manual cambios versiÓn 5 - lextools.com
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MANUAL
CAMBIOS
VERSIÓN 5.0
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FACTURAS PROFORMA
En el apartado “cuentas [F9]” se añade la opción “Crear factura proforma”. Llevarán una numeración totalmente independiente de las facturas normales, simplemente numeradas sin serie. Para crear una factura proforma seleccionaríamos la opción con las cuentas a facturar
marcadas o sin marcar si queremos realizar la proforma de todas las cuentas.
Como siempre rellenaríamos lo correcto en la ventana y al pulsar sobre “Aceptar” el programa abrirá la ventana de facturación y nos mostrará los datos de la proforma.
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Es posible imprimir esa factura proforma e incluso convertirla en factura normal e imprimirla también guardando los dos archivos. Si estando como factura proforma se imprime crea un
icono blanco a la derecha de “imprimir factura” quedando de esta forma.
Se puede convertir en una factura normal pulsando la opción “Convertir en factura”.
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Pedirá la serie y el número de factura.
En el caso de imprimir esta factura para que genere el escrito quedarían ambos registrados en la ventana de la factura, quedando el de la factura en azul.
Desde el expediente podemos ver las facturas del expediente y su información, es posible agruparlas por tipo seleccionando la opción deseada.
En el apartado cuentas, en la columna F, aparecerán las líneas de cuentas indicando si es una factura proforma con la letra P y si es una factura con la letra F.
Al realizar listados de facturas se puede diferenciar entre ambos tipos.
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En el caso de seleccionar “Todas” en el campo “tipo de factura”, la forma de diferenciarlas sería que las proforma no llevan serie.
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PODERES
Se añade la opción de adjuntar el documento a la ventana de poder desde archivo o directamente desde el escáner.
Para añadir un poder se puede hacer desde la ficha del cliente o desde el mismo expediente.
Se rellenan los datos de la ventana y permite añadir un archivo desde las opciones “desde un archivo” o “desde escáner”.
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Al pulsar sobre “guardar poder” aparecerá la ventana de los poderes del cliente en el que estamos (puede tener más de un poder).
También es posible añadir poderes directamente desde el expediente en la pestaña “poderes”.
En la primera opción saldría una ventana como en la de la ficha del cliente para añadir el poder
y la segunda opción permite añadir al expediente un poder ya existente del cliente.
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PLANTILLAS
Se pueden crear plantillas para rellenar automáticamente el campo “descripción” en las líneas de evolutivo.
Creación de los modelos de plantillas
Dentro de la sección “escritos modelo” pulsamos sobre el botón de edición.
Agregamos un nuevo nivel.
Los pasos anteriores solo habría que realizarlo la primera vez, a partir de este paso crearíamos
lo que es el modelo de plantilla.
Se hace clic con el botón secundario del ratón sobre el índice “PLANTILLAS” y se pulsa sobre “agregar prototipo”.
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Aparecerá la ventana de configuración de la misma.
En el apartado “descripción” habría que poner el contenido que va a llevar la plantilla y marcar la opción “sin documento”, de esta forma al pulsar sobre “Aceptar” ya estaría creada.
Se incorpora una nueva opción a esta ventana, “E.Porc.” permite seleccionar un estado procesal para cuando se llame a esta plantilla o prototipo desde el estado evolutivo
automáticamente nos cambie el estado procesal del asunto y la fecha estado procesal.
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Uso de plantillas
Para usarla simplemente en una línea de evolutivo pichar sobre el icono de la lupa y seleccionar la plantilla.
Y al guardar la línea de evolutivo el campo descripción tendrá el nombre del evolutivo.
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DOCUMENTOS EN CUENTAS Y CAMBIOS
Se puede adjuntar documentos desde archivo o desde escáner en las cuentas.
En las cuentas de provisiones se añade el campo “pagador” y en las de suplidos el “perceptor” y “proveedor”.
En los listados de provisiones aparecerá el pagador indicado en la cuenta.
Se ha añadido la opción “Marcar cuenta” en las cuentas, todas las cuentas con esa opción marcada permiten excluirlas de los listados si se desea.
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ARRASTRAR DOCUMENTOS AL EVOLUTIVO
Se añade la opción de arrastrar los archivos directamente desde la carpeta del ordenador a la ventana del evolutivo para una asociación de archivos más rápida y sencilla. Simplemente hay
que arrastrar el archivo a la zona “deje sus archivos aquí”.
MODIFICACIONES EN GESTIÓN PARA SUS PROVEEDORES ACOGIDOS AL CRITERIO DE
CAJA
Según la nueva normativa cuando un proveedor suyo está acogido al criterio de caja tiene usted que sacar unos listados específicos.
Cuando se inserta un gasto que provenga de un proveedor acogido al criterio de caja hay que marcar la opción “criterio de caja” para que luego aparezcan en los listados.
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El listado de gastos ahora sacará tres listados distintos
El primero sacará los gastos entre las fechas establecidas, el segundo los gastos con proveedores los cuales están acogidos al criterio de caja y el tercero los pagos de conceptos
marcados con la opción “criterio de caja” (que hemos visto anteriormente) entre esas fechas.
DOCUMENTOS EN ENTREGAS A CUENTA
Se permite adjuntar archivos al apartado de entregas a cuenta.
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CAMBIOS EN LOS LISTADOS
Se añade la opción de pre visualizar cualquier tipo de listado incluso interactuar con él pudiendo dirigirse al expediente de la línea seleccionada.
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CAMBIOS EN LA INTERFAZ
Pestañas
Desaparece la pestaña “Acerca de” sustituyéndose esta por dos pestañas nuevas
“Herramientas” e “Inicio”.
La pestaña de inicio será la pestaña que se abrirá de forma predeterminada al abrir LexTools, en ella podrá encontrar información de su interés, comunicaciones por nuestra parte, acceso a
las diferentes plataformas que les ofrecemos y accesos directos a nuestras redes sociales. También se separan los módulos de LexNET y Correo electrónico como se puede apreciar en los
iconos de la parte superior izquierda.
La pestaña “Herramientas” ofrece accesos directos más visibles y rápidos hacía las herramientas y la configuración del programa.
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Cambio de usuario
La realización del cambio de usuario ahora se hace desde la parte superior izquierda pinchando sobre la información del usuario.
CAMBIOS EN LA GESTIÓN DE MODELOS DE CORREO ELECTRÓNICO
Se añade la opción de poder cambiar el nombre y eliminar modelos de correo electrónicos desde la sección “modelos” de LexTools.
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CAMBIOS EN EL ENVÍO DE CORREO ELECTRÓNICO
Separación del módulo con el de LexNET. Para acceder actualmente a él hay que pulsar en el sobre de los iconos de la parte superior izquierda.
Cambio de toda la interfaz de la gestión de los correos.
Ahora las opciones principales (reenviar, responder, eliminar…) aparecen en la parte superior izquierda, los filtros de las bandejas en la parte central superior y las funciones y configuración
en la parte superior derecha.
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En el apartado modelos se gestionan los modelos de envío de correo electrónico, en el apartado listados permite realizar listados de correos electrónicos enviados en un rango de
fechas (con o sin el cuerpo del mensaje), el icono de la impresora permite imprimir el correo electrónico seleccionado y el del engranaje permite configurar la/s cuenta/s de correo
electrónico.
En la parte central de la ventana aparecen las bandejas de la cuenta de correo seleccionada y el contenido de la misma.
En la parte inferior el contenido del mensaje seleccionado.
Bandeja de enviados:
En esta bandeja aparecen todos los correos electrónicos enviados desde LexTools según la configuración de los filtros.
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Filtros:
El filtro principal viene dado por cuentas de correo electrónico (por defecto muestra todos los correos electrónicos de todas las cuentas configuradas en LexTools). En el caso de querer filtrar por alguna cuenta de correo en concreto bastaría con pulsar sobre el desplegable y seleccionar
la cuenta deseada.
En la parte superior se encuentran los filtros para la bandeja, se puede filtrar por varios tipos a la vez.
1 - En el primer desplegable se indica el tipo de correo enviado, hay cuatro opciones, “Todos” (es la predeterminada y engloba a todos los tipos incluso los que no cumplen las otras), “Expediente” (vinculados a expedientes o a alguno en concreto), “Evolutivo” (enviados desde el evolutivo de cualquier expediente o de uno en concreto) y “Facturas” (enviados desde la pestaña de facturación). 2 - Muestra los correos electrónicos en el rango de fecha establecido. 3 - Permite filtrar por destinatario del correo electrónico.
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4 – Permite filtrar por asunto de correo electrónico. 5 – Muestra por correos electrónicos de los cuales nos haya llegado el acuse de lectura o los que faltan por llegar. (Esta opción solo está disponible con la recepción de correo electrónico habilitada en LexTools en la versión LexTools Advanced SQL del programa). 6 – Muestra solo los correos electrónicos los cuales llevan archivos adjuntos. 7 – Muestra solo los correos electrónicos que no estén asociados a ningún expediente.
Bandeja de salida:
En esta bandeja aparecen todos los correos electrónicos pendiente de envío, tanto lo que está en proceso de envío como lo que no se ha enviado por algún error. Es importante que revise
esta bandeja una vez al día para comprobar que no hay ningún correo electrónico en esta bandeja, ya que si hubiese alguno ese/esos correo/s electrónico/s no se habrían enviado. Esta
bandeja no tiene filtros.
En el caso de que el problema fuese fallo momentáneo del servidor de correo, perdida de conexión a Internet… se podría volver a intentar a enviar todo el contenido de esa bandeja
pulsando sobre “Procesar bandeja”.
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Bandeja de recibidos:
En esta bandeja aparecen todos los correos electrónicos vinculados desde Outlook o los descargados desde el propio LexTools (necesario tener contratado el producto “LexTools
Advanced SQL”), varias opciones como por ejemplo “responder” no estarán activas si no son descargados desde LexTools.
Los filtros para esta bandeja son los mismos que para la de enviados, con la excepción que aparecerá o no el filtro “Seguimiento”, dependiendo de si LexTools permite la descarga de
correos electrónicos o no.
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Fax:
En esta bandeja aparecerán todos los envíos de fax realizados desde LexTools.
Localización de correos electrónicos en la bandeja y visualización de los recibidos
Dentro de la línea de evolutivo se ha mejorado la opción “localizar en bandejas”, la cual da una serie de opciones según el contenido de la línea de evolutivo. “
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En los casos de LexNET enviado y recibidos abrirá la ventana de LexNET con el envío/notificación.
Y en el caso de los correos o faxes en el caso de que solo sea uno abrirá directamente el cuerpo del mensaje y en el caso de que sean varios (por ejemplo que se hayan realizado más de un
envío de correo desde esa línea) aparecerá una ventana con todos para que el usuario seleccione el que quiera visualizar.
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ENVÍO DE CORREOS ELECTRÓNICOS CON MODELOS DESDE FACTURACIÓN
Más opciones en la ventana de envío
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CAMBIOS EN LA AGENDA
Se añade la opción “recargar agenda”. Por defecto los cambios realizados en la agenda desde los expedientes se actualizan automáticamente al minuto, en el caso de querer actualizar en un
momento concreto antes de ese minuto bastaría por pulsar en “Recargar agenda” en la pestaña “Agenda”.
CAMBIOS MENORES
Al acceder desde la entrada rápida de evolutivo a un expediente y volver a la entrada rápida de evolutivo respeta la búsqueda y la posición que tenía antes de entrar al expediente.
Al asociar al expediente tanto acuses de envío como notificaciones añade el número de
procedimiento en la descripción de la línea.
Al situarse con el puntero del ratón sobre el icono de la línea deseada en la columna “D” aparece el histórico de esa línea, como por ejemplo si desde ella se han enviado correos
electrónicos, faxes, su procedencia…
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IMPORTADOR DOCUMENTOS (PLATAFORMAS CGPE, VEREDA, AVANTIUS, EJUSTICIA, JUSTIZIA)
Con esta nueva herramienta se pueden asociar documentos provenientes de esas plataformas de manera rápida y fácil a los expedientes (también se pueden crear reglas propias). Para ello tienen que descargar el archivo ZIP desde la plataforma correspondiente (se consigue con la selección múltiple de las notificaciones en la web y pulsando sobre el botón “descargar”) o
descargando todas las notificaciones en una carpeta en el caso de “Justizia.net” y al cargarlo en la aplicación buscará por número de autos los expedientes que coincidan.
Una vez con el zip o las notificaciones descargadas en nuestro ordenador accedemos al
importador de documentos, bien desde “herramientas, importar certificados” y desde el icono de la izquierda de la pestaña “expedientes” pulsar sobre “importar documentos” en el
desplegable.
Se abrirá la herramienta.
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En el apartado “reglas” vienen las preestablecidas, simplemente seleccionar la plataforma de la cual queremos importar las notificaciones y pulsar sobre el icono de los tres puntos. Se abrirá
una ventana de explorador de archivos para seleccionar el archivo zip/carpeta.
Al localizarlo y pulsar sobre “abrir” se abrirá la ventana de la herramienta con la ruta del zip/carpeta y hay que pulsar sobre “Procesar”.
Acto seguido se procesará la ruta y aparecerán cargadas en la ventana.
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En esa ventana aparecen los mensajes contenidos en el zip/carpeta procesada. Es posible ver la documentación adjunta para comprobar a que expedientes corresponden pulsando sobre los
nombres de los archivos y los datos del expediente de cada una de las líneas pulsando sobre la referencia del mismo.
Pueden aparecer en tres colores:
VERDE: Se ha encontrado por número de autos un expediente a los que se va a asociar la notificación. En este caso estos mensajes se asociarán automáticamente al expediente cuya
línea esté en verde. Es posible añadir más expedientes a los que vincularla mediante la lupa de la columna “buscar”.
AMARILLO: Significa que ha encontrado más de un expediente con ese número de autos y da la opción de marcar la que corresponda o ambas si fuese el caso pasando inmediatamente al
color verde. También es posible añadir más expedientes mediante la lupa de la columna “buscar”.
ROJO: Significa que no ha encontrado ningún expediente mediante ese número de autos y habría que buscar el o los expedientes desde la lupa de la columna “buscar”.
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Los mensajes en rojo no se vincularán como tampoco en el caso de tener más de una línea y que alguna de ellas las dejen en rojo, solo se vincularán las mensajes en verde.
Cuando ya se haya trabajado sobre ellos y estén todos en verde y comprobadas se pulsa sobre “Vincular”, automáticamente se creará una línea de evolutivo en cada expediente marcada con
los archivos adjuntos y aparecerá una ventana de confirmación.
Una forma rápida de verlos es desde la entrada rápida de evolutivo buscando por las fechas de las notificaciones del archivo zip en el caso del CGPE y por la fecha de la importación en el resto
de casos.
Desde la cual podrá acceder a los expedientes o a la línea de evolutivo sin perder esa ventana.
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Histórico de importación
Es importante que revisen el histórico de importación que se encuentra dentro de la herramienta en el botón “Histórico de Vinculaciones”.
Este apartado muestra un histórico desde el cual se puede ver el resultado de todas las importaciones realizadas en el programa con datos como fecha/hora, plataforma desde la que
se importó, número de notificaciones que contenía el archivo, número de notificaciones no vinculadas (de dejaron en rojo) y erróneas (tampoco vinculadas).
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NOVEDADES MÓDULO LEXNET
- Envío de escritos al juzgado desde el evolutivo (Tramite, subsanador, iniciador de asunto, pieza…) con o sin traslado de copia a otro/s procurador/es.
- Firma automática (con el certificado que se ha iniciado sesión con LexNET) del
documento principal PDF o todos los archivos PDF al realizar en envío.
- Descarga de traslados de copia mediante LexNET.
- Descarga de acuses de envío y sistema de gestor procesal (SGP).
- Descarga del documento PDF del histórico de notificaciones/envíos.
- En el proceso de vinculación automática de notificaciones primero coteja los expediente por NIG y luego por número de autos.
Se accede desde la parte superior izquierda mediante el icono “L”.
Es muy importante que lea el manual de descarga de notificaciones para esta versión
ya que hay cambios importantes.
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IMPORTADOR DE ARCHIVOS ZIP DE LEXNET/REDABOGACÍA
Importar notificaciones desde un archivo ZIP queda bajo su responsabilidad. El procedimiento apropiado para la obtención de notificaciones es a través de la
aplicación principal (explicada en el manual de LexNET) la cual ha pasado las homologaciones pertinentes del Ministerio de Justicia.
Este proceso no reemplazará los mensajes descargados desde la aplicación principal.
Desde el módulo de LexNET se pulsa sobre el botón “Zip”.
Este módulo requiere conexión a Internet ya que comprueba que esté instalado el complemento y si existen actualizaciones del mismo.
Si es la primera vez que lo usa le descargará e instalará el complemento.
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Cuando termine la descarga lanzará automáticamente la ventana.
En el primer paso se pincha sobre “Seleccionar archivo ZIP” y se localiza el archivo ZIP descargado previamente de la web de LexNET (https://lexnet.justicia.es).
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En el segundo apartado hay que seleccionar el certificado en el caso de que haya más de uno.
En el tercer apartado ya cargaría los datos a LexTools (justo debajo del botón aparecerá el número de mensajes que contiene el archivo Zip).
Cuando la barra de progreso termine lanzará una ventana con los resultados del proceso. Desde ahí se podrá ver el número de procesados, los correctos y los erróneos de forma detallada dando la posibilidad de guardar a un documento o imprimir esa información.
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Acto seguido aparecerán todas las notificaciones procesadas del archivo zip en la bandeja “Aceptados” sin vincular, desde la cual tendrán que marcar en la columna “V” todas las que
quieran asociar y pulsar sobre “Vincular”.
NOTA: Aparecerán ordenadas por fecha de envío de LexNET, por lo que sería posible que se mezclaran con notificaciones ya descargadas desde Webservices.
Se abrirá la ventana de asociación automática (explicada en el manual de LexNET de esta versión)”.