managementuliniȚiativelor in business...definirea nevoii de business scopuri și obiective de...

3/21/2019

1

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020

Un proiect pentru românii care vor să înceapă o afacere de

succes ACASĂ


MANAGEMENTUL INIȚIATIVELORIN BUSINESS

1

2

3/21/2019

2


Managementul Inițiativelor

în Business

Contextul curentCodrin-Dan Nicolau, MBA, PMP, CBAP, CPRE, PMI-PBA, CSM, OCEB, LSS-GB, ITIL


Formalităţi

• Prezentari• Logistică (pauze, facilități, masă, etc.)• Reguli de angrenare in sală de clasă• Să începem!

3

4

3/21/2019

3


Sectiunea 1: Introducere în Analiza de Business

Importanţa analizei eficace de business Rolul analistului de business

Standardizare si adaptabilitate


Rolul analistului de business

Ce este Analiza de Business ?

Analiza de business este un set de sarcini şi tehnici utilizate pentru a permite o legătură între stakeholderi, pentru a înţelege structura, politicile, şi operaţiunile unei organizaţii, şi să recomande soluţii care să permită organizaţiei să îşi atingă obiectivele .

– Ghidul BABOK

5

6

3/21/2019

4





Ciclul generic de viaţa a soluţiei de business

Implementare

Analiza strategicaAnaliza strategica

Idee/ nevoie de business

Solutie Operatiuni

DezactivareDezactivare

Inve

stiti

e

Cicluri de imbunatatireCicluri de imbunatatire

[Proiect][Proiect]

[Proiect][Proiect]

[Proiect][Proiect]

NevoieimbunatatireNevoie de imbunatatire

Creare valoareCreare valoare

Context ProiectContext Proiect Context ProdusContext Produs

Decizie Decizie dezactivare

7

8

3/21/2019

5


Ce este o problemă

• Problemă = deosebirea între situaţiaexistentă şi situaţia dorită

Ce este acum Ce ar trebui să fie

Conotaţie negativă Oportunitate


Rezolvare de problemă

• Rezolvare de problemă = ce trebuie sa facem ca să ajungem la situaţia dorită

Nevoi Solutii

Rezolvare problema

9

10

3/21/2019

6


Modelul de rezolvare de problemă

Analiza problemei

Tragere concluzii

Stabilire set criterii

Identificare soluţie potrivită

ElaborarePlan actiune


Modelul de rezolvare de problemă

Nevoi

Opinialui A

Opinia luiC

Opinia luiB

Analiza problemei

Tragere concluzii

Stabilire set criterii

Soluţii

Identificare soluţie potrivită

ElaborarePlan actiune

11

12

3/21/2019

7


Documentul Viziune şi Conținut

Viziune si Conținut

Viziune și Conținut

•Situația curentă și situația dorită din perspectiva business-ului

•Caracteristici în interiorul și în afara conținutului soluției


Problema și Soluția

Problema … Descrieți problema.

Afectează… Lista de stakeholderi afectaţi de problemă.

Impactul asociat este Descrieţi impactul problemei pentru fiecare stakeholder.

Constrângerile, limitările sunt...

Descrieți constrângerile (exterioare), limitările (interioare, resurse)

O soluţie de succes ar… Listaţi unele beneficii cheie ale unei soluţii de succes.

13

14

3/21/2019

8


Conținut soluție vs. Conținut proiect

• Conţinutul soluţiei defineşte ceea ce trebuie să fie livrat pentru a satisface nevoia de business, adică acele caracteristici care sunt importante pentru soluţie.

• Conţinutul proiectului defineşte activităţile, timpul şi resursele necesare pentru proiect.


Cerințe

O cerinta este:• O condiţie sau o capabilitate necesara stakeholder-ului pentru a

rezolva o problemă sau realiza un obiectiv.• O condiţie sau capabilitate care trebuie să fie îndeplinită sau

avută de o soluţie sau o componentă a soluţiei pentru a satisface un contract, standard, specificație sau alte documente impuse în mod oficial.

• O reprezentare documentată a condiţiei sau capabilității ca în (1) sau (2).

Ghidul BABOK

15

16

3/21/2019

9


Cerințe

Tipuri de cerințe


Cerinte

Reguli de business Reguli

operative

Nu se va …

Nu se va putea…

Este interzis…

Nu va fi permisă…

Reguli structurale

Se va folosi această formulă

Aceasta se va arhiva sub…

Configurația de securitate

va fi…

Orele normale de operare

sunt…

17

18

3/21/2019

10


Cerinte

Ipoteze și constrângeri

Ipoteze• Adevărate dar

imposibil de confiramt• Adevărate dar posibil

a fi schimbate de-a lungul proiectului

Constrângeri• Limitează soluția• Politici, program,

buget, tehnologie


Formularea cerințelorîn limbaj natural

Soluția

trebuie

ar trebui

ar putea

<acțiune>

să furnizeze <cuiva>

abilitatea de a <actiune>

să fie capabilă să <actiune>

<obiect>

< condiția>

<detalii>

Activitate autonoma

Interactiune cu utilizatorul

Interfata

19

20

3/21/2019

11


În aria de cuprindere

În afara ariei de cuprindere

În dezbatere

• Metoda cadrului (In scope-Out of scope) stabileşte caracteristicile/funcţionalităţile principale ale soluţiei care rămân în aria de cuprindere

• Tot această metodă poate fi utilizată pentru stabilirea de caracteristici / funcţionalităţi nucleu absolut necesare soluţiei, presupuse ca avute de soluţie şi/sau dorite şi care ar constitui un plus (shall, should, nice to have)

Metoda cadrului


Documentul Viziune şi Conținut

Componente ale documentului Viziune şi Conținut

21

22

3/21/2019

12


Sectiunea 2: Analiza organizatiei

Rolul BA in Analiza Organizationala Activitatile Analizei OrganizationaleIdentificarea Activitatilor Analizei

Organizationale in Organizatia Proprie


ActivitatileAnalizei Organizationale

23

24

3/21/2019

13


Analiza organizaţională :Rolul BA

• Sprijină managementul superior prin: – Analiză strategică

• Analiza comparativă şi competitivă

– Analiză organizațională • Identificarea oportunităţilor şi problemelor interne


Enterprise Analysis Activities

Definirea nevoii de business

Scopuri și obiective de

business

Problema declarată

Arhitectura organizațio-

nală

Nevoia de business

• Provocare organizațională sau problemă care trebuie clarificată

• Cauza rădăcină

25

26

3/21/2019

14



Evaluarea lacunelor de capabilitate

Nevoia de business

Arhitectura organizațio-

nală

Capabilități lipsă

• Înțelegerea capablităților curente ale organizației

• Analiză SWOT• Capabilități cerute• Comparație ale

capabilitățior actuale cu obiectivele nevoii de business



Determinarea abordarii solutiei

Nevoia de business


Abordare soluție

• Furnizare opțiuni• Recomandare

opțiuni• Selectare opțiune• Descriere a tot ce

trebuie livrat• Metodologie si cicul

de viață pentru dezvoltarea sau obținerea capabilităților

27

28

3/21/2019

15



Definirea Viziunii si ContinutuluiAbordarea

soluției

Nevoia de business


Definiție viziune și conținut

• Exercițiu de viziune• Abordare implementare• Dependențe• Caracteristici în și în

afara conținutului• Unități de business,

sisteme, tehnologii și procese implicate


Determinarea conţinutului proiectului

Realizarea variantei iniţiale a declaraţiei de conţinut(project scope statement).

Dezvoltarea structurii de defalcare a activităţii de nivel înalt.

Realizarea estimărilor de cost şi timp.

Descrierea abordării proiectului.

Obiectivele de business Livrabilele aşteptate

Produse Servicii Alte ieşiri

Ipoteze şi constrângeri

29

30

3/21/2019

16



Definirea Business CasePreocupările stakeholders

Nevoia de business

Conținut produs

Business case

• Valoare adăugată pentru business

• Descreiere a cum proiectul va îndeplini obiectivele și scopurile de business

• Estimare buget și calendar

• ROI


Sectiunea 3 Definirea Calităţii unui Proces de Business

Procesele de Business Atributele unui Proces de Business de Înaltă

Calitate Contributori la Calitatea unui Proces

31

32

3/21/2019

17


• Proces: engl. process (pros´es), n.o serie sistematică de acțiuni orientate spre un

unui scop final*

Ordonat nula întâmplare

Lucruripe care oamenii

trebuie să le facă

Motivația procesului

Proces: Definiție

* Webster’s Unabridged Dictionary of the English Language. (New York: Portland House, a division of Dilithium Press, 1989).


Proces: Definiție

Start Sfârşit

O serie de activități cu obiective definite, evenimente de start și sfârșit definite; realizate de mai multe roluri din cadrul uneia sau mai multor organizații (Gareis, 2008)

33

34

3/21/2019

18


Modelul transformațional“un grup de resurse şi activităţi ce aduc valoare prin transformarea unor

inputuri specifice in outputuri” (Slack, 2004)


Atribute ale Proceselor de Business de Înaltă Calitate

1-3

Pentru a atinge succesul în automatizarea unui proces, calitatea trebuie să fie prima construită în acest proces

•ObiectivoObiectivul este cunoscut şi agreat de toţi cei implicaţi.

•RepetabilitateoPoate fi executat cu consistenţă.

•Predictibil oRealizează ceea ce se aşteaptă.

• FlexibiloPoate fi adaptat nevoilor de business.

•Utilizabil oPoate fi executat de către utilizatorii intenţionaţi.

•CalitateoRezultatul are gradul de calitate necesar.

•DisponibilitateoRezultatul este disponibil atunci când e nevoie.

•EficienţăoMinimizarea efortului şi costului.

•EficacitateoMinimizează rebuturile şi retuşurile.

•Verificabil oRezultatele procesului pot fi verificate.

35

36

3/21/2019

19


Contributori la Calitatea Proceselor

• Proces– Cu Cerinţe clare– Adecvat obiectivelor– Bine definit şi documentat– Înţeles şi urmat– Cu puncte de verificare şi

echilibrat– Continuu îmbunătăţit

• Instrumente– Adecvate activităţilor– Calibrate corespunzător– Disponibile la nevoie

Input-uri De tip corect

Din categoria adecvată În cantitate suficientă La calitatea necesară Disponibile la nevoie

Oameni Bine pregătiţi

Adecvaţi pentru activităţi Motivaţi

Când investigaţi o problemă a unui proces de business, va trebui să suspectaţi procesul în sine, inputurile şi instrumentele sale,

înainte de a bănui că oamenii sunt sursa problemei.


Întrebări utile

• Procesul de business în studiu este de înaltă calitate?

• De ce da sau de ce nu?• Cum au contribuit oamenii la problemă? • Cum a contribuit procesul la problemă? • Cum au contribuit instrumentele/

echipamentele/ mijloacele la problemă? • Cum au contribuit inputurile la problemă? • Alte observații?

37

38

3/21/2019

20


Secțiunea 4 Alegerea unui Proces de Business pentru Analiză

Declanşatoare pentru Analiza Procesului de Business


Calitatea factor declanșator – analiza proceselor

Un proces de business trebuie analizat atunci când :– Este ineficient:

• Se pierd bani, efort şi timp • Se finalizează cu erori excesive şi retuşări

– Este inconsistent: • Are rezultate impredictibile • Are o calitate impredictibilă

– Necesită documentare: • Oamenii necesită training

– Necesită alinierea cu schimbările: • Schimbările organizaţionale, de mediu şi de politici• Schimbările din legislaţie şi reguli

39

40

3/21/2019

21


Alte declanşatoare: Analiza de proces

Un proces de business trebuie să fie analizat când:– Se trece la automatizarea unui proces manual.– Software-ul (sau alt instrument) care constituie suport

pentru proces este înlocuit sau actualizat semnificativ.– Un standard sau un model industrial a fost adoptat (spre

exemplu CMMI, PMBOK, ISO 9000)– Obiectivul procesului se schimbă

Nota:– E de dorit ca aceste schimbări să fie rezultatul unei analize

a procesului de business, analiză care să clarifice adevăratele nevoi.

– Atunci când nu este cazul, se foloseşte analiza procesului de business pentru a reduce efectele schimbării.

2-3


4 perspective în modelarea organizațională

• Business motivation models– Descriu scopurile business-ului și mijloacele de îndeplinire a

acestora• Business organizational models

– Descriu ce grupuri organizaționale există și interacțiunea dintre acestea pentru îndeplinirea activităților

• Business process models– Descriu sarcinile pas-cu-pas pentru realizarea activității

• Business rule models– Descriu legile, normele și politicile care constrâng activitatea

41

42

3/21/2019

22


Harta proceselor (ISO 9000)

Product/

Service


Harta proceselorpe categorii

Angebots-

legung

Markt-forschung

Auftrags-

Abwicklung

A

Clienţi

Produkt-

Auftrags-

Abwiclung

B

Service

PR

Service Procese

Primare

Procese secundare

Procese terţiare

43

44

3/21/2019

23


Înțelegerea procesului studiat în context

Proces studiat

Proces conex

Proces amonte

Proces aval

Proces conex

Proces conex


Fisa procesului

• Nume proces:• Scop:• Responsabil:• Politica:• Conditii declansare:• Conditii oprire:• Reglementari• Resurse

– Umane– Materiale– Financiare– Informationale

• Verificari/ Validari in proces

45

46

3/21/2019

24


Sectiunea 5: Înţelegerea Procesului de Analiză de Business

Analiza Procesului de Business Rolul Analistului de Business


Analiza Procesului de Business

•Analiza procesului de business constă în :– Obţinerea unei înţelegeri a procesului de business – Înţelegerea cerinţelor stakeholderilor faţă de proces – Determininarea obiectivelor procesului – Identificarea problemelor asociate procesului şi

izolarea cauzelor acestora– Dezvoltarea opţiunilor de îmbunătăţire a procesului– Iniţierea acţiunilor de îmbunătăţire a proceselor

Analiza procesului de business include definirea modului în care o activitate dintr-o organizaţie este efectuata şi determinarea modului de îmbunătăţire a

acesteia.

47

48

3/21/2019

25


C. Iniţierea

B. Reco-mandări

A. Analiză

Procesul de “Analiză a Procesului de Business”

1. Determinarea procesului de business

care va fi analizat

2. Definirea PAT (process action team- echipa de acţiune a proiectului )

3. Identificarea stakeholderilor

procesului

4.Obţinerea informaţiilor din partea

stakeholderilor

9. Feedback şi validare informaţii cu

stakeholderii

5. Documentarea obiectivelor procesului

şi identificarea metricilor

6. Modelarea procesului curent

(as-is)

7. Identificare cauzelor problemelor procesului

8. Determinare opţiunilor de îmbunătăţire

11. Construirea business case-ului pentru îmbunătăţire

12. Planificarea şi implementareaîmbunătăţirilor

10. Modelarea procesului

planificat (to-be)

Start

13. Proces în spirală:se repetă această

buclă până se obţine o înţelegere clară a

procesului


Procesul în spirală3. Identificați

părțile interesate de proces

4. Adunați informațiile de la părțile interesate

9. Obțineți feedback și validați informațiile cu

părțile interesate

5. Documentați scopul procesului

și modul de măsurare

6. Modelați procesul curent

(as-is)7. Identificați cauzele problemei procesului

8. Determinați opțiunile de

îmbunătățire a procesului

ScopO înțelegere

clară a procesului

49

50

3/21/2019

26


Rolul Analistului de Business

Jucător cheie în activităţile din jurul procesului de analiza de business. Responsabilităţile pot include: – Sprijinirea managementului senior prin:

• Analiză strategică (de exemplu analiza comparativă)• Analiză Intreprinderii(Identificarea oportunităţilor)• Conducerea unei echipe care constă din PAT eventual şi altii.• Fiind expert în procesul de analiză • Orientind organizatia spre finalizarea cu succes a procesului de

analiză a proiectului de afaceri. – In organizaţiile mici, BA poate efectua toate activităţile

(este recomandată formarea unui PAT)


Secțiunea 6: Autorizarea(chartering) echipei PAT(Process Action Team)

Scopul echipei PAT

Mecanica echipei PAT

51

52

3/21/2019

27


Scopul echipei PAT

• Lucrează pentru o perioadă scurtă de timp (de exemplu, mai puţin de 3 luni)

• Urmarește realizarea unui obiectiv precis delimitat

• Suplimentează cunoştinţele BA în analiză de business

• Capitalizează la membrii echipei cunoştințeprivind procesul de analizat

• Accelerează analiza activităţilor prin împărţireamuncii la mai multe persoane


Mecanica echipei PAT

1. Iniţierea PAT :– Se aleg membrii PAT .– Stabilirea cartei şi obiectivelor PAT.

2. Efectuarea activității:– Se ţin reuniuni PAT .– Se face analiza procesului de business .– Se propun îmbunătăţiri. .– Punerea în aplicare a îmbunătăţirilor (opţional).

3. Dizolvarea PAT :– Se susține o sesiune cu lecţiile învăţate. – Se declară succesul şi se dizolvă echipa PAT.

53

54

3/21/2019

28


Secțiunea 7: Identificarea stakeholderilorunui proces de business

Stakeholderii unui proces de business Cum să se identifice stakeholderii


Stakeholderi ai unuiProces de Business

• Oricine afectează sau este afectat de acest proces, de exemplu: – Indeplineşte una sau mai multe dintre activităţile

procesului – Furnizeaza un input procesului – Primeşte un output din proces – Asigura servicii de sprijin pentru proces – Autorizează procesul – Reglementează procesul– Conduce oricare dintre stakeholderii din proces

55

56

3/21/2019

29


Cum să identificam stakeholderii

1. Identificați toti actorii din acest proces. 2. Identificați actorii în aprovizionarea procesului. 3. Identificați actorii care receptionează procesul. 4. Identificați managerii stakeholderilor deja identificați. 5. Intrebati fiecare stakeholder:

"Mai este cineva cu care eu ar trebui să vorbesc?"

Este un proces in spirala. Nu te opri niciodată din a căuta stakeholderi.


Determinare stakeholders folosind tehnica mind-mapping

57

58

3/21/2019

30


Secțiunea 8: Alegerea tehnicii de colectare de informaţii

Provocări in colectarea de informaţii Tehnici pentru colectarea de informaţii


Provocări ale obținerii de informații

• Diferite tipuri de personalitate – De exemplu, introvertit vs extravertit

• Diferite stiluri de gândire – De exemplu, creier- dreapta vs. creier -stânga

• Diferite roluri organizaţionale – Directori şi manageri – Tehnicieni şi experţi în materie (SME-Subject Matter

Experts) – Muncitori calificaţi – Muncitori necalificaţi

59

60

3/21/2019

31


InterviuIndividual

• Cel mai bun pentru directori şi manageri • E bun pentru SME daca nu sunt mai multi • Utilizarea eficienta a timpului intervievatului

(dar nu si a intervievatorului) • Nota:

– Unele persoane nu se intervievează bine.


Atelier de grup(Workshop)

• Cel mai bun pentru grupuri de persoane cu locuri de muncă sau pregătire similare

• Utilizarea foarte eficientă a timpului celui care chestionează

• Duce la stimularea de idei între participanţi• Nota:

– Unii oameni nu vor vorbi într-un grup.

61

62

3/21/2019

32


Observarea

• Vă permite să fiti martor la lucrul care se realizează (fluxul şi ritmul) )

• Poți observa lucruri despre care lucrătorii nu s-au gândit să vă spună

Nota:– Intrebările pot întrerupe fluxul de lucru – Lucrătorii pot face lucrurile in modul "corect" în

loc de felul în care acestia procedeaza în mod normal .

– De asemenea nu utilizaţi,observarea , fără interviuri sau ţinerea de ateliere de lucru. .


Ancheta (Sondajul)

Prin posta, e-mail, internet, telefon • Pune exact aceleasi intrebari la mai multe

persoane • Rata de răspuns e scăzuta • Rezultate denaturate din cauza auto-

selecţiei respondentilor • Probabilă neînţelegere a întrebărlorilor sau

răspunsurilor • Nota:

– Nu utilizaţi metoda anchetei, fără interviuri sau ţinerea de ateliere de lucru.

63

64

3/21/2019

33


Secțiunea 9: Colectarea de informaţii de la stakeholderi

Procesul în spirală de colectare a informaţiilor Pregătirea pentru o sesiune de culegere de informaţii Desfasurarea unei sesiuni de culegere de informaţii Pornind de la o sesiune de culegere de informaţii

Feedback şi verificare


3. Identificatistakeholderi in

process

4. Obținerea info dela stakeholderi

9. Feed back sivalidare info cu

stakeholderi

5. Prezentați obiectivul

procesului si modul de masurare

6. Modelați procesul curent

(as-is)

7. Identificati cauzele problemei procesului

8. Determinareaoptiunilor deîmbunătățire

Scop:Intelegerea

clara a procesului

Procesul spiral de obtinere a informaţiilor

7-2

65

66

3/21/2019

34


Pregătirea pentru o sesiune de culegere de informaţii

• Logistica– Ce vei face?

(Interviu, atelier, observare, ancheta)– Cine va fi implicat?

(Participanţii, facilitator, stenograf, etc) – Când se va întâmpla?

– Unde va fi făcut?(Pentru un sondaj: poştă, e-mail, internet, telefon)

• Scopuri – De ce este ţinut?

• Întrebări – Cum veti şti ca ati terminat?


Intrebările principale

• Scop: Ce (se) face de fapt? De ce e necesar?

• Loc: Unde? De ce?• Secvența: Când? De ce?• Persoane: Cine? De ce?• Mijloace: Cum? De ce?

In vederea…– Eliminării– Combinării sau rearanjării– Simplificării

67

68

3/21/2019

35


Intrebările secundare

• Scop: Ce [activitate] este făcută? De ceeste făcută?

• Ce altceva ar putea fi făcut?• Ce ar trebui făcut [de fapt]?

In vederea…– Eliminării– Simplificării



• Loc: Unde se face [activitatea]? De ce se face acolo?

• Unde altundeva ar putea fi făcută?• Unde ar trebui făcută [de fapt]?

In vederea…– Combinării sau rearanjării

69

70

3/21/2019

36



• Secvența: Când este făcută [activitatea]? De ce este făcută atunci?

• Când altcândva ar putea fi făcută?• Când ar trebui făcută [de fapt]?




• Persoane: Cine face [activitatea]? De ce o face persoana aceea?

• Cine altcineva ar fi putut să o facă?• Cine ar trebui să o facă [de fapt]?


71

72

3/21/2019

37



• Mijloace: Cum este făcută [activitatea]? De ce este facută în acest mod?

• Cum altfel ar fi putut fi făcută?• Cum ar trebui făcută [de fapt]?

In vederea…– Simplificării


Întrebări ale proceselor de business

• Cine sunt actorii care participă in proces?• Ce activităţi şi etape sunt implicate?• Ce date, informaţii, instrumente, sau a alte inputuri se utilizeaza in proces?• Ce date, informaţii, servicii, etc procesul le produce?• Care este istoria procesului?• Când poate începe procesul (criterii de intrare)?• Când este incheiat procesul (criterii de ieşire)?• Unde sunt activităţile şi etapele în desfasurarea procesului?• De unde provin inputurile pe care le foloseste procesul? • Unde se duce outputul furnizat de proces?• Unde este documentat procesul?• De ce este procesul făcut? Ce încearcă să realizeze?• De ce este facut în modul în care se face? Care sunt constrângerile?• Cit de bine funcţionează procesul?• Cum poate fi îmbunătăţit?

Întrebări cheie

73

74

3/21/2019

38


Desfășurarea unei reuniuni pentru colectarea de informații

Sesiunile pentru colectare de informatii includ:

• Interviuri şi ateliere de lucru • Observare• Ancheta (sondaj)


Urmarea unei sesiuni de culegere de informaţii

Urmarea (follow up-ul) unei sesiuni de colectare de informaţii trebuie să includă: • Mulţumiri aduse participanţilor • Rezumarea notitelor dumneavoastră • Solicitarea de informaţii suplimentare

75

76

3/21/2019

39


Feedback şi Verificare

Feedback şi verificarea trebuie să se facă în mod regulat pe parcursul proiectului. Aceasta trebuie să includă: • Furnizarea catre toti stakeholders a ipotezelor si concluziior • Solicitarea de informaţii suplimentare


77

78

managementuliniȚiativelor in business...definirea nevoii de business scopuri și obiective de...

Documents