manual de archivos de oficina

www.carm.es/archivogeneral

Manual de organizacin de documentos en archivos de oficina

Archivo General de la Regin de Murcia

Consejera de Cultura y Turismo

Reservados todos los derechos. De acuerdo con la legislacin vigente, y bajo las san-ciones en ella previstas, queda totalmente prohibida la reproduccin y/o transmisin parcial o total de este libro, por procedimientos mecnicos o electrnicos, incluyendo fotocopia, grabacin magntica, ptica o cualesquiera otros procedimientos que la tc-nica permita o pueda permitir en el futuro, sin la expresa autorizacin por escrito de los propietarios del copyright.

Depsito Legal: MU 2526-2009

Imprime: Imprenta Regional

ndice

1. INTRODUCCIN .................................................................................3

2. ARCHIVO DE OFICINA ........................................................................4

2.1. Definicin .....................................................................................4

2.2. Principios bsicos de su organizacin ..........................................4

2.2.1. Documentos de apoyo informativo .....................................5

2.2.2. Documentos administrativos ................................................6

2.2.2.1. Expedientes administrativos/Expedientes

no reglados .................................................................6

2.2.2.2. Correspondencia ........................................................10

2.2.2.3. Registros ....................................................................11

2.2.2.4. Documentos simples ..................................................12

3. SERIE DOCUMENTAL .........................................................................12

4. TRANSFERENCIAS ..............................................................................14

5. PRSTAMOS ADMINISTRATIVOS .......................................................18

6. INSTALACIN Y CONSERVACIN ....................................................19

7. GLOSARIO DE TRMINOS ARCHIVSTICOS ......................................21

8. ANEXOS ...................................................................................29

Anexo I: Recomendaciones para la ordenacin alfabtica ..............29

Anexo II: Solicitud de prstamo de documentos .............................32

9. BIBLIOGRAFA ...................................................................................33

3 1. INTRODUCCIN

La Ley 6/1990, de 11 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental

de la Regin de Murcia, en su artculo 1.3 define los archivos como los con-

juntos orgnicos de documentos o la agrupacin de varios de ellos reuni-

dos por cualesquiera instituciones y entidades pblicas y personas fsicas o

jurdicas en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilizacin para

la gestin administrativa, la investigacin, la cultura y la informacin.

Como tambin seala la Ley, en su artculo 1.1 el patrimonio docu-

mental de la Regin de Murcia es parte del patrimonio documental espa-

ol, sealando en su artculo 2 a) que forman parte de ese patrimonio los

documentos de cualquier poca producidos por los rganos institucio-

nales propios de la Comunidad Autnoma, o por los rganos, servicios,

entidades autnomas y empresas pblicas que dependan de ellos, o por

las personas jurdicas en que participen aqullas, o por las personas fsicas

y jurdicas gestoras de esos servicios pblicos, y en su artculo 11, seala

la obligatoriedad por parte de la Administracin, de conservar dicha docu-

mentacin debidamente organizada y a disposicin de los ciudadanos.

El archivo de oficina, como parte integrante de la red de archivos de

la Administracin Regional, es base y pieza clave para el buen funciona-

miento del sistema, ya que del correcto tratamiento dado a los documen-

tos en la oficina depender la realizacin de una gestin gil y facilitar

el buen desarrollo en las siguientes fases, hasta llegar como documentos

histricos al Archivo General.

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

4

2. ARCHIVO DE OFICINA

2.1. DEFINICIN

Es el que rene la documentacin en trmite o sometida a continua

utilizacin y consulta administrativa. El archivo de oficina est formado

por los documentos producidos y recibidos por una unidad administra-

tiva, en el desarrollo de sus funciones y actividades. Debe encontrarse

reunido de forma organizada para garantizar la gestin y consulta, tanto

de la institucin productora como de los ciudadanos.

As pues, entre sus funciones estn:

- Formacin de expedientes y correcta ordenacin de las series docu-

mentales que produce la propia oficina.

- Elaboracin de instrumentos de control e informacin

(ficheros, bases de datos).

- Servicio de consulta administrativa.

- Preparacin de las transferencias al Archivo Central.

2.2. PRINCIPIOS BSICOS DE SU ORGANIZACIN

- Cada unidad administrativa ha de mantener su archivo correctamen-

te organizado. Para ello debe tener:

Unresponsabledelarchivo,queseencarguedetodaslastareas

relacionadas con su gestin.

Unespacioadecuado,conelmobiliarionecesario,paraunaco-

rrecta instalacin y conservacin.

- El primer paso a seguir, en la organizacin del archivo de oficina,

es el de separar los documentos de apoyo informativo de aquellos

otros que forman parte del trmite administrativo.

52.2.1. Documentos de apoyo informativo

Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y

podemos definirlos como el conjunto de documentos que han sido reco-

gidos para servir de ayuda a la gestin administrativa.

Pertenecen a este grupo:

- Textos legales

- Boletines oficiales

- Publicaciones

- Folletos

- Catlogos comerciales

- Circulares

- Dossieres informativos

- Revistas

Esta documentacin no ha sido producida por la oficina y, en general,

no es original, conservndose slo mientras resulta til en la gestin. Nun-

ca se transfiere al Archivo Central.

Normas bsicas de organizacin

Los documentos de apoyo informativo deben separarse de los docu-

mentos administrativos.

Los documentos de apoyo informativo se instalarn, preferentemen-

te, en carpetas colgantes ordenadas por materias, mientras que para

los libros, revistas o catlogos, se utilizan estanteras o revisteros.

Una forma til de organizar esta documentacin es la creacin de

dossieres temticos, de forma que los documentos queden ordena-

dos por asuntos.


6

2.2.2. Documentos administrativos

Los documentos administrativos son los producidos y/o recibidos

por una unidad administrativa en el ejercicio de una funcin y como de-

sarrollo de una actividad.

Los documentos de archivo tienen carcter seriado. Se producen en

el ejercicio de diferentes actividades que se prolongan en el tiempo, dan-

do lugar a las distintas series documentales.

Dentro de los documentos administrativos se pueden establecer cua-

tro grandes grupos:

2.2.2.1. Expedientes administrativos/Expedientes no reglados

El expediente administrativo est formado por un conjunto de do-

cumentos que formalizan los actos administrativos encaminados a

resolver un asunto; es, en definitiva, la formalizacin de un proce-

dimiento administrativo. Por ello, un expediente debe agrupar to-

dos los documentos generados en las distintas fases de un procedi-

miento, desde la iniciacin, de oficio o a instancia de parte, hasta la

ejecucin, incluyendo incluso la documentacin relativa a revisiones,

suspensiones, revocaciones o recursos, que la resolucin del proce-

dimiento pudiera generar.

Dentro de este grupo estaran, tambin, los expedientes no reglados,

que son los que materializan cualquier actividad de una oficina, en la

que no se pretende la resolucin administrativa de un asunto. Res-

ponden a actividades que tienen como objeto el estudio de un deter-

minado asunto, a efectos de estadstica, constancia e informacin.

7Ejemplo:

- Expediente informativo sobre la situacin de los centros de proteccin

de menores en la Comunidad Autnoma de la Regin de Murcia.


Todos los documentos que genere un expediente se guardarn en su

correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trmite

del procedimiento administrativo, e indicando en la portada los si-

guientes datos:

Unidadadministrativa

N.Referencia

N.deexpediente

Seriedocumental

Ttulodelexpediente

Fechadeinicio

Fechaderesolucin

Observaciones

Ejemplo:

- Archivo General de la Regin de Murcia

- 43430/2009 (SIGEPAL)

- 3/2009

- Expedientes de gastos

- Servicio de limpieza de los locales y dependencias de la Administra-

cin Regional para el ejercicio 2009

- 07/01/2009

- 29/05/2009

- Contratacin bianual


8

Es recomendable realizar un ndice de los documentos que compo-

nen el expediente, en el que se indicarn, como mnimo, los siguientes

datos: nmero de orden del documento, fecha del documento y asunto.

Es importante cumplimentarlo a la vez que se incorporan los documentos

dentro de la carpetilla.

Ejemplo: Expediente de subvencin.

N. FECHA ASUNTO

1 Informe sobre convocatoria de subvenciones

2 Memoria justificativa

3 Memoria econmica

4Propuesta de necesidad y oportunidad de convocatoria de subvenciones

5 Borrador de la orden de convocatoria

6 Documento contable A

7 Informe del Servicio Jurdico

8 Solicitudes y documentos anexos

9 Informe sobre solicitudes

10 Acta de la Comisin de Evaluacin de Subvenciones

11 Resolucin provisional

12 Propuesta de resolucin definitiva de concesin

13 Orden de concesin

14 Notificaciones de resolucin a los interesados

15Relacin A de perceptores y cuanta para el pago de subvenciones

16 Propuesta de orden de pago

17 Orden de pago

18 Justificaciones

9 Durante su tramitacin, los expedientes se instalarn, preferente-

mente, en carpetas colgantes o en cajas de cartn, siempre agrupa-

dos por el tipo de expediente.

Una vez concluidos, los expedientes se archivarn dentro de sus res-

pectivas cajas ordenados segn el criterio de ordenacin elegido:

cronolgico, numrico, alfabtico, etc. El ao del expediente se con-

siderar el de la fecha de iniciacin, aunque su finalizacin sea en

otro.

Siempre que por parte de la misma unidad administrativa se extraiga

de su sitio algn expediente o documento original, se dejar cons-

tancia de ello mediante un testigo (hoja en papel), en el que se indi-

carn los datos del funcionario que lo extrajo (nombre y apellidos),

deldocumento(n.ref./n.deexpediente)ydelafechaenquelo

tom, adems de inscribirse en el Registro de control de salida de

documentos que llevar la persona encargada del archivo.

Los datos bsicos del Registro de control de salida de documentos son:

- Nombre y apellidos:

- Ttulo del expediente:

- N.Ref./N.deexpediente:

- Fecha de la salida:

- Fecha de la devolucin:

- Observaciones:


10

Nunca se archivarn los documentos del expediente en orden inver-

so al trmite administrativo; es decir, del documento ms reciente al

ms antiguo, y si as fuera para comodidad del trmite, el expediente

deber ser ordenado correctamente para su transferencia al Archivo

Central.

Nunca se mezclarn en una misma caja diferentes tipos de

expedientes o series documentales.

Se evitar el amontonamiento de documentos aislados que estn

pendientes de introducir en el expediente que le corresponda, as

como la disgregacin y dispersin de los expedientes por no haber

sido guardados en su caja o carpeta adecuada.

Se evitar, en lo posible, extraer documentos originales de los ex-

pedientes en trmite o de los conclusos. En caso de ser preciso se

utilizarn fotocopias compulsadas.

2.2.2.2. Correspondencia

La correspondencia materializa las relaciones que la unidad adminis-

trativa mantiene con otros rganos o con personas fsicas o jurdicas,

pblicas o privadas, en el mbito de sus actividades.

Dentro de la correspondencia se incluyen diferentes tipos documen-

tales utilizados por la Administracin para comunicarse, como son:

oficios, cartas, notas de rgimen interior, saludas, faxes, correos elec-

trnicos.

11


Se organiza uniendo cada respuesta al documento que la origin

y agregando aquellos a los que vaya dando lugar en una carpetilla

individualizada.

Si los escritos tratan o son parte del trmite de un expediente, se incor-

porarn al mismo.

La correspondencia se ordenar cronolgicamente por anualidades

y, dentro de cada ao, se podr agrupar por: organismos, lugares,

etc.

En caso de que la correspondencia sirva como elemento enlace de

otros tipos documentales (facturas, informes...), se archivar en fun-

cin de la informacin adjunta y no en correspondencia.

Nunca se archivar por tipos documentales (notas interiores, cartas,

oficios, etc.), ni se separar la correspondencia de entrada de la de

salida.

2.2.2.3. Registros

Los registros son instrumentos de control y garanta externa e interna

de actuaciones administrativas, en los que se extractan actos de dife-

rente naturaleza, como son padrones, inventarios, entradas y salidas

de documentos, etc.

El registro confiere valor jurdico a la informacin que contiene, aun-

que no se conserve el documento.


Independientemente de su formato, sea electrnico o no, deben ser

conservados adecuadamente.


12

2.2.2.4. Documentos simples

A diferencia de los expedientes, las unidades documentales sim-

ples son las formadas por un solo documento y materializan actua-

ciones nicas en la Administracin. Dentro de este grupo estaran,

por ejemplo, las actas, las nminas, las certificaciones, etc.


Los documentos simples se archivarn atendiendo al tipo documen-

tal. Por ejemplo, los informes emitidos por un servicio siempre que

no formen parte de un expediente se archivarn juntos.

3. SERIE DOCUMENTAL

Constituye el segundo nivel de agrupacin de los documentos en

los archivos de oficina. Es el conjunto de documentos producidos por una

unidad administrativa en el desempeo de una funcin, como desarrollo

de una misma actividad administrativa y regulada por una norma jurdica

o de procedimiento. Por tanto, los diferentes tipos de expedientes y de

documentos simples constituiran las distintas series documentales.

Ejemplo:

UnidadAdministrativa

FuncinTipo de

DocumentoSerie

Serviciode Personal +

Agrupar todos los documen-tos relacionados con la vida laboral de cada empleado

+ Expedientede Personal

= Expedientesde Personal

ServicioJurdico +

Realizar informesde carcter jurdico

+ Informe= InformesJurdicos

13

Una vez agrupadas las series documentales, es necesaria su ordena-

cin, eligiendo el criterio ms adecuado para la localizacin y recupera-

cin de los documentos en sus correspondientes cajas.

Los principales tipos de ordenacin son los siguientes:

- Alfabtica1, tomando el nombre de la persona, entidad, lugar o

asunto ms significativo como referencia. Se utiliza para expedientes

que se forman segn una individualizacin por persona o entidad.

Tambin para documentacin que no sigue ningn procedimiento

administrativo y el elemento de unin puede concretarse en una

materia.

- Cronolgica, es la que se basa en la fecha de los documentos. Se uti-

liza para documentacin que tiene un tratamiento anual o mensual.

Por ejemplo: nminas, actas de inspeccin, etc.

- Numrica, la que ordena por una secuencia de nmeros. Esta nu-

meracin puede ser significativa o no. En el primer caso, estaramos

ante una numeracin de expedientes del tipo 1/87, en el que indica

el expediente nmero uno del ao 1987. El otro tipo sera el que se

utiliza, por ejemplo, en documentos generados por programas infor-

mticos, en el que el propio programa asigna un nmero consecutivo

a cada expediente.

- Mixta, es la combinacin de alguno de los anteriores tipos.

1 Ver Anexo I: Recomendaciones para la ordenacin alfabtica.


14

4. TRANSFERENCIAS

La transferencia es el procedimiento habitual y normalizado de in-

greso de fondos en los archivos del Sistema Archivstico, el cual se realiza

mediante el traslado de las fracciones de series documentales una vez

que han cumplido el plazo de permanencia fijado en el estudio de valora-

cin. Con la transferencia se delega la responsabilidad jurdica de lo que

se entrega, por lo que es necesario cumplimentar una Hoja de remisin

de fondos o Relacin de entrega que es el instrumento jurdico en el

que se relaciona la documentacin transferida y se traspasa la respon-

sabilidad sobre su custodia, as mismo sirve de control y garanta de la

transferencia.

ESTRUCTURA ORGNICA DEL SISTEMA ARCHIVSTICO DE LA ADMINISTRACIN

ARCHIVODE

OFICINAARCHIVO

DEOFICINA

ARCHIVODE

OFICINA

ARCHIVOCENTRAL

ARCHIVODE

OFICINAARCHIVO

DEOFICINA

ARCHIVODE

OFICINA

ARCHIVOCENTRAL

ARCHIVOINTERMEDIO

ARCHIVO GENERALDE LA

REGIN DE MURCIAARCHIVO

HISTRICO

15

Normas de transferencia desde el archivo de oficina al Archivo Central

o al Archivo Intermedio

El primer paso, antes de preparar la transferencia cuyo objetivo

es evitar la aglomeracin de documentos en las oficinas, descargndolas

de aquellos que no son de uso frecuente, logrando que reciban el tra-

tamiento adecuado en el archivo correspondiente, es contactar con el

responsable del Archivo Central o del Archivo Intermedio, en el caso de

que la Consejera no disponga de Archivo Central, que dar las pautas

para la formalizacin. En las consejeras, organismos autnomos o em-

presas pblicas donde existan archivos centrales, las transferencias desde

las oficinas debern realizarse a los mismos, sirviendo estas normas como

marco de referencia.

Previamente a la transferencia se habrn eliminado en las oficinas:

- Las copias y duplicados innecesarios, siempre que se conserven los

originales.

- Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elabo-

racin de un documento definitivo.

- Cualquier otro elemento que haya sido til durante la gestin pero

que no forme parte del expediente (notas, post-it, etc.).

- La documentacin de apoyo informativo (folletos, textos normativos,

boletines oficiales, etc.).

- Los archivadores de anillas, las carpetillas colgantes, A/Z, camisas

de plstico, las cajas en mal estado, las gomas, clasificadores de

plstico, grapas y clips metlicos que puedan oxidarse o afectar a

la conservacin de los documentos (si existe peligro de dispersin

de los mismos, se pueden recoger con clips de plstico, en carpetas


16

de cartn con cierres, en carpetas de cartn rgidas o en legajos de

tapas de cartn con cinta de algodn).

Desde el Archivo General se facilitarn las cajas archivadoras necesa-

rias para realizar la transferencia as como una copia de la base de datos

que se ha de cumplimentar y que se enviar previamente a la remisin de

las cajas.

Los criterios para determinar qu documentacin se transfiere son

los siguientes:

- Slo se puede remitir documentacin cuya tramitacin haya conclui-

do completamente, haya causado todos sus efectos administrativos y

sea de consulta poco frecuente.

- Se remitir primero la documentacin de ms antigedad y progre-

sivamente la ms reciente.

- Junto a la documentacin que se transfiere se enviar cualquier instru-

mento de descripcin de la misma (bases de datos, ndices, etc.) que

pueda existir en la oficina.

La documentacin deber estar debidamente organizada segn su

trmite especfico, siendo el primer documento el que inicia el procedi-

miento y el ltimo la resolucin o el documento que finaliza el trmite.

Cada expediente se colocar dentro de una carpetilla o una carpeta en la

que se indicar en su parte exterior la unidad productora, el nmero de

expediente, la fecha y el ttulo del mismo, as como cualquier informacin

que se considere relevante. Se agruparn los documentos por tipo de

expediente y se ordenarn segn el criterio ms adecuado: alfabtico,

cronolgico o numrico. Posteriormente, los expedientes se introducirn

17

en las cajas proporcionadas por el Archivo General siguiendo el criterio de

ordenacin elegido, con el lomo de las carpetas hacia abajo y procurando

que no queden ni muy llenas ni muy vacas2. Las cajas se numerarn en el

frontal de las mismas, por el orden de llenado desde el 1 en adelante.

Los materiales en soporte informtico irn acompaados de un infor-

me sobre las caractersticas de los programas, datos que contienen y requi-

sitos tcnicos para su funcionamiento.

El procedimiento de transferencia se llevar a cabo a travs de una

aplicacin proporcionada por el Archivo General de la Regin de Murcia.

2 En cada caja slo habr expedientes de un solo tipo (serie documental). Slo excep-cionalmente, siempre de acuerdo con el Archivo, se podrn introducir distintos tipos de expedientes en una misma caja.


18

5. PRSTAMOS ADMINISTRATIVOS

El prstamo es la accin que implica la salida temporal de documen-

tos de un archivo con fines administrativos o de difusin cultural3.

La documentacin transferida al Archivo siempre estar a disposicin

de los organismos productores. Adems de la oficina productora tambin

podrn solicitar un prstamo de documentos:

- Otro organismo debidamente autorizado por la oficina productora.

- Los tribunales de justicia

El prstamo se realizar por medio de la Solicitud de prstamo de docu-

mentos (Anexo II).

3 Diccionario de terminologa archivstica. Madrid: Ministerio de Cultura, Subdireccin General de los Archivos Estatales, 1995, p. 47.

19

6. INSTALACIN Y CONSERVACIN

Para elegir correctamente el tipo de instalacin de la documentacin

en la oficina hay que tener en cuenta:

- La naturaleza y caractersticas de la documentacin

- La frecuencia de consulta

- El volumen y espacio disponibles

Recomendaciones para la conservacin de los documentos

Sistemas de instalacin:

- Sistema de carpetas colgantes o bandejas clasificadoras apilables: es

recomendable para la documentacin en trmite y de uso frecuente.

- Sistema vertical: una vez finalizado el trmite administrativo o cuan-

do el volumen sea considerable, se instalarn en cajas de archivo,

aconsejndose el tamao folio prolongado (390 x 275 x 115 mm.).

- Sistema horizontal: es recomendable para documentos de formatos

especiales, como planos, carteles, etc.

Utilizar los siguientes materiales:

- Materiales de papelera de pH neutro, que no transmitan acidez al

papel (carpetillas, cajas de cartn, etc.).

- Grapas inoxidables.

- Clips enfundados.

- Cintas de algodn para atar, en vez de gomas, especialmente cuan-

do se preparen las transferencias.

- Materiales plsticos inalterables (mylar o acetato).


20

Dependiendo del soporte:

- Documentos grficos: mapas, planos, dibujos: fundas abiertas.

- Fotografas: sobres, cajas y lbumes neutros.

- Disquetes, CD-Rom y DVD: disqueteras.

Medidas de control ambiental:

- Contra la luz: no situar los documentos junto a las ventanas ni cerca-

nos a los fluorescentes. La luz no debe incidir directamente sobre el

papel.

- Contra la humedad: no archivar documentos en zonas cercanas a

tuberas o donde existan humedades.

- Contra el polvo: utilizar los contenedores de documentos (camisas,

carpetillas, etc.) para protegerlos.

- Contra el calor: evitar la exposicin a fuentes de calor, como apara-

tos de calefaccin, zonas de incidencia de sol.

21

7. GLOSARIO DE TRMINOS ARCHIVSTICOS 4

ACCESO:

Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental,

de acuerdo con la normativa vigente.

ARCHIVO:

La Ley del Patrimonio Histrico Espaol (art.59.1) define los archivos

como los conjuntos orgnicos de documentos o la reunin de varios de

ellos, reunidos por las personas jurdicas, pblicas o privadas, en el ejerci-

cio de sus actividades, al servicio de su utilizacin para la investigacin, la

cultura, la informacin y la gestin administrativa.

Asimismo, se entienden por archivos las instituciones culturales don-

de se renen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente

mencionados dichos conjuntos orgnicos.

ARCHIVO CENTRAL:

Es el encargado de recibir la documentacin que le transfieren los

distintos archivos de oficina, una vez finalizado el trmite de la documen-

tacin y su consulta no es constante.

ARCHIVO DE OFICINA:

Es el que rene la documentacin en trmite y/o sometida a conti-

nua utilizacin y consulta administrativa. Tambin se denomina archivo de

gestin.

4 La mayor parte de las definiciones estn tomadas del Diccionario de terminologa archivstica,2.edicinMadrid:SubdireccinGeneraldelosArchivosEstatales,1995.


22

ARCHIVO GENERAL DE COMUNIDAD AUTNOMA:

Vienen regulados en su respectiva legislacin autonmica. En el caso

de Murcia aparece, por primera vez, en el Decreto 62/1996, de 2 de agos-

to, por el que se establece la estructura orgnica de la Consejera de Cul-

tura y Educacin, con la denominacin de Archivo General de la Regin

de Murcia.

ARCHIVO INTERMEDIO:

Es el que rene la documentacin enviada por los Archivos Centra-

les. Dicha documentacin, despus de haber sido valorada, ser elimi-

nada o transferida, en caso de tener valor histrico, al archivo que ejerza

las funciones de archivo histrico. En el caso de la Regin de Murcia, la

documentacin se transfiere al Archivo General de la Regin de Murcia.

CONSERVACIN:

Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por

una parte, la preservacin o prevencin de posibles alteraciones fsicas de

documentos, y, por otra, la restauracin de stos cuando la alteracin se

ha producido.

DOCUMENTO:

La Ley del Patrimonio Histrico Espaol (art. 49.1) lo define como

toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra ex-

presin grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de so-

porte material, incluso los soportes informticos. Se excluyen los ejempla-

res no originales de ediciones.

23

ELIMINACIN:

Destruccin fsica de unidades o series documentales que hayan

perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de

derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea desarrollar valores

histricos. Esta destruccin se debe realizar por cualquier mtodo que

garantice la imposibilidad de reconstruccin de los documentos.

EXPEDIENTE:

Son un conjunto de documentos que formalizan los actos adminis-

trativos encaminados a resolver un asunto, es, en definitiva, la formaliza-

cin de un procedimiento administrativo. Por ello, un expediente debe

agrupar todos los documentos generados en las distintas fases de un pro-

cedimiento desde la iniciacin, de oficio o a instancia de parte, hasta la

ejecucin, incluyendo la documentacin relativa a revisiones, suspensio-

nes, revocaciones o recursos, que la resolucin del procedimiento pudiera

generar.

EXPURGO:

Vase Eliminacin

FRACCIN DE SERIE:

Cada una de las divisiones cronolgicas de una serie, que resultan

del establecimiento de plazos concretos de transferencia y eliminacin

y que constituyen, por tanto, la base de operaciones de transferencia y

seleccin.


24

IDENTIFICACIN:

Fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y

sistematizacin de las categoras administrativas y archivsticas en que se

sustenta la estructura de un fondo.

INSTRUMENTO DE CONTROL:

Es aquel que se elabora en las fases de identificacin y valoracin.

Por lo tanto, son instrumentos de control los siguientes: ficheros de orga-

nismos, repertorios de series, cuadros de clasificacin, registros topogr-

ficos, registro grfico de depsitos; y en la fase de valoracin: relaciones,

calendarios de conservacin, registros generales de entrada y salida, re-

laciones y actas de eliminacin, informes/propuestas de eliminacin, rela-

ciones de testigos resultantes de muestreos, etc.

INSTRUMENTO DE INFORMACIN:

Cualquier instrumento que posea la unidad administrativa y que sirva

para la recuperacin de la informacin contenida en las series documenta-

les generadas por la oficina. Son, esencialmente, los ndices, tanto manua-

les como electrnicos (bases de datos con campos ndices).

ORDENACIN:

Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin,

que consiste en establecer secuencias dentro de las categoras y grupos,

de acuerdo con las series naturales cronolgicas y/o alfabticas.

25

ORGANIZACIN:

Adaptacin material o fsica de un fondo a la estructura que le co-

rresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificacin. In-

cluye las fases de clasificacin y ordenacin.

PATRIMONIO DOCUMENTAL:

Segn la Ley de Patrimonio Histrico Espaol (art. 49, apartados 2,

3 y 4) constituyen el Patrimonio Documental la totalidad de documentos

de cualquier poca generados, conservados, o reunidos en el ejercicio de

su funcin por cualquier organismo o entidad de carcter pblico, por las

personas jurdicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado

u otras entidades pblicas y por las privadas, fsicas o jurdicas, gestoras

de servicios pblicos en lo relacionado con la gestin de dichos servicios.

Tambin los documentos con una antigedad superior a los cuarenta aos,

generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por

las entidades y asociaciones de carcter poltico, sindical o religioso y por

las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carc-

ter privado. Por ltimo, integran el Patrimonio Documental los documen-

tos con una antigedad superior a cien aos, generados, conservados o

reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fsicas.

PRSTAMO DE DOCUMENTOS:

Accin que implica la salida temporal de documentos de un archivo

con fines administrativos o de difusin cultural.


26

REGISTRO:

1.- Accin administrativa y jurdica de control de la expedicin, sa-

lida, entrada y circulacin de los documentos.

2.- Instrumento resultante de una accin administrativa en el que

se materializa el efecto de registrar, normalmente en forma de

volumen, y que contiene la inscripcin, generalmente numera-

da en orden cronolgico, de informaciones consideradas de su-

ficiente inters como para ser exacta y formalmente asentadas.

Estas informaciones pueden proceder directamente de actos

administrativos (por ejemplo, el Registro Civil), o de actos admi-

nistrativos reflejados ya en otros documentos a los que jurdica-

mente el registro puede sustituir.

3.- Oficina en la que se realiza generalmente la accin administrati-

va de registrar y que se designa con el mismo nombre.

RELACIN DE ENTREGA:

Lista de las fracciones cronolgicas de las series documentales que

se transfieren y que acompaa a stas en los traslados reglamentarios.

SELECCIN:

Operacin intelectual y material de localizacin de las fracciones de

serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos esta-

blecidos en el proceso de valoracin.

27

SERIE DOCUMENTAL:

Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo

de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma

jurdica y/o procedimiento.

SISTEMA ARCHIVSTICO:

Conjunto de normas e instituciones que participan en la direccin,

seguimiento, coordinacin e inspeccin de los programas para la conser-

vacin, tratamiento y difusin del Patrimonio Documental. Componen el

sistema archivstico los archivos, los servicios archivsticos, la Administra-

cin de archivos, la legislacin archivstica y el personal.

TIPO DOCUMENTAL:

Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de

una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y

cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos.

TRANSFERENCIA:

Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante

traslado de las fracciones de serie documentales, una vez que stas han

cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la

valoracin para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.

UNIDAD DOCUMENTAL:

Elemento indivisible de una serie documental que puede estar cons-

tituido por un solo documento o por varios que formen un expediente.


28

VALORACIN:

Fase de tratamiento archivstico que consiste en analizar y determi-

nar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando

los plazos de transferencia, acceso, y conservacin o eliminacin total o

parcial.

29

8. ANEXOS

Anexo I:

RECOMENDACIONES PARA LA ORDENACIN ALFABTICA

Nombres de personas

1. La alfabetizacin se hace palabra por palabra y dentro de ella letra

por letra.

Abad, Vicente

Abad Rico, Jos

Acosta Torres, Francisco

2. Las consonantes dobles ch, ll y rr no se consideran letras

diferentes, sino como dos letras; es decir, la ch se ordena en la

c, la ll en la l.

3. La ordenacin alfabtica de nombres de persona se realiza por

los apellidos, seguido del nombre de la persona separado por

coma.

Apellido1 Apellido2, Nombre

4. Se posponen las preposiciones que preceden a los apellidos, va-

yan solas, acompaadas del artculo o sean contraccin de preposi-

cin y artculo.

Higuera, Manuel de la

Salas, Javier de

Ro, ngel del


30

5. Se anteponen los artculos sin preposicin que preceden al apelli-

do, ya vaya solo, o unido a ste, bien sea directamente o mediante

guin.

Las Torres, Ricardo

Lafuente, Mara

Nombres de entidades

Se entiende por entidad, cualquier organizacin, ya sea pblica o privada,

como son:

Organismos de la Administracin Pblica (Ministerios, Conseje-a)

ras, Organismos Autnomos, Empresas Pblicas, Ayuntamien-

tos, etc.)

Organismos judiciales con jurisdiccin nacional o inferior.b)

Organismos legislativos de carcter nacional o inferior.c)

Entidades de la Iglesia Catlica de mbito jurisdiccional de di-d)

cesis y archidicesis.

Organizaciones de carcter privado, como asociaciones, em-e)

presas, etc.

1. Para la eleccin del nombre de una entidad se utilizar, como regla

general, el nombre por el cual es comnmente identificada.

Ayuntamiento de Murcia

Consejera de Presidencia

Tribunal Supremo de la Regin de Murcia

2. La alfabetizacin se hace palabra por palabra y dentro de ella

letra por letra.

31

3. Las abreviaturas, siglas y acrnimos se desarrollarn siempre, a no

ser que la entidad sea ms conocida por la abreviatura, sigla o acr-

nimo. Si se utiliza este ltimo caso, alfabetiza tal y como est escrita,

independiente que utilice cualquier puntuacin.

Instituto Nacional de la Seguridad Social

Issorm

4. En caso de entidades dependientes, se consignar primero la

entidad principal, seguida de sus unidades dependientes, separada

cada una de ellas por punto.

Consejera de Educacin y Cultura. Direccin General de Cul-

tura. Archivo General de la Regin de Murcia

Consejera de Hacienda. Direccin General de Tributos


32

Anexo II

SOLICITUD DE PRSTAMO DE DOCUMENTOS

N. de registro: __ /____ Fecha: __/__/____

DATOS DEL PETICIONARIO

DATOS DE LA DOCUMENTACIN

SERIE:

EXPEDIENTE:

FECHA:

SIGNATURA ORIGINARIA:

N. CAJA:

OBSERVACIONES:

EntregadoEL DIRECTOR DEL ARCHIVO

Fdo.

RecibidoEL PETICIONARIO

Fdo.

==========================================================================

Fecha de devolucin: ______________

RecibidoEL DIRECTOR DEL ARCHIVO

Fdo.

EntregadoEL PETICIONARIO

Fdo.

DATOS DEL PETICIONARIO

33

9. BIBLIOGRAFA

ACTAS de las Primeras Jornadas sobre metodologa para la identificacin

y valoracin de fondos documentales de las administraciones pbli-

cas (Madrid, 20, 21 y 22 de marzo de 1991). Madrid: Direccin de los

Archivos Estatales, 1992.

ARCHIVO de oficina. Madrid: Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte,

Subdireccin General de Informacin y Publicaciones, Ministerio de

Administraciones Pblicas, 2003.

BONAL ZAZO, J.L; GENERELO LANASPA, J.J; TRAVES DE DIEGO, C.

Manual de descripcin multinivel : propuesta de adaptacin de las

normas internacionales de descripcin archivstica. [Valladolid]: Junta

de Castilla y Len, Consejera de Educacin y Cultura, 2000.

COMISSI NACIONAL DAVALUCI I TRIA DE DOCUMENTACI. Nor-

mes y procediments de valoraci documental per a arxius pblics:

taules davaluaci documental codis 1 a 154. Barcelona: Generalitat

de Catalunya, Departament de Cultura, 1997. (Normativa Arxivstica;

4)

COMISSI NACIONAL DAVALUCI I TRIA DE DOCUMENTACI. Taules

davaluaci documental codis 223-310. Instruccions per a lelaboraci

de propostes davaluci documental. Resultats enquest dopini so-

bre evaluaci documental. Barcelona: Generalitat de Catalunya, De-

partament de Cultura, 2000.

CONDEVILLAVERDE,M. L.Manual de tratamiento de archivos admi-

nistrativos. Madrid: Direccin de Archivos Estatales, 1992. (Normas

tcnicas de la Direccin de Archivos Estatales; 2)


34

CRUZ MUNDET, J.R. Archivos municipales de Euskadi: manual de organi-

zacin. Vitoria: Instituto Vasco de Administracin Pblica, D.L. 1992.

CRUZ MUNDET, J.R. Manual de archivstica. Madrid: Fundacin Germn

Snchez Ruiprez, D.L. 1994.

CRUZ MUNDET, J.R. y MIKELARENA PEA,F. Informacin y documenta-

cin administrativa. Madrid: Tecnos, 1998.

CUEVAS SNCHEZ, M. Proyecto de gestin documental de archivos an-

daluces (GDA). En Actas del VI Congreso Nacional de ANABAD

(Murcia, 1996). Murcia: ANABAD-Murcia, 1997, pp. 229-234.

DICCIONARIO de terminologa archivstica, 2. edicinMadrid: Subdi-

reccin General de Archivos Estatales, 1995. (Normas tcnicas de la

Subdireccin General de los Archivos Estatales; 1)

DUPL DEL MORAL, A. Manual de archivos de oficina para gestores: Co-

munidad de Madrid. Madrid: Consejera de Educacin y Cultura, Edi-

ciones Jurdicas Marcial Pons, 1997.

ENTRADA y salida de documentos en los archivos. Madrid: Subdireccin

General de los Archivos Estatales, 1996. (Normas tcnicas de la Sub-

direccin General de los Archivos Estatales; 2)

FERNNDEZ GIL, P. Manual de organizacin de archivos de gestin en las

oficinas municipales. [s.l.]: CEMCI, D.L. 1997. (Anlisis y comentarios;

8)

HEREDIA HERRERA, A. Archivstica general: teora y prctica. Sevilla: Di-

putacin Provincial, 1991.

HEREDIA HERRERA, A. El sistema Andaluz de Archivos: elementos y es-

tructura. La identificacin y la valoracin, primeras funciones de la

gestin documental. En Actas de las Jornadas sobre Sistemas Ar-

35

chivsticos y tratamiento de documentos administrativos en el Esta-

do de las Autonomas. Santander: Consejera de Cultura y Deportes,

1997, pp. 39-57.

MANUAL de archivo de oficina. [Valladolid]: Junta de Castilla y Len,

2006.

MESA DE TRABAJO DE ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIN LOCAL.

Propuesta de identificacin y valoracin para la seleccin de docu-

mentos en los archivos de la administracin local. Logroo: Ayunta-

miento, 2001.

MOLINA NORTES, J. y LEYVA PALMA, V. Tcnicas de archivo y trata-

miento de la documentacin administrativa. Guadalajara: ANABAD

Castilla-La Mancha, 1996. (Textos ANABAD Castilla-La Mancha; 2)

NORMAS para el tratamiento de la documentacin administrativa sobre

la documentacin de los Gobiernos Civiles. Madrid: Subdireccin

General de los Archivos Estatales, 1997.

NEZ FERNNDEZ, E. Organizacin y gestin de archivos. Gijn: Edi-

ciones Trea, 1999. (Biblioteconoma y Administracin Cultural; 28)

SANCHS MORENO, F.J. Los archivos de oficina: una sntesis para su ges-

tin. Valencia: Tirant lo Blanch, 1999.

TORREBLANCALPEZ,AyCONDEVILLAVERDE,M.L.Sistemas de eli-

minacin de documentos administrativos. Murcia: Comunidad Au-

tnoma de la Regin de Murcia, Consejera de Educacin y Cultura,

Direccin General de Cultura, D.L. 2003. (Archivo General de la Re-

gin de Murcia. Cuadernos de Estudios Tcnicos; 3)

manual de archivos de oficina

Documents