MANUAL DE COMUNICACIONES

INTERNAS

INDÍCEQuiénes somos?

Nuestros negocios

4

5

Presencia team 7Nuestra marca 8Paleta de colores 9Comunicaciones telefónicas 10

Comunicaciones escritas 12Buzón telefónico 11

Formato firma 14Presentaciones power point 16 Manual de reuniones 18 Lineamientos de comunicación interna 25 Canales con los que cuenta la compañia 27

2829

Acuerdos de nivel de Servicios comunicaciones internasSolicitud de hardware y software

30Tips de seguridad

Te invitamos a ser parte del equipo que Alimenta un Mejor mañana, por medio de la correcta utilización de nuestra imagen corporativa.

Queremos darte las herramientas necesarias para que puedas desarrollar tu trabajo de la mejor forma, siempre dejando en alto la imagen y el nombre de Team.

QUIÉNESSOMOS?

NUESTROPROPÓSITO

SUPERIOR

Somos una compañía multilatina con más de 65 años en el mercado y líder del sector de grasas y aceites vegetales comestibles.

6 plantas productivas, entre Colombia, México y Chile; actividad relevante de exportación a países como Panamá (oficina comercial) Bolivia, entre otros.

En Team creamos soluciones en alimentación que generan alto valor agregado y son coherentes con las necesidades de bienestar, desempeño y calidad de nuestros clientes y consumidores.

Para lograrlo:

· Fomentamos un ambiente cálido en el que nuestro equipo se siente orgulloso de pertenecer a Team.Somos un ejemplo a seguir debido a nuestro compromiso con el medio ambiente y el futuro de nuestro planeta.

· Estamos en el mercado con marcas que proponen soluciones innovadoras para el día a día y enamoran a los consumidores, a quienes conocemos profundamente.

· Generamos la mejor rentabilidad para nuestros accionistas, garantizando siempre el crecimiento de nuestra compañía.

EN TEAM ALIMENTAMOS UN MEJOR MAÑANA

CONSUMO MASIVO Y FUERA DEL HOGAREnfocado en entender al consumidor en general y hacer la diferencia con nuestras marcas y nuestros

modelos de negocio, que se apalancan en nuestro conocimiento en lípidos, pero que trascienden a otras categorías donde hacemos la diferencia. Orientado a ofrecer productos para el consumidor final y sus actividades fuera del hogar. Este grupo incluye los negocios de marcas, marcas de canal, bakery, food

service y negocios internacionales.

NEGOCIOS

Somos el aliado de la panadería y la pastelería a través de productos y programas que dan como resultado las más ricas preparaciones al tiempo les permiten rentabilizar los negocios.

BAKERY

Llevamos a la mesa y cocina de nuestros consumidores productos que les permiten acompañar el sabor de sus comidas y que ayudan a cuidar su salud.

MARCAS YMARCAS DE

CANAL

Somos el aliado de la alta cocina y por ello creamos un portafolio superior en rendimiento y sabor para hacer crecer los restaurantes.

FOODSERVICE

Llegamos a diferentes países del continente con nuestro portafolio diferenciador e innovador, para alimentar un mejor mañana en cualquier parte del mundo.

NEGOCIOSINTERNACIONALES

Enfocado en atender la industria con soluciones de valor, entendiendo profundamente elcliente y las marcas que llegan al consumidor. Nos caracterizamos por un tipo de venta

consultiva, que entiende las necesidades no resueltas de las marcas.

Este negocio es el único negocio activo en todas nuestras operaciones a nivel regional.

TEAM SOLUTIONS

Desde nuestro conocimiento en lípidos, hacemos la diferencia en los producto que ofrecemos alos segmentos que atendemos. Nos dedicamos a la producción y comercialización de productos conge-

lados y frescos de pastelería, repostería y panadería.

BREDENMASTER

NEGOCIOS

solutions

Presencia TEAM

Exportación TEAM

Colombia

México

Chile

PanamáCurazao

Bolivia

Puerto Rico

NUESTRA MARCA

USOS NO PERMITIDOS

PANTONE® 348CC:100 M:0 Y:85 K:24R:0 G:131 B:60WEB 00 87 52

PANTONE® 368CC: 57 M:0 Y:100 K:0R:118 G:189 B:29WEB 7a c1 42

PANTONE® 123CC:0 M:24 Y:94 K:0R:254 G:197 B:36WEB ff c4 23

BLANCO

COLORES CORPORATIVOS PALETA DE COLOR

COMUNICACIONESTELEFÓNICAS

AL RECIBIR UNA LLAMADA

Debo contestar: · Identificando mi área · Saludando · Diciendo mi nombre

Escuchar: Reconozco la necesidad de quien está al otro lado de la línea y pregunto su nombre.

1.2.

Cerrar: Me despido agradeciendo la llamada.4.Responder: Siempre le doy una solución a quien me esta llamando.3.

Otras consideraciones al hablar por teléfono · Soy siempre cortés y amable · Elimino las respuestas cortas de “Si” o “ No”. Estas son poco serviciales. Si voy a usar el altavoz, informo a mi interlocutor. · En caso de que la llamada no sea para mi, me aseguro de transferirla a la persona indicada.- Al transferir una llamada: · No la paso hasta asegurar que al otro lado de la línea contestaron. · Informo sobre el motivo de la llamada. · Evito los rebotes innecesarios. Tengo en cuenta cuál es el área que puede darle respuesta efectiva a la solicitud de quien llama.

BUZÓNTELEFÓNICO

Grabar

Revisar

En el teléfono fijo y en el corporativo debo grabar un mensaje de no más de 8 segundos con los siguientes datos: · Nombre de mi área.· Nombre de la compañía.· Nombre de la persona (opcional). “Por favor déjenos su mensaje”.

Reviso mi buzón al menos 1 vez al día.

Responder

Funciones del Teléfono

Retorno siempre las llamadas de los mensajes del buzón.

9 Salida de llamadas80: Bloquear aparato telefónico80+CLAVE: Desbloquear aparato telefónico880+CLAVE: Acceder al correo de voz (para las extensiones con correo de voz)60 (60+EXT): Desvío al buzón de voz (o a EXT)62 (62+EXT): Desvío al buzón de voz (o a EXT)64: Eliminar Desvío70: Repetir último teléfono marcado (Redial)72+EXT: Recuperar llamada que está timbrando en la extensión EXT.73: Recuperar llamada que está timbrando en uno de los teléfonos del grupo de captu-

ra (en caso de pertenecer a un grupo de captura)77+CLAVE+NUEVA CLAVE+-NUEVA CLAVE: Cambia la clave actual (CLAVE) por (NUEVA CLAVE). Esta clave sirve para desbloquear el aparato telefónico.

NÚMEROS ABREVIADOS

PERSONALIZACIÓNDEL BUZÓN DE VOZ

66+NUMERO: Se marca el número asociado a NUMERO (tres dígitos)# 400: Canal de voz Panisimo# 430: Canal de voz FAGRAVE# 440: Canal de voz GRASAS# 460: Canal de voz Centro de Distribución Bogotá# 470: Canal de voz Planta Foods Chile

880+CLAVE+4+2+1: Cambiar la clave del buzón de voz (es reco-mendable asignar la misma que la del teléfono)880+CLAVE+4+3+1+1: cambiar el mensaje de ausencia (el que escucharán las personas cuando ud. no conteste) por uno estándar.880+CLAVE+4+3+1+2: cambiar el mensaje de ausencia (el que escucharán las personas cuando ud. no conteste) por uno personalizado (con su voz).880+CLAVE+4+3+3: Cambiar su nombre en el buzón de mensajes.

COMUNICACIONES ESCRITAS

Modelo Formato CartaFormato21.5 cm x 27.9 cm

ImpresiónImpresión en tinta directa 4x0

Tiro:PANTONE® 348CPANTONE® 368CPANTONE® 123C yNegro al 75%

PapelPapel blanco, gramaje entre 90 y 150.

TipografíaTahoma11 puntos

COMUNICACIONES ESCRITAS

GENERALIDADES DEL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO.

AL USAR EL CORREO CORPORATIVO· Me aseguro de que una llamada, una reunión o una conversación no son lo más apropiado.· Recuerdo que es para fines corporativos y que otros usos no son permitidos.· Solicito autorización a Comunicación interna para enviar correos de forma masiva a miembros de la organización.· Leo y respondo diariamente los correos.· Utilizo la opción “ fuera de la oficina” para ausencias prolongadas.

RESPUESTA A LOS MENSAJES · Leo completamente el mail y me aseguro de comprender para responder. · Respondo todos los correos que me envían. · Confirmo que los destinatarios son los correctos y el contenido apropiado. · Si mi respuesta es parcial, defino cuándo enviaré la información pendiente. · Ubico mi respuesta delante del mensaje original y no mezclo mis respuestascon el mail recibido.

AL ENVIAR CORREOS· Verifico que los destinatarios sean los correctos.· Diligencio siempre el asunto de forma clara y concreta.· No siempre tengo que copiar a todo el mundo.· Evito abusar de la expresión “urgente” en el asunto.· En el cuerpo del mensaje tengo en cuenta escribir el qué, quién, cuándo, dónde, por qué y para qué.· Procuro no mezclar asuntos.· Utilizo párrafos cortos , limitando el uso de mayúsculas, negrillas, cursivas y subrayados.· Utilizo fuente en tamaño 11 como mínimo.· Cuido la ortografía.· Si voy a enviar anexos: explico brevemente el contenido de los mismos.· Releo el correo antes de enviarlo.· Utilizo siempre la firma electrónica corporativa.· Utilizo siempre un tono amable.

PARA INCLUIR TU FIRMA EN ELFORMATO TEAM SOLO DEBES

Nombres y Apellidos Cargo en la empresa nombreapellido@team.co Tel: (571) 123 4567 Ext. 1234 Ciudad, País www.team.co

COPIAR DESDE AQUÍ

HASTA AQUÍ

PASOS PARA PERSONALIZARTU FIRMA DE CORREO

Selecciona la firma y copiala (Ctrl+C)��

Abre en tu correo Configuración / General /

Busca Firma Pega la firma (Ctrl+V)� Ingresa tus datos: Nombre completo Cargo Área Correo Teléfono y Extensión, Celular Ciudad y País.

NOTA: No cambies los tipos de letra, colores y tamaños, recuerda que esta debe ser estándar para toda la compañía. Tampoco incluyas mensajes personales ni imágenes de ningún tipo. Si necesitas ayuda puedes contactarte con el área de Comunicaciones al correo electrónico comunicaciones@team.co

PRESENTACIONES DE POWER POINT

La facilidad para acceder a "Power Point", permite el uso recurrente de esta ayuda metodológica que ofrece otras ventajas al expositor:

· Agiliza la percepción del mensaje.· Facilita la retención del mensaje. · Cambia el ritmo de la exposición.

TIPS PARA PRESENTACIONES EFECTIVAS

1. AUDIENCIA 3. PRESENTACIÓN

4. AUTORREFERENCIA

2. DISCURSO

· ¿Quién la compone?· ¿Qué quieren oír?· ¿Cómo es su cultura?

· Concisa y breve.· Máximo 20 diapositivas.· Evita animaciones complejas.· Tiempo máximo entre 8 a 10 minutos.Imágenes llamativas y videos que completen la idea.· No leer, explicar.· Tamaño de la letra mínimo 18 puntos.

· Escríbelo.· Léelo.· Tomate tu tiempo y practícalo.· Combina emoción y datos.· No lo transcribas en la presentación.

Inicia y cierra con una idea central.Frase ganadora que conecte

MANUALDE REUNIONES

1. ANTES DE LA REUNIÓN:

2. DURANTE DE LA REUNIÓN:

· Prepararla con tiempo suficiente.· Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán. Sólo debemos escoger a aquellas personas cuya presencia sea necesaria.· Separar la sala donde realizará a reunión y confirmar la disponibilidad de agenda de los invitados. · Crear una agenda de la reunión. En este documento se especificará el motivo de la reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán, los tiempos que se dedicarán a cada cuestión.· Convocar con antelación suficiente a los asistentes para que tengan tiempo para preparar sus intervenciones.· Enviar la agenda a todos los participantes.

3. AL FINALIZAR LA REUNIÓN:

4. DESPUÉS DE LA REUNIÓN:

· Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias, comentarios.· Sintetizar las conclusiones esenciales.· Resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados.· Agradecer la participación de los asistentes.

· Enviar acta de la reunión a todos los participantes durante los días siguientes.· Si fuera necesario se convocaría a los asistentes a la siguiente reunión.

· Debemos tratar de comenzar y acabar a la hora marcada. ¡El tiempo es oro!· Dedicar los primeros minutos a aclarar el motivo principal de la reunión, y los objetivos que se pretenden conseguir .· Seguir el desarrollo de la agenda. Procurar que siga el curso y el enfoque previsto.· No dejar que algunos se impongan y acaparen la reunión, ya que esto podría afectar negativamente al clima positivo de comunicación.

SABEMOS QUE LA PALABRA

ES

DEFINIMOS

CLAROS

CUANDOESCUCHAMOS,

A NUEVAS

EL TIEMPOES

SOLUCIONES

HUIMOSDE LAS

AL SALIRBORRA

CUIDA TU INFORMACIÓN

OLVIDARSE

A LAS

DEL TELÉFONOES RESPETAR

PERSONAS

CÓDIGO DE VESTIR

CÓDIGO PARA MUJERESLO QUE SÍ DEBEMOS USAR

·Camisas y blusas formales.·Camisas corporativas con Logo actual.·Sacos formales.·Faldas y vestidos discretos.·Sastres o conjuntos.·Pantalones no tan ajustados. ·Zapatos cerrados o botas. (preferiblemente no tan planos) · Maquillaje discreto. · Los días viernes: ropa casual, jeans o pantalones discretos. (si no se tiene visitantes, o citas de negocio)

FORMAL NEGOCIOS CASUAL

CÓDIGO DE VESTIR

CÓDIGO PARA HOMBRESLO QUE SÍ DEBEMOS USAR

· Pantalón de dril o pana.· Camisa formal o con el logo actual de la compañía.· Blazer, chaqueta o saco formal.· Traje completo con corbata si tiene contacto con clientes y si lo considera pertinente.· Zapatos limpios. · Los días viernes (si no se tiene visitantes o

citas de negocio) ropa casual (jeans o panta-

lones discretos. Camisas o camisetas tipo polo).

FORMAL NEGOCIOS CASUAL

CÓDIGO DE VESTIR

CÓDIGO PARA MUJERESLO QUE NO DEBEMOS USAR

· Camisas corporativas con el logo antiguo.· Faldas con aberturas pronunciadas.· Ropa demasiado ajustada.· Escotes y/o transparencias.· Blusas descubiertas · Camisetas sin cuello.· Jeans rotos, con parches, taches, huecos y/o desteñidos.· Pantalones de sudadera. · Maquillaje o accesorios fuertes. · Uñas decoradas. · Tenis o zapatos deportivos.· Zapatos sin embolar.

CÓDIGO DE VESTIR

CÓDIGO PARA HOMBRESLO QUE NO DEBEMOS USAR

· Camisas con el logo antiguo.· Camisetas sin cuello, con estampados exagerados o frases inadecuadas.· Camisetas de equipos deportivos. · Ropa de corte deportivo (bolsillos grandes, sacos con capucha, gorras, y sudaderas…).· Jeans rotos, con parches, taches, huecos y/o desteñidos.· Tenis o zapatos deportivos.· Zapatos sin embolar o sucios.

“LA PRIMERA IMPRESIÓN ES LA QUE CUENTA” Y SI ES POSITIVA

TENDREMOS MUCHO TERRENO GANADO”

CONDICIONES GENERALESEl área de Comunicación Interna es la única responsable de canalizar y emitir mensajes a los colaboradores de la compañía.El área que necesite desarrollar una actividad de comunicación interna debe solicitarla, formalmente y por escrito, al área de Comunicación Interna.El área de Comunicación Interna presta soporte estratégico, creativo y logístico a las iniciativas de comunicación interna de las demás dependencias de la corporación.Los medios de comunicación interna tienen una unidad gráfica. El diseño de todas las piezas está regido por el Manual de Identidad Corporativa .

LINEAMIENTOS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

· Las comunicaciones internas de Team deberán ser elaboradas y gestionadas teniendo en cuenta los siguientes aspectos:·Ser elaboradas teniendo claros los públicos a los cuales serán dirigidas y los efectos que se quieren provocar. · Los mensajes deben ser comprensibles y tener sentido para su público.· Ser consideradas un componente estratégico que aporta a la consecución de los objetivos institucionales y a los lazos con cada uno de sus públicos de interés.· Ser concebidas como fundamentales para la construcción de la reputación de la compañía.· Estar orientadas a reiterar el compromiso de la compañía de alimentar un mejor mañana.· Ser claras, concisas y directas, pero con un claro enfoque en soluciones de valor.· Mantener la confidencialidad de los datos que así lo requieran, teniendo presente que para determinada información, sólo los voceros oficiales podrán brindar las aclaraciones pertinentes.

COMUNICACIÓNINTERNA

Se entiende por comunicación interna la emisión de mensajes de la organización hacia su público interno, compuesto por todos los colaboradores que intervienen en el desarrollo y producción de Team. Esta emisión de mensajes se canaliza a través del área de Comunicación interna, quien tiene la responsabilidad de diseñar, coordinar y gestionar el correcto desarrollo de los flujos de comunicación, con la intención de ayudar a construir una cultura organizacional propia y claramente identificable entre todos los colaboradores.

MODELO DE COMUNICACIÓN INTERNA

PLANEACIÓN EJECUCIÓN SEGUIMIENTO

Necesidades ypercepciones

Plan de AcciónEstrategia

Evaluación deactividades

CANALES CON LOS QUE CUENTA LA COMPAÑÍA

CARTELERAS: Las carteleras Team son un espacio en las que publicamos información importante de las plantas: auditorias, inscripciones a capacitaciones, noticias relevantes, visitas, beneficios de la caja de compensación y beneficios de la compañía.

PANTALLAS: Tiene como objetivo llevar contenidos como publicidad, noticias e información general en tiempo real y en ubicaciones estratégicas, que refuercen la información que algunos ya conocen o que comuniquen información nueva.

TEAMONEL: Revista Corporativa cuyo objetivo es comunicar hacia dónde se dirige la compañía, esto incluye: decisiones corporativas como adquisiciones, cambios de estrategia, lanzamientos, etc.

BOLETEAM: Tiene como objetivo informar decisiones, instrucciones y hechos relacionados con el desempeño de la planta en todas sus áreas, que a juicio del Comité de Gerencia sea importante dar a conocer. Dar un espacio de participación a todos los niveles de la planta para sus opiniones, ideas y reconocimiento.

REUNIONES DE AVANCE DE CADA PAÍS: Evento al que asisten todos los colaboradores de Team y en el que nos enteramos de los resultados y los avances de la compañía.

INTRANET: Tiene como objetivo ser la biblioteca organizacional donde el colaborador encuentra de forma fácil y rápida todo el conglomerado de información de la compañía, generando interacción.

RED SOCIAL TEAM EN VIVO: medio interactivo, donde se genera conversación y se comparte contenido.

CORREO ELECTRÓNICO: Dar a conocer información de forma rápida y directa por medio del correo corporativo Team En Vivo (comunicaciones@team.co)

NOTICIAS: Es el boletín virtual que se envía al correo electrónico semanalmente.

@

ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIOS COMUNICACIONES INTERNAS

SOLICITUD DE ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO EN EL DISEÑO Y EJECUCIÓN DE CAMPAÑAS CORPORATIVAS

Campañas asociadas a proyectos estratégicos o corporativos (alto número de piezas y alto despliegue logístico)�3 meses antes de la fecha de lanzamiento Campañas de comunicación que responden a una necesidad puntual del área (bajo número de piezas y bajo despliegue logístico)�2 meses antes de la fecha de lanzamiento

PRODUCCIÓN DE VIDEO FILMADO EN PLANTA

Mínimo 1 mes de anterioridad a la fecha de utilización del video (si el servicio incluye hacer el guión del video, la anterioridad debe ser de mínimo 2 meses)

SOLICITUD DE DISEÑO Y PRODUCCIÓN DE PIEZAS IMPRESAS Y MATERIAL DE MERCHANDISING

Mínimo 1 mes previo a la fecha de utilización del material (si el servicio incluye toma de fotos, el tiempo de anterioridad se extiende a 6 semanas)

PRODUCCIÓN DE VIDEO FILMADO EN BOGOTÁ

Mínimo 3 semanas previas a la fecha de utilización del video (si el servicio incluye hacer el guión del video, la anterioridad debe ser de mínimo 1 mes)

SOLICITUD DE ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS INTERNOS

Eventos de alto despliegue logístico: 2 meses antes de la fecha de ejecución.��Eventos de bajo despliegue logístico: 1 mes antes de la ejecución �

DISEÑO DE PRESENTACIONES CORPORATIVAS

Dos semanas previas a la fecha de ejecución

SOLICITUD DE HARDWARE Y SOFTWARE2017

PASOS RESPONSABLE

INICIO

FIN

DILIGENCIAR FORMATO SOLICITUD DE HARDWARE

Y SOFTWARE A T.I.

AUTORIZACIÓN DE LA SOLICITUD

RADICACIÓN SOLICITUD AUTORIZADA A T.I.

ENTREGA DEL HARDWARE / SOFTWARE SOLICITADO

Colaborador de Team

Dueño de proceso(Cargos Niveles 1, 2 o 3)

Colaborador de Team o Dueño de proceso

Tecnología de la Información

Formato publicado en Gestiona.team.coLo pueden ubicar por las palabras hardware, software o el código TE-TEI-FO-001.Se debe diligenciar completo, con fechas, nombres y temas solicitados claramente en excel.

Mesa de Ayuda registrará la solicitud autorizada como un ticket de requerimiento (SR)

Tecnología de la Información gestionará el requerimiento y entregará el hardware y software al usuario solicitante.

Se puede autorizar de dos formas:Via e-mail: El autorizador envía el formato a MesaDeAyuda@team.co indicando explicitamente que autoriza la solicitud Adjunta.Tradicional: Imprimir, firma del dueño del proceso, escanear documento y enviar a MesaDeAyuda@team.co

· Usar contraseñas seguras, que no sean fáciles de adivinar (combina mayusculas, minusculas, numeros y caracteres especiales).

· No compartir contraseñas (nunca).

· Usar las cuentas de usuario solo en computadores propios y de confianza.

· Cerrar siempre las sesiones de usuario.

· Activa el salvapantallas con contraseña cuando no uses el computador.

· No almacenar información sensible en sitios públicos.

· No abrir correos sospechosos.

· Nunca abras un correo marcado como spam.

· No visite sitios que ofrezcan contenido ilegal (musica, peliculas o software gratis).

· Mantener el sistema operativo y antivirus actualizado.

· Realiza copias de seguridad de tu información periodicamente.

TIPS DE SEGURIDAD

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Para cualquier inquietud sobre comunicación interna contacta a

Paula Grijalba pgrijalba@team.co