manual de procedimentos - Áreas de projetos

7/24/2019 Manual de Procedimentos - reas de Projetos

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Manual de Procedimentos

Volume 2.3rea de Projetos


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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Direo Financeira

Volume: 2.3 rea de Projetos

Reviso n. 01-2014Data: novembro 2014

ndice

Princpios Gerais ................................................................................................................. 4Abreviaturas e Acrnimos .................................................................................................... 8

Legislao Aplicvel .......................................................................................................... 10

Mapa de Atualizao do Documento ................................................................................. 13

Captulo 1Assessoria Tcnica rea de Projetos ......................................................... 15

Processo 1 - Pasta de documentao para elaborao de relatrio financeiro ......................... 15

Captulo 2Ncleo de Projetos Comunitrios .................................................................. 17

Processo 1 - Anlise das Candidaturas ..................................................................................... 17 Sub-processo 1.1 - Anlise das Candidaturas a Projetos de Investigao ............................................ 18

Processo 2 - Abertura de Projetos ............................................................................................ 21 Sub-processo 2.1 - Documentao necessria abertura de projetos ................................................. 21Sub-processo 2.2 - Procedimentos para Abertura de Projetos .............................................................. 22

Processo 3 - Gesto de Despesa e Receita .............................................................................. 22

S b 3 1 G t d D B l C t t 23


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Sub-processo 3.3 - Gesto de DespesaPlataforma de Reembolsos ................................................. 48Sub-processo 3.4 - Gesto de DespesaProcessos de Misso .......................................................... 49Sub-processo 3.5 - Gesto de DespesaFundo de Maneio ................................................................ 50Sub-processo 3.6 - Gesto de Receita ................................................................................................... 51Sub-processo 3.6.1IST Lder .............................................................................................................. 51Sub-processo 3.6.2IST Parceiro ......................................................................................................... 52

Sub-processo 3.7 - Elaborao de Relatrio Financeiro ........................................................................ 52Processo 4 - Encerramento de Projetos .................................................................................... 53

Captulo 4Ncleo de Projetos de Consultadoria e Servios ........................................... 57

Processo 1Candidaturas ....................................................................................................... 57Processo 2- Abertura de Projetos ............................................................................................. 64Processo 3- Faturao .............................................................................................................. 65

Sub-processo 3.1- Solicitao de faturao ........................................................................................... 65Sub-processo 3.2- Oramentao da faturao no projeto .................................................................... 66Sub-processo 3.3- Inscries em conferncias atravs do MBNET ...................................................... 67

Processo 4- Receita .................................................................................................................. 68Processo 5- Despesa ................................................................................................................ 68

Sub-processo 5.1 - Recursos Humanos ................................................................................................. 69Sub-processo 5.2Plataforma de Despesa .......................................................................................... 73Sub-processo 5.2.1Misses ................................................................................................................ 74 Sub-processo 5.2.2Reembolsos ......................................................................................................... 75Sub-processo 5.2.3Processos de Aquisio ...................................................................................... 77

S b 5 3 P d A i i ( l t f d IST) 80


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Princpios Gerais

A rea de Projetos assegura a gesto administrativa e financeira dos projetos, facultando

o apoio necessrio aos investigadores responsveis na negociao, abertura, execuo e

elaborao dos relatrios financeiros, assegurando desta forma a prestao de contas

perante as entidades financiadoras, bem como a elegibilidade das despesas dos projetos,

o seu controlo oramental e de tesouraria e procedendo ao apuramento anual dos valores

da Estrutura de Custos do IST.

A rea de Projetos est estruturada da seguinte forma:

- Assessoria Tcnica rea de Projetos;

- Ncleo de Projetos Comunitrios;

- Ncleo de Projetos Nacionais;


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nesse sentido o apoio necessrio aos investigadores responsveis nas fases de

negociao, abertura, execuo e elaborao dos relatrios financeiros, garantindo desta

forma a prestao de contas perante as entidades financiadoras, bem como a

elegibilidade das despesas dos projetos, o seu controlo oramental e de tesouraria.

Assim, as principais funes deste Ncleo so:

apoio na elaborao de novas candidaturas;

gesto e acompanhamento da execuo financeira;

execuo de relatrios financeiros.

Para alm destas funes, igualmente responsvel pelo acompanhamento das

respetivas auditorias requeridas de acordo com as normas dos Programas de

Financiamento.

t N l i t j t ti l i i d it b


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no NPCS que se procede ao registo de:

Abertura de projetos de consultoria/servios/Workshops e Resultados no MGP;

Cabimentao de despesa no MGP e Plataformas da central de compras do

IST (fundo maneio, misses, aquisies, reembolsos, bolsas e contractos);

Conferncia de processos de despesa;

Processamento de despesa no MGP e Plataformas da central de compras do

IST (fundo maneio, misses, aquisies, reembolsos, bolsas, Contratos,

Remuneraes Adicionais);

Oramentao de faturao;

Processamento dos crditos recebidos;

Receo de pedidos de emisso de faturas;

Execuo de relatrios financeiros;

Encerramento de projetos;


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Abreviaturas e Acrnimos

ADI Agncia de Inovao

AP rea de Projetos

ATAP Assessoria Tcnica rea de Projetos

CAE Cdigo de Atividade Econmica

CG Conselho de Gesto

DC Declarao de Compromisso

DRH Direo de Recursos Humanos

FCT Fundao para a Cincia e a Tecnologia

FM Fundo de Maneio

GAJIST Gabinete de Apoio Jurdico do IST

IP Instituio Proponente

IR Investigador Responsvel

G G


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QREN Quadro de Referncia Estratgico Nacional

RH Recursos Humanos

SMM Subsdio de Manuteno Mensal

SSV Seguro Social Voluntrio


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Legislao AplicvelLegislao Descrio

Lei n 40/2004, de 18 de Agosto Estatuto do Bolseiro de Investigao

http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas

http://www.fct.pt/apoios/bolsas/valores.phtml.pt

Regulamento 326/2013, publicado no Dirio da

Repblica, 2 srie, n164 de 27/08/2013

Normas para atribuio e gesto de bolsasno mbito de projetos e instituies de I&D

Valores das bolsas segundo oRegulamento de 2013

Decreto-Lei n 40/89, de 1 de Fevereiro

Lei n. 110/2009, de 16 de Setembro(alterado pela Lei 119/2009, 30 Dezembro)

P i 66/2011 d 4 d F i

Seguro Social Voluntrio

Aprova o cdigo dos regimes contributivosdo sistema previdencial de seguranasocial

P di l i
http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsashttp://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsashttp://www.fct.pt/apoios/bolsas/valores.phtml.pthttp://www.fct.pt/apoios/bolsas/valores.phtml.pthttp://www.fct.pt/apoios/bolsas/valores.phtml.pthttp://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas


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Legislao Descrio

Manual de Procedimentos Cooperao TerritorialEuropeia, do Instituto Financeiro para o

Desenvolvimento Regional, IP

Procedimentos a adotar em projetos deCooperao Territorial Europeia

http://www.cordis.lu

http://ec.europa.eu

Community Research and DevelopmentInformation Service (legislaocomunitria)

Codigo do IVA, Cap. II Art. 9.

Codigo do IVA, Cap. IV, Seco III, Art. 35.

Cdigo de isenes para facturao

Regras relacionadas com a facturao

Decreto-Lei n. 18/2008, de 29 de Janeiro Cdigo dos Contratos Pblicos

Despacho n 24539/2009 Regulamento de Compras do IST

Despacho 4471/2011 Regulamento de equiparao a Bolseiro ede deslocaes em servio do IST
http://www.cordis.lu/http://www.cordis.lu/http://ec.europa.eu/http://ec.europa.eu/http://www.base.gov.pt/legislacao/Legislacao/ccp.pdfhttp://www.base.gov.pt/legislacao/Legislacao/ccp.pdfhttp://ec.europa.eu/http://www.cordis.lu/


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Legislao Descrio

Orientao de Gesto N 04.Rev2/2010

http://www.incentivos.qren.pt

Guia de Preenchimento do Formulrio dePedido de Pagamento (SII&DT)

Orientao de Gesto N 10/2011 Bolsa de Descativao de Incentivo(BDI)(SII&DT)

Orientao Tcnica n 13/2010 Custos Indiretos (SII&DT)
http://www.incentivos.qren.pt/http://www.incentivos.qren.pt/http://www.incentivos.qren.pt/


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Mapa de Atualizao do Documento

Responsvel O qu Quando Como Resultado/ Registo

TeresaMalhoa

Atualizao dovolume 2.3

Anualmente Reverprocedimentos

Proposta dealterao

Rita

Fernandes

Atualizao do

processo 3

Anualmente Rever legislao

e procedimentos

Proposta de

alterao

Nuno Macela Atualizao do

processo 3


e procedimentos

Proposta de

alterao

Susana

Giraldes

Atualizao do

processo 4


e procedimentos

Proposta de

alterao

Filipa Martins Atualizao do

processo 4


e procedimentos

Proposta de

alterao

Olga Ribeiro Atualizao do Anualmente Rever legislao Proposta de


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As propostas so sempre enviadas AQAI para anlise juntamente com oformulrio de alterao.


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Captulo: 1 - ATAP

Reviso n. 01-2014Data: novembro de 2014

Captulo 1Assessoria Tcnica rea de Projetos

Processo 1 - Pasta de documentao para elaborao de relatrio financeiro

Um ms antes da data para a elaborao da prestao de contas, cada gestor solicita

ATAP uma listagem em formato Excel, com os documentos necessrios para elaborao

do relatrio financeiro.

Aps receo, a ATAP verifica no MGP se existem cabimentos em aberto nos projetos

solicitados. Caso existam, a ATAP envia um email para [email protected] e

[email protected] (Ncleo de Compras e Aprovisionamento) a informar de que os

projetos em causa sero alvo de relatrio, sendo que os processos pendentes no NCA

devero de ser concludos, dando assim trs dias uteis para resposta.
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]


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Captulo: 1 - ATAP

Reviso n. 01-2014

Data: novembro de 2014

Verso 01-14


Elaborado por: rea de Projetos

Verificado: Teresa Malhoa Pgina: 16

Aprovado: CG

MAPA DO PROCESSO

Descrio do Processo: Pasta de documentao para elaborao de relatrio financeiro

Responsvel

Identificao(processo,

subprocessoprocedimento)

Quando seprocede/ prazo

Como seprocede

Resultado/registo

Fluxo do processoQuemvalida

Quemaprova

Rececionadode:

Expedidopara:

Vanda Ribeiro Processo 1 Aps pedidode gestor deprojeto/ncleo

Solicita aosncleosenvolvidos adocumentao

Pasta dedocumentos dedespesa

Gestorprojeto/Ncleo

Gestor projeto NA NA


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Captulo: 2 - NPC


Captulo 2Ncleo de Projetos Comunitrios

Processo 1 - Anlise das Candidaturas

A participao do Instituto Superior Tcnico em projetos de investigao financiados pela

Comisso Europeia, como parceiro ou como coordenador, deve estar em conformidade

com as regras estabelecidas pela entidade financiadora e com as normas internas do IST.

No seguimento da submisso de uma proposta, recomenda-se a consulta da respetivadocumentao auxiliar que define a apresentao da mesma, os critrios de elegibilidade

e avaliao. Regra geral, a submisso das propostas efetuada utilizando o respetivo

sistema eletrnico disponibilizado no portal do programa.

As candidaturas devem ser submetidas ao NPC, pelos proponentes, para verificao e


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Captulo: 2 - NPC


Sub-processo 1.1 - Anlise das Candidaturas a Projetos de Investigao

Todas as candidaturas devem ser remetidas ao NPC para anlise.

Procedimento:

a) Verificar se os dados relativos ao IST esto corretamente preenchidos no

formulrio de candidatura (Ver Anexo I)

b) Validar o Oramento:

i) Custos Diretos


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Captulo: 2 - NPC


Imputao horria - docentes

Valor Hora = [((V-R) + E*(V-R))* M/H]

VVencimento Base

RReduo do Vencimento Base

E - Encargo suportado pela Entidade

Mn de meses auferidos durante o ano

Hn de horas produtivas/ano (ver clculo emhttp://ap.ist.utl.pt/)

Variveis Fixas 2014 2013 2012 2011

E 0,25 0,20 0,15 0,15
http://ap.ist.utl.pt/http://ap.ist.utl.pt/http://ap.ist.utl.pt/http://ap.ist.utl.pt/


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Captulo: 2 - NPC


i.2) Deslocaes - Viagens e subsdios de alojamento do pessoal afeto ao

projeto. Os custos correspondentes a avio, ajudas de custo, alojamento e

transportes normalmente so elegveis, desde que devidamente justificados eenquadrados no projeto.

i.3) Equipamento - Custos associados a equipamentos que sejam

amortizados de acordo com os princpios contabilsticos. A amortizao deve

corresponder apenas associada ao perodo de durao do projeto e taxa de

uso atual desses equipamentos para os propsitos do projeto.

i.4) Outras Despesas - Custos associados a consumveis e fornecimento de

matrias primas, e pequenos equipamentos que, dado o seu desgaste e baixo

valor, no esto sujeitos s regras de amortizao.

i.5) Aquisio de Servios - Custos decorrentes de subcontratao de


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Captulo: 2 - NPC


i. Analisar documentao:

i.1. O oramento aprovado deve assegurar os pressupostos anteriores;

i.2. Declarao de compromisso: submeter para assinatura ao Presidente do

IST;i.3. Contrato de Consrcio (no caso de existirem vrias entidades

envolvidas): o NPC submete o documento ao NPI para emisso de parecer.

Se o NPI sugerir alteraes, o IR deve apresentar a verso corrigida, e,

aps parecer favorvel do NPI, este submete o documento para assinatura

do Presidente do IST;

ii. Aps assinatura colocar o selo branco;

iii. Devolver o documento ao Investigador que proceder ao envio da

documentao assinada, o que no invalida que possa ser o NPC, desde

que a despesa de envio seja suportada por um centro de custo a designar

pelo IR.


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Captulo: 2 - NPC


c) Contrato de Consrcio (Consortium Agreement), por vezes, nesta fase,

ainda no est negociado pelo que dever ser indicado o ponto de situao

do documento

d) Oramento

Sub-processo 2.2 - Procedimentos para Abertura de Projetos

a) Enviar processo ao Conselho de Gesto para despacho

b) Proceder abertura do projeto no MGP, no menu abertura projeto,

(consultar manual MGP);

f) Calcular a distribuio dos Overheads (repartio de custos de estrutura) deacordo com a tabela aprovada pelo CG (ver anexo);

g) Atribuir o nmero de projeto (operao gerada automaticamente pelo MGP)

na ficha de abertura e respetivos cartes;

h) Constituir a Pasta de arquivo do Projeto;

i) Arquivar todos os documentos de suporte abertura do projeto;


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Captulo: 2 - NPC


A informao que consta neste processo, promove a aplicao correta dos procedimentos

administrativos e financeiros, por forma a promover a validao da despesa por parte da

entidade financiadora e certificao decorrente de auditorias financeiras.

Sub-processo 3.1 - Gesto de DespesaBolsas e Contratos

As despesas inerentes a bolsas e contratos de trabalho no mbito da investigao so

previamente cabimentadas, com base na informao facultada pela DRH. Aquando do

respetivo cabimento esta informao deve ser confirmada pelo NPC.

As bolsas de investigao so atribudas de acordo com o Regulamento de Bolsas de

Investigao do IST, em conformidade com o Regulamento de Bolsas da Fundao para

a Cincia e a Tecnologia, e, so concedidas aps um procedimento de concurso. O

pedido de abertura de concurso para atribuio de bolsa efetuado pelo responsvel do


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Captulo: 2 - NPC


ii. Seguro Social Voluntrio (SSV) (nome do bolseiro, durao da bolsa e

montante a cabimentar);

iii. Seguro de acidentes pessoal obrigatrio (nome do bolseiro, durao da

bolsa e montante a cabimentar).

f) Registar os lanamentos em Cabimento Definitivo/Compromisso,no formulrio daDRH prprio para o efeito.

g) Enviar para o NEO e arquivar cpia.

O lanamento mensal do SMM efetuado no MGP aps confirmao de todas as

informaes respeitantes bolsa na listagem recebida mensalmente do NEO.

h) Rececionar recibos de bolsa, enviados pela AT.

i) Registar o lanamento e rubrica geradas pelo MGP no recibo de bolsa

j) Enviar Contabilidade para arquivo.


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Captulo: 2 - NPC


No mbito de projetos Marie SKODOWSKACurie e Erasmus Mundus, so celebrados

contratos de trabalho a termo entre o investigador selecionado e o IST. Nestas situaes,

o NPC deve confirmar os montantes previstos e oramentados no projeto. enviado pela

DRH o impresso para cabimento, onde consta a informao do montante do vencimento

mensal e respetivos encargos. O procedimento idntico ao enunciado para bolsa deinvestigao, em termos de validao da informao e cabimentao - alneas d), e), f),

g). A imputao desta tipologia de despesa ao projeto efetuada atravs de Nota de

Imputao (que dever ser mensalmente remetida pela Contabilidade para lanamento no

projeto).

Sub-processo 3.2 - Gesto de DespesaProcesso de Aquisio

As aquisies de bens e servios so efetuadas ao abrigo do CCP Cdigo dos

Contratos Pblicos (Decreto-Lei n 18/2008), que estabelece a disciplina aplicvel

contratao pblica.


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Captulo: 2 - NPC


As aquisies superiores a 75.000 - Regime Geral do CCP, combinam o convite prvio a

pelo menos 3 fornecedores com a publicitao prvia em pgina Internet prpria. Este

procedimento tambm requere o preenchimento da Proposta para Locao ou Aquisio

de Bens e/ou Servios (Ficha de Abertura de Procedimento IST).

Nos casos especficos, em que a aquisio no seja suscetvel de consulta de mercado

(concorrncia de mercado), a Ficha de Abertura de Procedimento deve conter a respetiva

fundamentao.

O Ajuste Direto pelo regime simplificado e geral, s pode ser aplicado se o valor

acumulado de aquisies a um mesmo fornecedor nos dois anos econmicos anteriores e

no atual no ultrapassar o limite de 75000, contado at data de entrada do processo

na plataforma. A plataforma de compras do IST verifica automaticamente se este limite j

foi atingido.


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Captulo: 2 - NPC


Sub-processo 3.2.2 - Cabimentao final

O documento de despesa (fatura) enviado para o NPC pelo NCA. Os documentos de

despesa so entregues com identificao do respetivo projeto e n de processo.

a) Verificar a conformidade do documento de despesa;

b) Proceder distribuio da despesa dentro do cabimento;

c) Inscrever na PC o registo do lanamento final do MGP;

d) Registar o lanamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO.

Sub-processo 3.3 - Gesto de DespesaProcesso de Reembolso

O regime de reembolsos s aplicvel a despesas relativas a deslocaes em territrio

nacional e no estrangeiro, sendo apenas elegveis viagens que tenham seguido o


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Captulo: 2 - NPC


Sub-processo 3.3.2 - Cabimentao final

O documento de despesa (fatura) enviado para o NPC pelo IR. Os documentos de

despesa so entregues com identificao do respetivo projeto e n de processo.

a) Verificar a conformidade do documento de despesa;

b) Proceder distribuio da despesa dentro do cabimento;

c) Inscrever na PC o registo do lanamento final no MGP;

d) Registar o lanamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO.

Sub-processo 3.4 - Gesto de DespesaProcessos de Misso

Sempre que um funcionrio se desloque em servio, no pas ou no estrangeiro, dever

solicitar autorizao prvia, atravs da Plataforma de Misses. O pedido de deslocao


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Captulo: 2 - NPC


Os elementos da equipa de investigao que no tenham ligao contratual com o IST

no carecem de autorizao administrativa para realizao de deslocaes no mbito do

projeto.

Consoante a sua durao e objetivos, as deslocaes no pas e no estrangeiro podem serrealizadas ao abrigo do estatuto de equiparao a bolseiro ou consideradas como sendo

feitas em servio. O estatuto de equiparado a bolseiro pode ser concedido por um perodo

com uma durao, em regra, superior a trinta dias e at ao limite de um ano. No caso de

existir uma deslocao por equiparao a bolseiro sero apenas pagas despesas de

transporte.

As deslocaes em territrio nacional classificam-se em dirias e por dias sucessivos.

Consideram-se deslocaes dirias as que se realizam num perodo de 24 horas (e

embora no ultrapassando este perodo, no impliquem a necessidade de realizao de

novas despesas), e deslocaes por dias sucessivos as que se efetivam num perodo


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Captulo: 2 - NPC


Sub-processo 3.4.2Processamento

Regra geral, os documentos de despesa relativos deslocao, alojamento e inscries,

so enviados para o NPC pelo NCA. As ajudas de custo, o pagamento de quilmetros e

transportes locais so entregues no NPC pelo IR. Os documentos de despesa soentregues com identificao do respetivo projeto e n de processo.

a) Quando o montante por rubrica oramental e/ou no total da misso for superior a

50 relativamente ao montante cabimentado, deve ser solicitada ao CG

autorizao para o seu processamento;

b) Caso seja autorizado deve aumentar-se o cabimento no MGP;

c) Proceder distribuio das despesas associadas (ajudas de custo, Kms,

processos de aquisio e reembolso) dentro do cabimento;

d) Registar o lanamento e a rubrica no documento de despesa;

e) Inscrever na PC e enviar ao NEO;

f) Proceder ao acerto do valor do cabimento da Misso, aps o registo de todas as


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Captulo: 2 - NPC


Sempre que um FM atribudo a um projeto, necessrio efetuar um cabimento inicial

(operao efetuada pelo Gestor de Projeto) aps verificao pela Coordenao da AP.

O IR deve apresentar mensalmente no NPC as despesas efetuadas com recurso ao FM.

A validao da despesa inclui os seguintes passos:

a) Verificar a elegibilidade no projeto;

b) Verificar a documentao suporte na PFM;

c) Proceder distribuio da despesa dentro do respetivo cabimento;

d) Registar o n de lanamento gerado pelo MGP e a rubrica no documento de

despesa;

e) Verificar se h lugar reposio do FM (no campo envio contabilidade);

f) Em caso afirmativo, pedir FM no montante apresentado. Aumentar no MGP o valor

do cabimento inicial no montante anteriormente solicitado;

g) Em caso negativo, o valor apresentado deduzido ao montante em caixa. O valor

do pedido de FM na PFM alterado para zero;


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Direo Financeira


Captulo: 2 - NPC


No momento do registo da receita no projeto (MGP) aplicada adistribuio dos respetivos overheads, de acordo com norma interna doIST (Tabela de Repartio dos Custos de Estrutura).

Regra geral, o financiamento para os projetos de investigao geridos na Comisso

Europeia efetuado do seguinte modo:

Pagamento inicial (advanced payment) no incio do projeto: nos 45 dias seguintes

entrada em vigor do Grant Agreement. efetuada pela CE uma reteno de 5%sobre o valor mximo do financiamento para constituio de um Fundo de

Garantia. Este valor reposto com o pagamento final. A CE reserva ainda 10% do

total da contribuio at ao momento do pagamento final.

Pagamentos intercalares: so efetuados aps a submisso e validao dos

relatrios financeiros, de acordo com os respetivos perodos definidos pelo GA e


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Captulo: 2 - NPC


c) O NPC faz a respetiva distribuio e envia para o NEO com a informao dosdados bancrios dos parceiros.

Sub-processo 3.6.2IST Parceiro

a) A receita lanada no MGP pela AT;

b) A AT informa o gestor do lanamento.

Sempre que o gestor do projeto tenha informao daentrada de receita no IST, deve informar a AT.


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Direo Financeira


Captulo: 2 - NPC


Sub-processo 4.1 - Preparao do Relatrio

a) Gerar listagem do MGPListagem de Movimento Despesa em Relatrios;

b) Organizar listagem segundo as despesas que so necessrias para elaborar o

relatrio;c) Enviar a listagem para pedido de despesa, por email, para a AT;

d) Solicitar ao IR as folhas de imputao horria devidamente assinadas (o formulrio

encontra-se disponvel na pgina web da AP). Estas horas so registadas no

mapa de imputao horria que se encontra na rea partilhada da AP;

No sero executados relatrios financeiros sem aentrega atempada das folhas de imputao horria.

Esto excludos, para efeito de imputao horria, osdocentes que se encontrem em licena sabtica.


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Captulo: 2 - NPC


necessria para certificao do relatrio e proceder s correes solicitadas. O

certificado de auditoria dever ser submetido na plataforma juntamente com o

relatrio financeiro.

Sempre que seja atingido o montante igual ou superior a325.000,referente a contribuio da CE, necessriaa certificao de todos os custos elegveis, atravs dasubmisso obrigatria de um CFS (Certificate on theFinancial Statement).

O limite de 325.000 aplica-se a todos os relatriosintermdios cumulativamente. Sempre que o mesmo atingido, a contagem inicia-se a partir de zero.


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Captulo: 2 - NPC


Sub-processo 5.1 - Acerto de verbas

a) Verificar os Cabimentos e efetuar a sua regularizao;

b) Verificar se o FM est regularizado;

c) Verificar o lanamento e a distribuio da receita;d) Elaborar a execuo financeira do projeto e enviar para a AT.

Sub-processo 5.2 - Comunicao do Encerramento

A AT procede ao encerramento do projeto no MGP, comunicando a finalizao do mesmoao IR e ao gestor de projeto.


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Direo Financeira


Captulo: 2 - NPC

Reviso n. 01-2014

Data: novembro 2014

Verso 01-14




Aprovado: CG

MAPA DOS PROCESSOSDescrio do Processo: Anlise das Candidaturas

Responsvel




Como seprocede

Resultado/registo


Quemaprova

Rececionadode:

Expedidopara:

Gestorprojeto/Coordenador

Processo 1 Aps receodadocumentaode candidatura

Verificarpreenchimentoe oramento

ViabilidadefinanceiraAssinaturadocumentos

InvestigadorResponsvel

EntidadeFinanciadoraIR

Gestor/Coordenador

NA

Descrio do Processo: Abertura de Projetos

Responsvel




Como seprocede

Resultado/registo


Quemaprova

Rececionadode:

Expedidopara:

Gestor projeto Processo 2 Apsaprovaocandidatura ereceo do

contratoassinado

Abertura MGP Aberturaprojeto/incioexecuofinanceira

EntidadeFinanciadoraInvestigadorResponsvel


CoordenadorNcelo

Conselho deGesto


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Direo Financeira


Captulo: 2 - NPC

Reviso n. 01-2014

Data: novembro 2014

Verso 01-14




Aprovado: CG

Descrio do Processo: Gesto de Despesa

Responsvel




Como seprocede

Resultado/registo


Quemaprova

Rececionadode:

Expedidopara:

Gestor projeto Processo 3 Dirio CabimentaoVerificaoLanamento

Processamentodespesa

PlataformaNCAIR

PlataformaNEO

IR/Conselhode Gesto

Conselho deGesto

Descrio do Processo: Gesto de Receita

Responsvel




Como seprocede

Resultado/registo


Quemaprova

Rececionadode:

Expedidopara:

Gestor projeto Processo 3 Mensal IdentificaoLanamento

Processamentoreceita

AT NEO NA NA


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Captulo: 2 - NPC

Reviso n. 01-2014

Data: novembro 2014

Verso 01-14




Aprovado: CG

Descrio do Processo: Elaborao de Relatrio Financeiro

Responsvel




Como seprocede

Resultado/registo


Quemaprova

Rececionadode:

Expedidopara:

Gestor projeto Processo 4 Mensal Elaborao derelatriofinanceiro esubmisso

Submisso ouenvio derelatriofinanceiro

NA EntidadeFinanciadora

Coodenadorrea

EntidadeFinanciadora

Descrio do Processo: Encerramento de Projetos

Responsvel




Como seprocede

Resultado/registo


QuemaprovaRececionado

de:Expedido

para:

Gestor projeto Processo 5 Quando oprojeto seencontra emcondies paraencerrar/Quando solicitado

Anlise dadespesa ereceita

Encerramento IRNcleo

AT NA NA


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Captulo: 3 - NPN

Reviso n.

Data:

Captulo 3 - Ncleo de Projetos Nacionais

Processo 1 - Anlise das Candidaturas

As candidaturas devem ser submetidas ao NPN, pelos proponentes, para verificao e

validao prvia das mesmas. Os requisitos de anlise variam conforme a tipologia do

concurso para o qual a candidatura est a ser preparada.

Sero descritos os procedimentos de anlise das candidaturas aos projetos com a

tipologia FCT e ADI por serem as mais representativas desta atividade no NPN. As

restantes tipologias ocorrem de uma forma casustica e a sua anlise tem de seguir tanto

os requisitos do concurso, como as exigncias do IST.

Sub-processo 1.1 Anlise das Candidaturas de Projetos de Investigao FCT


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Captulo: 3 - NPN

Reviso n.

Data:

ii.1) Subsdio de Manuteno Mensal

(http://www.fct.pt/apoios/bolsas/valores.phtml.pt)

ii.2) Seguro Social Voluntrio (mensal) (Decreto Regulamentar n. 1-A/2011, de 3 de

Janeiro

ii.3) Seguro de acidentes pessoais (anual)

c) Registar a referncia da candidatura/ nome do IR / IP / contacto / extenso / data e

nome do gestor que validou a candidatura na folha de clculo existente na rede

//NPN/candidaturas/*ano*

d) Notificar o Investigador do resultado da anlise da candidatura

A submisso da candidatura sucedida da emisso da Declarao de Compromisso

que ser enviada ao presidente do IST para assinatura.

e) Recepo da Declarao de Compromisso (DC)


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Captulo: 3 - NPN

Reviso n.

Data:

- Protocolo de Colaborao (no caso de existirem vrias entidades

envolvidas): O NPN submete-o ao NPI para emisso de parecer. Se o NPI

sugerir alteraes, o IR deve apresentar a verso corrigida, e, aps parecer

favorvel do NPI, o NPN deve submeter o documento para assinatura do

Presidente do IST;

ii) Aps assinatura colocar o selo branco;

iii) Se o IST for instituio proponente necessrio indicar o nmero de conta

bancria e ir ao respetivo banco colocar o carimbo;

iv) Devolver o documento ao Investigador;

Sub-processo 1.2 - Anlise das Candidaturas de Projetos ADI

Os projetos promovidos pela ADI tm uma taxa de financiamento inferior a 100% e variam


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Captulo: 3 - NPN

Reviso n.

Data:

b) Validar o oramento:

O oramento deve ser validado com base nos seguintes elementos:

i) O montante inscrito na rubrica Gastos Gerais tem de corresponder ao mximo

permitido no regulamento do concurso (20%)ii) A rubrica Recursos Humanos dever evidenciar a verba prevista para a

contratao de bolseiros e a prevista para o financiamento de recursos humanos

vinculados ao IST (Pessoal do Promotor).

iii) A verba prevista para a contratao de bolseiros tem de suportar os encargos

com:

iii.1) Subsdio de Manuteno Mensal

(http://www.fct.pt/apoios/bolsas/valores.phtml.pt)

iii.2) Seguro Social Voluntrio (mensal) (Decreto Regulamentar n. 1-A/2011, de 3 de

Janeiro


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Captulo: 3 - NPN

Reviso n.

Data:

- Contrato de Concesso de Incentivos

- Mapa de Financiamento

ii) O NPN submete estes documentos para assinatura do Presidente do IST;

iii) Colocar o selo branco;

iv) Devolver os documentos ao IR

Processo 2 - Abertura de ProjetosUm projeto de investigao passa a designar-se deste modo aps a aceitao e a

aprovao da candidatura que lhe deu origem.

Sub-processo 2.1 Documentao necessria abertura de projetos


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Captulo: 3 - NPN

Reviso n.

Data:

Sub-processo 2.2 - Procedimentos para Abertura de Projetos

a) Verificar a conformidade dos documentos apresentados

b) Calcular a distribuio dos Overheads de acordo com a tabela aprovada pelo CG.

c) Proceder abertura do projeto no MGP, no menu abertura projeto, (consultar

manual MGP)

d) Colocar o nmero de projeto (atribudo automaticamente pelo MGP) na ficha de

abertura e respectivos cartes

e) Preencher o oramento por rubrica na ficha de aberturaf) Despacho do NPN

g) Enviar processo ao Conselho de Gesto para despacho.

h) Constituir a Pasta de arquivo do Projeto;

i) Arquivar todos os documentos de suporte abertura do projeto

j) Informar a rea de Projetos (por email) sobre o nmero de projeto e Gestor


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Captulo: 3 - NPN

Reviso n.

Data:

a Cincia e a Tecnologia, e, so concedidas aps um procedimento de concurso. O

pedido de abertura de concurso para atribuio de bolsa efetuado pelo responsvel da

unidade financiadora atravs dos formulrios B5 Pedido de Abertura de Concurso, B6

Cabimento provisrio e Edital para atribuio de bolsas no mbito de projetos e

instituies de I&D, disponveis emhttp://drh.ist.utl.pt/html/formularios/.

Processamento:

a) A DRH envia por email o formulrio B13 Pedido de Abertura de Concurso para

Bolsa de Investigao, para verificao e validao pelo NPC (nomeadamente tipode bolsa, elegibilidade no projeto, montante e durao).

b) Verificar o saldo, da respetiva rubrica, disponvel no projeto (MGP).

c) A resposta enviada por email para o NEO, e efetuado um cabimento provisrio

(CP) de acordo com a informao validada.

d) Rececionar o formulrio B7 - Cabimento Definitivo/Compromisso da DRH.
http://drh.ist.utl.pt/html/formularios/http://drh.ist.utl.pt/html/formularios/http://drh.ist.utl.pt/html/formularios/http://drh.ist.utl.pt/html/formularios/


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Captulo: 3 - NPN

Reviso n.

Data:

h) Rececionar a listagem de bolsas, enviada pelo NEO, e confirmar a informao.

i) Proceder distribuio do SMM (dentro do cabimento efetuado).

j) Rececionar recibos de bolsa, enviados pela Tesouraria.

k) Registar o lanamento e rubrica geradas pelo MGP no recibo de bolsa, e enviar

Contabilidade para arquivo.

O SSV pago pelo Bolseiro e o IST procede ao respetivo reembolso.

l) Rececionar os recibos do SSV acompanhado de uma requisio interna.

m) Proceder distribuio do SSV dentro do cabimento efetuado.

n) Registar o lanamento e rubrica e enviar ao NEO.

O Seguro de Acidentes Pessoais pago pelo IST e imputado ao centro de custos do

projeto

o) Anualmente, a AP recebe da DRH e disponibiliza na sua rede interna, a lista de


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Captulo: 3 - NPN

Reviso n.

Data:

i)na rubrica equipamento a despesa tem de estar validada pela FCT em

candidatura ou mediante autorizao expressa

ii)na rubrica Misses s podem ser aceites despesas dos elementos que

fazem parte da equipa de investigao

iii)nos projetos ADI s so elegveis uma misso anual, por consrcio aoestrangeiro (ver orientao n 13/2009)

c) Verificar o saldo de rubrica do projeto

d) Cabimentar no MGP no menu despesa euro

e) Inscrever na central de compras o registo do cabimento gerado pelo MGP e a rubrica

em comentrios

3.2.2 - Cabimentao final

O documento de despesa (factura) enviado para o NPN pelo NCA.

a) Verificar a conformidade do documento de despesa


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Captulo: 3 - NPN

Reviso n.

Data:

3.3.2 Cabimentao final

O documento de despesa (factura) enviado para o NPN pelo IR.

i. Verificar a conformidade do documento de despesa

ii. Proceder distribuio da despesa dentro do cabimento efctuado em iv)

iii. Inscrever na central de compras o registo do lanamento final no MGP

iv. Registar o lanamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO

Sub-processo 3.4 - Gesto de DespesaProcessos de Misso

3.4.1 Cabimentao inicial


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Captulo: 3 - NPN

Reviso n.

Data:

vi. Quando o montante total das despesas superior ao cabimento efetuado em iv deve

ser solicitada ao CG autorizao para o seu processamento.

vii. Caso ocorra o descrito em vi, deve-se aumentar o cabimento no MGP.

viii. Proceder distribuio das despesas associadas (Ajudas de Custo, Kms, Processos

de Aquisio e Reembolso) dentro do cabimento efetuado em ivix. Registar o lanamento e a rubrica no documento de despesa

x. Inscrever na central de compras e enviar ao NEO

Sub-processo 3.5 - Gesto de DespesaFundo de Maneio

Sempre que um Fundo de Maneio (FM) atribudo a um projeto necessrio efetuar um

cabimento inicial.

O IR deve apresentar mensalmente no NPN as despesas efetuadas com recurso ao FM.

O processamento inclui os seguintes passos:


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Captulo: 3 - NPN

Reviso n.

Data:

Nota: A regularizao do FM obedece aos critrios definidos no manual de FM

(http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/)

Sub-processo 3.6 - Gesto de Receita

A receita proveniente das entidades financiadoras, no mbito de projetos de investigao,

identificada e creditada no projeto correspondente (MGP).

No momento do registo da receita no projeto (MGP) aplicada adistribuio dos respectivos overheads, de acordo com norma internado IST (Tabela de Repartio dos Custos de Estrutura).
http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/


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Captulo: 3 - NPN

Reviso n.

Data:

Sub-processo 3.6.2IST Parceiro

a) A receita lanada no MGP pelo AT

b) O AT informa o gestor do lanamento

Sempre que o gestor do projeto tenha informao daentrada de receita no IST, deve informar o AT


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Captulo: 3 - NPN

Reviso n.

Data:

f) Retirar da rea comum ap-DRH os recibos de vencimentos do pessoal tcnico a

considerar em relatrio (para os projetos ADI);

g) Proceder Marcao de Movimento no MGP

h) Dar incio ao preenchimento do formulrio disponibilizado pela entidade, inscrevendo

todas as despesas a apresentar.i) Carimbar as despesas com o respetivo carimbo segundo o programa, atribuindo um

n de comprovante a cada documento.

j) Validar e submeter o Relatrio

k) Certificar e Lacrar (s para projetos submetidos no Portal PCTFCT)

i.1.) Nos projetos em que o IST Lder, enviar email para o Coordenador do NPN,

a solicitar o descrito em i)i.2.) Nos projetos em que o IST Parceiro, enviar email para o Coordenador do

NPN a solicitar a certificao. Ao lder enviado um email a solicitar a respetiva

lacragem

l) Gerar documentao no Portal PCT, ou imprimir formulrio do relatrio submetido,

no caso de outros programas.


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Captulo: 3 - NPN

Reviso n.

Data:

- O projeto ter terminado em termos de execuo financeira;

- O projeto ter a execuo financeira totalmente validada;

- O Projeto ter recebido a totalidade da receita.


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Captulo: 2 - NPC

Reviso n. 01-2014

Data: novembro 2014

Verso 01-14




Aprovado: CG

MAPA DOS PROCESSOSDescrio do Processo: Anlise das Candidaturas

Responsvel




Como seprocede

Resultado/registo


Quemaprova

Rececionadode:

Expedidopara:


Processo 1 Aps recepodadocumentaode candidatura

Verificarpreenchimentoe oramento




Gestor/Coordenador

NA


Responsvel




Como seprocede

Resultado/registo



de:Expedido

para:

Gestor projeto Processo 2 Apsaprovaocandidatura erecepo docontratoassinado


EntidadeFinanciadoraInvestigadorResponsvel


CoordenadorNcelo

Conselho deGesto

Descrio do Processo: Gesto Corrente


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Captulo: 2 - NPC

Reviso n. 01-2014

Data: novembro 2014

Verso 01-14




Aprovado: CG

Responsvel

Identificao

(processo,subprocessoprocedimento)


Como seprocede Resultado/registo

Fluxo do processo

Quemvalida QuemaprovaRececionadode:

Expedidopara:

Gestor projeto Processo 3Gesto dedespesa

Dirio CabimentaoVerificaoLanamento


PlataformaNCAIR

PlataformaNEO

IR/Conselhode Gesto

Conselho deGesto

Gestor projeto Processo 3Elaborao deRelatrioFinanceiro

Mensal Elaborao derelatriofinanceiro esubmisso



Coodenadorrea

EntidadeFinanciadora


ResponsvelIdentificao(processo,



Como seprocede

Resultado/registo



de:Expedido

para:



Encerramento NA NA NA NA


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Captulo: 4 - NPCS

Reviso n. 01-2014

Data: novembro 2014

Captulo 4Ncleo de Projetos de Consultadoria e Servios

Processo 1Candidaturas

No seguimento do Cdigo de Contratao Pblica, aprovado pelo Decreto-Lei n 18/2008

de 29 de Janeiro, alterado pelo Decreto-Lei n. 149/2012, de 12 de Julho, com incio de

vigncia em 11 de Agosto de 2012, todas as prestaes de servios efetuadas com

instituies pblicas, devem proceder de acordo com o Capitulo V.

Assim sendo, e sempre que o Instituto Superior Tcnico, atravs de um investigador

responsvel, for convidado a participar numa prestao de servios com uma entidade

pblica o NPCS numa I Fasedever proceder do seguinte modo:

1. O Organismo Publico envia o convite atravs de uma plataforma de compras

rececionada pela assessoria do IST;


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Direo Financeira


Captulo: 4 - NPCS

Reviso n. 01-2014

Data: novembro 2014


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Captulo: 4 - NPCS

Reviso n. 01-2014

Data: novembro 2014

Decorrendo o prazo para anlise do processo, e caso este seja favorvel, passamos

fase de adjudicao da Prestao de Servios, que passa pelos seguintes termos:

1. A Assessoria do IST recebe o ofcio de adjudicao da prestao de servios;2. Encaminha para o NPCS, com conhecimento do Investigador Responsvel;

3. O NPCS, envia a minuta de contrato para a rea de Transferncia de Tecnologia

para anlise e parecer, e em paralelo elabora o ANEXO II, reunindo a demais

documentao, nomeadamente:

Declarao situao regularizada relativamente a contribuies para a segurana

social em Portugal, Declarao situao regularizada relativamente a impostos devidos em Portugal,

Registo Criminal do IST e dos membros do CGesto,

4. Aps homologao por parte do CGesto ao parecer elaborado pelo ATT, o NPCS

encaminha o ANEXO II, atravs da Assessoria Tcnica da rea de Projetos, para

assinatura do Presidente do IST;


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Captulo: 4 - NPCS

Reviso n. 01-2014

Data: novembro 2014


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Captulo: 4 - NPCS

Reviso n. 01-2014

Data: novembro 2014

Decorrendo todas as consideraes e anotaes efetuadas pela entidade adjudicante, a

prestao de servios dever ser reduzida a escrito, conforme disposto no Capitulo IX do

CCP.


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Captulo: 4 - NPCS

Reviso n. 01-2014

Data: novembro 2014

Para a contratao de prestao de servios que envolva exclusivamente entidades

privadas (no pblicas), o procedimento a seguir, o seguinte:

1. A ATT analisa a matriz para contrato, d o seu parecer e posteriormente aps

concordncia de ambas as partes, envia o contrato original para assinatura ao CG(caso considere necessrio a interveno do Gabinete de Apoio Jurdico do IST,

adiante designado GAJIST, o PI envia diretamente todos os documentos

necessrios para parecer ao jurdico);

2. Depois da assinatura do presidente o CG, o processo segue para a ATT, e estes

por sua vez remetem o contrato assinado pelo Presidente do IST, para o NPCS;

Caso o contrato no faa meno propriedade intelectual e/ouconfidencialidade, o procedimento de recolha de assinaturas por partedo Presidente do IST, efetuada pelo NPCS atravs da AssessoriaTcnica da rea de Projetos.


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Reviso n. 01-2014

Data: novembro 2014


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Data: novembro 2014

Processo 2- Abertura de Projetos

A abertura de projetos realiza-se aps aceitao da candidatura pela entidade

financiadora e definio de verba atribuda ao projeto, que poder ser realizada atravs

de: Ofcio (projeto tipo subsidio);

Protocolo/contrato de prestaes de servio.

Com a documentao supramencionada o Investigador Responsvel (ou secretaria)

poder proceder abertura do projeto dirigindo-se ao NPCS com a seguinte

documentao:

Formulrio de ficha de abertura de projeto devidamente preenchido e assinado

pelo Investigador Responsvel;

Fotocpia do formulrio da candidatura;

Protocolo/contrato (caso seja um prestao de servios) ou ofcio aceitao (no


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Data: novembro 2014

4. Aps a validao do CG o processo de abertura de projeto volta ao NPCS, atravs

da AT, para arquivo na pasta do projeto e envio dos cartes do projeto ao

investigador responsvel.

Processo 3- Faturao

Devido tipologia dos projetos geridos pelo NPCS, existem alguns financiamentos que

exigem a elaborao de faturao e notas de dbito, nomeadamente:

Protocolos de prestaes de Servios;

Auditorias e Avaliaes (servios extemporneos);

Patrocnios;

Subsdios;


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do art. 6), o mais tardar no 15 dia do ms seguinte quele em que o imposto

devido nos termos do artigo 7.

Procedimento interno para entrega do pedido de emisso de fatura:

1. Todos os pedidos de emisso de faturas devem ser solicitados pelo Investigador

Responsvel do projeto ao NPCS atravs do preenchimento do formulrio de

pedido de emisso de fatura, atravs de correio eletrnico/ papel;

2. Na solicitao de emisso deve ser indicado se o envio da fatura ser efetuado

pelos servios ou pelo prprio responsvel pelo projeto;

3. Neste ltimo caso, se a fatura for enviada pelos servios, os custos de expedio

sero debitados ao projeto mencionado na fatura;

4. O NPCS tem como competncia a verificao dos dados inscritos no pedido de

fatura, nomeadamente o tipo de projeto, n projeto, se est de acordo com o


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Data: novembro 2014

correio eletrnico dever ser enviado no dia em que NC d conhecimento ao IR da

elaborao da fatura.

2. Aps recebimento do correio eletrnico, o NPCS efetua a oramentao da fatura

no projeto.

Sub-processo 3.3- Inscries em conferncias atravs do MBNET

Os projetos conferncias pela sua especificidade para alm da faturao tambmpodem processar as inscries em conferncia por carto de crdito. Para que este

tipo de recebimento se possa efetuar necessrio os seguintes dados:

Nmero do Carto de Visa ou Master Card (no so aceites outros tipos de carto.

Ex. Americam Express).

Nome do Titular do carto.


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Data: novembro 2014

3. Toda a documentao relativa transao por carto de crdito arquivada no

projeto seguindo uma cpia para o NEO;

Processo 4- Receita

1. O procedimento de identificao e lanamento da receita efetuado primeiramente

pelos Ncleos de Tesouraria, adiante designado NT, e do Ncleo Execuo

Oramental.2. Os avisos de lanamentos vindos dos bancos so rececionados pela NT e

enviados para o NEO.

3. De acordo com o estabelecido pela AT, o NPCS procede ao levantamento das

pastas de receita para processamento (ms presente e os dois anteriores) ao NEO

a partir do dia 10 de cada ms.


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Data: novembro 2014

Esta atualizao apenas permitida caso a entidade financiadora autorize, quando

se trata de projetos tipo subsdio.

Para os restantes tipos de projetos, Workshops, Prestaes de Servio e Incentivo

ao Investimento, dever ser enviado um e-mail para o NPCS a titulo informativo.

Os projetos do NPCS consideram como despesa elegvel, toda e qualquer despesaque tenha utilidade cientfica ao projeto, respeitando s normas de elegibilidade

dos programas de financiamento, entidades financiadores e quanto legalidade

dos documentos, nomeadamente o CIVA.

Os projetos apenas podem aceitar como documento fiscalmente aceite:

Faturas simplificadas (caso no haja meno forma de pagamento ter de seanexar comprovativo de pagamento);

Faturas/recibos (caso a mesma refiraboa cobrana aps pagamento ter de

se anexar o comprovativo de pagamento);

Fatura e Recibo;


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Data: novembro 2014

Cabimento provisrio e Edital para atribuio de bolsas no mbito de projetos e

instituies de I&D, disponveis emhttp://drh.ist.utl.pt/html/formularios/.

Processamento:

a) A DRH envia por email o formulrio B6Cabimento Provisrio, para verificao e

validao pelo NPCS (nomeadamente tipo de bolsa, elegibilidade no projeto,

montante e durao).

b) Verificar o saldo, da respetiva rubrica, disponvel no projeto (MGP).

c) A resposta enviada por email para o NEO, e efetuado um cabimento (CB) de

acordo com a informao validada.d) Posteriormente e de modo a se prosseguir com a contratao do bolseiro a DRH

envia o formulrio B7 - Cabimento Definitivo/Compromisso da DRH.

e) Registar no ecr despesa euro os seguintes cabimentos (cabimento definitivo -

CB):

i. Subsdio de Manuteno Mensal (SMM) (nome do bolseiro, durao da
http://drh.ist.utl.pt/html/formularios/http://drh.ist.utl.pt/html/formularios/http://drh.ist.utl.pt/html/formularios/http://drh.ist.utl.pt/html/formularios/


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Data: novembro 2014

k) Registar o lanamento e rubrica geradas pelo MGP no recibo de bolsa, e enviar

Contabilidade para arquivo.

O SSV pago pelo Bolseiro e o IST procede ao respetivo reembolso.

l) Rececionar os recibos do SSV acompanhado de uma requisio interna.

m) Proceder distribuio do SSV dentro do cabimento efetuado.

n) Registar o lanamento e rubrica e enviar ao NEO.

O Seguro de Acidentes Pessoais pago pelo IST e imputado ao centro de custos do

projeto

o) Anualmente, a AT recebe da DRH e disponibiliza na sua rede interna, a lista de

bolseiros assegurados e o valor anual a imputar por cada bolseiro includo no valor

faturado pela seguradora.

p) Verificar o nome e montante de cada bolseiro.


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Data: novembro 2014


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Data: novembro 2014

Sub-processo 5.2Plataforma de Despesa

As aquisies de bens e servios so efetuadas ao abrigo do CCP Cdigo dos

Contratos Pblicos (Decreto-Lei n 18/2008), que estabelece a disciplina aplicvel

contratao pblica.

Nas aquisies at 5000 (valor sem IVA) Ajuste Direto/Regime Simplificado o

processo de aquisio pode ser iniciado, na plataforma de compras do IST, por qualquer

pessoa com istid, em nome de um Centro de Custo ou Projeto.

Nas aquisies at 75.000 Adjudicao Direta/Regime Geral do CCP, prev-se a

consulta a uma ou mais entidades, devendo a deciso de adjudicao ser tomada por um

jri nomeado, no incio do processo, por quem tem a delegao de realizao da despesa

(responsvel pelo projeto). Este procedimento iniciado com o preenchimento da

Proposta para Locao ou Aquisio de Bens e/ou Servios (Ficha de Abertura de


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Data: novembro 2014

O Ajuste Direto pelo regime simplificado e geral, s pode ser aplicado se o valor

acumulado de aquisies a um mesmo fornecedor nos dois anos econmicos anteriores e

no atual no ultrapassar o limite de 75000, contado at data de entrada do processo

na plataforma. A plataforma de compras do IST verifica automaticamente se este limite j

foi atingido.

A despesa ter de ser cabimentada no respetivo Centro de Custo ou Projeto. Aps o

cabimento, necessrio que a despesa seja autorizada por algum com delegao formal

para o efeito, publicada no Dirio da Repblica. Esta autorizao dada pelo responsvel

do projeto, pelo Presidente do Departamento, e/ou pelo Conselho de Gesto.

Sub-processo 5.2.1Misses

No seguimento da restruturao dos servios administrativos do IST e no sentido de

otimizao de recursos humanos e financeiros, a partir Janeiro de 2011, as misses


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Data: novembro 2014

5. Igualmente na fase de autorizao de despesa o Investigador Responsvel pode

solicitar as ajudas de cu sto, viatura prpria e equivalente a trans por te pblic o,

do seguinte modo:

Entrega do recibo de ajudas de custo no NPCS, identificando o processo demisso;

Entrega do recibo de viatura prpria no NPCS, identificando o processo de

misso;

Entrega do recibo de viatura prpria no NPCS, identificando o processo de

misso, identificando em observaes que aufere o valor equivalente a

transporte pblico. Em anexo deve constar um documento da entidade detransportes rodovirios por forma a verificar o trajeto e o valor do bilhete.

Os bolseiros do IST s podem receber as ajudas de custo nos


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Reviso n. 01-2014

Data: novembro 2014

Na fase de construo do processo de reembolso em outros ficheiros deve constar odocumento fiscalmente aceite, ou seja o documento pelo qual o Investigador pretende serreembolsado, nomeadamente:

Despesas de deslocao de longo curso:

Avio classe turstica (submeter bilhete eletrnico e entrega dos tales de

embarque no NPCS. Caso os tales sejam eletrnicos apenas deve ser

submetidos na plataforma).

Comboio em 1 classe para Docentes

Expressos

Todas as despesas relacionadas com deslocaes aoestrangeiro e nacional s podem ser processadas pelo NPCSquando o processo de misso estiver autorizado pelo CG[Autorizao Financeira].


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1 Fase Pr - Cabimento (CB)

Descrio do Procedimento Fluxograma do Processo

1. Aps validao da proposta

por parte do NCA o NPCS

procede ao cabimento da

despesa:

Verifica a

elegibilidade e

existncia de saldo

oramental.

2 Fase Cabimento Final (JU)

Descrio do Procedimento Fluxograma do Processo

2. Aps confirmao da fatura por


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Data: novembro 2014

Contudo em algumas rbricas necessrio a apresentao de documentao de

suporte, que tem como objetivo a fundamentao da mesma, nomeadamente:

Inscries em conferncia:

As inscries em congresso apenas podem ser pagas diretamente pelo IST, logo o

processo iniciado atravs da central de compras do IST. [NOTA INFORMATIVA 27/08].

Documento comprovativo da deslocao (certificados de presena na conferencia).

Consultores:

Esta rbrica destina-se a convidados estrangeiros, e pressupe o pagamento de vrias

despesas nomeadamente: alimentao, alojamento e transportes.

Viagem - Submisso do Bilhete eletrnico e entrega dos tales de embarque;

Alojamento - (


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Sub-processo 5.3Processos de Aquisio (no vo plataforma do IST)

Devido a tipologia de despesa existem processos de aquisio de servios que no vo

plataforma de aquisies do IST, pelo que o procedimento a seguir o seguinte:

Consultores:

PER DIEM (apenas para projetos subsdios e quando mencionado pela entidade

financiadora). Este tipo de despesa pretende custear alimentao, alojamento e

transportes locais e o valor designado pela entidade financiadora.

Requisio externa;

Recibo para subsdio per diem;

Fotocpia do passaporte ou carto europeu;

Documento justificativo da deslocao (convite).


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Investigador

Responsvel


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Sub-processo 5.4- Aquisio de bens atravs da plataforma de Fundo Maneio

O Fundo Maneio destina-se a despesas de carcter urgente e inadivel cuja

responsabilidade de movimentao do investigador responsvel, carecendo sempre de

um documento justificativo, segundo os requisitos legais. Consideram-se de baixo

montante as despesas de valor igual ou inferior a 250Euros, por fornecedor.

Esta modalidade no permite despesas relacionadas com:

Ajudas de custo;

Kms viatura prpria;

Subsidio per diem;

Recibos verdes/Actos Isolados; Aquisies de bens duradouros sujeitos a inventrio (equipamento e livros).

Condio Gerais para constituio de FM:

1. S sero atribudos fundos de maneio se o saldo de tesouraria do projeto em


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Data: novembro 2014

O IR deve apresentar mensalmente no NPCS as despesas efetuadas com recurso ao FM.

A validao da despesa inclui os seguintes passos:

a) Verificar a elegibilidade no projeto;b) Verificar a documentao suporte na PFM;

c) Proceder distribuio da despesa dentro do respetivo cabimento;

d) Registar o n de lanamento gerado pelo MGP e a rubrica no documento de

despesa;

e) Verificar se h lugar reposio do FM (no campo envio contabilidade);

f) Pedir Fundo de Maneio no montante apresentado (apenas quando haja lugar areposio);

g) Aumentar no MGP o valor do cabimento inicial no montante anteriormente

solicitado;

h) Fazer a impresso atualizada da plataforma de FM;

i) Anexar s despesas e enviar para o NEO.

Di Fi i


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Processo 6Remuneraes Adicionais

Este tipo de despesa elegvel em projetos Incentivo ao Investimento e prestaes de

servios. O processamento das remuneraes adicionais a docentes efetuado atravs

de requisiointernaonde deve constar os seguintes elementos:

Nome do docente e nmero mecanogrfico;

Projeto pagador;

Valor da remunerao;

Descrio breve das tarefas que justificam a atribuio da remunerao.

Assinatura do Presidente do Departamento/Coordenador da Seco Autnoma aque o docente est afeto;

No caso de docentes com o cargo de Presidncia de Departamento/ Coordenador

da Seco Autnoma, a remunerao ter de ser autorizada pelo CG.

Cond io Gerais p ara pr oc ess amento d e uma remun erao ad ic io nal :

Di Fi i


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Processo 7Encerramento de Projetos

Um projeto encontra-se em condies de encerrar quando:

1. Recebeu toda a receita prevista em oramento

2. Todos os cabimentos e fundos maneios esto regularizados.

3. No caso de se tratar de um projeto subsdios com submisso de relatrios financeiros

para alm das normas mencionadas nos pontos 1 e 2, necessrio a validao das

entidades financiadoras face nossa prestao de contas.

Normas para encerramento de projetos:

1. O Investigador responsvel envia um e-mail para o NPCS ([email protected]),

Di Fi i
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]


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Captulo: 4 - NPCS

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Data: novembro 2014

2. A pasta apenas entregue pela AT no NPCS, quando tiver todos os documentos

mencionados no formulrio de pedido de pasta, nomeadamente as despesas para

relatrio.

3. O NPCS procede a execuo do relatrio e carimba a despesa segundo as regras

de elegibilidade;4. Posteriormente envia o mesmo para validao e assinatura do Investigador

Responsvel;

5. Envia o relatrio financeiro para a entidade financiadora com a demais

documentao exigida por correio (custo imputado a projeto), ou estafeta interno

do IST por meio de protocolo.

REA DE PROJETOS


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MANUAL DE PROCEDIMENTOSVolume: 2.3

Captulo: 4 NPCS

Reviso n. 01-2014

Data: novembro 2014

Verso 01-14




Aprovado: CG

MAPA DOS PROCESSOS

Descrio do Processo: Candidaturas

Responsvel




Como seprocede

Resultado/registo


Quemaprova

Rececionadode:

Expedidopara:


Processo 1 Aps recepodadocumentaode candidatura

Verificarpreenchimentoe oramentoEnvio PI


InvestigadorResponsvel/Entidade Adjudicante


Gestor/Coordenador

NA


Responsvel




Como seprocede

Resultado/registo



de:Expedido

para:

Gestor projeto Processo 2 Apsaprovaocandidatura erecepo docontratoassinado




CoordenadorNcelo

Conselho deGesto

REA DE PROJETOS


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Data: novembro 2014

Verso 01-14




Aprovado: CG

Descrio do Processo: Facturao

Responsvel




Como seprocede

Resultado/registo



de:Expedido

para:

Gestor projeto Processo 3 Quando estprevistafacturao noprojeto

Preenchimentoformulrio depedido deemisso defactura

Emisso factura IR NC NA NA

Descrio do Processo: Receita

Responsvel




Como seprocede

Resultado/registo



de:Expedido

para:

Gestor projeto Processo 4 Mensal IdentificaoLanamento

Processamentoreceita

NEO AT NA NA

REA DE PROJETOS


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Verso 01-14




Aprovado: CG

Descrio do Processo: Gesto de Despesa

Responsvel




Como seprocede

Resultado/registo



de:Expedido

para:

Gestor projeto Processo 5 Dirio CabimentaoVerificaoLanamento


PlataformaNCAIR

PlataformaNEO

IR/Conselhode Gesto

Conselho deGesto

Descrio do Processo: Remuneraes Adicionais

Responsvel

Identificao

(processo,subprocessoprocedimento)


Como seprocede Resultado/registo

Fluxo do processo

Quemvalida QuemaprovaRececionadode:

Expedidopara:

Gestor projeto Processo 6 Mensal Requisiointerna/mapaexcel

ProcessamentoRA

IR NEO Conselho deGesto

Conselho deGesto

REA DE PROJETOS

V l 2 3


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Data: novembro 2014

Verso 01-14




Aprovado: CG


Responsvel




Como seprocede

Resultado/registo



de:Expedido

para:



Encerramento IR ACATIR

AT NA

Descrio do Processo: Relatrios Financeiros

Responsvel




Como seprocede

Resultado/registo


Quemaprova

Rececionadode:

Expedidopara:

Gestor projeto Processo 8 Mensal Elaborao derelatriofinanceiro



Coordenador EntidadeFinanciadora

manual de procedimentos - Áreas de projetos

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