manual de procedimientos reloj control biométrico...ingrese el rango de horas en que el personal...
TRANSCRIPT
DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN
Municipalidad de Temuco
Manual de Procedimientos
Reloj Control Biométrico
1
D E P A R T A M E N T O D E E D U C A C I Ó N - Á R E A I N F O R M Á T I C A
Manual de Procedimientos
2019 Unidad de Informática
Departamento Educación Municipal
2
Tabla de contenido
1. OBJETIVOS ................................................................................................................................................................ 3
2. HABILITACIÓN DEL COMPUTADOR ........................................................................................................................ 4
3. ENROLAMIENTO DE USUARIOS RELOJ CONTROL ............................................................................................. 4
3.1 CREACION EMPRESA Y DEPARTAMENTOS .................................................................................................... 4
3.2 CONFIGURAR FERIADOS Y VACACIONES DEL AÑO ...................................................................................... 5
3.3 CREACIÓN DE USUARIOS Y ENROLAMIENTO ................................................................................................. 7
3.4 RECEPCIÓN Y CONFIGURACIÓN DE HORARIOS .......................................................................................... 10
3.5. RESCATE DE MARCAS DESDE EL RELOJ CONTROL ................................................................................. 16
3.6 GENERAR INFORMES PARA IMPRIMIR ........................................................................................................... 19
3.7 MODIFICAR, AGREGAR Y ELIMINAR EVENTOS ............................................................................................. 24
3.8 PROCEDIMIENTO ENTREGA REPORTES ASISTENCIA ................................................................................. 29
4. REGISTRO DE ASISTENCIA EN RELOJ CONTROL ............................................................................................. 30
5. INSTRUCCIONES AL PERSONAL .......................................................................................................................... 31
6. LIBROS QUE DEBEN EXISTIR EN EL ESTABLECIMIENTO ................................................................................. 34
7. PREGUNTAS FRECUENTES .................................................................................................................................. 35
8. ANEXOS ................................................................................................................................................................... 37
8.1 FORMULARIO 1 .................................................................................................................................................. 38
8.2 INSTRUCTIVO AL PERSONAL DEL ESTABLECIMIENTO ............................................................................... 39
8.3 PARA PEGAR EN EL RELOJ CONTROL ........................................................................................................... 42
3
1. OBJETIVOS El objetivo principal es formalizar y estandarizar el procedimiento de las rutinas de
rescate, almacenaje, envío entrega de informes y otros alcances de orden más administrativo,
para los relojes de control biométrico y así evitar posibles errores en el manejo de la información.
Por otra parte, el documentar este procedimiento tiene como objetivo facilitar las labores
del encargado y/o administrador del reloj control o quien lo reemplace, disponiendo de un
documento que clarifique su quehacer en este ámbito.
Este procedimiento permitirá aumentar la eficiencia general.
4
2. HABILITACIÓN DEL COMPUTADOR
1. Se debe habilitar un computador para la instalación del software del reloj control, este PC debe ser de uso exclusivo del encargado o administrador del sistema.
2. El PC debe ser ubicado en un lugar seguro, con acceso a red de datos y conexión a una
red eléctrica segura
3. Se debe contar con una impresora para el encargado o administrador, a fin que pueda imprimir los informes mensuales, o los que sean necesarios.
4. El acceso a los Sistemas del PC debe ser mediante claves de acceso. Estas claves deben
ser conocidas sólo por el encargado o administrador, y se debe enviar vía correo al encargado de informática del departamento de educación.
5. Se sugiere respaldar la base de datos y huellas de los usuarios semestralmente.
2. CONFIGURACIÓN SOFTWARE RELOJ CONTROL
3.1 CREACIÓN EMPRESA Y DEPARTAMENTOS EMPRESA Se deben ingresar los datos del establecimiento:
5
3.2 CONFIGURAR FERIADOS Y VACACIONES DEL AÑO
6
7
DEPARTAMENTOS Se debe crear departamentos, se han definido dos Asistentes y Docentes Crear departamentos en la pestaña configuración, botón departamentos.
3.3 CREACIÓN DE USUARIOS Y ENROLAMIENTO
1. Para que un usuario pueda realizar sus marcaciones de asistencia, crear un registro único
e individual de sus datos dentro del reloj, de manera de ser reconocido a posterior por el sistema. Se debe enrolar a todo el personal del establecimiento, excepto los practicantes y reemplazos, ellos deberán utilizar un libro de asistencia manual. NOTA: En el caso de los reemplazantes de funcionarios con permiso sin goce de sueldo, estos si deben estar enrolados y marcar.
2. Para ello existirán a lo menos 3 personas denominadas Supervisores. Uno debe ser el
encargado o administrador, otra persona que designe el Director(a) de establecimiento y la Encargada de informática del Departamento de Educación. Su función principal es la de habilitar la operación de “creación” de las identificaciones de las personas, este proceso se denomina enrolamiento.
3. Para el caso del Reloj Biométrico el proceso se realiza de la siguiente forma:
a. El director(a) deberá entregar una nómina actualizada del personal del
establecimiento, en digital, indicando lo siguiente:
Nombres Apellidos Cedula de identidad (Formato:11111111-1)
Estamento (Docente o Asistente)
Carga total horaria (cronológica)
b. El encargado del reloj biométrico deberá crear una planilla con los nombres completos y RUT de los funcionarios del establecimiento y deberá asignar un único número identificatorio para cada usuario.
8
c. Luego se debe proceder a enrolar a cada usuario para ello el encargado o administrador deberá cargar en el software los usuarios y huellas:
En el software se debe:
Ir a la pestaña de configuración presione el botón empleado, haga click en el botón agregar y complete la información solicitada en los campos obligatorios, en la pestaña general, una vez finalizado presione el botón guardar.
ENROLAMIENTO
Agregar con lector de huella (digipersona) el cual fue asignado al encargado. En la ubicación configuración, empleados: Seleccione la pestaña registro de huellas opción lector USB, haga clic en el dedo que desea registrar y pida al usuario poner el dedo seleccionado en el lector (3 veces). Una vez escaneados los dedos deseados presione el botón guardar. (Se deben registrar a lo menos una huella por mano)
9
En caso alternativo se podrá agregar con dispositivo reloj control como lector, para ello: En la ubicación configuración, empleados: Seleccione la pestaña registro de huellas
opción Dispositivo, seleccione el dispositivo que desea utilizar como lector y presione el botón conectar, posteriormente haga clic en el dedo que desea registrar y pida al usuario que ponga el dedo indicado en el lector (3 veces). Una vez finalizado el proceso de lectura de huellas presione el botón guardar. (Se deben registrar a lo menos una huella por mano)
Enviar los datos al o los dispositivos biométricos. En la pestaña dispositivo, botón sincronizar datos: Haga clic en la pestaña subir datos de usuario, luego seleccione todos los dispositivos y el usuario que desea actualizar en los dispositivos presione el botón Subir.
10
3.4 RECEPCIÓN Y CONFIGURACIÓN DE HORARIOS
RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN Los horarios de los funcionarios son confeccionados por el Jefe de UTP y/o Inspector General de cada establecimiento, en casos donde no exista ninguno de estos estamentos la responsabilidad recae en el Director(a), y serán ellos los encargados de entregar los horarios de los funcionarios al Encargado de administrar el reloj control. Esta entrega debe realizarse por algún medio electrónico (email), en el siguiente formato:
MODIFICACIONES HORARIOS Cuando exista una modificación de horario de algún funcionario, el Jefe de UTP y/o Inspector General de cada establecimiento o Director(a), deberá informar por escrito o por algún medio electrónico (email) al Encargado de administrar el reloj, dichas modificaciones.
11
FUNCIONARIOS NUEVOS Cuando se incorpore un nuevo funcionario (excepto personal de reemplazo o practicantes), el Jefe de UTP y/o Inspector General de cada establecimiento o Director(a), deberá informar por escrito o por algún medio electrónico (email), en un plazo menor a 24 horas. al Encargado de administrar el reloj, los datos del nuevo funcionario y el horario que este deberá cumplir. CONFIGURAR HORARIOS Se crearán horarios para posteriormente agregarlos a los turnos, deberá especificar la hora de inicio y hora de termino de cada funcionario, (si dos o más empleados tienen el mismo horario sólo se ingresará uno para ocuparlo con todos) se agregará el nombre del funcionario y opcionalmente podrá agregar un color para diferenciarlos. En configuración botón Horarios, presione en agregar
En la pestaña general Agregue el nombre del horario.
El nombre debe ser el nombre del funcionario, y si se desea se podrá indicar la hora de inicio y termino del turno.
La opción Flexible debe estar deshabilitada.
La opción antes de entrar y después de salir deben estar deshabilitadas
Especifique la hora de entrada y salida del turno
Hora Inicial: Hora de inicio de la jornada laboral(diaria) de acuerdo a horario preestablecido de cada funcionario.
Hora Final: Hora de término de la jornada laboral(diaria) de acuerdo a horario preestablecido de cada funcionario.
Las casillas Contar Retardos y Contar S/Tempranas deben permanecer activadas:
Contar Retardos: Realizará un conteo de retardos por empleado apareciendo en el reporte final.
Contar Salidas Tempranas: Realizará un conteo de las ocasiones en que los empleados se retiren temprano apareciendo dentro del reporte final.
La opción “contar después de” y “salida temprano” debe configurarse con 5 minutos de tolerancia respectivamente
Contar de Retardo: Especificará el tiempo límite en minutos de tolerancia para llegar tarde, todo aquel que registre después del tiempo configurado será tomado como retardo.
12
Salir Temprano: es El rango de tiempo en que un empleado podrá registrar su salida entes de la hora especificada de fin de labores.
Ejemplo de cómo deber quedar esta pantalla
Descanso
Presione el botón configurar
Ingrese el nombre del descanso que corresponderá a la hora de inicio y término de este.
Ingrese el rango de horas en que el personal podrá hacer uso de su tiempo de colación (Ejemplo desde 12:30 Hasta 15:30, el inicio y termino depende de cada establecimiento)
Ingrese el tiempo que dura la colación de cada empleado ejemplo 30 minutos (si tiene un empleado que su colación es superior a 30 minutos usted deberá crear un descanso nuevo para ese empleado o grupo de empleados con el mismo horario)
En el checkbox debe seleccionar la opción “Pagado”
13
Resumen
ID Descanso: Este Número lo dará automáticamente el software.
Nombre de Descanso: corresponde a la hora de inicio y término.
Inicio: Es el inicio del rango en el que iniciará el descanso.
Finaliza: Es la hora que finalizara el rango de tiempo del descanso.
Descanso (min): ingresar el tiempo que dura la colación de cada empleado.
Pagado: el sistema contará este tiempo como horas normales trabajadas. ASIGNAR TURNOS A FUNCIONARIOS
1. Una vez sincronizado el reloj biometrico en la pestaña configuracion, seleccionar Turnos.
14
2. Presionamos agregar y asignamos un nombre al turno y presionamos el botón ciclo.
3. Luego seleccionamos la fecha de inicio y el tipo de ciclo (semana).
4. Asignamos el horario a los días correspondientes y guardamos.
5. Guardamos el turno creado y luego seleccionamos botón asignar
15
6. Seleccionamos al trabajador que asignaremos el turno y guardamos.
7. Para finalizar guardamos la asignación y al cerrar esa pestaña, volvemos a guardar el
turno.
16
3.5 RESCATE DE MARCAS DESDE EL RELOJ CONTROL
Asegúrese de descargar todos los eventos del reloj biométrico, menú Dispositivos, Descargar
Eventos.
Una vez descargados todos los eventos, ir a menú Asistencia, seleccionar un funcionario,
algunos funcionarios o todos (1), luego indicar el rango de fechas a consultar (2) y
posteriormente clic en el Botón Buscar (3).
17
Ejemplo, al seleccionar todos los funcionarios durante el mes de abril nos mostrará los eventos
de este mes:
Con esta información desplegada ya se está en condiciones de realizar la exportación de datos,
se puede exportar a una planilla de Excel, a un archivo de texto o a un archivo de Excel tipo
CVS (Valores separados por comas). Se recomienda exportar los datos a una planilla de MS
Excel.
Seleccionar (1) el lugar donde va a guardar el archivo y asignar un nombre a este archivo, luego
clic en Iniciar (2).
18
Proceso de exportación finalizado.
Finalmente se muestra la planilla Excel generada a partir de la exportación de datos, se
recomienda aplicar Filtro Automático a esta planilla para una mejor manipulación de datos.
19
3.6 GENERAR INFORMES PARA IMPRIMIR Una vez sincronizado con el reloj biométrico pulsamos el botón Descargar Eventos
Cuando allá finalizado la descarga de eventos dirigirse a la pestaña de Reportes
Después seleccionar a todos los funcionarios
20
Se debe seleccionar el rango de fecha del cual se desea realizar el cálculo (no más de 31 días)
Una vez seleccionado el rango debe presionar el botón Calcular
21
Una vez calculado las horas trabajadas, debe pasar a la pestaña Reporte de Asistencia
Podrá seleccionar el tipo de reporte a generar, en este caso tarjeta de Asistencia
Luego seleccionar el rango de fecha que se reflejará en el informe y seleccionar al personal de
quien se obtendrá el informe
22
Pulsar Ver para generar el informe
Reporte Tarjeta de Asistencia
23
NOTA: Este informe que se entrega a los funcionarios, debe llevar una glosa informativa que
diga “Este informe refleja el tiempo de permanencia en el establecimiento, que no
necesariamente es el tiempo trabajado, lo cual no constituye horas extra”. Esta glosa debe ser
pre impresa en las hojas de asistencia. Se sugiere como pie de página en hoja tamaño oficio
(8,5”X13” ó 21.56cm X33cm)
El otro informe que se debe imprimir es Reporte de Eventos
Se repiten los pasos desde la selección de reporte, pero esta vez se selecciona el reporte
de eventos
24
3.7 MODIFICAR, AGREGAR Y ELIMINAR EVENTOS
Una vez sincronizado y descargados los eventos, se debe ingresar a la pestaña Reportes
y Calcular la información del funcionario en el rango de fecha que se indica en el reporte Tarjeta de asistencia
MODIFICAR EVENTO Selecciones el evento a modificar y presiones el botón Modificar evento
25
Los datos a modificar en este ejemplo serán el evento de salida a entrada el día 04/04/2019 y la hora en que se realizó de 14:30 a 14:40
En la ventana modificar registros seleccione el evento y los datos a modificar tiempo y estado de este, para finalizar presione guardar
Una vez guardado cerrar la venta de modificar eventos, se debe repetir el mismo procedimiento para todas las modificaciones de eventos. AGREGAR EVENTO Seleccione el funcionario al que desea agregar un nuevo evento y presione el botón modificar eventos
26
Los datos que agregaremos en este ejemplo será una marca de salida el 25/04/2019 a las 18:15 horas.
En la ventana modificar registros presionamos el botón agregar y procedemos a modificar los datos fecha, tiempo y estado y guardamos, si se agregó correctamente el evento se cargará el final de la lista
27
Una vez agregados los eventos cerrar la venta modificar registro, se recomienda que al agregar eventos se seleccione un evento previo en el mismo día, de no existir eventos previos en el día se puede seleccionar cualquier evento para agregar el nuevo registro, se debe tener sumo cuidado al agregar eventos ya que el no generar una nueva ventana para ser agregado, se puede sobre-escribir o modificar un evento previamente existente.
BORRAR EVENTO
Seleccione el funcionario al que desea borrar el evento y presione el botón modificar eventos
El registro que borraremos en este ejemplo será una marca de salida el 26/04/2019 a las 18:23 horas.
28
Chequeamos el evento que deseamos eliminar y presionamos el botón borrar, nos solicitara confirmar que deseamos borrar el evento
Si realmente quiere borrar el evento presiona el botón si y después presione el botón guardar de la ventana modificar registro para finalizar cierre la ventana.
Para poder ver reflejado todos cambios realizados debe volver a realizar el cálculo de la información del usuario, para posteriormente generar el informe llamado “Tarjeta de asistencia”.
29
3.8 PROCEDIMIENTO ENTREGA REPORTES ASISTENCIA
Todos los meses el día 5 o el día hábil siguiente se entregará por parte del Encargado y/o
Administrador del Reloj Control al Director(a) los reportes de asistencia del personal, para su
distribución a los interesados, los cuales deben ser devueltos al día hábil siguiente con las
correcciones necesarias las cuales deben estar debidamente visadas por la jefatura respectiva y
además firmadas por el interesado en señal de conformidad y toma de conocimiento.
Una vez realizadas las correcciones que correspondan, el Encargado y/o Administrador
del Reloj Control, entregará nuevamente los reportes corregidos a fin que el Director(a),
entregue éstos a quien corresponda para realizar resumen de información, sobre atrasos e
inasistencias, resumen que debe ser enviado posteriormente al Departamento de Educación. La
persona que realiza los resúmenes e informe final, no podrá ser el mismo Encargado del Reloj
Control.
30
4 REGISTRO DE ASISTENCIA EN RELOJ CONTROL
1. Cuando el usuario ingrese o se retire del establecimiento, deberá efectuar su marcación de asistencia en el equipo biométrico. Para ello el procedimiento es:
ENTRADA Paso 1 Pincharemos la tecla FLECHA ARRIBA para que en la pantalla diga entrada. Paso 2 Colocar su dedo registrado en el SENSOR DACTILAR. El escáner leerá su huella y si la reconoce marcará la entrada, en caso de no reconocer la huella limpie su dedo con un paño seco y limpio y vuelva a marcar.
SALIDA. Paso 1 Marque la tecla FLECHA ABAJO para que en el visor salga salida Paso 2 Colocar su dedo registrado en el SENSOR DACTILAR. El escáner leerá su huella y si la reconoce marcará la entrada, en caso de no reconocer la huella limpie su dedo con un paño seco y limpio y vuelva a marcar. Las marcaciones que se deben realizar para el personal con jornada
completa, son mínimo de 4, las que se consideran de la siguiente forma:
1. Entrada jornada laboral.
2. Salida a colación.
3. Entrada de colación.
4. Salida jornada laboral.
Las marcaciones que se deben realizar para el personal con media jornada, son mínimo de 2 las que se consideran de la siguiente forma:
1. Entrada jornada laboral.
2. Salida de la jornada laboral.
La media jornada o jornada completa se define por el horario del día, independiente del contrato.
31
Consideraciones a los usuarios:
El sensor es afectado por la temperatura tanto frio como calor, por lo que en la mañana
pueden tener problemas para marcar correctamente, en estos casos frotar el dedo con el que
marcan con alguna tela para que el dedo tome temperatura y se realice una mejor lectura de
la huella.
NO se deben colocar objetos extraños en el sensor, esto significa nada de paños para frotar
el sensor o líquido, en caso de calor el sensor es afectado por la humedad del ambiente y
corporal, para lo que se puede secar el dedo con un paño seco.
Se recomienda no usar agua o cualquier otro tipo de líquidos en el dedo ya que esto podría
afectar la lectura del mismo, tampoco es recomendable usar cremas o alcohol gel, la mejor
forma de realizar una correcta marcación es limpiar con un paño o tela limpia su dedo y
marcar firme en el sensor.
En el sistema están registrados inicialmente dos huellas, pero si presenta problemas con la
lectura de estos se puede agregar cualquier otro dedo de la mano.
En caso de que presente heridas o no se reconozca los dedos ingresados, se debe poner en
contacto con el administrador del sistema vía correo electrónico, es importante que sea vía
correo electrónico para tener el respaldo del imprevisto y debe ser desde el correo
institucional del afectado.
5 INSTRUCCIONES AL PERSONAL QUIENES DEBEN REGISTRAR ASISTENCIA ELECTRÓNICA
Deben registrar asistencia electrónica todos los funcionarios contratados en el
establecimiento (Indefinidos o plazo fijo) excepto reemplazos y/o practicantes.
LUGAR DE MARCAJE
Todos los funcionarios afectos al control de asistencia están obligados a realizar marcaje
de entrada y salida utilizando su huella digital en el terminal de marcaje (reloj control), donde se
encuentre enrolado.
No se autoriza que un funcionario se registre en más de un terminal de marcaje a menos
que se le encomiende realizar labores en dos o más lugares separados entre sí.
32
Todo trabajador deberá verificar que efectivamente se haya efectuado su registro de
asistencia, observando en la pantalla del sistema y/o en el comprobante que entrega el reloj.
Cualquier anomalía deberá reportarla a Encargado de Asistencia en un lapso no mayor de 24
hrs. mediante un medio escrito (electrónico o físico).
En caso de falla del sistema electrónico o cualquier contingencia que impida el registro
vía electrónica, el trabajador deberá registrar su asistencia de manera manual utilizando el Libro
de asistencia auxiliar.
JORNADA LABORAL
Se establece para todos los funcionarios una tolerancia de 5 minutos al ingreso de la
jornada laboral (mañana), sin perjuicio que dicho lapso de tiempo debe ser compensado al
término de la jornada de trabajo, como lo establece los dictámenes de Contraloría N°s 41.762,
de 2006 y 52.636, de 2009, transcurrido este margen se suma la cantidad total como un atraso,
es decir, se contabilizan los 6 minutos completos, en el caso de marcar a las 8:06 suponiendo un
horario de entrada a las 8:00 horas.
Cuando un trabajador incurre en tres o más atrasos mensuales se considera como
“atrasos reiterados”, es decir, reiteración de la falta, lo que se informa mediante oficio emanado
del Director(a) al Jefe del Departamento de Educación
PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN
Todos los meses el día 5 o el día hábil siguiente se entregará por parte del Encargado de
asistencia a la Dirección del establecimiento y/o a quien cumpla las funciones, las hojas de
asistencia mensual del personal, las cuales deben ser devueltas al día hábil siguiente con las
correcciones necesarias las cuales deben estar debidamente visadas por la jefatura respectiva y
además firmadas por el interesado en señal de conformidad y toma de conocimiento.
Cada Dirección será responsable de solicitar al Encargado de Asistencia:
- El enrolamiento o eliminación de usuarios según sea necesario en el reloj control.
- El cambio de lugar de marcaje de los usuarios según sea necesario.
Cuando el trabajador se ausente por motivos de su actividad laboral ya sea por
comisiones de servicio, capacitaciones, participación en congresos, simposios, etc, deberá
proporcionar a Inspectoría o Dirección previamente a su ausencia, copia del documento que
avale y autorice dicha salida y permita confeccionar el decreto en los casos que corresponda, lo
cual debe ser informado al Encargado a través de un medio escrito (electrónico o físico).
33
JUSTIFICACIÓN DE ATRASOS, INASISTENCIAS Y OMISIÓN DE MARCAS
Las incidencias de todos los funcionarios deben ser autorizadas por el Director(a) del
establecimiento, y en el caso de quien sirva el cargo de director o encargado de unidad
educativa, debe ser autorizarlo por el Jefe DAEM, quienes deberán registrar la situación en el
formulario F1, remitiéndolas a los Encargados de Asistencia en un plazo no superior a 1 día
hábil posterior a la falta. En el caso de los directores(as) o encargados el plazo para entregar al
administrador del reloj, no podrá exceder los 5 días hábiles, entendiendo que debe tramitarlo en
el departamento de educación.
DESCUENTOS POR ATRASOS
En aquellos casos en que los atrasos no justificados superen los 60 minutos en el
respectivo mes calendario, dicho tiempo será informado al Departamento de Educación para que
aplique los descuentos que correspondan en la próxima remuneración del funcionario.
Se entiende por atraso todo registro realizado después de 6 minutos o más con respecto
al horario de inicio de la jornada diaria de trabajo o el exceso de tiempo utilizado en la
denominada “colación”.
El funcionario siempre debe marcar, no importando si llegó tarde o se retiró antes del
término de la jornada, lo cual deberá justificar. La omisión del registro de entrada y de salida
será considerada como Ausencia.
HORAS EXTRAORDINARIAS
Las horas extraordinarias serán informadas a pago por la Dirección del establecimiento al
Departamento de Educación, en virtud del decreto que las autoriza y la debida marcación en el
registro de asistencia.
Déjese establecido que el jefe de Gestión de Personas, podrán autorizar con derecho a
pago, sólo el tope establecido en el Decreto que corresponda, con un máximo de 2 horas
cronológicas diarias, a continuación de la jornada ordinaria de trabajo, sin distinción respecto a
que los trabajos extraordinarios que se desarrollen de lunes a viernes, en horario nocturno o en
días sábados, domingos o festivos.
34
6 LIBROS QUE DEBEN EXISTIR EN EL ESTABLECIMIENTO
LIBRO CONTINGENCIA ASISTENCIA MANUAL.
El registro de asistencia utilizado por la institución al ser dependiente de un sistema
computacional de control biométrico, está sujeto a la alimentación eléctrica, al presentarse un
evento que impida el normal uso del dispositivo, se debe utilizar el LIBRO ASISTENCIA DE
CONTINGENCIA O AUXILIAR”. Se debe dejar en claro que es la única función que cumple este
libro y no puede ser utilizado para otros efectos ni acontecimientos. Y siempre deberá estar en
poder del administrador del reloj control y no de otros funcionarios.
“LIBRO DE TRANSITO” O “REGISTRO DE SALIDAS DURANTE LA JORNADA LABORAL”
El registro de salidas durante la jornada laboral, viene a dejar por escrito la circulación de los
funcionarios que tengan que por motivos justificados y autorizados ausentarse del
establecimiento dentro de su jornada normal.
LIBRO DE ASISTENCIA DE REEMPLAZANTES Y/O PRACTICANTES Este libro solo puede reflejar la asistencia del personal de reemplazo docente y asistente,
sin embargo, como se indicó en el punto 3.3 párrafo 1, de este manual, los reemplazos de
funcionarios con permiso sin goce de sueldo deben marcar en el reloj y NO en este libro.
35
7 PREGUNTAS FRECUENTES
1. ¿Si un usuario olvida registrar alguna marca?
Respuesta: El usuario deberá completar un Formulario F1, con las justificaciones que correspondan, este formulario debe presentarlo a su Director(a) para que lo autorice mediante firma.
2. ¿Cuál es el rango de tolerancia para que no se considere atraso?
Respuesta: Se establece un rango de 5 minutos.
3. ¿Qué sucede en casos de corte de energía? Respuesta: Solo en dichos casos se podrá utilizar el libro de Contingencia Asistencia Manual, el cual debe estar siempre en poder del Encargado del reloj Control o de quien lo reemplace.
4. ¿Si el funcionario tiene contrato SEP o PIE debe marcar?
Respuesta: Todos los funcionarios del establecimiento deben marcar en el Reloj Control, esto es absolutamente independiente del tipo de centro de costos por el cual se pague su remuneración.
5. ¿Si un funcionario tiene media jornada debe marcar?
Respuesta: Si, el funcionario marcará tanto entrada como salida, siempre y cuando durante su jornada no haga uso de colación, si es así, deberá considerar 4 marcas.
36
6. Qué ocurre si me retiro antes del término de mi jornada laboral, autorizado por dirección,
¿debo marcar?
Respuesta: No, debe usar el “LIBRO DE TRANSITO” O “REGISTRO DE SALIDAS DURANTE LA JORNADA LABORAL” y al día siguiente solicitar un F1 para justificar el no marcaje de salida del día anterior.
7. Si salgo del colegio durante la jornada laboral por un tiempo determinado, previa autorización, y regreso antes del término de mi jornada, ¿debo marcar esa salida?
Respuesta: No, debe usar el “LIBRO DE TRANSITO” O “REGISTRO DE SALIDAS DURANTE LA JORNADA LABORAL” y marcar su salida al término de su jornada laboral normalmente.
37
ANEXOS
38
F-1
AUTORIZACION / JUSTIFICACION Control de Asistencia
NRO. DE FOLIO USO INTERNO
Fecha solicitud :
Se autoriza a Rut: para:
No marcar entrada No marcar salida
a las horas, el día , por el siguiente motivo:
Observaciones:
NOMBRE Y FIRMA FUNCIONARIO NOMBRE Y FIRMA DIRECTOR(A)
39
INSTRUCTIVO AL PERSONAL DEL ESTABLECIMIENTO
QUIENES DEBEN REGISTRAR ASISTENCIA ELECTRÓNICA
Deben registrar asistencia electrónica todos los funcionarios contratados en el
establecimiento (Indefinidos o plazo fijo) excepto reemplazos y/o practicantes.
LUGAR DE MARCAJE
Todos los funcionarios afectos al control de asistencia están obligados a realizar
marcaje de entrada y salida utilizando su huella digital en el terminal de marcaje (reloj
control), donde se encuentre enrolado.
No se autoriza que un funcionario se registre en más de un terminal de marcaje a
menos que se le encomiende realizar labores en dos o más lugares separados entre sí.
Todo trabajador deberá verificar que efectivamente se haya efectuado su registro de
asistencia, observando en la pantalla del sistema y/o en el comprobante que entrega el
reloj. Cualquier anomalía deberá reportarla a Encargado de Asistencia en un lapso no
mayor de 24 hrs. mediante un medio escrito (electrónico o físico).
En caso de falla del sistema electrónico o cualquier contingencia que impida el
registro vía electrónica, el trabajador deberá registrar su asistencia de manera manual
utilizando el Libro de asistencia auxiliar.
JORNADA LABORAL
Se establece para todos los funcionarios una tolerancia de 5 minutos al ingreso de la
jornada laboral (mañana), sin perjuicio que dicho lapso de tiempo debe ser compensado al
término de la jornada de trabajo, como lo establece los dictámenes de Contraloría N°s
41.762, de 2006 y 52.636, de 2009, transcurrido este margen se suma la cantidad total
como un atraso, es decir, se contabilizan los 6 minutos completos, en el caso de marcar a
las 8:06 suponiendo un horario de entrada a las 8:00 horas.
Cuando un trabajador incurre en tres o más atrasos mensuales se considera como
“atrasos reiterados”, es decir, reiteración de la falta, lo que se informa mediante oficio
emanado del Director(a) al Jefe del Departamento de Educación
PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN
Todos los meses el día 5 o el día hábil siguiente se entregará por parte del
Encargado de asistencia a la Dirección del establecimiento y/o a quien cumpla las
funciones, las hojas de asistencia mensual del personal, las cuales deben ser devueltas al
día hábil siguiente con las correcciones necesarias las cuales deben estar debidamente
visadas por la jefatura respectiva y además firmadas por el interesado en señal de
conformidad y toma de conocimiento.
40
Cada Dirección será responsable de solicitar al Encargado de Asistencia:
- El enrolamiento o eliminación de usuarios según sea necesario en el reloj control.
- El cambio de lugar de marcaje de los usuarios según sea necesario.
Cuando el trabajador se ausente por motivos de su actividad laboral ya sea por
comisiones de servicio, capacitaciones, participación en congresos, simposios, etc, deberá
proporcionar a Inspectoría o Dirección previamente a su ausencia, copia del documento
que avale y autorice dicha salida y permita confeccionar el decreto en los casos que
corresponda, lo cual debe ser informado al Encargado a través de un medio escrito
(electrónico o físico).
JUSTIFICACIÓN DE ATRASOS, INASISTENCIAS Y OMISIÓN DE MARCAS
Las incidencias de todos los funcionarios deben ser autorizadas por el Director(a)
del establecimiento, y en el caso de quien sirva el cargo de director o encargado de unidad
educativa, debe ser autorizarlo por el Jefe DAEM, quienes deberán registrar la situación en
el formulario F1, remitiéndolas a los Encargados de Asistencia en un plazo no superior a 1
día hábil posterior a la falta. En el caso de los directores(as) o encargados el plazo para
entregar al administrador del reloj, no podrá exceder los 5 días hábiles, entendiendo que
debe tramitarlo en el departamento de educación.
DESCUENTOS POR ATRASOS
En aquellos casos en que los atrasos no justificados superen los 60 minutos en el
respectivo mes calendario, dicho tiempo será informado al Departamento de Educación
para que aplique los descuentos que correspondan en la próxima remuneración del
funcionario.
Se entiende por atraso todo registro realizado después de 6 minutos o más con
respecto al horario de inicio de la jornada diaria de trabajo o el exceso de tiempo utilizado
en la denominada “colación”.
El funcionario siempre debe marcar, no importando si llegó tarde o se retiró antes
del término de la jornada, lo cual deberá justificar. La omisión del registro de entrada y de
salida será considerada como Ausencia.
HORAS EXTRAORDINARIAS
Las horas extraordinarias serán informadas a pago por la Dirección del
establecimiento al Departamento de Educación, en virtud del decreto que las autoriza y la
debida marcación en el registro de asistencia.
41
Déjese establecido que el jefe de Gestión de Personas, podrán autorizar con derecho a pago, sólo el tope establecido en el Decreto que corresponda, con un máximo de 2 horas cronológicas diarias, a continuación de la jornada ordinaria de trabajo, sin distinción respecto a que los trabajos extraordinarios que se desarrollen de lunes a viernes, en horario nocturno o en días sábados, domingos o festivos. OTRAS CONSIDERACIONES Las marcaciones que se deben realizar para el personal con jornada completa, son mínimo de 4, las que se consideran de la siguiente forma:
a. Entrada jornada laboral.
b. Salida a colación.
c. Entrada de colación.
d. Salida jornada laboral.
Las marcaciones que se deben realizar para el personal con media jornada, son mínimo de 2 las que se consideran de la siguiente forma:
a. Entrada jornada laboral.
b. Salida de la jornada laboral.
La media jornada o jornada completa se define por el horario del día, independiente del contrato. RESPECTO DEL RELOJ:
El sensor es afectado por la temperatura tanto frio como calor, por lo que en la
mañana pueden tener problemas para marcar correctamente, en estos casos frotar
el dedo con el que marcan con alguna tela para que el dedo tome temperatura y se
realice una mejor lectura de la huella.
NO se deben colocar objetos extraños en el sensor, esto significa nada de paños
para frotar el sensor o líquido, en caso de calor el sensor es afectado por la
humedad del ambiente y corporal, para lo que se puede secar el dedo con un paño
seco.
Se recomienda no usar agua o cualquier otro tipo de líquidos en el dedo ya que esto
podría afectar la lectura del mismo, tampoco es recomendable usar cremas o
alcohol gel, la mejor forma de realizar una correcta marcación es limpiar con un
paño o tela limpia su dedo y marcar firme en el sensor.
En el sistema están registrados inicialmente dos huellas, pero si presenta problemas
con la lectura de estos se puede agregar cualquier otro dedo de la mano.
En caso de que presente heridas o no se reconozca los dedos ingresados, se debe
poner en contacto con el administrador del sistema vía correo electrónico, es
importante que sea vía correo electrónico para tener el respaldo del imprevisto y
debe ser desde el correo institucional del afectado.
42
PARA PEGAR EN EL RELOJ CONTROL (Si se considera necesario)
Cuando el usuario ingrese o se retire del establecimiento, deberá efectuar su marcación de asistencia en el equipo biométrico. Para ello el procedimiento es:
ENTRADA Paso 1 Pincharemos la tecla FLECHA ARRIBA para que en la pantalla diga entrada.
Paso 2 Colocar su dedo registrado en el SENSOR DACTILAR. El escáner leerá su huella y si la reconoce marcará la entrada, en caso de no reconocer la huella limpie su dedo con un paño seco y limpio y vuelva a marcar.
SALIDA. Paso 1 Marque la tecla FLECHA ABAJO para que en el visor salga salida
Paso 2 Colocar su dedo registrado en el SENSOR DACTILAR. El escáner leerá su huella y si la reconoce marcará la entrada, en caso de no reconocer la huella limpie su dedo con un paño seco y limpio y vuelva a marcar.