en cuanto a la cantidad recibida. Si se actualiza el albarán sin realizar modificación alguna, el pedido cambiará de estado y quedará recibido. En caso de efectuar alguna modificación en cuanto al número de unidades recibidas, el pedido quedará parcialmente recibido. En el siguiente albarán que se efectúe sobre dicho pedido, sólo aparecerán los artículos y/o cantidades pendientes que queden, pudiendo igualmente aceptarlo o modificarlo.

Facturas de proveedores

En esta opción se recogen las facturas que se realicen a los proveedores, dispone de un botón de acceso directo a esta opción en la barra de herramientas:

- Se podrá generar una Factura a partir de cada Albarán introducido con el botón Generar Facturas de la Tabla de Albaranes de Proveedores.

- Generar una Factura que agrupe varios Albaranes con el botón Recapitular de la Tabla de Facturas.

- Añadir una factura directamente mediante el icono de Añadir.



¿Cómo crear una factura de proveedor?

En el menú Almacén / Facturas se registrarán las facturas que nos envíen los proveedores junto con la mercancía recibida.

Al Abrir esta opción nos aparecerá una pantalla con los siguientes botones:

Cambiar estado: Esta opción nos permite marcar el documento como contabilizado o no contabilizado, y también marcar la factura como impresa o no impresa.

Si cambiamos el estado de una factura ya contabilizada, no se borrará el asiento contable de ContaPlus, y viceversa, sí cambiamos el estado de una factura no contabilizada no creará el asiento contable dentro de la aplicación de contabilidad.

Proyecto/Segmento: Esta opción nos permitirá asignar esta factura a un proyecto que esté realizando la empresa, con lo cual desde ContaPlus podremos saber los gastos e ingresos imputados a dicho proyecto, y a la zona geográfica donde se esté realizando dicha transacción.

Gestión documental: Desde esta opción podremos enlazar la factura que hemos creado con cualquier documento relacionado con ella, por ejemplo, el escaneado de la factura original que nos haya enviado el proveedor.

Las facturas de proveedores son opcionales, sin embargo, si nos serán útiles registrarlas en el programa para un control de los pagos que deberemos realizar, así como para poder realizar el asiento contable de manera automática, siempre y cuando tengamos el programa enlazado con ContaPlus.

La generación de facturas implica la creación automática de sus recibos en función de la forma de pago incluida en la factura.

Importante, en el caso de las facturas y facturas rectificativas de proveedores los campos bases de IVA son editables para poder realizar ajustes manuales en la aplicación respecto al documento emitido por el proveedor, debe actuar con precaución al realizar modificaciones sobre esta información.

Entrega a Cuenta, genera automáticamente un recibo pagado con fecha de emisión, vencimiento y de pago igual a la fecha de la factura.

La ventana de introducción de datos para dar de alta una Factura contiene:

- Cabecera Factura

Recuerda



Modificación de facturas

En esta parte de la factura vemos que por defecto aparece la divisa y el almacén que dimos de alta tanto en el proveedor como en la personalización.

El número de la factura siempre aparece desactivado ya que, como explicamos en la opción de contadores, los números de factura siempre los da el programa, no pudiendo ponerse de manera manual en ningún caso.

La fecha que vamos a poner al documento que tenemos que añadir lo coge de manera automática de la fecha que tenga el sistema aunque podemos cambiarla.

Si el número de albarán lo dejamos a cero, haremos una factura directa, sin necesidad de haber realizado ni pedido ni albarán de los proveedores, en este caso al poner el código del proveedor, nos pondrá de manera automática la forma de pago asociada al proveedor.

También podemos generar la factura desde el albarán, usando el botón Factura explicado anteriormente

En el campo su factura pondremos el número de factura que nos del proveedor, que será la que tenga de referencia por si surgiera cualquier reclamación o problema con ella.

En el campo fecha su factura añadiremos la fecha que tenga la factura enviada por el proveedor, que no tiene por qué coincidir con la fecha en que añadimos la factura, una fecha será la fecha de emisión y otra de recepción.

Estas fechas son importantes tenerlas correctamente puestas ya posteriormente servirán de referencia en la presentación de los libros de IVA a la Hacienda Pública.

Proveedor: Añadiremos el código del proveedor que nos envía la factura, este campos es obligatorio rellenarlo en el caso de realizar la factura directamente sin pasar por albaranes de proveedores.

Almacén: Nos pondrá por defecto el almacén donde se habrá ingresado el stock recibido, debemos recordar que este código de almacén lo coge de los datos que pusimos en la opción de Personalización del menú Útil / Entorno del Sistema.

F. Pago: Al añadir el código del proveedor cogerá por defecto la forma de pago que hayamos seleccionado para dicho proveedor a la hora de añadirlo en la opción Sistema- Proveedores, en el caso de que venga de un albarán cogerá la forma de pago asociado al albarán.

Divisa: Pondrá por defecto al divisa asignada al proveedor, por defecto cogerá la divisa Euro.

Al seleccionar el proveedor o el albarán nos aparecen de manera automática otros dos campos que deberemos marcar, en el caso que sea necesario, para que aparezca la información correcta de cara a la Hacienda Pública, estos campos son:

Inversión del sujeto pasivo: Seleccionaremos este campo cuando en la operación indicada en la factura se produzca como inversión del sujeto pasivo, siendo el obligado a repercutir el IVA el receptor de la misma.

Documento con Operaciones No Sujetas: Seleccionaremos este campo si la factura remitida por el proveedor contiene operaciones no sujetas al IVA. Estas operaciones deben ir gravadas en las líneas de la factura al porcentaje de 0%.

Cualquiera de las dos validaciones, si tenemos configurado correctamente el enlace con ContaPlus, permitirá que al generar el asiento se realicen las correspondientes anotaciones en el libro de Facturas Recibidas. Sólo se podrá seleccionar esta opción para proveedores con Régimen de IVA General.

Posibilidad de modificar el % de IRPF dentro de la propia Factura de Proveedores. Se habilita un campo para que se pueda modificar el % de IRPF a partir del valor definido por Serie para Ventas y por Proveedor para las Compras o directamente indicar un % manualmente.




Campos libres: Botón en la cabecera que nos muestra una nueva opción "Campos libres" cuando exista definición para el ambito correspondiente. Se carga los campos libres de la tabla para el ambito correspondiente junto a un campo según el tipo, para que se pueda indicar los valores de cada campo, los valores se guardan según su orden,

para saber más como realizar la configuración de "Campos Libres" pulsa aquí.

- Cuerpo de la Factura

Pulsando el botón Modificar sobre una línea de artículo, podremos variar el campo IVA, en caso que tengamos activo la opción de modificación de IVA en facturas en el menú Útil\Entorno del sistema\Personalización.

Modificación de artículos en facturas

En la parte central de la factura iremos, desde el botón introduciendo cada uno de los artículos que nos hayan facturado los proveedores. Este botón se desactivará en el caso de que seleccionemos un albarán

A parte de todos los botones que ya hemos visto, nos aparecen otros botones:

Comentarios, en el cual podremos añadir un texto libre, que posteriormente se podrá consultar, este texto podrá importarse en el caso de haberse añadido en un documento anterior asociado a la factura que estamos realizando.

Serie A partir del cual podemos cambiar la numeración de la factura, poniendo la numeración en la serie A o en la B.

Datos Adicionales, al pulsar este botón nos aparece una pantalla en la que podremos añadir una serie de datos que nos pueden ser útiles para el control y localización de la mercancía, así como el coste de los portes. Así como terminar de rellenar los datos contables para un correcto registro en la contabilidad de la empresa.

Desde el botón Identidad podremos modificar o añadir algún dato adicional a la dirección del proveedor. Estos datos deberían coincidir con los datos fiscales del proveedor.

En la parte inferior de la pantalla el programa añadirá de manera automática tanto los descuentos por PP y especiales como el total de las bases imponibles con su respectiva cuota de IVA, estos datos podremos modificarlos para terminar de cuadrar el total de la factura que nos dé el programa con el total de la factura del proveedor, en el caso de que no coincidan los importes por motivo de algún descuadre o por que falte calcular otro importe que no se haya tenido en cuenta.

Línea de Facturas

Al pulsar el botón de Añadir nos aparece esta pantalla:

En el que tenemos los siguientes campos:

Producto: Pondremos o buscaremos el código del producto.

Descripción: Se pondrá de manera automática al seleccionar el código del artículo, aunque se podrá modificar si se ha configurado en la opción de Personalización correspondiente.

Cantidad: Pondremos las unidades que nos factura el proveedor.

Precio divisa: Se pondrá de manera automática el precio de coste unitario asociado al artículo, aunque podemos cambiarlo de manera automática.

% Dto: se pondrá el tanto por ciento de descuento que nos puede hacer el proveedor, aunque el programa pondrá de manera automática el descuento asociado al proveedor.

Dto. Lineal: Importe que descontaremos del importe a deber al proveedor. Este campo nos servirá para ajustar el precio dado por el proveedor.

El campo envases que aparece en la pantalla, puede ser que si realizamos otro ejemplo con distintos artículos no aparezca esto es debido a que ese campo pertenece a las propiedades y cómo hemos visto en puntos anteriores de este manual, estas propiedades se pueden asignar o no a los distintos artículos que se añadan.



¿Cómo hacer facturas recapitulativas de albaranes a proveedores?

Dentro de la opción de facturas, además de existir la opción por la que podemos registrar la entrada de una factura en concreto que nos mande el proveedor, también podemos recibir en misma factura dos o más albaranes que hayamos recibido en un determinado período de tiempo, es igual a lo que en albaranes llamábamos Agrupar.

Esta opción se la ha llamado Recapitular , y al pulsarla, aparece una ventana donde daremos las condiciones para que nos coja todos los albaranes que hayamos recibido en un período de tiempo determinado.

Desde/ Hasta Proveedor: Seleccionaremos el proveedor o los proveedores de los cuales hemos recibido la factura.

Fecha inicial/ Fecha final: Seleccionaremos las fechas de los albaranes que hemos recibido la factura

Fecha Factura: La coge por defecto del ordenador, será la fecha que asignará a la factura que recibamos.

Fecha último pedido en fecha factura: Si marcamos este check, asignará la fecha del último albarán de cada proveedor a la factura que recibamos.

Generar una factura por cada albarán: Si marcamos este check el programa generará tantas facturas como albaranes hayamos seleccionado.

Recapitular por forma de pago: A partir de este check el programa generará facturas según la forma de pago que hayamos contratado por cada uno de los albaranes.

Recapitular albaranes por meses: Es un opción que viene marcada por defecto, si seleccionamos fechas de dos meses distintos el programa, lo que hará se realizar dos facturas, agrupando los albaranes de cada uno de los meses en cada factura.

Orden de presentación

Realizará la agrupación ordenada por número de albarán o por las fechas de los albaranes.

Una vez seleccionadas las condiciones de búsqueda nos aparecerá otra ventana a partir de la cual podremos manualmente, seleccionar los albaranes que haya encontrado el programa, bien realizando un doble clic sobre el albarán que deseemos o bien pulsando sobre el botón de Selección, que nos aparece en la parte inferior de la pantalla.

Una vez seleccionados los albaranes a facturar deberemos pulsar el botón Actualizar para que nos grabe dicha factura.

En el caso de generar facturas de proveedores de esta manera la información que aparece en estos documentos nos diferenciará por número de albarán y su fecha los artículos recibidos en cada uno de ellos para un mejor control del stock.

¿Cómo puedo realizar un cambio de estado de facturas?

Cambiará el estado de la factura a:

- Contabilizada o a no contabilizada

- Impresa a no impresa

- Exportado a EDI

- Exportado a XML

- Factura digital

- Enviado a plataforma de factura electrónica.

¿Cómo realizar búsquedas de facturas?

En las ventanas de documentos es muy útil el uso de la opción de búsqueda, debido al volumen de información, esta opción es muy rápida porque nos permite buscar por, número de documento, proveedor o nombre del proveedor




¿Cómo asociar proyecto/segmento?

En caso de que tengamos enlace a ContaPlus podemos asignar al proyecto la factura. Si el abono está contabilizado no podremos asignarlo.











Importante

Si cambiamos el estado de una factura ya contabilizada, no se borrará el asiento contable de ContaPlus.

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos a la factura obtenidas desde un escáner.

Importante


Facturas rectificativas de proveedores

Se ha publicado en el BOE el Real Decreto 87/2005, de 31 de enero, por el que se modifica el Reglamento del IVA y el RD 1496/2003 que regulaba las obligaciones de facturación. En dicho RD se dan unas normas sobre la facturación, que vienen a aclarar y solucionar diversos problemas que, en la práctica, se venían planteando desde que se implantaron las facturas o documentos sustitutivos rectificativos. El RD 87/2005, elimina esos difíciles sistemas de resolver la cuestión al regular las facturas rectificativas más ampliamente y, sobre todo, admitir las facturas por importes de signo negativo.

La nueva norma establece, modificando el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y se modifica el Reglamento del IVA (RD 1496/2003, de 28 de noviembre), lo siguiente en forma resumida:

l Cuando la modificación de la base imponible sea consecuencia de la devolución de mercancías o de envases y embalajes, no será necesaria la expedición de una factura o documento sustitutivo rectificativo. Bastará practicar la rectificación en la factura o documento sustitutivo que se expida en un suministro posterior, restando el importe de la mercancía o de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior, siempre que el tipo impositivo aplicable sea el mismo y con independencia de que el resultado final de esta factura sea positivo o negativo.

l La factura o documento sustitutivo rectificativo deberá de efectuarse tan pronto como se tenga constancia de que se dan las circunstancias para hacerlo y siempre que no hayan transcurrido cuatro años desde el momento del devengo del impuesto del IVA.

l En el caso de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones no será necesaria la identificación de la factura o facturas sustitutivas rectificadas, bastando la indicación del período al que se refieran

l A efectos del IVA, la base imponible será el importe de la rectificación que se hace, cualquiera que sea su signo

l Estas normas han entrado en vigor a partir del día 20 de febrero de 2005.

¿Cómo realizar una factura rectificativa?

En el menú Almacén / Facturas rectificativas se registrarán las facturas que nos envíen los proveedores junto la mercancía recibida, tal y cómo hemos visto en la lección anterior.

Al abrir esta opción nos aparecerá una pantalla con las siguientes opciones:

Documentos asociados: Al pulsar en este botón nos aparecerán las facturas de proveedores asociadas a la factura rectificativa en la que estamos situados en este momento, de esta manera, podremos visualizarla sin necesidad de realizar otro tipo de consulta.

Cambiar estado: Esta opción nos permite marcar el documento como contabilizado o no contabilizado, y también marcar la factura como impresa o no impresa.

Si cambiamos el estado de una factura ya contabilizada, no se borrará el asiento contable de ContaPlus, y viceversa, sí cambiamos el estado de una factura no contabilizada no creará el asiento contable dentro de la aplicación de contabilidad.

Proyecto: Esta opción nos permitirá asignar esta factura a un proyecto que esté realizando la empresa, con lo cual desde ContaPlus podremos saber los gastos e ingresos imputados a dicho proyecto, y a la zona geográfica donde se esté realizando dicha transacción.

Gestión documental: Desde esta opción podremos enlazar la factura que hemos creado con cualquier documento relacionado con ella, por ejemplo, el escaneado de la factura original que nos haya enviado el proveedor.

Por defecto este tipo de facturas se crearán con la serie "R" y contador correspondiente según configuración de personalización, marcando la factura del proveedor con dicha letra para que de un vistazo se sepa la factura rectificada.

Esta opción la utilizaremos en el caso de que haya cualquier tipo de error en la factura del proveedor y nos tenga que emitir una nueva corrigiendo la original.

Al acceder a esta opción se visualiza la siguiente ventana:

Facturas rectificativas a proveedores

Recuerda



Altas de facturas rectificativas

Para realizar la factura rectificativa, deberemos, primero seleccionar el código del proveedor y a continuación el tipo de documento que queremos rectificar, podemos elegir entre una de las facturas del proveedor o bien una factura rectificativa anterior que nos haya mandado el proveedor.

A continuación aparecen dos opciones que deberemos rellenar de manera obligatoria.

Razón: donde se seleccionará el motivo de la rectificación de la/s facturas a rectificar.

Causa: Donde se expondrá el motivo por el cual se emite la factura rectificativa.

Traer Líneas de Facturas a Rectificativas: Al marcar este check, el programa nos permitirá visualizar los artículos de la factura que vamos a rectificar.

En la parte central añadiremos la factura a rectificar, pudiendo añadir una o varias facturas, que tengan que rectificarnos.

No se podrá modificar las cantidades provenientes de una factura original, solamente podrán modificarse los importes unitarios y descuentos.

En la siguiente pantalla vemos que aparecen todos los datos asociados a la factura que estamos rectificando.

Altas de Facturas Rectificativas.

Todas las facturas rectificativas se asignan a la serie "R", llevando una numeración independiente de la numeración de facturas.

La creación de una factura rectificativa conlleva la creación automática de su/s recibo/s.

En el campo su factura pondremos el número de factura que nos de el proveedor, que será la que tenga de referencia por si surgiera cualquier reclamación o problema con ella.

Inversión del sujeto pasivo. Seleccionaremos este campo cuando en la operación indicada en la factura se produzca como inversión del sujeto pasivo, siendo el obligado a repercutir el IVA el receptor de la misma.

Documento con Operaciones No Sujetas. Seleccionaremos este campo si la factura remitida por el proveedor contiene operaciones no sujetas al IVA. Estas operaciones deben ir gravadas en las líneas de la factura al porcentaje de 0%.

Cualquiera de las dos validaciones, si tenemos configurado correctamente el enlace con ContaPlus, permitirá que al generar el asiento se realicen las correspondientes anotaciones en el libro de Facturas Recibidas. Sólo se podrá seleccionar esta opción para proveedores con Régimen de IVA General.

Importante, en el caso de las facturas y facturas rectificativas de proveedores los campos bases de IVA son editables para poder realizar ajustes manuales en la aplicación respecto al documento emitido por el proveedor, debe actuar con precaución al realizar modificaciones sobre esta información.

Entrega a Cuenta, genera automáticamente un recibo pagado con fecha de emisión, vencimiento y de pago igual a la fecha de la factura.

Campos libres: Botón en la cabecera que nos muestra una nueva opción "Campos libres" cuando exista definición para el ambito correspondiente. Se carga los campos libres de la tabla para el ambito correspondiente junto a un campo según el tipo, para que se pueda indicar los valores de cada campo, los valores se guardan según su orden, para saber más como realizar la configuración de "Campos Libres" pulsa aquí

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Detalle de Facturas Rectificativas a Proveedores.

¿Qué tipos de facturas rectificativas puedo añadir?

Según la ley existen dos formas de realizar una Factura Rectificativa, bien tal y como queden tras la rectificación efectuada señalando igualmente en este caso el importe de dicha rectificación, o bien indicando directamente el importe de la rectificación, con independencia de su signo.

Podremos añadir una factura rectificativa que recoja sólo la rectificación o que muestre la factura tal y como queda tras la rectificación:

n Factura rectificativa mostrando sólo la rectificación: RECTIFICACIÓN MODELO POR DIFERENCIAS

Pasos a seguir para dar de alta una factura rectificativa según el modelo por diferencias:

Pulsamos el botón Añadir de la barra de herramientas, visualizará la siguiente ventana:


n Proveedor: Donde podremos seleccionar la lupa y elegir el proveedor al que se le aplicará la rectificación

n Tipo de Factura a Rectificar: Se podrá elegir entre facturas origen o fracturas ya rectificadas, para realizar su rectificación. Si el usuario selecciona factura rectificativa, sólo podrá indicar una única factura rectificativa a rectificar y no estará activa la acción filtro. En el caso de realizar una rectificación por el modelo de diferencias, se elegirá una factura para su rectificación.

n Razón: donde se seleccionará el motivo de la rectificación de la/s facturas a rectificar.

n Causa: Campo obligatorio donde se expondrá el motivo por el cual se emite la factura rectificativa.

n Traer Líneas de Facturas a Rectificativas: En este caso, al realizar una factura rectificativa mostrando sólo la rectificación, luego no se marcará esta casilla de validación.

Se podrán añadir las facturas a rectificar previamente introducidas en el menú Almacén opción Facturas, en este menú podrá añadir una o varias Facturas a Rectificar, en el caso de añadir varias debe coincidir el descuento especial, descuento por pronto pago, el recargo financiero, el régimen de IVA y el porcentaje de IRPF de las facturas a rectificar con el de la original, ya que si no puede provocar diferencias en los importes totales.

En la barra de herramientas se puede destacar la opción Filtro que nos mostrara una caja de diálogo para las condiciones de selección. Al aceptar se mostrará un borrador con los documentos que cumplan las condiciones de filtro y tengan la misma divisa, no estén contabilizados, ni asociados a ninguna factura rectificativa. Los documentos deben tener el mismo porcentaje de descuento especial, pronto pago, recargo financiero e IRPF.

Borrador de Documentos

Si se desea añadir una Factura pulsaremos en Añadir donde aparecerá una pantalla donde podremos elegir la Factura a Rectificar, visionando la siguiente pantalla:

NotaAdquisición intracomunitaria de servicios

Este check solo se habilitará cuando haya utilizado un tercero UE.

Búsqueda incremental de Facturas

Si se desea elaborar una Factura Rectificativa para indicar directamente el importe de la rectificación, no se marcará en la aplicación Traer Líneas de Facturas a Rectificar y se añadirán las líneas de producto necesarias para la rectificación.

En esta pantalla se contempla la factura a rectificar ya seleccionada:


Pulsamos el botón siguiente y visualizará la siguiente pantalla:

Importante

Se podrá rectificar varias facturas, seleccionando varias facturas a la vez para su rectificación conjunta, el proceso descrito será exactamente igual, salvo que deberá seleccionar varias facturas en la opción Búsqueda Incremental de Facturas.

Importante

No se podrá modificar las cantidades provenientes de una factura original.


También es posible crear Facturas Rectificativas a un proveedor directamente, de esta forma no tendremos que introducir la factura original, acudiendo directamente a la pantalla Detalle de Facturas Rectificativas a Proveedores, introduciendo la rectificación, ya sea de una cantidad positiva o negativa.

En la barra de herramientas podrá visualizar el botón Datos adicionales podrá modificar todos los datos de la pantalla, incluidos los portes, así mismo podrá modificar la causa de la rectificación.

En esta pantalla se refleja la factura original que deseamos rectificar, esta línea es meramente informativa y no se podrá modificar ningún campo, al pulsar el botón de Añadir y aparecerá la siguiente pantalla:

Línea de Facturas Rectificativas a Proveedores.

En esta pantalla se añadirá el producto o los productos por el cuales se hace la rectificación, seleccionando el producto, cantidad de unidades, cajas, su precio de compra, el porcentaje de descuento, descuento lineal y porcentaje de comisión. Al pulsar en siguiente si se sobrepasa el nivel de stock estipulado por el usuario en ese proveedor, aparecerá un aviso indicándole esta situación.

Si seleccionamos la lupa de la opción producto, visualizaremos esta pantalla con todos los artículos de ese proveedor:

Búsqueda Incremental de Artículos.

Si al añadir un producto para rectificar la factura pulsamos intro, añadiremos un servicio apareciendo una nueva pantalla:

Líneas de factura rectificativa a Proveedores.

Esta ventana está formada por los siguientes campos:

ProductoObserva que el campo producto no tiene búsqueda, se abre un campo de texto libre en el que introducirá la descripción correspondiente a la rectificación. Añadirá solo líneas de servicio.

IVAIntroducirá el porcentaje de IVA que aplicará en la factura rectificativa.

Se introducirán los datos correspondientes de unidades, precio de compra, % dto y dto. lineal.


En esta pantalla se elegirá aquellos artículos a rectificar, y se irán añadiendo líneas de rectificación en la pantalla Detalle de Facturas Rectificativas a Proveedores teniendo la opción de ordenarlos por número de referencia o por descripción

Una vez aceptado el producto o productos a rectificar se visualizará la factura con la rectificación, si actualizamos, la Factura Rectificativa estará concluida.

Se podrá visualizar la siguiente pantalla:

Detalle de facturas a proveedores.

La factura original y quedará marcada con una R en color azul, no podrá ser eliminada o modificada mientras exista una factura rectificativa de la misma y se generan los recibos correspondientes por un importe igual a la diferencia entre la factura rectificativa y la factura rectificada

Si introducimos uno o varias facturas abono, éstos también quedarán marcados con una R en color azul, no podrá ser eliminado o modificado mientras exista una factura rectificativa de la misma.

Los recibos que generan las facturas rectificativas se visualizan en la opción de Almacén/ Gestión de pagos/ Recibos.

n Factura rectificativa que muestra la factura tal y como queda tras la rectificación: RECTIFICACIÓN MODELO ÍNTEGROPasos a seguir para dar de alta una factura rectificativa según el método de rectificación del modelo íntegro:


Importante

Para obtener una información detallada de todas las facturas rectificativas realizadas según los proveedores, en la opción de menú Informes dispone de los informes "Diario de facturas y facturas rectificativas a proveedores" y "Listado de facturas rectificativas".


n Proveedor: Donde podremos introducir un proveedor de contado o seleccionar la lupa y elegir el proveedor al que se le aplicará la rectificación

n Tipo de Factura a Rectificar: Se podrá elegir entre facturas origen o fracturas ya rectificadas, para realizar su rectificación. Si el usuario selecciona factura rectificativa, sólo podrá indicar una única factura rectificativa a rectificar y no estará activa la acción filtro



n Traer Líneas de Facturas a Rectificativas: Se quiere rectificar el modelo íntegro, luego se marcará esta casilla de validación para reflejar las líneas de la factura original.

Se podrán añadir las facturas a rectificar previamente introducidas en el menú Almacén opción Facturas, en este menú podrá añadir una o varias Facturas a Rectificar, en el caso de añadir varias debe coincidir el descuento especial, descuento por pronto pago, el recargo financiero, el régimen de IVA y el porcentaje de IRPF de las facturas a rectificar con el de la original, ya que si no puede provocar diferencias en los importes totales.




Importante

No se podrá modificar ni eliminar ni añadir una Factura Rectificativa que esté contabilizada o que haya generado vencimientos y tenga recibos pagados o devueltos, o en aquellas que se hayan traído líneas.





Importante


Importante

No se podrá modificar las cantidades provenientes de una factura o de una factura abono.


Recordarle que si incrementamos el valor de la factura original debe introducir una cantidad positiva y si se disminuye el valor de la factura original debe introducir una cantidad negativa.


Para elaborar una Factura Rectificativa para que el resultado sea una factura con la rectificación incluída , se marcará en la aplicación Traer Líneas de Facturas a Rectificar, se elegirán una o varias facturas y uno o varias facturas abono, y se añadirán las líneas de producto necesarias para la rectificación.

En esta pantalla se refleja la factura original, junto con las líneas de la propia factura para su rectificación debemos pulsar el botón de Añadir y aparecerá la siguiente pantalla:

Línea de Facturas Rectificativas a Proveedor.

En esta pantalla se añadirá el producto o los productos por el cuales se hace la rectificación, seleccionando el producto, cantidad de unidades, cajas, su precio de compra, el porcentaje de descuento, descuento lineal y porcentaje de comisión. Al pulsar en siguiente si se sobrepasa el nivel de stock estipulado por el usuario en ese proveedor, aparecerá un aviso indicándole esta situación.

Si seleccionamos la lupa de la opción producto, visualizaremos esta pantalla con todos los artículos de ese proveedor:



Líneas de factura rectificativa a proveedor.




Se introducirán los datos correspondientes de unidades, precio de compra, % dto y dto. lineal.

En esta pantalla se elegirá aquellos artículos a rectificar, y se irán añadiendo líneas de rectificación en la pantalla Detalle de Facturas Rectificativas a Proveedores teniendo la opción de ordenarlos por número de referencia o por descripción

Una vez aceptado el producto o productos a rectificar se visualizará la factura con la rectificación, si actualizamos, la Factura Rectificativa estará concluida

Pudiéndose visualizar la siguiente pantalla:


La factura original quedará marcada con una R en color azul, no podrá ser eliminada o modificada mientras exista una factura rectificativa de la misma y se generan los recibos correspondientes por un importe igual a la diferencia entre la factura rectificativa y la factura rectificada

Para obtener una información detallada de todas las facturas rectificativas realizadas según los proveedores, en la opción de menú Informes dispone de los informes "Diario de facturas y facturas rectificativas a proveedores" y "Listado de facturas rectificativas".

Los recibos que generan las facturas rectificativas se visualizan en la opción de Almacén/ Gestión de pagos/ Recibos.

- Factura Rectificativa de una Factura Rectificativa:

El proceso de ejecución de la Factura Rectificativa es similar al explicado anteriormente, en este caso se deberá seleccionar en el apartado Tipo de Factura a Rectificar, la opción Factura Rectificativa.

Si pulsamos en añadir, seleccionaremos una única Factura Rectificativa para su rectificación, esta factura se creó mediante alguno de los métodos anteriormente descritos para la creación de Facturas Rectificativas.

Después los pasos a seguir son idénticos al ejemplo descrito anteriormente, una vez pulsemos Actualizar se creará la Factura Rectificativa con la rectificación.

La factura rectificativa quedará marcada con una R en color azul, no podrá ser eliminada o modificada mientras exista una factura rectificativa de la misma y se generan los recibos correspondientes.

Facturas abono Asociados

Se podrán introducir, si existen, las facturas abono asociados a las facturas seleccionadas, pertenecientes al mismo proveedor, con la misma divisa que la factura original a rectificar, sin estar contabilizados, con importe negativo y sin que hayan sido asociados a ninguna factura rectificativa.

Si se introduce una o varias facturas podremos acceder a la barra de herramientas de Abonos Asociadospudiendo visualizar esta pantalla:

Importante

Marcar la casilla de validación Traer Líneas de Facturas a Rectificar implica que las líneas de la factura original estarán en la Factura Rectificativa y que se puedan modificar los importes en la propia factura siempre que no existan facturas abono asociados.

Altas de Facturas Rectificativas

En la barra de herramientas se puede destacar la opción Filtro que nos mostrara una caja de diálogo para las condiciones de selección. Al aceptar se mostrará un borrador con los documentos que cumplan las condiciones de filtro y tengan la misma divisa, no estén contabilizados, ni asociados a ninguna factura rectificativa. Los documentos deben tener el mismo porcentaje de descuento especial, pronto pago, recargo financiero e IRPF que las facturas introducidas en la tabla Facturas a Rectificar


Otra posibilidad será introducir una factura abono seleccionando Añadir, en la pantalla de Altas de Facturas Rectificativas, donde aparecerá la siguiente pantalla:

Búsqueda incremental de Abonos.

Se visualizará un listado con todas las facturas abono que podemos asociar a la factura o facturas, para introducirlas se seleccionará la factura abono que se desee introducir y se pulsará el botón Añadir.

Los importes de la Factura Rectificativa deben coincidir con los porcentajes de descuento especial, pronto pago, recargo financiero e IRPF de la factura original y con los de las facturas abono asociados, si no ocurriera esto se provocarían diferencias en los importes totales.

Si introducimos una factura abono se podrá visualizar la siguiente pantalla:

Altas de facturas rectificativas a Proveedores.

Si pulsamos siguiente, se podrá observar que aparecerán las líneas de la factura o facturas abono asociados:

Importante

Una vez que asociamos uno o varias facturas abono no se podrá añadir ninguna línea de producto.

Detalle de facturas rectificativas a Proveedores.

En esta pantalla aparecerá la factura o facturas para informar a que factura se está rectificando, las facturas abono que asociamos y las líneas de las facturas abono asociados.

Si marcamos la casilla de validación Traer Líneas de Facturas a Rectificar en la pantalla Altas de Facturas Rectificativas aparecerán las facturas para informar a que facturas se están rectificando, las líneas de las facturas a rectificar, las facturas abono asociados y sus líneas correspondientes.

Stock

El stock no se alterará por estas operaciones, salvo cuando se añaden líneas en la ventana Detalle de Facturas Rectificativas a Proveedores

Informes

Para obtener una información detallada de todas las facturas rectificativas realizadas según los proveedores, en la opción de menú Informes dispone de los informes "Diario de facturas y facturas rectificativas a proveedores", "Listado de facturas rectificativas" y en el "Historial de facturación de cada proveedor".

En estos listados se deberá tener en cuenta, que la información de las facturas recibidas se incluirán a fecha de emisión, y en el caso de las facturas rectificativas, ya sea trayendo líneas o no, la factura original y su rectificación se computarán a cada una por separado en la fecha en la que fueron realizadas.










¿Qué puede suceder al realizar una rectificativa?

Importante

Las líneas de la factura rectificativa serán igual a la suma de las líneas de la factura original más las líneas con cantidad en negativo de las facturas abono asociados a la misma.

No puedes modificar ni eliminar una factura rectificativa que esté contabilizada.

No puedes modificar ni eliminar una factura rectificativa que haya generado vencimientos y tenga recibos pagados o devueltos.

Las líneas provenientes de una factura o un abono no se podrán modificar en ningún caso.

La Causa de rectificación es un texto obligatorio. No podrás continuar sin haber rellenado el dato.

Proveedores sigue el mismo funcionamiento que en facturas rectificativas de clientes, teniendo en cuenta que la factura rectificativa podrá tener una factura de proveedor a rectificar y una o varias facturas abono asociadas. Las líneas de las facturas abonos asociadas se importarán tal y como estén introducidas.

Al añadir factura rectificativa mostraremos un cuadro donde se solicita "Nº factura a rectificar", Proveedor y una tabla de selección de Facturas abono asociados.

No podrás seleccionar como factura a rectificar una factura con importe negativo (factura abono), si lo haces te avisaremos.

Si seleccionas una factura a rectificar correcta en la tabla de "Facturas abono disponibles para asociar" aquellas facturas que pertenezcan al mismo código de proveedor, tengan la misma divisa que la factura a rectificar, que el importe total sea negativo, no estén contabilizadas, ni hayan sido asociados a ninguna factura rectificativa.

Podrás aceptar si has seleccionado una factura a rectificar o no, y si has seleccionado factura a rectificar y al menos un abono asociado.

No podrás modificar ni eliminar facturas rectificadas o facturas abono que hayan sido asociadas a una determinada factura.

No podrás cambiar el estado de contabilizado a una factura que este incluida como abono asociado en una factura rectificativa, la contabilización se hace desde la factura rectificativa.

Desde la gestión de proveedores en la agrupación de facturas incluiremos en la vista las facturas rectificativas a continuación de las demás. Se te mostrarán gráficamente las que estén rectificadas (una R).

Al añadir podrás elegir entre realizar una factura o una factura rectificativa.

¿Que otras opciones puedes realizar?

En esta ventana contamos con las siguientes opciones:

Permitirá realizar búsqueda selectiva de registros, según los parámetros de condición que se establezcan.



Se mostrarán los números y fecha de las facturas abono asociados a la factura rectificativa, así como las facturas origen rectificadas. No podrá realizar ningún tipo de modificación.

Cambiará el estado de la factura, de contabilizada a no contabilizada, de impresa a no impresa, o viceversa.

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos a las facturas abono obtenidos desde un escáner.

Importante

Si cambia el estado de una factura ya contabilizada, no se borrará el asiento contable de ContaPlus.

Importante


Gestión de pagos

En el menú Almacén / Gestión de Pagos llevaremos el control de todos los pagos y devoluciones que realicemos a los proveedores.

Dentro de esta opción se encuentran otras dos opciones que nos permitirán llevar todo el control sobre los pagos de recibos, es decir, el control de tesorería.

- La primera opción nos permitirá un control total sobre los recibos generados por el programa.

- La segunda opción se utilizará para gestionar los Pagos y Devoluciones de nuestros recibos así como su contabilización.

Es importante tener en cuenta que estos recibos se generan de manera automática cuando se realizan las facturas, y en ningún otro caso, por lo que si queremos llevar este control obligatoriamente tendremos que realizar las facturas.

De esta manera podremos llevar un control exhaustivo de todas las obligaciones de pago que tiene la empresa para con los proveedores y las previsiones de pago de las mismas.

Recibos de proveedores

Pagos y devoluciones


En el menú Almacén / Gestión de Pagos / Recibos tendremos un listado de todos los recibos generados por las facturas enviadas por los proveedores.

Con esta opción se podrá llevar el control sobre los recibos, bien sean emitidos, pagados o devueltos.


¿Qué contiene un recibo?

La explicación a la existencia de recibos en esta tabla sin que usted haya dado la orden de crearlos, es porque el programa los crea automáticamente a partir de las facturas, dependiendo de la forma de pago fijada con el proveedor en cada una de ellas.

La emisión de recibos está vinculada a la forma de pago para el proveedor, es decir, cuando se define una forma de pago para un proveedor el programa efectuará tantos recibos como pagos tenga que efectuar al proveedor. Si se trata de un pago al contado emitirá solamente un recibo, ya que el pago del importe se realiza de una vez. Si el pago fuese porcentual, el programa emitirá los recibos que sean necesarios hasta que se complete el pago.

En esta opción visualizará una lista de los recibos, los cuales podrán modificarse. En la ventana de modificación encontraremos 3 carpetas diferentes:

Datos Generales

Es la 1ª carpeta de esta opción y en ella se van a poder modificar los campos Importe y Fecha de Vencimiento. Estos dos campos vienen determinados por la forma de pago que usted asigna al proveedor en la factura.


Importe

Este campo refleja los totales individuales de cada recibo. Podrá modificarse por una cantidad inferior a su valor, siempre que su estado no sea pagado, generando en ese momento otro recibo con el mismo número pero diferente importe por el valor restante, hasta completar el importe total del recibo.

Fecha de Vencimiento

Representa la fecha en la que vencerá el recibo. Podrá modificarse por una fecha anterior o posterior, siempre que su estado no sea pagado.

Estado

Aparecerá en qué posición está el recibo generado, este puede ser:

n Emitido

n Pagado

n Devuelto

Emitido: El recibido se ha emitido pero no ha llegado la fecha de vencimiento.

Recuerda



Pagado: El recibo se ha pagado al proveedor

Devuelto: El recibo se ha devuelto al proveedor

Esta opción no podrá ser modificada directamente desde esta pantalla, pudiendo realizarse cualquier modificación desde la siguiente carpeta Pagos y Devoluciones.

Pagos y Devoluciones

Es la 2ª carpeta de esta opción. En ella se van a reflejar todos los movimientos que se hayan realizado sobre el recibo en cuestión. Incluso, podemos añadir nuevos movimientos ya sean de pago o devolución.

Carpeta pagos y devoluciones

Documento Asociado

Tercera carpeta dentro de la modificación de recibos, nos permitirá poder generar los documentos de pago personalizados que queramos.

Modificación de recibos. Documento asociado

Se van a poder añadir los siguientes campos:

Tipo

Nombre para el documento asociado, por ejemplo, cheque.

Número de Documento

Número identificativo del documento asociado.

Cuenta Entidad Emisora

Introduciremos el código del banco a través del cual deseamos pagar el documento.

Importe

Refleja los totales individuales de cada recibo, podrá modificarse por una cantidad inferior, siempre que el estado del recibo no sea pagado, en este caso se generaría automáticamente otro recibo por la cantidad restante, hasta completar el importe total.

Fecha de Emisión

Este campo representará la fecha en que se genera el documento asociado.

Pasar Número de Documento a Contabilidad

Al marcar este check, y pasar el pago o devolución a contabilidad, nos generará en gestión de asientos, un asiento por el pago o devolución, en cuyo concepto hará referencia al tipo y número de documento que indiquemos en esta carpeta. En caso contrario, en el concepto hará referencia al recibo que proceda.

¿Qué significa cada columna de la pantalla de recibos?

Aparecen una serie de columnas en el listado de recibos que vamos a ver a continuación:

G: Nos informa si el recibo está Compensado o no.

I. Nos informa si el recibo está impreso o no.

Estado: Aparecerá en qué posición está el recibo generado.

Nº Recibo: Este número consta de dos partes: la primera coincide con el número de factura, la segunda parte es el contador del recibo propiamente dicha.

Su nº recibo: Será el número de recibo del proveedor, coincidirá con el campo su número de factura.

F.Exped.: Será la fecha en que se ha emitido el recibo

F.Vcto.: Aparecerá la fecha del vencimiento que cogerá de la forma de Pago que se haya seleccionado en la factura.

DIV: Muestra el código de divisa, si la divisa es distinta del EUR, en caso de ser EUR se mostrará vacía.

Importe: Aparecerá el importe a pagar en el recibo.

Proveedor: Aparecerá el código y el nombre del proveedor

¿Para qué sirve el botón de pagos y devoluciones?

Con esta opción añadiremos un movimiento de pago o devolución del recibo sobre el que estemos situados. Tendremos en cuenta que cada vez que pulsemos este botón el programa pondrá el estado contrario al que tenga el recibo automáticamente, no pudiendo en ningún caso ser modificado por el usuario.

¿Para qué sirve el botón de compensación de recibos?

Con esta opción agruparemos varios recibos de un mismo proveedor, con igual estado y que no sea pagado, en un único recibo llamado Matriz. Nos situaremos en el recibo que deseemos que sea el Matriz y al pulsar el botón de Compensación visualizaremos la pantalla de introducción de datos.

Si la empresa trabaja con la divisa euro, al compensar un recibo cuya divisa sea euro o de la zona euro, tendremos visible un nuevo campo de selección: "Compensación en euros", al seleccionar este campo nos permitirá filtrar y añadir recibos para compensar, cuya divisa de origen sea el euro o cualquier divisa de la zona euro.

Si la compensación de recibos esta compuesta por recibos de distintas divisas a la vez, el recibo matriz mostrará el importe y la divisa en euros.

El paso contable del pago o devolución de un recibo compensado en euros, se llevará con cargo o abono a la subcuenta de proveedor en euros.

Compensación de recibos

Nº de Recibo

En este campo introduciremos el nº de recibo que queramos ligar al recibo matriz. De esta manera ligaremos tantos recibos como deseemos.

Disponemos también de un botón denominado Filtrar, con el cual podremos ligar varios recibos.

Filtro para compensación de recibos:

Fecha de Vencimiento Inicial

Por defecto aparece la fecha actual que podrá modificar.

Fecha de Vencimiento Final

Fecha en la que se detendrá el proceso de extracción de información.

Recibos a Incluir

Serie A, Serie B, y Todos

Una vez cumplimentados estos campos, se accederá a la pantalla donde aparecerán los recibos que cumplan los requisitos

solicitados y se podrán seleccionar aquellos que se desee mediante el botón Selección o haciendo doble click, estando posicionados encima de los mismos. En los recibos seleccionados aparecerá una equis de color azul en el campo izquierdo.

Una vez seleccionados todos los recibos deseados, se pulsará el botón Actualizar y automáticamente quedarán ligados al recibo Matriz.

¿Cómo puedo realizar consultas de recibos?


Utiliza la opción Consulta para realizar filtros de los registros de la tablas. Indica en Condiciones el: Campo, Criterio y Valor del filtro.


¿Cómo puedo modificar un recibo?

En el menú Almacén / Gestión de Pagos /Recibos, al pulsar el botón de Modificar, aparece una pantalla, que está a su vez está dividida en pestañas:

Datos Generales

En la pantalla de datos generales, aparecen todos los datos del recibo, así como los datos del proveedor. Los campos que se puede modificar son:

Importe: Podemos cambiar dicho importe siempre a un importe menor, nunca mayor.

Fecha vto.: Podremos cambiar la fecha de vencimiento a una nueva que hayamos negociado con el proveedor.

Cuando cambiamos el importe siempre será a un importe menor, por lo que se generará un recibo por el importe que hayamos cambiado en el original.


En esta pantalla aparecerá un listado con todos los movimientos del recibo de pagos y devoluciones que se hayan generado a lo largo de la vida del recibo.

Desde aquí además podremos ir añadiendo otros movimientos que afecten a este recibo, como por ejemplo, devoluciones de dicho recibo, bien por no aceptación por nuestra parte, bien por falta de algún dato a la hora del envío por parte del proveedor.

Al modificar o añadir un pago o devolución aparece la pantalla que vemos en la que solo nos permite modificar la fecha del movimiento, y el programa lo único que cambia es la opción de movimiento de manera automática cambiando la opción de pago a devolución o viceversa, de esta manera nos irán apareciendo los pagos y devoluciones que afecten a dicho recibo.

¿Cómo buscar un recibo?

Esta opción te permite buscar un recibo de forma rápida, tienes la posibilidad de realizar la búsqueda por los siguientes criterios:

Recibo, Proveedor, Nombre, Importe.

En la localización por "Importe" localiza el Recibo de proveedor por el importe cuando se escriba dentro del campo de búsqueda.

También ordenará la tabla de Recibos por el campo "Importe+Código Proveedor" cuando es seleccionada la ordenación "Importe"


La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrás asociar imágenes/ documentos al recibo obtenidas desde un escáner, puedes enlazar la factura que hemos creado con cualquier documento relacionado con ella, por ejemplo, el escaneado de la factura original que nos haya enviado el proveedor.

Importante

Si quisiéramos realizar cualquier operación sobre un recibo ligado, lo haríamos sobre el recibo matriz al que pertenece. Además, si un recibo matriz tiene algún movimiento, no podríamos eliminar ningún recibo ligado hasta que no borráramos todos los movimientos del recibo matriz.

Importante


Pagos y devoluciones

Pagos y devoluciones de recibos a proveedores

¿Cómo llevar el control sobre los pagos y devoluciones en los recibos?

En la pantalla de introducción de datos aparecerán los siguientes campos a cumplimentar para llevar el correcto control de estos pagos y devoluciones, permitirá contabilizarlos.

Añadir pagos y devoluciones

Disponemos de los siguientes campos:

Nº del Recibo

Nº de recibo del cual se ha realizado un pago o una devolución.

Importe

Importe total del recibo.

Fecha de Expedición

Fecha en la cual se hizo el recibo del cual se solicita ahora el pago o devolución.


Fecha de vencimiento del recibo

Proveedor

Código del proveedor correspondiente al recibo que estamos tratando.

Divisa

Divisa con la que se ha realizado el recibo

Valor en Euros

Corresponde al cambio en euros con respecto a la divisa con que se trabaja.

Movimiento

Este campo es automático y captura el tipo de movimiento contrario al estado en el que se encuentra el recibo. Es decir, si hiciéramos un movimiento de un recibo Pagado, nos añadirá un movimiento de Devolución y cambiará el estado del recibo.

Fecha del Movimiento

Será la fecha en la cual se realizará el pago o devolución. También será la fecha que aparecerá en el asiento contable si se contabiliza.

Subcuenta Pago

Este campo incluirá la subcuenta donde se cargará el pago o devolución que se realice. Generalmente se tratará de una subcuenta de Bancos.

Recuerda



Gastos

Indique en este apartado a cuenta de quién van a ir imputados los gastos del pago o devolución (cliente o empresa), así como el importe y la subcuenta a la que hay que cargarlo en la contabilidad.

¿Cómo realizar consultas avanzadas?


Utiliza la opción Consulta para realizar filtros de los registros de las tablas. Indica en Condiciones el: Campo, Criterio y Valor del filtro. Es posible enlazar con más de una condición utilizando el Y / O. Al pulsar sobre el botón Buscar se muestra el resultado del filtro y pulsando con un doble click de ratón sobre una de las filas se navega automáticamente al registro.



¿Cómo realizar un cambio de estado?

Con el botón de "cambio de estado" puedes convertir el recibo en contabilizado o en No Contabilizado.

Importante

Si cambiamos el estado de un movimiento ya contabilizado, no se borrará el asiento contable de ContaPlus.

Importante

No necesita tener ningún tipo de escáner predeterminado, puede utilizar cualquier tipo de dispositivo TWAINde captura de imagen. (Escáner, Cámara digital).

Movimientos de almacén

Al acceder a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

Movimientos de almacén

¿Cómo realizar el traspaso de mercancía de un almacén a otro?

Esta opción se utilizará cuando se desee realizar el traspaso de mercancía de un almacén a otro.

Como puede observar se diferencian dos partes importantes. La primera situada en la zona superior será la encargada de contener la información referente a los almacenes implicados en el movimiento de mercancía. Para ello el programa pone a nuestra disposición los siguientes campos que pasaremos a explicar en el orden que el programa nos permite su edición.

Almacén Origen

Código del almacén del que se extraerá la mercancía. Deberá estar previamente definido en la opción Almacenes del menú Sistema.

Almacén Destino

Código del almacén en el que se depositará la mercancía.

¿Cómo recuperar movimientos de almacén realizados con anterioridad?

Botón Recuperar

Recuerda



Importante

Cualquier modificación de los stocks realizada en esta opción quedará reflejada en el Histórico de Movimientos del menú Almacén.

Con el botón Recuperar podemos recuperar movimientos de almacén realizados con anterioridad.

Accederemos a una pantalla donde se introducirá un rango de fechas y referencias para que aparezcan por pantalla los movimientos entre los almacenes especificados con anterioridad. En el caso de que no haya stock del producto en el almacén origen, no se recuperará el movimiento. Si el stock del almacén origen es menor que la cantidad que se movió, en la operación recuperada aparecerá la cantidad de artículo que queda en el almacén.

Recuperar movimientos de almacén

Llegados a este punto se concluye la primera parte de la opción Movimientos de Almacenes y se comienza la introducción de los artículos que serán traspasados de un almacén a otro.


Producto

Código de los artículos que serán traspasados. Una vez introducido aparecerá la descripción a su derecha. Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo. Si el artículo tiene propiedades asociadas, accederemos a una ventana con una matriz con todas las posibles combinaciones de estas propiedades. La matriz contiene distintas carpetas: Unidades, Envases (en caso de haber seleccionado la captura de unidades por envases) y Ubicación. Así podremos rellenar los artículos que cumplan las propiedades deseadas para la operación de traslado de almacén y añadir la cantidad y ubicación para cada uno de ellos.

Stock

Unidades de stock físico del artículo en el almacén origen. No es accesible por el usuario, siendo un campo meramente informativo.

Mover

Representa las Unidades de producto que se trasladarán al almacén destino.

Estas cantidades por sentido común, no pueden ser nunca mayores que el stock del producto, pues nunca se podrá mover más mercancía de la que en realidad se posea.

Ubicaciones

Si hemos marcado Aplicar control de ubicaciones en la carpeta Cálculo del apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil, aparecerán los campos correspondientes a los literales que hayamos elegido para las ubicaciones de nuestros artículos en el almacén.

Ubicaciones


Trazabilidad

Desde Movimientos de Almacén se podrán indicar los Datos de Trazabilidad del movimiento de stock

Debemos tener en cuenta que estas dos últimas opciones pueden aparecer en esta pantalla o no, dependiendo si hemos activado dichas partes del programa.

Introducción de artículos para el movimiento entre almacenes

Regularización de almacenes

Puedes realizar regularizaciones en los almacenes, es decir, puedes ajustar el stock de cualquiera de los almacenes, eliminando o añadiendo mercancía manualmente.

Los motivos para utilizar esta opción son múltiples, pues se sabe que los únicos agentes que controlan los stocks son las entradas y las salidas de mercancía. Pero existen más motivos de los que depende el stock de un almacén, mercancía caducada, defectuosa, devuelta. De ahí la existencia de esta opción.


Regularización de almacenes

¿Para qué sirve la regularización y cuales son los pasos?

A veces, sucede que la cantidad almacenada puede variar por razones diferentes a las compras o ventas. Hay unidades de mercancía que se rompen, se pierden, se estropean, etc. Entonces, hay una posibilidad de que el stock registrado no coincida con el stock real depositado en los almacenes. Por tanto, es conveniente que periódicamente ajustes el stock.

En esta ventana, primero buscaremos el almacén que queremos regularizar. En ese momento, se cargarán en la tabla de la parte inferior, todos los artículos que tienes en el almacén con la información sobre las unidades almacenadas, los envases, etc. Seguidamente escribe la causa que motiva la regularización. Por ejemplo, inventario tercer trimestre.

Los botones de añadir, modificar y seleccionar, puedes ir artículo por artículo modificando cantidades, añadiendo artículos nuevos, quitando la selección a los artículos que ya no están en el almacén, etc. Y para terminar, clic en el botón "ACTUALIZAR" y el almacén quedará regularizado y con la información del stock actualizada.

Te lo explicamos al detalle:

Zona superior, contiene la información referente al almacén en el que se realizará la operación.

Almacén

Código del almacén en el que se realizará la regularización.

Llegados a este punto tendremos concluida la primera parte de la introducción de datos para la Regularización de Almacenes y deberá efectuarse la regularización de artículos.

A continuación pulsaríamos el botón añadir para generar una nueva línea, o nos situaríamos encima del artículo a regularizar y pulsaríamos el botón de modificar.

En la pantalla de modificación de datos aparecerán los siguientes campos:

Recuerda



Introducción de artículos para la regularización de almacenes

Producto

Código del artículo cuyo stock será reajustado. Deberá estar previamente definido en la opción Artículos del menú Sistema. Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo.

Unidades

Si el código del artículo introducido tiene stock en el almacén que se regulariza, sólo permitirá la modificación de dicho stock (sumar o restar stock).

Si el código del artículo introducido no tiene stock en el almacén que se regulariza, permitirá la introducción del stock que se considere oportuno.

Envases

Si el artículo tiene en su ficha la captura por envases, al poner las unidades calculará automáticamente los envases correspondientes.

Ubicaciones


Trazabilidad

Desde Movimientos de Almacén se podrán indicar los Datos de Trazabilidad del movimiento de stock

Importante

Cualquier modificación de los stocks realizada en esta opción quedará reflejada en el Histórico de Movimientos del menú Almacén.

Sistema simplificado de entradas de almacén

El objetivo de esta opción es la generación de un sistema "Sencillo" que permita la gestión de altas o bajas de productos o artículos en un almacén.

¿Para qué sirve y desde donde puedo acceder?

Podrá dar de alta artículos en la aplicación de forma simplificada, es decir, configurando la pantalla de captura de datos ajustándola a sus necesidades en cada momento, e introduciendo el mínimo de información necesaria. De esta forma se agiliza el proceso de alta de artículos en la aplicación de Gestión.

Gestiona pocos datos (en ningún caso Comerciales), tales como códigos de barras, referencia del artículo, unidades que entran o salen y cuantos se estimen necesarios.

Esta opción se encuentra disponible desde las siguientes opciones:

n Menú Almacén: "Sistema simplificado de entradas de almacén".

Sistema simplificado de entradas de Almacén

n Y tendremos acceso a dicha funcionalidad por medio de un icono situado en las búsquedas incrementales de la tabla de artículos. Esta opción se encontrará activa dependiendo del nivel de procesos abiertos.

¿Qué necesitas saber antes de utilizar esta opción?

Esta opción estará disponible desde las siguientes opciones:

-Nueva opción de menú "Sistema simplificado de entradas", dentro de Almacén

-Desde la búsqueda Incremental de Artículos en los documentos de Compra y Venta, mediante un botón.

Al acceder a esta opción aparecerán cuatro pestañas:

-Captura: Campos de captura.

-Configuración: Configuración de los datos capturables o sus valores por defecto.

-Valores por defecto: Resto de datos de artículos, y sus valores por defecto.

-Artículos: Tabla con los artículos añadidos en la captura)

Cuando se indique campo referencia en la primera pestaña se deshabilitarán las pestañas de Configuración y Valores por defecto.

En la pestaña de Captura, el usuario tendrá tres botones:

-Aceptar: Se crea el artículo, se borran los datos de la pantalla, y vuelve al campo referencia para seguir añadiendo artículos nuevos

-Terminar: Se crea el artículo y se cierra la opción

-Salir: No se crea el artículo que tenga en pantalla y se cierra la opción.

En el caso de que dispongas del tickets dentro de la 2º pestaña, Configuración se añadirá el siguiente campo:

-Tara (deshabilitado si no está marcada la opción de artículo con peso)

En la 3º pestaña los siguientes campos:

-Artículo con peso

-Mostrar el táctil

Artículos:

Se añadirá una marca "Alta desde Sist. Simplificado" en los artículos añadidos desde esta opción. Esta marca es visible y modificable desde Artículos\General.

Dispones de un campo Fecha, que guardará la Fecha de alta desde el sistema simplificado.

Puedes ordenar los artículos marcados con "Alta desde Sist. Simplificado" + "Fecha Alta" + Referencia.

Listado de Artículos:

Recuerda



Importante

Antes de comenzar a trabajar con esta opción debe tener claro qué datos considera estrictamente necesarios para dar de alta sus artículos. Recuerde, que el propósito de esta nueva opción es agilizar este proceso por lo que recomendamos configurar una captura con el mínimo de campos.

En el listado de artículos dispones de un filtro: "Sólo artículos añadidos desde Sist. Simplificado".

Cambio Estado "Alta desde Sist. Simplificado":

Dispones de un botón en Artículos para poder desmarcar la opción de "Alta desde Sist. Simplificado" de manera masiva.

Dispones de las siguientes opciones:

- Desde / Hasta Artículo

- "Alta desde Sist. Simplificado"

- Si quieres "Desmarcar" puedes seleccionar el rango de fechas Desde / Hasta del "Alta desde Sist. Simplificado", para los que quiere quitar la marca.

¿Qué datos puedo configurar y que puedo hacer?

Al aceptar visualizará las siguientes pestañas:

Captura

En esta pestaña se pedirán los datos que tenga configurados como capturables en la carpeta Configuración, y al dar a Aceptar, se añadirán a la tabla de la pestaña Artículos. Al Aceptar, se borrarán los datos de la captura y se volverá a dejar el foco en el campo Referencia para seguir capturando artículos de manera rápida.

La referencia nueva no podrá existir ya en la tabla de artículos. En el caso de que existiera el sistema nos avisará con un mensaje de aviso.

Captura

Los campos que aparecen serán configurables, es decir, podrá cambiarlos adaptándolos a sus necesidades en cada momento, ocultarlos, añadir nuevos, etc. Para seleccionar los campos que aparecen utilizaremos la pestaña Configuración.

En esta ventana tendrá los siguientes botones:

Aceptar; Si acepta se crea el artículo, se borrarán los datos de la pantalla, y el foco se posiciona nuevamente en el campo referencia para seguir añadiendo artículos nuevos.

Terminar; Se guarda el artículo que tiene en pantalla y sale de la opción.

Salir; no guardará el artículo que tenga en pantalla y cerrará la opción.

En el caso de que en la captura se haya capturado el campo Cantidad, se añadirán automáticamente registros en el histórico de movimientos de Almacén.

Cuando se indique o rellene el campo referencia en la pestaña de Captura se deshabilitarán las pestañas Configuración y Valores por defecto.

Como campos obligatorios, figuran la familia, el proveedor habitual y el almacén.

El campo Cantidad, mostrará el literal de Unidades de Personalización y tendrá máscara según Personalización para Cantidades.

Si tiene configurado "captura por envases", cuando tenga como capturable el campo Cantidad, se mostrará junto a este campo, el campo "Envases", recalculando en función del nº de unidades por envase configurado.

En el caso de que tengamos configurado como capturable el campo ubicaciones, se mostrarán 1, 2 o 3 campos para que indique la ubicación. El campo PVP y Precio Mayorista se rellenarán automáticamente si tiene configurado % de Beneficio para PVP y % de Beneficio para Precio Mayorista en valores por defecto. Se calculará sumando al Precio de Compra el % correspondiente. Podrá de todas formas modificar los precios.

Los valores se rellenarán cuando tenga capturable el Precio de Compra y tenga % de beneficios, aun cuando los campos PVP o Precio Mayorista no sean capturables. La máscara de estos campos serán las de precios para la divisa EUR.

Desde esta opción se podrán capturar también los datos de trazabilidad del movimiento de stock

Configuración

Desde esta ventana configurará qué datos quiere capturar y de los que no capturará, que valor quiere que tengan por defecto:

Configuración

Campos que componen esta opción y que pueden formar parte de la captura:

Referencia; Este campo estará marcado y deshabilitado por defecto, será un dato obligatorio para poder dar de alta los artículos, no podrá estar ya dado de alta en la aplicación.

Descripción; Marcado por defecto pero no obligatorio.

Código de barras; No obligatorio.

Familia; Campo que podrá capturar o en caso contrario debe indicar su valor por defecto obligatoriamente.

Proveedor habitual; capturable o al igual que en familias tiene que indicar un valor por defecto obligatoriamente.

Referencia del proveedor; Campo no obligatorio.

Período de reposición; (no obligatorio, puede tener valor por defecto)

Coste; No obligatorio que estará marcado por defecto.

PVP; Campo no obligatorio y marcado por defecto.

Precio Mayorista; No obligatorio.

1º, 2º, 3º, 4º, 5º, 6º descuentos; Campo no obligatorio, puede introducir valor por defecto.

Precio punto verde; No obligatorio, puede introducir un valor por defecto. Campo sólo visible si la empresa tiene configurado Punto Verde.

Cantidad; No obligatorio y marcado por defecto.

Lote (trazabilidad); se mostrará en función de la configuración de la familia, no obligatorio y desmarcado por defecto.

Fecha (trazabilidad); se mostrará en función de la configuración de la familia, no obligatorio y desmarcado por defecto.

Captura matricial; Campo que estará visible si configuradas propiedades en personalización. Estará habilitado si tiene marcada la captura de Cantidad.

Almacén; Campo capturable, en caso contrario debe indicar un valor por defecto obligatoriamente. Estará deshabilitado y desmarcado si no ha marcado capturar Cantidad.

Ubicaciones; Visible si tiene configurado en Personalización "Aplicar control de ubicaciones". Para que esté habilitado tiene que tener marcada la opción Cantidad.

Con el botón Marcar Todos, seleccionará todos los campos disponibles en la opción.

Valores por Defecto

Ventana desde la que podrá establecer valores por defecto para los artículos dados de alta a través de esta opción.

Valores por Defecto

En esta pestaña aparecerán el resto de datos de artículos, y sus valores por defecto. Éstos campos opción, variarán en función de la configuración que tenga establecida en las distintas carpetas de Útil\Entorno de Sistema\Personalización.

n Tipo de código de barras.

n Configuración de control de stock.

n Si la empresa tiene configurado en Personalización trabajar con 1 o 2 propiedades o Envases aparecerán los siguientes campos.

n Configuración Precios por 1º propiedad.

n Configuración Precios por 2º propiedad solamente aparecerá si la empresa tiene configurado en Personalización trabajar con 2 propiedades

n Configuración de envases y nº de envases por unidad.

n Formato de envasado visible si la empresa tiene configurado en Personalización Captura por Envases

n Divisa de compra.

En el caso de tener enlace a ContaPlus aparecerán activos los siguientes campos y se validará la máscara con el nivel de desglose de la empresa 1º de enlace con ContaPlus.

n Grupo de compra.

n Subcuenta de compra.

n Subcuenta de abono (compra).

n Grupo de venta. (siempre visible independientemente de si hay enlace contable o no).

n Subcuenta de venta (siempre visible independientemente de si hay enlace contable o no).

n Subcuenta de abono (venta). (siempre visible independientemente de si hay enlace contable o no).

n Tipo de IVA

n % beneficio PVP

n % beneficio P. Mayorista

Datos genéricos sobre almacén:

n Stock mínimo: Deberá ser menor o igual que el stock máximo

n Stock máximo: Deberá ser mayor o igual que el stock mínimo

n Período de Garantía.

Artículos

Muestra una tabla con todos los artículos que hayamos añadido desde la Captura.

EjemploPara poder establecer valores por defecto relacionados con propiedades, previamente debe tener marcado los campos de personalización para trabajar con propiedades, para establecer valores por defecto de la configuración de envases, previamente debe tener configurada su empresa para la captura de envases.

Artículos

Tiene la posibilidad de Localizar por el campo "Referencia"

Una vez completada toda la información si al intentar añadir artículos se detecta que no tiene valor valido para alguno de los siguientes campos. Se mostrará un mensaje de aviso.

En Configuración

n Familia

n Proveedor habitual

n Almacén

En Valores por Defecto

n Divisa de compra

n Tipo de IVA

Podrá saber qué artículos se han dado de alta a través de esta opción desde Almacén\Histórico de Movimientos, campo "Causa".

Histórico de movimientos

En esta opción se muestran las entradas y salidas de Almacén, tanto por Regularización como por Movimientos entre Almacenes.

Histórico de movimientos

Los movimientos entre almacenes y las regularizaciones efectuadas en una empresa, quedan registradas en un histórico. De esta manera, puedes consultar todas las operaciones realizadas con los almacenes de la empresa. Este histórico no permite añadir, modificar o eliminar operaciones; sólo puedes consultar y ver la información de cada movimiento de almacenes o de cada regularización.

Se podrá crear registros en el Histórico de Movimientos desde Gestionar Stock, Regularización de Almacén, Sistema Simplificado de Entradas en Almacén y cambiando el Coste Promedio ya sea directamente o modificando su forma de cálculo en el menú Útil, en la carpeta Entorno del Sistema, opción Personalización.

Si seleccionamos la opción Zoom aparecerá la siguiente pantalla:

Donde podemos destacar el campo Coste, este dato no es editable, y representa el coste de las unidades en el momento de la regularización, y se modificará cuando lo haga el Coste Promedio.

Recuerda



FábricaEn este menú encontraremos todos los procesos necesarios para cualquier producción que se desee, entendiendo por producción la composición de un producto final por sus respectivos componentes.

Recuerda



Tablas de producción

Esta función dará paso a otras cuatro opciones, cuyo cometido será introducir datos sin los cuales el proceso de producción sería imposible de efectuar.

Secciones

Operaciones

Personal

Componentes

Recuerda



Secciones

En este apartado se tratará de las secciones o departamentos a las que pertenece el personal.

Altas de secciones

Son los departamentos en que se han dividido y se ocupa de la gestión de los distintos equipos de trabajo en que se han dividido el personal de la empresa.

Es importante dividir por departamentos a los empleados de forma que pueda obtenerse un desglose final de coste por cada una de las secciones.

Contiene información sobre código y descripción, para cada sección de la empresa.

Para crear dichas secciones marcaremos el botón de Añadir, apareciendo una pantalla en la que se tendrán que añadir dos campos:

- Código: Es un campo alfanumérico de tres posiciones.

- Descripción: Campo alfanumérico de 30 posiciones en la que puedes añadir el título de la sección que estás añadiendo.

Estas secciones irán posteriormente asociadas con cada uno de los trabajadores que crearás y que estarán afectados en el proceso productivo que realizaremos.

De esta manera en la tabla de Secciones aparecerá la nueva creada. Repita consecutivamente esta operación para introducir tantas secciones como desee.

Recuerda



Operaciones

Mediante la opción Operaciones, el programa permite definir las operaciones habituales que nos llevan al producto final. Para realizar este proceso, deberemos ir a la secuencia de menús Fábrica / Tablas de producción/ Operaciones.

Se trata de las tareas concretas realizadas por los empleados dentro de cada sección.

En este apartado se reflejarán todas las operaciones de la producción.

Altas de operaciones

En la ventana de introducción de datos nos encontramos con los campos correspondientes al Código de la Operación, campo alfanumérico de tres dígitos identificativo de las operaciones de producción y la Descripción.

El campo tipo de operación es configurable y excluyente; la operación a realizar podrá ser:

l Productiva: todo el tiempo de la operación se encuentra dedicado a la productividad.

l Improductiva: parte del tiempo de la operación no genera productividad.

l Estructural: el tiempo de la operación no genera productividad directa.

En la ventana de operaciones aparecerá la creada. Repita consecutivamente esta operación para introducir tantas como desee.

Recuerda



Personal

Mediante esta opción podremos llevar la gestión de los empleados.

Altas de empleados

Además del código y el nombre del empleado, introduciremos, el código de la Sección a la que pertenece, que o bien, la tenemos creada con anterioridad, o la podremos crear en el momento, a través del botón de búsqueda incremental y el coste del personal por hora de trabajo.

Nos aparecen cuatro campos que explicamos a continuación.

- Código de empleado: Campo alfanumérico de tres posiciones, identificativo del operario que estamos dando de alta.

- Nombre: Nombre y apellidos del empleado que damos de alta.

- Código de sección: Sección en la que asignamos al cliente.

Recuerda



Importante

Estos datos, no son obligatorios, para realizar la orden de producción con el programa, pero si son necesarios, para realizar correctamente el cálculo del precio de coste del producto fabricado. El proceso de alta es similar al que hemos visto en las opciones de operaciones y secciones.

- Coste/hora: En este campo se añadirá el precio por hora que le vamos a pagar al operario. Este importe se reflejará en los ratios de producción.

En la pantalla de introducción de datos aparecerán los campos Código del Empleado (alfanumérico de cuatro dígitos), Nombre del Empleado (nombre y apellidos), Código de la Sección a la que pertenece, que debe ser previamente definido en el apartado Secciones en la opción Tablas de Producción del menú Fábrica, y Coste del Personal por hora de trabajo.

Truco

En el caso de no acordarnos del código de la sección puedes pulsar el botón con la lupa o bien pulsar la tecla del símbolo +

Importante

Este dato, no es obligatorio, para realizar la orden de producción con el programa, pero si son necesarios para realizar correctamente el cálculo del precio de coste del producto fabricado.

Componentes

En esta opción podrá introducir el artículo final desglosado en sus componentes. Tanto los componentes como los artículos finales deberán ser previamente definidos en la opción Artículosdel menú Sistema.

Introducción de nuevos productos

Para la introducción de nuevos productos escribiremos el Código del Producto, que sirve para la identificación de cada uno de los artículos finales y que debe haber sido introducido anteriormente en la opción de Artículos del menú Sistema. Automáticamente el programa mostrará la Descripción del artículo final.

En la ventana de nuevos productos aparecerá el creado. Repita consecutivamente esta operación para introducir tantos como desee.

Si los componentes de un artículo son muy similares a los de otro ya creado, podemos utilizar la casilla de Producto Base para que tome el nuevo artículo los mismos componentes que el producto base.

Recuerda



Pantalla componentes de productos

Una vez creados los artículos finales se deberá proceder a la modificación de cada uno de ellos, con el fin de desglosarlos en sus respectivos componentes.

Introducción de Componentes

En la pantalla de modificación de nuevos productos se deberán Añadir los diferentes componentes del artículo final.

Los dos primeros campos que nos encontramos se encuentran inactivos y en ellos aparece el Código del Artículo Final que se esté modificando y su Descripción.

A continuación nos encontramos con los campos correspondientes al componente del artículo. El Código del Componente debe estar previamente definido en la opción Artículos del menú Sistemae incluye búsqueda incremental. Introducido el código del componente aparece automáticamente la Descripción del mismo. Si el componente pertenece a una familia con propiedades asociadas, éstas serán los siguientes campos que aparecerán.

Si dejamos los campos de propiedades en blanco, al realizar una orden de producción, el componente tomará por defecto las propiedades que asignemos al artículo final. Por último, introduciremos la Cantidad de dicho componente necesaria para la fabricación del producto final. Así se introducirán tantos componentes y sus cantidades correspondientes como sea necesario.

Tabla de componentes

Si marcamos las opciones de Detalle de consumos por propiedades, accederemos a una pantalla en la que rellenaremos la Tabla de Componentes. Los dos primeros campos que aparecen son el código y la descripción del artículo final. Estos campos no estarán activos. Después aparece el campo correspondiente al componente que estamos añadiendo y sus propiedades.

La tabla que aparece a continuación es una matriz donde aparecen todas las posibles combinaciones de propiedades para el artículo final. Así iremos rellenando las cantidades consumidas del componente por unidad del artículo final con cada posible combinación de propiedades.

Importante

En caso de que uno de los componentes necesitase decimales, deberemos haberlo señalado anteriormente en la secuencia de menús de Útil / Entorno del Sistema / Personalización y el la pestaña Mascara.

Órdenes de producción

En esta opción, se podrá encontrar todas las operaciones necesarias para el control de la producción de artículos finales.

En la pantalla de introducción de datos aparecerán dos carpetas diferentes.

Alta de órdenes de producción. Datos generales

¿Qué contiene "datos generales"?

El primer campo que aparece en esta carpeta es el nº de Orden de la orden de producción, que es un campo no accesible, ya que el programa se encarga mediante un contador interno de llevar una numeración correlativa y por lo tanto su introducción es automática.

Escribiremos la Fecha con la que se procederá a dar de alta la orden de producción. Debes saber que por defecto esta fecha es extraída del reloj interno de su ordenador.

Debes introducir el Código del Artículo que se desea producir. Deberá ser previamente definido en la opción Artículosdel menú Sistema. Normalmente, estará también incluido anteriormente en el apartado Componentes de la opción Tablas de Producción del menú Fábrica, aunque existe la posibilidad de crearlo directamente en la orden de producción.

Si el artículo está dado de alta, el programa visualizará a su derecha la descripción del mismo y pasará al siguiente campo. Si el artículo pertenece a una familia con propiedades asociadas, aparecerá una ventana con una matriz que contendrá todas las combinaciones posibles de propiedades para el artículo final. En esta tabla, introduciremos las cantidades que se desea producir de cada posible combinación.

En el campo Alm. MP deberá introducir la referencia del almacén del que se extraerán las materias primas para la composición del artículo y en Alm. Final deberá introducir la referencia del almacén en el que se depositarán los artículos producidos, es decir, los artículos finales fabricados. Ambos deberán ser previamente definidos en la opción Almacenes del menú Sistema.

Por último deberá introducir en el campo Unidades la cantidad que desea producir del artículo. Al hacer esto la aplicación pone todos los componentes que conforman este artículo, y la cantidad necesaria para poder fabricar la totalidad del producto a fabricar.

En este campo estará habilitada la lupa de Cantidades en modo "Modificación o Zoom", cuando el producto final tenga definidas cantidades por propiedades para esa orden de producción. Se mostrará con el mismo tipo de visualización de información que la captura matricial o captura de cantidades, en función del tipo de propiedades del producto final, pero siempre en modo zoom, no permite realizar modificaciones de las cantidades a fabricar.

Recuerda



Si en la carpeta Cálculo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, hemos marcado la opción Aplicar control de ubicaciones, podremos rellenar el campo Ubicación para los artículos fabricados.

Productos pendientes de fabricar

Por otro lado, disponemos del botón Pendientes, que al pulsarlo antes de introducir datos en la orden de producción nos mostrará una pantalla con todos los artículos pendientes de fabricar (producto final, de la tabla de componentes, que tanga faltas de stock teniendo en cuenta su stock disponible). Además nos permitirá con el botón Pegar generar la orden de producción del artículo pendiente sobre el que estemos situados.

Mensaje de faltas en el almacén

Si al realizar una nueva orden de producción, no se dispone de suficiente stock de uno o varios componentes del artículo final necesarios para la producción de dicha cantidad, el programa mostrará un mensaje de advertencia, que indicará que existen Faltas de componentes en nuestro almacén, para fabricar la totalidad de productos finales que deseemos.

Desde esta ventana, se podrán imprimir o visualizar por pantalla las faltas para comprobar las cantidades de componentes que hacen falta.

Se dispone de un botón para el acceso al cálculo de los Ratios o escandallos. Esta opción mostrará un cuadro de diálogo de ratios generales, correspondiente a la orden de producción en la que se encuentre en este momento.

Ratios generales

Este cuadro es meramente informativo y en él se encuentran reflejados campos tales como Materiales, en el que se visualiza el gasto de material que nos cuesta el fabricar un solo producto. El campo Mano de Obra informará de los gastos de mano de obra que cuesta realizar un solo producto; para ello, deberá realizarse previamente uno o varios partes de personal asociados a la orden de producción.

La suma de los dos campos anteriores aparece en el campo Subtotal.

El campo Estructura es el único que usted puede modificar. Es un tanto por ciento que representa el coste de aquellos departamentos que intervienen en la fabricación del producto y que, sin embargo, no son productivos, al menos

Importante

Este mensaje se podrá dar en el caso de disponer de suficiente stock de los componentes incluidos en el artículo a producir. El stock se encontrará disponible en otro u otros almacenes que no sea el indicado para la producción.

directamente. Estos departamentos también producen unos gastos a la empresa que habrán de incorporarse al coste unitario del producto. Puesto que estos gastos no se producen con la rigidez que los anteriores descritos, se incorporarán al cuadro de diálogo mediante un tanto por ciento.

La introducción de este tanto por ciento por defecto se efectuará en el campo % Coste Infraestructura de la carpeta Valores por Defecto del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

El Coste Unitario por producto se extrae de la información contenida en los campos anteriores.

El Precio de venta al público (PVP) aparecerá por defecto al fabricar el artículo.

El Margen de Beneficio representa el tanto por ciento y la cantidad de beneficio que obtendremos por la fabricación del artículo.

El programa permite la introducción de nuevos componentes y/o modificación de los ya existentes para casos específicos de producción. Para ello, se introduce la referencia del artículo que desea incluir en el pedido, el número de unidades que se desean (incluso con números de hasta 3 decimales), el precio del artículo, que se visualiza automáticamente aunque si lo desea puede modificarlo, y el importe que también aparece automáticamente y que refleja el importe total del componente a introducir (el resultado de multiplicar la cantidad del artículo por el precio). Si el componente pertenece a una familia con propiedades asociadas, al introducir el código del producto, aparecerán los campos correspondientes a estas propiedades.

Repita consecutivamente esta operación para introducir tantos componentes en las órdenes de producción como desee.

Disponemos de un botón de Mano de Obra, a través de dicho botón accedemos a una tabla de mano de obra por sección, desde la que visualizamos los partes de personal incluidos en las órdenes de producción.

Se incluye un botón para el acceso a los Comentarios de las órdenes de producción.

El cuadro inferior se rellena automáticamente con los datos que introduzcamos en la carpeta de partes de personal o en la opción Partes de Personal del menú Fábrica.

Botón trazabilidad

Desde esta opción se podrán indicar los Datos de Trazabilidad del producto final

¿Qué contiene la pestaña Partes de Personal?

En la carpeta de partes de personal dispone de lo siguiente:

Detalle de partes de personal

Mediante el botón añadir accedemos a la pantalla que nos permite introducir partes de personal. Nos encontramos con el campo de la fecha en la que se realiza el parte de personal (por defecto la del reloj interno del ordenador), el código del operario (previamente definido), la sección a la que pertenece el operario (aparece automáticamente), el código de la operación a la que se dedicará el operario y las horas a las que comenzó y terminó la operación (el formato horario es de 24 h, p. Ej.: 14:02). Una vez cumplimentados estos campos, aparece de forma automática el tiempo total empleado. Al aceptar se incluye el parte de personal.

En ese momento en la carpeta de partes de personal el programa rellena automáticamente dos campos: el campo Horas Trabajadas, que se calcula sumando las horas empleadas en todos los partes de personal y corresponderá al tiempo empleado en la orden de producción, y el campo Mano de Obra, que se calcula sumando los resultados de multiplicar para cada empleado las horas trabajadas por el coste por hora del empleado. El nº de Orden de la orden de producción que tenemos abierta lo asignará el programa de forma automática.

Desde el botón Actualizar se guardará la Orden de Producción y se procederá a dar de baja los componentes de la orden, ya que quedan asignados para la fabricación del producto final.

¿Cómo realizar un Cierre/Inversión de Ordenes de Producción?

En la pantalla general de Órdenes de Producción se dispone de un botón en la parte superior para el Cierre/Inversiónde cierre de las órdenes de producción.

Cierre/Inversión de Ordenes de Producción

Esta opción tiene la función de cerrar la orden de producción, o si ésta se encuentra cerrada invertir el cierre. Si hemos marcado Aplicar control de ubicaciones en la carpeta Cálculo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, aparecerán los campos correspondientes a los literales que hayamos elegido para las ubicaciones de nuestros artículos en el almacén.

La introducción y actualización de una orden no implica la finalización de la misma. En este momento, los componentes se han dado de baja del stock y los artículos finales no se han dado de alta en el stock. Se estará en el proceso de fabricación. Se dispone de diferentes listados para visualizar la información del estado de los componentes y los artículos finales. En este momento, la orden de producción en pantalla mostrará una marca en el campo situado a la izquierda, indicando que dicha orden no está cerrada.

Una vez que se proceda al cierre de la orden de producción, automáticamente se darán de alta los artículos finales en el stock. En este momento, la orden de producción en pantalla mostrará una luz roja en el campo situado a la izquierda, indicando que dicha orden está cerrada.

Si se aplica este botón sobre una orden de producción que ya esté cerrada se podrá invertir el cierre, es decir, dejar la orden como si estuviera en fabricación. En este caso, se indica con un estado que dicha orden está cerrada pasaría a verde y las cantidades que se fabricaron de producto desaparecerían del almacén. Ahora la orden podrá ser modificada y cerrada de nuevo cuando se desee.

En esta opción del programa existe un botón que aunque aparece en casi todas las opciones del programa, en este caso tiene una función especial. Se trata del botón Eliminar.

Si se desea eliminar una orden de producción que ya está cerrada se podrá tratar la orden de dos formas:

n Deshacer el cierre: En este caso aumentarían las materias primas en el almacén de materias primas y disminuiría la cantidad fabricada de producto del almacén de productos finales, además, se borraría completamente la orden de producción.

n Eliminar la orden: este proceso sólo borrará la orden de producción pero se mantendrán todos los stocks en los almacenes.

Partes de personal

Estos datos pueden rellenarse desde ordenes de producción o desde la opción Partes de Personal del menú Fábrica.

Detalle de partes de personal

¿Qué contiene "partes de personal"?

Es la tercera opción del menú Fábrica y en ella se recogen los partes de personal de los operarios que realizan la orden de producción.

En esta opción, podremos encontrar todas las operaciones necesarias para producir y controlar los Partes de Personal. Sirve para introducir los partes de personal de cada operario y, puesto que se asocian a una orden de producción, sirve para introducir la información de los partes de personal en las órdenes de producción de igual manera que se realiza en la Carpeta Partes de Personal de la opción Órdenes de Producción del menú Facturación.

Recuerda



Detalle de parte de personal por empleado

En el campo Fecha se reflejará la fecha en la que se realizó el Parte de Personal.

En el campo Operario introduciremos el código del operario del parte de personal. Deberá estar previamente definido.

En ese momento el programa mostrará de forma automática la Sección a la que pertenece el operario.

Detalle de parte de personal por orden de producción

Realizado este punto se añade el parte de personal por orden de producción en la pantalla a la que accedemos mediante el botón Añadir. Se deberán introducir los datos correspondientes a las horas trabajadas.

Para ello se dispone del campo Hora Inicial y Hora Final en los que introduciremos la hora y minutos para el inicio y finalización de la tarea. Debe saber que el formato en que se rige es el formato horario de 24 horas, p. Ejem.: 14:02 horas.

El programa calculará automáticamente el intervalo horario que se dedicará a la tarea y lo introducirá en el campo Total Empleado. En el campo Operación introduciremos el código de la operación a la que se dedicará el operario. Debe estar previamente definida. Por último en el campo Nº Orden introduciremos el número de la orden de producción a la que asociaremos el parte de personal.

Repita consecutivamente esta operación para introducir tantos Partes de Personal como desee.

Una vez introducidos datos de partes de personal por operación y por orden de producción, el programa calcula los datos que introduce en el campo Total Empleado sumando el tiempo empleado en cada parte de personal.

El programa también calcula una estadística en porcentaje y tiempo empleado por el operario en cada tipo de operación: productiva, improductiva y estructural.

FacturaciónEn este menú, residen todas las opciones que nos ayudarán a controlar y gestionar las operaciones de salida de mercancía y que engloba: Presupuestos, Pedidos, Albaranes, Facturas, Fact. Rectificativas, Abonos, etc., así como otras operaciones complementarias.

Proceso de cómo generar una factura de clientes

A continuación se expone el proceso para generar un factura de ventas, se trata de un esquema opcional, si lo deseas, puedes generar directamente la factura sin realizar los pasos anteriores indicados.

Presupuestos

Dirígete a través del panel de exploración a la opción de menú Facturación/Nuevo presupuesto:

Indica el cliente, almacén de los productos, etc. Después pulsa el icono añadir y podrás ir introducción la cantidad de artículos que desees.

Recuerda. Si has seleccionado captura matricial, en presupuestos de clientes en el apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, y el artículo introducido tiene propiedades, aparecerá una pantalla con cinco carpetas correspondientes a las unidades, precio, descuento, descuento lineal y comisión de asociados al artículo con cada propiedad.

Pedidos

Dado del alta el presupuesto a continuación para realizar el pedido sólo tienes que tener seleccionado el presupuesto en cuestión y pulsar el icono aprobar y automáticamente se generará el pedido para ese presupuesto. Podrás gestionar los pedidos desde la opción Facturación / Pedidos.

Albaranes

La generación de albaranes a clientes son los que producen la salida de stocks en el almacén. Puedes efectuar uno o varios albaranes sobre un pedido ya realizado o efectuar el albarán directamente sin pasar por un pedido previo.

Podrás realizar la generación de albaranes desde la propia opción pedidos, seleccionando el pedido y pulsando en el icono destinado al efecto; o desde la opción de menú Facturación / Albaranes. El código de albarán lo indicará FacturaPlus por defecto, a no ser que la opción Modo de Trabajo haya indicado numeración manual.

Recuerda. No puede generar un albarán de un pedido cuando el cliente asociado esté bloqueado.

Facturas

Siguiendo el proceso lógico, el siguiente paso es la generación de factura, puedes realizar la misma desde la opción de albaranes seleccionando el que desee facturar y pulsando en el icono Factura.

Sin embargo, también puedes desde la propia opción de menú Facturación / Facturas generar la factura correspondiente.

Recuerda

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas. Para ver las opciones disponibles según licencia o

gama adquirida pulsa aquí

Al actualizar la factura se generan los recibos correspondientes según la forma de pago. Puedes visualizar estos recibos desde la pantalla Detalle de factura, una vez actualizada la factura, mediante el botón recibos.

Además esta factura puedes enviarla si lo deseas de forma electrónica (factura)

Puede darse el caso una vez generada la factura, que necesites hacer una anulación o modificación de cantidades, descuentos, o incluso alguna modificación formal sobre la misma; para ello FacturaPlus te ofrece la posibilidad de generar facturas rectificativas según establece la legislación vigente, dirígete a través del panel de exploración a la opción de menú Facturación/Tareas/Nueva Factura Rectificativa.

Importante. FacturaPlus para facilitar su gestión comercial dispone de la opción Recapitular mediante la cual podrás generar facturas donde agrupando varios albaranes de un mismo cliente.

Recibos

Accedemos a esta opción a través del menú Facturación \ Gestión de Cobros \ Recibos. Accede a un menú desde donde podrás cobrar, compensar o enviar a gestión de remesas los recibos que aparecen en el listado.

La existencia de recibos en esta tabla sin que usted haya dado la orden de crearlos, es porque el programa lo hace automáticamente a partir de las facturas y abonos, dependiendo de la forma de pago del cliente en cada una de ellas.

Presupuestos

En esta opción hace referencia a una propuesta al cliente del total al que ascenderá la compra de una serie de artículos. Los presupuestos, al no referirse a una venta segura, no se descontará los artículos del stock. Se dispone de un botón de acceso directo a esta opción:

Icono de Presupuestos de Clientes

Al acceder a la opción de Presupuestos visualizaremos una pantalla como la mostrada a continuación.

Presupuestos a clientes

¿Qué significa cada columna de la pantalla de presupuestos?

Como podemos ver en la pantalla el programa nos da los datos más generales de los presupuestos:

Columna I: Indica si está impreso el presupuesto o no está impreso.

Est.: Indica en qué situación se encuentra el presupuesto:

n Aprobado: El presupuesto ha pasado a pedido.

n Facturado: El presupuesto se ha facturado.

n Blanco: En este caso decimos que está pendiente de aprobación.

Nº Presup.: Aparece el número del presupuesto que nos da el programa a partir del contador que existe en personalización.

F. Presup.: Fecha en que se ha realizado los presupuestos enviados a los clientes.

Cliente: Código y nombre del cliente que nos ha requerido dicho documento, en el caso de que no aparezca ningún código numérico, esto quiere decir que el cliente no está dado de alta como cliente habitual.

F. Aprob /Fac.: Aparece la fecha de la aprobación por parte del cliente.


Total: Importe del total del presupuesto.

¿Cómo crear un presupuesto?

Cuando marcas el botón para añadir el presupuesto verás que la pantalla que presenta está dividida en dos partes diferenciadas.

Recuerda



Pantalla de introducción de presupuestos de clientes

- Cabecera presupuestos

En la parte superior tienes los datos del cliente y las condiciones comerciales que has acordado.

Los campos que aparecen en esta parte de la pantalla son los siguientes:

La fecha del presupuesto lo coge automáticamente de la fecha que tenga el sistema aunque puedes modificarla y poner la que desees.

Nº Presupuesto: Primer campo que se encontrará en el Presupuesto. Estará inactivo ya que el programa irá asignando este número automáticamente. Disponemos de una carpeta Valores de Control en el apartado Personalización ,en la opción Entorno del Sistema del menú Útil, donde se podrá decidir si la numeración es manual, con lo que este campo sí estará activo en el momento de la introducción del Presupuesto.

Estado: En este campo se reflejará el estado del Presupuesto. Dispone de dos estados para tener siempre información de la situación en la que se encuentra cada Presupuesto.

Un presupuesto puede tener los siguientes estados:

- Sin Aprobar: El presupuesto ha sido emitido y está a la espera de que sea aprobado.

- Aprobado: El presupuesto ha sido aprobado y nos refleja el número de pedido correspondiente al presupuesto. También disponemos de la fecha de aprobación.

Este campo será introducido automáticamente por el programa, por lo que no se encontrará activo.

Al poner el código del cliente, el programa pone de manera automática el resto de datos asociados al cliente, en caso de que el cliente sea nuevo, no es necesario crearlo en la base de datos de clientes, sino que si pulsas el botón de Identidad, de tal manera que añadirás los datos del cliente en ese presupuesto.

Cómo verás nos pide todos los datos del cliente, a excepción de la Provincia que por defecto nos da la provincia tal y como configuramos en la opción de Personalización y que podrás cambiar según la provincia de origen del cliente.

A continuación aparece otra serie de campos que puedes ir rellenando y que son los siguientes:

Dirección: Código de la dirección de envío del Presupuesto. Debe estar definido previamente en la carpeta Direcciones de la ficha del cliente. Por defecto aparecerá la dirección 0 que es la dirección fiscal del cliente, pudiendo ser modificada por el usuario.

Almacén: Donde pondrás el código del almacén de donde va a salir la mercancía, por defecto aparecerá el código de almacén que hayas puesto en la opción de Personalización, aunque en el caso de tener otro almacén donde tengas el stock disponible, puedes cambiarlo.

F. Pago: Desde esta opción deberás añadir la forma en que vas a cobrar al cliente, si este está dado de alta, el programa pondrá la forma de pago que tenga el cliente en su ficha, en este caso, al ser un cliente de contado (no estará registrado) el programa pondrá por defecto la forma de pago que hayas puesto en la opción de Personalización.

Agente: Se añadirá el código del agente comercial, en el caso de que exista esta figura en la empresa, que realice el presupuesto, en el caso de que el cliente tenga asignado en su ficha un agente comercial, el programa lo pondrá de manera automática.

El campo % Com. No es accesible por el usuario y en él se calculará la comisión del agente comercial que indiques en el presupuesto.

Las comisiones de los agentes solamente se tienen en cuenta cuando se genera la factura, no antes.

Divisa: Se añadirá el código de la divisa en que se a realizar la transacción, por defecto aparece la moneda Euro, aunque puedes cambiarla.

V. en Euros: En este campo el programa pondrá el valor de la divisa seleccionada respecto al Euro, para que realice de manera automática la conversión a Euros.

Campos libres: Botón en la cabecera que nos muestra una nueva opción "Campos libres" cuando exista definición para el ambito correspondiente. Se carga los campos libres de la tabla para el ambito correspondiente

junto a un campo según el tipo, para que se pueda indicar los valores de cada campo, los valores se guardan según su orden, para saber más como realizar la configuración de "Campos Libres" pulsa aquí.

- Datos adicionales

Asimismo, el programa proporciona otra opción denominada Datos adicionales a la que se podrá acceder mediante un botón. En ella visualizaremos los siguientes campos:

Datos adicionales

Su Pedido: Número interno de pedido para ese cliente. No confundir con el número de pedido correlativo que irá aportando el programa.

F. Salida: Fecha prevista para la emisión del pedido.

Portes: Muchos de los pedidos que realizan nuestros clientes incluyen gastos por transporte, llamados gastos de envío. En este campo se incluirán, si los hubiese.

Tipo de Portes: Tipo de transporte con el que se servirá el pedido.

Nº de Tracking: Número de referencia que asigna el servicio de porte.

Transportista: Código del transportista que realizará la ruta. Este campo debería haberse definido en la opción Transportistas del menú Sistema.

Expedición: Forma de expedición del pedido.

Cond. Entrega: Condiciones especiales de entrega al cliente.

Observaciones: Pequeño comentario del pedido.

Todos estos campos son meramente informativos, excepto el campo "portes", que sí tendrá relevancia como veremos posteriormente en el apartado de Facturas.

- Cuerpo del presupuesto

En la parte central del presupuesto iremos, desde el botón Añadir introduciendo cada uno de los artículos que necesite el cliente.

Introducción de artículos en presupuestos

Si se pulsa Intro sobre el campo y no se ha introducido ninguna referencia (referencia en blanco) aparecerá una pantalla como la siguiente, en la que permite dar de alta un servicio o indicar un texto libre.

Introducción de artículos sin codificar en presupuestos

La pantalla que nos aparece, para introducir los artículos es la siguiente, en en la que aparecen los siguientes campos:

Producto: Donde seleccionaremos el código del artículo que vamos a presupuestar, en caso de no recordar dicho código pulsaremos el botón Localizar, para seleccionar dicho artículo. Desde donde podremos seleccionar el artículo que deberemos poner en el presupuesto.

Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo. Si hemos seleccionado Captura matricial en Presupuestos de clientes en el apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil, en vez de estos campos, aparecerá una pantalla con cinco carpetas correspondientes a las unidades, precio, descuento y comisión asociados al artículo con cada propiedad. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer un Presupuesto de varios artículos de un mismo producto con distintas propiedades, y que cada artículo tenga una cantidad, precio, descuento, descuento lineal y comisión distinta según sus propiedades.

Captura matricial de líneas de artículos en presupuestos

Disponemos de un botón llamado "Consultar Stocks", con el cual una vez introducida la referencia del artículo, podemos consultar el stock de éste en los distintos almacenes.

Descripción: Aparecerá de manera automática la especificación del artículo, que en el caso de que lo hayamos especificado en la Personalización, podremos modificarlo en este momento.

IVA: Aparecerá de manera automática el tanto por ciento de IVA que tenga asignado el artículo, debemos tener en cuenta que si desde el menú Personalización, podemos configurar este campo para que nos permita modificar dicho porcentaje.

Cantidad: Añadiremos el número de unidades que nos demande el cliente.

Envases: Este campo puede aparecer o no, dependiendo si hemos marcado en la opción de Personalización capturar unidades por envase, en caso contrario este campo no aparecerá.

Precio de venta: Al poner el código del artículo el programa de manera automática el precio unitario que hayamos puesto en la ficha del artículo.

%Dto.: Pondremos el descuento que vayamos a realizar al cliente, este campo podrá aparecer de manera automática si hemos utilizado la opción de atípicas, bien en clientes o en artículos.

Tipo de descuento

Dto. lineal: En este campo se podrá añadir un importe fijo que se descontaran del precio del artículo.

% Com.: Podremos añadir el tanto por ciento de comisión que se calculará al agente comercial, por la venta de dicho artículo.

Importe: Este campo contendrá la multiplicación del precio de venta por las unidades introducidas en Unidades pedidas más la aplicación del descuento. Se actualizará automáticamente y no estará activo para el usuario.

Campos libres: Botón en la ventana de líneas que nos muestra una nueva opción "Campos libres" cuando exista definición para el ambito correspondiente. Se carga los campos libres de la tabla para el ambito

correspondiente junto a un campo según el tipo, para que se pueda indicar los valores de cada campo, los valores se guardan según su orden, para saber más como realizar la configuración de "Campos Libres" pulsa aquí.


% Descuento Especial: Tenemos en la parte inferior izquierda este campo para poner el porcentaje de descuento especial que le aplicaremos al cliente en el presupuesto.

% Descuento Pronto Pago: Es un descuento adicional que pondremos en concepto de Pronto Pago.

Así se irán introduciendo tantas líneas como artículos se quieran pedir y para finalizar el Presupuesto se deberá pulsar el botón Actualizar.

Se dispone también de un botón denominado Comentarios, con el cual se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicho Presupuesto, de manera que en la impresión del mismo, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.

Refer/C. Barras: Si pulsamos este botón visualizaremos el código de barras asignado al producto y podremos capturar nuestro producto tanto por referencia como por código de barras. Para que por defecto siempre pueda ver el código de barras de nuestro producto debemos activar el check Captura por código de barras en documentos en la carpeta Modo de Trabajo de la opción Personalización del apartado Entorno del sistema del menú Útil .

Comentario Clientes: Para tener activado este botón es necesario que en la ficha del cliente, en la carpeta comentario, tengamos introducido un comentario sobre dicho cliente. De esta forma el usuario sabe que este cliente está dotado de comentario, además el usuario puede acceder a su consulta.

¿Cómo aprobar un presupuesto?

Una vez que se ha recibido la aprobación del presupuesto por parte del cliente, podremos pasar dicho presupuesto al pedido en firme, este paso se realiza al pulsar el botón de Aprobar.

Desde esta opción se aprobará el presupuesto sobre el que estuviéramos situados y se generará de manera automática el pedido en firme del cliente.

Al confirmar esta pantalla el programa dará como aprobado el presupuesto, con lo cual ya no podremos modificarlo, en el caso de tener que modificar algún dato de dicho presupuesto deberemos realizarlo sobre el pedido ya realizado.

En el caso de que el presupuesto se haya realizado sobre un cliente nuevo y que no estaba incluido en nuestra base de datos de clientes, el programa, una vez confirmado el proceso de aprobación, abrirá una ficha de clientes para terminar de rellenar los datos que nos falten de este cliente.

Esto hará que dicho cliente pase a nuestro fichero de clientes habituales, y de manera simultánea generará el pedido del cliente.

En el caso de dar de alta un cliente de esta manera, en el caso de cambiar la forma de pago, debemos de tener en cuenta que el primer pedido irá por defecto con la forma de pago "Contado", en el caso de querer cambiarla debemos ir directamente al pedido para poder modificarlo.

¿Cómo realizar una factura a partir de un presupuesto?

Esta opción permite al usuario realizar una factura, en vez del pedido, a partir de un presupuesto. Se podrá acceder a esta opción cuando el presupuesto no esté ni aprobado ni facturado. Si seleccionamos un presupuesto y a continuación pulsamos el botón Factura accederemos a la siguiente ventana:

Fecha factura: Donde por defecto aparece la fecha que tenga el sistema establecido, esta fecha podremos cambiarla.

Aplicar promociones vigentes: Si marcamos esta opción, tendrá en cuenta la promoción que realicemos en el período indicado. Debemos tener en cuenta que solo aplicará promociones de volumen de ventas sobre la factura.

Permitir Ventas sin stock: Esta opción es visible si en el menú Personalización General hemos configurado que queremos llevar el Control de stock. Si se activa se permitirá la venta aunque el stock disponible no sea suficiente para cubrir la venta.

IVA incluido: Si se marca este check se generara la factura con IVA incluido, esta opción se aparecerá cuando el cliente del presupuesto sea un cliente de contado.

Importante

No podrán borrarse presupuestos que ya estén aprobados. Se deberá borrar previamente el/los pedido/s generado/s por ese presupuesto.

Otras opciones puedes realizar desde presupuestos

En las ventanas de documentos es muy útil el uso de la opción de búsqueda, Localizar, debido al volumen de información, esta opción es muy rápida porque nos permite buscar por distintos criterios.

Podremos duplicar el presupuesto sobre el que estemos situados, para posteriormente, modificar bien el cliente, o los artículos y cantidades que pida dicho cliente.

Cambiará el estado del presupuesto convirtiéndolo en aprobado o en no aprobado.













Importante

En el caso de marcar esta opción debemos tener en cuenta que si no existe suficiente stock para hacer frente a lo pedido por el cliente el programa pondrá el stock físico en negativo.

Importante

Si cambiamos el estado de un presupuesto ya aprobado, no se borrará el pedido generado por dicho presupuesto.

Importante


Pedidos

Desde la opción se registrarán los pedidos en firme que nos realicen los clientes. Debemos tener en cuenta que los documentos que demos de alta desde esta opción no realizan salida de stocks en el almacén. Su utilidad reside en que podemos controlar las cantidades pendientes de servir. Si no se quiere llevar este tipo de control, no es necesario efectuar los pedidos, pudiéndose realizar directamente los albaranes de envío a los clientes directamente.

Existe un botón de acceso directo, que al pulsarlos nos dará la siguiente pantalla:

Pedidos de clientes

¿Que significa cada columna de la pantalla de pedidos?

Como podemos ver en la pantalla el programa nos da los datos más generales de los pedidos:

Columna I: Indica si está impreso el pedido o no está impreso.

Columna E: Indica si lo hemos importado por el modo EDI o no.

Est.: Muestra en qué situación se encuentra el pedido:

n Parc: Se ha servido parte del pedido, el resto está pendiente de servir.

n Servido: El pedido se ha servido en su totalidad, en este caso no podremos modificar el pedido.

n Blanco: En este caso está pendiente de servir en su totalidad.

Nº Ped.: Aparece el número del pedido que nos da el programa a partir del contador que existe en la opción de Personalización.

F. Pedido: Fecha en que se ha realizado los pedidos enviados a los clientes.

Cliente: Código y nombre del cliente que nos ha requerido dicho documento, en este caso y a diferencia de lo que pasa en presupuestos los clientes deben estar dados de alta con anterioridad a realizar el pedido.

F. Salida.: Aparece la fecha en que se ha realizado el envío de la mercancía.


Total: Importe del total del pedido.

¿Cómo crear un pedido?


Recuerda



Importante

Cuando terminas de añadir todos los datos del pedido, para que quede grabado debes pulsar el botón de Actualizar, en caso contrario no guardará ningún documento.

Detalle de pedidos

- Cabecera pedidos

Cuando marcamos el botón para añadir el pedido vemos que la pantalla que nos presenta está dividida en dos partes diferenciadas.

En la parte superior pondremos los datos del cliente y las condiciones comerciales que hemos acordado.


Nº Pedido: Primer campo que se encontrará en el pedido. Estará inactivo ya que el programa irá asignando este número automáticamente. Disponemos de una carpeta Valores de Control en el apartado Personalización , en la opción Entorno del Sistema del menú Útil, donde se podrá decidir si la numeración es manual, con lo que este campo sí estará activo en el momento de la introducción del pedido.

Estado: En este campo se reflejará el estado del pedido. Dispone de varios estados para tener siempre información de la situación en la que se encuentra cada pedido. Un pedido puede tener los siguientes estados:

- Pedido: Efectuado el pedido, no se ha realizado el albarán del mismo.

- Servido Parcial: Efectuado el pedido, se ha realizado uno o varios albaranes sin completar la totalidad de los artículos.

- Servido: Efectuado el pedido, se ha realizado uno o varios albaranes completando la totalidad de los artículos.


La fecha del pedido lo coge automáticamente de la fecha que tenga el sistema aunque podemos modificarla y poner la que deseemos.

Al poner el código del cliente, el programa pondrá de manera automática el resto de datos asociados al cliente. En este caso, y a diferencia del presupuesto el cliente tiene que estar dado de alta en la Base de Datos de clientes, en caso contrario, no se podrá realizar dicho pedido.

A continuación aparece otra serie de campos que podremos ir rellenando y que son los siguientes:

Dirección: Código de la dirección de envío del pedido. Debe estar definido previamente en la carpeta Direcciones de la ficha del cliente. Por defecto aparecerá la dirección 0 que es la dirección fiscal del cliente, pudiendo ser modificada por el usuario.

Almacén: Donde pondremos el código del almacén de donde va a salir la mercancía, por defecto aparecerá el código de almacén que hayamos puesto en la opción de Personalización, aunque en el caso de tener otro almacén donde tengamos el stock disponible, podremos cambiarlo.

F. Pago: Desde esta opción deberemos añadir la forma en que vamos a cobrar al cliente. En el caso de que la forma de pago no se haya puesto en la ficha del cliente, obligatoriamente deberemos de ponerla en el pedido que estamos realizando.

Agente: Se añadirá el código del agente comercial, en el caso de que exista esta figura en la empresa, que realice el pedido, en el caso de que el cliente tenga asignado en su ficha un agente comercial, el programa lo pondrá de manera automática.

El campo % Com.: No es accesible por el usuario y en él se calculará la comisión del agente comercial que indiquemos en el pedido.

Divisa: Se añadirá el código de la divisa en que se a realizar la transacción, por defecto aparece la moneda Euro, aunque el usuario va a poder cambiarla.

V. en Euros: En este campo el programa pondrá el valor de la divisa seleccionada respecto al Euro, para que realice de manera automática la conversión a Euros.


- Cuerpo del pedido

Nos aparece otro botón que ponemos Comentarios, en el cual podremos añadir una explicación o dirección adicional, este campo se podrá imprimir o no dependiendo de lo que deseemos en cada uno de los documentos que vayamos realizando.

Descuentos: Podemos seleccionar dos tipos de descuentos, que hemos podido establecer en la ficha del cliente, o bien concedérselos en el momento de realizar el documento.

Estos descuentos se calcularán sobre el total de la base imponible.

El campo Total, irá calculándose de manera automática, con los precios de coste de cada uno de los artículos introducidos en el documento.

En la parte central del pedido iremos, desde el botón Añadir introduciendo cada uno de los artículos que pida el cliente.

La pantalla que nos aparece, para introducir los artículos es la siguiente:

En la que aparecen los siguientes campos:


Producto: Código del artículo que se vaya a introducir en el pedido. Deberá estar definido anteriormente en la opción Artículos del menú Sistema . Una vez introducido aparecerá la descripción del mismo en el campo que se encuentra a su derecha. Esta descripción estará inactiva a no ser que en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil se haya marcado el campo "Modificar descripción en Documentos", lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción.

Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo. Si hemos seleccionado Captura matricial en pedidos de clientes en el apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil, en vez de estos campos, aparecerá una pantalla con cinco carpetas correspondientes a las unidades, precio, descuento, descuento lineal y comisión asociados al artículo con cada propiedad. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer un pedido de varios artículos de un mismo producto con distintas propiedades, y que cada artículo tenga una cantidad, precio, descuento, descuento lineal y comisión distinta según sus propiedades.

Importante

Las comisiones de los agentes solamente se tienen en cuenta cuando se genera la factura, no antes.

Captura matricial de líneas de artículos en pedidos

Disponemos de un botón llamado "Consultar Stocks", con el cual una vez introducida la referencia del artículo, podemos consultar el stock de éste en los distintos almacenes.

Si se pulsa Intro sobre el campo y no se ha introducido ninguna referencia (referencia en blanco) aparecerá una pantalla como la siguiente.

Introducción de artículos sin codificar en pedidos

Ahora se podrá introducir un artículo sin codificar con una descripción tan larga como se desee. Para salir de este campo se hará pulsando la tecla de tabulador o haciendo clic con el ratón en otro campo, ya que pulsando Intro cambiaríamos de línea dentro del mismo campo.

Desde donde podremos seleccionar el artículo que deberemos poner en el pedido.

Descripción: Aparecerá de manera automática la especificación del artículo, que en el caso de que lo hayamos especificado en la Personalización, podremos modificarlo en este momento.

IVA: Porcentaje de IVA del artículo. Aparecerá por defecto el porcentaje correspondiente al tipo de IVA que se haya definido en la ficha del artículo. La posibilidad de modificar este campo será configurable desde el menú Personalización.

Unidades Pedidas: Número de unidades solicitadas de cada artículo.

Cantidad Servida: Número de unidades servidas de cada artículo. Este campo estará inactivo y se irá actualizando según vayamos realizando los albaranes de estos pedidos.

Envases: Este campo puede aparecer o no, dependiendo si hemos marcado en la opción de Personalización capturar unidades por envase, en caso contrario este campo no aparecerá.

Precio Venta: Precio de venta del artículo. Aparecerá por defecto el precio de venta o precio mayorista, dependiendo del cliente al que se le realice el pedido y de la ficha del artículo. Si existe una situación atípica para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la situación atípica. En cualquier caso, permitirá modificarlo en ese mismo momento.

% Dto.: Contendrá el porcentaje correspondiente a uno de los tipos del 1 al 6 según se refleje en Tipo de Descuento en la carpeta Comercial en la ficha del cliente. También se podrá introducir manualmente un porcentaje diferente a cualquiera de ellos. Al igual que en Precio de Venta, si existe alguna situación atípica aparecería por defecto el descuento de la situación atípica, y en el cuadro de Tipo de Descuento estará marcado "Otros.

Descuento Lineal: Descuento numérico por línea de pedido, contendrá un importe que se descontará del precio de venta del artículo que deberá introducir el usuario.

Tipo de descuento

% Comisión: En este campo aparecerá por defecto el porcentaje de comisión que le corresponde al agente (si lo hemos introducido en la pantalla anterior) por la venta del producto que estamos introduciendo y dependiendo del descuento que estemos aplicando. Si existiera alguna situación atípica como en Precios y en Descuentos, aparecería el porcentaje de comisión de esa situación atípica. El campo podrá modificarse manualmente en ese momento. De esta forma se podrá introducir distinta comisión por línea de producto.

Importe: Este campo contendrá la multiplicación del precio de venta por las unidades introducidas en Unidades pedidas más la aplicación del descuento. Se actualizará automáticamente y no estará activo para el usuario.



% Descuento Especial: Tenemos en la parte inferior izquierda este campo para poner el porcentaje de descuento especial que le aplicaremos al cliente en el pedido.



Se dispone también de un botón denominado Comentarios, con el cual se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicho pedido, de manera que en la impresión del mismo, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.

Asimismo, el programa proporciona otra opción denominada Datos Adicionales a la que se podrá acceder mediante un botón. En ella visualizaremos los siguientes campos:

Refer/C. Barras: Si pulsa este botón visualizaremos el código de barras asignado al producto. Para que por defecto siempre pueda ver el código de barras de nuestro producto debe activar el check Captura por código de barras en documentos en la carpeta Modo de Trabajo de la opción Personalización del apartado Entorno del sistema del menú Útil.

Comentario Cliente: Para tener activado este botón es necesario que en la ficha del cliente, en la carpeta comentario, tengamos introducido un comentario sobre dicho cliente. De esta forma el usuario sabe que este cliente está dotado de comentario, y además puede acceder a su consulta.

Añadir Anticipo: Pulsando este botón podremos añadir líneas de anticipos, para ellos previamente habremos dado de alta un artículo anticipo en el fichero de artículos. Al pulsar el botón aparecerá la siguiente pantalla:

Introducción de anticipos

En producto indicaremos la referencia del producto que hemos creado como artículo para anticipos, modificaremos la descripción y el tipo de IVA, si lo consideramos oportuno, también indicaremos el importe anticipado. Al actualizar el documento se generará una factura por el importe del anticipo y sus correspondientes recibos

- Datos adicionales

Importante

No podrán borrarse pedidos que ya estén servidos. Se deberá borrar previamente el/los albarán/es generado/s por ese pedido. Si el pedido estuviera parcialmente servido, se podrá anular la parte que quede pendiente de servir, quedando automáticamente ese pedido como servido.

Importante

La cantidad en la línea del anticipo tiene que ser siempre negativa, para que el importe del anticipo se reste al total del documento.

Ventana datos adicionales



Portes: Muchos de los pedidos que realizan nuestros clientes incluyen gastos por transporte, llamados gastos de envío. En este campo se incluirán, si los hubiese.




Expedición: Forma de expedición del pedido.


Observaciones: Pequeño comentario del pedido.

Todos estos campos son meramente informativos, excepto el campo "portes", que sí tendrá relevancia como veremos posteriormente en el apartado de Facturas .

¿Qué opciones tiene pedidos?

Dentro de esta pantalla, además de las opciones que hemos visto, existen otra que nos van a ayudar a gestionar de una manera más eficaz, estas opciones son:

Es un medio por él nos va permitir el intercambio de ficheros con el interfaz Edi, para su transmisión a través de medios telemáticos (EDI). Podemos importar pedidos, traspasar albaranes y facturas, (nunca si son IVA incluido, ni si llevan IRPF).

Aparecerá la siguiente pantalla:

Importación de EDI

Directorio, dentro de esta pantalla introduciremos la ruta de donde queremos importar un fichero generado.

Pulsamos aceptar y ya se habrá importado en la ruta asignada.

Esta opción permite al usuario realizar el albarán de entrega o directamente la factura, a partir del pedido.

Con este botón podremos generar automáticamente un albarán o una factura del pedido seleccionado. Pulsando el botón aparecerá la siguiente pantalla:

- Se podrá acceder a esta opción cuando el pedido no esté servido.

- Si seleccionamos un pedido y a continuación pulsamos este botón accederemos a la siguiente ventana, donde nos pide estos campos:

Generación de albarán/factura de pedido

En ella podremos elegir entre generar un albarán o una factura a partir de nuestro pedido. Introduciremos la fecha de expedición del documento y podremos seleccionar si queremos aplicar promociones vigentes o permitir ventas sin stock.

El primer campo que nos aparece nos permite seleccionar el documento que queremos realizar

Fecha documento. Donde por defecto aparece la fecha que tenga el sistema establecido, esta fecha podremos cambiarla.

Aplicar promociones vigentes. Si marcamos esta opción, tendrá en cuenta la promoción que realicemos en el período indicado. Debemos tener en cuenta que solo aplicará promociones de volumen de ventas sobre la factura.

Permitir Ventas sin stock. Esta opción es visible si en el menú Personalización General hemos configurado que queremos llevar el Control de stock. Si se activa se permitirá la venta aunque el stock disponible no sea suficiente para cubrir la venta.

Cambiará el estado del pedido pudiendo indicarle si está o no impreso, y también sí se ha importado el fichero EDI o no.

Esta es una opción que nos va a permitir realizar pedidos a los proveedores, sin necesidad de estar comprobando las faltas de stock de cada uno de los artículos, ya que va a ser el mismo programa el que se encargue de comprobar dicho stock y realizar el pedido de manera automática.


Importante

Debemos tener en cuenta que si generamos la factura, la aplicación generará por defecto el albarán y la factura, realizando todo el proceso completo.

Importante

Si el albarán que se realice proviene de un pedido previo, el apartado de introducción de artículos en el albarán no estará activo, y sólo permitirá la modificación de los artículos del pedido en cuanto a la cantidad recibida. Si se actualiza el albarán sin realizar modificación alguna, el pedido cambiará de estado y quedará recibido. En caso de efectuar alguna modificación en cuanto al número de unidades recibidas, el pedido quedará parcialmente recibido. En el siguiente albarán que se efectúe sobre dicho pedido, sólo aparecerán los artículos y/o cantidades pendientes que queden, pudiendo igualmente aceptarlo o modificarlo.

Importante

En el caso de marcar esta opción debemos tener en cuenta que si no existe suficiente stock para hacer frente a lo pedido por el cliente el programa pondrá el stock físico en negativo.

Generación automática de pedidos a proveedores

Desde/Hasta Proveedor: Pondremos los proveedores inicial y final a los cuales queremos realizar los pedidos que vamos a realizar.

Desde/Hasta Artículo: Añadiremos los artículos correlativos de los cuales queremos realizar los pedidos.

Almacén destino: Seleccionaremos el código del almacén donde haremos la entrada del stock

Proveedor: En la opción de proveedor, podemos seleccionar dicho proveedor entre tres opciones:

- Habitual: Será el proveedor que nos sirve habitualmente el producto.

- Mejor Precio: Seleccionaremos el proveedor que nos lo sirva más barato.

- Mejor fecha de reposición: Marcaremos el proveedor que tenga el menor número de días para servirnos la mercancía.

Igualar Stock a: Podremos igualar el stock según las condiciones que aparecen a continuación y que vamos a explicar a continuación:

Stock según Disponible: Podremos elegir entre:

- Menor que cero, lo cual creará pedidos como mínimo hasta cero.

- Menor igual que cero, generará pedidos como mínimo a uno.

- Menor que stock mínimo, en este caso generará pedidos hasta completar el stock mínimo.

- Todos los artículos del pedido: Tendrá en cuenta todos los artículos que nos pida el cliente haya o no stock.

Stock Mínimo: Podremos elegir entre:

- Menor que cero, creará los pedidos de los artículos que tengan un stock menor que cero hasta llegar al stock mínimo.

- Menor igual que cero, se crearán los pedidos a proveedores de los artículos cuyo stock sea menor o igual a cero hasta llegar al stock mínimo.

- Menor que stock mínimo, en este caso generará pedidos de los artículos cuyo stock sea menor que el stock mínimo, hasta llegar al stock mínimo.

Stock Máximo: Podremos elegir entre:

- Menor que cero, generará pedidos de los artículos que tengan stock menor que cero hasta llegar al stock máximo.

- Menor igual que cero, generará pedidos de los artículos cuyo stock sea menor o igual a cero hasta llegar al stock máximo.

- Menor que stock mínimo, en este caso se crearán los pedidos de los artículos cuyo stock sea menor que el stock mínimo, hasta llegar al stock máximo.

Cantidad pedida por el cliente: El programa hará el pedido a los proveedores por solamente la cantidad pedida por el cliente.

Desde este botón, además, de visualizar el documento antes de su impresión, también podremos enviar el documento por e-mail.

Enviar a e-mail, pulsa Aceptar, seguidamente se abre una nueva ventana "Selección de impresión de documentos", con los documentos que haya seleccionado en el filtro de impresión, por defecto estos documentos están seleccionados, pudiendo deseleccionar con los botones Selección Todos/ Selección. Por defecto, la dirección de e-mail estará rellena con la dirección de e-mail asignada al cliente en la ficha de dicho cliente, si este campo está vacío, podrá añadir una nueva dirección o modificar la existente, situándose sobre el documento del que quiere añadir o modificar la dirección, sobre la columna destinada a la dirección de e-mail, y pulsando clic con el ratón se editará la columna pudiendo introducir la nueva dirección. Además tendrá un apartado donde introducir el asunto y un apartado para añadir un texto en el caso que lo necesitara.

Selección de impresión de documentos

A través del botón "Enviar", enviará el documento a la dirección de correo indicada, no obstante la aplicación le mostrará un mensaje, preguntándole si desea enviar el mensaje.

Una vez enviado el e-mail, en la tabla del documento, visualizará seleccionada la columna de impresión con un aspa de color azul del documento que se ha enviado.

Utiliza la opción Consulta para realizar filtros de los registros de las tablas. Indica en Condiciones el: Campo, Criterio y Valor del filtro. Es posible enlazar con más de una condición utilizando el Y / O. Al pulsar sobre el botón Buscar se muestra el resultado del filtro y pulsando con un doble click de ratón sobre una de las filas se navega automáticamente al registro.












Importante


Albaranes

En esta opción se recogen los albaranes que se realicen a los clientes. Estos documentos son los que darán salida de stocks en el almacén. Se podrán efectuar uno o varios albaranes sobre un pedido ya realizado o efectuar el albarán directamente sin pasar por un pedido previo. Se dispone de un botón de acceso directo a esta opción en la barra de herramientas:


Albaranes a clientes

¿Qué significa cada columna de la pantalla de albaranes?

Como podemos ver en la pantalla el programa nos da los datos más generales de los albaranes:

Columna F: Indica si el albarán esta facturado o no.

Columna I: Indica si está impreso el albarán o no está impreso.

Columna E: Indica en el caso de que aparezca la marca, si lo hemos enviado por este medio o no.

Nº Albarán: Aparece el número del albarán que nos da el programa a partir del contador que existe en la opción de Personalización.

F. Albarán: Fecha en que se ha realizado los albaranes enviados a los clientes.

Cliente: Código y nombre del cliente que nos ha requerido dicho documento, en este caso y a diferencia de lo que pasa en presupuestos y en pedidos, los clientes deben estar dados de alta con anterioridad a realizar dicho albarán.

F. Entrega: Aparece la fecha en que se ha realizado la entrega de la mercancía al cliente.


Total: Importe del total del albarán.

¿Cómo crear un albarán?

En la ventana de introducción de datos encontraremos los siguientes campos:

Recuerda



Importante

Un albarán facturado no puede modificarse, solo podrán visualizarse y consultarlo.

Importante

No podrán borrarse albaranes que ya estén facturados. Se deberá borrar previamente la factura generada por ese albarán.

Detalle de albaranes a clientes

Cuando marcamos el botón para añadir el albarán vemos que la pantalla que nos presenta está dividida en partes diferenciadas.

- Cabecera albarán

Nº Albarán Primer campo que se encontrará en el albarán. Estará inactivo ya que el programa irá asignando este número automáticamente. Disponemos de una carpeta Modo de Trabajo en el apartado Personalización, en la opción Entorno del Sistema del menú Útil, donde se podrá decidir si la numeración es manual, con lo que este campo sí estará activo en el momento de la introducción del albarán.

Normalmente, será el cliente quien en su ficha decidirá si el albarán va a ser serie A o B. Aun así, se dispone de un botón, denominado Series, con el cual se cambiará la serie del albarán.

Estado Indicará si el albarán se encuentra facturado. No es un campo accesible al usuario y se irá actualizando automáticamente al realizar las facturas de los albaranes.

Fecha Día, mes y año con que se dará de alta el albarán. Por defecto esta fecha es extraída del reloj interno de tu ordenador. Puedes aceptar o modificar a tu gusto.

Nº de Factura: Cuando está facturado. Corresponde al número de la factura que ha generado el albarán.

Nº Pedido: En este campo se introducirá el número del pedido sobre el que se desee realizar el albarán. En el caso de realizar un albarán que no provenga de ningún pedido previo se dejará este campo sin introducir ningún dato.

Si se introduce un número de pedido tomará todos los datos del pedido, pudiendo modificar en ese momento cualquiera de ellos o aceptarlo, quedando grabado dicho albarán.

Cliente: Código del cliente al que se le realiza el albarán. Debe estar definido previamente en la opción Clientesdel menú Sistema. No se podrá generar un documento a un cliente que esté bloqueado.

Dirección: Código de la dirección de envío del albarán. Debe estar definido previamente en la carpeta Direcciones de la ficha del cliente. Por defecto aparecerá la dirección 0 que es la dirección fiscal del cliente, pudiendo ser sustituida por otra dirección de envío.

Almacén: Código del almacén del que saldrán los artículos contenidos en el albarán. Debe estar definido previamente en la opción Almacenes del menú Sistema.

Importante

No se podrá realizar un albarán de un pedido, cuyo pedido provenga de un cliente con el dato "Bloqueado" seleccionado.

Importante

Si el cliente al que se realiza el albarán es un cliente bloqueado, no se podrá realizar el albarán, al introducir el código de cliente el programa detecta que es un cliente con la condición "Bloqueado" seleccionado y automáticamente mostrará un mensaje, dejando el cursor en el campo cliente con dicho campo vacío.

F. Pago: Código de la forma de pago del cliente. Debe estar previamente definida. Por defecto aparecerá la forma de pago de la ficha del cliente, pudiendo ser modificada.

Bultos: Este campo es meramente informativo por lo que no influirá en el proceso. En él se introducirá el número de bultos que ocupan los artículos, este campo está relacionado con las etiquetas de envío, pues desde esta opción se podrán imprimir tantas etiquetas de envío como le indiquemos en esta casilla.

Agente: Código del agente. Debe estar previamente definido en la opción Agentes del menú Sistema. Por defecto aparecerá el agente de la ficha del cliente, pudiendo ser modificado.

% Com: Porcentaje de comisión del agente. En principio estará a 0 e irá variando al introducir los diferentes descuentos por líneas de artículo, tal y como se explicó en la opción Agentes del menú Sistema . Antes de actualizar el albarán, permitirá la modificación manual de este porcentaje, si esto fuera necesario.

Divisa: Código de la divisa con la que se realiza la factura. Debe estar definido previamente en el apartado Divisas de la opción Tablas Generales.

Valor en Euros: Corresponde al cambio en euros con respecto a la divisa con que se trabaja.


Total: Campo que totaliza los importes de las líneas de los artículos que se introduzcan. Este campo será introducido automáticamente por el programa, por lo que no se encontrará activo.

Llegados a este punto tendremos concluida la primera parte del albarán.

- Cuerpo del albarán

Proceso de introducción de un albarán a cliente


Introducción de líneas de albaranes a clientes

Producto: Código del artículo que se vaya a introducir en el albarán. Deberá estar definido anteriormente en la opción Artículos del menú Sistema. Una vez introducido aparecerá la descripción del mismo en el campo que se encuentra abajo. Esta descripción estará inactiva a no ser que en la carpeta Modo de trabajo del apartado

Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil se haya marcado el campo "Modificar descripción en Documentos", lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción. Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo. Si hemos seleccionado Captura matricial en albaranes de clientes en el apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil, en vez de estos campos, aparecerá una pantalla con cinco carpetas correspondientes a las unidades, precio, descuento, descuento lineal y comisión asociados al artículo con cada propiedad. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer un albarán de varios artículos de un mismo producto con distintas propiedades, y que cada artículo tenga una cantidad, precio, comisión y descuentos, distintos según sus propiedades.

Captura matricial en líneas de artículos en albaranes

Si no se ha introducido ninguna referencia (referencia en blanco) aparecerá una pantalla como la siguiente:

Introducción de artículos sin codificar en albaranes



Precio Venta: Precio de venta del artículo. Aparecerá por defecto el precio de venta o precio mayorista, dependiendo del cliente al que se le realice el albarán y de la ficha del artículo. Si existe una situación atípica para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la situación atípica. En cualquier caso, permitirá modificarlo en ese mismo momento.

% Dto: Contendrá el porcentaje correspondiente a uno de los tipos del 1 al 6 según se refleje en Tipo de Descuento en la carpeta Comercial en la ficha del cliente. También se podrá introducir manualmente un porcentaje diferente a cualquiera de ellos. Al igual que en Precio de Venta, si existe alguna situación atípica aparecería por defecto el descuento de la situación atípica, y en el cuadro de Tipo de Descuento estará marcado "Otros".

Tipo de descuento

Descuento Lineal: Descuento numérico por línea de albarán.

% Comisión: En este campo aparecerá por defecto el porcentaje de comisión que le corresponde al agente (si lo hemos introducido en la pantalla anterior) por la venta del producto que estamos introduciendo y dependiendo del descuento que estemos aplicando. Si existiera alguna situación atípica como en Precios y en Descuentos, aparecería el porcentaje de comisión de esa situación atípica. El campo podrá modificarse manualmente en ese momento. De esta forma se podrá introducir distinta comisión por línea de producto.

Importe: Este campo contendrá la multiplicación del precio de venta por las unidades introducidas más la aplicación del descuento. Se actualizará automáticamente y no estará activo para el usuario.

Campos libres: Botón en la ventana de líneas que nos muestra una nueva opción "Campos libres" cuando exista definición para el ambito correspondiente. Se carga los campos libres de la tabla para el ambito correspondiente junto a un campo según el tipo, para que se pueda indicar los valores de cada campo, los

valores se guardan según su orden, para saber más como realizar la configuración de "Campos Libres" pulsa aquí.

Trazabilidad: Desde la línea del documento se podrán indicar los Datos de Trazabilidad del artículo.

% Descuento Especial: Tenemos en la parte inferior izquierda este campo para poner el porcentaje de descuento especial que le aplicaremos al cliente en el albarán.


Así se irán introduciendo tantas líneas como artículos se quieran servir y para finalizar el albarán se deberá pulsar el botón Actualizar.

Se dispone también de un botón denominado Comentarios, con el cual se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicho albarán de manera que en la impresión del mismo, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.

- Datos adicionales


Datos adicionales



Portes: Muchos de los albaranes que realizan nuestros clientes incluyen gastos por transporte, llamados gastos de envío. En este campo se incluirán, si los hubiese.




Expedición: Forma de expedición del albarán.


Observaciones: Pequeño comentario del albarán.

Si el albarán proviene de un pedido en el cual existen dichos datos, éstos se traspasarán automáticamente al albarán.

Todos estos campos son meramente informativos, excepto el campo "portes", que sí tendrá relevancia como veremos posteriormente en el apartado de Facturas.

Refer/C. Barras: Si pulsa este botón podremos capturar los artículos por su código de barras. Para tener esta opción marcada por defecto deberemos tener activado Capturar por código de barras en documentos en la carpeta M.Trabajo de la opción Personalización del apartado Entorno del Sistema del menú Útil.

Comentario Clientes: Para tener activado este botón es necesario que en la ficha del cliente, en la carpeta comentario, tengamos introducido un comentario sobre dicho cliente. De esta forma el usuario sabe que este cliente está dotado de comentario, además puede acceder a su consulta.

¿Cómo realizar albaranes agrupados de pedidos a clientes?

Esta opción que nos va a permitir servir en el mismo albarán dos o más pedidos que nos hayan realizado en un determinado período de tiempo, al pulsar este botón nos aparecerá la siguiente pantalla.

Generación de albaranes agrupados de pedidos a clientes

Esta pantalla nos da las siguientes opciones:

-Desde Grupo/Hasta Grupo: Podremos seleccionar un grupo de clientes para enviarles la factura a todo aquel cliente que pertenezca solamente al grupo seleccionado.

-Desde/ Hasta cliente: Seleccionaremos el cliente o los clientes de los cuales hemos recibido la mercancía.

-Fecha inicial/ Fecha final: Seleccionaremos las fechas de los pedidos que hemos servido

-Fecha Albarán: La coge por defecto del ordenador, será la fecha que asignará al albarán que sirvamos.

Fecha último pedido en fecha albarán: Si marcamos este check, asignará la fecha del último pedido de cada cliente al albarán que sirvamos.

Generar un albarán por cada pedido: Si marcamos este check el programa generará tantos albaranes como pedidos hayamos seleccionado.

Tipos de agrupación: Se pueden realizar las siguientes agrupaciones:

-Agrupar por Agente: Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar un Albarán por cada Pedido. Si marcamos esta opción se generará un albarán por cada Agente, agrupando los pedidos de cada uno.

-Agrupar por Forma de Pago: Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar un Albarán por cada Pedido. Si marcamos esta opción se generará un albarán por cada Forma de Pago, agrupando los pedidos de cada una.

-Agrupar por Dirección Comercial: Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar un Albarán por cada Pedido . Si marcamos esta opción se generará un albarán por cada Dirección Comercial, agrupando los pedidos de cada una.

-Agrupar por Transportista: Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar un Albarán por cada Pedido. Si marcamos esta opción se generará un albarán por cada Transportista, agrupando los pedidos de cada uno.

Orden de presentación: Realizará la agrupación ordenada por número de pedido o por las fechas de los pedidos.

Utilizar el % IVA actual de los artículos: Este check será visible si ha indicado en Personalización General Permitir cambiar el % de IVA a utilizar en generación de documentos. Estará seleccionada si está marcada la correspondiente opción de personalización: Utilizar configuración existente en los artículos al generar documentos. La aplicación utilizará el % de IVA marcado actualmente en los artículos, ignorando los anteriores.

Documentos

n Serie A

n Serie B

n Todas

Con serie A/B sólo realizará albaranes a los clientes que tengan asignado A/B como serie de albarán por defecto. Si se selecciona Todas, se realizará tanto albaranes Serie A como Serie B dependiendo del Cliente.

Una vez seleccionadas las condiciones de búsqueda nos aparecerá otra ventana a partir de la cual podremos manualmente, seleccionar los pedidos que haya encontrado el programa.

Borrador de documentos

En el caso de que haya algún pedido que no queramos servir todavía lo único que tenemos que hacer es desmarcarlo, bien

pulsando en el botón de Selección o bien realizando un doble clic sobre el pedido, para quitarle el aspa azul que aparece a la izquierda.

Aparecerán los pedidos que cumplan los requisitos solicitados y se podrá seleccionar aquellos que se desee mediante el botón Selección, estando posicionados encima de los mismos.

En los pedidos seleccionados aparecerá una equis de color azul en el campo izquierdo. Una vez seleccionados todos los pedidos deseados, se pulsará el botón Actualizar y automáticamente se realizará el albarán agrupado, o los albaranes correspondientes a los pedidos. A su vez, los pedidos quedarán servidos.

Selección Parcial de líneas y cantidades de pedidos al agrupar

En la agrupación de Pedidos, en la ventana de borrador de Pedidos para agrupar, existen dos botones “Selec. todos” y “Deselec. todos” para poder marcar o desmarcar todos los documentos del borrador para ser incluidos en la agrupación existe también un botón para seleccionar las líneas y cantidades de cada pedido que queremos agrupar, “Selec. Parcial”. este botón muestra una nueva ventana con las líneas del pedido seleccionado, con cantidades pendientes de servir (Cantidad sea mayor a la Cantidad Servida), para poder seleccionar las líneas y cantidades del pedido.

En el caso de líneas de anticipo, se incluirán si no están servidos y no se puede deseleccionar ni modificar.

La ventana muestra una tabla con columnas informativas:

Selec., Estado: Serv. / Pdte., Nº Pedido, Referencia, Descripción

Propiedad 1º, si trabajar con 1 propiedad.

Propiedad 2º, si trabajar con 2 propiedades.

Cantidad, cantidad pendiente de servir

Envases, visible si trabajar con envases en Personalización\Calculo. Envases calculados según la cantidad pendiente de servir

Precio, % Dto., Dto. lineal, Importe

Botón "Seleccionar" permite marcar o desmarcar la línea para ser incluida o no de forma completa en la agrupación. Las líneas "Serv." servidas no podrán ser marcadas.

Botón "Modificar" para permitir modificar la información de la línea.

Campos modificables:

Cantidad, Envases, Precio, % Dto., Dto. lineal, Botón Trazabilidad, Botón Consulta Stock, activo para consulta

No será posible indicar o modificar valores de propiedades, aunque estos estén vacíos.

Al continuar, se finaliza el proceso de selección de líneas para el pedido, cerrando la ventana de selección de líneas, y dejando guardada la información de qué líneas y con qué información van a ser llevadas al proceso de agrupación.

Al finalizar el proceso de agrupación de los Pedidos con las líneas seleccionadas de cada uno de los pedidos seleccionados para agrupar

¿Qué opciones tiene albaranes?

Dentro de esta pantalla, además de las opciones que hemos visto, existen otra que nos van a ayudar a gestionar de una manera más eficaz, estas opciones son:

Esta opción permite al usuario realizar la factura que enviemos al cliente, a partir del albarán. Se podrá acceder a esta opción cuando el albarán no esté ya facturado. Si seleccionamos un albarán y a continuación pulsamos este botón accederemos a la siguiente ventana, donde nos pide estos campos:

Generación de factura de albarán

En ella introduciremos la fecha de expedición del documento y podremos seleccionar si queremos aplicar promociones vigentes.

Fecha documento: Donde por defecto aparece la fecha que tenga el sistema establecido, esta fecha podremos cambiarla.

Aplicar promociones vigentes: Si marcamos esta opción, tendrá en cuenta la promoción que realicemos en el período indicado. Debemos tener en cuenta que solo aplicará promociones de volumen de ventas sobre la factura.

Cambiará el estado del albarán pudiendo indicarle si está o no impreso, si esta facturado o no, y también sí se ha generado el fichero EDI o no.

Importante

No se podrán agrupar pedidos cuyos clientes tengan activado el dato "Bloqueado", en la selección de pedidos (pantalla borrador de pedidos), observará que el pedido con la condición "Bloqueado" está marcado para que se pueda identificar.

Desde este botón, además, de visualizar el documento antes de su impresión, también podremos enviar el documento por e-mail. Para ello marcaremos la opción Enviar a e-mail, pulsaremos Aceptar, seguidamente se abrirá una nueva ventana "Selección de impresión de documentos", con los documentos que haya seleccionado en el filtro de impresión, por defecto estos documentos están seleccionados, pudiendo deseleccionar con los botones Selección Todos/ Selección. Por defecto, la dirección de e-mail estará rellena con la dirección de e-mail asignada al cliente en la ficha de dicho cliente, si este campo está vacío, podrá añadir una nueva dirección o modificar la existente, situándose sobre el documento del que quiere añadir o modificar la dirección, sobre la columna destinada a la dirección de e-mail, y pulsando clic con el ratón se editará la columna pudiendo introducir la nueva dirección. Además tendrá un apartado donde introducir el asunto y un apartado para añadir un texto en el caso que lo necesitara.




Es un interfaz que nos permite intercambio de ficheros con Edi, para su posterior transmisión a través de medios telemáticos (EDI). Podemos importar pedidos, traspasar albaranes y facturas, (nunca si son IVA incluido, ni si llevan IRPF).


Traspaso a EDI

Directorio: Introduciremos la ruta donde guardar el fichero generado.

Desde Albarán Nº: Introducirá el número desde que documento quiere traspasar.

Hasta Albarán Nº Introducirá el número hasta que documento quiere traspasar.

Sólo los no Traspasados: Si marca este campo sólo le traspasará los no enviados.

Pulsamos aceptar y ya se habrá generado un fichero en la ruta asignada.

¿Cómo sacar etiquetas de albaranes?


Importante

Si cambiamos el estado de un albarán enviado a EDI, no se borrará el fichero generado, pudiendo duplicarlo. Así mismo, en el caso de que marquemos el albarán como no facturado, el programa no borrará la factura anterior.

Importante

Si cambiamos el estado de un albarán ya facturado, no se borrará la factura generada por ese albarán.


Filtro Con este botón se seleccionan aquellos albaranes a los que se desee hacer la etiqueta. Aparecerá una pantalla como la siguiente:

Selección de albaranes a imprimir


Posicionándose en los diferentes registros existentes en la lista de albaranes, que aparecerán en esta pantalla, se pulsará el botón de selección en aquellos que se desee y quedarán marcados con una X de color azul en la columna de la izquierda. Una vez terminada la selección, se pulsará el botón "Salir" y al imprimir las etiquetas saldrán las de los albaranes que se hayan seleccionado.



En ella aparecerán los campos del albarán para poder filtrar por uno o varios de ellos.


Aumentamos el número de etiquetas a imprimir sobre el registro del albarán de una a una.

Disminuimos el número de etiquetas a imprimir sobre el registro del albarán de una a una.

Colocamos un número de etiquetas a imprimir sobre el registro del albarán.

Con este botón cambiamos el número de etiquetas a imprimir a uno, de todos los registros de albaranes.

Con este botón hacemos que el número de etiquetas a imprimir coincida con el número de bultos de nuestro albarán.

Una vez establecidas las condiciones de impresión de etiquetas de albaranes, pulsaríamos el botón de salir y regresaríamos a la pantalla de impresión para finalizar el proceso.

¿Cómo añadir un artículo anticipo en albaranes?

Pulsando este botón desde altas de línea de albaranes podremos añadir líneas de anticipos, para ellos previamente habremos dado de alta un artículo anticipo en el fichero de artículos.

Cuando añadimos tanto un pedido como un albarán a clientes, podemos comprobar que nos aparece a la derecha de los botones de trabajo de artículos un botón identificando este estado.

Este botón nos va a servir para poder llevar el control de los anticipos que podremos pedir a nuestros clientes.


Introducción de líneas de anticipos.

Producto indicaremos la referencia del producto que hemos creado como artículo para anticipos.

Descripción: Aparecerá la descripción del artículo anticipo que podremos modificar

IVA: Aparecerá el tanto por ciento de IVA que vamos a cobrar.

Importe anticipo: Pondremos el importe que vamos a cobrar al cliente, este importe puede ir con IVA o sin el impuesto, en este último caso, al realizar la factura el programa lo calculará en ese momento.

¿Cómo realizar búsquedas de albaranes?

En las ventanas de documentos es muy útil el uso de la opción de búsqueda, debido al volumen de información, esta opción es muy rápida porque nos permite buscar documentos por distintos criterios.


Utiliza la opción Consulta para realizar filtros de los registros de la tablas. Indica en Condiciones el: Campo, Criterio y Valor del filtro.













Importante


Importante


Importante

Si el albarán que se realice proviene de un pedido previo, el apartado de introducción de artículos en el albarán no estará activo, y sólo permitirá la modificación de los artículos del pedido, en cuanto a las unidades o al precio de los mismos. Si se actualiza el albarán sin realizar modificación alguna, el pedido cambiará de estado y quedará servido. En caso de efectuar alguna modificación en cuanto al número de unidades servidas, el pedido quedará parcialmente servido. En el siguiente albarán que se efectúe sobre dicho pedido, sólo aparecerán los artículos y/o Unidades pendientes que queden, pudiendo igualmente aceptarlo o modificarlo. Al realizar un albarán se incrementa el riesgo alcanzado del cliente por el importe de ese albarán.

Facturas

En esta opción se recogen las facturas que se realicen a los clientes. Se podrán efectuar una o varias facturas sobre un albarán ya realizado o efectuar la factura directamente sin pasar por un albarán previo.

Podrán realizarse facturas a clientes ya creados o a clientes de contado, creándolos en ese momento. También existe la posibilidad de realizar facturas sobre artículos ya definidos o de servicios, introduciendo su descripción y precio en el mismo instante, y facturas con I.R.P.F.

Se dispone de un botón de acceso directo a esta opción en la barra de herramientas:


Facturas a clientes

¿Qué significa cada columna de la pantalla de facturas?

Como podemos ver en la pantalla el programa nos da los datos más generales:

Columna C: Indica si la factura se ha contabilizado o no.

Columna I: Indica si está impreso la factura o no está impresa.

Columna E: Indica, en el caso de que aparezca la marca, si lo hemos enviado por este medio o no.

Columna U: Indica si se ha guardado la factura en formato UBL/XML, para su posterior envío como factura electrónica.

Columna F: Indica si esta factura tiene una firma electrónica asociada.

Columna P: Se enviará a la plataforma de exportación - importación.

Columna A: En esta columna indica si la factura pertenece a un anticipo dado por el cliente.

Columna R: Se marca si a la factura se la ha realizado una factura rectificativa.

Nº Factura: Aparece el número de la factura que nos da el programa a partir del contador que existe en la opción de Personalización.

F. Factura: Fecha en que se ha realizado la factura que vamos a enviar al cliente.

Cliente: Código y nombre del cliente que nos ha requerido dicho documento, en este caso y a diferencia de lo que pasa en presupuestos y en pedidos, los clientes pueden estar dados de alta con anterioridad a realizar dicho documento, o bien, podemos realizar una factura, poniendo en ese momento los datos del cliente.

F. Operación: Aparece la fecha en que se ha realizado la operación de entrega de la mercancía al cliente.

Vto.Ult.Recibo: Muestra la fecha de vencimiento mayor de los recibos generados del documento. Si un recibo forma parte de una compensación, la fecha de vencimiento de dicho recibo será la fecha de vencimiento del recibo matriz.


Recuerda



Importante

Una factura que este contabilizada o tenga algún recibo asociado marcado como cobrado, no se podrán ni modificar ni eliminar, solo podrán visualizarse y consultarse.

Importante

La generación de facturas implica la creación automática de sus recibos en función de la forma de pago incluida en la factura.

Total Neto: Importe del neto de la factura.

Total: Importe bruto de la factura.

¿Cómo crear una factura?


Detalle de facturas a clientes

- Cabecera factura

Cuando marcamos el botón para añadir la factura vemos que la pantalla que nos presenta está dividida en dos partes diferenciadas.

En la parte superior pondremos los datos del cliente y las condiciones comerciales que hemos acordado.


Nº Factura (A/B)

Estará inactivo ya que el programa irá asignando este número automáticamente.

Existe la posibilidad de llevar dos numeraciones diferentes en la factura, precedidas de una letra A o B. Normalmente, será el cliente quien en su ficha decidirá si la factura va a ser serie A o B. Aun así, se dispone de un botón, denominado Series, con el cual se cambiará la serie de la factura.

Posteriormente, el programa acotará cualquier listado o estadística por una serie, otra o ambas.

Estado

Indicará si la factura se encuentra contabilizada o no. No es un campo accesible al usuario y se irá actualizando automáticamente al pasar las facturas a contabilidad.

Si en la ficha del cliente tenemos marcado el campo IVA incluido podremos visualizar un campo que nos avisará que este documento tiene IVA incluido, si deseamos imprimir el documento, el programa nos desglosará la base imponible, las bases del IVA.

Fecha

Día, mes y año con que se efectuará la factura. Por defecto esta fecha es extraída del reloj interno de su ordenador.

Nº Albarán

En este campo se introducirá el número del albarán sobre el que se desee realizar la factura. En el caso de realizar una factura que no provenga de ningún albarán previo se dejará este campo sin introducir ningún dato.

Si se introduce un número de albarán ya existente tomará todos los datos del albarán, pudiendo modificar en

Importante

El programa irá proporcionando la numeración automática y correlativamente, ya que las facturas son documentos legales que necesariamente requieren este tipo de numeración. La anulación de una factura dejará un hueco en esta numeración que el programa asignará a la siguiente factura. Si en ese momento el usuario cambia manualmente el número de la factura, con cualquier finalidad, en la carpeta Contadores, del apartado Personalización, de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, posteriormente el programa no asignará automáticamente esos números de factura que habían sido borrados y será responsabilidad del usuario tener la numeración de un modo correlativo y sin huecos. Actúe con precaución.

ese momento cualquiera de ellos o aceptarlo, quedando grabada dicha factura.

Cliente

Código del cliente al que se le realiza la factura. Debe estar definido previamente opción Clientes del menú Sistema.

Se dispone de un botón denominado Identidad, que será utilizado para realizar facturas de contado. En este caso, el cliente no existe en la tabla de clientes ni se tiene la intención de crearlo. Se pulsará este botón y aparecerá la siguiente pantalla.

Datos de cabecera para clientes de contado

En ella se introducirán los datos fiscales para la factura, pero éstos no quedarán grabados en la tabla de clientes sino sólo en esta factura.

En la carpeta Valores por defecto del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, se podrán indicar los valores por defecto para estos clientes. Asimismo, para el traspaso a contabilidad de estas facturas, se definirá la "Subcuenta Clientes Contado" y la cuenta "Ventas Clientes Contado" en la carpeta Enlace ContaPlus del anterior apartado.

Dirección

Código de la dirección fiscal de la factura. Debe estar definido previamente en la carpeta Direcciones de la ficha del cliente.

Almacén

Código del almacén del que saldrán los artículos contenidos en la factura. Debe estar definido previamente en la opción Almacenes del menú Sistema.

Una vez introducido el almacén aparecerá a su lado derecho la descripción del mismo.

F. Pago

Código de la forma de pago del cliente. Debe estar previamente definida. Por defecto aparecerá la forma de pago de la ficha del cliente, pudiendo ser modificada por el usuario.

Bultos

Este campo es meramente informativo por lo que no influirá en el proceso. En él se introducirá el número de bultos que ocupan los artículos.

Agente

Código del agente. Debe estar previamente definido. Por defecto aparecerá el agente de la ficha del cliente, pudiendo ser modificado por el usuario.

% Com.

Porcentaje de comisión del agente. En principio estará a 0 e irá variando al introducir los diferentes descuentos por líneas de artículo, tal y como se explicó en la opción Agentes del menú Sistema. Antes de actualizar la factura, permitirá la modificación manual de este porcentaje, si esto fuera necesario.

Divisa

Código de la divisa con la que se realiza la factura. Debe estar definido previamente en el apartado Divisas de la opción Tablas Generales.

Valor en Euros

Corresponde al cambio en euros con respecto a la divisa de trabajo.

Documento con Operaciones No Sujetas

Seleccionaremos este campo si la factura a realizar contiene operaciones no sujetas al IVA. Estas operaciones deben ir gravadas en las líneas de la factura al porcentaje de 0%. Esta validación, si tiene configurado correctamente el enlace con ContaPlus, permitirá que al generar el asiento se realicen las correspondientes anotaciones en el Libro de Facturas Expedidas. Sólo se podrá seleccionar esta opción para clientes con

Importante

No se podrá realizar una factura de un albarán, cuyo albarán provenga de un cliente con el dato "Bloqueado" seleccionado.

Importante

Si el cliente al que se realiza la factura es un cliente bloqueado no se podrá realizar la factura. Al introducir el código el programa detecta que es un cliente con la opción "Bloqueado" seleccionado, la aplicación mostrará un mensaje de aviso dejando el cursor en el campo Código Cliente y eliminando el anterior código que hubiera introducido.

Régimen de IVA General o General + Recargo de Equivalencia.

Entregas Intracomunitarias de bienes tras importación exenta por

Debido a las modificaciones en el Modelo 349, se crean las entregas intracomunitarias de bienes exentas. Campo que al seleccionarlo nos mostrará un combo con dos valores:

n Importador verificado

n Representante fiscal

Prestación intracomunitaria de servicios

Este check aparecerá únicamente cuando haya elegido un cliente UE.

Llegados a este punto tendremos concluida la primera parte de la factura. Ahora se incluirían los diferentes artículos que contenga dicha factura.

Campos libres

Botón en la cabecera que nos muestra una nueva opción "Campos libres" cuando exista definición para el ambito correspondiente. Se carga los campos libres de la tabla para el ambito correspondiente junto a un campo según el tipo, para que se pueda indicar los valores de cada campo, los valores se guardan según su orden, para saber más como realizar la configuración de "Campos Libres" pulsa aquí.

- Cuerpo de facturas


Líneas de facturas a clientes

Producto

Código del artículo que se vaya a introducir en la factura. Debe estar definido anteriormente en la opción Artículos del menú Sistema. Una vez introducido aparecerá la descripción del mismo en el campo que se encuentra a su derecha. Esta descripción estará inactiva a no ser que en la carpeta Modo de trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil se haya marcado el campo "Modificar descripción en Documentos", lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción.

Si el artículo introducido tiene asignada alguna promoción, aparecerá una pantalla preguntándonos si queremos aplicar dicha promoción en la factura.

Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo. Si hemos seleccionado Captura matricial en facturas y abonos de clientes en el apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil, en vez de estos campos, aparecerá una pantalla con cinco carpetas correspondientes a las unidades, precio, descuento y comisión asociados al artículo con cada propiedad. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer una factura de varios artículos de un mismo producto con distintas propiedades, y que cada artículo tenga una cantidad, precio, comisión y descuentos distinto según sus propiedades.

Captura matricial para líneas de artículos en facturas

Si no se ha introducido ninguna referencia (referencia en blanco) aparecerá una pantalla como la siguiente.

Líneas de facturas de artículos sin codificar

Ahora se podrá introducir un artículo sin codificar con una descripción tan larga como se desee. Para salir de este campo se hará pulsando la tecla de tabulador o haciendo clic con el ratón en otro campo, ya que pulsando Intro sólo cambiaríamos de línea dentro del mismo campo.

También existe la posibilidad de realizar una Factura de servicios, es decir, no de artículos que existan en el almacén, sino de cualquier otro servicio o artículo que no esté definido. Para ello, no se introducirá nada en el campo Referenciay se indicará la descripción y demás datos libremente.

Gastos Suplidos

Si se está facturando un servicio aparecerá una opción que podrá marcarse, se trata de un concepto muy usual en la facturación de profesionales liberales como abogados, notarios, etc.

Se trata de cobrar en la factura un gasto o diligencia que se le ha hecho al cliente por el cual no se debe cobrar IVA. Por tanto, todos los conceptos que se introduzcan como gastos suplidos no llevarán IVA.

IVA

Porcentaje de IVA del artículo. Aparecerá por defecto el porcentaje correspondiente al tipo de IVA que se haya definido en la ficha del artículo. La posibilidad de modificar este campo será configurable desde el menú Personalización.

Unidades

Número de unidades servidas de cada artículo.

Envases

Se incluirá la totalidad del número de envases de ese artículo, únicamente se activará dicho campo si previamente hemos seleccionado el campo envases en la opción de Artículos del menú Sistema.

Precio Venta

Precio de venta del artículo. Aparecerá por defecto el precio de venta o precio mayorista, dependiendo del cliente al que se le realice la factura y de la ficha del artículo. Si existe una situación atípica para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la situación atípica. En cualquier caso, permitirá modificarlo en ese mismo momento.

% Dto.

Contendrá el porcentaje correspondiente a uno de los tipos del 1 al 6 según se refleje en Tipo de Descuento en la carpeta Comercial en la ficha del cliente. También se podrá introducir manualmente un porcentaje diferente a cualquiera de ellos. Al igual que en Precio de Venta, si existe alguna situación atípica aparecería por defecto el descuento de la situación atípica, y en el cuadro de Tipo de Descuento estará marcado "Otros".

Tipo de descuento

Descuento Lineal

Descuento numérico por línea de pedido.

% Comisión

En este campo aparecerá por defecto el porcentaje de comisión que le corresponde al agente (si lo hemos introducido en la pantalla anterior) por la venta del producto que estamos introduciendo y dependiendo del descuento que estemos aplicando. Si existiera alguna situación atípica como en Precios y en Descuentos, aparecería el porcentaje de comisión de esa situación atípica. El campo podrá modificarse manualmente en ese momento. De esta forma se podrá introducir distinta comisión por línea de producto.

Importe

Este campo contendrá la multiplicación del precio de venta por las unidades introducidas más la aplicación del descuento. Se actualizará automáticamente y no estará activo para el usuario.

Así se irán introduciendo tantas líneas como artículos se quieran servir y para finalizar la factura se deberá pulsar el botón Actualizar.

Campos libres

Botón en la ventana de líneas que nos muestra una nueva opción "Campos libres" cuando exista definición para el ambito correspondiente. Se carga los campos libres de la tabla para el ambito correspondiente junto a un campo según el tipo, para que se pueda indicar los valores de cada campo, los valores se guardan según su orden, para saber más como realizar la configuración de "Campos Libres" pulsa aquí.

Trazabilidad

Importante

Si esta factura de servicios se quiere traspasar a contabilidad, se indicará el "Grupo de ventas para servicios" en la carpeta Enlace ContaPlus del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil. Asimismo, en la carpeta Valores por defecto de esta misma opción se definirá la "Familia para Servicios" y "Grupo Clientes Contado" para su posterior visualización en las estadísticas.

Desde la línea del documento se podrán indicar los Datos de Trazabilidad del artículo.

Importe Punto Verde

Este campo contendrá la multiplicación del precio de punto verde por las unidades introducidas, ningún descuento afectará el importe del P.V. Se actualizará automáticamente y no estará activo para el usuario.

Aviso de ventas bajo coste

Además si tenemos marcado el check Avisar ventas bajo coste +_ %Beneficio en la carpeta Modo de trabajo de la opción Personalización del apartado Entorno del sistema del menú Útil e introducimos un precio inferior al precio de coste al pulsar el botón Aceptar, visualizaremos una pantalla de atención, que nos avisará que estamos vendiendo el artículo a un precio inferior al precio de coste.

% Descuento Especial

Tenemos en la parte inferior izquierda este campo para poner el porcentaje de descuento especial que le aplicaremos al cliente en la factura.

% Descuento Pronto Pago

Es un descuento adicional que pondremos en concepto de Pronto Pago.

% Recargo Financiero

Porcentaje que engloba los gastos extras que cobraremos a nuestro cliente.

% de IRPF

Posibilidad de modificar el % de IRPF dentro de la propia Factura de Clientes. Se habilita un campo para que el usuario pueda modificar el % de IRPF a partir del valor definido por Serie para Ventas o directamente indicar un % manualmente.

Al actualizar la factura se generan los recibos correspondientes según la forma de pago. Podemos visualizar estos recibos desde la pantalla Detalle de factura, una vez actualizada la factura, mediante el botón Recibos. Se accede a una pantalla donde aparecen todos los recibos generados por esa factura. En esta pantalla tenemos un botón de Cobros y Devoluciones con el que podremos realizar movimientos de cobro y devoluciones del recibo sobre el que estemos situados. Mediante el botón Zoom, podemos visualizar cada recibo y los movimientos de cobros y devoluciones asociados a él.

Ventana de recibos asociados a la factura

Refer/C. Barras

Si pulsa este botón visualizaremos el código de barras asignado al producto. Para que por defecto siempre pueda ver el código de barras de nuestro producto debe activar el check Captura por código de barras en documentos en la carpeta Modo de Trabajo de la opción Personalización del apartado Entorno del sistema del menú Útil.

Comentario cliente

Para tener activado este botón es necesario que en la ficha del cliente, en la carpeta comentario, tengamos introducido un comentario sobre dicho cliente. De esta forma el usuario sabe que este cliente está dotado de comentario, además tiene acceso a su consulta.

Se dispone también de un botón denominado Comentarios, con el cual se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicha factura de manera que en la impresión de la misma, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.

- Datos adicionales


Importante

No podrán borrarse ni modificarse facturas que ya estén contabilizadas. Tampoco se podrán eliminar facturas mientras existan movimientos de recibos asociados a la factura, por lo tanto, tendríamos que eliminar esos movimientos uno a uno. Las facturas, al igual que los albaranes, incrementan el riesgo alcanzado del cliente por el importe total de la factura, salvo que provenga de un albarán, en cuyo caso incrementa por la diferencia entre el importe de la factura y el del albarán.


Su Pedido

Número interno de pedido para ese cliente. No confundir con el número de pedido correlativo que irá aportando el programa.

F. Salida

Fecha prevista para la emisión del pedido.

Portes

Muchas de las facturas que realizan nuestros clientes incluyen gastos por transporte, llamados gastos de envío. En este campo se incluirán, si los hubiese.

En la carpeta Enlace ContaPlus del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, se podrá definir la "Subcuenta de Portes" para el traspaso de esta factura a contabilidad.

Asimismo, en la carpeta Valores por defecto del anterior apartado se definirá el campo "IVA Portes" con el porcentaje de IVA a aplicar a éstos.

Tipo de Portes

Tipo de transporte con el que se servirá el pedido.

Nº de Tracking

Número de referencia que asigna el servicio de porte.


Campos excluyentes, es decir, solo puede marcar uno de los dos. Elija el que desee que se aplique a sus facturas.

Tener en cuenta los días de vacaciones para la generación de recibos

Marque la opción si desea que se cuenten los días dedicados a vacaciones para lanzar sus vencimientos.

Transportista

Código del transportista que realizará la ruta. Este campo debería haberse definido en la opción Transportistas del menú Sistema.

Expedición

Forma de expedición de la factura.

Cond. Entrega

Condiciones especiales de entrega al cliente.

Observaciones

Pequeño comentario de la factura.

Si la factura proviene de un albarán en el cual existen dichos datos, éstos se traspasarán automáticamente a la factura.

Todos estos campos son meramente informativos, excepto el campo "portes" que incide en la base imponible y el cálculo de IVA para la factura y su posterior traspaso a contabilidad.

Datos contables

Desde aquí podremos asignar un código de proyecto/segmento para el enlace contable.

Clave operación Modelo 340

Disponemos de un combo para indicar el tipo de operación para su inclusión en el Modelo 340.

¿Cómo realizar facturas recapitulativas de albaranes a clientes?

Existe otra opción especialmente importante, en la barra de botones a la que se accede mediante el botón Recapitular. Para acceder a esta opción no es necesario haber introducido ningún dato de cabecera de factura. Directamente pulsas este botón y mostrará la siguiente pantalla.

Importante

No se podrán agrupar albaranes cuyo cliente tenga activado el dato "Bloqueado". En la selección de albaranes (pantalla Borrador de albaranes), observará que el albarán con la condición "Bloqueado" está marcado para ser identificado.

Facturas recapitulativas de albaranes a clientes

Con esta opción se conseguirá generar una factura agrupando varios albaranes, entre unas fechas o entre unos clientes agrupados determinados:

Desde Grupo/Hasta Grupo: Podremos seleccionar un grupo de clientes para enviarles la factura a todo aquel cliente que pertenezca solamente al grupo seleccionado.

Desde/Hasta cliente: Seleccionaremos el cliente o los clientes a los cuales hemos enviado la mercancía.

Fecha inicial/Fecha final: Seleccionaremos las fechas de los albaranes que hemos servido

Fecha Factura: La coge por defecto del ordenador, será la fecha que asignará a la factura que enviemos.

Fecha último albarán en fecha factura: Si marcamos este check, asignará la fecha del último albarán de cada cliente a la factura que sirvamos.

Generar una factura por cada albarán: Si marcamos este check el programa generará tantas facturas como albaranes hayamos seleccionado.

Dirección Comercial: Con este nuevo campo podremos filtrar los albaranes por su dirección de envío, de modo que seleccionemos sólo los pedidos de una determinada dirección, si dejamos la casilla en blanco el filtro no tendrá en cuenta esta condición.

Fecha Factura: Fecha que aparecerá en la Factura.

Orden de Presentación: Podremos elegir el orden de presentación por número de documento o por fecha de documento.

Fecha Último Albarán en Fecha Factura: Si se marca esta opción se conseguirá que en la fecha de la factura no aparezca la fecha actual, si no la fecha del último albarán que pertenezca a la factura que se está generando.

Generar una Factura por cada Albarán: Si marcamos esta opción, se generarán tantas facturas como albaranes pendientes hayamos seleccionado.

Si no marcamos esta opción, genera una factura por cada cliente, agrupando todos los albaranes de cada cliente en la factura correspondiente. Podríamos agrupar los albaranes por Agentes, Formas de Pago, Transportistas y/o Direcciones Comerciales.

Aplicar Promociones Vigentes: Si marcamos esta opción, se generará una factura considerando las promociones vigentes en ese momento.

Utilizar el % IVA actual de los artículos Este check será visible si ha indicado en Personalización General Permitir cambiar el % de IVA a utilizar en generación de documentos. Estará seleccionada si está marcada la correspondiente opción de personalización: Utilizar configuración existente en los artículos al generar documentos. La aplicación utilizará el % de IVA marcado actualmente en los artículos, ignorando los anteriores.

Recapitular por Agente: Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar una Factura por cada Albarán. Si marcamos esta opción se generará una factura por cada Agente, agrupando los albaranes de cada uno.

Recapitular por Forma de Pago: Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar una Factura por cada Albarán. Si marcamos esta opción se generará una factura por cada Forma de Pago, agrupando los albaranes de cada uno.

Recapitular por Transportista: Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar una Factura por cada albarán. Si marcamos esta opción se generará una factura por cada Transportista, agrupando los albaranes de cada uno.

Recapitular por Dirección Comercial: Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar una Factura por cada Albarán. Si marcamos esta opción se generará una factura por cada Dirección Comercial, agrupando los albaranes de cada una.

Recapitular albaranes por meses: Por defecto marcado. En esta opción se agruparan todos los albaranes realizados al cliente en el mismo mes.

Documentos

n Serie A

n Serie B

n Todas

Con serie A/B sólo realizará facturas a los clientes que tengan asignado A/B como serie de factura por defecto. Si se

Importante

Según el REAL DECRETO 1496/ 2003, de 28 de noviembre, las facturas recapitulativas se pueden emitir siempre qué, sean operaciones realizadas dentro de un mismo mes natural y con el mismo destinatario.

selecciona Todas, se realizará tanto facturas Serie A como serie B dependiendo del Cliente.

Una vez cumplimentados estos campos, se accederá a la siguiente pantalla:


Aparecerán los albaranes que cumplan los requisitos solicitados y se podrá seleccionar aquellos que se desee mediante el botón Seleccionar, estando posicionados encima de los mismos.

En los albaranes seleccionados aparecerá una marca en forma de aspa de color azul en el campo izquierdo. Una vez seleccionados todos los albaranes deseados, se pulsará el botón Actualizar y automáticamente se realizará la factura agrupada de todos ellos. A su vez, los albaranes quedarán facturados.

Es importante resaltar que estas facturas no serán modificables, en el momento de su generación, una vez generados podremos modificar el precio de los artículos en las líneas de documentos.

¿Cómo realizar búsquedas de facturas?














¿Qué otras opciones tiene facturas a clientes?

Disponemos de los siguientes botones:




Desde Factura Nº: Introducirá el número desde que documento quiere traspasar.

Hasta Factura Nº: Introducirá el número hasta que documento quiere traspasar.


Pulsamos aceptar y ya se habrá generado un fichero en la ruta asignada.

Al elegir esta opción puede generar los xml con dos formatos estándares: UBL 1.0 y Facturae (XML 3.1) dependiendo el que elijamos en el desplegable:

Exportación a UBL/Facturae

En el campo Directorio se guardarán los ficheros generados, y el campo Desde/Hasta acota las facturas que queremos emitir en UBL. Al aceptar se generará un fichero XML según el estándar UBL (Universal Business Language). Se podrá disponer de mayor información de este tipo de ficheros en las siguientes páginas web:

http://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=ubl http://docs.oasis-open.org/ubl/cd-UBL-1.0/

El esquema de validación del XML de la Factura UBL está disponible en la siguiente dirección: http://docs.oasis-open.org/ubl/cd-UBL-1.0/xsd/maindoc/UBL-Invoice-1.0.xsd

Los documentos generados de este modo, cambiarán su estado a exportados, luego no podrán ser modificados sin cambiar su estado previamente.

Puede visualizar la estructura de las facturas en XML/UBL editando el fichero directamente, en ella se encontrarán elementos que corresponden a las características de la factura.

Mediante esta opción podremos enviar documentos (facturas, abonos y facturas rectificativas) en formato XML / UBL 1.0, XML 3.1 o PDF, firmados o no digitalmente, dependiendo del formato que elijamos.

Permite firmar las facturas por el sistema de firma digital desarrollado por la AEAT. Para llevar a cabo este proceso es necesario disponer de un Certificado Digital emitido por una entidad autorizada (por ejemplo la Fábrica de Nacional de Moneda y Timbre) y compatible con este sistema de Firma digital. La aplicación, a la hora de firmar buscará en el almacén de certificados de Microsoft un certificado válido, perteneciente al mismo NIF que el indicado en la empresa que emite de la factura.

Además podrá enviar documentos en formato XML, Factura 3.1 o PDF a la dirección del cliente.

Dependiendo del formato de envío será necesario tener configurado diferentes campos en el cliente (ej. NIF/CIF..)

Al pulsar el botón Enviar Documento, se realizará un filtro donde puede seleccionar los documentos que se desean firmar. Se mostrará la siguiente ventana:

Enviar Documento

Desde esta ventana se podrá seleccionar el formato o la plataforma de salida del documento electrónico, podrá ser CECA, MANUAL, PDF, XML / UBL o XAdES, en función de lo que tenga asociado en útil/efactura/formatos envío electrónico. Para el formato PDF se utilizará el formato de impresión por defecto del tipo de documento correspondiente.

Podrá seleccionar Adjuntar documentos asociados en Gestión Documental, esta opción incluirá en el correo electrónico de la factura los ficheros asociados al documento desde gestión documental.

Además, podrá Editar correo antes de envío, es decir, podrá modificar cada uno de los correos electrónicos de cada documento antes de enviarlo, por si fuera necesario incluir algún comentario, enviar el documento con copia a más destinatarios o realizar cualquier otro cambio que permite su herramienta de correo electrónico.

Importante

Una vez que el cliente reciba la factura telemática, podrá observarla y verificarla a través de la aplicacióne-Visor.

Una vez finalizado el proceso se habrán realizado las siguientes operaciones:

¡ Exportación del documento a XML-UBL, XML-Facturae 3.1 (Plataforma CECA) o PDF. Cuando la factura sea enviada siguiendo el estándar UBL o Facturae 3.1, deberá cumplir los requisitos para la exportación a UBL o Facturae 3.1.

¡ Firma del documento electrónicamente. La aplicación buscará automáticamente un Certificado Digital válido y procederá a firmar el fichero XML-UBL, FACTURAE 3.1 o PDF.

¡ Generación del fichero del documento firmado, que quedará guardado en el directorio F64 de la empresa correspondiente. Internamente quedará vinculado este fichero con el documento firmado.

¡ Envío del fichero firmado a la dirección de correo informada en la ficha del cliente. El correo enviado quedará en la bandeja de elementos enviados del gestor de correo predeterminado.

En el caso de que no tengamos marcada la opción Permite envío factura electrónica en la ficha del Cliente destinatario de la factura, se mostrará un aviso, ya que es necesario tener la autorización expresa del destinatario para realizar el envío de un documento electrónico. La configuración en la ficha del cliente servirá para realizar este control.

Esta opción permite enviar nuevamente el mismo documento firmado electrónicamente al cliente.

En asunto del envío aparecerá por defecto "Envío de copia de factura electrónica".

Es posible que al reenviar un documento con el estado de firmado, aparezca un mensaje indicando que el fichero no se encuentra, esto es debido a que el archivo a podido ser movido o borrado de su ubicación original. También es posible que se haya cambiado manualmente su estado a firmado, en esta situación, si desea firmar el documento, se deberá cambiar su estado manualmente a No Firmado, y pulsar el botón de Firmar y Enviar Documento.

Esta opción permite visualizar el Documento Electrónico. Para visualizar el documento electrónico y los datos de la Firma es necesario tener instalada la aplicación eVisor. Si se detecta que no tiene instalada la aplicación se mostrará un mensaje de aviso que le permitirá descargar la aplicación por Internet. También puede instalar eVisor desde el CD Instalación de su programa.

Para poder visualizar este botón previamente tendría que tener el programa enlazado a ContaPlus, en la carpeta ContaPlusdel apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil. Si tenemos enlace a ContaPlus podremos asignar el proyecto a la factura; si la empresa con la que se enlaza es una Empresa adaptada podremos asignarle además un segmento de actividad/geográfico a la factura. Si la factura está contabilizada no podemos asignarlo.

Cambiará el estado de la factura según las opciones marcadas.



Importante

No se permitirá firmar un documento o exportarlo a XML-UBL, si ese documento ya fue firmado anteriormente.

Importante

Un documento firmado electrónicamente y que haya sido enviado tiene validez legal y su modificación, tanto su información interna o el estado del mismo, invalidaría el documento, opere con precaución.

Importante

Si cambiamos el estado de una factura ya contabilizada, no se borrará el asiento contable de ContaPlus.

Importante


Facturas Rectificativas

Mediante la aprobación del Real Decreto 87/2005, de 31 de enero, se modifica el Reglamento del IVA y el RD 1496/2003 que regulaba las obligaciones de facturación. En dicho RD se dan unas normas sobre la facturación, que vienen a aclarar y solucionar diversos problemas que, en la práctica, se venían planteando desde que se implantaron las facturas o documentos sustitutivos rectificativos. El RD 87/2005 regula las facturas rectificativas más ampliamente y, sobre todo, admite las facturas por importes de signo negativo.

La nueva normativa establece lo siguiente de forma resumida:

l Cuando la modificación de la base imponible sea consecuencia de la devolución de mercancías o de envases y embalajes, no será necesaria la expedición de una factura o documento sustitutivo rectificativo. Bastará practicar la rectificación en la factura o documento sustitutivo que se expida en un suministro posterior, restando el importe de la mercancía o de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior, siempre que el tipo impositivo aplicable sea el mismo y con independencia de que el resultado final de esta factura sea positivo o negativo.

l La factura o documento sustitutivo rectificativo deberá de efectuarse tan pronto como se tenga constancia de que se dan las circunstancias para hacerlo y siempre que no hayan transcurrido cuatro años desde el momento del devengo del impuesto del IVA.

l En el caso de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones no será necesaria la identificación de la factura o facturas sustitutivas rectificadas, bastando la indicación del período al que se refieran

l A efectos del IVA, la base imponible será el importe de la rectificación que se hace, cualquiera que sea su signo

l Estas normas han entrado en vigor a partir del día 20 de febrero de 2005.

Estas facturas se generan desde la opción de Facturación, opción Facturas Rectificativas.

Por defecto este tipo de facturas se crearán con la serie "R" y contador correspondiente según configuración de personalización.

Según la ley existen dos formas de realizar una Factura Rectificativa, bien tal y como quede la factura tras la rectificación efectuada señalando el importe de la rectificación, o bien indicando directamente el importe de la rectificación, con independencia de su signo. Te explicamos cada caso detalladamente, pulsa en el apartado de preguntas.

¿Que significa cada columna de la pantalla de facturas rectificativas?

Facturas rectificativas a clientes

Como podemos ver en la pantalla el programa nos da los datos más generales de las facturas:

La columna C: Indica si la factura se ha contabilizado o no.

Columna I: Indica si está impreso la factura rectificativa o no.

Columna E: Indica en el caso de que aparezca la marca , si lo hemos enviado por este medio o no.

Columna U: Nos marca en esta columna si se guardado la factura en formato UBL/XML, para su posterior envío como factura electrónica.

En la pantalla que nos aparece, podremos seleccionar el formato del fichero que queremos guardar y la ruta donde deseamos que los guarde.

A continuación indicaremos desde que factura inicial a que factura final queremos que guarde. Debemos tener en cuenta que estos abonos van en orden correlativo.

Columna F: Indica si esta factura tiene una firma electrónica asociada.

Columna P: Se enviará a la plataforma de exportación - importación

Columna R: Se marca si a la factura rectificativa se le ha realizado una factura rectificativa

Nº Factura Rectificativa: Aparece el número de la factura que nos da el programa a partir del contador que existe en la opción de Personalización.

Recuerda



Importante

Un abono que este contabilizado o tenga algún recibo asociado marcado como pagado, no se podrán ni modificar ni eliminar, solo podrán visualizarse y consultarse.

F. Factura: Fecha en que se ha realizado la factura rectificativa que vamos a enviar al cliente.

Cliente: Código y nombre del cliente que nos ha requerido dicho documento.

F. Operación: Aparece la fecha en que se ha realizado la operación con el cliente.



Total Neto: Importe del neto de la factura.

Total: Importe bruto de la factura.

¿Qué puede suceder al realizar una rectificativa?

Al dar de alta una rectificativa:


No se podrá añadir una factura rectificativa para un cliente bloqueado

Puedes añadir facturas rectificativas, modificar las existentes (si no están contabilizadas y no tienen recibos abonados o devueltos), eliminar y demás acciones igual a las de gestión de abonos actual.

Situado en una factura rectificativa determinada puedes solicitar ver abonos asociados donde se muestra los números y fecha de los abonos asociados a la factura rectificativa.

En la gama básica será obligatorio indicar una factura a rectificar.

No se puede seleccionar Factura a rectificar o cliente si este está bloqueado.

Se solicita la "Causa" de rectificación campo obligatorio, no puedes continuar sin haber rellenado el dato.

Una vez seleccionado una factura a rectificar correcta se muestra la tabla "abonos disponibles para asociar" aquellos que pertenezcan al mismo código de cliente con la misma divisa que la factura a rectificar y no estén contabilizados, ni hayan sido asociados a ninguna factura rectificativa.

Puedes aceptar si has seleccionado una factura a rectificar o no, y si ha seleccionado factura a rectificar y al menos un abono asociado.

En el caso de no indicar factura a rectificar y no rellenar el código de cliente (cliente contado), se solicita los datos de identificación del cliente, no permite continuar hasta rellenar los datos obligatorios.

Si indicas una factura a rectificar y existen abonos que cumplen las condiciones indicadas, podrás seleccionar el abono o abonos deseados siempre que se haya aplicado el mismo régimen de IVA (incluido que ambos documentos -factura y abono-sean IVA incluido o IVA no incluido). En el caso de que el % de descuento especial, Descuento pronto pago, recargo financiero o porcentaje de IRPF de algún abono asociado a la factura rectificativa no sea igual al de la factura original se te avisará (ya que en la factura rectificativa se mantendrán los de la factura origen) permitiendo cancelar el proceso o continuar.

Si incluyes una factura o abono asociado que este liquidado en la factura rectificativa se muestra un aviso que la factura que está realizando se considerará no liquidada y esta incluyendo documentos ya liquidados, pudiendo continuar o cancelar.

La causa de rectificación es obligatoria no permitiendo actualizar la factura sin este dato.

Si la factura a rectificar no es una factura directa, es decir proviene de albarán o es una factura recapitulativa, la factura rectificativa tendrá las limitaciones de modificación. Podrás añadir líneas de servicios, así como modificar el importe de los portes si no existen abonos asociados. Así como poder modificar los datos adicionales en cualquier caso.

Si no se ha asociado ningún abono, podrás añadir nuevas líneas. Estas líneas no podrán ser productos sólo servicios. En este caso las líneas importadas no podrán modificarse pero si los demás campos importados de la factura origen.

Si has asociado algún abono, se insertarán también las líneas del abono correspondiente mostrando la cantidad con signo contrario al existente en el abono asociado.

Seleccionas una factura ya rectificada, indicas una factura a rectificar que ya ha sido rectificada, se mostrará un aviso informando de la factura, si aceptas te situará en la selección de factura a rectificar y abonos asociados.

Seleccionas un abono con distinto tipo de IVA, no coincide el régimen de IVA de la factura a rectificar y el Abono asociado, imposible selección.

Seleccionas un abono con distintos porcentajes de descuento, se comprueba que el abono seleccionado para asociar a la factura rectificativa mantiene los mismos porcentajes de Descuento especial, Pronto Pago y Recargo financiero que esta. De no ser así se muestra aviso permitiendo continuar con el proceso de selección de abonos asociados.

Seleccionas abono o factura ya liquidada o esta incluyendo un abono asociado que está liquidado, se muestra un aviso permitiendo continuar o cancelar el proceso.

Al modificar una rectificativa

No se podrá modificar ni eliminar una factura rectificativa que esté contabilizada.

No se podrá modificar ni eliminar una factura rectificativa que haya generado vencimientos y tenga recibos pagados o devueltos.

Las líneas provenientes de una factura o de un abono no se podrán modificar en ningún caso.

¿Qué tipos de facturas rectificativas existen?

Nos podremos encontrar con los siguientes casos:

Hacer una factura rectificativa sólo con la rectificación: indicar el origen de una factura (incluidas fras rectificativas) o N facturas y N abonos, trayendo sólo las líneas de los abonos.

Rectificación sin documentos origen: Directamente se introducen líneas nuevas tanto productos como servicios.

Rectificar una o varias facturas: N facturas origen + N abonos asociados + líneas nuevas tanto de productos como servicios (si no se incluyeron abonos).

Rectificar una factura rectificativa: 1 factura rectificativa origen + N abonos asociados (de 0 a N).....+ líneas nuevas tanto de productos como servicios (si no se incluyeron abonos).

En el documento de factura rectificativa las líneas que se hayan incorporado nuevas se tendrán en cuenta para movimientos de stock. Las líneas que se han traído se tendrán en cuenta en relación a importes, teniendo en cuenta que la fecha a considerar para movimientos de stock y coste promedio es la del documento origen (factura directa rectificada o albarán origen de factura rectificada).

Las facturas que hayan sido rectificadas sin llevarnos las líneas de la factura a la fra rectificativa podrán ser origen de varias facturas rectificativas (se pueden rectificar varias veces) pero siempre se harán sólo por la rectificación.

En las facturas rectificativas realizadas con abonos asociados y en la que nos hayamos traído las líneas de las factura/s origen no se podrán añadir líneas nuevas de servicios.

La facturación de la empresa no debe incluir abonos asociados a facturas Rectificativas y facturas (incluidas rectificativas) que hayan sido rectificadas; sí se incluirán las facturas rectificadas de las que no se haya llevado las líneas.

Se generarán vencimientos siempre que no existan abonos asociados.

¿Cómo añadir facturas rectificativas: modelo por diferencias?

Pasos a seguir para dar de alta una factura rectificativa según el modelo por diferencias:



n Cliente: Donde podremos introducir un cliente de contado o seleccionar la lupa y elegir el cliente al que se le aplicará la rectificación

n Tipo de Factura a Rectificar: Se podrá elegir entre facturas origen o fracturas ya rectificadas, para realizar su rectificación. Si el usuario selecciona factura rectificativa, sólo podrá indicar una única factura rectificativa a rectificar y no estará activa la acción filtro. En el caso de realizar una rectificación por el modelo de diferencias, se elegirá una factura para su rectificación.



n Traer Líneas de Facturas a Rectificativas: En este caso, al realizar una factura rectificativa mostrando sólo la

rectificación, luego no se marcará esta casilla de validación.

n Aplicar promociones vigentes: Se aplicarán las promociones vigentes introducidas en el menú Sistemas, opción Promociones en la fecha y datos de la factura rectificativa y se pedirá confirmación de aplicación al usuario según la configuración de cada promoción.

Se podrán añadir las facturas a rectificar previamente introducidas en el menú Facturación opción Facturas, en este menú podrá añadir una o varias Facturas a Rectificar, en el caso de añadir varias debe coincidir el descuento especial, descuento por pronto pago, el recargo financiero, el régimen de IVA. y el porcentaje de IRPF de las facturas a rectificar con el de la original, ya que si no puede provocar diferencias en los importes totales.





Si se desea elaborar una Factura Rectificativa para indicar directamente el importe de la rectificación, no se marcará en la aplicación Traer Líneas de Facturas a Rectificar y se añadirán las líneas de producto necesarias para la rectificación.


Importante




Detalle de Facturas Rectificativas a Clientes.

También es posible crear Facturas Rectificativas a un cliente directamente, de esta forma no tendremos que introducir la factura original, acudiendo directamente a la pantalla Detalle de Facturas Rectificativas a Clientes, introduciendo la rectificación, ya sea de una cantidad positiva o negativa.

Importante



En esta pantalla se refleja la factura original que deseamos rectificar, esta línea es meramente informativa y no se podrá modificar ningún campo, al pulsar el botón de Añadir y aparecerá la siguiente pantalla:

Línea de Facturas Rectificativas a Clientes.

En esta pantalla se añadirá el producto o los productos por el cuales se hace la rectificación, seleccionando el producto, el agente, cantidad de unidades, cajas, su precio de venta, el porcentaje de descuento, descuento lineal y porcentaje de comisión. Al pulsar en siguiente si se sobrepasa el nivel de stock estipulado por el usuario en ese cliente, aparecerá un aviso indicándole esta situación.

Si seleccionamos la lupa de la opción producto, visualizaremos esta pantalla con todos los artículos de ese cliente:



Líneas de factura rectificativa a clientes




NOTA

Este check aparecerá exclusivamente cuando el Cliente elegido para la factura sea UE.

Gastos suplidosCómo solo podrá introducir líneas en forma de servicios, evidentemente visualizará este campo. Este es un concepto muy usual en la facturación de profesionales liberales como abogados, notarios, etc. Se trata de cobrar en la factura un gasto o diligencia que se ha hecho al cliente, por el cual no se debe cobrar IVA. Por tanto, todos los conceptos que se introduzcan como gastos suplidos no llevarán IVA, quedará deshabilitado el campo IVA.

AgentePor defecto relleno, con el agente de la factura a rectificar. Visualizará este campo si trabaja con 'Varios agentes por documento', seleccionado en la opción de menú, Útil/ Entorno del sistema/ Personalización, carpeta Modo de Trabajo.

Se introducirán los datos correspondientes de unidades, precio de venta, % dto, dto. lineal, % comisión.

En esta pantalla se elegirá aquellos artículos a rectificar, y se irán añadiendo líneas de rectificación en la pantalla Detalle de Facturas Rectificativas a Clientes teniendo la opción de ordenarlos por número de referencia o por descripción.

Una vez aceptado el producto o productos a rectificar se visualizará la factura con la rectificación como en la siguiente pantalla:


Si actualizamos, se comprobará el nivel de riesgo estipulado por el usuario con ese cliente, si el nivel sobrepasa lo estipulado se visualizará un aviso advirtiendo al usuario de este suceso, si esto no ocurre, a Factura Rectificativa estará concluida.

La factura original y quedará marcada con una R en color azul, no podrá ser eliminada o modificada mientras exista una factura rectificativa de la misma y se generan los recibos correspondientes por un importe igual a la diferencia entre la factura rectificativa y la factura rectificada

Si introducimos uno o varios abonos, éstos también quedarán marcados con una R en color azul, no podrá ser eliminado o modificado mientras exista una factura rectificativa de la misma.

Los recibos que generan las facturas rectificativas se visualizan en la opción de Facturación/ Gestión de cobros/ Recibos.

¿Cómo añadir facturas rectificativas: modelo Íntegro?

Pasos a seguir para dar de alta una factura rectificativa según el método de rectificación del modelo íntegro:


Importante

Para obtener una información detallada de todas las facturas rectificativas realizadas según los clientes, en la opción de menú Informes dispone de los informes "Diario de facturas y facturas rectificativas a clientes" y "Listado de facturas rectificativas".


n Cliente: Donde podremos introducir un cliente de contado o seleccionar la lupa y elegir el cliente al que se le aplicará la rectificación

n Tipo de Factura a Rectificar: Se podrá elegir entre facturas origen o fracturas ya rectificadas, para realizar su rectificación. Si el usuario selecciona factura rectificativa, sólo podrá indicar una única factura rectificativa a rectificar y no estará activa la acción filtro



n Traer Líneas de Facturas a Rectificativas: Se quiere rectificar el modelo íntegro, luego se marcará esta casilla de validación para reflejar las líneas de la factura original.

n Aplicar promociones vigentes: Se aplicarán las promociones vigentes introducidas en el menú Sistemas, opción Promociones en la fecha y datos de la factura rectificativa y se pedirá confirmación de aplicación al usuario según la configuración de cada promoción.



Importante

No se podrá modificar ni eliminar ni añadir una Factura Rectificativa que este contabilizada o que haya generado vencimientos y tenga recibos pagados o devueltos, o en aquellas que se hayan traído líneas.







Importante


Importante

No se podrá modificar las cantidades provenientes de una factura o de un abono.


Recordarle que si incrementamos el valor de la factura original debe introducir una cantidad positiva y si se disminuye el valor de la factura original debe introducir una cantidad negativa.


Para elaborar una Factura Rectificativa en que el resultado sea una factura con la rectificación incluida, se marcará en la aplicación Traer Líneas de Facturas a Rectificar, se elegirán una o varias facturas y uno o varios abonos, y se añadirán las líneas de producto necesarias para la rectificación.

En esta pantalla se refleja la factura original, junto con las líneas de la propia factura para su rectificación debemos pulsar el botón de Añadir y aparecerá la siguiente pantalla:

Línea de Facturas Rectificativas a Clientes.

En esta pantalla se añadirá el producto o los productos por el cuales se hace la rectificación, seleccionando el producto, el agente, cantidad de unidades, cajas, su precio de venta, el porcentaje de descuento, descuento lineal y porcentaje de comisión. Al pulsar en siguiente si se sobrepasa el nivel de stock estipulado por el usuario en ese cliente, aparecerá un aviso indicándole esta situación.

Si seleccionamos la lupa de la opción producto, visualizaremos esta pantalla con todos los artículos de ese cliente:









Se introducirán los datos correspondientes de unidades, precio de venta, % dto, dto. lineal, % comisión.

En esta pantalla se elegirá aquellos artículos a rectificar, y se irán añadiendo líneas de rectificación en la pantalla Detalle de Facturas Rectificativas a Clientes teniendo la opción de ordenarlos por número de referencia o por descripción

Una vez aceptado el producto o productos a rectificar se visualizará la factura con la rectificación como en la siguiente pantalla:


Si actualizamos, se comprobará el nivel de riesgo estipulado por el usuario con ese cliente, si el nivel sobrepasa lo estipulado se visualizará un aviso advirtiendo al usuario de este suceso, si esto no ocurre, a Factura Rectificativa estará concluida.

La factura original quedará marcada con una R en color azul, no podrá ser eliminada o modificada mientras exista una factura rectificativa de la misma y se generan los recibos correspondientes por un importe igual a la diferencia entre la factura rectificativa y la factura rectificada



Factura Rectificativa de una Factura Rectificativa:

El proceso de ejecución de la Factura Rectificativa es similar al explicado anteriormente, en este caso se deberá seleccionar en el apartado Tipo de Factura a Rectificar, la opción Factura Rectificativa.

Si pulsamos en añadir, seleccionaremos una única Factura Rectificativa para su rectificación, esta factura se creó mediante alguno de los métodos anteriormente descritos para la creación de Facturas Rectificativas.

Después los pasos a seguir son idénticos al ejemplo descrito anteriormente, una vez pulsemos Actualizar se creará la Factura Rectificativa con la rectificación.

La factura rectificativa quedará marcada con una R en color azul, no podrá ser eliminada o modificada mientras exista una factura rectificativa de la misma y se generan los recibos correspondientes.

Abonos Asociados

Se podrán introducir, si existen, los abonos asociados a las facturas seleccionadas, pertenecientes al mismo cliente, con la misma divisa que la factura original a rectificar, sin estar contabilizados y sin que hayan sido asociados a ninguna factura rectificativa.

Si se introduce una o varias facturas podremos acceder a la barra de herramientas de Abonos Asociados pudiendo visualizar esta pantalla:

Importante

Marcar la casilla de validación Traer Líneas de Facturas a Rectificar implica que las líneas de la factura original estarán en la Factura Rectificativa y que se puedan modificar los importes en la propia factura siempre que no existan abonos asociados.

Altas de Facturas Rectificativas

En la barra de herramientas se puede destacar la opción Filtro que nos mostrara una caja de diálogo para las condiciones de selección. Al aceptar se mostrará un borrador con los documentos que cumplan las condiciones de filtro y tengan la misma divisa, no estén contabilizados, ni asociados a ninguna factura rectificativa. Los documentos deben tener el mismo porcentaje de descuento especial, pronto pago, recargo financiero e IRPF que las facturas introducidas en la tabla Facturas a Rectificar


Otra posibilidad será introducir un abono seleccionando Añadir, en la pantalla de Altas de Facturas Rectificativas, donde aparecerá la siguiente pantalla:

Búsqueda incremental de Abonos.

Se visualizará un listado con todos los abonos que podemos asociar a la factura o facturas, para introducirlas se seleccionará el abono que se desee introducir y se pulsará el botón Añadir.

Los importes de la Factura Rectificativa deben coincidir con los porcentajes de descuento especial, pronto pago, recargo financiero e IRPF de la factura original y con los de los abonos asociados, si no ocurriera esto se provocarían diferencias en los importes totales.

Si introducimos un abono se podrá visualizar la siguiente pantalla:

Altas de facturas rectificativas a clientes

Si pulsamos siguiente, se podrá observar que aparecerán las líneas del abono o abonos asociados:

Importante

Una vez que asociamos uno o varios abonos no se podrá añadir ninguna línea de producto.

Detalle de facturas rectificativas a clientes

En esta pantalla aparecerá la factura o facturas para informar a que factura se está rectificando, los abonos que asociamos y las líneas de los abonos asociados.

Si marcamos la casilla de validación Traer Líneas de Facturas a Rectificar en la pantalla Altas de Facturas Rectificativas aparecerán las facturas para informar a que facturas se están rectificando, las líneas de las facturas a rectificar, los abonos asociados y sus líneas correspondientes.

Aplicación de Promociones

Esta casilla de validación se puede utilizar en todos los casos salvo:

n Si en la factura original se ha aplicado un descuento por volumen de ventas.

n Asociamos uno o varios abonos a la factura a rectificar.

n En el momento que se tengan varios orígenes y se marque la casilla de validación Traer Líneas de Facturas a Rectificar,

n Nunca se podrá aplicar si se quiere rectificar una Factura Rectificativa, que en su factura de origen, no tuviera marcado la casilla de validación Aplicación de Promociones.

Stock

El stock no se alterará por estas operaciones, salvo cuando se añaden líneas en la ventana Detalle de Facturas Rectificativas a Clientes

Informes

Para obtener una información detallada de todas las facturas rectificativas realizadas según los clientes, en la opción de menú Informes dispone de los informes "Diario de facturas y facturas rectificativas a clientes", "Listado de facturas rectificativas" y en el "Historial de facturación de cada cliente".

En estos listados se deberá tener en cuenta, que la información de las facturas emitidas se incluirán a fecha de emisión, y en el caso de las facturas rectificativas, ya sea trayendo líneas o no, la factura original y su rectificación se computarán a cada una por separado en la fecha en la que fueron realizadas.






Importante

Las líneas de la factura rectificativa serán igual a la suma de las líneas de la factura original más las líneas con cantidad en negativo de los abonos asociados a la misma.





¿Que otras opciones puedes realizar?

En esta ventana contamos con las siguientes opciones:

Se mostrarán los números y fecha de los abonos asociados a la factura rectificativa, así como las facturas origen rectificadas. No podrá realizar ningún tipo de modificación.

Cambiará el estado de la factura, de contabilizada a no contabilizada, de impresa a no impresa, o de exportado Edi a no exportado Edi, o viceversa.

La siglas EDI, se corresponden con un estándar para "Electronic Data Interchange" (Intercambio Electrónico de Datos). Esta opción sólo es interesante cuando nuestro cliente y nosotros estamos homologados por el sistema EDI, que en España se controla a través de AECOC (Asociación Española para la Codificación Comercial). EDI es un interfaz que nos permite intercambio de ficheros con Edi, para su posterior transmisión a través de medios telemáticos.

No se podrá usar esta opción si existe para una sola factura con más de un origen.

Aparecerá la siguiente ventana:

Importación de EDI

Los campos de la ventana son los siguientes:

Directorio: Introduciremos la ruta donde guardar le fichero generado.

Desde factura Nº: Introducirá el número desde que documento quiere traspasar.

Hasta factura Nº: Introducirá el número hasta que documento quiere traspasar.

Sólo los no traspasados: Si se marca este campo, sólo le traspasará los no enviados.

Pulsamos el botón Aceptar y ya se habrá generado un fichero en la ruta asignada.

Al elegir esta opción puede generar los XML con dos formatos estándares: UBL 1.0 y Facturae (XML 3.1) dependiendo el que elijamos en el desplegable:






Importante

Si cambia el estado de una factura ya contabilizada, no se borrará el asiento contable de ContaPlus

Si seleccionamos el botón aparecerá la siguiente pantalla:


Desde Factura Nº: Introducirá el número desde que documento quiere traspasar.

Hasta Factura Nº: Introducirá el número hasta que documento quiere traspasar.




Además podrá enviar documentos en formato XML, Factura 3.1 o PDF a la dirección del cliente.



Enviar Documento

Desde esta ventana se podrá seleccionar el formato o la plataforma de salida del documento electrónico, podrá ser CECA, MANUAL, PDF, XML / UBL o XADES, en función de lo que tenga asociado en útil/efactura/formatos envío electrónico. Para el formato PDF se utilizará el formato de impresión por defecto del tipo de documento correspondiente.



Una vez finalizado el proceso se habrán realizado los siguientes operaciones:

n Exportación del documento a XML-UBL, XML-Facturae 3.1 (Plataforma CECA) o PDF. Cuando la factura sea enviada siguiendo el estándar UBL o Facturae 3.1, deberá cumplir los requisitos para la exportación a UBL o Facturae 3.1.

n Firma del documento electrónicamente. La aplicación buscará automáticamente un Certificado Digital válido y procederá a firmar el fichero XML-UBL, FACTURAE 3.1 o PDF.

n Generación del fichero del documento firmado, que quedará guardado en el directorio F64 de la empresa correspondiente. Internamente quedará vinculado este fichero con el documento firmado.

n Envío del fichero firmado a la dirección de correo informada en la ficha del cliente. El correo enviado quedará en la bandeja de elementos enviados del gestor de correo predeterminado.


Importante


Importante


Importante




Es posible que al renviar un documento con el estado de firmado, aparezca un mensaje indicando que el fichero no se encuentra, esto es debido a que el archivo a podido ser movido o borrado de su ubicación original. También es posible que se haya cambiado manualmente su estado a firmado, en esta situación, si desea firmar el documento, se deberá cambiar su estado manualmente a No Firmado, y pulsar el botón de Firmar y Enviar Documento.


En caso de que tengamos el programa previamente enlazado a ContaPlus, en la carpeta ContaPlus del apartado Personalización, con este botón podemos imputar la factura a un proyecto; si la empresa con la que se enlaza es una Empresa adaptada podremos asignarle además un segmento de actividad/geográfico a la factura. Si la factura está contabilizada no podremos asignarlo.



Importante


Abonos

En esta opción se recogen los abonos que se realicen a los clientes. El abono realizará la entrada de stock en el almacén por la devolución recibida.

Podrán realizarse abonos a clientes ya creados o a clientes de contado. También existe la posibilidad de realizar abonos sobre artículos ya definidos o de servicios, introduciendo su descripción y precio en el mismo instante.


Abonos a clientes

¿Qué significa cada columna de la pantalla de abonos a clientes?

Como puedes ver en la pantalla el programa nos da los datos más generales de los pedidos:

La Columna C: Indica si el abono se ha contabilizado o no.

Columna I: Indica si está impreso el abono o no está impreso.

Columna E: Indica en el caso de que aparezca la marca, si lo hemos enviado por este medio o no.

Columna U: Marca en esta columna si se guardó el abono en formato UBL/XML, para su posterior envío como abono electrónico.

Columna F: Indica si este abono tiene una firma electrónica asociada.

Columna R: Marca si a el abono se le ha realizado una factura rectificativa.

Nº Abono: Aparece el número del abono que nos da el programa a partir del contador que existe en la opción de Personalización.

F. Abono: Fecha en que se ha realizado el abono que vamos a enviar al cliente.

Cliente: Código y nombre del cliente que nos ha requerido dicho documento. F. Operación: Aparece la fecha en que se ha realizado la operación de entrega de la mercancía al cliente.

F. Operación: Aparece la fecha en que se ha realizado la operación de entrega o devolución de la mercancía al cliente.



Total Neto: Importe del neto del abono.

Total: Importe bruto del abono.

¿Cómo crear un abono a clientes?

El abono realizará la entrada de stock en el almacén por la devolución recibida.

Podrán realizarse abonos a clientes ya creados o a clientes de contado. También existe la posibilidad de realizar abonos sobre artículos ya definidos o de servicios, introduciendo su descripción y precio en el mismo instante.

Al pulsar añadir nos aparece esta pantalla:

Recuerda



Importante

Un abono que este contabilizado o tenga algún recibo asociado marcado como pagado, no se podrán ni modificar ni eliminar, solo podrán visualizarse y consultarse.

Introducción de abonos

- Cabecera abono

Nº Abono

Primer campo que se encontrará en el abono. Estará inactivo ya que el programa irá asignando este número automáticamente.

Estado

Indicará si el abono se encuentra contabilizado o no. No es un campo accesible al usuario y se irá actualizando automáticamente al pasar los abonos a contabilidad.

Fecha

Día, mes y año con que se efectuará el abono. Por defecto esta fecha es extraída del reloj interno de su ordenador.

Nº Factura

Sólo aparecerá en la opción de Alta de abonos y de esta forma se podrán recibir todos los datos de una factura al abono que se está generando.

La utilidad de esta opción es cuando se realiza un abono de una factura realizada anteriormente, de esta forma, no se tendrán que introducir de nuevo todos los datos (que serían los mismos que en la factura). Los datos que aparezcan siempre podrán ser modificados.

No podrá realizar una factura de un albarán, cuyo albarán provenga de un cliente con el dato "Bloqueado" seleccionado.

Cliente

Código del cliente al que se le realiza el abono. Debe estar definido previamente en la opción Clientes del menú Sistema. No podrá generar un documento a un cliente que esté bloqueado.

Se dispone de un botón denominado Identidad, que será utilizado para realizar abonos de contado. En este

Importante

El programa irá proporcionando la numeración automática y correlativamente, ya que los abonos son documentos legales que necesariamente requieren este tipo de numeración. La anulación de un abono dejará un hueco en esta numeración que el programa asignará al siguiente abono. Si en ese momento el usuario cambia manualmente el número de abono, con cualquier finalidad, en la carpeta Contadores, del apartado Personalización, de la opciónEntorno del Sistema del menú Útil, posteriormente el programa no asignará automáticamente esos números de abono que habían sido borrados y será responsabilidad del usuario tener la numeración de un modo correlativo y sin huecos. Actúe con precaución.

Importante

Esto no significa que el abono esté relacionado con la factura que se ha introducido.

caso, el cliente no existe en la tabla de clientes ni se tiene la intención de crearlo. Se pulsará este botón y aparecerá la siguiente pantalla:


En ella se introducirán los datos fiscales para el abono, pero éstos no quedarán grabados en la tabla de clientes sino sólo en este abono.

En la carpeta Valores por defecto del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, se podrán indicar los valores por defecto para estos clientes. Asimismo, para el traspaso a contabilidad de estos abonos, se definirán la "Subcuenta Clientes Contado" y la cuenta "Ventas Clientes Contado" en la carpeta Enlace ContaPlus del anterior apartado.

Dirección

Código de la dirección fiscal del abono. Debe estar definido previamente en la carpeta Direcciones de la ficha del cliente.

Almacén

Código del almacén que recogerá los artículos contenidos en el abono. Debe estar definido previamente en la opción Almacenes del menú Sistema.

F. Pago


Bultos


Agente


% Com.

Porcentaje de comisión del agente. En principio estará a 0 e irá variando al introducir los diferentes descuentos por líneas de artículo, tal y como se explicó en la opción Agentes del menú Sistema. Antes de actualizar el abono, permitirá la modificación manual de este porcentaje, si esto fuera necesario.

Divisa

Código de la divisa con la que se realiza la factura. Debe estar definido previamente en el apartado Divisas de la opción Tablas Generales.

Valor en Euros

Corresponde al cambio en euros con respecto a la divisa con que se trabaja.


Seleccionaremos este campo si el abono a realizar contiene operaciones no sujetas al IVA. Estas operaciones deben ir gravadas en las líneas de la factura al porcentaje de 0%. Sólo se podrá seleccionar esta opción para clientes con Régimen de IVA General o General + Recargo de Equivalencia.





- Cuerpo en abonos

Llegados a este punto tendremos concluida la primera parte del abono. Ahora se incluirían los diferentes artículos que contenga dicho abono.


Líneas de abonos a clientes

Producto

Código del artículo que se vaya a introducir en el abono. Debe estar definido anteriormente en la opción Artículos del menú Sistema . Esta descripción estará inactiva a no ser que en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil se haya marcado el campo "Modificar descripción en Documentos", lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción.

Si el artículo introducido tiene asignada alguna promoción, aparecerá una pantalla preguntándonos si queremos aplicar dicha promoción en el abono.

Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo. Si hemos seleccionado Captura matricial en abonos de clientes en el apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil, en vez de estos campos, aparecerá una pantalla con cinco carpetas correspondientes a las unidades, precio, descuento, descuento lineal y comisión asociados al artículo con cada propiedad. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer un abono de varios artículos de un mismo producto con distintas propiedades, y que cada artículo tenga una cantidad, precio, comisión y descuentos distintos según sus propiedades.

Captura matricial en líneas de artículos en abonos


Líneas de abonos de artículos sin codificar


También existe la posibilidad de realizar un Abono de servicios, es decir, no de artículos que existan en el almacén, sino de cualquier otro servicio o artículo que no esté definido. Para ello, no se introducirá nada en el campo Referencia y se indicará la descripción y demás datos libremente.

IVA

Porcentaje de IVA del artículo. Aparecerá por defecto el porcentaje correspondiente al tipo de IVA que se haya definido en la ficha del artículo. La posibilidad de modificar este campo será configurable desde el menúPersonalización.

Unidades


Envases

Este campo se irá actualizando automáticamente si el artículo tiene configurado en su ficha la captura por envases.

Precio Venta

Precio de venta del artículo. Aparecerá por defecto el precio de venta o precio mayorista, dependiendo del cliente al que se le realice el abono y de la ficha del artículo. Si existe una situación atípica para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la situación atípica. En cualquier caso, permitirá modificarlo en ese mismo momento.

% Dto.

Contendrá el porcentaje correspondiente a uno de los tipos del 1 al 6 según se refleje en Tipo de Descuento en la carpeta Comercial en la ficha del cliente. También se podrá introducir manualmente un porcentaje diferente a cualquiera de ellos. Al igual que en Precio de Venta, si existe alguna situación atípica aparecería por defecto el descuento de la situación atípica, y en el cuadro de Tipo de Descuento estará marcado "Otros".

Tipo de descuento

Descuento Lineal

Descuento numérico por línea de artículo.

% Comisión


Importe

Este campo contendrá la multiplicación del precio de venta por las unidades introducidas más la aplicación del descuento. Se actualizará automáticamente y no estará activo para el usuario.

Trazabilidad


Importe Punto Verde

Este campo contendrá la multiplicación del precio de punto verde por las unidades introducidas, ningún descuento afectará el importe del P.V. Se actualizará automáticamente y no estará activo para el usuario.

Además si tenemos marcado el check Avisar ventas bajo coste +__ %Beneficio en la carpeta Modo de trabajode la opción Personalización del apartado Entorno del sistema del menú Útil e introducimos un precio inferior al precio de coste al pulsar el botón Aceptar, visualizaremos una pantalla de atención, que nos avisará que estamos vendiendo el artículo a un precio inferior al precio de coste.


Tenemos en la parte inferior izquierda este campo para poner el porcentaje de descuento especial que le aplicaremos al cliente en el abono.





Entrega a Cuenta

Dinero que ha adelantado el cliente.

Así se irán introduciendo tantas líneas como artículos se quieran devolver y para finalizar el abono se deberá pulsar el botón Actualizar.

Se dispone también de un botón denominado Comentarios, con el cual se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicho abono de manera que en la impresión de la misma, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.

- Datos adicionales

Asimismo, el programa proporciona otra opción denominada Datos adicionales a la que se podrá acceder mediante un botón. En ella visualizaremos ls siguientes campos:

Importante

Si este abono de servicios se quiere traspasar a contabilidad, se indicará el "Grupo de ventas para servicios" en la carpeta Enlace ContaPlus del apartado Personalizaciónde la opciónEntorno del Sistema del menú Útil . Asimismo, en la carpeta Valores por defecto de esta misma opción se definirá la "Familia para Servicios" y "Grupo Clientes Contado" para su posterior visualización en las estadísticas.


Su Pedido


F. Salida

Fecha prevista para la emisión del abono.

Portes

Muchos de los abonos que se realizan, incluyen gastos por transporte, llamados gastos de envío. En este campo se incluirán, si los hubiese.

En la carpeta Enlace ContaPlus del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, se podrá definir la "Subcuenta de Portes" para el traspaso de este abono a contabilidad.

Asimismo, en la carpeta Valores por defecto del anterior apartado se definirá el campo "IVA Portes" con el porcentaje de IVA a aplicar a éstos.

Tipo de Portes


Nº de Tracking



Campos excluyentes, es decir, solo puede marcar uno de los dos. Elija el que desee que se aplique a sus abonos.

Tener en cuenta los días de vacaciones para la generación de recibos

Marque la opción si desea que se cuenten los días dedicados a vacaciones para lanzar sus vencimientos.

Transportista

Código del transportista que realizará la ruta. Este campo debería haberse definido en la opción Transportistasdel menú Sistema.

Expedición

Forma de expedición del abono.

Cond. Entrega


Observaciones

Pequeño comentario del abono.

Todos estos campos son meramente informativos, excepto el campo "portes" que incide en la base imponible y el cálculo de IVA para el abono y su posterior traspaso a contabilidad.

Datos contables

Desde aquí podremos asignar un código de proyecto/segmento para el enlace contable.

Clave operación Modelo 340

Disponemos de un combo para indicar el tipo de operación para su inclusión en el Modelo 340.

También disponemos de un nuevo botón denominado Refer/C. Barras.

Refer/C. Barras

Si pulsa este botón visualizaremos el asignado al producto. Para que por defecto siempre pueda ver el código de barras de nuestro producto debe activar el check Captura por código de barras en documentos en la carpeta Modo de Trabajo de la opción Personalización del apartado Entorno del sistema del menú Útil.

Comentario de Clientes

Para tener activado este botón es necesario que en la ficha del cliente, en la carpeta comentario, tengamos introducido un comentario. De esta forma el usuario sabe que este cliente está dotado de comentario, además tiene acceso a su consulta.

Al actualizar el abono se generan los recibos correspondientes según la forma de pago. Podemos visualizar estos desde la pantalla Detalle de abonos, una vez actualizado el abono, mediante el botón Recibos.

Ventana de recibos asociados al abono.

Se accede a una pantalla donde aparecen todos los recibos generados por ese abono. En esta pantalla tenemos un botón de Cobros y Devoluciones con el que podremos realizar movimientos de cobros y devoluciones del recibo sobre el que estemos situados. Mediante el botón Zoom, podemos visualizar cada recibo y los movimientos de cobros y devoluciones asociados a él.

¿Qué otras opciones tiene abonos a clientes?


Cambiará el estado del abono según las opciones marcadas.



Importación de EDI


Desde Abono Nº: Introducirá el número desde que documento quiere traspasar.

Hasta Abono Nº: Introducirá el número hasta que documento quiere traspasar.


Pulsamos aceptar y se habrá generado un fichero en la ruta asignada.


Importante

No podrán borrarse ni modificarse abonos que ya estén contabilizados. Los abonos generarán recibos. La cuenta contable a la que se traspasarán los abonos debe definirse en el campo "Abonos Clientes" en la carpeta Enlace ContaPlus del apartado Personalización en la opción Entorno del Sistema del menú Útil. Los abonos decrementan el riesgo alcanzado del cliente por el importe total del abono.

Importante

Si cambiamos el estado de un Abono ya contabilizado, no se borrará el asiento contable de ContaPlus.







Mediante esta opción podremos enviar documentos (facturas, abonos y facturas rectificativas) en formato XML / UBL 1.0, XML 3.1, PDF o CECA, firmados o no digitalmente, dependiendo del formato que elijamos.


Además podrá enviar documentos en formato XML, Factura 3.1, o PDF a la dirección del cliente.



Enviar Documento

Desde esta ventana se podrá seleccionar el formato o la plataforma de salida del documento electrónico, podrá ser CECA, MANUAL, PDF o XML / UBL, en función de lo que tenga asociado en útil/efactura/formatos envío electrónico. Para el formato PDF se utilizará el formato de impresión por defecto del tipo de documento correspondiente.



Una vez finalizado el proceso se habrán realizado las siguientes operaciones:

n Exportación del documento a XML-UBL, XML-Facturae 3.1 (Plataforma CECA) o PDF. Cuando la factura sea enviada siguiendo el estándar UBL o Facturae 3.1, deberá cumplir los requisitos para la exportación a UBL o Facturae 3.1.

n Firma del documento electrónicamente. La aplicación buscará automáticamente un Certificado Digital válido y procederá a firmar el fichero XML-UBL, FACTURAE 3.1 o PDF.

Importante


Importante


n Generación del fichero del documento firmado, que quedará guardado en el directorio F64 de la empresa correspondiente. Internamente quedará vinculado este fichero con el documento firmado.

n Envío del fichero firmado a la dirección de correo informada en la ficha del cliente. El correo enviado quedará en la bandeja de elementos enviados del gestor de correo predeterminado.




Es posible que al reenviar un documento con el estado de firmado, aparezca un mensaje indicando que el fichero no se encuentra, esto es debido a que el archivo a podido ser movido o borrado de su ubicación original. También es posible que se haya cambiado manualmente su estado a firmado, en esta situación, si desea firmar el documento, se deberá cambiar su estado manualmente a No Firmado, y pulsar el botón de Firmar y Enviar Documento.


Para poder visualizar este botón previamente tendría que tener el programa enlazado a ContaPlus, en la carpeta Comprasdel apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil . Si tenemos enlace a ContaPlus podremos asignar el proyecto a la factura; si la empresa con la que se enlaza es una Empresa adaptada podremos asignarle además un segmento de actividad/geográfico a la factura. Si la factura está contabilizada no podemos asignarlo.












Importante


Importante


Tickets de venta

En esta opción, se recogen todas las operaciones necesarias para producir y controlar tickets de venta que emitiremos a nuestros clientes.

Esta pantalla es configurable en cuanto a los campos accesibles que aparecen, sus literales, sus teclas rápidas, su posible introducción manual o modificación, etc., desde el apartado Configuración Captura de Tickets de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

Es una pantalla utilizada con más asiduidad puesto que con ella realizaremos todos los tickets de venta diaria.

Tickets de venta

¿Qué campos contiene el terminal punto de venta?

Se diferencia en varias partes importantes:

Visor

Pantalla que aparece en la esquina superior derecha en la que aparecerá el mismo texto que en nuestro visor y que, por tanto, tiene la misma configuración que éste.

Si no dispones de visor su configuración es de 2 líneas y 20 caracteres. El texto que aparece en ella es configurable desde la opción Cajas del menú Global.

Cabecera

Situada en la parte superior, será encargada de contener la información referente al ticket. Los campos de la cabecera pueden ser configurados en la carpeta Cabecera del apartado Captura de tickets del menú Entorno del sistema.

Dispone de los siguientes campos:

Fecha Ticket: Una vez situados en la pantalla de captura de datos el cursor se posiciona en este campo, permitiéndonos así introducir la fecha con la que se procederá a dar de alta el ticket. Este campo es configurable desde el apartado Configuración Captura de Tickets.

Debes saber que por defecto esta fecha es extraída del reloj interno de su ordenador. Podrás aceptar esta fecha o modificarla a su gusto si al configurarla seleccionó la opción Captura.

Empleado: Al introducir la fecha y pulsar la tecla Intro, el cursor salta a este campo, para introducir el código del empleado que realiza el ticket. Debe estar previamente definido en la opción Agentes/ Empleados del menú Sistema.

Recuerda



N.º Ticket: Este campo no es accesible al usuario, ya que el programa se encarga mediante un contador interno de llevar una numeración correlativa. Por lo tanto, su introducción es automática.

Estado: Nos indica si el ticket con el que trabajamos está abierto, apartado o cerrado. No es un campo accesible al usuario.

Dto. Espc.: Campo para introducir el descuento que aplicaremos al ticket.

A continuación de este campo aparecen otros que se rellenan automáticamente al introducir las líneas de artículos. Son los correspondientes a :

n Base imponible del IVA

n Importe del IVA

n Total del ticket

Llegados a este punto tendremos concluida la primera parte del ticket.

Detalle

Realizado esta parte y pulsando Intro desde el campo Empleado, el cursor se sitúa en la zona Detalle donde se introducirán las líneas de artículos. Todos los campos de esta zona son configurables en la carpeta Detalle del apartado Captura de tickets del menú Entorno del sistema, en donde podemos decidir que campos queremos que aparezcan.

Cantidad: El número de unidades solicitadas de cada artículo. Por defecto el programa le introducirá el número 1. Este campo siempre es visible y siempre puede modificarse.

Envases: Si el artículo lleva asociados envases nos calculará los envases a partir de las unidades introducidas en el campo Cantidad.

Empleado: Código del empleado que realiza el ticket. Para ello debió previamente definirlo en la tabla de Agentes del menú Sistema. Podemos elegir que aparezca o no este campo.

Referencia: Bajo este rótulo irán apareciendo los códigos de referencia de los artículos que contendrá el ticket. Este campo siempre es visible.

Pulsando la tecla de función Referencia/Cód. Barras que se encuentra en el pie de la pantalla, podemos cambiar la entrada de este campo que pasará a ser el Código de Barras del artículo. En este caso, en lugar de pedirnos la referencia del artículo, nos pedirá su código de Barras y al introducirlo rellenará el campo Referencia.

Este botón se usa para alternar entre estos dos campos. Tanto la referencia como el código de Barras tienen acceso a la tabla.

Si utiliza Códigos de Barras para realizar sus tickets es muy importante tener configurado de forma adecuada su lector de Códigos de Barras. Nosotros recomendamos lo siguiente: Configurar su lector de Códigos de Barras para que, primero introduzca un Intro en el teclado y no lea el campo cantidad, que por defecto siempre será 1, y sea el código de Barras el primer campo que lea. A partir de aquí los siguientes campos se rellenan automáticamente según los datos de la ficha del artículo.

Propiedad 1 y Propiedad 2: Aparecerán los literales de las propiedades que hemos determinado en caso de que este artículo lleve asociado propiedades. Se introducirán las propiedades correspondientes al artículo del que hacemos el ticket.

Descripción: Literal descriptivo del artículo.

Precio: Precio por unidad del artículo. Este campo aparecerá automáticamente al introducir la Referencia o el Código de Barras. Este precio será siempre con IVA incluido pues los tickets siempre trabajan en este modo.

Descuento: Descuento que se aplica al artículo, en caso que lo hubiere. El descuento aparece automáticamente si el artículo tiene una promoción del tipo Descuento sobre Productos y ésta está activa.

Importe: Importe correspondiente a la cantidad introducida incluido el IVA y el descuento. Este no es accesible al usuario.

%IVA: Nos indica el porcentaje de IVA que se le aplica al artículo. Podemos elegir que sea visible y que pueda modificarse manualmente.

%Comisión: Porcentaje de comisión que tiene asignado el empleado para ese artículo.

Promoción: En este campo aparecerá la promoción de tipo X*Y (X es la cantidad e Y es la cantidad a cobrar) que está sujeta la familia del artículo.

Descuento Lineal: Descuento numérico que aplicaremos por línea de pedido. Restará al importe total con IVA, de la línea.

En ese momento aparecerá en el visor el texto que hayamos configurado en el campo Artículo de la carpeta Mensaje Visor de la opción Cajas del menú Global.

¿Cómo añadir un ticket?

Permitirá añadir un nuevo ticket. El cursor se situará en la línea de detalle para ir añadiendo los datos del ticket.

Cuando hayamos terminado el ticket pulsaremos la tecla Esc del teclado para aceptarlo y seguiremos en la misma pantalla para operar con el ticket que acabamos de crear o para introducir un nuevo ticket.

Cuando tengamos un ticket abierto y pulsemos alguno de los botones del pie, aparecerá una pantalla que nos pedirá que le asignemos una referencia al ticket y nos preguntará sobre lo que queremos hacer con él: dejarlo abierto, apartado o cobrarlo. Si cobramos un ticket abierto pasa a estar cerrado.

Si elegimos cancelar perderemos el ticket que acabamos de añadir.

Importante

El programa proporciona la numeración automática y correlativa, ya que los tickets son documentos legales que necesariamente requieren este tipo de numeración. La anulación de un ticket dejará un hueco en esta numeración que el programa asignará al siguiente ticket. Si en ese momento el usuario cambia manualmente el número de ticket, con cualquier finalidad, en la carpeta Contadores, del apartado Personalización, de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, posteriormente el programa no asignará automáticamente esos números de ticket que habían sido borrados y será responsabilidad del usuario tener la numeración de un modo correlativo y sin huecos. Actúe con precaución.

Importante

La modificación o eliminación de artículos de tickets sólo podrá realizarse si al dar de alta al usuario se ha marcado la opción Modificar/Eliminar tickets de venta. En caso contrario, no podrá realizarse la modificación o eliminación de artículos en tickets ni la eliminación de tickets.

Si pretende eliminar un ticket con documentos asociados o que haya creado un vale no se podrá eliminar, el programa le mostrará un mensaje "Imposible eliminar. El ticket que pretende eliminar tiene documentos relacionados o entregas en cierres". Si confirma el proceso se eliminarán los tickets cerrados, los registros de Entrega, los Tickets pendientes de cobro, y se realizará un proceso de actualización en la opción Caja y arqueo.

¿Qué estados puede tener un ticket?

Los distintos estados por los que puede pasar un ticket son los siguientes:

Tickets Abiertos: Son tickets en proceso, o sea que todavía pensamos añadir alguna línea más. Estos permanecerán en este estado mientras no cobremos una parte o la totalidad del ticket, además no serán tenidos en cuenta en el cierre mientras no los cerremos.

Si pulsamos esta opción sin introducir un ticket aparece una pantalla con todos los tickets que tenemos abiertos. Nos sirve para pegar en la pantalla principal el ticket abierto que deseemos y así poder modificarlo, cobrarlo, imprimirlo, o realizar sobre él cualquier otra operación.

Tickets abiertos

Tickets Apartados: Estos tickets los usaremos para hacer reservas de nuestros productos. Podremos cobrar un depósito sin que pasen a cerrados. Al igual que los tickets abiertos permanecerán en este estado hasta que no lo facturemos, o sea mientras no lo cobremos. Tampoco serán tenidos en cuenta en el cierre.

Si pulsamos esta opción sin introducir un ticket aparece una pantalla con todos los tickets que tenemos apartados. Nos sirve para pegar en la pantalla principal el ticket que deseemos y así poder modificarlo, cobrarlo, imprimirlo, o realizar sobre él cualquier otra operación.

Tickets apartados

Tickets Cerrados: Son tickets en los cuales habremos cobrado una parte o la totalidad del ticket (a excepción del depósito en apartados). Solamente éstos serán tenidos en cuenta en el cierre.

Estos tickets son modificables por el usuario, si previamente tiene activado el campo Prioridad para modificar tickets cerrados, en el apartado Gestión de usuarios, de la opción Perfiles de usuario y dispositivos del menú Útil.

Si pulsamos esta opción aparece una pantalla con todos los tickets que tenemos cerrados desde el último cierre de caja. Nos sirve para pegar en la pantalla principal el ticket que deseemos para realizar sobre él alguna operación. Hay que hacer notar que los tickets cerrados se pueden modificar.

Tickets cerrados

Tickets Pendientes:

Si pulsamos esta opción se mostrarán todos los tickets Pendientes de Cobro. Se mostrarán tanto los tickets pendientes de cobro del día, como los que estén pendientes ya incluidos en otros Cierres.

Además podrá consultar el Total Pendiente de Cobrar en la parte inferior de la pantalla de esta misma opción.

Para cobrar un ticket pendiente, pulse Pegar y llevará el ticket a la gestión, y ya desde ahí podrá dar a Cobrar y añadir las entregas correspondientes.

Tickets pendientes

¿Qué puedes hacer con un ticket?

Opciones a realizar con el ticket actual

Anular Ticket

Con esta opción anularemos el ticket que tengamos en pantalla. Aparecerá una ventana de confirmación del proceso de eliminación, o bien de información y configuración de la anulación del ticket.

Solo podrá anular un ticket cerrado si tiene marcada la opción Prioridad para modificar tickets cerrados en el apartado Gestión de usuarios de la opción Perfiles de usuario y dispositivos del menú Útil. Además podrá eliminar dicho ticket, siempre que sus entregas no tengan documentos relacionados. Si los tiene mostraremos el siguiente mensaje "Imposible eliminar. El ticket que pretende eliminar tiene documentos relacionados o entregas en cierres."

Si no tiene documentos relacionados o entregas en cierres y acepta el proceso, las unidades de los artículos eliminados que componen las líneas de los tickets pasarán a formar parte del stock del almacén asignado para la eliminación de tickets, existente en la caja activa. Si dicho almacén no existiese en la caja activa estas unidades se perderán; pero si existe en la caja activa y no para el artículo en cuestión, automáticamente, el programa generará una línea con este almacén para dicho artículo.

Si el ticket que queremos anular es un ticket Apartado aparecerá una pantalla como la mostrada a continuación.

Anulación del ticket apartado

Nos informa del nº del ticket apartado que queremos anular, de la forma de pago con que se realizó y de la cantidad entregada en depósito.

Con los botones de la parte inferior podemos elegir qué hacer con el dinero que nos entregó el cliente por el ticket apartado.

Con el botón Efectivo devolvemos al cliente en efectivo el dinero que entregó en depósito.

Si seleccionamos el botón Vale generamos un vale con el importe de la cantidad entregada en depósito.

Con el botón Sanción no devolvemos el dinero entregado como depósito, ni en efectivo, ni en forma de vale.

Añadir Línea

Esta opción nos permitirá añadir una línea a un ticket abierto o apartado.

Eliminar Línea

Nos permite eliminar una línea de un ticket. No podremos eliminar nunca una línea de un ticket cerrado.

Referencia/Código de Barras

Se utiliza para el cambio en la entrada de datos del artículo, bien por Referencia o bien por Código de Barras.

Cobrar Ticket

Utilizamos este botón para realizar el cobro del ticket e imprimirlo. El programa abre una nueva ventana para configurar los datos del cobro.

Cobro de ticket

Si deseamos realizar un cobro con tarjeta, debes introducir el código en el campo que se encuentra en la ventana. Debes estar previamente dado de alta en la opción Formas de pago del menú Tablas generales.

Pago electrónico

Cuando se pulsa el botón Aceptar, aparece un mensaje informativo, el cual se validará y se pasará la tarjeta para su reconocimiento. Si el terminal aprueba el pago, se actualizará el ticket. De lo contrario, aparecerá una pantalla de aviso.

Si fuese necesario realizar una devolución con tarjeta, el usuario tendrá que introducir la fecha de la operación, y luego introducir el código de la operación (número que tienen todos los tickets de un terminal de cobro, obligatorio para realizar devoluciones con tarjeta). Posteriormente, se deberá pasar la tarjeta por el terminal.

Total Ticket: Campo automático que refleja el importe total del ticket.

Serie: Serie A o B que tiene asignada el ticket. Esto nos permite tener una doble numeración. En esta pantalla disponemos del botón Cambiar Serie que nos permite cambiar la serie del ticket, pero siempre, antes de cobrarle parcial o totalmente.

Total vales

Importe de los vales del cliente, en caso de existir.

Entregado a cuenta: Importe de la cantidad entregada a cuenta por el cliente, en caso de existir.

Total entrega: En este campo aparecerá, por defecto, la cantidad que debe entregar el cliente; es decir, el total ticket menos la cantidad entregada a cuenta y menos el total de vales.

Podemos modificarla introduciendo la cantidad real que entrega el cliente. Si se introduce algún registro con el botón Entrega, se deshabilita este campo y contendrá la cantidad introducida.

A Devolver: En este campo aparecerá de forma automática la diferencia entre el total ticket menos las cantidades

correspondientes a la entrega a cuenta y al vale, y menos la cantidad entregada por el cliente. Es el cambio que debes devolver al cliente, o que queda pendiente por pagar por el cliente. Este campo no es accesible al usuario.

En ese momento se abre automáticamente el cajón. Si queremos abrir el cajón en otro momento, disponemos del botón Abrir Cajón.

Podemos aceptar el cobro y cerrar el ticket mediante el botón Aceptar.

Al cobrar el ticket se guarda la hora en la que se realizó.

Si hemos marcado la opción Imprimir tickets al cobrar en la opción Cajas del menú Global , al aceptar el cobro se imprimirá el ticket. Si no la tenemos marcada disponemos de un botón en la barra para imprimir tickets cuando deseemos.

Botón Cambiar Serie

Esta opción de la ventana, nos permite cambiar la serie del ticket, pero siempre, antes de cobrarle parcial o totalmente.

Vales

Mediante este botón podremos seleccionar los vales pendientes para ser descontados en el cobro del ticket.

Borrador de vales

Para elegir el vale que desee, se situará encima del ticket y lo seleccionará con el botón Selección y luego presiona el botón Continuar.

En el campo Total Vales de la pantalla de cobro de ticket, aparecerá el importe de los vales que se hayan seleccionados.

¿Qué son los movimientos, cierres y arqueos de caja?

Movimientos

La opción Movimientos de Caja nos permitirá definir todos los movimientos que se realizarán en la caja durante el día (hasta que se realice el cierre). Para definirlos utilizará los códigos de caja definidos en la opción Códigos de Caja del apartado Tablas Generales del menú Sistema.

En esta opción deberán reflejarse todas las entradas y salidas que se realicen sobre la caja, ya sean pagos a proveedores, cobros de mercancía, etc., esto nos permitirá tener un exhaustivo control sobre el estado de la caja. Es la misma opción y funcionalidad que el apartado Movimientos de Caja del menú Caja.

Cierres

Utilizaremos esta opción cuando deseemos realizar el cierre y arqueo de la caja, cuando lo realicemos el programa registrará el cierre en el histórico de cierres. Podemos realizar hasta un máximo de 9 cierres al día. Es la misma opción y la misma funcionalidad que la opción que existe en el apartado Cierre y Arqueo del menú Caja.

Arqueo

Mediante este botón podemos realizar un arqueo de Caja. Nos informa del estado actual de la caja, parecido a la información dada en Cierre. Además nos permite dejar un remanente en la caja realizando automáticamente un movimiento de caja.

Históricos

Como su nombre indica, encontraremos en este menú todos los datos necesarios de anteriores jornadas, los cuales nos permitirán seguir la trayectoria de nuestro negocio. Es la misma opción y la misma funcionalidad que el apartado Históricos de Cierres del menú Caja.

Debemos tener en cuenta que estos Históricos se borrarán del programa cuando realicemos una Depuración de ficheros del menú Útil.

En este menú dispondrá de las siguientes opciones:

¡ Cierres de Caja

¡ Tickets de Venta

¡ Movimientos de Caja

¡ Entregas

¡ Recibos

Los Históricos de Tickets de Venta nos permitirá controlar todos los aspectos de los tickets emitidos en anteriores jornadas. A medida que termina la gestión de los tickets, estos desaparecen del menú Tickets cerrados y cuando realizamos el cierre se incorporan a esta nueva tabla cada uno de ellos. En un ticket histórico se podrá modificar y añadir los datos del cliente para dicho ticket mediante el botón cliente, siempre que tenga marcada la opción Prioridad para modificar tickets cerrados en el apartado Gestión de usuarios botón Configurar de la opción Perfiles de usuarios y dispositivosdel menú Útil.

Los Históricos de Movimientos de Caja nos permitirá controlar todos los aspectos de los Movimientos de Caja y los campos que en ellos aparecen. Cada vez que se realiza un cierre se reflejan en este apartado todos los campos involucrados con la caja. Cuando se selecciona esta opción el programa muestra una pantalla en la que aparece una lista ordenada de todos los movimientos de caja, ya sean de entrada o de salida, éstos se encuentran ordenados por el campo Fecha.

La carpeta de recibos nos mostrará en una doble ventana todos los recibos y abonos de clientes, y los recibos de proveedores con sus fechas de expedición, fecha de vencimiento más importes.

¿Cómo consultar movimientos de tickets realizados desde el último Cierre?

Mediante el botón Entrega podremos consultar todos los Movimientos de los Tickets realizados desde el último Cierre. Se mostrará la forma de pago utilizada, el número de ticket al que pertenece el movimiento o el tipo de movimiento de ticket.

Mantenimiento de movimientos de tickets

Cuando tengamos un ticket en pantalla el botón Entregas devolverá las entregas pertenecientes sólo al ticket en pantalla, y nos mostrará el Total Entregado y el Total Pendiente del ese ticket.

¿Cómo realizar factura de la venta?

Botón Cliente: Aparecerá una pantalla para introducir todos los datos necesarios del Cliente para generar una factura de la venta, en el caso de que fuera necesario. Este cliente puede estar definido en la opción Clientes del menú Sistema o bien crearlo en el momento de hacer el ticket.


Imp. Factura: Esta opción es idéntica a la de ticket, pero la utilizaremos para generar e imprimir un ticket en forma de factura. Para generar una factura tienes que tener introducidos los datos del cliente.

¿Cómo generar un albarán desde el terminal punto de venta?

Albarán:

Este botón es configurable igual que los anteriores, para la correcta funcionalidad de esta acción, no debemos tener ninguna línea de tickets en la pantalla. Pulsando este botón se abrirá la ventana de albaranes de clientes, podemos generar y grabar un albarán desde la propia ventana de tickets. Finalizado el albarán, la aplicación nos dejará en la ventana de tickets de venta.

¿Qué otros botones tiene el terminal de interés?

En la zona de Pie aparece una barra de botones que nos permitirán realizar diversas operaciones con los tickets. Estos botones también son configurables desde la carpeta Pie de la opción que se accede por la ruta Útil/ Entorno del sistema/ Captura de Tickets del menú principal.

Por medio de estos botones podemos realizar las operaciones que explicamos a continuación:

Importante

Está ventana sólo estará activa siempre que se trabaja con información de facturas en cierre, han de tener marcada dicha opción en el apartado de Útil, Entorno de Sistema, Personalización, V.defecto.

Importante

Este botón no estará visible cuando ejecute la aplicación SPTPVplus Terminal.

Imp. Tickets

Con esta opción imprimiremos los tickets que hayamos seleccionado.

Comentarios

Con este botón se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en el ticket. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir. Desde la pantalla de impresión de tickets podremos configurar si queremos imprimir el comentario al imprimir el ticket.

Vales

Mediante este botón accedemos a una pantalla en la que aparecen los vales pendientes.

Listado de vales

Calculadora

Aparecerá una calculadora para su posible utilización.

Salir

Pulsando esta opción se aceptará el ticket introducido pudiéndolo dejar abierto, apartado o cobrarlo desde la pantalla Opciones a realizar con el ticket actual, se actualizarán datos en el programa y se saldrá de la pantalla.

Plantilla

En esta opción aparecerán las plantillas que podrán crearse para generar Documentos tipo Albarán o Factura.

La utilidad reside en tener definidos unos documentos tipo que tendrán que generar albaranes o facturas periódicamente. Las plantillas son útiles para empresas que deben realizar facturaciones periódicas de unos determinados artículos o servicios a clientes.

¿Cómo crear una plantilla para el alta de documentos automáticamente?

En la ventana de introducción de datos encontraremos 4 carpetas diferentes en la que te explicamos más detalladamente cada una de ellas, si pinchas en cada una tienes más información:

Plantilla

Es la primera carpeta de esta opción y en ella se van a definir los datos generales de la plantilla y las líneas de productos que luego aparecerán en los documentos cuando sean generados.

Introducción de datos para plantillas. Plantilla

Los campos que aparecen son los siguientes:

Código Plantilla: Primer campo de la plantilla donde introducimos un código identificativo de la plantilla que estamos creando.

Descripción: Campo alfanumérico que describirá la plantilla.

Almacén: Para realizar un documento ya sea albarán o factura se necesita saber de qué almacén van a salir las mercancías. Este almacén aparecerá en los documentos. Este campo es obligatorio.

Forma de Pago: Para hacer un documento se necesita también una Forma de Pago. Si se introduce alguna forma de pago en este campo, todos los documentos que se generen llevarán la misma forma de pago. Si se deja en blanco, en el documento aparecerá la forma de pago que tenga cada uno de los clientes definida por defecto.

Divisa: Código de la divisa con la que se realiza la plantilla. Debe estar definido previamente en el apartado Divisas de la opción Tablas Generales del menú Sistema.

Comentarios: Se podrán introducir unos comentarios generales en los documentos que se generen.

Llegados a este punto estará concluida la primera parte de la plantilla.

Para la introducción de las diferentes líneas de artículos, se debe pulsar el botón añadir y aparecerá la siguiente pantalla.

Recuerda



Líneas de plantilla

Los campos que contiene esta pantalla se describen a continuación.

Producto: Código del producto que se vaya a introducir en la plantilla y que luego aparecerá en cada uno de los documentos generados. Deberá estar definido anteriormente en la opción Artículos del menú Sistema . Esta descripción estará inactiva a no ser que en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil se haya marcado el campo "Modificar descripción en Documentos", lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción.

De no introducir ninguna referencia (referencia en blanco) aparecerá una pantalla como la siguiente, y se desactivarán los campos de Calcular Precios, Calcular Descuentos, Calcular Comisiones.

Líneas de plantilla para artículos sin codificar

Ahora se podrá introducir un artículo sin codificar con una descripción tan larga como se desee. Para salir de este campo se hará pulsando la tecla de tabulador o haciendo clic con el ratón en otro campo, ya que pulsando Intro sobre cambiaríamos de línea dentro del mismo campo.

Gastos Suplidos: Si se está facturando un servicio aparecerá una opción que podrá marcarse, se trata de un concepto muy usual en la facturación de profesionales liberales como abogados, notarios, etc. Sólo se tendrá en cuenta en la generación de facturas.

Se trata de cobrar en la factura un gasto o diferencia que se le ha hecho al cliente por el cual no se debe cobrar IVA. Por tanto, todos los conceptos que se introduzcan como gastos suplidos no llevarán IVA.


Cantidad: Número de unidades que se servirán del artículo a cada uno de los clientes.

Precio Venta: Si se marca la opción "Calcular Precios", en ese caso para cada documento que se genere se calculará el precio de venta que le corresponde a ese artículo, dependiendo del cliente y de las situaciones atípicas existentes, si no existieran situaciones atípicas, el precio de venta sería el que aparece en la ficha del artículo (PVP o mayorista dependiendo del cliente).

% Dto.: Si se marca la opción "Calcular Descuentos", en ese caso para cada documento que se genere se calculará el descuento que le corresponde a ese artículo, dependiendo del cliente y de las situaciones atípicas existentes. También se podrá introducir manualmente un porcentaje diferente a cualquiera de ellos, y en el cuadro de Tipo de Descuento estará marcado "Otros".

Tipo descuento

Descuento Lineal: Descuento numérico por línea de pedido.

% Comisión: Porcentaje de comisión. Si se marca la opción "Calcular comisión", en ese caso para cada documento que se genere se calculará el porcentaje de comisión que le corresponde a ese artículo, dependiendo del cliente y de las situaciones atípicas existentes. Si no existieran situaciones atípicas, el porcentaje de comisión sería uno de los 6 que aparecen en la ficha del agente, dependiendo del % de descuento aplicado.

Agente por Defecto: Si marcamos esta opción el agente del documento será el definido en la ficha del cliente.

Agente: Esta opción estará activa si no hemos marcado la opción de Agente por defecto, y nos permitirá introducir el agente que deseemos en el documento.

Trazabilidad: Desde la línea de la plantilla se podrán indicar los Datos de Trazabilidad del artículo.

Calcular Precios: Si marcamos esta opción se desactivará el campo de Precio Venta.

Calcular Descuentos: Si marcamos esta opción se desactivará el campo de Descuento.

Calcular Comisiones: Si marcamos esta opción se desactivará el campo de Comisiones.

Clientes

Segunda carpeta de esta opción, donde se introducirán los clientes a los que se generarán documentos (albaranes o facturas), también se introducirá el identificador de la dirección comercial del cliente, que será utilizado en el caso de generar albaranes a partir de la plantilla.

Introducción de datos para plantillas. Clientes

Para añadir clientes, se pulsará en el botón añadir y aparecerá la siguiente pantalla.

Añadir clientes

Los campos a introducir serán los siguientes:

Código: Código del cliente que debe existir. Incluye búsqueda incremental pulsando el signo +.

Dirección: Identificador de la dirección comercial que deseemos utilizar del cliente pulsando el signo +.

Botón Indicar Filtro: Si en lugar de añadir los clientes uno a uno prefieres hacerlo en grupo, mediante este botón podrás seleccionar un grupo de clientes atendiendo a unas condiciones como provincia, código postal, forma de pago, transportista, etc.

Filtros de selección

Atípicas

En esta última carpeta podrás introducir las cantidades que se desean servir a un determinado cliente de un artículo. Esta cantidad se especificará cuando sea distinta de la que se ha introducido para ese mismo artículo en la línea correspondiente de la primera carpeta de plantillas.

Introducción de artículos para plantillas. Atípicas

Para introducir una nueva situación atípica (cantidades) se pulsará el botón de añadir y aparecerá la siguiente pantalla.

Añadir situaciones atípicas

Donde aparecerán los siguientes campos:

Cliente: Código del cliente que debe estar dado de alta en la pantalla anterior de clientes.

Referencia: Referencia del producto que debe estar en las líneas de la primera carpeta de plantillas.

Unidades: Nueva cantidad de producto que se desea servir a ese cliente.

Campos libres

Al igual que en los documentos, desde plantillas tenemos 2 formas de gestionar los campos libres:

n Pestaña "Campos Libres" para indicar los campos de las cabeceras de los documentos de venta.

n Un botón "Campos libres" en cada línea de Plantilla, muestra los campos libres de las líneas de los documentos de venta.

La gestion y captura de los campos libres se hace según el campo definido y configurado, permite indicar los valores para los campos libres.

Una vez rellenado estos valores de los campos en las plantillas, los documentos a generar (Albaranes o Facturas) tendrán los valores de los campos libres de la Cabecera de la plantilla o de las Líneas de la plantilla que tengas definido.

A la hora de modificar alguno de estos campos con anterioridad definidos, al acceder a los datos de un registro se mostrará los valores configurados para el Ambito correspondiente, se visualiza los valores para cada uno de los campos, se mostrarán vacios aquellos que no se definiese valor, en el caso de modificar, se guarda los nuevos valores indicados en el registro modificado.

¿Cómo crear una plantilla haciendo copia de otra?

Ejecutando esta opción de copiar, duplicarás la plantilla en la que te encuentras posicionado, es posible que dependiendo de las líneas de la plantilla salga el aviso de si quieres seguir utilizando el mismo tipo de IVA de dichos artículos, en el caso de confirmar que "SI" se abre la ventana de nueva plantilla con todos los datos de la plantilla origen en la que estas posicionado y quieres hacer una copia, sólo tienes que introducir el campo "código de plantilla", recuerda que este código debe de ser nuevo y no debe de existir en la tabla de plantillas, rellenando este campo tienes la plantilla duplicada, en esta nueva plantilla que estas creando podrás hacer las modificaciones de artículos, clientes y atípicas que quieras y de este modo sencillo crearás la nueva plantilla, de no hacer ningún cambio crearás un duplicado exacto de la plantilla que se tenga seleccionada.

¿Cómo generar documentos desde una plantilla?

Desde la pantalla general donde aparecen todas las plantillas de que disponemos, se podrán generar documentos pulsando este botón. A continuación aparecerá esta pantalla.

Generación de documentos

En ella aparecerán los siguientes campos:

Plantillas

Podremos generar documentos de distintas plantillas. Elegiremos el código de la plantilla inicial y final que se desea generar, por defecto aparecerá sobre la que se estás posicionado.

Generar

n Albaranes

n Facturas

Con esta opción se indicará qué tipo de documentos se desea generar (albaranes o facturas).

Serie: Podrás introducir una determinada serie (A o B) si deseamos que todos los documentos tomen esta serie, en caso contrario la dejaremos en blanco, de este modo tomarán la serie que por defecto tenga cada cliente en su carpeta comercial.

Fecha Documentos: Será la fecha que aparecerá en todos los documentos que se generen.

Aplicar Promociones Vigentes: Si seleccionamos esta opción aplicaremos las promociones vigentes (tipo volumen de venta) a los documentos que generemos, si la fecha del documento se haya entre las fechas de promoción.

Permitir Ventas sin Stock: Si seleccionamos esta opción podremos generar documentos de artículos de los que no se dispone stock.

Esta pantalla solicitará confirmación antes de comenzar a generar los documentos.

Liquidaciones

Se utiliza, para calcular las liquidaciones de las comisiones de los agentes comerciales que tenga contratados la empresa. Estas liquidaciones, se calcularán dependiendo de los importes de las facturas, y las comisiones asociadas a cada una de ellas.

¿Cómo añadir una liquidación de forma automática?

Al pulsar el botón Añadir aparecerá la siguiente pantalla de introducción de datos:

Introducción de liquidaciones

Nº Liquidación: Este campo no será accesible al usuario, ya que el programa se encarga mediante un contador interno de llevar una numeración correlativa, por lo tanto su introducción es automática.

Fecha: Día, mes y año en el que se efectuará la liquidación. Debe saber que por defecto esta fecha es extraída del reloj interno de su ordenador. Podrá aceptar esta fecha o modificarla a su gusto.

Agente: Código del agente al que se le realizará la liquidación. Debe estar previamente definido en la opción Agentes del menú Sistema.

Tras introducir el agente al que se le realizara la liquidación de sus ventas, el programa mostrará un cuadro de diálogo que contiene la información necesaria para la liquidación.

Los campos que contiene este cuadro son:

Condiciones de la liquidación

Fecha doc. inicial y final: Añadiremos las fechas de las facturas que queremos liquidar.

Solo documentos No liquidados: Al dejar marcada esta opción sólo tendrá en cuenta facturas que no se hayan tenido en cuenta en liquidaciones anteriores.

Solo documentos cobrados: Si marcamos esta opción solo tendrá en cuenta facturas cuyos recibos estén cobrados, no teniendo en cuenta las facturas no cobradas.

Solo documentos comisión distinta de 0: Si tenemos marcada esta opción no tendrá en cuenta las facturas que tengan

Recuerda



comisión cero.

Estas tres opciones no son excluyentes, pudiendo utilizarse a la vez.

Seria A, B o ambas: Podremos seleccionar solo las facturas de la serie A, de la serie B o de las dos series.

Estas tres opciones sí son excluyentes, debiendo elegir entre una de ellas.

En el caso de que hubiese facturas que cumpliesen la condición aparecerían en la parte inferior de la primera pantalla, desde donde podremos añadir facturas que deseemos introducir en la liquidación de manera manual. Eliminar facturas que no deseemos que aparezcan en esta liquidación.

También podremos modificar el importe de la base imponible o el tanto por ciento de comisión, si no cuadra lo calculado por el programa con lo calculado por el agente comercial.

Detalle de liquidación a agentes

En ese momento, podrá visualizarse el contenido de otros dos campos que anteriormente no contenían ningún valor:

Base Comisionable: Suma de los importes finales de las facturas incluidas en la liquidación.

Total Liquidación: Suma de los importes calculados del porcentaje de comisión del agente sobre el total de cada factura.

Además de estas facturas, se podrá añadir manualmente otras a la liquidación, si fuera necesario. Para ello utilizaremos el botón Añadir.

¿Cómo añadir una liquidación de forma manual?

Se realizan los mismos pasos que una liquidación automática, al salir la ventana de condiciones, cancela dichas condiciones


Añade los documentos manualmente, para ello utilizaremos el botón Añadir.


Introducción de facturas a la liquidación

Nº Documento: Puesto que pretendemos añadir una factura deberá indicar en este campo la serie, es decir, A o B y el número del documento.

Fecha: Fecha de la factura. No es accesible por el usuario.

Cliente: Se reflejará el código y descripción del cliente al que pertenece la factura que se esté añadiendo a la liquidación. No es accesible por el usuario.

Base Comisionable: Aparecerá el importe total de la factura y permitirá modificarlo, si fuera necesario.

% Comisión: Aparecerá la comisión del agente en esa factura y también permitirá su modificación, en caso necesario.

Automáticamente, se obtendrá un último campo con la multiplicación del importe total de la factura por el porcentaje de comisión de esa factura para el agente.

Así se irán introduciendo tantas facturas como se quieran añadir a la liquidación. Para grabar esta liquidación deberá pulsar el botón Actualizar.

Total Comisión: Es el importe de la comisión del Agente.

Se dispone también de un botón denominado Comentarios, con el cual se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicha liquidación de manera que en la impresión de la misma, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.

Importante

La base comisionable de la factura será por defecto la suma de las bases imponibles de la factura (importe neto) menos el importe de los portes. Podemos incluir a la base comisionable el Dto. P.P y/o el Dto Especial. Esto lo configuramos en la carpeta Cálculo , apartado Personalización , de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

Gestión de cobros

Dentro de esta opción se encuentran otras cuatro subopciones que permite llevar todo el control sobre los cobros de recibos y remesas, es decir, el control de tesorería.

Recibos

Remesas

Cobros y devoluciones

Enlace Banca Electrónica

Las dos primeras opciones permite un control total sobre los recibos y las remesas generadas por el programa. La tercera opción se utilizará para gestionar los Cobros y Devoluciones de nuestros recibos así como su contabilización. Con la cuarta opción podrás enviar de modo electrónico a la entidad bancaria las remesas de recibos.

Recuerda



Recibos

Con esta opción se podrá llevar el control sobre los recibos, bien sean emitidos, cobrados o devueltos.

La explicación a la existencia de recibos en esta tabla sin que usted haya dado la orden de crearlos, es porque el programa los crea automáticamente a partir de las facturas y abonos, dependiendo de la forma de pago del cliente en cada una de ellas.

La emisión de recibos está vinculada a la forma de pago que efectúe el cliente, es decir, cuando usted define una forma de pago a un cliente el programa efectuará tantos recibos como pagos tenga que efectuar el cliente. Si se trata de un pago al contado emitirá solamente un recibo, ya que el pago del importe se realiza de una vez.

Si el pago fuese porcentual, el programa emitirá los recibos que sean necesarios hasta que se complete el pago.

El programa siempre emitirá recibos tanto de facturas como de abonos, pues con ellos se podrá mantener actualizado el riesgo alcanzado de cada uno de nuestros clientes.


Recibos de clientes

¿Qué significa cada columna de la pantalla de recibos?

Aparecen una serie de columnas en el listado de recibos que vamos a ver a continuación:

G: Identifica los recibos agrupados, en azul identifica el recibo matriz y en amarillo los Compensados.

A: Aparecerán marcados aquellos recibos con origen en una Factura generada a partir de un Anticipo de Pedido o Albarán.

I: Indica si está impreso o no está impreso.

Estado: Aparecerá en qué situación está el recibo generado, este puede ser:

n Emitido: El recibo se ha emitido pero no ha llegado la fecha de vencimiento.

n Cobrado: El recibo se ha pagado por parte del cliente.

n Devuelto: El recibo ha sido devuelto por el cliente.

Nº Recibo: Este número consta de dos partes: la primera coincide con el número de factura, la segunda parte es el contador del recibo propiamente dicha.

F.Exped.: Será la fecha en que se ha emitido el recibo.

F.Vcto.: Aparecerá la fecha del vencimiento que cogerá de la forma de Pago que se haya seleccionado en la factura.


Importe: Aparecerá el importe a cobrar en el recibo.

Cliente: Aparecerá el código y el nombre del cliente.

Remesa: Nos informa de la cuenta de remesa y el nº de remesa en el que está incluido, si no está incluido en ninguna remesa aparecerá un cero.

¿Cómo generar cobro o devolución de recibos?

Con esta opción añadiremos un movimiento de cobro o devolución del recibo sobre el que estemos situados, al pulsarlo, aparece la siguiente pantalla:

Recuerda




En la pantalla que aparece, la fecha de movimiento, nos cogerá la fecha que tenga la factura, y que podremos modificar a la fecha en que se haga el movimiento de cobro.

La subcuenta de Cobro, estará activa siempre y cuando tengamos activado el enlace con ContaPlus y es donde pondremos la subcuenta de banco o caja para que el programa realice el asiento contable de manera correcta.

Una vez que pulsemos el botón de Aceptar el programa cambiará el estado del recibo pasará a cobrado o devuelto, según estuviese originalmente dicho recibo.

Además podemos añadir gastos de tramitación del cobro, y que estos sean cargados al cliente o corran por nuestra cuenta (Cargo empresa), en caso de elegir esta última opción debemos añadir la subcuenta de gasto.

¿Cómo compensar recibos?

Desde la pantalla General donde aparecen todos los recibos, disponemos de dos nuevos botones:

Con esta opción agruparemos varios recibos de un mismo cliente, con igual estado y que no sea cobrado, en un único recibo llamado Matriz.Si la empresa trabaja con la divisa euro, al compensar un recibo cuya divisa sea euro o de la zona euro, tendremos visible un nuevo campo de selección: "Compensación en euros", al seleccionar este campo nos permitirá filtrar y añadir recibos para compensar. Si la compensación de recibos esta compuesta por recibos de distintas divisas a la vez, el recibo matriz mostrará el importe y la divisa en euros, pudiendo cobrarlo en euros El paso contable del cobro o devolución de un recibo compensado en euros, se llevará con cargo o abono a la subcuenta de proveedor en euros.

Nos posicionaremos en el recibo que deseemos que sea el Matriz y al pulsar el botón de Compensación visualizaremos a la siguiente pantalla:

Compensación de recibos

En la pantalla de introducción de datos nos encontraremos con el campo Nº de recibo, en el cual introduciremos el nº de recibo que queramos ligar al recibo matriz.

De esta manera ligaremos tantos recibos como deseemos.

Matriz

Recibos Ligados

Disponemos también de un botón denominado Filtrar, con el cual podremos ligar varios recibos y accederemos a la siguiente pantalla:

Condiciones para la compensación

Fecha Vencimiento Inicial: Fecha inicial desde la cual se desea realizar el proceso. Por defecto aparece la fecha actual, que podrá variar sin ningún problema.

Fecha Vencimiento Final: Fecha en la que se detendrá el proceso de extracción de información.

Recibos a Incluir

n Serie A

n Serie B

n Abonos

n Facturas Rectificativas

n Todos

Estas 5 opciones son excluyentes, no pudiendo seleccionar todas a la vez.


Borrador de recibos

Aparecerán los recibos que cumplan los requisitos solicitados y se podrán seleccionar aquellos que se desee mediante el botón Selección o doble click, estando posicionados encima de los mismos.

En los recibos seleccionados aparecerá una equis de color azul en el campo izquierdo. Una vez seleccionados todos los recibos deseados, se pulsará el botón Actualizar y automáticamente quedarán ligados al recibo Matriz.

¿Cómo modificar un recibo?

Al pulsar el botón de Modificar, aparece la siguiente pantalla, que está a su vez dividida en tres pestañas que son las siguientes:

Datos Generales

Importante

Si quisiéramos realizar cualquier operación sobre un recibo ligado, lo haríamos sobre el recibo matriz al que pertenece. Además, si un recibo matriz tiene algún movimiento, no podríamos eliminar ningún recibo ligado hasta que no borráramos todos los movimientos del recibo matriz.

Modificación de recibos. Datos generales

En la pantalla de datos generales, aparecen todos los datos del recibo, así como los datos del cliente. Los campos que se puede modificar son:

Importe: Podemos cambiar dicho importe siempre a un importe menor, nunca mayor.

Cuando cambiamos el importe siempre será a un importe menor, por lo que se generará un recibo por el importe que hayamos cambiado en el original.

Fecha vto.: Podremos cambiar la fecha de vencimiento a una nueva que hayamos negociado con el cliente.

Cobros y Devoluciones

Modificación de recibos. Cobros y devoluciones

En esta pantalla aparecerá un listado con todos los movimientos del recibo de cobros y devoluciones que se hayan generado a lo largo de la vida del recibo.

Desde aquí además podremos ir añadiendo otros movimientos que afecten a este recibo, como por ejemplo, devoluciones de dicho recibo, bien por no aceptación por parte del cliente, bien por falta de algún dato a la hora del envío nuestra parte al banco del cliente.

Al modificar o añadir un cobro o devolución aparece la pantalla que vemos en la que nos permite modificar la fecha del movimiento, e indicar el importe en metálico que nos paga el cliente, en caso de realizarse de esta manera, una vez realizada la modificación correspondiente el programa lo único que cambia es la opción de movimiento de cobro a devolución o viceversa, de esta manera nos irán apareciendo los cobros y devoluciones que afecten a dicho recibo.

El Estado del Recibo va ir sobrepuesto. Estos pueden ser:

n Emitido

n Cobrado

n Devuelto

Esta opción no podrá ser modificada directamente, pudiendo realizarse cualquier modificación desde la carpeta Cobros y Devoluciones.

Documento asociado

Modificación de recibos. Documento asociado

En la pantalla de documento asociado, aparecen una serie de datos para tener información del documento que nos han girado los proveedores:

Tipo: Descripción del documento enviado por el proveedor.

Nº Documento: Se pondrá el número de documento enviado por el proveedor o la entidad financiera.

Cta. Rem. / CCC: Cuenta bancaria correspondiente al banco del cliente a donde vamos a girar el recibo al cliente.

La Cta. Entidad emisora, está formada por dos opciones:

n Cta Rem.: marcada por defecto cuando se trate de un cliente de contado.

n C.C.C.: marcada por defecto cuando se trate de un cliente definido en la tabla de clientes.

Ambos campos contienen búsqueda a sus respectivas tablas, estos datos corresponderán a la Cta. de remesas y C.C.C. del cliente.

Importe: Cantidad girada al cliente.

Fecha emisión: Se pondrá la fecha de la emisión del documento.

El check Pasar nº doc. a contab.: Estará activo si tenemos el programa enlazado con el programa de ContaPlus, y pondrá en el concepto del asiento contable dicho número de documento.

¿Cómo imprimir y localizar un recibo?

Al pulsar sobre este botón visualizaremos una ventana como la siguiente:

Impresión de documentos. Emitir carta Word

A través del botón imprimir además de obtener la información por papel, la aplicación nos da la posibilidad de enlazar mediante Plantillas formato MS Word u OpenOffice Writer los recibos de todos nuestros clientes.

Para activar este nuevo proceso debemos pinchar sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas, seguidamente en la ventana de Impresión de documentos, disponemos de un nuevo campo Emitir carta editor de texto.

Si selecciona este campo, el resto de datos que componen esta ventana quedaran deshabilitados, excepto los campos "Sólo documentos no impresos" y "Sólo recibos no remesados".

Al seleccionar este dato, se activará un proceso en el cuál se lanzará a través de MS Word u OpenOffice Writer una carta (predeterminada por la aplicación) con toda la información referente al recibo y con los datos personales del cliente. Además si realiza la impresión de varios recibos a la vez, (teniendo marcada este campo), se imprimirá una carta por cada uno de los recibos seleccionados.

Localizar

Opción que permite buscar los recibos de proveedores por los siguientes criterios:

Recibo, Cliente, Nombre, Importe

En la localización por "Importe" localiza el Recibo de cliente por el importe cuando se escriba dentro del campo de búsqueda.

También ordenará la tabla de Recibos por el campo "Importe+Código Cliente" cuando es seleccionada la ordenación "Importe"

Remesas

Con esta opción se podrá llevar el control sobre las remesas de recibos. Las remesas de recibos no son más que grupos de recibos que se destinan a una cuenta de un banco para contabilizarse.


Remesas de recibos a clientes

¿Cómo generar una remesa?

En la opción Remesas, añadiremos las remesas, apareciendo la siguiente pantalla.

Introducción de remesas

Cta. Remesas: Añadiremos el código de la cuenta de remesas que hemos añadido en la opción correspondiente.

Divisas: Seleccionaremos la divisa en que queremos realizar la remesa.

Gastos: Indique el importe de los gastos y la subcuenta a la que irá contabilizado el gasto.

Fecha: Seleccionaremos la fecha en que vamos a realizar la remesa.

Fecha vcto. inicial: Seleccionaremos la fecha inicial de los recibos a seleccionar.

Fecha vcto. final: Seleccionaremos la fecha final de los recibos a seleccionar.

Recuerda



Importante

El sistema no admite recibos provenientes de abonos, ni de recibos que estén en moneda extranjera.

Tenga en cuenta que la extracción de los recibos se efectúa dependiendo de la fecha de vencimiento de cada uno.

En ese momento, aparecerá una pantalla para la selección de las condiciones que serán solicitadas para la remesa.

Condiciones de la remesa

En ella aparecerán los siguientes campos:

Tipo Remesa: Serie A o B para llevar una diferenciación en las remesas, al igual que en las facturas.

Cuenta Asociada: Código de la cuenta de remesas a la que se destinarán los recibos que en ella se contienen.

Recibos a Incluir

n Serie A

n Serie B

n Todos

Estas tres opciones son excluyentes. Deberá elegir entre una de ellas.

Realizado esto, el programa mostrará todos los recibos encontrados que cumplan las condiciones requeridas.

Incluir recibos de facturas rectificativas: Si marca la casilla de validación se añadirán los recibos de las facturas rectificativas.

Detalle de remesas de recibos


Nº Remesa: Número que el programa asignará automáticamente. No es accesible al usuario.

Total Remesa: Suma de los importes totales de los recibos incluidos en la remesa. Tampoco es accesible.

Independientemente de que aparezcan o no recibos cumpliendo los requisitos solicitados, podrán añadirse otros, mediante la opción Añadir.


Importante

Será necesario que los recibos se encuentren Emitidos o Devueltos para que aparezcan en la remesa. El hecho de remesar un recibo implica el pago automático del mismo y la generación de su movimiento en la tabla de Cobros y Devoluciones. Si el recibo es devuelto por algún motivo, la devolución deberá añadirse en la pantalla de Cobros y Devoluciones , de este modo el recibo quedará como Devuelto y podrá volver a remesarse.

Introducción de recibos en remesas

En ella sólo se podrá acceder al campo BCNº de Recibo para introducir el número de un recibo ya existente.

¿Cómo generar la remesa a fichero?

Se dispone de un botón que define los parámetros necesarios para la creación de un fichero que contenga los datos de la remesa de recibos; este fichero podrá llevarse a soporte magnético para su entrega en la entidad bancaria.

Botón de Vuelco de Remesas a Soporte Magnético

Esta opción define los parámetros necesarios para la creación de un fichero que contenga los datos de la remesa de recibos; este fichero podrá llevarse a soporte magnético para su entrega en la entidad bancaria.

En la pantalla a la que accedemos mediante esta opción podremos elegir entre el formato de la normativa Cuaderno 19, Cuaderno 32 o Cuaderno 58 del C.S.B.


Remesas de recibos a soporte magnético. Norma 19

En la anterior pantalla se observan los siguientes campos:

Normativa del CSB

Seleccionamos el formato de la normativa del Cuaderno 19, Cuaderno 32 o Cuaderno 58 del CSB.

Norma 19

En la pantalla anterior se observan los siguientes campos:

Entidad Receptora: Código de la entidad a la cual se ingresa la remesa de recibos. Por defecto aparece el código que se introdujo en la carpeta Recibos del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

Agencia: Código de la agencia a la cual se ingresa la remesa de recibos. Por defecto aparece el código que se introdujo en la carpeta Recibos del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil .

Nº Remesa: Como su propio nombre indica aquí se identificará el número de la remesa. Su introducción es automática, apareciendo el número de remesa sobre el que se estuviera situado en el momento de pulsar el botón de esta opción.

Cuenta Remesa: Código de la cuenta de esta remesa. No es un campo accesible al usuario y su introducción se efectúa automáticamente por el programa.

Fecha de Cargo: Fecha a la que se cargarán los recibos en el banco.

Total Remesa: Campo informativo que nos muestra la cuantía total de la remesa. También es extraído por el programa.

Pasar Remesa/s a Banca Electrónica: Marcando esta opción aseguramos que se exporte esta remesa al apartado Banca electrónica del menú Facturación.

Fichero: Este campo será el encargado de contener el camino y el nombre del fichero generado.

El formato es idéntico al utilizado en los listados, cuando deseamos exportar la información del listado a un fichero de texto. (Por ejemplo A:Remesa1.txt).

Concepto Operación: Este campo sólo estará activo si se ha marcado previamente la casilla de validación "Pasar remesa/s a

Banca Electrónica" en ella se introducirá un literal para poder identificar la remesa.

Incluir Nº de Serie en Recibos: Si se marca esta opción, aparecerá la serie además del número del recibo.

Agrupar por Fechas de Vctos. de Recibos: Si se marca esta opción, agrupará los recibos dentro de la remesa por sus fechas de vencimientos. Los recibos se cargarán en el banco cada uno en su fecha de vencimiento. En este caso no tendrá ningún efecto la fecha de cargo, puesto que habrá más de una, tantas como vencimientos distintos en los recibos.

Marcar fin de fichero: Al transmitir el conjunto de remesas a su banco, éste le debe indicar si debe o no marcar fin de fichero, en el caso que el banco le indique que debe marcarla, la aplicación generará un fichero con las marcas fin y retorno de carro, de este modo el banco leerá correctamente y sin incidencias el fichero.

Norma 32



Código INE: Número de nueve dígitos de los cuales, los dos primeros pertenecerán al código de provincia de la plaza de libramiento. Los tres siguientes pertenecerán al municipio, los dos posteriores corresponderán a la entidad colectiva y los dos últimos a la entidad singular, suministrándolo la entidad bancaria.

Entidad Receptora: Código de la entidad a la cual se ingresa la remesa de recibos. Por defecto aparece el código que se introdujo en la carpeta Recibos del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú útil.

Agencia: Código de la agencia a la cual se ingresa la remesa de recibos. Por defecto aparece el código que se introdujo en la carpeta Recibos del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

Desde Remesa: Remesa inicial desde la cual se desea realizar el proceso.

Hasta Remesa: Remesa final hasta la cual se detendrá el proceso de extracción de información.

Id. Cuenta Cedente: Código identificativo bajo el que se recoge la situación de una línea de descuento de efectos o recibos, suministrándolo la entidad bancaria.

Total Remesa: Campo informativo que nos muestra la cuantía total de la remesa. Es extraído por el programa.

Pasar Remesa/s a Banca Electrónica: Marcando esta opción aseguramos que se exporte esta remesa/s al apartado Banca electrónica del menú Facturación.


El formato es idéntico al utilizado en los listados, cuando deseamos exportar la información del listado a un fichero de texto. (Por ejemplo A:Remesa 2.txt).

Concepto Operación: Este campo sólo estará activo si se ha marcado previamente la casilla de validación "Pasar remesa/s a Banca Electrónica" en ella se introducirá un literal para poder identificar la remesa.



Norma 58

Importante

Le aconsejamos que consulte con su banco si debe marcar o no el campo Fin de fichero.

Importante




Código INE: Número de nueve dígitos de los cuales, los dos primeros pertenecerán al código de provincia de la plaza de libramiento. Los tres siguientes pertenecerán al municipio, los dos posteriores corresponderán a la entidad colectiva y los dos últimos a la entidad singular, suministrándolo la entidad bancaria.

Entidad Receptora: Código de la entidad a la cual se ingresa la remesa de recibos. Por defecto aparece el código que se introdujo en la carpeta Recibos del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

Agencia: Código de la agencia a la cual se ingresa la remesa de recibos. Por defecto aparece el código que se introdujo en la carpeta Recibos del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

Nº Remesa: Como su propio nombre indica aquí se identificará el número de la remesa. Su introducción es automática, apareciendo el número de remesa sobre el que se estuviera situado en el momento de pulsar el botón de esta opción.

Cuenta Remesa: Código de la cuenta de esta remesa. No es un campo accesible al usuario y su introducción se efectúa automáticamente por el programa.

Total Remesa: Campo informativo que nos muestra la cuantía total de la remesa. También es extraído por el programa.

Pasar Remesa/s a Banca Electrónica: Marcando esta opción aseguramos que se exporte esta remesa/s al apartado Banca electrónica del menú Facturación.


El formato es idéntico al utilizado en los listados, cuando deseamos exportar la información del listado a un fichero de texto. (Por ejemplo A: Remesa 3.txt).

Concepto Operación: Este campo sólo estará activo si se ha marcado previamente la casilla de validación "Pasar remesa/s a Banca Electrónica" en ella se introducirá un literal para poder identificar la remesa.



¿Cómo realizar búsquedas de remesas?





¿Qué otras opciones tiene remesas?

Disponemos de varias opciones:

Importante

Como habrá podido observar, no se dispone de ningún campo para indicar los dos dígitos de control. El programa los calcula a partir de los datos Código de Entidad, Agencia y Número de Cuenta.

Importante


Nos permitirá buscar los registros según las condiciones que introduzcamos en la pantalla búsqueda.

Cambiará el Estado de la remesa.

Hace que aparezcan o desaparezcan los totales para agilizar la visualización de la pantalla.

Importante

Si cambiamos el estado de una remesa ya contabilizada, no se borrará el asiento contable de ContaPlus, ni tampoco los movimientos de pago de recibos generados al remesar.


Con esta opción se podrá llevar el control sobre los cobros y devoluciones que se realicen de los recibos y permitirá contabilizarlos.

Al acceder a esta opción podrá visualizarse la siguiente pantalla.

Cobros y devoluciones de recibos a clientes

¿Cómo realizar cobros o devoluciones de recibos a clientes?

La pantalla para añadir cobros o devoluciones es la siguiente:


En la pantalla de introducción de datos aparecerán los siguientes campos a cumplimentar para llevar el correcto control de estos cobros y devoluciones.

Nº de Recibo: Contendrá el número del recibo del cual se ha realizado un cobro o una devolución.

Importe en metálico: En esta casilla aparecerá el importe del cobro o devolución, si tenemos asociado como forma de pago Cobro en metálico. Este importe puede ser modificado a un importe igual o inferior al total del cobro o devolución, excepto si es un cobro o devolución de un vencimiento dado de alta en una remesa, en este último caso el importe será cero y no podrá ser modificado.

Fecha de Expedición: Fecha en la cual se hizo el recibo del cual se solicita ahora el cobro o devolución. Campo informativo y no accesible.

Fecha de Vencimiento: Fecha de vencimiento del recibo. Campo informativo y no accesible.

Cliente: Código y nombre del cliente del recibo que estemos tratando. Campo informativo y no accesible.

Moneda: Código de la divisa con la que se realiza el recibo. Debe estar definido previamente en el apartado Divisas de la opción Tablas Generales del menú Sistema.

Valor en Euros: Si la moneda con la que estamos trabajando es zona euro en este campo aparecerá el valor de un euro con respecto a la moneda, si la moneda no es zona euro saldrá el valor de la moneda con respecto al euro. Este campo se irá actualizando automáticamente y no es accesible al usuario.

Recuerda



Fecha Movimiento: Fecha en la cual se realizará el cobro o devolución. También será la fecha que aparecerá en el asiento contable si se contabiliza.

Subcuenta Cobro: En este campo se incluirá la subcuenta donde se cargará el cobro o devolución que se realice. Generalmente se tratará de una subcuenta de Bancos.

Gastos: Indique en este apartado a cuenta de quién van a ir imputados los gastos del cobro o devolución (cliente o empresa), así como el importe y la subcuenta a la que hay que cargarlo en la contabilidad.

¿Cómo cambiar el estado de contabilizado de un cobro o devolución?

Dispones de un botón para realizar dicha acción:

Cambiará el estado del movimiento de contabilizado a no contabilizado, el estado por defecto en el que se muestra, es el contrario al estado real que tiene dicho cobro o devolución en dicho momento.



Importante

Movimiento: Este campo es automático y captura el tipo de movimiento contrario al estado en el que se encuentra el recibo. Es decir, si hiciéramos un movimiento de un recibo Cobrado, nos añadirá un movimiento de Devolución y cambiará el estado del recibo.

Importante

El cobro de los recibos de facturas decrementa el riesgo alcanzado del cliente y la devolución lo incrementa. Si los recibos son de abonos, el comportamiento con respecto al riesgo será al contrario, es decir, el cobro de un recibo de abono incrementará el riesgo alcanzado del cliente. Para no tener que realizar el cobro de recibos de abonos se podrá utilizar la opción de Compensación de recibos de clientes, que encontrará en la ventana principal de recibos. Esta opción dará por cobrados recibos de facturas del cliente hasta completar el importe del recibo de abono del cliente, esto es lo que se llama Proceso de Compensación de Recibos.

Importante

Si cambiamos el estado de un movimiento ya contabilizado, no se borrará el asiento contable de ContaPlus.

Importante


Banca electrónica

Esta opción es la encargada de enviar información relativa a remesas de:

l Recibos domiciliados (cuaderno 19).

l Remesas de Efectos (cuaderno 32).

l Remesas de Anticipos de crédito (cuaderno 58).

Según el formato establecido por la Asociación Española de Banca, que hemos ido generando a través de nuestro módulo de remesas, con la opción "Pasar remesa/s a Banca electrónica".

¿Cómo generar los ficheros de remesas por medio de banca electrónica?

Pasar remesas a banca electrónica

Paso 1:

Para poder utilizar esta opción en primer lugar debemos poner la ruta donde deseamos guardar las remesas generadas por la aplicación, por ejemplo C:/BUZONSP/. De este modo se creará automáticamente un directorio llamado BUZONSP. El programa creará tantos directorios dentro del BUZONSP como entidades bancarias, siguiendo el formato AEBXXXX, donde XXXX es el código de entidad.

Paso 2:

Para obtener dicha información, una vez generado el fichero a esta opción, desde la exportación de la opción Remesas, selecciona el registro y seguidamente pulsa el botón Generar.

En esta pantalla tenemos los siguientes botones:

Marcar/Desmarcar Remesas

Marcamos una a una las remesas que queremos enviar a Banca electrónica.

Marcar/Desmarcar Remesas en Grupos

Marcamos a través de un filtro las remesas que queremos enviar a Banca electrónica.

Generar

Pulsando este botón enviamos a Banca electrónica todas las remesas que hayamos marcado.

Recuerda



Incidencia

Si hay algún problema en el proceso de exportación de remesas a Banca electrónica, lo registra y podemos visualizar el tipo de incidencia que se ha producido.

Paso 3:

Una vez completado el proceso de exportación correctamente y sin incidencias, visualizará en la columna "Estado", el literal Enviado, no obstante, una vez generado los ficheros debe de proceder a realizar el envío manualmente con su entidad bancaria.

Gestión garantías

Desde esta opción gestionamos las incidencias sobre las ventas con garantías. Podrá realizar una consulta de las condiciones de garantía e imprimir el listado. Inicialmente deberá asignarle el período de garantía al artículo, deberá ir a la opción de menú Sistema/ Artículos, carpeta Datos Generales e introducir el periodo de garantía correspondiente.

Con los botones de acción que se encuentran en la parte izquierda de la ventana, se podrá Añadir, Modificar, Eliminar, Localizar, Visualizar, Consultar, Imprimir.

¿Cómo puedes de forma rápida asignar el período de garantías a tus artículos?

En la tabla de Familias dispones de un campo para indicar el "Período de Garantía", medido en meses, el campo es numérico de 3 dígitos.

Una forma rápida de asignar el período de garantías a los artículos es a través de las familias, introduce el período de garantía correspondiente a las familias y automáticamente todos los artículos asociados a esa familia, llevarán asignados este período.

Cuando indiques un valor o cambie un valor en la Familia, al Aceptar se mostrará un aviso, recuerda que no se actualizará para los artículos anticipos.

En Artículos también dispones de un campo "Período de Garantía", en la primera pestaña "Datos Generales". El campo es numérico de 3 dígitos, medido en meses, el valor por defecto que tendrá es el período de garantía configurado en la Familia del artículo, recuerda que no se mostrarán estos campos para los anticipos.

¿Qué me permite realizar esta opción?

Mediante esta opción puedes realizar una Consulta de las condiciones de garantía, e imprimir un listado.

Al acceder a esta opción se muestra un filtro para que selecciones los criterios de la consulta:


Selección de documentos para gestión de garantías

Desde Fecha/ Hasta Fecha: Rango de fechas del filtro. El campo Hasta Fecha nunca debe ser menor que la fecha introducida en el campo "Desde Fecha" (la fecha introducida en el campo 'Hasta Fecha', tiene que ser igual o mayor que la fecha introducida en el campo 'Desde Fecha').

Cliente: Campo no obligatorio, contiene búsqueda a la tabla de clientes. Previamente debe estar definido en la opción Clientes, del menú Sistema.

Recuerda



Importante

Si necesita cambiar el período de garantía de un artículo respecto al periodo de garantía inicial, puede añadir en este momento la gestión de garantía y modificar el período para gestionar en un futuro las incidencias.

Artículo: Campo obligatorio, contiene búsqueda a la tabla de Artículos. Previamente debe estar definido en la opción Artículos del menú Sistema.

Serie: Campo no obligatorio. Introducirá A/ B según los documentos que desea seleccionar para el filtro.

Nº Documento: Campo no obligatorio. Contiene búsqueda a la tabla principal de Facturas. Introducirá el número de la factura, cuando solo quiera seleccionar una concreta.

Botón Filtro: Si introduce el código de un artículo en el campo "Artículo" y posteriormente pulsa en este botón, la aplicación mostrará un borrador con aquellos documentos que cumplan las condiciones del filtro.

Introducidos los datos correspondientes, visualizará en la parte inferior de la ventana los documentos que cumplan estas condiciones. Para gestionar el periodo de garantía del producto, deberá seleccionar una línea y pulsar el botón:

Al pulsar sobre este botón visualizará la siguiente ventana:

Gestión de garantías

Si necesita modificar el período de garantía respecto al valor por defecto, podrá modificarlo desde esta pantalla. Una vez modificado puede añadir incidencias (devolución, sustitución o reparación) simplemente dar a Salir y se guardará el registro."

A través de este botón, obtendrá en la cabecera de la ventana los datos correspondientes a la línea del documento seleccionado, éstos son los siguientes:

n Documento

n Cliente

n Fecha

n Fin Garantía

n Artículo / descripción

n Cantidad

n Propiedades (si la empresa trabaja con propiedades)

n Envases (si la empresa trabaja con envases)

Todos estos campos son datos informativos correspondientes a la línea del documento seleccionado.

n Período de Garantía: Por defecto, relleno con el período de garantía asignado al artículo, en caso de no tener asignado un valor, introducirá el correspondiente período de garantía al artículo.

Para añadir el tipo de operación que se efectúa con la garantía debe pulsar el botón Añadir de la barra de herramientas. Al añadir, se pedirá el 'Tipo de Operación', si la suma de las unidades devueltas es menor que la cantidad de la línea de venta, en caso contrario la aplicación mostrará un mensaje: Imposible añadir una gestión de garantías, la venta está totalmente devuelta, si pulsa el botón Aceptar, no se realizará ningún proceso.

Tipo de operación a realizar

Los tipos de operación que puede realizar entre otras son:

n Devolución Directa

n Devolución de una sustitución previa

n Devolución de una reparación previa

n Sustitución Directa

n Sustitución de una sustitución previa

n Sustitución de una reparación previa

n Reparación directa

n Reparación de una sustitución previa

n Reparación de una reparación previa

Tipos de devolución

Vamos a describir los diferentes tipos de devolución que nos podemos encontrar:

l Devolución Directa: Se gestionan unidades que no hayan tenido incidencias. En la ventana que se muestra detallamos los campos que se muestran activos y son los siguientes:

Detalle de garantías. Devolución directa

l Fecha: Por defecto la fecha del sistema. No podrá introducir una fecha menor que la fecha del documento de venta ni mayor que el período de garantía. Al lado de este campo visualizará la descripción del tipo de devolución que está realizando en ese momento.

l Cantidad: Cantidad máxima a devolver. Por defecto 1.

l Envases: Este campo solo estará visible en el caso de que la empresa tenga configurado captura por envases y el artículo tenga configurado captura por envases.

l Causa: Campo de texto libre para indicar la causa de la devolución.

l Gastos: Introducirá el importe por los gastos ocasionados tras la devolución si los tuviera.

Al pulsar el botón Aceptar, visualizará el siguiente mensaje: "Deberá emitir el documento devolución, Abono para gestionar la entrada en almacén y los cobros". Al pulsar de nuevo aceptar se cerrará el mensaje y se guardará la devolución, visualizándose en la tabla de la ventana 'Gestión de Garantías'.

l Devolución de una sustitución previa: Añadimos la devolución de un artículo ya sustituido. Al pulsar añadir y seleccionar este tipo de operación, visualizará las líneas tipo 'Sustitución' que no tengan generado ningún proceso posterior.

Selección de líneas a tratar

Seguidamente seleccionará una de estas línea para realizar la devolución y debe pulsar el botón Seleccionar, mostrará la siguiente ventana.

Detalle de garantías. Devolución de una sustitución previa

En esta ventana vamos a detallar solo los campos que están activos para este tipo de devolución, observará que todos los campos están cumplimentados pudiéndose modificar, son los siguientes:

l Fecha: Por defecto la fecha del sistema. No podrá introducir una fecha menor que la fecha del documento de venta ni mayor que el período de garantía. Al lado de este campo visualizará la descripción del tipo de devolución que está realizando en ese momento.

l Causa: Campo de texto libre para indicar la causa de la devolución.

l Gastos: Introducirá el importe por los gastos ocasionados tras la devolución si los tuviera.

Al pulsar el botón Aceptar, visualizará el siguiente mensaje: "Deberá emitir el documento devolución, Abono para gestionar la entrada en almacén y los cobros". Al pulsar de nuevo aceptar se cerrará el mensaje y se guardará la devolución, visualizándose en la tabla de la ventana 'Gestión de Garantías'.

l Añadir devolución de una reparación previa: Añadimos la devolución de un producto reparado. Al pulsar añadir y seleccionar este tipo de operación, visualizará las líneas tipo 'Reparación' que no tengan generado ningún proceso posterior.


Seguidamente seleccionará una de estas líneas para realizar la devolución y debe pulsar el botón Seleccionar, mostrará la siguiente ventana.

Ventana de Detalle de garantías

l Fecha: Por defecto la fecha del sistema. No podrá introducir una fecha menor que la fecha del documento de venta ni mayor que el período de garantía.

l Causa: Texto libre para indicar la causa de la devolución.

l Gastos: Introducirá el importe de los gastos ocasionados por la devolución si los tuviera. Al pulsar el botón Aceptar, visualizará el siguiente mensaje: "Deberá emitir el documento devolución para gestionar la entrada en almacén y los cobros". Al pulsar de nuevo aceptar se cerrará el mensaje y se guardará la devolución, visualizándose en la tabla de la ventana 'Gestión de Garantías'.

l Añadir una sustitución directa: Se gestionan unidades que no hayan tenido incidencias previas. En la ventana que se muestra detallamos los campos que se muestran activos y son los siguientes:



l Uno sólo (lote)/Uno por cada unidad (unidad por unidad): Deberá decidir si la gestión de la sustitución es por el lote completo o si posteriormente pueden desencadenarse operaciones por cada una de las unidades. En función de esta configuración se creará una sola línea de detalle por el total de unidades, o una línea de detalle por cada una de las unidades de la sustitución.

l Cantidad: Cantidad a sustituir. Por defecto 1.


l Causa: Campo de texto libre para indicar la causa de la sustitución.

l Gastos: Introducirá el importe de los gastos ocasionados por la sustitución si los tuviera.

l Gastos son por cada unidad: Cuando se haya marcado Uno por cada unidad, con la casilla desmarcada los gastos indicados se dividirán entre las líneas de detalle generadas y con la casilla marcada los gastos serán para cada una de las líneas generadas.

l Días de tramitación: Se introducirá el número de días que dura la gestión de la sustitución a fin de incrementar en dichos días el período de garantía.

l Añadir una sustitución de una sustitución previa: Añadimos la sustitución de un artículo ya sustituido previamente. Visualizará las líneas tipo 'Sustitución' del documento que no tengan generado ningún proceso.

Ventana Selección de Líneas a Tratar

Seguidamente seleccionará una de estas líneas para realizar la sustitución y debe pulsar el botón Seleccionar, mostrará la siguiente ventana.



l Causa: Campo de texto libre para indicar la causa de la sustitución.



l Añadimos la sustitución de un artículo ya reparado previamente. Visualizará las líneas tipo 'Reparación' del documento que no tengan generado ningún proceso.

Ventana Selección de Líneas a Tratar

Seguidamente seleccionará una de estas líneas para realizar la sustitución y debe pulsar el botón Seleccionar, mostrará la siguiente ventana.

Ventana Selección de Detalle de garantías


l Causa: Campo de texto libre para indicar la causa de la reparación.



l Añadir una reparación directa: Se gestionan unidades que no hayan tenido incidencias. En la ventana que se muestra detallamos los campos que se muestran activos y son los siguientes:

Ventana Selección de Detalle de garantías


l Uno sólo (lote)/Uno por cada unidad (unidad por unidad): Deberá decidir si la gestión de la reparación es por el lote completo o si posteriormente pueden desencadenarse operaciones por cada una de las unidades. En función de esta configuración se creará una sola línea de detalle por el total de unidades, o una línea de detalle por cada una de las unidades de la reparación.

l Cantidad: Cantidad a reparar. Por defecto 1.



l Gastos: Introducirá el importe de los gastos ocasionados por la reparación si los tuviera.

l Gastos son por cada unidad: Cuando se haya marcado Uno por cada unidad, con la casilla desmarcada los gastos indicados se dividirán entre las líneas de detalle generadas y con la casilla marcada los gastos serán para cada una de las líneas generadas.

l Días de tramitación: Se introducirá el número de días que dura la gestión de la reparación a fin de incrementar en dichos días el período de garantía.

l Añadir una reparación de una sustitución previa: Añadimos la reparación de un artículo ya sustituido. Añadimos la reparación de un artículo ya sustituido. Visualizará las líneas tipo 'Sustitución' del documento, en el que no haya realizado ningún proceso posterior.

Ventana Selección de línea a tratar

Seguidamente seleccionará una de estas líneas para realizar la reparación y debe pulsar el botón Seleccionar, mostrará la siguiente ventana.






l Añadir una reparación de una reparación previa: Añadimos la reparación de un artículo ya reparado. Añadimos la reparación de un artículo ya reparado. Visualizará las líneas tipo 'Reparación' del documento, en el que no haya realizado ningún proceso posterior.


Seguidamente seleccionará una de estas líneas para realizar la reparación y debe pulsar el botón Seleccionar, mostrará la siguiente ventana.

Trazabilidad

Podremos acceder a la Consulta de Trazabilidad desde la tabla de Artículos o desde la propia opción dentro del menú Facturación.

¿Cómo realizar los filtros para consultar datos?

La Consulta de Trazabilidad nos permitirá realizar una búsqueda dentro de todas las tablas de la aplicación, para mostrar información sobre la trazabilidad de un determinado artículo. Podremos realizar filtros por las siguientes características:

n Captura del código del artículo por Referencia o Código de Barras

n 1º propiedad, si el artículo tiene una familia con 1 o 2 propiedades, podremos indicar que nos muestre información sobre la trazabilidad de artículo para un valor determinado de la 1º propiedad. Puede servirnos, por ejemplo, para consultar la trazabilidad de un determinado Número de Lote o la Fecha de caducidad.

n 2º propiedad, si el artículo tiene una familia con 2 propiedades, podremos indicar que nos muestre información sobre la trazabilidad de artículo para un valor determinado de la 2º propiedad. Podemos filtrar por la 2º propiedad y por la 1º o por una sola de ellas, según el filtro que necesitemos. Puede servirnos, por ejemplo, para consultar la trazabilidad de un determinado Número de Lote o la Fecha de caducidad.

n Lote, si la familia tiene configurada la opción de Capturar información de trazabilidad, habremos tenido la posibilidad de ir indicando en cada registro de movimiento de stock y en los documentos, el número de Lote. Aquí podremos indicar que nos muestre la trazabilidad por el valor de un Lote determinado.

n Fecha, si la familia tiene configurada la opción de Capturar información de trazabilidad, habremos tenido la posibilidad de ir indicando en cada registro de movimiento de stock y en los documentos, la Fecha (de caducidad, por ejemplo). Aquí podremos indicar que nos muestre la trazabilidad para una fecha determinada.

n Desde fecha, hasta fecha, la consulta sólo tendrá en cuenta los documentos o registros realizados con fecha dentro del rango indicado.

n Almacén, la consulta filtrará sólo los movimientos realizados para un almacén.

n Proveedor, la consulta filtrará sólo los documentos de compra realizados con un proveedor.

n Cliente, la consulta filtrará sólo los documentos de venta realizados con un cliente.

Filtro de trazabilidad

¿Indicados los filtros y pulsando en el botón Consultar, qué información tengo?

Una vez indicados los filtros de la consulta podremos acceder a los datos pulsando en el botón Consultar. Se mostrará información sobre:

n Stock, situación de stock de artículo con las condiciones indicadas en el filtro

n Trazabilidad de Entrada

n Trazabilidad Interna

n Trazabilidad de Salida

Recuerda



Trazabilidad de Entrada

La Trazabilidad de Entrada mostrará todos aquellos documentos o registros que indiquen una entrada en nuestros Almacenes de un determinado Artículo.

Cada uno de los registros podrá ir además desglosado por los valores de las Propiedades o los propios datos de Captura de trazabilidad, en función de si se ha realizado un filtro por esos campos o no.

l 1º Propiedad del artículo, podrá ser una propiedad cualquiera o una propiedad configurada para trazabilidad, lote o fecha de caducidad.


l Lote (trazabilidad), en el caso de configurar la familia del artículo para capturar la información de trazabilidad en documentos, se mostrará el valor del Lote indicado en el movimiento.

l Fecha (trazabilidad), en el caso de configurar la familia del artículo para capturar la información de trazabilidad en documentos, se mostrará el valor de la Fecha indicada en el movimiento.

Trazabilidad de entrada

Mostrará información sobre los siguientes registros del programa:

Compras

Las entradas de mercancía por documentos de compras a proveedores. La información mostrada será la siguiente:

l Serie y número de documento de compra y del documento del proveedor

l Fecha del documento y Fecha de Entrada

l Almacén de entrada de la mercancía

l Cantidad y Envases si el artículo trabaja con captura por envases

l Proveedor: nombre, CIF, dirección, etc.

Ordenes de Producción

Las unidades fabricadas desde Ordenes de Producción. La información mostrada será la siguiente:

l Número de Orden de producción

l Fecha de cierre, fecha a la que se produce la entrada en almacén de las unidades de producto final fabricadas

l Almacén


Regularización de Entrada

Movimientos de Entrada de stock por regularización de stock, realizados desde la propia opción de Regularización de almacenes o desde la gestión de Stock en artículos. La información mostrada será la siguiente:

l Fecha del movimiento

l Almacén de entrada


l Causa de la entrada de stock en almacén

Trazabilidad Interna

La Trazabilidad Interna mostrará todos aquellos documentos o registros que indiquen un movimiento interno dentro de nuestro propio sistema, de un determinado Artículo.






Trazabilidad interna


Movimientos entre almacenes

Movimientos de stock entre Almacenes, la información mostrada será la siguiente:

l Fecha del movimiento.

l Almacén de entrada.

l Causa de la entrada de stock en almacén.

l Cantidad y Envases si el artículo trabaja con captura por envases.

Fabricado con

Mostrará los artículos que se hayan utilizado para fabricar el producto sobre el que estamos realizando la consulta de trazabilidad. Serán las Líneas de Componentes de las Ordenes de Producción en las que el producto final es el artículo consultado. La información mostrada será la siguiente:

l Componente, referencia, descripción y combinación de propiedades del componente utilizado.

l Número de Orden de producción.

l Fecha de la Orden, fecha a la que se produce la salida del almacén de las unidades de los componentes.

l Almacén.


Componente de

Mostrará los registros de líneas de ordenes de producción en las que el producto consultado es componente de otros productos finales. Es decir, las salidas internas producidas al transformar el artículo consultado en otro artículo, mediante el uso de ordenes de producción.

l Componente, referencia y descripción del producto final producido con el artículo consultado.

l Número de Orden de producción.

l Fecha de la Orden, fecha a la que produce la salida del almacén de las unidades de los componentes.

l Almacén.


Trazabilidad de Salida

La Trazabilidad de Salida mostrará todos aquellos documentos o registros que indiquen una salida de nuestros Almacenes de un determinado Artículo.






Trazabilidad de salida


Ventas

Las salidas de mercancía por documentos de ventas a clientes. La información mostrada será la siguiente:

l Serie y número de documento de venta.

l Fecha del documento y Fecha de Salida

l Almacén


l Cliente: nombre, CIF, dirección, etc.

Regularización de Salida

Movimientos de Salida de stock por regularización de stock, realizados desde la propia opción de Regularización de almacenes o desde la gestión de Stock en artículos. La información mostrada será la siguiente:

l Fecha del movimiento

l Almacén de salida


l Causa de la entrada de stock en almacén

Enlace ContaPlus

¿Qué consejos previos se deben de realizar antes de proceder con el enlace?

El primer paso para un correcto enlace es la configuración del mismo en Útil/Personalización en la carpeta Contaplus donde indicaremos la ruta donde se encuentra el programa de ContaPlus, las empresas y las series de facturas y abonos con las que queremos enlazar. Carpetas de Ventas y Compras donde figuraran las subcuentas que deseamos utilizar para los distintos conceptos.

Enlace con ContaPlus

Enlace ContaPlus

Este aviso te lo recordamos en la ayuda en el apartado de clientes, proveedores y artículos.

Una vez efectuado este enlace, cada Cliente o Proveedor que dé de alta en el programa generará su subcuenta contable correspondiente en ContaPlus. Si se introduce algún Cliente o Proveedor previo a este enlace, dichos datos no quedarán reflejados en ContaPlus y, en el posterior paso a contabilidad, mostrará un mensaje de error, ya que la subcuenta contable no estará indicada en el fichero del cliente. En este caso, debe modificar la ficha del Cliente e indicar la subcuenta contable. Esto no supone que dicha subcuenta se cree en ContaPlus con los datos de ese Cliente, sino que permite el paso de la factura a ContaPlus, aunque la subcuenta contable creada aparecerá con el código indicado en la ficha del Cliente o Proveedor y en la descripción de la subcuenta pondrá "Facturación", debido a que no estaba creada antes de efectuar el enlace.

Recuerda



Importante

Los enlaces que se realicen en la aplicación de Contabilidad, deben ser entre idénticas versiones, es decir no podrá enlazar, por ejemplo, una versión de gestión 2013 con una contabilidad 2012.

Importante


Una vez creado el enlace, cualquier modificación en los datos de clientes ó proveedores en la aplicación y que también se encuentren en ContaPlus, se modificarán automáticamente en las subcuentas correspondientes, si previamente han sido seleccionados los campos "Act. datos cliente en modificaciones" y "Act. datos proveedor en modificaciones", en la opción de Util/ Entorno del Sistema/ Personalización/ ContaPlus y Compras, respectivamente.

Además, en cualquier momento se podrán importar y exportar los clientes y proveedores de la aplicación a ContaPlus y viceversa, mediante la nueva funcionalidad de Importación / Exportación, ubicada en las fichas de los clientes y proveedores.

Igualmente, cada vez que introduce un artículo es necesario indicar un Grupo de Ventas asociado, que debe estar creado previamente en el apartado Grupos de Ventas en el menú Sistema. Si no existe el enlace en el momento de introducir el artículo, no pedirá el Grupo de Ventas. Posteriormente, tras efectuar el enlace con ContaPlus, en el paso de la factura que contenga dicho artículo, mostrará un mensaje de error. Debe dirigirse a la ficha del artículo y modificarlo, donde se obliga a la introducción, en ese momento, de un Grupo de Ventas para el artículo. Una vez introducido, la factura debería pasar correctamente a ContaPlus.

Máscaras

Con esta opción podrá configurar todos y cada uno de los formatos de presentación de los campos numéricos.

A partir de este momento usted estará en disposición de alimentar las Tablas Generales del menú Sistema. A continuación procederá a añadir todos los datos de sus tablas maestras (clientes, agentes, proveedores, artículos).

Contadores

Con esta opción podrán modificar todos y cada uno de los contadores de los documentos, pudiendo introducir cualquier valor a partir del cual retomará el programa la numeración automática.

Enlace contable del IRPF de las Ventas y Compras

Cuando el enlace contable se realice con un ContaPlus Autónomos o con una versión de ContaPlus que tenga instalado el módulo de IRPF, se traspasará al apunte de la retención del IRPF. Las subcuentas de IRPF configuradas en Personalización deberán tener marcada la opción de IRPF en ContaPlus.

En el caso que se vayan a utilizar varios % diferentes, será conveniente indicar 0,00%, para que la subcuenta pueda ser utilizada con cualquier % en el Diario.

¿Cómo realizar el enlace contable?

La opción de paso contable de documentos, ofrece una herramienta para enlazar Gestión con Contabilidad. El primer paso para un correcto enlace es la configuración de subcuentas en Útil/ Personalización/ carpeta ContaPlus, donde figurarán las subcuentas que deseamos utilizar para los diferentes conceptos.

Además deberemos asignar subcuentas a los clientes y proveedores, tanto en euros como en moneda extranjera, grupos de venta y compra o subcuentas de venta y compra a los artículos y subcuentas de cobro y pago en las formas de pago, para este paso es recomendable que sigas los consejos mencionados en el apartado de consejos previos.

El cuadro de diálogo de esta opción presenta los siguientes campos:

Importante

Ninguno de estos parámetros deben cambiarse cuando ya se tengan datos introducidos, pues podría afectar al funcionamiento del programa, ya que estos parámetros actúan directamente sobre conceptos tan importantes como stock de almacén, cantidades pendientes de servir o recibir, coste promedio de los artículos, etc.

Enlace ContaPlus

ContaPlus

En este campo aparecerá la unidad y directorio donde se encuentre el programa ContaPlus. Asimismo, informará de la versión de dicho programa y la fecha de su fichero ejecutable. No serán accesibles al usuario.

Empresas

En este campo aparecerán la empresa o empresas de ContaPlus con las que se haya enlazado. No será accesible al usuario.

Serie A y B, Abonos, F. Rect

Aparecerán marcadas las series de facturas y los abonos que se hayan elegido para cada empresa en la carpeta Enlace ContaPlus del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil . No serán accesibles al usuario.

Paso de Facturas

Primer campo accesible al usuario. Si se marca realizará el traspaso de las facturas anteriores a la fecha tope de paso y que no estén ya contabilizadas.

Paso de Remesas

Siguiente campo accesible al usuario. Si se marca realizará el traspaso de las remesas anteriores a la fecha tope de paso y que no estén ya contabilizadas.

Paso de Pagos/Cobros y Devoluciones

A continuación aparecerá el siguiente campo accesible al usuario. Si se marca realizará el traspaso de los movimientos de recibos que se encuentren en la opción de pagos/cobros y devoluciones de este programa.

Fecha Tope de Paso

Fecha hasta la cual se realizará el traspaso de facturas, remesas, pagos/devoluciones y cierres de caja.

Importante

La contabilización de las facturas rectificativas se realizará por las diferencias existentes en la contabilización de la factura rectificativa y la factura rectificada.

Importante

Únicamente, una vez realizado el proceso de enlace, sólo se podrán invertir con los botones de Cambio de Estado en las distintas opciones del programa que lo contienen, facturas, albaranes, recibos... Si en el proceso de traspaso el programa emite mensajes de aviso debido a diferentes problemas, diríjase al apartado Consejos Previos en el capítulo Enlace ContaPlus

CajaEsta opción del menú principal, será la encargada de registrar todos los movimientos de caja. En este menú dispondrá de las siguientes opciones:

Movimientos de caja

Cierre y arqueo

Asientos de cierre

Histórico de cierres

Desde los botones de Movimientos de caja, Cierres e Históricos de la opción Tickets de Venta del menú Facturación, podemos acceder a estas mismas opciones.

Recuerda



Movimientos de caja


En esta opción deberán reflejarse todas las entradas y salidas que se realicen sobre la caja, ya sean pagos a proveedores, cobros de mercancía, etc., esto nos permitirá tener un exhaustivo control sobre el estado de la caja.

¿Cómo añadir un movimiento de caja?

Movimientos de caja

Con el botón Añadir accedemos a una pantalla en la que introduciremos los datos correspondientes al movimiento que queramos añadir.

Recuerda

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que

algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas. Para ver las opciones disponibles según licencia o gama adquirida pulsa aquí

Mantenimiento de movimientos de caja

Serie

En este campo introduciremos una serie para que en el cierre se incluyan en su serie por separado. De esta forma podremos enviar cada movimiento a un cierre y de la misma forma se llevarán a una segunda empresa si así lo indica el usuario.

Caja

Mostrará el código de caja donde añadiremos los movimientos. Debe existir en la tabla de Códigos explicada anteriormente.

Grupo de Movimientos

Mostrará el código del grupo al que pertenece este movimiento. Deberá estar definido previamente en la opción Grupos de Movimientos de la opción Tablas Generales del menú Sistema.

Fecha

Incluirá la fecha en la que se realizó la operación.

Concepto

Literal reservado para incluir el concepto por el cual se realizó el movimiento.

Forma de Pago

Código de la Forma de Pago utilizada en el movimiento actual (informativo).

Importe

Reflejará la cantidad que se invirtió en el movimiento.

Tipo de Movimiento

Nos indicará si el movimiento registrado en la caja es una salida o una entrada. Se rellenará automáticamente dependiendo del Código de Caja introducido en el primer campo.

Aceptaremos el movimiento con el botón Aceptar. Si necesitamos abrir el cajón, disponemos para ello del botón Abrir Cajón.

Cierre y arqueo

Utilizaremos esta opción para realizar el cierre y arqueo de la caja. Al hacerlo, el programa registrará el cierre en el histórico de cierres. Podemos realizar hasta un máximo de 9 cierres al día.

Al seleccionar esta opción el programa muestra una pantalla en la que se nos pide una serie de datos para realizar el cierre.

¿Cómo se realiza un cierre de caja ?

Cierre diario de caja

Como ve en el cuadro anterior el programa nos pide que rellenemos los siguientes campos:

Empleado

Deberemos introducir el código del empleado que realiza el cierre. Como en otras ocasiones sólo podrá realizar el cierre un empleado que se haya definido en la tabla de Empleados del menú Sistema.

Fecha Cierre

Es la fecha que vamos a asignar al cierre. Por defecto contendrá la fecha del sistema, podrás variar a tu gusto.

Hasta Fecha

Fecha hasta la que se quieren incluir tickets en el cierre. Por defecto también contendrá la fecha del sistema, que podrá ser modificada. Realizará el cierre de todos los tickets comprendidos entre el último cierre y la fecha que introduzcamos aquí.

Serie del Cierre

Se elige entre los dos tipos de numeración de los que disponemos, A o B.

Incluir Abonos de Facturas

Sólo aparecerá esta opción si en el apartado de Útil\Entorno de Sistema\Personalización\V.Defecto, tenemos marcado la opción de información de facturas en cierre.

Nos permitirá tener una información de los recibos de abonos, realizados hasta el día del cierre, en sus distintas modalidades de pago.

Al aceptar el cuadro de cierre el programa realizara el siguiente proceso:

n Los Tickets de Venta pasan al histórico de tickets.

n Los Movimientos de Caja pasan al histórico de movimientos.

n Se genera el cierre.

n Se generará el asiento del cierre de caja, que podremos visualizar en la tabla de asientos de cierres de caja que se verá en la siguiente opción del programa. Si en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil hemos marcado Asiento único por cierre, dará un solo número de asiento. Si no la marcamos, generará todos los asientos correspondientes al cierre.

Tras la confirmación, el programa nos mostrará la siguiente ventana informativa.

Recuerda



Ventana de cierre

El cierre se realizará en la divisa de la caja de cierre. La información mostrada en la carpeta "Det.F.Pago Departamento", se mostrará totalizada en la moneda de la caja de cierre. En cada una de las carpetas se mostrará la moneda en la cual se está realizando el cierre. Este campo no podrá ser modificado.

Esta ventana informativa muestra un estudio exhaustivo del cierre realizado. En ella distinguimos tres carpetas.

- Datos Generales

En esta carpeta distinguimos cinco zonas:

Totales de Formas de Pago

Como puede observar en esta zona se engloban todos los datos sobre las diferentes formas de pago, agrupadas por su modalidad, junto con la cantidad que con ellas se ha facturado: en efectivo, en crédito, en efecto bancario y el total del día.

Datos Adicionales

Engloba los datos referentes a los vales y tickets apartados facturados.

Movimientos de Caja

En ella encontraremos los campos referentes a la cantidad de los movimientos de salida y entrada según las distintas formas de pago.

Efectivo Caja

Los campos N.º primer ticket y N.º último ticket nos mantendrán informados de la numeración de tickets utilizados para el cierre. Además tenemos información del saldo anterior al cierre y del actual.

Totales de las Bases Imponibles

Nos desglosará el total de la jornada según los 6 posibles tipos de IVA. Contendrá los campos de las bases imponibles correspondientes a cada tipo de IVA, cada porcentaje de tipo de IVA y el total que ha generado ese IVA. Al final aparecerá el campo Total con la suma de los seis totales por tipo de IVA. Según esto, el programa sólo permitirá realizar el cierre de tickets siempre y cuando no haya entre todos ellos más de seis tipos de IVA diferentes, en caso contrario, no realizará el cierre.

- Cajas y Remanentes

En esta carpeta aparece una tabla con la caja, su remanente, su saldo, saldo más recibos, esta última columna habilitada si se trabaja con información de facturación en cierres, marcada en la carpeta de V. defecto en personalización. Desde aquí, con el botón Modificar, podremos cambiar la cantidad de remanente que queremos que quede en la caja y que habíamos asignado previamente en la opción Cajas del menú Global. También aparecen unos campos informativos similares a los que tenemos en la carpeta anterior de Datos Generales, más la de Información Facturación.

Detalle de cajas y remanentes

- Detalle de Formas de Pago

Esta carpeta nos presenta una pequeña estadística que nos muestra el detalle de las diferentes formas de pago utilizadas junto a su importe detallado. Igualmente tenemos una estadística según departamentos con el importe correspondiente a cada uno de ellos.

Detalle de formas de pago y departamentos

- Información Facturación

Esta carpeta sólo estará visible si en el apartado de Útil \ Entorno de Sistema \ Personalización \ V.Defecto, tenemos marcado la opción de información de facturas en cierre.

Distinguimos las siguientes cuatro zonas:

Total formas de pago de clientes

Recoge las diferentes formas de pago agrupadas por su modalidad, junto con la cantidad que con ellas se ha facturado :en efectivo, en crédito, en efecto bancario y el total del día, de clientes.

Total Formas de Pago Abonos Clientes

Recoge las diferentes formas de pago agrupadas por su modalidad, junto con la cantidad que con ellas se ha abonado, en efectivo, en crédito, en efecto bancario y el total del día a los clientes.

Total Formas de Pago Facturas de Proveedores

Recoge las diferentes formas de pago agrupadas por su modalidad, junto con la cantidad que con ellas se ha pagado, en efectivo, en crédito, en efecto bancario y el total del día a los proveedores.

Efectivo Caja

En este apartado se recoge el Saldo en efectivo de la facturación (Cobros menos pagos), más el Saldo General, es decir facturación más tickets.

Detalle de información facturación

Asientos de cierre

Al seleccionar esta opción el programa muestra una pantalla en la que aparece una lista ordenada por el Número de Asiento de todos los asientos generados al realizar cierres de caja y que todavía no se han volcado a disquete, pues en ese momento desaparecen. Si alguno de los asientos llevase la subcuenta de anticipos de clientes, este asiento se mostrará tanto en la pantalla de asientos de cierre, con la subcuenta de anticipos anterior, como en la pantalla de cierre para el Nuevo PGC, con la subcuenta de anticipos del Nuevo PGC.

Para acceder a los asientos de cierre del Nuevo PGC, como a su mantenimiento, tendrá que pulsar la opción NPGC.

¿Qué campos se visualiza en dicha pantalla?

En esta pantalla aparecerán los siguientes campos:

Asiento

Número asociado al asiento y que nos servirá para identificarle. No tiene porqué coincidir con el número que le será asignado en contabilidad.

Fecha


Subcuenta

Subcuentas en las que se realiza la operación que refleja el asiento. Si no dispusiese de subcuenta este campo aparecería en blanco.

Concepto

Descripción de la operación que realiza el asiento, este campo también puede aparecer en blanco.

Debe

Bajo este titular se encontrarán todas las operaciones cuyas cantidades se refieran al Debe.

Recuerda



Importante

Estos asientos se generarán siempre que realicemos cierres y hayamos seleccionado la opción Generar asiento de cierre a fichero, que se encuentra en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil

Importante

Antes de realizar el paso a fichero o disquete, debe comprobar que todas las subcuentas estén correctas y ninguna esté en blanco, pues al hacer la importación desde ContaPlus rechazará estos asientos.

Haber

En este campo se introducirán todas las operaciones cuyas cantidades se refieran al Haber.

Como puede comprobar todos estos campos son más que suficientes para reflejar todos los movimientos contables que realice la aplicación.

¿Cómo añadir asientos de cierre ?

Tal vez, tras revisar la codificación de asientos que realiza la aplicación no esté muy conforme con lo expuesto. No debe preocuparse por ello, pues el programa le permitirá un total control sobre los asientos incluidos en esta lista.

Añadir asientos a los ya existentes es una de estas posibilidades, así como modificar los ya existentes.

Altas de asientos de cierre


¡ Asiento

¡ Fecha

¡ Subcuenta

¡ Contrapartida

¡ Concepto

Además aparecen los campos Debe, Haber, donde deberemos incluir la cuantía de la operación.

Sólo nos queda indicar al programa la base imponible y el tanto por ciento de IVA del asiento, si fuera necesario. Iremos reflejando en esta tabla todos los Asientos de Caja que necesitemos.

¿Cómo realizar el paso de asientos de cierre?

La aplicación de gestión es capaz de generar un fichero que recoja todos los movimientos contables (asientos) que se registren en nuestro negocio, para posteriormente tratarlos con un programa contable. Si es usted un usuario del programa ContaPlus podrá indicar a la aplicación de gestión el lugar y la cantidad de asientos que desea extraer para su posterior tratamiento. Existe un botón desde la ventana de Asientos del cierre que da

Importante

Recuerde la gran importancia que tiene la buena codificación de los asientos pues, el programa no verifica su corrección, ya que de ello se deberá encargar nuestro programa contable.

paso a la siguiente pantalla.

Paso de asientos a archivo

Como puede comprobar en la pantalla anterior, el programa pone a su disposición tres campos. Los dos primeros, en los que incluiremos el Asiento Inicial y el Asiento Final, informarán al programa del rango de Asientos que se incluirán en el fichero. El tercer campo, en el que incluiremos la ruta donde se generará el fichero para su tratamiento. Además podremos marcar la casilla correspondiente para identificar la versión de ContaPlus a la que pretendemos enviar los asientos.

Asimismo existe un botón Importación que realiza el proceso inverso:

Importación de asientos desde archivo

En esta ventana introduciremos la ruta de la que extraeremos el fichero para su tratamiento.


Como su nombre indica, encontraremos en este menú todos los datos necesarios de anteriores jornadas, los cuales nos permitirán seguir la trayectoria de nuestro negocio.


Para acceder a la información y campos que compone cada una de las carpetas haz click en cada una de ellas y te mostramos la información detallada.

Cierres

Nos permitirá controlar todos los aspectos de los Cierres de Caja efectuados con anterioridad.

Es importante tener toda la información de los cierres efectuados en otras jornadas, esto nos permitirá estudiar la evolución de nuestro negocio.

Cuando se selecciona esta opción el programa muestra una pantalla en la que aparece una lista ordenada de todos los cierres efectuados, éstos se encuentran ordenados por el campo Fecha.

Histórico de cierres de caja

Esta pantalla contendrá los siguientes campos.

Contabilizado

Si el campo está seleccionado con un Si, el cierre de caja está contabilizado, en caso contrario, con un No, el cierre de caja no está contabilizado.

Fecha

Nos mostrará la fecha en la que se efectuó el cierre.

Contador

Utilizado como contador diario de cierres de caja.

Ticket Inicial

Número de ticket con el que se empezó el cierre.

Ticket Final

Nº de ticket con el que se terminó el cierre de caja.

Total Cierre

Nos mostrará la cantidad total en facturada en el día.

Visto esto habremos finalizado la descripción de todos los campos que componen esta primera pantalla.

Recuerde que esta nueva tabla permanecerá en blanco hasta que no se generen cierres.

Tickets

Esta opción nos permitirá controlar todos los aspectos de los tickets emitidos en anteriores jornadas.

A medida que termina la gestión de los tickets, estos desaparecen del menú Tickets cerrados y cuando realizamos el cierre se

Recuerda



incorporan a esta nueva tabla cada uno de ellos.

Pero no termina aquí nuestro control sobre estos tickets, en breve comprobaremos que podremos realizar operaciones de considerable interés con los tickets que generan.

Cuando se selecciona esta opción el programa muestra una pantalla en la que aparece una lista ordenada de todos los tickets, estos se encuentran ordenadas por el campo N.º de Ticket.

Histórico de tickets

La carpeta contendrá los siguientes campos:

N.º Ticket

Campo que contendrá un número asociado al ticket.

Fecha

Nos mostrará la fecha en la que se emitió el ticket.

Empleado

Campo que informará del Código del Empleado que emitió el ticket.

Forma de Pago

Observaremos en este campo la forma de pago con que se abonó el importe del ticket.

Total

Nos mostrará la cantidad total abonada por el cliente, es decir, la suma del precio total de todos los artículos incluidos en el ticket actual.


Movimientos de Caja

Tercera opción del menú Históricos en la que se nos permitirá controlar todos los aspectos de los Históricos de Movimientos de Caja y los campos que en ellos aparecen.

Cada vez que se realiza un cierre se reflejan en este apartado todos los campos involucrados en la caja.

Cuando se selecciona esta opción el programa muestra una pantalla en la que aparece una lista ordenada de todos los movimientos de caja, ya sean de entrada o de salida, éstos se encuentran ordenados por el campo Fecha.

Histórico de movimientos de caja

Esta pantalla contendrá los siguientes campos:

Fecha Mov.

Nos mostrará la fecha en la que se efectuó el movimiento.

Cod. Caja

Código de la caja con la que se efectuó el movimiento.

Concepto

Visualizamos el concepto aplicado al Movimiento de Caja.

Tipo

Este campo indicará el tipo de movimiento que puede ser de entrada (E) o de salida (S).

Importe

Nos indicará la cuantía del movimiento.

Entregas

Esta opción muestra todas las Entregas del cierre.

Recibos Facturas

En está carpeta se recogerán todos los recibos cobrados cuya fecha de vencimiento coincide con el cierre de caja.

En ella aparecerán dos ventanas:

Ventana de Recibos de Cliente, que engloba los recibos y abonos cobrados y pagados respectivamente, en la fecha del cierre de caja.

Ventana de Recibos de Proveedores, recoge los recibos pagados a los proveedores en la fecha del cierre de caja.

Históricos de recibos facturas


G

Columna indicativa del estado del recibo, si está compensado o no, si es el recibo matriz o recibos ligados al matriz.

Número del Recibo

Número automático del recibo, que hace referencia al número de factura del cual procede.

Fecha de Expedición

Representa la fecha de realización de la factura.


Este campo representa la fecha en la que vencerá el recibo.

Importe

Importe total del recibo.

Su número de Recibo

Hará referencia al número de factura del proveedor.

Visto esto habremos finalizado la descripción de todos los campos que componen esta pantalla.

¿Cómo puedo ver la información detallada en un histórico de cierre de caja?

A continuación describiremos la pantalla zoom para esta opción.

Zoom de Históricos de Cierres de Caja

Una vez activada, el programa nos mostrará una nueva pantalla como la situada bajo estas líneas en la que aparece diferente información sobre el cierre seleccionado.

Zoom de cierre de caja

Esta ventana informativa muestra un estudio exhaustivo del cierre realizado, manteniéndole informado de todos los parámetros que se ven involucrados en el cierre.

Aparece información de los mismos campos que en la opción Cierre y Arqueo del menú Caja.

¿Cómo consultar las entregas de cada ticket en el histórico de tickets?

Botón consulta de entregas del ticket

Desde este botón que está situado en la carpeta de "Histórico de Tickets de Venta" llamado Entregas, puedes realizar una consulta de las entregas de cada ticket realizado y que está dentro de cada cierre.

No visualizo la carpeta recibos facturas ¿Qué puede estar pasando?


Esta última ventana sólo estará disponible si en el apartado de Útil\Entorno de Sistema\Personalización\Valores por defecto. Está seleccionado el campo de Información de facturas en el cierre, una vez que tengas el campo seleccionado dicha carpeta se mostrará en la opción.

Históricos de recibos facturas

InformesDisponemos de tres clases de informes:

- Estadísticas e informes: Modificables por el usuario.

- Estadísticas e informes estándar: no se pueden configurar más allá de las condiciones pedidas en las ventanas de filtrado.

- Gráficos: Nos permite obtener gráficos o enviarlos a Excel.

Estadísticas e informes

Estadísticas e informes estándar

Gráficos

Recuerda



Estadísticas e informes

Disponemos de botones que nos permitirán generar nuevos informes, modificar los ya existentes y ejecutarlos.

Para generar los distintos informes y estadísticas que la empresa necesita, en su gestión administrativa, comercial y contable periódica o puntual que necesitemos accedemos al menú Informes / Estadísticas e Informes, a partir de la cual nos aparecerá una pantalla nueva en la que podremos obtener cualquier tipo de informe y estadística personalizada, seleccionando datos de cualquier fichero de la aplicación. De esta manera nos permitirá controlar en todo momento la situación de nuestra empresa.

Para ir al informe que necesitemos será necesario realizar un doble clic sobre la carpeta correspondiente y a continuación ejecutar el listado correspondiente.

Al acceder a esta opción visualizaremos una pantalla en la que el programa mostrará una serie de Informes y Estadísticas maestros.

Pulsando sobre Estadística o sobre Informes de la ventana, se desplegarán todos los disponibles dentro de esta agrupación.

Estadísticas e Informes

Se podrán generar nuevos informes personalizados de cualquier tabla maestra. Los informes maestros no podrán modificarse, se deberán duplicar y modificar sobre el informe duplicado. También se podrán añadir nuevas categorías de informes y modificar la descripción de las ya existentes. Para ello nos situaremos sobre una categoría o informe y pulsaremos el botón añadir o el botón modificar.

¿Cómo añadir o modificar informes?

Con el botón Añadir accedemos a la pantalla del constructor de informes que nos permitirá crear nuevos informes.

En la ventana de introducción de datos encontraremos cuatro carpetas diferentes:

- Datos Iniciales

Recuerda



Carpeta datos iniciales

Se van a definir los datos generales del informe, tales como su nombre que identificará el informe internamente, la categoría en la que le agruparemos dentro de las existentes, su descripción, el literal que aparecerá impreso como título del informe y la tabla maestra que regirá el funcionamiento del informe. Esta tabla será la tabla principal del informe y será la que será recorrida durante el proceso de generación del informe. Es importante seleccionar correctamente cual será la tabla maestra de nuestro informe, porque de ello depende que los datos que obtengamos sean los deseados. Por norma general, seleccionaremos como tabla maestra aquella tabla que contenga datos más particulares, es decir, aquella de la cual queremos obtener una línea de informe para cada registro de la misma.

- Datos de Impresión

Carpeta datos de impresión

Entre estos datos se encuentra el modelo de cabecera que va a utilizar dicho informe, los literales genéricos que deseamos que aparezcan tanto en los subtotales como en los totales del informe, (caso de que se definan, ejemplo Subtotal Ventas, Total General), el margen izquierdo en milímetros a partir del cual comenzaremos a imprimir el informe, el número de líneas que queremos que ocupe cada registro de la base de datos maestra y el tipo de fuente para las distintas secciones del informe. Si deseamos utilizar distinta fuente por cada columna del informe deberemos detallarlo en el apartado correspondiente.

Las carpetas de presentación y filtros no se activarán hasta que hayamos seleccionado previamente las columnas del informe.

EjemploSupongamos que deseamos obtener un informe en el cual se detallen todos los clientes que tenemos agrupados por ciudades. El resultado esperado será parecido al siguiente:

Madrid Cliente número 1 de Madrid

Cliente número 2 de Madrid

Cliente número 3 de Madrid

Etc. Etc.

Barcelona Cliente número 1 de Barcelona

Cliente número 2 de Barcelona

Etc. Etc.

Pues bien, en este ejemplo la tabla maestra debe ser la de clientes y no la de ciudades ya que lo que deseamos es una línea del informe por cada cliente y no una por cada ciudad.

Importante

Si elegimos un número de líneas por registro en la pestaña de datos de impresión, el número de líneas de las columnas, no pueden superar éste.

Columnas

Mediante este botón definiremos las columnas que presentará el informe.

Ventana columnas

En la pantalla principal a la que accedemos aparecen las tablas auxiliares relacionadas con la tabla maestra del informe de las que seleccionaremos los campos para imprimir. Los datos (campos) de la tabla seleccionada aparecerán en la lista central.

Disponemos de botones centrales con los que podremos añadir y eliminar columnas del informe. Las columnas que hayamos elegido aparecerán en la parte derecha de la pantalla.

Si el campo que añadimos se corresponde con dos o más campos de la tabla maestra aparecerá una caja con todos los campos disponibles.

Expresiones

Determinados datos que maneja el programa no están guardados permanentemente, sino que son calculados en el momento de presentarlos. Para poder seleccionar estos datos, debemos elegir una expresión relacionada con la Tabla Maestra. Estas expresiones pueden requerir datos adicionales que nos serán solicitados antes de la ejecución del informe si estamos creando un informe nuevo que no proviene de duplicar un informe maestro.

Columna Calculada

Podremos añadir columnas que no sean datos fijos de las tablas, sino que resulten de realizar operaciones entre columnas que contengan datos numéricos.

Columna Acumulada

Realiza la misma función que el de Columna Calculada, con la particularidad, de que los datos de estas columnas, irán arrastrando el valor de la línea anterior acumulándolo.

Subir y Bajar

Se define el orden de presentación de las columnas en el informe impreso.

Editar

EjemploSi la tabla maestra es la de Clientes, la relacionada es la de Países y el campo que queremos añadir es el Nombre del País, en la pantalla Seleccione campo de la relación, deberemos elegir entre el Nombre del País del Cliente o el Nombre del País del Banco del cliente, pues en la tabla de Clientes el campo Nombre del País aparece tanto para el cliente como para el banco (ambos campos de la tabla maestra).

Editar columnas

Podemos editar cualquier columna del informe. En la pantalla a la que accedemos, podremos modificar el título de la columna, el ancho de la misma, su alineación (izquierda, derecha, centrado), la línea en que queremos que aparezca este dato (siempre que hayamos definido que cada registro del informe ocupa más de una línea).

En caso de que sea una columna con datos numéricos, podremos seleccionar si queremos aplicar puntuación a esta columna, (Ej. 1,234.000 ó 1234), si queremos que esta columna sea totalizada al finalizar el informe.

Previsualizar

Con el botón previsualizar podemos ver en pantalla el resultado del informe diseñado.

- Presentación

Carpeta presentación

Una vez definidas las columnas y su contenido, accedemos a la carpeta presentación modificando el informe mediante el botón modificar.

Se definen los distintos aspectos de la presentación del informe, tales como el orden de presentación y la

Importante

Si se desea que la columna salga impresa en el informe, que será lo más habitual, debemos marcar la opción "imprimir columna", pero existirán ocasiones en las que esto no será necesario.

Por ejemplo, en columnas calculadas que no deseamos que sean impresas o en columnas que sean de cabecera de grupo, opción que se define en la carpeta presentación del informe en la opción "agrupar por". Todo esto se realiza para evitar duplicidad de información.

Fuente y Color

Podemos elegir el tipo de fuente y color que usaremos para las distintas secciones. La fuente de la cabecera del grupo será la fuente de la primera columna que se imprima.

En el campo Inicial aparece la posición inicial en caracteres de la columna. Al añadir una columna el programa nos da una posición por defecto que incluye la separación entre columnas. Si queremos modificar esta posición lo haremos desde la pantalla Editar Columna en el campo Inicial. Sin embargo, si usamos los botones Subir y Bajar, se recalcula la posición inicial y vuelve a aparecer la que asigna el programa por defecto.

Las columnas para las que no seleccionemos la opción de imprimir columna serán aquellas que necesitemos para hacer cálculos pero no queramos que aparezcan impresas y aquellas que deseemos que sean el título de grupo.

forma de agrupar los campos.

Para acceder a la pantalla donde definiremos el orden de presentación del informe pulsaremos sobre la lupa del campo Ordenar por... El programa permite establecer la ordenación obedeciendo a un criterio formado por uno, dos, o tres conceptos del informe, o bien no establecer ninguna ordenación en particular con lo que el informe aparecerá ordenado según el "Orden Natural".

Para eliminar la ordenación, simplemente pulsaremos sobre el aspa.

Ordenar informe por...

Para definir las expresiones por las cuales se construirán las agrupaciones, pulsaremos sobre la lupa correspondiente. Decidiremos por que campo/s del informe queremos agrupar. Añadir una agrupación ya implica un orden de presentación. Será conveniente no repetir este orden de presentación en el apartado anterior pues puede provocar un funcionamiento más lento del programa. Al establecer agrupaciones determinamos que las líneas del informe aparezcan agrupadas por algún/os concepto/s y decidimos cómo queremos que se comporte el programa al separar estos conceptos. Es decir, cuando se alcanza el punto en el que cambia el concepto por el que hemos agrupado, podemos decidir si queremos que se imprima un valor o un texto o un subtotal etc. etc. para realizar esta operación nos servimos del constructor de expresiones.

(Ejemplo: Zonas, Provincias. Si Zonas aparece en una línea anterior a Provincias en la pantalla del constructor de expresiones, se agrupa según las provincias de una misma zona).

Constructor de expresiones

En la pantalla para añadir un nuevo grupo podemos elegir la línea en la que queremos que aparezca cada concepto según el que agrupamos, de esta manera no tienen porqué aparecer todos en la misma línea. También podemos escribir el texto que deseemos como título del grupo y el texto del pie del grupo. Si no introducimos nada en este último campo, aparecerá el literal genérico que habíamos definido para los subtotales en la carpeta Datos Iniciales de la opción en la que nos encontramos.

Agrupar cuando cambie...

Nos permite agrupar según un campo pero imprimir en su lugar otro.

Importante

Que si se desea que en la cabecera de grupo se imprima un determinado campo, anteriormente en la opción Columnas, al editar este campo, deberíamos haber dejado sin marcar la opción "imprimir columna", es decir, todo lo que se imprima como columna nunca podrá imprimirse como cabecera de grupo, y viceversa.

EjemploSi queremos agrupar el informe según el código de cliente, pero queremos que al imprimir el informe no aparezca el código de cliente, sino el nombre del cliente, rellenaremos los campos de la siguiente manera:

- Agrupar por

- Establecer Filtros

Esta opción sirve para introducir dos tipos de condiciones:

1. Las generales del informe

2. Los límites hasta donde queremos que llegue el informe

El primer filtro que se presenta es "imprimir todos aquellos registros que cumplan...". Definiremos las condiciones que se desea cumpla el informe.

El segundo filtro establece la condición límite hasta donde se quiere imprimir el informe.

¿Cómo ejecutar el informe?

Determinados informes requieren datos adicionales para su correcta ejecución. Estos datos serán solicitados en el momento de ejecutar el informe. El programa nos mostrará una pantalla en la que indicaremos el destino del listado. Todos los informes podrán ser previsualizados en pantalla antes de ser impresos. Si no deseamos previsualizar el informe, podemos enviarlo directamente al dispositivo de salida, ya sea una impresora o un fichero.

¿Cómo duplicar un informe?

Nos servirá para crear un informe personalizado a partir de un informe maestro, sin necesidad de volver a definir todos los parámetros del mismo. Como los informes maestros no son modificables, podemos duplicarlos y modificar el informe duplicado.

Duplicar informe

¿Cómo configurar las cabeceras de los listados?

Mediante esta opción podemos configurar todas las cabeceras de listados que aparezcan en nuestros documentos.

La ventana se compone de una serie de registros, cada uno de los cuales es un modelo de la cabecera del listado. De esta forma, mediante la adición de líneas de cabecera podemos realizar nuestros informes con una presentación personalizada.

Al acceder a esta opción se observa la siguiente pantalla:

Cabeceras de listados

Podemos añadir tantas cabeceras como sea necesario. Cada cabecera tiene una serie de registros que van a determinar su presentación por impresora.

Copiar

Con esta opción podremos copiar las cabeceras ya creadas para que, con una pequeña modificación, podamos tener una nueva cabecera.

Añadir/Modificar Cabecera

Código de cliente

- el/la

Nombre de cliente

Si hemos seleccionado algún campo para agrupar y marcamos la opción saltar de página al agrupar, cada nuevo grupo se imprimirá en una página distinta.

Si no se marca la opción imprimir informe detallado se obtendrá un listado de los totales, sin ningún tipo de desgloses

Cada cabecera se compone de un código y una descripción, además de una serie de componentes del modelo, totalmente configurable por el usuario.

Modificar cabecera

Cada componente se divide en varias partes:

Tipo

Campo de indica el componente que vamos a poner en la cabecera. Puede ser un texto libre, un campo ya definido (código, empresa, nombre empresa, etc.) e incluso una imagen, línea o cuadro.

Texto/Imagen

Campo donde se introducirá el texto o la ruta y nombre del fichero de imagen.

Coordenadas y Características

Serie de campos donde se introducirán los valores para ubicar el componente de la cabecera, así como una serie de características complementarias.

Probar

Con este botón, podremos previsualizar la cabecera y comprobar cómo quedaría impresa.

Modificar elemento de cabecera

Estadísticas e informes estándar

En esta opción podrá obtener cualquier tipo de informe y estadística personalizada, seleccionando datos de cualquier fichero de la aplicación. De esta manera nos permitirá controlar en todo momento la situación de nuestra empresa.

Si la moneda por defecto de la empresa activa es el euro, todos los importes de los informes de facturación por defecto, irán en euros.

Al acceder a esta opción visualizaremos una pantalla en la que el programa mostrará una serie de Informes y Estadísticas maestros.


Estos listados no son configurables, no se pueden modificar ni añadir nuevos.

Pasos:

1º Hacemos doble clic sobre el informe.

2º Una vez seleccionado y ejecutado nos pedirá el filtro a realizar sobre la información.

3º Realizar el filtro deseado y pulsamos en Aceptar.

4º En la ventana de Destino de impresión seleccionamos como queremos obtener los datos.

5º En el caso de elegir "Pantalla", recibimos los datos, si hubiera más clientes en la parte superior pulsaríamos en siguiente para ver el resto.

Recuerda



Gráficos

Al entrar en esta opción aparece una pantalla de detalle de los informes y estadísticas que disponen de representación gráfica de los datos o traspaso de la información a una hoja de cálculo. Situándonos sobre el informe o estadística deseado y pulsando el botón Ejecutar accederemos a una pantalla donde se establecerán las condiciones para la selección de los datos que aparecerán en el Gráfico u Hoja de Cálculo.

En muchas de las estadísticas explicadas en este capítulo se encontrará con que además de permitirle la salida del informe por pantalla, impresora o fichero.

En esta ventana el usuario podrá cambiar el tipo de gráfico que desea visualizar, elegir diferentes estilos dentro de cada tipo y cambiar otros atributos generales del gráfico como tamaño, colores, títulos, etc. También podrá imprimir y salvar la imagen del gráfico.

Solamente puede haber un gráfico visualizado en la aplicación. Si el usuario desea generar un nuevo gráfico debe cerrar previamente la ventana del gráfico actual.

Conceptos generales que dispone la opción de gráfico

Gráficos

El gráfico de la aplicación permite agrupar los valores a representar según series de datos, es decir, grupos de valores cuya sucesión de valores en el eje X es la misma en todas las series.

Estas series quedan determinadas según la selección de valores a representar que el usuario haya hecho en la pantalla de definición del gráfico.

A continuación se definen los términos que se emplearán durante la documentación de los gráficos.

Etiquetas

Valores representados en el eje X para gráficos de barras, lineales y de área o junto a los sectores de un círculo para los gráficos de tarta. Corresponden al número de orden de los valores que se representan y llevan asociadas un texto al que nos referiremos también como etiqueta y que se muestra en el eje X o sector asociado.

Leyendas

Series de datos. Si por ejemplo el usuario representa tres series de datos, cada una con 12 valores, el gráfico tendría 3 leyendas y 12 etiquetas. Las series de valores asociadas a cada leyenda se distinguen en la representación del gráfico de forma específica para cada tipo. Cada leyenda lleva asociado un texto al que nos referiremos también como leyenda y que se muestra en la parte derecha del gráfico.

Tipos

Cada una de las formas diferentes con que se pueden visualizar los valores.

Estilos

Opciones dentro de cada tipo. Modifican ligeramente la forma en que se visualizarán los datos.

Atributos

Cada una de las opciones generales de presentación del gráfico. En general serán aplicables a más de un tipo, estilo o al gráfico en su conjunto.

Opciones existentes en la presentación de los gráficos

Cambio de Tamaño del Gráfico

El cambio de tamaño del gráfico se consigue cambiando el tamaño de la ventana donde está dibujado. Es la única opción de presentación a la que no se accede por medio de la barra de botones. Todos los elementos del gráfico se reescalan al cambiar el tamaño de la ventana.

Barra de Botones de la Ventana de Gráficos

A través de esta barra de botones el usuario accede a todas las posibilidades de presentación del gráfico.

Barra de botones

Si en un momento determinado algún botón está inhibido (al pulsarlo no responde hundiéndose), esto quiere decir que la opción correspondiente no se aplica en la condición actual del gráfico o bien que la opción ya está activa.

A continuación se describen los botones de la ventana de gráficos de izquierda a derecha y según los cuatro grupos de botones existentes.

Grupo de Tipos

Recuerda



EjemploEs importante tener en cuenta que el tamaño del gráfico modifica también el tamaño de los textos incluidos en el gráfico, lo que puede originar que éstos no sean legibles para tamaños pequeños.

Todos los botones de este grupo cambian directamente el tipo de gráfico sin pedir confirmación ni datos adicionales.

Los comentarios acerca de la presentación de datos en cada uno de los tipos se refieren al estilo por defecto.

Tarta 2D

Los datos se representan como sectores de un círculo de área proporcional al valor. Solamente se pueden representar los valores asociados a una leyenda y en caso de que haya más de una, se representan por defecto los valores asociados a la primera, aunque el usuario puede elegir posteriormente otra a través de las opciones de estilo.

El texto de la leyenda se añade automáticamente al título del gráfico.

Tarta 3D

Igual que tarta 2D pero el círculo se representa como un disco con grosor y en perspectiva.

Tarta 3D

Barras 2D

Es el tipo por defecto con el que se presenta el gráfico. Los datos se representan como rectángulos de longitud proporcional al valor. Cada leyenda está asociada a un número de barra dentro de cada etiqueta, de forma que el valor de la primera leyenda siempre será el de la primera barra en todas las etiquetas, el de la segunda leyenda será el de la segunda barra y así sucesivamente.

Barras 3D

Igual que Barras 2D pero hay un eje adicional (eje Z) en perspectiva. En este caso se puede elegir que las barras dentro de cada etiqueta estén agrupadas según el eje X o el eje Z.

Lineal

Cada leyenda viene representada por una línea que une todos los datos asociados y cuya altura en cada etiqueta es proporcional al valor.

Gráfico lineal

Lineal Logarítmico

Igual que el lineal pero la escala de valores es logarítmica, es decir, el valor representado en el eje Y es la potencia en base 10 del valor correspondiente (aunque el texto indique el valor real). De esta forma se consiguen visualizar simultáneamente valores muy dispares.

Área

Cada leyenda viene representada por una zona del plano de color uniforme comprendida entre dos líneas y cuya altura en cada etiqueta es proporcional al valor.

Grupo de Estilos, Textos y Atributos

Cada uno de los botones de este grupo abre una caja de diálogo de opciones.

Estilo

Este botón presenta una caja de diálogo con las opciones de estilos asociadas al tipo de gráfico que se esté representando. Hay cuatro tipos distintos en relación con las opciones de estilo: tartas, barras, líneas y área.

Más adelante, en el apartado Estilos, se detallarán todas las opciones disponibles para cada uno de los tipos.

Textos

Este botón presenta una caja de diálogo con opciones que permiten definir la presentación de todos los textos que aparecen en el gráfico:

¡ Títulos

¡ Etiquetas

¡ Leyendas

El usuario debe seleccionar una de las cuatro opciones y pulsar el botón de continuar para abrir la caja de diálogo de opciones de la elegida. Más adelante, en el apartado Textos, se describen con detalle todas las opciones disponibles.

Textos

Este botón presenta una caja de diálogo con seis opciones que permiten definir atributos comunes a todos o varios tipos de gráfico:

¡ Colores

¡ Malla

¡ Marcas

¡ Símbolos

¡ Estadísticas

¡ Eje Y

El usuario debe seleccionar una de las seis opciones y pulsar el botón de continuar para abrir la caja de diálogo de opciones de la elegida.

Más adelante, en el apartado Atributos, se describen con detalle todas las opciones disponibles.

Atributos

Grupo de Impresión y Salvado del Gráfico

Imprimir

Este botón abre una caja de diálogo con las posibles propiedades de su impresora:

Lógicamente las opciones de color sólo las deberá seleccionar el usuario si su impresora soporta impresión de color.

Salvar Imagen en Fichero

Este botón abre la caja de diálogo estándar de Windows de selección de fichero. Si en esta caja el usuario pulsa el botón de aceptar, la imagen del gráfico con su tamaño actual se salvará en formato BMP en el fichero seleccionado.

Salvar en el Portapapeles

Este botón salva directamente la imagen del gráfico con su tamaño actual en el portapapeles de Windows para un posterior tratamiento. Con este gráfico copiado puede pegarlo o editarlo en cualquiera de las aplicaciones de editor de textos o imágenes.

Botón derecho del ratón

Si se posiciona en el gráfico y pulsa el botón derecho del ratón se despliega una serie de funcionalidades para realizar un tratamiento del propio gráfico en pantalla,

¡ Ver

¡ Tipo de gráfico

¡ Imagen de fondo

¡ Copiar

¡ Mostrar/Ocultar y series

¡ Editar valores

Ver, podrá cambiar los distintos modos de visualizar el gráfico en pantalla.

Tipo de gráfico, le permite mostrar los datos con distintos tipos de gráficos.

Imagen de fondo, permite poner un fondo a la visualización de datos.

Copiar, realiza la acción de copiar para trasladar la imagen a un editor de texto o imagen, aplicaciones disponibles por el usuario.

Mostrar/Ocultar y series, muestra las distintas series que compone el gráfico, puede marcar y desmarcar para personalizar la visualización.

Editar valores, el gráfico muestra los valores que tiene la aplicación pero dichos valores los puede modificar o alimentar manualmente.

Estilos de gráficos

En este apartado se describen todas las opciones de estilo para cada uno de los cuatro grupos de tipos: tartas, barras, líneas y área.

Tartas

Común para Tartas 2D y Tartas 3D

El usuario puede definir el color, tipo y valor de las etiquetas de la tarta, qué sectores quiere desplazar hacia afuera del círculo para distinguirlos del resto, qué leyenda quiere visualizar y si quiere que la etiqueta represente el valor asociado al sector o el texto predefinido.

En los gráficos de tipo tarta las etiquetas se representan junto a cada sector del círculo.

Gráficos de tartas 2D y 3D

Atributos

Desde aquí podremos indicar la fuente, color y tamaño de los distintos atributos del gráfico.

Atributos

Mapas en Estadísticas

La opción de mapas estadísticos es una de las principales novedades de esta nueva versión.

Los nuevos mapas de Gestión permiten la representación gráfica sobre un mapa de España de las Ventas/Compras realizadas a los correspondientes Clientes/Proveedores por Provincias o Comunidades Autónomas. Permiten acotar meses e indicar el tipo de valor: Nº de Clientes/Proveedores o total de Ventas/Compras.

Mapas

Utilización de la Ventana del Gráfico

La representación inicial del mapa representa el número de Clientes/Proveedores distribuidos por las distintas Provincias o Comunidades Autónomas.

Estos valores se expresan por una codificación de colores que son modificables por los distintos botones de la ventana. Se distinguen cuatro acciones para parametrizar el mapa.

Botón de Clientes/Proveedor

Dispone la trama de colores por el número de Clientes/Proveedores que hay en cada provincia o Comunidad.

Botón Ventas/Compras

Dispone la trama de colores por el total de Ventas/Compras realizadas en cada provincia o Comunidad.

Botón Colores

La tabla asociada indica el rango de valores a través de sus colores que tiene asociados cada Provincia o Comunidad. Dichos valores son modificables en dos aspectos:

¡ Cambio de tramo al cual asignamos un nuevo rango de valores a representar y por el color que queremos que lo represente.

¡ Cambio de escala por la que introducimos el número de colores que representaremos en el mapa, colocando los valores máximos y mínimos a asignar en los mismos.

Botón Mapas

Con esta opción se guarda, elimina o lee los datos de representación del mapa.

En esta nueva versión del programa se pueden visualizar mapas desde las siguientes estadísticas:

¡ Resumen de Facturación a Clientes

¡ Resumen de Compras a Proveedores

¡ Resumen de facturación por Provincias

¡ Resumen de facturación por Zonas

Hoja de Cálculo

En muchas de nuestras estadísticas encontraremos el botón H. Cálculo.

Aprovechando la posibilidad que nos ofrece Windows, podremos enlazar la aplicación de Gestión con la H. Cálculo. Esto nos permitirá utilizar nuestros datos estadísticos en operaciones de cálculo.

El modo de operación es sencillo y rápido. Para depositar los datos estadísticos a nuestra hoja de cálculo son necesarios dos pasos.

1. El primer paso que debemos realizar es ejecutar H. Cálculo y abrir una hoja de cálculo, dejando el cursor situado en la casilla a partir de la cual se volcará toda la información estadística de Gestión.

2. En segundo lugar minimizaremos la H. Cálculo, nunca lo cierre ya que si no SAGE no enlazaría correctamente la información, y activaremos nuestro programa de Gestión para enviar la información estadística que deseemos.

BabelEsta opción de menú tiene como objetivo generar un fichero Babel en formato .xml con la información contable necesaria para ser importado en ContaPlus o la plataforma de gestión SPA, desde la que se podrán realizar los impresos oficiales.

Es importante resaltar que las facturas que estén en divisas NO se exportarán en esta plataforma.

Acceso a SPA

Desde esta opción tiene acceso a la web de Soluciones Plataforma Asesorías. Desde aquí puede introducir su usuario y clave y trabajar en ella.

Acceso a SPA

Visualizar fichero

Para poder ejecutar esta opción, tiene que tener instalado el Visor, si no es así, dispone de una descarga a través del mensaje de aviso que le muestra la aplicación. Pulse la opción Descargar Visor, y podrá hacerlo desde el link donde le ha dirigido la opción.

Enviar fichero

Datos previos

En la opción de Empresa, definimos los datos que se solicitan en dicha pantalla, podremos enviar a través de la plataforma SPA la información contable entre las aplicaciones. Podremos traspasar la facturación al programa de Contabilidad sin necesidad de introducir manualmente los datos, es decir, podremos exportar los datos de FacturaPlus a ContaPlus aunque las dos aplicaciones estén en ordenadores distintos.

Recuerda



Empresas, pestaña Datos Babel

En la opción de Personalización en la pestaña de ContaPlus, cuando definimos en el "Tipo de Enlace" la opción Babel: Este enlace está indicado para generar el fichero Babel, de tal manera que podremos llevar esta información a la plataforma SPA u otra instalación de ContaPlus en otra máquina.

Configuramos la información a exportar, los campos que nos aparecen en esta pantalla son los siguientes:

- Desglose: Pondremos el número de dígitos que queremos que tengan las subcuentas que el programa creará.

- Ejercicio: Pondremos el año del ejercicio al cual queremos importar los documentos.

- Fechas: Añadiremos las fechas del ejercicio contable en la cual vamos a contabilizar los documentos.

- Datos a exportar: Pasaremos los tipos de documentos que marquemos en esta pantalla.

Personalización, pestaña ContaPlus

En la ventana de personalización en la pestaña de "Ventas" en el caso de realizar el enlace Babel tendremos que definir además de las subcuentas, las subcuentas de IVA y el resto de subcuentas en las tablas correspondientes: Tipos de IVA, Formas de pago, clientes, proveedores, artículos, etc....

Importante

En la pestaña de "Contab" de la opción de Clientes puede visualizarse de una manera distinta la información, según hayamos realizado el enlace, bien a través del programa de ContaPlus directamente o bien sí lo hemos realizado a través de la aplicación Babel.

Las opciones que existen dentro de este apartado estarán disponibles de Enlace tipo Babel. Si no es así, la aplicación le mostrará un mensaje que le informará de lo siguiente: Opción disponible solo para enlace contable por Babel.

Enviar ficheros a Carpeta

Enviar ficheros a Carpeta. En la ventana que le muestra la aplicación, debe indicar la ruta donde se encuentra el archivo a exportar en su equipo y si quiere filtrar por fechas o asientos. Acote también las fechas de inicio y fin de la operación, así como el CIF de la empresa.

Exportar a carpeta

Características del enlace

Enviar fichero a SPA

Enviar fichero a SPA. Al acceder a esta opción, la aplicación le mostrará una ventana para que decida si la exportación va a ser de un fichero ya existente o de uno nuevo. Por defecto vendrá marcada la opción "Nuevo fichero". Indique también la ruta donde está el archivo a exportar dentro de su equipo.

Exportar a SPA

Una vez generado el fichero se mostrará la pantalla de conexión a SPA con el usuario y contraseña que haya definido en la opción General \ Empresa \ Datos BABEL. Al conectarse se iniciará el envío del fichero generado.

Conexión SPA

Enviar fichero a Correo electrónico

Enviar fichero a Correo electrónico. Al acceder a esta opción, la aplicación le mostrará una ventana para que pueda elegir entre enviar un archivo nuevo o uno ya generado. Por defecto vendrá marcada la opción "Nuevo fichero".

Exportar a Correo electrónico

Una vez generado el fichero se enviará un correo electrónico con el fichero adjunto al gestor de correo predeterminado.

Mensaje de correo electrónico

ÚtilDesde esta opción podremos acceder a distintas opciones que nos permite configurar el posterior trabajo con el programa.

Organización de ficheros

Cambiar apariencia

Perfiles de usuarios

Entorno sistema

Avisos


e-Factura

Escritorio Sage

Agenda

Configuración de correo

Ofimática

Recuerda




Los procesos que esta opción realiza son:

l Eliminación definitiva de los registros marcados para borrar.

l Regeneración de ficheros índices, correspondientes a la memoria activa y los comunes a todas las memorias.

l Comprobación jerárquica de la información.

l Comprobación Integridad de datos, si marcamos este check el programa realizará una verificación de los registros del programa para solucionar posibles errores.

l Si deseas recalcular el coste promedio, marca la casilla de validación Recalcular el Coste Promedio, y su cálculo dependerá del método que elegiste en el menú Útil \ Entorno de Sistema \ Personalización \ Cálculo. Puedes elegir tres métodos de cálculo del coste promedio:

¡ Media aritmética de TODAS las entradas.

¡ Sumatorio de últimas entradas hasta completar stock.

¡ Media aritmética según existecias actuales.

Se recomienda que antes de ejecutar la opción Comprobación Integridad de Datos, realice una copia de seguridad.

l Comprobar importe recibos cliente, esta opción realiza un proceso de comprobación del importe de los recibos de clientes. En el caso de encontrar diferencias entre el importe de los documentos y sus recibos, mostrará una tabla con las diferencias, desde la que podrá imprimir los datos encontrados o realizar un proceso de regeneración automático.

La duración de este proceso dependerá del volumen de información.

Además, se ha añadido una nueva configuración para realizar este proceso en el inicio diario de la aplicación, que puedes definirlo desde la opción de Útil\Entorno del Sistema\Personalización, en la pestaña de "Cálculo".

Es un proceso exclusivo, por lo tanto cuando tienes alguna opción, tabla abierta o usuarios conectados, saldrá un mensaje de aviso indicando que

Recuerda



Importante

Esta opción es sumamente importante porque cuando se produzca cualquier tipo de error, será la primera opción en informarnos de, a qué fichero/s afecta y en caso de ser un problema menor (índices), solucionarlo. En el momento que tengamos un corte del fluido eléctrico, bajada de tensión u otro problema de características similares se aconseja efectuar esta opción como primera medida para solventar el problema.

el proceso no se puede realizar, intenta más tarde cuando todos los procesos hayan terminado.


Perfiles de usuario

En esta agrupación, dispones de algunas de las opciones más importantes de la aplicación, para la configuración del entorno de trabajo. Permite definir un entorno en el que se incluye la barra de botones personalizada, los periféricos y la gestión de usuarios de la aplicación.

Gestión de usuarios

Periféricos

Dispositivos

Restaurar valores originales

Barra de botones

Recuerda




Desde esta opción podremos llevar la gestión de nuestros usuarios. El usuario Supervisor y aquellos que tengan "acceso total" a la opción de usuarios podrán definir las contraseñas de los distintos usuarios, el periodo de validez o vigencia de estas, qué usuarios están activos o de baja, el perfil de cada usuario indicando a qué opciones e informes tienen acceso, así como obtener un informe de acceso a la aplicación de todos los usuarios.

Desde la opción de "Gestión de Usuarios" se nos mostrará la siguiente pantalla. En ella se informa de los nombres de los posibles usuarios que pueden acceder al sistema, el Estado de cada usuario (ACTIVO/BAJA) y cuál de ellos se encuentra trabajando con el programa (Situación = EN USO).


Se podrán añadir tantos usuarios como desees. Cada usuario deberá tener asociada una contraseña para la entrada al programa, incluido el usuario Supervisor. Los accesos podrán configurarse por usuario o por grupos de usuarios.

Destacamos las siguientes opciones por su relevancia:

Alta o modificación de usuarios

Al dar de alta un usuario se nos mostrará la siguiente pantalla:

Alta de usuarios

- Nombre: Se indicará un nombre de usuario con el que se identificará a este.

- Grupo: Nos permitirá asociar al usuario a un grupo determinado, así el usuario herederá inicialmente la configuración de accesos y datos de contraseña de este grupo.

- Definir contraseña: Por razones de seguridad en el acceso a datos, todos los usuarios deberan tener una contraseña. Ésta deberá tener al menos 8 caracteres, diferenciando entre mayúsculas y minúsculas.

El Supervisor o usuarios con acceso total a la gestión de usuarios podrán definir una contraseña para cada usuario. Sólo el Supervisorpodrá definir su propia contraseña.

Recuerda



Importante

El usuario Supervisor no puede ser eliminado de la lista, ya que tiene como misión permitir la entrada al programa y a la liberación de los usuarios si se encontrara alguno bloqueado. Igualmente, el grupo "Administradores" tampoco podrá ser eliminado. Si se intenta su eliminación aparecerá un mensaje de error denegando el proceso.

Para modificar una contraseña ya definida se necesitará conocer la contraseña anterior. Sólo el Supervisor o usuarios del grupo Administradores, no necesitarán conocer dicha contraseña, por lo que estos usuarios tiene potestad para modificar la contraseña / clave en cualquier momento. Por eso es recomendable que el grupo de Administradores este formado por un número limitado y no muy grande de usuarios.

Si se está definiendo la contraseña del Supervisor, además de la contraseña se le solicitará una pregunta y una respuesta de control.

Esta pregunta de control se le realizará al Supervisor, en el acceso a la aplicación, si olvida su contraseña a través de la opción "olvidé mi contraseña", Respondiendo correctamente a esta pregunta, podrá acceder a la aplicación, pudiendo definir de nuevo la contraseña y su pregunta / respuesta de control.

La contraseña será obligatoria para todo usuario, por ello en el primer acceso a la aplicación se les solicitará a todos los usuarios, incluido el Supervisor, que definan la contraseña de acceso.

- Estado: Podremos indicar si el usuario está Activo o de Baja, un usuario con estado "Baja" no podrá acceder a la aplicación hasta que no se le cambie de nuevo a estado "activo".

- Datos contraseña: Marcando la casilla de validación "Cambiar contraseña en próximo acceso a aplicación", obligaremos a que el usuario deba definir una nueva contraseña al acceder a la aplicación por primera vez defina el su propia contraseña. Esta opción permite que aunque el Supervisor defina la contraseña, que es obligatoria, sea el usuario quien decida su propia contraseña al acceder a la aplicación.

Si marcamos la casilla de validación "Caduca contraseña", obligaremos a que el usuario modifique la contraseña cada cierto tiempo determinado. Así indicaremos los días en los que tiene validez la contraseña -Días de vigencia-. Pasados esos días desde la última modificación de la contraseña, se le solicitará al usuario al acceder a la aplicación que modifique la contraseña.

También podremos indicar que se avise al usuario durante un periodo determinado de días antes de que caduque la contraseña -Días de preaviso caducidad-. En este periodo el usuario podría modificar su contraseña antes de su caducidad.

- Visualizar Escritorio Sage: Este check vendrá seleccionado por defecto en todos los usuarios y en el Supervisor. Si lo desmarca quedará deshabilitada la opción Acceso a personalizar Escritorio Sage, ambos están vinculados.

- Escritorio Sage, Exclusivo Clientes y Sage Responde: Marca o desmarca las opciones para poder dar permisos al usuario que está visualizando para que pueda ver, modificar, acceder, etc., a las opciones descritas.

Configuración de Usuarios

A través de este botón podemos asignar el "Nivel de seguridad de acceso a empresas". Debe ser mayor o igual al nivel de acceso asignado a la empresa. Si el usuario tiene asignado un nivel inferior al asociado a la empresa, tendrá el acceso denegado a la misma.

Los niveles de seguridad oscilan de 1 a 9.

Inf. Accesos

Sólo tendrán acceso a este botón, aquellos usuarios que tengan Acceso Total a la opción de Gestión de usuarios. Sólo para estos usuarios estará visible el botón del informe.

A través de este botón se obtiene un listado de incidencias de acceso a la aplicación. En este listado se mostrará la fecha y la hora del acceso a la aplicación, el nombre del usuario de la aplicación que intentó el acceso, una descripción de la incidencia, el nombre de la máquina y el usuario en el sistema. (Estos dos últimos datos se incluyen con el fin de identificar desde que sistema de los conectados a una red, se está intentando acceder a la aplicación.)

Filtrará por usuarios, fechas inicial y final, lo podrás ordenar por Fecha o Usuario, además de por el tipo de incidencias:

¡ Todas, marcado por defecto

¡ Accesos correctos, si el usuario accede correctamente.

¡ Accesos cancelados, si el usuario cancela el arranque de la aplicación. (Pulsa el botón Cancelar.)

¡ Accesos erróneos, si el usuario introduce una contraseña no válida, o si el usuario que intenta acceder esta inhabilitado temporalmente (estado=baja). Para intentos fallidos se generará una Incidencia de Acceso en Intento (p.e. Acceso incorrecto. Clave errónea. Intento nº 1), después de un tercer intento fallido se avisará al usuario que una vez agotado el número máximos de intentos quedará inhabilitado temporalmente (estado=baja) y se generará una incidencia de acceso Erróneo (p.e. "Acceso incorrecto. Clave errónea. superado el nº máximo de intentos").

Mapas de Acceso

Se podrá dar o quitar el acceso a los diferentes menús y opciones del programa a cada usuario, a excepción del usuario Supervisor que siempre tendrá acceso a la totalidad de las opciones del programa.

Cada usuario puede tener un mapa personalizado de acceso en distintas opciones del programa. De este modo, el supervisor podrá asignar a cada usuario un mapa diferente. Este mapa lo podemos ver en la siguiente pantalla.

Asignación de accesos

Como puedes observar, cada opción del menú puede ser seleccionada para tener acceso total, sólo consulta o sin acceso.

¡ Total: el usuario tendrá acceso a todas las opciones del correspondiente menú.

¡ Sólo Consulta: el usuario no tendrá acceso a ninguna opción que implique modificación de los datos guardados.

¡ Sin Acceso: el usuario no podrá acceder a ninguna acción de la opción indicada.

Periféricos

A través de esta opción se pueden configurar los distintos dispositivos de salida disponibles en Gestión para listados y emisión de documentos.

Configuración de dispositivos de salida

Impresora

Desde esa carpeta podremos realizar el completo mantenimiento de las impresoras con las que deseemos trabajar en el programa.

Podremos añadir y eliminar tantas impresoras como deseemos a través de los botones correspondientes.

Para añadir impresoras bastará con seleccionar aquella que deseemos agregar con un doble clic de ratón sobre la misma.

Para eliminar una impresora nos posicionaremos sobre la misma y pulsaremos el botón Eliminar. Para eliminar una impresora, ésta no podrá estar “Activada como impresora 1”.

Por defecto, al emitir cualquier listado se imprimirá por la primera impresora de la lista. Para cambiar de impresora Predeterminada, nos posicionaremos sobre la que deseemos y pulsaremos el botón “Activar como impresora 1”.

El botón de “Activar como impresora 2” da la opción de tener seleccionadas dos impresoras, es muy útil en la emisión de documentos, por ejemplo en la emisión de cheques, en la que existe un botón Alternar que da la posibilidad de imprimir en la impresora 2.

Si no hubiera impresora secundaria no se podrá emitir ningún listado por impresora.

El programa obtendrá las fuentes propias de la impresora siempre y cuando el controlador de la impresora (driver) las lleve incluidas. En ese caso, las fuentes se ajustarán a las columnas mínimas requeridas por el programa, ya que su paso será fijo a un tamaño determinado.

Si el controlador de la impresora no lleva incluidas fuentes a dichos pasos fijos, adoptará fuentes True Type de los instalados en Windows (por defecto, Courier New), los cuales podrán no ajustarse al mínimo requerido por el programa. El usuario deberá ajustarlos mediante los botones de Normal, Comprimida y Expandida, seleccionando las fuentes y tamaños de manera que en el campo "columna actual" aparezca un tamaño superior o igual al tamaño del campo "columna mínimo".

Si la fuente es propia de impresora la impresión se realizará de un modo directo y la velocidad

Recuerda



del listado será la adecuada. En caso contrario (True Type), el listado se ralentizará, debido a que Windows debe dibujar el mapa de bits de dicha fuente.

Al pulsar el botón "Opciones" aparecerá la siguiente pantalla.

Opciones de impresora

- Interlineado. Separación en milímetros entre líneas.

- Pie de Página. Número de líneas para el margen inferior de la página.

- Líneas por Página. Cambiará, dependiendo de las fuentes y pasos elegidos.

- Paso Fijo. Filtro que muestra sólo las fuentes de paso fijo (todos los caracteres tienen el mismo ancho).

- True Type. Filtro que muestra sólo las fuentes True Type (sus caracteres son escalables en un rango de tamaños).

Estas dos últimas opciones no son excluyentes.

Los listados del programa son fijos, es decir, no podrá variarse donde utilice la letra Normal, Comprimida o Expandida, pero sí podrá modificarse la fuente de letra utilizada para cada una de ellas.

Acceso a la caja de diálogo estándar de configuración en Windows. Los valores aquí modificados quedan actualizados para todas sus aplicaciones en Windows.

Ventana

En esta carpeta podrá realizar el cambio de la fuente por defecto, para los listados por pantalla.

Hay que hacer notar que las fuentes por pantalla siempre serán True Type.

Fichero

El usuario deberá seleccionar el juego de caracteres correspondientes al sistema operativo con el que vaya a gestionar el fichero.

Con estas opciones del menú Periféricos hemos dejado configurado el programa para la salida de datos.

Dispositivos

A través de esta opción se pueden configurar los distintos dispositivos de salida disponibles en la opción de Terminal punto de venta.

Báscula

Esta opción nos permitirá la configuración de las básculas que se utilizarán en nuestro negocio.

Podrá saber qué báscula está seleccionada leyendo el título de la pantalla.

Dispositivos. Báscula

Los campos que encontraremos serán los siguientes:

Nombre de la Báscula

Campo donde se introducirá el nombre le la nueva báscula que deseamos introducir. Podremos copiar las características de otra báscula que ya hayamos añadido previamente.

Códigos de Control de la Báscula

Todas las básculas necesitan una serie de códigos con los que ponerse en contacto con el ordenador, la configuración de estos códigos viene en el manual de la báscula, de no ser así pregúntele a su distribuidor. Si estos códigos están mal configurados puede dar lugar a errores.

Los códigos de control son decimales separados por comas. Al añadir un campo de código de control aparece un mensaje en el que se nos dice que con la tecla F3 podemos ver la secuencia de control en hexadecimal.

Introduzca aquí los códigos de la báscula que desea añadir. Estos son:

¡ Reset

¡ Petición de peso

¡ Autocero

¡ Apertura cajón

¡ Activa/Desactiva beep

Configuración del Puerto

Esta zona se subdivide en seis zonas más.

Recuerda

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas

de las funciones presentadas no estén habilitadas. Para ver las opciones disponibles según licencia o gama adquirida pulsa aquí

Configuración del puerto

¡ Tipo de puerto: se seleccionará el tipo de puerto por el que se comunicará la báscula y el ordenador. Podremos elegir entre un puerto serie (COMx) o un puerto paralelo (LPTx).

¡ Número de puerto en el que está conectado el dispositivo del 1 al 4.

¡ Velocidad: se le indicará al ordenador a que velocidad debe comunicarse con la báscula, como puede ver en la pantalla anterior puede ir de 2400 a 14400 baudios.

¡ Parada: este dispositivo dispone de bits de parada por lo que deberemos comunicar al ordenador cuantos bits utiliza para el proceso, de 0 a 2 bits.

¡ Datos: configuraremos también la longitud de datos que el ordenador manda a la báscula esto pueden ser de 7 u 8 bits.

¡ Paridad: Por último deberemos seleccionar si el dispositivo tiene paridad, si es así deberemos indicar si es paridad Par o Impar.

El botón Probar nos permitirá comprobar que la configuración es la correcta.

En la Tabla de Básculas aparecerá la nueva creada. Repita consecutivamente esta operación para introducir tantas Básculas como desee.

Cajón

Esta opción nos permitirá la configuración de los Cajones de Monedas que se utilizarán en nuestro negocio.

Podrá saber qué cajón está seleccionado leyendo el título de la pantalla.

Dispositivos. Cajón

En la pantalla tendremos los siguientes campos:

Nombre Cajón

Campo donde se introducirá el nombre del nuevo Cajón que deseamos introducir. Podremos copiar las características de otro visor que ya hayamos añadido previamente.

Códigos de Control del Cajón

Todos los Cajones necesitan una serie de códigos con los que ponerse en contacto con el ordenador, la configuración de estos códigos viene en el manual del Cajón, de no ser así pregúntele a su distribuidor. Si estos códigos están mal configurados puede dar lugar a errores del Cajón. Introduzca aquí los códigos del Cajón que desea añadir. Estos son:

¡ Acceso Puerto

¡ Inicialización

¡ Apertura cajón

¡ Final



¡ Tipo de puerto: se seleccionará el tipo de puerto por el que se comunicará el cajón y el ordenador. Podremos elegir entre un puerto serie (COMx) o un puerto paralelo (LPTx).

¡ Número de puerto en el que está conectado el dispositivo del 1 al 4.

¡ Velocidad: se le indicará al ordenador a que velocidad debe comunicarse con el cajón, como puede ver en la pantalla anterior puede ir de 2400 a 14400 baudios.

¡ Datos: configuraremos también la longitud de datos que el ordenador manda al cajón esto pueden ser de 7 u 8 bits.




En la tabla de cajones aparecerá el nuevo creado. Repita consecutivamente esta operación para introducir tantos cajones como desee.

Impresoras de tickets

Esta opción nos permitirá la configuración de las impresoras de Tickets.

En esta opción disponemos de la posibilidad de elección de impresoras de Tickets. Si aun así no estuviese disponible su impresora, el programa le permite crearla.

Podrá saber qué impresora está seleccionada leyendo el título de la pantalla.

Dispositivos. Impresora de tickets

Nos aparecerá una pantalla con los siguientes campos:

Impresora de Tickets

Campo donde se introducirá el nombre de la nueva impresora de Tickets que deseamos introducir. Podremos copiar las características de otra impresora que ya hayamos añadido previamente.

Códigos de Control de Impresoras

Todas las impresoras necesitan una serie de códigos con los que ponerse en contacto con el ordenador, la configuración de estos códigos viene en el manual de la impresora, de no ser así pregúntele a su distribuidor. Si estos códigos están mal configurados puede dar lugar a errores en los listados del programa. Introduzca aquí los códigos de la impresora que desea añadir. Estos son:

¡ Acceso Puerto

¡ Inicialización

¡ Finalización

¡ Zumbador

¡ Corte de papel

¡ Letra Expandida

¡ Quita Expandida

¡ Activa color

¡ Desactiva color

¡ Activa subrayado

¡ Quita subrayado

¡ Núm. Columnas

Líneas del Documento. Configuración del Puerto


¡ Tipo de puerto: se seleccionará el tipo de puerto por el que se comunicará la impresora y el ordenador. Podremos elegir entre un puerto serie (COMx) o un puerto paralelo (LPTx).

¡ Número que le asignaremos al puerto del 1 al 4.

¡ Velocidad: se le indicará al ordenador a que velocidad debe comunicarse con la impresora, como puede ver en la pantalla anterior puede ir de 2400 a 14400 baudios.

¡ Datos: configuraremos también la longitud de datos que el ordenador manda a la impresora esto pueden ser de 7 u 8 bits.




En la Tabla de Impresoras aparecerá la nueva creada. Repita consecutivamente esta operación para introducir tantas impresoras como desee.

Visor

Esta opción nos permitirá la configuración de los visores que se utilizarán en nuestro negocio.

Podrá saber qué visor está seleccionado leyendo el título de la pantalla.

Dispositivos. Visor

Los campos que encontraremos serán los siguientes:

Nombre Visor

Campo donde se introducirá el nombre del nuevo visor que deseamos introducir. Podremos copiar las características de otro visor que ya hayamos añadido previamente.

Códigos de Control del Visor Luminoso

Todos los visores necesitan una serie de códigos con los que ponerse en contacto con el ordenador, la configuración de estos códigos viene en el manual del visor, de no ser así pregúntele a su distribuidor. Si estos códigos están mal configurados puede dar lugar a errores en la visualización de mensajes. Introduzca aquí los códigos del visor que desea añadir. Estos son:

¡ N.º de líneas

¡ Acceso Puerto

¡ Inicialización

¡ Finalización

¡ Posicionamiento

- Inicio: código de inicio de posicionamiento (si el código de posicionamiento no está partido en dos -inicio y fin-, el código del visor se colocará en este campo).

- Fin: Código de fin de posicionamiento.

- 1ª línea: número que identifica la primera línea del visor, normalmente será la posición 1 pero puede ser otra distinta dependiendo del visor.

- 1ª columna: número que identifica la primera columna del visor, normalmente será la posición 1 pero puede ser otra distinta dependiendo del visor.

¡ Caracteres línea

¡ Retroceso

¡ Avance carácter

¡ Avance Línea

¡ Reset

¡ Cursor Activo

¡ Cursor Inactivo

¡ Escrit. Normal

¡ Escrit. Despla.

Si seleccionamos la opción de Posición fila/columna elegiremos las coordenadas bien por fila/columna o bien por columna/fila.



¡ Tipo de puerto: se seleccionará el tipo de puerto por el que se comunicará el visor y el ordenador. Podremos elegir entre un puerto serie (COMx) o un puerto paralelo (LPTx).

¡ Número que le asignaremos al puerto del 1 al 4.

¡ Velocidad: se le indicará al ordenador a que velocidad debe comunicarse con el visor, como puede ver en la pantalla anterior puede ir de 2400 a 14400 baudios.

¡ Datos: configuraremos también la longitud de datos que el ordenador manda al visor esto pueden ser de 7 u 8 bits.



El botón Probar nos permitirá comprobar que la configuración es la correcta. Cuando así lo sea se visualizará en su visor el nombre del mismo.

En la tabla de visores aparecerá el nuevo creado. Repita consecutivamente esta operación para introducir tantos visores como desee.

Restaurar valores originales

Restaurar

Mediante esta opción se recupera la configuración original del programa en cuanto al tamaño de las ventanas, al tipo de letra en cada una de las ventanas y al logotipo de fondo del área de trabajo.

Estos valores son propios del usuario activo. La recuperación de los valores originales del programa tendrá efecto únicamente sobre el usuario activo en ese momento.

Recuerda



Barra de botones

Desde esta opción puedes definir qué botones quieres que aparezcan debajo del menú horizontal. Su función es acceder de forma rápida y cómoda a las rutas que más te convengan o más utilices.

Configurar

Al entrar en esta opción, puedes observar dos ventanas con una botonera central. En la ventana de la izquierda están todos los iconos de la aplicación (con la opción de buscar en la parte de abajo, en la que según vayas introduciendo texto, irá marcando las opciones coincidentes) y en la ventana derecha están únicamente los que aparecen debajo del menú horizontal.

Para el funcionamiento utilizamos los botones centrales que hay entre las dos ventanas. Con ellos podemos Agregar, Quitar, Subiro Bajar los iconos dentro de la barra. Cuentas también con un Separador que al ponerlo entre dos iconos, marcará una distancia entre ellos, la función es poder establecer grupos que sean fácilmente localizables de forma visual.

Recuerda

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de

las funciones presentadas no estén habilitadas. Para ver las opciones disponibles según licencia o gama adquirida pulsa aquí

Entorno del sistema

Dentro de esta opción pondremos los datos para un mejor y más eficaz funcionamiento del programa, ya que podemos automatizar una serie de funciones y campos que nos van a ayudar a introducir los datos de los documentos y el control, tanto comercial como financiero de la empresa.

Para poder entrar en esta opción debemos seguir la ruta. Útil / Entorno del Sistema / Personalización

Personalización

Documentos

Captura de tickets

Depuración de ficheros

Recuerda



Personalización

Mediante esta opción se personalizará el programa a las necesidades de cada usuario.

Personalización del sistema

Contadores

Con esta opción se pueden modificar todos y cada uno de los contadores de los documentos, pudiéndose introducir cualquier valor a partir del cual retomará el programa la numeración automática.

La modificación de estos contadores puede suponer la duplicidad de un documento, por existir el número de dicho documento anteriormente y obligar al programa a volver a asignar dicho número para un nuevo documento. Actúa con precaución.

ContaPlus

Desde esta opción se enlaza el programa de Gestión con ContaPlus. Se recomienda efectuar esta unión antes de dar de alta clientes, proveedores o artículos y, por supuesto, antes de facturar y realizar cierres.

Para efectuar el enlace con ContaPlus, debes tener instalado el programa en el mismo disco duro, y disponer de la misma versión que Gestión.

Elige el Tipo de enlace a efectuar, bien ContaPlus, indicando la ruta donde está instalado (Ejemplo: C:\GRUPOSP\CON2013\), o Babel especificando la unidad y el directorio donde se

Recuerda



encuentra el archivo de exportación a ContaPlus.

Una vez introducida la ruta de acceso, aparecerá automáticamente el nombre del programa y la versión del mismo, así como la fecha de la versión de la aplicación.

Introduce el o los códigos de las empresas de ContaPlus con la que quieres enlazar el producto de Gestión

Ten en cuenta que para realizar el enlace, debes tener el mismo ejercicio en ambas aplicaciones.

Ventas

Definición de Cuentas

Clientes. Código de tres dígitos numéricos de la cuenta contable del cliente. Ese código junto a los dígitos del código del cliente formará la subcuenta contable. Al enlazar con una empresa, adoptará automáticamente el nivel de desglose de la misma.

Ventas Clientes. Código de tres dígitos numéricos de la cuenta contable de ventas. Este código junto al código del grupo de ventas de los artículos, formará la subcuenta contable de ventas. Este código se especifica en la ficha del cliente.

Abonos Clientes. Código numérico de tres dígitos de la cuenta contable de Abonos. Estos tres dígitos junto con el grupo de ventas formarán la subcuenta contable.

Clientes Contado. Código numérico de tres dígitos de la cuenta contable para Clientes de Contado. Estos tres dígitos junto con el grupo de ventas formará la subcuenta contable.

Ventas Servicios. Código numérico de tres dígitos de la cuenta de ventas de servicios. Estos tres dígitos junto con el grupo de ventas de servicios formará la subcuenta contable.

Grupo Ventas Servicios. Código numérico de los últimos dígitos de la subcuenta de ventas, se utilizará cuando se realice una factura de servicios.

Definición de Subcuentas

Subct. Punto Verde. Código de la subcuenta contable de P.V., en caso que el cliente lo atribuya a sus productos debe estar incluida en su factura. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Subcta. IRPF. Código de la subcuenta de retenciones, en caso de estar especificadas en la carpeta Valores por Defecto de Útil \ Entorno del Sistema \ Personalización. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Subcuenta de Portes. Código de la subcuenta contable de Portes, en caso de estar incluidos en alguna factura. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Subcuenta Clientes Contado. Código de la subcuenta para los Clientes de Contado. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Subcuenta Gastos Financieros. Código de la subcuenta utilizada para contabilizar los gastos financieros como descuentos pronto pago, que aparezcan en las facturas.

Subcuenta Gastos Suplidos. Código de la subcuenta utilizada para contabilizar los gastos suplidos que aparezcan en las facturas.

Subcuenta Recargos Financieros. Código de la subcuenta utilizada para contabilizar los recargos financieros que aparezcan en las facturas.

Subcuenta Ajustes Facturas Rectificativas. Código de la subcuenta utilizada para contabilizar los ajustes realizados a través de las líneas de servicios añadidas en las facturas rectificativas.

Subcuenta Gastos empresa cobros/devoluciones. Subcuenta que se mostrará solo si existe un enlace contable. Código de la subcuenta utilizada para contabilizar los gastos de cobros y devoluciones.

Definición de Subcuentas IVA

En este apartado debemos definir las subcuentas de IVA en cada uno de los supuestos que indica:

¡ Entregas intracomunitarias exentas de Bienes

¡ Entregas intracomunitarias exentas de Servicios

¡ Exportaciones

¡ No Sujeto


En este apartado se reflejarán los importes de las facturas, facturas rectificativas y abonos, en los que hayamos marcado este check. El importe irá al campo de selección que hayamos marcado por defecto: Importador identificado o Representante Fiscal.

Incluir Series de Facturas en el Concepto

Si se marca esta opción, en el traspaso de las facturas a contabilidad, aparecerá la serie de las mismas en el concepto del asiento.

Aplicar Analítica sólo a Ing/Gtos

Si se marca esta opción, en el traspaso de datos a contabilidad, se realizará analítica solo para los ingresos y gastos.

Aplicar Segmentos sólo a Ing/Gtos

Si se marca esta opción, en el traspaso de datos a contabilidad, se traspasará la información de segmentos de actividad y geográficos solo para los ingresos y gastos. Esta opción estará visible sólo si la empresa del enlace es una Empresa adaptada, con Nuevo Plan General Contable asociado.

Act. Datos Clientes en Modificaciones

Si marcamos esta opción cuando modifiquemos la dirección fiscal de los clientes en el apartado de Sistema \ Clientes \ Datos Generales, y tenemos la ruta a ContaPlus, dada de alta, nos actualizará automáticamente en la subcuenta del cliente correspondiente en el programa de ContaPlus, la nueva dirección.

Dto PP incluido en la Venta / Compra

Este check aparecerá marcado solo cuando elijamos la primera empresa de enlace con el PGC. Si no existe este enlace con la primera empresa, el campo no aparecerá.

Compras

En esta carpeta se definirán las cuentas y subcuentas relacionadas con el proceso de compras a proveedores, para el paso de datos a contabilidad. Por este motivo, sólo se encontrará activa si hemos realizado el enlace con ContaPlus.

Cuentas de compras

Cuenta de Proveedores. Código de tres dígitos numéricos de la cuenta contable del proveedor. Ese código junto a los dígitos del código del proveedor formarán la subcuenta contable. Al enlazar con una empresa, adoptará automáticamente el nivel de desglose de la misma.

Cuenta de Compras. Código de tres dígitos numéricos de la cuenta contable de compras a proveedores. Al enlazar con una empresa, adoptará automáticamente el nivel de desglose de la misma, sumando el grupo de compras del artículo.

Cuenta Devoluciones de Compras. Código cuenta contable de devoluciones de compras a proveedores. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Cuenta Compras Servicios. Código de la cuenta de servicios de proveedores. Al igual que las anteriores en el momento del enlace adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Subcuentas de compras

Grupo Compras Servicios. Código numérico de los últimos dígitos de la subcuenta de compras, cuando se realice una factura de servicios.

Subcuenta de Portes. Código de la subcuenta contable de Portes, en caso de estar incluidos en alguna factura de proveedores. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Subcta. IRPF. Código de la subcuenta de retenciones, en caso de estar definidas en la carpeta Facturas de la ficha de Proveedores. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Subcuenta Recargos Financieros. Código de la subcuenta utilizada para contabilizar los recargos financieros que aparezcan en las facturas de proveedores.

Subcuenta de Descuento por Pronto Pago a Proveedores. Código de la subcuenta contable para los descuentos por pronto pago en las compras a proveedores. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Subcuenta Ajustes Facturas Rectificativas. Código de la subcuenta utilizada para contabilizar los ajustes realizados a través de las líneas de servicios añadidas en las facturas rectificativas.

Contrapartida Inversión del Sujeto Pasivo. Código de la subcuenta que se utilizará como contrapartida cuando se produzca inversión del sujeto pasivo. Esta subcuenta deberá contener los datos fiscales del obligado a expedir factura para su correcta consignación en el Libro de Facturas Recibidas, donde se reflejarán las cuotas autorepercutidas.

Subcuenta Descuento por Pronto Pago a Proveedores Nuevo PGC. Código de la subcuenta del nuevo PGC para los descuentos por pronto pago en las compras a proveedores. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado. Sólo se mostrará este campo si la empresa con la que se realiza el enlace es una Empresa no adaptada al Nuevo PGC.

Código de Subcuenta gastos empresa pagos / devoluciones. Subcuenta que se mostrará

solo si existe un enlace contable, es decir, si tiene unida la empresa a ContaPlus. Código de la subcuenta utilizada para contabilizar los gastos de cobros y devoluciones.

Act. Datos Proveedores en Modificaciones. Si marcamos esta opción cuando modifiquemos la dirección fiscal de los proveedores en el apartado de Sistema\Proveedores, carpeta de datos generales y tenemos la ruta a ContaPlus dada de alta, nos actualizará automáticamente en la subcuenta del proveedor correspondiente en el programa de ContaPlus, la nueva dirección.

Valores por defecto

El cuadro de diálogo de esta carpeta presenta los siguientes campos:

Almacén

Código del almacén que aparecerá por defecto en pedidos, albaranes y facturas. Debe estar definido previamente.

Familia para Servicios

Código de la familia a la cual se llevarán las facturas de servicios. Debe estar definido previamente.

Grupo Clientes de Contado

Código del Grupo de Clientes de Contado al cual se llevarán las facturas de Clientes de Contado. Debe estar definido previamente.

IVA Portes

Porcentaje de IVA a aplicar a los portes en las facturas. Debe estar definido previamente.

IVA Servicios

Porcentaje de IVA a aplicar a las facturas de servicios. Debe estar definido previamente.

% IRPF Serie A

Porcentaje de retención para las facturas de serie A.

% IRPF Serie B

Porcentaje de retención para las facturas de serie B.

Aplicar Normativa de IRPF Agrario

Si esta opción está marcada, se aplicará el porcentaje de IRPF de la serie A o B, según sea la factura, y realizará un cálculo de dicho porcentaje sobre el total de la factura (Base + IVA).

Valores por Defecto para Facturas a Clientes de Contado

Serie para Facturas. Serie que adoptará por defecto en las facturas de contado.

Forma de Pago. Código de la forma de pago que adoptará por defecto en las facturas de contado. Debe estar definido previamente.

Provincia. Código de la provincia que adoptará por defecto en las facturas de contado. Debe estar definido previamente.

Régimen de IVA

¡ General

¡ UE

¡ Exento

¡ Exportaciones

Estas cuatro opciones son excluyentes. La opción marcada será la que adopte por defecto en las facturas de contado.

Recargo de Equivalencia. Si está marcada esta opción, calculará el recargo de equivalencia correspondiente en las facturas de contado.

Gastos en recibo. Elige desde aquí quién cargará con los gastos de los recibos, marca la opción que desees.

Envío


Recibos

Entidad Receptora. Código numérico de cuatro dígitos de la entidad.

Agencia. Código numérico de cuatro dígitos de la agencia bancaria.

Presentador. Nombre del representante utilizado para la generación de los ficheros de remesas bancarias.

DNI/CIF. Documento Nacional de Identidad o Código de Identificación Fiscal del representante para la generación de los ficheros de remesas bancarias.

Ordenante. Nombre de la empresa o particular, ordenante de los recibos en la remesa.

DNI/CIF. Documento Nacional de Identidad o Código de Identificación Fiscal del particular o la empresa ordenante de los recibos en la remesa.

Localidad de Expedición. Localidad donde se expedirán los recibos en la remesa.

Nº de Serie en Recibos. Si está marcada esta opción, aparecerá la serie de los recibos en la remesa.

Estos valores son los que adoptará por defecto al efectuar una remesa de recibos, aunque podrán ser modificados al realizar dicha remesa.

Datos de envío

Texto para envío de documento electrónico. Se abrirá una ventana donde se podrá personalizar el texto que aparecerá en los envíos de documentos firmados.

Firma electrónica. Muestra en el menú desplegable los "formatos de envío" (CECA, FACTURAE32, Manual, PDF, XADES y XML/UBL). Para Firma Electrónica los formatos que se encuentren activos en Útil / eFactura / Formatos envío electrónico

Modo de trabajo


Valores de Control

Modificar Descripción en Documentos. Si está marcada esta opción, permitirá la modificación de la descripción de las líneas de artículos en todos los documentos.

Modificar Tipo de IVA en Líneas de Documentos. Si está marcada esta opción, el programa permitirá la modificación de los tipos de IVA que aparecerán por defecto en las líneas de documentos sin tener que salir de esta opción

Varios Agentes por Documento. Nos permite incluir más de un agente en los documentos.

Captura de Precios con IVA Incluido. Nos permite elegir si queremos que los precios aparezcan con o sin IVA.

Actualizar Barra de Scroll en Procesos. Si está marcada esta opción, la barra que indica el porcentaje en los procesos irá actualizándose automáticamente hasta llegar al 100%. Si no lo está, no aparecerá la barra hasta alcanzar el 100% del proceso.

Avisar Ventas Bajo Coste + % Beneficio

Si activamos este check, en todos los documentos de venta al actualizar las líneas te avisará que, el precio real (precio de venta - Dtos. Especiales y Pronto Pago - comisión del agente) está por debajo de coste, siempre que el precio coste divisas del artículo, más el tanto por ciento marcado en personalización, sea mayor que el precio de venta.

Captura por Código de Barras en Documentos

Si seleccionamos este check, por defecto en todos nuestros documentos de ventas y compras podremos capturar los artículos además de por la referencia por el código de barras.

Gráficos en Ficha de Clientes / Agentes / Proveedores

Permite visualizar gráficamente los datos referentes a clientes / agentes / proveedores desde sus apartados correspondientes del menú Sistema.

Generar vencimientos a partir de. Elige la forma de generar tu vencimiento. Si lo haces a partir de la Fecha de Operación, el vencimiento se generará con la fecha de la operación del vencimiento, y si por el contrario marcas la opción Fecha de Expedición, el vencimiento llevará como fecha la del día en el que genera el vencimiento. Es importante que marques el check de tener en cuenta los días de vacaciones para la generación de vencimientos, si quieres que la aplicación lo haga.

Stocks

Control de Stocks. Si está marcada esta opción, se llevará un control de los stocks, no dejando facturar si no hay mercancía suficiente. Si no lo está, no habrá control de almacén, permitiendo facturar libremente con independencia del stock existente.

Avisar Stocks Bajo Mínimo. Sólo se podrá marcar esta opción si previamente está marcada la opción de Control de Stocks. Si marcamos esta opción nos avisará cuando la mercancía esté bajo mínimos.

Permitir Ventas sin Stock. Sólo se podrá marcar esta opción si previamente está marcada la opción de Control de Stocks. Si marcamos esta opción podremos facturar aunque no haya mercancía suficiente.

Aviso en Pedidos y Presupuestos. Sólo se podrá marcar esta opción si previamente está

marcada la opción de Control de Stocks. Si marcamos esta opción nos avisará de la situación del stock en pedidos y presupuestos.

Aviso de inventario de stock. Esta opción estará activada si previamente seleccionamos la opción "Control de Stocks". Si decides seleccionar dicha opción, debes tener en cuenta que si realizas un inventario sobre una familia de artículos y ésta tiene el estado del inventario Péndiente, cuando añadas un documento de venta (albarán y/o factura), y/o añadas una regularización de almacén sobre un artículo asociado a una familia a inventariar, al introducir las unidades la aplicación mostrará un mensaje advirtiendo que el artículo está en proceso de inventariar. "Artículo en proceso de inventariar".

Actualizaciones automáticas

Act. Automática Precio de Coste en Albaranes y Factura de Proveedores. Si está marcada esta opción, el programa irá actualizando automáticamente el precio de coste de la ficha del artículo, según se vayan realizando los albaranes y facturas a los proveedores.

Act. Automática de Precio Coste en Órdenes de Producción. Si está marcada esta opción, se actualizará el precio de coste del artículo final al cerrar las ordenes de producción.

Incluir Portes en Actualizaciones. Si marcamos esta opción, el programa incluirá los portes en las actualizaciones.

Act. Automática PVP en Albaranes de Clientes. Si está marcada esta opción, el programa irá actualizando automáticamente el PVP o el Precio Mayorista de la ficha del artículo, según se vayan realizando los albaranes de los clientes.

Act. Automática PVP en Facturas de Clientes. Si está marcada esta opción, el programa irá actualizando automáticamente el PVP o el Precio Mayorista de la ficha del artículo, según se vayan realizando las facturas de los clientes.

Act. Automática PVP en Albaranes de Proveedores según Beneficio. Si está marcada esta opción, al variar el precio de coste variará automáticamente el PVP en función del beneficio marcado.

Act. Automática de PVP en Órdenes de Producción según Beneficio. Si esta marcada esta opción, al variar el precio de coste del artículo final de una orden de producción, se actualizará el PVP en función del beneficio marcado

Documentos


Numeración Automática

Numeración Automática en Presupuestos de Clientes. Si está marcada esta opción, será el programa quien numere automáticamente los presupuestos a partir del número indicado en la carpeta Contadores. Si no lo está, el usuario deberá indicar libremente este número al efectuar el presupuesto.

Numeración Automática en Pedidos de Clientes. Si está marcada esta opción, será el programa quien numere automáticamente los pedidos a partir del número indicado en la carpeta Contadores. Si no lo está, el usuario deberá indicar libremente este número al efectuar el pedido.

Numeración Automática en Albaranes de Clientes. Si está marcada esta opción, será el programa quien numere automáticamente los albaranes a partir del número indicado en la carpeta Contadores. Si no lo está, el usuario deberá indicar libremente este número al efectuar el albarán.

Numeración Automática en Pedidos de Proveedores. Si está marcada esta opción, será el programa quien numere automáticamente los pedidos a partir del número indicado en la carpeta Contadores. Si no lo está, el usuario deberá indicar libremente este número al efectuar el pedido.

Numeración automática en Albaranes de Proveedores. Si está marcada esta opción, será el programa quien numere automáticamente los albaranes a partir del número indicado en la carpeta Contadores. Si no lo está, el usuario deberá indicar libremente este número al efectuar el albarán.

Capturas Matriciales

Con esta opción podremos elegir entre dos tipos de configuraciones para la pantalla de introducción de artículos en el documento.

Si no marcamos la opción para un tipo de documento concreto, en tu pantalla de introducción de artículos, cuando la familia del artículo tenga asociadas propiedades, aparecerán los campos correspondientes a esas propiedades y podremos hacer un documento para cada artículo con unas propiedades en concreto.

Si marcamos la opción, en vez de estos campos, aparecerá una pantalla con cuatro carpetas correspondientes a las unidades, precio, comisión y descuento asociados al artículo con cada propiedad. En esta pantalla aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha y podremos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera es posible hacer un documento de varios artículos de un mismo producto con distintas propiedades y que

cada artículo tenga una cantidad, precio, comisión y descuento distintos según sus propiedades sin tener que añadirlos línea por línea.

La captura matricial sólo generará líneas con cantidad distinta de cero.

Vuelco de Comentarios entre Documentos

Se volcarán de un documento a otro los comentarios que añadamos: de pedidos de proveedores a albaranes, de pedidos de clientes a albaranes, de presupuestos de clientes a pedidos, de presupuestos de clientes a facturas, de albaranes de clientes a facturas, de facturas de proveedores a facturas rectificativas, de facturas a abonos / facturas rectificativas y de albaranes de proveedores a facturas.

Comentario Visible

Configuración para que se pueda visualizar la columna comentario en las tablas seleccionadas. Podrás seleccionar los distintos checks para hacer dicha columna visible, esta visualización del comentario será con un máximo de 50 caracteres.

Porcentajes IVA

En este apartado debemos indicar qué opción de las dos que facilita la aplicación queremos aplicar. Si marcamos la primera (Utilizar configuración existente en los artículos al general documentos), damos por hecho que el % IVA que hayamos indicado en los artículos es el definitivo a la hora de emitir un documento con él. Si queremos la opción contraria y que la aplicación nos pregunte si queremos cambiar el % IVA del artículo, debemos marcar la segunda opción (Permitir cambiar el % de IVA a utilizar en generación de documentos).

Cálculo


Control de Ubicaciones

Toda entrada en almacén lleva asociada una ubicación. Permite tres tipos de codificaciones para la ubicación. Si marcamos la opción Aplicar control de ubicaciones, podremos rellenar los siguientes campos:

¡ Literal de la Ubicación: corresponde al literal que queremos que describa cada uno de los tres tipos de ubicaciones que podemos tener para nuestros artículos (p. ej. Estantería).

¡ Posición: Longitud de la fracción de la ubicación. Introduciremos el número de dígitos que definirán el código de la posición.

Control de Almacén

Con esta opción podremos seleccionar la captura de unidades por envase y personalizar los literales de unidades y envases.

Método para el Cálculo de Costes Promedio

Media Aritmética de Todas las Entradas. El cálculo del coste promedio se hace en el momento de realizar una entrada en almacén (albaranes de proveedores) y utiliza la siguiente fórmula:

Coste Promedio = Coste Promedio anterior + Variación

Variación =((Nuevo Coste - Coste Promedio ant.) * Cantidad)/(Cantidad ant. + Cantidad)

Sumatorio Últimas Entradas hasta Completar Stock. Este método no puede ir actualizando los costes promedio conforme a las entradas, pues depende del stock actual del artículo en los almacenes. Se calcula siempre antes de hacer algunos de estos informes:

¡ Artículos sobre máximo/bajo mínimo

¡ Inventario Valorado

¡ Márgenes de Beneficio

Para calcular el coste promedio se recorren las entradas en el almacén, en orden inverso (desde la última a la primera) y aplica la siguiente fórmula:

Coste Promedio = Σ (Cantidad Entrada * Precio Compra)/ Stock actual del artículo

Media Aritmética según Existencias Actuales. Este método es similar al primero (media aritmética de todas las entradas) pero en lugar de depender del acumulado de entrada, depende de las existencias actuales.

La fórmula que utiliza es la siguiente:

Coste Promedio = (Existencias act. * Precio Coste Med. act.)+ (Cant. entrada * Precio coste entrada)/(Existencias act. + Cantidad entrada)

Base para el Cálculo del Recargo Financiero

Podremos decidir si queremos que la base sea el importe de la base imponible de la factura o el importe total de la misma.

Cálculo de la Base Comisionable. Por defecto, la base comisionable se calcula con el importe

bruto de la factura menos los portes. Con este campo podrán incluirse además dos nuevos importes:

Incluir Dto. P.P. (Pronto Pago)

Incluir Dto. Especial

Propiedades y Literales Genéricos. Se podrá elegir el número de propiedades que deseamos que tengan nuestros artículos (0,1 ó 2) y podremos escribir el literal personalizado que se desea que aparezca en el campo de las propiedades.

Comprobar los importes de recibos de clientes en el inicio de la aplicación

Se muestra el check de "Comprobar los importes de recibos de clientes en el inicio de la aplicación". Al marcar está opción se mostrará siguiente aviso:

"Esta opción activa en el inicio diario de la aplicación, un proceso de comprobación del importe de los recibos de clientes. En el caso de encontrar diferencias entre el importe de los documentos y sus recibos, mostrará una tabla con las diferencias, desde la que podrá imprimir los datos encontrados o realizar un proceso de regeneración automático".

Máscaras de control

Con esta opción se podrán configurar la presentación numérica de las cantidades, cantidades para componentes y porcentajes

Plantilla

Dicha carpeta te permitirá rellenar los datos por defecto para clientes y proveedores que son obligatorios en cada una de sus fichas. Además podrás configurar los datos obligatorios de las carpetas "General", "Comercial" o la carpeta de "Facturas" de los clientes y proveedores. Esta plantilla te será de gran utilidad cuando desees realizar una importación de clientes y proveedores, se rellenarán automáticamente con los campos por defecto existentes en esta carpeta y con los datos de las subcuentas de la carpeta contabilidad de esta misma opción.

Documentos

Esta opción dentro de la aplicación de Gestión, es muy importante, y debemos dedicar tiempo a la configuración.

Los documentos podemos configurarlos de dos formas. Una a través de las Partidas introduciendo a mano cada una de los literales del documento y midiendo físicamente el lugar que queremos que ocupe. Y otra forma es mediante la Configuración Visual, que en este apartado arrastraremos los campos a una plantilla, no teniendo así que introducir medidas, será algo aproximado.

¿Cómo se añade un nuevo formato de documento?

Pulsa el botón Añadir dentro de la ventana Formato Documentos. Con esta acción vamos a crear desde cero un nuevo documento. Es decir, no incluiremos las partidas, solo el Formato de documento base sobre el que luego configuraremos el resto.

Tipo de Documento

Lo primero que debemos configurar es el tipo de documentos que queremos crear. Para ello despliega el combo Tipo de Documento, y elige el que quieras. En este ejemplo vamos a crear una Factura / abono clientes.

Recuerda que este paso es muy importante y que no hay posibilidad de modificarlo.

Código, Descripción y Formato

Después dale un Código y Descripción que luego pueda servirte para recordar el documento que has creado y configurado.

Si quieres copiar un formato ya existente, incluye el código del que deseas traer en el campo Formato, recuerda que tiene que similar, es decir, en nuestro caso para crear una Factura a Cliente, no podemos copiar un formato de etiquetas, será siempre una factura o abono.

Estas opciones también son decisorias y no son modificables una vez creado el nuevo Formato de Documento.

Después nos encontramos con varios checks a marcar. Por ejemplo, si queremos que el formato que estamos creando sea el que se utilice por defecto a la hora de imprimir, marcamos Documento por defecto en la impresión. Si queremos que sea el documento por defecto a la hora de crear abonos o facturas rectificativas, marca el check correspondiente. Y por último si quieres que el documento que estamos creando lo obtengas por impresora en modo borrador, haz lo mismo con esta opción.

Mediremos en milímetros el Papel (ancho y largo), es importante ser minuciosos, porque si no lo hacemos exhaustivamente, después al colocar las partidas, no coincidirán con exactitud en el formato.

Las dimensiones del Documento se diferencian en las del papel, en que éstas son la parte que queremos que ocupe el documento dentro del papel, nuestra impresión, es decir, debemos medir en milímetros también la parte donde se situará dentro del total del papel, quitando de este modo márgenes, etc.

Después, dentro de las medidas del documento, hay que establecer los Márgenes, tanto superior como izquierdo, recuerda que todas las medidas son en milímetros.

No olvides Grabar los cambios antes de salir.

Una vez hecho todo ésto habremos creado un nuevo Documento, listo para añadir literales dentro de él.

¿Cómo configuro las partidas en el formato de documentos?

Existen dos formas de hacerlo: una a través del botón Partidas y otra a través de Configuración Visual. El resultado final es el mismo, lo que cambia es la forma y la exactitud de hacerlo.

Recuerda



- Partidas

Sitúate sobre el Formato de Documento en el que quieras introducir literales y pulsa Añadir. En la ventana despliega el combo Campo a imprimir para elegir el tipo de literal a introducir en el formato.

Por ejemplo si decidimos introducir Cuerpo del Documento, inmediatamente cambiará la parte de abajo de la ventana, adecuándose a lo que hayamos elegido.

Recuerda que es muy importante establecer con exactitud las medidas que vamos a introducir. Corremos el riesgo de que no coincida después en el documento los lugares que hemos elegido para cada literal.

Debes ir introduciendo todas y cada una de las partidas, indicando la medida dentro del formato de documento en el que estás situado. Es una tarea ardua, pero necesaria, si lo haces bien, no tendrás que repetirla ni ajustarla. Tómate tu tiempo para ello.

En el caso que hemos elegido (Cuerpo del Documento), tienes que configurar además los elementos del cuerpo del documento que van dentro de éste. Por ejemplo el cuerpo del documento contendrá: referencia, nº de documento, concepto, subtotal, impuestos, etc. Todos estos literales a su vez tendrás que darles también un lugar mediante las coordenadas que facilites.

- Configuración Visual

Del mismo modo que en el caso anterior, sitúate sobre el formato de documento sobre el que quieras añadir literales y pulsa la opción Configuración Visual.

En este apartado, todo lo que configuramos es aproximado, es decir no hay medidas exactas como al introducir las partidas. Esta parte es más visual.

Configuración página

Opción dentro del Menú Archivos, situado en la parte superior de la pantalla. Para configurar la página del documento tienes que acceder antes que nada, a la opción de menú Bandas y marcar la opción Todas. Por defecto saltará un mensaje, informando que existe la cabecera de página, etc. Una vez marcada la opción, ya podrás acceder a la Configuración página. En ella, podrás configurar el documento según las siguientes opciones:

n Márgenes: Se establecen los márgenes de la parte de datos (Imagen + Campos) con respecto a la página entera.

n Bandas: Tamaño de cada una de las tres bandas que se podrán introducir en el documento: cabecera de página, cuerpo y pie de página. Por defecto el pie de página estará inactivo, este campo se establecerá automáticamente puesto que será la diferencia entre los mm asignados a la Cabecera y al Cuerpo del documento.A la hora de configurar, la limitación de las bandas se verá porque tienen el fondo de distinto color.

n Medidas de la página: Configuración del tamaño de la página entera, estos valores los dará el programa por defecto, serán modificables.

n Orientación: Configuración de la página que se estés visualizando en Vertical o en Horizontal.

n Impresión de comentarios: Podrás seleccionar en la columna donde visualizarás el comentario en el documento, dispondrás de las opciones (Antes, Después; No Imprimir) para decidir cuando debes visualizar el comentario asignado al documento.

En cada una de las opciones anteriores el tamaño se expresa en mm. Cuando aceptes la ventana y vuelvas a la visualización del documento, las diferentes medidas estarán expresadas en cm, de esa forma los cálculos se podrán asemejar más al tamaño de papel real.

Edición

Dentro de esta opción de menú encontrarás acciones elementales de Windows, tales como deshacer, copiar y pegar.

Ver

En esta parte del menú puedes elegir lo que deseas visualizar del diseño: todo o separado por campos. Esta parte es de gran utilidad a la hora del diseño visual. Elige la que desees en cada momento.

Destacamos estas opciones:

n Bandas coloreadas: Al marcar esta opción, la aplicación automáticamente pinta cada una de las bandas de las que esté formado el documento. Si quitamos la imagen de fondo se podrá diferenciar cada una de las bandas con su color correspondiente.

n Etiquetas de bandas: La aplicación coloca automáticamente la descripción a cada una de las bandas de las que esté formado el documento seleccionado. (Cabecera, cuerpo y pie del documento).

Bandas

Las bandas son las partes de las que se compone el documento en su visualización de esa forma se pueden agrupar datos por su situación. Se podrán colocar hasta tres tipos de bandas:

Cabecera: Marca el comienzo del documento y en ella podrás introducir rectángulos, imágenes y líneas delimitando zonas dentro de la cabecera, todos estos campos facilitarán la configuración de su nuevo documento.

Cuerpo: Delimita la zona dedicada al cuerpo del documento, en ella podrás introducir solo los campos pertenecientes a los artículos.

Pie de página: Delimita la zona dedicada al pie, en ella podrás introducir rectángulos, imágenes y líneas delimitando zonas dentro del pie del documento, todos estos campos facilitarán la configuración de su nuevo documento.

Para poder acceder a introducir datos dentro de cada una de las bandas, debes situarse sobre la banda y pulsar el botón derecho y se abrirá un pequeño cuadro de diálogo con los campos que podrás introducir.

Por defecto al colocar las bandas tienen un tamaño estándar para las tres, pero puedes cambiarlo en Archivo \ Configuración de página \ Bandas.

Mantenimiento campos

Los datos correspondientes a cada una de las casillas se introducen a través de campos. Para ello existe un botón en la barra de herramientas llamado "Seleccionar".

El botón Seleccionar por defecto presenta la forma de Flecha. En este caso, desplaza el campo seleccionado al sitio que desee, bastará con arrastrarlo. Observarás que el puntero del ratón cambia de una flecha a una mano para poder realizar el desplazamiento.

Si por el contrario presionas el botón Seleccionar este cambia de flecha a aspa. En este caso será cuando nos permitirá introducir los datos que desees.

Añadir Campos. Para introducir un campo en el documento, pincha con el ratón en el botón diseñar (Tecla rápida Control+D) para ver este botón previamente deberás situarte sobre el botón seleccionar y pinchar sobre él, seguidamente pulsa el botón diseñar y sin soltar, arrástralo a la banda donde quiere añadir el campo. Una vez delimitado el campo, elige qué es lo que quieres introducir: campos, texto, rectángulo, imagen o línea.

Modificar campos

Para modificar cualquier campo, selecciónalo con un click de ratón o pulsando el botón Bloquear / desbloquear (candado). Con este botón podrás seleccionar de forma masiva los campos, además dicho botón tiene la característica que solo selecciona los campos, las cajas no, se utiliza arrastrando el cursor sobre la zona a seleccionar. Una vez activado el campo que desees modificar, pulsa el botón derecho del ratón y aparecerá un menú con las siguientes opciones:

n Situar en milímetros: Colocar el campo seleccionado en las coordenadas seleccionadas, respecto al margen superior e izquierdo, acho y alto de la página.

n Descripción: Texto del campo seleccionado. Esta opción es útil para los campos pequeños en los que a simple vista no se visualice entero el texto que lleven asociado.

n Copiar: Copia el campo seleccionado, con el mismo tamaño y con el texto que el campo origen tenga asociado. También podremos realizar la copia a través del botón situado en la barra de herramientas. Para pegar el nuevo campo podremos bien utilizar el botón de la barra de herramientas destinado al efecto, o bien a través de la tecla rápida Ctrl + C. Por defecto el programa coloca el nuevo campo en la parte superior de la página, pero podremos arrastrarlo hasta la casilla que deseemos.

n Ocultar/ Mostrar: Oculta o muestra en la visualización el campo seleccionado.

n Tipo de letra: Podremos cambiar el tipo de letra al texto asociado al campo seleccionado a Normal, Comprimida o Expandida, siendo éstos los tres tipos de letra que permite el programa.

n Alinear: Podremos desplazar automáticamente el campo o campos seleccionados con sus textos incluidos, bien hacia Arriba, hacia Abajo, Izquierda o Derecha dependiendo del valor seleccionado. Además podremos Centrar de forma Horizontal o bien Vertical el campo o campos seleccionados dentro del área en el que se encuentre, es decir, si pertenece a la Banda de Cabecera, el texto se centrará de forma horizontal o vertical atendiendo a los márgenes de dicha banda.

n Ajustar texto a: Desplaza automáticamente el texto del campo o campos seleccionados hacia la Izquierda, la Derecha o centrado dependiendo del valor seleccionado, todo ello dentro del espacio ocupado por el campo seleccionado.

n Bloquear: Protege el campo seleccionado para impedir así modificaciones sobre el mismo. Permite a la hora de modificar e incluso desplazar varios campos a la vez, que el campo bloqueado permanezca tal cual.

n Enviar a: Desplaza el campo seleccionado bien hacía atrás o bien hacia el frente, con respecto a la imagen de fondo.

n Enviar al frente: Este comando es útil cuando se acumulan los objetos en la página de diseño, a través del mismo, el objeto seleccionado aparece en un primer plano respecto a los demás objetos.

n Enviar al fondo: Envía a un segundo plano el objeto seleccionando.

Eliminar campos. Para eliminar un campo seleccionar el campo mediante un click de ratón. Podrás eliminarlo a través del botón situado en la barra de herramientas o bien con la tecla Suprimir. Antes del borrado la aplicación nos solicita confirmación, si ésta es afirmativa, el campo desaparecerá de la visualización, pero permanecerá en la base de datos.

Desplazar campos. Para desplazar o mover los campos con sus correspondientes textos asociados, se puede proceder a su desplazamiento bien con el puntero del ratón o bien con las teclas aceleradoras que detallamos a continuación:

- Para proceder con el puntero del ratón, seleccionaremos el campo y con un click de ratón sin soltar moveremos el campo al sitio deseado.

- Si deseamos realizar el desplazamiento con teclas el programa nos da las siguientes opciones:

1º. Seleccionaremos igualmente el campo a mover.

2º. Con las flechas podremos desplazar el campo de arriba a abajo y de izquierda a derecha.

3º. Si presionamos Mayúsculas y las flechas el desplazamiento es el mismo que en el punto anterior pero se realiza de forma más rápida.

4º. Si presionamos Control y a la vez las flechas podremos estirar y encoger el campo a la posición adecuada.

5º. Igualmente si presionamos Control + Mayúsculas + Flechas, el desplazamiento es el mismo que el indicado en el punto anterior pero se realiza de forma más rápida.

Manejo rápido de la opción

Además de todas las opciones explicadas anteriormente, disponemos de opciones referidas a la página entera en la que se encuentre el modelo.

Zoom. Existe el botón en la barra de herramientas, si lo desplegamos podremos aumentar o disminuir la visualización de la página en un rango desde un 25% hasta el nivel que desees. Además podremos hacerlo de una forma manual, pinchando sobre cualquier punto de la página y pulsando las teclas + (aumentaremos el zoom) y con la tecla – (con la que se disminuye el zoom).

Selección de varios campos. Para acceder a cualquier modificación sobre algún elemento debemos previamente seleccionarlo. Si dicha modificación implica a más de un campo, podremos seleccionarlos todos y realizar así la modificación de una sola vez. Este proceso se puede realizar de dos formas:

n De forma manual: Pinchando uno de los campos que intervengan y a continuación manteniendo pulsada la tecla Control, irá pinchando con el ratón tantos campos como desee modificar.

n Botón Bloquear / desbloquear líneas y cajas: podrás seleccionar de forma masiva los campos, además dicho botón tiene la peculiaridad que solo selecciona los campos y no las cajas, su utilidad se realiza seleccionando el botón y seguidamente pinchando sobre la banda donde desees seleccionar los campos, arrastrará el cursor sobre los campos a seleccionar para modificar o mover de lugar los campos seleccionados.

Para quitar la selección bastará con pinchar en cualquier otro punto de la página.

Configuración captura de tickets

Esta opción, te permite configurar los campos que quieres que aparezcan en la pantalla de la opción Tickets del menú Facturación. Nos referimos a los literales, las teclas rápidas, su posible captura en alta o en modificación, etc.

Si quieres añadir una nueva Configuración de Captura de Tickets, pulsa la opción Añadir.

Cabecera

Configuración teclas rápidas

Debes seleccionar la Acción que vas a configurar, despliega el combo para ello. Especifica la Tecla rápida con la que quieres acceder a la opción y el Literal (texto libre) que aparecerá para este ticket.

Si marcas la opción Visible, aparecerá en la pantalla de Tickets el campo con el liberal que hayas asignado. Si por el contrario marcas Capturar, podrás introducir de forma manual esta opción.

Detalle

En esta pestaña de la ventana, vamos a especificar los detalles del mensaje que aparecerá en nuestro Ticket.

Recuerda



Explicamos los campos que puedes ver en la pestaña:

Estilo. Determina el estilo de las líneas que separan los distintos campos en la tabla.

Color Invert. Al seleccionar esta opción invertirá el color de los campos activos.

Fuentes. Elige el tipo de fuente que quieres utilizar.

Campo. Selecciona a través del combo, el campo que vas a configurar.

Visible. Al marcar esta opción, aparecerá el literal en el Ticket.

Capturar (altas). Al marcar esta opción el campo podrá ser introducido manualmente cuando creamos una nueva línea del ticket. En caso contrario el campo no se encontrará activo y el programa lo rellenará con los datos por defecto según la ficha del artículo que estemos introduciendo.

Capturar (modif.). Si marcamos esta opción el campo podrá ser introducido manualmente cuando modifiquemos el ticket. En caso contrario el campo no se encontrará activo al modificar.

Tamaño. Introduce el tamaño en milímetros que quieres que ocupe el campo. También es posible modificarlo en la zona de pruebas pinchando y arrastrando la línea de división de los campos.

Literal. Escribe el literal que quieres que aparezca para ese campo.

Literal Prop. 1 y 2. En estas dos opciones escribiremos el literal de las dos propiedades que queremos que aparezcan.

Mover. Con estos botones podemos mover a izquierda y derecha el campo seleccionado para ubicarlo en la línea de detalle.

Zona de Pruebas. En esta zona podemos ver el resultado de la configuración que estamos creando. También, podemos seleccionar el campo que queremos configurar pinchándole en el browser.

Pie

Disponemos de las siguientes opciones para la configuración de los botones del Pie:

Acción. Mediante el combo desplegable, elige la acción que quieras configurar el pie.

Tecla Rápida. Asignaremos una tecla a la acción de tal manera que al pulsarla se ejecutará.

Literal. Escribe el literal que quieras que aparezca en ese botón.

Visible. Si marcas esta opción aparece en la zona del pie de la pantalla de Tickets el botón con el literal que le hemos asignado.

Capturar. Si marcamos esta opción, aunque no seleccionemos que sea visible, al pulsar la tecla que hemos configurado para esa acción, se ejecutará.

Configuración Pantalla Táctil

Esta pestaña estará visible, solo si tenemos seleccionado el campo "Terminal táctil", en el cuadro de diálogo "Configuración de teclas rápidas".

Se podrán dar de alta dos configuraciones distintas para el Terminal Táctil, deben existir previamente en la tabla de Configuración Táctil:

¡ Configuración 1

¡ Configuración 2

Desde el Terminal Táctil, podremos cambiar indistintamente de una configuración a otra mediante un botón de cambio de configuración. La configuración que tendremos en el mismo por defecto será la configuración 1.

Tendremos visible para su configuración un nuevo campo:

¡ Tamaño de las líneas del browse, campo donde se determinará el ancho de las líneas de las distintas tablas, visibles desde el terminal táctil.

Botón de Configuración Captura Táctil

A través de este botón que está en la tabla de Configuración Captura Tickets se accederá a la tabla de mantenimiento de los registros existentes para la configuración de los campos y cajas se presentará en la pantalla Táctil.

Desde esta tabla se podrán añadir distintas configuraciones de pantalla que podremos tener visibles al acceder al Terminal Táctil, si están asociadas a algún registro de Configuración de Teclas Rápidas, para el Terminal Táctil.

Al añadir registros a la tabla se podrá configurar las distintas posiciones a través de coordenadas en píxeles (Vertical y Horizontal), que las distintas cajas y campos ocuparán dentro del Terminal Táctil, así como terminar si estarán o no visibles y en algunos casos si se desea que en los mismos se vea la descripción o no.

Las cajas o elementos de pantalla que podremos configurar serán:

l Estado y nº de ticket

l Visor

l Detalle

l Totales (Total Ticket, Bases e Importes de IVA)

l Acciones especiales

l Familias

l Artículos

l Botonera Principal

l Teclado Numérico

Tendrás que tener varias configuraciónes de Pantalla Táctiles para las distintas configuraciones de pantalla con las cuales trabajes, por defecto daremos seis configuraciones para tres tipos de resoluciones de pantalla en Windows (640 por 480, 800 por 600 y 1024 por768 píxeles), tres para diestros y tres para zurdos.

Acciones especiales

El bloque de acciones especiales está formado por los siguientes botones que nos permitirán realizar las siguiente operaciones en el Terminal Táctil:

l VRU. Este botón abrirá un cuadro de diálogo en el Terminal Táctil que nos permitirá seleccionar el criterio de ordenación de las familias y artículos dentro de la pantalla Táctil: Criterios de ordenación:

¡ Criterios de ordenación para las familias: Tendremos los siguientes campos de selección:

n Código

n Descripción táctil

n Ordenación Especial, este campo de selección va acompañado de un botón que nos permitirá la actualización del campo "Ordenación especial táctil" de las familias en el acto si se desea en las condiciones de la última actualización, siempre que el radio por defecto seleccionado no sea "Borrado", en este caso saltará un mensaje advirtiendo de que esta en borrado y no actualizará.

¡ Criterios de ordenación para los artículos: Tendremos los siguientes campos de selección:

n Referencia

n Descripción táctil

n Ordenación Especial, este campo de selección irá acompañado de un botón que nos permitirá la actualización del campo "Ordenación especial táctil" de los artículos en el acto si se desea en las condiciones de la última actualización, siempre que el radio por defecto seleccionado no sea "Borrado", en este caso saltará un mensaje advirtiendo de que esta en borrado y no actualizará.

Al aceptar el cuadro de diálogo, ordenará las familias y artículos en el terminal Táctil en función a la opción seleccionada.

l Acceder al Teclado virtual. A través del mismo se podrán introducir caracteres alfanuméricos para el alta, modificaciones etc en las celdas.

l Modificación de precios. Nos permitirá modificar el precio de la línea de registro seleccionada, por un nuevo precio previamente introducido en el teclado numérico, siempre que la configuración de dicha celda se lo permita. Es decir, en su configuración tenga seleccionado el campo "Captura(modif.)".

l Borrar. Este botón permitirá eliminar los caracteres existentes en el teclado virtual.

l Modificación de Unidades. Este botón permitirá modificar la cantidad del registro seleccionada por una nueva introducida previamente a través del teclado numérico.

l Modificar la celda. Este botón permitirá modificar la celda seleccionada, siempre que la configuración de dicha celda se lo permita. Es decir, en su configuración tenga seleccionado el campo "Captura(modif.)".

l Cabecera. No permitirá modificar los siguientes campos de la cabecera, para el alta del nuevo ticket, siempre que su configuración se lo permita:

¡ Fecha

¡ Agente

¡ Moneda

Una vez introducidos registros en la tabla de altas de ticket, no se podrá modificar la cabecera.

l Agente. Al pulsar este botón se abrirá un cuadro de diálogo que nos permita cambiar en el momento el empleado de realización del ticket.

l Retroceso. Nos permitirá retroceder y borrar el último carácter introducido.

l Alternar la configuración. Mediante este botón podremos alternar la configuración de la pantalla de presentación Táctil de la configuración 1 a la dos y viceversa, dadas de alta en la configuración Táctil que tenga la caja activa.

Botón Previsualización

Al pulsar este botón se accederás a un pantalla donde previsualizarás las posiciones de cada uno de los elementos, que están visibles en la pantalla Táctil.

Desde aquí puedes mover los elementos de pantalla mediante desplazamientos de ratón y algunos de los campos o bloque a la vez, ensancharlos y estirarlos.

Dispones de tres botones:

l Deshacer. Devuelve a su posición antigua el último elemento que se hayas desplazado o modificado.

l Aceptar. Al Aceptar esta pantalla, las modificaciones realizadas en la misma, quedarán guardadas en las coordenadas de cada elemento de pantalla.

l Cancelar. Los cambios efectuados en la pantalla de previsualización no se guardarán en sus respectivas coordenadas.


Esta opción permite el borrado definitivo de todos los documentos cuya misión en el programa no sea más que meramente informativa; es decir, facturas ya contabilizadas, albaranes de los que provengan esas facturas, pedidos de los que provengan esos albaranes, facturas con recibos cobrados, etc., hasta la fecha indicada en esta opción.

Esta eliminación es definitiva e irreversible. Opera con precaución.

Al acceder podrás ver la siguiente pantalla de advertencia.

Pantalla de atención

En esta opción podrás definir sobre qué ficheros quieres realizar la depuración.

Recuerda




Con esta acción aumentará el espacio libre en tu disco duro.

Avisos de inicio

Es habitual que, durante la jornada laboral, se realicen multitud de tareas encaminadas a mantener al día la gestión, cumplir los plazos establecidos por la dirección, elaborar informes de gestión, etc. Surge por tanto la necesidad de planificarse para ganar en eficiencia y eficacia. Con este fin Gestión pone a tu disposición la utilidad de Avisos de inicio.

La opción de Avisos de inicio está diseñada para que, cuando entre el usuario en el programa, salte una pantalla con el mensaje o recordatorio previamente introducido por el propio usuario o por otros.

Con el fin de que pueda planificar sus tareas cotidianas o enviar recordatorios a otros usuarios, la aplicación pone a su disposición la utilidad Avisos de Inicio.

Supongamos que al día de hoy, 19/04/12, queremos planificar las siguientes tareas para los días siguientes:

l Para el día 29/10/12; Queremos recordar al empleado encargado de la gestión de proveedores, la posibilidad de estudiar nuevas ofertas de otros proveedores que hemos recibido.

l Para el día 30/10/12; Tenemos que enviar un mensaje a todos los usuarios de la aplicación en la que les convocamos a una reunión a las 11:00 h. de la mañana en la Sala de Juntas para discutir los resultados de ventas del mes anterior.

Destacamos las siguientes opciones del menú de Avisos de Inicio.

Añadir avisos

Con esta opción el usuario puede crear el aviso o recordatorio que, saltará en una fecha determinada al entrar al programa el usuario destino del mensaje.

Recuerda



Importante

Si se desean enviar avisos a otros usuarios, es necesario que estén antes configurados en Útil/Perfiles de Usuario/Gestión de Usuarios.

Añadir aviso

Los campos que hay que completar son:

- Fecha del Aviso. Fecha en la que saltará el aviso. Se dispone de un pequeño botón mediante el cual accedemos al calendario. Por defecto se propone la fecha del sistema.

- Usuario Destino. Usuario a quien va dirigido el mensaje. Puede ser el propio usuario, otro usuario o un mensaje general para todos los usuarios.

Para enviar mensajes a otros usuarios es preciso que se hayan configurado previamente en Gestión de usuarios en el menú de Útil.

- Título del Aviso. Campo alfanumérico de 80 caracteres para indicar una referencia del aviso.

- Descripción del Aviso. Cuadro de texto para escribir el aviso o recordatorio.

Eliminar avisos

Permite eliminar un registro previamente seleccionado. Para eliminar avisos de forma sistemática, pulse el botón de eliminar avisos por fechas. Para ello sólo tiene que rellenar los rangos por usuario y por fechas pudiendo filtrar por los mensajes leídos, sin leer, o por todos.

Cada usuario puede eliminar únicamente los mensajes que él envía. Sólo el Supervisor puede eliminar mensajes del resto de usuarios.

Localizar avisos

Botón que permite la búsqueda de un aviso por usuario, origen, fecha de aviso o por alguna palabra del título del aviso.

- Trabajando con Avisos. Anteriormente hemos dicho que los avisos o recordatorios pueden ir destinados al propio usuario, a otro o bien a todos los usuarios. También se ha detallado los pasos a seguir para configurar un aviso. En esta parte vamos a explicar que opciones tenemos cuando recibimos un mensaje.

Cuando entramos en el programa, si tenemos algún mensaje para ese día, nos encontraremos con la pantalla de aviso recibido.

Una vez recibido el aviso, tenemos dos opciones: Salir o Ver. Si queremos ver el mensaje recibido, cabe distinguir entre las siguientes situaciones.

- El mensaje recibido es del propio usuario o de otro. Tenemos a su vez, que darle por Leído o Cancelar. En caso de leerlo, no volverá a saltar si entramos de nuevo en el programa dentro del mismo día. Si cancelamos en esta pantalla sí volverá a saltar el mensaje al entrar al programa.

- El mensaje recibido es de tipo general. En este caso no cabe la posibilidad de darlo por leído puesto que sólo saltará la primera vez que se entre en el programa.

No obstante, en ambos casos el aviso automáticamente quedará como histórico y podremos volver a visualizarlo pulsando al icono de Avisos recibidos.

Además, cada usuario puede individualmente decidir si desea o no recibir mensajes al inicio de la sesión con ContaPlus, para ello basta con el icono de Configurar entorno de avisos y marcar la opción/es que se deseen.

Si eliminamos o modificamos la Fecha del último aviso general recibido podremos volver a visualizarlo al entrar de nuevo al programa.

Cambiar de estado

Un aviso personal puede tener dos estados: leído o no leído. Este estado puede ser cambiado manualmente por el Usuario emisor del mensaje de manera que vuelva a saltar de nuevo al Usuario destino al entrar en el programa.

Permite cambiar el estado a un mensaje creado por el usuario.

Además, cada usuario puede individualmente decidir si desea o no recibir mensajes al inicio de la sesión de la aplicación, para ello basta con pinchar en el icono de Configurar entorno de avisos y marcar la opción/es que se deseen.

Configurar entorno de avisos

Importante

Si eliminamos o modificamos la Fecha del último aviso general recibido podremos volver a visualizarlo al entrar de nuevo al programa.


La gestión del Conocimiento es un módulo que nos permite acceder de forma rápida, mediante una búsqueda inicial (introduciendo algún dato identificativo como Código, DNI/NIF, Cuenta/subcuenta contable, Nombre Comercial, Nombre Fiscal, Dirección y Teléfono) a ver fácilmente toda la información, relativa a Clientes, Agentes o Proveedores que están creados en la aplicación de Gestión. Los datos referentes a la Contabilidad podrás verlos siempre y cuando tengas creado el enlace contable (Útil \ Entorno de Sistema \ Personalización \ Contabilidad).


Al acceder a esta opción, localiza mediante la lupa el cliente, proveedor o agente del que quieras obtener la información. Una vez elegido, pulsa en el botón Buscar y aparecerá la información de él en la aplicación de Gestión y de Contabilidad (solo en el caso de tener el enlace contable hecho).

La información que puedes ver sobre el cliente, proveedor o agente de la aplicación de gestión es la siguiente:

Cliente

¡ Deudas Pendientes, recibos pendientes de pagar.

¡ Pendientes de Servir, pedidos pendientes de servir.

¡ Condiciones Particulares, si tiene alguna atípica (precios especiales o descuentos).

¡ Estadísticas, porcentaje de venta de ese cliente respecto a las ventas totales de la empresa.

¡ Condiciones Comerciales, como forma de pago, riesgo máximo autorizado, y riesgo alcanzado.

¡ Llamadas, registro de las llamadas de ese cliente, dadas de alta en el apartado de

Recuerda



Sistema\Control de llamadas.

Agente

¡ Liquidaciones realizadas a ese agente.

¡ Estadísticas porcentaje de facturas pagadas del agente, respecto al total facturado por la empresa.

¡ Comisiones por facturas.

¡ Llamadas, llamadas registradas en el control de llamadas del menú Sistema\Control de llamadas, donde intervenga el agente seleccionado.

Proveedor

¡ Deudas Pendientes, recibos pendientes de pago.

¡ Pendiente de Recibir, pedidos pendientes de entregar por parte del proveedor

¡ Condiciones Particulares, si dicho proveedor dispone de Atípicas (condiciones especiales de precios y descuentos)

¡ Estadísticas, porcentaje que nos ha facturado el proveedor respecto al total facturado de nuestros proveedores.

¡ Llamadas, registro de las llamadas de ese proveedor, dadas de alta en el apartado de Sistema\Control de llamadas

La información que puedes ver sobre el cliente, proveedor o agente referente a contabilidad, siempre y cuando hayas enlazado las dos aplicaciones, será:

l Mayor, con saldos del debe y el haber en contabilidad del cliente o proveedor (cuentas con la posibilidad de acotarlo con fechas).

l Asiento contable y comentarios (haciendo doble click sobre el dato).

e-Factura

La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

Desde Gestión podemos acceder a la plataforma eFactura para realizar facturas electrónicas en formato 3.1. Estas facturas podrán imprimirse en PDF y podrán ser firmadas electrónicamente con certificados digitales y con el eDNI (DNI electrónico).

En esta opción, la aplicación guardará las distintas configuraciones que existen o puedan existir para el envío de las facturas electrónicas. De esta forma se automatiza, en la medida de lo posible, la generación de formatos. Cada una de las configuraciones que tengamos, serán exclusivas propias de la empresa activa, no son comunes para cada una que abramos.

No se podrá generar una factura electrónica si no se localizan los datos obligatorios.

Formatos de envío electrónico

Al añadir un formato nuevo, aparecerá la siguiente pantalla:

Es fundamental indicar el Código del formato de forma alfanumérica, es un campo obligatorio para continuar. Indica la Descripción. Marca si quieres que esté disponible en el listado, el check Activo, elige después el Sistema de Envío mediante el desplegable que facilita la aplicación (Manual, Email o CECA).

En el apartado Envío Plataforma define los campos dependiendo del Sistema e Envío que hayas elegido:

¡ Web. Aparecerá activo si el "Sistema de Envío" que está seleccionado es Manual. Debes indicar la dirección de envío.

¡ Email de la plataforma. Aparecerá activo si en "Sistema de Envío" que está seleccionado es Email. Debes indicar en este campo la dirección de correo electrónico.

¡ CECA. Esta opción aparecerá activa si hemos marcado como "Sistema de Envío" CECA. Debemos indicar el Usuario y Clave.

¡ Empaquetar. Si marcamos este check se enviarán todos los documentos electrónicos en un fichero comprimido.

Recuerda



¡ Único fichero. Se marcará de forma automática al utilizar como "Sistema de Envío" CECA.

En la parte de Formato elige entre XML / UBL (XML-UBL 1.0, FActurae 3.1. o Facturae 3.2.) o PDF

Si deseas Firmar electrónicamente en Base-64 o en XAdES (facturae), marca este check.

Envío / Consulta plataforma manual

Mediante esta opción puedes enviar de forma manual los datos de los clientes en formato xml, que luego se pueden importar en el portal de La Caixa, o bien Consultar a la Plataforma CECA.

En el caso de la exportación, lo hará para todos los clientes que tengan activado la opción "permite envío factura electrónica" independientemente de que hayan sido ya exportados

Si elegimos la opción Abrir Web, abrirá la Web asociada al Tipo de envío electrónico.

Si la opción elegida es Generar XML - Clientes en la ruta, debemos especificar una ruta donde generará un fichero XML con los datos del cliente.

Plataforma CECA

¡ Recuperar facturas

Una vez que hayamos enviado facturas a través de la Plataforma CECA, podemos recuperarlas mediante esta opción. Para ello, el usuario debe tener acceso total, configurado desde el menú Útil \ Perfiles de usuario.

Al acceder a esta opción se mostrará la siguiente pantalla:

n Tipo de factura. En esta opción podemos elegir qué documento queremos recuperar, si es factura o factura rectificativa. Esta opción estará habilitada si no elegimos buscarla directamente por serie y número.

n Desde / Hasta fecha. En esta opción podremos filtrar por Serie + número de documento (factura o factura rectificativa). Con la lupa podemos acceder a la tabla y elegir.

n Desde / hasta Código Cliente. En esta opción podemos filtrar también por Cliente, indicando el Código que le da la aplicación. Podemos elegirlo mediante la lupa.

n Desde / Hasta fecha. En este caso podremos filtrar por fecha el tipo de documento que queremos recuperar.

n Estado. En este apartado, disponemos de una enumeración de posibles estados de los documentos a recuperar.

n Directorio descarga ficheros. Elige desde aquí en directorio donde quiere se ubique el documento descargado.

¡ Verificar facturas

Desde esta opción, podemos verificar las facturas. Debemos de igual forma que en el apartado anterior tener acceso total como usuario, configurado desde el menú Útil \ Perfiles de usuario.

Utiliza una pantalla similar a la de Recuperar facturas, y los filtros se utilizan de la misma forma.

NOTAEs obligatorio que completes algunos de los datos de esta ventana que filtre de alguna forma la factura a recuperar. Si no lo haces no podrá solicitar la información a la Plataforma.

n Tipo de factura. En esta opción podemos elegir qué documento queremos verificar, si es factura o factura rectificativa. Esta opción estará habilitada si no elegimos buscarla directamente por serie y número.

n Desde / Hasta fecha. En esta opción podremos filtrar por Serie + número de documento (factura o factura rectificativa). Con la lupa podemos acceder a la tabla y elegir.

n Desde / hasta Código Cliente. En esta opción podemos filtrar también por Cliente, indicando el Código que le da la aplicación. Podemos elegirlo mediante la lupa.

n Desde / Hasta fecha. En este caso podremos filtrar por fecha el tipo de documento que queremos verificar.

n Estado. En este apartado, disponemos de una enumeración de posibles estados de los documentos a verificar.

Al finalizar el proceso se mostrará una ventana con una tabla que incluirá las columnas Factura / Estado. Esta tabla puedes imprimirla directamente.

Si no se ha realizado la opción, la aplicación te mostrará un mensaje de error indicándote el motivo.

NOTAEs obligatorio que completes algunos de los datos de esta ventana que filtre de alguna forma la factura a verificar. Si no lo haces no podrá solicitar la información a la Plataforma.

Ir a Escritorio Sage (F3)

Pulsa sobre esta opción o bien a F3 (como teclar rápida) para ir al Escritorio Sage.

En este área es donde nos aparecerán las opciones que elijamos en los menús, tanto horizontal como vertical. Al entrar puedes observar que existen varias pestañas:

l Escritorio Sage. Pestaña donde te aprecen reflejadas las opciones por las que eliges navegar.

Cuentas con cuatro opciones que configurarán esta pestaña:

- Actualizar

Se encarga de refrescar la información de los paneles de esta pestaña.

- Personalizar Escritorio

Tienes la posibilidad de configurar los paneles del Escritorio Sage. Puedes incluir paneles con imágenes, con URL's personales, moverlos de lugar, etc. Para ello, pulsa sobre el botón Añadir y accede a la opción Añadir un panel. Una vez aquí elige del listado que aparece en la parte izquierda el panel a incorporar a tu Escritorio Sage.

Dispones de paneles de tipo General, relacionado con la opción Empresa, Otros paneles, Módulos e Información. Cada uno de ellos puedes colocarlo en la parte del escritorio que elijas.

En el desplegable de Información cuentas con dos paneles que debes configurar de modo especial. Nos referimos a Web personalizada e Imagen personalizada, en ambas debes indicar por una parte qué web (con la dirección completa de su ubicación en internet o url) eliges, o en el caso de la imagen describir en qué parte de tu equipo está situada. Una vez elegida, ajusta la imagen para que se vea completa o manten las proporciones originales.

Elige también si quieres programar la sincronización de datos de los paneles (sólo los que cargan información) para configurar en qué momento se realiza la actualización. Por defecto todos los paneles de datos estarán programados para actualizarse manualmente, es decir, pulsando el botón disponible a tal efecto en cada uno de ellos.

- Suscripciones Blog Sage

Selecciona las secciones del Sage Blog que deseas seguir desde el Escritorio Sage. Elige entre: Economía y empresa, Contabilidad, fiscalidad y laboral, Autónomos y emprendedores, Formación, ayudas y subvenciones y/o Innovación y tecnología. Aparecerán en uno de los paneles noticias relacionadas con las secciones elegidas.

- Datos Exclusivo Clientes

Desde esta opción puedes acceder directamente a tu código de cliente y contraseña para acceder a la zona de Exclusivo Clientes. Estos datos te los facilitan en nuestro servicio de Atención al Cliente.

l Sage Responde. Esta opción te lleva al área de ayuda Técnica, a la que podrás acceder a través de la suscripción del servicio de soporte de Sage.

l Zona de acceso exclusiva. Esta opción te lleva a la pestaña del Escritorio Sage donde está la zona de clientes. Accede a ella introduciendo tu usuario y clave (archivadas dentro de la opción Ayuda \ Exclusivo clientes \ Datos acceso.

l Sage Sugerencias. Pestaña donde están recogidas las ideas de mejora de usuarios de las aplicaciones.

Recuerda



Agenda

Opción en la cual puedes tener almacenados los contactos profesionales y sus datos.

Dentro de la Agenda, podemos realizar diferentes acciones:

l Añadir. Introducir un nuevo contacto profesional.

l Modificar. Cambiar o completar los datos de un contacto que ya teníamos creado.

l Eliminar. Borrar un contacto existente.

l Zoom. Nos permite ver el contacto y sus datos, pero no modificarlo.

l Localizar. Opción que nos permite buscar un contacto por Nombre, Clave o Código Postal.

l Imprimir. Permite la impresión de un listado de los contactos que contiene la agenda. Debes elegir entre dos formatos: el formato completo de agenda y el reducido. Podrás seleccionar el rango de contactos a incluir en el listado.

l Etiquetas. Desde esta opción podemos imprimir datos de nuestros contactos en etiquetas. Es configurable y puede filtrar los datos.

l Salir. Cierra esta opción y vuelve a la aplicación y cierra esta opción.

l Favoritos. Si pulsas Favoritos, la aplicación coloca un acceso directo en el escritorio del producto de Gestión.

Recuerda



Configuración de correo electrónico

Desde esta opción puedes configurar el protocolo de comunicación para operar desde las aplicaciones Sage e indicar qué configuración deseas realizar.

MAPI

Programa interfaz de Microsoft Windows que permite diferentes aplicaciones para correo electrónico sobre diversas plataformas para intercambio de mensajes.

Este tipo de configuración es utilizada cuando la máquina en la que se realiza el envío dispone de un cliente de correo instalado y configurado, en este caso, el propio cliente de correo se encarga de realizar la gestión de sus envíos y recepción de correos, dejando dicha información en la propia máquina en la que podrá consultar en cualquier momento en el cliente que tenga instalado.

SMTP

(Simple Mail Transfer Protocol). Protocolo Simple de Trasferencia de Correo. Protocolo que se usa para trasmitir correo electrónico entre servidores.

Esta configuración te permite el envío de correo cuando no dispones de un cliente de correo electrónico instalado y configurado desde la máquina que realiza los envíos.

Recuerda



Configuración

Detalle de Configuración SMTP de proveedores más habituales:

Cuenta de Gmail

l Servidor SMTP: smtp.gmail.com

Puerto: 465 o 587

Dirección de correo electrónico: [email protected]

Nombre de cuenta: [email protected]

Contraseña: Su contraseña

Utilizar una conexión segura para el envío:

- Mediante SSL (Secure Sockets Layer)

Cuenta de Hotmail

l Servidor SMTP: smtp.live.com

Puerto: 25




Utilizar una conexión segura para el envío:

- Mediante TSL (Transport Layer Security)

Cuenta de Yahoo

Como primer paso es necesario registrarse aquí: http://v3.izymail.com/register.aspx, una vez hecho esto, los datos serían los siguientes:

l Servidor SMTP: out.izymail.com

Puerto: 25




Importante

Si al realizar envíos por SMTP, la opción no funciona correctamente, comprueba que no tienes bloqueado el puerto de salida del proveedor de correo utilizado, hotmail, yahoo, gmail, etc.

Configurar paquete ofimático

Desde esta opción puedes configurar el tipo de paquete ofimático con el que cuenta en tu equipo, o con el que quieres que se abran los documentos que te ofrece la aplicación. Las dos opciones disponibles son Microsoft Office y OppenOffice. Marca la que desees.

Configuración

Recuerda



Programa de mejora

Desde esta opción puedes definir si quieres o no participar en el Programa de Mejora de Experiencia de Clientes, con el cual desde Sage intentamos incluir beneficios, facilidades y mejoras para nuestros clientes.

Esta opción aparece al iniciar nuestra aplicación. En ese momento debes indicar si quieres o no participar. Si cambias de opinión, es desde aquí desde donde podrás elegir otra opción.

Para más información acerca de cada opción que elijas, pulsa sobre la ayuda dentro de esta pantalla.

AyudaDestacamos las siguientes opciones del menú de Avisos de Inicio.

Documentación adicional

Documento en PDF que te informa sobre las novedades más importantes de la aplicación que tienes instalada.

Exclusivo clientes

Esta opción está dividida en dos partes: Visita (te lleva a la pestaña del Escritorio Sage donde está la zona de clientes) y Datos de acceso (lugar donde debes tener introducido tu usuario y contraseña para el acceso libre a la zona Exclusivo Clientes).

Sage responde

Esta opción te lleva al área de ayuda Técnica en el Escritorio Sage, a la que podrás acceder a través de la suscripción del servicio de soporte de Sage.

Sage sugerencias

Accedes a la pestaña del Escritorio Sage donde están recogidas las ideas de mejora de usuarios de las aplicaciones.

Aviso copia de seguridad

Desde esta opción accedes a la notificación que aparece cada vez que abandonas la aplicación y que te sugiere que hagas una copia de seguridad. Puedes deshabilitarlo marcando el check de No volver a mostrar este mensaje. Si quieres que vuelva a aparecer, entra aquí y desmarca el check.

Puesta en marcha

Accede desde aquí a la web de Puesta en marcha de Sage. Allí encontrarás información general de la aplicación desde la que accedes, así como novedades, consejos, documentación de puesta en marcha, cómo complementar tu producto, cómo contactar con Sage, etc.

Proceso de actualización

Desde aquí puedes actualizar la versión del programa. Antes que nada, Sage te recomienda realizar una copia de seguridad, ya que no se responsabiliza de la posible pérdida de información.

Acerca de...

En esta pantalla se muestra información fundamental sobre la versión del programa: Licencia, número de serie, registro, etc.

Recuerda



Copias de seguridadOpción disponible desde el Panel de Gestión, es sumamente importante ya que desde ella realizamos una copia de nuestros datos que nos podrá servir ante posibles incidencias.

Estas copias pueden utilizarse más tarde, para restaurar el contenido original después de una pérdida de datos por cualquier motivo.

Es altamente recomendable su uso habitual y periódico, ya que es una herramienta imprescindible para conservar los datos del programa.

La asiduidad con la que se debe hacer las copias de seguridad, no depende de la cantidad de datos introducidos en el programa, ni del número de horas trabajadas, sino del riesgo que pueda o quiera asumir.

El proceso de copia de seguridad se realiza en una carpeta de su ordenador o en una red local o en una unidad almacenadora de datos. Es recomendable no tener las copias en el mismo equipo en el que trabaja ni en unidades de almacenamiento que puedan tener posibles fallos.

Es posible que por algún tipo de problema físico en su equipo, (cortes de luz, bloqueos, avería de su ordenador o disco duro), sea imposible acceder a la información. Si esto ocurriese, la única forma de recuperar los datos sería a través de las copias de seguridad existentes y si son externas al equipo.

Puede utilizar este proceso como forma de asegurar datos antes de ejecutar opciones críticas del programa como por ejemplo cambios importaciones de datos, etc.

En caso de que haya localizado un problema grave en la información de los datos, no machaque copias de seguridad anteriores ya que esto sustituiría la información en buen estado que existiera previamente.

¿Cómo hacer una copia de seguridad?

Pulsa la opción desde el Panel de Gestión de la aplicación.

Los pasos que tienes que seguir son:

n Selecciona la empresa o empresas de las que quieres realizar la copia de seguridad.

n

Con estos botones puedes elegir la o las empresas de las que quieres realizar copia de seguridad. Además existe la opción de realizar una copia completa, incluyendo los ficheros maestros y ficheros comunes a todas las empresas. Esta opción es recomendable cuando vayas a reinstalar el programa en otro directorio u ordenador distinto y quieras

recuperar los mismos datos. Para activar esta característica, deberá marcar la casilla .

n A través de puedes realizar la copia de seguridad de tu empresa con todas las imágenes y documentos que hayas asociado a las distintas opciones de la aplicación, por ejemplo todo lo que hayas incluido en la Gestión Documental.

n En los campos Autor y Comentarios, puedes incluir un texto explicativo del proceso de copia que estas realizando. Así, cuando recuperes esta copia, podrás ver esta información que te será de utilidad.

n Una vez seleccionada la empresa o empresas y completados los campos de Autor y comentarios, debes indicar el

de tu copia. Este destino puede ser una unidad externa o cualquier directorio al que tengamos acceso desde nuestro equipo.

Al pulsar la opción Destino, la aplicación mostrará una pantalla en la que podrás seleccionar el destino de la copia de seguridad.

Seleccione directorio

n Al pulsar el botón comenzará el proceso de copia.

Este proceso creará en el directorio destino que hemos seleccionado una serie de ficheros. Uno de ellos es el Catálogo de Copias. En este catálogo se guarda información sobre todas y cada una de las empresas que han sido copiadas. Deberá conservar este catálogo, ya que al recuperar la copia, será imprescindible.

El proceso comienza primero verificando que dispone de espacio libre en el directorio destino:

Y comprime las empresas que hemos señalado para hacer la copia de seguridad:

Una vez realizado este proceso, debes confirmar si quieres continuar. Sage Copias de Seguridad, te informa del espacio que ocupará la copia comprimida en el destino elegido.

Una vez finalizado con éxito el proceso de copia de seguridad, te muestra un resumen de las operaciones realizadas. El informe quedará guardado en el directorio o ruta donde se ha guardado la copia.

Puedes enviar un correo electrónico, pulsando el botón Envíar por correo de esta pantalla con la información que necesites al respecto y sus archivos de copias realizados.

¿Cómo recuperar una copia de seguridad?

Esta opción sirve entre otros motivos para recuperar información después de un fallo informático, recueperar archivos que puedan haberse eliminado accidentalmente o bien corrompido, etc.

En la pantalla que mostramos a continuación podrás recuperar los datos que guardaste con la opción de Copias de Seguridad que se realizó con anterioridad.

Aquí es donde entra en juego el Catálogo de Copias, del que hablamos en el apartado de cómo se hace una copia de seguridad.

Recuperar copias de seguridad

Los pasos a seguir para recuperar una copia de seguridad son:

- Cargar el Catálogo de Copias

Para ello, debemos indicar la ubicación del fichero que contiene el Catálogo de Copias. Recuerda que lo guardaste al realizar la Copia de Seguridad.

Pulse el botón siguiente para localizar el catálogo.

El nombre de los catálogos comienza por la palabra "SPF.CAT". Una vez seleccionado un catálogo, la pantalla anterior presentará el siguiente aspecto.

Recuperar copias de seguridad seleccionada empresa

En esta pantalla, observamos las empresas contenidas en el catálogo seleccionado. Nos muestra la fecha, la hora, el autor y los comentarios de la copia de seguridad.

Pulsando este botón obtendremos más información sobre la empresa seleccionada.

- Al igual que en el proceso de Copias, podremos seleccionar aquellas empresas que queremos recuperar.

Si la empresa a recuperar no existe en el programa, será añadida automáticamente al fichero de empresas.

Una vez elegidas las empresas a recuperar, pulsa el botón Aceptar, para comenzar el proceso de recuperación de copias.

- Información Adicional

El nombre del fichero que contiene el catálogo de copias, se asigna de forma automática en función de las empresas seleccionadas. Este nombre es siempre el mismo, por lo que si deseas actualizar una copia de seguridad, simplemente deberás elegir el mismo directorio destino. El programa te avisará de la existencia de un catálogo anterior, y te pedirá confirmación para poder sustituirlo o escribir encima.

Importante

Si recuperas una copia de seguridad de una empresa que ya exista en el programa, todos tus datos serán reemplazados por los contenidos en la copia de seguridad. Opera con extrema precaución.

El proceso de recuperación, necesita en primer lugar espacio libre en la unidad de disco que tiene instalado el programa:

El proceso ha finalizado y ahora el programa recuperará los datos de la empresa elegida. Es importante resaltar que si alguna de las empresas que están en el catálogo no existiese en el programa actualmente, se añadirá ahora.

Una vez finalizada la recuperación de la copia de seguridad, puedes acceder al programa y comprobar que se ha actualizado la información, no es necesario, pero si ALTAMENTE recomendable, que una vez realizada la restauración de la copia efectúes el proceso de Organización de Ficheros.

INDICE

1. CREACIÓN DE EMPRESA ............................................................................................ 01-02

2. CREACIÓN DE CAJA ................................................................................................... 03-05

3. CONFIGURACIÓN ENTORNO ...................................................................................... 06-23

4. ALTA TABLAS GENERALES.......................................................................................... 24-29

5. FICHEROS MAESTROS................................................................................................ 30-45

6. ALMACÉN ................................................................................................................. 46-55

7. PROCESO DE FABRICACIÓN ....................................................................................... 56-62

8. FACTURACIÓN .......................................................................................................... 63-142

9. CAJA ......................................................................................................................... 143-164

10. INFORMES ................................................................................................................ 165-166

11. IMPRESIÓN ............................................................................................................... 167-168

12. ENLACE CONTAPLUS.................................................................................................. 169-171

13. CONFIGURACIÓN DOCUMENTOS ............................................................................... 172-173

14. AÑADIR IMPRESORA ................................................................................................. 174-178

15. AÑADIR AVISO .......................................................................................................... 179-181

16. OPPEN OFFICE........................................................................................................... 182-184

Creación de empresa

El primer paso es dar de alta la empresa, esto será posible dependiendo de la gama de producto que disponga. No es posible hacer nada con el programa si previamente no tenemos la empresa creada y seleccionada, si dispone de una gama que no permite añadir empresa puede trabajar con la existente ya creada.

Cuando damos de alta una empresa, se crea una estructura de ficheros para almacenar los datos que vamos a introducir en referencia a la empresa cuya gestión estamos llevando a cabo. Una vez la empresa haya sido creada y seleccionada, ya podemos dar de alta los diferentes datos de proveedores, clientes, artículos, almacenes, pedidos de compras, pedidos de ventas, etc. de dicha empresa.

Alta de empresa.

El alta de empresa consiste en que el programa crea los ficheros de datos de la empresa con la que vamos a trabajar. Estos datos van a estar en el programa siempre asociados a la empresa en cuestión a través del código de la empresa y el nombre de empresa.

El programa te permite llevar a cabo la gestión documental de varias empresas. Por ejemplo, podemos pensar en una asesoría contable que tiene muchos clientes a los que les lleva el registro de los documentos de compras y ventas. Esta asesoría necesita llevar la gestión documental de cada cliente de forma separada. Esto se consigue creando una empresa independiente para cada cliente de la asesoría en el programa. Posteriormente, el programa identificará a la empresa por medio del código de empresa que le hayamos asignado a esa empresa y el nombre de empresa.

La aplicación es multiempresa pero esto depende de la gama de producto. Desde la opción Global/Empresaso desde el primer botón de la barra de botones, accederemos a la opción de gestión de empresas. Desde aquí se podrá añadir una o varias empresas, variar los datos de la empresa o realizar el proceso de liberar de la misma, tras cualquier problema surgido, como un corte eléctrico.

Antes de comenzar el alta de nueva empresa asegúrate de:

n Que no existan más usuarios conectados, SOLO tiene que estar activo el usuario que crea la empresa.

n Si lo que quieres es crear una empresa nueva con datos de otra, recuerda leer y pasar por la pestaña de "Importación" podrás seleccionar una empresa, en la que tengas datos que quieras pasar a la empresa que estas creando.

Al seleccionar esta opción, el programa nos muestra una pantalla como la siguiente:

Empresas

Desde esta pantalla, podremos modificar los datos de una empresa o añadirnos una nueva. Al añadir una nueva empresa deberemos rellenar los datos relativos a nuestra nueva empresa y podremos configurar una imagen logo, archivo *.bmp, que se visualizará en las pantallas de altas de documentos. Podemos o no asignar una Clave para la empresa limitando el acceso a la misma a aquello usuarios que la desconozcan. Además, podremos elegir si nuestra nueva empresa va a aplicar Punto Verde en las Ventas seleccionando la opción correspondiente.

El Punto Verde, es una tasa por embalajes para financiar un sistema nacional de recogida y reciclaje.

La tasa dependerá del tipo de material y peso del envase.

El "Nivel de seguridad" de la empresa, asignará un nivel, por defecto será 9, aunque podrá modificarlo.

Debe saber que para que un usuario tenga acceso a la empresa el nivel de seguridad asociado a dicho usuario debe ser, igual o mayor que el asignado a la empresa, de lo contrario no podrá acceder a la misma.

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Alta de empresas. Datos generales

La nueva empresa puede ser generada a partir de los datos de otra empresa. Desde la carpeta de Importación indicaremos si queremos que nos copie los datos de alguna otra empresa que tengamos creada, esto nos permite copiar todos los ficheros maestros que pertenezcan a la empresa que indiquemos (artículos, stock, clientes, proveedores, pendientes de servir o recibir, ordenes de producción, que tengamos de esta empresa, con lo cual lo que estaremos haciendo será una continuación de la empresa de origen.

También podemos indicar al programa que vamos a utilizar la opción de unidades por envase con lo cual el programa podrá controlar el stock tanto de las unidades como de los envases que vayamos a facturar.

Alta de empresas. Importación

Creación de una caja

Esta opción va a ser la ventana inicial siempre que entremos al programa, puesto que lo primero que vamos a indicar es con que caja queremos trabajar, dependiendo de la gama de producto que dispongas puedes tener configuradas una o varias cajas, al entrar tendrás que indicar que vamos a trabajar con una en concreto.

El programa tiene configurada por defecto una caja, para poder empezar a trabajar, puedes seleccionarla pulsando dos veces sobre ella para poder seguir.

Desde la opción Global\Cajas o desde el botón de la barra de botones, accederemos a la opción de cajas. Desde aquí se podrá añadir una o varias cajas, variar los datos de la caja o realizar el proceso de liberar de la misma, tras cualquier problema surgido, como un corte eléctrico.

Al seleccionar esta opción, el programa nos muestra una pantalla como la siguiente.

Cajas

En el caso de que por algún corte de luz o cualquier problema cerraras el programa de forma forzosa, la selección de caja permanecerá seleccionada, dispones de un botón de liberar que permite seleccionar nuevamente la caja, es normal que una vez fuera del programa en condiciones fuera de la normalidad al entrar figure dicha caja como seleccionada, sólo tienes que liberar la caja y seleccionarla nuevamente.

Desde esta pantalla podremos modificar los datos de una caja o añadirnos una nueva. Al añadir una nueva caja deberemos completar los siguientes campos:

Datos Generales

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Alta de cajas. Datos generales

En esta pestaña presta atención a cada uno de los campos que se configuran, dado que el trabajo que posteriormente se haga en el terminal tanto visualmente como funcional tiene implicaciones, el agente, forma de pago, control del stock, etc, depende de lo que se ha definido en dicha configuración.

Desde esta opción se podrán añadir o modificar todos los datos que por defecto van a ser utilizados en esta caja. Desde la configuración de la pantalla de ticket hasta el remanente que va ha utilizar diariamente esta caja.

Desde esta ventana, podrá activar la impresora de tickets, para imprimir el ticket cada vez que realice un cobro, además de poder configurar la caja para obtener un aviso de stock insuficiente y stock bajo mínimos.

Protector Visor

Desde esta carpeta, la aplicación nos posibilita activar el visor, y activar la publicidad introducida en el visor.

Carpeta protector visor

En el caso de que dispongas de un terminal punto de venta con visor, desde esta opción puedes configurar el texto y el tiempo.

Activar Visor

Esta opción activará el visor de la caja.

Activar Publicidad en el Visor

Seleccionando esta opción tendremos la posibilidad de incluir publicidad en el visor, ya sea con Texto fijo o con Texto móvil.

Tiempo de Activación

Tiempo de espera para que aparezca la publicidad en el visor.

Mensajes Visor

Carpeta mensajes visor

En esta carpeta se introducirán los mensajes que seleccionemos para su aparición en el visor en determinados momentos.

Así, podremos introducir hasta dos líneas de texto para Bienvenida\ Fin de Ticket, otras dos referentes al Artículo, y se podrá modificar los literales de Total, Entrega y Cambio.

Impresión

Carpeta Impresión

Desde esta ventana, seleccionamos los formatos para la impresión de los documentos de tickets, apartados y vales, así como el tipo de impresión. La configuración de todos los formatos de impresión se realizará desde el apartado de Útil\Entorno de Sistema\Documentos, se selecciona el documento para modificar y entrando a través del botón de "Partidas", podemos configurar las mismas, y realizar una visualización previa de cómo nos quedaría mediante el icono de la impresora.

Configuración del entorno de trabajo

Gestión de Usuarios

Debemos ir a la opción Útil/Perfiles de Usuario/Gestión de Usuarios para acceder a la ventana con el nombre de los Usuarios. En ella, se informa de los nombres de los posibles usuarios que pueden acceder al sistema y cuál de ellos se encuentra trabajando con el programa.


Se podrán añadir tantos usuarios como se desee. Cada usuario podrá tener asociada una clave para la entrada al programa, incluido el usuario Supervisor. Con el botón de Mapas de acceso se podrá dar o quitar el acceso a los diferentes menús y opciones del programa a cada usuario, a excepción, del usuario Supervisor que siempre tendrá acceso a la totalidad de las opciones del programa. El usuario Supervisor, no puede ser eliminado de la lista ya que tiene como misión permitir la entrada al programa y a la liberación de los usuarios si se encontrara alguno bloqueado. Si se intenta su eliminación aparecerá un mensaje de error denegando el proceso.

Asignación de accesos

Como se puede observar, cada opción del menú puede ser seleccionada para tener acceso total, solo consulta o sin acceso.

Desde esta misma ventana daremos acceso a los distintos usuarios a los distintos informes y listados.

Informes es toda información que se obtenga desde Informes/Estadísticas e Informes. Se pueden configurar tres niveles de acceso, Total el usuario podría modificar y ejecutar informes, Sólo ejecución el usuario podría ordenar la elaboración del listado pero no podría modificarlo o Sin acceso, el usuario no tendría ninguna clase de derecho en esta opción.

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Accesos a informes

Estos listados son aquellos informes que se obtienen desde Informes/Estadísticas e informes estándar, los niveles de seguridad son únicamente Ejecutar y Sin acceso, puesto que estos informes no son modificables por el usuario.

Accesos a listados

Ejemplo

Entra a trabajar en la empresa un nuevo empleado en el departamento de administración, pero su único cometido será llevar el control de la gestión de Almacén, Pedidos, Albaranes, Facturas a proveedores, por lo que limitaremos todas aquellas opciones que no tengan que ver con su trabajo.

Accederemos a la aplicación a través de Usuario Supervisor, ya que este tienen acceso a todo, entraremos en el apartado de Útil/Perfiles de Usuario y Dispositivos/Gestión de Usuarios, pulsaremos el icono de añadir, damos de alta el nombre del empleado, clave de acceso y el grupo de trabajo al cual pertenece, dado que el grupo de Administración es muy amplio y tiene en principio acceso a todo, limitaremos posteriormente mediante el icono de mapas, los accesos para este usuario en concreto.

Aceptamos la ventana, y nos pedirá si le damos prioridad para el cambio de estado de documentos, como se encargará de la gestión de proveedores, es posible que en algún momento tenga que cambiar el estado a los albaranes que están facturados a no, o facturas contabilizadas a no contabilizadas, en este caso le daremos prioridad para el cambio de documentos, ya que formará parte de su trabajo. Además le asignaremos un "Nivel de usuario", para que pueda acceder a la empresa. Recuerde este nivel debe ser igual o mayor que el nivel asignado a la empresa.

El botón Inf. Accesos, sólo podrá acceder a este botón, aquellos usuarios que tengan Acceso Total a esta opción de menú.

Posteriormente, seleccionamos el nuevo trabajador y entramos en el icono de Mapas donde limitaremos más específicamente los accesos para el mismo.

Mediante la opción Seleccionada, dentro de la opción de global, dejaremos acceso a lectura de empresa, sin acceso a caja, acceso total a Terminar.

Dentro de la opción de Tablas Generales, dejaremos opción de sólo consulta a Divisas, Formas de pago, Bancos, Provincias, Países, zonas, acceso total a Proveedores, y el resto de opciones sin acceso.

Dentro del icono de Informes, daremos acceso total a estadísticas de proveedores, y sin acceso al resto de informes.

Entrando en el icono de listados, iremos dando acceso a aquellos informes relativos a proveedores.

Cuando el nuevo trabajador entre en el programa, verá una serie de opciones dentro del mismo a las que no puede acceder, (sin acceso) ejemplo opción de Caja, otras que aun pudiendo acceder, no puede añadir ni modificar nada (sólo lectura) ejemplo Formas de pago, y otras como proveedores que puede añadir, modificar, y trabajar sin ningún problema.

Añadir impresora

Impresora

En esta carpeta aparecen las impresoras disponibles en la aplicación.

Por defecto, al emitir cualquier listado se imprimirá por la primera impresora de la lista. Con estos botones se podrá modificar la impresora seleccionada.

Acceso a una ventana que contiene las impresoras instaladas en nuestro entorno Windows.

Añadir impresora

Posicionándose sobre la impresora a elegir se hará doble clic para poder aceptarla.

Se incluirá entonces en la lista de impresoras del programa

Elimina la impresora seleccionada de la lista de impresoras disponibles en la aplicación. Si la impresora que se desea eliminar está activada como impresora número 1 el programa mostrará el siguiente mensaje:

Borrar impresora



Si el controlador de la impresora no lleva incluidas fuentes a dichos pasos fijos, adoptará fuentes True Type de los instalados en Windows (por defecto Courier New), los cuales podrán no ajustarse al mínimo requerido por el programa. El usuario deberá ajustarlos mediante los botones de Normal, Comprimida y Expandida, seleccionando las fuentes y tamaños de manera que en el campo "columna actual" aparezca un tamaño superior al tamaño del campo "columna mínimo".

Si la fuente es propia de impresora la impresión se realizará de un modo directo y la velocidad del listado será la adecuada. En caso contrario (True Type), el listado se ralentizará, debido a que Windows debe dibujar el mapa de bits de dicha fuente.

Al pulsar el botón Opciones aparecerá la siguiente pantalla.

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Los campos que aparecen en la pantalla son los siguientes:

Interlineado

Separación de milímetros entre líneas.

Pie de Página

Número de líneas para el margen inferior de la página.

Líneas por Página

Cambiará, dependiendo de las fuentes y pasos elegidos.

Paso Fijo

Filtro que muestra sólo las fuentes de paso fijo (todos los caracteres tienen el mismo ancho).

True Type

Filtro que muestra sólo las fuentes True Type (sus caracteres son escalables en un rango de tamaños).

Estas dos últimas opciones no son excluyentes. Los listados del programa son fijos, es decir, no podrá variarse dónde utilizará la letra Normal, Comprimida o Expandida, pero sí podrá modificarse la fuente de letra utilizada para cada una de ellas.

Botones Normal, Comprimida y Expandida

Pulsando estos botones accedemos a una ventana de dialogo donde podremos seleccionar el tipo, estilo y tamaño de las letras.

Selección de fuente

En esta opción es muy importante seleccionar un tamaño adecuado, pues de este tamaño dependerá que los listados se impriman o no correctamente, para saber que la impresión va a ser adecuada, nos tendremos que fijar que todos los valores de la columna actual sean mayores que la columna mínimo. El significado de estas columnas es el siguiente:

La altura es el tamaño de la letra.

El actual que es un valor que varia de forma inversamente proporcional al tamaño (a mayor

tamaño, menor actual).

El mínimo que es un valor relacionado con la anchura del papel que tenga definida la impresora.

Impresora

Los campos específicos para obtener la información por impresora son:

Imp. por defecto

Lanza el listado por la impresora que tengamos configurada por defecto como impresora predeterminada o impresora 1 en la opción de Útil/Perfiles de usuario /Periféricos.

Otra impresora

Si deseamos obtener el listado por otra impresora que tengamos configurada en la aplicación que no sea la impresora predeterminada, desde esta opción podremos seleccionar la que deseemos.

Configurar

Con esta opción se accede directamente a la configuración de las impresoras, opción situada en el menú Útil/Gestión de usuario/Periféricos.

Pantalla

Desde esta opción obtendremos el listado de la opción del programa donde nos encontremos, directamente por pantalla, pudiendo obtenerlo posteriormente por la impresora seleccionada con anterioridad.

Fichero

Si se desea, la aplicación ofrece la posibilidad de obtener los listados en un directorio fuera o dentro, del programa de contabilidad. Sólo tendremos que seleccionar el directorio en el que se encuentre el archivo donde deseemos imprimir.

HTML

Esta nueva opción nos permite obtener la información solicitada en formato HTML o pagina Web.

La configuración de este tipo de formato se realiza desde la ventana de Destino del Listado /Informe, que la aplicación nos muestra cuando pulsamos el botón HTML.

Destino del Listado/ Informe

Desde esta ventana de la aplicación nos da la posibilidad de configurar el fichero HTML que se genere de forma automática. Para ello disponemos de los siguientes campos:

Ejemplo

Una configuración típica para muchas impresoras matriciales sería la siguiente:

Normal: Courier 10 C.P.I. Tamaño: 11

Comprimida: Courier 17 C.P.I. Tamaño: 7

Expandida: Courier 5 C.P.I. Tamaño: 21

Y para impresoras de inyección de tinta o láser:

Normal: Courier New Tamaño: 11

Comprimida: Courier New Tamaño: 7

Expandida: Courier New Tamaño: 21

Importante

Las impresoras han de estar configuradas para poder trabajar con ellas en toda la aplicación.


Directorio destino

Seleccionaremos el directorio donde deseamos almacenar los listados que se generen. Por defecto el programa nos ofrece la posibilidad de guardarlo dentro del directorio de la aplicación.

Nombre del directorio

Podremos crear subdirectorios dentro del anterior para almacenar los ficheros por tipo de información.

Esto es muy útil para los casos en los que se generen varias páginas en un informe, pues por cada hoja se genera un archivo HTML, de esta forma se podrá tener la información almacenada ordenadamente para localizarla de forma rápida en cualquier momento.

Nombre del fichero

Nombre del archivo o archivos (si el informe genera varias hojas) HTML que se generen en el listado.

Además podremos incluir en la cabecera del listado la fecha y hora en la que se ha generado el fichero, y si se desea a través de su Navegador podrá visualizar el listado como una página Web.

e-Mail

Esta nueva opción nos permite enviar automáticamente la información solicitada por e-mail, a través del programa que tenga instalado en su ordenador para enviar correos electrónicos.


Cuando se genera el listado la aplicación nos crea un fichero en formato HTML, al que le podremos cambiar el nombre desde la ventana de Destino del Listado /Informe, que la aplicación nos muestra cuando pulsamos el botón e-mail.

Desde esta ventana de la aplicación nos da la posibilidad de renombrar el fichero HTML que se genere de forma automática. Para ello disponemos del siguiente campo:

Importante

Si desea enviar el fichero o ficheros HTML generados por e-mail sólo tendrá que marcar el campo "Enviar vía e-mail ahora", de esta forma el programa automáticamente una vez generados los ficheros abre el programa de correo electrónico, con todos los ficheros seleccionados incluidos, como ficheros adjuntos.


Nombre del fichero

Nombre del archivo o archivos (si el informe genera varias hojas) HTML que se generen en el listado. El programa nos presenta por defecto un nombre, que podremos modificar atendiendo a nuestras necesidades.

Cuando pulsemos "Aceptar" el programa nos abre el programa que tengamos instalado en nuestro ordenador para el envío de correos electrónicos. Sólo tendremos que introducir los destinatarios de la información, puesto que el resto de los campos, incluido el fichero adjunto ya los introduce automáticamente.

Además disponemos de los siguientes campos para completar la configuración de la impresión:

Nº de copias

Podremos seleccionar el numero de copias que deseemos obtener del listado.

Cabecera

Podremos seleccionar entre todas las cabeceras que tengamos seleccionadas en la opción de Cabeceras de informes. Por defecto cogerá la cabecera que tengamos activada.

Dispositivos

Mediante esta opción probaremos y daremos de alta los distintos dispositivos con los cuales trabajemos en TPVplus.

Una vez comprobado que todos ellos funcionan correctamente en este apartado, procedemos a darlos de alta en el apartado de Sistema\Tablas Generales\Tipos de Terminal, y posteriormente en la caja con la cual trabajemos, Global\Caja, en datos Generales, apartado de Tipo de Terminal.

Podemos probar el funcionamiento de Cuatro dispositivos:

Báscula

Seleccionaremos la báscula que tengamos, si no está entre las que están por defecto, disponemos de un icono para añadirla o duplicarla para dar otro nombre distinto, si añadimos de nuevo, tendremos que dar de alta los códigos de control, estos nos los facilitará el fabricante de la báscula, en muchos casos están disponibles en los manuales de la misma, configuramos el puerto y probamos, si funciona, y todo está correcto, el siguiente paso es darla de alta en Tipos de Terminal.

Cajón

Al igual que la báscula, añadimos el cajón con el cual pretendemos trabajar, damos de alta sus códigos de control, facilitados por el distribuidor del Cajón.

Configuramos el puerto donde irá el cajón, y ejecutamos probar. Si el cajón se abre, y no da ningún mensaje de error, lo añadimos en el apartado de Sistema\Tablas Generales\Tipo de Terminal, dentro de este en el apartado de cajón.

Impresora de Tickets

Al igual que los dos anteriores, la añadimos con sus códigos de escape, configuramos el puerto, y probamos, si nos imprime un ticket de prueba y no da ningún error, la añadiremos en el Tipo de Terminal que tengamos creado para esa caja.

Visor

Al igual que los anteriores, añadimos nuestro visor, los códigos de control del mismo, configuramos el puerto donde este, y probamos, si funciona el siguiente paso es darlo de alta en Tipo de Terminal.

Prueba de cajón

Entramos en la pestaña de impresora de Tickets, desplegamos la ventana de impresora de tickets, pero no aparece nuestra impresora, en ese caso, añadimos una con el icono de añadir, introducimos su nombre, Impresora de Tickets Personal, los códigos de control de la impresora que nos ha facilitado el distribuidor o fabricante, configuramos el puerto en LPT2 y probamos si nos imprime un ticket de prueba, todo es correcto, en caso contrario, da una serie de errores, debido a que o bien no son los códigos de control correctos, o bien es un problema de puerto que no lo puede abrir porque esta ya ocupado por otro dispositivo, no lo reconoce. Etc, en estos casos nos aseguramos que el puerto es el correspondiente, podemos hacer pruebas por MS-DOS, y los códigos son los correctos.

<< Volver a teoría

EjemploNuestra tienda dispone de un Cajón, una impresora de Ticket y un visor, no disponemos de báscula.

Lo primero después de crearnos la empresa, y antes de configurar la caja principal, entramos en el apartado de Útil\Perfiles de Usuario y dispositivos\Dispositivo, accederemos a la carpeta de Cajón, desplegamos la ventana del nombre, nuestro cajón, es un cajón IBM, que coincide con el que por defecto el programa tiene configurado con los códigos de control correspondientes, lo seleccionamos. El siguiente paso es entrar en Conf. Puerto, para configurar el puerto donde tengamos activado el cajón. El puerto es LPT y el número de puerto 2, que coincide con la que viene por defecto en el programa, pulsamos el botón probar y abre el cajón.

No es necesario tener dada de alta la impresora de Tickets en Windows.

Prueba de la impresora de tickets

Pasaremos a la siguiente pestaña para configurar el visor, al igual que los casos anteriores, desplegamos la ventana de Nombre del Visor, en este caso, los códigos de control coinciden con un visor que tiene configurado el programa por defecto pero el nombre es distinto, lo seleccionamos, entramos en el icono de copiar, no copiara los códigos de control, y nos dejará habilitada la ventana del Nombre del Visor para escribir el nombre que queramos, le llamamos Visor Personalizado, aceptamos, configuramos su puerto, en este caso lo tenemos en un COM2, y probamos. Si funciona lo añadimos en la opción de menú Sistema, opciónTablas generales, apartado Tipos de Terminales.

Prueba del visor

Personalización

Esta es una de las opciones más importantes del programa y se recomienda su total conocimiento para el mayor aprovechamiento de los distintos apartados del mismo. Debemos ir a la opción Útil/Entorno del sistema/Personalización. El usuario deberá cumplimentar, en primer lugar, los apartados de esta opción, para evitar posteriores problemas de enlace, etc.

Mediante esta opción, se personalizará el programa a las necesidades de cada empresa, según el perfil o sector al que pertenezca.

Esta opción dispone de las siguientes carpetas:

Contadores

Con esta opción, se podrán modificar todos y cada uno de los contadores de los documentos, pudiéndose introducir cualquier valor a partir del cual retomará el programa la numeración automática. La modificación de estos contadores puede suponer la duplicidad de un documento, por existir el número de dicho documento anteriormente y obligar al programa a volver a asignar dicho número para un nuevo documento. Actúe con precaución.

ContaPlus

Con esta opción, se enlazará el programa de Facturación con ContaPlus. Es recomendable efectuar esta opción antes de dar de alta clientes y proveedores, ya que así tendremos la seguridad que se añadirán las subcuentas contables de éstos en ContaPlus. Para efectuar el enlace con ContaPlus, éste debe encontrarse instalado en el propio disco duro. Al acceder a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

Personalización. Enlace a ContaPlus


Ruta de Acceso

Unidad y directorio donde se encuentra el programa de contabilidad ContaPlus. (Ejemplo: C:\GRUPOSP\CONTAELI\).

Si se desconoce, se dispone de un botón de examinar, entraremos en el mismo, abrimos con doble clic de ratón la carpeta C:\, si los programas están instalados en este disco duro, localizamos el directorio (GRUPOSP) donde tengamos instalado el programa de ContaPlus, abrimos su carpeta, y en la parte de la derecha, tendremos todos los archivos con extensión exe de dicha carpeta, seleccionaremos el ejecutable que es Contaplw.exe y aceptamos, a continuación, en la ruta tendremos C:\GRUPOSP\carpeta de ContaPlus\

Para aceptar la ruta damos al enter.

En el caso de trabajar en red, con los programas, esta ruta no nos servirá, tendremos que poner una ruta genérica para que desde cualquier puesto se pueda compartir la información.

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Ejemplo

Es un nuevo año económico, y no deseamos crear una nueva empresa, sino mantener todos las facturas, albaranes, etc., del anterior ejercicio, sin embargo necesitamos distinguirlos con una nueva numeración nueva, para el año 2000, queremos que todos nuestros documentos comiencen con la numeración 2000000.

Entramos en el apartado de Útil/Entorno de sistema/Personalización/ Contadores, y ponemos todos nuestros contadores a 2000000, desde ese momento cualquier documento que demos de alta en el programa, véase un ejemplo de factura, aparecerá con esta numeración.

En ningún caso modifique los contadores para poner números que ya han sido utilizados porque supondría una duplicidad del mismo.

Si elimina una factura o abono, no modifique los contadores, el número de factura o abono que tomará por defecto cuando añada la próxima factura o abono será la de la eliminada, aunque en contadores vea otro número distinto, si modifica los contadores, poniendo el número de factura o abono que ha eliminado, le duplicará las facturas o abonos.

Producto

Una vez introducida la ruta de acceso, aparecerá automáticamente el nombre del programa y la versión del mismo. No es accesible por el usuario.

Fecha Versión

Una vez introducida la ruta de acceso, aparecerá automáticamente la fecha del fichero ejecutable del programa. No es accesible por el usuario.

1ª Empresa

Se introducirá el código de la empresa de ContaPlus con la que se desee efectuar el enlace.

2ª Empresa

En caso de querer enlazar con más de una empresa, se introducirá el código de la otra empresa de ContaPlus con la que se desee efectuar el enlace.

Se marcará el tipo de facturas y/o abonos que se desean traspasar a ContaPlus para cada empresa, Serie A, Serie B, Abonos, F. Rect.

Ventas

Se definirán las cuentas y subcuentas relacionadas con el proceso de ventas a clientes, para el paso de datos a contabilidad.

Ventas Clientes

Código de tres dígitos numéricos de la cuenta contable de ventas. Este código junto al código del grupo de ventas de los artículos, formará la subcuenta contable de ventas. Este código se especifica en la ficha del cliente.

Abonos Clientes

Código numérico de tres dígitos de la cuenta contable de Abonos. Estos tres dígitos junto con el grupo de ventas formarán la subcuenta contable.

Ventas Clientes Contado

Código numérico de tres dígitos de la cuenta de ventas de Clientes de Contado. Estos tres dígitos junto con el grupo de ventas formarán la subcuenta contable.

Ventas Servicios

Código numérico de tres dígitos de la cuenta de ventas de Servicios. Estos tres dígitos junto con el grupo de ventas de servicios formarán la subcuenta contable.

Grupo Ventas Servicios

Código numérico de los últimos dígitos de la subcuenta de ventas, cuando se realice una factura de servicios.

Subcta. I.R.P.F.

Código de la subcuenta de retenciones, en caso de estar especificadas en la carpeta Valores por Defecto del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Incluir Series de Facturas en el Concepto

Si se marca esta opción, en el traspaso de las facturas a contabilidad, aparecerá la serie de las mismas en el concepto del asiento.

Act. Datos Clientes en Modificaciones

Si marcamos esta opción cuando modifiquemos la dirección fiscal de los clientes en el apartado de Sistema/Clientes carpeta de datos generales, y tenemos la ruta a Contaplus, dada de alta, nos actualizará automáticamente en la subcuenta del cliente correspondiente en el programa de ContaPlus, la nueva dirección.

Definición de Cuentas Clientes/Proveedores

Código de tres dígitos numéricos de la cuenta contable del cliente/proveedor. Ese código junto a los dígitos del código del cliente/proveedor formarán la subcuenta contable. Al enlazar con una empresa, adoptará automáticamente el nivel de desglose de la misma.

Ejemplo

Si los programas están instalados directamente en C:\, la ruta genérica sería ..\..\nombre del directorio de ContaPlus\

Ejemplo

Cuenta Ventas: 703Grupo de Ventas: 0014Subcuenta de Ventas resultante:7030014.

Para una empresa con nivel 7 de desglose.

Ejemplo

Cuenta de Ventas: 704 (especificada en la ficha del cliente)Grupo Ventas Servicios: 00151Subcuenta resultante:70400151

Para una empresa con nivel 8 de desglose.

Ejemplo

Si se enlaza con una empresa de nivel 7, tomará como subcuenta de cliente, la cuenta dada de alta para clientes en personalización /ContaPlus, más los 4 últimos dígitos del cliente.

Código del cliente: 013456 Cuenta clientes: 430 Subcuenta contable resultante:4303456.

Si la empresa con la cual se enlaza tuviera 10 dígitos, tomará estos 3 primeros dígitos como cuenta, los 6 del código del cliente como final de la subcuenta y rellenará con ceros a la izquierda del código de cliente hasta el total de dígitos de la empresa, en este caso 10.

Código del cliente: 013456 Cuenta clientes: 430Subcuenta contable resultante: 4300013456.

Importante

La contabilización de las facturas rectificativas se realizará por las diferencias existentes en la contabilización de la factura rectificativa y la factura rectificada.

Compras

Se definirán las cuentas y subcuentas relacionadas con el proceso de compras a proveedores, para el paso de datos a contabilidad. Por este motivo, sólo se encontrará activa si hemos realizado el enlace con ContaPlus.

Valores por defecto

Se determinarán los valores que aparecerán por defecto en los documentos.

Introduciremos el almacén, la familia a la cual se llevarán las facturas de servicios, el código del grupo de clientes de contado y el porcentaje de IVA a aplicar a los portes en las facturas. Todos ellos deben estar definidos previamente.

También determinaremos el valor por defecto que llevará el porcentaje del coste de infraestructura y del I.R.P.F. de la serie A y B.

Si marcamos la opción de aplicar Normativa de I.R.P.F. Agrario, se aplicará el porcentaje de I.R.P.F. de la serie A o B, según sea la factura, y realizará un cálculo de dicho porcentaje sobre el total de la factura (Base + IVA).

Los valores por defecto para facturas a clientes de contado que se podrán introducir serán: la serie de la factura, la forma de pago (debe estar previamente definida), la provincia y el régimen de IVA, que podrá ser General, UE o Exento. Si marcamos la opción Recargo de Equivalencia, calculará el recargo de equivalencia correspondiente en las facturas a clientes de contado.

También podremos seleccionar la opción de Recargo de Equivalencia para Facturas de Proveedores.

Envío

Recibos

Estos valores son los que adoptará por defecto al efectuar una remesa de recibos, aunque podrán ser modificados al realizar dicha remesa.

Los datos para el envío a la banca electrónica o a fichero los tomará de esta pestaña.

Datos de envío

Texto para envío de documento electrónico. Se abrirá una ventana donde se podrá personalizar el texto que aparecerá en los envíos de documentos firmados.

Firma electrónica. Muestra en el menú desplegable los "formatos de envío" (CECA, FACTURAE32, Manual, PDF, XADES y XML/UBL). Para Firma Electrónica los formatos que se encuentren activos en Útil / eFactura / Formatos envío electrónico

Modo de trabajo

Valores de Control

Modificar Descripción en Documentos

Permite modificar la descripción de los artículos en los documentos.

Modificar Tipo de IVA en Documentos

Permite modificar el porcentaje de IVA al dar de alta artículos en los documentos. Recordamos que es un cambio solo efectivo para esa línea, para un cambio definitivo deberá realizarse desde la ficha del artículo.

Varios Agentes por Documento

Al activar esta opción, podremos asignar un agente diferente para cada una de las líneas de los documentos. La liquidación de este tipo de facturas se realizará por líneas.

Captura Precios IVA Incluido

Esta opción da la posibilidad de introducir precios con IVA incluido en la ficha de los artículos. Automáticamente el programa calculará el precio sin IVA.

Actualizar Barra de Scroll

La barra de scroll se activa con un doble click sobre la barra inferior de estado y nos indica la memoria en uso, la memoria máxima disponible y el porcentaje de recursos utilizados, esta opción configura esta ayuda para que se muestre siempre actualizada.

Avisar Ventas Bajo Coste + % Beneficio

Al activar esta opción, el programa avisará en las ventas de artículos que estén por debajo de las condiciones que aquí indique el usuario.

Captura por Código de Barras en Documentos

El programa permite realizar capturas tanto por la referencia como por el código de barras del artículo, mediante esta opción configuraremos el tipo de captura por defecto, pudiendo cambiarse, según las necesidades, mediante el botón que se encuentra en todos los documentos.

Gráficos en Ficha de Clien./Agen./Prov.

Permite activar la opción de gráficos en las fichas de clientes, proveedores y agentes, accesible mediante el siguiente botón.

Stock

Desde esta opción configuraremos el tipo de control de stock que queremos llevar en cuanto a permisos y avisos. Una vez configuradas estas opciones podremos indicar para qué artículos queremos llevar estos controles, activando o desactivando el control de stock dentro de la ficha del artículo.

Control de Stock

Activa las demás opciones y sirve para denegar el permiso para realizar ventas que impliquen stock negativo.

Ventana de aviso de stock insuficiente

Avisar Stock Bajo Mínimo

Aviso de las ventas que impliquen un stock por debajo del mínimo marcado en la ficha del artículo.

Ventana de aviso de stock bajo mínimo

Permitir Ventas sin Stock

El programa avisará de la venta que implique stock negativo pero permitirá realizar la venta, dejando el stock en negativo.

Aviso en pedidos y presupuestos

Al activar esta opción, los anteriores controles estarán también activos para pedidos y presupuestos, a pesar de no suponer una salida de stock.

Aviso de inventario de stocks

Esta opción estará activada si previamente seleccionamos la opción "Control de Stocks". Si decide seleccionar dicha opción, debe tener en cuenta que si realiza un inventario sobre una familia de artículos y esta tiene el estado del inventario Pendiente, cuando añada un documento de venta (albarán y/o factura), y/o añada una regularización de almacén sobre un artículo asociado a una familia a inventariar, al introducir las unidades la aplicación mostrará un mensaje advirtiendo que el artículo está en proceso de inventariar. "Artículo en proceso de inventariar".

Generar vencimientos a partir de:

Elige la forma de generar tu vencimiento. Si lo haces a partir de la Fecha de Operación, el vencimiento se generará con la fecha de la operación del vencimiento, y si por el contrario marcas la opción Fecha de Expedición, el vencimiento llevará como fecha la del día en el que genera el vencimiento. Es importante que marques el check de tener en cuenta los días de vacaciones para la generación de vencimientos, si quieres que la aplicación lo haga.

Actualizaciones Automáticas

Este grupo de opciones permite al usuario llevar un sistema de actualizaciones de precios automatizada.

n Precio de coste en albaranes y facturas de proveedores

n Incluir portes en la actualización de coste en albaranes de proveedores

n Precio de coste en los cierres de las ordenes de producción

n P.V.P. en albaranes de clientes

n P.V.P. en facturas de clientes

n P.V.P. en albaranes de proveedores según la configuración del porcentaje de beneficio del artículo

n P.V.P. en ordenes de producción según la configuración del porcentaje de beneficio del artículo

Documentos

Desde esta carpeta tendremos la posibilidad de activar o no:

Numeración Automática

Nos permitirá llevar una numeración automática o manual de:

n Presupuestos

n Pedidos de Clientes

n Albaranes de Clientes

n Pedidos de Proveedores

n Albaranes de Proveedores

Capturas Matriciales

Activar dichas opción nos permitirá en el caso de trabajar con propiedades, ver de forma rápida, mediante una

tabla matricial, cada una de las propiedades del artículo seleccionado en:

n Pedidos de proveedores

n Albaranes de y facturas de proveedores.

n Presupuestos de clientes

n Pedidos de clientes

n Albaranes de clientes

n Facturas y abonos de clientes

Línea de pedidos a clientes con captura matricial

Línea de pedidos a clientes sin captura matricial

Vuelco de Comentarios

Partiendo de un documento inicial, en el cual introducimos los comentarios, podemos pasarlos de unos a otros en función a las opciones que tengamos marcadas:

- De pedidos de proveedores a albaranes.

- De facturas de proveedores a facturas rectificativas.

- De pedidos de clientes a albaranes.

- De albaranes de clientes a facturas.

- De presupuestos a pedidos.

- De facturas a abonos/facturas rectificativas.

- De albaranes de proveedores a facturas.

- De presupuestos a facturas.

Comentario Visible

Configuración para que se pueda visualizar la columna comentario en las tablas seleccionadas. Podrás seleccionar los distintos checks para hacer dicha columna visible, esta visualización del comentario será con un

Ejemplo

Si marcamos captura matricial en Pedidos de clientes al dar de alta un artículo en el pedido cuya familia tenga propiedades, veremos la siguiente pantalla.

Si no marcamos captura matricial en el apartado de Útil/Entorno de Sistema/Personalización/Documentos, aparecerá una pantalla como la que sigue:

máximo de 50 caracteres.

Cálculo

Esta carpeta nos va a permitir configurar el cálculo de Costes Promedio, del Recargo Financiero y de la Base Comisionable, así como definir ubicaciones y sus literales.

Si marcamos la opción Aplicar control de ubicaciones, podremos llevar un control de la ubicación de nuestros artículos en cada almacén. Para configurar las ubicaciones, podremos definir hasta tres tramos, y para cada uno de ellos el literal que queremos usar, y la posición o número de caracteres a utilizar, con un límite conjunto de diez caracteres.

En el campo Control de Almacén, existe la posibilidad de elegir dos tipos de unidades: Unidades, y, si marcamos la opción Capturar unidades por envases, también Envases. También se podrán escribir los literales personalizados que deseamos que aparezcan al introducir las unidades y los envases.

Disponemos de tres métodos para el Cálculo de Costes Promedio de los artículos de un modo automático, a través de las entradas de artículos en el almacén(albaranes, facturas de proveedores).

Para la base que se utilizará en el cálculo del Recargo Financiero podemos optar por tomar el importe de la base imponible de la factura o el importe total de la factura.

El cálculo de la Base Comisionable para la liquidación de los agentes se realiza con el importe neto de la factura menos los portes y podemos seleccionar incluir el descuento pronto pago y/o el descuento especial.

Por último, se puede elegir el número de propiedades que queremos que aparezcan (de 0 a 2) y sus literales genéricos correspondientes.

Comprobar los importes de recibos de clientes en el inicio de la aplicación

Se muestra el check de "Comprobar los importes de recibos de clientes en el inicio de la aplicación". Al marcar está opción se mostrará el aviso informando de que la duración de este proceso dependerá del volumen de información y que también puede realizar está comprobación manualmente desde la Organización de ficheros.

En el caso de encontrar diferencias entre el importe de los documentos y sus recibos, mostrará una tabla con las diferencias, desde la que podrá imprimir los datos encontrados o realizar un proceso de regeneración automático.

En el caso de marcar este check en el inicio diario de la aplicación, se lanza un proceso de comprobación del importe de los recibos de clientes.

Ejemplo

Partimos de un artículo con un coste en divisa, y coste promedio de 0,60€, y con un stock inicial de 40.000 unidades.

Para ello entraremos en el apartado de Sistema/Artículos añadimos un nuevo artículo, introducimos una referencia, descripción, entramos en la carpeta Comercial, damos de alta el proveedor habitual, coste en divisas 0,60€, y coste promedio 0,60€, entramos en la carpeta de Stock, añadimos un almacén con una cantidad de stock de 40.000 unidades.

Realizamos la venta, desde el apartado de Facturación, Facturas, realizamos una factura a un cliente, de este producto, por una cantidad de 38.000 unidades, al precio que queramos.

En este momento tendremos unas existencias de 2000 unidades, lo podremos ver en el apartado de Sistema/Artículos carpeta de Stock.

Realizamos una venta del mismo producto, en 38.000 unidades a un precio de 0,12€/unidad.

¿Qué coste promedio tendría el artículo según el método de Media aritmética de todas las entradas, Sumatorio de últimas entradas hasta Completar Stock, y el método de Media aritmética según existencias actuales, si al día siguiente volviéramos a realizar una venta por 38.000 unidades y una compra por otras 38.000 unidades a un precio de 0,18€/unidad?

1.-Media aritmética de todas las entradas.

El programa aplica la siguiente fórmula:

Coste Promedio=Coste Promedio anterior+Variación

Variación=((Nuevo Coste-Coste Promedio ant.)*Cantidad)/ (Cantidad ant.+Cantidad)

Cantidad = A la cantidad que entra en el almacén por medio del Albarán o facturas de proveedores.

Cantidad ant. = Es la suma de todas las entradas que ha habido en el almacén de ese artículo.

Una forma de comprender como actúa el programa es la siguiente, en la tabla inferior tenemos todas las entradas que ha habido en el almacén, los precios por los que han entrado y el coste total, si dividimos el resultado de la tercera columna por la primera nos del coste promedio tal y como lo calcula el programa.

Unidades Precio Total Coste promedio

40.000 0,60€ 2.400€ 0,60€

38.000 0,12€ 4.560€ 0,09€

38.000 0,18€ 6.840€ 0,119€

116.000 13.800€

Coste Promedio = 13.800€ /116.000 = 0,119€

Si aplicamos la fórmula que utiliza el programa tendríamos lo siguiente:

- Coste promedio anterior= 0,119€

- Nuevo coste= 0,18€

- Cantidad= 38.000

- Cantidad ant=40.000+38.000=78.000

- Variación=((0,18-0,09)*38.000)/(78.000+38.000)=0,29

- Coste promedio=0,09 + 0,029 = 0,119€

2.-Sumatorio de últimas entradas hasta Completar Stock.

Este método no puede ir actualizando los costes promedio conforme a las entradas, pues depende del stock actual del artículo en los almacenes. Se calcula siempre antes de hacer algunos de estos informes:

- Artículos sobre máximo/bajo mínimo

- Inventario Valorado

- Márgenes de Beneficio

La fórmula que aplica el programa es la siguiente:

Coste promedio =Sumatorio((Cantidad entrada*Precio Compra)/Stock actual del artículo.

Recorren las entradas en al almacén en orden inverso y se aplica la fórmula.

Si queremos conocer el coste promedio el día 2, manualmente lo haríamos del siguiente modo:

En primer lugar calcularíamos el sumatorio de la cantidad entrada multiplicada por el precio de compra.

38.000*0,18€= 6.840€

2.000*0,12€= 240€

40.000 = 7.080€

Hemos tomado las 38.000 unidades que nos costaron 0,18€ y 2.000 que nos costaron 0,12€ y que

Máscaras de control

Con esta opción, se podrán configurar todos y cada uno de los formatos de presentación de los campos numéricos, números de enteros y números de decimales, en:

n Cantidades

n Cantidad en componentes

n Porcentajes

Plantilla

Al acceder a esta Carpeta el programa mostrará la siguiente pantalla.

Personalización del sistema. Plantilla.

Dicha carpeta le permitirá rellenar los datos por defecto para clientes y proveedores que son obligatorios en cada una de sus fichas. Además le permitirá configurar los datos obligatorios de las carpetas "General", "Comercial" o la carpeta de "Facturas" de los clientes y proveedores. Esta plantilla le será de gran utilidad cuando desee realizar una importación de clientes y proveedores, se rellenarán automáticamente con los campos por defecto existentes en esta carpeta y con los datos de las subcuentas de la carpeta contabilidad de esta misma opción.

completan el stock de 40.000.

Aplicamos la formula:

Coste promedio =7.080€/40.000= 0,177€

3.-Media Aritmética según existencias Actuales.

La fórmula que aplica el programa es la siguiente:

Coste Promedio = ((Existencias act. * Precio Coste Med. act.) + (Cant. entrada * Precio coste entrada)) / (Existencias act. + Cantidad Entrada).

Aplicando la formula directamente en las dos fases tenemos:

Vendemos 38.000 unidades, luego como Existencias Actuales disponemos de 2.000 unidades, ya que partimos de 40.000 unidades, y posteriormente compramos unas 38.000 unidades a un coste de 0.12€ /unidad.

Primero Coste promedio = ((2.000 unidades*0,06€./unidad)+(38.000 unidades*0,12€/unidad))/40.000= 0,117€

Coste Promedio del segundo día =((2.000 unidades*0,117€/unidad)+(38.000 unidades*0,12€/unidad))/40.000 unidades = 0,119€.

Captura de tickets

Desde esta opción podemos configurar nuestra pantalla de tickets de venta.

Configuración de teclas rápidas

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Ejemplo

Queremos dejar nuestra configuración tal y como se muestra en la imagen, para ello entramos en el apartado de Útil\Entorno de Sistema\Captura de tickets, añadimos una nueva configuración con un código y descripción identificativa, en la pestaña de Cabecera, seleccionamos el campo de Fecha de ticket y marcamos visible pero no capturar, queremos que tome por defecto la fecha del sistema.

El campo código de empleado ni visible ni capturar

El campo descuento especial, marcaremos visible y capturar

Entramos en la pestaña de Detalle, nos situamos en la zona de prueba en el campo que queramos mover y con los botones movemos los campos de tal forma que los dejamos situados como deseamos, en este orden según la pantalla, Referencia, Descripción, Cantidad, Precio, Importe, descuento lineal

En el apartado de Campo, seleccionamos uno a uno estos campos y los vamos configurando, Referencia, Descripción como visible, Cantidad, como captura modificable y visible, (por defecto siempre tomará uno), si marcamos Captura(altas), se parará en cantidad en espera a introducir un dato, Precio marcaremos captura(modif.) y visible, tomará por defecto el precio de venta que tenga en la ficha del articulo de la referencia previamente introducido, siempre podemos modificarlo ya que marcamos la Captura (modif.).

Importe como visible, y descuento lineal Capturar (altas), Capturar (modif.) y visible, para poder ajustar el importe.

En la pestaña de Pie, dejaremos todos los campos como visibles y capturar.

Una vez hecha nuestra configuración de tickets , el siguiente paso es darla de alta en Caja Principal, para ello, entraremos en el apartado de Global\Cajas modificamos la caja principal, en la pestaña de datos generales, en el apartado de configuración captura, introducimos el código o localizamos y pegamos nuestra configuración.


Definiremos todos los movimientos de entrada y salida de caja que tengamos durante el día.

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Ejemplo

Imaginemos que queremos dejar siempre en caja un remanente de 30€. Entramos en el apartado de Sistema\Tablas Generales\Grupos de movimientos, añadimos un nuevo grupo, el código 001 descripción Movimiento de Remanente tipo de movimiento será de salida, ya que dejará el remanente, y hará una salida de la misma por lo restante, la cuenta asociada introducimos una cuenta de caja 5700000.

Siguiente paso, entraremos en caja principal, Global\Cajas modificamos nuestra caja y en la carpeta de Datos generales apartado de valores por defecto G. Mov. Remanente introduciremos el código 001, que anteriormente nos hemos añadido, y en el apartado de Remanente introduciremos el importe de 30€.

Cuando cerremos la caja del día, Caja\Cierre y arqueo, una vez confirmado el cierre , accederemos a la opción de históricos de cierre, Caja\históricos de cierre. Podremos observar los históricos del día, si entramos en la pestaña de movimientos de caja, tendremos un movimiento de salida de caja, por la diferencia entre el saldo de la misma menos el remanente que quedará en la caja.

Si entramos en el apartado de Facturación, Tickets, y dentro de la ventana de Tickets de venta en Arqueo, veremos que partimos con un saldo en la caja de 30€, correspondiente al remanente.

Divisas

En este apartado, podrán introducirse las diferentes monedas con las que se podrá trabajar en el programa, tanto para compras como para ventas. Podremos configurar el número de dígitos enteros y decimales del precio unitario y de los resultados en divisas.

Para las monedas de la zona euro, marcaremos el check de zona euro y se activará el campo de Tasa de conversión, donde deberemos indicar la tasa de conversión oficial de esa moneda respecto al euro.

Para las demás monedas no pertenecientes a la zona euro, el tipo de cambio se fijará respecto al euro. El programa ofrece a título informativo el tipo de cambio equivalente a la peseta resultante de la triangulación con el euro.

Modificación de divisas

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Ejemplo

Queremos añadir la divisa Dólar USA con su valor a 16/06/08, ese día la cotización fue 1 euro = 0´957 dólares o 1 dólar =173´862 ptas. La forma de operar sería la siguiente, desde la ventana de divisas, haríamos clic en el icono de añadir, en código escribiríamos el código que queremos darle a la divisa por ejemplo USD, en nombre escribiríamos el nombre de la divisa, Dólar USA, dejaríamos sin marcar el "check" de Zona euro, y en la casilla valor en euros tenemos que escribir cuantos euros vale un dólar, como sabemos el valor de un euro en dólares, únicamente tenemos que calcular el inverso de esa cantidad:

1 dólar =1/0´957=1´04493 euros.

Escribiremos pues 1´04493, y automáticamente en la casilla valor en pesetas nos aparece el cambio de 1 dólar en pesetas. A continuación sólo tenemos que escribir el número de enteros y decimales con los que vamos a trabajar en esa divisa.

Formas de pago

Esta opción nos permitirá tener reflejadas las diferentes formas de pago para los clientes y proveedores. Es importante crear previamente todas las formas de pago antes de la introducción de los clientes y proveedores, ya que este dato será obligatorio cumplimentarlo en las fichas. Todo el control de Tesorería y Vencimientos dentro del programa estará sujeto a los datos que se introduzcan en las formas de pago.

Dependiendo de los datos que se introduzcan, las facturas generarán uno o varios recibos, indicará cuántos vencimientos habrá, en qué fechas vencerán y qué porcentajes sobre el importe total tendrán.

Altas de formas de pago

Deberemos introducir el código alfanumérico de dos dígitos para la forma de pago y la descripción. Podemos elegir entre 3 tipos de aplazamientos según la forma de pago añadamos y pueden ser:

n Importe Fijo

Se imputará una cantidad fija a pagar en diferentes plazos hasta la finalización de la deuda.

n Importe Porcentual

Se imputarán uno o varios porcentajes sobre la cantidad total a pagar en diferentes plazos hasta llegar al 100% de la deuda.

n Pagos a Plazos

Se imputará un importe fraccionado del importe total de la factura, dependiendo del número de plazos introducidos. Lo utilizaremos cuando necesitemos más de 5 aplazamientos.

Cuando el tipo de aplazamiento es Fijo nos pedirá los siguientes campos:

n Importe Aplazado

Es el importe fijo que aparecerá en cada recibo generado.

n Días Aplazamiento

A partir de este campo generaremos la fecha de vencimiento del recibo, teniendo el programa en cuenta automáticamente el/los día/s de pago del cliente y del proveedor.

Cuando el tipo de aplazamiento es Porcentual, nos pedirá hasta cinco porcentajes de aplazamiento junto con sus respectivos días de aplazamiento, para calcular el vencimiento de los recibos.

Cuando el tipo de aplazamiento es Pagos a plazos, nos pedirá los siguientes campos:

n N.º de Plazos,

Número de plazos en que se quiere fraccionar al pago(nº de recibos que se generarán).

n Días Aplazamiento,

A partir de este campo generaremos la fecha de vencimiento de los recibos.

Recibos por Defecto

Cuando la forma de pago genere recibo, podremos indicar si queremos que el/los recibos que genere se creen como Pagados, Emitidos o Cobro en metálico por defecto. En el caso de ser emitidos, podremos marcar la opción Pagado al Vcto., es decir, cuando el recibo supere su fecha de vencimiento se pondrá automáticamente como pagado, se actualizará el Riesgo del Cliente y se generará un movimiento en el fichero de vencimientos que se utilizará para contabilizar el pago del recibo.

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Subcuenta Pago

Subcuenta de caja o banco a la que se dirigirá el asiento de contado para el pago de la factura.

Subcuenta Cobro

Subcuenta de caja o banco a la que se dirigirá el asiento de contado para el cobro de la factura.


Si lo hace a partir de la Fecha de Operación, el vencimiento se generará con la fecha de la operación del vencimiento, y si por el contrario marca la opción Fecha de Expedición, el vencimiento llevará como fecha la del día en el que genera el vencimiento.

Meses Completos

Se realizará cuando se marque esta opción y los días de aplazamiento sean múltiplos de 30. Los aplazamientos se calcularán por meses en lugar de por días.

Pasar vctos. a ContaPlus

Cuando pasemos un vencimiento a Contaplus, si la forma de Pago que tiene seleccionada es Cobro en metálico, llevará el importe total al Importe metálico del vencimiento.

Dto. P.P.

En este campo se introducirá el descuento por pronto pago asociado a la forma de pago.

NotaCuando pasemos un vencimiento a Contaplus, si la forma de Pago que tiene seleccionada es Cobro en metálico, llevará el importe total al Importe metálico del vencimiento.

Ejemplo

Para una forma de pago con 2 vencimientos a 30 y 60 días. Se introduce un código para esta forma de pago y una descripción. Se elige "Importe porcentual" en el campo Tipo de Aplazamiento. A continuación se introducen los porcentajes de aplazamiento y los días aplazados. Se podrá poner un primer porcentaje del 50, y sobre el primer plazo de días introduciremos 30.

Posteriormente, en el segundo porcentaje introduciremos otro 50 para concluir el 100% de la factura y en el segundo plazo de días introduciremos 60. Esto quiere decir que si se realiza una factura de 600€ con fecha 27/03/12 con esta forma de pago, se generarán dos recibos: uno con fecha 28/04/12 por 300€ (50% del total) y un último con fecha 28/05/12 por 300€(50% restante). Si en los porcentajes se hubiera puesto un 40 y un 60, los importes de los vencimientos hubieran sido de 240€ y 360€. Si en este mismo caso se hubiera puesto un "importe fijo" de 80€ con unos días aplazados de 10, generaría recibos cada 10 días por 80 €, hasta finalizar la deuda de 600€ (en este caso los 7 primeros recibos serían de 80€ y el último recibo de 40€, ya que es la cantidad que falta para solventar la deuda).


El usuario mediante las propiedades de artículos puede definir múltiples variaciones de un mismo artículo, para mejorar el control de stock y poner asignar precios diferentes por propiedades.

Altas de propiedades

El usuario puede tener los siguientes tipos de propiedades:

1.- Si no se activa la opción de permitir duplicados en almacén, sería una propiedad que se usaría para llevar matrículas de artículos, y querrá decir que no se va a permitir que se duplique ningún número de matrícula.

3.- Si se activa la opción de permitir duplicados en almacén y la opción de tabla asociada, sería una propiedad de la que se conoce que códigos identifican dicha propiedad, por ejemplo, si la propiedad es Línea del producto, en la tabla podrían aparecer con los códigos de las líneas, ELI-élite, PRO-profesional, BAS-básica, etc. y el artículo que tenga esa propiedad, podrá tener más de una unidad de cada línea.

4.- Si se activa la opción de tipo fecha, la propiedad se captura en formato fecha y podrá utilizarse para llevar la gestión de trazabilidad de los artículos asociados a familias con esta propiedad.

Tabla asociada

Las propiedades se asocian a las Familias (dos como máximo), con lo que se pueden establecer múltiples variaciones según que tipo de propiedades utilicemos.

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Familias

Desde este apartado trataremos la agrupación de los diferentes artículos por familias.

Datos Generales

Dentro de esta carpeta, daremos el alta el:

n Código de familia, compuesto por cinco dígitos alfanuméricos, como máximo.

n Nombre, identificación de la familia.

n Propiedades, si a dicha familia le queremos asociar una propiedad, previamente dada de alta.

n Período de Garantía, período por defecto de garantía para los artículos asociados a la familia.

n Código para Código de Barras, en este campo se indicará un código numérico para la Generación de Códigos de Barras desde artículos.

n Capturar información de trazabilidad, cuando se necesite capturar información sobre trazabilidad y no se utilicen propiedades se marcará esta opción. Podrán configurarse los literales para Lote y Fecha.

n Campos definibles, campos con descripción abierta que podemos dar de alta en la ficha del artículo.

Clientes

Atípicas, condiciones especiales de precios y descuentos, en esa familia para determinados clientes.

Agentes

Atípicas, condiciones especiales de comisiones, en esa familia, para los agentes que determinemos.

Proveedores

Atípicas, condiciones especiales de precios y descuentos, para esa familia y ese proveedor.

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Ejemplo

Código identificativo 0000, descripción Ropa de niño, Propiedades (que previamente hemos definido), Color, y talla, Campos definibles, Temporada.

En la ficha del artículo al darle de alta, le asociamos la familia 0000, en la misma carpeta tendremos opción a meter un texto en temporada, ej. alta, baja, a su vez en la carpeta de stock, nos permitirá meter las distintas cantidades, en función a las propiedades, eje, color rojo, talla X, cinco unidades.

Clientes

Una vez introducido el código del cliente en la carpeta Datos Generales, el programa permitirá el acceso a otras carpetas, siendo una de ellas Datos Comerciales. En esta carpeta, aparecerán los datos necesarios para una correcta generación de los documentos para ese cliente.

Definiremos valores por defecto como: el agente, la forma de pago, el descuento especial, descuento pronto pago, la divisa, el tipo de rappel, etc. Además, desde esta opción podremos configurar el riesgo máximo autorizado y ver el riesgo alcanzado por cada cliente. Además elegiremos el régimen de IVA, la aplicación de recargo de equivalencia o si va a ser un cliente al que le vamos a realizar facturas con IVA incluido.

Además desde esta carpeta podemos bloquear al cliente, seleccionado el dato "Bloqueado" seguidamente se activará el campo donde podrá añadir un pequeño texto sobre el motivo del bloqueo del cliente. Si solicitamos un listado con información sobre los clientes, además de los datos propios, obtendremos información sobre los clientes que están bloqueados o no, para ello previamente marcaremos en el filtro del botón imprimir el dato clientes Bloqueados, No bloqueados. (Estos datos marcados por defecto por la aplicación).

Clientes. Datos comerciales

Banco

En esta carpeta asignaremos las cuentas bancarias del cliente: el banco, la cuenta corriente, dirección, población, provincia, país, teléfono, fax, persona de contacto, observaciones. Por defecto siempre tendremos una cuenta predeterminada que será la receptora de todos los registros realizados en cartera, no obstante el cliente sólo podrá tener una cuenta predeterminada, aunque está podrá ser modificada.

Direcciones

Una vez introducido el código del cliente en la carpeta Datos Generales, el programa permitirá el acceso a esta carpeta. Al crear un cliente, en sus datos generales se introducen unos datos de dirección que corresponden a la dirección fiscal del cliente para las facturas. No obstante, en muchos casos los clientes disponen de otras direcciones, al margen de ésta, para los envíos. La dirección que aparecerá en la primera carpeta (General) se grabará automáticamente con el número 0 en el alta de clientes.

Contabilidad

En esta carpeta, encontraremos todos los datos contables del cliente. Únicamente estará activa esta carpeta si tenemos realizado el enlace con ContaPlus.

Al acceder a esta opción el programa nos mostrará la siguiente pantalla.

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Ejemplo

Un cliente tiene como primer día de pago el 20; es decir, independientemente del vencimiento de la factura, pagará los días 20 de cada mes. Se hace una factura a dicho cliente con forma de pago a 30 días el día 18 de enero. Al ser la forma de pago a 30 días, debería generar un recibo a día 18 de febrero, pero al tener este cliente como primer día de pago el 20, el recibo se generará el día 20 de febrero. Si su primer día de pago hubiera sido el 17 el recibo se habría generado el día 17 de marzo al ser su vencimiento el día 18 de febrero y ser un día posterior al primer día de pago.

Importante

Posteriores modificaciones de la dirección fiscal del cliente en la carpeta General, suponen la actualización de la misma en la carpeta de direcciones número 0, y viceversa, es decir, que si realizamos alguna modificación en la dirección 0 de esta carpeta, también supone la actualización en la carpeta General del cliente, solo se actualizará al pulsar el botón Aceptar de la ventana , no se actualizará la dirección porque nos movamos por las distintas carpetas de clientes.

Clientes. Datos contables

Subcuenta Contable

En este campo, introduciremos las subcuentas contables que se asocian a ContaPlus. Si al cliente le fuéramos a facturar en distintas divisas, deberíamos añadir una subcuenta contable por cada divisa. Tendrá el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Cuenta de Ventas

Código de tres dígitos numéricos correspondiente a la cuenta contable a la que pasará la venta de las facturas de este cliente. Estos tres dígitos, más los correspondientes del grupo de ventas de los artículos formarán la subcuenta contable de ventas.

Cuenta de Ventas de Servicio

Código numérico de tres dígitos de la cuenta de ventas de servicio. Estos tres dígitos junto con el grupo de ventas de servicios formarán la subcuenta contable.

Subcuenta de Gastos Suplidos

Código de la subcuenta utilizada para contabilizar los gastos suplidos que aparezcan en las facturas.

Libro Mayor

Poniendo un rango de fechas nos van a aparecer todos los movimientos contables de este cliente incluidos en este periodo de tiempo. Tenemos la posibilidad de localizar y visualizar cualquier asiento contable.

Atípicas

Son condiciones de venta especiales y personalizadas para cada cliente. Desde esta pantalla podrán visualizarse las situaciones atípicas que tendrá el cliente que estemos consultando, pudiendo añadir nuevas situaciones atípicas (precios, dtos.) para dicho cliente y de este modo realizar una lista de tarifas personalizada. Desde la pantalla de añadir datos, se podrán incluir el precio y/o descuento que se aplicará en las ventas a este cliente en un determinado artículo o en una familia de artículos.

Artículo o Familia

Código del artículo o familia.

Precio

Variación en el precio.

Divisa


Periodo de Validez


Descuento

Variación en el descuento.

Comentarios

En esta carpeta accederemos a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres.

Al añadir documentos, el programa activará un botón para indicar al usuario que el cliente que está utilizando tiene comentario, y dará la posibilidad desde ese mismo botón de realizar una consulta del comentario del cliente.

Además, en la barra de botones de la tabla de clientes podemos encontrar las siguientes opciones:

Se accederá a una pantalla donde aparecerán distintas carpetas con todos los documentos históricos de ese cliente.

Podemos añadir, modificar, eliminar, localizar, visualizar e imprimir cualquier documento con los botones de función. No se podrán realizar documentos a clientes que estén bloqueados.

Ejemplo

Debido a las excelentes relaciones comerciales con uno de nuestros clientes hemos decidido, durante el último trimestre, realizarle un descuento de un 10% en una de nuestras principales familias. Desde la carpeta atípica de la ficha del cliente, pulsamos el icono de añadir, en la casilla de familia, indicamos la línea de producto sobre la que vamos a realizar el descuento, la divisa con la que nos paga este cliente, en el periodo de validez le indicamos las fechas del último trimestre, en Dto. seleccionamos fijo y en la casilla escribimos 10% que es el descuento que hemos estudiado aplicarle.

Podremos también, indicar un número de copias por defecto para la impresión de cada uno de los documentos.

Podremos acceder a esta carpeta si previamente hemos marcado el campo Gráficos en ficha de clientes de la carpeta Modo de Trabajo, del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.


Ejecutando esta opción creará un duplicado de los datos del cliente que tengamos seleccionado.

Al introducir el nuevo código nos preguntará si desea importar las Tablas asociadas, si se acepta hará un duplicado exacto del cliente seleccionado, en caso contrario, las tablas que no copiará serán, la carpeta de Direcciones, Atípicas, y Comentarios.

Se accederá a la impresión de las etiquetas de clientes. Deberemos previamente seleccionar desde el botón de filtro para qué cliente deseamos imprimir etiquetas, además de tener configurado un formato de etiquetas de clientes.

Mediante esta nueva opción, podremos actualizar todas las vacaciones de los clientes hasta una fecha dada, para el próximo año.

Se accederá a una pantalla donde podremos entrar en distintas opciones como deudas pendientes del cliente que tengamos seleccionado, lo pendiente de servir (pedidos pendientes de servir), condiciones particulares (Atípicas), si las tuviésemos, % Contribución Vtas., y Condiciones comerciales, como forma de pago, riesgos.

Solo tendrá acceso a este botón si tiene enlace a contabilidad. Se accederá a una ventana donde podrá importar y exportar clientes con todos sus datos a la aplicación ContaPlus independientemente de cuando fuesen creados, es decir que si ha creado previamente los clientes sin tener enlace a contabilidad, desde esta opción podrá de forma masiva o de uno en uno importar los datos de los clientes y subcuentas siempre que no existan en ContaPlus o viceversa.


Ventana condiciones de listado

El programa permite un listado de clientes con dos tipos de ordenación:

n Por código


n Por nombre

A continuación elegiremos las condiciones de los clientes que queramos imprimir.

Además podemos obtener información de los clientes que tengamos bloqueados y el motivo del bloqueo, la presentación en el informe vendrá dada por dos columnas en las que visualizaremos con un SI, si el cliente está bloqueado y el motivo si lo tuviera y con un NO , si el cliente no está bloqueado.

A través del botón imprimir, además de obtener la información por papel, la aplicación nos da la posibilidad de enlazar mediante Plantillas formato MS Word u OpenOffice Writer la información de todos nuestros clientes.


Al seleccionar este dato, se activará un proceso en el cuál se lanzará a través de MS Word u OpenOffice Writer una carta (predeterminada por la aplicación) con toda la información referente según los datos del filtro. Además si realiza la impresión de varios clientes a la vez, (teniendo marcado este campo), se imprimirá una carta por cada uno de los clientes del filtro.

Toda la información obtenida en la carta es modificable en el momento de la visualización de la misma, pudiendo incluso añadir más información, si lo considera necesario. Si modifica la información deberá guardarla en el fichero correspondiente, para después poder hacer uso de ella. Si no modifica dicha información, está corresponderá con los datos de la ficha del cliente y los datos de la empresa.

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al cliente obtenidas desde un escáner.

Importante

No necesita tener ningún tipo de escáner predeterminado, puede utilizar cualquier tipo de dispositivo

TWAIN de captura de imagen. (Escáner, Cámara digital ........)

Proveedores

En esta opción podremos introducir todos los datos de nuestros proveedores. Recomendamos que si vamos a disponer de enlace con ContaPlus, configuremos dicho enlace antes de dar de alta nuestros proveedores, para que de este modo la aplicación añada las subcuentas contables automáticamente.

Datos Generales

En Datos Generales deberemos rellenar los datos personales del proveedor, código identificativo para el mismo, nombre, N.I.F. (si introducimos el número del N.I.F., nos realiza el cálculo automático de la letra), la divisa y descuento por defecto, los tres días de pago posibles, la forma de pago y el periodo de carencia del proveedor.

Proveedores. Datos generales

Banco

En la carpeta de banco definiremos los datos bancarios del proveedor.

Facturas

En la carpeta de facturas definiremos los datos útiles para la generación de facturas de proveedores como: la serie por defecto, el IVA de los portes, la base para el cálculo del recargo financiero y la categoría de IVA del proveedor.

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Importante

Si estamos incluidos en el régimen de recargo de equivalencia, activaremos el mismo en el apartado de Útil/Entorno de Sistema/Personalización/V. Defecto.

Proveedores. Facturas

En la carpeta de Contabilidad configuraremos los datos contables del proveedor, podremos visualizar el saldo del mismo y los asientos contables asociados para cada una de las subcuentas que tengamos dadas de alta para ese proveedor.

Subcuenta Contable

La subcuenta contable: todas las subcuentas contables asociadas al proveedor. Las subcuentas en moneda extranjera deberán darse de alta también en el programa de ContaPlus como tal.

Además si tenemos enlace con dos empresas, podremos seleccionar para cual de ellas queremos visualizar los datos contables del proveedor.

Proveedores. Contabilidad

Ejemplo

Tenemos una pequeña tienda y nos acogemos al recargo de equivalencia. Entraremos en el apartado de Útil/Entorno de Sistema/Personalización/V.defecto, marcamos el check de recargo de equivalencia para facturas de proveedores. En el apartado de Sistema/Proveedores, damos de alta nuestros proveedores. En la carpeta de Facturas, dentro del proveedor, tendremos marcado el régimen con el cual trabaje dicho proveedor.

Si entramos en el apartado de Sistema/Artículos, modificamos uno de nuestros artículos en la carpeta precio de venta, tenemos en tipo de IVA, correspondiente a dicho artículo, por ejemplo G, (General). Entrando en el apartado de Sistema/Tablas Generales/Tipos de IVA, podemos ver que el tipo de IVA G, tiene un %IVA al 16% y un % Recargo al 4%.

A la hora de realizar una factura de proveedor e introducir las líneas de artículos, veremos que nos toma la Base imponible y a la misma le aplica el 16%, y el 4%.

Situaciones Atípicas

La siguiente carpeta, Situaciones Atípicas, son las condiciones de compra especiales y personalizadas para cada proveedor. Cada situación atípica llevará las condiciones relativas a: los artículos o familias afectados, periodo de validez, y precios y descuentos especiales a aplicar.

Alta de situaciones atípicas

En Comentario, se podrá introducir la información adicional que se necesite guardar. Además el programa activará un botón en el alta de documentos, para aquellos proveedores con comentario avisando al usuario y dando la posibilidad, también, de consultarlo desde el mismo botón.

Además, en la barra de botones de la tabla de proveedores podemos encontrar las siguientes opciones:

Se accederá a una pantalla donde aparecerán las distintas carpetas con todos los documentos del proveedor sobre el que estuviéramos situados.

Podremos acceder a esta carpeta si previamente hemos marcado el campo Gráficos en ficha de proveedores en al carpeta de Modo de Trabajo de Útil/Entorno de sistema/Personalización.

Visualizaremos gráficamente las compras anuales del año en curso y año anterior, teniendo una comparativa muy intuitiva de los dos años. Incluso podríamos variar el tipo de gráfico con los botones incluidos en la carpeta para este fin.

Se accederá a la impresión de las etiquetas de proveedores. Deberemos previamente seleccionar desde el botón de filtro para qué proveedores deseamos imprimir etiquetas, además de tener configurado un formato de etiquetas de proveedores.

Mediante esta nueva opción, podremos actualizar todas las vacaciones de los Proveedores hasta una fecha dada, para el próximo año.

Se accederá a una pantalla donde podremos entrar en determinadas opciones como son la deuda pendiente que tengamos con dicho proveedor, los pedidos pendientes de recibir, las condiciones particulares con ese proveedor, y % Contribución Vtas.

Solo tendrá acceso a este botón si tiene enlace a contabilidad. Se accederá a una ventana donde podrá importar y exportar proveedores con todos sus datos a la aplicación ContaPlus independientemente de cuando fuesen creados, es decir que si ha creado previamente los proveedores sin tener enlace a contabilidad, desde esta opción podrá de forma masiva o de uno en uno importar los datos de los proveedores y subcuentas siempre que no existan en ContaPlus o viceversa.

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al proveedor obtenidas desde un escáner.

Ejemplo

Nuestro proveedor nos comunica que durante el mes de octubre, ha decidido realizar una promoción bajando el precio por el que nos vende un determinado artículo, para no tener que estar pendiente de este hecho, decidimos introducir una atípica en la ficha del proveedor. Desde la carpeta de Situaciones atípicas, pulsamos el botón de añadir, seleccionamos el artículo sobre el que tenemos un precio especial, la divisa con la que pagamos al proveedor, en las casillas del período de validez indicamos durante que fechas se va a mantener la oferta y en la opción de precio seleccionamos Fijo y a continuación escribimos el precio especial que nos ha ofrecido nuestro proveedor. Además cuando vayamos a la ficha del artículo veremos en la carpeta atípicas, la atípica que hemos añadido para este proveedor.

Importante


Artículos

En esta opción se podrán introducir las referencias de los artículos y las materias primas del almacén.

En la ventana de introducción de datos aparecerán las siguientes carpetas:

n Datos Generales

n Precios de Compra

n Precios de Venta

n Stocks

n Clientes

n Agentes

n Proveedores

n Campos Definibles

n Comentarios

n Kit

Datos Generales

Alta de artículos

Referencia

Campo alfanumérico de 18 dígitos para la identificación del artículo.

Familia

Código de la familia a la que pertenece el artículo. Debe estar previamente creada.

Descripción

Campo alfanumérico para el nombre del artículo. Junto a este campo, aparece un botón que da acceso a una ventana de comentarios. En esta ventana se podrá escribir todo el texto que sea necesario. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres.

Código de Barras

Campo en donde incluiremos el código de barras del artículo. Se activarán los tres tipos de códigos de barras de los que disponemos, para seleccionar en el formato en que deseemos que se represente:

n EAN 8

n EAN 13

n Code 39

n Code 128

Junto a este campo aparecen dos botones, el primero nos permite acceder a la ventana Códigos de Barras. Podremos introducir códigos de barras diferentes para el artículo, según las distintas propiedades asignadas a la familia a la que pertenece. El otro llamado Generar, es para realizar el cálculo automático del dígito 8 o 13 en caso de tratarse del código EAN 8 o EAN 13 respectivamente, para el resto de casos permanecerá deshabilitado.

Artículo Anticipo

Marcando esta casilla, podremos usar la referencia de este artículo para incluir en los pedidos y albaranes de nuestros clientes las cantidades que nos den como anticipos. Si marcamos esta opción sólo sería necesario rellenar en la carpeta de grupo de ventas el tipo de IVA y las subcuentas contables correspondientes.

Artículo Tipo Kit

Se refiere a artículos que engloban un conjunto de productos. Si seleccionamos esta opción, se activará la carpeta Kit, donde se recogerán los artículos componentes del kit, y el stock aproximado del mismo.

Forma de Envasado

Campo informativo sobre el formato de envasado del artículo.

Imagen

<< Volver a teoría

Imagen del artículo para ser publicada en la tienda de electrónica de Internet. Para incluir cualquier foto o dibujo del artículo en cuestión, debe pulsar la linterna azul con lo que se abrirá una ventana que le permitirá seleccionar la foto del artículo.

Recomendamos que el formato de la fotografía sea JPG o GIF. Estos formatos gráficos ocupan muy poco espacio y dan una calidad muy alta.

Precios por Propiedades

Si la familia a la que pertenece el artículo tiene propiedades asociadas, podremos marcar las opciones de precios por cada propiedad. Si seleccionamos esta opción, al rellenar las tablas Proveedores (Carpeta Precios Compra) y Precios Divisa (Carpeta Precios Venta) podremos introducir precios diferentes a aplicar para rangos diferentes de las propiedades.

Precios de Compra

Segunda carpeta para el alta de artículos.

Carpeta de precios de compra

Proveedor

Código del proveedor que habitualmente proporciona el artículo. Debe estar creado anteriormente.

Divisa

Código de la divisa de compra del artículo. Esta deberá introducirse previamente en la opción Divisas del menú Tablas Generales.

Referencia Proveedor

Código identificativo del artículo para el proveedor.

Reposición

Periodo de reposición del artículo.

Coste (Divisas)

Precio de coste del artículo en su correspondiente divisa. Aparecerá por defecto al realizar un albarán de proveedor, aunque es modificable al hacer el mismo.

Se podrá indicar la actualización automática del coste (divisas), mediante los albaranes de proveedores, en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

Coste (Euros)

Multiplicación del precio de coste en divisas por el valor en euros de esa divisa. Si la divisa es el euro, el valor será el mismo que el precio de coste en divisas al multiplicar por 1.

Coste Promedio

Precio de coste promedio de los artículos calculado por todas las entradas de albaranes de proveedores y teniendo en cuenta el coste promedio inicial en la creación del artículo.

Se podrán seleccionar tres métodos diferentes para el cálculo del coste promedio: Media aritmética de todas las entradas, Sumatorio de últimas entradas hasta completar stock o media aritmética según existencias actuales. Para poder cambiar el método de cálculo accederemos al menú útil, opción Entorno del Sistema, apartado Personalización en la carpeta Cálculo.

En la ficha del artículo aparecerá el botón de Recalcular el cual será obligatorio seleccionar antes de producir cualquier cambio manual en campo Coste Promedio.

Grupo Compra

Código del grupo de compra al que pertenece el artículo. Este deberá introducirse previamente en la opción Grupos de Compra del menú Tablas Generales.

Subcuenta Compra

Indicaremos a que subcuenta contable queremos llevar las compras de este artículo.

Subcuenta Abono

Indicaremos a que subcuenta contable queremos llevar las ventas de este artículo.

Ejemplo

Si la familia a la que pertenece el artículo tiene las propiedades Tallas y Color, aparecerán las opciones Precios por tallas y Precios por color. Si marcamos estas opciones, al rellenar las tablas Proveedores (Carpeta Precios Compra) y Precios Divisa (Carpeta Precios Venta) podremos establecer el rango de tallas y colores para los que se aplicará el nuevo precio.

Proveedores

Podemos añadir diferentes precios para las distintas propiedades y divisas. En la pantalla de introducción de datos añadiremos el proveedor y la divisa, así como la referencia del proveedor, el precio en la divisa seleccionada y el plazo de reposición. Si en la carpeta Datos Generales, hemos seleccionado los campos de Precios por Propiedad, podremos introducir el intervalo de las propiedades al que se aplicará el precio.

Precios de Venta

Tercera carpeta para el alta de artículos.

Carpeta de precios de venta

Tipo de IVA

Código del tipo de IVA de venta del artículo. Este deberá introducirse previamente en la opción Tipos de IVA del menú Tablas Generales.

Grupo Venta

Código del grupo de venta al que pertenece el artículo. Este deberá introducirse previamente en la opción Grupos de Ventadel menú Tablas Generales.

Recordamos que sólo será accesible este campo, en el caso de haber efectuado anteriormente el enlace con ContaPlus.

Subcuenta Venta

Indicaremos a que subcuenta contable queremos llevar las ventas de este artículo.

Subcuenta Abono

Indicaremos a que subcuenta contable llevaremos las devoluciones de este artículo.

P.V.P.

Precio de Venta al Público. Aparecerá por defecto al facturar el artículo, aunque es modificable en la propia factura. Cabe la posibilidad de introducir un % de beneficio de modo que el programa calculará automáticamente este precio, con y sin IVA incluido.

Precio Mayorista

Precio para clientes que tengan seleccionado el campo mayorista en su descripción. Aparecerá por defecto al facturar el artículo, aunque es modificable en la propia factura. Cabe la posibilidad de introducir un % de beneficio, de modo, que el programa calculará automáticamente este precio, con y sin IVA incluido.

Recalcular

Al pulsar este botón se actualizará automáticamente el precio del artículo, ya sea para la venta al público o para mayoristas,

Importante

Los precios de coste por proveedor se darán de alta automáticamente al añadir albaranes y facturas de proveedores siempre que tengamos seleccionado la actualización automática de precios de coste (Útil/Entorno del Sistema/Personalización, carpeta Modo de Trabajo); no exista un precio anterior con esa divisa y el precio sea distinto al precio del proveedor habitual. Si estamos trabajando con precio por propiedades, el artículo siempre se dará de alta sin ellas y si queremos dar un precio de coste por propiedades, deberemos dar de alta manualmente los precios por propiedades, antes de introducir los documentos, para que los precios se actualicen por sus propiedades.

Importante

Todos los artículos están sujetos a una porcentaje de IVA determinado. Será el campo Régimen de IVA del cliente el que hará que una factura lleve IVA o no, independientemente de los porcentajes de IVA de los artículos.

esto será necesario si se cambia el campo del porcentaje del beneficio o el campo Coste (divisas) en la carpeta de Precio de Compra

Descuentos

Existen 6 tipos de porcentajes diferentes para el descuento de los artículos. En la ficha del cliente se selecciona por defecto uno de ellos, de manera que al hacer la factura a dicho cliente y de este artículo, se posicionará automáticamente sobre el descuento seleccionado, aunque permite el cambio a cualquier otro de los ya existentes o incluso a uno nuevo, que se podrá introducir en ese momento.

Recordamos que estos 6 tipos de descuento están íntimamente ligados con los 6 tipos de comisión del agente.

Precio Punto Verde

Si nuestra empresa esta configurada para aplicar punto verde, tendremos activo un campo donde podremos definir el precio punto verde unitario para dicho artículo.

Precios Divisa

Podemos añadir diferentes precios para las distintas propiedades y divisas. En la pantalla de introducción de datos añadiremos la divisa, así como los precios de venta al público y para mayoristas, con y sin IVA Si en la carpeta Datos Generales hemos seleccionado los campos de Precios por Propiedad, podremos introducir el intervalo de las propiedades al que se aplicará el precio.

Stocks

Cuarta carpeta para el alta de artículos.

Stock en almacén


Código Almacén

Código del almacén para la entrada del stock. Este deberá introducirse previamente en la opción Almacenes del menú Sistema.

Unidades

Campo en el que se reflejará la cantidad de stock. En este campo, tenemos la opción de introducir decimales. La suma de los stocks que se introduzcan en este campo aparecerá en el campo Stock físico del artículo, aunque sean de diferentes almacenes.

Trazabilidad

Desde la gestión del Stock se podrán indicar los Datos de Trazabilidad del movimiento de stock

Altas de stocks Stock Mínimo

Número mínimo de unidades de stock que desea mantenerse en almacén.

Stock Máximo

Número máximo de unidades de stock que desea mantenerse en almacén.

Stock Físico

Unidades del artículo que se tienen en el almacén.

Pendiente Servir

Este campo irá tomando valores según se vayan introduciendo pedidos a clientes. No es accesible desde esta pantalla de introducción y mostrará las unidades que queden pendientes de servir a los clientes.

Pendiente Recibir

Este campo irá tomando valores según se vayan introduciendo pedidos de proveedores. No es accesible desde esta pantalla de introducción y mostrará las unidades que queden pendientes de recibir de los proveedores.

Acum. Entradas

Este campo irá tomando valores según se vayan introduciendo albaranes y facturas de proveedores, y disminuirá cuando se eliminen los mismos. No es accesible desde esta pantalla de introducción y mostrará las unidades que se hayan recibido de los proveedores.

Acumulado de Salidas

Este campo irá tomando valores según se vayan introduciendo albaranes y facturas de clientes y disminuirá cuando se realice un abono o una eliminación del albarán o factura. No es accesible desde esta pantalla de introducción y mostrará las unidades que se hayan vendido a los clientes.

Las tres carpetas siguientes de la ficha del artículo se refieren a la situación atípica del mismo y son:

Clientes

Donde aparecerán todos los clientes que se encuentran en una situación atípica referente al precio de venta o el descuento que se aplicará por ese artículo.

A esta lista, podrán añadirse nuevos clientes para los que se desee que el Precio de Venta o el Descuento sea diferente, del que se aplicará por defecto y que coincide con el que aparece en la pantalla Precios de la ficha del artículo.

Agentes

En esta pantalla aparecerán los agentes que por las ventas de este artículo tendrán un porcentaje de comisión diferente del que tienen asignado por defecto.

Desde esta pantalla se podrán añadir nuevos agentes, para los que se desee que la comisión sea diferente de la que se aplicaron por defecto y que coinciden con los que aparecen en la Carpeta Precios de la ficha del artículo.

Proveedores

Esta pantalla es idéntica a la de Clientes pero se utilizará para aplicar Precios de Coste y Descuentos en las compras a los proveedores del artículo en cuestión.

Campos Definibles

Esta carpeta estará activa si la familia asociada al artículo tiene asignados datos definibles. La descripción de estos campos deberá introducirse previamente en la opción Familias del menú Tablas Generales.

Comentarios

En esta carpeta accederemos a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres.

Kit

Sólo se podrá acceder a esta carpeta si se ha seleccionado la opción Artículo tipo kit en la carpeta Datos Generales.

Nos informa sobre los componentes del artículo y el stock aproximado del kit en nuestros almacenes.

Además en la barra de botones de la tabla de artículos, tenemos las siguientes opciones:

Nos permitirá la búsqueda del artículo, por ejemplo, según los campos definibles asociados a la familia a la que pertenece.

Si nos situamos encima de un artículo y pulsamos este botón, el programa nos generará una ficha de artículo idéntica en la que sólo tendremos que añadir la nueva referencia y el código de barras. Al introducir la referencia y pulsar Intro, aparecerá una ventana con el siguiente mensaje: ¿Desea importar las Tablas Asociadas?. Si respondemos afirmativamente, en la ficha del nuevo artículo se grabarán las tablas Proveedores (Carpeta Precios Compras) y Precios Divisa (Carpeta Precios Venta) del artículo origen.

Se accederá a la impresión de las etiquetas de artículos. Debemos previamente seleccionar desde el botón de filtro para que artículos deseamos imprimir etiquetas, además de tener configurado un formato de etiquetas de artículos en el apartado de, Útil/Entorno de sistema/Documentos, que seleccionaremos desde esta ventana para su impresión.

Permite variar los precios o descuentos de forma general, para un grupo de artículos o un articulo que se seleccionarán con las condiciones del filtro. También podemos filtrar por propiedades, en este caso es necesario introducir la familia con las propiedades.

La modificación de los precios podrá realizarse de tres formas:

Porcentual

Porcentaje: Porcentaje de variación.


N.º Entero: Si se ha marcado redondear pedirá el número entero para el redondeo. Con esta opción el precio obtenido se redondeará al múltiplo del número entero más próximo.

Lineal

Cantidad: Cantidad que se quiere aumentar o disminuir el precio.



Fija

Cantidad: Nuevo precio para los artículos seleccionados.



Actualizaciones de precios

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al artículo obtenidas desde un escáner.

Ejemplo

Después de aplicar el porcentaje de variación o el incremento o disminución del PVP de un artículo, se obtiene la siguiente cantidad: 85.22 euros. Si se marca la opción de redondear, ésta se hará dependiendo del número entero introducido. P.ej.:

Nº Entero PVP Redondeado

5 125€

10 120€

100 100€

50 100€

Ejemplo

Con motivo de las continuas subidas de los precios de los combustibles, queremos trasladar la subida del gasto de los transportes a nuestros clientes minoristas (manteniendo el precio a los mayoristas), por lo que hemos decidido realizar una subida en todos nuestros artículos de un 3%, y además queremos que todos nuestros artículos se redondeen su precio a cinco o a diez. La manera de hacerlo es la siguiente:

Pulsamos el icono de variación de precios, abrimos la búsqueda incremental de Artículo inicial (hacemos clic sobre la lupa o pulsamos la tecla +) y seleccionamos el primero de nuestros artículos, después abrimos la búsqueda incremental de Artículo final y seleccionamos el último de los artículos. Marcamos la casilla de P.V.P., seleccionamos la divisa en la que queremos variar los precios, en tipo de variación marcamos porcentual y en la casilla porcentaje escribimos 3%, marcamos la casilla de redondeo y en Nº entero escribimos un cinco, de este modo conseguimos que todos los P.V.P. sean múltiplos de cinco, con lo que sólo pueden terminar en cero o en cinco.

Importante


Promociones

Desde esta opción el usuario podrá establecer promociones para un período de tiempo determinado. Si se activa la opción de Pedir confirmación al usuario, cada vez que se cumplan las condiciones de la promoción el sistema preguntará si se desea aplicar.

Alta de promociones

Existen cuatro posibilidades:

1. Volumen de venta: para ventas entre unos importes determinados se realiza un regalo de una unidad o varias de un artículo determinado.

2. Dto. sobre productos: se puede elegir un producto determinado, una línea de producto o la totalidad de los productos.

3. X*Y: por una cantidad vendida X se cobra una cantidad Y. Se puede elegir un producto determinado, una línea de producto o la totalidad de los productos.

<< Volver a teoría

Ejemplo

Durante el primer trimestre del año queremos establecer una promoción para nuestros clientes por la que por una compra mayor a 60,10 euros de compra vamos a regalarle un artículo, desde la ventana de promociones pulsamos el botón de añadir, en la ventana de descripción damos un nombre a la promoción, por ejemplo Regalo cada 60,10 euros. Desde fecha escribimos uno de enero y en hasta fecha treinta y uno de marzo, en Tipo de promoción seleccionamos Volumen de venta, en artículo indicamos la referencia del artículo que queremos regalar por la promoción, en Total Ventas mayor o igual que escribimos 60,10 euros y la casilla Total ventas menor o igual que la dejamos a cero, si queremos decidir cuando aplicar la promoción marcaremos la casilla de Pedir confirmación al usuario.

Ejemplo

Deseamos que durante la primera quincena de julio coincidiendo con las rebajas todos nuestros artículos lleven un 20% de descuento, para ello desde la ventana de promociones pulsaremos el icono de añadir, en la casilla de descripción pondremos nombre a la promoción, por ejemplo rebajas, situamos las fechas en este caso del 1 de julio al 15 de julio, seleccionamos la opción Dto. sobre productos, marcamos en todos y en la casilla % Descuento escribimos 20%, si además deseamos decidir cuando aplicar la promoción o no, marcaremos el control de pedir confirmación al usuario.

Ejemplo

Queremos que durante un tiempo indefinido al vender tres unidades de un determinado producto, cobrar dos unidades y regalar la tercera, la forma de

4. Cantidad vendida: por un número de unidades vendidas determinado se aplica un descuento o precio diferente (sólo se puede elegir uno).

proceder sería la siguiente, desde la ventana de promociones añadiríamos una promoción, le damos la descripción que más apropiada nos parezca, en las casillas destinadas a la fecha las dejamos en blanco, con ello la promoción se aplicará de manera indefinida hasta que la eliminemos o pongamos una fecha de fin y la fecha del documento sea posterior a ella. En tipo de promoción seleccionamos X*Y, en el ámbito seleccionamos artículo y en la casilla de artículo ponemos el artículo que deseamos promocionar, en las casillas cantidad vendida* cobrada escribimos respectivamente 3 y 2.

Ejemplo

Deseamos que al vender 10 ó más unidades de un artículo determinado, aplicar un precio especial de 6,01 euros. Añadimos la promoción y damos el rango de fechas sobre el cual queremos aplicarla, en la ventana de artículo, escribimos el artículo sobre el cual vamos a aplicar la promoción, indicamos el número de unidades a partir del cual se va a aplicar la promoción, en nuestro caso diez y el precio a aplicar 6,01 euros. en el momento que cambiemos de casilla veremos como el campo Descuento se queda inactivo. En este tipo de promoción podemos seleccionar que la aplicación confirme si se debe o no aplicar la promoción.

Pedidos a proveedores

En esta opción se recogen los pedidos que se realicen a los proveedores. Los pedidos no dan entrada de stocks en el almacén y su utilidad es exclusivamente mostrar información de las cantidades pendientes de recibir. Si no se quiere llevar este tipo de control, no es necesario efectuar los pedidos; se podrán realizar directamente los albaranes.

Desde esta opción podremos generar pedidos a proveedores automáticamente según las condiciones que establezcamos.

Generación automática de pedidos a proveedores

Detallar producto final en componentes: esta opción será muy útil si utilizamos la opción de Fabricación, si marcamos dicha opción, la aplicación en lugar de solicitar los productos finales de fabricación, solicitará sus componentes para poder generar ordenes de producción. Las cantidades de los componentes se calcularán según las faltas de los productos finales y las suyas propias.

El stock que considera es el siguiente:

Stock Físico + Pendiente de Recibir + Pendiente Producir - Pendiente de Servir&.

Podemos igualar Stock a:

n Al Stock según disponible

n Al Stock mínimo

n Al Stock máximo

En stock disponible tenemos tres opciones:

1. Menor que cero: nos generará pedidos de tal manera que el stock disponible de esos artículos se quede, como mínimo, a cero.

2. Menor o igual que cero: nos generará pedidos de tal manera que el stock disponible de esos artículos se quede, como mínimo, a 1.

3. Menor que el stock mínimo: nos generará pedidos de tal manera que el stock disponible de esos artículos se quede, como mínimo igual al stock mínimo.

En Stock mínimo tenemos también las tres opciones anteriores:

1. Menor que cero: nos generará pedidos de aquellos artículos que tengan stock menor que cero, y lo igualará al stock mínimo.

2. Menor o igual que cero: nos generará pedidos de aquellos artículos que tengan stock menor o igual que cero, y lo igualará al stock mínimo

3. Menor que el stock mínimo: nos generará pedidos de aquellos artículos que tengan stock menor que el stock mínimo, y lo igualará al stock mínimo.

En Stock máximo tenemos las tres opciones anteriores:

1. Menor que cero: nos generará pedidos de aquellos artículos que tengan stock menor que cero, y lo igualará al stock máximo.

2. Menor o igual que cero: nos generará pedidos de aquellos artículos que tengan stock menor o igual que cero, y lo igualará al stock máximo.

3. Menor que el stock mínimo: nos generará pedidos de aquellos artículos que tengan stock menor que el stock mínimo, y lo igualará al stock máximo.

En proveedores tenemos otras tres opciones: el habitual, el que tenga mejor precio y el que tenga el mejor periodo de reposición.

El check de desglosar por componentes, nos generará pedidos de los componentes, teniendo en cuenta el propio stock de los componentes, que necesitaríamos para producir el artículo que tiene faltas.

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Importante

La generación automática de pedidos a proveedores sólo funciona para aquellos artículos que tengan líneas de stock previamente.

Ventana de pedidos


Número de Pedido

Primer campo que se encontrará en el pedido. Estará inactivo si seleccionamos la opción Numeración automática en Personalización.

Estado

Los Pedidos pueden tener los siguientes estados:

n Pedido

n Efectuado el pedido, no se ha realizado el albarán del mismo.

n Recibido Parcialmente

n Efectuado el pedido, se ha realizado uno o varios albaranes sin completar la totalidad de los artículos.

n Recibido

n Efectuado el pedido, se ha realizado uno o varios albaranes completando la totalidad de los artículos.

Fecha

Día, mes y año con que se dará de alta el documento. Por defecto, esta fecha es extraída del reloj interno de su ordenador.

Datos de Cabecera de Pedidos

En los datos de cabecera introduciremos el proveedor, la divisa, el almacén, la fecha de entrada prevista, la forma de pago con la que pagaremos al proveedor y otros conceptos como: número de su pedido, condiciones, expedición y observaciones.

Botón de Comentario

Si el proveedor tiene comentario en su ficha se activará el botón de comentario y desde este mismo podrá realizar una consulta del comentario.

Desde el botón de Añadir podremos dar de alta las líneas de los artículos de nuestro pedido. La captura será por la referencia o por el código de barras del artículo según la configuración que tengamos, pudiendo cambiarse desde el siguiente botón:

Botón de Código de Barras

En el alta de artículos deberemos rellenar los siguientes datos:

Pantalla de alta de líneas de artículos

Lo primero que deberemos indicar es la referencia o el código de barras del artículo que se vaya a introducir en el pedido, deberá estar definido anteriormente. Para rellenar este campo, disponemos de dos tipos diferentes de búsqueda:

Botón de búsqueda Incremental de Artículos

Podremos seleccionar un artículo de entre todos los definidos en Artículos.

Botón de Búsqueda Incremental por Artículos/Proveedor

Sólo podremos seleccionar uno de los artículos para los que el proveedor asociado al pedido sea el que aparece como habitual en la ficha del artículo.

Los siguientes campos a rellenar serán: la descripción del artículo. Esta descripción estará inactiva, a no ser que en Personalización se haya marcado el campo Modificar descripción en Documentos lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción. También podremos introducir la cantidad, el precio en divisas y el descuento, en estos dos últimos aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignado en su ficha.

Si la familia del artículo tiene asociadas propiedades, deberemos rellenar las propiedades correspondientes. Si hemos seleccionado Captura matricial en pedidos de proveedores del apartado Personalización, en vez de estos campos aparecerá una pantalla con cuatro carpetas correspondientes a las unidades, precio, descuento porcentual y descuento lineal asociados al artículo con cada propiedad. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera, podemos hacer un pedido de varios artículos de un mismo producto con distintas propiedades, y que cada artículo tenga una cantidad, precio y descuento diferente según

sus propiedades.

Captura matricial de artículos en pedidos

El programa calculará automáticamente el Importe, este campo contendrá la multiplicación del precio divisa introducido por las unidades introducidas en cantidad pedida.

Trazabilidad

Desde la línea del documento se podrán indicar los Datos de Trazabilidad del artículo


Se dispone también de un botón Comentario donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario, sin limitación, y quedará grabado en dicho pedido, de manera que en la impresión del mismo, saldrá su comentario correspondiente.

Según se van añadiendo las líneas de los artículos el programa irá actualizando automáticamente en el campo Total el importe del Pedido a proveedores.


Importante

No podrán borrarse pedidos que ya estén recibidos. Se deberá borrar previamente el/los albarán/es generado/s por ese pedido. Si el pedido estuviera parcialmente recibido, se podrá anular la parte que quede pendiente de recibir, quedando automáticamente ese pedido como recibido.

Importante



En esta opción se recogen los albaranes que se realicen a los proveedores. Estos documentos son los que darán entrada de stocks en el almacén. Se podrán efectuar albaranes sobre un pedido ya realizado o efectuar el albarán directamente sin pasar por un pedido previo.

En el albarán pueden figurar datos como por ejemplo: identificación del vendedor y comprador, número de orden o de albarán, número de pedido, lugar y fecha de emisión, lugar de entrega de las mercancías, medio de transporte utilizado, descripción de la mercancía, unidades de la mercancía que se entregan, etc.


Podremos realizar un albarán de un pedido, desde la búsqueda incremental de Nº Pedido, y modificar las líneas según la cantidad que nos vayan a servir del pedido, dejando el pedido total o parcialmente servido.

Podremos también añadir un albarán directamente. La introducción de datos es igual que para los Pedidos de Proveedores.

Si hemos marcado Aplicar control de ubicaciones, en la carpeta Cálculo del apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil aparecerán los campos correspondientes a los literales que hayamos elegido para las ubicaciones de nuestros artículos en el almacén.

Así se irán introduciendo tantas líneas como artículos entren en el almacén.

Para finalizar el albarán se deberá pulsar el botón Actualizar.

Asimismo, el programa proporciona otra opción denominada Datos Adicionales a la que se podrá acceder mediante un botón. Donde podremos especificar los siguientes campos: número de su Pedido y número de su Albarán donde escribiremos el número interno del pedido y albarán para ese proveedor. También introduciremos otros datos como: expedición, condiciones de entrega y observaciones. En el campo Portes incluiremos los gastos por transporte o gastos de envío si los hubiera. También podremos especificar en la ventana Datos Adicionales, el tipo de portes. Todos estos campos son meramente informativos, excepto el campo Portes que incide en la base imponible y el cálculo de IVA para el albarán.

Una vez actualizado nuestro pedido, podemos generar una factura del albarán desde el botón Generar Factura:

Además podremos generar un albarán de varios pedidos desde el botón de Albaranes agrupados de Pedidos a Proveedores.

Al dar a esta opción de agrupación nos saldrá una ventana indicar los filtros necesarios para los pedidos que deseemos agrupar.

Filtro de agrupación de pedidos

Una vez marcadas las condiciones del filtro que sean necesarias el programa, mostrará una lista de pedidos que cumplan estas condiciones, donde el usuario podrá marcar con el botón Selección los pedidos que va a agrupar. Después mediante el botón actualizar se generarán los albaranes agrupados.

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Cuando damos de alta un albarán de compras, el programa interpreta que la empresa está recibiendo la mercancía del proveedor. Entonces, se producen varios ajustes de manera automática. Vamos a señalarlos a continuación:

Se añade automáticamente el stock recibido en la ficha del artículo, pestaña stock.

Se marca el pedido correspondiente a la operación como "recibido" en la tabla de pedidos de proveedores.

Para registrar un albarán nuevo, vamos a seguir los siguientes pasos:

n Hacer clic en las opciones de menú Almacén - Albaranes.

n Hacer clic en el botón "añadir".

n Buscar el pedido que se está recibiendo. Se puede pegar el pedido de dos formas; la primera, introduciendo el número de pedido; o la segunda, buscamos con la lupa en la tabla de pedidos y seleccionamos el pedido correspondiente.

n Modificar los datos a modificar y comprobar que todos los datos están bien y pulsar el botón "Actualizar". El albarán quedará registrado.

Cuando damos de alta a un albarán de compras, se supone que la mercancía llega al almacén de nuestra empresa; y por ello, automáticamente, suma las unidades del albarán en la tabla "stock" de la ficha del artículo correspondiente.

Cuando damos de alta a un albarán de compras, el programa automáticamente marca, en la tabla de pedidos y en la columna "Estado", el pedido que dio origen al albarán grabado de la siguiente manera:

Recib (Recibido): quiere decir que la mercancía del pedido ha sido totalmente recibida.


Importante

Si el albarán que se realice proviene de un pedido previo, el apartado de introducción de artículos en el albarán no estará activo, y sólo permitirá la modificación de los artículos del pedido, en cuanto a la cantidad recibida o al precio de los mismos. Si se actualiza el albarán sin realizar modificación alguna, el pedido cambiará de estado y quedará recibido. En caso de efectuar alguna modificación en cuanto al número de unidades recibidas, el pedido quedará parcialmente recibido. En el siguiente albarán que se efectúe sobre dicho pedido, sólo aparecerán los artículos y/o cantidades pendientes que queden, pudiendo igualmente aceptarlo o modificarlo.

Importante



Podremos dar de alta directamente las facturas mediante el icono de añadir, generarlas a partir de los albaranes o desde el botón facturas agrupadas de albaranes de proveedores.

Son documentos iguales que los albaranes, donde las líneas de los artículos no son modificables. Generan recibos y se puede llevar la gestión de los pagos, con un funcionamiento similar a la gestión de cobros de clientes.

Al añadir o modificar una factura podremos definir descuentos, especial y de pronto pago, un porcentaje de recargo financiero, una entrega a cuenta que generará un recibo por ese importe, con la fecha de la factura y estado pagado.


Además se podrán indicar en más datos, los datos de la factura, y asociar si tenemos enlace con ContaPlus dicha factura a un proyecto determinado.

Las bases de IVA son modificables como herramienta para poder cuadrar el importe de la factura que calcula la aplicación con el importe real que aparecerá en la factura que nos entregue nuestro proveedor.

Para registrar una factura nueva, dispones de 2 formas (directa y desde un albarán), para realizarla desde un albarán sigue los siguientes pasos:

n Hacer clic en la opción de menú Almacén - Facturas.

n Hacer clic en el botón "añadir".

n Buscar el albarán que ha sido recibido. Se puede pegar el albarán de dos formas; la primera, introduciendo el número de albarán; o la segunda, buscamos con la lupa en la tabla de albaranes y seleccionamos el albarán correspondiente.

n Modificar los datos a modificar y comprobar que todos los datos están bien y pulsar el botón "Actualizar". La factura quedará registrada.

En el momento en el que se graba una nueva factura, se producen de manera automática los siguiente cambios en la gestión de nuestra empresa:

El albarán de la operación queda marcada como "facturada" en la tabla de albaranes de compras.

Los recibos de la factura se generan automáticamente. La aplicación utiliza dos fuentes de información para generar los recibos con sus respectivos vencimientos; por una parte, la fecha de la factura; y por otra, los aplazamientos que hemos configurado en la forma de pago asociada a la factura que estamos tratando.

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Sistema simplificado de entradas de almacén

Desde esta opción se podrán dar de alta artículos en la aplicación de forma simplificada, es decir, configurando la pantalla de captura de datos ajustándola a sus necesidades en cada momento, e introduciendo el mínimo de información necesaria. De esta forma se agiliza el proceso de alta de artículos en la aplicación de Gestión.

Configuración

Desde esta ventana configurará qué datos quiere capturar y de los que no capturará, que valor quiere que tengan por defecto:

El primero paso será configurar qué campos queremos capturar, el resto de campos podrán tener un valor por defecto, con lo que debemos pensar en aquellos campos que se repiten para cada conjunto de artículos que vamos a añadir, así por ejemplo, en Almacén o el Proveedor es muy probable que sea el mismo para todos los artículos cada vez.

Configuración

Los campos que pueden ser configurados para la captura son los siguientes:

- Referencia; Este campo estará marcado y deshabilitado por defecto, será un dato obligatorio para poder dar de alta los artículos, no podrá estar ya dado de alta en la aplicación.

- Descripción; Marcado por defecto pero no obligatorio.

- Código de barras; No obligatorio.

- Familia; Campo que podrá capturar o en caso contrario debe indicar su valor por defecto obligatoriamente.

- Proveedor habitual; capturable o al igual que en familias tiene que indicar un valor por defecto obligatoriamente.

- Referencia del proveedor Campo no obligatorio.

- Período de reposición (no obligatorio, puede tener valor por defecto)

- Coste; No obligatorio que estará marcado por defecto.

- PVP; Campo no obligatorio y marcado por defecto.

- Precio Mayorista; No obligatorio.

- 1º, 2º, 3º, 4º, 5º, 6º descuentos; Campo no obligatorio, puede introducir valor por defecto.

- Precio punto verde; No obligatorio, puede introducir un valor por defecto. Campo sólo visible si la empresa tiene configurado Punto Verde.

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Importante

Antes de comenzar a trabajar con esta opción debe tener claro qué datos considera estrictamente necesarios para dar de alta sus artículos. Recuerde, que el propósito de esta nueva opción es agilizar este proceso por lo que recomendamos configurar una captura con el mínimo de campos.

- Cantidad ; No obligatorio y marcado por defecto.

- Lote (trazabilidad); se mostrará en función de la configuración de la familia, no obligatorio y desmarcado por defecto.

- Fecha (trazabilidad); se mostrará en función de la configuración de la familia, no obligatorio y desmarcado por defecto.

- Captura matricial; Campo que estará visible si configuradas propiedades en personalización. Estará habilitado si tiene marcada la captura de Cantidad.

- Almacén, Campo capturable, en caso contrario debe indicar un valor por defecto obligatoriamente. Estará deshabilitado y desmarcado si no ha marcado capturar Cantidad.

- Ubicaciones; Visible si tiene configurado en Personalización "Aplicar control de ubicaciones". Para que esté habilitado tiene que tener marcada la opción Cantidad.

Con el botón Marcar Todos, seleccionará todos los campos disponibles en la opción.

Valores por Defecto

El segundo paso será configurar el resto de Valores por Defecto para los artículos que vamos a añadir. Desde esta opción se podrán dar valores y configuraciones a los parámetros menos utilizados de los artículos.

Valores por Defecto

En esta pestaña aparecerán el resto de datos de artículos, y sus valores por defecto. Éstos campos opción, variarán en función de la configuración que tenga establecida en las distintas carpetas de Útil\Entorno de Sistema\Personalización.

n Tipo de código de barras.

n Configuración de control de stock.

n Si la empresa tiene configurado en Personalización trabajar con 1 o 2 propiedades o Envases aparecerán los siguientes campos.

n Configuración Precios por 1º propiedad.

n Configuración Precios por 2º propiedad solamente aparecerá si la empresa tiene configurado en Personalización trabajar con 2 propiedades

n Configuración de envases y nº de envases por unidad.

n Formato de envasado visible si la empresa tiene configurado en Personalización Captura por Envases

n Divisa de compra.

En el caso de tener enlace a ContaPlus aparecerán activos los siguientes campos y se validará la máscara con el nivel de desglose de la empresa 1º de enlace con ContaPlus.

n Grupo de compra.

n Subcuenta de compra.

n Subcuenta de abono (compra).

Importante

Esta opción de Sistema Simplificado de Entradas en Almacén está pensada para aquellos usuarios que necesiten una captura mínima de datos en los artículos. En el caso de que por ejemplo los campos de Configuración varíen entre artículos, aconsejamos utilizar la opción de Artículos del menú Sistema.

n Grupo de venta. (siempre visible independientemente de si hay enlace contable o no).

n Subcuenta de venta (siempre visible independientemente de si hay enlace contable o no).

n Subcuenta de abono (venta). (siempre visible independientemente de si hay enlace contable o no).

n Tipo de IVA

n % beneficio PVP

n % beneficio P. Mayorista

Datos genéricos sobre almacén:

n Stock mínimo: Deberá ser menor o igual que el stock máximo

n Stock máximo: Deberá ser mayor o igual que el stock mínimo

n Período de Garantía.

Captura

Una vez configurados los Campos Capturables y definidos el resto de Valores por defecto, ya podremos añadir artículos de una manera sencilla ya que nosotros mismos habremos indicado qué campos queremos que aparezcan en dicha captura.

Podrá añadir tantos artículos consecutivamente como necesite, una vez indicados los datos pulse Aceptar y continúe añadiendo nuevos artículos. Podrá consultar qué artículos lleva añadidos en cada sesión desde la cuarta pestaña de Artículos.

Cuando de por finalizada el alta de artículos puede salir mediante Terminar, que guardará la configuración de la captura o mediante Salir, que no guardará la configuración.

Captura

La referencia nueva no podrá existir ya en la tabla de artículos en el caso de que existiera el sistema nos avisará con un mensaje de aviso.

En el caso de que en la captura se haya capturado el campo Cantidad, se añadirán automáticamente registros en el histórico de movimientos de Almacén.

Si tiene configurado "captura por envases", cuando tenga como capturable el campo Cantidad, se mostrará junto a este campo, el campo "Envases", recalculando en función del nº de unidades por envase configurado.

En el caso de que tengamos configurado como capturable el campo ubicaciones, se mostrarán 1, 2 o 3 campos para que indique la ubicación. El campo PVP y Precio Mayorista se rellenarán automáticamente si tiene configurado % de Beneficio para PVP y % de Beneficio para Precio Mayorista en valores por defecto. Se calculará sumando al Precio de Compra el % correspondiente. Podrá de todas formas modificar los precios.

Los valores se rellenarán cuando tenga capturable el Precio de Compra y tenga % de beneficios, aun cuando los campos PVP o Precio Mayorista no sean capturables. La máscara de estos campos serán las de precios para la divisa EUR.

Desde esta opción se podrán capturar también los Datos de Trazabilidad del movimiento de stock.

Artículos

Desde esta cuarta pestaña de Artículos podemos consultar los artículos añadidos en cada sesión

Artículos

Podremos localizar por el campo "Referencia"

Podrá saber qué artículos se han dado de alta a través de esta opción desde Almacén \ Histórico de Movimientos, campo "Causa"".

O bien desde la propia tabla de Artículos, aquellos marcados como añadidos desde el Sistema Simplificado de Entradas con la fecha de alta correspondiente.

Podrá además obtener un listado de estos artículos para posteriores gestiones o consultas, desde Imprimir Artículos

Tablas de producción

Puedes utilizar el programa para controlar la producción de los productos, gestión de stocks de productos y materias primas, coste de mano de obra, etc.

Para ello, utilizaremos las opciones del menú "Fábrica". Una parte importante de este menú son las opciones del submenú que vamos a ver a continuación.

El cometido de estas cuatro opciones es introducir datos necesarios para un buen diseño de las órdenes de producción:

n Secciones

n Operaciones

n Personal

n Componentes

Secciones

Es un primer paso para diferenciar grupos de empleados, lo cual nos permitirá obtener datos diferenciados por secciones de rentabilidad.

Introduciremos un código y una descripción identificativa para cada una de las secciones que necesitemos.

Alta de secciones

Operaciones

Se introducirán todas las operaciones que se realicen en cada una de las órdenes de producción a realizar por los empleados. Por ejemplo: montaje, soldado, atornillado, pintado, etc. Las operaciones podrán ser: productivas, improductivas o estructurales, de tal manera que podremos obtener información por tipos de operación.

Introduciremos un código, una descripción y marcaremos un tipo de operación.

Alta de operaciones

Personal

En esta opción podremos llevar la gestión de los empleados. Cada empleado estará asociado a una sección de las anteriormente creadas y se le asignará un coste en pesetas/hora.

Alta de personal

Componentes

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Para añadir un artículo final, añadiremos un registro desde el botón añadir y fijaremos cual es el artículo para el cual vamos a definir los componentes.

Si el artículo fuera muy parecido a otro para el que tengamos definidos los componentes, rellenaremos el campo artículo base con el código de dicho artículo y el programa nos traerá los componentes de artículo base, y el usuario sólo tendrá que modificarlos según sus necesidades. Para un correcto funcionamiento de esta opción, recomendamos que los dos artículos finales tengan iguales propiedades.

Alta de componentes con un producto base

Una vez dado de alta el artículo final, añadiremos los componentes desde el botón Modificar.

Si el artículo final no tiene propiedades, fijaremos que artículos y que cantidades van a ser utilizadas para producir una unidad del artículo final.

Si el artículo final tiene propiedades, podremos fijar las cantidades de los componentes en función de las propiedades del artículo final. Por ejemplo, si queremos fabricar una camisa, para las diferentes tallas, necesitaremos una cantidad de tela diferente. Se pueden definir las cantidades de los componentes para una o para la combinación de dos propiedades.

Cuando el componente tenga 1 o las 2 propiedades iguales a las del Producto Final, se podrá indicar que las propiedades del componente se tomen directamente de los valores del producto final. Es decir, si vamos a fabricar camisas y necesitamos 1 unidad de tela por cada camisa, el color de la tela es el mismo que el de la camisa, no hará falta que especifiquemos 1 unidad para cada combinación, se podrá marcar Valor Color igual a la del Producto Final y al realizar la Orden de Producción se utilizará tela del mismo color que las camisas que estemos fabricando.

Añadir componente

La tabla que se genera, una vez introducidos todos los componentes, se puede modificar, añadiendo o eliminado componentes (en el caso de ser con propiedades cada una de las líneas por propiedades) o cambiando las cantidades.

Tabla de componentes

Órdenes de producción

Al añadir una orden de producción lo primero que deberemos introducir es el código del artículo que deseemos fabricar. Puede ser uno de los que tengamos dados de alta en componentes como artículo final, o un artículo cualquiera. Para el primer caso, el programa calculará en función de la tabla de componentes, las unidades de cada componente necesarias para fabricar las unidades marcada del artículo final. Si por el contrario el artículo final no esta dado de alta como componentes, el usuario deberá añadir los componentes manualmente.

Además deberemos indicar el almacén del cual se producirá la salida de los componentes, Alm. M.P., y en qué almacén se depositarán los artículos producidos.

Alta de órdenes de producción

Una vez introducida la tabla de componentes, bien automáticamente por el programa o bien manualmente por el usuario, se producirá una salida del stock de los componentes del almacén de materias primas.

Si al realizar una orden de producción, no se dispone de suficiente stock de uno o varios componentes del artículo final necesarios para la producción de dicha cantidad, el programa mostrará un mensaje de advertencia, que indicará que existen Faltas de componentes en nuestro almacén, para fabricar la totalidad de productos finales que deseemos.

Las líneas de los componentes se pueden modificar en cantidad y en precio para adecuar las cantidades y los importes para cada orden de producción en concreto. En el campo Materiales, se visualizará el gasto de material que nos cuesta el fabricar un solo producto.

Modificación de líneas de componentes

Botón trazabilidad

Desde el botón Trazabilidad se podrán indicar los Datos de Trazabilidad de las unidades del producto final cuando la captura de la información de trazabilidad no se lleve directamente con los campos propiedades.

Además en cada una de las líneas de componente se podrá llevar también la gestión de Trazabilidad con los campos propiedades o directamente mediante el botón de trazabilidad.

Imprimir

Desde este botón, además, de visualizar el documento antes de su impresión, también podremos enviar el documento por e-mail. Para ello marcaremos la opción Enviar a e-mail, pulsaremos Aceptar, seguidamente se abrirá una nueva ventana

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"Selección de impresión de documentos", con los documentos que haya seleccionado en el filtro de impresión, por defecto estos documentos están seleccionados, pudiendo deseleccionar con los botones Selección Todos/ Selección.

Por defecto, la dirección de e-mail estará vacía, desde esta ventana podrá añadir una dirección de correos, situándose sobre el documento del que quiere añadir la dirección, sobre la columna destinada a la dirección de e-mail, y pulsando clic con el ratón se editará la columna pudiendo introducir la dirección. Además tendrá un apartado donde introducir el asunto y un apartado para añadir un texto en el caso que lo necesitara.


A través del botón "Enviar", enviará el documento a la bandeja de salida y a la dirección de correo indicada.

Una vez enviado el e-mail, en la tabla de ordenes de producción, visualizará seleccionada la columna de impresión con un aspa de color azul del documento que se ha enviado.

Partes de personal

Esta información también se puede introducir desde Partes de Personal del menú Fábrica, con la única diferencia que desde Partes de Personal debemos indicar a qué orden de producción nos referimos.

La fecha del parte de personal, el operario asignado de realizar dicho parte (el programa automáticamente nos mostrará la sección a la que pertenezca), la operación correspondiente y el tiempo dedicado, dándonos el programa el total de tiempo dedicado medido en horas y minutos. En la ventana principal de Partes de Personal, el programa nos irá totalizando el coste de mano de obra total empleado.

Alta de partes de personal

Ratios

El programa ofrece un botón de ratios, activo solo después de haber actualizado la orden de producción, donde un resumen general de los datos de la orden de producción, en cuanto a costes de materias, mano de obra y coste de estructura, calculado el coste unitario y estimando el margen de beneficio porcentual a partir de PVP del artículo final.

Botón de Ratios

El porcentaje de estructura trata de englobar los costes asociados al proceso productivo al margen de los costes en materias primas y en personal. Es configurable desde la opción de Útil/Entorno de Sistema/Personalización, en los valores por defecto.

Pantalla de ratios

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Pendientes

Pendientes de orden de producción es una opción muy útil para saber que artículos finales tienen cantidades pendientes y desde ésta, podemos generar una orden de producción que corrija esta falta.

Botón de Pendientes

El programa, para calcular la cantidad pendiente, tendrá en cuenta para cada artículo: el stock, las órdenes de producción pendientes de cierre, los pedidos de proveedores (cantidades pendientes de recibir) y los pedidos de clientes (cantidades pendientes de servir).

Si el resultado es negativo, el artículo tendrá pendientes y podrá generarse una orden de producción por esas unidades pendientes.

Pantalla de pendientes

Al dar a pegar alguna de las líneas de pendientes, el programa nos pedirá el almacén de materias primas y en el que se depositarán las unidades del artículo final una vez cerrada la orden de producción.

Cierre de una Orden de Producción

La introducción y actualización de una orden no implica la finalización de la misma. En este momento, los componentes se dan de baja del stock y los artículos finales no se les da de alta en el stock. Se estará en proceso de fabricación. Se dispone de varios listados para visualizar la información del estado de los componentes y los artículos finales. En este momento la orden de producción mostrará una marca en el campo situado a su izquierda, indicando que dicha orden no está cerrada.

Una vez introducidos todos los datos necesarios se procederá al cierre de la orden de producción cuando sea necesario. En el proceso de cierre se producirá el cambio de estado de la orden de producción, de pendiente a cerrada, y se añadirá el stock del artículo final al almacén indicado. En este momento se mostrará una luz roja en el campo a su izquierda, indicando que dicha orden está cerrada.

Si tenemos marcada la opción de actualización de coste, en Útil/Entorno de Sistema/Personalización, nos actualizará el coste del artículo final al cerrar la orden de producción.

Botón Cierre/Inversión de Órdenes de Producción

Si damos a eliminar una orden de producción cerrada, el programa nos preguntará si queremos invertir el cierre o si queremos eliminar la orden de producción definitivamente. Para la primera opción, se produce el proceso inverso al cierre, eliminando las unidades del artículo final y recalculando el coste, si teníamos marcada la opción de actualización de coste en órdenes de producción. Con la segunda opción, eliminar la orden de producción, se eliminará el registro pero no se invertirá la orden.

Eliminar la orden de producción cerrada

Presupuestos

Esta opción, hace referencia a una propuesta al cliente del total al que ascenderá la compra de una serie de artículos. Los presupuestos, al no tratarse de una venta segura, no provocarán salidas de stocks en el almacén.

Presupuestos de clientes

Totales


Con este botón aprobaremos el presupuesto sobre el que estuviéramos situados y se generará automáticamente el pedido correspondiente.

Esta opción permite al usuario realizar una factura directamente a partir de un presupuesto.

Se podrá acceder a esta opción cuando el presupuesto no este Aprobado ni Facturado.

Si seleccionamos un presupuesto y a continuación pulsamos el botón Factura accederemos a la siguiente ventana:

IVA incluido

Si se marca este check se generara la factura con IVA incluido, esta opción se aparecerá cuando el cliente del presupuesto sea un cliente de contado.

Aplicar promociones vigentes

Se aplicarán únicamente promociones de volumen de ventas sobre la factura siempre que el presupuesto no tenga ya aplicada una promoción de volumen de venta anterior.

Permitir Ventas sin stock

Visible si en Personalización General tiene configurado Control de stock.

Si se activa se permitirá la venta aunque el stock disponible no sea suficiente para cubrir la venta.

Se generará un presupuesto exactamente igual al que estuviéramos situados.

Cambiará el Estado del Presupuesto.

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Importante

Si el presupuesto es de un cliente de contado, que no hemos introducido en nuestra base de datos, a la hora de aprobar el mismo, será necesario dar de alta el cliente o el presupuesto no se podrá aprobar.






Introducción de presupuestos de clientes

Número de Presupuesto

Importante

Si cambiamos el estado de un presupuesto ya aprobado, no se borrará el pedido generado por ese presupuesto.

Primer campo que se encontrará en el Presupuesto. Estará inactivo, ya que el programa irá asignando este número automáticamente. Disponemos de una carpeta Valores de Control en el apartado Personalización, en la opción Entorno del Sistema del menú Útil, donde se podrá decidir si la numeración es manual, con lo que este campo sí estará activo en el momento de la introducción del Presupuesto.

Estado

En este campo se reflejará el Estado del Presupuesto. Dispone de varios estados, para tener siempre información de la situación en la que se encuentra cada presupuesto.

Un presupuesto puede tener los siguientes estados:

Sin Aprobar

El presupuesto ha sido emitido y está a la espera de que sea aprobado.

Aprobado

El presupuesto ha sido aprobado y nos refleja el número de pedido correspondiente al presupuesto. También disponemos de la fecha de aprobación.


Fecha Presupuesto

Día, mes y año con que se dará de alta el presupuesto.

Cliente

Código del cliente al que se le realiza el presupuesto. No se puede generar un documento a un cliente que esté bloqueado.

Dirección

Código de la dirección de envío. Por defecto aparecerá la dirección 0 que es la dirección fiscal del cliente, pudiendo ser modificada por el usuario.

Almacén

Código del almacén del que saldrán los artículos contenidos en el presupuesto.

Forma de Pago


Bultos


Agente


% Comisión

Porcentaje de comisión del agente. En principio estará a 0 e irá variando al introducir los diferentes descuentos por líneas de artículo, tal y como se explicó en la opción Agentes del menú Sistema antes de actualizar el presupuesto, permitirá la modificación manual de este porcentaje, si esto fuera necesario.

Divisa

Código de la divisa con la que se realiza el presupuesto. Debe estar definido previamente en el apartado Divisas de la opción Tablas Generales del menú Sistema.

Total

Campo que totaliza los precios de venta de los artículos que se introduzcan. Este campo será actualizado automáticamente por el programa, por lo que no se encontrará activo.

Llegados a este punto tendremos concluida la primera parte del presupuesto.


Introducción de artículos en presupuestos

Producto

Referencia o código de barras del artículo que se vaya a introducir en el presupuesto. Deberá estar definido anteriormente en la opción Artículos del menú Sistema.

Una vez introducido aparecerá la descripción del mismo. Esta descripción estará inactiva, a no ser que en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil se haya marcado el campo "Modificar descripción en Documentos" lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción. Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo. Si hemos seleccionado Captura matricial, en Presupuestos de clientes en el apartado Personalizaciónde la opción Entorno del Sistema del menú Útil en vez de estos campos, aparecerá una pantalla con cinco carpetas correspondientes a las unidades, precio, descuento, descuento lineal y comisión asociados al artículo con cada propiedad. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer un Presupuesto de varios artículos de un mismo producto con distintas propiedades, y que cada artículo tenga una cantidad, precio, descuento y comisión distinta según sus propiedades.

Captura matricial de líneas de artículos en presupuestos

Si no se ha introducido ninguna referencia (referencia en blanco), aparecerá una pantalla como la siguiente.

Introducción de artículos sin codificar


IVA

Porcentaje de IVA del artículo. Aparecerá por defecto el porcentaje correspondiente al tipo de IVA que se haya definido en la ficha del artículo.

Cantidad

Número de unidades solicitadas de cada artículo.

Precio Venta

Precio de venta del artículo. Aparecerá por defecto el precio de venta o precio mayorista, dependiendo del cliente al que se le realice el pedido, de la ficha del artículo y si existe una situación atípica para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la situación atípica; aunque permitirá modificarlo en ese mismo momento.

% Descuento

Contendrá el porcentaje correspondiente a uno de los tipos del 1 al 6 según se refleje en Tipo de Descuento en la carpeta Comercial en la ficha del Cliente. También se podrá introducir manualmente un porcentaje diferente a cualquiera de ellos. Al igual que en Precio de Venta, si existe alguna situación atípica aparecería por defecto el descuento de la situación atípica, y en el cuadro de Tipo de Descuento estará marcado "Otros".

Descuento Lineal

Podremos introducir un descuento numérico acordado con el cliente, sin que proceda de otras bases de datos.

% Comisión


Importe

Este campo contendrá la multiplicación del precio de venta introducido por las unidades introducidas en cantidad pedida más la aplicación del descuento. Se actualizará automáticamente y no estará activo para el usuario.

Trazabilidad

Desde la línea del documento se podrán indicar los Datos de Trazabilidad del artículo

En la pantalla de introducción de presupuestos a clientes disponemos de estos campos adicionales:


Tenemos en la parte inferior izquierda este campo para poner el porcentaje de descuento especial que le aplicaremos al cliente en el presupuesto.



Así se irán introduciendo tantas líneas como artículos se quieran incluir y para finalizar el presupuesto se deberá pulsar el botón Actualizar.

Disponemos de un botón denominado Comentarios con el cual, se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicho presupuesto, de manera que en la impresión del mismo, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.

Si el cliente para el que se ha efectuado el presupuesto tiene algún comentario en su ficha se activará un nuevo botón:

Botón Comentario de Clientes

Con el que se podrá consultar el comentario de dicho cliente.

Podremos elegir si deseamos capturar los artículos por su referencia, o bien por su código de barras, a través del siguiente botón:

Botón Referencia/Código de Barras

Si se encuentra pulsado se capturarán los artículos por sus códigos de barras.

Importante

No se podrá borrar presupuestos aprobados, se deberán borrar previamente el/los pedido/s generado/s por ese presupuesto, o bien usando la depuración de archivos, que borrará los presupuestos aprobados antes de la fecha tope de la depuración.


En esta opción se recogen los albaranes que se realicen a los clientes. Estos documentos son los que darán salida de stocks en el almacén. Se podrán efectuar uno o varios albaranes sobre un pedido ya realizado o efectuar el albarán directamente sin pasar por un pedido previo.


Disponemos de nuevos botones:

Con este botón podremos generar automáticamente una factura del albarán seleccionado. Pulsando el botón aparecerá la pantalla siguiente. No se podrá generar una factura de un albarán cuyo cliente esté bloqueado.

Generación de factura de albarán

En ella introduciremos la fecha de expedición del documento y podremos seleccionar si queremos aplicar promociones vigentes.

Cambiará el estado del albarán.


<< Volver a teoría

Importante

Si cambiamos el estado de un albarán ya facturado, no se borrará la factura generada por ese albarán.




En la ventana de introducción de datos encontraremos los siguientes campos:

Introducción de albaranes de clientes

N.º Albarán

Primer campo que se encontrará en el albarán. Estará inactivo ya que el programa irá asignando este número automáticamente. Disponemos de una carpeta Modo de Trabajo en el apartado Personalización, en la opción Entorno del Sistema del menú Útil donde se podrá decidir si la numeración es manual, con lo que este campo sí estará activo en el momento de la introducción del albarán.

Estado

Indicará si el albarán se encuentra facturado. No es un campo accesible al usuario y se irá actualizando automáticamente al realizar las facturas de los albaranes.

Fecha

Día, mes y año con que se dará de alta el albarán. Por defecto, esta fecha es extraída del reloj interno de su ordenador. Podrá aceptarla o modificarla a su gusto.

Número de Factura

Solo se puede ver cuando el albarán se encuentra facturado y corresponde al número de la factura que ha generado el albarán.

Número de Pedido

En este campo se introducirá el número del pedido sobre el que se desee realizar el albarán. En el caso de realizar un albarán que no provenga de ningún pedido previo se dejará este campo sin introducir ningún dato.

Si se desconoce el número de pedido, mediante la búsqueda incremental tenemos acceso a todos los pedidos, si sólo deseamos que nos aparezcan los de un cliente, introduciendo previamente el código del cliente, en el apartado de cliente y posteriormente entramos en la búsqueda incremental del número de pedido, veremos sólo los de ese cliente.

Si se introduce un número de pedido tomará todos los datos del pedido, pudiendo modificar en ese momento cualquiera de

ellos o aceptarlo, quedando grabado dicho albarán.

Cliente

Código del cliente al que se le realiza el albarán. No se podrá generar un documento a un cliente que esté bloqueado.

Dirección

Código de la dirección de envío del albarán. Debe estar definido previamente en la carpeta Direcciones de la ficha del cliente. Por defecto aparecerá la dirección 0 que es la dirección fiscal del cliente, pudiendo ser sustituida por otra dirección de envío.

Almacén

Código del almacén del que saldrán los artículos contenidos en el albarán.

Forma de Pago


Bultos

Se introducirá el número de bultos que ocupan los artículos. Está directamente relacionado con las Etiquetas de Envío.

Agente


% Comisión

Porcentaje de comisión del agente. En principio estará a 0 e irá variando al introducir los diferentes descuentos por líneas de artículo. Antes de actualizar el albarán, permitirá la modificación manual de este porcentaje, si esto fuera necesario.

Divisa

Código de la divisa con la que se realiza el presupuesto. Debe estar definido previamente en el apartado Divisas de la opción Tablas Generales del menú Sistema.

Total

Campo que totaliza los importes de las líneas de los artículos que se introduzcan. Este campo será introducido automáticamente por el programa, por lo que no se encontrará activo.

Llegados a este punto tendremos concluida la primera parte del albarán.

Para la introducción de los diferentes artículos, se debe pulsar el botón Añadir y la introducción de datos es igual que para los presupuestos a Clientes.

En la pantalla de introducción de albaranes a clientes disponemos de estos campos adicionales.


Tenemos en la parte inferior izquierda este campo para poner el porcentaje de descuento especial que le aplicaremos al cliente en el presupuesto.



Así se irán introduciendo tantas líneas como artículos se quieran pedir y para finalizar el albarán se deberá pulsar el botón Actualizar.

Disponemos de un botón denominado Comentarios con el cual, se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicho albarán, de manera que en la impresión del mismo, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.

Si el cliente para el que se ha efectuado el albarán tiene algún comentario en su ficha se activará un nuevo botón:






Trazabilidad


Añadir Anticipo

Pulsando este botón podremos añadir líneas de anticipos en los albaranes. Estos artículos anticipos han de estar previamente dados de alta en la tabla de artículos como anticipos. Al pulsar el botón aparecerá la siguiente pantalla.

Introducción de anticipos

Importante

No se podrá realizar un albarán de un pedido, cuyo pedido provenga de un cliente con el dato "Bloqueado" seleccionado.

En el apartado producto daremos de alta la referencia del producto anticipo. Podremos modificar la descripción el tipo de IVA, y forma de pago si lo consideramos oportuno, también indicaremos el importe anticipado. Al actualizar el documento se generará una factura por el importe del anticipo y sus correspondientes recibos.


Datos adicionales

Su Pedido


Fecha de Salida


Portes

Muchos de los albaranes que realizan nuestros clientes incluyen gastos por transporte, llamados gastos de envío. En este campo se incluirán, si los hubiese, informándonos el programa del porcentaje de IVA a aplicar a estos, definido previamente en el campo IVA Portes en la carpeta Valores por defecto, del apartado Personalización.

Tipo Portes


N.º de Tracking


Transportista


Expedición

Forma de expedición del albarán.

Condiciones de Entrega


Observaciones

Pequeño comentario del albarán.

Si el albarán proviene de un pedido en el cual existen dichos datos, éstos se traspasarán automáticamente al albarán.

Todos estos campos son meramente informativos, excepto el campo "portes" que sí tendrá relevancia como veremos posteriormente en el apartado de Facturas.

Existe otra opción especialmente importante, a la que se accede mediante el botón Agrupar.

Para acceder a esta opción no es necesario haber introducido ningún dato de cabecera del albarán. Directamente se pulsará este botón y mostrará la siguiente pantalla.

Importante


Importante

No se podrá borrar albaranes que ya estén facturados, se deberán borrar previamente la/loas factura/s generada/s por ese albarán, o bien usando la depuración de archivos, que borrará los albaranes facturados antes de la fecha tope de la depuración.

Importante

No se podrán agrupar pedidos cuyos clientes tengan activado el dato "Bloqueado", en la selección de pedidos (pantalla Borrador de pedidos), observará que el pedido con la condición "Bloqueado" está marcado.

Generación de albaranes agrupados a clientes

Con esta opción se conseguirá generar un albarán agrupando varios pedidos, entre unas fechas o entre unos clientes determinados.

Desde Grupo de Clientes

Grupo de Clientes inicial para la agrupación de pedidos.

Hasta Grupo de Clientes

Grupo de Clientes final para la agrupación de pedidos.

Desde Cliente

Cliente inicial para la agrupación de pedidos.

Hasta Cliente

Cliente final para la agrupación de pedidos.

Fecha Inicial

Fecha a partir de la cual buscará los pedidos pendientes del rango de clientes seleccionados.

Fecha Final

Fecha hasta la cual buscará los pedidos pendientes del rango de clientes seleccionados.

Dirección Comercial

Con este nuevo campo podremos filtrar los pedidos por su dirección de envío, de modo que seleccionemos sólo los pedidos de una determinada dirección, si dejamos la casilla en blanco el filtro no tendrá en cuenta esta condición.

Fecha Albarán

Fecha que llevará el albarán.

Orden de Presentación

Podremos elegir el orden de presentación por número de documento o por fecha de documento.

Fecha Último Pedido en Fecha Albarán

Si se marca esta opción se conseguirá que en la fecha del albarán no aparezca la fecha actual, sino la fecha del último pedido que pertenezca a ese albarán que se está generando por agrupación de pedidos.

Generar un Albarán por cada Pedido

Genera un albarán por cada cliente. Si marcamos esta opción, se generarán tantos albaranes como pedidos pendientes hayamos seleccionado. Si no marcamos esta opción podríamos filtrar los pedidos por Agentes, Formas de Pago, Direcciones Comerciales y/o Transportistas.

Aplicar Promociones Vigentes

Si marcamos esta opción, los albaranes que se generen aplicarán las promociones vigentes.

Utilizar el % IVA actual de los artículos

Este check será visible si ha indicado en Personalización General Permitir cambiar el % de IVA a utilizar en generación de documentos. Estará seleccionada si está marcada la correspondiente opción de personalización: Utilizar configuración existente en los artículos al generar documentos. La aplicación utilizará el % de IVA marcado actualmente en los artículos, ignorando los anteriores.

Agrupar por Agente

Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar un Albarán por cada Pedido. Si marcamos esta opción se generará un albarán por cada Agente, agrupando los pedidos de cada uno.

Agrupar por Forma de Pago

Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar un Albarán por cada Pedido. Si marcamos esta opción se generará un albarán por cada Forma de Pago, agrupando los pedidos de cada uno.

Agrupar por Dirección Comercial

Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar un Albarán por cada Pedido. Si marcamos esta opción se generará un albarán por cada Dirección Comercial, agrupando los pedidos de cada una.

Agrupar por Transportista

Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar un Albarán por cada Pedido. Si marcamos esta opción se generará un albarán por cada Transportista, agrupando los pedidos de cada uno.

Documentos

n Serie A

n Serie B

n Todas

Con serie A/B sólo realizará albaranes a los clientes que tengan asignado A/B como serie de albarán por defecto. Si se selecciona Todas, se realizará tanto albaranes Serie A como Serie B dependiendo del Cliente.



Aparecerán los pedidos que cumplan los requisitos solicitados y se podrá seleccionar aquellos que se desee mediante el botón Selección estando posicionados encima de los mismos.

En los pedidos seleccionados aparecerá una X de color azul en el campo izquierdo. Una vez seleccionados todos los pedidos deseados, se pulsará el botón Actualizar y automáticamente se realizará el albarán agrupado, o los albaranes correspondientes a los pedidos. A su vez, los pedidos quedarán servidos.

Es importante resaltar que estos albaranes no serán modificables, en el momento de su generación, una vez generados se podrá modificar el precio de los artículos.

Importante

Si el albarán que se realice proviene de un pedido previo, el apartado de introducción de artículos en el albarán no estará activo, y sólo permitirá la modificación de los artículos del pedido, en cuanto a la cantidad servida o al porcentaje de comisión de los mismos. Si se actualiza el albarán sin realizar modificación alguna, el pedido cambiará de estado y quedará servido. En caso de efectuar alguna modificación en cuanto al número de unidades servidas, el pedido quedará parcialmente servido. En el siguiente albarán que se efectúe sobre dicho pedido, sólo aparecerán los artículos y/o cantidades pendientes que queden, pudiendo igualmente aceptarlo o modificarlo. Al realizar un albarán se incrementa el riesgo alcanzado del cliente por el importe de ese albarán.

Facturas

En esta opción se recogen las facturas que se realicen a los clientes. Se podrán efectuar una o varias facturas sobre un albarán ya realizado o efectuar la factura directamente sin pasar por un albarán previo.

Podrán realizarse facturas a clientes ya creados o a clientes de contado, creándolos en ese momento. También existe la posibilidad de realizar facturas sobre artículos ya definidos o bien facturar servicios, introduciendo su descripción y precio en el mismo instante. También se podrán crear y facturas con I.R.P.F.

Facturas a clientes


Permitirá realizar la búsqueda de un registro en concreto según el código de búsqueda especificado, una vez seleccionado, automáticamente la aplicación marcará dicho registro.

Cambiará el Estado de la Factura. Si cambiamos el estado de una factura ya contabilizada, no se borrará el asiento contable de ContaPlus.

Si tenemos realizado el enlace con ContaPlus, aparecerá este botón que permitirá asociar la factura sobre la que estemos situados, a un proyecto de los que tengamos definidos en la/s empresa/s con la que hayamos efectuado el enlace.


Ventana de Introducción de datos en facturas


<< Volver a teoría

Exportación a XML/UBL




Los documentos generados de este modo, cambiarán su estado a emitido, luego no podrán ser modificados sin cambiar su estado previamente.

Si seleccionamos el botón aparecerá la siguiente pantalla:

Directorio

Introduciremos la ruta donde guardar el fichero generado.

Desde Factura Nº

Introducirá el número desde que documento quiere traspasar.

Hasta Factura Nº

Introducirá el número hasta que documento quiere traspasar.


N.º Factura (A/B)

Estará inactivo ya que el programa irá asignando este número automáticamente.

Existe la posibilidad de llevar dos numeraciones diferentes en la factura, precedidas de una letra A o B. Normalmente, será el cliente quien en su ficha decidirá si la factura va a ser serie A o B. Aun así, se dispone de un botón, denominado Series con el cual se cambiará la serie de la factura. Posteriormente, el programa acotará cualquier listado o estadística por una serie, otra o ambas.

Estado

Indicará si la factura se encuentra contabilizada o no. No es un campo accesible al usuario y se irá actualizando automáticamente al pasar las facturas a contabilidad.

Fecha

Día, mes y año con que se efectuará la factura. Por defecto esta fecha es extraída del reloj interno de su ordenador.

Número de Albarán

En este campo se introducirá el número del albarán sobre el que se desee realizar la factura. En el caso de realizar una factura que no provenga de ningún albarán previo se dejará este campo sin introducir ningún dato.

Si se desconoce el número de albarán, mediante la búsqueda incremental tenemos acceso a todos los pedidos, si sólo deseamos que nos aparezcan los de un cliente, introduciendo previamente el código del cliente, en el apartado de cliente y posteriormente entramos en la búsqueda incremental del número de albarán, veremos sólo los de ese cliente.

Si se introduce un número de albarán ya existente tomará todos los datos del albarán, pudiendo modificar en ese momento algunos de ellos o aceptarlo, quedando grabada dicha factura.

Cliente

Código del cliente al que se le realiza la factura. Debe estar definido previamente en la opción Clientes del menú Sistema. No se podrá realizar documentos a clientes que estén bloqueados.

Se dispone de un botón en la parte inferior derecha denominado Identidad.

Botón Identidad

Este botón será utilizado para realizar facturas de contado. En este caso, el cliente no existe en la tabla de clientes ni se tiene la intención de crearlo. Se pulsará este botón y aparecerá la siguiente pantalla.

Importante

El programa irá proporcionando la numeración automática y correlativa, ya que las facturas son documentos legales que necesariamente requieren este tipo de numeración. La anulación de una factura dejará un hueco en esta numeración que el programa asignará a la siguiente factura. Si en ese momento el usuario cambia manualmente el número de la factura, con cualquier finalidad, en la carpeta Contadores del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, posteriormente el programa no asignará automáticamente esos números de factura que habían sido borrados y será responsabilidad del usuario tener la numeración de un modo correlativo y sin huecos. Actúe con precaución.

Importante

No podrá realizar una factura de una albarán, cuyo albarán provenga de un cliente con el dato "Bloqueado" seleccionado.


En ella se introducirán los datos fiscales para la factura, pero éstos no quedarán grabados en la tabla de clientes sino sólo en esta factura.

En la carpeta Valores por Defecto, del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, se podrán indicar los valores por defecto para estos clientes. Asimismo, para el traspaso a contabilidad de estas facturas, se definirá la "Subcuenta Clientes Contado" y la cuenta "Ventas Clientes Contado" en la carpeta ContaPlus del anterior apartado.

Dirección

Código de la dirección fiscal de la factura. Debe estar definido previamente en la carpeta Direcciones de la ficha del cliente.

Almacén

Código del almacén del que saldrán los artículos contenidos en la factura. Debe estar definido previamente en la opción Almacenes del menú Sistema.

Forma de Pago


Bultos


Agente


% Comisión

Porcentaje de comisión del agente. En principio estará a 0 e irá variando al introducir los diferentes descuentos por líneas de artículo, tal y como se explicó en la opción Agentes del menú Sistema. Antes de actualizar la factura, permitirá la modificación manual de este porcentaje, si esto fuera necesario.

Divisa

Código de la divisa con la que se realiza la factura. Debe estar definido previamente en el apartado Divisas de la opción Tablas Generales del menú Sistema.


Seleccionaremos este campo, cuando el cliente pertenezca al Régimen de IVA General, si la factura a realizar contiene operaciones no sujetas al IVA. Estas operaciones deben ir gravadas en las líneas de la factura al porcentaje de 0%. Esta validación, si tiene configurado correctamente el enlace con ContaPlus, permitirá que al generar el asiento se realicen las correspondientes anotaciones en el Libro de Facturas Expedidas.





Total

Campo que totaliza los importes de las líneas de los artículos que se introduzcan. Este campo será introducido automáticamente por el programa, por lo que no se encontrará activo.

Llegados a este punto tendremos concluida la primera parte de la factura. Ahora se incluirían los diferentes artículos que contenga dicha factura.


Introducción de artículos en facturas

Producto

Referencia o código de barras del artículo que se vaya a introducir en la factura. Debe estar definido anteriormente en la opción Artículos del menú Sistema. Una vez introducido aparecerá la descripción del mismo en el campo que se encuentra a su derecha.

Esta descripción estará inactiva a no ser que en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil se haya marcado el campo "Modificar descripción en Documentos" lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción.

Si el artículo introducido tiene asignada alguna promoción, aparecerá una pantalla preguntándonos si queremos aplicar dicha promoción en la factura.

Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo. Si hemos seleccionado Captura Matricial, en pedidos de clientes en el apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil en vez de estos campos, aparecerá una pantalla con seis campos correspondientes a las unidades, precio, descuento, agentes y comisión asociados al artículo con cada propiedad. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento.

De esta manera podemos hacer una factura de varios artículos de un mismo producto con distintas propiedades, y que cada artículo tenga una cantidad, precio, comisión y descuento distinto según sus propiedades.

Captura matricial para líneas de artículos en facturas


Introducción de artículos sin codificar

Ahora se podrá introducir un artículo sin codificar con una descripción tan larga como se desee.

Para salir de este campo se hará pulsando la tecla de tabulador o haciendo clic con el ratón en otro campo, ya que pulsando Intro sobre cambiaríamos de línea dentro del mismo campo.

También existe la posibilidad de realizar una factura de servicios es decir, no de artículos que existan en el almacén, sino de cualquier otro servicio o artículo que no esté definido. Para ello, no se introducirá nada en el campo "Referencia" y se indicará la descripción y demás datos libremente.

Gastos Suplidos

Si se está facturando un servicio aparecerá una opción que podrá marcarse, se trata de un concepto muy usual en la facturación de profesionales liberales como abogados, notarios, etc.

Se trata de cobrar en la factura un gasto o diligencia que se le ha hecho al cliente por el cual no se debe cobrar IVA Por tanto, todos los conceptos que se introduzcan como gastos suplidos no llevarán IVA.

IVA

Porcentaje de IVA del artículo. Aparecerá por defecto el porcentaje correspondiente al tipo de IVA que se haya definido en la ficha del artículo.

Importante

Si esta factura de servicios se quiere traspasar a contabilidad, se indicará el "Grupo de ventas para servicios" en la carpeta ContaPlus del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil. Asimismo, en la carpeta Valores por defecto de esta misma opción se definirá la "Familia para Servicios" y "Grupo Clientes Contado" para su posterior visualización en las estadísticas.

Cantidad


Precio Venta

Precio de venta del artículo. Aparecerá por defecto el precio de venta o precio mayorista, dependiendo del cliente al que se le realice el pedido, de la ficha del artículo y si existe una situación atípica para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la situación atípica; aunque permitirá modificarlo en ese mismo momento.

% Descuento

Contendrá el porcentaje correspondiente a uno de los tipos del 1 al 6 según se refleje en Tipo de Descuento en la carpeta Comercial en la ficha del Cliente.

También se podrá introducir manualmente un porcentaje diferente a cualquiera de ellos.

Al igual que en Precio de Venta, si existe alguna situación atípica aparecería por defecto el descuento de la situación atípica, y en el cuadro de Tipo de Descuento estará marcado "Otros".

Descuento Lineal

Podremos introducir un descuento numérico acordado con el cliente, sin que proceda de otras bases de datos.

% Comisión


Importe

Este campo contendrá la multiplicación del precio de venta introducido por las unidades introducidas en cantidad servida más la aplicación del descuento. Se actualizará automáticamente y no estará activo para el usuario.

Importe Punto Verde

Este campo nos mostrará el importe punto verde que tenga asignado el artículo en su ficha, se actualizará automáticamente y no estará activo para el usuario.

Así se irán introduciendo tantas líneas como artículos se quieran servir y para finalizar la factura se deberá pulsar el botón Actualizar.

En la pantalla de introducción de facturas a clientes disponemos de los siguientes campos adicionales:

Trazabilidad



Tenemos en la parte inferior izquierda este campo para poner el porcentaje de descuento especial que le aplicaremos al cliente en la factura.





Entrega a Cuenta

Dinero que adelanta el cliente antes de pagar la factura.

Se dispone también de un botón denominado Comentarios con el cual se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicha factura de manera que en la impresión de la misma, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.

Si el cliente para el que se ha efectuado la factura tiene algún comentario en su ficha se activará un nuevo botón:







Datos adicionales

Su Pedido


Fecha Operación


Portes

Muchas de las facturas que realizan nuestros clientes incluyen gastos por transporte, llamados gastos de envío. En este campo se incluirán, si los hubiese.

En la carpeta Enlace ContaPlus del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, se podrá definir la "Subcuenta de Portes" para el traspaso de esta factura a contabilidad.

Asimismo, en la carpeta Valores por defecto del anterior apartado se definirá el campo "IVA Portes" con el porcentaje de IVA a aplicar a éstos, que aparecerá a título informativo al introducir una cantidad en el campo Portes.

Tipo de Portes


Número de Tracking


Transportista


Expedición

Forma de expedición de la factura.

Cond. Entrega


Observaciones

Pequeño comentario de la factura.

Proyecto

Si tenemos configurado el enlace con ContaPlus, podremos asociar la factura a los proyectos que tengamos definidos en la/s empresa/s con la que hemos realizado el enlace.

Si la factura proviene de un albarán en el cual existen dichos datos, éstos se traspasarán automáticamente a la factura.

Todos estos campos son meramente informativos, excepto el campo "portes" que incide en la base imponible y el cálculo de IVA para la factura y su posterior traspaso a contabilidad.

Al actualizar la factura se generan los recibos correspondientes según la forma de pago. Podemos visualizar estos recibos desde la pantalla Detalle de factura, una vez actualizada la factura, mediante el botón recibos. Se accede a una pantalla donde aparecen todos los recibos generados por esa factura. En esta pantalla tenemos un botón de Cobros y Devoluciones con el que podremos realizar movimientos de cobros y devoluciones del recibo sobre el que estemos situados. Mediante el botón Zoom, podemos visualizar cada recibo y los movimientos de cobros y devoluciones asociados a él.

Recibos asociados a la factura

Existe otra opción especialmente importante, a la que se accede mediante el botón Recapitular.

Para acceder a esta opción no es necesario haber introducido ningún dato de cabecera de factura. Directamente se pulsará este botón y mostrará la siguiente pantalla.

Importante

No podrán borrarse ni modificarse facturas que ya estén contabilizadas. Tampoco se podrán eliminar facturas mientras existan movimientos de pago de recibos asociados a la factura, por lo tanto, tendríamos que eliminar esos movimientos uno a uno. Las facturas, al igual que los albaranes, incrementan el riesgo alcanzado del cliente por el importe total de la factura, salvo que provenga de un albarán, en cuyo caso incrementa por la diferencia entre el importe de la factura y el del albarán.

Facturas agrupadas de albaranes a clientes

Con esta opción se conseguirá generar una factura agrupando varios albaranes, entre unas fechas o entre unos clientes agrupados determinados:

Desde Grupo de Clientes

Grupo de Clientes inicial para la agrupación de albaranes.

Hasta Grupo de Clientes

Grupo de Clientes final para la agrupación de albaranes.

Desde Cliente

Cliente inicial para la agrupación de albaranes.

Hasta Cliente

Cliente final para la agrupación de albaranes.

Fecha Inicial

Fecha a partir de la cual buscará los albaranes pendientes del rango de clientes seleccionados.

Fecha Final

Fecha hasta la cual buscará los albaranes pendientes del rango de clientes seleccionados.

Dirección Comercial

Con este nuevo campo podremos filtrar los pedidos por su dirección de envío, de modo que seleccionemos sólo los pedidos de una determinada dirección, si dejamos la casilla en blanco el filtro no tendrá en cuenta esta condición.

Fecha Factura

Fecha que aparecerá en la Factura.

Orden de Presentación

Podremos elegir el orden de presentación por número de documento o por fecha de documento.

Fecha Último Albarán en Fecha Factura

Si se marca esta opción se conseguirá que en la fecha de la factura no aparezca la fecha actual, si no la fecha del último albarán que pertenezca a la factura que se está generando.

Generar una Factura por cada Albarán

Si marcamos esta opción, se generarán tantas facturas como albaranes pendientes hayamos seleccionado. Si no genera una factura por cada cliente, agrupando todos los albaranes de cada cliente en la factura correspondiente. Si no marcamos esta opción podríamos filtrar los albaranes por Agentes, Formas de Pago, Transportistas y/o Direcciones Comerciales.

Aplicar Promociones Vigentes

Si marcamos esta opción, las facturas que se generen aplicarán las promociones vigentes.

Utilizar el % IVA actual de los artículos

Este check será visible si ha indicado en Personalización General Permitir cambiar el % de IVA a utilizar en generación de documentos. Estará seleccionada si está marcada la correspondiente opción de personalización: Utilizar configuración existente en los artículos al generar documentos. La aplicación utilizará el % de IVA marcado actualmente en los artículos, ignorando los anteriores.

Recapitular por Agente

Esta opción se activa si previamente tenemos seleccionada la opción de Generar una Factura por cada Albarán. Si marcamos esta opción se generará un albarán por cada Agente, agrupando los albaranes de cada uno.

Recapitular por Forma de Pago

Esta opción se activa si previamente tenemos seleccionada la opción de Generar una Factura por cada Albarán. Si marcamos esta opción se generará un albarán por cada Forma de Pago, agrupando los albaranes de cada uno.

Recapitular por Transportista

Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar una Factura por cada albarán. Si marcamos esta opción se generará un albarán por cada Transportista, agrupando los albaranes de cada uno.

Recapitular por Dirección Comercial

Esta opción se activa si previamente tenemos seleccionada la opción de Generar una Factura por cada Albarán.

Importante

No se podrán agrupar albaranes cuyo clientes tenga activado el dato "Bloqueado". En la selección de albaranes (pantalla Borrador de albaranes), observará que el albarán con la condición "Bloqueado" está marcado.

Si marcamos esta opción se generará una factura por cada Dirección Comercial, agrupando los albaranes de cada una.

Recapitular por meses

Por defecto marcado. En esta opción se agruparán todas las facturas realizadas al cliente en el mismo mes.

Documentos

n Serie A

n Serie B

n Todas

Con serie A/B sólo realizará facturas a los clientes que tengan asignado A/B como serie de factura por defecto. Si se selecciona Todas, se realizará tanto facturas Serie A como serie B dependiendo del Cliente.



Aparecerán los albaranes que cumplan los requisitos solicitados y se podrá seleccionar aquellos que se desee mediante el botón Seleccionar, estando posicionados encima de los mismos.

En los albaranes seleccionados aparecerá una marca en forma de aspa de color azul en el campo izquierdo.

Una vez seleccionados todos los albaranes deseados, se pulsará el botón Actualizar y automáticamente se realizará la factura agrupada de todos ellos. A su vez, los albaranes quedarán facturados.

Es importante resaltar que estas facturas no serán modificables, en el momento de su generación, y una vez generadas se podrá modificar el precio de los artículos.

Desde este botón, además, de visualizar el documento antes de su impresión, también podremos enviar el documento por e-mail. Para ello marcaremos la opción Enviar a e-mail, pulsaremos Aceptar, seguidamente se abrirá una nueva ventana "Selección de impresión de documentos", con los documentos que haya seleccionado en el filtro de impresión, por defecto estos documentos están seleccionados, pudiendo deseleccionar con los botones Selección Todos/ Selección.

Por defecto, la dirección de e-mail estará rellena con la dirección de e-mail asignada al cliente en la ficha de dicho cliente, si este campo está vacío, podrá añadir una nueva dirección o modificar la existente, situándose sobre el documento del que quiere añadir o modificar la dirección, sobre la columna destinada a la dirección de e-mail, y pulsando clic con el ratón se editará la columna pudiendo introducir la nueva dirección. Además tendrá un apartado donde introducir el asunto y un apartado para añadir un texto en el caso que lo necesitara.



Una vez enviado el e-mail, en la tabla del documento, visualizará seleccionada la columna de impresión con un aspa de color

Importante

Según el REAL DECRETO 146/ 2003, de 28 de noviembre, las facturas recapitulativas se pueden emitir siempre qué sean operaciones realizadas dentro de un mismo mes natural y con el mismo destinatario.

azul del documento que se ha enviado.

Factura electrónica

De todos es conocida la importancia de la utilización de medios telemáticos en nuestras relaciones tanto con la Administración central, autonómica o local, como en nuestras relaciones con terceros, como es el caso de bancos o incluso proveedores y clientes. Esta tendencia cobra cada vez más auge e importancia debido a los grandes beneficios que las Tecnologías de la Información ofrecen en el día a día de nuestros negocios y actividades. Por ello se han ido desarrollando una serie de normativas que han ido aportando luz a uno de los aspectos más críticos en el desarrollo de las actividades comerciales de las empresas, como es la posibilidad de realizar facturas a clientes a través de medios telemáticos. A continuación les exponemos los distintos aspectos y consideraciones a tener en cuenta para poder utilizar la factura electrónica de forma eficiente en nuestras operaciones comerciales.

l Certificado digital

¡ ¿Qué es un Certificado Digital?

¡ ¿Cómo obtener un Certificado Digital? Entidades Certificadoras

¡ ¿Cómo utilizar el Certificado Digital? Instalación

l Factura electrónica

¡ ¿Qué es una Firma Digital?

¡ ¿Qué es una Factura Electrónica?

¡ Conservación de la Factura Electrónica

l ¿Qué beneficios tiene la Factura Electrónica?

l La Factura electrónica Sage

¡ Configuración

¡ Envío

¡ Renvío

l Sage eVisor

Certificado digital

Un Certificado es un documento digital mediante el cual una Entidad de Certificación(tercero confiable), garantiza la identidad de una Persona Física o Jurídica

Los certificados digitales son un conjunto de datos que vinculan una Clave Pública con la identidad de una persona física o jurídica, de manera que se puede verificar que efectivamente una clave pública pertenece a quién dice poseerla. Mediante un certificado digital no es posible que otra persona utilice una clave pública que pertenezca a otro individuo. En cierto sentido, un certificado digital es el DNI o Pasaporte en el mundo de las nuevas tecnologías.

El uso de los certificados nos permite identificar el Emisor de un mensaje a través de la clave pública contenida en el certificado del emisor, garantizando así la autenticación de origen y el no repudio.

La Autoridad de Certificación es la agencia responsable de emitir los certificados y debe ser una entidad en quien las partes involucradas confían.

El certificado contiene normalmente el nombre de la persona o entidad certificada, el número de DNI o CIF, las fechas de entrada en vigor y fecha de caducidad una copia pública del titular del certificado (utilizada para la verificación de la firma digital) y la firma digital de la entidad emisora del certificado de forma que el receptor pueda verificar la entidad emisora ha emitido realmente el certificado.

Los certificados digitales tienen una duración determinada, transcurrida la cual deben ser renovados, y pueden ser revocados anticipadamente en ciertos supuestos (por ejemplo, en el caso de que la clave privada, que debe permanecer secreta, haya pasado a ser conocida por terceras personas no autorizadas para usarla).

Tipos de Certificados digitales

Los Certificados más comunes y utilizados para las facturas digitales o las relaciones con las administraciones públicas son los siguientes:

Certificado personal

Acredita la identidad del titular.

Certificado de pertenencia a empresa

Además de la identidad del titular acredita su vinculación con la entidad para la que trabaja.

Certificado de representante

Además de la pertenencia a empresa acredita también los poderes de representación que el titular tiene sobre la misma.

Certificado de persona jurídica

Identifica una empresa o sociedad como tal a la hora de realizar trámites ante las administraciones o instituciones.

Entidades Certificadoras

Las entidades emisoras de certificados son una tercera parte de confianza responsable de emitir, revocar, renovar y proporcionar directorios de certificados digitales. Las entidades emisoras de certificados deben seguir rigurosos procedimientos para autenticar y verificar a los usuarios individuales y a las empresas para los que emiten los certificados. Todos los certificados digitales "se firman" con la clave privada de la entidad emisora de certificados para garantizar autenticidad.

Obtención

En España la principal entidad para obtener un certificado digital es la Autoridad Pública de Certificación Española, CERES, de la Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre, FNMT.

En la siguiente dirección puede tramitarse el alta de un Certificado Digital

http://www.cert.fnmt.es

Existe otras muchas entidades habilitadas para la obtención de certificados digitales.

Entidades para la obtención de Certificados de Personas Jurídicas:

Entidades para la obtención de Certificados de Personas Físicas

Puede consultar la lista actualizada en la siguiente página de la Agencia Tributaria.

Organización

FNMT

ANF Autoridad de Certificación

AC Camerfirma SA

Consejo Superior de Cámaras de Comercio industria y Navegación

IZENPE S.A. - CIF A-01337260-RMerc.Vitoria-Gasteiz T1055 F62 S8

Agencia Notarial de Certificación S.L. Unipersonal - CIF B83395988

Banesto S.A. - C.I.F. A28000032

Agencia Catalana de Certificacio (NIF Q-0801176-I)

Servicio de Certificación del Colegio de Registradores (SCR)

Firmaprofesional S.A. NIF A-62634068

Organización

FNMT

Generalitat Valenciana

Consejo General de la Abogacia NIF:Q-2863006I

Firmaprofesional S.A. NIF A-62634068

ANF Autoridad de Certificación

AC Camerfirma SA

Consejo Superior de Cámaras de Comercio industria y Navegación

AC Camerfirma SA

Agencia Catalana de Certificacio(NIF Q-0801176-I)

IZENPE S.A. - CIF A-01337260-RMerc.Vitoria-Gasteiz T1055 F62 S8

Agencia Notarial de Certificación S.L. Unipersonal - CIF B83395988

Banesto S.A. - C.I.F. A28000032

Servicio de Certificación del Colegio de Registradores (SCR)

DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA

Utilización del certificado digital

El uso del certificado digital garantiza:

l La identificación del emisor. Sólo puede haber enviado la información la persona que la firma.

l La integridad de la transacción. Se ha recibido toda la información y ésta no ha sido manipulada por ninguna persona no autorizada.

l El no rechazo de los compromisos adquiridos por vía electrónica. La firma electrónica reconocida tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita.

l La confidencialidad del envío. Una comunicación cifrada puede ser leída por su destinatario final y no se ha podido manipular.

El certificado digital permite a su titular:

l Identificarse ante terceros al establecer comunicaciones a través de Internet.

l Asegurar que su identidad no es suplantada.

l Firmar documentos electrónicos con validez legal.

l Proteger la confidencialidad de la información enviada.

l Garantizar la integridad de la información intercambiada entre las dos partes.

Importación de un certificado digital

Utilizaremos el asistente para la importación de certificados.

Asistente para la importación de certificados

Existen varios formatos donde se pueden guardar los certificados digitales. Seleccionaremos

el archivo donde tengamos guardado nuestro certificado a importar, y daremos a siguiente.

Formatos de los archivos de certificados

Si el certificado se exportó con clave privada se solicitará la clave para realizar el proceso de importación.

Clave privada del certificado

Existen varios almacenes de certificados, puede seleccionar uno de los almacenes para importar el certificado o dejar que se seleccione el almacén automáticamente en función del tipo de certificado que se esté importando.

Selección del almacén de certificados

Una vez indicado el almacén de certificados, se podrá proceder al proceso de importación del certificado.

Finalización del proceso de importación

Firma digital

La firma digital es una secuencia de datos electrónicos que se adjunta al cuerpo del documento firmado electrónicamente. Permiten ofrecer garantías de seguridad sobre el documento objeto de firma:

l Autenticidad: que implica poder atribuir de forma indubitada el mensaje electrónico recibido a una determinada persona como autora del mensaje.

l Integridad: que implica la certeza de que el mensaje recibido por el receptor es exactamente el mismo mensaje emitido por el emisor, sin que haya sufrido alteración alguna durante el proceso de transmisión.

l No repudio: el emisor del mensaje no puede negar en ningún caso que el mensaje ha sido enviado por él

La firma digital se compone de una clave privada y una pública. Estas claves son indisociables y están ligadas una a la otra. La clave privada solo es conocida por el propietario y nunca debe ser comunicada a otros interlocutores. La clave pública es conocida por el resto de los interlocutores y generalmente es administrada por un tercer agente, la autoridad de certificación

Para dar a conocer nuestra clave pública, en el envío el documento firmado incluye certificado digital (que contiene la clave pública) y ello les permitirá que validen la firma. El receptor del documento con la clave pública comprueba que la firma electrónica es correcta y obtiene la certeza de que el documento recibido no ha sido modificado (integridad) e identifica al emisor de la factura (autenticidad).

Factura Electrónica

Principal legislación sobre factura electrónica:

l Orden Ministerial HAC/3134/2002 de 5 de diciembre, publicada en el B.O.E. a fecha 13 de diciembre de 2002, regulación de la facturación con firma digital.

l Resolución 2/2003 de 14 de febrero, B.O.E. de 17 de febrero, esta resolución especifica los procedimientos y mecanismos de firma admitidos.

l RD 1496/2003 de Facturación de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.

l RD 87/2005, de 31 de enero, por el que se modifican el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio, y el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre

Principales características de la factura electrónica

Es muy importante tener presente que la factura electrónica firmada digitalmente, factura digital, sustituye por completo a la factura enviada en soporte papel y por lo tanto la factura electrónica está sujeta a los mismos requisitos y obligaciones que la factura en papel en cuanto a la información que debe recoger.

1. Para dar validez legal a una factura digital simplemente es necesario que esté firmada digitalmente.

2. Cualquier medio de transmisión es aceptado, de forma que podemos enviar las facturas a través de una Red de Valor Añadido (RVA), a través de Internet o a través de un mensaje de correo electrónico.

3. Es necesaria la conformidad expresa por parte del receptor para trabajar con factura digital. Sin embargo no debe notificarse a Agencia Tributaria ni debe esperarse autorización por su parte.

4. Debe asegurase la legibilidad de la factura en su formato original y debe facilitarse al receptor las herramientas o mecanismos para la visualización de la factura y la verificación de la firma.

¿Cuándo se puede enviar una factura electrónica?

Es posible enviar facturas digitales por medios electrónicos, siempre que el destinatario de las facturas haya dado su consentimiento y los medios electrónicos utilizados en su transmisión garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Es aconsejable establecer un período de pruebas para verificar que todo funciona correctamente.

Importante

En el envío de la factura electrónica se incluye una dirección web desde la que el receptor puede descargarse la aplicación Sage eVisor, de manera totalmente gratuita. Esta herramienta permite a los receptores de las facturas digitales para que puedan visualizar la factura digital y verificar la firma.

Conservación

La conservación por medios electrónicos de los documentos a que se hace referencia en el artículo 20 se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. La Administración tributaria podrá exigir en cualquier momento al remisor o receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible.

Los documentos conservados por medios electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de ésta y sin demora injustificada. Se entenderá por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.

¿Qué debe conservar el emisor de facturas?

Según el artículo 19.1 del Real Decreto 1496/2003, el emisor tiene la obligación de conservar:.

l Un copia de la factura electrónica. Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión

l O las matrices, es decir, la base de datos que permita en todo momento la reproducción, copia o duplicado de facturas expedidas, respetando íntegramente los contenidos de la factura original y, en su caso, el software y los datos de creación de firma que permitan la generación de una nueva firma electrónica válida

¿Qué debe conservar el receptor de facturas?

Según los artículos 19.1 y 21.1 del Real Decreto 1496/2003, el receptor debe conservar:

l Las facturas en formato original en el que se haya recibido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de los datos.

l Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión

l Excepcionalmente, tal y como indica del punto sexto de la ORDEN HAC/3134/2002 las facturas electrónicas recibidas con firma electrónica avanzada podrán conservarse impresas en papel a condición de que conste en ellas una marca gráfica de autenticación, producida por un sistema que sea admitido y publicado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, para los empresarios o profesionales de reducida dimensión y, en su caso, consumidores finales que expresamente se determine.

Importante

Las aplicaciones de Sage incluyen en su Sistema de Copias de Seguridad los archivos de las copias de las Facturas Electrónicas.

Beneficios

Los principales beneficios del uso de la Factura Electrónica son los siguientes.

Validez Legal

Podemos facturar sin necesidad de imprimir y ensobrar las facturas con total validez legal. Además, puede utilizarse cualquier formato para en envío de las facturas.

Seguridad

Gracias a la firma electrónica, una herramienta que permite garantizar la integridad y autenticidad del documento que se ha firmado, y que por lo tanto nos ofrece unas garantías de seguridad muy elevadas.

Reducción de Costes

Diversos estudios estiman que el ahorro por documento estaría entre un 0,70 euros y 2 euros.

l Ahorro de tiempo y personal en tareas que no aportan valor.

l Mayor productividad del personal antes dedicado a la introducción de datos o gestión de documentos.

l No son necesarios sellos, papel ni ensobrado.

l El archivado de las facturas es de forma electrónica, evitando archivar el papel.

Mejora del proceso de facturación

l Mayor fiabilidad y disponibilidad de datos críticos

l Gestión mejorada de la relación con el cliente

l Optimización procesos de control

l Reducción de los errores del proceso manual de gestión

Rapidez

Con un solo clic la factura es generada, firmada y enviada a su destinatario.

Ahorro medioambiental

Gracias al soporte y envío electrónico de la factura digital, se produce un ahorro en el consumo de materias primas como el papel.

Configuración

En este punto se verá la configuración dentro de las aplicaciones Sage para el envío de facturas electrónicas.

Datos de Empresa

Los datos de la Empresa deberán estar configurados de manera completa y deberán corresponder con los datos del certificado que vayamos a utilizar en la emisión, firma y envío de facturas electrónicas. Los datos imprescindibles son

l Nombre de la Empresa, deberá indicar el nombre de la empresa del certificado, escrito exactamente de la misma manera.

l NIF o CIF, deberá indicarse con todas sus cifras, incluidos los posibles ceros por la izquierda. Deberá ser el mismo número de documento que figure en el certificado.

Configuración de los datos de Empresa

Datos de Envío

En este punto recordamos que las facturas se enviarán en formato XML-UBL, el estándar de XML para documentos comerciales. Dentro de los datos del XML y como configuración para el envío de la factura electrónica, deberá indicar los datos de envío de la factura.

Esta configuración se encuentra en Útil \ Personalización, carpeta Envío, en los Datos de envío para XML/UBL. Puede seleccionar entre dos opciones:

l Agente de la factura. En este caso los datos de envío serán los datos del Agente asociado a la Factura. Si configura esta opción, el encargado del envío de la factura electrónica y por tanto el titular poseedor del certificado, deberá ser el agente de cada una de las facturas.

Datos de envío, Agente

l Otros. En este caso, podrá configurar manualmente los datos, donde deberán figurar los datos del responsable del envío de las facturas electrónicas, que deberá ser a su vez, el poseedor del certificado digital utilizado para la firma.

Datos de envío, Otros

En ambos casos, en el apartado Formato de exportación por defecto debemos elegir la forma de envío de la Facturae, por html o en un pdf. La Facturae tiene que disponer de una firma electrónica para que tenga validez. Ésta y las demás características de envío, podemos configurarlas en el menú Útil \ e-Factura

Datos de Cliente

Los Datos del Cliente o Receptor de la factura digital deberán estar indicados en cada una de las fichas de los clientes a los que se va a enviar facturas electrónicas.

l E-Mail, la dirección de correo electrónico del cliente es un dato imprescindible para el envío de facturas electrónicas.

Configuración del E-Mail del Cliente

l Permite envío de factura electrónica, deberá marcar esta opción en la ficha del cliente para que se habilite la opción de envío de factura electrónica. Es necesaria la conformidad expresa por parte del receptor para el envío de facturas electrónicas. Además, es aconsejable establecer un primer período de pruebas hasta que ambas partes verifiquen su correcto funcionamiento.

Permite envío de factura electrónica

Importante

Deberá tener siempre presente que: - El NIF/CIF de la Empresa y del Cliente de la factura no pueden estar vacíos. - NO se podrán exportar F. Rectificativas con origen en más de una factura. - Las F.Rectificativas deberán tener valor en sus datos de cabecera "Razón rectificación". - NO podrá tener anticipos descontados o ser una factura anticipo. - Si los recibos asociados al documento tiene asociados Cuenta Remesa, deberá existir una Cuenta predeterminada para el Cliente. - Deberá tener indicado en el Cliente el campo País.

Envío

Comprobación del Certificado

Antes de realizar el envío de una factura digital es necesario tener acceso a un certificado digital que corresponda con el Nombre y NIF o CIF de la Empresa dónde se está emitiendo la factura, o en el caso de un Certificado de Representante, con los datos de la Empresa y los Datos de la persona autorizada.

Podremos comprobar nuestro certificado consultado los certificados instalados en nuestro navegador de internet, por ejemplo, para Internet Explorer, en Herramientas\Contenido\Certificados, accederemos a los distintos almacenes de certificados. Los Certificados Digitales con clave privada, que serán los utilizados para la firma y envío de las facturas digitales deberán estar en el almacén Personal. Realizando un doble clic sobre los certificados visualizaremos la información asociada.

Si el almacén está vacío o no incluye el certificado digital asociado a los datos de la empresa, será necesario realizar una Importación previa del certificado, antes de poder realizar el envío.

Configuración

Una vez comprobado el Certificado deberemos Configurar nuestra aplicación con los datos necesarios para realizar el envío.

Envío

Botón Firmar y Enviar Documento Electrónico



El cliente al que se le envían facturas telemáticas debe tener cumplimentados obligatoriamente el e-mail, CIF/NIF ya que sin estos datos no podrá ser enviado el documento electrónicamente.

Al pulsar el botón Firmar y Enviar Documento, se realizará un filtro donde puede seleccionar los documentos que se desean firmar. Se mostrará la siguiente ventana:

Firmar y Enviar Documento Electrónico

Desde esta ventana se podrá seleccionar el formato o la plataforma de salida del documento electrónico, podrá ser CECA, MANUAL, PDF o XML / UBL, en función de lo que tenga asociado en util/efactura/formatos envío electrónico. Para el formato PDF se utilizará el formato de impresión por defecto del tipo de documento correspondiente.

Importante

Una vez que el cliente reciba la factura telemática, podrá observarla y verificarla a través de la aplicación e-Visor.



Una vez finalizado el proceso se habrán realizado los siguientes operaciones:

l Exportación del documento a XML-UBL, XML-Facturae 3.1 (Plataforma CECA) o PDF. Cuando la factura sea enviada siguiendo el estándar UBL o Facturae 3.1, deberá cumplir los requisitos para la exportación a UBL o Facturae 3.1.

l Firma del documento electrónicamente. La aplicación buscará automáticamente un Certificado Digital válido y procederá a firmar el fichero XML-UBL, FACTURAE 3.1 o PDF.

l Generación del fichero del documento firmado, que quedará guardado en el directorio F64 de la empresa correspondiente. Internamente quedará vinculado este fichero con el documento firmado.

l Envío del fichero firmado a la dirección de correo informada en la ficha del cliente. El correo enviado quedará en la bandeja de elementos enviados del gestor de correo predeterminado.

En el caso de que no tengamos marcada la opción Permite envío factura electrónica en la ficha del Clientedestinatario de la factura, se mostrará un aviso, ya que es necesario tener la autorización expresa del destinatario para realizar el envío de un documento electrónico. La configuración en la ficha del cliente servirá para realizar este control.

Visualizar Documento


En el caso de que no tengamos marcada la opción Permite envío factura electrónica en la ficha del Clientedestinatario de la factura, se mostrará un aviso, ya que es necesario tener la autorización expresa del destinatario para realizar el envío de un documento electrónico. La configuración en la ficha del cliente servirá para realizar este control.

Importante


Importante


Aviso de Autorización para el envío de facturas electrónicas

En el proceso de Firmado y Cifrado del Documento Electrónico se utilizará el Certificado Digital, dependiendo del tipo de instalación realizada es posible que se solicite la Clave Privada para completar el proceso.

Solicitud de Clave Privada

Una vez Firmado y Cifrado el Documento Digital, se procederá al envío del Correo Electrónico, durante este proceso es posible que nuestra aplicación de Correo Electrónico nos solicite Permiso para que una tercera aplicación realice en envío, deberá dar autorización contestando Si al siguiente mensaje:

Solicitud de Clave Privada

Por último deberá abrir su herramienta de Correo Electrónico para que los correos electrónicos sean enviados. El proceso habrá Finalizado y el Documento habrá sido enviado. En la Bandeja de Elementos Enviadospodrá ver cada uno de los correos enviados con sus documentos firmados. Podrá visualizar los documentos firmados mediante la herramienta Sage eVisor.

Envío CECA

Esta opción es una forma de envío de Facturas electrónicas. La Plataforma CECA (Confederación Española Cajas Ahorro), nos permite hacerlo de la siguiente forma.

En la opción de envío, tenemos que elegir la opción CECA.

Una vez que aceptamos y si la exportación es correcto, nos presenta un informe de incidencias.

Ahora nuestra factura estará lista para enviar a la Plataforma CECA. Para ello debe disponer de un usuario y contraseña para realizar con éxito el envío.

Una vez que la plataforma haya recibido sus envíos le notificará si han sido realizados o no satisfactoriamente.

Reenvío

Podrá realizar el Reenvío de un Documento Electrónico siempre que previamente este completado correctamente el proceso de Envío.

Este proceso no vuelve a firmar el documento, si necesita volver a firmar el documento electrónicamente porque la firma utilizada no era la correcta o porque necesita modificar los datos de la factura, deberá realizar un Cambio de Estado a No Firmada y a No Exportada XML/UBL y volver a realizar el proceso de Envío desde el inicio.

Cambio de estado a No Firmada

Cambio de estado a No Exportada XML/UBL

Reenvío

Para reenviar un Documento Electrónico, nos situaremos sobre el Documento que necesitemos reenviar y daremos al botón Reenviar:

La aplicación buscará el fichero del documento electrónico y mostrará un mensaje de Correo Electrónico con el E-Mail del Cliente destinatario y adjuntando el fichero firmado previamente en el proceso de Envío. En este proceso, al realizarse documento por documento, podrá modificar el contenido del correo electrónico.

Reenvío de Documento Electrónico

Sage eVisor

La herramienta Sage eVisor se ha desarrollado para facilitar el tratamiento de los ficheros de los Documentos Electrónicos. Va dirigida a usuarios de Aplicaciones Sage y a los Destinatarios de Documentos Electrónicos emitidos desde las Aplicaciones Sage.

Las principales funcionales son:

l Visualización de Documentos Electrónicos

l Comprobación de los Datos de la Firma

l Gestión de la Respuesta al Remitente: Aceptación, Rechazo o Comentario.

l Extracción del fichero original firmado

Abrir

La aplicación sage eVisor soporta ficheros emitidos por Aplicaciones Sage, en formato *.F64 y por Aplicaciones Sage Logic Control en formato *.LCF.

Para Abrir un documento electrónico realice un doble clic sobre el fichero o desde el menú Archivo \ Abrirbusque el fichero y de Abrir. El proceso puede tardar unos segundos ya que tiene que comprobar los datos de la firma, extraer el fichero y aplicar una plantilla para su correcta visualización

Cargando datos

La pantalla se divide en dos partes:

l Factura, se mostrarán los datos del Documento Firmado, mediante una plantilla que transforma del XML/UBL o mediante formato Acrobat PDF.

l Firma, se podrán consultar los datos de la Firma: Emisor, Huella Digital, Validez de la Firma o la Fecha y Hora del Firmado.

Es posible abrir varios Documentos Electrónicos a la vez. Puede visualizar varios documentos pulsando en las pestañas en la parte superior, con el número de documento.

Extraer

Esta opción permite obtener el fichero original de un Documento Digital. Al acceder a esta opción se mostrará un explorador, deberá seleccionar el formato de fichero, Sage, formato *.F64 o Sage Logic Control formato *.LCF. Una vez elegido el formato, deberá buscar el fichero en su disco y dar a la opción Extraer. El fichero se extraerá por defecto en el directorio de instalación de Sage eVisor.

Importante

Los Emisores de Documentos Electrónicos tienen la obligación de facilitar las herramientas necesarias para leer el contenido de los Documentos Electrónicos. En el E-Mail emitido para las aplicaciones Sage se adjunta una dirección web donde descargar el Sage eVisor. Si recibe Documentos Electrónicos en otro formato deberá ponerse en contacto con el Emisor para que le facilite una herramienta con la que visualizar el contenido de los Documentos.

Extraer fichero

Guardar como

Esta opción estará activa siempre que estemos visualizando un Documento Electrónico desde el Sage eVisor. Guardar como nos permite guardar el Documento Digital con otro nombre y en otra ruta sin perder la información de la Firma Digital.

Responder al Remitente

Esta opción nos permite enviar un Correo Electrónico de respuesta al Remitente del Documento Electrónico desde la propia herramienta Sage eVisor.

El menú Responder tiene tres opciones

l Documento Aceptado, esta opción lanzará un correo electrónico con los datos con el Nº de Documento Electrónico al Remitente indicando la aceptación del Documento.

l Documento Rechazado, esta opción mostrará una ventana tipo texto donde se puede indicar la causa del rechazo. Esta información se incluirá en el correo electrónico enviado al Remitente del Documento Digital.

l Comentario, esta opción mostrará una ventana tipo texto donde se puede indicar un comentario que será enviado por correo electrónico al Remitente del Documento Digital.

Añadir una factura rectificativa

n Factura rectificativa aplicando un Rappel.

n Realizar una factura rectificativa cuando se produzca una devolución de mercancías.

n Solamente reflejando la rectificación en la Factura Rectificativa.

n Realizando la factura tal y como tenía que haber sido con la rectificación incluida.

<< Volver a teoría

Rappels

Pasos a seguir para dar de alta una factura rectificativa para realizar un rappel:



l Cliente: Donde podremos introducir un cliente de contado o seleccionar la lupa y elegir el cliente al que se le aplicará la rectificación

l Tipo de Factura a Rectificar: Se podrá elegir entre facturas origen o fracturas ya rectificadas, para realizar su rectificación. Si el usuario selecciona factura rectificativa, sólo podrá indicar una única factura rectificativa a rectificar y no estará activa la acción filtro.

l Razón: donde se seleccionará el motivo de la rectificación de la/s facturas a rectificar.

l Causa: Campo obligatorio donde se expondrá el motivo por el cual se emite la factura rectificativa.

l Traer Líneas de Facturas a Rectificativas: En este caso, al realizar una factura rectificativa mostrando sólo la rectificación, luego no se marcará esta casilla de validación.

l Aplicar promociones vigentes: Se aplicarán las promociones vigentes introducidas en el menú Sistemas, opción Promociones en la fecha y datos de la factura rectificativa y se pedirá confirmación de aplicación al usuario según la configuración de cada promoción.



Para realizar el rappel no se tendrá que introducir la factura original, acudiendo directamente a la pantalla Detalle de Facturas Rectificativas a Clientes, introduciendo la rectificación.


Para introducir las líneas del rappel pulsaremos en Añadir y en el primer campo pulsaremos intro, para introducir un servicio:


Se recomienda que las unidades vayan en negativo y la cantidad del precio vaya en positivo.


ProductoObserva que el campo producto no tiene búsqueda, se abre un campo de texto libre en el que introducirá la descripción correspondiente a la rectificación. Añadirá solo líneas de servicio. Es recomendable que se especifique el período de tiempo en el que se aplica el rappel.




EjemploNuestra empresa compra en tres ocasiones las cantidades de 1500, 2000 y 3000 unidades de producto a otra empresa, la cual tiene como propuesta que si alguno de sus clientes supera la cifra de 5000 unidades vendidas le aplicará un descuento de 1000 unidades monetarias.

Introducirá los datos correspondientes de unidades, precio de venta, % dto, dto. lineal, % comisión.

En esta pantalla se elegirá aquellos artículos a rectificar, y se irán añadiendo líneas de rectificación en la pantalla Detalle de Facturas Rectificativas a Clientesteniendo la opción de ordenarlos por número de referencia o por descripción

Una vez introducidas las líneas nuevas la pantalla de Detalle de Facturas Rectificativas a Clientes quedara de la siguiente forma:

Detalle de Facturas Rectificativas a Clientes

Una vez aceptado rappel se visualizará la factura con la rectificación, si actualizamos, se comprobará el nivel de riesgo estipulado por el usuario con ese cliente, si el nivel sobrepasa lo estipulado se visualizará un aviso advirtiendo al usuario de este suceso, si esto no ocurre, a Factura Rectificativa estará concluida

Se generan los recibos correspondientes por un importe igual a la factura rectificativa.


Importante


Devolución de Mercancías.

- Sólo reflejando la rectificación del abono

Para realizar una factura rectificativa asociando uno o varios abonos y plasmar solamente la rectificación del abono o de los abonos se deberán seguir los siguientes pasos:







l Traer Líneas de Facturas a Rectificativas: En este caso, al realizar una factura rectificativa mostrando sólo la rectificación del abono o de los abonos, luego no se marcará esta casilla de validación.








Importante


Importante


EjemploNuestra empresa vende a otra empresa, productos por valor de 19.20 €, más tarde se realiza una devolución que queda constatada en el registro de abonos, por valor de 14.60 €. El propósito de nuestra empresa es hacer una factura rectificativa por valor del abono.

En este momento añadiremos los abonos asociados.


Si se introduce una o varias facturas podremos acceder a la barra de herramientas de Abonos Asociados si pulsamos el botón Añadir podremos visualizar esta pantalla:

Búsqueda Incremental de Abonos

Si introducimos el abono la pantalla de Altas de Facturas Rectificativas quedaría de la siguiente manera:


Pulsamos en siguiente para visualizar la pantalla de Detalle de Facturas rectificativas a Clientes donde aparecerán las líneas informativas de la factura y del número de abono y la línea de rectificación del abono asociado:

Detalle de Facturas rectificativas a Clientes

Si asociamos abonos la aplicación no dejará añadir más líneas ni rectificar la factura.

Sólo restará pulsar el botón Actualizar y la Factura Rectificativa estará finalizada.

Devolución de Mercancías.

- Realizando la factura tal y como tenía que haber sido con el abono incluido

Para realizar una factura rectificativa asociando uno o varios abonos y plasmar la factura tal y como tenía que haber sido con el abono incluido deberán seguir los siguientes pasos:







l Traer Líneas de Facturas a Rectificativas: En este caso, al realizar una factura rectificativa mostrando como tenía que haber sido con el abono incluido deberán marcar esta casilla de validación.


Se podrán añadir las facturas a rectificar previamente introducidas en el menú Facturación opción Facturas, en este menú podrá añadir una o varias Facturas a Rectificar, en el caso de añadir varias debe coincidir el descuento especial, descuento por pronto pago, el recargo financiero, el régimen de IVA. y el porcentaje de IRPF. de las facturas a rectificar con el de la original, ya que si no puede provocar diferencias en los importes totales.






Importante


Importante


EjemploNuestra empresa vende a otra empresa, productos por valor de 19.20 €, más tarde se realiza una devolución que queda constatada en el registro de abonos, por valor de 14.60 €. El propósito de nuestra empresa es hacer una factura rectificativa como tenía que haber sido con el abono incluido.

En este momento añadiremos los abonos asociados.


Si se introduce una o varias facturas podremos acceder a la barra de herramientas de Abonos Asociados si pulsamos el botón Añadir podremos visualizar esta pantalla:

Búsqueda Incremental de Abonos

Si introducimos el abono la pantalla de Altas de Facturas Rectificativas quedaría de la siguiente manera:


Pulsamos en siguiente visualizaremos la factura con todas sus líneas:


Si asociamos abonos la aplicación no dejará añadir más líneas ni rectificar la factura.

Sólo restará pulsar el botón Actualizar y la Factura Rectificativa estará finalizada.

Generar un abono de una factura

Para generar un abono con los datos de una factura, tendremos que entrar en nuestra aplicación de Gestión, en la opción Facturación, opción Abonos y seguir los siguientes pasos:

- Pulsar en el botón añadir, se abrirá la siguiente ventana:

Detalle de abonos a clientes

Nº Abono

Primer campo que se encontrará en el abono. Estará inactivo ya que el programa irá asignando este número automáticamente.

Estado

Indicará si el abono se encuentra contabilizado o no. No es un campo accesible al usuario y se irá actualizando automáticamente al pasar los abonos a contabilidad.

Fecha

Día, mes y año en el que se efectuará el abono. Por defecto esta fecha es extraída del reloj interno de su ordenador.

NºFactura

Este campo solo está visible cuando añadimos un abono. En dicho campo debemos introducir el número de la factura para generar el abono, si no lo conocemos podemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la lupa, seguidamente se abrirá una ventana con todas las facturas, seleccionaremos la factura. Al asignar la numeración, automáticamente se rellenarán todos los datos de la ventana detalle de abonos con los datos de la factura, estos datos los podemos modificar.

<< Volver a teoría

Importante

El programa irá proporcionando la numeración automática y correlativamente, ya que los abonos son documentos legales que necesariamente requieren este tipo de numeración. La anulación de un abono dejará un hueco en esta numeración que el programa asignará al siguiente abono. Si en ese momento el usuario cambia manualmente el número de abono, con cualquier finalidad, en la carpeta Contadores, del apartado Personalización, de la opción Entorno del Sistema, del menú Útil,posteriormente el programa no asignará automáticamente esos números de abono que habían sido borrados y será responsabilidad del usuario tener la numeración de un modo correlativo y sin huecos. Actúe con precaución.

Detalle de abonos a clientes

Ahora ya tenemos un abono de una factura, no obstante si queremos añadir una línea de artículo, debemos pulsar el botón añadir de la barra de herramientas de la ventana Detalle de abonos de clientes.

En la impresión de informes visualizamos los importes de los abonos en negativo. la visualización de los recibos que genere el abono en la ventana de recibos de clientes, se diferencian de los recibos de las facturas, porque los abonos no tienen una serie asociada a su numeración.

Importante

Esto no significa que el abono esté relacionado con la factura que se ha introducido.

Importante

No podrán borrarse ni modificarse abonos que ya estén contabilizados. Los abonos generan recibos. La cuenta contable a la que se transpasarán los abonos debe definirse en el campo "Abonos Clientes" en la carpeta ContaPlus del apartado Personalización en la opción Entorno del sistema del menú Útil.Los abonos decrementan el riesgo alcanzado del cliente por el importe total del abono. Al actualizar el abono, se actualiza el stock del producto con las unidades de las líneas en el campo Acum. Salidas de la carpeta Stock de la opción artículos.

Envío de documentos por e-mail

Además de poder visualizar los documentos por pantalla e impresión, también podremos enviar nuestros documentos por e-mail a la dirección del cliente, cuando se trate de documentos de ventas, y añadiremos la dirección en la propia ventana de selección de impresión de documentos cuando se trate de una orden de producción.

Impresión de documentos

En esta ventana debemos rellenar lo siguiente:

Documento Inicial

Por defecto estará relleno con el código del documento sobre el que esté situado. Este campo lo podemos modificar, e introducir el código de otro documento que exista en la tabla.

Documento Final

Por defecto estará relleno con el código del documento sobre el que esté situado. Este campo lo podemos modificar, e introducir el código de otro documento que exista en la tabla.

F. Pago

Por defecto está vacío, se puede modificar e introducir la forma de pago por el que quiere filtrar. Esta forma de pago debe estar previamente definida en la tabla Formas de pago de la opción Tablas Generales del menú Sistema.

Enviar a e-mail

Marcamos este campo, aceptamos los datos introducidos en el filtro y aparecerá la siguiente ventana:


En esta ventana visualizaremos los documentos que reúnen las condiciones introducidas en el filtro, por defecto estarán todos los documentos marcados, pudiendo seleccionar o deseleccionar con los botones Sel. Todos, Selección.

Por defecto, en la columna e-mail visualizaremos la dirección de correo asignada a este cliente en su ficha.

<< Volver a teoría

E-mail. Clientes

Podemos añadir una nueva dirección o modificar la existente desde esta ventana, para ello debemos situarnos sobre la columna e-mail del documento que queremos cambiar o añadir la dirección, pulsar clic con el ratón y se editará la columna pudiendo asignar la dirección correcta. Si el documento que queremos enviar es una orden de producción la columna destinada al e-mail estará vacía, debemos introducir la dirección como hemos explicado anteriormente.

Modificar columna e-mail

Asunto

Introduciremos el asunto para el envío del e-mail.

También tendremos un apartado donde añadir un pequeño texto en el caso que lo necesitásemos.

A través del botón "Enviar", enviará el documento a la dirección de correo indicada, y al gestor de productos de correos predeterminado, (según el producto de correo mostrará una pequeña ventana, preguntándole si desea enviar el mensaje) enviará a la bandeja de salida un correo por cada uno de los documentos seleccionados.

Una vez enviado el e-mail, en la tabla de facturas a clientes, visualizará seleccionada la columna de impresión con un aspa de color azul del documento que se ha enviado.

Liquidaciones

Se utilizará esta opción y las vinculadas a ella para efectuar liquidaciones a los agentes comerciales.

Disponemos del siguiente botón:



Introducción de liquidaciones

Número de Liquidación

Este campo no será accesible al usuario, ya que el programa se encarga mediante un contador interno de llevar una numeración correlativa, por lo tanto su introducción es automática.

Fecha

Día, mes y año en el que se efectuará la liquidación. Debe saber que por defecto esta fecha es extraída del reloj interno de su ordenador. Podrá aceptar esta fecha o modificarla a su gusto.

Agente

Código del agente al que se le realizará la liquidación. Debe estar previamente definido en la opción Agentes del menú Sistema.

Tras introducir el agente al que se le realizara la liquidación de sus ventas, el programa mostrará un cuadro de diálogo que contiene la información necesaria para la liquidación.

Los campos que contiene este cuadro son:


Fecha Documento Inicial

Fecha inicial desde la que se empezarán a recopilar las facturas en las que el agente haya intervenido y en las que tiene comisión.

Fecha Documento Final

Fecha final hasta la que se recopilarán las facturas en las que el agente haya intervenido y en las que tiene comisión.

Parámetros de Selección

¡ Sólo Facturas NO Liquidadas

¡ Sólo Facturas Pagadas

<< Volver a teoría

¡ Sólo Facturas Comisión distinto de 0

Estas tres opciones no son excluyentes, pudiendo utilizarse a la vez.

Facturas a Incluir

¡ Serie A

¡ Serie B

¡ Todas

Estas tres opciones son excluyentes, debiendo elegir entre una de ellas.

Si existen una o varias facturas que cumplan los requisitos solicitados, aparecerán en pantalla.

Detalle de liquidación a agentes


Base Comisionable

Suma de los importes finales de las facturas incluidas en la liquidación.

Total Liquidación

Suma de los importes calculados del porcentaje de comisión del agente sobre el total cada factura.

Además de estas facturas, se podrá añadir manualmente otras a la liquidación, si fuera necesario. Para ello utilizaremos el botón Añadir situado en la parte inferior de la pantalla.


Introducción de facturas a la liquidación

Número de Documento

Puesto que pretendemos añadir una factura deberemos indicar en este campo la serie, es decir, A/ o B/ y el número de factura.

Fecha

Fecha de la factura. No es accesible por el usuario.

Cliente

Se reflejará el código y descripción del cliente al que pertenece la factura que se esté añadiendo a la liquidación. No es accesible por el usuario.

Base Comisionable

Aparecerá el importe total de la factura y permitirá modificarlo, si fuera necesario.

% Comisión

Aparecerá la comisión del agente en esa factura y también permitirá su modificación, en caso necesario.

Automáticamente, se obtendrá un último campo con la multiplicación del importe total de la factura por el porcentaje de comisión de esa factura para el agente.

Total Comisión

Es el importe de la comisión del Agente.

Así se irán introduciendo tantas facturas como se quieran añadir a la liquidación. Para grabar esta liquidación deberá pulsar el botón Actualizar.

Se dispone también de un botón denominado Comentarios con el cual se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicha liquidación de manera que en la impresión de la misma, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.

Importante

La base comisionable de la factura será por defecto la suma de las bases imponibles de la factura (importe neto) menos el importe de los portes. Podemos incluir a la base comisionable el Dto. P.P. y/o el Dto. Especial. Esto lo configuramos en la carpeta Cálculo apartado &Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.


1. Configuración del período de garantía

Para realizar una gestión de Garantía, antes tendremos que tener configurado un periodo de garantía en los artículos con garantía. Para ello podemos realizarlo desde:

Familias:

Una forma rápida de asignar el período de garantías a sus artículos es a través de las familias, introduzca el período de garantía correspondiente a las familias y automáticamente todos los artículos asociados a la misma, llevarán asignados este período.

Familias

Confirmar la actualización del período de garantía para todos los artículos pertenecientes a la familia

Confirmación de actualización

Artículos

O directamente desde cada uno de los artículos, modificando el período de garantía manualmente

<< Volver a teoría

Confirmación de actualización

2. Venta del artículo

La venta del artículos mediante la Factura se realizará normalmente, como hasta ahora. La propia factura servirá como justificante de garantía. Aún así se podrá entregar un justificante según las necesidades de cada usuario

3. Gestión de Garantía

A esta opción la utilizaremos cuando una vez vendido el artículo en garantía se produzca algún tipo de incidencia que debamos gestionar:

n Devolución

n Sustitución

n Reparación


Selección de documentos para gestión de garantías

Deberemos previamente localizar la venta, para ello tenemos varios campos para realizar un filtro, por Referencia del artículo, fecha o número de documento serán los más directos.

Una vez indicados los criterios de filtro, pulsaremos Filtrar y se mostrarán todas aquellas líneas de venta que cumplan las condiciones del filtro y que previamente no se hayan utilizando en la Gestión de Garantía.

Nota Si necesita cambiar el período de garantía de un artículo respecto al periodo de garantía inicial, puede añadir en este momento la gestión de garantía y modificar el período para gestionar en un futuro las incidencias.

NotaEn el caso de que no aparezca la línea buscada es probable que se haya gestionado anteriormente su garantía. Acceda directamente a la tabla de gestión de garantía y localice la línea correspondiente para añadir nuevas incidencias

Una vez localizada la línea a gestionar, deberemos seleccionar una línea y pulsar el botón:

Al pulsar sobre este botón visualizará la siguiente ventana:


Podremos modificar el período de garantía respecto al valor por defecto desde esta ventana. Una vez modificado puede añadir incidencias (devolución, sustitución o reparación) simplemente dar a Salir y se guardará el registro."

Para añadir el tipo de operación que se efectúa con la garantía pulsaremos el botón Añadir de la barra de herramientas. Al añadir, se pedirá el 'Tipo de Operación'

Tipo de operación a realizar

Primero deberá indicar el Tipo:

n Devolución

Se controlará el período de garantía y la cantidad ya devuelta. El abono correspondiente y las devoluciones deberán realizarse independientemente de la gestión realizada desde la Gestión de Garantía

Detalle de garantías

n Sustitución

Después de añadir el registro de la sustitución deberá emitir manualmente el documento correspondiente para la salida y en su caso también la entrada, el artículo entregado y sustituido respectivamente. Cuando se indique un período de tramitación, las unidades gestionadas aumentarán un período de garantía en estos días


n Reparación

Se podrán indicar gastos asociados y la causa de la reparación. Cuando se indique un período de tramitación, las unidades gestionadas aumentarán un período de garantía en estos días


Y segundo, el Origen:

n Directa

En el caso de que se vayan a gestionar unidades que no se han gestionado anteriormente

n Sustitución previa

En el caso de que se vayan a gestionar unidades que se han sustituido anteriormente. Debe indicar como origen las unidades correspondientes, ya que si indicó días de tramitación, la garantía no será la de la línea origen

Se mostrará una ventana para que seleccione la línea tipo "sustitución" origen de la incidencia


n Reparación previa

En el caso de que se vayan a gestionar unidades que se han reparado anteriormente. Debe indicar como origen las unidades correspondientes, ya que si indicó días de tramitación, la garantía no será la de la línea origen

Se mostrará una ventana para que seleccione la línea tipo "reparación" origen de la incidencia


Trazabilidad

l ¿Qué es trazabilidad?

l Trazabilidad a través de las propiedades

l Trazabilidad a través de la captura de información en los documentos

l Campos definibles de familias y artículos

l Etiquetas de artículos

l Trazabilidad desde fábrica

l Consulta de trazabilidad

¿Qué es trazabilidad?

"Se entiende como trazabilidad aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas”.

"La posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución de un alimento, un pienso, un animal destinado a la producción de alimentos o una sustancia destinados a ser incorporados en alimentos o piensos o con probabilidad de serlo."

¿Por qué es obligatoria?

Con la entrada en vigor el 1 de enero de 2005 de los artículos 18 y 19 del Reglamento (CE) Nº 178/2002 sobre Seguridad Alimentaria, se establece la obligatoriedad de tener un sistema de trazabilidad de los alimentos, los piensos, los animales destinados a la producción de alimentos y de cualquier otra sustancia destinada a ser incorporada en un alimento o un pienso, o con probabilidad de serlo.

Para tal fin se pondrán en práctica sistemas y procedimientos que permitan poner esta información a disposición de las autoridades competentes si éstas así lo solicitan.

¿Quién está obligado?

Los explotadores de empresas alimentarias y de empresas de piensos deberán poder identificar a cualquier persona que les haya suministrado un alimento, un pienso, un animal destinado a la producción de alimentos, o cualquier sustancia destinada a ser incorporada en un alimento o un pienso, o con probabilidad de serlo.

Es decir, las empresas alimentarias deben poder identificar a cualquier persona o empresa que les haya suministrado alguno de estos productos y deben poder identificar a aquéllas a las que éstos les hayan suministrado.

¿Cómo debe implementarse?

Para ello, es obligatorio poner en práctica sistemas y procedimientos de identificación para estar en condiciones de facilitar esta información a las autoridades competentes, en caso de que éstas le requieran la citada información.

La trazabilidad, por tanto, es un conjunto de herramientas que permite llevar un control de todos los movimientos de entrada, internos y de salida de las mercancías utilizadas. Este sistema tiene que ser capaz de ofrecer toda la información sobre cualquier producto desde que llega a nuestro sistema, hasta que sale, ya sea en las mismas condiciones o transformado. Además esta información debe ser transmitida a quién recibe los productos para continuar la trazabilidad

Trazabilidad a través de las propiedades

Los sistemas de Trazabilidad están basados en la perfecta identificación de los artículos y sus unidades de stock, tanto de los artículos que entran en almacén, como los vendidos o transformados. La codificación básica de los artículos se basa normalmente, además de en una Referencia, Código de Barras y Descripción, en un Número de Lote o número de serie de fabricación y en una Fecha de Caducidad, fecha de consumo preferente o fecha de producción, según las necesidades.

Ventajas de la captura de datos de trazabilidad a través de las propiedades

l Permite una diferenciación de las unidades en stock por los datos de trazabilidad, Nº Lote y Fecha de Caducidad.

l Deberá utilizarse cuando la mercancía deba identificarse en todos los movimientos de stock realizados dentro de la aplicación. Es decir, si un artículo se compra, identificándose con Nº de lote y con Fecha de caducidad, este mismo artículo deberá también ir identificado por estas mismas características al venderlo.

Veremos a continuación los pasos a seguir para, utilizando Propiedades, conseguir la configuración para hacer posible esta codificación en todos aquellos artículos afectados por un Control de Trazabilidad.

1. Codificación Propiedades

El primer paso para poder llevar la trazabilidad de nuestros artículos es codificar la información que vamos a guardar en los artículos, para ello vamos a empezar creando dos propiedades: Lote y Fecha de Caducidad.

Propiedad Tipo Lote

La primera propiedad que necesitaremos en todo sistema de trazabilidad es el número de lote o número de serie de fabricación. Esta propiedad nos permitirá identificar un conjunto de unidades de stock con iguales características.

En el menú Sistema \ Tablas Generales \ Propiedades, añadimos una propiedad. La identificaremos con un código, por ejemplo, LOTE, una descripción, por ejemplo, Número de lote, y un literal, Lote, que nos servirá para identificar la propiedad en los documentos.

Propiedad tipo lote

Marcaremos además la opción Permitir duplicados en almacén, lo que nos permitirá tener más de una unidad en stock con el mismo Número de Lote o Serie.

Propiedad Tipo Fecha

Importante

Cuando sólo necesitemos identificar las compras o entradas de mercancía en

almacén, utilizaremos la Trazabilidad a través de la captura de información en los documentos y no mediante las propiedades.

La segunda propiedad que necesitaremos si los productos que compramos, transformamos o vendemos tiene caducidad es la Fecha de Caducidad. Para ello, también desde Propiedades, añadimos una nueva propiedad. La identificaremos con un código, por ejemplo, CADUC, una descripción, por ejemplo, Fecha de caducidad, y un literal, Caducidad, que nos servirá para identificar la propiedad en los documentos.

Propiedad tipo fecha

Marcaremos además la opción Permitir duplicados en almacén, lo que nos permitirá tener más de una unidad en stock para una misma fecha de caducidad. Y además marcaremos el nuevo check Tipo fecha, lo que nos permitirá realizar una captura de propiedad utilizando un formato fecha dd/mm/aa.

2. Asociar las propiedades a las Familias

El segundo paso será asociar las propiedades que hemos añadido a las familias de los artículos que tenemos que tener un control de trazabilidad.

Nueva Familia

En el menú Sistema \ Tablas Generales \ Familias, añadimos una familia, indicando un código y descripción que nos ayuden a identificar fácilmente la familia. En los campos propiedades indicaremos los códigos de las propiedades añadidas anteriormente del tipo Fecha Caducidad y Número de Lote.

Familia con propiedades lote y fecha

Familia existente

Cuando ya tengamos una familia de artículos creada, pero necesitemos que los artículos pertenecientes a esta familia tengan un control de trazabilidad, podremos asociar las nuevas propiedades creadas a las familias, aunque los artículos ya tengan registros. En este caso deberemos identificar todos los movimientos realizados anteriormente con los artículos de la familia con unos valores iniciales.

Aviso al indicar una propiedad nueva en una familia existente

3. Trazabilidad en Artículos

Una vez que tengamos creadas las propiedades y las familias, el último paso será crear un artículo y asociarlo a la familia creada para que al utilizar el artículo en Stock, Compras, Fábrica y Venta poder indicar la fecha de caducidady el número de lote

Importante

Sólo podrá asociar propiedades a familias con una o ninguna propiedad.

Nota Los artículos pertenecientes a familias ya existentes, que ahora llevan asociadas las propiedades Fecha Caducidad y Número de lote, automáticamente tendrán dichas propiedades, sin necesidad de realizar ningún

otro paso más.

Trazabilidad a través de la captura de información en los documentos

En todas las etapas de la producción, la transformación y la distribución se tiene que identificar la trazabilidad de los alimentos, los piensos, etc. Cuando, por ejemplo, nuestros proveedores nos trasladen los datos sobre trazabilidad de los artículos que nos distribuyen, pero nosotros tengamos como destinatarios de esta mercancía a consumidores finales, deberemos llevar sólo trazabilidad de entrada e identificar los artículos mediante etiquetas en la venta. Para estos casos o cuando nosotros seamos el inicio de la cadena alimenticia podremos capturar la información sobre trazabilidad en los documentos, sin necesidad del uso de propiedades. De esta manera podremos hacer compatible el control de trazabilidad y nuestro propio sistema de control por propiedades.

Ventajas de la captura de datos de trazabilidad sin emplear propiedades

l Permite llevar un control de la trazabilidad de los movimientos de artículos a la vez que podemos llevar una identificación mediante propiedades para otras características de los artículos.

l Permite llevar la trazabilidad sólo en alguno de los movimientos de stock, es decir, es posible que necesitemos llevar un control al comprar, pero no al vender, ya que nuestros clientes sean consumidores finales o al revés.

Veremos a continuación los pasos a seguir para Capturar la información sobre trazabilidad en cada uno de los movimientos de stock en los que necesitemos identificar la trazabilidad.

Configuración en familias

Cuando para los artículos pertenecientes a una familia necesitemos capturar la información sobre Trazabilidad, deberemos configurar la nueva opción Capturar información de trazabilidad. Esta configuración nos habilitará para cada movimiento con artículos una opción para indicar los datos de trazabilidad.

Podremos definir además con qué literales queremos que se solicite cada campo:

l Fecha: el literal para el campo fecha de la trazabilidad, por ejemplo: Caducidad, Cons Pref. o F. fabric.

l Lote: el literal para el campo lote de la trazabilidad, por ejemplo: Lote, Nº Serie o Matrícula.

Importante

Cuando necesitemos llevar un control completo de las unidades en stock, diferenciándolas por el Nº de lote y la Fecha de caducidad, deberemos utilizar

la Trazabilidad a través de las propiedades.

Familia con captura de trazabilidad

Una vez configurada la familia del artículo podremos capturar la información sobre Trazabilidad:

Captura de datos de trazabilidad

Esta información se podrá capturar en las siguientes opciones:

1. Documentos de Compra

Al recibir la mercancía de nuestros proveedores, desde las líneas de documentos de compra, tendremos una nueva opción para indicar los datos de trazabilidad de la entrada en almacén.

2. Documentos de Venta

Al enviar mercancía de nuestros clientes, según las características de la venta, podremos indicar los datos de trazabilidad para que quede registro de la salida de mercancía de nuestro almacén y a la vez tener la posibilidad de trasladar la información sobre trazabilidad a nuestro cliente.

3. Captura de datos Stock de Artículos

Cuando añadamos o modifiquemos el stock de nuestros artículos manualmente, desde el propio artículo, se nos dará la posibilidad de indicar los datos de trazabilidad de las unidades modificadas. Esta información se guardará en el histórico de movimientos de almacén.

4. Sistema Simplificado de Entradas en Almacén

Cuando se capturen datos de stock, se dará la posibilidad de indicar los datos de trazabilidad de las

nuevas unidades. Esta información se guardará en el histórico de regularización de almacén.

5. Movimiento de stock entre almacenes

Cuando se realice un movimiento de stock entre dos almacenes, se dará la posibilidad de indicar los datos de trazabilidad de las unidades movidas. Esta información se guardará en el histórico de movimientos de almacén.

6. Regularización de almacén

Cuando se realice una regularización del stock de nuestros almacenes, podremos indicar los datos de trazabilidad del movimiento de salida o entrada realizado. Esta información se guardará en el histórico de movimientos de almacén.

7. Ordenes de Producción

Se podrán indicar los datos de trazabilidad tanto por las unidades de Producto Final como en las unidades de Componentes de las ordenes de producción.

8. Etiquetas de artículos

Se podrán indicar los datos de trazabilidad para cada una de las etiquetas de artículos desde la opción de Filtro de etiquetas en artículos.

9. Plantillas de documentos

Se podrán indicar los datos de trazabilidad para cada una de las líneas de artículos de las plantillas. Esta información se utilizará para la generación de albaranes o facturas.

Campos definibles de Familias y Artículos

Utilizaremos los diez Campos Definibles por Familia para recoger toda aquella información necesaria para la correcta identificación de los artículos sujetos a Trazabilidad. Estos campos informarán sobre características genéricas del propio artículo, al contrario que el Número de Lote y la Fecha de Caducidad, que identifican determinadas unidades del artículo, diferenciándolas.

Campos definibles en Familias

Para cada familia se pueden definir hasta diez Campos definibles. Lo que definiremos aquí en Familias serán los Campos, no los Valores de los campos, que los llevarán directamente los artículos. Por ejemplo, el campo definible 1ºpuede ser Conservación y después en los diferentes artículos pertenecientes a esta familia, el valor para el campo definible 1º puede ser, por ejemplo, Frío, Lugar fresco, etc.

En función del tipo de mercancía que se compre, venda o transforme, así nos veremos afectados por diferentes obligaciones para identificar las distintas características de los artículos.

Por ejemplo pueden ser obligatorias la identificación de las siguientes propiedades:

l Denominación del artículo, tipo de artículo.

l Ingredientes, se pueden utilizar varios campos definibles según la cantidad de ingredientes.

l Cantidad neta, para productos envasados.

l Condiciones de conservación.

l Lugar de origen.

l etc.

Campos definibles en familias

Campos definibles en Artículos

Una vez definidos los Campos definibles en Familias podremos dar valor a cada uno de estos campos en los artículos de dichas familias.

Los campos definibles serán imprimibles en las Etiquetas de Artículos y en los cuerpos de documento (líneas) de los documentos de Compra y Venta.

Etiqueta de Artículos

Una de las partes más importantes en todo proceso de gestión de Trazabilidad es la correcta identificación de todas las características de los artículos afectados mediante Etiquetas.

Utilizaremos la opción de Etiquetas de Artículos, dentro de la propia opción de Artículos del menú Sistema. Vamos a ver como se configuran y como seleccionar el filtro de impresión para que tomen valores de las entradas o del stock de nuestros almacenes.

Formato de impresión de Etiqueta

En el menú Útil \ Entorno del sistema \ Documentos , podremos definir qué campos queremos incluir en la etiqueta de artículos. Por ejemplo los campos que podríamos necesitar serían los siguientes:

l Identificación del artículo, podemos seleccionar la Referencia, la Descripción, la Descripción Larga o el Código de Barras.

l Datos adicionales, podemos seleccionar los Campos Definibles de la familia del artículo correspondiente o el Comentario del artículo.

l Precios, se pueden incluir los Precios de Compra, el PVP, el Precio Mayorista o el PVP y Precio Mayorista IVA incluido.

l Datos de la Empresa, datos de nuestra empresa, como el Nombre Fiscal, el CIF o la Dirección.

l Propiedades, podemos seleccionar imprimir 1 o 2 propiedades. Estos campos permitirán imprimir la Fecha de Caducidad y el Número de Lote identificados como propiedades del artículo, así como cualquier otro tipo de propiedad que tenga definido el artículo.

l Formato de envasado.

l etc.

Filtro de impresión de Etiquetas

Una vez configurada nuestra Etiqueta, desde Sistema \ Artículos \ Etiquetas se podrán imprimir las etiquetas para nuestros artículos. El primer paso será Filtrarlos artículos y el valor de sus propiedades para los que queremos imprimir etiquetas. Desde la ventana de Impresión pulsaremos Filtro.

Se nos mostrará un lista de los artículos y seleccionaremos el artículo que queremos imprimir. Si el artículo tiene propiedades tipo Fecha caducidad y Número de Lote podremos definir el número de etiquetas a imprimir y los valores que queremos que tomen esas etiquetas para la Fecha de caducidad y Número de Lote de dos maneras:

l Valor, se mostrará una matriz con todas las combinaciones que existen de Fecha caducidad y Lote para el artículo seleccionado. Podremos indicar el número de etiquetas de cada combinación para imprimir

l Stock / Compras, podemos también utilizar un Albarán de Compras o el Stock para que imprima una etiqueta para la combinación de Fecha Caducidad y Número de Lote basándose en los valores de estas propiedades existentes en un Albarán de Compras o en el Stock. En este caso el número de etiquetas será el número de unidades en stock o en las líneas del albarán.

Cuando la Trazabilidad se haya capturado sin utilizar propiedades, las

unidades de stock no estarán diferenciadas por lote y fecha de caducidad. En este caso podremos indicar los valores para cada artículo de Lote y Fecha, para la impresión de etiquetas. En el caso de necesitar imprimir etiquetas con datos diferentes de lote y fecha, deberemos ir modificando los datos desde el botón de trazabilidad antes de cada impresión.

Datos de trazabilidad para etiquetas

Una vez realizado el Filtro, volveremos a la ventana de impresión desde Salir del filtro y podremos seleccionar el Formato de Impresión de la Etiqueta y la impresora utilizada.

Trazabilidad desde Fábrica

Utilizaremos el módulo de Fábrica cuando necesitemos generar stock a partir de otros artículos. Cuando el artículo final o los componentes lleven información sobre trazabilidad, deberemos seguir los siguientes pasos para conseguir una correcta gestión de los datos de trazabilidad.

Tabla de Componentes

La tabla de componentes nos sirve para crear el modelo de fabricación de un determinado artículo. Podremos indicar cada uno de los componentes y las unidades utilizadas.

Cuando el componente indicado tenga iguales tipos de propiedades que el producto final, por ejemplo tengan ambos la propiedad color, podremos dejar en blanco el valor del campo propiedad Color en el componente y al hacer la orden de producción se rellenará automáticamente con lo que estemos fabricando. Para que se realice este proceso deberá marcar la opción valor de la propiedad igual a la del producto final.

Por el contrario si el componente no va a tomar valores de propiedades del producto final, por ejemplo para datos de trazabilidad, el nº de lote o la fecha de caducidad, donde el componente no tomará propiedades del producto final, en este caso no marcaremos la opción de valor de la propiedad igual a la del producto final.

Ordenes de producción

Cuando se soliciten las unidades a fabricar del producto final se solicitará información sobre los datos de trazabilidad. Si el artículo tiene propiedades tipo Lote y Fecha, la información de trazabilidad se solicitará a través de las propiedades.

Si por el contrario los datos de trazabilidad no se capturan con las propiedades, deberá indicar desde el botón trazabilidad el Lote y la Fecha con los que se generarán las unidades de stock del producto final al realizar el cierre de la orden de producción.

Botón de trazabilidad del producto final

Importante

Para que la información mostrada desde la Consulta de Stock sea clara y completa no es aconsejable generar desde una misma orden de producción unidades del producto final con diferentes datos de trazabilidad.

Trazabilidad

Podremos acceder a la Consulta de Trazabilidad desde la tabla de Artículos o desde la propia opción dentro del menú Facturación.

¿Cómo realizar los filtros para consultar datos?

La Consulta de Trazabilidad nos permitirá realizar una búsqueda dentro de todas las tablas de la aplicación, para mostrar información sobre la trazabilidad de un determinado artículo. Podremos realizar filtros por las siguientes características:

n Captura del código del artículo por Referencia o Código de Barras

n 1º propiedad, si el artículo tiene una familia con 1 o 2 propiedades, podremos indicar que nos muestre información sobre la trazabilidad de artículo para un valor determinado de la 1º propiedad. Puede servirnos, por ejemplo, para consultar la trazabilidad de un determinado Número de Lote o la Fecha de caducidad.

n 2º propiedad, si el artículo tiene una familia con 2 propiedades, podremos indicar que nos muestre información sobre la trazabilidad de artículo para un valor determinado de la 2º propiedad. Podemos filtrar por la 2º propiedad y por la 1º o por una sola de ellas, según el filtro que necesitemos. Puede servirnos, por ejemplo, para consultar la trazabilidad de un determinado Número de Lote o la Fecha de caducidad.

n Lote, si la familia tiene configurada la opción de Capturar información de trazabilidad, habremos tenido la posibilidad de ir indicando en cada registro de movimiento de stock y en los documentos, el número de Lote. Aquí podremos indicar que nos muestre la trazabilidad por el valor de un Lote determinado.

n Fecha, si la familia tiene configurada la opción de Capturar información de trazabilidad, habremos tenido la posibilidad de ir indicando en cada registro de movimiento de stock y en los documentos, la Fecha (de caducidad, por ejemplo). Aquí podremos indicar que nos muestre la trazabilidad para una fecha determinada.

n Desde fecha, hasta fecha, la consulta sólo tendrá en cuenta los documentos o registros realizados con fecha dentro del rango indicado.

n Almacén, la consulta filtrará sólo los movimientos realizados para un almacén.

n Proveedor, la consulta filtrará sólo los documentos de compra realizados con un proveedor.

n Cliente, la consulta filtrará sólo los documentos de venta realizados con un cliente.

Filtro de trazabilidad

¿Indicados los filtros y pulsando en el botón Consultar, qué información tengo?

Una vez indicados los filtros de la consulta podremos acceder a los datos pulsando en el botón Consultar. Se mostrará información sobre:

n Stock, situación de stock de artículo con las condiciones indicadas en el filtro

n Trazabilidad de Entrada

n Trazabilidad Interna

n Trazabilidad de Salida

Recuerda



Configuración de la pantalla para el terminal táctil

Para poder entrar en la pantalla de Tickets de venta del terminal Táctil, es necesario que previamente tengamos configurada dicha pantalla, con los elementos que la vayan a forma y las posiciones de los mismos dentro de la pantalla y esta este dada de alta en la caja de trabajo que seleccionemos.

Configuración de la pantalla táctil

Tendremos que entrar en nuestra aplicación de gestión siempre que dispongamos del módulo de terminal táctil, en la opción Útil \ Entorno de Sistema \ Captura de tickets.En esta ventana pulsar el botón "Configuración Táctil" con un clic de ratón. Se accederá a una pantalla como la que mostramos:

Configuraciones de Pantalla Táctil

Por defecto en la instalación se darán seis configuraciones distintas, tres para diestros y tres para zurdos, para tres resoluciones distintas de pantalla que tenga en Windows (640 por 480, 800 por 600 y 1024 por 768 píxeles).

Podrá añadir en su configuración de Teclas rápidas cualquiera de estas seis configuraciones si trabaja con este tipo de resolución, o duplicarlas y adaptarlas a su modo de trabajo.

Si no trabaja con este tipo de resoluciones o desea configurarla totalmente, pulse el botón de Añadir, se le abrirá una pantalla como la que mostramos:

Añadir configuración de Pantalla Táctil

En esta pantalla definiremos los siguientes campos:

n Código

En este campo daremos de alta un código numérico o alfanumérico identificativo de la configuración. Este campo es obligatorio. Si no da de alta un código no le permitirá configurar los elementos de la pantalla.

n Descripción

Campo donde si se desea se dará de alta una descripción representativa de la configuración

n Elementos de Pantalla

En este bloque encontrará un campo en el que situándose sobre la fecha y dar un clic de ratón sobre la misma o bien con los cursores hacia arriba o hacia abajo, irá visualizando todos los campos que podrá ir configurando. Estos campos harán referencia a un sólo campo, por ejemplo el campo "Visor" o a un bloque o caja de campos, por ejemplo "Pie", estará formado por todos los botones de acciones configurables en la pestaña "Pie" de la pantalla "Configuración de Teclas Rápidas". En función que el campo seleccionado este formado por un sólo campo o por un grupo de campos, tendremos que definir unas coordenada u otras de posicionamiento dentro de la pantalla táctil.

Elemento de pantalla "visor"

Elemento de pantalla "Botonera Principal"

n Coordenadas (PIXEL), el contenido de este bloque se irá actualizando en función al campo seleccionado en el apartado anterior de "Elementos de Pantalla".

En el mismo se podrán configurar los siguientes parámetros:

n Visible. El campo o caja seleccionada estará o no visible en el Terminal Táctil.

n Ver descripción. Si este campo esta seleccionado la descripción que acompaña a cada botón estará visible en el Terminal Táctil.

n Coordenada Vertical, distancia en pixeles existente entre el borde superior de la pantalla a la esquina superior izquierda del campo a posicionar.

n Coordenada Horizontal, distancia en pixeles existente entre el borde izquierdo de la pantalla a la esquina superior izquierda del campo a posicionar.

n Esquina superior izquierda del bloque o caja a posicionar:

n Coordenada vertical, distancia en pixeles existente entre el borde superior de la pantalla a la esquina superior izquierda de la caja o bloque a posicionar

n Coordenada Horizontal, distancia en pixeles existente entre el borde izquierdo de la pantalla a la esquina superior izquierda de la caja o bloque a posicionar.

n Esquina inferior derecha del bloque o caja a posicionar:

n Coordenada vertical, distancia en pixeles existente entre el borde superior de la pantalla a la esquina superior izquierda de la caja o bloque a posicionar

n Coordenada Horizontal, distancia en pixeles existente entre el borde izquierdo de la pantalla a la esquina superior izquierda de la caja o bloque a posicionar.

n T. Zoom, nos permitirá visualizar el campo en un tamaño u otro de zoom.

n Filas y columnas, número de filas y columnas que desea visualizar del campo seleccionado en el terminal Táctil

Coordenadas

1. Configuración del campo "Visor"

En el bloque de elementos de pantalla desplegamos el campo que tenemos visible y seleccionamos el campo "Visor".

En el apartado de Coordenadas de pantalla, marcamos la opción de "Visible", en coordenada vertical introducimos el número 27 y en el apartado de coordenada horizontal introducimos el número 286. Es decir posicionamos el visor para que aparezca en la pantalla a 27 píxeles del borde superior de la pantalla y a 286 píxeles del borde izquierdo de la pantalla.

Añadir Configuración Visor

Pulsamos el botón de "Previsualizar", tendremos visible la posición del campo "Visor" tal y como nos quedaría en la pantalla Táctil. Pulsando sobre el campo podremos moverlo, desplazando el cursor a otra posición. Al aceptar esta pantalla mediante el botón de "Aceptar", se grabarán las nuevas coordenadas de posición del elemento que se ha desplazado.

EjemploTenemos una resolución de pantalla de Windows de 640 X 480 pixeles. Entramos en la opción Últil \Entorno de sistema \ Captura de tickets \ Botón Conf.Tactil. Añadimos un nuevo registro mediante el botón "Añadir", en el campo código introducimos "123" si no existe, en la descripción el texto "Prueba para 640x480 píxeles".

Previsualización

A continuación aceptamos la pantalla de "Configuración de Pantalla Táctil".

En la pantalla "Configuración Captura Tickets", de la tabla Configuración captura de tickets añadimos un nuevo registro a la tabla mediante el botón "Añadir". En el campo "Código Configuración" introducimos el código 123, si no existe, en la descripción introducimos la misma "Prueba para 640 X 480 píxeles" y marcamos la opción "Terminal táctil", se habilitará la pestaña "Conf. Pant. Táctil".

Entramos en la carpeta "Conf.Pant.Táctil", en el campo de búsqueda "Configuración 1", pulsamos la lupa con un clic de ratón, accederá a la tabla de búsqueda, de "Configuraciones de pantalla Táctil", seleccionamos y pegamos el registro con el código "123", en nuestra carpeta y aceptamos la configuración.

Configuración de teclas rápidas. Conf. Pantalla Táctil.

Accedemos a la opción Global \ Cajas ,modificamos una de las cajas existentes o añadimos una nueva. En el campo de búsqueda "Conf. C. Táctil", pulsamos con un clic de ratón su lupa, y seleccionamos el registro, con el código 123 y descripción "Prueba para 640x480 píxeles" que anteriormente se dio de alta en la pantalla "Configuración Captura Ticket".

Modificación de cajas. Capt. Táctil.

Salimos de la aplicación y ejecutamos el icono de acceso directo al Terminal Táctil, ubicado en la barra de botones del SP Panel de Gestión. Seleccionamos el usuario, en la primera pantalla y la caja modificada con la nueva configuración en la siguiente pantalla. Se abrirá la pantalla de "Tickets de Venta" para la pantalla táctil, con el campo "Visor", posicionado en la pantalla de la siguiente forma:

Pantalla Táctil

Si deseamos desplazar el visor un poco más a la izquierda y un poco más arriba. Tendremos que salir de la aplicación Táctil, entrar en la aplicación de TPVplus en el apartado Útil\ Entorno de Sistema \Captura de tickets dentro de esta pantalla pulsar el botón "Conf. Táctil", modificamos nuestro registro con el código 123 y descripción "Prueba para 640x480 píxeles", mediante el botón "Modificar", seleccionamos el campo "Visor", y en el bloque de coordenadas del mismo modificamos la coordenada vertical a 15 y la coordenada horizontal a 310.

Si se desea se realiza una previsualización de la posición del nuevo campo, accediendo a la misma mediante el botón "Previsualizar", o bien desde este botón y sin modificar las coordenadas se desplaza el campo "Visor" a la posición deseada. Al aceptar esta pantalla las nuevas coordenadas quedarán guardadas en el elemento "Visor".

Se acepta la nueva configuración. Salimos del programa y entramos de nuevo en el terminal táctil, mediante su icono de acceso directo.

La nueva posición para el visor en la pantalla táctil, será la que mostramos:

Pantalla Táctil

2.- Configuración del elemento "Botonera Principal"

Si deseamos configurar el bloque de acciones de los botones "Pie", entraremos en la aplicación de TPVplus en el apartado Útil\ Entorno de Sistema \Captura de tickets dentro de esta pantalla pulsamos el botón "Conf. Táctil", modificamos nuestro registro con el código 123 y descripción "Prueba para 800X480 píxeles", mediante el botón "Modificar", seleccionamos el campo "Pie" desplegando el campo visible de elementos de pantalla, y en el bloque de coordenadas actualizado para este bloque configuramos los siguiente campos:

n Marcamos el campo "Visible"

n Seleccionamos el campo "Ver Descripción"

n En el bloque "Esquina Superior izquierda"

n En el campo vertical, introducimos el número 1

n En el campo horizontal, introducimos el número 12

n En el bloque "Esquina Inferior derecha"

n En el campo vertical, introducimos el número 432

n En el campo horizontal, introducimos el número 158

n Filas , en el campo filas introducimos el número 8

n Columnas, en el campo columnas introducimos el número

Pulsamos el botón previsualizar, se abrirá una pantalla con el bloque "Botonera Principal" posicionado como se muestra en la pantalla:

Previsualización

Salimos de esta pantalla mediante la tecla "Aceptar".

A continuación salimos de la aplicación y ejecutamos el terminal Táctil. Seleccionamos el usuario y posteriormente nuestra caja de pruebas.

Se accederá a la pantalla de "Tickets de venta" para Táctil, y se mostrarán los botones en la siguiente posición.

Pantalla Táctil.

Si deseamos poner el bloque de botones en otra posición (en el borde inferior de la pantalla), al igual que el ejemplo anterior, tendremos que salir de la aplicación Táctil.

Entrar en la aplicación de TPVplus, dentro de la misma, en el apartado Útil\ Entorno de Sistema \Captura de tickets, en esta pantalla pulsamos el botón "Conf. Táctil". Modificamos nuestro registro con el código 123 y descripción "Prueba para 640x480 píxeles", mediante el botón "Modificar".

Seleccionamos el campo "Botonera Principal", y en el bloque de coordenadas del mismo modificamos las coordenadas del apartado "Esquina Superior izquierda" a 282 para coordenada vertical y 12 coordenada horizontal. En el apartado "Esquina Inferior derecha", modificamos los campos de coordenadas a vertical 429 y horizontal a 603, filas=2 y columnas=8.

O bien entramos en el botón "Previsualizar" y con el ratón desplazamos el bloque "Botonera Principal" a la posición deseada. Al aceptar esta pantalla, la nueva posición de este campo se guardará en sus respectivas coordenadas.

Se acepta la nueva configuración. Salimos del programa y entramos de nuevo en el terminal táctil.

La nueva posición de los botones en la pantalla táctil, será la que mostramos:

Tickets de venta de la Pantalla Táctil.

La configuración del resto de elementos hasta completar la configuración de la pantalla táctil se realiza de igual modo que lo explicado para el elemento visor y botonera. En el caso de los artículos familias, para obtener la imagen en la pantalla táctil previamente debemos asignarle la imagen xxx.bmp en su correspondiente ficha. Para ello iremos a la ficha del artículo o de la familia, y en la carpeta datos generales del artículo/ familia, en el campo imagen introduciremos la ruta donde tenemos guardada la imagen del producto, además marcaremos la opción "Mostrar en Táctil", muy importante que seleccionemos este dato, para obtener la imagen en el táctil.

Artículo. Imagen Artículo.

Familias. Imagen Familia.

La pantalla táctil, finalizada su configuración podría ser la siguiente:

Tickets de venta. Ventana Táctil.

Movimientos de caja


En esta opción deberán reflejarse todas las entradas y salidas que se realicen sobre la caja, ya sean pagos a proveedores, cobros de mercancía, etc., esto nos permitirá tener un exhaustivo control sobre el estado de la caja.

Movimientos de caja

El botón Consulta que nos permitirá buscar los registros según las condiciones que introduzcamos en la pantalla de búsqueda.

Con el botón Añadir accedemos a una pantalla en la que introduciremos los datos correspondientes al movimiento que queramos añadir.

Mantenimiento de movimientos de caja

Serie

En este campo introduciremos una serie para que en el cierre se incluyan en su serie por separado. De esta forma podremos enviar cada movimiento a un cierre y de la misma forma se llevarán a una segunda empresa si así lo indica el usuario.

Moneda

El campo de selección de la divisa en la que se realizará el movimiento de caja estará visible siempre que en caja se seleccione el campo de dualidad de moneda en tickets. Por defecto tomará la divisa de la caja activa.

Caja

Mostrará el código de caja donde añadiremos los movimientos. Debe existir en la

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tabla de Códigos explicada anteriormente.

Grupo de Movimientos

Mostrará el código del grupo al que pertenece este movimiento. Deberá estar definido previamente en la opción Grupos de Movimientos de la opción Tablas Generales del menú Sistema.

Fecha


Concepto

Literal reservado para incluir el concepto por el cual se realizó el movimiento.

Forma de Pago

Código de la Forma de Pago utilizada en el movimiento actual (informativo).

Importe

Reflejará la cantidad en pesetas que se invirtió en el movimiento.

Tipo de Movimiento

Nos indicará si el movimiento registrado en la caja es una salida o una entrada. Se rellenará automáticamente dependiendo del Código de Caja introducido en el primer campo.

Aceptaremos el movimiento con el botón Aceptar. Si necesitamos abrir el cajón, disponemos para ello del botón Abrir Cajón.

Cierre y arqueo

Utilizaremos esta opción cuando deseemos realizar el cierre y arqueo de la caja. Al hacerlo, el programa registrará el cierre en el histórico de cierres. Podemos realizar hasta un máximo de 9 cierres al día.

Cuando se selecciona esta opción el programa muestra una pantalla en la que se nos pide una serie de datos para realizar el cierre.

Cierre diario de caja

Como ve en el cuadro anterior el programa nos pide que rellenemos los siguientes campos:

Empleado

Deberemos introducir el código del empleado que realiza el cierre. Como en otras ocasiones sólo podrá realizar el cierre un empleado que se haya definido en la tabla de Empleados del menú Sistema.

Fecha Cierre

Es la fecha que vamos a asignar al cierre. Por defecto contendrá la fecha del sistema, que usted podrá variar a su gusto.

Hasta Fecha

Fecha hasta la que se quieren incluir tickets en el cierre. Por defecto también contendrá la fecha del sistema, que podrá ser modificada. Realizará el cierre de todos los tickets comprendidos entre el último cierre y la fecha que introduzcamos aquí.

Serie del Cierre

Se elige entre los dos tipos de numeración de los que disponemos, A o B.

Incluir Abonos de Facturas

Sólo aparecerá esta opción si en el apartado de Útil\Entorno de Sistema\Personalización\V.Defecto, tenemos marcado la opción de información de facturas en cierre.

Nos permitirá tener una información de los recibos de abonos, realizados hasta el día del cierre, en sus distintas modalidades de pago.

Al aceptar el cuadro de cierre el programa realizara el siguiente proceso:

¡ Los Tickets de Venta pasan al histórico de tickets.

¡ Los Movimientos de Caja pasan al histórico de movimientos.

¡ Se genera el cierre.

¡ Se generará el asiento del cierre de caja, que podremos visualizar en la tabla de asientos de cierres de caja que se verá en la siguiente opción del programa. Si en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil hemos marcado Asiento único por cierre, dará un solo número de asiento. Si no la marcamos, generará todos los asientos correspondientes al cierre.

Tras la confirmación, el programa nos mostrará la siguiente ventana informativa.

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Ventana de cierre

Esta ventana informativa muestra un estudio exhaustivo del cierre realizado. En ella distinguimos cuatro carpetas.

Datos Generales

En esta carpeta distinguimos cinco zonas:

Totales de Formas de Pago

Como puede observar en esta zona se engloban todos los datos sobre las diferentes formas de pago, agrupadas por su modalidad, junto con la cantidad que con ellas se ha facturado: en efectivo, en crédito, en efecto bancario y el total del día.

Datos Adicionales

Engloba los datos referentes a los vales y tickets apartados facturados.

Movimientos de Caja

En ella encontraremos los campos referentes a la cantidad de los movimientos de salida y entrada según las distintas formas de pago.

Efectivo Caja

Los campos N.º primer ticket y N.º último ticket nos mantendrán informados de la numeración de tickets utilizados para el cierre. Además tenemos información del saldo anterior al cierre y del actual.

Totales de las Bases Imponibles

Nos desglosará el total de la jornada según los 6 posibles tipos de IVA. Contendrá los campos de las bases imponibles correspondientes a cada tipo de IVA, cada porcentaje de tipo de IVA y el total que ha generado ese IVA. Al final aparecerá el campo Total con la suma de los seis totales por tipo de IVA. Según esto, el programa sólo permitirá realizar el cierre de tickets siempre y cuando no haya entre todos ellos más de seis tipos de IVA diferentes, en caso contrario, no realizará el cierre.

Cajas y Remanentes

En esta carpeta aparece una tabla con la caja, su remanente,. su saldo, y saldo más recibos, esta última columna habilitada si se trabaja con información de facturación en cierres, marcada en la pestaña de V defecto en personalización y asignada una caja para recoger dicha información.

Desde aquí, con el botón Modificar, podremos cambiar la cantidad de remanente que queremos que quede en la caja, (éste no podrá ser superior al importe que aparece en la columna de Saldo), y que habíamos asignado previamente en la opción Cajas del menú Global. También aparecen unos campos informativos similares a los que tenemos en la carpeta anterior de Datos Generales, más la carpeta de inf. Facturación, si se trabaja con ella.

Detalle de cajas y remanentes

Detalle de Formas de Pago

Esta carpeta nos presenta una pequeña estadística que nos muestra el detalle de las diferentes formas de pago utilizadas junto a su importe detallado. Igualmente tenemos una estadística según departamentos con el importe correspondiente a cada uno de ellos.

Detalle de formas de pago y departamentos

Información Facturación

Recoge toda la información de los recibos cuyo vencimiento coincidan con la fecha del cierre, se diferencia en las distintas modalidades de pago para clientes, abonos y proveedores, a su vez muestra una información del efectivo en caja, general (Tickets +Facturas Clientes-Abonos de clientes-Factura proveedores).

Importante

Esta última carpeta sólo estará disponible si en el apartado de Útil\Entorno de Sistema\Personalización\V.defecto está activo el check de información de facturación en el cierre.

Asientos de cierre

Cuando se selecciona esta opción el programa muestra una pantalla en la que aparece una lista ordenada por el Número de Asiento de todos los asientos generados al realizar cierres de caja y que todavía no se han volcado a disquete, pues en ese momento desaparecen. Estos asientos se generarán siempre que realicemos cierres y hayamos seleccionado la opción Generar asiento de cierre a fichero, que se encuentra en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.


Asiento

Número asociado al asiento y que nos servirá para identificarle. No tiene porqué coincidir con el número que le será asignado en contabilidad.

Fecha


Subcuenta

Subcuentas en las que se realiza la operación que refleja el asiento. Si no dispusiese de subcuenta este campo aparecería en blanco.

Concepto

Descripción de la operación que realiza el asiento, este campo también puede aparecer en blanco.

Debe

Bajo este titular se encontrarán todas las operaciones cuyas cantidades se refieran al Debe.

Haber

Al igual que el campo anterior reflejará las cantidades introducidas, en este caso al Haber.

Como puede comprobar todos estos campos son más que suficientes para reflejar todos los movimientos contables que realice la aplicación.

Añadir Asientos de Cierre

Tal vez, tras revisar la codificación de asientos que realiza la aplicación no esté muy conforme con lo expuesto. No debe preocuparse por ello, pues el programa le permitirá un total control sobre los asientos incluidos en esta lista.

Añadir asientos a los ya existentes es una de estas posibilidades, así como modificar los ya existentes.

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Importante

Antes de realizar el paso a fichero o disquete, debes de comprobar que todas las subcuentas estén correctas y ninguna esté en blanco, pues al hacer la importación desde ContaPlus rechazará estos asientos.

Importante

Recuerda que la aplicación sólo reflejará asientos contables en este apartado si así se lo indicó en la opción Personalización del menú Útil.

Altas de asientos de cierre


¡ Asiento

¡ Fecha

¡ Subcuenta

¡ Contrapartida

¡ Concepto

Además aparecen los campos Debe, Haber, donde deberemos incluir la cuantía de la operación.

Sólo nos queda indicar al programa la base imponible y el tanto por ciento de IVA del asiento, si fuera necesario.

Iremos reflejando en esta tabla todos los Asientos de Caja que necesitemos.

Paso de Asientos de Cierre

La aplicación es capaz de generar un fichero que recoja todos los movimientos contables (asientos) que se registren en nuestro negocio, para posteriormente tratarlos con un programa contable. Si es usted un usuario del programa ContaPlus podrá indicar en la aplicación de gestión el lugar y la cantidad de asientos que desea extraer para su posterior tratamiento. Existe un botón desde la ventana de Asientos del cierre que da paso a la siguiente pantalla:

Paso de asientos a archivo

Importante

Recuerda la gran importancia que tiene la buena codificación de los asientos pues, el programa no verifica su corrección, ya que de ello se deberá encargar nuestro programa contable.

Como puedes comprobar en la pantalla anterior, el programa pone a su disposición tres campos. Los dos primeros, en los que incluiremos el Asiento Inicial y el Asiento Final, informarán al programa del rango de Asientos que se incluirán en el fichero. El tercer campo, en el que incluiremos la ruta donde se generará el fichero para su tratamiento. Además podremos marcar la casilla correspondiente para identificar la versión de ContaPlus a la que pretendemos enviar los asientos.

Asimismo existe un botón Importación que realiza el proceso inverso:

Importación de asientos desde archivo

En esta ventana introduciremos la ruta de la que extraeremos el fichero para su tratamiento.


Como su nombre indica, encontraremos en este menú todos los datos necesarios de anteriores jornadas, los cuales nos permitirán seguir la trayectoria de nuestro negocio.


En este menú dispondrá de las siguientes opciones.

Históricos de Cierres de Caja

Nos permitirá controlar todos los aspectos de los Cierres de Caja efectuados con anterioridad.

Es importante tener toda la información de los cierres efectuados en otras jornadas, esto nos permitirá estudiar la evolución de nuestro negocio.

Cuando se selecciona esta opción el programa muestra una pantalla en la que aparece una lista ordenada de todos los cierres efectuados, éstos se encuentran ordenados por el campo Fecha.

Histórico de cierres de caja

Esta pantalla contendrá los siguientes campos.

Contabilizado

Si el campo está seleccionado con un Si, el cierre de caja está contabilizado, en caso contrario, con un No, el cierre de caja no está contabilizado.

Fecha

Nos mostrará la fecha en la que se efectuó el cierre.

Contador

Utilizado como contador diario de cierres de caja.

Ticket Inicial

Número de ticket con el que se empezó el cierre.

Ticket Final

N.º de ticket con el que se terminó el cierre de caja.

Total Cierre

Nos mostrará la cantidad total en pesetas facturada en el día.


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Históricos de Tickets de Venta

Esta opción nos permitirá controlar todos los aspectos de los tickets emitidos en anteriores jornadas.

A medida que termina la gestión de los tickets, estos desaparecen del menú Ticktes cerrados y cuando realizamos el cierre se incorporan a esta nueva tabla cada uno de ellos.

Pero no termina aquí nuestro control sobre estos tickets, en breve comprobaremos que podremos realizar operaciones de considerable interés con los tickets que generan.

Cuando se selecciona esta opción el programa muestra una pantalla en la que aparece una lista ordenada de todos los tickets, estos se encuentran ordenadas por el campo N.º de Ticket.

Histórico de tickets

La carpeta contendrá los siguientes campos:

N.º Ticket

Campo que contendrá un número asociado al ticket.

Fecha

Nos mostrará la fecha en la que se emitió el ticket.

Empleado

Campo que informará del Código del Empleado que emitió el ticket.

Forma de Pago

Observaremos en este campo la forma de pago con que se abonó el importe del ticket.

Total

Nos mostrará la cantidad total en pesetas abonadas por el cliente, es decir, la suma del precio total de todos los artículos incluidos en el ticket actual.


Botón Entregas de ticket

Desde este nuevo botón de Entregas, se podrán consultar las entregas de de cada ticket.

Botón consulta de entregas del ticket

Históricos de Movimientos de Caja

Tercera opción del menú Históricos en la que se nos permitirá controlar todos los aspectos de los Históricos de Movimientos de Caja y los campos que en ellos

aparecen.

Cada vez que se realiza un cierre se reflejan en este apartado todos los campos involucrados en la caja.

Cuando se selecciona esta opción el programa muestra una pantalla en la que aparece una lista ordenada de todos los movimientos de caja, ya sean de entrada o de salida, éstos se encuentran ordenados por el campo Fecha.

Histórico de movimientos de caja


Fecha Mov.

Nos mostrará la fecha en la que se efectuó el movimiento.

Cod. Caja

Codigo de la caja con la que se efectuó el movimiento.

Concepto

Visualizamos el concepto aplicado al Movimiento de Caja.

Tipo

Este campo indicará el tipo de movimiento que puede ser de entrada (E) o de salida (S).

Importe

Nos indicará la cuantía del movimiento.


Recibos de Facturas

Sólo estará visible si se trabaja con información de facturación en cierre, es decir está activada dicha opción en el apartado de Útil\Entorno de Sistema\Personalización\V. Defecto, información de facturación en cierre.

En esta carpeta tendremos información de todos los recibos de facturas y abonos de clientes en la primera ventana, y recibos de proveedores en la segunda ventana.


En esta opción se podrá obtener cualquier tipo de informe y estadística personalizada, seleccionando datos de cualquier fichero de la aplicación, con lo que podremos obtener en cualquier momento aquella información que deseemos.

Podremos utilizar los informes ya creados, modificarlos o añadir nuestros propios informes de forma que se adecuen a la forma de trabajar de nuestra empresa.

Pulsando el botón Añadir, podremos añadir un informe, una categoría y una subcategoría.

Vamos a seguir a través de un ejemplo, cómo generarnos un nuevo informe, en el que se reflejará las Ubicaciones de artículos. Si pulsamos el botón Añadir nos aparece una pantalla como la siguiente.

Constructor de informes. Datos iniciales

Deberemos introducir los siguientes datos, el nombre del informe que será un código formado por 10 caracteres alfanuméricos, por ejemplo "UBICARTICU". A continuación indicaremos la categoría donde irá situado el informe en nuestro árbol, y dependiendo de esta, la subcategoría en la que queremos incluir el nuevo informe, en nuestro caso la categoría sería "Informes de almacén" y la subcategoría "Situaciones de almacén".

También indicaremos la descripción, que es el nombre con el que aparecerá el informe en el árbol de nuestros informes, por ejemplo "Ubicaciones de artículos", la tabla maestra de donde el programa obtendrá los datos para el funcionamiento del informe, dato muy importante que en nuestro caso sería "Stocks", y el título del informe, que podrá coincidir con la descripción y será él que lleve el informe a la hora de imprimirlo.

En la segunda carpeta de esta opción, podremos configurar los datos para la impresión como son: la cabecera, para el ejemplo tomaremos una cabecera horizontal (también podremos personalizar nuestros propios modelos de cabecera, como veremos más adelante), los literales genéricos que aparecerán en los informes (Subtotales y Totales), y el tipo de fuente para las distintas secciones del informe.

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Constructor de informes. Datos de impresión

Una vez hecho esto al aceptar, se generará el nuevo informe dentro de la categoría y subcategoría que le hayamos indicado.

Árbol de informes con nuestro informe ya creado

Para configurar el contenido del informe, deberemos pulsar los siguientes botones.

Columnas

Duplicar informe

Cabeceras

Restaurar

Impresión de documentos

Después de haber registrado los datos de nuestras operaciones en la aplicación, ya podemos imprimir los documentos que se utilizan en la gestión administrativa de las operaciones de compraventa; pedidos, albaranes, facturas, etc.

Para imprimir documentos, primero hay que ir a la tabla del documento que queremos imprimir; por ejemplo, la tabla de pedidos a proveedores, albaranes de proveedores, facturas de clientes, etc.

Cuando estemos en la tabla del documento que queremos imprimir, haremos clic en el botón "imprimir", que nos aparece a la derecha.

Después de hacer clic en este botón, se nos abre la ventana de abajo. Concretamente, esta ventana nos muestra la ventana de configuración de las opciones de impresión para las facturas de ventas.

Vamos a ver los pasos que hay que seguir para imprimir documentos.

Cuando el usuario llega a la ventana "impresión de documentos", lo primero que tiene que hacer es seleccionar los documentos que quiere imprimir. Esto lo puede hacer seleccionando dichos documentos eligiendo la serie, la forma de pago, el intervalo entre documento inicial y documento final, etc.

A continuación, hay que elegir la máscara de impresión en la parte central de la ventana, donde aparecen las máscaras de impresión en una tabla. Dicha imagen nos muestra la ventana para configurar las facturas de clientes, en la que nos encontramos con varias máscaras de impresión para diferentes tipos de documentos. Es importante elegir la máscara de impresión correcta, porque de ello va a depender que en el documento se imprima el título adecuado; por ejemplo, "factura", "abono", "factura rectificativa", etc.

El siguiente paso será elegir la calidad de impresión, número de copias,

etc.

Para terminar, haremos clic en el botón "aceptar". Es conveniente marcar el casillero "visualización previa", antes de hacer clic en "aceptar" para ver cómo se va a imprimir el documento.

En la ventana de visualización previa, ya podemos imprimir el documento después de ver cómo se mandaría a la impresora. En esta ventana hay otra opción interesante que es que el documento se puede exportar a un fichero PDF.

Impresión de recibos

La impresión de recibos se hace de igual manera que el resto de documentos. Pero se da el caso de que el formato de documento que tiene un recibo, que es corto de altura, y generalmente, es un documento apaisado, hace que se puedan imprimir varios recibos en la misma hoja, en el caso de que utilicemos hojas tamaño A4.

Vamos a ver cómo se pueden imprimir varios recibos en un mismo folio.

Vamos a la tabla de recibos de clientes. (Facturación/Gestión de cobros/Recibos).

Hacemos clic en el botón "imprimir".

En la ventana que se nos abre elegiremos los recibos a imprimir. Para ello, tienes que trabajar en la parte superior derecha de la ventana, en los campos "Documento inicial" y "Documento final". En estos campos introduciremos el intervalo de recibos que queremos imprimir. Por ejemplo; si queremos imprimir los recibos de una factura 1 que son 4 recibos, tendremos que introducir como documento inicial el número "1-1" y como documento final "1-4".

Para terminar, marcamos el casillero de visualización previa y pulsamos en "aceptar".

Nos imprimirá los recibos a razón de 3 recibos por folio.

Enlace ContaPlus

La opción de paso contable de documentos, ofrece una herramienta para enlazar la aplicación de gestión con la de Contabilidad. El primer paso para un correcto enlace es la configuración del mismo en Útil/Personalización en la carpeta Contaplus donde indicaremos la ruta donde se encuentra el programa de ContaPlus, las empresas y las series de facturas y abonos con las que queremos enlazar. Carpetas de Ventas y Compras donde figuraran las subcuentas que deseamos utilizar para los distintos conceptos.

Además, debemos asignar subcuentas a los clientes y proveedores, tanto en euros como en moneda extranjera, grupos de venta y compra o subcuentas de venta y compra a los artículos y subcuentas de cobro y pago en las formas de pago.

Carpeta contabilidad de clientes

Todos los artículos deberán tener un grupo de Compra, y Venta para que se pueda formar la subcuenta de venta correspondiente, en el apartado de Sistema/Artículos carpeta de Precio de compra, y Carpeta de Precio de Venta, Grupo de compra y venta respectivamente o bien en cada una de las carpetas anteriores meter la subcuenta de compra y venta, en este caso tomaría esta última si existe, si no existiera formará la subcuenta con el grupo de compra o venta, de cada artículo.

Carpeta precio de compra

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Carpeta de precio de venta

También tendremos que asignar subcuentas de cobro y pago en las formas de pago.

Modificación formas de pago

También en ContaPlus debemos crearnos las subcuentas de IVA, las divisas necesarias y las subcuentas de clientes y proveedores en moneda extranjera para un correcto enlace.

El programa permite además enlazar documentos a dos empresas diferentes según la configuración que le indiquemos en la opción de Útil/Personalización/ContaPlus.

Enlace a ContaPlus

Una vez configurado nuestro programa podremos realizar el paso contable de los siguientes documentos:

Clientes

Paso de Facturas

Incluye las facturas, abonos de clientes y facturas rectificativas.

Paso de Remesas

Paso de las remesas de recibos de clientes.

Cobros y Devoluciones

Paso de los movimientos de cobro o devolución de los recibos de clientes.

Proveedores

Paso de Facturas

Facturas y Facturas rectificativas de proveedores.


Paso de los movimientos de pago y devolución de los recibos de proveedores.

La fecha tope de traspaso indica la fecha máxima que van a tener los documentos que queremos pasar a ContaPlus, por defecto podrá la fecha de día de trabajo.

Todos los documentos al pasar a ContaPlus quedarán marcados quedando diferenciados visualmente para poder visualizarlos a la izquierda del número de documento, indicando así que han sido contabilizados. Si el usuario quisiera volver a pasar un documento a ContaPlus debería, eliminar el asiento en ContaPlus manualmente según sus necesidades, cambiar el estado del documento, con el Botón Cambio de Estado, de contabilizado a no contabilizado y volver a realizar el enlace a ContaPlus.

Recordamos que para un correcto enlace es importante contemplar los siguientes puntos:

1. Tener correctamente definidas las subcuentas en Útil/Personalización/ContaPlus.

2. Tener creadas las subcuentas de clientes y proveedores adecuadas. Si tenemos documentos en moneda extranjera, debemos crearnos tanto en la aplicación de gestión como en la de Contabilidad la correspondiente subcuenta de ese cliente o proveedor en la moneda adecuada.

3. Tener asociados a los artículos un grupo de venta en los artículos, o subcuenta de venta y abono.

4. Tener asociadas las subcuentas correspondientes en las formas de pago.

5. Tener creadas las subcuentas de IVA en ContaPlus.

6. Tener creadas las cuentas y subcuentas del redondeo del euro en la empresa de ContaPlus con la cual estamos enlazando.

Configuración de documentos

Con esta opción se definirán los parámetros necesarios para la configuración de salida por impresora de los diferentes documentos del programa. Se podrá adecuar dicha configuración para cumplimentar documentos ya impresos o bien adaptarlo para hojas en blanco, añadiendo todos los literales necesarios para obtener un documento completo. También podrán realizarse diferentes configuraciones para un mismo documento por lo que se obtendrán todas aquellas configuraciones que se deseen.

Al añadir una nueva configuración el programa nos mostrará una pantalla donde podremos definir las características principales de la nueva configuración.

La pantalla que aparecerá será como la mostrada a continuación.

Configurar formato

Los campos que aparecen son los siguientes:

Tipo de Documento

Tipo de documento cuyo formato queremos modificar. No es un campo accesible a usuario. Disponemos de los siguientes tipos de documentos:

n Pedidos a proveedores

n Albaranes a proveedores

n Facturas de proveedores

n Recibos de proveedores

n Presupuestos de clientes

n Pedidos de clientes

n Albaranes de clientes

n Facturas /Abonos a clientes

n Recibos a clientes

n Etiquetas de clientes

n Etiquetas de proveedores

n Etiquetas de artículos

n Etiquetas de envío

Código

En este campo aparecerá el código con el que se define dicha configuración. No es un campo accesible.

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Descripción

En este campo se detallará el nombre de la configuración que se va a definir.

Formato origen de copia

Se podrá indicar un código de un formato ya existente, y en este caso el formato nuevo será una copia. El formato origen deberá ser del mismo tipo de documento.

Impresión

Podemos seleccionar el documentos por defecto que queramos para la impresión, en el caso de tratarse del Documento Facturas/Abonos a Clientes, a su vez podremos seleccionar cual de ellos será el documento por defecto en la impresión de abonos.

Impresión en Modo Borrador

Podemos dejar por defecto la impresión del documentos para que nos imprima en modo borrador y no alta calidad.

Tamaño del Papel

Se definirá en este campo la altura del papel y la anchura del papel en milímetros.

Tamaño del Documento

Se definirá en este campo la altura del documento y la anchura del documento en milímetros.

Márgenes del Documento

Definiremos el margen superior e izquierdo (en milímetros), opción que se puede usar tanto para la impresión de etiquetas, indicando de este modo las zonas de no impresión, como para desplazar en bloque todos los campos del documento y hacer los ajustes necesarios.

En esta pantalla podrá ir comprobando las especificaciones que se detallen para documento a la derecha de la pantalla y así podrá observar cómo define paso a paso la configuración.

A continuación existen otros dos campos a detallar:

Grabar

Con esta opción se grabarán las especificaciones dadas en esta pantalla para la configuración del documento.

Salir

Seleccionando esta opción quedarán sin efecto ninguna de las especificaciones de esta pantalla y no se modificará la configuración de documentos.

Partidas del Formato

Botón Imprimir

Configuración Visual

Añadir impresora

Impresora

En esta carpeta aparecen las impresoras disponibles en la aplicación.

Por defecto, al emitir cualquier listado se imprimirá por la primera impresora de la lista. Con estos botones se podrá modificar la impresora seleccionada.

Acceso a una ventana que contiene las impresoras instaladas en nuestro entorno Windows.

Añadir impresora

Posicionándose sobre la impresora a elegir se hará doble clic para poder aceptarla.

Se incluirá entonces en la lista de impresoras del programa

Elimina la impresora seleccionada de la lista de impresoras disponibles en la aplicación. Si la impresora que se desea eliminar está activada como impresora número 1 el programa mostrará el siguiente mensaje:

Borrar impresora



Si el controlador de la impresora no lleva incluidas fuentes a dichos pasos fijos, adoptará fuentes True Type de los instalados en Windows (por defecto Courier New), los cuales podrán no ajustarse al mínimo requerido por el programa. El usuario deberá ajustarlos mediante los botones de Normal, Comprimida y Expandida, seleccionando las fuentes y tamaños de manera que en el campo "columna actual" aparezca un tamaño superior al tamaño del campo "columna mínimo".

Si la fuente es propia de impresora la impresión se realizará de un modo directo y la velocidad del listado será la adecuada. En caso contrario (True Type), el listado se ralentizará, debido a que Windows debe dibujar el mapa de bits de dicha fuente.

Al pulsar el botón Opciones aparecerá la siguiente pantalla.

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Los campos que aparecen en la pantalla son los siguientes:

Interlineado

Separación de milímetros entre líneas.

Pie de Página

Número de líneas para el margen inferior de la página.

Líneas por Página

Cambiará, dependiendo de las fuentes y pasos elegidos.

Paso Fijo

Filtro que muestra sólo las fuentes de paso fijo (todos los caracteres tienen el mismo ancho).

True Type

Filtro que muestra sólo las fuentes True Type (sus caracteres son escalables en un rango de tamaños).

Estas dos últimas opciones no son excluyentes. Los listados del programa son fijos, es decir, no podrá variarse dónde utilizará la letra Normal, Comprimida o Expandida, pero sí podrá modificarse la fuente de letra utilizada para cada una de ellas.

Botones Normal, Comprimida y Expandida

Pulsando estos botones accedemos a una ventana de dialogo donde podremos seleccionar el tipo, estilo y tamaño de las letras.

Selección de fuente

En esta opción es muy importante seleccionar un tamaño adecuado, pues de este tamaño dependerá que los listados se impriman o no correctamente, para saber que la impresión va a ser adecuada, nos tendremos que fijar que todos los valores de la columna actual sean mayores que la columna mínimo. El significado de estas columnas es el siguiente:

La altura es el tamaño de la letra.

El actual que es un valor que varia de forma inversamente proporcional al tamaño (a mayor

tamaño, menor actual).

El mínimo que es un valor relacionado con la anchura del papel que tenga definida la impresora.

Impresora

Los campos específicos para obtener la información por impresora son:

Imp. por defecto

Lanza el listado por la impresora que tengamos configurada por defecto como impresora predeterminada o impresora 1 en la opción de Útil/Perfiles de usuario /Periféricos.

Otra impresora

Si deseamos obtener el listado por otra impresora que tengamos configurada en la aplicación que no sea la impresora predeterminada, desde esta opción podremos seleccionar la que deseemos.

Configurar

Con esta opción se accede directamente a la configuración de las impresoras, opción situada en el menú Útil/Gestión de usuario/Periféricos.

Pantalla

Desde esta opción obtendremos el listado de la opción del programa donde nos encontremos, directamente por pantalla, pudiendo obtenerlo posteriormente por la impresora seleccionada con anterioridad.

Fichero

Si se desea, la aplicación ofrece la posibilidad de obtener los listados en un directorio fuera o dentro, del programa de contabilidad. Sólo tendremos que seleccionar el directorio en el que se encuentre el archivo donde deseemos imprimir.

HTML

Esta nueva opción nos permite obtener la información solicitada en formato HTML o pagina Web.

La configuración de este tipo de formato se realiza desde la ventana de Destino del Listado /Informe, que la aplicación nos muestra cuando pulsamos el botón HTML.


Desde esta ventana de la aplicación nos da la posibilidad de configurar el fichero HTML que se genere de forma automática. Para ello disponemos de los siguientes campos:

Ejemplo

Una configuración típica para muchas impresoras matriciales sería la siguiente:

Normal: Courier 10 C.P.I. Tamaño: 11

Comprimida: Courier 17 C.P.I. Tamaño: 7

Expandida: Courier 5 C.P.I. Tamaño: 21

Y para impresoras de inyección de tinta o láser:

Normal: Courier New Tamaño: 11

Comprimida: Courier New Tamaño: 7

Expandida: Courier New Tamaño: 21

Importante

Las impresoras han de estar configuradas para poder trabajar con ellas en toda la aplicación.


Directorio destino

Seleccionaremos el directorio donde deseamos almacenar los listados que se generen. Por defecto el programa nos ofrece la posibilidad de guardarlo dentro del directorio de la aplicación.

Nombre del directorio

Podremos crear subdirectorios dentro del anterior para almacenar los ficheros por tipo de información.

Esto es muy útil para los casos en los que se generen varias páginas en un informe, pues por cada hoja se genera un archivo HTML, de esta forma se podrá tener la información almacenada ordenadamente para localizarla de forma rápida en cualquier momento.

Nombre del fichero

Nombre del archivo o archivos (si el informe genera varias hojas) HTML que se generen en el listado.

Además podremos incluir en la cabecera del listado la fecha y hora en la que se ha generado el fichero, y si se desea a través de su Navegador podrá visualizar el listado como una página Web.

e-Mail

Esta nueva opción nos permite enviar automáticamente la información solicitada por e-mail, a través del programa que tenga instalado en su ordenador para enviar correos electrónicos.


Cuando se genera el listado la aplicación nos crea un fichero en formato HTML, al que le podremos cambiar el nombre desde la ventana de Destino del Listado /Informe, que la aplicación nos muestra cuando pulsamos el botón e-mail.

Desde esta ventana de la aplicación nos da la posibilidad de renombrar el fichero HTML que se genere de forma automática. Para ello disponemos del siguiente campo:

Importante

Si desea enviar el fichero o ficheros HTML generados por e-mail sólo tendrá que marcar el campo "Enviar vía e-mail ahora", de esta forma el programa automáticamente una vez generados los ficheros abre el programa de correo electrónico, con todos los ficheros seleccionados incluidos, como ficheros adjuntos.


Nombre del fichero

Nombre del archivo o archivos (si el informe genera varias hojas) HTML que se generen en el listado. El programa nos presenta por defecto un nombre, que podremos modificar atendiendo a nuestras necesidades.

Cuando pulsemos "Aceptar" el programa nos abre el programa que tengamos instalado en nuestro ordenador para el envío de correos electrónicos. Sólo tendremos que introducir los destinatarios de la información, puesto que el resto de los campos, incluido el fichero adjunto ya los introduce automáticamente.

Además disponemos de los siguientes campos para completar la configuración de la impresión:

Nº de copias

Podremos seleccionar el numero de copias que deseemos obtener del listado.

Cabecera

Podremos seleccionar entre todas las cabeceras que tengamos seleccionadas en la opción de Cabeceras de informes. Por defecto cogerá la cabecera que tengamos activada.

Añadir un aviso

Con el fin de que pueda planificar sus tareas cotidianas o enviar recordatorios a otros usuarios, la aplicación pone a su disposición la utilidad Avisos de Inicio.

Supongamos que al día de hoy, 19/04/12, queremos planificar las siguientes tareas para los días siguientes:

n Para el día 29/10/12; Queremos recordar al empleado encargado de la gestión de proveedores, la posibilidad de estudiar nuevas ofertas de otros proveedores que hemos recibido.

n Para el día 30/10/12; Tenemos que enviar un mensaje a todos los usuarios de la aplicación en la que les convocamos a una reunión a las 11:00 h. de la mañana en la Sala de Juntas para discutir los resultados de ventas del mes anterior.

Para ello, vamos al menú de Útil/Avisos de Inicio y pulsaremos al botón de Añadir Aviso.

Entramos en el apartado de Útil/Avisos de Inicio, añadimos, los campos que hay que completar son:

Fecha del Aviso: Fecha en la que saltará el aviso. Se dispone de un pequeño botón mediante el cual accedemos al calendario. Pondremos 29/10/12.

Usuario Destino: Usuario a quien va dirigido el mensaje, para el día 29/10/12 seleccionamos nuestro usuario encargado de la gestión de proveedores, el segundo mensaje para el día 30/10/12, será un mensaje General, para todos los usuarios.

Título del Aviso: Campo alfanumérico para indicar una referencia del aviso. Escribiremos por ejemplo, "Nuevos proveedores".

Descripción del Aviso: Cuadro de texto para escribir el aviso o recordatorio.

Añadir primer aviso

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Añadir segundo aviso

Llegado el día 29/10/12, al entrar en el programa el usuario encargado de la gestión de proveedores recibirá el mensaje introducido.

El día 30/10/12, todos los usuarios de la aplicación al entrar en el programa recibirán el mensaje general.

Aviso recibido

Una vez recibido el aviso podemos Salir o Ver.

Si queremos ver el mensaje recibido, cabe distinguir entre las siguientes situaciones:

1. El mensaje recibido es del propio usuario o de otro, tenemos la posibilidad de darle por leído o de Cancelar. En caso de leerlo, no volverá a saltar si entramos de nuevo en el programa dentro del mismo día. Si cancelamos el mensaje volverá a saltar al entrar al iniciar de nuevo el programa.

2. El mensaje recibido es de tipo General para todos los usuarios. En este caso no cabe la posibilidad de darlo por leído puesto que sólo saltará la primera vez que se entre en el programa.

Leer aviso

No obstante, en ambos casos el aviso automáticamente quedará como histórico en el apartado de Útil/Avisos de Inicio/ Botón de Avisos Recibidos desde aquí podremos volver a visualizarlos.

Se han introducido las siguientes mejoras en la aplicación desde las que podrá trabajar con OpenOffice y Microsoft Office y Gestionar documentos asociados. Estas mejoras sólo estarán en las versiones de gama superior de los productos.

Desde este caso práctico le indicaremos las distintas opciones desde las que podrá ejecutar estas nuevas opciones.

Enlace con Microsoft Office/OpenOffice

En esta aplicación, tendrá la posibilidad de enlazar mediante plantillas, la información correspondiente a los recibos, clientes y proveedores, estás opciones están dentro de los menús Facturación/ Gestión de cobros/ Recibos y Sistema/ Clientes/ Proveedores, respectivamente.

Al pulsar sobre este botón visualizaremos una ventana como la siguiente:

Impresión de documentos. Emitir carta

A través del botón imprimir además de obtener la información por papel, la aplicación nos da la posibilidad de enlazar mediante Plantillas los recibos de todos nuestros clientes.

Para activar este nuevo proceso debemos pinchar sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas, seguidamente en la ventana de Impresión de documentos, disponemos de un nuevo campo Emitir carta.

Si selecciona este campo, el resto de datos que componen esta ventana quedaran deshabilitados, excepto los campos "Sólo documentos no impresos" y "Sólo recibos no remesados".

Al seleccionar este dato, se activará un proceso en el cuál se lanzará a través de Microsoft Office/OpenOffice una carta (predeterminada por la aplicación) con toda la información referente al recibo y con los datos personales del cliente. Además si realiza la impresión de varios recibos a la vez, (teniendo marcada este campo), se imprimirá una carta por cada uno de los recibos seleccionados.

Gestión documental

Con esta acción se podrá escanear documentos/imágenes, las cuales se podrán guardar o adjuntar a una opción determinada de la aplicación.

Gestión

En esta aplicación se podrán escanear todos los documentos relacionados con la gestión comercial y la relación con clientes, proveedores, agentes transportistas que se determinen. Además dispondremos de esta nueva acción en las siguientes opciones:

n Bancos

n Agentes

n Proveedores

Importante

No necesita tener ningún tipo de escáner predeterminado, puede utilizar cualquier tipo de dispositivo TWAIN de captura de imagen. (Escáner, Cámara digital .....)

n Transportistas

n Clientes

n Promociones

n Artículos

n Pedidos de proveedores

n Albaranes de proveedores

n Facturas de proveedores

n Recibos de proveedores

n Pagos y devoluciones de proveedores

n Abonos de clientes

Al pulsar sobre esta opción visualizará la siguiente ventana:

Gestión documental

Con esta acción se podrá escanear documentos/imágenes, las cuales se podrán guardar o adjuntar a una opción determinada de la aplicación

Para ello deberá realizar los siguiente pasos:

1.- Seleccionar un registro y pulsar el botón Gestión documental.

2.- A continuación, pulsará el botón , visualizará una nueva ventana dónde podrá seleccionar el modo de obtener la imagen:

En primer lugar deberá introducir una descripción, que la aplicación asociará al registro (esta descripción es obligatoria rellenarla).

- Obtener imagen desde el escáner: Seleccionará el formato de la imagen (.bmp o .jpg), una vez seleccionado el formato, pulsará el botón Continuar, visualizará una ventana en la que debe indicar una carpeta donde guardarlo, seguidamente visualizará una ventana con la lista de los escáner conectados a su ordenador, seleccionará el escáner e inmediatamente visualizará la imagen. Finalizado el proceso, la aplicación volverá a la ventana "Asociar nuevo documento", figurando en ella la línea del nuevo registro.

- Obtener documento desde fichero: si selecciona esta opción, visualizará una nueva ventana, en la que seleccionará los documentos e imágenes que desee asociar, para ello filtrará por tipos de archivos: Imágenes, Documentos Office, Archivos PDF, Todos.

3.- El botón , le permitirá modificar la descripción asociada al registro.

Importante

Recordar que todas aquellas imágenes capturadas con la extensión ".jpg", al seleccionar el botón Ver, se visualizarán a través de Internet Explorer, y las imágenes capturadas con la extensión ".bmp", se visualizarán a través del programa que tenga asociado para ver las imágenes.

Importante

Estas imágenes y documentos quedarán guardadas en una carpeta denominada "Images" que se creará de forma automática en su ordenador dentro de la carpeta de su empresa activa.

4.- Los botones y ,eliminará las imágenes y documentos asociados. Se eliminarán de la carpeta que automáticamente crea la aplicación, pero no se eliminarán de la ruta indicada en su ordenador.

5.- Los botones y , visualizará el fichero o ficheros que tuviera asociadas a la opción. Si selecciona Ver todas, visualizará todos los ficheros en miniatura, haciendo clic con el puntero del ratón sobre cada uno de ellos, las visualizará en el tamaño real. Además los visualizará con el programa que tenga asociado.

Copias de Seguridad

Esta es la parte más importante. Esta opción permite salvar una copia de los datos, para no perderlos en caso de una avería, virus, etc. en el ordenador.

Para realizar la copia de seguridad hay que salir de la aplicación y acceder al panel de gestión. Existe un botón en la barra de la aplicación llamado "copias de seguridad". Hacemos clic en él. Después de introducir la contraseña, se nos abre la ventana. En esta ventana tenemos dos pestañas: copiar y recuperar.

Copiar.

En esta pestaña, el usuario tiene que elegir la empresa o empresas cuyos datos quiere asegurar en la copia. Lo puede hacer de dos formas: uno, con el botón "Seleccionar", y dos, haciendo doble clic sobre el nombre de la empresa en la tabla. Seguidamente, el usuario puede seleccionar que la copia incluya imágenes o imágenes de documentos, por si tuviéramos el logotipo de nuestra empresa entre los datos de la empresa a copiar. El usuario puede añadir el nombre del usuario que hace la copia y comentarios. A continuación, elegimos el destino que será la carpeta donde queremos que el programa nos guarde la copia. Por último, hacemos clic en "aceptar" y en la opción "si" hasta que el programa nos haga la copia.

Recuperar.

Dos tipos de archivos; uno, el archivo de catálogo, que no contiene los datos; y el segundo, que es el fichero que contiene los datos. A la hora de recuperar la copia, ambos archivos tienen que estar en la misma carpeta.

Para recuperar la copia, nos vamos a la segunda pestaña "Recuperar". Aquí el usuario hace clic en el botón "origen". Entonces, el usuario tiene que encontrar el archivo de catálogo y abrirlo. En este momento, ya detecta la copia de seguridad y coloca el nombre de la empresa cuyos datos queremos recuperar, en la tabla de empresas. Para terminar, el usuario hace clic en el botón "aceptar" cuantas veces haga falta hasta recuperar la copia.

Es conveniente que después de recuperar una copia, se organicen los ficheros de la empresa.

manual de teoria y practica

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