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FORMATO MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

REFERENCIA: PR-DGDO-CADI-01 Y IT-DGDO-CADI-01

Clave: FO-DGDO-CADI-06

Revisión: 3

Anexo 8 Pág. 1 de 1

Manual de Políticas y Procedimientos Tesorería General del Estado

Cuernavaca, Mor., a 13 de agosto de 2014




Revisión: 3


II.- CONTENIDO

Apartado Consecutivo del Apartado

Portada I

Contenido II

Autorización III

Introducción IV

Políticas V

Procedimientos VI

Indicadores Clave de Desempeño VII

Directorio VIII

Colaboración IX




Revisión: 3


III.- AUTORIZACIÓN

Se expide el presente Manual de Políticas y Procedimientos de la Tesorería General del Estado, el cual contiene información referente a sus procedimientos y funcionamiento, y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal, con fundamento en los siguientes ordenamientos jurídicos: - Artículo 13 fracción VI y artículo 39 fracción XI de la Ley Orgánica de la Administración Pública del

Estado de Morelos vigente; - Artículo 16 fracción IV y V del Reglamento Interior de la Secretaría de Administración del Poder Ejecutivo

del Estado de Morelos vigente, - Artículo 10 fracción XIX del Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda vigente;

--------------------------------------------------------------------- AUTORIZÓ

Lic. Adriana Flores Garza Secretaria de Hacienda

--------------------------------------------------------------------- REVISÓ

Lic. Rafael Cal y Mayor y Franco Tesorero General del Estado

--------------------------------------------------------------------- APROBÓ

C. Carlos Riva Palacio Than Secretario de Administración

--------------------------------------------------------------------- VISTO BUENO

C. Arturo Albarrán Salazar Director General de Desarrollo Organizacional

Fecha de Autorización Técnica: 13 de agosto de 2014

Número de páginas: 165




Revisión: 3


IV.- INTRODUCCIÓN

El Manual de Políticas y Procedimientos es un instrumento técnico–administrativo, que se elabora con la finalidad de cumplir a lo estipulado en el Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda. El Manual de Políticas y Procedimientos de la Tesorería General del Estado, pretende formalizar su funcionamiento y dotar de un instrumento de inducción al personal que constituya la fuente formal y permanente de información, asimismo tiene como objetivo primordial el documentar los procesos principales existentes que sirvan al personal de la Tesorería General del Estado, conocer cada una de las actividades que los integran para desarrollar en forma eficaz y eficiente sus funciones y dar cumplimiento a las atribuciones encomendadas. Este documento sirve para:

Encomendar responsabilidades; Evitar duplicaciones y detectar omisiones en las funciones; Propiciar la uniformidad en el trabajo; Utilizar de manera racional los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos; Facilitar la inducción al puesto del personal de nuevo ingreso y; Apoyar las auditorías internas de los órganos de control.

El Manual de Políticas y Procedimientos está integrado por los siguientes apartados: autorización, políticas, procedimientos, indicadores clave de desempeño y colaboración.




Revisión: 3


V.- POLÍTICAS

PROCEDIMIENTO: Recepción de Correspondencia 1 La/el Coordinador de Área y la/el Director/a de Egresos y Análisis de Cuenta deben recibir los oficios suscritos por las Secretarías y Dependencias de la Administración Pública Central, H. Ayuntamientos del Estado de Morelos y Proveedores de Bienes y Servicios que son dirigidos a la/el Tesorero General del Estado, llevando un control de correspondencia asignado un folio y turnándolo al área correspondiente dependiendo de la naturaleza del oficio para su atención. PROCEDIMIENTO: Elaboración de Pólizas Cheque y Electrónicas. 1 La/el Director de Egresos y Análisis de cuentas debe asignar a cada recibo por beneficiario el número de banco de acuerdo al catálogo de bancos interno, así como número de cheque o número de póliza de pago electrónico, elaborar el cheque o póliza de pago electrónico y una vez capturados los folios en el sistema elabora el cheque o póliza de pago electrónico para realizar el pago correspondiente. PROCEDIMIENTO: Pagos con Cheque o Transferencia Electrónica. 1 La/el Tesorero General del Estado debe firmar de manera mancomunada con la/el Subsecretario de Presupuesto y/o con la/el Secretario de Hacienda todos los cheques que se giren para pago, previa revisión y rubrica de la/el Coordinador/a Área y por la/el Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas 2 El Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas debe cancelar los cheques no cobrados al final de cada año y proceder a la devolución de las solicitudes de liberación de recursos para su provisión por parte de la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público

3 La Tesorería General del Estado debe recibir la acreditación de personalidad de los beneficiarios antes de cobrar los cheques y aplicar las transferencias a través de los sistemas de banca electrónica de la Institución Financiera de la que corresponda efectuar el pago. PROCEDIMIENTO: Pagos en Cadenas Productivas. 1 La/el Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas debe verificar que todos los pagos de proveedores afiliados a la Cadena Productiva, se publiquen en el Sistema de Cadena Productiva a través de la Página electrónica de Nafinsa al siguiente día de su recepción en esta Tesorería, previa revisión y rubrica por parte de la/el Coordinador de Área. PROCEDIMIENTO: Concentración de Ingresos. 1. La/el Subdirector de Inversiones y Valores debe verificar que todos los ingresos recibidos por las Dependencias y Secretarias de la Administración Pública Central se concentren en la Tesorería General del Estado y los recibidos por las entidades de la Administración Pública paraestatal deben reportarse mensualmente a ésta Tesorería y tener un origen preciso y legal, así mismo los intereses generados por inversiones y los rendimientos de las cuentas de cheques de la Administración Pública Central deben concentrarse en la Tesorería General del Estado a través de la Subdirección de Inversiones y Valores. PROCEDIMIENTO: Determinación e Inversión de Disponibilidades. 1. La/el Subdirector de Inversiones y Valores debe determinar diariamente las disponibilidades financieras sumando al saldo inicial los ingresos y restando los pagados del día, y debe invertir los recursos con las mejores condiciones del mercado, observando las condiciones establecidas en los convenios suscritos con la Federación en los que se involucren recursos financieros.




Revisión: 3


V.- POLÍTICAS

PROCEDIMIENTO: Transferencias Electrónicas Intercuentas. 1 La/el Subdirector de Inversiones y Valores, y la/el Coordinador de Área deben revisar diariamente a través de los sistemas de banca electrónica cada una de las instituciones financieras con las que se trabaja, todas las transferencias electrónicas entre cuentas propias y que se encuentren debidamente firmadas electrónicamente por la/el Tesorero General del Estado. PROCEDIMIENTO: Recepción, Custodia, Registro y Control de Valores. 1 La/el Subdirector de Inversiones y Valores debe recibir por medio de oficio, para su custodia, registro y control todas las garantías expedidas mediante una Fianza derivada de los contratos celebrados por la prestación de bienes y servicios las cuales pueden ser por anticipo, cumplimiento y vicios ocultos y verifica que estas sean a favor del Gobierno del Estado de Morelos y cuando en cualquiera de los tres casos, el proveedor cumpla con el contrato esta podrá ser liberada previa solicitud por la distintas Dependencias y Secretarias de la Administración Pública Central. PROCEDIMIENTO: Nómina. 1 La/el Subdirector de Inversiones y Valores debe realizar la conciliación y control de los pagos realizados por concepto de nómina a través de depósitos bancarios o por medio de cheque mismos que son transferidos por la/el Subdirector de Egresos. 2 La/el Subdirector de Inversiones y Valores debe realizar los oficios de Cargo y Abono dirigidos a la Institución Financiera correspondiente el mismo día de la recepción de la solicitud proveniente de la Dirección Operativa de Nómina dependiente de la Dirección General de Recursos Humanos PROCEDIMIENTO: Apertura y Cancelación de Cuentas Bancarias Específicas. 1 La/el Subdirector de Inversiones y Valores debe solicitar la apertura de cuentas bancarias específicas ante la Institución Financiera determinada por cada uno de los convenios suscritos por las Secretarías y Dependencias de la Administración Pública Central con las dependencias homólogas de la Federación que se requiera para el manejo de los recursos convenidos.

PROCEDIMIENTO: Recepción de Documentos para Pago. 1 La/el Subdirector de Egresos debe recibir y revisar todas las Órdenes de pago emitidas por la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público, y la Dirección General de Coordinación de Programas Federales, estas deben recibirse con la documentación soporte en original y con los datos correctos para ser capturados los folios de cada recibo. PROCEDIMIENTO: Solicitud y captura de Información para la conciliación integral de Programas. 1. La/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas debe solicitar de manera económica y capturar las Hojas de trabajo y Estados de Cuenta que proporciona la Subdirección de Inversiones y Valores, así como solicitar los convenios de los programas y el reporte de los folios pagados registrados en el Sistema de Egresos, a la Dirección General de Informática.




Revisión: 3


V.- POLÍTICAS

PROCEDIMIENTO: Conciliación Integral de Programas Federales. 1 La/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas debe conciliar los saldos bancarios de cada programa Federal de acuerdo al presupuesto autorizado para cada uno de ellos mediante la información proporcionada por la Dirección General de Coordinación de Programas Federales, para controlar los programas en coordinación con la Subdirección de Inversiones y Valores y la Subdirección de Egresos y evitar una mala aplicación de los recursos en base a los montos presupuestados. PROCEDIMIENTO: Conciliación Integral de Programas Estatales. 1 La/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas debe conciliar los saldos bancarios de cada programa Estatal de acuerdo al presupuesto autorizado para cada uno de ellos mediante la información proporcionada por la Dirección de Presupuesto y Gasto Público para controlar los programas en coordinación con la Subdirección de Inversiones y Valores y la Subdirección de Egresos y evitar una mala aplicación de los recursos en base a los montos presupuestados. PROCEDIMIENTO: Reportes Finales de Conciliaciones Integrales de Programas Federales y Estatales. 1. La/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas debe emitir un análisis de los saldos conciliados o en su caso de las discrepancias que han resultado a través de la conciliación integral, y debe entregar a La/el Tesorero General del Estado el expediente de cada Programa conciliado, con la Nota Informativa en la que contiene la información relevante para toma de decisiones.

PROCEDIMIENTO: Depuración de Conciliación Bancarias. 1. La/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas debe identificar las partidas en conciliación derivadas de cargos y abonos no identificados, solicitando la aclaración mediante oficio de manera mensual a las Instituciones Financieras que correspondan, o en su caso a las unidades administrativas de las Dependencias y Secretarias de la Administración Pública Central que intervengan en la recaudación o liberación de los recursos financieros, y una vez aclaradas dar respuesta a la Dirección General de Contabilidad.




Revisión: 3


VI.- PROCEDIMIENTOS

Se documentan a continuación los procedimientos y sus respectivos anexos:

Número de Procedimiento

Nombre Clave Pág.

1 Recepción de Correspondencia PR-TGE-CA-01 7

2 Elaboración de Pólizas Cheque y Electrónicas PR-TGE-DEAC-01 11

3 Pagos con cheque o transferencia electrónica PR-TGE-DEAC-02 11

4 Pagos en Cadenas Productivas PR-TGE-DEAC-03 9

5 Concentración de Ingresos PR-TGE-SIV-01 9

6 Determinación e Inversión de Disponibilidades PR-TGE-SIV-02 12

7 Transferencias electrónicas Intercuentas PR-TGE-SIV-03 7

8 Recepción, custodia, registro y control de valores PR-TGE-SIV-04 9

9 Nómina PR-TGE-SIV-05 9

10 Apertura y Cancelación de Cuentas Bancarias Específicas PR-TGE-SIV-06 9

11 Recepción de documentos para pago PR-TGE-SE-01 8

12 Solicitud y Captura de Información para la Conciliación Integral de Programas

PR-TGE-SACCP-01 10

13 Conciliación Integral de Programas Federales PR-TGE-SACCP-02 13

14 Conciliación Integral de Programas Estales PR-TGE-SACCP-03 11

15 Reporte Final de Conciliaciones Integrales de Programas Federales y Estales

PR-TGE-SACCP-04 14

16 Depuración de Conciliaciones bancarias PR-TGE-SACCP-05 6

PROCEDIMIENTO

RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA

Clave: PR-TGE-CA-01

Revisión: 6

Pág. 1 de 7

HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN

No. Rev.

Pág (s). Afectadas

Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de

Autorización

0 N/A Emisión Emisión 23/noviembre/2009

1 Todas Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos

Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos

10/diciembre/2010

2 Todas Actualización del Procedimiento


13/junio/2011



28/mayo/2012



27/Junio/2013


Actualización del Manual 27/Diciembre/2013


Actualización del Manual 13/Agosto/2014

PROCEDIMIENTO


Clave: PR-TGE-CA-01

Revisión: 6

Pág. 2 de 7

HOJA DE CONTROL DE COPIAS

Esta es una copia controlada del procedimiento Recepción de Correspondencia El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:

Área Funcional Copia No.

Tesorería General del Estado 01

PROCEDIMIENTO


Clave: PR-TGE-CA-01

Revisión: 6

Pág. 3 de 7

1.- Propósito: Controlar los oficios recibidos de las Secretarías y Dependencias de la Administración Pública Central, los organismos y los H. Ayuntamientos del Estado de Morelos, para dar atención y seguimiento a lo solicitado o informado. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:

Tesorería General del Estado 3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:

Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda 4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del personal Técnico y de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Coordinador de Área, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Correspondencia: Acción y efecto de corresponder. Comunicarse por escrito. 6.-Método de Trabajo:

Elaboró

C.P. Marbelia Guzmán Nájera Coordinadora de Área

Revisó


Fecha: 13 de Agosto de 2014 Fecha: 13 de Agosto de 2014

PROCEDIMIENTO


Clave: PR-TGE-CA-01

Revisión: 6

Pág. 4 de 7

6.1 Diagrama de Flujo:

Correspondencia

Correspondencia

Correspondencia

INICIO

Recibir, asignar folio y sellar acuse de recibo

oficios de correspondencia

Entregar correspondencia a la/el Coordinador/a de Área

Revisar correspondencia y turnar a la/el Director/a de Egresos y Análisis de Ctas

, y Tesorero General

5

3

4

1

Capturar folio asignado y resumir contenido de

oficio, número y procedencia

2

PROCEDIMIENTO


Clave: PR-TGE-CA-01

Revisión: 6

Pág. 5 de 7

Control de Correspondencia

Correspondencia

Correspondencia

Minutario de Oficio

Correspondencia

Revisar correspondencia y agregar comentarios

5

Entregar correspondencia y turnar al área

correspondiente

6

Archivar copia de minutario

10

FIN

Capturar nombre del responsable de atender

correspondencia y recabar firma

7

Turnar y recabar firma de recibido de la persona

responsable

8

Capturar consecutivo

de Minutario

9

PROCEDIMIENTO


Clave: PR-TGE-CA-01

Revisión: 6

Pág. 6 de 7

6.2 Descripción de Actividades:

Paso Responsable Actividad Tipo de Documento

(No. de Control)

1

Auxiliar Administrativo

(AA)

Recibe, asigna folio y sella acuse de recibido en los oficios de las distintas Dependencias y Secretarías de la Administración Pública Central, H. Ayuntamientos del Estado de Morelos y proveedores de bienes y servicios dirigidos a la/el Tesorero General, en los que informan diversas situaciones o peticiones a la/el Tesorero General.

Correspondencia

2

AA

Captura el folio asignado y de manera resumida el contenido, número y procedencia del oficio en el Control de Correspondencia.

3

AA

Entrega de manera económica la correspondencia recibida a la/el Coordinador/a de Área para su revisión

Correspondencia

4

Coordinador/a de Área

(CA)

Revisa la correspondencia y turna de manera económica a la/el Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas y al Tesorero General del Estado para conocimiento y comentarios

Correspondencia

5

Tesorero/a General del

Estado (TGE)

Revisa correspondencia y agrega comentarios si se requiere, regresa correspondencia a la/el Coordinador/a de Área.

Correspondencia

6

CA

Entrega correspondencia revisada a la/el Auxiliar Administrativo para el turno correspondiente a cada área de la Tesorería General del Estado de acuerdo a la naturaleza del asunto

Correspondencia

7

AA

Captura el nombre de la persona que será responsable de atender la correspondencia,

8 AA

Turna y recaba firma de recibido de la persona responsable en el control impreso de la misma

Correspondencia

Control de Correspondencia

9

AA

Captura el consecutivo del minutario de oficios signados por la/el Tesorero General del Estado

10

AA

Archiva copia Minutario de oficios signados por la/el Tesorero General Con esta actividad se termina el procedimiento.

Minutario de Oficios

PROCEDIMIENTO


Clave: PR-TGE-CA-01

Revisión: 6

Pág. 7 de 7

7. Registros de Calidad:

No. Documentos

(Clave) Responsabilidad de su Custodia

Tiempo de Retención

1 Correspondencia Tesorero/a General del Estado 2 años

2 Minutarios de Oficios Tesorero/a General del Estado 2 años

3 Control de correspondencia Tesorero/a General del Estado 2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO

ELABORACIÓN DE PÓLIZAS CHEQUE Y ELECTRÓNICAS

Clave: PR-TGE-DEAC-01

Revisión: 10

Pág. 1 de 11


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


Autorización

0 N/A Emisión Emisión 06/Oct/04

1 Todas Reclasificación de

Procedimientos Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos

28/Abr/06

2 1 Modificación de la persona

quien reviso y fecha Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos

26/Jun/07


quien reviso y fecha Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos

11/Abr/08


Procedimientos Actualización de Manual de Políticas y procedimientos

23/noviembre/2009

5 1 Actualización de Manual de Políticas y procedimientos

Actualización de Manual de Políticas y procedimientos

10/diciembre/2010

3 2-11 Actualización de Manual de Políticas y procedimientos


10/diciembre/2010

6 Todas Actualización de Manual de Políticas y procedimientos


13/junio/2011



28/mayo/2012



27/Junio/2013





PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 2 de 11


Esta es una copia controlada del procedimiento Elaboración de Pólizas Cheque y Electrónicas El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 3 de 11

1.- Propósito: Programar eficientemente los cheques con base en las órdenes de pago emitidas por la Direcciones Generales de Presupuesto y Gasto Público y Programas Federales de acuerdo con la disponibilidad de recursos con la finalidad de emitir los cheques y pólizas de transferencia para realizar el pago de los recursos. 2.- Alcance: El presente procedimiento aplica a:

Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas. Subdirección de Egresos.

3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:

Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda Manual de Organización de la Tesorería General del Estado

4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del personal Técnico de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento Es responsabilidad de la/el Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Disponibilidad: Que exista suficiencia en los recursos económicos que controla la Tesorería General del Estado para poder efectuar los pagos correspondientes. 6.-Método de Trabajo:

Elaboró

C.P Elizabeth Domínguez Flores Directora de Egresos y Análisis de Cuentas

Revisó



PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 4 de 11


Capturar datos para elaborar

cheques y pagos electrónicos

4

Pagos Electrónicos

Cheques

Documentación

Documentación

Documentación

Pagos electrónicos

Cheques

Turnar cheques y pagos electrónicos al jefe de

Oficina de Pagos

6

INICIO

Turnar documentación original a capturistas

Clasificar por bancos

2

3

1

Recibir documentación para elaborar cheques y

pagos electrónicos

Documentación original: -Solicitud de Liberación de Recurso -Factura o Recibo del bien o servicio

Viene del procedimiento de recepción de documento para pagos

7

Imprimir cheques y pagos electrónicos e integrar sus

documentos 5

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 5 de 11

Pagos electrónicos

Cheques

Pagos electrónicos

Cheques

Pagos electrónicos

Cheques

Pagos electrónicos

Cheques

¿Es correcta la captura?

Relación de cheques

Se conecta con el procedimiento de

recepción de documento

Se conecta con el procedimiento de Transferencias

electrónicas

Verificar y Rubricar cheques y pagos

electrónicos

7

Devolver los cheques y pagos electrónicos para

su corrección 9

4


Turnar relación de cheques al Jefe Pagos

Electrónicos para su protección

12

Turnar cheques y pagos electrónicos al

Subdirector/a de Egresos para rubrica

13

Revisar y rubricar cheques y pagos electrónicos

14

15

NO

SI

8

Conciliar importe de cheques y Pagos

Electrónicos emitidos 11

Imprimir relación de cheques y pagos

electrónicos emitidos

10

La revisión de los cheques y pagos electrónicos se realiza por cuatro personas que son la/el jefe de Oficina de Pagos, la/el Subdirector de Egresos, la/el Coordinador/a de Ingresos, Inversiones y Control Financiero

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 6 de 11

Pagos electrónicos

O

Pagos electrónicos

Cheques

Cheques

Cheques

Pagos electrónicos

O

Cheques

Pagos electrónicos

¿Es correcta la captura?

Devolver los cheques y pagos electrónicos para

su corrección

16

Turnar cheques y pagos electrónicos a Directora de

Egresos, Coord de Ingresos, Inv y Ctrl Financiero y al Tesorero

General

17

Firmar cheques y turnar al Subsecretario para firma

18

Viene del procedimiento de la/el

Subsecretario de Presupuesto

Recibir del Subsecretario de Presupuesto los cheques firmados

19

Se conecta al procedimiento de cheque y pago

electrónico

Entregar cheques y pagos electrónicos a la/el

Supervisor de Información y Jefe de Unidad

20

15

4

21

No

Si

Cheques

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 7 de 11

Reporte de egresos


Reporte importe de cargos

Oficio

Reporte importe de cheques

Oficio de recepción

Elaborar e integrar reporte, turnar a Auxiliar Administrativo de pagos

22

Reporte de egresos

Revisar reporte 23

Reporte de egresos

Turnar reporte al auxiliar administrativo

24

D

Recibir de la Subdirector/a De Egresos los reportes

retenidos

25

Recibir importes de cheques no cobrados

26

FIN

Se conecta al procedimiento de la

Dirección operativa de Nómina

E Imprimir relaciones de cheques cancelados del

día

21

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 8 de 11



(No. de Control)

1

Jefe/a de Oficina de

Pagos (JOP)

Recibe Solicitud de Liberación de Recursos con la documentación original del Jefe/a de Unidad de Fianzas y Nómina para la elaboración de cheques y pagos electrónicos. Nota: Documentación Original:

- Solicitud de Liberación de Recurso - Factura o recibo del bien o servicio

Documentación

2

JOP

Clasifica la documentación por bancos (cheque o pago electrónico).

Documentación

3

JOP

Turna documentación original a Supervisor/a de Información y/o Jefe/a de sección para la elaboración de los cheques y transferencias electrónicas.

Documentación

4

Jefe/a de sección (JS)

Captura datos para elaborar cheques y pagos electrónicos

5

JS

Imprime cheques y pagos electrónicos e integra su documentación

Cheques Pagos Electrónicos

6

JS

Turna de manera económica los cheques y pagos electrónicos a la/el Jefe de Oficina de Pagos para su revisión.

Cheques

Pagos electrónicos

7

JOP

Verifica y rubrica los cheques y pagos electrónicas

Cheques

Pagos electrónicos

8

JOP

¿Es correcta la captura? No pasa a la actividad 9 Si pasa a la actividad 10

9

JOP

Devuelve de manera económica las pólizas de los pagos electrónicos y pagos incorrectos al Jefe de Sección para su corrección. Esta actividad se conecta con la Número 4

Cheques

Pagos electrónicos

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 9 de 11



(No. de Control)

10

JOP

Imprime la relación de cheques emitidos.


11

JOP

Concilia con la/el Jefe/a de Unidad de Nómina y Fianzas el importe de la documentación recibida contra cheques y pagos electrónicos emitidos a fin de detectar diferencias. Se conecta con el procedimiento de recepción de documentos para pago.

12

JOP

Turna de manera económica relación de cheques emitidos a la/el Jefe de Unidad de pagos electrónicos para su protección.


13

JOP

Turna de manera económica cheques y pagos electrónicos a la/el Subdirector de Egresos para su revisión. Nota: La revisión de los cheques y pagos electrónicos se realiza por cuatro personas que son la/el jefe de Oficina de Pagos, la/el Subdirector de Egresos, la/el Coordinador/a de Área

Cheques

Pagos electrónicos

14

Subdirector/a de

Egresos (SE)

Revisa y rubrica cheques y pagos electrónicos

Cheques

Pagos electrónicos

15

SE

¿Es correcta la captura? No pasa a la actividad 16 Si pasa a la actividad 17

16

SE

Devuelve de manera económica los cheques y pagos electrónicos para su corrección al jefe de sección. Pasa a la Actividad número 4

Cheques

Pagos electrónicos

17

SE

Turna cheques y pagos electrónicos a la/el Director de Egresos y Análisis de Cuenta y a la Coordinador de Área posteriormente envía a la/el Tesorero General para su firma.

Cheques

Pagos electrónicos

18


Estado (TGE)

Firma y turna cheques a la/el Subsecretario de Presupuesto para su firma.

Cheques

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 10 de 11



(No. de Control)

19

Director/a de Egresos y

Análisis de Cuentas (DEAC)

Recibe de manera económica cheques y pagos electrónicos firmados por la/el Subsecretario de Presupuesto.

Cheques

Pagos electrónicos

20

DEAC

Entrega de manera económica cheques y pagos electrónicos a la/el Supervisor de Información para su proceso de pago. Se conecta al procedimiento de cheque y pago electrónico.

Cheques

Pagos electrónicos

21

JOP

Imprime relaciones de cheques, y transferencias electrónicas emitidas del día por cada banco.

Relación de cheques y transferencia

22

JOP

Elabora e integra el reporte de egresos y lo turna a la/el Auxiliar Administrativo del área de Pagos

Reporte de egresos

23

SE

Revisa reporte de egresos verificando los movimientos de los bancos, numeración consecutiva de cheques y transferencias electrónicas

Reporte de egresos

24

SE

Turna reporte de Egresos al auxiliar administrativo para archivo. Se conecta al procedimiento de la Dirección Operativa de Nomina.

Reporte de egresos

25

JOP

Recibe de la Subdirección de Egresos los importes retenidos por cargos y abonos por medio de oficio.

Oficio de Recepción

Reporte de importes de cargos y abonos

26

JOP

Recibe de la Dirección Operativa de Nómina los importes de cheques que no fueron cobrados por medio de oficio Con esta actividad termina el procedimiento


Reporte importe de cheques

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 11 de 11


No. Documentos



1

2

3

4

5 6 7 8

Relación de cheques y transferencias Pagos electrónicos Reporte de Egresos. Cheques Documentación Oficio de Recepción Reporte de Importes de cargos y abonos Reporte importe de cheques

Subdirector/a de Egresos





Subdirector/a de Egreso



1 año.

1 año.

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO

PAGOS CON CHEQUE O TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA


Revisión: 10

Pág. 1 de 11


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


Autorización




28/Abr/06


quien revisó y fecha Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos

26/Jun/07



11/Abr/08


Actualización del Manual 23/noviembre/200

9

5 1 Actualización del Procedimiento

Actualización del Manual 10/diciembre/2010

3 2-11 Actualización del Procedimiento

Actualización del Manual 10/diciembre/2010


Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos

13/junio/2011



28/mayo/2012



27/Junio/2013





PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 2 de 11


Esta es una copia controlada del procedimiento Pago con Cheque o Transferencia Electrónica. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 3 de 11

1.- Propósito: Realizar el pago eficiente y oportuno a cada uno de los beneficiarios de acuerdo a su programación y disponibilidad de recursos de la Tesorería General del Estado con la finalidad de dar cumplimiento al Presupuesto de Egresos del Estado. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:

Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas Subdirector/a de Egresos


Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda Manual de Organización de la Tesorería General del Estado.

4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Director de Egresos y análisis de cuenta, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Pago electrónico: Envío de recursos a los beneficiarios por medio del sistema electrónico de bancos. Protección de cheques: Modulo de seguridad en los Sistemas de banca electrónica (o manual) empleado por la Tesorería General del Estado en combinación con los bancos para evitar fraudes. 6.-Método de Trabajo:

Elaboró

C.P Elizabeth Dominguez Flores Directora de Egresos y Análisis de Cuentas

Revisó



PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 4 de 11


Pagos electrónicos

Pagos electrónicos

pólizas electrónicas

Informe de Pagos

Cheques

Relaciones de cheques

Informe de Pagos

INICIO

Recibir cheques y pólizas electrónicas para su pago

1

Viene del procedimiento de Egresos

Elaborar y turnar a la/el Subdirector de Egresos el

informe de pagos

4

Verificar el informe de pagos

5

6

Se conecta al procedimiento de determinación e

inversión de disponibilidades

Clasificar y capturar cheques

y pagos electrónicos

2

Imprimir relación de pagos programados

3

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 5 de 11

Pagos electrónicos

Reporte de existencias

Reporte de pagos

Póliza de cheques

Cheques

Informe de pagos

Pagos electrónicos

Relación de cheques pagados

Pagar cheques a beneficiarios

8

Sellar de pagado recibos y comprobantes y engrapar

pólizas cheque

9

Turnar pagos electrónicos a la/el jefe de Unidad de

Pagos Electrónicos

7

Conciliar las relaciones de Existencias y pagado

13

Se conecta al procedimiento de Transferencias electrónicas del

Departamento de Egresos

Turnar informe de pagos a la/el Director/a de Egresos

y Análisis de Cuentas

T

Capturar cheques pagados

en el sistema de egresos

12

6

10

Imprimir relaciones de cheques y pagos

electrónicos efectuados del día

11

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 6 de 11


Reporte de pagos

Pagos electrónicos

Flujo de pagos Estatales

Turnar reporte de pagos a la/el Subdirector de Egresos

16

Reporte de pagos

Revisar y turnar reporte de pagos a la/el Subdirector de Inversiones y Valores

Informe de pagos

Revisar y turnar informe de pagos del día a la/el

Subdirector/a de Inversiones y Valores

14





19

Informe de pagos

Elaborar y turnar informe de pagos del día

13

17

Viene del procedimiento de Transferencias electrónicas

Elaborar Flujo de Pagos Estatales y turnar a la/el Coord./a de Ingresos, Inversiones y Control

Financiero

18

15

Elaborar e imprimir reporte de pagos,

existencia de cheques y Pagos electrónicos

Relación de Cheques

El reporte de pagos es archivado en la Subdirección de Inversiones y Valores

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 7 de 11

Pagos electrónicos

Póliza cheques

Relación de existencias

Pagos Electrónicos

Cheques

Pagos electrónicos

Pólizas Cheque

Recibir pólizas de Pagos electrónicos

20

Revisar e integrar por número progresivo las

pólizas cheque 21

FIN

Oficio de envío

Recabar firma en oficio y

turnar pólizas cheque y Pagos electrónicos a la Dirección General de

Contabilidad

22

23

Acuse de oficio

Se conecta con el Programa de la Dirección General de

Contabilidad

Archivar acuse de Recibo

24

Elaborar e imprimir oficio para entregar

pólizas cheque y Pagos electrónicos

Conciliar existencias físicas de fin de de mes contra relación de existencias

19

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 8 de 11



(No. de Control)

1

Jefe/a de Unidad de Pagos Electrónicos

(JUPE)

Recibe de la Dirección de Egresos y Análisis de Cuenta los cheques y pólizas electrónicas firmados para su pago. Viene del Procedimiento de Egresos

Cheques

Pólizas electrónicas

2

JUPE

Clasifica y captura en sistema electrónico los cheques y pagos electrónicos por número consecutivo y por banco. Se archiva temporalmente

3

JUPE

Imprime relaciones de pagos programado por banco

Relación de pagos

4

JUPE

Elabora informe de pagos del día y turna a la/el Subdirector de Egresos

Informe de Pagos

5

Subdirector/a de

Egresos (SE)

Verifica el informe de pago del día cotejando importe de relaciones de ventanilla y programado por cada banco contra las existencias de cheques y Pagos electrónicos.

Se conecta con el procedimiento de Inversión de Disponibilidades

Informe de pagos


Pagos electrónicos

6

SE

Turna el informe de pagos del día a la/el Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas para revisión y firma

Informe de pagos

7

JUPE

Turna pagos electrónicos del día a la/el jefe de unidad de pagos electrónicos para realizar las transferencias electrónicas. Se conecta con el procedimiento de Transferencias Electrónicas

Pagos electrónicos

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 9 de 11



(No. de Control)

8

JUPE

Paga cheques a beneficiarios que acuden a ventanilla previa identificación. Requisitos Persona Física: Identificación si se presenta personalmente el beneficiario, en caso de habilitar a otra persona, presentar Carta Poder debidamente ratificadas las firmas del otorgante, el que recibe el poder (habilitado) y dos testigos, anexando Identificación oficial de cada uno de los que intervienen en la Carta Poder. Persona Moral: Acta Constitutiva si el que cobra es el Representante Legal, Poder Notarial si es una persona distinta al Representante Legal, en caso de que no asista cualquiera de los dos anteriores podrán habilitar a un tercero mediante un oficio elaborado en Hoja Membretada de la Empresa dirigido al/el Tesorero General del Estado habilitando a dicha persona y con las firmas del que habilita, el habilitado y de dos testigos, anexando identificaciones oficiales de cada uno de ellos y anexar copia del Acta Constitutiva y/o Poder Notarial del que habilita.

Cheque

9

JUPE

Sella de pagado recibos y cada uno de los comprobantes y engrapa pólizas de cheques pagadas

Póliza de cheque

10

JUPE

Captura los cheques pagados en el sistema de egresos

11

JUPE

Imprime relaciones de cheques y Pagos electrónicos pagados en el día


pagados Pagos electrónicos

12

JUPE

Concilia existencia y reporte de pagos del día de cheques y Pagos electrónicos por cada banco

Reporte de pagos


13

JUPE

Elabora Reporte de pagos del día cotejando contra relaciones de pagado y cheques físicamente y lo turna a la/el Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas

Reporte de pagos

14


Análisis de Cuenta (DEAC)

Revisa informe de pagos del día cotejando contra relaciones de cheques pagados por banco y turna a la/el Subdirector de Inversiones y Valores Se conecta al procedimiento de determinación e inversión de disponibilidades.

Informe de pagos

Relación de cheques Pagos electrónicos

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 10 de 11



(No. de Control)

15

JUPE

Elabora e imprime reporte de pagos y existencia final de cheques y Pagos electrónicos e integra sus relaciones

Reporte de pagos Reporte de existencias

Pagos electrónicos

16

JUPE

Turna reporte de pagos y existencias a la/el Subdirector de Egresos para su revisión y firma

Reporte de pagos


17

Subdirector/a de

Egresos (SE)

Revisa reporte de pagos y lo turna a la/el Subdirector de Inversiones y Valores. Nota: El reporte de pagos es archivado en la Subdirección de Inversiones y Valores Se conecta al procedimiento de determinación e inversión de disponibilidades.

Reporte de pagos

18


(AA)

Elabora el el flujo de Pagos Estatales, revisa el la/el Director/a de Egresos y Análisis de Cuenta y turna a la/el Coordinador/a de Área.

Flujo de Pagos Estatales

19

JUPE

Elabora e imprime oficio para entregar pólizas de cheque y Pagos electrónicos a la Dirección General de Contabilidad.

Oficio de envío

20

JUPE

Recibe de la/el jefe de unidad de pagos electrónicos las pólizas de transferencias electrónicas para entregar a la Dirección General de Contabilidad

Pagos electrónicos

21

JUP

Revisa e integra por número progresivo las pólizas cheque

Pólizas cheque

22

(DEAC)

Recaba firma de la/el Tesorero General en oficio y turna pólizas de cheque y Pagos electrónicos a la Dirección General de Contabilidad. Se conecta con el procedimiento de la Dirección General de Contabilidad.

Oficio de envío Pólizas cheque

Pagos electrónicos

23

DEAC

Concilia cada fin de mes existencias contra relación de existencias

Relación de existencias

cheques Pagos electrónicos

24

DEAC

Archiva el acuse de recibo de la Dirección General de Contabilidad. Con esta actividad se finaliza el procedimiento.

Acuse de oficio

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 11 de 11


No. Documentos



1 Cheques Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas

1 Año

2 Pagos electrónicos Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas

1 Año

3 Relación de cheques Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas

1 Año

4 Informe de pagos Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas

1 Año

5 Reporte de existencias Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas

1 Año

6 Reporte de pagos Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas

2 Años

7 Reporte de existencias Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas

2 Años

8 Acuse de oficio Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas

2 Años

9 Relación de Pagos

Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas

2 Años

10 Oficio de Envío Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas

2 Años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO

PAGO EN CADENAS PRODUCTIVAS


Revisión: 6

Pág. 1 de 9


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


Autorización


1 Todas Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos


10/diciembre/2010



13/junio/2011



28/mayo/2012



27/Junio/2013





PROCEDIMIENTO



Revisión: 6

Pág. 2 de 9


Esta es una copia controlada del procedimiento de Pago en Cadenas Productivas El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



PROCEDIMIENTO



Revisión: 6

Pág. 3 de 9

1.- Propósito: Realizar el pago eficiente y oportuno a cada uno de los beneficiarios afiliados al Sistema de Cadenas Productivas de acuerdo a las políticas de la Tesorería General del Estado 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:

Dirección de Egresos y Análisis de Cuenta 3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:


4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del personal Técnico y de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Director/a de Egresos y Análisis de Cuenta, elaborar y mantener actualizado este procedimiento Es responsabilidad de la/el Tesorero Genera del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Cadena Productiva: Sistema de pago mediante factoraje financiero. 6.-Método de Trabajo:

Elaboró


Revisó



PROCEDIMIENTO



Revisión: 6

Pág. 4 de 9


Orden de Pago

Póliza cheque

Catálogo de Proveedores

Importar del sistema Liga

Teso y entregar SLR

INICIO

Recibir y sellar orden de pago

2

1

Revisar y confirmar existencia en catálogo

de proveedores

3

No

SI

Clasificar en otros bancos

5

Realizar póliza de cheque

6

7

¿Se encuentra en el catalogo

de proveedores?

4

Si

Se conecta con el Proceso de elaboración de cheques

y transferencias electrónicas

FIN

PROCEDIMIENTO



Revisión: 6

Pág. 5 de 9

Póliza Cheque

Revisar póliza cheque

9

Realizar proceso de publicación página Nafinsa

11

Verificar diariamente documentos cobrados

12

13

Capturar póliza cheque con requisitos

7

Imprimir póliza cheque

8

Importar y verificar archivo

en Pagina Nafinsa

10

PROCEDIMIENTO



Revisión: 6

Pág. 6 de 9

Pago electrónico

Cédula

Cédula

Enviar oficio a Contabilidad

Elaborar póliza de pago electrónica de vencimientos

16

15

Oficio

No

Si

Elaborar cheque

14

Realizar pago de vencimientos a los bancos

17

FIN

¿El proveedor cobró por Cadena

Productiva?

13 Cheque

Se conecta con el Proceso de elaboración

de cheques y transferencias electrónicas

Oficio

Enviar oficio y cédula a la Dirección General de

Contabilidad 18

PROCEDIMIENTO



Revisión: 6

Pág. 7 de 9



(No. de Control)

1 Jefe de Sección (JS)

Recibe de la Dirección General de Presupuesto y Gasto Publico y Dirección General de Programas Federales las órdenes de pago, las cuales contienen la siguiente documentación : SLR Original Factura o recibo original Sella de recibido una vez cotejado.

Orden de pago

2

JS Importa a través de la red del sistema Liga Teso los folios capturados en la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público. Nota: Los datos que se importan son los siguientes: Número de folio Número de Orden de Pago Nombre del beneficiario Importe Número de Clave presupuestal Entrega la SLR a la Jefe de Oficina de Pagos Con esta actividad termina el procedimiento

3


Pagos (JOP)

Revisa y confirma en el catálogo de proveedores y checa número de beneficiario que este en la lista de proveedores.

Catálogo de proveedores

4

JOP

¿Se encuentra en el catálogo de Proveedores afiliados a la Cadena Productiva? No, pasa a la actividad número seis Sí, pasa a la actividad número siete

5

JOP

Clasifica el pago con otro banco para pago con cheque o pago electrónico. Se conecta con el proceso de elaboración de cheques y transferencias electrónicas.

6

JOP

Realiza la póliza afectando el banco asignado para pagos por medio de Cadena Productiva

Póliza cheque

7

Supervisor/a de Información

(SI)

Captura póliza cheque con todos los requisitos: Número de Póliza Cheque Numero de banco Pyme (Clave de RFC del proveedor)

8

JOP

Imprime póliza de cheque

PROCEDIMIENTO



Revisión: 6

Pág. 8 de 9


(No. de Control)

9


Análisis de Cuenta (DEAC)

Revisa que la Póliza de pago por medio de Cadena Productiva contenga los siguientes datos: Nombre del Beneficiario RFC (Registro Federal de Contribuyentes) Número de folio Número de Orden de Pago Número de factura Original

Póliza cheque

10

Jefe/a de Unidad de

Pagos (JUP)

Importa y verifica el archivo de pagos a proveedores en la página de Internet de Nafinsa

11

JUP

Realiza el proceso de Publicación en la página de Internet de Nafinsa

12

JUP

Verifica de manera diaria que proveedores han cobrado sus facturas Publicadas, tienen un plazo de 30 días para cobrar por este medio

13

JUP

¿El proveedor cobró sus facturas por medio de la Cadena Productiva? No, pasa a la actividad número 14 Si, pasa a la actividad número 15

14

JOP

Elabora cheque para que el proveedor lo cobre en ventanilla si no optó por cobrar antes de la fecha de vencimiento (treinta días). Se conecta con el proceso de elaboración de cheques y transferencias electrónicas.

Cheque

15

JUP

Elabora oficio y cedula de los proveedores que cobraron en el día para informarlo a la Dirección General de Contabilidad cuando el Proveedor opta por cobrar por medio de la cadena Productiva

Oficio

Cedula

16

JOP

Elabora las pólizas de pago electrónico por cada proveedor que cobró a través de la Cadena Productiva al vencimiento de cada documento, se elabora por cada banco que participa como intermediario

Pago electrónico

17

DEAC

Realiza el pago electrónico a la fecha del vencimiento a cada uno de los bancos que participan como intermediarios

18

DEAC

Envía con oficio y cedula las pólizas de los pagos electrónicos de los cuales tuvieron vencimientos a la Dirección General de Contabilidad Con esta actividad termina el proceso

Oficio

Cedula

PROCEDIMIENTO



Revisión: 6

Pág. 9 de 9


No. Documentos



1

Orden de Pago

Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas

1 Año

2 Catálogo de proveedores Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas

1 Año

3 Póliza Cheque Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas

1 Año

4 Pago Electrónico Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas

1 Año

5 Cheque Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas

1 Año

6 Oficio Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas

1 Año

7 Cédula Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas

1 Año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO

CONCENTRACIÓN DE INGRESOS

Clave: PR-TGE-SIV-01

Revisión: 10

Pág. 1 de 9


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


Autorización


1 Todas Simplificación de Actividades

y Reclasificación de Procedimientos


28/Abril/06


quien revisó y fecha Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos

26/Jun/07



11/Abril/08

3 1 Se agregó una copia

controlada para la Dirección de Inversiones y Valores


11/Abril/08

4 Todas Simplificación de Actividades

y Reclasificación de Procedimientos


23/noviembre/2009



10/diciembre/2010



10/diciembre/2010



13/junio/2011



28/mayo/2012



27/Junio/2013





PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 2 de 9


Esta es una copia controlada del procedimiento Concentración de Ingresos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 3 de 9

1.- Propósito: Concentrar los recursos que deriven de la Ley de Ingresos para el Gobierno del Estado de Morelos de cada ejercicio fiscal mediante un control interno electrónico, eficiente y transparente. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:

Subdirección de Inversiones y Valores 3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:


4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del personal Técnico de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Inversiones y Valores elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero Genera del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Certificados de Entero: Recibo oficial que ampara un ingreso a las cuentas de la Tesorería General del Estado por parte de un enterante. Enterante: Persona u Organismo que realiza un depósito a las cuentas de la Tesorería General del Estado y lo formaliza a través de Oficio. Ficha de Depósito: Es el documento expedido por una institución bancaria mediante el cual el cliente o enterante presenta y ampara una cantidad de dinero. 6.-Método de Trabajo:

Elaboró

Ing. Norma Esthela Botello Subdirectora de Inversiones y Valores

Revisó



PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 4 de 9


Nota Informativa

Certificados de entero

Oficio de Entrega

Oficio de

Recepción

Reporte de Integración.

Reporte de Fichas de Deposito.

Comprobantes de depósitos

Certificado de

Entero

Comprobantes de depósitos

INICIO

Recibir y revisar del enterante, fichas de depósito,

cheques de caja o comprobantes electrónicos de los diferentes ingresos

Revisar y Elaborar Certificado de Entero

4

1

SI

NOO

7

Recibir, sellar y revisar que las fichas de depósito

coincidan con reporte de integración de fichas que envía la Subsecretaría de

Ingresos.

14

Elaborar reporte de fichas de depósito

17

NOO

SI

14

El ingreso es de la Dir. Gral. de

recaudación?

2

¿La información

es correcta?

5 15

FIN

Elaborar certificados de entero

18

Devolver a Dir, Gral. de Recaudación

16

Revisar datos de ingreso e identificar y clasificar por

conceptos 3

El Comprobante de depósito puede ser: - - ficha de depósito

- transferencia electrónica - consulta de movimientos bancarios por Ingresos Estatales, Federales e Intereses - cheques de caja

Se anexa a los comprobantes de depósito: -Reporte de Ingresos de la Dirección General de Recaudación - Confirmación de Depósito de la Tesorería de la Federación u - Ofcio que respalda el ingreso de las diferentes Dependencias y Secretarías de la Administración Pública Federal

Certificado de

entero

Verificar datos e Imprimir Certificado de Entero y

Entregar original al Enterante

5

Verificar diariamente en las cuentas bancarias los abonos por depósitos de ingresos del día a través del sistema electrónico

de bancos 6

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 5 de 9

Certificados de Entero

Reportes de Ingreso


Reportes de Ingreso

diario


Reportes de Ingreso

Comprobantes de deposito

Reportes de Ingreso Diario

Imprimir e integrar reportes de ingreso

diario

12

Oficio de Entrega

Oficio de entrega

Elaborar oficio y turnar de Certificados a la Dirección General de Contabilidad, anexar reporte y copia de

certificados

9

Oficio de Entrega

Revisar y rubricar contenido del oficio, reporte y

Certificados y Recabar la firma de la/el Tesorero

General del Estado 11

Se conecta con procedimiento de determinación e inversión de disponibilidades

Turnar oficio, reporte de ingresos y Certificados de entero a Coordinación de

Área para validar, e incluirlo en flujo de efectivo

10

8

7

Anexar a certificados de entero comprobantes de

depósito del día y verificar numeración

consecutiva

Certificados

de entero

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 6 de 9

D


Reportes de Ingreso

diario

FIN

Oficio de entrega

Enviar oficio y recabar sello de recibido de la Dirección General de Contabilidad

12

Oficio De entrega

Archivar copia del oficio y de la documentación anexa

13

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 7 de 9



(No. de Control)

1

Jefe/a de Unidad C de Ingresos e Inversiones

(JUII)

Recibe y revisa mediante oficio de la Dirección General de Recaudación o del enterante, comprobantes de depósito, quienes identificarán plenamente el origen del recurso. Nota: El Comprobante de depósito puede ser:

- ficha de depósito - transferencia electrónica - consulta de movimientos bancarios por

Ingresos Estatales, Federales e Intereses - cheques de caja

Se anexa a los comprobantes de depósito: - Reporte de Ingresos de la Dirección General

de Recaudación - Confirmación de Depósito de la Tesorería de

la Federación u - oficio que respalda el ingreso de las

diferentes Dependencias y secretarías de la Administración Pública Central

Comprobante de depósito


2

JUII

¿Los ingresos vienen de la Dirección General de Recaudación? No, pasa a la actividad No. 3 Si, pasa a la actividad No. 14

3

JUII

Revisa datos de ingreso e identifica el o los conceptos del Ingreso y los clasifica de acuerdo al catálogo de cuentas de la Tesorería General del Estado

4

JUII Revisa la información correspondiente al ingreso y elabora el Certificado de Entero en el Sistema de Ingresos.

Certificado de Entero

5

JUII

Verifica datos contra los comprobantes de depósito o transferencias, imprime Certificado de Entero y entrega mediante oficio el original a la enterante previa solicitud.


Oficio de entrega

6

Subdirector/a de

Inversiones y Valores (SIV)

Verifica de manera diaria en las cuentas bancarias los abonos por depósitos de los ingresos del día en el sistema electrónico bancarios

7

JUII

Anexa a certificados de entero los comprobantes de de depósito del día y verifica numeración consecutiva. Se conecta con el procedimiento de determinación e inversión de disponibilidades


Comprobantes de depósito

8

JUII

Imprime e integra reportes de ingreso diario, y acumulado del mes.

Reportes de Ingreso diario

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 8 de 9

Paso Responsable Actividad Tipo de Documento (No. de Control)

9

JUII

Elabora oficio para enviar documentación a la Dirección General de Contabilidad y anexa reporte de Ingreso diario y copia de certificados de entero y turna a la/el Subdirector de Inversiones y Valores.

Oficio de entrega

Reportes de Ingreso diario Certificados de Entero

10

SIV

Turna de manera económica oficio, reporte de Ingreso y Certificados de Entero a la/el Coordinador de Área para que verifique e incluya los ingresos en el flujo de efectivo

Oficio de entrega


11


(CA)

Revisa y rubrica contenido del oficio, el reporte de Ingreso y los Certificados de Entero y lo incluye en flujo de efectivo y recaba firma de la/el Tesorero General del Estado

Oficio de entrega


12

JUII

Envía a la Dirección General de Contabilidad y recaba sello de recibido en el oficio de entrega.

Oficio de entrega

13

JUII

Archiva copia del oficio de y reporte de Ingreso diario, certificado de entero

Oficio de entrega


14

JUII

Recibe el reporte de Ingresos diario con anexos de la Dirección General de Recaudación mediante oficio, y lo sella con nota de “sujeto a revisión”. Revisar que los comprobantes del ingreso coincidan con el reporte de integración de fichas que envía la Dirección General de recaudación.

Comprobante de depósito

15 JUII ¿La información es correcta?

No, pasa a la actividad No. 6 Si, pasa a la actividad No. 17

16

JUII Devuelve la información a la Dirección General de Recaudación con nota informativa de las observaciones para que realicen las correcciones necesarias.

Nota Informativa

17

JUII Elabora el reporte de fichas de depósito con el que se comprueba que lo reportado físicamente coincida con lo que se menciona en el reporte de integración de fichas.

Reporte de Fichas de

depósito Reporte de Integración

18

JUII Elabora los Certificados de Entero para resguardo de la Subdirección de Inversiones y Valores Con esta actividad finaliza el procedimiento


PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 9 de 9


No. Documentos



1 Reporte de Ingresos diario. Subdirector/a de Inversiones y

Valores 1 Año

2 Comprobante de deposito Subdirector/a de Inversiones y

Valores 1 Año

3 Oficio de entrega Subdirector/a de Inversiones y

Valores 1 Año

4 Certificados de entero Subdirector/a de Inversiones y

Valores 1 Año

5 Reportes de fichas de depósito Subdirector/a de Inversiones y

Valores 1 Año

6 Nota Informativa Subdirector/a de Inversiones y

Valores

1 Año

7 Reporte de Integración Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 Año

8 Oficio de Recepción Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 Año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguna

PROCEDIMIENTO

DETERMINACIÓN E INVERSIÓN DE DISPONIBILIDADES


Revisión: 10

Pág. 1 de 12


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


Autorización


1 Todas Simplificación de

actividades y reclasificación de procedimientos


28/Abr/06


quien revisó y fecha Actualización del manual de Políticas y Procedimientos

26/Jun/07


quien revisó y fecha Actualización del manual de Políticas y Procedimientos

11/Abr/08

4 Todas Actualización de Procedimientos

Actualización del manual de Políticas y Procedimientos

23/noviembre/2009

5 1 Actualización de procedimientos


10/diciembre/2010

3 2-12 Actualización de procedimientos


10/diciembre/2010

6 Todas Actualización de procedimientos


13/junio/2011



28/mayo/2012



27/Junio/2013


Actualización del manual 27/Diciembre/2013

10 Todas Actualización del

procedimiento Actualización del manual 13/Agosto/2014

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 2 de 12


Esta es una copia controlada del procedimiento Determinación e Inversión de Disponibilidades. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 3 de 12

1.- Propósito: Eficientar los recursos financieros de la Tesorería General del Estado a través de un control sistemático y eficiente que permita determinar e Invertir sin riesgos las disponibilidades, con las instituciones financieras que ofrezcan las mejores condiciones del mercado. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:



4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Técnico de Apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Inversiones y Valores elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado la revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento 5.-Definiciones: Disponibilidad.- Es resultado de sumar al saldo inicial de recursos, la concentración y restar la dispersión de recursos del día. Mercado de Dinero.- Es aquel donde se negocian instrumentos financieros con el objetivo de ofrecer y demandar dinero entre sus participantes (Personas Físicas, Empresas y Gobierno) Remanente.- Es la diferencia entre el saldo inicial y los ingresos menos los pagos realizados durante el día. Transferencia Electrónica Bancaria.- Es el sistema mediante el cual el cliente realiza o emigra operaciones tanto de cargo o abono a través de medios electrónicos. 6.-Método de Trabajo:

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 4 de 12


Elaboró

C. Norma Esthela Botello Uribe Subdirectora de Inversiones y Valores

Revisó



Reporte de pagos

INICIO

Viene del procedimiento de la Dirección de

Egresos y Análisis de cuenta “pagos en cheque

o transferencia electrónica”.

3

Comprobante de transferencia

6

Verificar y solicitar firma electrónica del Tesorero para capturar la aplicación de las

Transferencias en los sistemas de bancos

5


Recibir reporte de los pagos programados del día por

cuenta bancaria

2

1

T

Determinar y efectuar las transferencias que a las cuentas

bancarias pagadoras y registrar en hoja de trabajo las transferencia

4

Viene del procedimiento de transferencias

electrónicas intercuentas

Registrar saldos iniciales e intereses de las

inversiones realizadas del día anterior en la hoja de

trabajo

Consultar saldos de cuentas y depósitos de vencimientos del día

anterior

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 5 de 12

11

6

Capturar las

transferencias en el sistema de movimientos bancarios e inversiones

Viene del procedimiento de la Dirección de Egresos y

Análisis de Cuenta “pagos en cheque o transferencia

electrónica”.

Enviar la operación bancaria, verificar la aplicación.

7

9

Capturar en el sistema de movimientos bancarios e inversiones los ingresos, rendimientos y/o intereses.

10

Firmar digitalmente el envío de las

transferencias en los sistemas electrónicos

bancarios


Imprimir los comprobantes de Transferencia y anexar en

carpeta

8

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 6 de 12

Reporte de Pagos

12

14

Aplicar transferencias interbancarias para cerrar inversión de

remanentes, imprimir comprobantes y verificar

información

Recibir información de pagos, registrar en Hoja de Trabajo y

determina remanentes.

11

13

Registrar en la hoja de trabajo la información

definitiva para la inversión

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 7 de 12

Convenios Federales

Capturar en el sistema de Movimientos

bancarios e Inversiones las transferencias, pagos

e inversiones

Hoja de trabajo

Auxiliares

Actualizar Auxiliares

Reporte de Cotizaciones

Confirmaciones de la inversión

18

T

Reporte de Pagos

Reporte de ingresos

Recibir reportes concentrados de Ingresos y

Pagos

17

20

Imprimir reporte de resumen del SMBI

Viene del procedimiento de la Subdirección de

Egresos “pagos en cheque o transferencia

electrónica.

14

19

Recibir confirmaciones de la inversión de los bancos, revisar las condiciones contratadas y archivar

información 15

Elaborar Reporte de cotizaciones

16

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 8 de 12

Expediente de acuses

Oficio de entrega

Reporte de inversión

Oficio de entrega


Oficio de entrega


Documentos bancarios

Integrar documentación de movimientos y archivar la

información

Comprobantes bancarios

FIN

21

Imprimir del Sistemas de Movimiento Bancarios e Inversiones el oficio para

firma y posterior entregar a la Dirección General de

Contabilidad 22

T

Reporte de Ingresos, pagos y disponibilidades

Turnar reportes a la/el Subdirector a de Inversiones

y Valores para su rubrica

20

Recabar firma de la/el Tesorero General y enviar a

la Dirección General de Contabilidad

23

Archivar oficio sellado por la Dirección General de

Contabilidad así como sus anexos

24

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 9 de 12



(No. de Control)

1

Subdirector/a de


Consulta diariamente en los Sistemas de Banca Electrónica que los importes del vencimiento de la inversión del día anterior se hayan depositado a las cuentas correspondientes. Viene del procedimiento de la Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas “Pagos en cheque o transferencia electrónica”

2

SIV

Recibe de manera económica de la/el Subdirector de Egresos información de pagos del día con los montos comprometidos a pagar de las diferentes cuentas bancarias.

Reporte de pagos

3

SIV

Registra los saldos iniciales y los intereses generados por las inversiones del día anterior en la hoja de trabajo en Excel.

4

SIV

Determina y efectúa las transferencias que procedan a las cuentas bancarias de las que se realizarán pagos y registra en Hoja de Trabajo la Transferencia

Comprobante de

transferencia

5

SIV

Verifica importes de transferencias electrónicas y captura la aplicación en el sistema electrónico bancario y solicita la firma digital de la/el Tesorero General.

Comprobante de

transferencia

6


Estado (TGE)

Firma digitalmente en el sistema electrónico bancario para autorizar las transferencias entre cuentas.

7

SIV

Envía electrónicamente la operación bancaria, verifica la aplicación de la transferencia en los sistemas electrónicos bancarios.

8 SIV Imprime los comprobantes correspondientes y los anexa a la carpeta de inversiones del día.

Comprobante de Transferencia

9


(JUII)

Captura las transferencias realizadas en el Sistema de movimientos bancarios e inversiones de manera diaria.

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 10 de 12


(No. de Control)

10

JUII

Captura en el sistema de movimientos bancarios e inversiones los ingresos, rendimientos y/o intereses. Viene del procedimiento de la Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas “Pagos en cheque o transferencia electrónica”

11 SIV

Recibe de la/el Subdirector de Egresos Reporte de pagos del día y registra en la hoja de trabajo y determina remanentes de las disponibilidades para invertirlos.

Reporte de Pagos

12

SIV

Registra en la hoja de trabajo de Excel la información definitiva para las inversiones del día, considerando transferencias interbancarias en los sistemas electrónicos bancarios para cubrir la inversión.

13

SIV

Aplica transferencias interbancarias previa firma digital de la/el Tesorero para el cierre de inversiones e imprime comprobantes emitidos por el sistema y verifica aplicación.

14

JUII

Captura en el sistema de movimientos bancarios e inversiones las transferencias de los remanentes de las cuentas pagadoras a las cuentas concentradoras, los ingresos, los pagos y las inversiones.

15

SIV

Recibe de los bancos confirmaciones de la inversión y revisa las condiciones contratadas. Archiva información en carpeta de inversiones del día.

Confirmaciones de la

inversión

16

JUII

Elabora diariamente reporte de cotizaciones en base al cierre de inversiones apoyándose de la Hoja de Trabajo del día.

Reporte de cotizaciones

Hoja de Trabajo

17

SIV

Recibe del Jefe/a de Unidad C de Ingresos e Inversiones y de el/la Subdirector/a de Egresos los reportes de Ingresos y Pagos respectivamente para archivo en la carpeta de inversiones del día.

Reporte de ingresos Reporte de pagos

18

SIV

Actualiza auxiliares de programas y/o convenios federales en archivo de Excel

Auxiliares

Convenios Federales

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 11 de 12


(No. de Control)

19

JUI

Imprime del sistema de movimientos bancarios e inversiones el reporte resumen de los movimientos del día.

20

JUII

Turna a la/el Subdirector de Inversiones y Valores los reportes de ingresos pagos y disponibilidades

Reporte Ingresos, Pagos y

Disponibilidades

21

SIV

Integra documentación de movimientos bancarios en la carpeta de inversiones del día y archiva la información.

Documentos bancarios

22

JUII

Imprime del sistema de movimientos bancarios e inversiones el oficio para entregar los movimientos del día para entregar a la Dirección General de Contabilidad

Reporte de Inversión

Oficio de entrega

23

JUII

Recaba firma en el oficio de entrega de la/el Tesorero General y envía a la Dirección General de Contabilidad.


Oficio de entrega

24

JUII

Archiva acuse de oficio sellado por la Dirección General de Contabilidad en el expediente de acuses. Con esta actividad termina el procedimiento


Oficio de entrega Expediente de acuses

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 12 de 12


No. Documentos



1 Reporte de Inversión


1 Año

2 Reporte de Ingresos


1 Año

3 Reporte de Pagos


1 Año

4 5 6 7 8 9

10

11

12

Oficio de entrega

Reporte Resumen

Reporte de cotizaciones

Convenios Federales

Confirmaciones de la inversión

Comprobante de transferencia electrónica

Reporte de Ingresos, Pagos y Disponibilidades


Hoja de trabajo


Subdirector/a de Inversiones y

Valores



Valores



Valores



Valores Subdirector/a de Inversiones y

Valores

1 Año

1 Año

1 Año

1 Año

1 Año

1 Año

1 Año

1 Año

1 Año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO

TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS INTERCUENTAS


Revisión: 10

Pág. 1 de 7


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


Autorización



Procedimientos Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos

28/Abr/06



26/Jun/07



11/Abr/08



23/noviembre/2009



10/diciembre/2010



10/diciembre/2010



13/junio/2011



28/mayo/2012



27/Junio/2013





PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 2 de 7


Esta es una copia controlada del procedimiento Transferencias Electrónicas Intercuentas El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 3 de 7

1.- Propósito.- Realizar las transferencias electrónicas necesarias entre cuentas de la Tesorería General del Estado a efecto de situar fondos en las cuentas que se requieran tanto para el pago a los beneficiarios como para el cierre de las inversiones que se efectúen. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:

Subdirección de Inversiones y Valores Subdirección de Egresos



4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Técnico de apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Inversiones y Valores, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Intercuentas: Cuentas propias controladas por la Tesorería General del Estado 6.-Métodos de Trabajo:

Elaboró


Revisó



PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 4 de 7


INICIO Viene del procedimiento de pagos en cheque o

transferencias electrónicas, Concentración de Ingresos y Determinación e Inversión de

Disponibilidades

Solicitar firma electrónica de

autorización de archivo

Capturar los importes a transferir a cuentas pagadoras en los

sistemas bancarios

Determinar importes por transferir

1

2

3

7

Firmar electrónicamente

para su envió.

Transferir electrónicamente los

recursos

4

Imprimir los comprobantes de las transferencias

bancarias 6

5

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 5 de 7

Resumen de Movimientos

bancarios

Pólizas de

Transferencias Electrónicas

Turnar pólizas transferencias electrónicas para revisión y rubrica de la/el Coordinador/a de Ingresos, Inversiones y

Control Financiero 8

FIN

Pólizas de transferencias

electrónicas

Revisar y rubricar transferencias electrónicas y recabar rubrica de la/el

Tesorero/a General del Estado

9

Oficio de entrega

Entregar transferencias electrónicas a la Dirección General de Contabilidad y

archivar acuse

10

Capturar en el sistema de Inversiones las

transferencias realizadas y turnar

pólizas

7

Expediente de

Acuses

Archivar acuse de recibido

en el expediente

11

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1

Subdirector/a de


Determina diariamente los importes a fondear a las cuentas pagadoras de acuerdo con el importe de los pagos programados en el día. Viene del Procedimiento de pagos en cheque o transferencia electrónica, Concentración de Ingresos y Determinación e Inversión de disponibilidades.

2

SIV

Captura los importes de las transferencias en los sistemas electrónicos bancarios.

3

SIV

Solicita electrónicamente a la/el Tesorero General del Estado firma digital para autorizar las transferencias

4


Estado (TGE)

Firma electrónicamente en el sistema electrónico bancario de las diferentes Instituciones financieras.

5

SIV

Transfiere electrónicamente los recursos a las cuentas bancarias.

6 SIV Imprime los comprobantes de las transferencias bancarias

7


(JUII)

Captura en el Sistema de Inversiones y Movimientos Bancarios las Transferencias realizadas y turna a la/el Subdirector de Inversiones y Valores las pólizas de transferencias electrónicas para rubrica.

8

SIV

Turna de manera económica a la/el Coordinador/a de Área las pólizas de transferencias electrónicas para revisión y rubrica.


electrónicas

9


(CA)

Revisa y rubrica pólizas de transferencias electrónicas y recaba firma de la/el Tesorero General del Estado


electrónicas

10

JUII

Entrega mediante oficio las transferencias electrónicas, anexando resumen de movimientos bancarios a la Dirección General de Contabilidad una vez que fue firmado por la/el Tesorero General del Estado.

Oficio de entrega

Resumen de movimientos bancarios

11 JUII Archiva acuse de recibido en el expediente de acuses. Con esta actividad termina el procedimiento


PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 7 de 7


No. Documentos



1 Resumen de Movimientos bancarios Subdirector/a de Inversiones y

Valores 1 Año

2 Oficio de entrega. Subdirector/a de Inversiones y

Valores 1 Año

3 Expediente de acuses Subdirector/a de Inversiones y

Valores 1 Año

4 Pólizas de transferencia electrónica Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 Año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO

RECEPCIÓN, CUSTODIA, REGISTRO Y CONTROL DE VALORES


Revisión: 10

Pág. 1 de 9


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


Autorización




28/Abr/06

2 2 Cambio de Área funciona, modificación de la persona

quien elaboró, revisó y fecha


26/Jun/07

3 1 Cambio de nombre del Titular Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos

11/Abr/2008



23/noviembre/2009

4 1 Actualización de procedimientos


10/diciembre/2010

3 2-9 Actualización de procedimientos


10/diciembre/2010



13/junio/2011



28/mayo/2012



27/Junio/2013





PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 2 de 9


Esta es una copia controlada del procedimiento Recepción, Custodia, Registro y Control de Valores El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 3 de 9

1.- Propósito.- Resguardar las Fianzas otorgadas a favor de Gobierno del Estado de Morelos, para realizar la entrega eficientemente al término de los contratos celebrados entre los proveedores de bienes y servicios y la Administración Pública Central con la finalidad de mantener un control de las finanzas resguardadas y entregadas 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:



4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Técnico y de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Inversiones y Valores, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Resguardo: Guarda o custodia de un documento otorgado a favor del Gobierno del Estado de Morelos con valor suficiente para garantizar el cumplimiento de un contrato o convenio. 6.-Métodos de Trabajo:

Elaboró


Revisó



PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 4 de 9

Fianza original

Fianza original


Oficio de solicitud de resguardo

Oficio de solicitud

Oficio de solicitud

Oficio solicitud resguardo

Capturar datos de Fianza en el Sistema de

Resguardo de Fianzas, asignar número de control

interno y resguardar fianza.

INICIO

1

Recibir y turnar oficio solicitud Copia Certificada de la Fianza

original

11

Recibir y turnar oficio de solicitud de devolución de

fianza original

Turnar oficio de solicitud para entrega

6

Se conecta con procedimientos de las Secretarías y Dependencias de la Administración Publica Central

Recibir oficio con fianza original a través de correspondencia

Oficio solicitud

5

3

Recibir y turnar oficio y fianza original

2

¿Solicitaron copia

certificada?

SI

NO

10

4

7

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 5 de 9

Oficio solicitud

FIN

¿La fianza original fue solicitada?

NO

SI

8

5

9

Enviar oficio solicitando

estatus de la fianza

. Elaborar oficio para

entregar la Fianza original

7

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 6 de 9

Copia de Fianza

Copia Certificada

Copia Certificada

Copia Certificada

Turnar oficio y fotocopiar fianza para su certificación

11 Oficio de entrega

Oficio de entrega

Firmar oficio de entrega y certificar fianza

14 Oficio de Entrega

Localizar fianza, fotocopiar, elaborar oficio de entrega y recabar firma

12

Revisar datos de oficio y certificación

13

Oficio de entrega

FIN

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 7 de 9



(No. de Control)

1


(AA)

Recibe por correspondencia oficio de solicitud de resguardo dirigido a la/el Tesorero General del Estado de distintas Dependencias y Secretarías de la Administración Pública Central, en el que se anexa la Fianza original expedida a Favor del Gobierno de Morelos derivada de los contratos celebrados por la prestación de bienes y servicios las cuales pueden ser por Anticipo, Cumplimiento y Vicios Ocultos.


Fianza Original

2

Subdirector/a de


Recibe del Auxiliar Administrativo el Oficio y la Fianza Original y lo turna a la/el jefe de Unidad de Fianza y Nómina para que se proceda a la captura de datos de la Fianza.


Fianza Original

3

Jefe/a de Unidad de

Fianzas y Nómina (JUFN)

Captura los datos de la Fianza en el Sistema de Resguardo de Fianzas y le asigna un número de control interno para su pronta localización, resguarda la fianza original en la Bóveda de la Tesorería General del Estado.

4 JUFN ¿Solicitaron copia certificada? No, pasa a la actividad 5 Si. pasa a la actividad 10

5

AA

Recibe mediante correspondencia solicitud vía oficio de las Dependencias y Secretarias la devolución de la Fianza Original cuando la prestación del bien o servicio se ha concluido y turna a la/el Subdirector de inversiones y Valores.

Oficio de solicitud

6

SIV

Turna oficio de solicitud a la/el Jefe de Unidad de Fianza y Nómina para entrega

Oficio de solicitud

7

JUFN Elabora oficio entregando dicha fianza. Cancela la fianza en el Sistema de resguardo de Fianza.

8

JUFN ¿Fue solicitada la devolución de la Fianza Original por la Secretaría o Dependencia de la Administración Pública Central? No, continúa en la actividad 9. Si, continúa en la actividad 5.

9

JUFN Envía oficios a las Dependencias y Secretarías solicitando informe el estatus que guarda ésta, sugiriendo solicite si es procedente la devolución con la finalidad de depurar el archivo en resguardo. Con esta actividad Finaliza el procedimiento

Oficio de solicitud

PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 8 de 9


(No. de Control)

10

AA

Recibe mediante correspondencia oficio en el que las Secretarías y Dependencias solicitan copia certificada de la Fianza Original que se encuentra bajo resguardo en la Tesorería General del Estado, en el que debe estar especificado el Nombre de la afianzadora, número de fianza y si corresponde a Anticipo, Cumplimiento o Vicios Ocultos; y lo turna a la/el Subdirector de Inversiones y Valores.

Oficio solicitud

11

SIV

Turna oficio de entrega a la/el Jefe de Unidad de Fianzas y Nómina para atender la solicitud de Certificación.

Copia de fianza

Oficio de entrega

12

JUFN

Localiza y fotocopia la Fianza original e imprime en la copia la Leyenda de Certificación. Elabora oficio de respuesta indicando que anexa la copia certificada y lo pasa a revisión a la/el subdirector de Inversiones y valores para recabar la firma de la/el Tesorero General.

Copia Certificada Oficio de entrega

13

SIV Revisa la/el subdirector de Inversiones y valores que los datos del oficio coincidan con los datos de la Fianza certificada y lo turna a la/el Coordinador/a de Ingresos, Inversiones y Control Financiero para revisión y lo turna a la/el Tesorero General del Estado para firma del oficio y fianza certificada.


14


Estado (TGE)

Firma el oficio de entrega y Certifica la copia de la Fianza Original para ser entregada al solicitante. Con esta actividad finaliza el procedimiento.


PROCEDIMIENTO



Revisión: 10

Pág. 9 de 9


No. Documentos



1 Fianza Original Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 año

2

Oficio solicitud resguardo Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 año

3 Oficio de entrega Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 año

4 Copia certificada Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 año

5 Oficio de solicitud Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 año

6 Copia de fianza Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO

NÓMINA


Revisión: 6

Pág. 1 de 9


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


Autorización




10/diciembre/2010



13/junio/2011



28/mayo/2012



27/Junio/2013





PROCEDIMIENTO

NÓMINA


Revisión: 6

Pág. 2 de 9


Esta es una copia controlada del procedimiento Nómina El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



PROCEDIMIENTO

NÓMINA


Revisión: 6

Pág. 3 de 9

1.- Propósito.- Realizar la transmisión electrónica de la nómina que general la Dirección General de Recursos Humanos de manera eficiente y oportuna a cada uno de las/los trabajadores de la Administración Pública Central, así como reportar en tiempo y forma a la Dirección General de Contabilidad los movimientos de nómina de acuerdo a las políticas de la Tesorería General del Estado. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:

Subdirección de Inversiones y Valores Coordinación de Área



4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Técnico y de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Inversiones y Valores, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Nómina: Pago de un sueldo a cambio de un trabajo devengado. Transmisión: Remitir fondos de una cuenta administradora por la Tesorería General del Estado a nombre de Gobierno del Estado de Morelos a otra cuyo beneficiario es el trabajador de la Administración Pública Central. 6.-Métodos de Trabajo:

Elaboró

Ing. Norma Esthela Botello Uribe Subdirectora de Inversiones y Valores

Revisó



PROCEDIMIENTO

NÓMINA


Revisión: 6

Pág. 4 de 9

Oficio de nomina

Oficio de no deposito


INICIO

Recibir y turnar oficio de no deposito

1

2

5

Viene del Procedimiento de la Dirección operativa de Nomina

Recibir e importar oficio y Cd de nómina para depósito y protección

informar monto

Eliminar registros del archivo de

nomina 3

Transmitir archivo, realizar protección de cheques y entregar el

oficio

4

PROCEDIMIENTO

NÓMINA


Revisión: 6

Pág. 5 de 9

Oficio de cargo y abono

Comprobante bancario




Oficio de informe

Oficio de informe

Oficio de informe


Recibir y turnar oficios de cargo y abono

5

Elaborar oficio instrucción de cargo y abono a Banamex y recibir

comprobante 6

Elaborar oficio para informar montos retenidos y

sin saldo

7

Elaborar oficio detallado con la información de

pagos, cargos y abonos, recabar firma de la/el

Coordinador/a de Ingresos, Inversiones y Control

Financiero 8

Elaborar oficio detallado con la información de

pagos, cargos y abonos, recabar firma de la/el

Tesorero General Del Estado 9

10

PROCEDIMIENTO

NÓMINA


Revisión: 6

Pág. 6 de 9

Listado de información

Oficio de informe

Oficio de informe

Cuadro de Información

Oficio de informe

Elaborar cuadro de información,

desglosar importes operados de

nómina, desglosar cargos y abonos, elaborar oficio a Direcc Gral de

Recursos H

Elaborar oficio a la Dirección

Contabilidad, desglosar importes

de nómina, desglosar cargos y abonos

10

Archivar acuses de oficios

12

11

FIN

PROCEDIMIENTO

NÓMINA


Revisión: 6

Pág. 7 de 9



(No. de Control)

1

Subdirector de Egresos

(SE)

Recibe el oficio de nómina y disco magnético con los archivos de nómina para depósito y protección de cheques, los importa al Sistema de Banca electrónica de Banamex Premium respectivamente para transmitirlos e informa al/el Subdirector/a de Inversiones y Valores el importe de la nómina. Viene del procedimiento de la Dirección operativa de nómina

Oficio de Nómina

2


(AA)

Recibe oficios de no depósitos procedentes de la Dirección Operativa dependiente de la Dirección General de Recursos Humanos y los turna a la/el Subdirector/a de Egresos para que lo elimine del archivo.

Oficio de no depósito

3

SE

Elimina del archivo importado en el sistema de Banamex Premium a los empleados relacionados en el oficio de no deposito.

4

SE

Transmite archivo de nómina y realiza la protección de cheques con mínimo dos días antes del día de pago de nómina en los sistemas de banca electrónica de Banamex Premium. Entrega oficios operados a la/el Subdirector de Inversiones y Valores

5

Subdirector de


Recibe oficios de cargo y abono del personal que ha causado baja definitiva o temporal procedentes de la Dirección Operativa dependiente de la Dirección General de Recursos Humanos y los turna la/el jefe de Oficina de Pagos


6


Pagos (JOP)

Elabora oficio de instrucción a Banamex para que se opere el movimiento de cargo en la cuenta del empleado y se abone en la cuenta de nómina a nombre de Gobierno de Morelos, asiste personalmente a Banamex para realizar operación. Banamex le entrega los comprobantes de las operaciones realizadas y le informa de los casos en los que no haya contado con saldo.

Oficio de cargo y abono Comprobante Bancario

7

JOP

Elabora oficio dirigido a la/el Director General de Recursos Humanos con copia a la Coordinación Administrativa correspondiente informando los montos retenidos y en su caso se le informa si no tuvo saldo la cuenta del empleado. Anexa copia del comprobante bancario.

Oficio de informe


PROCEDIMIENTO

NÓMINA


Revisión: 6

Pág. 8 de 9



(No. de Control)

8

JOP

Elabora oficio dirigido a la Dirección General de Contabilidad en el que firma la/el Tesorero General del Estado informando detalladamente los conceptos de nómina pagados así como cargos y abonos realizados anexando comprobantes bancarios y con copia a la/Subdirector de Egresos, a la/el Director General de Contabilidad y a la/el Director General de Recursos Humanos.

Oficio de informe


9

JOP

Elabora oficio en el que firma la/el Tesorero General del Estado informando detalladamente los conceptos de nómina no depositados con copia a la/el Subdirector de Egresos y la/el Director General de Contabilidad y a la/el Director General de Recursos Humanos.

Oficio de informe


10

JOP

Elabora cuadro de información en donde se desglosan las cantidades de lo operado de nómina mecanizada, asignación, jubilados y pensionados, donde sus totales se le restan al monto global de cada rubro, para que resulte el total de lo depositado en banco. Realiza el desglose de todos los oficios de cargo y abono en donde se le informa de las personas que tuvieron saldo y de las que no, se elabora un oficio dirigido al Director de Recursos Humanos en donde se le da a conocer las cantidades y de manera global se le anexa el listado. (Se maneja copia para la Dirección Operativa de Personal y Dirección General de Contabilidad)

Cuadro de información

Oficio de informe

11

JOP

Elabora oficio e incluye listado dirigido a la Dirección General de Contabilidad, en donde se informan las cantidades del punto anterior y se empiezan a desglosar los cheques que fueron utilizados en la quincena (Estos cheques se dan a conocer mediante oficio, en donde solicitan la protección de cheques de Nómina mecanizada, asignación, Nómina por tiempo determinado, pensión alimenticia), todo esto se verifica con un listado que envía la Dirección General de Recursos Humanos donde se desglosan los folios de los cheque se utilizaron. Este oficio es dirigido únicamente a la Dirección General de Contabilidad.

Oficio de informe

Listado de Información

12

JOP

Archiva los acuses de los oficios con su respectivo respaldo. Con esta Actividad termina el procedimiento

Acuses Oficio de informe

PROCEDIMIENTO

NÓMINA


Revisión: 6

Pág. 9 de 9


No. Documentos



1 Oficio de nomina Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 Año

2 Oficio de no depósito Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 Año

3 Oficio de cargo y abono Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 Año

4 Comprobante bancario Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 Año

5 Oficio de informe Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 Año

6 Listado de información Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 Año

7 Cuadro de Información Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 Año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO

APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS ESPECÍFICAS


Revisión: 6

Pág. 1 de 9


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


Autorización




10/diciembre/2010



13/junio/2011



28/mayo/2012



27/Junio/2013





PROCEDIMIENTO



Revisión: 6

Pág. 2 de 9


Esta es una copia controlada del procedimiento Apertura y Cancelación de Cuentas Bancarias Especificas El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



PROCEDIMIENTO



Revisión: 6

Pág. 3 de 9

1.- Propósito.- Aperturar y cancelar cuentas bancarias especificas derivado de los convenios celebrados entre las Secretarías y Dependencias de la Administración Pública Central con sus homologas de la Federación y H. Ayuntamientos del Estado de Morelos. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:

Coordinación de Área Subdirección de Inversiones y Valores Subdirección de Egresos.



4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Técnico y de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Inversiones y Valores, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Apertura: (Acción de Abrir) Solicitar mediante oficio la apertura de una cuenta bancaria en una institución financiera para el manejo de los recursos convenidos. Convenio: Acuerdo entre dos o más partes para aportar dinero para la consecución de un fin común. Cuenta bancaria: Contrato en el que se deposita y administra dinero en una institución financiera. 6.-Métodos de Trabajo:

Elaboró

Ing. Norma Esthela Botello Uribe Subdirectora de Inversiones y Valores

Revisó



PROCEDIMIENTO



Revisión: 6

Pág. 4 de 9


Oficio solicitud

Contrato bancario

Copia del convenio

Oficio solicitud

INICIO

Elaborar solicitud a Institución Financiera

1

Recibir contrato y confirmación bancaria,

formato de registro banca electrónica y chequera,

recabar rubrica y archivar

3

2

Verificar cuenta en banca electrónica

4

5

Se conecta con

procedimientos de las

Secretarías y Dependencias

de la Administración

Publica Central

Recibir y turnar oficio solicitud de

apertura de cuenta

PROCEDIMIENTO



Revisión: 6

Pág. 5 de 9

Oficio de informe

Oficio de informe

Oficio solicitud

Formato Tesorería

de la Federación

Elaborar oficio informando número de cuenta

5

Recibir oficio de cancelación de cuenta

9

10

¿La cuenta

requiere registrarse

en Tesorería de la Fed?

NO

SI

7

Requisitar y revisar formato de

Tesorería de la Fed para registro

6

FIN Elaborar oficio informando

número de cuenta a la Dirección General de

Contabilidad

8

PROCEDIMIENTO



Revisión: 6

Pág. 6 de 9

Oficio solicitud

Formato Tesorería

de la federación

Listado de cuentas

Oficio de informe

Oficio solicitud

Elaborar oficio a Institución financiera para cancelación de

cuenta

Recibir confirmación de la institución

financiera de cancelación de

cuenta y elaborar oficio

10

Requisitar formato Tesote para baja de

cuenta

12

11

FIN

Elaborar listado de cuentas bancarias

13

PROCEDIMIENTO



Revisión: 6

Pág. 7 de 9



(No. de Control)

1 Subdirector/a de Inversiones y Valores

(SIV)

Recibe por correspondencia de la Dirección General de Presupuesto y Gasto Publico, de la Dirección General de Coordinación de Programas Federales y de Otras Secretarias previa solicitud de las distintas Dependencias y Secretarías de la Administración Pública Central, oficio dirigido a la/el Tesorero General del Estado, en el que se solicita la apertura de una cuenta para el manejo de los recursos que serán recibidos derivados de un convenio Federal, Estatal o Municipal, mismo del que deberán anexar una copia simple. Turna la solicitud a la/el jefe de Unidad de Control Bancario.

Oficio solicitud

Copia del Convenio

2 Jefe/a de Unidad de Control Bancario

(JUCB)

Elabora solicitud dirigida a la Institución financiera en que se acuerde la apertura de una cuenta.

Oficio solicitud

3

SIV

Recibe de la Institución financiera el Contrato Bancario y confirmación bancaria, formato de registro en banca electrónica y chequera y recaba rubrica de la/el Coordinador/a de Ingresos, Inversiones y Control Financiero para posteriormente recabar firmas de la/el Tesorero General del Estado, Subsecretario de Presupuesto y Secretario/a de Hacienda. Una vez firmado lo regresa a la Institución financiera, se archiva la copia que pertenece a Tesorería

Contrato Bancario

4 SIV Verifica que la cuenta apertura da este dada de alta en el Sistema de Banca Electrónica

5

JUCB Elabora oficio dirigido a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público ó a la Dirección General de Coordinación de Programas Federales informando el número de la cuenta específica, el origen y naturaleza que será recibido, con la finalidad de que sea incluido en las Solicitudes de Liberación de Recursos (SLR) correspondientes.

Oficio de informe

6 JUCB ¿La cuenta bancaria requiere ser registrada en el Sistema de Información de Administración Financiera (SIAF) de la Tesorería de la Federación?

Si la respuesta es no, entonces pasa a la actividad número siete.

Si la respuesta es si, entonces pasa a la actividad ocho.

7

JUCB

Requisita formato de registro de cuentas de la Tesorería de la Federación (TESOFE), revisa información, recaba firma de la/el Tesorero General y lo envía a TESOFE para su registro. Con este paso finaliza la actividad

Formato Tesorería de la

Federación

8 JUCB Elabora oficio dirigido a la Dirección General de Contabilidad y órganos de control en el que informa el número de la cuenta nueva, el origen y la naturaleza del recurso que será recibido.

Oficio de informe

PROCEDIMIENTO



Revisión: 6

Pág. 8 de 9


9

JUCB

Recibe oficio de la Dirección General de Coordinación de Programas Federales previa solicitud de las Secretarias y Dependencias de la Administración Pública Central solicitando la cancelación de la cuenta una vez concluido el contrato ó ejercido el recurso incluyendo en su caso, la devolución de los recursos no ejercidos a la Tesorería de la Federación

Oficio solicitud

10

JUCB

Elabora oficio dirigido a la Institución Financiera solicitando la cancelación de la cuenta.

Oficio solicitud

11

JUCB

Recibe oficio de la Institución Financiera confirmando la cancelación de la cuenta y elabora oficio informando a la Dirección General de Contabilidad dicha cancelación.

Oficio solicitud

Oficio de informe

12

JUCB

Requisita formato de TESOFE para la baja del SIAF de la cuenta cancelada.

Formato Tesorería de la Federación

13 JUCB Elabora como control interno por institución financiera un listado de las cuentas bancarias aperturadas por esta Tesorería en el que incluya número de cuenta, clave, nombre de la cuenta, nombre de los firmantes, fecha de apertura y en su caso fecha de cancelación. Con esta actividad se concluye este procedimiento.

Listado de Cuentas

PROCEDIMIENTO



Revisión: 6

Pág. 9 de 9


No. Documentos



1 Copia del Convenio Subdirector/a de Inversiones y Valores

Vigencia del Convenio

2 Contrato Bancario Subdirector/a de Inversiones y Valores

Definido por el Convenio

3 Listado de cuentas Subdirector/a de Inversiones y Valores

Definido por el Convenio

4 Oficio solicitud Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 año

5 Oficio de informe Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 año

6 Formato Tesorería de la Federación Subdirector/a de Inversiones y Valores

1 Año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA PAGO

Clave: PR-TGE-SE-01

Revisión: 10

Pág. 1 de 8


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


Autorización




28/Abril/06

2 1 Modificación de la Persona


26/Jun/07

3 1 Modificación de la Persona


11/Abr/08

4 Todas Modificación de Procedimientos


23/noviembre/2009

5 1 Modificación de Procedimientos


10/diciembre/2010

3 2-8 Modificación de Procedimientos


10/diciembre/2010



13/junio/2011



28/mayo/2012



27/Junio/2013





PROCEDIMIENTO


Clave: PR-TGE-SE-01

Revisión: 10

Pág. 2 de 8


Esta es una copia controlada del procedimiento Recepción de Documentos para pago. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:


Tesorería General del Estado

01

PROCEDIMIENTO


Clave: PR-TGE-SE-01

Revisión: 10

Pág. 3 de 8

1.- Propósito.- Recibir las órdenes de pago emitidas por la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público y la Dirección General de Coordinación de Programas Federales, acompañadas del formato de Solicitud de Liberación de Recursos (SLR) con sus respectivas firmas de la/el Director que corresponda así como sus respectivos comprobantes originales, estos son turnados a su vez al área de Egresos de la Tesorería General del Estado para la elaboración de los cheques y transferencias electrónicas. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a: Subdirección de Egresos



4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Técnico y de apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Egresos, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Orden de Pago: Documento enviado por la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público que incluye Folio de la SLR debidamente firmada por la/el Subsecretario de Presupuesto y la/el Director General de Presupuesto y Gasto Público, Beneficiario e importe así como documentación original del recibo correspondiente. Solicitud de Liberación de Recursos: Documento por medio del cual indica el folio, orden de pago, importe, beneficiario y el tipo de recurso a liberar. 6.-Métodos de Trabajo:

PROCEDIMIENTO


Clave: PR-TGE-SE-01

Revisión: 10

Pág. 4 de 8


Orden de pago

Elaboró

Ing. Raymundo Peña Garcia Subdirector de Egresos

Revisó



Órden de pago

INICIO

¿Es correcta la

Información?

Viene el procedimiento de la Direcciones Generales de

Presupuesto y Gasto Público y de Programas

Federales

Orden de pago

SI

Órden de pago

Recibir órdenes de pago y documentos originales

Órden de pago

Cotejar y revisar las órdenes de pago con los documentos originales

2

1

A la orden de pago se le anexa la siguiente documentación: -Solicitud de liberación de recursos -Factura o recibo de prestación de bienes y servicios

NO

3

Entregar órdenes de pago selladas de recibida a las

Direcciones correspondientes

Regresar órdenes de pago y recibos con error a las

Direcciones Generales de Presupuesto y Programas

Federales 4

6

7

1

Sellar de recibido las órdenes de pago y los documentos originales

5

T

PROCEDIMIENTO


Clave: PR-TGE-SE-01

Revisión: 10

Pág. 5 de 8

Solicitud de Liberación de Recursos

Orden de Pago

Orden de Pago

Se conecta al procedimiento de la Dirección General de

Presupuesto y Gasto Público


Conciliar importes con la/el jefe de Oficina de Pagos y archiva

ordenes

FIN

12

Sumar el importe de órdenes de pago para

conciliar

11

Se conecta al Procedimiento

de Elaboración de cheques y pagos

electrónicos

Importar de Liga Teso los folios

capturados en la Dirección General de

Presupuesto y Gastos Público

Se conecta al procedimiento de determinación e inversión de

disponibilidades

Turnar recibos a la/el Jefe de Oficina de

Pagos para clasificación

10

9 9

7

NO

SI

Turnar a la/el Subdirector de Inversiones y Valores para

rubrica

¿El recibo es Recurso Estatal?

8

10

PROCEDIMIENTO


Clave: PR-TGE-SE-01

Revisión: 10

Pág. 6 de 8



(No. de Control)

1

Jefe de Oficina de

Pagos (JOP)

Recibe diariamente de la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público y Coordinación de Programas Federales las órdenes de pago en el que se indica el número de folio, nombre del beneficiario, importe. Nota: A la orden de pago se le anexa la siguiente documentación original : Solicitud de liberación de recursos Factura o recibo original de prestación de bienes y servicios

Orden de pago

2

JOP

Coteja órdenes de pago contra documentación original recibida verificando: número de orden de pago, folio, importe y firmas. Revisa que los datos de la SL´R, las órdenes de pago y los recibos sean correctos.

Orden de pago

3

JOP

¿Es correcta la información? No, pasa a la actividad número 4. Si, pasa a la actividad número 5.

4

JOP

Regresa la orden de pago y recibos con error a las Direcciones Generales de Presupuesto y Gasto Público y Coordinación de Programas Federales Regresa a la actividad 1

Orden de pago

5

JOP

Sella de recibido los recibos y órdenes de pago en original y copia.

Orden de pago

6

JOP

Entrega la copia de las órdenes de pago selladas de recibido a las Direcciones Generales de Presupuesto y Gasto Público, y Coordinación de Programas Federales, identifica si el recurso es Estatal o Federal.

Orden de pago

7

JOP

¿El recibo es Recurso Estatal?

No, pasa a la actividad número 8 Si, pasa a la actividad número 9.

Se conecta al procedimiento de la Dirección General de Presupuesto

PROCEDIMIENTO


Clave: PR-TGE-SE-01

Revisión: 10

Pág. 7 de 8


8

JOP

Turna la SLR a la/el Subdirector de Inversiones y Valores para rubricar cuando la naturaleza del pago es Federal Se captura en el sistema de Egresos de la Tesorería General del Estado los siguientes datos: Número de folio Número de Orden de Pago Nombre del beneficiario Importe Numero de Clave presupuestal Entrega la SLR a la Jefe de Oficina de Pagos

Solicitud de Liberación de

Recursos

9

JOP

Importa a través de la red del sistema Liga Teso los folios capturados en la Dirección General de Presupuesto y Gastos Público. Nota: Los datos que se importan son los siguientes: Número de folio Número de Orden de Pago Nombre del beneficiario Importe Numero de Clave presupuestal Entrega la SLR a la Jefe de Oficina de Pagos Con esta actividad termina el procedimiento Se conecta al procedimiento de Elaboración de cheques y pagos electrónicos.

10

JOP

Turna los recibos debidamente rubricados y clasificados por cuenta bancaria para la captura de los folios. Se conecta al procedimiento de determinación e Inversión de disponibilidades.


Recursos

11

JOP

Suma el importe de las órdenes de pago recibidas así como los recibos que no fueron emitidos para pago.

Orden de pago

12

JOP

Concilia con la/el jefe de Oficina de Pagos el importe de las órdenes de pago recibidas para validar que el importe de los documentos recibidos es el mismo que el importe de los folios emitidos. Suma las órdenes de pago para el reporte de pagos del día. Archiva las órdenes de pago. Con esta actividad termina el procedimiento

Orden de pago

PROCEDIMIENTO


Clave: PR-TGE-SE-01

Revisión: 10

Pág. 8 de 8


No. Documentos



1 Orden de pago Subdirector/a de Egresos 1 Año

2 Solicitud de Liberación de Recursos Subdirector/a de Egresos Indefinido

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO

SOLICITUD Y CAPTURA DE INFORMACIÓN PARA LA CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS

Clave: PR-TGE-SACCP-01

Revisión: 3

Pág. 1 de 10


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


Autorización

0 N/A Emisión Emisión 28/mayo/2012


Actualización de Manual de Políticas y

Procedimientos 27/Junio/2013





PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 2 de 10


Esta es una copia controlada del procedimiento Solicitud y Captura de Información para la Conciliación Integral de Programas. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 3 de 10

1.- Propósito: Recabar la información para iniciar el proceso de conciliación integral de los Programas Federales y Estatales que controla la Tesorería General del Estado 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:

Subdirección de Análisis de Cuentas y Control de Programas

Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas


Reglamento Interior de la Secretaria de Hacienda

Manual de Organización de la Tesorería General del Estado 4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Administrativo y de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas elaborar y mantener actualizado el procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado la revisión del procedimiento. 5.-Definiciones: Certificado de entero.- Recibo Oficial que ampara un ingreso a las cuentas de la Tesorería General por parte de un enterante. Convenio.- Acuerdo entre dos o más partes para aportar dinero para consecución de un fin común. Estado de Cuenta.-Contrato en el que se deposita y administra dinero en una Institución Financiera. Hoja de Trabajo.-Documento interno de la Subdirección de Inversiones y Valores, en el cual se registran los ingresos y egresos en el que se registran los ingresos y egresos por día de cada uno de los programas manejados. 6.-Método de Trabajo:

Elaboró

C.P. Daniela Ivón Guzmán Hernández Subdirectora de Análisis de Cuentas y Control de Programas

Revisó



PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 4 de 10

Capturar los datos de la Hoja de Trabajo


Oficio de Solicitud de Estados de cuenta.

10

8

Elaborar y enviar oficio de solicitud de Estados de Cuenta no encontrados a la Dirección Gral. de Contabilidad.

7

Sí

Asignar a los responsables dependiendo del programa a conciliar. 2

Determinar el programa a conciliar 1

Hojas de Trabajo Diarias

Estados de Cuenta.

No ¿Se cuenta con copia de

los Estados de Cuenta?

6

INICIO

Solicitar Hojas de Trabajo a la Subdirección de Inversiones y Valores

3

4

Solicitar los Estados de Cuenta a la Subdirección de Inversiones y Valores.

5

10

8

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 5 de 10

14

Capturar los Estados de Cuenta

No

Sí

Certificados de Entero.

Verificar por qué algún concepto no fue registrado. 12

10

15

Folder de Inversiones.

Convenio Especifico

Consultar Transferencias de entrada y salida. 13

Solicitar a la/el Subdirector de Inversiones y Valores los Certificados de Entero.

9

Conciliar la Hoja de Trabajo contra los Estados de Cuenta. 10

Solicitar el convenio a la Subdirección de Inversiones y Valores 14

¿Los saldos capturados

son equivalentes

?

11

8

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 6 de 10

18

26

22

Consulta de Folios de Programas Federales

Convenio Especifico

Sí

No

Estatal

Sí

Solicitar el convenio a la Dirección pertinente

16

¿Cuenta con el

convenio?

15

Federal

Conciliar la consulta de folios Estatales con los pagos del Estado de Cuenta. 19

No

Sí

¿Qué tipo de

programa se va a

conciliar?

18

¿La informació

n está conciliada

?

20

¿La informació

n está conciliada

?

24

No

Solicitar la consulta de folios pagados a Unidad de Coordinación de la Sociedad de la Información (UCSI)

17

Conciliar la consulta de folios Federales con los pagos del Estado de Cuenta. 23

Verificar si es un cheque en tránsito o un cheque pagado no entregado 21

Realizar la conciliación de Programas Estatales

22

Verificar si es un cheque en tránsito o un cheque pagado no entregado

25

Realizar la conciliación de Programas Federales

26

FIN

Se conecta al procedimiento de

Conciliación de Prog Estatales

Se conecta al procedimiento de

Conciliación de Prog Federales

FIN

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 7 de 10

6.2. Descripción de Actividades


(No. de Control)

1

Subdirector/a de Análisis de

Cuentas y Control de Programas

(SACCP)

Determina el programa a conciliar de acuerdo a las necesidades del área o en su caso recibe instrucciones de la/el Tesorero General del Estado para conciliar algún programa urgente por cancelar o pendiente de informar los intereses.

2 SACCP

Asigna a los responsables de su área dependiendo del tipo de programa a conciliar si es un Programa Federal, es asignado al Jefe de Unidad de Conciliación de Programas Federales y si es un Programa Estatal, es asignado al Jefe de Unidad de Conciliación de Programas Estatales.

3 SACCP

Solicita a la/el Subdirector de Inversiones y Valores las Hojas de Trabajo diarias a partir del día en que se apertura la cuenta bancaria del programa seleccionado para conciliar.

Hojas de Trabajo Diarias

4 SACCP

Captura los datos que informa la Hoja de Trabajo en un Archivo de Excel en el que se separa por columnas el día hábil bancario, el ingreso con el cual se apertura la cuenta obteniendo un Capital a Invertir el cual genera intereses diarios, los cuales se van registrando, así también como las transferencias de entrada, Rendimientos financieros, Bonificaciones, cheques cancelados de lo pagado , Pagos, Transferencias de Salida, Comisiones Bancarias, dicho procedimiento es el mismo tanto para el Programa Federal como para el Programa Estatal.

5 SACCP

Solicita a la/el Subdirector de Inversiones y Valores el Estado de Cuenta Bancario de la cuenta a conciliar para capturar el contenido del mismo.

Estados de Cuenta

6 SACCP

¿La Subdirección de Inversiones y Valores cuenta con copia del Estado de Cuenta? No pasa a la Actividad No. 7 Si pasa a la Actividad No. 8

7 SACCP Elabora y envía oficio firmado por la/el Tesorero General en el que solicita a la Dirección General de Contabilidad la relación de Estados de cuenta a capturar y los meses.

Oficio de Solicitud de Estados de Cuenta

8 SACCP

Captura Estados de Cuenta bancarios por mes en la misma hoja de Excel en el que se capturó la Hoja de Trabajo, iniciando con la fecha, saldo inicial, Capital invertido, Intereses generados, Vencimiento de Capital, Transferencias de Salida, Pagos, Comisiones Bancarias, Ingreso, Bonificaciones, Transferencias de Entrada, Rendimientos Financieros, dicho procedimiento es el mismo tanto para Programas Federales como para Programas Estatales.

9 SACCP

Solicita a la/el Subdirector de Inversiones y Valores los certificados de entero de ingresos, intereses y rendimientos financieros para verificar que lo registrado en los certificados de entero sea lo que ingresó a la cuenta bancaria.


10 SACCP Concilia una vez capturada la Hoja de Trabajo y los Estados de Cuenta Bancarios.

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 8 de 10

11 SACCP

¿Los saldos Capturados son equivalentes? Si la respuesta es NO pasa a la Actividad No. 12 Si la respuesta es SI pasa a la Actividad No. 13

12 SACCP

Verifica el motivo por el que algún concepto no fue registrado en la Hoja de Trabajo o en el Estado de Cuenta y hacer las anotaciones necesarias para posteriormente reportarlos a la Subdirección de Inversiones y Valores

13 SACCP

Consulta dentro de los conceptos de Transferencias de Entrada y Transferencias de salida con los folders de Inversiones por día para conocer los motivos por los que se realizaron tales transferencias, ya sea por reclasificación o por algún otro concepto.

Folders de Inversiones

14 SACCP

Solicita a la/el Auxiliar Administrativo de la Subdirección de Inversiones y Valores el Convenio del programa a en conciliación para contar con una Estructura Financiera que permita verificar la distribución correcta del recurso.

Convenio Específico

15 SACCP ¿Cuenta con el Convenio del Programa? No pasa a la Actividad No. 16 Si pasa a la Actividad No. 17

16 SACCP

Solicita el convenio a la Dirección General de Coordinación de Programas Federales (En caso de ser un Programa Federal) y a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público (En caso de ser un Programa Estatal)

Convenio Específico

17 JUCPF

Solicita la consulta de Folios pagados del Programa a el/la Jefe de Departamento de Desarrollo de Sistemas de la Dirección de Informática en los cuales se obtiene información de los folios pagados por año, de todas las cuentas bancarias que controla la Tesorería General del Estado, buscándolos por el número de banco asignado por la Subdirección de Egresos de acuerdo al catálogo de bancos interno, dichos folios son descargados en una Hoja de Excel por año, en el que se descarga la siguiente información: -Número de Cheque -Número de Folio -Fecha de Emisión -Fecha de Pago -Beneficiario -Cantidad -Importe -Número de Banco -Referencia

Consulta de Folios de Programas Federales

18 JUCPF ¿Qué tipo de Programa se va a conciliar? Programa Estatal pase a la actividad no. 19 Programa Federal pase a la actividad no.23

19 JUCPE

Concilia la consulta de Folios de Programas Estatales con los pagos del Estado de Cuenta en una Hoja de Excel en la cual se deberá anotar el Número de cheque, la fecha de pago, la cantidad pagada, el número de banco asignado por la Subdirección de egresos del cual fue pagado e ir verificando que cada folio registrado en el sistema por la Subdirección de Egresos sea el mismo que el del Estado de Cuenta.

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 9 de 10

20 JUCPE ¿La información esta conciliada? No, pasa a la actividad no. 21 Si, pasa a la actividad no. 22

21 JUCPE

Verifica si el pago es un cheque en tránsito o si es un cheque pagado no entregado, siendo así corroborarlo con la Subdirección de Egresos.

22 JUCPE Realiza la conciliación de los Programas Estatales

23 JUCPF

Concilia la consulta de Folios de Programas Federales con los pagos del Estado de Cuenta en una Hoja de Excel en la cual se deberá anotar el Número de cheque, la fecha de pago, la cantidad pagada, el número de banco asignado por la Subdirección de egresos del cual fue pagado e ir verificando que cada folio registrado en el sistema por la Subdirección de Egresos sea el mismo que el del Estado de Cuenta.

24 JUCPF ¿La información esta conciliada? No, pasa a la actividad no. 25 Si, pasa a la actividad no. 26

25 JUCPF Verifica si el pago es un cheque en tránsito o si es un cheque pagado no entregado, siendo así corroborarlo con la Subdirección de Egresos

26 JUCPF Realiza la conciliación de los Programas Federales Con esta actividad Finaliza el procedimiento

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 10 de 10


No. Documentos



1 Hojas de Trabajo Diarias Subdirector/a de Inversiones y Valores

2 años

2 Estados de Cuenta Subdirector/a de Inversiones y Valores

2 años

3 Oficios de Solicitud de Estados de Cuenta Subdirector/a de Análisis de Cuentas y Control de Programas

2 años

4 Certificados de Entero Subdirector/a de Inversiones y Valores

2 años

5 Folders de Inversiones Subdirector/a de Inversiones y Valores

2 años

6 Convenio Especifico Subdirector/a de Inversiones y Valores

2 años

7 Consulta de Folios de Programas Federales

Subdirector/a de Análisis de Cuentas y Control de Programas

2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO

CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS FEDERALES


Revisión: 3

Pág. 1 de 13


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


Autorización

0 N/A Emisión Emisión 28/Mayo/2012








PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 2 de 13


Esta es una copia controlada del procedimiento Conciliación Integral de Programas Federales El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 3 de 13

1.- Propósito: Controlar y conciliar los movimientos y saldos de las cuentas de los Programas Federales de la Tesorería General del Estado a fin de realizar el análisis constante de estos para obtener los saldos bancarios reales. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:

Subdirección de Análisis de Cuentas y Control de Programas Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas Subdirección de Inversiones y Valores


Reglamento Interior de la Secretaria de Hacienda Manual de Organización de la Tesorería General del Estado

4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Administrativo y de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Estructura Financiera.- Documento electrónico interno de la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público en el cual se administran y controlan los recursos asignados a cada programa por obra, así como los recursos ejercidos. Solicitud de Liberación de Recursos (SLR).-Documento por medio del cual indica el folio, orden de pago, importe, beneficiario y el tipo de recursos a liberar. 6.-Método de Trabajo:

Elaboró


Revisó



PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 4 de 13

7


Emisión de Folios

Emisión de folios.

Oficio de solicitud de Estructura Financiera de Programas Federales

¿La Dirección mencionada

cuenta con los folios?

Viene del procedimiento de Solicitud y Captura de

Información para la Conciliación de

Programas

INICIO

Elaborar y enviar oficio solicitando a la Dirección Gral. de Presupuesto la Estructura Financiera

1

Solicitar los folios federales emitidos por obra o global a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público 3

No

Sí

No

Emisión de folios.

8

Si

Solicitar la emisión de folios pagados del programa a conciliar.

2

¿La información

está conciliada?

7

Cotejar contra los folios conciliados con Estado de Cuenta. 6

27

4

Solicitar los folios a la Dirección Gral. de Coordinación de Programas Federales. 5

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 5 de 13

Oficio

Solicitud de Liberación de Recursos. (SLR)

13

¿El folio pertenece

al programa conciliado?

No

No

Sí

15

Revisar si los folios proporcionados exceden a

los de Tesorería

8

Verificar en sistema de Egresos el folio excedente.

10

Verificar con la subdirección encargada el excedente del folio. 11

Solicitar copia de la Solicitud de Liberación de Recurso a la Dirección Gral. de Contabilidad

12

Elaborar y enviar oficio a la Dirección Gral. de contabilidad solicitando la modificación del registro del folio.

14

22

Sí

22

9

¿Los pagos exceden a los registrados en

Tesorería?

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 6 de 13

Oficio

Reclasificación

No

Realizar el cálculo de intereses.

16

Reportar la reclasificación a la Subdirección de Inversiones y Valores. 17

Verificar si los pagos de Tesorería exceden a los pagos federales proporcionados.

22

24

Reclasificación.

Sí

Elaborar la reclasificación. 15

Rubricar el cálculo de intereses

18

Entregar la reclasificación a la subdirección de Inversiones y Valores 19

Recibir copia de entrega de los traspasos de la reclasificación.

20

27

¿Los pagos de Tesorería

exceden a los proporcionados?

23

Elaborar y enviar oficio a la Dirección Gral. de Contabilidad informando de la reclasificación.

21

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 7 de 13

Oficio

Auxiliar del gasto

25

36

No

SÍ

26

Elaborar y enviar oficio, para que registre el folio faltante.

Solicitud de Liberación de Recursos. (SLR)

Solicitar el auxiliar del gasto y las provisiones a la Dirección Gral. de Contabilidad.

27

Cotejar contra los folios Federales ya conciliados.

28

Verificar las provisiones.

29

¿La información

está conciliada?

30

No

Si

Solicitar copia de la solicitud de Liberación de Recurso (SLR) del folio 24

15

31

¿El folio pertenece al

programa conciliado?

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 8 de 13


Recursos

Sí

No

Oficio.

Conciliar la información proporcionada por la Dirección Gral. de Contabilidad con la Estructura Financiera.

34

Verificar que diferencias no permiten la conciliación.

33

FIN

Verificar de qué tipo de retención se trata.

35

Enviar oficio a la Dirección Gral. de Presupuesto y/o Programas Federales para validar los importes.

36

Solicitar copia de la SLR a la Dirección Gral. de Contabilidad.

31

¿La diferencia es por una retención?

32

FIN

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 9 de 13



(No. de Control)

1



(SACCP)

Elabora y envía Oficio firmado por la/el Tesorero General en el que solicita a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público la Estructura Financiera para el control de los programas, el cual es un archivo electrónico en el que registra cada uno de los programas Federales que controla la Dirección en comento en el cual se puede observar los siguientes datos: -Año -Fondo -Programa -Número de Obra -Nombre de la Obra -Total Aprobado -Aprobado Federal -Aprobado Estatal -Aprobado Municipal -Total Ejercido -Total Ejercido Federal -Total Ejercido Estatal -Total Ejercido Municipal -Total Saldo -Saldo Federal -Saldo Estatal -Saldo Municipal

Oficio de solicitud de Estructura Financiera de Programas Federales

2

Jefe de Unidad de Conciliaciones de

Programas Federales (JUCPF)

Solicita la Emisión de Folios pagados del Programa Federal a conciliar.

Emisión de Folios

3

JUCPF

Solicita a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público los folios emitidos del programa a conciliar, ya sea de manera global o por obra, dichos folios se entregan de forma impresa con la siguiente información:

GLOBAL - Folio - Beneficiario - Importe

POR OBRA - Folio - Federal - Indirecto Federal - Estatal - Indirecto Estatal

Emisión de Folios

4 JUCPF ¿La Dirección mencionada cuenta con los folios emitidos? No pasa a la actividad No. 5 Si pasa a la actividad No. 6

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 10 de 13

5 JUCPF Solicita a la Dirección General de Coordinación de Programas Federales los folios de los Programas que maneja dicha Dirección.

Emisión de Folios

6 JUCPF Coteja contra los folios ya conciliados con estado de cuenta los folios que proporciona la Dirección de Presupuesto y Gasto Público.

7 JUCPF ¿La información está conciliada? No, pasa a la actividad no. 8 Si, pasa a la actividad no. 27

8 JUCPF

Revisa si los pagos de la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público exceden de los pagos que se registraron en la Tesorería.

9 JUCPF ¿Los pagos exceden a los registrados en Tesorería? Si, pasa a la actividad no. 10 No, pasa a la actividad no.22

10 JUCPF

Verifica en el Sistema de Egresos de la Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas conforme al año que corresponda el folio excedente para detectar que banco y con qué cheque se pagó.

11 JUCPF Verifica con la Subdirección involucrada en el proceso de esta conciliación el motivo del excedente del folio.

12 JUCPF

Solicita a la Dirección General de Contabilidad de manera verbal copia de la Solicitud de Liberación de Recursos (SLR) del folio para comprobar el programa al que pertenece.


(SLR)

13 JUCPF ¿El folio pertenece al Programa conciliado?

No, pasa a la actividad No. 14 Si, pasa a la actividad No. 15

14 JUCPF Elabora y envía oficio firmado por la/el Tesorero General a

la Dirección General de Presupuesto y Gasto Publico para que modifique el registro de este folio.

Oficio

15 JUCPF Elabora la reclasificación para devolver el dinero a la

cuenta de pago inicial. Verifica la fecha de pago de este folio pagado por error de otra cuenta.

Reclasificación

16 JUCPF Realiza el Cálculo de los intereses generados desde el

momento del pago hasta el día en el que se realizará la reclasificación.

17 JUCPF Reporta a la Subdirección de Inversiones y Valores que se

realizará reclasificación de cuentas.

18 SACCP Rubrica el Cálculo de los Intereses por reclasificación para entregarlo a la Subdirección de Inversiones y Valores.

19 JUCPF Entrega a la Subdirección de Inversiones y Valores el Cálculo de Intereses con el soporte de la SLR para que se realice el traspaso.

Reclasificación

20 JUCPF Recibe de La/el Subdirector de Inversiones y Valores le copia de los traspasos por reclasificación.

21 JUCPF

Elabora y envía oficio a la Dirección General de Contabilidad informando el motivo de la reclasificación así como copia de los traspasos, el cálculo de los intereses y la SLR.

Oficio

22

JUCPF Verifica si los pagos de Tesorería exceden a los pagos proporcionados por la Subdirección Seguimientos y Ejercicio Presupuestal

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 11 de 13

23 JUCPF ¿Los pagos de Tesorería exceden a los relacionados?

SI pasa a la actividad No. 24 NO pasa a la actividad No. 27

24

JUCPF Solicita a la Dirección General de Contabilidad de manera verbal copia de la Solicitud de Liberación de Recursos (SLR) del folio para comprobar el programa al que pertenece.

Solicitud de liberación de recursos

25 JUCPF ¿El folio pertenece al Programa conciliado?

Si, pasa a la actividad No. 26 No, regresa a la actividad No. 15

26 JUCPF Elabora y envía oficio firmado por la/el Tesorero General a

la Dirección General de Presupuesto y gasto Público para que registre el folio faltante en su Sistema de Inversión

Oficio

27 JUCPF

Solicita al Jefe de Departamento de Inversión y Deuda Pública de la Dirección General de Contabilidad el auxiliar del gasto y las provisiones del Programa Federal, los datos que emite el auxiliar son : -Año -Mes -Dependencia -Cuenta -Subcuenta -Sub subcuenta -Tipo de Póliza -Número de Póliza -Concepto de Movimiento -Concepto de Póliza -Cheque -Día -Debe -Haber -Folios -Obra -Proyecto

28 JUCPF

Coteja contra los folios que proporciona la Subdirección de Seguimiento y Ejercicio Presupuestal de la Inversión Pública de la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público.

Auxiliar del Gasto

29 JUCPF Verifica que las Provisiones sean correctas.

30 JUCPE ¿La información está conciliada? No pasa a la actividad No. 31 Si pasa a la actividad No. 36

31 JUCPF Solicita SLR a la Dirección General de Contabilidad. Solicitud de liberación

de Recursos

32 JUCPF ¿La diferencia se trata de una retención de Impuesto? Si pasa a la actividad No. 33 No pasa a la actividad No. 35

33 JUCPF Verifica que diferencia son las que no permiten la conciliación, y hacerlo saber a la Dirección General de Contabilidad.

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 12 de 13

34 JUCPF

Concilia la Información Proporcionada por la Dirección General de Contabilidad con la Estructura Financiera maneja la Dirección de Inversión Pública de la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público para el control de los programas, el cual es un archivo electrónico en el que registra cada uno de los programas Federales que controla la Dirección en comento en el cual se concilia por obra con los siguientes datos: -Año -Fondo -Programa -Número de Obra -Nombre de la Obra -Total Aprobado -Aprobado Federal -Aprobado Estatal -Aprobado Municipal -Total Ejercido -Total Ejercido Federal -Total Ejercido Estatal -Total Ejercido Municipal -Total Saldo -Saldo Federal -Saldo Estatal -Saldo Municipal

35

JUCPF Verifica de qué tipo de retención se trata, como sanciones por atraso de Obra, Retención ISR, Retenciones del 1 ó 5 al millar.

36 JUCPF Envía Oficio firmado por la/el Tesorero General a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público para que se validen dichos importes.

Oficio

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 13 de 13


No. Documentos



1

Oficios de Solicitud de Estructura Financiera de Programas Federales

Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas

2 años

2 Emisión de Folios Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas.

2 años

3 Reclasificación Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas.

2 años

4 Auxiliar del Gasto Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas

2 años

5 Solicitud de Liberación de Recursos Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas

2 años

6 Oficios Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas

2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO

CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS ESTATALES


Revisión: 3

Pág. 1 de 11


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


Autorización

0 N/A Emisión Emisión 28Mayo/2012








PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 2 de 11

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento Conciliación Integral de Programas Estatales. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 3 de 11

1.- Propósito: Controlar y conciliar los movimientos y saldos de las cuentas de los Programas Estatales de la Tesorería General del Estado a fin de realizar el análisis constante de estos para obtener los saldos bancarios reales. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:

Subdirección de Análisis de Cuentas y Control de Programas Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas. Subdirección de Inversiones y Valores



4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Administrativo y de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Solicitud de Liberación de Recursos (SLR).-Documento por medio del cual indica el folio, orden de pago, importe, beneficiario y el tipo de recursos a liberar. 6.-Método de Trabajo:

Elaboró


Revisó



PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 4 de 11

Archivos de Folios emitidos

6.1 Diagrama de flujo



Programas

Solicitar los folios estatales emitidos por año a la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público

1

Cotejar contra los folios conciliados con el Estado de cuenta. 2

Revisar si los folios estatales exceden a los de Tesorería. 4

Sí

No

¿Los pagos exceden a

los registrados

en Tesorería?

5

No

Sí

7

Verificar en el Sistema de Egresos el folio excedente.

6

¿La información está conciliada?

3

INICIO

23 18

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 5 de 11

Cálculo Intereses

Reclasificación

No

Sí

Realizar el cálculo de intereses.

12

Reportar la reclasificación a la Subdirección de Inversiones y Valores.

13

Verificar con la subdirección encargada el folio excedente. 7

Solicitud de Liberación de Recurso.

Oficio.

16

Solicitar copia de la Solicitud de Liberación de Recurso. 8

Rubricar el cálculo de intereses

14

Entregar el cálculo de intereses a la Subdirección de Inversiones y Valores.

15

18


al programa

conciliado?

9

Elaborar y enviar oficio a la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público solicitando la modificación.

10

Elaborar la reclasificación.

11

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 6 de 11

No

Sí

Sí

No

Solicitud de Liberación de Recurso.

Solicitar copia de la Solicitud de Liberación de Recurso a la Dirección Gral. de Contabilidad.

20

Oficio.

Recibir de la Subdirección de Inversiones y Valores los traspasos de la reclasificación.

16 Traspasos.

Elaborar y enviar oficio a la dirección Gral. de Contabilidad informando de la reclasificación. 17

Revisar si los folios estatales exceden a los de Tesorería. 18

23

Elaborar y enviar oficio a la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público para que se registre el folio faltante.

22

Oficio.


al programa?

21

¿Los pagos de Tesorería

exceden a los proporcionados?

19

23

15

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 7 de 11

Auxiliar del gasto por año del Programa Estatal


¿La información está conciliada?

26

¿La diferencia es por una

retención?

31

Oficio.

No

SI

Cotejar contra los folios Estatales ya conciliados.

24

Verificar las provisiones.

25

Solicitar el auxiliar del gasto y las provisiones a la Dirección Gral. de Contabilidad.

23

28

Sí

No

Solicitar copia de la SLR a la Dirección Gral. de Contabilidad.

27

Verificar de qué tipo de retención se trata.

29

Enviar oficio a la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público para valide los importes.

30

Verificar que diferencias no permiten la conciliación.

31

FIN

31

FIN

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 8 de 11

6.2. Descripción de actividades


(No. de Control)

1

Jefe de Unidad de Conciliaciones de

Programas Estatales (JUCPE)

Solicita a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público a la/el Subdirector de Organismos y Participación a Municipios los folios emitidos por año pertenecientes al programa por conciliar, dichos folios se entregan de manera impresa o en archivo electrónico.

Archivo de Folios

emitidos

2 JUCPE Coteja contra los folios ya conciliados con estado de cuenta los folios que proporciona la Subdirección de Organismos y Participación a Municipios.

3 JUCPE ¿La información está conciliada? No pasa a la actividad No. 4 Si pasa a la actividad No.23

4 JUCPE Revisa si los pagos en la Subdirección de Organismos y Participación a Municipios exceden de los pagos que se registraron en la Tesorería.

5 JUCPE ¿Los pagos exceden a los registrados en Tesorería? Si, pasa a la actividad No. 6 No, pasa a la actividad No.18

6 JUCPE

Verifica en el Sistema de Egresos de la Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas conforme al año que corresponda el folio excedente para detectar que banco y con qué cheque se pagó.

7 JUCPE Verifica con la Subdirección de Organismos y Participación a Municipios involucrada en el proceso de esta conciliación el motivo del excedente del folio.

8 JUCPE


Solicitud de liberación de recursos

9 JUCPE ¿El folio pertenece al Programa conciliado? No, pasa a la actividad No. 10 Si pasa a la actividad No. 11

10 JUCPE Elabora y envía oficio firmado por la/el Tesorero General a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público para que modifique el registro de este folio.

Oficio

11 JUCPE Elabora la reclasificación para devolver el dinero a la cuenta de pago inicial. Verifica la fecha de pago de este folio pagado por error de otra cuenta.

Reclasificación

12 JUCPE Realiza el Cálculo de los intereses generados desde el momento del pago hasta el día en el que se realizará la reclasificación.

13 JUCPE Reporta a la Subdirección de Inversiones y Valores que se realizará reclasificación de cuentas.

14

Subdirector de Análisis de


Rubrica el Cálculo de los Intereses por reclasificación para entregarlo a la Subdirección de Inversiones y Valores.

15 JUCPE Entrega a la Subdirección de Inversiones y Valores el Cálculo de Intereses con el soporte de la SLR para que se realice el traspaso.

Calculo Intereses

16 JUCPE Recibe de la Subdirección de Inversiones y Valores los traspasos.

Traspasos

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 9 de 11

17 JUCPE

Elabora y envía oficio a la Dirección General de Contabilidad informando el motivo de la reclasificación así como copia de los traspasos, el cálculo de los intereses y la SLR.

Oficios

18 JUCPE Verifica si los pagos de Tesorería exceden a los pagos proporcionados por la Subdirección de Organismos y participación a Municipios.

19 JUCPE ¿Los pagos exceden a los registrados en Organismos? Si pasa a la actividad No. 20 No pasa a la actividad No.23

20 JUCPE



21 JUCPE ¿El folio pertenece al Programa conciliado? Si pasa a la actividad No. 22 No regresa a la actividad No. 11

22 JUCPE

Elabora y envía oficio firmado por la/el Tesorero General a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público para que registre el folio faltante en las partidas presupuestales del Programa conciliado.

Oficio

23 JUCPE

Solicita al Jefe de Departamento de Egresos de la Dirección General de Contabilidad el auxiliar del gasto y las provisiones del Programa Estatal, los datos que emite el auxiliar son : -Año -Mes -Dependencia -Cuenta -Subcuenta -Sub subcuenta -Tipo de Póliza -Número de Póliza -Concepto de Movimiento -Concepto de Póliza -Cheque -Día -Debe -Haber -Folios -Obra -Proyecto

Auxiliar del Gasto por año del Programa

Estatal

24 JUCPE Coteja contra los folios que proporciona la Subdirección Organismos y Participación a Municipios de la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público

25 JUCPE Verifica que las Provisiones sean correctas.

26 JUCPE ¿La información está conciliada? No pasa a la actividad No. 27 Si termina el procedimiento

27 JUCPE Solicita SLR a la Dirección General de Contabilidad. Solicitud de Liberación

de Recursos

28 JUCPE ¿La diferencia se trata de una retención de Impuesto? Si pasa a la actividad No. 29 No pasa a la actividad No. 31

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 10 de 11

29

JUCPE Verifica de que tipo de retención se trata, como sanciones por atraso de Obra, Retención ISR, Retenciones del 1 ó 5 al millar.

30 JUCPE Envía Oficio firmado por la/el Tesorero General a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público para que se validen dichos importes.

Oficio

31 JUCPE Verifica que diferencia son las que no permiten la conciliación, y hacerlo saber a la Dirección General de Contabilidad.

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 11 de 11


No. Documentos



1 Archivo de Folios emitidos Subdirector/a de Análisis de Cuentas y Control de Programas

2 años

2

Oficio



2 años

3




2 años

4

Reclasificación



2 años

5

Calculo de Intereses



2 años

6

Traspasos



2 años

7

Auxiliar del gasto por año del Programa Estatal



2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO

REPORTE FINAL DE CONCILIACIONES INTEGRALES DE PROGRAMAS FEDERALES Y ESTATALES


Revisión: 3

Pág. 1 de 13


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


Autorización

0 N/A Emisión Emisión 28/Mayo/2012








PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 2 de 13

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento Reporte Final de Conciliaciones Integrales de Programas Federales y Estatales. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 3 de 13

1.- Propósito: Emitir un análisis constante de los saldos conciliados o en su caso de las discrepancias que han resultado a través de la conciliación integral, así mismo emitir reportes finales como Notas Informativas a La/el Tesorero General del Estado. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:

Subdirección de Análisis de Cuentas y Control de Programas. Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas Subdirección de Inversiones y Valores



4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Administrativo de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Solicitud de Liberación de Recursos (SLR).-Documento por medio del cual indica el folio, orden de pago, importe, beneficiario y el tipo de recursos a liberar. 6.-Método de Trabajo:

Elaboró

C.P. Daniela Ivon Guzmán Hernández Subdirectora de Análisis de Cuentas y Control de Programas

Revisó

Lic. Rafael Cal y Mayor y Tesorero General del Estado


PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 4 de 13

Hoja de Trabajo

6.1 Diagrama de flujo



Programas Realizar la Conciliación General del Programa.

1

Realizar la Conciliación Bancaria.

3

Registrar el saldo final de la Hoja de Trabajo e identificar las diferencias entre el Saldo del Estado de cuenta.

4

¿Existen diferencias en la conciliación

Bancaria?

5

Realizar la conciliación de intereses.

6

9

Reportar a la Subdirección de Inversiones y Valores para que registre las diferencias.

8

Sí

No

INICIO

Verificar que la diferencia de los saldos sea el Saldo Final del Estado de Cuenta.

2

Desglosar la integración pormenorizada de los intereses.

7

6

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 5 de 13

Expediente del Programa

Oficio reporte de rendimientos financieros

Oficio reporte de rendimientos financieros

Oficio reporte intereses

Oficio reporte intereses

Reportar mediante oficio el Saldo de intereses y Rendimientos a la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto publico

47

Reportar mediante oficio Si el saldo corresponde únicamente a intereses y rendimientos y para que se realice el reintegro.

48

No

Si

Disminuir o aumentar las reclasificaciones realizadas.

14

Disminuir el saldo pendiente por ejercer.

15

17

¿El Programa conciliado

es Federal?

9

Reportar mediante oficio el Saldo de intereses y Rendimientos a la Dirección Gral. De Presupuesto y Gasto Público.(Organismos) 10

Si el saldo corresponde únicamente a intereses y rendimientos reportarlo mediante oficio para que se realice el reintegro.

11

Realizar la Conciliación de Saldo Final.

12

Disminuir los intereses por reintegrar o reasignar.

16

12

Capturar el Saldo del Estado de Cuenta la fecha conciliada. 13

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 6 de 13


No

Identificar si hay transferencias por reclasificaciones y separar los intereses.

21

Verificar las diferencias que existen con algún pago pendiente.

19

Estatal

Federal

¿La información

está conciliada?

18

Realizar un papel de trabajo donde se reflejen todas las Transferencias.

20

¿Qué tipo de

programa se concilió?

22

Realizar la Conciliación de Tesorería contra dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público

23

24

Si

Conciliar los conceptos para que el saldo sea cero.

17

32

24

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 7 de 13

Análisis de Estructura Financiera


Registrar el total de los pagos en Tesorería y de la dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público

24

¿Los totales son

iguales?

25

Sí

Registrar las partidas en conciliación.

26


29

Realizar el análisis de la Estructura Financiera.

30

31

No

Registrar el total de pagos de la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Publico y la Dirección Gral. de Contabilidad.

27

¿Los totales son iguales?

28

Si

No

28

31

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 8 de 13

Nota Informativa.

No


34

Sí


37

No

Sí

39

Registrar el total de pagos de Tesorería y de la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público.

32

Realizar la conciliación de Tesorería contra la Dirección de Presupuesto y Gasto Público

31

¿Los totales son iguales?

33


Expediente del Programa .

Registrar el total de pagos realizados en la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público y la Dirección Gral. de Contabilidad.

35

Realizar la Nota Informativa.

38

¿Los totales

son iguales?

36

36

38

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 9 de 13

Oficio informe de saldos del programa

Expediente. Del programa

Revisar la/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas y el Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas las conciliaciones y la Nota Informativa 39

Entregar a la/el subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas el expediente del Programa conciliado.

40

Rubricar las Conciliaciones y Nota Informativa.

41

Enviar oficio reportando el saldo por ejercer así como el monto total del Estado de Cuenta.

43

Oficio.

No

Oficio.

Enviar oficio a la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público

46

Enviar oficio a la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público.(Organismos)

45

FIN

¿El oficio es de un Programa Federal?

44

El tesorero General del Estado revisa el expediente del Programa conciliado

42

Sí

FIN

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 10 de 13



(No. de Control)

1

Subdirector de Análisis de


(SACCP)

Realiza la conciliación General del Programa en una Hoja de Excel en donde se reflejan los Ingresos y Egresos del Estado de cuenta capturado. Los Ingresos como: Ingresos Totales, Rendimientos Financieros, Bonificaciones, Transferencias de Entrada y los Egresos como: Pagos totales, Transferencias de Salida, Comisiones bancarias.

2 SACCP Verifica que la diferencia entre estos sea el Saldo Final del Estado de cuenta.

3 SACCP Realiza Conciliación Bancaria de la información de Hojas de Trabajo y Estado de Cuenta.

4 SACCP

Registra en una Hoja de Excel el saldo final de la Hoja de Trabajo capturada e identificar las diferencias que existen entre el Estado de Cuenta capturado, como Cheques en tránsito, Bonificaciones pendientes de registro, Comisiones pendientes de registro, Rendimientos pendientes de registro.

Hoja de Trabajo

5 SACCP ¿Existen diferencias en la conciliación Bancaria? No, pasa a la Actividad No. 6 Si, pasa a la Actividad No. 8

6 SACCP Realiza Conciliación Integral de Intereses.

7 SACCP

Desglosa detalladamente la integración pormenorizada de los intereses, Rendimientos Bancarios, Bonificaciones y Comisiones que se generaron en la cuenta bancaria, adicionando o disminuyendo los Intereses por pagos indebidos y los Intereses reportados en demasía respectivamente, así mismo se disminuyen los Intereses Reintegrados o Reasignados a una Obra.

8 SACCP Reporta a la Subdirección de Inversiones y Valores de tales diferencias para que realice los registros correspondientes en la Hoja de Trabajo interna

9 SACCP ¿El programa Conciliado es Federal? No, pasa a la Actividad No. 10 Si, pasa a la Actividad No. 47

10

Jefe de Unidad de Conciliación de

Programas Estatales (JUCPE)

Reporta el Saldo de Intereses y Rendimientos Bancarios por Reintegrar o Reasignar mediante Oficio firmado por la/el Tesorero General a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público (Organismos)

Oficio Reporte de Rendimientos Financieros

11 JUCPE

Reporta a la Dirección General de Presupuesto Y gasto Público en caso de que el Saldo en Estado de Cuenta corresponda únicamente a Intereses y Rendimientos, para que realice el Reintegro y tramite lo procedente a fin de cancelar la cuenta bancaria.

Oficio Reporte de Rendimientos Financieros.

12 SACCP Realiza conciliación del Saldo Final. Expediente del

programa

13 SACCP Captura el Saldo del Estado de Cuenta a la fecha que se está conciliando.

14

SACCP Disminuye o aumenta las Reclasificaciones que se realizaron con sus respectivos intereses.

15 SACCP Disminuye el Saldo Pendiente por Ejercer.

16 SACCP Disminuye el Saldo de Intereses por Reintegrar o

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 11 de 13

Reasignar

17 SACCP Concilia esta información y el Saldo al que debe llegar después de los conceptos mencionados es cero

18 SACCP ¿La información esta conciliada? No pasa a la Actividad No. 19 Si pasa a la Actividad No. 20

19 SACCP Verifica la diferencia que existe con algún pago que está pendiente por reflejarse en el Estado de Cuenta.

20 SACCP Realiza un Papel de Trabajo en donde refleja cada una de las Transferencias de Entrada y Transferencias de Salida en la cuenta bancaria.

21 SACCP Identifica si son Transferencias por reclasificación y separa los Intereses.

22 SACCP ¿Qué tipo de Programa se concilió? Programa Estatal pase a la Actividad No. 32 Programa Estatal pase a la Actividad No. 23

23


Programas Federales (JUCPF)

Realiza la Conciliación de Tesorería contra la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público


24 JUCPF Registra el total de los pagos realizados en Tesorería y Registra el total de los pagos proporcionados por la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público

25 JUCPF ¿Los totales son iguales? No, pasa a la Actividad No. 26 Si, pasa a la Actividad No. 27

26 JUCPF Registra las Partidas en conciliación que se detectaron

27 JUCPF Registra el total de los pagos realizados en la Dirección General de Presupuesto y el total de los pagos otorgados por la Dirección General de Contabilidad.


28 JUCPF ¿Los totales son iguales? No, pasa a la Actividad No. 29 Si, pasa a la Actividad No. 30

29 JUCPF Registra las partidas en Conciliación que se detectaron

30 JUCPF Realiza el análisis de la Estructura Financiera en donde especifica en una Hoja de Excel el Total aprobado, lo que se ha ejercido y el Saldo pendiente por Ejercer

Análisis de Estructura Financiera

31 JUCPE Realiza la Conciliación de Tesorería contra la Dirección General Presupuesto y Gasto Público.


32 JUCPE

Registra el total de los pagos realizados en Tesorería y Registra el total de los pagos proporcionados por la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público.

33 JUCPE ¿Los totales son iguales? No, pasa a la Actividad No. 34 Si, pasa a la Actividad No. 35

34 JUCPE Registra las Partidas en conciliación que se detectaron

35 JUCPE Registra el total de los pagos realizados en la Dirección General Presupuesto y Gasto Público y el total de los pagos otorgados por la Dirección General de Contabilidad.


36 JUCPE

¿Los totales son iguales? No, pasa a la Actividad No. 37 Si, pasa a la Actividad No. 38

37 JUCPE Registra las partidas en Conciliación que se detectaron

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

Pág. 12 de 13

38 SACCP

Realiza Nota Informativa en la que describe a gran detalle lo realizado en las conciliaciones describiendo en forma general los movimientos que afectaron al Programa

Nota Informativa

39 Tesorero General

del Estado (TGE)

Revisa las conciliaciones realizadas, así como la Nota Informativa para darle validez a la información.

40 TGE

Entrega a el/la Subdirector/a de Análisis de Cuentas y Control de Programas el Expediente del Programa en donde vienen los papeles de trabajo impresos, las conciliaciones impresas y la Nota Informativa.


41 SACCP Rubrica las conciliaciones y Nota Informativa del Expediente

42 SACCP

Revisa el Expediente del Programa conciliado.

43 SACCP Envía Oficio Firmado por El Tesorero/a General del Estado donde se reporta el saldo por ejercer del Programa conciliado y el monto total del Estado de cuenta.

Oficio informe de Saldos del Programa

44 SACCP

¿El Oficio a enviar es de un Programa Federal? No, pase a la Actividad No. 45 Si, pase a la Actividad No. 46

45

SACCP Envía Oficio a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público (Organismos)

Oficio

46 SACCP Envía Oficio a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público

Oficio

47 JUCPF

Reporta el Saldo de Intereses y Rendimientos Bancarios por Reintegrar o Reasignar mediante Oficio firmado por la/el Tesorero General a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público

Oficio Reporte de Intereses

48 JUCPF

Reporta a la Dirección General de presupuesto y Gasto Público en caso de que el Saldo en Estado de Cuenta corresponda únicamente a Intereses y Rendimientos, para que realice el Reintegro y tramite lo procedente a fin de cancelar la cuenta bancaria.

Oficio Reporte de Intereses

PROCEDIMIENTO



Revisión: 3

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No. Documentos



1 Oficios Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas

2 años

2 Expediente del Programa Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas

2 años

3 Análisis Estructura Financiera Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas

2 años

4 Hoja de Trabajo Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas

2 años

5 Oficio Reporte de Rendimientos financieros

Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas

2 años

6

Nota Informativa

Subdirector de Análisis de Cuentas

y Control de Programas

2 años

7

Oficio informe saldos del Programa



2 años

8

Oficio reporte de Intereses



2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO

DEPURACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS


Revisión: 8

Pág. 1 de 6


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


Autorización

0 N/A Emisión Emisión 26/junio/07

1 1 Cambio de nombre del titular Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos

11/abril/08

2 Todas Actualización del procedimiento Actualización del Manual 23/noviembre/2009

3 1 Actualización del procedimiento Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos

10/diciembre/2010

2 2-6 Actualización del procedimiento Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos

10/diciembre/2010

4 Todas Actualización del procedimiento Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos

13/junio/2011


28/mayo/2012


27/junio/2013

7 Todas Actualización del Procedimiento Actualización del Manual 27/Diciembre/2013

8 Todas Actualización del Procedimiento Actualización del Manual 13/Agosto/2014

PROCEDIMIENTO



Revisión: 8

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HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento Depuración de Conciliaciones Bancarias El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



PROCEDIMIENTO



Revisión: 8

Pág. 3 de 6

1.- Propósito: Aclarar las partidas en conciliación que competan a las operaciones de la Tesorería General del Estado y que estén al alcance de la misma con la finalidad de regularizar los saldos en las cuentas bancarias. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:

Coordinador/a de Área Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas Subdirector/a de Análisis de Cuentas y Control de Programas Subdirección de Inversiones y Valores



4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Técnico y de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Conciliación: Cotejo de operaciones de ingresos y egresos registradas en auxiliares de la Tesorería contra el de las Dependencias y Secretarías de la Administración Pública Central y contra los estados de cuenta bancarios. Depuración: Registros contables de las partidas sujetas a conciliación que se van eliminando del auxiliar una vez que son aclaradas. 6.-Método de Trabajo:

Elaboro


Revisó



PROCEDIMIENTO



Revisión: 8

Pág. 4 de 6


Documentación comprobatoria de pagos e ingresos

Oficio de solicitud de aclaración de partidas

INICIO

Realizar la investigación correspondiente

2

Recibir oficios de conciliación

Aclarar las partidas en conciliación que competan a la Tesorería General del Estado

Solicitar a las áreas de ingresos y egresos de la tesorería la documentación

comprobatoria para fundamentar la aclaración de las partidas

3

Cuando se tenga duda del origen del cargo y abono, solicitar mediante oficio

la aclaración al banco

1

Reunir todos los elementos necesarios que fundamenten la

aclaración

6

Reunirse eventualmente con el encargado de la elaboración de las conciliaciones bancarias con el

fin de atender las partidas

FIN

Elaborar y enviar a la Dirección General de Contabilidad un oficio para la aclaración de las partidas en conciliación, anexando los

documentos comprobatorios

5

7 Oficio de entrega con

aclaraciones

Solicitar a la dirección General de Presupuesto y Gasto Publico y a la Dirección General de Programas Federales la relación de folios pagados para conciliar

4

Viene anexo el reporte con las conciliaciones en el que se observan

las partidas en conciliación

La información recabada puede ser: estados de cuenta, reporte de pagos,

reporte conciliación.

PROCEDIMIENTO



Revisión: 8

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(No. de Control)

1


(SACCP)

Recibe oficio de solicitud de conciliación de la Dirección General de Contabilidad para aclarar partidas. Nota: Viene anexo el reporte con las conciliaciones en el que se observan las partidas en conciliación.

Oficio de solicitud de aclaración de partidas

2 SACCP

Realiza la investigación correspondiente y reúne la información requerida para elaboración del análisis de las partidas en conciliación. Nota: La información recabada pueden ser: los estados de cuenta, reporte de pagos, el reporte de la conciliación de la Dirección General de Contabilidad.

3


Ingresos (JUCI)

Solicita de manera económica a las subdirecciones de Inversiones y Valores y a la Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas de la Tesorería General del Estado, la documentación comprobatoria de pagos e ingresos para fundamentar la aclaración de las partidas existentes en conciliación.

Documentación Comprobatoria de pagos e

Ingresos

4 JUCI

Solicita de manera económica a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público y a la Dirección General de Coordinación de Programas Federales la relación de folios pagados para conciliar.

5 JUCI

Aclara las partidas en conciliación que competan con las operaciones de la Tesorería General del Estado y que estén al alcance de las mismas. Nota: Cuando se tenga duda del origen del cargo o abono, se solicita mediante oficio la aclaración correspondiente.

6 JUCI

Reúne todos los elementos necesarios que fundamenten la aclaración. Nota: De ser necesario se reúne con en el encargado de las conciliaciones bancarias de la Dirección General de Contabilidad para aclaración de dudas que surgen en el proceso de conciliación.

7 JUCI

Elabora y envía a la Dirección General de Contabilidad oficio firmado por la/el Tesorero General donde se especifica la aclaración de las partidas en conciliación, anexándole a este, los documentos, comprobatorios. Con ésta actividad termina el procedimiento

Oficio de entrega de aclaración

PROCEDIMIENTO



Revisión: 8

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No. Documentos



1 Oficio de solicitud de aclaración de partidas.


1 año

2 Oficio de entrega de aclaración. Subdirector/a de Análisis de Cuentas y Control de Programas

1 año

3 Documentación comprobatoria de pagos de Ingresos


1 año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno




Revisión: 3


VII.- INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO

Unidad Administrativa/Organismo Auxiliar: Tesorería General del Estado Procedimiento Clave: Pagos con cheque o transferencia electrónica

Determinación e Inversión de Disponibilidad

Denominación Dimensión Interpretación Fórmula de cálculo Frecuencia de medición

Porcentaje de equilibrio entre el ingreso y el egreso.

Eficacia

Mide la disponibilidad de los recursos, guardando un equilibrio entre el ingreso y el egreso.

Recursos erogados + compromisos de pago/ recursos recibidos + disponibilidad inicial * 100

Trimestral




Revisión: 3


VIII.- DIRECTORIO

Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial


(777) 329-22-04 329-22-05 329-22-00 Ext. 1436

1437

Plaza de Armas, S/N Planta Baja Casa Morelos

Col. Centro, Cuernavaca,

Morelos. C.P. 62000

C.P. Marbelia Guzmán Nájera Coordinadora de Área

329 22 06 329-23-00 Ext. 1438



Morelos. C.P. 62000


329 22 06 Ext 1472



Morelos. C.P. 62000


329-22-00 Ext. 1445



Morelos. C.P. 62000

Raymundo Peña Garcia Subdirector de Egresos

329-23-00 Ext. 1472



Morelos. C.P. 62000

C.P. Daniela Ivón Guzmán Hernandez Subdirectora de Análisis de cuentas y Control de Programas

329 22 11 329-23-00 Ext. 1444



Morelos. C.P. 62000

Vacante Asesor C de Egresos

329-23-00 Ext. 1472



Morelos. C.P. 62000




Revisión: 3


IX.- COLABORACIÓN

Nombre de las/los Colaboradores Puesto

Ninguno

C. Alba B. García Robles Auxiliar Técnico

Asesor/a Designado/a

C.P. Daniela Ivón Guzmán Hernández Subdirectora de Análisis de Cuentas y Control de

Programas

Enlace Designado/a

manual de políticas y procedimientos tesorería general del ......prestación de bienes y servicios...

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