MANAGEMENTUL PROIECTELOR Mocanii, Carmen Schuster Copyright 2001 - Editura ALL BECK

Mariana

Mariana Mocanu Schuster

Carmen

Toate drepturile sunt rezervate Editurii ALL BECK Nici o parte din acest volum nu poate fi copiat f r permisiunea scris a Editurii ALL BECK Drepturile de distribu ie n str in tate apar in n exclusivitate editurii. Copyright 2001 by ALL BECK AII rights reserved. The distribution of this book outside Romnia, without the written permission of ALL BECK is strictly prohibited. Descrierea CIP a Bibliotecii Na ionale MOCANU, MARIANA Managementul proiectelor / Mariana Mocanu, Carmen Schuster, Bucure ti: Editura ALL BECK, 2001 264 p.; 20 cm Bibliogr. ISBN 973-655-107-5 Schuster, Carmen 65.334.7 Editura ALL BECK Bucure ti, Str. Serg. Nu u Ion, nr. 2, sector 5 Tel.: 01/335.32.12,01/410.00.70 01/335.32.39, PRINTED IN ROMNIA

MANAGEMENTUL PROIECTELOR01/335.32.44 Fax: 01/335.32.18 E-mail: comenzi@allbeck.ro Redactor: Tehnoredactor: Mantu Alexandru Dan Violeta erban, C t lin

Editura AII Beck Bucure ti 2004000000384200 3

384200

B.C.U. IA I

introducerea unui nou sistem de salarizare orienti spre in II HI de lucru - aceasta necesit o anumit organizare performan ini. luialfl, anumite procedee de derulare specifice, tehnici i proiectarea sau cump rarea unui sistem informatic in .... minte de suport, aloc ri de resurse i produce anumite construirea unui ansamblu de locuin e elaborarea i I I Iun So impune deci o analiz atent a sarcinii de lucru sus inerea unei campanii electorale elaborarea unei legi i iit11 nu idrarea concret a acesteia n categoria proiectelor. noi i a normelor de aplicar aferente I' M X J I I I I I I I uluiri ca/un n care mai multe proiecte se coreleaz , iii Unind un program. Un program este un grup de proiecte ..... lumi ' onrdonat, pentru a ob ine beneficii ce nu ar rezulta In I ulii H I I M induse separat (figura 1.1). Exemple i io-.tniciurarea i reorganizarea unei b nci constituie un i linti elor astfel:

C t E?"**

pro.ectelor la nivelul orqan^t ? n necesare de< u'ui i corel rile a^rr.TBarea intern a proi Managementul proiectelor este un concept managerial ntregii institu ii, organizar structurile organizatorice ""' Poate sus ine n mod deosebit din punct de vedere legate de conducerea proie^ Procese,or Precum i aspectlin,od'c (organizare procesual ), structural (organizare selor umane (sarcini si c ' d6CI de mana9ementul res''ruc*ura'a) ' a' managementului resurselor umane o nicare, competente social t -de , conducere i corr ""v'tate complex ntr-un mediu dinamic. n Vedere gementul proiectelor ca structur ^ mar structural ), vorbim r,??10*8 (organiza^ Dac ne referim mai TeZl la DE mana P 9e se poate vorbi despre o metod manT Dt ce este necesar managementul proiectelor n practic ? f>roces*r, atur -n special aspectele de co^ucere at"nf eT ' * *"* V'Z dG C nducere n n rb deSpre aenp^r - ' 9^a 2 1 este 1int ?~ '-ructurile organizatorice primare din organiza iile tradi-y 'raia asupra conceptului de PnM,le institu management al " '' ' ntreprinderi - sunt sisteme rigide, care n proiectelor: , Uc^ nregistreaz e ecuri ori de cte ori apare necesitatea olv rii unor probleme noi ntr-o perioad scurt . Aceste Iruoturi organizatorice liniare cu dependen e ierarhice sunt llnate s rezolve Managementul i ca parte probleme de rutin . Pentru a rezolva in nule cu caracter de unicitate, proiectului concept de conducere a unui deci sarcinile de proiect, este " lin ar extinderea structurii organizatorice primare ntr-o iganiza ie cu concepte de structur organizatoric secundar , mume cu managementul proiectelor.i ii ini/atoric

mm s men ion m c managementul proiectelor ca unitate i de sine st t toare sau integrat n structura i inizatoric primar a institu iei sau a ntreprinderii este doar i i din formele posibile ale structurii organizatorice secunComitet... Comisie review 'Inro. Structuri similare apar deseori n organiza ii datorit Echip i Conduc tor 1 ..... .lunii pie ei sau a necesit ilor strategice. Ele sunt enume------------------ 1 ---------------- ' ------------------ 1 _________ 1 i i u aici doar cu titlu informativ: structura organizatoric orien-i. i spre Managementul proiectelor ca structur organizatoric produs (managementul produselor), structura organic orientat spre client (managementul clien ilor), structura "i.inizatoric orientat spre domenii strategice (managemen-ii domeniilor strategice) sau structuri F r 2 lf" * f. -Managementul proiectelor - Managementul structuru, paralele de carier u tineri profesioni ti n vederea form rii i promov rii idrelor de conducere de viitor. Aceste structuri func ioneaz I imralel cu al proceselor i sarcini de conducere ntrun proiect structura primar , func ional , de linie i ndepli-

26

Managementul proiectelor

Capitolul 2

6

De asemenea, la nceputul unui proiect se va fac^i^j i evaluare realist a facilit ilor de care se dispune pei,,^ demararea proiectului, precum i a tehnicii necesare. Nu poate pleca la drum cu ideea c sursa pentru anumite facili . necesare se va g si ulterior, n momentul n care procura este iminent .j responsabilit i clare i o alocare a bugetului de diferen iat .

Procesele din cadrul unui proiect

2.2 Organizarea procesuala a proiectelorFazele de proiect Derularea unui proiect necesit metode de lucru specifici I abordare sistematic i principii adecvate. Metodica i strifl tura de abordare a proiectelor i are originea n gndirea siafl mic . Gndirea sistemic permite n practic o abordare infl grat , complex a managementului proiectelor i anumel privin a: metodologiei de abordare a proiectelor, deci I privin a fazelor i a proceselor unui proiect, metodelor utilizate n diferitele faze (de ex. doi simplu la complex) i a includerii diferitelor sisteme conexe (sonii comunica ional, cultural etc.) n modul de abordarol proiectelor.

Capitolul acesta i propune clarificarea i descrierea acul elemente metodologice care sunt de baz n derularea proiJI telor i care permit reducerea complexit ii n practic , prinll organizare foarte clar , att a structurii managementului pil iectelor, ct i a proceselor de derulare a proiectelor. Relevi practic au urm toarele concepte: ciclul de via i fazele unui proiect procesele n cadrul unui proiect.

Derularea proiectelor n structuri clare - faze i procmm reduce gradul de nesiguran , permite introducerea uf puncte de decizie dup fiecare faz , un control al derulj Ini ializare

Ini iativa de proiect .iiidnil preliminar

Planificare Controlling principal .lu.liul de detaliu Execu ie ncheiere

.11

In 11

i ..... ceptuluiim,,i, in i-iita ica

inhorarea

,

i ,./* 9/ procesele n cadrul proiectelor

, .i. i ulm na proiectelor ,, .............loloi necesit metode i structuri sufiolore siguran n derulare, sa , , , m | , i , . l i . 1 i i i problemelor abordate, sa fie , i ,,,,.,1,,i,. la cerin ele multiple ale reai | ...... i implicarea sponsorului de proiect , asiqure controlul costurilor, al du domeniul n care se desfa-, un >! fazele de proiect se diferenii i Hniil In

, ...

.mila

7

Managementul proiectelor

Capitolul 2

29

in analiza rezultatelor ropuse Toate proiectele, indiferent de domeniu, parcurq un ci I P P1*" de via similar - deci faze de proiect similare- fazi , ..-.noctiv precum i a rezultatelor ntregului proiect pentru a elaborare a conceptului, faza de realizare i faza de implerr ,M,..mina dac se continu sau nu proiectul, pentru a depista tare a conoeptului, respectiv utilizarea propriu-zis . Etapizawihu.lole erori sau neconcordan e i pentru a le remedia, i implicit introducerea unor faze de evaluare i de deci, dupa fiecare etap important reduce riscurile i nesiguran a ............... , .lin momentul planific rii globale, pe parcursul faze. de 1 anumite jaloane (milestones), ce vor cadrul ciclului de via al fiec rui proiect./Primele faze ale ut proiect sunt cele mai importante, ele stnd la baza decizn,i,,im derularea

^^uTA^un"ci cheie se prt dep i viitoare, deci i a aloc rii de resursei Pe de alt parte, etapi^mnl dac sunt ndeplinite toate condi iile a rea proiectelor corespunde n practic deseori responsabilii . . ^e ^rulare a unui proiect ilor i competen elor diferite ntr-o institu ie. Pe de o parte ex tntru sistematizarea procesu u t responsabilit i legate de con inutul de specialitate peni ,,,, mi un urm torul model: fiecare faz a proiectului, pe de alt parte exist necesita i responsabilit ii integrale a conduc torului de proiect peni derularea ntregului proiect ("general project manager'V'end end-responsibility").La proiectele complexe, managementul unei anumite faj de proiect, deci i responsabilitatea pentru aceast faz , se pi reg si n diferite firme. De exemplu, pot exista responsabilii diferite pentru: faza de ini iere, de studiu preliminar - r spund: ordonat rul principal, organisme interna ionale, firma privat ; faza de studiu principal/de detaliu - r spunde: firmi specializat , firma de consultan ; faza de elaborare a sistemului - r spunde: firm specializat , de produc ie; faza de implementare - r spunde: firma specializat calificarea personalului etc; faza de ntre inere a sistemului - r spunde: firm specializat n servicii etc. Derularea proiectului are mai multe faze. Fiecare se carac terizeaz prin rezultate clare ("deliverables"), care conduc la decizii pentru urm toarea faz . De exemplu, n urma unei faze poate s rezulte un studiu de fezabilitate, un desen de detaliu un prototip etc. Definirea fazelor este legat de ob inerea anu mitor rezultate concrete - de exemplu, specificarea cerin elor proiectarea unui (sub)ansamblu, construc ia unui prototip etc. Figura 2.5 _ Ciclul de via i fazele unui proiect

te

30

Managementul proiectelor

Ini iativa de proiect Ini iativa de proiect provine dintr-o faz premerg to,"'""" '^^^U^.mrTde"vedere economic, politic, social etc. Ini iativa de proiect ,,l n f . ''' ^* x ^?rnrLant ca limitele sistemului sa i e derul rii proiectului, nc nestructurat , de percepere a u nu exist o percep ie foarte concret problemei sau a solu iilor. a eventuale rtacur, care pot ap ream

E rrsx w s^ p ^vermoci le^-.va

Ini iativa de proiect poate fi formulat att de organiza""'"

'"^X " 7 iS S ^ 2 3 le1

trece

AIO ^^^^^^^^'^^I

trebuie s fie o propunere pentru

st ri ca fiind necorespunz toare i constituind o problem . In1 . modului de abordar, ^'J1 ^ eventua,c verifica fezabilitatea, pro.ec ului,^se v o^ q

al corec

t iar

estjmn

primar ct i de c tre alti ini iatori - important este ca ea s acceptat de majoritatea factorilor de decizie, n special de,' ' care s stea la baza decizie, pentru care aloc resursele necesare (resurse de finan are, ,.,..., sau ntreruperea.^^'^^e al timpului v P organi?llmoaa acestuia' " e unei abord ri limitate din punci u j: ________ llminar fi| u,lMll,irea torice, de personal etc). Obiectivul acestei faze este ob ineri" con i en unei decizii asupra oportunit ii ini ierii unui proiect. n aceas preliminar st la baza deciziei P . n faz este necesar o analiz sumar a problemei, cu explic tarea obiectivelor. Rezultatul este un ordin de proiect care reies obiectivul studiu preliminar, el general al proiectului, importan a i tem'"' proiectului precum i , ,, .osturilor, fiind vorba totu i de, un deoareCe deciresponsabilit ile i resursele alocate ...... privit cu serica^ substan iale, Ordinul de proiecVde execu,ie Toate fazele unui proiect sunt dirijate i coordonate pe baz" ' |tenor p r sit dect cu pierderi. u ordinului de proiect. Pentru fiecare faz sau subfaz n parti '''" ' _________ pentru fiecare proiect i subproiect, ct i pentru fiecare per. soan implicat n parte este necesar ordinul de proiect. Astfel att beneficiarul ct i executantul au o baz clar , accepta i de parteneri, prin care i asum responsabilitatea deciziilor i privin a resurselor, termenelor, bugetelor etc. Ordinul de dema rare a proiectului (ini ierea sa) trebuie s cuprind toate dateli necesare derul rii proiectului, iar con inutul trebuie s fie asu mat de toate p r ile implicate. Elaborarea conceptului Studiul preliminar are ca scop evaluarea cu costuri reduse a oportunit ii proiectului. In studiul preliminar se pun bazele desf ur rii n bune condi ii i n direc ia dorit a ntregului proiect. Astfel se analizeaz toate informa iile cu privire la proiect i sarcina de proiect. Obiectivele de proiect vor fi clar precizate. De asemenea, are loc relevarea conexiunilor cu alte domenii i a influen elor interne i externe, se analizeaz poten ialul proiectului, se efectueaz analiza SWOT, Figura 2.6 - Faza studiului preliminar

1

^ ' / u lt ^ S

^ S iS

K iS 2 - 3

' " '

3

Formular ea obiectivel or de - Formularea parametrilor - Elaborarea profilului cerin elor din partea utili-xatorului . Stabilirea condi iilor de baza/limitelor de sistem Stabilirea bugetului etc.

1 i'im elaborat un concept de implementare, utilizatorii noilor 1' 'iu Irebuie informa i i califica i, trebuie elaborat un plan de i u . ore a solu iei n practic , documenta ia trebuie s fie la "'iiHiiAn i pe n elesul utilizatorului. Documenta ia ntregului 2 i'im elaborat un concept de implementare, utilizatorii noilor 1' 'iu Irebuie informa i i califica i, trebuie elaborat un plan de i u . ore a solu iei n practic , documenta ia trebuie s fie la "'iiHiiAn i pe n elesul utilizatorului. Documenta ia ntregului 3 i'im elaborat un concept de implementare, utilizatorii noilor 1' 'iu Irebuie informa i i califica i, trebuie elaborat un plan de i u . ore a solu iei n practic , documenta ia trebuie s fie la "'iiHiiAn i pe n elesul utilizatorului. Documenta ia ntregului

32

Managementul proiectelor

Capitolul 2

33

Dup studiul preliminar urmeaz faza studiului principal' Mtonltlc sistemul de suport al noii solu ii i se elaboreaz 1,111 aceasta faz are loc elaborarea unui concept detaliat concn ............... i implementare. cu variante, care s permit o fundamentare ct mai profund . . ... alahnrirp a sis. deciziilor in privin a func ionalit ii, utilit ii i rentabilit ii soli t* * n de realizare a conceptului/de elaborare a sis propuse n proiect. Rezultatul acestei faze trebuie s t, umilul -. concept complex (masterplan) care st la baza urm toari m/n do elaborare a conceptului/sistemului finalizeaz i faze - definirea de proiecte de detaliu, producerea solu iei t ,..n M toate celelalte faze. Are loc transpunerea concepborarea conceptului final, luarea deciziilor investitionale etc ............... IM ...Iu ii i sisteme concrete de durat (softuri, aparatura, aceasta faza are loc detalierea proiectului n subproiecte, stal ............ mu im model de organizare, produs nou etc), elaborarea rea interfe elor acestora cu ambientul proiectului general stal .................... na iei aferente, stabilirea structurilor i reglementarilor rea cerin elor calitative i speciale ale utilizatorului, alegerea ............... ii/utnnce necesare pentru noua solu ie, elaborarea connantei celei mai potrivite din punct de vedere al fezabilit.--., ............................ service, testarea i verificarea n practica a sisteprofitabilita n i al costurilor/profitului, stabilirea priorit ilor