manual de microsoft office excel 2007 (básico)

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SAMIR RAVE MEJÍA

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316 566 82 03

PROGRAMA DE MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007


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CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 4

2. METODOLOGÍA Y REQUERIMIENTOS: .................................................................. 5

3. DURACIÓN E INTENSIDAD HORARIA: ................................................................... 5

4. COMPETENCIAS QUE SE DESARROLLARÁN: ...................................................... 5

5. TEMAS: .......................................................................................................................... 5

6. EXCEL BÁSICO ............................................................................................................ 7

6.1. Partes de la pantalla de Microsoft Office Excel....................................................... 7

6.2. LOS LIBROS DE TRABAJO. ................................................................................ 8

6.3. Operaciones con las hojas. ....................................................................................... 8

6.4. Seleccionar varias hojas. .......................................................................................... 8

6.5. Desplazarse por las hojas en un libro de trabajo. ..................................................... 9

6.6. Insertar una nueva hoja de cálculo. .......................................................................... 9

6.7. Insertar varias hojas de cálculo a la vez. ................................................................ 11

6.8. Eliminar hojas. ....................................................................................................... 11

6.9. Cambiar el nombre de las hojas. ............................................................................ 12

6.10. Mover hojas. ....................................................................................................... 13

6.11. Mover hojas dentro de un libro de trabajo. ........................................................ 13

6.12. Mover o copiar hojas a otro libro de trabajo. ..................................................... 13

6.13. Dividir la ventana de trabajo. ............................................................................. 14

6.14. NUEVA VENTANA.......................................................................................... 16

6.15. ABRIR, GUARDAR Y CREAR UN LIBRO .................................................... 18

6.16. CREAR UN LIBRO. .......................................................................................... 18

6.17. ABRIR LIBRO. .................................................................................................. 19

6.18. GUARDAR UN LIBRO. ................................................................................... 20

6.19. IMPRIMIR LIBRO. ........................................................................................... 22

6.20. FORMATO DE CELDAS. ................................................................................ 23

6.21. FORMATO CONDICIONAL. .......................................................................... 24

6.22. DAR FORMATO DE TABLA. ......................................................................... 24


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6.23. INSERTAR GRÁFICOS. .................................................................................. 25

6.24. INSERTAR FONDO.......................................................................................... 26

6.25. INSERTAR ENCABEZADOS Y PIE DE PÁGINA. ........................................ 28

6.26. NOMBRAR RANGOS. ..................................................................................... 29

6.27. PROTEGER HOJA. ........................................................................................... 31

6.28. PROTEGER LIBRO. ......................................................................................... 34

6.29. VALIDACIÓN DE DATOS. ............................................................................. 36

6.30. FÓRMULAS Y FUNCIONES. .......................................................................... 37


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1. INTRODUCCIÓN

La actualidad económica nacional se mide en términos de competitividad y productividad empresarial utilizando factores de eficiencia, oportunidad, economía y calidad. Se hace necesario que los colaboradores de las empresas articulen eficientemente las tecnologías de la información y las comunicaciones con las funciones de sus cargos. El mejoramiento continuo, la adaptabilidad al cambio y el trabajo en equipo son primordiales para realizar los procesos laborales óptimamente. Aplicar eficazmente la herramienta Microsoft Office Excel como herramienta de productividad, permite desarrollar sistemas de información útiles para desempeñarse mejor en el trabajo, logrando así una ventaja competitiva propia del puesto de trabajo y de la empresa, impactando a los clientes internos y externos.


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2. METODOLOGÍA Y REQUERIMIENTOS:

La capacitación se inicia con un análisis de conceptos generales sobre TIC’S y su aplicación en las empresas, posteriormente un conversatorio sobre el conocimiento de Microsoft Office Excel y la importancia del uso eficiente del mismo así como las ventajas competitivas y comparativas que este ofrece, se propondrá la elaboración de un aplicativo que será desarrollado durante todo el curso, el cual será la evidencia de los de los avances en el proceso de aprendizaje. Las clases serán presenciales y prácticas con ejemplos de la cotidianidad, ejercicios extra-clase para fomentar el trabajo autónomo y la curiosidad por indagar más al respecto.

Los requerimientos mínimos son un computador por persona con acceso a Microsoft Office Excel 2007, un ambiente aislado de ruidos excesivos con capacidad para el número de personas que requieren la capacitación, un Video beam, un tablero o expógrafo.

3. DURACIÓN E INTENSIDAD HORARIA:

30 horas con una intensidad de una hora y media (1,5) diaria, para un total de 20 clases.

4. COMPETENCIAS QUE SE DESARROLLARÁN:

Comprender la importancia de las tecnologías de información y sistemas de información en las empresas. Comprender el uso de la herramienta de productividad Excel para el análisis de datos y toma de decisiones. Desarrollar aplicaciones de TIC usando Microsoft Office Excel.

5. TEMAS:

Relación entre globalización, TIC’S, empresas y procesos laborales, Importancia de las TIC’S en las empresas.

Definición de Microsoft Office Excel, Hojas de cálculo, Bases de datos, Conceptos básicos de Microsoft Office Excel 2007 (crear libro, abrir libro, guardar libro, imprimir, insertar nueva hoja de cálculo, nombrar hoja de cálculo, abrir varias ventanas del mismo documento, insertar comentarios).

Trabajo con la hoja de cálculo (formato de celdas, formato condicional, formato de tabla, combinar celdas, insertar fondo, inmovilizar paneles, proteger hojas, proteger libro, insertar tablas, insertar gráficos, insertar encabezados y pie de página).


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Operaciones en la hoja de cálculo, validación de datos.

Elaboración de bases de datos, Operadores lógicos, Operadores matemáticos, aplicación de fórmulas.

Administrar complementos, personalizar opciones de Excel, autofiltros, filtros avanzados comparados, filtros avanzados calculados.

Aplicación de: Funciones matemáticas, funciones estadísticas, funciones de texto.

Aplicación de: Funciones lógicas, funciones de búsqueda y referencia, funciones financieras.

Subtotales, tablas dinámicas, gráficos dinámicos.

Importación de datos, hipervínculos, elaboración de cuadros de diálogo, ejecutar cuadros de diálogo.

Crear macros, ejecutar macros.

Elaboración de formularios.


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6. EXCEL BÁSICO 6.1.Partes de la pantalla de Microsoft Office Excel

1 Barra de Inicio Rápido. 2 Barra de Título de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto. 3 Botones clásicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar). 4 Agrupación de todas las Barras de Herramientas de Excel. Se dividen en fichas o

etiquetas, la activa en la figura es la opción “Inicio” en la cual se incorporan todas las funciones referidas al formato. Con un doble clic sobre cualquiera de las etiquetas se ocultan las herramientas.

5 Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la figura se ven todas las herramientas “Formato” incorporadas dentro de la ficha “Inicio”.

6 Columnas de la hoja. 7 Filas de la hoja. 8 Celda activa. 9 Indica la celda activa. 10 Asistente para funciones. 11 Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las

hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro. 12 Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de de forma

lateral.


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13 Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa.

14 Controles para cambiar la vista de la hoja. 15 Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando.

En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc.

6.2.LOS LIBROS DE TRABAJO. Los documentos en Excel se denominan libros. En esta nueva versión de Excel estos ficheros tendrán una extensión .xlsx a diferencia de versiones anteriores cuya extensión era .xls. Por supuesto que en esta nueva versión los tipos de ficheros antiguos son soportados. Excel es capaz, además, de guardar nuestros libros en otros formatos. Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo. Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas de forma simultánea. Cada vez que abramos un libro nuevo de trabajo se abrirá con tres hojas de cálculo.

La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible desplazarse entre las hojas de un libro.

6.3.Operaciones con las hojas. Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc. También se puede organizar la pantalla usando varias ventanas para ver partes diferentes de una hoja, hojas distintas del mismo libro de trabajo o bien varios libros de trabajo.

6.4.Seleccionar varias hojas. Podemos seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultáneamente, como eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los 5 mismos datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar varias hojas se debe hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y manteniendo pulsada la tecla Ctrl hacemos clic en la etiqueta de cada una de las hojas que queramos seleccionar. Esta forma de seleccionar las hojas la utilizaremos cuando las hojas a seleccionar no estén contiguas. Cuando las hojas a seleccionar se encuentren contiguas lo haremos de la siguiente forma, se hace clic en la


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primera hoja que queramos seleccionar y manteniendo pulsada la tecla Shift se hace clic en la última hoja a seleccionar.

6.5.Desplazarse por las hojas en un libro de trabajo. La manera más sencilla de moverse a través del libro de trabajo es utilizar los botones de desplazamiento, que aparecen en la siguiente figura:

Estos controles no cambian la hoja activa, simplemente desplazan las etiquetas de las hojas que no se pueden mostrar. Si usted tiene a la vista todas las etiquetas estos controles no surtirán ningún efecto. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo en el cual sólo se tiene a la vista la etiqueta de la “Hoja 1” en este caso estos controles nos permitirán ver las hojas ocultas por falta de espacio.

6.6.Insertar una nueva hoja de cálculo. Como se mencionó anteriormente, un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad máxima de hojas vendrá limitada tan sólo por la memoria disponible. Para insertar nuevas hojas de cálculo disponemos de las siguientes opciones:

Hacer clic en el ícono

Las nuevas hojas aparecerán a la derecha de la última hoja existente.

Hacemos clic con el botón secundario del ratón sobre una hoja apareciendo el siguiente menú de opciones:


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Seleccionamos la opción “Insertar…” y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Seleccionamos “Hoja de cálculo” y pulsamos el botón Aceptar. La nueva hoja aparecerá a la izquierda de la hoja existente.

Para insertar una hoja de cálculo nueva antes de otra ya existente, seleccione esa hoja de cálculo y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuación, en Insertar hoja.


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6.7.Insertar varias hojas de cálculo a la vez.

Mantenga presionada la tecla MAYÚS o SHIFT y, a continuación, seleccione un número de fichas de hoja existentes equivalente al número de hojas de cálculo que desee insertar en el libro abierto. Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de cálculo nuevas, seleccione tres fichas de hoja de las hojas de cálculo existentes. En la Ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y luego en Insertar hoja, o siga cualquiera de los procedimientos para insertar una nueva hoja de cálculo.

6.8.Eliminar hojas.

Para eliminar una hoja de trabajo, los pasos a seguir son:

Un clic secundario o derecho sobre la hoja a eliminar. En el menú que se despliega seleccionamos “Eliminar”.


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O bien:

Un clic sobre la hoja a eliminar. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Eliminar y luego en Eliminar hoja.

6.9.Cambiar el nombre de las hojas. Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace doble clic en la etiqueta y se teclea el nuevo nombre, tal como se muestra en la siguiente figura:

La Hoja1 ahora se llama “Ingresos”. Otra forma de cambiar el nombre a la hoja es haciendo clic con el botón secundario sobre la etiqueta apareciendo el menú contextual que se muestra en la figura.

Y seleccionamos la opción Cambiar nombre, a continuación escribimos el nuevo nombre de la hoja.


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6.10. Mover hojas. Es posible mover las hojas, tanto dentro de un libro de trabajo, como a otro libro ya existente o creado especialmente, pero no se podrá hacer utilizando los comandos Cortar, Copiar y Pegar.

6.11. Mover hojas dentro de un libro de trabajo. Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo basta con arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecerá un triángulo que indica dónde se va a insertar la hoja. Una vez en la posición deseada, se suelta el botón del ratón, con lo cual la hoja se moverá a la nueva posición. Se puede mover más de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrándolas a la posición deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posición serán insertadas juntas.

6.12. Mover o copiar hojas a otro libro de trabajo. Las hojas de un libro pueden moverse a otro ya existente, o a uno nuevo, mediante los siguientes pasos:

Seleccionar las hojas que se desean mover. Hacemos clic con el botón secundario sobre alguna de las etiquetas de las hojas seleccionadas, del menú contextual que aparece seleccionamos Mover o Copiar…


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Aparece el siguiente cuadro de diálogo.

Desplegamos la lista “Al libro” y seleccionamos el libro de trabajo destino al que queremos copiar o mover la hoja seleccionada (que debe haberse abierto anteriormente). En el recuadro “Antes de la hoja” aparecerán todas las hojas de que dispone el libro seleccionado en el paso anterior. Hacemos clic en la hoja en la cual queramos que se inserten las hojas. Por último marcamos la casilla “Crear una copia” si lo que queremos es copiar las hojas, si no la marcamos las hojas se moverán, y pulsamos Aceptar.

Si existe alguna hoja con el mismo nombre en el libro de trabajo de destino, se cambiará el nombre de la hoja que se ha movido o copiado. Si se quiere crear un libro nuevo con las hojas seleccionadas, entonces se elige como libro de destino “Nuevo libro” en la lista “Al libro”.

6.13. Dividir la ventana de trabajo. En hojas muy extensas, nos puede resultar cómodo dividir la ventana de visualización en partes que nos permitan ver, al mismo tiempo, distintas zonas de la hoja no adyacentes. Para ello utilizaremos la opción “Inmovilizar Paneles”. Procedemos así:

Se selecciona una celda a partir de la cual se quiere hacer la división, en nuestro caso haremos clic en la celda C3. A continuación activamos la etiqueta “Vista”.


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Dentro de esta etiqueta disponemos del panel de herramientas “Ventana”. Seleccionamos la opción “Inmovilizar Paneles”.

Aparece el siguiente menú desplegable.

Si desea colocar las divisiones justo en la celda activa haga clic en “Inmovilizar paneles”. También puede inmovilizar la fila 1 o la primera columna de la hoja.


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En nuestro caso al encontrarse activa la celda C3 y como seleccionamos “Inmovilizar paneles” Excel coloca dos divisiones una vertical y una horizontal tal como se muestra en la siguiente figura:

Para desactivar las divisiones que creemos bastará con seleccionar la opción “Movilizar paneles” como se muestra en la figura:

6.14. NUEVA VENTANA. Abre una ventana que contiene la vista del documento en el cual se está trabajando, al abrir la nueva ventana, podemos visualizar en la misma pantalla dos o más vistas del mismo libro, incluso de otros libros; esto es aplicable cuando frecuentemente debemos consultar información de diferentes hojas del mismo libro, ó de diferentes libros, dado que nos permite visualizar y trabajar en la misma vista con varias hojas del mismo libro ó de diferentes libros.


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Para abrir una nueva ventana procedemos de la siguiente forma: Seleccionamos la ficha vista, en la etiqueta Ventana, seleccionamos la opción Nueva Ventana.

Restauramos la Ventana.

Distribuimos el tamaño de cada ventana a nuestro interés y así obtendremos la vista en la misma pantalla de amabas ventanas.


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6.15. ABRIR, GUARDAR Y CREAR UN LIBRO Los comandos para crear, guardar y abrir un libro se encuentran alojados en un menú que se despliega al hacer clic sobre el botón de Microsoft Office localizado en el vértice izquierdo superior de su pantalla. Al hacer clic en este botón se despliega el siguiente menú:

6.16. CREAR UN LIBRO. Al iniciar Excel, se genera un libro con tres hojas en blanco. Pero si se desea, se puede comenzar a trabajar con uno nuevo. Para ello hacemos clic en el botón de Microsoft Office y luego un clic en la opción “Nuevo…” Con lo que desplegará el siguiente cuadro de diálogo:


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Seleccionamos libro en blanco si lo que deseamos es precisamente un nuevo libro para iniciar a desarrollar lo que se requiere, seguido de la opción Crear; también hay una serie de plantillas pre-instaladas como modelo de factura de ventas, inventarios, presupuestos etc.

6.17. ABRIR LIBRO. Abre un libro existente para realizar modificaciones, continuar con un trabajo iniciado ó para consultar. Para ello hacemos clic en el botón de Office, seguido de la opción Abrir.


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Luego aparece un cuadro de diálogo en el cual seleccionamos el nombre y ubicación del archivo, una vez encontrado damos clic en abrir.

6.18. GUARDAR UN LIBRO. Para guardar un libro basta con dar clic sobre el botón de Office y seleccionar la opción Guardar, si el libro no había sido guardado anteriormente este desplegará un cuadro de diálogo en el que podemos escoger el tipo de archivo que deseamos generar y escribir el nombre del libro, si ya había sido guardado anteriormente, el efecto generado al dar clic sobre dicho botón es el de guardar los cambios efectuados.


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Si lo que deseamos es guardar una copia del libro en el cual se está trabajando, el procedimiento normal es seleccionar la opción Guardar Como y procedemos a seleccionar el tipo de archivo que deseamos generar, y digitamos el nombre de la copia, finalmente le damos clic en guardar.


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6.19. IMPRIMIR LIBRO.

Damos clic en el botón de Office y seleccionamos la opción imprimir, se despliega una lista con tres opciones:

Imprimir: genera un cuadro de diálogo en el cual se parametrizan los criterios de impresión Impresión rápida: Envía la orden a la impresora predeterminada para imprimir la hoja activa del libro en que se está trabajando Vista preliminar: Permite visualizar previamente y realizar cambios antes de imprimir.

Para este caso específico seleccionaremos la opción 1. Imprimir:

Inmediatamente aparece un cuadro de diálogo en el que nos permite seleccionar la impresora, el intervalo de páginas que deseamos imprimir, lo que se desea imprimir (selección, hojas activas, todo el libro), el número de copias, y si deseamos configurar las propiedades de impresión. Una vez realizado esto se da clic en aceptar; como se muestra en el siguiente gráfico:


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6.20. FORMATO DE CELDAS. Una celada es el lugar donde se puede introducir algún dato, es el punto donde se cruza una fila (registro) con una columna (campo). A estas celdas (individuales o rangos) se les puede dar diferentes tipos de formatos, para ello se procede así:

Se selecciona la celda ó el rango de celdas sobre el cual deseamos aplicar el formato: En la Ficha Inicio, se encuentran las etiquetas Fuente, Alineación y Número, las cuales se requieren para dar los diferentes tipos de formatos:

Fuente: Allí podemos seleccionar tipos de fuente, tamaño de fuente, color de fuente, relleno de celda, bordes de celda, si deseamos que la fuente sea en Negrita, Cursiva, ó Subrayado. Alineación: Nos permite seleccionar la forma como deseamos alinear el texto (centrado, a la izquierda ó a la derecha), su ubicación dentro de la celda (superior, en el medio, inferior), orientación del texto, sangría, combinar celdas, ó ajustar al texto. Número: nos permite elegir el formato que deseamos darle a nuestro texto en cuanto a valor de caracteres, es decir si es texto, fecha, moneda, etc.

Con base en las opciones anteriores, damos el formato que deseemos a las celdas seleccionadas.


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6.21. FORMATO CONDICIONAL. El formato condicional facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (o criterio). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condición. Cuando cree un formato condicional, puede hacer referencia a otras celdas de una hoja de cálculo, como =AF2006!A5, pero no puede realizar referencias externas a otro libro. Para proceder a dar formato condicional procedemos así:

Seleccionamos el rango de celdas sobre las cuales deseamos aplicar el formato condicional. En la Ficha Inicio, Etiqueta Estilos, seleccionamos la opción Formato Condicional, se despliega una lista de opciones de formato, elegimos la que se acomode a nuestras necesidades.

Seleccionamos los criterios de formato, y el formato que deseamos obtener cuando se cumpla la condición dada.

6.22. DAR FORMATO DE TABLA.

Nos permite dar formato de tabla a un conjunto de celdas, procedemos de la siguiente forma:

En la Ficha Inicio, Etiqueta estilos seleccionamos la opción Dar Formato de Tabla, de inmediato se despliega una lista de opciones predeterminadas, ó podemos crear un estilo personalizado.


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Damos clic sobre la opción de tabla que deseemos, inmediatamente aparece un cuadro de diálogo en el que debemos ingresar el rango en que se encuentran los datos.

Seleccionamos ó digitamos el rango de datos en término absolutos y damos clic en aceptar.

6.23. INSERTAR GRÁFICOS.

Frecuentemente es necesario analizar la información gráficamente, Excel ofrece una serie de gráficos para solucionar la necesidad de forma inmediata. Para insertar un gráfico procedemos de la siguiente forma:

Seleccionamos el rango de celdas en que se encuentran los datos. En la Ficha Insertar, Etiqueta Gráficos, damos clic en el tipo de gráfico que deseamos, de inmediato aparece en el área que se está trabajando.


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Aparece una ficha denominada Herramientas de gráficos y allí podemos seleccionar como queremos que se muestren los datos, diseño del gráfico, formato del gráfico, presentación del gráfico.

6.24. INSERTAR FONDO.

Se puede establecer como fondo de la hoja una imagen, el procedimiento es el siguiente:

En la Ficha Diseño de página, Etiqueta Configurar página, se da clic en la opción Fondo.


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Aparece de inmediato un cuadro de diálogo para buscar la imagen, una vez ubicada la seleccionamos y damos clic en Insertar.

Para quitar el fondo, basta con dar clic en el mismo botón con que lo insertamos, que ahora aparece como eliminar fondo.


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6.25. INSERTAR ENCABEZADOS Y PIE DE PÁGINA. El encabezado es aquella información que aparece siempre en la parte superior de cada página impresa, y el pié de página es la información que aparece siempre en la parte inferior de cada página impresa. En estos podemos incluir títulos, fechas, imágenes, número de página, etc. El procedimiento para insertarlos es el siguiente:

En la Ficha Insertar, Etiqueta Texto, seleccionamos la opción Encabezado y pie de página, de inmediato nos lleva a la vista de diseño de página, y nos ubica en el encabezado, allí podemos digitar la información que deseamos sea el encabezado de nuestra hoja, se puede visualizar una ficha denominada Herramientas para encabezado y pie de página, allí seleccionamos la ficha diseño, y encontramos múltiples herramientas para nuestro encabezado ó pie de página, tales como fecha, hora, etc.


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Para volver al diseño normal de la hoja, basta con ir a la Ficha Vista, Etiqueta Vistas de libro, y damos clic en Normal.

6.26. NOMBRAR RANGOS. En hojas de cálculo donde se manejan muchos datos, es recomendable nombrar rangos para su fácil consulta y aplicación, para nombrar los rangos procedemos así:

Seleccionamos el rango al cual le deseamos asignar el nombre. En la Ficha Fórmulas, Etiqueta Nombres Definidos, y damos clic en la opción Asignar nombre a un rango.

Inmediatamente aparece un cuadro de diálogo en el que debemos digitar el nombre que le queremos dar al rango, al ámbito (si es para aplicar a todo el libro ó solo a la hoja), comentario (si deseamos incluir algún comentario; damos clic en Aceptar.


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Otra forma de nombrar los rangos es, seleccionando el rango, y en el cuadro de nombres, damos clic y digitamos el nombre deseado seguido de la tecla Enter.

Para consultar y administrar los nombres ya definidos, procedemos de la siguiente forma:

En la Ficha Fórmulas, Etiqueta Nombres definidos, damos clic en la opción Administrador de nombres.


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Se abre un cuadro de diálogo en el cual podemos identificar los campos nombrados y podemos proceder a crear nuevos, editarlos ó eliminarlos.

6.27. PROTEGER HOJA. Frecuentemente es necesario proteger las hojas de cálculo de nuestros libros de trabajo, esto para evitar que usuarios finales alteren o modifique campos determinados. El proceso para proteger una hoja de cálculo es el siguiente:

Previamente es necesario dar el formato necesario a las celdas, es decir, dar formato de protegido a aquellas celdas que queremos proteger, predeterminadamente Excel ha protegido todas las celdas del libro, por lo cual hay que quitarles la protección a aquellas celdas que no deseamos afectar, para ello desplegamos el cuadro de diálogo de formato de celdas dando clic en el vértice inferior izquierdo ubicado en la Ficha Inicio, Etiqueta Fuente.


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Cuando aparece el cuadro de diálogo, seleccionamos el botón Proteger, y quitamos el chulo en la opción Bloqueada (para desbloquear), damos clic en aceptar. Con esto quedan desbloqueadas las celdas que hemos elegido.


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En la ficha Revisar, Etiqueta Cambios, damos clic en la opción Proteger hoja.

Se despliega un cuadro de diálogo y allí seleccionamos los permisos que deseamos establecer, digitamos una contraseña, luego aparece otro cuadro para confirmar la contraseña.


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Para desproteger la hoja, basta con dar clic en el mismo botón con que la protegimos, solo que ahora aparece como Desproteger hoja, y suministramos la contraseña que nos pide (la misma que habíamos ingresado cuando la protegimos).

6.28. PROTEGER LIBRO. Así como es importante proteger el contenido de las hojas de cálculo, también es necesario en ocasiones proteger la estructura y/o ventanas de nuestro libro de trabajo, para ello protegemos así:

En la Ficha Revisar, Etiqueta Cambios, damos clic en la opción Proteger libro, seleccionamos si lo que deseamos proteger es estructura y/o ventanas, digitamos una contraseña, y luego la volvemos a digitar cuando nos pida la confirmación de contraseña.


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Para desproteger el libro, basta con dar clic en el mismo botón con que lo protegimos, solo que ahora aparece como Desproteger libro, y suministramos la contraseña que nos pide (la misma que habíamos ingresado cuando lo protegimos).


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6.29. VALIDACIÓN DE DATOS. Permite restringir los datos que los usuarios deben ingresar en determinadas celdas, por ejemplo, que en el campo documento de identidad solo permita números enteros. Para validar datos procedemos de la siguiente forma:

Seleccionamos el rango de celdas sobre el cual deseamos aplicar la validación. En la Ficha Vista, Etiqueta Herramientas de datos, damos clic en la opción Validación de datos.

En el cuadro de diálogo emergente procedemos a parametrizar los tipos de datos permitidos; en Configuración establecemos los criterios de validación (Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud del texto, Personalizada); en Mensaje de entrada (opcional) podemos escribir un mensaje que le indique al usuario que tipo de datos puede ingresar, y en Mensaje de error (opcional) podemos escribir un mensaje que le indique al usuario un posible motivo por el cual está cometiendo errores al ingresar los datos, al terminar damos clic en Aceptar.


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Para quitar la Validación de datos, seleccionamos el rango de celdas que deseamos afectar, y en la misma opción de Validación de datos, damos clic y seleccionamos la opción borrar todos, y aceptar.

6.30. FÓRMULAS Y FUNCIONES. Las fórmulas nos permiten realizar cálculos simples y complejos en una hoja de cálculo, obteniendo un resultado a partir de otros, toda fórmula empieza por igual (=), estas pueden incluir operadores, valores, referencias a otras celdas, nombres de rangos y funciones. Ejemplo:

Las funciones son fórmulas predeterminadas en Excel que ejecutan una serie de cálculos utilizando valores denominados argumentos, devolviendo un resultado. Son utilizadas para simplificar el trabajo al momento de buscar resultados de cálculos muy complejos o extensos. Ejemplo:

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