libro auditoria administrativa

Contenido

xvi

Auditoraadministrativa

Gestin estratgica del cambio

Segunda edicin

Enrique Benjamn Franklin F.

Universidad Nacional Autnoma de Mxico

http://helpbookhn.blogspot.com/

Datos de catalogacin bibliogrfi ca

FRANKLIN F., ENRIQUE BENJAMN

Auditora administrativa. Gestin estratgica del cambio.Segunda edicin

PEARSON EDUCACIN, Mxico, 2007

ISBN: 970-26-0784-7rea: Administracin y economa

Formato: 20 x 25.5 cm Pginas: 872

Gerente editorial: Marisa de AntaEditor: Pablo Miguel Guerrero Rosas e-mail: [email protected] de desarrollo: Astrid Mues ZepedaSupervisor de produccin: Enrique Trejo Hernndez

SEGUNDA EDICIN, 2007

D.R. 2007 por Pearson Educacin de Mxico, S.A. de C.V.Atlacomulco No. 500 5 pisoCol. Industrial Atoto53519 Naucalpan de Jurez, Edo. de Mxico

Cmara Nacional de la Industria Editorial Mexicana. Reg. Nm. 1031.

Prentice Hall es una marca registrada de Pearson Educacin de Mxico, S.A. de C.V.

Reservados todos los derechos. Ni la totalidad ni parte de esta publicacin pueden reproducirse, registrarse o trans-mitirse, por un sistema de recuperacin de informacin, en ninguna forma ni por ningn medio, sea electrnico, mecnico, fotoqumico, magntico o electroptico, por fotocopia, grabacin o cualquier otro, sin permiso previo por escrito del editor.

El prstamo, alquiler o cualquier otra forma de cesin de uso de este ejemplar requerir tambin la autorizacin del editor o de sus representantes.

ISBN10: 970-26-0784-1ISBN13: 978-970-26-0784-7

Impreso en Mxico. Printed in Mexico.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 - 09 08 07

iii

Contenido

Agradecimientos xviii

Presentacin xxi

Introduccin xxii

CAPTULO 1 2Objetivos 2

Marco conceptual 3Conceptos fundamentales 3

Antecedentes histricos 4Concepto de auditora administrativa 11Objetivos de la auditora administrativa 12Alcance de la auditora administrativa 13Campo de aplicacin de la auditora administrativa 13

Sector pblico 13Sector privado 14Sector social 19

Resumen 20Conclusin 20

Preguntas para debate 21Caso prctico: Desperdicios Industriales Casa Zetina 21

Naturaleza de la empresa 21Caractersticas econmicas dominantes del sector 21Antecedentes 22Informe 27

Conclusiones 29Recomendaciones 30

Preguntas 31


El auditor 37Perfi l del auditor 37

Gestin del conocimiento 37Habilidades y destrezas 41Experiencia 41Responsabilidad profesional 43tica 44

Cdigo de tica 44Responsabilidad social 47Desempeo social corporativo 48Estructura del pensamiento 48Responsabilidad de su ejercicio 49

El auditor interno 49

Contenido

iv

El auditor externo 50Equipo combinado 51

Organizacin del equipo de auditores 53Funciones generales 55

Instrumentos normativos 58Resumen 65

Conclusin 65Preguntas para debate 65

Caso prctico: Farmacia San Carlos 66Contexto 66Antecedentes 67Situacin actual 67Justifi cacin 69Visin 69Misin 69Valores 70Filosofa 70Elementos analizados 70Resultados obtenidos 71Conclusiones generales 72

Preguntas 72


Metodologa de la auditora administrativa 75Metodologa 75Planeacin 76

Objetivo 76Factores a revisar 76Fuentes de informacin 78Investigacin preliminar 79Preparacin del proyecto de auditora 79

Propuesta tcnica 79Programa de trabajo 80Asignacin de la responsabilidad 80Capacitacin 80Actitud 81

Diagnstico preliminar 81Instrumentacin 82

Recopilacin de informacin 82Tcnicas de recoleccin 83Medicin 87

Escalas de medicin 87Componentes del proceso administrativo y elementos especfi cos 87Indicadores 87

Papeles de trabajo 88Evidencias 89Supervisin del trabajo 90

Examen 91Propsito 91

Contenido

v

Procedimiento 91Enfoques del anlisis administrativo 93

Enfoques organizacionales 93Enfoques cuantitativos 112

Anlisis multinivel 114Formulacin del diagnstico administrativo 114

Base conceptual 114Marco de referencia 114Contenido 115

Informe 115Aspectos operativos 116Lineamientos generales para su preparacin 117Tipos de informe 118

Informe general 118Informe ejecutivo 118Informe de aspectos relevantes 119

Propuesta de implementacin 119Presentacin del informe 121

Seguimiento 121Objetivo general 122Lineamientos generales 122Acciones especfi cas 123Criterios para la ejecucin de la auditora de seguimiento 123Resumen 124


Caso prctico: Publicidad Nacional 125Antecedentes 125Planeacin 128

Preparacin del proyecto de auditora 128Propuesta tcnica 128Objetivos 128Diagnstico preliminar 129

Instrumentacin 130Recopilacin de la informacin 130Medicin 130Papeles de trabajo 131Evidencia 131Supervisin del trabajo 132

Examen 132Propsito 132Procedimiento 132

Enfoques de anlisis administrativo 133Organizacionales 133Cuantitativos 133

Informe 134Seguimiento 134

Objetivo general 134Preguntas 136

Contenido

vi

Apndice A 137Mtodos de valuacin de empresas 137

Introduccin 137Ventajas y desventajas del EVA 139Aplicacin en las empresas 139El EVA como instrumento de control corporativoo como herramienta de gestin 140Aplicacin del EVA (las 4 M) 141

Otras aplicaciones del EVA 142Cmo mejorar el EVA de una empresa 142

Otros mtodos para medir la creacin de valor dentro de las empresas 143

Conclusin 145


Indicadores 147Concepto 147Caractersticas que debe reunir un indicador 148Aspectos que se deben considerar en la formulacin de los indicadores 148Niveles de aplicacin 148Dimensiones que se pueden evaluar por medio de indicadores 149Indicadores fi nancieros 150Indicadores de gestin 154

Proceso administrativo 155Elementos que complementan el proceso 177


Preguntas para debate 197Caso prctico: Acabados en Mrmol y Cantera, S.A. 198

Antecedentes 198Marco de actuacin 198

Recursos, clientes y estructura 200Acciones 201Examen 201Anlisis administrativo 203Anlisis fi nanciero 204Conclusiones generales 211

Preguntas 212


Cuestionarios 215Elementos de diseo 215Criterios de apoyo 216

Forma 217Fondo 217Estrategia 217

Clasifi cacin 218Contenido de los cuestionarios 219

Contenido

vii

reas de aplicacin 220Planeacin 221

Visin 223Misin 223Objetivos 224Metas 226Estrategias/tcticas 226Procesos 231Polticas 232Procedimientos 234Programas 236Enfoques 239Niveles 240Horizonte 242

Organizacin 243Estructura organizacional 243Divisin y distribucin de funciones 245Cultura organizacional 247Recursos humanos 250Cambio organizacional 285Estudios administrativos 288Instrumentos tcnicos de apoyo 290

Direccin 292Liderazgo 293Comunicacin 298Grupos y equipos de trabajo 303Manejo del estrs, el confl icto y la crisis 307Tecnologa de la informacin 309Toma de decisiones 311Creatividad e innovacin 313

Control 315Naturaleza 316Sistemas 317Niveles 318Proceso 319reas de aplicacin 320Herramientas 321Calidad 323

reas de aplicacin de los cuestionarios por elemento especfi co 329Adquisiciones 329Almacenes e inventarios 334

Activos fi jos 337Asesora externa 338Asesora interna 340Coordinacin 342Distribucin del espacio 344Exportaciones 346Globalizacin 350Importaciones 353Informtica 358

Contenido

viii

rea de informtica 358Sistemas 359Manejo de datos y equipos de cmputo 362Seguridad 364

Investigacin y desarrollo 365Marketing 367

Planeacin de las ventas 367Condiciones de mercado 371Estudio de mercado 372Competencia 372Oportunidades de mercado 373Publicidad y promocin 375Marketing interactivo 376Comportamiento de los consumidores 377Comercio electrnico 378

Operaciones 381Organizacin y normatividad 381Localizacin de la planta 382Distribucin de la planta 383Manejo de materiales 384Factor humano 386Investigacin y desarrollo 386Tecnologa 387Administracin de operaciones 388Administracin de operaciones global 391

Proveedores 392Proyectos 396

Tipologa 396Objetivos 396Responsabilidad 397Caractersticas del producto y/o servicio 398Estudios de mercado 398Estudio tcnico 399Estudio complementario 400Organizacin 401Anlisis de costos 401Estudio fi nanciero 402Situacin econmica 402Ejecucin 403

Recursos fi nancieros y contabilidad 404Estructura fi nanciera interna 404Fuentes de fi nanciamiento 405Instituciones de fi nanciamiento 406Ingresos 406Egresos 407Proveedores 407Clientes 407Obligaciones 408Requisitos de fi nanciamiento general 408Costos y plazo de fondos 408

Contenido

ix

Control presupuestal 409Financiamiento para la produccin 409Contabilidad 409

Servicio a clientes 410Servicios generales 415

Vigilancia 415Mantenimiento 415Obras 416Limpieza 416Transporte 416Fotocopiado, engargolado y presentacin de trabajos 418Correspondencia y archivo 419Mensajera 419

Sistemas 420Resumen 423


Caso prctico: Comisin Ciudadana de Agua Potable y Alcantarillado del Municipio de Aguascalientes 425

Origen 425Concesin inicial 425Ttulo de concesin original 426Crisis econmica, rescate y nuevo ttulo 427Acciones 428Programas 429

Planeacin 430Instrumentacin 431Examen 432

Informe 433Elementos especfi cos 437

Seguimiento 437Preguntas 437


Cdulas y grfi cos 439Cdulas 440

Estructura general 440Clasifi cacin 440Uso 441Ventajas 441

Grfi cos 462Fases de su uso 462Presentacin 463Consideraciones tcnicas 463Ventajas 463


Preguntas para debate 474

Contenido

x

Caso prctico: Don Julio S.A. 474Introduccin 474Investigacin preliminar 475Estructura orgnica 475Investigacin documental 476Tcnicas de recopilacin de datos 479

Examen 479Tcnica de anlisis 479Ponderacin de las funciones 480

Informe 481Recomendaciones 482

Preguntas 483Apndice B 484

Metodologa para la evaluacin del desempeo (Modelo alterno) 484Procedimiento para la defi nicin de metas 484

Entrevista de evaluacin 487Reglas bsicas de la entrevista 488Sugerencias para la entrevista 488


Escalas de medicin 493Defi nicin 494

Confi abilidad 494Validez 494

Caractersticas generales 494Tipos de escalas 495Resumen 508


Caso prctico: Panadera Seor Pan 509Introduccin 509

Antecedentes de las panifi cadoras en Mxico y en el mundo 510a) Antecedentes en el mundo 510b) Antecedentes del pan en Mxico 510c) Antecedentes de la Panadera Seor Pan 512Clasifi cacin de la empresa 513Acciones 514

Planeacin 514Propuesta tcnica 514

Instrumentacin 516Examen 516

Medicin 516Propsitos de la medicin 517Problemas detectados 517Revisin crtica 518Tcnicas de anlisis administrativo 518

Informe 518Preguntas 519

Contenido

xi


Normas de calidad 521Objetivo y campo de aplicacin 522

Normas de referencia 523Trminos y defi niciones 524Normas de calidad 524

Antecedentes 525Cambios registrados en las normas entre 1994 y 2000 526

Cambios de fondo entre las normas ISO de 1994 y las del 2000 528Norma ISO 9004:2000 529

Cules son los benefi cios para las partes interesadas de adoptar la nueva ISO 9004? 529Principios de gestin de la calidad 530Orientacin al servicio 531

Norma ISO 19011:2000 Sistemas de gestin de la calidad y la gestin ambiental: Directrices sobre la auditora de sistemas de gestin de la calidad y ambientales 532

Usuarios de la norma ISO 19011 532Importancia de la norma ISO 19011 en materia de auditora 533Revisin bajo ISO 19011:2000 533

Trminos y defi niciones de la norma ISO 19011:2000 534Directrices para la autoevaluacin 536

Introduccin 536Niveles de madurez del desempeo 537Preguntas de autoevaluacin 537Documentacin de los resultados de la autoevaluacin 541

Vinculacin de los benefi cios potenciales de la norma ISO 9004 con la autoevaluacin 541


Preguntas para debate 544Caso prctico: Truchas del Valle de la Luna 544Antecedentes 544Justifi cacin 545

Objetivo de la auditora 545Planeacin 545Filosofa 545Instrumentacin 548Examen 549Interpretacin de resultados 550

Informe 551Conclusiones 551Recomendaciones 552

Preguntas 553


La auditora en el sector privado 555Organizacin vertical 561

Contenido

xii

Con una sola sede 562Con unidades desconcentradas 563Con unidades descentralizadas 564Con unidades desconcentradas y descentralizadas 565Con unidades globales 566Con unidades desconcentradas, descentralizadas y globales 567

Organizacin horizontal 569Unidades al mismo nivel 570Equipos de trabajo 571En red de tecnologa 572En red global 573

Organizacin vertical/horizontal 574Funcin/proceso 575Proceso 576Estratgica 577

Organizacin virtual 579Unidades en el lugar de origen 579Unidades a nivel global 580

Manejo de la informacin 581Outsourcing estratgico 583


Preguntas para debate 586Caso prctico: Mextelecom, S.A. de C.V. 586Antecedentes 586

Historia 586Investigacin preliminar 590

Objetivos 590Contexto 591Tablas de evaluacin 593

Informe de auditora 595Conclusiones 598Recomendaciones 598

Preguntas 599


La auditora en el sector pblico 601Programa anual de control y auditora 603

Objetivo general 603Objetivos especfi cos 603reas de aplicacin 603

Lineamientos generales de la planeacin 6041. Investigacin previa 6042. Tipos de auditora 6053. Formulacin del programa anual de control y auditora 6074. Examen y evaluacin de los sistemas de control 6095. Elaboracin de programas especfi cos de revisin 609

Normas generales de auditora pblica 611Concepto, naturaleza y objetivo de la auditora pblica 612

Contenido

xiii

Responsabilidades generales de los servidores pblicosen el establecimiento y fortalecimiento de los sistemas de control interno 612Responsabilidad del auditor pblico 612Normas personales 612Normas sobre el informe de auditora y su seguimiento 623

Marco de actuacin de los rganos internos de control de las dependencias del sector central 626

Concepto 626Naturaleza 626Objetivos 627Atribuciones 627Funciones 628

Marco de actuacin de los rganos internos de control en las entidades del sector paraestatal 632

Concepto 632Naturaleza 633Objetivos 633Atribuciones 633Funciones 634


Preguntas para debate 640Caso prctico: Servicio Postal Mexicano 640

Marco para la planeacin 640Contexto histrico 640Justifi cacin 641Instrumentacin 642Examen 643

Informe 644Informe 645

Conclusiones y recomendaciones generales 645Preguntas 645

Apndice C 647Gua general de auditora pblica 647

Presentacin 648Objetivo 648Anexo 1. Carta de planeacin 662Anexo 2. Cronograma de actividades a desarrollar 664Anexo 3. Orden de auditora 665Anexo 4. Acta de inicio 667Anexo 5. Marco conceptual 670Anexo 6. Papeles de trabajo 671Anexo 7. Cdula de observaciones 672Anexo 8. Cdula de seguimiento 674Anexo 9. Marcas de auditora 675Anexo 10. Informe de auditoras integrales, especfi cas, de evaluacin de programa y de desempeo 677Anexo 11. Informe de auditora de seguimiento 680Anexo 12. Polticas de actuacin 684

Contenido

xiv

Declogo del auditor pblico 688Anexo 13. Cdula nica de auditora 689Anexo 14. Evaluacin de la auditora 691

Apndice D 694Gua general para revisiones de control 694

Presentacin 695Objetivo 695Marco legal 696Anexo 1. Programa de trabajo 714Anexo 2. Ofi cio de presentacin 715Anexo 2 bis. Ofi cio de presentacin 717Anexo 3. Requerimiento de informacin 719Anexo 4. Marco conceptual 720Anexo 5. Cdulas de anlisis 721Anexo 6. Cdulas de marcas 723Anexo 7. Cdulas de accin de majora/AGP 724Anexo 8. Informe de resultados 725Anexo 9. Informe de resultados de seguimiento de acciones de mejora 727Anexo 10. Acciones de mejora 729Anexo 11. Cdulas de seguimiento de acciones de mejora 731Anexo 12. Polticas de actuacin 733


Auditora inteligente 739Signifi cado 740Interaccin para el cambio 740Elementos de decisin 746Proceso administrativo 747

Etapa 747Elementos que complementan el proceso 749

Perspectivas 750Resumen 752


Caso integrador: Auditora Administrativa Grupo Adeco, S.A. de C.V. 753Antecedentes 753

Visin 753Filosofa 753Valores 753

Acciones 755Planeacin 756Investigacin preliminar 760Proyecto de auditora 760Diagnstico preliminar 762Instrumentacin 763

Examen 764

Contenido

xv

Informe 767Proceso administrativo 768

Planeacin 768Planeacin: enfoque integrado 779

Organizacin 780Organizacin: enfoque integrado 787

Direccin 788Direccin: enfoque integrado 792

Control 793Control: enfoque integrado 798

Visin global del proceso administrativo 798Elementos complementarios 800

Visin global de los elementos complementarios 806Visin analtica de los recursos fi nancieros 807Indicadores fi nancieros 816Estados fi nancieros: aspectos relevantes 822Visin estratgica 824Seguimiento 825

Contenido

xvi

xvii

In memriam

a Alberto Franklin Linderquien a lo largo del tiempo siempre estuvo conmigo

Contenido

xviii

Agradecimientos

En esta oportunidad, el trabajo para esta nueva edicin tom vertientes insospechadas. El nivel de concentracin y la rgida disciplina que asum para desarrollar los contenidos, pareca que iban a permitirme hacerlo dentro de un rango de tiempo consecuente con el perfi l del proyecto, pero a medida que avanzaba, la profundidad del nivel de refl exin requerido y el surgimiento de nuevas vertientes en torno a la idea original, hizo que las horas de trabajo se extendieran da y noche, y los das se fueron convirtiendo en semanas, y las semanas en meses.

La experiencia de crear una obra y centrarla ms en ideas que en conceptos, sin de-meritar la rigidez metodolgica que exige una rama del conocimiento como lo es el de la auditora administrativa, es una tarea que no es fcil en absoluto, independientemente de que se tenga la voluntad y el bagaje para hacerla, en particular cuando el anlisis de va-riables rebasa con mucho los meros planteamientos acadmicos y se interna uno en toda una experiencia de vida.

Una vez que se asume esta responsabilidad, se constituye en una mstica que, de alguna manera, se torna en una forma de ser y estar un tanto solitaria, porque el trasfondo real es que uno se queda solo, y adems, lo dejan a uno solo. Esta condicin lleva a la refl exin, y sta, a su vez, a un estado de cosas en el que se crea una realidad aparte. As, si hubiera que explicarlo, cabra la posibilidad de parafrasear a Octavio Paz, en su obra El laberinto de la soledad, particularmente en el apndice sobre La dialctica de la soledad y expresar que: Nacemos solos y morimos solos... pero tambin, creamos solos.

La inercia que nos lleva a este momento acaba por emerger como un smbolo, el cual gua los pasos, las vivencias cotidianas y, por qu no?, los sueos. Es entonces cuando el sentimiento y el pensamiento se enlazan en una comunin que va ms all de la retrica, de las intenciones, y uno siente la necesidad de agradecer a los que lo rodean y a los que lo ayudan, pero sobre todo, a los que creen en lo que uno hace.

Haciendo un recuento de gratitud hacia los seres queridos, mi esposa Marcela y mis hijos Kike y Christian ocupan el primer peldao porque fueron ellos quienes se sacrifi caron conmigo para cristalizar el proyecto. Tambin, la memoria de los que ya se han ido pero que permanecen en m.

En ese orden de cosas, quien se mantuvo a mi lado desde un principio y ha per-manecido conmigo hasta el da de hoy, es Aldro lvarez Cruz, quien me apoy con una entrega absoluta, haciendo que meditara una y otra vez en las ideas que se fueron insertando en la obra.

Enseguida y debo decirlo, de manera sorpresiva, surgieron dos fi guras. Por un lado, Juan Manuel Romero, presidente de Pearson Educacin de Latinoamrica, quien, sin conocerme o tener informacin detallada de la obra, mostr su disposicin incondicional a brindarme su respaldo para convertirla en una realidad. Por otro, Luis Alberto Gonzlez Maldonado, responsable de la revisin de estilo del manuscrito, que desde un inicio me hizo sentir que mi trabajo tena un matiz y un trasfondo para innovar valor que slo l pudo ver.

Tengo que anotar que la iniciativa de acercarme a Pearson fue producto de mi amis-tad con el editor Javier Reyes Martnez, aunque al arrancar el proceso de edicin por

azares del destino hubo de tomar otro camino. Este hecho, marc el rumbo para que retomara la iniciativa Astrid Mues Zepeda, editora cuyo profesionalismo y calidad personal estuvo presente en todo momento, consolidando de manera tangible, con el increble apoyo de Enrique Trejo Hernndez y Pablo Miguel Guerrero Rosas, algo que pareca imposible lograr tomando en cuenta los tiempos y cargas de trabajo que prevalecan.

El decidido impulso al trabajo acadmico por parte de la doctora Mara Antonieta Martn Granados, Directora de la Facultad de Contadura y Administracin de la UNAM, fue decisivo para concluir la obra en el rango de expectativas propuesto.

No puedo dejar de nombrar a quienes me acompaaron a lo largo del camino: Joaqun Araico Ro con quien comparto la magia de la administracin; Marcelo Fernndez Ocampo cuya lnea de pensamiento es un pilar para m; Katia Berenice Brito Ortiz, por hacerme regresar a mis races; Eduardo Gutirrez Hidalgo por su inmensa calidad humana, y Miguel ngel Toledo Castellanos y Ricardo del Bosque Alayn por mantener el lazo de amistad por encima de cualquier cosa.

Finalmente, debo mencionar que la compaa y la credibilidad de brillantes compae-ros de instituciones de educacin superior, colegios de profesionales e instituciones diversas en el rea de las ciencias econmico-administrativas de los siguientes pases en el extranjero fue determinante para mi obra:

ArgentinaUniversidad de Buenos AiresOscar Malfi tano CayuelaMario J. Krieger

Bolivia

Universidad Catlica Boliviana

Ren Santa Cruz

Rafael Terrazas Pastor

Marcos Delgadillo Moreira

Ramiro Arteaga Requena

Universidad del Valle

Luis Enrique Hinojosa Rodrguez

Universidad Adventista

Christian Daniel Arnez Villarroel

Colegio de Administradores

de Empresas de Bolivia

Jorge Castro Andr

Global Education

Eduardo Prez Hidalgo

QualityNet

Ricardo Salazar Hinojoza

CD Libros

Nora Torre

Juana Torre

BrasilConsejo Regional de Administracin del Distrito FederalJos Ataide Miranda Barretto

ChileUniversidad Mayor y Universidad Tecnolgica de ChileRafael Hernndez Echevarra

Costa RicaColegio de Profesionales en Ciencias Econmicas de Costa RicaDr. Carlos Manuel Soto GuevaraLic. Carlos Fernndez Flores

EcuadorUniversidad Central del EcuadorGonzalo Sandoval, MSc.

El SalvadorUniversidad Dr. Andrs BelloMarco Tulio MagaaAna Martha Moreno de Araujo

Universidad Tecnolgica de El SalvadorRen Humberto Paniagua B.

GuatemalaUniversidad de San Carlos de GuatemalaOlga Edith Siekavizza GrisolaAriel Mendoza MelgarejoMelvin Orlando Illescas Leonardo

Universidad Mariano Glvez de Guatemalalvaro Rolando Torres Mosslvaro Roberto Torres Salazar

NicaraguaUniversidad Americana de ManaguaFrancisco Gutirrez Cano

ParaguayOrganizacin Latinoamericana de AdministracinSantiago Duarte Alfonso

PerUniversidad San Martn de PorresDaniel H. Valera LozaArmando Valds GarridoMario Granda CarazaRicardo Varas ManriquePercy Guija Espinoza

Universidad Nacional Mayor de San MarcosJorge V. Mayuri Barrn

Universidad Ricardo PalmaRonal Isaac Figueroa vila

VenezuelaUniversidad de Carabobo, Campus La MoritaOswaldo Ortega

Agradecimientos

xix

Auditora administrativa

xx

Federacin de Colegios de Licenciados en Administracin de VenezuelaBenito GmezNectty Daz de MartinsAurora MoraisLilian AgeroNuvis MaureraYosybeth MorenoMarco Antonio CardozoFreddy Velsquez

Universidad Nacional Experimental de los Llanos Ezequiel ZamoraMorelia Cermeo

El apoyo en Mxico de profesionales comprometidos con la Administracin en los siguientes estados se constituy en una fuente de inspiracin:

AguascalientesAcademia de Administracin EstatalJos Arturo Viramontes Prez

Baja CaliforniaUniversidad Autnoma de Baja California, Campus EnsenadaSal Mndez HernndezAbraham Gmez GutirrezGildardo Terrquez Mardueo

CETYS UniversidadGloria Muuzuri

CampecheUniversidad Autnoma del CarmenRuby A. Gonzlez Ascensio

Distrito FederalUniversidad Nacional Autnoma de MxicoNidia Bustos Garcangel Trujillo NegreteArmando Tom GonzlezBenjamn Snchez RodrguezAdolfo Castro GmezCarlos Ruiz Daz Laura Mireya Snchez LedesmaAdrin Mndez SalvatorioFrancisco Solares AltamiranoJos Luis Ramrez lvarezElena Edith Rivera MartnezSalvador Garca BrionesRolando Garca Morales

Universidad Anhuac del SurCarlos Miguel Barber KuriAlfredo Nava Govela

Instituto Politcnico NacionalHumberto Ponce Talancn

Universidad del Valle de MxicoHctor J. Guerra Contreras

Sociedad de Egresados de la Facultad de Contadura y Administracin de la UNAM, A.C.Gerardo de la Sierra Cuspinera

Sociedad Mexicana de Licenciados en AdministracinArturo Daz Olivera

Ediciones Granica MxicoCarlos Ros Sosa

Estado de MxicoUniversidad Tecnolgica de NezahualcyotlJavier Estrella Orta

GuerreroOrganizacin Latinoamericana de AdministracinAlejandro Chirino SierraLourdes Romero Andrade

JaliscoInstituto Tecnolgico y de Estudios Superiores de OccidenteJos de la Cerda Gastelum

Universidad de GuadalajaraAlberto Gallegos Villagrn

Nuevo LenUniversidad Autnomade Nuevo LenJorge Castillo Villarreal

TamaulipasUniversidad del NoresteMara Cecilia Barocio Snchez

VeracruzUniversidad Veracruzana,Campus CoatzacoalcosLauro Fernndez Vidal

Colegio de Licenciados en Administracin de Empresas de CoatzacoalcosGraciela Villalvazo Robles

Tambin quiero dejar un testimonio de mi sincero agradecimiento a todas aquellas personas que de una u otra forma creyeron en m y sacrifi caron algo de ellas para ha-cerme sentir que compartan conmigo el ideal de crear una obra que es una prueba de que la fe y el trabajo pueden convivir en el corazn.

Enrique Benjamn Franklin F.Junio de 2006

Agradecimientos

xxi

Presentacin

Enrique Benjamn Franklin

El gran reto acerca de crear el futuro no es predecirlo. La meta es tra-tar de imaginar un futuro que sea verosmil: el futuro que podemos crear. Para ese efecto las nuevas herramientas de estrategia tienen que echar races porque no se puede crear el futuro utilizando las vie-jas herramientas de estrategia.

El esfuerzo que realiza para crear un punto de vista sobre el futuro y una estrategia para manejar el cambio, representa la capacidad de desarrollar un sentido profundo de discontinuidades para crear una jerarqua de imaginacin.

Gary Hamel


xxii

Introduccin

Para la presente edicin, la estructura de la obra se orient ms hacia una visin estra-tgica y de gestin del cambio que a un enfoque meramente tradicional, condicin que abri de manera franca una posicin para evaluar el comportamiento de una organiza-cin en todas sus versiones, mbitos y niveles de desempeo. Adems, el manejo del rango de conocimiento se ampli de tal manera, que su alcance y profundidad logran una cobertura ms all de cualquier estndar promedio.

La mecnica de trabajo desarrollada para plasmar los conceptos y alinearlos con la realidad se apeg a un estricto mtodo, pero fue ajustndose en la medida que fue necesaria una gran dosis de versatilidad para permitir que el juego de ideas consolidara los planteamientos, implic una constante entrada y salida de lo concreto a lo abstracto y viceversa. As, la dialctica del pensamiento se torn en un proceso de aprendizaje, y ste, a su vez, en una fuente de cambio.

En funcin del objetivo central del trabajo transformar una tcnica de alto calibre en una poderosa herramienta de estrategia y del trasfondo para sustentarlo, cifra-do en la conviccin determinante de innovar valor amalgamando lo lineal y no lineal, para interrelacionar supuestos con hechos, cultura con valores y resultados con expec-tativas, diluy los lmites convencionales que guan las acciones para posibilitar que la imaginacin coexista con la razn, cuando el sentido de los esfuerzos se encamina con conciencia y consistencia.

Estructura de la obra

El desarrollo de todos los contenidos de la obra se engloban en 11 captulos que incluyen al inicio de cada uno, los objetivos y el manejo especfi co del tema, y al fi nal, el resumen, la conclusin, preguntas para debate y un caso prctico basado en auditoras aplicadas a empresas de distintas dimensiones y sectores de actividad. En el caso del captulo fi nal, su naturaleza es integradora, por lo que se presenta una auditora administrativa com-pleta, aplicada a una empresa representativa del sector de la construccin, en la que se ejemplifi ca la utilizacin de la todos los instrumentos consignados a lo largo del texto.

Por lo que toca a la composicin general de cada captulo a continuacin se muestra una sntesis.

En el primer captulo se defi ne el marco conceptual en el que subyacen todos los ele-mentos que sustentan una herramienta de estrategia del calibre de la auditora admi-nistrativa, partiendo de los hechos y aportaciones histricas que a lo largo de la historia le han dado una razn de ser, desde las que tienen un carcter universal, hasta aquellas que residen de manera consecuente en el mbito latinoamericano. Este recuento cro-nolgico de aportaciones integra el pensamiento administrativo que surgi hace cinco mil aos y que en el devenir del tiempo ha tomado distintas facetas y, en su momento, sirvi para evaluar el desempeo de los diferentes tipos de organizaciones que han existido. A partir de ese fundamento, se presenta el siguiente eslabn, correspondiente

al concepto, objetivos y alcance que orientan el empleo de esta tcnica. En forma con-secuente, se aborda el campo de aplicacin propicio para su implementacin, el cual se enmarca en los sectores pblico, privado y social. En el primer caso, considerando su rea de infl uencia en cuanto a las instancias en las que reside la base del gobierno de un pas, como son el poder ejecutivo, el poder legislativo y el poder judicial, enunciando en cada caso, los mecanismos especfi cos para su aplicacin. En el segundo caso, tomando en cuenta las vertientes que sirven de parmetro para imprimirle sentido, representadas por el tamao de la empresa, el tipo de industria, naturaleza de sus operaciones y en-foque estratgico. Este ltimo, focalizado en la seleccin estratgica que enmarca las estrategias para competir en el extranjero; el modo de ingreso, referido a la forma de incursionar en el mercado y la alternativa estratgica, centrado en el enfoque para la atraccin clientes y el fortalecimiento de la posicin de la empresa para soportar la pre-sin competitiva. En el tercer caso, contemplando el tipo de organizacin y naturaleza de su funcin para la promocin de la equidad, respeto, tolerancia e inclusin social de minoras y grupos desprotegidos.

En el segundo captulo se enmarca el perfi l del auditor desde una ptica de la gestin del conocimiento en la que se revisan las modalidades de formacin acadmica, com-plementaria y emprica. A este conocimiento se incorpora un anlisis de las habilidades y destrezas tales como atributos y cualidades del auditor, as como la experiencia cifrada en el conocimiento de las reas sustantivas y adjetivas de una organizacin, conoci-miento de esfuerzos anteriores, de casos prcticos y el basado en elementos diversos. Defi nida la plataforma de conocimiento, se presentan los aspectos concernientes a la responsabilidad profesional que el auditor debe asumir para realizar su trabajo, las cuales residen en el manejo puntual de los impedimentos y normas profesionales. En seguida, se examina el contenido tico que debe guiar la conducta del auditor, cuya esencia se plasma en los cdigos de tica y las normas generales de auditora adminis-trativa, temas que posibilitan el establecimiento de criterios y mecnica para la toma de decisiones ticas. Despus, se realiza una revisin de la responsabilidad social en sus fases de desempeo social corporativo y perspectivas por estrato especfi co. Para complementar y fortalecer el sentido de las variables bajo estudio, se integra la lnea de pensamiento que las cohesiona y les da sentido. A continuacin el anlisis se centra en la responsabilidad de su ejercicio, el cual determina que la ejecucin de una auditora administrativa puede recaer en un auditor interno, un auditor externo o en un equipo combinado, considerando en cada caso, el perfi l, ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Por lo que toca al equipo auditor, se incorpora su estructura, funciones generales, criterios alternativos para integrarlo y la forma de contratacin del servicio.

En el tercer captulo se incorpora la metodologa de auditora administrativa, en la cual se establece la base de actuacin para conducir las acciones de cada fase en forma programada y sistemtica, unifi car criterios, defi nir enfoques y facilitar la identifi cacin y ordenamiento de la informacin para el posterior manejo de los resultados. Su plan-teamiento se esboza en cinco etapas: planeacin, instrumentacin, examen, informe y seguimiento. Asimismo, para la cobertura de los elementos que a lo largo de la obra se analizarn por rea de infl uencia especfi ca, se agrupan en dos rubros: proceso admi-nistrativo y los elementos que lo complementan. En el caso del proceso administrativo, el nmero de variables que lo componen es de 34. En tanto que en los elementos que lo complementan la cifra asciende a 19. En total, 53 variables. Entre los aspectos ms relevantes que se examinan por rubro a lo largo de la metodologa destacan: en la pla-neacin, la preparacin del proyecto de auditora integrado por la propuesta tcnica y el programa de trabajo, la asignacin de la responsabilidad, el diagnstico preliminar; en la instrumentacin, la forma e instrumentos para la captacin de informacin, medicin, xxiii

Introduccin


xxiv

papeles de trabajo y supervisin; en el examen, el procedimiento, los enfoques de an-lisis administrativo, el anlisis multinivel y la formulacin del diagnstico administrativo; en el informe, lineamientos generales para su preparacin, tipos de informe, propuesta de implementacin y presentacin del informe y, seguimiento, objetivo general, linea-mientos generales, acciones especfi cas y criterios para la ejecucin de la auditora de seguimiento.

El cuarto captulo est referido a los indicadores, cuyo empleo obedece a la necesi-dad de contar con un instrumento que permita establecer el marco de referencia para la evaluacin de los resultados de la gestin de una organizacin. Para facilitar su com-prensin se parte de la defi nicin de su concepto, las caractersticas que debe reunir, los aspectos que se deben considerar al formularlos, los niveles de aplicacin estratgica, de gestin y de servicio que adoptan, as como las dimensiones que pueden evaluar mediante la medicin de su efecto, cobertura, efi ciencia y calidad. Por otra parte, se defi nen dos grandes grupos de conformidad con las necesidades de la auditora: los indi-cadores fi nancieros y los indicadores de gestin. Los indicadores fi nancieros, que son los que tradicionalmente utilizan las organizaciones para apoyar la evaluacin cuantitativa de la rentabilidad, liquidez, fi nanciamiento, ventas, produccin, abastecimiento y fuerza laboral y determinar las relaciones y tendencias de los hechos de conformidad con las condiciones y alcance del contexto bajo revisin, que promedian 100. Los indicadores de gestin, que evalan en trminos cualitativos la razn de ser de la organizacin, y los cualitativos, que traducen en hechos el objeto de la organizacin, para determinar el puntual cumplimiento de las etapas de planeacin, organizacin, direccin y control del proceso administrativo y el comportamiento de las adquisiciones, almacenes e inventarios, asesora externa, asesora interna, coordinacin, distribucin del espacio, exportaciones, globalizacin, importaciones, informtica, investigacin y desarrollo, mar-keting, operaciones, proveedores, proyectos, recursos fi nancieros y contabilidad, servicio a clientes, servicios generales y sistemas correspondientes a los elementos comple-mentarios, cuyo nmero es del orden de 700.

El quinto captulo se enfoca a los cuestionarios como recurso idneo para captar datos en una organizacin, en todas sus versiones, mbitos y niveles, y para percibir el medio ambiente, la cultura organizacional predominante y el nivel de calidad del trabajo en funcin de su personal. Para precisar la forma de estructurarlos y utilizarlos se inte-gran elementos tales como: elementos de diseo, criterios de apoyo, clasifi cacin, con-tenido y reas de aplicacin. En cuanto a los elementos de diseo, tomando en cuenta tanto aspectos conceptuales, asociados con la rigidez metodolgica que un estudio de auditora administrativa, como aspectos prcticos relacionados con la experiencia profe-sional, a fi n de que su cobertura sea viable de en su instrumentacin y que redite los benefi cios que se desean obtener. En lo concerniente a los criterios de apoyo, con la idea de que los datos que se capten por medio de cuestionarios sean veraces y confi ables, valorando la manera de precisarlos y la tnica a seguir al momento de recabarlos, desde el punto de vista de forma, fondo y estrategia. En lo relativo a su clasifi cacin, de acuer-do con alternativas como pregunta cerrada simple, pregunta cerrada con respuestas mltiples y preguntas cerradas y abiertas o de cdigo mltiple. En lo correspondiente a su contenido, integrando la informacin general de la organizacin y del rea especfi ca. Por lo que toca a su rea de aplicacin, por etapa del proceso administrativo y elemento especfi co. Es conveniente sealar que se incorpora con informacin analtica de todos y cada uno de los componentes en un promedio de 3,400 preguntas.

El sexto captulo rene informacin de las cdulas y grfi cos con base en el criterio de que su uso fortalece en gran medida las alternativas para recopilar informacin, ordenar las acciones y representar en forma objetiva y concentrada tanto los avances que se

Introduccin

xxv

van obteniendo, como los que agrupan la interrelacin de los instrumentos empleados y los resultados obtenidos. Los aspectos tocantes a las cdulas se tratan desde diversos puntos de vista. Desde el de su estructura general, porque precisa con claridad el ob-jetivo que deben cumplir, el rea para emplearlas, el tipo de informacin que deben contener, la forma de llenado, el procedimiento para aplicarlas y los resultados es-perados. De clasifi cacin, de acuerdo con la naturaleza y estrategia de manejo de la informacin, por medio de herramientas operativas, de diagnstico y de evaluacin. De uso, para captar informacin detallada, abrir el rango de respuesta, ordenar de otra ma-nera la informacin, comparar conceptos, sistematizar los registros y facilitar el anlisis de los resultados, y de las ventajas para manejar con mayor libertad informacin tangi-ble e intangible. Los aspectos asociados con los grfi cos estn destinados a disponer de un nmero mayor de alternativas para manejar la informacin y de retroalimentar el proceso de ejecucin de la auditora. Para su mayor comprensin, se integran sus fases de uso, a partir de su inicio, desarrollo posterior y conclusin; variantes para su presenta-cin; consideraciones tcnicas para mejorar el proceso de toma de decisiones y gestionar el cambio, con ventajas para concentrar, jerarquizar y facilitar su comprensin.

En el sptimo captulo se exponen los temas relativos a las escalas de medicin, re-curso de anlisis que aumenta la precisin con que se capta la informacin, en el grado que los valores numricos e informacin matricial apoyan el establecimiento de rangos de respuesta ms precisos, reducen la ambivalencia y centran los criterios valorativos. Asimismo, interrelacionan perspectivas por nivel jerrquico, rea especfi ca y de manera individual, lo que se traduce en una visin integrada del contexto. Para orientar su uso de manera lgica, primero se consideran criterios de confi abilidad y de validez, y despus, caractersticas generales tales como: capacidad de aplicacin a todo tipo de variable or-ganizacional, versatilidad para asociar variables mensurables y de actitud, rigor metodo-lgico para obtener y tratar informacin, referencial en tanto que relaciona su fi nalidad con elementos organizacionales, continua e integrada para formar y retroalimentar y para describir soluciones. En cuanto a su tipo se insertan las escalas ms utilizadas: es-cala ordinal o de Likert, que presenta una serie de juicios al entrevistado en trminos de acuerdo o desacuerdo; escalas de intervalos iguales, en la que el punto inicial representa una opinin extrema, favorable o desfavorable; los puntos intermedios, una opinin neutra y el punto fi nal la opinin favorable o desfavorable contraria a la inicial; escala de diferencial semntico, que mide el signifi cado que tiene una pregunta para el entre-vistado por medio de la eleccin de adjetivos bipolares para evaluar el objeto y percibir el poder y, otras escalas y matrices, que manejan informacin organizacional de todo tipo.

El octavo captulo se destina a las normas internacionales de calidad que brindan soporte a las acciones que conlleva una auditora administrativa a efecto de garantizar un estndar de comportamiento organizacional, para lo cual se precisa el objetivo y el campo de aplicacin de la norma ISO 9000:2000 en sus diferentes variantes de acuerdo con el objeto que persiguen, efectuando una gnesis de la norma desde su creacin has-ta su actual versin, cubriendo las normas de referencia con sus trminos y defi niciones. Para imprimir cohesin a la forma de abordar la orientacin al servicio, la atencin se encamina a las norma ISO 9001:2000 (Sistemas de gestin de la calidad: requisitos), y a la norma ISO 9004:2000 (Sistemas de gestin de la calidad: directrices para la mejora del desempeo), ya que son las que fundamentan la orientacin al servicio y los principios de gestin de la calidad para mejorar el desempeo bajo criterios de enfoque al cliente, liderazgo, participacin del personal, procesos, sistema de gestin y mejora continua, en hechos para la toma de decisiones y en las relaciones mutuamente benefi ciosas con el proveedor. Asimismo, se contempla la norma ISO 19011:2000 (Sistemas de gestin de

Introduccin


xxvi

la calidad y la gestin ambiental: directrices sobre la auditora de sistemas de gestin de la calidad y ambientales) con sus trminos y defi niciones, por su visin sobre la ges-tin de los proyectos de auditora, la realizacin de auditoras internas y externas de sis-temas de gestin de calidad y/o ambiental, as como de la competencia y la evaluacin de los auditores. Para concluir, se exploran las directrices para una autoevaluacin, con el propsito de conocer la efi ciencia, efi cacia y madurez del sistema de calidad de una organizacin.

En el noveno captulo se centra en la ejecucin de la auditora administrativa en el sector privado, tomando en cuenta todas las vertientes de estructura que pueden asumir las organizaciones de este sector de acuerdo con las lneas de accin y supues-tos que adoptan para interactuar en distintos entornos. Para enmarcar el contexto de aplicacin, se incluyen factores como: ptica fundamental, que determina el marco de ac-tuacin; capacidades distintivas, para crear valor y lograr una ventaja competitiva; orien-tacin a funciones, procesos o su combinacin, para disponer de distintas alternativas de operacin; enfoque estratgico, que precisa los diferentes elementos de estrategia, nivel de aplicacin y seleccin, modo de ingreso, formas de diferenciacin e integracin de personal; cultura organizacional, que considera aqullas que coexisten en la empre-sa de acuerdo con su fortaleza y debilidad, tipo de contexto, valores y dimensin; lide-razgo, que visualiza los modelos de ste que la empresa puede asumir en funcin del contexto, estrategia, orientacin, tipo de estructura, cultura prevaleciente, manejo de la informacin y recursos de soporte; gestin de la informacin, que evala los factores que infl uyen en la captacin y transmisin de datos, lo cual incluye toda clase de plata-formas y transacciones, y formas de uso; outsourcing estratgico, que pondera las ven-tajas de desincorporar reas y subcontratar servicios para racionalizar recursos, mejorar el desempeo y, composicin, que proyecta las distintas alternativas de estructura que la empresa puede asumir para capitalizar sus capacidades distintivas, ventaja competi-tiva, orientacin y enfoque estratgico, por ejemplo: organizacin vertical, con una sola sede, con unidades desconcentradas, con unidades descentralizadas, con unidades desconcentradas y descentralizadas, con unidades globales y con unidades desconcen-tradas, descentralizadas y globales; organizacin horizontal, con unidades al mismo ni-vel, equipos de trabajo, en red de tecnologa y en red global; organizacin vertical/horizontal, por funcin/proceso, proceso y estratgica, y organizacin virtual, con unida-des en el lugar de origen y unidades a nivel global.

El dcimo captulo est destinado a tratar los aspectos correspondientes a la audi-tora en el sector pblico, instancia en la que se utiliza para evaluar el comportamiento de las instituciones ofi ciales en cuanto al cumplimiento de sus atribuciones mediante el ejercicio racional de los recursos de que disponen a travs de una administracin de calidad efi caz y honesta. En virtud de la dimensin del sector, la normatividad aplicable es muy extensa, por lo que se sigui el criterio de seleccionar las normas idneas en funcin de sus consistencia y cobertura de aspectos prioritarios, entre las que destacan: el Programa Anual de Control y Auditora, cuyo propsito es el de brindar a los rganos internos de control de las instituciones pblicas el apoyo tcnico y normativo para el desarrollo efectivo de sus intervenciones; las Normas Generales de Auditora Pblica, que establecen los requisitos mnimos que debe observar el auditor pblico para llevar a cabo los proyectos de auditora, en forma tal, que contribuyan con el proceso de cambios es-tructurales necesarios en el pas utilizando efi cientemente los recursos pblicos; el Marco de Actuacin de los rganos Internos de Control en las Dependencias del Sector Central, y en las entidades del Sector Paraestatal, que enmarca los principales lineamientos que norman la actuacin e integracin de los rganos internos de control de las dependen-cias y de las entidades, sus objetivos, atribuciones y las funciones que ejercen en materia

Introduccin

xxvii

de planeacin, organizacin interna, de auditora, de control y verifi cacin, de evaluacin y de quejas y denuncias, dependiendo de las caractersticas propias de cada dependencia o entidad; la Gua General de Auditora Pblica, que contiene lineamientos para normar y estandarizar los trabajos de auditora de los rganos de control interno de la Admi-nistracin Pblica Federal, y la Gua General de Revisiones de Control, que establece los aspectos generales que deben contemplarse en la ejecucin de las revisiones de control por parte de los rganos internos de control de la Administracin Pblica Federal.

El onceavo captulo brinda una visin de la auditora inteligente, al plantear la va pa-ra que una organizacin no slo evale su comportamiento, sino para que se constituya como una fuente de cambio que le permita generar conocimiento y nuevas ideas pa-ra aprender. Para entender su signifi cado, se puntualiza su connotacin en la medida que brinda otro ngulo del alcance y las bondades que esta herramienta ofrece en su versin clsica. Asimismo, de qu manera representa una alternativa para fomentar una interaccin para el cambio a travs de una caracterizacin fundamentada en los princi-pios hermticos, la revisin de su nivel de desempeo relacionando su comportamiento histrico con los resultados que ofrece mediante un anlisis que vincula, en trminos de causacin, la estrategia, supuestos, reglas de juego tcitas y cultura, haciendo hinca-pi en las caractersticas del cambio tales como velocidad, intensidad, proceso, fuentes externas e internas, con una lnea de trasfondo asociada con las teoras del caos y la complejidad para formular su gestin. Despus, se establece la dinmica del fl ujo de la informacin para la toma de decisiones mediante el establecimiento de factores y criterios de decisin esenciales para cada componente del proceso administrativo y elementos complementarios. La secuencia se cierra al visualizar las perspectivas de orientacin al aprendizaje, manejo de la informacin en forma distribuida, empleo de una pluralidad de visiones para defi nir estructuras y la administracin de los recursos para crear, agregar e innovar valor, con base en una arquitectura organizacional concen-trada en sus competencias centrales, estrategia, cultura, valores, liderazgo, estructura, tecnologa, rentabilidad y capital intelectual.

Introduccin

2

C A P T U L O 1

OBJETIVOS

Al concluir el estudio de este captulo, usted ser capaz de:

Ubicar el contexto histrico en el que se ha desarrollado la auditora administrativa.

Identifi car a los autores y las aportaciones ms importantes en la materia.

Entender el signifi cado conceptual y prctico de la auditora administrativa.

Precisar los objetivos que enmarcan la ejecucin de la auditora administrativa.

Comprender los alcances de la auditora administrativa y determinar su campo de aplicacin.

Conocer los elementos necesarios para evaluar el desempeo de los distintos sectores de actividad.

Dimensionar la capacidad para crear valor a travs de la estrategia.

3

Debemos dejar de

tratar de entender

lo que hay que hacer

mirando lo que hemos

hecho. Tenemos que

empezar a mirar hacia

el interior de nuestro

corazn y ver lo que

realmente creemos que

es posible. Esto es

literalmente lo que

signifi ca tener una

visin. La fuente de

esa energa viene del

profundo

convencimiento de que

algo es factible.

Peter SengeMarco conceptual

CONCEPTOS FUNDAMENTALES

Una auditora administrativa no se produce en el vaco. Forma parte de una estra-tegia de cambio que requiere una clara decisin del ms alto nivel y un consenso de voluntades destinado a lograr que una organizacin adquiera capacidad para trans-formarse y crecer de manera efi ciente. El punto de partida es el convencimiento de que no constituye un fi n en s misma, sino que est ligada a todo un proceso de desarrollo institucional, por lo que la aportacin de distintos puntos de vista y experiencias, la toma de conciencia generalizada y el ejercicio de la autocrtica en todos los niveles, son determinantes para que esta herramienta pueda alcanzar los resultados esperados.

El anlisis sistemtico de todos y cada uno de los aspectos involucrados en su eje-cucin demanda establecer toda una infraestructura que haga posible el fl ujo de infor-macin sufi ciente, relevante, oportuna y veraz, para disponer en el momento y en el lugar adecuados de elementos de decisin y calidad idneos.

Esta base de informacin debe permitir amalgamar la historia, el presente y el futu-ro, articular el concepto con los hechos, las intenciones con los objetivos, la visin con las posibilidades y los escenarios con las reas de infl uencia. Es el marco desde el cual deben partir todas las inferencias, apreciaciones y acciones probatorias de la situacin que guarda una organizacin.

La precisin de una metodologa estructurada, de instrumentos de medicin valida-dos, normas de calidad aceptadas y la conformacin de un equipo de trabajo serio y res-ponsable son atributos de gran valor para tener la certeza de que su empleo es el mejor


4

medio para hacer llegar a una organizacin los juicios y criterios indispensables para acce-der a un mejor nivel de desempeo.

La auditora administrativa ha sido, es y ser un campo frtil para la administracin, hecho lgico pues est ubicada en sus races mismas, es la herramienta ms verstil y consecuente con la realidad de una organizacin. Llevar a cabo una auditora adminis-trativa obliga a investigar, a penetrar en lo ms recndito de su esencia para asimilar las experiencias y transformarlas en conocimiento, para entender dnde est ubicada una organizacin, cmo lleg hasta all, de dnde parti y a dnde quiere llegar.

ANTECEDENTES HISTRICOS

El marco histrico para el estudio de la auditora administrativa es tan extenso como la administracin misma. Las iniciativas y tendencias que propiciaron el surgimiento de una es la razn de la existencia de la otra. Es por eso que la base de informacin que las sustenta es comn en muchas de sus vertientes y sirve de plataforma para darle contexto a la auditora administrativa.

En el recuento de hechos signifi cativos que inciden en su campo de estudio, existen numerosas contribuciones, entre otras: Claude S. George Jr.,i en su obra Historia del pen-samiento administrativo, Prapid N. Khandwalla,ii The Design of Organizations y Clarence H. Haring,iii The Spanish Empire in America. Todas y cada una de ellas consignan valiosas referencias, aunque slo algunas inciden directamente en la materia que nos ocupa. En virtud de ello, se presentan los ms sobresalientes.

La primera contribucin documentada corresponde a la civilizacin sumeria en el ao 5000 a. de C., donde se encuentran evidencias de prcticas de control administrativo. En orden cronolgico se deben mencionar las correspondientes a los egipcios, en el ao 4000 a. de C., en las cuales se destaca el reconocimiento de la necesidad de planear, or-ganizar y regular y, en el 2000 a. de C., el uso de consejos para ordenar las acciones de sus gobernantes.

Ms adelante, alrededor del ao 1800 a. de C., en Babilonia aparece el Cdigo de Ha-mmurabi, el cual incluye aspectos sobre el control del comercio. Con el paso del tiempo, en el ao 1600 a. de C. nuevamente los egipcios presentan la iniciativa de reorganizar la administracin y el control de los territorios ejercido por el gobierno central.

Despus, en China, tienen lugar varios hechos importantes. En el ao 1994 a. de C., durante la dinasta Hsia o Hia, de manera incipiente comienza a considerarse el em-pleo de tcnicas administrativas de control en sus gobiernos territoriales. En el ao 1766 a. de C. la dinasta Shang se ocupa de los aspectos administrativos y de control, perspec-tiva que sera adoptada de manera paulatina por las dinastas siguientes. En el ao 500 a. de C., durante la dinasta Zhou, Mencius, en sus escritos, manifi esta la conveniencia de contar con sistemas y estndares. Posteriormente, durante el gobierno de la dinas-ta Tang, entre los aos 618-917, se reestructuran los rganos del gobierno imperial y local, que se ampliaron para proporcionar una administracin centralizada, y se prepar un elaborado cdigo de leyes administrativas y penales. Finalmente, durante la dinasta Ming, entre 1368 y 1644, se menciona la Censora (tu cha-yuan), cuerpo central de cen-sores existente en las dinastas anteriores, el cual vio acrecentado su poder al situarse entre consejeros, sobre los que tena derecho de control e inspeccin, as como sobre los cuerpos inferiores de la administracin.

En 1436, en Venecia, durante la poca medieval, los directores del Arsenal em-plearon controles contables, de inventarios, de costos y de personal para manejar su fl ota naval.

Captulo 1: Marco conceptual

5

Aos ms tarde, en 1554, en el marco de la organizacin administrativa imperial en la Nueva Espaa, se cre la Junta Superior de Hacienda para atender los asuntos fi nancieros de la Colonia, organismo que, con el tiempo, coadyuv con el Consejo de Finanzas y la superintendencia de la Real Hacienda. Estos rganos ejercieron su funcin de control a travs de la visita, una investigacin administrativa especial que poda ser especfi ca, sobre un determinado puesto o funcionario, o general, esto es, relativa a toda la admi-nistracin y a todos los asuntos pblicos de una regin.

En 1799, Eli Whitney, pionero del sistema americano de manufactura, como parte de sus estudios en el campo de la administracin y del uso del mtodo cientfi co, desa-rrolla sistemas de control de costos y de calidad.

En 1800, James Watt y Mathew Bolton, industriales ingleses, desarrollan una pro-puesta para estandarizar y medir procedimientos de operacin, la cual inclua una re-sea especfi ca acerca de la conveniencia de utilizar la auditora como mecanismo de evaluacin.

Las investigaciones continuaron y se presentaron nuevas propuestas. En 1821, James Mill,iv en su obra Elements of Political Economy consigna sus ideas sobre el estudio del campo del control; en 1832, Charles Babbage,v en su trabajo sobre La economa de las mquinas y la manufactura destaca la importancia de la efi ciencia operativa; en 1856, Daniel C. McCallum plantea la necesidad del uso de organigramas para mostrar la es-tructura de las organizaciones y en 1881, Joseph Wharton presenta una iniciativa para estudiar la administracin de negocios a nivel universitario. En 1886, Henry Robinson Towne y Henry Metcalfevi coinciden en el estudio de la administracin como ciencia. Este ltimo plasm sus ideas en su libro The Cost of Manufactures and the Administration of Workshops Public and Private. En 1895, Lawrence McLaughlin,vii reconoce la importancia de las funciones administrativas en su trabajo Business Administration.

En 1900 emerge de manera formal la administracin cientfi ca, con los trabajos de Frederick Winslow Taylor,viii quien propone el mtodo cientfi co para analizar el trabajo y elevar la efi ciencia de las tareas de produccin en su obra The Principles of Scientifi c Management. Esta escuela fortalece sus fundamentos con los trabajos de Henry L. Gantt,ix en 1901, y de Harrington Emersonx en 1910. El primero, por defi nir un sistema de tarea y bonifi cacin y por sus grfi cas de control, temas que dio a conocer en su libro Industrial Leadership. El segundo, por su ingeniera de efi ciencia fundamentada en prin-cipios, difundida a travs de sus artculos Effi ciency as a Basis for Operation and Wages, publicados por la revista The Engineering Magazine, entre 1900 y 1919.

En 1915 surge la escuela del proceso administrativo, a partir de las aportaciones de Henry Fayol,xi con su anlisis de las funciones administrativas y principios, cuyo funda-mento expone en su obra Administracin industrial y general, y de Alexander H. Churchxii con su trabajo The Science and Practice of Administration en el que analiza las funciones orgnicas y leyes universales de esfuerzo. Con base en esta corriente de pensamien-to se generan nuevas ideas para el estudio de la administracin y sus controles. En 1917 y 1918 William H. Leffi ngwellxiii con su obra Scientifi c Offi ce Management, y Carl C. Parsons,xiv con su libro Offi ce Organization and Management, consolidan el enfoque de aplicar la administracin cientfi ca en las ofi cinas. En 1919, Morris Lewellin Cookexv promueve a travs de su obra, Academic and Industrial Effi ciency, la aplicacin de la administracin cientfi ca para estandarizar las acciones en los mbitos acadmicos e industriales. En 1924, H. F. Dodge, H.G. Roming y W. A. Shewhart, como producto de su trabajo en los laboratorios de la Bell Telephone, proponen la aplicacin del control estadstico de la calidad.

Ms adelante, en 1933, con el estudio de las funciones de una empresa, en particular del control, la auditora adquiere una relevancia singular. Prueba de ello es la mencin


6

que Lyndall F. Urwickxvi haca de la importancia de los controles para estimular la pro-ductividad de las empresas.

Dos aos despus, en 1935, James O. Mc Kinsey sent las bases de lo que denomin auditora administrativa, la cual consista en una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable.

En 1945, el Instituto Norteamericano de Auditores Internos realiz un simposio en el que se debati el tema El alcance de la auditora interna de operaciones tcnicas. En 1948, Arthur H. Kent, de la Standard Oil Company, de California, publica un artcu-lo sobre auditora de operaciones, en el que sostiene que la revisin de una empresa puede realizarse mediante el anlisis de sus funciones.

En 1949, Billy E. Goetzxvii, afi rm que la auditora administrativa es la ms compren-siva y poderosa de estas tcnicas para detectar problemas, porque busca, en una forma general, descubrir y corregir errores de administracin.

Entre las aportaciones interesantes que surgieron en los aos cincuenta para evaluar el contenido de las reas funcionales de una empresa, sobresale el trabajo de William R. Spriegel y Ernest Coulter Davies,xviii Principles of Business Organization. Esta obra in-corpora una aplicacin basada en un conjunto de preguntas para captar informacin en una empresa.

En 1953, George R. Terryxix sostiene la necesidad de evaluar a una organizacin a travs de una auditora. Es importante anotar que este autor propone cuatro procedi-mientos para llevar a cabo esta evaluacin:

1. Apreciacin de conjunto Anlisis de la estructura para determinar si cumple con las condiciones de efi cacia requeridas.

2. Apreciacin informal Efectuar preguntas para descubrir posibilidades de mejo-ramiento.

3. Apreciacin por comparacin Comparar la estructura orgnica de la empresa con las de otras similares o competidoras.

4. Enfoque ideal Imaginar una estructura ideal, y compararla con la estructura en revisin, anotando las mejoras que pueden realizarse.

El punto 3 coincide con la idea central de lo que, con el paso de los aos, se cono-cera como benchmarking. Terry insiste sobre este punto y lo denomina Controles generales y auditoras administrativas, pues seala que la confrontacin peridica de la planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativos de una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una operacin de xito, es el signifi cado esencial de la auditora administrativa.

Tambin en 1953, surge la INTOSAI, organizacin profesional de entidades fi scali-zadoras superiores (EFS) de los pases pertenecientes a las Naciones Unidas o a sus organismos especializados, la cual, a travs de las EFS desempea la funcin de fi scalizar las cuentas y las actividades de la administracin pblica, as como la promocin de una gestin fi nanciera sana y la obligacin de rendir cuentas de los gobiernos.

Posteriormente, en 1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnellxx proponen la autoaudito-ra, una tcnica de control del desempeo total, destinada a evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con los programas pre-sentes, cules deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para lograr estos objetivos. En ese mismo ao, A. G. Larke publica Autoauditora para pequeas compaas, en donde plantea cmo deben visualizar y aplicar la auditora las compa-as pequeas, para que sta se constituya en un elemento de decisin valioso acerca de su comportamiento.


7

El inters por esta tcnica trascendi las fronteras en 1958, cuando Alfred Klein y Na-than Grabinsky,xxi de El Banco de Mxico, preparan el Anlisis Factorial: gua para estudios de economa industrial, una investigacin en la que abordan el estudio de las causas de una baja productividad para establecer las bases para mejorarla a travs de un mtodo que identifi ca y cuantifi ca los factores y funciones que intervienen en la operacin de una organizacin.

Un ao despus, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la evolucin de la auditora administrativa: 1) Vctor Lazzaroxxii publica su libro Systems and Procedures: A Handbook for Business and Industry, en el cual recopila el material de respetados estudiosos de la administracin, entre ellos William P. Leonard, quien presenta su contribucin con el nombre de auditora administrativa y desarrolla los elementos bsicos para la comprensin y aplicacin de esta tcnica y, 2) The American Institute of Management, en el Manual of Excellence Managements propone un mtodo para auditar empresas con y sin fi nes de lucro, el cual toma en cuenta la funcin, estructura, crecimiento, polticas fi nancieras, efi ciencia operativa y evaluacin administrativa de las diversas organizaciones.

El inters por la auditora administrativa se extiende en 1960 al mbito acadmico. Alfonso Meja Fernndez,xxiii de la UNAM, incluye en su tesis profesional un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe considerar para aplicar una auditora administrativa.

Por otro lado, en 1961, T. G. Rose,xxiv presenta una nueva propuesta para el empleo de la auditora administrativa en las organizaciones. El ao siguiente, William P. Leonardxxv incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la auditora administrativa.

Es conveniente observar que, en 1962, Roberto Macas Pineda, del IPN, destina un espacio para presentar un trabajo sobre auditora administrativa dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas y se constituye en un antecedente histrico relevante, porque hasta ese momento el desarrollo del tema era incipiente.

A principios de 1963, Stephen R. Michaelxxvi aborda en forma singular el tema de la medicin del desempeo y evaluacin de la efi ciencia en una organizacin productiva.

En 1964, Dimitris N. Chorafas,xxvii considera la necesidad de que las empresas tengan presente que sus elementos tienden al desarrollo como consecuencia de su evolucin y transformacin, lo que las obliga a tener un adecuado control de sus acciones.

En ese mismo ao, en Costa Rica se publica Signifi cado e importancia de la prognosis administrativa, de Jos Galvn Escobedo,xxviii obra que destaca la previsin de los cur-sos de accin que una organizacin puede adoptar, por lo que la valoracin adminis-trativa de sus condiciones actuales y esperadas es fundamental para su crecimiento. Tiempo despus, Bradford Cadmusxxix publica el Operational Auditing Book en el que se incluye la forma de poner en prctica la auditora operacional en una organizacin. Ade-ms, en Management Services Book, de Henry de Vos,xxx un manuscrito dado a conocer por el Instituto Americano de Contadores Pblicos Certifi cados, se plantea la necesidad de realizar un anlisis informativo, constructivo y evaluativo de los procesos de una en-tidad econmica.

Por otra parte, Manuel DAzaola S.,xxxi en su tesis profesional valora la necesidad de que las empresas analicen su comportamiento a partir de la revisin de las funciones de direccin, fi nanciamiento, personal, produccin, ventas y distribucin, as como re-gistro contable y estadstico.

En 1965 David Andersen R. y Leo Schmidt,xxxii relacionan la conformacin idnea de una unidad de auditora, especfi camente en cuanto a sus funciones, personal y estructura.


8

A fi nales de ese mismo ao, Edward F. Norbeckxxxiii defi ne el concepto, contenido e instrumentos de aplicacin de la auditora. Asimismo, precisa las diferencias entre la au-ditora administrativa y la de estados fi nancieros, y desarrolla los criterios para integrar el equipo de auditores en sus diferentes modalidades.

En 1966, Jos Antonio Fernndez Arenaxxxiv desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditora administrativa y presenta una propuesta a partir de su propia visin de la tcnica.

En 1967, W. T. Greenwoodxxxv publica A Management Audit System, obra en la que profundiza acerca del marco metodolgico, alcance e importancia que tiene para las organizaciones la auditora administrativa.

Durante 1968 se producen tres nuevas aportaciones: en primer lugar la obra de C. A. Clark,xxxvi Auditora social para la gerencia, en la que considera a la auditora como un elemento de peso en la evaluacin de la funcin y responsabilidad social de la em-presa; en segundo lugar, John C. Burtonxxxvii destaca los aspectos fundamentales de la auditora administrativa, tanto de contenido, programa e instrumentos, como del papel que juegan los auditores como responsables de su ejecucin. Por ltimo, Fernando Vilchis Plataxxxviii explica cmo est integrado el informe de auditora, cmo debe prepararse y qu benefi cios aporta a una empresa su correcta observancia.

En 1969, Fabin Martnez Villegasxxxix expone el enfoque para la ejecucin de una auditora administrativa por parte del contador pblico con una visin prctica y didc-tica del proceso administrativo. Por su parte, Jorge Lozano Nieva,xl en su obra Auditora Interna, su enfoque operacional, administrativo y de relaciones humanas, divide la evo-lucin de la auditora interna en operacional y administrativa y destaca la importancia de considerar las relaciones humanas en su aplicacin. Por ltimo, R. M. Skinner y R. J. Anderson,xli en Auditora Analtica, bosquejan las nociones preliminares, mtodo general y ejercicio profesional de la auditora.

En 1971, haciendo gala de la versatilidad que lo caracterizaba, Agustn Reyes Ponce,xlii publica Administracin de Personal, obra en la que presenta su visin de la auditora de recursos humanos y la relaciona con la auditora administrativa.

En 1972, el Centro Nacional de Productividad, A. C., elabora las Bases de Autodiagns-tico, en el que brinda una alternativa para que las empresas puedan determinar y jerar-quizar los elementos que inciden en su operacin para efectos de toma de decisiones. Tambin Carlos E. Anayaxliii trabaja en las propuestas de los exponentes ms reconocidos en este campo, e incluye aportaciones y experiencias propias.

En 1974, Csar Gonzlez Alcntaraxliv retoma la importancia de la funcin de control como etapa fi nal del proceso administrativo y, adems, defi ne el contenido estructural, funcional y humano de una contralora.

Un ao ms tarde, en 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohnxlv desarrollan el mar-co metodolgico para instrumentar una auditora de las operaciones que realiza una empresa.

En 1977 se concretan las contribuciones de Patricia Diez de Bonilla, Jorge lvarez Anguiano y Salvador Cervantes Abreu. Diez de Bonillaxlvi propone aplicaciones viables de llevar a la prctica. lvarez Anguianoxlvii elabora un marco metodolgico enriquecido que permite entender la esencia de la auditora administrativa. Por su parte, Cervantes Abreu,xlviii en Dinmica de la auditora administrativa resea cmo la auditora admi-nistrativa permite a una empresa lograr el control no slo contable y fi nanciero para alcanzar un desempeo funcional adecuado.

En 1978, la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin A. C. (ANCLA), com-pendia y difunde un trabajo presentado en el VII Congreso Nacional de Licenciados en Administracin, celebrado en 1977. Esta sntesis rene normas de auditora administra-


9

tiva, las caractersticas del servicio de un auditor interno e independiente, el alcance en una empresa con base en la consideracin de sus funciones y su aplicacin en la empresa privada y en el sector pblico.

Antes de terminar ese ao, P. K. Muntz y H. Sharafxlix realizan una apreciacin del contenido y propsito de una auditora con un enfoque cualitativo.

En 1981, Vctor M. Rubio Ragazzoni y Jorge Hernndez Fuentesl despliegan las con-sideraciones generales y normativas para el ejercicio de la auditora administrativa, as como el programa de trabajo que se debe observar para llevarla a buen trmino.

En 1983, Spencer Hayden,li familiarizado con el cambio organizacional, analiza los procedimientos de trabajo de una empresa, y propone una nueva forma para evaluarlos. En el mismo periodo, Philip M. Faucettlii publica Auditora administrativa para fabricantes, obra en la que destaca la importancia que reviste para las organizaciones ampliar el panorama que brinda la auditora de estados fi nancieros, al poder autovalorar la admi-nistracin de un negocio.

En 1984, Robert J. Thieraufliii introduce la auditora administrativa y la forma de apli-carla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, el ambiente de trabajo y los sistemas de informacin. Por su parte, el Alexander Hamilton Institute,liv en el documento denominado La auditora administrativa, plantea cmo optimizar la efi ciencia y efi cacia de su compaa, es decir, propone la forma de evaluar el empleo racional de los recursos en el cumplimiento de los objetivos de una empresa.

En 1987, Gabriel Snchez Curiellv aborda el concepto de auditora operacional, la metodologa para utilizarla, la evaluacin de sistemas, el informe y la implantacin y seguimiento de sugerencias, mientras que John William Wingate,lvi en su obra Auditora administrativa para comerciantes, seala cmo evaluar el comportamiento comercial de una empresa.

En 1988, la Ofi cina de la Contralora General de Estados Unidos prepara las Normas de Auditora Gubernamental, que son revisadas por la Contralora Mayor de Hacienda (enti-dad de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico de Mxico). Estas normas contienen los lineamientos generales para la ejecucin de auditoras en las ofi cinas pblicas. Asimismo, Brink V. Witt H.lvii defi ne los fundamentos, administracin de actividades, tratamiento de reas operacionales, relaciones especiales y evaluacin de una auditora interna.

Acorde con esta dinmica, en 1989 la obra Auditora Operacional, del Instituto Mexi-cano de Contadores Pblicos, ampla el espectro de aplicacin de la auditora cifrada en las operaciones. Adems, Vctor Manuel Martnez Chvezlviii aporta los elementos que fundamentan el diagnstico y el anlisis administrativo, en particular los relativos a procedimientos y procesos.

En 1989, Joaqun Rodrguez Valencialix analiza los aspectos tericos y prcticos de la auditora administrativa, las diferencias con otra clase de auditoras y los enfoques ms representativos, entre ellos su propuesta y el procedimiento para llevarla a cabo.

Al inicio de los noventa se produjeron dos nuevas aportaciones. La publicacin de Ele-mentos de auditora administrativa de Vctor Manuel Mendivil Escalante,lx obra en la que su autor realiza un recuento de los factores que infl uyen en la concepcin e implemen-tacin de una auditora administrativa, y las acciones de la Secretara de la Contralora dependencia del gobierno mexicano, que se dio a la tarea de preparar y difundir nor-mas, lineamientos, programas y marcos de actuacin para las instituciones pblicas.

En forma coincidente, durante 1991 Miguel ngel Dvila Guzmnlxi desarrolla una nueva perspectiva de la implementacin de auditoras en las ofi cinas de gobierno.

En 1992, aparecen dos nuevas aportaciones. La primera, de la Treadway Commission, National Commission on Fraudulent Financial Reporting, constituida por American Ac-counting Association (AAA), American Institute of Certifi ed Public Accountants (AICPA),


10

Financial Executive Institute (FEI), Institute of Internal Auditors (IIA) e Institute of Mana-gement Accountants (IMA), tena el propsito de defi nir un nuevo marco conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas defi niciones y conceptos sobre el tema, para que los rganos responsables de la funcin de auditora interna o externa en las organizaciones pblicas o privadas, instituciones acadmicas o legislativas contaran con una visin integradora y un marco conceptual comn. Es de destacar que la redaccin del informe fue encomendada a Coopers & Lybrand.lxii La segunda, la obra de Francisco Gmez Rondnlxiii asocia la auditora administrativa con la calidad total como frmula para optimizar el funcionamiento de una organizacin.

En 1994, Jack Fleitmanlxiv incorpora los conceptos fundamentales de evaluacin con un enfoque profundo; adems, muestra las fases y metodologa para su instrumenta-cin, la forma de disear y emplear cuestionarios y cdulas, y presenta un caso prctico para ejemplifi car una aplicacin especfi ca.

Hacia fi nales de ese mismo ao, la Secretara de la Contralora y Desarrollo Adminis-trativo inicia la preparacin y difusin de programas, normas y lineamientos para apoyar las acciones de las instituciones ofi ciales en Mxico.

La experiencia obtenida con la publicacin de los Apuntes de Auditora Administrati-va, a fi nales de los setenta, sirvi a Jorge lvarez Anguiano para explorar nuevas formas de manejo de la informacin y unirse en 1995 a Mario Compean Toledolxv para desarrollar un proyecto de Auditora administrativa por computadora.

Por su parte, Jos Ruiz Roalxvi prepara su obra Fundamentos para el anlisis de ges-tin administrativa, la cual enfoca el examen de una estructura administrativa o de sus componentes para evaluar el grado de efi ciencia y efi cacia con el que una organizacin cumple con sus funciones fundamentales.

En 1997, la Contralora General de la Repblica de Per prepar el Manual de Audito-ra Gubernamental,lxvii documento que desarrolla los criterios bsicos y la visin general del proceso para aplicar auditoras de estados fi nancieros y de gestin.

Con base en sus prcticas y conocimiento, la Secretara de la Contralora y Desarrollo Administrativo (organismo que sustituye a la Secretara de la Contralora), en coordina-cin con el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos A. C., public en 1999 Auditora al desempeo,lxviii en el cual defi ne la mencin y evaluacin del desempeo gubernamental para el empleo efi caz de los recursos pblicos en funciones sustantivas y proyectos es-pecfi cos.

En enero de 2000, Lidia Zuazolxix entonces presidente del Colegio de Auditores de La Paz, Bolivia, presenta su libro Papeles de trabajo de auditora externa e interna, en el cual realiza un resumen analtico de la auditora en sus versiones administrati-va, de estados fi nancieros, operacional, integral, gubernamental, ecolgica y de calidad, entre otras. Ese mismo ao, la Secretara de la Contralora y Desarrollo Administrativo, da a conocer la Gua General de Auditora Pblica, en la que defi ne los criterios para normar y estandarizar el trabajo de auditora que ejecuta el personal asignado a los rganos internos de control o de control interno de las instituciones pblicas, desde la planeacin de la auditora hasta la presentacin del informe.

En 2001, Eduardo Jos Mancilla Prezlxx publica La auditora administrativa: un enfo-que cientfi co, obra con la cual afronta el reto de abordar de manera seria esta disciplina con un enfoque cientfi co sustentado en los componentes del proceso administrativo.

En el ao siguiente se producen varias contribuciones interesantes. La obra de Mayela Mrquez Aura,lxxi Auditora administrativa como disciplina prctica y administra-tiva en Venezuela: diagnstico y formulacin conceptual metodolgica, rene el rigor metodolgico del investigador con el conocimiento producto del ejercicio profesional para fundamentar el trabajo del administrador de empresas. El libro de Eduardo Carrillo


11

Bueno,lxxii Manual del auditor administrativo, propone el anlisis de una organizacin basado en el proceso administrativo y en el cdigo de tica del licenciado en administra-cin. En Auditora administrativa, generalidades, auditora en recursos humanos y ge-rencias alternas, Armando Gonzlez Mondragnlxxiii visualiza la auditora administrativa de acuerdo con sus componentes, recursos humanos y mecanismos de enlace a los que denomina gerencias alternas, las cuales cumplen con la funcin de alternar e inte-grar las acciones de la alta direccin con las reas funcionales. Por ltimo, el libro del Instituto Mexicano de Finanzas y PricewaterhouseCoopers,lxxiv Valuacin de empresas y creacin de valor muestra la forma de administrar el valor para la toma de decisiones estratgicas en las empresas.

En el ao 2004 se publican cuatro interesantes trabajos. El primero, de Francisco Arturo Montao Snchez,lxxv Auditora administrativa, herramienta estratgica de pla-neacin y control, esboza la instrumentacin de la auditora administrativa como ele-mento clave de las fases de planeacin y control de una organizacin, complementada por auditoras de estados fi nancieros, legales, ecolgicas, de calidad y mercadolgicas, entre otras. El segundo, de Juan Ramn Santillana Gonzlez,lxxvi Auditora interna in-tegral, interrelaciona la auditora administrativa, operacional y de estados fi nancieros para lograr una visin integral del comportamiento de una organizacin. El tercero, de Walker Paiva Quinteros,lxxvii Auditora, enfoques metodolgicos y prcticos, integra guas prcticas para el manejo de auditoras en sus versiones operacional, de sistemas de administracin y control, especial, ambiental, de calidad, de control interno, informtica, de personal, marketing, de estados fi nancieros e integral. El cuarto, de la Secretara de la Funcin Pblicalxxviii institucin del gobierno mexicano organismo que sustituye a la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo,lxxix son Normas y lineamientos que regulan el funcionamiento de los rganos internos de control, que contiene las pautas para evaluar la gestin y desempeo de las instituciones y servidores pblicos de la Administracin Pblica Federal, y la Gua General para Revisiones de Control,lxxx que incluye los criterios para revisar la funcin de control por parte de los rganos internos de control en el sector pblico.

Es necesario puntualizar que tambin existen documentos, la mayora de ellos de uso reservado, preparados para estos efectos por despachos de consultora profesional. Entre ellos se encuentran el de Eugenio Sixto Velasco,lxxxi Estructura lgica de la auditora administrativa, que presenta en forma clara los componentes y medios para entender y aplicar una auditora administrativa, y el de PriceWaterhouse,lxxxii La evaluacin del ren-dimiento operativo, que explica cmo evaluar el comportamiento de una organizacin a travs de sus operaciones.

Los trabajos sobre auditora en sus diferentes acepciones son tantos y tan varia-dos que, en ste, slo se han citado los ms signifi cativos para establecer un punto de partida.

Es innegable la importancia de la materia y la preocupacin por abordarla con dife-rentes enfoques, por lo cual es posible esperar que la generacin de obras en torno a la auditora se acreciente da con da.

CONCEPTO DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Una auditora administrativa es la revisin analtica total o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y perfi lar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable.


12

OBJETIVOS DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

Por sus caractersticas, la auditora administrativa constituye una herramienta funda-mental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite detec-tar en qu reas se requiere de un estudio ms profundo, qu acciones se pueden tomar para subsanar defi ciencias, cmo superar obstculos, cmo imprimir mayor cohesin al funcionamiento de dichas reas y, sobre todo, realizar un anlisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.

En virtud de lo anterior, es necesario establecer el marco para defi nir objetivos con-gruentes cuya cobertura encamine las tareas hacia resultados especfi cos. Entre los cri-terios ms sobresalientes para lograrlo se pueden mencionar:

a. De control

Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicacin de la auditora y evaluar el com-portamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos.

b. De productividad

Encauzan las acciones de la auditora para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin.

c. De organizacin

Determinan que el curso de la auditora apoye la defi nicin de la estructura, competen-cia, funciones y procesos a travs del manejo efi caz de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo.

d. De servicio

Representan la manera en que la auditora puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectati-vas y satisfaccin de sus clientes.

e. De calidad

Disponen que la auditora tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente com-petitivos.

f. De cambio

Transforman la auditora en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin.

g. De aprendizaje

Permiten que la auditora se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

h. De toma de decisiones

Traducen la puesta en prctica y los resultados de la auditora en un slido instrumento de soporte del proceso de gestin de la organizacin.


13

i. De interaccin

Posibilitan el manejo inteligente de la auditora en funcin de la estrategia para rela-cionar a la organizacin con los competidores reales y potenciales, as como con los proveedores y clientes.

j. De vinculacin

Facilitan que la auditora se constituya en un vnculo entre la organizacin y un contexto globalizado.

ALCANCE DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

El rea de infl uencia que abarca la auditora administrativa comprende la totalidad de una organizacin en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas de actua-cin. Esta connotacin incluye aspectos tales como:

Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Enfoque estratgico Sector de actividad Giro industrial mbito de operacin Tamao de la empresa Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Generacin de bienes, servicios, capital y conocimiento Sistemas de calidad

CAMPO DE APLICACIN DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

La auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizaciones, ya sean pblicas, privadas o sociales.

Por su extensin y complejidad, es necesario entender cmo estn conformadas estas organizaciones para responder a las demandas de servicios y productos del medio ambiente y, sobre todo, de qu manera se articulan, lo cual obliga a precisar su fi so-noma, rea de infl uencia y dimensin. A continuacin se presenta la informacin por sector especfi co:

SECTOR PBLICO

En este sector la auditora se emplea en funcin de la fi gura jurdica, atribuciones, mbi-to de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en estos criterios, el mbito de aplicacin se centra en las instituciones representativas de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial.


14

Poder ejecutivo

1. Dependencias del Ejecutivo Federal (Secretaras o Ministerios de Estado)2. Entidades paraestatales3. Organismos autnomos4. Gobiernos de los estados (entidades federativas o departamentos)5. Gabinete presidencial6. Comisiones, coordinaciones o consejos intersecretariales7. Mecanismos especiales

Poder legislativo

1. Cmara de diputados2. Cmara de senadores3. Comisiones y/o grupos especiales de estudio

Poder judicial

1. Suprema Corte de Justicia de la Nacin2. Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin3. Consejo de la Judicatura Federal

Efecto: El resultado de aplicar la auditora administrativa en el sector pblico es me-jorar la actuacin de los rganos y mecanismos que lo integran considerando sus accio-nes particulares y la interaccin proveniente de la naturaleza de sus funciones, a partir de la idea de que el Poder legislativo determina el orden jurdico, el Poder ejecutivo lo implementa y el Poder judicial vigila su cumplimiento.

SECTOR PRIVADO

Por lo que toca a este sector, la auditora se aplica tomando en cuenta la fi gura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin, rea de infl uencia,

libro auditoria administrativa

Economy & Finance