make public procurement easy - ulp kementerian...
TRANSCRIPT
Make Public Procurement Easy
Ke
bu
tuh
anB
aran
g/J
asa
Swakelola
Dikerjakan Sendiri
Instansi Pemerintah
Kel. Masyarakat
Penyedia
Pelelangan
PelelanganKonvensional
e-Tendering
Non Lelang
e-Purchasing/
e-Katalog
Penunjukan Langsung
Pengadaan Langsung
E_P
rocu
rem
ent
(SP
SE)
Proses Pengadaan
Pengaturan Penyelenggaraan Sistem Katalog Elektronik
Alokasi Anggaran Metode
Pengadaan
Tidak hanya cepat, tetapi juga menjamin tercapainya efisiensi, efektifitas, dan akuntabilitas.
Data 2012 – 2014 : Rata – rata 65 % dari totalpembelanjaan K/L untukBelanja Barang & Belanja Modal
E-purchasing yang berbasis pada e-katalog : daftar, jenis, spesifikasi teknis, dan harga barang tertentu
Peraturan Pelaksana
Dasar Hukum
Perpes 4/2015 :Pasal 110
Peraturan Kepala LKPP Nomor 6/2016 Tentang Katalog Elektronik dan e-Purchasing
Pengaturan Penyelenggaraan Sistem e-Purchasing
PenyampaianUsulan
PemilihanPenyedia
Kontrak KatalogPenayangan
e-KatalogPerubahan
Kontrak Katalog
Prosedur, Syarat & KetentuanPenggunaan, User Guide
IMPLEMENTASI E-KATALOG/E-PURCHASING
Landasan Regulasi
Sanksi
Monev
Pengecualian Dalame-Purchasing
Jenis KatalogElektronik
Para PihakKriteria
Barang/Jasa
EvaluasiUsulan
Para Pihak
Ketentuan Lain-Lain danKetentuan Peralihan
Kontrak dengan Produsen/ Sole Agent
Penggunaan Metode yang Lebih Kompetitif
Harga Berdasarkan:
•Merk, tipe, spesifikasidanlayanan yang diberikanPenyedia
Sistem berbasis Web:
- Layanan Transaksi secaraOnline
- World-wide access
- Transaksi (e-Purchasing) Tercatat dalam Data Base
- Aplikasi yang User Friendly
Keunggulan E-Purchasing
KecualiOnline Shop
Efisien
Menghemat sumber daya (manusia, waktu, dan
biaya)
Need Basis
Sesuai Kebutuhan
Dapat memilih produk sesuai kebutuhan (sesuai kualitas, merk,
fungsi dan layanan yang diberikan)
Tujuan E-Purchasing
E-purchasing diselenggarakan dengan tujuan:
a. terciptanya proses Pemilihan Barang/Jasa secara langsung melalui sistem katalog elektronik (E-Catalogue) sehingga memungkinkan semua ULP/Pejabat Pengadaan dapat memilih Barang/Jasa pada pilihan terbaik; dan
b. efisiensi biaya dan waktu proses Pemilihan Barang/Jasa dari sisi Penyedia Barang/Jasa dan Penggunabarang/Jasa.
TransparanHarga barang/jasa dan spesifikasi
teknis transparan (bisa diakses siapa saja)
Katalog ElektronikNasional
Katalog ElektronikDaerah
Katalog ElektronikSektoral
A. Barang;
B. Pekerjaan Konstruksi;
C. Jasa Lainnya;
D. Jasa Konsultasi;
dan/atau
E. Barang/Jasa yang
dimuat dalam Online
Shop.
A. Barang;
B. Pekerjaan Konstruksi:
A. Umum; dan
B. Tertentu (melalui
Competitive
Catalogue)
C. Jasa Lainnya; dan/atau
D. Jasa Konsultasi.
A. Barang;
B. Pekerjaan Konstruksi;
C. Jasa Lainnya; dan/atau
D. Jasa Konsultasi.
JENIS KATALOG ELEKTRONIK
KRITERIA BARANG/JASA KATALOG ELEKTRONIK
Nas
ion
al
• Barang/jasadibutuhkan olehbeberapa K/L/D/I
• Barang/jasastandar atau dapatdistandarkan
• Kebutuhanbarang/jasabersifat berulang
Sekt
ora
l
• Barang/jasadibutuhkan olehKementerian
• Barang/jasastandar ataudapatdistandarkan
• Kebutuhanbarang/jasabersifat berulang
Dae
rah
• Barang/jasadibutuhkan olehSKPD
• Barang/jasastandar ataudapatdistandarkan
• Kebutuhanbarang/jasabersifat berulang
ALUR PROSES PENGUSULAN B/J KATALOG NASIONALKepala LKPP Cq. Deputi Bidang
Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan
Sistem Informasi
MelakukanEvaluasi
KelayakanUsulan
Barang/Jasa
• Menetapkan Barang/Jasa ,• Menetapkan Kelompok Kerja• Menyampaikan Surat
Pemberitahuan Usulan B/Jlayak masuk Katalog
Notes:•Kelompok Kerja untuk Katalog Elektronik Nasional terdiridari anggota ULP, Pegawai ASN LKPP, dan/atau gabunganpegawai ASN LKPP derngan ASN K/L/D/I•Pokja Berjumlah Gasal (minimal 3 Orang)
Tidak Layak
Layak
Rencana Kebutuhan berisikan:
1. Jenis,
2. Volume,
3. Spesifikasi teknis,
4. Waktu penggunaan,
5. Rencana anggaran,
6. Referensi harga/HPS,
7. Informasi produk,
8. Syarat penyedia
Sekretaris Jenderal/
Sekretaris Kementerian/
Sekretaris Utama/
Sekretaris Daerah/
Pimpinan Institusi
Menyusun danmenyampaikan
Surat Usulandan RencanaKebutuhan
Menerima SuratPemberitahuan
Usulan B/J layak/tidak layakmasuk Katalog
LaporanHasil
Pengkajian
Menyampaikan SuratPemberitahuan
Usulan B/J tidak layak
masuk Katalog
ALUR PROSES PENGUSULAN B/J KATALOG SEKTORAL
Pimpinan
Satker
Menteri Cq.
Sekretaris Jenderal/
Sekretaris Kementerian ULP
Kepala LKPP Cq. Deputi Bidang
Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan
Sistem Informasi
Surat PemberitahuanUsulan B/J tidak layak
masuk Katalog
Surat PemberitahuanUsulan B/J layak masuk
Katalog
PenetapanKelompok Kerja
Notes:•Kelompok Kerja untuk Katalog Elektronik sektoral terdiri dari anggota ULP,
dan dapat ditambah dengan ASN Kementerian•Pokja Berjumlah Gasal (minimal 3 Orang)
Rencana Kebutuhan
berisikan:
1. Jenis,
2. Volume,
3. Spesifikasi teknis,
4. Waktu penggunaan,
5. Rencana anggaran,
6. Referensi harga/HPS,
7. Informasi produk,
8. Syarat penyedia
Menyusun danmenyampaikan
Surat Usulan danRencana
KebutuhanSatker
Menugaskan Kepala ULP/KepalaUnit yang menangani pengadaanuntuk melakukan kajianterhadap kelayakan usulan Melakukan
EvaluasiKelayakan
UsulanBarang/Jasa
• MenetapkanBarang/Jasa ,
• Menyampaikan SuratPemberitahuan UsulanB/J layak masuk Katalog
Tidak Layak
Layak
LaporanHasil
Pengkajian
Menyampaikan SuratPemberitahuanUsulan B/J tidak layakmasuk Katalog
Melakukan Kajian danMenyampaikan Hasil
Kajian TerhadapKelayakan Usulan
Barang/Jasa
Menyampaikan suratusulan, rencana
kebutuhan dan hasilkajian
Menerima Hasil KajianTerhadap
Kelayakan UsulanBarang/Jasa
ALUR PROSES PENGUSULAN B/J KATALOG DAERAH
Pimpinan
SKPD
Kepala Daerah Cq.
Sekretaris DaerahULP
Kepala LKPP Cq. Deputi Bidang
Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan
Sistem Informasi
Surat PemberitahuanUsulan B/J tidak layak
masuk Katalog
Surat PemberitahuanUsulan B/J layak masuk
Katalog
PenetapanKelompok Kerja
Notes:•Kelompok Kerja untuk Katalog Elektronik sektoral terdiri dari anggota ULP,
dan dapat ditambah dengan ASN Kementerian•Pokja Berjumlah Gasal (minimal 3 Orang)
Rencana Kebutuhan
berisikan:
1. Jenis,
2. Volume,
3. Spesifikasi teknis,
4. Waktu penggunaan,
5. Rencana anggaran,
6. Referensi harga/HPS,
7. Informasi produk,
8. Syarat penyedia
Menyusun danmenyampaikan
Surat Usulan danRencana
Kebutuhan
Menugaskan Kepala ULP/KepalaUnit yang menangani pengadaanuntuk melakukan kajianterhadap kelayakan usulan Melakukan
EvaluasiKelayakan
UsulanBarang/Jasa
• MenetapkanBarang/Jasa ,
• Menyampaikan SuratPemberitahuan UsulanB/J layak masuk Katalog
Tidak Layak
Layak
LaporanHasil
Pengkajian
Menyampaikan SuratPemberitahuanUsulan B/J tidak layakmasuk Katalog
Melakukan Kajian danMenyampaikan Hasil
Kajian TerhadapKelayakan Usulan
Barang/Jasa
Menyampaikan suratusulan, rencana
kebutuhan dan hasilkajian
Menerima Hasil KajianTerhadap
Kelayakan UsulanBarang/Jasa
METODE PEMILIHAN PENYEDIA KATALOG ELEKTRONIK
PemilihanPenyedia
Lelang/SeleksiNon-lelang/ Non-seleksi
Negosiasi Non-Negosiasi Negosiasi Non-Negosiasi
Digunakan untukmendapatkan lebih dari1 (satu) pemenanguntuk menjaminPemenuhan kebutuhanB/J yang memilikikarakteristik khususdan/atau memerlukanperlakuan khusus
a. Kebutuhan B/J mampu dipenuhi 1 (satu Penyedia);
b. Spesifikasi teknis dankualitas B/J standar;
c. Penyedia banyak
a. Kebutuhan B/J melebihikemampuan dari 1 (satu Penyedia);
b. Spesifikasi teknis dankualitas B/J beragam;
c. B/J yang harganyasudah dipublikasikanmelalui media cetakdan elektronik;
d. Penyedia tunggal; dan/atau
e. Pokja menilai proses pemilihan akan lebihefektif dan efisien
Digunakan dalamkondisi jika harga B/Jtelah ditetapkan olehpemerintah
*Metode Pemilihan Penyedia ditentukan oleh Kelompok Kerja
Competitive Catalogue
Digunakan dalamlingkup pekerjaankonstruksi
KONTRAK KATALOG ELEKTRONIK NASIONAL
Deputi Bidang Monev-PSIMereviu Hasil Pemilihan
terhadap Prosedur Pemilihan
Kepala LKPPMenandatanganiKontrak Katalog
1. Deputi Bidang Monev-PSI menyampaikan danmengusulkan kepada Kepala LKPP bahwa hasilpemilihan tidak layak untuk ditindaklanjuti denganpenandatanganan Kontrak Katalog
2. Deputi Bidang Monev-PSI memerintahkan kepadaPokja untuk melakukan pemilihan ulang, evaluasiulang, pemasukan penawaran ulang, ataupembatalan pemilihan.
Tidak memenuhi
prosedur pemilihan
Memenuhi prosedur pemilihan
dan layak ditindaklanjuti
KONTRAK KATALOG ELEKTRONIK SEKTORAL
Sekretaris Jenderal/ Sekretaris Kementerian
Mereviu Hasil PemilihanTerhadap Prosedur Pemilihan
MenteriMenandatanganiKontrak Katalog
1. Sekretaris Jenderal/ Sekretaris Kementerianmenyampaikan dan mengusulkan kepada menteribahwa hasil pemilihan tidak layak untukditindaklanjuti dengan penandatanganan KontrakKatalog
2. Sekretaris Jenderal/ Sekretaris Kementerianmemerintahkan kepada Pokja untuk melakukanpemilihan ulang, evaluasi ulang, pemasukanpenawaran ulang, atau pembatalan pemilihan.
Tidak memenuhi
prosedur pemilihan
Memenuhi prosedur pemilihan
dan layak ditindaklanjuti
KONTRAK KATALOG ELEKTRONIK DAERAH
Sekretaris DaerahMereviu Hasil Pemilihan
Terhadap Prosedur Pemilihan
Kepala Daerah MenandatanganiKontrak Katalog
1. Sekretaris Daerah menyampaikan danmengusulkan kepada Kepala Daerah bahwa hasilpemilihan tidak layak untuk ditindaklanjuti denganpenandatanganan Kontrak Katalog
2. Sekretaris Derah memerintahkan kepada Pokjauntuk melakukan pemilihan ulang, evaluasi ulang,pemasukan penawaran ulang, atau pembatalanpemilihan.
Tidak memenuhi
prosedur pemilihan
Memenuhi prosedur pemilihan
dan layak ditindaklanjuti
PENAYANGAN BARANG/JASA E-KATALOG
Komoditas
Kategori
Produk
Struktur
e-Katalog
Prosedur Pelaksanaan E-Purchasing
Pembuatan Paket
Pengiriman Permintaan Pembelian Barang Jasa
Persetujuan Pembelian
Barang/Jasa
Perjanjian Pembelian
Barang/Jasa
Tanda Bukti:1) Surat Pesanan; 2) Bukti Pembelian3) Kuitansi;4) Surat Perintah
Kerja (SPK); atau 5) Surat Perjanjian.
Pejabat Pemesan membuat paket pembelian dan mengirimkan permintaan pembelian Barang/Jasa berdasarkan informasi yang diberikan oleh PPK/Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi
Penyedia Barang/Jasa memberikan persetujuan atas permintaan pembelian Barang/Jasa
Syarat dan ketentuan dan user guide aplikasi E-Purchasing dapat berbeda sesuai denganjenis Barang/Jasa yang tercantum pada E-Catalogue.
Alur ePurchasing dengan negosiasi (PP selaku Pemesan dan PPK selaku Pembeli)
PPK PP Penyedia Distributor
Lihat eCatalogue & Buat
Rencana Pengadaan
Offilne
Login Pada LPSE dan
akses ePurchasing v.4
Buat Paket,
Input & Kirim
Permintaan Pembelian
Lihat Notifikasi email dan
Login eCatalogue v.4
Lihat Permintaan
Pembelian
Negosiasi
Pilih Distributor/Pelaksana
Pekerjaan,
Persetujuan Permintaan
Pembelian
Persetujuan
Permintaan Pembelian
Login Pada LPSE dan
akses ePurchasing v.4
Persetujuan
Permintaan Pembelian
Download
Surat Perjanjian
Download/Cetak
Surat Pesanan
Lihat Notifikasi email dan
Login eCatalogue v.4
Lihat Permintaan
Pembelian
Input & Kirim
Status Pengiriman
Input Status Penerimaan
dan Riwayat Pembayaran
tidak
setuju
ePurchasing dengan negosiasi (PPK selaku Pemesan dan Pembeli)
PPK Penyedia Distributor
Lihat eCatalogue & Buat
Rencana Pengadaan
Offilne
Login Pada LPSE dan
akses ePurchasing v.4
Buat Paket,
Input & Kirim
Permintaan Pembelian
Lihat Notifikasi email dan
Login eCatalogue v.4
Lihat Permintaan
Pembelian
Negosiasi
Pilih Distributor/Pelaksana
Pekerjaan,
Persetujuan Permintaan
Pembelian
Persetujuan
Permintaan Pembelian
Login Pada LPSE dan
akses ePurchasing v.4
Persetujuan
Permintaan Pembelian
Download
Surat Perjanjian
Download/Cetak
Surat Pesanan
Lihat Notifikasi email dan
Login eCatalogue v.4
Lihat Permintaan
Pembelian
Input & Kirim
Status Pengiriman
Input Status Penerimaan
dan Riwayat Pembayaran
tidak
setuju
ePurchasing tanpa negosiasi (PP selaku Pemesan dan PPK selaku Pembeli)
PPK PP Penyedia Distributor
Lihat eCatalogue & Buat
Rencana Pengadaan
Offilne
Login Pada LPSE dan
akses ePurchasing v.4
Buat Paket,
Input & Kirim
Permintaan Pembelian
Lihat Notifikasi email dan
Login eCatalogue v.4
Lihat Permintaan
Pembelian
Pilih Distributor/Pelaksana
Pekerjaan,
Persetujuan Permintaan
Pembelian
Persetujuan
Permintaan Pembelian
Login Pada LPSE dan
akses ePurchasing v.4
Persetujuan
Permintaan Pembelian
Download
Surat Perjanjian
Download/Cetak
Surat Pesanan
Lihat Notifikasi email dan
Login eCatalogue v.4
Lihat Permintaan
Pembelian
Input & Kirim
Status Pengiriman
Input Status Penerimaan
dan Riwayat Pembayaran
ePurchasing tanpa negosiasi (PPK selaku Pemesan dan Pembeli)
PPK Penyedia Distributor
Lihat eCatalogue & Buat
Rencana Pengadaan
Offilne
Login Pada LPSE dan
akses ePurchasing v.4
Buat Paket,
Input & Kirim
Permintaan Pembelian
Lihat Notifikasi email dan
Login eCatalogue v.4
Lihat Permintaan
Pembelian
Pilih Distributor/Pelaksana
Pekerjaan,
Persetujuan Permintaan
Pembelian
Persetujuan
Permintaan Pembelian
Login Pada LPSE dan
akses ePurchasing v.4
Persetujuan
Permintaan Pembelian
Download
Surat Perjanjian
Download/Cetak
Surat Pesanan
Lihat Notifikasi email dan
Login eCatalogue v.4
Lihat Permintaan
Pembelian
Input & Kirim
Status Pengiriman
Input Status Penerimaan
dan Riwayat Pembayaran
Layanan PurnaJual dan Jaminan
Garansi
Tata Cara Pembelian
Barang
Hak & Kewajiban
Juknis Onlineshop“Keputusan Deputi Bidang Monitoring Evaluasi danPengembangan Sistem Informasi No. 7 Tahun 2015”
Hak dan Kewajiban
Pembeli Penyedia
Hak 1. Mendapat Jaminan kebenaran informasispesifikasi dan harga Barang
2. Menerima tanggapan pemesanan dari penyediaselambat-lambatnya 3 hari kerja
3. Menerima status pengiriman dari penyedia4. Menerima barang selambat-lambatnya 5 hari
kerja sejak tanggal transaksi (Jabodetabek) dan7 hari kerja (luar Jabodetabek), kecuali diaturdalam SPK
5. Mendapat jaminan keamanan, kualitas dankuantitas sampai barang diterima
6. Mendapat penggantian barang, dalam hal:• Barang rusak akibat cacat produksi• Barang rusak saat pengiriman• Barang yang diterima tidak sesuai dengan
yang dipesan7. Mendapat penggantian barang selambat-
lambatnya 14 hari kerja sejak BASTditandatangani PPHP, dalam hal barang tidakberfungsi atau tidak sesuai
8. Mendapatkan layanan purnajual sesuai garansi
Menerima pembayaran
Hak dan Kewajiban
Pembeli Penyedia
Kewajiban 1. Melakukan pembayaran ataspemesanan
2. Memberitahukan pembatalanpembelian sebelum PPK menyetujuipaket
3. Mencantumkan kebutuhan, volumedan waktu penerimaan barang saatpembuatan paket
4. Membuat BAST selambat-lambatnya 5hari kerja setelah barang diterima,kecuali diatur dalam SPK
1. Menjamin kebenaran informasi produk2. Menanggapi pesanan selambat-lambatnya 3
hari kerja3. Memberitahukan status pengiriman barang4. Mengirimkan barang selambat-lambatnya 5
hari kerja sejak tanggal transaksi(Jabodetabek) dan 7 hari kerja (luarJabodetabek), kecuali diatur dalam SPK
5. Bertanggungjawab atas keamanan, kualitasdan kuantitas barang
6. Mengambil dan mengganti barang, dalamhal:
• Barang rusak akibat cacat produksi• Barang rusak saat pengiriman• Barang yang dikirim tidak sesuai
dengan yang dipesan7. Mengambil dan mengirimkan penggantian
barang selambat-lambatnya 14 hari kerjasejak BAST ditandatangani PPHP, dalam halbarang tidak berfungsi atau tidak sesuai
8. Memberikan layanan purnajual
PENERAPAN SANKSI PENYEDIASA
NK
SI • Digugurkan dalam proses pemilihan penyedia
• Pemutusan Kontrak Katalog
• Penurunan pencantuman dari katalog elektronik selama1 (satu) tahun
• Penghentian sementara dalam sistem transaksi e-Purchasing paling lama 6 (enam) bulan
8 KRITERIA PENGECUALIAN E-PURCHASING
1• Barang/Jasa belum tercantum dalam e-Catalogue
2• Spesifikasi dalam e-Catalogue tidak sesuai dengan kebutuhan K/L/D/I
3• Penyedia tidak menanggapi pesanan sedangkan kebutuhan mendesak dan tidak dapat
ditunda lagi
4• Penyedia tidak mampu menyediakan barang baik seluruh maupun sebagian karena
kelangkaan ketersediaan
5• Penyedia barang tidak mampu melayani pemesanan barang karena keterbatasan
jangkauan layanan penyedia
6• Penyedia tidak dapat menyediakan barang dengan jangka waktu yang ditetapkan setelah
PPK menyetujui paket pesanan
7• Penyedia dikenakan sanksi administrasi berupa penghentian sementara dalam transaksi
e-Purchasing
8• Harga e-Catalogue dan harga hasil negosiasi online shop lebih mahal pada periode
penjualan, jumlah, merek, tempat, spek teknis dan syarat yang sama
Perka LKPP No. 6 Tahun 2016, Pasal 40
• LKPP dan K/L/D/I melakukan monitoring dan evaluasi terhadap penyelenggaraansistem katalog elektronik dan penyelenggaraan sistem E-Purchasing.
• Monitoring dan evaluasi yang dilakukan antara lain melakukan pengawasan, pengendalian, dan evaluasi terhadap:
a. Kinerja Penyedia
b. Pelaksanaan proses pemilihan penyedia
c. Pelaksanaan Kontrak Katalog
d. Kewajaran harga, yang tercantum dalam e_Katalog
• K/L/D/I melaporkan kemajuan realisasi transaksi e-Purchasing setiap 6 (enam) bulan.
MONITORING DAN EVALUASI
Make Public Procurement Easy