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MANUALde Procedimientos
APLICADO A:DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
SAN LUIS POTOSI, S.L.P., OCTUBRE DEL 2008
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO
SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR
G O B I ERN O D EL EST A D OSAN LUIS POTOSÍ
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C O N T E N I D O
Objetivo.
Consideraciones.
Identificación.
Políticas Generales de Operación.
Procedimientos:
Anteproyecto de Presupuesto Anual Capítulos 2000 y 3000.
Apoyo a Eventos Especiales del Sistema Educativo Estatal R.
Control Contable de Partida Presupuestal
Cotización y Control de Compras
Entregas Programadas de Paquetes de material de Limpieza y of.
Operación y Control del Centro de Fotocopiado.
Fumigación y Mantenimiento del Edificio Administrativos.
Control y Registro de Inventarios de Mobiliario y Equipo.Requisiciones de Material
Control de Salidas de Mobiliario y Equipo para reparación.
Control y Gestión de Servicios Básicos
Gestión Administrativa de Requerimientos del Parque Vehicular
Recepción del Conmutador
Mantenimiento Preventivo y correctivo de los Equipos de Comp.
Mantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular.
Catálogo de Formas.
Inventario de Procedimientos.
Autorización.
Control de Revisiones y Actualizaciones.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
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10.
11.
12.
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14.
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22
23
O B J E T I V O
�Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones.
�Delimitar actividades, responsabilidades y funciones.
�Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades y evitar duplicidad de esfuerzos.
�Coordinar en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y las fugas de responsabilidad.
�Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe de hacer y como se debe de hacer.
�Es una fuente de información y adiestramiento para el personal actual y de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas unidades administrativas.
�Simplificar la toma de decisiones en operaciones repetitivas.
•De acuerdo a lo establecido en Artículo 41, Fracción III, de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, corresponde a la Oficialía Mayor el coadyuvar en la elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos de las dependencias del Ejecutivo.
•El presente Manual es un instrumento que servirá para tomar decisiones uniformes, normar acciones y orientar el proceso de ejecución, seguimiento y control de las operaciones que ejecuta el Departamento de Recursos Materiales adscrito a la Dirección de Servicios Administrativos el que será responsable de su aplicación, custodia y actualización.
•Los titulares administrativos serán los encargados de la custodia y de la aplicación del Manual así como de dar a conocer a sus colaboradores el contenido del mismo y en su caso las actualizaciones y modificaciones.
•La información contenida en este documento será complementada y enriquecida conforme las circunstancias lo requieran.
•A efecto de dar utilidad permanente al Manual es indispensable que su información se mantenga actualizada y que ésta reúna requisitos de viabilidad, oportunidad y consistencia, por lo cual es importante su enriquecimiento con las ideas y experiencias de quienes participan en su aplicación.
•La Dirección de Organización y Métodos será responsable de controlar las modificaciones y/o actualizaciones que se llevan a cabo en el contenido del Manual.
•El Departamento de Recursos Materiales tiene la responsabilidad de proporcionar la asesoría necesaria a las dependencias que lo requieran, respecto a su interpretación y aplicación.
CONSIDERACIONES
•El Manual se ha estructurado con hojas sustituibles a efecto de incorporar ajustes o actualizaciones totales o parciales.
• El Departamento de Recursos Materiales coordinará la impresión del Manual y será el responsable de su distribución.
•El Manual debe interpretarse como un documento de consulta y observancia normativa.
•Agradecemos a los funcionarios públicos su valiosa colaboración para el buen uso aplicación del Manual de Procedimientos.
CONSIDERACIONES
anexo RM-RM-01
Elabora
Departamento de Recursos Materiales.
Distribución
Original :
Dirección General de Adquisiciones de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.
Copia:
Departamento de Recursos Materiales
Periodicidad
Mensual.
Clave del anexo
RM-RM-01
Solicitar y gestionar ante la Dirección General de Adquisiciones de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado el material de las partidas presupuestales que se requieren.
Objetivo
Requisición de Material
anexo RM-ST-09
Elabora
Departamento de Recursos Materiales.
Distribución
Original :
1a. Copia:Dirección General de servicios Generales de Oficialía Mayor de Gob. del Edo.
Subdirección de Servicios Básicos de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.
2a. Copia:Interesado
3a. Copia:Archivo
1a. Copia:Minutario
Periodicidad
Cuando lo soliciten los Centros de Trabajo
Clave del anexo
RM-ST-09
Solicitar el trámite de pago, contratación y/o inclusión de los centros de trabajo requerientes ante la Subdirección de Servicios Básicos de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.
Objetivo
Oficio de solicitud de trámite a la oficialía Mayorde Gobierno del Estado
ANEXO DSA-RM-03
SECRETARIA DE EDUCACION SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR
DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
No. DE OFICIO: DSA .
ASUNTO:
San Luis Potosí, S.L.P., A de de 2003.
C. OFICIAL MAYOR DE GOBIERNO DEL ESTADO P R E S E N T E.
AT’N:
SUBDIRECTOR DE SERVICIOS BASICOS
Por medio de este conducto, solicito a Usted de la manera más atenta, gire sus apreciables instrucciones a quien corresponda, la Contratación e Inclusión del a la con domicilio en.
Sin otro asunto en particular y esperando contar con su apoyo, agradeciendo de antemano su oportuna respuesta al presente, quedo de Usted.
A T E N T A M E N T E
SUFRAGIO EFECTIVO. NO. REELECCION
SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR
DIRECTOR GENERAL c.c. Interesado C.c. Archivo/Minutario. PL.MSAS/C.P.JPMM/msgt.
Secretaria de Educación Gobierno del Estado Sistema Educativo Estatal Regular
anexo RM-SF-03
Elabora
Departamento de Recursos Materiales.
Distribución
Original :
Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.
1a. Copia:
Dirección General de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.
2a. Copia:Interesado
3a. Copia:Archivo
1a. Copia:Minutario
Periodicidad
Cuando lo soliciten los Centros de Desarrollo Infantil
Clave del anexo
RM-SF-03
Solicitar el trámite de Fumigación y/o Mantenimiento de Inmuebles ante la Dirección General Servicio Generales de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.
Objetivo
Oficio de solicitud de trámite a la oficialía Mayorde Gobierno del Estado
DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DSA-
San Luis Potosí, S.L.P., A de
del 200 .
C. OFICIAL MAYOR DE GOBIERNO DEL ESTADOP R E S E N T E.
AT’N:
DIRECTOR GENERAL DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Por medio del presente solicito atentamente, tenga a bien girar sus instrucciones a quien corresponda para que se contrate el servicio de
ubicado en
, con domicilio en
,de esta Ciudad, lo anterior con cargo a la Partida Presupuestal
. Se anexa el reporte del SIF.
En espera de una respuesta favorable a nuestra petición, agradezco de antemano sus finas atenciones al presente.
A T E N T A M E N T ESUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIONSISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULARDIRECTOR GENERALC.C.P. Director de Servicios Generales.
Director de ServiciosAdministrativos
Jefe del Depto. de Recursos Materiales
Proceso
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
Anteproyecto de Presupuesto Anual CapAnteproyecto de Presupuesto Anual Capíítulos 2000 y 3000tulos 2000 y 3000
Envía Anteproyectoa la Dirección Gral.
De Planeacion y Presupuesto previa firma
del Director General
Director de Servicios Administrativos
Presenta Anteproyectopara su revisión y loturna al la Dirección de Servicios Administrativos
Solicita Anteproyecto de Egresos de los capítulos 2000 y 3000
Inicio
Fin
Obtiene costos de Centros de Nueva Creación
Elabora análisis paraEstimar el Anteproyecto
Coteja con la Oficialía Mayor del Gobierno
del Estado la estimaciónpresupuestada
Solicita información deCentros Educativos de
nueva creación
¿Autoriza?Se envía al
Jefe del Departamento deRecursos MaterialesNo
Si
Auxiliar Contable
Recibe y Archiva paraaclaraciones posteriores
Jefe del Depto. de Recursos Materiales
Recibe copia del Anteproyecto y lo turna al
Auxiliar Contable para su archivo
1 2
1
1
A
A
Formuló
C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
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Proceso
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
Apoyo a Eventos EspecialesApoyo a Eventos Especiales
Dirección Admva.
Titular Unidad Admva.
Solicita a la Dirección Administrativa apoyo para la realización del evento
Inicio
Recibe solicitud y turna Al Jefe de RecursosMateriales oficio Autorizado con los requerimientos
Jefe del Depto de Rec. Mat.
Almacenista
Recoge vale de salidaFormato SEER-DSA-
RM-VS-02 y lo devuelve al
Auxiliar Contable
Auxiliar Contable
Recibe vale de salidaFormato
SEER-DSA-RM-VS-02 y lo archiva
Turna al encargadode fotocopiado la
solicitud y los documentos a
reproducir
Recibe oficio y clasifica el tipo de apoyo que se le
prestara a la Unidad Admva.
Fin
Encargado de fotocopiado
Reproduce el materialy lo entrega a la
Unidad Administrativa solicitante
Unidad Administrativa
Recibe fotocopias yverifica cantidad y
calidad
Titular de la Unidad Administrativa
Firma y sella el vale SEER-DSA-RM-07 y
Lo devuelve al encargadoDe fotocopiado
Recibe el Vale de Fotocopiado y lo
archiva.
Encargado de Fotocopiado
Informa al término de cada evento al Dir. de Servs. Admvs. que se ha cumplido en tiempo y forma
¿Está completoel material?
No
Si
Devuelve el materiala los almacenistas
Fotocopiado
Jefe del Departamentode Recursos Materiales
Recibe solicitud yobserva indicaciones
de la solicitud
Jefe del Depto. De Recursos Materiales
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2
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3
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Formuló
C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
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Proceso
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
Control Contable de Partida PresupuestalControl Contable de Partida Presupuestal
Auxiliar Contable
Recibe el análisis y lo archiva para posteriores
consultas
Concentra, clasifica y contabiliza ordenes de
compra
Inicio
Fin
Proporciona al Jefe delDepartamento de
Recursos Materiales un reporte total
de lo ejercido
Auxiliar Contable
Jefe del Depto.de Recursos Materiales
Recibe reporte y loverifica con el Auxiliar
Contable
Prepara un informeGeneral de los
Movimientos ejercidosY lo turna al Auxiliar
Contable para su archivo
1
1
Elabora reporte mensualde las adquisiciones
autorizadas
Formuló
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Proceso
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
CotizaciCotizacióón y Control de Comprasn y Control de Compras
Jefe del Departamento de Recursos Materiales
Director de Servicios Administrativos
Remite correspondencia al Jefe del Departamento de Recursos Materiales
Inicio
Revisa correspondencia yturna solicitudes a la
Secretaria de Controlde Compras
Secretaria de Controlde Compras
Solicita cotizaciones con proveedores y las presenta al Jefe del Departamento de Recursos Materiales
Jefe del Departamento de Recursos Materiales
Recibe cotizaciones ylas presenta a la
Dirección de Servicios Administrativos
Verifica que no exista en el almacén
lo solicitado
Proveedor
Recibe orden de compra y la pasa al Jefe del Departamento de Rec. Mat. para aprobación
Jefe del Departamentode Recursos Materiales
Devuelve orden de compra y se fija fecha para la entrega de la
adquisición
proveedor
Entrega el pedido y copia de
La factura debidamenterequisitada al Depto.
De Rec. Mat
Recibe pedido del Proveedor y copia
Factura de la compra
Revisa cotizaciones y autoriza compra
con proveedor seleccionado
Secretaria y control de compras
Envía orden de compra al Departamento de Recursos Materiales
Director de ServiciosAdministrativos
Efectúa el pedido con el proveedor y le
solicita la orden de compra
Secretaria de Controlde Compras
1
1
2
3
2 3
Formuló
C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Revisó
ISC. Angélica María Martínez Márquez
Jefe del Depto.de Rec. Mat.
Remite la factura al Depto de Rec. Fin. Para su pago
Secretaria y Control de Compras
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Proceso
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
CotizaciCotizacióón y Control de Comprasn y Control de Compras
Almacenistas
Secretaria y controlde Compras
Recibe y elabora
Resguardo SEER-DSA-RM-17 para mobiliario
y/o equipo y SEER-DSA-RM-02 para material
Recibe Resguardo y/o Vale de Salida de
almacén Y entrega a la Unidad Admva.
Devuelve a la secretaria y Control
de Compras Resguardo y/o vale firmados y sellados
Fin
Secretaria y control de compras
Recibe, revisa y archiva, Resguardo
y/o vale
Formuló
C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Revisó
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Personal de C Educ.Y unidades Admvs.
Almacenistas
Dirección de ServiciosAdministrativos
Proceso
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
Entregas de Paquetes de Material de Aseo y de OficinaEntregas de Paquetes de Material de Aseo y de Oficina
Jefe del Departamento de Recursos Materiales
Distribuye a trabes de Oficio a todas las
Jefaturas e Inspecciones
Formula un programa fechas de entregas de acuerdo con el techo
financiero
Inicio
Elabora calendario para autorización de la Dirección de Servicios
Administrativos
Asistente Admvo. Y Control de Inv. De Mob
Y Equipo
Fin
Revisa y autoriza calendario de entregas de paquetes y lo turna
Al Jefe del Depto. de Rec. Mat.
Acude el día que se le Indica en el calendario.
Auxiliar Contable
Recibe y archiva el reportede salida del almacén
SEER-DSA-RM-02 1
2
Formuló
C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Revisó
ISC. Angélica María Martínez Márquez
Programa una entregaúnica para las
Escuelas e Inspecciones Foráneas autorizada por la Dir. De Srvs. Admvs.
1
Entrega al Director o Persona designada el Material y pide firmen
Y sellen el vale SEER-DSA-RM-02
Entrega los vales de Salida originales
Al Auxiliar Contable
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Proceso
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
OperaciOperacióón y Control del Centro de Fotocopiadon y Control del Centro de Fotocopiado
Director de Servicios Administrativos
Llena el vale de fotocopiado SEER-DSA-RM-VF-07 y lo entrega al encargado
Titular de laUnidad Administrativa
Fotocopia el trabajo requerido, lo entrega y pide al solicitante el llenado del vale de fotocopiado SEER-DSA-RM-VF-07
Presenta oficio de solicitud de fotocopiado al Director de Servicios Administrativos
Unidad Administrativa
Encargado deFotocopiado
Inicio
Remite el oficio de solicitud al Jefe del Departamento deRecursos Materiales
Turna al encargado de fotocopiado la solicitud
para su elaboración
Jefe del Depto.de Recursos Materiales Encargado de
Fotocopiado
Concentra y reporta mensualmente al Jefe
del Depto. de Recursos Materiales el numeroTotal de fotocopiado
Jefe del Depto. deRecursos Materiales
Revisa el reporteMensual de fotocopiado
Fin
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C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
RevisóISC. Angélica María Martínez Márquez
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Dir. de Servs. Grales.Oficialía Mayor
Jefe del Depto. de Recursos Materiales
Proceso
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
Control de Fumigaciones y Mantenimiento al Edificio AdministratiControl de Fumigaciones y Mantenimiento al Edificio Administrativovo
Realiza el servicio yPresenta factura al Jefe
del Departamento de Recursos Materiales
para su sello
Director de Servicios Administrativos
Recibe la solicitud Ydesigna al proveedor que
prestará el servicio
Turna oficio de solicitud SEER-DSA-RM-09 al
Jefe del Depto. De Recursos Materiales
Inicio
Fin
Turna la solicitud Anexo No. SEER-DSA-RM-09 y/o
***al Directorde Servicios Generales
de la Oficialía Mayorde Gobierno del Estado
Recibe solicitud Y la clasifica por tipo
de servicio
Proveedor
Presenta factura al Dirde Servs. Grales. de la Of.
Mayor de Gob. del Edo.
Se presenta con el Jefedel Depto. Recursos
Materiales para recibir indicaciones
Asistente Admvo y Ctrl.De Inv. De Mob y Equip
Archiva en el expedientela copia de la factura
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C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
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Asistente Admvo. YControl de Inventarios
Proceso
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
Control y Registro de Inventarios de Mobiliario y EquipoControl y Registro de Inventarios de Mobiliario y Equipo
Director General
Dir. de Contr. Patr.de Oficialía Mayor
Realizan el levantamiento físico
cotejadocon la base de datos
de Oficialía Mayor
Proporciona a travez de la extranet la
base de datos de
inventariosAlmacenistas
Inicio
Turna la base de datosA la Dirección
Administrativa y esta a Su vez al Depto
de Rec. Mat.
Revisa y analiza información y la
entrega a la Asistente Admvo y Control de
Mob. Y Equipo
Jefe del Depto de Rec. Mat.
Fin
Realiza las modificacionesque indican losalmacenistas
Jefe del Departamentode Recursos Materiales
Solicita que al mobiliario que no
cuente con número de inventario se le asigne
uno
Almacenistas
Entrega a cada resguardante la
impresión del Inventario actualizado
Jefe del Depto de Rec. Mat.
Concentra toda laInformación actualizada y
La envía al Dir. De Control Patrimonial de la Of.
Mayor de Gob. Del Edo
Director de ControlPatrimonial de la Of.
Recibe y revisa la información
proporcionada por esta Dependencia y envía las etiquetas
con No. De Inventario
Dirección GeneralDel SEER
Recibe la base de datos y etiquetas con
No. De Inventario y las turna a la Dir. De
Servs. Admvs.
Dirección de ServiciosAdministrativos
Lo turna al jefe del Departamento para surevisión y seguimiento
Indica que marque elMobiliario faltante como
No localizado1
2
3
1
2
3
Formuló
C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Revisó
ISC. Angélica María Martínez Márquez
Revisa e imprime por Área el inventario paraSu verificación física
Asistente Admvo. YControl de Inventarios
Imprime el Resguardo Individual SEER-DSA-
RM-04 con las modificaciones
Proceden a etiquetar elMobiliario Y Equipo en
cada área asignada
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Proceso
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
Requisiciones de MaterialRequisiciones de Material
Realiza su proceso de Licitación y asignación de
proveedores
autoriza y firma la requisición y la envía al la
Dirección General de Adquisiciones de la Of.
De Gob. Del Edo.
Verifica las existencias de
mercancía en el almacén y el presupuesto
disponible
Inicio
Fin
Revisa y turna las requisiciones
al Director de Servicios Administrativos
para su firma
Recibe las requisicionesY verifica que no rebasen El presupuesto autorizado
Jefe del Departamentode Recursos Materiales
Jefe del Depto deRecursos Materiales
Asistente Admvo. Y Control de Inventarios
Director de Servicios Administrativos
Dir. Gral. de Adquisisiones de Gob.
Recibe y revisael material indicado
en la Orden de Compra
Firma y sella las facturas y las remite al
proveedor para su pago ycopia al auxiliar contable
Elabora requisiciones De material e imprime en
El formato RM RM 01
Almacenista
Jefe del Depto deRecursos Materiales
Auxiliar Contable
Concentra y Archivatodas las copias de lasOrdenes de Compra y
Copia de factura2
1
1 2
Formuló
C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Revisó
ISC. Angélica María Martínez Márquez
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Proceso
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
Control de Salidas de Mobiliario y Equipo en ReparaciControl de Salidas de Mobiliario y Equipo en Reparacióónn
Entrega factura en elDepto. de Recursos
Financieros para el pagodel servicio
Jefe del Depto. deRecursos Materiales
Muestra vale de salida SEER-DSA-RM-VS-08
al vigilante delEdificio para salir con el
equipo y/o mobiliario
Recibe autorización del Dir. de Servs. Admvos.
para dar salida al equipo y/o mobiliario
Inicio
Fin
Recibe autorización yllena el formato de vale
de salida SEER-DSA-RM-VS-08 del equipo y/o mobiliario
Entrega equipo y/omobiliario reparado a laUnidad Administrativa
Turna autorizaciónal Auxiliar Contable
Proveedor
Entrega vale de salida SEER-DSA-RM-VS-08al proveedor y le pide
firmar el resguardo delequipo y/o mobiliario
Recibe el copia del valeDe salida con la
Autorización para sacar El equipo fuera del
Edificio Administrativo
Auxiliar Contable
Recibe vale de salida SEER-DSA-RM-VS-08 y
registra la fecha de laentrega de equipo y/o
mobiliario
Auxiliar Contable
Devuelve al Departamento de
Recursos Materialescopia del vale de salida SEER-DSA-RM-VS-08
1
1
2
2
Formuló
C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Revisó
ISC. Angélica María Martínez Márquez
Presenta el vale de salidaDe equipo al Jefe delDepto. De Rec. Mat.
Para que autoriceLa salida
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Proceso
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
Control y GestiControl y Gestióón de Servicios Bn de Servicios Báásicossicos
Director de ServiciosAdministrativos
Centros Escolares
Envía el Director Administrativo oficio de
trámite de Servicios Básicos
Inicio
Turna al Jefe del Departamento de
Recursos Materiales las solicitudes
para su trámite
Jefe del Depto. de Recursos Materiales
Asistente Admvo.Y Control de Inv.
Elabora y envía oficio de petición de tramite a
sub. Servs. Bás. Dir. de Servs. Grales. Previamente autorizadoPor la Dir Gral.
Fin
Director General
Jefe del Depto.de Recursos Materiales
Recibe el oficio de solicitud y tramita ante
las Instancias correspondientes y
notifica al Dir. Gral. Del SEER la autorización o
improcedencia
Director de ServiciosAdministrativos
Lleva un control mensual y anual del presupuesto asignado a las partidas
¿Cumple con los requisitos
la solicitud?
NoSe envía oficio
de improcedencia y trámite al
interesado
Sub Servs. Bás. Dir. de Servs. Grales. .
Turna la contestacióndel Subdir. de Servs.
Básicosdel Oficial Mayor
de Gob. del Edo. A laDir. De Servs. Admvs.
Turna los oficios de solicitud al Asistente
Admvo. Para que realice el tramite
Envía oficio de contestación al
Jefe del Depto. de Recursos Materiales y
este a su vez a los Centros Escs.
Si
1
1
2
2
Formuló
C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Revisó
ISC. Angélica María Martínez Márquez
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Proceso
Formuló
C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Revisó
ISC. Angélica María Martínez Márquez
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
GestiGestióón Administrativa de Requerimientos del Parque Vehicularn Administrativa de Requerimientos del Parque Vehicular
Recibe la Información Actualizada del Parque Vehicular del SEER y
Tramita el pago
Proporciona anualmente actualización y pago de
derechos vehiculares del padrón que corresponde
al S.E.E.R.
Inicio
Remite para su trámite yactualización al
Departamento de Recursos Materiales
Turna al Director de Servicios Administrativos
para su trámite
Elabora oficio donde solicita Pago de los derechos
Vehiculares autorizado por la Dir de Servs. Admva. Y lo
Envía a la Dir. De servsAdmvs. De la Of. Mayor
Proporciona semanalmente
vales de gasolina para cada vehículo del
padrón
Director de ServiciosAdministrativos
Dir. De Cntrl. PatrimonialDe Of. Mayor de Gob Edo
Director General
Dir. De Servs. Admvs. De Of Mayor de Gob. Edo.
Sub. Dir. De Servs. Grls. De Of. Mayor
Secretaria y Controlde Compres
Distribuye vales degasolina y controla usode registros en bitácora
de consumo de combustibles
SEER-DSA-RM-VG-10
Jefe del Depto. deRecursos Materiales
1
1
2
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO
SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR
G O B I ERN O D EL E ST A D OSAN LUIS POTOSÍ
2 0 0 3 / 2 0 0 9
Responsable de InformáticaDirección Administrativa
Unidad Administrativa
Proceso
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Equipos de ComputoMantenimiento Preventivo y Correctivo a Equipos de Computo
Solicita a la Dirección Administrativa
Mantenimiento a los Equipos de computo
Recibe Instrucciones y Realiza una revisión físicaDel equipo y determina siRequiere mantenimientoPreventivo o correctivo
Inicio
Recibe solicitud y la Analiza
Turna la solicitud al JefeDel departamento
Recursos Materiales
Verifica existenciaEn almacén
1
2
3
1
D
Formuló
C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Revisó
ISC. Angélica María Martínez Márquez
Recibe solicitud eInstruye al Responsable De Informática para que
Realice el servicio
Jefe del Departamento deRecursos materiales
Diagnostica la falla
La autoriza
Si
1
A
No
¿La autoriza? A
No ¿Mantenimiento
Preventivo?2
No
•Verifica antivirus•Desfrac y escaneo
•Eliminación de archivos•Limpieza interna y ext.
Si
¿MantenimientoCorrectivo?
Fin
No
Si
¿Cambio de pieza?
Si
¿Hay existencia?
C
DNo
Si
F
No
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO
SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR
G O B I ERN O D EL E ST A D OSAN LUIS POTOSÍ
2 0 0 3 / 2 0 0 9
Responsable de Informática
Auxiliar Contable
Proceso
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Equipos de ComputoMantenimiento Preventivo y Correctivo a Equipos de Computo
Toma la pieza y laReporta al
Auxiliar Contable
Revisa cotizaciones,Selecciona un proveedor
Y autoriza la compra
Registra y da de baja La pieza en el
Inventario de materiales
Instala la pieza y Realiza la configuración
Devuelve cotización Autorizada al Jefe
Del Departamento deRecursos Materiales
4
3
4
Formuló
C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Revisó
ISC. Angélica María Martínez Márquez
Revisa cotizaciones yLas turna a la
Dirección AdministrativaPara autorización
Jefe del Departamento deRecursos materiales
Cotiza con tresProveedores y las
Entrega al JefeDel Departamento de Recursos Materiales
Dirección Administrativa
F
Unidad Administrativa
Corrige el problema yElabora reporte de
servicio
Entrega e Instala elEquipo en la
Unidad Administrativa
5
Recibe el equipoFirma y sella el
Reporte de servicio y lo Devuelve al
Responsable deInformática
Entrega facturaOriginal al Departamento
de Rec. Fin.Copia al Departamento de
Recursos Materiales
Responsable de Informática
Recibe el reporte y lo Registra en la bitácora
De servicios
Fin
G
D
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO
SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR
G O B I ERN O D EL E ST A D OSAN LUIS POTOSÍ
2 0 0 3 / 2 0 0 9
Proceso
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Equipos de ComputoMantenimiento Preventivo y Correctivo a Equipos de Computo
6
G
Formuló
C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Revisó
ISC. Angélica María Martínez Márquez
5
Proporciona el recurso alJefe del Departamento
Recursos MaterialesA su vez lo entrega al
Responsable deinformática
Jefe del Departamento deRecursos Financieros
Responsable de Informática
Recibe el recurso y Realiza la compra
proveedor
Entrega la factura y Garantía del producto
6
6
Recibe cotización ySolicita el recurso al
Departamento de Recursos Financieros
Jefe del Departamento deRecursos materiales
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO
SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR
G O B I ERN O D EL E ST A D OSAN LUIS POTOSÍ
2 0 0 3 / 2 0 0 9
Proceso
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
RecepciRecepcióón del Conmutadorn del Conmutador
Retoma la llamada en Espera y la comunica ala Unidad Administrativa
Publico en General
Pone la llamada en Espera si la extensión Se encuentra ocupada
Realiza llamadas telefónicas al Sistema
Educativo Estatal Regular
Inicio
Fin
Recibe llamadas Locales y/o foraneas
Atiende entre tantootras llamadas
Recibe y canaliza Nuevas llamadas
Identifica la extensiónY canaliza la llamada
Unidad Administrativa
Toma la llamada y Atiende al interesado
Responsable del Conmutador
1
12
2
Formuló
C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Revisó
ISC. Angélica María Martínez Márquez
Solicita se le comuniqueCon alguna de las
Diferentes Unidades Administrativas
Publico en General
Responsable del Conmutador
Responsable del Conmutador
Reporta de manera Inmediata de algúnProblema técnico
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G O B I ERN O D EL E ST A D OSAN LUIS POTOSÍ
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Jefe del Depto. De Recursos Materiales
Responsable del Matto. Vehicular
Proceso
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
Mantenimiento y Comisiones del Parque VehicularMantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular
Jefe del Depto. De Recursos Materiales
Responsable del Matto. Vehicular
Reúne y presenta Cotizaciones al Jefe
Del Departamento de Recursos Materiales
Revisa el estado físico y mecánico del parque vehicular y reporta al
Jefe del Departamento de Recursos Materiales
Inicio
Recibe el reporte y verifica en la partida
correspondiente el presupuesto y solicita
Autorización a Dir. Admva.
Dirección de ServiciosAdministrativos
Autoriza la reparación conEl visto bueno de la
Dirección General e indicaAl Jefe del Departamento
De Rec. Mat.
Envía el oficio con el Formato de
Mantenimiento y las cotizaciones
Dir. De ServiciosGrls. De Of. Mayor
Previa recepción del Oficio notifica al Jefe del De Recursos materiales
Del proveedor designado
Unidades Administrativas
Lleva la unidad con El proveedor
Proveedor
Repara el vehiculo y Entrega factura original
Al Responsable de Matto. Vehicular
Responsable del Matto. Vehicular
Recibe y revisa el Vehiculo y entrega
facturas
Dirección GeneralDel SEER
Informa al Jefe del Depto. de Recursos
Materiales que el vehiculoHa sido incorporado al
Parque Vehicular
1
2
3
1
2
3
Formuló
C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Revisó
ISC. Angélica María Martínez Márquez
Instruye al Responsable De Matto. Para que reúna
Cotizaciones con Proveedores asignados
por ServiciosGrls. De la Oficialía Mayor
Solicita a Dirección Administrativa el
Préstamo de un Vehiculo Para comisión
Jefe del Depto. De Recursos Materiales
Original: Al proveedor Para gestión del pago
Copia: Departamento Recursos Materiales
4
Responsable del Matto. Vehicular
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO
SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR
G O B I ERN O D EL E ST A D OSAN LUIS POTOSÍ
2 0 0 3 / 2 0 0 9
Proceso
Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos
Mantenimiento y Comisiones del Parque VehicularMantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular
Formuló
C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Revisó
ISC. Angélica María Martínez Márquez
Fin
Dirección de ServiciosAdministrativos
Consulta la disponibilidad De los vehículos conEl Departamento deRecursos Materiales
4
Dirección de ServiciosAdministrativos
Jefe del Dept. deRecursos Materiales
Verifica la disponibilidade informa a
Dirección Administrativa
Autoriza al Jefe del Departamento prestarEl vehiculo requerido
Jefe del Dept. deRecursos Materiales
Presta en comisión el Vehiculo y da
Instrucciones al Responsable de
Mantenimiento Vehicular
Responsable de Matto. Vehicular
Solicita a la persona Asignada para conducir
el Vehiculo cuente con licencia vigente
5
6
Responsable de Matto. Vehicular
Recibe la unidad, revisa Físicamente el vehiculo
Y pide al conductor firme La bitácora
Unidad Administrativa
Termina comisión y Devuelve el vehiculo al
Departamento de Recursos Materiales
5
6
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO
SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR
G O B I ERN O D EL E ST A D OSAN LUIS POTOSÍ
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RESPONSABLE DELA FORMULACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
AUTORIZAN
Oficial Mayor
C.P. Humberto Picharra Carrete
Lic. Gonzalo Ortuño CastroDirector de Organización y Métodos
REVISARON
AUTORIZACION
ISC. Angélica María Martínez MárquezDirector de Servicios Administrativos
C. P. Juana Patricia Medellín Mendoza
Departamento de Recursos Materiales
Ing. Xicoténcatl Turrubiartes FloresDirector General del Sistema Educativo
Estatal Regular
Lic. Francisco Antonio Rubín de CelisChávez
Secretario de Educación de Gobierno del Estado
CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES
FORMULÓ
PARTE DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS QUE SE ACTUALIZA
REVISO AUTORIZO REGISTRO
ACTUALIZACION
FECHA
Octubre, 2008
• Descripción del Procedimiento (Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Equipos de Computo, Recepción del Conmutador, Mantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular)
SECCION (ES) QUE SE MODIFICA(N)
Secciones 6, 7
ISC. Angélica María Martínez Márquez
Director deServicios Administrativos
Ing. Xicoténcatl Turrubiartes FloresDirector General del S.E.E.R
Lic. Gonzalo Ortuño CastroDirector de
Organización y Métodos
FECHA
Octubre, 2006
FIRMANOMBRE
C. Guillermo Córdova Pastor
CARGOAlmacenista
FIRMANOMBRE
C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza
CARGOJefa del Departamento de Recursos Materiales