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LETTERS OF INTENTTips and Traps for Commercial Lawyers 

Presented by: Heather Barnhouse, Partner 

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Background

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Background

•Business deals take on different structures, but in many situations begins with a letter of intent ("LOI").

• LOIs often set out the general intention of the parties with respect to a particular transaction, including the conditions of a deal (due diligence, financing etc.) and summarize in a general way what the transaction should look like; often leaving the specific details to be further negotiated at a later stage.

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Purpose of a LOI

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Purpose of a LOI• sets out the proposed parties to a commercial transaction’s intentions to allow them to move forward with a commercial transaction.

• establishes the ground rules between the parties‐process for detailed negotiations; what each party’s responsibilities will be; approximate timelines moving forward; etc.

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Purpose of a LOI, cont’d

• identifies other requirements to the transaction:– ex: third party consents required, such as TSX approval; landlord consent; board of director and/or shareholder approval; financing.

• LOI needs enough certainty with respect to the fundamental business terms in order to be effective:  need certainty with respect to parties, price, property subject to the transaction.

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Issues with LOI

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Issues with LOI• Often when the main deal is done, the transaction document looks nothing like the LOI, as the deal may have morphed or been further negotiated since the time of execution of the LOI.

• The process of due diligence (legal, financial) may uncover issues that could not possibly be contemplated at the stage that the LOI was drafted, which requires resolution in order for the transaction to close.  This may require a modification from the terms of the LOI (ex: share deal vs. asset deal), or a shift from the terms contemplated in the LOI.

• LOIs often take one of two forms: either (1) a non‐binding expression of interest in a particular transaction; or (2) a binding expression of interest in a particular transaction.

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Issues with LOI, cont’d• Non‐binding LOIs are often used to present an "offer" to complete a transaction in a particular manner, with no "penalty" or consequence if the transaction is not completed in the specific manner contemplated‐ the parties may walk away with no further commitments to each other in the event that the deal is not completed as contemplated.

• Recent case law establishes that non‐binding letters of intent may be relevant and enforced in certain circumstances:  IHAG‐Holding, A.G. c. Intrawest Corporation, 2009 QCCS 2699.

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Discussion of IHAG – Holding A.G. c. Intrawest Corporation, 2009 QCCS 2699 (“IHAG”) 

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The Parties

• Intrawest Corporation (“Intrawest”) was a developer and manager of a world class destination ski and golf resort, headquartered in Vancouver, BC.

• IHAG was a Swiss holding company that owned 100% of the shares in Mont Ste. Marie (1994) Inc. (“MSM”).

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Background ‐MSM• MSM is a 4 seasons mountain resort situated 80 Km North of Ottawa in the Gatineau area of the Province of Quebec.  The resort is comprised of the following:  (a) ski centre with 13 km of downhill trails over 2 communicating mountains (55,000 skiers per year); (b) 18 hole, par 72 championship golf course on 317 acres (18,000 rounds of golf per year); and (c) architectural award winning 54 room inn and conference centre, which was built in 1974 but closed in 1991 because of losses‐ it was not heated or maintained, so subsequently suffered water, ice and mould damage, in addition to vandalism.

• MSM and IHAG had invested approximately $35,000,000 in the development of the resort.

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Facts

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Facts• In 1995, IHAG decided that it wanted to sell MSM.• It retained Mazarin Financial Inc. (“Mazarin”) in February 1996 to act as the exclusive financial advisor to explore alternatives to sell shares or assets.

• Pierre Mantha was the principal of Mazarin. His credentials include an MBA degree; he was trained as an accountant; was the former managing partner of PWC; had acted as a consultant in respect of numerous mergers, acquisitions, privatisations, dispositions during which it organized and conducted due diligence studies/exercises on a regular basis.

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Facts, cont’d

• Mantha prepared a confidential information memorandum (CIM) dated May 2, 1996, which set out a two stage process for those expressing an interest in purchasing MSM:1. Submission of a letter of intent (LOI) on or before June 30, 

1996; and 2. A limited group of qualified purchasers were then to be 

invited to conduct further due diligence and shortly thereafter, submit a final binding offer.

• A significant advantage was the availability of approximately $25,000,000 worth of tax losses available in Ste. Marie for a qualified purchaser.

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Facts, cont’d• Mantha identified Intrawest as a potential interested buyer, and in June 1996 sent CIM to Andrew Voysey, Director of Finance and Acquisition. Voysey’s credentials include an accounting designation and senior manager of KPMG, specializing in taxation, estate planning and some corporate reorganization work.

• Voysey indicated that despite some initial reservations (ie:  MSM was “small and tired resort”), there was “some” interest in MSM, as Intrawest believed it may act as a feeder to another resort it owned, Tremblant. Intrawest also had some interest in the tax losses.

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Facts, cont’d

• Intrawest visited the resort, and decided not to participate in the bid process, therefore did not submit a LOI by June 30 as required.

• No LOIs were received by IHAG by the June 30 deadline.•Mantha continues to shop MSM, and in late summer 1996 contacted Voysey again.

• Ultimately IHAG and Intrawest signed a share purchase agreement in respect of the purchase of MSM, on January 29, 1997.

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The Offer

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Offer/Process• September 3, 1996:  Voysey wrote a letter to Mantha outlining the approach to purchase MSM:

– Purchase price of a resort is generally established on the basis of a multiple of net earnings.  The average multiple for North American ski resorts at the time was 4.8 times EBITDA, over the prior three year period.

• Voysey’s proposal for Intrawest’s acquisition:• (a) Shares of Ste. Marie Inc. were to be acquired for $1.00;• (b) Intrawest would assume outstanding third party debt (approximately $2.3M of government loans with a net present value of $1.5M); and

• (c) Intrawest to provide IHAG with an ongoing 50% participation interest in the sale of MSM’s undeveloped real estate.

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Negotiations

• September 9, 1996:  IHAG counter‐offered as follows:– (a) minimum purchase price of $6M:  $2M paid on closing and 

the balance over time; such payment to be reduced by the cost incurred to restore the inn and conference centre up to a maximum of $3M; and

– (b) 50% participation interest in (i) the sale of all MSM assets within 7 years of closing; and (ii) the forgiveness of any government loans.

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Negotiations, cont’d• Intrawest’s response to counter‐offer: (i) Intrawest to pay $1,000,000 for shares of MSM; and (ii) Resort Operation Payment Amount (“ROPA”) Payment.

• ROPA was a purchase price adjustment clause: for Intrawest to justify a $2,500,000 investment ($1,000,000 cash for shares and $1,500,000 for value of the government debt it is assuming), it needed to generate a minimum of $500,000 of net revenue from MSM operations a year over a three year period

– Should Intrawest earn $500,000 of net revenues a year from the resort, it would have paid a “fair” price for MSM; however, if Intrawest earned more than $500,000 of net revenues a year over a 3 year period, it would be willing to pay IHAG an amount which would compensate it for having underpaid for the resort.

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Negotiations, cont’d

• September 30, 1996:  Intrawest offers IHAG a ROPA at the end of the third year of operations, which was equal to 4.8 times the average annual EBITDA for resort operations over the said period “in excess of $500,000 annually”.

• IHAG basically agreed with the September 13 proposal, subject to two changes:

– (a) ROPA Payment be calculated over a period of 4 years, not 3; and 

– (b) $1,000,000 payment be paid to IHAG in the form of a partial repayment of debt owing to it by MSM.

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Offer

• Voysey agreed and drafted a non‐binding letter of intent.  The important provision from the non‐binding LOI was as follows:

– “ROPA Payment would be equal to 4.8 times the amount by which Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization (“EBITDA”) for the Resort’s Operations less a Prescribed Interest Amount during the period between the first anniversary of the Closing Date and the fifth anniversary of the Closing Date exceeds $2,000,000.”

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Offer, cont’d

• LOI was forwarded to Mantha on September 23, 1996.• IHAG agreed to LOI, sent to Desjardins Ducharme to examine and provide comments on the LOI‐ lawyer reviewed and sent comments to Intrawest on October 9, 1996

– No changes were proposed to the formula set out to calculate the ROPA payment.

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Offer, cont’d• Non‐binding LOI signed by both parties on October 18thand 21st, 1996, setting forth the following terms:

– (a) Intrawest to purchase IHAG’s shares in MSM for $1.00;– (b) Intrawest to advance $1,000,000 to MSM, which would repay 

a portion of the debt owing by the company to IHAG; – (c) the terms of $12,000,000 debt in MSM (repayable on 

demand to IHAG) were changed; debt was not to be repaid by the Real Estate Participation, the ROPA Payment and a portion (50%) of the government loans forgiven.  The remaining balance was to become due and payable (in 99 years) on December 31, 2095, thereby diminishing its NPV to a negligible amount.

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Offer, cont’d

• Voysey instructed its lawyer to prepare a draft Loan Agreement on the basis of the terms set out in the LOI.

• Donna Cooke circulated the first draft on November 19th, which draft contained a series of complex definitions, which explained how net revenues and ROPA Payment to be calculated:

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Offer, cont’d– “‘Net Resort EBITDA’ means, in respect of the Resort Operation Payment Calculation Period, the amount, if any, by which EBITDA during the Resort Operation Payment Period exceeds the aggregate of:• (a) $2,000,000;• (b) the amount equal to 18%, calculated daily and compounded annually, of Intrawest Resort Operation Loans, if any, from time to time outstanding during the Resort Operation Payment Calculation Period; and (c) payments made by the Borrower during the Resort Operation Payment Calculation Period on account of interest, standby fees, accommodation fees, commitment fees, agency fees, contingency fees, premiums, bonuses and penalties in respect of any financing or other credit accommodation made available to the Borrower by any Person (other than any Affiliated Entity) for the purpose of financing Resort Operation Capital Costs”.

– “‘Resort Operation Payment Amount’ means the amount, if any, equal to 4.8 EBITDA during the Resort Operation Payment Calculation Period”.

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Offer, cont’d

• Subsequent draft circulated on November 25, 1996:  Cooke circulated revised draft that meant to clarify some things, but instead confused matters‐ definitions of “Net Resort EBITDA” and “Resort Operation Payment Amount” were inadvertently changed from what was reflected in the LOI.

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Revised Draft– “‘Net Resort EBITDA’ means in respect of the Resort Operation 

Payment Calculation Period, the amount, if any, by which EBITDA in respect of the Resort Operation Payment Calculation exceeds the aggregate of:• (a) the amount equal to the interest that would be earned at the rate of 18%, calculated daily and compounded annually, on the Intrawest Resort Operation Loans, if any, from time to time outstanding during the Resort Payment Calculation Period; and

• (b) all payments made by the Borrower during the Resort Operation Payment Calculation Period on account of interest, standby fees, accommodation fees, commitment fees, agency fees, contingency fees, premiums, bonuses and penalties in respect of any financing or other credit accommodation made available to the Borrower by any Person (other than any Affiliated Entity) for the purposes of financing Resort Operation Capital Costs”.

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Revised Draft, cont’d– “’Resort Operation Payment Amount’ means the amount, if any, 

equal to the amount by which (a) 4.8 times Net Resort EBITDA during the Resort Operation Payment Calculation Period exceeds (b) $2,000,000”.

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Revised Draft ‐ Error

• The error was material:– The ROPA Payment calculated, on the basis of net revenues of 

$1,709,090 as per the words used in Section 1(e) of the LOI yields no value as the following calculation shows:4.8 x [cumulative EBITDA ‐$2M] = 4.8 x [$1,709,090 ‐$2M] = 4.8 x $0 = $0;

– The ROPA Payment calculated as per the Loan Agreement yields a value of $6,203,632 as the following calculation shows:[4.8 x cumulative EBITDA] ‐ $2M = [4.8 x $1,709,090] = $8,203,632 ‐ $2M = $6,203,632;

– The difference between the two calculations is $6,203,632.

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Issues

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Issues Considered by the Court

1) Does “Complete Agreement” clause in Loan Agreement preclude court from examining certain evidence which would help it determine whether an error occurred in the drafting of the Loan Agreement?

2) Is there a drafting error?

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Decision

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Complete Agreement Clause

• “‘Complete Agreement’:  There are no representations, warranties, covenants or agreements between the parties in connection with the subject matter hereof other than those expressed herein”.

• Generally the purpose of the Complete Agreement clause is to set out all possible obligations and responsibilities between the contracting parties.  “They are often included in commercial contracts to avoid claims of implicit contractual obligations, to limit the parties’ recourse to documents or discussions that occurred during negotiations and to prevent claims of error or lack of common intention”.

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Complete Agreement Clause, cont’d

• Often these clauses are considered to be boilerplate clauses, added without much thought; yet Courts often recognize the validity of such clauses.

• In this case, the Court decided not to apply the Complete Agreement clause in the Loan Agreement for the following reasons:  

– The Court has an obligation to find the common intention of the parties if it is not reflected in the Loan Agreement;

– The rules of good faith allow a Court to set aside a Complete Agreement clause if necessary:  Courts have the right to review the behaviour of the parties to a commercial contract beyond the words, phrases and expressions used by the parties.

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Drafting Error•While the ROPA Payment concept was never questioned since it was first introduced on September 13, 1996, reliance on the ROPA Payment language in the Loan Agreement would result in an unreasonable commercial transaction.

• The error was overlooked by all parties.• If one added $6,200,000 sought by IHAG for the ROPA Payment to the purchase price of $3,200,000, an EBITDA multiple of approximately 11 would be achieved, which is an unreasonable multiple in this type of a commercial transaction.

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Drafting Error, cont’d

• IHAG would obtain an undue and unfair advantage in the event that restitution was imposed‐ the result would not be equitable: “the most equitable solution in the circumstances is to enforce the common intention of the parties with respect to the ROPA Payment which is reflected in Section 1(e) of the LOI and to declare that the correct definition of ‘Resort Operation Payment Amount’ in the Loan Agreement should be as follows:

– ‘Resort Operation Payment Amount' means the amount, if any, equal to 4.8 times the amount by which (a) Net Resort EBITDA during the Resort Operation Payment Calculation Period exceeds (b) $2,000,000”.

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Drafting Error, cont’d

•While the LOI was set out to be a non‐binding commitment that does not create legal obligations, it does however evidence a meeting of the minds which reflects the business terms agreed to by the parties. “To ignore same because it is not a binding agreement would lead to an unjust result”.

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Lessons/Application

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Appeal Decision• It should be noted that this decision was appealed to the Quebec Court of Appeal, and in a decision released October 28, 2011, it was found that the ratio prescribed in the trial judge's decision with respect to the Complete Agreement clause and the Drafting Error was sound‐ the appeal was dismissed, as there was no palpable error of law.

• Therefore, it is appropriate to consider a non‐binding letter of intent to help ascertain the true intention of the parties.

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Lessons

• The case law establishes that Courts will review signed documentation between the parties to ascertain the common intention of the parties where it may be unclear.  Courts will look for evidence of the parties' intention, including ancillary documents other than the main transaction document to understand the intention, even if the main transaction document supercedes the ancillary documents, if the main transaction document does not ultimately reflect the common intention of the parties.

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Application• Ensure that the transaction document, particularly complex and intricate definitions that forms the basis of the commercial deal between the parties are thoroughly reviewed by all parties prior to execution of the document, to ensure that the intention of the parties, with respect to calculation of bonuses, earn‐outs etc. is accurate.  

• Use the LOI as a checklist to compare the final draft of the main transaction document to cross‐reference that the intentions of the parties have been properly reflected in the final draft.

• For any transaction that requires financial calculations moving forward, ensure that accounting advice has been solicited to ensure accuracy in translating the formulae into words in the draft.

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Application, cont’d Consider using a hybrid form of LOI‐ separating those terms andconditions which are meant to survive (bind the parties), and thosethat are not meant to be binding on the parties post‐closing.

Consider survivability of the following provisions: confidentiality;standstill; non‐solicitation; exclusivity; non‐competition, etc.

This approach can allow the parties to perform effective duediligence to determine whether they wish to complete thetransaction contemplated in the manner contemplated, whileproviding the target company some assurance that the sensitivebusiness information learnt through the due diligence process willbe protected.

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Application, cont’d• In Alberta, the courts have regularly held that a LOI will notcreate a legally binding relationship if it “merely records a future intent to enter into a contract”; however, if the terms of the LOI specifically demonstrate an intention to create a binding relationship, then the LOI will be held to be a binding agreement.

• Agreements to agree are not enforceable; mainly because important elements of the contract are left still to be determined.

• Common interpretation is that under an LOI, the parties are bound temporarily by the preliminary agreement which is to be replaced by the more detailed formal agreement which it contemplates.

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Application, cont’d Consider adding a clause to the LOI (which will be binding) that thesubstantive terms of the LOI will not be renegotiated by professionaladvisers, but instead by the business clients themselves.

Example: The parties agree not to use their respective legal counsel as ameans to renegotiate the terms set forth herein or to add any materialrights or obligations among the participants without discussion betweenthe parties and the consent of the parties to such additional terms. In thisregard, each party will instruct its respective legal counsel to prepare draftdefinitive agreements that accurately reflect the business terms set forth inthis letter and that neither materially expand nor materially restrict thelegal rights and obligations of either party to the other unless expresslyinstructed to do so by their respective clients. For their part, each of therespective parties hereto agree not to instruct their respective legalcounsel to prepare any draft terms which materially expand or restrict thelegal rights and obligations of either party unless such new terms have firstbeen discussed by the respective business people and substantially agreedby them.

Questions?

Heather Barnhouse780 423 7215heather.barnhouse@fmc‐law.com

Fraser Milner Casgrain LLP2900 Manulife Place10180 – 101 StreetEdmonton, AB T5J 3V5

The preceding presentation contains examples of the kinds of issues Commercial Lawyers could face. If you are faced with one of these issues, please retain professional assistance as each situation is unique.