manual de excel - autoinstrutivo

7/26/2019 Manual de Excel - Autoinstrutivo

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2 | Lic. Carlos Laurente Chahuayo - 2014

I UNIDAD

MICROSOFT EXCEL 2 13

PRIMERA SESIN: INTRODUCCIN AL MS EXCEL

1.

DEFINICIN:

Excel es una aplicacin desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en

Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados.

Excel, es una hoja de clculo que permite trabajar con tablas de datos, grficos, bases de datos, macros,

y otras aplicaciones avanzadas. Ayudando en el clculo de ejercicios aritmticos y siendo de gran

utilidad diversas reas como educacin, administracin, finanzas, produccin, etc.

2. LIBRO DE TRABAJO:

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este

programa se almacenar formando el libro de trabajo.Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLSpara que el ordenador los reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el

nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de ttulo en

la parte superior de la ventana vers cmo pone Microsoft Excel - Libro1.

Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 1 hoja aunque el nmero de

stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las

diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas

referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.

3.

HOJA DE CLCULO:

La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una

herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y

necesiten realizar clculos u operaciones con ellos.

Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas, siendo 16384 columnas y 1.048.576 filas.


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CCoolluummnnaa

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por

letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

FFiillaa

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de

una hoja de datos.

CCeellddaa

La interseccin de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre de la

columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda

pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel

podrs comprobar todo lo explicado anteriormente.

Columna B

Fila 5


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Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha

celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa,

columna de la celda activa.

RRaannggoo ddee DDaattooss

Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque rectangular deuna o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya

que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

Rango de datos(B3:D8)

4.

CARACTERSTICAS:

Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:

a)

Hojas de clculo de gran dimensin, filas y columnas que forman celdas de trabajo.

b)

Agrupacin de varias hojas de clculo en un libro. Excel est compuesto por libros, un libro es el

archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener

aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene aproximadamente 65.000 lneas y 256

columnas ordenadas numrica y alfabticamente respectivamente.

c)

Actualizacin automtica de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales

depende un resultado.

d)

Gran capacidad de presentacin y manejo de los datos introducidos.

5.

INGRESAR AL MS EXCEL:

a) Una vez encendido el computador, ubicar la aplicacin de acceso del Microsoft Excel

Celda A1

RANGO


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b)

En ella realizar un clic BIM para su acceso.

6. PRIMERA VENTANA DE INGRESO:

Al ingresar al programa en un primer momento se observa la siguiente ventana, la cual muestra trabajos

recientes realizados en el programa, as mismo se observa que esta por defecto seleccionado la Libro en

blanco, como tambin se tiene plantillas los cuales se pueden utilizar.

Para ingresar deber realizar un clic BIM sobre la imagen de Libro en blanco

7.

CERRAR EXCEL:

a) Para abandonar el programa de ms Excel, asegrese de guardar el trabajo antes de salir.

b)

Realizar un clic BIM en el botn Cerrar (parte superior derecha de la ventana)

Archivos recin trabajos

Libro en blanco


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8.

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL:

Excel 2013 ha tenido un cambio muy marcado en los grficos con los que se presentan a los usuarios,

en otras palabras con la interfaz que nos ofrece, es ms llamativa y con varios cambios, el cambio ms

marcado es la desaparicin de los mens desplegables de Excel 2013 por un conjunto de pestaas quecontiene varias fichas e iconos.

Elementos principales de la pgina principal de Excel 2013

La barra de ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos

un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre

que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , maximizar y

cerrar

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar ,

Deshacer o Rehacer .


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La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas las

opciones del programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre una pestaa, accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas

se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

La barra de frmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando

vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos

ms adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que

desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

La barra de estado

Indica en qu estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre

la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. Tambin dispone de tres

botones para cambiar rpidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las

vistas ms adelante.

SEGUNDA SESIN: MANEJO DE DATOS

9.

INTRODUCIR DATOS:

En Excel, cualquier grupo de caracteres que contenga letra, guion o espacio se considera texto. Cuando

entra texto en una celda, Excel alinea el mismo al lado izquierdo de la celda y si excede el ancho de la

celda, el sobrante de los caracteres se despliega en las celdas de la derecha mientras estas otras celdas

no tengan contenido.


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En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los

casos, los pasos a seguir sern los siguientes:

INGRESO DE TEXTOS:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees

introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes

observar la siguiente imagen:

INGRESO DE NMEROS:

En Excel, un nmero puede contener solo los siguientes caracteres:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) . $ %

10.

MODIFICAR DATOS: Siga los siguientes pasos

a) Ubicar el cursos en la celda donde se halla la informacin a modificar

b)

Una vez ubicado la celda presiona la tecla F2 (teclas de funcin)

c)

Proceda a modificar la informacin

d) Una vez modificada presione la tecla Enter (intro) para finalizar

11.

ELIMINAR DATOS:

a) Ubicar el cursor en la celda donde se encuentra el dato a eliminar

b)

A continuacin presione la tecla Suprimir (Delete)

12.

TIPOS DE DATOS:

En una Hoja de clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES: Es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un

nmero, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una explicacin ms detallada sobre los valores

constantes visita nuestro bsico sobre los tipos de datos

Celda Activa


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FRMULAS: Es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,

nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar

diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una frmula

se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmulase escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

13.

ERROR DE DATOS:

Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo

del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr un aspecto similar al que ves a la

derecha:

Nos da una posible propuesta que podemos

aceptar haciendo clic sobre el botn S o

rechazar utilizando el botn No.

Dependiendo del error, mostrar un mensaje

u otro.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina

superior izquierda tal como esto:

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como que nos permitir saber ms sobre el error.Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo

el ms frecuente el que aparece a continuacin:

Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.

Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas

las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas).

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda # TEXTO, siendo TEXTO un

valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho

de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.


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# NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser

sumar textos.

# DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.

# NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

# REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

# NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.

# NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersecan.

Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina

superior izquierda tal como: Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.

14.

MOVIMIENTOS EN LA HOJA, EN EL LIBRO:

MOVIMIENTOS EN LA HOJA

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento en un momento dado.

Habitualmente la ocupar un mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es

necesario moverse por el documento rpidamente.

Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA

Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA

ltima celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO

ltima celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es

escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de frmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.


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Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la

celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.

En cualquier caso, siempre se puede utilizar el ratn, movindose con las barras de desplazamiento para

visualizar la celda a la que se desea ir, y hacer clic sobre sta.

MOVIMIENTOS EN EL LIBRO

Como ya se ha comentado, dentro de un libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Hay varias

formas de cambiar de hoja:

La ms directa es utilizar la barra de etiquetas.

Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar a la hoja correspondiente.

Tambin se puede cambiar de hoja utilizando los botones de la izquierda:

Para ir a la hoja anterior a la actual.

Para ir a la hoja siguiente a la actual.

Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de

trabajo:

MOVIMIENTO TECLADO

CTRL+AVPAG Hoja Siguiente

CTRL+REPAG Hoja AnteriorEjercicio de aplicacin 1

Desarrolle esta prctica en el Ms Excel, luego guardar con el nombre de ejercicio1


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PRIMERA SESIN: MANEJO DE ARCHIVOS

15. GUARDAR:

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para

modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que

almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar.

1.

GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO(por primera vez)

a)

Tener realizado el trabajo a guardar

b)

Realizar un clic BIM en el botn (guardar)

c)

En la siguiente hacer un clic BIM en el botn Examinar

d)

En la siguiente ventana configurar la carpeta o unidad de destino.

Barra que permite configurar

la unidad y/o carpeta de

destino

Contenido de la carpeta Mis

Documentos.

Barra donde se ingresa el

nombre del archivo

Barra que permite configurar el

tipo de archivo para guardar,

ejemplo guardar en otra versin


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e)

Escriba el nombre del archivo

f)

Realizar un clic BIM en el botn Guardar

2. GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO(por segunda y ms veces)

a)

Al trabajo inicial hacer los agregados o modificaciones

b)

Presiones la combinacin de tecla CTRL + G

c) Puede repetir esta ltima operacin las veces que crea necesario.

3. GUARDAR COMO(utilizamos esta opcin siempre en cuando se desea guardar e documento con

un nuevo nombre, en una nueva ubicacin o tener un archivo de seguridad)

a) Un clic BIM en el botn Archivo

b)

Un clic BIM en la opcin Guardar como

c)

En la siguiente ventana modificar el nombre y configurar la nueva ubicacin para almacenar el

archivo.

d)

Realizar un clic BIM en el botn Guardar

16.

CERRAR:

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizandomemoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento.

Se puede cerrar un documento de varias formas.

1.

MEDIANTE EL BOTON ARCHIVO:

a) Hacer un clic BIM en el botn Archivo

b)

Hacer un clic BIM en la opcin Cerrar

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una

modificacin no almacenada, Excel nos avisar de ello

Barra que permite configurar

la unidad y/o carpeta de

destino

Barra donde se ingresa el

nombre del archivo


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mostrndonos un cuadro de dilogo que nos dar a escoger entre tres opciones:

Cancelar: El archivo no se cierra.

Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si an no se haba guardado

aparecer el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicacin.

No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la ltima vez que

guardamos.

2. MEDIANTE BOTON CERRAR:

a)

Realizar un clic BIM en el botn cerrar

3.

MEDIANTE LA COMBINACIN DE TECLAS:

a)

Realizar la siguiente combinacin de teclas ATL + F4

17.

NUEVO TRABAJO:

Cuando entramos en Ms Excel automticamente se inicia un libro de trabajo

vaco, pero supongamos que ya estamos trabajando con un documento y

queremos crear otro libro nuevo. sta operacin se denomina Nuevo.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, debers seguir los siguientespasos:

a)

Realizar un clic BIM en el botn Archivo

b) Realizar un clic BIM en la opcin Nuevo (segn se muestra en la siguiente imagen)

En la siguiente por defecto esta seleccionado la opcin Libro en blanco

c) Seguidamente realizar un clic BIM en la opcin Libro en blanco.

Nota: Si desea abrir un nuevo libro puede tambin utilizar la combinacin de teclas CTRL+U.


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18. ABRIR:

Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se

denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente siga los siguientes pasos:

a)

Realizar un clic BIM en el botn Archivo

b)

Realizar un clic BIM en la opcin Abrir.

c) En la siguiente ventana llamada cuadro de dilogos realizar la ubicacin del archivo a abrir

(unidades o carpetas)

d)

Una vez ubicado el archivo, hacer un clic BIM sobre l, luego realizar un clic BIM en el botn Abrir.

Nota: Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista dedocumentos abiertos anteriormente, siga los siguientes pasos:

Selecciona Reciente en el men Archivo y haz clic sobre el que quieras abrir. Se mostrarn ordenados

por fecha de ltima utilizacin, siendo el primero el ms recientemente utilizado.

19. PROTEGER ARCHIVO(esta opcin permite guardar un libro en Excel, asignndole una contrasea, la

cual se le solicitar ingresar para tener el acceso a dicha contenido)

a)

Un clic BIM en el botn Archivo

b) Un clic BIM en la opcin Guardar como

c)

Un clic BIM en el botn Examinar


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d)

En la siguiente ventana como ya anteriormente vimos, ingrese el nombre del libro y configure la

unidad o carpeta donde se guardar el archivo.

e) Procedemos a asignale una contrasea para ello hacer un clic BIM en el botn Herramientas

f)

Seguidamente en la opcin Opciones generales

g)

En la siguiente ventana ingrese la contrasea para cada una de las opciones dispuestas, se

recomienda que en los espacio escriba la misma contrasea

h)

Una vez escrito la contrasea hacer un clic BIM en el botn Aceptar

i)

En al siguiente ventana escriba nuevamente la contrasea un clic BIM en Aceptar

j)

Le pide nuevamente ingresar la contrasea, para finalizar un clic BIM en el botn Aceptar.

k)

Para guardar el documento hacer un clic BIM en el botn Guardar.


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EJERCICIN DE APLIACIN 2

SEGUNDA SESIN: MANEJO DE CELDAS

20.

MANIPULACIN DE CELDAS:

Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de stas, as

como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a

realizar.

SELECCIONAR UNA CELDA:a)

Para seleccionar una celda realizar un clic BIM sobre la celda a seleccionar

b)

La celda seleccionada tendr el siguiente resultado:

SELECCIONAR VARIAS CELDAS (TECLADO):

a)

Ubicar el cursos en la celda inicial

b) Presione la Teclas Shift (no soltar)

c)

Con las teclas direccionales llevar el cursos a la celda final

Celda B3

seleccionada


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SELECCIONAR VARIAS CELDAS (MOUSE):

a)

Ubicar el puntero del mouse sobre la celda inicial

b)

Presione el BIM (botn izquierdo o principal del mouse)

c)

Deslizar el mouse sobre las celdas a seleccionar

SELECCIONAR COLUMNAS:

a)

Seleccin de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar.

SELECCIONAR FILAS:

a)

Seleccin de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.

SELECCIONAR HOJA ENTERA

a) Seleccin de una hoja entera:

b)

Hacer clic con el botn izquierdo en la parte superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo

de la columna A y el de la fila 1.

21.

COPIAR CELDA

a)

Seleccionar una o las celdas que contiene la informacin a copiar

B3 celda inicial

B8 celda final

B3:B8 B3..B8

rango seleccionado


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b)

Realizar un clic BIM en el botn copiar (se muestra la imagen) o presione las teclas CTRL + C

c)

Hacer un clic BIM en una de las opciones

d) Una vez almacenado en el portapapeles la informacin est lista para pegar.

22. PEGAR CELDA

a)

Ubicar el cursos en una celda en blanco a fin de copiar la informacin

b)

Hacer un clic BIM en el botn pegar o presione las teclas CTRL + V

c)

Puede pegar la informacin las veces que desee, para ello vuelva a reubicar el cursor.

23. BLOQUEAR Y PROTEGER CELDAS:

a)

Procesa a seleccionar las celda a bloquear

b)

Realizar un clic BIM en la pestaa Revisar

c) Realizar un clic BIM en el botn Proteger Hoja

d)

En la siguiente ventana ingrese la contrasea de seguridad


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e) Ingrese nuevamente la contrasea en la siguiente ventana, para confirmar proteccin

f)

Realizar un clic BIM en el botn Aceptar, guarde nuevamente el libro y listo.

g)

Al momento de escribir sobre las celdas bloqueadas nos mostrar el siguiente mensaje.

Ejercicio de aplicacin 3

PRIMERA SESIN: MANEJO DE HOJAS

24. CAMBIAR NOMBRE DE HOJAS

a)

Ubicar el puntero del mouse sobre el nombre de la hoja a cambiar su nombre

b) Presione el BDM o botn secundario del mouse hasta que presente la siguiente ventana


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c)

Hacer un clic BIM en la opcin cambiar nombre

d)

Escriba el nombre que reemplazar a la palabra Hoja1, luego presione la tecla Enter (Intro)

25. OCULTAR HOJAS

a)

Ubicar el puntero del mouse sobre el nombre de la hoja a ocultar

b)

Presione el BDM o el botn secundario del mouse

c)

Hacer un clic BIM en la opcin Ocultar

d) El resultado ser como se muestra en la imagen (la hoja1 ha sido ocultado)

26. MOSTRAR HOJAS

a)

Para mostrar una hoja oculta, ubicar el puntero del mouse sobre el nombre de las hojas

b) Presione el BDM o botn secundario del mouse


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c)

En la siguiente ventana realizar un clic BIM en la opcin Mostrar, y en forma automtica se mostrar

la hoja oculta

27.

INSERTAR HOJASa) Para insertar una nueva hoja de trabajo dentro del libro, hacer un clic BIM en el botn o en el signo +

b)

Puede repetir la operacin anterior a fin de insertar el nmero de hojas que sea necesario

28.

ELIMINAR HOJAS

a)

Ubicar el puntero sobre el nombre de la hoja a eliminar

b)

Presione el BDM o botn secundario del mouse

c)

Hacer un clic BIM en la opcin Eliminar

29.

MOVER Y COPIAR:

a) Ubicar el puntero del mouse sobre la hoja a mover o copiar

b)

Presione el BDM

c)

En la siguiente ventana seleccionar la opcin Mover o Copiar


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d)

En la siguiente ventana seleccionar la nueva ubicacin de la hoja, si en caso desee una copia

e)

Hacer un clic BIM en la opcin

f) Hacer un clic BIM en el botn Aceptar

30. ASIGNAR COLOR A LA HOJA:

a)

Ubicar el puntero del mouse sobre la hoja a asignar el color

b)

Presione el BDM

c)

En al siguiente ventana deslizar el puntero hasta la opcin color de etiqueta

d)

Proceso con un clic BIM a seleccionar el color de la hoja

SEGUNDA SESIN: MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS

Manejo de filas y columnas: Alto de fila, ancho de columna, Insertar fila y columnas, eliminar fila y columna,

autoajustar, ocultar fila y columna, mostrar fila y columna). Ejercicio de aplicacin 4

31.

ALTO DE FILA

a)

Ubicar el cursor en la fila a modificar, si fueran varios primero proceda a seleccionar


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b) Hacer un clic BIM en el botn de la opcin celdas

c) En la siguiente ventana seleccionar la opcin Alto de la fila

d)

En la siguiente ventana ingrese el valor del alto de la celda o celdas

e) Luego hacer un clic BIM en el botn Aceptar

32. ANCHO DE COLUMNA

a)

Ubicar el cursor en la fila a modificar, si fueran varios primero proceda a seleccionar

b)

Hacer un clic BIM en el botn de la opcin celdas

c)

En la siguiente ventana seleccionar la opcin Ancho de la columna

d)

Seguidamente escriba el valor del ancho de la columna o columnas


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e)

Para finalizar hacer un clic BIM en el botn Aceptar

33.

AUTOAJUSTAR

a) Ubicar el cursos en la fila a modificar, si fueran varios primero proceda a seleccionar

b) Hacer un clic BIM en el botn de la opcin celdas

c) En la siguiente ventana seleccionar la opcin Autoajustar alto de la fila

d) Al final de la aplicacin de la opcin, las filas volvern a su estado inicial

34.

INSERTAR FILAS

a)

Ubicar el cursor en la fila a insertar ms filas

Para el ejemplo ubicamos el cursor en la fila 7

b) Luego hacer un clic BIM en el botn Insertar

c)

Luego hacer un clic BIM en la opcin Insertar filas de la hoja


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d)

El resultado es el siguiente:

Se inserta una fila despues de la fila 6, quedando la fila 7 vacia.

35. INSERTAR COLUMNAS

a)

Ubicar el cursos en la columna a insertar

b)

Hacer un clic BIM en el botn

c)

Hacer un clic BIM en la opcin Insertar columnas de hoja

d) Inmediatamente se inserta la columnas, veamos el ejemplo:

Entre las columnas A y B se ha insertado una nueva columna


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36.

ELIMINAR FILAS

a)

Ubicar el cursos en la fila a eliminar y si son varias filas primero seleccione

b) Hacer un clic BIM en el botn

c)

En la siguiente ventana hacer un clic BIM en la opcin Eliminar filas de hoja

37.

ELIMINAR COLUMNAS

a)

Ubicar el cursos sobre la columna a eliminar y si son varias columnas primero seleccione

b)


c)

Luego otro clic BIM en la opcin Eliminar columnas de hoja

PRIMERA SESIN: CONFIGURAR PGINA Y BORDES

38.

CONFIGURAR PGINA

Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente que configuremos la pgina, para modificar

factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies

de pgina, tamao del papel,...

Para ello, nos situaremos en la pestaa Diseo de pgina.


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39. MRGENES DE PGINAS

a)

Tener editado el trabajo

b)

Hacer un clic BIM en la pestaa Diseo de pgina

c) Hacer un clic BIM en el botn mrgenes

d)

Seleccionar una de las opciones de la siguiente lista haciendo un clic BIM sobre ella

e) Si en caso desea personalizar los mrgenes hacer un clic BIM en la opcin Mrgenes

personalizados, para obtener la siguiente ventana y poder configurar en ella.

f)

Una vez configurada los mrgenes con ayuda de las flechas existentes en cada lado, hacer un clic

BIM en el botn Aceptar para aplicar la configuracin.


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40.

ORIENTACIN DE PGINAS

a)

Hacer un clic BIM sobre la pestaa Diseo de pgina

b) Hacer un clic BIM en el botn orientacin

c) De las opciones que se muestra, seleccionar con un clic BIM en una de ellas.

41. TAMAO DE PGINA

a)


b)

Hacer un clic BIM en el botn Tamao

c) Hacer un clic BIM en una de las opciones que se muestra en la siguiente ventana

d)

La hoja tomara la configuracin de la opcin seleccionada

42. INSERTAR O QUITAR UN SALTO DE PGINA

El salto de pgina se utiliza cuando se necesita dividir el trabajo y la parte inferior del trabajo vaya en la

siguiente pgina.

a)

Realizar un clic BIM en la pestaa Diseo de pginab)

Ubicar el cursos en la fila desde donde se realizar o quitar la divisin de pgina

c)

Realizar un clic BIM en el botn Saltos

d)

Realizar un clic en una de las opciones segn sea el caso


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43.

INSERTAR UNA IMAGEN DE FONDO

a)


b) Hacer un clic BIM en el botn Fondo

c) En la siguiente ventana seleccione la imagen que ir como fondo de la hoja de trabajo

d)

Para finalizar realizar un clic BIM en el botn Abrir

44.

APLICACIN DE BORDES A UN TRABAJO:

a) Seleccione las celdas a las que se quiere aplicar bordes

b)

Realizar un clic BIM sobre la opcin

c)

Seleccione una de las opciones de la siguiente ventana, hacer un clic BIM sobre dicha opcin.


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d)

El resultado de los bordes es de inmediato, vea el ejemplo adjunto.

SEGUNDA SESIN: Operaciones Aritmticas.

Manejo de operaciones aritmticas: Operaciones bsica (suma, resta, producto, divisin), elaboracin de

frmulas, signos de agrupacin, frmulas con referencias absolutas y relativas. Ejercicio de aplicacin 8

45.

OPERADORES ARITMTICOS:

Excel permite trabajar con los siguientes operadores aritmticos, los cuales en la tabla siguiente se

muestra:

SIMBOLO DEL OPERADOR OPERACIN QUE REALIZA+ Suma- Resta* Multiplicacin/ Divisin^ Exponenciacin& Unin / concatenar= Comparacin igual que< Comparacin menor que> Comparacin mayor que

= Comparacin mayor igual que Comparacin distinto( ) Parntesis, signos de agrupacin

46. FORMULAS:

Se puede asignar una frmula a una celda y Excel calcula el resultado. Una frmula es una combinacin

de nmeros constantes, referencias a celdas, operaciones aritmticas y/o funciones cuyo resultado

aparece en la celda donde se crea la frmula.


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Entrar frmulas usando operaciones aritmticas

1.

Seleccione la celda donde crear la frmula. En este lugar ser donde obtendr el resultado de la

misma (Ejemplo: celda E3).

2.

Escriba el signo de igual ( = ) para iniciar el desarrollo de una frmula. En este caso multiplicaremosCosto por unidad (celda C3) por la Cantidad (celda D3) para calcular el Costo estimado.

3.

Seleccione las celdas y los operadores aritmticos (^ % * / + -) correspondientes que compondrn la

frmula.

4.

En este caso, seleccione la celda C3, escriba el smbolo de asterisco (*) y luego seleccione la celda

D3.

5.

Oprima [ENTER] para aceptar el cambio. Podr observar que el resultado de la multiplicacin de la

celda C3 y D3 se observa en la celda donde creamos la frmula, celda D3. La frmula se visualizar

en la Barra de frmulas de la siguiente manera:

47.

FORMULAS CON REFERENCIA ABSOLUTA

Las referencias absolutas identifican las celdas por su posicin en la hoja de clculo, para realizar una

referencia absoluta siga los siguientes pasos:

a)

Al realizar la frmula utilice el signo dlar segn el siguiente ejemplo

b) Si deseamos que la celda C4 sea absoluta se debe escribir as: $C$4

La caracterstica adicional que tiene las referencias absolutas es que cuando realizamos una copia de la

frmula para otras celdas esta no vara ya sea a nivel de fila o columna.

48. FORMULAS CON REFERENCIA RELATIVA

Cundo se crea una formula, normalmente las referencias de la celda o de un rango en su posicin

relativa respecto a la celda que contiene la formula.

En el siguiente ejemplo, la celda B2 contiene la formula =A1*2, Excel buscara el valor de la celda A1 y

luego multiplicarla por 2. Este mtodo se denomina referencias relativas.

La caracterstica adicional que tiene las referencias relativas es que cuando realizamos una copia de la

frmula para otras celdas esta se incrementa automticamente en el nmero de celda, ya sea a nivel de

fila o columna.


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49.

FORMULAS CON REFERENCIA MIXTAS

Son las referencias donde se combinan las referencias absolutas y las referencias relativas, mostramos

algunos ejemplos:

=$A1 La columna A es absoluta y la fila 1 es relativa=A$1 La columna A es relativa y la fila 1 es absoluta

La caracterstica que tiene las referencias mixtas es que cuando realizamos una copia de la frmula para

otras celdas, la absoluta no vara y la relativa s.

PRIMERA SESIN: MANEJO DE FUNCIONES BSICAS

50. FUNCIONES:

Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso, pues en su comprensin y manejo est

la base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de

frmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es

fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilizacin de Excel.

51.

PARTES DE UNA FUNCIN:

Una funcin es una frmula predefinida por Ms Excel o por el usuario que opera con uno o ms valores y

devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula

que la contiene.

La sintaxis de cualquier funcin es:

Nombre_funcin(agumento1, argumento2, ., argumentoN)

52.

TIPOS DE FUNCIONES:

Funciones matemtica y trigonomtrica:

Funcin ABS (nmero)

Devuelve el valor absoluto de un nmero, es decir, el mismo nmero pero con signo positivo. Ejemplo:

=ABS (-34) devuelve 34

Funcin ENTERO (nmero)

Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.

Ejemplo: =ENTERO (10,45) devuelve 10, pero si escribimos =ENTERO (-8.42) devuelve -9

Funcin POTENCIA (nmero;potencia)


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Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia indicada. Ejemplo: =POTENCIA (2; 5) devuelve 32

Funcin PRODUCTO (nmero1;nmero2;...)

Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los nmeros pasados como argumentos. Ejemplo:

=PRODUCTO (20; 4) devuelve 80Funcin RAIZ (nmero)

Devuelve la raz cuadrada del nmero indicado. Ejemplo: =RAIZ (25) devuelve 5

Funcin REDODEAR (nmero,decimales):

Permite redondear un nmero al siguiente nmero o al nmero anterior, considerando el 0.5 a favor del

nmero mayor prximo.

Funcin SI (Prueba lgica; valor si verdadero; valor si falso):

Obtiene como resultado verdadero o falso, segn la condicin que cumpla la prueba lgica. Ejemplo:

=SI(A1>10.4;Aprobado;Desaprobado)

FUNCIONES ESTADSTICAS:

Funcin MAX (nmero1;nmero2;...)

Devuelve el valor mximo de la lista de valores. Ejemplo: =MAX (5; 5; 2; 15; 12; 18) devuelve 18

Funcin MIN (nmero1;nmero2;...)

Devuelve el valor mnimo de la lista de valores. Ejemplo: =MIN (5; 5; 2; 15; 12; 18) devuelve 2

Funcin PROMEDIO (nmero1;nmero2;...)

Devuelve la media aritmtica de la lista de valores. Ejemplo: =PROMEDIO (5; 5; 2) devuelve 4

SEGUNDA SESIN: FORMATOS NUMERICOS

El siguiente formato disponible en Excel es el que permite especificar a los datos numricos un aspecto

determinado.

53.

CONFIGURACIN DEL FORMATO GENERAL: Esta opcin permite normalizar los datos, quitas los

formatos aplicados.

a)

Seleccionar la celda o celdas que contienen datos numricos

b)



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c) En la siguiente ventana seleccionar la opcin general

54.

AGREGAR UN FORMATO DE NMERO: Permite agregar los decimales a un dato numrico.

a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato

b)

Un clic BIM en el botn

c)

En la siguiente ventana seleccionar la opcin nmero

55. AGREAR FORMATO MONEDA: Permite agregar separador de milsimas, decimales y signo monetario.

a)

Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato

b)


c)

En la siguiente ventana seleccionar la opcin moneda

56. AGREGAR FORMATO CONTABILIDAD: Tiene la misma funcin que el formato moneda, asigna al dato

el separador de las milsimas, los decimales y el signo monetario.

a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formatob) Un clic BIM en el botn

c)

En la siguiente ventana seleccionar la opcin Contabilidad


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57. AGREGAR FORMATO DE FECHA CORTA: Convierte el dato numrico a tipo fecha de acuerdo al

formato dd/mm/yy

a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato

b) Un clic BIM en el botn

c)

En la siguiente ventana seleccionar la opcin Fecha corta

58. AGREGAR FORMATO DE FECHA LARGA: Convierte el dato numrico a tipo fecha larda de acuerdo al

formato. Nombre del da, nmero del da el mes de y del ao.

a)

Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato

b) Un clic BIM en el botn

c)

Se la lista seleccionar la opcin Fecha larga

59. AGREGAR FORMATO DE HORA: Convierte el dato numrico a tipo hora.

a)

Seleccionar la celda o celas a aplicar el formato

b)



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c)

Un clic BIM en la opcin Hora

60. AGREGAR FORMATO DE PORCETAJE: Es agregar el signo porcentajes y a su vez multiplica por 100

al dato numrico.

a)

Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formatob)


c)

Un clic BIM en la opcin Porcentaje

61. CONVERTIR UN DATO NUMRICO A DATO DE TIPO TEXTO: Al realizar la conversin de dato

numrico a dato de tipo texto, este dato no podr ser utilizado dentro de una operacin matemtica.

a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato.

b)


c) En la siguiente ventana un clic BIM en la opcin texto


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PRIMERA SESIN: MANEJO DE GRFICOS ESTADSTICOS

Manejo de grficos estadsticos: concepto, tipos, creacin, modificacin de datos, modificacin de grfico,

eliminacin. Ejercicio de aplicacin 10.

62.

CONCEPTO:

Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin.

Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de

clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudoun grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

63. TIPOS DE GRFICOS:

a)

Grficos de Columnas

b)

Grficos de Barras:

c)

Grficos de Cotizacin, superficie o radial:


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d)

Grficos de tipo lnea:

e)

Grficos de tipo rea:

f)

Grfico combinado:

g)

Grficos circular o de anillo:


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h)

Grficos de dispersin o de burbujas:

64. CREAR GRFICOS:

a)

Para iniciar la creacin de un grfico se necesita una tabla de datos con los cuales se iniciar la

elaboracin del grfico estadstico, sin datos no hay forma de disear un grfico, para ello elabore

la siguiente tabla:

b)

Seleccionar una columnas de datos, ejemplo la columnas de cantidad

c)

Hacer un clic BIM en la pestaa Insertar

d)

Hacer un clic BIM en uno de los botones


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e)

Para el ejemplo seleccionaremos el botn Columna haciendo un clic en ella

f)

A continuacin seleccione una de las opciones (columna agrupada) y se muestra el grafico

65. AADIR DATOS

a)

Para aadir datos al grfico en principio se le pide agregar datos a la tabla, primeramente deber

insertar algunas filas segn sea necesario.

b)

Proceda a insertar datos en las filas insertadas y el grfico automticamente se actualiza

66.

MODIFICAR GRFICOS

a) Para modificar el grfico haremos uso de los botones dispuestos en la pestaa Diseo que se activa

en forma automtica al insertar el grfico (para volver a ver dicha pestaa activada realizar 2 clics

BIM sobre el grfico.


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b)

Proceda a modificar el grfico utilizando los siguiente botones

Permite cambiar el tipo de grfico

Permite guardar solo la imagen como plantilla

Permite cambiar entre filas y columnas (los ejes de coordenada cambian)

Permite modificar el rango de datos seleccionados

Permite modificar el grfico adicionado algunos datos como leyenda, titulo y

otrosDiseo 1


otrosDiseo 2


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otros

Diseo 3

Estilos de grfico

67.

POSICIN.

a)

La posicin del grfico puede ser alterado, esto con solo cambiar al mover el grafico sobre la hoja de

trabajo.

SEGUNDA SESIN: MANEJO DE IMAGENES

Manejo de Imgenes: Insertar imagen desde archivo, insertar imgenes prediseadas, formato de imagen

(ajuste, estilo, organizar y tamao). Ejercicio de aplicacin 11.

68. IMGENES

a)


b)

Una vez ubicado los botones con los cuales insertar la imagen.

69.

INSERTAR IMAGEN DESDE ARCHIVO

a)

Un clic BIM en la pestaa Insertar

b)

Para insertar una imagen de una carpeta o unidad externa, hacer un clic BIM en

c)

En la siguiente ventana ubicar la imagen a insertar (unidad o carpeta)

d)

Una vez ubicado la imagen realizar 2 clics sobre ella.


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70.

INSERTAR IMGENES PREDISEADAS.

a)


b) Hacer un clic BIM en el botn Imgenes prediseadas

c)

En el panel que aparece en la parte derecha, hacer un clic BIM en el botn Buscar

d) A continuacin se muestra imgenes las cuales se puede insertar haciendo un clic BIM en ellas.

71. MANIPULAR IMGENES

a)

Seleccione la imagen, significa que alrededor se dispone un marco con puntos tal como se ve en la

figura siguiente.

b) Para modificar el tamao de la ubique el puntero del mouse en los puntos, presione el BIM del

c)

mouse y deslizar para ampliar o reducir el tamao, luego suelte el mouse


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d)

Para mover la imagen ubicar el puntero del mouse en el centro de la imagen

e)

Presione el BIM y mover el puntero hacia una nueva ubicacin.

f)

Para aplicar formato a la imagen utilizaremos los botones dispuestos en la barra Formato, esta

opcin se activa al momento de seleccionar la imagen.

g)

Proceda a utilizar uno a uno los botones.

PRIMERA SESIN: WordArt y SmartArt

72. INSERTAR WORDART.

a)

Para insertar un texto en Wordart realizar un clic BIM en la pestaa Insertar

b)

Hacer un clic BIM en el botn WordArt

c)

Hacer un clic BIM en una de las opciones que se muestra


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d)

Escriba en el espacio que se muestra el nuevo texto

e)

El resultado sera el siguiente:

73.

INSERTAR SMARTART:

a)

Ubicar el cursos en la celda y hoja donde se insertar el SmartArt

b)


c)

En al siguiente ventana seleccionar

d)

Seleccionar en la primera columna el tipo de SmartArt

e) Luego seleccionar en la segunda columna el modelo de SmartArt a utilizar

f)

Un clic BIM en el botn Aceptar


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g)

Procede a ingresar en cada espacio los datos necesarios para obtener un SmartArt.

SEGUNDA SESIN: APLICACIN DE EJERCICIOS

Ejercicios de repaso 13, 14 y 15

PRIMERA SESIN:

EXAMEN PARCIAL ITerico

SEGUNDA SESIN:

EXAMEN PARCIAL IPrctico

manual de excel - autoinstrutivo

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