manual de procesos de la direcciÓn …igsns.gob.gt/pdf/manualesigsns/mnpdaf.pdf · inspectorÍa...

INSPECTORÍA GENERAL

SISTEMA NACIONAL DE SEGURIDAD GUATEMALA, C. A.

DE USO INTERNO

VIGENCIA:

30/08/2013

CÓDIGO:

DAF-MP-001-2013

ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2012

ORIGINAL

PÁGINA:

1 de 115

ALCANCE:

INSPECTORÍA GENERAL SISTEMA NACIONAL DE SEGURIDAD

MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA -DAF-

INSPECTORÍA GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE SEGURIDAD –IGSNS–

REPÚBLICA DE GUATEMALA, C. A.

ETAPAS

NOMBRE Y CARGO

FIRMA

ELABORADO POR:

Lic Mynor Oliverio Alvarez Castillo / DAF

REVISADO POR: Lic Victoria Beatriz Esteban Cambrán / DAF

APROBADO POR: Lic Manfredo Martínez de León / Dirección General


FINANCIERA DE LA IGSNS

DE USO

INTERNO

ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.

ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL

Página 2 de 115

ÍNDICE

ÍNDICE 2 1. INTRODUCCIÓN 5 2. ANTECEDENTES 5 3. JUSTIFICACIÓN 6 4. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 7 4.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 7 5. MISIÓN 8 6. VISIÓN 8 7. OBJETIVOS 8 7.1 Objetivo general 8 7.2 Objetivos específicos 8 8. FUNDAMENTO LEGAL PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 8 9. ALCANCE 9 10. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA 10

9.1 ÁREA DE RECEPCIÓN 10 9.1.1 Procedimiento: Recepción y traslado de correspondencia recibida 10 9.1.2 Flujograma del procedimiento de Recepción y traslado de correspondencia recibida 11

9.2 DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO 12 9.2.1 Procedimiento: Programación Financiera Cuatrimestral 12 9.2.2 Flujograma del procedimiento de Programación Financiera Cuatrimestral 13 9.2.3 Procedimiento: Reprogramación Financiera 14 9.2.4 Flujograma del procedimiento: Reprogramación Financiera 15 9.2.5 Procedimiento: Modificación Presupuestaria 16 9.2.6 Flujograma del procedimiento: Modificación Presupuestaria 17 9.2.7 Procedimiento: Informe Mensual de Ejecución Presupuestaria 19 9.2.8 Flujograma del procedimiento: Informe Mensual de Ejecución Presupuestaria 20 9.2.9 Procedimiento: Asignación Presupuestaria 21 9.2.10 Flujograma del procedimiento: Asignación Presupuestaria 22

9.3 DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 24 9.3.1 Procedimiento: Gestión de Pago y Liquidación de Servicios Básicos 24 9.3.2 Flujograma del Procedimiento: Gestión de Pago y Liquidación de Servicios Básicos 26 9.3.3 Procedimiento: Pago y Liquidación de Servicios Básicos Por medio de Caja Chica 28 9.3.4 Flujograma del procedimiento: Pago y Liquidación de Servicios Básicos por medio de Caja

Chica 30 9.3.5 Procedimiento: Pago y Liquidación de Servicios Básicos por medio de Cheque 32 9.3.6 Flujograma del Procedimiento: Pago y Liquidación de Servicios Básicos por medio De

Cheque 33 9.3.7 Procedimiento: Revisión de Asignación Viáticos al Interior y Exterior 35 9.3.8 Flujograma del procedimiento: Revisión de Asignación Viáticos Al Interior y Exterior 36 9.3.9 Procedimiento: Liquidacion De Viáticos al Interior Y Exterior 37 9.3.10 Flujograma del procedimiento: Liquidación de Viáticos al Interior y Exterior 38

9.4 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 39 9.4.1 Procedimiento: Revisión De Expedientes para Pago y/o Liquidación por Medio de Caja Chica

o Cheque 39 9.4.2 Flujograma del procedimiento: Revisión de Expedientes Para Pago y/o Liquidación por Medio

de Caja Chica o Cheque 40



DE USO

INTERNO



Página 3 de 115

9.4.3 Procedimiento: Revisión de Expedientes para Pago por Acreditamiento a Cuenta 41 9.4.4 Flujograma del procedimiento: Revisión de Expedientes para Pago por Acreditamiento A

Cuenta 42 9.4.5 Procedimiento: Arqueo de Fondo Rotativo Interno (Caja Chica) 43 9.4.6 Flujograma del procedimiento: Arqueo de Fondo Rotativo Interno (Caja Chica) 44 9.4.7 Procedimiento: Arqueo de Cupones Canjeables por Combustible 46 9.4.8 Flujograma del procedimiento: Arqueo de Cupones Canjeables por Combustible 47

9.5 DEPARTAMENTO DE ALMACÉN 49 9.5.1 Procedimiento: Ingreso de Bienes, Materiales y Suministros al Departamento De Almacén 49 9.5.2 Flujograma del procedimiento: Ingreso de Bienes, Materiales y Suministros al Departamento

de Almacén 50 9.5.3 Procedimiento: Salida de Bienes, Materiales y Suministros al Departamento de Almacén 51 9.5.4 Flujograma del procedimiento: Salida de Bienes, Materiales y Suministros al Departamento de

Almacén 52 9.5.5 Procedimiento: Inventario Físico en el Departamento de Almacén 53 9.5.6 Flujograma del procedimiento: Inventario Físico en el Departamento de Almacén 54

9.6 DEPARTAMENTO DE INVENTARIO 56 9.6.1 Procedimiento: Registro de Activos Fijos 56 9.6.2 Flujograma del procedimiento: Registro de Activos Fijos 58 9.6.3 Procedimiento: Registro De Activos Fungibles 60 9.6.4 Flujograma del procedimiento: Registro de Activos Fungibles 61 9.6.5 Procedimiento: Asignación de Activos Fijos en Tarjetas de Responsabilidad 62 9.6.6 Flujograma del procedimiento: Asignación de Activos Fijos en Tarjetas de Responsabilidad 63 9.6.7 Procedimiento: Asignación De Activos Fungibles en Tarjetas De Responsabilidad 65 9.6.8 Flujograma del procedimiento: Asignación de Activos Fungibles en Tarjetas De

Responsabilidad 66 9.6.9 Procedimiento: Baja De Bienes Del Inventario 67 9.6.10 Flujograma Del Procedimiento: Baja De Bienes del Inventario 69 9.6.11 Procedimiento: Presentación de Informe Anual de Inventarios 73 9.6.12 Flujograma del procedimiento: Presentación de Informe Anual de Inventarios 74

9.7 DEPARTAMENTO DE COMPRAS 76 9.7.1 Procedimiento: Elaboración de Orden de Compra 76 9.7.2 Flujograma del procedimiento: Elaboración de Orden de Compra 78 9.7.3 Procedimiento: Compra de Materiales y Suministros por medio de Caja Chica 81 9.7.4 Flujograma del procedimiento: Compra de Materiales y Suministros por medio de Caja Chica

82 9.7.5 Procedimiento: Compra Directa de Bienes, Suministros y/o Contratación de Servicios (de Q.

10,000.00 a Q. 90,000.00) 85 9.7.6 Flujograma del procedimiento: Compra Directa De Bienes, Suministros y/o Contratación De

Servicios (de Q. 10,000.00 a Q. 90,000.00) 86 9.7.7 Procedimiento: Compra De Bienes, Suministros y/o Contratación de Servicios (de Q.

90,000.01 a Q. 900,000.00, Evento de Cotización) 88 9.7.8 Flujograma del procedimiento: Compra De Bienes, Suministros y/o Contratación de Servicios

(de Q. 90,000.01 a Q. 900,000.00, Evento de Cotización) 89 9.7.9 Procedimiento: Compra de Bienes, Suministros y Materiales por medio de Contrato Abierto 91 9.7.10 Flujograma del procedimiento: Compra de Bienes, Suministros y Materiales por medio de

Contrato Abierto 92

9.8 CONSERJERÍA 93 9.8.1 Procedimiento: Mantenimiento de Instalaciones 93 9.8.2 Flujograma Del Procedimiento: Mantenimiento De Instalaciones 94 9.8.3 Procedimiento: Reparación de Instalaciones 95



DE USO

INTERNO



Página 4 de 115

9.8.4 Flujograma Del Procedimiento: Reparación de Instalaciones 96 11. ACRÓNIMOS Y DEFICIONES 98 12. BIBLIOGRAFÍA 100 13. ANEXOS 100 14. NOMENCLATURA DE FORMAS 100



DE USO

INTERNO



Página 5 de 115

1. INTRODUCCIÓN

La Dirección General y la Dirección Administrativa y Financiera –DAF– tomando en cuenta la naturaleza de las funciones que según el marco legal realiza la institución y el área administrativa y financiera específicamente, consideran necesario contar con las herramientas e instrumentos administrativos que contribuyan y fortalezcan el control interno de la Institución. En tal sentido, se elabora el presente Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera como instrumento administrativo que contiene la secuencia que deben seguir las actividades propias de las funciones de la -DAF, asimismo los departamentos y unidades que intervienen en los procedimientos, precisando su responsabilidad, participación y obligaciones; limitando su área de aplicación. Además, contiene información y formularios diseñados para el control y tramite de expedientes y documentos generados de las gestiones realizadas. Permite conocer el funcionamiento interno con la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los responsables de su ejecución. Contribuye al adiestramiento y capacitación de personal de nuevo ingreso a la Dirección Administrativa y Financiera ya que se describen en forma detallada las atribuciones de cada puesto. Facilita el análisis o revisión de los procesos de un sistema, la simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad y evita la alteración arbitraria de los procedimientos. Este Manual forma parte integral de la documentación implementada por la Dirección Administrativa y Financiera, para garantizar la vigencia y efectividad del manual, se deberá mantener un proceso constante de revisión y actualización oportuna, que permita realizar la inclusión de ajustes y modificaciones que se consideren pertinentes. Así también se constituye como una herramienta obligatoria que debe de cumplirse en cada departamento y unidad que intervengan en el proceso administrativo y financiero de la Institución. Es necesario hacer mención que la Subdirección de Recursos Humanos y el Departamento de Informática según la estructura orgánica actual depende jerárquicamente de la Dirección Administrativa y Financiera, sin embargo, éstas elaborarán y actualizarán por separado los Manuales que les corresponden para la gestión del recurso humano y el control y administración del equipo de cómputo e informático de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad.

2. ANTECEDENTES

Con la aprobación del Decreto Número 18-2008 del Congreso de la República, Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad, en el Artículo Número 38 de la misma, se describe expresamente la creación de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad; y en el último párrafo del referido artículo se establece que un reglamento específico normará la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad, facultad conferida al Organismo Ejecutivo. Posteriormente, mediante Acuerdo Gubernativo Número 166-2011 es aprobado el Reglamento de la Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad, en Título VI, Capítulo Único, Artículo Número 59 se establece que la Inspectoría General es la responsable de velar por el cumplimiento de los controles internos, garantizar la eficiencia y la eficacia de la organización. Asimismo, según artículo número 64 es responsabilidad del Inspector General elaborar el Reglamento específico de la Inspectoría General. Es así como en el Acuerdo Gubernativo Número 177-2011, se aprueba el Reglamento de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad, el cual en el Capítulo IV establece los órganos administrativos y en el artículo número 12 se detallan las funciones de la Dirección Administrativa y Financiera, las que se detallan a continuación:

http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIT

http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml

http://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos2/rhempresa/rhempresa.shtml



DE USO

INTERNO



Página 6 de 115

a) Administración del recurso humano y material de la Inspectoría General; b) Asesorar al Inspector General, en lo referente a la ejecución presupuestaria y otras

actividades financieras; c) Preparar el borrador de presupuesto y trasladarlo a la Secretaría Técnica del Consejo

Nacional de Seguridad; y, d) Velar por el cumplimiento de las normas presupuestarías y procedimientos de carácter

general de la Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento, el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, y cualquier otra normativa relacionada con el manejo presupuestario.

En el mismo artículo se establece que para la correcta y eficaz administración de los recursos humanos, financieros y logísticos, el Inspector General será el quien nombre al profesional universitario de las ciencias económicas que cumpla el perfil establecido. Dentro de las atribuciones se establecen las siguientes:

a) La estructura orgánica funcional de la Inspectoría General del Sistema Nacional; b) Asesorar al Inspector General, en lo referente a la ejecución presupuestaria y otras

actividades financieras; c) Preparar el borrador del presupuesto y trasladarlo a la Secretaria Técnica del Consejo

Nacional de Seguridad; d) Velar por el cumplimiento de las normas presupuestarias y procedimientos de carácter

general de la Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento, el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, y cualquier otra normativa relacionada con el manejo del presupuesto.

Adicionalmente la Dirección Administrativa y Financiera es el órgano encargado de coordinar todas las áreas que la integran, verificando que las mismas cumplan funciones y alcancen los objetivos.

3. JUSTIFICACIÓN

La Dirección Administrativa y Financiera es parte de los órganos administrativos de la Inspectoría General, encargada de velar por la correcta, eficaz y eficiente administración de los recursos, por tal razón, las actividades que desempeñan los departamentos de la misma constituyen un significativo apoyo a los órganos sustantivos, de apoyo técnico y de control interno de la Institución. En virtud de lo anterior, es importante que se elaboren las herramientas y los instrumentos necesarios para el adecuado cumplimiento de las funciones administrativas y financieras, considerando que los manuales de normas y procedimientos constituyen la base teórica y metodológica de la gestión institucional, permitiendo integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo y mejorar la calidad del servicio, debiendo comprometerse con la constante revisión y actualización. Este documento describe los procesos administrativos y financieros, y expone en una secuencia lógica y ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento. Contiene además, diagramas de flujo, que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas actividades.



DE USO

INTERNO



Página 7 de 115

DIRECCIÓN DE INSPECTORÍA GENERAL

SUBDIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

4. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

La Dirección Administrativa y Financiera tiene como objetivo coadyuvar con el desempeño eficiente y ágil de la Institución a través de la administración optima y transparente de sus recursos financieros en el marco de la legislación vigente, es responsable de llevar el control de todas las operaciones a nivel de registro, ingreso, gasto y regularizaciones. Su estructura organizacional es la siguiente:

4.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Dirección Administrativa y

Financiera

Director Ejecutivo II

Sub-Dirección de

Recursos Humanos

Subdirector Ejecutivo

II

Departamento de

Admisión de Personal

Asesor Profesional

Especializado IV

Departamento de

Gestión de Personal

Asesor Profesional

Especializado IV

Departamento de

Gestión y Desarrollo

Asesor Profesional

Especializado IV

Departamento de

Presupuesto

Asesor Profesional

Especializado IV

Departamento de

Tesorería

Asesor Profesional

Especializado IV

Departamento de

Contabilidad

Asesor Profesional

Especializado IV

Departamento de

Inventario

Asesor Profesional

Especializado IV

Departamento de

Almacén

Asesor Profesional

Especializado IV

Departamento de

Compras

Asesor Profesional

Especializado IV

Recepción

Secretaria Ejecutiva V

Conserjería

Trabajador Operativo

IV

(2) plazas

Mensajería

Trabajador

Especializado III

Conducción de

Vehículos Trabajador Especializado

III (2) plazas



DE USO

INTERNO



Página 8 de 115

5. MISIÓN

Administrar correcta, eficaz y eficientemente los recursos asignados, con estricta observancia del marco legal establecido, fortaleciendo el control interno a través de una gestión transparente y coadyuvando al cumplimiento de funciones de los órganos sustantivos, de apoyo técnico y de control interno de la Institución.

6. VISIÓN

Ser el órgano administrativo y financiero profesional y dinámico, respetuoso de las leyes, que brinde excelente atención a usuarios internos y externos, con una formación y capacitación constante. Manteniéndose a la vanguardia en tecnología y en los procesos que contribuyan positivamente al desarrollo integral de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad.

7. OBJETIVOS

7.1 OBJETIVO GENERAL

Que la Dirección Administrativa y Financiera cuente con un instrumento técnico orientado a delimitar las funciones y responsabilidades del personal involucrado en los procesos, asimismo, que facilite la identificación y realización de las actividades y guíe las tareas que se desarrollan en la Dirección.

7.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Que el personal que integra la Dirección Administrativa y Financiera pueda identificar claramente las actividades que se desempeñan en cada puesto de trabajo.

Brindar apoyo a los departamentos y unidades de la Institución para contribuir a la inducción del personal de nuevo ingreso.

Visualizar de manera inmediata, y servir de guía a los responsables de cada departamento y unidad para cumplir con los pasos que se detallan en los procedimientos.

8. FUNDAMENTO LEGAL PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

El ejercicio de las funciones de la Dirección Administrativa y Financiera se fundamenta en el marco normativo vigente aplicable al sector gubernamental de la República de Guatemala, así como en normas jurídicas específicas que a continuación se detallan:

Constitución Política de la República de Guatemala.

Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad, Decreto Número 18-2008

Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto Número 114-97

Ley de Servicio Civil, Decreto Número 1748

Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos, Decreto

Número 89-2002



DE USO

INTERNO



Página 9 de 115

Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto Número 101-97

Ley de Acceso a la Información Pública, Decreto Número 57-2008

Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas Decreto Número 31-2002

Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria Decreto Número 1-98

Ley del Impuesto al valor Agregado Decreto Número 27-92

Ley del Impuesto Sobre la Renta Decreto Número 26-92

Disposiciones para el Fortalecimiento del Sistema Tributario y el Combate a la

Defraudación y al Contrabando, Decreto Número 4-2012

Ley de Actualización Tributaria, Decreto Número 10-2012

Código Tributario y sus reformas, Decreto No. 6-91

Ley de lo Contencioso Administrativo y su reforma, Decreto Número 98-97

Ley Contra la Corrupción, Decreto Número 31-2012.

Reglamento de la Ley Margo del Sistema Nacional de Seguridad, Acuerdo Gubernativo

Número 166-2011

Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo Número 18-98

Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo Número 240-98

Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Acuerdo

Gubernativo Número 318-2003

Reglamento de la Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria,

Acuerdo de Directorio Número 007-2007

Reglamento de la Ley de Probidad y Responsabilidades de Empleados Públicos, Acuerdo


Reglamento de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad, Acuerdo


Política Nacional de Seguridad.

Política General de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad.

9. ALCANCE

1. El contenido del presente documento, es aplicable a todos los servidores públicos que integran la Dirección Administrativa y Financiera de la Inspectoría General, así como a:

a). Directores y Jefes de los órganos que conforman la IGSNS; b). Los funcionarios y personal de la IGSNS que solicita mobiliario y equipo, insumos,

materiales y suministros o servicios para el cumplimiento de sus funciones a la Dirección Administrativa y Financiera;

c). Personal de la unidad de control interno.

2. La implementación de las normas y procedimientos debe ser inmediata, permanente y

obligatoria, por lo que es responsabilidad de cada Director y Jefe de departamento socializar el contenido de este documento con el personal bajo su cargo.



DE USO

INTERNO



Página 10 de 115

10. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

1. Para el adecuado desarrollo y cumplimiento de las actividades que le corresponden a todos los órganos que integran la Dirección Administrativa y Financiera y demás personas de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad, se definen los pasos a cumplir en las gestiones administrativas y financieras.

2. Los procedimientos se describen en el presente documento.

9.1 ÁREA DE RECEPCIÓN

1. El Área de Recepción es el área responsable de la recepción, registro y distribución de la

correspondencia que ingresa a la Institución.

2. Por lo anterior, a continuación se detallan los procedimientos a cumplir.

9.1.1 PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y TRASLADO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

PASO

No. RESPONSABLE ACCIÓN

1 Recepcionista Recibe correspondencia, sella con fechador.

2 Revisa la correspondencia.

3 Clasifica la correspondencia para distribuirla.

4 Registra en libro de conocimientos y control digital la

correspondencia recibida (Ver Anexo número 2

DAFIGSNS-R-0001).

5 Distribuye la correspondencia a los órganos

responsables de dar el trámite respectivo.

6 Directores y Jefes de Departamentos de la

Institución

Recibe la correspondencia, firma y sella de recibido.

7 Entrega el libro de conocimientos firmado y sellado de

recibido.

8 Recepcionista Registra en el control digital (Ver Anexo número 2

DAFIGSNS-R-0001) la fecha, responsable y hora de

recibido.

9 Elabora y presenta informe mensual de correspondencia

recibida a la Dirección Administrativa y Financiera por

medio del control digital elaborado para el efecto.

10 Envía informe mensual de correspondencia recibida.

11 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)

Recibe y revisa el informe mensual de correspondencia

recibida.

12 Entrega copia firmada de recibido del informe mensual

de correspondencia recibida.

13 Recepcionista Recibe y archiva el informe mensual de correspondencia

recibida.



DE USO

INTERNO



Página 11 de 115

9.1.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y TRASLADO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

RECEPCIÓN Y TRASLADO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Directores y Jefes de

Departamentos y UnidadesRecepcionista

Director (a) Administrativo

(a) y Financiero (a)

Fase

Inicio

Recibe

correspondencia,

sella con fechador

Revisa la

correspondencia

Clasifica la

correspondencia

para distribuirla

Registra en libro

de conocimientos

y control digital la

correspondencia

recibida

Distribuye la

correspondencia a

los órganos

responsables de

dar el trámite

respectivo

Envía informe

mensual de

correspondencia

recibida

Elabora y

presenta informe

mensual de

correspondencia

recibida

Recibe la

correspondencia,

firma y sella de

recibido

Fin

1

2

3

4

5

6

10

Entrega el libro de

conocimientos

firmado y sellado

de recibido

8 Registra en el

control digital la

fecha,

responsable y

hora de recibido.

7

9

Recibe y revisa el

informe mensual de

correspondencia

recibida

11

Entrega copia

firmada de recibido

del informe mensual

de correspondencia

recibida

Recibe y archiva

el informe

mensual de

correspondencia

recibida

1313



DE USO

INTERNO



Página 12 de 115

9.2 DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO

1. El departamento de presupuesto es el responsable de planificar, organizar y coordinar

acciones relacionadas con el control, ejecución, evaluación de la formulación del presupuesto de ingresos y egresos asignados a la Institución, para lo cual se detallan a continuación los procedimientos necesarios para el cumplimiento de las funciones que le corresponden.

9.2.1 PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN FINANCIERA CUATRIMESTRAL

PASO No.

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1 Jefe de Presupuesto Realiza el análisis del presupuesto vigente.

2 Revisa el plan anual de compras y programación de sueldos, salarios y honorarios.

3 Consolida la información obtenida para determinar el monto a programar por cuatrimestre.

4

Realiza la distribución de la cuota financiera utilizando los formatos establecidos por la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.

5

Elabora el oficio para trasladar a la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad la programación financiera cuatrimestral

6 Envía oficio para revisión y firma de Visto Bueno


Revisa oficio y el formato elaborado que contiene la programación financiera.

8 ¿Está de acuerdo?

8.1 No. Regresa al Departamento de Presupuesto para modificarlo o corregir errores

8.2 Sí. Traslada oficio y formato de programación financiera revisado y firmado.

9 Jefe de Presupuesto Recibe oficio y formato de programación financiera revisado y firmado.

10 Envía solicitud de programación financiera cuatrimestral a la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.

11 Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad

Recibe solicitud de programación financiera cuatrimestral.

12 Entrega copia de oficio recibido.

13 Jefe de Presupuesto Archiva oficio y formato de programación financiera cuatrimestral.



DE USO

INTERNO



Página 13 de 115

9.2.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN FINANCIERA CUATRIMESTRAL

PROGRAMACIÓN FINANCIERA CUATRIMESTRAL

Director (a) Administrativo (a) y

Financiero (a)Jefe de Presupuesto

Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad

Fase

Inicio

Realiza el análisis

del presupuesto

vigente

Revisa el plan

anual de compras

y programación de

sueldos, salarios y

honorarios

Consolida la

información

obtenida

Realiza la

distribución de la

cuota financiera

utilizando

Envía oficio para

revisión y firma de

Visto Bueno

Recibe oficio y

formato de

programación

financiera

revisado y firmado

Revisa oficio de la

programación

financiera

Fin

1

2

3

4

5

6

9 Traslada oficio y

formato de

programación

financiera

revisado y firmado

7

8

¿Está de

acuerdo?

No

Sí

Elabora oficio para enviar la

programación

Realiza

modificaciones o

corrige errores

8.1

8.2

Envía solicitud de

programación

financiera

cuatrimestral

10 Recibe solicitud

de programación

financiera

cuatrimestral

11

Entrega copia de

oficio recibido

Archiva oficio de

solicitud de

programación

financiera

1213



DE USO

INTERNO



Página 14 de 115

9.2.3 PROCEDIMIENTO: REPROGRAMACIÓN FINANCIERA

PASO No.

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1 Jefe de Presupuesto Revisa el comportamiento de la ejecución de gastos según programación financiera.

2 Determina la necesidad de elaborar una reprogramación financiera

3 Elabora el oficio y detalle para solicitar la reprogramación financiera.

4 Envía oficio y detalle al Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a).


Revisa oficio y el detalle que contiene la reprogramación financiera.


6.1 No. Regresa al Departamento de Presupuesto para modificarlo o corregir errores

6.2 Sí. Traslada oficio y detalle de reprogramación financiera revisado y firmado

7 Jefe de Presupuesto Recibe oficio y detalle de la reprogramación financiera revisado y firmado.

8 Envía solicitud de reprogramación financiera a la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.


Recibe solicitud de reprogramación financiera.


11 Jefe de Presupuesto Archiva oficio y formato de reprogramación financiera.



DE USO

INTERNO



Página 15 de 115

9.2.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: REPROGRAMACIÓN FINANCIERA

REPROGRAMACIÓN FINANCIERA


Financiero (a)Jefe de Presupuesto


Fase

Inicio

Revisa el

comportamiento

de la ejecución de

gastos según

programación

financiera

Determina la

necesidad de

elaborar una

reprogramación

financiera

Envía oficio y

detalle al Director

(a) Administrativo

(a) y Financiero

(a)

Recibe oficio y

detalle de la

reprogramación

financiera

revisado y firmado

Revisa oficio y el

detalle que

contiene la

reprogramación

financiera

Fin

1

2

3

4

9

7 Traslada oficio y

formato de

programación

financiera

revisado y firmado

5

6

¿Está de

acuerdo?

No

Sí

Elabora el oficio y

detalle para

solicitar la

reprogramación

financiera

Realiza

modificaciones o

corrige errores

6.1

6.2

Envía solicitud de

reprogramación

financiera

8 Recibe solicitud

de

reprogramación

financiera

Entrega copia de

oficio recibido

Archiva oficio de

solicitud de

reprogramación

financiera

1011



DE USO

INTERNO



Página 16 de 115

9.2.5 PROCEDIMIENTO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA

PASO

No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1 Jefe de Presupuesto Verifica la ejecución presupuestaria y la proyección de gastos.

2 Evalúa las disponibilidades presupuestarias

3 Identifica la necesidad de elaborar un modificación presupuestaria.

4 Realiza el análisis del presupuesto para determinar los débitos y créditos

5 Elabora oficio y cuadro de detalle de la modificación presupuestaria con las justificaciones necesarias.

6 Envía oficio y cuadro de detalle de la modificación presupuestaria.


Recibe y analiza el detalle de la modificación presupuestaria.


8.1 No. Traslada al Departamento de Presupuesto la modificación presupuestaria para correcciones o modificaciones.

8.2 Sí. Consigna firma y sello la modificación presupuestaria.

9 Envía oficio y cuadro de la modificación presupuestaria a Dirección General para firma y sello de visto bueno.

10 Director General Recibe y revisa la modificación presupuestaria.

11 Consigna el visto bueno

12 Envía la modificación presupuestaria al Departamento de Presupuesto.

13 Jefe de Presupuesto Recibe la modificación presupuestaria.

14 Envía la modificación a la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad

15 Secretaría Técnica del Consejo Nacional de

Seguridad

Recibe la solicitud de modificación presupuestaria.


17 Jefe de Presupuesto Archiva el oficio y detalle de la modificación presupuestaria.



DE USO

INTERNO



Página 17 de 115

9.2.6 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA

MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA

Director (a) Administrativo (a)

y Financiero (a)Jefe de Presupuesto

Secretaría Técnica del

Consejo Nacional de Seguridad

Director General

Fase

Inicio

Verifica la

ejecución

presupuestaria y

la proyección de

gastos

Evalúa las

disponibilidades

presupuestarias

Realiza el análisis

del presupuesto

para determinar

los débitos y

créditos

1

2

3

4

7

Consigna firma y

sello la

modificación

presupuestaria

5

6

¿Está de

acuerdo?

No

Sí

Elabora oficio y

cuadro de detalle

de la modificación

presupuestaria

8.1

8.2

8

Recibe y revisa la

modificación

presupuestaria

Envía oficio y

cuadro a Dirección

General para firma

y sello de visto

bueno

109

Identifica la

necesidad de

elaborar un

modificación

presupuestaria

Envía oficio y

cuadro de detalle

de la modificación

presupuestaria

Recibe y analiza

el detalle de la

modificación

presupuestaria

Realiza

modificaciones o

correcciones



DE USO

INTERNO



Página 18 de 115

MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA


y Financiero (a)Jefe de Presupuesto


Director General

Fa

se

Consigna el visto

bueno

Envía la

modificación

presupuestaria al

Departamento de

Presupuesto

Envía la

modificación a la

STCNS

11

13

14 15

Recibe la

modificación

presupuestaria

Recibe la solicitud

de modificación

presupuestaria

12

Entrega copia de

oficio recibido

Archiva el oficio y

detalle de la

modificación

presupuestaria

1617

Fin



DE USO

INTERNO



Página 19 de 115

9.2.7 PROCEDIMIENTO: INFORME MENSUAL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

PASO

No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1 Jefe de Presupuesto Analiza la ejecución analítica del presupuesto.

2 Elabora oficio que contiene el informe de ejecución presupuestaria analítica.

3 Envía informe de ejecución presupuestaria mensual


Recibe informe de ejecución presupuestaria.

5 Revisa y analiza el informe de ejecución presupuestaria mensual.

6 Firma de Visto Bueno el informe de ejecución presupuestaria.

7 Envía informe de ejecución presupuestaria revisado y firmado.

8 Jefe de Presupuesto Recibe informe.

9 Traslada copia de informe al Director General para su conocimiento.

10 Director General Recibe informe de ejecución presupuestaria.


12 Jefe de Presupuesto Archiva el informe de ejecución presupuestaria.



DE USO

INTERNO



Página 20 de 115

9.2.8 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: INFORME MENSUAL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

INFORME MENSUAL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA


y Financiero (a)Jefe de Presupuesto Director General

Fase

Inicio

Analiza la

ejecución analítica

del presupuesto

1

2

3 4

7

Traslada copia de

informe al Director

General para su

conocimiento

5

6

Elabora oficio que

contiene el

informe

8

Envía informe de

ejecución

presupuestaria

revisado y firmado

Recibe informe de

ejecución

presupuestaria

109

Envía informe de

ejecución

presupuestaria

mensual

Recibe informe de

ejecución

presupuestaria

Revisa y analiza el

informe de

ejecución

presupuestaria

mensual

Firma de Visto

Bueno el informe

de ejecución

presupuestaria

Recibe informe

Entrega copia de

oficio recibido

11Archiva el informe

de ejecución

presupuestaria

12

Fin



DE USO

INTERNO



Página 21 de 115

9.2.9 PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA

PASO


1 Jefe de Compras Solicita asignación presupuestaria

2 Jefe de Presupuesto Recibe solicitud de compra de bienes, suministros y servicios (Ver Anexo número 3 DAFIGSNS-S-0002)

3 Revisa solicitud de compra de bienes, suministros y servicios

4 ¿Existe disponibilidad presupuestaria?:

4.1 No. Realiza modificación presupuestaria.

4.2 Sí. Asigna estructura presupuestaria por producto.

5 Registra en tarjetas de control presupuestario (Ver Anexo número 4 DAFIGSNS-P-0003).

6 Consigna sello el cual indica actividad y renglón presupuestario por producto.

7 Traslada expediente al Departamento de Compras para continuar el trámite.

8 Jefe de Compras Realiza la compra y solicita la factura.

9 Traslada expediente para asignar actividad y renglón presupuestario por producto en factura.

10 Jefe de Presupuesto Recibe expediente y consigna la actividad y el renglón presupuestario por producto.

11 Registra los datos de factura en tarjetas de control presupuestario (devenga el gasto).

12 Traslada expediente para continuar el trámite.

13 Jefe de Compras Recibe expediente para continuar trámite.

14 Traslada expediente para revisión.

15 Jefe de Contabilidad Recibe expediente y revisa que cumpla con los requisitos establecidos.

16 Traslada expediente para que continúe con el trámite de pago correspondiente.

17 Jefe de Compras Recibe expediente para que continúe con el trámite de pago correspondiente.



DE USO

INTERNO



Página 22 de 115

9.2.10 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA

ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA

Jefe de PresupuestoJefe de Compras Jefe de Contabilidad

Fase

Revisa solicitud de

compra de bienes,

suministros y

servicios

Recibe solicitud

de compra de

bienes,

suministros y

servicios

12

Solicita asignación

presupuestaria

Inicio

3

¿Existe

disponibilidad

presupuestaria

?

No

Sí

4

Realiza

modificación

presupuestaria

asigna estructura

presupuestaria por

producto

4.1

4.2

Registra en

tarjetas de control

presupuestario

5

Traslada

expediente al

Departamento de

Compras para

continuar el

trámite

6

Realiza la compra

y solicita la factura

7

Traslada

expediente para

asignar actividad y

renglón

presupuestario por

producto en

factura

8Recibe expediente

y consigna la

actividad y el

renglón

presupuestario por

producto

9

Registra los datos

de factura en

tarjetas de control

presupuestario

(devenga el gasto)

10

Traslada

expediente para

continuar el

trámite

11

Recibe expediente

para continuar

trámite

12

Traslada

expediente para

revisión

13



DE USO

INTERNO



Página 23 de 115

ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA

Jefe de PresupuestoJefe de Compras Jefe de Contabilidad

Fa

se

Recibe expediente

y revisa que

cumpla con los

requisitos

establecidos

1415

Traslada

expediente para

revisión

Recibe expediente

para que continúe

con el trámite de

pago

correspondiente

Traslada

expediente para

que continúe con

el trámite de pago

correspondiente

1617

Fin



DE USO

INTERNO



Página 24 de 115

9.3 DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

1. Es responsable de realizar todas las actividades relacionadas con la coordinación, formulación y ejecución del fondo rotativo interno (Caja Chica) así como, todas las gestiones necesarias para el control y pago de servicios básicos, revisión de expedientes de viáticos solicitados por los órganos que integran la Institución. Por lo anterior, a continuación se detallan los procedimientos a cumplir.

9.3.1 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS

PASO


1 Jefe de Tesorería Recibe factura.

2 Revisa datos consignados en las facturas

3 Razona factura.

4 Elabora y firma la solicitud de compra de bienes,

suministros y servicios.

5 Traslada factura y solicitud de compra de bienes,

suministros y servicios para asignación de

estructura presupuestaria.

6 Jefe de Presupuesto Recibe y asigna la estructura presupuestaria en

factura y solicitud.

7 Envía factura y solicitud firmada con la estructura

presupuestaria.

8 Jefe de Tesorería Recibe factura y solicitud firmada con la estructura

presupuestaria.


suministros y servicios para firma de Jefe de

Compras.

10 Recibe y firma solicitud de compra de bienes,

suministros y servicios.


suministros y servicios firmada.

12 Recibe factura y solicitud de compra de bienes,

suministros y servicios firmada.

13 Traslada para revisión y firma la solicitud al Director

(a) Administrativo (a) y Financiero (a).

14 Director (a) Administrativo (a)

y Financiero (a

Recibe y revisa la factura solicitud de compra de

bienes, suministros y servicios.

15 ¿Cumple con todos los requisitos?:

15.1 No. Regresa expediente para modificar o

corregir errores.

15.2 Sí. Firma solicitud y continua el trámite de pago

y liquidación.


suministros y servicios para continuar el trámite.

17 Jefe de Tesorería Recibe factura y solicitud de compra de bienes,

suministros y servicios para continuar el trámite.



DE USO

INTERNO



Página 25 de 115

18 Traslada expediente para firma del Director General

en solicitud y razón de factura

19 Director General Recibe y firma la solicitud y razón de la factura

20 Traslada expediente firmado para que se efectué el

pago y liquidación

21 Jefe de Tesorería Recibe expediente para gestionar el pago y

liquidación.

22 Define forma de pago.

23 ¿Se paga y liquida por medio de caja chica, cheque

o acreditamiento a cuenta?



DE USO

INTERNO



Página 26 de 115

9.3.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS

GESTIÓN DE PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS

Jefe de PresupuestoJefe de Tesorería Jefe de Compras

Director (a)

Administrativo (a) y

Financiero (a

Director

General

Fase

Razona factura

Revisa datos

consignados en

las factura

1

2

Recibe factura

Inicio

3

4

56 Recibe asigna la

estructura

presupuestaria en

factura y solicitud

7 Envía factura y

solicitud firmada

con la estructura

presupuestaria

8 Recibe factura y

solicitud firmada

con la estructura

presupuestaria

9 10

1112

13

Elabora y firma la

solicitud de

compra de bienes,

suministros y

servicios

Traslada factura y

solicitud para

asignación de

estructura

presupuestaria

Traslada factura y

solicitud para

firma de Jefe de

Compras

Recibe y firma

solicitud de

compra de bienes,

suministros y

servicios

Traslada factura y

solicitud de

compra de bienes,

suministros y

servicios firmada

Recibe factura y

solicitud de

compra de bienes,

suministros y

servicios firmada

Traslada para revisión y

firma la solicitud al

Director (a)


Financiero (a)

Recibe y revisa la

factura solicitud de

compra de bienes,

suministros y

servicios

14

¿Cumple con

todos los

requisitos?

Regresa

expediente para

modificar o

corregir errores

No

Sí

15

firma solicitud y

continua el trámite

de pago y

liquidación

15.1

15.2



DE USO

INTERNO



Página 27 de 115

GESTIÓN DE PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS

Jefe de

PresupuestoJefe de Tesorería

Jefe de

Compras

Director (a)


Financiero (a

Director General

Fase

Traslada expediente

para firma del

Director General en

solicitud y razón de

factura

Recibe factura y

solicitud para

continuar el

trámite

16

17

Traslada factura y

solicitud para

continuar el

trámite

18

21

23

Recibe expediente

para gestionar el

pago y liquidación

Recibe y firma la

solicitud y razón

de la factura

19

Traslada

expediente

firmado para que

se efectué el pago

y liquidación

20

Define forma de

pago22

¿Se paga y liquida por medio de caja

chica, cheque o acreditamiento a

cuenta?

FIn



DE USO

INTERNO



Página 28 de 115

9.3.3 PROCEDIMIENTO: PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CAJA CHICA

PASO


1 Jefe de Tesorería Recibe expediente completo de servicios básicos

para realizar el pago.

2 Verifica el saldo del caja chica.

3 Realiza el pago correspondiente.

4 Registra en liquidación de caja chica y en el

Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN el

expediente pagado (Ver Anexo número 5

DAFIGSNS-T-0004).

5 Envía liquidación, documentos de soporte de caja

chica y listado FR03 generado por el Sistema de

Contabilidad Integrada para revisión.

6 Jefe de Contabilidad Recibe liquidación, documentos de soporte de

caja chica y listado FR03 generado por el

Sistema de Contabilidad Integrada.


7.1 No. Traslada liquidación, documentos de

soporte de caja chica y listado FR03

generado por el Sistema de Contabilidad

Integrada para correcciones y/o

modificaciones

7.2 Sí. Registra en control interno y traslada

liquidación, documentos de soporte de caja

chica y listado FR03 generado por el

Sistema de Contabilidad Integrada para que

continúe el trámite (Ver Anexo número 6

DAFIGSNS-C-0005)

8 Jefe de Tesorería Recibe liquidación, documentos de soporte de

caja chica y listado FR03.

9 Envía liquidación, documentos de soporte y

listado FR03 para firma.

10 Director (a) Administrativo (a) y

Financiero (a)

Recibe y revisa la liquidación de caja chica.

11 Envía liquidación firmada y documentos de

soporte de caja chica.

12 Jefe de Tesorería Recibe liquidación firmada y documentos de

soporte de caja chica.


listado FR03 para firma.

14 Director General Recibe y firma liquidación de caja chica.

15 Traslada liquidación de caja chica firmada para

continuar con el trámite.



DE USO

INTERNO



Página 29 de 115

16 Jefe de Tesorería Recibe liquidación de caja chica firmada para

continuar con el trámite.


listado FR03 para aprobación y reintegro.

18 Secretaria Técnica del Consejo

Nacional de Seguridad

Recibe liquidación, documentos de soporte y

listado FR03.

19 Revisa liquidación, documentos de soporte y

listado FR03.

20 ¿Cumple con todos los requisitos?

20.1 No. Regresa para correcciones y/o

modificaciones.

20.2 Sí. Continua el trámite para el reintegro de

caja chica.

21 Entrega copia firmada de recibida de la

liquidación y el listado FR03.

22 Jefe de Tesorería Recibe y archiva copias de liquidación y listado

FR03.



DE USO

INTERNO



Página 30 de 115

9.3.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CAJA CHICA

PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CAJA CHICA

Jefe de ContabilidadJefe de Tesorería

Director (a)


Financiero (a

Director General

Fase

Realiza el pago

correspondiente

Verifica el saldo

del caja chica

1

2

Inicio

3

4

5 6 Recibe liquidación

y otros

documentos de

soporte que la

integran

7

8

9

Registra en

liquidación y en

el Sistema de

Contabilidad

Integrada

Envía liquidación y

otros documentos

de soporte que la

integran

Traslada

liquidación y

documentos de

soporte para

correcciones

Registra en

control interno y

traslada

liquidación

Recibe

liquidación,

documentos de

soporte de caja

chica y listado

FR03

Envía liquidación,

documentos de

soporte y listado

FR03 para firma

10

Recibe

expediente

completo

¿Cumple con

todos los

requisitos?

No

Sí

7.1

7.2

Recibe y revisa

liquidación de caja

chica

Envía liquidación

firmada y

documentos de

soporte de caja

chica

11Recibe liquidación

firmada y

documentos de

soporte de caja

chica

12


documentos de

soporte y listado

FR03 para firma

13

Recibe y firma


chica

14



DE USO

INTERNO



Página 31 de 115

PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CAJA CHICA

Jefe de

ContabilidadJefe de Tesorería

Director (a)

Administrativo (a)

y Financiero (a

Director General


Consejo Nacional de

Seguridad

Fase

Recibe liquidación

de caja chica

firmada para

continuar con el

trámite

Traslada


chica firmada para

continuar con el

trámite

1516


documentos de

soporte y listado

FR03 para

aprobación y

reintegro

17Recibe

liquidación,

documentos de

soporte y listado

FR03

18

Entrega copia

firmada de

recibida de la

liquidación y el

listado FR03

21Recibe y archiva

copias de

liquidación y

listado FR03

22

Fin

Revisa liquidación,

documentos de

soporte y listado

FR03

19

¿Cumple con

todos los

requisitos?

No

Sí

Regresa para

correcciones y/o

modificaciones

2020.1

Regresa para

correcciones y/o

modificaciones

20.2



DE USO

INTERNO



Página 32 de 115

9.3.5 PROCEDIMIENTO: PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CHEQUE

PASO


1 Jefe de Tesorería Recibe factura de servicios básicos para realizar el pago.

2 Elabora la solicitud de compra de bienes, suministros y servicios.

3 Elabora oficio con el detalle de la factura (a) para solicitar la elaboración de cheque.

4 Traslada oficio y expedientes para revisión.

5 Jefe de Contabilidad Recibe y revisa oficio y expedientes para pago por medio de cheque.


6.1 No. Traslada oficio y expedientes para correcciones y/o modificaciones.

6.2 Sí. Registra en control interno y traslada oficio y expedientes para que continúe el trámite (Ver Anexo número 6 DAFIGSNS-C-0005)

7 Jefe de Tesorería Recibe oficio y expedientes para continuar el trámite.

8 Traslada para firma el oficio y expedientes.


Recibe y revisa oficio y expedientes.

10 ¿Está de acuerdo?:

10.1 No. Traslada oficio y expedientes para correcciones y/o modificaciones

10.2 Sí. Firma y traslada oficio y expedientes para continuar el trámite

11 Jefe de Tesorería Recibe oficio y expedientes para elaboración de cheque.

12 Traslada oficio y expedientes para elaboración de cheque.

13 Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad

Recibe oficio y expedientes para elaboración de cheque.


14.1 No. Traslada oficio y expedientes para correcciones y/o modificaciones

14.2 Sí. Elabora cheque y notifica a Tesorería de la Inspectoría General.

15 Jefe de Tesorería Recibe cheque

16 Fotocopia cheque para adjuntarlo a copia de expediente.

17 Realiza el pago.

18 Archiva fotocopia de expediente completo.



DE USO

INTERNO



Página 33 de 115

9.3.6 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CHEQUE

PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CHEQUE

Jefe de ContabilidadJefe de TesoreríaDirector (a) Administrativo (a) y

Financiero (aSTCNS

Fase

Traslada oficio y

expedientes para

revisión

Elabora oficio con

el detalle de la

factura (a)

1

2

Inicio

3

4 5

6.1

6

7

Recibe y revisa

oficio y

expedientes para

pago por medio de

cheque

traslada oficio y

expedientes para

correcciones y/o

modificaciones

Registra en

control interno y

traslada oficio y

expedientes para

que continúe el

trámite

Recibe oficio y

expedientes para

continuar el

trámite

Traslada para

firma el oficio y

expedientes

8

¿Cumple con

todos los

requisitos?

No

Sí

6.2

Recibe y revisa

oficio y

expedientes

traslada oficio y

expedientes para

correcciones y/o

modificaciones

10

11

¿Está de

acuerdo?

No

Si

10.1

Firma y traslada

oficio y

expedientes

para continuar el

trámite

10.2

9

Recibe oficio y

expedientes para

elaboración de

cheque

Traslada oficio y

expedientes para

elaboración de

cheque

Elabora la

solicitud de

compra de bienes,

suministros y

servicios

Recibe factura

12



DE USO

INTERNO



Página 34 de 115

PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CHEQUE

Jefe de ContabilidadJefe de Tesorería

Director (a)


Financiero (a

Secretaría Técnica de Consejo


Fase

Recibe cheque

Recibe oficio y

expedientes para

elaboración de

cheque

13

18Archiva fotocopia

de expediente

completo

¿Cumple con

todos los

requisitos?

traslada oficio y

expedientes para

correcciones y/o

modificaciones

No

Si

14.1

elabora cheque y

notifica a tesorería

de la Inspectoría

General

14.2

Fotocopia cheque

para adjuntarlo a

copia de

expediente

16

15

Realiza el pago

17

FIn

14



DE USO

INTERNO



Página 35 de 115

9.3.7 PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE ASIGNACIÓN VIÁTICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR

PASO


1 Interesado Traslada solicitud y nombramiento para revisión

2 Jefe de Tesorería Recibe y revisa solicitud y nombramiento


3.1 No. Traslada solicitud y nombramiento para

correcciones y/o modificaciones.

3.2 Sí. Firma y registra en control interno y

traslada solicitud y nombramiento para

firma y asignación presupuestaria (Ver

Anexo número 7 DAFIGSNS-TV-0006).

4 Jefe de Presupuesto Recibe solicitud y nombramiento y consigna la

estructura presupuestaria.

5 Firma solicitud.

6 Traslada solicitud y nombramiento para que

continúe el trámite.

7 Jefe de Tesorería Recibe solicitud y nombramiento.

8 Traslada solicitud y nombramiento para revisión y

firma.

9 Director (a) Administrativo (a) y

Financiero (a)

Recibe y firma solicitud y nombramiento.

10 Traslada solicitud y nombramiento para que


11 Jefe de Tesorería Recibe solicitud firmada.

12 Entrega solicitud y nombramiento para que


13 Interesado Recibe solicitud y nombramiento para que




DE USO

INTERNO



Página 36 de 115

9.3.8 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE ASIGNACIÓN VIÁTICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR

REVISIÓN DE ASIGNACIÓN DE VIÁTICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR


Financiero (a)Interesado

Jefe de Tesorería

Jefe de Presupuesto

Fase

Inicio

Traslada solicitud

y nombramiento

para revisión

Recibe y revisa

solicitud y

nombramiento

traslada solicitud

y nombramiento

para

correcciones y/o

modificaciones

Recibe solicitud y

nombramiento

para que continúe

el trámite

Fin

1

2

3

3.2

6

4

5

Recibe solicitud

firmada

8

7

¿Cumple con

todos los

requisitos?

NO

Sí

3.1

firma y registra en

control interno y

traslada solicitud

Recibe solicitud

y nombramiento

y consigna la

estructura

presupuestaria

Firma solicitud

Traslada

solicitud y

nombramiento

para que

continúe el

trámite

Recibe solicitud y

nombramiento

Traslada solicitud

y nombramiento

para revisión y

firma

Recibe y firma

solicitud y

nombramiento

9

Traslada solicitud

y nombramiento

para que continúe

el trámite

1011

Entrega solicitud y

nombramiento

para que continúe

el trámite

12

13



DE USO

INTERNO



Página 37 de 115

9.3.9 PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE VIÁTICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR

PASO


1 Interesado Traslada expediente de liquidación de viáticos

para revisión.

2 Jefe de Tesorería Recibe y revisa expediente de liquidación de

viáticos.


3.1 No. Traslada expediente al interesado

para correcciones y/o modificaciones.

3.2 Sí. Consigna rubrica en expediente y

registra en control interno (Ver Anexo

número 7 DAFIGSNS-TV-0006)

4 Traslada expediente de liquidación de viáticos al

interesado para que continúe el trámite.

5 Interesado Recibe expediente de liquidación de viáticos.

6 Traslada expediente de liquidación de viáticos

para revisión y liquidación.

7 Secretaría Técnica del Consejo


Recibe expediente de liquidación de viáticos para

revisión.


8.1 No. Traslada expediente al interesado

para correcciones y/o modificaciones

8.2 Sí. Registra expediente de liquidación y

continúa el trámite.

9 Firma copia de expediente de liquidación de

viáticos para archivo.

10 Interesado Recibe copia de expediente de liquidación de

viáticos firmada de recibido.

11 Informa Jefe de Tesorería la aprobación de la

liquidación de viáticos.

12 Jefe de Tesorería Consigna en control interno (Ver Anexo número

7 DAFIGSNS-TV-0006) la aprobación de la

liquidación de viáticos



DE USO

INTERNO



Página 38 de 115

9.3.10 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR

LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR

Secretaría Técnica del Consejo Nacional de

SeguridadInteresado

Jefe de Tesorería

Fase

Inicio

Traslada

expediente de

liquidación de

viáticos para

revisión

Recibe y revisa

expediente de

liquidación de

viáticos

traslada

expediente al

interesado para

correcciones y/o

modificaciones

1

2

3

3.2

6

4

¿Cumple con

todos los

requisitos?

No

Sí

3.1

consigna rubrica

en expediente y

registra en control

interno

Traslada

expediente de

viáticos para que

continúe el trámite

Recibe expediente

de liquidación de

viáticos

5

Traslada

expediente de

liquidación de

viáticos para

revisión y

liquidación

Recibe expediente

de liquidación de

viáticos para

revisión

7

¿Cumple con

todos los

requisitos?

No

Sí

8Traslada

expediente al

interesado para

correcciones y/o

modificaciones

registra

expediente de

liquidación y


8.1

8.2

Firma copia de

expediente de

liquidación de

viáticos para

archivo

9Recibe copia de

expediente de

liquidación de

viáticos firmada

de recibido

10

Informa Jefe de

Tesorería la

aprobación de la

liquidación de

viáticos

11 Consigna en

control interno la

aprobación de la

liquidación de

viáticos

12

Fin



DE USO

INTERNO



Página 39 de 115

9.4 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

1. Es el departamento responsable de realizar las acciones relacionadas con el proceso de trámite administrativo del gasto y ejecución de la contabilidad de la Institución, así como mantener actualizados los controles y registros de revisión de los expedientes relacionados con la adquisición de bienes, materiales y suministros. Por lo anterior, a continuación se detallan los procedimientos que se llevan a cabo.

9.4.1 PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE EXPEDIENTES PARA PAGO Y/O LIQUIDACIÓN POR MEDIO DE CAJA CHICA O CHEQUE

PASO


1 Jefe de Tesorería o Jefe de

Compras

Traslada expediente de compra de bienes,

materiales, suministros y adquisición de servicios.

2 Jefe de Contabilidad Recibe expediente de compra bienes, materiales,

suministros y adquisición de servicios.

3 Revisa expediente.


4.1 No. Registra expediente en control

interno y traslada para correcciones y/o

modificaciones (Ver Anexo número 6

DAFIGSNS-C-0005)


expediente para que continúe el trámite

(Ver Anexo número 6 DAFIGSNS-C-

0005)

5 Jefe de Tesorería o Jefe de

Compras

Recibe expediente de compra de bienes,

materiales, suministros y adquisición de servicios.

Realiza las gestiones para continuar el trámite del

expediente.



DE USO

INTERNO



Página 40 de 115

9.4.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE EXPEDIENTES PARA PAGO Y/O LIQUIDACIÓN POR MEDIO DE CAJA CHICA O CHEQUE

REVISIÓN DE EXPEDIENTES PARA PAGO Y/O LIQUIDACIÓN POR MEDIO DE CAJA CHICA O

CHEQUE

Jefe de Tesorería o Jefe de Compras Jefe de Contabilidad

Fase

Inicio

Traslada

expediente

compras o

adquisición de

servicios

Recibe

expediente

compras o

adquisición de

servicios

Registra

expediente en

control interno y

traslada para

correcciones y/o

modificaciones

1

2

4

4.2

6

¿Cumple con

todos los

requisitos?

No

Sí

4.1

registra en control

interno y traslada

expediente para

que continúe el

trámite

Recibe

expediente

compras o

adquisición de

servicios

5

Realiza las

gestiones para

continuar el

trámite del

expediente

Fin

Revisa expediente

3



DE USO

INTERNO



Página 41 de 115

9.4.3 PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE EXPEDIENTES PARA PAGO POR ACREDITAMIENTO A

CUENTA

PASO


1 Jefe de Compras Traslada orden de compra o de pago de bienes,

materiales, suministros y adquisición de servicios y

documentos de soporte.

2 Jefe de Contabilidad Recibe orden de compa o de pago de bienes,

materiales, suministros y adquisición de servicios y

documentos de soporte.



4.1 No. Registra expediente en control interno y

traslada para correcciones y/o modificaciones

(Ver Anexo número 6 DAFIGSNS-C-0005)


expediente para que continúe el trámite (Ver

Anexo número 6 DAFIGSNS-C-0005)

5 Jefe de Compras Recibe orden de compra o pago de bienes, materiales,

suministros y adquisición de servicios.

6 Traslada expediente para elaborar el comprobante

único de registro según corresponda en la gestión.

7 Jefe de Presupuesto Recibe expediente y elabora el comprobante único de

registro según corresponda en la gestión.

8 Traslada expediente con el comprobante único de

registro y documentación de soporte para revisión.

9 Jefe de Contabilidad Recibe expediente con el comprobante único de

registro y documentación de soporte para revisión.


10.1 No. Registra expediente en control interno y

traslada para correcciones y/o modificaciones

(Ver Anexo número 6 DAFIGSNS-C-0005).


expediente para que continúe el trámite (Ver

Anexo número 6 DAFIGSNS-C-0005).

11 Jefe de Compras Recibe el expediente para que continúe el trámite.



DE USO

INTERNO



Página 42 de 115

9.4.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE EXPEDIENTES PARA PAGO POR ACREDITAMIENTO A CUENTA

REVISIÓN DE EXPEDIENTES PARA PAGO POR ACREDITAMIENTO A CUENTA

Jefe de Compras Jefe de Contabilidad Jefe de Presupuesto

Fase

Inicio

Traslada orden de

compra o de pago

y documentos de

soporte

Recibe orden de

compra o de pago

y documentos de

soporte

Registra

expediente en

control interno y

traslada para

correcciones y/o

modificaciones

1 2

4

4.2

6

¿Cumple con

todos los

requisitos?

No

Sí

4.1

registra en control

interno y traslada

expediente para

que continúe el

trámite

Recibe orden de

compra o pago de

bienes,

materiales,

suministros y

adquisición de

servicios

5

Traslada

expediente para

elaborar el

comprobante

único de registro

según

corresponda en la

gestión

Revisa expediente

3

Recibe expediente

y elabora el

comprobante

único de registro

según

corresponda en la

gestión

7

Traslada

expediente con el

comprobante

único de registro y

documentación de

soporte para

revisión

8Recibe expediente

con el

comprobante

único de registro y

documentación de

soporte para

revisión

9

¿Cumple con

todos los

requisitos?

10No

Sí

Registra

expediente en

control interno y

traslada para

correcciones y/o

modificaciones

10.1

Registra en

control interno y

traslada

expediente para

que continúe el

trámite

Recibe el

expediente para

que continúe el

trámite

10.211

Fin



DE USO

INTERNO



Página 43 de 115

9.4.5 PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE FONDO ROTATIVO INTERNO (CAJA CHICA)

PASO


1 Director (a) Administrativo


Elabora oficio de nombramiento.

2 Traslada oficio de nombramiento.

3 Jefe de Contabilidad Recibe nombramiento.

4 Diseña los formatos a utilizar en el arqueo del fondo

rotativo interno (caja chica).

5 Informa y solicita el efectivo y documentos de soporte al

Jefe (a) del Departamento de Tesorería.

6 Jefe de Tesorería Recibe solicitud.

7 Traslada el efectivo y documentos de soporte del fondo


8 Jefe de Contabilidad Recibe el efectivo y documentos de soporte del fondo


9 Realiza integración del fondo rotativo interno (caja chica)

(Ver Anexo número 8 DAFIGSNS-C-0007).

10 Traslada el arqueo del fondo rotativo interno (caja chica)

para firma.

11 Jefe de Tesorería Recibe arqueo y firma la integración.

12 Traslada arqueo firmado.

13 Jefe de Contabilidad Recibe arqueo firmado.

14 Elabora informe del arqueo de fondo rotativo interno

(caja chica).

15 Traslada copia del informe del arqueo del fondo rotativo

interno (caja chica).



Recibe copia del informe del arqueo del fondo rotativo

interno (caja chica).

17 Revisa y traslada copia a la Secretaría Técnica del

Consejo Nacional de Seguridad.

18 Secretaría Técnica del

Consejo Nacional de

Seguridad

Recibe copia del arqueo del fondo rotativo interno (caja

chica).

19 Entrega copia firmada de recibido del arqueo del fondo




Recibe copia firmada de recibido del arqueo del fondo


21 Archiva copia del arqueo de fondo rotativo interno (caja

chica).



DE USO

INTERNO



Página 44 de 115

9.4.6 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE FONDO ROTATIVO INTERNO (CAJA CHICA)

ARQUEO DEL FONDO ROTATIVO INTERNO (CAJA CHICA)

Director (a)


Financiero (a)

Jefe de Contabilidad Jefe de Tesorería


Consejo Nacional de

Seguridad

Fase

Inicio

Traslada oficio de

nombramiento

1

2

Diseña los

formatos a utilizar

en el arqueo del

fondo rotativo

interno (caja

chica)

Traslada el

efectivo y

documentos de

soporte del fondo

rotativo interno

(caja chica)

5

Recibe

nombramiento

3

7

Traslada el arqueo

del fondo rotativo

interno (caja

chica) para firma

10

Recibe el efectivo

y documentos de

soporte del fondo

rotativo interno

(caja chica)

9

Elabora oficio de

nombramiento

4

Informa y solicita

el efectivo y

documentos de

soporte al Jefe (a)

del Departamento

de Tesorería

Recibe solicitud

6

8

Realiza

integración del

fondo rotativo

interno (caja

chica)

Recibe arqueo y

firma la

integración

11

Traslada arqueo

firmado

12

Recibe arqueo

firmado

13

Elabora informe

del arqueo de

fondo rotativo

interno (caja

chica)

14

Traslada copia del

informe del arqueo

del fondo rotativo

interno (caja

chica)

15



DE USO

INTERNO



Página 45 de 115

ARQUEO DEL FONDO ROTATIVO INTERNO (CAJA CHICA)

Director (a)


Financiero (a)

Jefe de Contabilidad Jefe de Tesorería


Consejo Nacional de

Seguridad

Fase

Recibe copia del

informe del arqueo

del fondo rotativo

interno (caja

chica)

16

Revisa y traslada

copia a la

Secretaría

Técnica del

Consejo Nacional

de Seguridad

17

Recibe copia del

arqueo del fondo

rotativo interno

(caja chica)

18

Entrega copia

firmada de

recibido del

arqueo del fondo

rotativo interno

(caja chica)

19Recibe copia

firmada de

recibido del

arqueo del fondo

rotativo interno

(caja chica)

20

Archiva copia del

arqueo de fondo

rotativo interno

(caja chica)

21

Fin



DE USO

INTERNO



Página 46 de 115

9.4.7 PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE

PASO




Elabora oficio de nombramiento.

2 Traslada oficio de nombramiento.

3 Jefe de Contabilidad Recibe nombramiento.

4 Diseña los formatos a utilizar en el arqueo de cupones

canjeables por combustible.

5 Informa y solicita los cupones y controles existentes al

responsable.

6 Encargado de Transportes Recibe solicitud.

7 Traslada los cupones y controles existentes que

soportan la utilización de los mismos.

8 Jefe de Contabilidad Recibe cupones y controles existentes que soportan la

utilización de los mismos.

9 Realiza integración de los cupones canjeables por

combustible (Ver Anexo número 9 DAFIGSNS-C-0008).

10 Traslada el arqueo de cupones canjeables por

combustible para firma.

11 Encargado de Transportes Recibe arqueo y firma la integración.

12 Traslada arqueo firmado.

13 Jefe de Contabilidad Recibe arqueo firmado.

14 Elabora informe del arqueo de cupones canjeables por

combustible.

15 Traslada copia del informe del arqueo de cupones




Recibe copia del informe del arqueo de cupones


17 Revisa y traslada copia del informe al encargado de

transportes para conocer las observaciones o

deficiencias detectadas.

18 Encargado de Transportes Recibe copia del arqueo de informe del arqueo de

cupones canjeables por combustible para conocer y

corregir las observaciones o deficiencias detectadas.



DE USO

INTERNO



Página 47 de 115

9.4.8 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE

ARQUEO DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE


Financiero (a)Jefe de Contabilidad Encargado de Transportes

Fase

Inicio

Traslada oficio de

nombramiento

1

2

Diseña los

formatos a utilizar

en el arqueo de

cupones

canjeables por

combustible

5

Recibe

nombramiento

3

7

Traslada el arqueo

de cupones

canjeables por

combustible para

firma

10

Recibe cupones y

controles

existentes que

soportan la

utilización de los

mismos

9

Elabora oficio de

nombramiento

4

Informa y solicita

los cupones y

controles

existentes al

responsable

Recibe solicitud

6

8

Realiza

integración de los

cupones

canjeables por

combustible

Recibe arqueo y

firma la

integración

11

Traslada arqueo

firmado

12

Recibe arqueo

firmado

13

Elabora informe

del arqueo de

cupones

canjeables por

combustible

14

Traslada copia del

informe del arqueo

de cupones

canjeables por

combustible

15

Traslada los

cupones y

controles

existentes que

soportan la

utilización de los

mismos



DE USO

INTERNO



Página 48 de 115

ARQUEO DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE


Financiero (a)Jefe de Contabilidad Encargado de Transportes

Fase

Recibe copia del

informe del arqueo

de cupones

canjeables por

combustible

16

Revisa y traslada

copia del informe

al encargado de

transportes

17

Recibe copia del

arqueo de informe

del arqueo de

cupones

18

Fin



DE USO

INTERNO



Página 49 de 115

9.5 DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

1. Este departamento es responsable de ejecutar las acciones relacionadas con la recepción, almacenamiento, custodia y despacho de bienes, materiales, suministros, equipo y demás medio necesarios para el cumplimiento de las actividades técnicas, administrativas y financieras de la Institución. Por lo anterior, a continuación se detallan los procedimientos que se llevan a cabo.

9.5.1 PROCEDIMIENTO: INGRESO DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS AL

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

PASO No

RESPONSABLE ACCIÓN

1 Proveedor Entrega el producto al Departamento de Almacén.

2 Jefe de Almacén Revisa datos de factura y descripción del producto.

3 ¿Están correctos los datos y descripción del producto en factura?:

3.1 Proveedor No. Corrige los errores o diferencias en factura

3.2 Jefe de Almacén Sí. Confirma ingreso con el solicitante del producto.

4 Proveedor Traslada factura corregida.

5 Jefe de Almacén Recibe el producto.

6 Registra el ingreso del producto en tarjetas Kardex.

7 Elabora la Constancia de Ingreso Almacén y a inventario forma 1-H

8 ¿Es activo fijo?:

8.1 Jefe de Inventario Sí. Revisa la constancia de ingreso almacén y a inventario forma 1-H

8.2 Firma la Constancia de Ingreso Almacén y a inventario forma 1-H

8.3 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)

No. Revisa la constancia de ingreso almacén y a inventario forma 1-H

9 Firma la constancia de ingreso almacén y inventario forma 1-H

10 Jefe de Almacén Recibe la Constancia de ingreso almacén y a inventario forma 1-H

11 Registra el ingreso del producto en libro de ingreso al almacén.

12 Registra el ingreso del producto en el libro de control de almacén.

13 Verifica el espacio disponible en el almacén.

14 Coloca el bien en el lugar definido para su resguardo y almacenaje.



DE USO

INTERNO



Página 50 de 115

9.5.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: INGRESO DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

INGRESO DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

Jefe de AlmacénProveedorDirector (a) Administrativo

(a) y Financiero (a) Jefe de Inventario

Inicio

Entrega el

producto al

almacén

Revisa datos de

factura y

descripción del

producto

¿Están correctos los datos y descripción del producto en factura?

Sí

No

Corrige los errores

o diferencias en

factura

Confirma ingreso

con el solicitante

del producto

Recibe el producto

Elabora la Constancia

de Ingreso Almacén y a

Inventario forma 1-H

Registra el ingreso del

producto en libro de

ingreso al almacén

Registra el ingreso del


control de almacén

Revisa la Constancia de

Ingreso Almacén y a


Recibe la Constancia de

Ingreso Almacén y a


Traslada factura

corregida

Evalúa y verifica el

espacio disponible en el

Almacén

Coloca el bien en el

lugar definido para su

almacenaje

Fin

1 2

33.1

4 3.2

5

7

11

12

¿Es activo fijo?

Sí

No

Firma la Constancia de Ingreso Almacén y a


Revisa la Constancia de Ingreso Almacén y a


Firma la Constancia de Ingreso Almacén y a


88.1

8.28.3

910

13

14

Registra el ingreso

del producto en

tarjetas Kardex

6



DE USO

INTERNO



Página 51 de 115

9.5.3 PROCEDIMIENTO: SALIDA DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

PASO No

RESPONSABLE ACCIÓN

1 Solicitante Elabora el formulario de Solicitud de bienes, materiales y suministros.

2 Jefe de Almacén Revisa la solicitud y verifica la existencia de lo solicitado.

3 ¿Se tiene en existencia lo solicitado?

3.1 Solicitante No. Elabora la solicitud de compra

3.2 Jefe de Almacén Sí. Solicita autorización para despachar lo solicitado


Revisa la solicitud

5 Autoriza el despacho de lo solicitado.

6 Jefe de Almacén Selecciona lo solicitado.

7 ¿Es activo fijo?:

7.1 Jefe de Inventario Sí. Consigna el código de inventario al bien.

7.2 Jefe de Almacén No. Entrega lo solicitado.

8 Registra la salida del producto en el libro de control de almacén

9 Registra en tarjeta kardex el descargo de lo entregado.



DE USO

INTERNO



Página 52 de 115

9.5.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: SALIDA DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

SALIDA DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN.

Jefe de AlmacénSolicitante

Director (a)


Financiero (a)

Jefe de Inventario

Inicio

Elabora el

formulario de

Solicitud

Revisa la solicitud

y verifica la

existencia de lo

solicitado

¿Se tiene en existencia lo solicitado?

Sí

NoElabora la

solicitud de

compra

Solicita

autorización para

despachar lo

solicitado

Entrega lo solicitado

Registra la salida del


control de almacén

Fin

1

2

3

3.1

¿Es activo fijo?

No

Sí

Consigna el código de Inventario al

Bien

Selecciona lo

solicitado

Revisa la solicitud

Autoriza el despacho de lo

solicitado

Registra en tarjeta kardex el descargo

de lo entregado

3.2 4

56

7

7.1

7.2

8

9



DE USO

INTERNO



Página 53 de 115

9.5.5 PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FÍSICO EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

PASO No

RESPONSABLE ACCIÓN


Elabora oficio para instruir la realización del inventario físico.

2 Traslada oficio para instruir la realización del inventario físico.

3 Jefe de Almacén Recibe oficio para realizar el inventario físico.

4 Elabora formatos para realizar el inventario físico.

5 Traslada formatos para aprobación.


Recibe formatos.


7.1 No. Traslada para modificaciones.

7.2 Sí. Traslada formatos para continuar el procedimiento.

8 Jefe de Almacén Recibe formatos para continuar el procedimiento.

9 Programa el día para realizar el inventario físico.

10 Informa al personal de la Institución el cierre del almacén por inventario físico.

11 Imprime listados de bienes, materiales y suministros resguardados en el almacén a la fecha del inventario de acuerdo a tarjetas kardex.

12 Realiza el inventario físico.

13 ¿Existen diferencias?:

13.1 Sí. Verifica y regulariza la diferencia determinada.

13.2 No. Continua el procedimiento.

14 Elabora informe sobre el inventario físico realizado.

15 Traslada informe para conocimiento y acciones que se consideren necesarias.


Recibe informe para conocimiento y acciones que se consideren necesarias.

17 Entrega copia de informe firmada de recibido.

18 Jefe de Almacén Recibe copia de informe firmada de recibido.



DE USO

INTERNO



Página 54 de 115

9.5.6 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FÍSICO EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

INVENTARIO FÍSICO EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a) Jefe de AlmacénPersonal de la Inspectoría

General

Fase

Inicio

Traslada oficio

para instruir la

realización del

inventario físico

1

2

4

6

Recibe formatos

5

Recibe oficio para

realizar el

inventario físico

3

Elabora oficio para

instruir la

realización del

inventario físico

Elabora formatos

para realizar el

inventario físico

Traslada formatos

para aprobación

¿Está de

acuerdo?

No

Sí

Traslada para

modificaciones

77..1

Traslada formatos

para continuar el

procedimiento

7.2

Recibe formatos

para continuar el

procedimiento

8

Programa el día

para realizar el

inventario físico

9 Informa al

personal de la

Institución el cierre

del almacén por

inventario físico

10

Imprime listados

de bienes,

materiales y

suministros

resguardados en

el almacén

11

Realiza el

inventario físico

12



DE USO

INTERNO



Página 55 de 115

INVENTARIO FÍSICO EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

Director (a)


Financiero (a)

Jefe de AlmacénPersonal de la Inspectoría

General

Fase

¿Existen

diferencias?

Sí

No

Si, verifica y

regulariza la

diferencia

determinada

13

continua el

procedimiento

13.1

13.2

Elabora informe

sobre el inventario

físico realizado

14

Traslada informe

para conocimiento

y acciones que se

consideren

necesarias

15Recibe informe

para conocimiento

y acciones que se

consideren

necesarias

16

Entrega copia de

informe firmada de

recibido

17

Recibe copia de

informe firmada de

recibido

18

Fin



DE USO

INTERNO



Página 56 de 115

9.6 DEPARTAMENTO DE INVENTARIO

1. Es el órgano responsable de desarrollar las acciones relacionadas con el registro, control y administración de los activos fijos y bienes fungibles de la Inspectoría General. Por lo anterior, a continuación se detallan los procedimientos que se llevan a cabo.

9.6.1 PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

PASO No

RESPONSABLE ACCIÓN

1 Jefe de Almacén Informa el ingreso del activo fijo.

2 Traslada fotocopia de factura.

3 Jefe de Inventario Recibe fotocopia de factura del activo fijo adquirido.

4 Revisa fotocopia de factura y las condiciones y características físicas del activo fijo

5 ¿Cumple con los requisitos y especificaciones solicitadas?:

5.1 No. Informa y rechaza fotocopia de factura para correcciones y/o modificaciones.

5.2 Sí. Informa al Jefe de Almacén para continuar el trámite, indicando número de folio y libro de registro del activo fijo.

6 Jefe de Almacén Recibe notificación del Jefe de Inventarios indicando número de folio y libro de registro del activo fijo.

7 Elabora la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H)

8 Traslada la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H) para firma.

9 Jefe de Inventario Recibe y revisa la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H)

10 Firma la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H)

11 Registra el activo fijo en el módulo de inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN)

12 Informa y solicita la aprobación del registro del activo fijo en el módulo de inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN)

13 Secretaría Técnica del Consejo Nacional de

Seguridad

Recibe solicitud de aprobación.

14 Verifica el registro del activo fijo.

15 ¿Cumple los requisitos?:

15.1 No. Informa sobre las correcciones y/o modificaciones necesarias realizar.

15.2 Sí. Aprueba el registro e informa.

16 Jefe de Inventario Verifica la aprobación del registro.

17 Imprime constancia generada por medio del Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN).

18 Traslada constancia para adjuntar a expediente de compra.

19 Jefe de Compras Recibe y firma copia de constancia para adjuntar a expediente de compra.



DE USO

INTERNO



Página 57 de 115

20 Jefe de Compras Traslada copia de constancia firmada de recibido.

21 Jefe de Inventario Recibe copia de constancia para adjuntar a expediente de compra.

22 Archiva copia de constancia de registro del activo fijo y de constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H).



DE USO

INTERNO



Página 58 de 115

9.6.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

Jefe de Almacén Jefe de InventarioJefe de

Compras

Secretaría Técnica

del Consejo

Nacional de

Seguridad

Fase

Inicio

1

2

4

6

Elabora la

constancia de

ingreso almacén y

a inventario (forma

1-H)

5

Recibe fotocopia

de factura del

activo fijo

adquirido

3

Informa y rechaza

fotocopia de

factura para

correcciones y/o

modificaciones

No

Sí

Traslada la

constancia de

ingreso almacén y

a inventario (forma

1-H) para firma

7

8 9

10

11

Informa el ingreso

del activo fijo

Traslada fotocopia

de factura

Revisa fotocopia

de factura y las

condiciones y

características

físicas del activo

fijo

¿Cumple con los

requisitos y

especificaciones

solicitadas?

5.1

Informa para

continuar el

trámite,indicando

número de folio y

libro de registro

del activo fijo

5.2

Recibe

notificación y

número de folio y

libro de registro

del activo fijo

Recibe y revisa la

constancia de

ingreso almacén y

a inventario (forma

1-H)

Firma la

constancia de

ingreso almacén y

a inventario (forma

1-H)

Registra el activo

fijo en el módulo

de inventarios del

Sistema de

Contabilidad

Integrada

(SICOIN)



DE USO

INTERNO



Página 59 de 115

REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

Jefe de

AlmacénJefe de Inventario Jefe de Compras

Secretaría Técnica del Consejo


Fase

Informa y solicita

la aprobación del

registro del activo

fijo

12

¿Cumple con los

requisitos y

especificaciones

solicitadas?

Recibe solicitud

de aprobación

13

Verifica el registro

del activo fijo

14

15

informa sobre las

correcciones y/o

modificaciones

necesarias

realizar

15.1

aprueba el registro

e informa

15.2

Verifica la

aprobación del

registro

16

Imprime

constancia

generada en

(SICOIN)

17

Traslada

constancia para

adjuntar a

expediente de

compra

18Recibe y firma

copia de

constancia para

adjuntar a

expediente de

compra

19

Traslada copia de

constancia

firmada de

recibido

20

Recibe copia de

constancia para

adjuntar a

expediente de

compra

21

Archiva copia de

constancia de

registro del activo

fijo y de

constancia de

ingreso almacén y

a inventario (forma

1-H)

22

Fin

No

Sí



DE USO

INTERNO



Página 60 de 115

9.6.3 PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ACTIVOS FUNGIBLES

PASO No

RESPONSABLE ACCIÓN

1 Jefe de Almacén Informa el ingreso del activo fungible.

2 Traslada fotocopia de factura.

3 Jefe de Inventario Recibe fotocopia de factura del activo fungible adquirido.

4 Revisa fotocopia de factura y las condiciones y características físicas del activo fungible.

5 ¿Cumple con los requisitos y especificaciones solicitadas?:

5.1 No. Informa y rechaza fotocopia de factura para correcciones y/o modificaciones

5.2 Sí. Registra en control interno auxiliar el activo fungible (Ver Anexo número 10 DAFIGSNS-I-0009)

6 Informa del registro al Jefe de Almacén para continuar el trámite.

7 Jefe de Almacén Recibe notificación del Jefe de Inventarios.

8 Elabora la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H).

9 Traslada la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H) para firma


Recibe y revisa la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H).

11 Firma la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H)

12 Traslada la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H) firmada.

13 Jefe de Almacén Recibe la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H) firmada.

14 Traslada la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H) firmada para continuar el trámite del expediente.



DE USO

INTERNO



Página 61 de 115

9.6.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ACTIVOS FUNGIBLES

REGISTRO DE ACTIVOS FUNGIBLES

Jefe de Almacén Jefe de InventarioDirector (a) Administrativo (a) y

Financiero (a)

Fase

Inicio

1

2

4

6

Elabora la

constancia de

ingreso almacén y

a inventario

5

Recibe fotocopia

de factura del

activo fungible

adquirido

3

Informa y rechaza

fotocopia de

factura para

correcciones y/o

modificaciones

No

Sí

Traslada la

constancia de

ingreso almacén y

a inventario

7

8

9 10

11

Informa el ingreso

del activo fungible

Traslada fotocopia

de factura

Revisa fotocopia

de factura y las

condiciones y

características

físicas del activo

fungible

¿Cumple con los

requisitos y

especificaciones

solicitadas?

5.1

registra en control

interno auxiliar el

activo fungible

5.2

Recibe

notificación del

Jefe de

Inventarios

Recibe y revisa la

constancia de

ingreso almacén y

a inventario

Firma la

constancia de

ingreso almacén y

a inventario

Traslada la

constancia de

ingreso almacén y

a inventario (forma

1-H) firmada

Informa del

registro al Jefe de

Almacén para

continuar el

trámite

12Recibe la

constancia de

ingreso almacén y

a inventario (forma

1-H) firmada

13

Traslada la (forma

1-H) firmada para

continuar el

trámite del

expediente

14

Fin



DE USO

INTERNO



Página 62 de 115

9.6.5 PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS EN TARJETAS DE RESPONSABILIDAD

PASO No

RESPONSABLE ACCIÓN

1 Jefe de Inventarios Verifica la aprobación del registro del activo fijo en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN).

2 Rotula el activo fijo con el código de identificación asignado.

3 Registra en Libro de Inventarios de Activos Fijos.

4 Informa sobre el ingreso y la disponibilidad de activos fijos para asignarlos.


Recibe la información.

6 Verifica las necesidades de activos fijos establecidas.

7 Autoriza e informa la asignación de activos fijos de acuerdo a las necesidades establecidas.

8 Jefe de Inventarios Recibe autorización de asignación de activos fijos de acuerdo a las necesidades establecidas.

9 Informa al interesado sobre la asignación del activo fijo.

10 Interesado Recibe la información.

11 Elabora la requisición de almacén para darle egreso al activo fijo del Departamento de Almacén.

12 Cumple con los requisitos establecidos en el formato de requisición de almacén.

13 Entrega la requisición de almacén con todos los requisitos requeridos por el formato.

14 Jefe de Inventarios Recibe la requisición de almacén con todos los requisitos requeridos por el formato.

15 Solicita el activo fijo para ser asignado.

16 Jefe de Almacén Revisa requisición.

17 Entrega el activo fijo verificando los requisitos establecidos.

18 Jefe de Inventarios Recibe el activo fijo.

19 Registra en la tarjeta de responsabilidad de activos fijos (Ver Anexo número 11 DAFIGSNS-I-0010).

20 Entrega el activo fijo.

21 Interesado Recibe y verifica las condiciones y características físicas del activo fijo.

22 Firma el cargo del activo fijo realizado en la tarjeta de responsabilidad correspondiente.

23 Entrega la tarjeta de responsabilidad firmada.

24 Jefe de Inventarios Recibe tarjeta de responsabilidad y archiva.



DE USO

INTERNO



Página 63 de 115

9.6.6 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS EN TARJETAS DE RESPONSABILIDAD

ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS EN TARJETAS DE RESPONSABILIDAD

Jefe de Inventario

Director (a)


Financiero (a)

Interesado Jefe de Almacén

Fase

Inicio

1

2

4

8

Registra en Libro

de Inventarios de

Activos Fijos

3

Informa sobre el

ingreso y la

disponibilidad de

activos fijos para

asignarlos

6

7

Verifica la

aprobación del

registro del activo

fijo en el Sistema

de Contabilidad

Integrada

Rotula el activo

fijo con el código

de identificación

asignado

Recibe

notificación y

número de folio y

libro de registro

del activo fijo

Recibe la

información

5

Verifica las

necesidades de

activos fijos

establecidas

Autoriza e informa

la asignación de

activos fijos de

acuerdo a las

necesidades

establecidas

Informa al

interesado sobre

la asignación del

activo fijo

9

Recibe la

información

10

Elabora la

requisición de

almacén para

darle egreso al

activo fijo del

Departamento de

Almacén

11

Cumple con los

requisitos

establecidos en el

formato de

requisición de

almacén

12



DE USO

INTERNO



Página 64 de 115


Jefe de Inventario

Director (a)

Administrativo (a)

y Financiero (a)

Interesado Jefe de Almacén

Fase

Entrega la

requisición de

almacén con

todos los

requisitos

requeridos por el

formato

13Recibe la

requisición de

almacén con

todos los

requisitos

requeridos por el

formato

14

Solicita el activo

fijo para ser

asignado

15

Revisa requisición

16

Recibe el activo

fijo

17Entrega el activo

fijo verificando los

requisitos

establecidos

18

Registra en la

tarjeta de

responsabilidad

de activos fijos

19

Entrega el activo

fijo

20 Recibe y verifica

las condiciones y

características

físicas del activo

fijo

21

Firma el cargo del

activo fijo

realizado en la

tarjeta de

responsabilidad

correspondiente

22

Entrega la tarjeta

de

responsabilidad

firmada

23

Recibe tarjeta de

responsabilidad y

archiva

24

Fin



DE USO

INTERNO



Página 65 de 115

9.6.7 PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FUNGIBLES EN TARJETAS DE RESPONSABILIDAD

PASO No

RESPONSABLE ACCIÓN

1 Interesado Elabora la requisición de almacén del activo fungible.

2 Traslada la requisición de almacén el activo fungible.

3 Jefe de Almacén Recibe requisición del activo fungible.

4 Revisa la requisición de almacén

5 ¿Cumple con los requisitos?:

5.1 No. Devuelve requisición para la modificación o corrección.

5.2 Sí. Verifica la disponibilidad del activo fungible solicitado.

6 Informa al Jefe de Inventario para la asignación del número de identificación interno del activo fungible.

7 Jefe de Inventario Verifica el activo y consigna el número de identificación interno.

8 Registra en el libro auxiliar de activos fungibles.

9 Registra en la tarjeta de responsabilidad de activos fungibles.

10 Traslada el activo fungible con el número de identificación interno.

11 Jefe de Almacén Recibe el activo fungible con el número de identificación interno.

12 Entrega el activo fungible al interesado.

13 Interesado Recibe el activo fungible.



DE USO

INTERNO



Página 66 de 115

9.6.8 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FUNGIBLES EN TARJETAS DE RESPONSABILIDAD

ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FUNGIBLES EN TARJETA DE RESPONSABILIDAD

Interesado Jefe de Almacén Jefe de Inventario

Fase

Inicio

1

2

4

6

5

Recibe requisición

del activo fungible

3

Devuelve

requisición para la

modificación o

corrección

No

Sí

7

Traslada la

requisición de

almacén el activo

fungible

Revisa la

requisición de

almacén

¿Cumple con los

requisitos?

5.1

Verifica la

disponibilidad del

activo fungible

solicitado

5.2

Verifica el activo y

consigna el

número de

identificación

interno

Informa al Jefe de

Inventario para la

asignación del

número de

identificación

interno del activo

fungible

Fin

Elabora la

requisición de

almacén del activo

fungible

Registra en el libro

auxiliar de activos

fungibles

8

Registra en la

tarjeta de

responsabilidad

de activos

fungibles

9

Traslada el activo

fungible con el

número de

identificación

interno

10Recibe el activo

fungible con el

número de

identificación

interno

11

Entrega el activo

fungible al

interesado

12

Recibe el activo

fungible

13



DE USO

INTERNO



Página 67 de 115

9.6.9 PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DEL INVENTARIO

PASO No

RESPONSABLE ACCIÓN

1 Usuario Informa sobre el estado y los desperfectos del activo fijo.

2 Jefe de Inventario Revisa el estado del activo fijo: 3 ¿Es equipo de cómputo?

3.1 Sí. Solicita al Jefe de Informática evaluar el equipo

3.2 No. Evalúa el estado del activo fijo y continua el trámite

4 Jefe de Informática Emite dictamen técnico por medio del cual establece el estado del equipo y la necesidad de sustituirlo.

5 Traslada dictamen técnico 6 Jefe de Inventario Recibe dictamen técnico que establece el estado

del equipo. 7 Elabora la solicitud para tramitar la baja del

inventario del activo fijo. 8 Traslada la solicitud para tramitar la baja del

inventario del activo fijo. 9 Director General Recibe la solicitud para tramitar la baja del

inventario del activo fijo. 10 Autoriza la solicitud para tramitar la baja del

inventario del activo fijo. 11 Traslada la solicitud autorizada para tramitar la baja

del inventario del activo fijo. 12 Jefe de Inventario Recibe la solicitud autorizada para tramitar la baja

del inventario del activo fijo. 13 Elabora la certificación de ingreso del activo fijo al

inventario de la Institución 14 Elabora y firma el acta de baja de bienes. 15 Traslada el acta para revisión y firma del Director

(a) Administrativo (a) y Financiero (a). 16 Director (a) Administrativo (a) y

Financiero (a) Recibe y revisa el acta de baja de bienes.

17 Firma el acta de baja de bienes. 18 Traslada el acta de baja de bienes para que

continúe el trámite. 19 Jefe de Inventario Recibe el acta de baja de bienes para que continúe

el trámite. 20 Integra expediente con los documentos necesarios

para el trámite de baja. 21 Solicita al Ministerio de Finanzas Públicas el

dictamen de baja de bienes. 22 Recibe dictamen de baja de bienes del Ministerio

de Finanzas Públicas. 23 Solicita a la Contraloría General de Cuentas el

dictamen de baja de bienes. 24 Recibe dictamen de baja de bienes de la

Contraloría General de Cuentas. 25 Consolida expediente con todos los requisitos y



DE USO

INTERNO



Página 68 de 115

documentos necesarios. 26 Jefe de Inventario Realiza las regularizaciones en el libro de

inventario. 27 Solicita al Ministerio de Finanzas Públicas la

regularización del inventario en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN).

28 Verifica el descargo del activo fijo en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN).

MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA IGSNS

DE USO

INTERNO

ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS. ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL

Página 69 de 115

9.6.10 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DEL INVENTARIO


Jefe de Inventario Jefe de InformáticaDirector (a) Administrativo (a)

y Financiero (a)Director GeneralUsuario

Fase

Inicio

1

2

3.2

3

Informa sobre el

estado y los

desperfectos del

activo fijo

Revisa el estado

del activo fijo

¿Es equipo de

cómputo?

solicita al Jefe de

Informática

evaluar el equipo

Sí

No

Evalúa el estado

del activo fijo y


3.1

Emite dictamen

técnico

4

Traslada

dictamen

técnico

5Recibe dictamen

técnico que

establece el

estado del equipo

6

Elabora la

solicitud para

tramitar la baja del

inventario del

activo fijo

7

Traslada la

solicitud para


inventario del

activo fijo

8Recibe la solicitud

para tramitar la

baja del inventario

del activo fijo

9

Autoriza la

solicitud para


inventario del

activo fijo

10


DE USO

INTERNO


Página 70 de 115




Fase

Autoriza la

solicitud para


inventario del

activo fijo

10

Traslada la

solicitud

autorizada para


inventario del

activo fijo

11Recibe la solicitud

autorizada para


inventario del

activo fijo

12

Elabora la

certificación de

ingreso del activo

fijo al inventario de

la Institución

13

Elabora y firma el

acta de baja de

bienes

14

Traslada el acta

para revisión y

firma del Director

(a) Administrativo

(a) y Financiero

(a)

15

Recibe y revisa el

acta de baja de

bienes

16

Firma el acta de

baja de bienes

17


DE USO

INTERNO


Página 71 de 115




Fase

Traslada el acta

de baja de bienes

para que continúe

el trámite

18Recibe el acta de

baja de bienes

para que continúe

el trámite

19

Integra expediente

con los

documentos

necesarios para el

trámite de baja

21Solicita al

Ministerio de

Finanzas Públicas

el dictamen de

baja de bienes

20

Recibe dictamen

de baja de bienes

del Ministerio de

Finanzas Públicas

22

Solicita a la

Contraloría

General de

Cuentas el

dictamen de baja

de bienes

23

Recibe dictamen

de baja de bienes

de la Contraloría

General de

Cuentas

24


DE USO

INTERNO


Página 72 de 115




Fase

25 Consolida

expediente con

todos los

requisitos y

documentos

necesarios

Realiza las

regularizaciones

en el libro de

inventario

26

Solicita al

Ministerio de

Finanzas Públicas

la regularización

del inventario en

el Sistema de

Contabilidad

Integrada

(SICOIN)

27

Verifica el

descargo del

activo fijo en el

Sistema de

Contabilidad

Integrada

(SICOIN)

28

FIn


FINANCIERA

IGSNS

DE USO

INTERNO


ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN:

16/08/2012 ORIGINAL

Página 73 de 115

9.6.11 PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORME ANUAL DE INVENTARIOS

PASO No

RESPONSABLE ACCIÓN

1 Jefe de Inventario Verifica el detalle de bienes registrados en el Sistema de Contabilidad Integrada.

2 Verifica el registro de bienes en el Libro de Inventario.

3 Realiza la conciliación de bienes registrados en el libro de inventario y en el Sistema de Contabilidad Integrada.

4 ¿Existen diferencias?: 4.1 No. Sigue procedimiento 4.2 Sí. Determina los ajustes a realizar y los

ejecuta 5 Genera por medio del Sistema de Contabilidad

Integrada el reporte que contiene el detalle de los bienes

6 Genera por medio del Sistema de Contabilidad Integrada el reporte que contiene el resumen de los bienes

7 Traslada reportes para revisión y firma. 8 Director (a) Administrativo (a) y

Financiero (a) Recibe y revisa los reportes.

9 ¿Está de acuerdo?: 9.1 No. Traslada reportes para correcciones

y/o modificaciones. 9.2 Sí. Firma reportes y traslada para continuar

el trámite. 10 Jefe de Inventario Recibe reportes firmados. 11 Traslada reportes firmados. 12 Secretaría Técnica del Consejo

Nacional de Seguridad Recibe reportes.

13 Firma de recibido y entrega copia de reportes. 14 Jefe de Inventario Recibe copia firmada de recibido y archiva.


FINANCIERA

IGSNS

DE USO

INTERNO



16/08/2012 ORIGINAL

Página 74 de 115

9.6.12 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORME ANUAL DE INVENTARIOS

PRESENTACIÓN DE INFORME ANUAL DE INVENTARIOS

Jefe de InventarioDirector (a) Administrativo (a)

y Financiero (a)



Fase

Inicio

1

2

4

Realiza la

conciliación de

bienes registrados

en el libro de

inventario y en el

Sistema de

Contabilidad

Integrada

3

5

6

Verifica el detalle

de bienes

registrados en el

Sistema de

Contabilidad

Integrada

Verifica el registro

de bienes en el

Libro de Inventario

determina los

ajustes y los

realiza

¿Existen

diferencias?

No

Sí

4.2

Continua el

procedimiento

Genera por medio

del Sistema de

Contabilidad

Integrada el

reporte que

contiene el detalle

de los bienes

Genera por medio

del Sistema de

Contabilidad

Integrada el

reporte que

contiene el

resumen de los

bienes

Traslada reportes

para revisión y

firma

7

Recibe y revisa

los reportes

8


FINANCIERA

IGSNS

DE USO

INTERNO



16/08/2012 ORIGINAL

Página 75 de 115

PRESENTACIÓN DE INFORME ANUAL DE INVENTARIOS

Jefe de InventarioDirector (a) Administrativo (a) y Financiero

(a)



Fase

9

Traslada reportes

para correcciones

y/o modificaciones

Fin

¿Está de

acuerdo?

No

Sí

9.1

Firma reportes y

traslada para

continuar el

trámite

9.2

Recibe reportes

firmados

10

Traslada reportes

firmados

11

Recibe reportes

12

Firma de recibido

y entrega copia de

reportes

13

Recibe copia

firmada de

recibido y archiva

14


FINANCIERA

IGSNS

DE USO

INTERNO



16/08/2012 ORIGINAL

Página 76 de 115

9.7 DEPARTAMENTO DE COMPRAS

1. Es el Departamento responsable de realizar las acciones relacionadas con la adquisición de bienes, suministros, equipos y servicios que requiera la Inspectoría General; así como verificar que en los procesos se observen las normas legales aplicables para el efecto. Por lo anterior, a continuación se detallan los procedimientos que se llevan a cabo.

9.7.1 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA

PASO No

RESPONSABLE ACCIÓN

1 Jefe de Compras Integra expediente.


3 Establece el tipo de orden que realizará (orden de compra, orden de compra y pago).

4 Crea la orden de compra por medio del Sistema de Gestión -SIGES-.

5 Registra la orden de compra por medio del Sistema de Gestión -SIGES-.

6

Traslada orden de compra y expediente para la elaboración del Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.

7 Jefe de Presupuesto

Recibe orden de compra y expediente para la elaboración del Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.

8 Elabora el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.

9 Traslada expediente para revisión y firma del Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.

10 Jefe de Compras Recibe y revisa expediente. 11 ¿Está de acuerdo?

11.1 No. Devuelve expediente para correcciones y/o

modificaciones

11.2 Sí. Firma expediente para que continúe el

trámite

12

Traslada expediente para revisión y firma aprobación del Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.

13 Jefe de Contabilidad Recibe y revisa expediente.

14 ¿Cumple los requisitos?


modificaciones.

14.2 Sí. Firma expediente para que continúe el

trámite.

15

Traslada expediente para revisión y firma aprobación del Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.


y Financiero (a) Recibe y revisa expediente.



modificaciones


FINANCIERA

IGSNS

DE USO

INTERNO



16/08/2012 ORIGINAL

Página 77 de 115

17.2 Sí. Aprueba el Comprobante Único de Registro -

CUR- de compromiso por medio del Sistema de Gestión -SIGES-


y Financiero (a) Firma orden de compra y el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.

19 Traslada expediente para que continúe el trámite.

20 Jefe de Compras Recibe expediente y notifica por medio del Sistema de Gestión -SIGES-.

21 Elabora y firma orden de liquidación.

22 Traslada expediente para revisión y firma de orden de liquidación.

23 Jefe de Contabilidad Recibe y revisa expediente. 24 ¿Cumple los requisitos?:


modificaciones.

24.2 Sí. Firma orden de liquidación y traslada para

que continúe el trámite

25 Traslada expediente para elaboración del Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado.

26 Jefe de Presupuesto Recibe expediente para elaboración del Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado.

27 Elabora el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado.

28 Traslada expediente para firma en liquidación y en Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado.


y Financiero (a) Recibe expediente.



modificaciones.

30.2 Sí. Firma orden de liquidación y el Comprobante

Único de Registro -CUR- de devengado.


y Financiero (a) Traslada expediente para que continúe el trámite.

32 Jefe de Compras Recibe y traslada expediente para revisión y aprobación.


FINANCIERA

IGSNS

DE USO

INTERNO



16/08/2012 ORIGINAL

Página 78 de 115

9.7.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA

ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA

Jefe de Compras Jefe de PresupuestoJefe de

Contabilidad

Director (a)

Administrativo (a)

y Financiero (a)

Fase

Inicio

Integra expediente

Revisa expediente

Establece el tipo

de orden que

realizará (orden

de compra, orden

de compra y pago)

1

2

3

Crea la orden de

compra por medio

del Sistema de

Gestión -SIGES-

4

Registra la orden

de compra por

medio del

Sistema de

Gestión -SIGES-

5

Traslada orden de

compra y

expediente para la

elaboración del

Comprobante

Único de Registro

-CUR- de

compromiso

6 Recibe orden de

compra y

expediente para la

elaboración del

Comprobante

Único de Registro

-CUR- de

compromiso

7

Elabora el

Comprobante

Único de Registro

-CUR- de

compromiso

8

Traslada

expediente para

revisión y firma del

Comprobante

Único de Registro

-CUR- de

compromiso

9

Recibe y revisa

expediente

10

¿Está de

acuerdo?

devuelve

expediente para

correcciones y/o

modificaciones

No

Sí

11

11.1

Firma expediente

para que continúe

el trámite

11.2


FINANCIERA

IGSNS

DE USO

INTERNO



16/08/2012 ORIGINAL

Página 79 de 115


Jefe de ComprasJefe de

PresupuestoJefe de Contabilidad


Financiero (a)

Fase

12

Traslada

expediente para

revisión y firma

aprobación del

Comprobante

Único de Registro

-CUR- de

compromiso

Recibe y revisa

expediente

13

¿Cumple los

requisitos?

No

Sí

14Devuelve

expediente para

correcciones y/o

modificaciones

14.1

Firma expediente

para que continúe

el trámite

14.2

Traslada

expediente para

revisión y firma

aprobación del

Comprobante

Único de Registro

-CUR- de

compromiso

15

Recibe y revisa

expediente

16

¿Está de

acuerdo?

No

Sí

17

Devuelve

expediente para

correcciones y/o

modificaciones

17.1

Aprueba el

Comprobante

Único de Registro

-CUR- de

compromiso por

medio del Sistema

de Gestión -

SIGES-

17.2

Firma orden de

compra y el

Comprobante

Único de Registro

-CUR- de

compromiso

18

Traslada

expediente para

que continúe el

trámite

19Recibe expediente

y notifica por

medio del

Sistema de

Gestión -SIGES-

20

Elabora y firma

orden de

liquidación

21


FINANCIERA

IGSNS

DE USO

INTERNO



16/08/2012 ORIGINAL

Página 80 de 115


Jefe de Compras Jefe de Presupuesto Jefe de ContabilidadDirector (a) Administrativo (a) y

Financiero (a)

Fase

22

Traslada

expediente para

revisión y firma de

orden de

liquidación

Recibe y revisa

expediente

23

¿Cumple los

requisitos?

No

Sí

24Devuelve

expediente para

correcciones y/o

modificaciones

24.1

Firma orden de

liquidación y

traslada para que

continúe el trámite

24.2

Traslada

expediente para

elaboración del

Comprobante

Único de Registro

-CUR- de

devengado

25Recibe expediente

para elaboración

del Comprobante

Único de Registro

-CUR- de

devengado

26

Elabora el

Comprobante

Único de Registro

-CUR- de

devengado

27

Traslada

expediente para

firma en

liquidación y en

Comprobante

Único de Registro

-CUR- de

devengado

28

Recibe expediente

29

¿Está de

acuerdo?

No

Sí

Devuelve

expediente para

correcciones y/o

modificaciones

Firma orden de

liquidación y el

Comprobante

Único de Registro

-CUR- de

devengado

Traslada

expediente para

que continúe el

trámite

30

30.1

30.2

31Recibe y traslada

expediente para

revisión y

aprobación

32

Fin


FINANCIERA

IGSNS

DE USO

INTERNO



16/08/2012 ORIGINAL

Página 81 de 115

9.7.3 PROCEDIMIENTO: COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS POR MEDIO DE CAJA CHICA

PASO No

RESPONSABLE ACCIÓN

1 Interesado Elabora y traslada la solicitud de compra de bienes, suministros y servicios.

2 Jefe de Compras Recibe solicitud de compra de bienes, suministros y servicios.

3 Verifica que no exista lo solicitado en el Departamento de Almacén.

4 Verifica si el material o suministro se encuentra programado en el plan anual de compras.

5 ¿Está en el Plan Anual de Compras?: 5.1 No. Devuelve la solicitud para que el interesado

solicite la autorización de compra a la máxima autoridad

5.2 Jefe de Compras

Sí. Solicita cotización para determinar el precio del material o suministro

6 Jefe de Compras Traslada solicitud para verificar disponibilidad presupuestaria.

7 Jefe de Presupuesto Recibe solicitud para verificar disponibilidad presupuestaria.

8 Verifica disponibilidad presupuestaria. 9 ¿Existe disponibilidad?:

9.1 No. Elabora modificación presupuestaria y traslada expediente para que continúe el trámite

9.2 Sí. Consigna estructura presupuestaria y traslada expediente para que continúe el trámite

10 Jefe de Compras Recibe expediente. 11 Solicita el vale por el monto de la compra. 12 Jefe de Tesorería Recibe solicitud del vale. 13 Elabora el vale cumpliendo con todos los requisitos del

formato utilizado para el efecto. 14 Entrega el vale. 15 Jefe de Compras Recibe el vale y firma. 16 Traslada el vale para visto bueno. 17 Jefe de Tesorería Recibe vale para visto bueno. 18 Traslada vale para visto bueno. 19 Director (a) Administrativo (a)

y Financiero (a) Recibe vale y revisa.

20 ¿Está de acuerdo?: 20.1 No. Devuelve vale para correcciones y/o

modificaciones 20.2 Sí. Firma vale y traslada para continuar el trámite 21 Jefe de Tesorería Recibe vale con visto bueno 22 Entrega el monto del vale para realizar la compra 23 Jefe de Compras Recibe el monto del vale

24 Realiza la compra

MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

IGSNS

DE USO

INTERNO

ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS. ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN:

16/08/2012 ORIGINAL

Página 82 de 115

9.7.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS POR MEDIO DE CAJA CHICA

COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS POR MEDIO DE CAJA CHICA

Interesado Jefe de Compras Jefe de PresupuestoDirector (a) Administrativo

(a) y Financiero (a)Jefe de Tesorería

Fase

Inicio

Elabora y traslada

la solicitud de

compra de bienes,

suministros y

servicios

1

2

3

Recibe solicitud

de compra de

bienes,

suministros y

servicios

Verifica que no

exista lo solicitado

en el

Departamento de

Almacén

Verifica si el

material o

suministro se

encuentra

programado en el

plan anual de

compras

4

¿Está en el

Plan Anual de

Compras?

No

Sí

Devuelve la

solicitud para

que el

interesado

solicite la

autorización de

compra a la

máxima

autoridad

5

5.1

Solicita cotización

para determinar el

precio del material

o suministro

5.2

Traslada solicitud

para verificar

disponibilidad

presupuestaria

6 Recibe solicitud

para verificar

disponibilidad

presupuestaria

7


IGSNS

DE USO

INTERNO


16/08/2012 ORIGINAL

Página 83 de 115


Interesado Jefe de Compras Jefe de Presupuesto

Director (a)


Financiero (a)

Jefe de Tesorería

Fase

Verifica

disponibilidad

presupuestaria

8

¿Existe

disponibilidad?

No

Sí

9

Elabora

modificación

presupuestaria

y traslada

expediente

para que

continúe el

trámite

9.1

Consigna

estructura

presupuestaria y

traslada

expediente para

que continúe el

trámite

9.2

Recibe expediente

10

Solicita el vale por

el monto de la

compra

11

Recibe solicitud

del vale

12

Elabora el vale

cumpliendo con

todos los

requisitos del

formato utilizado

para el efecto

13

Entrega el vale

14


IGSNS

DE USO

INTERNO


16/08/2012 ORIGINAL

Página 84 de 115


Interesado Jefe de ComprasJefe de

Presupuesto

Director (a) Administrativo (a) y Financiero

(a)Jefe de Tesorería

Fase

Recibe el vale y

firma

15

Traslada el vale

para visto bueno

16

Recibe vale para

visto bueno

17

Traslada vale para

visto bueno

18

Recibe vale y

revisa

19

¿Está de

acuerdo?

20 No

Sí

Devuelve vale

para correcciones

y/o modificaciones

20.1

Firma vale y

traslada para

continuar el

trámite

20.2

Recibe vale con

visto bueno

21

Entrega el monto

del vale para

realizar la compra

22

Recibe el monto

del vale

23

Realiza la compra

24

Fin


FINANCIERA

IGSNS

DE USO

INTERNO



16/08/2012 ORIGINAL

Página 85 de 115

9.7.5 PROCEDIMIENTO: COMPRA DIRECTA DE BIENES, SUMINISTROS Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE (Q. 10,000.00 A Q. 90,000.00)

PASO No

RESPONSABLE ACCIÓN



3 Verifica si el bien, suministro o servicio se encuentra programado en el plan anual de compras.

4 ¿Está en el Plan Anual de Compras?: 4.1 No. Devuelve la solicitud para que el

interesado solicite la autorización de compra a la máxima autoridad

4.2 Sí. Elabora las bases de compra directa.. 5 Traslada bases y solicitud para autorización. 6 Secretaría Técnica del Consejo

Nacional de Seguridad Recibe base y solicitud.


Revisa bases y solicitud.

8 ¿Autoriza la compra?: 8.1 No. Devuelve expediente 8.2 Sí. Traslada expediente para continuar trámite 9 Jefe de Compras Recibe expediente de compra autorizado.

10 Publica bases en el Sistema Guatecompras. 11 Recibe ofertas electrónicas. 12 Analiza ofertas y cotizaciones tomando en cuenta

precio, tiempo de entrega y calidad. 13 Elabora un cuadro comparativo de precios. 14 Identifica el proveedor que cumple con los requisitos

requeridos. 15 Traslada el cuadro comparativo de precios para

revisión y visto bueno. 16 Director (a) Administrativo (a) y

Financiero (a) Recibe cuadro comparativo de precios.

17 Revisa cuadro comparativo de precios y documentos de soporte.

18 ¿Está de acuerdo?: 18.1 No. Devuelve cuadro comparativo para

modificaciones y/o correcciones 18.2 Director (a) Administrativo (a) y

Financiero (a) Sí. Firma el cuadro y traslada para continuar el

trámite 19 Jefe de Compras Recibe cuadro comparativo. 20 Adjudica compra por medio del Sistema

Guatecompras, anexando el cuadro comparativo 21 Contacta al proveedor para coordinar la entrega del

producto. 22 Integra el expediente para el trámite de pago.



DE USO

INTERNO



Página 86 de 115

9.7.6 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: COMPRA DIRECTA DE BIENES, SUMINISTROS Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE (Q. 10,000.00 A Q. 90,000.00)

COMPRA DE BIENES, SUMINISTROS Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

(DE Q. 10,000.00 A Q. 90,000.00)

Secretaría Técnica del Consejo Nacional

de SeguridadJefe de Compras

Director (a) Administrativo


Fase

Inicio

Recibe solicitud

de compra de

bienes,

suministros y

servicios

Verifica que no


en el

Departamento de

Almacén

Verifica si el bien,

suministro o

servicio se

encuentra

programado en el

plan anual de

compras

1

2

3

4

¿Está en el

Plan Anual de

Compras?

No

Sí

devuelve la

solicitud para que

el interesado

solicite la

autorización de

compra a la

máxima autoridad

4.1

Elabora las bases

de compra directa

4.2

Traslada bases y

solicitud para

autorización

5

Recibe base y

solicitud

6

Revisa bases y

solicitud

7

¿Autoriza la

compra?

Devuelve

expediente para

correcciones y/o

modificaciones

8

8.1

Traslada

expediente para

continuar trámite

8.2

Recibe expediente

de compra

autorizado

9

Publica bases en

el Sistema

Guatecompras

10

No

Sí



DE USO

INTERNO



Página 87 de 115


(DE Q. 10,000.00 A Q. 90,000.00)


Consejo Nacional de

Seguridad

Jefe de ComprasDirector (a) Administrativo (a) y Financiero

(a)

Fase

Recibe ofertas

electrónicas

11

Analiza ofertas y

cotizaciones

12

Elabora un cuadro

comparativo de

precios

13

Identifica el

proveedor que

cumple con los

requisitos

requeridos

14

Traslada el cuadro

comparativo de

precios para

revisión y visto

bueno

15

Recibe cuadro

comparativo de

precios

16

Revisa cuadro

comparativo de

precios y

documentos de

soporte

17

¿Está de

acuerdo?

No

Sí

18

devuelve cuadro

comparativo para

modificaciones y/o

correcciones

18.1

firma el cuadro y

traslada para

continuar el

trámite

18.2

Recibe cuadro

comparativo

19

Adjudica compra

por medio del

Sistema

Guatecompras

20

Contacta al

proveedor para

coordinar la

entrega del

producto

21

Integra el

expediente para el

trámite de pago

Fin

22



DE USO

INTERNO



Página 88 de 115

9.7.7 PROCEDIMIENTO: COMPRA DE BIENES, SUMINISTROS Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE (Q. 90,000.01 A Q. 900,000.00, EVENTO DE COTIZACIÓN)

PASO No

RESPONSABLE ACCIÓN



3 Verifica si el bien, suministro o servicio se encuentra programado en el plan anual de compras.


solicite la autorización de compra a la máxima autoridad.

4.2 Sí. Traslada solicitud para visto bueno. 5 Secretaría Técnica del

Consejo Nacional de Seguridad

Recibe solicitud para visto bueno.

6 ¿Autoriza la compra?: 7 No. Devuelve expediente.

7.1 Sí. Inicia el proceso de compra a través de evento de cotización.

7.2 Notifican la adquisición de lo solicitado. 8 Traslada documentos que acreditan la compra y los

bienes, materiales o suministros adquiridos. 9 Jefe de Compras Recibe documentos que acreditan la compra.

10 Informa al encargado de almacén el ingreso de los bienes, materiales y suministros.

11 Revisa y recibe los bienes, materiales y suministros. 12 ¿Está todo correcto?

12.1 No. Devuelve expediente para correcciones y/o modificaciones.

12.2 Sí. Recibe los bienes, suministros o materiales y notifica el ingreso.

13 Recibe notificación del ingreso y continúa el trámite.



DE USO

INTERNO



Página 89 de 115

9.7.8 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: COMPRA DE BIENES, SUMINISTROS Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE (Q. 90,000.01 A Q. 900,000.00, EVENTO DE COTIZACIÓN)


(DE Q. 90,000.01 A Q. 900,000.00, EVENTO DE COTIZACIÓN)


Nacional de SeguridadJefe de Compras

Director (a)

Administrativo

(a) y

Financiero (a)

Jefe de

Almacén

Fase

Inicio

Recibe solicitud

de compra de

bienes,

suministros y

servicios

Verifica que no


en el

Departamento de

Almacén


suministro o

servicio se

encuentra

programado en el

plan anual de

compras

1

2

3

4

¿Está en el

Plan Anual de

Compras?

Devuelve la

solicitud para que

el interesado

solicite la

autorización de

compra a la

máxima autoridad

4.1

Traslada solicitud

para visto bueno

No

Sí

4.2

Recibe solicitud

para visto bueno

5

¿Autoriza la

compra?

No

Sí

Devuelve

expediente

6

6.1

6.2Inicia el

proceso de

compra a

través de

evento de

cotización

Notifican la

adquisición de lo

solicitado

7

Traslada

documentos que

acreditan la

compra y los

bienes, materiales

o suministros

adquiridos

8

Recibe

documentos que

acreditan la

compra

9



DE USO

INTERNO



Página 90 de 115


(DE Q. 90,000.01 A Q. 900,000.00, EVENTO DE COTIZACIÓN)


Consejo Nacional de

Seguridad

Jefe de Compras

Director (a)

Administrativo

(a) y Financiero

(a)

Jefe de Almacén

Fase

Informa al jefe de

almacén el

ingreso de los

bienes, materiales

y suministros

10

Revisa y recibe

los bienes,

materiales y

suministros

11

¿Está todo

correcto?

No

Sí

12Devuelve

expediente para

correcciones y/o

modificaciones

12.1

Recibe los bienes,

suministros o

materiales y

notifica el ingreso

12.2

Recibe

notificación del

ingreso y continúa

el trámite.

13

Fin

OBSERVACIÓN: El procedimiento detallado anteriormente aplica para la compra de bienes, suministros y/o contratación de servicios por medio de licitación (de Q. 900,000.01 en adelante), lo anterior en virtud que la Inspectoría General es unidad compradora y no ejecutora, asimismo, según el marco legal establecido la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad es la responsable presupuestaria y financieramente.



DE USO

INTERNO



Página 91 de 115

9.7.9 PROCEDIMIENTO: COMPRA DE BIENES, SUMINISTROS Y MATERIALES POR MEDIO DE CONTRATO ABIERTO

PASO No

RESPONSABLE ACCIÓN



3 Verifica si el bien, suministro o servicio se encuentra programado en el plan anual de compras


solicite la autorización de compra a la máxima autoridad.

4.2 Sí. Revisa catálogo de contrato abierto. 5 Imprime reporte del catálogo en el cual consta lo

solicitado.

6 Traslada expediente para aprobación. 7 Director (a) Administrativo (a)

y Financiero (a) Recibe expediente de compra.

8 Revisa expediente de compra. 9 ¿Está de acuerdo?:

9.1 No. Devuelve expediente para correcciones y/o modificaciones.

9.2 Sí. Firma expediente y traslada para continuar el trámite.

10 Jefe de Compras Recibe expediente para continuar el trámite. 11 Contacta al proveedor y solicita el bien, los materiales o

suministros.



DE USO

INTERNO



Página 92 de 115

9.7.10 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: COMPRA DE BIENES, SUMINISTROS Y MATERIALES POR MEDIO DE CONTRATO ABIERTO

COMPRA DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS POR MEDIO DE CONTRATO ABIERTO

Jefe de Compras Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)

Fase

Inicio

Recibe solicitud

de compra de

bienes,

suministros y

servicios

Verifica que no


en el

Departamento de

Almacén


suministro o

servicio se

encuentra

programado en el

plan anual de

compras

1

2

3

4

¿Está en el

Plan Anual de

Compras?

devuelve la

solicitud para que

el interesado

solicite la

autorización de

compra a la

máxima autoridad

4.1

Revisa catálogo

de contrato abierto

4.2

Imprime reporte

del catálogo en el

cual consta lo

solicitado

5

Traslada

expediente para

aprobación

6

Recibe expediente

de compra

7

Revisa expediente

de compra

8

¿Está de

acuerdo?

devuelve

expediente para

correcciones y/o

modificaciones

No

Sí

9 9.1

firma expediente y

traslada para

continuar el

trámite

9.2Recibe expediente

para continuar el

trámite

10

Contacta al

proveedor y

solicita el bien, los

materiales o

suministros

11

FIn

No

Sí



DE USO

INTERNO



Página 93 de 115

9.8 CONSERJERÍA

1. Es el área responsable de realizar todas las actividades relacionadas con el mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones que ocupan las oficinas administrativas y técnicas de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad. Por lo anterior, a continuación se detallan los procedimientos que se llevan a cabo.

9.8.1 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES

PASO No

RESPONSABLE ACCIÓN

1 Encargado Elabora el cronograma de actividades de mantenimiento.

2 Firma y traslada cronograma de actividades de mantenimiento..


Recibe el cronograma de actividades de mantenimiento.

4 Revisa cronograma de actividades de mantenimiento. 5 ¿Está de acuerdo?:

5.1 No. Devuelve cronograma para correcciones y/o modificaciones.

5.2 Sí. Aprueba cronograma y traslada copia para ejecución de las actividades.

6 Encargado Recibe cronograma aprobado. 7 Ejecuta las actividades de mantenimiento programadas. 8 Informa la ejecución de actividades de mantenimiento. 9 Director (a) Administrativo (a)

y Financiero (a) Realiza verificaciones periódicas sobre el cumplimiento de las actividades de mantenimiento programadas.



DE USO

INTERNO



Página 94 de 115

9.8.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES

Encargado Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)

Fase

Inicio

Firma y traslada

cronograma de

actividades de

mantenimiento

1

2

4

Recibe el

cronograma de

actividades de

mantenimiento

3

Elabora el

cronograma de

actividades de

mantenimiento

Revisa

cronograma de

actividades de

mantenimiento

¿Está de

acuerdo?

No

Sí

5 Devuelve

cronograma para

correcciones y/o

modificaciones

5.1

Aprueba

cronograma y

traslada copia

para ejecución de

las actividades

5.2

Recibe

cronograma

aprobado

6

Ejecuta las

actividades de

mantenimiento

programadas

7

Informa la

ejecución de

actividades de

mantenimiento

8

Realiza

verificaciones

periódicas sobre

el cumplimiento de

las actividades de

mantenimiento

programadas

9

FIn



DE USO

INTERNO



Página 95 de 115

9.8.3 PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN DE INSTALACIONES

PASO No

RESPONSABLE ACCIÓN

1 Encargado Realiza evaluaciones periódicas de las instalaciones de la Institución.

Elabora el cronograma de actividades de reparación de acuerdo a las necesidades y solicitudes.

2 Firma y traslada cronograma de actividades de reparación que incluya listado de materiales y suministros necesarios.


Recibe el cronograma de actividades de reparación y listado de materiales y suministros necesarios.

4 Revisa cronograma de actividades de reparación y listado de materiales y suministros necesarios.

5 ¿Está de acuerdo?: 6.1 No. Devuelve cronograma para correcciones y/o

modificaciones. 6.2 Sí. Aprueba cronograma y traslada copia para

ejecución de las actividades. 7 Encargado Recibe cronograma aprobado. 8 Traslada solicitud de compra de materiales y suministros

para las reparaciones. 9 Jefe de Compras Recibe solicitud de compra de materiales y suministros

para las reparaciones. 10 Realiza la compra de materiales y suministros. 11 Entrega materiales y suministros al almacén. 12 Jefe de Almacén Recibe materiales y suministros. 13 Encargado Elabora la requisición de materiales y suministros. 14 Jefe de Almacén Entrega materiales y suministros. 15 Encargado Recibe materiales y suministros. 16 Ejecuta las actividades de reparación programadas. 17 Informa la ejecución de actividades reparación. 18 Director (a) Administrativo

(a) y Financiero (a) Realiza verificaciones periódicas sobre el cumplimiento de las actividades de reparación realizadas.



DE USO

INTERNO



Página 96 de 115

9.8.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN DE INSTALACIONES

REPARACIÓN DE INSTALACIONES

Encargado Director (a) Administrativo (a) y Financiero

(a)Jefe de Compras

Jefe de

Almacén

Fase

Inicio

1

2

Realiza

evaluaciones

periódicas de las

instalaciones de la

Institución

Elabora el

cronograma de

actividades de

reparación de

acuerdo a las

necesidades y

solicitudes

Firma y traslada

cronograma de

actividades de

reparación que

incluya listado de

materiales y

suministros

necesarios

3 Recibe el

cronograma de

actividades de

reparación y

listado de

materiales y

suministros

necesarios

4

Revisa

cronograma de

actividades de

reparación y

listado de

materiales y

suministros

necesarios

5

¿Está de

acuerdo?

No

Sí

6 Devuelve

cronograma para

correcciones y/o

modificaciones

6.1

Aprueba

cronograma y

traslada copia

para ejecución de

las actividades

Recibe

cronograma

aprobado

6.27

Traslada solicitud

de compra de

materiales y

suministros para

las reparaciones

8 Recibe solicitud

de compra de

materiales y

suministros para

las reparaciones

9

Realiza la

compra de

materiales y

suministros

10

Entrega

materiales y

suministros al

almacén

11



DE USO

INTERNO



Página 97 de 115

REPARACIÓN DE INSTALACIONES

Encargado

Director (a)


Financiero (a)

Jefe de Compras Jefe de Almacén

Fase

12Recibe

materiales y

suministros 13

Entrega

materiales y

suministros

14

Elabora la

requisición de

materiales y

suministros

Recibe materiales

y suministros

15

Ejecuta las

actividades de

reparación

programadas

16

Informa la

ejecución de

actividades

reparación

17

Realiza

verificaciones

periódicas sobre

el cumplimiento de

las actividades de

reparación

realizadas

18

FIn



DE USO

INTERNO



Página 98 de 115

11. ACRÓNIMOS Y DEFICIONES 10.1 ACRÓNIMOS

Los acrónimos empleados en este manual o en otros manuales de la IGSNS relacionados con la seguridad tienen el significado siguiente:

AI Auditoría Interna GUATECOMPRAS Sistema de Guatecompras

CNS Consejo Nacional de Seguridad.

DAF Dirección Administrativa y Financiera

DTP Dirección Técnica del Presupuesto

DAJ Dirección de Asuntos Jurídicos.

DASI Dirección de Análisis y Seguimiento Interno.

SDRRHH Subdirección de Recursos Humanos.

DSI Dirección de Seguridad Interior.

IG-SNS Inspectoría General Sistema Nacional de Seguridad

DSE Dirección de Seguridad Exterior.

DIE Dirección de Inteligencia de Estado.

DGRDC Dirección de Gestión de Riesgo y Defensa Civil

ONSEC Oficina Nacional de Servicio Civil

SEGEPLAN Secretaria General de Programación y Planificación.

SNS Sistema Nacional de Seguridad.

S

Secretaría ST-CNS Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad

SG Secretaria General de la Presidencia.

SICOIN Sistema de Contabilidad Integrada



DE USO

INTERNO



Página 99 de 115

10.2 DEFINICIONES

Arqueo. Reconocimiento de los caudales y papeles que existen en la caja de una casa, oficina, empresa, entidad, dependencia o institución. Recuento físico de los efectivos. Caja Chica. Cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo, en caja o en depósito, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo. Control. Comprobación, inspección, fiscalización, intervención, vigilancia, de l a gestión pública. Etapa propia del proceso de administrar y que es atribución de quien gobierna, que consiste en la acción de comprobar si la ejecución concuerda con los planes trazados, responde a la organización de las acciones a realizar, acata las órdenes e instrucciones dada por la dirección del proceso o programa y se desarrolla coordinadamente de manera armónica para el logro con eficacia, eficiencia y economicidad de los objetivos y metas fijados.

Ejecución. Desarrollo de un programa, actividad o proyecto. Ejercicio Fiscal: Período que comprende la ejecución del presupuesto, que comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre, de cada año. Factura. Documento que muestra el carácter, la cantidad, el precio, las condiciones, la forma de entrega y otras particularidades de las mercancías vendidas o de los servicios prestados.

Fondo Rotativo. Fondo o caja chica, que se constituye en las dependencias públicas, mediante un depósito en efectivo que hace la Tesorería Nacional, con el objeto de cubrir gastos de carácter urgente o de poca cuantía, que no puedan esperar el trámite de una orden de compra y pago tipo "A".

Número de Operación en Guatecompras (Nog). Esta es una clave numérica que el sistema GUATECOMPRAS asigna de forma automática a cada uno de los procesos de contratación que en él se publican. Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN). Herramienta informática del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), es un sistema de información contable, que integra los subsistemas de presupuesto, contabilidad y tesorería, registra una transacción una sola vez y reside en la Contabilidad. Solicitud. Pretensión o petición por escrito. Viático. Dinero y prevención de otras cosas para un viaje. El viático comprende los gastos de viaje como los mayores desembolsos por alimentación, hospedaje y demás, cuando el traslado fuera del lugar ordinario de trabajo, es imperativo e impuesto por el servicio que el trabajador debe prestar.



DE USO

INTERNO



Página 100 de 115

12. BIBLIOGRAFÍA

Decreto número 18-2008 del Congreso de la República, Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad.

Acuerdo Gubernativo 177-2011, Reglamento de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad,

Acuerdo Gubernativo número 166-2011, Reglamento de la Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad.

13. ANEXOS

Anexo número 1 Simbología del diagrama de flujo. Anexo número 2 Control de Correspondencia. Anexo número 3 Solicitud de compra de bienes, suministros y servicios. Anexo número 4 Tarjeta de Control Presupuestal. Anexo número 5 Liquidación de Caja Chica. Anexo número 6 Control de Expedientes. Anexo número 7 Control de Viáticos al Interior y Exterior. Anexo número 8 Arqueo de Caja Chica. Anexo número 9 Arqueo de Cupones de Combustible. Anexo número 10 Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fungibles. Anexo número 11 Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos.

14. NOMENCLATURA DE FORMAS

DAFIGSNS-R-0001 Control de Correspondencia. DAFIGSNS-S-0002 Solicitud de compra de bienes, suministros y servicios. DAFIGSNS-P-0003 Tarjeta de Control Presupuestal. DAFIGSNS-T-0004 Liquidación de Caja Chica. DAFIGSNS-C-0005 Control de Expedientes. DAFIGSNS-T-0006 Control de Viáticos al Interior y Exterior. DAFIGSNS-C-0007 Arqueo de Caja Chica. DAFIGSNS-C-0008 Arqueo de Cupones de Combustible. DAFIGSNS-I-0009 Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fungibles. DAFIGSNS-I-00010 Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos.



DE USO

INTERNO



Página 101 de 115

Anexo número 1 Simbología del Diagrama de Flujo

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN

Marca el inicio / fin de un procedimiento

Presenta actividades de cualquier índole

Decisión: Se utiliza para representar la toma de decisiones con sus posibles alternativas

Conector: traslada de una página a otra

Flecha de curso del proceso, indica la secuencia a seguir

Se relaciona con otro proceso

INICIO

FIN

VIENE

VA



DE USO

INTERNO



Página 102 de 115

Anexo número 2 Control de Correspondencia

INS

PE

CT

OR

ÍA G

EN

ER

AL

DIR

EC

CIÓ

N A

DM

INIS

TR

AT

IVA

Y F

INA

NC

IER

A

ÁR

EA

DE

RE

CE

PC

IÓN

Co

ntr

ol d

e C

orr

esp

on

de

ncia

DA

FIG

SN

S-R

-00

01

No

.F

ech

a d

e

Ing

reso

Fe

ch

a d

e

Do

cu

me

nto

Tip

o d

e

Do

cu

me

nto

No

. D

e

Do

cu

me

nto

Vis

ta d

el

Do

cu

me

nto

Inte

rno

Ex

tern

oR

em

ite

nte

Asu

nto

Info

rma

r a

Ob

serv

acio

ne

s

Ela

bo

rad

o p

or:

Vo

. B

o.

Puesto

Nom

bre

Firm

aF

irm

a

Fecha

Puesto

Ori

ge

n d

el

do

cu

me

nto



DE USO

INTERNO



Página 103 de 115

Anexo número 3 Solicitud de compra de bienes, suministros y servicios

DAFIGSNS-S-0002

DÍA MES AÑO

No. CANTIDADUNIDAD DE

MEDIDA

JUSTIFICACIÓN:

Solicitante: Autorización:

Compra Directa Cotización Caja Chica

Contrato Abierto Licitación Cheque

Acreditamiento Cta.

AÑO PROG. SUBPG. PROY. ACT. RENGLÓN UBG. FTE. FIN.

Aprobación Autorización

INSPECTORÍA GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE SEGURIDAD

SOLICITUD DE COMPRA DE BIENES, SUMINISTROS Y SERVICIOS

Correlativo de Dirección:

Código Unidad Ejecutora: 242 Fecha:

Nombre Unidad Ejecutora: SECRETARÍA TÉCNICA DEL CONSEJO NACIONAL DE SEGURIDAD

Institución Solicitante: INSPECTORÍA GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE SEGURIDAD

Dirección o Unidad: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

EXISTENCIA EN ALMACEN

DESCRIPCIÓN DEL BIEN O SERVICIO RENGLÓN PRESUPUESTARIO

196

Sello y firma Sello y Firma Director Administrativo Financiero

PARA USO EXCLUSIVO DEPARTAMENTO DE ALMACEN

SINO

Sello y Firma Jefe de Almacén

Sello y Firma Jefe de Contrataciones y Adquisiciones Sello y Firma Jefe de Presupuesto

Sello y Firma Autoridad Superior de la Institución Sello y Firma Secretario Técnico

PARA USO EXCLUSIVO DEPARTAMENTO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES / DIRECCION FINANCIERA

MODALIDAD DE COMPRA MODALIDAD DE COMPRA

PARTIDA PRESUPUESTARIA

OBRA



DE USO

INTERNO



Página 104 de 115

DA

FIG

SN

S-P

-0003

Un

ida

d E

jecu

tora

:

Pro

gra

ma

:

Su

bp

rog

ram

a:

Pro

ye

cto

:

Acti

vid

ad

:

Ub

ica

ció

n G

eo

grá

fica

:

Fu

en

te d

e F

ina

ncia

mie

nto

:

Eje

rcic

io F

isca

l:

12

34

56

78

910

11

12

13

No

. U

da

f

-Q

-

Q -

Q -

Q

-Q

-Q

-Q

-Q

-Q

-

Q

Fe

ch

aN

o. D

e O

rde

nFa

ctu

ra

Co

nc

ep

toP

rove

ed

or

No

. C

ur

Pre

su

pu

es

to In

icia

l

Pro

gra

ma

ció

n d

e la

Eje

cu

ció

n P

res

up

ue

sta

ria

SA

LD

O P

OR

CO

MP

RO

ME

TE

R-

Q

SA

LD

O P

OR

DE

VE

NG

AR

Sa

ldo

s d

e

Pre

su

pu

es

to

Vig

en

teC

réd

ito

Dé

bit

os

Co

mp

rom

iso

Pa

go

TO

TA

LE

S

Anexo número 4 Tarjeta de Control Presupuestal



DE USO

INTERNO



Página 105 de 115

DA

FIG

SN

S-T

-00

04

No

.

OR

DEN

FEC

HA

DE

FA

CT

UR

AS

ER

IEN

ÚM

ER

O D

E

FA

CT

UR

AN

ITP

RO

VEED

OR

VA

LO

R

DET

AL

LE D

E P

AG

OR

EN

GL

ÓN

SO

LIC

ITA

DO

PO

R

DIR

EC

CIÓ

N

1 2 3

TO

TA

L-

Q

INSP

ECTO

RÍA

GEN

ERA

L D

EL S

ISTE

MA

NA

CIO

NA

L D

E SE

GU

RID

AD

LIQ

UID

AC

IÓN

No

. 0

01

-20

13

DE

FA

CT

UR

AS

PA

GA

DA

S C

ON

CA

JA

CH

ICA

Anexo número 5 Liquidación de Caja Chica



DE USO

INTERNO



Página 106 de 115

INS

PE

CT

OR

ÍA G

EN

ER

AL

DIR

EC

CIÓ

N A

DM

INIS

TR

AT

IVA

Y F

INA

NC

IER

A

De

pa

rta

me

nto

de

Co

nta

bilid

ad

Co

ntr

ol d

e E

xp

ed

ien

tes

DA

FIG

SN

S-C

-00

05

No

.F

ec

ha

Tip

o d

e E

xp

ed

ien

teN

o. d

e o

rde

n

de

co

mp

ra

No

. d

e

liq

uid

ac

ión

No

. d

e c

ur

de

co

mp

rom

iso

No

. d

e c

ur

de

ve

ng

ad

o

No

. d

e c

ur

de

reg

ula

riz

ac

ión

No

. d

e

rec

ibo

No

. d

e

fac

tura

No

. d

e s

olic

itu

d d

e

co

mp

ra d

e b

ien

es

,

su

min

istr

os

y s

erv

icio

s

Re

mit

en

teB

en

efi

cia

rio

Co

nc

ep

toM

on

toO

bs

erv

ac

ion

es

, e

rro

res

y

de

fic

ien

cia

sE

ST

AD

O

Anexo número 6 Control de Expedientes



DE USO

INTERNO



Página 107 de 115

INS

PE

CT

OR

ÍA G

EN

ER

AL

DIR

EC

CIÓ

N A

DM

INIS

TR

AT

IVA

Y F

INA

NC

IER

A

De

pa

rta

me

nto

de

Te

so

rerí

a

Co

ntr

ol d

e V

iáti

co

s a

l In

teri

or

y E

xte

rio

r

DA

FIG

SN

S-T

-0006

No

.

Nú

me

ro d

e S

oli

cit

ud

de

Co

mp

ra d

e

Bie

ne

s, S

um

inis

tro

s y

Se

rvic

ios

Fe

ch

aN

úm

ero

de

No

mb

ram

ien

toF

ech

aA

uto

rid

ad

qu

e N

om

bra

Pe

rso

na

No

mb

rad

aT

ipo

de

Co

mis

ión

Fe

ch

a d

e C

om

sió

nC

an

tid

ad

de

Dia

s M

on

to

Nú

me

ro

de

Viá

tico

An

ticip

o

Nú

me

ro d

e

Viá

tico

Co

nst

an

cia

Nú

me

ro

de

Viá

tico

Ex

teri

or

Nú

me

ro d

e

Viá

tico

Liq

uid

ació

n

Est

ad

o

Anexo número 7 Control de Viáticos al Interior y Exterior



DE USO

INTERNO



Página 108 de 115

DAFIGSNS-C-0007

Departamento: Fecha de Arqueo:

Responsable del Fondo: Monto del Fondo:

Cargo: Hora de Inicio:

Efectivo

Monedas Q.

0.01

0.05

0.10

0.25

0.50

1.00

TOTAL

Billetes Q.

1.00

5.00

10.00

20.00

50.00

100.00

200.00

TOTAL

No. De Documentos TOTAL

Documentos No. De Documentos TOTAL

Ver Anexo 1

Vales No. De Documentos TOTAL

Ver Anexo 2

Total Arqueado:

Monto del Fondo Asignado:

Diferencia -/+

La persona responsable del fondo declara que son todos los documentos y valores que componen

el fondo en su poder, los cuales, despúes del arqueo realizado le son devueltos de forma integra,

recibiendo los mismos de conformidad, finalizando el arqueo_______minutos despues de su inicio.

Firma y sello de la persona

responsable del fondo fijo de caja

chica

Dirección Administrativa y Financiera

Arqueo de Caja Chica

Firma y sello de la persona que realiza

el arqueo del fondo fijo de caja chica

Liquidación

pendiente de

reintegro

Departamento de Contabilidad

Anexo número 8 Arqueo de Caja Chica



DE USO

INTERNO



Página 109 de 115

AN

EX

O N

o. 0

1

DA

FIG

SN

S-C

-00

07

No

.

No

. D

e S

oli

cit

ud

de

Bie

ne

s, S

um

inis

tro

s y

Se

rvic

ios

So

licit

an

teV

isto

Bu

en

oN

o.

De

Fa

ctu

raE

mp

resa

De

scri

pcio

nN

o.

Re

cib

o

de

Ca

ja

No

. In

gre

so

Alm

ace

nM

on

to

TO

TA

L

INS

PE

CT

OR

ÍA G

EN

ER

AL

DO

CU

ME

NT

OS

PE

ND

IEN

TE

S D

E L

IQU

IDA

R

De

part

am

ento

de

Co

nta

bili

dad



DE USO

INTERNO



Página 110 de 115

AN

EX

O N

o. 0

2

DA

FIG

SN

S-C

-00

07

No

.N

o.

De

Va

leF

ech

a d

e E

mis

ión

Pe

rso

na

Re

spo

nsa

ble

Pe

rso

na

qu

e A

uto

riza

Ra

zó

nM

on

to

TO

TA

L

VA

LE

S P

EN

DIE

NT

ES

DE

LIQ

UID

AR

INS

PE

CT

OR

ÍA G

EN

ER

AL

De

part

am

ento

de

Co

nta

bili

dad



DE USO

INTERNO



Página 111 de 115

DAFIGSNS-C-0008

Departamento: Fecha de Arqueo:

Responsable Monto de la Compra:

Cargo: Hora de Inicio:

Número de Factura

Fecha

Proveedor

Del Al Cantidad Valor

Subtotal


Subtotal


Subtotal

TOTAL

Diferencia -/+

Total

Descripción del Cupón

INSPECTORÍA GENERAL

Dirección Administrativa y Financiera

Departamento de Contabilidad

Arqueo de Cupones de Combustible

CONSUMO DE CUPONES DE COMBUSTIBLE

SALDO

Cupones utilizados

SALDO INICIAL

La persona responsable de la administración de cupones de combustible declara que son todos los

documentos y valores que estan en su poder e integran la totalidad de cupones de comabustible adquiridos

según factura detallada anteriormente, los cuales, despúes del arqueo realizado le son devueltos de forma

integra, recibiendo los mismos de conformidad, finalizando el arqueo_______minutos despues de su inicio.

Firma y sello de la persona

responsable de la custodia y

administración de los cupones de

combustible

Firma y sello de la persona que

realiza el arqueo de cupones de

combustible

Total

Cupones utilizados

Total

Anexo número 9 Arqueo de Cupones de Combustible



DE USO

INTERNO



Página 112 de 115

INS

PE

CT

OR

ÍA G

EN

ER

AL

Direcció

n A

dm

inis

trativ

a y

Fin

ancie

ra

Depart

am

ento

de C

onta

bili

dad

DA

FIG

SN

S-C

-00

08

Del

Al

Cantidad

Valo

r

TO

TA

L

AN

EX

O 1

CO

NS

UM

O

Fecha

Direcció

n o

Depart

am

ento

Vehíc

ulo

utiliz

ado

Núm

ero

de P

lacas

Cupones u

tiliz

ados

Tota

l

No.

De S

olic

itud

de C

upones d

e

Com

bustible

CO

NS

UM

O D

E C

UP

ON

ES

DE

CO

MB

US

TIB

LE



DE USO

INTERNO



Página 113 de 115

INS

PE

CT

OR

ÍA G

EN

ER

AL

Direcció

n A

dm

inis

trativ

a y

Fin

ancie

ra

Depart

am

ento

de C

onta

bili

dad

DA

FIG

SN

S-C

-00

08

Del

Al

Cantidad

Valo

r

SA

LD

O D

E C

UP

ON

ES

DE

CO

MB

US

TIB

LE

AN

EX

O 2

SA

LD

O

Descripció

n d

el C

upón

Tota

l

TO

TA

L

Descripció

nN

o.



DE USO

INTERNO



Página 114 de 115

DA

FIG

SN

S-I

-00

09

PR

OG

RA

MA

:

NO

MB

RE:

UN

IDA

D:

PU

ESTO

:FE

CH

A:

ALZ

AS

BA

JAS

TOTA

L B

AJO

SU

RES

PO

NSA

BIL

IDA

D:

Re

cib

í co

nfo

rme

y A

CEP

TO L

A R

ESP

ON

SAB

ILID

AD

de

l cu

idad

o y

re

sgu

ard

o d

e lo

s b

ien

es

de

tall

ado

s an

teri

orm

en

te.

Firm

a y

Sell

oD

ire

cto

ra F

inan

cie

ra

VA

LOR

ES V

ALO

R

AD

QU

ISIC

IÓN

SE

CR

ET

AR

ÍA T

ÉC

NIC

A D

EL

CO

NS

EJO

NA

CIO

NA

L D

E S

EG

UR

IDA

D

DIR

EC

CIÓ

N F

INA

NC

IER

A

TA

RJE

TA

S D

E R

ES

PO

NS

AB

ILID

AD

DE

L IN

VE

NT

AR

IO D

E A

CT

IVO

S F

UN

GIB

LE

S

Ob

serv

acio

ne

s:

No

. BIE

ND

ESC

RIP

CIÓ

NM

AR

CA

SER

IE

Emp

lead

o R

esp

on

sab

leD

ire

cció

n A

dm

inis

trat

iva

Fin

anci

era

IGSN

SJe

fe d

e In

ven

tari

os

Los

bie

ne

s re

cib

ido

s so

n p

ara

uso

de

l tra

baj

o a

sign

ado

a s

u p

ers

on

a d

en

tro

de

la In

stit

uci

ón

po

r lo

cu

al e

s su

re

spo

nsa

bil

idad

el c

uid

ado

y r

esg

uar

do

de

los

mis

mo

s

mis

mo

s, c

ual

qu

ier

tras

lad

o d

e u

n b

ien

a o

tra

pe

rso

na

de

be

se

r re

aliz

ado

UN

ICA

MEN

TE p

or

el D

ep

arta

me

nto

de

Inve

nta

rio

s.

Firm

a y

Sell

o d

e R

eci

bid

oFi

rma

y Se

llo

Firm

a y

Sell

o

Anexo número 10 Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fungibles



DE USO

INTERNO



Página 115 de 115

DA

FIG

SN

S-I

-00

10

PR

OG

RA

MA

:

NO

MB

RE:

UN

IDA

D:

PU

ESTO

:FE

CH

A:

ALZ

AS

BA

JAS

TOTA

L B

AJO

SU

RES

PO

NSA

BIL

IDA

D:

Re

cib

í co

nfo

rme

y A

CEP

TO L

A R

ESP

ON

SAB

ILID

AD

de

l cu

idad

o y

re

sgu

ard

o d

e lo

s b

ien

es

de

tall

ado

s an

teri

orm

en

te.

Firm

a y

Sell

o

Dir

ect

ora

Fin

anci

ea

Los

bie

ne

s re

cib

ido

s so

n p

ara

uso

de

l tra

baj

o a

sign

ado

a s

u p

ers

on

a d

en

tro

de

la In

stit

uci

ón

po

r lo

cu

al e

s su

re

spo

nsa

bil

idad

el c

uid

ado

y r

esg

uar

do

de

los

mis

mo

s

mis

mo

s, c

ual

qu

ier

tras

lad

o d

e u

n b

ien

a o

tra

pe

rso

na

de

be

se

r re

aliz

ado

UN

ICA

MEN

TE p

or

el D

ep

arta

me

nto

de

Inve

nta

rio

s.

Ob

serv

acio

ne

s:

Emp

lead

o R

esp

on

sab

le

Firm

a y

Sell

o d

e R

eci

bid

oFi

rma

y Se

llo

Jefe

de

Inve

nta

rio

s

Firm

a y

Sell

o

Dir

ecc

ión

Ad

min

istr

ativ

a Fi

nan

cie

ra IG

SNS

No

. BIE

N

SIC

OIN

DES

CR

IPC

IÓN

MA

RC

ASE

RIE

VA

LOR

ES V

ALO

R

AD

QU

ISIC

IÓN

Anexo número 11 Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos

manual de procesos de la direcciÓn …igsns.gob.gt/pdf/manualesigsns/mnpdaf.pdf · inspectorÍa...

Documents