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Gerencia de Planificacin y Presupuesto 2013

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA

GERENCIA DE CONSERVACIN Y

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Unidad Organizativa:

GERENCIA DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO Cdigo: MNP/GCM/GGP/2013

CONFORME APROBADO POR RESOLUCIN

PUNTO N FECHA: 3

GPP/DP/2013 Elaboracin: julio 2013

Divisin: GERENCIA DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO Adscripcin: GERENCIA GENERAL DE OBRAS Y PROYECTOS Objetivo del Manual: Establecer las leyes, reglamentos y otras normas sub-legales que conforman la Administracin Pblica en Venezuela, especficamente aquellas que estn dirigidas a los entes descentralizados sin fines empresariales, la cual es la naturaleza jurdica de las Fundaciones, como es el caso de FEDE; este marco jurdico est dirigido a la operatividad de la Gerencia de Conservacin y Mantenimiento. Tambin estarn conformados en este manual, las normas generales que deben regir en la dependencia, as como las competencias de cada rea operativa, las funciones de cada Divisin, adems de proveer informacin general sobre la Gerencia. Alcance del Manual: Est dirigido a la Gerencia de Conservacin y Mantenimiento de la Fundacin de Edificaciones y Dotaciones Educativas (FEDE).

Certificacin: Los manuales como gua de adiestramiento, son medios de referencia que facilitan el mejoramiento, expansin y difusin de las actividades que se desarrollan dentro de las reas. Los Manuales de Normas y Procedimientos tienen una vigencia de un ao, despus de este perodo se actualizan para el fortalecimiento de los procedimientos y la ejecucin de un proceso peridico de control y evaluacin que garantice, por un lado, la deteccin de las desviaciones que pueden presentar los procesos y corregirlas en un tiempo y espacio determinado y por el otro, la retroalimentacin de la informacin mediante la medicin de los resultados de la gestin con





PUNTO N FECHA: 4


relacin a los objetivos propuestos en una accin sistemtica, armnica y compleja, donde la regulacin y el seguimiento constituyen procesos claves para la eficacia y eficiencia de la gestin ministerial. El Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Conservacin y Mantenimiento, Cdigo N MNP/GCM/GGP/2013 de fecha: julio 2013, es propiedad exclusiva del la Fundacin de Edificaciones y Dotaciones Educativas, debidamente evaluado y actualizado, por el equipo tcnico de la Divisin de Planificacin, adscrita a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto. En este sentido, se hace entrega a la citada direccin responsable de su administracin, distribucin ante las unidades bajo su adscripcin para su custodia, consulta, uso y actualizacin, quedando bajo su pleno compromiso, la prdida, supresin, eliminacin o modificacin de la informacin en l contenido sin la previa autorizacin de la Gerencia de Planificacin y Presupuesto.





PUNTO N FECHA: 5


CARGO NOMBRE, APELLIDO Y FIRMA FECHA DE

APROBACINSELLO

FIRMA

FIRMA

FIRMA

FIRMA

FIRMA

FIRMA

FIRMA

FIRMA

FRANKLIN A. ALBARRAN

GERENTE DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO

LICDO. DANILO ZEA INCIARTE

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL

TRANSPORTE TERRESTRE

GILDEMAR GIL LEN

Las autoridades firmantes certifican la elaboracin o actualizacin del presente Manual, conforme con las leyes y las normativas legales vigentes que regulan la actividad de la Administracin Pblica Nacional

NIVEL DE APROBACIN

PRESIDENTE DE (FEDE)

GENERAL DE BRIGADA JUAN MANUEL APONTE

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA

PLANIFICACIN

MARY CARMEN SANTOS

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA

EDUCACIN

REVISADO POR

COORDINADOR T. GERENCIA DE PLANIFICACION Y

PRESUPUESTO.

LICDA. ANEIRA RAMREZ

GERENTE (E) DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO

GERENTE GENERAL DE OBRAS Y PROYECTOS

TCNEL. NELSON MARIN

ING. OSCAR INFANTE





PUNTO N FECHA: 6


INDICE

HOJA DE VIDA DEL MANUAL ...................................................................... 8

CAPTULO I ..................................................................................................10

MANUALES ADMINISTRATIVOS ................................................................10

ESTRUCTURA Y FUNCIONES ORGANIZATIVAS ......................................12

GERENCIA DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO .............................12

NORMAS ......................................................................................................34

NORMAS ESPECFICAS .............................................................................39

NORMAS ESPECFICAS PARA EL CIERRE DE LA ACCIN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y SEGURIDAD EN EL EDIFICIO ESCOLAR .....................................................................................................50

NORMAS ESPECFICAS PARA LA ACCIN DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO ..............................................................................................54

NORMAS ESPECFICAS PARA EL CIERRE DE LA ACCIN DE MANTENIMIENTO CORECTIVO ..................................................................60

NORMAS PARA EL PROCEDIMIENTO DE EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO CON ASOCIACIONES COOPERATIVAS ............................62

NORMAS ESPECFICAS PARA EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO CON ASOCIACIONES COOPERATIVAS. ............................................................70

NORMAS ESPECFICAS PARA PAGO DE ANTICIPO A ASOCIACIONES COOPERATIVAS ..........................................................................................76

NORMAS ESPECFICAS PARA EL PAGO DE VALUACIONES ASOCIACIONES COOPERATIVAS .............................................................79

GLOSARIO DE TRMINO ............................................................................84





PUNTO N FECHA: 7


BASE LEGAL ................................................................................................93

A. PROCEDIMIENTO PARA LA CAPACITACIN COMUNITARIA. ........112

B. PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIN DE LA UNIDAD MVIL DE MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD (UMMYS). ...........................................116

C. PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIN E INCLUSIN DE PLANTELES EN EL PROGRAMA NACIONAL DE CONSERVACIN, MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD EN EL EDIFICIO ESCOLAR. .............121

D. PROCEDIMIENTO PARA LA SUSCRIPCIN DEL CONVENIO DE MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD EN EL EDIFICIO ESCOLAR. .............125

E. PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE DE LA ACCIN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y SEGURIDAD EN EDIFICIO ESCOLAR. 136

F. PROCEDIMIENTO PARA LA SUSCRIPCIN DE LA ACCIN DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO .............................................................140

G. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO CON ASOCIACIONES COOPERATIVAS ..........................156

H. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE ANTICIPO DE ASOCIACIONES COOPERATIVAS ........................................................................................161

I. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE VALUACIONES A ASOCIACIONES COOPERATIVAS ...........................................................173

J. PROCEDIMIENTO PARA EL AUMENTO, DISMINUCIONES Y OBRAS EXTRAS PARA EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO A TRAVS DE ASOCIACIONES COOPERATIVAS ...........................................................184

K. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PRORROGA PARA MANTENIMIENTO CORRECTIVO CON ASOCIACIONES COOPERATIVAS 187

L. PICTOGRAMA .....................................................................................191





PUNTO N FECHA: 8


HOJA DE VIDA DEL MANUAL

COLABORADORES POR GERENCIAS Lic. Masbalda Correa Gerencia de Conservacin y Mantenimiento

RESPONSABLES POR LA GERENCIA DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO

Lic. Aneira Ramrez Coordinador Tcnico

T.S.U. Yelitza Solange Lovera Blanco Analista de Planificacin I

VER. ACT. VIGENCIA NOMBRE DEL MANUAL DEPENDENCIA RESPONSABLE

SUPERVISOR RESPONSABLE

OBSERVACIONES

1era 1 04/04/2005Manual de Procedimientos para la

Negociacin, Suscripcin, Ejecusin y Cierre de Convenios Especiales.

1era 1 04/04/2005

Manual de Procedimientos para la Contratacin de Obras, Solicitud de Prorroga y Pago de Valuaciones, a

travs de Cooperativas.

1era 1 06/10/2004

Manual de Procedimientos para la Seleccin, Suscripcin, Ejecusin y

Cierre de Convenios de Mantenimiento y Seguridad en el

Edificio Escolar.

2da 1 Mar-13Manual de Normas y Procedimientos

de la Gerencia de Conservacin y Mantenimiento.

Gerencia de Planificacin y Presupuesto

Lic. Danilo Zea Inciarte

Fusin de la 1er Version de los tres Manuales de

Procedimiento anteriores. Actualizacin de: Base

Legal, Procedimientos y Pictogramas.

Soc. Ruth Jimnez H.

Elaboracin de: Base Legal.

Procedimientos. Formatos.

Diagrama de Flujo.

Gerencia de Planificacin y Presupuesto





PUNTO N FECHA: 9


ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA DE CONSERVACIN Y

MANTENIMIENTO

Gerente de Conservacin y Mantenimiento

Jefe Divisin de Mantenimiento

Jefe Divisin de Capacitacin

Comunitaria (E )

Asistente Administrativo

IIIAbogado III


I

Asistente de Ingeniero I

Economista I

Socilogo

Ingeniero I Arquitecto III Gegrafo

Facilitadores

Tcnicos

Asistentes Tcnicos

Contador III

Secretaria

Analista Presupuesto

III

Mensajero


I

Contador Jefe


I

Auxiliar Serv. Ofic

Promotor Bienestar

Social

Secretaria





PUNTO N FECHA: 10


CAPTULO I

MANUALES ADMINISTRATIVOS Procedimiento: 1. Manual de Normas y Procedimientos: descripcin, objeto y finalidad.

Los manuales como gua de adiestramiento, son medios de referencia

que facilitan el mejoramiento, expansin y difusin de las actividades que se

desarrollan dentro de las gerencias y reas administrativas.

Los Manuales de Normas y Procedimientos deben actualizarse

continuamente para el fortalecimiento de los procedimientos y la ejecucin

de un proceso peridico de control y evaluacin que garantice, por un lado,

la deteccin de las desviaciones que puedan presentar los procesos y

corregirlas en un tiempo y espacio determinado y; por el otro la

retroalimentacin de la informacin mediante la medicin de los resultados

de gestin con relacin a los objetivos propuestos en una accin

sistemtica, armnica y compleja, donde la regulacin y el seguimiento

constituyen procesos claves para la eficacia y eficiencia de la gestin

institucional.

El objeto de este manual es establecer las leyes, reglamentos y otras

normas sub-legales que conforman la Administracin Pblica en Venezuela,

especficamente aquellas que estn dirigidas a los entes descentralizados

sin fines Empresariales, la cual es la naturaleza jurdica de las Fundaciones,





PUNTO N FECHA: 11


como es el caso de FEDE; este marco jurdico est dirigido a la operatividad

de la Gerencia de Conservacin y Mantenimiento. Tambin estarn

conformados en este manual, las normas generales que deben regir en la

dependencia, as como las competencias de cada rea operativa, las

funciones de cada Divisin, adems de proveer informacin general sobre la

Gerencia.

Contempla la descripcin y pasos de los procedimientos por rea de

trabajo, as como las Normas Especficas. Pretende ser un mecanismo para

la capacitacin del personal que ingresa a este departamento. Tambin

busca fomentar la calidad de las operaciones que se realizan, donde su

logro depende de los siguientes factores:

1. Definicin, comprensin y manejo de los principios, normas, tcnicas y

prcticas de la ejecucin de las actividades.

2. Eficiente asignacin y administracin de los recursos para las

supervisiones, como parte del control y seguimiento.

3. Adecuada planificacin y programacin de las actividades.





PUNTO N FECHA: 12


ESTRUCTURA Y FUNCIONES ORGANIZATIVAS

GERENCIA DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO

Dependencia Jerrquica: Gerencia General de Obras y

Proyectos.

Tipo de Nivel: De Lnea

Responsabilidad: Planificar, coordinar las acciones para establecer a la planta fsica educativa a sus condiciones ptimas de operatividad y garantizar el mantenimiento de las mismas a travs de un proceso de cogestin entre el Estado, los gobiernos regionales, locales y las comunidades educativas, de acuerdo a la estructura establecida.

Funciones:

1. Cumplir con las polticas establecidas por la Fundacin, de elaborar y

actualizar peridicamente el Plan Nacional de Conservacin y

Mantenimiento de la planta fsica educativa.





PUNTO N FECHA: 13


2. Planificar, supervisar y evaluar el desarrollo y extensin de los Proyectos

de Conservacin y Mantenimiento en el mbito nacional.

3. Dictar los lineamientos a las Coordinaciones Estatales, en cuanto a la

implantacin de los distintos proyectos de mantenimiento de la planta

fsica educativa.

4. Coordinar, supervisar y controlar la elaboracin de los convenios

celebrados entre la Fundacin y los Consejos Educativos.

5. Planificar, supervisar y evaluar la implantacin de actividades dirigidas a

la concientizacin de las Comunidades Educativas o Consejos

Educativos en cuanto al Mantenimiento y Conservacin de la planta fsica

escolar.

6. Evaluar los proyectos de mantenimiento implantados en los planteles en

el mbito nacional.

7. Realizar el control interno de los procesos inherentes a la suscripcin,

ejecucin y cierre de los convenios, a objeto de dar cumplimiento al

marco legal aplicable.





PUNTO N FECHA: 14


8. Hacer control y seguimiento a la gestin de la Gerencia e informar

peridicamente a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto.

9. Preparar y actualizar, en coordinacin con la Gerencia de Planificacin y

Presupuesto, Divisin de Planificacin, los manuales de procedimientos e

instructivos requeridos para la suscripcin, ejecucin y rendicin de los

convenios de mantenimiento, as como los procedimientos para la

capacitacin comunitaria.

10. Solicitar a la Coordinacin Estatal los requerimientos a las necesidades

de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria, para atender la planta

fsica escolar; basada en los resultados de los instrumentos de

recoleccin de datos y evaluaciones tcnicas realizadas previamente a

los fines de realizar el Anteproyecto de Presupuesto del prximo ao

fiscal.

11. Realizar la Planificacin Anual Consolidada de todas las Coordinaciones

Estatales para el Anteproyecto de Presupuesto de la Gerencia.

12. Supervisar y Controlar la ejecucin financiera y fsica de la Asignacin

Presupuestaria por Proyecto de la Gerencia, para el cumplimiento de las

metas planificadas anualmente.





PUNTO N FECHA: 15


DIVISIN DE MANTENIMIENTO

Dependencia Jerrquica: Gerencia de Conservacin y

Mantenimiento


Responsabilidad: Planificar, coordinar y controlar el cumplimiento de los convenios, para el mantenimiento preventivo y correctivo de la planta fsica educativa, con los Consejos Educativos, inmersos en el Plan Nacional de Conservacin, Mantenimiento y Seguridad en el Edificio Escolar.

Funciones:

1. Cumplir y hacer cumplir las polticas establecidas por la Gerencia de

Conservacin y Mantenimiento con relacin al mantenimiento de la

planta fsica educativa.

2. Revisar y conformar las Programaciones del ao fiscal en curso,

enviadas por las Coordinaciones Estatales para las acciones de

mantenimiento, contempladas en el Convenio de Mantenimiento y

Seguridad en el Edificio Escolar.





PUNTO N FECHA: 16


3. Coordinar y controlar la ejecucin de los Proyectos asignados a la

Gerencia de Conservacin y Mantenimiento, desarrollados a travs de

la Divisin de Mantenimiento.

4. Coordinar y controlar las actividades realizadas por los Tcnicos de

Mantenimiento, adscritos a la Divisin.

5. Mantener comunicacin con las Coordinaciones Estatales en cuanto a

los procedimientos para la suscripcin, ejecucin y cierre de los

Convenios de Mantenimiento y Seguridad en el Edificio Escolar, de

acuerdo a los lineamientos dictados por la Gerencia de Conservacin

y Mantenimiento.

6. Revisar y conformar los recaudos establecidos para la tramitacin,

suscripcin y cierre de las acciones de mantenimiento contempladas

en el Convenio de Mantenimiento y Seguridad en el Edificio Escolar.

7. Tramitar, ante las Gerencias involucradas, los recaudos para

garantizar el pago oportuno del recurso asignado a cada plantel por

las acciones de mantenimiento.





PUNTO N FECHA: 17


8. Supervisar los trabajos de reparacin y mantenimiento realizados en

los planteles incluidos en la programacin de la Gerencia de

Conservacin y Mantenimiento.

9. Revisar y avalar las evaluaciones tcnicas realizadas a los planteles

por las Coordinaciones Estatales.

10. Realizar informes tcnicos de supervisin.

11. Elaborar los cuadros y grficos diseados para el anlisis del avance

y ejecucin de los Convenios de Mantenimiento y Seguridad en el

Edificio Escolar.

12. Apoyar a la Gerencia en otras actividades especiales que se

requieran, tales como la evaluacin y diagnstico de la planta fsica

educativa, as como tambin en actividades de capacitacin a las

Comunidades Educativas, atendidas a travs de los programas

relativos al mantenimiento y conservacin del edificio escolar.

13. Participar en actividades solicitadas por la Presidencia de la

Fundacin, Ministerio del Poder Popular para la Educacin,

Presidencia de la Repblica Bolivariana de Venezuela y otros

organismos que as lo requieran.





PUNTO N FECHA: 18


14. Reportar al Gerente de Conservacin y Mantenimiento la realizacin

de actividades mensuales y la actualizacin de los proyectos que se

desarrollan a travs de la Divisin de Mantenimiento.





PUNTO N FECHA: 19


DIVISIN DE CAPACITACIN COMUNITARIA

Dependencia Jerrquica: Gerencia de Conservacin y

Mantenimiento


Responsabilidad: Planificar, coordinar y controlar los mecanismo requeridos para la capacitacin de los Consejos Educativos, tanto en el rea de mantenimiento como para el rea de seguridad, conjuntamente con los organismos competentes en la materia, a objeto de lograr la participacin activa en las labores de mantenimiento de la planta fsica educativa.

Funciones:

1. Elaborar, ejecutar y supervisar el Plan Anual de Trabajo y las polticas

que regirn el proceso de sensibilizacin, capacitacin, motivacin y

organizacin de los Consejos Educativos, atendidos a travs de los

Convenios de Mantenimiento y Seguridad en el Edificio Escolar.





PUNTO N FECHA: 20


2. Capacitar al personal tcnico de las Coordinaciones Estatales y al

personal que designe el Coordinador Estatal para ejercer funciones

relacionadas con el mantenimiento de la planta fsica educativa.

3. Dar asesora y dictar los Cursos relacionados con el Plan Nacional de

Conservacin y Mantenimiento de la Planta Fsica Educativa a los

organismos pblicos o privados nacionales o extranjeros relacionados

con la planta fsica educativa, que as lo requieran, de acuerdo a los

convenios, planes y proyectos de FEDE.

4. Elaborar y mantener actualizado el registro de las Comunidades

Educativas o Consejos Educativos, capacitados por Entidad Federal.

5. Coordinar y actualizar el Avance de Ejecucin de la capacitacin en

las Comunidades Educativas o Consejos Educativos incluidos en las

programaciones ordinarias y especiales de la Fundacin.

6. Coordinar y actualizar el inventario de entrega y existencia de

Manuales de Mantenimiento y Seguridad, as como de todo el

material necesario para los procesos de capacitacin requeridos.

7. Revisar peridicamente y actualizar el contenido del el Curso de

Capacitacin dirigido a las comunidades educativas o Consejos

Educativos, en el rea de Mantenimiento.





PUNTO N FECHA: 21


8. Disear material de informacin y promocin sobre el Plan Nacional

de Mantenimiento y Seguridad en el Edificio Escolar, dirigido a las

Comunidades Educativas, Consejos Educativos y pblico en general.

9. Disear alternativas procedimentales para la implantacin de la

Unidad Mvil de Mantenimiento y Seguridad (UMMYS) en los

planteles atendidos a travs de los Proyectos de Mantenimiento y


10. Disear, planificar, coordinar y supervisar las actividades dirigidas a la

concientizacin de las Comunidades Educativas o Consejos

Educativos, en cuanto al mantenimiento y conservacin de la planta

fsica escolar.

11. Coordinar, organizar y apoyar la realizacin de cursos programados

por la Gerencia.

12. Reportar al Gerente de Conservacin y Mantenimiento, el desarrollo

de las actividades ejecutadas mensualmente.





PUNTO N FECHA: 22


FUNCIONES OPERATIVAS DEL PERSONAL

De la Gerencia de Conservacin y Mantenimiento

Analista de Presupuesto (Profesional)

1. Registrar y controlar las ejecuciones presupuestarias y las

disponibilidades correspondientes a los proyectos asignados a la

Gerencia de Conservacin y Mantenimiento.

2. Elaborar, procesar y revisar los puntos de cuentas y agendas,

relacionados con la asignacin presupuestaria de los proyectos de la


3. Verificar que los documentos tramitados cumplan con los requisitos

exigidos con los reglamentos, normas y procedimientos implantados

en la Institucin y los que establezcan las leyes del pas.

4. Efectuar anlisis a la informacin, en el rea de presupuesto, que es

requerida por otras Gerencias, Divisiones, o Unidades de FEDE,

previa designacin por parte de la Gerencia.

5. Solicitar, a travs de la elaboracin del oficio correspondiente,

traspasos entre partidas presupuestarias cuando sean requeridas a





PUNTO N FECHA: 23


los proyectos asignados a la Gerencia de Conservacin y

Mantenimiento.

6. Controlar la ejecucin presupuestaria de los Proyectos asignados a la

Gerencia e informar al Gerente de Conservacin y Mantenimiento.

7. Realizar trabajos especiales, cuando sean solicitados por la Gerencia.

8. Participar en los procesos para la formulacin presupuestaria del

anteproyecto y proyecto de presupuesto anualmente, cuando lo

solicite la Gerencia.

9. Elaborar cuadros donde se vea reflejado las estimaciones necesarias,

para realizar los ajustes a los recursos disponibles de los proyectos

asignados a la Gerencia.

10. Llevar el control de los anlisis de las ejecuciones presupuestarias y

de las disponibilidades que le corresponden a los proyectos que se

llevan en la Gerencia, conjuntamente con la Divisin de

Mantenimiento.

Evaluador del Control Interno Profesional





PUNTO N FECHA: 24


1. Cumplir y hacer cumplir las polticas de Gerencia de Conservacin en

materia de Mantenimiento de la planta fsica educativa.

2. Colaborar con la evaluacin del control interno de los procesos

inherentes a la suscripcin, ejecucin y cierre de los convenios, a

objeto de dar cumplimiento al marco legal aplicable.

3. Colaborar con la Gerencia, en la actualizacin de los manuales de

procedimientos e instructivos, en coordinacin con la Gerencia de

Planificacin y Presupuesto, (Divisin de Planificacin).

Secretaria de la Gerencia

1. Atender al Gerente en todo lo requerido laboralmente.

2. Distribuir y supervisar la correspondencia.

3. Revisar la correspondencia que requiere la firma del Gerente.

4. Supervisar el trabajo del mensajero.

5. Inscribir y actualizar las Asociaciones Cooperativas.

6. Redactar memorandos y oficios requeridos por el Gerente.

7. Coordinar audiencias de la Gerencia.

8. Atender al pblico.

9. Atender y efectuar llamadas telefnicas.

Mensajero

1. Distribuir la entrega de los documentos, a las dems Gerencias.

2. Fotocopiar y encuadernar.





PUNTO N FECHA: 25


3. Realizar diferentes tareas segn sea la necesidad de la Gerencia.

Auxiliar de Servicios de Oficina.

1. Llevar una base de datos del listado de carpetas, pertenecientes a la

Gerencia, tanto de los convenios, como de las cooperativas inscritas.

2. Actualizar la informacin de las carpetas.

3. Archivar y organizar los documentos de la Gerencia.

4. Realizar el foliado y los ndices de las carpetas que sern

desincorporadas.

5. Entregar las carpetas solicitadas en la Gerencia.

6. Cumplir con las actividades que el Gerente le solicite.

De la Divisin de Mantenimiento Profesionales y Tcnicos





PUNTO N FECHA: 26


1. Cumplir y hacer cumplir las polticas de Gerencia de Conservacin, en

materia de mantenimiento de la planta fsica educativa, as como de la

Divisin de Mantenimiento.

2. Revisar y conformar las programaciones enviadas por las

Coordinaciones Estatales para las acciones de mantenimiento

contempladas en el Convenio de Mantenimiento y Seguridad en el

Edificio Escolar.

3. Revisar y avalar las evaluaciones tcnicas realizadas a los planteles por

las Coordinaciones Estatales.

4. Evaluar el edificio escolar con la aplicacin del Instrumento para la

Recoleccin de Datos de Conjuntos Educativos.

5. Revisar los recaudos establecidos para la tramitacin, suscripcin y

cierre de las acciones de mantenimiento contempladas en el Convenio

de Mantenimiento y Seguridad en el Edificio Escolar.

6. Tramitar, ante las Gerencias involucradas, los recaudos de las acciones

de manteniendo para garantizar el pago oportuno del recurso asignado a

cada plantel.





PUNTO N FECHA: 27


7. Supervisar los trabajos de reparacin y mantenimiento realizados a los

planteles atendidos a travs del Convenio de Mantenimiento y Seguridad

en el Edificio Escolar.

8. Realizar informes tcnicos de supervisin.

9. Elaborar cuadros y grficos diseados para el anlisis del avance y

ejecucin de la programacin de convenios.

10. Elaborar y organizar los expedientes segn las especificaciones y

normas establecidas por la Gerencia de Conservacin y Mantenimiento.

11. Apoyar a la Divisin de Capacitacin Comunitaria en las actividades

especiales que as lo requieran y en la realizacin de cursos

programados por esta Gerencia.

12. Apoyar en las actividades de evaluacin y diagnstico de la planta fsica

educativa, as como tambin en actividades de capacitacin a las

Comunidades Educativas, en programas relativos al mantenimiento y

conservacin del edificio escolar adelantados por otros organismos

pblicos o privados que son asesorados por esta Fundacin.

13. Participar en actividades solicitadas por la Presidencia de la Fundacin,

Ministerio del Poder Popular para la Educacin, Presidencia de la

Repblica y otros organismos que as lo requieran.





PUNTO N FECHA: 28


14. Atender por va telefnica o personal a representantes de comunidades

educativas.

15. Elaborar los memorandos para ser enviado a las diferentes Gerencias,

involucradas en el proceso de suscripcin del Convenio de

Mantenimiento y Seguridad en el Edificio Escolar.

16. Revisar detalladamente toda documentacin de valuacin de obra y

anticipo, a fin de optimizar la efectividad en los procesos para el pago de

la obra.

17. Supervisar las obras de mantenimiento preventivo y correctivo, que se

ejecutan a travs de la Gerencia de Conservacin y Mantenimiento.

18. Actualizar peridicamente los expedientes.

19. Presentar, al Jefe de la Divisin de Mantenimiento, reportes mensuales

relacionados con las actividades cumplidas y el control y seguimiento a

los diferentes Convenios de Mantenimiento y Seguridad en el Edificio

Escolar.

Tcnicos Superiores





PUNTO N FECHA: 29


1. Cumplir y hacer cumplir las instrucciones, normas, criterios y

procedimientos de la Gerencia de Conservacin y Mantenimiento y la

Divisin de Mantenimiento.

2. Asistir al equipo de profesionales y tcnicos en las actividades de

revisin y tramitacin de recaudos requeridos para la suscripcin de

Convenios de Mantenimiento y Seguridad en el Edificio Escolar.

3. Llevar un control y seguimiento a la ejecucin de las acciones de

mantenimiento preventivo y correctivo que se ejecutan a nivel

nacional, en los planteles atendidos a travs de las diferentes

programaciones que desarrolla La Fundacin.

4. Revisar conjuntamente con el equipo de profesionales y tcnicos, los

recaudos de cierre de las acciones de mantenimiento preventivo y

correctivo, ejecutadas a travs del Convenio de Mantenimiento y


5. Participar conjuntamente con el equipo de profesionales y tcnicos

en la planificacin, diseo y ejecucin, de todas aquellas actividades

requeridas para el control y seguimiento de la gestin de las

actividades asignadas a cada cargo.





PUNTO N FECHA: 30


6. Archivar y organizar los expedientes de los planteles atendidos en las

distintas programaciones que ejecuta la Gerencia de Conservacin y

Mantenimiento.

7. Participar en la evaluacin tcnica a los planteles que solicitan su

incorporacin a los distintos programas que ejecutar la Gerencia de

Conservacin y Mantenimiento.

8. Presentar, al Jefe de la Divisin de Mantenimiento, reportes

mensuales relacionados con las actividades cumplidas y el control y

seguimiento a los diferentes Convenios de Mantenimiento y


9. Participar en los eventos y actividades especiales promovidas por

FEDE.

Personal Administrativo

Secretaria

1. Transcribir documento.

2. Controlar la entrada y salida de las correspondencia perteneciente a

las Divisiones.

3. Apoyar al auxiliar del archivo, en la elaboracin de ndices de cada

uno de los expedientes.

4. Atender llamada telefnica.





PUNTO N FECHA: 31


5. Realizar tareas o actividades solicitadas por el Jefe de la Divisin de

Mantenimiento.

6. Elaborar comunicaciones y memorandos.

7. Otras actividades relacionadas con el cargo.

De la Divisin de Capacitacin Comunitaria

Capacitadores (Profesionales)

1. Dictar y desarrollar los cursos de Mantenimiento y Seguridad en el

Edificio Escolar dirigida a la comunidad educativa, de acuerdo a los

convenios que otorga la Gerencia.

2. Disear talleres de concientizacin y motivacin para las

comunidades educativas a nivel nacional.

3. Coordinar y actualizar el avance de ejecucin de la capacitacin en

las comunidades educativas.

4. Actualizar el inventario de entrega y existencia de manuales de

mantenimiento y seguridad

5. Inspeccionar y chequear las Unidades Mviles de Mantenimiento y

Seguridad (UMMYS).

6. Revisar y actualizar peridicamente el curso de capacitacin, como

tambin los talleres de motivacin y concientizacin.

7. Mantener actualizado el registro de las comunidades educativas

capacitadas y por capacitar.





PUNTO N FECHA: 32


8. Presentar, al Jefe de la Divisin de Capacitacin Comunitaria,

reportes mensuales relacionados con las actividades cumplidas.





PUNTO N FECHA: 33


Personal Administrativo: Secretaria

1. Transcribir documentos.

2. Archivar la correspondencia recibida perteneciente a la divisin.

3. Apoyar al auxiliar del archivo, en la elaboracin de ndices de cada

expediente.

4. Atender llamada telefnica.

5. Realizar tareas o actividades solicitadas por el Jefe de la Divisin de

Capacitacin Comunitaria.

6. Otras actividades relacionadas con el cargo.





PUNTO N FECHA: 34


NORMAS

1. La Gerencia de Conservacin y Mantenimiento, labora en el horario

comprendido de lunes a viernes: de 8:00 a.m. a 12:00 a.m y de 1:00

P.M. a 4:30 P.M.

2. Las obras ejecutadas a travs de la Gerencia de Conservacin y

Mantenimiento, se regirn por La Ley de Contrataciones Pblicas, su

Reglament o y por la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas.

3. Todos los formularios y documentos que se utilizaran en los diferentes

procedimientos, debern ser emitidos sin tachaduras ni enmiendas que

den lugar a dudas. En caso contrario, no procedern los respectivos

trmites y sern devueltos al remitente.

4. Toda documentacin que entre y salga de la Gerencia, deber ser

revisada detalladamente, a fin de optimizar la efectividad de las

operaciones.

5. Toda comunidad educativa (Resolucin 058 del MPPE, Transitoria hasta

el 15-10-2013) CONSEJOS EDUCATIVOS, que solicite atencin a la

planta fsica a travs del Plan Nacional de Conservacin, Mantenimiento





PUNTO N FECHA: 35


y Seguridad en el Edificio Escolar, deber ser evaluada por el personal

tcnico de la Fundacin a nivel estatal (Coordinaciones Estatales), con la

aplicacin del Instrumento para la Recoleccin de Datos de Conjuntos

Educativos.

6. La programacin de Convenio de Mantenimiento se realizar segn los

lineamientos y criterios de la Gerencia de Conservacin y Mantenimiento

y deber contemplar cada ao, la inclusin de los planteles que requieran

la renovacin de la accin del mantenimiento preventivo.

7. El Convenio de Mantenimiento y Seguridad en el Edificio Escolar,

contemplar dos (2) tipos de acciones de mantenimiento: Correctivo y

Preventivo.

Mantenimiento Correctivo: Realizacin de acciones planificadas y

programadas, para la ejecucin de los trabajos de reparacin menor, con el

aporte econmico y la asesora tcnica de FEDE. La comunidad educativa o

Consejo Educativo, gestiona o aporta la mano de obra. En casos especiales

la Fundacin podr cubrir los gastos por concepto de mano de obra.

Mantenimiento Preventivo: Accin de mantenimiento planificadas y

programadas de manera continua y permanente, dirigidas a prever y

asegurar el perfecto mantenimiento y seguridad de la planta fsica educativa





PUNTO N FECHA: 36


y su dotacin, para lo cual FEDE aporta los recursos econmicos para la

adquisicin de materiales, destinados a cubrir el mantenimiento de los

componentes del edificio escolar. El tiempo de duracin de estas acciones,

ser de un ao a partir de la fecha de la firma de Acta de Inicio, una vez

concluidos los trabajos de reparacin, si los hubiere.

8. El Convenio de Mantenimiento y Seguridad en el Edificio Escolar, ser

suscrito una sola vez con cada plantel y por medio de l, se pueden

aplicar anualmente los dos (2) tipos de acciones que contempla

(Mantenimiento Correctivo y Mantenimiento Preventivo). Solo se podr

aplicar una vez en el transcurso de un (1) ao.

9. La Fundacin podr antes o despus de iniciada la ejecucin del

respectivo mantenimiento, introducir los cambios que estime conveniente

notificando de ello, a las partes involucradas.

10. Los trabajos de reparacin mayor, cuya magnitud de ejecucin y costo

estn fuera de los parmetros establecidos en el Programa de

Mantenimiento y Seguridad en el Edificio Escolar, sern atendidos a

travs de otras modalidades de atencin que adelanta la Fundacin.

11. Las nuevas construcciones y aquellas edificaciones atendidas por

contratacin de empresas constructoras, a los que se le rehabilite al





PUNTO N FECHA: 37


menos uno (1) de sus edificios a travs de las programaciones de FEDE

o de otros organismos pblicos o privados, independientemente de la

dependencia del plantel (Nacional, Estatal o Distrital), podrn ser

incluidas en los programas de mantenimiento preventivo.

12. La Fundacin ejercer el control y fiscalizacin de los trabajos que realice

la Asociacin Cooperativa y el Consejo Educativo para la ejecucin del

respectivo mantenimiento.

13. La Asociacin Civil de la Sociedad de Padres y Representantes,

(Resolucin 058 del MPPE, Transitoria hasta el 15-10-2013) Consejos

Educativos, se obligan a prestar la ms cuidadosa atencin al Contrato o

Convenio (segn sea el caso), para lograr la cabal ejecucin del

mantenimiento requerido. (Aplicable en los casos con la Asociacin

Cooperativa).

14. Los Consejos Educativos, sern los nicos responsables por la buena

ejecucin del mantenimiento requerido, as como de la proteccin de

propiedades del Estado, de particulares y del ambiente en general.

(Aplicable en los casos con la Asociacin Cooperativa).

15. De acuerdo con la Resolucin N 058, dictada po r el Ministerio del Poder

Popular para la Educacin, de fecha 15-10-2012, la figura de Asociacin





PUNTO N FECHA: 38


Civil de la Sociedad de Padres y Representantes y Comunidades

Educativas, pasa a denominarse Consejos Educativos, a partir de la

fecha de esta Resolucin hay un perodo de transicin para adaptar esta

medida de un ao, (hasta el 15-10-2013). En este sentido, la figura de

Asociacin Civil de la Sociedad de Padres y Representantes, Comit de

Mantenimiento y Junta Evaluadora se adaptar a las nuevas

denominaciones establecidas en la Resolucin.





PUNTO N FECHA: 39


NORMAS ESPECFICAS

Divisin Capacitacin Comunitaria

1. La Gerencia de Conservacin y Mantenimiento (Divisin de Capacitacin

Comunitaria) a travs de la Coordinacin Estatal de la Fundacin, ser la

responsable de coordinar el proceso de capacitacin a los Consejos

Educativos de los Planteles atendidos a travs de Convenios de

Mantenimiento y Seguridad en el Edificio escolar, en el rea de

mantenimiento y prevencin, segn el Cronograma establecido, por las

Entidades Federales.

2. Las Coordinaciones Estatales, para planificar el apoyo y

acompaamiento a cada Entidad Federal, debern elaborar los

Cronogramas de Capacitacin, en los cuales se debern indicar:

Nombre de los Planteles Convocados (especificando Plantel Sede y

Direccin), Nmero de Personas a Capacitar, fecha de la actividad.


Comunitaria), realizar el seguimiento y supervisin a los Cursos de

Capacitacin dictados por los Tcnicos de Mantenimiento de cada





PUNTO N FECHA: 40


Coordinacin Estatal, a travs de los respectivos informes, realizando los

ajustes que sean necesarios, con los resultados obtenidos de stos.


Comunitaria), a travs de la Coordinacin Estatal de la Fundacin,

suministrar el material pedaggico y didctico, as como la papelera,

requerida para el proceso de capacitacin en el rea de mantenimiento.

5. La Gerencia de Conservacin y Mantenimiento ser la nica responsable

en la actualizacin del contenido del Plan Comunitario de Conservacin,

Mantenimiento y Seguridad en el Edificio Escolar.

6. La Gerencia de Conservacin y Mantenimiento tendr la responsabilidad

de suministrar a las Coordinaciones Estatales el contenido del Plan

Comunitario de Conservacin, Mantenimiento y Seguridad en el Edificio

Escolar, para que sea utilizado durante la capacitacin al Consejo

Educativo.

7. La Coordinacin Estatal a travs del Tcnico de Mantenimiento tendr la

responsabilidad de capacitar los Consejos Educativos, a travs del Plan


Escolar.





PUNTO N FECHA: 41


8. Todas las personas que asistan a la capacitacin a travs del Plan


Escolar debern firmar una lista de asistencia.

Procedimiento para la Dotacin UMMYS

1. Los Planteles a ser seleccionados para la entrega de la Unidad Mvil de

Mantenimiento y Seguridad (UMMYS), debern cumplir con al menos uno

de los siguientes lineamientos:

Haber suscrito Convenio de Mantenimiento y Seguridad en el Edificio

Escolar, en la accin de Mantenimiento Preventivo.

Haber rendido satisfactoriamente los convenios suscritos en aos

anteriores.

El conjunto educativo deber estar en buenas condiciones de

mantenimiento, para inauguracin o reinauguracin.

Haberse rehabilitado integralmente o pertenecer a la categora de

Nuevas Construcciones





PUNTO N FECHA: 42


2. Para la entrega de la Unidad Mvil de Mantenimiento y Seguridad

(UMMYS), a los planteles seleccionados, la Gerencia de Conservacin y

Mantenimiento, deber convocar a una reunin, a la Coordinacin

Estatal, a los representantes de los Consejos Educativos de los

respectivos planteles, para hacerles la entrega formal de las unidades, a

travs del Acta de Entrega, la cual debern firmar y sellar.

3. En la referida reunin, la Gerencia de Conservacin y Mantenimiento,

deber dar una induccin sobre el contenido y uso de la Unidad Mvil de

Mantenimiento y Seguridad (UMMYS), para garantizar su adecuada

utilizacin por parte de las Comunidades Educativas, aprovechando al

mximo, este recurso, para el mantenimiento del edificio escolar.





PUNTO N FECHA: 43


Convenio de Mantenimiento y Seguridad en el Edificio Escolar


contempla dos (2) tipos de acciones de mantenimiento, el Mantenimiento

Preventivo y el Mantenimiento Correctivo.

Mantenimiento Preventivo: son Acciones de Mantenimiento

planificadas y programadas de manera continua y permanente, dirigidas

a prever y asegurar el perfecto mantenimiento y seguridad en la planta

fsica educativa, para lo cual, FEDE aporta los recursos econmicos para

la adquisicin de materiales, destinados a cubrir el mantenimiento de los

componentes del edificio escolar.

2. La programacin de Convenios de Mantenimiento, se realizar segn los

lineamientos y criterios de la Gerencia de Conservacin y Mantenimiento

y debe contemplar cada ao, la inclusin de los planteles que requieran

la renovacin de la accin del Mantenimiento Preventivo.

3. El mantenimiento preventivo y seguridad en el edificio escolar, se llevar

a cabo en base al Presupuesto Programa elaborado por el Consejo

Educativo y la Coordinacin Estatal y ser revisado y avalado por la

Fundacin.





PUNTO N FECHA: 44


4. El Convenio de Mantenimiento y Seguridad en el Edificio Escolar, se

suscribir entre la Fundacin de Edificaciones y Dotaciones Educativas

(FEDE) y el Consejo Educativo de cada plantel, el cual debe estar

actualizado y debidamente registrado ante una Oficina de Registro

Pblico o la oficina habilitada en cada Zona Educativa. El Consejo

Educativo debe estar vigente para el ao escolar de la suscripcin,

segn conste en el Acta de Eleccin.

5. El Consejo Educativo, deber presentar anualmente ante la Fundacin,

la actualizacin y registro de sus integrantes, condicin indispensable

para dar continuidad al convenio.

6. La Fundacin, aportar segn su disponibilidad presupuestaria, los

recursos necesarios para la adquisicin de los materiales requeridos para

llevar a cabo el Mantenimiento Preventivo y Seguridad en el Edificio

Escolar.

7. La Fundacin asignar, segn su disponibilidad presupuestaria, los

recursos a travs de los respectivos Puntos de Cuentas y notificar al

plantel, mediante una comunicacin dirigida al Consejo Educativo, el

monto asignado por cada tipo de accin a ejecutar.





PUNTO N FECHA: 45


8. Estos recursos debern ser invertidos y rendidos independientemente y

en ningn caso, se podrn utilizar para otros fines diferentes a los

estipulados en las clusulas del respectivo Convenio.

9. Todo Consejo Educativo que solicite atencin a la planta fsica a travs

del Plan Nacional de Conservacin, Mantenimiento y Seguridad en el

Edificio Escolar, deber ser evaluada por el personal tcnico de la

Fundacin a nivel estatal (Coordinaciones Estatales), con la aplicacin

del Instrumento para la Recoleccin de Datos de Conjuntos Educativos.

10. El Consejo Educativo, aportar la mano de obra necesaria para llevar a

cabo los trabajos establecidos en el Instrumento de Recoleccin de

Datos de Conjuntos Educativos.

11. El Consejo Educativo, aportar la mano de obra necesaria para llevar a

cabo los trabajos de mantenimiento del Plantel. En caso de que

requiriese mano de obra especializada, la misma ser igualmente

gestionada por el Consejo Educativo.

12. El Consejo Educativo, aportara la Mano de Obra, a travs del Acta de

Compromiso de Mano de Obra.





PUNTO N FECHA: 46


13. El Consejo Educativo, deber presentar en el caso de Pago de Mano de

Obra, un Acta de Garanta de los trabajos realizados en el Plantel,

conjuntamente con la factura (persona natural debe tener talonario de

facturas, modelo de SENIAT).Dicha garanta, no es imputable a la

cantidad de los trabajos.

14. El Convenio de Mantenimiento y Seguridad en el Edificio Escolar, ser

suscrito una sola vez con cada plantel y por medio de l se puede aplicar

anualmente los dos (2) tipos de acciones que contempla (Mantenimiento

Correctivo y Mantenimiento Preventivo).

15. Solo se podr aplicar una vez en el transcurso de un (1) ao, cada tipo

de accin que contempla el Convenio.

16. La accin de Mantenimiento Preventivo ser renovada anualmente,

siempre y cuando la planta fsica escolar est en condiciones aceptables

de mantenimiento lo que ser determinado por la inspeccin realizada

por el personal tcnico de las Coordinaciones Estatales, una vez

cumplido el lapso de ejecucin de la accin de Mantenimiento Preventivo

del ao anterior.

17. Todo plantel atendido, al cual se le rehabilite al menos uno de sus

edificios por cualquier modalidad de atencin (Contratacin o Convenio





PUNTO N FECHA: 47


de Mantenimiento), deber suscribir un Convenio de Mantenimiento y

Seguridad en el Edificio Escolar, en la Accin de Mantenimiento

Preventivo.

18. La Fundacin, requiere del director del plantel y de un representante del

Consejo Educativo, para la apertura y movilizar la cuenta bancaria, para

depositar los fondos destinados a la adquisicin de materiales necesarios

para el Mantenimiento Preventivo y Seguridad en el Edificio Escolar,

quedando entendido entre las partes, que dicha firma no equivale en

ningn caso, representacin legal en nombre de la Fundacin.

19. El aporte de la Fundacin se realizar a travs de uno o varios Cheques

a nombre de El Consejo Educativo, del Plantel, si se refiere al

mantenimiento preventivo, dejando constancia a travs de un Acta de

Entrega de Cheque. A los cinco (5) das hbiles siguiente, el plantel dar

inicio a los trabajos de mantenimiento y se dejar constancia a travs de

un Acta de Inicio

20. La cuenta bancaria, se manejara con firmas conjuntas del director del

plantel y el representante del Consejo Educativo.

21. En caso de que el dinero depositado en la cuenta bancaria generase

intereses, estos solo podrn ser utilizados para cubrir actividades de igual





PUNTO N FECHA: 48


naturaleza y finalidades, para tales efectos, la Coordinacin Estatal de la

Fundacin, deber emitir un informe justificando la inversin de los

recursos adicionales.

22. La Fundacin prestar al Consejo Educativo, a travs de la

Coordinacin Estatal, la asistencia tcnica necesaria para la correcta

ejecucin de los trabajos y la adecuada utilizacin de los materiales en el

mantenimiento y seguridad del Plantel.

23. La Fundacin, supervisar y controlar la ejecucin y rendicin de los

trabajos de Mantenimiento y realizar la auditoria de su Fondo, cuando

lo considere necesario.

24. El Consejo Educativo, tendr la custodia, almacenamiento, cuidado y

correcto uso de los materiales a ser utilizados en el mantenimiento del

plantel.

25. El Comit de Contralora Social, deber llevar el control, seguimiento y

evaluacin de los trabajos de mantenimiento que se realicen en el

plantel.

26. El Consejo Educativo, deber conservar en buen estado las reas

recuperadas del plantel, a travs de la aplicacin del Mantenimiento





PUNTO N FECHA: 49


Preventivo y de Seguridad en el Edificio Escolar. Igualmente debern

planificar, programar y ejecutar los trabajos de mantenimiento requeridos.





PUNTO N FECHA: 50


NORMAS ESPECFICAS PARA EL CIERRE DE LA ACCIN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y SEGURIDAD EN EL EDIFICIO ESCOLAR

1. El Informe Tcnico de Cierre elaborado por el Tcnico de

Mantenimiento Estatal y avalado por el Coordinador Estatal, deber

contener el nombre del Plantel, tipo de accin, monto del convenio, fecha

de elaboracin y tener especificaciones de los trabajos realizados (reas

y cantidades). Igualmente, debe avalar o no los cambios que pudieron

haber ocurrido durante la ejecucin de los trabajos.

2. El Acta de Inicio, deber presentar la firma de cada uno de los

responsables del Convenio, presentar el sello del plantel, firma y sello

del Tcnico de Mantenimiento y el Coordinador Estatal, as como

tambin tener fecha igual o posterior al Acta de Entrega de Cheque.

3. El Acta de Entrega de Cheque deber presentar firmas de cada uno de

los responsables del Convenio, presentar firma y sello del Plantel, firma

y sello del Tcnico de Mantenimiento y el Coordinador Estatal.





PUNTO N FECHA: 51


4. El Registro Contable deber presentar la firma y el sello de los

representantes del plantel y estar avalado con la firma y sello del

Coordinador Estatal y el Tcnico de Mantenimiento.

5. El Informe Anual del Consejo Educativo, deber presentar los nombres,

N de Cdula de Identidad y firmas de cada uno de s us integrantes y

presentar el sello del Plantel. Este Informe debe estar avalado por el

Comit de Contralora Social.

6. Las Facturas sern presentadas en original y deben venir sin

enmiendas, discriminar precios unitarios y cantidades, presentar el cintillo

de la maquina sumadora para verificar las operaciones aritmticas

correctas de los montos y estar emitidas a nombre de El Consejo

Educativo del plantel.

7. Las Facturas debern estar avaladas con las firmas de los

representantes del plantel y el sello del Tcnico de Mantenimiento y

Coordinador Estatal.

8. Las Actas presentadas por la Comunidad Educativa debern estar

avaladas con la firma de los representantes del plantel y el sello; as

como por el Tcnico de Mantenimiento y Coordinador Estatal.





PUNTO N FECHA: 52


9. Las Facturas de Pago de Mano de Obra (si las hubiere) debern ser

presentadas en original y deben cumplir con las especificaciones del

SENIAT.

10. El Informe Fotogrfico presentado por la Coordinacin deber reflejar

los trabajos realizados.

11. La Libreta Bancaria, deber reflejar los movimientos del recurso aportado

por FEDE para su ejecucin (Cuenta Corriente, ahorros o Caja Chica).

12. La Ejecucin del Mantenimiento Preventivo y de Seguridad Escolar,

tendr una duracin de un (1) ao, el cual se iniciar a partir de la fecha

de firma del Acta de Inicio.

13. En un lapso no mayor de veinte (20) das hbiles contados a partir de la

fecha de firma del Acta de Terminacin de los trabajos de

Mantenimiento Preventivo y de Seguridad en el Edificio Escolar, el

Consejo Educativo, se compromete a presentar ante la Oficina de la

Coordinacin Estatal, la correspondiente rendicin de cuentas, condicin

indispensable para que la Fundacin extienda los aportes de recursos

(segn disponibilidad presupuestaria necesarios para la ejecucin de las

acciones posteriores, una vez revisado y conformada por la Gerencia de





PUNTO N FECHA: 53


Conservacin y Mantenimiento de la Fundacin, la rendicin de Cuentas

del Mantenimiento Preventivo y Seguridad en el Edificio Escolar.

14. El Convenio de Mantenimiento se renovar por perodos iguales y

consecutivos de un (1) ao, al menos que una de las partes notifique a la

otra por lo menos treinta (30) das de anticipacin el vencimiento de este,

su intencin de no renovarlo. La renovacin est sujeta a la disponibilidad

presupuestaria de la Gerencia de Conservacin y Mantenimiento.





PUNTO N FECHA: 54


NORMAS ESPECFICAS PARA LA ACCIN DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO


contempla dos (2) tipos de acciones de mantenimiento, el

Mantenimiento Preventivo y el Mantenimiento Correctivo.

2. Mantenimiento Correctivo: Realizacin de acciones planificadas y

programadas, para la ejecucin de los trabajos de reparacin menor

por parte de la comunidad educativa, con el aporte econmico y la

asesora tcnica de FEDE. La comunidad educativa gestiona o aporta

la mano de obra. En casos especiales la Fundacin podr cubrir los

gastos por concepto de mano de obra.

3. El Convenio de Mantenimiento y Seguridad en el Edificio Escolar

(Accin de Mantenimiento Correctivo), se suscribir entre la

Fundacin de Edificaciones y Dotaciones Educativas (FEDE) y el

Consejo Educativo de cada plantel, mediante el cual deber estar

actualizado y debidamente registrado ante una Oficina de Registro

Pblico. El Consejo Educativo debe estar vigente para el ao escolar

de la suscripcin, segn conste en el Acta de Eleccin.





PUNTO N FECHA: 55


4. Toda Comunidad Educativa que solicite atencin a la planta fsica a

travs del Plan Nacional de Conservacin, Mantenimiento y

Seguridad en el Edificio Escolar, requerir que la planta fsica sea

evaluada por el personal tcnico de la Fundacin a nivel

estatal (Coordinaciones Estatales), con la aplicacin del Instrumento

para la Recoleccin de Datos de Conjuntos Educativos.

5. La Fundacin, segn la disponibilidad presupuestaria deber aportar

los recursos necesarios para la adquisicin de los materiales de

construccin requeridos para el Mantenimiento correctivo del Plantel

de acuerdo a la Lista de Materiales.

6. El aporte de la Fundacin, se realizar a travs de un cheque a

nombre de la Casa Comercial seleccionada para la adquisicin de

los materiales de construccin. Al recibir los materiales en el plantel,

se dar inicio a los trabajos de mantenimiento y se dejar constancia

a travs de un Acta de Inicio. La Coordinacin Estadal de FEDE

ser responsable de gestionar y mantener el control de la entrega de

los materiales de construccin.

7. Los montos correspondientes al Mantenimiento Correctivo para la

adquisicin de materiales de construccin de cada uno de los

planteles, en el lapso de tres meses, debern estar enmarcado bajo el





PUNTO N FECHA: 56


procedimiento de Consulta de Precios, establecido en la Ley de

Contrataciones y su Reglamento, vigentes.

8. La Fundacin podr antes, durante o despus de iniciados los

trabajos, introducir los cambios que estime conveniente, notificando

de ello a las partes involucradas.

9. No se podrn efectuar cambios en los tipos y cantidades de trabajo a

ejecutar, mediante el mantenimiento correctivo, sin la autorizacin

expresa de La Fundacin, para lo cual se exigir que los mismos

estn plenamente justificados por la Coordinacin Estadal de La

Fundacin, segn sea el caso, a travs del levantamiento del acta

respectiva.

10. El Mantenimiento Correctivo requiere de la adquisicin de bienes

para la reparacin menor del plantel, por lo que se ajusta al

Procedimiento de Consulta de Precios, sealado en el Artculo 73,

numeral 1, donde su precio estimado es hasta cinco mil Unidades

Tributarias (5.000 UT.)

11. Cuando el monto de la Consulta de Precios, supere las dos mil

quinientas unidades tributarias (2.500 UT.) debe contar con la previa





PUNTO N FECHA: 57


aprobacin de la Comisin de Contrataciones (Art 75 Ley de

Contrataciones).

12. En la Consulta de Precios se deber solicitar al menos tres ofertas;

sin embargo, se podr otorgar la adjudicacin si hubiere recibido al

menos una de ellas, siempre que cumpla con las condiciones del

requerimiento y sea conveniente a los intereses del rgano o ente

contratante. (Art. 74 Ley de Contrataciones).

13. En el Procedimiento de Consulta de Precios, podr desarrollarse sin

la elaboracin de un pliego de condiciones, sin embargo en la

Invitacin a Participar en el proceso se remitirn las especificaciones

tcnicas, condiciones de entrega y vlidez para la preparacin de

las ofertas. (Artculos 109 del Reglamento y 43 de la Ley de

Contrataciones).

14. Las invitaciones para participar en la modalidad de Consulta de

Precios, podrn ser efectuadas mediante remisin escrita a los

participantes, por fax o por correo electrnico; en todos los casos el

rgano o ente contratante deber solicitar y mantener en el

expediente de la contratacin, constancia del envo y la recepcin de

las invitaciones remitidas. Igualmente las ofertas podrn ser recibidas

por fax o correo electrnico, no obstante en el expediente debe





PUNTO N FECHA: 58


incorporarse la oferta original del beneficiario de la adjudicacin. (Art.

113 del Reglamento de Contrataciones).

15. Se deben procurar invitar a participar en sta modalidad a empresas,

pequeas y medianas industrias, casas comerciales de ramo,

cooperativas o cualquier forma asociativa comunitaria ubicada en el

lugar de la obra. (Art. 112 Reglamento de la Ley).

16. Se debe elaborar un Informe de Recomendacin que se someter a

la Mxima Autoridad del ente contratante. (Art. 75 Ley).

17. En el Informe de Recomendacin, se especifican: el Nombre del

Plantel N de Consulta de Precios, Participantes, Montos de las

Ofertas, Plazos, Cumplimiento de Especificaciones Tcnicas,

Evaluacin, Resultados y Beneficiario seleccionado.

18. El aporte de la Fundacin se realizar a travs de un Cheque a

nombre de la Casa Comercial para el mantenimiento correctivo,

dejando constancia a travs de un Acta de Entrega de Cheque .A

los cinco (5) das hbiles siguiente, el plantel dar inicio a los trabajos

de mantenimiento y se dejar constancia a travs de un Acta de

Inicio.





PUNTO N FECHA: 59


19. La Fundacin, a travs de la Coordinacin Estatal, llevar en todo

momento, el control y seguimiento de los trabajos de Mantenimiento de el

Plantel, a fin de constatar que los mismos se efecten de conformidad con el

Listado de Materiales, Presupuesto de Materiales, conformado por la


20. Los trabajos de reparacin mayor, cuya magnitud de ejecucin y costo

estn fuera de los parmetros establecidos en el Programa de

Mantenimiento y Seguridad en el Edificio Escolar, sern atendidos por otras

modalidades de atencin que adelanta la Fundacin.

21. Los trabajos de Mantenimiento Correctivo que requieran modificaciones

o adecuaciones en la estructura de la planta fsica del plantel debern ser

aprobadas por escrito por la Gerencia de Proyectos de la Fundacin.





PUNTO N FECHA: 60


NORMAS ESPECFICAS PARA EL CIERRE DE LA ACCIN DE

MANTENIMIENTO CORECTIVO

1. El Informe Tcnico de Cierre elaborado por el Tcnico de

Mantenimiento y avalado por el Coordinador Estatal, deber contener el

nombre del Plantel, tipo de accin, monto del convenio, fecha de

elaboracin y tener especificaciones de los trabajos realizados (reas y

cantidades). Igualmente, debe avalar o no los cambios que pudieron

haber ocurrido durante la ejecucin de los trabajos.

2. El Acta de Inicio, deber presentar la firma de cada uno de los

responsables del Convenio por Consejo Educativo, presentar el sello del

plantel, firma y sello del Tcnico de Mantenimiento y el Coordinador

Estatal, as como tambin tener fecha igual o posterior al Acta de

Entrega de Cheque.

3. Las Facturas sern presentadas en original y debe venir sin enmiendas,

discriminar precios unitarios y cantidades, presentar el cintillo de la

maquina sumadora para verificar las operaciones aritmticas correctas

de los montos y estar emitidas a nombre de la Fundacin. (La factura se

entrega luego de realizarse la adjudicacin, lo cual es indispensable para

la elaboracin del pago correspondiente).





PUNTO N FECHA: 61


4. Las Facturas debern estar avaladas con la firma de los representantes

del plantel y el sello Tcnico de Mantenimiento.

5. Las Actas presentadas por el Consejo Educativo debern estar avaladas

con la firma de los representantes del plantel y el sello; y avaladas por el

Tcnico de Mantenimiento y Coordinador Estatal.

6. Las Facturas de Pago de Mano de Obra (Si las hubiere) debern ser

presentadas en original. de acuerdo al formato exigido por el SENIAT.

7. El Informe Fotogrfico presentado por la Coordinacin Estatal deber

reflejar los trabajos realizados.

8. El Consejo Educativo se compromete en un lapso no mayor de veinte

(20) das hbiles contados a partir de la fecha de la firma del Acta de

Terminacin de los trabajos de Mantenimiento Correctivo, para presentar

ante la oficina de la Coordinacin Estatal, la respectiva rendicin de

cuentas, con el aval de la Contralora Social.





PUNTO N FECHA: 62


NORMAS PARA EL PROCEDIMIENTO DE EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO CON ASOCIACIONES COOPERATIVAS

Del Programa de Obras

1. La Gerencia de Conservacin y Mantenimiento, al inicio de cada ao,

deber presentar a la Coordinacin Estatal el monto asignado por la

Gerencia de Planificacin y Presupuesto, para la atencin de la planta

fsica a travs de la accin de Mantenimiento Correctivo, a fin de

conformar la Programacin establecida del respectivo Proyecto, la cual

deber ser remitida nuevamente a la Gerencia de Conservacin y

Mantenimiento, para la aprobacin del Consejo Directivo.

De la Autorizacin para Contratar

2. Toda obra o servicio a ser contratado, deber estar autorizada por el

Consejo Directivo o el Presidente de la Fundacin.

Del Contrato

3. La Fundacin podr celebrar con la Asociacin Cooperativa,

posteriormente a la firma del Contrato, los acuerdos o convenios que

considere necesarios para aclarar o modificar el contenido del mismo

y de los documentos tcnicos, as como determinar cualquier otras





PUNTO N FECHA: 63


circunstancia no prevista en el contrato (cambio de Asociacin

Cooperativa, modificaciones de las reservas: aumentos, obras nuevas,

etc.).

4. El Coordinador Estatal, deber solicitar estos nuevos acuerdos pactados

con la Asociacin Cooperativa, a travs de un informe justificativo, el cual

deber ser enviado a la Gerencia de Conservacin y Mantenimiento, la

cual una vez aprobado el referido informe, elaborar un Punto de

Cuenta al Presidente de FEDE, el cual deber ser enviado a la Gerencia

de Planificacin y Presupuesto, para su imputacin.

5. La Asociacin Cooperativa, podr ceder total o parcialmente los crditos

que resultasen a su favor como consecuencia del contrato, mediante

un documento pblico autentificado. El cesionario, slo adquirir el

derecho a hacer efectivas las sumas lquidas, una vez realizada la

retencin prevista en el documento principal y cualquier otra deduccin

que deba hacer el ente contratante, segn el contrato o las leyes.

6. La Asociacin Cooperativa, no podr ceder o traspasar el contrato, en

todo o parte, sin previa autorizacin expresa del Presidente de FEDE. En

caso que lo autorice, la nueva Asociacin Cooperativa deber llenar los

requisitos exigidos por la Fundacin para la celebracin del nuevo

Contrato.





PUNTO N FECHA: 64


7. Los subcontratos que celebre la Asociacin Cooperativa con terceras

personas para la Ejecucin de alguna(s) de las partidas previstas en el

Presupuesto de Obras, no tendr carcter de Cesin de Contrato, por lo

que no requerirn previa autorizacin de FEDE.

De la documentacin que forma parte del Contrato o Documento Legal.

8. El contrato, estar formado por los siguientes documentos:

Documentos Legales:

El documento principal, que contendr los datos de identificacin del

Ente Contratante, el objeto del contrato, su monto (en bolvares), los

plazos de inicio y de terminacin de la obra a ejecutar, (contados a

partir de la fecha de la firma del contrato por parte del Ente

Contratante), el monto del anticipo, si lo hubiere, el plazo de

ejecucin, las sanciones aplicables, las garantas convenidas, el lapso

de conservacin o de garanta y cualquier otra mencin, que el Ente

contratante considere conveniente.

Monto de anticipo, si lo hubiere, avalado por una Fianza de Anticipo

otorgada por una Compaa de Seguros inscrita en la





PUNTO N FECHA: 65


Superintendencia de Seguros. Dicha fianza ser conformada por la

Consultora Jurdica posterior a la suscripcin del contrato y dentro

del lapso de inicio de la obra.

Plazo de la ejecucin y sanciones aplicables.

Garantas convenidas (Fianza de Fiel Cumplimiento o Retencin).

Lapso de conservacin o de garanta y cualquier otra que la

Fundacin considere conveniente (mnimo noventa 90 das).

Certificacin de cumplimiento de las disposiciones establecidas en la

Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, la cual ser emitida por

la Superintendencia Nacional de Asociaciones Cooperativas.

Inscripcin en SUNACOOP.

Registro Mercantil.

Certificado de inscripcin vigente en el Registro Nacional de

Contratistas (R.N.C) y Registro de Asociaciones Cooperativas de

FEDE.





PUNTO N FECHA: 66


Documentos Tcnicos:

Planos y otros documentos que entregue el Ente Contratante a la

Asociacin Cooperativa, donde se determina y especifica la obra a

ejecutar.

Normas tcnicas para mantenimiento, especificaciones generales y

particulares a ser aplicadas en la ejecucin de la obra contratada, as

como en su conservacin y mantenimiento durante el lapso de

garanta.

Memoria descriptiva que suministre la Asociacin Cooperativa y

apruebe el Ente Contratante. Debe precisar el objeto, evitando colocar

(reparaciones varias, reparaciones generales y rehabilitacin).

Lista de equipos e instalaciones, que debern quedar garantizadas

por los proveedores, despus de concluida la obra.

Presupuesto original de la obra a ejecutar, indicando la descripcin de

cada partida, para la ejecucin de la obra objeto del contrato, unidad

de medida, cantidad de la obra por partida, precio unitario y precio

total, subtotal de partidas en cada pgina.





PUNTO N FECHA: 67


Es imprescindible incluir una partida denominada Variacin de

Precios, por un monto que no sobrepase un 10%, para que la

Asociacin Cooperativa, pueda en cada valuacin, cobrar los montos

que se reconocieran por concepto de variacin de precios.

Programa de trabajo de la obra, indicando la ejecucin en el tiempo

de las distintas partidas de que consta el presupuesto de la obra y el

monto total (en bolvares) a ejecutar mensualmente.

Anlisis de precios para todas las partidas estn o no contempladas

en el tabulador de precios o para los precios mayores a los del

tabulador, con sus cotizaciones.

De las Fianzas y Garantas. De Fiel Cumplimiento.

9. La Asociacin Cooperativa, deber constituir una Fianza de Fiel

Cumplimiento otorgada por una Institucin Bancaria o Compaa de

Seguros, a satisfaccin de la Fundacin, para garantizar el

cumplimiento de todas las obligaciones que asume segn el Contrato,

hasta por la cantidad que se indique en el mismo, que no podr ser

menor al diez por ciento 10% del monto total. Esta debe presentarse

antes de la suscripcin del Contrato.





PUNTO N FECHA: 68


10. A solicitud de la Asociacin Cooperativa y previa conformacin de

Consultora Jurdica, la Fundacin podr acordar la sustitucin de

la Fianza de Fiel Cumplimiento, por una retencin que se har en

cada una de las valuaciones de la obra ejecutada, hasta cubrir una

cantidad igual al diez por ciento (10%) del valor del contrato

(ART. 11).

11. La Fianza estar vigente durante todo el tiempo de ejecucin de

la obra y el lapso de Garanta establecida en el documento principal.

12. La Fundacin en los casos en que as lo hubiese establecido en el

contrato, entregar a la Asociacin Cooperativa, en calidad de

anticipo, un porcentaje del monto del contrato previamente defin

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