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Manual del Auditor de Prevencin de Riesgos Laborales

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MANUAL DEL AUDITOR DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

OSALANInstituto Vasco de Seguridad y Salud Laborales

Organismo Autnomo del

Autores:

lvaro Abancns Izcue (OSALAN) Ramn Joval Aguilella (Fundacin MAPFRE) Jess M. Lpez de Ipia Pea (Fundacin LEIA) Iigo Olaciregui Garbizu (OSALAN) Alfonso Tovar Lpez (MCC) Bartolom Campos Zubizarreta Pilar Snchez Betolaza Pilar Snchez Fabo Juana Simn Tirado 1., octubre 2001 1.000 ejemplares OSALAN. Instituto Vasco de Seguridad y Salud Laborales Organismo Autnomo del Gobierno Vasco www.euskadi.net Ipar, S. Coop. Particular de Zurbaran, 2-4 - 48007 Bilbao R.G.M., S.A. Padre Larramendi, 2 - 48012 Bilbao 84-95859-01-7 BI-2373-01

Colaboradores:

Edicin: Tirada:

Internet: Fotocomposicin:

Impresin:

ISBN: DL:

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Presentacin

PRESENTACINMe complace presentar el Manual del Auditor en Prevencin de Riesgos Laborales que nace como fruto de la colaboracin de OSALAN-Instituto Vasco de Seguridad y Salud Laborales con Mondragn Corporacin Cooperativa (MCC) y con la Fundacin LEIA con el afn de facilitar la realizacin de las Auditoras en Prevencin de Riesgos Laborales y en definitiva por mejorar las condiciones de trabajo en las empresas. El Manual que presentamos tiene como objetivo facilitar a los auditores (internos y externos a la empresa) una herramienta til para la preparacin y realizacin de las auditoras de prevencin de riesgos laborales. En relacin a las auditoras internas, el Manual sirve como referencia para que las empresas interesadas puedan utilizarlo en la realizacin de sus controles internos y mejorar, as, sus sistemas de gestin de prevencin de riesgos laborales. Con respecto a las auditoras externas, el Manual se ha diseado para su utilizacin como referencia tcnica en la realizacin de las auditoras legales que establece la Ley 31/1995 de Prevencin de Riesgos Laborales y desarrolla el RD 39/1997 por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevencin. Deseo expresar mi agradecimiento a los Tcnicos de MCC, LEIA, FREMAP y de OSALAN que han hecho posible la elaboracin de este Manual, as como al personal de las empresas Tubacex Tubos Inoxidables, S.A., Fundacin Laboral San Prudencio-Servicio de Prevencin Mancomunado, Kide, S. Coop., Serigrafa de lava, S.A., Shelter Auditores y Vinlika Industrial, S.L., por la colaboracin prestada. Juan Carlos Coto Director General de OSALAN


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Agradecimientos

AGRADECIMIENTOSEl grupo de trabajo quiere dejar constancia de su agradecimiento a las empresas e Instituciones que han impulsado y apoyado el presente proyecto (Fundacin MAPFRE, Fundacin LEIA-CDT, Fundacin Laboral San Prudencio, Instituto Vasco de Seguridad y Salud Laboral-OSALAN, y MCC-LAGUNARO MONDRAGN SPM) as como a las personas y empresas que se relacionan a continuacin, por la lectura crtica del texto original, sus oportunas sugerencias y aportaciones y/o por su inestimable colaboracin en los ensayos de auditora realizados para probar este Manual. Estbaliz An (VINLIKA Industrial SL) Carlos Arrieta (TUBACEX TUBOS INOXIDABLES SA) Josu Crdenas (Fundacin Laboral San Prudencio-SPM) Mario Feijoo (KIDE S Coop) Jess Palacios (SERIGRAFA DE LAVA SA) Jose Mara Salazar (SHELTER Auditores) Iigo Arriaga (Departamento de Industria, Comercio y Turismo) Pilar Snchez (OSALAN)MANUAL DEL AUDITOR DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

La Fundacin LEIA ha participado en la elaboracin del presente Manual a travs de los proyectos de investigacin OD99LE10-SEGURPLAN y TEI-0045-2000 / DIFUSEG, ambos financiados por el Departamento de Industria, Comercio y Turismo del Gobierno Vasco. OSALAN, en el marco del Plan Estratgico, ha participado a travs del Proyecto Temporal P0002 aprobado por el Consejo General.

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Resumen

RESUMENEl presente Manual pretende ser una nueva referencia para el desarrollo de la actividad de auditora en materia de prevencin de riesgos laborales. Se ha realizado un esfuerzo de recopilacin y sntesis de los requisitos exigibles por la Ley de Prevencin de Riesgos Laborales (LPRL) y su normativa conexa (art. 1), obteniendo como resultado un modelo de auditora que puede ser utilizado para la realizacin de: Auditoras internas. Auditoras de segunda parte. Auditoras de tercera parte, incluidas las Auditoras Legales (art. 30.6 Ley 31/1995 de PRL). La filosofa de auditora que inspira el Manual es la habitualmente seguida en los procesos de certificacin de sistemas de gestin de calidad y medio ambiente de arquitectura ISO. El criterio de auditora se personaliza para cada empresa auditada, dependiendo de su tipologa de actividad y se define en base a un Sistema de Prevencin de Referencia mnimo (SPR) que desarrollara todos los requisitos reglamentarios aplicables a la empresa. En este sentido, la fase de Realizacin de la Auditora constara de dos actividades bsicas: 1. Comprobacin de que la documentacin soporte del Sistema de Prevencin (Manual, procedimientos e instrucciones) incorpora los requisitos reglamentarios aplicables a la empresa, es decir los requisitos del Sistema de Prevencin de Referencia. 2. Verificacin del grado de implantacin y cumplimiento de las actividades de prevencin descritas en la documentacin. En el caso de organizaciones de muy pequea dimensin que no dispongan de un Sistema de Prevencin documentado, la primera actividad bsica deber centrarse exclusivamente en el anlisis de la documentacin exigida por el artculo 23 de la Ley 31/1995 de PRL y por los requisitos legales aplicables a la actividad segn el artculo 1 de la misma Ley. El captulo 1 constituye la presentacin del Manual, adems de definir con detalle los principios de diseo y utilizacin del modelo de auditora desarrollado. El captulo 2 resume y explica los conceptos relacionados con las auditoras, tomando como hilo conductor las auditoras de prevencin de riesgos laborales. El captulo 3 desarrolla el proceso tipo a seguir en una auditora de prevencin de riesgos laborales, definiendo sus diferentes etapas y las actividades a realizar en cada una de ellas. Por ltimo, el apartado de Anexos, el ms extenso del Manual, agrupa un conjunto de herramientas donde destacan los cuestionarios de auditora y los formatos de documentos a emplear, incluido un innovador mtodo de valoracin.MANUAL DEL AUDITOR DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

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NDICEPresentacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Agradecimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Captulo 1. Presentacin del manual. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . a) Antecedentes legales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . b) Situacin actual y punto de partida. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . c) Justificacin del documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2. Objeto y alcance del Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3. Principios de diseo y utilizacin del modelo de auditora. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . a) Modelo de Sistema de Prevencin de Referencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . b) Modelo de auditora: Estructuracin y utilizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Captulo 2. Auditoras en prevencin de riesgos laborales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1. Concepto de auditora de prevencin de riesgos laborales . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2. Objetivos de la auditora de prevencin de riesgos laborales. . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3. Partes intervinientes en el proceso de auditora: funciones y responsabilidades 2.4. Tipos de auditora. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5. Por qu llevar a cabo una auditora de prevencin de riesgos laborales? . . . . . 2.6. Cualificacin de auditores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Captulo 3. Proceso de auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1. Iniciacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2. Preparacin de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3. Realizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4. Informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3,5. Finalizacin de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.6. Post-auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anexos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anexo 1: Lenguaje de la auditora: definiciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anexo 2: Referencias normativas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anexo 3: Resumen de requisitos reglamentarios sobre auditoras legales. . . . . . . . . . . . . . Anexo 4: Formato ejemplo de plan de auditora. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anexo 5: Formato ejemplo de informe de auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anexo 6: Formato ejemplo de procedimiento de auditoras internas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anexo 7: Mtodo de valoracin de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anexo 8: Cuestionarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 7 9 13 15 15 16 18 18 18 19 19 23 25 27 28 31 31 33 41 43 45 47 48 51 51 53 55 61 63 69 75 87 95 99 MANUAL DEL AUDITOR DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

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Captulo 1

Presentacin del manual

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1.1. Introduccin a) Antecedentes Legales La Unin Europea ha expresado su ambicin de mejorar progresivamente las condiciones de trabajo y de conseguir este objetivo de progreso con una armonizacin paulatina de esas condiciones en los diferentes pases europeos. De la presencia de Espaa en la Unin Europea se deriva la necesidad de armonizar nuestra poltica con la naciente poltica europea en esta materia, preocupada por el estudio y tratamiento de la prevencin de los riesgos derivados del trabajo. Los Estados miembros vienen promoviendo la mejora del medio de trabajo para conseguir el objetivo antes citado de armonizacin en el progreso de las condiciones de seguridad y salud de los trabajadores. Este objetivo se ha visto reforzado en el Tratado de la Unin Europea mediante el procedimiento que en el mismo se contempla para la adopcin, a travs de Directivas, de disposiciones mnimas que habrn de aplicarse progresivamente. La Directiva 89/391/CEE, relativa a la aplicacin de las medidas para promover la mejora de la seguridad y de la salud de los trabajadores en el trabajo, contiene el marco jurdico general en el que opera la poltica de prevencin comunitaria. La Ley 31/1995 de Prevencin de Riesgos Laborales, publicada en el BOE del 10 de noviembre de 1995, transpone al Derecho espaol la citada Directiva. La presente Ley tiene por objeto la determinacin del cuerpo bsico de garantas y responsabilidades preciso para establecer un adecuado nivel de proteccin de la salud de los trabajadores frente a los riesgos derivados de las condiciones de trabajo, y ello en el marco de una poltica coherente, coordinada y eficaz de prevencin de los riesgos laborales. Esta Ley ha venido a dar un nuevo enfoque a la prevencin de los riesgos laborales, ya que no se limita a un conjunto de deberes de obligado cumplimiento empresarial o a la subsanacin de situaciones de riesgo ya manifestadas, sino que se integra en el conjunto de las actividades y decisiones de la empresa, de las que forma parte desde el comienzo mismo del proyecto empresarial. La nueva ptica de la prevencin se articula as en torno a la planificacin de la misma a partir de la evaluacin inicial de los riesgos inherentes al trabajo, y la consiguiente adopcin de las medidas adecuadas a la naturaleza de los riesgos detectados. La Ley de Prevencin de Riesgos Laborales (LPRL) seala que el Gobierno proceder a la regulacin, a travs de la correspondiente norma reglamentaria, de los procedimientos de evaluacin de los riesgos para la salud de los trabajadores y de las modalidades de organizacin, funcionamiento y control de los servicios de prevencin, as como de las capacidades y aptitudes que han de reunir dichos servicios y los trabajadores designados para desarrollar la actividad preventiva. Al cumplimiento del mandato legal corresponde el Real Decreto 39/1997 por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevencin (RSP), en el que son objeto de tratamiento aquellos aspectos que hacen posible la prevencin de los riesgos laborales, desde su nueva perspectiva, como actividad integrada en el conjunto de actuaciones de la empresa y en todos los niveles jerrquicos de la misma, a partir de una planificacin que incluya la tcnica, la organizacin y las condiciones de trabajo presidido todo ello por los mismos principios de eficacia, coordinacin y participacin que informan la Ley.MANUAL DEL AUDITOR DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

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La evaluacin de los riesgos, como punto de partida que puede conducir a la planificacin de la actividad preventiva que sea necesaria, se realizar a travs de alguna de las modalidades de organizacin que se regulan en este RD 39/1997, en funcin del tamao de la empresa y de los riesgos o de la peligrosidad de las actividades desarrolladas en la misma. La idoneidad de la actividad preventiva que, como resultado de la evaluacin, haya de adoptar el empresario, queda garantizada a travs del doble mecanismo que en el RD 39/1997 se regula: de una parte, la acreditacin por la autoridad laboral de los servicios de prevencin externos, como forma de garantizar la adecuacin de sus medios a las actividades que vayan a desarrollar y, de otra, la auditora o evaluacin externa del sistema de prevencin, cuando esta actividad es asumida por el empresario con sus propios medios. En relacin con las capacidades o aptitudes para el desarrollo de la actividad preventiva, el RD 39/1997 parte de la necesaria adecuacin entre la formacin requerida y las funciones a desarrollar, estableciendo la formacin mnima necesaria para el desempeo de las funciones propias de la actividad preventiva, que se agrupan en tres niveles: bsico, intermedio y superior, en el ltimo de los cuales se incluyen las especialidades y disciplinas preventivas de medicina del trabajo, seguridad en el trabajo, higiene industrial y ergonoma y psicosociologa aplicada. Por razones de eficacia administrativa y con el fin de establecer unos criterios comunes en la determinacin de las condiciones para el desarrollo de las actividades de servicio de prevencin ajeno, de auditora o de entidad formativa con capacidad para certificar los niveles y funciones de cualificacin, se ha hecho conveniente dictar la Orden de 27 de junio de 1997, por la que se desarrolla el Real Decreto 39/1997. En la misma se concretan las condiciones mnimas que han de reunir las personas o entidades con el fin de que puedan cumplir adecuadamente sus funciones, manteniendo un equilibrio entre garantas y medios mnimos que impulse su aparicin en el mercado. En dicha Orden de 27 de junio de 1997 se establecen las condiciones que han de reunir las solicitudes de las personas o entidades que pretendan desarrollar las actividades referidas, con un pormenorizado detalle que permita a la autoridad laboral tener suficientes elementos de juicio a la hora de dictar resolucin. Finalmente, y directamente unida a esa exigencia de garanta en su funcionamiento, se establece la comprobacin del mantenimiento de las condiciones de acreditacin o de autorizacin, de acuerdo con el Reglamento de los Servicios de Prevencin. b) Situacin actual y punto de partida La entrada en vigor de la Ley 31/1995 de Prevencin de Riesgos Laborales y del Reglamento de los Servicios de Prevencin ha introducido la obligacin, en aquellas empresas que no hayan concertado el servicio de prevencin con una entidad especializada, de auditar su sistema de prevencin por tercera parte (Auditora externa). Las empresas de la Comunidad Autnoma del Pas Vasco (CAPV) ya conocen las actividades auditoras de tercera parte en sistemas de gestin, pues un buen nmero de ellas ostentan certificaciones de calidad (ISO 9000) o de gestin medioambiental (ISO 14001-EMAS)

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que refrendan el cumplimiento de sus sistemas de gestin con los requisitos de estas normas internacionales. En todos los casos, estas auditoras externas son de carcter voluntario. La empresa se somete a ellas para demostrar la conformidad de su sistema de gestin, que voluntariamente ha escogido implantar, con los requisitos de la norma correspondiente en cada caso. Las entidades o, en su caso, personas fsicas (EMAS), que ejercen actividades de certificacin de sistemas de gestin en base a las normas citadas, estn reguladas mediante el Reglamento de la Infraestructura de la Calidad y la Seguridad Industrial (RD 2.200/1995, del antiguo Ministerio de Industria y Energa). De conformidad con esta reglamentacin, tales entidades o personas fsicas estn sujetas a la obligatoria acreditacin por parte de la Entidad Nacional de Acreditacin (ENAC), con objeto de que sus actuaciones sean reconocidas a nivel comunitario e internacional. Como tales, figuran inscritas en el registro que tiene habilitado ENAC y en el Registro de Establecimientos Industriales del Ministerio de Industria y Energa, hoy en da, de Ciencia y Tecnologa. En materia de seguridad y salud en el trabajo, no existe una norma internacional de la serie ISO y no parece estar prevista a corto plazo su elaboracin. La Entidad Nacional de Normalizacin y Certificacin (AENOR) s dispone de una norma experimental, la norma UNE 81900 EX, cuyo futuro a corto plazo tampoco est muy claro. Aunque algunas empresas de la CAPV tienen ya Sistemas de Gestin de Prevencin de Riesgos Laborales (SGPRL) implantados en base a esta norma, su carcter experimental no permite an la certificacin por tercera parte. Recientemente (1999), un consorcio de empresas certificadoras (Lloyds, DNV, SGS, etc.) al amparo de BSI, han lanzado la norma OHSAS 18001, como documento de presin a ISO para el desarrollo de un estndar internacional. En el ao 2000, BSI ha publicado la gua de aplicacin (OHSAS 18002). No se trata de una norma britnica, sino de una norma internacional certificable por las aludidas Entidades. Su gran potencial reside en la equivalencia uno a uno con el ndice de la ISO 14001, por lo que presenta un gran atractivo para las empresas que ya disponen de sistemas de calidad y de gestin medioambiental. En la CAPV ya han empezado las experiencias con esta norma que, en principio, parece tener un futuro prometedor, ms an, si tenemos en cuenta que, si ISO decide establecer un estndar, con gran probabilidad se apoye en la OHSAS 18001. No podemos olvidar a otras empresas de la CAPV que tambin disponen de SGPRL implantados en base a otros estndares independientes (P.e. Loss Control) y que han sido certificados por auditores acreditados por la entidad desarrolladora de la norma. Independientemente de que hablemos de la OHSAS 18001, del Loss Control o de cualquier otra norma, la auditora del SGPRL realizada por tercera parte al amparo de estos criterios, sigue siendo totalmente voluntaria: La empresa desarrolla e implanta su sistema de prevencin, funciona con l y pide a un organismo externo, acreditado para auditar la norma, que le diga si verdaderamente lo que hace es conforme a los requisitos de la norma escogida y si su sistema sirve verdaderamente para alcanzar los objetivos previstos.

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Frente a este espritu de voluntariedad y de dejar hacer a las empresas en los aspectos de organizacin y gestin, con la Ley 31/1995 aparece la obligatoriedad de auditar peridicamente el sistema de prevencin, de conformidad con los criterios generales establecidos en el art. 30 del RSP. c) Justificacin del documento A la vista de la necesidad e importancia del tema, MCC propuso a OSALAN, en el marco del Convenio de colaboracin suscrito entre las dos Entidades, la creacin de un grupo de trabajo que desarrollara una herramienta de apoyo a la realizacin de la auditora reglamentaria y que, adems sirviera de gua en la realizacin de auditoras internas para las empresas de la CAPV. Al equipo de trabajo se sumaron otras dos entidades que tambin haban expresado su preocupacin por el tema y su disposicin a colaborar en l: La Fundacin MAPFRE y la Fundacin LEIA, esta ltima dentro del marco del Convenio de colaboracin que tiene suscrito su Unidad de Desarrollo de Tecnologas para la Seguridad y Salud en el Trabajo (UDS) con OSALAN y que actu tambin como soporte tcnico de la Fundacin Laboral San Prudencio.

1.2. Objeto y alcance del Manual Este Manual tiene por objeto facilitar a los auditores (internos y externos) una herramienta til para la preparacin y realizacin de las auditoras de prevencin de riesgos laborales. El mbito de aplicacin del Manual alcanza tanto a las auditoras internas como a las auditoras externas de prevencin de riesgos laborales. Con relacin a las auditoras externas, el Manual se ha diseado para su utilizacin como referencia tcnica en la realizacin de las Auditoras Legales que establece la Ley 31/1995 de Prevencin de Riesgos Laborales (art. 30.6) y desarrolla el RD 39/1997 por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevencin.


1.3. Principios de diseo y utilizacin del modelo de auditora El artculo 30 del Reglamento de los Servicios de Prevencin seala que la auditora reglamentaria deber ser realizada de acuerdo con las normas tcnicas establecidas o que puedan establecerse. El presente Manual desarrolla una nueva referencia tcnica para auditar el sistema de prevencin de la empresa, tomando como criterio de auditora los requisitos a cumplir por un Sistema de Prevencin de Referencia (SPR) diseado de conformidad con la Ley 31/1995 de PRL y que incorporara todos los requisitos reglamentarios aplicables a la empresa en materia de prevencin. Es decir, el modelo de SPR es especfico para cada empresa, en funcin de su actividad industrial y de sus riesgos concretos. En este sentido resulta evidente que cuanto ms compleja sea la actividad empresarial y mayor la tipologa y magnitud de los riesgos implicados, los requisitos del sistema de referencia sern en consecuencia superiores.

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a) Modelo de Sistema de Prevencin de Referencia (SPR) La Ley 31/1995 de Prevencin de Riesgos Laborales configura a travs de su articulado, un conjunto de obligaciones empresariales, cuya gestin en la empresa puede articularse en un Sistema de Prevencin de Referencia mnimo (SPR) con trece actividades bsicas auditables.

Tabla 1.1 Modelo base de Sistema de Prevencin de Referencia (SPR)Modelo de Sistema de Prevencin

1. Legislacin de aplicacin. 2. Evaluacin de riesgos. 3. Planificacin. 4. Organizacin de la prevencin. 5. Consulta y participacin de los trabajadores. Informacin y comunicacin interna. 6. Formacin de los trabajadores. 7. Medidas de emergencia. 8. Riesgo grave e inminente. 9. Vigilancia de la salud. 10. Proteccin de trabajadores especialmente sensibles. 11. Coordinacin de actividades empresariales. 12. Documentacin. Informacin y comunicacin externa. 13. Principios de la accin preventiva. Mejora continua.

Adems de estas trece actividades bsicas, el SPR incorpora, segn el caso, los requisitos adicionales que pueden introducir otras disposiciones legales aplicables a la empresa en materia de prevencin de riesgos laborales y que, de forma no exhaustiva, son (art. 1-Ley 31/1995): Normativa adicional: Lugares de trabajo, sealizacin, equipos de trabajo, etc. Normativa sobre actividades particulares: Obras de construccin, buques de pesca, ETTs, etc. Normativa sobre riesgos especficos: Ruido, agentes cancergenos, amianto, etc. Convenios colectivos, etc. b) Modelo de auditora: Estructuracin y utilizacin El modelo de auditora desarrollado en el presente Manual se estructura de conformidad con la Tabla 1.2/ Figura 1.1 y evala el sistema de prevencin de la empresa frente a los requisitos exigibles al SPR definido en el apartado anterior.

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Obras de construccin Buques de pesca Actividades mineras Empresas de Trabajo Temporal Accidentes graves

Ruido Agentes biolgicos Agentes cancergenos Amianto Cloruro de vinilo monmero Agentes qumicos

Lugares de trabajo Sealizacin Equipos de trabajo Instalaciones y equipos de seguridad industrial Equipos de proteccin individual Manipulacin manual de cargas Pantallas de visualizacin

Bloque de actividades particulares cuestionario de actividades particulares

Bloque especfico cuestionarios de riesgos especficos

Bloque adicional cuestionarios adicionales

Bloque bsico Modelo de referencia

Ley 31/1995 de Prevencin de Riesgos Laborales RD 39/1997 del Reglamento de los Servicios de Prevencin

Figura 1.1. Estructuracin de los cuestionarios de auditora MANUAL DEL AUDITOR DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

As pues, siga el sistema de prevencin de la empresa el modelo que siga (Loss Control, UNE 81900 EX, OHSAS 18001, etc), la auditora prevista en el art. 30.6 de la Ley 31/1995 evaluar el sistema en base a los requisitos del SPR y, en consecuencia, el sistema implantado deber garantizar, al menos, la conformidad con tales requisitos. El procedimiento a seguir para definir el criterio de auditora a aplicar en cada empresa ser (Ver Tabla 1.2): 1. En primer lugar, el auditor seleccionar siempre los items bsicos del apartado 1. 2. A continuacin, el auditor seleccionar, en funcin de la actividad empresarial y de los riesgos implicados, los items adicionales, las actividades particulares y los riesgos especficos de los apartados 2, 3 y 4 que sean aplicables a la empresa. 3. Este conjunto de items conformar el criterio de auditora, es decir, los requisitos exigibles al SPR que debe garantizar el sistema de prevencin implantado en la empresa. Al objeto de facilitar el proceso de auditora, el Manual incluye un conjunto de cuestionarios de auditora que se estructuran de acuerdo con los items identificados en la tabla 1.2. Por razones de extensin de este proyecto, el equipo de trabajo ha desarrollado los cuestionarios de evaluacin ms comunes, entendiendo que, en ausencia de uno dado, el equipo auditor deber confeccionar el suyo propio.

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Tabla 1.2 Estructuracin de los cuestionarios de auditora ITEM1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1. BSICOS 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. Legislacin de aplicacin. Evaluacin de riesgos. Planificacin. Organizacin de la prevencin. Consulta y participacin de los trabajadores. Informacin y comunicacin interna. Formacin de los trabajadores. Medidas de emergencia. Riesgo grave e inminente. Vigilancia de la salud. Proteccin de trabajadores especialmente sensibles. Coordinacin de actividades empresariales. Documentacin. Informacin y comunicacin externa. Principios de la accin preventiva. Mejora continua. Lugares de trabajo. Sealizacin. Equipos de trabajo. Instalaciones y equipos de seguridad industrial. Equipos de proteccin individual (EPIs). Manipulacin manual de cargas. Pantallas de visualizacin. Instalaciones elctricas. Obras de construccin. Buques de pesca. Actividades mineras. Empresas de trabajo temporal (ETTs). Ruido. Agentes biolgicos. Agentes cancergenos. Amianto. Cloruro de vinilo monmero. Accidentes graves con sustancias peligrosas. Agentes qumicos.

A/NA

AUDITOR

NC

2. ADICIONALES

3. ACTIVIDADES PARTICULARES

4. RIESGOS ESPECFICOS

A/NA: Aplica/No aplica. Auditor: Nombre del auditor que aplica el Item correspondiente. NC: Nmero de no conformidades.

El auditor evaluar el sistema de prevencin de la empresa frente al criterio de auditora, realizando dos actividades bsicas: Revisin de la documentacin del sistema de prevencin. En esta primera actividad, el auditor revisa la documentacin que desarrolla el sistema (Manual, procedimientos, instrucciones) y verifica que las actividades documentadas son adecuadas para cumplir con los requisitos del SPR. El auditor evala los documentos del sistema en los cuales la empresa DICE LO QUE HACE, verificando si con las actividades que DICE QUE HACE es capaz de garantizar los requisitos reglamentarios aplicables.

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Los cuestionarios de auditora de este Manual se han desarrollado especialmente para cubrir las necesidades de chequeo de esta fase (Ver figura 1.2). En el caso de organizaciones de reducidas dimensiones que no dispongan de un sistema de prevencin documentado, el auditor revisar la documentacin exigible en el artculo 23 de la Ley 31/1995 de PRL y la relacionada con los requisitos sealados en el artculo 1 de la mencionada Ley. Verificacin de la implantacin y eficacia de las actividades preventivas. En esta segunda actividad, el auditor verifica que la empresa HACE LO QUE DICE, es decir evala el grado de implantacin de las actividades preventivas definidas en la documentacin del sistema. El auditor puede utilizar los cuestionarios de auditora del Manual o desarrollar los suyos propios para auditar los procedimientos especficos de cada empresa. Ambas actividades pueden coincidir en fecha o dividirse en subfases, de acuerdo con el procedimiento seguido en cada caso por el auditor.

Actividad de construccin Chequeo del Bloque de actividades particulares El auditor decidir si chequea por muestreo o no, en funcin del nmero de emplazamientos, actividades, etc

Chequeo del Bloque bsico


Chequeo del Bloque de riesgos especficos Ruido Amianto (si procede)

Chequeo del Bloque Adicional Oficinas Obras

Actividad pesquera

Chequeo del Bloque de actividades particulares En funcin del nmero de buques, chequear por muestreo o no: Buques

Chequeo del Bloque bsico

Chequeo del Bloque de riesgos especficos Ruido

Chequeo del Bloque Adicional Oficinas Buques

Figura 1.2. Ejemplo de seleccin de cuestionarios de auditora para sendas empresas de los sectores de la construccin y pesquero

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Captulo 2

Auditoras de prevencin de riesgos laborales

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Auditoras de prevencin de riesgos...

2.1. Concepto de auditora de prevencin de riesgos laborales El Reglamento de los Servicios de Prevencin (RSP) define en su artculo 30 la auditora, como un instrumento de gestin que ha de incluir una evaluacin sistemtica, documentada y objetiva de la eficacia del sistema de prevencin. El articulado del captulo V aade a esta definicin algunos elementos ms como son: Externa (art. 29.1), peridica (art. 29.2) e independiente (art. 32.2). En adelante nos referiremos a esta definicin como Auditora Legal de PRL.

La norma UNE EX 81902, define la auditora de prevencin de riesgos laborales como una evaluacin sistemtica, documentada, peridica, objetiva e independiente que evala la eficacia, efectividad y fiabilidad del sistema de gestin de prevencin de riesgos laborales, as como si el sistema es adecuado para alcanzar la poltica y los objetivos de la organizacin en esta materia. La definicin dada por la norma UNE abarca por igual a las auditoras externas e internas, mientras que el RSP nicamente se refiere a las primeras, es decir a aquellas auditoras en las cuales los auditores son personal ajeno a la empresa y autorizados por la Autoridad Laboral. En ambos casos se hace especial hincapi en los conceptos de: Sistemtica, se audita de forma ordenada y con una secuencia metodolgica. Documentada, se registran los resultados. Objetiva, se evalan evidencias concretas. Peridica, tiene una cadencia temporal. Independiente, el auditor es imparcial y no tiene vinculacin con la organizacin auditada. y, en ambos casos, se seala claramente que lo que se persigue es evaluar la eficacia del sistema de prevencin y, en ningn caso, inspeccionar nicamente el cumplimiento reglamentario. Llegados a este punto, un aspecto clave a considerar es la diferencia existente entre una inspeccin y una auditora y, en este sentido, el auditor no debera confundir ambos trminos. Una inspeccin del sistema de prevencin (P.e. una inspeccin de seguridad de equipos de trabajo) verificar, en el instante en que se realiza, el cumplimiento de una reglamentacin aplicable contestando a las diferentes cuestiones planteadas con un escueto cumple o no cumple. El resultado final de la inspeccin ser un informe con el nmero de incumplimientos de la norma de referencia. Las inspecciones reglamentarias realizadas por los Organismos de Control en el campo de la seguridad industrial son un claro ejemplo. Una auditora del sistema de prevencin, por el contrario, va mucho ms all. Evala prcticas, formas de hacer de la empresa y, en este sentido, los asMANUAL DEL AUDITOR DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

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pectos de cumple/no cumple slo constituyen evidencias de que algo no funciona correctamente en la gestin de la actividad preventiva. La deteccin de estas disfunciones, plasmadas en un informe, es el verdadero fin que persigue la auditora con objeto de que la empresa pueda implantar las acciones necesarias para corregir estas desviaciones y evitar la aparicin de otras nuevas.

Situacin 1: Una inspeccin de seguridad en una empresa X ha detectado que los equipos de proteccin individual (Guantes) que llevan los trabajadores en la nave de tratamientos superficiales carecen del marcado CE, es decir no son conformes con el RD 773/1997. El resultado de la inspeccin es por tanto contundente: La empresa incumple la legislacin de utilizacin de EPIs. La accin correctora sera directa: Deber sustituir los guantes actuales por otros con marcado CE. De esta forma cumpliramos la legislacin y aparentemente todo solucionado. Situacin 2: Otra lectura de la situacin anterior sera la siguiente. A pesar de la accin correctora, Podemos asegurar que, desconociendo la causa, la situacin no volver a repetirse en un futuro prximo conduciendo a un nuevo incumplimiento de la legislacin?


Desde el punto de vista de una auditora del sistema de prevencin, un auditor comprobara si la no conformidad ha sido detectada por el sistema, si se ha analizado y en consecuencia si se han planificado y ejecutado las acciones oportunas para su correccin y prevencin. Si en el registro correspondiente del sistema, el auditor verifica que esto es as, concluira que el sistema ha funcionado correctamente y no existe no conformidad al respecto. En caso contrario investigara la razn por la cual el sistema no ha funcionado y, entre otras, algunas cuestiones que se planteara seran las siguientes:Conoce la empresa el requisito de marcado CE de los guantes? Ha trasladado este requisito al procedimiento de compras? Existe alguna especificacin de compra de guantes que incorpore el requisito del marcado CE?

El auditor buscara evidencias para demostrar cul es la causa y al final de la investigacin, podra concluir, por ejemplo, que la empresa desconoca el requisito del marcado CE de los guantes porque esta normativa no se haba contemplado en el inventario de legislacin aplicable a la empresa. El auditor en consecuencia redactara una no conformidad (NC) haciendo referencia a que el sistema de acopio y actualizacin de la legislacin de prevencin que se describe en el procedimiento respectivo del sistema, no garantiza el conocimiento por la empresa de todos los requisitos legislativos aplicables y sealara como ejemplo el tema de los EPIs (Guantes). A la hora de calificar la NC, por ejemplo mayor o menor, el auditor tambin investigara si la desviacin se ha producido de forma espordica o si desviaciones como la descrita se producen de una forma sistemtica o pueden producir un dao grave a la salud del trabajador.

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En resumen, entendemos que la auditora legal sealada en el artculo 30.6 de la Ley 31/1995 y desarrollada en los trminos del Captulo V del RSP: No es una inspeccin reglamentaria de cumplimiento de una norma. No es exclusivamente una auditora de cumplimiento reglamentario de la legislacin aplicable a la empresa. S es una auditora de verificacin del funcionamiento y eficacia del sistema de prevencin implantado en la empresa y, entre sus actividades auditoras, incluir la determinacin de la capacidad del propio sistema para garantizar el cumplimiento con la legislacin aplicable a la empresa. Entendida as, la auditora de prevencin se convierte en una herramienta de gestin que utiliza la empresa para comprobar si, en materia de PRL, est haciendo realmente lo que dice que hace. En pocas palabras, se trata de una herramienta de mejora y de competitividad empresarial. En cualquier caso, la auditora del sistema de prevencin debe ser una combinacin de evaluaciones de cumplimiento (se trabaja con los requisitos establecidos) y de la eficacia del sistema (los requisitos sirven para el fin previsto). Por ltimo, un aspecto muy importante a recalcar es que la auditora constituye un muestreo, es decir, se selecciona una muestra del objeto auditable (el sistema de prevencin) y se obtienen conclusiones sobre todo el sistema. Esto quiere decir que pueden existir desviaciones con respecto al criterio de auditora que el auditor no ha podido identificar en el proceso. 2.2. Objetivos de la auditora de prevencin de riesgos laborales Algunos de los objetivos que puede perseguir una auditora de prevencin de riesgos laborales, y que se entresacan en el Anexo 2 de Referencias Normativas, son: Determinar la adecuacin y efectividad del sistema de prevencin de riesgos laborales para alcanzar los objetivos de seguridad y salud en el trabajo fijados por la empresa. Verificar el cumplimiento con la legislacin y normativa vigente en materia de prevencin. Comprobar el grado de adecuacin y cumplimiento por parte de la empresa de los procedimientos que desarrollan el sistema de prevencin. Proporcionar a la Direccin informacin sobre el funcionamiento y adecuacin del sistema de prevencin y confianza en las actividades que est realizando en materia de seguridad y salud en el trabajo. Identificar las reas de mejora del sistema de prevencin auditado. Evaluar el sistema de prevencin de una empresa con la que se quiera establecer una relacin contractual, como por ejemplo, un proveedor potencial o un asociado.

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Los objetivos definidos por el RSP para la Auditora Legal son:Tabla 2.1 Requisitos reglamentarios: Objetivos de la auditora legal REQUERIMIENTO REGLAMENTARIO

DESCRIPCINa) Comprobar cmo se ha realizado la evaluacin inicial y peridica de los riesgos, analizar los resultados y verificarlos, en caso de duda. b) Comprobar que el tipo y planificacin de las actividades preventivas se ajusta a lo dispuesto en la normativa general, as como a la normativa sobre riesgos especficos que sea de aplicacin, teniendo en cuenta los resultados de la evaluacin. c) Analizar la adecuacin entre los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades preventivas mencionadas en el prrafo anterior y los recursos de que dispone el empresario, propios o concertados, teniendo en cuenta adems, el modo en que estn organizados o coordinados, en su caso.

Objetivos (RSP art. 30)

2.3. Las partes intervinientes en el proceso de auditora: Funciones y responsabilidades Las tres partes bsicas que intervienen en una auditora son las siguientes: Cliente, es la organizacin que contrata con la entidad auditora la realizacin de la auditora, y quien recibir el informe final de la auditora.MANUAL DEL AUDITOR DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

Auditado, es la organizacin, o parte de esta, que vaya a ser auditada. Auditor, es la persona que lleva a cabo una auditora. Tambin se denomina Equipo Auditor al grupo de auditores o auditor designado para llevar a cabo la auditora. Al lder del equipo se le denomina Auditor Jefe; asume la responsabilidad global de la auditora y constituye el principal interlocutor con el cliente siendo, en otras palabras, el responsable final de la auditora. Adems, el equipo auditor puede incorporar tambin la figura del Observador como aquella persona, designada por el auditor o el auditado (con el consentimiento mutuo), para asistir a la auditora en calidad de testigo o como parte del proceso de su propia cualificacin como futuro auditor. En la tabla 2.2 se resumen las funciones y responsabilidades de las diferentes partes, en funcin de las referencias normativas listadas en el Anexo 2 de Referencias Normativas. En la tabla 2.3 se relacionan los requisitos reglamentarios aplicables al cliente/auditado y en la tabla 2.8 los requisitos reglamentarios a cumplir por la entidad auditora.

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Tabla 2.2

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Funciones y responsabilidades de las partes intervinientes en una auditora EQUIPO AUDITOR AUDITADO AUDITOR JEFE Establecer los requisitos de cada auditora asignada, incluyendo las cualificaciones de los auditores necesarios. Constituir el equipo auditor participando en la seleccin del resto de miembros del mismo. Dirigir las actividades del equipo auditor dando las instrucciones necesarias. Determinar, en consulta con el cliente, los criterios y el alcance de la auditora. Preparar el Plan de auditora de acuerdo con el cliente, el auditado y los miembros del equipo auditor y comunicarlo a estas partes interesadas. Obtener la informacin necesaria sobre el auditado: Actividades, productos, servicios, emplazamiento y auditoras previas. Coordinar la preparacin de los documentos de trabajo. Representar al equipo auditor ante el auditado. Solucionar todos los problemas que puedan aparecer durante la auditora. Informar inmediatamente al auditado de las no conformidades crticas. Comunicar al auditado de forma clara y concluyente en los plazos establecidos en el plan de auditora de los resultados de la auditora. Asegurar que se cubre la totalidad del alcance definido para la auditora.

CLIENTE AUDITOR

Determinar la necesidad de la auditora. Definir los objetivos de la auditora. Decidir la entidad auditora. Proporcionar la autoridad y los recursos necesarios para realizar la auditora. Establecer el alcance de la auditora en consulta con el auditor jefe. Aprobar los criterios, composicin del equipo auditor y plan de auditora. Recibir el informe de auditora y determinar su distribucin. Determinar las acciones a emprender como consecuencia de los resultados de la auditora y, en su caso, informar de ello al auditado.

Conocer e Informar al personal afectado sobre los objetivos y alcance de la auditora y requerir su cooperacin. Poner a disposicin del equipo auditor los recursos necesarios para el buen desarrollo de la auditora. Designar los mandos del personal que acompaarn a los miembros del equipo auditor en la empresa y asegurar que tales mandos conocen el proceso industrial y los requisitos de seguridad y salud aplicables al mismo. Cooperar y facilitar el acceso de los miembros del equipo auditor a las instalaciones, personal, informacin relevante y registros que sean requeridos por los auditores. Determinar las acciones a emprender derivadas de la auditora. Recibir copia del informe de auditora salvo que el cliente especifique lo contrario.

Circunscribir su actuacin exclusivamente al alcance de la auditora y actuar de conformidad con los requisitos establecidos para la misma. Preparar bajo la direccin del auditor jefe los documentos de trabajo necesarios. Cooperar con el auditor jefe, siguiendo sus instrucciones y apoyarle en la auditora. Actuar con objetividad y de forma tica siguiendo los procedimientos definidos. Planificar y realizar con objetividad y eficacia las tareas asignadas dentro del alcance de la auditora. Reunir y analizar las evidencias de auditora suficientes y relevantes para determinar los hallazgos y obtener las conclusiones de auditora relativas a la eficacia del SGPRL auditado. Proteger los documentos relativos a la auditora y restituirlos segn los acuerdos establecidos, asegurando su confidencialidad. Estar alerta ante cualquier hecho o situacin que pudiera modificar el alcance de la auditora. Documentar los hallazgos de auditora y colaborar en la redaccin del informe de auditora. Verificar la eficacia de las acciones correctoras tomadas como consecuencia de la auditora.


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30Tabla 2.3 Requisitos reglamentarios: cliente y auditado REQUISITOS REGLAMENTARIOS A CUMPLIR POR EL CLIENTE/AUDITADO DISPOSICIN LEGALLey 31/1995 Art. 30.6 RSP Art. 29.1 RSP Art. 29.3, 4 RSP Art. 29.2 RSP Arts. 30 y 31 RSP Art. 31


Manual del auditor

ITEM

Obligacin empresarial

Someter el sistema de prevencin al control de una auditora externa cuando el Servicio de prevencin no se hubiere concertado con una entidad especializada. Concertar la auditora con personas o entidades especializadas autorizadas.

Exclusiones

Empresas de hasta 6 trabajadores cuyas actividades no estn incluidas en el Anexo I del RSP, en las que el empresario hubiera asumido personalmente las funciones de prevencin o hubiera designado a uno o ms trabajadores para llevar a cabo y en que la eficacia del sistema preventivo resulte evidente (Nmero limitado de trabajadores y escasa complejidad de las actividades preventivas). Requisito: Cumplimentar y remitir a la Autoridad laboral una notificacin sobre la concurrencia de estas condiciones que no hacen necesaria la Auditora segn modelo establecido en el Anexo II del RSP y la Autoridad Laboral no haya dicho lo contrario (en la CAPV segn el modelo OS-3). En cualquier caso, la Autoridad laboral puede requerir la realizacin de una auditora a estas empresas.

Periodicidad

Cada 5 aos cuando as lo requiera la Autoridad Laboral Actualmente, toda empresa obligada, debe ya disponer de la auditora o estar realizndola.

Participacin de los trabajadores

La auditora se realizar teniendo en cuenta la informacin recibida de los trabajadores. La empresa auditada deber mantener a disposicin de los representantes de los trabajadores un informe de los resultados de la auditora.

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Documentacin

La empresa auditada deber mantener a disposicin de la Autoridad laboral competente y de los representantes de los trabajadores un informe de los resultados de la auditora.

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2.4. Tipos de auditora En funcin de las interrelaciones que puedan producirse entre las partes enunciadas en el apartado anterior, los tipos de auditora que pueden presentarse son los siguientes: Auditora de primera parte, tambin denominada Auditora Interna: El cliente y el auditado son la misma parte. La empresa se realiza la auditora a s misma. Por ejemplo, un departamento a otro, la sede central a sus delegaciones, etc. El informe de auditora puede incluir recomendaciones. El equipo auditor lo compone, generalmente, personal interno, independiente y objetivo (independencia del rea auditada), aunque, en algunos casos, tambin puede incorporar auditores externos. Las auditoras internas constituyen actividades tradicionales y de prctica comn en aquellas empresas que disponen de sistemas de gestin de calidad, gestin medioambiental o prevencin, ya que constituyen requisitos de la propia norma de gestin. Auditoras de segunda parte. Auditoras Externas: En este tipo de auditoras, el cliente es la propia empresa y el auditado otra organizacin que la empresa audita para sus propios fines. Por ejemplo, la auditora tpica de cliente a proveedor o contratista. El informe de auditora puede incluir tambin recomendaciones. El equipo auditor puede estar constituido por personal interno o externo. Auditoras de tercera parte. Auditoras Externas: En este tipo de auditoras, la empresa (Cliente) y tambin auditado, encarga a una entidad independiente acreditada, la realizacin de la auditora. Los criterios de auditora suelen ser normas de referencia. El informe de auditora recoge las no conformidades sin presentar recomendaciones. El auditor debe limitarse a decir qu hacer pero nunca cmo hacerlo. Este es el caso de las Auditoras Legales exigidas por la Ley 31/1995 de Prevencin de Riesgos Laborales. 2.5. Por qu llevar a cabo una auditora de prevencin de riesgos laborales? Las auditoras de prevencin pueden realizarse por alguno o varios de los siguientes motivos: Como herramienta de mejora y con carcter rutinario, para verificar en la empresa si las cosas en materia de prevencin se hacen como se dice que deben hacerse. Con objeto de efectuar un seguimiento de las acciones correctoras emprendidas en materia de prevencin. Como consecuencia de la modificacin del sistema de prevencin por un cambio en las actividades, productos o servicios de la organizacin. En cumplimiento de los requisitos de la norma de gestin en la que se basa el sistema de gestin de prevencin implantado en la empresa. Para la certificacin y revisin peridica del sistema de gestin de prevencin. Para comprobar el grado de adecuacin del sistema de prevencin de una empresa que vayamos a adquirir o con la cual deseamos trabajar.

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32Tabla 2.4 Tipologas de auditoras en funcin de las partes intervinientes SITUACINEmpresa Empresa


Manual del auditor

TIPO DE AUDITORA

CLIENTE

AUDITADO

EQUIPO AUDITOREmpresa

Interna (Auditora de primera parte) Empresa

La empresa realiza sus auditoras internas de prevencin utilizando sus propios auditores.

Externa (Auditora de segunda parte) Empresa

La empresa realiza una auditora de prevencin a un proveedor utilizando sus propios auditores.

Proveedor

Empresa

Externa (Auditora de segunda parte)

La empresa encarga una auditora de prevencin de un contratista a una entidad auditora externa.

Contratista

Entidad auditora

Externa (Auditora de tercera parte)

La empresa encarga una auditora del sistema de prevencin a una entidad auditora externa, como paso previo al arranque del proceso de certificacin o a la realizacin de una Auditora Legal.

Empresa

Empresa

Entidad auditora


La empresa encarga una auditora de certificacin del sistema de gestin de prevencin, p.e. OHSAS 18001, a una Entidad certificadora.

Empresa

Empresa

Entidad certificadora acreditada Empresa Empresa Entidad auditora, autorizada por la Autoridad Laboral


La empresa encarga una Auditora Legal del sistema de prevencin a una entidad autorizada (art. 30.6 de la LPRL).

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Y por ltimo, por imperativo legal, como es el caso de la Ley 31/1995 de Prevencin de Riesgos Laborales: Para aquellas empresas que no hubieran concertado el servicio de prevencin con una entidad especializada (art. 30.6 LPRL-art. 29.1 RSP) y no estuvieran excluidas por su tamao o complejidad (art. 29.3 RSP). Siempre que lo requiera la Autoridad Laboral (art. 29.2, 3 RSP). En la tabla 2.5 se recogen los requisitos reglamentarios relacionados con la obligacin empresarial de auditar el sistema de prevencin.Tabla 2.5 Requisitos reglamentarios: obligacin empresarial y exclusiones REQUISITOObligacin empresarial (Ley 31/1995-art. 30.6; RSP art. 29.1)

DESCRIPCIN Someter el sistema de prevencin al control de una auditora externa cuando el Servicio de prevencin no se hubiere concertado con una entidad especializada. Concertar la auditora con personas o entidades especializadas autorizadas. Empresas de hasta 6 trabajadores cuyas actividades no estn incluidas en el Anexo I del RSP, en las que el empresario hubiera asumido personalmente las funciones de prevencin o hubiera designado a uno o ms trabajadores para llevar a cabo y en que la eficacia del sistema preventivo resulte evidente (Nmero limitado de trabajadores y escasa complejidad de las actividades preventivas). Requisito: Cumplimentar y remitir a la Autoridad laboral una notificacin sobre la concurrencia de estas condiciones que no hacen necesaria la Auditora segn modelo establecido en el Anexo II del RSP (en la CAPV mediante el modelo OS-3) y la Autoridad Laboral no haya dicho lo contrario. En cualquier caso, la Autoridad laboral puede requerir la realizacin de una auditora a estas empresas.

Exclusiones (RSP art. 29.3)

2.6. Cualificacin de auditores

Auditoras internasLos auditores internos del sistema de prevencin no requieren de ninguna acreditacin o autorizacin externa y, generalmente, el propio procedimiento de auditoras del sistema de prevencin seala los requisitos a cumplir para su cualificacin. Las auditoras internas del sistema pueden llevarse a cabo, bien por personal competente de la empresa o por auditores externos. Si la empresa no dispone de auditores internos cualificados, tiene dos opciones: Emplear auditores externos. Formar y cualificar a los propios auditores internos. A la larga resulta ms rentable cualificar al equipo de auditores internos. Adems, los auditores propios se involucran mucho ms en el mantenimiento y mejora del sistema. En la tabla 2.6 se presenta un ejemplo de requisitos para la cualificacin de auditores internos del sistema de prevencin extrados de un caso real. No obstante, debe quedar claro que dichos criterios son un ejemplo orientativo, y que podran ampliarse o simplificarse por la empresa en funcin del tipo de actividad, de los riesgos asociados, de la dimensin de la organizacin, etc.

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Tabla 2.6 Ejemplo de cualificacin de auditores internos ASPECTOFormacin general

REQUISITOS El auditor deber tener una titulacin como mnimo de maestra industrial. El auditor deber acreditar como mnimo una formacin de Nivel Intermedio en materia de PRL. El auditor deber superar con aprovechamiento un curso terico prctico especfico de auditoras de PRL de ms de 20 horas de duracin, y asistir como acompaante a un mnimo de 4 auditoras de PRL parciales o a una auditora de PRL completa. Se considerar como experiencia en auditoras la asistencia como auditado a auditoras de 2. 3. parte. El auditor deber tener experiencia mnima de un ao en los aspectos tcnicos y de prevencin de riesgos laborales del rea auditada, requisitos legales relevantes, sistemas de prevencin y procedimientos de auditora. La nominacin como auditor no tiene fecha de caducidad salvo revocacin de la misma. Se mantendr la competencia de los auditores mediante la realizacin de auditoras y la actualizacin de la formacin especfica.

Formacin especfica

Experiencia

Aptitud

Auditoras externasPara las auditoras externas de segunda parte pueden utilizarse auditores propios (ver apartado anterior) o externos.MANUAL DEL AUDITOR DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

Para las auditoras de tercera parte siempre sern auditores externos. A la hora de contratar a la entidad auditora, la empresa tendr que tener en cuenta el objetivo perseguido por la auditora externa, por ejemplo: Comprobar la adecuacin del Sistema de Gestin de Prevencin de Riesgos Laborales como paso previo a la certificacin o a la realizacin de una auditora legal (Entidad auditora, generalmente consultora). En este caso la entidad auditora no requiere de ninguna autorizacin o acreditacin, siendo la relacin cliente-proveedor la nica que regula la realizacin o no de la auditora. Certificar el Sistema de Gestin de Prevencin de Riesgos Laborales (Entidad certificadora acreditada). Haciendo la salvedad de que, a fecha de hoy, la norma UNE 81900 EX an no es certificable, las entidades o, en su caso, personas fsicas, que ejercen actividades de certificacin de sistemas de gestin, estn reguladas mediante el Reglamento de la Infraestructura de la Calidad y la Seguridad Industrial (RD 2.200/1995) y, en este sentido, tales entidades o personas fsicas estn sujetas a la obligatoria acreditacin por parte de la Entidad Nacional de Acreditacin (ENAC). Adems, figuran inscritas en el registro que tiene habilitado este Organismo y en el Registro de Establecimientos Industriales del Ministerio de Industria y Energa, hoy en da, de Ciencia y Tecnologa. En este sentido, los criterios para la cualificacin de auditores de prevencin se recogen en la norma PNE 81903 EX. Un resumen de los requisitos que plantea este proyecto de norma se recogen en la tabla 2.7. Realizar la Auditora Legal exigida por la Ley 31/1995 (Entidad auditora autorizada por la Autoridad Laboral). Las entidades auditoras de sistemas de preven-

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Tabla 2.7 Cualificacin de auditores externos (Norma PNE 81903 Ex)

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ASPECTO

REQUISITOS

PNE 81903 EX4

Formacin general

Titulacin universitaria. Capacidad para expresar con claridad y facilidad los conceptos o ideas, tanto oralmente como por escrito.

Formacin precisa para garantizar su competencia en las reas de conocimiento requeridas para efectuar y gestionar auditoras y especialmente en:

Formacin especfica

a) Conocimiento y comprensin de las normas respecto de las cuales se van a realizar las auditoras de un sistema de gestin de prevencin de riesgos laborales. b) Tcnicas de evaluacin de pruebas, de entrevistas, de apreciaciones y de informes. c) Otras tcnicas requeridas para gestionar la auditora tales como la planificacin, la organizacin, la comunicacin, la conduccin. d) Conocimientos correspondientes a las exigencias legales, reglamentarias o cualesquiera otros documentos relativos a la prevencin de riesgos laborales. e) Conocimientos en materia de identificacin, evaluacin y control de los riesgos derivados de la seguridad e higiene y la ergonoma. f) Conocimiento en la elaboracin de planes de formacin.

4.1

Se seala una formacin mnima de 350 h, aproximadamente equivalente a un Nivel Intermedio, de acuerdo con el programa que figura en el Anexo C de la norma, independientemente de la experiencia prctica del auditor. Si el auditor tiene que auditar los aspectos relacionados con la vigilancia de la salud, necesariamente deber tener formacin universitaria en la especialidad de medicina del trabajo.

NOTA: De entrada, el RSP exige para los auditores en PRL una formacin especfica de Nivel Superior (600 h).

Experiencia

Cuatro aos de experiencia prctica adecuada, con plena dedicacin (no incluida la formacin), dos de ellos desempeando actividades relacionadas con la prevencin de riesgos laborales. Experiencia en procesos completos de auditora (UNE 81901 EX): Al menos, participacin en 4 auditoras, con una dedicacin mnima total de 30 das en el examen de la documentacin, las actividades de auditora y el informe de la misma.

4.2


Aptitud para la gestin

Los auditores debern mantener en todo momento su aptitud, asegurando su puesta al da en normas y requisitos de los SGPRL, mtodos y procedimientos de auditoras, disposiciones legales y reglamentarias y conocimientos cientficos y tecnolgicos relativos a la PRL. Los auditores se sometern a un examen de sus actuaciones por el Organismo Nacional de Registro, al menos cada tres aos.

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cin, de conformidad con el art. 30.6 de la Ley 31/1995 de PRL, deben disponer de AUTORIZACIN administrativa de la Autoridad Laboral (segn la Resolucin del 3 de agosto de 2000, BOPV 21 de septiembre de 2000, se delega en la Direccin General de OSALAN la autorizacin de personas o entidades especializadas que pretendan desarrollar la actividad de auditora del sistema de prevencin de las empresas). El Instituto Vasco de Seguridad y Salud Laborales (OSALAN), como rgano competente de la Comunidad Autnoma del Pas Vasco, mantiene actualizado un registro de entidades auditoras en la CAPV. El procedimiento a seguir para obtener la autorizacin, se recoge en el Captulo II de la Orden de 27-6-1997, del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales. Este procedimiento nada tiene que ver con la sistemtica descrita, en el apartado anterior, para la acreditacin de auditores de sistemas de gestin. En las tablas 2.8 y 2.9 se recogen los requisitos reglamentarios a cumplir por las entidades auditoras, as como por el procedimiento de acreditacin. En la Comunidad Autnoma del Pas Vasco, la persona o entidad especializada que desee recibir la autorizacin para desarrollar la actividad auditora de sistemas de prevencin, debe presentar en OSALAN una solicitud en la que consten: 11. El mbito territorial en que pretende desarrollar su actividad. 12. La identificacin de las personas con capacidad para desarrollar funciones de nivel superior (segn las especialidades o disciplinas preventivas), de nivel medio o de nivel bsico.MANUAL DEL AUDITOR DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

13. La identidad de las personas que dispongan de formacin o experiencia probada en gestin y realizacin de auditoras y en tcnicas auditoras. 14. La identificacin de los profesionales concertados en las dems disciplinas preventivas, especificando qu verificaciones se han concertado y de qu medios e instalaciones disponen. 15. Copia de los contratos del personal propio y copia de los conciertos con profesionales externos. 16. Descripcin y planos de los locales e instalaciones. 17. Relacin de los instrumentos, aparatos y equipos de que se dispone. 18. Compromisos de: No realizar auditoras a empresas con las que mantuviera vinculacin de cualquier tipo. No concertar verificaciones complejas con profesionales que mantengan vinculaciones de cualquier tipo con la empresa auditada. No mantener vinculaciones con servicios de prevencin ajenos, salvo las que pudieran derivarse de las relaciones entre la entidad auditora y su propio servicio de prevencin concertado. 19. Copia de una pliza de seguro por una cuanta mnima de 200 millones de pesetas (1,20 millones de euros), indicando el mbito territorial de actuacin. 10. Para la acreditacin definitiva, el nmero de identificacin fiscal (NIF) y el cdigo de cotizacin a la Seguridad Social. Adems copia de los contratos del personal, con indicacin de su duracin, cualificacin profesional y dedicacin.

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Tabla 2.8

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Requisitos reglamentarios: medios disponibles de las Entidades Auditoras autorizadas

ITEM

REQUISITOS REGLAMENTARIOS A CUMPLIR POR EL AUDITOR (1)

DISPOSICIN LEGALRSP Art. 32.1

Tipo de organizacin

Personas fsicas o jurdicas.

Capacidad para realizar las actividades que constituyen los objetivos de la auditora: RSP Art. 32.1 Orden 27-06-1997 Art. 4.1

Conocimientos y capacidades

a) Determinacin de la idoneidad de las evaluaciones de los riesgos iniciales o peridicas realizadas, anlisis de los resultados y verificacin de los mismos. b) Comprobacin de los diferentes tipos de actividades preventivas que se deben realizar como consecuencia de la evaluacin de los riesgos para eliminar, controlar o reducir dichos riesgos, as como de la planificacin de estas actividades preventivas. c) Determinacin de la adecuacin entre los procedimientos y medios materiales y humanos requeridos para realizar la actividad preventiva necesaria y los recursos propios o concertados de que disponga el empresario.

Medios humanos mnimos

Persona fsica: Experto de nivel superior en cualquiera de las cuatro especialidades, formacin o experiencia probada en gestin y realizacin de auditoras y en tcnicas auditoras. La Entidad especializada contar al menos con un experto que cumpla estas condiciones.

RSP Art. 32.1 Orden 27-06-1997 Art. 4.2

Locales e instalaciones

Los locales, instalaciones, aparatos y equipos mnimos exigidos sern los suficientes y adecuados para desarrollar las actividades previstas en el apartado anterior. La entidad especializada deber disponer de los recursos materiales necesarios para realizar la verificacin de los resultados de la evaluacin de riesgos. Adems deber contar con expertos de nivel superior, propios o, en su caso, concertados de acuerdo con lo previsto en el apartado 4, en todas las dems especialidades o disciplinas con el fin de poder efectuar las verificaciones.

RSP Art. 32.1 Orden 27-06-1997 Art. 4.3, 4.4


Subcontrataciones

Slo cuando la complejidad de las verificaciones lo haga necesario (Mediciones, anlisis, pruebas, ensayos o reconocimientos de la salud), podr ser concertada con profesionales que cuenten con los conocimientos, medios e instalaciones necesarios para su realizacin, no siendo obligatorio en este caso que las personas o entidades especializadas dispongan de personal o de recursos materiales para efectuar dicha verificacin. La concertacin de la verificacin de los resultados de la evaluacin no podr relizarse con profesionales que mantengan vinculaciones comerciales, financieras o de cualquier otro tipo con la empresa objeto de la auditora.

RSP Art. 32.3 Orden 27-06-1997 Art. 4.2, 4.4

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38Tabla 2.8 REQUISITOS REGLAMENTARIOS A CUMPLIR POR EL AUDITOR (2) DISPOSICIN LEGALRSP Art. 32.2 RSP Art. 33.1, 23 Orden 27-06-1997 Art. 6.1 RSP Art. 28.1


Manual del auditor

Requisitos reglamentarios (sigue): medios disponibles de las Entidades Auditoras autorizadas

ITEM

Las personas fsicas o jurdicas que realicen la auditora del sistema de prevencin de una empresa:

Independencia

No podrn mantener con la misma vinculaciones comerciales, financieras o de cualquier otro tipo, distintas a las propias de su actuacin como auditoras. No podrn realizar para la misma o distinta empresa actividades en calidad de entidad especializada para actuar como servicio de prevencin (SP). No podrn mantener con las anteriores (SP) vinculaciones comerciales, financieras o de cualquier otro tipo, distintas de las que concierte la propia auditora como empresa para desarrollar las actividades de prevencin en el seno de la misma.

Las personas o entidades especializadas que pretendan desarrollar la actividad de auditora del sistema de prevencin:

Autorizacin

Habrn de contar con la autorizacin de la autoridad laboral competente del lugar donde radiquen sus instalaciones principales. Debern mantener las condiciones en que se bas su autorizacin. Debern comunicar cualquier modificacin de las misma a la Autoridad Laboral que la concedi.

Registro

En los rganos competentes de las Comunidades Autnomas que hayan recibido los correspondientes traspasos de servicios, o en su defecto, de la Administracin General del Estado, se crear un registro en el que sern inscritas las personas o entidades especializada a las que se haya concedido autorizacin para efectuar auditoras o evaluaciones de los sistemas de prevencin.

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Tabla 2.9

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Requisitos reglamentarios: procedimiento de autorizacin de Entidades Auditoras legales

ITEM

REQUISITOS REGLAMENTARIOS PARA LA AUTORIZACIN DE AUDITORES

DISPOSICIN LEGAL

Solicitud ante la autoridad laboral competente del lugar donde radiquen sus instalaciones principales, es decir aquella que cuente con mayor nmero de trabajadores dedicados a actividades preventivas, excluidos los que se dediquen a actividades administrativas, donde se haga constar las previsiones de dotacin de personal para el desempeo de la actividad preventiva, con indicacin de su cualificacin profesional y dedicacin, as como de las instalaciones y medios instrumentales y de su respectiva ubicacin, esto es:

Solicitud a presentar

a) Se indicar el mbito territorial en el que pretende desarrollar su actividad y, en caso de extenderse aquel ms all del lugar donde se solicita la autorizacin, el de aquellas CCAA y provincias afectadas. b) En relacin con las previsiones de dotacin de personas se especificar de forma diferenciada el nmero de personas con capacidad para desarrollar las funciones de nivel superior en sus distintas especialidades, el personal, en su caso, con la capacidad para desarrollar las funciones de los niveles bsico e intermedio, as como del personal, coincidentes o no, con los anteriormente sealados, con formacin o experiencia en gestin y realizacin de auditoras y en tcnicas auditoras. Se deber adjuntar un curriculum profesional y las horas de dedicacin de cada uno. c) En relacin con las instalaciones y los medios instrumentales se incluir una descripcin de los locales e instalaciones, especificando ubicacin, medios instrumentales, aparatos y equipos. d) En el caso de que pretenda concertar con profesionales las verificaciones complejas de la evaluacin de los riesgos, total o parcialmente, se especificar qu verificaciones se van a concertar, as como los datos relativos a la identificacin de los profesionales con el detalle de su capacidad, medios e instalaciones para efectuar las verificaciones. e) Compromiso de no concertar su actividad con empresas con las que tuvieran vinculaciones comerciales, financieras o de cualquier otro tipo distintas de la propia como auditora.

RSP Art. 33.1 Orden 27-06-1997 Art. 5.1, 5.2


Procedimiento

La Autoridad Laboral, de acuerdo con el procedimiento establecido en los artculos 26 y 33 del RSP, dictar resolucin autorizando o denegando la solicitud formulada. Aplica a la autorizacin el procedimiento establecido en el RSP para las entidades especializadas como servicios de prevencin ajenos en cuanto a la acreditacin en el artculo 26 y el previsto en el artculo 27 en relacin al mantenimiento de las condiciones de autorizacin y la extincin, en su caso, de las autorizaciones otorgadas. La Autoridad Laboral dictar resolucin en el plazo de tres meses a partir de la entrada de la solicitud en el Registro del rgano administrativo competente, autorizando o denegando la solicitud. Transcurrido dicho plazo sin resolucin expresa deber entenderse desestimada la solicitud. La resolucin provisional de la Autoridad laboral tendr carcter provisional, quedando subordinada su eficacia a la autorizacin definitiva, previa acreditacin del cumplimiento de las previsiones de dotacin de personal as como de las instalaciones y medios instrumentales y de su respectiva ubicacin.

RSP Art. 26, 27 y 33.2 Orden 27-06-1997 Art. 5.3

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Captulo 3

Proceso de auditora

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Proceso de auditora

Las etapas que configuran el proceso de auditora se esquematizan en la figura 3.1:

Iniciacin

Preparacin

Realizacin

Informe

Fin En caso de haber no conformidades, existir una fase de Post-auditora. N. Etapa Actividad

1 2 3 4 5 6

INICIACIN PREPARACIN REALIZACIN INFORME FIN DE LA AUDITORA POST-AUDITORA

Cmo arrancar el proceso? Qu recursos utilizar? Cmo hacerlo? Dnde plasmar los resultados? Cmo concluir el proceso? Seguimiento de acciones correctoras

Figura 3.1 Etapas del proceso de auditora

3.1. Iniciacin El cliente es siempre el agente que arranca el proceso de auditora al ponerse en contacto con la organizacin auditora. El auditor, si lo considera necesario, puede visitar al cliente para conocer el tipo y complejidad de las actividades de la empresa y establecer un programa de auditora. Objeto y alcance de la auditora: El objeto, alcance y criterio de auditora se determinan de comn acuerdo entre el cliente y el auditor jefe. El objeto representa la razn de ser de la auditora, el alcance define los lmites y la extensin de la misma y el criterio constituye la referencia contra la cual vamos a evaluar. Cualquier modificacin a posteriori de estos items debe llevar el acuerdo previo entre ambas partes. P.e. la empresa podra querer auditar todo su sistema de prevencin o simplemente una prctica operativa, auditar en etapas las diferentes reas operacionales o auditar nicamente algunos requisitos previamente seleccionados en cada una de las etapas, etc. Equipo auditor: El auditor jefe designar a aquellos auditores que necesite para realizar la auditora. Criterios de auditora: Se utilizar el modelo establecido en el presente Manual.

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Manual del auditor

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Duracin y coste: La entidad auditora determinar el tiempo necesario para la realizacin de la auditora y su coste, comunicndolo por escrito a su cliente. Frecuencia: Al menos 1 cada 5 aos: Actualmente, toda empresa obligada debe ya disponer de la auditora o estar realizndola. Revisin preliminar de la documentacin: La revisin preliminar de la documentacin es el punto de partida para conocer si la documentacin que soporta el sistema de prevencin es suficiente para satisfacer los requisitos del SPR. Si resulta inadecuada, en cantidad o calidad, debe paralizarse el proceso de auditora y comunicarlo a la Direccin de la empresa para esperar instrucciones. Cuanta ms informacin pueda revisar el equipo auditor antes de comenzar la auditora, ms eficaz ser el desarrollo de la misma. En cualquier caso, no debiera iniciarse ninguna auditora de prevencin si no se dispone de: La documentacin suficiente del sistema de prevencin, esto es: Evaluacin inicial de riesgos. Planificacin de la actividad preventiva. Manual y procedimientos. Para empresas que carezcan de un sistema de prevencin documentado, al menos, se deber disponer de la documentacin exigible en el artculo 23 de la Ley 31/1995 de PRL.MANUAL DEL AUDITOR DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES Tabla 3.1 Requisitos reglamentarios: Auditora Legal, etapa de Iniciacin REQUISITO DESCRIPCINa) Comprobar cmo se ha realizado la evaluacin inicial y peridica de los riesgos, analizar los resultados y verificarlos, en caso de duda. b) Comprobar que el tipo y planificacin de las actividades preventivas se ajusta a lo dispuesto en la normativa general, as como a la normativa sobre riesgos especficos que sea de aplicacin, teniendo en cuenta los resultados de la evaluacin. c) Analizar la adecuacin entre los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades preventivas mencionadas en el prrafo anterior y los recursos de que dispone el empresario, propios o concertados, teniendo en cuenta adems, el modo en que estn organizados o coordinados, en su caso. Sistema de prevencin de la empresa.

Objeto (RSP art. 30)

Alcance (LPRL art. 30.6; RSP art. 29.2) Equipo auditor (RSP art. 29.1) Criterio de auditora (RSP art. 30) Frecuencia (RSP art. 29.2)

Personas o entidades especializadas autorizadas por la Autoridad Laboral.

Normas tcnicas establecidas o que puedan establecerse.

Cada 5 aos cuando as lo requiera la Autoridad Laboral. Actualmente, toda empresa obligada debe ya disponer de la auditora o estar realizndola.

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Proceso de auditora

Los recursos y la cooperacin adecuada. La revisin documental puede realizarse bien en las instalaciones de la propia empresa o bien en los locales de la entidad auditora, previo envo de la documentacin por la primera a esta ltima. Los requisitos reglamentarios que plantea esta etapa en cuanto a la Auditora Legal de PRL se resumen en la tabla 3.1. 3.2. Preparacin de la auditora La Entidad auditora realiza las siguientes fases: Confecciona el plan de auditora. Informa al equipo auditor. Establece la fecha de auditora. Enva copia de este programa a la empresa o departamento que ser auditado para su aprobacin (Notificacin externa).

Plan de auditoraEl Plan de Auditora es el documento director de la misma y constituye, probablemente, la parte ms importante del proceso. El Plan se traza teniendo en cuenta la informacin recogida en la fase de iniciacin de la auditora y de ah la importancia de adquirir la mayor cantidad de informacin posible sobre la organizacin auditada en esa primera etapa (P.e., cosas tan simples como contemplar la existencia de diferentes turnos en la empresa a la hora de auditar las actividades). En la preparacin del Plan de Auditora se tendrn en cuenta: El objeto de la auditora. El tipo de instalaciones y la dimensin y complejidad de los procesos industriales involucrados. Las actividades, departamentos y productos implicados. La documentacin y normativa aplicable. El equipo auditor. El Plan de Auditora debe incluir, si procede, los siguientes puntos: Objetivos y alcance de la auditora. Criterios de auditora. Identificacin de las unidades funcionales y organizativas del auditado. Identificacin de las funciones y/o de las personas dentro de la organizacin del auditado con responsabilidades directas y significativas relativas al SGPRL del auditado, asegurando que se ha realizado la invitacin formal de participacin en la auditora a los Delegados de Prevencin o, en su defecto, a los representantes de los trabajadores.

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Manual del auditor

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Identificacin de los elementos del SGPRL del auditado de absoluta prioridad. Los procedimientos que permitan auditar los elementos del SGPRL del auditado adecuados al tipo de organizacin del auditado. La identificacin de los documentos de referencia. La duracin prevista de las diferentes actividades de la auditora. Las fechas y lugares donde deber realizarse la auditora. La identidad de los miembros del equipo auditor. El calendario de reuniones a mantener con la direccin del auditado. Los requisitos de confidencialidad. El formato y contenido del informe de auditora, la fecha de emisin prevista y su lista de distribucin. Los requisitos de mantenimiento de la documentacin. El Plan de Auditora se comunicar al cliente (Representante de la Direccin), a los miembros del equipo auditor y al auditado. El cliente revisar y aprobar el Plan. Cualquier revisin del Plan de auditora, antes o durante la ejecucin de sta, deber ser acordado entre las partes implicadas sealadas. Las modificaciones al Plan de Auditora previsto no deben rechazarse sino contemplarse como una parte inherente del proceso.MANUAL DEL AUDITOR DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

La organizacin auditora remitir al cliente un formato de comunicacin (Revisin vigente, fecha y codificacin) con el Plan de Auditora.

Tareas del equipo auditor: asignacin de responsabilidadesEl auditor jefe, en consulta con los miembros del equipo auditor, repartir las tareas a realizar por cada uno de los miembros del equipo, asignando, a cada uno de ellos, los elementos y actividades especficas del Sistema de Prevencin a auditar. En funcin de la marcha de la auditora, el auditor jefe puede modificar la asignacin inicial de tareas con el fin de asegurar la consecucin de los objetivos de la misma.

Documentos de trabajoEl auditor jefe coordinar la preparacin de los documentos de trabajo a utilizar en la auditora, entre los cuales pueden citarse: Cuestionarios en funcin del elemento o actividad a auditar. Impresos para la documentacin de las evidencias y hallazgos de auditora. Registros de reuniones. El auditor conservar estos documentos hasta el trmino de la auditora y, adems, prestar especial atencin a la debida proteccin de aquellos documentos de carcter confidencial que utilice durante la misma. Los cuestionarios son documentos de trabajo que pueden utilizarse como guin de las actividades auditoras y como referencia para evitar el olvido de algn punto importante.

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3.3. Realizacin La participacin de los Delegados de Prevencin o, en su defecto, de los representantes de los trabajadores es fundamental en todo el proceso de auditora y, para ello, la empresa cursar la correspondiente invitacin a los mismos. El auditor o equipo auditor realiza su evaluacin sobre el terreno, registrando aquellos hallazgos de no conformidad que detecte as como la base evidencial de los mismos. La auditora comienza con una reunin inicial y concluye con una reunin final.

Reunin inicialToda auditora comienza con una reunin inicial (de 15 a 30 minutos) entre el equipo auditor y el auditado para aclarar todos los aspectos necesarios y, en su caso, matizar o modificar el plan de auditora propuesto. Los objetivos de la reunin son los siguientes: Presentar a la direccin y al auditado a los miembros del equipo auditor. Revisar los objetivos, alcance y plan de auditora, establecer el cronograma y confirmar fecha y hora para la reunin final. Presentar las metodologas y procedimientos de auditora a emplear. Establecer los canales de comunicacin entre el equipo auditor y el auditado. Confirmar los recursos disponibles para el equipo auditor. Comunicar los requisitos en cuanto a seguridad y salud a tomar por el equipo auditor durante la estancia en las instalaciones de la organizacin. Se levantar acta de la reunin.MANUAL DEL AUDITOR DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

Recogida de evidencias y registro de resultadosEn esta etapa, el auditor busca, mediante entrevistas personales, examen de documentos y observacin de las actividades, las evidencias necesarias para garantizar la conformidad del sistema de prevencin con el criterio de auditora establecido (Modelo de Auditora: MA). Para ello, el auditor puede utilizar los cuestionarios de chequeo que se proponen en el presente Manual o elaborar los suyos propios. La informacin obtenida mediante entrevistas se contrastar con observaciones, mediciones y registros. Las declaraciones o informacin no verificables se identificarn como tales. Sealar, en este sentido, que como evidencia objetiva tambin se considera la ausencia de datos. La recopilacin de evidencias y la deteccin de no conformidades se realiza por muestreo aleatorio. Esto quiere decir que, aunque se intenta extraer una muestra del sistema de prevencin lo ms representativa posible, en el proceso de auditora pueden quedar sin identificar no conformidades y, en consecuencia, no puede garantizarse la conformidad absoluta del sistema de prevencin. Una vez auditadas todas las actividades preventivas, el equipo auditor revisar las evidencias recogidas para detectar aquellos puntos donde el sistema de prevencin no

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sea conforme con el criterio de auditora (MA). El equipo verificar sus hallazgos para comprobar si se trata de no conformidades fiables, basadas en evidencias objetivas, o meras suposiciones. El auditor documentar de una manera clara, concisa y soportada por evidencias de auditora, todas las no conformidades que detecte con referencia al criterio de auditora (MA), haciendo referencia al item especfico afectado. Los resultados de auditora se consensuarn con la direccin del auditado a fin de garantizar el reconocimiento de la base evidencial de todos los hallazgos de no conformidad; es decir, que la base evidencial recogida sea tan clara e incuestionable que los resultados de la auditora sean finalmente reconocidos y asumidos por el auditado. Si la entidad auditora as lo considera en su procedimiento, el auditado podr cerrar las no conformidades menores durante el proceso auditora, registrando este aspecto en el informe.

Reunin finalEn esta reunin y como paso previo a la preparacin del informe de auditora, el equipo auditor se rene con la direccin del auditado y con los responsables de las funciones auditadas (generalmente suelen ser los mismos participantes que en la Reunin Inicial) para: Agradecer al auditado las atenciones y facilidades recibidas.MANUAL DEL AUDITOR DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

Presentar al auditado los resultados de la auditora, asegurndose que comprende con claridad las no conformidades detectadas, para que tome en consecuencia las acciones correctoras necesarias. Aclarar los pasos a dar para la resolucin de las no conformidades encontradas. Resolver cualquier punto de desacuerdo entre el equipo auditor y el auditado, antes de que el auditor jefe proceda a la entrega del informe de auditora. Se levantar acta de reunin. 3.4. Informe

Objetivos y preparacin del informeEl informe constituye el producto final de la auditora y recoge los resultados de la misma en formato predefinido y debidamente identificado, fechado y firmado por el auditor jefe. El informe se prepara, en base a lo establecido en el Plan de Auditora y bajo la direccin del auditor jefe, que es el responsable final de su precisin y concrecin. En este sentido, el lenguaje del documento ser siempre: Conciso: Huir de las imprecisiones. Sencillo: Quien tiene que entender el informe es la empresa. Claro: Llamar a cada cosa por su nombre. Directo: Las cosas son como son; no andarse por las ramas.

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Tabla 3.2 Requisitos reglamentarios: Informe de auditora REQUISITOInforme (RSP arts. 30 y 31)

DESCRIPCIN La empresa auditada deber mantener a disposicin de la Autoridad laboral competente y de los representantes de los trabajadores un informe de los resultados de la auditora.

Contenido del informeEl contenido de un informe de auditora debe ser por definicin objetivo, concreto, claro, ordenado, verificable y exento de contradicciones y comentarios adicionales o al margen. En el caso de una auditora en PRL reglamentaria o legal, hay que cuidar ms an estos extremos, ya que el documento debe mantenerse a disposicin de la Autoridad Laboral competente y de los representantes de los trabajadores (art. 31-RSP). El informe contiene todos los hallazgos de no conformidad y un resumen de las evidencias que los soportan. Adems puede incluir los siguientes aspectos: Tipo de auditora. Fecha de realizacin de la auditora. Criterio de auditora (Norma o documentacin de referencia). Relacin de documentos respecto de los cuales se ha realizado la auditora.MANUAL DEL AUDITOR DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

Resumen del proceso de auditora, includas las posibles incidencias y desviaciones con respecto al Plan acordado. Identificacin de la organizacin auditada y del cliente. Objetivos, alcance y plan de la auditora. Identificacin de los miembros del equipo auditor. Identificacin de los representantes del auditado que participan en la auditora. Resumen de los items auditados. Relacin de no conformidades identificadas y, si es el caso, cierre de las no conformidades menores. Observaciones. Conclusiones de la auditora. Resaltar los aspectos positivos y de mejora en referencia a los items auditados. Valorar los puntos consignados en el art. 30 del Reglamento de los Servicios de Prevencin, esto es: Adecuacin de la evaluacin de riesgos. Adecuacin del tipo y planificacin de las actividades preventivas. Adecuacin entre los medios requeridos para realizar las actividades preventivas y los recursos disponibles. Informacin sobre la eficacia del sistema de prevencin. Lista de distribucin del informe. Compromiso de confidencialidad.

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El informe no contiene recomendaciones de cmo reso

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