lex.solarplexusit.selex.solarplexusit.se/.../2016/...sekreterare-v1_1.docx · web viewhandboken...

Lex2 handbok

Version: 1.1

Sekreterare

Datum 2016-03-04

Lex2 handbokSekreterareVersion 1.1

Innehållsförteckning

1.Inledning3

1.1Sammanträde i Lex3

1.2Sammanträdesprocessen3

1.3Sammanträdeskort4

1.4Tillgängliga enheter för sammanträden5

1.5Uppdelning av handboken6

2.Skapa sammanträde7

2.1Lathund - Skapa flera sammanträden7

2.2Lathund - Skapa ett sammanträde11

3.Ändra uppgifter på ett sammanträde14

3.1Lathund - Ändra uppgifter på ett sammanträde14

4.Före sammanträdet18

4.1Inledning18

4.2Lathund – Lägg till en sammanträdespunkt18

4.3Lathund – Lägg till flera sammanträdespunkter21

4.4Lathund – Koppla handlingar till sammanträdespunkt23

4.5Lathund – Ändra ordning på sammanträdespunkter29

4.6Lathund – Ändra ordning på sammanträdespunkter (per punkt)31

4.7Lathund – Ta bort sammanträdespunkt33

4.8Lathund – Skapa kallelse34

4.9Lathund – Registrera handlingar i utskicket39

4.10Lathund – Publicera sammanträde42

5.Under sammanträdet43

5.1Lathund – Lägg till deltagare43

5.2Lathund – Ta bort deltagare46

5.3Lathund – Redigera beslutstext47

6.Efter sammanträdet49

6.1Lathund – Skapa paragrafnummer49

6.2Lathund – Skapa protokollshandling52

6.3Lathund – Justera protokoll och uppdatera protokollshandling56

6.4Lathund – Ange att protokollet är justerat60

6.5Lathund – Ta beslut på sammanträdet62

6.6Lathund – Skapa protokollsutdrag64

6.7Lathund – Registrera protokoll och protokollsutdrag68

6.8Lathund – Avsluta sammanträdet70

6.9Lathund – Avsluta sammanträde med arbetsmaterial72

7.Revisionshistorik74

Inledning

Handboken baserad på version 6.17.0 av Lex.

Sammanträde i Lex

Lex är ett stöd för myndigheten när det gäller hanteringen av sammanträden. När mötesplanen är fastställd kan nämndsekreteraren lägga i det kommande årets sammanträden i Lex.

När en handläggare har skrivit ett förslag till beslut i en tjänsteskrivelse så anmäler handläggaren handlingen till sammanträde.

En central funktion i Lex är att när en tjänsteskrivelse kopplas till en sammanträdespunkt så kopieras text från tjänsteskrivelsen till sammanträdespunktens fält för den blivande protokollstexten. Den text, som kopieras är vanligtvis förslag till beslut och en sammanfattning av ärendet.

Sammanträdesprocessen

Arbetet med sammanträden i Lex kan delas in i nedanstående delar:

· Skapa alla ordinarie sammanträden för det kommande året

· Iordningställa ett sammanträde inför ett möte

· Skapa kallelse samt utskick av handlingar

· Skriv protokollstext

· Skapa paragrafnummer

· Skapa protokoll

· Justering

· Ev uppdatering av protokoll

· Skapa och expediera protokollsutdrag

· Publicera sammanträde

· Avsluta sammanträde

Sammanträde är ett av Lex centrala begrepp, en av de s.k. informationstyperna. De övriga informationstyperna är Ärende, Handling och Objekt.

Handlingar som skapas på ett sammanträde är kallelser, protokoll och protokollsutdrag. Kallelser och protokoll är direkt kopplade till sammanträdet.

Protokollsutdrag skapas på sammanträdet, men de kan kopplas till antingen enbart den sammanträdespunkt det tillhör, enbart till ärendet eller både och. Detta bestäms i en global inställning i systemadministrationsdelen i Lex.

Andra handlingar såsom tjänsteskrivelser med bilagor skapas oftast på ett ärende och kopplas sedan till en sammanträdespunkt.

Ett sammanträde tillhör alltid en enhet i organisationen.

En enhet i organisationen kan vara kopplad till flera diarier.

De uppgifter som användaren anger är: enhet, sammanträdesdatum, tid och plats för sammanträdet, samt uppgifter om eventuell sekretess.

Sammanträdeskort

Sammanträden i Lex beskrivs i sammanträdeskort, som består av ett huvud där centrala uppgifter om sammanträdet visas, samt ett antal ”boxar” som visar olika uppgifter på sammanträdet.

Uppgifter som visas i ”boxar” kan vara:

· sammanträdespunkter

· handlingar

· personer

· anteckningar

· bevakningar

· beslut

· egendefinierade boxar

· löpande notering

Sammanträdeskort, huvud

Fält i huvudet på sammanträdeskortet:

Fält

Beskrivning

(Beskrivning)

Sammanträdets beskrivning i fet stil. Beskrivningen består av den aktuella enhetens namn i klartext samt datum för sammanträdet.

Beteckning

Sammanträdets beteckning. Beteckningen består av den aktuella enhetens kortnamn samt datum för sammanträdet.

Status

Aktuell status för sammanträdet. Vanligast är pågående och avslutat. Status kan även vara makulerat, vilande eller avskrivet.

Typ

Sammanträdets typ, vanliga exempel är ordinarie och extra.

Stoppdatum

Stoppdatum för visning av sammanträdet i dialogen Anmäl till sammanträde. Efter stoppdatum visas inte sammanträdet i flervalslistan.

Plats

Plats för sammanträdet

Datum och tid

Datum och starttid för sammanträdet

Sekretess

Nej = sammanträdet är inte sekretessbelagt

Ja = sammanträdet är sekretessbelagt

Justerat

Nej = sammanträdet är inte justerat

Ja = sammanträdet är justerat

Skapat (datum)

Datum när sammanträdet skapades

(Skapat) Av

Användare som skapade sammanträdet

Ändrat (datum)

Datum när sammanträdet senast ändrades

(Ändrat) Av

Användare som senast ändrade sammanträdet

Avslutat (datum)

Datum när sammanträdet avslutades

(Avslutat) Av

Användare som avslutade sammanträdet

Planerad gallring

Datum för när sammanträdet tidigast kan gallras från systemet

Knappar i sammanträdeskortets huvud:

Knapp

Beskrivning

Ändra

Visning och ändring av sammanträdets huvuduppgifter.Deltagarna i aktuell sammanträdesenhet i organisationen visas och kan hanteras.

Utskriftsikon

Utskrift sker av uppgifter om sammanträdet. Utskrift kan ske på papper eller till fil.

Fler val

En meny visas med alternativen:

· Koppla

· Publicering

· Registervård

· Kör rapport

Sammanträden kan sekretessbeläggas.

Sammanträdespunkter kan sekretessbeläggas.

Sammanträden är sökbara.

Sammanträden kan publiceras.

Ett avslutat sammanträde kan göras pågående i registervården.

Avslutade sammanträden kan gallras eller avställas.

Tillgängliga enheter för sammanträden

I Lex går det att skapa sammanträden i enheter som ligger både under förvaltning och nämnd. Att arbeta med sammanträden i en förvaltningsenhet anses dock vara ett undantag. I Lex finns en global inställning för att styra detta:

· Skapa sammanträde i förvaltningsenhet(sätts initialt till Nej)

Med denna inställning satt till ”Nej” så visas bara tillgängliga enheter i Nämnden för den användare som skapar sammanträden.

Det är de enheter, som den aktuella användaren är kopplad till, som visas i listan.

Uppdelning av handboken

Handbok för sekreterare

· Beskriver i första hand nödvändiga funktioner för rollen sekreterare

· Skapa flera sammanträden

· Skapa sammanträde

· Sammanträdeskort med ingående boxar

Beskrivs i handbok Gemensamt (exkluderat i denna handbok)

· En allmän beskrivning av hur bilderna är uppbyggda och funktioner som gäller generellt

· Att tänka på vad gäller allmänna handlingar

· Inloggning i Lex

· Startsidan

· Sökmöjligheter på olika uppgifter i systemet

· Utskrift

· Personliga inställningar i systemet

Det går att komma till samma box, flik eller dialog genom olika menyval och knappar, alla alternativ är inte beskrivna.

Skapa sammanträdeLathund - Skapa flera sammanträden

Efter det att mötesplanen för det kommande året har beslutats kan sekreteraren använda det här programmet för att skapa sammanträdena i Lex.

Det går att skapa upp till 12 sammanträden åt gången.

Det normala är att det är sekreteraren på enheten som skapar sammanträdena. Det som krävs är:

· Att användaren har skrivrätt på aktuellt diarium

· Att användaren är kopplad till aktuell enhet i organisationen

Programmet är utformat som en guide, som utförs i två steg, på första fliken anger användaren uppgifter och på den andra bilden visas ett förslag på de sammanträden som kommer skapas om användaren klickar på knappen Spara. Innan sammanträdena sparas kan användaren ändra uppgifter för de föreslagna sammanträdena.

När sammanträden skapas så kopieras de användare, som är kopplade till den aktuella enheten till deltagarboxen på respektive sammanträdet. Av den anledningen är det praktiskt om enhetens användare är uppdaterade så att deltagarboxens innehåll blir rättvisande. När sammanträdet är skapat går det att ändra innehållet i deltagarboxen på sammanträdet.

1. Välj Skapa flera sammanträden i menyn Sammanträde.

2. Fliken Skapa flera sammanträden öppnas.

Fält på fliken:

Fält

Beskrivning

År

Det årtal som sammanträdena ska skapas för. När programmet körs i månaderna november eller december ska fältet för ”nästa år” vara förvalt, i övriga fall är det ”innevarande år” som är förvalt.

Enhet

Om användaren är kopplad till flera enheter för sammanträden, måste rätt enhet väljas. I flervalslistan är det de enheter som den aktuella användaren är kopplad till, som visas.

Typ

Ordinarie är oftast förvalt.

Plats

Ange plats för sammanträdena. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelsen.

Tid

Ange starttid för sammanträdena. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelsen. I förväg ifyllt förslag är 18:00.

Beredning Tid

Ange starttid för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.

Beredningsplats

Ange plats för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.

Dagar (obligatoriskt)

Metod för hur sammanträdesdatum skapas:

Välj veckodag för sammanträdena och vilken ordning i månaden dagen ska ha samt i vilka månader sammanträdena ska hållas. De förifyllda månaderna är 10 st, alla månader förutom juli och augusti. Ändra eventuellt de markerade månaderna.

Knappar på fliken:

Knapp

Beskrivning

Fler fält

Deltagarna i aktuell sammanträdesenhet i organisationen visas och kan hanteras.

Nästa

Fliken Skapa sammanträden för ”enhetsnamn” öppnas med ett förslag på vilka sammanträden som kommer att skapas baserat på angivna uppgifter. Knappen är grå om det saknas uppgifter under Dagar på fliken.

Avbryt

Fliken stängs, ingenting sparas.

3. Ange önskade värden på fliken enligt ovan.

Observera att uppgifterna under Dagar är obligatoriska att ange.

4. Klicka på knappen Nästa.

Fliken byter namn till Skapa sammanträden för “Kommunstyrelsen”. På fliken visas de sammanträden som kommer att skapas i enlighet med de på föregående flik angivna uppgifterna. Uppgifterna på fliken ska ses som ett förslag på de sammanträden som kommer att skapas. Ändra eventuellt uppgifter för något eller några sammanträden. Det går att ta bort en eller flera rader genom att klicka på krysset längst till höger på raden. Knappen Föregående går tillbaka till föregående bild.

5. Klicka på knappen Spara

Fliken byter namn till Skapa flera sammanträden. På fliken visas de sammanträden som skapats i systemet. Sammanträdesbeteckningen är en länk till respektive sammanträdeskort.

6. Klicka på knappen Stäng

Fliken stängs, lathunden avslutas.

Lathund - Skapa ett sammanträde

Detta program används för att skapa ett sammanträde för en sammanträdesenhet, t ex ett extra sammanträde för en nämnd eller för ett utskott.

Det normala är att det är sekreteraren på enheten som skapar sammanträdet. Det som krävs är:


· Att användaren är kopplad till aktuell enhet i organisationen

När ett sammanträde skapas så kopieras de användare, som är kopplade till den aktuella enheten till sammanträdets deltagarbox. Av den anledningen är det praktiskt om enhetens användare är uppdaterade så att deltagarboxens innehåll blir rättvisande. När sammanträdet är skapat går det att ändra innehållet i deltagarboxen på sammanträdet.

Användaren anger uppgifter för det aktuella sammanträdet och sparar detta.

1. Välj Skapa sammanträde i menyn Sammanträde.

2. Fliken Skapa sammanträde öppnas.

Fält på fliken:

Fält

Beskrivning

Enhet

Om användaren är kopplad till flera enheter för sammanträden, måste rätt enhet väljas. I flervalslistan är det de enheter som den aktuella användaren är kopplad till, som visas.

Typ

Ordinarie är oftast förvalt.

Datum och tid

Ange datum och starttid för sammanträdet. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelsen. I förväg ifyllt förslag är dagens datum kl 18:00.

Plats

Ange plats för sammanträdena. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelsen.

Beredning

Datum och tid

Ange datum och starttid för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.

Beredningsplats


Stoppdatum

Fältet fylls i med ett datum som är ett visst antal dagar före det angivna sammanträdesdatumet. Antalet dagar styrs av en inställning i Lex systeminställningar. Det är sammanträden vars stoppdatum inte har passerats, som visas i dialogen Anmäl till sammanträde.

Knappar på fliken:

Knapp

Beskrivning

Fler fält

Fält för sekretess och deltagare visas och kan ändras innan sammanträdet skapas.

Spara

Sammanträdet skapas, fliken Sammanträde skapat öppnas och visar uppgifter om det skapade sammanträdet.

Avbryt

Fliken stängs, ingenting skapas.

3. Ange önskade värden på fliken enligt ovan.

4. Klicka på knappen Spara.

Sammanträdet skapas, fliken stängs och Sammanträdeskortet för det nya sammanträdet öppnas.

Lathunden avslutas.

Ändra uppgifter på ett sammanträde

Detta program används för att göra ändringar på ett befintligt sammanträde.

Det normala är att det är sekreteraren på enheten som ändrar på sammanträdet. Det som krävs är:


Lathund - Ändra uppgifter på ett sammanträde

1. Öppna sammanträdeskortet för det sammanträde, som ska ändras

2. Klicka på knappen Ändra i huvudet på sammanträdeskortet

Dialogen Ändra sammanträde öppnas

Fält i den vänstra delen av dialogen:

Fält

Beskrivning

Enhet (visas)

Namn i klartext på den enhet som sammanträdet tillhör.

Beskrivning

Sammanträdets beskrivning består av enhet i klartext och sammanträdesdatum för sammanträdet.

Typ

Sammanträdets typ. Vanliga exempel är ordinarie och extra.

Datum

Datum för sammanträdet. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelse och protokoll.

Starttid

Sammanträdets starttid. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelse och protokoll.

Sluttid

Sammanträdets sluttid. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelse och protokoll.

Plats

Plats för sammanträdet. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelse och protokoll.

Beredningsdatum

Datum för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.

Beredningstid

Starttid för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.

Beredningsplats


Stoppdatum

Fältet fylls i med ett datum som är ett visst antal dagar före det angivna sammanträdesdatumet. Antalet dagar styrs av en inställning i Lex systeminställningar. Det är sammanträden vars stoppdatum inte har passerats, som visas i dialogen Anmäl till sammanträde.

Status

Status för sammanträdet. Vanligast är pågående och avslutat. Status kan även vara makulerat, vilande eller avskrivet.

Planerad gallring

Datum för när sammanträdet tidigast kan gallras från systemet.

Knappar i dialogen:

Knapp

Beskrivning

Fler fält/Färre fält

Öppnar respektive stänger fler fält i den högra delen av dialogen.

Spara

Gjorda ändringar sparas. Dialogen stängs.

Avbryt

Dialogen stängs, ingenting skapas.

3. Klicka på knappen Fler fält och markera rutan Sekretess

Fält för sekretess och justering öppnas i den högra delen av dialogen.

Fält i den högra delen av dialogen:

Fält

Beskrivning

Sekretess

När rutan är markerad kommer sammanträdet att vara sekretessbelagt, följande fem fält visas när rutan är markerad.

Sekretessgrund

Flervalslista med lagrum i Offentlighets- och sekretesslagen.

Sekretessdatum

Datum när sammanträdet sekretessbelades.

Sekretessmyndighet

Den myndighet som ansvarar för sekretessen. Hämtas från organisationen i Lex.

Beskrivning sekretess

Det som skrivs i fältet visas för ej behöriga användare i stället för sammanträdets beskrivningsfält. Visningen avser Lex internt och även Lex publicering.

Sekretessignatur (visas)

Datum, tid och användarnamn för sekretessbeläggningen av sammanträdet.

Plats

Plats för sammanträdet. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelse och protokoll.

Sammanträdet justerat

Kryssruta för att ange att justering skett. När rutan är markerad initieras en e-postnotifiering till handläggarna på de ärenden, som beslut fattats i på mötet.

Datum

Datum för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.

Tid

Starttid för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.

Plats


Justerare

Namn på justerare

4. Ändra önskade uppgifter och klicka på knappen Spara.

Uppgifterna sparas, dialogen stängs.

Lathunden avslutas.

Före sammanträdet

Inledning

En central del av iordningställandet av ett sammanträde i Lex är koppling av handlingar till sammanträdespunkter. Det är handläggaren som på ett ärende väljer att anmäla en eller flera handlingar till sammanträde. På sammanträdet kopplar sedan nämndsekreteraren de olika ärendena till sammanträdespunkter.

Lathund – Lägg till en sammanträdespunkt

1. Öppna det aktuella sammanträdet

Sammanträdeskortet öppnas

2. Klicka på knappen Lägg till i boxen Sammanträdespunkter

Dialogen Skapa sammanträdespunkt öppnas.

Fält i dialogen:

Fält

Beskrivning

Punktnummer

Lex föreslår nästa lediga nummer som förslag. Det går att skriva ett lägre värde om punkten inte ska läggas till sist.

Rubrik

Sammanträdespunktens rubrik. Om tjänsteskrivelse ska kopplas till punkten ska rubriken lämnas tom eftersom handlingsbeskrivningen på tjänsteskrivelsen kopieras till detta fält. Om rubriktext läggs in så sker ingen kopiering till rubrikfältet.

Knappar i dialogen:

Knapp

Beskrivning

Redigera beslutstext

Öppnar MS Word för redigering av sammanträdespunktens beslutstext.

Spara

Punkten sparas och läggs till sammanträdet med angivet nummer och eventuell rubrik.

Avbryt

Dialogen stängs, ingenting sparas.


Punkten är tillagd sist på sammanträdet.

Lathunden avslutas.

Lathund – Lägg till flera sammanträdespunkter



2. Skriv in siffran 3 i fältet Antal i boxen sammanträdespunkter

3. Klicka på knappen Lägg till

Nu har 3 sammanträdespunkter lagts till sist på sammanträdet.

Lathunden avslutas.

Lathund – Koppla handlingar till sammanträdespunkt



2. Klicka på knappen Fler val i huvudet på sammanträdeskortet

En meny visas

3. Klicka på alternativet Koppla i menyn

Fliken Koppla ”sammanträdesbeteckning” öppnas

I den högra delen av fliken visas fliken Anmält till sammanträde. På fliken visas alla handlingar, som är anmälda till sammanträdet inom det diarieområde som sammanträdet tillhör.

Fliken koppla med visning av underfliken Anmält till sammanträde:

Kolumn

Beskrivning

Punkter i sammanträdet

Sammanträdets punkter.

Antal

Det antal sammanträdespunkter som kommer att läggas till sammanträdet om användaren klickar på knappen Lägg till.

Koppla

Kryssruta för markering av de handlingar som ska kopplas till aktuell sammanträdespunkt.

Kommentar

Kommentar som handläggaren skrivit när handlingen anmäldes till sammanträde.

Beteckning

Beteckning på det ärende (vanligast) som handlingen tillhör.

Beskrivning

Handlingens beskrivning.

Önskat sammanträde

Det sammanträde som handläggaren önskat att ärendet ska behandlas på.

Typ

Handlingens typ.

Anmält av

Användarnamn på den som anmält sammanträdespunkten

Anmälan

Datum för anmälan

Knappar på fliken:

Knapp

Beskrivning

Lägg till

Punkten sparas och läggs till sammanträdet med angivet nummer och eventuell rubrik.

Visar alla nivåer av sammanträdespunkterna. Punktnummer och rubrik, ärende och handlingar kopplade till sammanträdespunkten.

Visar endast punktnummer och rubrik för sammnatädespunkterna.

Koppla

Kopplar en eller flera handlingar till den markerade sammanträdespunkten. Knappen blir aktiv när en sammanträdespunkt är markerad samtidigt som minst en handling är markerad i listan.

Kontextmeny i listan på fliken Anmält till sammanträde:

Menyval

Beskrivning

Öppna handlingskort

Handlingskortet för handlingen öppnas på en ny flik.

Öppna fulltext

Handlingens fulltextinnehåll visas.

Avanmäl från sammanträde

Handlingen avanmäls från sammanträde och tas bort från listan.

4. Markera en sammanträdespunkt som saknar rubrik

Punkten blir markerad

5. Markera handlingarna för det ärende som ska kopplas till punkten genom att klicka i kryssrutorna i kolumnen Koppla

Knappen Koppla blir aktiv.

6. Klicka på knappen Koppla

Dialogen Koppla öppnas

Fält i dialogen:

Fält

Beskrivning

Ärenden och handlingar att koppla

Listan visar de handlingar som var markerade när användaren klickade på Koppla i föregående steg.

Ny punktrubrik

Fältet visar beskrivningen för den markerade handlingen eller handlingens ärendes ärendemening (det finns en inställning för detta). Beskrivningen kommer att kopieras till sammanträdespunkten om det inte finns någon rubrik sedan tidigare. Punktrubriken kan vid behov ändras genom att välja Ändra i kontextmenyn för punkten.

Ny beslutstext

Fältet visar beslutstexten i den markerade handlingen. Förutsättningen för att testen ska visas är att det är en tjänsteskrivelse som är markerad i listan. Texten kommer att kopieras till sammanträdespunktens beslutstext. Om en ny tjänsteskrivelse kopplas och dess rad är markerad i övre listan så skrivs beslutstexten över.Om ingen handling är markerad i listan så sker enbart koppling.

Knappar i dialogen:

Knapp

Beskrivning

Flytta upp/Flytta ner

Flyttar den markerade handlingen upp eller ner ett steg i listan. Används för att placera handlingarna i önskad ordning på sammanträdespunkten.

Koppla

Handlingarna kopplas till den aktuella sammanträdespunkten. Dialogen stängs.

Avbryt

Dialogen stängs, ingenting sparas.

7. Klicka på knappen Koppla

Dialogen Koppla stängs. Den aktuella sammanträdespunkten har fått rubrik och visar ärendet och de kopplade handlingarna. Handlingarna har tagits bort från listan Anmält till sammanträde.

8. Stäng fliken Koppla genom att klicka på krysset på fliken

Fliken stängs och sammanträdeskortet visas. De kopplade handlingarna visas dels på respektive sammanträdespunkt och dels i boxen Handlingar på sammanträdet.

Lathunden avslutas.

Lathund – Ändra ordning på sammanträdespunkter

1. Klicka på knappen ”Ändra ordning” i boxen Sammanträdespunkter.

Dialogen Ändra ordning visas.

2. Markera önskad punkt och flytta den med knapparna Flytta upp eller Flytta ner

Listan med punkter uppdateras.

3. Klicka på Ok.

Dialogen stängs och boxen Sammanträdespunkter uppdateras

Lathund – Ändra ordning på sammanträdespunkter (per punkt)

1. Högerklicka på önskad sammanträdespunkt

Kontextmenyn visas.

2. Klicka på menyvalet Ändra

Dialogen Ändra sammanträdespunkt öppnas.

3. Skriv 2 i fältet punktnummer


Sammanträdespunktens nummer är ändrat till 2, övriga punkter har blivit omnumrerade.

Lathunden avslutas.

Lathund – Ta bort sammanträdespunkt

(För att kunna ta bort en sammanträdespunkt måste sammanträdet vara pågående och det får inte finnas något taget beslut på sammanträdepunkten)

1. Högerklicka på önskad sammanträdespunkt

Kontextmenyn visas.

2. Klicka på menyvalet Ta bort

Dialogen Ta bort öppnas.

3. Klicka på knappen Ok

Dialogen stängs. Sammanträdespunkten är borttagen.

Lathunden avslutas

Lathund – Skapa kallelse

När sammanträdespunkterna är klara och ligger i rätt ordning kan kallelsen skapas.

1. Klicka på knappen Lägg till i boxen Handlingar på sammanträdeskortet.

2. Fliken Skapa handling öppnas

Fält på fliken:

Fält

Beskrivning

Beteckning (visas)

Beteckningen på det aktuella sammanträdet.

Diarium

Aktuellt diarium.

Kategori

Arbetsmaterial är föreslaget och ska inte ändras i detta fall. De övriga alternativen i listan är Inkommen och Upprättad. När handlingen senare registreras kommer kategorin sättas till Upprättad.

Handlingstyp

Flervalslista med handlingstyper.

Beskrivning

Beskrivning för handlingen.

Handlingsdatum

Datum då handlingen skapades, dagens datum är föreslaget. Fältet används ofta som bokmärke i handlingsmallar.

Användare

Sökfält. Om handlingen ska flödas till en användare sökes denne fram i fältet. Används i undantagsfall på sammanträden.

Vald användare (visas)

Namn på vald användare om flödning gjorts.

Skapad

Datum då handlingen skapades. Fältet visas med innehåll på nästa flik.

Knappar på fliken:

Knapp

Beskrivning

ABC

Stavningskontroll av texten som skrivs i fältet Beskrivning.

Importera

Knapp för att importera en dokumentfil från filsystemet. Knappen används undantagsvis på sammanträden. Ett exempel på användning är import av rapport över delegationsbeslut.

Fler fält

Fler fält öppnas i den högra delen av fliken, bl a för sekretess och PuL och för att lägga till avsändare och mottagare till handlingskortet.

Spara

De registrerade uppgifterna sparas till systemet. Observera att knappen inte ska användas om en handlingsmall ska användas! Då ska knappen Skapa fulltext användas. Knappen blir aktiv när en beskrivning har skrivits.

Avbryt


Skapa fulltext

Öppnar MS Word med till handlingstypen kopplad handlingsmall. Fliken stängs, i stället öppnas fliken Skapad handling. Knappen blir aktiv när en beskrivning har skrivits.

3. Välj Kallelse i flervalslistan Handlingstyp

4. Skriv Kallelse i fältet Beskrivning

5. Klicka på knappen Skapa fulltext

MS Word startar och handlingsmallen för kallelse öppnas med uppgifter ifyllda för sammanträdet.

6. Skriv eventuellt in kompletterande text i kallelsen

7. Klicka på menyn Lex i menyraden i MS Word

Lex-menyn visas med Lex-ikoner

8. Klicka på ikonen Spara till Lex

Kallelsen sparas, en kvittens visas till höger i Lex-menyn.

9. Avsluta MS Word

MS Word stängs.

Kallelsen är tillagd i boxen Handlingar på sammanträdet.

Lathunden avslutas.

Lathund – Registrera handlingar i utskicket

I samband med utskick av handlingar och för att kunna publicera sammanträdet med handlingarna måste sammanträdeshandlingarna registreras.

1. Markera de handlingar som ska registreras i boxen Handlingar på sammanträdet.

2. Högerklicka

Kontextmenyn visas

3. Välj menyalternativet Registrera handlingar

Dialogen Registrera handling visas.

Fält i dialogen:

Fält

Beskrivning

Beteckning (visas)

Beteckning för de valda handlingarna.

Beskrivning (visas)

Beskrivning för de valda handlingarna.

Registreringsdatum

Datumfält. Dagens datum är ifyllt som förslag. Datumet kommer att sparas som registreringsdatum för handlingarna i dialogen.

Knappar i dialogen:

Knapp

Beskrivning

Kryss

Tar bort raden från dialogen.

Spara


Avbryt

Dialogen stängs, handlingarna registreras inte.


Dialogen stängs. Handlingarna registreras.

Lathunden avslutas.

Lathund – Publicera sammanträde

När handlingarna på sammanträdet är registrerade kan sammanträdet publiceras.

1. Klicka på knappen Fler val på sammanträdeskortet

En meny visas.

2. Välj menyvalet Publicering

Dialogen Publicering öppnas.

Fält i dialogen:

Fält

Beskrivning

Publicering av (sammanträde)

Kryssruta för publicering av sammanträdesuppgifter.

Publicering av fulltext

Kryssruta för publicering av sammanträdeshandlingarnas fulltextinnehåll.

Knappar i dialogen:

Knapp

Beskrivning

Spara

De markerade raderna blir publicerade. Dialogen stängs.

Avbryt

Dialogen stängs, ingenting publiceras.


Dialogen Publicering stängs.

Lathunden avslutas.

Under sammanträdetLathund – Lägg till deltagare

1. Deltagarna på sammanträdet visas i boxen Personer

2. Klicka på knappen Lägg till deltagare

Dialogen Lägg till deltagare öppnas

3. Skriv ett namn i fältet Sök deltagare

De personer som finns i Lex deltagartabell med ett namn som matchar det namn, som skrevs in visas i ett sökresultat.

4. Välj den önskade personen i listan

Personens uppgifter läggs in i fälten på dialogen.

5. Välj deltagarroll i flervalslistan Deltagarroll

6. Klicka på knappen Spara deltagare

Dialogen stängs. Den nya deltagaren visas i Personerboxen.

Lathunden avslutas.

Lathund – Ta bort deltagare

1. Högerklicka på önskad deltagare i boxen Personer

Kontextmenyn visas.

2. Klicka på alternativet Ta bort deltagare

Dialogen Ta bort deltagare öppnas.

3. Klicka på knappen Ok

Dialogen stängs. Deltagaren är borttagen från boxen Personer

Lathunden avslutas.

Lathund – Redigera beslutstext

Protokollstexten för sammanträdet skrivs på varje sammanträdespunkt. Beslutstext kallas det för i Lex. Beslutstexten för sammanträdespunkterna sammanfogas senare i protokollshandlingen.

1. Högerklicka på en sammanträdespunkt

Kontextmenyn visas.

2. Välj menyalternativet Redigera beslutstext

MS Word startar och beslutstexten visas.

3. Skriv in den blivande protokollstexten för punkten




Beslutstexten sparas, en kvittens visas i Lex-menyn.

6. Avsluta MS Word

MS Word stängs. Beslutstexten har sparats på sammanträdespunkten.

Beslutstexten visas när muspekaren hålls över sammanträdespunkten.

Lathunden avslutas.

Efter sammanträdetLathund – Skapa paragrafnummer

Efter sammanträdet skapas paragrafnummer på de sammanträdespunkter, som ska vara med i protokollet. Det är bara sammanträdespunkter, som har paragrafnummer, som tas med i protokollet. Paragrafnummer går till så att beslut skapas på de aktuella sammanträdespunkterna. Paragrafnumret är ett beslutnummer i Lex, som även visas på boxen Beslut.

1. Klicka på knappen Flera beslut i boxen Sammanträdespunkter

2. Dialogen Beslut öppnas

Fält på fliken:

Fält

Beskrivning

Tillhör


Beslutsserie

Nummerserie för paragrafnummer. De nummerserier som visas i listan är kopplade till det aktuella diariet. Varje nummerserie startar om från 1 varje år.

Beslutsdatum

Datum. Föreslaget datum är sammanträdesdatum.

Laga kraft

Datum för när beslutet vinner laga kraft. Datumet styrs av en global inställning i Lex där ett visst antal dagfar

Tidsbegränsat

T.o.m. datum för tidsbegränsade beslut.

Beslutsnivå

Nämnd, utskott eller delegation är vanliga alternativ.

Beslut

Kryssruta. Alla rader, som är markerade kommer att få ett paragrafnummer. Alla punkter är markerade som förslag. Avmarkera de punkter som inte ska få paragrafnummer.

Punkt

Punktnummer och punktrubrik för sammanträdespunkterna.

Beslutets innehåll

Flervalslista för att beskriva beslutet.

Knappar på fliken:

Knapp

Beskrivning

Spara

Beslut kommer att skapas enligt registrerade uppgifter. Dialogen stängs.

Avbryt

Fliken stängs, ingenting skapas.

3. Ange önskade värden i dialogen


Sammanträdespunkterna visas med paragrafnummer i stället för punktnummer.

Besluten visas i boxen beslut.

Lathunden avslutas.

Lathund – Skapa protokollshandling

När paragrafnumren är skapade kan protokollet skapas.

1. Klicka på knappen Lägg till i boxen Handlingar på sammanträdeskortet.

2. Fliken Skapa handling öppnas

Fält på fliken:

Fält

Beskrivning

Beteckning (visas)


Diarium

Aktuellt diarium.

Kategori


Handlingstyp


Beskrivning


Handlingsdatum


Användare




Skapad

Datum då handlingen skapades. Fältet visas med innehåll på nästa lik.

Knappar på fliken:

Knapp

Beskrivning

ABC


Importera


Fler fält


Spara


Avbryt


Skapa fulltext


3. Välj Protokoll i flervalslistan Handlingstyp

4. Skriv Protokoll i fältet Beskrivning


MS Word startar och handlingsmallen för protokoll öppnas med uppgifter ifyllda för sammanträdet.

6. Skriv in kompletterande text i protokollet




Protokollet sparas, en kvittens visas i Lex-menyn.

9. Avsluta MS Word

MS Word stängs. Protokollet är tillagt i boxen Handlingar på sammanträdet.

Lathunden avslutas.

Lathund – Justera protokoll och uppdatera protokollshandling

Lathunden beskriver hur en beslutstext ändras vid justering och hur protokollshandlingen uppdateras med den ändrade texten.

1. Högerklicka på aktuell sammanträdespunkt

Kontextmenyn visas

2. Klicka på alternativet Redigera beslutstext

MS Word öppnas med beslutstexten

Ändra texten




Beslutstexten sparas, en kvittens visas till höger i Lex-menyn.

5. Avsluta MS Word

MS Word stängs

6. Klicka på protokollets handlingsikon i boxen Handlingar på sammanträdeskortet

Protokollet öppnas i MS Word.

7. Rulla ner protokollet till protokollsbokmärket. Ställ markören på någon av sammanträdespunkterna i protokollet.



9. Klicka på ikonen Uppdatera bokmärke

Texten i protokollet har uppdaterats från beslutstexterna.




Protokollet sparas, en kvittens visas till i Lex-menyn.

12. Avsluta MS Word

MS Word stängs.

Lathunden avslutas.

Lathund – Ange att protokollet är justerat

När justering av protokollet skett kan detta anges i dialogen Ändra, som öppnas från sammanträdeskortet.

Observera att detta fält måste vara markerat för att e-postnotifiering till handläggarna ska skickas om att beslut fattats i handläggarnas ärenden.

1. Klicka på knappen Ändra på sammanträdeskortet

Dialogen Ändra sammanträde öppnas.

2. Klicka på knappen Fler fält

Fler fält öppnas i den högra delen av dialogen.

3. Markera rutan Sammanträdet justerat

Rutan markeras. Fler fält öppnas i den högra delen av dialogen.


Dialogen stängs. Uppgift om att sammanträdet är justerat visas i huvudet på sammanträdeskortet.

Lathunden avslutas.

Lathund – Ta beslut på sammanträdet

Besluten, eller paragrafnumren, som skapats är först preliminära. För att låsa besluten ska de tas. Detta sker i boxen Beslut.

5. Markera alla beslut i boxen Beslut på sammanträdeskortet

6. Högerklicka på ett av besluten

Kontextmenyn visas med ett alternativ Ta beslut.

Klicka på Ta beslut i kontextmenyn eller på knappen Ta beslut i boxen.

7. Dialogen Ta beslut öppnas

8. Klicka på knappen Ta beslut

9. Dialogen stängs. Besluten har en grön fyrkant på ikonen, vilket innebär att de är tagna. Eventuell ändring av tagna beslut sker i registervården av sammanträdet.

10. Lathunden avslutas.

Lathund – Skapa protokollsutdrag

När protokollet är justerat kan protokollsutdrag skapas.

1. Högerklicka på aktuell sammanträdespunkt i boxen Sammanträdespunkter

Kontextmenyn visas.

2. Klicka på alternativet Skapa handling

Fliken Skapa handling öppnas.

Fält på fliken:

Fält

Beskrivning

Beteckning (visas)


Diarium

Aktuellt diarium.

Kategori


Handlingstyp


Beskrivning


Handlingsdatum


Användare




Skapad

Datum då handlingen skapades. Fältet visas med innehåll på nästa lik.

Knappar på fliken:

Knapp

Beskrivning

ABC


Importera


Fler fält


Spara


Avbryt


Skapa fulltext


3. Välj Protokollsutdrag i flervalslistan Handlingstyp

4. Skriv Utdrag i fältet Beskrivning


MS Word startar och handlingsmallen för protokollsutdrag öppnas med uppgifter ifyllda för sammanträdespunkten.




Protokollsutdraget sparas, en kvittens visas i Lex-menyn.

8. Avsluta MS Word

MS Word stängs. Protokollsutdraget är tillagt i boxen Handlingar och på sammanträdespunkten i boxen Sammanträdespunkter på sammanträdet.

Lathunden avslutas.

Lathund – Registrera protokoll och protokollsutdrag

Innan sammanträdet kan avslutas ska protokoll och protokollsutdrag registreras.

1. Markera de handlingar som ska registreras i boxen Handlingar på sammanträdet

2. Högerklicka

Kontextmenyn visas

3. Välj menyalternativet Registrera handlingar

Dialogen Registrera handling visas.

Fält i dialogen:

Fält

Beskrivning

Beteckning (visas)

Beteckning för de valda handlingarna.

Beskrivning (visas)

Beskrivning för de valda handlingarna.

Registreringsdatum

Datumfält. Dagens datum är ifyllt som förslag. Datumet kommer att sparas som registreringsdatum för handlingarna i dialogen.

Knappar i dialogen:

Knapp

Beskrivning

Kryss

Tar bort raden från dialogen.

Spara


Avbryt

Dialogen stängs, handlingarna registreras inte.


Dialogen stängs. Handlingarna registreras.

Lathunden avslutas.

Lathund – Avsluta sammanträdet

När protokollsutdrag skapats och alla beslut är tagna och alla handlingar är registrerade kan sammanträdet avslutas.



2. Välj Avslutad i flervalslistan Status


Dialogen stängs.

Uppgift om att sammanträdet är avslutat visas i fältet Status i huvudet på sammanträdeskortet. Ikonen på sammanträdeskortet liksom sammanträdespunkterna har en grön fyrkant i det nedre högra hörnet.

Lathund – Avsluta sammanträde med arbetsmaterial

Denna lathund beskriver fallet då det finns arbetsmaterial eller ej tagna beslut på sammanträdet.



2. Välj Avslutad i flervalslistan Status


Dialogen Avsluta med ej registrerade poster visas:

Knappar i dialogen:

Knapp

Beskrivning

Ok

Sammanträdet kommer att avslutas med oregistrerade arbetsmaterial och ej tagna beslut.

Avbryt

Fliken stängs, sammanträdet avslutas inte.

Kör lathunden Registrera handlingar, lathunden Ta beslut på sammanträdet och sedan lathunden Avsluta sammanträde.

4. Välj Avbryt i Dialogen.

Lathunden avslutas.

Revisionshistorik

Datum

Version

Beskrivning

Författare

2014-01-15

1.0

Första versionen

2016-03-04

1.1

Korrigering namnändringar, borttagna bekräftelse steg.

(Handboken baserad på version 6.17.0 av Lex2)

Susanne Engström

Solarplexus IT-strategi, 2016

Sid 2(74)

lex.solarplexusit.selex.solarplexusit.se/.../2016/...sekreterare-v1_1.docx · web viewhandboken...

Documents