Tabla de contenido

Introducción ........................................................................................................ 2

Protocolo Brunch Ejecutivo ................................................................................ 1

1. Definición de Brunch Ejecutivo .............................................................. 1

2. Imagen Pública ..................................................................................... 3

1.1 Imagen Institucional ........................................................................... 4

3. Imagen Visual ....................................................................................... 5

1.2 Imagen Profesional ............................................................................ 5

1.3 Imagen Visual en el Brunch Ejecutivo ................................................ 6

4. Organización de Eventos ...................................................................... 7

4.1 Pasos para el planeamiento de un evento ......................................... 7

4.2 Invitaciones ........................................................................................ 8

4.3 Tipos de Mesas y su Colocación: ...................................................... 9

4.4 Organización del Brunch Ejecutivo: ................................................. 13

5. Relaciones Públicas ............................................................................ 14

Introducción

El protocolo es un conjunto de conductas y reglas que una persona deberá

observar y respetar cuando se mueva en determinados ámbitos oficiales ya sea

por una cuestión de circunstancia especial o bien porque ostenta algún cargo

que lo lleva a transitar por estos.

Muchas instituciones dudan sobre la importancia que tiene los buenos modales

y la etiqueta empresarial (o business etiquette) en el mundo globalizado de los

negocios considerándolo inclusive como algo superficial

Sin embargo, esta idea está lejos de toda realidad. En una encuesta publicada

recientemente y donde el tema fue la falta de cortesía más del 50% de los

ejecutivos expresaron que ésta lleva a la pérdida de negocio, además, de

poner en riesgo la imagen de la organización y hasta del propio profesional.

Expertos indican que el protocolo y los buenos modales son importantes, ya

que permite hacer una diferencia en un mercado competitivo; contribuye al

liderazgo, reitera el compromiso con la calidad y la excelencia y, a la vez,

genera confianza.

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Protocolo Brunch Ejecutivo

1. Definición de Brunch Ejecutivo

Las empresas actualmente

acostumbran a realizar actividades

para profundizar y aumentar la

relación que se tiene entre los altos

mandos y los trabajadores, para

esto ha tomado popularidad una

actividad llamada Brunch.

A pesar de la excelente aceptación que ha recibido hasta ahora, el brunch es

todavía para muchos un completo desconocido. En realidad, se trata de una

sana costumbre anglosajona. La contracción de las palabras breakfast y lunch

ofrece como resultado el brunch, una práctica que permite adaptar los hábitos

alimenticios diarios a los horarios más flexibles y no es más que una solución

útil para comer y desayunar a la vez.

El resultado ha de ser una mezcla equilibrada de dulces y salados, donde

abundarán los productos frescos y nutritivos. La norma es que no hay norma:

los platos se adaptan a todo tipo de requerimientos.

Entre los platos y elementos que pueden servirse

están:

1. Pan: varios tipos (de barra, baguette, chapata, de

molde), tanto blanco como integral, así como tostadas,

colines y biscotes. Se pueden hacer bocadillos y

sándwiches, tostadas de aceite de oliva o de

mantequilla, mermelada o miel, así como untar patés y

quesos.

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2. Bebida: fundamentalmente zumos, agua, cafés e infusiones. También se

incorporan refrescos, cerveza y vino, dependiendo de la hora.

3. Frutas, frescas y secas:

plátanos, albaricoques,

manzanas, peras, fresas,

melocotones, cerezas, uvas

frescas, cualquier variedad

dependiendo de la temporada.

Una macedonia o unas

brochetas pueden convertirse

en una presentación excelente

para la fruta. Para picar, son

perfectos los frutos secos y las frutas desecadas, como orejones, dátiles, pasas

o higos secos.

4. Embutido y queso: rollitos de jamón de york o de pavo rellenos de ensaladilla

rusa, paté, crema de queso o sucedáneos de caviar; algunos embutidos

ahumados, salami, lacón, jamón curado. Es obligada una tabla de quesos con

una variedad adecuada (azules, suaves y lácteos, semicurados, curados).

También serviremos platos típicos de un desayuno continental como huevos

revueltos y salchichas.

5. Lácteos: yogures, batidos, leche, petit

suisse, crema de queso, mantequilla.

6. Dulces: cruasanes, brioches,

napolitanas, caracolas, palmeras, tortitas,

gofres, muffins, galletas, magdalenas... si

son de tamaño pequeño mejor, así los

invitados podrán probar varios tipos.

Tampoco pueden faltar los cereales.

7. Canapés: patés, fiambres, berros,

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achicoria, membrillo, salmón ahumado, escarola, queso, frutos secos, rúcula,

atún, marisco, lechuga, maíz, tomate, anchoas, manzanas, sobrasada... No los

hagas tú. Deja todos los ingredientes preparados (lavados y picados si es

necesario) en platos con panecillos y biscotes cerca, y que los invitados se

preparen el canapé que más les apeteza.

8. Cóctel: el brunch más ortodoxo ha de incluir un cóctel. El más habitual en

Estados Unidos es el bloody mary. En muchos restaurantes donde se sirve

brunch disponen de una amplia carta de cócteles.

9. Aderezos y condimentos: no faltará la sal, la pimienta, vinagres, aceites y

especias. En el capítulo de lo dulce: azúcar, sacarina, siropes, miel,

mermelada, mantequilla, margarina.

10. La mesa, bien puesta: con un

bonito mantel y todo el servicio

(cristalería, vajilla y cubertería).

La ventaja de esta comida es que

permite a todos disfrutar de la

velada por igual, tanto a los

invitados como al anfitrión, y

adaptar los alimentos a todas las

necesidades: puedes desayunar,

almorzar o comer, así como consumir más o menos productos dependiendo del

apetito de cada uno. Tanto mayores como pequeños gozan de este almuerzo

tan especial y se divierten compartiéndolo.

2. Imagen Pública

La imagen pública es la percepción dominante que una colectividad establece

respecto a un actor, institución o referente cultural, con base a las impresiones

y la información pública que recibe.

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Por esta razón en un Brunch se debe tomar aspectos como:

El primero, entender que la imagen representa un efecto interno la

presentación genera confianza en los invitados.

El segundo, que la imagen pública representa un juicio de valor cultural.

Y por último, que el desarrollo de una imagen pública involucra un

proceso de comunicación dirigido. Por lo tanto se debe quedar bien con

los invitados para que el anfitrión no tenga críticas en los medios.

El concepto de imagen pública puede ser utilizado en dos escenarios posibles:

imagen personal e imagen institucional. La intervención en imagen pública nos

obliga a reparar en seis ámbitos fundamentales de expresividad: imagen física,

imagen profesional, imagen verbal, imagen visual, imagen audiovisual e

imagen ambiental.

Un anfitrión debe preocuparse por reunir todos estos aspectos que darán una

percepción ante el público.

En el presente proyecto, el servicio de meseros, chef y anfitrión se preocuparon

por reunir estas características con el fin de obtener una crítica favorable de los

invitados.

1.1 Imagen Institucional

La identidad institucional representa el fundamento último de la imagen

institucional La imagen institucional comprende el conjunto de acciones

comunicativas que debe realizar una organización para expresar su identidad y

fincar una positiva reputación pública.

En este sentido de la imagen se debe identificar en todo sentido la imagen de

la institución. Colocando en las invitaciones el logotipo, algo que identifique a la

institución.

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3. Imagen Visual

Es aquella imagen que es confeccionada o desarrollada para publicitar

positivamente a una persona o algún personaje. Para ello es indispensable

reparar en dos aspectos fundamentales: definición del personaje y, esencia-

estilo.

Cada personaje adquirió un estilo de personalidad para representar, es decir se

ocupo un papel en cuanto a las funciones de meseros, chef, y el anfitrión.

En cuanto a las meseras se trató de guardar la presentación común y formal.

La chef siempre se presenta un perfil muy higiénico, representado por el

cabello recogido, maquillaje discreto, manos muy limpias y uñas recortadas. Su

atuendo es blanco.

La presentación de las meseras es formal, discreto, higiénico, se debe

preocupar por el arreglo personal para dar buena impresión a los invitados.

El anfitrión debe guardar una postura impecable, mantener un comportamiento

muy propio y culto, y con anticipación haber preparado todo el plan del evento,

invitaciones, llamadas telefónicas, etc.

1.2 Imagen Profesional

En la imagen profesional personal debemos tomar en consideración los

protocolos que supone el desarrollo de las actividades profesionales que

definen la normalidad del comportamiento a observar en un determinado

gremio o sector.

Todo el personal al servicio es profesional tanto en los estudios, como su

propia presentación, según el cargo que representa.

Regularmente en un brunch todo el menú debe ser elaborado por personas

que poseen la habilidad de cocinar y de servir.

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En cuando al anfitrión es un empresario formal, profesional, elegante y culto,

de reputación intachable.

1.3 Imagen Visual en el Brunch Ejecutivo

Perfil de las meseras:

Implementan un estilo personal, pero guardando las

reglas en cuanto al uniforme, el cual se adecua tanto

al cuerpo, al color de la piel.

Para la chef se selecciono el traje blanco que es muy

higiénico para utilizarlo en la cocina.

Traje para Anfitrión

Usará un traje formal con

corbata.

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En la imagen física debemos ocuparnos de la apariencia física, el vestuario, los

accesorios y el lenguaje corporal. Puede parecer vanidoso el darle tanta

importancia a la imagen física, sin embargo, ésta adquiere gran trascendencia

cuando pretendemos establecer un estímulo comunicativo preciso con nuestras

audiencias meta. La Imagen física recurre a la antropometría,

antropomorfología, carametría, caramorfología e implementación de estilos.

4. Organización de Eventos

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción

de congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de

reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento , es la

organización de los integrantes, realizar el presupuesto, la selección y reserva

del espacio en el que se desarrollará el encuentro, duración, la tramitación de

permisos y autorizaciones, los servicios gastronómicos, entre otros.

En algunos países de habla hispana también se utilizan las siglas OPC

(organizador profesional de congresos/ certámenes/convenciones) u OPE

(organizador profesional de eventos).

El mercado de los eventos también es identificado con el acrónimo MICE:

Meetings (reuniones), Incentives (incentivos), Conferences (congresos) y

Exhibitions (exposiciones).

4.1 Pasos para el planeamiento de un evento

Diseño y cotización, producción, montaje, ejecución, desmontaje y evaluación

de resultados.

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Como elaborar un Programa

Existen múltiples tipo y métodos para la elaboración de las fases de un

programa, el más sencillo es el IPE (Investigación, planificación, ejecución y

evaluación).

Analizar la situación de la empresa y del entorno. Identificación de los

públicos y posicionamiento analítico.

Investigación

Determinar las oportunidades y los problemas en ítems de imagen.

Fijar los objetivos de imagen según públicos (imagogramas).

Desarrolla el plan estratégico de comunicación e imagen.

Revisión por rechazo

Aceptación

Concretar las acciones específicas de la comunicación por tipos de

públicos.

Desarrollar un sistema de control (eficacia de la comunicación para la

imagen).

Ejecución Ejecutar el plan controlar el resultado Evaluación.

4.2 Invitaciones

Una invitación es el acto por el cual se comunica a una persona nuestro interés

para que acuda a un acto o evento organizado por nosotros. Ello incluye

fiestas, cenas, recepciones así como todo tipo de ceremonias: bodas, bautizos,

comuniones, etc.

La invitación puede realizarse por diversos medios en función de la importancia

del evento: desde los más informales como una llamada telefónica o un correo

electrónico hasta los más formales como una carta personalizada.

Dependiendo del evento así es la anticipación de la entrega de la invitación por

ejemplo si es un acto serio como una boda o recepciones se entrega con un

mes de anticipación, si es una comida al menos 15 días antes del evento.

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Las invitaciones deben ser escritas con caligrafía o letra impresa, en papel fino,

señalar con claridad el anfitrión, el motivo, la fecha y la hora del evento y el

vestuario para el mismo.

Las Invitaciones para el Brunch ejecutivo:

Para este evento se decidió realizar algo formal, en un color beige claro, una

tipografía estilizada pero a la vez legible y el logotipo de la institución donde se

realizará.

4.3 Tipos de Mesas y su Colocación:

Existen multitud de formas a elegir para las mesas, así como decenas de

combinaciones de las mismas en función de su forma, tamaño, situación, etc.

Vamos a exponer de forma detallada, cada una de las formas y sus pros y

contras para la utilización en determinados actos o eventos.

Rectangular.

Una de las más utilizadas, y dependiendo

de su tamaño puede ser un poco difícil

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para tener una conversación uniforme, dando lugar por norma general a tres

focos de conversación. Entre sus ventajas está la perfecta distribución que se

puede hacer en cuanto al orden de precedencias.

En cenas de gala o de importancia no es correcto colocar a nadie en las

cabeceras de la misma (sistema anglosajón). También es una ventaja la

facilidad de acoplar nuevas mesas, pudiendo formar mesas en T, mesas en

forma de U, etc.

Ovalada

A diferencia de la mesa rectangular, es más aprovechable en espacio, al poder

colocar a gente en las cabeceras de la

misma. Si su tamaño es amplio, en temas de

conversación ocurre lo mismo que en la

rectangular. No se puede tener una

conversación uniforme.

Es muy claro el orden de precedencias para

la distribución de los invitados. Si su tamaño

es pequeño, tenemos la ventaja que todos los

invitados pueden verse y mantener una

conversación uniforme, lo mismo que ocurre en las mesas redondas. Como

desventaja no es posible acoplarla a ningún otro tipo de forma.

Cuadrada.

Solo utilizadas en restaurantes y nunca en

comidas de gala o grandes banquetes. Solo

es admisible para comidas íntimas de 2 o 4

personas. Son utilizadas de forma general

por restaurantes o bares pequeños que por

falta de espacio o tipo de clientela, les

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conviene un aprovechamiento del espacio con este tipo de mesas.

También son utilizadas por algunas importantes cadenas de restaurantes, que

minimizan su tamaño al máximo para que el cliente permanezca únicamente el

tiempo imprescindible de la comida, evitando una ocupación prolongada de la

misma (al sentirte relativamente "incómodo" en la misma).

Redonda.

Al igual que la mesa oval, la gran ventaja

es el total aprovechamiento del espacio de

la misma, así como la correcta visión de

todos los invitados entre sí y la posibilidad

de mantener una conversación uniforme

entre todos ellos.

Como pequeña desventaja, mayor dificultad

a la hora de establecer las precedencias.

Tampoco hay posibilidad de jugar con sus

formas para poder acoplarlas a otras mesas (salvo en composiciones

múltiples).

Forma de U.

Perfecta distribución de las precedencias.

Nunca deben ocuparse los puestos enfrente

de la presidencia (parte frontal interior de la

U). Se pueden (y suelen) establecer varios

focos de conversación. Ideal para banquetes y

otras reuniones de múltiples personas.

Forma de Herradura.

Al igual que la forma de "U", facilita en gran

medida el establecimiento de las precedencias.

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Nunca deben colocarse invitados enfrente de la presidencia (parte frontal del

interior de la herradura). Es ideal para mantener una conversación o debate.

Muy utilizada en reuniones (delegaciones de varios países, departamentos de

empresas, etc.).

En este tipo de mesas, así como en el de la U cuadrada se suelen decorar los

espacios interiores en los que no se deben sentar los invitados con algún

centro de flores o plantas, o un adorno similar, manteniendo una altura

adecuada para evitar "tapar" a los invitados entre sí.

Forma de T.

Seguramente estamos ante una de las formas

menos utilizada para cualquier tipo de evento,

y casi podemos asegurar que está totalmente

en desuso. No es fácil de "rellenar" con

invitados al tener muchos espacios comunes.

Dificulta la conversación, la visión de los

invitados entre sí y la colación no es elegante,

al no encontrarse todos lo invitados

enfrentados, y darse mucho la "espalda".

Forma de Peine.

Al igual que la forma de T, no es apenas

utilizada en la actualidad. No deben colocarse

invitados enfrentados a la presidencia (parte

interior de la U). Tiene las mismas

desventajas que la mesa en forma de T

(conversación, visión de los invitados entre sí,

etc.).

La única ventaja posible es el

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aprovechamiento del espacio en una sala, pero no es recomendable su

utilización.

Diagrama de la Colocación de las Mesas para el Brunch Ejecutivo:

4.4 Organización del Brunch Ejecutivo:

• Integrantes:

El proyecto del brunch cuenta con 4 integrantes los cuales se dividirán en los

siguientes papeles:

Anfitrión: Mario Castañeda

Chef: Cinthia Méndez

Meseras: Karen Perla y Brenda Cuyan

• Presupuesto:

Se establecerá un control de gastos general para el evento del brunch

ejecutivo, al ser de tamaño reducido con pocos invitados no se tendrá un gasto

extenso pero por igual se realizará el control de gastos para mantener el control

y el orden.

Servicio Gastronómico: Q.700.00

Transporte: Q.80.00

Anfitrión, meseras y chef: Parte de los integrantes

Mobiliario: Lo proveen las instalaciones

Imprevistos: Q.150.00

Total: Q.930.00

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• Duración:

Mínimo 20 minutos y máximo 45 minutos de duración para evitar fatiga de los

integrantes y de los invitados.

• Asistencia prevista:

La cantidad de invitados asciende aproximadamente a las 15 personas, entre

ellas autoridades de la institución y del proyecto.

• Destino y lugar de celebración:

El evento tendrá lugar en un salón de la institución, en el sexto nivel de la

segunda torre, el cual se reservó con ocho días de anticipación y posee el

tamaño adecuado para las dimensiones del evento y la cantidad de invitados a

los que se espera.

5. Relaciones Públicas

5.1 Concepto

Las Relaciones Públicas son un conjunto de acciones de comunicación

estratégica coordinadas y sostenidas a lo largo del tiempo, que tienen como

principal objetivo fortalecer los vínculos con los distintos públicos,

escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso,

fidelidad y apoyo de los mismos en acciones presentes y/o futuras.

Las Relaciones Públicas implementan técnicas de negociación, marketing,

publicidad y administración para complementar y reforzar su desempeño en el

marco de un entorno social particular y único que debe ser estudiado con

máximo esmero para que esas acciones puedan ser bien interpretadas y

aceptadas por los distintos públicos a quiénes se dirige un programa de

Relaciones Públicas.

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5.2 Principios

En esta etapa se presenta los principios y fundamentos profesionales de las

relaciones públicas para empresas, corporaciones, gobierno y organizaciones

sin fines de lucro. Abarca sus principales áreas y los roles específicos de la

disciplina en contextos diversos de aplicación (instituciones de bien público,

empresas privadas, organismos oficiales). Analiza las diferencias entre las

relaciones públicas y el marketing, la publicidad y la propaganda.

Expresión oral y escrita

Expone las herramientas necesarias para una correcta elaboración de textos

escritos y presentaciones orales. Incorpora las reglas gramaticales, sintácticas

y ortográficas básicas, así como los conceptos clave en la composición de

textos. Estudia las habilidades y trabas de la comunicación oral, mediante el

análisis y la práctica de formatos como el monólogo, el coloquio, el debate y la

mesa redonda. Enfatiza en las técnicas fundamentales de la argumentación.

Cultura corporativa

Expone la relevancia de la identidad corporativa en la vida de una organización

(empresa o institución). Analiza la definición de cultura corporativa y los modos

posibles de acción sobre la misma. Profundiza en los conceptos de valores,

normas, ritos, tabúes y estrategias de conducción de una organización, y de

sus políticas comunicacionales.

Marketing

Presenta los componentes de la gestión de marketing: sus variables y

conceptos básicos (necesidad, deseo, demanda, intercambio), el mercado y su

segmentación, el producto y su precio, y los sistemas de distribución,

información y comunicación. A partir de exposiciones docentes y ejercicios

prácticos, el alumno analiza campañas de publicidad y relaciones públicas con

el objetivo de satisfacer eficientemente las demandas de los clientes.

Marketing estratégico

Integra las herramientas del marketing estratégico como componente

fundamental en los procesos de comunicación publicitaria, relaciones públicas

y comunicación corporativa en sentido amplio, articulando el método y los

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contenidos a los objetivos comunicacionales planteados. Profundiza en el

comportamiento del consumidor, enfatizando en las técnicas para crear o

incrementar conciencia sobre productos, servicios y organizaciones, e incidir en

las actitudes de consumo del público.

Prácticas de las relaciones públicas (corporativas e institucionales)

Presenta las relaciones públicas como práctica comunicacional al servicio de

las relaciones beneficiarias recíprocas entre el cliente y sus públicos. Explora

las tendencias y los asuntos que afectan a las corporaciones en sentido amplio

y que constituyen ejes de las relaciones públicas: manejo de crisis,

comunicación de asuntos públicos, relaciones con los empleados y asuntos del

consumidor, entre otros. Examina la estructura organizacional, los públicos y

las prácticas de fund raising en contextos empresariales, gubernamentales y en

instituciones sin fines de lucro.

Identidad e imagen corporativa:

Brinda las herramientas necesarias para el diseño de programas de identidad

que refuercen la imagen corporativa de la organización en los diferentes

públicos. Enfatiza en los procedimientos de investigación y definición de la

identidad, así como en la planificación de acciones y gestiones de intervención

en la imagen corporativa de la organización.

La oratoria:

Presenta los conceptos, las técnicas y las habilidades comunicacionales

necesarias para optimizar el contacto interpersonal (cara a cara), la exposición

y el discurso público. Estudia los formatos de la oratoria y la exposición

(discurso, conferencia y coloquio); la preparación y la administración del tiempo

en la exposición; la elección y el manejo de soportes tecnológicos

(audiovisuales, entre otros); el comportamiento con el interlocutor (personal o

grupal), el manejo de la conducta visual, los gestos y las expresiones en

sentido amplio.

Planificación y gestión de las relaciones públicas:

Examina la formulación de los objetivos de un programa de relaciones públicas,

la definición del tema y sus características, el diseño de una estrategia, la

identificación de las audiencias, la elaboración de un plan de acción, la

producción de los mensajes, la elección de medios y la evaluación de los

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resultados, enfatizando en la función del relacionista público como estratega de

la comunicación. Presenta casos relevantes de actualidad en los diversos

sectores de la comunicación corporativa.

Patrocinio y mecenazgo:

Estudia las actividades de patrocinio y mecenazgo en el terreno empresarial,

cultural, deportivo y social en general, como alternativas a acciones más

clásicas de comunicación, que se han ido consolidando progresivamente en los

últimos años. Analiza la articulación de estas prácticas con el resto de las

acciones de relaciones públicas, en el marco de la estrategia de comunicación

definida en cada caso.

Organización de eventos, ceremonial y protocolo:

Capacita para planificar, gestionar y supervisar eventos especiales de distinta

índole (privados y públicos; locales y regionales). Estudia casos concretos

(congresos, convenciones, conferencias, exhibiciones, muestras y concursos).

Enfatiza en las tareas de difusión, convocatoria y prensa, y en la organización y

administración de recursos (presupuestos y financiación). Incluye los principios

del ceremonial, el protocolo, la etiqueta y retoma aspectos de la oratoria.

Ética en relaciones públicas:

Analiza la responsabilidad profesional y social implicada en la comunicación,

reflexionando sobre conceptos como “ lo confidencial / lo público” , el secreto

profesional y el derecho a la información, entre otros.

Relaciones integradas con los medios (media relations)

Presenta la metodología adecuada para interactuar con los medios,

enfatizando en las prácticas de penetración en los mismos (periódicos, revistas,

emisoras de radio, canales de TV). Capacita en la utilización de herramientas

como gacetillas, comunicados y conferencias de prensa, media tours y eventos

especiales, en el marco de planes y estrategias de campañas concretas.

Dedica un módulo íntegro al lobbying y sus vinculaciones con los diversos

públicos (comunitarios, parlamentarios, empresariales) e incluye un módulo

específico en media coaching.

Negociación y manejo de la crisis:

Estudia la función de las relaciones públicas en situaciones de crisis de la

organización (sucesos imprevistos accidentales), abarcando la prevención, el

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manejo y la resolución del conflicto. Examina las estrategias y teorías de la

negociación y el manejo de conflicto, con énfasis en las aptitudes y habilidades

comunicacionales presentes en la vida cotidiana de una organización. Analiza

la disputa laboral, la confrontación entre grupos de interés y el conflicto entre la

empresa y sus accionistas, entre otros.

Taller final: Campaña de relaciones públicas

Capacita para intervenir en los aspectos y las etapas del proceso de gestión

comunicacional de una organización, definiendo, articulando y ejecutando

diversos planes y acciones comunicacionales de acuerdo con los objetivos y

las necesidades de la organización (cliente). Como proyecto integrador de la

carrera, el alumno finaliza el curso con la presentación del diseño, la

planificación y la ejecución de una campaña de relaciones públicas.

5.3 Pasos para conformar un departamento o gerencia de

Relaciones públicas.

Los departamentos de relaciones públicas desempeñan diversas funciones y papeles en las empresas y organizaciones.

Cuando las relaciones públicas ayudan a la organización a crear buenas relaciones, están ahorrando dinero al reducir los costes de litigios, regulación, legislación, campañas de precisión o pérdida de ingresos debidas a una mala relación con los públicos, públicos q pueden convertirse en grupos activos cuando las relaciones publicas son malas. También ayuda a la organización a ganar dinero el cultivar las relaciones con donantes, consumidores, accionistas y legisladores.

Las relaciones públicas ayudan a la alta dirección a desarrollar su política y su comunicación con diversos grupos. Estas también son conocidas como << Coalición dominante >> y tienen una gran autonomía. Son fundamentalmente una función técnica o periodística: relaciones con los medios y publicity., también existe cierta tendencia en pensar en las rrpp como una función de apoyo del Dpto. de mkt.

Estas opiniones de la alta dirección limitan seriamente el papel del departamento de rrpp, así como su poder para participar en el proceso de toma de decisiones directivas y de resolución de problemas. Los miembros del departamento de rrpp quedan relegados a ser técnicos q simplemente redactan mensajes sin participación en la decisión de lo q hay q comunicar.

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Nombres de Dpto.:

Un Dpto. de rrpp en una organización, puede tener muchos nombres y, con frecuencia, no suele ser el de << relaciones publicas >>. Los términos comunicación empresarial o comunicación superan a los de rrpp. Otros nombres pueden ser relaciones corporativas, asuntos públicos, comunicación de mkt, asuntos externos, etc.

Los dpto. q pasaron de un de ser un dpto. de rrpp a uno de comunicación corporativa fue por q el dpto. había crecido más allá de las rrpp e incluía actividades como la comunicación con los trabajadores, los accionistas, la redacción de informes anuales, las relaciones con los consumidores y las actividades filantrópicas de la empresa.

Experiencia necesaria:

Dirección estratégica y operativa:

Desarrollo de estrategias para la resolución de problemas

Soluciones organizativas a cuestiones

Desarrollo de objetivos y metas para el dpto.

Preparación de presupuestos

Dirección de personal.

Investigación

Análisis de entorno

Análisis de las relaciones del publico hacia la organización

Investigación para segmentar al publico

Desarrollo de investigación evaluativo

Negociación

Negociación con los públicos activistas.

Apoyo a la dirección para comprender las opiniones de los públicos

Utilización de las teorías de resolución de conflictos con los públicos.

Persuasión del público para hacerle ver que la actuación de la organización es correcta.

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Utilización de la teoría de la actitud de una campaña

Conseguir que el público se comporte como quiere la organización.

Organización de los Dptos.:

Un departamento suele estar dividido en secciones especializadas q tienen un coordinador o director. Las secciones más frecuentes son relaciones con los medios, relaciones con los inversores, asuntos relacionados con los consumidores, relaciones con los sectores públicos, relaciones con la comunidad, comunicaciones de mkt y comunicación con los trabajadores. Los dptos. Típicos son nueve profesionales.

Funciones de staff y lineales: Un director de línea puede delegar su autoridad, establecer los objetivos de producción, contra trabajadores e influir de forma directa en el trabajo de otras personas. El staff tiene poca o ninguna autoridad directa. En su lugar, influye de forma indirecta en el trabajo de los demás a través de sus sugerencias, recomendaciones y consejos. Las rrpp son expertos en comunicación; los directores de línea incluyendo al director general, dependen de los rrpp para q utilizando su formación para la preparación y procesamiento de datos, realizando recomendaciones y aplicando los programas de comunicación, lleven a la práctica las políticas de la organización.

Fuentes de ficción:

Casi inevitablemente, se producen ficciones. Las cuatro áreas de posibles ficciones son:

Asuntos jurídicos: El personal del dpto. jurídico se ocupa de los posibles efectos q pueda tener una declaración publica en términos de litigios actuales o potenciales.

Recursos Humanos: Son frecuentes arduas dispuestas sobre quien es responsable de la comunicación con los empleados

Publicidad: El dpto. de publicidad y el de rrpp suelen chocar porque compiten por obtener fondos para comunicarse con las audiencias externas. Las diferencias filosóficas también son patentes.

Marketing: el Dpto. de mkt, al igual q el de publicidad, tiende a pensar que los únicos públicos claves son los clientes o los consumidores potenciales.

Empresas de RRPP:

Cada empresa asesora y realiza servicios técnicos necesarios para desarrollar un programa previamente acordado. La empresa puede actuar como un anexo

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de un dpto. De rrpp de una org. o, si este dpto. No existe, puede llevar a cabo todo el trabajo.

Otros factores q estimulan el crecimiento son la mayor urbanización, el crecimiento de la burocracia y las regulaciones gubernamentales, los sistemas de comunicación de masas cada vez mas sofisticados, el aumento del consumismo, el comercio internacional y la demanda de mas información.

Los servicios q esta ofrece son:

Comunicación de mkt

Formación de portavoces para los ejecutivos

Investigación y evaluación

Comunicación de crisis

Análisis de los medios de comunicación

Relaciones con la comunidad

Organización de eventos

Asuntos públicos

Imagen de marca y de empresa

Relaciones financieras.

Pros y contras de las contrataciones de una empresa de rrpp:

Ventajas:

o Objetividad

o Calificación y experiencia en diversos campos.

o Recursos amplios

o Oficinas por todo el país

o Resolución de problemas especiales

o Credibilidad.

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Inconvenientes:

o Valoración superficial de los problemas únicos de un cliente o Falta de compromiso a tiempo completo o Necesidad de un largo periodo de información o Resentimiento del personal. o Necesidad de una fuerte dirección o Necesidad de plena información y confianza o Costes.