MAGO E LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

Mago consente l’emissione delle fatture elettroniche attive e la ricezione di quelle passive avvalendosi dell’integrazione con il servizio on line Digital Hub di Zucchetti.Grazie a tale servizio si possono gestire le seguenti operazioni:

• Fatturazione Elettronica Attiva, che consente l’invio delle fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazionee verso i privati (c.d. “B2B”);

• Fatturazione Elettronica Passiva, che consente di riceverele fatture elettroniche emesse dai fornitori.

La Fatturazione Elettronica di Mago opera in modo totalmente trasparente rispetto ai processi operativi abituali, permettendo l’adeguamento a questa novità normativa e un completo controllo del processo collegato.

La Legge Finanziaria del 2008 (art. 1, commi 209-214, della Legge n. 244 del 24/12/2007) ha introdotto l’obbligo di emettere la fattura elettronica (e non più cartacea), per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni (c.d. P.A.); successivamente, a partire dal 1° gennaio 2017, l’emissione delle fatture elettroniche è stata estesa in modo opzionale anche ai rapporti commerciali tra privati (D.L. 127/2015).

Il definitivo obbligo è scattato,a partire dal 1° luglio 2018, per le cessioni di carburanti e per i subappaltatori della Pubblica Amministrazione, e a decorrere dal 1° gennaio 2019 l’obbligo di fattura elettronica riguarderà tutti i soggetti IVA, come disposto dal D.L. n. 79/2018, pubblicato nella G.U. n. 148 del 28 giugno 2018.

Per emettere e ricevere le fatture elettroniche, Zucchetti ha messo a disposizione il servizio on line “Digital Hub”, al quale tutti i gestionali Zucchetti, tra cui Mago, si sono integrati.

Digital Hub è un servizio on line rivolto a coloro che desiderano gestire con il proprio sistema ERP la generazione delle fatture elettroniche in modo estremamente semplice, senza doversi occupare delle modalità con cui avviene lo scambio di informazioni con il destinatario, in quanto a Digital Hub viene delegato tutto il processo tecnico e burocratico necessario a fare giungere la fattura al suo destinatario.

LA NORMATIVA LA SOLUZIONE ZUCCHETTI:SERVIZIO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA NEL DIGITAL HUB

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Il servizio, attivo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, si occupa di:

• ricevere la fattura inserita tramite il gestionale, Mago in questo caso. Il documento viene inviato al Digital Hub tramite un apposito messaggio elettronico (web service);il contenuto è strutturato come dalle specifiche definite dall’Agenzia delle Entrate, in formato XML;

• controllare automaticamente la validità formale del file XML;• firmare il file XML con firma Zucchetti S.p.A. (Zucchetti

emittente) o firma acquistata dall’azienda;• trasmettere automaticamente il file XML al

Sistema di Interscambio (SdI), il servizio centrale predisposto dall’Agenzia delle Entrate per la comunicazione delle fatture elettroniche;

• gestire automaticamente le ricevute e le notifiche;• inviare automaticamente in conservazione digitale.Il servizio di Digital Hub viene sottoscritto sotto forma di abbonamento, e va attivato all’interno di Mago con le apposite credenziali fornite.Alcuni dei servizi (es.: firma digitale, conservazione sostitutiva) sono attivabili opzionalmente.

Rispetto alla precedente gestione cartacea della fatturazione, per la fattura elettronica emessa si prevedono alcune fasi aggiuntive relative alla nuova modalità di invio del documento.

L’utente di Mago non deve necessariamente conoscere tutti i dettagli relativi alla comunicazione tra i diversi sistemi e procedure, è solo necessario tenere presente che l’esito finale del processo di elaborazione di ogni singolo documento dipende da un iter stabilito dall’agenzia delle Entrate.

MAGO E DIGITAL HUB

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La sinergia tra Mago, Digital Hub Zucchetti e Conservazione Digitale Zucchetti, permette all’utilizzatore finale di operare in modo semplice e intuitivo, automatizzando l’intera procedura e delegando gli aspetti tecnici al servizio messo a disposizione da Zucchetti.

Per usufruire dell’integrazione tra Mago e Digital Hub, è necessario sottoscrivere il contratto di fornitura del servizio relativo alla Fatturazione Elettronica del Digital Hub.

Alla sottoscrizione verranno rilasciate delle credenziali da inserire in Mago, che attiveranno tutte le funzionalità relative.

L’integrazione consente di gestire l’intero processo della fatturazione elettronica eseguendo le seguenti operazioni:

• indicazione per ciascun cliente di eventuali parametri necessari per gestire l’emissione della fattura elettronica (es.: codice destinatario, utilizzo di PEC, ecc.);

• inserimento o generazione con le modalità usuali di documenti (fatture, note credito e note debito) direttamente in Mago con la possibilità di compilare eventuali dati integrativi;

• invio al Digital Hub del singolo documento, con possibilità di re-invio (es.: per scarto a seguito di dati mancanti);

• invio anche massivo tramite apposita procedura, con possibilità di selezionare/deselezionare singoli documenti; controlli preventivi all’invio per evidenziare preventivamente eventuali mancanze;

• elaborazione da parte di Digital Hub dell’intero processo di fatturazione elettronica: verifiche sui dati, controlli di conformità del file XML, firma digitale, invio a SdI, ricezione delle notifiche e all’invio in conservazione digitale;

• aggiornamento dello “stato” della Fattura Elettronica (es.: ricezione corretta oppure errori nei contenuti).

Il formato di invio del documento previsto dall’Agenzia delle Entrate dà la possibilità di allegare ulteriori documenti, e da Mago si può scegliere di allegare sia la stampa “canonica” della fattura in formato PDF che altri documenti; tale associazione è automatizzabile se si dispone del modulo DMS/EasyAttachment.

I processi gestionali canonici a corollario della fatturazione (contabilizzazione, gestione partitario, ecc.) possono continuare ad essere eseguiti come di consueto.

La fattura potrà essere stampata in forma cartacea per la sua gestione interna, oppure inviata al cliente via e-mail come in precedenza. Va sottolineato che secondo la normativa l’unico documento che ha valore fiscale è l’XML inviato e correttamente ricevuto dallo SdI.

Mago, così come tutti i software gestionali Zucchetti aderisce allo standard promosso dall’associazione AssoSoftware (Associazione nazionale produttori di software gestionale e fiscale), che ha messo a disposizione una codifica standard per le informazioni che transitano attraverso il formato XML delle fatture elettroniche.

Questo tracciato definisce una serie di informazioni, aggiuntive rispetto a quelle già presenti nel tracciato dell’Agenzia delle Entrate, che permettono di arricchireil contenuto di base del corpo della fattura.

Tali informazioni fanno riferimento a tabelle condivise tra tutte le software house per permettere una migliore integrazione dei dati all’interno dei sistemi gestionali.Mago prevede la possibilità di generare il file XML secondoil tracciato AssoSoftware per arricchire il contenuto base del documento. Queste informazioni saranno utili per facilitare l’integrazione automatica o semi-automatica dei dati all’interno dei sistemi gestionali riceventi le fatture elettroniche.

Ai fini fiscali la scelta del formato non ha alcuna influenza;i clienti potrebbero richiedere l’utilizzo delle fatture secondo questo formato per facilitarne l’acquisizione automatizzata, quindi si può attivare per ogni singolo cliente.

FORMATO XML:SDI STANDARD OPPURE ASSOSOFTWARE

A partire dal 1 Luglio 2018 è facoltà delle imprese di optare per l’adozione esclusiva della fatturazione elettronica, ragion per cui è già possibile dovere procedere alla registrazione contabile dei documenti ricevuti dai propri fornitori.

La registrazione può avvenire come di consueto, ottenendo il documento in formato PDF direttamente dal fornitore (vie e-mail o PEC) oppure scaricandolo dal proprio “cassetto fiscale”.

Nel caso si decida di avvalersi dei servizi messi a disposizione da Zucchetti anche per questo processo, andrà innanzitutto comunicato ai propri fornitori il codice destinatario di Digital Hub (“SUBM70N”), in alternativa, questa preferenza dovrà essere indicata nella propria area del portale dell’Agenzia delle Entrate.

In questo modo tutte le fatture inviate dai fornitori vengono raccolte da Digital Hub e sono scaricabili direttamente in Mago, sia sotto forma di singole fatture che di lotti di fatture, ossia più fatture

inviate dallo stesso fornitore.

Il codice anagrafico del fornitore viene identificato tramite la ricerca per Partita IVA e, qualora si tratti di un nuovo soggetto, è possibile censirlo automaticamente in anagrafica poiché la fattura elettronica contiene non solo la ragione sociale e la partita IVA del cedente/prestatore, ma anche altri dati anagrafici - come ad esempio l’indirizzo.

Tramite una procedura interattiva è possibile visualizzare la fattura ricevuta ed inserire il documento IVA direttamente in Contabilità Generale, con la comodità di avere gli importi già proposti sia nel castelletto IVA che nel libro giornale, con la possibilità di intervenire manualmente per correggere eventuali codici o contropartite. Infine la fattura elettronica ricevuta è visualizzabile dal documento registrato in contabilità.

N.B. le funzionalità dei moduli di Fatturazione Elettronica sono disponibili per entrambi gli ERP, Mago.net e Mago4; per maggiori informazioni commerciali è possibile rivolgersi al proprio Rivenditore di riferimento.

LA FATTURAZIONE PASSIVA

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