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MANUAL DE ACTIVIDADES BÁSICAS

DEL PROCESO FINANCIERO

Proceso Financiero

Bucaramanga 2009

PROCESO FINANCIERO Código: MFI.01

Versión: 04

MANUAL DE ACTIVIDADES BÁSICAS DEL PROCESO FINANCIERO Página 1 de 47

Revisó: Jefe División Financiera Jefes de Sección

Aprobó: Rector

Fecha de Aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución No. 1858

CONTENIDO

Pág.

1. OBJETIVO ........................................................................................................................................... 3

2. ALCANCE ........................................................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS.............................................................................................. 3

4. NORMATIVIDAD ............................................................................................................................... 4

5. DIVISIÓN FINANCIERA .................................................................................................................... 5

5.1. SECCIÓN DE PRESUPUESTO..................................................................................................................... 5 5.2. SECCIÓN DE TESORERÍA........................................................................................................................... 5 5.3. SECCIÓN DE CONTABILIDAD .................................................................................................................. 5 5.4. GRUPO DE INVENTARIOS ......................................................................................................................... 5

6. SECCIÓN DE PRESUPUESTO........................................................................................................... 6

6.1. GENERALIDADES ...................................................................................................................................... 6 6.2. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP)................................................................... 7 6.3. REGISTRO PRESUPUESTAL (RP) ................................................................................................................ 7 6.4. MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO ..................................................................................................... 8

6.4.1. Adición presupuestal ......................................................................................................................... 8 6.4.2.Reducción presupuestal ....................................................................................................................... 8 6.4.3.Traslado presupuestal.......................................................................................................................... 9

6.5. RESERVAS PRESUPUESTALES .................................................................................................................. 10 6.6. CUANTÍAS MÁXIMAS DE CONTRATACIÓN QUE AUTORIZAN LOS ORDENADORES DEL GASTO ... 11 6.7. VALOR DE LOS VIÁTICOS Y COMPONENTE TERRESTRE ...................................................................... 12 6.8. OTROS...................................................................................................................................................... 13

7. SECCIÓN DE TESORERÍA ............................................................................................................... 15

7.1. CRÉDITOS PARA MATRÍCULAS DE PREGRADO...................................................................................... 15 7.2. RELIQUIDACIÓN DE MATRÍCULA.......................................................................................................... 17 7.3. DEVOLUCIÓN DEL PAGO DE MATRÍCULA .......................................................................................... 18 7.4. HOMOLOGACIÓN DEL PAGO DE MATRÍCULA .................................................................................... 19 7.5. SOLICITUD DE DESCUENTO POR EJERCICIO DEL SUFRAGIO............................................................. 20 7.6. VENTA DE SERVICIOS ............................................................................................................................. 20

7.6.1. Recaudo ........................................................................................................................................... 20 7.6.2. Selección del tipo de recaudo a utilizar ............................................................................................ 20

7.7. REPORTE DE INGRESOS A LA SECCIÓN DE TESORERÍA ....................................................................... 22 7.8. CUENTAS POR PAGAR............................................................................................................................ 22


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7.8.1. Trámite de cuentas por pagar........................................................................................................... 22 7.8.2. Pago por transferencia electrónica.................................................................................................... 23 7.8.3. Trámite de pago cuando no se reclama tirilla de pago..........................................................................24 7.8.4.Legalización de gastos por concepto de prácticas docentes y salidas de campo ................................. 24

7.9. ENTREGA DE CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES, RETENCIÓN EN LA FUENTE E IVA. 27 7.10. CIERRE DE VIGENCIA.............................................................................................................................. 27 7.11. PASAJES.................................................................................................................................................... 28 7.12. OTROS..................................................................................................................................................... 29 7.12.1 Reintegros de Nómina................................................................................................................. 29 7.12.2 Cajas menores y fondos fijos renovables....................................................................................... 30

8. GRUPO DE INVENTARIOS ............................................................................................................ 32

8.1. RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO DE LOS BIENES......................................................................... 32 8.2. CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES............................................................................................ 33 8.4. INGRESO DE ELEMENTOS AL INVENTARIO ......................................................................................... 34 8.5. MARCACIÓN FÍSICA ............................................................................................................................... 36 8.6. BAJAS ....................................................................................................................................................... 36 8.7. TRASLADOS ............................................................................................................................................ 37 8.8. PRÉSTAMOS ............................................................................................................................................ 37 8.9. DETERIORO, ROBO Y HURTO DE LOS BIENES..................................................................................... 38 8.10. PÓLIZAS................................................................................................................................................... 39

9. SECCIÓN DE CONTABILIDAD....................................................................................................... 40

10. PROGRAMA ESTAMPILLA PRO-UIS.............................................................................................. 41

11. IMPORTACIONES............................................................................................................................ 43

12. CARTERA.......................................................................................................................................... 45


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1. OBJETIVO

Documentar, desarrollar y fortalecer las habilidades administrativas del personal de las Unidades Académicas y/o Administrativas. 2. ALCANCE Aplica a todas las Unidades Académicas y/o Administrativas y proyectos de la Universidad Industrial de Santander. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS • Apropiación presupuestal: Partida aprobada en el presupuesto de gastos que señala los topes máximos de

gasto para ser comprometidos o ejecutados durante la vigencia correspondiente. • Certificado de disponibilidad de los recursos: Documento expedido por el Jefe de la Sección de

Presupuesto que indica la fuente de financiación del presupuesto y debe estar soportado en el instrumento que dé lugar al ingreso, debidamente perfeccionado.

• CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. • Código de UAA o proyecto: Código por medio del cual las UAA y proyectos administran sus recursos; está

conformado por cuatro dígitos. • Dación en pago: Es un acto en virtud del cual el deudor transmite bienes de su propiedad a fin de que el

acreedor receptor los aplique al pago de su crédito. • Disponibilidad presupuestal: Existencia de apropiación o saldo no ejecutado ni comprometido en el

presupuesto, suficiente para atender un nuevo gasto que se proyecte. • Donación: Acto por el cual una persona natural o jurídica, denominada DONANTE transfiere a título gratuito

y en forma irrevocable una parte de sus bienes a otra que la acepta llamada DONATARIO o BENEFICIARIO. • DSI: División de Servicios de Información. • Ejecución presupuestal: Etapa del ciclo presupuestal en la cual se llevan a cabo decisiones y operaciones

financieras, para informar acerca de los resultados obtenidos en el transcurso y al final del proceso presupuestario.

• Inventario físico: Consiste en la verificación de la existencia de los bienes de propiedad de la Universidad que se encuentran bajo la responsabilidad de los servidores.

• Modificación presupuestal: Cambios realizados al presupuesto a través de adiciones, reducciones y traslados.

• Módulo de Planta Física: Módulo creado por la División de Planta Física disponible en la intranet de la Universidad, en el cual se debe registrar la salida de los elementos fuera de los predios de la Universidad.

• Orden de contratación: Se refiere a las órdenes de compra, de trabajo, de prestación de servicios, de consultoría y de suministro que soportan la adquisición de un bien o servicio.

• Recurso de reposición: Apelación a una decisión tomada por el Comité de Matrículas. • SIF: Sistema de Información Financiero. • Smlmv: Salario mínimo legal mensual vigente. • Subasta: Venta de los bienes muebles dados de baja de los Inventarios de la Universidad, los cuales se

adjudican al proponente que haya presentado la mejor oferta y cumpla con las especificaciones de los términos establecidos.

• UAA: Unidad Académica y/o Administrativa.


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4. NORMATIVIDAD • Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2007, por el cual se otorgan facultades especiales al Rector de la

Universidad Industrial de Santander en materia presupuestal. • Acuerdo del Consejo Superior No. 070 de 2006, por el cual se crea e integra el Comité Técnico de

Sostenibilidad del Sistema Contable. • Acuerdo del Consejo Superior No. 019 de 2005, por el cual se adopta el Reglamento de Contratación de la

Universidad Industrial de Santander. • Acuerdo del Consejo Superior No. 074 de 2005, por el cual se aprueba el Reglamento General de Posgrado. • Acuerdo del Consejo Superior No. 009 de 2004, por el cual se otorgan facultades especiales al Rector de la

Universidad Industrial de Santander en materia presupuestal. • Acuerdo del Consejo Superior No. 067 de 2003, Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de

Santander. • Acuerdo del Consejo Superior No. 067 de 2000, por el cual se modifica la conformación del Comité de

Matrículas. • Acuerdo del Consejo Superior No. 090 de 1998, por el cual se aprueba la unificación del sistema de liquidación

del valor de la matrícula para los estudiantes de programas académicos presenciales de pregrado de las seccionales y sedes.

• Acuerdo del Consejo Superior No. 033 de 1998, por el cual se modifica el valor de los viáticos diarios que rigen para los Empleados Públicos no profesionales de la Universidad Industrial de Santander.

• Acuerdo del Consejo Superior No. 032 de 1996, por el cual se aprueba el Sistema de Liquidación del valor de la matrícula para los estudiantes de programas académicos presenciales de pregrado, de la UIS.

• Acuerdo del Consejo Superior No. 072 de 1992, por el cual se fija el valor de los viáticos diarios que rigen para los Servidores de la Universidad Industrial de Santander.

• Acuerdo del Consejo Superior No. 072 de 1982, Reglamento Académico-Estudiantil de Pregrado. • Resolución de Rectoría No. 809 de 2001 de Rectoría, por la cual se aprueba el Plan de Cuentas Presupuestales

de la Universidad Industrial de Santander. • Resolución de Rectoría No. 418 de 2003 de Rectoría, por la cual se crea el Fondo Fijo Renovable para

adquisición de pasajes terrestres y aéreos nacionales e internacionales de la Universidad Industrial de Santander.

• Resolución de Rectoría No. 249 de 2004, en la cual se delega la autorización de egresos según los cargos de dirección.

• Resolución de Rectoría No. 1059 de 2007, por la cual se establece el pago por transferencia electrónica a los proveedores de la Universidad Industrial de Santander.

• Resolución de Rectoría No. 1336 de 2007, por la cual se modifica el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS.

• Resolución de Rectoría No. 1744 de 2007, por la cual se modifica el artículo 41 “Salida de bienes” del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad.

• Resolución de Rectoría No. 868 de 2008, en la cual se modifica el artículo 6° de la Resolución No. 249 de 2004. • Resolución de Rectoría No. 1320 de 2008, por la cual se aprueba el Manual de Normas y Procedimientos para

el Recaudo de Cartera de la UIS y se delega en el Vicerrector Administrativo las facultades para adelantar el procedimiento de cobro coactivo administrativo por concepto de cuotas partes pensiónales.

• Resolución de Rectoría No. 2323 de 2008, en la cual se modifica el artículo único de la Resolución 868 de 2008.


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5. DIVISIÓN FINANCIERA La División Financiera es una dependencia adscrita a la Vicerrectoría Administrativa cuyo objetivo es administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad mediante la ejecución de las políticas institucionales y normas fiscales, creando mecanismos de proyección y desarrollo económico general. La División Financiera está constituida por las Secciones de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad y el Grupo de Inventarios. Adicionalmente se cuenta con profesionales a cargo del programa de Estampilla Pro-UIS, de Cartera y de Importaciones. Las áreas de Liquidaciones y Pasajes están adscritas a la Sección de Tesorería.

Figura 1. Estructura Organizacional División Financiera

5.1. SECCIÓN DE PRESUPUESTO Es la encargada de coordinar y verificar el manejo y la ejecución presupuestal de la Universidad de acuerdo con la normatividad vigente. Entre sus actividades está la expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP), Registros Presupuestales (RP) y la preparación, consolidación y revisión de la ejecución presupuestal tanto de Ingresos como de Egresos. 5.2. SECCIÓN DE TESORERÍA Es la encargada de verificar y realizar las actividades de recaudo de ingresos y pago de bienes y servicios en forma oportuna. 5.3. SECCIÓN DE CONTABILIDAD Es la encargada de coordinar, verificar, preparar y consolidar la información contable requerida para la elaboración, presentación y análisis de los estados y reportes contables de la Universidad para la toma de decisiones. 5.4. GRUPO DE INVENTARIOS Es el encargado de asegurar que la administración de los inventarios se realice de manera transparente y oportuna, y coordinar la gestión de las pólizas de seguros de los bienes de la Universidad.


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6. SECCIÓN DE PRESUPUESTO

6.1. GENERALIDADES ¿Cuál es la normatividad que regula el manejo de la ejecución presupuestal? La normatividad que regula el manejo de la ejecución presupuestal es la siguiente: • Constitución Política de 1991 • Ley 30 de 1992, artículo 3, Autonomía Universitaria) • Decreto 111 de 1996, Estatuto Orgánico de Presupuesto • Acuerdo del Consejo Superior No. 067 de 2003, Estatuto Presupuestal de la UIS • Resolución No. 249 de 2004, artículo 6, Delegación en los procesos de contratación y para autorizar egresos. • Acuerdo del Consejo Superior No. 009 de 2004, por el cual se otorgan facultades especiales al Rector de la

Universidad Industrial de Santander en materia presupuestal. • Acuerdo Consejo Superior No. 019 de 2005, Reglamento de Contratación de la UIS • Resolución No. 809 de 2005, Manual de Normas y Procedimientos de Contratación • Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2007, por el cual se otorgan facultades especiales al Rector de la

Universidad Industrial de Santander en materia presupuestal • Resolución 1858 de 2007 y Resoluciones No. 546 y 1019 de 2008 , Actualización y creación de

Procedimientos Financieros • Acuerdo del Consejo Superior No. 025 de 2008, por el cual se modifica el Acuerdo No. 009 de 2004.

¿Cuál es la vigencia del presupuesto? La vigencia del presupuesto es de un año fiscal, el cual comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después de esta fecha no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa vigencia y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción. ¿Cómo se administra el presupuesto de la Universidad? El presupuesto de la Universidad se administra a través de cinco (5) fondos, con el fin de hacer más eficiente su manejo y mantener un mayor control sobre la destinación de los recursos. Estos fondos se encuentran definidos de la siguiente manera: • Fondo 1 – Fondo Común: Recursos disponibles para el desarrollo de las operaciones ordinarias de la

Universidad; sus principales fuentes son los aportes de la Nación, del Departamento de Santander y las Rentas Propias.

• Fondo 3 – Fondos Ajenos: Recursos aportados por diferentes entidades u organismos tales como

Colciencias, Ecopetrol y otros, para el desarrollo de programas de investigación y proyectos especiales, con destinación específica.

• Fondo 5 – Fondo Patrimonial: Son dineros que recibe la Universidad por donaciones orientadas a financiar

a estudiantes que presentan una difícil situación económica y desarrollar proyectos de educación, ciencia y tecnología.

Mayor información sobre presupuesto: � � � � [email protected]


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• Fondo 6 – Fondo Especial: Recursos adquiridos por las UAA a través de la venta de servicios a la comunidad

en general, tales como: consultorías, asesorías, convenios, programas de extensión, educación a distancia y matrículas de posgrado, entre otros.

• Fondo 8 – Fondo Estampilla Pro-UIS: Ingresos provenientes del recaudo de la Estampilla Pro-UIS, cuya

destinación es financiar proyectos de inversión. 6.2. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP) ¿Qué es el certificado de disponibilidad presupuestal? Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado. Recuerde!! “Todos los actos administrativos, contratos y convenios que afecten las apropiaciones presupuestales, deberán contar previamente con los certificados de disponibilidad presupuestal que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos…” (Estatuto Presupuestal UIS, Art. 37). ¿Cómo solicitar el CDP? La UAA o proyecto debe solicitar a través del SIF el respectivo CDP por el valor requerido, previa verificación de apropiación presupuestal suficiente. 6.3. REGISTRO PRESUPUESTAL (RP) ¿Qué es el registro presupuestal? Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso, garantizando que los recursos comprometidos no sean desviados a ningún otro fin. De acuerdo con el Art. 38 del Estatuto Presupuestal: “Los compromisos efectivamente adquiridos con cargo a las disponibilidades presupuestales expedidas deben contar también con registro presupuestal, en virtud del cual los recursos no podrán ser desviados a ningún otro fin…”. ¿Cómo se genera el registro presupuestal? El registro presupuestal se genera automáticamente, cuando la UAA o proyecto registra en el SIF los compromisos previamente legalizados de las órdenes de contratación y órdenes de pago manual. Recuerde!! No se podrán tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. Los ordenadores de gasto y los pagadores responderán personal y pecuniariamente por incumplir lo establecido en los artículos 38 y 39 del Estatuto Presupuestal.


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6.4. MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO ¿Cómo puede modificarse el presupuesto? El presupuesto puede modificarse a través de adiciones, reducciones y traslados. (Estatuto Presupuestal, Art. 40). 6.4.1. Adición presupuestal ¿Qué es la adición presupuestal? Es el incremento a la apropiación inicial con el fin de complementarla, para ampliar el servicio, cumplir con la meta física o cubrir un nuevo gasto o servicio, con base en recursos adicionales debidamente sustentados. (Estatuto Presupuestal, Art. 41). ¿Quién autoriza las adiciones presupuestales? Según el Acuerdo No. 009 de 2004 del Consejo Superior, el Rector está facultado para autorizar mediante resolución, las adiciones al presupuesto respecto de los Fondos Ajenos (3) y Especial (6), en los casos en los que se requieran decisiones de urgencia para el cumplimiento de los compromisos de la Universidad. En los demás casos, con respecto a los Fondos Común (1), Patrimonial (5) y Estampilla Pro-UIS (8), las adiciones al Presupuesto deben ser aprobadas por el Consejo Superior. ¿Cuándo se presentan los casos de adición presupuestal? • Cuando la Nación, el Departamento, el Municipio y/o las entidades públicas o privadas asignan recursos

adicionales a los inicialmente aprobados. • Cuando se supera el monto estimado de los ingresos que se han presupuestado inicialmente o se obtienen

nuevas rentas debidamente soportadas. • Cuando se aprueban empréstitos. ¿Qué requisitos se deben cumplir para realizar una adición presupuestal? Las adiciones requieren certificado de disponibilidad de los recursos expedido por el Jefe de la Sección de Presupuesto donde se indique la fuente de financiación, el cual deberá estar soportado en el instrumento que de lugar al ingreso, debidamente perfeccionado. (Estatuto Presupuestal, Art. 45). 6.4.2. Reducción presupuestal ¿Qué es la reducción presupuestal? Es la disminución de la apropiación inicial, aprobada por el Consejo Superior (Estatuto Presupuestal, Art. 42), que puede originarse por: • No prestación de un servicio o no ejecución de un gasto. • Insuficiencia en el recaudo de los ingresos. • Aplicación de políticas de austeridad en el gasto. • Disminución de los aportes asignados.


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¿Quién autoriza las reducciones presupuestales? El Rector de la Universidad tiene la facultad de autorizar, mediante resolución motivada, las reducciones presupuestales respecto de los Fondos Ajenos (3) y Especial (6), en los casos que se requieran decisiones de urgencia para el cumplimiento de los compromisos de la Universidad. (Acuerdo No. 025 de 2008). En los demás fondos: Común (1), Especial (6) y Estampilla (8), las reducciones presupuestales deben ser aprobadas por el Consejo Superior. ¿Qué requisitos se deben cumplir para realizar una reducción presupuestal? Las reducciones requieren certificado expedido por el Jefe de la Sección de Presupuesto en el cual se haga constar que los recursos a disminuir no han sido comprometidos. (Estatuto Presupuestal UIS, Art. 45). 6.4.3. Traslado presupuestal ¿Qué es el traslado presupuestal? Es la operación simultánea de reducir un rubro presupuestal (contracrédito) y la adición de otro (crédito) ya previsto. ¿Qué requisitos se deben cumplir para realizar un traslado presupuestal? Los traslados requerirán de certificado donde haga constar que las apropiaciones que se pretende contracreditar y que servirán de base para abrir un crédito, se encuentran libres de afectación presupuestal. (Estatuto Presupuestal, Art. 45). ¿Cómo solicitar un traslado presupuestal? El Jefe o Director de la UAA o proyecto debe solicitar por escrito a la Sección de Presupuesto, con la debida justificación, el traslado presupuestal, previa verificación de disponibilidad presupuestal en el rubro que se quiere afectar. La solicitud debe ser firmada por el Jefe o Director de la UAA o proyecto. ¿Quién autoriza los traslados presupuestales? • El Rector está facultado para autorizar las adiciones y los traslados presupuestales respecto de los Fondos 3

(Ajenos) y 6 (Rentas Especiales), en los casos en que se requieran decisiones de urgencia para el cumplimiento de los compromisos de la Universidad. (Acuerdo del Consejo Superior No. 009 de 2004).

• El Rector está facultado para autorizar, mediante resolución motivada, los traslados presupuestales respecto al

Fondo 1 (Común) de los rubros de Funcionamiento a los de Inversión, hasta por 25 smlmv, en los casos en los que se requieran decisiones de funcionalidad para el cumplimiento de los compromisos adquiridos por la Universidad. (Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2007).


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• Las operaciones de traslados presupuestales que modifiquen el valor total de los Gastos de Funcionamiento,

Inversión y Servicio de la deuda, a excepción de los Fondos 3 (Ajenos) y 6 (Especial), serán aprobados por el Consejo Superior. (Estatuto Presupuestal UIS, Art. 44).

• Toda adición y traslado presupuestal que afecte el presupuesto del Fondo 8 (Estampilla Pro-UIS), debe ser

aprobado por el Consejo Superior.

• Los traslados entre rubros de Gastos de Funcionamiento, entre rubros de Inversión y entre rubros de Servicio de la Deuda que afecten el presupuesto del Fondo Común (1), Fondos Ajenos (3), Fondo Patrimonial (5) y Fondo Especial (6), deben ser aprobados por el Rector. (Estatuto Presupuestal UIS, Art. 43)

Tabla 1. Autorización de los traslados presupuestales

SITUACIÓN PRESUPUESTAL FONDO APROBACIÓN NORMATIVIDAD

COMÚN (1)

AJENO (3)

PATRIMONIAL (5)

Reducción de un rubro presupuestal (contracrédito) y la adición de otro (crédito) ya previsto, sin modificar los valores totales de Funcionamiento, Inversión y Servicio de la Deuda. ESPECIAL (6)

Rectoría

Art. 43 Estatuto Presupuestal, Acuerdo

Consejo Superior No. 67 de 2003

AJENO (3) Traslados que modifiquen o no el valor total de los gastos de Funcionamiento, Inversión y Servicio de la Deuda ESPECIAL (6)

Rectoría Acuerdo


Traslados de los rubros de Funcionamiento a los rubros de Inversión, hasta por 25 smlmv

COMÚN (1) Rectoría Acuerdo


COMÚN (1) Traslados que modifiquen el valor total de los gastos de Funcionamiento, Inversión y Servicio de la Deuda PATRIMONIAL (5)

Consejo Superior

Art. 44 Estatuto Presupuestal, Acuerdo


Todos los traslados presupuestales ESTAMPILLA PRO-UIS (8)

Consejo Superior Acuerdo


6.5. RESERVAS PRESUPUESTALES ¿Qué son las reservas presupuestales? Son compromisos legalmente contraídos que al cierre de la vigencia fiscal no se han atendido por no haberse completado las formalidades necesarias que hagan exigible el pago. (Estatuto Presupuestal, Art. 52).


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Los gastos que se programan y autorizan se deben ejecutar en su totalidad en el transcurso de la vigencia, de manera que a 31 de diciembre no existan bienes o servicios pendientes de ser recibidos, es decir que no queden compromisos pendientes por constituir reserva. La Universidad establecerá las directrices o lineamientos que se deben seguir para las reservas presupuestales de cada vigencia. ¿Qué sucede si la reserva presupuestal no se ejecuta o desaparece el compromiso que la originó? Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen. Las reservas presupuestales que no se ejecuten en la vigencia fiscal expirarán sin excepción, sin que se requiera acto administrativo que así lo declare. 6.6. CUANTÍAS MÁXIMAS DE CONTRATACIÓN QUE AUTORIZAN LOS ORDENADORES DEL

GASTO ¿Cómo se ha delegado la facultad para representar legalmente a la Universidad en los procesos de contratación y para autorizar egresos? La facultad para representar legalmente a la Universidad en la apertura y trámite de los procesos de selección, adjudicación, suscripción, modificación, terminación y liquidación de contratos que la Universidad celebre y para autorizar egresos, incluidos los que correspondan al Fondo de Estampilla Pro-UIS, está delegada en los titulares de los cargos de dirección relacionados en la siguiente tabla hasta por las correspondientes cuantías, expresadas en salarios mínimos legales mensuales vigentes a la fecha de iniciación del proceso de selección o autorización del egreso.

Tabla 2. Cargos de dirección y cuantías máximas de contratación*

NIVEL CARGO CUANTÍA (Hasta)

I Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo y Vicerrector de Investigaciones y Extensión

500 smlmv

II Decano, Director Instituto de Proyección Regional y Ecuación a Distancia, Secretaría General, Director de Unidades Administrativas y Jefes de División.

300 smlmv

III

Director de Escuela, Director de Departamento, Director de Investigación y Extensión de Facultad, Director de Centro de Investigaciones, Director de Contratación y Proyectos de Inversión y Director de Instituto.

100 smlmv

IV Jefe de Sección. 50 smlmv *Reglamentado según Resolución No. 249 de 2004, Art. 6, y actualizado según Acuerdo del Consejo Superior 046 de 2004, Acuerdo del Consejo Superior No. 073 de 2005, Resolución No. 037 de 2006 y Resolución No. 868 de 2008 actualizada

según Resolución No. 2323 de 2008.


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6.7. VALOR DE LOS VIÁTICOS Y COMPONENTE TERRESTRE ¿Cómo se determina el valor de los viáticos diarios que rigen para los empleados de planta (docentes, administrativos) y profesores de hora cátedra? Para determinar el valor de los viáticos, se han establecido dos categorías de acuerdo con el lugar donde el funcionario deba cumplir la comisión asignada:

Categoría A: Corresponde a las capitales de los departamentos y a las siguientes ciudades: Paipa, Melgar, Villa de Leyva, Girardot, Barrancabermeja, Palmira y Rionegro (Antioquia).

Categoría B: Corresponde a las ciudades que no están incluidas en la categoría A.

Tabla 3. Valores de viáticos para empleados de planta (docentes, administrativos) y profesores de hora cátedra **

NIVEL Descripción del nivel Pernocta/No pernocta

CATEGORÍA A CATEGORÍA B

Valor por día si pernocta

18 smlmv/30 10 smlmv/30

NIVEL 1

Rector, Vicerrector, Decanos, Director

Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia, Director de

Planeación,

Valor por día si no pernocta

(18 smlmv/30)*60% (10 smlmv/30)*60%


16 smlmv/30 9 smlmv/30 NIVEL 2

Los que no están en el nivel 1 ni en el 3 Valor por día si no

pernocta (16 smlmv/30)*60% (9 smlmv/30)*60%


9.5 smlmv/30 7 smlmv/30 NIVEL 3

Empleados No Profesionales Valor por día si no

pernocta (9.5 smlmv/30)*60% (7 smlmv/30)*60%

** Acuerdo Superior 072 de 1992, Acuerdo Superior 033 de 1998 y Acuerdo Superior No. 045 de 2002. Nota: • Cuando el funcionario permanece por más de 10 días en comisión, la liquidación de viáticos se hace con base

en el 90% del valor fijado. • Valor por día si no pernocta significa que para el cumplimiento de las tareas asignadas el comisionado regresa el

mismo día y en este caso se le reconocerá como valor de los viáticos el 60% de la tarifa que le corresponda. ¿Cuáles son los valores del componente terrestre de los gastos de viaje?


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La Resolución No. 1719 de 2006 estableció los valores del componente terrestre de los gastos de viaje correspondientes a los traslados entre aeropuertos y ciudades. Para la vigencia del 2009, de acuerdo con el artículo 2° de dicha Resolución, estos valores se incrementaron como se muestra a continuación:

Tabla 4. Valores del componente terrestre para la vigencia del 2009

CIUDADES Valores con ajuste

según IPC*

Bucaramanga $34.139 Bogotá $34.139 Cali $56.898 Medellín Aeropuerto de Rionegro $68.278 Aeropuerto Olaya Herrera $15.932 Barranquilla $36.757 Cúcuta $17.070 Cartagena $22.759 Santa Marta $28.450 Pereira $15.932 Otras ciudades $15.932

* La variación anual del IPC en 2008 fue 7,67 %. Fuente: DANE. Los valores del componente terrestre se incrementarán anualmente en un porcentaje igual a la variación anual del IPC, certificado por el DANE. Nota: � Cuando el transporte de Bucaramanga al aeropuerto se realice en vehículos de la Universidad, no se habrá

lugar al pago del valor del Componente Terrestre para esta ciudad. � El Componente Terrestre será pagado con cargo al rubro Gastos de Viaje, de la unidad ordenadora del

gasto, ya sea personal de planta o personal no de planta.

6.8. OTROS ¿Qué contribuciones generan los ingresos por venta de servicios de los Fondos Especiales de las UAA? Como política institucional, toda actividad relacionada con la venta de servicios de los Fondos Especiales de las UAA, deberá generar una contribución para la Universidad equivalente a un porcentaje del valor del contrato, orden, convenio o actividad, la cual se discrimina en la siguiente tabla:


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Tabla 5. Contribución por venta de servicios de los Fondos Especiales*

FONDO PORCENTAJE

Fondo Especial de la Rectoría 1%

Fondo Especial de la Vicerrectoría Académica 1%

Fondo Especial de la Vicerrectoría Administrativa 2% Fondo Especial de la Vicerrectoría de

Investigaciones 1%

Fondo Especial de la Decanatura 1%

Fondo Común de la Universidad 5%

TOTAL 11%

* Acuerdo No. 065 de 2003. Todas las UAA que están adscritas a un Decanato y a una Sede contribuyen con el 11%. Las demás UAA contribuyen con el 10% sobre los ingresos que generan (menos el 1 % del Fondo Especial de la Decanatura). ¿Cuál es el trámite para la asignación de un nuevo código presupuestal a una UAA o proyecto? El Jefe de la UAA o proyecto debe solicitar a la Sección de Presupuesto por medio de un memorando, debidamente firmado por el ordenador del gasto, la asignación de un código para la UAA o para el proyecto respectivo. Si el proyecto pertenece al Fondo Ajeno (3) o a Proyectos de Investigación financiados por la Vicerrectoría de Investigaciones del Fondo Común (1), el código es asignado según el Decanato al que pertenece. A los fondos Especial (6), Estampilla (8) y Patrimonial se asigna de acuerdo al disponible en el SIF. Cuando termina la ejecución del proyecto, a excepción del Fondo Ajeno y proyectos de Investigación del Fondo Común (1), el Jefe de la UAA o proyecto debe enviar un memorando informando la novedad para que la Sección de Presupuesto realice la cancelación respectiva. En los demás fondos la vigencia del mismo se determina según la fecha estipulada en el convenio, contrato, etc. Recuerde!! La solicitud de asignación de un código presupuestal debe ser autorizada por el ordenador del gasto debidamente nombrado mediante resolución.


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7. SECCIÓN DE TESORERÍA 7.1. CRÉDITOS PARA MATRÍCULAS DE PREGRADO ¿Con qué entidades existen convenios para la financiación de las matrículas? La Universidad ha establecido convenios con entidades externas con el fin de brindar a los estudiantes los instrumentos que faciliten el pago de sus matrículas. Las siguientes son las instituciones con las cuales la Universidad tiene actualmente convenios: - ICETEX - COOPFUTURO - COOTECSAN - BANCO DE BOGOTÁ - BANCO DE CRÉDITO

Estas entidades también brindan crédito para estudios de posgrado. Coopfuturo ofrece crédito para Maestrías mediante el convenio “Sin representación”. ¿Qué modalidades de crédito para pregrado ofrece el ICETEX? El ICETEX ofrece dos modalidades de crédito: Mediano Plazo y Proyecto ACCES (Financiación a largo plazo).

a. Mediano plazo Crédito para el cubrimiento total de la matrícula hasta un monto de ocho (8) smlmv por semestre. El estudiante debe cancelar el 60% del valor girado más los intereses respectivos durante cada semestre y el 40% a financiar en un plazo de cinco años finalizado el último periodo del crédito. b. Proyecto ACCES Crédito para sostenimiento o para matrícula. Para sostenimiento los créditos pueden ser desde uno (1) hasta cinco (5) smlmv por semestre académico. Para matrícula, el ICETEX puede cubrir hasta el 50% ó el 75% del valor de la matrícula. Los estudiantes que estén registrados en el SISBEN y cuyo núcleo familiar corresponda a los estratos socioeconómicos 1 y 2, reciben del ICETEX un subsidio del 25% del valor de la matrícula, siempre y cuando culminen con éxito el programa académico financiado. En esta modalidad de crédito, durante la época de estudios y el periodo de gracia, el estudiante deberá amortizar una cuota mensual del 2% a partir del mes siguiente de efectuado el giro por parte del ICETEX, y adicionalmente en la primera cuota de cada periodo académico debe cancelar una prima de seguro correspondiente al 1% del giro. Los pagos del crédito se inician un año después de terminado el programa académico (periodo de gracia) y el plazo de amortización corresponde a un tiempo equivalente al doble del periodo financiado.


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¿Cómo acceder al crédito educativo ICETEX?

El estudiante puede diligenciar la solicitud de crédito y encontrar mayor información acerca de los créditos que ofrece el ICETEX, ingresando a la página Web del ICETEX, www.icetex.gov.co, en el link correspondiente a crédito educativo. ¿En qué consiste el crédito COOPFUTURO? Es un crédito a corto plazo. Existen dos convenios con Coopfuturo: sin representación y con representación.

a. Sin representación Cuando el valor del crédito es superior a tres smlmv. En este caso, Coopfuturo financia el 100 % del valor de la matrícula el cual debe cancelar en cinco cuotas mensuales durante el semestre. El estudiante debe afiliarse a la cooperativa. b. Con representación Cuando el valor del crédito es menor o igual a tres smlmv. En este caso, el estudiante debe cancelar el 30% del valor de la matrícula al solicitar el crédito y Coopfuturo financia el 70% el cual debe pagar en tres cuotas mensuales.

¿En qué consiste el crédito COOTECSAN? Consiste en financiación a corto plazo por medio de COOTECSAN (Cooperativa Tecnológica de Santander) con recursos del IDESAN (Instituto Financiero para el Desarrollo de Santander). El crédito puede cubrir hasta el 100% de la matrícula, el cual debe ser cancelado en cinco cuotas durante el semestre. El estudiante debe afiliarse a la cooperativa. ¿En qué consiste el crédito del Banco de Bogotá? El crédito que ofrece el Banco de Bogotá – Crediestudiantil – consiste en un crédito a corto plazo que el estudiante puede cancelar en tres hasta seis cuotas mensuales. ¿En qué consiste el crédito del Banco de Crédito? El crédito que ofrece el Banco de Crédito financia hasta el 100% del valor de la matrícula y tiene 2 opciones de financiación:

• Crédito con cheque • Crédito con pagaré

La información está disponible en la página web www.tubancodecredito.com en el link “Tu banco”.

Mayor información sobre créditos para matrículas de pregrado: � � � � [email protected]


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7.2. RELIQUIDACIÓN DE MATRÍCULA

¿En qué casos se puede solicitar reliquidación de matrícula? El estudiante puede solicitar reliquidación de matrícula cuando (Consultar Resolución No. 606 de 2005):

a. Se presenta disminución de los ingresos de la UEF (Unidad Económica Familiar), b. Se presentan cambios en el estrato de la UEF, c. La institución en la que cursó el grado once del bachillerato le otorgó beca para el estudio del mismo, d. El estudiante se declara independiente económicamente.

¿Cuál es la instancia encargada de estudiar los casos de solicitud de reliquidación de matrícula? La instancia encargada de analizar, documentar, resolver y responder las solicitudes de reliquidación de matrícula de estudiantes de pregrado es el Comité de Matrículas. ¿Cuál es el trámite para solicitar reliquidación de matrícula? El interesado debe ingresar a la página Web de la Universidad y diligenciar en el módulo Estudiantes, el “Formulario Único de Reliquidación de Matrículas”; en el caso de becas, adicionalmente debe diligenciar el “Formulario Único de Registro Beca”. Estos formularios debe entregarlos debidamente firmados, dentro de las fechas que programe la Universidad, en la oficina de Liquidaciones junto con los documentos soporte exigidos según el caso, para su radicación. Fuera de las fechas establecidas, sólo se aceptan solicitudes de reliquidación que se consideren tipificadas como de fuerza mayor, las cuales deberán ser avaladas según concepto del Asesor Jurídico de la Universidad. ¿Qué responsabilidad asume el estudiante al presentar la solicitud? Al presentar la solicitud, el peticionario dejará constancia expresa declarada bajo gravedad de juramento, que la información que allega es completa y verídica y que, si se llegase a comprobar inexactitud por cualquier medio, asumirá las consecuencias disciplinarias de las faltas gravísimas previstas en las normas universitarias y en la ley. Para todos los casos, la Universidad se reserva el derecho de verificación de la información suministrada por el estudiante en cualquier momento. El estudiante está en la obligación de presentar la información pertinente a la Universidad, tan pronto su situación vuelva a ser favorable (Art. 10 Resolución No. 606 de 2005). ¿Cómo se comunican las decisiones tomadas por el Comité de Matrículas? Las decisiones tomadas por el Comité de Matrículas se comunicarán a través de la página Web de la Universidad, en el módulo Estudiantes. Por este medio el estudiante podrá hacer seguimiento del estado en que se encuentra su solicitud de reliquidación y la respuesta definitiva a la misma. ¿Cuál es la vigencia de la reliquidación? Las reliquidaciones podrán ser temporales o definitivas según lo determine el Comité de Matrículas de acuerdo con la normatividad que rija en la Universidad. Cuando la situación que medie para la solicitud de reliquidación sea la


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disminución de ingresos, la reliquidación tendrá una vigencia hasta de dos semestres; transcurrido ese tiempo, el estudiante deberá actualizar la información de ingresos de la UEF, de no hacerlo la liquidación se hará considerando los parámetros iniciales. ¿El estudiante puede apelar la decisión del Comité de Matrículas? El peticionario puede interponer recurso de reposición contra la decisión del Comité de Matrículas, el cual debe presentarse por escrito ante la oficina de Liquidaciones dentro del plazo fijado por la Universidad; de lo contrario se entiende notificada la decisión para todos los efectos. (Art. 12, Resolución 606 de 2005). 7.3. DEVOLUCIÓN DEL PAGO DE MATRÍCULA

¿En qué casos se puede solicitar devolución del pago de la matrícula? El estudiante puede solicitar devolución del pago de la matrícula en los siguientes casos:

• No realizó matrícula académica del semestre que solicita devolución. • Obtuvo descuentos aprobados por el Comité de Matrículas que no han sido incluidos en su liquidación. • Quedó excluido de la Universidad por bajo rendimiento académico y canceló el valor de la matrícula del

siguiente semestre. • Tiene asociados dos pagos a la liquidación (ICETEX y efectivo u otro). • Canceló un mayor valor al establecido en su liquidación. • La Universidad recibió pago proveniente de subsidio de una Cooperativa por un valor mayor al del costo de la

matrícula y la devolución está autorizada por la misma. Generalmente la devolución se efectúa a la Cooperativa y en todo caso debe realizarse de acuerdo con lo estipulado en los estatutos de la misma.

¿Qué documentos se requieren para tramitar la devolución del pago de la matrícula? Para tramitar la devolución del pago de la matrícula el estudiante debe presentar en la Sección de Tesorería los siguientes documentos: a. Carta de solicitud de devolución del pago total o parcial de la matrícula, según el caso, debidamente firmada

por el estudiante. En esta carta debe especificarse claramente: • Datos del estudiante: Nombre, documento de identidad, dirección, teléfono, correo electrónico y número

de cuenta bancaria a la cual se le hará efectiva la devolución (el titular debe ser el beneficiario de la devolución).

• Motivo de la devolución. b. Fotocopia del carné estudiantil y del documento de identidad. c. Recibo original del pago de la liquidación. d. De acuerdo con la situación presentada, debe anexar el documento requerido:

•••• Certificación de la Dirección de Admisiones y Registro Académico en donde conste que no realizó matrícula académica del periodo para el cual solicita la devolución.

•••• Copia del Acta del Comité de Matrículas. En este caso se debe anexar el recibo de la liquidación inicial y el de la reliquidación.

Mayor información sobre reliquidación de matrículas:

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•••• Certificación de condición de PFU expedida por la Dirección de Admisiones y Registro Académico, correspondiente al periodo pagado que no ha sido matriculado y del cual solicita devolución.

•••• Carta de la cooperativa donde se autorice entregar el excedente al estudiante, si así lo permiten los estatutos de la misma.

•••• Carta del Consejo Académico en el evento en que el estudiante haya realizado matrícula académica.

¿Qué cuantía se reintegra por devolución del pago de matrícula?

• Cuando la devolución se solicite por no haber realizado matrícula académica, la Universidad reintegra el 90%.

• Si el estudiante queda en condición de PFU en un periodo académico y ha cancelado el valor de la matrícula del siguiente semestre, se reintegra el 100% del valor de la matrícula.

• Cuando el descuento obedece a una decisión del Comité de Matrículas, se devuelve la diferencia entre la liquidación original y la reliquidación.

• Cuando se haya cancelado un mayor valor al del costo de la matrícula, se reintegra el excedente.

7.4. HOMOLOGACIÓN DEL PAGO DE MATRÍCULA

¿En qué consiste la homologación del pago de matrícula? Consiste en aplicar el pago de una liquidación de matrícula de un semestre en el que el estudiante no haya realizado matrícula académica a otro semestre posterior en el cual desee matricular. Recuerde!! La solicitud de homologación del pago de matrícula debe realizarse en las fechas que programe la Universidad, las cuales serán comunicadas por la Sección de Tesorería. ¿En qué casos se puede solicitar homologación del pago de matrícula? • Cuando el estudiante no realiza matrícula académica. • En casos especiales, con aprobación previa del Consejo Académico, cuando el estudiante realiza cancelación de

semestre después de haber efectuado matrícula académica. ¿Cuáles son los requisitos para la solicitud de homologación? Para tramitar la solicitud de homologación el estudiante debe presentar los siguientes documentos: a. Carta de solicitud de homologación del pago de matrícula. Se debe especificar el año y el semestre que se

quiere homologar, y la dirección y el teléfono del estudiante. b. Recibo de pago original con el timbre y sello de la entidad bancaria. c. Certificación de la Dirección de Admisiones y Registro Académico, donde conste que el estudiante no realizó

matrícula académica en el semestre que desea homologar. d. En caso que el estudiante haya realizado matrícula académica, carta del

Consejo Académico donde se aprobó la solicitud de homologación.

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7.5. SOLICITUD DE DESCUENTO POR EJERCICIO DEL SUFRAGIO ¿Qué documentos se requieren para solicitar el descuento por haber ejercido el sufragio? Para tener derecho al descuento por sufragar (Ley 403 de 1997, Art. 2 numeral 5), el estudiante debe presentar en la oficina de Liquidaciones, preferiblemente dentro de los siguientes 30 días calendario a las elecciones o a más tardar 15 días antes de realizar el proceso de liquidación de matrícula, los siguientes documentos:

- Original del certificado electoral, con el nombre y código del estudiante al respaldo. - Fotocopia del certificado electoral. - Cédula de ciudadanía.

El descuento será válido hasta que se lleve a cabo la siguiente jornada electoral, según lo previsto en el art. 1° de la Ley 815 de 2003. 7.6. VENTA DE SERVICIOS 7.6.1. Recaudo

¿Quiénes están autorizados para recibir los ingresos por venta de servicios? Los ingresos por venta de servicios sólo podrán recibirse a través de las cajas autorizadas y entidades bancarias donde la Universidad posea cuentas. Ninguna persona está autorizada para recibir recursos de terceros a favor de la Universidad. 7.6.2. Selección del tipo de recaudo a utilizar FACTURA DE VENTA ¿Cómo generar una factura de venta?

a. Para generar una factura de venta, en primer lugar la UAA debe

verificar que el cliente se encuentre registrado en el SIF. Si el cliente no está registrado, debe diligenciar el formato “Registro de Proveedores de Bienes y Servicios” y enviarlo al auxiliar encargado en la División Financiera para que efectúe el respectivo registro.

b. Es importante definir las fechas de pago de la factura (FECHA DE VENCIMIENTO DE LOS PAGOS), para realizar

su debido registro en el SIF. c. Ingresar al módulo MANEJO DE INGRESOS � FACTURACIÓN DE SERVICIOS y diligenciar la información

solicitada por el SIF. La UAA debe verificar que los datos registrados sean correctos. Recuerde!! • Se debe registrar la fecha o fechas de vencimiento de los pagos, de lo contrario el SIF asume por defecto la

fecha de elaboración de la factura, y ésta entraría en mora a partir del día siguiente a su elaboración.

Mayor información sobre descuentos por sufragio: � � � � [email protected]


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• La factura de venta tiene código de barras, su impresión debe realizarse en impresora y papel especial asignados para tal fin.

• Envíe a la oficina de Cartera la factura de venta en original debidamente firmada por el Jefe de la UAA y por el cliente.

• Si no está seguro de haber adicionado la factura de venta, NO ingrese nuevamente la información. Verifique que ésta haya sido grabada, ingresando a la opción CONSULTAR disponible en este mismo módulo.

FORMATO DE RECAUDO GENERAL

¿Cuándo se utiliza el formato de recaudo general? El formato de recaudo general se utiliza cuando la UAA ofrece un servicio pero no tiene la certeza de que el interesado finalmente utilice el servicio, por ejemplo inscripciones a cursos, diplomados, congresos, etc. y exámenes de laboratorio. La principal ventaja del Formato de Recaudo General es que permite identificar el concepto de ingreso, el fondo al que deben ingresar los recursos y los datos del interesado requeridos por la UAA y no genera contablemente una cuenta por cobrar si no es pagado por el cliente cuando éste decide no tomar el servicio. ¿Cómo generar el formato de recaudo general? a. Verifique que el cliente se encuentre registrado en el SIF. En caso contrario, usted debe ingresar al SIF a

través de la siguiente ruta: INGRESOS � RECAUDO GENERAL UIS � ADICIONAR y registrar la información del cliente (Documento de identidad, nombres, apellidos, departamento, municipio, dirección y teléfono).

b. Ingrese al módulo MANEJO DE INGRESOS – RECAUDO GENERAL UIS y

diligencie la información solicitada por el SIF. RECAUDOS CON VENTA DE PIN

¿Cuándo se utiliza el recaudo con venta de PIN? Cuando la demanda de un determinado servicio es alta, las UAA pueden optar por el recaudo mediante PIN el cual consiste en un código que el Banco le vende al interesado y que corresponde a un bien o servicio que ofrece la Universidad. ¿Cómo programar recaudos con venta de PIN? Para recaudar con PIN, el Jefe de la UAA debe solicitar este servicio mediante comunicación escrita a la Sección de Tesorería, informando el concepto de recaudo, el valor a recaudar y la fecha durante la cual se deben vender los pines. La Sección de Tesorería hace la respectiva solicitud al Banco y comunica a la UAA para que proceda a utilizar este sistema de recaudo.

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Después de adquirir el PIN en la entidad bancaria, es necesario que el cliente entregue el soporte en la UAA respectiva verificando el concepto por el cual se realizó el pago, el nombre y el documento de identidad de la persona interesada en adquirir el respectivo servicio. RECAUDOS POR CAJA

¿Qué se debe tener en cuenta para realizar recaudos por caja? Cuando se requiera recaudar un concepto por caja, la UAA debe tener en cuenta que éste debe realizarse únicamente para cuantías pequeñas, hasta el tope autorizado por la Universidad (un salario mínimo legal mensual vigente). Teniendo en cuenta el alto volumen de servicios que ofrece la Universidad, y para evitar la congestión en las cajas de la misma, se han establecido formatos de recaudo con el objetivo de que los clientes realicen los pagos en las entidades bancarias respectivas. ¿Cómo recaudar un concepto por caja? En los casos que se requiera recibir varios pagos de una misma UAA, el Jefe de la misma puede solicitar por escrito el recaudo por caja a la Sección de Tesorería especificando la siguiente información:

- Concepto del recaudo - Justificación - Valor - Fondo al cual deben ingresarse los pagos - Fechas en que se debe recibir los pagos

7.7. REPORTE DE INGRESOS A LA SECCIÓN DE TESORERÍA ¿Qué ingresos se deben reportar a la Sección de Tesorería? Cualquier ingreso o recaudo que se haya realizado por recibo de consignación o sin lectura de código de barras, debe reportarse a la Sección de Tesorería para que los dineros ingresen a la UAA o proyecto al que pertenecen. La ausencia de reporte de ingresos por parte de las diferentes UAA, ocasiona que no se puedan asignar los recursos a la UAA respectiva y que éstas a su vez presenten iliquidez y retrasos al momento de realizar los pagos a los proveedores. 7.8. CUENTAS POR PAGAR 7.8.1. Trámite de cuentas por pagar ¿Cuál es el trámite para el pago de una cuenta? La UAA debe enviar la cuenta y los documentos soporte correspondientes a la Sección de Presupuesto, la cual se encargará de revisar que se cumplan los requisitos en relación con el rubro presupuestal, la orden de contratación,

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Mayor información sobre reporte de ingresos a Tesorería: � � � � [email protected]


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y los documentos soporte. Por ningún motivo se deben generar cuentas en el SIF y no ser entregadas físicamente en la División Financiera. Si no se presentan inconsistencias, las cuentas se envían a la Sección de Tesorería, la cual se encarga de verificar la información del beneficiario del pago: nombre, dirección, teléfono, tipo de documento y número de documento de identificación; que los descuentos se hayan efectuado en el SIF de acuerdo al detalle del servicio y que los valores a descontar sean correctos. Igualmente verifica que se registren en el SIF únicamente los pagos que se vayan a realizar de acuerdo con la orden de pago respectiva, debido a que el SIF muestra todos los pagos relacionados con un mismo contrato u orden de contratación, ya sea que estén pendientes o que ya se hayan efectuado. Una vez verificada la información anterior, el auxiliar de Tesorería activa la cuenta para que el ordenador del gasto la autorice, previa verificación del efectivo y, de esta manera, la Sección de Tesorería proceda a realizar el respectivo pago. ¿Qué condiciones se deben cumplir para activar una cuenta? Las cuentas se activan para que se autorice el pago correspondiente cuando se cumplen las siguientes condiciones EN SU TOTALIDAD:

• El servicio corresponde al rubro presupuestal afectado. • Se ha utilizado el formato de orden de contratación apropiado. • Las firmas corresponden al ordenador de gasto. • Se han anexado los documentos soporte requeridos según el caso. • La información correspondiente al proveedor: nombre, dirección, teléfono, tipo de documento y número de

documento de identidad es correcta. El registro inexacto del tipo y número de documento de identificación ocasiona demoras en el trámite del pago pues la cuenta debe ser devuelta a la UAA para su corrección.

• Los descuentos se han realizado correctamente (Retención en la fuente, retención de IVA, Estampilla Pro-UIS y demás a que haya lugar) y corresponden realmente al servicio prestado.

• Se ha registrado correctamente el número de factura de venta, cuando haya lugar a ésta, por ejemplo en las órdenes de compra.

Recuerde!! El registro incorrecto de la información en las órdenes de contratación y órdenes de pago ocasiona demora en el pago de las mismas. Es importante que verifique la información antes de enviar las cuentas a la División Financiera. 7.8.2. Pago por transferencia electrónica ¿Qué se requiere para realizar el pago por transferencia electrónica? Cuando las UAA contraten la prestación de un bien o un servicio, deben solicitar al proveedor que diligencie el formato “AUTORIZACIÓN PARA PAGO POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA”, el cual se encuentra en la intranet, ingresando por la pág. Web de la Universidad, Nombre: publico, Clave: publico y continuando a través de la siguiente ruta: Sistema de Gestión de Calidad � Mapa de procesos � Financiero � Tesorería - Formatos. Dicho formato debe ser firmado por el beneficiario del pago. Cuando se trate de persona jurídica debe anexar el “Certificado de Constitución y Gerencia”, documento expedido por la Cámara de Comercio.

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Recuerde!! • La cuenta bancaria relacionada debe estar a nombre de la persona o entidad que presta el servicio, dado que

sólo se realizará transferencia al primer beneficiario de los pagos. • Todos los pagos se realizarán a la cuenta reportada, por tanto ante

cualquier modificación de la información, se debe remitir nuevamente la documentación respectiva a la Sección de Tesorería, haciendo referencia a que es actualización de datos para pago por transferencia electrónica.

7.8.3. Trámite de pago cuando no se reclama tirilla de pago ¿Qué es la tirilla de pago y dónde se reclama? La tirilla de pago es un documento que se puede utilizar para pago de auxiliaturas, becas, profesores hora cátedra y algunos subsidios. El beneficiario debe reclamarla oportunamente en la caja principal de la Sección de Tesorería presentando su documento de identidad. ¿Qué trámite se realiza cuándo los beneficiarios no reclaman la tirilla de pago? La Sección de Tesorería envía a las UAA un listado de las personas que no reclamaron la tirilla de pago en el periodo que estuvieron disponibles en la caja. El beneficiario del pago debe enviar una carta a la Sección deTesorería solicitando el pago y anexar el formato de transferencia electrónica debidamente diligenciado. En la carta se debe especificar la siguiente información:

• Datos personales (Nombre, dirección y teléfono) • Número de comprobante de tirilla • Concepto • Valor • Correo electrónico

Recibida la carta, la Sección de Tesorería realiza el trámite para pago a través de transferencia electrónica. En casos especiales en que la persona no disponga de cuenta bancaria, la Jefe de la Sección de Tesorería podrá autorizar el pago mediante cheque. Recuerde!! Es responsabilidad del beneficiario, reclamar oportunamente la tirilla de pago. De esta manera, recibe un servicio eficiente y evita demoras en su pago.

7.8.4. Legalización de gastos por concepto de prácticas docentes y salidas de campo ¿En qué consiste la legalización de gastos por prácticas docentes y salidas de campo? Consiste en entregar en la Sección de Tesorería, para su respectivo registro en el SIF, los documentos que soportan todos los pagos que la Universidad realiza por concepto de prácticas docentes y salidas de campo.

Mayor información transferencia electrónica: � � � � [email protected]

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¿Qué documentos debe presentar el funcionario para la legalización de estos gastos? Para legalizar los gastos por concepto de prácticas docentes y salidas de campo, el funcionario debe presentar en la Sección de Tesorería los siguientes documentos: a. Relación de los gastos en la cual se debe indicar el número de la orden de pago con la que se reconocieron los

recursos, el concepto, el nombre y número de identificación de la persona que realizó la práctica docente o salida de campo, la fecha en que se realizó la actividad y el código de la UAA. Cuando haya lugar a descuentos por Retención en la fuente, Retención de IVA y/o Estampilla Pro-UIS debe especificar el valor base y el valor retenido. Esta relación debe estar debidamente firmada por la persona que realizó la salida de campo o la práctica docente y por el ordenador del gasto.

b. Documentos soporte que respalden todos los pagos (facturas, tiquetes de viaje y recibos). c. Recibo de pago, expedido por la caja de la Sección de Tesorería, de los valores retenidos por concepto de

Retención en la fuente, Retención de IVA y Estampilla Pro-UIS. A su regreso, el funcionario debe cancelar en la caja de la Sección de Tesorería, el valor retenido de los pagos efectuados junto con una relación donde se indique el nombre y el número de identificación de quien realizó la práctica docente o salida de campo, el código de la UAA, el número de la orden de pago y los valores retenidos.

Recuerde!! Sin el cumplimiento de estos requisitos no se puede realizar la legalización de los gastos por concepto de prácticas docentes y salidas de campo. ¿Qué requisitos deben cumplir los documentos soporte para la legalización de estos gastos? a. Estar expedidos a nombre de la UIS, NIT 890.201.213-4. b. Estar debidamente firmados por la persona natural o jurídica que prestó el servicio. c. Deben especificar:

- Información de la persona o entidad que prestó el servicio: nombre, identificación (cédula o NIT), dirección, teléfono.

- Descripción del servicio. - Valor del servicio. - Fecha en que se prestó el servicio. - Origen y destino del desplazamiento, en caso de desplazamientos en taxi. - El valor de IVA discriminado, si a ello hubiere lugar. - Número del consecutivo del documento soporte, si a ello hubiere lugar.

Recuerde!! Si el servicio es prestado por una persona natural que no expide factura se debe elaborar un documento equivalente que describa los datos ya mencionados. ¿Cuáles son los valores a descontar por Retención en la fuente, Retención de IVA y Estampilla Pro-UIS al pagar los servicios obtenidos en una práctica docente o salida de campo?


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Dada la naturaleza de la Universidad de retenedor en la Fuente, IVA y Estampilla Pro-UIS, el funcionario debe realizar los descuentos por Retención en la Fuente, Retención de IVA y Estampilla Pro-UIS de acuerdo con la siguiente tabla, cuya vigencia es anual:

Tabla 6. Retención en la Fuente, Retención de IVA y Estampilla Pro-UIS

RETENCIÓN EN LA FUENTE Y RETENCIÓN DE IVA 2009

CONCEPTO DESCUENTO BASE

(Si el valor a pagar es …) PORCENTAJE

Hoteles, restaurantes y hostales Retención en la fuente > $ 95.000 3,5%

Arrendamiento de bienes inmuebles Retención en la fuente > $ 642.000 3,5%

Transporte de pasajeros Retención en la fuente > $ 642.000 3,5%

Arrendamiento de bienes muebles Retención en la fuente Cualquier valor 4%

Compra de combustible Retención en la fuente Cualquier valor 0,1%

Estampilla Pro-UIS Cualquier valor 2%

Compras o suministros Retención en la fuente > $ 642.000 3,5%

Estampilla Pro-UIS 100% 2%

Servicios Retención en la fuente >= $95.000 6% Pers .naturales 4% Pers. jurídicas

Estampilla Pro-UIS >= 3 smlmv 2%

Sobre el valor de IVA facturado * Retención de IVA Sobre el valor de IVA facturado 50%

* Aplica para toda entidad de régimen común que no tenga calidad de Gran Contribuyente. Recuerde!! • A las entidades sin ánimo de lucro no se les practica ningún tipo de descuento por Retención en la fuente o por

Estampilla Pro-UIS. • Los descuentos por Retención en la fuente, Retención de IVA y Estampilla Pro-UIS a que haya lugar se deben

realizar en el momento en que se paga por el servicio prestado en la práctica docente o salida de campo. ¿Cuándo se debe realizar la legalización de los gastos por concepto de prácticas docentes y salidas de campo? Los recursos entregados deben legalizarse dentro de los cinco días siguientes a la terminación de la práctica docente o salida de campo y, en todo caso, deberán realizarse antes de la fecha límite fijada por la División Financiera para esta actividad, en cumplimiento de lo establecido por la DIAN. Los gastos por concepto de prácticas docentes y salidas de campo que se realicen en el último mes del año deben legalizarse antes del 29 de diciembre. De esta manera se garantiza que la Universidad pueda presentar a la DIAN la declaración de las retenciones en la fuente que de conformidad con las normas vigentes se debieron efectuar durante el respectivo mes o vigencia.


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Recuerde!! No cancelar oportunamente las retenciones a cargo le acarrea a la Universidad el pago de intereses moratorios a la DIAN. En este caso, dicho monto deberá ser reembolsado por el responsable de la legalización. 7.9. ENTREGA DE CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES, RETENCIÓN EN LA

FUENTE E IVA ¿Cómo se tramitan los certificados de ingresos y retenciones, retención en la fuente e IVA? Cada año la Sección de Tesorería expide los certificados de retención en la fuente a los proveedores de la Universidad quienes pueden solicitar el envío por correo físico o pueden reclamar directamente en la Sección de Tesorería. Los certificados de ingresos y retenciones se envían directamente a las UAA donde laboran los empleados. Los certificados de retención de IVA se expiden con cada pago y se envían a la dirección de correo electrónico reportada por el proveedor. 7.10. CIERRE DE VIGENCIA

¿Qué aspectos deben tener en cuenta las UAA para el cierre de la vigencia? Para que el cierre de vigencia se realice correcta y oportunamente es necesario:

1. Que las UAA remitan todas las consignaciones y los soportes de transferencias electrónicas que posean de sus clientes indicando el concepto, el código de UAA o proyecto, la fecha y el valor de la consignación, con el fin de identificar y aplicar dichos recursos a la UAA respectiva. El recibo de consignación debe tener sello del Banco o registro de caja.

2. Remitir todas las copias de facturas de venta debidamente firmadas a la División Financiera - Cartera.

3. Dar cumplimiento a las órdenes en el SIF, una vez se hayan recibido los bienes y servicios, y tramitar ante la

División Financiera su pago teniendo en cuenta las fechas establecidas en la circular emitida por esta dependencia.

La División Financiera emite una circular de cierre de vigencia, informando las fechas límite para entrega y giro de cuentas. Las cuentas que a 28 de diciembre no posean reserva presupuestal o no se encuentren en la Sección de Tesorería como cuentas por pagar no podrán pagarse en la siguiente vigencia. Recuerde!! Es responsabilidad de cada una de las UAA velar por el pago oportuno a sus respectivos proveedores, por el recaudo efectivo de sus cuentas por cobrar y por la correcta legalización de los recursos entregados por la Universidad ya sea a terceros o a través de las diferentes cajas menores o fondos fijos.

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7.11. PASAJES

¿Cuáles son los pasos para la compra de tiquetes aéreos? Para realizar la compra de tiquetes aéreos la UAA debe:

1. Verificar que disponga de CDP y efectivo para la adquisición del mismo. 2. Solicitar la reserva a las aerolíneas o agencias autorizadas por la Universidad. 3. Realizar la solicitud de compra del pasaje en el SIF. 4. Autorizar la compra del Pasaje en el SIF. Esta actividad debe ser realizada por el ordenador del gasto. 5. Confirmar la compra del pasaje a la aerolínea o agencia.

¿A quién se debe solicitar la reserva? La UAA debe solicitar la reserva, de acuerdo con la ruta requerida, a las aerolíneas o agencias autorizadas por la Universidad. ¿Qué información se debe verificar al realizar la reserva? Al realizar la reserva, la UAA debe verificar los siguientes datos para la posterior elaboración de la solicitud del tiquete en el módulo de pasajes del SIF: • Nombre completo, cédula, dirección y teléfono de la persona que va a viajar. • Fecha y hora de salida y regreso. • Número de vuelo de salida y regreso. • Hora de conexión, en caso de haber lugar a ello. • Récord de la reserva. • Clase de tarifa de ida y regreso. • Valor de cada clase discriminada en tarifa, IVA, tasas y otros conceptos si los hay. Si el valor de la tarifa de ida

es igual que la de regreso no es necesario solicitar este punto. • Valor total discriminado en tarifa, IVA, tasas y otros conceptos si los hay. • Plazo de compra de la reserva. ¿Qué debe tener en cuenta la UAA antes de elaborar la solicitud de compra del pasaje en el SIF? Antes de proceder a elaborar la solicitud de compra del pasaje en el SIF, la UAA debe: • Verificar que exista CDP y efectivo para pasajes aéreos nacionales o internacionales en el rubro

correspondiente. • Realizar la reserva según indicaciones anteriores. ¿Qué requisitos se deben cumplir para autorizar la solicitud de compra del pasaje? Para autorizar la solicitud de compra del pasaje, la UAA debe verificar que se cumplan los siguientes requisitos: • Que cuente con CDP.


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• Que disponga del efectivo requerido. • Que se haya realizado la reserva en la aerolínea o agencia autorizada por la Universidad. Recuerde!! Si la UAA no dispone de efectivo, el SIF no permite la autorización de la solicitud. ¿Qué trámite se debe realizar cuando se ha comprado el tiquete y la persona no puede realizar el viaje? Cuando se ha comprado el tiquete y la persona no puede realizar el viaje, debe enviar oportunamente un memorando a la Sección de Tesorería - Pasajes informando el motivo por el cual no se va a efectuar el viaje, especificando el nombre del viajero, el número de la solicitud, la ruta y la fecha de viaje. Una vez se defina el nuevo usuario del tiquete, se debe realizar una nueva solicitud en el SIF por el excedente que generó el cambio. En el espacio de observaciones se debe mencionar, antes de la justificación del viaje, que el tiquete corresponde al que estaba pendiente, indicando el número de la solicitud del tiquete anterior. Si la UAA considera que definitivamente el tiquete no va a ser utilizado, mediante memorando debidamente firmado por el ordenador del gasto puede autorizar a la Sección de Tesorería - Pasajes para que lo asigne a otra UAA que lo requiera y realice el respectivo traslado de fondos. Recuerde!! • Nunca anule una orden de solicitud de compra de pasajes, sin haber consultado a la Sección de Tesorería -

Pasajes si puede o no hacerlo. • Cuando se apruebe la anulación de una solicitud de compra de pasajes, la UAA debe hacerlo inmediatamente

para descomprometer el CDP y el efectivo. 7.12. OTROS 7.12.1 Reintegros de nómina ¿En qué consiste el trámite para los reintegros de nómina? La División de Recursos Humanos remite una carta al servidor público notificándole acerca del concepto de reintegro que debe realizar a la Universidad. El funcionario puede optar por una de las siguientes opciones de pago: a. Enviar una carta a la División de Recursos Humanos autorizando el descuento por nómina. b. Consignar el valor correspondiente en las entidades bancarias autorizadas para efectuar reintegro, o pagar en la

caja de la Universidad si el valor no excede la cuantía máxima establecida para recibir por caja. Cuando el pago se realice en una de las cajas de la Universidad o en una entidad bancaria, se debe entregar una copia de la consignación o del recibo de caja en la Sección de Tesorería y otra en la División de Recursos Humanos.

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7.12.2 Cajas menores y fondos fijos renovables ¿Qué es un fondo fijo renovable? Es un cupo de dinero expresado en efectivo y en bancos entregados a un servidor público de la Universidad para atender gastos identificados y definidos, los cuales por su especificidad y carácter regular se deben atender de forma inmediata y no se pueden adquirir a través del trámite normal de contratación. Dicho fondo se maneja a través de una cuenta corriente bancaria, cuyo titular es la Universidad y la firma autorizada corresponde al ordenador del gasto autorizado en la resolución de creación del respectivo fondo fijo. ¿Qué es una caja menor? Es un cupo de dinero en efectivo entregado a un servidor público de la Universidad para atender gastos identificados y definidos que por su especificidad y carácter regular se deben atender de forma inmediata y no se pueden adquirir a través del trámite normal de contratación. ¿Qué se entiende por Unidad Responsable y Unidad Solicitante en relación con los fondos fijos y cajas menores? La Unidad Responsable es la UAA que solicita y tiene bajo su responsabilidad el manejo del fondo fijo renovable. Esta unidad puede hacer uso del fondo. La Unidad Solicitante es la UAA que solicita la adquisición de un bien o servicio a través del fondo fijo renovable. ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta en relación con los fondos fijos y las cajas menores? a. Los conceptos de gastos autorizados para cada fondo fijo están establecidos en la resolución de aprobación del

mismo. b. No se podrán realizar con recursos de caja menor ni fondo fijo las siguientes operaciones: fraccionar compras

de un mismo elemento, reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales, contribuciones que establezca la ley sobre la nómina, cesantías ni pensiones, cambiar cheques o efectuar préstamos.

c. El límite máximo para cada desembolso es el diez por ciento (10%) del efectivo del fondo fijo o de la caja menor.

d. El responsable del fondo fijo o de la caja menor no entregará recursos a una UAA solicitante que tenga pendiente la legalización de algún gasto.

e. La Universidad incluirá al responsable de la caja o del fondo fijo en la póliza global de manejo para proteger los recursos de la institución.

f. Sin excepción, para el cierre de la vigencia todos los fondos fijos y cajas menores deben quedar totalmente legalizados a más tardar el día establecido por la Universidad para dicha actividad so pena de incurrir en falta disciplinaria.


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¿Cómo se solicita el reembolso de fondos fijos y cajas menores? La UAA responsable debe registrar diariamente en el SIF los documentos soporte de los pagos realizados con recursos del fondo fijo o caja menor respectivo. Cuando estime conveniente, debe solicitar la legalización a la Sección de Presupuesto presentando los originales de los documentos soporte. La Sección de Presupuesto verifica que los recibos se encuentren a nombre de la UIS y que el CDP corresponda al rubro afectado, elabora la orden de pago para que sea firmada por el ordenador del gasto y envía a la Sección de Tesorería para el respectivo reembolso. Recuerde!! Para evitar que se generen hechos cumplidos, el CDP debe cumplir con los requisitos establecidos en el Estatuto Presupuestal.


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8. GRUPO DE INVENTARIOS 8.1. RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO DE LOS BIENES ¿Cuáles son las responsabilidades en el manejo, uso y custodia de los bienes muebles de la Universidad? En general, son responsabilidades de quienes manejan, usan y custodian los bienes de la Universidad (personal de planta y externo), las siguientes: • Verificar personalmente la existencia y el estado de cada elemento, al recibir inventario. • Hacer un adecuado uso del inventario de acuerdo con los fines misionales para los que fue encomendado. • Verificar que los bienes que se encuentran bajo su responsabilidad estén legalizados y con la marcación física

correspondiente si a ella hubiere lugar. • Recibir el inventario que corresponda al asumir un nuevo cargo y entregar el inventario del cargo anterior. • En caso de robo, hurto o pérdida informar oportunamente al Jefe inmediato y/o al Grupo de Inventarios de

acuerdo con el procedimiento establecido. • Reportar oportunamente al Jefe inmediato y/o al Grupo de Inventarios, de acuerdo con los procedimientos

establecidos, las novedades que se presenten en relación con los bienes.

Además de cumplir con las anteriores responsabilidades, el personal de planta de la Universidad debe: • Gestionar oportunamente el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes. • Tramitar la solicitud de baja de los muebles y enseres y de los equipos eléctricos, electrónicos y/o

electromecánicos cuando a ello hubiere lugar. • Supervisar el correcto uso de los bienes y que éste corresponda a fines misionales. • En caso de préstamos, solicitudes de baja, salida de elementos, utilizar los formatos disponibles en los módulos

de Inventarios y de Planta Física los cuales se encuentran en la pág. Web y en la Intranet de la Universidad respectivamente.

¿Cuál es el documento normativo que soporta el manejo de los Bienes Muebles de la Universidad? El documento que soporta el manejo de los bienes muebles es el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS, al cual puede acceder en la Intranet a través de la siguiente ruta: Sistema de Gestión de Calidad � Mapa de Procesos � Financiero � Inventarios � Manual. ¿En qué consisten las pruebas selectivas? Es un mecanismo de control que consiste en la verificación física de los elementos. Puede ser realizada por el Grupo de Inventarios y/o la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión, quienes seleccionan de manera aleatoria el funcionario y/o los bienes a verificar. Esto le permite a la Universidad verificar el uso y custodia que, sobre sus inventarios, están llevando a cabo los responsables de los bienes.

Mayor información sobre inventarios: � � � � [email protected]


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8.2. CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES ¿Cómo están clasificados los bienes muebles de la Universidad? Los bienes muebles de propiedad de la Universidad se clasifican en Elementos Devolutivos, de Consumo e Intangibles. Los elementos devolutivos a su vez se clasifican en: Mayores, Menores y Libros.

Figura 2. Clasificación de los Bienes Muebles

Para efectos de registro y control, los bienes existentes en la Universidad se agrupan en los siguientes tipos: • Tipo 0. Bienes de Arte y Cultura • Tipo 1. Equipos y Elementos de Laboratorio • Tipo 2. Muebles y Enseres • Tipo 3. Equipos y Elementos de Oficina • Tipo 4. Maquinarias y Equipos • Tipo 5. Equipos y Elementos Audiovisuales • Tipo 6. Equipos Automotores • Tipo 7. Equipos y Elementos de Cómputo • Tipo 8. Elementos Intangibles • Tipo 9. Elementos de Consumo ¿Qué son elementos devolutivos? Son bienes tangibles disponibles para el uso de la Universidad que tienen carácter duradero o permanente aunque por el tiempo o por razones de su naturaleza o uso, se deterioran a largo plazo; pueden estar sujetos a depreciación o amortización y su devolución es exigible. ¿Qué son elementos devolutivos mayores? Son bienes representados en equipos de laboratorio, equipos de oficina, maquinaria, equipos audiovisuales, parque automotor y equipos de cómputo, cualquiera que sea su cuantía. Los muebles y enseres cuyo costo de adquisición sea mayor a medio (0.5) SMLMV se incluyen en esta clase de elementos.


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¿Qué son elementos devolutivos menores? Son aquellos muebles y enseres y demás elementos que cumplen las características de elementos devolutivos y su costo de adquisición es menor o igual a medio (0.5) smlmv, tales como herramientas, vidriería de laboratorio y similares. Los semovientes se incluyen en esta clase de elementos. ¿Qué son elementos intangibles? Son los bienes de propiedad de la Universidad que careciendo de naturaleza material, implican un derecho o privilegio de cuyo ejercicio o explotación pueden obtenerse beneficios económicos en varios periodos determinables. Para efectos de esta normatividad, hace parte de este grupo de elementos inventariables las licencias de software, patentes, marcas, franquicias, derechos fiduciarios y derechos de autor. 8.3. MÓDULO DE INVENTARIOS ¿Qué es el módulo de Inventarios? Es un módulo diseñado para el manejo de los bienes muebles mayores, en el cual todo empleado de planta puede ejercer un mayor control y un manejo eficiente de sus elementos. ¿Qué actividades se pueden realizar a través del módulo de Inventarios? A través de esta herramienta se pueden realizar las siguientes actividades: • Traslados de elementos en línea, los cuales se hacen efectivos en el SIF cuando el servidor público a quien se le

realice el traslado acepte la solicitud. • Actualización de la información con respecto a cada elemento como: ubicación, estado, marcación, etc. • Consultas de los inventarios de elementos mayores e impresión de los respectivos listados. • Registro de los préstamos y de las solicitudes de baja de elementos, e impresión de los formatos respectivos.

¿Cómo ingresar al módulo de Inventarios? Para acceder al módulo de inventarios debe ir al link del Sistema Financiero dispuesto en la parte superior de la página Web de la Universidad, dar click en Inventarios Elementos Mayores y digitar su login y contraseña. Recuerde!! El módulo de Inventarios es una oportunidad para ejercer un mayor control sobre los bienes devolutivos mayores. Es responsabilidad del servidor público ingresar al módulo y actualizar la información correspondiente a cada elemento. 8.4. INGRESO DE ELEMENTOS AL INVENTARIO ¿Qué debe tener en cuenta la UAA al recibir los elementos que ha adquirido? El Ordenador del gasto o quien él delegue, preferiblemente quien va a asumir la custodia de los bienes, debe corroborar que los elementos se reciban en las cantidades, valores contratados, marcas, referencias y características, de conformidad con la factura y la orden de compra respectiva.


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En caso de recibir equipos eléctricos, electrónicos y electromecánicos, se debe solicitar concepto técnico a la División de Mantenimiento Tecnológico, a la División de Servicios de Información o a la Unidad Asesora que corresponda. ¿Qué condiciones se deben cumplir para realizar el proceso de legalización de los bienes? Para que el proceso de legalización de los bienes se pueda llevar a cabo, se requiere: • Que se hayan cumplido satisfactoriamente los procedimientos de contratación, importación, fabricación, dación

en pago y donación, según el caso. • Que cuente con la orden de compra, la factura de venta y demás documentos soportes a que haya lugar. • Que el bien se haya recibido a satisfacción y se encuentre en las instalaciones de la Universidad. ¿En qué consiste el proceso de legalización de los bienes? La legalización de los bienes consiste en realizar en el SIF la entrada y salida de almacén, para esto se requiere registrar el nombre de la persona que va a asumir la responsabilidad en el inventario. Una vez realizada la salida de almacén, el SIF automáticamente asigna un número de inventario a los elementos devolutivos mayores y un número consecutivo a elementos devolutivos menores e intangibles. El SIF genera el comprobante de salida de almacén, el cual debe ser firmado por el ordenador del gasto y el servidor público que va a asumir la responsabilidad en el inventario. El ordenador del gasto o la persona a quien delegue, debe legalizar los elementos inmediatamente se reciban a satisfacción. Es responsabilidad del ordenador del gasto, verificar que ha realizado un correcto ingreso de los elementos al SIF. ¿Cómo se legalizan los elementos provenientes de donación, dación en pago o fabricación interna? Para legalizar los elementos provenientes de donaciones, dación en pago o que hayan sido fabricados por la Universidad, la UAA debe comunicar oportunamente por escrito al Grupo de Inventarios anexando los documentos soportes a que hubiere lugar. En la comunicación se debe especificar claramente la descripción, la marca si es el caso y la cantidad. De acuerdo con el procedimiento establecido, el Grupo de Inventarios realiza el acta correspondiente para ingresar el elemento al inventario y, en caso de corresponder a elementos devolutivos mayores, al programa general de pólizas. Cuando se requiera, realiza previamente el avalúo de los bienes en colaboración de las Unidades Asesoras correspondientes. Las Actas de Alta y de Donación deben ser firmadas por el Jefe del Grupo de Inventarios. ¿Se puede realizar la reposición de un elemento faltante con otros bienes? El servidor público de la Universidad puede proponer la reposición de un faltante con otros bienes cuando el bien a reponer haya desaparecido del mercado o que por tratarse de un elemento obsoleto no se requiera otro idéntico. Los bienes a recibir en reposición deben responder a las necesidades de la UAA a la que pertenece el servidor público y con destino a actividades misionales.


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La aceptación de estos bienes es realizada por una Comisión conformada por el Director o Jefe de la UAA y el Jefe del Grupo de Inventarios. En caso de requerirse concepto técnico, este se solicitará a la Unidad Asesora correspondiente. 8.5. MARCACIÓN FÍSICA ¿Cómo se realiza la marcación física de los elementos devolutivos mayores? Una vez se han ingresado los elementos mayores al inventario de la Universidad, el Grupo de Inventarios genera la impresión de los stickers con su respectivo número de inventario y procederá a realizar la marcación física del elemento previa verificación de las características estipuladas en la factura y en la orden de compra. Cuando el sticker del elemento se deteriore, el responsable debe reportar al Grupo de Inventarios el cual procederá a realizar la remarcación del elemento, previa verificación de las características del mismo. 8.6. BAJAS ¿Cómo se tramita la solicitud de baja de los bienes mayores y productos informáticos? Para solicitar la baja de bienes mayores y productos informáticos el servidor público debe: a. Solicitar a la División de Mantenimiento Tecnológico el respectivo concepto técnico para equipos eléctricos,

electrónicos y/o electromecánicos, cuando el motivo sea deterioro, avería u obsolescencia. b. En el caso de muebles y enseres, elaborar memorando de solicitud de baja en el módulo de Inventarios en la

página Web de la Universidad, imprimirlo, firmarlo y presentarlo al Grupo de Inventarios. c. Para el caso de muerte o venta de semovientes debe enviar carta al Grupo de Inventarios reportando la

novedad. d. Presentar al Grupo de Inventarios los conceptos técnicos y los documentos soporte para el trámite de baja. ¿Qué documentos soporte se requieren para solicitar la baja de bienes? Los documentos soporte que se deben anexar de acuerdo con el motivo de la solicitud de baja, son: • Robo o hurto: Original y copia al carbón del denuncio colocado ante autoridad competente, informes del

servidor público responsable del bien y del servicio de vigilancia. • Dación en pago: Cotización del nuevo bien a adquirir donde debe quedar claramente estipulado el elemento

que se recibe como dación en pago y el valor por el cual se recibe el mismo. • Deterioro, avería u obsolescencia: Concepto técnico de la División de Mantenimiento Tecnológico en caso de

equipos eléctricos, electrónicos o electromecánicos. En caso de bienes muebles no se requiere concepto técnico.

• Muerte o venta de semovientes: Carta del Jefe de la UAA. • Licencias de software: Cuando las licencias de software expiran, se debe enviar por escrito al Grupo de

Inventarios un documento que certifique que el software no está en uso y que ha sido eliminado de los equipos de cómputo en los cuales se había instalado, junto con el medio de almacenamiento original, si existe.


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8.7. TRASLADOS ¿En qué situaciones se debe realizar el traslado de bienes? Se debe realizar el traslado de los bienes en las siguientes situaciones: - Comisión administrativa o encargo. - Ausencia temporal por un tiempo mayor a un periodo ordinario de vacaciones, por ejemplo comisión de

estudios, licencias, comisión administrativa. - Al finalizar la relación laboral con la Universidad (entrega definitiva del Inventario). - Cuando no necesita el bien para el desempeño de sus funciones y otra persona lo requiere.

¿Cómo se tramita el traslado de bienes? El traslado de los bienes se tramita de la siguiente manera:

a. En primer lugar, quien va a entregar el inventario y quien lo va a recibir deben realizar la verificación del mismo.

b. Si el traslado corresponde a elementos devolutivos mayores, quien va a realizar el traslado, ingresa al módulo de Inventarios y realiza la solicitud de traslado seleccionando el número de inventario.

c. El funcionario que va a recibir el traslado, ingresa al módulo de Inventarios y autoriza dicha solicitud para que se haga efectivo en el SIF. Si el traslado no puede hacerse efectivo a través del módulo de inventarios, se debe enviar un documento firmado por ambas partes al Grupo de Inventarios, describiendo claramente los elementos y su número de inventario.

8.8. PRÉSTAMOS ¿A quiénes se puede conceder préstamo de los bienes de la Universidad? El préstamo de bienes se realiza a los servidores y estudiantes de la Universidad exclusivamente para realizar labores misionales. El préstamo a personas particulares, entidades o instituciones se puede realizar siempre y cuando el trabajo objeto del préstamo corresponda a actividades misionales y esté contemplado en un convenio o contrato celebrado con la Universidad. ¿Qué debe tener en cuenta quien solicita un préstamo?

• Verificar que el elemento se encuentre en buen estado al momento de recibirlo. • Cumplir el plazo establecido del préstamo. • En casos especiales en que se requiera el elemento por un tiempo mayor a un semestre académico, realizar la

renovación respectiva. • En caso de robo o hurto reportar inmediatamente al Jefe inmediato y al responsable del elemento en el

inventario, para que se proceda con el respectivo proceso administrativo de acuerdo con los procedimientos establecidos.

• En caso de avería del elemento debe reportar al Jefe inmediato y al responsable del elemento en el inventario y realizar la reposición del elemento, el cual debe cumplir con iguales o superiores características.


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¿Qué debe tener en cuenta el servidor público que va a conceder un préstamo? Antes de entregar un elemento en calidad de préstamo a otro empleado de planta o externo, el responsable del bien debe:

• Verificar que el elemento a prestar se requiera para fines misionales. • Verificar que el elemento se encuentre en buen estado. • Diligenciar el formato de préstamo respectivo:

- Para el préstamo de bienes devolutivos mayores debe ingresar al módulo de Inventarios y diligenciar la siguiente información: elemento(s) a prestar, fecha, motivo del préstamo, tipo de documento (cédula, código, NIT, etc.), número de identificación; el sistema automáticamente genera el nombre del solicitante. En caso de requerirse descripción adicional del elemento se registran las observaciones.

• Firmar el formato de préstamo junto con la persona que recibe el elemento.

¿Qué trámite se debe realizar cuando se requiere la salida de un elemento de la Universidad? Si el bien va a ser utilizado fuera de las instalaciones de la Universidad, el servidor responsable de los bienes debe realizar la solicitud de salida en el Módulo de Planta Física, el cual se encuentra disponible en la intranet de la Universidad. Ingresa al menú de solicitudes/salida de equipos UIS y registra:

• Documento de identificación del servidor que solicita la salida del elemento. • Datos de la persona autorizada para la salida del elemento. • Datos de la persona que va a hacer uso del equipo. • Fecha de salida y de posible entrega. • Motivo de salida y observaciones. • Número de inventario de los bienes (máximo 10 equipos).

8.9. DETERIORO, ROBO Y HURTO DE LOS BIENES

¿Qué debe hacer el responsable de los bienes en caso de deterioro de los mismos? Cuando se presente deterioro en los muebles y enseres el responsable de los bienes puede solicitar su reparación a la División de Planta Física; en caso de equipos eléctricos, electrónicos y electromecánicos puede solicitar su reparación a la División de Mantenimiento Tecnológico. En caso de ser posible, puede solicitar la reparación a una entidad externa. ¿Qué hacer en caso de robo o hurto de los bienes? El funcionario debe reportar por escrito al Grupo de Inventarios, una vez ocurrido el siniestro, anexando el respectivo denuncio colocado ante autoridades competentes, para que se realice el proceso administrativo correspondiente. Adicionalmente debe entregar al Grupo de Inventarios dos cotizaciones de elementos con iguales características, o similares en caso que el elemento no exista en el mercado; lo anterior con el objeto de realizar el trámite de reclamación ante la compañía de seguros.


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8.10. PÓLIZAS

¿Cómo se protegen los activos e intereses patrimoniales de la Universidad? Los activos e intereses patrimoniales de la Universidad están protegidos mediante pólizas establecidas en un programa de seguros el cual está conformado de la siguiente manera: a. Riesgo Total: Esta póliza asegura los daños ocurridos por incendio, rayo – terremoto, rotura de maquinaria,

corriente débil, hurto y sustracción. b. Responsabilidad Civil Extracontractual c. Responsabilidad Practicantes de Medicina d. Responsabilidad Directores Administradores e. Global de Manejo para Entidades Oficiales f. Vehículos g. SOAT h. Transporte de Mercancía i. Transporte de Valores j. Accidente de Persona en Vehículos de la Universidad ¿De qué seguros de garantías dispone la Universidad? La Universidad dispone de seguros de garantías, tales como:

- Calidad del servicio - Buen manejo de anticipo - Pagos de prestaciones - De cumplimiento - Todo riesgo

¿Quién es el responsable de tramitar las pólizas de garantías y realizar las reclamaciones ante la compañía de seguros? El Grupo de Inventarios es la dependencia encargada de tramitar las pólizas de garantías y efectuar las reclamaciones ante las compañías aseguradoras por los daños ocasionados a los activos e intereses patrimoniales de la Universidad. Es responsabilidad de las UAA comunicar oportunamente al Grupo de Inventarios las novedades y siniestros que puedan presentarse en relación con los bienes muebles.

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9. SECCIÓN DE CONTABILIDAD ¿Qué informes presenta la Sección de Contabilidad? La Sección de Contabilidad en cumplimiento de su función presenta los siguientes informes:

• Declaración Anual de Ingresos y Patrimonio, a la DIAN. • Información Tributaria Anual en Medios Magnéticos, a la DIAN. • Informe Bimestral de Solicitud de Devolución de IVA, a la DIAN. • Estados Financieros clasificados con corte a diciembre 31 y sus respectivas notas con destino al Consejo

Superior. • Presentación del Informe de Deudores Morosos con corte a mayo 31 y noviembre 30 a la Contaduría General

de la Nación. Este informe se presenta en los diez (10) primeros días de junio y diciembre de cada año. • Informe de Rendición de Cuentas Anual con destino a la Contraloría General del Departamento de Santander. • Informe de la Deuda Pública SEUD con destino a la Contraloría General del Departamento de Santander. • Informe de Rendición de Cuentas Trimestral y Anual a la Contraloría General de la República. • Información Financiera Económica y Social con destino a la Contaduría General de la Nación en forma

trimestral y anual. • Información Financiera Económica y Social con destino al Banco de la República en forma trimestral y anual. • Balance de Prueba Mensual con destino a la Rectoría. • Muestra Trimestral y Anual de servicios con destino al DANE.

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10. PROGRAMA ESTAMPILLA PRO-UIS ¿En qué consiste el Programa Estampilla Pro-UIS? La Estampilla Pro-UIS, es un programa institucional gestado por la Universidad Industrial de Santander cuyo objetivo es la consecución de recursos destinados a la inversión, de tal forma que le permita un mayor fortalecimiento en su infraestructura física, tecnológica e investigativa, así como la renovación bibliográfica, con lo cual contribuye al cumplimiento de los fines misionales. ¿Cuál es el monto a recaudar? Según el Artículo 4º. de la Ley 1216 de julio 16 de 2008: “La emisión de la estampilla Pro-Universidad Industrial de Santander, cuya creación se autoriza, será hasta por la suma de doscientos mil millones de pesos. El monto total recaudado se establece a precios constantes de 2007.” ¿Qué funciones se realizan a través del Programa Estampilla Pro-UIS? Atendiendo lo establecido en los Artículos 15 y 16 del Decreto 0147 de 1994, a la Universidad Industrial de Santander le corresponde realizar el control operativo y contable por concepto del recaudo de la Estampilla Pro-UIS. En desarrollo de esta función, realiza diversas tareas: por un lado, la gestión con los diferentes entes recaudadores (Departamento, Municipios y entes descentralizados del orden departamental y municipal) sobre la correcta aplicación del gravamen y del procedimiento establecido para el recaudo y por otro lado, gestión con la Gobernación de Santander tendiente a la verificación de información y oportuna distribución de los recursos. ¿Cuál es la normatividad que regula el Programa Estampilla Pro-UIS? • CONGRESO DE LA REPÚBLICA

Ley 85 de Noviembre 16 de 1993, por la cual se crea la emisión de Estampilla Pro-UIS Ley 1216 de julio 16 de 2008, por la cual se modifica parcialmente la Ley 85 de 1993

• ASAMBLEA DEPARTAMENTAL - Ordenanza 038 de diciembre 29 de 1993, por la cual se autoriza la emisión de la Estampilla Pro-UIS - Ordenanza 005 de 1994, por la cual se deroga parcialmente la Ordenanza No. 038 de 1993 - Ordenanza 009 de 1994, por la cual se modifica y aclara la Ordenanza No. 038 de 1993 - Ordenanza 057 de 1994, por la cual se actualizan los valores, tarifas y actos departamentales obligatorios para aplicar la Estampilla Pro-UIS y modifica la Ordenanza No. 038 de 1993. - Ordenanza 067 de 1996, por la cual se adicionan y modifican las Ordenanzas 038 de diciembre 29 de 1993 y 057 del 21 de diciembre de 1.994 - Ordenanza 014 de 2008, por la cual se modifica la Ordenanza No. 038 del 29 de diciembre de 1993.

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• GOBERNACIÓN DE SANTANDER

Decreto 0147 de 1994, Gobernación de Santander, por medio del cual se definen las modalidades, denominaciones y características para ordenar la impresión de la Estampilla Pro-UIS y se establecen procedimientos para su recaudo.

¿Qué entidades se benefician de este programa? Según el Artículo 1º. de la Ley 1216 del 16 de julio de 2008, el recaudo de la Estampilla Pro-UIS se distribuirá de la siguiente manera: el setenta y cinco por ciento (75%) será para la Universidad Industrial de Santander, el diez por ciento (10%) para la Universidad de la Paz y el quince por ciento (15%) restante será para las Unidades Tecnológicas de Santander. UIS 75%) UTS (15%) $30.000 millones $150.000 millones UNIPAZ (10%) $20.000 millones

En qué se utilizan los recursos provenientes de la Estampilla Pro-UIS? En la UIS, según el Artículo 2º. de la Ley 1216 del 16 de julio de 2.008, la distribución de los dineros debe ser de la siguiente manera: 30% para mantenimiento o ampliaciones de la actual planta física, compra de materiales y equipos de laboratorio, dotación de bibliotecas. 20% para dotación y adecuación de la planta física de Guatiguará, Piedecuesta la cual se destinará al establecimiento de centros de investigación y programas de pregrado, posgrado y doctorado. 30% para el establecimiento de regionalización de la UIS en la provincia santandereana. 10% para la adquisición de textos básicos y publicaciones periódicas de acuerdo con las prioridades establecidas por el Consejo Superior de la UIS y, 10% para programas específicos que tiendan a elevar el nivel científico de la Universidad

RECAUDO ESTAMPILLA PROUIS

($200.000 millones)

precios constantes de 2007)


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11. IMPORTACIONES ¿Cómo pueden las UAA agilizar el proceso de importación? La UAA puede agilizar la importación diligenciando el formato “Solicitud de Importación”, dispuesto en la pág. Web de la Universidad y enviarlo a la persona encargada de Importaciones en la División Financiera. Este formato resume los aspectos básicos que se deben conocer para proceder a realizar la importación, por lo tanto permitirá agilizar el trámite de la misma. ¿Cuál es la información que se debe conocer para proceder a realizar una importación? Se requiere la siguiente información, la cual se puede agrupar en tres aspectos básicos: a. Información de la dependencia solicitante b. Información del proveedor c. Información de la mercancía ¿Qué información se requiere acerca de la dependencia solicitante? En cuanto a la UAA solicitante se debe especificar: • Nombre de la dependencia • Extensión • Nombre y código de la UAA o proyecto • Nombre del responsable del pedido • Nombre del responsable en el inventario • Rubro a afectar y fondo • Número y valor del CDP ¿Qué información se requiere acerca del proveedor? Como datos básicos del proveedor se requiere la siguiente información: • Razón social, teléfono, fax, correo electrónico, dirección, ciudad y país. • Nombre de la persona con quien se establece contacto. • Información bancaria:

- Número y beneficiario de la cuenta - Código ABA o SWIFT - Dirección del banco

¿Qué información se requiere acerca de la mercancía? Se deben describir de forma precisa los bienes a importar con traducción al idioma español y realizar una breve descripción del uso del equipo. Esta información es necesaria para registrarla en la Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE).


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También es importante informar el volumen, el peso y las dimensiones del elemento a importar (incluido el empaque) y la clase de empaque o embalaje del elemento a importar. Esta información se requiere para el cálculo de los fletes. De igual manera, siempre que sea posible, se deben facilitar catálogos del equipo para precisar las descripciones, debido a que generalmente así lo requiere el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo cuando la descripción del equipo no es precisa. En el caso de las licencias o software, se debe indagar a los proveedores si estos elementos se enviarán físicamente a la Universidad o su acceso será a través de Internet. Esta información es muy importante para evitar error cambiario. ¿Cómo se puede agilizar el trámite a que haya lugar debido a costos por imprevistos en la importación? La UAA debe elaborar un documento por escrito, donde se especifique qué UAA o proyecto va a asumir los costos que puedan presentarse por imprevistos adicionales. Recuerde!! Si el proveedor tiene representante de la firma en Colombia, es responsabilidad de la UAA exigirle la entrega e instalación de los equipos respectivos.

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12. CARTERA ¿Qué aspectos debe tener en cuenta la UAA al expedir una factura de venta? La persona responsable del diligenciamiento de la factura en la respectiva UAA debe tener en cuenta lo siguiente:

• Las facturas deben elaborarse únicamente cuando se haya prestado un servicio. • Consultar al cliente la fecha límite de la recepción de facturas en su respectiva empresa. • Verificar que los datos del cliente, el concepto del servicio y el valor a pagar sean los correctos antes de

proceder a grabar la factura en el SIF. • Verificar que se haya incluido la fecha de vencimiento del pago de la factura. • Verificar que las facturas que se expidan sean firmadas por el jefe o director de la UAA y por el cliente. • Todas las facturas en original debidamente firmadas deben ser enviadas a la División Financiera - Cartera para

que se realice su contabilización. • No deben realizarse facturas posteriores a la fecha de la consignación del pago del servicio. • No deben anularse facturas por vencimiento en la fecha de pago. ¿Qué aspectos debe recalcar la UAA al cliente? • La factura debe cancelarse antes de la fecha de vencimiento. • Para el pago respectivo, el cliente debe presentar en la entidad financiera la factura de venta o el formato de

recaudo general. ¿La UAA puede solicitar la anulación de una factura cuando la fecha de pago de la misma se coloca posterior a la fecha límite de recepción de facturas en la empresa que recibe el bien o servicio? “No es aceptable fiscalmente que por efecto del pago del adquiriente, se anulen facturas y se expidan otras con fecha posterior… Expedida la factura respecto de una operación realizada, con el lleno de los requisitos legales, puede afirmarse que el vendedor o prestador del servicio cumplió con su obligación. Con posterioridad a tal hecho y solamente para efectos de recibir el pago, no podrá expedir una nueva factura que corresponda a la operación ya realizada y ya facturada porque implicaría que está facturando doblemente una misma operación, conducta que constituye una infracción a la normatividad tributaria. Por lo mismo, la nueva factura, no estaría cumpliendo con el requisito ni del número consecutivo ni de la fecha en tanto la operación fue realizada con anterioridad a su expedición y el número no correspondería a la realización de la operación.”1 Lo anterior ratifica la importancia de consultar al cliente la fecha límite de recepción de facturas en su

respectiva empresa y tenerlo en cuenta para definir la fecha de vencimiento del pago de la misma, puesto

que la Universidad no debe proceder a anulación de facturas por este motivo.

Para casos excepcionales, en los que se requiera solicitar la anulación de una factura de venta por otros conceptos, la UAA debe elaborar un memorando sustentando con claridad el motivo de la anulación y enviarlo a la Sección de Tesorería junto con el original y las dos copias de la factura de venta. El memorando debe ser firmado por el Jefe de la UAA.

1 Régimen Colombiano de Impuesto a las ventas. Marzo de 2006. Envío N° 95. Anulación de facturas. Pág. 671.


Versión: 04


Recuerde!! Para evitar inconvenientes, es importante verificar la información consignada en la factura de venta antes de ordenar su impresión. ¿Cómo debe realizar la UAA el control de las cuentas por cobrar? Para efectuar el control de las cuentas por cobrar la UAA debe: a. Ingresar a “Facturación de Servicios” del módulo de Presupuesto del SIF. La opción Consultar le permite:

- Consultar las cuentas pendientes de cobro. - Verificar los pagos efectuados.

b. Realizar oportunamente el cobro persuasivo de aquellas facturas que se encuentren en mora, mediante

comunicación escrita y demás medios que considere pertinentes, de tal manera que quede constancia del cobro.

c. Enviar para cobro jurídico, las facturas de venta que correspondan. Para realizar el cobro persuasivo y jurídico se debe cumplir con lo estipulado en el Manual de Normas y Procedimientos para el recaudo de cartera de la UIS aprobado según Resolución de Rectoría No.1320 de 2008 y el Procedimiento de Gestión de Cartera por Venta de Bienes y Servicios. ¿Cuándo se inicia el cobro jurídico? El cobro jurídico se debe iniciar a más tardar cuando las facturas de venta tengan 180 días de vencimiento. Para dar inicio a este proceso, la UAA debe enviar los respectivos soportes a la División Financiera - Cartera. ¿Los clientes pueden pagar las facturas en pagos parciales? Si. Siempre que así lo hayan acordado desde un comienzo la UAA y el cliente. El SIF permite registrar, cuando se han acordado pagos parciales con los clientes, las fechas de vencimiento de los mismos. Estos pagos no se registran con código de barras, por lo tanto la UAA debe solicitarle al cliente que a medida que realice los pagos entregue a la Universidad una copia legible de la consignación con el respectivo sello del banco. Estas copias deben ser enviadas oportunamente por la UAA a la Sección de Tesorería. ¿Las escuelas están autorizadas para otorgar crédito a los estudiantes de posgrado? No. Las UAA no están autorizadas para otorgar crédito a los estudiantes de posgrado. Si los estudiantes requieren crédito deben tramitarlo con las entidades autorizadas como Coopfuturo, Icetex, Cootecsan, Banco de Bogotá y Banco de Crédito. (Ver Sección de Tesorería, punto 7.1 Créditos).

Mayor información sobre Cartera: � � � � [email protected]


Versión: 04


CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

01

Octubre de 2006

Creación del documento

02

Diciembre 04de 2007

▪ Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de Documentos.

▪ Modificación del nombre del documento.

▪ Actualización de las actividades básicas del Proceso Financiero.

03 Septiembre 11 de 2008

▪ Actualización de las actividades del Proceso Financiero e inclusión del programa de Estampilla PRO-UIS.

04

Febrero 12 de 2009

▪ Inclusión de algunas resoluciones en la Normatividad.

▪ Actualización de la tabla de los cargos de dirección y cuantías máximas de contratación para ordenadores del gasto según Resolución No. 2323 de Diciembre 31 de 2008.

▪ Actualización de la tabla de valores de viáticos para empleados de planta en cuanto a la Descripción del nivel como resultado de los cambios en la Estructura organizacional de la UIS según Acuerdo No.061 de 2008.

▪ Actualización de la tabla de retenciones y descuentos para el año 2009.

▪ Actualización de la tabla de los valores del componente terrestre para el año 2009 de acuerdo al IPC del año 2008.

manual de actividades bÁsicas del proceso financiero … · del proceso financiero proceso...

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