1

Møteinnkalling Utval: Fellesnemnd Nye Øygarden kommune Møtestad: Fjell rådhus, kultursalen Dato: 08.04.2019 Tid: 09:00 Forfall med grunngjeving må meldast snarast på e-post politisksekretariat@nyeoygardenkommune.no Varamedlem møter berre etter særskilt innkalling. Merk møtestad: Fjell rådhus, kultursalen. Det vert servert lunsj etter møtet. Orientering i møtet:

Statusorientering frå prosjektrådmann Rune Lid. Straume, den 2.april 2019. Marianne Sandahl Bjorøy (s) Leiar

1

mailto:politisksekretariat@nyeoygardenkommune.no

SAKSLISTE

Saksnr Innhald

PS 17/19 Godkjenning av innkalling, saksliste og møtebok PS 18/19 Referatsaker og orienteringar RS 2/19 Partssamansett utval - referat 08.03.2019 PS 19/19 Spørsmål frå medlemer i fellesnemnda PS 20/19 Forsikra kommunal pensjonsløysing - intensjonskunngjering PS 21/19 2.gongs handsaming: Lokaldemokrati og identitet - rapport frå arbeidsgruppa -

rekneskap 2018 - budsjett 2019

2

Arkiv: Saksmappe: 2019/795-10378/2019 Sakshandsamar: Unni Rygg Dato: 02.04.2019

SAKSDOKUMENT

Utvalsaksnr Utval Møtedato 17/19 Fellesnemnd Nye Øygarden kommune 08.04.2019 Godkjenning av innkalling, saksliste og møtebok

3

Arkiv: Saksmappe: 2019/796-10379/2019 Sakshandsamar: Unni Rygg Dato: 02.04.2019

SAKSDOKUMENT

Utvalsaksnr Utval Møtedato 18/19 Fellesnemnd Nye Øygarden kommune 08.04.2019 Referatsaker og orienteringar

Statusorientering frå prosjektrådmann Rune Lid Referatsaker

RS 2/19 Partssamansett utval – referat 08.03.2019

4

Møteprotokoll Utval: Partssamansett utval Nye Øygarden kommune Stad: Skjenet 2, møterom i andre etasje Dato: 08.03.2019 Tid: 09:00 - 11:20

Medlemer som møtte: Marianne Sandahl Bjorøy Leiar AP Kari-Anne Landro Nestleiar H Tom Georg Indrevik Medlem H Espen Harkestad Medlem AP Nils Kåre Skoge Medlem H Jogeir Sognnæs Medlem AP Nina Zandstra Medlem Utdanningsforbundet Bodil Aleksandersen Medlem Fagforbundet Cathrine Olsen Medlem Utdanningsforbundet Hildegunn Høyland Medlem Fagforbundet Solveig D Rong Medlem Fagforbundet Forfall: Anita Garlid Johannessen MEDL FRP Silvia Haugland MEDL Uavhengig Børge Haugetun NESTL Uavhengig Vibecke Hodnekvam MEDL Utdanningsforbundet

Varamedlemer som møtte: Svein Petter Bergh Anita Garlid Johannessen SL Ingen vara for Silvia Haugland Uavhengig Atle Dåvøy Børge Haugetun KRF Ørjan Telle Jogeir Sognnæs AP Anne Grethe Andersen Vibecke Hodnekvam Utdanningsforbundet Andre: Prosjektrådmann Rune Lid, informasjonsleiar Vigleik Brekke, møtesekretær Unni Rygg. Leiar Marianne Sandahl Bjorøy

underskrifter

5

SAKSLISTE

Saksnr Innhald

PS 1/19 Godkjenning av innkalling, saksliste og møtebok PS 2/19 Referatsaker og orienteringar PS 3/19 Nye Øygarden kommune - administrativ organisering nivå 1 og 2

PS 1/19 Godkjenning av innkalling, saksliste og møtebok

Handsama i Partssamansett utval Nye Øygarden kommune - 08.03.2019: Det var fjorten medlemer til stades av partssamansett utval då medlem Silvia Haugland (Uavhengig) fyrst meldte forfall til møtestart og ingen vara var kalla inn. Innkalling, saksliste og protokoll frå førre møte (11.12.2018) vart godkjente utan merknader. Vedtak i Partssamansett utval Nye Øygarden kommune - 08.03.2019: Innkalling, saksliste og protokoll frå førre møte vert godkjente.

PS 2/19 Referatsaker og orienteringar

Handsama i Partssamansett utval Nye Øygarden kommune - 08.03.2019: Referatsaker og orienteringar Innleiing om sak 3/19 «Nye Øygarden kommune – administrativ organisering nivå 1 og 2» v/ prosjektrådmann Rune Lid: Lid viste til tidlegare vedtak i fellesnemnda 18.juni 2018 om administrativ organisering nivå 1 og styringsmodell, og vidare arbeid for å etablere prosjektadministrasjonen. Lid viste til prosess med tydeleggjering av forventningar frå prosjektrådmann til prosjektgruppene som bakgrunn for utarbeiding av prosjektrapportar. Prosjektrådmannen har deretter teke avgjersler for å sikre heilskapen på tvers av kommunalsjefområda og forma dokumentet om organisasjonsstruktur som lagt fram i saka. Organiseringa av kommunen vil også vere sentralt virkemiddel for å handtere den økonomiske situasjonen i Nye Øygarden kommune. Lid framheva også satsinga på heilskapleg og tverrfagleg samarbeid, til beste for brukaren, i tenesteorganiseringa. Vidare prosessar vil vere tilsetting av assisterande kommunalsjefar og leiarar for stabsavdelingar og einingar innan 30.april, og lokalisering av tenestene seinast oktober månad. Møteleiar Marianne Sandahl Bjorøy takka for ei grundig orientering om vurderingar og drøftingar som låg til grunn for forslaget om administrativ organisering som lagt fram i sak 3/19, og presentasjonen vart deretter teken til orientering. Vedtak i Partssamansett utval Nye Øygarden kommune - 08.03.2019: Presentasjonen vert teken til orientering.

6

PS 3/19 Nye Øygarden kommune - administrativ organisering nivå 1 og 2

Innstilling: 1. Fellesnemnda tek saka om administrativ organisering til orientering slik det går fram av saksutgreiinga. 2. Fellesnemnda ber prosjektrådmannen sikre framdrift i det vidare arbeidet med etablering av Nye Øygarden kommune.

Handsama i Partssamansett utval Nye Øygarden kommune - 08.03.2019: Jogeir Sognnæs er erklært ugild i saka då han har hatt rolle som leiar og deltakar i delprosjekt knytt til administrativ organisering, og vara Ørjan Telle tok hans plass ved møtebordet. Partssamansett utval drøfta deretter saka. Det var fleire medlemer som gav ros, honnør og takk til prosjektrådmannen og hans stab for arbeidet med sluttdokumentet om administrativ organisering nivå 1 og 2. Dei hovudtillitsvalde gav samstundes uttrykk for at kort høyringsfrist gjorde det vanskeleg med felles uttale frå organisasjonane, på tvers av kommunar, sjølv om det var forventa. Fleire av høyringsinnspela som låg ved saka vart teke opp igjen av dei hovudtillitsvalte, som usemje om plassering av Helsetenester for barn og unge, HR-avdeling vs. Brukarstøtte, behov for trygging av dei tilsette, manglande direktelinje frå beredskapsleiar / informasjonsleiar / HMT til rådmannen. Til trass for meiningsbrytningar særleg om underliggande nivå, som prosjektrådmannen vil ta med seg når resten av organisasjonen skal byggast, så var dei hovudtillitsvalde særs takksame for stor takhøgde, lydhøyre politikarar, tillita og openheita som har prega arbeidet. Prosjektrådmann Rune Lid gav ein stor takk til alle involverte. Fellestillitsvald for Akademikerne Fjell kommune, Lars Sverre Hausnes, bad fellesnemnda om å vurdere følgjande forslag frå organisasjonen lagt fram i møtet og eventuelt ta det med vidare som protokolltilførsel: Akademikerne meiner at forslaget til organisering av nivå to kan styrkjast og betrast vesentleg i høve framlagt forslag til organisering av nivå to gjennom desse endringane:

Tryggleiksleiar med HMS, Informasjonsleiar og kommuneadvokat må plasserast i stab direkte under rådmann.

Kommuneoverlegen vert plassert enten som ass kommunalsjef om ein vel to-nivå modell,

eller direkte under kommunalsjef i ein tre-nivå modell.

Ved å skape ein flat struktur med korte kommunikasjonslinjer mellom kommunalsjef og fagområda, utan mellomledd for å sikra kort avstand til fagmiljø og avgjerder. Dette meiner vi vil sikra ein robust og effektiv kommune.

Vi ser ikkje behovet for assisterande kommunalsjefar og stabseiningar under

kommunalsjefane, men det må heller satsast på fagområda framfor å styrka øvste leiarnivå.

7

Fagmiljøa må styrkast og samlast.

Uttalene frå medlemmene våre viser til at fleire fagområde ikkje vert synleggjort i organisasjonen, og vi ønskjer at satsingsområda til kommunen vert løfta betre fram i organisasjonskartet.

Kartlegging av behovet til kommunen og kompetanse bør leggast til grunn for

organiseringa. Framlegg frå Tom Georg Indrevik om nytt punkt 1:

1. Fellesnemnda visar til sak i fellesnemnda 18.06.2018, PS 38/18, der det vart gjeve fullmakt til prosjektrådmannen om å bygge opp organisasjonen i høve til dei mål som er gjeve i intensjonsavtalen og andre vedtak i fellesnemnda.

Framlegget frå Indrevik vart satt opp mot prosjektrådmannen si innstilling punkt 1. Framlegget om nytt punkt 1 fekk 8 røyster (mindretalet: 6 hovudtillitsvalde) og vart tilrådd frå partssamansett utval til fellesnemnda. Innstillinga punkt 2 vart samrøystes tilrådd frå partssamansett utval til fellesnemnda. Tilråding i Partssamansett utval Nye Øygarden kommune - 08.03.2019:

1. Fellesnemnda visar til sak i fellesnemnda 18.06.2018, PS 38/18, der det vart gjeve fullmakt til prosjektrådmannen om å bygge opp organisasjonen i høve til dei mål som er gjeve i intensjonsavtalen og andre vedtak i fellesnemnda.

2. Fellesnemnda ber prosjektrådmannen sikre framdrift i det vidare arbeidet med etablering

av Nye Øygarden kommune.

8

Arkiv: 022.3 Saksmappe: 2017/5634-10458/2019 Sakshandsamar: Unni Rygg Dato: 02.04.2019

SAKSDOKUMENT

Utvalsaksnr Utval Møtedato 19/19 Fellesnemnd Nye Øygarden kommune 08.04.2019 Spørsmål frå medlemer i fellesnemnda

9

Arkiv: 043.2 Saksmappe: 2018/910-10392/2019 Sakshandsamar: Svend-Fredrik Untiedt Dato: 02.04.2019

SAKSDOKUMENT

Utvalsaksnr Utval Møtedato 20/19 Fellesnemnd Nye Øygarden kommune 08.04.2019 Forsikra kommunal pensjonsløysing - intensjonskunngjering Samandrag av saka: Fellesnemnda gjorde vedtak i sak om val av pensjonsløysing for Nye Øygarden kommune den 17.12.2018 basert på prosjektrådmannen si tilråding. Ut i frå ei totalvurdering tilrådde prosjektrådmannen ei forsikra løysing i KLP. Prosjektrådmannen si tilråding var basert på rapport frå analyseselskapet Aon Norway. Pensjonsanalysen som gjeld pensjonsløysing for nye Øygarden kommune vart levert i slutten av november. På dette tidspunktet var det berre KLP som var leverandør av forsikra løysning i Noreg. I etterkant av overlevert analyse og parallelt med den politiske handsaminga vart det kjent at Storebrand og DnB ønskte å være leverandør av kommunal tenestepensjon. På dette tidspunktet var det uavklart om dette faktisk ville verte gjennomført og frå kva tidspunkt. Prosjektrådmannen fekk i vedtaket i fellesnemnda den 17.12 i tillegg i oppgåve å sjekke om val av pensjonsløysing er underlagt innkjøpsregelverket (innkjøpsreglementet). Rådmannen har kontakta KS advokatane, Odin Prosjekt AS, samt Pensjonskontoret. Desse tre er samstemte om at ei slik anskaffing er underlagt innkjøpsregelverket. Dersom det berre er ein leverandør av slike tenester kan det gjerast direkte anskaffing utan anbod, dvs. val av KLP. Dersom det er fleire likeverdige tilbydarar må det gjennomførast anbod. For i første omgang finne ut om det er fleire tilbydarar i marknaden må det gjennomførast ei intensjonskunngjering. Resultatet av denne vil avgjere om det kan gjerast direkte anskaffing eller om det må gjennomførast anbod. Dersom det må gjennomførast anbod kan det verte aktuelt å hente ekstern ekspertise då utarbeiding av eit slikt anbod er særs omfattande og komplisert.

10

Innstilling: Prosjektrådmannen tilrår at det vert gjennomført ei intensjonskunngjering i tråd med innkjøpsregelverket. Utfallet av denne vil avgjere om det kan gjerast ei direkte anskaffing i KLP eller om val av pensjonsløysing må ut på anbod. Straume, den 02.04.2019 Rune Lid Prosjektrådmann Dokument vedlagt saka: Ingen. Saksopplysningar: Fellesnemnda gjorde vedtak om val av pensjonsløysing for Nye Øygarden kommune den 17.12.18. Vedtaket var i hovudsak basert på rapport frå Aon. På tidspunktet for utarbeiding av rapporten vurderte Aon at det berre var ein aktiv leverandør av forsikra kommunal pensjon og at kommunen dermed kunne la vere å gå ut på anbod. I etterkant av overlevert analyse og parallelt med den politiske handsaminga vart det kjent at Storebrand og DnB ønskte å være leverandør av kommunal tenestepensjon. På det tidspunktet var det uavklart om det faktisk ville gjennomførast og frå kva tidspunkt. Rapporten skisserte to hovudløysingar. Anten forsikra løysing i KLP eller samling i eigen pensjonskasse, som er FKP i Fjell kommune. Vedtaket i Fellesnemnda 17.12.2018 hadde slik ordlyd: 1. Ut frå ei totalvurdering tilrår prosjektrådmannen alternativ 1) ei forsikra løysing i KLP. 2. Prosjektrådmannen kjem attende med konkrete framlegg til vedtak i dei respektive kommunestyra og orientering om vidare prosessar etter at fellesnemnda har gjort endeleg vedtak i saka. Prosjektrådmannen får i oppdrag å sjekke om val av kommunal pensjonsløysing er underlagt innkjøpsreglementet. Fellesnemnda tilrådde alternativ 1 – ei forsikra løysing i KLP. Prosjektrådmannen fekk og i oppdrag å sjekke om val av kommunal pensjonsløysing er underlagt innkjøpsreglementet. Dette vert det gjort greie for i det følgjande. Den siste tida har det vore fleire signal om at DnB og Storebrand truleg er på veg inn att i marknaden for offentlege pensjonsløysingar. Det er knytt uvisse til om desse leverandørane kan levere desse tenestene og eventuelt tidspunkt for levering. Fram til no er det berre KLP som har levert disse tenestene. I følgje regelverket kan ein då legge til grunn «eineleverandørsunntaket» i anskaffelsesforskriften § 13-4 bokstav b. Altså at kommunen kan inngå kontrakt direkte med KLP utan å gjennomføre konkurranse. Situasjonen er no at det er uvisse om det er andre reelle leverandørar av totale offentlege pensjonsløysingar.

11

Denne saka er kompleks og omfattande grunna regelverk og moglege endringar i marknadssituasjonen. På denne bakgrunn har prosjektrådmannen kontakta KS-advokatane, Pensjonskontoret og Odin prosjekt AS (innkjøpsrådgjevar) for kvalitetssikring. Alle har den same konklusjon at det bør lysast ut ei intensjonskunngjering, for å avdekke kor mange leverandørar det er i marknaden for denne type tenester. KS-advokatane anbefala følgjande: «Ettersom det kan se ut til at markedet for kommunal tjenestepensjon er i bevegelse så vil jeg imidlertid oppfordre dere til å publisere en såkalt intensjonskunngjøring etter anskaffelsesforskriften § 21-5 før dere eventuelt tildeler kontrakt til KLP. Det innebærer at kommunen kunngjør intensjonen om å inngå kontrakt og at eventuelle innsigelser må inngis innen ca. 17 dager etter kunngjøringen. Dette for å redusere risikoen for sanksjoner dersom kontraktsinngåelsen likevel skulle bli ansett som en ulovlig direkte anskaffelse (altså at vilkårene for å benytte eneleverandørsunntaket i § 13-4 b likevel ikke er oppfylt).» KS-advokatane anbefaler difor at det strengaste regelverket vert lagt til grunn, jf. anskaffelsesforskriften § 13-4 b. Prosjektrådmannen har og fått Odin prosjekt AS (innkjøpsfaglig rådgjevar) til greie ut spørsmålet, som har følgjande innspel: Tenestekontrakt om levering av offentleg tenestepensjon er, som andre tenestekontraktar, som utgangspunkt underlagt regelverket om offentlege innkjøp, jf. her lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser (LOA) § 2 og forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser (FOA) § 1-1. Det er ikkje gjort særlege unntak for tenester knytt til offentleg tenestepensjon, jf. FOA kap. 2. Vidare slår Odin prosjekt AS fast at anskaffing av offentleg tenestepensjonsordning for nye Øygarden kommune vil vera underlagt reglane i FOA del III, jf. FOA §§ 5-1 (3) og 5-3 (1) bokstav b. Etter FOA del III er det som utgangspunkt plikt til å kunngjera konkurranse. Unntaket er når vilkår for å gjennomføra konkurranse med forhandling utan føregåande kunngjering etter FOA § 13-3 eller anskaffing utan konkurranse etter FOA § 13-4 er oppfylt. Etter FOA § 13-4 bokstav b kan ein gjennomføra anskaffing utan konkurranse der anskaffinga gjeld «ytelser som bare en bestemt leverandør kan levere». Grunnlaget for dette kan m.a. vere at konkurranse er «umulig av tekniske årsaker». Føresegna for anskaffing utan konkurranse skal tolkast strengt, og for at vilkåret skal vere oppfylt må det reint faktisk vera umogleg å gjennomføra konkurranse, t.d. fordi det berre er ein leverandør som faktisk kan levera. Etter FOA § 21-5 er det der oppdragsgjevaren meiner han har heimel til å inngå kontrakt utan å kunngjera konkurranse mogleg å gjera ei intensjonskunngjering. Intensjonskunngjering skal gjerast «etter at valget av leverandør er besluttet»( i dette tilfellet KLP), og kunngjeringa inneheld informasjon om at ein vil inngå kontrakt med vald leverandør. Dersom ein har gjort slik intensjonskunngjering, vil overtredingsgebyr etter LOA § 12 ikkje ileggas, og retten kan ikkje kjenna kontrakt utan verknad etter LOA § 13, dersom oppdragsgjevaren «tidlegast [har] inngått kontrakten etter utløpet av om lag 17 dagar rekna frå dagen etter datoen for kunngjøringen». Dersom ingen andre aktørar har relevante innvendingar mot at ein vel KLP

12

innan desse 17 dagane kan det gjerast direkte anskaffing, i motsett fall må det gjennomførast anbod. Pensjonskontoret tilrår også framgangsmåte med intensjonskunngjering. Prosjektrådmannen vil og opplyse om at det kan verte aktuelt å hente inn bistand i høve utarbeiding av kravspesifikasjon då dette er ein komplisert og omfattande oppgåve. Vurdering: Prosjektrådmannen vil ut i frå svara frå KS-advokatane, Pensjonskontoret og Odin prosjekt AS legge til grunn at val av pensjonsleverandør er underlagt innkjøpsregelverket. Den siste tida har det og vore fleire signal om at DnB og Storebrand truleg er på veg inn att i marknaden for offentlege pensjonsløysingar. Det er knytt uvisse til om desse leverandørane faktisk kan levere desse tenestene og eventuelt tidspunkt for levering. På bakgrunn av ovannemnde finn prosjektrådmannen at det må gjennomførast ei intensjonskunngjering for å finne ut om KLP framleis er «eineleverandør» og om FOA § 13-4 (Vilkår for anskaffelser utan konkurranse) kjem til bruk. Dersom det kjem relevante innvendingar på intensjonskunngjeringa må dei vurderast og anbodskonkurranse kan verte aktuelt. Den vidare prosess vil verte om lag som følgjer med omsyn til tid, avhengig av det om er ein eller fleire aktørar i marknaden: Intensjonskunngjering Ferdigstille tekst og legge ut i Mercell (innkjøpsystem) 2-3 dagar Frist for innsigelsar – 17 arbeidsdagar. Vurdering av ev. innsigelsar og konklusjon 1 veke Kun ein leverandør i marknaden, KLP Kravspesifikasjon og kontraktsforhandlingar 2-4 veker Kontraktsignering Fleire leverandørar i marknaden, anbod Utarbeide kravspesifikasjon 2-4 veker Kunngjering og registrering i Mercell med tilbodsfrist – 8 veker Evaluering og forhandling 1-2 veke Val av leverandør og kontraktsignering – 1 veke

13

Arkiv: 016 Saksmappe: 2017/4810-10363/2019 Sakshandsamar: Siri Fahlvik Pettersen Dato: 02.04.2019

SAKSDOKUMENT

Utvalsaksnr Utval Møtedato 21/19 Fellesnemnd Nye Øygarden kommune 08.04.2019 2.gangs handsaming: Lokaldemokrati og identitet - rapport frå arbeidsgruppa - rekneskap 2018 - budsjett 2019 Samandrag av saka: Fellesnemnda behandla sak 9/19 «Lokaldemokrati og identitet - rapport frå arbeidsgruppa - rekneskap 2018 - budsjett 2019» på møtet 11.februar. I vedtaket punkt 2 vart det bedt om at prosjektrådmannen kjem tilbake med eiga sak om organisering av stand på Offshore Technology Days (OTD) i Stavanger Forum 2019. Fellesnemnda får i denne saka lagt fram meir informasjon og ny vurdering slik det går fram av vedtaket. Saksopplysningar og vurdering frå sak 9/19 er teke med i saksframlegget, etter nye saksopplysningar/vurdering. Saka vert lagt fram utan innstilling. Innstilling: Saka vert lagt fram utan innstilling. Straume, den 02.04.2019 Rune Lid Prosjektrådmann

14

Dokument vedlagt saka: Ingen. Saksopplysningar: Nye saksopplysningar til møte i fellesnemnda den 8. april 2019 og vurdering etter vedtak i sak 9/19 Handsama i Fellesnemnd Nye Øygarden kommune - 11.02.2019: Tom Georg Indrevik viste til saksframlegget og tilråding frå arbeidsgruppa som inkluderte midlar på kr 200 000 til stand på Offshore Technology Days (OTD) i Stavanger Forum. Med dette som bakgrunn kom Indrevik med framlegg om nytt punkt 2:

2. Fellesnemnda vedtek budsjettet for 2019, og løyver kr 710 000 slik det går fram av saksutgreiinga.

Før avstemming vart det semje om at framlegget vil medføre ny sak om korleis stand på OTD bør organiserast med endeleg kostnadsramme, og det vart ført opp som tillegg til punkt 2. Framlegget vart deretter sett opp mot innstillinga punkt 2. Framlegget fekk 11 røyster (mindretalet: 4 AP, 1 SP, 1 V) og vart vedteke som nytt punkt 2. Innstillinga punkt 1 vart elles samrøystes vedteken.

Vedtak i Fellesnemnd Nye Øygarden kommune - 11.02.2019: 1. Fellesnemnda tek rapporten og rekneskapen for 2018 til orientering 2. Fellesnemnda vedtek budsjettet for 2019, og løyver kr 710 000 slik det går fram av

saksutgreiinga. Det vert lagt fram eiga sak om organisering av stand på OTD. Framlegg om deltaking på Offshore Technology Days (OTD) i Stavanger Forum, slik det gjekk fram av saksframlegget frå 11. februar 2019. Denne arenaen er ein viktig møteplass kor profesjonelle aktørar frå olje og energibransjen møtes og deler teknisk og kommersiell erfaring. OTD tilbyr nettverksaktiviteter og er ein viktig møteplass for bransjen. Fellesnemnda må ta stilling til om Nye Øygarden kommune skal delta på oljemessen i 2019, då det må setjast av midlar til dette. For Lokaldemokrati og identitet er det viktig å påpeike det identitetsmessige for nye Øygarden kommune. Det er viktig å synleggjere seg som den petroleumskommunen ein er. Strategisk arbeid i forhold til deltaking i desse fora må avklarast i framtida med fokus på næringsutvikling for nye Øygarden kommune. Prosjektrådmannen sin vurdering knytt til deltaking på OTD Rådmannen meiner at dersom noko skal reduserast frå det som ILD legg fram, så gjeld det kr 200 000 til OTD messa i Stavanger. Kommunen er ikkje ein næringslivsaktør, og det skulle vera fullt muleg å vera politisk tilstade på messa utan å vera på eigen «stand». Rådmannen tilrår at dette tiltaket vert teken ut frå budsjettet for 2019, og vil samstundes gjera fellesnemnda merksam på at dette er gjort utan at dette har vore handsama av arbeidsgruppa ILD. Ny vurdering knytt til deltaking på OTD messa i Stavanger Fellesnemnda ber prosjektrådmannen komma tilbake med eigen sak knytt til deltaking på OTD messa i Stavanger. Det står ikkje noko i vedtaket om kva fellesnemnda meiner manglar eller kva ein ønskje nærmare opplyst anna enn den debatten som var i fellesnemnda om saka. Under sakshandsaminga vart det stilt spørsmål om prosjektrådmannen si innstilling i saka, og at den vart endra etter at arbeidsgruppa hadde lagt fram si innstilling.

15

Eit tilsvar på dette er at prosjektrådmannen har eit sjølvstendig ansvar når det gjeld økonomiske vurderingar og andre forhold i ei saksutgreiing. På bakgrunn av at den nye kommunen går ei krevjande økonomisk tid i møte, og at ei deltaking på messa i 2019 fullt ut skulle kunne la seg gjennomføra utan å stå på ein «kommunal stand» vart det lagt fram ei alternativ innstilling i saka. Då saka vart handsama i fellesnemnda den 11. februar vart det stilt nokre spørsmål då saka vart debattert. Mellom anna vart det spurd om kva som inngjekk i utgifter knytt til deltaking på standen, kven som eventuelt ville få tilgang til standen, og kven som eventuelt kan vera aktørar på ein «kommunal» stand. Det vart vidare sagt at ei deltaking finansiert med kommunale midlar kunne vera eit bidrag til bedrifter og gründere som elles ikkje har råd til å delta med eigen stand og at ei deltaking vil kunne bidra til å få etablert nye arbeidsplassar og bedrifter. Dette er sitert som utdrag frå den politiske debatten. Vest næringsråd opplyser at på utstiller-lista til OTD messa i Stavanger i 2019, deltek eit avgrensa tal bedrifter frå region vest (Hordaland). Det deltek heller ingen andre kommunar eller Næringsklynger. Spørsmålet er om ei deltaking med eigen «kommunal stand» er den rette måten å delta på OTD messa i Stavanger. Ei «bemanna stand» stiller krav til at dei heile tida må vera folk på standen, alle dagar og i hele opningstida. Kostnader til sjølve «standplassen»/deltakaravgift er på kr 131 000. I tillegg kjem kostnader til «utsmykking/presentasjon», reise og opphaldsutgifter for dei som eventuelt skal delta og stå på standen. Det mest naturlege hadde kanskje vore om Vest næringsråd med aktuelle medlemsbedrifter ev. gründere såg nytte i å vera synleg på OTD messa, og at kommunen deltok med eit «anleggsbidrag». Alternativt kunne Vest næringsråd vore utfordra på å lage eit opplegg til ein delegasjonstur til Stavanger under OTD. Då kunne det i tillegg til å besøke messa, vore lagt opp til besøk hos Stavanger kommune og den interkommunale/fylkeskommunale næringslivsaktøren Greater Stavanger, som arbeider strategisk med næringslivsutvikling i Stavanger- regionen. På eit opplegg som dette kunne fleire vore invitert med, og eit kommunalt bidrag til eit opplegg kring dette ville kanskje vore vel så godt anvendte midlar. Når OTD kjem til Straume, hausten 2020 vil det stilla seg noko annleis å delta lokalt. Då er det meir naturleg å promotera regionen med eigen stand der Nye Øygarden kommune i lag med Vest næringsråd og gründerbedrifter deltek. Saksopplysningar – sak 9/19 Samandrag: Denne saka er ein rapport/tilbakemelding til fellesnemnda på oppdrag som er utført i arbeidsgruppa Lokaldemokrati og identitet i perioden 2017-2019. Oppdraget er utført på bakgrunn av mandat i sak 7/18 vedteke av fellesnemnda den 22.01.18 og rammebudsjett for tiltak/arrangement vedteke i sak 33/18 den 16.04.18. Arbeidsgruppa hadde sitt siste møte 16. januar 2019.

Arbeidsgruppa Lokaldemokrati og identitet vert lagt ned, men det er laga ein plan på korleis administrasjonen kan arbeide vidare med og følgja opp tiltak utifrå framlegg til budsjett 2019. Slikt oppdrag må bli gitt av fellesnemnda. Rapporten inneheld ein visuell oversikt over korleis det har vore jobba frå prosjektstart. Omtale av nokre tiltak er sett inn etter visualiseringa. Budsjettet og rekneskap vert presentert i tabell, og peikar attende på dei same tiltaka. Nokre av budsjettpostane er forklart ytterlegare etter budsjettabellen.

Prosjektet skulle vare ut 2019, men fleire av tiltaka vil kunna vidareførast, fellesnemnda må ta stilling til kva tiltak som skal vidareførast.

16

Arbeidsform i prosjektgruppa: Prosjektgruppa har hatt 7 arbeidsmøter i perioden 2017-2019.

Arbeidsgruppa har bestått av:

Politisk representasjon i Sund Fjell og Øygarden Tom Georg Indrevik (Fjell) Silvia Haugland (Øygarden) Elisabeth Toft Erichsen/Kim Dale Eide (Sund)

Administrativ representasjon ved kulturleiarane i Sund, Fjell og Øygarden; Laila Klemetsaune Lennart Fjell Christel Møvik-Olsen.

I tillegg har prosjektrådmann ved Paul Manger, deretter rådmann i Øygarden Siri Fahlvik-Pettersen og kommunikasjonsrådgivar Vigleik Brekke vore med i arbeidsgruppa.

Arbeidsgruppa starta sitt arbeid med ein kreativ workshop for saman å finne fram til gode tiltak og ei felles forståing for kva ein meinte var viktig i tida framover for Nye Øygarden kommune. Arbeidsgruppa sitt arbeid med lokaldemokrati og identitet har hatt mange berøringspunkt med nye Øygarden kommune sin vedtekne kommunikasjonsplan. Medverknad, openheit og inkludering har vore stikkord i prosessarbeidet for gruppa sitt arbeid. Innbyggjarane i dei tre kommunane skulle i sterk grad verta involvert i mobiliseringa av vi-kjensla for arbeidet framover.

Lokaldemokratiprosessane har hatt som mål å mobilisera engasjement hos innbyggjarane, næringslivet, lag og organisasjonar. Utvikling av nærdemokratiordningar når vi går mot ny storkommune, har vore viktige moment i arbeidet. Arbeidsgruppa ville sikra at dei folkevalde hadde kjennskap til innbyggjarane sine meiningar og behov, og omvendt. Å oppretthalda ein låg terskel for politisk engasjement i nye Øygarden kommune har arbeidsgruppa meint skulle styrke demokratiseringsprosessane. Konkrete tiltak i desse prosessane har vore å gjennomføre ei undersøking av kor tilfreds innbyggjarane har vore med korleis lokaldemokratiet fungerer i samanslåingskommunane. Undersøkinga sitt resultat gjorde det mogleg å retta innsats mot bestemte tema eller område i den nye kommunen.

Arbeidsgruppa har vore opptatt av at i prosessen med lokaldemokrati og identitet skulle det arbeidast med sosiale møteplassar, nettverksbygging og dialogutveksling. Aktiviteten har vore planlagt gjennom kulturarrangement, med framtidsseminar (som ble til Øygardskonferansen), og MOT-festival. Digitale kanalar vert viktige i arbeidet framover. Døme på arbeid med dette var utvikling av ein app, der alle innbyggjarar og tilsette kunne levere innspel til korleis dei så for seg nye Øygarden kommune, elektronisk nedteljingsur for den nye kommunen på strategisk plasserte stadar var ein ide, profileringsartiklar knytt til «KystStril Øygarden2020» m.m. Denne saka vil presenterer korleis arbeidet har gått så langt.

Milepelsplan 2018 Innbyggjarundersøking, digitale verktøy Etablering av prosjektstyre til MOT festival Framtidsseminar (Øygardskonferansen) Etablering av arbeidsgruppe til Kystpasset – turløyper i den nye kommunen Stimulering av nye samarbeidsorgan – nærdemokratiordningar Designutvikling Øygarden2020 digitale kommunikasjonsverktøy Milepelsplan 2019 Etablering av debatt- og innspelsarena retta mot innbyggjarane – identitet Øygarden2020 Felles kulturarrangement Øygarden2020 Utrulling av strategisk omdømmebygging Stimulering av nye samarbeidsorgan – nærdemokratiordningar

17

Visualisering av tiltak i arbeidsgruppa Lokaldemokrati og identitet:

18

Fokus i prosjektet har vore og er: Utvikling av lokaldemokratiprosessane Felles identitet for nye Øygarden kommune

Den oppnemnde arbeidsgruppa har vore opptatt av at ein gjennom sterke involveringsprosessar, (både internt og) eksternt, sikrar ein fokus på eigarskap, demokratisering og bygging av identitet nedanfrå og opp. På den måten ville ein få etablert eit godt grunnlag for å skapa ei felles vi-kjensle i nye Øygarden kommune. Styrking av nærdemokratiordningar, debattarenaer og fellesarrangement bidreg til felles eigarskap og styrking av identitet. Gjennom involveringsprosessane, som mandatet og milepelsplanen peiker på, satt gruppa i gang og la til rette for at det vart entusiasme og blest om den nye kommunen.

2018

Frivilligforum, Kulturforum og Idrettsforum Fjell, Sund og Øygarden gjennomførte kvart sitt frivilligforum, eit felles idrettsforum, friluftslivforum og kulturforum, der prosjektet Nye Øygarden kommune vart presentert av leiar av arbeidsgruppa Tom Georg Indrevik. I forumet vart det og presentert ein enkel digital innspelsløysing som lag og organisasjonar kunne melda inn si interesse gjennom. Det vart òg opplyst om at det ville bli arrangert forum for dei ulike tema innan frivilligheit; kultur, idrett, friluftsliv, med mål om å skapa gode arenaer som kan sikra lokaldemokratiet knytt til frivillig sektor inn i den nye kommunen. Friluftlivsforum I mandatet står det at det skal takast kontakt med turlaga i dei tre kommunane, og starta arbeidet med felles turkart og Kystpass. ILD fasiliterte difor eit forum 6. juni på Bergen- og Omland Friluftsråd sitt område på Hissøyna. Her inviterte ILD inn friluftslivsaktørar som fekk i oppgåve å ha klart eit felles Kystpass i 2019, samt starte arbeidet med eitt felles turkart for Nye Øygarden kommune. Eit vidare mål for deltakarane i forumet er at dei samlar seg kring eit lokalt friluftsråd for den nye kommunen. Målet er at det vert årlege forum. Forumet er godt i gong med arbeidet og Kystpasset for vår nye kommune skal lanserast påsken 2019. Arbeid med nytt turkart er også igong.

Idrettsforum Fjell, Sund og Øygarden har alle idrettsråd, som har som mål å slå seg saman til eitt idrettsråd innan våren 2019. Det ligg føre årsmøtevedtak på dette i Sund og Øygarden og Fjell idrettsråd, men samanslåinga er noko forsinka og vil truleg vere ein realitet hausten 2019. Dei har samla idretten i alle tre kommunane i august 2018, for å forankra arbeidet med samanslåinga. Forumet vart lagt til Hjeltefjorden arena under opningsveka. Målet er at det vert årlege forum.

Kulturforum For å sikra at alle aktørar innanfor kulturfeltet vert høyrt, vert det arrangert eit kulturforum for alle innafor musikk, bibliotek, grendalag/utval, teater og liknande. Forumet vart gjennomført 4. oktober på Panorama hotell i Sund. Forumet la grunnlaget for etablering av interimstyret for eit felles kulturråd i Nye Øygarden kommune, målet er eit årleg forum for kulturfeltet.

Øygardengensaren Sotra husflidslag tok på seg arbeidet med å utvikla Øygardengensaren gjennom ein strikkekonkurranse som var open for alle. Dette er gjennomført og vinnar er kåret. Husflidslaget følgjer opp vinnarutkastet med mønster og garnpakkar, som kan kjøpast våren 2019. O-barometerundersøkinga Øygarden kommune, saman med Fjell og Sund, har inngått medlemskap og samarbeidsprosjekt med organisasjonane Sunne kommunar og Reell medvirking. I høve dette samarbeidet, og i høve mandatet til arbeidsgruppa, gjennomførte dei ei 0-barometer-undersøking. Dette var ei undersøking som tok «temperaturen» på dette med lokaldemokrati og identitet. Undersøkinga basererte seg på telefonintervju og vart gjennomført våren 2018. Det har vore vart lagt fram ein rapport for

19

fellesnemnda som samstundes dannar grunnlaget for tema som er planlagt teke opp i debattane biblioteka skal stå for våren 2019.

Ei ny undersøking bør gjennomførast ei tid etter at Øygarden2020-prosjektet er gjennomført, for å sjå kva effekt ein kan spora.

Ungdomshøyringa Det har ofte vore ei utfordring å sikra røysta til ungdomane. Alle tre kommunane i dag har anten ungdomsråd eller ungdomens kommunestyre (UR/UKS), og alle har MOT-ungdomar. Men erfaringar viser at det likevel kan vera vanskeleg å fanga røysta til dei mange. I samarbeid med Sunne kommuner og Reell medvirkning var det planlagt ei ungdomshøyring i samspel med ungdomsråd og UKS. Arbeidsgruppa gjekk bort frå denne løysinga og har heller fletta dette arbeidet saman med eit pågåande kommunikasjonsprosjekt i skulane. Ungdomshøyring vert utført våren 2019. Kulturparaplyen Øygarden2020 ILD peika på at det ville vera viktig å samla eksisterande kulturarrangement og liknande innunder kulturparaplyen Nye Øygarden kommune. Det er allereie utforma ein logo knytt til profilering av kulturparaplyen. Målet har vore å få flest moglege arrangement frå og med hausten 2018, og ha profileringsmateriell og liknande klart for dei aktørane som melder si interesse for dette. Det har og ønskjeleg at det vert utforma ein form for kulturkalender med alle arrangement som kjem innunder kulturparaplyen.

Felles tilskotsordningar ILD fekk på plass ei arbeidsgruppe for felles tilskotsordningar. Målet var å få harmonisert tilskotsordningane i kvar kommune frå 2019, men kvar kommune skulle framleis ha kvar sin pott med midlar ut i frå budsjetteringa i budsjettåret 2018. Bakgrunnen for dette var at ein i prosjektperioden for Øygarden2020 ville ha trong for insentivmidlar, samt behov for ei generell harmonisering knytt til frivillig sektor. Dette arbeidet kjem ikkje i mål før 2020.

Øygardskonferansen (framtidsseminar) Næringslivet, Vest næringsråd og kommunane i nye Øygarden kommune samarbeider om å etablera Øygardskonferansen – ein årleg konferanse der fokus er utvikling i den nye storkommunen. I mandatet til ILD var det peika på at det skal gjennomførast eit Framtidsseminar i løpet av 2018. ILD foreslo at fellesnemnda gjekk inn med midlar til gjennomføringa av Øygardskonferansen i staden, og at ein representant frå fellesnemnda tiltredde programkomiteen til konferansen. Øygardskonferansen er tenkt som ein årleg konferanse, og det bør, når den nye kommunen er etablert, opp ny sak om representasjon og tilskot. ILD anbefaler at ein i 2019 støtter dette arbeidet.

MOT-festivalen Det er sett saman ei arbeidsgruppe for MOT-festivalen, som har lagt fram forslag til innhald, budsjett og tidspunkt. Tidspunktet for festivalen er natt til 1. mai i Sotra Arena. Dette arbeidet er i rute.

Marknadsføring, kommunikasjon og profilering Det ligg føre ein prosjektlogo og kommunikasjonsplan som er vedteke i fellesnemnda for den nye kommunen. Det vert lagt vinn på at arbeidsgruppa lokaldemokrati og identitet sin kommunikasjon internt og eksternt vert integrert i den overordna kommunikasjonsplanen. Arbeidsgruppa anbefalte å bruka Øygarden 2020 som namn i omdømmebygging fram mot 2020 for å tydeleggjera startpunktet for vår nye kommune. Arbeidsgruppa meinte at vår nye kommune og Øygarden2020 begge burde brukas vidare i kommunikasjonsplattformar. Det vart avklart at ILD skulle nytta vårnyekommune sin prosjektlogo og ikkje utforme noko ekstra knytt til Øygarden2020.

Den offisielle prosjektlogoen kunne også nyttast av lag og organisasjonar i samanheng med aktivitetar og kulturarrangement i perioden fram mot 1. jan 2020. Det ville dukka opp arrangement o.l. undervegs, og terskelen for å kome inn i kulturparaplyen skulle vera låg. Kulturavdelingane i alle tre kommunar skulle vera kontaktpunkt for dialog(/koordinering). Arrangement som ønskjer å vera ein del av kulturparaplyen skal verta marknadsført samla. Kyrkja har fleire gode innspel på tiltak som dei

20

ønskjer inn under kulturparaplyen. Fellesarrangement frem mot 1. januar er planlagt inn i web basert kalender der kulturavdelingane mottar informasjon og leverer den vidare til informasjonsavdelinga. Promotering av friluftsliv og turstiar Eit eksternt firma er i full gang med å filma turstiar i heile vår nye kommune. Promotering av turstiane skal skje samtidig med lansering av Kystpasset våren 2019.

Omdømmebygging Omdømmebygging dreier seg om at kommunen med utgangspunkt i innbyggarane sine behov, bestemmer seg for kva Nye Øygarden kommune vil vere kjend for, og at bygginga skapar positive assosiasjonar. På denne måten vert det etablert ein tydeleg og attraktiv posisjon av den nye kommunen. Alt Nye Øygarden kommune gjer, former oppfatninga av kommunen hos innbyggjarar, næringslivet, det frivillige liv, styresmakter, i internasjonale relasjonar og hos potensielle medarbeidarar. Dess meir positive desse assosiasjonane er, desto meir bulyst, positivt engasjement, eigarskap, etablerarskap og vekst vil truleg Øygarden få. Omdømmebygging dreier seg om å skape positive oppfatningar av kommunen, både i kommunen og rundt kommunen på ein slik måte at folk ønskjer å flytte til kommunen og etablere seg. Innbyggjarar og folkevalde skal vera stolte over kommunen, og kommunen skal vera god på demokratisering og dialog. ILD tilrår at dette arbeidet vert teke med vidare i 2020 og at det vert forankra i den nye kommuneplanen si samfunnsdel. Omdømmebygginga bør mellom anna undersøke korleis Nye Øygarden kommune oppfattas av innbyggarane, samarbeidspartnarar og nabokommunar. Offshore Technology Days (OTD) i Stavanger Forum. Denne arenaen er ein viktig møteplass kor profesjonelle aktørar frå olje og energibransjen møtes og deler teknisk og kommersiell erfaring. OTD tilbyr nettverksaktiviteter og er ein viktig møteplass for bransjen. Fellesnemnda må ta stilling til om Nye Øygarden kommune skal delta på oljemessen i 2019, då det må setjast av midlar til dette. For Lokaldemokrati og identitet er det viktig å påpeike det identitetsmessige for nye Øygarden kommune. Det er viktig å synleggjere seg som den petroleumskommunen ein er. Strategisk arbeid i forhold til deltaking i desse fora må avklarast i framtida med fokus på næringsutvikling for nye Øygarden kommune. Vennskapskommunar Arbeidet med vennskapskommunar er todelt. På den eine sida er dette ein arena for skulane sin utveksling og på den andre sida forankrar vennskapskommunane kontakt- og strategiansvar i nye Øygarden kommune med tanke på internasjonal kontakt. Difor meiner ILS at dette arbeidet bør ha eit større perspektiv, meir retta mot: - globalisering - næringsutvikling - innovasjon - helse Det strategiske arbeidet bør innehalde kva formål vennskapskommunane skal ha. Dette fokuset er spelt inn i prosjektarbeidet som arbeider med administrativ organisering den nye kommunen. Delprosjekt kultur har meldt dette opp til kommunalsjefområde Kultur og samfunn. Overordna styringsgruppe følgjar dette opp vidare. Anbefaling frå arbeidsgruppa Lokaldemokrati og identitet er at venskapsbyane held fram inntil vidare. Økonomi: Fellesnemnda gjorde slike vedtak 16.april og 18. juni 2018

21

Rekneskap 2018: Kva Budsjett Rekneskap Annonsering 30 000 Øygardsgenseren 40 000

0-barometerundersøkinga 50 000

Apagon - promotering av friluftsliv og turstiar 40 000

MOT festival – forarbeid 30 000 10 000

Marknadsføring, profilering og kommunikasjon 260000 15 000

SUM 290 000 185 000 Det er nytta mindre midlar enn budsjettert i 2018. Budsjett 2019: Tilråding frå arbeidsgruppa ILD Kva Budsjett 2019 Debattarena biblioteka 100 000 Underskotsgaranti MOT festival (billettinntekter) 100 000 OTD 200 000 Øygardskonferansen 100 000 Kystpasset 50 000 Promotering av turstiar - filming av fleire stiar 160 000 Sum 710 000 Alternativ 2 rådmannen sitt framlegg Kva Budsjett 2019 Debattarena biblioteka 100 000 Underskotsgaranti MOT festival (billettinntekter) 100 000 Øygardskonferansen 100 000 Kystpasset 50 000

22

Promotering av turstiar - filming av fleire stiar 160 000 Sum 510 000 Debattarena biblioteka 0-barometer undersøkinga – oppfølging Analysen av temperaturmålaren som vi hadde ut mot innbyggjarane på korleis dei oppfatta ulike tema i 2018 blir følgt opp med høyring på ungdomsskulane i regionen. Høyringa skal flettast inn i skuleprosjektet som informasjonsavdelinga jobbar med. Arbeidsgruppa lokaldemokrati og identitet ønskjer gjennom dette å sikre reel medverking også frå ungdom. Biblioteka følgjer opp med 3 debattar i 2019 med utgangspunkt i analysen, dette er budsjettert til kr 100.000. Det er tenkt å hyra profesjonell debattleiar som trekkjer mykje folk til debattane på biblioteka. Dette er ein høg sum, men biblioteka ønskjer å leggja tilrette for debattarrangement som er noko utanom det vanlege, - dette med tanke på å setja kommunesamanslåinga tydeleg på kartet og med biblioteka som viktige kulturelle samlingspunkt. Ein 0- barometerundersøking bør gjentakas om eitt par år, for å sjå prosess, endring og status. Dette kan følgjas opp administrativt under kommunalsjefområde Kultur og samfunn. Underskotsgaranti MOT-festival Tiltaket er budsjettert med kr 100.000. I vedlegget/innspelet frå MOT-gruppa viser eit budsjett på kr 900.000, som inkluderer sponsorinntekter på kr 400.000, bidrag frå kommunane på kr 400.000 og billettinntekter på kr 100.000. Arbeidsgruppa ønskjer å sikra underskotsgaranti for arrangementet på kr 100.000. Billettinntekter er alltid eit usikkerheitsmoment. MOT-festivalstyret har fått avtale med Sparebanken Vest som sponsar festivalen med kr. 400 000. MOT styret har sett ein billettpris på kr. 120,- (dette er inklusiv avgift for sal gjennom Ticketmaster). Erfaring viser at denne type arrangement bør ha ein pris, både for å sikre at ungdom bestemmer seg for å komme, men og for at den enkelte skal kjenne at ein deltek på nok utanom det vanlege, som har ein pris. Festivalstyret vil sikre at alle kan delta. Dette vert løyst ved at skulane får nokre billetter utdelt som dei distribuerer til dei som ein ser at kan komme til å velje vekk arrangementet på bakgrunn av pris.

Offshore Technology Days (OTD) i Stavanger Forum. Denne arenaen er ein møteplass kor profesjonelle aktørar frå olje og energibransjen møtes og deler teknisk og kommersiell erfaring. OTD tilbyr nettverksaktiviteter og er ein viktig møteplass for bransjen.

Øygardskonferansen (framtidsseminar) Næringslivet, Vest næringsråd og kommunane i nye Øygarden kommune samarbeider om å etablera Øygardskonferansen – ein årleg konferanse der fokus er utvikling i den nye storkommunen. Øygardskonferansen er tenkt som ein årleg konferanse. ILD anbefaler at ein i 2019 støtter dette arbeidet.

Kystpasset Kystpasset skal ferdigstillast til påske 2019. Arbeidsgruppa (med turlaga i Fjell, Sund og Øygarden) er godt i gang med arbeidet og jobbar med sponsorinnhenting. Samtidig med lansering av Kystpasset vil profilering av www.ordispor.no visa til filmane som formidlar godt tilrettelagde stiar i mange naturskjønne område i vår nye kommune. Det vil òg bli organisert guida turar våren, sommaren og hausten 2019 for at fleire kan bli kjende med desse stiane. Arbeidsgruppa lokaldemokrati og identitet ønskjer å utfordre fellesnemnda til å delta på turane. Promotering av friluftsliv og turstiar Eit eksternt firma er i full gang med å filma turstiar i heile vår nye kommune. Promotering av turstiane skal skje samtidig med lansering av Kystpasset våren 2019.

23

http://www.ordispor.no/

Innbyggjar-involvering; Fellesnemnda ga eit tilleggsmandat til utvalet som hadde jobba med politisk organisering i møte den 18.06.2018. Fellesnemnda bad det politiske utvalet sjå til Gentofte kommune i Danmark som hadde innført ein modell med oppgåveutval, for å utvikle lokaldemokratiet og få innbyggjarar og brukargrupper tettare på dei politiske prosessane og for å sikre auka medverknad. Fellesnemnda bad utvalet for politisk organisering skissere modellar for korleis noko tilsvarande kunne byggjast opp i som nye Øygarden kommune, og presentere ei slik skisse for Fellesnemnda innan utgangen av 2018. Sluttrapporten for arbeidsutvalet politisk styringsstruktur ligg no ute på høyring. Arbeidsgruppa Lokaldemokrati og identitet har etablert Frivillig forum, støtta idrettsråda med samanslåingsprosessen, fasilitert etablering av kulturråd og interessemøter innan friluftsliv. Biblioteka i nye Øygarden kommune vil fasilitera debattarenaer slik saka har vist. Dette er dei grep som var rett for ILD å gjennomføre i høve til mandatet. Vurdering og konklusjon – sak 9/19: Når det gjeld andre tiltak, så har det er kome fleire forslag om grensemarkeringar i tillegg til eit landnotkastet i Kjereidet. Fjell Festning har også meldt si interesse i å lyssetta den nye kommunen i samband med ei marering av overgangen til ny kommune. Andre innspel er fakkeltog, vardebrenning, ulike musikkarrangement og liknande. Det er tenkt ein programkomité som jobbar med markering av overgang til Nye Øygarden kommune. Dette ligger ikkje innafor arbeidsgruppa Lokaldemokrati og identitet sitt mandat. Den politiske arbeidsgruppa ILD avsluttar sitt arbeid no og administrasjonen i Fjell, Sund og Øygarden vil følgja opp ILD sine planar og tilråding til budsjett i 2019 slik det går fram av saksutgreiinga. I 2018 vart det løyvd kr 290 000, og midlane vart ikkje brukt opp. I 2019 er det budsjettert med kr 710 000. Det er knytt uvisse til kva kostnader som prosjektet Nye Øygarden kommune kjem til å bruka i 2019. Storparten av kostnadane i samband med kommunesamanslåingar går til IKT, arkiv og andre administrative utgifter i samband med samanslåinga. Rådmannen meiner at dersom noko skal reduserast frå det som ILD legg fram, så gjeld det kr 200 000 til OTD messa i Stavanger. Kommunen er ikkje ein næringslivsaktør, og det skulle vera fullt muleg å vera politisk tilstade på messa utan å vera på eigen «stand». Rådmannen tilrår at dette tiltaket vert teken ut frå budsjettet for 2019, og vil samstundes gjera fellesnemnda merksam på at dette er gjort utan at dette har vore handsama av arbeidsgruppa ILD. Det vert lagt opp til fleire kulturaktiviteter i samband med ei større markering av overgangen til Nye Øygarden kommune. Rådmannen meiner at utifrå eit varsemdprinsipp når det gjeld den totale kommuneøkonomien at det er naudsynt prioritera kva ein bruker pengar på og tilrår at budsjett 2019 vert redusert med kr 200 000 til kr 510 000. Innstilling – sak 9/19

1. Fellesnemnda tek rapporten og rekneskapen for 2018 til orientering 2. Fellesnemnda vedtek budsjettet for 2019, og løyver kr 510 000 slik det går fram av

saksutgreiinga.

24

Forside Saksliste PS 17/19 Godkjenning av innkalling, saksliste og møtebokSaksfremlegg

PS 18/19 Referatsaker og orienteringarSaksfremlegg

RS 2/19 Partssamansett utval - referat 08.03.2019Partssamansett utval - referat 08.03.2019

PS 19/19 Spørsmål frå medlemer i fellesnemndaSaksfremlegg

PS 20/19 Forsikra kommunal pensjonsløysing - intensjonskunngjeringSaksfremlegg

PS 21/19 2.gongs handsaming: Lokaldemokrati og identitet - rapport frå arbeidsgruppa - rekneskap 2018 - budsjett 2019Saksfremlegg