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Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires Manual de Inducción

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Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires

MANUAL

DE

INDUCCIÓN

o Manual Introductorio al Conocimiento del Colegio de

Escribanos


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BIENVENIDA

Para el Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires (COLEGIO) es un gusto darle la más cordial bienvenida a este equipo de trabajo. Esperamos que su capacidad, conocimientos y espíritu de colaboración y servicio sean puestos a disposición del COLEGIO, para la realización altamente satisfactoria de las tareas encomendadas a su puesto. Asimismo, es interés mutuo que nuestra Institución sea un importante medio que permita a usted su realización mediante la interacción entre su persona y nuestro personal, que creemos y esperamos, está comprometido con el crecimiento de la misma. A continuación, encontrará en este Manual de Inducción una breve reseña histórica del COLEGIO, la Visión y Misión que guían nuestra conducta, la forma en que nos organizamos, las principales instituciones con las que nos relacionamos, los servicios que prestamos y lo que esperamos de su comportamiento dentro de Colegio.


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INTRODUCCIÓN Descripción organizacional

El COLEGIO con sede en la Ciudad de La Plata, tiene el carácter de “persona jurídica de derecho público”, y ejerce la representación exclusiva del notariado de la Provincia de Buenos Aires.

Sus principales funciones son:

• Ejercer, con exclusividad, la representación de los escribanos de la Provincia de Buenos Aires.

• Tener a su cargo la matrícula profesional.

• Intervenir ante las autoridades administrativas, legislativas y judiciales para expresar su opinión sobre proyectos de leyes, decretos, reglamentos, resoluciones o en demanda de normas que tuvieren relación con el notariado o con los escribanos en general.

• Inspeccionar la labor que cumplen los escribanos.

• Ejercer la administración de la Caja de Seguridad Social para escribanos de la Provincia de Buenos Aires.

• Legalizar las firmas de los notarios en los documentos que ellos autoricen, toda vez que le sea requerido.

• Administrar el Archivo de Actuaciones Notariales.

Definimos nuestra Visión como:

“Ser una Institución que proteja y legisle la actividad del notariado, en su ámbito de competencia, y constituirse como un Colegio de excelencia por su prestigio y años de

trayectoria”

Nuestra misión está basada en:

• Mantener los principios en que se sustenta la institución del notariado, con la finalidad de afianzar, en el ámbito que le es propio, los valores jurídicos de seguridad y certeza que para su pacífica convivencia requiere la comunidad.

• Asegurar el respeto de la investidura de los notarios y el ejercicio regular de su ministerio.

• Velar por la sujeción de los notarios a las normas jurídicas y a las reglas de ética en vista a la prestación de un eficiente servicio a la comunidad.

• Atender a la defensa de los derechos de los notarios y a su bienestar moral y material.

• Representar a los notarios colegiados de la Provincia de Buenos Aires.


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Composición del Colegio

El Colegio se compone de todos los notarios de la Provincia, en actividad y en retiro. Sin perjuicio de su calidad de miembros de la Institución, podrán ejercer libremente el derecho de asociarse entre sí. (Art. 85 inc. 1 Ley 9020)

Son órganos del Colegio (Art. 87 Ley 9020):

• La Asamblea.

• El Consejo Directivo.

• El Comité Ejecutivo.

• La Juntas Ejecutivas de las Delegaciones.

Coadyuvan a la labor de los órganos del Colegio (Art. 88 Ley 9020):

• Las comisiones auxiliares de carácter permanente o transitorio que designe el Consejo Directivo.

• Los subdelegados legalizantes.

La Asamblea se reúne en forma ordinaria y/o extraordinaria, en las que deberá considerar la gestión cumplida del Consejo Directivo (en el último ejercicio), así como también cualquier tema motivo de la convocatoria.1

El Consejo Directivo del Colegio estará formado por notarios en actividad o en retiro que, con la denominación de Consejeros, serán elegidos localmente por cada circunscripción electoral. El número de Consejeros a elegir por cada circunscripción estará determinado por la cantidad de notarios en funciones en cada una de ellas, de acuerdo con lo que seguidamente se dispone:

a) Circunscripciones con hasta cien (100) notarios: un (1) Consejero.

b) Circunscripciones con más de cien (100) y hasta cuatrocientos (400) notarios: tres (3) Consejeros.

c) Circunscripciones con más de cuatrocientos (400) notarios: seis (6) Consejeros.

El mandato de los miembros del Consejo Directivo y Comité Ejecutivo tiene una duración de 2 años, con posibilidad de reelección por otro período. La composición actual de los mismos se encuentra detallada en el Anexo I, que forma parte del presente.

Sus funciones están establecidas en la Ley 9020 (artículo 100) y entre las más importantes se destacan:

• Dictar resoluciones de carácter general tendientes a una mayor eficacia del servicio notarial, con el voto de los dos tercios.

• Expedir dictámenes e informes requeridos por los poderes públicos en asuntos relacionados con el ejercicio de las funciones notariales.

1 Según Ley 9020/78 Art 90


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• Tomar a su cargo el contralor de las disposiciones relativas a los regímenes de inhabilidades e incompatibilidades, adoptar las medidas tendientes a hacer cesar las irregularidades comprobadas y en su caso, poner los hechos en conocimiento del órgano que corresponda.

• Resolver que el Colegio forme parte de Federaciones Nacionales e Internacionales de Notarios, de agrupaciones interprofesionales y de toda otra organización de carácter cultural, mutual y profesional; sea nacional o internacional.

• Ejercer la dirección de la Caja de Seguridad Social del Colegio con las facultades que le acuerda la Ley 6983 o el ordenamiento legal que la sustituya.

• Organizar la realización de jornadas notariales provinciales y otras reuniones para tratar asuntos vinculados con el ejercicio de las actividades profesionales.

• Celebrar convenios con organismos provinciales conforme a los cuales el Colegio colabore en la ejecución de tareas de interés general vinculadas al quehacer notarial.

A su vez, el Comité Ejecutivo está formado por 11 miembros, quienes tendrán las siguientes atribuciones2:

• Llevar la matrícula y el Registro de Aspirantes.

• Administrar la Caja de Seguridad Social del Colegio.

• Designar y remover los empleados administrativos, gráficos, de intendencia y maestranza del Colegio.

• Proyectar el presupuesto de gastos y el cálculo de recursos para su consideración por el Consejo Directivo.

• Administrar los bienes del Colegio, celebrar toda clase de contratos y realizar en general todos los actos jurídicos, administrativos y bancarios que sean necesarios o convenientes para el cumplimiento de los fines del Colegio o para la defensa de sus derechos e intereses patrimoniales. En los casos previstos en el inciso 6, del artículo 101, requerirá autorización previa del Consejo Directivo.

Las Juntas Ejecutivas de las Delegaciones tienen como principales funciones:

• Coadyuvar con el Consejo Directivo en el cumplimiento de sus tareas y tomar medidas conducentes a efectivizar la descentralización de los servicios que el cuerpo disponga.

• Representar al Consejo Directivo ante los notarios y autoridades nacionales, provinciales y municipales de instituciones, que actúen en su demarcación.

Fundación y desarrollo legislativo e institucional

En 1768 un pequeño grupo de colegas crean, en la Ciudad de Buenos Aires, la Hermandad de San Ginés de Arlés y su Arca Depositaria, con el principal objeto de "lograr la mayor respetabilidad del gremio" y procurar fondos destinados a brindar ayuda a aquellos escribanos que pudieran atravesar dificultades económicas, sobre todo al dejar el ejercicio de la profesión.

2 Según Ley 9020/78 Art 104


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El 7 de abril de 1866, se funda el Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires. Como consecuencia de la Ley de Federalización, dictada en 1880, cuatro años más tarde, ese Colegio se convertiría en el Colegio Nacional de Escribanos, con jurisdicción en Capital Federal y los entonces Territorios Nacionales.

Gracias al empeño incansable del Esc. Arturo Mom, fundador y primer Presidente, el 18 de febrero de 1889 recobra su vida institucional nuestro Colegio de Escribanos, quien luchó por su permanente jerarquización, tanto profesional como institucional, apuntando a dejar de ser una simple asociación civil para convertirse, legalmente, en un verdadero Colegio.

Tal aspiración fue lograda el 31 de marzo de 1943, cuando la Legislatura Provincial sancionara la Ley N° 5015. Fue ésta la primera Ley Orgánica Notarial argentina y, como consecuencia, el Colegio adquirió su personería jurídica. Con ella, nacen también Organismos e instituciones como la Caja de Previsión Social para Escribanos, el fuero notarial compuesto por el Juzgado y Tribunal Notarial, y se complementan las disposiciones del Código Civil en materia de documentos notariales.

Años más tarde, el Colegio auspició un proyecto altamente renovador de su Ley Orgánica, que fuera promulgado el 19 de diciembre de 1975 (Ley Nº 8585) y se publicara el 5 de enero de 1976. Pero el gobierno militar que asumió el 24 de marzo de ese año suspendió la entrada en vigencia del nuevo proyecto de Ley orgánica y luego, lo derogó. Aquella ley es la inspiradora de la legislación que actualmente rige a nuestro Notariado. Fijaba pautas en cuanto a nuevos y más racionales parámetros para la creación de Registros Notariales, establecía el acceso a la titularidad exclusivamente mediante el régimen de Concursos de antecedentes y oposición, incorporaba la figura del suplente, reducía las facultades del Tribunal Notarial, preveía la creación de otro Juzgado Notarial, incorporaba como órganos de gobierno al Comité Ejecutivo y a las Juntas Ejecutivas de las Delegaciones, establecía el régimen electoral de lista completa, organizaba y reglamentaba prolijamente el Registro de Testamentos, introducía la necesidad de intervención de un notario bonaerense para la inscripción de escrituras autorizadas por notarios de otra jurisdicción y, finalmente, dedicaba especial atención a la escrituración de los planes de vivienda social. Gran parte de sus principios lucen vigentes hoy en la actual Ley Orgánica del Notariado Bonaerense (Ley 9020).


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CULTURA ORGANIZACIONAL El Colegio ha crecido a través de los años, y se ha dotado de la tecnología apropiada y del personal que pueda llevar adelante sus metas y propósitos.

Se ha recurrido a asesores externos para brindar un mejor servicio. Estos han indicado y sugerido cambios oportunos y “necesarios” para poder transformar y combinar de manera más eficaz el proceder con las exigencias del contexto.

El COLEGIO cuenta en la actualidad con 463 empleados activos, donde 323 están prestando servicios en Sede Central y el resto se reparte entre las siguientes Delegaciones:

• Azul.

• Bahía Blanca: la cual cuenta con la oficina delegada ubicada en Tres Arroyos.

• Dolores.

• Junín.

• La Plata

• Lomas de Zamora: la cual cuenta con las oficinas delegadas ubicadas en Quilmes y Avellaneda.

• Mar del Plata

• Mercedes

• Morón.

• Necochea.

• Nueve de Julio.

• Pergamino.

• San Isidro.

• San Martín.

• San Nicolás

• Tandil.

• Trenque Lauquen.

Los empleados cuentan con estudios primarios y secundarios completos en su gran mayoría, teniendo personal con formación terciaria y universitaria en los Puestos que así lo requieran.

Los mismos son seleccionados según el Manual de Puestos y un sistema de evaluación de competencias, los que se ajustan a las necesidades y requerimientos de las funciones, valores y cultura organizacional.

En el año 2007, se comenzó a implementar el sistema de evaluación de desempeño, con competencias claves que deben tener los empleados para poder desarrollar sus tareas.


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La evaluación se realiza en el mes de diciembre de cada año, y está a cargo del Jefe directo del empleado con la supervisión de cada Director.

En base a los resultados obtenidos, se identifican (entre otras) necesidades de capacitación, las que se programarán y cumplimentarán en los meses siguientes a cada período de evaluación.

Estructura del Colegio

Direcciones y dependencias del Comité Ejecutivo:

Dirección de Servicios Notariales: Objetivo: Optimizar el servicio que presta el COLEGIO a los Notarios de la Provincia de Bs. As., y hacer de nexo entre el COLEGIO y la comunidad. Dirección de Caja de Seguridad Social: Objetivo: Acordar en tiempo y forma los beneficios de prestaciones asistenciales, beneficios previsionales, subsidios a los afiliados; como así también efectuar el eficiente control de los ingresos por aportes notariales y de terceros. Dirección de Finanzas: Objetivo: Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades inherentes a la administración de los recursos financieros. Dirección de Informática: Objetivo: Proporcionar servicios y tecnologías de información de vanguardia que contribuyan a la calidad de los procesos llevados a cabo en el COLEGIO. Dirección Administrativa -Contable: Objetivo: Confeccionar el balance anual del COLEGIO, de los Organismos Administrados y brindar servicios de apoyo y mantenimiento a las distintas unidades operativas e Institucionales. Inspección general: Función:

• Efectuar la inspección de los Registros Notariales para verificar el cumplimiento de las obligaciones relativas al pago de los aportes a la Caja de Seguridad Social

• Por delegación del Juzgado Notarial, verificar el cumplimiento de las normas jurídicas que reglan el ejercicio de la función notarial, con las atribuciones que el mismo determine.

Departamento de RRHH: Objetivo: Asegurar la provisión, retención y crecimiento de RRHH adecuados para lograr la mejor contribución de los mismos en base a los objetivos trazados por la organización. Organismo autónomo:

Tribunal Notarial: Función: Intervenir en las causas relativas a faltas de ética y en las que afecten la dignidad de la investidura o el prestigio del notariado.


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DIAGRAMA DEL EDIFICIO 1º subsuelo: Archivo de Actuaciones Notariales (oficinas administrativas)

2º, 3º y 4º subsuelo: se encuentran los archivos de los protocolos.

Planta baja: Mesa de Entradas General, Mesa de Entradas de Atención de la Salud, Mesa de Entradas de Archivo de Actuaciones Notariales, Intendencia, Biblioteca Jurídica Central, Centro Institucional de Mediación, Tribunal Notarial y oficina de Concursos.

1º Piso: Caja de seguridad, Atención a la Salud, Reintegros, Convenios, Auditoria Odontológica, Auditoria Médica.

2º Piso: Asesoría de Aportes, Jubilaciones, Pensiones y Subsidios, Préstamos y Turismo, Liquidación Inspecciones, Control de Aportes.

3º Piso: Presidencia, Secretaria de Presidencia y Consejo Directivo, Vicepresidencia 1º, Vicepresidencia 2º, Secretaría de Relaciones profesionales, Secretaría de Gobierno, Secretaría de Comité Ejecutivo, Dirección de Servicios Notariales, División de Servicios Notariales, Secretaria de Administración, Secretaria de Aportes.

4º Piso: Dirección de Finanzas, Tesorería, Asesoría Tributaria, Inversiones.

5º Piso: Dirección Administrativo-Contable, Liquidación de haberes, Compras, Presupuesto, Patrimonio, Contabilidad, Administración y Costos de Imprenta.

6º Piso: División de Comunicaciones, Diseño-Corrección del Sitio Institucional, Dirección de Informática, Soporte Técnico, Desarrollo, Organización y Método, Administración de TI y Comunicaciones.

7º Piso: Regularización Dominial y Vivienda Social, Inspección General, Registros Especiales, Asesoría Previsional, Fundación ÆQUITAS.

8º Piso: Archivo administrativo, Asesoría Técnica, y Depto. RRHH.

Administración y gestión de la información

La información es administrada a través de varios software de gestión, algunos realizados a la medida de las necesidades específicas, y otros adquiridos a empresas proveedoras.

A continuación se detallan los mismos, así como también sus funcionalidades.

En Registros Especiales funciona el Registro de Testamentos, el Registro de actos de Autoprotección y Rúbrica de Libros de Consorcio. Además, para el caso de Testamentos, los escribanos de la Provincia de Buenos Aires pueden hacer la carga Online de la inscripción.

En la División de Comunicaciones funciona un software mediante el cual se envían correos electrónicos a los notarios de la Provincia con distintas publicaciones y comunicaciones.

También, mediante la Página Web del Colegio, los notarios y terceros pueden realizar distintas consultas y acceder a diferentes opciones de gestión que complementan la actividad notarial.


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“América” es la base de datos, (técnicamente llamada ERP, Enterprise Resource Planning) utilizado por Colegio para los sectores de compras, ventas, proveedores, contabilidad, impuestos, tesorería y stock de folios y en lo relacionado a la actuación notarial.

“GV Sistemas” es un sistema de liquidación de haberes, utilizado en el Sector Liquidación de la Dirección Administrativo Contable.

“RH Pro”: es un sistema de gestión integral de RRHH, utilizado en dicho Departamento.

“XTrade” es el software utilizado en el sector de inversiones.

“Administrativo” es un Software que gestiona la información en cuanto a la matriculación y actuación de los escribanos en los distintos Registros de la Provincia y se registran las licencias, además de otros datos de los notarios. Dicho sistema es fundamental para la gestión de la información del Colegio, ya que a partir de la misma, se nutren el resto de los sistemas vigentes en el Colegio.

Funciona también un sistema que administra los oficios judiciales, como así también su respuesta, ya que el Colegio debe expedirse en determinadas cuestiones, y a través de este software se deriva al área que le corresponde intervenir.

En la Caja de Seguridad Social funciona “InfoMedical” en el que se administra toda la información perteneciente a la Obra social.

El sistema de Lectura Temprana permite chequear las declaraciones juradas de aportes e impuesto de sellos de los notarios para determinar eventuales desvíos en las mismas, y de esta manera, evitar futuras penalizaciones.

El sistema Inspecciones permite realizar el seguimiento y control de la tarea llevada a cabo por los Inspectores Notariales con el fin de detectar errores u omisiones en las declaraciones juradas realizadas por los escribanos.

En el sector de Préstamos, hay un software mediante el que se realiza el seguimiento del préstamo otorgado, desde el inicio del mismo hasta su cancelación.

En el control y liquidación de aportes se puede controlar el mínimo anual de aporte que deben realizar los escribanos, así como consultar el estado de cuenta del escribano vía Web.

En el Archivo de Actuaciones Notariales, funciona un sistema mediante el cual se puede consultar el stock y ubicación de protocolos.

Desde la Página Web, los notarios pueden gestionar el pedido de segundas copias de escrituras y el mismo se puede enviar en forma virtual mediante la utilización de archivos firmados electrónicamente.

En la mesa de entradas hay un software denominado “Tramitex” que permite realizar la gestión de trámites.

En la Biblioteca funciona un aplicativo llamado “InfoHelp” que permite gestionar en forma integral todo el movimiento de la Biblioteca, además se han desarrollado sobre esta plataforma múltiples consultas que se pueden visualizar desde la Web.


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En la Imprenta funciona un desarrollo propio para el control y seguimiento de los procesos de producción de folios y materiales.

En las Delegaciones funciona:

• Un software de seguros, el cual administra el cobro de cuotas de seguro por mala praxis de la actuación notarial.

• Timbrados, administra la emisión de timbrados, según la ley 10.295.

• “América”: ha sido adaptado a la medida de las necesidades de las delegaciones, y funciona el módulo stock, ventas y tesorería.

• “Administrativo”: el módulo de consulta.

• “InfoMedical”: funciona el módulo de consulta de reintegros.

Servicios a los Escribanos y a la Comunidad

Se trabaja sabiendo que los cambios externos pueden afectar las tareas del notario, por lo que se está en la permanente búsqueda de nuevos y mejores servicios a los escribanos.

Archivo de Actuaciones Notariales: el mismo es responsabilidad del Colegio, por delegación del Poder Judicial. Depende funcionalmente de la Dirección de Servicios Notariales. Su principal objetivo es efectuar la guarda y custodia de los protocolos de los notarios de la Provincia, y expedir la información que los interesados soliciten de ellos. En la sede del Colegio (calle 13 número 770, La Plata) y en el Taller de Producción Gráfica (imprenta) se guardan gran parte de los Protocolos y el resto en los archivos de las siguientes delegaciones:

• Azul.

• Bahía Blanca.

• Junín.

• Mar del Plata. Biblioteca Jurídica Central: depende funcionalmente de la Dirección de Servicios Notariales. La misión es facilitar el acceso a la información y documentación a la comunidad de lectores a la que sirve.

Centro Institucional de mediación "Juan José Cinqualbrez": La VISION del Centro Institucional y los Subcentros es: propiciar la participación social activa en la resolución de los conflictos, brindándole a las partes las herramientas técnicas necesarias para arribar a una solución pacífica. Asimismo, la MISION es colaborar activamente y contribuir a través de procesos de consenso y diálogo a la resolución justa de conflictos evitando así su judicialización.

Fundación ÆQUITAS: es una O.N.G3. que tiene como propósito ayudar a aquellas personas necesitadas de especial protección. El Colegio y la Fundación se proponen llevar a cabo una importante labor en el ámbito legislativo, para alcanzar la protección jurídica de los menores, discapacitados y personas de la tercera edad, elaborando propuestas de reformas legales para la mejora de la protección y la subsanación de defectos y lagunas normativas.

3 Organización sin fines de lucro, es decir, no recibe sustento económico por parte del Estado Nacional, Provincial o Municipal.


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Fundación Editora Notarial: tiene como objeto editar, imprimir y distribuir, por sí o por intermedio de terceros, las obras que se seleccionen para su publicación, las que deberán ser respetuosas de la Constitución Nacional, de la Constitución de la Provincia, de las tradiciones nacionales y de los valores humanísticos y profesionales del notariado. Asimismo, fomenta el estudio e investigación de las disciplinas jurídicas y sociales. Procura el estímulo y difusión de obras científicas, de estudio e investigación, ensayos, recopilaciones de leyes comentadas y anotadas y todo tipo de trabajo intelectual referidos a las disciplinas jurídicas y sociales y a la cultura en general, tanto de autores nacionales o extranjeros, con el objeto de propender especialmente a la formación científica y mejoramiento del notariado, disciplinas afines y de todos aquellos que se interesen en ello. A tal fin realiza todas las actividades organizativas, administrativas, científicas y económicas que conciernen a su objeto, siempre teniendo en mira el bien común y sin propósito de lucro.

Registros especiales: tiene por objeto la toma de razón de la existencia de los testamentos, actos de autoprotección y rúbrica de libros de consorcio de copropietarios. Puntualmente, se dividen en:

• Registros de testamentos: tiene por objeto la toma de razón de la existencia de los testamentos, revocatorias y demás disposiciones de última voluntad, y la registración de las designaciones y revocatorias de tutores para los hijos menores por escritura pública.

• Registro de Rúbricas de Libros de Consorcio de Copropietarios: Son sus funciones:

1. La matriculación de los Consorcios de Copropietarios de los edificios sometidos al régimen de la Ley 13.512 de Propiedad Horizontal, situados en el territorio bonaerense.

2. La toma de razón en la respectiva matrícula mediante los asientos, de los requerimientos de rúbrica de los libros.

3. Llevar los siguientes libros: Libro Diario de presentación y salida de documentos registrables, Libro Diario de presentación de solicitudes de certificaciones e informes y salida de los mismos y Libro Índice de documentos inscriptos.

4. La expedición de certificaciones e informes.

• Registro de Actos de Auto protección: Tiene por objeto la toma de razón de las escrituras públicas, otorgadas dentro o fuera de la Provincia de Buenos Aires, que contengan declaraciones, previsiones y directivas del otorgante, para que sean ejecutadas ante la eventual imposibilidad, transitoria o definitiva de tomarlas por sí, cualquiera fuere la causa que la motivare. También sus modificatorias y revocatorias.

Tribunal de Control de los RNRD: tiene como objetivo el control de los notarios Encargados o Colaboradores de los Registros Notariales de Regularización Dominial.

Universidad Notarial Argentina: tiene a cargo el dictado de carreras, cursos y actividades de investigación. Fue fundada por el Colegio de Escribanos y sus actividades se extienden a las Delegaciones de la Provincia de Buenos Aires y de todo el país, ampliando el horizonte a otros países. También se ha profundizado la proyección internacional a través del dictado de conferencias, establecimiento de convenios y una activa participación en congresos y simposios.


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Universidad Notarial Argentina Virtual: La UNAV es un espacio de aprendizaje, consulta, información e intercambio, destinado a dar respuesta a las necesidades de los profesionales del Derecho y disciplinas afines. Allí interactúan alumnos, profesores, profesionales y consultores, realizando actividades a través de medios que permiten superar las condicionantes del tiempo y el espacio, ya que es accesible desde cualquier lugar que permita conexión a Internet.

Relaciones con otros organismos

ARBA (Agencia de Recaudación de la Provincia de Buenos Aires): el Colegio provee a su reestructuración dotándola de equipos, sistemas, programas y otros elementos indispensables para el cumplimiento de sus objetivos4.

Consejo Federal del Notariado Argentino: es la organización que nuclea a los Colegios de Escribanos de la República Argentina, y tiene por objetivos, entre otros:

• Coordinar las acciones de las entidades que representa para fomentar la unión y solidaridad del notariado argentino.

• Ejercer su representación en el orden nacional e internacional.

• Propender al perfeccionamiento de las leyes de fondo y de forma, relacionadas directa o indirectamente con la función notarial.

Dirección Nacional del Registro de la Propiedad del Automotor: el Colegio celebró un Convenio con dicho organismo, con el fin de que los Registros del país puedan consultar la verificación de folios de actuación notarial5.

Dirección Provincial del Registro de la Propiedad: el Colegio presta su colaboración técnica especializada, y aporta fondos emergentes, con destino a la transformación técnica del Registro Provincial, con el objeto de proveer al mejoramiento de su reestructuración y sus métodos operativos sobre las bases modernas que permitan lograr la conversión total de asientos a la técnica de folio real computarizado, mediante el uso de tecnologías de seguridad documental, microfilmación y procesamiento electrónico de datos6.

En particular, el convenio celebrado establece la manera de disponer la adquisición de inmuebles, maquinarias, contratos de locación de obras y servicios, becas para el personal participante de cursos y seminarios, entre otros.

Escribanía General de Gobierno: el Colegio provee a la operatoria del Programa de Escrituración de Vivienda Nacional que tendrá a su cargo, pudiendo delegar las escrituraciones de interés social, normas especiales y por su participación en el Programa de Titulación Dominial7.

Ministerio de economía: el Colegio brinda servicios de colaboración técnica especializada con el fin de mejorar y reestructurar los métodos operativos de trabajo sobre bases modernas que permitan lograr la conversión total de los asientos a la técnica del Folio Real computarizado,

4 Según Ley provincial Nº 10.295 Art 1º Inciso 2 (texto actualizado) 5 Según ley 14028. Art: 1 y 4.

6 Según Ley provincial Nº 10.295 Art 1º 7 Según Ley provincial Nº 10.295. Art 1º. Inciso 2b (texto actualizado)


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utilizando para ello tecnologías de seguridad documental, microfilmación y procesamiento electrónico de datos8.

Ministerio de Justicia de la Provincia de Buenos Aires: existe un Convenio de colaboración con el Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires, con el Consejo Profesional de Ciencias Económicas y con el Colegio de Abogados de la Provincia de Buenos Aires, cuyo objeto es atender las necesidades de la Dirección Provincial de Personas Jurídicas en todos los ámbitos de actuación, conforme a:

• La adquisición de maquinarias, instrumental, útiles, sistemas, programas y otros elementos de trabajo.

• La celebración de contratos de locación de obras y de servicios con personas o entidades.

• El otorgamiento de becas para el personal participante de cursos y seminarios permanentes o especiales.

• La celebración de contratos y asignación de compensaciones, viáticos, movilidad, y aportes previsionales en su caso.

• La provisión de medios para jerarquización y estímulos al personal de acuerdo con metodologías que permitan evaluar el mejoramiento cuantitativo y cualitativo de su producción de modo grupal o individual del Organismo Provincial en todos los ámbitos de actuación dentro de parámetros de igualdad, transparencia e idoneidad.

• Las erogaciones que demande la informatización de la totalidad de los trámites que se realicen ante la Dirección Provincial de Personas Jurídicas.

• Las erogaciones que demande las operatorias de los Programas que implemente la Dirección Provincial de Personas Jurídicas en todos los ámbitos de actuación, de sociedades comerciales y/o asociaciones civiles, cualesquiera sean sus tipos y la instrumentación de políticas de contralor y fiscalización.

Subsecretaría Social de Tierras: el Colegio regula y administra los recursos económicos de ésta Secretaría. También, efectúa a requerimiento de la Secretaría de Tierras y Urbanismo, pagos para los siguientes fines: contratos de personal de servicios, viáticos, incentivos, locación de obras, adquisición y locación de inmuebles, máquinas, útiles, vehículos, bienes muebles e inmuebles, equipamiento informático.

8 Según Ley provincial Nº 10.295 Art 1º


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CÓDIGO DE ÉTICA Este documento proporciona una guía para el conocimiento y adhesión a nuestra visión y misión institucional que constituyen los cimientos para todas las actividades del COLEGIO, las que deberán obligatoriamente respetar tanto los dirigentes como los empleados de la Institución. La Institución ha decidido adoptar el siguiente Código de Ética con el objetivo de que todos sus miembros tengan una conducta sana y leal, acompañando al Colegio en su accionar de una manera responsable.

Todos los integrantes del COLEGIO, tienen el deber de familiarizarse con el presente Código de Ética y de adherir a los principios y procedimientos dispuestos en el mismo. La firma de este Código, implica la lectura detallada de su texto, la comprensión de sus reglas y la conformidad con todo cuanto ellas disponen.

Nuestros Valores de Conducta son los siguientes:

• Compromiso: En todos los casos, tanto el Consejo Directivo y el Comité Ejecutivo como los empleados de nuestro Colegio, deberán encarar sus funciones a través de un compromiso serio y constante, el cual deberá quedar plasmado y reflejado en el logro de los objetivos previstos para cada una de las funciones asignadas.

• Responsabilidad: Los integrantes del Consejo Directivo y el Comité Ejecutivo y los empleados deberán asumir sus actividades con plena responsabilidad, poniendo a disposición de tal premisa sus mejores Competencias Genéricas y Técnicas, a fin de propiciar la concreción de los resultados esperados respecto a las metas estipuladas.

• Lealtad: Los integrantes del Consejo Directivo y el Comité Ejecutivo requerirán del empleado lealtad en el desempeño de sus funciones, considerando a tal valor como una concreta definición de fidelidad y hombría de bien de quien la manifiesta y ejerce.

• Trabajo en Equipo: Todos los integrantes de nuestro Colegio, deberán incorporar y aplicar en su actividad laboral, el concepto de trabajo en equipo, dado que, más allá de las funciones específicas que cada uno desarrolle, solamente el esfuerzo mancomunado asegurará el éxito de nuestra gestión.

• Presentación Personal: Este punto está referido a la presencia personal que deberán observar los empleados de nuestra Institución. Se deberá tener máximo cuidado en la imagen personal, así como el cuidado en el uniforme proporcionado.

• Trato Cordial y Respetuoso: Las relaciones interpersonales que se generan a partir de las distintas acciones internas o externas que se den entre los integrantes del Consejo Directivo y el Comité Ejecutivo y los empleados de nuestra Institución, deberán estar obligatoriamente enmarcados en un trato cordial y respetuoso.

Legalidad y cumplimiento a la normativa vigente COLEGIO se compromete a cumplir respetuosamente con todas las obligaciones legales a su cargo. Los empleados de COLEGIO cumplirán estrictamente con las leyes, evitando cualquier conducta que aun sin violar la ley pueda perjudicar la reputación de la Institución ante la Comunidad. Ningún empleado participará en actuaciones que comprometan el respeto al principio de legalidad. Deberán actuar con honradez e integridad en todos sus actos o transacciones.


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Integridad en las relaciones con los Notarios El COLEGIO se compromete a que sus relaciones con los notarios y público en general estén regidas por los principios de integridad, transparencia y objetividad. La Institución asume e impulsa el compromiso hacia la calidad, facilitando los recursos necesarios para alcanzar la excelencia, estableciendo las medidas apropiadas para asegurar que sean practicadas por todos los empleados de acuerdo con este principio. Los empleados del COLEGIO se comprometerán a actuar de una forma íntegra con los escribanos, logrando de esta forma una relación basada en la confianza y el respeto mutuo. Tampoco, podrán aceptar ningún obsequio, compensación o gratificación de cualquier persona o entidad. Uso y protección de los Activos El COLEGIO pone a disposición de sus empleados los recursos necesarios para el desempeño de sus actividades profesionales y se compromete a facilitar los medios necesarios para la protección de los mismos. Los empleados del COLEGIO no utilizarán dichos recursos para usos personales o extraprofesionales y/o para desempeños que no estén relacionados directamente con el interés de la Institución. Los empleados se responsabilizarán de la protección de todos los bienes que le fueran confiados en relación con su trabajo, así como del patrimonio de la Institución.

Disposición a Escuchar Cualquier persona puede aportar una idea valiosa u oportuna. Fomentamos un vínculo comunicacional bidireccional. Sabremos escuchar a nuestras autoridades, colaboradores y empleados. Si en su buena fe, está desacertado, igualmente agradeceremos tu cooperación. Respeto al Tiempo Sabemos que el tiempo de trabajo pertenece al COLEGIO, es por ello que debemos emplear el horario de trabajo únicamente para asuntos de la Institución. Aprendizaje Cada uno de los miembros del COLEGIO se compromete a aprehender permanentemente con el fin de obtener y conservar sus conocimientos mejorando su desempeño y labor. Cada empleado tiene la posibilidad de preguntar las veces que sean necesarias sobre la forma en la que deben efectuar sus trabajos, hasta entenderlo a la perfección. Cuidado de nuestra imagen institucional La imagen de los empleados, afecta a la Institución. Por ello, además de cumplir con las tareas asignadas, se deberá mantener una distinguida imagen, no sólo en lo personal, sino también en


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todos los recursos que la Institución pone a disposición; esto es, uniformes, oficinas, y demás herramientas de trabajo. Política de uso de tecnología y seguridad Informática La Dirección de Informática elaboro dicha política con el fin de resguardar la información del Colegio. A continuación citaremos una síntesis de la misma

• El correo (e mail), comunicaciones telefónicas, electrónicas e Internet, solo deben ser utilizados para actividades del Colegio. No deben ser usados para transmitir hacia afuera información relacionada con el Colegio y de propiedad exclusiva del mismo, o sin que se hayan tomado las precauciones necesarias de seguridad.

• No está permitido instalar programas ni dispositivos no autorizados expresamente por el Colegio.

• No está autorizada la instalación y/o uso de juegos, salva pantallas, fondos de pantalla, u otro tipo de entretenimientos informáticos en los equipos de la Institución, como tampoco, el uso de ningún dispositivo externo.

• Al recibir correspondencia electrónica está expresamente prohibido abrir archivos adosados a mensajes no esperados; en especial aquellos cuyo nombre termine con las siglas VBS, COM, o EXE, los que deben ser borrados inmediatamente sin leerlos.

• No está permitido bajar de Internet, ni compartir archivos de audio, video o similares. • No está permitida la impresión de material de uso personal en los equipos de impresión

ubicados en el Colegio o las Delegaciones Respeto en nuestras relaciones laborales Un buen trabajo requiere de respeto mutuo. Sinergia laboral Entendiendo al Colegio como un conjunto de partes íntimamente relacionadas, el trabajo que cada uno realiza tiene un mismo objetivo final. Por tal motivo será fundamental cooperar con otros, siempre que esto no interfiera en la actividad de cada uno.

Protección de la información confidencial y propia de COLEGIO y la de usuarios y proveedores de la Institución. Los empleados del COLEGIO tienen acceso a la información de la Institución y a veces, también a información de propiedad de terceros. Dicha información puede ser comercial, financiera, técnica, laboral y sobre notarios. El acceso, uso y difusión no autorizada puede producir daños y perjuicios al COLEGIO o a terceros. Por lo tanto, no está permitido acceder, utilizar, o revelar la información, a no ser que esto haya sido debidamente autorizado. Se destaca que el presente Código de Ética deberá ser cumplido en forma estricta por todos los miembros de la Institución.


18

Se da a conocer que la inobservancia de los temas tratados en el presente instructivo, podrá dar lugar a la aplicación de sanciones disciplinarias, sin perjuicio de otras medidas concurrentes que pudieran corresponder según la gravedad del hecho registrado.


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He recibido una copia del presente MANUAL INTRODUCTORIO AL CONOCIMIENTO DEL COLEGIO DE ESCRIBANOS Y CÓDIGO DE ÉTICA, por el cual me notifico del mismo, aceptándolo en todas sus partes.

Firma: ______________________ Aclaración (nombre y apellidos completos y D.N.I.):

Fecha:


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ANEXO Nº 1: COMPOSICIÓN DEL CONSEJO DIRECTIVO Consejo Directivo período 2016-2018

Presidente Leopoldo BERNARD Vicepresidente 1º Emilio BALLINA BENITES Vicepresidente 2º Carlos María MORELLO Secretario de Gobierno Marcelo Néstor FALBO Secretario de Relaciones Institucionales y Cultura

Otilia del Carmen ZITO FONTÁN

Secretaria de Asuntos Previsionales Juan Esteban FAL Secretario de Aportes Roberto Daniel MAYO Secretaria de Relaciones Profesionales Elba María de los Ángeles FRONTINI Secretaria de Administración María Silvina GONZÁLEZ TABOADA Tesorero Bruno MAUGERI Protesorero Ignacio Javier SALVUCCI Consejeros Leandro Horacio ATKINSON

María del Carmen AYARRA

Martín Hernán BRUZZO

Juan Ignacio CAVAGNA

Alberto León de CANO

Gastón Renato DI CASTELNUOVO

Ramiro María FLORES


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Alejandro Alberto GLARÍA

Pablo Carlos GUERRERO

María Cristina IGLESIAS

Federico LALLEMENT

Juan Martín MÉNDEZ

Delia María MIRANDA

María Florencia PERIES

Paola Julieta PIERRI

Haydée Sabina PODREZ YANIZ

Federico José RODRÍGUEZ ACUÑA

Nilda Cecilia SALING

Patricia Elena TRAUTMAN

María Luciana VILLATE


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Comité Ejecutivo período 2016-2018

Presidente Leopoldo BERNARD Vicepresidente 1º Emilio BALLINA BENITES Vicepresidente 2º Carlos María MORELLO Secretario de Gobierno Marcelo Néstor FALBO Secretario de Relaciones Institucionales y Cultura

Otilia del Carmen ZITO FONTÁN

Secretaria de Asuntos Previsionales Juan Esteban FAL Secretario de Aportes Roberto Daniel MAYO Secretaria de Relaciones Profesionales Elba María de los Ángeles FRONTINI Secretaria de Administración María Silvina GONZÁLEZ TABOADA Tesorero Bruno MAUGERI Protesorero Ignacio Javier SALVUCCI

manual de inducciÓn o manual introductorio al … · ... los servicios que prestamos y lo que...

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