manual berkaitan proses-proses buku tunai
TRANSCRIPT
MANUAL BERKAITAN
PROSES-PROSES
BUKU TUNAI
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 2 ) Versi 1.2
Hakcipta Terpelihara
Sistem yang dinyatakan di dalam dokumen ini adalah hakmilik terkawal produk yang
dibangunkan oleh Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd. Produk ini adalah untuk
kegunaan ke atas satu perkakasan komputer sahaja dan ianya tidak boleh disalin dalam
apa jua bentuk/keadaan.
(c) 2009 Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd. Hakcipta Terpelihara
Sebarang penyalinan dan pengunaan kerja di dalam sebarang bentuk media samada
elektronik, mekanikal dan sebagainya, termasuklah rakaman, penyalinan di dalam
sebarang bentuk penyimpanan adalah dilarang sama sekali tanpa kebenaran dari pihak
penerbit dan akan dikenakan tindakan undang-undang jika bersabit kesalahan.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 3 ) Versi 1.2
KANDUNGAN
1.0 PENGENALAN .............................................................................................................4
2.0 HUBUNGKAIT INTEGRASI MODUL CASHBOOK ................................................................ 5
3.0 PROSES TERIMAAN PELBAGAI ............................................................................................ 6
4.0 PROSES BAYARAN PELBAGAI ........................................................................................... 15
5.0 PROSES MEMBUAT PINDAHAN BANK .............................................................................. 36
6.0 PROSES PELARASAN TUNAI .............................................................................................. 40
7.0 PEMBATALAN CEK .............................................................................................................. 46
8.0 PEMBATALAN RESIT ........................................................................................................... 49
9.0 PROSES MENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN BANK ............................................. 52
10.0 CEK TAMAT TEMPOH (EXPIRED CHEQUES) ................................................................... 73
11.0 BAYARAN YANG TIDAK DITUNTUT (UNCLAIMED MONEY).......................................... 80
12.0 CETAKAN LAPORAN ........................................................................................................... 86
13.0 PROSES PENUTUPAN BULANAN/TAHUNAN ................................................................. 100
14.0 PENTADBIRAN SISTEM (SISTEM ADMINISTRTION) ...................................................... 105
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 4 ) Versi 1.2
1.0 PENGENALAN
Dokumen ini menyenaraikan segala proses-proses yang berkaitan dengan modul Buku
Tunai.
Kami ingin menyarankan kepada pengguna untuk mengenalpasti pegawai-pegawai yang
bertanggungjawab untuk membuat kerja-kerja yang terkandung di dalam dokumen ini.
Koordinasi antara jabatan, terutama sekali antara Kewangan dan Teknologi Maklumat,
juga perlu bagi menjayakan aktiviti-aktiviti yang dikenalpasti.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 5 ) Versi 1.2
2.0 HUBUNGKAIT INTEGRASI MODUL CASHBOOK
Hubungkait modul Cash Book dengan modul yang lain
Agihan pinjaman
Bayaran kepada pembekal
Terimaan dari penghutang
Bayaran gaji
Perletakan, pengeluaran dan faedah simpanan tetap
Bayaran pelbagai
Agihan debit/kredit GL
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 6 ) Versi 1.2
3.0 PROSES TERIMAAN PELBAGAI
Tujuan: Proses terimaan pelbagai adalah proses untuk mendaftar sebarang terimaan yang
berlaku ke dalam sistem samada terimaan secara tunai, cek dan sebagainya.
Mengakses program ‘Cash Receipt’
Untuk mendapatkan skrin ‘Cash Receipt’, pastikan anda klik sebegini:
Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Cash Receipt
Skrin ‘Cash Receipt’
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 7 ) Versi 1.2
Langkah 1
Pastikan bayaran telah dibuat.
Langkah 2
Klik butang Add untuk memulakan penambahan rekod.
Langkah 3
Sistem akan menjana nombor kelompok resit secara otomatik. Masukan kod bank di
medan ‘Bank’.
Langkah 4
Klik OK.
Langkah 5
Masukkan tarikh terimaan di medan ‘Date’.
(Nota: Pastikan tarikh yang dimasukkan dalam lingkungan bulan semasa seperti yang
tertera di ’Current Period’)
Langkah 6
Masukkan kelompok jumlah di medan ‘Control Total’.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 8 ) Versi 1.2
Langkah 7
Klik OK. Anda akan ke ruangan tab ‘Receipt Details’.
Langkah 8
Tekan tab di medan ‘ID’.
(Nota: Sistem akan menjana nombor resit sebanyak 6 digit secara otomatik)
Langkah 9
Masukkan nombor rujukan di medan ‘Reference’. (Nota: Medan ini adalah sebanyak 12
aksara)
Langkah 10
Masukkan butiran terimaan di medan ‘Description’. (Nota: Medan ini adalah sebanyak
70 aksara)
Langkah 11
Masukkan nama pembayar di medan ‘Payer Name’. (Nota: Medan ini adalah sebanyak
70 aksara)
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 9 ) Versi 1.2
Langkah 12
Masukkan jenis terimaan di medan ‘Type’.
(Nota: Klik ikon ’cash type’ untuk senarai terimaan yang terdapat di dalam sistem)
Langkah 13
Masukkan nama ringkas bank di medan ‘Bank’. (Nota: Medan ini adalah sebanyak 8
aksara)
Sila guna ’-’ (sengkang) jika medan ’Type’ adalah Tunai.
Langkah 14
Masukkan nama ringkas cawangan bank di medan ‘Branch’. (Nota: Medan ini adalah
sebanyak 6 aksara)
Langkah 15
Masukkan amaun terimaan di medan ‘Amount’.
Langkah 16
Klik OK. Anda akan ke ruangan tab ‘Payer Details’.
Langkah 17
Di medan ’Payer Name’, sistem telah masukkan nama pembayar seperti yang anda
masukkan sebentar tadi. Masukkan alamat pembayar di medan ‘Address’ yang
disediakan.
(Nota: Medan ‘Address’ ini adalah sebanyak 30 aksara bagi setiap satu baris)
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 10 ) Versi 1.2
Langkah 18
Klik OK.
Langkah 19
Tetingkap ‘PC Distribution’ akan muncul. Masukkan caj lejer projek jika ianya
melibatkan projek.
Jika tidak melibatkan projek, klik OK untuk langkah seterusnya.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 11 ) Versi 1.2
Langkah 20
Tetingkap akan muncul untuk mengesahkan anda ’skip’ caj kepada projek.
Klik YES.
Langkah 21
Tetingkap ‘GL Distribution’ akan muncul. Masukkan caj lejer yang berkaitan dengan
transaksi.
Klik OK.
Langkah 22
Anda akan kembali ke ruangan ‘Receipt Details’. Ulang langkah 7 hingga langkah 21
sekiranya ingin meneruskan transaksi.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 12 ) Versi 1.2
Langkah 23
Klik OK dan kemudian klik Cancel. Tetingkap akan kembali ke ‘Receipt Entries’ dan klik
OK.
Langkah 24
Tetingkap Warning akan muncul.
Pilih No. Pastikan butiran transaksi di periksa. Status menjadi READY.
Langkah 25
Setelah di periksa dan mendapat kelulusan, pilih rekod yang telah didaftarkan tadi dan
’post’.
Langkah 26
Selesai.
Langkah 27
Untuk mengemaskini rekod yang belum di ’post’, klik butang ’UPDATE’
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 13 ) Versi 1.2
Langkah 28
Sila kemaskini di medan ’Bank’, ’Date’ dan ’Control Total’. Klik OK.
Langkah 29
Klik butang ’EDIT’ jika hendak mengemaskini di medan ’Receipt Detail’, ’PC Distribution,
dan di medan ’GL Distribution’.
Langkah 30
Klik OK. Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 14 ) Versi 1.2
Langkah 31
Klik butang ’DELETE LINE’ jika hendak memadam sesuatu rekod. Rekod tersebut
hendaklah masih dalam status READY. Rekod yang telah di ’post’ tidak boleh dipadam.
Langkah 32
Klik butang ‘UPDATE’ dan klik OK
Langkah 33
Sila padam rekod mengikut barisan (line). Klik butang ‘delete line’.
Langkah 34
Klik Yes untuk memadamkan rekod.
Langkah 35
Klik OK. Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 15 ) Versi 1.2
4.0 PROSES BAYARAN PELBAGAI
Tujuan: Untuk melakukan proses pembayaran melalui modul buku tunai.
Bayaran Pelbagai melibatkan 3 proses iaitu Prepare, Review dan Authorise dan setiap
proses akan dijanakan oleh individu yang berbeza.
4.1 PREPARE
Untuk mendapatkan skrin ‘Payment Preparation’, pastikan anda klik sebegini:
Menu Utama →→→→ Sistem Administration →→→→ Workflow →→→→ Cash Book Workflow →→→→
Prepare
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 16 ) Versi 1.2
CARA MENGGUNAKAN FUNGSI JIKA CEK ADALAH DIJANA MELALUI SISTEM
(BATCH TYPE = CHQ)
Langkah 1
Pastikan dokumen-dokumen sokongan telah ada sebelum memulakan proses.
Langkah 2
Klik butang Add untuk memulakan penambahan rekod.
Skrin ‘Payment’
Langkah 3
Masukan kod bank di medan ‘Bank’.
(Jika anda tidak pasti, tekan butang ‘Zoom’ untuk memilih bank dari senarai kod bank
yang terdapat di dalam sistem)
Langkah 4
Pilih CHQ bagi jenis bayaran di medan ’Batch Type’.
(Nota: Pilih MAN jika cek dikeluarkan secara manual.
Pilih CHQ jika cek dijanakan daripada sistem.
Pilih MRA jika remitance advice dikeluarkan secara manual.
Pilih DDR jika bayaran melalui EFT
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 17 ) Versi 1.2
Langkah 5
Klik OK.
Langkah 6
Masukkan tarikh pembayaran di medan ’Batch Date’.
Langkah 7
Masukkan jumlah bayaran di medan ’Control Total’.
Langkah 8
Klik OK. Anda akan ke ruangan tab ‘Payment Details’.
Medan ‘Payment’ dan ‘Voucher No’ tidak perlu di isi kerana ianya akan dijana secara
otomatik oleh sistem.
Langkah 9
Masukkan nama penerima bayaran di medan ’Payee’. (Nota: Medan ini adalah sebanyak
70 aksara)
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 18 ) Versi 1.2
Langkah 10
Masukkan amaun bayaran di medan ’Amount’.
Langkah 11
Klik OK. Anda akan ke ruangan tab ‘Remittance Advice Details’.
Langkah 12
Di medan ’Payee’, sistem telah masukkan nama penerima seperti yang anda masukkan
sebentar tadi. Masukkan alamat penerima di medan ‘Address’ yang disediakan.
(Nota: Medan ‘Address’ ini adalah sebanyak 40 aksara bagi setiap satu baris)
Langkah 13
Klik OK. Anda akan ke ruangan butiran.
Langkah 14
Masukkan tarikh transaksi di medan ’Item Date’.
Langkah 15
Masukkan nombor rujukan di medan ’Item Reference’. (Nota: Medan ini adalah
sebanyak 12 aksara)
Langkah 16
Masukkan keterangan berkaitan bayaran di medan ’Comments’. (Nota: Medan ini adalah
sebanyak 70 aksara)
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 19 ) Versi 1.2
Langkah 17
Masukkan amaun bayaran di medan ’Amount’.
Langkah 18
Klik OK.
Langkah 19
Tetingkap ‘PC Distribution’ akan muncul. Masukkan caj lejer projek jika ianya
melibatkan projek
Jika tidak melibatkan projek, klik OK untuk langkah seterusnya.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 20 ) Versi 1.2
Langkah 20
Tetingkap akan muncul untuk mengesahkan anda ’skip’ caj kepada projek.
Klik YES.
Langkah 21
Tetingkap ‘GL Distribution’ akan muncul. Masukkan caj lejer yang berkaitan dengan
transaksi.
Klik OK.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 21 ) Versi 1.2
Langkah 22
Anda akan kembali ke ruangan ‘Payment Details’. Medan ’Trx’ akan menunjukkan 2.
Langkah 23
Klik Cancel dan kemudian klik OK.
Langkah 24
Tetingkap Ready akan dipaparkan.
Sekiranya semua butiran yang dimasukkan adalah betul, klik Ready untuk ke proses
seterusnya.
Langkah 25
Klik Yes.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 22 ) Versi 1.2
Langkah 26
Klik Yes untuk menghantar kepada “Reviewer“.
Langkah 27
Klik YES pada notis penghantaran kepada ‘Reviewer’.
Langkah 28
Senarai ’Reviewer’ dipaparkan. Klik OK untuk teruskan proses.
Langkah 29
Tetingkap INFORMATION dipaparkan dan klik OK.
Langkah 30
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 23 ) Versi 1.2
4.2 REVIEW
Reviewer akan menyemak bayaran yang telah dibuat dengan mengakses ke program yang
dikenali sebagai Tasklist ataupun boleh terus masuk melalui sistem.
Untuk mendapatkan skrin ‘Payment Review’, pastikan anda klik sebegini:
Menu Utama →→→→ Workflow →→→→ Cash Book Workflow →→→→ Review
Langkah 1
� Tekan butang ‘Search’ kemudian ‘Selected’.
� Masukkan nama penerima pada ruangan ‘Payee’ bagi mengenalpasti pembayaran.
‘Reviewer’ juga boleh mengenalpasti pembayaran tersebut dengan mengklik butang
‘Search’ kemudian ‘All’.
� Pergi ke transaksi yang terakhir untuk mendapatkan pembayaran yang perlu disemak.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 24 ) Versi 1.2
Langkah 2
Selesai proses penyemakan, ‘Reviewer’ perlu klik pada butang ‘Other Option’ dan
memilih dari senarai menu yang dikeluarkan.
� Approve Review Complete - untuk ke langkah seterusnya
� Reject Review Complete - rekod akan dihantar kembali ke preparer untuk
pembetulan mengikut nota yang diberi oleh ‘Reviewer’.
Langkah 3
Klik ‘Approve Review Complete’ jika bersetuju untuk meluluskan pembayaran ini.
Langkah 4
Klik YES untuk meluluskan pembayaran dan menjana baucar bayaran.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 25 ) Versi 1.2
Langkah 5
Skrin paparan notis untuk tandatangan kelulusan baucar dipaparkan.
Langkah 6
Klik YES jika bersetuju untuk meluluskan baucar bayaran ini.
Langkah 7
Skrin memaparkan notis bahawa 1 baucar telah diwujudkan.
Langkah 8
Klik OK untuk teruskan proses.
Langkah 9
Skrin senarai kelulusan di paparkan
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 26 ) Versi 1.2
Langkah 10
Klik OK untuk teruskan proses.
Langkah 11
Selesai
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 27 ) Versi 1.2
4.3 AUTHORISE
Untuk mendapatkan skrin ‘Payment Authorisation’, pastikan anda klik sebegini:
Menu Utama →→→→ Workflow →→→→ Cash Book Workflow →→→→ Authorise
Langkah 1
Klik Search dan cari pembayaran yang telah disemak untuk diluluskan.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 28 ) Versi 1.2
Langkah 2
Klik pada butang ‘Authorise’ untuk meluluskan pembayaran tersebut.
Langkah 3
Setelah pembayaran diluluskan, skrin akan memaparkan nama pihak yang meluluskan
pembayaran tersebut di ruangan ‘Sig 1 Who’ dan ‘Sig 1 When’ seperti gambar di bawah.
Klik OK.
Langkah 4
Setelah itu klik “Post and Exit” untuk pos transaksi ini. Tetingkap “Authorise and Post”
dipaparkan dan klik “Ok”.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 29 ) Versi 1.2
Langkah 5
Status akan bertukar kepada ‘Authorised & Posted’.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 30 ) Versi 1.2
4.4 PRINT VOUCHER
Untuk akses proses ini sila ikut cara seperti berikut:-
Menu Utama ���� Workflow ���� Cash Book Workflow ���� Print
Langkah 1
Voucher bagi tuntutan yang telah diluluskan boleh dicetak dengan mengakses skrin ‘CB
Payment Post’. Klik pada butang ‘Search’ dan kemudian ‘Posted’. Skrin akan
memaparkan semua transaksi yang telah dipos.
Langkah 2
Pilih pembayaran yang berkaitan dan kemudian tekan butang ‘Other Option’. Seterusnya
pilih ‘Print Voucher’ dari senarai menu yang dipaparkan.
Ruangan ‘Printed By’ akan memaparkan nama individu yang berkaitan seperti gambar
dibawah.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 31 ) Versi 1.2
Langkah 6
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 32 ) Versi 1.2
4.5 MENCETAK CEK
Mengakses program ‘DDR/Cheque Payments’
Untuk mendapatkan skrin ‘DDR/Cheque Payments’, pastikan anda klik sebegini:
Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ DDR/Cheque Payments
Skrin ‘DDR/Cheque Payments’
CARA MENYEMAK SENARAI DAFTAR CEK
Langkah 1
Tekan S atau butang Zoom untuk memilih bank.
Langkah 2
Masukkan kod bank di medan ’Bank’.
(Jika anda tidak pasti, tekan butang ‘Zoom’ untuk memilih bank dari senarai kod bank
yang terdapat di dalam sistem)
Langkah 3
Masukkan nombor daftar cek di ‘Register Start’.
Langkah 4
Klik OK.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 33 ) Versi 1.2
Langkah 5
Senarai daftar cek akan di paparkan di skrin.
Langkah 6
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 34 ) Versi 1.2
4.6 MENJANA DAN MENCETAK CEK DI SISTEM
Langkah 1
Klik ‘Cheque’ di skrin ‘DDR/Cheque Payments’.
Langkah 2
Masukkan kod bank di medan ’Bank’.
(Jika anda tidak pasti, tekan butang ‘Zoom’ untuk memilih bank dari senarai kod bank
yang terdapat di dalam sistem)
Langkah 3
Masukkan tarikh cek di medan ‘Payment Date’.
Langkah 4
Nombor cek seterusnya akan di paparkan di medan ‘Payment Start’.
Langkah 5
Jika anda hanya ingin mencetak satu cek sahaja, masukkan nombor cek yang sama di
’Payment End’.
Langkah 6
Masukkan nombor daftar yang telah anda semak di dalam ‘Register Start’.
Langkah 7
Klik OK.
Langkah 8
Tetingkap “Printer Selection” akan muncul.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 35 ) Versi 1.2
Langkah 9
Pilih pencetak yang sesuai untuk penjanaan laporan.
Langkah 10
Tetingkap ‘Cheque Printing’ akan muncul.
Jawab YES.
Langkah 11
Cek akan dicetak melalui pencetak yang dipilih sebentar tadi.
Langkah 12
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 36 ) Versi 1.2
5.0 PROSES MEMBUAT PINDAHAN BANK
Tujuan: Untuk membuat pindahan bank ke bank yang lain.
Mengakses program ‘Bank Transfer’
Untuk mendapatkan skrin ‘Bank Transfer’, pastikan anda klik sebegini:
Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Bank Transfer
Skrin ‘Bank Transfer’
Langkah 1
Kenalpasti pindahan yang ingin di buat.
Langkah 2
Klik Add untuk menambah rekod baru ke dalam sistem.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 37 ) Versi 1.2
Langkah 3
Di medan bank, masukkan kod bank.
(Jika anda tidak pasti, tekan butang ‘Zoom’ untuk memilih bank dari senarai kod bank
yang terdapat di dalam sistem)
Setelah kod bank telah dimasukkan, klik OK.
Langkah 4
Setelah anda klik OK, sistem akan memberi nombor rujukan pindahan secara otomatik.
Masukkan tarikh pindahan di medan ‘Date’. Tekan tab sekali.
Langkah 5
Masukkan ID PTJ di medan ’Company’.
Langkah 6
Masukkan kod bank yang menerima pindahan tersebut di medan ’To Bank’. Tekan TAB.
Di peringkat ini, sistem akan memaparkan nama bank di medan ’Name’ dan kadar
pindahan di medan ’Transfer Rate’ secara otomatik.
Langkah 7
Masukkan jumlah pindahan di medan ’From Amount’. Klik OK.
Langkah 8
Sistem akan bertanya samada anda ingin ’post’ kan pindahan tersebut. Klik No.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 38 ) Versi 1.2
Langkah 9
Pastikan anda mencetak senarai semak untuk pindahan bank dan mendapat kelulusan
pegawai.
Langkah 10
Setelah pengesahan di buat, pilih transaksi pindahan tadi dan ’post’ kan ke dalam sistem.
Langkah 11
Klik YES.
Langkah 12
Selesai.
UPDATE
Untuk mengemaskini rekod yang sedia ada yang berstatus READY.
Langkah 1
Klik butang ’UPDATE’ untuk mengemaskini rekod.
Langkah 2
Kemaskini rekod yang berkaitan dengan Date, To Company, To Bank, dan From Amount.
Klik OK.
Langkah 3
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 39 ) Versi 1.2
DELETE
Untuk memadamkan rekod yang sedia ada yang berstatus READY.
Langkah 1
Klik butang DELETE.
Langkah 2
Klik Yes untuk memadamkan rekod.
Langkah 3
Selesai
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 40 ) Versi 1.2
6.0 PROSES PELARASAN TUNAI
Tujuan: Untuk membuat pelarasan yang berkaitan di dalam buku tunai.
Untuk mendapatkan skrin ini, sila klik seperti di bawah:
Main Menu →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Adjustment
Skrin ’CB Adjustment’
Langkah 1
Klik butang ’ADD’ untuk membuat rekod bagi pelarasan.
Langkah 2
Sila masukkan akaun bank di medan ’Account’. Klik OK.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 41 ) Versi 1.2
Langkah 3
Masukkan maklumat berkenaan dengan ’Date’, Amount’, DR/CR dan penerangan di
medan ’Explanation’. Klik OK.
Langkah 4
Masukkan PC Distribution jika ada. Jika tiada Klik OK.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 42 ) Versi 1.2
Langkah 5
Klik YES untuk teruskan proses.
Langkah 6
Masukkan kod akaun GL pada skrin GL Distribution di sebelah DR. Klik OK.
Langkah 7
Status akan bertukar kepada READY.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 43 ) Versi 1.2
Langkah 8
Klik ’Other Option’ dan klik butang ’Post Current’ atau ’Post All’.
Langkah 9
Status akan bertukar menjadi POSTED.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 44 ) Versi 1.2
UPDATE
Untuk mengemaskini rekod pelarasan yang sedia ada. Status rekod mestilah READY atau
HELD.
Langkah 1
Pilih rekod yang dikehendaki dan klik butang UPDATE.
Langkah 2
Kemaskini butiran yang berkaitan dengan “Date“, “Amaount“, DR/CR dan ’Explanation’.
Klik OK.
Langkah 3
Skrin PC Distribution dan GL Distribution akan muncul. Sekiranya ada keperluan untuk
kemaskini data data tersebut sila kemaskini. Dan Klik OK.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 45 ) Versi 1.2
DELETE
Untuk memadam rekod yang sedia ada yang masih berstatus READY.
Langkah 1
Pilih rekod yang dikehendaki. Klik butang DELETE.
Langkah 2
Klik butang YES untuk memadamkan rekod yang dipilih.
Langkah 3
Selesai. Rekod tersebut telah dipadamkan.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 46 ) Versi 1.2
7.0 PEMBATALAN CEK
Tujuan: Untuk membuat pembatalan cek ke atas pembayaran yang telah dibayar.
Mengakses program ‘Payment Cancel’
Untuk mendapatkan skrin ‘Payment Cancel’, pastikan anda klik sebegini:
Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Cancellation →→→→ Payment Cancel
Skrin ‘Payment Cancel’
CARA MEMBATALKAN CEK
Langkah 1
Kenalpasti cek-cek yang telah dicetak yang perlu dibatalkan.
Langkah 2
Klik Cheque.
Langkah 3
Masukkan kod bank di medan ’Bank’.
(Jika anda tidak pasti, tekan butang ‘Zoom’ untuk memilih bank dari senarai kod bank
yang terdapat di dalam sistem)
Langkah 4
Masukkan kod PTJ di medan ‘Company’.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 47 ) Versi 1.2
Langkah 5
Masukkan nombor cek yang hendak dibatalkan di medan ’Payment Number’.
Langkah 6
Klik OK.
Langkah 7
Tetingkap ‘CB Payment Cancellation’ akan muncul.
Masukkan tarikh dan sebab pembatalan di medan yang disediakan. Klik OK.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 48 ) Versi 1.2
Langkah 8
Tetingkap ‘Warning’ akan muncul.
Jawab YES.
Langkah 9
Tetingkap ’Cancellation Complete’ akan muncul untuk mengesahkan bahawa pembatalan
telah berlaku.
Di samping itu, sistem akan menjana transaksi otomatik di CB Adjustment dalam
status POSTED.
Langkah 10
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 49 ) Versi 1.2
8.0 PEMBATALAN RESIT
Tujuan: Untuk membatalkan penerimaan yang telah dibuat didalam sistem.
Mengakses program ‘Receipt Cancel’
Untuk mendapatkan skrin ‘Receipt Cancel’, pastikan anda klik sebegini:
Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Cancellation →→→→ Receipt Cancel
Skrin ‘Receipt Cancel’
CARA MEMBATALKAN RESIT
Langkah 1
Kenalpasti resit-resit yang telah dicetak yang perlu dibatalkan.
Langkah 2
Klik CBReceipt.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 50 ) Versi 1.2
Langkah 3
Masukkan kod PTJ di medan ’Company Code’.
(Jika anda tidak pasti, tekan butang ‘Zoom’ untuk memilih PTJ dari senarai kod PTJ yang
terdapat di dalam sistem)
Langkah 4
Masukkan nombor resit yang hendak dibatalkan di medan ‘Receipt Number’.
Langkah 5
Klik OK.
Langkah 6
Tetingkap ‘CB Receipt Cancellation’ akan muncul.
Masukkan tarikh, kod sebab resit dibatal dan sebab pembatalan di medan yang
disediakan. Klik OK.
Langkah 7
Tetingkap ‘Warning’ akan muncul.
Langkah 8
Klik YES.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 51 ) Versi 1.2
Langkah 9
Tetingkap ’Cancellation Complete’ akan muncul untuk mengesahkan bahawa pembatalan
telah berlaku.
Di samping itu, sistem akan menjana transaksi otomatik di CB Adjustment dalam
status POSTED.
Langkah 10
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 52 ) Versi 1.2
9.0 PROSES MENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN BANK
Carta aliran sistem berkaitan memuatnaik penyata bank ke dalam sistem
Pindah fail penyata bank (softcopy) yang
disediakan oleh pihak bank ke dalam
server.
Upload penyata bank dengan menggunakan
fungsi upload yang disediakan. (Rujuk
3.2)
Setelah proses ini selesai, satu penyata
bank akan disediakan di dalam skrin input
penyata bank (‘Statement Entry’)
Buat carian di dalam input penyata bank
(‘Statement Entry’) untuk data yang telah
di muat naik.
‘Post’ penyata bank. Rekod-rekod
penyata bank dan buku tunai akan di
sesuaikan (match) secara otomatik.
Cetak penyata penyesuaian bank untuk
semakan.
Buat semakan dan gunakan CB journal
untuk membuat “force match” sekiranya
masih ada rekod-rekod yang tidak
disesuaikan (match) secara automatik.
Cetak Penyata Penyesuaian Bank Akhir
untuk simpanan.
Pindah Fail Penyata Bank ke Server
Upload Penyata Bank
Buat Carian Di Dalam Skrin Input Penyata Bank
Post Penyata Bank
Buat CB Jernal Untuk “Force
Match”
Cetak Penyata Penyesuaian Bank
Akhir
Cetak Penyata Penyesuaian Bank Untuk Semakan
SEMAK
OK
TAK OK
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 53 ) Versi 1.2
9.1 CARA MEMUATNAIK PENYATA BANK KE DALAM SISTEM
Penyata bank dalam bentuk ‘softcopy’ boleh di dapati dari bank. Ini akan memudahkan
anda kerana anda tidak perlu memasukkan kembali butiran penyata tersebut ke dalam
sistem.
Perhatian: Jika anda tiada atau belum mendapatkan ‘softcopy’ penyata bank, anda
perlu memasukkan penyata bank secara manual. Sila rujuk mukasurat 8 untuk
kemasukan secara manual.
Sistem akan menyemak jika penyata telah di ‘post’ atau di padankan dengan transaksi-
transaksi buku tunai sebelum penyata tersebut di muatnaik ke dalam sistem.
Untuk memuatnaik penyata bank ke dalam sistem, fungsi ‘Load Statement’ akan
digunapakai.
Mengakses program
Untuk mendapatkan skrin ‘Load Statement’, pastikan anda klik sebegini:
Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Bank Reconcilliation →→→→ Load Statement
Skrin ‘Load Statement’
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 54 ) Versi 1.2
Langkah 1
Pastikan kesemua penyata bulanan bank untuk bulan sebelumnya telahpun di ‘post’ ke
dalam sistem.
Langkah 2
Klik butang Load untuk meng’upload’ penyata.
Langkah 3
Masukan kod bank di medan ‘Account’.
Langkah 4
Masukkan rujukan fail di medan ‘Statement ref.’.
Langkah 5
Masukkan tarikh akhir bulan yang diproses di medan ‘Date’.
Jika penyata telah pun di ‘upload’ dan ada di dalam sistem, dan anda cuba untuk
‘upload’ lagi sekali, satu skrin akan keluar untuk mengesahkan ‘upload’ seperti di bawah:
Jika perlu untuk diteruskan, klik Yes.
Jika tarikh yang dimasukkan adalah lebih daripada tarikh semasa, sistem akan memberi
mesej sebegini: ’ERROR: you cannot run a statement greater than today’
Langkah 6
Tekan kekunci Tab dan anda akan berada di medan ‘Load File’ Secara otomatik, medan
‘Opening Balance’ akan dikemaskini dengan baki awal.
Baki ini merupakan baki yang di ambil kira dari penyata bank terakhir yang telah
di’post’kan ke dalam sistem.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 55 ) Versi 1.2
Langkah 7
Di medan ‘Load File’, masukkan nama fail.
Langkah 8
Tekan OK.
Langkah 9
Tetingkap akan keluar untuk mengesahkan penyata bank yang perlu di ‘upload’.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 56 ) Versi 1.2
9.2 MEMASUKKAN PENYATA BANK SECARA MANUAL
Carta aliran sistem berkaitan kemasukan penyata bank secara manual ke dalam sistem
Proses Keterangan
Input penyata bank melalui skrin
’Statement Entry’. (Rujuk 4.2)
‘Post’ penyata bank. Rekod-rekod
penyata bank dan buku tunai akan di
sesuaikan (match) secara otomatik.
Cetak penyata penyesuaian bank untuk
semakan.
Buat semakan dan gunakan CB jernal
untuk membuat “force match” sekiranya
masih ada rekod-rekod yang tidak
disesuaikan (match) secara otomatik.
(Rujuk 5.0)
Cetak Penyata Penyesuaian Bank Akhir
untuk simpanan.
Input Penyata Bank
Post Penyata Bank
Buat CB Jernal untuk “Force
Match”
Cetak Penyata Penyesuaian Bank
Akhir
Cetak Penyata Penyesuaian Bank Untuk Semakan
SEMAK
OK
TAK OK
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 57 ) Versi 1.2
CARA KEMASUKAN PENYATA BANK SECARA MANUAL KE DALAM SISTEM
Kemasukan secara manual ke dalam sistem adalah dengan menggunakan program
‘Statement Entry’. Ia akan membuat padanan transaksi buku tunai dengan penyata bank
secara satu dengan satu (one-to-one matching principle)
Jika anda perlu membuat padanan lebih daripada satu, anda perlu menggunakan program
‘CB Journal Entry’. Ini perlu dilakukan setelah penyata bank yang terdapat di ‘Statement
Entry’ di ‘post’kan terlebih dahulu sebelum anda membuat padanan di ‘CB Journal
Entry’.
Kaedah kemasukan penyata bank:
� Anda boleh memasukkan keseluruhan penyata bank untuk satu bulan bagi setiap bank
dalam satu rekod ‘Statement Entry’
� Anda bahagikan penyata bank mengikut mukasurat penyata bagi bulan tersebut.
Contohnya, jika ada 30 mukasurat untuk bulan Januari, anda boleh pecahkan kepada 30
rekod ’Statement Entry’. Yang anda perlu pastikan adalah baki awal dan baki akhir di
dalam ‘Statement Entry’ tersebut adalah bersamaan mengikut muksurat penyata bank
tersebut.
Mengakses program
Untuk mendapatkan skrin ‘Statement Entry’, pastikan anda klik sebegini:
Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Bank Reconcilliation →→→→ Statement Entry
Skrin ‘Statement Entry’
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 58 ) Versi 1.2
Langkah 1
Pastikan penyata bulanan bank untuk bulan sebelumnya telahpun di ‘post’ ke dalam
sistem.
Langkah 2
Klik butang Add untuk memulakan penambahan rekod.
Langkah 3
Masukan kod bank di medan ‘Bank’.
(Jika anda tidak pasti, tekan butang ‘Zoom’ untuk memilih bank dari senarai kod bank
yang terdapat di dalam sistem)
Langkah 4
Tekan tab sekali. Di medan ‘Statement ref.’, masukkan rujukan penyata yang sesuai.
Contoh, jika anda memasukkan penyata untuk bulan Januari, anda boleh gunakan JAN/07
untuk menunjukkan bulan dan tahun.
(Untuk medan ini,maksima aksara adalah 8)
Langkah 5
Klik OK.
Langkah 6
Masukkan tarikh penyata di dalam medan ’Date’.
Langkah 7
Tekan tab. Di medan ‘Opening Balance’, sistem akan menunjukkan baki awal bagi bank
tersebut. Pastikan baki awal adalah sama dengan bulan sebelumnya dan sama dengan
penyata bank.
Langkah 8
Di medan ’Closing Balance’, masukkan baki akhir bagi bank untuk bulan tersebut.
Langkah 9
Tekan OK. Pada waktu ini, anda akan di bawa ke bahagian ‘Statement Items’.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 59 ) Versi 1.2
Langkah 10
Pada peringkat ini, masukkan butiran mengikut penyata bank.
� Di medan ’date’, masukkan tarikh transaksi seperti di dalam penyata bank.
� Di medan ’reference’, masukkan nombor rujukan seperti di dalam penyata bank.
� Di medan ’DR/CR’, masukkan DR untuk transaksi bayaran dan ’CR’ untuk transaksi
terimaan.
� Di medan ’amount’, masukkan amaun untuk transaksi seperti di dalam penyata bank.
Langkah 11
Setelah selesai satu baris, tekan tab sekali. Sistem akan membuat padanan secara
otomatik. Jika ada padanan pada waktu tersebut, rujukan transaksi akan di paparkan di
medan ’Cash Book Reference’
Jika tiada padanan, sistem akan letakkan paparkan mesej ’*** no match available *’
Masukkan kesemua transaksi sehingga selesai. Jika telah dimasukkan dengan tepat,
medan di ’Balance so far’ akan sama dengan ’Closing Balance’.
Langkah 12
Tekan OK.
Langkah 13
Tetingkap ‘Warning!’ akan keluar.
Klik YES jika anda ingin ‘post’kan penyata tersebut ke dalam sistem.
Klik NO jika anda masih ingin membuat padanan di dalam ‘Statement Entry’.
Langkah 14
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 60 ) Versi 1.2
9.3 MEMBUAT ‘FORCE MATCHING’ MENGGUNAKAN CB JOURNAL ENTRY
Program ‘CB Journal Entry’ digunapakai untuk membuat padanan transaksi setelah selesai
membuat padanan di ‘Statement Entry’.
Padanan boleh di buat secara satu-per-satu (one-to-one) ataupun satu-dengan-banyak
(one to many) dan sebaliknya.
Sistem akan memaparkan kesemua transaksi yang belum di padankan mengikut julat
tarikh yang anda masukkan. Pada waktu padanan, anda boleh memadam rekod yang di
paparkan atau memanggil semula transaski yang telah dipadamkan dalam jernal.
Mengakses program
Untuk mendapatkan skrin ‘CB Journal Entry’, pastikan anda klik sebegini:
Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Bank Reconcilliation →→→→ Journal Entry
Skrin ‘CB Journal Entry’
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 61 ) Versi 1.2
Langkah 1
Pastikan penyata bulanan bank untuk bulan sebelumnya telahpun di ‘post’ ke dalam
sistem.
Langkah 2
Klik butang Add untuk memulakan penambahan rekod.
Langkah 3
Masukan kod bank di medan ‘Bank’. (Jika anda tidak pasti, tekan butang ‘Zoom’ untuk
memilih bank dari senarai kod bank yang terdapat di dalam sistem)
Langkah 4
Klik OK. Sistem akan menjana nombor jernal secara otomatik.
Langkah 5
Tetingkap julat akan keluar.
Masukkan julat tarikh bagi bulan yang anda ingin membuat padanan.
Langkah 6
Klik OK. Kesemua transaksi mengikut julat tarikh yang dimasukkan tadi akan dipaparkan.
Langkah 7
Padam mana-mana transaksi yang tidak ingin dibuat padanan.
Perhatian: Bila anda memadam rekod tersebut, ianya akan dipadamkan untuk
padanan transaksi tersebut sahaja dan bukannya di padamkan terus dari sistem.
Langkah 8
Jika kesemua padanan telah dibuat, medan ‘Balance’ mesti menunjukkan 0.
Langkah 9
Tekan OK.
Langkah 10
’Post’kan jernal tersebut.
Langkah 11
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 62 ) Versi 1.2
9.4 PENJANAAN BANK DEPOSIT SLIP
Program ‘Bank Deposit Slip’ digunapakai untuk menjanakan senarai resit mengikut jenis
terimaan; samada Cek Tempatan, Cek Luaran, ‘Postal Order’, ‘Money Order’, ‘Bank
Drafts’ mahupun tunai.
Senarai tersebut kemudian boleh diserahkan kepada bank sebagai slip deposit terimaan.
Perlu ditekankan disini format senarai resit tertakluk kepada persetujuan bank.
Tarikh akan mengikut tarikh ‘posting’ bagi resit-resit tersebut.
Mengakses program
Untuk mendapatkan skrin ‘Bank Deposit Slip’, pastikan anda klik sebegini:
Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Report →→→→ Bank Deposit Slip
Skrin ‘Bank Deposit Slip’
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 63 ) Versi 1.2
Langkah 1
Klik butang SEARCH.
Langkah 2
Masukkan kod Bank
Langkah 3
Klik OK
Langkah 4
Masukkan Start Date, End Date, Time dan nama Company. Klik OK.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 64 ) Versi 1.2
Langkah 5
Masukkan Deposit Slip ID dan Tik pada medan ‘Print’. Klik OK.
Langkah 6
Selesai
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 65 ) Versi 1.2
SEMASA MENGEMASKINI PENYATA BANK DI ’STATEMENT ENTRY’
Sila rujuk kepada topik berkaitan ’Kemasukan Penyata Bank’
Perhatian: Ini hanya boleh dilakukan untuk penyata bank yang berstatus ’NEW’, ’READY’
atau ’HELD’ sahaja.
Langkah 1
Cari rekod penyata bank yang berkaitan. Pastikan status bukannya ’POSTED’ atau
’MATCHED’
Langkah 2
Klik ’Update’ untuk kemaskini penyata bank.
Langkah 3
Bilamana anda berjumpa dengan transaksi yang berkaitan dengan caj bank contohnya,
gantikan nombor rujukan transaksi tersebut di medan ’Reference’ dengan ’service code’
yang telah di setkan.
SEBELUM
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 66 ) Versi 1.2
SELEPAS
Langkah 4
Setelah gantian di buat, tekan tab sehingga medan ’Amount’. Tekan tab lagi sekali.
Sistem akan membuat padanan secara otomatik.
Langkah 5
Setelah padanan telah selesai dilakukan, ’post’ kan penyata bank tersebut.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 67 ) Versi 1.2
Langkah 6
Semak transaksi yang berkaitan dengan caj bank di General Journal seperti berikut:
Menu Utama →→→→ General Ledger →→→→ Process →→→→ General Journal
Langkah 7
Pilih rekod dengan menggunakan butang ’Search’.
PAPARAN SKRIN :
Langkah 8
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 68 ) Versi 1.2
9.6 KEMASUKAN TRANSAKSI YANG TIADA DI BUKU TUNAI TETAPI ADA DI PENYATA
BANK
Ini lebih kepada transaksi yang terdapat di penyata bank seperti caj bank dan faedah
bank yang sememangnya tiada di buku tunai.
Untuk kes-kes sedemikian, anda perlu masukkan transaksi tersebut di dalam ’CB
Adjustment’ untuk merekodkan transaksi tersebut ke dalam sistem.
Mengakses program
Untuk mendapatkan skrin ‘CB Adjustment’, pastikan anda klik sebegini:
Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ CB Adjustment
Skrin ‘CB Adjustment’
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 69 ) Versi 1.2
Langkah 1
Klik butang Add untuk memulakan penambahan rekod.
Langkah 2
Masukkan kod bank di medan ’Account’.
(Jika anda tidak pasti, tekan butang ‘Zoom’ untuk memilih bank dari senarai kod bank
yang terdapat di dalam sistem)
Langkah 3
Klik OK.
Langkah 4
Masukkan tarikh di medan ‘Date’.
Langkah 5
Masukkan amaun transaksi di medan ‘Amount’.
Langkah 6
Di medan ‘DR/CR’, masukkan DR jika anda membuat pelarasan penambahan dan CR jika
anda membuat pelarasan pengurangan.
Langkah 7
Klik OK.
Langkah 8
Tetingkap ‘PC Distribution’ akan muncul. Masukkan caj lejer projek jika ianya
melibatkan projek
Jika tidak melibatkan projek, klik OK untuk langkah seterusnya.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 70 ) Versi 1.2
Langkah 9
Tetingkap akan muncul untuk mengesahkan anda
Klik YES.
Langkah 10
Tetingkap ‘GL Distribution’ akan muncul. Masukkan caj lejer yang berkaitan dengan
transaksi.
Klik OK.
Langkah 11
Jika anda ingin ’post’kan transaksi, pilih
Tools →→→→ Other →→→→ Post Current
dan status akan berubah menjadi ’Posted’.
Langkah 12
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 71 ) Versi 1.2
9.7 LANGKAH-LANGKAH PENYESUAIAN BANK DI DALAM SISTEM
Langkah 1
Pastikan Akaun GL bagi bank berserta amaun bagi Laporan ‘Daybook’ untuk setiap bulan
sepatutnya SAMA SETIAP MASA. Jika ada perbezaan, bandingkan baki bank di GL dengan
pergerakan bulanan bank tersebut.
Contohnya:
A B C D
Bulan Akaun GL bagi
Bank di GL
Accounts
Maintenance
Laporan CB
Daybook
Perbezaan
(B-C)
Oktober 2006 5,000.00 5,000.00 0
November 2006 15,000.00 15,000.00 0
Disember 2006 25,000.00 25,000.00 0
Langkah 2
Adakah terdapat perbezaan antara keduanya? (iaitu B tolak C sepatutnya kosong):
a. Jika jawapan anda TIDAK, teruskan ke Langkah 3.
b. Jika jawapan anda YA, kemungkinan perkara-perkara berikut berlaku:
• Kewujudan Manual Journals berkaitan dengan akaun bank.
• Baki awal adalah tidak betul untuk bank.
Anda perlu cetak Laporan GL Transaction Detail untuk dibandingkan dengan Laporan CB
Daybook untuk setiap transaksi dan kemudian membuat pelarasan yang sewajarnya.
Langkah 3
Padankan transaksi menggunakan ‘Statement Entry’ dan ‘CB Journal Entry’.
Langkah 4
Setelah padanan telah dibuat, cetak Laporan Penyesuaian Bank dan pastikan baki GL dan
CB adalah sama.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 72 ) Versi 1.2
9.9 TIPS BERKAITAN PROSES PENYESUAIAN BANK
Pastikan... Elakkan...
√
Transaksi untuk setiap bulan
telahpun dimasukkan, di semak dan
di’post’kan ke dalam sistem PADA
bulan itu juga.
X
Membuat ’matching’ untuk bulan
tersebut dengan transaksi pada bulan
hadapan. (Future Matching)
√
’Post’kan statement yang di muat
naik ke dalam sistem SEBELUM anda
membuat ‘load statement’ untuk
bulan berikutnya.
X
Membuat ‘matching’ dengan transaksi
yang salah. (Wrongly matched items)
√
’Post’kan penyata di skrin ‘Statement
Entry’ SEBELUM anda membuat
penyesuaian di ’CB Journal Entry’.
X
Membuat pelarasan berkaitan akaun
bank menggunakan GL ‘General
Journal’ (Manual journals)
√
Menjana proses penutupan setelah
aktiviti penyesuaian bank telah di
buat dengan sempurna. (Period End)
X
Meneruskan transaksi untuk tahun
berikutnya walaupun proses
penutupan tahunan belum lagi dibuat.
(Year End not done)
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 73 ) Versi 1.2
10.0 CEK TAMAT TEMPOH (EXPIRED CHEQUES)
Tujuan: Untuk mengisytiharkan cek tamat tempoh di dalam sistem.
Mengakses program ‘Expired Cheques’
Untuk mendapatkan skrin ‘Expired Cheques’, pastikan anda klik sebegini:
Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Expired Cheques
Skrin ‘Expired Cheques’
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 74 ) Versi 1.2
CARA MENGGUNAKAN PROGRAM INI
Langkah 1
Pastikan dokumen-dokumen sokongan telah ada sebelum memulakan proses.
Langkah 2
Klik butang Add untuk memulakan penambahan rekod.
Langkah 3
Masukan kod bank di medan ‘Bank’.
(Jika anda tidak pasti, tekan butang ‘Zoom’ untuk memilih bank dari senarai kod bank
yang terdapat di dalam sistem)
Langkah 4
Masukkan had tarikh di medan ‘Cut off Date’.
Langkah 5
Klik OK.
Langkah 6
Cek-cek yang tamat tempoh dari had tarikh yang dimasukkan do ‘Cutoff Date’ akan
disenaraikan di ruangan ’Details’.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 75 ) Versi 1.2
Langkah 7
Di ruangan ‘Expired’, pastikan YES bagi cek-cek yang sememangnya tamat tempoh.
Sistem akan membuat pengiraan otomatik bagi yang mana di tamatkan ‘Expired Amount’
dan cek mana yang di kecualikan dari tamat di ‘Retained Amount’ bila anda jawab No.
Langkah 8
Klik OK.
Langkah 9
Tetingkap ’Warning’ akan muncul.
Jika anda pasti cek yang tamat tempoh, klik No. Jika tidak, klik Yes dan dapatkan
pengesahan.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 76 ) Versi 1.2
Langkah 10
Bila anda klik No sebentar tadi, satu lagi tetingkap ’Warning’ akan muncul.
Jika anda pasti untuk ’post’, klik Yes. Jika tidak pasti, klik No dan dapatkan
pengesahan.
Langkah 11
Selesai.
UPDATE
Untuk mengemaskini batch cek tamat tempoh.
Langkah 1
Klik butang UPDATE
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 77 ) Versi 1.2
Langkah 2
Kemaskini Batch Date. Klik OK.
Langkh 3
Kemaskini pada medan ’Details’ samada pilih YES/NO pada medan ’Expired’.
Langkah 4
Klik OK.
Langkah 5
Selesai
DELETE
Untuk memadamkan rekod sedia ada cek tamat tempoh yang berstatus READY.
Langkah 1
Pilih rekod yang sedia ada. Klik butang DELETE.
Langkah 2
Klik YES untuk memadamkan rekod yang dipilih.
Langkah 4
Rekod telah dipadam.
Langkah 5
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 78 ) Versi 1.2
CARA MENJANA LAPORAN CEK TAMAT TEMPOH
Langkah 1
Pastikan anda berada di skrin ’Expired Cheque’.
Langkah 2
Pilih rekod yang perlu di buat laporan dengan menggunakan butang Search.
Langkah 3
Klik Other →→→→ Expired Cheques Report
Langkah 4
Tetingkap ‘Expired Cheques’ akan muncul.
Masukkan julat tarikh yang sewajarnya.
Langkah 5
Klik OK.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 79 ) Versi 1.2
Langkah 6
Tetingkap “Printer Selection” akan muncul.
Langkah 7
Pilih pencetak yang sesuai untuk penjanaan laporan.
Langkah 8
Laporan akan dijanakan melalui pencetak yang dipilih.
Langkah 9
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 80 ) Versi 1.2
11.0 BAYARAN YANG TIDAK DITUNTUT (UNCLAIMED MONEY)
Tujuan: Untuk mengistiharkan bayaran yang tidak dituntut di dalam sistem.
Mengakses program ‘Unclaimed Money’
Untuk mendapatkan skrin ‘Unclaimed Money’, pastikan anda klik sebegini:
Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Unclaimed Money
Skrin ‘Unclaimed Money’
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 81 ) Versi 1.2
CARA MENGGUNAKAN PROGRAM INI
Langkah 1
Pastikan dokumen-dokumen sokongan telah ada sebelum memulakan proses.
Langkah 2
Klik butang Add untuk memulakan penambahan rekod.
Langkah 3
Masukan kod bank di medan ‘Bank’.
(Jika anda tidak pasti, tekan butang ‘Zoom’ untuk memilih bank dari senarai kod bank
yang terdapat di dalam sistem)
Langkah 4
Masukkan had tahun di medan ‘Year Ending’.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 82 ) Versi 1.2
Langkah 5
Masukkan had tarikh di medan ‘Cutoff Date’.
Langkah 6
Klik OK.
Langkah 7
Cek-cek akan disenaraikan di ruangan ’Details’.
Langkah 8
Di ruangan ‘Transfer’, pastikan Yes bagi cek-cek yang sememangnya tidak dituntut.
Sistem akan membuat pengiraan otomatik bagi cek yang tidak di tuntut ‘Transfer
Amount’ dan cek mana yang di kecualikan dari tamat di ‘Retained Amount’ bila anda
jawab No.
Langkah 9
Klik OK.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 83 ) Versi 1.2
Langkah 10
Tetingkap ’Warning’ akan muncul.
Jika anda pasti, klik No. Jika tidak, klik Yes dan dapatkan pengesahan.
Langkah 11
Bila anda klik No sebentar tadi, satu lagi tetingkap ’Warning’ akan muncul.
Jika anda pasti untuk ’post’, klik Yes. Jika tidak pasti, klik No dan dapatkan
pengesahan.
Langkah 12
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 84 ) Versi 1.2
CARA MENJANA LAPORAN CEK TIDAK DITUNTUT
Langkah 1
Pastikan anda berada di skrin ’Unclaimed Money’.
Langkah 2
Pilih rekod yang perlu di buat laporan dengan menggunakan butang Search.
Langkah 3
Klik Other →→→→ Print Report
Langkah 4
Pilihan jenis laporan akan muncul.
Pilih format laporan yang sewajarnya.
Langkah 5
Tetingkap ‘Unclaimed Money’ akan muncul.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 85 ) Versi 1.2
Langkah 6
Klik OK.
Langkah 7
Tetingkap “Printer Selection” akan muncul.
Langkah 8
Pilih pencetak yang sesuai untuk penjanaan laporan.
Langkah 9
Laporan akan dijanakan melalui pencetak yang dipilih.
Langkah 10
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 86 ) Versi 1.2
12.0 CETAKAN LAPORAN
12.1 PENJANAAN LAPORAN PENYESUAIAN BANK
Laporan ini merupakan penyata penyesuaian bank di mana ianya akan menyenaraikan
segala transaksi yang belum lagi dibuat ‘matching’ pada julat tarikh yang dimasukkan.
Mengakses program
Untuk mendapatkan skrin ‘Bank Reconciliation Report’, pastikan anda klik sebegini:
Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Report →→→→ Bank Reconciliation
Skrin ‘Bank Reconciliation’
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 87 ) Versi 1.2
CARA MENJANA LAPORAN
Langkah 1
Klik kepada Cash Book → Report → Bank Reconciliation
Langkah 2
Tekan “Search” dan Masukkan Kod Bank
Langkah 3
Masukkan tarikh mula di medan ‘Start Date’ dan juga tarikh akhir di medan ‘End Date’
Langkah 4
Jika perlu, pilih tandakan medan-medan yang lain.
Langkah 5
Jika perlu, pilih medan “Company”
Langkah 6
Klik OK.
Langkah 7
Tetingkap “Printer Selection” akan muncul.
Langkah 8
Pilih pencetak yang sesuai untuk penjanaan laporan.
Langkah 9
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 88 ) Versi 1.2
12.2 Day Book
Untuk mencetak ‘Day Book’ untuk laporan setiap hari ini transaksi yang terlibat dalam
Buku Tunai.
Untuk mendapatkan skrin ini, sila klik seperti di bawah:
Main Menu – Cash Book – Report – Day Book
Langkah 1
Klik butang Search dan masukkan maklumat yang berkaitan dengan ‘Bank Code’, ‘From
Date’, ‘To Date’ dan tik ‘Exclude Unprinted Cheques’ atau tidak tik.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 89 ) Versi 1.2
Langkah 2
Klik OK.
Langkah 3
Selesai
12.3 Transaction Listing
Untuk memaparkan laporan senarai transaksi yang telah berlaku di dalam Buku Tunai.
Untuk mendapatkan skrin ini, sila klik seperti di bawah:
Main Menu – Cash Book – Report – Transaction Listing
Langkah 1
Klik butang ‘Search’ dan masukkan ’Bank’, ’From Date’, ‘To Date’ dan ‘Company’.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 90 ) Versi 1.2
Langkah 2
Klik OK.
Langkah 3
Pilih mencetak.
Langkah 4
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 91 ) Versi 1.2
12.4 Cheque Audit Trail
Untuk memaparkan laporan ’Cheque Audit Trail’.
Untuk mendapatkan skrin ini, sila klik seperti dibawah:
Main Menu – Cash Book – Report – Cheque Audit Trail.
Langkah 1
Masukkan Bank, Reported Year, Payment Number Start, Payment Number Stop, Payment
Date Start, Payment Date Start, Cheque Print Date, Company dan tk atau tidak pada
Cancelled Cheques.
Langkah 2
Klik OK
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 92 ) Versi 1.2
Langkah 3
Pilih mencetak
Langkah 4
Selesai
12.5 Bank Deposit Slip
Untuk mencetak senarai Bank Deposit Slip yang telah dimasukkan ke dalam sistem
Untuk mendapatkan skrin ini, sila klik seperti di bawah:
Main Menu – Cash Book – Report – Bank Deposit Slip
Langkah 1
Tekan “Search” dan Masukkan Kod Bank.
Langkah 2
Masukkan Tarikh dan Masa Mula dan juga Tarikh Akhir dan Masa Akhir.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 93 ) Versi 1.2
Langkah 3
Jika perlu, pilih medan “Company”.
Langkah 4
Klik OK.
Langkah 5
Pilih mana-mana jenis transaksi yang ingin dimasukkan kedalam laporan. Bagi setiap yang
dipilih, mesti dimasukkan “Deposit Slip ID”.
Langkah 6
Klik OK.
Langkah 7
Tetingkap “Printer Selection” akan muncul.
Langkah 8
Pilih pencetak yang sesuai untuk penjanaan laporan.
Langkah 9
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 94 ) Versi 1.2
12.6 GL Distribution
Untuk memaparkan laopran pengagihan lejar am (GL Distribution) bagi transaksi transaksi
yang berlaku di dalam Buku Tunai.
Untuk mendapatkan skrin ini, sila klik seperti dibawah:
Main Menu – Cash Book – Report – GL Distribution
Langkah 1
Masukan tarikh mula pada medan ‘From Date’ dan tarikh akhir ’To Date’ dan klik OK.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 95 ) Versi 1.2
Langkah 2
Tandakan √ pada medan hendak di keluarkan laporan samada ‘Fund’, ‘Branch’,
PTj/Fakulti’, ‘Dasar/Activity’ dan Accounts Code.
Langkah 3
Klik OK. Buat pilihan mencetak.
Langkah 4
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 96 ) Versi 1.2
12.7 Receipt Cancellation Report
Untuk memaparkan laporan terimaan yang telah dibatalkan dalam Buku Tunai.
Untuk mendapatkan skrin ini, sila klik seperti dibawah:
Main Menu – Cash Book – Report – Receipt Cancellation Report
Langkah 1
Klik butang ‘Search’.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 97 ) Versi 1.2
Langkah 2
Masukkan maklumat berkenaan dengan tarikh dari pada medan ‘Date From’ dan tarikh
kepada pada medan ‘Date To’.
Langkah 3
Klik OK.
Langkah 4
Pilih mencetak.
Langkah 5
Selesai
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 98 ) Versi 1.2
12.8 Voucher Listing Report
Untuk memaparkan laporan senarai baucar yang telah dijanakan di dalam sistem.
Untuk mendapatkan skrin ini, sila klik seperti dibawah:
Main Menu – Cash Book – Report – Voucher Listing Report
Langkah 1
Masukkan status baucar pada medan ‘ Voucher Status’ sama ada ‘All’, ‘Printed’,
‘Delete’, dan ‘Cancelled’.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 99 ) Versi 1.2
Langkah 2
Klik OK.
Langkah 3
Pilh mencetak.
Langkah 4
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 100 ) Versi 1.2
13.0 PROSES PENUTUPAN BULANAN/TAHUNAN
13.1 PENUTUPAN BULANAN (PERIOD END)
Langkah 1
Pastikan kerja-kerja ‘reconciliation’ di sudahi pada tarikh yang telah di tetapkan.
(rujuk kepada Manual – Proses Bank Reconciliation)
Langkah 2
Pastikan tiadanya sebarang traksaksi di dalam status ‘READY’ mahupun ‘HELD’ bagi setiap
proses yang tertera di bawah:
a. Resit Pelbagai / Cash Receipts
b. Bayaran Pelbagai / Payments
c. Pelarasan / Adjustments
Langkah 3
Pastikan setiap transaksi dari modul yang berkait dengan CB telah di ‘post’ kan ke dalam
sistem sebelum menutup modul AP.
a. Account Payables
b. Investment
c. Project Costing
Langkah 4
Janakan laporan-laporan berikut:
a. Laporan bulanan ‘Daybook’ bagi setiap akaun bank
b. Laporan bulanan ‘Bank Reconciliation’ bagi setiap akaun
bank
c. Senarai ‘Transaction Listing’ bagi setiap akaun bank
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 101 ) Versi 1.2
Langkah 5
Setelah laporan-laporan tersebut dicetak, janakan proses penutupan seperti berikut:
Untuk mendapatkan skrin ini, sila klik seperti di bawah:
Main Menu – Closing – Process - Period End – CB Period End
Langkah 1
Klik ‘Roll Period’ untuk memulakan proses penutupan bulanan.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 102 ) Versi 1.2
Langkah 2
Masukkan maklumat berkenaan akaun bank pada medan ‘Bank Account’. Klik OK.
Langkah 3
Pilih Mencetak.
Langkah 4
Klik YES untuk meneruskan proses penutupan bulanan.
Langkah 5
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 103 ) Versi 1.2
13.2 PENUTUPAN TAHUNAN
Untuk melakukan proses penutupan bulanan dan tahunan.
Untuk mendapatkan skrin ini, sila klik seperti di bawah:
Main Menu – Closing – Process - Year End – CB Year End
Langkah 1
Klik ‘Roll Year’ untuk memulakan proses penutupan tahunan.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 104 ) Versi 1.2
Langkah 2
Masukkan bank akaun pada medan ‘Bank Account’ dan klik OK.
Langkah 3
Pilihan mencetak laporan.
Langkah 4
Klik YES untuk meneruskan proses penutupan tahunan.
Langkah 5
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 105 ) Versi 1.2
14.0 PENTADBIRAN SISTEM (SISTEM ADMINISTRTION)
14.1 Bank Account (Akaun Bank)
Untuk memasukkan maklumat akaun bank yang lengkap.
Untuk mendapatkan skrin ini, sila klik seperti di bawah:
Main Menu – Cash Book – Setup – Bank Account
Langkah 1
Klik butang ‘ADD’ dan masukkan nama akaun pada medan ‘Account’.
Langkah 2
Klik OK.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 106 ) Versi 1.2
Langkah 3
Masukkan maklumat berkaitan seperti berikut:
Medan Keterangan
Name Masukkan nama bank
Company Masukkan nama syarikat
Address Masukkan alamat bank
Contact Masukkan nama untuk dihubungi
Fax Masukkan nombor fax
Phone Masukkan nombor telefon
Email Masukkan alamat email bank
Threshold Amount Masukkan amaun peruntukkan. cth panjar wang runcit
Account Name Masukkan Nama akaun
BSB Code Masukkan BSB Code
Account Number Masukkan nombor akaun
Langkah 3
Klik Ok
Langkah 4
Masukkan maklumat pada ruangan ‘Accounts and Codes’.
• Masukkan ‘Bank’ akaun lejar am, dan akaun lejar am untuk akaun penyelesaian
(Clearing).
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 107 ) Versi 1.2
• Masukkan ‘cheques’ format dan ‘remittance advices’, ‘period set’, ‘current year’,
‘period’ dan ‘Next Cheque’.
Langkah 5
Klik OK.
Langkah 6
Masukkan maklumat yang berkaitan dengan EFT Payroll.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 108 ) Versi 1.2
Langkah 7
Masukkan maklumat yang berkaitan dengan ‘Expired Cheques’.
Langkah 8
Klik OK. Selesai
UPDATE
Untuk mengemaskini maklumat akaun bank yang sedia ada.
Langkah 1
Klik butang ‘UPDATE’.
‘Account and Codes’
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 109 ) Versi 1.2
‘EFT Payroll’
DELETE
Untuk memadamkan rekod yang sedia ada.
Langkah 1
Klik butang ‘DELETE’.
Langkah 2
Klik YES jika hendak memadamkan rekod yang dipilih. Pastikan rekod yang dipadamkan
tidak mempunyai sebarang transaksi.
Langkah 3
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 110 ) Versi 1.2
14.2 Perkhidmatan (Services)
Ini lebih kepada transaksi yang terdapat di penyata bank seperti caj bank dan faedah
bank yang sememangnya tiada di buku tunai.
Anda boleh membuat ’setting’ di dalam sistem terlebih dahulu dengan menggunakan
fungsi ’Bank Service’ sebelum membuat aktiviti penyesuaian bank.
Bilamana setting telah dibuat, apabila ada penyata bank yang mempunyai butiran
transaksi yang melibatkan caj bank contohnya, anda hanya perlu salurkan caj tersebut
kepada ’service code’ yang berkaitan. Sistem akan
� Membuat ’matching’ dengan penyata bank untuk transaksi caj bank tersebut secara
otomatik dan
� Menjana ’GL General Journal’ secara otomatik menggunakan akaun yang telah
di’set’kan.
Mengakses program
Untuk mendapatkan skrin ‘Bank Service’, pastikan anda klik sebegini:
Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Setup →→→→ Bank Service
Skrin ‘Bank Service’
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 111 ) Versi 1.2
CARA MEMBUAT SETTING
Langkah 1
Klik butang Add untuk memulakan penambahan rekod.
Langkah 2
Masukkan kod di medan ’Service Code’
(Cadangan: Jika transaksi merupakan caj bank, kemungkinan anda boleh gunakan ‘CAJ’)
Langkah 3
Pilih bank yang patutnya di medan ’Bank Account’.
(Jika anda tidak pasti, tekan butang ‘Zoom’ untuk memilih bank dari senarai kod bank
yang terdapat di dalam sistem)
Langkah 4
Klik OK.
Langkah 5
Masukkan keterangan bersesuaian dengan kod tersebut di medan ‘Description’.
(Nota: Medan ini adalah maksima 30 aksara)
Langkah 6
Klik OK.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 112 ) Versi 1.2
Langkah 7
Masukkan akaun GL yang sepatutnya untuk dicajkan di medan ’G/L Account Code’.
Langkah 8
Tekan tab sekali. Sistem akan meletakkan butiran akaun GL tersebut secara otomatik di
medan ’Description’.
Langkah 9
Masukkan 100% di medan ’percentage’. Ini bermakna sistem akan terus membuat
transaksi mengikut peratusan yang telah di’set’kan. Jika kurang dari 100%, sistem kan
membuat pengiraan mengikut peratusan yang dimasukkan.
Langkah 10
Klik OK.
Langkah 11
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 113 ) Versi 1.2
UPDATE
Untuk mengemaskini rekod perkhidmatan yang sedia ada.
Langkah 1
Klik butang UPDATE. Kemaskini di medan ’Description’ dan klik OK.
Langkah 2
Kemaskini rekod di medan ’G/L Account Code’ dan ’Description’ akan keluar secara
otomatik.
Langkah 3
Klik OK.
Langkah 4
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 114 ) Versi 1.2
DELETE
Untuk memadamkan rekod yang sedia ada.
Langkah 1
Klik butang DELETE.
Langkah 2
Klik YES jika hendak memadamkan rekod ini.
Langkah 3
Selesai
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 115 ) Versi 1.2
14.3 Jenis Jenis Terimaan Tunai (Cash Receipts Types).
Untuk mewujudkan jenis jenis terimaan tunai.
Untuk mendapatkan skrin ini, sila klik seperti di bawah:
Main Menu – Cash Book – Setup – Cash Receipts Types
Langkah 1
Klik butang ’ADD’ untuk membuat penambahan rekod baru.
Langkah 2
Masukkan jenis tunai pada medan ’Cash Type’. Klik OK.
Langkah 3
Masukkan keterangan di medan ’description’.
UPDATE
Untuk mengemaskini rekod yang sedia ada.
Langkah 1
Klik butang UPDATE
Langkah 2
Kemaskini keterangan rekod.
Langkah 3
Klik OK.
Langkah 4
Selesai
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 116 ) Versi 1.2
DELETE
Untuk memadamkan rekod yang sedia ada.
Langkah 1
Klik butang DELETE.
Langkah 2
Klik YES untuk memadamkan rekod yang dipilih.
Langkah 3
Selesai.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 117 ) Versi 1.2
14.4 Kod Pembatalan Terimaan (Receipt Cancel Code)
Untuk mewujudkan kod pembatalan terimaan.
Untuk mendapatkan skrin ini, sila klik seperti berikut:
Main Menu – Cash Book – Setup – Receipt Cancel Code
Langkah 1
Klik butang ‘ADD’ untuk penambahan rekod baru. Klik OK.
Langkah 2
Masukkan keterangan di medan ’Reason Code’.
Langkah 3
Klik OK.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 118 ) Versi 1.2
UPDATE
Untuk mengemaskini rekod yang sedia ada.
Langkah 1
Klik butang ’UPDATE’.
Langkah 2
Kemaskinikan keterangan di medan ’Description’.
Langkah 3
Klik OK.
DELETE
Untuk memadamkan rekod yang sedia ada.
Langkah 1
Klik butang DELETE
Langkah 2
Klik YES jika hendak memadamkan rekod yang dipilih.
Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai
© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 119 ) Versi 1.2
Langkah 3
Rekod telah dipadamkan. Selesai.