manajemen pergudangan di perusahaan daerah... · perusahaan. gudang dapat dijadikan sebagai salah...
TRANSCRIPT
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
MANAJEMEN PERGUDANGAN DI PERUSAHAAN DAERAH
PUSAT PERGUDANGAN KOTA “PEDARINGAN” SURAKARTA
Disusun Oleh :
DEDI ARI WIBOWO
D
SKRIPSI
Disusun Guna Memenuhi Syarat-Syarat Untuk Mencapai
Gelar Sarjana Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Jurusan Ilmu Administrasi
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
MOTTO
“Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan, maka apabila kamu
telah selesai (dari sesuatu urusan), kerjakanlah urusan dengan sungguh-
sungguh (urusan) yang lain, dan hanya kepada Tuhanmu-lah hendaklah kamu
berharap.”
(QS. Alam Nasyrah : - )
“Cara terbaik untuk keluar dari masalah adalah dengan mengatasinya.”
(Brandon Francis)
Satu jam yang asyik dan intensif, jauh lebih baik dan menguntungkan
daripada bertahun-tahun bermimpi dan merenung.
(Gen )
Jangan katakan Sulit. Ketahuilah, tidak ada yang sulit bila dikerjakan sepenuh
hati.
(Gen )
Janji tidak akan berarti tanpa adanya sebuah aksi.
(Penulis)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Karya sederhana ini penulis persembahkan kepada:
Ibu dan Bapak tercinta yang selalu peduli dan selalu
mendoakanku, memberikan dukungan serta semangat
dalam perjalanan hidupku.
Kakak-kakakku yang aku sayangi yang telah
memberiku dukungan doa dan semangat selama ini.
Almamater.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT
yang telah melimpahkan segala rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi dengan judul MANAJEMEN PERGUDANGAN DI
PERUSAHAAN DAERAH PUSAT PERGUDANGAN KOTA
“PEDARINGAN” SURAKARTA dengan lancar.
Dalam penyusunan skripsi ini penulis menyadari bahwa penulisan tugas
akhir ini telah memberikan banyak pengalaman berharga dan tambahan wawasan
pengetahuan yang tidak ternilai. Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan
terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu baik secara langsung
maupun tidak langsung sehingga terselesaikannya skripsi ini. Dengan segala
kerendahan hati, penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
. Ibu Dra. Retno Suryawati, M. Si selaku Dosen Pembimbing yang dengan
penuh kesabaran telah membimbing dan mengarahkan penulis dalam
penyusunan skripsi ini.
. Drs. Mochtar Hadi, M. Si selaku Pembimbing Akademik atas bimbingan dan
pengarahan dari beliau dalam menyelesaikan studi selama ini.
. Prof. Drs. Pawito, PhD selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret.
. Seluruh Dosen Jurusan Ilmu Administrasi FISIP UNS yang telah mendidik
dan memberikan ilmunya sehingga penulis dapat menyelesaikan studi.
. Bapak Suwardi selaku Kepala Bagian Umum dan Personalia, Bapak Djarot
Tri Janto selaku Kepala Pergudangan, Bapak Umar Rois selaku Kepala
Bagian Akuntansi dan Keuangan, Bapak Bambang Marsono selaku petugas
Checker gudang, beserta seluruh jajaran staf dan pegawai Perusahaan Daerah
Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta atas segala bantuan dan
pemberian informasi kepada penulis.
. Ibu, Bapak, Kakak dan seluruh keluarga besar atas dukungan dan doanya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
. Sahabat-sahabatku Jurusan Ilmu Administrasi angkatan khususnya kelas
B yang telah memberikan semangat kepada penulis dan keberamaannya
selama ini.
. Sahabat-sahabat kos Intermezzo khususnya Muhammad Durun Nafis yang
telah menggapai kesuksesan lebih dulu, terima kasih atas bantuan dan
motivasi dalam penyelesaian skripsi, Joni Mulyanto, Pambudi, dan teman-
teman baru yang tidak bisa disebutkan satu per satu terima kasih atas
dukungannya.
. Keluarga besar bapak Sagini Hadi, terima kasih atas motivasi dan
dukungannya.
. Semua pihak yang telah membantu kelancaran penyusunan Skripsi yang
penulis tidak bisa sebutkan satu per satu.
Penulis menyadari bahwa karya ini masih jauh dari sempurna, untuk itu
penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun sekaligus masukan bagi
penyempurnaan skripsi ini untuk kedepannya. Harapan penulis semoga skripsi ini
bermanfaat bagi penulis khususnya dan pembaca umumnya, serta membantu
untuk dijadikan awal penelitian yang lebih mendalam untuk kedepannya nanti.
Terima Kasih.
Surakarta, Juni
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN ...................................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................... iii
HALAMAN MOTTO ................................................................................... iv
HALAMAN PERSEMBAHAN ................................................................... v
KATA PENGANTAR .................................................................................. vi
DAFTAR ISI ................................................................................................. viii
DAFTAR TABEL ......................................................................................... xi
DAFTAR GAMBAR .................................................................................... xii
ABSTRAK .................................................................................................... xiii
ABSTRACT .................................................................................................. xiv
BAB I. PENDAHULUAN ............................................................................
A. Latar Belakang .........................................................................
B. Rumusan Masalah ....................................................................
C. Tujuan Penelitian .....................................................................
D. Manfaat Penelitian ...................................................................
BAB II. KAJIAN PUSTAKA .......................................................................
A. Landasan Teori ........................................................................
. Manajemen ..........................................................................
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
a) Pengertian Manajemen ...................................................
b) Tujuan Manajemen .........................................................
c) Fungsi Manajemen .........................................................
. Pergudangan ........................................................................
a) Gudang ...........................................................................
) Jenis-jenis Gudang .....................................................
) Tata Ruang Gudang ...................................................
b) Pengertian Pergudangan .................................................
) Tujuan dan Manfaat Pergudangan .............................
) Pentingnya Pergudangan ............................................
) Fungsi Pergudangan ...................................................
. Manajemen Pergudangan ....................................................
. Manajemen Pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat
Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta ........................
a) Penerimaan Barang .........................................................
b) Pengeluaran Barang ........................................................
c) Pengawasan dan Pelaporan ............................................
d) Tagihan ...........................................................................
B. Kerangka Pemikiran ................................................................
BAB III. METODE PENELITIAN ...............................................................
A. Jenis Penelitian ........................................................................
B. Lokasi Penelitian ......................................................................
C. Sumber Data ............................................................................
D. Teknik Pengumpulan Data .......................................................
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
E. Validitas Data ..........................................................................
F. Teknik Analisis ........................................................................
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN .............................
A. Deskripsi Lokasi ......................................................................
. Sejarah Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta .....
. Profil Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta ........
. Keadaan Pengurus dan Pegawai di Pusat Pergudangan Kota
“Pedaringan” Surakarta ......................................................
. Struktur Organisasi Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”
Surakarta .............................................................................
. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi ...................................
B. Pembahasan .............................................................................
. Penerimaan Barang .............................................................
. Pengeluaran Barang ............................................................
. Pengawasan dan Pelaporan .................................................
. Tagihan ................................................................................
BAB V. PENUTUP .......................................................................................
A. Kesimpulan ..............................................................................
B. Saran ........................................................................................
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel . Perolehan Pendapatan Asli Daerah Kota Surakarta Dari
Hasil Pengelolaan Kekayaan Daerah yang Dipisahkan
Tahun Anggaran (dalam Rp.) ......................................
Tabel . Daftar Pengurus Perusda PPK Pedaringan Surakarta .........
Tabel . Daftar Pegawai Perusda PPK Pedaringan Surakarta ............
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar . Skema Kerangka Pemikiran Penelitian ...............................
Gambar . Model Analisa Interaktif .....................................................
Gambar . Struktur Organisasi Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”
Surakarta .............................................................................
Gambar . Surat Perintah Pelaksanaan Bongkar/Muat Barang ............
Gambar . Tanda Terima Penyimpanan ...............................................
Gambar . Kartu Stok Administrasi ......................................................
Gambar . Surat Perintah Penyerahan (Delivery Order) ......................
Gambar . Tanda Bukti Penyerahan (Delivery Receipt) .......................
Gambar . Kartu Data Penyimpanan (Kartu Stapel) .............................
Gambar . Laporan Harian Realisasi Muat/Bongkar ............................
Gambar . Kartu Stok Fisik ..................................................................
Gambar . Laporan Layout Gudang A Per Tanggal
Februari .................................................................
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
ABSTRAK
DEDI ARI WIBOWO. D . Manajemen Pergudangan di Perusahaan
Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta. Skripsi. Jurusan
Ilmu Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sebelas Maret, Surakarta, , halaman.
Gudang merupakan lokasi untuk penyimpanan produk atau barang sampai
ada permintaan untuk dilakukan distribusi. Maka dari itu, perlu adanya
pengelolaan terhadap segala aktivitas yang ada di gudang. Pengelolaan tersebut
diperlukan agar serangkaian kegiatan pengurusan logistik di dalam gudang
memiliki tatanan yang terstruktur dan rapi.
Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif.
Metode ini digunakan untuk memperoleh gambaran tentang manajemen
pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”
Surakarta. Pengumpulan data-data dilakukan dengan wawancara, observasi, dan
telaah dokumen. Data yang diperoleh diuji validitasnya dengan menggunakan
teknik trianggulasi metode. Analisis terhadap data dilakukan melalui tiga langkah
yaitu reduksi data, penyajian data, serta penarikan kesimpulan.
Hasil dari penelitian ini diketahui bahwa Perusahaan Daerah Pusat
Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta memiliki SOP (standard operating
procedure) sebagai landasan manajemen pergudangannya. Fungsi dalam SOP
tersebut meliputi penerimaan, pengeluaran, pengawasan dan pelaporan, serta
tagihan. Penerimaan barang yang dilakukan oleh Perusda Pedaringan dilakukan
secara cepat dan teliti dengan didukung tenaga dan sarana yang memadai. Dalam
pengeluaran barang Perusda Pedaringan benar-benar menjalankan prinsip
kecepatan dan ketelitian dengan baik. Pengawasan dan pelaporan barang milik
penyewa dilakukan dengan penuh tanggung jawab dan bersedia memberikan ganti
rugi apabila terjadi kerusakan. Perusda Pedaringan juga memberikan perhitungan
yang jelas terkait tagihan yang harus dibayar oleh penyewa.
Kata Kunci : Perusahaan Daerah, Gudang, Manajemen Pergudangan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
ABSTRACT
DEDI ARI WIBOWO. D . Warehousing Management in The
Surakarta Local Enterprise of “Pedaringan” City Warehousing Center. Thesis.
Administration Department, Faculty of Social and Political Sciences, Sebelas
Maret University, Surakarta, , pages
Warehouse is the location to store product until the demand for
distribution comes. For that reason, there should be a management of any
activities existing in the warehouse. The management is need to make a series of
logistic administration activities in warehouse so it have a structured and tidy
order.
The research method used was a descriptive qualitative method. This
method was used to get a description about warehousing management in the
Surakarta Local Enterprise of “Pedaringan” City Warehousing Center. The data
was collected by using interview, observation, and document study techniques.
The data obtained was validated using method triangulation technique. The data
analysis was conducted through three steps: data reduction, data display, and
conclusion drawing.
The result of research found that the Surakarta Local Enterprise of
“Pedaringan” City Warehousing Center had standard operating procedure as the
foundation of its warehousing management. The function in SOP included
receiving, releasing, supervising and reporting, as well as billing. The product
receiving was carried out by Pedaringan quickly and thoroughly supported by
adequate personnel and infrastructures. In releasing product, Pedaringan actually
undertook quickness and thoroughness principles well. Supervising and reporting
activity for the tenant’s product was done full responsibly and it was ready to give
compensation when any damage occurring. They also provided clear calculation
in the term of billing the tenant should be pay.
Keywords: Local Enterprise, Warehouse, Warehousing Management.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Gudang merupakan suatu fasilitas khusus yang bersifat tetap, yang
dirancang untuk mencapai target tingkat pelayanan dengan total biaya yang
paling rendah. Gudang dibutuhkan dalam proses koordinasi penyaluran
barang, yang muncul sebagai akibat kurang seimbangnya proses penawaran
dan permintaan. Kurang seimbangnya antara proses permintaan dan
penawaran mendorong munculnya persediaan (inventory), dimana persediaan
membutuhkan ruang sebagai tempat penyimpanan sementara yang disebut
sebagai gudang.
Gudang digunakan untuk menyimpan suatu produk atau barang sampai
dengan produk atau barang tersebut diminta untuk didistribusikan, sehingga
gudang berperan dalam menghubungkan antara fasilitas produksi dengan
pelanggan atau pemasok dengan fasilitas produksi. Dengan demikian, gudang
mendukung terhadap proses produksi dengan mengkonsolidasikan material
dari pemasok dan juga mendukung upaya pengembangan pasar, terutama
dalam membuka pasar baru.
Pentingnya suatu gudang karena adanya beberapa alasan, antara lain
berfungsi sebagai Transportation-Pruduction Cost Reduction (pengendalian
dan pengurangan biaya transportasi dan produksi), Coordination of supply
and demand (unsur koordinasi antara penawaran dan permintaan), Production
considerations (proses produksi untuk barang-barang dengan klasifikasi dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
karakterisik tertentu) dan, marketing considerations (menjaga agar pasokan
barang tidak berhenti). Sehingga gudang bertindak sebagai simpul untuk
memperlancar distribusi produk/bahan baku, sebelum produk tersebut sampai
ditangan pelanggan/pabrik, serta berfungsi sebagai tempat penyimpanan,
pergerakan dan tempat transfer informasi. (http://pradipta .wordpress.com
/ /warehouse/)
Dengan adanya gudang diharapkan memberikan nilai tambah bagi
perusahaan yang menyimpan barang-barang di dalamnya, yaitu memastikan
bahwa barangnya tersebut tersimpan dengan baik sebelum dilakukan proses
lebih lanjut oleh perusahaan yang bersangkutan. Menjaga mutu dan
keamanan barang sangat penting karena semakin seringnya barang dipindah-
pindahkan akan semakin tinggi peluang terjadinya kerusakan dan penurunan
mutu barang. Dengan melakukan penyimpanan di gudang, maka barang akan
terlindungi dan mutu tetap bertahan karena tidak berpindah-pindah.
Akan tetapi, tidak semua perusahaan baik yang berskala besar maupun
yang berskala kecil memiliki gudang sendiri. Hal ini dikarenakan kurangnya
lahan atau ruang terbuka untuk dijadikan gudang. Sebab untuk membuat
suatu gudang memerlukan lahan yang luas dan membutuhkan biaya yang
tidak sedikit. Tidak hanya itu saja, permasalahan yang menjadi kendala untuk
membuat gudang itu sendiri karena prioritas terhadap biaya produksi yang
lebih besar dibandingkan dengan biaya lain-lain untuk menambah fasilitas
seperti gudang ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Padahal, gudang dapat memainkan peranan kunci dalam pengembangan
strategi logistik terpadu suatu perusahaan, karena gudang umumnya
berdampak terhadap upaya keberhasilan penjualan dan pemasaran suatu
perusahaan. Gudang dapat dijadikan sebagai salah satu sarana untuk
pengurangan ongkos dan perbaikan produktivitas logistik, serta untuk
menyusun strategi pemanfaatan peluang dan antisipasi dari berbagai faktor
yang mempengaruhi suatu perusahaan.
Dari permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan terkait ketiadaan
gudang untuk menyimpan barang-barang produksi atau logistik perusahaan
tersebut munculah jasa-jasa penyedia gudang baik penyediaan gudang
terbuka maupun gudang tertutup. Jasa penyedia gudang ini disebut juga
sebagai jasa pergudangan. Sehingga adanya jasa pergudangan ini membantu
dalam menyederhanakan fungsi dan prosedur gudang suatu perusahaan.
Perusahaan jasa pergudangan berupaya menjangkau klien yang
memanfaatkan peralatan mereka, layanan dan ruang secara teratur. Mereka
juga memastikan aplikasi mudah dan efektif dari fungsi pergudangan dan
meningkatkan kepuasan pelanggan. Beberapa perusahaan jasa pergudangan
ini juga menyediakan link ke kontrak layanan pergudangan dan pergudangan
publik bagi produsen dan pengirim. Selain itu, mereka menyediakan
pencegahan kerusakan dan sumber daya konsultasi. Beberapa perusahaan jasa
pergudangan juga menawarkan perhatian pribadi kepada klien mereka. Hal
ini mencakup proses dan komunikasi yang memenuhi kebutuhan spesifik
gudang yang diinginkan oleh klien.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Di Indonesia jasa pergudangan biasanya berada di kota-kota besar
seperti di Lampung terdapat ARTHA Perkasa Logistics PT-D yang
menyediakan space gudang untuk penyimpanan material telekomunikasi dan
elektronik lainnya. ARTHA Perkasa Logistics PT-D mengkhususkan diri
dalam bidang handling, pergudangan dan distribusi di Lampung yang meng-
cover kabupaten kota yang ada. (http://arthalogistics.indonetwork.co.id/
/jasa-pergudangan-dan-distribusi- -jam.htm)
Di Jakarta terdapat PT. Bhanda Ghara Reksa yang menyediakan,
menyewakan dan mengelola ruangan gudang, baik tertutup maupun terbuka.
Selain itu, menyelenggarakan jasa pergudangan lainnya termasuk Stock
Management dan Collateral Management Wilayah usaha PT. Bhanda Ghara
Reksa meliputi seluruh Indonesia, dengan didukung kantor-kantor cabang
yang tersebar di kota-kota besar seperti Medan, Padang, Dumai, Palembang,
Lampung, Jakarta, Bandung, Semarang, Yogyakarta, Surabaya, Makassar,
Denpasar, Banjarmasin, Mataram, Kupang, Samarinda, Pontianak, Palu dan
Sorong. Dan masih banyak jasa-jasa pergudangan yang lainnya.
(http://www.bgrindonesia.com/company.php?tid= &id=in)
Di Kota Surakarta juga terdapat jasa pergudangan barang yang dimiliki
oleh Pemerintah Kota setempat. Jasa pergudangan tersebut yaitu di
Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta. Dalam
Perda nomor tahun tentang Pendirian Perusahaan Daerah Pusat
Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta disebutkan bahwa Pedaringan
merupakan sebuah perusahaan yang berfungsi untuk menopang aktivitas
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
pergudangan masyarakat Solo. Perusahaan ini didirikan untuk membantu
penyimpanan barang-barang hasil produksi yang dimiliki oleh perusahaan-
perusahaan di Solo dan sekitarnya bahkan dari daerah-daerah lainnya.
Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta juga
dimaksudkan untuk menopang kebutuhan dinamisasi perekonomian di
Surakarta di mana jasa pergudangan logistik memegang peranan penting di
dalamnya. Tidak hanya itu saja, perusahaan daerah ini juga turut memberikan
kontribusi terhadap pendapatan asli daerah (PAD) Kota Surakarta seperti
perusahaan daerah lainnya yang dimiliki oleh Pemerintah Kota.
(http://kangbison.wordpress.com/tag/gudang-pedaringan/)
Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta ini
termasuk perusahaan daerah yang masuk kedalam kategori Pengelolaan
Kekayaan Daerah yang dipisahkan. Selain itu, ada empat perusahaan daerah
lain yang termasuk di dalamnya yaitu PDAM, Bank Jateng, Badan Kredit
Kecamatan, dan PT. Bank Pasar. Dimana masing-masing perusahaan daerah
tersebut diberikan modal usaha oleh Pemerintah Kota dan laba yang
dihasilkan harus dibagi untuk kontribusi terhadap PAD.
Berikut ini tabel yang menunjukan tentang kontribusi perusahaan-
perusahaan daerah milik Pemkot Surakarta terhadap pendapatan asli daerah
(PAD) Kota Surakarta :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Tabel .
Perolehan Pendapatan Asli Daerah Kota Surakarta
Dari Hasil Pengelolaan Kekayaan Daerah yang Dipisahkan
Tahun Anggaran
(Dalam Rp.)
Sumber : DPPKA Kota Surakarta, .
NO.
REKENING
JENIS
PENDAPATAN
ANGGARAN
(Setelah
Perubahan)
x
TARGET
(Bulan
Desember)
x
KONTRIBUSI PENDAPATAN DAERAH
LEBIH /
(KURANG)
x
s/d Bulan
Lalu
x
Bulan Ini
x
s/d Bulan Ini
x
%
Hasil
Pengelolaan
Kekayaan
Daerah yang
Dipisahkan
( )
Bagian Laba
Atas Penyertaan
Modal pada
PERUSDA
. , . , . , . , . , , ( . , )
. . . .
Perusahaan
Daerah Air
Minum
. , . , . , . , . , , ( . , )
. . . .
Bank Jawa
Tengah
. , . , . , - . , , ( . , )
. . . .
Badan Kredit
Kecamatan
- - - - - - -
. . . .
PT. Bank Pasar
Surakarta
. , . , . , - . , , ( . , )
. . . .
PD. Pedaringan
Surakarta
. , . , - . , . , , ( . , )
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Disebutkan dalam Peraturan Walikota Surakarta Nomor Tahun
tentang Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor
Tahun tentang Pendirian Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota
"Pedaringan" Surakarta yang menyatakan bahwa Perusda Pusat Pergudangan
Kota "Pedaringan" Surakarta yang selanjutnya disebut Perusda PPK
"Pedaringan" Surakarta adalah Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota
"Pedaringan" Surakarta yang seluruh modalnya dimiliki oleh Pemerintah
Kota Surakarta. Oleh karena itu, laba yang dihasilkan harus dibagi kepada
Pemkot Surakarta untuk kontribusi PAD.
Banyak masyarakat sekitar yang mengetahui tentang keberadaan
Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta sebagai
terminal angkutan barang. Padahal, di dalamnya terdapat beberapa macam
jasa yang ditawarkan seperti jasa parkir angkutan, pergudangan, jasa pest
control, spraying dan fogging, dan lain-lain. Perusahaan daerah ini juga ikut
andil dalam memberikan pendapatan asli daerah (PAD) bagi Kota Surakarta.
Namun, sebagian besar masyarakat belum mengetahui apa fungsi dan peran
dari perusahaan daerah tersebut serta kegiatan apa saja yang ada di dalamnya.
Manajemen yang baik dapat memberikan hasil yang maksimal bagi
perusahaan yang melaksanakannya dengan tepat. Seperti halnya dengan
dengan jasa-jasa lainnya, jasa pergudangan perlu adanya suatu pengelolaan
agar mampu memberikan pelayanan yang optimal kepada setiap perusahaan
atau perorangan yang menggunakannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Barang-barang yang disimpan digudang tidak hanya dimasukan dan
didiamkan begitu saja sampai pemilik barang mengambil barang tersebut.
Tetapi, juga perlu adanya pengaturan penjadwalan dan pengaturan letak
barang, pencatatan administrasi barang, pendataan stok, pengawasan agar
tidak hilang dicuri atau susut sehingga berkurang nilainya.
Dikarenakan Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”
Surakarta merupakan salah satu aset daerah milik Pemerintah Kota Solo yang
salah satu jasa yang ditawarkan adalah pergudangan. Maka dari itu, akan
dilihat bagaimana manajemennya. Terutama, berhubungan dengan
pengelolaan terhadap aktivitas pergudangan yang menjadi fokus utama
penelitian ini. Peranan manajemen pergudangan itu sangat dibutuhkan dalam
proses penyimpanan barang-barang yang menjadi sarana pendukung dalam
meningkatkan pelayanan jasa pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat
Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta.
B. Rumusan Masalah
Bagaimanakah manajemen pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat
Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta ?
C. Tujuan Penelitian
Sesuai dengan pokok permasalahan yang dikemukakan di atas maka
yang menjadi tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
menggambarkan manajemen pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat
Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta.
D. Manfaat Penelitian
. Manfaat teoritis
Penelitian ini dapat memberikan tambahan informasi mengenai ilmu
pengetahuan studi manajemen khususnya bidang manajemen pergudangan.
Sekaligus sebagai bahan kajian teori-teori tentang manajemen
pergudangan. Sehingga penelitian ini berguna bagi peneliti, Perusahaan
Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta dan bagi
masyarakat umum.
. Manfaat Praktis
Penelitian ini diharapkan bisa berguna bagi Perusahaan Daerah Pusat
Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta sebagai bahan masukan untuk
mengetahui sampai sejauh manakah manajemen pergudangannya telah
dilaksanakan. Selain itu, penelitian ini diharapkan dapat memberikan saran
dan masukan tentang hal-hal yang perlu dibenahi maupun yang perlu
untuk dipertahankan terkait manajemen pergudangan yang dilaksanakan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
A. Landasan Teori
. Manajemen
a) Pengertian Manajemen
Manajemen dibutuhkan oleh setiap organisasi karena tanpa
adanya manajemen semua usaha yang dilakukan organisasi akan sia-sia
dan pencapaian tujuan akan sulit. Tentunya, hal ini dapat berdampak
pada kelangsungan hidup dari organisasi tersebut. Menurut George R.
Terry dalam terjemahan Anoraga ( : ), menyatakan bahwa :
“Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari
tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan
dan pengendalian yang masing-masing bidang tersebut digunakan
baik ilmu pengetahuan maupun keahlian dan yang diikuti secara
berurutan dalam rangka usaha mencapai sasaran yang telah
ditetapkan semula.”
Johann Peter Murmann dalam Scaffolding in Economics,
Management, and the Design of Technologies mengungkapkan tentang
penjelasan mengenai manajemen berikut ini :
“In the fields of economics, management, and technology, there
are two very different explanations for how better adaptive
structures that could account for the aforementioned changes in
the economy come about and how economic structures
reproduce.” (Dalam bidang ekonomi, manajemen, dan teknologi,
ada dua penjelasan yang sangat berbeda yaitu untuk bagaimana
struktur adaptif yang lebih baik yang dapat menjelaskan
perubahan dalam perekonomian itu terjadi dan bagaimana
struktur ekonomi itu bereproduksi). (Murmann, : )
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Manajemen juga dapat diartikan sebagai proses perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para
anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya
organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan (James F. Stoner dalam Handoko, : ).
Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa yang
dimaksud dengan manajemen adalah kemampuan yang dimiliki
seseorang untuk menggerakkan sekelompok orang dan mengerahkan
segenap fasilitas yang dimiliki oleh suatu organisasi untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam usaha mencapai tujuan
tersebut dibutuhkan adanya koordinasi berbagai aktivitas mulai dari
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, penggerakan, dan
pengawasan.
b) Tujuan Manajemen
Menurut Sulistriyo, Ign. Wagimin, Hery Sawiji ( : ), tujuan
manajemen adalah:
) Untuk mencapai keteraturan, kelancaran, dan kesinambungan usaha,
dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
) Untuk mencapai efisiensi, yaitu suatu perbandingan terbaik antara
usaha dengan hasil atau input dengan output.
Menurut T. Hani Handoko ( : - ) ada alasan utama
diperlukan adanya manajemen, antara lain :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
) Untuk mencapai tujuan manajemen dibutuhkan untuk mencapai
tujuan organisasi dan pribadi.
) Untuk mencapai keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling
bertentangan. Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan
antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang
saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam
organisasi.
) Untuk mencapai efisiensi dan efktivitas. Suatu kerja organisasi dapat
diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara pada
umumnya adalah efisiensi dan efektivitas.
Dalam jurnal Tourism and Hospitality Management Vol. , No. ,
pp. - , yang berjudul The Challenges of Business Ethics
Management and The Question of Ethics menyatakan bahwa :
“A major goal in considering the three management models of
morality is to develop a clearer understanding of the full gamut of
management behavior in which ethics or morality is a major
dimension.” (Tujuan utama dalam mempertimbangkan tiga model
manajemen moralitas adalah untuk mengembangkan pemahaman
yang lebih jelas penuh keseluruhan perilaku manajemen di mana
etika atau moralitas adalah dimensi utamanya). (Jamnik, : ).
c) Fungsi Manajemen
Di dalam pelaksanaan manajemen ada fungsi-fungsi tertentu yang
harus diperhatikan dan dilaksanakan dalam suatu organisasi. George F.
Terry dalam Yohannes Yahya ( : ) mendeskripsikan bahwa
fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut :
) Perencanaan (Planning)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
) Pengorganisasian (Organizing)
) Penggerakan (Actuating)
) Pengendalian (Controlling)
Sulistriyo, Ign. Wagimin, Hery Sawiji ( : ) dalam
Pengantar Manajemen mengungkapkan bahwa fungsi manajemen
dirumuskan sebagai berikut:
) Perencanaan (planning)
Adalah serangkaian kegiatan pemikiran dan penentuan terhadap hal-
hal yang perlu dilaksanakan dimasa yang akan datang dalam rangka
mencapai tujuan yang telah ditentukan.
) Pengorganisasian (organizing)
Adalah rangkaian kegiatan penyusunan bentuk dan pola usaha
kerjasama dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan
atau serangkaian kegiatan untuk membentuk struktur organisasi.
) Pembimbingan (directing)
Serangkaian kegiatan untuk memerintah, mendidik, mengarahkan
dan memberi motivasi kepada orang-orang dalam organisasi, agar
dapat mengelola alat perlengkapan dan atau fasilitas yang ada dalam
rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
) Pengawasan (controlling)
Adalah serangkaian kegiatan, untuk mengontrol pelaksanaan
kegiatan agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
) Penilaian (evaluating)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Serangkaian kegiatan untuk menilai dari hasil-hasil yang telah
dicapai oleh usaha atau input yang telah dikeluarkan untuk mencapai
hasil yang seharusnya dicapai, dengan rencana yang telah disusun.
. Pergudangan
a) Gudang
Gudang digunakan untuk menyimpan suatu produk atau barang
sampai dengan produk atau barang tersebut diminta untuk
didistribusikan. Yang dimaksud dengan gudang adalah lokasi untuk
penyimpanan produk sampai permintaan (demand) cukup besar untuk
melaksanakan distribusinya (Bowersox, : ). Dijelaskan lebih
lanjut oleh Hadiguna dan Setiawan ( : ) bahwa gudang dapat
didefinisikan sebagai tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan
barang yang akan dipergunakan dalam produksi sampai barang diminta
sesuai dengan jadwal produksi.
Menurut Bowersox dan Closs ( : ) dalam Logistical
Management : The Integrated Supply Chain Process menyatakan
bahwa :
“A warehouse is typically viewed as a place to store inventory.
However, in many logistical system designs, the role of the
warehouse is more properly viewed as a switching facility as
contrasted to as storage facility.” (Gudang biasanya dipandang
sebagai tempat untuk menyimpan barang atau persediaan.
Namun, dalam banyak desain sistem logistik, peran gudang lebih
baik dilihat sebagai tempat peralihan layaknya fasilitas
penyimpanan).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Berdasarkan pengertian dan beberapa penjelasan di atas dapat
disimpulkan bahwa pengertian gudang adalah bangunan atau suatu
tempat yang memiliki dimensi tertentu yang digunakan untuk
menyimpan barang-barang atau persediaan yang dibutuhkan oleh suatu
perusahaan atau perorangan yang akan dipergunakan dalam produksi
sebelum barang tersebut dilakukan proses lebih lanjut.
Di dalam Jurnal INASEA Vol. No. , April yang berjudul
Penerapan Sistem Pergudangan Cross-Docking Pada Industri Retail
yang Sedang Berkembang menjelaskan kriteria sebuah gudang yang
baik sebagai berikut ini :
“Gudang yang baik memiliki kriteria (tujuan) sebagai berikut.
Pertama, efisiensi biaya, dalam artian tidak menyimpan barang
dalam waktu lama, distribusi barang pada saat yang tepat,
transportasi di dalam dan di luar gudang yang mudah,
perpindahan barang di dalam dan di luar gudang terjadwal, dan
tercatat dengan baik. Kedua, efisiensi waktu, yaitu mudah
diakses, diambil, dan dikenali, serta tidak banyak pengaturan
ulang barang-barang. Ketiga, fleksibilitas karena jenis barang
yang membutuhkan respons yang cepat terhadap perubahan pasar
maka perpindahan, pergantian jenis kategori barang harus
semudah mungkin. Hal yang perlu diperhatikan, jangan sampai
terjadi, saat dibutuhkan, barang tidak tersedia. Keempat, barang
tersimpan dengan baik. Artinya, barang tersimpan sesuai kategori
dan pencatatan, tidak hilang, dan tidak rusak.” (Parwati, : )
Dikatakan lebih lanjut oleh Bowersox dan Closs ( : - )
dalam pengoperasian gudang ada beberapa prinsip yang harus
diperhatikan. Prinsip-prinsip tersebut meliputi :
) Design criteria (aspek perancangan desain),
) Handling technology (teknologi dalam penanganan),
) Storage plan (perencanaan penyimpanan).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
) Jenis-jenis Gudang
Ronald H. Ballou ( : ) dalam Business Logistics
Management (Fourth Edition) menyatakan bahwa jenis-jenis gudang
adalah sebagai berikut :
a) Commodity storage warehouses (gudang penyimpanan komoditi)
b) Bulk storage warehouses (gudang penyimpanan masal)
c) Temperature-controlled warehoues (gudang pengatur suhu)
d) Household goods warehouses (gudang barang rumah tangga)
e) General merchandise warehouses (gudang umum)
f) Miniwarehouses (gudang kecil)
Jhon Warman ( : ) dalam Manajemen Pergudangan
menjelaskan bahwa gudang terdiri dari enam macam yaitu:
a) Gudang Operasional
Adalah gudang dimana bahan baku disimpan. Disini dapat pula
disimpan barang setengah jadi, atau suku bagian atau barang
dalam proses. Barang-barang itu disiapkan untuk diserap oleh
proses produksi.
b) Gudang Perlengkapan
Dapat berupa bengkel tambahan yang diletakkan dekat proses
produksi untuk menyediakan perkakas kerja, bahan pelumas atau
barang lainnya yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi
tidak ditemukan kembali di dalam produk akhir. Barang-barang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
itu disimpan untuk digunakan, sesudah itu dikembalikan ke
gudang lagi.
c) Gudang Pemberangkatan
Merupakan ruang penyimpanan dari bagian pengiriman, dimana
barang-barang itu disimpan sebelum diberangkatkan dari pabrik.
Dapat juga disebut "gudang hasil jadi".
d) Gudang Musiman
Dalam industri tertentu terkadang diperlukan sediaan barang yang
harus disimpan dalam jumlah banyak, sehingga harus menyewa
ruangan.
e) Gudang Pengecer dan Departemental
Merupakan gudang yang digunakan oleh pedagang eceran kecil,
serba ada sampai yang besar dan berantai serta perusahaan
pabrikan yang terintegrasi secara vertikal.
f) Gudang Umum dan Pribadi
Gudang ini meliputi tempat penitipan dan penggudangan barang
dan bahan milik orang lain yang bersifat hanya untuk sementara.
) Tata Ruang Gudang
Di dalam sebuah gudang diperlukan adanya perancangan tata
ruang gudang. Perancangan tata ruang gudang merupakan kegiatan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
pemikiran dan penetapan segmen-segmen ruangan di dalam gudang
serta pengaturan logistik di dalam ruang gudang tersebut.
Dijelaskan lebih lanjut oleh Dwiantara dan Sumarto ( : )
ada beberapa asas tata ruang gudang yang perlu diperhatikan, yaitu
meliputi hal-hal sebagai berikut:
a) Asas Jarak Terpendek
Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehingga
pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat
melewati jarak sependek mungkin.
b) Asas Mengalirnya Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan
urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengan
berurutan, baik dengan metode FIFO (First in First Out) yang
pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang, harus
dikeluarkan pada urutan pertama pula atau metode LIFO (Last in
First Out) yakni pengaturan barang yang terakhir masuk dalam
gudang tetapi pertama kali dikeluarkan dari gudang.
c) Asas Memudahkan Pengawasan
Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah
pengawasan atas pelaksanaan pengaturan barang.
d) Asas Fleksibilitas Ruangan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa
sehingga bila ada gangguan ruangan akan mudah disesuaikan
dengan kebutuhan.
e) Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar
Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering pakai
seyogyanya diletakkan di tempat yang langsung berhubungan
dengan pihak luar.
b) Pengertian Pergudangan
Kata pergudangan berasal dari kata dasar gudang. Seperti yang
disampaikan oleh Jhon Warman ( : ) yang menyatakan demikian:
"Gudang (kata benda) adalah bangunan yang dipergunakan untuk
menyimpan barang dagangan. Pergudangan (kata kerja) ialah
kegiatan menyimpan dalam gudang".
James M. Apple ( : ) dalam Material Handling System
Design, menyatakan bahwa :
“The storage-warehousing activity can be defined as that function
which provides the proper space for the safekeeping of goods;
provides a system to economically coordinate the necessary
activities, facilities, and manpower; and provides for the overall
control of the entire operation. (Kegiatan pergudangan dapat
didefinisikan sebagai fungsi yang menyediakan ruang yang tepat
untuk penyimpanan barang; menyediakan sistem untuk
mengkoordinasikan kegiatan ekonomi untuk keperluan yang
penting, fasilitas, dan tenaga kerja, dan memberikan kontrol
keseluruhan dari seluruh operasi).”
Dikatakan lebih lanjut tentang pergudangan tersebut adalah
seperti berikut ini :
“That activity which is concerned with the orderly storage and
issuing of finished goods or products, either within the plant
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
proper, or at remote locations, whether operated by
manufacturer, or by one of the several “agents” in the
distribution process...(Aktivitas pergudangan berkaitan dengan
penyimpanan yang tertib dan mengeluarkan barang jadi atau
produk yang tepat, baik di dalam pabrik, atau di lokasi terpencil,
baik yang dioperasikan oleh produsen, atau dengan salah satu
"agen" dalam beberapa proses distribusi)” (Apple, : )
Menurut Dwiantara & Hadi Sumarto ( : ) pergudangan
pada dasarnya merupakan serangkaian kegiatan pengurusan logistik
dalam gudang, yang bersifat administratif berkaitan dengan perumusan
maupun pelaksanaan tata kerja, tata ruang, maupun tata usaha.
Selanjutnya dikatakan bahwa pergudangan merupakan serangkaian
kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari kegiatan
penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan,
pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian sampai
dengan kegiatan pertanggung jawaban penglolaaan gudang (pembuatan
laporan-laporan) dengan tujuan mendukung kontinuitas unit kerja,
sekaligus mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara
keseluruhan.
Jadi, pengertian pergudangan adalah aktivitas yang terjadi di
dalam suatu gudang yang meliputi penerimaan, penyimpanan,
pemeliharaan, pendistribusian, dan pengendalian agar kualitas dan
kuantitas barang yang disimpan tetap terjamin sebelum dilakukan
proses yang lebih lanjut.
Ada beberapa macam hal yang perlu diperhatikan oleh suatu
perusahaan atau organisasi terkait dengan pergudangan. James M.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Apple ( : ) mengemukakan bahwa di dalam aktivitas
pergudangan terdapat beberapa kegiatan-kegiatan pokok yang harus
diperhatikan. Kegiatan tersebut mencakup hal-hal berikut ini :
) Receiving
) Identification and sorting
) Dispatching to storage
) Placing in storage
) Storage
) Order picking
) Order accumulation
) Packing
) Loading and shipping
) Record keeping
) Tujuan dan Manfaat Pergudangan
Menurut Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto ( :
) tujuan pergudangan adalah sebagai berikut :
a) Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistik.
b) Menjaga ketertiban administrasi pergudangan, baik untuk
menjamin keamanan barang maupun menyediakan peran
pertanggungjawaban pegelolaan gudang.
c) Melakukan penyimpanan logistik secara tepat sehingga logistik
yang ada mudah dicek, ditemukan, dan diambil.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
d) Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu
menjamin keamanan dan keselamatan barang, petugas gudang
maupun pihak-pihak berkepentingan.
e) Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam
gudang tidak sekadar sebagai barang persediaan, tetapi juga
barang yang siap pakai (ready for use).
Dijelaskana di dalam Peraturan Kepala Badan Nasional
Penanggulangan Bencana Nomor Tahun tentang Pedoman
Pergudangan manfaat pergudangan sendiri adalah sebagai berikut :
a) Terjaganya kualitas dan kuantitas logistik dan peralatan.
b) Tertatanya logistik dan peralatan.
c) Peningkatan pelayanan pendistribusian.
d) Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual dan
akuntabel.
e) Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan.
f) Tertib administrasi.
) Pentingnya Pergudangan
Ada beberapa faktor-faktor dasar yang membuat pentingnya
suatu pergudangan seperti yang dikemukakan oleh Miranda ( :
) yaitu:
a) Waktu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Waktu merupakan salah satu unsur terpenting dalam keefektifan
pergudangan. Untuk itu operasi gudang terbaik adalah yang
dirancang untuk mengurangi setiap aspek waktu siklus pesanan.
b) Kualitas
Kualitas sama pentingnya dengan ketepatan waktu, dan pemakai
pelayanan gudang sekarang mengharapkan hasil yang mendekati
kesempurnaan.
c) Perhatian
Perhatian pada gudang merupakan perbaikan produktivitas aset.
Tiga fungsi kritis adalah mengurangi biaya total, penggunaan
kembali dan daur ulang.
d) Memasuki abad , manajer pergudangan harus mengembangkan
jenis tenaga kerja baru serta perlu bagi manajemen dan tenaga
kerja untuk berubah secara signifikan.
) Fungsi Pergudangan
Bowersox ( : ) mengemukakan bahwa fungsi
pergudangan itu dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu fungsi
penggerakan dan fungsi penyimpanan. Kedua fungsi tersebut juga
dibagi kedalam beberapa bagian. Untuk lebih memperjelas pendapat
di atas maka di bawah ini akan diuraikan sebagai berikut:
a) Fungsi Penggerakan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Dalam fungsi penggerakan ini, pengiriman kuantitas dikurangi
sampai pada jenis-jenis yang dipesan saja. Keempat fungsi ini
adalah ( ) penerimaan, ( ) pemindahan (transfer), ( ) seleksi
pesanan, dan ( ) pengiriman. Masing-masing akan dibahas di
bawah ini.
. Penerimaan
Barang dagang dan material biasanya tiba di ruang gudang
dalam jumlah muatan kereta dan truk. Langkah pertama
adalah pemunggahan (unloading). Di kebanyakan gudang,
pembongkaran ini dilakukan dengan tangan, kecuali untuk
bahan mentah. Metode otomatis dan mekanis terbatas juga
telah dikembangkan orang yang dapat disesuaikan dengan
berbagai ciri-ciri produk.
. Pemindahan (transfer)
Sekurang-kurangnya ada dua dan kadang-kadang tiga
gerakan pemindahan dalam suatu gudang yang biasa.
Pertama-tama barang-barang itu diangkut ke dalam gudang
dan ditaruh di suatu tempat yang telah ditentukan.
. Seleksi
Seleksi adalah fungsi primer dari gudang. Pada tahap ini,
gerakan ditujukan untuk pengelompokan kembali material,
suku-cadang, dan produk-produk ke dalam pesanan-pesanan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
tertentu. Untuk sejumlah besar produk-produk kecil, satu
seksi dari gudang itu mungkin ditetapkan untuk daerah
seleksi. Pengolahan data otomatis mungkin dipakai untuk
memudahkan pembuatan rekening yang teliti.
. Pengiriman
Pengiriman ini terdiri dari pengecekan dan pemuatan pesanan
untuk tujuan keluar. Sebagaimana halnya dalam penerimaan,
pekerjaan pengiriman ini dalam banyak system dikerjakan
dengan tangan. Pengiriman muatan-muatan pallet penuh
sekarang semakin populer, karena dapat menghemat banyak
waktu dalam pemuatan ke kendaraan. Beberapa perusahaan
memperoleh banyak penghematan transportasi dengan
pengiriman muatan unit.
b) Fungsi Penyimpanan
Disamping mengolah pesanan-pesanan lazim dan yang khusus,
gudang juga melaksanakan dua bentuk penyimpanan yaitu,
penyimpanan sementara dan penyimpanan permanen.
. Penyimpanan Sementara
Sebagaimana telah dikemukakan sebelumnya, penekanan
utama adalah pada arus produk dalam gudang.
Bagaimanapun perputaran persediaan itu, semua barang yang
diterima haruslah disimpan untuk beberapa waktu.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Penyimpanan untuk pengisian persediaan dasar dinamakan
penyimpanan sementara. Lamanya penyimpanan sementara
ini berbeda-beda dalam sistem logitik yang berbeda pul,
karena waktu yang berlalu didasarkan atas pengisian kembali
persediaan. Penyimpanan sementara haruslah memberikan
cukup kuantitas barang untuk memenuhi permintaan dan
untuk menjamin cukupnya cadangan pengaman.
. Penyimpanan Permanen
Penyimpanan permanen hanyalah berarti penyimpanan yang
dibutuhkan di atas persediaan pengisian yang normal. Dalam
beberapa situasi tertentu, penyimpanan mungkin dibutuhkan
untuk beberapa bulan, manajer logistik hendaklah memahami
alasan-alasan untuk penyimpanan permanen ini. Manajer
gudang hendaklah didorong untuk meminimumkan
penyimpanan permanen ini dan memusatkan perhatiannya
pada arus produk yang maksimum.
Dijelaskan lebih lanjut oleh Widjaja Tunggal ( : ) yang
melengkapi fungsi-fungsi pergudangan yang dijelaskan oleh
Bowersox diatas menjadi tiga fungsi dasar. Fungsi-fungsi tersebut
perlu untuk diperhatikan di dalam aktivitas pergudangan. Di dalam
pergudangan ketiga fungsi dasar tersebut dijelaskan secara rinci
seperti berikut ini :
a) Perpindahan (movement)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Fungsi movement ini merupakan fungsi utama, salah satu
kegiatannya adalah memperbaiki perputaran inventory dan
mempercepat proses pesanan dari produksi hingga ke pengiriman
utama.
Fungsi ini dibagi menjadi beberapa aktivitas, yakni :
. Penerimaan (receiving)
Merupakan aktivitas penerimaan barang dimana didalamnya
terdapat aktivita-aktivitas seperti pembongkaran muatan,
penghitungan kuantitas yang diterima dan inspeksi kualitas dan
kerusakan, juga aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan dengan
penerimaan barang di gudang.
. Transfer atau penyimpanan (transfer or put away)
Merupakan proses pemindahan barang dari dok penerimaan ke
gudang penyimpanan.
. Pengambilan pesanan pelanggan atau penyeleksian pesanan
(customer orderpicking or order selection)
Merupakan aktivitas pemindahan barang dari gudang
penyimpanan atau dari lokasi picking untuk kemudian
disiapkan untuk proses pengiriman.
. Packing
Proses packing merupakan proses pengepakan barang yang
akan dikirim ke konsumen.
. Cross docking
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Proses ini merupakan proses pemindahan barang dari area
receiving langsung ke lokasi shipping tanpa melalui aktivitas
penyimpanan di gudang.
. Pengiriman (shipping)
Aktivitas ini merupakan aktivitas pengiriman dan meliputi
proses pembuatan dokumen barang yang akan dikirim.
b) Penyimpanan (storage)
Storage merupakan aktivitas penyimpanan barang baik yang
merupakan barang baku ataupun barang hasil produksi.
Penyimpanan barang dilakukan di dalam gedung gudang. Gudang
finished good dan spare part dapat menjadi satu atau dapat
dipisahkan.
c) Transfer informasi (information transfer)
Aktivitas ini adalah aktivitas transfer informasi seperti informasi
mengenai stock barang yang ada di gudang atau informasi-
informasi lain yang berguna, informasi ini dapat merupakan
informasi untuk pihak di luar gudang atau pihak gudang sendiri.
. Manajemen Pergudangan
Mengacu pada pengertian manajemen dan pengertian pergudangan
yang telah dijelaskan sebelumnya maka, manajemen pergudangan itu
adalah pengelolaan terhadap segala aktivitas yang terjadi di dalam gudang.
Berdasarkan SOP (Standard Operating Procedure) Pergudangan di
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta
adalah aktivitas pengelolaan gudang yang meliputi kegiatan penerimaan
barang, pengeluaran barang, pengawasan dan pelaporan barang di gudang,
serta tagihan barang yang dititipkan di gudang.
Jadi, manajemen pergudangan dapat didefinisikan sebagai
pengelolaan terhadap segala aktivitas pergudangan yang terjadi di dalam
gudang meliputi kegiatan-kegiatan penerimaan barang, pengeluaran
barang, pengawasan dan pelaporan barang di gudang, serta tagihan
terhadap jumlah biaya yang harus dibayar atas barang yang telah dititipkan
di gudang berdasarkan periode yang telah ditentukan.
. Manajemen Pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan
Kota “Pedaringan Surakarta
Berdasarkan pengertian manajemen pergudangan yang telah
dijelaskan sebelumnya diatas, maka manajemen pergudangan di Pusat
Pergudangan Kota “Pedaringan Surakarta adalah pengelolaan terhadap
segala aktivitas pergudangan yang ada di Perusahaan Daerah Pusat
Pergudangan Kota “Pedaringan Surakarta yang meliputi kegiatan-kegiatan
penerimaan barang, pengeluaran barang, pengawasan dan pelaporan
barang di gudang, serta tagihan barang yang dititipkan di gudang agar
aktivitas pergudangan yang terjadi di dalamnya dapat berjalan dengan
lancar. Keempat fungsi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
a) Penerimaan Barang
Menurut Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan
Bencana Nomor Tahun tentang Pedoman Pergudangan
dijelaskan bahwa penerimaan merupakan proses penyerahan dan
penerimaan logistik dan peralatan di gudang. James M. Apple (
) mengatakan demikian :
Receiving includes all those activities involved in accepting
materials to be stored. (Penerimaan mencakup semua kegiatan
yang terlibat dalam proses menerima barang untuk disimpan).
Dijelaskan oleh Morrison ( : ) bahwa dalam Storage and Control
of Stock (Third Edition) beliau menyatakan bahwa :
“Receiving is the proces of accepting, from all sources, all
materials, equipment and parts used in organization, including
supplies for manufacturing or operating proces, plant
maintenance, office, capital installations and finished product”
(Penerimaan adalah proses menerima, semua bahan, peralatan dan
suku cadang yang digunakan dalam organisasi dari berbagai
sumber termasuk pasokan untuk pembuatan atau proses operasi,
pemeliharaan, kantor, instalasi modal dan produk jadi.)
Kecepatan dan akurasi adalah tujuan utama dari fungsi
penerimaan ini. Agar proses penerimaan berjalan lancar perlu diertai
dengan kegiatan-kegiatan pendukung lainnya. Selanjutnya dikatakan
oleh James M. Apple ( : - ) tentang berbagai macam proses
penerimaan dengan melibatkan hal-hal berikut ini :
) Prompt and accurate processing of receipts (kecepatan dan
akurasi),
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
) Control and scheduling of deliveries (pengendalian dan
penjadwalan pengiriman),
) Procurement and processing of all due-in information (pengadaan
dan pengolahan terhadap segala informasi),
) Analysis of document for planning purposes (analisis terhadap
dokumen untuk tujuan perencanaan),
) Scheduling and controlling (penjadwalan dan pengendalian),
) Spotting carries (penempatan barang),
) Unloading carries (membongkar barang).
Menurut Frazelle ( : - ) dalam upaya persiapan penerimaan
barang perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :
) Pre packaging in issue increments. (Identifikasi barang Sebelum
mengemas barang).
) Applying necessary labels and tags. (Memasang label dan
pengkodean).
) Cubing and weighing for storage and transport planning.
(Mengepak dan menimbang barang untuk penyimpanan dan
perencanaan transportasi).
Penerimaan barang di Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”
Surakarta adalah kegiatan menerima barang dari relasi/klien dengan
melalui tahapan-tahapan tertentu yang telah ditentukan oleh pihak
Pedaringan dengan memeriksa jenis dan kondisi barang, serta jumlah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
barang sebelum dilakukan proses penyimpanan. Kegiatan penyimpanan
terjadi pada aktivitas ini dimana proses penerimaan ini berlangsung
maka secara tidak langsung terjadi aktivitas pemasukan barang ke
dalam gudang yang telah disediakan untuk dilakukan penyimpanan
barang selama masa periode yang telah ditentukan.
b) Pengeluaran Barang
Menurut Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan
Bencana Nomor Tahun tentang Pedoman Pergudangan,
pengeluaran barang merupakan proses kegiatan penyaluran logistik dan
peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui
suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai
dengan bukti serah terima.
Menurut Frazelle ( : ) dalam World-Class Warehousing and
Material Handling mengatakan demikian “
“Picking is the process removing item from storage to meet a
specific demand”. (Pengeluaran barang adalah proses
memindahkan barang dari gudang penyimpanan kepada peminta
barang tersebut).
Selanjutnya, dikatakan oleh Morrison ( : ) bahwa dalam
pengeluaran barang perlu memperhatikan hal berikut :
) A routine system for the time of receipt of issue notes, the selection
of what is required and marshalling of the needs of each customers.
(Waktu yang rutin dalam pencatatan, memilih apa yang diperlukan
dan menyusun kebutuhan setiap pelanggan).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
) A timed schedule of loading vehicles. (Penjadwalan pemuatan barang
ke kendaraan).
) A detailed transport plan for journeys to users, timing and routeing
each vehicle and providing, as for as practicable, for full loads
outwards and return loads. (Perencanaan transportasi yang jelas
untuk membawa barang ke pengguna, dengan menyediakan waktu
dan rute yang jelas, agar mudah dijalankan untuk yang muatan penuh
dan pengembalian muatan).
) A regular system of checking to ensure that all items due for
dispatch are loaded, and that no unauthorized items are put in the
vehicles. (Sistem pengawasan untuk memastikan bahwa semua
barang telah dimuat dan tidak ada barang yang tertinggal).
Kegiatan pengeluaran barang oleh Perusahaan Daerah Pusat
Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta ini adalah proses
penyerahan barang-barang yang disimpan di gudang kepada relasi/klien
dengan melengkapi persyaratan-persyaratan administrasi terlebih
dahulu sebelum dilakukan proses pengeluaran barang. Proses
pengeluaran ini melalui alur tertentu yang telah dibuat agar tidak
menimbulkan penumpukan barang dan menjaga keamanan dari barang
tersebut.
c) Pengawasan dan Pelaporan
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk menjamin
bahwa tujuan-tujuan organisai dan manajemen tercapai (Handoko,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
: ). Hal ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan seuai
dengan yang telah direncanakan.
Sondang P. Siagian ( : ) mendefinisikan pengawasan
sebagai proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih
menjamin bantuan semua pekerjaan yang sudah dilakukan sesuai
dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Fungsi pengawasan yaitu suatu proses untuk menetapkan
pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar
pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula. Proses
pengawasan memiliki lima tahapan menurut T. Hani Handoko ( :
- ), yaitu :
) penetapan standar pelaksanaan,
) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan,
) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata,
) pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan
penganalisaan penyimpangan-penyimpangan,
) pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.
Sedangkan, pelaporan merupakan salah satu cara untuk
menyampaikan informai tentang pelaksanaan kegiatan-kegiatan dalam
perencanaan, pengendalian, pengawasan, pemantauan, penilaian dan
pengambilan keputusan (Susilo, : ). Dalam pelaporan ini
menggunakan laporan sebagai salah satu alat yang resmi dalam sistem
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
administrasi organisasi. Lebih lanjut dikatakan oleh Susilo ( : )
bahwa fungsi laporan sebagai :
) Pertanggungjawaban dan pengawasan.
) Dasar dan bahan penilaian.
) Penyampaian informasi.
) Bahan pengambilan keputusan.
) Alat untuk membina kerja sama, saling pengertian dan koordinasi
yang tepat.
Pengawasan di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota
“Pedaringan” Surakarta menggambarkan langkah-langkah atau cara
dalam menjaga barang-barang atau persediaan milik relasi/klien yang
ada di gudang. Morrison ( : ) mengatakan bahwa :
“Stock control is the operation of continously arranging receipt
and issues so that stock balances are adequate to support the
current rate of consumption, with due regard to economy.”
(Pengawasan persediaan adalah operasi yang dilakukan untuk
mengatur penerimaan sehingga keseimbangan atas persediaan
cukup untuk mendukung tingkat kebutuhan saat ini, dengan
memperhatikan keadaan ekonomi).
Sedangkan, pelaporan di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan
Kota “Pedaringan” Surakarta merupakan pemberitahuan informasi
tertulis tentang keadaan barang-barang yang ada di gudang oleh petugas
gudang kepada pimpinan untuk dijadikan bahan pertimbangan sekaligus
informasi untuk penyewa gudang.
Pengawasan perlu disertai dengan pelaporan agar meyakinkan
pihak relasi/klien barang yang disimpan terjamin keamanannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Pengawasan dan pelaporan merupakan alat informasi untuk pihak
penyewa gudang sekaligus alat pertanggungjawaban kepada pimpinan.
d) Tagihan
Yang dimaksud dengan tagihan atau faktur adalah sebuah
perincian pengiriman barang yang mencatat daftar barang, harga dan
hal-hal lain yang biasanya terkait dengan pembayaran
(http://id.wikipedia.org/wiki/Tagihan). Tagihan di Pusat Pergudangan
Kota “Pedaringan” Surakarta adalah daftar rincian barang dan besarnya
jumlah biaya yang telah disepakati dalam kontrak perjanjian gudang
berdasarkan periode yang telah ditentukan. Tagihan ini diperlukan
sebagai bukti rincian biaya dan kondisi barang sebelum diserahkan
kembali kepada pemilik barang yang sebenarnya.
B. Kerangka Pemikiran
Penelitian ini mendiskripsikan aktivitas pelayanan jasa pergudangan di
Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta. Dengan
adanya pengelolaan yang baik, akan memperlancar aktivitas pergudangan
yang ada didalamnya. Sehingga kelancaran dalam aktivitas pergudangan ini
dapat memberikan kepuasan terhadap klien yang menyewa gudang di
perusahaan daerah tersebut. Oleh karena itu, penelitian ini dimaksudkan
untuk mengetahui bagaimana manajemen pergudangan di Pusat Pergudangan
Kota “Pedaringan” Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Secara singkat, kerangka pemikiran bagi penelitian ini dapat
digambarkan dengan skema sebagai berikut :
Gambar . Skema Kerangka Pemikiran Penelitian
Manajemen Pergudangan di
Perusahaan Daerah Pusat
Pergudangan Kota “Pedaringan”
Surakarta berdasarkan SOP
Pergudangan :
Penerimaan barang
Pengeluaran barang
Pengawasan dan pelaporan
Tagihan
Pelayanan Jasa
Pergudangan di
Perusahaan Daerah
Pusat Pergudangan
Kota “Pedaringan”
Surakarta
Kelancaran
Aktivitas
Pergudangan di
Perusahaan
Daerah Pusat
Pergudangan Kota
“Pedaringan”
Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Metode dasar yang digunakan dalam penelitian ini termasuk dalam
kategori penelitian deskriptif kualitatif. Penelitian deskriptif kualitatif yang
dimaksud dalam konteks ini adalah penelitian yang bertujuan untuk
memberikan gambaran mengenai manajemen pergudangan di Perusahaan
Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta. Menurut Bungin
( : ) pendekatan kualitatif dengan deskripsi dapat dijadikan dasar
untuk menggambarkan, meringkas berbagai kondisi, situasi, atau
fenomena realitas sosial yang ada di masyarakat yang menjadi obyek
penelitian, dan berupaya menarik realitas itu ke permukaan sebagai suatu
ciri, karakter, sifat, model, atau gambar tentang kondisi, situasi atau
fenomena tertentu.
Pendekatan deskriptif kualitatif ini dipilih karena dengan
pendekatan ini akan diperoleh pemahaman yang mendalam dan sangat
dimungkinkan memperoleh informasi-informasi baru terkait dengan objek
yang diteliti, yaitu mengenai manajemen pergudangan. Dengan
pendekatan ini, diharapkan dapat menggambarkan realitas keadaan atau
fenomena yang sebenarnya terjadi di lapangan. Metode penelitian
deskriptif kualitatif lebih tepat apabila digunakan untuk meneliti masalah-
maalah yang membutuhkan studi mendalam. Apalagi terkait tentang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
bagaimana manajemen pergudangan di Pusat Pergudangan Kota
“Pedaringan” Surakarta ini dilaksanakan.
B. Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian dilakukan di Perusahaan Daerah Pusat
Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta yang terletak di Jalan
Kentingan No. , Jebres, Surakarta .
Alasan memilih lokasi ini karena Pusat Pergudangan Kota
Pedaringan Surakarta merupakan satu-satunya pusat pergudangan terbesar
di wilayah eks-Karisidenan Surakarta yang menjadikannya sebuah
perusahaan daerah yang berfungsi untuk menopang aktivitas pergudangan
masyarakat dan perusahaan-perusahaan di Solo dan sekitarnya.. Selain itu,
Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta juga menjadi aset
Pemerintah Kota Surakarta yang diperlukan penanganan pengelolaannya
secara spesifik terutama pada pergudangannya untuk memberikan
kontribusi yang maksimal bagi Pendapatan Asli Daerah (PAD) Kota
Surakarta.
C. Sumber Data
Data adalah segala fakta dan angka yang dapat dijadikan bahan
untuk menyusun suatu informasi (Arikunto, : ). Sedangkan
sumber data adalah subyek dari mana data dapat diperoleh (Arikunto,
: ). Sumber data pada penelitian ini meliputi :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
. Data Primer
Data primer merupakan data yang langsung dikumpulkan sendiri
di lokasi penelitian. Data primer ini dikumpulkan dengan cara
wawancara atau berkomunikasi secara langsung dengan informan kunci
yang terpilih. Teknik dalam pemilihan informan ini digunakan
purposive sampling. Purposive sampling adalah teknik pemilihan
dengan kecenderungan peneliti untuk memilih informan yang dianggap
mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam dan dapat
dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap (Sutopo, : ).
Oleh karena itu, peneliti mencari informan yang benar-benar
mengetahui tentang segala informasi yang dibutuhkan secara
mendalam, yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan, dalam
hal ini adalah tentang manajemen pergudangan di Perusahaan Daerah
Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta. Adapun sumber data
primer dalam penelitian ini diperoleh dengan memilih informan sebagai
berikut :
a) Direktur Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”
Surakarta.
b) Kepala Gudang di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota
“Pedaringan” Surakarta.
c) Petugas gudang (checker) di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan
Kota “Pedaringan” Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
d) Penyewa gudang di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota
“Pedaringan” Surakarta
. Data Sekunder
Data sekunder yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung
yang berasal dari data bantu lainnya yang diperoleh atas kerja sama
dengan instansi atau lembaga terkait guna melengkapi data-data yang
telah tersedia. Data sekunder ini dikumpulkan dari berbagai informasi
tentang manajemen pergudangan yang ada di Perusahaan Daerah Pusat
Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta. Menurut Bungin ( :
) dokumen adalah informasi yang disimpan atau didokumentaikan
sebagai bahan dokumenter. Sedangkan bahan dokumen yang akan
digunakan di dalam penelitian ini meliputi arsip atau dokumen resmi
yang diperoleh dari Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota
“Pedaringan” Surakarta
D. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data merupakan cara yang digunakan untuk
memperoleh data yang diperlukan untuk penelitian. Cara pengumpulan
atau pengambilan data yang digunakan dalam penelitian kualitatif meliputi
metode wawancara mendalam (in-depth interview), observasi, dan telaah
dokumen (Bungin, : ). Penelitian ini antara lain menggunakan
teknik pengumpulan data sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
. Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang berupa
tatap muka percakapan tanya jawab langsung pada pihak yang terkait
dengan tujuan mendapatakan informasi yang lebih jelas dan
mempunyai kedalaman yang cukup tentanng berbagai aspek dalam
penelitian ini. Wawancara ini dapat dilakukan beberapa kali sesuai
dengan keperluan para peneliti yang berkaitan dengan kejelasan dan
kemantapan masalah yang sedang diteliti. Wawancara dilakukan
dengan melakukan tanya jawab terhadap narasumber yang dianggap
mengetahui dan dapat memberikan informasi untuk menggali data
deskriptif tentang manajemen pergudangan di Pusat Pergudangan Kota
“Pedaringan” Surakarta.
. Observasi
Observasi merupakan teknik yang digunakan untuk menggali
data berupa dari sumber data yang berupa peristiwa tempat atau lokasi,
benda-benda serta rekaman gambar-gambar (Sutopo, : ).
Observasi ini adalah teknik pengumpulan data dalam penelitian dengan
melakukan serangkaian pengamatan dan penelitian secara langsung
terhadap obyek yang diteliti. Tidak hanya dengan pengamatan, tetapi
juga dengan mendengarkan, mencatat, dan melihat secara langsung
kegiatan atau aktivitas yang dilakukan komponen obyek yang diteliti.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
. Telaah Dokumen
Metode ini untuk mencari data mengenai hal-hal atau variabel
yang catatan, transkrip, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat dan
sebagainya (Arikunto, : ). Menurut HB. Sutopo ( : )
mengemukakan bahwa dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis
yang bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas.
Telaah Dokumen merupakan tipe informasi untuk memperoleh
data sekunder agar mendukung dan menambah bukti serta data dari
sumber-sumber lain. Dokumentasi diperoleh dari dokumen-dokumen
administratif, keputusan dan ketetapan resmi, kesimpulan rapat dan lain
sebagainya. Dokumen dan arsip merupakan sumber data yang sering
memiliki posisi penting dalam pengamatan kualitatif agar pengamat
dapat memahami latar belakang suatu peristiwa itu bisa terjadi.
E. Validitas Data
Data yang telah berhasil digali, dikumpulkan dan dicatat dalam
kegiatan penelitian, harus diusahakan kemantapan dan kebenarannya. Oleh
karena itu, setiap peneliti harus bisa memilih dan menentukan cara-cara
yang tepat untuk mengembangkan validitas data yang diperolehnya. (H.B.
Sutopo, : - ). Cara yang digunakan untuk mengembangkan
validitas data adalah Triangulasi.
Menurut Patton dalam H.B. Sutopo ( ) menyatakan bahwa
ada macam triangulasi:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
. Triangulasi data (data triangulation) yaitu dimana peneliti
menggunakan beberapa sumber dengan data yang sama.
. Triangulasi peneliti (investigator triangulation) yaitu pengumpulan data
yang sama dan dilakukan oleh beberapa orang peneliti.
. Triangulasi metode (methodological triangulation) yaitu peneltiain
yang dilakukan dengan menggunakan metode yang berbeda ataupun
dengan mengggunakan data yang sejenis, tetapi dengan menggunakan
teknik pengumpulan data yang berbeda.
. Triangulasi teoritis (theoritical trianguilation) yaitu menggunakan
penelitian tentang topik yang sama dan datanya dianalisis dengan
menggunakan beberapa perspektif teoritis yang berbeda.
Dalam penelitian ini hanya menggunakan triangulasi metode.
Triangulasi metode dilakukan dengan menggunakan metode atau teknik
yang berbeda dalam rangka mendapatkan data yang sama. Metode tersebut
yaitu wawancara dan observasi. Peneliti akan membandingkan antara hasil
wawancara dengan hasil observasi dan telaah dokumen sehingga
diharapkan kevalidan data akan lebih terjamin.
F. Teknik Analisis
Menurut Patton dalam Lexi J. Moleong ( ) analisis data
adalah proses mengatur urutan data, mengorganisasikannya kedalam suatu
pola, kategori, dan satuan uraian dasar. Model analisis data yang
digunakan adalah model analisis interaktif yaitu model analisis yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
memerlukan tiga komponen berupa induksi data, sajian data serta
penarikan kesimpulan/verifikasi dengan menggunakan proses siklus
(Sutopo HB, : ). Dalam penelitian kualitatif terdapat tiga
komponen analisis data seperti yang diungkapkan oleh Miles dan
Huberman dalam Sutopo ( : - ), yaitu :
. Reduksi Data
Reduksi data adalah komponen pertama dalam analisis
merupakan proses pemilihan, pemfokusan, penyederhanaan, dan
abstraksi dari fieldnote. Reduksi data dapat juga mempertegas,
memperpendek, membuat fokus, dan membuang hal-hal yang tidak
penting serta mempunyai fungsi untuk mengatur data sehingga
simpulan penelitian dapat dilakukan. Selain itu dalam pengumpulan
data, reduksi data membuat suatu batas-batas permasalahan.
Dari data-data yang dihimpun, baik dari hasil wawancara,
observasi, maupun dokumen-dokumen akan dilakukan penyeleksian.
Penyeleksian yang dilakukan didasarkan pada batasan penelitian ini.
Sehingga ketika ada data yang tidak sesuai atau keluar dari batas
penelitian harus direduksi. Adapun batasan penelitian ini adalah
mengetahui seperti apa administrasi logistik di Perusahaan Daerah
Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta dengan melalui
analisis terhadap penggudangan atau penyimpanan logistik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
. Sajian Data
Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi,
deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan penelitian
dapat dilakukan (H. B. Sutopo, : ). Dengan melihat suatu
penyajian data, peneliti akan melihat apa yang terjadi dan
memungkinkan untuk mengajarkan suatu analisis ataupun tindakan lain
berdasarkan penelitian tersebut. Penyajian data yang lebih baik
merupakan suatu cara yang utama bagi analisi kualitatif yang valid.
Suatu sajian data haruslah berdasarkan pada rumusan masalah
yang telah dirumuskan sebagai pertanyaan dalam penelitian sehingga
narasi yang yang tersaji merupakan deskripsi mengenai kondisi secara
terperinci untuk menjelaskan dan menjawab pertanyaan tersebut. Telah
dijelaskan bahwa penelitian tentang manajemen pergudangan di
Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta ini
merupakan penelitian deskriptif kualitatif. Untuk menjawab
permasalahan dalam penelitian ini, penyajian data yang digunakan
peneliti antara lain, data yang berbentuk narasi deskriptif.
. Penarikan Simpulan
Dari awal pengumpulan data, peneliti harus mengerti tentang
arti data yang diperoleh dan mencatat keteraturan, pola-pola,
penjelasan, konfigurasi-konfigurasi yang mungkin terjadi, alur sebab-
akibat, dan proposisi, pada dasarnya makna data harus diuji validitasnya
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
supaya simpulan penelitian menjadi lebih kokoh dan dapat dipercaya
(H. B. Sutopo, : ).
Setelah adanya pengumpulan data pada tahap awal penelitian
yang mana dalam penelitian data tersebut harus dimengerti yang
kemudian melakukan pencatatan peraturan, pola-pola pernyataan,
konfigurasi yang kemudian mungkin ditarik kesimpulan. Suatu
kesimpulan pada awalnya belum jelas namun setelah adanya reduksi
data dan sajian sehingga memiliki landasan yang kuat. Kemudian
ditarik suatu kesimpulan akhir berdasarkan data-data yang telah
diproses.
Gambar . Model Analisa Interaktif
Sumber : Milles and Huberman dalam Sutopo ( : )
Pengumpulan Data
Penarikan Kesimpulan /
Verifikasi
Reduksi Data Sajian Data
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Lokasi
. Sejarah Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta
Pada tahun Pemerintah Kota Surakarta bedasarkan Peraturan
Daerah No. tahun mendirikan Pusat Pergudangan Pedaringan yang
berlokasi di Jebres, kawasan timur Kota Solo. Tujuan awalnya adalah
sebagai pusat pergudangan untuk mendukung kegiatan ekonomi dan bisnis
kawasan kota Solo dan sekitarnya. Karena pada saat itu Pemerintah Kota
belum memiliki pengalaman dalam bidang jasa pergudangan, maka
dengan dukungan pendanaan dari Departemen Keuangan dijalinlah
kerjasama dengan sebuah BUMN yang telah berpengalaman yaitu PT.
Bhanda Ghara Reksa (BGR) sebagai pengelola.
Untuk selanjutnya Pusat Pergudangan Pedaringan dikelola oleh PT.
BGR hingga tahun . Kurun waktu selanjutnya yakni tahun -
oleh pemerintah Kota Surakarta diputuskan untuk dikelola oleh Badan /
Tim pengelola yang diisi Personil Pemerintah Kota Surakarta. Berikutnya
selaras dengan tekad Pemerintah Kota Surakarta untuk mewujudkan
pengelolaan dan pengembangan Pusat Pergudangan Pedaringan menjadi
lebih baik dan profesional maka ditetapkanlah Perda No. Tahun
tentang Pendirian Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota
"Pedaringan" Surakarta (Perusda PPK "Pedaringan" Surakarta).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
. Profil Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta
Pusat Pergudangan Pedaringan (PGP) merupakan penyedia jasa
pergudangan barang milik Pemerintah Kota Surakarta yang berlokasi di
Kentingan Jebres. Pedaringan didirikan tanggal Oktober
berdasarkan Perda No. tahun .
Pada awal berdiri, pedaringan memiliki luas Ha. Namun seiring
berjalannya waktu, area dari pedaringan diambil dan dimanfaatkan untuk
fasilitas lain, yaitu kantor pemadam kebakaran, kantor kecamatan, dan
terakhir untuk technopark. Pedaringan sekarang memiliki luas , Ha yang
dibagi ke dalam wilayah. Kedua wilayah ini adalah wilayah atas yang
dikontrak oleh pengembang sampai tahun serta wilayah bawah.
Dari wilayah tersebut, pedaringan memiliki gudang
penyimpanan, mulai dari gudang A sampai I. Masing-masing gudang
tersebut memiliki fungsi penyimpanan yang berbeda-beda, tergantung dari
barang-barang yang dititipkan untuk disimpan. Barang-barang yang sering
disimpan dapat berupa bahan mentah, bahan setengan jadi, dan barang
jadi, diantaranya bahan industri tekstil, bibit, biji plastik, semen, dan
triplek dari bubur kayu. Namun, tidak semua wilayah dimanfaatkan untuk
gudang, ada wilayah yang dimanfaatkan untuk fasilitas parkir dan bongkar
muat barang.
Pengeloaan PGP dibagi ke dalam dua tahap. Tahap pertama
pengelolaan PGP di bawah status BUMN dengan menunjuk PT. Bhanda
Ghara Reksa (BGR) sebagai pengelola dan telah selesai pada tahun .
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Tahap kedua ( ) pengelolaan diambil alih oleh Pemkot Surakarta yang
pada saat penelitian status badan usaha PGP belum berbadan hukum,
namun diarahkan pada status perusahaan daerah.
Visi dan Misi Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta, adalah :
a. Visi :
Visi Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”
Surakarta adalah “ Perusahaan pergudangan yang terpadu, modern,
menguntungkan dan bermanfaat bagi seluruh pemangku kepentingan
b. Misi :
Misi dari Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”
Surakarta adalah :
) Berperan secara proaktif dalam dinamika perekonomian wilayah
Kota Surakarta dan sekitarnya.
) Mewujudkan pelayanan pelanggan yang optimal melalui
pengelolaan pegawai, pembenahan sistem internal dan penggunaan
teknologi.
) Mewujudkan perusahaan yang sehat dan menguntungkan.
) Meningkatkan kontribusi untuk Pendapatan Asli Daerah (PAD)
Pemerintah Kota Surakarta
Lokasi jarak areal pergudangan dari / ke :
a. Airport Internasional Adi Sumarmo : Km
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
b. Pusat Kota Bisnis dan keuangan (Jl. Slamet Riyadi) : Km
c. Stasiun Kereta Api Balapan : Km
d. Terminal bis terpadu Tirtonadi : Km
e. Ringroad : Km
Fasilitas :
a. Manajemen pergudangan yang modern
b. Ruangan gudang yang luas . m ( unit gudang) dengan kapasitas
daya tampung . ton.
c. Tenaga kerja berpengalaman
d. Keamanan selama jam
e. Tempat strategis (dekat dengan ring road)
f. Tempat parkir luas dan bebas banjir
g. Gudang terbuka . m
h. Gudang privat (Private Warehouse)
Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta menyediakan
pelayanan jasa sebagai berikut :
a. Jasa Pergudangan Terpadu :
) Fasilitas gudang untuk disewakan dengan luas total . m yang
terdiri dari unit gudang dengan halaman gudang yang luas
sehingga mudah untuk maneuver truk dengan ukuran besar.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
) Kawasan gudang berlokasi strategis, bebas banjir & terjamin
keamanannya.
) Jajaran personil / staf berpengalaman dan menjunjung tinggi etika
bisnis.
) Areal parkir seluas . m dan bebas banjir
) Tersedia gudang terbuka (Open Storage) seluas lebih dari . m .
) Dapat melayani permintaan fasilitas gudang pribadi (Private
Warehouse)
) Ditunjang tenaga bongkar muat berpengalaman, disiplin dan siap
melayani stuffing, packing dan lebeling
) Tersedia Forklift yang siap melayani jam.
) Dilengkapi dengan fasilitas telepon, listrik PLN, jaringan internet
dan water hydrant.
b. Jasa Angkutan Barang
Melayani jasa angkutan barang secara tepat waktu, aman dengan tarif
yang wajar untuk dalam kota, luar kota dan keseluruh Indonesia.
c. Jasa Parkir
) Tersedia terminal parkir seluas . m untuk daya tampung
sebanyak unit bis dan truk.
) Tersedia bengkel, tambal ban, cuci kendaraan, kantin, toilet / MCK,
dan tempat ibadah Masjid.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
) Tarif parkir ekonomis dengan keamanan terjamin.
d. Jasa Pergudangan Lain
) Berpengalaman dan siap melayani jasa fumigasi (Pengendalian hama
untuk produk pertanian dan perkebunan).
) Termite Control (Pengendalian hama rayap pada bangunan).
) Pest Control (Pengendalian hama tikus pada barang komoditas dan
bangunan).
) Berpengalaman menggunakan teknik Spraying (penyemprotan)
maupun Fogging (Pengasapan).
. Keadaan Pengurus dan Pegawai di Pusat Pergudangan Kota
Pedaringan Surakarta
Pengurus Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota
“Pedaringan” Surakarta adalah Pengurus Perusda PPK Pedaringan
Surakarta yang terdiri dari Direksi dan Dewan Pengawas. Sedangkan,
Pegawai Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”
Surakarta adalah Pegawai pelaksana Perusda PPK Pedaringan Surakarta.
Pengurus di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota
“Pedaringan” Surakarta terdiri dari dua komponen yaitu Dewan Pengawas
dan Direksi. Dewan pengawas mencakup ketua yang juga merangkap
sebagai anggota dan anggota. Sedangkan, direksi meliputi direktur utama,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
direktur operasional, dan direktur administrasi dan keuangan. Jumlah
pengurus dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel .
Daftar Pengurus
Perusda PPK Pedaringan Surakarta
No.
Posisi
Jumlah
(Orang)
. Dewan Pengawas
. Direksi :
a. Direktur Utama
b. Direktur Operasional
c. Direktur Administrasi dan Keuangan
Total
Pegawai merupakan sumber daya yang utama dalam sebuah
organisasi yang saling bekerjasama dan berinteraksi dalam sebuah sistem
dengan berdasarkan pada tujuan bersama yang ingin diraih. Para pegawai
disini diharapakan mampu memberikan andil dalam memajukan organisasi
sesuai dengan ketrampilan dan tanggungjawab yang dibebankan, terutama
dalam mencapai kepuasan pelanggan dengan pelayanan prima yang
diberikan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta
mempunyai jumlah pegawai sebanyak orang pegawai dalam
mendukung kegiatan operasionalnya. Pegawai yang dimiliki tersebut dapat
dilihat dengan rincian sebagai berikut :
Tabel .
Daftar Pegawai
Perusda PPK Pedaringan Surakarta
No.
Posisi
Jumlah
(Orang)
. Bagian Logistik-Perdagangan dan Pemasaran
. Bagian Pergudangan
. Bagian Umum dan Personalia
. Bagian Keuangan dan Akuntansi
Total
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
. Struktur Organisasi Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta
Gambar .
Struktur Organisasi Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta
Keterangan :
: Garis Pengawasan
: Garis Koordinasi dan Perintah
. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi
a. Dewan Pengawas
Tugas Dewan Pengawas adalah:
) Melaksanakan pengawasan terhadap pengurusan Perusda PPK
Pedaringan Surakarta oleh Direksi.
) Memberikan nasehat kepada Direksi dalam melakukan tugasnya.
) Memberikan usul, saran dan/atau pendapat kepada Walikota dalam
rangka :
a) Pengangkatan dan/atau pemberhentian Direksi.
Dewan
Pengawas
Direktur
Utama
Direktur Operasional
Bagian Logistik
Bagian Pergudan
gan
Bagian Perdagang
an dan Pemasara
n
Direktur Administrasi
dan Keuangan
Bagian Umum dan Personalia
Bagian Keuangan
dan Akuntansi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
b) Pengesahan program kerja Direksi.
c) Rencana perubahan status kekayaan perusahaan.
d) Rencana pinjaman dan/atau pengikatan dengan pihak ketiga.
e) Pengesahan laporan neraca dan perhitungan laba/rugi.
Dewan Pengawas memiliki wewenang memberi peringatan
kepada Direksi yang tidak melaksanakan tugas sesuai dengan program
kerja yang telah disetujui, dan memeriksa anggota Direksi yang diduga
merugikan perusahaan. Dewan Pengawas dalam melaksanakan
tugasnya bertanggung jawab kepada Walikota.
Sedangkan, untuk tugas Pengawasan oleh Dewan Pengawas
dilaksanakan secara :
) Periodik sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan;
) Insidentil atau sewaktu-waktu jika dipandang perlu menurut
pertimbangan Dewan Pengawas.
b. Direksi
Direksi Meliputi :
) Direktur Utama
) Direktur Operasional
) Direktur Administrasi dan Keuangan
Tugas dan wewenang Direksi meliputi :
) Menjalankan pengurusan Perusda PPK Pedaringan Surakarta untuk
kepentingan Perusda PPK Pedaringan Surakarta sesuai dengan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
maksud dan tujuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal berdasar
prinsip tata kelola perusahaan yang baik;
) Merencanakan dan menyusun program kerja Perusda PPK
Pedaringan Surakarta tahunan dan tahunan untuk ditetapkan
Walikota melalui Dewan Pengawas
) Mengurus dan mengelola kekayaan Perusda PPK Pedaringan
Surakarta
) Menyusun rencana dan melaksanakan pelaksanaan Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Perusda PPK Pedaringan Surakarta
setelah mendapat persetujuan Dewan Pengawas dan ditetapkan
dengan Keputusan Walikota.
) Membuat peraturan tata tertib dalam pelaksanaan pengurusan
Perusda PPK Pedaringan Surakarta dengan persetujuan Dewan
Pengawas.
) Menyelenggarakan administrasi umum dan keuangan Perusda PPK
Pedaringan Surakarta.
) Melakukan pembinaan pegawai Perusda PPK Pedaringan Surakarta.
) Mengangkat dan memberhentikan pegawai Perusda PPK Pedaringan
Surakarta setelah mendengar pertimbangan Dewan Pengawas.
c. Bagian-bagian
Terdiri dari bagian, yaitu :
) Bagian Operasional
a) Bagian Logistik (lihat lampiran)
Manajer Logistik
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Koordinator Administrasi
Mekanik
Operator Forklift
Staf Perparkiran
b) Bagian Pergudangan (Terlampir)
Manajer Pergudangan
Staf Administrasi Gudang
Staf Gudang
c) Bagian Perdagangan dan Pemasaran (lihat lampiran)
Staf Perdagangan (bahan bangunan)
Staf Pemasaran Jasa Lain
Staf Pemasaran Pergudangan
) Bagian Administrasi dan Keuangan
a) Bagian Umum dan Personalia (lihat lampiran)
Manajer Umum dan Personalia
Staf Administrasi
Staf Umum dan Personalia
Sopir
Staf Rumah Tangga
Staf Direksi
Koordinator Satpam
Satpam Anggota
b) Bagian Keuangan dan Akuntansi (lihat lampiran)
Manajer Keuangan dan Akuntansi
Staf Akuntansi
Staf Keuangan (Kolektor)
Staf Keuangan (Kasir)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
B. Pembahasan
Pergudangan merupakan bagian integral dari semua sistem logistik yang
berperan penting dalam melayani penyimpanan barang dan persediaan. Selain
itu, pergudangan juga merupakan jaringan primer diantara produsen dan
pelanggan yang digunakan menyimpan persediaan selama seluruh bagian
proses logistik berjalan. Dari banyaknya barang-barang persediaan yang
disimpan di dalam gudang tersebut, maka diperlukan suatu perlakuan khusus
untuk mengatur dan mengelola barang-barang persediaan yang ada di gudang,
Aktivitas pergudangan tidak hanya memasukan barang ke dalam gudang
saja, melainkan juga pengaturan terhadap barang selama disimpan di dalam
gudang beserta administrasi yang diperlukan. Pelaksanaan manajemen
pergudangan yang baik sangat penting karena dapat mendukung lancarnya
aktivitas pergudangan tersebut.
Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta
merupakan satu-satunya perusahaan jasa pergudangan yang terbesar se-Solo
Raya. Hal ini seperti yang dikatakan oleh bapak Suwardi selaku Kepala Bagian
Umum dan Personalia :
“Apalagi disini merupakan satu-satunya pergudangan yang terbesar se-
Solo Raya yang mungkin tidak ada perusahaan daerah lain yang bergerak
di bidang jasa pergudangan seperti kami. Dan gudang yang kami miliki
termasuk gudang terbuka” (Wawancara tanggal Maret )
Gudang yang dimiliki oleh Perusda PPK Pedaringan ini merupakan
gudang yang bersifat terbuka karena berada di lokasi yang luas dan terbuka.
Dalam Erim Report Series Research in Management, yang berjudul Open
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Location Management in Automated Warehousing Systems Yugang Yu and
René B.M. de Koster mengemukakan demikian :
“open locations can also be managed for reducing the total cycle travel
time in such systems. However, because open locations normally change
dynamically during storage and retrieval processes in these systems, the
related research could be much more challenging than in a conventional
warehousing system.” (lokasi yang terbuka juga dapat dikelola untuk
mengurangi total siklus dari waktu perjalanan dalam sistem tersebut.
Namun, karena lokasi terbuka biasanya berubah secara dinamis selama
proses penyimpanan dan pencarian dalam sistem ini, penelitian terkait
bisa jauh lebih menantang daripada dalam sistem pergudangan
konvensional). (Yu and de Koster, : )
Di Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta melaksanakan
manajemen pergudangannya sesuai dengan Standard Operating Procedure
(SOP) Pergudangan yang telah ditetapkan. Hal tersebut sesuai dengan yang
disampaikan oleh Bapak Djarot Tri Janto selaku Kepala Kantor Gudang di
Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta berikut :
“kami melaksanakan manajemen pergudangan disini sesuai dengan SOP
yang kami susun berdasarkan ISO sebagai aturan baku internasional
agar alur dalam penataan barang di gudang tidak awut-awutan”
(Wawancara tanggal Maret )
Standard Operating Procedure (SOP) Pergudangan yang dimaksud
tersebut meliputi penerimaan barang, pengeluaran barang, pengawasan dan
pelaporan, serta tagihan. SOP ini digunakan sebagai landasan dalam
pengelolaan aktivitas pergudangan. Seperti yang disampaikan oleh Bapak
Djarot berikut ini :
“SOP yang kami susun itu ya ini, meliputi penerimaan, pengeluaran,
pengawasan dan pelaporan, sama tagihan.” (Wawancara tanggal
Maret )
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Sesuai dengan kajian teori, akan dideskripsikan pelaksanaan manajemen
pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota Pedaringan
Surakarta dengan mengambil kategori-kategori yang meliputi penerimaan
barang, pengeluaran barang, pengawasan dan pelaporan, serta tagihan yang
diambil sesuai dengan SOP Pergudangan. Kategori tersebut digunakan oleh
penulis sebagai indikator dalam penelitian terkait manajemen pergudangan di
Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta.
Indikator-indikator tersebut digunakan sebagai landasan dalam mengkaji
hasil penelitian di lapangan yang didukung dengan telaah kajian teori. Hasil
penelitian tentang manajemen pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat
Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta yang diperoleh melalui hasil
wawancara, observasi, dan pengkajian dokumen dapat dijelaskan sebagai
berikut :
. Penerimaan Barang
Penerimaan barang merupakan proses awal dari pelaksanaan
manajemen pergudangan di Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta.
Hal penting yang dilakukan dalam proses penerimaan barang ini adalah
menentukan penjadwalan barang akan diterima gudang. Penjadwalan ini
ditentukan sesuai dengan kesepakatan kontrak gudang yang dilakukan
terlebih dahulu antara Perusda Pedaringan dengan pihak penyewa. Hal ini
sesuai dengan apa yang disampaikan oleh Bapak Suwardi selaku Kepala
Bagian Umum dan Personalia :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
“Sebelum barang itu datang, terlebih dahulu kan bikin perjanjian dulu
lewat kontrak gudang. Nah, disitu akan terdapat rincian barang mau
masuk kapan, jumlahnya berapa, diangkut pakai apa, lamanya
penyimpanan, dan keluar kapan.” (Wawancara tanggal Maret
)
Dari hasil wawancara tersebut menunjukan bahwa untuk memasukan
barang ke gudang tidak langsung dibawa ke gudang begitu saja. Akan tetapi,
juga melalui perjanjian atau kontrak terlebih dahulu untuk menyewa gudang
antara pihak penyewa dengan Perusda Pedaringan. Di dalam kontrak
tersebut akan dijelaskan detail barang, waktu yang dibutuhkan untuk
menyimpan barang, dan biaya penyimpanan barang.
Hal ini sesuai dengan yang dikatakan oleh salah satu perwakilan
penyewa gudang di Perusda Pedaringan, bapak W yang mengatakan
demikian :
“Sebelum nyewa tempat itu (gudang), kami nego dulu dengan pihak
Pedaringan. Pihak sana kasih kita surat perjanjian yang isinya kontrak
rincian sewa gudang. Disitu dijelaskan secara detail semua tata cara
dan aturan dalam penerimaan sampai pengeluaran barang bahkan
rincian biaya.” (Wawancara tanggal Maret )
Setelah itu, pihak Pedaringan mempersiapkan gudang untuk barang
yang akan dititipkan oleh pihak penyewa. Petugas/checker gudang harus
memastikan bahwa gudang yang akan digunakan untuk menyimpan barang-
barang dari pihak penyewa benar-benar telah siap untuk digunakan. Hal ini
seperti yang disampaikan oleh bapak Bambang Marsono salah satu Checker
Gudang di Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta :
“Sebelum pihak penyewa datang, gudang harus dipastikan benar-
benar siap Mas. Ya,, seperti yang sedang kita lihat ini Mas, kita
bersihkan dulu gudangnya dan diperbaiki mana saja yang kelihatannya
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
rusak agar pihak penyewa merasa nyaman dengan gudang disini.”
(Wawancara tanggal Maret )
Ada beberapa peralatan penting yang harus disediakan sebelum
barang menuju ke gudang. Peralatan tersebut sangat penting dalam proses
bongkar barang dan proes pemasukan barang ke gudang. Bapak Djarot
menambahkan :
“Dalam penerimaan khususnya saat bongkar muat nantinya perlu
disiapkan peralatan internal dan eksternal. Peralatan internal berupa
rak penyimpanan atau pallet untuk barang yang membutuhkannya,
serta forklift untuk membantu bongkar barang dari truk ke gudang.
Kalau eksternal ya parkir sama dok bongkar muatnya.” (Wawancara
tanggal Maret )
Peralatan internal yang dimiliki oleh gudang di Perusda Pedaringan
meliputi :
a. Rak penyimpanan (Bin)
Rak penyimpanan (Bin) ini memiliki berbagai jenis bentuknya.
Yaitu, bin yang standar dan bin yang bisa bergerak. Hal ini sesuai dengan
yang disampaikan oleh bapak Bambang demikian :
“Di dalam gudang itu juga ada Bin Mas. Bin itu ada yang standar
biasa kayak lemari dan yang bisa bergerak karena memakai roda
biar mudah digeser.” (Wawancara tanggal Maret )
Dalam buku “Sistem Manajemen Jembatan : Pedoman Manajemen
Gudang” oleh Direktorat Jenderal Bina Marga Departemen Pekerjaan
Umum Republik Indonesia tahun , menyatakan bahwa : Barang
yang disimpan di Bin biasanya kecil, mudah ditangani dan stok relatif
bergerak cepat (hal. - ).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Demikian pula di Perusda Pedaringan ini menggunakan kedua rak
tersebut untuk menyimpan barang-barang yang kecil. Seperti yang
disampaikan oleh bapak Bambang :
“Kalau bentuk rak itu untuk arsip atau dokumen Mas. Selain itu,
bahan-bahan kimia juga harus ditaruh di rak itu. Tapi, ya ada
prosedurnya tersendiri untuk barang-barang jenis kecil-kecil itu.”
(Wawancara tanggal Mei )
Dari petikan wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa
penggunaan Bin hanya cenderung digunakan pada arsip-arsip atau
dokumen dan jenis-jenis bahan kimia. Fungsi penggunaan rak ini untuk
menjaga keamanan barang selama disimpan. Dalam penggunaannya pun
tidak sembarang barang dimasukkan begitu saja melainkan ada tata cara
tersendiri dalam menentukan barang yang akan disimpan dimasukkan ke
dalam rak atau tidak.
b. Forklift
Forklift atau mesin pengangkat barang merupakan alat mekanik
yang digunakan untuk mengangkat dan mengangkut barang-barang dari
transportasi pengangkut barang ke gudang atau sebaliknya. Di Perusda
Pedaringan tiap gudang memiliki forklift. Fungsi dari alat ini untuk
membantu proses bongkar/muat barang. Bapak Suwardi mengatakan
demikian :
“Kami memiliki forklift di gudang. Pemakaiannya ya tergantung
barang yang masuk Mas. Hanya barang-barang yang muatannya
berat saja yang bisa diangkut pakai forklift, tidak semua harus
memakai forklift. Yang mengoperasikan sudah ada orangnya
sendiri.” (Wawancara tanggal Maret )
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Petikan wawancara tersebut menunjukan bahwa penggunaan
forklift ini tergantung dari jenis dan berat barang yang akan masuk ke
gudang. Biasanya forklift digunakan untuk mengangkat barang-barang
yang padat dan tidak mudah hancur dalam jumlah yang besar. Dalam
penggunaan forklift dibutuhkan tenaga ahli tersendiri yang profesional
dalam mengoperasikannya. Jadi tidak sembarangan orang boleh untuk
mengoperasikan alat tersebut.
c. Hand-Palet
Hand-palet ini merupakan mesin pengangkat barang yang
digunakan untuk mengangkat dan mengangkut barang-barang dari
transportasi pengangkut barang yang bentuknya lebih kecil dibandingkan
dengan forklift. Hand-palet ini digunakan untuk mengangkut barang-
barang yang beratnya relatif ringan. Sama halnya dengan forklift, hand-
palet ini digunakan untuk membantu dalam proses bongkar/muat dan
merupakan alat mekanik yang dimiliki oleh Perusda Pedaringan.
Dengan adanya alat mekanik ini pekerjaan bongkar muat akan
menjadi lebih mudah dan pekerjaan bisa cepat selesai. Hal ini akan
memperlancar kegiatan penerimaan barang ini. Seperti yang disampaikan
oleh bapak Bambang demikian :
“Yen nganggo hand-palet ki luwih penak Mas. Pekerjaan dadi
enteng. Opo meneh yen nganggo forklift kae. (Kalau memakai
hand-palet itu lebih enak Mas. Pekerjaan jadi lebih mudah. Apalagi
kalau menggunakan forklift).” (Wawancara tanggal Maret )
Dari petikan wawancara tersebut penggunaan hand-palet maupun
forklift sangat membantu sekali bagi petugas gudang untuk membongkar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
atau memuat barang sehingga pekerjaan yang dilakukan menjadi lebih
ringan dan cepat. Dengan demikian, pihak penyewa akan merasa puas
terhadap pelayanan yang diberikan oleh Perusda Pedaringan.
d. Palet
Palet adalah nampan dari kayu yang permukaan atas dan bawahnya
datar (Warman, : ). Palet atau nampan ini memiliki kaki yang
pendek pada setiap sikunya. Palet dapat digunakan secara bersusun.
Menurut John Warman ( : ) ada lima cara yang pokok dalam
menggunakan palet dan nampan :
) Penumpukan Blok
Yaitu penumpukan bersusun, yang satunya ditumpuk di atas yang
lain. Keuntungannya ialah ruangan dapat dimanfaatkan secara
maksimal. Kerugiannya yaitu kemudahannya perputaran sediaan
kurang dapat diandalkan.
) Pemagaan Berkolong
Yaitu dengan menggunakan tangan-tangan yang menjorok di
beberapa jenjang pada paga. Barang-barang dibawa dengan truk
garpu angkat, lalu ditaruh di atas palet lewat sampingatau belakang
dan diletakkan berbaris di atas tangan yang memanjang tadi.
Kejelekannya yaitu sistem perputaran sediaan tidak dapat dipegang
teguh. Akan tetapi, sistem ini mempunyai keuntungan yang lebih
aman bahwa barang tidak mudah roboh dan apabila yang ditumpuk
itu barang yang empuk barang itu tidak akan mudah remuk.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
) Pemagaan Palet Tetap
Dengan cara ini perputaran sediaan dapat dilakukan dengan mudah
karena tiap palet dipisahkan satu terhadap lainnya sehingga dapat
diambil satu per satu.
) Pemagaan Palet yang Mobile
Cara ini memungkinkan terjadinya arus palet dengan kecepatan
makimal. Tetapi mempunyai sedikit kejelekan yaitu memerlukan
ruang yang lebih besar. Apabila tingkat kecepatan arus itu rendah
sedangkan operasi mengisi dan mengambil relatif sedikit, maka
sistem ini memprmudah pengambilan dan pengendalian barang.
Sistem ini sebenarnya sama saja dengan sederetan paga di atas alas
yang dapat dipindahkan atau bergerak, dimana tiap blok terdapat
satu jalur. Cara ini membuka kesempatan untuk mengisi dan
memilih palet.
) Sediaan Bergerak
Cara ini menggabungkan pemakaian ruangan yang intensif, mudah
memilih dan perputaran sediaan yang baik. Terdiri atas sejumlah
penyampai yang dipasang pada satu kerangka yang tunggal sehingga
membentuk blok yang ketat. Apabila salah satu palet diambil, maka
palet berikutnya diatas jalur akan merosot ke bawah dan siap untuk
diambil.
Penggunaaan palet di Perusda Pedaringan juga menggunakan cara-
cara tersebut. Untuk penggunaan Palet ini tergantung dari permintaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
penyewa juga. Apabila mereka menginginkan menggunakan palet akan
diberikan oleh pihak Pedaringan. Bapak Djarot mengatakan demikian :
“Penggunaan palet itu tergantung permintaan klien Mas. Kalau
pengen dikasih palet ya dikasih. Kalau nggak ya ditaruh dilantai
gudang gitu aja.” (Wawancara tanggal Mei )
Dari wawancara tersebut menunjukan bahwa tidak semua penyewa
gudang menggunakan palet untuk menyimpan barang di gudang. Penyewa
cenderung meminta barang-barang mereka untuk diletakan diatas lantai
gudang begitu saja tanpa menggunakan palet. Akan tetapi, untuk penyewa
yang memiliki bahan-bahan kebutuhan pokok seperti sembako dan bahan-
bahan industri diharuskan untuk menggunakan palet. Bapak Djarot
menambahkan :
“Palet itu biasanya untuk sembilan bahan pokok sama industri. Palet
ini kan ada rongganya, fungsi palet ini nantinya untuk mempermudah
manuver pergerakan, menjaga kelembapan barang, dan keawetan
barang itu. Terutama bagi sembako itu biar nggak cepat busuk.
Penumpukan diatas palet juga dibatasi cuman ton.” (Wawancara
tanggal Mei )
Berdasarkan wawancara tersebut kegunaan palet adalah untuk
memudahkan arus pergerakan barang, menjaga kondisi kelembapan barang,
dan menjaga barang agar tetap awet. Selain itu, palet hanya digunakan untuk
mendukung penyimpanan terhadap bahan-bahan pokok dan bahan-bahan
industri.
Penggunaan palet ini juga ada batas beban tumpukan barangnya
sebesar ton. Lebih dari itu, maka barang harus diletakkan di ruas gudang
yang baru. Kemudian, untuk peralatan eksternalnya gudang di Perusda
pedaringan memiliki fasilitas berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
a. Daerah parkir truk/trailer
Daerah parkir truk/trailer ini diperlukan untuk penerimaan dan
pengeluaran barang dengan penggunaan dalam jumlah besar. Di
Pedaringan memiliki areal parkir yang luas yang berfungsi untuk
persinggahan bagi pengumpulan kiriman barangyang masuk atau keluar.
Serta akses bebas menuju gudang dengan diberikan jalan khusus.
b. Daerah penyimpanan kontainer
Daerah ini memiliki fungsi yang hampir sama dengan daerah parkir truk
karena merupakan areal yang dicadangkan untuk menempatkan kontainer
sebelum dibongkar atau dimuat. Di Pedaringan daerah penyimpanan
kontainer ini memiliki ruang yang cukup luas sehingga proses
bongkar/muat dapat berlangsung lancar.
c. Dok bongkar/muat
Areal ini sangat berguna bila diperlukan forklift untuk
membongkar/memuat barang dari kendaraan pengangkut. Untuk areal
ini, Perusda Pedaringan telah menyediakannya persis di depan gudang.
Tujuan peletakan areal ini di depan gudang agar proses bongkar atau
muat barang berjalan dengan lancar serta tidak membutuhkan waktu yang
banyak.
Untuk tahap selanjutnya pihak relasi/klien akan dihubungi lebih lanjut
terkait gudang yang akan disewa telah siap untuk digunakan. Pihak penyewa
ini akan mengirimkan barang-barangnya ke gudang ini dengan diharuskan
membuat surat jalan yang ditujukan kepada Kepala Pergudangan Pusat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta. Seperti yang disampaikan oleh
Bapak Djarot demikian :
“Sebelum barang masuk gudang, pengantar harus menyerahkan surat
jalan yang menyatakan perintah dari perusahaan yang memiliki barang
tersebut untuk memasukkan ke dalam gudang.” (Wawancara tanggal
Maret )
Salah seorang pengantar barang dari PT. Andhika Solo Megah yang
merupakan salah satu perusahaan penyewa gudang di Pedaringan
mengatakan demikian :
“Sebelum kesini dari pihak perusahaan kami ngasih surat jalan dulu
buat dikasih ke pihak sini. Ya, buat bukti penyerahan dari pihak
perusahaan kami ini Mas untuk dibawa ke gudang.” (Wawancara
tanggal Maret )
Hal tersebut juga didukung oleh apa yang disampaikan oleh penyewa
gudang yang lain di Perusda Pedaringan yaitu bapak Z :
“Kalau nganter barang dibuatin surat jalan dulu sama perusahaan
Mas. Buat syarat penyerahan barang.” (Wawancara tanggal Maret
)
Dari kutipan wawancara diatas menunjukan bahwa surat jalan dari
pihak penyewa menjadi salah satu dokumen penting dalam proses
pemasukan barang ke gudang. Surat jalan ini sebagai tanda bukti bahwa
pihak penyewa telah memberikan perintah kepada seseorang atau jasa
pengantar untuk mengantarkan barang-barangnya menuju ke gudang di
Pedaringan. Hal ini diperlukan untuk menjadi pertimbangan bagi pihak
Pedaringan agar tidak terjadi kesalahan dalam proses pemasukan barang ke
gudang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Setelah surat jalan tersebut diterima oleh Kepala Pergudangan,
selanjutnya Kepala Pergudangan meminta kepada Staff Kantor Gudang
untuk dibuatkan Surat Perintah Pelaksanaan Bongkar Barang (SPPB). SPPB
ini dibuat untuk menyatakan bahwa barang dari pihak relasi/klien siap untuk
dibongkar dari transportasi pengirim untuk dimasukan ke dalam gudang
penyimpanan. Bentuk dari SPPB tersebut adalah sebagai berikut :
Gambar .
Surat Perintah Pelaksanaan Bongkar/Muat Barang
Sumber : PPK Pedaringan, .
SPPB ini akan diserahkan kepada checker gudang sebagai orang yang
ditugaskan untuk membongkar barang dari transportasi relasi/klien dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
memasukannya ke dalam gudang. Sebelum dilakukan penyimpanan ke
gudang, checker gudang ini akan melakukan pemeriksaan terlebih dahulu
terhadap barang yang akan dimasukan ke dalam gudang. Pemeriksaan
tersebut meliputi jenis dan kondisi barang serta menghitung jumlah barang.
Bapak Bambang mengatakan demikian :
“Barang-barang yang mau dibongkar itu harus diperiksa dulu Mas.
Baik itu jumlah, jenis barangnya, lalu keadaannya seperti apa.
Soalnya, hal ini dilakukan untuk menjaga kondisi dan keamanan
barang juga.” (Wawancara tanggal Maret )
Jadi, dapat disimpulkan bahwa barang-barang yang akan dititipkan ke
dalam gudang di Pedaringan ini tidak sembarang barang boleh diterima
begitu saja. Hal ini seperti yang disampaikan oleh bapak Djarot demikian :
“Ooo, ya jelas nggak semua bisa kami terima dong Mas. Kami disini
juga tidak mau ambil resiko. Kami periksa dulu barang-barang yang
mau masuk kesini berbahaya atau nggak, lalu bisa menimbulkan
polusi dan kerusakan lingkungan sekitar atau nggak itu kami berhak
untuk meng-check-nya dan berhak untuk menolaknya.” (Wawancara
tanggal Maret )
Berdasarkan hasil wawancara tersebut pihak Perusda Pedaringan tidak
ingin mengambil resiko yang besar apabila barang-barang yang akan
disimpan di gudang termasuk jenis barang yang membahayakan. Perusda
Pedaringan akan menanyakan dan memeriksa terlebih dahulu barang yang
akan dititipkan oleh penyewa gudang sebelum proses penggudangan barang
akan dilaksanakan.
Setelah pemeriksaan yang dilakukan oleh checker gudang tersebut
sesuai dengan SPPB, selanjutnya checker gudang akan memasukkan
barang-barang dari pihak penyewa tersebut kedalam gudang penyimpanan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
yang telah dipersiapkan sebelumnya. Dalam proses bongkar muat untuk
memasukan barang ke dalam gudang pihak Perusda Pedaringan sendiri
sudah menentukan berapa waktu yang dibutuhkan untuk membongkar
barang dengan melihat jenis barangnya dan peralatan yang digunakan
dengan mengandalkan tenaga ahli yang profesional. Bapak Suwardi
mengatakan :
“Kami memiliki tenaga ahli yang sudah terlatih, sehingga dalam
proses bongkar muat tidak akan terjadi penundaan waktu yang lama.
Apalagi di perusahaan ini juga didukung peralatan forklift untuk
membantu kelancaran proses bongkar muat. Kami sudah
memperkirakan untuk bongkar muat bak truk angkutan barang tidak
lebih dari jam.” (Wawancara tanggal Maret )
Mengenai keakuratan dalam menentukan ruangan dan ketepatan
waktu bongkar muat barang, pihak Pedaringan memastikan tidak akan
terjadi kelebihan ruang atau space untuk penyimpanan. Bapak Djarot
mengatakan :
“Saya sendiri meyakinkan kalau dalam bongkar muat tidak akan
terjadi keterlambatan. Terkecuali, kalau ada hambatan yang tidak
diduga. Karena sebelumnya sudah diperhitungkan secara matematis
mengenai ruangan yang akan dibutuhkan dengan barang yang akan
masuk. Jadi, kami tidak sembarangan memasukan barang begitu saja.”
(Wawancara tanggal Maret )
Hal tersebut juga didukung dengan apa yang disampaikan oleh Bapak
Suwardi yang mengatakan :
“Dalam penentuan luas ruangan kami sudah memperkirakan
perhitungan berapa m yang dibutuhkan berdasarkan dimensi barang
sebelumnya. Jadi, pada saat pemasukan barang nanti tidak akan terjadi
over space. Ini akan membuat waktu bongkar barang menjadi lebih
lama kalau sampai terjadi kejadian seperti itu.” (Wawancara tanggal
Maret )
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Selanjutnya, checker gudang melapor ke Staff Kantor Gudang bahwa
barang yang akan disimpan telah selesai diperiksa dan siap untuk dimasukan
kedalam gudang. Setelah itu, staff kantor gudang akan membuat Tanda
Terima Penyimpanan (TTP) rangkap , TTP tersebut dapat dilihat seperti
berikut ini :
Gambar .
Tanda Terima Penyimpanan
Sumber : PPK Pedaringan, .
TTP ini akan diserahkan kepada pihak penyewa sebagai tanda bahwa
barang-barangnya telah diterima dan telah dimasukkan kedalam gudang
untuk menjalani proses penyimpanan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Staff kantor gudang akan menyimpan TTP yang lain untuk dijadikan
lampiran dan arsip bagi Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta.
Tidak hanya berhenti disitu saja, staff kantor gudang akan mengisi dan
mencatat Kartu Stok Administrasi (KSA) untuk dijadikan lampiran. KSA ini
berisi tentang kondisi, keadaan, dan jumlah barang selama disimpan di
gudang. Bentuk dari KSA tersebut dapat dilihat seperti berikut ini :
Gambar .
Kartu Stok Administrasi
Sumber : PPK Pedaringan, .
KSA ini juga akan digunakan sebagai bukti laporan pertanggungjawaban
barang kepada pihak penyewa pada saat barang akan diambil nantinya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Pihak penyewa yang ingin mengetahui kondisi barangnya suatu saat juga
bisa meminta KSA ini sewaktu-waktu.
Dengan alur kegiatan penerimaan barang yang demikian, pihak
penyewa merasa kegiatan dalam memasukan barang-barangnya ke gudang
di Pedaringan berjalan dengan lancar. Hal ini seperti yang disampaikan oleh
salah satu penyewa gudang di Pedaringan, yaitu bapak X :
“Saya kira memasukan barang disini itu prosesnya lancar Mas.
Tenaganya profesional semua kok. Setiap ada barang datang langsung
ditangani dengan cepat pake alat mekanik dan kuli-kulinya. Apalagi
sebelumnya udah dikasih gambaran ruang gudang. Jadi, penataannya
pun sudah terencana. Mungkin yang agak lama pemeriksaannya dulu
kan juga butuh ketelitian yang ekstra. Tapi, secara garis besarnya
bagus kok.” (Wawancara tanggal Maret )
Hal yang disampaikan tersebut diatas juga didukung oleh pernyataan
yang diberikan dalam wawancara oleh salah satu penyewa gudang lainnya
yaitu bapak Y yang mengatakan demikian :
“Wah, pemasukan barang ke gudang itu lancar Mas. Tenaganya
profesional semua. Sebelum kesini sudah dikasih tahu alurnya jauh-
jauh hari. Jadi, kami tinggal bawa barang kesini untuk dimasukkan
sama bawa berkas-berkas yang diperlukan.” (Wawancara tanggal
Maret )
Dari hasil wawancara tersebut dapat dilihat bahwa proses pemasukan
barang dalam kegiatan penerimaan ini dapat berjalan lancar. Hal ini
didukung oleh tenaga-tenaga ahli yang profesional. Khususnya dalam
perencanaan ruangan gudang untuk penempatan barang dan pengoperasian
peralatan mekanik dalam bongkar barang. Serta dibantu dengan tenaga kuli
untuk membantu memindahkan barang ke gudang sehingga memudahkan
bagi penyewa dalam memasukan barang-barangnya ke gudang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
. Pengeluaran Barang
Secara garis besar proses pengeluaran barang ini merupakan kebalikan
dari alur proses penerimaan barang. Sehingga sebagian memiliki kesamaan
pada proses pelaksanaannya. Bagi pihak penyewa yang ingin mengambil
atau mendistribusikan barang-barangnya bisa meminta kepada pihak Pusat
Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta untuk dilakukan pengeluaran
barang.
Dalam kegiatan pengeluaran barang dari gudang di Perusda
Pedaringan terdapat beberapa kegiatan yang terlibat di dalamnya. Kegiatan-
kegiatan tersebut antara lain :
a. Pengumpulan barang dari lokasi gudang.
Pengumplan barang ini meliputi pemindahan barang dari sutu lokasi
gudang dan melakukan penjagaan dan pemeliharaan agar barang yang
diambil sesuai dengan dokumen pengambilan seperti jenis dan
jumlahnya.
b. Pemindahan ke tempat pengemasan.
Proses pemindahan ini dimaksudkan untuk memindahkan barang dari
gudang ke tempat pengemasan atau tempat pengangkutan barang agar
mudah untuk dilakukan proses pemuatan barang ke alat transportasi
pengangkut.
c. Pengecekan terhadap fisik terhadap jenis, jumlah dan kondisi.
Proses ini sangat penting untuk memastikan agar barang yang akan
diambil oleh penyewa dalam kondisi yang layak digunakan serta jumlah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
yang tetap sesuai dengan dokumen pengeluaran. Pengecekan ini harus
dapat mengenali setiap kerusakan yang mungkin timbul karena
penyimpanan.
d. Perlindungan dan pengemasan.
Pada tahap ini dimaksudkan untuk memastikan agar barang yang akan
dimuat tidak mengalami kerusakan selama transit atau penyimpanan di
dalam kemasannya.
e. Pemuatan.
Apabila barang telah siap dan seluruh dokumen lengkap, proes pemuatan
barang dapat dilakukan. Pemuatan barang ini dilakukan di tempat yang
telah disediakan, umumnya berada di depan gudang. Pemuatan barang
bisa menggunakan forklift atau diangkut oleh tenaga kuli tergantung dari
jenis dan berat barang. Setelah semua barang-barang dimuat kedalam
transportasi pengangkut barang siap untuk dikirim atau dikeluarkan.
Pihak penyewa harus membuat surat perintah penyerahan atau
Delivery Order (DO) yang ditujukan kepada Kepala Pergudangan. Hal ini
sebagai bukti untuk menerangkan permohonan pengambilan barang yang
disimpan di dalam gudang. Bentuk dari Delivery Order (DO) tersebut dapat
dilihat seperti berikut ini :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Gambar .
Surat Perintah Penyerahan (Delivery Order)
Sumber : PPK Pedaringan, .
Hal ini seperti yang disampaikan oleh Bapak X salah satu penyewa gudang
di Pedaringan :
“Kalau mau ngeluarin barang kami disuruh isi DO (Delivery Order)
dulu Mas. Ini sebagai tanda bukti kalau kami telah ngambil barang
kami untuk didistribusikan.” (Wawancara tanggal Maret )
Dari wawancara diatas menunjukan bahwa DO digunakan sebagai
dokumen tertulis untuk tanda bukti pengeluaran barang. DO ini akan
diberikan oleh Perusda Pedaringan kepada penyewa gudang. DO ini akan
diisi oleh pihak penyewa yang isinya tentang konfirmasi waktu dan jumlah
barang yang akan diambil atau dikeluarkan.
Setelah kepala pergudangan menerima dan menyetujui DO dari pihak
penyewa, selanjutnya kepala pergudangan akan meminta kepada Staff
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Kantor Gudang untuk dibuatkan Surat Perintah Pelaksanaan Muat Barang
(SPPM). SPPM ini sebagai perintah yang ditujukan kepada checker gudang
untuk melaksanakan perintah muat barang dari gudang untuk diangkut
kedalam transportasi yang dikirim oleh pihak penyewa yang telah
memberitahu sebelumnya. Salah satu penyewa gudang di Perusda
Pedaringan, bapak Y mengatakan demikian :
“Untuk pengambilan barang, perusahaan kami akan mengirimkan
transportasi ya truk ini untuk mengangkut barang-barang kami. Tapi
sebelum dinaikan kami nunggu checker-nya dulu dikasih surat
perintah (SPPM) dari pimpinannya.” (Wawancara tanggal Maret
)
Jadi, dapat disimpulkan bahwa barang-barang di gudang belum bisa
dinaikan ke alat tranportasi atau diambil oleh pihak penyewa kalau checker
gudang belum menerima SPPM. SPPM ini akan dibawa oleh checker
sebagai pelaksana kegiatan muat barang di gudang. Apabila SPPM ini
belum diterima oleh checker maka perlu dilakukan pemeriksaan ulang
terhadap barang-barang yang akan diambil.
Checker gudang akan memeriksa kembali kondisi barang yang ada di
gudang untuk disesuaikan dengan SPPM. Setelah pemeriksaan selesai,
proses muat barang pun bisa dimulai. Selanjutnya, checker gudang melapor
ke Staff Kantor Gudang bahwa perintah muat barang telah seleai
dilaksanakan. Kemudian, Staff Kantor Gudang akan membuat Tanda Bukti
Penyerahan (TBP) rangkap . Dimana yang rangkap satu untuk pihak
penyewa dan rangkap dua untuk kantor gudang yang akan dijadikan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
lampiran dalam laporan pertanggungjawaban dan arsip di kantor gudang.
TBP tersebut dapat dilihat seperti berikut ini :
Gambar .
Tanda Bukti Penyerahan (Delivery Receipt)
Sumber : PPK Pedaringan, .
Staf Kantor Gudang akan kembali mengisi KSA untuk laporan tentang
keadaan stok barang yang ada di gudang. KSA ini perlu untuk diisi pada
saat barang yang ada di gudang telah dikeluarkan sebagai bukti untuk
laporan pertanggungjawaban kepada Kepala Gudang dan informasi untuk
pihak penyewa. Hal ini sesuai dengan yang dikatakan oleh bapak Djarot:
“KSA ini sangat penting sekali Mas, ini untuk informasi kepada pihak
relasi yang menyimpan barangnya disini. Kita perlu memberikan
informasi terkait keadaan barang mereka karena sewaktu-waktu
mereka akan menanyakan.” (Wawancara tanggal Maret )
Dari wawancara tersebut menunjukan bahwa pihak penyewa setiap
saat bisa meminta laporan mengenai keadaan barang yang mereka simpan di
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
dalam gudang di Perusda Pedaringan. Maka dari itu, KSA ini akan
digunakan sebagai informasi untuk pihak penyewa yang ingin mengetahui
kondisi barang mereka tiap hari. Pihak Peruda Pedaringan pun akan secara
terbuka memberikan informasi kepada pihak penyewa sesuai yang
diperlukan dengan sebaik mungkin.
Pihak penyewa dapat mengambil/mengeluarkan barangnya dari
gudang di Pedaringan sesuai dengan perjanjian yang telah disetujui
sebelumnya. Bapak Djarot mengatakan demikian :
“Boleh-boleh saja penyewa gudang itu mau mengeluarkan barangnya
kapan saja. Itukan sudah ada kesepakatannya sendiri. Kalau mau
mengeluarkan barang pihak penyewa harus isi DO dulu.” (Wawancara
tanggal Maret )
Hal ini juga didukung dengan pernyataan bapak Z yang mengatakan
demikian :
“Kalau mau mengeluarkan barang ya terserah kami Mas. Lha wong,
Mau nambah pun juga bisa. Orang kami sewa tempat kok. Bukan
berarti pihak sini bisa mengatur gerak barang kami. Tapi, ya harus
lapor dulu sama yang punya (Perusda Pedaringan).” (Wawancara
tanggal Maret )
Jadi, barang-barang yang ada di gudang bisa dikeluarkan kapan saja
dan dapat ditambahkan lagi stok-nya bila memang dibutuhkan tergantung
kebutuhan dari penyewa. Pihak penyewa bisa memainkan peranan dalam
alur gerak barang di gudang untuk menjaga stok barang di gudang. Hal ini
sudah menjadi hak mereka sebagai pemilik barang asalkan tidak melanggar
perjanjian yang telah disepakati dengan pihak Perusda Pedaringan.
Sama seperti halnya dengan penerimaan, pengeluaran barang di
Perusda Pedaringan ini juga berjalan dengan lancar. Hal ini karena didukung
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
oleh tenaga ahli profesional dan alat-alat mekanik yang mampu
menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan tepat. Selain itu, adanya
dukungan informasi mengenai persediaan barang di gudang sehingga
memudahkan penyewa untuk menentukan jumlah barang yang akan
dikeluarkan. Hal ini seperti dengan apa yang disampaikan oleh bapak W
yang mengatakan demikian:
“Penerimaan dan pengeluaran barang disini sama-sama baiknya Mas.
Ada tenaga ahlinya dan alat mekanik buat bantu bongkar/muat.
Pekerjaannya juga cepat.” (Wawancara tanggal Maret )
Pernyataan tersebut didukung pula dengan apa yang disampaikan oleh
bapak Y :
“Kami selalu dikasih tau keadaan dan jumlah persediaan kami di
gudang Mas. Jadi, bisa kami atur berapa barang yang akan kami
ambil. Waktu ngeluarin barang dari gudang kami juga dibantu tenaga-
tenaga yang profesional dari sini (Pedaringan) sehingga proesnya
cepat.” (Wawancara tanggal Maret )
Dalam pelaksanaan penerimaan barang maupun pengeluaran barang
masih dijumpai beberapa kendala yang dihadapi oleh penyewa. Kendala
tersebut tentunya dapat menghambat kelancaran proses pemasukan atau
pengeluaran barang itu sendiri. Bapak X mengatakan demikian :
“Menurut saya yang masih jadi kendala jalan masuknya itu Mas.
Rusak parah itu. Buat manuver juga agak tersendat. Terus, sama
kayak yang saya bilang tadi kalau hujan masih ada kubangan.
Lingkungan bangunan di atas juga kumuh, apalagi ada tempat
pembuangan sampah ganggu lingkungan sekitar.” (Wawancara
tanggal Maret )
Dalam wawancara dengan bapak Z beliau menambahkan pendapatnya
sama seperti dengan apa yang disampaikan oleh bapak X yaitu mengenai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
hambatan dalam penerimaan atau pengeluaran barang dari gudang. Beliau
mengatakan demikian :
“Kalau ngurus barang masuk sama keluar kadang disuruh nunggu
lama juga Mas buat nyelesaiin administrasi kayak surat-suratnya,
kelengkapan dokumen gitu. Ya, bisa hampir lebih dari jam-an juga
nunggunya. Padahal, kami punya deadline waktu barang sampai
tujuan harus sekian gitu kan jadinya molor. Oh iya, disini tuh
sebenarnya punya peralatan yang bagus cuman perlu ada perawatan
lebih, biar gak macet.” (Wawancara tanggal Maret )
Dari hasil wawancara diatas dapat dilihat bahwa kendala dalam proses
penerimaan dan pengeluaran hampir sama yaitu masih terdapat waktu
tunggu pada saat mengurus administrasi barang yang akan dimasukan
maupun yang akan dikeluarkan. Masih terdapat infrastruktur yang kurang
terawat seperti jalan yang rusak dan sistem drainase yang kurang baik yang
membuat akses transportasi pengangkut barang tersendat. Selain itu, juga
masih ada sarana dan prasarana seperti peralatan mekanik yang kurang
perawatannya sehingga menghambat proses bongkar atau muat barang.
. Pengawasan dan Pelaporan
Pengawasan dan pelaporan ini dilakukan oleh checker gudang sebagai
pihak yang diberi tanggung jawab untuk menjaga keberadaan barang-barang
milik penyewa di gudang. Berdasarkan Surat Perintah Pelaksanaan Bongkar
Muat maka dilakukan pencatatan terhadap kondisi barang-barang yang ada
di gudang setiap harinya.
Dalam pengawasan barang di Perusda Pedaringan menyangkut
tentang sistem keamanan yang diterapkan dengan melakukan pencegahan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
dan peringatan secara preventif. Pengawasan secara preventif ini melibatkan
personel keamanan dan petugas gudang/checker yang setiap hari memeriksa
kondisi gudang dan barang-barang yangada di dalamnya.
Hasil wawancara dengan bapak Suwardi yang menyinggung perihal
pengawasan mengatakan demikian :
“Untuk menjaga keamanan kami menerapkan sistem pengawasan
secara preventif dengan melakukan pencegahan-pencegahan se-dini
mungkin. Misalnya ya Mas, penjagaan dan kontrol gudang dengan
secara aktif dan menggunakan shift. Pengamanan terhadap kondisi
fisik gudang seperti gembok yang rapat. Terus, menyediakan alat
keamanan di gudang seperti pemadam api”. (Wawancara tanggal
Maret )
Dari wawancara tersebut menunjukan bahwa di Perusda Pedaringan
menerapkan sistem pengawasan preventif di setiap gudangnya untuk
menjaga keamanan barang-barang yang ada di gudang. Dimana salah
satunya dengan dilakukan penjagaan dan kontrol gudang dengan secara aktif
dan bergiliran. Untuk pengawasan terhadap barang-barang yang ada di
gudang cara-cara yang dilakukan oleh pihak Perusda Pedaringan meliputi :
a. Penjagaan terhadap pencurian
Dalam upaya pencegahan pencurian pihak Perusda Pedaringan
melakukan langkah-langkah pengamanan dengan cara :
) Pengawasan terhadap tempat keluar masuk ke gudang.
) Penjagaan terhadap ruangan gudang.
) Perencanaan bangunan yang memperhitungkan masalah keamanan.
) Sering mengadakan pemeriksaan stok secara teratur terhadap barang-
barang di gudang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
b. Pencegahan kebakaran
Upaya pencegahan terhadap kebakaran oleh pihak Perusda
Pedaringan dilakukan langkah-langkah berikut :
) Menolak barang-barang tertentu yang mudah meledak.
) Sistem ventilasi gudang untuk mencegah pembentukan asap yang
berlebih.
) Pengaturan jarak antara gudang yang satu dengan gudang yang lain
agar api tidak bisa merembet apabila kemungkinan kebakaran bisa
terjadi.
) Menggunakan alarm tanda bahaya dan alat pemadam kebakaran di
tiap-tiap gudang.
c. Pencegahan terhadap kemungkinan banjir
Lokasi gudang di Pedaringan sendiri berada di pinggir sungai yang
memungkinkan bisa terjadi banjir pada saat musim hujan. Akan tetapi,
pihak Perusda Pedaringan sendiri telah melakukan upaya pencegahan
terhadap kemungkinan terjadinya banjir tersebut dengan melakukan
langkah-langkah berikut :
) Perencanaan jarak antara bangunan gudang yang jauh dari sungai.
Hal ini dimaksudkan untuk mengantisipai banjir dan mencegah
terjadinya erosi di tepi sungai.
) Pembangunan fondasi bangunan lantai gudang yang lebih tinggi dari
permukaan tanah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Untuk mendukung pelaksanaan pengawasan dan pelaporan ini checker
gudang dibekali kartu stapel, Laporan Harian Realisasi Muat/Bongkar, dan
kartu stok fisik. Kartu stapel ini berisi tentang jumlah dan berat barang pada
saat barang masuk hingga barang keluar serta untuk mencatat daftar sisa
barang. Berikut adalah bentuk kartu stapel :
Gambar .
Kartu Data Penyimpanan (Kartu Stapel)
P
P
K
Sumber : PPK Pedaringan, .
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Laporan Harian Realisasi Muat/Bongkar digunakan untuk mencatat jumlah
dan berat barang pada saat bongkar dan muat barang. Bentuknya dapat
dilihat seperti berikut ini :
Gambar .
Laporan Harian Realisasi Muat/Bongkar
Sumber : PPK Pedaringan, .
Sedangkan, Kartu Stok Fisik digunakan untuk mencatat kondisi
barang selama disimpan didalam gudang setiap harinya. Kartu ini seperti
laporan harian untuk mengetahui posisi dan jumlah barang dari awal
pemasukan hingga pengeluaran serta keadaan barang apabila terjadi
kerusakan. Kartu Stok Fisik tersebut dapat dilihat seperti berikut ini :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Gambar .
Kartu Stok Fisik
Sumber : PPK Pedaringan, .
Ketiga kartu tersebut harus diisi untuk mengetahui kondisi, keadaan
fisik, dan jumlah barang setiap harinya. Hal ini perlu untuk dilakukan
karena akan digunakan sebagai laporan pertanggungjawaban kepada klien
mengenai kondisi barang-barang mereka selama berada di gudang.
Pengawasan dan pelaporan terhadap gudang tersebut tidak hanya
menyangkut kondisi barang saja dengan menggunakan ketiga kartu tersebut,
tetapi juga mendata dan mengatur layout atau letak barang di ruang gudang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
agar tertata dengan baik. Berikut adalah contoh laporan realisasi layout
gudang :
Gambar .
Laporan Layout Gudang A
Per Tanggal Februari
Sumber : PPK Pedaringan, .
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Dari gambar tersebut dapat dilihat bahwa gudang tersebut telah penuh
terisi oleh produk semen milik PT. Dinamika LI. Penataan semen di gudang
tersebut tidak secara menyeluruh memenuhi ruang gudang, tetapi diberi
celah dengan pintu utama. Tujuannya untuk memudahkan pemasukan atau
pengeluaran barang serta emplasement untuk memudahkan bagi checker
gudang untuk mengawasi stok yang ada di gudang tersebut. Untuk contoh
penataan gudang yang lain bisa dilihat di lampiran.
Pengecekan terhadap layout gudang ini dilakukan secara berkala dan
pelaporannya dilakukan setiap bulan sekali. Seperti yang disampaikan
oleh bapak Djarot berikut ini :
“Nah, ini adalah realisasi tentang kondisi layout gudang untuk
mendata luas ruangan per harinya yang dipakai oleh penyewa untuk
menyimpan barangnya. Untuk laporannya bulan sekali Mas.
Fungsinya untuk mengatur letak barang di gudang.” (Wawancara
tanggal Maret )
Dalam wawancara Bapak X juga mengatakan hal yang sama seperti
yang disampaikan bapak Djarot tersebut :
“Setiap hari tuh ada checker yang nge-cek Mas. Biar tahu kondisi
barang-barang setiap harinya. Terus, kalau ada barang mau masuk
atau keluar kami dikasih informasi buat ngatur barangnya.”
(Wawancara tanggal Maret )
Dengan adanya penataan layout ini bisa memantau barang dan luas
ruangan untuk mengatur tata letak barang bagi barang yang masuk atau
yang keluar selanjutnya. Karena pemasukan dan pengeluaran barang ini
terjadi setiap saat tergantung kebutuhan dari pihak penyewa gudang. Oleh
karena itu, checker harus siap setiap saat untuk bisa memprediksi penataan
ruangan gudang agar tidak terjadi kekurangan ruang gudang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Pihak Pedaringan sendiri meyakinkan kepada pelanggan bahwa
mereka dapat memberikan jaminan keamanan dan kualitas terhadap barang-
barang yang disimpan dengan pelayanan yang mereka berikan. Hal ini
berkenaan dengan prinsip yang dicanangkan oleh pihak Pedaringan, yaitu :
a. Kecepatan
b. Ketepatan
c. Ketelitian
d. Kejujuran
Hal ini sesuai dengan apa yang disampaikan oleh bapak Djarot yang
mengatakan demikian :
“Kami akan memberikan pelayanan sebaik mungkin kepada para
klien. Jadi, ya tidak bisa sembarangan Mas. Disini kami punya
prinsip yaitu, kecepatan, ketepatan, keakuratan atau akurasi, dan
kejujuran.” (Wawancara tanggal Maret )
Kecepatan dan ketepatan disini maksudnya adalah pemberian
pelayanan dan pendataan dalam menangani barang masuk dan keluar
dengan cepat dan tepat. Dalam proses bongkar barang pada saat penerimaan
barang masuk, pihak Pedaringan sendiri memiliki tenaga-tenaga yang
memadai agar proses kegiatan pemasukan barang ke gudang berjalan
dengan lancar. Seperti yang disampaikan oleh bapak Suwardi :
“Disini kami memiliki beberapa kuli dan tenaga ahli Mas. Mereka
yang akan membantu bongkar muat barang di gudang. Jadi, klien
tidak harus menyewa tenaga kuli sendiri” (Wawancara tanggal
Maret )
Hal ini didukung dengan apa yang disampaikan oleh bapak Y yang
menyatakan demikian :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
“Kalau bongkar atau muat disini udah ada ahli sama kulinya kok Mas.
Jadi, nggak perlu bawa tenaga sendiri. (Wawancara tanggal Maret
)
Bapak X pun juga mengatakan demikian terkait keberadaan tenaga
pengangkut barang :
“Wah, disini kalau bongkar atau muat dibantu sama kuli kok Mas.
Kulinya ya dari sini. Apalagi ada tenaga ahli yang pake forklift,
pekerjaan jadi cepet selesai.” (Wawancara tanggal Maret )
Tidak hanya itu saja, dalam proses input data bagi pihak penyewa
yang akan datang dilakukan dengan sistem komputerisasi agar tidak terjadi
keterlambatan waktu tunggu bagi pihak penyewa. Data tersebut akan diolah
ke dalam sistem data gudang sebagai akses untuk informasi kontrol
persediaan barang.
Data gudang merupakan alat yang sangat bermanfaat untuk
menganalisa keadaan barang-barang yang ada di gudang sebagai alat kontrol
dan mencarai informasi bagi pihak penyewa gudang. Hal ini seperti yang
disampaikan oleh Nasina Jigeesh dan Santhi Sree Kondabolu dalam A
Virtual Data Warehouse for Manufacturing industry yang mengatakan
demikian :
“Even though data warehouse is a powerful tool to enable the user
analyse large and multi-dimensional data sets, developing and
maintaining such data warehouse with the help of tools available in
the market will be complex and expensive.” (Meskipun data gudang
adalah alat yang ampuh untuk memungkinkan pengguna menganalisa
kumpulan data yang besar dan bersifat multidimensi, mengembangkan
dan mempertahankan data gudang dengan bantuan alat yang tersedia
di pasar akan menjadi permasalahan yang kompleks dan mahal).
(Jigeesh and Kondabolu, : ).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Di Pedaringan sendiri pengelolaan terhadap kondisi barang di gudang
dapat dikontrol dengan teknologi komputer. Data-data yang dilaporkan oleh
checker gudang akan segera dimasukan kedalam input komputer. Sehingga
dalam kontrol persediaan di gudang dapat dilakukan dengan mudah dan
tanpa memerlukan tenaga yang lebih.
Di Perusda Pedaringan dalam persiapan ruang gudang untuk pihak
penyewa pun dilakukan dengan secepat mungkin setelah ada pihak yang
ingin menyewa gudang. Agar pihak penyewa tidak harus menunggu lama
mengenai kepastian kapan gudang bisa digunakan. Selain itu, bagi pihak
penyewa yang ingin mengetahui informasi mengenai persediaan barang
mereka dapat diakses dengan secepat mungkin dan dengan akurat karena
telah menggunakan sistem komputerisasi. Bapak Djarot mengatakan
demikian :
“Dalam input informasi data klien dan informasi persediaan disini
sudah menggunakan sistem komputer Mas. Lha wong jamane wis
maju, kita juga harus mengikuti perkembangan tho. Kalau pake
komputer kan input data bisa cepat dan akurat Mas. Jadi, klien tinggal
mengirimkan surat perintah kesini saja.” (Wawancara tanggal
Maret )
Yang dimaksud dengan ketelitian oleh pihak Pedaringan disini adalah
teliti dalam pengaturan pergerakan barang dan input data seperti yang telah
disebutkan diatas terhadap pengelolaan barang di gudang. Hal ini juga
meliputi penentuan luas ruang gudang untuk barang, jumlah dan kondisi
barang selama penyimpanan, serta input data-data mengenai informasi lain
tentang barang yang ada di gudang. Seperti yang disampaikan oleh bapak
Djarot :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
“Selain itu, akurasi juga mengenai pergerakan barang, mulai dari
masuk yang mana harus ditentukan dulu ruangannya seberapa yang
dibutuhkan. Lalu, kondisi barang dan jumlahnya. Data-datanya tepat
atau tidak.” (Wawancara tanggal Maret )
Setiap hari checker gudang yang akan bertugas mengawasi dan
memeriksa kondisi barang yang akan dilaporkan kepada Kepala Gudang
sebagai informasi yang akan disampaikan kepada pihak penyewa sewaktu-
waktu. Disini checker akan mengisi data-data mengenai keberadaan barang
dengan menggunakan kartu-kartu yang telah disebutkan sebelumnya diatas.
Pengisian data-data tersebut harus dilakukan dengan teliti agar tidak terjadi
kesalahan dalam input data. Dalam jurnal yang berjudul Data Warehousing
Stages of Growth Vol. , Issue: , Juni menyatakan bahwa :
“Three stages describe the current evolution of data warehouses :
initiation-the initial version of the warehouse, growth-the expansion
of the warehouse, and maturity-the warehouse becomes fully
integrated into the company’s operations”. (Tiga tahapan dalam
menggambarkan evolusi data gudang saat ini, yaitu : permulaan-
sebagai versi awal dari gudang, pertumbuhan-upaya perluasan
gudang, kematangan-gudang menjadi terintegrasi ke dalam operasi
perusahaan). (Watson, Ariyachandra, and Matyska, : ).
Data-data mengenai informasi gudang dapat dikembangkan dalam
upaya pengelolaan data yang lebih valid dan relevan sebagai alat
pengambilan keputusan. Perkembangan terhadap data gudang tersebut dapat
digambarkan melalui tahap permulaan sebagai gambaran melihat bentuk
awal dari gudang. Hal ini didukung dedngan upaya perluasan gudang
sebagai langkah pertumbuhan serta menilai kematangan gudang untuk
dioperasikan. Dalam A Virtual Data Warehouse for Manufacturing industry
dikatakan lebih lanjut seperti berikut ini :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
“The present work created a virtual data warehouse by accessing,
sorting and integrating the enterprise data in the form of a repository.
The work is part of an overall approach to improving information
management effectiveness by turning operational data scattered
through out the organization into useful information, and by
delivering that information to the hands of the users for decision
making”. (Pada pekerjaan saat ini membuat sebuah data gudang yang
berbentuk virtual dengan mengakses, memilah dan mengintegrasikan
data perusahaan dalam bentuk repositori. Pekerjaan yang merupakan
bagian dari sebuah pendekatan menyeluruh untuk meningkatkan
efektivitas manajemen informasi dengan mengubah data operasional
yang tersebar di seluruh organisasi menjadi informasi yang berguna,
serta memberikan informasi ke tangan pengguna untuk pengambilan
keputusan). (Jigeesh and Kondabolu, : )
Pihak Pedaringan menjamin kerahasiaan dan keamanan data-data
penyewa agar tidak bisa diketahui oleh orang lain. Mereka akan cenderung
lebih terbuka terhadap penyewa gudang tersebut. Penyewa setiap saat bisa
mengakses informasi mengenai data yang mereka perlukan terkait gudang
dan barang-barang mereka.
Mengenai kejujuran pada prinsip yang terakhir tersebut adalah tentang
pemberian pelayanan yang prima dengan segala kemampuan yang dimiliki
dan pemberian informasi sesuai dengan kenyataan yang ada di lapangan.
Kepuasan pelanggan yang dicapai dengan meyakinkan kepada para
pelanggan bahwa gudang di Pedaringan memberikan jaminan terhadap
keberadaan barang pelanggan sejak barang tersebut masuk hingga keluar
dengan informasi yang jujur. Menjalin hubungan yang baik antara pihak
klien dengan Pedaringan tersebut akan membangun kerja sama dan
kepercayaan dalam kegiatan pergudangan selanjutnya. Bapak Suwardi
mengatakan demikian :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
“Kami akan selalu memberikan pelayanan yang terbaik untuk klien,
dengan pemberian pelayanan yang baik tersebut Kami yakin akan
meningkatkan kepercayaan klien terhadap apa yang telah kami
berikan untuk mereka.” (Wawancara tanggal Maret )
Bapak Djarot juga menegaskan hal serupa yang disampaikan oleh
bapak Suwardi mengenai kepercayaan klien tersebut :
“Kami disini tidak ingin mengecewakan klien. Dengan pelayanan
terbaik dan pemberian informasi yang jujur kami yakin akan
meningkatkan kepercayaan mereka terhadap kami. Kejujuran menjadi
kunci terpenting bagi kami dalam menjaga hubungan baik dengan
pelanggan.” (Wawancara tanggal Maret )
Kejujuran memegang peranan yang sangat penting dalam menjaga
hubungan antara klien dengan pihak Pedaringan. Sekaligus sebagai cara
untuk menarik pelanggan baru. Tidak hanya itu saja, prinsip-prinip yang
lain pun juga memiliki peranan yang sama vitalnya dalam meyakinkan
pelanggan bahwa pelayanan pergudangan di Pedaringan tersebut dapat
menjamin kepuasan bagi klien/pelanggan yang ingin menggunakan jasa
pergudangan di Perusda Pedaringan.
Dalam masalah keamanan di Pedaringan mengenai penjagaan dan
pengawasan terhadap keberadaan barang di gudang dan memastikan kondisi
barang tidak hilang atau rusak. Untuk sistem keamanan di Pedaringan ini
disetiap kompleks gudang ditugaskan orang checker untuk mengawasi
gudang. Seperti yang disampaikan bapak Djarot :
“Untuk masalah keamanan masing-masing gudang ada checker-nya
orang setiap kompleks. Disini ada kompleks gudang, kompleks atas
ada gudang dan kompleks bawah gudang. Selain itu, ada juga
security yang bertugas setiap harinya.” (Wawancara tanggal Maret
)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Pihak penyewa kadang-kadang juga ada yang sudah menggunakan
jasa keamanan sendiri atau dari luar untuk menjaga barangnya di gudang.
Sehingga pihak checker hanya bertugas memeriksa kondisi barang saja
tanpa harus mengawasi. Selain untuk menjamin keamanan dengan
menggunakan jasa keamanan sendiri atau dari luar, dikarenakan pihak
checker gudang hanya memiliki jam kerja selama jam/hari dari jam .
WIB- . WIB. Seperti yang dikatakan oleh Bapak W salah satu penyewa
gudang demikian :
“Disini saya menggunakan tenaga keamanan sendiri Mas. Lha,
checker-nya jam sore udah pulang. Terus yang jaga malam nanti
siapa ? satpam saja keliling cuman sesekali.” (Wawancara tanggal
Maret )
Hal ini juga didukung dengan pernyataan yang disampaikan oleh
bapak Bambang berikut ini :
“Saya disini kerja setengah hari Mas, pagi masuk jam , jam sore
udah pulang. Yang jaga malam nggak ada, paling ya satpam yang
keliling.” (Wawancara tanggal Maret )
Petikan wawancara tersebut menunjukan bahwa checker gudang
hanya menjaga gudang dan mengontrol keadaan perediaan barang di gudang
selama kurang lebih setengah hari dari pagi hingga sore. Sedangkan untuk
malam hari tidak ada checker yang menjaga gudang hanya ada security yang
bertugas keliling saja. Hal ini menjadi permasalahan pada sistem keamanan,
keakuratan pendataan barang, dan pengontrolan persediaan stok barang di
gudang yang harus diperhatikan oleh Pedaringan agar kepercayaan klien
bisa bertambah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Salah satu penyewa gudang di Perusda Pedaringan yang lain, bapak Z
mengatakan demikian :
“Keamanan disini kelihatannya perlu diperketat lagi Mas. barang-
barang kami jaga sendiri biar efektif. Checker gudang saja cuma
orang ditiap kompleks. Kalau kecolongan gimana ? Kalau malem
yang tugas keliling juga jarang. Harusnya di gudang kalau bisa
dipasang CCTV.” (Wawancara tanggal Maret )
Salah satu penyewa gudang yang lain, bapak Y menambahkan
pendapat tersebut demikian :
“Peralatan untuk sistem keamanan kayaknya harus ditambahi lagi
Mas. Seperti penerangan yang masih kurang kan disini kalau malem
gelap sekali Mas. Lalu, menambah alat-alat keamanan di gudang
untuk antisipasi kalau terjadi pencurian. Alarm-nya perlu diperbaiki
juga.” (Wawancara tanggal Maret )
Dari wawancara tersebut menunjukan dalam kenyataannya sistem
keamanan di Pedaringan masih perlu untuk diperketat lagi. Hal ini
diharapkan agar bisa mengantisipasi gangguan keamanan yang sewaktu-
waktu bisa terjadi. Oleh karena itu, dengan adanya peningkatan terhadap
sistem keamanan tersebut dapat menjamin keberadaan barang milik
penyewa yang ada di gudang aman.
. Tagihan
Tagihan ini merupakan proses meminta jumlah biaya penyimpanan
kepada pihak penyewa seuai dengan kesepakatan yang telah disetujui
bersama. Proses ini dimulai dari mempersiapkan tagihan berdasarkan
periode tagihan oleh Staff Kantor Gudang. Dalam mempersiapkan tagihan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
tersebut dibuatkan Tanda Terima Penyimpanan (TTP) (lihat gambar . )
dan Tanda Bukti Penyerahan (TBP) (lihat gambar . ).
Dalam tagihan ini terdapat rincian biaya yang harus dibayar oleh
pihak penyewa berdasarkan luas ruangan yang dipakai, berat barang, dan
lama penyimpanannya. Seperti yang disampaikan bapak Suwardi :
“Kalau untuk perjanjiannya biasanya biaya penyimpanan dihitung
berdasarkan m /ton/hari atau per bulan tergantung kesepakatan
kontrak.” (Wawancara tanggal Maret )
Hal ini sama seperti yang disampaikan oleh bapak W yang mengatakan
demikian :
“Kalau udah selesai nanti dikasih tagihannya Mas. Berapa rincian
biayanya sudah tertuang disitu. Ya, biayanya berdasarkan luas
ruangan yang disewa sama jumlah barang yang dititipkan.”
(Wawancara tanggal Maret )
Bapak X juga mengatakan hal yang sama seperti yang disampaikan oleh
bapak W :
“Di tagihannya ya isinya jumlah biaya yang harus kami bayar sesuai
perjanjian waktu akan nyewa gudang Mas.” (Wawancara tanggal
Maret )
Hal tersebut juga didukung oleh pernyataan bapak Z yang mengatakan
demikian :
“Kalau mau ngeluarin barang atau sewa habis dikasih tagihan Mas.
Rincian biayanya sih sesuai tergantung kesepakatan kontrak.”
(Wawancara tanggal Maret )
Berdasarkan hasil wawancara tersebut menunjukan bahwa dalam
perjanjian atau kontrak antara penyewa dengan pihak Perusda Pedaringan
sudah ditentukan berapa perhitungan biaya total tagihan nantinya yang harus
dibayar oleh pihak penyewa kepada Perusda Pedaringan selaku pemilik
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
gudang. Perhitungan biaya tersebut berdasarkan luas ruangan yang dipakai
dikalikan dengan jumlah/berat barang. Lalu, dikalikan lagi dengan lama
waktu penyimpannya.
Sebagai tanda bukti jumlah biaya yang harus dibayar pada saat barang
pertama kali akan disimpan tercantum di dalam TTP (lihat gambar . ). Di
dalam TTP ini juga berisi keterangan tentang detail barang yang akan
disimpan. Sedangkan, TBP (lihat gambar . ) sebagai bukti jumlah biaya
yang harus dibayar pada saat barang akan diambil. Di dalamnya juga berisi
keterangan tentang detail barang yang telah disimpan.
Selain TTP dan TBP dalam tagihan biaya penyimpanan juga disertai
rekap tagihan yang berisi biaya total yang dikenakan kepada pihak penyewa
yang telah menitipkan barang di gudang Pedaringan. Ketiga berkas tersebut
akan diperiksa oleh Kepala Pergudangan terlebih dahulu. Setelah disetujui,
ketiga berkas tersebut akan direkap dan diserahkan kepada Direksi
Operasional untuk disetujui yang selanjutnya akan diserahkan kepada pihak
penyewa untuk membayar sejumlah uang yang sudah tertera di dalam
tagihan tersebut.
Kelancaran dalam proses tagihan ini didukung oleh kepercayaan
antara pihak penyewa dan pihak Perusda Pedaringan yang terjalin dengan
baik. Pembayaran tagihan ini selalu dilakukan tepat waktu dan pihak
penyewa tidak merasa dirugikan. Seperti yang disampaikan oleh bapak
Suwardi :
“Dalam tagihan biaya sewa gudang rata-rata pihak penyewa tepat
waktu. Kami disini memberikan kepercayaan kepada pihak penyewa
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
dengan menjalin hubungan baik dan memberikan pelayanan yang
berkualitas, bukan asal-asalan.” (Wawancara tanggal Maret )
Hal tersebut didukung dengan apa yang disampaikan oleh bapak Y
yang mengatakan hal yang serupa :
“Untuk urusan tagihan kami upayakan tepat waktu. Mereka
(Pedaringan) sudah memberikan kami dengan pelayanan yang bagus.
Jadi, kami tidak akan melanggar kontrak yang sudah disepakati karena
kami juga merasa tidak dirugikan.” (Wawancara tanggal Maret
)
Apabila pihak penyewa tidak segera membayar biaya sewa dan
mengambil barang dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Maka, pihak
Pedaringan mempunyai hak untuk melakukan tindakan terhadap barang
milik penyewa yang disebut dengan hak retensi. Seperti yang disampaikan
oleh bapak Suwardi :
“Apabila barang tidak segera diambil dan tidak dibayar oleh penyewa,
kami memiliki hak retensi terhadap barang tersebut. Bisa kami lelang
atau jual kalau masih layak atau kami musnahkan bila mengganggu
lingkungan sekitar.” (Wawancara tanggal Maret )
Hasil wawancara tersebut menunjukan bahwa pihak Perusda
Pedaringan bisa mengambil tindakan apabila pihak penyewa melanggar
kontrak yang telah disepakati. Salah satunya hak retensi tersebut. Hak
retensi yang dilakukan adalah dengan menjual barang yang ada digudang
atau memusnahkannya. Apabila barang yang ada di gudang tersebut masih
dalam kondisi baik dan masih bernilai, maka pihak pedaringan akan
melelang atau menjual barang tersebut ke publik. Namun, apabila barang
tersebut sudah dalam kondisi yang tidak baik dan tidak memiliki nilai maka
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
barang tersebut akan dimusnahkan agar tidak mengganggu masyarakat dan
lingkungan sekitar.
Kegiatan pemusnahan terhadap barang-barang yang sudah tidak layak
yang dapat mengganggu keberadaan lingkungan sekitar juga dilakukan
sebagai upaya dari Perusda Pedaringan dalam menjaga kelestarian
lingkungan dan tidak merugikan masyarakat disekitarnya. Hal ini
menunjukan bahwa di Pedaringan menerapkan gudang terbuka yang
berwawasan lingkungan. Bapak Suwardi menambahkan :
“Di Pedaringan sendiri juga peduli terhadap lingkungan sekitar. Kami
tidak ingin merugikan masyarakat meskipun kami termasuk gudang
terbuka. Tetapi kami juga menerapkan gudang yang berwawasan
lingkungan.” (Wawancara tanggal Maret )
Berdasarkan wawancara diatas Perusda Pedaringan ingin menunjukan
kepada masyarakat bahwa wilayah pergudangan di Pedaringan bukan
merupakan wilayah yang berbahaya yang dapat mengganggu lingkungan
sekitar. Gudang di pedaringan merupakan gudang terbuka yang berwawasan
lingkungan. Hal ini terbukti dengan adanya aturan tentang diperbolehkannya
barang-barang tertentu saja yang boleh disimpan ke dalam gudang di
Pedaringan. Selain itu, adanya penghijauan disekitar areal Perusda
Pedaringan yang menunjukan kalao Perusda Pedaringan juga peduli
terhadap kelestarian lingkungan sekitar.
Sejak Perusda Pedaringan ini didirikan pada tahun ,
penggunaan hak retensi tersebut belum pernah dilakukan. Bapak Suwardi
mengatakan demikian :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
“Sejauh ini kami belum mengenakan hak retensi kepada klien. Paling
mereka cuman ada beberapa kesalahan teknis yang masih bisa
ditoleransi. Pihak klien selalu tepat waktu dalam mengambil barang
dan memenuhi kewajiban mereka.” (Wawancara tanggal Maret
)
Dari kutipan wawancara diatas dapat dijelaskan bahwa sejauh ini
belum ada penyewa gudang yang dikenai hak retensi. Rata-rata pihak
penyewa hanya melakukan beberapa kesalahan teknis yang masih bisa
untuk diperbaiki. Untuk masalah penagihan sendiri pihak penyewa selalu
melakukannya tepat waktu.
Pihak Perusda Pedaringan bisa saja melakukan tindakan pemusnahan
terhadap barang-barang yang ada di gudang berdasarkan persetujuan dengan
pihak penyewa. Hal ini seperti dengan apa yang disampaikan oleh bapak
Suwardi :
“Kalau ada barang yang sekiranya membusuk dan yang sudah tidak
layak yang dapat membahayakan lingkungan sekitar akan kami
musnahkan Mas. Pemusnahan tersebut kami lakukan karena
beralasan. Biasanya atas permintaan klien. Kalau nggak ya kami kasih
tahu ke klien ada barang yang sekiranya sudah tidak layak untuk
dimintai persetujuan pemusnahan dengan alasan itu tadi.”
(Wawancara tanggal Maret )
Dari hasil wawancara tersebut menunjukan bahwa pemusnahan yang
dilakukan oleh pihak Perusda Pedaringan ini sendiri beralasan demi
menjaga lingkungan sekitar. Pemusnahan tersebut dilakukan dengan
meminta persetujuan dari pihak penyewa terlebih dahulu. Bahkan pihak
penyewa sendiri ada yang meminta secara langsung agar barang-barang
yang tidak layak tersebut untuk dimusnahkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, dapat ditarik kesimpulan
bahwa manajemen pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan
Kota “Pedaringan” Surakarta dapat dikatakan baik. Hal ini dapat dilihat di
dalam pelaksanaan Standard Operating Procedure (SOP) pergudangan yang
dijadikan indikator dalam penelitan ini oleh penulis. Pelaksanaan indikator-
indikator tersebut dapat dilihat seperti berikut ini :
. Penerimaan
Kegiatan penerimaan di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan
Kota “Pedaringan” Surakarta berjalan dengan lancar. Hal ini didukung
dengan adanya perencanaan yang jelas dan akurat dalam mempersiapkan
ruang gudang untuk penyewa, kecepatan dan ketelitian dalam proses
pemasukan barang ke gudang. Dalam proses bongkar barang pihak
penyewa dibantu tenaga ahli prfesional yang telah disediakan oleh Perusda
Pedaringan sehingga meringankan beban penyewa dalam bongkar barang.
Selain itu, adanya alat bantu forklift dan hand-palet yang memudahkan
proses pemindahan barang ke gudang.
Secara garis besar Perusda Pedaringan benar-benar menjalankan
prinsip kecepatan dan ketelitian dengan baik dalam melaksanakan kegiatan
penyimpanan barang di gudang Pedaringan. Akan tetapi, masih ada juga
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
penyewa yang mengeluh akan waktu tunggu yang lama dalam proses
pemasukan barang tersebut. Terutama, dalam mengurus administrasinya.
Namun, hal ini segera diatasi dengan pegawai yang profesional dengan
didukung teknologi komputerisasi sehingga proses administrasi bisa
berjalan sebagaimana mestinya. Selain itu, kondisi jalan untuk menuju
gudang yang rusak membuat transportasi menjadi terhambat dan
kurangnya perawatan terhadap alat bantu mekanik yangmembuat proses
bongkar atau muat barang memakan waktu agak lama.
. Pengeluaran
Proses pengeluaran barang di Perusahaan Daerah Pusat
Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta sama baiknya dengan proses
penerimaan. Pihak Pedaringan memberikan informasi yang jelas dan
mudah dipahami oleh penyewa mengenai kondisi persediaan barang di
gudang sebelum dilakukan proses pengeluaran. Mereka mampu merespon
dengan baik terhadap perintah pengeluaran barang yang dikehendaki oleh
penyewa. Selain itu, Proses muat barang yang cepat dan teliti dengan
dibantu tenaga yang profesional.
Kesamaan tahap ini dengan penerimaan barang adalah benar-benar
menjalankan prinsip kecepatan dan ketelitian dengan baik. Perusda
Pedaringan tidak ingin mengecewakan pihak penyewa dengan membuat
kesalahan pada saat barang akan diambil oleh penyewa atau dikeluarkan
dari gudang. Kendala yang dihadapi hampir sama juga dengan kendala
yang dialami pada saat penerimaan barang yaitu waktu tunggu dalam
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
proses administrasinya dan penggunaan alat mekanik yang kadang-kadang
macet karena kurang perawatan. Serta, jalur akses keluar gudang yang
rusak di beberapa titik.
. Pengawasan dan pelaporan
Pelaksanaan kegiatan pengawasan dan pelaporan berjalan dengan
lancar karena didukung oleh petugas checker yang profesional.
Pengawasan dan pelaporan ini dilakukan terhadap barang-barang yang
disimpan di dalam gudang. Laporan tersebut akan ditujukan kepada
Kepala Gudang sebagai bahan untuk memberikan informasi kepada
penyewa terkait kondisi barang milik penyewa.
Dalam pelaksanaan kegiatan ini pihak Pedaringan menjalankan
prinsip yaitu kecepatan, ketepatan, ketelitian, dan kejujuran. Meskipun
pengawasan barang dan kontrol persediaan stok masih kurang karena
sedikitnya checker yang dimiliki. Pihak Pedaringan juga terbuka dalam
memberikan informasi kepada penyewa terkait kondisi barang yang
disimpan. Hal ini karena adanya pembuatan laporan kondisi barang milik
penyewa secara harian.
Selain itu, mampu menjaga kerahasiaan dan keamanan data
mengenai kondisi barang penyewa. Serta bertanggung jawab terhadap
segala sesuatu yang terjadi pada barang milik penyewa yang ada di
gudang. Apabila barang milik penyewa mengalami kerusakan atau tidak
sesuai dengan kondisinya pada saat barang diterima pihak Perusda
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Pedaringan bersedia mengganti sesuai dengan peraturan yang telah
ditetapkan.
. Tagihan
Dalam proses penagihan terhadap kewajiban penyewa kepada
pihak Pedaringan dapat berjalan dengan lancar. Hal ini karena
keberhasilan pihak Pedaringan dalam membangun kepercayaan dengan
klien-nya tersebut. Pihak Pedaringan memberikan perhitungan yang jelas
terkait tagihan yang harus dibayar oleh penyewa. Bersikap terbuka
terhadap penyewa mengenai bagaimana perhitungan biaya tagihan yang
harus dibayar. Serta mudah diajak untuk bernegosiasi dan sopan dalam
membahas perjanjian/kontrak gudang.
Dengan demikian pihak penyewa tidak perlu khawatir akan
dibebani biaya yang memberatkan oleh pihak Peusda Pedaringan. Karena
biaya penyimpanan dibicarakan bersama antara pihak penyewa dengan
Perusda Pedaringan.
B. Saran
Manajemen pergudangan digunakan untuk mengelola, mengendalikan
dan mengawasi kegiatan pergudangan. Yang diharapkan dari kegiatan ini
adalah terjaminnya kondisi barang dan gudang, pengambilan dan pemasukan
barang ke gudang yang efektif dan efisien, serta kemudahan dan keakuratan
informasi stok barang di gudang. Saran yang bisa diberikan oleh penulis guna
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
memperbaiki manajemen pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat
Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta adalah
. Masih ditemui adanya waktu tunggu yang lama dialami oleh beberapa
penyewa yang akan memasukan barang ke gudang. Oleh karena itu, perlu
adanya perbaikan terhadap sistem adminitrasinya terutama pada saat akan
melakukan penerimaan maupun pengeluaran barang.
. Masih terdapat beberapa infrastruktur yang kurang terawat seperti jalan
yang rusak dan sistem drainase yang kurang baik. Oleh karena itu, perlu
adanya perbaikan dan perawatan infrastruktur seperti jalan sebagai akes
menuju gudang yang rusak serta perbaikan terhadap sistem drainase agar
pada saat musim hujan tidak terjadi genangan air di beberapa titik lokasi.
Hal ini untuk mengurangi hambatan pada saat proses pemasukan dan
pengeluaan barang oleh transportasi pengangkut barang.
. Masih ada sarana dan prasarana seperti peralatan mekanik yang kurang
perawatannya. Oleh karena itu, perlu adanya perawatan yang rutin agar
peralatan-peralatan tersebut dapat beroperasi dengan baik untuk membantu
kelancaran aktivitas pergudangan.
. Kurangnya petugas yang mengontrol kondisi barang-barang yang ada di
gudang. Oleh karena itu, perlu menambah petugas checker gudang dalam
pengawasan dan pendataan stok terhadap barang-barang di gudang untuk
meningkatkan keakuratan data dan informasi persediaan stok.
. Menambah kamera CCTV, penerangan, dan alat bantu keamanan di
masing-masing gudang untuk memperketat sistem keamanannya.