m a n u a l m u t u - spm.undiknas.ac.idspm.undiknas.ac.id/lampiran/manual mutu undiknas...

MANUAL MUTU UNDIKNAS-PEMA-01.02 i

M A N U A L M U T U

UNIVERSITAS PENDIDIKAN NASIONAL (UNDIKNAS)

©undiknas, 2016 all rights reserved

UNDIKNAS-PEMA-01.02

MANUAL MUTU UNDIKNAS-PEMA-01.02 ii

DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN ........................................................................................................ 1

1.1. Latar Belakang ................................................................................................. 1

1.2 Ruang Lingkup ................................................................................................. 2

1.3 Tujuan Manual Mutu ........................................................................................ 3

1.4 Penyusunan dan Pengendalian Dokumen Manual Mutu ........................ 3

1.5 Sasaran Mutu .................................................................................................... 4

2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU ....................................................... 5

3. ISTILAH DAN DEFINISI ............................................................................................... 5

4. SISTEM MANAJEMEN MUTU .................................................................................... 7

4.1 Sejarah Undiknas Denpasar ........................................................................... 7

4.2 Struktur Organisasi Undiknas .......................... Error! Bookmark not defined.

4.3 Visi, Misi dan Tujuan Undiknas Denpasar ...................................................... 8

4.4 Sistem Dokumentasi dan Audit .................................................................... 12

5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN .................................................................... 13

5.1 Komitmen Manajemen ................................................................................. 13

5.2 Persyaratan dan Kepuasan Pelanggan .................................................... 13

5.3 Kebijakan Mutu .............................................................................................. 15

5.4 Perencanaan Sistem Mutu ........................................................................... 18

5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi ........................................ 18

5.6 Tinjauan manajemen .................................................................................... 20

6. Pengelolaan Sumber Daya ................................................................................ 21

6.1 Penyediaan Sumber Daya ........................................................................... 21

6.2 Sumber Daya Manusia ................................................................................. 21

6.3 Sarana, Prasarana dan Lingkungan Kerja ................................................. 22

6.4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik .......................................... 24

MANUAL MUTU UNDIKNAS-PEMA-01.02 iii

7. Realisasi Layanan Tri Dharma PT ........................................................................ 24

7.1 Perencanaan Program Layanan Tri Dharma PT ....................................... 24

7.2 Proses Terkait Pelanggan (Mahasiswa dan Stakeholders

Lainnya) 27

7.3 Rancangan dan Pengembangan Kurikulum PS, Penelitian

dan Pengabdian Kepada Masyarakat ..................................................... 30

7.4 Pengadaan Sumber Daya Undiknas .......................................................... 33

7.5 Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan

Pengabdian kepada Masyarakat .............................................................. 34

7.6 Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran

Keberhasilan ................................................................................................... 36

8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU ........................................ 37

8.1 Panduan umum ............................................................................................. 37

8.2 Pemantauan dan pengukuran ................................................................... 37

8.3 Analisis Data ................................................................................................... 39

8.4 Perbaikan ...................................................................................... 40

MANUAL MUTU UNDIKNAS-PEMA-01.02 1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Manual Mutu Universitas Pendidikan Nasional (Undiknas)

Denpasar disusun untuk mengendalikan pengelolaan pendidikan

tinggi bermutu berstandar internasional dan memenuhi peraturan

pemerintah Republik Indonesia, persyaratan Sistem Manajemen

Mutu (SMM) menurut Standar Nasional Perguruan Tinggi . Manual

Mutu ini menjelaskan penjabaran keterkaitan antara struktur

organisasi Undiknas, kebijakan mutu, sasaran mutu

penyelenggaraan pendidikan dan Sistem Penjaminan Mutu secara

internal Undiknas.

Pada tahun 2006 - 2009 Undiknas menggunakan Sistem

Penjaminan Mutu (SPM) secara internal dengan nama Sistem

Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) dengan 8 standar mutu

akademik Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti). Mulai tahun

2010, sistem penjaminan mutu di Undiknas menggunakan nama

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan tahun 2016 standar

disesuaikan dengan Permenristek No 44 tahun 2015 yang

menggunakan delapan (8) standar mutu Pendidikan, (8) standar

mutu Penelitian dan delapan (8) standar Pengabdian kepada

masyarakat.

Universitas melakukan penjaminan mutu pendidikan sebagai

pertanggungjawaban kepada stakeholders untuk

mengembangkan mutu pendidikan Undiknas secara berkelanjutan.

Dengan demikian, mutu penyelenggaraan pendidikan di Undiknas

diakui tidak saja secara internal, namun juga secara eksternal oleh


Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BANPT) atau badan

akreditasi internasional.

Dalam penerapan SPMI, universitas memastikan bahwa

budaya mutu dipahami dan dilaksanakan semua pihak, serta

dikendalikan. Dengan SPMI ini, Undiknas akan mampu menetapkan

dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya (aspek

deduktif). mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan stakeholders

(aspek induktif) yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan

profesional. Untuk itu, Undiknas menyusun dokumen SPMI sebagai

berikut:

Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan sistem

yaitu Visi dan Misi Undiknas , Statuta Undiknas, struktur Organisasi

dan Job Deskription , Rencana Strategis Undiknas, Program Kerja

Rektor dan Pedoman Akademik Undiknas .

Dokumen mutu yaitu Manual Mutu Undiknas, Standar Mutu

Undiknas, Fakultas dan Program kerja, Sasaran mutu, Manual

Prosedur, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung, Borang-borang.

Dokumen Audit yang meliputi Manual Prosedur Pelaksanaan

Audit Internal Mutu (AIM) , MP Penilaian Kinerja Undiknas, Fakultas

dan Program, MP Penilaian Kinerja Jurusan dan PS , Borang Kinerja

Undiknas, Borang Kinerja dan Instruksi Kerja.

1.2 Ruang Lingkup

Manual mutu ini merupakan panduan implementasi

manajemen mutu Undiknas dan merupakan persyaratan sistem

manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di

lingkungan Undiknas. Manual Mutu ini disusun dengan mengacu

pada persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu dan

Permenristek No 44 Tahun 2015 tentang standar Nasional Perguruan

Tinggi.


Sistem Manajemen Mutu (SMM) Undiknas dibatasi pada

penyediaan jasa layanan Tridarma Perguruan Tinggi yang

mencakup pendidikan sarjana dan pasca sarjana, penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat, dengan didukung layanan

penunjangnya.

1.3 Tujuan Manual Mutu

Manual Mutu ini bertujuan untuk:

a. Menggariskan kegiatan utama (core business) yaitu tri dharma

pendidikan tinggi, baik yang terkait langsung ataupun tidak

langsung dengan layanan pendidikan di Undiknas, baik dalam

perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan

perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan

dalam memenuhi persyaratan pelanggan.

b. Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam

proses di atas.

c. Mencerminkan komitmen Undiknas dalam peningkatan mutu

secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat

dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses layanan

Tridarma dan penunjangnya di Undiknas.

d. Menggariskan perencanaan dan implementasi SPMI yang

terintegrasi dengan SMM di unit-unit kerja lingkungan Undiknas.

1.4 Penyusunan dan Pengendalian Dokumen Manual Mutu

Dokumen Manual Mutu Undiknas disusun pada Konsep awal

dokumen disusun oleh Penjaminan Mutu dan Akreditasi (PEMA)

berdasarkan dokumen induk dan referensi yang relevan. Konsep

awal ini dipelajari, diperiksa dan diberi masukan oleh pimpinan

universitas. Selanjutnya konsep diklarifikasi oleh pakar sebelum

divalidasi dan disahkan oleh Rektor. Secara rutin, keluhan dan


permasalahan yang timbul pada implementasi SPMI dievaluasi

untuk peningkatan mutu berkelanjutan. Manual Mutu ini

dikategorikan sebagai dokumen tidak terkendali dan revisinya

dikendalikan oleh PEMA mengikuti MP Pengendalian Dokumen dan

Rekaman. Fakultas/Program dan Jurusan dan Unit diwajibkan

menyusun dan mengendalikan dokumen Manual Mutu sesuai

dengan layanan masing-masing.

1.5 Sasaran Mutu

BIDANG, RENCANA PROGRAM/KEGIATAN

DAN INDIKATOR KINERJA Dasar/

2016

Target Capaian pada Tahun

Uraian Unit 2017 2018 2019 2020 2021

I. RAGAAN UNDIKNAS MASA DEPAN

PS terakreditasi A % 4/9 5/9 6/9 7/9 8/9 9/9

Akreditasi Undiknas - B B A A A A

Jumlah Fakultas sertifikasi internasional

(A Best 21) Jml 0 0 1 2 3 4

II. KUALITAS PEMBELAJARAN

(TEACHING QUALITY)

S1 % 90 95 100 100 100 100

S2 % 90 95 95 100 100 100

III. ENTREPRENEURIAL UNIVERSITY:

FINANCIAL RESOURCE

MANAGEMENT

Jumlah usaha mandiri jml 1 2 2 3 4 4

IV. KETENAGA-KERJAAN LULUSAN

(GRADUATE EMPLOYABILITY)

Jumlah mahasiswa menjadi calon

entrepreneur % 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0

V. KUALITAS PENELITIAN (RESEARCH

QUALITY)

Publikasi di jurnal nasional jml 5 6 7 7 8 8

Publikasi di jurnal internasional jml 3 4 4 5 5 6

Jumlah HAKI/Paten jml 2 2 2 3 3 3

VI. PENCITRAAN INTERNASIONAL

(INTERNATIONAL OUTLOOK)

Peningkatan peringkat versi A Best 21 Rank

Peningkatan peringkat versi

Webometrics Rank 20 20 19 19 18 18


2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU

Rujukan yang digunakan adalah:

a. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan

Tinggi Nasional.

b. Permenristek No.44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional

Pendidikan Tinggi.

c. Peraturan Pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan

dan Penyelenggaraan Pendidikan.

d. Peraturan Pemerintah No. 66 Tahun 2010 tentang Perubahan

atas Peraturan Pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang

Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.

e. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi

Nasional, 2008.

f. Akreditasi Program Studi Sarjana,dan Magister oleh Badan

Akreditasi Nasional, 2009.

g. Visi dan Misi Undiknas, 2010.

h. Statuta Undiknas, 2010.

i. Struktur Organisasi Undiknas.

j. Rencana Strategis Undiknas dan Program Kerja Rektor.

3. ISTILAH DAN DEFINISI

a. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah sistem untuk

menetapkan kebijakan, tujuan dan strategi mencapai mutu

yang telah ditentukan masing-masing Perguruan Tinggi.

b. Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh proses

penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan

Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan

berkelanjutan, sehingga visi dan misi PT dapat tercapai serta

stakeholders memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada

stakeholders). Kegiatan harus terencana dan sistematis yang


dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu

(SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan

memenuhi persyaratan mutu.

c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan

kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan

yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat

(dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat.

d. Standar Nasional Pendidikan Tinggi adalah Satuan standar yang

meliputi standar pendidikan, standar penelitian dan standar

Pengabdian kepada masyarakat

e. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan

untuk menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi.

f. Pelanggan secara umum adalah orang perorangan atau badan

yang ikut menerima atau membeli layanan pendidikan di PT.

Pelanggan Undiknas University dapat dibagi menjadi 4 (empat)

bagian, yaitu (1) calon mahasiswa/mahasiswa (learners) atau

peserta pelatihan sebagai pelanggan utama; (2) orang tua

mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan; dan

(3) pengguna lulusan dan mitra kegiatan penelitian dan

pengabdian; dan (4) pemerintah sebagai atasan langsung.

g. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah fakultas/program,

jurusan dan program studi atau lembaga selain fakultas dan

jurusan yang menyelenggarakan layanan pendidikan atau

pelatihan.

h. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan

jurusan/PS yang mendukung terselenggaranya layanan

pendidikan atau pelatihan.

i. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya

j. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi

k. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan


hasil yang dicapai atau menunjukkan bukti kegiatan yang

dilakukan

l. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan

pendidikan tinggi (tri dharma PT) dimana dalam prosesnya terjadi

peningkatan nilai (creating value).

4. SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1 Sejarah Universitas Pendidikan Nasional (Undiknas)

Universitas Pendidikan Nasional (UNDIKNAS) adalah lembaga

pendidikan tinggi negeri yang terletak di kota Denpasar, Bali.

Didirikan pada tahun 1969 yang diberi nama Akademi Bank dan

beberapa tahun berkembang menjadi Akademi Keuangan dan

Perbankan (AKABA) didirikan oleh Yayasan Pendidikan Kejuruan

Nasional (YPKN) Denpasar tahun 1969 dengan akta notaris nomor :

25 tahun 1969. Dalam perkembangannya, AKABA mengalami

peningkatan status menjadi Sekolah Tinggi Ilmu Keuangan (STIK).

Pada tanggal 1 Oktober 1983 berdasarkan Surat Keputusan

Yayasan Pendidikan Kejuruan Nasional Nomor: 012/II-4/YPKN/X/1983

STIK berafilasi dengan 3 (tiga) sekolah tinggi yakni : STISPOL, STIH dan

ATD menjadi Universitas Pendidikan Nasional Denpasar dengan

Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik

Indonesia Nomor : 0253/0/1984 tanggal 3 Juni 1984. Dalam

perjalanannya YPKN berubah bentuk menjadi Perkumpulan

Pendidikan Nasional (Perdiknas) dengan akta notaris nomor: 03

tertanggal 2 Agustus 2002 dan telah didaftarkan di Departemen

Hukum dan HAM dengan nomor : C-85.HT.01.03.TH.2004 tertanggal

11 Agustus 2014. Pada saat ini UNDIKNAS memiliki 4 fakultas dan 1

program Pascasarjana, dengan 9 Jurusan/PS yang melaksanakan

kegiatan pendidikan di bidang akademik. Pada program akademik

terdapat 7 program studi strata satu (S-1) yaitu : 1. Program Studi


Manajemen, 2. Program Studi Akuntansi, 3. Program Studi Ilmu

Administrasi Negara, 4. Program Studi Ilmu komunikasi, 5. Program

Studi Ilmu Hukum, 6. Program Studi Teknik Sipil, 7. Program Studi

Akuntansi dan 3 program Studi Pascasarjana (S-2) yang terdiri dari :

1. Program Sudi Magister Manajemen, 2. Program Studi Magister

Administrasi Publik dan 3. Program Studi Magister Ilmu Hukum

4.2 Visi, Misi dan Tujuan Universitas Pendidikan Nasional (Undiknas)

Denpasar

A. Visi Undiknas Denpasar adalah:

B. Misi :

1. Menyelenggarakan proses pendidikan untuk menghasilkan

mahasiswa atau peserta didik menjadi manusia yang berkualitas

dan visioner, berkemampuan akademik tinggi, bermartabat,

berkepribadian kuat, profesional, berjiwa entrepreneur serta

bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

2. Menjadi agen pembaharuan, pengembangan dan

penyebarluasan ilmu pengetahuan, teknologi, humaniora dan

seni, baik di tingkat lokal, nasional maupun internasional serta

mengupayakan pemanfaatan kemajuan IPTEKS untuk

meningkatkan taraf kehidupan dan kesejahteraan masyarakat

serta dapat pula memperkaya kebudayaan daerah dan nasional.

“Menjadi universitas unggul di bidang pendidikan dan

pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat berlandaskan konsep Tri Hita Karana serta

berperan aktif dalam meningkatkan IPTEKS,

peradaban, serta mampu menghasilkan lulusan yang berwawasan global dan bermoral Pancasila”


3. Sebagai pelopor pelaksanaan Tri Hita Karana dalam

mengimplementasikan Tridharma Perguruan Tinggi.

C. Tujuan :

1. Menghasilkan sumber daya manusia atau lulusan berkualitas

tinggi dan kredibel serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang

Maha Esa, berkepribadian kuat dan memiliki jiwa entrepreneur,

berwawasan global, disiplin, memiliki etos kerja dan produktivitas

tinggi, sehingga menjadi tenaga akademisi dan profesi yang

unggul, tangguh dan mampu bersaing, baik di tingkat lokal,

nasional maupun di tingkat internasional.

2. Menghasilkan dan/atau mengembangkan IPTEKS untuk

memenuhi tuntutan perkembangan peradaban manusia serta

untuk mendorong pembangunan bangsa dan negara.

3. Mempunyai kemampuan dalam pemberdayaan masyarakat

melalui pengembangan konsep pemecahan masalah dengan

menggunakan metode ilmiah sehingga dapat

dipertanggungjawabkan secara logis berlandaskan konsep Tri Hita

Karana.

4. Menjadikan Undiknas Denpasar sebagai centre of excellence

yang berdaya saing unggul, baik di tingkat lokal, nasional maupun

internasional.

5. Menjadi mitra pemerintah dan masyarakat dalam melaksanakan

dan mewujudkan program-program pembangunan, baik di

daerah maupun di tingkat nasional.


4.3 Organisasi Universitas Pendidikan Nasional (Undiknas) Denpasar

Organisasi UNDIKNAS sesuai dengan dokumen Statuta dan

Buku Pedoman Akademik Universitas Pendidikan Nasional

(Undiknas) Denpasar, adalah:

a. Senat Akademik Universitas

b. Dewan Guru Besar

c. Dewan Pertimbangan Rektor

d. Badan Eksekutif Mahasiswa

e. Unsur Pimpinan: Rektor, Wakil Rektor dan Direktur-Direktur

f. Unsur Pelaksana Akademik (Unit Kerja Pelaksana Akademik =

UKPA), terdiri dari :

Fakultas

Jurusan

Program Pascasarjana

Bidang Penelitian dan Kajian

Bidang Pengabdian Masyarakat

Lembaga lain yang menyelenggarakan pelatihan

g. Unsur Pelaksana Administrasi (Admition)

Bidang Administrasi Akademik

Bidang Operasional

Bidang Sumber Daya Manusia

Bidang Administrasi Umum dan Dokumentasi

Bidang Perlengkapan dan inventaris

Bidang Akuntansi

h. Unsur Penunjang Unit Pelaksana Teknis

Perpustakaan

Bidang Penunjang Akademik/Laboratorium

Bidang Cyber Net

i. Unsur Pemantauan dan Evaluasi

Direktorat Penjaminan Mutu dan Akreditasi (PEMA)


Badan Audit Keuangan

Gambar 1. Struktur Organisasi Universitas Pendidikan Nasional

Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Undiknas, maka

dibentuk struktur organisasi penjaminan mutu internal yang

terintegrasi dengan sistem manajemen mutu BAN PT. Struktur

tersebut mencakup tingkat universitas, fakultas dan

jurusan/program studi maupun unit kerja penunjang pelaksana

akademik. Pimpinan unit kerja menjamin mutu kinerja organisasi

yang menjadi tanggungjawabnya. Tugas Pokok dan Fungsi serta

koordinasi organisasi Undiknas, secara rinci dapat dilihat pada

dokumen Statuta .


Gambar 1. Struktur Organisasi Universitas Pendidikan Nasional (Undiknas)

yang Berkaitan Dengan Penjaminan Mutu

4.4 Sistem Dokumentasi dan Audit

Sistem dokumentasi mengacu pada dokumen-dokumen yang

telah disusun pada implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal

Undiknas dan rujukan dokume Kebijakan Manajemen Mutu. Sistem

yang dianut adalah hirarki kerucut terbalik: Dokumen Induk (Visi,

Misi dan Tujuan Undiknas; Statuta; SPMI; Renstra Undiknas; Program

Kerja; Pedoman Pendidikan), dokumen Mutu (Manual Mutu;

Standar Mutu; Manual Prosedur; Instruksi Kerja; Borang dan

Rektor

Dekan/ Program

Pascasarjana

(Unit Pelaksana Akademik)

Ketua Program

Studi

(S1 dan S2)

(Unit Pelaksana Akademik)

Senat Universitas

Senat Fakultas

Pusat Penjaminan

Mutu dan

Akreditasi (PEMA)

Gugus Kendali Mutu (GKM)

Unit Jaminan Mutu (UJM)

Pusat Penunjang

Pelaksana

Akademik

Audit


Dokumen Pendukung). Daftar keseluruhan dokumen tercantum

dalam MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman

5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1 Komitmen Manajemen

Universitas dan unit kerja mengidentifikasi layanan Tridarma

Perguruan Tinggi yang memuaskan kebutuhan dan harapan

pelanggan. Universitas dan unit kerja mengidentifikasi dan

menunjukkan komitmennya pada perbaikan berkelanjutan

terhadap layanan pendidikan dan SMM. Strategi yang dilakukan,

meliputi:

a. mengkomunikasikan kebijakan implementasi SMM di seluruh unit

kerja di Undiknas,

b. melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan tujuan

dan sasaran mutu Undiknas di masa depan,

c. mendorong proses identifikasi dan penggunaan best practices,

d. menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh

anggota organisasi mengetahui visi, misi maupun tugas pokok

dan fungsi,

e. menjamin ketersediaan sumber daya manusia dan sumber

daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu,

f. mengukur kinerja organisasi guna memantau pemenuhan

kebijakan dan sasaran mutu yang ditetapkan.

5.2 Persyaratan dan Kepuasan Pelanggan

Universitas dan unit kerja harus menetapkan pelanggan dan

mengidentifikasi persyaratan (kebutuhan dan harapan)

pelanggan. Unit kerja mengidentifikasi persyaratan pelanggan

sesuai Tupoksi dan program layanan prima. Untuk Unit dan

penyalenggara pelatihan, persyaratan pelanggan utama yang


berkait pendidikan/pelatihan ditetapkan sebagai persyaratan

kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan semua indikator

kinerja jurusan/PS dan/atau penyelenggaraan pelatihan.

Pelanggan dan persyaratan pelanggan dinyatakan secara jelas di

dalam Manual Mutu Undiknas dan tiap unit kerja. Persyaratan

pelanggan Undiknas adalah 4 (empat) bagian, (Tabel 1).

Tabel 1: Pengguna jasa layanan Undiknas

No

Pengguna

jasa

layanan

(pelanggan)

Kebutuhan/persyaratan

pelanggan yang akan dipenuhi

Produk yang

dihasilkan

1 Calon

Mahasiswa,

Mahasiswa

S-1, S-2,

peserta

pendidikan

dan

pelatihan

(Diklat)

Dilayani baik sehingga dapat

lolos seleksi sesuai jalur yang

telah ditetapkan dalam

www.undiknas.ac.id atau

pedoman penerimaan

mahasiswa Pasca Sarjana dan

belajar dan mendapat

kompetensi sesuai bidang studi.

Peserta pelatihan ingin dilayani,

memenuhi standar kualifikasi

input dan memenuhi komptensi

setiap Diklat

Sarjana,

Master,

peningkatan

kompetensi

SDM sesuai

program

Diklat

2 Orang tua

mahasiswa

atau

lembaga

yang

mengirim

peserta

pelatihan

Lulusan yang sujana : Lulus,

dapat berkarya dan

bermanfaat bagi umat

manusia.

Pengakuan,

penghargaan

dan

rekomendasi

pada orang

lain

3 Pengguna

lulusan dan

mitra

kegiatan

penelitian

dan

pengabdian

SDM yang sehat jasmani-rohani,

dapat berkomunikasi, trampil,

mau belajar, kreatif, mandiri,

dapat bekerja dengan tim dan

tekanan. Laporan tepat waktu,

inovasi penelitian untuk

pengembangan ilmu,

menghasilkan karya ilmiah

Inovasi,

paten/HAKI,

buku ajar,

Pengakuan,

penghargaan

dan

rekomendasi

pada orang

http://www.undiknas.ac.id/


No

Pengguna

jasa

layanan

(pelanggan)

Kebutuhan/persyaratan

pelanggan yang akan dipenuhi

Produk yang

dihasilkan

yang diterima publikasi di forum

ilmiah, paten, buku ajar,

memperkaya bahan ajar, atau

digunakan di masyarakat.

Biaya terjangkau, birokrasi jelas,

hasil akurat

lain

4 Pemerintah

sebagai

atasan

langsung

atau

pemberi

dana

Amanah terhadap mandat,

kepatuhan terhadap kebijakan

dan regulasi, mutu kinerja baik,

produktif dan efisien,

transparan, akuntabel, relevan

dan berdaya saing

Pengakuan,

penghargaan

dan

rekomendasi

pada pihak

lain

Atas permintaan Rektor, penanganan keluhan pelanggan

disampaikan dalam berbagai media lisan maupun tulisan off line

dan on line (www.undiknas.ac.id) sesuai MP Penangan Keluhan.

Keluhan pelanggan digunakan sebagai salah satu pengukuran

kepuasan pelanggan dikoordinir oleh Pusat system informasi (Cyber

Net). Setiap tahun sekali baik di tingkat universitas maupun unit

kerja dilakukan evaluasi kepuasan pelanggan untuk perbaikan

mutu Undiknas secara berkelanjutan

5.3 Kebijakan Mutu

Universitas menggunakan kebijakan mutu untuk memandu

dan mengarahkan pengambilan keputusan untuk peningkatan

mutu berkelanjutan dalam proses layanan tri dharma PT. Untuk itu,

tujuan akhir segala kegiatan Undiknas sepenuhnya didekasikan

bagi kehidupan umat manusia yang lebih baik. Rektor menetapkan

kebijakan mutu :


mengembangkan Undiknas menjadi world class entrepreneurial

university yang sehat, bermutu dan bermartabat.

Dalam rangka melaksanakan tugas penyelenggaraan

pendidikan tinggi, Rektor mempunyai komitmen:

a. Melaksanakan penjabaran Rencana Strategis (Renstra)

Undiknas dalam bentuk millestones sasaran pengembangan

Undiknas, yaitu: 2015-2019 penguatan mutu institusi ditingkat

nasional, 2020-2024 peningkatan mutu institusi di tingkat ASEAN,

2025-2029 pnguatan mutu inatituai di tingkat ASEAN, 2030-2034

peningkatan mutu institusi di tingkat global dan 2035-2039

penguatan mutu institusi di tingkat global.

b. Melaksanakan tugas pendidikan tinggi dengan pedoman

Statuta, Struktur Organisasi , Renstra, dan Program Kerja Rektor

Undiknas serta mepertanggungjawabkan kinerjanya kepada

stakeholders (sivitas akademika dan masyarakat) untuk

menjaga akuntabilitas publik.

c. Mengembangkan Undiknas menuju entrepreneurial university

secara bertahap, sistematis dan berkelanjutan melalui

komersialisasi produk dan jasa penelitian, pendidikan, inovasi

IPTEKS, pembelajaran semangat, jiwa dan kemampuan

berwirausaha bagi sivitas akademika.

d. Mendorong penyelenggaraan sistem pendidikan yang otonom,

transparan dan akuntabel dengan cara mengadaptasikan dan

mengembangkan seperangkat standar pendidikan dan

manajemen yang optimal sesuai dengan karakteristik dan

kekhasan Undiknas, dengan mengacu pada: Standar Nasional

Pendidikan Tinggi, standar mutu akreditasi dari BAN-PT, dan

standar mutu A Best 21.

e. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga

mampu mendorong peningkatan pencapaian sasaran mutu


Undikns melalui pengembangan Sistem Penjaminan Mutu

Internal (SPMI yang didukung oleh SDM dengan pola

kebersamaan yang saling asah dan asuh serta didasarkan

pada nilai-nilai dasar akhlak mulia, yaitu: Trikaya Parisudha,

kredibel dan akuntabel.

f. Mendorong pihak manajemen, dosen dan tenaga kependidikan

Undiknas untuk memenuhi standar kompetensi sesuai dengan

tugas pokok dan fungsi masing-masing sehingga mampu

memberikan kontribusi untuk mendukung hubungan kerja yang

sehat dengan stakeholders.

g. Mengupayakan pemenuhan sarana dan prasarana berstandar

nasional, internasional serta pengembangan manajemen aset

yang efektif, transparan dan akuntabel.

h. Mengupayakan pendanaan yang memadai dengan prinsip

otonomi, pengurangan ketergantungan dana dari pemerintah

dan orang tua mahasiswa melalui kemampuan memperoleh,

mengelola dan mengembangkan dana mandiri, efisien dalam

penggunaan dana dan transparan serta akuntabel dalam

pengelolaan keuangan.

i. Mengantisipasi dampak operasionalisasi pendidikan, penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat yang dapat mencemari

dan mengganggu keselamatan manusia dan kelestarian

lingkungan kampus, sehingga tercipta suasana yang aman,

nyaman, sehat, bersih, tertib dan indah.

Kebijakan mutu Undiknas dikomunikasikan, dipahami oleh

semua pihak dan diacu untuk menentukan kebijakan mutu tiap unit

kerja yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam proses

layanan tridarma di Undiknas.


5.4 Perencanaan Sistem Mutu

Perencanaan sistem mutu dijabarkan dari visi, misi dan

kebijakan mutu yang telah ditetapkan serta keberhasilan yang

telah dicapai sebelumnya. Hal ini dijelaskan dalam Evaluasi Diri

Undiknas dan hasil Akreditasi Institusi B tahun 2014. Untuk itu,

perencanaan mutu Undiknas dinyatakan dalam :

a. Penetapan Quality Goals: Key performance indicators dalam

Renstra Undiknas menjadi sasaran mutu unruk mencapai tiga

milestones hingga tahun 2020. Sasaran mutu unit-unit kerja harus

relevan dan sejalan dengan kebijakan dan sasaran mutu

universitas atau organisasi di atasnya. Keefektifan perencanaan

sistem manajemen mutu untuk pencapaian sasaran mutu

universitas menjadi tanggung jawab Rektor.

b. Identifikasi sumber kelemahan: Undiknas menyadari masih

adanya kelemahan manajemen internal (aset, TIK dan

kelembagaan) dan kualifikasi SDM baik dosen maupun tenaga

kependidikan. Oleh karena itu, dalam empat tahun terakhir

adanya telah diinisiasi penerapan SMM dibeberapa unit kerja.

Selanjutnya, perubahan kebijakan dan peningkatan alokasi

anggaran yang untuk meningkatkan profesionalisme SDM.

c. Penetapan sistem pemantauan, evaluasi dan early warning

system rutin: Undiknas sejak 2005 menginisiasi berfungsinya unsur

pemantauan dan evaluasi akademik dan non akademik

melalui pendirian LPM dan SPI (risk based monev).

5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi

Undiknas menetapkan Kepala Akreditasi dan Gugus Kendali Mutu

di tingkat universitas, fakultas/lembaga/biro dan jurusan/Program

Studi sebagai perwakilan manajemen untuk keperluan audit

internal maupun eksternal. Dir AKSI untuk tingkat universitas, Ka.


Prodi dan sekretaris jurusan/program studi untuk tingkat

jurusan/program studi, sekretaris pimpinan atau satu-beberapa

kabag untuk Unit pelaksana. mempunyai wewenang untuk

memantau, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan sistem

penjaminan mutu internal dan manajemen mutu di tingkat

universitas, fakultas/lembaga dan jurusan/program studi.

Kepala Akreditasi & GKM bertanggung jawab untuk

memastikan bahwa semua persyaratan SMM yang diterapkan dan

standar mutu SPMI yang telah ditentukan terpenuhi. Wakil Rektor

pada tingkat universitas, fakultas/lembaga dan jurusan/program

studi masing-masing harus melaporkan pelaksanaan sistem kepada

Rektor, Dekan/Pimpinan Lembaga dan Ketua Jurusan/Program

studi, serta mengkomunikasikan kepada mahasiswa dan

pelanggan lain, terkait dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM),

Standar Mutu Undiknas dan hasil audit baik internal maupun

eksternal.

Wakil Rektor harus mengembangkan keahlian dalam

berkomunikasi dan hubungan antar personil, serta mengerti

tentang SMM standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan

berkelanjutan dan juga persyaratan pelanggan yang akan

dipenuhi. Selain itu juga harus bersedia memberi saran tentang

implementasi standar mutu yang disepakati.

Komunikasi internal

Rektor, Dekan, Ketua/Direktur Program, Ketua Lembaga,

Kepala Biro, Pimpinan Unit Kerja, Ketua Prodi harus menetapkan

dan melaksanakan proses yang efektif untuk mengkomunikasikan

seluruh informasi terkait kinerja SMM, seperti kebijakan mutu,

persyaratan, sasaran dan pencapaian standar mutu. Penyediaan

informasi tersebut harus membantu dalam peningkatan kinerja


SMM, yang secara langsung melibatkan anggota organisasi dalam

pencapaiannya. Pimpinan mendorong secara aktif komunikasi

umpan-balik sebagai bentuk keterlibatan anggota organisasi.

Pimpinan (Rektor, Dekan, Ketua/Direktur Program, Ketua Lembaga,

Kepala Biro, Pimpinan Unit Kerja, Ketua Prodi) harus memastikan

bahwa komunikasi ada antar tingkat organisasi, serta antar bidang

dan jurusan/program studi yang berbeda.

5.6 Tinjauan manajemen

Seluruh unit kerja harus melaksanakan tinjauan sistem

manajemen mutu secara periodik, berdasarkan kebutuhan

organisasi, untuk menilai keefektifan sistem manajemen mutu

dalam pemenuhan persyaratan sasaran mutu dan kepuasan

pelanggan. Tinjauan manajemen di tingkat Undiknas dilaksanakan

bersamaan dalam Rapat Pimpinan (Rapim) minimal tiap bulan

yang dihadiri oleh Kepala Bagian dan kepala Pusat. Selain itu, tiap

tahun secara menyeluruh Undiknas juga menyelenggarakan

tinjauan manajemen dihadiri Rektor hingga Kajur/Kabag. Keluaran

tinjauan harus berupa keputusan, kebijakan, pemecahan masalah,

data yang berguna dalam perencanaan strategis untuk

mendukung peningkatan kinerja SMM dalam SPMI. Rekaman

tinjauan manajemen harus dipelihara. Unit kerja melaksanakan

tinjauan setidaknya empat kali dalam satu tahun.

Tinjauan sistem manajemen mutu harus mencakup tinjauan

periodik terjadwal dari sistem prosedur/instruksi dan pendukung,

kepuasan pengguna, kriteria penilaian, hasil evaluasi, peningkatan

terdokumentasi dan tinjauan desain dan pengembangan sistem

ketika kurikulum baru diinisiasi. Sebagai hasil tinjauan SMM,

pimpinan (Rektor, Dekan, Ketua/Direktur Program, Ketua Lembaga,

Kepala pusat, Pimpinan Unit Kerja, Ketua Prodi) harus


melaksanakan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja SPMI dan

prosesnya. Keluaran tinjauan SMM harus direkam dan

dikomunikasikan kepada seluruh anggota unit kerja.

6. Pengelolaan Sumber Daya

6.1 Penyediaan Sumber Daya

Universitas, Fakultas/Program/Lembaga/Kepala Bagian/Unit

Kerja dan Jurusan/ Program Studi harus mengidentifikasi kebutuhan

sumber daya untuk penyediaan layanan. Universitas dan unit-unit

kerja juga memastikan ketersediaan sumber daya untuk

fungsionalisasi SMM yang efektif, serta penyediaan sumber daya

untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pemenuhan

persyaratan pelanggan. Universitas, Fakultas/Program/Lembaga/

Unit Kerja dan Program studi harus:

a. Menetapkan masukan untuk mendeteksi kebutuhan sumber

daya;

b. Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka

pendek, menengah dan panjang;

c. Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas; dan

d. Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara efektif

dengan dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa, untuk

memelihara dan meningkatkan keefektifan SMM serta untuk

memastikan bahwa kebutuhan pelanggan terpenuhi.

6.2 Sumber Daya Manusia

6.2.1 Umum

Universitas, Fakultas/Program/Lembaga/Kepala Bagian/Unit Kerja

dan Jurusan/Program Studi harus mengidentifikasi seluruh jenis

sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk ketentuan


layanan dan memastikan ketersediaannya untuk kinerja SMM

yang efektif.

6.2.2 Kompetensi, kesadaran akan tanggungjawab dan pelatihan

Universitas harus menyediakan dosen dan tenaga kependidikan

yang kompeten, memiliki kesadaran, etos kerja dan terlatih

sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. Universitas

dan unit kerja di bawahnya harus melaksanakan tindakan yang

sistematik untuk mengevaluasi kebutuhan kompetensi dosen dan

tenaga kependidikan dengan tuntutan/kebutuhan kurikulum

program studi, program unit kerja dan persyaratan yang

ditetapkan. Pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja dan

sertifikasi tiap dosen, dan tenaga kependidikan harus terekam

dan dilakukan monitoring serta evaluasi secara rutin oleh tiap unit

kerja.

6.2.3 Rekruitmen dan pengembangan

Kriteria dan tatacara rekrutmen dan pengembangan dosen atau

tenaga kependidikan ditetapkan oleh rektor, yang dinyatakan

dalam manual prosedur dan dikendalikan oleh Direktorat Sumber

Daya. Pelaksanaan rekruitmen dan pengembangan dosen dan

tenaga kependidikan mengacu pada kriteria dan tatacara yang

telah ditetapkan, dan pelaksanaannya direkam dan dipelihara

oleh Bidang Personalia. Manual Prosedur Rekrutmen dan

Pengembangan Dosen dan Tenaga Kependidikan

dikomunikasian kepada seluruh unit kerja di Undiknas.

6.3 Sarana, Prasarana dan Lingkungan Kerja

6.3.1 Umum

Universitas, Fakultas/Program/Lembaga/Unit Kerja dan Jurusan/

Program Studi harus mengidentifikasi sarana, prasarana,


lingkungan dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung

proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat atau kegiatan layanan lainnya.

6.3.2 Pembelian dan pemeliharaan

Universitas, Fakultas/Program/Lembaga/Unit Kerja dan Jurusan/

Program Studi harus menetapkan tanggung jawab dan

wewenang untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian,

penerimaan, penyimpanan, perlindungan, instalasi, penggunaan

dan pemeliharaan sesuai peraturan dan kewenangan.

Universitas, fakultas/program dan unit-unit kerja harus

menentukan program perencanaan, penyediaan dan

pemeliharaan sarana prasarana, dan analisis resiko terkait

dengan keamanan, keselamatan dan kebersihan. Sarana

prasarana mencakup antara lain gedung, ruang kerja, ruang

kelas, laboratorium/studio, bengkel, perpustakaan, taman,

perangkat online dan jasa terkait, seperti misalnya fasilitas

kesehatan, keamanan fisik, transportasi, toko buku, jalan, dan

lain-lain. Peralatan harus dipelihara sesuai kewenangan secara

rutin sehingga selalu siap jika akan digunakan. Peralatan ukur di

laboratorium/bengkel harus dikalibrasi secara rutin sesuai

kebutuhan agar akurasi dan validitas hasil pengukuran terjamin.

Sarana, prasana dan barang milik negara yang telah rusak dan

tidak dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku.

6.3.3 Pengadaan barang dan jasa

Kriteria dan tatacara pengadaan barang dan jasa dengan

dana ditetapkan oleh Perdiknas, yang dinyatakan dalam

manual prosedur dan dikendalikan oleh Kepala Bagian

Keuangan. Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa mengacu

pada kriteria dan tatacara yang telah ditetapkan, dimana


pelaksanaannya direkam dan dipelihara oleh Ka. Bag.

Keuangan. Manual Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa

dikomunikasikan kepada seluruh unit kerja di Undiknas.

6.4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik

Universitas/fakultas/program menjamin terselenggaranya

kebebasan akademik, mimbar akademik dan otonomi keilmuan.

Penyediaan layanan pendidikan termasuk menciptakan dan

memelihara suasana yang aman, indah dan kondusif untuk

lingkungan belajar dan penelitian yang memenuhi persyaratan

pelanggan. Universitas/fakultas/program harus menyediakan bukti

bahwa lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secara

periodik, serta bukti dari tindakan yang diambil terkait hal ini. Hasil

evaluasi ini harus dijadikan materi dalam tinjauan manajemen dan

menjadi bagian penting dalam peningkatan mutu

berkesinambungan.

7. Realisasi Layanan Tri Dharma PT

7.1 Perencanaan Program Layanan Tri Dharma PT

Universitas harus merencanakan program layanan pendidikan,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma PT),

termasuk rancangan dan pengembangan layanan ilmiah. Layanan

pendidikan meliputi S1, S2. Pengembangan metode pembelajaran,

pembukaan dan penutupan program studi yang dikendalikan oleh

Dir Aksi. Perencanaan program layanan Undiknas secara rinci

disampaikan dalam Program Kerja Rektor yang mengacu pada

Rencana Strategis Undiknas.

7.1.1 Pendidikan/Pengajaran

Fakultas/Program dan Jurusan/Program Studi harus

merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran


rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak lanjut

pengajaran, kegiatan layanan pendukung, alokasi sumber daya,

kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan mutu untuk

mencapai yang diinginkan. Fakultas/Program dan

Jurusan/Program Studi harus mengintegrasikan kurikulum Program

Studi S-1 dan S-2 sehingga mencapai kompetensi lulusan dan

learning outcomes sesuai profil yang ditetapkan. Universitas harus

merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh

proses .

Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi pada

diri mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi

lulusan yang dijanjikan pada aktivitas pendidikan . Proses Belajar

Mengajar (PBM) yang harus terkontrol meliputi asesmen

kebutuhan; desain, pengembangan dan pengkomunikasian

prosedur dan instruksi; dan pengukuran outcomes. Proses-proses

utama belajar mengajar harus dikendalikan. Metode

pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen ,

untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur, instruksi dan

lulusan, metode pengendalian konsisten dengan standar mutu

yang disepakati. Perubahan metode pengendalian proses-

proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur

atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan.

Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode

pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara oleh

tiap jenjang Unit pelaksana akademik atau Ketua Program Studi.

Evaluasi kepuasan mahasiswa terhadap proses pembelajaran

dilakukan pada setiap akhir semester. Hasil evaluasi menjadi

dasar penetapan kebijakan peningkatan mutu secara

berkesinambungan.


7.1.2 Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat

Undiknas mendorong secara konsisten penelitian dan

pengembangan berbagai produk unggulan yang mempunyai

potensi untuk dapat dikembangkan dan bersaing di tingkat

nasional, regional, dan internasional. Universitas,

Fakultas/Lembaga dan Jurusan/Program Studi harus

merencanakan program penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat, termasuk diseminasi dan sitasi hasil penelitian,

pengajuan HKI dan komersialiasi inovasi penelitian. Selain itu juga

merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran

payung, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan

tindak lanjut kegiatan penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat, layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria

evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai sasaran

yang diinginkan. Universitas, Fakultas/Lembaga dan Program

Studi harus merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk

seluruh proses. Evaluasi kepuasan partner atau pelanggan

terhadap kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada

Masyarakat dilakukan oleh unit kerja/pihak terkait.

Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat,

termasuk penerapan inovasi IPTEK, layanan atau studi banding

praktek baik (good practices) dan konsultasi, harus

meningkatkan kompetensi sivitas akademika dan menghasilkan

output berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HKI, paket teknologi

atau inovasi IPTEK yang digunakan masyarakat. Proses Penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikan

meliputi penilaian kebutuhan; rancangan, pengembangan dan

penyampaian informasi terkait prosedur atau instruksi; dan

pengukuran outcomes. Kegiatan lebih rinci di tiap

fakultas/program atau P3M. Metode pengendalian harus


merupakan bagian tinjauan manajemen , untuk menjamin

pemenuhan spesifikasi prosedur atau instruksi, metode

pengendalian konsisten dengan standar mutu yang ditetapkan.

Dir Aksi mengatur perubahan metode pengendalian proses-

proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur

atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan.

Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode

pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara.

7.2 Proses Terkait Pelanggan (Mahasiswa dan Stakeholders Lainnya)

Universitas secara umum memberikan layanan yang

intangible, not storable dan comsumed kepada pelanggan utama

yaitu mahasiswa, maupun stakeholders lainnya. Universitas harus

memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar IPTEK dan

belajar mempraktekkan penerapannya untuk mencapai learning

outcomes dan kompetensi yang telah ditetapkan. PBM sebagai

bagian dari Tri Dharma PT yang dilakukan di dalam/luar

kelas/laboratorium/studio, di dalam/luar kampus Undiknas,

diharapkan minimal memenuhi hal-hal sebagai berikut:

a. Fasilitas aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada petugas

yang bertanggung jawab memeliharanya;

b. Prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa, dosen, tenaga

kependidikan dan universitas yang responsif;

c. Personel universitas memperlakukan semua orang dengan penuh

hormat; dan

d. Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh dosen atau

tenaga kependidikan yang sesuai dengan kualifikasinya.


7.2.1 Penentuan Persyaratan Terkait Layanan Tri Dharma PT

Penentuan persyaratan pendidikan secara umum diketahui dari

kebutuhan Undiknas untuk pemenuhan harapan masyarakat

akademik. Persyaratan kualifikasi mahasiswa dijelaskan dalam

Pedoman Akademik Undiknas sesuai rencana studi, kurikulum

dan layanan pendidikan yang diberikan oleh universitas atau Unit

pelaksana. Persyaratan terkait layanan juga mencakup

persyaratan yang ditetapkan oleh universitas dalam memberikan

layanan administrasi pendidikan kepada mahasiswa. Hal ini

dapat berupa bukti studi sebelumnya, dokumen pribadi, yang

diberikan pada mahasiswa, aturan administrasi universitas, NIM

dan lain-lain. Layanan tri dharma PT harus memenuhi persyaratan

hukum, peraturan yang berlaku dan akreditasi sesuai strata

pendidikan.

Penentuan persyaratan terkait kegiatan penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat ditentukan berdasarkan track

record, roadmap dan payung penelitian, kepakaran, kebutuhan

pengembangan IPTEK sesuai PS, permasalahan di masyarakat,

rencana strategis nasional/internasional pemberi dana (Dikti,

Ristek, PT luar negeri dan standar mutu Nasional). Persyaratan

terkait layanan tersebut juga mencakup persyaratan yang

ditetapkan oleh universitas atau pemberi dana dalam

administrasi dan pengelolaan penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat.

7.2.2 Tinjauan Persyaratan Terkait Layanan Tri Dharma PT

Universitas/Fakultas/program stufi harus meninjau persyaratan

terkait layanan tri dharma PT untuk memastikan bahwa:

- Persyaratan mutu penyelenggaraan Tri Dharma PT telah

ditetapkan


- Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya telah

diselesaikan

- Universitas hingga program studi memiliki kemampuan untuk

memenuhi persyaratan yang ditetapkan

- Apabila persyaratan pendidikan diubah, universitas harus

memastikan bahwa dokumen yang relevan telah diubah

dan semua pihak yang terkait telah mengetahui perubahan

persyaratan.

- Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini harus

dipelihara.

7.2.3 Komunikasi dengan Mahasiswa dan Pengguna Layanan

Undiknas

Universitas harus menentukan dan menerapkan sistem

pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan

mahasiswa dan pengguna lainnya, misalnya terkait dengan

informasi program pendidikan, rencana pengajaran termasuk

kurikulum, serta umpan balik PBM dan termasuk keluhan

mahasiswa. Komunikasi yang baik harus dijalin dengan pemberi

dana hibah atau pengguna jasa (stakeholders) kegiatan

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk

meningkatkan dukungan layanan Tri Dharma PT, Undiknas

menggunakan komunikasi interaktif telepon, faksimil, e-mail,

mailinglist, hp dan website www.undiknas.ac.id. Dalam dua

tahun terakhir, telah diinisiasi upaya Undiknas menjadi

masyarakat paperless.

http://www.undiknas.ac.id/


7.3 Rancangan dan Pengembangan Kurikulum PS, Penelitian dan

Pengabdian Kepada Masyarakat

7.3.1 Dalam perencanaan program studi dan kurikulumnya, pimpinan

universitas, fakultas, dan program studi harus

mempertimbangkan pengembangan program studi dan

kurikulum untuk kepentingan pelayanan pada mahasiswa sesuai

aturan yang berlaku di Kemenristekdikti atau asosiasi profesi.

Pengendalian rancangan harus sesuai dengan lama studi

pendidikan. Prosedur yang berlaku harus memastikan bahwa

materi pendidikan sesuai dengan persyaratan kurikulum. Analisis

kebutuhan harus mencakup keefektifan sistem pendidikan dan

kinerja organisasi untuk mencapai kompetensi lulusan dan

learning outcomes mahasiswa. Hal ini digunakan untuk

menentukan agar PBM dapat membantu mahasiswa menjadi

kompeten, ukuran keefektifan suatu metode PBM yang

diterapkan, dan keahlian dan kompetensi yang sesuai dengan

target kurikulum. Proposal usulan PS baru dikaji oleh Wakil Rektor.

Analisis tersebut harus menyediakan informasi yang dapat

digunakan dalam proses evaluasi kurikulum. Laporan analisis

kebutuhan harus menyediakan masukan untuk proses

rancangan kurikulum, menggambarkan hasil analisis kebutuhan

dan menyatakan tujuan akhir untuk rancangan kurikulum. Proses

pengembangan kurikulum program studi harus

didokumentasikan dan digunakan oleh unit penyelenggara

kegiatan akademik menggunakan media informasi yang sesuai.

Laporan harus menjelaskan urutan tahap proses

pengembangan, personil yang terlibat, mekanisme evaluasi dan

kriteria digunakan.


Rektor Undiknas melalui Lembaga Penelitian merencanakan,

mengarahkan, dan mengendalikan penelitian sesuai dengan

peta penelitian (road map) yang melibatkan multi disiplin ilmu

serta mensinergikan penelitian-penelitian di Undiknas agar terjadi

relevansi dan kesinambungan dari waktu ke waktu.

Perencanaan kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada

Masyarakat dilakukan oleh P3M, prodi, pusat studi dan

laboratorium terkait road map, payung penelitian berdasar pada

kompetensi dan track record civitas akademika. Atas dasar

dinamika masyarakat yang selalu berubah-ubah, roadmap

dalam penelitian dapat di-update setiap kurun waktu tertentu

agar output penelitian memenuhi kebutuhan stakeholder dan

selalu relevan terhadap perkembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi.

7.3.2 Masukan untuk Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT

Unit kerja penyelenggara pendidikan harus mengidentifikasi dan

mendokumentasikan masukan untuk rancangan kurikulum PS,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Tracer study

dilakukan secara rutin untuk menggali masukan dari berbagai

pihak.

7.3.3 Output Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT

Output rancangan dan pengembangan harus mencakup

keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan pengguna

lulusan pada suatu kurikulum, strategi PBM dan evaluasi kinerja

organisasi. Output dalam bentuk proposal dan dikaji secara

internal oleh PEMA.

7.3.4 Tinjauan Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT

Tim evaluator pada setiap tahap evaluasi harus mengidentifikasi

hasil rancangan dan pengembangan kurikulum sesuai dengan


persyaratan atau standar yang diacu (misalnya, profil lulusan,

kompetensi suatu profesi, sertifikasi kompetensi lulusan). Selain itu,

evaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat harus meninjau rancangan dan pengembangan

telah mengarah pada pencapaian target Rencana Strategis

Undiknas

7.3.5 Verifikasi Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT

Verifikasi rancangan harus dilakukan dalam satu atau beberapa

tahap sesuai dengan rencana rancangan dan pengembangan.

Kegiatan ini seharusnya dilakukan secara internal oleh setiap

pakar yang tidak berpartisipasi dalam tinjauan rancangan

secara independen. Tahap keluaran rancangan dan

pengembangan sebaiknya sesuai dengan spesifikasi masukan

rancangan dan pengembangan. Rekaman keluaran verifikasi

dan setiap tindakan yang diperlukan harus dipelihara.

7.3.6 Validasi Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT

Validasi ini dilaksanakan dengan pengesahan oleh pimpinan unit

kerja agar karakteristik layanan pendidikan yang direncanakan

dalam rancangan kegiatan pendidikan, penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat dapat dipastikan

penerapannya. Secara umum, validasi dilakukan pada tahap

akhir suatu perencanaan. Akreditasi dan sertifikasi oleh berbagai

pihak di dalam dan luar unit kerja termasuk metode validasi.

Rekaman adanya tindakan dan keluaran validasi harus

dipelihara.

7.3.7 Pengendalian Perubahan Rancangan dan Pengembangan Tri

Dharma PT

Dalam lingkungan pendidikan, pesatnya perkembangan IPTEK

dan kebutuhan masyarakat menjadi arahan tinjauan rancangan


dan pengembangan tri dharma PT secara periodik dan

menghasilkan perubahan. Perubahan tersebut diidentifikasi,

didokumentasikan, disahkan dan dikomunikasikan kepada pihak-

pihak terkait. Setiap perubahan harus mencakup keseluruhan

kegiatan terkait dan rekaman harus dipelihara.

7.4 Pengadaan Sumber Daya Undiknas

Proses dan prosedur pembelian maupun pengadaan barang

atau jasa ditetapkan oleh Tim Pengadaan Barang Undiknas sesuai

Manual Prosedur Pengadaan Barang/Jasa, yang mencakup

evaluasi kebutuhan dan pengendalian layanan pendidikan yang

harus disediakan sehingga proses tersebut betul-betul memenuhi

kebutuhan dan persyaratan lembaga atau unit kerja. Proses

pengadaan barang dan jasa yang dijalankan juga harus

memenuhi persyaratan peraturan Undiknas dan perundang-

undangan yang berlaku.

7.4.1 Proses Pengadaan Barang dan Jasa

Usulan pengadaan sumberdaya harus mencakup identifikasi

spesifikasi kebutuhan yang tepat, efektif dan akurat, termasuk

persyaratan kualifikasi SDM untuk meningkatkan kompetensi,

yang dilakukan dengan pelatihan dan atau studi lanjut sesuai

spesifikasi bidang studi. Evaluasi kebutuhan biaya pengadaan

barang/jasa maupun layanan pelatihan dan/atau studi lanjut

harus mempertimbangkan kebutuhan dan kualifikasi kinerja

penyedia barang atau layanan pendidikan unit kerja. Kualifikasi

penyedia barang/jasa harus memenuhi ketentuan yang berlaku,

dipilih dan dievaluasi sesuai prosedur pengadaan barang/jasa di

Undiknas. Proses dan tahapan pengadaan dilakukan dengan

penunjukan langsung, pemilihan lansung atau lelang . Proses


pengadaan barang dikembangkan dalam sistem e-procurement

Undiknas. Dokumen pengadaan barang/jasa didokumentasikan

oleh penanggung jawab kegiatan.

7.4.2 Informasi Pengadaan Barang dan Jasa

Informasi pengadaan harus memenuhi kebutuhan barang/jasa

dan layanan pelatihan/studi lanjut sesuai keperluan. Harus

dijamin bahwa informasi tersebut memenuhi kebutuhan unit

kerja, memenuhi persyaratan prosedur, kontrak, sistem e-

procurement dan kualifikasi SDM.

7.4.3 Verifikasi Barang dan Jasa Hasil Pengadaan

Tim penerima barang/jasa Undiknas melakukan pemeriksaan

terhadap barang/jasa yang datang dan mencocokkan dengan

spesifikasi barang/jasa yang dipesan. Selain itu, proses

pengadaan barang/jasa dipantau dan dievaluasi oleh Satuan

Pengawasan Internal (SPI) atas permintaan Rektor. Hasil verifikasi

disampaikan kepada Rektor dalam bentuk laporan yang

didokumentasikan SPI. Jika terdapat ketidaksesuaian maka

Rektor meminta perbaikan atau tindakan koreksi atau

pencegahan.

7.5 Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian

kepada Masyarakat

7.5.1 Pengendalian Penyediaan Layanan Tri Dharma PT

Universitas dan setiap unit kerja penyelenggara pendidikan dan

layanan pendukungnya harus menyediakan informasi layanan tri

dharma PT, metode prosedur/instruksi yang diperlukan, fasilitas

yang diberikan, kegiatan pemantauan dan evaluasi pengukuran

keberhasilan, yudisium/wisuda atau proses penyerahan jasa

layanan lainnya. Selain itu, universitas juga memiliki mekanisme


rutin untuk memantau daya saing lulusan (melalui tracer study)

atau layanan lainnya melalui evaluasi pasca kegiatan penelitian

(melalui evaluasi sitasi) maupun pengabdian kepada

masyarakat (melalui evaluasi kepuasan stakeholder). Universitas

memastikan keseluruhan proses terkendali melalui Monev Renstra

Undiknas sesuai prosedur yang berlaku.

7.5.2 Validasi Proses Penyediaan Layanan Tri Dharma PT

Universitas melakukan validasi atau pengesahan penyediaan

layanan tri dharma PT setelah ada klarifikasi penyediaan layanan

oleh unit terkait. Pengaturan penyediaan layanan pendidikan

dijelaskan dalam dokumen Pedoman Akademik, tiap fakultas

dan jurusan. Pengaturan kegiatan penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat diatur oleh P3M. Dengan pedoman

tersebut, universitas melakukan penyerahan ijasah kepada

lulusan dalam acara wisuda, kegiatan penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat sesuai yang direncanakan.

Daftar lulusan setiap program studi tersedia dalam Buku Wisuda

yang diterbitkan setiap kali wisuda.

7.5.3 Identifikasi dan Penelusuran Kegiatan Layanan Tri Dharma PT

Universitas dan unit kerja terkait harus mengendalikan, merekam

hasil identifikasi status dan menelusuri layanan tri dharma PT. Hal

ini antara lain dilakukan melalui monev internal atas permintaan

Rektor melalui Audit Internal Mutu (AIM) Undiknas berdasarkan

Evaluasi Kinerja setiap unit kerja, yang dilaporkan rutin kepada

atasan langsung. Hal ini untuk menjamin kesesuaian jasa layanan

yang dihasilkan. Ketidaksesuaian dan ketidakpatuhan direkam

dan dilaporkan ke Rektor.


7.5.4 Barang dan Informasi Milik Pelanggan

Barang dan informasi milik pelanggan (mahasiswa atau

stakeholder lainnya) yang diberikan Undiknas pada saat

pendaftaran masuk, pendaftaran ulang dan selama pemberian

layanan pendidikan atau kegiatan lain harus tersimpan, terekam,

dan atau mudah diakses. Jika terpaksa hilang, harus dilaporkan

kepada pelanggan dan rekaman dipelihara.

7.5.5 Penyimpanan Barang dan Informasi

Universitas atau unit kerja penyelenggara pendidikan harus

menyimpan dokumen akademik dan produk layanan misalnya

sejarah unit kerja, kurikulum, dan materi yang dicetak atau

elektronik (misalnya soal ujian seleksi, laporan, SK, MoU,

database, program komputer). Produk layanan teridentifikasi,

pengelolaan, pengemasan, perlindungan, terpelihara baik

hingga memenuhi persyaratan saat penyerahan.

Barang tersebut termasuk untuk proses pendidikan dan/atau

pendidikan, misalnya bahan kimia untuk laboratorium, bahan

baku atau olahan untuk pilot plant dan layanan pendidikan

dengan umur simpan terbatas untuk pengajaran atau penelitian

dan pekerjaan pengembangan.

7.6 Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran

Keberhasilan

Universitas atau unit kerja harus menetapkan instrumen penilaian

(assessment) yang valid untuk mengukur keberhasilan pencapaian

target kinerja. Pemantauan dan pengukuran harus dilakukan

dalam rangka menjamin kesesuaian antara program kerja unit kerja

dengan Rencana Strategis dan target yang dicapai. Pemantauan

dan pengukuran bidang pendidikan mencakup semua aspek mulai


dari input-proses-output, misalnya untuk unit kerja pelaksana

akademik adalah profil kinerja mahasiswa, ujian tertulis,

latihan/tugas/kuis, presensi kehadiran dan ujian akhir.

Universitas atau unit kerja menetapkan instrumen dan menjamin

proses untuk memastikan bahwa kuisioner penilaian kinerja atau

soal ujian mahasiswa diberikan dengan konsisten, aman tanpa

kebocoran dan hasilnya valid. Apabila instrumen atau perangkat

lunak penilaian atau ujian ditemukan tidak valid, universitas atau

unit kerja melakukan klarifikasi dan merekam tindakan perbaikan

ketidakvalidan. Semua hasil penilaian dan pengukuran kinerja

direkam dan dipelihara, baik dalam bentuk cetak ataupun soft

copy sesuai ketentuan.

8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU

8.1 Panduan umum

Outcomes dari pemantauan dan pengukuran digunakan

untuk mengidentifikasi area peningkatan sistem manajemen mutu

dan proses penyelenggaraan pendidikan.

8.2 Pemantauan dan pengukuran

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Universitas dan unit kerja menetapkan sistem evaluasi secara rutin

mengenai persepsi pelanggan tentang tingkat layanan yang

diberikan dibandingkan harapannya. Informasi kepuasan

pelanggan harus didukung oleh bukti obyektif. Universitas dan

unit kerja mendiskusikan dengan pelanggan tentang persepsi

kepuasannya.


8.2.2 Audit Internal

Universitas dan unit kerja melaksanakan audit internal

berdasarkan program audit internal untuk menilai kinerja

implementasi SMM dan penyelenggaraan layanan akademik

dan penunjang akademik. Audit internal di suatu unit kerja

dilakukan oleh auditor dari unit kerja tersebut yang kompeten

dan tersertifikasi. Audit di unit kerja dilakukan sebelum audit

tingkat universitas. Audit internal digunakan untuk menilai

kesesuaian implementasi SPMI di tiap unit kerja.

Hasil audit internal digunakan untuk tindakan korektif dan

pencegahan dan semua rencana, pelaksanaan, laporan

temuan dan tindak lanjut audit internal dipelihara. Untuk

menjamin konsistensi pelaksanaan audit internal harus mengacu

pada manual prosedur terdokumentasi yang ditetapkan di

tingkat universitas maupun ditingkat unit kerja.

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

Unit kerja baik harus mengukur dan memantau kinerja dan

keefektifan proses yang digunakan untuk mengelola dan

melaksanakan layanan. Pengukuran proses layanan

akademik/pendidikan dan penunjang akademik/pendidikan

dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi proses.

Unit kerja mendokumentasikan metode yang digunakan untuk

mengukur kinerja dan keefektifan proses.

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Layanan Pendidikan

Unit kerja yang memberikan layanan pendidikan (termasuk

memberikan pelatihan) harus menetapkan dan menggunakan

metode untuk pemantauan dan pengukuran layanan

pendidikan pada interval yang direncanakan selama realisasinya

dan outcome akhir, untuk memverifikasi bahwa mereka


memenuhi persyaratan desain yang ditetapkan serta

persyaratan peraturan dan perundang-undangan dan akreditasi

yang berlaku. Untuk berbagai ragam pendidikan/pelatihan, alat

evaluasi seperti asesmen, kuis, ujian atau peragaan digunakan

untuk mengukur kemajuan pemenuhan persyaratan kurikulum.

Penilaian kinerja unit kerja yang memberikan layanan

pendidikan/pelatihan sebaiknya juga dilakukan sebagai bagian

dari layanan pendidikan/pelatihan.

Hasil proses evaluasi ini direkam dan digunakan untuk

menunjukkan tingkat proses layanan pendidikan/pelatihan

dalam mencapai sasaran yang direncanakan.

8.3 Analisis Data

Unit kerja di Undiknas menganalisis data dan informasi yang

dikumpulkan, menggunakan, tetapi tidak terbatas pada, metode

analisis dan pemecahan masalah yang diterima. Data sebaiknya

digunakan untuk mendukung perbaikan berkesinambungan

melalui proyek perbaikan, dan juga tindakan korektif dan

prekuentif. Metode analisis statistik diterapkan untuk menganalisis

setiap aspek SMM. Analisis statistik untuk berbagai ukuran seperti

indikator kinerja, angka drop out, rekaman capaian, kepuasan

pelanggan, dan analisis kecenderungan dapat membantu dalam

menjamin efektifitas pengendalian proses yang merupakan bagian

dari SMM.

Pengukuran dan evaluasi secara terus-menerus dan

dinyatakan dalam manual prosedur atau instruksi kerja. Lembaga

atau unit kerja harus menganalisa data dari berbagai sumber untuk

membandingkan sumber untuk membandingkan kinerja sistem

manajemen mutu dan proses pendidikan untuk mengidentifikasi

bidang perbaikan.


8.4 Perbaikan

8.4.1 Perbaikan berkesinambungan

Unit kerja harus meningkatkan keefektifan SMM dan proses

pendidikan atau layanan penunjang pendidikan secara

berkesinambungan dengan mendorong personil untuk

mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai

dengan ruang lingkup bisnisnya. Metode yang sesuai digunakan

untuk mengidentifikasi peningkatan potensial yang didasarkan

atas analisis mutu dan metode statistik. Proses perbaikan harus

juga mencakup tindakan yang diambil dalam penyelesaian

keluhan, saran dan komentar pelanggan (mahasiswa dan pihak

terkait).

8.4.2 Tindakan Perbaikan

Unit kerja harus menetapkan manual prosedur (prosedur

terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan korektif yang

teridentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian dan

peluang peningkatan. Tindakan korektif sebaiknya diambil untuk

mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja SMM

dan proses pemberian layanan pelanggan. Tindakan korektif

sebaiknya direkam.

8.4.2 Tindakan pencegahan

Unit kerja harus menetapkan manual prosedur (prosedur

terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan preventif yang

dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian potensial dan peluang

perbaikan dalam SMM dan layanan pada pelanggan

(mahasiswa dan pihak terkait).


Tindakan preventif sebaiknya direkam dan dikomunikasikan ke

bidang/sub unit yang sesuai. Hasil dari perbaikan atas tindakan

preventif sebaiknya dikomunikasikan keseluruhan unit kerja.

m a n u a l m u t u - spm.undiknas.ac.idspm.undiknas.ac.id/lampiran/manual mutu undiknas...

Documents