Software de Contabilidad

MANUAL DEL USUARIOVersin Visual 9.x

Especialistas en Software EmpresarialCalle Manuel Fuentes 833 San Isidro Tlf. 440-5440

CONTENIDOCAPITULO 1 ................................ ................................ ................................ ............................ 3 INTRODUCCION ................................ ................................ ................................ ...................... 3 CAPITULO 2 ................................ ................................ ................................ ............................ 4 DESCRIPCION GENERAL ................................ ................................ ................................ ....... 4 CAPITULO 3 ................................ ................................ ................................ ............................ 6 INGRESO AL SISTEMA ................................ ................................ ................................ ............ 6 EXPLICACION DE LOS MODULOS ................................ ................................ .......................... 7 1. MODULO DE ARCHIVO (BASES DE DATOS PRINCIPALES) ................................ .............. 7 1.a PLAN DE CUENTAS ................................ ................................ ................................ .......... 8 OBSERVACIONES PARA MODIFICAR EL PLAN DE CU ENTAS ................................ ..... 12 1.b. CDIGO DE ANEXOS ................................ ................................ ................................ ..... 13 1.c. TABLAS GENERALES........................................................................................................ .18 1.d. TABLA DE TIPOS DE CAMBIO ................................ ................................ ........................ 23 1.e. TABLA DE TRANSFERENCIA DE LA 6 A LA 9 ................................ ................................ 24 1.f. TABLA DE NUMERACION DE COMPROBANTES ................................ .......................... 26 1.g. TABLA DE CONSOLIDACIN ASIENTO DE CIERRE ................................ .................. 27 1.h. MANTENIMIENTO CUENTAS BANCOS ................................ ................................ .......... 28 1.i. TABLA INDICES INFLACION ................................ ................................ ............................ 29 2. MODULO DE REGISTRO DE COMPROBANTES................................ .............................. 30 2.a. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION ............................. 31 2.b. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION ............................... 34 2.c. REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS ................................ ......................... 36 2.d. REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS ................................ ............................. 43 2.e REGISTRO DE COMPROBANTE DE HONORARIOS ................................ ...................... 48 2.f. REGISTRO DE COMPROBANTE DE BANCOS ................................ ............................... 49 2.g. REGISTRO DE COMPROBANTES DE CHEQUES ................................ ......................... 52 3. MODULO DE CONSOLIDACION O PROCESO DE CIERRE ................................ ............... 56 4. MODULO DE EMISION DE REPORTES ................................ ................................ ............. 58 5. MODULO DE ANALISIS DE CUENTAS ................................ ................................ .............. 63 6. MODULO DE PRESUPUESTO ................................ ................................ ........................... 64 7. MODULO DE CONCILIACIN BANCARIA ................................ ................................ ........ 65 7.1 CONCILIACION BANCARIA ................................ ................................ .............................. 65 7.2 REGISTRO DE ESTADOS DE CUENTA ................................ ................................ ............ 69 7.3 MOVIMIENTO DE DATOS ................................ ................................ ................................ . 71 7.4 COPIA DE SEGURIDAD................................ ................................ ................................ .... 71 7.5 PDT SUNAT ................................ ................................ ................................ ........................ 72 7.6 COA SUNAT ................................ ................................ ................................ ..................... 72 7.7 REPORTES VARIOS ................................ ................................ ................................ ........ 73 8. MODULO DE UTILITARIOS ................................ ................................ ................................ 73 ASIENTOS AUTOMTICOS ................................ ................................ ............................... 77 A. PROCESO DE REGULARIZACION DE DIFERENCIA DE CAMBIO ................................ ..... 77 B. PROCESO DE AJUSTE POR DIFERENCIA DE CAMBIO - FASB 52 ................................ ... 80 C. AJUSTE POR INFLACIN ................................ ................................ ................................ .. 82 RECOMENDACIONES PARA LA CONTABILIDAD BIMONETARIA................................ ... 84 CAPITULO 4 ................................ ................................ ................................ .......................... 84 PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA INICIAL DE DATOS ................................ ...................... 84 CAPITULO 5 ................................ ................................ ................................ .......................... 85 ANEXO 1 ................................ ................................ ................................ ................................ 85 EJEMPLO DE COMPROBANTES ................................ ................................ ........................... 85 ANEXO 2 ................................ ................................ ................................ ................................ 87 CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS DESDE OTROS SISTEMAS ................................ .... 87 DICCIONARIO DE DATOS ................................ ................................ ................................ .... 87

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CAPITULO 1INTRODUCCIONEl presente documento tiene por finalidad servir como gua en la administracin y operacin del sistema de Contabilidad General, CONCAR Versin Visual. La metodologa aplicada, est orientada a brindar la informacin necesaria que permita una comprensin adecuada tanto al personal especializado como al usuario final. El sistema ha sido desarrollado utilizando las ltimas tcnicas de procesamiento de datos que incluyen las siguientes caractersticas: A) Diseo modular mediante el uso de mens que permite gran facilidad de operacin por el usuario final. B) Proceso distribuido que permite al usuario participar en el proceso del sistema, descentralizando as las funciones operativas del centro de cmputo. C) Proceso interactivo donde el usuario se comunica con el sistema en forma amigable, lo cual le permite alimentar y obtener informacin en tiempo real. Es de responsabilidad del usuario mantener actualizado el presente manual con los cambios que pudieran afectar al sistema, sea por cambios en la legislacin vigente o por cambios en la poltica de la empresa .

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CAPITULO 2DESCRIPCION GENERALEl sistema de Contabilidad General ha sido desarrollado para ser utilizado por el rea de Contabilidad, en la elaboracin de los libros contables, balances y estados financieros. posibilitando de esta manera mejorar la oportunidad y confiabilidad de los resultados para la toma de decisiones por la Alta Direccin. La concepcin del sistema se basa en la informacin que soportan las diferentes bases de datos principales, como son el Plan de Cuentas, Tabla General y de Anexos. Estos conjugados con la informacin variable (asientos contables) permiten generar los reportes de resultado que se obtienen. Las caractersticas principales del sistema son las siguientes: FLEXIBILIDAD DEL SISTEMA El sistema puede aplicarse a empresas industriales, comerciales, servicios, financieras, navieras, constr uctoras y en general todos los giros de negocios. Con un solo Plan de Cuentas pueden trabajar mltiples compaas, uniformizando de esta manera la informacin de grupos empresariales. El sistema permite un alto grado de autonoma a los usuarios para adecuar el sistema a sus necesidades, ya que los parmetros son manejados por medio del Plan de cuenta y tablas complementarias ESTADOS FINANCIEROS Y ANALISIS DE CUENTAS EN MONEDA NACIONAL Y DOLARES Los Estados financieros , libros y reportes de anlisis de cuentas son emitidos en moneda nacional y dlares. Para fines de ley los reportes pueden emitirse solo en moneda nacional. ESTADOS DE CUENTA DE CLIENTES, PROVEEDORES Y OTROS Existen consultas y reportes de los documentos pendientes de clientes, proveedore socios, empleados y otros s, anexos de acuerdo a las necesidades. Las cuentas que requieren este nivel de anlisis son indicadas por el usuario en forma libre. Los clientes, proveedores u otros pueden ser codificados por el RUC, o por un cdigo interno de la empresa. REPORTES POR CENTROS DE COSTOS Se puede emitir informacin por centros de costos o departamentos de las cuentas de ingresos y egresos. El cdigo de centro de costo puede tener 6 dgitos o letras. VARIEDAD DE REPORTES COMPLEMENTARIOS Existen reportes configurables por el usuario tales como balances de comprobacin y generales, ganancias y prdidas, costos, diario, mayor, anlisis de cuentas, registro de ventas y compras. REGISTRO DE COMPROBANTES DE VARIOS MESES EN FORMA SIMULTANEA El sistema permite registrar los comprobantes de diferentes meses en forma simultnea sin tener que efectuar cierres. Esto es importante ya que se agiliza el ingreso de datos, permitiendo obtener la informacin oportunamente. REGISTRO DE COMPROBANTES DIRECTAM ENTE EN EL SISTEMA Los comprobantes pueden crearse directamente en el computador sin tener que previamente codificarse en formatos manuales, y el sistema los numera automticamente. Posteriormente los comprobantes registrados se pueden imprimir en formularios continuos simples para ser adjuntados al documento original. Tambin se puede registrar comprobantes previamente codificados y con numeracin manual.. El sistema efecta la validacin de datos conforme se van registrando los datos minimizando los errores y al terminar el comprobante se controla que cuadre pudindose dejar pendiente. Las compras y ventas producen asientos automticos. EMISION DE CHEQUE -VOUCHER El software permite generar los comprobantes de cheques e imprimir el Cheque -Voucher o los vouchers de cheque manuales, presentando informacin de cheque girado por banco, fecha y proveedor. -4-

CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS Permite incorporar con una opcin los asientos contables automticos producidos por otros sistemas auxiliares computarizados , para evitar la digitacin. CONVERSION AUTOMATICA DE ASIENTOS DOLARES Los comprobantes pueden ser ingresados en dlares, moneda nacional u otra moneda, segn la moneda original de la operacin y el sistema los convierten a moneda nacional y dlares de acuerdo a la Tabla de tipo de cambio diaria o segn el tipo de cambio en particular que se desee. Opcionalmente se puede indicar al sistema que no efecte la conversin de un comprobante. REGULARIZACION Y AJUSTE AUTOMATICO DE DIFERENCIAS DE CAMBI O El sistema regulariza automticamente mediante un asiento los saldos de documentos en moneda nacional o dlares ya cancelados pero que no se les aplic el ajuste por diferencia de cambio al momento de cancelarlos, simplificando en trabajo. Tambin genera un asiento automtico de las diferencias de cambio de acuerdo al FASB 52, al cierre del mes de las cuentas que se le indique. GENERACION DE CUENTAS AUTOMATICAS El sistema genera cuentas automticas de dos formas: Por el Plan de Cuentas, en donde se indican el cargo y abono automtico de cada cuenta. Por la Tabla de Transferencia de la 6 a la 9 con abono a 79, en base a cdigo de costo, pudindose establecer en estos casos porcentajes. CONCILIACION BANCARIA AUTOMATICA El sistema realiza la conciliacin de los documentos bancaria en forma automtica en la moneda de la cuenta corriente bancaria. Los documentos que no concilian automticamente pueden regularizarse manualmente. Para realizar la conciliacin deben ingresarse los movimientos de los estados de cuenta bancarios. PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO Existe la opcin para registrar el presupuesto de ingresos y gastos por cada centro de costo, mes y cuenta, para que el sistema controle su ejecucin en base a los movimientos contables automticamente. ARCHIVOS PARA EL COA - SUNAT El sistema emite el Registro de Compras y en base a los datos de compras y proveedores registrados, se puede crear automticamente los archivos X58CPCOA.DBF y X61COAPR.DBF para el sistema COA de la SUNAT, ahorrando de esta manera una considerable cantidad de tiempo. VISUALIZACION DE INFORMACION EN PANTALLA Los reportes pueden visualizarse en la pantalla antes de imprimirse. Esta facilidad permite un significativo ahorro de papel y de tiempo de impresin ya que solo deben imprimirse los reportes definitivos y no los borradores. Toda las bases de datos pueden ser consultadas amigablemente. TRANSFERENCIA DE REPORTES A EXCEL El sistema permite exportar a Excel los principales reportes automticamente. ARCHIVO HISTORICO DE REPORTES EN DISCO Los reportes pueden ser archivados al disco para posteriormente emitir una copia o visualizarlo en pantalla permitiendo de esta manera disponer de informacin de meses anteriores para la Gerencia o Auditores, sin tener que efectu ar nuevos procesos que demandan tiempo. ARCHIVOS PARA EL PDT SUNAT El sistema posee una interfase con los archivos necesarios para el PDT de la SUNAT. El PDT de Compras, Ventas y Honorarios son generados por el sistema y luego podrn ser exportados al diskette del PDT. -5-

AJUSTES POR INFLACIN El proceso de ajuste por inflacin se puede configurar de manera amigable en el mdulo de ajuste. Este cuenta con diferentes caractersticas as como el mantenimiento de ndices de inflacin, las cuentas de ajuste ACM y la generacin de los asientos contables.

CAPITULO 3INGRESO AL SISTEMAEn el escritorio de Windows en cada estacin se ha creado un icono CONCAR80. Se abre haciendo doble click con el mouse.

Contabilidad Concar v. 9.x Debe ingresar el Usuario y el Password con maysculas. Como usuario inicial el predeterminado es SIST y como Password NORTON hasta que se creen los usuarios reales. Para ingresar al sistema deber ingresar el cdigo de la compaa o pulsar el botn con la flecha para seleccionar. En este caso aparecer la ventana de ayuda para seleccionar el cdigo.

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EXPLICACION DE LOS MODULOSEl sistema de Contabilidad General, ha sido dividido en mdulos, cada uno de estos mdulos se encarga de manejar una actividad especfica del sistema, de la misma forma en que se encuentran clasificados los procedimientos contables para la elaboracin de un balance se ha dividido el sistema en los siguientes mdulos. Los mdulos del Sistema de Contabilidad son los siguientes: 1) Mdulo de Archivo (Base de Datos Principales) 2) Mdulo de Registro de Comprobantes 3) Mdulo de Consolidacin Cierre 4) Mdulo de Emisin de Reportes Mensuales 5) Mdulo de Anlisis de Cuentas 6) Mdulo de Presupuesto 7) Mdulo de Conciliacin Bancaria 7.1 Conciliacin Bancaria 7.2 Movimiento de Datos 7.3 Copia de Seguridad 7.4 PDT Sunat 7.5 COA Sunat 7.6 Reportes Varios 8) Mdulo de Utilitarios

Al ingresar al sistema de Contabilidad General, podemos observar el Men Principal, el cual contiene una lista con todos los mdulos programados, permitiendo as, poder ingresar a cualquiera de ellos de acuerdo a los requerimientos o necesidades al momento de trabajar. 1. MODULO DE ARCHIVO (BASES DE DATOS PRINCIPALES) El mdulo de archivo (bases de datos principales) nos permite efectuar el mantenimiento y consulta de las bases de datos del sistema. Las bases de datos principales son aquellas que mantienen la informacin relativamente fija en el sistema; es decir, es aquella informacin que sufre modificaciones muy rara vez y en donde se encuentran todos los datos que caracterizan a la empresa. Entre los procesos que se permiten realizar en este mdulo son: el de mantenimiento (Adicin, modificacin, eliminacin, consulta) y listado de los datos contenidos en estas bases de datos. Las bases de datos principales definidas para el sistema de Contabilidad General son los siguientes: a) Plan de Cuentas b) Cdigos de Anexos c) Tablas Generales d) Tipos de Cambios e) Tabla de Transferencias de la 6 a la 9 f) Tabla de Numeracin de Comprobantes -7-

g) Tabla de Asientos de Cierre h) Mantenimiento Cuentas Bancos i) Tabla de Indices de Inflacin 1.a PLAN DE CUENTAS La base de datos del PLAN DE CUENTAS es usada para describir las cuentas contables del sistema, cada una con sus propias caractersticas. El cdigo de cuenta puede contener hasta ocho dgitos, el usuario deber definir la cantidad de dgitos a utilizar segn sus necesidades y proceder a crear las cuentas en base a la longitud definida. Es recomendable que todas las cuentas tengan una longitud uniforme, pero no es una norma obligatoria. No es necesario que la cuenta tenga muchos dgitos ya que existen los Cdigos de Anexos (8 caracteres para identificar clientes, proveedores, empleados y otros que se requiera) y el Cdigo de Centro de Costo (6 caracteres para identificar gastos por departamento, planta u otro que se requiera) que son datos complementarios. Las cuentas a dos y res dgitos t deben usarse como ttulos (Tipo X), ya que existen algunos reportes que emiten informes a ese nivel, pero si el usuario los desea tambin pueden definirse estas cuentas para registrar los movimientos. Adems, cada cuenta contiene datos que son usados por el sistema para indicar ciertas caractersticas de validacin para efectos del ingreso de asientos as como para emitir reportes. El Plan de cuentas es la matriz principal del sistema por lo cual se sugiere meditar bien sobre los datos a regist ar r porque de estos depender la exactitud de la informacin. Se recomienda tener especial cuidado en la asignacin de los datos de cada cuenta para evitar distorsiones en la informacin que emita el sistema. Esto especialmente en los de TIPO DE ANEXO, NIVEL DE SALDO y DOCUMENTO DE REFERENCIA, ya que con estos datos el sistema proporcionar informacin de saldos de anlisis de cuenta (documentos pendientes) Si se desea modificarlos dentro de un ejercicio contable, debe analizarse los efectos pues los datos registrados en los meses anteriores puede perderse para efectos de Anlisis de Cuentas. Deben crearse cuentas separadas de clientes, proveedores y bancos para soles u dlares para facilitar el trabajo posterior de ajustes por diferencia de cambio y control de documentos pendientes. COMPOSICION DEL PLAN DE CUENTAS

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Mantenimiento del Plan de Cuentas: Los datos a ingresar son los siguientes: Campo CUENTA DESCRIPCION TIPO DE CUENTA Descripcin El cdigo de cuenta contable puede contener hasta 8 dgitos. Los ttulos de las cuentas debern tener dos o tres dgitos. La descripcin de la cuenta Segn la Tabla General 08. Los tipos validos son : A = Activo P = Pasivo y Patrimonio G = Ganancias y prdidas X = Ttulos a 2 o 3 dgitos V = Gestin varias O = Orden La asignacin del tipo de cuenta depende del tipo de plan de cuentas que se use o del tipo de empresa (financieras, seguros, cooperativas, industriales, comerciales, servicios). -9-

En el plan de cuentas para empresas comerciales, industriales o servicios normalmente el tipo es: Las cuentas de la clase 1 a la 5 son cuentas de activos, pasivo y patrimonio. Las cuentas de la clase 60,61,62,63,64,65,68, 71,72,78,79,8X se pueden considerar como de gestin varias. Las cuentas 66,67, 69., 70,73,74,75,76,77 pueden considerarse como de Ganancias y Prdidas. Las cuentas de la clase 9 se pueden definir como de gestin varias para Costo de Produccin o de Ganancias y Prdidas para Gastos de Adm. Vtas. y Financieros. NIVEL DE SALDO Este campo sirve para indicarle al sistema que mantenga los saldos de las cuentas segn el nivel de anlisis que se desea. Es importante definir adecuadamente estos niveles para poder optimizar el uso de espacio de los archivos (disco) y obtener la informacin adecuada. El sistema mantiene una base de datos histrica de cada movimiento de cargo y abono de las cuentas con nivel 2 o 3. Esto niveles pueden ser : 1 : SALDO POR CUENTA .- Este nivel es para las cuentas que no tienen anexo y que no requieren tener control de cuenta corriente. Generalmente tienen nivel de saldo 1 son las clases 6 , 7 , 8 , 9, pero si el usuario lo desea puede asignarle otro nivel a estas cuentas. 2 : SALDO POR CUENTA Y ANEXO .- Mantiene cuenta corriente por cuenta y anexo. Permite consultar o imprimir los saldos por cuenta y por cdigo de anexo. Normalmente es para las cuentas de bancos, cuentas por cobrar al personal y otras que se requiera. 3 : SALDO POR CUENTA, ANEXO, DOCUMEN TO .- Mantiene cuenta corriente por cuenta, anexo y documento. Permite consultar o imprimir saldos por cuenta, anexo y documento. Para este nivel es obligatorio que la cuenta tenga anexo y documento de referencia. Normalmente es para la cuenta de clientes, proveedores, pagares. NOTA : Si se modifica una cuenta con el nivel de saldo de 1 a 2 o 3, deber realizarse un proceso generacin de saldos del modulo de anlisis de cuenta para el sistema acumule el movimiento de la cuenta modificada. Este dato permite subdividir una cuenta para su mejor anlisis, en cdigos complementarios llamados Cdigos de Anexo Este campo ser llenado con el tipo de segn la Tabla General 07. Los tipos validos son: 0 cuenta corriente bancos (obligatorio) C Clientes T Personal P Proveedores V Varios Un espacio en blanco indica que no requiere cdigo de anexo. Por ejemplo, para las cuentas 121 y 123 se puede asignar el tipo de anexo C, y al registrar un movimiento contable para cualquiera de estas cuentas el sistema pedir en forma obligatoria que se digite el cdigo del cliente (anexo). Este dato permite subdividir una cuenta para su mejor anlisis, en cdigos complementarios llamados Cdigos de Anexo Este campo ser llenado con el tipo de segn la Tabla General 07. De esta manera una cuenta contable puede tener dos cdigos de anexos. Es decir que permite tener una segunda posibilidad de clasificar los movimientos contables y emitir reportes por el mismo. Este campo indicar que la cuenta requiere Centro de costo al registrar el movimiento contable (segn Tabla General 05 ). Ser usado slo para las cuentas de ingresos o gastos, para indicar la procedencia y poder obtener los reportes por Centro de Costo. Este campo ser llenado con dos opciones: "NO" Indica que la cuenta no requiere del uso se Centro de costo. "SI" Indica que la cuenta requiere del uso de Centro de costo. Este campo indicar si la cuenta requiere que se ingrese como dato obligatorio el tipo, numero y fecha de documento al registrar un movimiento - 10 -

TIPO DE ANEXO

TIPO DE ANEXO REFERENCIAL

CENTRO DE COSTO

DOCUMENTO REFERENCIA

contable (segn Tabla General 06 para cuentas varias y Tabla General 15 para cuentas de Conciliacin Bancaria). Para el nivel de saldo 3 este dato debe estar en "S", en forma obligatoria. Este campo ser llenado con dos (02) opciones: "N" Cuenta no requiere de tipo y nmero de documento. "S" Cuenta requiere de tipo, nmero de documento y fecha. FECHA VENCIMIENTO. Este campo sirve para indicar si la cuenta requiere que se ingrese como dato obligatorio la fecha de vencimiento al registrar el movimiento contable. El campo ser llenado con dos opciones: "S" Cuenta requiere de una fecha de vencimiento. "N" Cuenta no requiere de una fecha de vencimiento. AREA Este campo permite para esta cuenta al momento de registrar el movimiento contable se le asigne un cdigo de rea de acuerdo a la Tabla General 26, para posteriormente emitir el Reporte por reas. Una aplicacin puede ser para clasificar los ingresos y egresos de efectivo (Flujo de Efectivo) Este campo ser llenado con dos opciones: "N" Indica que la cuenta no requiere del uso de Area. "S" Indica que la cuenta requiere del uso de Area REGISTRO DE LA CUENTA Indicar si la cuenta se puede registrar por medio de comprobantes manuales o slo en forma de asientos automticos. Los valores asignados pueden ser : M = Manual A = Automtico Las cuentas que se generan automticamente pueden ser marc adas como automticas para evitar que sean digitadas manualmente. Sirve para identificar la moneda en que se mantendrn los saldos de la cuenta. Permite emitir el cuadro de anlisis cuenta "Documentos Pendientes, en una sola moneda". (CTDOCU08). El proceso automtico de Ajuste de la Diferencia de cambio utiliza estos datos para determinar si actualiza el saldo en soles o el de dlares. Este campo indicar si la cuenta es producto del ajuste por correccin inflacin ( ACM ) para permitir incluir o excluir su saldo de los estados financieros. Este campo ser llenado con dos opciones: "N" Indica que no es cuenta de ajuste . "S" Indica que es cuenta de ajuste. Este campo indicar que la cuenta se considerar para el proceso de Conciliacin Bancaria automtica. Debe usarse slo para las cuentas de bancos. Este campo ser llenado con dos opciones: "N" Indica que la cuenta no se concilia . "S" Indica que la cuenta se concilia Este campo indicar la creacin de un cargo comprobante, en el proceso mensual. automtico a nivel de

MONEDA DE REFERENCIA

CUENTA AJUSTE

CONCIL. BANCOS

CUENTA CARGO CUENTA ABONO

Este campo indicar la creacin de un abono automtico a nivel de comprobante, en el proceso mensual.

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FORMATO DE BALANCE GRAL.

Indica que cdigo de agrupacin o donde se acumular el movimiento de la cuenta para efectos del Balance General. El sistema solicitar este formato para las cuentas que tienen tipo "A" o "P". Los formatos validos estn en la TABLA GENERAL 10. Indica que cdigo de agrupacin o donde se acumular el movimiento de la cuenta para efectos de los Cuadros de Ganancias y Prdidas por funcin. El sistema solicitar este formato para las cuentas que tienen tipo "G" . Los formatos validos estn en la TABLA GENERAL 11.

FORMATO DE GAN.PER FUNCION

FORMATO DE GAN.PER POR NATURALEZA Indica que cdigo de agrupacin o donde se acumular el movimiento de la cuenta para efectos de los Cuadros de Ganancias y Prdidas por naturaleza. El sistema solicitar este formato para las cuentas 6XX a 9XX . Los formatos validos estn en la TABLA GENERAL 13. FORMATO DE COSTOS Indica que cdigo de agrupacin o donde se acumular el movimiento de la cuenta para efectos de los Cuadros de Costos. El sistema solicitar este formato para las cuentas que tienen "S" en el campo CENTRO DE COSTO. Los formatos validos estn en la TABLA GENERAL 12.

FORMATOS ALTERNOS FORMATO DE INGRESOS Y GASTOS Nos permite configurar rubros de ingresos y gastos de la TABLA GENERAL 71 el cual nos servir para emitirlos en los reportes de ingresos y gastos. FORMATO DE COSTOS FORMATO DE BALANCE GRAL. FORMATO DE GAN. PER. FUNCION FORMATO DE GAN. PER NATURAL. Es un comparativo de ingresos y gastos por centros de costos configurables en la TABLA GENERAL 72. Su comportamiento es igual al formato de balance general pero nos permite configurar otro tipo de balance especificado en la TABLA GENERAL 20. De acuerdo a la TABLA GENERAL 21 De acuerdo a la TABLA GENERAL 23

OBSERVACIONES PARA MODIFICAR EL PLAN DE CUENTAS A) Si se desea modificar una cuenta que no tiene TIPO DE ANEXO y DOCUMENTO DE REFERENCIA y se desea que a partir de cierto mes si tenga estos datos, se deber desagregar el saldo global por anexo y documentorealizando los siguientes pasos : - Registrar en el sistema un comprobante incompleto cancelando" el saldo global de la cuenta sin anexo y documento. - 12 -

- Modificar el Plan de Cuentas asignando el indicador de Anexo y/o Documento a la cuenta respectiva. - Completar el comprobante del primer paso, registrando los movimientos de la cuenta modificada con su respectivo anexo y/o documento. B) Si se modifica una cuenta que tiene nivel de saldo 1 para asignarle nivel 2 o 3 se deber efectuar nuevamente los Procesos Mensuales de cierre desde el mes de Enero o desde el mes de inicio de operaciones del sistema hasta el mes contable vigente. Esto se debe a que el movimiento de una cuenta con nivel 1 no se acumula para fines de Anlisis de Cuentas y el saldo del Balance no coincidira el movimiento histrico anual. C) Errores frecuentes que se producen al crear cuentas. 1) Si se trabaja con la clase 6 (61,62,63,64,65,68) y la clase 9 debe generarse automticamente 1.1 - Se crean cuentas de la clase 6 y se le indica que usar centro de costo y a la vez se registra cuenta de cargo y abono automtico, lo que origina que la cuenta 9 , 79 se genere duplicada. (Si la Tabla de Transferencia esta vaca no se produce este error). 1.2 - Se crean cuentas de la clase 6 y no se le indica que usar centro de costo , lo que origina que al registrarse el movimiento no pide centro de costo y no genera la cuenta automtica 9 y 79. 1.b. CDIGO DE ANEXOS Los cdigos de anexos, son datos complementarios a las cuentas y sirve para identificar a los clientes, proveedores, n personal, accionistas y en general a toda entidad que la empresa desee controlar. El cdigo de anexo puede tener hasta 18 dgitos o letras. Esta base de datos es utilizada para registrar los cdigos de anexo que haremos referencia en nuestros asientos s contables y reportes y consultas de anlisis de cuenta. Los cdigos de anexos que se pueden definir se encuentran en la Tabla general 07 de tipos de anexos, la cual puede ser ampliada de acuerdo a las necesidades de la empresa. Estos cdigos son las entidades a la que nosotros hacemos referencia cada vez que se produce una transaccin contable, como por ejemplo: cuenta corriente de bancos, empleados, obreros, proveedores, clientes, proyectos, obras, procesos, vehculos. Y otros que la empresa requiera. Para la codificacin de clientes y proveedores se puede usar el numero de RUC. o un cdigo propio de la empresa. Ejemplo : Proveedores 15202505 21168319 AME01 Clientes 21168319 99145236459 Chasis 123456789012345678 ABC543210123456VB Nissan SW Negra Diesel Automtica Toyota Corolla Blanco Gas. Mecnica Real Systems S.A. Empresa S.A.C. Alternadores S.A. Alianza Motor S.A. American Machine CO.

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COMPOSICION DE ANEXOS

Los datos a ingresar son los siguientes: TIPO DE ANEXO Identifica el grupo a que corresponder el cdigo del anexo. El tipo de anexo "0" esta reservado para bancos , pudindose asignar cualquier numero para los otros tipos. Cdigo de 18 caracteres para identificar el anexo. Nombre del anexo. Segn necesidad de la compaa, pudiendo colocar la direccin o telfono. Indicar para clientes y proveedores pues este dado se usar para la impresin del Registro de Compras y Ventas. MN = Soles ,US = Dlares, ESPACIOS - 14 -

ANEXO DESCRIPCION REFERENCIA RUC MONEDA

Este campo es obligatorio para los tipos de anexo 0 anexos de cuenta corrientes de bancos ya que sirve para la Conciliacin Bancaria automtica. Para otras cuentas es slo referencia. ESTADO V = Vigente o A = Anulado

DATOS COMPLEMENTARIOS DEL ANEXO

Los datos complementarios sirven en su mayora para identificar los datos de los servicios contratados (Profesionales, empleados etc.) para generar luego el archivo del PDT de Honorarios solicitado por la SUNAT. 1.c. TABLA GENERAL La Tabla General es aquel donde se define todos los cdigos especiales que van a servir para la identificacin y validacin de algunos datos caractersticos de la empresa usados en el sistema. Esta base de datos puede contener hasta 100 tablas diferentes, las que comprendern del 00 al 99; la tabla # 00 es la que esta reservada como ndice de tablas. Estas tablas obedecen a una estructura dada por una clave (cdigo de bsque y una descripcin (significado). da)

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Los datos a ingresar son los siguientes: OPCION CODIGO DESCRIPCION Entre las tablas a definir se encuentran : TABLA No 00.INDICE DE TABLAS. Aqu se codificarn todas las Tablas que se mantendrn como parte de la Tabla general. Este cdigo tendr un campo de dos (2) caracteres. TABLA No 02. SUBDIARIOS. Aqu se codificarn todos los Registros o Libros Auxiliares a usarse en la compaa, sirve para poder identificar el tpo i de operacin que se esta efectuando. Este cdigo tendr un campo de dos (2) dgitos Los subdiarios deben ser adecuados a las necesidades de cada empresa, y los nicos que no pueden ser variados son el 00 , 90 y 99. Los subdiarios de la serie 9X no son considerados para la generacin de cuenta automticas. EJEMPLO CDIGO 00 01 02 04 05 90 99 DESCRIPCION Asiento inicial (de apertura) Caja Bancos Registro de Compras Registro de Ventas Carga inicial de conciliacin bancaria Asiento de Cierre Opcin - Puede ser Alt + C = Creacin , Alt + M = Modificacin y Alt +E = Eliminacin Es el cdigo de hasta 8 caracteres , que sirve para identificar de un elemento de la tabla. Son hasta 60 caracteres, con el nombre del elemento de la tabla.

TABLA Nro. 03 CDIGO DE MONEDA. Esta tabla servir para identificar los tipos de monedas a usarse en el Sistema de Contabilidad, dicho cdigo tendr un campo de dos (2) caracteres. EJEMPLO CDIGO MN US DESCRIPCION Soles Dlar

TABLA Nro. 05 CENTRO DE COSTOS. Esta tabla determina mediante un cdigo de seis (6) dgitos o letras los departamentos administrativos o plantas de produccin en las que estar divididos la empresa para efectos de costeo y as determinar la procedencia del Ingreso o gasto. Tambin puede usarse para identificar lneas de productos o servicios, as como otra aplicacin que le pueda dar la empresa. EJEMPLO CDIGO 001 002 003 004 101 102 DESCRIPCION Gerencia General Gerencia Administrativa Departamento de Contabilidad Departamento de Computo Tienda Miraflores Tienda San Miguel

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El sistema solicitar este dato al registrar los movimientos contables para aquellas cuentas del Plan, que tengan el respectivo indicador "S" de Centro de Costo. La utilizacin principal del este dato es para obtener los CUADROS DE COSTO, los cuales se emiten agrupados por centro de costo. En los Reportes por Centro de Costo se pueden consolidar varios centros por el primer dgito. Este dato tambin servir para efectuar la transferencia automtica de las cuentas 6xx a la 9xx, segn lo indicado en la Tabla de Transferencia, cuando la contabilizacin se realiza por la clase 6. TABLA Nro. 06 TIPOS DE DOCUMENTOS. En esta tabla se codificar toda la relacin de tipos de documentos que usar la compaa y que se ingresarn al registrar los movimientos contables en el transcurso de las operaciones diarias, para aquellas cuentas del Plan que tengan el indicador "S" en el campo Documento de Referencia. ( Los tipos de documentos bancarios se registrarn el la Tabla General 15 ). El usuario del sistema deber crear en esta tabla los documentos que utilizar en el registro de sus operaciones . Esta tabla esta relacionada con la Tabla General 53 y 56 (Compras y Ventas) El uso correcto de los Tipos de Documentos, permitir identificar las operaciones realizadas en las consultas y reportes que emite el sistema. Esto es especialmente importante para los reportes de Anlisis de Cuentas y documentos pendientes. En la columna 40 de la DESCRIPCION se puede asignar un numero alternativo para digitarlo al momento de registrar los comprobantes en lugar de las siglas. Por ejemplo para digitar solo campos numricos, 01 en lugar de FT. En la columna 59 se deber indicar el tipo de documento SUNAT, para generar el archivo COA y para la impresin de los Registros de Ventas y Compras (de acuerdo a ley) EJEMPLO CDIGO BV FT LT NC ND RC RH TK BA DESCRIPCION Boleta de Ventas Factura Letra Nota de Crdito Nota de Dbito Recibo Serv. Pblicos Recibo de Honorarios Ticket Boleto areo 01 02 03 04 05 06 07 08 09 03 01 07 08 13 02 12 05

TABLA Nro. 07 TIPOS DE ANEXO. En esta tabla se identificar con un cdigo (de un carcter) todos los tipos de anexos que sirvan para hacer referencia al registrar cuentas contables en Plan o cdigos de anexos en la Tabla de Anexos. EJEMPLO CDIGO 0 C T P V DESCRIPCION Bancos (no modificable) Clientes Personal Proveedores Varios

TABLA Nro. 10 FORMATO DE BALANCE Es el cdigo que permite clasificar estructurar el Balance General . Esta Clasificacin se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin. EJEMPLO CDIGO DESCRIPCION - 17 -

1100 1101 1102 1199 2000 2100 2108 2199 3000 3101 3101L 3110 3899 3999

ACTIVO CORRIENTE Caja y Bancos Cuentas Corrientes TOTAL ACTIVO CORRIENTE PASIVO PASIVO CORRIENTE Cuentas por Pagar Comerciales TOTAL PASIVO CORRIENTE PATRIMONIO Capital Social **(Ojo , deja lnea en blanco)* Resultado del Ejercicio TOTAL PASIVO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 00 , corresponden a ttulos y no deben ser asignados a cuentas. Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 99 , corresponden a totales y no deben ser asignados a cuentas. Los cdigos cuyos ltimos 3 dgitos son 999, corresponden a totales de Activo (1) , Pasivo (2) y Patrimonio (3). El RESULTADO DEL EJERCICIO tiene como cdigo el 3110 en forma fija. Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "L". Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "R". Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL". En las posiciones 57/60 , se podr indicar un rubro alterno para que en el proceso mensual sea cambiado el rubro cuando el saldo de la cuenta sea acreedor (Activo o deudor (Pasivos). Por s) ejemplo en el caso de sobregiros bancarios o anticipos a proveedores. TABLAS Nros. 11 y 13 - FORMATO DE GANANCIAS Y PRDIDAS Es el cdigo que permite clasificar estructurar los Cuadros de Ganancias y Prdidas. Esta clasificacin se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin. EJEMPLO CDIGO 1000 1001 1002 1099 1101 1109 1201 1201F DESCRIPCION VENTAS (SUBTTULO) Ventas Ingresos Financieros TOTAL VENTAS (SUBTOTAL) Costo de Ventas TOTAL COSTO DE VENTAS UTILIDAD OPERATIVA 1009,1109 (FRMULA)

SUBTTULOS : Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 00 , corresponden a subttulos y no deben se asignados a r cuentas. SUBTOTALES : Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 99 , corresponden a subtotales y no deben ser asignados a cuentas. El programa totalizar todos los rubros cuyos 2 primeros dgitos son iguales al SUBTOTAL. FRMULAS : Las frmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a las necesidades del usuario. La frmula se establece registrando en la tabla un rubro con la descripcin y adicionalmente otro registro con el numero de rubro mas la letra "F". LA frmula lleva en el campo "descripcin" hasta 8 rubros separados por comas en cada frmula. Estos rubros pueden ser tambin totales (xxx9). Por ejemplo el rubro 1201F , es una frmula que el programa calcular sumando algebraicamente los rubros 1099 y 1109. Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posicin 40 " , indicar que el resultado del rubro es -" negativo pero que debe imprimirse como positivo. Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la l tra "L". e Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "R". Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL".

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TABLA Nro. 12 FORMATO DE COSTOS Es el cdigo que permite clasificar estructurar los Cuadros de Costos. Esta clasificacin se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin. EJEMPLO CDIGO 0001 0002 0003 DESCRIPCION Alquileres Gastos de personal Tributos

TABLA Nro. 15 TIPOS DE DOCUMENTOS BANCARIOS. En esta tabla se codificar todos los tipos de documentos que se ingresarn al registrar los movimientos contables de las cuentas de bancos en el transcurso de las operaciones diarias , as como en el PROCESO DE CONCILIACION. EJEMPLO CDIGO CH EN NA ND XA XC DESCRIPCION Cheque Entrega Nota de Abono Nota de Cargo/Dbito Extorno abono Extorno cargo Debe/Haber H D D H D H

En la columna 60 se deber indicar si es Debe o Haber desde el punto de vista contable. TABLA Nro. 26 AREAS En esta tabla se codificar las reas que ser n informadas al registrar el movimiento contable de aquellas cuentas que tienen en el Plan el indicador "S" de Area. El uso de este dato es para obtener los Reportes por reas que el usuario del sistema puede utilizar de acuerdo a sus necesidades. Un ejemplo aplicado para el flujo de efectivo es el que a continuacin se detalla. CDIGO DESCRIPCION 001 002 010 020 050 060 070 110 120 130 160 170 APERTURA TRANSFERENCIAS COBRANZA A CLIENTES OTROS COBROS DE EFECTIVO RELAT. A LA ACTIV. DE OPERACION PAGOS A PROVEEDORES PAGOS DE REMUNERACIONES Y BENEFICIOS SOCIALES OTRO INGRESO DE EFECT. RELATIV. A LA ACTIV. DE OPERACIN INGRESOS POR VENTA DE VALORES INGRESOS POR VENTA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO OTROS INGRESOS RELATIVOS A LA ACTIV. DE INVERSION PAGOS POR COMPRA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO PAGOS POR COMPRA DE VALORES

TABLA Nro. 30 CUENTAS RESUMIDAS EN E L MAYOR En esta tabla se codificar las cuentas a dos dgitos que debern mostrarse resumidas en el Mayor (CTMAYO02). En el mayor slo se mostrar el total de cargo / abonos y saldo de todo el grupo de cuentas. EJEMPLO CDIGO 60 79 DESCRIPCION COMPRAS CARGAS IMPUTABLES A CENTROS DE COSTOS

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TABLA Nro. 41 TIPO DE OPERACIONES DE ASIENTO DE CIERRE En esta tabla se indican los tipos de operaciones para el asiento de cierre. PUEDEN SER : CDIGO DESCRIPCION S T O SALDAR TRANSFERIR OMITIR

TABLA Nro. 42 SUBDIARIOS COPROBANTES BANCOS En esta tabla se indican los subdiarios que se van a registrar en Comprobante de Bancos PUEDEN SER : CDIGO DESCRIPCION 21 22 INGRESOS BANCOS EGRESOS VARIOS

TABLA Nro. 53 PARMETROS PARA COMPROBANTES DE COMPRAS Permite registrar los parmetros (cuentas,subdiarios,tipos de documento) que usar el programa de Registro de Comprobantes de compras. La descripcin detallada est el anexo correspondiente. TABLA Nro. 54 PARAMETROS PARA COMPROBANTES DE HONORARIOS Permite Configurar los parmetros para el proceso del PDT. Ver seccin de PDT HONORARIOS en el mdulo de Utilitarios CONCAR. CLAVE CTA1 CTP1 CTP2 CTR1 CTS1 DOC1 SUB1 PARAMETROS PARA REGISTRO DE HONORARIOS 1...5....10..........15.......20.......25......30.......35......40......45......50.....55....60 63201 HONORARIOS PROFESIONALES MN 46901 HONORARIOS MN US 46902 HONORARIOS US 40174 RETENCION RENTA 4TA 40192 IMPUESTO EXT.SOLIDARIDAD RH RECIBO POR HONORARIO 15 SUBIDARIO DE HONORARIOS

TABLA Nro. 55 PARMETROS PARA LA REGULARIZACION AUTOMTICA DE DIFERENCIA DE CAMBIO En esta tabla se codificarn los cdigos datos necesarios para el proceso de regularizaciones de diferencias de cambio EJEMPLO CDIGO CTA01 CTA02 SUB1 XGA XGP DESCRIPCION 121001 FACTURAS POR COBRAR 421001 FACTURAS POR PAGAR 25 Subdiario 76601 Cuenta de Ganancia 67601 Cuenta de Prdida

Cuentas por regularizar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el formato CTAXX. Las cuentas deben tener Nivel de saldo 3 y documento de referencia en "S" en el Plan de Cuentas. TABLA Nro. 56 PAR METROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS Permite registrar los parmetros (cuentas,subdiarios,tipos de documento) que se usarn en el programa de Registro de Comprobantes de ventas. La descripcin detallada esta el anexo correspondiente. - 20 -

TABLA Nro. 58 PARMETROS PARA EL AJUSTE AUTOMTICO DE DIFERENCIA DE CAMBIO En esta tabla se codificarn los cdigos datos necesarios para el proceso de ajuste de diferencias de cambio EJEMPLO CDIGO CTA01 CTA02 SUB XGA XGP XMON DESCRIPCION 121001 421001 26 76601 67 601 UZ M FACTURAS POR COBRAR V FACTURAS POR PAGAR Subdiario Cuenta de Ganancia Cuenta de Prdida Moneda de Ajuste(*)

(*)XMON Indica la moneda para el tipo de cambio del da del mes para efectos del ajuste FASB. Cuentas por Ajustar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el formato CTAXX. Las cuentas deben indicarse con el tipo de cambio a usar (M = Compra , V = Ventas. Posicin 10 ). TABLA 60 CONCEPTO GIRO DE CHEQUES AUTOMATICOS En esta Tabla se configurarn los conceptos de giro de cheques automtico para ser utilizado en la opcion de Comprobante de Cheques Automtico. CLAVE CON01 CON02 CON03 DESCRIPCIN 1.....5......10......15......20......25......30........35......40......45......50.......55....60 42101 D FACTURAS SOLES 42102 D FACTURAS DOLAR ES 38101 D RENDICIN DE CUENTA

TABLA Nro. 72 - FORMATO DE REPORTES ESPECIALES - 02 PLAN DE CUENTAS - programa CTLIST12 Es el cdigo que permite clasificar estructurar el cuadro de reportes especiales CTLIST12, que muestra los importes hasta 12 meses. Esta clasificacin se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin. EJEMPLO CDIGO 1000 1001 1002 1099 1101 1109 1201 1201F DESCRIPCION VENTAS (SUBTTULO) Ventas Ingresos Financieros TOTAL VENTAS (SUBTOTAL ) Costo de Ventas TOTAL COSTO DE VENTAS UTILIDAD OPERATIVA 1009,1109 (FRMULA)

SUBTTULOS : Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 00 , corresponden a subttulos y no deben ser asignados a cuentas. SUBTOTALES : Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 99 , corresponden a subtotales y no deben ser asignados a cuentas. El programa totaliza todos los rubros cuyos 2 primeros dgitos son iguales al SUBTOTAL. FRMULAS : Las frmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a las necesidades del usuario. La frmula se establece registrando en la tabla un rubro con la descripcin y adicionalmente otro registro con el numero de rubro mas la letra "F". LA frmula lleva en el campo "descripcin" hasta 8 rubros separados por comas en cada frmula. Estos rubros pueden ser tambin totales (xxx9). Por ejemplo el rubro 1201F , es una frmula que el programa calcular sumando algebraicamente los rubros 1099 y 1109. ACUMULADOS: Los acumulados permiten mostrar un total de los meses anteriores siguiendo el mismo criterio de las frmulas. - 21 -

Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posicin 40 " " , indicar que el resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo. Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "L". Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "R". Para totalizar un acumulado siguiendo el mismo criterio de las formula agregar al formato la letra T Para saltar de pagina agregar al formato las letras EJ Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL". TABLA Nro. 93 CONTROLES VARIOS CLAVE DESCRIPCIN

AUTO S (Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automticas en el archivo de cuentas automticas, en caso de considerarlo se especifica S en la descripcin, en caso contrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S. Util para los reportes de estado de cuentas con cuentas automtic as) MEMOPM S (Nos indica si el sistema va a optimizar la memoria en el proceso de consolidacin, en caso de considerarlo se especifica S en la descripcin, en caso contrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S) MONPRE US (Parmetro que indica en que moneda se van a llevar los Presupuestos. Por defecto el sistema asume US (Dlares) , para especificar en Moneda Nacional se configura MN. PRN LPT1 (Asigna el puerto de impresin para imprimir en modo MS-DOS, opcin de texto en la pantalla de dilogo de la impresin) CTAAXXXX S (Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automticas para el balance, en caso de considerarlo se especifica S en la descripcin, en caso contrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S. XXXX viene a ser el cdigo de la compaa) COS S (Parmetro que especifica si se va a generar el proceso de acumulacin de centro de costos. Este proceso es til para todos los reportes de centros de costos. Se especifica S para generar este proceso, en caso contrario N. El sistema asume por defecto N.) Se especifica en la descripcin en la columna 58 el parmetro TOD para parametrizar a cualquier cuenta el flag de centro de costo. NUMLIB N (Permite digitar el nmero de comprobante libremente sin ninguna validacin de mes para el nmero del comprobante ingresado, para ello se debe especificar S en la descripcin. El sistema asume por defecto N.) EJER MMMM (Permite establecer el ejercicio contable desde un mes especifico a otro por un periodo de doce meses. Ej 0403 (Abril2000-Marzo2001) No es necesario especificar este parmetro si se trabaja desde Enero a Diciembre. APET S (Permite aperturar cualquier cuenta de balance tipo A y P. Por defecto es N , en este caso el sistema considera como cuentas de balance las que sean menores a la clase 6) TABLA Nro. 94 PARAMETROS DE VENCIMIENTOS Esta tabla se configura para emitir el reporte de antigedad de deuda ubicado en el mdulo de reportes varios de Utilitarios Concar (RSUTIL.EXE). Las claves que comienzan con COB son las cuentas por cobrar a considerar en el reporte y las que comienzan con PAG son las cuentas por pagar. RPVE viene a ser la proyeccin de das de documentos por vencer y RVEN es la proyeccin de das de documentos vencidos. EJEMPLO CODIGO COB01 DESCRIPCION 12101 - 22 -

COB02 COB03 COB04 PAG01 PAG02 PAG03 PAG04 RPVE RVEN

12102 12301 12302 42101 42102 42301 42302 030,060,090 030,060,090

TABLA Nro. 95 PARAMETROS PARA EL ASIENTO DE AJUNTE POR INFLA CION Esta tabla nos permite configurar el proceso de ajuste por inflacin. CLAVE CTAN CTAR DECF SUBB SUBF SUBN DESCRIPCIN 1......5......10......15......20....25.....30.....35.....40.....45....50....55....60 79888 89888 3 87 88 89 CARGAS IMP. CTAS.COSTOS ACM CUENTA REI No.DE DECIMALES PARA FACTOR DE AJUSTE SUBDIARIO AJUSTE POR INFLACIN BALANCE S UBDIARIO AJUSTE POR INFLACIN GP -F SUBDIARIO AJUSTE POR INFLACIN GP -N

TABLAS GENERALES RESERVADAS Las tablas que se detallan a continuacin no debern ser modificadas por los usuarios. Sin embargo el sist ema permitir efectuar cambios en futuras ampliaciones: TABLA DESCRIPCION 08 Tipos de cuenta 09 Nivel de saldo Anlisis de cuentas. 15 Tipos de documentos bancarios 16 Rubros de Conciliacin bancos 17 Tipos de conversin de moneda 18 Estado de la cuenta 19 Registro de la cuenta 41 Tipos de operaciones para el asiento de cierre 90 Descripcin de mes 93 Controles del Sistema 1.d. TABLA DE TIPOS DE CAMBIO La tabla de Tipo de Cambios es aquella donde se definen las monedas con su equivalencia en moneda nacional de cada da. Esta tabla ser usada por el sistema para convertir cada asiento contable a soles y dlares. Para registrar el tipo de cambio del dlar se deber usar el cdigo US. Es obligatorio registrar el tipo de cambio del primer da (01) del mes cuyo cierre contable se desea procesar. Conciliacin bancaria Conciliacin bancaria Registro de comprobantes/Proceso Mensual Plan de cuentas, Registro de comprobantes. Plan de cuentas, Registro de comprobantes. Asiento de cierre Emisin de reportes Emisin de reportes, Proceso Mensual USO Plan de cuentas Plan de Cuentas,Proceso Mensual,

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COMPOSICION DE LA TABLA DE TIPO DE CAMBIO

Los datos a ingresar son los siguientes: Debe seleccionarse la moneda a actualizar, luego se ingresar el ao, mes, y a continuacin los tipos de cambio de cada da. DATOS DE GENERALES MONEDA AO / MES DATOS DE LOS TIPOS DE CAMBIO DIA CAMBIO COMPRA CAMBIO VENTA Fecha al corresponde el tipo de cambio Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla General 17. Cdigo de la moneda a registrarse Del perodo a registrar el tipo de cambio

Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General 17. Si este tipo de cambio esta en 0, se asume el mismo que el tipo M 1.e. TABLA DE TRANSFERENCIA DE LA 6 A LA 9 Esta tabla es usada cuando el Plan de cuentas esta estructurado para trabajar con la clase 6 y su uso es opcional. Esta Tabla permite definir la forma como se generarn en forma automtica las cuentas de la clase 9 y 79 al ingresar una cuenta 6. El programa solo considerar las cuentas de la clase 6 para crear la cuenta automtica, si alguna cuenta de otra clase tiene centro de costo no generar cuenta automtica. En esta Base de datos se definen los centros de costos (creados en la Tabla General 05) y las cuentas de la clase 9 con abono a la 79, a donde se generarn automticamente. La transferencia se realiza en el proceso de CIERRE.

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COMPOSICION DE LA TABLA DE TRANS FERENCIA

Los datos a ingresar son los siguientes: Debe seleccionarse la opcin que se desee tomar y luego se ingresarn los datos para la transferencia automtica. DESCRIPCIN DE LOS C AMPOS CENTRO DE COSTO CTA CARGO CTA ABONO FACTOR Cdigo de centro de costo. Cuenta de cargo Cuenta de abono Porcentaje a transferir. Si es totalmente se indicar 100.

El uso de esta tabla es opcional y si no se registran datos en ella (vaca), el sistema no generar (transferir) cuentas automticas aun cuando estas se hallan registrado las cuentas de la clase 6XX con el dato del centro de costo. Esto es porque en algunos casos se utilizan los centros de costo al registrar la clase 6xx, pero la transferencia a la cl se 9 se a indica directamente en el Plan de Cuentas indicando la cuenta de cargo y abono. Los movimientos contables con subdiarios de la serie 9X no son considerados para la generacin automtica de cuentas. Ejemplo para el uso de esta tabla Tenemos definido la siguiente Tabla de centros de costo - 25 -

101 102 103 201 202 205

Lavado Corte Planta elctrica Gerencia Contabilidad Ventas CARGO 900001 900001 900001 910001 910001 910001 920001 ABONO FACTOR 799001 799001 799001 799001 799001 799001 79900 100 100 090 010 100 100 100

Tabla de transferencia CENTRO DE COSTO 101 102 103 103 201 202 205 Lavado Corte Planta elctrica Gerencia Contabilidad Ventas

En el Plan de Cuentas tenemos lo siguiente 621001 Sueldos 622001 Salarios 636001 Electricidad y agua 671001 Intereses 799001 Cargas transferidas 900001 Produccin 910001 Administracin 920001 Ventas 970001 Financieros

Asientos contables CUENTA 1) Manual 621001 621001 622001 622001 636001 411001 Automtico 910001 910001 900001 900001 900001 910001 799001

C.COSTO 201 202 101 102 103

DEBE 100 150 300 200 500

HABER

1250 100 150 300 200 450 50

Porcentual Porcentual 1250

En este ejemplo la 671001 no es necesario codificarla con centro de costo ya que su traslado a la clase 9 se puede indicar directamente en el Plan de Cuentas. 1.f. TABLA DE NUMERACION D E COMPROBANTES En esta Base de datos se muestran los Subdiarios y el ltimo numero de comprobante generado en forma automtica por cada ao/mes. Esta Tabla se actualiza automticamente al registrar los comprobantes con numeracin automtica, pero puede ser modificada cuando se requiera. Por ejemplo si se desea igualar con la numeracin manual.

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COMPOSICION DE LA TABLA NUMERACION DE COMPROBANTES

Los datos a ingresar son los siguientes: SUB.DIARIO AO / MES COMPROB. Cdigo de Subdiario PERODO ltimo numero de comprobante generado automticamente.

1.g. TABLA DE CONSOLIDACIN ASIENTO DE CIERRE En esta Base de datos se definen los asientos automticos de cierre del ejercicio. En esta opcin se deben crear las plantillas o modelos de cada asiento de cierre. Primero se debe establecer la secuencia de los asientos de cierre y que cuentas se van a cerrar o transferir en cada paso. Cada asiento de cierre se identifica por un NUMERO DE ASIENTO y cada asiento producir automticamente un comprobante contable. Por ejemplo el asiento 001 servir para cerrar las cuentas 9 y 79, en el 002 se transferir el saldo de la 70 a la clase 80101, el 003 se transfiere la 80101 a 82101, y as sucesivamente. Los asientos definidos en esta opcin deben procesarse en el men de asiento automticos con la opcin de ASIENTOS DE CIERRE.

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COMPOSICION DE LA TABLA ASIENTO DE CIERRE

Los datos a ingresar son los siguientes: NUMERO DE ASIENTO DESCRIPCION COMPROBANTE O(Opcin) SC (Secuencia) OPERACIN Numero de secuencia Esta descripcin se grabar en la glosa del comprobante contable. Numero de comprobante que se producir automticamente. Alt+C=Creacin,Alt+M=Modificacin Alt+E=Eli minacin,Alt +R=Revisin, Alt +F=Finalizar Numero de secuencia o lnea. Por ejemplo 01, 02 , 03, y debe ser digitada por el usuario. Indica que operacin se va ha efectuar con el saldo de la cuenta o cuen tas. Los valores validos son : S= Saldar . Los saldos de las cuentas se saldan entre si. T= Transferir . Los saldos de las cuentas indicadas se transfieren a la CUENTA RECEPTORA X= Omitir. La cuenta indicada no se considerar en este asiento. Cdigo de la cuenta . Puede indicarse con todos sus dgitos o en forma genrica. Ejemplo de genrica 70X , incluye todas las cuentas que sus 2 primeros dgitos es 70. En estos casos debe existir en el Plan de cuentas la cuenta 70 como tipo Titulo. Cdigo de la cuenta que recibir el saldo de la cuenta de origen.

CUENTA

CUENTA RECEPTORA

1.h. MANTENIMIENTO CUENTAS BANCOS Esta opcin permite crear los cdigos de cuentas corrientes bancarias con las cuales se girarn los cheques.

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CODIGO DE ANEXO DESCRIPCION DEL BANCO NOMBRE DEL BANCO NUMERO CUENTA MONEDA CUENTA CONTABLE

Ingresar el codigo de anexo del Banco Nombre del Banco Nombre del Banco Numero de Cuenta Corriente del Banco Moneda de Banco (Soles o Dolares) Cuenta Contables segn Plan de Cuentas

1.i. TABLA INDICES INFLACIONMANTENIMIENTO DE INDICES DE INFLACIN En este mantenimiento se ingresan los ndices de precios promedio mensual al por mayor a nivel nacional publicados por el diario El Peruano para realizar el ajuste por inflacin.

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2. MODULO DE REGISTRO DE COMPROBANTES Los asientos contables son recibidos por cinco opciones disponibles: a. Registro de Comprobantes Estndar con Conversin (Asientos de diarios) b. Registro de Comprobantes Estndar sin Conversin (Asientos de diarios) c. Comprobantes de Compras d. Comprobantes de Ventas e. Comprobante Honorarios f. Comprobante Bancos h. Comprobante Cheques REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION , permite registrar en el sistema cualquier tipo de comprobante como son asientos de diario, bancos, caja, planillas, costos, canjes, cancelaciones de clientes y otros. Al registrar un comprobante el sistema solicitar en cdigo de moneda original y el tipo de cambio y convertir automticamente a la otra moneda (si la moneda original es Soles lo convierte a dlares y viceversa) todo los movimientos registrados en dicho comprobante, es decir el todo el comprobante tendr el mismo tipo de cambio. Con esta opcin tambin se puede modificar un comprobante registrado en cualquiera de las opciones del sistema. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION , permite registrar en el sistema cualquier tipo de comprobante como son asientos de apertura, de diario, caja, costos, cancelaciones de clientes y otros. Al registrar un comprobante el sistema solicitar en cdigo de moneda original pero no el tipo de cambio. Al ingresar cada lnea o detalle del comprobante el usuario podr digitar el importe en soles y dlares de cada movimiento contable Es decir . que un comprobante cada lnea o detalle puede convertirse o no la moneda contraria o puede tener un tipo de cambio diferente en cada lnea o detalle. Con esta opcin tambin se puede modificar un comprobante registrado en cualquiera de las opci nes del sistema o COMPROBANTES DE VENTAS , permite registrar los documentos de las operaciones de ventas y produce el asiento completamente, debiendo el usuario del sistema finalizarlo. Esta opcin permite registrar boletas y en este caso el sistema automticamente determina el importe de I.G.V. COMPROBANTES DE COMPRAS, permite registrar los documentos de las operaciones de compras y produce el asiento afectando la cuenta del IGV. y la provisin a la, 42 debiendo el usuario afectar la cuenta de gastos, actvos o i compras de existencias. El registro de los comprobantes se puede realizar desde formatos previamente codificados y numerados manualmente. COMPROBANTE DE HONORARIOS , permite registrar los documentos de las operaciones de compra de servicios mediante un Recibo por Honorario. El asiento se genera automaticamente previa configuracion de la Tabla 54 (Tablas Generales). COMPROBANTE DE BANCOS , mediante esta opcion se automatiza todo lo referente a cualquier operacin bancaria (cobranzas en banco, depositos, pagos a proveedores, leasing, gastos de letras, prestamos, etc). Para ello el usuario tiene que definir las transacciones bancarias basicas de la empresa en el Mantenimiento de Movimientos Bancos. COMPROBANTES DE CHEQUES , permite registrar los cheques girados produciendo el comprobante contable con la afectacin automtica de la cuenta de bancos (104XX), debiendo el usuario ingresar las cuentas de contrapartida como por ejemplo la 42 o cualquier otra cuenta. adicionalmente al comprobante creado autom ticamente, esta opcin mantiene un archivo de los cheques girados, pudindose emitir el cheque/voucher en formato continuo, voucher de cheques manuales, relacin de cheques girados por fecha/banco o proveedor. Tambin se puede registrar los comprobantes directamente en el sistema sin previa codificacin, para lo cual se deber indicar al sistema que se desea numeracin automtica al momento de ingresar a cualquiera de las opciones de registro de comprobantes. En este caso el sistema efectuar la numeracin de los comprobantes automticamente. El sistema permite la organizacin de los comprobantes en SUBDIARIOS, y se recomienda que los nmeros de subdiarios estn en relacin con los archivos fsicos de documentos y tipos de operaciones. La numeracin de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la siguiente estructura (EJEMPLO) : SUBDIARIO 04 04 04 05 COMPROBANTE 010001 010002 020001 010001 MES 01 01 02 01 - 30 -

05 05

010002 020001

01 02

Cuando se desee modificar algn comprobante ya finalizado o pendiente se deber indicar al sistema que no se desea numeracin automtica. Luego se deber digitar el cdigo de Subdiario y numero de comprobante. El sistema verificar si el comprobante ya esta registrado , utilizando para dicha verificacin el cdigo de SUBDIARIO y NUMERO DE COMPROBANTE. El sistema permite registrar comprobantes de varios meses simultneamente. Un comprobante puede ser quedar en situacin de "P" pendiente cuando se abandona la opcin de Registro de movimientos, para continuar con el registro posteriormente. El sistema rechazar los comprobantes que tengan fecha de comprobante de un mes cerrado, es decir que ya se efectu el Proceso mensual Definitivo. Un comprobante puede ser eliminado totalmente, para lo cual existe la opcin en el Men de Registro de comprobantes. Al ingresar a esta opcin el sistema preguntar si se desea numeracin automtica, debindose responder con "SI" o "NO". Con "SI" el sistema asignar en numero de comprobante en forma automtica. Con "N , el usuario deber O" registrar el numero de comprobante. 2.a. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

SUBDIARIO COMPROBANTE

El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y que deber existir en la Tabla General 02. El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable. Los 4 siguientes dgitos ser un numero correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes. - 31 -

FECHA COMPROBANTE

La fecha del comprobante en formato da, mes y ao. La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo) La fecha de comprobante es muy important ya que en la conversin de e dlares a soles y viceversa se esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. El cdigo de moneda que deber existir en la tabla de tipo de moneda. Hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor slo se imprimir n los 30 primeros. Debe indicarse el tipo de cambio que se usar para convertir el comprobante de soles a dlares o viceversa. Los tipos validos son los siguientes : M = Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio. Adems debe existir el tipo de cambio M (Compra) para el da de la fecha del comprobante. V = Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante . Este tipo de cambio debe ser Venta. Adems debe existir el tipo de cambio V (Venta) para el da de la fecha del comprobante. C = Especial, en este caso el usuario debe indicar al sistema el tipo de cambio a utilizarse. F = Fecha pasada, en este caso el usuario debe indicar al sistema la fecha de la cual se busca el tipo de cambio M (Compra) o V (Venta) en la Tabla de tipo de cambios, el cual debe haberse generado previamente.

MONEDA GLOSA TIPO CONVERSION

TIPO DE CAMBIO FECHA TIPO CAMBIO SITUACION TOTAL COMPROBANTE FECHA DE CONTROL HORA DE CONTROL USUARIO

Slo para TIPO CONVERSION C Fecha a utilizar para la bsqueda del tipo de cambio cuando el TIPO DE CONVERSION es F Indicar si el comprobante esta finalizado , o pendiente. Este dato no es modificable y se muestra en forma automtica. Este dato se muestra automticamente para los comprobantes finalizados. Indica en forma automtica la fecha real en que se registro el comprobante. Indica la hora de creacin o modificacin Indica el cdigo de usuario que ha creado o modificado el comprobante

- 32 -

REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL CO MPROBANTE El sistema validar en forma inmediata los datos que se ingresan y los solicitar de acuerdo a las especificaciones del Plan de cuentas.

Los datos a ingresar son los siguientes: SEC CUENTA ANEXO COS F IMPORTE DOCMTO SECUENCIA, el nmero de lnea que en forma correlativa y automtica se asignar para cada lnea del comprobante. CUENTA CONTABLE. Deber existir en el Plan de Cuentas. CDIGO DE ANEXO. Debe existir en la Base de datos de anexos. CENTRO DE COSTO. El cdigo de centro de costo que deber existir en la TABLA GENERAL 05. DEBE / HABER. El cdigo que indica si es cargo (D o +) o abono (H o -) IMPORTE. El importe del asiento TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO. El tipo de documento de referencia que deber existir en la TABLA GENERAL 06 para cuentas varias o en la 15 para las cuentas de Conciliacin Bancaria. El numero de documento debe registrarse apropiadamente ya que el sistema lo usa para cancelar" las facturas y otros documentos, especialmente en las siguientes cuentas : Para Clientes (12X) o Proveedores (42X), la recomendacin, es de que el nmero de documento se registre incluyendo el numero de serie ( sin guin ). Para esto en el Plan de cuentas debe indicarse una longitud de 10 para estas cuentas. Ejemplo : El documento puede registrarse como FT 0010002412 o tambin FT 0012412, en donde 00221 es el numero de serie y 2412 el nmero de factura. Los ceros d nmero de el serie es conveniente respetarlos pero los del documento se pueden omitir, pero tanto en el cargo como en el abono debe registrase exactamente el mismo nmero, por que de lo contrario el documento figurar como pendiente en la cuenta corriente. Para las cuentas de bancos en caso de cheques la conciliacin bancaria usa los ltimos 4 nmeros del cheque para la comparacin contra el movimiento del estado de cuenta. El nmero de documento para sta versin soporta veinte (20) caracteres. - 33 -

FEC.DOC FEC.VEN ARE. GLOSA

FECHA DE DOCUMENTO. La fecha en formato da, mes, ao. FECHA DE VENCIMIENTO. La fecha de vencimiento de referencia en formato da, mes y ao. AREA (Segn TABLA GENERAL 26). Glosa del movimiento , por cada lnea.(hasta 30 caracteres

2.b. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

SUBDIARIO COMPROBANTE

El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y que deber existir en la Tabla General 02. El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable. Los 4 siguientes dgitos ser un numero correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes. La fecha del comprobante en formato da, mes y ao. La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo) La fecha de comprobante es muy importante ya que en la conversin de dlares a soles y viceversa se esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. El cdigo de moneda que deber existir en la tabla de tipo de moneda. Hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor slo se imprimir n los 30 primeros. Indicar si el comprobante esta finalizado , o pendiente. Este dato no es modificable y se muestra en forma automtica. Este dato se muestra automticamente para los comprobantes finalizados. Indica en forma automtica la fecha real en que se registro el comprobante. Indica la hora de creacin o modificacin Indica el cdigo de usuario que ha creado o modificado el comprobante - 34 -

FECHA COMPROBANTE

MONEDA GLOSA SITUACION TOTAL COMPROBANTE FECHA DE CONTROL HORA DE CONTROL USUARIO

REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTE SIN CONVERSION

Los datos a ingresar son los siguientes: SEC CUENTA ANEXO F DOCMTO SECUENCIA, el nmero de lnea que en forma correlativa y automtica se asignar para cada lnea del comprobante. CUENTA CONTABLE. Deber existir en el Plan de Cuentas. CDIGO DE ANEXO. Debe existir en la Base de datos de anexos. DEBE / HABER. El cdigo que indica si es cargo (D o +) o abono (H o -) TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO. El tipo de documento de referencia que deber existir en la TABLA GENERAL 06 para cuentas varias o en la 15 para las cuentas de Conciliacin Bancaria. El numero de documento debe registrarse apropiadamente ya que el sistema lo usa para cancelar" las facturas y otros documentos, especialmente en las siguientes cuentas : Para Clientes (12X) o Proveedores (42X), la recomendacin, es de que el nmero de documento se registre incluyendo el numero de serie ( sin guin ). Para esto en el Plan de cuentas debe indicarse una longitud de 10 para estas cuentas. Ejemplo : El documento puede registrarse como FT 0010002412 o tambin FT 0012412, en donde 00221 es el numero de serie y 2412 el nmero de factura. Los ceros del nmero de serie es conveniente respetarlos pero los del documento se pueden omitir, pero tanto en el cargo como en el abono debe registrase exactamente el mismo nmero, por que de lo contrario el documento figurar como pendiente en la cuenta corriente. Para las cuentas de bancos en caso de cheques la conciliacin bancaria usa los ltimos 4 nmeros del cheque para la comparacin contra el movimiento del estado de cuenta. El nmero de documento para sta versin soporta veinte (20) caracteres. FEC.DOC FEC.VEN FECHA DE DOCUMENTO. La fecha en formato da, mes, ao. FECHA DE VENCIMIENTO. La fecha de vencimiento de referencia en formato da, mes y ao

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IMPORTE

IMPORTE. El importe del asiento (En soles y dlares dado a que el sistema no lo va a convertir en los procesos de ajuste, generalmente se usa en los asientos de apertura) CENTRO DE COSTO. El cdigo de centro de costo que deber existir en la TABLA GENERAL 05. AREA (Segn TABLA GENERAL 26). Glosa del movimiento , por cada lnea.(hasta 30 caracteres

COS ARE. GLOSA

2.c. REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS Esta opcin permite registrar las facturas y otros comprobantes de pago de Proveedores e forma simplificada y n automatizada. Esta opcin se encuentra en el men de Registro de comprobantes. Cuando se registra una factura por medio de esta opcin, el sistema genera en forma automtica un comprobante contable con el cargo a la 401 por el IGV y el abono a cuenta 42 por la provisin., debiendo el usuario registrar slo el movimiento contable de la cuenta de naturaleza (3x , 6xx ) Para poder usar esta opcin debe configurarse previamente la Tabla General 53 , con los parmetros necesarios y actua lizar en la Tabla General los tipos de documentos aprobados por la SUNAT. Al registrar las compras por esta opcin el comprobante contable que se produce, servir para el Balance , Mayor , Diario , Registro de Compras y reportes de cuentas por pagar. Los procesos de Registro de Comprobantes de Compras as como los de generacin e impresin de Registro de Compras utilizan las Tablas Generales 06 (Documentos), 53 (Parmetros de comprobantes de Compras) y la 02 (Subdiarios). EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 53:

AFP. FINANCIERA S.A.

TABLAS GENERALES

PAG.1

CODIGO DESCRIPCION 1...5...10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60 --------------------------------------------------------------------------53 PARMETROS PARA ASIENTOS DE COMPRAS --------------------------------------------------------------------------CTA01 CTA02 CTA03 CTA04 MN42 US42 MN46 US46 421001 421002 461001 461002 H H D D D D 401001 401006 04 COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS 1 - 36 PROVEEDORES SOLES PROVEEDORES DOLARE S HONORARIOS SOLES HONORARIOS DOLARES FACTURAS NOTA DE DEBITO NOTA DE CREDITO RESUMEN DE LIQ. DE ADUANAS RECIBO DE HONORARIOS RECIBO DE SERVICIOS PUBLICOS

DOC01 FT DOC02 ND DOC03 NC DOC04 RL DOC05 RH DOC06 RC IGV ISC SUB1

SUB2 SUB3 SUB4 SUB4 TIGV XGEN ZINA1 ZINA2 ZZIGV

14 15 16 17 18.00 0000001 609009 631099 401002

COMPRAS PARA VENTAS GRABA. Y NO GRAB. COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CREDITO IMPORTACIONES HONORARIOS TASA DE I.G.V. PROVEEDORES VARIOS GASTOS INAFECTOS SERVICIOS DE TERCEROS INAFECTOS IGV. COMPRAS CONTADO CAJA SUBDIARIO CAJA 401004 RETENCION DE CUARTA

2 3 1 1

1

ZZSUB01 10 ZZOTR01 NOTAS :

Parmetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes as como en la impresin del Registro de Compras. CODIGO : CTAXX (Cdigo de Compra) Pueden existir varios cdigos de compra, segn la moneda y la cuenta que se afecte. En la columna En la columna En la columna En la columna 1/2 3/4 10 20 debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desea registrar. debe indicarse un cdigo cualquiera debe indicarse la cuenta que se afecta debe indicarse la descripcin de operacin

CODIGO : DOCXX (Documentos validos) En la columna 1/2 debe indicarse el tipo de documento validos (deben estar en la Tabla general 06. Pueden existir varios tipos de documento. En la columna 10 debe indicarse D=debe, H=Haber En la columna 20 debe indicarse la descripcin del documento

CODIGO : ISC ( Cuenta de Impuesto Selectivo al Consumo) En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto. (Es opcional y solo debe registrarse si

se est afecto al tributo).

CODIGO : IGV ( Cuenta de Impuesto General a las Ventas) En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto.

CODIGO : SUBXX (Cdigo de subdiario) Cdigo de subdiario a generar en forma automtica, si hay varios el sistema solicitar este dato, mostrando siempre el primero. En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios , deben estar en la Tabla general 02. En la columna 20 debe indicarse una descripcin resumen del uso del subdiario. En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimir la base imponible de acuerdo a lo siguiente : - 37 -

Columna 1 2 3

Concepto COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS Y DE EXPORTACION COMPRAS PARA VENTAS GRABA. Y NO GRABADAS COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CREDITO FISCAL

Pueden usarse varios subdiarios apuntando a la misma columna. Las letras XX deben reemplazarse por 01,02,03,04 .. CODIGO : TIGV (Tasa de I.G.V.) OPCIONAL En la columna 1 de la descripcin se indicar el porcentaje de I.G.V.

CODIGO : TISC1 (Tasa de I.S.C.) En la columna 1 de la descripcin se colocar el nmero 1 y a la altura del 10 debajo del 0 la tasa del Impuesto Selectivo al Consumo.

CODIGO : XGEN (Cdigo de proveedor genrico) OPCIONAL Cdigo de proveedor genrico. Esto permite registrar una factura sin tener que inscribir al proveedor en el archivo de anexos. Al momento de registrar la factura el programa solicitar el nombre y numero de RUC, los cuales quedarn anotados en la glosa del comprobante. Posteriormente al imprimirse el Registro de Compras , el programa tomar el nombre de la glosa del comprobante y no el del archivo de anexos.

Parmetros que son utilizados en el programa de la impresin del Registro de Compras. CDIGO : ZINAXX (Cuenta de gasto inafecta ). OPCIONAL En la columna En la columna 10 20 debe indicarse la cuenta que se afecta debe indicarse la descripcin de la cuenta

Pueden ser varias cuentas Cuando de registre un comprobante con esta cuenta, el programa que genera e imprime el Registro de Compras, no efectuar el clculo para determinar el monto afecto e inafecto y los monto registrados con esta cuenta sern considerados en la columna de inafectos. Esto es valido para los documentos registrados en la provisin de Comprobantes de compras o los que se registran directamente por caja. Las cuen de gastos inafectos que registran tas por Caja o reposicin de fondo fijo deben tener en el Plan de cuentas anexo de proveedores y documento de referencia S (Si). En el comprobante deben registrase con las mismas caractersticas de la cuenta de IGV. Para compras contado.

CODIGO : ZZIGV (Cuenta de IGV. Adicional para compras contado). OPCIONAL En la columna En la columna 10 20 debe indicarse la cuenta de IGV. debe la descripcin de la cuenta de manera referencial.

El objetivo de este parmetro es permitir registrar las compras cargndolas directamente al gasto por medio de un subdiario de Caja o fondo fijo, sin tener que provisionarlas por la cuenta 42 o 46. Por ejemplo : Se ha creado una cuenta en el Plan de Cuentas de la siguiente manera: CUENTA NIVEL DOCUMENTO : 401002 :2 ANEXO DESCRIPCION : I.G.V. Contado : P (Proveedores)

: S (Si)

El comprobante contable se registra en el subdiario 01 - Caja efectivo - 38 -

CTA ANEXO

D/H

IMPOR DOCU MENTO FECHA 500 180 FT 002-5456 03-06-96 90 FT 001-2223 01-06-96 1,770

GLOSA

635001 401002 00000001 401002 00000001 101001

D D D H

GROMY S.A. RUC 2345678 CURIER S.A RUC21168319

Por cada factura debe informarse una cuenta 401002, con los datos correspondientes. Para estos registros contables el programa que imprime el Registro de Compras, calcular la base imponible en base al monto del IGV. informado. La Glosa es importante registrarla con el nombre del proveedor y la palabra RUC para que aparezcan estos datos en el Registro de Compras.

CODIGO : ZZSUBXX (Subdiario adicional para compras contado que ingresan directamente al gasto por caja.) OPCIONAL .

Este parmetro funciona con el parmetro ZZIGVXX Cdigo de subdiario adicional a incluir en el Registro de Compras. En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios, deben estar en la Tabla general 02. En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimir la base imponible al igual que en el parmetro ZZSUBXX.

CODIGO : ZZOTRXX ( Otros importes que se imprimirn en la columna del registro de Compras. En la columna En la columna 10 20 debe indicarse la cuenta que se afecta debe indicarse la descripcin de la cuenta

Pueden ser varias cuentas Cuando de registre un comprobante con esta cuenta, el programa de impresin del Registro de Compras imprimir el importe en la columna : OTROS IMPORTES O IMPUESTOS QUE NO FORMAN PARTE DE BASE IMPONIBLE..

- 39 -

REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE -

CDIGO DE COMPRA SUBDIARIO

Elegir el cdigo segn la ventana de opciones El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y que deber existir en la Tabla General 02. Es automtico. Si existen mas de dos subdiarios en la Tabla 53 el sistema permite modificar el subdiario. El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2 primeros dgitos indicar n el mes contable. Los 4 siguientes dgitos sern un numero correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes. Fecha de contabilizacin. La fecha del comprobante en formato da, mes y ao. La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo). La fecha de comprobante es muy importante ya que en la conversin de dlares a soles y viceversa se esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. Se recomienda que la fecha de la factura y la del comprobante sean iguales. Si es una factura del mes anterior y esta en dlares se recomienda digitar como fecha de comprobante el primer da del mes y usar el TIPO DE CONVERSION F , debindose informar la fecha de la factura. Segn la Tabla de Anexos Nombre de proveedor genrico (Cuando existe el parmetro XGEN en la tabla general 53.) Ruc del proveedor genrico Tipo y numero de la Factura - nota de dbito o nota de crdito u otro comprobante de pago. El tipo de documento ser validado - 40 -

COMPROBANTE

FECHA CONTABLE

CDIGO DE PROVEEDOR NOMBRE RUC DOCUMENTO

El numero debe registrarse con su numero de serie si es que la tiene, separando el numero con un guin. Puede registrarse de la siguiente manera : 1-000005 o 001-000005 o 1-5 Al momento de imprimirse en el registro de Compras o para el sistema COA, el sistema separar la serie y le completar los ceros automticamente, quedando as : 001 000005 o 001 000005 o 001 5 FECHA EMISION ISC IGV TASA Fecha de emisin de la factura, nota de dbito, crdito. Importe de Impuesto Selectivo al Consumo Importe del Impuesto General a las Ventas Porcentaje afecto

ANEXO IGV IMPORTE TOTAL TIPO CONVERSION

Opcional si la cuenta de IGV. tiene anexo. Importe total del documento Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para convertir el comprobante de soles a dlares o viceversa. Los tipos validos son los siguientes : M = Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio. Adems debe existir el tipo de cambio M (Compra) para el da de la fecha del comprobante. V = Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante . Este tipo de cambio debe ser Venta. Adems debe existir el tipo de cambio V (Venta) para el da de la fecha del comprobante. C = Especial, en este caso el usuario deber indicar al sistema el tipo de cambio a utilizarse. F = Fecha pasada, en este caso el usuario deber indicar al sistema la fecha de la cual se buscar el tipo de cambio en la Tabla de tipo de cambios. Esta opcin debe usarse para los casos de facturas en dlares de meses anteriores.

TIPO DE CAMBIO

Slo para TIPO CONVERSION C, usar este campo cuando la fecha de comprobante difiere de la fecha de la factura. Ejemplo : facturas de meses pasados en dlares. Fecha a utilizar para la bsqueda del tipo de cambio cuando el TIPO DE CONVERSION es F Esta glosa es general para todo el comprobante, el sistema asume automticamente la glosa con el nombre del proveedor y el numero de documento, pero puede ser modificada. La glosa tiene hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor slo se imprimirn los 30 primeros. Esta glosa se grabar en cada movimiento del comprobante siempre y cuando la cuenta correspondiente tenga el indicador de Glosa en el Plan de cuentas.

FECHA TIPO CAMBIO GLOSA COMPROB.

GLOSA MOVIMI.

- 41 -

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -MENSAJES DEL PROGRAMA Este programa emite los siguientes mensajes : 1) Resultado de clculo del IGV.. para determinar la correcta aplicacin de la Tasa 2) Facturas duplicadas (ya registradas) IMPORTACIONES Las importaciones deben registrarse en cinco comprobantes separados : 1) Registro de la factura del proveedor del exterior por la opcin de comprobantes estndar y diferente al de compras. 2) Factura de los gastos de la Agencia de aduanas (Registro de Compras) 3) Liquidacin de Aduanas, en donde se cancela el AD-VALOREN e IGV. (Registro de Compras) utilizando un subdiario

4) Supervision de Importacion, se registra en la opcion de Comprobantes Estandar con Convesion. 5) Aplicacin IGV No Domiciliados, este asiento se contabiliza en Comprobantes de Compras cuando se ha declarado y pagado al Fisco el IGV por el servicio prestado por un No Domiciliado, para efecto de mostrarlos en el Registro de Compras. En el registro del documento de Resumen de Liquidacin de Aduanas o PO Plizas, que tendrn un tratamiento especial, pues el programa que imprime el Registro de Compras, les calcular automticamente la base imponible tomando como referencia el monto de IGV. Dado que a la fecha la SUNAT no ha definido un cdigo de documento para la Declaracin nica de importacin para anotarlo en el Registro de Compras , se usar en la columna 59 de la Tabla General 06 el tipo DU, para los documentos RL.

IMPRESION DEL REGISTRO DE COMPRASExisten dos opciones para imprimir el Registro de Compras : 1) Emisin del Registro de Compras Ajuste ao anterior Esta opcin es la que debe utilizarse y consta de 3 pasos A) Genera Registro de Compras.B) Consulta / Ajusta. Esta opcin crea un archivo con las compras del mes desde el cual se emite el Registro de Compras. Esta opcin permite modificar el archivo con las compras del mes. Los datos que pueden ser modificados son el nombre del proveedor, RUC, o el monto imponible o inafecto de cada factura, sin afectar los comprobantes contables. Esta opcin debe realizarse si ya no existen comprobantes contables por modificar o registrar. Imprime el Registro de Compras desde el archivo generado.

C) Imprime Registro 2) Emisin del Registro de Compras -

Esta opcin es la que debe utilizarse y consta de 4 pasos A) Genera Registro de Compras.Esta opcin crea el archivo con las compras del mes desde el cual se emite el Registro de Compras. Esta opcin debe procesarse despus de realizar un proceso de cierre contable cuando se hayan agregado o modificado comprobantes contables. Este proceso selecciona los comprobantes de compras (subdiarios y cuentas indicadas en la Tabla General 53), calcula la base imponible y el - 42 -

monto inafecto y crea un archivo con las compras del mes (COPPAAMM.DBF, en donde PP es la compaa y AAMM es el ao/mes del movimiento). El archivo que se crea puede ser modificado sin afectar ;los asientos contables para luego ser impreso en el formato de Registro de Compras. Se recomienda que las modificaciones se realicen cuando ya no se van a modificar o agregar ms comprobantes contables. Si se han modificado o creado comprobantes de compras y luego debe procesarse nuevamente esta opcin y las modificaciones que se hubieran hecho en el archivo COPPAAMM.DBF, se perdern.. Este programa tiene las siguientes opciones : TASA DE IGV. : Asume 18 % FORMA DE CALCULO : NORMAL : El programa efectuar el recalculo de la base imponible e inafectos en base al monto del IGV ajustando el importe inafecto a la columna base imponible si es menor a 1 % o si en menor a S/. 2. AJUSTADO : El programa recalcula la base imponible en base al monto del IGV. y determina el monto inafecto. Si el monto inafecto es menor al importe indicado en CENTAVOS lo acumula en la base imponible. Esto es para no mostrar montos pequeos con 0.01 o 0.02 como inafectos ya son producto del calculo con decimales. SIN RECALCULO : El Programa no realiza el recalculo del IGV. y mantiene los valores tal como se han ingresado. B) Consulta / Modifica. Esta opcin permite modificar el archivo con las compras del mes. Los datos que pueden ser modificados son el nombre del proveedor, RUC, o el monto imponible o inafecto de cada factura, sin afectar los comprobantes contables. Esta opcin debe realizarse si ya no existen comprobantes contables por modificar o registrar. Imprime el Registro de Compras desde el archivo generado en moneda nacional o dlares.

C) Imprime Registro

2.d. REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS

Esta opcin permite registrar las facturas de Ventas en forma simplificada y automatizada. Esta opcin se encuentra en el men de Registro de comprobantes. Cuando se registra una factura por medio de esta opcin, el sistema genera en forma automtica el cargo a cuenta 12X por la provisin y los Abonos a la 401 por el IGV.y a la 70 por el valor de venta. Cuando se trata del registro de una Boleta de Venta el sistema calcula en monto de IGV. Para poder usarla debe crearse previamente la Tabla General 56 , con los parmetros necesarios. EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 56 :

AFP. FINANCIERA S.A.

TABLAS GENERALES

PAG.1

CLAVE

DESCRIPCION 1.....5...10...15.......20...25...30...35...40...45...50...55...60

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